Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

––––––––––––––––––––––––

HỒ THỊ PHƯƠNG QUANG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI ĐẾN NĂM 2025

Chuyên ngành: Kinh tế chính trị

Mã số: 60310102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LƯU THỊ KIM HOA

TP. Hồ Chí Minh - Năm 2015

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài luận văn: “Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên

địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng

tôi.

Các trích dẫn, số liệu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng,

đáng tin cậy.

Tác giả

Hồ Thị Phương Quang

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Mục lục

Danh mục các từ viết tắt

Danh mục các bảng, sơ đồ

MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công tác lưu trữ..

......................................................................................................................................... 6

1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ ...................................................................... 6

1.1.1. Tài liệu lưu trữ ................................................................................................. 6

1.1.2. Công tác lưu trữ ............................................................................................... 6

1.1.3. Nội dung công tác lưu trữ ................................................................................. 7

1.1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ .............................................................. 7

1.1.3.2. Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ ............................................ 7

1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ .................................................................. 8

1.1.3.4. Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ........................................... 8

1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ ............................................................................ 9

1.1.3.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................. 9

1.1.4. Phân cấp quản lý công tác lưu trữ ................................................................... 10

1.1.5. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ .............................................................. 11

1.2. Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ .................................... 12

1.2.1. Quan điểm coi tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với

sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước ........................................................................ 12

1.2.2. Quan điểm của Đảng coi công tác lưu trữ là một mặt hoạt động xã hội mang

tính chính trị sâu sắc ...................................................................................................... 13

1.2.3. Quan điểm bảo đảm tính toàn diện của hoạt động lưu trữ .............................. 15

1.3. Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................................. 16

1.3.1. Chất lượng công tác lưu trữ ........................................................................... 16

1.3.2. Một số quy định về đánh giá chất lượng công tác lưu trữ .............................. 16

1.3.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................ 17

1.3.4. Sự cần thiết phải đánh giá chất lượng công tác lưu trữ .................................. 20

1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ ................................... 20

1.4.1. Hệ thống văn bản ............................................................................................ 20

1.4.2. Công tác tổ chức bộ máy ................................................................................ 21

1.4.3. Công tác tổ chức cán bộ .................................................................................. 21

1.4.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí ........................................... 22

1.4.5. Cơ chế phối hợp .............................................................................................. 22

1.4.6. Công tác thanh tra, kiểm tra ............................................................................ 23

1.5. Sự cần thiết nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ........................................... 24

Tóm tắt chương 1 .......................................................................................................... 26

Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai

đoạn 2011 - 2015 .......................................................................................................... 27

2.1. Tổng quan về kinh tế và công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai ........... 27

2.1.1. Tổng quan về kinh tế tỉnh Đồng Nai .............................................................. 27

2.1.2. Khái quát về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai .............................. 29

2.1.2.1. Công tác tham mưu ban hành văn bản .................................................... 29

2.1.2.2. Công tác tổ chức bộ máy ......................................................................... 31

2.1.2.3. Công tác tổ chức cán bộ ......................................................................... 33

2.1.2.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí .................................... 35

2.1.2.5. Công tác phối hợp ................................................................................... 38

2.1.2.6. Công tác thanh tra, kiểm tra .................................................................... 39

2.2. Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn

2011 - 2015 ................................................................................................................... 40

2.2.1. Chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ ................................... 40

2.2.2. Chất lượng công tác phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ................. 44

2.2.3. Chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu .................................................. 45

2.2.4. Chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ................ 46

2.2.5. Chất lượng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ ................................................ 49

2.2.6. Chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ....... 52

2.3. Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Đồng Nai .................................. 54

2.3.1. Những thành tựu ............................................................................................. 54

2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân ...................................................................... 55

Tóm tắt chương 2 ...................................................................................................... 57

Chương 3: Quan điểm và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên

địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 ........................................................................ 59

3.1. Quan điểm, mục tiêu công tác lưu trữ của Việt Nam và tỉnh Đồng Nai ......... 59

3.1.1. Quan điểm ....................................................................................................... 59

3.1.2. Mục tiêu công tác lưu trữ của Việt Nam ........................................................ 59

3.1.3. Mục tiêu công tác lưu trữ của tỉnh Đồng Nai ................................................. 61

3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nhằm phục vụ

mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 .................. 62

3.2.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ .......... 62

3.2.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của công tác

lưu trữ ............................................................................................................................ 64

3.2.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí phục vụ công tác lưu trữ

....................................................................................................................................... 66

3.2.4. Hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa các đơn vị liên quan để nâng cao chất lượng,

hiệu quả công tác lưu trữ ............................................................................................... 66

3.2.5. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung và xử lý tài liệu lưu trữ ...... 67

3.2.6. Nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ và có thông tin kịp

thời phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh ............................................ 70

3.2.7. Nâng cao chất lượng công tác bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu

trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội ........................................................................... 72

3.3. Một số kiến nghị đối với Trung ương và địa phương ....................................... 74

3.3.1. Đối với Trung ương ........................................................................................ 74

3.3.2. Đối với địa phương ......................................................................................... 75

Tóm tắt chương 3 ...................................................................................................... 76

KẾT LUẬN .................................................................................................................. 77

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CHXHCN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

CNXH Chủ nghĩa xã hội

CSDL Cơ sở dữ liệu

HĐND Hội đồng nhân dân

KH-CN Khoa học - Công nghệ

PGS.TS Phó Giáo sư - Tiến sĩ

TS Tiến sĩ

UBND Ủy ban nhân dân

DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ

Bảng 2.1. Tổng sản phẩm trong tỉnh Đồng Nai theo giá hiện hành phân theo lĩnh vực kinh

tế .................................................................................................................................... 28

Bảng 2.2. Tổng kinh phí đầu tư dự án xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai

....................................................................................................................................... 36

Bảng 2.3. Tổng kinh phí đầu tư Dự án “Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài

liệu lưu trữ tại các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa” ........................ 37

Bảng 2.4. Khối lượng tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức và các huyện trên địa

bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh ................................................ 45

Sơ đồ 2.1. Quy trình số hóa và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

....................................................................................................................................... 47

Bảng 2.5. Khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại sở, ban ngành và các huyện trên

địa bàn tỉnh Đồng Nai ................................................................................................... 49

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp

xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, có ý nghĩa lịch sử và ý nghĩa thực tiễn quan trọng, đó là

bằng chứng chính xác, tin cậy để nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền

lãnh thổ, an ninh quốc gia, phục vụ đời sống xã hội và giữ gìn những giá trị văn hóa của

dân tộc. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn giúp cho mọi tầng lớp nhân dân trong xã hội nhận

biết một cách sâu sắc vai trò, vị trí và những thành tựu mà các cơ quan quản lý nhà nước

đã làm trong những năm qua. Chính vì tầm quan trọng đó, ngày 03/01/1946, Chủ tịch

Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông đạt số 01-C/VP về việc cấm tự ý tiêu hủy tài liệu,

trong đó nêu rõ “tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”.

Từ khi tài liệu lưu trữ trở thành phương tiện phục vụ cho việc quản lý, điều hành

của các cơ quan, tổ chức và phục vụ cho các nhu cầu xã hội thì con người đã ý thức được

việc sử dụng và lưu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu thực tiễn và yêu cầu về sau.

Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; sau khi đã giải

quyết xong công việc thì những tài liệu có giá trị nghiên cứu, sử dụng cần được lưu giữ

lại và tổ chức bảo quản để phục vụ cho nhu sử dụng của toàn xã hội. Từ đó đặt ra yêu

cầu là phải tổ chức tài liệu một cách khoa học và điều đó được tiến hành thông qua tổ

chức thực hiện công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ

chức; đóng góp vào quá trình xây dựng, bảo vệ và phát triển kinh tế - xã hội của đất

nước. Vì vậy, nếu làm tốt công tác lưu trữ thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với

các quốc gia, địa phương, các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội. Chính vì ý nghĩa và tầm

quan trọng đó, trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, Đảng và Nhà nước

ta đã có nhiều quan tâm, chỉ đạo đối với công tác lưu trữ.

Qua khảo sát tình hình thực tế công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn

tỉnh Đồng Nai cho thấy công tác lưu trữ đã dần đi vào nề nếp và có nhiều chuyển biến

tích cực, thể hiện qua những kết quả chủ yếu như: nhận thức của lãnh đạo và công chức,

viên chức các cấp, các ngành về vị trí, tầm quan trọng của công tác lưu trữ đã được nâng

lên rõ rệt; đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ của tỉnh từng bước được tăng

cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ được chú trọng; tài liệu lưu trữ đã

được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản trong kho lưu trữ và được tổ chức

khai thác, sử dụng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý điều hành tại các đơn vị, góp

phần giải quyết chế độ, chính sách cho người dân; một số đơn vị đã chú trọng đầu tư cơ

sở vật chất cho hoạt động lưu trữ như đầu tư trang thiết bị và nghiên cứu, ứng dụng khoa

học công nghệ vào công tác lưu trữ.

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh vẫn còn một

số tồn tại và hạn chế như: công tác lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức chưa được quan

tâm đúng mức; biên chế chuyên trách về công tác lưu trữ còn thiếu, cũng như trình độ

chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ tại các đơn vị hiện nay chưa đáp ứng yêu cầu

nhiệm vụ; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa thu thập đầy đủ, còn tình trạng tài liệu tích

đống, chưa được chỉnh lý, sắp xếp, có nguy cơ bị hư hỏng; việc đầu tư kinh phí xây dựng

cơ sở vật chất tuy đã được quan tâm nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu,

kho lưu trữ của nhiều đơn vị còn thiếu diện tích, chưa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thiếu

các trang thiết bị cần thiết; việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được áp dụng rộng

rãi và đồng bộ trên phạm vi toàn tỉnh.

Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ, tác giả chọn đề tài “Nâng cao chất lượng

công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025” để làm luận văn cao học, quá

trình nghiên cứu nhằm đánh giá đúng thực trạng về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh

Đồng Nai và tìm ra các giải pháp đúng đắn giúp hoàn thiện, nâng cao chất lượng công

tác lưu trữ.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Nghiên cứu về công tác lưu trữ đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả

về lý luận và thực tiễn. Những vấn đề có liên quan đến công tác lưu trữ trong những năm

gần đây đã có nhiều công trình nghiên cứu dưới dạng đề tài, báo cáo tham gia hội nghị,

hội thảo liên quan tới tài liệu lưu trữ; các bài viết đăng trên Tạp chí văn thư, lưu trữ Việt

Nam và các phương tiện thông tin.... Qua tham khảo, tác giả thấy có một số tài liệu viết

về những vấn đề liên quan đến lưu trữ bao gồm:

- Nguyễn Thị Trà, 2001. Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

trong giai đoạn hiện nay ở nước ta. Luận văn thạc sĩ Quản lý Nhà nước. Học viện Hành

chính thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài đánh giá thực trạng tình hình quản lý nhà nước đối

với công tác lưu trữ ở nước ta trong thời gian qua, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện

công tác lưu trữ.

- Nguyễn Thị Khánh Linh, 2012. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Chi

cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa – Thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sĩ Quản

lý Hành chính công. Học viện Hành chính thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài đánh giá thực

trạng Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Khánh Hòa, từ đó đưa ra các giải

pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ.

- Trần Quan San, 2013. Quản lý nhà nước về số hóa thông tin tài liệu lưu trữ từ

thực tiễn tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai. Luận văn thạc sĩ Quản lý Hành

chính công. Học viện Hành chính thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài đã phân tích, đánh giá

được những thành quả số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý nhà nước về số hóa tài liệu lưu

trữ mang lại cũng như những hạn chế, tồn tại cần được khắc phục; qua đó, đề xuất các

giải pháp cơ bản, thiết thực với mong muốn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà

nước đối với hoạt động số hóa tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng

Nai nói riêng và các cơ quan lưu trữ lịch sử nói chung.

- Nguyễn Anh Thư, 2012. Công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và

một số đề xuất. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, trang 6-17. Đánh giá việc thực

hiện công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất về công tác

này.

- Nguyễn Minh Phương, 2014. Trao đổi một số nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở các cơ

quan lưu trữ hiện nay. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 10-15. Trình bày

một số nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu quản lý hành chính, loại tài liệu được bảo quản chủ

yếu tại nhiều cơ quan lưu trữ hiện nay.

- Nguyễn Trọng Biên, 2014. Công tác thống kê trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và

một số đề xuất. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 16-17. Làm rõ quan niệm

và vai trò của công tác thống kê trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

- Hoàng Trường và Hồng Nhung, 2015. Ngành văn thư – lưu trữ nhà nước qua 03

năm thực hiện Luật Lưu trữ và 10 năm thực hiện Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công

tác văn thư. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7, trang 18-27. Đánh giá kết quả công

tác văn thư, lưu trữ qua 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ và 10 năm thực hiện Nghị định

110/2004/NĐ-CP.

- Sơn Hà, 2015. Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011. Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, trang 1-3. Đánh giá công tác lưu trữ từ khi Luật Lưu trữ

năm 2011 được ban hành.

Từ những nghiên cứu của các công trình nêu trên đã giúp tác giả có cách nhìn khái

quát và tiếp cận vấn đề cần nghiên cứu một cách có hệ thống, đồng thời là nguồn tài liệu

quý giá đối với tác giả trong việc nghiên cứu đề tài của mình. Tuy nhiên, qua khảo sát,

chưa thấy tác giả nào nghiên cứu toàn diện, đầy đủ về việc nâng cao chất lượng công tác

lưu trữ trên điạ bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025.

Vì vậy, điểm mới trong luận văn của tác giả là đã nghiên cứu toàn diện, đầy đủ hơn

về chất lượng công tác lưu trữ và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác

lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Phân tích, đánh giá làm rõ thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trữ ở tỉnh Đồng

Nai; nêu rõ được những thành tựu, hạn chế và nguyên nhân chủ yếu dẫn đến những hạn

chế đối với công tác lưu trữ.

Đề xuất các giải pháp phù hợp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn

tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 nhằm quản lý thống nhất công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh;

bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp

xây dựng và bảo vệ tổ quốc và cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà

nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển

đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế -

xã hội, đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: lý luận và thực tiễn về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ;

chất lượng công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai.

- Phạm vi nghiên cứu: trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

- Thời gian nghiên cứu: từ năm 2011 đến 2015 và đề ra giải pháp đến 2025.

5. Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận chung: vận dụng phương pháp luận của Chủ nghĩa Mác –

Lênin: phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử vào quá trình phân tích, đánh

giá các mặt hoạt động cụ thể của công tác lưu trữ tại Đồng Nai.

- Phương pháp cụ thể: sử dụng phương pháp khảo sát thực tiễn, phương pháp thống

kê, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích và phương pháp tổng hợp để làm sáng

tỏ vấn đề nghiên cứu.

6. Kết cấu của luận văn

Luận văn được trình bày với kết cấu như sau: mở đầu, nội dung và kết luận.

Phần nội dung bao gồm 03 chương:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận cơ bản về nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai

đoạn 2011 - 2015.

Chương 3: Quan điểm và giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa

bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025.

Chương 1

MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1. Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ

1.1.1. Tài liệu lưu trữ

Theo khoản 3 tại Điều 2 của Luật Lưu trữ được ban hành năm 2011 thì tài liệu lưu

trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được

lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không

còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam” của PGS.TS.

Dương Văn Khảm, nhà Xuất bản Văn hóa Thông tin Hà Nội (2011) thì tài liệu lưu trữ là

tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động

của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ.

Như vậy, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, hoặc bản sao hợp pháp của những

tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa

chọn trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ các mục

đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội.

1.1.2. Công tác lưu trữ

Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư - lưu trữ Việt Nam” của PGS-TS.

Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Văn hóa Thông tin Hà Nội (2011) thì công tác lưu trữ

là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập,

bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Như vậy, công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại những văn bản, giấy tờ có giá trị

được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân để làm bằng

chứng và tra cứu khi cần thiết. Do đó, công tác lưu trữ ra đời là do yêu cầu khách quan

của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm các vấn đề về lý luận,

thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai

thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu

khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

1.1.3. Nội dung công tác lưu trữ

1.1.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập tài liệu lưu trữ là việc sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào

các phòng, kho lưu trữ cơ quan, tổ chức và các kho lưu trữ lịch sử.

Công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có vị trí rất quan trọng. Nếu

thực hiện được công tác này, tài liệu của một cơ quan, tổ chức hay của cả nước mới đầy

đủ, mới có đủ điều kiện để thực hiện các khâu công tác khác của công tác lưu trữ; mới

có điều kiện đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, góp phần thực hiện nguyên

tắc tập trung thống nhất trong công tác lưu trữ.

Trong quá trình sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ người ta đặc biệt chú

ý đến những tài liệu được hình thành từ các cơ quan, tổ chức và cá nhân là nguồn nộp

vào lưu trữ. Sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ có hai nhiệm vụ là thu thập tài

liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của nhà nước và sưu tầm những tài liệu còn thiếu

để bổ sung cho các phông lưu trữ.

1.1.3.2. Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu lưu trữ

Phân loại tài liệu là quá trình phân chia tài liệu thành các khối, các nhóm và các

đơn vị bảo quản cụ thể để căn cứ vào các đặc trưng chung của chúng mà tổ chức một

cách khoa học và dễ dàng khai thác, sử dụng các tài liệu đó.

Mục đích của phân loại tài liệu là để tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ tốt yêu cầu

khai thác, sử dụng tài liệu.

Chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ

Chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân

loại khoa học; trong đó, tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,

xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu theo một trật tự khoa học và làm các công

cụ tra cứu nhằm giúp cho việc bảo quản và nghiên cứu, sử dụng được dễ dàng, thuận

tiện.

Yêu cầu của việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ là ngoài việc tổ chức khoa học tài liệu lưu

trữ để phục vụ cho mục đích sử dụng tài liệu, còn phải đảm bảo sự hình thành tự nhiên

của tài liệu để phản ánh được hoạt động của cơ quan có tài liệu.

Mục đích của chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý,

bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu; loại ra hết những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;

góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và các trang thiết bị bảo quản.

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các nội dung nghiệp vụ

khác của công tác lưu trữ, là công tác có tính khoa học, có nội dung nghiệp vụ và có vị

trí rất quan trọng, nhất là trong tình hình công tác lưu trữ chưa có nền nếp của nước ta

hiện nay.

1.1.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu trên cơ sở

các nguyên tắc và phương pháp khoa học nhằm lựa chọn các tài liệu có giá trị để bảo

quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt quá trình vận động của tài liệu:

giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ cơ quan và giai đoạn lưu trữ lịch sử. Ở giai đoạn văn

thư, yêu cầu quan trọng nhất của việc xác định giá trị tài liệu là xác định thời hạn bảo

quản cho hồ sơ; ở giai đoạn lưu trữ cơ quan là lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào

lưu trữ lịch sử; còn ở lưu trữ lịch sử thì nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu là tối

ưu hóa thành phần tài liệu thuộc loại bảo quản vĩnh viễn.

1.1.3.4. Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là xác định một cách chính xác và rõ

ràng số lượng, chất lượng, thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi phông lưu trữ và

mỗi phòng, kho lưu trữ để phục vụ cho việc lập công cụ tra cứu tài liệu và các nội dung

nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ được tiến hành thuận lợi và đạt kết quả tốt.

Thông qua số liệu thống kê để nắm được số lượng, tình hình tài liệu từ đó tổ chức

quản lý chặt chẽ, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp vụ phù hợp với yêu cầu

cụ thể của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ

quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công

tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và trong phạm vi cả nước.

Việc thống kê tài liệu phải tiến hành chặt chẽ, chính xác và phải được tiến hành

thường xuyên, đều đặn theo các chế độ do cơ quan quản lý lưu trữ Nhà nước quy định.

1.1.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là dùng phương pháp khoa học để giữ hồ sơ tài liệu được

lâu bền và an toàn.

Mục đích chủ yếu của công tác bảo quản là bảo đảm sự toàn vẹn của tài liệu lưu

trữ để tổ chức sử dụng chung, phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học và công tác thực

tiễn.

Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho

lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, do

nội dung của tài liệu lưu trữ có chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc

phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ

vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng cả những biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp

thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ.

1.1.3.6. Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là toàn bộ những hoạt động

nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết

phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa... và phục vụ cho quyền

lợi chính đáng của công dân.

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là phục vụ cho việc khai thác, sử dụng tài

liệu lưu trữ vào các nhu cầu chung của toàn xã hội. Vì vậy, các khâu nghiệp vụ từ thu

thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đến thống kê, bảo quản an toàn

tài liệu đều nhằm mục đích chung là sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả để

phục vụ cho lợi ích chính đáng của người dân, lợi ích chung của xã hội. Chỉ có như vậy

thì tài liệu lưu trữ mới thật sự phát huy được giá trị của nó.

