ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------
BÙI THỊ THÚY HẰNG
PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC TÀI LIỆU XÁM TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN
Hà Nội - 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------
BÙI THỊ THÚY HẰNG PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC TÀI LIỆU XÁM TẠI THƯ VIỆN TRUNG ƯƠNG QUÂN ĐỘI
Chuyên ngành: Khoa học Thông tin - Thư viện Mã số: 60320203
LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG
Giáo viên hướng dẫn TS. Tạ Bá Hưng
Chủ tịch Hội đồng chấm Luận văn thạc sĩ khoa học PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt
Người hướng dẫn khoa học: TS. Tạ Bá Hưng
Hà Nội - 2015
Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân,
được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Tạ Bá Hưng.
Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai
công bố trong bất kỳ công trình nào khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về công trình nghiên cứu của mình./.
LỜI CAM ĐOAN
HỌC VIÊN
Bùi Thị Thúy Hằng
Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ, dạy dỗ
của các thầy cô ở khoa Sau Đại học - Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn và các thầy cô đã tham gia giảng dạy lớp Cao học K7 Khoa học Thư viện, niên
khóa 2012 - 2014. Đặc biệt là sự giúp đỡ của TS. Tạ Bá Hưng, người hướng dẫn
khoa học, đã tận tình hướng dẫn, góp ý, định hướng nội dung và phương pháp
nghiên cứu từ lúc chuẩn bị đề cương đến khi hoàn thành luận văn.
Tác giả cũng nhận được sự giúp đỡ quý báu, nhiệt tình của Ban giám đốc,
các cán bộ đang công tác tại Thư viện Quân đội, đã cung cấp cho tác giả nhiều tư
liệu quan trọng cũng như tạo mọi điều kiện thuận lợi để tác giả hoàn thiện luận văn.
Bên cạnh đó, gia đình và bạn bè đã hỗ trợ về nhiều mặt trong suốt thời gian tham
gia học tập và nghiên cứu.
Nhân dịp này, tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đối với quý
thầy cô, gia đình và bạn bè đã giúp đỡ tác giả hoàn thành luận văn.
Do khả năng có hạn, nên những thiếu sót của luận văn là điều không thể
tránh khỏi. Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè
đồng nghiệp.
Xin chân thành cảm ơn!
LỜI CẢM ƠN
HỌC VIÊN
Bùi Thị Thúy Hằng
XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG BẢO VỆ LUẬN VĂN
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………….
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG
PGS.TS. Trần Thị Minh Nguyệt
MỤC LỤC
1
MỤC LỤC......................................................................................................... 1 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................ 3 DANH MỤC HÌNH VẼ ................................................................................... 4 DANH MỤC BẢNG, BIỂU ............................................................................. 5 MỞ ĐẦU ...........................................................................................................6 CHƢƠNG 1: TÀI LIỆU XÁM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI ............................................................................... 14 1.1. Những vấn đề chung về tài liệu xám .................................................... 14 1.1.1. Khái niệm tài liệu xám .......................................................................... 14 1.1.2. Đặc điểm của tài liệu xám .................................................................... 15 1.1.3. Các dạng tài liệu xám ........................................................................... 16 1.1.4. Vai trò của tài liệu xám ......................................................................... 17 1.1.5. Tiêu chí đánh giá tài liệu xám............................................................... 19 1.2. Thư viện Quân đội và nhu cầu về tài liệu xám tại Thư viện ............. 20 1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................ 20 1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ ........................................................................ 24 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực ....................................................... 27 1.2.4. Nguồn lực thông tin .............................................................................. 31 1.2.5. Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin về tài liệu xám tại Thƣ viện . 34 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG BỔ SUNG, XỬ LÝ, TỔ CHỨC BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ PHỔ BIẾN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƯ VIỆN QUÂN ĐỘI ............................................................................... 46 2.1. Đặc điểm nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội .......................... 46 2.1.1. Tài liệu truyền thống ............................................................................. 46 2.1.2. Tài liệu điện tử ...................................................................................... 48 2.2. Công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội ............................................................... 49 2.2.1. Công tác bổ sung tài liệu xám............................................................... 50 2.2.2. Công tác xử lý tài liệu xám ................................................................... 55 2.2.3. Công tác lƣu trữ và bảo quản tài liệu xám ............................................ 68 2.2.4. Tổ chức khai thác và phổ biến tài liệu xám .......................................... 69
2
2.3. Đánh giá công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội .............................................. 77 2.3.1. Những mặt đã làm đƣợc ....................................................................... 77 2.3.2. Những mặt còn tồn tại .......................................................................... 81 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM VÀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI ......................... 88 3.1. Xây dựng chính sách tăng cƣờng nguồn tài liệu xám ........................ 88 3.1.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về vai trò của tài liệu xám . 88 3.1.2. Xây dựng chính sách bổ sung tài liệu xám ........................................... 89 3.1.3. Xây dựng cơ chế quản lý và tăng cƣờng kinh phí cho các hoạt động về tài liệu xám ................................................................................................. 90 3.2. Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám..................................................................................................... 92 3.2.1. Nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu xám ................................................ 92 3.2.2. Công tác quản lý tài liệu xám ............................................................... 93 3.2.3. Tổ chức cung cấp, phục vụ tài liệu xám ............................................... 96 3.3. Phát triển nguồn tài liệu xám số hóa .................................................... 98 3.4. Giải pháp hỗ trợ cho công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám................................................................................................... 101 3.4.1. Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin Thƣ viện ................................. 101 3.4.2. Hỗ trợ tài chính tăng cƣờng cơ sở vật chất ......................................... 102 3.4.3. Đào tạo và nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm và trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ chuyên trách ................................................. 103 3.4.4. Đào tạo ngƣời dùng tin ....................................................................... 105 3.4.5. Đẩy mạnh công tác Marketing về tài liệu xám ................................... 106 KẾT LUẬN .................................................................................................. 110 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 112 PHỤ LỤC ..................................................................................................... 115
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
KÝ HIỆU VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
Dublin Core Dublin Core Metadata Element Initiative
Bộ yếu tố siêu dữ liệu
ĐKCB Đăng ký cá biệt
ISBD International Standard Bibliography Description
Quy tắc mô tả thư mục quốc tế
KLTN Khóa luận tốt nghiệp
LAN Local Area Network
Mạng cục bộ
MARC21 Machine Readable Cataloging 21
Khổ mẫu biên mục đọc máy 21
NDT Ngƣời dùng tin
NCT Nhu cầu tin
OPAC Online Public Access Catalog
Mục lục truy cập công cộng trực tuyến
TCCT Tổng cục Chính trị
TLĐT Tài liệu điện tử
TLX Tài liệu xám
TT – TV Thông tin – Thƣ viện
TVQĐ Thƣ viện Quân đội
3
XLTL Xử lý tài liệu
DANH MỤC HÌNH VẼ
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thƣ viện Quân đội ............................. 28
Hình 1.2: Sơ đồ minh họa thành phần nguồn lực thông tin tại TVQĐ ....... 33
Hình 2.1: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo khổ mẫu MARC21 ........... 65
Hình 2.2: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo chuẩn Dublincore ............. 68
Hình 2.3: Giao diện Thƣ viện số Dilib Bookeye ......................................... 69
Hình 2.4: Giao diện tra cứu OPAC.............................................................. 73
4
Hình 2.5: Giao diện tra cứu tài liệu số ......................................................... 74
DANH MỤC BẢNG, BIỂU
Bảng 1.1: Thống kê vốn tài liệu của TVQĐ tính đến tháng 6/2015 ........ 33
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu vốn tài liệu của TVQĐ ............................................ 34
Bảng 1.2: Thành phần các đối tƣợng NDT tại TVQĐ ............................. 35
Biểu đồ 1.2: Thành phần các đối tƣợng NDT tại TVQĐ ......................... 36
Bảng 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám ...................................... 39
Biểu đồ 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám ................................. 40
Bảng 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám .................................................. 40
Biểu đồ 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám .............................................. 41
Bảng 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám của NDT TVQĐ ......... 42
Biểu đồ 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám của NDT TVQĐ ..... 42
Bảng 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám ....................................... 43
Biểu đồ 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám ................................... 43
Bảng 2.1: Thống kê nguồn tài liệu xám truyền thống .............................. 46
Bảng 2.2: Thống kê vốn tài liệu xám theo nội dung tri thức ................... 47
Bảng 2.3: Thống kê nguồn tài liệu xám dạng điện tử .............................. 49
Bảng 2.4: Thống kê số lƣợng bổ sung tài liệu xám từ năm 2011
đến tháng 6/2015 ...................................................................................... 55
Bảng 2.5: Đánh giá chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ ................................... 81
Bảng 2.6: Những khó khăn gặp phải trong khi sử dụng nguồn
tài liệu xám ............................................................................................... 85
Bảng 2.7: Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu xám ..................................... 86
5
Bảng 3.1: Hình thức tổ chức kho.............................................................. 94
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc
biệt là công nghệ thông tin và truyền thông trong thập kỷ gần đây đã đƣa thế
giới từ kỷ nguyên công nghiệp sang kỷ nguyên thông tin và tri thức. Nhân
loại đang chứng kiến sự thay đổi diệu kỳ do công nghệ thông tin và truyền
thông mang lại. Thông tin và truyền thông đã trở thành động lực phát triển
của mỗi quốc gia. Trƣớc sự thay đổi lớn lao nhƣ vậy, hoạt động thông tin –
thƣ viện đã có những bƣớc phát triển mới, đáp ứng kịp thời nhu cầu thông tin
trong xã hội.
Trong thời đại kinh tế thông tin, kinh tế tri thức ngày nay, thông tin nói
chung và tài liệu xám nói riêng đã trở thành một nguồn lực quan trọng tạo nên
ƣu thế về kinh tế - chính trị của mỗi quốc gia. Thƣ viện là kho tàng lƣu trữ
vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là loại tài liệu có hàm lƣợng tri thức,
hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung đƣợc cập nhật liên tục. Nhu cầu của
ngƣời dùng tin về các loại tài liệu có giá trị nghiên cứu nhƣ tài liệu xám ngày
càng cao, đa dạng về số lƣợng, loại hình, và phong phú, sâu sắc về nội dung.
Phát triển nguồn tài liệu xám chính là một trong những cách thức nhanh
chóng, hữu hiệu để “nâng tầm” một cơ quan thông tin – thƣ viện, giúp cơ
quan đó thực hiện tốt vai trò, chức trách của mình.
Cùng với hệ thống thƣ viện toàn quốc, Thƣ viện Quân đội (TVQĐ) đã
và đang có nhiều cố gắng trong hoạt động của mình, góp phần to lớn trong
việc phục vụ nhiệm vụ xây dựng và chiến đấu của quân đội nói riêng và sự
phát triển của đất nƣớc nói chung. Thƣ viện Quân đội là thƣ viện khoa học
chuyên ngành về quân sự, thƣ viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện
trong toàn quân nên hoạt động, đối tƣợng phục vụ của thƣ viện rất phong phú.
6
Thƣ viện không chỉ phục vụ cán bộ, chiến sĩ trong toàn hệ thống mà phục vụ
cả những cán bộ khoa học, các giảng viên, học viên quân sự, sinh viên các
trƣờng đại học và một số đối tƣợng khác.
Trải qua 58 năm thành lập và phát triển, Thƣ viện Quân đội đã thu thập
đƣợc một số lƣợng lớn tài liệu có giá trị: đó là các đề tài nghiên cứu khoa học,
luận án, luận văn, tài liệu hội nghị, hội thảo,… Đây là nguồn tài liệu xám có
giá trị thiết thực, đáp ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng tin.
Đặc biệt, Thƣ viện Quân đội có một nhóm đối tƣợng phục vụ là các cán
bộ chỉ huy, các cán bộ lãnh đạo, tƣớng lĩnh, những ngƣời luôn phải ra quyết
định quan trọng liên quan đến ổn định và phát triển quốc gia. Họ cần những
thông tin mang tính chuyên sâu về các lĩnh vực, mang tính xác thực và bền
vững. Nội dung đƣợc đề cập là những vấn đề thời sự nóng hổi đang diễn ra
trong nƣớc và trên thế giới thuộc các lĩnh vực quân sự, khoa học xã hội và
nhân văn. Tài liệu xám chính là công cụ hỗ trợ hữu hiệu của họ trong công tác
lãnh đạo, quản lý.
Trƣớc sự phát triển nhanh chóng và biến đổi không ngừng của xã hội
thông tin, việc đảm bảo thông tin phục vụ ngƣời dùng tin đã đƣợc Thƣ viện
Quân đội chú trọng. Việc phát triển tài liệu xám đƣợc quan tâm nhiều hơn
song còn nhiều bất cập nhƣ: chƣa có hệ thống văn bản quản lý, giám sát, thiếu
sự trao đổi, hợp tác với các thƣ viện khác, công tác xử lý tài liệu xám còn
nhiều hạn chế, tài liệu xám dạng điện tử còn ít… Để khắc phục đƣợc những
hạn chế đó cần có sự nhìn nhận khách quan về thực trạng đồng thời đƣa ra các
giải pháp phát triển tài liệu xám, nâng cao hiệu quả hoạt động của Thƣ viện
Quân đội là vấn đề cần thiết.
Từ thực tế trên cho thấy việc nghiên cứu đề tài: “Phát triển nguồn lực
tài liệu xám tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội” là vấn đề vô cùng quan trọng
và cấp thiết, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của thƣ viện, đáp ứng
7
hiệu quả nhu cầu tin cho ngƣời dùng tin tại Thƣ viện Quân đội.
2. Tình hình nghiên cứu
Thƣ viện là kho tàng lƣu trữ vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là
loại tài liệu có hàm lƣơng trị thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung đƣợc
cập nhật liên tục. Phát triển nguồn tài liệu xám giúp các cơ quan thông tin thƣ
viện thực hiện tốt hơn chức trách của mình. Đặc biệt đối với Thƣ viện Quân
đội, việc phát triển tài liệu xám có ý nghĩa to lớn trong việc đáp ứng nhu cầu
tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng tin.
Về vấn đề phát triển tài liệu xám đã đƣợc nhiều tác giả quan tâm và
nghiên cứu nhƣ: Đề tài khoa học cấp Bộ “Thực trạng và các biện pháp nâng
cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học
xã hội Việt Nam” của Th.S Trần Mạnh Tuấn thực hiện năm 2006; đề tài khoa
học cấp viện của Th.S Trần Mạnh Tuấn “Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp
quản lý kết quả hoạt động khoa học tại Viện thông tin khoa học xã hội Việt
Nam” năm 2007; đề tài luận văn Thạc sỹ “Nghiên cứu xây dựng và quản lý
nguồn tài nguyên số nội sinh tại Trung tâm thông tin khoa học và công nghệ
Quốc gia” của Phạm Văn Hùng; đề tài luận văn Thạc sỹ “Nghiên cứu hoàn
thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám của Đại học Quốc gia Hà
Nội đáp ứng phƣơng pháp đào tạo theo tín chỉ” của Trần Thị Thanh Vân; đề
tài luận văn Thạc sỹ “Tổ chức, quản lý, khai thác và phổ biến nguồn thông tin
nội sinh tại trƣờng Đại học Công Đoàn” của Bùi Thị Minh Tâm, bảo vệ năm
2006; đề tài luận văn Thạc sỹ “Nguồn tin nội sinh tại trƣờng Đại học Hà Nội”
của Lê Thanh Tú, bảo vệ năm 2012; đề tài luận văn Thạc sỹ “Quản lý và khai
thác tài liệu nội sinh tại Đại học Thái Nguyên” của Lê Thị Hiền, bảo vệ năm
2011; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tìm hiểu công tác tổ chức hoạt động nguồn tin
nội sinh tại trung tâm thông tin thƣ viện trƣờng Đại học Giao thông vận tải Hà
8
Nội” của Chu Thị Thanh Mai, bảo vệ năm 2009; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tìm
hiểu nguồn tin nội sinh phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học
trong trƣờng đại học” của Vũ Văn Hiệu, bảo vệ năm 2003; đề tài luận văn
Thạc sỹ “Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu nội sinh đáp ứng
phƣơng thức đào tạo theo tín chỉ tại trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội” của
Nguyễn Mai Chi, bảo vệ năm 2011; đề tài luận văn Thạc sỹ “Tổ chức và quản
lý nguồn tài liệu nội sinh tại trƣờng Đai học Sƣ phạm Hà Nội 2” của Đặng
Thị Trang, bảo vệ năm 2013.
Ngoài những đề tài nghiên cứu kể trên còn có một số bài trên tạp chí
viết về tài liệu xám nhƣ:
- “Một số nguồn tin tài liệu xám trên Internet” của Brians Mathiews –
Tạp chí Thông tin – Tƣ liệu, số 4 – 2006 (trang 29 – 32);
- “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám” của
Nguyễn Viết Nghĩa – Tạp chí Thông tin – Tƣ liệu, số 4 – 1999 (trang 10 –
14);
- “Nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học thực trạng và giải pháp phát
triển” của Trần Mạnh Tuấn Tạp chí Thông tin và Tƣ liệu, số 3 – 2005 (trang
10-11);
- “Nguồn tin nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa
học của trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội” của Nguyễn Thị Minh Ngọc.
Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội, Bản tin GDTX&TC số 22, tháng 9/2009;
- “Tài liệu nội sinh” của Hoàng Thúy Liễu, Bản tin thƣ viện – công
nghệ thông tin tháng 5/2012;
- “Cách nhìn hệ thống trong quản lý các nguồn tài liệu khoa học nội
sinh ở Việt Nam” của PGS. TS Nguyễn Hữu Hùng đăng trên tạp chí Thông
tin – tƣ liệu, số 3 – 2006;
- “Nguồn tin khoa học nội sinh của các viện nghiên cứu” của Nguyễn
9
Thị Huệ đăng trên Tạp chí thông tin & phát triển, số 2 – 2007.
Các công trình nghiên cứu nêu trên đều đề cập đến tài liệu xám mang
tính đặc thù của một số địa bàn cụ thể, với những đặc điểm riêng biệt. Ngoài
ra có một số đề tài nghiên cứu có đề cập tới hoạt động thông tin – thƣ viện tại
Thƣ viện Quân đội nhƣ:
- Đề tài luận văn Thạc sỹ “ Nghiên cứu nhu cầu tin của ngƣời dùng tin
tại Thƣ viện Quân đội” của Linh Thị Thắm, bảo vệ năm 2012 (Đại học Văn
hóa Hà Nội).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu ứng dụng phần mềm thƣ viện
điện tử Inforlib tại Thƣ viện Trung ƣơng Quân đội” của Nguyễn Thị Vân
Hằng, bảo vệ năm 2011 (Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu công tác xử lý thông tin tại Thƣ
viện Quân đội” của Nguyễn Thị Hiển, bảo vệ năm 2005 (Đại học Dân lập
Đông Đô).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu nguồn lực thông tin tại Thƣ
viện Quân Đội - Thực trạng và giải pháp” của Trần Bích Huệ, bảo vệ năm
2005 (Đại học Văn hóa).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tìm hiểu bộ máy tra cứu hiện đại tại Thƣ
viện Trung ƣơng Quân đội” của Vũ Nguyệt Mai, bảo vệ năm 2006 (Đại học
Khoa học xã hội và Nhân văn).
- Đề tài khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin
tại Thƣ viện Quân đội” của Bùi Thị Thúy Hằng, bảo vệ năm 2012 (Đại học
Khoa học Xã hội và Nhân văn).
Tuy nhiên, những đề tài trên cũng mới chỉ giải quyết một số khía cạnh
trong hoạt động thông tin – thƣ viện tại Thƣ viện Quân đội. Nhìn chung chƣa
có đề tài nào đề cập trực tiếp và đi sâu nghiên cứu về phát triển nguồn lực tài
liệu xám tại Thƣ viện Quân đội. Chính vì vậy, đề tài nghiên cứu của tôi là đề
10
tài hoàn toàn mới so với các công trình nghiên cứu trƣớc đây.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu: Nguồn tài liệu xám (bao gồm công tác bổ
sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến nguồn tài liệu xám) tại
Thƣ viện Quân đội.
* Phạm vi nghiên cứu: Nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội trong
giai đoạn hiện nay.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
* Mục đích nghiên cứu: Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển nguồn
tài liệu xám và nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại
Thƣ viện Quân đội.
* Nhiệm vụ nghiên cứu: Để đạt đƣợc mục đích nghiên cứu của đề tài,
tác giả đã xác định một số nhiệm vụ nghiên cứu cụ thể sau:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận liên quan đến đề tài.
- Nghiên cứu khái quát lịch sử ra đời và phát triển của Thƣ viện
Quân đội.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của Thƣ viện Quân đội.
- Nghiên cứu đặc điểm nhu cầu tin của ngƣời dùng tin tại Thƣ viện.
- Nghiên cứu thực trạng tài liệu xám tại Thƣ viện (về công tác bổ sung,
xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến)
- Đánh giá các công tác về tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu
xám tại Thƣ viện Quân đội
- Đề xuất các giải pháp nhằm phát triển nguồn tài liệu xám và nâng cao
hiệu quả tổ chức quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
* Phương pháp luận
Đề tài đƣợc triển khai nghiên cứu trên cơ sở phƣơng pháp luận của chủ
11
nghĩa duy vật biện chứng và quán triệt quan điểm, đƣờng lối, chính sách của
Đảng và Nhà nƣớc, tƣ tƣởng Hồ Chí Minh về công tác sách báo, thông tin –
thƣ viện.
* Phương pháp nghiên cứu cụ thể
- Phƣơng pháp quan sát, điều tra thực tế,
- Phƣơng pháp thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu
- Phƣơng pháp thống kê số liệu
- Phƣơng pháp phỏng vấn
- Phƣơng pháp điều tra bảng hỏi
6. Giả thuyết nghiên cứu
Với sự ủng hộ và giúp đỡ của các cơ quan cấp trên và các đơn vị bạn,
cùng sự nỗ lực của ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên, TVQĐ đã thu đƣợc
những thành tựu to lớn trong hoạt động phát triển tài liệu xám phục vụ lãnh
đạo. Cho đến nay, TVQĐ đã có số vốn tài liệu xám khá lớn với hình thức và
nội dung phong phú. Các tài liệu có giá trị nghiên cứu rất cao, đặc biệt là các
loại tƣ liệu quý hiếm có nội dung về lịch sử quân sự, công tác đảng, công tác
chính trị. Đó là nguồn tài liệu phục vụ đắc lực cho các cấp lãnh đạo. Bên cạnh
những thuận lợi đã đạt đƣợc, TVQĐ cũng gặp phải những khó khăn trong
việc thu thập, xử lý và tổ chức phục vụ tài liệu xám. Vì chƣa có hệ thống văn
bản kiểm soát nên công tác bổ sung tài liệu xám của TVQĐ luôn ở thế bị
động. Việc giao nộp tài liệu xám hoàn toàn phụ thuộc vào từng cá nhân và cơ
quan tổ chức tạo lập tài liệu xám. Vì mới bắt đầu tin hóa hoạt động thƣ viện,
các loại hình tài liệu điện tử nói chung và tài liệu xám dạng điện tử nói riêng
còn chƣa thực sự phát triển. Số lƣợng tài liệu xám dạng điện tử ít hơn rất
nhiều so với tài liệu xám dạng giấy.
Nếu các cấp quản lý, lãnh đạo nhận thức đƣợc tầm quan trọng của việc
phát triển tài liệu xám thì họ sẽ ra các văn bản pháp quy để quản lý chặt chẽ
12
và chuẩn hóa các hoạt động liên quan đến loại tài liệu này.
Nếu đẩy mạnh phát triển tài liệu xám dạng điện tử thì sẽ đáp ứng tốt
hơn nhu cầu tin của ngƣời dùng tin.
Nếu phát triển tài liệu xám cả về số lƣợng và chất lƣợng thì sẽ thỏa mãn
nhu cầu tin của ngƣời dùng tin.
7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài
* Về mặt khoa học
Đề tài góp phần hoàn thiện những vấn đề lý luận về tài liệu xám nói
chung
* Về mặt ứng dụng
Kết quả nghiên cứu của luận văn là tài liệu tham khảo cho cán bộ lãnh
đạo, cán bộ quản lý Thƣ viện Quân đội vận dụng vào việc phát triển tài liệu
xám nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao
của ngƣời dùng tin.
8. Cấu trúc của Luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo,phụ lục;
luận văn gồm 03 chƣơng:
Chương 1: Tài liệu xám trong hoạt động của Thư viện Quân đội
Chương 2: Thực trạng bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và
phổ biến tài liệu xám tại Thư viện Quân đội
Chương 3: Giải pháp phát triển nguồn tài liệu xám và nâng cao chất
13
lượng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám tại Thư viện Quân đội
CHƢƠNG 1: TÀI LIỆU XÁM TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA
THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI
1.1. Những vấn đề chung về tài liệu xám
1.1.1. Khái niệm tài liệu xám
Tài liệu xám (tiếng anh là Gray Literature) thƣờng đƣợc hiểu là những
tài liệu thông thƣờng không có bán trên thị trƣờng hoặc chỉ đƣợc phổ biến ở
mức độ rất hẹp. Nguồn tài liệu xám còn đƣợc gọi là tài liệu chƣa hoặc không
công bố tạo thành một kênh phân phối riêng với số lƣợng rất hạn chế nhƣng
lại thu hút đƣợc nhiều sự quan tâm chú ý của những ngƣời làm công tác
nghiên cứu khoa học và công tác TT – TV. Tài liệu xám thƣờng đƣợc in ra
với mục đích làm tài liệu nội bộ của cơ quan, tổ chức hay cá nhân và hiện
đang thu hút đƣợc sự chú ý của rất nhiều cơ quan tình báo chiến lƣợc. “Tài
liệu xám chứa đựng các thông tin khác nhau và là nguồn thông tin cực kỳ
quan trọng bởi chúng chứa đựng nhiều thông tin có giá trị mà không thể có
đƣợc trong các nguồn thông tin chính thức”.
Thuật ngữ tài liệu xám đƣợc ra đời bởi các chuyên gia – những ngƣời
công tác liên quan với nguồn tài liệu của chính phủ Hoa Kỳ (US
Government’s Interagency Gray Literature Working Group). “Theo nhóm
chuyên gia này nguồn tài liệu xám đƣợc hiểu là những tài liệu ở trong nƣớc và
ngoài nƣớc chỉ có đƣợc thông qua các kênh đặc biệt mà không thể thu thập
đƣợc qua hệ thống phát hành và phân phối ấn phẩm, kiểm soát thƣ mục thông
thƣờng” [15, tr. 10-11]
Năm 1997, Hội nghị quốc tế Luxambua đã định nghĩa về tài liệu xám
nhƣ sau: “Tài liệu xám là tất cả các tài liệu đƣợc đƣa ra bởi cơ quan chính
phủ, các viện nghiên cứu, các trƣờng học, các tổ chức thƣơng mại, công
nghiệp dƣới dạng in hay điện tử và không kiểm soát bởi các nhà xuất bản
14
thƣơng mại”. [15, tr. 11]
Tác giả luận văn tán thành định nghĩa này về tài liệu xám. Nó phản ánh
xuất sứ đặc biệt của loại tài liệu này, quan trọng đối với xã hội từ các cơ quan
tổ chức nhƣ cơ quan chính phủ, các tổ chức chuyên nghiên cứu, đào tạo về
lĩnh vực chất xám, đến các tổ chức sản xuất kinh doanh, nơi bí quyết kinh
doanh, bí quyết công nghệ có ý nghĩa sống còn. Định nghĩa này cũng cho biết
loại hình phong phú của tài liệu xám (bao gồm cả tài liệu truyền thống và tài
liệu điện tử). Đặc biệt, định nghĩa này đề cập tới đặc thù riêng có của tài liệu
xám là nó không chịu sự kiểm soát của các nhà xuất bản thƣơng mại, có nghĩa
là không thể đƣợc mua bán, thu thập dễ dàng trên thị trƣờng nhƣ thông qua hệ
thống phát hành nhƣ đại đa số các loại tài liệu khác.
1.1.2. Đặc điểm của tài liệu xám
Tài liệu xám có những đặc điểm khác biệt so với các loại tài liệu khác:
- Tài liệu xám không do các nhà xuất bản chính thức phát hành, không
đƣợc kiểm soát bởi hệ thống kiểm soát thƣ mục thông thƣờng.
- Nội dung thông tin trong các loại hình tài liệu xám rất phong phú, đa
dạng, chứa đựng kinh nghiệm đã tích lũy trong quá trình hoạt động, nghiên
cứu, là những thông tin mà bình thƣờng không thể có đƣợc qua các tài liệu
xuất bản.
- Tài liệu xám thƣờng có nội dung chi tiết, ngắn gọn, có trọng tâm.
- Tài liệu xám có thể giúp khẳng định những nhận định quan trọng đã
đƣợc nhắc đến trong các nguồn tài liệu khác.
- Tài liệu xám thƣờng ra đời sớm hơn các loại tài liệu thông thƣờng, vì
vậy có tính cập nhật cao.
- Tài liệu xám đang đƣợc sử dụng rộng rãi để trao đổi thông tin trong
cộng đồng các cơ quan thông tin – thƣ viện.
- Do tiến bộ của công nghệ thông tin, đặc biệt là mạng Internet, số
15
lƣợng tài liệu xám xuất hiện trên các mạng thông tin ngày một nhiều, lại chƣa
có quy định để kiểm soát chặt chẽ. Vì vậy, loại tài liệu này có độ phân tán, tản
mạn và dễ bị nhiễu tin, ảnh hƣởng tới việc thu thập, quản trị, kiểm soát và xây
dựng nguồn thông tin.
1.1.3. Các dạng tài liệu xám
Trong bài viết “Một số vấn đề xung quanh việc thu thập khai thác tài
liệu xám” của TS. Nguyễn Viết Nghĩa đăng trên tạp chí Thông tin và Tƣ liệu
– 4/1999 có đề cập tới các dạng tài liệu xám.
Theo TS. Nguyễn Viết Nghĩa tài liệu xám bao gồm:
- Các báo cáo của các cơ quan chính phủ;
- Các tài liệu của các hội nghị, hội thảo khoa học;
- Tạp chí, bản tin nội bộ;
- Các tờ tin, bƣớm tin;
- Các báo cáo nghiên cứu tình hình thị trƣờng, giá cả;
- Các luận án nghiên cứu khoa học;
- Các bản in thử;
- Các báo cáo tổng kết các đề tài, công trình nghiên cứu khoa học, thí
nghiệm, khảo nghiệm;
- Các báo cáo của các đoàn tham quan, thực tập, khảo sát ở nƣớc ngoài;
- Báo cáo hàng năm của các công ty, các viện, các trƣờng;
- Bản dịch tài liệu tiếng nƣớc ngoài;
- Tài liệu thƣơng mại;
- Các ấn phẩm thông tin của các cơ quan thông tin.
Theo tác giả Luận văn, về cơ bản, có thể chấp nhận các dạng tài liệu kể
trên thuộc tài liệu xám. Tuy nhiên có thể sẽ chuẩn xác hơn nếu “Bản dịch tài
liệu tiếng nƣớc ngoài” chỉ bao gồm “tài liệu dịch kỹ thuật”, tức là các bản
dịch tài liệu tiếng nƣớc ngoài để dùng nội bộ, không xuất bản và phổ biến
16
rộng rãi.
Tƣơng tự đối với “Các ấn phẩm của các cơ quan thông tin”, có thể
đƣợc liệt vào dạng của tài liệu xám nếu chúng chỉ đƣợc lƣu hành hạn chế (với
số bản và phạm vị hạn chế).
