Tóm tắt Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………./………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LÊ THỊ QUỲNH NGA

CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2023

Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Người hướng dẫn khoa học: TS. NGHIÊM XUÂN DŨNG

Phản biện 1: TS. Trần Hải Định

Phản biện 2: TS. Nguyễn Thị Châu

Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền Trung. Địa điểm: Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền Trung.

Số 201 - Đường Phan Bội Châu - Phường Trường An - TP. Huế Thời gian: ....................................................... Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền Trung hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia

1

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài luận văn CĐS hiện nay đang là một xu thế hiện diện trong gần như tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội, mà công tác văn thư cũng nằm trong guồng quay đó. Đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và CQHCNN nói riêng, một trong những hoạt động có vai trò đặc biệt quan trọng, là mắt xích không thể thiếu đó là CTVT.

Ngày 05 tháng 3 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (gọi tắt là Nghị định 30) về CTVT, nghị định này được xây dựng trên cơ sở tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm thực tế CTVT; bổ sung những quy định cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý CTVT và văn thư trong môi trường điện tử. Nghị định 30 còn đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật về CTVT; trong đó kế thừa những quy định của pháp luật còn phù hợp, nội dung cơ bản của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn thi hành. Việc thực hiện Nghị định 30 đáp ứng yêu cầu cấp thiết đổi mới CTVT lưu trữ, đặc biệt trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, chuyển đổi việc xử lý văn bản, thủ tục hành chính từ môi trường truyền thống sang môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay.

Thời gian qua, các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế đã có những bước đi căn bản trong ứng dụng CNTT, CĐS cho các hoạt động của mình. Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT, CĐS tại các cơ quan này vẫn còn nhiều tồn tại, bất cập như ứng dụng các HTTT một cách rời rạc, hạ tầng CNTT, hạ tầng số lạc hậu, không đáp ứng được các nhiệm vụ của CĐS trong tình hình hiện nay; nhận thức các cấp lãnh đạo, công chức, viên chức còn chưa đúng, chưa đủ về tầm quan trọng của công tác CĐS; nhân lực đội ngũ chuyên trách về CNTT còn mỏng, không có nhân sự chuyên trách về ATTT,…

Xuất phát từ tình hình trên tác giả chọn đề tài: “Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên

2

địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế” làm nội dung nghiên cứu cho luận văn của mình.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các định hướng giải pháp CĐS trong CTVT ở các CQHCNN nói chung đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau.

Vấn đề CĐS nói chung và CĐS trong CTVT tại các CQHCNN nói riêng đã được một số tác giả nghiên cứu, có thể tổng quan một số công trình như sau:

- Cuốn sách “Cơ sở lý luận và thực tiễn về hành chính nhà nước” (Nxb Chính trị Quốc gia, 2013) do PGS.TS Nguyễn Hữu Hải chủ biên, bao gồm 08 chương, cung cấp những kiến thức cơ bản của khoa học hành chính nói chung và hành chính nhà nước nói riêng.

- Cuốn sách “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ” của tác giả Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thông tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong CTVT lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người làm CTVT lưu trữ.

- Giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước và CTVT lưu trữ trong các cơ quan nhà nước”của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb Giáo dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và những hiểu biết về CTVT trong cơ quan nhà nước;

- Giáo trình “Hành chính Nhà nước và cải cách hành chính Nhà nước” (Nxb Tư pháp, 2016) do PGS.TS Ngô Thành Can chủ biên. Trình bày những vấn đề cơ bản về hành chính nhà nước; công vụ, công chức; cải cách hành chính nhà nước; thực hiện cải cách hành chính; các giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam và một số kinh nghiệm quốc tế về cải cách hành chính.

- Giáo trình “Chính phủ điện tử” của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb Bách khoa Hà Nội 2020), tác giả Bế Trung Anh (Chủ biên) cung cấp những kiến thức cơ bản về chính phủ điện tử; - Bài viết “Đổi mới CTVT và lưu trữ để thực hiện mục tiêu cải

3

cách hành chính nhà nước”, Nguyễn Trọng Điều, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam-8/2007;

- Bài viết “Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở nước ta trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” - TS. Trần Hoàng, Tạp chí tổ chức nhà nước - 01+02/2006