1.1.4. Phân cấp quản lý công tác lưu trữ

Tổ chức lưu trữ ở Trung ương

Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu

trữ. Bộ Nội vụ thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn như: trình Thủ tướng Chính phủ

các dự án luật, pháp lệnh và các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ;

trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm, hàng năm

về công tác lưu trữ và trình Chính phủ đề án về quản lý công tác lưu trữ quốc gia; ban

hành các quy định về quản lý công tác lưu trữ thuộc thẩn quyền quản lý của Bộ; hướng

dẫn, kiểm tra các cơ quan nhà nước thực hiện các quy định về quản lý công tác lưu trữ.

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng

quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ tài liệu quốc gia.

Trong cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước có các Trung tâm Lưu

trữ Quốc gia I, II, III, IV, là các đơn vị sự nghiệp lưu trữ, thực hiện chức năng của các

Lưu trữ lịch sử với nhiệm vụ thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Ở các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc chính phủ (gọi tắt là Bộ) có

Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ, thực hiện chức năng giúp Chánh văn

phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan và các đơn

vị thuộc Bộ.

Tổ chức lưu trữ cấp tỉnh

Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan hành chính có chức năng quản lý chung về công

tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh, tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh có Sở Nội vụ và Chi

cục Văn thư – Lưu trữ. Chi cục Văn thư – Lưu trữ là cơ quan chuyên môn có trách nhiệm

đề xuất, tổng hợp, tham mưu cho Sở Nội vụ và giúp Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân

dân tỉnh trong việc quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.

Tổ chức lưu trữ cấp huyện

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện có chức năng tham mưu,

giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước công tác lưu trữ ở huyện.

1.1.5. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời do yêu cầu khách quan của việc bảo quản và tổ chức sử

dụng tài liệu phục vụ xã hội; bởi vì việc khai thác thông tin trong tài liệu lưu trữ có mục

đích cuối cùng là hướng tới việc phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội,

phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của quốc gia và của mỗi con người.

Ngày nay, trước yêu cầu đổi mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội thì

vai trò của công tác lưu trữ đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội lại càng được coi

trọng bởi vì thông tin trong tài liệu lưu trữ là thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc

hình thành, đặc trưng pháp lý và tính chất chứng cứ lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.

Công tác lưu trữ đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ

chức; đóng góp vào quá trình phát triển kinh tế - xã hội; xây dựng, bảo vệ và phát triển

đất nước. Vì vậy, nếu làm tốt công tác lưu trữ thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối

với các quốc gia, địa phương, các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội.

- Đối với sự phát triển của đất nước: tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lớn trên các mặt

kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội .... vì vậy, công tác lưu trữ thực sự có ý nghĩa trong sự

nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Công tác lưu trữ giúp giữ gìn nhiều tài liệu chứa

đựng những kinh nghiệm quý báu, những bài học lịch sử, những chiến công anh dũng

của cha ông ... trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước. Đó là nguồn tư liệu quý báu

để các nhà lãnh đạo hoạch định các chiến lược phát triển kinh tế - xã hội và góp phần

giáo dục truyền thống dân tộc.

- Đối với các cơ quan, tổ chức: công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp cho các

cơ quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết phục vụ

cho hoạt động trong quá trình thực hiện công việc. Tài liệu lưu trữ là công cụ tham khảo

không thể thiếu để các cá nhân có trách nhiệm phân tích, xem xét nhằm đưa ra giải quyết

hợp lý cho từng vấn đề. Ngoài ra, nếu làm tốt lưu trữ sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức

có nhiều điều kiện thuận lợi trong việc khai thác thông tin trong tài liệu, tổng kết hoạt

động và rút ra những bài học kinh nghiệm trong quản lý, điều hành cơ quan, tổ chức.

Bên cạnh đó, công tác lưu trữ còn góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục

hành chính, xây dựng một nền hành chính phát triển, hiện đại, tiên tiến, đáp ứng yêu cầu

công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Các cơ quan quản lý nhà nước có thể rút ngắn thời gian

ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân khi có

được đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Làm tốt công tác lưu trữ, cung cấp kịp

thời thông tin sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được

thông suốt; đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước hiện

nay.

Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được triển khai thực hiện ở

mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức; một trong những nhiệm vụ của cán bộ lưu

trữ là phải giữ gìn cẩn thận và tổ chức khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu để

phục vụ hoạt động quản lý, lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những vấn đề

cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt nghiệp vụ chuyên môn. Có như vậy, công

tác lưu trữ mới phát huy được vai trò của mình đối với mỗi cơ quan, tổ chức và toàn xã

hội.

Với ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta

luôn đánh giá cao vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ. Nhà nước luôn coi công

tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước; đồng thời là một mắt

xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý hành chính nhà nước.

1.2. Quan điểm của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ

1.2.1. Quan điểm coi tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt

đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước

Quan điểm triết học của chủ nghĩa Mác - Lê Nin về tính kế thừa trong lĩnh vực xã

hội cho rằng: xã hội mới không hoàn toàn xóa bỏ các giá trị vật chất cũng như tinh thần

mà xã hội cũ đã tạo dựng được qua nhiều thời kỳ phát triển. Kế thừa những giá trị văn

hóa quá khứ được xem là một quy luật của sự phát triển. Chế độ xã hội mới coi trọng

việc kế thừa và kế thừa có chọn lọc những giá trị tốt đẹp của những chế độ xã hội đã qua,

của quá khứ. Từ quan điểm đó, tinh hoa văn hóa của các thế hệ trước sáng tạo nên là tài

sản quý báu để các thế hệ sau kế thừa và phát triển trong quá trình xây dựng xã hội mới.

Mác – Lê Nin, lãnh tụ của cách mạng vô sản trên toàn thế giới, người sáng lập ra nhà

nước Xô viết công nông đầu tiên trên thế giới, khi nói về văn hóa vô sản đã nhấn mạnh:

“Văn hóa vô sản phải là sự phát triển hợp quy luật của tổng số những kiến thức mà loài

người đã tích lũy được dưới ách thống trị của xã hội tư bản, xã hội của bọn địa chủ và

xã hội của bọn quan liêu”.

Đảng và Nhà nước ta đã luôn luôn quán triệt quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin,

hết sức coi trọng những tinh hoa văn hóa của dân tộc và thế giới. Vì vậy, khi nói về văn

hóa Việt Nam, Đảng đã chỉ rõ: “Văn hóa Việt Nam là thành quả hàng nghìn năm lao

động sáng tạo, đấu tranh kiên cường dựng nước và giữ nước của cộng đồng các dân tộc

Việt Nam, là kết quả giao lưu và tiếp thụ tinh hoa của nhiều nền văn minh trên thế giới

để không ngừng hoàn thiện mình”.

Trong quá trình hoạt động của Đảng và Nhà nước ta, quan điểm bảo tồn lâu dài và

kế thừa có chọn lọc các di sản văn hóa là hết sức rõ ràng và nhất quán. Chính vì vậy,

Đảng chủ trương phải “hết sức coi trọng bảo tồn, kế thừa, phát huy những giá trị văn hóa

truyền thống văn hóa cách mạng”.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ

chức và nhân vật tiêu biểu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các

ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ. Chúng mang tính chất

là chứng cứ lịch sử, văn hóa và có giá trị pháp lý cao. Chính vì vậy, di sản lưu trữ đã

được khẳng định là một loại di sản văn hóa có giá trị đặc biệt của dân tộc.

Quan điểm coi tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự

nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước được hình thành từ rất sớm trong lịch sử hoạt động

của Đảng và Nhà nước ta và đã không ngừng được bổ sung, hoàn thiện qua nhiều giai

đoạn. Quan điểm đó có vai trò định hướng quan trọng cho sự nghiệp xây dựng và phát

triển công tác lưu trữ Việt Nam và từ đó đã giúp chúng ta có cơ sở để khẳng định tác

dụng to lớn của tài liệu lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.

1.2.2. Quan điểm của Đảng coi công tác lưu trữ là một mặt hoạt động xã hội

mang tính chính trị sâu sắc

Từ nhận thức đúng về giá trị của tài liệu lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta đã rất coi

trọng công tác lưu trữ, coi đó là một mặt hoạt động không thể thiếu được và mang tính

chất chính trị sâu sắc, phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo của Đảng và quản lý của

Nhà nước. Các lãnh tụ cách mạng của nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh từ rất

sớm đã nhận thức được ý nghĩa, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và do đó ngay trong

những thời kỳ khó khăn nhất cũng đã chú trọng khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ cho

sự nghiệp cách mạng vẻ vang của Đảng, của dân tộc. Quan điểm của Đảng coi công tác

lưu trữ là một mặt hoạt động xã hội mang tính chính trị sâu sắc bắt nguồn từ nhận thức

tài liệu lưu trữ được sử dụng như là một công cụ phục vụ đấu tranh cách mạng và công

tác quản lý của Nhà nước. Trong các thời kỳ lịch sử khác nhau, tài liệu lưu trữ của Đảng,

của Nhà nước đều được đưa ra sử dụng nhằm phục vụ cho sự nghiệp đấu tranh cách

mạng, xây dựng và bảo vệ đất nước. Ngay cả trong những thời kỳ khó khăn Đảng và

Nhà nước ta vẫn luôn luôn coi trọng tài liệu lưu trữ và chủ trương phải coi việc đưa tài

liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu của cách mạng, của nhân dân là mục đích cuối cùng

và quan trọng của công tác lưu trữ.

Trong việc xây dựng nền lưu trữ cách mạng, trước hết Đảng và Nhà nước ta luôn

yêu cầu phải đề cao quan điểm chính trị của công tác này.

Tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật của Đảng và Nhà nước. Đảng ta coi việc

giữ gìn những bí mật có trong tài liệu lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ theo nguyên tắc

bảo mật là một vấn đề hết sức hệ trọng gắn liền với sự sống còn của Đảng, với vận mệnh

của dân tộc. Thực hiện nguyên tắc bảo mật trong công tác lưu trữ là một biểu hiện của

tính chính trị trong công tác này. Trong quá trình lãnh đạo công tác lưu trữ, Đảng và Nhà

nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về việc giữ gìn bí mật quốc gia. Trong những

văn bản đó, vấn đề bảo vệ bí mật trong công văn tài liệu nói chung và tài liệu lưu trữ nói

riêng là công việc hết sức quan trọng mà các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, …. luôn

được đòi hỏi phải thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ.

Tính chính trị của công tác lưu trữ còn được biểu hiện ở một mặt rất cơ bản khác,

đó là việc coi trọng tính mục đích, tính phục vụ của công tác này. Công tác lưu trữ phải

hướng tới mục đích cuối cùng là đem tài liệu lưu trữ phục vụ tốt nhất cho các yêu cầu

của xã hội, cho lợi ích của Đảng, Nhà nước và quần chúng nhân dân; phải lấy việc tổ

chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, phát huy tác dụng của tài liệu đối

với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước làm thước đo về chất lượng, hiệu quả hoạt

động và trình độ phát triển của lưu trữ nước nhà.

Đảm bảo tính chính trị và không ngừng đề cao tính chính trị của công tác lưu trữ là

một vấn đề mang tính nguyên tắc. Thực tế cho thấy quan điểm chính trị đã tạo nên định

hướng phát triển nhất quán của công tác lưu trữ Việt Nam thời gian qua. Quan điểm đó

đã góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ nước ta không ngừng phát triển và đóng góp ngày

càng xứng đáng cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.

1.2.3. Quan điểm bảo đảm tính toàn diện của hoạt động lưu trữ

Quan điểm toàn diện đã giúp cho sự nghiệp cách mạng của nhân dân ta phát triển

một cách bền vững lâu dài, giúp cho chúng ta huy động tốt nhất mọi nguồn lực của đất

nước và tạo nên sức mạnh tổng hợp đưa cách mạng Việt Nam đi từ thắng lợi này đến

thắng lợi khác.

Trong quá trình lãnh đạo công tác lưu trữ, quan điểm toàn diện luôn được Đảng và

Nhà nước ta quán triệt sâu sắc. Chủ trương phát triển ngành lưu trữ về mọi mặt như xây

dựng nhận thức chung đúng đắn về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ; xây dựng hệ thống

tổ chức và đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ; xây dựng hệ thống thể chế, pháp Luật Lưu

trữ; xây dựng cơ sở vật chất – kỹ thuật của ngành lưu trữ; phát triển quan hệ hợp tác

quốc tế về lưu trữ; nghiên cứu và xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ học Việt Nam …

Trong quá trình chỉ đạo thực hiện các chức năng cơ bản của công tác lưu trữ, Đảng và

Nhà nước ta vừa chú trọng chức năng bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm tạo ra tiền

đề vật chất của công tác lưu trữ, vừa đặc biệt chú trọng chức năng tổ chức khai thác, sử

dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ cho các nhu cầu rộng lớn của xã hội.

Như vậy, công tác lưu trữ nước ta đã từng bước trưởng thành, đạt được nhiều thành

tựu quan trọng và thực sự đã đóng góp to lớn cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.

Đó là nhờ Đảng và Nhà nước ta đã thấm nhuần những nguyên lý mang tính cách mạng

và khoa học của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, từ đó đề ra những

quan điểm và vận dụng tốt những quan điểm đó vào thực tiễn lãnh đạo và quản lý công

tác lưu trữ qua từng thời kỳ.

1.3. Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ

1.3.1. Chất lượng công tác lưu trữ

Khái niệm chất lượng công tác lưu trữ

Chất lượng công tác lưu trữ được thể hiện ở việc thực hiện đúng, đầy đủ và có hiệu

quả các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ bao gồm lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào

lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ

Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ là việc nâng cao chất lượng các khâu nghiệp

vụ của công tác lưu trữ để hồ sơ, tài liệu được thu thập, bổ sung đầy đủ, có nguồn nộp

lưu vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử nhằm quản lý thống nhất và đảm bảo việc bảo

quản an toàn tài liệu có giá trị, tránh tài liệu bị phân tán, hư hỏng và mất mát phục vụ tốt

nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của toàn xã hội góp phần phát triển kinh tế - xã hội,

giữ vững an ninh quốc phòng đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

1.3.2. Một số quy định về đánh giá chất lượng công tác lưu trữ

Một số văn bản quy định về đánh giá chất lượng công tác lưu trữ, bao gồm:

- Quốc hội, 2011. Luật Lưu trữ. Hà Nội, tháng 11 năm 2011.

- Thủ tướng Chính phủ, 2013. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi

hành một số điều của Luật Lưu trữ. Hà Nội, tháng 01 năm 2013.

- Thủ tướng Chính phủ, 2007. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg Tăng cường bảo vệ và

phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hà Nội, tháng 3 năm 2007.

- Thủ tướng Chính phủ, 2012. Chỉ thị số 15/CT-TTg Tăng cường sử dụng văn bản

điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Hà Nội, tháng 5 năm 2012.

- Bộ Nội vụ, 2007. Thông tư số 09/2007/TT-BNV Hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên

dụng. Hà Nội, tháng 11 năm 2007.

- Bộ Nội vụ, 2011. Thông tư số 09/2011/TT-BNV Quy định về thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Hà Nội,

tháng 6 năm 2011.

- Bộ Nội vụ, 2012. Thông tư số 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Hà Nội, tháng 11 năm 2012.

- Bộ Nội vụ, 2013. Thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng Quy chế

công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Hà Nội, tháng 4 năm 2013.

- Bộ Nội vụ, 2014. Thông tư số 10/2014/TT-BNV Quy định về việc sử dụng tài liệu

tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử. Hà Nội, tháng 10 năm 2014.

- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2004. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW

Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Hà Nội, tháng 5 năm 2004.

- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2015. Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN Hướng

dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Hà Nội, tháng 8 năm

2015.

- Hướng dẫn báo cáo tổng kết hàng năm của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

1.3.3. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ

Hiện nay, chưa có tiêu chí đánh giá chung về chất lượng công tác lưu trữ vì công

tác lưu trữ có nhiều khâu nghiệp vụ khác nhau; tuy nhiên, trên cơ sở một số văn bản liên

quan đến việc đánh giá chất lượng công tác lưu trữ và các báo cáo về công tác lưu trữ có

thể đưa ra các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ dựa trên các nội dung của

công tác lưu trữ như sau:

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan và thu thập, tiếp nhận

tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức

thuộc nguồn nộp lưu tài liệu phải đúng hạn theo quy định như sau:

- Tại Điều 11 của Luật Lưu trữ năm 2011:

+ Đối với thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan: trong thời hạn 01

năm, kể từ ngày công việc kết thúc và trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được

quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.

+ Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu

theo quy định để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng

ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan. Thời gian giữ lại

hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

- Tại Điều 21 của Luật Lưu trữ năm 2011:

+ Đối với thời hạn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh: trong thời hạn 10 năm,

kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc

nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào

Lưu trữ lịch sử.

+ Tài liệu nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng,

ngoại giao và của các ngành khác được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ

Phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Tài liệu được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ (Công văn số

283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc ban

hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính).

- Tài liệu được xác định thời hạn bảo quản (Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày

03/6/2011 của Bộ Nội vụ về việc Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình

thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và một số quy định khác của

ngành dọc).

- Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa.

- Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu phải thực hiện đúng theo quy định tại Điều 16 của Luật Lưu

trữ năm 2011 như sau:

- Xác định giá trị tài liệu phải bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và

tổng hợp và được thực hiện theo phương pháp hệ thống, phân tích chức năng, thông tin

và sử liệu học.

- Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn cơ bản sau:

+ Nội dung của tài liệu.

+ Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu.

+ Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu.

+ Mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ.

+ Hình thức của tài liệu.

+ Tình trạng vật lý của tài liệu.

Thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

- Thống kê nhà nước về lưu trữ: phải thực hiện đúng theo quy định tại Điều 27 của

Luật Lưu trữ năm 2011:

+ Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ

thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý.

+ Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải thực hiện chế độ thống kê tập lưu trữ

theo định kỳ hàng năm theo quy định.

- Lập công cụ tra cứu: cơ quan, tổ chức phải xây dựng công cụ quản lý và tra tìm

hồ sơ, tài liệu theo đúng hướng dẫn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, bao gồm:

+ Lập mục lục hồ sơ.

+ Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hóa. Việc xây

dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ tự động hóa được thực hiện

theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Bảo quản tài liệu lưu trữ

Bố trí đủ kho tàng để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; các tỉnh, thành phố trực thuộc

Trung ương phải có kho lưu trữ chuyên dụng; tiến tới các quận, huyện, thị xã, thành phố

thuộc tỉnh cũng phải có kho chuyên dụng; các xã, phường, thị trấn phải bố trí diện tích

thoả đáng trong trụ sở làm việc của Ủy ban nhân dân để tập trung bảo quản hồ sơ, tài

liệu lưu trữ có giá trị của địa phương mình (theo Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày

02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài

liệu lưu trữ).

Kho lưu trữ phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ

tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên

dụng.

Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ yêu cầu phải được thực

hiện theo đúng quy định tại Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội

vụ về Quy định việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.

1.3.4. Sự cần thiết phải đánh giá chất lượng công tác lưu trữ

Trong thời gian qua, một số cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa nhận thức đầy đủ tầm

quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ; việc chấp hành các quy

định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa nghiêm; việc xây dựng, bố trí kho tàng

để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và đầu tư kinh phí để phân loại, chỉnh lý, xác định

giá trị tài liệu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế;

công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu lưu trữ chưa được phát huy đầy đủ để phục vụ

có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử.

Để thực hiện nghiêm chỉnh pháp luật về lưu trữ và sớm khắc phục tồn tại hạn chế

nêu trên cần phải đánh giá chất lượng công tác lưu trữ để đưa hoạt động lưu trữ từng

bước đi vào nề nếp.

1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ

1.4.1. Hệ thống văn bản

Trong thời gian qua, Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã

quan tâm, chỉ đạo kịp thời đối với công tác lưu trữ; hệ thống văn bản quy phạm pháp

luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ dần được hoàn thiện.

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, các bộ, ngành và các tỉnh đã chủ

động rà soát để sửa đổi, bổ sung, thay thế một số văn bản quản lý, văn bản hướng dẫn

nghiệp vụ không còn phù hợp. Đây chính là hành lang pháp lý quan trọng góp phần nâng

cao hiệu quả, chất lượng công tác lưu trữ.

Tuy nhiên, vẫn còn một số văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ

chưa phù hợp với tình hình thực tế như: Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014

về việc Quy định định mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Thông

tư này rất khó triển khai thực hiện thống nhất vì còn phụ thuộc rất nhiều yếu tố: điều

kiện cơ sở vật chất, nguồn nhân lực để thực hiện; đối với Thông tư số 10/2012/TT-BNV

ngày 14/12/2012 về việc Quy định định mức kinh tế kỹ thuật xủ lý tài liệu hết giá trị,

Thông tư này chỉ phù hợp với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia và Trung tâm Lưu trữ lịch sử

chứ không phù hợp với các cơ quan, tổ chức.