TLX thƣờng ở 2 dạng cơ bản là in ấn và điện tử, một số ít đƣợc lƣu
trong các đĩa CD-ROM.
Trong quá khứ, để sử dụng TLX ngƣời dùng thƣờng phải đến tận nơi
lƣu trữ hoặc chờ nhận đƣợc bản sao của TLX chuyển tới qua đƣờng thƣ tín.
Việc này làm mất khá nhiều thời gian và công sức của ngƣời dùng.
Hiện nay, với các TLX mới ra đời, ngoài hình thức in ấn, TLX thƣờng
có thêm ấn bản điện tử, lƣu trữ trong các cơ sở dữ liệu, trên website của cơ
quan sản sinh ra chúng mà ngƣời ta thƣờng gọi là TLX ở dạng điện tử.
1.1.4. Vai trò của tài liệu xám
Các loại tài liệu xám thông thƣờng đƣợc tạo ra với mục đích làm tài
liệu nội bộ của một cơ quan, tổ chức hay cá nhân nhƣng chúng lại chứa đựng
một lƣợng thông tin khá phong phú và có giá trị. Nội dung thông tin chứa
trong tài liệu xám thƣờng là về khoa học công nghệ, mang tính đa dạng, chứa
đựng những kinh nghiệm tích lũy trong quá trình nghiên cứu khoa học và sản
xuất thử. Thông tin trong các loại tài liệu xám phản ánh một cách đầy đủ
thành tựu khoa học của các quốc gia, tổ chức, cá nhân tạo ra nó. Số lƣợng và
chất lƣợng nguồn tài liệu xám là thƣớc đo đánh giá tƣ duy khoa học và đóng
góp cho khoa học của cá nhân các nhà khoa học.
Nguồn tài liệu xám chứa đựng trí tuệ của dân tộc. Nó đƣợc các nhà
khoa học sử dụng để triển khai nghiên cứu đào tạo của mình. Khi nghiên cứu
triển khai thực nghiệm nếu có hiệu quả thì áp dụng trong đời sống nhân dân,
phục vụ tổ quốc.
Muốn phát triển bền vững mỗi nƣớc phải tận dụng các yếu tố nội lực,
17
tiềm năng và đặc biệt phải dựa vào tiềm năng trí tuệ của dân tộc mình. Điều
này có ý nghĩa là phải phát huy triệt để các kết quả hoạt động khoa học trên
lãnh thổ mình để hoạch định cho các kế hoạch phát triển.
“Nhận thức đƣợc vị trí, vai trò quan trọng của tài liệu xám, nhiều nƣớc
trên thế giới rất quan tâm đến mảng tài liệu này. Từ năm 1993 đến 2006, trên
thế giới đã tổ chức tám hội nghị quốc tế bàn về tài liệu xám. Năm 1998, ở
Châu Âu đã thành lập một tổ chức chuyên thu thập, xử lý tài liệu xám”
Tài liệu xám thƣờng không đƣợc xuất bản và công bố rộng rãi. Thông
tin trong tài liệu xám không thể có đƣợc thông qua các tài liệu công bố thông
thƣờng và thông tin này thƣờng rất kịp thời. Hàm lƣợng tri thức trong tài liệu
xám rất lớn vì hầu hết các tài liệu xám là kết quả của quá trình nghiên cứu
khoa học, của hoạt động trí óc ở mức độ cao. Do đó, tài liệu xám là nguồn bổ
sung tốt cho các tài liệu xuất bản chính thống, là cơ sở để phát triển khoa học
– kỹ thuật – công nghệ. Việc tiếp cận các ngồn tài liệu xám có ý nghĩa to lớn,
không chỉ giúp nâng cao dân trí nói chung mà còn giúp các nhà khoa học, các
nhà quản lý tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức, tiền của nhờ đƣợc kế thừa,
tiếp thu kết quả nghiên cứu của những ngƣời đi trƣớc.
Dù vẫn còn nhiều tranh cãi khác nhau về tƣơng lai phát triển, tính học
thuật, tính tin cậy, mức độ phổ biến của TLX, ngƣời ta không thể phủ nhận
TLX đang dần khẳng định vị thế là một nguồn tài nguyên thông tin quan
trọng, đặc biệt cần thiết cho những ngƣời làm công tác giảng dạy và nghiên
cứu khoa học. TLX cũng cho ngƣời ta thấy cái nhìn vừa tổng quan lại vừa
chuyên sâu về một chuyên ngành, lĩnh vực, chủ đề cụ thể do bản thân TLX
thƣờng tập trung vào một ngành, chuyên môn nào đó. Bên cạnh đó, TLX góp
phần bổ sung vào nguồn tài nguyên thông tin miễn phí cho cộng đồng ngƣời
sử dụng, đặc biệt là ở các nƣớc đang và kém phát triển. Một số nhà nghiên
cứu còn cho rằng, TLX ra đời nhanh chóng, mang tính linh hoạt cao, cập nhật,
18
cung cấp nhiều thông tin và kiến thức mới về lĩnh vực mà nó nghiên cứu.
Thƣ viện là kho tàng lƣu trữ vốn tri thức của nhân loại. Tài liệu xám là
loại tài liệu có hàm lƣợng tri thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung cập
nhật liên tục. Phát triển nguồn tài liệu xám giúp cơ quan thông tin thƣ viện
thực hiện tốt chức trách của mình. Đặc biệt đối với những thƣ viện khoa học
tổng hợp nhƣ Thƣ viện Quân đội, việc nghiên cứu nâng cao chất lƣợng công
tác tổ chức quản lý và khai thác tài liệu xám có ý nghĩa to lớn trong việc đáp
ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng tin.
1.1.5. Tiêu chí đánh giá tài liệu xám
Để có thể đƣa ra đƣợc những tài liệu xám tốt, có chất lƣợng và đáp ứng
đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin thì cần có những tiêu chí cơ bản để đánh giá
chất lƣợng của nguồn tài liệu xám. Dƣới góc độ phát triển, quản lý và khai
thác nguồn tài liệu xám, có thể đƣa ra một số tiêu chí đánh giá nhƣ sau:
- Mức độ bao quát về nội dung tài liệu xám:
Tiêu chí đánh giá này đòi hỏi phải xem xét, phân tích xem nguồn tài
liệu xám của cơ quan thông tin – thƣ viện đã bao quát đƣợc các nội dung, lĩnh
vực hoạt động cơ bản của cơ quan chủ quản hay diện quan tâm của đội ngũ
ngƣời dùng tin chủ yếu của thƣ viện hay chƣa. Mảng nội dung nào đã khá đầy
đủ cần đƣợc duy trì, cập nhật thƣờng xuyên. Mảng nội dung nào còn thiếu
vắng hoặc hạn chế, cần quan tâm bổ sung mới hoặc có biện pháp khắc phục
(qua trao đổi, chia sẻ với các cơ quan TT – TV khác,…)
- Mức độ bao quát về dạng tài liệu xám:
Tiêu chí đánh giá này đòi hỏi phải quan tâm tới các dạng tài liệu xám
cần thu thập, quản lý và khai thác, nhất là các dạng tài liệu xám đặc thù. Ví
dụ, trong vốn tài liệu xám của Thƣ viện Khoa học Tổng hợp nhƣ TVQĐ
không thể thiếu đƣợc các dạng tài liệu xám quan trọng nhƣ luận án, luận văn
19
khoa học; đề tài dự án nghiên cứu; tài liệu hội nghị, hội thảo,…
- Mức độ đầy đủ và hệ thống: Tiêu chí này đòi hỏi quan tâm tới tính
đầy đủ và hệ thống của các bộ sƣu tập tài liệu xám. Bộ tài liệu “Các đề tài
nghiên cứu” nếu không đầy đủ và thiếu hệ thống (liên tục theo các năm, đề tài
nghiên cứu các cấp,…) thì khó mà đáp ứng nhu cầu của ngƣời dùng tin khi
muốn tìm hiểu về các kết quả nghiên cứu đã đạt đƣợc, có trùng lặp hay không.
Cũng tƣơng tự, đối với tài liệu hội nghị, hội thảo, nếu đƣợc tổ chức
thƣờng xuyên, liên tục, có đánh số thứ tự thì việc thu thập và quản lý đầy
đủ, hệ thống các tài liệu đó từ hội thảo đầu tiên đến hội thảo sau đó là rất
cần thiết.
- Mức độ cập nhật: thể hiện ở chỗ thông tin phải đƣợc tiến hành đều
đặn, bổ sung thƣờng xuyên, đảm bảo tính liên tục.
- Khả năng tìm kiếm thông tin: thể hiện ở các phƣơng tiện tra cứu tin
phải giúp ngƣời dùng tin dễ sử dụng, khai thác. Tốc độ tìm tin linh hoạt,
nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng tối đa nhu cầu tin cho ngƣời dùng tin. Ngoài
ra khả năng tìm kiếm thông tin phải đƣợc thể hiện ở dƣới nhiều hình thức tìm
khác nhau nhƣ: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, thƣ mục hay trên các cơ
sở dữ liệu.
- Tính linh hoạt: thể hiện ở khả năng cập nhật, phát triển và mở rộng
tài liệu xám cũng nhƣ khả năng liên kết và chia sẻ nguồn tin với các thƣ
viện khác.
1.2. Thư viện Quân đội và nhu cầu về tài liệu xám tại Thư viện
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển
Cách đây 58 năm, ngày 15 tháng 11 năm 1957, Theo chỉ thị của Tổng
Quân ủy (nay là Đảng ủy Quân sự Trung ƣơng) mà trực tiếp là Đại tƣớng
Nguyễn Chí Thanh – Chủ nhiệm Tổng cục Chính trị, TVQĐ đƣợc thành lập
(tách ra từ câu lạc bộ Quân nhân) với 3 nhân viên và 500 cuốn sách do các cơ
20
quan Bộ Quốc phòng lƣu giữ trao lại. 57 năm qua, TVQĐ đã không ngừng
sƣu tầm, bổ sung, tăng cƣờng vốn tài liệu, mua sắm trang thiết bị đáp ứng nhu
cầu thông tin và nghiên cứu khoa học của cán bộ, chiến sĩ quân đội trong thời
chiến cũng nhƣ thời bình.
Năm 1960, TVQĐ đã sƣu tầm và bổ sung đƣợc 31.095 cuốn tài liệu các
loại. Trong số tài liệu này, có nhiều sách báo ngoại văn do Văn phòng Bộ
Quốc phòng ƣu tiên chuyển cho TVQĐ tất cả số sách báo do quân đội 12
nƣớc Xã hội chủ nghĩa tặng.
Đến năm 1961, TVQĐ đƣợc Tổng cục chính trị xác định và giao nhiệm
vụ là thƣ viện đầu ngành của quân đội có chức năng hƣớng dẫn nghiệp vụ và
xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống thƣ viện toàn quân. Ý thức sâu sắc về
chức năng, nhiệm vụ đó, TVQĐ đã tiến hành xây dựng, tổ chức các thƣ viện
điểm ở các cấp. Kết quả đến đầu năm 1962, tất cả các đại đội, tiểu đoàn có tủ
sách; các trung đoàn, lữ đoàn có phòng đọc; đại đoàn, quân khu xây dựng
đƣợc thƣ viện.
Cùng với sự phát triển của hệ thống thƣ viện toàn quân, TVQĐ
không ngừng nâng cao số lƣợng và chất lƣợng vốn tài liệu (đến năm 1962
kho sách của TVQĐ đã có 62.956 cuốn). Các hình thức phục vụ đƣợc tổ
chức ngày càng đa dạng nhƣ: tổ chức phòng đọc, phòng mƣợn, phòng thƣ
mục, phục vụ lƣu động, tổ chức các buổi tọa đàm với bạn đọc, phục vụ
bằng thƣ mục, triển lãm,…
Theo thời gian, vốn tài liệu của thƣ viện ngày càng tăng về số lƣợng và
chất lƣợng, đến cuối năm 1963, kho tài liệu của thƣ viện đã lên tới 75.462 bản
sách, 1.564 tập tạp chí. Đây cũng là năm TVQĐ bắt đầu tiến hành sƣu tầm
các loại tƣ liệu có nội dung liên quan đến vấn đề quốc tế, lịch sử Đảng, lịch sử
quân đội,…
TVQĐ đã hết sức quan tâm đến phong trào đọc sách báo toàn quân,
21
tích cực xây dựng thƣ viện các đơn vị. Khi cả nƣớc có chiến tranh, quán triệt
Chỉ thị “Công tác văn hóa văn nghệ trong thời chiến” và phƣơng châm
“Hƣớng về đại đội mà phục vụ” với nhiệm vụ phát hành sách cho toàn quân.
TVQĐ đã sử dụng mọi phƣơng tiện, hình thức để đƣa sách báo đến với bộ
đội. Hàng triệu cuốn sách, tờ báo đƣợc vận chuyển bằng ô tô, tàu hỏa, xe thồ
hay gồng gánh trên vai nhân viên thƣ viện và bằng chính những ngƣời chiến
sĩ. Sách báo của thƣ viện đã theo bƣớc chân “Anh bộ đội Cụ Hồ” ra tận chiến
trƣờng. Thấm nhuần quan điểm: hoạt động sách báo thƣ viện là một phần hoạt
động của công tác chính trị, TVQĐ cùng với các thƣ viện trong hệ thống đã
tích cực chủ động, sáng tạo ra nhiều hình thức hoạt động phong phú, đa dạng,
phù hợp với mọi điều kiện hoàn cảnh, làm cho ảnh hƣởng của sách báo Đảng
chiếu rọi vào những vùng địch hậu, vùng mới giải phóng. Đƣợc sự chỉ đạo
chặt chẽ của Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị, TVQĐ đã đầy mạnh việc
mua và cấp phát sách cho bộ đội vào Nam chiến đấu và xây dựng kho sách dự
trữ cho các đơn vị sau ngày giải phóng. Năm 1975, cùng với bƣớc chân “thần
tốc” của các binh đoàn, hàng triệu cuốn sách do TVQĐ cấp phát đã kịp thời
đến với nhân dân vùng mới giải phóng tạo nên những điểm sáng văn hóa cách
mạng, đẩy lùi văn hóa xấu độc của Mỹ - Ngụy ở miền Nam. Cũng trong năm
đó, đất nƣớc thống nhất, chỉ trong một thời gian ngăn TVQĐ đã tiếp quản
đƣợc hàng trăm tấn sách báo của Mỹ - Ngụy, làm giàu thêm kho sách nghiên
cứu của quân đội (Đến năm 1975, vốn tài liệu của thƣ viện đã có 27.823 tên
sách với hơn 15 vạn bản và 45.000 tập báo, tạp chí). Đây là thời kỳ TVQĐ
phát triển toàn diện cả về xây dựng tiềm lực kho sách và tổ chức các hình
thức phục vụ bạn đọc.
Bƣớc vào thời kỳ đổi mới, đất nƣớc đứng trƣớc những vận hội và thách
thức mới, cuộc đấu tranh trên mặt trận tƣ tƣởng văn hóa diễn ra gay go và
quyết liệt. Quân đội cũng có bƣớc phát triển mới. Khoa học công nghệ phát
22
triển nhanh chóng đặc biệt là lĩnh vực CNTT tạo ra các phƣơng tiện thông tin
đại chúng nhƣ: văn hóa nghe nhìn đã tác động mạnh mẽ tới văn hóa đọc, tạo
ra sự cạnh tranh gay gắt trên lĩnh vực văn hóa thông tin. Dƣới sự chỉ đạo của
Đảng ủy Quân sự Trung ƣơng và Bộ Quốc phòng, trực tiếp là Tổng cục Chính
trị Quân đội nhân dân Việt Nam, TVQĐ đã từng bƣớc ứng dụng CNTT vào
hoạt động TT – TV.
Từ tháng 3 năm 1998, TVQĐ đã ứng dụng tin học vào việc xây dựng
CSDL quản lý sách báo tại TVQĐ trên phần mềm CDS/ISIS for Window.
Năm 2004 thử nghiệm phần mềm MYLIB (Do công ty Cổ phần tƣ vấn phần
mềm và giải pháp số hóa tài liệu cung cấp). Cuối năm 2005, Thƣ viện chuyển
sang sử dụng phần mềm ESYLIB (Do công ty Cổ phần tƣ vấn phần mềm và
giải pháp số hóa tài liệu cung cấp) và tổ chức biên mục theo MARC21 tại
phòng Thông tin – Thƣ mục. Đầu năm 2006, bắt đầu tiến hành biên mục
MARC21 tại phòng Bổ sung Xử lý – Kỹ thuật. Cuối năm 2006, Thƣ viện tiến
hành xây dựng CSDL toàn văn và số hóa tài liệu, xây dựng phòng đọc điện tử
và trang web phòng đọc điện tử của TVQĐ trên mạng LAN. Cuối năm 2007,
xây dựng trang TT của TVQĐ trên mạng Thông tin Khoa học Quân sự Bộ
Quốc phòng (MISTEN). Cuối năm 2009, nâng cấp phần mềm với tên phiên
bản mới là INFORLIB trong đó có bổ sung modul quản lý tài liệu toàn văn.
TVQĐ luôn bám sát chức năng, nhiệm vụ, khắc phục khó khăn và vƣợt
qua nhiều khó khăn, thách thức, tích cực, chủ động trong việc thu thập, lƣu
trữ sách báo về quân sự, khai thác và tổ chức phục vụ công tác nghiên cứu
khoa học, nhận lƣu chiểu các xuất bản phẩm trong quân đội, trao đổi hƣớng
dẫn nghiệp vụ và phát hành sách trong toàn quân, góp phần nâng cao đời sống
văn hóa tinh thần và nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí cho bộ đội và đông
đảo bạn đọc ngoài quân đội, thực sự là công cụ sắc bén thực hiện công tác
Đảng, công tác chính trị, góp phần xây dựng quân đội vững mạnh về mặt
23
chính trị, thực hiện thắng lợi nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Nhƣ vậy đến nay, TVQĐ đã trải qua một quá trình hơn 58 năm xây
dựng và phát triển. Quá trình phát triển của TVQĐ gắn liền với quá trình phát
triển của sự nghiệp TV Việt Nam và đặc biệt gắn liền với cuộc đấu tranh giải
phóng và bảo vệ Tổ quốc của nhân dân ta chống đế quốc Mỹ xâm lƣợc và
công cuộc đổi mới của đất nƣớc. Hiện nay, vốn tài liệu của TVQĐ tƣơng đối
lớn với trên 400.000 bản sách, 1.600 đầu báo, tạp chí và các loại tài liệu khác,
phục vụ trung bình mỗi năm khoảng 13.000 bạn đọc và trên 500 bạn đọc
trong và ngoài quân đội đăng ký làm thẻ thƣ viện, TVQĐ đã trở thành một
Thƣ viện Khoa học chuyên ngành quân sự cấp Nhà nƣớc, là thƣ viện trung
tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện toàn quân.
1.2.2. Chức năng và nhiệm vụ
TVQĐ là đơn vị hành chính trực thuộc Tổng cục Chính trị quản lý. Là
một thƣ viện Khoa học chuyên ngành quân sự cấp Nhà nƣớc, Thƣ viện trung
tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện trong toàn quân. Điều này có nghĩa là,
một mặt TVQĐ là cơ quan tàng trữ và phục vụ sách báo. Mặt khác, TVQĐ là
cơ quan quản lý nghiên cứu khoa học, có trách nhiệm quản lý ngành, đề xuất,
phƣơng hƣớng, biện pháp xây dựng hệ thống, lập kế hoạch hoạt động cho
toàn ngành thƣ viện trong quân đội. Chính vì vậy, TVQĐ đang thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ sau:
1.2.2.1. Chức năng
Với chức năng thông tin – văn hóa – giáo dục thể hiện cụ thể ở việc thu
thập xử lý thông tin, tàng trữ tài liệu, sách, báo và tổ chức phục vụ nhu cầu
nghiên cứu, học tập giải trí của cán bộ, chiến sĩ trong và ngoài quân đội.
TVQĐ vừa là một trung tâm khai thác thông tin, vừa là nơi nghiên cứu học
tập, nâng cao trình độ học vấn, kiến thức về quân sự, cũng nhƣ phục vụ đông
24
đảo các tầng lớp nhân dân. Bên cạnh chức năng thông tin – văn hóa – giáo
dục, TVQĐ còn có chức năng quản lý nhà nƣớc thể hiện ở việc tổ chức hƣớng
dẫn nghiệp vụ. Phƣơng pháp tổ chức hoạt động cho các thƣ viện cấp dƣới, tủ
sách ở các doanh trại… Cụ thể nhƣ sau:
- Trung tâm tàng trữ và nhận lưu chiểu văn hóa phẩm được xuất bản
trong quân đội (gồm các ấn phẩm công khai và lưu hành nội bộ).
TVQĐ bổ sung và lƣu giữ tất cả các xuất bản phẩm trong quân đội và
các tài liệu của các nhà xuất bản khác ngoài quân đội có nội dung liên quan
đến các vấn đề chiến tranh và quân sự. Hiện nay, Thƣ viện là trung tâm lƣu
trữ các tài liệu quý hiếm về quân sự với các loại hình phong phú, đa dạng. Bộ
Quốc phòng (BQP) cho phép TVQĐ đƣợc thu nhận các luận văn thạc sĩ, luận
án tiến sĩ của các học viên thuộc các học viện, nhà trƣờng trong quân đội.
Ngoài ra TVQĐ còn sƣu tầm, thu thập các luận văn thạc sĩ, tiến sĩ về các lĩnh
vực chính trị, kinh tế, lịch sử có liên quan đến quân sự, quốc phòng, đến sự
nghiệp bảo vệ Tổ quốc. Một nét đặc thù là, TVQĐ đƣợc Tổng cục Chính trị
(TCCT) giao nhiệm vụ sƣu tầm, thu thập các tác phẩm văn học nghệ thuật của
các nhà văn quân đội và các tác phẩm viết về đề tài ngƣời lính, về chiến tranh
cách mạng và lực lƣợng vũ trang. Đó là một phần trong kho tàng văn hóa vô
giá của dân tộc, một di sản quân sự quý báu để lại cho đời sau.
- Trung tâm luân chuyển sách báo phục vụ bạn đọc.
TVQĐ không chỉ là nơi tàng trữ sách báo mà còn là trung tâm luân
chuyển sách báo phục vụ bạn đọc trong và ngoài quân đội. Với kho sách báo
đặc thù của mình, TVQĐ đáp ứng nhu cầu thông tin và nghiên cứu khoa học
về các vấn đề nhƣ: chiến tranh, quân đội, quốc phòng, chiến lƣợc và chiến
thuật, nghệ thuật quân sự, chiến tranh nhân dân và quốc phong toàn dân,
TVQĐ còn phục vụ tuyên truyền sách báo cho công tác đảng, công tác chính
trị trong quân đội, cung cấp tài liệu cần thiết cho các nhà lãnh đạo Đảng và
25
Nhà nƣớc.
- Trung tâm biên soạn thư mục và chỉ đạo nghiệp vụ của hệ thống thư
viện trong quân đội.
Hiện nay toàn quân có 249 thƣ viện, 849 phòng đọc cấp trung đoàn và
lữ đoàn, 1541 tủ sách phòng Hồ Chí Minh, cơ sở vật chất, trụ sở thƣ viện
đƣợc củng cố ngày càng khang trang, có điều kiện phục vụ bộ đội tốt hơn.
Các trang thiết bị kỹ thuật chuyên dùng cho thƣ viện (bàn, ghế, tủ, giá, máy
tính, máy phô tô, máy in, máy điều hòa, máy hút bụi,…) từng bƣớc đƣợc tăng
cƣờng và củng cố. Đặc biệt, đối với hệ thống thƣ viện các học viện, nhà
trƣờng trong quân đội có những bƣớc chuyển mạnh mẽ trong việc ứng dụng
CNTT vào hoạt động TT-TV.
TVQĐ có nhiệm vụ biên soạn các loại hình thông tin, thƣ mục phục vụ
toàn quân đồng thời theo dõi, giúp đỡ, bồi dƣỡng nghiệp vụ thƣ viện, trực tiếp
cung cấp sách cho các đơn vị quân khu, quân đoàn, quân binh chủng, phổ
biến kinh nghiệm hoạt động của các thƣ viện lớn trong và ngoài nƣớc cho các
thƣ viện trong hệ thống.
- Trung tâm trao đổi sách báo, tài liệu với quốc tế.
TVQĐ có quan hệ với thƣ viện một số nƣớc trên thế giới nhƣ Lào,
Nga, Mỹ, Đức,… và thông qua một số đại sứ quán của Việt Nam tại nƣớc
ngoài để đặt mua, trao đổi tài liệu. Trung bình hàng năm Thƣ viện đặt mua
từ 400 – 500 tên sách ngoại văn, từ 80 – 100 loại báo, tạp chí nƣớc ngoài
trong đó 25% là báo, tạp chí quân sự. Ngoài ra, TVQĐ còn duy trì đều đặn
trao đổi cho thƣ viện Quân đội nhân dân Lào gồm: một số sách của nhà xuất
bản Quân đội nhân dân và của các nhà xuất bản khác; báo Nhân dân, Quân
đội nhân dân, Tạp chí Quốc phòng toàn dân, Tạp chí Văn nghệ quân đội,
26
Báo Tiền phong,…
1.2.2.2. Nhiệm vụ
Để thực hiện các chức năng trên, TVQĐ có những nhiệm vụ sau đây:
- Thu thập, bổ sung và tàng trữ sách, báo, tƣ liệu, những ấn phẩm đã
đƣợc xuất bản trong và ngoài nƣớc.
- Tổ chức phục vụ việc đọc, mƣợn tài liệu, sách báo, các công trình
khoa học. Luân chuyển sách báo phục vụ cơ sở, phục vụ các cán bộ trong và
ngoài quân đội.
- Biên soạn và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin, tƣ liệu đáp
ứng nhu cầu nghiên cứu, học tập, sản xuất, khoa học quân sự, văn hóa,… của
ngƣời dùng tin trong và ngoài quân đội.
- Cung cấp thông tin, tƣ liệu phục vụ các nhu cầu nghiên cứu tìm hiểu
về lịch sử quân sự, khoa học quân sự, chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, xã
hội… của cả nƣớc.
- Xây dựng phong trào đọc sách, báo trong quần chúng nhân dân, chỉ
đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho hệ thống thƣ viện, tủ sách trong
quân đội.
- Hiện nay đƣợc TCCT giao nhiệm vụ: nghiên cứu khoa học và ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác thƣ viện.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực
1.2.3.1. Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, TVQĐ đã có một đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn và
nghiệp vụ với cơ cấu tổ chức khá chặt chẽ, khoa học. Cơ cấu tổ chức TVQĐ
nhƣ sau: Ngoài các phòng ban có chức năng, nhiệm vụ hỗ trợ và điều hành
hoạt động nhƣ Ban giám đốc, Hội đồng khoa học, Ban Hành chính, TVQĐ có
27
5 phòng chức năng với các nhiệm vụ sau:
BAN GIÁM ĐỐC
PHÒNG PHÁT HÀNH
PHÒNG THÔNG TIN THƢ MỤC
BAN HÀNH CHÍNH
PHÒNG BỔ SUNG- XỬ LÝ KỸ THUẬT
TRỢ LÝ NGHIỆP VỤ
BỔ SUNG
PHÒNG ĐỌC ĐIỆN TỬ
PHÒNG PHỤC VỤ BẠN ĐỌC
TRỢ LÝ NGHIỆP VỤ TOÀN QUÂN
BỘ PHẬN TT - TM
XỬ LÝ KỸ THUẬT
PHÒNG ĐỌC TỔNG HỢP
THƢ MỤC
TRỢ LÝ NGHIỆP VỤ THƢ VIỆN KHOA HỌC TẠI TVQĐ
BỘ PHẬN CNTT
PHÒNG MƢỢN
PHÒNG TRA CỨU
TỔNG KHO LƢU TRỮ
KHO LUÂN CHUYỂN
PHÒNG BÁO TẠP CHÍ
Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Thư viện Quân đội
- Phòng Phục vụ bạn đọc
Phòng phục vụ bạn đọc đƣợc chia thành các bộ phận: Phòng đọc tổng
hợp, Phòng đọc tra cứu, Tổng kho lƣu trữ tài liệu, Kho luân chuyển tài liệu
xuống các đơn vị, Phòng đọc Báo – Tạp chí, Phòng Mƣợn.
Phòng phục vụ bạn đọc có nhiệm vụ:
+ Phục vụ tại các phòng đọc, phòng mƣợn, phòng báo – tạp chí, giúp
28
bạn đọc tra tìm tài liệu.
+ Phục vụ theo chuyên đề, tổ chức các cuộc trƣng bày, triển lãm sách
nhân các ngày kỷ niệm, tổ chức các cuộc nói chuyện chuyên đề, giới thiệu
sách,…
+ Quản lý ấn phẩm định kỳ đƣợc nhập về thƣ viện.
+ Tổ chức, quản lý hệ thống kho.
+ Sao chụp, quét tài liệu.
- Phòng Phát hành
Phát hành sách (hay còn gọi là bổ sung sách báo tập trung) là công việc
chuyển sách đến tay các cán bộ, chiến sĩ trong toàn quân theo các đầu mối trực
thuộc Bộ Quốc phòng. Góp phần tuyên truyền quan điểm, đƣờng lối, chủ
trƣơng của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc, phổ biến kiến thức cho mọi ngƣời...
Phòng có chức năng tổ chức bổ sung sách tập trung cung cấp cho các
đơn vị.
Lập kế hoạch, đặt mua sách của các nhà xuất bản.
Nhập, cấp phát sách theo kinh phí định mức theo quy định.
Biên soạn thƣ mục giới thiệu sách cấp phát gửi đến các đầu mối trực
thuộc Bộ Quốc Phòng.
Giúp các đơn vị mua sách bằng kinh phí tự chi.
- Phòng Thông tin – Thư mục – Máy tính gồm: Phòng đọc điện tử, bộ
phận xử lý thông tin thƣ mục; bộ phận công nghệ thông tin và số hóa tài liệu.
Phòng Thông tin – Thƣ mục – Máy tính thực hiện các nhiệm vụ sau:
+ Biên soạn các loại thông tin, thƣ mục bao gồm: Thông báo sách mới;
Thƣ mục chuyên đề; Tài liệu phục vụ nghiên cứu.
+ Xử lý hồi cố tài liệu của TVQĐ đƣợc nhập về từ trƣớc năm 1998
nhằm thực hiện mục tiêu số hóa toàn bộ hệ thống mục lục để quản lý trên
máy tính dƣới dạng CSDL thƣ mục, từng bƣớc xây dựng nguồn lực thông tin
29
điện tử của TVQĐ.
+ Nghiên cứu ứng dụng CNTT cho các hoạt động tại TVQĐ và hệ
thống thƣ viện toàn quân; quản lý hệ thống máy chủ và các thiết bị liên quan
đến hệ thống mạng và lƣu trữ dữ liệu; quản lý toàn bộ CSDL, tài liệu điện tử
và phòng đọc điện tử.
- Phòng Bổ sung và Xử lý kỹ thuật với các nhiệm vụ:
+ Bổ sung: Sƣu tầm, lựa chọn và bổ sung tài liệu vào Thƣ viện. Trung
bình hàng năm TVQĐ nhập gần một vạn bản sách, báo, tạp chí, tƣ liệu, luận
văn, các loại tài liệu điện tử qua các hình thức: mua, nhận lƣu chiểu, trao đổi,
tặng biếu,…
+ Xử lý kỹ thuật (xử lý hình thức và nội dung tài liệu mới nhập về Thƣ
viện) thực hiện các công việc: đăng ký tổng quát, đăng ký cá biệt, đóng dấu,
dán nhãn, phân loại, mô tả, định từ khóa, xử lý CSDL trên máy, in phích và
xếp phích công vụ, hiệu đính.