- Bài viết “Các yếu tố tác động đến xây dựng chính phủ điện tử ở Việt Nam - từ thực tiễn tỉnh Thừa Thiên Huế” của tác giả Nguyễn Hoàng Hiển đưa ra tại Kỷ yếu hội thảo khoa học: Xây dựng chính quyền điện tử, CĐS tại các tỉnh miền Trung, năm 2021. Bài báo này đã cung cấp các yếu tố tác động đến xây dựng chính quyền điện tử tỉnh Thừa Thiên Huế;

- Bài viết “Xu thế CĐS trên thế giới và hàm ý chính sách cho Việt Nam” của tác giả Vũ Hoàng Mạnh Trung đưa ra tại Kỷ yếu hội thảo khoa học: Xây dựng chính quyền điện tử, CĐS tại các tỉnh miền Trung, năm 2021;

Có thể thấy những công trình trên đã tiếp cận ở những góc độ khác nhau xung quanh vấn đề về những giải pháp hoàn thiện quy trình CĐS trong thời gian qua. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi để sử dụng tham khảo nghiên cứu viết luận văn cao học của mình.

Khoảng trống nghiên cứu: Từ trước tới nay chưa có công trình riêng biệt về CĐS trong CTVT nói chung và CĐS trong CTVT tại các CQHCNN nói riêng.

Bằng những kiến thức đã được học trong quá trình đào tạo thạc sĩ quản lý công, tôi hy vọng sẽ xây dựng được nền tảng lý luận, đánh giá đúng thực trạng hoạt động chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời gian qua cũng như đề xuất những định hướng giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.

3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích của luận văn: Mục đích nghiên cứu của luận văn là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này tại các

4

CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.

- Nhiệm vụ của luận văn: Để thực hiện được mục đích nói trên, luận văn có những nhiệm vụ cụ thể sau:

+ Hệ thống hóa, phân tích và làm rõ những vấn đề lý luận, các khái niệm cơ bản về CĐS trong CTVT tại các CQHCNN, xây dựng bộ tiêu chí đánh giá về CĐS.

+ Phân tích, đánh giá thực trạng công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế từ năm 2019 đến năm 2021. Từ đó chỉ ra những kết quả, hạn chế, vướng mắc; nguyên nhân của những hạn chế và những vấn đề cần quan tâm giải quyết.

+ Xác định quan điểm, mục tiêu về CĐS; đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.

- Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: Tập trung nghiên cứu về các nội dung CĐS trong CTVT tại CQHCNN, tuy nhiên chỉ tập trung nghiên cứu sâu CTVT khi ban hành các văn bản hành chính ở các cơ quan chuyên môn mà không tìm hiểu chi tiết CTVT khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật vì số lượng văn bản quy phạm pháp luật được ban hành không nhiều, không phổ biến, từ đó phân tích, đánh giá thực trạng CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, đưa ra các kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế, đồng thời đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. + Về không gian: Các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.

+ Về thời gian: Phân tích và đánh giá thực trạng trong khoảng thời gian từ năm 2019 đến hết năm 2022. Các giải pháp hoàn thiện

5

CĐS trong CTVT được đề xuất cho giai đoạn 2023 - 2025. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Luận văn được nghiên cứu dựa trên cơ sở vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử; các quan điểm của Đảng và Nhà nước về CĐS trong CTVT.

- Phương pháp nghiên cứu: * Phương pháp thu thập số liệu: - Tạp chí, Báo điện tử và các kết quả nghiên cứu về thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả việc thực hiện CĐS trong CTVT; - Báo cáo kết quả thực hiện CĐS từ năm 2019 đến năm 2021; * Phương pháp thống kê, so sánh số liệu: - Phương pháp thống kê mô tả: Thông qua số liệu thu thập được, hệ thống hóa và tổng hợp thành các bảng số liệu và các biểu đồ theo các tiêu thức phù hợp với mục tiêu nghiên cứu.

- Phương pháp so sánh: So sánh kết quả đạt được giữa các năm của đối tượng nghiên cứu, so sánh các chỉ tiêu để đánh giá sự biến động của các chỉ tiêu phân tích khi có sự thống nhất về thời gian, không gian theo một số tiêu thức nhất định.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Ý nghĩa lý luận: Luận văn góp phần làm rõ một số khái niệm cơ bản, hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý luận chung về CĐS trong CTVT tại các CQHCNN; kế thừa có chọn lọc các công trình nghiên cứu khoa học có nội dung gần gũi với luận văn.