1.4.2. Công tác tổ chức bộ máy

Cơ cấu tổ chức bộ máy là một trong những yếu tố không thể thiếu trong việc hình

thành nên bộ máy của cơ quan, tổ chức và có vai trò quan trọng, ảnh hưởng to lớn đến

chất lượng công tác lưu trữ.

Tuy nhiên, tại Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ

Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội

vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; phòng Nội vụ thuộc

Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh không quy định rõ tổ chức bộ

máy và biên chế cán bộ lưu trữ gây khó khăn trong việc sắp xếp về tổ chức và bố trí cán

bộ lưu trữ, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ tại địa phương.

1.4.3. Công tác tổ chức cán bộ

Việc bố trí nhân sự đúng chuyên môn nghiệp vụ là nhân tố đóng vai trò quan trọng

trong công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức. Trình độ của công chức, viên chức làm

công tác lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo

quản tốt hồ sơ, tài liệu của cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm

ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu một cách khoa học, hợp lý và dễ tra tìm;

ngược lại trình độ chuyên môn nghiệp vụ thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả của

công tác quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu. Ngoài trình độ chuyên môn; công tác lưu

trữ mang tính chính trị vì vậy phải chọn những người có ý thức trách nhiệm và tuyệt đối

trung thành với lợi ích của Đảng, của Nhà nước và của dân tộc. Do đó, nhân tố con người

là nhân tố cơ bản, quyết định tới chất lượng công tác lưu trữ.

Biên chế cán bộ lưu trữ hiện nay còn thiếu và yếu về trình độ chuyên môn, chủ yếu

là kiêm nhiệm và không có chuyên môn nghiệp vụ dẫn đến tình trạng hồ sơ, tài liệu còn

tồn đọng chưa chỉnh lý với số lượng lớn gây khó khăn trong việc bảo quản và sử dụng

tài liệu nên không đáp ứng được nhu cầu khai thác tài liệu của xã hội.

1.4.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí

Đầu tư kinh phí xây dựng kho tàng, đổi mới trang thiết bị, ứng dụng khoa học kỹ

thuật hiện đại hóa công tác lưu trữ là vấn đề cần thiết, quan trọng để quản lý tốt tài liệu

lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

Để có thể quản lý tốt tài liệu phải có đủ diện tích kho cần thiết và kho lưu trữ phải

được xây dựng đúng quy cách. Xây dựng kho đúng quy cách, kiên cố, thiết kế kho lưu

trữ phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu nhằm phòng chống và hạn chế các yếu tố gây

hại cho tài liệu, quản lý tốt tài liệu lưu trữ.

Hiện nay, cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức chưa đạt

yêu cầu: kho bảo quản còn chật hẹp, chưa đảm bảo các yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu

lưu trữ, do đó ảnh hưởng đến việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ

và là một trong những nguyên nhân khiến công tác lưu trữ nước ta còn nhiều hạn chế.

Khó khăn vì điều kiện kho tàng cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng

không tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

theo quy định.

Kinh phí đầu tư cho các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ còn hạn chế, nhiều tỉnh chưa

chủ động bố trí ngân sách địa phương để xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cấp tỉnh;

kinh phí cho hoạt động chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống chưa đủ để giải quyết triệt

để tình trạng tài liệu tích đống gây ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ.

1.4.5. Cơ chế phối hợp

Cơ chế phối hợp là phương thức tổ chức hoạt động của các cơ quan, tổ chức lại với

nhau để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao nhằm thực hiện mục tiêu chung.

Phối hợp nhằm thống nhất và đồng bộ công tác quản lý nhà nước về lưu trữ từ

Trung ương đến địa phương; giữa các sở, ban ngành trong tỉnh, giữa các huyện, thị, thành

phố thuộc tỉnh... tránh hình thức chồng chéo, bỏ trống nhiệm vụ làm ảnh hưởng đến hiệu

quả của công tác này, tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan, tổ chức trong quá trình

thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, quản lý tốt tài liệu lưu trữ.

Hoạt động phối hợp dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ

quan, tổ chức và tuân thủ quy định của pháp luật trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ

tại cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh.

Trong quá trình phối hợp phải đảm bảo khách quan, cùng phát hiện những điểm

bất hợp lý, chưa phù hợp trong việc tổ chức thực hiện để tham mưu, đề xuất với các Bộ,

ngành, Trung ương, Ủy ban nhân dân tỉnh về cơ chế, chính sách và giải pháp nhằm nâng

cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về lĩnh vực lưu trữ và đặc biệt là tài liệu lưu trữ.

1.4.6. Công tác thanh tra, kiểm tra

Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà

nước của mỗi cơ quan, tổ chức, trong đó có lĩnh vực lưu trữ. Thanh tra, kiểm tra việc

thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế để phát huy những điểm tích

cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù

hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao chất lượng công tác

lưu trữ.

Cùng với việc phát hiện và xử lý các vi phạm pháp luật, thanh tra còn đóng vai trò

như một biện pháp phòng ngừa hữu hiệu các vi phạm pháp luật. Thanh tra cùng với các

phương thức kiểm tra, giám sát luôn là hiện thân của kỷ cương pháp luật; công tác thanh

tra, kiểm tra, giám sát dù được thực hiện dưới bất cứ hình thức nào, cũng luôn có tác

dụng hạn chế, răn đe những hành vi vi phạm pháp luật của các cơ quan, tổ chức. Mặt

khác, các giải pháp được đưa ra từ hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám sát không chỉ

hướng vào việc xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, mà còn có tác dụng khắc phục các

kẽ hở của chính sách, pháp luật, ngăn ngừa tận gốc mầm mống phát sinh những vi phạm

pháp luật.

Vì vậy, thanh tra, kiểm tra là công tác không thể thiếu trong quản lý nhà nước,

nhằm phát hiện sơ hở trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị với cơ

quan nhà nước có thẩm quyền biện pháp khắc phục; phòng ngừa, phát hiện và xử lý hành

vi vi phạm pháp luật; giúp cơ quan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật; phát

huy nhân tố tích cực; góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước;

bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức.

Hiện nay, vẫn chưa có những quy định cụ thể về công tác thanh tra, kiểm tra và xử

lý các vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ. Điều đó cũng phần nào gây khó khăn cho công tác

thanh tra, kiểm tra về lĩnh vực này.

1.5. Sự cần thiết nâng cao chất lượng công tác lưu trữ

Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử

được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức và các cá

nhân. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng trên các phương diện sau:

- Ý nghĩa chính trị: tài liệu lưu trữ cung cấp những thông tin cần thiết, đáng tin cậy

để nghiên cứu xây dựng đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển đất nước;

là bằng chứng lịch sử để đấu tranh bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của dân tộc;

đấu tranh chống lại các thế lực thù địch; bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội.

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ là minh chứng về vai trò lãnh đạo của Đảng trong từng thời kỳ

lịch sử, góp phần giáo dục truyền thống yêu nước và lòng tự hào của dân tộc.

- Ý nghĩa kinh tế: tài liệu lưu trữ có giá trị trong việc xây dựng và phát triển kinh

tế. Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền

kinh tế quốc dân.

- Ý nghĩa khoa học: tài liệu lưu trữ phản ánh khách quan hoạt động sáng tạo của xã

hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao, đó không chỉ là bằng chứng của sự phát

triển khoa học mà còn mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học, là nền tảng cho những

thế hệ sau nghiên cứu tiếp và ứng dụng những thành tựu đã đạt được nghiên cứu vào

thực tiễn.

- Ý nghĩa về lịch sử: tài liệu lưu trữ là nhân chứng lịch sử vì nó luôn gắn liền và

phản ánh chân thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan, tổ chức và các

sự kiện của một quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử. Vì vậy tài liệu luu trữ là nguồn

thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu lịch sử.

- Ý nghĩa về văn hóa, xã hội: tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của quốc gia,

nó phản ánh trung thực, trực tiếp quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời

kỳ lịch sử, trên nhiều lĩnh vực khác nhau, giúp chúng ta có được sự hiểu biết đầy đủ, sâu

sắc về quá trình phát triển, tiến trình lịch sử và cội nguồn văn hóa dân tộc. Tài liệu ghi

nhận, phản ánh các hoạt động văn hóa nghệ thuật truyền thống, các lễ hội, tập quán văn

hóa, sinh hoạt của các dân tộc, các địa phương, các công trình kiến trúc, di tích lịch sử,

danh lam thắng cảnh của đất nước, là nguồn tư liệu để nghiên cứu và phát huy nền văn

hóa đậm đà bản sắc dân tộc Việt Nam.

Với những ý nghĩa trên, tài liệu lưu trữ được ghi nhận là di sản của dân tộc, có giá

trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, phục vụ nhu cầu khai thác tài

liệu của xã hội về chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử ...., góp phần cung cấp thông tin

phát triển kinh tế - xã hội đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa; việc bảo vệ và

phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia là công việc có tính nguyên tắc bắt buộc mà bất

kỳ quốc gia nào cũng phải quan tâm. Vì vậy, cần phải nâng cao chất lượng công tác lưu

trữ để đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội.

TÓM TẮT CHƯƠNG 1

Nội dung chương 1 đã khái quát được những điểm sau:

- Thứ nhất, làm rõ được khái niệm của tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ, nội dung

công tác lưu trữ, phân cấp quản lý nhà nước và khẳng định được vai trò, ý nghĩa của

công tác lưu trữ; nếu làm tốt công tác lưu trữ thì sẽ có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với

các quốc gia, địa phương, các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội.

+ Đối với sự phát triển của đất nước: tài liệu lưu trữ có ý nghĩa lớn trên các mặt

kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội .... vì vậy, công tác lưu trữ thực sự có ý nghĩa trong sự

nghiệp xây dựng và phát triển đất nước.

+ Đối với các cơ quan, tổ chức: công tác lưu trữ được tổ chức tốt sẽ giúp cho các

cơ quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết phục vụ

cho hoạt động trong quá trình thực hiện công việc.

Bên cạnh đó, công tác lưu trữ còn góp phần đảm bảo cho các hoạt động của nền

hành chính nhà nước được thông suốt; đây cũng là mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền

hành chính nhà nước hiện nay đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa.

- Thứ hai, khái quát được quan điểm của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu

trữ: tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp

xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa, góp phần phát triển kinh tế - xã

hội; việc bảo vệ an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ chủ yếu của công

tác lưu trữ.

- Thứ ba, đưa ra một số tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ trên cơ sở một

số văn bản quy định về đánh giá chất lượng công tác lưu trữ; làm rõ sự cần thiết phải

đánh giá chất lượng công tác lưu trữ.

- Thứ tư, phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ.

- Thứ năm, nêu rõ sự cần thiết nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.

- Thứ sáu, đưa ra một số bài học kinh nghiệm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ

của Bộ Giáo dục và Đào tạo, Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phòng.

Nội dung chương 1 là những tiền đề để phân tích thực trạng chất lượng công tác

lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025.

Chương 2

THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN

TỈNH ĐỒNG NAI GIAI ĐOẠN 2011 - 2015

2.1. Tổng quan về kinh tế và công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

2.1.1. Tổng quan về kinh tế tỉnh Đồng Nai

Đồng Nai là tỉnh nằm trong vùng phát triển kinh tế trọng điểm phía Nam thuộc

miền Đông Nam Bộ, có diện tích 5.862,37 km2, chiếm 1,76% diện tích tự nhiên cả nước

và chiếm 25,5% diện tích tự nhiên của vùng Đông Nam Bộ.

Hiện nay, Đồng Nai có 11 đơn vị hành chính trực thuộc gồm: thành phố Biên Hòa,

thị xã Long Khánh và 9 huyện: Vĩnh Cửu, Trảng Bom, Thống Nhất, Long Thành, Nhơn

Trạch, Cẩm Mỹ, Tân Phú, Định Quán và Xuân Lộc.

Vị trí địa lý: hướng Đông giáp tỉnh Bình Thuận, hướng Đông Bắc giáp tỉnh Lâm

Đồng, hướng Tây Bắc giáp tỉnh Bình Dương và tỉnh Bình Phước, hướng Nam giáp tỉnh

Bà Rịa - Vũng Tàu và hướng Tây giáp thành phố Hồ Chí Minh.

Đồng Nai là tỉnh có hệ thống giao thông thuận tiện với nhiều tuyến giao thông

huyết mạch chạy qua như: quốc lộ 1A, quốc lộ 20, quốc lộ 51; tuyến đường sắt Bắc -

Nam; gần cảng Sài Gòn, sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất đã tạo điều kiện thuận lợi cho

hoạt động kinh tế trong vùng cũng như giao thương với cả nước; đồng thời, có vai trò

gắn kết vùng Đông Nam Bộ với Tây Nguyên.

Tỉnh Đồng Nai nằm trong khu vực nhiệt đới gió mùa cận xích đạo, với khí hậu ôn

hòa, ít chịu ảnh hưởng của thiên tai, đất đai màu mỡ (phần lớn là đất đỏ Bazan), có hai

mùa tương phản nhau (mùa khô và mùa mưa); tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản

tài liệu vì điều kiện tự nhiên là yếu tố tác động trực tiếp đến độ bền của tài liệu và là một

trong những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu, vì vậy ảnh hưởng rất nhiều đến chất

lượng công tác lưu trữ.

Trong những năm qua, bên cạnh những thuận lợi về tình hình chính trị trong nước

và trên địa bàn tỉnh ổn định; nhiều cơ chế chính sách hỗ trợ doanh nghiệp, bảo đảm an

sinh xã hội được triển khai thực hiện kịp thời; quan hệ hợp tác kinh tế, thương mại tiếp

tục phát triển; song chúng ta cũng không gặp ít khó khăn, thách thức đó là: tình hình thế

giới có nhiều biến động, nhất là khu vực biển Đông; kinh tế thế giới suy giảm, quá trình

phục hồi chậm; kinh tế trong nước gặp rất nhiều khó khăn, ảnh hưởng rất lớn đến việc

phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh.

Việc thực hiện tái cơ cấu kinh tế gắn với chuyển đổi mô hình tăng trưởng bước đầu

đạt một số kết quả khá; nền kinh tế đã vượt qua khó khăn và phát triển theo đúng định

hướng. Chỉ số GRDP tăng bình quân mỗi năm 12%, cao hơn so với mức tăng bình quân

chung cả nước và một số địa phương trong vùng kinh tế trọng điểm phía Nam; cơ cấu

kinh tế chuyển dịch theo hướng giảm nhẹ ngành công nghiệp, xây dựng và phát triển

mạnh các ngành dịch vụ.

Bảng 2.1. Tổng sản phẩm trong tỉnh Đồng Nai theo giá hiện hành phân theo

lĩnh vực kinh tế

Đơn vị tính: Triệu đồng

Nông, lâm ngư Công nghiệp, Năm Dịch vụ, thuế Tổng số nghiệp xây dựng

2011 7.409,34 56.589,76 34.760,13 98.759,23

2012 7.984,15 66.962,03 42.503,91 117.414,09

2013 9.143,40 82.581,21 53.409,30 145.133,91

2014 10.006,00 95.645,10 62.340,90 167.992,00

Nguồn Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai

Theo bảng 2.1 cho thấy: Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo đúng định hướng công

nghiệp hóa, hiện đại hóa trên địa bàn tỉnh. Tỷ trọng ngành công nghiệp xây dựng năm

2014 là 56,93%; dịch vụ là 37,01%; giảm ngành Nông, lâm ngư nghiệp từ năm 2011 là

7,5%, đến năm 2014 xuống còn 5,96%.

Việc huy động các nguồn lực cho đầu tư phát triển, đầu tư hệ thống hạ tầng kinh tế

kỹ thuật, đặc biệt là đầu tư các công trình trọng điểm, quan trọng, đầu tư cho nông thôn,

hạ tầng đô thị đã mang lại hiệu quả đáng kể, tạo tiền đề thúc đẩy tăng trưởng, bảo đảm

an sinh xã hội.

Việc bố trí kinh phí cho công tác lưu trữ về đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị lưu trữ

tuy đã được tỉnh quan tâm nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Hiện nay, Kho lưu trữ chuyên

dụng tỉnh đang được xây dựng, trong đó kinh phí Trung ương hỗ trợ 30%, 70% kinh phí

địa phương với tổng mức đầu tư 99,8 tỷ đồng; ngoài ra, có 9/11 huyện, thị xã, thành phố

được xây dựng Kho lưu trữ nhưng việc đầu tư máy móc, trang thiết bị chưa đủ và đúng

theo tiêu chuẩn gây khó khăn trong việc bảo quản tài liệu.

Bên cạnh đó, nhận thức của lãnh đạo các cấp về công tác lưu trữ chưa cao nên việc

chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ không triệt để dẫn đến tình

trạng tài liệu tồn đọng, tích đống quá nhiều.

Tóm lại, điều kiện tự nhiên và tình hình kinh tế, xã hội của tỉnh Đồng Nai đã có

ảnh hưởng nhất định đến việc thực hiện công tác lưu trữ của tỉnh.

2.1.2. Khái quát về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

2.1.2.1. Công tác tham mưu ban hành văn bản

Thực hiện sự chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước, UBND tỉnh giao Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành, triển khai

một văn bản về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh, cụ thể như sau:

Ngày 24/2/2011, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Chỉ thị số 05/CT-UBND về công

tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;

Ngày 15/7/2011, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 45/2011/QĐ-

UBND quy định về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ

tỉnh Đồng Nai;

Ngày 12/11/2012, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3314/QĐ-UBND

về việc phê duyệt Đề án Quy hoạch ngành Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai (từ năm

2012 đến năm 2020);

Ngày 30/1/2013, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 428/QĐ-UBND

về việc ban hành Danh mục số 2 các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi

cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;

Ngày 04/9/2013, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 2809/QĐ-UBND

về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức ở các huyện, thị xã thành phố thuộc

diện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh;

Ngày 11/3/2014, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Chỉ thị số 06/CT-UBND về việc

tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;

Ngày 22/5/2014, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 1455/QĐ-UBND

quy định về chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu

trữ và tài liệu lưu trữ;

Ngày 18/11/2014, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3694/QĐ-UBND

về việc ban hành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc

nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;

Ngày 03/02/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 294/QĐ-UBND

về ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn

thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;

Ngày 12/02/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Kế hoạch số 1280/KH-UBND

về thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh năm 2015;

Ngày 06/04/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 813/QĐ-UBND

về ban hành Quy định việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Đồng Nai;

Ngày 01/6/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Báo cáo số 3986/BC-UBND

Tổng kết thi hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số

09/2010/NĐ-CP ngày 8/02/2010 của Chính phủ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai;

Ngày 08/6/2015, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Báo cáo số 4277/BC-UBND sơ

kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

Chi cục Văn thư – Lưu trữ giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết

định về việc xác định danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ

lịch sử tỉnh, đây là Quyết định chỉ đạo bắt buộc các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu

vào lưu trữ lịch sử tỉnh phải chọn lọc nguồn tài liệu có giá trị của cơ quan, tổ chức để

nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh góp phần nâng cao trách nhiệm của các cấp lãnh đạo,

cán bộ, công chức, viên chức ở các cơ quan, tổ chức; đồng thời thể hiện sự quan tâm chỉ

đạo của UBND tỉnh để đưa công tác này đi vào nề nếp theo quy định của pháp luật.

Ngoài ra, Chi cục Văn thư – Lưu trữ còn tham mưu Sở Nội vụ ban hành những văn

bản hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về công tác phòng chống thiên tai, bảo vệ an toàn

toàn cho tài liệu lưu trữ, các báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác lưu trữ, .....giúp cho các

cơ quan, tổ chức trên địa bàn toàn tỉnh chú trọng hơn việc thực hiện nhiệm vụ công tác

lưu trữ, xem đó là một nhiệm vụ quan trọng trong kế hoạch hàng năm của mỗi cơ quan.

Bên cạnh những mặt đã làm được vẫn còn một số hạn chế như chưa tham mưu đầy

đủ các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ công tác lưu trữ cho các cơ quan,

tổ chức và công tác ban hành văn bản để triển khai các quy định còn chưa kịp thời.

2.1.2.2. Công tác tổ chức bộ máy

Tổ chức bộ máy cấp tỉnh

Tiền thân của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai là Tổ Lưu trữ có 03 biên

chế của phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai; có nhiệm

vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phông UBND tỉnh

Đồng Nai.

Thực hiện Thông tư số 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức - Cán

bộ Chính phủ về Hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp, ngày 19/5/1998

UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 1674/1998/QĐ-UBT thành lập Trung tâm

Lưu trữ Nhà nước thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh với chức năng giúp Chánh

Văn phòng HĐND và UBND tỉnh tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác

văn thư, lưu trữ địa phương và thực hiện nhiệm vụ lưu trữ lịch sử. Biên chế cán bộ của

Trung tâm được bố trí 05 người, nhiệm vụ Giám đốc do đồng chí Phó Chánh Văn phòng

HĐND và UBND tỉnh Đồng Nai kiêm nhiệm. Lúc này, đội ngũ công chức của Trung

tâm đã được đào tạo ở bậc Đại học (5/5 công chức có trình độ Đại học Lưu trữ và Đại

học khác).