- Trợ lý nghiệp vụ:
Dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của Ban Giám đốc, các trợ lý nghiệp vụ lên kế
hoạch chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ TVQĐ và hệ thống thƣ
viện toàn quân nhƣ: biên soạn, cung cấp sách giáo trình, văn bản pháp quy, tài
liệu sổ sách, phích phiếu, tủ giá nghiệp vụ cho các thƣ viện đơn vị, mở các
lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ ngắn hạn cho cán bộ, nhân viên thƣ viện đơn vị
thuộc các quân khu, quân đoàn, quân binh chủng.
1.2.3.2. Đội ngũ cán bộ
Thƣ viện Quân đội đã và đang hết sức chú trọng đến việc xây dựng đội
ngũ cán bộ vững vàng về trình độ nghiệp vụ và tƣ tƣởng của không chỉ cơ
quan mình mà của các đơn vị thƣ viện trong toàn quân.
Thƣ viện luôn tạo mọi điều kiện để cán bộ đi học trong và ngoài nƣớc
nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu ngày càng
30
cao của xã hội và ngƣời dùng tin.
Hiện nay, TVQĐ có 35 cán bộ, nhân viên, gồm 27 quân nhân, 8 công
nhân viên quốc phòng. Trong đó:
- Phân theo trình độ học vấn:
+ Số ngƣời có trình độ Thạc sỹ là: 6 ngƣời
+ Số ngƣời có trình độ đại học là: 25 ngƣời
+Số ngƣời có trình độ cao đẳng là: 4 ngƣời
- Phân theo độ tuổi:
+ Từ 25 – 30 tuổi: 7 ngƣời
+ Từ 31 – 40 tuổi: 13 ngƣời
+ Từ 41 – 50 tuổi: 10 ngƣời
+ Từ 51 – 55 tuổi: 5 ngƣời
- Phân theo giới tính:
+ Nam: 11 ngƣời
+ Nữ: 24 ngƣời
Thƣ viện Quân đội không chỉ tập trung vào việc nâng cao trình độ
nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thƣ viện mà cả về mặt tƣ tƣởng, lý
luận quân sự… Thông qua các buổi xem phim tƣ liệu, các hội thảo, sinh hoạt
Đảng trong cơ quan, trong hệ thống… Đặc biệt, hàng tuần thƣ viện tổ chức
một buổi sinh hoạt trong cơ quan để nhận xét công việc trong tuần và đƣa ra
những kế hoạch công tác mới một cách dân chủ, tạo sự đoàn kết nhất trí của
toàn đội ngũ cán bộ thƣ viện, tất cả vì sự nghiệp thƣ viện của toàn quân.
1.2.4. Nguồn lực thông tin
Trong hoạt động thông tin thƣ viện, nguồn lực thông tin giữ vai trò vô
cùng quan trọng, quyết định sự tồn tài và phát triển của hoạt động thông tin
khoa học. Những năm qua, với nguồn kinh phí đƣợc cấp tƣơng đối ổn định,
TVQĐ đã kết hợp mọi hình thức bổ sung, xây dựng và tạo lập đƣợc một
nguồn lực thông tin khoa học quân sự chất lƣợng về nội dung, phong phú về
31
hình thức, đa dạng về ngôn ngữ.
Vốn tài liệu của TVQĐ tƣơng đối lớn với trên 400.000 bản sách, trên
1.600 đầu báo, tạp chí với nhiều loại quý hiếm viết bằng nhiều thứ tiếng khác
nhau nhƣ Việt, Anh, Nga, Pháp, Trung Quốc, các nƣớc Đông Âu,…
Bên cạnh đó, vốn tài liệu của TVQĐ còn đƣợc bổ sung nhiều nguồn
khác nhau nhƣ các sách, báo xuất bản trong nội bộ quân đội, bổ sung tài liệu
xuất bản công khai từ các công ty phát hành sách, XUNHASABA, các nhà
xuất bản, cửa hàng sách. Với hình thức chính: mua, nhận lƣu chiểu, trao đổi,
tặng biếu của các thƣ viện và cơ quan trong và ngoài quân đội. Ngoài ra, từ
năm 2007 TVQĐ bắt đầu nhận đƣợc một lƣợng sách tiếng Anh Quỹ Châu Á
tài trợ. Đặc biệt hơn nữa vốn tài liệu của TVQĐ bổ sung đƣợc 2 nguồn tài liệu
rất có giá trị, quý hiếm đó là:
Thứ nhất, nguồn tài liệu đƣợc xuất bản bằng giấy dó ở chiến khu Việt
Bắc thu nhận từ các tủ sách dã chiến của các đơn vị bộ đội trong những năm
kháng chiến chống Pháp.
Thứ hai, sách xuất bản dƣới chế độ Việt Nam Cộng hòa trƣớc 1975
đƣợc nhập về trong những năm 1975 – 1977 dƣới dạng thu hồi: khoảng trên 3
vạn bản sách, tƣ liệu đánh máy hoặc in rôneo và các tài liệu không công bố
khác đƣợc nhập về dƣới dạng trao đổi. Những tài liệu này chỉ phục vụ công
tác nghiên cứu chuyên sâu.
Ngoài ra, ở lĩnh vực quân sự có nhiều tài liệu đƣợc lƣu trữ nguyên bản
từ những năm đầu kháng chiến chống Pháp.
Trong những năm gần đây, do đất nƣớc có sự phát triển ổn định,
TVQĐ cũng đƣợc ổn định về mặt kinh phí nên đã chủ động trong việc bổ
sung tài liệu. Hàng năm, thƣ viện nhập kho trung bình trên 4000 tên tài liệu
với khoảng hơn 11.000 bản, trên 330 loại báo, tạp chí trong và ngoài nƣớc.
Ngoài tài liệu dạng giấy, TVQĐ đã và đang phát triển các dạng tài liệu
32
điện tử dƣới dạng CSDL toàn văn, các đĩa CD – ROM, các CSDL dữ kiện,…
NGUỒN LỰC THÔNG TIN
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
TÀI LIỆU DẠNG GIẤY
CƠ SỞ DỮ LIỆU
Dƣới đây là sơ đồ nguồn lực thông tin tại TVQĐ:
TÀI LIỆU KHÔNG CÔNG BÔ
SÁCH ĐIỆN TỬ CHUYÊN ĐỀ ĐIỆN TỬ
CD – ROM BĂNG VIDEO
SÁCH
TƢ LIỆU
LUẬN VĂN, LUẬN ÁN
TÀI LIỆU CÔNG BỐ
BAO TẠP CHÍ
Hình 1.2: Sơ đồ minh họa thành phần nguồn lực thông tin tại TVQĐ
Tính đến tháng 6 năm 2015 tổng số VTL của Thƣ viện có:
STT LOẠI HÌNH TÀI LIỆU SỐ LƢỢNG
Sách quốc văn Sách ngoại văn Tƣ liệu Luận án, Luận văn Tài liệu điện tử toàn văn (hạn chế và phổ biến) Tài liệu chuyên đề điện tử
1 2 3 4 5 6 7 Đĩa CD – ROM 8 9 Báo – tạp chí quốc văn Báo – tạp chí ngoại văn ĐƠN VỊ TÍNH Cuốn Cuốn Cuốn Cuốn Tên Trang Chiếc Tên Tên 334.749 73.565 23.994 8.883 3.314 121.247 326 890 (*) 793 (*)
33
Bảng 1.1: Thống kê vốn tài liệu của TVQĐ tính đến tháng 6/2015
Vốn tài liệu của TVQĐ cơ cơ cấu nhƣ sau:
- Tài liệu chính trị, xã hội chiếm: 30%
- Tài liệu quân sự: 25%
- Tài liệu khoa học kỹ thuật, y tế: 10%
- Tài liệu văn học, nghệ thuật: 35%
35%
30%
10%
25%
Biểu đồ 1.1: Cơ cấu vốn tài liệu của TVQĐ
1.2.5. Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin về tài liệu xám tại Thư viện
Ngƣời dùng tin (NDT) là một con ngƣời cụ thể trong xã hội, có nhu cầu
tin và sử dụng thông tin để thỏa mãn nhu cầu của mình thông qua việc sử
dụng các sản phẩm và dịch vụ thông tin.
Nhu cầu tin (NCT) là những đòi hỏi khách quan của con ngƣời đối với
việc tiếp nhận và sử dụng thông tin nhằm duy trì hoạt động sống của mình.
Nhu cầu tin và ngƣời dùng tin là hai yếu tố cơ bản giúp cho việc định
hƣớng hoạt động của một cơ quan thông tin – thƣ viện. Do vậy, việc điều tra,
xác định đúng các nhóm đối tƣợng NDT, đánh giá chính xác các NCT của họ
là một trong những nhiệm vụ quan trọng của hệ thống thƣ viện nói chung và
TVQĐ nói riêng, để từ đó có hƣớng hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng công
tác quản lý nguồn tài liệu xám tạo điều kiện cho việc tổ chức và cung cấp
thông tin một cách khoa học, chính xác, đầy đủ và kịp thời với nhu cầu thông
34
tin của NDT
1.2.5.1. Đặc điểm người dùng tin
NDT là yếu tố cơ bản của hoạt động thông tin, vừa là khách hành của
các hoạt động thông tin, đồng thời họ cũng là những ngƣời sản sinh ra thông
tin mới.
Căn cứ vào vai trò, nhiệm vụ và trình độ học vấn của NDT, có thể chia
NDT của TVQĐ thành ba nhóm chính:
- Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý
- Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
- Nhóm ngƣời dùng tin là nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên
Để tiến hành nghiên cứu về ngƣời dùng tin và nhu cầu tin, luận văn chủ
yếu sử dụng phƣơng pháp phỏng vấn, quan sát, thống kê yêu cầu tin và phân
tích các dữ liệu đƣợc quản lý trên phần mềm Inforlib.
Nhƣ vậy, tùy tính chất công việc, mỗi nhóm NDT lại có nhu cầu về
nguồn tài liệu xám khác nhau. Nắm bắt đƣợc quy mô mức độ nhu cầu tin của
các nhóm NDT là cơ sở để phát triển và nâng cao chất lƣợng nguồn tài liệu
xám của TVQĐ.
Nhu cầu tin của ba nhóm NDT này không hoàn toàn giống nhau về nội
dung thông tin, mức độ chuyên sâu của thông tin, lựa chọn các sản phẩm và
dịch vụ thông tin,…
STT Nghề nghiệp Số phiếu Tỷ lệ %
1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý 8 10
2 Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy 30 37.5
3 Nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên 42 52.5
Tổng 80 100.0
35
Bảng 1.2: Thành phần các đối tượng NDT tại TVQĐ
10%
52.5%
37.5%
Biểu đồ 1.2: Thành phần các đối tượng NDT tại TVQĐ
* Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý.
Ngƣời dùng tin thuộc nhóm này gồm các đồng chí lãnh đạo, chỉ huy
các cơ quan, đơn vị trong và ngoài quân đội. Nhóm này chiếm tỷ lệ không cao
(10%) trong số NDT tại TVQĐ. Đặc thù của cán bộ quản lý là đƣa ra các
quyết định, đặt ra mục tiêu, phƣơng hƣớng, đƣờng lối phát triển của cơ quan,
lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Nhóm NDT là cán bộ lãnh đạo, quản lý thƣờng là những ngƣời có học
hàm, học vị rất cao, họ vừa là ngƣời dùng tin đồng thời họ vừa là chủ thể sản
xuất thông tin. Thông tin là công cụ giúp họ quản lý vì quản lý là quá trính
biến đổi thông tin thành hành động. Thông tin càng đầy đủ thì quá trình quản
lý càng đạt kết quả cao. Các thông tin họ cần thƣờng là các báo cáo, các tài
liệu có hàm lƣợng tri thức cao, chuyên sâu về các lĩnh vực chuyên môn.
Ngoài công tác lãnh đạo quản lý, nhiều cán bộ quản lý còn tham gia
công tác giảng dậy và nghiên cứu khoa học. Nhóm ngƣời dùng tin là cán bộ
lãnh đạo và quản lý thƣờng có rất ít thời gian đến khai thác tài liệu tại Thƣ
36
viện do cƣờng độ hoạt động, làm việc rất cao.
* Nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
Những ngƣời làm công tác nghiên cứu, giảng dạy luôn phải tìm đến tri
thức, khám phá và truyền đạt tri thức. Vì vậy họ ham học hỏi, tìm tòi những
cái mới.
Nhóm ngƣời dùng tin này gồm những cán bộ nghiên cứu, những ngƣời
đang tham gia các đề tài nghiên cứu cấp Nhà nƣớc, cấp Bộ, cấp Ngành. Đây
là các cán bộ có chuyên môn cao, có học hàm, học vị cao nhƣ giáo sƣ, phó
giáo sƣ, tiến sĩ, là giảng viên của các học viện, trƣờng đại học trong và ngoài
quân đội. Đây là nhóm NDT có hoạt động thông tin năng động và tích cực
nhất. Họ vừa là chủ thể vừa là khách thể của hoạt động thông tin. Họ là ngƣời
khai thác mạnh nguồn lực thông tin nói chung và nguồn tài liệu xám nói
riêng, đồng thời họ thƣờng xuyên tạo ra các tài liệu xám có hàm lƣợng tri
thức rất cao nhƣ: hệ thống các bài giảng, các bài báo, tạp chí, các công trình
nghiên cứu khoa học, các đề xuất, các dự án, các đề tài,…
Vì tham gia giảng dạy nên họ phải thƣờng xuyên cập nhật những kiến
thức mới, công nghệ mới và chuyên sâu liên quan trực tiếp tới lĩnh vực mà họ
giảng dậy, nghiên cứu. Do vậy, nhóm NDT này luôn dành một khoảng thời
gian nhất định cho việc tìm tài liệu tham khảo và nguồn tài liệu xám
Nhóm ngƣời dùng tin này có khả năng sử dụng ngoại ngữ thành thạo,
có kỹ năng tìm kiếm và sử dụng tối đa các sản phẩm, dịch vụ thông tin thƣ
viện.
Nhóm NDT này thƣờng có nhu cầu thông tin về các chuyên ngành
thuộc chuyên môn nghiên cứu, giảng dạy; các thông tin vừa mang tính lý luận
vừa có ý nghĩa thực tiễn,…
* Nhóm người dùng tin là nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên
- Nghiên cứu sinh, học viên cao học:
Số lƣợng NDT thuộc nhóm này chiếm một tỷ lệ nhỏ so với tổng số
37
ngƣời dùng tin của Thƣ viện. Đặc điểm của nhóm NDT này:
+ Là những ngƣời có trình độ chuyên môn cao, hƣớng nghiên cứu
chuyên sâu, có khả năng sử dụng ngoại ngữ vào việc đọc dịch tài liệu nƣớc
ngoài;
+ Thời gian sử dụng thƣ viện hạn chế do phần lớn là những ngƣời tham
gia học tập tại trƣờng đồng thời vẫn phải đảm nhiệm công việc nơi công tác.
Họ chỉ tới thƣ viện để sử dụng tài liệu vào thời điểm cần thực hiện các đề tài,
công trình nghiên cứ, viết luận án, luận văn tốt nghiệp, báo cáo khoa học;
+ Đây là những ngƣời đã tốt nghiệp đại học, họ có kỹ năng sử dụng thƣ
viện, biết cách khai thác hiệu quả các sản phẩm và dịch vụ thông tin trong đó
chủ yếu là tài liệu xám để phục vụ cho công việc nghiên cứu và học tập của
mình;
Loại hình tài liệu mà nhóm NDT này quan tâm và sử dụng nhiều nhất
là các luận án, luận văn, các đề tài nghiên cứu khoa học.
- Sinh viên:
Trong tất cả các nhóm NDT thì đối tƣợng NDT là sinh viên chiếm tỷ lệ
cao nhất. Đây là đối tƣợng NDT chủ yếu của Thƣ viện. Hiện nay, với việc đổi
mới phƣơng pháp dạy và học đòi hỏi sinh viên không còn học một cách thụ
động nhƣ trƣớc mà phải có sự tìm tòi, học hỏi, bổ sung thêm kiến thức ở bên
ngoài bằng cách tự học, tự nghiên cứu. Do vậy, nhu cầu tin của nhóm này rất
phong phú và đa dạng. Ngoài thời gian trên lớp thì hầu hết sinh viên dành
nhiều thời gian lên thƣ viện để học tập và nghiên cứu.
Đặc điểm của nhóm NDT này:
+ Là những ngƣời có trình độ, một số có khả năng sử dụng tiếng Anh
để đọc dịch tài liệu;
+ Có nhiều thời gian cho việc khai thác và sử dụng tài liệu;
+ Có những kỹ năng cơ bản tìm kiếm và khai thác nguồn lực thông tin
38
của Thƣ viện.
Sinh viên là đối tƣợng có nhu cầu và tần suất sử dụng tài liệu nói chung
và tài liệu xám nói riêng khá cao, đặc biệt vào thời gian ôn thi, làm báo cáo
khoa học, làm tiểu luận, viết khóa luận tốt nghiệp. Các dạng tài liệu họ
thƣờng sử dụng là luận văn, khóa luận, báo cáo khoa học.
Dựa trên những đặc điểm riêng của từng nhóm NDT nhƣ trên, để làm
tốt công tác phục vụ tài liệu xám, cần phải tiến hành xem xét, đánh giá nhu
cầu tin của họ, trên cơ sở đó có biện pháp để có thể đáp ứng tối đa nhu cầu tin
của ngƣời dùng tin tại TVQĐ
1.2.5.2. Đặc điểm nhu cầu về tài liệu xám
Để hiểu rõ đặc điểm nhu cầu về tài liệu xám của NDT tại TVQĐ, tác
giả đã tiến hành cuộc điều tra xã hội học cho NDT của TVQĐ. Với số phiếu
phát ra là 100 phiếu, thu về 80 phiếu hợp lệ. Tác giả đã thu đƣợc kết quả:
- Về mức độ nhu cầu về tài liệu xám:
Mức độ có nhu cầu “rất cần dùng” chiếm 42.5%, “cần dùng” chiếm
35%, “bình thƣờng” chiếm 12.5% và chỉ có 10% số ngƣời trả lời là “không
cần”. (Xem bảng và biểu đồ 1.3)
STT Mức độ nhu cầu Số phiếu Tỷ lệ %
Rất cần 1 28 35
Cần 2 34 42.5
3 Bình thƣờng 10 12.5
4 Không cần 8 10
Tổng 80 100.0
39
Bảng 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám
10%
12.5%
35%
42.5%
Biểu đồ 1.3: Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám
Qua các số liệu về mức độ cần thiết sử dụng tài liệu xám chúng ta thấy
tỷ lệ rất cao số ngƣời có nhu cầu: “rất cần” và “cần” sử dụng tài liệu xám
(77.5%). Nếu tính tổng cộng cả 03 mức độ: “rất cần”, “cần”, “bình thƣờng”
chiếm tỷ lệ tới 90% và chỉ có 10% là không cần hoàn toàn.
- Về tần suất sử dụng tài liệu xám:
Tần suất sử dụng tài liệu xám đƣợc đánh giá ở 3 cấp độ: Thƣờng
xuyên, thỉnh thoảng và không bao giờ. Bảng 1.4, phản ánh khái quát tần suất
sử dụng tài liệu xám nhƣ sau:
STT Tần suất sử dụng Số phiếu Tỷ lệ %
1 Thƣờng xuyên 34 42.5
2 Thỉnh thoảng 42 52.5
3 Không bao giờ 4 5
Tổng 80 100.0
40
Bảng 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám
5%
42.5%
52.5%
Biểu đồ 1.4: Tần suất sử dụng tài liệu xám
Qua biểu đồ 1.4 cho thấy, số lƣợng ngƣời dùng tin sử dụng nguồn tài
liệu xám rất cao (chiếm 95%), song đa số họ chỉ thỉnh thoảng mới sử dụng
chiếm tới 52.5%. Nhƣ vậy, mặc dù cần nguồn tài liệu xám nhƣng NDT không
phải thƣờng xuyên sử dụng. Điều này đặt ra cho TVQĐ cần phải quan tâm
đến công tác phổ biến và có biện pháp tổ chức phục vụ sao cho có thể đáp
ứng một cách tốt nhất nhu cầu của ngƣời dùng tin.
- Về mục đích sử dụng tài liệu xám:
Ngƣời dùng tin của TVQĐ sử dụng tài liệu xám vào nhiều mục đích
khác nhau. Tuy nhiên, NDT chủ yếu sử dụng tài liệu này vào mục đích
“Nghiên cứu khoa học” (50%), “Viết luận án, luận văn, KLTN” (42.5%) và
“Tự nâng cao trình độ học tập” (35%) (Xem bảng số liệu và biểu đồ 1.5).
Điều này đƣợc lý giải là do đối tƣợng NDT là cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
và nghiên cứu sinh,học viên, sinh viên có số lƣợng đông đảo, họ có nhu cầu
sử dụng dạng tài liệu này phục vụ cho hoạt động nghiên cứu và học tập. Việc
sử dụng tài liệu xám với mục đích để phục vụ cho công tác quản lý, lãnh đạo
còn chiếm tỷ lệ thấp (12.5%). Còn lại chỉ có 5% số ngƣời đƣợc hỏi cho biết
41
sử dụng tài liệu xám cho mục đích khác.
80 phiếu = 100%
STT Mục đích sử dụng Số phiếu Tỷ lệ %
nguồn tài liệu xám
Phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo 10 12.5 1
Tự nâng cao trình độ học tập 28 35 2
Nghiên cứu khoa học 40 50 3
Viết luận án, luận văn, KLTN 34 42.5 4
Mục đích khác 4 5 5
Bảng 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám của NDT TVQĐ
50%
42.5%
35%
12.5%
5%
Biểu đồ 1.5: Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám của NDT TVQĐ
- Về nội dung thông tin:
Nội dung nhu cầu khai thác nguồn tài liệu xám của NDT rất đa dạng và
phong phú gồm nhiều lĩnh vực khác nhau: Chính trị - xã hội; quân sự; khoa
42
học kỹ thuật, y tế; văn học – nghệ thuật, lịch sử,…
80 phiếu = 100%
STT Lĩnh vực có nhu cầu về tài liệu xám Số phiếu Tỷ lệ %
1 Chính trị - xã hội 40 50
2 Quân sự 36 45
3 Khoa học kỹ thuật, y tế 16 20
4 Văn hóa – nghệ thuật, lịch sử 24 30
5 Lĩnh vực khác 10 12.5
Bảng 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám
50%
45%
30%
20%
12.5%
Biểu đồ 1.6: Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám
Qua biểu đồ 1.6 cho thấy, NDT của TVQĐ sử dụng nguồn tài liệu xám
chủ yếu về lĩnh vực: quân sự (chiếm 45%), chính trị - xã hội ( chiếm 50% ).
Do đối tƣợng ngƣời dùng tin của TVQĐ chủ yếu là các cán bộ công tác trong
quân đội nên nguồn tài liệu xám về lĩnh vực quân sự đƣợc đặc biệt quan tâm.
43
Tiếp đó là lĩnh vực văn học nghệ thuật, lịch sử (chiếm 30%); khoa học kỹ
thuật, y tế (chiếm 20%). Cuối cùng là lĩnh vực khác chiếm 12.5%. Điều này
đặt ra cho TVQĐ cần phải quan tâm đến công tác quảng bá vốn tài liệu của
Thƣ viện nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng đến rộng rãi đối tƣợng
bạn đọc, không chỉ trong mà cả bên ngoài quân đội.
* Nhu cầu tin của nhóm 1 – Cán bộ lãnh đạo, quản lý
Do đặc thù và tính chất công việc của cán bộ lãnh đạo, quản lý là ra các
quyết định. Thông tin đối với họ là công cụ để quản lý. Họ làm việc với
cƣờng độ rất cao. Do vậy, thông tin cho nhóm NDT này phải sâu về các lĩnh
vực chuyên môn nhƣ các cán bộ giảng dạy khác, rộng, thông tin mang tính
xác thực và bền vững. Hình thức thông tin đa dạng, phong phú (bao gồm cả
tài liệu truyền thống và tài liệu hiện đại). Thông tin họ cần là những thông tin
mới nhất, mang tính thời sự. Họ là ngƣời có nhu cầu sử dụng tài liệu xám
đồng thời họ lại là ngƣời tạo ra nguồn tài liệu xám có giá trị nhƣ các đề tài
nghiên cứu khoa học, các báo cáo hội thảo, tài liệu dịch,…
* Nhu cầu tin của nhóm 2 – Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy
Đây là nhóm NDT trình độ cao. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này là
những thông tin vừa mang tính chuyên ngành, vừa mang tính chất lý luận và
thực tiễn. Thông tin có tính thời sự liên quan đến các lĩnh vực khoa học tự
nhiên, khoa học xã hội, khoa học quân sự, các thông tin mới về các thành tựu
khoa học kỹ thuật trong và ngoài nƣớc, kết quả các công trình nghiên cứu, các
đề tài đã và đang đƣợc tiến hành hoặc mới đƣợc nghiệm thu, thông tin về các
chuyên ngành thuộc chuyên môn nghiên cứu, giảng dạy.
* Nhu cầu tin của nhóm 3 – Nghiên cứu sinh, học viên cao học,
sinh viên:
- Đối với nghiên cứu sinh, học viên cao học: họ là những ngƣời đã tốt
nghiệp đại học, có kinh nghiệm thực tiễn trong quá trình công tác tại các cơ
44
quan. Đặc điểm nhu cầu tin của họ chủ yếu có tính chất chuyên ngành sâu,
phù hợp với chƣơng trình đào tạo, đề tài, đề án của họ. Nguồn tài liệu xám
liên quan đến chuyên ngành, vấn đề họ nghiên cứu đã trở thành một nhu cầu
lớn và thƣờng xuyên. Việc nắm bắt đƣợc thông tin mới từ các nguồn tài liệu
xám giúp họ hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng luận văn, luận án họ đang tiến
hành nghiên cứu.
- Đối với sinh viên: Nhu cầu tin của sinh viên rất rộng và đơn giản. Họ
muốn sử dụng các thông tin mang tính dữ kiện, cụ thể, chi tiết. Yêu cầu đòi
hỏi đặt ra cho học tập, nghiên cứu, nhóm đối tƣợng này thực sự đông đảo, có
nhiều biến động và nhu cầu tin của họ rất lớn. Việc đổi mới phƣơng pháp đào
tạo của nhiều trƣờng Đại học, lấy ngƣời học làm trung tâm đã khiến nhóm
này ngày càng có những biến chuyển về phƣơng pháp học tập, tự học, tự
nghiên cứu. Điều này đòi hỏi họ phải dành thời gian đến thƣ viện khai thác
thông tin và tự học một cách chủ động. Vì vậy, trong quá trình học tập và
nghiên cứu, các tài liệu tham khảo ở dạng tài liệu xám luôn đƣợc nhóm này
đặc biệt quan tâm. Nhu cầu sử dụng các nguồn tài liệu xám của sinh viên là
45
một nhu cầu rất lớn, rất thƣờng xuyên.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG BỔ SUNG, XỬ LÝ,
TỔ CHỨC BẢO QUẢN, KHAI THÁC VÀ PHỔ BIẾN TÀI LIỆU XÁM
TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI
2.1. Đặc điểm nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội
Nguồn lực thông tin thƣ viện là một trong bốn thành tố cơ bản (nguồn
lực thông tin, cơ sở vật chất kỹ thuật, cán bộ thƣ viện, ngƣời dùng tin) cấu
thành thƣ viện và cơ quan thông tin. Nguồn lực thông tin phản ánh tiềm lực
của mỗi thƣ viện và cơ quan thông tin trong quá trình xây dựng và phát triển.
Trải qua 58 năm thành lập và phát triển, Thƣ viện Quân đội đã thu thập
đƣợc một số lƣợng lớn tài liệu có giá trị: đó là các đề tài nghiên cứu khoa học,
luận án, luận văn, tài liệu hội nghị, hội thảo,… Đây là nguồn tài liệu xám có
giá trị thiết thực, đáp ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng tin.
Trong xu thể phát triển chung của đất nƣớc, hoạt động đào tạo của các
trƣờng đại học ngày càng mở rộng, công tác nghiên cứu khoa học không
ngừng đƣợc đẩy mạnh. Do đó nguồn tài liệu xám của TVQĐ ngày càng tăng
nhanh về số lƣợng và chuyên sâu về nội dung. TVQĐ đã thu thập đƣợc nguồn
tài liệu xám phong phú và đa dạng, đƣợc chia làm hai nhóm chính là tài liệu
truyền thống và tài liệu điện tử
2.1.1. Tài liệu truyền thống
Với vai trò là Thƣ viện khoa học tổng hợp có bề dày lịch sử phát triển
suốt 58 năm, Thƣ viện Quân đội đang lƣu giữ một khối lƣợng lớn các loại tài
liệu xám, với số lƣợng cụ thể nhƣ sau:
STT Loại hình Đầu mục Số bản
1 Luận án, Luận văn, KLTN 8883 8883
2 Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp 740 740
3 Tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học 235 235
Tổng 9858 9858
46
Bảng 2.1: Thống kê nguồn tài liệu xám truyền thống
Theo số liệu từ bảng 2.1 cho thấy: số lƣợng luận án, luận văn và khóa
luận tốt nghiệp chiếm ƣu thế hơn cả. Từ năm 1975, Thƣ viện đã xác định
việc bổ sung những luận án, luận văn của các cán bộ, sĩ quan công tác, học
tập tại các cơ quan, các trƣờng và học viện trong và ngoài quân đội. Đến
nay, TVQĐ đang lƣu giữ một kho luận án, luận văn phong phú và đa dạng
về tất cả các lĩnh vực: chính trị, xã hội, quân sự, khoa học kỹ thuật, lịch sử,
văn học – nghệ thuật.
Tiếp theo đó là các đề các đề tài nghiên cứu khoa học với số lƣợng khá
khiêm tốn, chỉ có 740 đề tài và tài liệu hội nghị, hội thảo với 235 bản. Đến
năm 2005, do nhu cầu của ngƣời dùng tin về loại hình tài liệu này, Thƣ viện
mới tiến hành thu thập bổ sung. Vì thế mà số lƣợng của 2 loại hình tài liệu
này còn khá khiêm tốn.
Nội dung vốn tài liệu xám của TVQĐ phong phú, đa dạng về tất cả các
lĩnh vực. Từ Bảng 2.1, qua phân tích nội dung vốn tài liệu xám ta có bảng
thống kê nhƣ sau:
STT
Loại tài liệu
LA - LV
Đề tài NCKH
TL hội thảo
Lĩnh vực
Số
%
Số
%
Số
%
lƣợng
lƣợng
lƣợng
1 Khoa học xã hội –
chính trị 128 54 338 46 2527 28
2 Quân sự 20 9 217 29 3090 35
3 Khoa học tự nhiên 7 3 11 1 65 0.7
4 Kinh tế 58 25 110 15 652 7.3
5 KHKT, y học 13 5 37 5 1707 19
Văn học - nghệ thuật – 842 6 9 4 27 4 10
lịch sử
47
Bảng 2.2: Thống kê vốn tài liệu xám theo nội dung tri thức
2.1.2. Tài liệu điện tử
Tài liệu điện tử bao gồm các dạng tài liệu sách, báo, CSDL, các trang
Web… đƣợc bao gói hay đƣợc lƣu giữ trên các vật mang tin điện tử (tất cả
những dạng vật chất) có thể truy cập và đọc đƣợc thông qua máy tính điện tử
và mạng máy tính điện tử. Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) và truyền
thông phát triển không ngừng, đƣợc ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh
vực, ngành nghề trong đó có các thƣ viện. Thực tế cho thấy, tuy chƣa phải là
hoàn hảo, song có thể nói, trong những năm qua CNTT cũng đã làm thay đổi
tƣ duy, diện mạo trong hoạt động của nhiều thƣ viện nƣớc ta. Nhờ CNTT mà
công tác tổ chức, quản lý, khai thác nguồn lực thông tin và các sản phẩm, dịch
vụ thông tin - thƣ viện trong các thƣ viện có những bƣớc thay đổi lớn đáp ứng
ngày càng tốt hơn nhu cầu thông tin của đông đảo bạn đọc và NDT. Loại hình
tài liệu này có nhiều ƣu điểm, trong đó có thể kể đến:
+ Có tính dễ truy cập và đa truy cập : Tài liệu số trực tuyến trên mạng
có thể đƣợc truy cập từ nhiều điểm (trạm), tại nhiều thời điểm, và nhiều NDT
có thể cùng sử dụng;
+ Tốc độ: Tốc độ phổ biến thông tin số hiện nay đã đạt đến mức tức
thời nhờ các phƣơng tiện tin học và viễn thông, đặc biệt là mạng Internet;
+ Không gian: Mật độ thông tin trong các nguồn lực thông tin điện tử
rất cao;
+ Thuận lợi trong bảo trì: nguồn lực thông tin điện tử có khả năng tái
sử dụng, loại bỏ trùng lặp và lỗi thời, sắp xếp lại,…
+ Bảo hiểm và an toàn: trong nhiều trƣờng hợp đối với tài liệu quý,
hiếm, bản gốc của tài liệu cần đƣợc bảo vệ thì phiên bản TLĐT sẽ là sự thay
thế cần thiết cho bạn đọc/NDT.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của tài liệu điện tử và lợi ích của nó
mang lại, TVQĐ đã chú ý nhiều đến việc tạo lập nguồn lực thông tin điện tử.
48
Thƣ viện đã tiến hành số hóa các tài liệu dạng sách, báo, tạp chí. Tuy nhiên tài
liệu xám lại chƣa đƣợc số hóa. TVQĐ chỉ thu thập, bổ sung các tài liệu xám
dạng điện tử từ các trƣờng, các học viện, viện nghiên cứu trong và ngoài quân
đội. Nội dung nguồn tài liệu xám dạng điện tử chủ yếu về các lĩnh vực nhƣ:
quân sự, triết học, chính trị, lịch sử, ngoại giao.
Do vậy, số lƣợng tài liệu xám dạng điện tử còn khá khiêm tốn với số
lƣợng cụ thể nhƣ sau:
STT Loại hình Biểu ghi
1 Luận án, Luận văn, KLTN 260
2 Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp 70
3 Tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học 20
Tổng 350
Bảng 2.3: Thống kê nguồn tài liệu xám dạng điện tử
2.2. Công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ biến tài
liệu xám tại Thƣ viện Quân đội
Tài liệu xám là loại tài liệu quý hiếm có hàm lƣợng chất xám cao,
chuyên sâu và không phổ biến rộng rãi. Do đó nguồn tài liệu này giữ vai trò
đặc biệt quan trọng trong thiết chế khoa học, trong nền kinh tế của một quốc
gia. Phát triển nguồn tài liệu xám giúp cơ quan thông tin thƣ viện thực hiện
tốt chức trách của mình. Đặc biệt đối với Thƣ viện Quân đội, việc nghiên cứu
nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức quản lý và khai thác tài liệu xám có ý
nghĩa to lớn trong việc đáp ứng nhu cầu tài liệu nghiên cứu cho ngƣời dùng
tin. Việc nghiên cứu hiện trạng nguồn tài liệu xám đƣợc tiến hành theo các
nội dung chính sau:
- Công tác bổ sung tài liệu xám;
- Công tác xử lý tài liệu xám;
- Công tác tổ chức và quản lý tài liệu xám;
49
- Công tác tổ chức khai thác và phục vụ bạn đọc.
2.2.1. Công tác bổ sung tài liệu xám
Tài liệu xám chủ yếu là kết quả của các hoạt động nghiên cứu khoa
học. Để quản lý tốt nguồn tài liệu xám, các cơ quan TT - TV phải dựa vào
các quy định, các văn bản quản lý kết quả hoạt động khoa học. Ở nƣớc ta, về
cơ bản các nguồn lực để triển khai các hoạt động tạo ra nguồn tin khoa học
đều do Nhà nƣớc trực tiếp cung cấp hoặc đƣợc đảm bảo thông qua Nhà
nƣớc. Bởi vậy nguồn tin khoa học đƣợc xem là một loại nguồn lực, tài sản
của quốc gia và đo đó cần đƣợc quản lý một cách thống nhất. Nhà nƣớc ta
rất quan tâm đến vấn đề này và đã ban hành một hệ thống văn bản quy phạm
pháp luật quy định và hƣớng dẫn thực hiện việc quản lý và tổ chức khai thác
nguồn tin các loại.
- Luật Khoa học và Công nghệ số 29/2013/QH13, đƣợc Quốc hội nƣớc
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua (có hiệu lực từ ngày 01 tháng
01 năm 2014).
- Nghị định số 11/2014/NĐ-CP do Thủ tƣớng Chính phủ ban hành ngày
18/2/2014 về hoạt động thông tin khoa học và công nghệ.
Tại điều 7 của Nghị định số 11/2014/NĐ-CP đã quy định về việc đăng
ký và lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng
ngân sách nhà nƣớc nhƣ sau:
1. Trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ khi nhiệm vụ khoa học và
công nghệ đƣợc nghiệm thu chính thức, kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học
và công nghệ sử dụng ngân sách nhà nƣớc phải đƣợc đăng ký và lƣu giữ tại
cơ quan có thẩm quyền về đăng ký và lƣu giữ kết quả thực hiện các nhiệm vụ
khoa học và công nghệ quy định tại Khoản 3 Điều này.
2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ phải đăng ký và
50
lƣu giữ bao gồm:
a) Báo cáo tổng hợp kết quả thực hiện nhiệm vụ (bản giấy và bản điện tử);
b) Báo cáo tóm tắt kết quả thực hiện nhiệm vụ (bản điện tử);
c) Phụ lục tổng hợp số liệu điều tra, khảo sát (nếu có, bản điện tử);
d) Bản đồ; bản vẽ; ảnh; tài liệu đa phƣơng tiện (nếu có, bản điện tử);
đ) Phần mềm (nếu có).
3. Các tổ chức, cá nhân chủ trì nhiệm vụ khoa học và công nghệ thực
hiện việc đăng ký và lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công
nghệ tại các cơ quan có thẩm quyền nhƣ sau:
a) Tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin khoa học và công
nghệ quốc gia là cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kết quả thực hiện nhiệm
vụ khoa học và công nghệ đặc biệt, nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp
quốc gia và cấp bộ; lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công
nghệ đặc biệt, nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp quốc gia, cấp bộ, cấp tỉnh
và cấp cơ sở;
b) Tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin khoa học và công
nghệ cấp bộ là cơ quan có thẩm quyền về đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ
khoa học và công nghệ cấp cơ sở; lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa
học và công nghệ cấp bộ và cấp cơ sở thuộc phạm vi quản lý;
c) Tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin khoa học và công
nghệ cấp tỉnh là cơ quan có thẩm quyền về đăng ký và lƣu giữ kết quả thực
hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ cấp tỉnh và cấp cơ sở thuộc phạm vi
quản lý;
d) Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sau khi đăng ký
tại các cơ quan có thẩm quyền đƣợc quy định tại Điểm b, Điểm c Khoản này
phải đƣợc lƣu giữ đồng thời tại tổ chức thực hiện chức năng đầu mối thông tin
khoa học và công nghệ quốc gia và các tổ chức thực hiện chức năng đầu mối
51
thông tin khoa học và công nghệ cấp bộ và cấp tỉnh.
4. Trong thời hạn 05 ngày làm việc sau khi nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ,
cơ quan có thẩm quyền đƣợc quy định tại Khoản 3 Điều này cấp giấy chứng
nhận đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ. Giấy chứng
nhận đăng ký kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ là một trong
những cơ sở xác nhận hoàn thành nhiệm vụ khoa học và công nghệ của các tổ
chức và cá nhân.
5. Kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ đƣợc mua bằng
ngân sách nhà nƣớc phải đăng ký, lƣu giữ tại cơ quan có thẩm quyền đƣợc
quy định tại Khoản 3 Điều này theo phân cấp nhƣ đối với các nhiệm vụ khoa
học và công nghệ đƣợc đặt hàng.
6. Các tổ chức đƣợc quy định tại Khoản 3 Điều này có trách nhiệm
tổng hợp và cập nhật thông tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và
công nghệ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về khoa học và công nghệ và công bố
công khai trên trang thông tin hoặc cổng thông tin điện tử của mình.
7. Hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp giấy chứng nhận đăng ký kết quả thực
hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ đƣợc thực hiện theo quy định của Bộ
Khoa học và Công nghệ. [4, tr. 4-6]
Việc đăng ký và lƣu giữ kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công
nghệ không sử dụng ngân sách nhà nƣớc đƣợc đƣợc quy định tại điều 8:
1. Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ không sử dụng
ngân sách nhà nƣớc đƣợc khuyến khích đăng ký và lƣu giữ tại các cơ quan có
thẩm quyền theo quy định tại Khoản 3 Điều 7 Nghị định này sau khi có văn
bản thẩm định kết quả của cơ quan nhà nƣớc quản lý về khoa học và công
nghệ có thẩm quyền.
2. Kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ quy định tại
Khoản 1 Điều này đƣợc cấp giấy chứng nhận đăng ký kết quả thực hiện
nhiệm vụ khoa học và công nghệ và đƣa vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về khoa
52
học và công nghệ. [4, tr. 6]
- Thông tƣ số 14/2014/TT – BKHCN do Bộ trƣởng Bộ Khoa học và
Công nghệ ban hành ngày 11/06/2014 quy định về việc thu thập, đăng ký, lƣu
giữ và công bố thông tin về nhiệm vụ khoa học và công nghệ.
- Chỉ thị số 102/2002/CT-BQP, ngày 30/7/2002 của BQP về đẩy mạnh
công tác thông tin khoa học – công nghệ - môi trƣờng trong quân đội.
TVQĐ đã căn cứ vào các luật, nghị định, quy chế của Chính phủ, Bộ
Khoa học và Công nghệ cũng nhƣ TCCT và chức năng, nhiệm vụ của Thƣ
viện để tổ chức, thu thập tài liệu xám. Tuy nhiên, đến nay Thƣ viện chƣa có
một văn bản pháp lý cụ thể nào để thực hiện chức năng này.
TVQĐ thƣờng bổ sung tài liệu xám qua qua 3 phƣơng thức: nhận lƣu
chiểu; trao đổi và nhận biếu tặng; sao chụp.
* Nhận lưu chiểu
TVQĐ chỉ áp dụng phƣơng thức nhận lƣu chiểu đối với các luận án tiến
sĩ. Các luận án tiến sĩ của các sĩ quan, cán bộ trong quân đội đƣợc bảo vệ tại
các cơ quan, các học viện cần phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm
tắt về TVQĐ để lƣu trữ. Đây là nguồn bổ sung rất quan trọng đối với Thƣ
viện. Mặc dù Tổng cục Chính trị đã có công văn yêu cầu các sĩ quan, cán bộ
trong quân đội bảo vệ luận án tiến sĩ phải nộp lƣu chiểu 01 bản về TVQĐ
nhƣng cho đến nay vẫn chƣa có một quy chế nào quản lý chặt chẽ về vấn đề
này. Do vậy, có những đơn vị vẫn không chấp hành việc nộp lƣu chiểu cho
Thƣ viện.
* Trao đổi và nhận biếu tặng
Trao đổi cũng là một nguồn bổ sung quan trọng đối với tài liệu xám của
TVQĐ. Hàng năm, TVQĐ cử cán bộ đi tham dự các hội nghị, hội thảo của
các cơ quan thông tin thƣ viện trong và ngoài quân đội , nhằm thiết lập mối
53
quan hệ, tạo điều kiện thuận lợi trong việc trao đổi, chia sẻ tài liệu xám.
TVQĐ thƣờng trao đổi, chia sẻ tài liệu xám với một số cơ quan nhƣ:
- Khối cơ quan trong quân đội: Viện chiến lƣợc quân sự, Viện lịch sử
quân sự Việt Nam, Viện Khoa học xã hội nhân văn quân sự, Học viện Chính
trị quân sự, Học viện kỹ thuật quân sự, Học viện Hậu cần, Học viện Lục quân,
Học viện Quốc Phòng, Học viện Quân y, Học viện Hải quân,…
- Khối cơ quan ngoài quân đội: Viện Khoa học xã hội Việt Nam, Viện
nghiên cứu nhà nƣớc và pháp luật, Viện nghiên cứu chủ nghĩa Mác – Lênin
và tƣ tƣởng Hồ Chí Minh, Viện dân tộc học, Viện Thông tin khoa học xã hội,
Viện chiến lƣợc và chính sách khoa học công nghệ, Cục Thông tin khoa học
và công nghệ quốc gia, Học viện chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, Học viện
ngoại giao, Học viện quan hệ quốc tế, Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn,
Đại học Văn hóa Hà nội,…
Nguồn nhận biếu tặng cũng là một nguồn bổ sung tài liệu xám cho Thƣ
viện, tuy nhiên số lƣợng rất ít. Thƣờng là các cá nhân sử dụng tài liệu của Thƣ
viện trong quá trình làm luận án, luận văn gửi tặng.
* Sao chụp:
Có thể nói, đối với tài liệu xám, sao chụp là nguồn bổ sung rất quan
trọng, mang lại nhiều tài liệu cho TVQĐ. Thông thƣờng, nguồn này đƣợc áp
dụng với các luận văn, luận án, báo cáo kết quả nghiên cứu khoa học, đề tài
nghiên cứu các cấp. Khi tiếp cận đƣợc với các tài liệu xám tại các cơ quan
TTTV, vì không thể mua nên các cán bộ bổ sung thƣờng lấy giấy giới thiệu
của Thƣ viện, tới các cơ quan đó liên hệ để đƣợc sao chụp tài liệu.
Các tài liệu xám ở TVQĐ có nội dung chủ yếu xoay quanh vấn đề
chính trị, quân sự và một số vấn đề xã hội.
Đối với tài liệu có nội dung về quân sự, Thƣ viện thƣờng tìm đến các
cơ quan: Trung tâm Thông tin Khoa học quân sự Bộ Quốc Phòng, Viện Chiến
lƣợc quân sự (Bộ Quốc Phòng), Viện Lịch sử Quân sự Việt Nam, Tổng cục 5
54
(Bộ Công an), Phòng Thông tin khoa học Tổng cục Kỹ thuật,…
Đối với các tài liệu về chính trị, xã hội thƣờng tìm đến các cơ quan:
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, Ban tuyên giáo Trung ƣơng, Ban
đối ngoại Trung ƣơng, Các viện nghiên cứu thuộc Học viện Chính trị - Hành
chính Quốc gia Hồ Chí Minh.
Đây là nguồn bổ sung hiệu quả, tập hợp đƣợc nhiều nguồn tài liệu xám
quan trọng và không mất nhiều kinh phí. Tuy nhiên do quy định của một số
cơ quan, đôi khi các cán bộ bổ sung phải trải qua nhiều thủ tục cần thiết để
tiếp cận và xin phép đƣợc sao chụp tài liệu.
Hàng năm, TVQĐ vẫn thƣờng xuyên bổ sung các loại tài liệu xám, đặc
biệt là luận án, luận văn. Cụ thể số liệu bổ sung từ năm 2011 đến nay nhƣ sau:
Loại tài liệu Luận án - Tài liệu hội thảo Luận văn Đề tài NCKH Năm khoa học (cuốn)
2011 415 72 22
2012 424 63 16
2013 425 74 23
2014 411 83 31
6/2015 214 32 11
Bảng 2.4: Thống kê số lượng bổ sung tài liệu xám từ năm 2011 đến tháng 6/2015
2.2.2. Công tác xử lý tài liệu xám
2.2.2.1. Tài liệu xám dạng truyền thống
Xử lý tài liệu là quá trình biến đổi các thông tin chính yếu của tài liệu
thành các điểm truy cập thông tin hoặc các bài viết ngắn gọn giúp cho ngƣời sử
dụng có một hình dung khái lƣợc về tài liệu đó mà không phải đọc tài liệu gốc.
Việc xử lý tài liệu nhằm những mục đích khác nhau: tổ chức mục lục
dạng phiếu, tổ chức kho, xây dựng cơ sở dữ liệu thƣ mục, cơ sở dữ liệu toàn
55
văn,…
Trong chu trình đƣờng đi của tài liệu tại các cơ quan TTTV từ khâu bổ
sung đến khâu phục vụ bạn đọc, xử lý thông tin là công đoạn khó khăn, phức
tạp và đòi hỏi sự đầu tƣ về trí tuệ, chất xám nhiều nhất. Hoạt động này mang
tính chất quyết định và ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng thông tin và hiệu
quả phục vụ ngƣời dùng tin. Đây chính là công tác chuẩn bị cho sự ra đời các
loại hình sản phẩm thông tin, dịch vụ thông tin và triển khai thực hiện chức
năng hoạt động của bất kỳ một cơ quan TTTV nào. Công tác xử lý tài liệu
đƣợc tổ chức thực hiện tốt tất yếu sẽ làm gia tăng giá trị thông tin cũng nhƣ
hiệu quả phục vụ NDT, giúp cho bạn đọc và cán bộ thƣ viện tiếp cận tài liệu
một cách dễ dàng, nhanh chóng.
Công tác xử lý tài liệu (XLTL) xám của TVQĐ do bộ phận Xử lý kỹ
thuật thuộc phòng Bổ sung – Xử lý kỹ thuật đảm nhận và đƣợc xử lý theo 2
công đoạn: Xử lý kỹ thuật và xử lý nội dung.
* Xử lý kỹ thuật:
Là giai đoạn xử lý sơ lƣợc cho tài liệu gồm các công việc sau:
- Vào sổ đăng ký tổng quát cho tổng số tài liệu, vào sổ đăng ký cá biệt
cho từng tài liệu;
- Đóng dấu của Thƣ viện vào trang tên sách và trang 17;
- In nhãn và in mã vạch, dán nhãn, dán mã vạch và ghi số đăng ký cá
biệt vào trang tên sách và trang 17;
- Dán chỉ từ cho từng tài liệu.
Ký hiệu đăng ký cá biệt cho tài liệu nói chung của TVQĐ đƣợc tạo lập
gồm các yếu tố: Kho tài liệu, Khổ cỡ, Số thứ tự trong sổ đăng ký cá biệt
(ĐKCB).
Vốn tài liệu của TVQĐ đƣợc chia làm 3 kho lớn:
- Kho báo: lƣu trữ tất cả các loại báo, tạp chí của Thƣ viện
- Kho mƣợn: lƣu trữ tất cả các loại sách bạn đọc có thể mƣợn về, ký
56
hiệu là M
- Tổng kho chứa toàn bộ các loại sách, tài liệu chỉ phục vụ đọc, bao
gồm các bộ phận chính:
+ Sách tiếng Việt: Ký hiệu: V
+ Sách tiếng Anh: Ký hiệu: A
+ Sách tiếng Pháp: Ký hiệu: F
+ Sách tiếng Trung: Ký hiệu: H
+ Sách tiếng Nga: Ký hiệu: X
+ Sách lƣu chiểu: Ký hiệu: LC
+ Luận án – luận văn: Ký hiệu: LAV
+ Tƣ liệu: Ký hiệu: T
Nhƣ vậy, có thể thấy luận án - luận văn đƣợc xếp thành bộ phận riêng
trong Tổng kho. Còn đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, tài liệu hội nghị hội
thảo thì lại đƣợc sắp xếp cùng với tƣ liệu. Tài liệu xám của TVQĐ không
phân chia theo ngôn ngữ nhƣ các loại tài liệu khác vì đều là tiếng Việt.
Đối với loại hình tài liệu xám, Ký hiệu ĐKCB đƣợc giản lƣợc yếu tố
khổ cỡ nhƣng vẫn đảm bảo 2 yếu tố: kho tài liệu, số thứ tự trong sổ ĐKCB.
Vì vậy, kết cấu ký hiệu ĐKCB cho tài liệu xám có đôi chút khác biệt với hệ
thống ký hiệu ĐKCB chung của TVQĐ, cụ thể nhƣ sau:
- Kết cấu ký hiệu đăng ký cá biệt cho dạng tài liệu: Luận án – luận văn
Kho tài liệu_Số thứ tự trong sổ ĐKCB
Ví dụ 1:
LAV 5308
Trong đó:
LAV: Kho luận án, luận văn
5308: Số thứ tự xếp giá (Số thứ tự trong sổ ĐKCB)
- Kết cấu ký hiệu đăng ký cá biệt cho dạng tài liệu: là kết quả nghiên
57
cứu của các đề tài nghiên cứu khoa học; các tài liệu hội nghị, hội thảo:
Kho tài liệu_Số thứ tự trong sổ ĐKCB
Ví dụ 2:
T 22242
Trong đó:
T: Kho tƣ liệu
22242: Số thứ tự xếp giá (Số thứ tự trong sổ ĐKCB)
Nhƣ vậy kết cấu ký hiệu ĐKCB cho dạng tài liệu xám đã đƣợc giản
lƣợc phần thông tin về khổ cỡ. Vì trên thực tế tất cả các luận án, luận văn, đề
tài nghiên cứu khoa học hay tài liệu hội nghị, hội thảo đều có khổ cỡ tƣơng
đƣơng nhau. Do đó không cần thể hiện yếu tố này trong ký hiệu ĐKCB.
Nhìn chung, các công việc của giai đoạn xử lý kỹ thuật tài liệu đƣợc
thực hiện tƣơng đối đơn giản, không phức tạp nhƣng đòi hỏi sự tỉ mỉ, chuẩn
xác, đặc biệt là khi tiến hành vào sổ ĐKCB vì mỗi tên tài liệu chỉ đƣợc đăng
ký duy nhất một lần, không cho phép nhầm lẫn. Sổ ĐKCB không chỉ để kiểm
soát nguồn tài liệu trong Thƣ viện mà còn rất quan trọng và cần thiết trong
công tác kiểm kê tài liệu sau này.
* Xử lý nội dung:
Xử lý nội dung tài liệu là một khâu cơ bản trong dây chuyền hoạt động
thông tin tƣ liệu. Đó là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện nội
dung đó bằng các dạng khác nhau của ngôn ngữ tƣ liệu (ký hiệu phân loại, đề
mục chủ đề, từ khóa) giúp ngƣời dùng tin có thể tìm lại đƣợc các thông tin đã
đƣợc lƣu trữ hoặc thể hiện chúng bằng các sản phẩm thông tin khác ngắn gọn
và cô đọng, giúp họ tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Xử lý nội dung là công việc khó nhất trong xử lý tài liệu. Công đoạn
này yêu cầu cán bộ xử lý phải có trình độ nghiệp vụ, có kiến thức chung và
hiểu biết nhất định, nhất là hiểu biết về các chuyên ngành khoa học chuyên
58
sâu. Công đoạn này sử dụng các công cụ hỗ trợ quá trình xử lý (Khung phân
loại, Bộ từ khóa kiểm soát, các tài liệu tra cứu…). Xử lý nội dung cung cấp
cho NDT những thông tin xác thực nhất về nội dung chứa trong tài liệu, giúp
họ tìm kiếm, lựa chọn đƣợc các tài liệu chính xác theo nội dung với yêu cầu
và có cái nhìn tổng quát nhất trƣớc khi tiếp xúc với tài liệu.
Xử lý nội dung tài liệu xám tại TVQĐ bao gồm các công việc: Phân
loại, định từ khóa
Phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là việc phân loại sách báo, các xuất bản phẩm, các ấn
phẩm, tài liệu điện tử có trong cơ quan thông tin thƣ viện.
Về bản chất, phân loại tài liệu là một quá trình xử lý nội dung tài liệu
với mục đích xếp giá và tổ chức các phƣơng tiện tra cứu theo môn ngành tri
thức. Đây là quá trình phân tích tài liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và
thể hiện nội dung đó bằng những ký hiệu trong khung phân loại cụ thể. Ký
hiệu này có thể đơn giản hay phức tạp tùy thuộc vào nội dung những vấn đề
mà tài liệu đề cập.
Để phân loại tài liệu ngƣời ta sử dụng công cụ hỗ trỡ đó là các bảng
phân loại. Đó là một hệ thống phân loại đƣợc trình bày dƣới dạng sơ đồ nhằm
phản ánh mối quan hệ logic đẳng cấp giữa các khai niệm môn ngành tri thức.
Trong những năm đầu mới thành lập, do điều kiện khách quan, công tác
phân loại tài liệu của TVQĐ còn chƣa đƣợc thực hiện quy củ và thống nhất.
Sau đó, trong nhiều năm liền, Thƣ viện đã áp dụng “Khung phân loại thƣ viện
– thƣ mục BBK” của Nga, tạo nên sự thống nhất trong phân loại tài liệu thƣ
viện. Mặc dù vậy, Khung phân loại BBK do các cơ quan TT - TV Nga biên
soạn, nội dung vẫn không thực sự phù hợp với việc phân loại tài liệu Việt
Nam. Do vậy, từ khoảng đầu những năm 90 của thế kỷ XX, khi Thƣ viện
Quốc gia Việt Nam sửa đổi, bổ sung “Bảng phân loại dùng cho các thƣ viện
59
khoa học tổng hợp Việt Nam” (gọi tắt là Bảng phân loại 19 lớp, Bảng này đã
có từ giữa những năm 60), TVQĐ đã tiến hành chuyển đổi Bảng phân loại
trong xử lý tài liệu thƣ viện. Hiện nay, Thƣ viện vẫn đang áp dụng Bảng phân
loại 19 lớp, bản sửa đổi, bổ sung năm 2002.
Việc phân loại tài liệu xám đƣợc tiến hành theo đúng quy trình các
bƣớc nhƣ đối với các tài liệu khác. Trên cơ sở lấy nguồn thông tin của tài liệu
nhƣ: nhan đề, lời nói đầu, mục lục,…
Quá trình phân loại tài liệu gồm 2 bƣớc chính:
Bước 1: Phân tích chủ đề
Phân tích chủ đề là việc xác định nội dung chính của tài liệu nhằm mục
đích quản trị các tài liệu theo nội dung của nó. Việc phân tích chủ đề gồm các
công đoạn sau:
-Tìm hiểu tài liệu: hiểu ý tƣởng của tác giả thông qua ngôn ngữ, hình
ảnh minh họa,…
- Thiết lập các ý tƣởng của tác giả trong óc ngƣời phân tích;
- Chọn lọc các đặc trƣng nội dung của tài liệu.
Bước 2: Dịch các đặc trưng nội dung sang ngôn ngữ phân loại
Dịch các đặc trƣng của nội dung sang ngôn ngữ phân loại bao gồm các
công đoạn sau:
+ Quy kết vào ngành khoa học;
+ Tìm vị trí chính xác nhất;
+ Gán ký hiệu của khung phân loại;
+ Gán các trợ ký hiệu.
Dựa trên cấu trúc của bảng và nguyên tắc kết hợp bảng chính với các
bảng phụ, cán bộ xử lý thông tin có thể xác định đƣợc chỉ số phân loại chi tiết
cho tài liệu.
Việc phân loại tài liệu xám đƣợc tiến hành theo đúng quy trình các
60
bƣớc nhƣ đối với các tài liệu khác. Điểm khác biệt duy nhất là do đặc thù
nguồn tài liệu xám có số lƣợng ít hơn rất nhiều so với tài liệu dạng sách, do
vậy ký hiệu phân loại cho loại hình tài liệu này thƣờng đƣợc rút gọn hơn,
không phân loại quá sâu sắc hoặc quá chi tiết.
Ví dụ về một tài liệu đã đƣợc phân loại:
Tổ chức và thực hành tiến công địch đột nhập kết hợp với đổ bộ đƣờng
không vào trận địa của sƣ đoàn bộ binh đƣợc tăng cƣờng phòng ngự ở địa
hình Trung du: Luận án tiến sĩ quân sự / Phạm Tiến Dũng. – H. : Học viện
quốc phòng, 2009. – 141tr. ; 29cm
Ký hiệu phân loại: 355(V)721
Định từ khóa tài liệu
Từ khóa đó là từ, cụm từ thể hiện các đối tƣợng nghiên cứu, phƣơng
diện nghiên cứu và các phƣơng pháp nghiên cứu đặc thù đƣợc đề cập đến
trong nội dung tài liệu.
Định từ khóa tài liệu là quá trình phân tích nội dung tài liệu và thể hiện
nội dung đó bằng ngôn ngữ từ khóa nhằm mục đích phục vụ công tác lƣu trữ
và tìm tin theo phƣơng thức tự động hóa.
Quy trình định từ khóa có thể đƣợc tiến hành theo phƣơng thức định từ
khoa tự do hoặc định từ khoa kiểm soát. Đối với phƣơng thức định từ khóa tự
do, ngƣời định từ khóa sử dụng phƣơng pháp xử lý từ vựng để dịch các đặc
trƣng nội dung sang từ khóa. Đối với phƣơng thức định từ khóa kiểm soát
ngƣời ta sử dụng công cụ hỗ trợ đó là các bảng từ khóa.
Bảng từ khóa là danh mục các từ khóa đƣợc sắp xếp theo vần chữ cái
theo từng nhóm các loại từ khóa là các thuật ngữ khoa học, tên nhân vật và
tên địa lý.
Để có thể định từ khóa thật chính xác, có chất lƣợng, lựa chọn đƣợc
khái niệm đặc trƣng nhất, cán bộ xử lý đã nghiêm túc tuân thủ quy định của
61
quy trình định từ khóa tài liệu. Nhìn chung, hệ thống từ khóa của TVQĐ ngắn
gọn, phản ánh tƣơng đối đầy đủ nội dung, chủ đề tài liệu. Tuy nhiên, hệ thống
từ khóa tại Thƣ viện còn tồn tại một số nhƣợc điểm:
- Về hình thức: một số từ khóa phạm lỗi chính tả hoặc sai lỗi cấu trúc
trong quá trình xử lý.
- Về nội dung: đôi khi vẫn còn một số sai sót trong cách sử dụng các
thuật ngữ, làm cho các từ khóa trở nên rƣờm rà, khó hiểu, hoặc không sát với
nội dung tài liệu.
Trong quá trình định từ khóa nguồn tài liệu xám, vấn đề mà cán bộ xử
lý gặp phải là có nhiều công trình nghiên cứu khoa học thuộc chuyên ngành
sâu, gây phức tạp và khó khăn trong quá trình xác định các từ khóa để mô tả
chính xác nội dung tài liệu. Tài liệu xám của TVQĐ đa phần thuộc các
chuyên ngành quân sự, chính trị, điều này cũng đồng nghĩa với việc rất khó
tìm hoặc không thể tìm thấy trong bộ từ khóa kiểm soát đang đƣợc sử dụng tại
Thƣ viện, gây nhiều khó khăn cho công tác xử lý tài liệu của cán bộ. Thực tế
đó đòi hỏi cán bộ xử lý vừa phải luôn tìm tòi, cập nhật thông tin qua các kênh
khác nhau (sách báo, truyền thanh, truyền hình,…), vừa phải tạo thói quen sử
dụng các công cụ hỗ trợ nhƣ các từ điển chuyên ngành, các tạp chí khoa học
chuyên ngành để có thể hiểu sâu, hiểu sát hơn thuật ngữ, từ đó lựa chọn và sử
dụng chính xác các từ khóa thể hiện nội dung tài liệu.
Để đảm bảo chất lƣợng của hệ thống từ khóa và kiểm soát tính thống
nhất trong quá trình định từ khóa, từ nhiều năm nay, TVQĐ đã áp dụng “Bộ
từ khóa” do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn và hiện nay đang sử dụng
bản chỉnh lý, bổ sung năm 2005 và có sự tham gia của tài liệu “Hƣớng dẫn xử
lý nội dung tài liệu theo từ khóa trong các Thƣ viện Quân đội nhân dân Việt
Nam” do TVQĐ biên soạn.
Trong quá trình định từ khóa cho tài liệu xám, cán bộ xử lý luôn cố
62
gắng bám sát “Bộ từ khóa” để chuẩn hóa công tác nghiệp vụ. Tuy nhiên, trên
thực tế, bộ từ khóa vẫn chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc do nội dung của
các tài liệu xám luôn mang tính mới với các kiến thức chuyên ngành sâu. Vì
vậy, công việc định từ khóa cho các tài liệu xám vẫn có sự tham gia của các
từ khoa tự do.
Hạn chế của việc áp dụng phƣơng pháp định từ khóa tự do là chất lƣợng
từ khóa phụ thuộc nhiều vào suy nghĩ chủ quan của ngƣời định từ khóa. Thực
tế cho thấy, nếu việc định từ khóa thiếu sự thống nhất và thiếu sự kiểm soát
chặt chẽ về mặt kỹ thuật, để mỗi cán bộ xử lý tài liệu làm theo một phƣơng
pháp và quan điểm riêng của mình thì kết quả sau một thời gian dài tích lũy ta
sẽ có các từ khóa không đảm bảo về độ chính xác của nội dung tài liệu, không
ngắn gọn, thiếu tính khoa học. Điều đó đòi hỏi cán bộ xử lý của Thƣ viện phải
có trình độ chuyên môn sâu, kiến thức khoa học rộng, nhiều kinh nghiệm trong
công tác xử lý tài liệu, thành thạo ngoại ngữ và đƣợc trang bị đầy đủ các công
cụ và phƣơng tiện cần thiết nhƣ máy tính, tài liệu tra cứu,…
Ví dụ về một tài liệu đã đƣợc định từ khóa:
Thực hành đánh địch co cụm kết hợp với đổ bộ đƣờng không của sƣ
đoàn bộ binh tiến công địch: Luận văn thạc sĩ nghệ thuật quân sự / Nguyễn
Đình Hồng. – H. : Học viện Lục quân, 2014. – 58tr. ; 30cm
Từ khóa kiểm soát: quân sự, quân đội, lục quân, bộ binh, sƣ đoàn bộ
binh, sƣ đoàn bộ binh tiến công, phòng ngự, địa hình rừng bằng, nghệ thuật
quân sự.
Từ khóa tự do: miền Đông Nam Bộ.
Trong quy trình xử lý nội dung tài liệu, làm tóm tắt là một công việc
quan trọng. Tóm tắt tài liệu nhằm mục đích giới thiệu cho NDT nội dung cơ
bản của tài liệu gốc để giúp họ đánh giá thông tin tài liệu và quyết định sử
dụng tài liệu đó hay không. Tuy nhiên, TVQĐ chƣa áp dụng tóm tắt đối với
tất cả các loại hình tài liệu, kể cả tài liệu xám. Đây là điểm hạn chế rất lớn
63
trong công tác xử lý tài liệu của Thƣ viện.
Luận án, luận văn là những tài liệu có giá trị khoa học cao, chứa đựng
nội dung thông tin phong phú, đa dạng. Thông tin trong các tài liệu này chƣa
có đƣợc qua các tài liệu công bố thông thƣờng và các thông tin này có tính
thời sự rất cao. Việc tiếp cận tài liệu này có ý nghĩa vô cùng lớn, giúp cho nhà
quản lý, ngƣời nghiên cứu, ngƣời học tiết kiệm đƣợc thời gian và công sức
tìm kiếm, phân tích tài liệu. Vì vậy, làm tóm tắt cho tài liệu xám là một yêu
cầu cấp thiết cần đƣợc TVQĐ xem xét và triển khai.
Biên mục tự động
Việc mô tả tài liệu và nhập tin tiến hành nhập liệu trực tiếp trên máy
tính, không qua xử lý tiền máy. Hiện nay, TVQĐ mô tả tài liệu theo ISBD
(mô tả thƣ mục theo tiêu chuẩn quốc tế). Mô tả tài liệu theo ISBD
(international standard bibliography descriptron) là định ra một trật tự sắp
xếp các vùng và yếu tố mô tả và 1 hệ thống ký hiệu dấu phải đặt trƣớc các
yếu tố đó. Mô tả tài liệu đƣợc tiến hành theo quy trình và tuân thủ các quy
tắc nhƣ sau:
Dựa vào nguồn thông tin chính (trang tên sách…) và các thông tin ở
nơi khác trong tài liệu để xác định các dữ liệu đặc trƣng hình thức của tài liệu
theo 2 bƣớc:
- Xác định các điểm truy cập
- Xác định các dữ liệu cho 7 vùng mô tả
Sau khi xác định đƣợc các thông tin đặc trƣng của tài liệu theo 7 vùng
mô tả, cán bộ xử lý thông tin tiến hành nhập dữ liệu mô tả vào biểu ghi theo
trình tự các vùng mô tả và đúng quy định của chuẩn ISBD.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thƣ viện đã làm
cho tính chất nghề thông tin thƣ viện có nhiều thay đổi, trong đó công tác lƣu
trữ thông tin đƣợc gắn liền với công tác thông tin thƣ mục và công tác biên
64
mục đƣợc tự động hóa.
Việc biên mục tự động sử dụng một phần mềm tƣ liệu hoặc phân hệ
biên mục của phần mềm tích hợp quản trị thƣ viện để tạo lập các biểu ghi cho
CSDL thƣ mục và tạo ra các mục lục thích hợp.
Tạo lập biểu ghi tài liệu đƣợc thực hiện trên cở mô tả trực tiếp tài liệu
có trong thƣ viện bằng các format nhập dữ liệu có sẵn của một phần mềm
nhất định. TVQĐ sử dụng phần mềm Inforlib 5.1, format nhập dữ liệu dựa
trên MARC21 đƣợc thiết lập riêng cho từng tài liệu dạng giấy (sách, luận án,
luận văn) bao gồm 26 trƣờng dữ liệu.
Việc tạo lập biểu ghi với MARC21 cho phép nhận trực tiếp các chỉ thị
trƣờng, mã trƣờng con và các dữ liệu thƣ mục. Việc nhập tài liệu tại TVQĐ
tuân thủ chặt chẽ các quy định về chỉ thị trƣờng, mã trƣờng con trong mỗi
trƣờng dữ liệu.
Do dùng chung biểu mẫu nhập tin với các loại tài liệu khác nên các
thông tin đặc thù của tài liệu xám dạng luận án, luận văn (chuyên ngành, mã
số của luận án, luận văn) đƣợc ghi vào phần nhan đề và thông tin trách nhiệm
(trƣờng 245)
65
Hình 2.1: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo khổ mẫu MARC21
2.2.2.2. Tài liệu xám dạng điện tử
Công tác xử lý tài liệu xám dạng điện tử đơn giản hơn so với tài liệu
dạng truyền thống. Sau khi tài liệu đƣợc nhập về, cán bộ xử lý sẽ vào sổ đăng
ký tổng quát cho tổng số tài liệu và vào sổ đăng ký cá biệt cho từng tài liệu.
Tiếp theo đó, cán bộ xử lý sẽ biên mục tài liệu trực tiếp trên máy tính
với phần mềm quản lý thƣ viện số Dilib Bookeye.
TVQĐ sử dụng phần mềm quản lý thƣ viện số Dilib Bookeye của Công
ty cổ phần Công nghệ Đức Minh để tổ chức và quản lý tài liệu số của thƣ
viện. Thƣ viện bắt đầu sử dụng phần mềm này từ năm 2011. Biên mục tài liệu
số theo chuẩn biên mục Dublincore.
Dublin Core Metadata là một trong những sơ đồ yếu tố siêu dữ liệu phổ
biến và đƣợc nhiều ngƣời biết đến. Bộ yếu tố này đƣợc hình thành lần đầu
tiên vào năm 1995 bởi Sáng kiến Yếu tố Siêu dữ liệu Dublin Core (Dublin
Core Metadata Element Initiative). Tập hợp yếu tố siêu dữ liệu này đƣợc gọi
là “cốt lõi” (core) vì nó đƣợc thiết kế đơn giản và chỉ bao gồm 15 yếu tố mô
tả cốt lõi nhất (trong khi Marc21 có hơn 200 trƣờng và rất nhiều trƣờng con).
Dublin Core Metadata bao gồm 15 yếu tố sau:
- Nhan đề (Title): Nhan đề của tài liệu
- Tác giả (Creator): Tác giả của tài liệu, bao gồm cả tác giả cá nhân và
tác giả tập thể.
- Chủ đề (Subject): Chủ đề tài liệu đề cập dùng để phân loại tài liệu. Có
thể thể hiện bằng từ, cụm từ/(Khung chủ đề), hoặc chỉ số phân loại/ (Khung
phân loại).
- Tóm tắt (Description): Tóm tắt, mô tả nội dung tài liệu. Có thể bao
gồm tóm tắt, chú thích, mục lục, đoạn văn bản để làm rõ nội dung...
- Nhà xuất bản (Publisher): Nhà xuất bản, nơi ban hành tài liệu có thể là
tên cá nhân, tên cơ quan, tổ chức, dịch vụ...
- Tác giả phụ (Contributor): Tên những ngƣời cùng tham gia cộng tác
66
đóng góp vào nội dung tài liệu, có thể là cá nhân, tổ chức...
- Ngày tháng (Date): Ngày, tháng ban hành tài liệu.
- Loại (kiểu) (Type): Mô tả bản chất của tài liệu. Dùng các thuật ngữ
mô tả phạm trù kiểu: trang chủ, bài báo, báo cáo, từ điển...
- Khổ mẫu (Format): Mô tả sự trình bày vật lý của tài liệu, có thể bao
gồm; vật mang tin, kích cỡ độ dài, kiểu dữ liệu (.doc, .html, .jpg, .xls, phần
mềm....)
- Định danh (Identifier): Các thông tin về định danh tài liệu, các nguồn
tham chiếu đến, hoặc chuỗi ký tự để định vị tài nguyên: URL (Uniform
Resource Locators) (bắt đầu bằng http://), URN (Uniform Resource Name),
ISBN (International Standard Book Number), ISSN (International Standard
Serial Number), SICI (Serial Item & Contribution Identifier), ...
- Nguồn (Resource): Các thông tin về xuất xứ của tài liệu, tham chiếu
đến nguồn mà tài liệu hiện mô tả đƣợc trích ra/tạo ra, nguồn cũng có thể là:
đƣờng dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN...
- Ngôn ngữ (Language): Các thông tin về ngôn ngữ, mô tả ngôn ngữ
chính của tài liệu.
- Liên kết (Relation): Mô tả các thông tin liên quan đến tài liệu khác. có
thể dùng đƣờng dẫn (URL), URN, ISBN, ISSN...
- Diện bao quát (Coverage): Các thông tin liên quan đến phạm vi, quy
mô hoặc mức độ bao quát của tài liệu. Phạm vi đó có thể là địa điểm, không
gian hoặc thời gian, tọa độ...
67
- Bản quyền (Right): Các thông tin liên quan đến bản quyền của tài liệu
Hình 2.2: Giao diện biểu ghi nhập tài liệu theo chuẩn Dublincore
Việc nhập dữ liệu toàn văn đƣợc tiến hành sau khi việc biên mục các
thông tin mô tả tài liệu thành công.
2.2.3. Công tác lưu trữ và bảo quản tài liệu xám
Nguồn tài liệu xám của Thƣ viện sau khi tiến hành xử lý xong đƣợc lƣu
trữ tại Tổng kho và phục vụ tại phòng đọc tổng hợp và phòng đọc điện tử. Tài
liệu xám tại TVQĐ đƣợc tổ chức quản lý với hai mục đích chính là lƣu trữ và
khai thác.
Đối với loại tài liệu xám là luận án, luận văn đƣợc sắp xếp thành một
bộ phận riêng trong Tổng kho. Tài liệu đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt.
Đối với loại tài liệu là các báo cáo tổng kết đề tài nghiên cứu khoa học;
tài liệu hội nghị, hội thảo lại đƣợc sắp xếp trong bộ phận Tƣ liệu. Tài liệu cũng
đƣợc sắp xếp theo số đăng ký cá biệt. Hiện nay, tài liệu này còn ít nên đƣợc
xếp chung với tƣ liệu. Trong tƣơng lai, số lƣợng tài liệu này tăng trƣởng mạnh
thì yêu cầu cấp thiết đặt ra cho TVQĐ sẽ phải tổ chức thành một bộ phận riêng
biệt. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thƣ viện cũng nhƣ ngƣời dùng
68
tin tiếp cận tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
Nhãn tài liệu của tài liệu xám bao gồm các thông tin sau: tên thƣ viện,
số phân loại, mã vạch và số đăng ký cá biệt.
Tài liệu xám dạng điện tử do phòng thông tin thƣ mục – máy tính tổ
chức quản lý và phục vụ. Tài liệu xám đƣợc lƣu trữ trong 3 cơ sở dữ liệu:
CSDL tài liệu quân sự, CSDL tài liệu tổng hợp, CSDL tài liệu hạn chế.
Hình 2.3: Giao diện Thư viện số Dilib Bookeye
Trong Thƣ viện nguồn tài liệu xám đƣợc lƣu trữ dƣới hình thức kho
đóng, luôn đƣợc đầu tƣ đầy đủ các trang thiết bị nhƣ hệ thống giá sách, quạt
thông gió, ánh sáng, các thông số về nhiệt độ, độ ẩm, các chỉ tiêu kỹ thuật
chống mối mọt đã đạt các tiêu chuẩn đề ra… nhằm phục vụ cho công tác tổ
chức kho cũng nhƣ bảo quản tài liệu một cách tốt nhất.
2.2.4. Tổ chức khai thác và phổ biến tài liệu xám
Khai thác và phổ biến nguồn lực thông tin thƣ viện là một trong những
mục đích, nhiệm vụ trung tâm của Thƣ viện. Để đáp ứng nhu cầu của NDT
trong việc tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu xám đƣợc thuận lợi, TVQĐ đã
quan tâm đến công tác tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin, tổ chức
69
hƣớng dẫn tra cứu, xây dựng chính sách và tổ chức dich vụ khai thác tài liệu.
Hiện nay, nguồn tài liệu xám của Thƣ viện đƣợc khai thác thông qua
hình thức đọc tại chỗ.
Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thƣ viện gồm có: hệ thống mục
lục dạng phiếu truyền thống; thƣ mục thông báo sách mới; mục lục tra cứu
trực tuyến OPAC; dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ; dịch vụ sao chụp tài liêu.
* Hệ thống mục lục dạng phiếu
Ngƣời dùng tin có thể tìm kiếm nguồn tài liệu xám thông qua hệ thống
mục lục truyền thống của Thƣ viện bao gồm mục lục chữ cái và mục lục
phân loại.
Nếu nhƣ bộ máy tra cứu hiện đại không định rõ CSDL tài liệu xám thì
hệ thống mục lục truyền thống của TVQĐ lại có riêng một tủ mục lục rất đầy
đủ cho loại hình tài liệu này. Tủ mục lục này bao gồm phiếu mục lục của tất
cả các loại luận án – luận văn và tƣ liệu (đề tài nghiên cứu khoa hoc, tài liệu
hội nghị hôi thảo nằm trong tƣ liệu) mà Thƣ viện có, đƣợc đặt trong phòng
Đọc tổng hợp để thuận tiện cho bạn đọc tra cứu.
Sở dĩ Thƣ viện có riêng một tủ mục lục cho loại hình tài liệu này là do
trƣớc đây trong khối phòng Phục vụ của Thƣ viện có riêng một phòng đọc
dành cho bạn đọc có nhu cầu về các loại tài liệu hạn chế, tài liệu xám, đƣợc
gọi là phòng Đọc nghiên cứu. Phòng đọc này có riêng hệ thống mục lục, đƣợc
Thƣ viện duy trì đến năm 2006.
Tủ mục lục này gồm hai loại: mục lục phân loại (sắp xếp theo môn
loại) và mục lục chữ cái (sắp xếp theo thứ tự chữ cái tên tài liệu và tên tác
giả). Trong mỗi loại mục lục, phiếu mục lục của các loại tài liệu xám đƣợc
xếp vào các hộp phích. Trƣớc mỗi hộp phích đều có chỉ dẫn loại tài liệu (luận
án hoặc tƣ liệu), ký hiệu các môn loại theo Bảng phân loại 19 lớp và số thứ tự
70
hộp phích.
Tủ mục lục này vẫn thƣờng xuyên đƣợc bổ sung phiếu mục lục khi có
tài liệu mới nhập về. Với thực trạng bộ máy tra cứu hiện đại chƣa có riêng
CSDL cho tài liệu xám và chƣa đầy đủ biểu ghi của tất cả tài liệu thƣ viện, bộ
máy tra cứu truyền thống này ƣu việt hơn ở tính đầy đủ và rõ ràng.
* Thư mục thông báo sách mới
Thƣ mục thông báo tài liệu mới do phòng Thông tin – Thƣ mục – Máy
tính đảm nhận biên soạn. Đối với các loại tài liệu nói chung và tài liệu xám nói
riêng sau khi biên mục, cán bộ thƣ viện sẽ tiến hành biên soạn thƣ mục thông
báo tài liệu mới. Tài liệu xám không đƣợc in danh mục riêng mà thông báo
chung với các tài liệu khác của Thƣ viện. Trong các bản thƣ mục giới thiệu
sách mới, tài liệu đƣợc sắp xếp theo môn loại (theo Bảng phân loại 19 lớp).
Các yếu tố trong thƣ mục bao gồm: tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất
bản, nhà xuất bản, nơi xuất bản, ký hiệu phân loại, ký hiệu xếp kho (riêng
luận án – luận văn có thêm chuyên ngành và mã số chuyên ngành)
Ví dụ 1:
Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hóa trong xử lý tài liệu tại các thƣ
viện ở Việt Nam: Luận án tiến sĩ khoa học thƣ viện: 62.32.20.01 / Vũ Dƣơng
Thúy Ngà. – H. : Trƣờng Đại học Văn hóa, 2011. – 179tr. ; 29cm
021(V)/LAV 6790
Ví dụ 2:
Nghiên cứu và đề xuất giải pháp chuẩn hóa thuật ngữ trong lĩnh vực
thƣ viện – thông tin học ở Việt Nam: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ / Vũ
Dƣơng Thúy Ngà chủ nhiệm đề tài. – H. : Bộ Văn hóa thông tin, 2007. –
388tr. ; 29cm
021(V)/T 22856
Thƣ mục giới thiệu sách mới tại Thƣ viện chỉ phản ánh tài liệu mới, mang
71
tính thời sự, không có bảng tra. Nhƣng nhờ có thƣ mục này mà tài liệu mới đƣợc
bổ sung về thƣ viện đƣợc phổ biến đầy đủ, kịp thời tới ngƣời dùng tin, giúp họ
nhanh chóng phát hiện đƣợc những tài liệu cần thiết phục vụ cho học tập, giảng
dạy và nghiên cứu khoa học. Thƣ mục thông báo tài liệu mới đƣợc in thành
quyển và đƣa lên website của Thƣ viện Quân đội để bạn đọc biết.
* Mục lục tra cứu trực tuyến OPAC
Trong thời đại bùng nổ thông tin, các nguồn tin khoa học nói chung và
nguồn tài liệu xám nói riêng gia tăng nhanh chóng, điều này gây rất nhiều khó
khăn cho NDT trong việc tìm kiếm, khai thác nguồn lực thông tin. Chính vì
vậy, những ngƣời làm công tác thông tin luôn suy nghĩ tìm cách xử lý, bao
gói thông tin, xây dựng các loại CSDL để giúp họ tiết kiệm, rút ngắn thời gian
tối ƣu trong quá trình tìm kiếm thông tin.
Năm 2002, TVQĐ bắt đầu xây dựng mạng nội bộ và thực hiện tra cứu
tài liệu trên máy vi tính. Phòng Thông tin – Thƣ mục – Máy tính đƣợc giao
nhiệm vụ quản trị các CSDL hiện có của Thƣ viện. Hiện nay, TVQĐ đã xây
dựng đƣợc một số lƣợng biểu ghi thƣ mục lớn (hơn 200.000 biểu ghi) cho các
CSDL dùng để tra cứu các dạng tài liệu, trong đó:
- CSDL sách TVQĐ: 148.407 biểu ghi
- CSDL sách mƣợn: 17.095 biểu ghi
- CSDL Bài trích Báo – tạp chí: 71.859 biểu ghi
Biểu ghi các loại tài liệu xám trình bày đầy đủ các thông tin thƣ mục
của tài liệu. Ví dụ, đối với luận án, luận văn, đó là các thông tin: Nhan đề luận
án/luận văn, chuyên ngành, mã số chuyên ngành, nơi bảo vệ, cơ quan chủ trì,
năm bảo vệ, số trang, khổ cỡ, ký hiệu phân loại, ký hiệu xếp giá.
Tuy nhiên, cho đến nay Thƣ viện vẫn chƣa có CSDL thƣ mục dành
riêng cho loại hình tài liệu xám. Các biểu ghi luận án – luận văn, tƣ liệu vẫn
nằm lẫn trong CSDL sách TVQĐ. Điều này làm hạn chế khả năng phục vụ
72
bạn đọc có nhu cầu về loại hình tài liệu này. Để tra tìm tài liệu, bạn đọc lựa
chọn CSDL sách và tra cứu thông qua các yếu tố: tác giả, tên tài liệu, chỉ số
phân loại, ký hiệu xếp giá,… Với mục lục trực tuyến OPAC, ngƣời sử dụng
tra cứu tại hệ thống máy tính của Thƣ viện tại Phòng đọc điện tử tầng 2.
Hình 2.4: Giao diện tra cứu OPAC
Để đáp ứng tốt nhu cầu khai thác thông tin của NDT, TVQĐ đã triển
khai dự án xây dựng Bộ sƣu tập tài liệu số. Dự án này bao gồm việc chuyển
đổi sang dạng số tất cả các tài liệu của Thƣ viện. Tuy nhiên, hiện nay TVQĐ
mới chỉ số hóa đƣợc tài liệu dạng sách, báo – tạp chí chứ chƣa số hóa tài liệu
xám. Các tài liệu xám có trong bộ sƣu tập số là các tài liệu đƣợc Thƣ viện thu
thập, bổ sung từ các cơ quan thông tin – thƣ viện khác. Bộ sƣu tập tài liệu số
của Thƣ viện Quân đội đƣợc phân chia thành 4 CSDL khác nhau:
+ CSDL tài liệu quân sự
+ CSDL tài liệu tổng hợp
+ CSDL tài liệu hạn chế
73
+ CSDL bài trích báo – tạp chí
Tài liệu xám nhƣ luận án, luận văn không đƣợc lƣu trữ trong những
CSDL riêng biệt mà nằm lẫn trong các CSDL nói trên (trừ CSDL bài trích
báo – tạp chí).
Hình 2.5: Giao diện tra cứu tài liệu số
Để tra tìm tài liệu, bạn đọc lựa chọn CSDL theo lĩnh vực mà mình cần
tìm kiếm (quân sự, tổng hợp hay hạn chế) và tra cứu thông qua các yếu tố: tác
giả, tên tài liệu, nơi xuất bản, thời gian, chủ đề. Đối với tài liệu dạng số, bạn
đọc phải đến Thƣ viện để tra tìm và đọc toàn văn tài liệu.
* Trang web Thư viện:
Trang web Thƣ viện giới thiệu đầy đủ các thông tin về Thƣ viện , cách
thức truy cập và khai thác nguồn tài nguyên của Thƣ viện. Tài liệu mới đƣợc
nhập về cũng đƣợc thông báo trên web. Đây là công cụ rất hữu hiệu kết nối
74
ngƣời dùng tin với thƣ viện mà không giới hạn về khoảng cách.
* Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ:
Trƣớc đây, Thƣ viện có riêng một phòng đọc nghiên cứu phục vụ bạn
đọc có nhu cầu về các loại tài liệu xám. Phòng đọc này đƣợc duy trì trong
nhiều năm. Thƣ viện đã xây dựng một hệ thống mục lục tra cứu và các quy
tắc phục vụ dành riêng cho loại tài liệu này. Tuy nhiên, đến năm 2006, do nhu
cầu bức thiết của việc phát triển công tác thông tin – thƣ mục và áp dụng công
nghệ thông tin cùng với điều kiện mặt bằng có hạn, Thƣ viện buộc phải gộp
phòng đọc nghiên cứu vào phòng Đọc tổng hợp để dành chỗ cho phòng
Thông tin – Thƣ mục – Máy tính. Hiện nay, Thƣ viện chỉ phục vụ đọc tại chỗ
đối với các loại hình tài liệu xám, nhằm bảo quản tốt tài liệu cũng nhƣ hạn
chế việc vi phạm bản quyền tác giả.
Do tính chất đặc biệt của các loại hình tài liệu xám nên quy tắc phục vụ
đối với loại hình tài liệu này có điểm khác biệt so với các loại tài liệu khác
của Thƣ viện.
Theo mức độ phổ biến, tài liệu xám của TVQĐ có thể chia ra 3 loại: tài
liệu mât, tài liệu lƣu hành nội bộ và tài liệu phục vụ rộng rãi.
- Tài liệu mật: là các loại tài liệu xám có nội dung liên quan đến chiến
lƣợc, chiến thuật trong quân đội hay có nội dung về quan hệ chính trị, ngoại
giao của Đảng, Nhà nƣớc và quân đội.
Đối với loại tài liệu này, Thƣ viện tuyệt đối không phục vụ sao chụp.
Việc phục vụ đọc cũng vô cùng hạn chế. Những đối tƣợng NDT đƣợc tiếp
xúc với loại tài liệu này phải giữ một vị trí, cấp bậc nhất định trong cơ quan
trung ƣơng hoặc quân đội. Họ phải có giấy giới thiệu của cơ quan công tác
với nội dung và lý do sử dụng tài liệu cụ thể. Việc NDT có đƣợc sử dụng
dạng tài liệu này hay không do lãnh đạo phòng Phục bạn đọc và Ban giám đốc
75
Thƣ viện quyết định.
- Tài liệu lƣu hành nội bộ: là các loại tài liệu phục vụ hạn chế,chỉ trong
nội bộ quân đội. Loại tài liệu này cũng có nội dung xoay quanh các vấn đề
quân sự, chính trị. Tài liệu này đƣợc đƣa ra phục vụ các cán bộ, sĩ quan trong
quân đội. Những ngƣời dùng tin ngoài quân đội muốn sử dụng tài liệu này
phải có giấy giới thiệu của cơ quan công tác. Tùy theo nội dung từng tài liệu
mà cán bộ thƣ viện quyết định có phục vụ sao chụp hay không. Đối với tài
liệu có nội dung về chiến lƣợc, chiến thuật, Thƣ viện không phục vụ sao chụp.
- Tài liệu phục vụ rộng rãi: là loại tài liệu đƣợc sử dụng bởi mọi đối
tƣợng bạn đọc. Các tài liệu này có nội dung về chính trị, lịch sử quân sự,
ngoại giao, kinh tế, xã hội nói chung. Đối với loại tài liệu này, Thƣ viện có
phục vụ sao chụp.
Phòng đọc tổng hợp đƣợc trang bị hệ thống quạt, điều hòa, ánh sáng
khá tốt để bạn đọc sử dụng tài liệu một cách thuận lợi nhất.
Đối với tài liệu xám dạng điện tử. NDT có thể đọc tại Phòng đọc điện
tử của Thƣ viện. Do Thƣ viện Quân đội sử dụng mạng nội bộ nên việc tra cứu
hay đọc toàn văn tài liệu xám chỉ đƣợc thực hiện qua hệ thống máy tính tại
Thƣ viện. Điều này gây hạn chế cho NDT trong việc khai thác tài liệu. Phòng
đọc điện tử đƣợc trang bị hệ thống điều hòa, quạt, ánh sáng đầy đủ để phục vụ
NDT một cách tốt nhất.
* Dịch vụ sao chụp tài liệu
Thƣ viện Quân đội giao cho một cán bộ của phòng Phục vụ bạn đọc
phụ trách dịch vụ này. Cán bộ phụ trách đƣợc phổ biến các quy định về vấn
đề bản quyền, về các quy định đặc thù khi sao chụp tài liệu xám. Phí sao chụp
tài liệu xám cũng cao hơn tài liệu thông thƣờng khác, vừa để thêm kinh phí
phục chế tài liệu hƣ hỏng vừa là một chính sách khuyến khích bạn đọc sử
dụng tài liệu tại chỗ. Tuy nhiên, do không đƣợc mƣợn tài liệu xám về nhà nên
76
nguồn tài liệu xám đƣợc bạn đọc sao chụp khá nhiều.
Tại Thƣ viện Quân đội, việc cung cấp thông tin theo yêu cầu và hƣớng
dẫn tra cứu thông tin tuy chƣa phát triển thành dịch vụ nhƣng vẫn có thể thực
hiện khi bạn đọc có nhu cầu. Đối tƣợng NDT là các cán bộ lãnh đạo, quản lý
hoặc những bạn đọc không có thời gian đến thƣ viện để sử dụng tài liệu có thể
liên hệ với cán bộ thƣ viện tìm giúp tài liệu mà mình cần.
Công tác hƣớng dẫn bạn đọc tra cứu tài liệu chƣa đƣợc Thƣ viện chú
trọng. NDT gặp khó khăn trong quá trình tra cứu tài liệu, cán bộ thƣ viện trả
lời trực tiếp các thắc mắc của bạn đọc và hƣớng dẫn họ tra cứu đúng cách.
Qua khảo sát thực tế, có thể thấy số lƣợng bạn đọc chƣa nắm rõ cách tra cứu
tài liệu chiếm số lƣợng khá lớn. Điều này đặt ra yêu cầu cho TVQĐ, hàng
năm cần tổ chức các lớp tập huấn sử dụng thƣ viện cho NDT, giới thiệu các
sản phẩm, dịch vụ của Thƣ viện cũng nhƣ hƣớng dẫn họ cách tra cứu tài liệu.
2.3. Đánh giá công tác bổ sung, xử lý, tổ chức bảo quản, khai thác và phổ
biến tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội
Thƣ viện Quân đội với lịch sử phát triển 58 năm, với vai trò là thƣ viện
khoa học tổng hợp, thƣ viện trung tâm đầu ngành của hệ thống thƣ viện trong
toàn quân. Nguồn tài liệu xám của Thƣ viện là một thành phần quan trọng của
nguồn lực thông tin. Nguồn tài liệu xám đóng góp một phần không nhỏ vào
trong công tác nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập của NDT.
Từ việc nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức và quản lý nguồn tài
liệu xám tại TVQĐ, tôi có một số nhận xét nhƣ sau:
2.3.1. Những mặt đã làm được
* Về công tác bổ sung tài liệu xám
Hiện nay, TVQĐ có vốn tài liệu xám khá lớn với hình thức và nội dung
phong phú. Đây là nguồn tài liệu có giá trị cao về học thuật, đáp ứng nhu cầu
về tài liệu nghiên cứu của NDT. Nguồn tài liệu xám của Thƣ viện ngày càng
77
gia tăng về số lƣợng và chất lƣợng. Công tác bổ sung tài liệu xám đƣợc cán
bộ thƣ viện tiến hành đều đặn, thƣờng xuyên, góp phần làm phong phú, đa
dạng thêm nguồn tin của Thƣ viện.
TVQĐ đƣợc giao nhiệm vụ nhận lƣu chiểu văn hóa phẩm xuất bản
trong quân đội bao gồm cả những tài liệu công bố và không công bố. Vì thế,
Thƣ viện có điều kiện thuận lợi để thu thập tài liệu nói chung và tài liệu xám
nói riêng. Nhận lƣu chiểu luận án của các cán bộ công tác trong quân đội là
nguồn bổ sung tài liệu xám rất quan trọng và tích cực của Thƣ viện Quân đội.
Với lịch sử phát triển 58 năm, TVQĐ đội đã tạo dựng đƣợc mối quan
hệ với nhiều cơ quan, tổ chức trong và ngoài quân đội, tạo điều kiện cho việc
trao đổi, chia sẻ tài liệu xám, làm phong phú vốn tài liệu của Thƣ viện.
Hoạt động thu thập, bổ sung tài liệu xám đang dần đƣợc chuẩn hóa, đi
vào nề nếp và đƣợc cập nhật. Các cán bộ thƣ viện đã và đang cố gắng mở
rộng các nguồn bổ sung, đồng thời giữ mối liên hệ với các cơ quan đào tạo
trong và ngoài quân đội để nắm bắt các hoạt động tạo lập nguồn tài liệu xám
và có kế hoạch, chính sách thu thập về thƣ viện mình. Bên cạnh đó, Thƣ viện
cũng đã quan tâm đến việc bổ sung tài liệu xám dạng điện tử để tăng cƣờng
phục vụ nhu cầu của NDT đối với dạng tài liệu đặc biệt này.
Nguồn tài liệu xám tại TVQĐ đã bao quát đƣợc hầu hết các nội dung,
lĩnh vực hoạt động cơ bản và diện quan tâm của đội ngũ ngƣời dùng tin chủ
yếu của Thƣ viện. Thƣ viện Quân đội là Thƣ viện Khoa học chuyên ngành về
quân sự nên các tài liệu xám ở TVQĐ có nội dung chủ yếu xoay quanh vấn đề
quân sự, chính trị và một số vấn đề xã hội (xem số liệu bảng 2.2). Mảng nội
dung này đã khá đầy đủ, cần đƣợc duy trì và cập nhật thƣờng xuyên.
Bên cạnh mức độ bao quát về nội dung tài liệu, TVQĐ cũng đã quan
tâm về dạng tài liệu xám, nhất là các dạng tài liệu xám đặc thù. TVQĐ thu
thập khá đầy đủ các dạng tài liệu xám quan trọng nhƣ luận án, luận văn khoa
78
học; đề tài dự án nghiên cứu; tài liệu hội nghị, hội thảo. Bộ sƣu tập tài liệu
xám của Thƣ viện khá đầy đủ và hệ thống, liên tục theo các năm đáp ứng
đƣợc nhu cầu của ngƣời dùng tin khi muốn tìm hiểu về các kết quả nghiên
cứu đã đạt đƣợc.
* Về công tác xử lý nguồn tài liệu xám
Công tác xử lý tài liệu đã đƣợc áp dụng các chuẩn xử lý thông tin của
nghiệp vụ. Thƣ viện đã xây dựng qui trình xử lý nguồn tài liệu rất hợp lý,
chuyên môn hóa cao.
TVQĐ là thƣ viện khoa học tổng hợp về Quân sự, thƣ viện trung tâm
đầu ngành của hệ thống thƣ viện trong Quân đội. Tài liệu về quân sự chiếm tỷ
lệ khá lớn. Bên cạnh việc sử dụng Bộ từ khóa của Thƣ viện Quốc gia Việt
Nam, TVQĐ đã biên soạn cuốn: “Hƣớng dẫn xử lý nội dung tài liệu theo từ
khóa trong các Thƣ viện Quân đội nhân dân Việt Nam” để sử dụng trong quá
trình xử lý tài liệu, góp phần nâng cao chất lƣợng nghiệp vụ, tiết kiệm thời
gian, công sức cho cán bộ thƣ viện.
Việc tin học hóa trong công tác xử lý tài liệu xám đƣợc triển khai có
hiệu quả qua việc ứng dụng thành tựu tiên tiến trong công nghệ thông tin bởi
phần mềm quản lý thƣ viện Inforlib và phần mềm quản lý thƣ viện số Dilib
Bookye.
* Về công tác lưu trữ và bảo quản nguồn tài liệu xám
Công tác lƣu trữ, bảo quản tài liệu xám cũng đã đƣợc chú trọng. Tài
liệu xám của Thƣ viện đƣợc sắp xếp trên giá nén kim loại, thoáng mát, tránh
những hƣ hỏng do mối mọt, côn trùng thƣờng thấy trên giá gỗ. Các loại tài
liệu xám không cho mƣợn về nhà và đƣợc tổ chức theo hình thức kho đóng,
luôn đƣợc đầu tƣ đầy đủ các trang thiết bị nhƣ hệ thống quạt thông gió, ánh
sáng, các thông số về nhiệt độ, độ ẩm, các chỉ tiêu kỹ thuật chống mối mọt đã
đạt các tiêu chuẩn đề ra… Tất cả các yếu tố trên góp phần bảo quản tốt nguồn
79
tài liệu xám, tăng tuổi thọ cho tài liệu.
* Công tác tổ chức khai thác và phổ biến nguồn tài liệu xám
Công tác tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám để phục vụ NDT cũng
đƣợc Thƣ viện quan tâm. Hệ thống tra cứu truyền thống của Thƣ viện luôn
đƣợc cập nhật nhanh chóng. Bên cạnh hệ thống tra cứu truyền thống còn có
hệ thống tra cứu hiện đại rất hữu ích. TVQĐ còn xây dựng trang web với một
bộ sƣu tập số các tài liệu xám nhƣ luận án; luận văn; các báo cáo tổng kết đề
tài nghiên cứu các cấp; tài liệu hội nghị, hội thảo. Chính vì vậy, hiệu quả khái
thác nguồn tài liệu xám ngày càng đƣợc gia tăng, đặc biệt là hệ thống tra cứu.
Tại phòng máy tính của Thƣ viện, luôn có một hệ thống hàng chục máy tính
để giúp bạn đọc tra cứu tài liệu. Để thuận tiện hơn nữa trong việc tra cứu, tại
phòng đọc tổng hợp cũng đƣợc trang bị 02 máy tính để NDT có thể tra tìm tài
liệu một cách nhanh chóng. Đa số NDT khi đƣợc hỏi đều trả lời thƣờng sử
dụng hình thức tra cứu hiện đại (75%), còn số ngƣời tra cứu truyền thống
chiếm số lƣợng ít (25%).
Các sản phẩm và dịch vụ phục vụ NDT có nhu cầu về nguồn tài liệu
xám tƣơng đối đa dạng. Các sản phẩm thông tin nhƣ: mục lục truyền thống,
cơ sở dữ liệu thƣ mục, thƣ mục thông báo tài liệu mới, trang web của thƣ
viện. Và các dịch vụ nhƣ: dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ, dịch vụ sao
chụp tài liệu, dịch vụ đa phƣơng tiện, dịch vụ tra cứu trực tuyến. Kết quả khảo
sát về chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ về nguồn tài liệu xám đƣợc ngƣời
80
dùng tin đánh giá khá tốt, đƣợc thể hiện trong bảng dƣới đây:
80 phiếu = 100%
Chất lƣợng sản phẩm – Rất tốt Tốt Chƣa tốt
dịch vụ Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ
Mục lục trực tuyến 12 40 50 28 35 15
Mục lục truyền thống 16 52 65 12 15 20
Trang web của Thƣ viện 20 52 65 8 10 25
Thƣ mục thông báo sách 12 60 75 8 10 15
mới
Dịch vụ đọc tài liệu tại 28 35 48 60 4 5
chỗ
Dịch vụ sao chụp tài liệu 6 50 62.5 24 30 7.5
Bảng 2.5: Đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ
Bên cạnh đó, cũng phải kể đến một ƣu điểm nữa về đội ngũ NDT của
Thƣ viện phần lớn là những ngƣời có trình độ học vấn cao, khả năng tin học
tốt, có khả năng nhanh chóng thích ứng trong việc sử dụng và khai thác các
sản phẩm và dịch vụ thông tin thƣ viện theo hƣớng hiện đại.
Ngoài ra, TVQĐ cũng đã xây dựng đƣợc đội ngũ cán bộ giàu kinh
nghiệm, có trình độ chuyên môn vững vàng, đƣơc đào tạo chính quy, năng
động và nhiệt huyết. Đây cũng là nhân tố quan trọng góp phần vào sự thành
công, phát triển của Thƣ viện.
2.3.2. Những mặt còn tồn tại
Nghiên cứu hoạt động thực tiễn tại Thƣ viện Quân đội cho thấy một số
hạn chế ảnh hƣởng đến công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám nhƣ sau:
* Về công tác bổ sung nguồn tài liệu xám
Hiện nay, TVQĐ chƣa có một hệ thống văn bản quản lý, giám sát chặt
chẽ các nguồn tài liệu xám. Tuy Tổng cục Chính trị đã có công văn yêu cầu
81
các sĩ quan, cán bộ trong quân đội bảo vệ luận án tiến sĩ phải nộp lƣu chiểu 01
bản về TVQĐ nhƣng trên thực tế, rất nhiều đơn vị, cá nhân có nguồn tài liệu
xám cần nộp lƣu chiểu cho Thƣ viện nhƣng lại không nghiêm túc thực hiện
quy định này. Vì chƣa có hệ thống văn bản kiểm soát nên công tác bổ sung tài
liệu xám của TVQĐ luôn ở thế bị động. Việc giao nộp tài liệu xám hoàn toàn
phụ thuộc vào cá nhân và cơ quan tổ chức tạo lập tài liệu xám.
Do tính đa dạng của các hoạt động tạo lập tài liệu xám và tính chất
không công bố của nguồn tài liệu này, các cán bộ thƣ viện có rất ít thông tin
và kế hoạch nghiên cứu khoa học của các đơn vị đào tạo trong quân đội và
không thể biết hết các nguồn để bổ sung kịp thời.
Thêm vào đó, do tính chất đặc thù và những đặc điểm riêng của quân
đội nên mặc dù có giao lƣu, trao đổi, hợp tác với một số cơ quan TTTV bên
ngoài nhƣng nhìn chung, TVQĐ vẫn dè dặt trong việc chia sẻ các thông tin,
tài liệu.
Nội dung bộ sƣu tập tài liệu xám của TVQĐ chủ yếu xoay quanh vấn
đề quân sự, chính trị. Vì thế, các mảng nội dung khác còn thiếu vắng khá
nhiều. Thƣ viện cần phải quan tâm bổ sung thƣờng xuyên hơn, và bổ sung
thêm các dạng tài liệu xám khác nữa.
Nguồn kinh phí dành cho bổ sung nguồn tài liệu xám của Thƣ viện còn
hạn chế. Điều này cho thấy, các cấp lãnh đạo của BQP, TCCT và TVQĐ vẫn
chƣa chú trọng đúng mức tới nguồn tài liệu có giá trị này, đặc biệt là tài liệu
xám dạng điện tử. Số lƣợng tài liệu xám dạng điện tử của Thƣ viện ít hơn rất
nhiều so với tài liệu xám dạng giấy.
* Về công tác xử lý nguồn tài liệu xám
Công tác xử lý tài liệu xám còn nhiều hạn chế. Trƣớc tiên là việc Thƣ
viện chƣa áp dụng tóm tắt đối với loại hình tài liệu này. Tài liệu xám có hàm
lƣợng tri thức lớn và có giá trị sử dụng rất cao, vì vậy công đoạn xử lý nên có
82
thêm bƣớc làm tóm tắt.
Ngoài ra, khi xử lý tài liệu, các cán bộ thƣ viện vẫn chƣa sử dụng
phƣơng pháp hỏi ý kiến chuyên gia trong lĩnh vực nghiên cứu của họ. Nội
dung của tài liệu xám thƣờng đi sâu về một vấn đề, hoặc chuyên ngành hẹp
thêm vào đó là tính mới, tính cập nhật tri thức với hàm lƣợng khoa học rất
cao, nhiều vấn đề lần đầu tiên đƣợc các tác giả nghiên cứu và đề cập. Cán bộ
thƣ viện không thể nắm bắt đƣợc hết tất cả các vấn đề. Vì thế phƣơng pháp
hỏi ý kiến chuyên gia nên đƣợc áp dụng để nâng cao chất lƣợng công tác xử
lý tài liệu xám.
* Công tác lưu trữ và bảo quản nguồn tài liệu xám
Tại Thƣ viện Quân đội, tài liệu xám đƣợc tổ chức theo hình thức kho
đóng. Tuy hình thức này có ƣu điểm là bảo quản tốt tài liệu nhƣng lại hạn chế
sự tiếp xúc của bạn đọc với tài liệu, không kích thích đƣợc nhu cầu đọc.
Đối với loại hình tài liệu xám là luận án, luận văn đƣợc sắp xếp thành
một bộ phận riêng trong Tổng kho. Các tài liệu hội nghị hội thảo, báo cáo
tổng kết đề tài nghiên cứu các cấp thì lại sắp xếp chung với các tài liệu khác
trong kho Tƣ liệu, gây tản mạn, không tập trung.
Bên cạnh đó, kho bảo quản tài liệu của Thƣ viện nói chung và tài liệu
xám nói riêng còn chật hẹp, chƣa đƣợc trang bị hệ thống điều hòa.
Đối với tài liệu xám dạng điện tử vẫn chƣa có CSDL riêng để lƣu trữ.
Điều này gây khó khăn cho NDT khi tìm kiếm tài liệu để đọc.
* Công tác tổ chức khai thác và phổ biến tài liệu xám
TVQĐ chƣa thực sự chú trọng đến công tác tổ chức khai thác và phổ
biến nguồn tài liệu xám, các sản phẩm và dịch vụ thông tin còn đơn giản. Qua
kết quả khảo sát về mức độ sử dụng nguồn tài liệu xám của bạn đọc (xem số
liệu tại bảng 4) cho thấy số lƣợng bạn đọc sử dụng nguồn tài liệu xám rất cao
83
(chiếm 95%), song đa số họ chỉ thỉnh thoảng mới sử dụng chiếm tới 52.5%.
Nhƣ vậy, mặc dù cần nguồn tài liệu xám nhƣng NDT không phải thƣờng
xuyên sử dụng. Vấn đề đặt ra là làm sao để khuyến khích NDT sử dụng nguồn
tài liệu này một cách thƣờng xuyên và gắn liền với hoạt động giảng dạy, học
tập, nghiên cứu của họ.
Kết quả khảo sát về chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ thông tin về
nguồn tài liệu xám đƣợc ngƣời dùng tin đánh giá tƣơng đối tốt (xem số liệu
tại bảng 10), tuy nhiên mục lục trực tuyến (OPAC) đƣợc cho rằng chƣa tốt
chiếm 35% là một con số khá lớn do đây là kênh tìm kiếm tài liệu chính của
NDT. Hiện nay, TVQĐ chƣa tạo lập CSDL thƣ mục dành riêng cho các loại
hình tài liệu xám, làm mất nhiều thời gian của NDT khi muốn tra cứu tài liệu.
Bên cạnh đó, dịch vụ sao chụp tài liệu xám của Thƣ viện cũng đƣợc NDT
đánh giá chƣa tốt (chiếm 30%). Chất lƣợng máy photo và mực in chƣa đƣợc
tốt dẫn đến tình trạng tài liệu photo bị mờ, không nhìn rõ. Theo ý kiến của
NDT thì giá thành photo hơi đắt và phải chờ đợi lâu.
Các hình thức phục vụ nguồn tài liệu xám còn mang tính truyền thống,
phục vụ một chiều, đòi hỏi bạn đọc phải tới nơi lƣu trữ nguồn tài liệu xám để
khai thác. Các hình thức khai thác còn nghèo nàn, chƣa có các hình thức phục
vụ thông tin theo yêu cầu trực tiếp hoặc qua email, dịch vụ hƣớng dẫn tra cứu
thông tin,…
Bên cạnh việc tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin có chất lƣợng
thì TVQĐ cũng cần tìm hiểu những khó khăn, vƣớng mắc mà NDT gặp phải
trong quá trình sử dụng nguồn tài liệu xám để có những phƣơng án xử lý kịp
84
thời. Kết quả khảo sát về vấn đề đó đƣợc thể hiện trong bảng dƣới đây:
80 phiếu = 100%
STT Những khó khăn Số phiếu Tỷ lệ
1 Chƣa biết cách tra tìm 32 40
2 Hệ thống tra tìm không thuận lợi 30 37.5
3 Tìm rồi nhƣng không thấy 12 15
4 Tài liệu chƣa đầy đủ, cập nhật 20 25
5 Cán bộ phục vụ thiếu nhiệt tình 0 20
6 Tổ chức quản lý tài liệu chƣa tốt 6 7.5
7 Khác 0 0
Bảng 2.6: Những khó khăn gặp phải trong khi sử dụng nguồn tài liệu xám
Hàng năm, TVQĐ vẫn chƣa tổ chức các lớp tập huấn sử dụng và giới
thiệu về Thƣ viện. Chính vì thế, kết quả khảo sát cho thấy 40% NDT chƣa
biết cách tra tìm, nhiều lúc phải nhờ đến sự giúp đỡ của cán bộ thƣ viện.
Kết quả khảo sát còn cho thấy 37,5% hệ thống tra tìm không thuận lợi,
15% ngƣời dùng tin tìm tài liệu nhƣng không thấy, 25% NDT đánh giá tài
liệu chƣa đầy đủ. Điều này thể hiện chất lƣợng phục vụ nguồn tài liệu xám
chƣa cao về cả tính đầy đủ của nguồn tin cũng nhƣ chất lƣợng hệ thống tra
cứu thông tin. Những con số này đòi hỏi Thƣ viện phải chỉnh đốn lại công tác
tổ chức phục vụ nguồn tài liệu xám.
Hiệu quả đáp ứng nhu cầu tài liệu xám cho NDT còn hạn chế. Qua điều
tra cho thấy mức độ đáp ứng nhu cầu tin về tài liệu xám tại TVQĐ thu đƣợc
85
kết quả thể hiện trong bảng 12 nhƣ sau:
80 phiếu = 100%
STT Mức độ đáp ứng Số phiếu Tỷ lệ %
1 Đáp ứng đầy đủ 20 25
2 Đáp ứng một phần 56 70
3 Chƣa đáp ứng 4 5
Bảng 2.7: Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu xám
Đánh giá mức độ đáp ứng NCT nhƣ sau: có 25% NDT đánh giá đƣợc
đáp ứng NCT ở mức độ “Đầy đủ”, có tới 70% NDT đƣợc hỏi cho rằng nguồn
tài liệu xám hiện mới “đáp ứng một phần” NCT của họ và 5% NDT cho rằng
chƣa đáp ứng đƣợc NCT của họ.
Có thể thấy nguồn tài liệu xám của Thƣ viện chƣa thực sự đầy đủ do
tính thụ động của việc tiếp nhận tài liệu xám. Mặt khác, công tác phục vụ
thông tin cũng gặp nhiều vấn đề, đặc biệt là vấn đề tra cứu và sử dụng thông
tin. Vì vây, hiệu quả phục vụ thông tin chƣa cao, chƣa thực sự đáp ứng NCT.
Có thể nói, vấn đề tổ chức khai thác nguồn tài liệu xám của TVQĐ vẫn
còn nhiều tồn tại cần đƣợc củng cố, hoàn thiện. Cần đẩy mạnh việc thu thập
và phổ biến nguồn tin, nâng cao chất lƣợng mục lục trực tuyến, đẩy mạnh xây
dựng CSDL số tài liệu xám, đào tạo NDT cũng nhƣ cần có sự trợ giúp tích
cực từ phía cán bộ thƣ viện để NDT có thể tiếp cận nguồn tài liệu xám dễ
dàng và hiệu quả nhất.
* Nguyên nhân tồn tại
Qua nghiên cứu, khảo sát thực tế cho thấy có rất nhiều nguyên nhân
gây ra những hạn chế yếu kém trong công tác tổ chức và quản lý nguồn tài
liệu xám tại TVQĐ. Có thể chỉ ra một số nguyên nhân chính nhƣ sau:
Thứ nhất, nhận thức về tầm quan trọng của việc thu thập, tổ chức và
quản lý nguồn tài liệu xám của Ban Giám đốc TVQĐ chƣa cao nên chƣa quan
86
tâm đúng mức về công tác thu thập, tổ chức và quản lý nguồn tài liệu này.
Thứ hai, thiếu cơ chế hay các quy định có tính pháp lý về trách nhiệm
và nghĩa vụ bắt buộc phải giao nộp kết quả nghiên cứu khoa học (luận án) cho
Thƣ viện của các cán bộ công tác trong quân đội.
Thứ ba, các cán bộ thƣ viện có rất ít thông tin và kế hoạch nghiên cứu
khoa học của các đơn vị đào tạo trong và ngoài quân đội nên không thể biết
hết các nguồn để bổ sung kịp thời.
Thứ tư, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lƣu trữ, phổ biến nguồn tài
liệu xám của Thƣ viện còn nhiều thiếu thốn. Diện tích phòng, kho, giá tài liệu
hạn hẹp, gây khó khăn cho công tác tổ chức phục vụ NDT.
Thứ năm, vấn đề đầu tƣ tài chính, nguồn kinh phí cho công tác tổ chức
và quản lý nguồn tài liệu xám của Thƣ viện chƣa có sự đầu tƣ đúng mức. Đặc
biệt là tài liệu xám dạng điện tử.
Thứ sáu, Trình độ đội ngũ cán bộ của Thƣ viện chƣa đồng đều, một số
cán bộ không đƣợc đào tạo chính quy về ngành thông tin thƣ viện mà mới chỉ
tham gia các khóa đào tạo ngắn hạn về nghiệp vụ thƣ viện.
Ngoài ra, còn một số nguyên nhân khác cần kể đến nhƣ: tài liệu còn
chƣa đầy đủ, cập nhật, tổ chức tra cứu nguồn tin chƣa có hệ thống, các sản
87
phẩm dịch vụ thông tin còn ít,…
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN NGUỒN TÀI LIỆU XÁM VÀ
NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC
NGUỒN TÀI LIỆU XÁM TẠI THƢ VIỆN QUÂN ĐỘI
Thông qua việc khảo sát thực trạng nguồn tài liệu xám của Thƣ viện
Quân đội, thấy đƣợc những mặt mạnh, những vấn đề còn tồn tại và chỉ ra
đƣợc những nguyên nhân của các tồn tại đó, tác giả xin đề xuất một số giải
pháp để hoàn thiện công tác tổ chức, quản lý và phục vụ nguồn tài liệu xám
nhƣ sau:
- Xây dựng chính sách tăng cƣờng nguồn tài liệu xám;
- Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám;
- Tăng cƣờng số hóa nguồn tài liệu xám;
- Đồng bộ các giải pháp hỗ trợ cho công tác tổ chức quản lý và khai
thác nguồn tài liệu xám.
Dƣới đây sẽ xem xét khái quát các giải pháp đƣợc nêu trên.
3.1. Xây dựng chính sách tăng cƣờng nguồn tài liệu xám
3.1.1. Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo về vai trò của tài liệu xám
Vai trò của ngƣời lãnh đạo, quản lý trong mỗi cơ quan, tổ chức là rất
quan trọng. Công tác chỉ đạo của những ngƣời quản lý có tính chất quyết định
trong mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy, để hoàn thiện một mặt, một khía
cạnh công việc, điều cốt yếu là phải làm cho những ngƣời lãnh đạo nhận thức
rõ tầm quan trọng của công việc đó. Hiện nay, các cấp lãnh đạo từ Bộ Quốc
phòng, Tổng cục Chính trị và cả TVQĐ dù đã quan tâm nhƣng chƣa thực sự
chú trọng đúng mức đến nguồn tài liệu xám.
Tài liệu xám có vai trò hết sức quan trọng trong công tác nghiên cứu
khoa học, đặc biệt đối với một thƣ viện khoa học đầu ngành nhƣ TVQĐ. Vì
88
vậy, việc tăng cƣờng quản lý, khai thác nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện là
công việc cần sớm đƣợc quan tâm một cách có hệ thống. Cần đặt rõ mục tiêu
của việc quản lý, chính là để nguồn tin này đƣợc khai thác và sử dụng có hiệu
quả nhất, sử dụng đƣợc lâu dài, cho nhiều mục đích.
Thực trạng nguồn kinh phí đƣợc cấp cho hoạt động bổ sung và xử lý tài
liệu xám tƣơng tự nhƣ các loại tài liệu khác cho thấy tài liệu xám của TVQĐ
chƣa đƣợc nhìn nhận một cách đặc biệt. Các cấp lãnh đạo cần thấy rõ hơn vai
trò quan trọng của tài liệu xám, từ đó đƣa ra những ý kiến chỉ đạo cần thiết
cho hoạt động bổ sung, xử lý và phục vụ nguồn tài liệu đặc biệt này. Khi các
cấp quản lý, lãnh đạo nhận thức thức đƣợc lợi ích của việc phát triển tài liệu
xám, họ sẽ ra các văn bản pháp quy để quản lý chặt chẽ và chuẩn hóa các hoạt
động liên quan đến loại tài liệu này.
3.1.2. Xây dựng chính sách bổ sung tài liệu xám
Đối với bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng đều có nhu cầu về thông
tin, trong đó các cơ quan thông tin thƣ viện với vai trò là đơn vị phục vụ
thông tin luôn đặt vấn đề phát triển nguồn tin lên hàng đầu. Việc thu thập
thông tin đƣợc tiến hành dựa trên các cơ sở chính sách thu thập thông tin và
khả năng thực tiễn của cơ quan tổ chức. Các chính sách đề ra phải đảm bảo
tính đầy đủ và toàn diện của nguồn tin.
Chính sách bổ sung tài liệu xám đƣợc xây dựng dựa trên việc xác định
những nguyên tắc, phạm vi, tiêu chuẩn bổ sung của Thƣ viện.
Nội dung của chính sách bổ sung bao gồm:
- Xác định chính xác phạm vi thu thập tài liệu (các lĩnh vực tri thức, các
lĩnh vực hoạt động, các đối tƣợng bạn đọc chính,…)
- Đảm bảo mối tƣơng quan, tỷ lệ tƣơng xứng trong thành phần vốn tài
liệu theo nhiều khía cạnh khác nhau:
+ Về nội dung: đủ các môn loại tri thức, lĩnh vực hoạt động theo chức
89
năng, nhiệm vụ của Thƣ viện.
+ Về thời gian: bổ sung các tài liệu xám mới nhất để đảm bảo tính cập
nhật và tính thời sự của nguồn tài liệu này.
+ Về loại hình tài liệu: chú ý bổ sung những loại hình tài liệu xám mới
xuất hiện và có triển vọng phát triển (tài liệu xám dạng điện tử).
- Quy định mức độ bao quát tài liệu cần bổ sung: bổ sung các tài liệu
xám có nội dung về chuyên ngành sâu phù hợp với công tác nghiên cứu khoa
học, giảng dạy, học tập của NDT.
- Xác định các nguồn bổ sung: tại các đơn vị đào tạo trong và ngoài
quân đội, các cơ quan thông tin thƣ viện, các viện nghiên cứu,… Đặc biệt,
Thƣ viện cần tham gia tích cực Liên hợp Thƣ viện Việt Nam về nguồn tin
điện tử nhằm chia sẻ, khai thác nguồn tài liệu xám giữa các đơn vị tham gia.
Đối với TVQĐ, tài liệu xám nói riêng và vốn tài liệu nói chung giữ vị
trí then chốt, là cơ sở vật chất, nền tảng cho mọi hoạt động của thƣ viện. Vì
vậy, xây dựng vốn tài liệu là công tác cực kỳ quan trọng. Tài liệu xám là loại
tài liệu có hàm lƣợng tri thức, hàm lƣợng chất xám rất cao, nội dung cập nhật
liên tục. Tài liệu xám phục vụ đắc lực cho công tác lãnh đạo, quản lý và
nghiên cứu khoa học. Nếu làm tốt công tác bổ sung tài liệu xám, Thƣ viện
Quân đội sẽ không ngừng phát triển.
3.1.3. Xây dựng cơ chế quản lý và tăng cường kinh phí cho các hoạt động
về tài liệu xám
Hiện nay, TVQĐ đã có quy định nộp lƣu chiểu đối với luận án tiến sĩ.
Các luận án tiến sĩ của các sĩ quan, cán bộ trong quân đội đƣợc bảo vệ tại các
cơ quan, các học viện cần phải nộp 01 bản luận văn kèm theo 01 bản tóm tắt
về TVQĐ để lƣu trữ. Tuy nhiên TVQĐ vẫn chƣa có một chế tài xử phạt nào
đối với những cá nhân không nộp lƣu chiểu luận án tiến sĩ. Chính vì vậy mà
90
có nhiều cá nhân vẫn không chấp hành nghiêm chỉnh quy định này.
Đối với luận văn thạc sĩ và các đề tài nghiên cứu khoa học của các cán
bộ, cơ quan trong quân đội đến nay vẫn chƣa có văn bản nào quy định sau khi
hoàn thành xong các tác giả phải nộp lƣu chiểu tại Thƣ viện. Điều này dẫn tới
việc Thƣ viện không thể thu thập nguồn tài liệu xám một cách đầy đủ.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của tài liệu xám, các cấp lãnh đạo cần
xây dựng các cơ chế, chính sách quản lý nguồn tài liệu xám. Bên cạnh các
văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nƣớc, Bộ Quốc phòng và Tổng cục
Chính trị cần ra những văn bản chị đạo mang tính bắt buộc đối với việc nộp
lƣu chiểu các luận án, luận văn, các đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ
công tác trong quân đội, trong đó nêu rõ một số điều kiện ràng buộc các cá
nhân nếu không thực hiện và có chế tài xử phạt đối với các cá nhân không
thực hiện đúng quy định này. Các quy định cần đƣợc xây dựng dựa trên cơ sở
hệ thống các văn bản liên quan:
- Hệ thống pháp luật hiện hành (Bộ luật dân sự liên quan đến bản quyền
và quyền sở hữu trí tuệ; Luật Khoa học và Công nghệ; Nghị định
11/2004/NĐ/CP về Hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ. Đặc biệt là
Thông tƣ số 14/2014/TT – BKHCN quy định về việc thu thập, đăng ký, lƣu
giữ và công bố thông tin về nhiệm vụ khoa học và công nghệ.)
- Các quy định về quản lý và khai thác kết quả nghiên cứu khoa học nói
chung.
- Các chính sách và mục tiêu phát triển của các đơn vị có các công trình
nghiên cứu khoa học,…
Việc ban hành các văn bản mang tính pháp lý thống nhất, bắt buộc là
đòi hỏi hết sức cấp thiết đối với công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám
của TVQĐ.
Thêm vào đó, Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị và TVQĐ cần quan
tâm hơn nữa đến kinh phí cho công tác bổ sung tài liệu xám, đẩy mạnh phát
91
triển tài liệu xám dạng điện tử.
3.2. Nâng cao chất lƣợng tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám
3.2.1. Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu xám
Xử lý tài liệu nhằm mục đích tạo ra các dấu hiệu nhận biết và tìm kiếm
tài liệu trong lƣu trữ, quản lý và tìm kiếm thông tin về tài liệu tại các cơ quan tổ
chức. Việc xử lý tài liệu nhất quán, đồng bộ tạo ra các sản phẩm thông tin chất
lƣợng giúp cho công tác tổ chức lƣu trữ, quản lý và tìm kiếm tài liệu xám một
cách nhanh chóng và hiệu quả. Vì vây, ngay từ bây giờ, TVQĐ cần rà soát,
đánh giá lại công tác này để có những giải pháp đảm bảo chất lƣợng hoạt động.
- Vấn đề chuẩn hóa hoạt động xử lý thông tin nhằm nâng cao chất
lƣợng các sản phẩm thông tin đặc biệt là mục lục trực tuyến cần đƣợc Thƣ
viện quan tâm. Các công cụ chuẩn hóa hoạt động đã đƣợc xây dựng và chỉ
đạo áp dụng. Tuy nhiên việc áp dụng các chuẩn này vẫn chƣa thực sự triệt để,
cán bộ thông tin vẫn còn chƣa tự giác trong việc áp dụng đúng chuẩn cũng
nhƣ những quy định, quy trình thực hiện trong xử lý thông tin. Vì vậy, các
cán bộ thƣ viện cần áp dụng các chuẩn cũng nhƣ các công cụ xử lý thông tin
một cách triệt để và nghiêm túc, trong đó đặc biệt là việc thiết lập các điểm
truy cập là các từ khóa.
- Đến thời điểm hiện tại, TVQĐ vẫn chƣa xây dựng CSDL thƣ mục
dành riêng cho tài liệu xám. Các biểu ghi thƣ mục của tài liệu xám vẫn nằm
lẫn trong CSDL sách. Điều này gây khó khăn và mất nhiều thời gian của NDT
khi tìm kiếm loại tài liệu này. Trong thời gian tới, số lƣợng tài liệu xám bổ
sung về thƣ viện ngày càng nhiều, Thƣ viện Quân đội cần xây dựng CSDL
thƣ mục dành riêng cho nguồn tài liệu xám. Việc này giúp nâng cao chất
lƣợng mục lục trực tuyến.
- Trong quá trình xử lý tài liệu xám, TVQĐ chƣa áp dụng làm tóm tắt
đối với loại hình tài liệu này. Tóm tắt tài liệu nhằm mục đích giới thiệu cho
NDT nội dung cơ bản của tài liệu gốc để giúp họ đánh giá thông tin tài liệu và
92
quyết định sử dụng tài liệu đó hay không.
Các luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học là những tài liệu có
giá trị khoa học cao, chứa đựng nội dung thông tin phong phú, đa dạng, mang
tính khoa học cao trong quá trình hoạt động nghiên cứu.
Các thông tin trong các tài liệu này chƣa có đƣợc qua các tài liệu công
bố thông thƣờng và các thông tin này có tính thời sự rất cao.
Các quan điểm, nội dung đƣợc các tác giả trình bày trong luận án, luận
văn đều mang tính lý luận cao và nhiều công trình nghiên cứu có thể triển
khai trong thực tế.
Việc tiếp cận tài liệu này có ý nghĩa vô cùng lớn, giúp cho nhà quản lý,
ngƣời nghiên cứu, ngƣời học tiết kiệm đƣợc thời gian và công sức tìm kiếm,
phân tích tài liệu. Chính vì thế, TVQĐ cần nhanh chóng triển khai việc làm
tóm tắt trong quá trình xử lý tài liệu, giúp NDT có thể lựa chọn nhanh chóng
và hiệu quả nhất nguồn tài liệu quý giá mà Thƣ viện đang lƣu giữ
- Tài liệu xám là tài liệu chứa hàm lƣợng khoa học cao, thêm vào đó là
tính mới, tính cập nhật, nhiều vấn đề lần đầu tiên đƣợc đề cập nhật. Cán bộ
thƣ viện không thể nắm bắt đƣợc hết các thông tin. Vì vậy, trong quá trình xử
lý tài liệu, cán bộ thƣ viện có thể kết hợp phƣơng pháp hỏi ý kiến chuyên gia
nghiên cứu. Nhƣ vậy, những thông tin đƣợc xử lý sẽ chính xác, sát với tài liệu
gốc hơn.
Để tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ thƣ viện, trong quá trình
nhận lƣu chiểu tài liệu xám có thể đề nghị tác giả cho thêm các thông tin về
nội dung tài liệu vào mẫu biên nhận cũng là một biện pháp đơn giản và khá
hiệu quả.
3.2.2. Công tác quản lý tài liệu xám
Nguồn tài liệu xám của TVQĐ đƣợc tổ chức dƣới hình thức kho đóng.
Đối với các loại tài liệu là luận án, luận văn, hình thức tổ chức kho đóng chƣa
93
thực sự mang lại hiệu quả phục vụ NDT nhƣ mong muốn. Điều này làm mất
đi tính chủ động, tích cực của NDT trong việc tìm kiếm thông tin, làm cho các
tài liệu về cùng chuyên ngành, chuyên đề không đƣợc tập trung vào một vị trí.
Mặt khác, trong xu hƣớng hiện nay, các thƣ viện đang chuyển dần từ
hình thức tổ chức kho đóng sang kho mở, tạo lập môi trƣờng thân thiện giữa
NDT và nguồn tin. Do đó, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác phổ biến
và khai thác nguồn tài liệu xám, TVQĐ cần chuyển kho tài liệu luận án, luận
văn sang hình thức kho mở tự chọn.
Qua kết quả khảo sát cho thấy có tới 95% NDT cho rằng tổ chức nguồn
tài liệu xám theo hình thức kho mở sẽ tạo điều kiện trong việc tra tìm tài liệu
(xem số liệu bảng 3.1)
80 phiếu = 100%
STT Hình thức tổ chức kho Số phiếu Tỷ lệ %
1 Kho mở 76 95
2 Kho đóng 4 5
Bảng 3.1: Hình thức tổ chức kho
Đối với các đề tài nghiên cứu khoa học, các tài liệu hội nghị, hội thảo
khoa học hiện nay vẫn nằm chung với kho Tƣ liệu của Thƣ viện, điều này gây
khó khăn cho NDT trong quá trình tìm tài liệu. Tiến tới Thƣ viện nên tổ chức 2
loại tài liệu nói trên thành bộ phận riêng biệt, với hình thức tổ chức là kho mở.
Để tổ chức kho mở thì diện tích phòng ốc là một yếu tố quan trọng.
Hiện nay, TVQĐ đang đƣợc xây dựng ở một trụ sở mới với diện tích lớn hơn,
cơ sở vật chất khang trang hơn. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ
chức kho mở cũng nhƣ lƣu trữ, bảo quản tài liệu đƣợc tốt hơn.
Bảo quản tài liệu là những biện pháp đảm bảo sự toàn vẹn và hiện trạng
vật lý bình thƣờng của các tài liệu có trong kho. Lƣu trữ và bảo quản tài liệu
là một trong hai nhiệm vụ chủ yếu của mỗi cơ quan thông tin. Các khu vực
94
cũng nhƣ phƣơng tiện bảo quản và lƣu trữ tài liệu cần đảm bảo các yếu tố về
độ ẩm, ánh sáng và tránh mọi tác nhân có thể gây hại cho tài liệu. Tài liệu
xám là nguồn tài liệu đặc biệt, có giá trị khoa học và thực tiễn cao. Mặt khác,
tài liệu xám là những tài liệu không xuất bản và phát hành ngoài thị trƣờng
nên khả năng bổ sung thay thế rất khó. Theo đó, TVQĐ cần hết sức quan tâm
tới việc bảo quản nguồn tài liệu này. Có rất nhiều nguyên nhân dẫn tới hƣ
hỏng tài liệu nhƣ mối mọt, nấm mốc, côn trùng, các yếu tố về môi trƣờng nhƣ
độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ, bụi bẩn, thiên tai, hỏa hoạn,… Hiện nay, Thƣ viện
bảo quản nguồn tài liệu này khá tốt. Tuy nhiên cũng cần phải có những cải
thiện về không gian cũng nhƣ phƣơng tiện lƣu trữ tài liệu nhƣ bổ sung thêm
hệ thống điều hòa. Bảo quản tài liệu là một việc làm lâu dài, thƣờng xuyên
của Thƣ viện, do đó cần phải lập kế hoạch cụ thể, toàn diện cho hoạt động
bảo quản tài liệu nói chung và bảo quản nguồn tài liệu xám nói riêng.
Về vấn đề nhân sự
Thƣ viện cần phải có cán bộ chuyên trách cho công tác bảo quản tài liệu
trong đó có nguồn tài liệu xám. Số lƣợng nhân sự làm công tác bảo quản tài
liệu phụ thuộc vào số lƣợng vốn tài liệu có trong thƣ viện. Bên cạnh đó, cán bộ
làm công tác bảo quản phải có trình độ chuyên môn về bảo quản tài liệu nhƣ
kiến thức về chất liệu giấy và các chất liệu lƣu trữ thông tin khác, kiến thức về
môi trƣờng bảo quản tài liệu, khả năng sửa chữa, phục chế tài liệu,…
Về vấn đề kinh phí
Thƣ viện nên có đề xuất riêng một nguồn kinh phí ổn định hàng năm
cho công tác bảo quản tài liệu. Kinh phí chủ yếu dùng cho các công việc nhƣ:
sửa chữa định kỳ trụ sở thƣ viện, những nơi có khả năng sẽ gây dột, rò rỉ các
đƣờng ống dẫn nƣớc, mái nhà, tƣờng bị thấm nƣớc; kinh phí mua sắm các
thiết bị phục vụ công tác bảo quản tài liệu nhƣ mua máy hút bụi, thiết bị
phòng cháy chữa cháy cũng nhƣ mua sắm các thiết bị hỗ trợ cho công tác
95
chuyển dạng tài liệu nhƣ máy photocopy, máy scan tài liệu.
Về hoạt động bảo quản
Thƣ viện nên xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu trƣớc mắt và lâu dài,
cụ thể nhƣ:
- Cải tạo và nâng cấp hệ thống giá, tủ tài liệu.
- Đảm bảo các điều kiện bảo quản về nhiệt độ, ánh sáng và độ ẩm của
khu vực lƣu trữ tài liệu. Lắp đặt hệ thống thông gió và chạy điều hòa nhiệt độ kho tài liệu, đảm bảo nhiệt độ từ 18 – 220C. Bên cạnh đó có thể kiểm soát độ
ẩm ở mức 40 – 60% bằng cách đặt máy hút ẩm hoặc chất hút ẩm.
- Giáo dục kiến thức về bảo quản tài liệu đối với cán bộ thƣ viện bằng
cách cử cán bộ tham gia các lớp học về bảo quản tài liệu.
- Chống mối mọt, mốc và vệ sinh giá sách, kho sách định kỳ, thƣờng
xuyên bằng các phƣơng pháp nghiệp vụ bảo quản.
- Khử trùng không dùng hóa chất bằng phƣơng pháp làm lạnh và dùng
bẫy đối với loài gặm nhấm.
- Thực hiện chuyển dạng tài liệu: Để bảo quản tài liệu, nên chuyển toàn
bộ tài liệu xám gốc sang bản điện tử bằng cách triển khai số hóa nhằm bảo
quản và phục vụ lâu dài.
Khi vấn đề bảo quản tài liệu đƣợc quan tâm sẽ kéo dài đƣợc tuổi thọ
của tài liệu, giảm kinh phí phục chế cũng nhƣ khắc phục những khó khăn
trong việc bổ sung hồi cố nguồn tài liệu xám của Thƣ viện.
3.2.3. Tổ chức cung cấp, phục vụ tài liệu xám
Để công tác khai thác nguồn tài liệu xám có hiệu quả, Thƣ viện cần
thực hiện những giải pháp nhƣ:
- Đa dạng hóa và nâng cao chất lƣợng các sản phẩm và dịch vụ
thông tin:
+ Xây dựng CSDL thƣ mục dành riêng cho nguồn tài liệu xám (CSDL
96
thƣ mục luận án, luận văn; CSDL thƣ mục các đề tài nghiên cứu khoa học,…)
+ Số hóa, tạo lập CSDL toàn văn nguồn tài liệu xám, trƣớc hết ƣu tiên
các tài liệu có tần xuất sử dụng cao: luận án, luận văn.
+ Tiến tới xây dựng phòng đa phƣơng tiện cho tài liệu xám. Đây là
phòng đọc hiện đại có đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho bạn đọc trong
công tác tìm tin, tra cứu thƣ mục. Nguồn tài liệu xám đều là dạng điện tử và
số hóa: đĩa CD, dữ liệu toàn văn. NDT có thể truy cập và khai thác theo hình
thức cung cấp cho ngƣời dùng một Account và Password.
+ Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ cần đƣợc củng cố và phát triển với hình
thức kho mở.
+ Nghiên cứu triển khai một số dịch vụ thông tin mới nhƣ: dịch vụ
cung cấp thông tin theo yêu cầu (trực tiếp hoặc qua email), dịch vụ hƣớng dẫn
tra cứu thông tin,…
+ Xây dựng trang web, đƣa các thông tin, dữ liệu thƣ mục, dữ liệu toàn
văn tài liệu xám lên mạng Internet để bạn đọc có thể tìm kiếm thông tin ngay
tại nhà.
- Triển khai mạnh mẽ các hoạt động marketing sản phẩm thông tin:
Bên cạnh việc đƣa các sản phẩm thông tin ra phục vụ, cần giới thiệu,
quản bá rộng rãi sản phẩm thông tin đến ngƣời sử dụng qua email bạn đọc,
trên các bản tin của thƣ viện cũng nhƣ đƣa lên website hoặc in tờ rơi phát tận
tay ngƣời sử dụng.
Cùng với những phƣơng thức đó, Thƣ viện cũng nên thƣờng xuyên tổ
chức các buổi nói chuyện chuyên đề, giới thiệu về nguồn tài liệu xám.
- Xây dựng chính sách khai thác đối với tài liệu truyền thống và tài liệu
điện tử:
Chính sách khai thác nguồn tài liệu xám là vấn đề cần đặc biệt quan
tâm trong các cơ quan thông tin thƣ viện. Tài liệu xám là loại tài liệu không
đƣợc phổ biến rộng rãi. Do vậy khi đƣa vào khai thác, vấn đề chống đạo văn
97
và bản quyền tác giả đƣợc đặt lên hàng đầu. Bên cạnh chính sách dành cho
nguồn tài liệu truyền thống dạng in thì cũng cần xây dựng chính sách cho bản
điện tử.
Theo đó với loại tài liệu in ấn, ngoài việc yêu cầu đọc tại chỗ, Thƣ viện
cần thực hiện nghiêm túc chính sách photo tài liệu, thực hiện cung cấp tài liệu
photo không quá 1/3 số trang của tài liệu cho mỗi lần photo.
Đối với tài liệu điện tử khi đƣa vào khai thác và phục vụ, cần đảm bảo
tính bảo mật của tài liệu, không cho phép ngƣời sử dụng có thể download
đƣợc tài liệu dƣới mọi hình thức.
- Tạo lập các kênh phản hồi cho NDT nhằm mục đích tiếp thu ý kiến
đóng góp và khuyến khích NDT sử dụng nguồn tài liệu xám của Thƣ viện.
- Nhân bản các tài liệu xám đƣợc thu thập về thƣ viện.
3.3. Phát triển nguồn tài liệu xám số hóa
Thông tin số là xu thế phát triển ƣu tiên trong các cơ quan thông tin –
thƣ viện hiện nay. Thông tin số làm tăng khả năng khai thác cho NDT, mặt
khác giúp cơ quan thông tin – thƣ viện bảo quản tài liệu gốc, không bị hƣ
hỏng bởi tần xuất sử dụng ngày càng cao từ phía NDT.
Việc số hóa tài liệu không những giúp kéo dài tuổi thọ của tài liệu mà
còn có nhiều lợi ích khác trong việc quản lý và phục vụ tài liệu nhƣ: tiết kiệm
đƣợc diện tích kho bảo quản chúng, dễ quản lý, làm phong phú thêm các loại
hình phục vụ thông tin (hỏi đáp thông tin nhanh, cung cấp thƣ mục tài liệu,
toàn văn tài liệu, giúp bạn đoc có thể truy cập nhanh vào thông tin tài liệu).
Quá trình chuyển các dạng dữ liệu, tài liệu truyền thống nhƣ các văn
bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh, âm thanh, phim, dữ liệu toàn văn với
nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu trên máy tính và đƣợc máy tính
nhận biết nhƣ tài liệu ban đầu gọi là số hóa dữ liệu. Hay nói cách khác, số hóa
tài liệu là hình thức chuyển đổi các tài liệu truyền thống bên ngoài thành tài
98
liệu số mà máy tính có thể đọc đƣợc.
Sản phẩm sau khi số hóa tài liệu chính là nguồn tài nguyên số/ dữ liệu
số - các dữ liệu dạng văn bản, hình ảnh, âm thanh,… đƣợc máy tính nhận biết
đúng định dạng và đƣợc sử dụng trên máy tính.
Hiện nay, nguồn tài liệu xám của Thƣ viện Quân đội chủ yếu là tài liệu
giấy với 8.883 đề tài luận án – luận văn, 740 đề tài nghiên cứu khoa học các
cấp và 235 bản tài liệu hội nghị, hội thảo. Trong đó có không ít tài liệu có tần
xuất sử dụng cao.
Do vậy, để có thể sử dụng lâu dài và bảo quản đƣợc tài liệu gốc, đảm
bảo cho nhiều ngƣời có thể sử dụng cùng một lúc, Thƣ viện cần tiến hành số
hóa loại tài liệu này. Các tài liệu số hóa đƣợc lƣu trữ trên một CSDL toàn văn
để NDT có thể khai thác thông tin trên đó. Số hóa nguồn tài liệu xám này sẽ
mang lại những lợi ích to lớn nhƣ:
- Hạn chế tối đa việc tiếp xúc với tài liệu gốc.
- Hỗ trợ đắc lực cho việc khai thác tài liệu. Thông qua mạng Internet và
hệ thống máy tính, NDT có thể truy cập trực tuyến những tài liệu họ cần quan
tâm, vào bất cứ lúc nào và bất cứ nơi đâu.
- Nhiều ngƣời có thể cùng lúc sử dụng một tài liệu. Điều này là không
thể đối với dạng tài liệu truyền thống.
- Tài liệu số giúp các thƣ viện có thể tƣơng tác và kết nối với nhau để
chia sẻ nguồn lực thông tin.
- Nhờ công nghệ ghép ảnh cho phép nhân bản tài liệu gốc trung thành
về nội dung và hình thức đẹp hơn rất nhiều.
- Tiết kiệm đƣợc không gian cất giữ vì tài liệu số đƣợc lƣu trữ dƣới
dạng tệp văn bản, tệp hình ảnh. Điều này có ý nghĩa rất lớn trong điều kiện
không gian kho, giá sách còn rất hạn hẹp của Thƣ viện
Tạo lập đƣợc nguồn tài liệu xám số hóa tạo điều kiện thuận lợi cho việc
chia sẻ thông tin với các thƣ viện và trung tâm thông tin trong cùng hệ thống
99
trong nƣớc và nƣớc ngoài.
Hiện nay, TVQĐ đã và đang số hóa vốn tài liệu của Thƣ viện trong đó
có sách, báo – tạp chí. Tuy nhiên nguồn tài liệu xám lại chƣa đƣợc tiến hành
số hóa. TVQĐ đã có những điều kiện thuận lợi trong việc số hóa tài liệu xám:
có kinh nghiệm trong công tác số hóa tài liệu từ trƣớc đó, Thƣ viện đã đƣợc
trang bị phần mềm quản lý tài liệu số cũng nhƣ các trang thiết bị cần thiết cho
việc số hóa tài liệu: Phần mềm quản lý thƣ viện số Dilib Bookeye, máy
Scanner, máy ảnh kỹ thuật số, máy tính có dung lƣợng bộ nhớ lớn chạy với
tốc độ nhanh, thiết bị lƣu trữ (CD-ROM, DVD-RAM).
Trong tiến trình thực hiện số hóa nguồn tài liệu xám cần lƣu ý những
vấn đề sau:
- Phải xác định rõ các nhiệm vụ của trang thiết bị và dây chuyền công
nghệ phục vụ hoạt động số hóa.
- Phải có trang thiết bị hiện đại chuyên dụng.
- Phải xác định rõ các yêu cầu về phần mềm số hóa và quản lý kho tƣ
liệu số.
- Việc số hóa tài liệu phải đảm bảo tính chính xác, trung thực của nội
dung số hóa thu đƣợc, không làm ảnh hƣởng đến ấn phẩm nguyên gốc.
- Phải yêu cầu nhà cung cấp phần mềm số hóa bảo đảm chuyển giao
công nghệ Số hóa tài liệu và quản trị tƣ liệu số, đào tạo cán bộ thƣ viện bằng
thực tiễn công việc số hóa để họ làm chủ và nắm bắt kỹ năng tạo ra và quản
trị tƣ liệu số.
- Tạo dựng quy trình số hóa tài liệu và các cơ sở vật chất cần thiết cho
kho tƣ liệu số.
- Việc quản lý tƣ liệu số đòi hỏi phải nghiên cứu kỹ Luật sở hữu trí tuệ
và luật Bản quyền tác giả để không vi phạm bản quyền.
Để công tác số hóa tài liệu thực hiện một cách hiệu quả đòi hỏi cần có
100
chiến lƣợc số hóa tài liệu, cần có kế hoạch, chƣơng trình cụ thể cho mỗi thời
điểm, có sự đầu tƣ về tài chính, con ngƣời, thời gian. Sau mỗi thời gian nhất
định, cần có sự kiểm tra, đánh giá, rút kinh nghiệm để kịp thời khắc phục
những hạn chế, khó khăn trong quá trình thực hiện.
3.4. Giải pháp hỗ trợ cho công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài
liệu xám
Tăng cƣờng tin học hóa công tác tổ chức nguồn tài liệu xám tại Thƣ
viện, ngoài việc cần có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn giỏi và những
NDT biết cách tham gia hệ thống, cần chú trọng tới hai yếu tố quan trọng
khác nữa và không thể thiếu đó là: hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm.
3.4.1. Trang bị hạ tầng công nghệ thông tin cho Thư viện
Về hạ tầng công nghệ thông tin: TVQĐ đã kết nối mạng Internet và
mạng LAN, sử dụng phần mềm quản lý thƣ viện số Dilib Bookeye đang phát
huy rất hiệu quả trong việc tổ chức, quản lý và khai thác tài liệu phục vụ NDT
là những điều kiện vô cùng thuận lợi để Thƣ viện tiến hành các bƣớc hiện đại
hóa công tác tổ chức và quản lý hoạt động của mình.
- Hạ tầng phần cứng bao gồm:
+ Máy chủ: nâng cấp máy chủ để quản lý tài liệu số.
+ Máy trạm: trang bị thêm 5 máy trạm phục vụ cho tra cứu OPAC.
+ Các thiết bị sao lƣu dữ liệu, các thiết bị bảo vệ, bảo mật nhƣ: camera,
cổng từ.
+ Các thiết bị ngoại vi khác: máy in, máy in mã vạch, đầu đoc mã vạch.
+ Máy quét và gom dữ liệu: để chuyển dữ liệu ảnh, dạng văn bản hay
dạng đồ họa vào trong CSDL số tài liệu xám và đƣa vào quản lý trên máy
tính.
- Phần mềm quản lý tài liệu số:
Hiện nay, TVQĐ đang sử dụng phần mềm quản lý thƣ viện số Dilib
101
Bookeye của Công ty Cổ phần Công nghệ Đức Minh.
Phần mềm thƣ viện số Dilib Bookeye đƣợc xây dựng và phát triển phục
vụ công tác biên mục, quản lý, tìm kiếm và đọc dữ liệu toàn văn, dữ liệu số....
- Chuẩn biên mục Dulincore
- Cùng một lúc upload nhiều file dữ liệu toàn văn
- Phân chia tài liệu ra thành từng Chƣơng, Phần khác nhau tiện cho việc
đọc và download
- Tìm kiếm toàn văn ( fulltext) trong từng trang tài liệu
- Cơ chế quản lý các tài liệu toàn văn: chỉ đọc không download, đọc và
download, chỉ cho xem tóm tắt nội dung tài liệu không đƣợc đọc và download
- Tự động tính dung lƣợng lƣu trữ của tài liệu số
- Báo cáo thống kê
- Phân quyền quản lý ngƣời dùng
- Giao diện dễ sử dụng đơn giản
- Tìm kiếm nhanh và chính xác
Phần mềm này đang phát huy rất hiệu quả trong việc tổ chức quản lý và
khai thác nguồn tài liệu xám phục vụ NDT.
3.4.2. Hỗ trợ tài chính tăng cường cơ sở vật chất
Thƣ viện cần lên kế hoạch hoạt động hàng năm cũng nhƣ phân bổ
nguồn tài chính giữa các đầu mục công việc sao cho phù hợp với xu thế phát
triển chung của ngành thƣ viện, với nhu cầu thực tế của NDT. Thƣ viện cần
có nguồn kinh phí thƣờng xuyên để có thể chủ động thực hiện các kế hoạch
của mình.
Muốn làm đƣợc việc này cần có sự quan tâm đúng mức của các cấp
lãnh đạo, quản lý của Bộ Quốc phòng, Tổng cục Chính trị cũng nhƣ TVQĐ
đối với nguồn tài liệu xám.
Tuy nhiên trong điều kiện hiện nay, tác giả xin đề xuất một số kiến
nghị về việc hỗ trợ tài chính nhằm phát huy hơn nữa tiềm lực sẵn có của Thƣ
102
viện nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng:
- Mua máy móc, trang thiết bị để tổ chức số hóa tài liệu, xây dựng các
CSDL Luận án – luận văn, CSDL các đề tài nghiên cứu khoa học,…
- Mua bổ sung giá sách, điều hòa.
- Mua bổ sung các thiết bị ngoại vi, thiết bị an ninh kiểm soát hoạt động
mƣợn tài liệu của NDT để tổ chức kho mở.
- Mua bản quyền, đầu tƣ kinh phí mua hoặc trao đổi về nguồn lực thông
tin với các trung tâm thông tin – thƣ viện trong hệ thống giáo dục đại học, các
trung tâm, các viện nghiên cứu ở trong và ngoài nƣớc.
3.4.3. Đào tạo và nâng cao ý thức, tinh thần trách nhiệm và trình độ nghiệp
vụ cho đội ngũ cán bộ chuyên trách
Trong hoạt động thông tin – thƣ viện, cán bộ thƣ viện là chủ thể của
hoạt động thông tin, là cầu nối trung gian tích cực giữa ngƣời sử dụng và
nguồn lực thông tin của thƣ viện. Cán bộ thƣ viện là linh hồn của thƣ viện.
Vấn đề đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ là một việc làm tất yếu của bất kỳ cơ quan
thông tin thƣ viện nào.
Yếu tố ảnh hƣởng đến hiệu quả công tác tổ chức, quản lý và khai thác
nguồn tài liệu xám chính là đội ngũ cán bộ chuyên trách đang làm việc tại
Thƣ viện. Một số cán bộ thƣ viện tốt nghiệp từ các ngành khoa học khác nhau
không phải chuyên ngành thông tin – thƣ viện. Sự chuyên tâm cũng nhƣ trình
độ tổ chức quản lý nguồn tài liệu còn nhiều hạn chế. Vì vậy, việc nâng cao
trình độ đội ngũ cán bộ là điều kiện quan trọng nhằm phát triển và hoàn thiện
nguồn tài liệu xám cũng nhƣ công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu này.
Thời đại ngày nay, khi công nghệ thông tin là yếu tố quan trọng trong
sự phát triển kinh tế xã hội của cộng đồng thì vai trò của ngƣời cán bộ thƣ
viện cũng có nhiều sự thay đổi. Họ không chỉ đơn thuần biết cách thực hiện
103
các nhiệm vụ trong việc lƣu giữ, bảo quản và phục vụ tài liệu theo phƣơng
pháp truyền thống và hiện đại mà còn cần phải có đầy đủ phẩm chất tốt đẹp
của ngƣời cán bộ với tƣ cách là cầu nối giữa nguồn tin và NDT. Vì thế, đòi
hỏi ở họ lòng nhiệt tình và tinh thần trách nhiệm cao đối với cộng đồng NDT.
Để hoàn thiện công tác tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám
của Thƣ viện cần đặc biệt chú trọng tới chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng phù
hợp với các đối tƣợng:
- Đối với cán bộ tốt nghiệp chuyên ngành thƣ viện cần tiếp tục đào tạo
và đào tạo lại nhằm nâng cao khả năng chuyên môn, tiếp cận những kỹ thuật
hiện đại trong việc xử lý, lƣu trữ và bảo quản, khai thác nguồn tài liệu xám
hiện có của Thƣ viện. Bổ sung thêm kiến thức về ngoại ngữ, tin học.
- Đối với cán bộ tốt nghiệp ngành khác cần trang bị kiến thức cơ bản về
thông tin thƣ viện học, ngoại ngữ, tin học,…
Bên cạnh đó, có thể căn cứ vào đặc điểm nguồn nhân lực và tính chất
của từng công việc về công tác tổ chức và quản lý nguồn tài liệu xám, có thể
phân chia nhu cầu đào tạo cán bộ thành 2 nhóm chính để xây dựng nội dung,
chƣơng trình đào tạo sao cho phù hợp:
- Nhóm cán bộ làm công tác chuyên môn nghiệp vụ bao gồm: cán bộ
bổ sung, biên mục, quản trị mạng, biên tập các ấn phẩm thông tin tài liệu xám.
- Nhóm cán bộ phục vụ thông tin bao gồm: những cán bộ làm việc tại
kho tài liệu xám, thực hiện việc cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin
thƣ viện tới NDT nhƣ: cán bộ phục vụ lƣu thông tài liệu, phục vụ tra cứu, sao
chụp tài liệu,…
Nội dung đào tạo: trên cơ sở nhu cầu đào tạo, xây dựng nội dung và
chƣơng trình đào tạo cho mỗi nhóm cán bộ cụ thể. Nội dung đào tạo cần
bám sát thực tiễn của mỗi nhóm. Ngoài việc trang bị kiến thức chuyên môn,
cần chú trọng tới việc bồi dƣỡng và phát triển kỹ năng nghề nghiệp, kỹ năng
104
giao tiếp.
Hình thức đào tạo: đa dạng, phù hợp với nội dung và chƣơng trình đào
tạo, hình thức đào tạo tập trung dành cho những cán bộ trực tiếp làm việc với
tài liệu xám của thƣ viện, hình thức dào tạo ngắn hạn hay các lớp bồi dƣỡng,
tập huấn nghiệp vụ nói chung và về tài liệu xám nói riêng.
Ngoài ra, Thƣ viện cần tiếp tục cử ngƣời đi học tập các lớp đào tạo
nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học ở nƣớc ngoài, tham gia các hội thảo ở các nƣớc
có công nghệ thông tin tiên tiến, kết hợp với việc mời chuyên gia nƣớc ngoài
sang giảng dạy và dự hội thảo.
Tóm lại, để đáp ứng nhu cầu cung cấp nguồn tài liệu nói chung và tài
liệu xám nói riêng của NDT tại TVQĐ, phải thƣờng xuyên bồi dƣỡng đội ngũ
cán bộ thông tin thƣ viện về lòng yêu nghề, có ý thức trách nhiệm nghề
nghiệp, luôn đƣợc đào tạo để nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ để tổ
chức và quản lý nguồn tài liệu xám. Cán bộ thƣ viện phải nắm đƣợc đặc điểm
tâm lý, thói quen sử dụng tài liệu xám và nhu cầu tin của từng đối tƣợng
NDT. Thêm vào đó, TVQĐ cần thƣờng xuyên quan tâm đến đời sống vật chất
của cán bộ thƣ viện, khuyến khích, động viên họ kịp thời.
3.4.4. Đào tạo người dùng tin
NDT là một trong những bộ phận quan trọng không thể tách rời của bất
kỳ một hệ thống TT – TV nào. Hoạt động thông tin tài liệu xám đƣợc đánh
giá phát triển và có hiệu quả khi TVQĐ đáp ứng tốt nhu cầu tin của NDT.
Nếu NDT chƣa đƣợc trang bị kiến thức, thông tin về cơ cấu tổ chức và
quản lý nguồn tài liệu xám: kỹ năng sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thông
tin tài liệu xám thì khả năng tìm kiếm và truy cập thông tin gặp khó khăn. Do
đó, việc đào tạo, hƣớng dẫn NDT cũng là một khâu quan trọng trong toàn bộ
105
hoạt động TT – TV, cần phải đƣợc quan tâm thích đáng.
Mục đích của việc đào tạo NDT là nhằm giúp họ hiểu và nắm đƣợc
những cách thức tổ chức thu thập, lƣu giữ, tra cứu, khai thác các loại hình sản
phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu xám. Chỉ có nhƣ vậy, NDT mới có thể khai
thác hiệu quả nguồn tài liệu quý giá này. Công tác phục vụ NDT chỉ có chất
lƣợng khi NDT đã hiểu, nắm rõ cách thức tổ chức lƣu giữ, cách thức tra tìm,
sử dụng sản phẩm và dịch vụ, tự mình biết khai thác thông tin một cách thuần
thục và hiệu quả.
Hiện nay, số NDT chƣa biết cách sử dụng thƣ viện và có nhu cầu
hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện là rất lớn. Thƣ viện cần tổ chức các lớp hƣớng
dẫn, đào tạo NDT để cung cấp cho họ những hiểu biết chung nhất về thƣ viện
và cách thức sử dụng, khai thác các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện.
Cùng với sự hỗ trợ của các phƣơng tiện hiện đại, thƣ viện cũng nên in
các tờ rơi giới thiệu về thƣ viện và phát miễn phí cho NDT.
Hƣớng dẫn và đào tạo NDT nên tổ chức theo từng nhóm cụ thể. Cán bộ
thƣ viện có thể soạn thảo bài giảng cho phù hợp với đối tƣợng NDT. Chƣơng
trình hƣớng dẫn nên đƣợc soạn thảo trên powerpoint và cần thiết quay thành
video cùng các hình ảnh sinh động về hoạt động của thƣ viện để NDT có thể
hình dung một cách cụ thể nhất về Thƣ viện.
Qúa trình hƣớng dẫn và đào tạo NDT cũng chính là quá trình tự đào tạo
lại cán bộ. Thông qua các buổi tọa đàm, trao đổi, cách đặt câu hỏi để cán bộ
thƣ viện giải đáp cũng chính là cách để cán bộ thƣ viện phải tìm hiểu sâu hơn
kiến thức công nghệ thông tin, kiến thức chuyên ngành, cách thức làm việc
trong môi trƣờng điện tử đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của NDT.
3.4.5. Đẩy mạnh công tác Marketing về tài liệu xám
Ngày nay ở nƣớc ta thƣ viện đƣợc xem nhƣ cơ quan văn hóa giáo dục
thực hiện nhiệm vụ phổ biến thông tin, tri thức giúp ngƣời đọc tự nâng cao
106
trình độ; Tuyên truyền chủ trƣơng chính sách của Đảng và Nhà nƣớc; Góp
phần giáo dục đạo đức và thẩm mỹ cho ngƣời sử dụng thông qua việc tuyên
truyền, giới thiệu các tác phẩm văn học nghệ thuật; Đồng thời cung cấp các
tài liệu giúp cho ngƣời sử dụng nghỉ ngơi, giải trí một cách tích cực. Để thực
hiện tốt các nhiệm vụ trên thƣ viện không những cung cấp các sản phẩm,
dịch vụ tốt mà còn cần marketing các dịch vụ và sản phẩm của mình với các
lý do sau:
Thứ nhất, marketing đem lại sự hiểu biết đầy đủ cho ngƣời sử dụng về
vị trí, vai trò của thƣ viện cũng nhƣ cán bộ thông tin-thƣ viện trong xã hội từ
đó giúp cán bộ thƣ viện xây dựng hình ảnh tích cực trong bạn đọc về thƣ
viện mình.
Thứ hai, marketing giúp cho ngƣời sử dụng nhận biết về các dịch vụ,
sản phẩm thông tin mà thƣ viện có và chất lƣợng của chúng từ đó thu hút
ngày càng đông bạn đọc tới sử dụng thƣ viện.
Thứ ba, marketing giúp thƣ viện xây dựng các mối quan hệ với các cơ
quan tổ chức, các nhà tài trợ, và với ngƣời sử dụng thƣ viện.
Thứ tư, marketing giúp thƣ viện hiểu đƣợc nhu cầu, mong muốn và yêu
cầu tin của mỗi nhóm ngƣời dùng tin, từ đó xây dựng các dịch vụ và tạo ra
các sản phẩm thông tin phù hợp nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu tin của họ.
Hơn nữa, marketing tốt có thể đem lại những hỗ trợ về tài chính cũng
nhƣ vật chất từ các cơ quan quản lý, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức
phi chính phủ cũng nhƣ từ phía ngƣời sử dụng thƣ viện.
Thực tế tại Thƣ viện Quân đội cho thấy, mặc dù tài liệu xám có vai trò
hết sức quan trọng nhƣng loại tài liệu này chƣa đƣợc quan tâm và phát huy
đúng mức trong việc đáp ứng nhu cầu tin của bạn đọc. Do vậy, một giải pháp
quan trọng có thể góp phần cải thiện hiện trạng nói trên là đẩy mạnh công tác
107
Marketing về tài liệu xám.
Công tác này có thể bắt đầu từ việc tăng cƣờng giới thiệu, quảng bá về
nguồn tài liệu xám hiện có qua các phƣơng thức truyền thông khác nhau nhƣ:
- Internet:
Internet là công cụ không thể thiếu đối với hoạt động của các thƣ viện
hiện đại trong kỷ nguyên số. Các trang web của các thƣ viện ngày nay không
chỉ là phƣơng tiện để giới thiệu các thông tin của thƣ viện, một số trang web
đã trở thành cổng thông tin cho phép tƣơng tác với ngƣời dùng, cung cấp trực
tuyến các sản phẩm và dịch vụ hiện đại tạo điều kiện tốt nhất cho ngƣời dùng
sử dụng mọi lúc, mọi nơi. Web là công cụ tốt để quảng bá và xúc tiến các
dịch vụ thƣ viện và xây dựng một “thƣ viện ảo” mô phỏng các chức năng và
đặc điểm của thƣ viện ngoài thực tế. Thƣ viện Quân đội cần đăng tải lên
website của mình các thông tin về nguồn tài liệu xám hiện có của Thƣ viện,
giúp bạn đọc có thể sử dụng nguồn tài liệu này một cách hiệu quả nhất.
- Email:
Email là một phƣơng tiện giúp thƣ viện gửi thông tin quảng bá đến
ngƣời dùng tin nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời tiết kiệm đƣợc rất nhiều
chi phí và thời gian. Thƣ viện cần cập nhật danh sách các nhóm ngƣời dùng
tin khác nhau và lập kế hoạch cho việc gửi email tự động thông báo thông tin
tới ngƣời dùng. Đây cũng có thể là một kênh thông tin hiệu quả để gửi đến
các thông điệp truyền thông và trả lời các thắc mắc của ngƣời dùng tin.
- Bản tin và Tờ rơi:
Bản tin, tờ rơi đều là phƣơng tiện cung cấp thông tin hữu hiệu. Bên
cạnh việc đƣa các sản phẩm thông tin ra phục vụ, Thƣ viện cần thông tin rộng
rãi các sản phẩm thông tin đến ngƣời sử dụng trên các bản tin của Thƣ viện,
hay in các tờ rơi phát tận tay ngƣời sử dụng. Tờ rơi và bản tin cần đƣợc trƣng
108
bày ở những vị trí đẹp và nổi bật trong thƣ viện để thu hút ngƣời dùng tin.
Cùng với những phƣơng thức đó, TVQĐ cũng nên thƣờng xuyên tổ
chức các buổi nói chuyện chuyên đề, giới thiệu, trƣng bày, triển lãm nhằm
khơi dậy hứng thú đọc và định hƣớng văn hóa đọc của ngƣời dùng cũng nhƣ
giúp cho NDT hiểu và đến gần với Thƣ viện hơn.
Tiếp đến là xúc tiến đồng bộ các biện pháp nhằm nâng cao chất lƣợng
nguồn tài liệu xám từ khâu thu thập, xử lý, bảo quản tới khai thác phổ biến
109
nhằm đáp ứng hiệu quả nhất nhu cầu bạn đọc về tài liệu xám có liên quan.
KẾT LUẬN
Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin đang diễn ra mạnh
mẽ trên thế giới, đã ảnh hƣởng sâu sắc đến mọi hoạt động kinh tế - xã hội của
mỗi quốc gia. Thông tin là một bộ phận không thể tách rời trong công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập của ngƣời dùng tin. Sự thay
đổi to lớn và tính cấp thiết của thông tin đã ảnh hƣởng đến nhu cầu tin của
ngƣời dùng tin. Nhu cầu đó ngày càng đa dạng, phong phú và sâu sắc hơn, đòi
hỏi phải đƣợc đáp ứng nhanh chóng, chính xác bằng những phƣơng tiện hiện
đại hơn.
Thông tin nói chung và nguồn tài liệu xám nói riêng trở thành một
nguồn lực quan trọng, không thể thiếu của mỗi thƣ viện. Phát triển nguồn tài
liệu xám chính là một trong những cách thức nhanh chóng, hữu hiệu để “nâng
tầm” một cơ quan thông tin thƣ viện, giúp cơ quan đó thực hiện tốt vai trò,
chức trách của mình. Vì vậy, công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám cần
phải đƣợc các thƣ viện chú trọng quan tâm.
Luận văn với nhan đề “ Tài liệu xám tại Thƣ viện Quân đội: Thực trạng
và giải pháp” đƣợc triển khai và hoàn thành với mong muốn góp phần làm rõ
một số vấn đề lý luận về tài liệu xám và đề xuất một số giải pháp phát triển
nguồn tài liệu xám, nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài
liệu xám tại Thƣ viện Quân đội.
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, bằng phƣơng pháp phân
tích, tổng hợp tƣ liệu, kết hợp với phỏng vấn, điều tra xã hội học, khảo sát thực
trạng nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện, tác giả đã cố gắng tạo dựng bức tranh về
hiện trạng, đƣa ra những đánh giá về mặt tích cực và những vấn đề cần khắc
phục của hoạt động bổ sung, tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám tại
Thƣ viện Quân đội, qua đó luận chứng cho các giải pháp cụ thể nhằm nâng cao
110
hiệu quả tổ chức quản lý và khai thác nguồn tài liệu xám tại Thƣ viện.
Nguồn tài liệu xám trong các cơ quan thông tin - thƣ viện đã đƣợc
một số tác giả đề cập nghiên cứu, song vẫn là một lĩnh vực cần nỗ lực
nghiên cứu nhiều hơn nữa. Với kết quả thực hiện đề tài này, ngoài mục đích
đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác
nguồn tài liệu xám của TVQĐ, tác giả Luận văn cũng hy vọng ở mức độ
nhất định, đây còn là tài liệu tham khảo hữu ích cho những nghiên cứu về tài
111
liệu xám sau này./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Hoàng Anh (2009), Công tác thu thập, xử lý và tổ chức phục
vụ tài liệu xám tại Thư viện Quân đội, Khóa luận tốt nghiệp, Trƣờng
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Hà Nội.
2. Bộ Khoa học và Công nghệ (2014), Thông tư số 14/2014/TT – BKHCN
quy định về việc thu thập, đăng ký, lưu giữ và công bố thông tin về
nhiệm vụ khoa học và công nghệ, Hà Nội.
3. Nguyễn Mai Chi (2011), Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài
liệu nội sinh đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ tại Trường Đại
học Bách khoa Hà Nội, Luận văn thạc sĩ khoa học Thông tin – Thƣ
viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
4. Chính phủ (2014), Nghị định số 11/2014/NĐ-CP về Hoạt động Thông
tin Khoa học và Công nghệ, Hà Nội.
5. Vũ Cao Đàm (2007), Phương pháp luận nghiên cứu khoa học, Nxb
Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội.
6. Nguyễn Tiến Đức (2005), Xây dựng thƣ viện điện tử và vấn đề số hóa
tài liệu ở Việt Nam, Tạp chí Thông tin và tư liệu, (số 2), tr. 14 – 18.
7. Mai Hà (2006), Thông tin khoa học và công nghệ trong xã hội thông
tin, Tạp chí Thông tin và phát triển, (số 1), tr. 7 – 9.
8. Lê Thị Hiền (2011), Quản lý và khai thác tài liệu nội sinh tại Đại học
Thái Nguyên, Luận văn thạc sĩ khoa học Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng
Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
9. Nguyễn Thị Huệ (2007), Nguồn tin nội sinh của các viện nghiên cứu
khoa học, Tạp chí Thông tin và phát triển, (số 2), tr.8.
10. Nguyễn Hữu Hùng (2005), Vấn đề phát triển và chia sẻ nguồn tin số
hóa tại Việt Nam, Tạp chí Thông tin Khoa học và Công nghệ, (số 4), tr.
112
46 – 49.
11. Nguyễn Hữu Hùng (2006), Cách nhìn hệ thống trong quản lý các
nguồn tài liệu khoa học nội sinh ở Việt Nam, Tạp chí Thông tin và Tư
liệu, (số 3), tr. 1 – 6.
12. Hoàng Thúy Liễu (2012), Tài liệu nội sinh, Bản tin thư viện – công
nghệ thông tin tháng 5/2012.
13. Trƣơng Đại Lƣợng (2010), Marketing trong hoạt động thông tin – thƣ
viện, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (số 1), tr. 20 – 26.
14. Brians Mathiews (2006), Một số nguồn tin tài liệu xám trên Internet,
Tạp chí Thông tin và Tư liệu, (số 4), tr. 29 – 32.
15. Nguyễn Viết Nghĩa (1999), Một số vấn đề xung quanh việc thu thập,
khai thác tài liệu xám, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, (số 4), tr. 10 – 14.
16. Nguyễn Thị Minh Ngọc (2009), Nguồn tin nội sinh phục vụ nhiệm vụ
đào tạo và nghiên cứu khoa học của trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội,
Bản tin GDTX&TC, (số 22), tr.15 – 19.
17. Bùi Thị Minh Tâm (2006), Tổ chức, quản lý, khai thác và phổ biến nguồn
thông tin nội sinh tại trường Đại học Công Đoàn, Luận văn thạc sĩ khoa
học Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
18. Đoàn Phan Tân (2006), Thông tin học, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội.
19. Linh Thị Thắm (2012), Nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin tại
Thư viện Quân đội, Luận văn thạc sĩ khoa học Thông tin – Thƣ viện,
Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
20. Lê Đức Thắng (2009), Quy trình tổ chức số hóa tài liệu thƣ viện, Tạp
chí Thƣ viện Việt Nam, (số 3), tr. 24 – 29.
21. Bùi Loan Thùy (2007), Kinh nghiệm số hóa tài liệu và xây dựng
CSDL toàn văn của Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Đại học
KHXH&NV TP. HCM, Hội thảo Khoa học: “Tiếp cận xây dựng Thư
viện số ở Việt Nam: Hiện trạng và vấn đề”, Hà Nội ngày 18 –
113
19/10/2007.
22. Thạch Thị Tuyến (2012), Quản lý nguồn tài liệu nội sinh tại Trung tâm
học liệu trƣờng Đại học Cần Thơ, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (số 5), tr.
57 – 62.
23. Thƣ viện Quân đội (2002), Thư viện Quân đội và hệ thống thư viện
toàn quân – 50 năm xây dựng và phát triển, Kỷ yếu, Hà Nội.
24. Thƣ viện Quân đội (1012), Công tác Thư viện – Thông tin trong Quân
đội Nhân dân Việt Nam, Nxb Văn học, Hà Nội.
25. Đặng Thị Trang (2013), Tổ chức và quản lý nguồn tài liệu nội sinh tại
trường Đại học Sư phạm Hà Nội 2, Luận văn thạc sĩ khoa học Thông
tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
26. Lê Thanh Tú (2011), Nguồn tin nội sinh tại trường Đại học Hà Nội,
Luận văn thạc sĩ khoa học Thông tin – Thƣ viện, Trƣờng Đại học Văn
hóa Hà Nội, Hà Nội.
27. Trần Mạnh Tuấn (2005), Nguồn tin nội sinh của trƣờng đại học thực
trạng và giải pháp phát triển, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, (số 3), tr. 10
– 11.
28. Trần Mạnh Tuấn (2007), Vấn đề quản lý, khai thác nguồn tin khoa học
nội sinh, Tạp chí Thông tin khoa học xã hội, (số 8), tr. 27 – 32.
29. Trần Thị Thanh Vân (2008), Nghiên cứu hoàn thiện công tác tổ chức
quản lý nguồn tài liệu xám của Đại học Quốc gia Hà Nội đáp ứng
phương thức đào tạo theo tín chỉ, Luận văn thạc sĩ khoa học Thông tin
– Thƣ viện, Trƣờng Đại học Văn hóa Hà Nội, Hà Nội.
30. Lê Văn Viết (2000), Cẩm nang nghề thư viện, Nxb Văn hóa Thông tin,
114
Hà Nội.
PHỤ LỤC 1
Mẫu bảng hỏi nghiên cứu thực trạng nguồn tài liệu xám tại
Thƣ viện Quân đội
Tài liệu xám dƣới dạng báo cáo kết quả nghiên cứu, luận án, luận văn,
tài liệu hội nghị, hội thảo khoa học v.v, có vai trò quan trọng trong đáp ứng
nhu cầu tin của bạn đọc. Để tìm hiểu thực trạng và đƣa ra những giải pháp
tăng cƣờng thu thập, quản lý và khai thác hiệu quả tài liệu xám của Thƣ viện
Quân đội, chúng tôi rất mong đƣợc anh/chị cho biết một số thông tin sau đây:
(Đánh dấu X vào các ô tƣơng ứng và ghi ý kiến vào các dòng để
trống)
1. Anh (chị)cho biết một số thông tin về cá nhân
- Giới tính: Nam Nữ
- Tuổi:
Từ 18 đến 30 tuổi Từ 31 đến 45 tuổi
Từ 46 đến 55 tuổi Từ 56 đến 65 tuổi
- Nghề nghiệp:
Cán bộ lãnh đạo, quản lý Nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên
Cán bộ giảng dạy, nghiên cứu Ngành nghề khác
- Trình độ, học hàm, học vị
GS, PGS Tiến sỹ, TSKH Sinh viên
115
Thạc sỹ Cử nhân
2. Anh (chị) có thường xuyên sử dụng tài liệu xám không?
Thƣờng xuyên
Thỉnh thoảng
Không bao giờ
3. Anh (chị) cho biết mức độ cần thiết sử dụng nguồn tài liệu xám?
Rất cần
Cần
Bình thƣờng
Không cần
4. Anh (chị) cần sử dụng tài liệu xám thuộc lĩnh vực nào?
Chính trị - xã hội
Quân sự
Khoa học kỹ thuật, y tế
Văn hóa – nghệ thuật – lịch sử
Lĩnh vực khác
5. Loại hình tài liệu xám nào anh (chị) thường sử dụng?
Luận án, luận văn
Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp
Tài liệu hội nghị, hội thảo
6. Anh (chị) sử dụng tài liệu xám vào mục đích gì?
Phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo
Tự nâng cao trình độ, học tập
Nghiên cứu khoa học
Viết luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp
116
Mục đích khác
7. Anh (chị) thường khai thác tài liệu xám qua hình thức nào?
Đọc tại chỗ
Sao chụp
Khai thác trên Internet
8. Anh (chị)thường tra cứu tài liệu xám dưới hình thức nào?
Tra cứu truyền thống
Tra cứu hiện đại
9. Theo anh (chị) tổ chức kho tài liệu xám theo hình thức nào thì tạo
điều kiện thuận lợi trong việc tra tìm tài liệu
Kho đóng
Kho mở
10. Anh (chị) thường sử dụng sản phẩm / dịch vụ thông tin về nguồn tài
liệu xám nào dưới đây để tìm tài liệu?
Mục lục trực tuyến
Mục lục truyền thống
Trang web của Thƣ viện
Thƣ mục thông báo sách mới
Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
117
Dịch vụ sao chụp tài liệu
11. Đánh giá của anh(chị) đối với từng loại hình sản phẩm / dịch vụ
thông tin về nguồn tài liệu xám?
Mức độ đánh giá
STT SP&DV TT về tài liệu xám Rất tốt Tổt Chƣa tốt
1 Mục lục trực tuyến
2 Mục lục truyền thống
3 Trang web của Thƣ viện
4 Thƣ mục thông báo sách mới
5 Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ
6 Dịch vụ sao chụp tài liệu
12. Những thuận lợi và khó khăn khi tìm / mượn và sử dụng nguồn tài
liệu xám của anh/ chị?
Thuận lợi Khó khăn
Đƣợc hƣớng dẫn rõ cách tra tìm Chƣa đƣợc hƣớng dẫn tra tìm
Hệ thống tra tìm TL thuận lợi Hệ thống tra tìm không thuận lợi
Tìm là thấy Tìm rồi nhƣng không thấy
Tài liệu đầy đủ, cập nhật Tài liệu chƣa đầy đủ, cập nhật
Cán bộ phục vụ tận tình Cán bộ phục vụ thiếu nhiệt tình
Tổ chức, quản lý nguồn TL tốt Tổ chức, quản lý TL chƣa tốt
Khác (xin kể tên):……………… Khác (xin kể tên):……………
13. Theo anh(chị) tài liệu xám của thư viện đã đáp ứng được yêu cầu tin
chưa?
Đáp ứng đầy đủ
Đáp ứng một phần
118
Chƣa đáp ứng
14. Theo anh (chị) những yếu tố nào sau đây đã ảnh hưởng đến hiệu
quả phục vụ nguồn tài liệu xám của Thư viện Quân đội (xếp theo thứ
tự mức độ ảnh hưởng từ 1 đến 6, theo thứ tự giảm dần)?
Nhận thức của cán bộ quản lý
Chính sách quản lý, thu thập, khai thác
Trình độ của cán bộ chuyên trách
Sản phẩm/ dịch vụ thông tin
Cơ sở vật chất, trang thiết bị
Trình độ ngƣời sử dụng
15. Theo anh (chị) để phát triển và phục vụ tốt nhu cầu của người dùng
tin về loại hình tài liệu xám trong thời gian tới Thư viện cần thực
hiện những biện pháp gì (xếp theo thứ tự mức độ ảnh hưởng từ 1
đến 8, theo thứ tự giảm dần)?
Cần có chính sách để thu thập, quản lý, tổ chức khai thác nguồn tài
liệu xám
Nâng cao nhận thức tầm quan trọng của nguồn tài liệu xám
Đầu tƣ trang thiết bị, cơ sở vật chất cho công tác tổ chức và quản lý
tài liệu xám
Cần số hóa, xây dựng cở dữ liệu đầy đủ nguồn tài liệu xám
Nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ thƣ viện
Đa dạng hóa các loại hình sản phẩm và dịch vụ về nguồn tài liệu xám
Hỗ trợ ngƣời dùng tin tra cứu và khai thác tài liệu tốt hơn
Tăng cƣờng trao đổi, chia sẻ nguồn tin về tài liệu xám với các cơ
quan thông tin-thƣ viện khác
Ý kiến đóng góp khác:
...................................................................................................................
...................................................................................................................
119
Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác của Anh/ Chị !!!
PHỤ LỤC 2
BẢNG TỔNG HỢP SỐ LIỆU ĐIỀU TRA
Để tìm hiểu thực trạng và đƣa ra những giải pháp tăng cƣờng thu thập,
quản lý và khai thác hiệu quả tài liệu xám của Thƣ viện Quân đội, Tác giả luận
văn đã thực hiện việc khảo sát ý kiến bạn đọc qua Phiếu điều tra nhu cầu tin.
- Tổng số phiếu điều tra phát ra là: 100 phiếu
- Tổng số phiếu thu lại là: 80 phiếu
Đạt tỷ lệ 80%
Sau khi thu thập, tổng hợp và xử lý phiếu khảo sát (tính theo tỷ lệ %) số
bạn đọc trả lời các câu hỏi, Tác giả thu đƣợc kết quả nhƣ sau:
80 phiếu = 100%
Nghề nghiệp Số phiếu Tỷ lệ % STT
1 Cán bộ lãnh đạo, quản lý 8 10
2 Cán bộ nghiên cứu, giảng dạy 30 37.5
3 Nghiên cứu sinh, học viên, sinh viên 42 52.5
4 Ngành nghề khác 0 0
Bảng 1. Nghề nghiệp
80 phiếu = 100%
STT Trình độ Số phiếu Tỷ lệ %
4 5 1 Giáo sƣ, Phó Giáo sƣ
8 10 Tiến sĩ, Tiến sĩ khoa học 2
24 30 3 Thạc sĩ
16 20 4 Cử nhân
28 35 5 Sinh viên
120
Bảng 2. Trình độ
80 phiếu = 100%
STT Tần suất sử dụng Số phiếu Tỷ lệ %
1 Thƣờng xuyên 34 42.5
2 Thỉnh thoảng 42 52.5
3 Không bao giờ 4 5
Tổng 80 100.0
Bảng 3. Tần suất sử dụng tài liệu xám
80 phiếu = 100%
STT Mức độ nhu cầu Số phiếu Tỷ lệ %
Rất cần 1 28 35
Cần 2 34 42.5
3 Bình thƣờng 10 12.5
4 Không cần 8 10
Bảng 4. Mức độ nhu cầu sử dụng tài liệu xám
80 phiếu = 100%
STT Lĩnh vực có nhu cầu về tài liệu xám Số phiếu Tỷ lệ %
1 Chính trị - xã hội 40 50
2 Quân sự 36 45
3 Khoa học kỹ thuật, y tế 16 20
4 Văn hóa – nghệ thuật, lịch sử 24 30
5 Lĩnh vực khác 10 12.5
121
Bảng 5. Các lĩnh vực có nhu cầu tài liệu xám
80 phiếu = 100%
STT Loại hình tài liệu thƣờng sử dụng Số phiếu Tỷ lệ %
1 Luận án, luận văn 54 67.5
2 Đề tài nghiên cứu khoa học các cấp 36 45
3 Tài liệu hội nghị, hội thảo 18 22.5
Bảng 6. Loại hình tài liệu thường sử dụng
80 phiếu = 100%
STT Mục đích sử dụng nguồn tài liệu Số phiếu Tỷ lệ %
xám
Phục vụ công tác quản lý, lãnh đạo 1 10 12.5
Tự nâng cao trình độ học tập 2 28 35
Nghiên cứu khoa học 3 40 50
Viết luận án, luận văn, KLTN 4 34 42.5
5 Mục đích khác 4 5
Bảng 7. Mục đích sử dụng nguồn tài liệu xám
80 phiếu = 100%
STT Hình thức khai thác Số phiếu Tỷ lệ %
Đọc tại chỗ 1 56 70
Khai thác trên Internet 2 30 37.5
Sao chụp 3 20 25
122
Bảng 8. Hình thức khai thác tài liệu xám
80 phiếu = 100%
STT Phƣơng thức tra cứu Số phiếu Tỷ lệ %
1 Tra cứu truyền thống 20 25
2 Tra cứu hiện đại 60 75
Bảng 9. Phương thức tra cứu
80 phiếu = 100%
STT Hình thức tổ chức kho Số phiếu Tỷ lệ %
1 Kho đóng 4 5
2 Kho mở 76 95
Bảng 10. Hình thức tổ chức kho
80 phiếu = 100%
STT Sản phẩm và dịch vụ thông tin Số phiếu Tỷ lệ %
1 Mục lục trực tuyến 42 52.5
2 Mục lục truyền thống 30 37.5
3 Trang web của Thƣ viện 12 15
4 Thƣ mục thông báo sách mới 10 12.5
5 Dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ 56 70
6 Dịch vụ sao chụp tài liệu 20 25
123
Bảng 11. Các sản phẩm, dịch vụ thường đươc sử dụng
80 phiếu = 100%
Chất lƣợng sản phẩm – Rất tốt Tốt Chƣa tốt
dịch vụ Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ
Mục lục trực tuyến 12 15 40 50 28 35
Mục lục truyền thống 16 20 52 65 12 15
Trang web của Thƣ viện 20 25 52 65 8 10
Thƣ mục thông báo sách 12 15 60 75 8 10
mới
Dịch vụ đọc tài liệu tại 28 35 48 60 4 5
chỗ
Dịch vụ sao chụp tài liệu 6 7.5 50 62.5 24 30
Bảng 12. Đánh giá chất lượng sản phẩm, dịch vụ
80 phiếu = 100%
STT Những khó khăn Số phiếu Tỷ lệ
1 Chƣa biết cách tra tìm 32 40
2 Hệ thống tra tìm không thuận lợi 30 37.5
3 Tìm rồi nhƣng không thấy 12 15
4 Tài liệu chƣa đầy đủ, cập nhật 20 25
5 Cán bộ phục vụ thiếu nhiệt tình 0 20
6 Tổ chức quản lý tài liệu chƣa tốt 6 7.5
7 Khác 0 0
124
Bảng 13. Những khó khăn gặp phải trong khi sử dụng nguồn tài liệu xám
80 phiếu = 100%
STT Mức độ đáp ứng Số phiếu Tỷ lệ
1 Đáp ứng đầy đủ 20 25
2 Đáp ứng một phần 56 70
3 Chƣa đáp ứng 4 5
Bảng 14. Mức độ đáp ứng nhu cầu tài liệu xám
80 phiếu = 100%
STT
Các yếu tố ảnh hƣởng
Số điểm
Điểmtrung
Tỷ lệ
(thang điểm 6)
bình/thang điểm 6
%
1 Nhận thức của cán bộ quản lý 322 4.03 67.2
2 Chính sách quản lý, thu thập, 268 3.35 55.8
khai thác
3 Trình độ cán bộ chuyên trách 265 3.31 55.2
4 Sản phẩm/dịch vụ thông tin 295 3.69 61.5
5 Cở sở vật chất 330 4.13 68.8
Trình độ ngƣời sử dụng 200 2.5 41.7
125
Bảng 15. Những yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả phục vụ nguồn tài liệu xám
80 phiếu = 100%
STT
Các giải pháp
Số điểm
Điểmtrung
Tỷ lệ
%
(thang điểm 8)
bình/thang điểm 8
1 Cần có chính sách để thu thập, 352 4.4 55
quản lý, tổ chức khai thác nguồn
tài liệu xám
2 Nâng cao nhận thức tầm quan 318 3.98 49.8
trọng của nguồn tài liệu xám
3 Đầu tƣ trang thiết bị, cơ sở vật 410 5.13 64.1
chất cho công tác tổ chức và
quản lý tài liệu xám
4 Cần số hóa, xây dựng CSDL đầy 524 6.55 81.9
đủ nguồn tài liệu xám
5 Nâng cao trình độ chuyên môn 276 3.45 43.1
cho cán bộ thƣ viện
6 Đa dạng hóa các loại hình sản 440 5.5 68.8
phẩm và dịch vụ về nguồn tài
liệu xám
7 Hỗ trợ ngƣời dùng tin tra cứu và 294 3.68 46
khai thác tài liệu tốt hơn
8 Tăng cƣờng trao đổi, chia sẻ 266 3.33 41.6
nguồn tin về tài liệu xám với các
cơ quan thông tin-thƣ viện khác
126
Bảng 16. Các giải pháp nâng cao hiệu quả phục vụ tài liệu xám cho NDT