- Ý nghĩa thực tiễn: Trên cơ sở đánh giá thực trạng CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, các giải pháp nêu ra trong luận văn sẽ là cơ sở góp phần giúp các cấp lãnh đạo tỉnh Thừa Thiên Huế có cách xem xét, vận dụng vào hoạt động CĐS trong CTVT.

Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những người quan tâm nghiên cứu và cũng là tư liệu thực tiễn phục vụ cho việc nghiên

6

cứu, giảng dạy về CĐS trong CTVT điều kiện tương tự.

7. Kết cấu của đề tài Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chủ yếu của đề tài gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước;

Chương 2: Thực trạng C chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế;

Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế.

7

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1. Một số vấn đề cơ bản về công tác văn thư và chuyển

đổi số trong công tác văn thư 1.1.1. Công tác văn thư CTVT là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các cơ quan, bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. 1.1.2. Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước

1.1.2.1. Khái niệm Có thể hiểu một cách chung nhất về CĐS như sau: “CĐS là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của các cá nhân và tổ chức về cách sống, cách làm việc từ môi trường thực mà chúng ta đã quen thuộc sang môi trường số”.

1.1.2.2. Bản chất của chuyển đổi số Dưới góc độ kỹ thuật, CĐS đầu tiên bắt đầu từ việc số hóa các thực thể (đối tượng, vạn vật) trong thế giới thực. Số hóa các thực thể là việc tạo ra các con số để mô tả và biểu diễn chúng, tức tạo ra dữ liệu hay phiên bản số của chúng. 1.1.2.3. Nội dung chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước

CĐS trong CTVT tại các CQHCNN là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong CTVT từ môi trường thực mà chúng ta đã quen thuộc sang môi trường số. 1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước

8

Các văn bản quy phạm pháp luật về CĐS trong công tác tại các CQHCNN

Hạ tầng pháp lý – các văn bản quy phạm pháp luật đối với hoạt động CĐS, là một trong những hạ tầng trọng yếu của các hoạt động CĐS trong mọi lĩnh vực nói chung, cũng như trong CTVT nói riêng.

Tổ chức bộ máy Với việc kiện toàn mô hình tổ chức quản lý đa ngành, đa lĩnh vực theo các văn bản hiện hành đã giúp cho việc chỉ đạo, điều hành nói chung cũng như các hoạt động CĐS trong CTVT sớm ổn định, nâng cao hiệu lực, hiệu quả tại các CQHCNN.

Cơ sở vật chất Với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì cơ sở vật chất là một tiền đề rất quan trọng nhằm bảo đảm và nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc. Để có thể xây dựng thành công chính quyền điện tử, chính quyền số, các chính quyền cần phải có sự đầu tư tương xứng nhằm đảm bảo cho các hoạt động CĐS đạt hiệu quả cao tại các CQHCNN thuộc phạm vi quản lý của địa phương mình.

Nguồn nhân lực Con người là yếu tố quan trọng hàng đầu ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại trong quá trình xây dựng chính quyền CĐS hay có thể nói yếu tố cản trở lớn nhất đối với nỗ lực CĐS của một tổ chức là con người.

Để thành công với các dự án CĐS trong CTVT tại các CQHCNN, năng lực số và năng lực đổi mới thì các nhóm nhân sự: 1. Các lãnh đạo; 2. Các nhà quản lý và nhân viên; Trên cơ sở quan điểm này, yếu tố con người có thể được nhìn nhận với các nhóm: lãnh đạo; quản lý và nhân viên.

Nguồn lực tài chính Thiếu kinh phí là một trong số các nguyên nhân quan trọng cản trở quá trình CĐS. Do đó, cần đảm bảo nguồn tài chính đầy đủ cho việc thực hiện các CĐS trong CTVT ở tất cả các cấp chính quyền.

1.3. Các tiêu chí đánh giá mức độ Chính quyền số các cấp tỉnh Thừa Thiên Huế áp dụng cho đánh giá chuyển đổi số trong

9

công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước

1.3.1. Chuyển đổi số nhận thức 1.3.2. Kiến tạo thể chế 1.3.3. Hạ tầng và nền tảng số 1.3.4. Nền tảng chính quyền số 1.3.5. Dữ liệu số 1.3.6. Hoạt động Chính quyền số 1.3.7. An toàn, an ninh mạng 1.3.8. Đào tạo và phát triển nhân lực Chính quyền số

Tiểu kết chương 1 Trong Chương 1, luận văn đã trình bày khái quát và hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về CĐS (khái niệm, bản chất, các cấp độ và một số khái niệm liên quan đến CĐS); CĐS trong các CQHCNN (khái niệm CĐS trong các CQHCNN, ứng dụng công nghệ trong các CQHCNN, hoạt động CĐS tại các CQHCNN); các tiêu chí đánh giá CĐS các đơn vị trực thuộc mà UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành. Thông qua đó, khẳng định rằng CĐS không phải là đích đến, mà nó là con đường tất yếu, là phương pháp thực hiện nhằm đạt được mục tiêu xây dựng và phát triển chính quyền điện tử.

Đồng thời, luận văn cũng đã tìm hiểu một số kinh nghiệm thực tiễn của một số tỉnh trong công tác CĐS, rút ra một số bài học kinh nghiệm có thể vận dụng cho các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế trong công tác CĐS.

Tất cả những căn cứ trên làm nên hệ thống cơ sở khoa học để tiến hành nghiên cứu thực tiễn công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2019 - 2022 trong Chương 2 và đề ra giải pháp hoàn thiện công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 trong Chương 3.

10

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

2.1. Điều kiện tự nhiên và tình hình kinh tế - xã hội tác động đến chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế

2.1.1. Điều kiện tự nhiên 2.1.2. Tình hình kinh tế - xã hội

Bảng 2.1. Các chỉ tiêu Kinh tế-Xã hội chủ yếu của Thành phố Huế Nguồn: Cổng thông tin điện tử thành phố Huế [13]

STT Chỉ tiêu chủ yếu TH 2019 TH 2020 TH 2021

Kinh tế I

2800 USD 2700USD 1

tỷ tăng 10% 2 Thu nhập bình quân đầu người (USD) Tổng vốn đầu tư trên địa bàn (tỷ đồng) 2750 USD 5300 đồng

tỷ tỷ (tăng tăng 15% 3 Doanh thu du lịch trên địa bàn (tỷ đồng) 3190 đồng

tỷ (tăng tăng 13% 4 33983 tỷ đồng Tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng (tỷ đồng) 5770 tỷ đồng (tăng 10%) >3634 đồng 15%) 38397 đồng 13%) tỷ

5 tăng 08 - 10% Giá trị sản xuất CN - TTCN trên địa bàn (tỷ đồng) 9970 tỷ đồng (tăng 10 - 13%)

triệu 6

tỷ tỷ 7 Giá trị sản xuất hàng xuất khẩu (triệu USD) Tổng thu ngân sách (tỷ đồng) 9235 đồng (tăng 12,9%) 150 triệu USD 1305 đồng 180 USD 1325,38 đồng 150 triệu USD 986900 tỷ đồng

11

II Xã hội

lao 9000 8 >9400 lao động > 9500 động > lao động

9 75% 76% 75%

10 0,19% 0,1% giảm 0,1%

11 68% 70% 70%

12 109888 người 105970 người Hỗ trợ giải quyết việc làm (Lao động) Tỷ lệ lao động qua đào tạo 3 tháng trở lên (%) Tỷ lệ giảm hộ nghèo (%) Tỷ lệ tổ dân phố đạt chuẩn văn hóa (%) Số tham người gia BHXH và BHTN (người) đạt 100% so với chỉ tiêu tỉnh giao

III Xã hội

13 99% 98% 100%

14 99% 99% 99%

Tỷ lệ thu gom và xử lý chất thải rắn, rác thải y tế (%) Tỷ lệ dân số sử dụng nước sạch (%) Qua số liệu ở trên, có thể thấy rằng, tiềm lực tài chính của UBND thành phố Huế không lớn, do vậy, sẽ có ảnh hưởng không nhỏ đến nguồn lực tài chính đầu tư cho các hoạt động CĐS tại các CQHCNN trên địa bàn của thành phố Huế. Tuy nhiên, thành phố Huế lại có một số lợi thế nhất định trong công tác này bởi vì trên địa bàn có các cơ sở giáo dục đại học chất lượng cao so với các địa phương khác trong khu vực như Đại học Huế (có các đơn vị thành viên đào tạo, bồi dưỡng ngành CNTT, viễn thông), Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền Trung (đào tạo, bồi dưỡng về quản lý nhà nước, CĐS trong các cơ quan nhà nước)… Các cơ sở giáo dục này góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực cho các hoạt động CĐS trong CTVT của các CQHCNN trên địa bàn. 2.2. Khái quát về công tác văn thư tại cơ quan hành chính

nhà nước tại thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế 2.2.1. Các văn bản quy phạm pháp luật

12

Quyết định 28; Nghị định 30, Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong CTVT; Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND (gọi tắt là Quyết định 18) ngày 30 tháng 3 năm 2021 về ban hành quy định CTVT trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế.

2.2.2. Về tổ chức bộ máy Phòng Nội vụ; Phòng Tư pháp; Phòng Tài chính - kế hoạch; Phòng Tài nguyên và Môi trường; Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội; Phòng Văn hóa và Thông tin; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Phòng Y tế; Thanh tra huyện; Văn phòng HĐND và UBND.

Ngoài 10 cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND cấp huyện thì một số cơ quan chuyên môn được tổ chức để phù hợp với từng loại hình đơn vị hành chính cấp huyện: Phòng Kinh tế; Phòng Quản lý đô thị.

2.2.3. Về cơ sở vật chất 2.2.4. Về nguồn nhân lực - Lãnh đạo số - Đội ngũ CBCCVC làm công tác văn thư

Biểu đồ 2.1. Phân công theo nhiệm vụ (chuyên trách, kiêm nhiệm) từ 2021-2023

13

Biểu đồ 2.2. Phân công theo nhiệm vụ (đúng chuyên ngành) từ 2021-2023

Biểu đồ 2.3. Phân công theo nhiệm vụ (khác chuyên ngành) từ 2021-2023 - Đội ngũ CBCCVC làm công tác về CNTT, CĐS, an toàn, an ninh mạng

Về cán bộ chuyên trách CNTT trong cơ quan nhà nước Về CBCCVC làm công tác CĐS Bảng 2.2. Thống kê đội ngũ CBCCVC làm công tác CĐS, an toàn, an ninh mạng

Số lượng CBCCVC làm công tác CĐS, an toàn, an ninh mạng

Thâm niên công tác

Nguồn: Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế [18] Dự báo nhu cầu số lượng CBCCVC cần có trong thời gian tới (cần bổ sung thêm)

TT

Năm 2021

Năm 2022

Năm 2023

Thực tế đang sử dụng

Thực tế đang sử dụng

Thực tế đang sử dụng

Dưới 5 năm

Từ 5 -10 năm

Trên 10 năm

Chỉ tiêu biên chế được giao

Chỉ tiêu biên chế được giao

Chỉ tiêu biên chế được giao

35

36

36

36

37

37

6

5

26

29

15

10

15

10

16

10

5

8

3

14

143

0

143

0

146

0

54

46

46

154

I. Cấp tỉnh II. Cấp huyện III. Cấp xã

14

193

46

194

46

199

47

65

59

75

197

Tổng cộng

2.2.5. Về tài chính (cho chuyển đổi số) 2.3. Thực trạng chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế 2.3.1. Hệ thống thông tin quản lý công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế

Hiện nay tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế đang sử dụng phần mềm dùng chung của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế - Hệ thống xác thực tập trung (SSO - Single Sign On) để sử dụng tất cả các ứng dụng có trong hệ thống bao gồm trang điều hành tác nghiệp đa cấp để tiếp nhận, xử lý văn bản trong hệ thống các CQHCNN trên địa bàn tỉnh. 2.3.2. Thực trạng chuyển đổi số hoạt động soạn thảo, ký ban hành văn bản

2.3.3. Thực trạng chuyển đổi số hoạt động quản lý văn bản 2.3.3.1. Quản lý văn bản đi 2.3.3.2. Quản lý văn bản đến

Bảng 2.3. Số lượng văn bản đi, văn bản đến phát hành trên hệ thống Nguồn: UBND thành phố Huế

Năm Văn bản đi Văn bản đến 2020 20.275 30.279 2021 23.901 45.955 2022 25.303 44.314

Qua khảo sát thực tế tại UBND thành phố, văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hoạt động của UBND thành phố trong một năm có khối lượng rất lớn và tăng dần. Số liệu này cho thấy CBCCVC đã quen dần với việc tiếp nhận văn bản đi, đến trên hệ thống và xem đây là phương thức chính trong việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản đi, đến của cơ quan, đơn vị. 2.3.4. Sao văn bản

15

2.3.5. Thực trạng chuyển đổi số hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 2.3.6. Thực trạng chuyển đổi số hoạt động quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư

2.4. Đánh giá chung về chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế

2.4.1. Kết quả đạt được Thứ nhất, tư duy nhận thức và vai trò lãnh đạo, chỉ đạo trong công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN của lãnh đạo thành phố Huế đã có những chuyển biến tích cực.

Thứ hai, cơ sở vật chất, hạ tầng CNTT, hạ tầng công nghệ số của Thành phố được quan tâm, đầu tư cơ bản và không xảy ra tình trạng đầu tư dàn trải, lãng phí.

Thứ ba, dưới sự quán triệt, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo Tỉnh, Tỉnh đã thành lập tổ chức bộ máy quản trị CNTT và quan tâm bổ sung, chuẩn hóa nguồn nhân lực cho CĐS làm việc trong các CQHCNN trên địa bàn tỉnh nói chung và địa bàn thành phố nói riêng Thư tư, Thành phố ứng dụng nhiều HTTT quản lý trong hoạt động chính quyền số và các hoạt động khác của mình. Bảng 2.4. Kết quả CĐS tỉnh Thừa Thiên Huế năm 2022 Nguồn: UBND tỉnh Thừa Thiên Huế [30]

STT Nhóm mục tiêu

Đạt

Chưa đạt

1

Số mục tiêu 11

11/11

0

2

10

08/10

Mục tiêu ứng dụng CNTT, phát triển Chính quyền điện tử tỉnh Thừa Thiên Huế Mục tiêu ứng dụng CNTT phục vụ người dân và doanh nghiệp hướng đến xây dựng thành phố thông minh

02 (Tỉ lệ DVCTT cung cấp mức độ 4 và tỉ lệ TTHC đã triển khai có phát sinh hồ sơ tiếp nhận hoặc trả kết quả giải quyết qua dịch vụ BCCI)

16

3

6

06/06

0

Mục tiêu phát triển hạ tầng CNTT và ATTT

Thứ năm, Thành phố quan tâm, chú trọng đến giải pháp “đảm bảo an ninh, ATTT”.

Thứ sáu, Thành phố đã thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả trung tâm dữ liệu dùng chung chạy trên hệ thống xác thực tập trung (SSO).

Thứ bảy, đảng bộ và chính quyền Thành phố đã phổ biến và quán triệt đến toàn bộ CBCCVC trên toàn thành phố về tầm quan trọng của CĐS, cập nhật và triển khai kịp thời các thể chế của Tỉnh qua các nghị quyết, kế hoạch, quy chế và kiện toàn các ban về CĐS

2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân 2.4.2.1. Hạn chế Nhận thức số; Thể chế số; Hạ tầng số; Dữ liệu số; Nền tảng số; Nhân lực số; An toàn, an ninh mạng; Sáp nhập địa giới hành chính; Tài chính chưa được quan tâm; Tuyên truyền có nhưng chưa nhiều hình thức phong phú.

2.4.2.2. Nguyên nhân Tiểu kết Chương 2

Trong giai đoạn 2019 - 2022, công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế đã đạt được nhiều kết quả tích cực. Tỉnh đã có những đầu tư cơ bản về các nền tảng số; ban hành các văn bản về CTVT, ứng dụng CNTT và CĐS; quan tâm bổ sung nhân lực chuyên trách về CNTT; thiết kế và vận hành hiệu quả hệ thống xác thực tập trung (SSO); chủ động ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý điều hành của mình… giúp cho đội ngũ CBCCVC nói chung và đội ngũ CBCCVC làm ở vị trí văn thư nói riêng có thể dễ dàng tiếp cận, ứng dụng hiệu quả trong công việc.

Tuy nhiên, so với mục tiêu đặt ra tại Chương trình CĐS tỉnh Thừa Thiên Huế, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN còn tồn tại khá nhiều bất cập, hạn chế

17

như: chưa có sự quan tâm và nhận thức đúng mức về công tác CĐS trong CTVT; ứng dụng nhiều HTTT quản lý nhưng các hệ thống ứng dụng một cách rời rạc, không kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu được với nhau; hạ tầng phát triển CNTT chưa đáp ứng để trở thành nền tảng phục vụ công cuộc CĐS; nhân lực chuyên trách về CNTT, nhân lực chuyên trách về an toàn, an ninh mạng còn thiếu…

18

CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

3.1. Phương hướng về chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế

3.2. Giải pháp hoàn thiện chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế

3.2.1. Hoàn thiện các văn bản pháp lý - Một là, Xây dựng và ban hành các quy định pháp lý liên quan đến xây dựng và phát triển CQĐT.

- Hai là, Xây dựng quy định, quy chế về việc sử dụng máy tính được trang cấp cho CBCCVC trong đơn vị, các phòng trực tuyến; xây dựng quy chế về bảo đảm ATTT cho các HTTT ứng dụng.

- Ba là, Xây dựng quy định về bảo đảm ATTT trong quá trình lên kế hoạch, xây dựng và vận hành, đồng thời loại bỏ hoặc hóa giá các linh, phụ kiện, các thiết bị máy tính không còn giá trị sử dụng. - Bốn là, Xây dựng và ban hành văn bản phê duyệt HTTT theo cấp độ, áp dụng cho các HTTT tại tỉnh Thừa Thiên Huế.

- Năm là, Ban hành nội quy, quy chế việc khai thác, sử dụng, quyền truy cập, vận hành các CSDL hiện có, CSDL dùng chung và HTTT quản lý tổng thể thể sẽ thiết kế sau này.

- Sáu là, Ban hành nội quy, quy chế làm việc và chế độ hỗ trợ các thành viên của Ban Chỉ đạo CĐS, Tổ giúp việc về CĐS của tỉnh. - Bảy là, các cơ quan nhà nước trên địa bàn thành phố cần nghiên cứu, xây dựng các cơ chế, chính sách ưu đãi để có thể thu hút được nguồn nhân lực có trình độ cao, các chuyên gia về CNTT và ATTT giỏi về làm việc.

19

3.2.2. Nâng cao nhận thức về công tác chuyển đổi số trong công tác văn thư

- Một là, công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức, trách nhiệm của Lãnh đạo, CBCCVC trong các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh trong việc xây dựng chính quyền điện tử.

- Hai là, trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ CĐS đặc biệt là CĐS trong CTVT trước tiên thuộc về người đứng đầu cơ quan, đơn vị; - Ba là, thường xuyên lên kế hoạch tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm khoa học, các buổi học tập chuyên đề về CĐS nhằm học hỏi kinh nghiệm, nâng cao hiểu biết về CĐS.

- Bốn là, tổ chức các khóa bồi dưỡng, giới thiệu kiến thức cơ bản về CĐS cho đội ngũ CBCCVC nhất là đội ngũ công chức chuyên trách CNTT và công chức chuyên trách ATTT làm việc trong các CQHCNN thuộc tỉnh.

- Năm là, giao cho Sở Thông tin và Truyền thông xây dựng chuyên mục tuyên truyền về các kết quả CĐS, sáng kiến, giải pháp và các gương sáng điển hình trong CĐS của tỉnh.

3.2.3. Phát triển hạ tầng số, nền tảng số, dữ liệu số Một là, Đầu tư mới hoặc nâng cấp hệ thống máy chủ đã lỗi thời, yếu năng lực tính toán; đầu tư mới hoặc nâng cấp các trang thiết bị, máy tính đã cũ, xuống cấp.

Hai là, Xây dựng hệ thống nền tảng số tỉnh Thừa Thiên Huế. Ba là, Xây dựng kế hoạch chuyển đổi từ IPv4 sang IPv6; tiếp tục triển khai việc kết nối với mạng diện rộng của tỉnh và duy trì kết nối mạng WAN của tỉnh với mạng truyền dữ liệu chuyên dùng. Bốn là, Tăng cường khai thác sử dụng các CSDL quốc gia, CSDL của tỉnh.

Năm là, Nghiên cứu, phát triển, ứng dụng các công nghệ kỹ thuật mới như điện toán đám mây (Cloud Computing); dữ liệu lớn (Big data); công nghệ ảo hóa... phục vụ việc lưu trữ CSDL của toàn tỉnh.

3.2.4. Phát triển nguồn nhân lực (1) Đối với đội ngũ nhân lực chuyên trách về CNTT và ATTT.

20

(2) Đối với đội ngũ lãnh đạo và các chuyên viên quản lý. (3) Đội ngũ nhân lực không giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý và các đối tượng liên quan. 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số trong công tác văn thư

- Đẩy mạnh hơn nữa công tác tuyên truyền về các văn bản quy định CTVT để CBCCVC nói chung và CBCCVC làm CTVT nói riêng.

- Căn cứ vào các văn bản quy định về tiêu chuẩn, chuyên môn nghiệp vụ của người làm CTVT mà có sự sắp xếp, bố trí nhân sự đảm bảo theo đúng tiêu chuẩn. - Công tác kiểm tra, báo cáo về CTVT cần được chú trọng hơn nữa.

- Công tác lưu trữ là một phần không thể thiếu của CTVT, vì vậy các nghiệp vụ về công tác lưu trữ cũng cần được nghiêm túc thực hiện. - Hằng năm bố trí một khoản kinh phí nhất định đầu tư đầy đủ cho các hoạt động của CTVT theo quy định.

- Đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng cho hệ thống mạng, máy tính, bảo mật cũng như trang thiết bị phục vụ cho ứng dụng CNTT và CĐS.

- Quan tâm đến công tác bảo mật cho cả hệ thống. - Tiếp tục nghiên cứu, khảo sát các mô hình ứng dụng công nghệ mới giúp nắm bắt xu thế phát triển nhanh hiện nay. - Cần sớm xây dựng hệ thống lưu trữ song hành đảm bảo cho

việc lưu trữ văn bản giấy cũng như văn bản số. 3.2.6. Bảo đảm an toàn, an ninh mạng - Nâng cao, hướng dẫn kiến thức về an toàn, an ninh thông tin đến toàn thể CBCCVC trong các cơ quan hành chính thuộc tỉnh.

- Cần định kỳ sao lưu dữ liệu vào hệ thống dự phòng. - Cần bảo đảm về an ninh, ATTT mạng bằng cách đầu tư vào công nghệ mới.

21

- Xây dựng kế hoạch định kỳ kiểm tra, đánh giá mức độ an

toàn, an ninh mạng trong hệ thống. Tiểu kết Chương 3

Chuyển đổi số là một quá trình tiêu tốn nhiều thời gian, và đó là con đường, phương thức thực hiện đến hướng đến một chính quyền thông minh. Căn cứ thực trạng công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, trong Chương 3, tác giả đã đưa ra quan điểm, mục tiêu về CĐS của Chính phủ, Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Thừa Thiên Huế và Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế. Dựa trên các quan điểm, mục tiêu đó, tác giả mạnh dạn đề xuất 02 nhóm giải pháp lớn cần thực hiện trong những năm tới.

Hệ thống giải pháp được đề xuất có mối quan hệ mật thiết với nhau. Do đó, trong quá trình thực hiện cần tiến hành đồng bộ. Thực hiện tốt hệ thống giải pháp về hoàn thiện công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế được nêu ở đề tài này sẽ góp phần đẩy mạnh và nâng cao công tác CĐS trong CTVT, thúc đẩy thành phố Huế sớm đạt được mục tiêu xây dựng và phát triển chính quyền điện tử, đáp ứng yêu cầu nền hành chính kiến tạo, pháp quyền, liêm chính, phục vụ.

22

KẾT LUẬN

Trong bối cảnh tác động mạnh mẽ, rộng khắp của cuộc Cách mạng Công nghiệp lần thứ 4 và đại dịch Covid-19, việc chọn con đường CĐS tại các CQHCNN nói chung, cũng như các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế nói riêng là tất yếu, là con đường ngắn nhất để hướng tới một chính phủ thông minh - chính phủ điện tử.

Tỉnh Thừa Thiên Huế đang từng bước nỗ lực để thích nghi, theo kịp tốc độ phát triển của công nghệ số mà bước đầu là thực hiện CĐS trong CTVT tại các CQHCNN. Thực hiện tốt CĐS trong CTVT sẽ giúp bảo đảm thông tin, rút ngắn quy trình chuyển giao và triển khai văn bản, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy và nhanh chóng, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nâng cao năng suất lao động, tiết kiệm về cả vật chất lẫn con người từ đó góp phần quan trọng trong việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu, kế hoạch công tác đề ra của mỗi cơ quan, tổ chức...