Đến năm 2002, Trụ sở Khối Nhà nước tỉnh Đồng Nai được xây dựng và khánh

thành. Trung tâm Lưu trữ Nhà nước được bố trí tại tầng 7, tầng 8 trong Trụ sở Khối Nhà

nước. Kể từ đây, Trung tâm Lưu trữ Nhà nước đã phát huy được yêu cầu nhiệm vụ quản

lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ địa phương và lưu trữ lịch sử vì đã có hệ thống

kho bảo quản tài liệu tương đối rộng, trang thiết bị hiện đại, đảm bảo cho việc thu thập

tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

Ngày 10/4/2006, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3413/QĐ-

UBND về việc đổi tên Trung tâm Lưu trữ Nhà nước tỉnh Đồng Nai thành Trung tâm Lưu

trữ tỉnh Đồng Nai, giao nhiệm vụ về quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu

trữ của tỉnh. Tại Quyết định này, Trung tâm Lưu trữ có thêm nhiệm vụ mới, là đơn vị sự

nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên, có tư cách pháp nhân, có

con dấu và được phép mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động theo quy định

của pháp luật, biên chế được bố trí là 10 người để đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ.

Năm 2008, thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy

định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung

ương, ngày 23/4/2008 UBND tỉnh Đồng Nai đã ban hành Quyết định số 1300/QĐ-

UBND, chuyển Trung tâm Lưu trữ tỉnh Đồng Nai từ Văn phòng UBND tỉnh sang Sở

Nội vụ tỉnh Đồng Nai. Trung tâm Lưu trữ được chuyển giao nguyên trạng và chỉ thực

hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, Sở Nội vụ thành lập Phòng Quản lý Văn

thư – Lưu trữ thuộc Sở để giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh trong lĩnh vực quản lý

nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ lý

luận chính trị của đội ngũ công chức, viên chức được chuẩn hóa, đáp ứng tốt cho nhu

cầu công việc.

Đến ngày 07/4/2011, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số

948/QĐ-UBND thành lập Chi cục Văn thư – Lưu trữ là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ trên

cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh thuộc Sở

Nội vụ. Theo Quy định được ban hành kèm theo Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND

ngày 22/6/2011 của UBND tỉnh Đồng Nai thì Chi cục Văn thư – Lưu trữ có chức năng

giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và

trực tiếp quản lý tài liệu lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục vừa là đơn vị

hành chính, vừa là đơn vị sự nghiệp.

Tổ chức bộ máy cấp huyện

Phòng Nội vụ huyện có bộ phận chuyên trách giúp Trưởng phòng thực hiện chức

năng tham mưu cho UBND cấp huyện quản lý nhà nước về lưu trữ của huyện.

2.1.2.3. Công tác tổ chức cán bộ

- Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ: biên chế được tỉnh phê duyệt là 21 người; tuy nhiên,

do điều kiện về cơ sở vật chất và yêu cầu thực tế của công việc tại Chi cục nên tổng số công

chức, viên chức hiện có của Chi cục là 19 người, gồm: Chi cục trưởng (do Phó Giám đốc

Sở Nội vụ kiêm nhiệm); 02 Phó Chi cục trưởng; Phòng Hành chính – Tổng hợp: 05 công

chức và 02 hợp đồng 68 (01 lái xe và 01 tạp vụ); Phòng Quản lý VTLT: 02 công chức;

Phòng Nghiệp vụ và Kho Lưu trữ: 07 viên chức. Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ

chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời, chịu sự hướng về chuyên môn,

nghiệp vụ của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ.

- Tại các sở, ban ngành, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, các

đơn vị ngành dọc ở cấp tỉnh, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động

bằng ngân sách nhà nước: nhiều sở, ban, ngành như Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, Sở

Xây dựng, Sở Công Thương, Sở Ngoại vụ, Sở Tài chính…đều bố trí công chức văn thư,

lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ (từ Cao đẳng quản trị Hành chính Văn phòng đến

Đại học chuyên ngành Lưu trữ); một số đơn vị bố trí nhân viên văn thư kiêm nhiệm công

tác lưu trữ. Tổng số biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ tại sở, ban, ngành thuộc

tỉnh là 16 công chức, viên chức gồm có: 05 đại học ngành khác, 04 đại học Lưu trữ -

Quản trị văn phòng, 03 cao đẳng Quản trị văn phòng - Lưu trữ, 03 trung cấp văn thư, lưu

trữ và 01 sơ cấp văn thư, lưu trữ.

- Tại các huyện: Hầu hết, các cơ quan, tổ chức đều bố trí nhân viên văn thư kiêm

nhiệm công tác lưu trữ, tổng số biên chế chuyên trách làm công tác lưu trữ cấp huyện là

21 công chức, viên chức gồm có: 07 đại học chuyên ngành khác, 04 đại học Lưu trữ -

Quản trị văn phòng, 07 cao đẳng Quản trị văn phòng - Lưu trữ, 01 cao đẳng chuyên

ngành khác, 01 trung cấp văn thư, lưu trữ và 01 trung cấp khác.

Biên chế về cán bộ lưu trữ còn thiếu nên nhìn chung các cơ quan, tổ chức đều bố

trí nhân viên văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ chưa đúng chuyên môn, nghiệp vụ;

chủ yếu là trình độ đại học, cao đẳng và trung cấp ngành khác do biên chế cán bộ lưu trữ

hiện nay còn thiếu. Vì vậy, gây khó khăn trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ công

tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức và địa phương.

Để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ đáp ứng nhu cầu

công việc. Trong thời gian qua, tỉnh Đồng Nai đã phối hợp với Trường Đại học Khoa

học xã hội và Nhân văn thành phố Hồ Chí Minh mở lớp đào tạo Đại học chuyên ngành

văn thư – lưu trữ và Quản trị hành chính văn phòng với kết quả 96 học viên tốt nghiệp

năm 2012, đối tượng đều là công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh

được cử đi học với hình thức vừa học vừa làm.

Trong năm 2014, tỉnh phối hợp với Trường Đại học Nội vụ (Văn phòng đại diện

tại thành phố Hồ Chí Minh) mở lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước và nghiệp vụ

văn thư, lưu trữ cho 140 lãnh đạo phụ trách, công chức, viên chức làm công tác văn thư,

lưu trữ các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Phòng Nội vụ các huyện, thị xã

Long Khánh và thành phố Biên Hòa.

Hầu hết các cơ quan, tổ chức đã cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham dự

các lớp do Sở Nội vụ tổ chức; một số đơn vị cử cán bộ đi học các lớp đào tạo nghiệp vụ

tại Trường trung cấp văn thư, lưu trữ Trung ương II tại Quận Gò Vấp, thành phố Hồ Chí

Minh ...

Công tác đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ luôn được quan

tâm chỉ đạo. Nhiều lớp bồi dưỡng, tập huấn đã được mở với số lượng ngày càng đông,

các lớp tập huấn đã cung cấp cho người học nhiều kỹ năng quan trọng, cần thiết cho công

tác văn phòng nói chung và công tác lưu trữ nói riêng.

Các lớp đào tạo, bồi dưỡng không chỉ tập trung vào các đối tượng là nhân viên làm

công tác lưu trữ mà còn mở rộng tập huấn đến lãnh đạo vì lãnh đạo cơ quan là người trực

tiếp chỉ đạo các công việc lưu trữ cơ quan, do đó thông qua các lớp tập huấn đã giúp cho

lãnh đạo cơ quan nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ, từ đó chỉ

đạo sát sao, thiết thực và cụ thể hơn các nhiệm vụ này.

Qua việc tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng giúp cho cán bộ lưu trữ nâng cao trình

độ chuyên môn, cập nhật những văn bản hướng dẫn mới của Trung ương, UBND tỉnh

để triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ tại cơ quan, tổ chức.

Tuy nhiên, công tác đào tạo, bồi dưỡng còn hạn chế vì chủ yếu tập trung đào tạo,

bồi dưỡng về công tác quản trị văn phòng, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư

và công tác lưu trữ. Các nội dung này tập trung vào các công việc văn phòng nói chung,

nên nội dung chuyên đề về các nghiệp vụ lưu trữ vẫn còn thiếu vì thế chưa đáp ứng được

nhu cầu công việc. Ngoài ra, thời gian tổ chức các lớp tập huấn còn ngắn nên chưa thể

truyền tải hết những nội dung cần thiết trong thực tế.

2.1.2.4. Công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí

“Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc” cần phải được bảo quản an toàn,

tránh hư hỏng, mất mát.

Để thực hiện chủ trương trên, ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành

Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Theo đó, Chỉ thị đã chỉ đạo các ngành, các cấp phải bố trí xây dựng Kho Lưu trữ để bảo

quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại cơ quan, đơn vị, địa phương. Tiếp theo, ngày 24/9/2010,

Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án hỗ trợ xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng các

tỉnh, thành phố, trực thuộc Trung ương. Trên cơ sở Quyết định này, nhiều địa phương

trên cả nước đã xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh trong đó có tỉnh Đồng Nai.

Hiện nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai đang triển khai thực hiện dự án xây

Kho Lưu trữ chuyên dụng của tỉnh theo Quyết định số 3494/QĐ-UBND ngày 31/10/2014

về việc duyệt dự án đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai với tổng

mức kinh phí đầu tư 99,8 tỷ đồng (trong đó bao gồm Ngân sách Trung ương hỗ trợ 30%

và Ngân sách địa phương 70%).

Bảng 2.2. Tổng kinh phí đầu tư dự án xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng

tỉnh Đồng Nai

Đvt: triệu đồng

STT Nội dung chi Vốn đầu tư

01 Chi phí xây dựng 59.416

02 Chi phí thiết bị 11.087

03 Chi phí bồi thường giải phóng mặt bằng, tái định cư 14.847

04 Chi phí QLDA, tư vấn và chi phí khác 6.667

05 Chi phí dự phòng 7.823

Nguồn: Quyết định phê duyệt dự án của UBND tỉnh Đồng Nai

Quy mô đầu tư xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh bao gồm 02 khối nhà chính

gắn liền với nhau (Khối văn phòng cao 5 tầng và khối Kho Lưu trữ cao 8 tầng) với tổng

diện tích sàn 7.262 m2 và các khối nhà phụ trợ khác như: Khối nhà kho kỹ thuật, nhà xe,

nhà bảo vệ, cổng hàng rào, nhà trạm bơm; máy phát điện dự phòng, bể nước ngầm, sân

bãi – đường nội bộ.

Ngoài ra, một số huyện như: Thị xã Long Khánh, huyện Vĩnh Cửu, huyện Xuân

Lộc, huyện Trảng Bom và huyện Thống Nhất ….. đã xây được Kho lưu trữ riêng biệt,

đạt yêu cầu theo quy định để phục vụ cho công tác nộp lưu vào lưu trữ huyện; huyện

Long Thành và Nhơn Trạch tuy chưa được xây kho nhưng cũng đã bố trí được diện tích

thích hợp để bảo quản tài liệu của địa phương.

Hiện tại, cán bộ lưu trữ huyện làm công việc bảo quản hồ sơ, tài liệu cấp huyện với

số lượng hồ sơ, tài liệu tương đối nhiều. Tuy nhiên, chưa được trang bị máy vi tính đầy

đủ, hầu hết tài liệu được xử lý thủ công bằng phương pháp truyền thống và chủ yếu là

lưu trữ hồ sơ giấy. Qua khảo sát, cho thấy tình hình thực tế như sau:

- Chỉ 02/11 huyện, thị xã, thành phố được trang bị máy tính; 9/11huyện, thị xã,

thành phố chưa được trang bị máy tính phục vụ công tác lưu trữ tài liệu.

- 11/11 huyện, thị xã, thành phố chưa được trang bị phầm mềm lưu trữ.

Qua quá trình đánh giá hiện trạng 11 Phòng Nội vụ huyện, thị xã, thành phố Biên

Hòa, cho thấy 11 Phòng Nội vụ cần phải trang bị mới một số máy tính, máy scan, thiết

bị mạng phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý điều

hành, chú trọng đào tạo công chức, viên chức các kiến thức bảo mật cơ bản, quản trị hệ

thống, hướng dẫn sử dụng phần mềm phục vụ công tác chuyên môn, bảo đảm tận dụng

tối đa các chức năng của phần mềm và tránh được những rủi ro về thất thoát thông tin

hoặc không kiểm soát được hoạt động của hệ thống.

Nhằm quản lý thống nhất việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ

và trang bị đồng bộ các thiết bị phục vụ cho công tác số hóa; Chi cục đang triển khai

thực hiện Dự án “Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại các

huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa” theo Quyết định số 3060/QĐ-UBND

ngày 07/10/2015 của UBND tỉnh về việc duyệt đề cương và dự toán chi tiết dự án với

tổng mức kinh phí đầu tư 2,1 tỷ đồng, cụ thể như sau:

Bảng 2.3. Tổng kinh phí đầu tư Dự án Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số

hóa tài liệu lưu trữ tại các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa

Đvt: triệu đồng

STT Nội dung chi Vốn đầu tư

01 Chi phí thiết bị phần cứng + phần mềm 1.867

02 Chi phí quản lý dự án 34

03 Chi phí tư vấn đầu tư 93

04 Chi phí khác 10

05 Chi phí dự phòng 100

Nguồn: Quyết định phê duyệt Đề cương và dự toán chi tiết của UBND tỉnh

Dự án Đầu tư trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại các huyện,

thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa giúp tài liệu lưu trữ tại Phòng Nội vụ các

huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa được bảo vệ, bảo quản an toàn và việc

quản lý tài liệu lưu trữ mang tính chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian cho Phòng Nội vụ

và các tổ chức, cá nhân liên quan trong quá trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Đảm

bảo được yêu cầu về an toàn, bảo mật trong việc quản lý và lưu trữ dữ liệu. Đồng thời,

góp phần vào việc cải cách thủ tục hành chính cũng như nâng cao hiệu quả làm việc cho

công chức, viên chức của Phòng Nội vụ.

Đến nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ chỉ đang được thực hiện tại Chi cục và đang

tiến hành triển khai đến các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa nhưng

chưa được áp dụng đối với các sở, ban, ngành thuộc tỉnh nên gây khó khăn trong việc

thống nhất quản lý đồng bộ công tác lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh.

Như vậy, hiện đại hóa công tác lưu trữ, số hóa tài liệu lưu trữ và xây dựng dữ liệu

điện tử là một định hướng quan trọng trong chủ trương, quy hoạch phát triển công tác

lưu trữ đã được UBND tỉnh xác định, không chỉ phục vụ cho quy trình cải cách hành

chính, cho sự phát triển ngành, lĩnh vực mà còn góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã

hội.

2.1.2.5. Công tác phối hợp

Công tác phối hợp thực hiện công tác lưu trữ được triển khai hàng năm, các cơ

quan, tổ chức đã tích cực tham gia với tinh thần trách nhiệm.

Sở Nội vụ chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan theo dõi tình hình

thi hành pháp luật trong lĩnh vực lưu trữ để phát hiện những khó khăn, vướng mắc, bất

cập trong thực tiễn thi hành pháp luật, nhằm đề ra biện pháp xử lý, khắc phục; thường

xuyên phối hợp với các huyện tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ, triển khai Luật Lưu

trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi

hành một số điều của Luật Lưu trữ, các văn bản của Trung ương, UBND tỉnh chỉ đạo,

hướng dẫn về công tác này. Từ năm 2011 đến nay, tổ chức tập huấn cho khoảng 1.645

lãnh đạo phụ trách, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban,

ngành, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, các phòng ban chuyên môn,

đơn vị sự nghiệp và các xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố.

Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, công chức

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cùng cấp

theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực được phân công.

Phòng Nội vụ phối hợp với cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện,

công chức chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo dõi tình hình thi hành pháp

luật về lưu trữ trong phạm vi quản lý ở địa phương.

Qua thực tế, cho thấy một số hoạt động phối hợp thực hiện tương đối tốt như: hoạt

động trao đổi, thông báo tình hình trong lĩnh vực theo dõi quản lý văn bản (cung cấp

thông tin, trao đổi văn bản, tài liệu, thống kê, báo cáo) đã có sự tiến bộ vì tỉnh đã sử dụng

phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thống nhất từ tỉnh đến phường, xã; hoạt

động phối hợp tuyên truyền, phổ biến pháp luật; hoạt động phối hợp kiểm tra tình hình

thi hành pháp luật; hoạt động phối hợp xử lý các nghiệp vụ chuyên môn và hoạt động

phối hợp trong công tác tham mưu cho cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản pháp

luật về lĩnh vực lưu trữ.

Tuy nhiên, cơ chế phối hợp còn lỏng lẻo giữa các cơ quan, ban ngành cũng như

giữa các địa phương (cấp huyện) chưa có sự thống nhất, đồng bộ. Cụ thể, đối với việc

xây kho lưu trữ cấp huyện thì tùy theo tình hình kinh tế - xã hội và điều kiện thực tế, có

huyện xây kho lưu trữ quy mô lớn, có huyện chưa xây kho, có huyện mới cải tạo, sửa

chữa kho nhưng chưa có sự chỉ đạo nhất quán hay theo một mô hình chuẩn.

Bên cạnh đó, công tác phối hợp còn chưa thống nhất từ Trung ương đến địa phương

do nhận thức của lãnh đạo các ngành, các cấp nhiều nơi chưa thật sự quan tâm, chưa thấy

được nhu cầu cần thiết và tầm quan trọng của công tác lưu trữ nên chưa có sự lãnh đạo,

chỉ đạo sâu sát và ít tạo điều kiện thuận lợi cho công tác này.

2.1.2.6. Công tác thanh tra, kiểm tra

Công tác thanh tra, kiểm tra luôn được tỉnh quan tâm và thực hiện. UBND tỉnh giao

trách nhiệm cho Sở Nội vụ lập kế hoạch thanh tra, kiểm tra công vụ hàng năm, trong đó

có kiểm tra về lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Qua công tác này nhằm phát hiện những sai sót,

bất cập trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, từ đó đưa ra những kết luận,

đánh giá về kết quả đạt được, chưa đạt được của từng cơ quan, tổ chức để xây dựng cơ

chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng.

Chi cục Văn thư – Lưu trữ phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ tổ chức thanh tra,

kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ đối với 33 đơn vị sở, ban, ngành, các

huyện, thị xã, thành phố. Ngoài ra, lập kế hoạch khảo sát thực tế công tác này tại 26 cơ

quan, tổ chức thuộc tỉnh. Qua kiểm tra đã giúp các đơn vị chấn chỉnh, khắc phục những

thiếu sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, hướng dẫn việc ban hành Danh

mục hồ sơ cơ quan, việc chỉnh lý, sắp xếp lưu trữ hồ sơ và lập hồ sơ công việc, giao nộp

hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu thực

hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng, chuẩn bị tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để

giao nộp khi Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh xây dựng xong.

Hàng năm, các sở, ngành và UBND các huyện đều lập kế hoạch và tổ chức kiểm

tra, hướng dẫn các phòng chuyên môn thuộc Sở, các cơ quan chuyên môn của UBND

huyện, đơn vị sự nghiệp, các xã, phường, thị trấn nhằm giúp các đơn vị nắm bắt kịp thời

các văn bản hướng dẫn mới về công tác lưu trữ, từng bước thực hiện đúng quy định nhà

nước về công tác này.

Bên cạnh những mặt làm được, công tác thanh tra, kiểm tra cũng còn hạn chế như:

Trung ương với địa phương chưa có sự phối hợp chỉ đạo thanh tra thường xuyên, Trung

ương chỉ đi kiểm tra ở một số ít địa phương, còn địa phương có tổ chức đi kiểm tra trong

tỉnh nhưng lực lượng cán bộ, công chức, viên chức mỏng nên không thể đi hết các cơ

quan, tổ chức tại địa phương.

Ở cấp huyện cũng chưa có sự phối hợp chỉ đạo chặt chẽ trong địa bàn để kiểm tra

xử lý kịp thời những vướng mắc trong công tác tày.

2.2. Thực trạng chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai giai

đoạn 2011 - 2015

2.2.1. Chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Việc xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan:

+ Tại các cấp tỉnh: có khoảng 60/79 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu

vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan;

+ Tại cấp huyện: có khoảng 186/220 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu

vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan.

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ cơ quan, các cơ quan, tổ chức thực hiện việc giao nộp

hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành vào lưu trữ cơ quan (theo quy định tại Điều 11 của Luật

Lưu trữ năm 2011).

- Thực trạng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ

quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu:

+ Các sở, ban, ngành: thực hiện tương đối tốt việc lập hồ sơ công việc. Sau một

năm kết thúc công việc, công chức, viên chức các phòng chuyên môn thực hiện chỉnh

lý, sắp xếp hồ sơ, tài liệu lĩnh vực mình phụ trách và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

+ Các phòng ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện: công chức, viên chức

khi giải quyết công việc hằng ngày chưa lập được hồ hơ công việc lĩnh vực mình phụ

trách; thực tế hầu hết việc lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức chỉ thực hiện được đối với

tập lưu công văn đi, đến; còn đối với những tài liệu chuyên môn chỉ dừng lại ở mức sắp

xếp sơ bộ theo trình tự giải quyết công việc hoặc trình tự diễn biến của sự việc, chưa

chỉnh lý do vậy ảnh hưởng đến việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản 24 phông tài liệu từ năm 1975 đến năm

2006 của UBND tỉnh, các sở, ban, ngành; tổng số mét tài liệu là 1.649,3 mét, chủ yếu là

hồ sơ, tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, được

chỉnh lý trước khi giao nộp vào Kho lưu trữ của tỉnh; năm 2013, Chi cục đã giúp Sở Nội

vụ tham mưu UBND tỉnh tiếp nhận 235 hồ sơ cán bộ đi B thuộc phông Ủy ban Thống

Nhất Chính phủ giai đoạn 1955-1975 tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và đã tổ chức

trao trả hồ sơ, tài liệu cho 64 cán bộ đi B vào ngày 20/8/2014; đến nay, Chi cục vẫn đang

tiếp tục truy tìm địa chỉ của cán bộ đi B còn lại chưa được nhận hồ sơ, tài liệu.

Hiện nay, có 79 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ

lịch sử tỉnh (Theo Quyết định số 294/QĐ-UBND ngày 03/02/2015 của UBND tỉnh về

việc Ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục

Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai), bao gồm: UBND tỉnh, Tòa án nhân dân, Viện kiểm

sát nhân dân, Công an, cảnh sát phòng cháy và chữa cháy, Bộ chỉ huy quân sự, các tổ

chức trực thuộc cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có chức năng quản lý nhà nước,

các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh, các đơn vị thành viên của các tập

đoàn kinh tế nhà nước, tổng công ty nhà nước được tổ chức, hoạt động theo ngành dọc

cấp tỉnh, doanh nghiệp nhà nước do UBND quyết định thành lập và các tổ chức chính trị

- xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội-nghề nghiệp cấp tỉnh hoạt động bằng

ngân sách nhà nước.

Nguồn nộp lưu của các huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa vào lưu

trữ lịch sử tỉnh gồm: huyện Tân Phú, huyện Định Quán, huyện Cẩm Mỹ, huyện Thống

Nhất, huyện Xuân Lộc, huyện Nhơn Trạch, huyện Long Thành, huyện Vĩnh Cửu, huyện

Trảng Bom, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa. Các huyện, thị xã và thành phố

ban hành Quyết định Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào lưu

trữ lịch sử của các huyện, thị xã và thành phố Biên Hòa để chuẩn bị hồ sơ, tài liệu nộp

vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh.

Hiện tại, Chi cục Văn thư – Lưu trữ không thực hiện việc thu thập tài liệu lưu trữ

của các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử do Kho lưu trữ đã

hết diện tích chứa tài liệu.

Mặc dù vậy, UBND tỉnh vẫn thường xuyên chỉ đạo các sở, ban, ngành, UBND các

huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa thực hiện chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ, tài

liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, chuẩn bị tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh

viễn để giao nộp vào Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh sau khi được xây dựng xong.

Sưu tầm tài liệu quý hiếm

Tài liệu quý hiếm là một đối tượng quan trọng trong công tác lưu trữ, vì thế sưu

tầm tài liệu quý hiếm để đưa vào bảo quản, khai thác luôn là mục tiêu của các cơ quan

quản lý nhà nước về lưu trữ. Thực hiện đề án sưu tầm, thu thập, bảo quản, khai thác tài

liệu quý hiếm bao gồm các nội dung sau:

- Xác định nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử.

- Xây dựng tiêu chí xác định tài liệu quý hiếm về: nội dung của tài liệu, hình thức

của tài liệu, thời gian, địa điểm hình thành của tài liệu.

- Tổ chức điều tra, khảo sát, sưu tầm, xác định giá trị tài liệu quý, hiếm tại Kho lưu

trữ chuyên dụng của tỉnh và tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

vào lưu trữ lịch sử của tỉnh.

Ngoài ra, còn tổ chức khảo sát, sưu tầm tài liệu trong nhân dân, khuyến khích mọi

cá nhân, tổ chức trong và ngoài tỉnh phát hiện, cung cấp thông tin về tài liệu quý hiếm;

lập kế hoạch khảo sát, thẩm tra thực trạng tài liệu dựa trên các nguồn tin khác nhau, đặc

biệt là các nguồn tin từ cơ sở, xác định giá trị tài liệu tại nơi phát hiện có tài liệu quý,

hiếm; lập danh mục và không ngừng bổ sung danh mục tài liệu quý, hiếm còn đang lưu

giữ trong nhân dân, có chính sách khuyến khích giao nộp, hiến tặng, ký gửi, bảo quản

tài liệu quý hiếm; ngoài ra, còn tổ chức thu mua tài liệu quý hiếm và hỗ trợ bảo quản

khẩn cấp tài liệu quý hiếm.

Hiện nay, Sở Nội vụ đã được UBND tỉnh phê duyệt chủ trương tổ chức khảo sát

và xây dựng Đề án “Sưu tầm, thu thập tài liệu quý, hiếm của tỉnh Đồng Nai” tại Văn bản

số 6543/UBND-VX ngày 17/8/2015, nhằm bổ sung vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh những

tài liệu quý hiếm có liên quan đến tỉnh Đồng Nai phục vụ cho việc khai thác, sử dụng,

phát huy giá trị tài liệu nhằm phục vụ các yêu cầu phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc

phòng và nhu cầu học tập, nghiên cứu của cơ quan, tổ chức, nhân dân trong và ngoài

tỉnh.

Ngày 25/9/2015, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ xây dựng Kế

hoạch số 1505/KH-SNV về việc tổ chức khảo sát tài liệu quý, hiếm của tỉnh Đồng Nai

tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Lưu trữ

lịch sử thành phố Hồ Chí Minh, Quân khu 7 và các tỉnh: Bình Dương, Bình Phước, Tây

Ninh, Bình Thuận, Bà Rịa - Vũng tàu, Long An, Kiên Giang, Khu Bảo tồn Thiên nhiên

- Văn hóa Đồng Nai và các cơ sở thờ tự, các cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu có

nhiều cống hiến cho đất nước, cho địa phương hiện đang sinh sống trên địa bàn tỉnh với

số kinh phí thực hiện là 155 triệu đồng, dự kiến đến năm 2016 Chi cục sẽ tham mưu Sở

Nội vụ hoàn chỉnh Đề án trình UBND tỉnh phê duyệt theo quy định.

Tóm lại, đến nay công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử có nhiều

chuyển biến tích cực, danh mục nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu nộp lưu đã được

xác định rõ ràng, cụ thể; công tác lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đã được

nhiều cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện phục vụ cho việc tra tìm tài liệu được thuận

lợi, nhanh chóng, chính xác hơn; khối lượng và chất lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ

đã tăng rõ rệt đáp ứng nhu cầu phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội. Bên cạnh

những mặt đã làm được, còn một số hạn chế như:

- Đa số các cơ quan, tổ chức còn gặp khó khăn về diện tích kho và cán bộ lưu trữ

chuyên trách, vì vậy công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan không đạt

kết quả cao.

- Một số cơ quan, tổ chức chưa thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến thời hạn

nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; công chức, viên chức chưa lập hồ sơ công việc hoặc có lập

nhưng không đảm bảo yêu cầu và đúng nghiệp vụ lưu trữ do đó không có giá trị để nộp

lưu, làm thất thoát hồ sơ, tài liệu của cơ quan, hoặc có giao nộp nhưng giao nộp hồ sơ,

tài liệu ở tình trạng bó, gói, chưa lập thành hồ sơ.

- Công tác triển khai việc xây dựng danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài

liệu, danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu ....dù đã được hướng dẫn nhưng các cơ quan,

tổ chức vẫn còn thực hiện chậm, có nơi chưa triển khai thực hiện.

- Kinh phí hỗ trợ cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức để

giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử còn ít do ngân sách khó khăn.

- Chưa có hình thức chế tài, xử phạt cụ thể đối với các cơ quan, tổ chức không tổ

chức thực hiện việc nộp lưu tài liệu theo quy định.

2.2.2. Chất lượng công tác phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ

Một số sở, ngành đã thực hiện phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ dứt điểm tài liệu tồn

đọng như Sở Xây dựng, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh, Cục Hải

quan Đồng Nai, Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch...

Tại các huyện, một số huyện như Tân Phú, Định Quán, thị xã Long Khánh, Vĩnh

Cửu, Trảng Bom đã chỉnh lý, sắp xếp khối tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ cấp

huyện và một số phòng, ban chuyên môn.

Tuy nhiên, khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức và các huyện

trên địa bàn tỉnh còn khá nhiều.

Bảng 2.4. Khối lượng tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức và các huyện trên

địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai

Số mét tài liệu STT Đơn vị Ghi chú tồn đọng

01 Huyện, thị xã, thành phố 8.842

02 Sở, ban ngành 5.370

03 Đơn vị sự nghiệp và Doanh nghiệp nhà nước 206

Tổng cộng 14.418

Nguồn: Báo cáo thống kê của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai

Khối lượng hồ sơ, tài liệu tồn đọng quá nhiều do các cơ quan, tổ chức không thực

hiện tốt công tác lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ cơ quan nên dẫn đến tình trạng này.

2.2.3. Chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu

Công tác xác định giá trị tài liệu là công việc khó khăn và phức tạp của công tác

lưu trữ, vì vậy, trong từng giai đoạn xác định giá trị tài liệu (văn thư, lưu trữ hiện hành,

lưu trữ lịch sử), người làm nhiệm vụ xác đinh giá trị tài liệu phải có trình độ chuyên môn,

kinh nghiệm và kiến thức xã hội phù hợp với tài liệu được xác định giá trị để vận dụng

bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phổ biến, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

chuyên ngành và kết hợp với các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị

nhằm lựa chọn được số lượng tài liệu ít nhất nhưng có giá trị thông tin nhiều nhất, có

khả năng giới thiệu được tổng thể lịch sử và hoạt động hoặc các sự kiện, các vụ việc

quan trọng, điển hình của một cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được tổ chức khi giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch

sử hoặc khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đã và đang thực hiện việc xác định giá tài liệu

sau khi chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức. Cụ thể, Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ

chức căn cứ điều 18 và điều 28 của Luật Lưu trữ để thành lập Hội đồng xác định giá trị

tài liệu xin tiêu hủy của các cơ quan, tổ chức. Trên cơ sở đó, Sở Nội vụ thẩm định và cho

ý kiến để các cơ quan, tổ chức thực hiện việc tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định của

pháp luật.

Quy trình tổ chức thực hiện xác định giá trị tài liệu xin tiêu hủy theo đúng quy định

tại Điều 18 của Luật Lưu trữ năm 2011 và các Thông tư quy định về thời hạn bảo quản

của Bộ Nội vụ và một số Bộ, ngành Trung ương (theo ngành dọc) giúp cho các cơ quan,

tổ chức thực hiện tiêu hủy tài liệu đúng quy định và đúng thẩm quyền.

2.2.4. Chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Hàng năm, các cơ quan, tổ chức đều thực hiện việc thống kê tài liệu lưu trữ theo

yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; trên cơ sở số liệu thống kê xây dựng

công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu.

Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang thực hiện số hóa tài liệu với mục tiêu của Kế hoạch

số 155-KH/TU ngày 11/11/2013 của Tỉnh ủy đề ra là đến năm 2015 đạt tỷ lệ 20% và đến

năm 2020 là 80% tổng số mét tài liệu hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh. Số

tài liệu được số hóa là những tài liệu được lựa chọn từ tài liệu được bảo quản tại Chi cục

Văn thư – Lưu trữ; là những tài liệu được sản sinh từ năm 1975 đến năm 2006 của các

cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh. Trong đó, có nhiều

phông, sưu tập tài liệu thuộc loại có giá trị cao. Điều cần xác định ở đây là tài liệu nào

cần được số hóa trước, tài liệu nào cần được số hóa sau; từ đó, căn cứ khả năng điều kiện

cơ sở vật chất, kỹ thuật và nguồn kinh phí Nhà nước cấp để tổ chức triển khai làm nhanh

gọn và đảm bảo chất lượng.

Văn bản, tài liệu số hóa được lựa chọn ưu tiên theo từng phông, trong từng phông

sẽ phân loại theo mức độ cần thiết có chọn lọc. Việc phân loại, thống kê, bảo quản, xây

dựng các công cụ tra tìm đối với những tài liệu đã được số hóa được thực hiện trên máy

vi tính thông qua chương trình phần mềm quản lý tài liệu số hóa. Đối với các bản gốc và

những tài liệu chưa được số hóa, Chi cục vẫn thực hiện theo phương pháp thủ công,

truyền thống như mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm tài liệu và vẫn phải khai thác trực tiếp bản

gốc, bản chính của tài liệu. Đối với những tài liệu đã được số hóa thì việc tìm kiếm, khai

thác thuận lợi, dễ dàng.

Sơ đồ 2.1. Quy trình số hóa và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu

trữ tỉnh Đồng Nai

Nguồn: Hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

Để thực hiện các nhiệm vụ theo quy trình trên cần có: Công nghệ phù hợp cho việc

số hóa tài liệu; cơ sở hạ tầng đầy đủ phục vụ cho việc số hóa; hệ thống phần mềm quản

lý hiệu quả tài liệu đã số hóa; nhân lực giỏi chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và thực hiện

thành thạo số hóa.

Nhằm đáp ứng được các yêu cầu trên, Chi cục đã trang bị đầy đủ các máy móc và

các trang thiết bị cần thiết như: Hệ thống máy chủ, máy trạm; hệ thống mạng; máy quét

tài liệu chuyên dùng; thiết bị lưu trữ; đường truyền internet và các thiết bị khác như: máy

in, máy phôtô, …

Bên cạnh đó, Chi cục cũng đã trang bị hệ thống phần mềm với đầy đủ các phần

mềm cần thiết như: Phần mềm hệ điều hành có bản quyền cho máy chủ, máy trạm; phần

mềm bảo mật, chống virus có bản quyền; phần mềm quản trị CSDL có bản quyền; phần

mềm xử lý ảnh có bản quyền; phần mềm quản lý số hóa tài liệu; trang web giới thiệu và

khai thác tài liệu.

Các phần mềm được Chi cục trang bị là các phần mềm có bản quyền như hệ điều

hành, phần mềm bảo mật, chống virus, quản trị CSDL để quản lý người sử dụng, quản

lý quyền truy cập dữ liệu, quản lý dữ liệu, bảo đảm hệ thống vận hành an toàn, bảo mật

bởi vì mặc dù phần mềm có bản quyền phải trả chi phí cài đặt (khác với phần mềm mã

nguồn mở được miễn phí) nhưng nó đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của hệ thống và

thiết kế; đáp ứng tốt các nhu cầu sử dụng hiện tại; có khả năng triển khai, mở rộng, khai

thác; dễ dàng trong vận hành, bảo trì, nâng cấp; cách sử dụng, giao diện quen thuộc với

người dùng, không tốn nhiều chi phí cho việc đào tạo.

Khi xây dựng phần mềm quản lý tài liệu số hóa và Trang web khai thác tài liệu lưu

trữ, Chi cục hết sức quan tâm đến yêu cầu: Phần mềm phải được xây dựng và phát triển

theo định hướng chung của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước; phải bảo đảm khả năng

trao đổi thông tin với các tài liệu lưu trữ quốc gia và Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước;

phải đáp ứng được các tiêu chuẩn về trao đổi thông tin, các yêu cầu về công nghệ và thiết

kế của Bộ Thông tin và Truyền thông; phần mềm đó sử dụng giao diện có phông chữ

tiếng Việt; hệ thống có khả năng mở rộng sau này, có thể bổ sung hoặc nâng cấp các

chức năng mà không cần xây dựng lại hệ thống; có công cụ bảo mật, sao lưu dữ liệu, an

toàn dữ liệu.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu trên máy vi tính không

những cho phép khai thác sử dụng tài liệu nhanh hơn, đầy đủ hơn mà còn góp phần quan

trọng vào việc bảo vệ, bảo quản an toàn bản gốc, bản chính của tài liệu, hạn chế được

việc đưa bản chính, bản gốc vào phục vụ khai thác.

Đối với các sở, ban, ngành, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh,

một số huyện, thị xã, thành phố đã cài đặt phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

Các loại công văn đến, đi hàng ngày đều được cập nhật và xử lý thông qua phần mềm

này. Một số đơn vị chưa cài đặt phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã sử

dụng chương trình excel trên máy vi tính để nhập và lưu trữ văn bản phục vụ cho việc

quản lý và điều hành của cơ quan. Tuy nhiên, tình trạng quản lý và tra tìm tài liệu lưu

trữ của các cơ quan, tổ chức vẫn chủ yếu bằng phương pháp thủ công truyền thống (thông

qua mục lục hồ sơ) vì chưa thực hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ.

2.2.5. Chất lượng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh được bố trí trong Trụ sở Khối nhà nước tỉnh với diện

tích 640 m2, được trang bị đầy đủ các trang thiết bị bảo quản tài liệu như: giá, kệ để sắp

xếp hồ sơ, tài liệu ngăn nắp, máy điều hòa, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, xe đẩy tài

liệu ... và thường xuyên được kiểm tra độ ẩm nhằm đảm bảo ở mức độ cho phép. Khối

lượng tài liệu tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh hiện đang bảo quản 1.649,3 mét tài liệu giấy

của 24 phông thuộc UBND và các sở, ban ngành.

Có 9/11 huyện được xây dựng kho với diện tích khoảng 200 m2/kho và một số cơ

quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đang trong tình trạng quá tải khối lượng hồ sơ, tài liệu

lưu trữ do gặp khó khăn về diện tích nên thực hiện việc sắp xếp, phân loại, bảo quản tài

liệu tại chỗ làm ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng bảo quản tài liệu, đặc biệt là tài liệu

lưu trữ cơ quan.

Bảng 2.5. Khối lượng tài liệu đang được bảo quản tại sở, ban, ngành và các huyện

trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

Ghi Nội dung Đơn vị tính Số lượng chú

1. Tài liệu giấy

Phông/sưu - Tổng số phông/sưu tập lưu trữ 313 tập

Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn Phông/sưu 117 chỉnh tập

- Tổng số mét giá tài liệu 18.553 Mét

Hồ sơ/đơn vị Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh 133.194 bảo quản

+ Quy ra mét giá tài liệu 9.695 Mét

2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật

Công trình/đề - Tổng số công trình/đề tài 2.157 tài

Ghi Nội dung Đơn vị tính Số lượng chú

Trong đó: Công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn Công trình/đề 2.149 chỉnh tài

- Tổng số mét giá tài liệu Mét 120

Hồ sơ/đơn vị Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh 2.039 bảo quản

+ Quy ra mét giá Mét 71

3. Tài liệu chuyên môn

- Tổng số mét giá tài liệu Mét 7.294

Hồ sơ/đơn vị Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh 97.433 bảo quản

+ Quy ra mét giá Mét 5.914

4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ

Phông/sưu - Tổng số phông /sưu tập tài liệu lưu trữ tập

Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn Phông/sưu

chỉnh tập

- Tổng số mét giá tài liệu Mét 29

Hồ sơ/đơn vị Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh bảo quản

+ Quy ra mét giá Mét 29

5. Tài liệu nghe nhìn

a) Tổng số tài liệu ghi hình

- Bộ phim /đoạn phim Bộ/đoạn 593

- Cuộn phim Cuộn 800

- Cuộn băng Video Cuộn 303

- Đĩa Đĩa 2.612

- Quy ra giờ chiếu Giờ 2.453

Ghi Nội dung Đơn vị tính Số lượng chú

Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ 1.000

b) Tổng số tài liệu ghi âm

- Cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc) Cuộn 289

- Đĩa Đĩa 1.398

- Quy ra giờ nghe Giờ 150

Trong đó: Đã thống kê biên mục Giờ

c) Tổng số tài liệu ảnh

- Phim âm bản (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc 10.000

Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc

- Ảnh (gốc hoặc sao thay gốc) Chiếc 5.065

Trong đó: Đã thống kê biên mục Chiếc

d) Tổng số tài liệu bản đồ

- Bản đồ Bản đồ 4.123

Trong đó: Đã thống kê biên mục Bản đồ 85

6. Tài liệu điện tử

9.636 - Tổng số hồ sơ tài liệu điện tử Hồ sơ/MB MB12TB

Trong đó: Đã tạo lập cơ sở dữ liệu Hồ sơ/MB 4.000

Nguồn: Báo cáo thống kê của Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai 2014

Theo bảng 2.5 cho thấy: Tài liệu hiện đang bảo quản tại sở, ban, ngành và các huyện

chủ yếu là tài liệu giấy, số tài liệu các loại khác chiếm tỷ lệ rất ít.

Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu đã dần đi vào nề nếp, phục vụ tốt hơn cho

công tác phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ.

Kho lưu trữ tỉnh đã được trang bị đầy đủ trang thiết bị đáp ứng được yêu cầu, do

đó tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, nghiêm ngặt theo đúng quy định. Các sở, ban,

ngành và huyện đều bố trí công chức, viên chức kiểm tra thường xuyên công tác bảo

quản tài liệu do đó hồ sơ, tài liệu được bảo quản tốt.

Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, tổ chức chưa được trang bị Kho lưu trữ do

không có diện tích xây kho, không được đầu tư kinh phí hoặc ý thức của lãnh đạo cơ

quan, tổ chức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ chưa cao nên không chú trọng và

quan tâm đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, một số nơi đã được xây Kho lưu

trữ nhưng chưa được đầu tư đủ trang thiết bị lưu trữ nên chưa đảm bảo điều kiện bảo

quản.

2.2.6. Chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Khâu cuối cùng có mục đích quan trọng trong việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

là khai thác sử dụng tài liệu, do đó các cơ quan quản lý nhà nước luôn quan tâm để thực

hiện tốt nhiệm vụ này từ đó giúp tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị trong đời sống xã

hội.

Đối với tài liệu trong phạm vi tỉnh

- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu: 13.569 lượt người

- Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng: 21.050 hồ sơ/đơn vị bảo quản,

10.811 trang tài liệu sao chụp, 831 trang tài liệu được cấp chứng thực lưu trữ, 502 yêu

cầu độc giả.

Đối với tài liệu thuộc Chi cục quản lý

Ngoài việc sử dụng các công cụ tra cứu thiết yếu như mục lục hồ sơ, sổ sách để

quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang từng bước áp

dụng công nghệ thông tin (sử dụng phần mềm số hóa tài liệu) để phục vụ việc tra tìm,

khai thác tài liệu nhanh chóng, hiệu quả.

Hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh chủ yếu là tài liệu

hành chính hình thành trong hoạt động của các sở, ban, ngành. Các cơ quan, tổ chức liên

hệ khai thác phần lớn phục vụ cho công tác chuyên môn của cơ quan. Ngoài ra, Chi cục

Văn thư – Lưu trữ tỉnh cũng phục vụ cho nhu cầu khai thác tài liệu của nhân dân, cán bộ

hưu trí để thực hiện chế độ chính sách (Bình quân một năm phục vụ 100 lượt người đến

khai thác 150 hồ sơ, tài liệu). Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu chủ yếu là đọc tại

chỗ hoặc sao lục khi có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức; công tác quản lý, phục vụ

độc giả (cơ quan, tổ chức, tổ chức, cá nhân …) đều có sổ theo dõi, sổ cấp chứng thực

sao lục.

Chi cục triển khai thực hiện việc thu phí chứng thực, sao lục tài liệu tại Kho lưu trữ

theo Thông tư số 30/2004/TT-BTC ngày 07/4/2004 của Bộ Tài chính; đồng thời báo cáo

hàng tháng tình tình thu phí khai thác tài liệu với cơ quan thuế và nộp phí, lệ phí vào

Ngân sách nhà nước theo quy định.

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ được thực hiện

theo trình tự các bước sau:

- Cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu bao gồm:

giấy giới thiệu đối với cơ quan, tổ chức và Giấy chứng minh nhân dân đối với cá nhân

có nhu cầu khai thác; sau đó điền đầy đủ thông tin vào phiếu yêu cầu khai thác tài liệu.

- Chi cục Văn thư – Lưu trữ tiếp nhận hồ sơ và thực hiện việc phục vụ khai thác,

sử dụng tài liệu; trường hợp không chấp thuận việc cung cấp thông tin về tài liệu thì nêu

rõ lý do cụ thể.

Tùy theo tính chất, mức độ quan trọng của hồ sơ, tài liệu mà có thể phục vụ khai

thác, sử dụng tài liệu theo nhiều hình thức khác nhau.

Công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong những năm quan

luôn được thực hiện tốt và ngày càng được chú trọng hơn, đảm bảo phục vụ kịp thời, có

hiệu quả cho hoạt động của các cơ quan nhà nước cũng như yêu cầu khai thác, sử dụng

tài liệu lưu trữ của người dân trên địa bàn tỉnh.

Tuy nhiên, số lượng tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác còn ít, đặc biệt là Kho lưu

trữ lịch sử. Kho lưu trữ lịch sử được bố trí trong khuôn viên của Trụ sở Khối Nhà nước

tỉnh, diện tích không đủ để bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh nên Chi cục không

thể thu được những tài liệu lưu trữ đã đến hạn nộp lưu của các nguồn nộp lưu theo quy

định, số tài liệu thu về bảo quản trong kho còn hạn chế cũng ảnh hưởng đến số lượng tài

liệu phục vụ cho yêu cầu khai thác sử dụng; bên cạnh đó, do Kho lưu trữ được bố trí ở

tầng 7, Trụ sở Khối nhà nước tỉnh nên ít được người dân biết để đến khai thác; hơn nữa,

nhiều người dân ngại đến các cơ quan công quyền nên cũng ảnh hưởng đến việc khai

thác, sử dụng.

Ngoài ra, việc chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ còn rất hạn chế, chưa tổ chức

công bố tài liệu, công tác triển lãm chưa được thực hiện. Do vậy, tài liệu có giá trị chưa

được khai thác, sử dụng nên chưa phát huy hết giá trị trong đời sống xã hội.

Bên cạnh đó, phương tiện, thiết bị phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu còn thô sơ,

công cụ khai thác sử dụng chủ yếu tại các cơ quan, tổ chức là công cụ truyền thống

(thông qua mục lục hồ sơ), chưa thiết lập được hệ thống công cụ tra cứu điện tử, gây hạn

chế cho công tác tìm kiếm sử dụng tài liệu.

2.3. Đánh giá chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Đồng Nai

2.3.1. Những thành tựu

Qua thời gian qua, chất lượng công tác lưu trữ tại tỉnh Đồng Nai đã có nhiều chuyển

biến tích cực, thể hiện ở các điểm chủ yếu sau đây:

- Nhận thức của các cơ quan, tổ chức về vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của

công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt, tạo điều kiện cho công tác

này ngày càng đi vào nề nếp, từ đó hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các

ngành, địa phương đã được tăng cường nhiều hơn về mọi mặt. Cụ thể:

+ UBND tỉnh đã chỉ đạo các huyện xây kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tại địa

phương. Hiện tại, có 9/11 huyện, thị xã, thành phố đã có Kho lưu trữ.

+ Công tác xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh đang được tiến hành khẩn

trương với quy mô đầu tư xây dựng khoảng 99,8 tỷ đồng để bảo quản tài liệu của tỉnh.

+ Các đề án số hóa tài liệu tài liệu ở huyện, thị xã và thành phố đã và đang được

triển khai để đưa công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ phục vụ yêu cầu khai thác, sử

dụng tài liệu nhanh, hiệu quả của toàn xã hội đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại

hóa.

- Hoạt động quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đã đươc quan tâm và tổ chức thực

hiện có hiệu quả, thể hiện ở việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo; tăng cường kiểm

tra, hướng dẫn nghiệp vụ cho công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền

quản lý ở địa phương. Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã

kịp thời ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện công tác

lưu trữ thống nhất trong toàn tỉnh đạt được những kết quả thiết thực; những văn bản quản

lý, chỉ đạo góp phần tạo cơ sở pháp lý quan trọng cho việc giải quyết những tồn tại ở các

cấp như vấn đề tổ chức cán bộ, chế độ giao nộp tài liệu, chế độ bảo quản tài liệu lưu

trữ....

- Biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ từng bước được tăng cường; công tác đào

tạo, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ được chú trọng; thường xuyên mở các lớp tập huấn,

bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu

trữ trên địa bàn tỉnh nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ lưu trữ đáp ứng

ngày càng tốt hơn yêu cầu công tác của các cơ quan, tổ chức.

- Công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát từng bước được tăng cường, đạt hiệu quả.

2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân

Hạn chế

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, công tác lưu trữ của tỉnh thời gian qua vẫn

còn những hạn chế sau:

- Công tác nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đầy đủ do

lãnh đạo cơ quan, tổ chức chưa chỉ đạo triệt để nên công chức, viên chức không có thói

quen lập hồ sơ công việc hàng ngày.

- Hầu hết các cơ quan, tổ chức đều bố trí công chức, viên chức kiêm nhiệm làm

công tác lưu trữ vì vậy khó đáp ứng yêu cầu của công việc.

- Việc đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị cho công tác lưu trữ còn ít, hạn chế nên chưa

đáp ứng đầy đủ yêu cầu về bảo quản tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin vào công

tác lưu trữ.

- Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa được phân loại chỉnh lý là một trong những tồn

tại cơ bản, phổ biến hiện nay. Tình trạng này đang gây rất nhiều khó khăn cho việc tra

tìm khai thác sử dụng cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào lưu trữ

lịch sử; nếu càng kéo dài thì việc mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị sẽ

khó tránh khỏi.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ chưa được thực hiện

đồng bộ tại các sở, ban ngành. Tình trạng quản lý và tra cứu tài liệu bằng phương pháp

truyền thống phổ biến như hiện nay chưa đáp ứng được yêu cầu công nghiệp hóa, hiện

đại hóa đất nước trong hoạt động của ngành lưu trữ.

- Cơ chế phối hợp giữa các cấp, các ngành chưa thống nhất và thường xuyên và

công tác thanh tra, kiểm tra đã thực hiện nhưng chưa đầy đủ, liên tục.

Nguyên nhân

- Nhận thức của lãnh đạo cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức về tầm quan

trọng của công tác lưu trữ tuy đã được nâng lên nhưng vẫn còn chưa đầy đủ, chưa toàn

diện, dẫn đến việc chỉ đạo và tổ chức thực hiện còn nhiều hạn chế. Lãnh đạo các cấp

chưa có sự quan tâm đúng mức và đầu tư chưa hợp lý cho công tác lưu trữ.

- Về thể chế: Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nhiệm vụ văn

thư, lưu trữ của nhà nước chưa đầy đủ đồng bộ. Chế độ khen thưởng đối với những cán

bộ thực hiện tốt công tác lưu trữ chưa được quan tâm, chế tài xử lý cán bộ vi phạm chưa

rõ ràng; vẫn còn thiếu các văn bản quy phạm hướng dẫn cụ thể các quy định về chế độ

chính sách đối với những người làm công tác lưu trữ.

- Nhiều cơ quan, tổ chức vẫn còn gặp khó khăn trong việc bố trí kinh phí, nhân sự

để chỉnh lý tài liệu, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ công tác lưu trữ do ngân sách

nhà nước còn hạn hẹp.

- Biên chế cho công tác lưu trữ còn thiếu và trình độ công chức, viên chức làm công

tác lưu trữ chưa phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ chuyên môn.

TÓM TẮT CHƯƠNG 2

Nội dung chương 2 đã khái quát về tình hình kinh tế, xã hội tỉnh Đồng Nai và khái

quát về công tác lưu trữ tỉnh Đồng Nai, bao gồm:

- Thứ nhất, công tác tham mưu ban hành văn bản.

- Thứ hai, công tác tổ chức bộ máy.

- Thứ ba, công tác tổ chức cán bộ.

- Thứ tư, công tác đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí.

- Thứ năm, công tác phối hợp.

- Thứ sáu, công tác thanh tra, kiểm tra.

Ngoài ra, chương 2 của luận văn đã phân tích rõ thực trạng công tác lưu trữ trên

địa bàn tỉnh Đồng Nai giai đoạn từ năm 2011 đến năm 2015 về các mặt:

- Một là, chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

- Hai là, chất lượng công tác phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ.

- Ba là, chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

- Bốn là, chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.

- Năm là, chất lượng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Sáu là, chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Qua đánh giá thực trạng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh cho thấy bên cạnh những

mặt đã làm được, vẫn còn một số hạn chế:

- Nhận thức của của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức về vai trò của công tác

lưu trữ chưa cao nên việc thực hiện lập hồ sơ công việc giao nộp vào lưu trữ cơ quan

chưa tốt dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều gây khó khăn cho việc tra

tìm khai thác sử dụng tài liệu cũng như việc lựa chọn tài liệu có giá trị để giao nộp vào

lưu trữ lịch sử.

- Biên chế về công tác lưu trữ còn thiếu, chủ yếu là kiêm nhiệm không đáp ứng

được nhu cầu công việc.

- Cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế

gây khó khăn trong việc bảo quản và tổ chức phục vụ, khai thác tài liệu.

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ chưa đáp dụng đồng bộ

gây khó khăn trong việc quản lý thống nhất trên pham vi toàn tỉnh.

Trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn, luận văn đã đánh giá được những thành tựu đạt

được, đồng thời rút ra những hạn chế để đề ra các giải pháp khắc phục phù hợp với tình

hình thực tiễn.

Chương 3

QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU

TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI ĐẾN NĂM 2025

3.1. Quan điểm, mục tiêu công tác lưu trữ của Việt Nam và tỉnh Đồng Nai

3.1.1. Quan điểm

Quy hoạch ngành lưu trữ phù hợp với Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội.

Quy hoạch ngành lưu trữ nhằm thực hiện các mục tiêu của Chiến lược phát triển

ngành Nội vụ.

Quy hoạch ngành lưu trữ phải có tầm nhìn dài hạn và phải có lộ trình thích hợp

theo yêu cầu phát triển của từng giai đoạn.

Quy hoạch ngành lưu trữ phải phù hợp với yêu cầu hợp tác quốc tế chuyên môn,

nghiệp vụ, khoa học công nghệ về công tác lưu trữ.

3.1.2. Mục tiêu công tác lưu trữ của Việt Nam

Mục tiêu tổng quát

Quản lý thống nhất công tác lưu trữ trên phạm vi cả nước; bảo vệ, bảo quản an toàn

và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ

quốc.

Định hướng sự phát triển của công tác lưu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung

cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối,

phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của Đảng và Nhà

nước, góp phần thực hiện thành công Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn

2011 – 2020.

Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; làm

căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước xây dựng kế hoạch hàng năm,

xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực lưu trữ, đồng thời chủ

động trong việc huy động, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực.

Mục tiêu cụ thể

Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản nghiệp vụ kỹ thuật để

quản lý công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu đổi mới đất nước và hội nhập quốc tế.

Hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy lưu trữ từ trung ương đến địa phương đủ điều

kiện thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác lưu trữ.

Xây dựng nhân lực lưu trữ chất lượng cao, đảm bảo yêu cầu thực hiện thành công

các nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập

của đất nước.

Xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về lưu trữ;

bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia.

Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ, ứng dụng công nghệ thông tin đáp

ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác lưu trữ.

Các chỉ tiêu cụ thể

Đến năm 2020: tài liệu được thu thập vào các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

theo đúng các quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành luật. Về số

lượng, dự báo đến năm 2020 tổng số tài liệu tại các Lưu trữ lịch sử khoảng 400.000 mét

giá.

Tại các Lưu trữ lịch sử (gồm các Trung tâm Lưu trữ quốc gia và Lưu trữ lịch sử ở

các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương), 100% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh và

bảo quản trong các kho lưu trữ chuyên dụng, trong đó 20.000.000 trang tài liệu được số

hóa.

10% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 30% hồ sơ tài liệu được công bố, triễn

lãm giới thiệu cho công chúng; bình quân hàng năm, phục vụ 10.000 lượt người/năm

đến khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Đến năm 2030: số lượng tài liệu bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử khoảng 700.000

mét giá, trong đó 40.000.000 trang tài liệu được số hóa; 50% hồ sơ lưu trữ được khai

thác sử dụng, 50% hồ sơ tài liệu được công bố, triễn lãm giới thiệu cho công chúng; bình

quân hàng năm phục vụ 20.000 lượt người/năm đến khai thác sử dụng, trong đó 20%

thông tin của tài liệu lưu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) được cung cấp trên mạng diện

rộng của ngành lưu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng.

Hoàn thiện hệ thống công cụ tra tìm tài liệu truyền thống và đẩy mạnh việc xây

dựng các cơ sở dữ liệu phục vụ quản lý và khai thác sử dụng tài liệu trong toàn ngành.

3.1.3. Mục tiêu công tác lưu trữ của tỉnh Đồng Nai

Mục tiêu tổng quát

Quản lý thống nhất công tác lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an

toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ có hiệu quả sự nghiệp xây dựng và bảo

vệ Tổ quốc.

Định hướng sự phát triển của công tác lưu trữ nhằm góp phần cung cấp thông tin

làm căn cứ để các cơ quan quản lý nhà nước xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các

nguồn lực cho quá trình đầu tư phát triển đúng định hướng của tỉnh, góp phần thực hiện

thành công Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai trong những năm

tiếp theo.

Tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, làm

căn cứ cho các cơ quan, tổ chức trong bộ máy nhà nước chủ động xây dựng kế hoạch

hàng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát triển về lĩnh vực lưu trữ.

Mục tiêu cụ thể

Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

để quản lý công tác lưu trữ đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa của tỉnh Đồng

Nai.

Hoàn thiện tổ chức bộ máy làm lưu trữ từ tỉnh đến huyện và cấp phường, xã để

thực hiện chức năng quản lý thống nhất công tác này.

Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuẩn mực, được đào tạo đúng chuyên

môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ mới.

Xây dựng cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử

dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ của địa phương.

Nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại

hóa công tác lưu trữ.

Các chỉ tiêu

Đến năm 2020 tài liệu được thu thập vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo

đúng quy định của Luật Lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật, cụ thể:

-Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh

+ 80% tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lưu

trữ chuyên dụng, trong đó có 30% tài liệu được số hóa.

+ 40% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, 30% hồ sơ, tài liệu được công bố, giới

thiệu cho công chúng; bình quân hàng năm phục vụ trên 500 lượt người đến khai thác,

sử dụng tài liệu lưu trữ.

-Tại Lưu trữ huyện

+ 80% tài liệu các phòng, ban chuyên môn được chỉnh lý hoàn chỉnh và giao nộp

về Lưu trữ huyện để lựa chọn và nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh.

+ 30% hồ sơ lưu trữ được khai thác sử dụng, tài liệu được công bố, giới thiệu rộng

rãi cho nhân dân, bình quân hàng năm phục vụ 400 lượt người đến khai thác, sử dụng tài

liệu tại Lưu trữ huyện.

+ Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý hồ sơ tài liệu và phục

vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao.

3.2. Một số giải pháp cơ bản nâng cao chất lượng công tác lưu trữ nhằm phục

vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai đến năm 2025

3.2.1. Hoàn thiện hệ thống các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo công tác lưu trữ

Nghị quyết Đại hội Đảng bộ tỉnh Đồng Nai lần thứ X xác định phương hướng phát

triển kinh tế - xã hội của tỉnh như: tiếp tục phát triển kinh tế với nhịp độ nhanh, bền vững.

Xây dựng nền văn hóa tiên tiến, đậm đà bản sắc văn hóa dân tộc; xây dựng con người

phát triển toàn diện. Tăng cường công tác bảo vệ và cải thiện môi trường. Chủ động ứng

phó thích ứng với biến đổi khí hậu, phòng tránh thiên tai. Tăng cường tiềm lực quốc

phòng, an ninh. Tiếp tục tạo sự chuyển biến, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác dân

vận. Hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả hoạt động bộ máy

nhà nước. Tập trung xây dựng Đảng trong sạch, vững mạnh, nâng cao năng lực lãnh đạo

và sức chiến đấu của các tổ chức Đảng, chất lượng đội ngũ cán bộ, đảng viên. Tập trung

xử lý tốt các mối quan hệ giữa yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội, đầu tư kết cấu hạ tầng

với khả năng về nguồn lực, vấn đề môi sinh, môi trường, giải quyết an sinh xã hội về

hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước.

Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật là một nhiệm vụ

bắt buộc của các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ. Nhà nước ta là nhà nước pháp

quyền, mọi hoạt động quản lý đều phải dựa trên pháp luật và văn bản pháp luật trở thành

công cụ để nhà nước quản lý xã hội. Cũng như các hoạt động khác, trong hoạt động lưu

trữ, các văn bản quản lý cần phải được ban hành kịp thời, thường xuyên, liên tục để bắt

kịp với nhu cầu của thực tiễn. Ngoài ra, phải định kỳ tiến hành rà soát xem quy định nào

không còn phù hợp, cần phải bổ sung, chỉnh sửa, góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ phát

triển.

Các Đại hội Đảng toàn quốc gần đây nhất của Đảng ta đã đề ra chiến lược phát

triển kinh tế - xã hội; để thực hiện chiến lược đó, một phương hướng, nhiệm vụ hết sức

quan trọng là phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước đối với

mọi mặt của đời sống xã hội. Trong quá trình đó, tăng cường sự lãnh đạo của Đảng và

quản lý của Nhà nước đối với công tác lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết. Trong lĩnh vực

này, việc đẩy mạnh xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, quản lý của Đảng

và Nhà nước đối với công tác lưu trữ được coi là một nội dung quan trọng hàng đầu để

bảo đảm cho công tác này có thể phát triển nhanh và đúng hướng. Vì vậy, cần chú trọng

ban hành những văn bản chỉ đạo chung đối với các cơ quan, tổ chức; các văn bản đó cần

khẳng định những quan điểm chỉ đạo cơ bản của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu

trữ; tuyên truyền, giáo dục cho mọi người nhằm nâng cao nhận thức và ý thức trách

nhiệm của cán bộ, đảng viên và xã hội đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ; xác

định những nguyên tắc, biện pháp chủ yếu và có tính thống nhất cao về công tác lưu trữ.

Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộ Nội vụ, các văn bản

hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Chi cục Văn thư – Lưu trữ cần tham

mưu xây dựng và ban hành hệ thống các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện đồng bộ

các nội dung công tác lưu trữ tại tỉnh, bao gồm: công tác tổ chức, biên chế; công tác đào

tạo, bồi dưỡng; công tác kiểm tra, thanh tra các quy định về lưu trữ; công tác quản lý tài

liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.

Bên cạnh đó, Chi cục Văn thư – Lưu trữ phải thường xuyên tham mưu Sở Nội vụ

ban hành văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ lưu trữ đến các cơ quan, tổ chức trong

tỉnh. Ngoài ra, cần tham mưu cho Sở Nội vụ trong việc cụ thể hóa các văn bản pháp luật

về lưu trữ, áp dụng đúng quy định và phù hợp với thực tiễn địa phương.

3.2.2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy và nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu của công

tác lưu trữ

Các cơ quan, đơn vị cần bố trí cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ chuyên nghiệp,

có đạo đức phẩm chất tốt, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng, cơ cấu hợp lý, có trình độ

chuyên môn nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị đáp ứng yêu cầu phát triển của ngành.

- Cấp tỉnh:

+ Chi cục Văn thư – Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đảm bảo đủ biên chế thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh và tổ chức sử

dụng có hiệu quả tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ chuyên dụng.

+ Các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước bố trí đủ biên

chế công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo đúng chuyên môn nghiệp vụ, có trình

độ từ Trung cấp lưu trữ trở lên.

- Đối với cấp huyện: biên chế cho công tác quản lý nhà nước về lưu trữ bao gồm

người phụ trách quản lý nhà nước và cán bộ lưu trữ phụ trách kho lưu trữ để sắp xếp,

chỉnh lý tài liệu chuẩn bị cho việc nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.

- Đối với cấp phường, xã: bố trí công chức có đủ trình độ từ Trung cấp lưu trữ trở

lên để phụ trách công tác lưu trữ.

Trong thời đại phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin và bối cảnh hội nhập quốc

tế hiện nay, để đáp ứng các yêu cầu thực hiện việc quản lý, bảo quản và phát huy hiệu

quả giá trị các tài liệu lưu trữ, việc đào tạo một đội ngũ cán bộ lưu trữ thành thạo về công

nghệ thông tin, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ ngày càng trở nên cấp thiết.

Hiện nay, biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ còn hạn chế, trình độ chuyên môn

chủ yếu có được nhờ kinh nghiệm thực tiễn, số người được đào tạo từ các trường lớp lưu

trữ chính quy chỉ chiếm một phần rất nhỏ, điều đó ảnh hưởng đến chất lượng công tác

lưu trữ nói chung, đến chuyên môn kỹ thuật bảo quản tài liệu, đến việc nghiên cứu ứng

dụng khoa học công nghệ vào lưu trữ nói riêng và ảnh hưởng đến nhận thức của cán bộ

lưu trữ về việc đẩy mạnh khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Vì thế, đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, nhân viên làm công tác lưu trữ là một nhiệm

vụ thường xuyên.

Về nhân lực làm công tác lưu trữ

Để thực hiện được việc đào tạo, bồi dưỡng thì trước hết phải có nguồn nhân lực

cho công tác lưu trữ. Nguồn nhân lực này hiện nay còn thiếu tại các cơ quan, tổ chức

trên địa bàn tỉnh, cán bộ làm công tác lưu trữ chủ yếu là kiêm nhiệm. Vì thế, cần bổ sung

nguồn lực này cho các cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện việc đào tạo bồi dưỡng.

Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ

- Định kỳ mở lớp bồi dưỡng tập huấn kiến thức về công tác quản lý Nhà nước về

lưu trữ cho lãnh đạo sở, ngành, đơn vị để nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ và giúp

các cán bộ lãnh đạo hiểu rõ, hiểu sâu các kiến thức quản lý nhà nước về lưu trữ để chỉ

đạo tốt công tác lưu trữ tại đơn vị mình. Đồng thời, mở các lớp về các nghiệp vụ lưu trữ

như: nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu, nghiệp vụ chuẩn bị hồ sơ để nộp vào lưu trữ lịch sử, bảo

quản tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ…

- Đặc biệt chú trọng việc tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý,

ứng dụng công nghệ thông tin và các thành tựu khoa học công nghệ vào công tác bảo

quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật thúc đẩy

nhanh tiến trình hiện đại hóa công tác lưu trữ, từ đó nó cũng đặt ra những yêu cầu hoàn

toàn mới đối với nhận thức và năng lực của người quản lý. Vì thế, các lớp đào tạo bồi

dưỡng cần thực hiện cho cả cán bộ nhân viên và người quản lý để trước hết là nâng cao

nhận thức của họ đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ.

- Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công

tác lưu trữ định kỳ hàng năm trên cơ sở tiến hành khảo sát trình độ của các cán bộ, công

chức, viên chức làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, các huyện, thị xã, thành

phố trong phạm vi toàn tỉnh.

Ngoài ra, cần không ngừng học hỏi kinh nghiệm của các quốc gia tiên tiến trên thế

giới về ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào lưu trữ. Tổ chức các hội nghị,

hội thảo về việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào lưu trữ với các tỉnh bạn

để trao đổi, học tập kinh nghiệm lẫn nhau, hướng tới việc ứng dụng một cách đồng bộ.

Đẩy mạnh liên kết, thúc đẩy hợp tác nâng cao nghiệp vụ quản lý và triển khai ứng dụng

tài liệu điện tử với các nước trên thế giới đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa

đất nước.

3.2.3. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí phục vụ công tác

lưu trữ

Đầu tư kinh phí xây dựng kho lưu trữ huyện và các cơ quan, tổ chức; đổi mới trang

thiết bị, ứng dụng khoa học kỹ thuật nhằm hiện đại hóa công tác lưu trữ là vấn đề cần

thiết, quan trọng nhằm quản lý tốt tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ.

Cùng với việc xây dựng Kho, vấn đề đổi mới trang thiết bị, góp phần hiện đại hóa

công tác lưu trữ là yếu tố đảm bảo quản lý tốt tài liệu giai đoạn hiện nay. Sự phát triển

nhanh chóng của khoa học kỹ thuật làm đổi mới, hiện đại hóa nhanh chóng các trang

thiết bị văn phòng; các trang thiết bị bảo quản tài liệu như giá, tủ, cặp đựng hồ sơ, được

nghiên cứu cải tiến để thuận lợi cho việc bảo quản: tiết kiệm diện tích, chống mối mọt,

côn trùng, ẩm mốc đáp ứng yêu cầu thẩm mỹ. Hệ thống trang thiết bị như máy điều hòa

nhiệt độ, độ ẩm, máy hút bụi, máy báo động, báo cháy, báo trộm và những phương tiện

để tu bổ, phục chế, bảo hiểm tài liệu cần được trang bị đầy đủ để bảo quản tốt tài liệu.

Hiện nay, trên địa bàn tỉnh Đồng Nai chỉ có một số đơn vị được xây dựng Kho lưu

trữ; tuy nhiên vẫn chưa được đầu tư trang thiết bị đúng chuẩn theo quy định. Vì vậy, việc

đầu tư kinh phí để xây dựng kho lưu trữ đúng quy cách, đủ diện tích bảo quản tài liệu và

trang bị máy móc, thiết bị đầy đủ đối với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh nhằm

phòng chống, hạn chế các yếu tố gây hại cho tài liệu, kéo dài tuổi thọ của tài liệu, quản

lý tốt tài liệu lưu trữ là một yêu cầu cần được quan tâm.

Cần bố trí kinh phí để thực hiện Đề án sưu tầm tài liệu quý, hiếm và Đề án xử lý

tài liệu tồn đọng, tích đống.

3.2.4. Hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa các đơn vị liên quan để nâng cao chất

lượng, hiệu quả công tác lưu trữ

Cần đẩy mạnh công tác phối hợp để tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật,

nâng cao nhận thức của các ngành các cấp và nhân dân về công tác Lưu trữ theo quy

định của Luật Lưu trữ từ đó nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm, sự quan tâm của toàn

xã hội đối với công tác lưu trữ mới phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ trong công

cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.

Tăng cường sự lãnh đạo, chỉ đạo thống nhất, đồng bộ giữa Trung ương với địa

phương, giữa địa phương với các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh về công tác lưu trữ

nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác.

Tăng cường phối hợp với cơ quan chuyên môn hoặc cơ sở đào tạo trong việc đào

tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

lưu trữ để đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ.

Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đối với các

cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý, đặc biệt là công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ

vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo quy định.

Cần phải tổ chức các đợt kiểm tra chuyên đề, kiểm tra chéo về lĩnh vực lưu trữ để

thúc đẩy phong trào thi đua giữa các cơ quan, tổ chức. Qua kiểm tra phát hiện những hạn

chế, thiếu sót để giúp các cơ quan, tổ chức có biện pháp khắc phục, ngăn ngừa những sai

phạm có thể xảy ra trong quá trình triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về

lĩnh vực này. Ngoài ra, có thể kết hợp thanh tra công vụ để thanh tra, kiểm tra.

3.2.5. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung và xử lý tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu

trữ; nghiệp vụ này tạo tiền đề cho các giai đoạn sau thực hiện.

Đối với tài liệu trong phạm vi tỉnh

Đối với tài liệu trong phạm vi tỉnh thì công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

được tổ chức ở tất cả các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh và cấp huyện. Công tác thu thập tài

liệu được thực hiện để bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan trước khi đưa vào lưu trữ lịch

sử do Chi cục Văn thư – Lưu trữ quản lý.

Việc thu thập, bổ sung tài liệu được thực hiện trước hết từ công tác lập hồ sơ. Công

tác này là giai đoạn khởi đầu cho việc hình thành tài liệu lưu trữ. Lập hồ sơ tốt thì khi

giải quyết công việc xong, tài liệu, hồ sơ đưa vào lưu trữ sẽ rất dễ dàng, thuận lợi. Ngược

lại, nếu lập hồ sơ không tốt, khi đưa vào lưu trữ, cán bộ lưu trữ sẽ phải rà soát, phân loại

thành hồ sơ thêm một lần nữa, tốn rất nhiều thời gian và công sức. Vì thế, ngay từ giai

đoạn này, cần chú ý lập nghiêm túc và đảm bảo chất lượng hồ sơ, vì những người lập hồ

sơ là những người trực tiếp giải quyết vụ việc nên nắm rõ về trình tự giải quyết, việc lập

hồ sơ sẽ đơn giản hơn rất nhiều so với việc khi đã đưa tài liệu (ở dạng bó, gói) vào lưu

trữ rồi mới tiến hành lập hồ sơ. Nếu hồ sơ đã được lập trong quá trình giải quyết công

việc thì đến hạn giao nộp, người lập hồ sơ chỉ việc chuyển giao nguyên trạng các hồ sơ

đã lập cho bộ phận lưu trữ cơ quan. Từ lưu trữ cơ quan tiếp tục chuyển giao các hồ sơ

đó vào lưu trữ lịch sử.

Các cán bộ lãnh đạo, những người đứng đầu cần tích cực chỉ đạo cho công chức,

viên chức thực hiện lập hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc, làm cơ sở để giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của cơ quan. Việc nâng cao nhận thức cho đội ngũ

cán bộ công chức, viên chức đóng một vai trò vô cùng quan trọng, vì đó là những người

trực tiếp lập hồ sơ.

Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan cũng rất quan trọng. Theo quy định hiện

nay thì sau thời hạn 01 năm kể từ khi công việc kết thúc, hồ sơ phải được giao nộp vào

lưu trữ cơ quan, nếu muốn giữ lại để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu

cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ

quan, thời hạn giữ lại cũng không được quá 02 năm. Tuy nhiên, rất nhiều cơ quan, tổ

chức hiện nay trên địa bàn tỉnh chưa thực hiện tốt công tác này. Hồ sơ, tài liệu sau khi

giải quyết xong vẫn được để ở dạng bó, gói tại phòng làm việc; lưu trữ cơ quan cũng

không thực hiện việc thu thập, điều này ảnh hưởng xấu đến công tác giữ gìn và bảo quản

hồ sơ, tài liệu. Vì thế, cần nâng cao ý thức cho các cán bộ, nhân viên, đề cao tinh thần

trách nhiệm của cán bộ lưu trữ cơ quan tại cơ quan để thực hiện nghiêm túc việc thu thập

tài liệu.

Theo đó, các đơn vị cần ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình giải quyết và

trao đổi văn bản của cơ quan, từng bước thay thế cho việc dùng văn bản, giấy tờ hành

chính trong truyền đạt thông tin, giải quyết công việc, giảm bớt số lượng tài liệu giấy,

hạn chế tình trạng tích đống tài liệu lưu trữ.

Đối với tài liệu do Chi cục trực tiếp thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử: đây là một nhiệm vụ được lưu trữ

lịch sử tiến hành thường xuyên. Thực hiện tốt công tác này sẽ góp phần làm phong phú

thêm số lượng tài liệu có trong kho lưu trữ, phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng

về lâu dài. Đồng thời, khi được thu thập vào kho, tài liệu sẽ được bảo quản trong một

điều kiện tốt nhất, tránh được sự hư hỏng, thất lạc, mất mát do các điều kiện khách quan

và chủ quan.

- Thu thập tài liệu lịch sử từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: hướng dẫn

các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp cho Chi cục

sau khi Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh được xây dựng xong và khi đến hạn giao nộp cần

đôn đốc các đơn vị tiến hành giao nộp tài liệu không được chậm trễ; đối với các cơ quan,

tổ chức không giao nộp đúng hạn thì phải có biện pháp xử lý phê bình, nhắc nhở.

- Thu thập tài liệu quý hiếm có giá trị trong nhân dân: bên cạnh việc thu thập tài

liệu lịch sử của các cơ quan, tổ chức thì Chi cục cũng cần tiếp tục thực hiện việc thu thập

những tài liệu có giá trị đang còn được lưu giữ trong nhân dân theo đúng tinh thần Luật

Lưu trữ, Chỉ thị 05/2007/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Đề án sưu tầm tài liệu

quý, hiếm của tỉnh.

Chỉnh lý tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ rất quan trọng của công tác

lưu trữ, là công việc rất phức tạp, mất nhiều thời gian, công sức của các lưu trữ cơ quan,

lưu trữ lịch sử.

Nguyên tắc chỉnh lý:

- Không phân tán phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị hình thành phông phải

được chỉnh lý sắp xếp riêng biệt.

- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải

tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc.

- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức

hình thành tài liệu, sự liên hệ logic vào lịch sử của tài liệu.

Để nâng cao chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu, thiết nghĩ giải pháp đầu tiên là nâng

cao chất lượng lập hồ sơ hiện hành của cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ

chức. Mỗi cơ quan, tổ chức phải ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan, trên cơ sở đó công

chức, viên chức lập hồ sơ công việc, sau khi kết thúc công việc trong 01 năm sẽ thực

hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Nếu làm tốt công tác này sẽ tạo điều

kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Trên thực tế, phần lớn cán bộ, công chức, viên chức không thực hiện việc lập hồ

sơ công việc dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống ở các cơ quan, tổ chức trong

toàn tỉnh còn khá nhiều. Theo thống kê, khối lượng tài liệu tồn đọng, tích đống của tỉnh

Đồng Nai đến thời điểm hiện tại cần chỉnh lý hoàn chỉnh tổng cộng là 14.418 mét, chủ

yếu là khối tài liệu hành chính. Vì vậy, cần xây dựng và tổ chức thực hiện Đề án xử lý

tài liệu tích đống trong những năm tiếp theo, thực hiện thường xuyên cho đến khi số tài

liệu tích đống được xử lý hết. Sau khi đã xử lý hết số lượng tồn đọng, tích đống thì các

tài liệu hình thành tiếp theo sẽ được sắp xếp theo đúng quy trình, phân loại và lập hồ sơ

ngay từ khi bắt đầu giải quyết công việc để có thể giao nộp hồ sơ, tài liệu ở giai đoạn

hiện hành chuyển sang lưu trữ. Trong quá trình xử lý nghiệp vụ, tài liệu được phân loại,

xác định giá trị để đưa vào bảo quản có thời hạn hoặc bảo quản vĩnh viễn hoặc đối với

những tài liệu hết giá trị thì xử lý theo quy định của pháp luật.

3.2.6. Nâng cao chất lượng xác định giá trị tài liệu lưu trữ và có thông tin kịp

thời phục vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh

Để nâng cao chất lượng công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần phải:

- Nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu.

Ở tất cả các cơ quan, tổ chức (lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử và cơ quan quản lý

về lưu trữ) cần thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo quy định tại Điều 18 của

Luật Lưu trữ, trong đó nên mời những người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định

giá trị nhằm lựa chọn được những tài liệu có lượng thông tin tối đa với số lượng tài liệu

tối thiểu để bảo quản và phục vụ cho các nhu cầu của xã hội.

Hoạt động của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Chi cục Văn thư – Lưu trữ cần

được tổ chức hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng tài liệu thu thập vào Lưu trữ lịch

sử, đồng thời giảm bớt các thủ tục hành chính và thời gian giải quyết trong quá trình thu

thập tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử đối với các cơ quan, tổ chức. Để thực hiện được

nhiệm vụ này, thành viên của Hội đồng xác định giá trị của các cơ quan quản lý lưu trữ

cũng cần phải được lựa chọn, với sự tham gia của chuyên viên nghiệp vụ, đại diện lãnh

đạo đơn vị có tài liệu cần giao nộp, đại diện của lưu trữ lịch sử có thẩm quyền thu tài

liệu và người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu, các chuyên gia về lưu trữ.

- Rà soát, tập hợp và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật về công tác xác

định giá trị tài liệu.

Hiện nay, bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến trong các cơ quan, tổ chức

(Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ) và một số bảng thời hạn

bảo quản tài liệu chuyên ngành (Ngân hàng, Tài chính, Thuế, Kho bạc, Bảo hiểm xã

hội...) được các cơ quan, tổ chức áp dụng khi thực hiện các bước nghiệp vụ của công tác

lưu trữ như: thu thập, xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu hết giá trị, thẩm định tài

liệu nộp lưu, thẩm định tài liệu hết giá trị… Tuy nhiên, do các văn bản này chưa được

hệ thống hóa một cách khoa học để người làm lưu trữ (đặc biệt là cán bộ, công chức

quản lý có chức năng thẩm định tài liệu giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử, thẩm định

tài liệu hết giá trị) có cơ sở pháp lý để thực hiện các công việc chuyên môn.

Nhằm giúp công chức, viên chức nắm bắt đầy đủ các quy định của pháp luật trong

việc xác định giá trị tài liệu, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần phối hợp với các

bộ, ngành liên quan rà soát, tập hợp và hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật về

công tác xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là các văn bản có nội dung liên quan đến việc

xác định giá trị tài liệu, về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành đang được quy

định ở nhiều văn bản khác nhau, đồng thời phổ biến rộng rãi để các cơ quan, tổ chức

thực hiện thống nhất.

- Vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài

liệu.

Mỗi phương pháp, nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu có vai trò, vị trí

độc lập có thể cho thấy giá trị của tài liệu trên từng phương diện cụ thể nhưng lại có mối

quan hệ logic với nhau. Do vậy, khi xác định giá trị tài liệu phải biết vận dụng linh hoạt

các phương pháp, nguyên tắc, tiêu chuẩn đối với từng trường hợp cụ thể. Vì vậy, cần

phải kết hợp cả nguyên tắc toàn diện và tổng hợp, phương pháp hệ thống, phương pháp

phân tích chức năng và tiêu chuẩn vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu

để xác định được giá trị tài liệu trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành

phông.

Thông tin thống kê về công tác lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức, cung cấp những thông tin chính xác và kịp thời trong hoạt động

quản lý về công tác lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hành chính

nói chung và hoạt động chuyên môn của mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng. Tuy nhiên, công

tác thống kê trong lĩnh vực lưu trữ nhìn chung vẫn còn nhiều hạn chế như: chế độ báo

cáo chưa kịp thời, thông tin trong báo cáo chưa đầy đủ; nguyên nhân là do nhận thức về

công tác thống kê chưa cao và công tác tuyên truyền pháp luật về thống kê chưa sâu

rộng. Để nâng cao chất lượng công tác thống kê trong lĩnh vực lưu trữ được thể hiện một

cách thống nhất và có hiệu quả, cần phải:

- Tăng cường tuyên truyền văn bản quy định và hệ thống pháp luật về công tác

thống kê.

- Kiện toàn bộ phận thống kê chuyên trách tại mỗi cơ quan, tổ chức để thực hiện

nhiệm vụ thống kê về lĩnh vực hoạt động lưu trữ và các lĩnh vực khác khi có yêu cầu.

- Cấp tỉnh phối hợp với Cục Thống kê tỉnh, cấp huyện phối hợp với Chi cục Thống

kê huyện, cấp xã có công chức chuyên môn về thống kê.

Cần tiếp tục triển khai thực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ đến các sở, ban, ngành

để xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hóa nhằm thống nhất

quản lý công tác lưu trữ trên phạm vi toàn tỉnh đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện

đại hóa.

3.2.7. Nâng cao chất lượng công tác bảo quản, khai thác, sử dụng hiệu quả tài

liệu lưu trữ phục vụ phát triển kinh tế - xã hội

Bảo quản tài liệu lưu trữ là một công việc rất quan trọng, là nhiệm vụ trọng tâm

của các kho lưu trữ.

Bảo quản tốt thì tài liệu mới được gìn giữ cẩn thận, lâu dài, hạn chế được những hư

hỏng do các điều kiện tự nhiên (ánh sáng, nhiệt độ, độ ẩm…) và do sức chủ quan của

con người. Việc bảo quản sẽ được thực hiện liên tục, ổn định và có biện pháp ngăn ngừa

những nhân tố tác động xấu đến việc bảo quản an toàn tài liệu. Do đó cần thực hiện đúng

các quy định của Bộ Nội vụ về việc xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng của tỉnh để tiếp

nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức đến hạn nộp lưu để đảm bảo tiêu chuẩn lưu

giữ tài liệu theo đúng quy định.

Đối với công tác lưu trữ thì mục đích cuối cùng là tài liệu lưu trữ phải được đưa ra

khai thác sử dụng phục vụ các nhu cầu nghiên cứu của xã hội, phục vụ các lợi ích của

quốc gia, góp phần cho sự phát triển kinh tế - xã hội, trong đó còn có một mục tiêu quan

trọng là bảo vệ chủ quyền và an ninh Tổ quốc; nhiệm vụ công bố và phục vụ khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ trở thành nguyên tắc chung, tránh được tình trạng tài liệu bị đóng

kín trong kho lưu trữ không được đưa ra khai thác, hoặc tình trạng cho khai thác quá sớm

các tài liệu lưu trữ mật, tài liệu cá nhân, hoặc sử dụng ồ ạt các tài liệu lưu trữ quý hiếm.

Do đó, cần phải:

- Đẩy mạnh việc công bố giới thiệu tài liệu quý hiếm trên các phương tiện thông

tin đại chúng và trưng bày trong các dịp kỷ niệm và các ngày lễ lớn của dân tộc; tổ chức

giới thiệu, triển lãm những tài liệu có giá trị để thu hút đông đảo độc giả quan tâm đến

tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức các sự kiện để tuyên truyền, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng là

một giải pháp cần thiết. Vì vậy, cần phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức các sự

kiện để kỷ niệm và phát huy giá trị của di sản tài liệu; các hội thảo, hội nghị về tầm quan

trọng của các di sản tư liệu, cần tích cực quảng bá tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ.

Mỗi khi sưu tập được một tài liệu giá trị hay khi có các sự kiện quan trọng của quốc gia,

cần tổ chức ngay các sự kiện đặc biệt về lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

- Tích cực tuyên truyền về giá trị và tầm quan trọng của các tài liệu lưu trữ trong

nhân dân, để họ có ý thực bảo vệ. Đồng thời, nâng cao nhận thức của các cán bộ, nhân

viên tại kho lưu trữ lịch sử về chức năng cuối cùng của tài liệu lưu trữ là để phục vụ độc

giả để từ đó, xây dựng những phương án, giải pháp phục vụ tốt nhất.

- Giới thiệu rộng rãi hình ảnh của Chi cục Văn thư – Lưu trữ, đặc biệt là kho bảo

quản tài liệu lưu trữ. Hiện nay, Kho lưu trữ của tỉnh chỉ có chức năng chính là thu thập,

giữ gìn, bảo quản tài liệu lưu trữ, chưa thực sự trở thành nơi để độc giả tìm đến khai thác

sử dụng tài liệu. Người dân chưa biết nhiều về Kho lưu trữ này, thậm chí chưa biết được

trụ sở của kho nằm ở đâu. Vì thế, các tài liệu trong Kho chưa thực hiện được mục tiêu

cuối cùng là để phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng. Các tài liệu nằm im trong kho từ

năm nay qua năm khác, tuy không bị mất mát, thất lạc về số lượng tài liệu nhưng bị mất

mát về giá trị sử dụng của chính tài liệu. Để khắc phục tình trạng này, có một giải pháp

khá mới mẻ là giới thiệu về hình ảnh của kho lưu trữ cho đại bộ phận công chúng được

biết, thông qua các việc xây dựng các bộ phim hình ảnh công bố trên các phương tiện

truyền thông công cộng. Nội dung bộ phim đề cập tới công tác đào tạo ngành nghề lưu

trữ và những công tác khai thác, bảo quản tài liệu lưu trữ, đề ra tầm nhìn xa đối với tương

lại của ngành lưu trữ, nội dung đề cập trong bộ phim cũng hướng công chúng hình dung

ra bức tranh về nghề lưu trữ và lĩnh vực lưu trữ. Hình ảnh phim sẽ đánh dấu sự trưởng

thành trên con đường hướng tới sự chuyên nghiệp trong việc định hướng thị trường

quảng bá hình ảnh dựa trên các phương tiện truyền thông hiện đại.

3.3. Một số kiến nghị đối với Trung ương và địa phương

3.3.1. Đối với Trung ương

Bộ Nội vụ cần quy định việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức chuyên trách đối

với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để bổ sung biên

chế làm công tác lưu trữ vì hiện nay đa số cán bộ làm công tác lưu trữ tại các cơ quan,

tổ chức chủ yếu là kiêm nhiệm, vì vậy không đáp ứng được nhu cầu công việc gây ảnh

hưởng đến chất lượng công tác lưu trữ.

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần nghiên cứu trình các cơ quan nhà nước có

thẩm quyền xây dựng các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ như: quy định rõ

hơn về quy trình, biện pháp thực hiện xã hội hóa các dịch vụ lưu trữ, quy định xử lý vi

phạm hành chính trong công tác lưu trữ… Đồng thời, ban hành, điều chỉnh, bổ sung các

chế độ đãi ngộ đối với cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ.

Về ứng dụng công nghệ thông tin: kiến nghị xây dựng phần mềm chung về công

tác lưu trữ đối với Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố. Hiện nay, phần mềm chung về công

tác lưu trữ chưa được xây dựng thống nhất. Mỗi tỉnh có một chương trình lưu trữ theo

các hình thức khác nhau do các tỉnh tự xây dựng. Do đó, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà

nước xây dựng phần mềm chung về công tác lưu trữ chung cho các tỉnh, các tỉnh thực

hiện việc thao tác trên phần mềm và báo cáo về cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,

tạo thuận lợi cho công tác tổng hợp, thống kê và quản lý trên phạm vi cả nước.

Về vấn đề tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ: cần ban hành các văn bản quy

định về tiêu chuẩn quốc gia về lưu trữ; có như thế công tác lưu trữ mới có điều kiện sớm

đi vào nề nếp. Đã đến lúc cần xây dựng những nguyên tắc để làm chỗ dựa cho việc chuẩn

hóa các thuật ngữ, các khái niệm sử dụng trong lưu trữ, các thông số kỹ thuật thiết kế

kho lưu trữ chuyên dụng, các tiêu chuẩn phục vụ công nghệ thông tin trong lưu trữ như

các công cụ tra tìm tài liệu, các sổ sách thống kê, khung phân loại thông tin cho các loại

kho lưu trữ…, các tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ, các tiêu chuẩn

nghiệp vụ của đội ngũ công chức lưu trữ… Phải nhanh chóng áp dụng được hệ thống

quản lý chất lượng (ISO) vào công tác lưu trữ để giúp cho việc thống nhất các hoạt động

trong lĩnh vực này, đưa lưu trữ nước nhà đạt đến trình độ cao và nâng cao khả năng hội

nhập với cộng đồng lưu trữ quốc tế.

3.3.2. Đối với địa phương

Tăng cường công tác chỉ đạo của Đảng và chính quyền đối với công tác lưu trữ

nhằm quản lý thống nhất trong tổ chức thực hiện.

Ban hành văn bản chỉ đạo và có biện pháp xử lý nhằm đôn đốc các cơ quan, tổ chức

giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng.

Cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ để quản lý

thống nhất trên phạm vi toàn tỉnh.

Đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và kinh phí phục vụ công tác lưu trữ.

TÓM TẮT CHƯƠNG 3

Từ thực trạng công tác lưu trữ tại Chương 2, Chương 3 đề ra những giải pháp để

khắc phục hạn chế và phát huy thành tựu, dựa trên các chủ trương của Đảng và Nhà nước

ở trung ương và ở tỉnh, xuất phát từ các yêu cầu đối với công tác lưu trữ trong giai đoạn

hiện tại, đồng thời dựa trên những nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ.

Nội dung của chương 3 đã thực hiện được các điểm sau:

- Thứ nhất, làm rõ quan điểm và mục tiêu của công tác lưu trữ ở Việt Nam nói

chung và Đồng Nai nói riêng.

- Thứ hai, đề xuất được các giải pháp cơ bản nhằm nâng cao chất lượng công tác

lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025 đó là:

Giải pháp chung

+ Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo.

+ Hoàn thiện tổ chức bộ máy.

+ Hoàn thiện tổ chức đội ngũ cán bộ.

+ Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, kinh phí.

+ Hoàn thiện cơ chế phối hợp.

+ Thanh tra, kiểm tra, xử lý sau kiểm tra.

Giải pháp cụ thể

+ Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

+ Nâng cao chất lượng công tác phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài liệu lưu trữ.

+ Nâng cao chất lượng công tác thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ.

+ Nâng cao chất lượng công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

+ Nâng cao chất lượng công tác tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Thứ ba, đề xuất một số kiến nghị đối với Trung ương và địa phương để công tác

lưu trữ được quan tâm và tổ chức thực hiện đạt hiệu quả.

KẾT LUẬN

Qua nghiên cứu những vấn đề lý luận về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ và thực

trạng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai, đề ra những giải pháp để công tác này

được thực hiện có hiệu quả hơn với một số kết quả sau:

- Khái quát được một số lý luận chung liên quan đến tài liệu lưu trữ, công tác lưu

trữ và vai trò quan trọng của công tác lưu trữ trong đời sống xã hội của mỗi quốc gia.

“Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp

xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”; việc bảo vệ an toàn và phát

huy giá trị tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ chủ yếu của công tác lưu trữ. Công tác lưu trữ

đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức; đóng góp vào

quá trình phát triển kinh tế - xã hội; xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước.

- Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công tác lưu trữ như hệ thống văn bản, tổ

chức bộ máy, tổ chức cán bộ, việc đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị, cơ chế phối hợp và

thanh tra, kiểm tra.

- Phân tích thực trạng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai từ năm 2011 đến

năm 2015 về các mặt thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại, chỉnh lý, lập hồ sơ tài

liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu lưu trữ; thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ;

bảo quản tài liệu lưu trữ và tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Qua đó,

đánh giá được chất lượng công tác lưu trữ của tỉnh Đồng Nai từ đó rút ra những thành

tựu đã đạt được trong thời gian qua và một số tồn tại nhất định; đồng thời rút ra nguyên

nhân để có giải pháp nhằm thúc đẩy sự phát triển của công tác lưu trữ ở địa phương góp

phần phát triển kinh tế - xã hội.

- Đưa ra một số giải pháp và đề xuất một số kiến nghị đối với Trung ương và địa

phương để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm

2025:

Hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo và tăng cường công tác tuyên

truyền, phổ biến các quan điểm của Đảng và Nhà nước về tài liệu lưu trữ và công tác lưu

trữ nhằm nâng cao nhận thức đầy đủ và đúng đắn về vai trò, tác dụng của tài liệu lưu trữ

và công tác lưu trữ, đây là nội dung có ý nghĩa quan trọng; có thể xem đây là một trong

những vấn đề có tính chiến lược trong sự phát triển công tác lưu trữ; đồng thời áp dụng

các biện pháp tích cực để khắc phục được những nhận thức không đầy đủ, thậm chí còn

sai lệch về giá trị của tài liệu lưu trữ và vai trò của công tác lưu trữ.

Tăng cường thanh tra, kiểm tra nhằm phát hiện những hạn chế, thiếu sót để giúp

các cơ quan, tổ chức có biện pháp khắc phục, ngăn ngừa những sai phạm có thể xảy ra

trong quá trình triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về công tác lưu trữ.

Đẩy mạnh việc công bố tài liệu quý hiếm; tổ chức các sự kiện để kỷ niệm và phát

huy giá trị của tài liệu lưu trữ.

Ngoài ra, trong thời gian tới để không ngừng nâng cao chất lượng công tác lưu trữ

đòi hỏi phải tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy lưu trữ cho phù hợp với nhu cầu biên chế

hiện nay và chú trọng việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ

cho cán bộ lưu trữ. Bên cạnh đó cần đầu tư kinh phí xây dựng kho Lưu trữ và trang bị

thiết bị lưu trữ hiện đại để đảm bảo việc bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định và

ứng dụng khoa học công nghệ, phục vụ cho công tác lưu trữ ngày càng tốt hơn.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Nội vụ, 2007. Thông tư số 09/2007/TT-BNV Hướng dẫn về Kho lưu trữ chuyên

dụng. Hà Nội, tháng 11 năm 2007.

2. Bộ Nội vụ, 2011. Thông tư số 09/2011/TT-BNV Quy định về thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Hà Nội,

tháng 6 năm 2011.

3. Bộ Nội vụ, 2012. Thông tư số 07/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập

hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Hà Nội, tháng 11 năm 2012.

4. Bộ Nội vụ, 2012. Thông tư số 10/2012/TT-BNV Quy định định mức kinh tế kỹ

thuật xử lý tài liệu hết giá trị. Hà Nội, tháng 12 năm 2012.

5. Bộ Nội vụ, 2013. Thông tư số 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn xây dựng Quy chế

công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Hà Nội, tháng 4 năm 2013.

6. Bộ Nội vụ, 2014. Thông tư số 10/2014/TT-BNV Quy định về việc sử dụng tài liệu

tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử. Hà Nội, tháng 10 năm 2014.

7. Bộ Nội vụ, 2014. Thông tư số 15/2014/TT-BNV Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc

Trung ương; phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Hà

Nội, tháng 10 năm 2014.

8. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2011. Báo cáo thống kê công tác văn

thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2011.

9. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2011. Báo cáo tổng kết công tác văn

thư, lưu trữ của tỉnh Đồng Nai năm 2011.

10. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2012. Báo cáo thống kê công tác văn

thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2012.

11. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2012. Báo cáo tổng kết công tác văn

thư, lưu trữ của tỉnh Đồng Nai năm 2012.

12. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2013. Báo cáo thống kê công tác văn

thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2013.

13. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2013. Báo cáo tổng kết công tác văn

thư, lưu trữ của tỉnh Đồng Nai năm 2013.

14. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2014. Báo cáo thống kê công tác văn

thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ tỉnh Đồng Nai năm 2014.

15. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2014. Báo cáo tổng kết công tác văn

thư, lưu trữ của tỉnh Đồng Nai năm 2014.

16. Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai, 2015. Báo cáo tổng hợp tình hình tài

liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức tỉnh Đồng Nai thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ

lịch sử.

17. Cục thống kê tỉnh Đồng Nai, 2011. Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai.

18. Cục thống kê tỉnh Đồng Nai, 2012. Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai.

19. Cục thống kê tỉnh Đồng Nai, 2013. Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai.

20. Cục thống kê tỉnh Đồng Nai, 2014. Niên giám thống kê tỉnh Đồng Nai.

21. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2004. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW

Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Hà Nội, tháng 5 năm 2004.

22. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2010. Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN Hướng

dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ. Hà Nội, tháng 3 năm 2010.

23. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, 2015. Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN Hướng

dẫn quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng. Hà Nội, tháng 8 năm

2015.

24. Dương Văn Khảm, 2011. Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam.

Hà Nội: Nhà Xuất bản Văn hóa Thông tin.

25. Hoàng Trường và Hồng Nhung, 2015. Ngành văn thư – lưu trữ nhà nước qua 03

năm thực hiện Luật Lưu trữ và 10 năm thực hiện Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công

tác văn thư. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7, trang 18-27.

26. Nguyễn Anh Thư, 2012. Công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và

một số đề xuất. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5, trang 6-17.

27. Nguyễn Minh Phương, 2014. Trao đổi một số nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu ở các cơ

quan lưu trữ hiện nay. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 10-15.

28. Nguyễn Thị Khánh Linh, 2012. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của Chi

cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa – Thực trạng và giải pháp.

29. Nguyễn Thị Trà, 2001. Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ

trong giai đoạn hiện nay ở nước ta. Luận văn thạc sĩ Quản lý Nhà nước. Học viện Hành

chính thành phố Hồ Chí Minh.

30. Nguyễn Trọng Biên, 2014. Công tác thống kê trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ và

một số đề xuất. Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 6, trang 16-17.

31. Quốc hội, 2011. Luật Lưu trữ. Hà Nội, tháng 11 năm 2011.

32. Sở Nội vụ, 2015. Kế hoạch số 1505/KH-SNV Tổ chức khảo sát tài liệu quý, hiếm

của tỉnh Đồng Nai.

33. Sơn Hà, 2015. Hội nghị sơ kết 03 năm thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011. Tạp chí

Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 8, trang 1-3.

34. Thủ tướng Chính phủ, 2007. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg Tăng cường bảo vệ và

phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Hà Nội, tháng 3 năm 2007.

35. Thủ tướng Chính phủ, 2012. Chỉ thị số 15/CT-TTg Tăng cường sử dụng văn bản

điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước. Hà Nội, tháng 5 năm 2012.

36. Thủ tướng Chính phủ, 2013. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Quy định chi tiết thi

hành một số điều của Luật Lưu trữ. Hà Nội, tháng 01 năm 2013.

37. Trần Quan San, 2013. Quản lý nhà nước về số hóa thông tin tài liệu lưu trữ từ

thực tiễn tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai. Luận văn thạc sĩ Quản lý Hành

chính công. Học viện Hành chính thành phố Hồ Chí Minh.

38. UBND tỉnh Đồng Nai, 2012. Quyết định số 3314/QĐ-UBND Phê duyệt Đề án

quy hoạch ngành Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai (từ năm 2012 đến năm 2020).

39. UBND tỉnh Đồng Nai, 2012. Quyết định số 3494/QĐ-UBND Duyệt dự án đầu tư

xây dựng Kho lưu trữ chuyên dụng tỉnh Đồng Nai.

40. UBND tỉnh Đồng Nai, 2015. Quyết định số 294/QĐ-UBND Ban hành Danh mục

các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh

Đồng Nai.

41. UBND tỉnh Đồng Nai, 2015. Quyết định số 3060/QĐ-UBND Duyệt đề cương và

dự toán chi tiết dự án Đầu tư thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại các

huyện, thị xã Long Khánh và thành phố Biên Hòa.

42. UBND tỉnh Đồng Nai, 2015. Quyết định số 3694/QĐ-UBND Ban hành Danh mục

thành phần hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tỏ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Chi cục

Văn thư – Lưu trữ tỉnh Đồng Nai.

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

––––––––––––––––––––––––

HỒ THỊ PHƯƠNG QUANG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI ĐẾN NĂM 2025

Chuyên ngành: Kinh tế chính trị

Mã số: 60310102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LƯU THỊ KIM HOA

TP. Hồ Chí Minh - Năm 2015

MỤC LỤC

Bảng 2.4. Khối lượng tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức và các huyện trên

Sơ đồ 2.1. Quy trình số hóa và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Nâng cao chất lượng công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Đồng Nai đến năm 2025

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

––––––––––––––––––––––––

HỒ THỊ PHƯƠNG QUANG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐỒNG NAI ĐẾN NĂM 2025

Chuyên ngành: Kinh tế chính trị

Mã số: 60310102 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LƯU THỊ KIM HOA

TP. Hồ Chí Minh - Năm 2015

MỤC LỤC

Bảng 2.4. Khối lượng tài liệu tồn đọng của các cơ quan, tổ chức và các huyện trên

Sơ đồ 2.1. Quy trình số hóa và khai thác tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok