Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ tài chính

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

CAO THỊ THUẬN

CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN

TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

CAO THỊ THUẬN

CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN

TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS. VĂN TẤT THU

HÀ NỘI, 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các tư liệu

được sử dụng trong luận văn là trung thực, được thực hiện dưới sự hướng dẫn

khoa học của PGS.TS Văn Tất Thu. Các kết quả nghiên cứu chưa được công

bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu

Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2020

của mình./.

Tác giả Luận văn

Cao Thị Thuận

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài: “Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan

Tổng cục Thuế, Bộ tài chính”, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ, tạo điều

kiện của Ban Giám đốc Học viện, các thầy, cô giáo đã giảng tại lớp Cao học -

Học viện Hành chính Quốc gia. Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về

sự giúp đỡ đó.

Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn PGS.TS. Văn Tất Thu đã dành

nhiều thời gian tâm huyết, trực tiếp hướng dẫn tận tình, chỉ bảo và tạo điều

kiện thuận lợi để học viên hoàn thành luận văn này.

Tác giả xin cảm ơn lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng Hành chính -

Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế cùng các cán bộ, công chức của các

Vụ, đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thuế đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp

đỡ tác giả thu thập những tài liệu cần thiết, cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp và gia

đình đã động viên, khích lệ, giúp đỡ trong suốt quá trình thực hiện và hoàn

thành luận văn.

Mặc dù cố gắng để thực hiện luận văn, song do kiến thức và kinh

nghiệm làm việc còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất

định. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy, cô để luận văn được

hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cảm ơn./.

Hà Nội, ngày 10 tháng 12 năm 2020

Tác giả

Cao Thị Thuận

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1

Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ

QUAN TỔNG CỤC THUẾ ............................................................................. 9

1.1. Các khái niệm liên quan ............................................................................ 9

1.1.1. Khái niệm về cơ quan ............................................................................. 9

1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư ............................................................. 10

1.1.3. Khái niệm hồ sơ ................................................................................... 10

1.1.4. Khái niệm về công tác quản lý hồ sơ ................................................... 11

1.2. Vị trí, ý nghĩa đặc điểm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan ................... 12

1.2.1. Vị trí, ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ ............................................ 12

1.2.2. Đặc điểm công tác quản lý hồ sơ ......................................................... 15

1.3. Nguyên tắc yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan ........................... 16

1.4. Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu ........................................................ 18

1.4.1. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của Chánh Văn phòng (Trưởng

phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm ................................. 19

1.4.2. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của người đứng đầu đơn vị của cơ

quan, tổ chức .................................................................................................. 19

1.4.3. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của cá nhân trong cơ quan, tổ

chức ................................................................................................................ 19

1.5. Nhiệm vụ của công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan, cần tập trung nêu các

nội dung sau: .................................................................................................. 22

1.5.1. Xây dựng danh mục hồ sơ .................................................................... 22

1.5.2. Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan ..................................... 26

1.5.3. Quản lý hồ sơ tài liệu thông kê, hệ thống hóa hồ sơ cơ quan .............. 30

1.5.4. Quản lý, bảo quản hồ sơ của cơ quan .................................................. 32

1.5.5. Tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác nhau của cơ

quan. ............................................................................................................... 34

1.6. Tổ chức bộ máy biên chế làm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan ......... 35

1.7. Các yếu tố ảnh hưởng về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan ................. 36

1.7.1. Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ .................................... 36

1.7.2. Yếu tố ảnh hưởng môi trường và điều kiện làm việc đến công tác quản

lý hồ sơ tài liệu ............................................................................................... 37

1.7.3. Yếu tố tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công tác quản lý hồ sơ cơ

quan ................................................................................................................ 38

Tiểu kết Chương 1 .......................................................................................... 39

Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI CƠ

QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH .............................................. 40

2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính tác động

đến công tác quản lý hồ sơ ............................................................................. 40

2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành Tổng cục Thuế ................................... 40

2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan

Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ......................................................................... 43

2.1.3. Bộ phân chuyên trách quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế, Bộ Tài

chính ............................................................................................................... 46

2.2. Thực trạng các quy định pháp lý về công tác quản lý hồ sơ và chỉ đạo

công tác quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế .................................................... 49

2.2.1. Thực trạng công tác chỉ đạo quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế .......... 49

2.2.2. Các quy định quản lý và sử dụng con dấu ........................................... 58

2.2.3. Quy định quản lý lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ...................................... 58

2.2.4. Thực trạng các quy định tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ lưu

trữ của Tổng cục Thuế ................................................................................... 61

2.3. Thực trạng thực hiện các nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ .................... 63

2.3.1. Thực trạng xây dựng danh mục hồ sơ .................................................. 63

2.3.2. Thực trạng lập và nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan .................................. 74

2.3.3. Thực trạng quản lý bảo quản hồ sơ ...................................................... 77

2.3.4. Thực trạng tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác nhau ............ 79

2.4. Đánh giá về thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài

1

chính ............................................................................................................... 81

2.4.1. Những kết quả đạt được ....................................................................... 81

2.4.2. Những hạn chế bất cập và nguyên nhân của những hạn chế bất cập ... 83

Tiểu kết Chương 2 .......................................................................................... 87

Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC

QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TỔNG CỤC THUẾ BỘ TÀI CHÍNH .................... 88

3.1. Phương hướng hoàn thiện về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cuc

Thuế, Bộ Tài chính ......................................................................................... 88

3.1.1. Phát huy vai trò đóng góp của công tác quản lý hồ sơ dữ liêu thông

tin .................................................................................................................... 88

3.1.2. Khắc phục triệt để các hạn chế bất cập về công tác quản lý hồ sơ tại

Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ......................................................................... 89

3.1.3. Đưa quản lý số vào công tác quản lý hồ sơ ......................................... 90

3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ .................................... 92

3.2.1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức công tác quản lý hồ sơ cơ quan Tổng

cục Thuế, Bộ Tài chính .................................................................................. 92

3.2.2. Sửa đổi bổ sung hoàn thiện các quy định pháp lý về công tác quản lý hồ

sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ................................................. 93

3.2.3. Hoàn thiện tổ chức biên chế làm công tác quản lý hồ sơ .................... 94

3.2.4. Nâng cao chất lượng thực hiện các nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ 95

3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ ................. 96

3.2.6. Tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang

thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ .......................................................... 98

3.3. Một số kiến nghị ...................................................................................... 99

3.3.1. Kiến nghị với Bộ Nội vụ ...................................................................... 99

3.3.2. Kiến nghị với Bộ Tài chính ................................................................ 100

Tiểu kết Chương 3 ........................................................................................ 102

KẾT LUẬN .................................................................................................. 103

2

TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 106

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Văn phòng ............................................................. 48

Bảng 2.1 Phân loại mã số văn bản đến ......................................................... 55

Bảng 2.2 Mẫu danh mục hồ sơ ....................................................................... 60

Bảng 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Tổng cục Thuế ................................ 66

Bảng 2.4 Số lượng văn bản đến từ năm 2015 đến năm 2019 ....................... 68

Bảng 2.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Tổng cục Thuế .................................. 70

Bảng 2.7 Sổ gửi văn bản đi bưu điện ............................................................ 71

Bảng 2.5 Số lượng văn bản đi từ năm 2015 đến năm 2019 .......................... 73

Bảng 2.6 Số liệu chỉnh lý từng năm (từ năm 2015-2019) ............................. 75

Bảng 2. 7 Số lượng quản lý tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý từ năm (2015-

2019) ............................................................................................................... 76

Bảng 2.8 Số lượt người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ năm (2015 -

2019) ............................................................................................................... 80

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong nền kinh tế thị trường thuế là một trong những công cụ hữu hiệu

để nhà nước thực hiện chức năng quản lý, điều tiết thị trường thúc đẩy và tăng

cường sức cạnh tranh của nền kinh tế đất nước. Thuế ra đời tồn tại và phát

triển cùng nhà nước, thuế được nhà nước sử dụng như một công cụ quan

trọng nhằm huy động nguồn thu cho ngân sách nhà nước để thực hiện các

chức năng kinh tế xã hội của mình. Ngành thuế là một ngành quản lý có vị trí

quan trọng trong hệ thống các cơ quan quản lý, hoạch định chính sách tài

chính, thuế của đất nước. Một hệ thống chính sách thuế đúng đắn sẽ góp phần

thúc đẩy kích thích phát triển sản xuất, kinh doanh, đẩy mạnh xuất khẩu

hướng dẫn tiêu dùng, đảm bảo bình đẳng, công bằng xã hội đồng thời đảm

bảo hội nhập và phù hợp với thông lệ quốc tế.

Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức

năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản

thu nội địa trong phạm vi cả nước, bao gồm: thuế, phí, lệ phí và các khoản thu

khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế); tổ chức quản lý

thuế theo quy định của pháp luật. Những công việc như soạn thảo, duyệt ký

ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ (được

gọi chung là công tác văn thư, lưu trữ) đã trở thành thuật ngữ quen thuộc đối

với cán bộ, công chức của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác quản lý hồ sơ là

hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức nhằm đảm

bảo thông tin, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo quản lý, điều hành công việc,

thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức.

Công tác quản lý hồ sơ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người,

nhiều bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác quản lý hồ sơ đảm bảo cung cấp đầy

1

đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ

quan, tổ chức và phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng

chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến

nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải

quyết công việc, đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông

tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt

hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn

khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin

từ văn bản. Đặc biệt, thực hiện tốt Công tác quản lý hồ sơ cũng tạo điều kiện

thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu là lưu trữ hiện hành.

Khi làm tốt công tác văn thư, mọi việc của cơ quan đều được văn bản hóa;

giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào cơ quan

đúng quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu

nghiệp vụ tiếp theo như: Phân loại; xác định giá trị; thống kê; bảo quản và

phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về

sau.

Cùng với sự phát triển đó là sự hình thành nên khối văn bản, tài liệu

phong phú. Để hoàn thành nhiệm vụ quản lý nhà nước của mình, một trong

những hoạt động quan trọng là đẩy mạnh, tăng cường hơn nữa về công tác

quản lý hồ sơ nhằm quản lý và khai thác hiệu quả khối tài liệu của ngành

Thuế. Thực hiện các quy định của pháp luật, thời gian qua công tác quản lý

hồ sơ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương và trong toàn ngành Thuế đã

được lãnh đạo cơ quan các cấp quan tâm nên việc tổ chức thực hiện dần đi

vào nề nếp và đạt được một số kết quả nhất định, đảm bảo cung cấp thông tin

kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi cơ quan.

Tuy nhiên, qua việc tìm hiểu thực tế công tác quản lý hồ sơ tại Tổng

2

cục Thuế, Bộ Tài chính cho thấy: Việc quản lý và hoạt động quản lý hồ sơ tại

các Vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức, quản lý văn bản đến chưa

được chặt chẽ. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc làm

chưa tốt, tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ

tài liệu chưa được phân loại sắp xếp theo đúng quy định. Tình hình đó đã làm

cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng

kịp thời cho yêu cầu công việc. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho

công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác tài liệu chưa được đầy đủ. Việc ứng

dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn bất cập so với

thực tế.

Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên có thể có nhiều, nhưng

nguyên nhân cơ bản là do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm

đến công tác quản lý hồ sơ; đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư,

lưu trữ nói chung và công tác quản lý hồ sơ còn thiếu và chưa đáp ứng yêu

cầu về trình độ; chế độ báo cáo còn chậm; nội dung báo cáo còn sơ sài, chưa

báo cáo đúng tình hình của đơn vị.

Nghiên cứu tình hình, thực trạng về công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục

Thuế, Bộ Tài chính nhằm đánh giá, khẳng định được những tích cực, những

kết quả đạt được, nắm bắt được những hạn chế, tìm ra những nguyên nhân và

đề ra được giải pháp, kiến nghị là một việc làm hết sức cần thiết nhằm phát

huy tác dụng của công tác quản lý hồ sơ trong công cuộc xây dựng và phát

triển đất nước.

Với tinh thần như trên, em đã chọn đề tài: “Công tác quản lý hồ sơ tại

cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ tài chính”, để nghiên cứu và viết luận văn tốt

nghiệp trong chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công tại Học

viện Hành chính Quốc gia.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp về

3

công tác công tác quản lý hồ sơ tại các cơ quan Nhà nước nói chung và cơ

quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính nói riêng đã thu hút được sự quan tâm của

nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao

học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau. Đến nay đã có nhiều

cuốn sách, giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác quản lý hồ sơ tại quan

Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính được công bố, hay một số sách chuyên khảo về

lĩnh vực này cũng đã được xuất bản như cuốn:

- Giáo trình do Tác giả Nguyễn Đăng Dung, Tác giả Nguyễn Hoàng

Anh, Tác giả Võ Trí Hảo (đồng chủ biên) (2014), Kỹ thuật soạn thảo văn bản,

Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội. Cuốn giáo trình viết về kỹ năng hiểu biết về

pháp luật, văn bản: Phải xử lý, soạn thảo văn bản để trực tiếp hoặc tham mưu

giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để giải quyết công việc. Vì

vậy, văn bản và cách thức soạn thảo văn bản rất quan trọng trong đời sống xã

hội.

- Cuốn sách do Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng - Đại học Quốc gia thành

phố Hồ Chí Minh và Tác giả Hà Quang Thanh - Học viện Hành chính Quốc

gia tuyển chọn và hệ thống hóa (2006), Quy định pháp luật về soạn thảo văn

bản và công tác văn thư - lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội. Cuốn sách tuyển

chọn kịp thời 21 văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội, Ủy ban Thường

vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và một số Bộ, ngành ở Trung

ương ban hành trong khoảng thời gian từ năm 2001 đến năm 2006 và một số

văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Giáo trình của Học viện Hành chính Quốc gia (1997), Văn bản quản

lý nhà nước và công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, Nxb

Giáo dục, Hà Nội. Cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà

nước và những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước;

- Tác giả Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn

4

hóa Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách trình bày những nội dung, những bước cơ

bản trong công tác văn thư, lưu trữ có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết

cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Tác giả Lưu Kiếm Thanh(1999), Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập

quy, Nxb Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một

cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy;

Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành

chính công, Hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:

- Tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Luận văn thạc sĩ Quản lý

công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Thanh

Hà đã đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm

Khoa học và Công nghệ Việt Nam và đề xuất được một số giải pháp nhằm

góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam;

- Tác giả Tạ Thu Hương (2015),Quản lý nhà nước đối với công tác văn

thư, lưu trữ trong cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Luận văn thạc sĩ

Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Tạ Thu

Hương đã đánh giá được thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan

Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, đồng thời đã đề ra được các giải pháp để

hoàn thiện tốt hơn công tác quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ

đối với ngành Thuế Vĩnh Phúc.

- Tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên (2010) ”Hoàn thiện quản lý nhà

nước đối với công tác lưu trữ ngành Thuế thành phố Hồ Chí Minh”. Luận văn

thạc sĩ Quản lý nhà nước chuyên ngành Hành chính công - TP Hồ Chí Minh -

Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Đức Mộng

Quyên đã đánh giá được thực trạng về công tác lưu trữ tại ngành Thuế thành

phố Hồ Chí Mình, đồng thời cũng đề ra các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn

5

đối với công tác quản lý hồ sơ về công tác lưu trữ trong ngành Thuế.

Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc

gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư, lưu trữ

và công tác quản lý hồ sơ ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp

khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi

khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho mình. Tuy

nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa một công trình hay đề tài nghiên

cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về công tác quản lý hồ

sơ. Bằng những kiến thức đã học được trong chương trình đào tạo thạc sĩ

chuyên ngành Quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được công tác quản lý hồ

sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính trong thời gian qua và đề xuất những giải

pháp nhằm hoàn thiện cho công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế,

Bộ Tài chính tốt hơn trong thời gian tới.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu những vấn đề lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan

để có cơ sở khoa học đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu cơ

quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác

quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Căn cứ vào mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn, tập trung giải

quyết nhiệm vụ sau:

a, Nghiên cứu hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác quản lý

hồ sơ tại cơ quan.

b, Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ

Tài chính.

c, Đề xuất những phương phương, giải pháp hoàn thiện về công tác

6

quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

4.1. Đối tượng nghiên cứu:

Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính

4.2. Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi không gian: Cơ quan Tổng cục Thuế

- Phạm vi thời gian: 5 năm từ năm (2015 - 2019)

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

5.1. Phương pháp luận

Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện

chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh

để nhìn nhận, phân tích, đánh giá về các vấn đề nghiên cứu; chủ trương,

đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác quản lý

hồ sơ và xây dựng đội ngũ cán bộ trong trong giai đoạn mới; nghiên cứu trên

quan điểm khách quan, toàn diện, lịch sử cụ thể trong toàn sự vận động chung

của xã hội.

5.2. Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa có chọn

lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp

như: khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng công

tác quản lý hồ sơ, khái quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm

tại Văn phòng Tổng cục Thuế Bộ Tài chính.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Về lý luận: Các kết quả, kết luận, kiến nghị đề xuất rút ra việc nghiên

cứu đề tài luận văn có giá trị và có ý nghĩa góp phần bổ sung hoàn thiện

những vấn đề lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan nói chung, tại cơ

quan Tổng cục Thuế nói riêng.

Về thực tiễn: kiến nghị đề xuất phương hướng và các giải pháp hoàn

7

thiện công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan có giá trị và ý nghĩa thực tiễn thiết

thực góp phần hoàn thiện nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác quản lý hồ

sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính. Ngoài ra luận văn có thể là tài liệu tham

khảo phục vụ nghiên cứu, giảng dạy ở các cơ giáo dục đào tạo đại học, sau

đại học chuyên ngành quản lý công.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài mục lục, danh mục các bảng, biểu, phần mở đầu, kết luận, danh

mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan.

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục

Thuế, Bộ Tài chính.

Chương 3 Phương hướng, giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ

8

tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ

TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ

1.1. Các khái niệm liên quan

1.1.1. Khái niệm về cơ quan

Cơ quan quản lý nhà nước là cơ quan nhà nước hoạt động có tính

chuyên nghiệp, có chức năng điều hành xã hội trên cơ sở.

Các cơ quan quản lý nhà nước ở nước ta thuộc hê thống cơ quan hành

chính nhà nước, bao gồm Chính phủ; các bộ, cơ quan ngang bộ: Uỷ ban nhân

dân các cấp, từ cấp tỉnh đến cấp xã. Căn cứ vào chức năng quản lý, có thể

phân chia thành các cơ quan quản lý nhà nước theo ngành, lĩnh vực và cơ

quan quản lý nhà nước theo lãnh thổ. Theo đó, Chính phủ và các Bộ, các Cơ

quan ngang bộ được gọi là cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương, Uỷ ban

nhân dân các cấp được gọi là cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương. Căn cứ

vào chức năng quản lý thì Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp được gọi là cơ

quan quản lý nhà nước theo lãnh thổ; các Bộ, cơ quan ngang bộ được gọi là

cơ quan quản lý nhà nước theo ngành hoặc theo lĩnh vực. Ở Việt Nam, Chính

phủ là cơ quan quản lý nhà nước cao nhất, có chức năng thống nhất quản lý

việc thực hiện các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an

ninh và đối ngoại của Nhà nước. Uỷ ban nhân dân các cấp có chức năng quản

lý nhà nước trên phạm vi lãnh thổ địa phương, tổ chức điều hành việc thực hiện

các nhiệm vụ chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, quốc phòng, an ninh và đối

ngoại của địa phương trên cơ sở chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản

của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.

Tuỳ thuộc vào vị trí của mình, từng cơ quan trong hệ thống cơ quan

quản lý nhà nước được pháp luật giao những quyền hạn nhất định để thực

9

hiện chức năng thay mặt nhà nước điều hành xã hội trên phạm vi lãnh thổ,

ngành hoặc lĩnh vực theo thẩm quyền do luật định. Các quyền hạn và nhiệm

vụ cơ bản của các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước là: ban hành văn

bản quy phạm pháp luật trong phạm vi thẩm quyền do luật định; tổ chức,

hướng dẫn thực hiện các nhiệm vụ trên các lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản

lý, thanh tra, kiểm tra công tác của cấp dưới; xử phạt hành chính theo thẩm

quyền quản lý...

Như vậy khái niệm cơ quan là:

Cơ quan Nhà nước là bộ phận cấu thành của bộ máy Nhà nước, là tổ

chức (cá nhân) mang quyền lực Nhà nước được thành lập và có thẩm quyền theo

quy định của Pháp luật nhằm thực hiện nhiệm vụ và chức năng của Nhà nước.

1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư

“Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan

Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội,

các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức”

[31].

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết

các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ

quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ

quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của

bộ máy nhà nước.

1.1.3. Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ là một thuật ngữ được dùng khá phổ biến trong công tác hành chính

văn phòng và công tác lưu trữ, thuật ngữ này được hiểu như sau: Hồ sơ là một

tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ

thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công

10

việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Khái niệm hồ sơ được quy định cụ thể hơn trong Khoản 10 Điều 2 Luật

Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: Hồ sơ là một tập gồm toàn

bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về

thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải quyết công việc

thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.

Hồ sơ như đã nêu ở trên là một tập hợp, văn bản, tài liệu có liên quan

với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm

chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm

vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức cá nhân. Dưới góc độ của khoa

học quản lý và khoa học thông tin văn bản, tài liệu là vật mang tin, là sản

phẩm, là công cụ hình thành trong hoạt động quản lý, quản trị của cơ quan, tổ

chức, cá nhân, thì hồ sơ có thể hiểu, có thể quan niệm là dữ liệu thông tin hình

thành trong hoạt động quản lý, quản trị của cơ quan, Tổ chức và cá nhân. Như

vậy, thực chất công tác quản lý hồ sơ là quản lý bảo quản, lưu trữ các dữ liệu

thông tin hình thành trong hoạt động quản lý, quản trị của cơ quan, Tổ chức,

cá nhân phục vụ cho các mục đích khác của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Công

tác quản lý hồ sơ là lĩnh vực hoạt động quan trọng trong quản lý, quản trị của

các cơ quan, tổ chức. Nó cung cấp các dữ liệu thông tin để giải quyết các

nhiệm vụ trong quản lý, quản trị của cơ quan, tổ chức.

1.1.4. Khái niệm về công tác quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm các nguyên tắc về xây dựng, quản lý lưu trữ hồ

sơ tài liệu trong cơ quan; thành phần hồ sơ cán bộ, công chức và biểu mẫu

quản lý hồ sơ tài liệu; chế độ quản lý hồ sơ; trách nhiệm của các cơ quan,

phòng ban, đơn vị và cá nhân trong cơ quan; chế độ báo cáo và tập huấn

nghiệp vụ quản lý hồ sơ nhân viên. Nhằm giúp cho quá trình lưu trữ hồ sơ tại

11

cơ quan được tiến hành một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.

Công tác quản lý hồ sơ là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên

quan đến xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, quản lý, bảo quan hồ sơ; cơ

cấu sử dụng hồ sơ của cơ quan, đơn vị, tổ chức (gọi chung là cơ quan) và cá

nhân theo quy định của Pháp luật.

Như vậy, công tác quản lý hồ sơ là lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ

chức bao gồm các nhiệm vụ: xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, quản lý,

bảo quản hồ sơ, tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục địch khác nhau của

cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật. Nói cách khác Công tác quản

lý hồ sơ là một lĩnh vực hoạt động của Bộ máy quản lý bao gồm các nhiệm

vụ: Xây dựng danh mục hồ sơ, lập, nộp lưu hồ sơ và lưu trữ cơ quan, tổ chức

theo quy định của Pháp luật.

Nói cách khác công tác quản lý hồ sơ là một lĩnh vực hoạt động của bộ

máy quản lý bao gồm những nhiệm vụ xây dựng danh mục hồ sơ, lập, nộp lưu

hồ sơ tài liệu ở cơ quan, tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác

nhau của cơ quan tổ chức theo quy định của pháp luật.

1.2. Vị trí, ý nghĩa đặc điểm công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan

1.2.1. Vị trí, ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ

1.2.1.1. Vị trí của công tác quản lý hồ sơ

Công tác quản lý hồ sơ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính

sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi

lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối

với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan

trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy,

có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn

12

thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác Văn phòng.

1.2.1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ

Ý nghĩa của công tác quản lý hồ sơ được phản ánh đầy đủ ở việc sử

dụng hồ sơ, thông tin hàm chứa trong hồ sơ vào các mục đích khác nhau của

hoạt động quản lý, quản trị cơ quan, tổ chức, cụ thể như sau:

- Công tác quản lý hồ sơ thực chất là công tác quản lý bảo quản các dữ

liệu thông tin có giá trị, có ý nghĩa cực kỳ quan trong phục vụ cho hoạt động

quản lý của cơ quan, tổ chức. Hồ sơ, dữ liệu thông tin có trong hồ sơ là cơ sở,

là căn cứ quan trọng để xây dựng thể chế, chính sách, chiến lược, quy hoạch,

phát triển của cơ quan. Ví dụ: Như đối với Tổng cục Thuế để thực hiện nhiệm

vụ trình Bộ trưởng Bộ Tài chính để trình cấp có thẩm quyền xem xét quyết

định: các dự án luật; dự thảo Nghị quyết của Quốc hội; dự án Pháp lệnh; dự

thảo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo Nghị định của

Chính phủ; dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về quản lý thuế;

chiến lược; Chương trình hành động; đề án, dự án quản trị về quản lý thuế; dự

toán thu thuế hàng năm theo quy định của luật ngân sách vv... Không thể

không sử dụng các dữ liệu thông tin hàm chứa trong các hồ sơ của cơ quan

Tổng cục Thuế. Đặc biệt trong ban hành và tổ chức thực hiện các quyết định

quản lý của lãnh đạo cơ quan, hồ sơ, dữ liệu thông tin có trong hồ sơ của cơ

quan có vai trò quan trọng bảo đảm chất lượng và hiệu quả các quyết định

quản lý. Chẳng hạn đối với Tổng cục Thuế để trình Bộ trưởng Bộ Tài chính

xem xét, quyết định ban hành Thông tư và các văn bản khác về lĩnh vực quản

lý của Tổng cục Thuế, kế hoạch hoạt động hàng năm của Tổng cục Thuế, lãnh

đạo cua Tổng cục Thuế không thể không sử dụng các hồ sơ, dữ liệu thông tin

có trong hồ sơ của cơ quan Tổng cục Thuế. Hay để Tổng cục Thuế thực hiện

có hiệu quả các nhiệm vụ như: ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, quy

trình nghiệp vụ, văn bản quy phạm nội bộ và văn bản cá biệt thuộc phạm vi

quản lý của Tổng cục Thuế. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp

13

luật chiến lược, kế hoạch, chương trình, đề án dự án thuộc phạm vi quản lý

của Tổng cục Thuế. Sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành và phê duyệt,

tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc lĩnh vực quản lý của Tổng

cục Thuế vì nhất thiết phải sử dụng các hồ sơ, dữ liệu thông tin có trong các

hồ sơ của cơ quan Tổng cục Thuế.

Thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông

tin, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, quản lý, quản trị của các cơ

quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống tệ nạn quan liêu

giấy tờ. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các

chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến

phản ánh tình hình, đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan

cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc hàng ngày đều phải dựa vào các

nguồn thông tin có trong hồ sơ. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời

thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ

quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin

chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin quá khứ hàm chứa trong hồ sơ lưu

trữ của cơ quan.

Ngoài ra thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ còn có các ý nghĩa khác

như:

- Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức chỉ đạo, điều hành công việc

chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ,

mệnh lệnh hành chính.

- Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Vì mọi chủ

trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều

được phản ánh trong hồ sơ lưu trữ của cơ quan. Việc giữ gìn bí mật của Đảng,

Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng, thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ

chắc chắn sẽ góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.

- Công tác quản lý hồ sơ ngày càng có ý nghĩa quan trọng khi hồ sơ lưu

14

dữ liệu thông tin trong hồ sơ ngày nay trở thành nguồn tài sản vô giá của cơ

quan, tổ chức. Nó không chỉ phục vụ cho các hoạt động thực tiễn của cơ quan

mà còn phục vụ cho các nhiệm vụ nghiên cứu phát triển của cơ quan, nhất là

nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển của cơ quan, lịch sử truyền thống của

cơ quan.

- Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong

hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội là nguồn bổ

sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ

chức chính trị - xã hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác quản lý hồ sơ, mọi công việc

của cơ quan, tổ chức đều được lập thành hồ sơ và bảo quản đầy đủ. Giải quyết

xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng

quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp

theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công

tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.

1.2.2. Đặc điểm công tác quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn

bản, hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản

lý, bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức và gồm những đặc

điểm sau:

- Quản lý hồ sơ tài liệu có tính chính xác cao gần như được sinh ra đồng

thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân

thực cao. Quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu.

Trường hợp không có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như

bản chính thay thế. Quản lý hồ sơ tài liệu là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố

thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước. Trong

quản lý hồ sơ tài liệu có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao

của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác

nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản sinh ra tài liệu… Chính vì vậy quản lý

15

hồ sơ tài liệu luôn luôn được con người khai thác và sử dụng.

- Quản lý hồ sơ tài liệu thông thường chỉ có một đến hai bản. Đặc điểm

này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí. Vì thế quản lý hồ sơ

tài liệu phải được quản lý, bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì

không gì có thể thay thế được.

- Quản lý hồ sơ tài liệu do Nhà nước thống nhất quản lý. Nó được đăng

ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật.

- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ

thống hồ sơ.

- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và

quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.

- Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân;

góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức

đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.

1.3. Nguyên tắc yêu cầu quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan

Nguyên tắc quản lý hồ sơ, văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, cơ quan

được quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004

của Chính phủ và Điều 3 Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý

văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan do Bộ

trưởng Bộ Nội vụ ban hành như sau:

1. Quy định về công tác văn thư và quản lý nhà nước về công tác văn

thư nói cung và quản lý hồ sơ nói riêng. Quản lý hồ sơ được quy định tại Nghị

định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sừ dụng con dấu,

thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác quản lý hồ sơ.

2. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản

lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư: để làm thủ tục

16

tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định

của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn

vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.

3. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phai được đăng ký, phát

hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp

theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả Hỏa

tốc hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn)

phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản

khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi

văn bản được ký.

4. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt

là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành

về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư này.

5. Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức

(sau đây gọi chung là cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được

giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Hồ sơ được lập phải bảo đảm các yêu cầu sau:

a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công

việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị

pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến

của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

6. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng

thời hạn và thủ tục quy định.

7. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn,

nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao,

giải quyết công việc.

Trên đây là nội dung về nguyên tắc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp

17

lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.

1.4. Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu

Trong công tác quản lý hồ sơ, lập hồ sơ tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định thực hiện thống nhất trong các văn

bản quy phạm pháp luật như: Luật lưu trữ năm 2011, cụ thể như:

Khoản 1,2 Điều 9 Luật lưu trữ năm 2011 quy định “ 1. Người được

giao giải quyết theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ

sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan”, “ 2.

Người đứng đầu cơ quan Tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ cơ

quan, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ cơ quan” “người đứng đầu đơn vị, của cơ quan tổ chức có

trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ của đơn vị vào

lưu trữ cơ quan”.

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07 tháng 01 năm 2013.

Quy định trách nhiệm người đứng đầu cơ quan quản lý về lập hồ sơ và

nộp nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Thông tư số 07/2012/TT-

BNV đã bãi bỏ Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan

được ban hành kèm theo Công văn số 261-NV ngày 12 tháng 10 năm 1977

của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng.

Việc lập hồ sơ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân và nộp lưu hồ sơ, tài

liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra,

18

hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

1.4.1. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của Chánh Văn phòng

(Trưởng phòng Hành chính) hoặc người được giao trách nhiệm

a) Tổ chức thực hiện việc quản lý lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; tài liệu

vào lưu trữ tại cơ quan, tổ chức minh. Cụ thể:

- Chỉ đạo việc xây dựng và trình người đứng đầu ban hành Danh mục

hồ sơ của cơ quan, tổ chức;

- Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài

liệu vào Lưu trữ cơ quan.

b) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo,

kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối

với các cơ quan, tổ chức cấp dưới.

1.4.2. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của người đứng đầu đơn vị

của cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức

thực hiện việc quản lý lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn

vị vào Lưu trữ cơ quan. Cụ thể:

a) Phân công trách nhiệm cho các cá nhân trong đơn vị quản lý lập hồ

sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.

b) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân sau khi công việc giải quyết

xong và quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ

quan.

c) Tổ chức lựa chọn và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ cơ

quan theo đúng thời hạn quy định.

1.4.3. Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của cá nhân trong cơ quan,

tổ chức

a) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập

hồ sơ về công việc đó và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo

19

hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV theo quy định.

Ngoài việc lập hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc làm căn cứ

giải quyết công việc hằng ngày.

b) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến

hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ

chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ

quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá hai năm,

kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

c) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác thì phải

bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn

giao phải được thống kê và lập biên bản giao nhận.

Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của Văn thư đơn vị

a) Cuối mỗi năm kiểm tra tình hình lập hồ sơ của các cá nhân trong đơn

vị, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.

b) Thống kê hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.

c) Bản giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ cơ quan.

Trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu của Văn thư cơ quan

a) Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức phải xây dựng theo

quy trình sau:

Bước 1: Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Căn cứ xác định hồ sơ tiêu biểu dựa trên Bảng thời hạn bảo

quản hồ sơ ngành Thuế

Bước 3: Căn cứ vào thực tế tài liệu hình thành trong hoạt động của

Tổng cục Thuế.

Bước 4: Cán bộ lưu trữ Văn phòng Tổng cục thực hiện việc lập danh

mục hồ sơ cần nộp lưu trữ lịch sử.

20

b) Thu thập hồ sơ

- Đầu năm, Văn thư sao gửi Danh mục hồ sơ cho các đơn vị, cán bộ,

công chức, viên chức làm căn cứ lập hồ sơ. Trên cơ sở Danh mục hồ sơ, Văn

thư chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ.

- Dựa vào chức năng nhiệm vụ của cơ quan, mục lục hồ sơ vĩnh viễn,

bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành Thuế để lựa chọn hồ sơ đưa vào danh

mục cần nộp lưu.

+ Sắp xếp hồ sơ trong danh mục

Sắp xếp hồ sơ trong danh mục theo thời gian và tính chất của hồ sơ

Danh mục hồ sơ được chia làm 3 nhóm cụ thể:

- Nhóm tài liệu chung

- Nhóm tài liệu chuyên môn

- Nhóm tài liệu về hoạt động của tổ chức đảng,công đoàn, đoàn thanh

niên.

Việc xây dựng danh mục hồ sơ, tài liệu căn cứ vào quy trình và phương

pháp xây dựng danh mục nhằm thống nhất trong việc chọn những hồ sơ, tài

liệu thực sự có giá trị đưa vào lưu trữ.

c) Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm

tra việc lập hồ sơ trong cơ quan.

Trách nhiệm quản lý hồ sơ, tài liệu Lưu trữ của cơ quan

a) Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ, tài liệu.

b) Tiếp nhận, hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu.

- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân và

lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ thì

yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải

quyết.

21

- Hoàn chỉnh hồ sơ và lập Mục lục hồ sơ

+ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: Viết bìa theo mẫu (chỉnh sửa các thông

tin trên bìa hồ sơ nếu cần), đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ sơ có thời hạn bảo

quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc và biên mục văn bản trong hồ sơ.

+ Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có

thời hạn riêng.

- Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp (cặp), ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.

c) Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh

mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo

quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

1.5. Nhiệm vụ của công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan, cần tập trung

nêu các nội dung sau:

1.5.1. Xây dựng danh mục hồ sơ

a) Khái niệm, vai trò của danh mục hồ sơ

Khái niệm: Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được

định nghĩa như sau: Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu

có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc

có cùng một (hoặc một số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành

tài liệu trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân.

- Vai trò của danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại,

sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý,

khoa học, thuận tiện;

+ Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ đầy đủ, chính xác;

+ Giúp cho cán bộ lưu trữ làm căn cứ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ

công việc của cán bộ chuyên môn;

+ Giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ

22

quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ thừa hành trong cơ quan;

+ Là cơ sở để thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ

quan và là cơ sở để các cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ.

b) Nội dung (nhiệm vụ) xây dựng danh mục hồ sơ

Xây dựng khung đề mục của danh mục hồ sơ:

Khung đề mục của danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức

hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, địa phương. Những cơ quan, địa

phương có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị được

phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấutổ

chức. Những cơ quan, địa phương có cơ cấu tổ chức phức tạp, không rõ ràng

thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

- Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, địa

phương làm đề mục lớn; trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là

các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của đơn vị;

- Nếu theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ

yếu của cơ quan, địa phương làm đề mục lớn; trong từng đề mục lớn bao gồm

các đề mục nhỏ là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động;

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã;

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong đề mục lớn được đánh số riêng bằng

chữ số Ả rập;

Thông thường khung đề mục danh mục hồ sơ của bộ ban ngành các

tổng cục, cục, vụ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức.

Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung

đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp vị trí và tầm quan trọng của hồ sơ.

- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc

người lập.

- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu

trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ (đã nêu trên),

23

đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, địa

phương và của các đơn vị trực thuộc, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng

cá nhân trong đơn vị;

- Tiêu đề hồ sơ là nơi khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu

sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, vì vậy tiêu đề hồ

sơ cần ngắn gọn, rõ ràng, dễ hiểu.

Một số tiêu đề hồ sơ (theo phụ lục XIII kèm theo Thông tư số

07/2012/TT-BNV).

c) Sử dụng danh mục hồ sơ trong lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ

quan

Để xây dựng được danh mục hồ sơ đúng, phù hợp với nội dung hoạt

động của cơ quan:

- Chức năng, nhiệm vụ, chương trình công tác của cơ quan, đơn vị và

công việc của từng cán bộ.

- Lề lối làm việc, chế độ hội nghị, báo cáo, tổ chức văn thư của cơ quan

công ty…

- Các loại tài liệu đã hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

đơn vị hoặc danh mục hồ sơ của năm trước và bảng thời hạn bảo quản tài liệu

của cơ quan.

Cách làm danh mục hồ sơ: Có hai cách

* Cách 1: Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ cho

từng đơn vị tổ chức trong cơ quan, sau đó gửi các đơn vị tham gia ý kiến. Cán

bộ văn thư, lưu trữ giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ các đơn

vị, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng

xét duyệt hồ sơ.

Cách làm này có thể tiến hành tương đối nhanh nhưng khó khăn trong

việc dự kiến các hồ sơ cụ thể vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm

vững chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, nắm được yêu cầu nghiên

24

cứu của từng cán bộ mới dự kiến được danh mục hồ sơ sát hợp.

* Cách 2: Từng cán bộ nghiên cứu căn cứ vào nhiệm vụ, chương trình,

kế hoạch công tác trong năm và kinh nghiệm của các năm trước, dự kiến

những hồ sơ mình cần lập trong năm, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị góp ý

kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến danh mục hồ sơ của

các cán bộ trong đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng

lặp hoặc không cần thiết) thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn

thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp văn phòng cơ quan tập hợp danh mục hồ sơ

của các đơn vị (bổ sung những hồ sơ còn thiếu, bỏ những hồ sơ trùng lặp…)

thành bản danh mục hồ sơ chung của cơ quan, trình thủ trưởng xét duyệt và

ban hành. Cách làm này có ưu điểm: Danh mục hồ sơ lập được sẽ đầy đủ,

chính xác hơn nhưng để bảo đảm hoàn thành đúng thời gian và có chất lượng,

cán bộ văn thư, lưu trữ cần chủ động hướng dẫn nghiệp vụ, phương pháp lập

danh mục hồ sơ. Văn phòng cơ quan cần có kế hoạch cụ thể kiểm tra, đôn đốc

thường xuyên các đơn vị.

Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào cuối năm trước. Những cơ

quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ ít thay đổi, cần đầu tư thời gian

làm danh mục hồ sơ lần đầu, những năm sau chỉ điều chỉnh, bổ sung một số

hồ sơ cụ thể cho phù hợp với nhiệm vụ, chương trình công tác năm đó và tiếp

tục sử dụng.

Cách sử dụng hồ sơ:

Danh mục hồ sơ đã được thủ trưởng phê duyệt cần sao thành nhiều bản:

Trưởng phòng tổ chức hành chính giữ 1 bản để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc

việc hồ sơ. Cán bộ văn thư giữ một bản để theo dõi lập những hồ sơ thuộc

phần mình phụ trách đồng thời theo dõi để ghi vào mục lưu hồ sơ trong dấu

đến (khi đóng vào công văn đến) và cột lưu hồ sơ trong sổ đăng ký công văn

đi, đến. Cán bộ lưu trữ giữ một bản để nắm được số lượng hồ sơ cần lập trong

năm mà chuẩn bị bìa hồ sơ phát cho các đơn vị đồng thời làm cơ sở để theo

25

dõi, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ và thu hồ sơ về lưu trữ. Phòng

Tổ chức hành chính sao (hoặc trích sao) gửi mỗi phòng trong cơ quan một

bản để thực hiện.

Cán bộ nghiệp vụ căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình phải lập

những hồ sơ gì, để chuẩn bị đầy đủ bìa, ghi tên hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ (như

trong danh mục hồ sơ). Trong quá trình giải quyết công việc tài liệu thuộc hồ

sơ nào đưa vào tờ bìa ghi tên hồ sơ ấy, hồ sơ sẽ kết thúc khi công việc được

giải quyết xong (hoặc hết năm văn thư đối với các tập lưu công văn đi).

1.5.2. Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

a) Khái niệm lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ

là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết

công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương

pháp nhất định”. Như vậy, lập hồ sơ là một quá trình, bao gồm các công việc

tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công

việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhát định. Mỗi hồ sơ

có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản. Lập hồ sơ sẽ có

tác dụng:

- Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết;

- Làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời và hiệu quả;

- Bảo đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và giữ gìn

bí mật;

b) Nội dung, nhiệm vụ, nguyên tắc lập nộp lưu hồ sơ vào cơ quan

Tác dụng của Danh mục hồ sơ:

- Quản lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân thông qua hệ

thống hồ sơ.

- Giúp cho cơ quan, tổ chức chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và

26

quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.

- Là căn cứ để kiểm tra, đôn dốc việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân;

góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ

chức đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan.

- Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.

Căn cứ lập Danh mục hồ sơ:

Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy

định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức

và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;

Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Kế hoạch, nhiệm vụ

công tác hàng năm của cơ quan, tổ chức, của các đơn vị và của mỗi cá nhân;

Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và

Mục lục hồ sơ của cơ quan, tổ chức (nếu có).

Nội dung lập Danh mục hồ sơ:

- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

+ Khung đề mục của Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ

chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức. Căn cứ tình hình

thực tế của mỗi cơ quan, tổ chức để chọn khung đề mục Danh mục hồ sơ cho

phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những

cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn

vị được phân định rõ ràng thì áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cơ

cấu tổ chức. Những cơ quan, tổ chức có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn

định, không rõ ràng thì xây dựng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo lĩnh

vực hoạt động.

+ Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan, tổ chức;

theo lĩnh vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ

27

quan, tổ chức làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ.

+ Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc

chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức;

hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề

mục theo lĩnh vực hoạt động.

+ Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung

đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của

hồ sơ.

Mẫu Danh mục hồ sơ (theo Phụ lục XII kèm theo Thông tư số

07/2012/TT-BNV).

- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc

người lập.

+ Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu

trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2

Điều này; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ

quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá

nhân trong đơn vị.

+ Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội

dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc.

Mẫu một số loại tiêu đề hồ sơ tiêu biểu (theo Phụ lục XIII kèm theo

Thông tư số 07/2012/TT-BNV).

- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài

liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời

hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ

quan, tổ chức (nếu có).

- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

28

+ Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.

+ Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng

bảng chữ số Ả-rập.

+ Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả

rập và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề

mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức quy định nhưng cần ngắn

gọn, dễ hiểu, dễ nhớ.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

* Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.

* Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt

đầu từ số 01.

Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

- Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

+ Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ

quan, tổ chức; lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn

thiện dự thảo, trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình

người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký ban hành.

+ Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình

theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ

sơ của cơ quan, tổ chức, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo,

trình lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ

quan, tổ chức ký ban hành.

- Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban

hành vào đầu năm.

- Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị,

cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục. Trong quá trình thực

hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết

phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị

29

hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của

mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ

chức.

Mở hồ sơ

a) Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu

về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được

thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.

b) Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở

hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan,

tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ).

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

a) Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu

hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng

đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.

b) Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của

lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… bảo đảm sự toàn

vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

1.5.3. Quản lý hồ sơ tài liệu thông kê, hệ thống hóa hồ sơ cơ quan

Thống kê tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ,

thực hiện tốt nghiệp vụ thống kê tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng

cho công tác báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

định kỳ hàng năm theo quy định.

Thống kê tài liệu lưu trữ là việc thu thập, ghi chép lại các số liệu định

kỳ hàng năm về tài liệu lưu trữ. Thông qua kết quả thống kê tài liệu lưu trữ

giúp cho các cơ quan nắm được số lượng, thể loại, chất lượng tài liệu lưu trữ

và báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của pháp luật.

Thống kê nhà nước về lưu trữ được quy định tại Điều 27 của Luật Lưu

30

trữ và quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu

lưu trữ được Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện tại Thông tư số 09/2013/TT-

BNV, ngày 31 tháng 10 năm 2013.

Mặt khác, thực hiện tốt nghiệp vụ thống kê công quản lý hồ sơ và tài

liệu lưu trữ làm cơ sở để đề ra biện pháp, giải pháp xây dựng chương trình, kế

hoạch nhằm tổ chức quản lý tốt tài liệu lưu trữ góp phần phát triển công tác

văn thư, lưu trữ.

1.5.3.1. Đối tượng và nội dung thống kê

Trong các phòng, kho lưu trữ, đối tượng thống kê yêu cầu những nội

dung cụ thể như sau:

a) Công tác văn thư

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư (Quy chế

công tác VTLT; Danh mục hồ sơ cơ quan…)

- Tổ chức văn thư: (phòng, tổ, bộ phận)

- Nhân sự làm công tác văn thư

- Văn bản đi, văn bản đến

- Hồ sơ công việc

- Trang thiết bị dùng cho văn thư

b) Công tác lưu trữ

- Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ (Bảng thời

hạn bảo quản; Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào Lưu trữ cơ quan;

Nội quy kho Lưu trữ…)

- Tổ chức lưu trữ

- Nhân sự làm công tác lưu trữ

- Tài liệu lưu trữ (Số lượng tài liệu của từng phông, của kho; Thành

phần tài liệu; Tình hình tài liệu).

- Thu thập và loại hủy tài liệu

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

31

- Kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ

c) Nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ

1.5.3.2. Phạm vi và phương pháp thống kê

Thống kê trong quản lý hồ sơ và tài liệu lưu trữ được thực hiện ở các

phạm vi khác nhau: thống kê trong phạm vi một kho lưu trữ; thống kê trong

phạm vi một ngành, một địa phương; thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ.

Thống kê trong phạm vi phòng, kho lưu trữ nhằm nắm bắt về nội dung,

thành phần, số lượng, chất lượng, công tác văn thư, lưu trữ và tình hình tài

liệu … trong từng phòng, kho lưu trữ.

Thống kê nhà nước về văn thư, lưu trữ nhằm tổng hợp về số lượng,

thành phần, tình hình tài liệu lưu trữ … trong phạm vi địa phương, cả nước.

Thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ chủ yếu

được thực hiện kết hợp trong quá trình thực hiện các nội dung nghiệp vụ như:

thu thập, chỉnh lý, bảo quản tài liệu. Ngoài ra, việc thống kê còn được thực

hiện định kỳ hàng năm theo quy định của nhà nước.

1.5.4. Quản lý, bảo quản hồ sơ của cơ quan

1.5.4.1. Thời hạn bảo quản tài liệu

1. Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ

sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

2. Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức được quy định gồm hai mức như sau:

a) Bảo quản vĩnh viễn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo

quản tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử

khi đến hạn theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

b) Bảo quản có thời hạn: Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được bảo

quản tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê

trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định tiếp

tục giữ lại bảo quản hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải

32

được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

1.5.4.2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến

1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu

có chỉ dẫn thời hạn bảo quản.

2. Ban hành kèm theo Thông tư này Bảng thời hạn bảo quản tài liệu

hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (gọi tắt là Bảng

thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) áp dụng đơn vị các nhóm hồ sơ, tài liệu

như sau:

Nhóm 1. Tài liệu tổng hợp

Nhóm 2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

Nhóm 3. Tài liệu tổ chức, nhân sự

Nhóm 4. Tài liệu lao động, tiền lương

Nhóm 5. Tài liệu tài chính, kế toán

Nhóm 6. Tài liệu xây dựng cơ bản

Nhóm 7. Tài liệu khoa học công nghệ

Nhóm 8. Tài liệu hợp tác quốc tế

Nhóm 9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo

Nhóm 10. Tài liệu thi đua, khen thưởng

Nhóm 11. Tài liệu pháp chế

Nhóm 12. Tài liệu về hành chính, quản trị công sở

Nhóm 13. Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ

Nhóm 14.Tài liệu của tổ chức Đảng và các Đoàn thể cơ quan.

Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến

1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng để xác định thời

hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức. Khi xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo các yêu cầu

sau:

a) Mức xác định thời hạn bảo quản cho mỗi hồ sơ, tài liệu cụ thể không

33

được thấp hơn mức quy định tại Thông tư này.

b) Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức

độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời

điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu lên cao hơn so

với mức quy định.

c) Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định

giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm

thời hạn bảo quản.

2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng làm căn cứ xây

dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành. Các cơ quan, tổ chức quản

lý ngành ở Trung ương căn cứ vào Thông tư này để cụ thể hóa đầy đủ các lĩnh

vực và các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành, đồng thời,

quy định thời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng.

3. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy

định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến thì cơ quan, tổ chức có thể

vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng

trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến để xác định.

1.5.5. Tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác nhau của

cơ quan.

Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu.

Tổ chức sử dụng hồ sơ Tài liệu của cơ quan được sử dụng để phục vụ

nhu cầu công tác của cán bộ, công chức của cơ quan và các nhu cầu chính

đáng của cơ quan, tổ chức và cá nhân. Công chức làm công tác quản lý hồ sơ

tại cơ quan có trách nhiệm trực tiếp phục vụ các nhu cầu khai thác, sử dụng

tài liệu được bảo quản tại Lưu trữ cơ quan.

Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu bảo quản tại Lưu trữ ơ cơ quan

Do thủ trưởng cơ quan quy định.

Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh

34

các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ gìn bảo đảm an toàn tài liệu.

Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu và sao, chụp tài liệu

- Thủ trưởng cơ quan cho phép sử dụng và sao chụp tài liệu lưu trữ bảo

quản tại Lưu trữ ở cơ quan.

- Việc sao, chụp tài liệu phải do công chức làm công tác quản lý hồ sơ

tại cơ quan trực tiếp thực hiện.

1.6. Tổ chức bộ máy biên chế làm công tác quản lý hồ sơ tại cơ

quan

Bộ phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho lãnh đạo thực

hiện các công việc như: Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh

vực chuyên môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các giải pháp

Công tác quản lý hồ sơ là một mặt hoạt động cơ bản, là nhiệm vụ quan

trọng của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác quản lý

hồ sơ, trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên trách làm công tác

lưu trữ.

Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách nhiệm tư vấn, tham mưu cho

lãnh đạo cơ quan trong việc:

- Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn công tác lưu trữ;

- Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;

- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân

loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; tư vấn

cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho tàng cho việc bảo quản tài liệu

lưu trữ; làm các báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ quan và những

đóng góp của công tác quản lý hồ sơ đối với sự phát triển của cơ quan.

Ở Việt Nam trong những năm qua, nhà nước ta đã đầu tư xây dựng hệ

thống tổ chức các cơ quan quản lý hồ sơ lưu trữ từ trung ương đến địa

35

phương.

Đối với các cơ quan cụ thể, việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ

tuỳ thuộc vào tầm cỡ, vị trí của từng cơ quan.

Tại các cơ quan trung ương: Bộ phận phụ trách công tác quản lý hồ sơ

thường là một phòng, ban riêng biệt, độc lập với các phòng, ban khác, chịu sự

quản lý trực tiếp của lãnh đạo cơ quan hoặc văn phòng, như Phòng Lưu trữ

Bộ, Phòng Lưu của cơ quan.

Đối với cơ quan có quy mô nhỏ hoặc các cơ quan ở cấp địa phương thì

bộ phận làm công tác quản lý hồ sơ thường được bố trí trực thuộc văn phòng

của cơ quan, tổ chức. Ví dụ ở các tỉnh có Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc

văn phòng Uỷ ban nhân dân.

Dù ở cơ quan nào thì công tác quản lý hồ sơ cũng gắn bó mật thiết với

công tác văn thư, công tác văn phòng của cơ quan. Bởi lẽ văn phòng là đầu

mối thu thập thông tin của cơ quan, nơi tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi

đến của cơ quan, nên một trong những nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức

công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó.

Hơn nữa, văn phòng có chức năng xử lý thông tin tổng hợp để phục vụ cho

công tác quản lý của lãnh đạo. Lưu trữ là bộ phận gìn giữ và xử lý các thông tin

quá khứ, một trong những nguồn tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh

đạo. Vì vậy, công tác quản lý hồ sơ là một trong những nội dung cơ bản của

công tác văn phòng. Nếu trong các cơ quan có tổ chức bộ phận làm công tác

lưu trữ độc lập với công tác văn phòng thì trong quá trình hoạt động giữa bộ

phận làm công tác lưu trữ và văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ.

1.7. Các yếu tố ảnh hưởng về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan

1.7.1. Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện công

việc một cách có hiệu quả. Đó là: “khả năng vận dụng những kiến thức thu

nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa

36

kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc”.

Một cử nhân văn thư, lưu trữ sẽ có đủ kỹ năng và tay nghề để xử lý và thao

tác thành thục với văn bản, hồ sơ trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo

quy định, an toàn, hiệu quả. Ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì sự

quyết tâm, lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề của cán bộ, công chức cũng là

nguồn hỗ trợ lớn đối với công tác văn thư, lưu trữ.

1.7.2. Yếu tố ảnh hưởng môi trường và điều kiện làm việc đến công

tác quản lý hồ sơ tài liệu

1.7.2.1. Yếu tố ảnh hưởng môi trường

Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp làm việc của cán bộ,

công chức. Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một các hợp lý, khoa học

phòng làm việc cũng như phương tiện trang thiết bị trong phòng, phòng làm

việc phải đảm bảo các yếu tố sau:

- Thông thoáng: Phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là

nhiệt độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng

đến sức khỏe của con người bởi sức khỏe là vấn đề quyết định tới năng suất,

chất lượng công việc.

- Tiếng ồn: Đây là nhân tố ảnh hưởng tới tinh thần và sự tập trung của

con người làm việc.

- Màu sắc: Màu sắc đôi khi cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc.

- Ánh sáng: Ánh sáng là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo

sức khỏe mà còn tạo tác động đến tâm sinh lý của người làm việc.

1.7.2.2. Yếu tố cơ sở vật chất ảnh hưởng đến công tác quản lý hồ sơ cơ quan

Cơ sở vật chất cũng là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ đối với

quản lý hồ sơ mà còn với tất cả mọi hoạt động của đời sống con người. Hệ

thống máy móc, công cụ làm giảm thời gian thao tác, giảm chi phí, giúp con

người thao thác chuẩn xác hơn với công việc. Đặc biệt trong bối cảnh công

37

nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thời gian vận chuyển, bàn

giao, xử lý văn bản cũng như các chi phí, nhân lực giao nhận văn bản được

giảm đi đáng kể.

1.7.3. Yếu tố tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công tác quản lý

hồ sơ cơ quan

Công tác tuyển dụng công chức được coi là yếu tố đầu vào quyết định

hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Tuyển dụng công chức

là quá trình bổ sung những người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện vào bộ máy

hành chính nhà nước; đây là hoạt động thường xuyên và cần thiết để xây dựng

và phát triển đội ngũ công chức. Công tác tuyển dụng nhân sự nếu được thực

hiện công khai, minh bạch, đúng quy định thì sẽ tuyển dụng được đội ngũ

công chức có chất lượng, trình độ, đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách

hành chính nhà nước.

Việc bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp với trình độ chuyên môn, khả

năng, công việc của công chức sẽ giúp họ cảm thấy hứng thú với công việc

được giao và phát huy hết khả năng của mình. Ngược lại, việc bố trí nhân sự

không hợp lý, không phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ và vị trí

38

công việc thì kết quả hoàn thành không cao.

Tiểu kết Chương 1

Trong chương 1, luận văn đã hệ thống toàn bộ các lý luận chung về

công tác quản lý hồ sơ tài liệu như: Khái niệm, nội dung, yêu cầu, ý nghĩa,

tính chất, chức năng, mục đích, mối quan hệ, các yếu tố ảnh hưởng, qua phần

tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài cho thấy công tác quản lý hồ

sơ tài liệu là vấn đề quan trọng và được các nhà nghiên cứu quan tâm, các

nghiên cứu sau kế thừa các nghiên cứu đi trước và hoàn thiện dần các nghiên

cứu khoa học, nhằm ứng dụng cho quản lý và đánh giá hiệu quả công tác quản

lý hồ sơ tài liệu.

Tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ tài liệu đã đặt ra cho thực

tiễn nghiên cứu thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu tại Tổng cục Thuế,

Bộ Tài chính. Điều đó cho thấy đề tài luận văn “Công tác quản lý hồ sơ tại

Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính” là vấn đề cần thiết để nghiên cứu. Những vấn

đề lý luận trên đây sẽ được vận dụng để phân tích, đánh giá thực trạng công

39

tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính ở chương 2.

Chương 2

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ

TẠI CƠ QUAN TỔNG CỤC THUẾ, BỘ TÀI CHÍNH

2.1. Đặc điểm tổ chức hoạt động Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính

tác động đến công tác quản lý hồ sơ

2.1.1 Sơ lược về quá trình hình thành Tổng cục Thuế

Thuế ra đời phát triển gắn liền với sự hình thành và phát triển của nhà

nước. Thuế là một đòi hỏi khách quan đối với sự tồn tại và phát triển của Nhà

nước. Từ khi nhà nước ra đời thì thuế cũng đã xuất hiện, thuế là sản phẩm tất

yếu khi hình thành bộ máy nhà nước, ngược lại thuế là công cụ đảm bảo cung

cấp phương tiện vật chất cần thiết cho sự tồn tại và hoạt động của hệ thống bộ

máy nhà nước.

- Trước năm 1945, thuế tồn tại ở nước ta như một gánh nặng dưới sự

cai trị của giai cấp phong kiến và cả những chính sách vơ vét, bóc lột

của thực dân Pháp.

- Từ năm 1945 đến năm 1958:

Ngày 10/9/1945 Chính phủ đã ban hành sắc lệnh số 27/SL đặt ra Sở

Thuế quan và Thuế gián thu (trực thuộc Bộ Tài chính) để đảm nhiệm công

việc của Sở Tổng thanh tra độc quyền muối, thuốc phiện và các Sở thương

chính Bắc, Trung, Nam kỳ.

Ngày 29/5/1946; Theo sắch lệnh 75/SL, cơ cấu tổ chức bộ máy của Bộ

Tài chính được thay đổi. Về thuế, có nha thuế quan và thuế gián thu; Nha thuế

trực thu; Nha thuế trước bạ - Công sản - điền thổ (sau chuyển thành Nha công

sản trực thu - địa chính được gọi là Nha Công - Trực - Địa). Riêng về thuế

quan và thuế gián thu, ở từng kỳ có Sở thuế quan và thuế gián thu; ở tỉnh có

40

Ty chánh thu thuế quan; ở các khu vực có nguồn thu quan trọng hoặc có đồng

muối thì có Ty phụ thu thuế quan. Thuế trực thu và các loại thu khác phổ biến

có một phòng trong Uỷ ban hành chính phụ trách.

Sau khi có hệ thống chính sách thuế mới dưới chính quyền cách mạng

(1951 -1958). Ngày 14/7/1951 Bộ Tài chính đã thành lập Vụ thuế Nông

nghiệp (nằm trong Bộ Tài chính) với nhiệm vụ nghiên cứu thuế nông nghiệp,

lập kế hoạch, hướng dẫn theo dõi, kiểm tra việc thực hiện chung cả nước.

Ngày 17/7/1951 Bộ Tài chính đã thành lập hệ thống tổ chức ngành thuế

công thương nghiệp theo ngành dọc trong cả nước (Sở thuế trung ương, Phân

sở thuế liên khu….) để tổ chức thực hiện việc thu thuế công thương nghiệp

trong cả nước.

Từ cuối năm 1954, sau khi Miền Bắc được giải phóng, Nhà nước đã

công bố chính sách thuế mới hoàn chỉnh và lần lượt ban hành áp dụng thống

nhất trên toàn Miền Bắc.

- Thời kỳ cải tạo xây dựng Xã hội chủ nghĩa ở Miền Bắc (1959 - 1975):

Ngày 7/4/1959 Bộ Tài chính đã ban hành điều lệ tổ chức, trong đó Sở

thuế Trung ương cũ được chuyển thành Sở thuế Công Thương Nghiệp,

chuyên trách xây dựng và tổ chức thực hiện chính sách thuế công thương

nghiệp, thuế rượu, thuế muối.

Ngày 07/11/1961 Chính phủ có Nghị định số 197-CP về việc quy định

nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Tài chính, trong đó Sở thuế

Công Thương Nghiệp được chuyển thành Vụ Thu quốc doanh và Thuế. Vụ

thuế nông nghiệp được chuyển thành Vụ Tài vụ Hợp tác xã và Thuế nông

nghiệp. Ngành thuế công thương nghiệp không còn tổ chức theo hệ thống

dọc. Ở địa phương, tổ chức thu quốc doanh và thuế nằm trong cơ quan Tài

chính.

Ngày 20/3/1974 theo Nghị định số 61/CP của Hội đồng Chính phủ quy

định Điều lệ về tổ chức và hoạt động của Bộ Tài chính, trong đó Vụ thu Quốc

41

doanh và thuế cùng với Vụ tài Vụ Hợp tác xã và thuế Nông nghiệp được giải

thể để thành lập Cục thu quốc doanh và Vụ thuế tập thể - cá thể (đều thuộc Bộ

Tài chính).

- Sau năm 1975:

Ngày 15/10/1988 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành quyết định số

155/HĐBT và 156/HĐBT quy định chức năng nhiệm vụ và tổ chức Bộ Tài

chính và kiện toàn bộ máy thu quốc doanh và thuế trong cơ quan Tài chính.

Trải qua nhiều biến đổi để phù hợp với từng thời kỳ chiến tranh, hoà

bình, thống nhất đất nước, bước đầu xây dựng đất nước và đổi mới thì tổ chức

bộ máy ngành Thuế đã từng tách, sáp nhập, đổi tên, thay đổi chức năng nhiệm

vụ…. không ít lần.

Ngày 7/8/1990 Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số

281/HĐBT về việc thành lập ngành thuế nhà nước đươc thống nhất từ ba hệ

thống tổ chức: Thu quốc doanh, thuế công thương nghiệp thực hiện sự đổi

mới cơ bản về hệ thống tổ chức thống nhất, kiện toàn bộ máy đào tạo bồi

dưỡng cán bộ, bảo đảm các mục tiêu cải cách hệ thống thuế mới với hiệu quả

cao nhất.

Từ đây, hệ thống thuế của Việt Nam đã tương đối ổn định, Ngành thuế

được tổ chức qua ba cấp từ Tổng cục Thuế, Cục Thuế đến Chi cục Thuế;

được xác định rõ quyền hạn trách nhiệm và sự phân công cụ thể hợp lý giữa

cơ quan thuế ngành dọc cấp trên và chính quyền từng cấp trong tổ chức lãnh

đạo chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh chính sách chế độ thuế chung cả nước và

trên địa bàn lãnh thổ theo nguyên tắc song hành lãnh đạo...

Tổng cục Thuế là cơ quan đứng đầu Nhà nước trong lĩnh vực Thuế,

trực thuộc Bộ Tài chính và chịu trách nhiệm trước Bộ, trước Nhà nước về lĩnh

vực Thuế.

Với số lượng cán bộ ban đầu còn ít, trình độ chưa đồng đều và hạn chế

về nhiều mặt, đến nay số lượng cán bộ Tổng cục Thuế đã tăng gấp nhiều lần

42

cả về số lượng và chất lượng. Qua thời gian, với sứ mệnh cao cả của mình “là

nguồn thu chủ yếu của ngân sách Nhà nước” các cán bộ ngành Thuế, đặc biệt

là Tổng cục Thuế đã không ngừng cố gắng, tự hoàn thiện bản thân, hoàn thiện

chính sách thuế và quản lý thu thuế đạt hiệu quả cao nhất, góp phần to lớn vào

việc tăng thu ngân sách Nhà nước để xây dựng đất nước ngày càng giàu

mạnh, công bằng, dân chủ và văn minh; đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của giai

đoạn cách mạng hiện tại và những thách thức của thời đại mới, hướng tới xây

dựng thành công chủ nghĩa xã hội ở nước ta.

2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính

Căn cứ Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9 năm 2016 của

Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ nghị định số 87/2017/NĐ-CP ngày 26 tháng 7 năm 2017 của

Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 41/2018/QĐ-TTg ngày 25 tháng 9 năm 2018 của

Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ

chức của Tổng cục Thuế;

2.1.1.1. Vị trí và chức năng

Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức

năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản

thu nội địa trong phạm vi cả nước, bao gồm: Thuế, phí, lệ phí và các khoản

thu khác của ngân sách nhà nước

2.1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Tổng cục Thuế thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính để trình cấp có thẩm quyền xem xét

43

quyết định:

a) Các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh,

dự thảo nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định của

Chính phủ; dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về quản lý thuế;

b) Chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án quan trọng về

quản lý thuế; Dự toán thu thuế hàng năm theo quy định của Luật ngân sách

nhà nước.

2. Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính xem xét, quyết định:

a) Dự thảo thông tư và các văn bản khác về lĩnh vực quản lý của Tổng

cục Thuế;

b) Kế hoạch hoạt động hàng năm của Tổng cục Thuế.

3. Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, quy trình nghiệp vụ; văn

bản quy phạm nội bộ và văn bản cá biệt thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục

Thuế.

4. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, kế

hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục Thuế

sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.

5. Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc lĩnh vực quản lý

của Tổng cục Thuế.

6. Tổ chức quản lý thuế theo quy định của pháp luật:

a) Hướng dẫn, giải thích chính sách thuế của Nhà nước; tổ chức công tác

hỗ trợ người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định của pháp luật;

b) Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát và tổ chức thực hiện quy

trình nghiệp vụ về đăng ký thuế, cấp mã số thuế, kê khai thuế, tính thuế, nộp

thuế, hoàn thuế, khấu trừ thuế, miễn thuế, xóa nợ tiền thuế, tiền phạt và các

nghiệp vụ khác có liên quan;

c) Quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định việc miễn thuế,

giảm thuế, hoàn thuế, gia hạn thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, gia hạn thời hạn

44

nộp thuế, xóa tiền nợ thuế, tiền phạt thuế;

d) Bồi thường thiệt hại cho người nộp thuế; giữ bí mật thông tin của

người nộp thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế khi

có đề nghị theo quy định của pháp luật;

đ) Giám định để xác định số thuế phải nộp của người nộp thuế theo yêu

cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

e) Ủy nhiệm cho các cơ quan, tổ chức trực tiếp thu một số khoản thuế

theo quy định của pháp luật.

7. Tổ chức các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ quản lý rủi ro trong hoạt

động quản lý thuế.

8. Được áp dụng các biện pháp hành chính để đảm bảo thực thi pháp

luật về thuế:

a) Yêu cầu người nộp thuế cung cấp sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và

hồ sơ tài liệu khác có liên quan đến việc tính thuế, nộp thuế; yêu cầu tổ chức

tín dụng, các tổ chức và cá nhân khác có liên quan cung cấp tài liệu và phối

hợp với cơ quan thuế trong công tác quản lý thuế;

b) Ấn định thuế, truy thu thuế; thực hiện các biện pháp cưỡng chế thi

hành quyết định hành chính thuế để thu tiền thuế nợ, tiền phạt vi phạm hành

chính thuế.

9. Lập hồ sơ kiến nghị khởi tố các tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật

về thuế; thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng các trường

hợp vi phạm pháp luật thuế.

10. Thanh tra chuyên ngành thuế; kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo;

xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định

của pháp luật đối với hành vi vi phạm pháp luật thuế; phòng, chống tham

nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng tài

sản, kinh phí được giao theo quy định của pháp luật.

11. Xây dựng, triển khai, quản lý phần mềm ứng dụng, cơ sở dữ liệu

45

quốc gia chuyên ngành về thuế, hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đáp ứng

yêu cầu hiện đại hóa công tác quản lý thuế, công tác quản lý nội ngành và

cung cấp các dịch vụ điện tử hỗ trợ người nộp thuế.

12. Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê về thuế và chế độ báo

cáo tài chính theo quy định.

13. Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế về lĩnh vực thuế theo phân

công, phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định của pháp luật.

14. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và

các chế độ, chính sách đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, thi đua, khen thưởng, kỷ

luật đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý

của Tổng cục Thuế theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định

của pháp luật.

15. Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của ngành thuế đối

với người nộp thuế, các tổ chức, cá nhân khác có thành tích xuất sắc trong

công tác quản lý thuế và chấp hành nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước

theo quy định của pháp luật.

16. Quản lý kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và tài sản được giao,

lưu giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế theo quy định của pháp luật; thực hiện cơ

chế quản lý tài chính và biên chế theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.

17. Thực hiện cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương

trình cải cách hành chính được Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt.

18. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tài

chính giao và theo quy định của pháp luật.

2.1.3. Bộ phân chuyên trách quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế, Bộ

Tài chính

2.1.2.1. Nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục Thuế

1. Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế để trình Bộ trưởng Bộ Tài

chính kế hoạch hoạt động hàng năm của ngành Thuế.

46

2. Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế xem xét, quyết định:

a) Quy chế làm việc của Tổng cục Thuế, nội quy cơ quan, chương trình

kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Tổng cục Thuế;

b) Cung cấp thông tin cho các cơ quan báo chí, cơ quan thông tin đại

chúng sau khi được phê duyệt.

2. Giúp lãnh đạo Tổng cục Thuế theo dõi, đôn đốc, điều phối hoạt động

của các đơn vị thuộc Tổng cục trong việc thực hiện chương trình công tác,

chấp hành quy chế làm việc của Tổng cục Thuế và chế độ báo cáo theo quy

định; báo cáo Tổng cục trưởng theo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển

khai thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế.

3.Tổng hợp, đánh giá kết quả triển khai chương trình, kế hoạch công

tác theo định kỳ của cơ quan Tổng cục Thuế; đề xuất với lãnh đạo Tổng cục

các biện pháp chỉ đạo triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo đúng

tiến độ.

4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế

chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị

của lãnh đạo Tổng cục Thuế.

5. Rà soát nội dung, thể thức, thủ tục hành chính các văn bản do các

đơn vị thuộc Tổng cục Thuế soạn thảo trước khi trình cấp có thẩm quyền ban

hành.

6. Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định về thủ tục

hành chính, quản lý công văn, giấy tờ, nghiệp vụ quản lý công tác văn thư,

lưu trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong toàn ngành.

7. Sơ kết, tổng kết, đánh giá, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình hoạt

động của toàn ngành Thuế theo quy định.

8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế

47

giao.

2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng trong công tác quản lý hồ sơ

* Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Văn phòng

Lãnh đạo Văn

phòng

Phòng Hành Phòng Thư ký - Phòng Tài Vụ Phòng Quản trị

chính - lưu trữ Tổng hợp

(Nguồn: Tổng cục Thuế năm 2019)

* Về nguồn lực

Văn phòng Tổng cục Thuế tính đến năm 2019 có tổng số là 96 cán bộ,

công chức và người lao động, trong đó: Trình độ Tiến sĩ: 02 người đạt 2%;

trình độ thạc sĩ: 29 người đạt 28%; trình độ đại học: 42 người đạt 40,3%; còn

lại trình độ cao đẳng, trung cấp và hợp đồng lao động theo Nghị định 168 (số

lượng hợp động chủ yếu là ở phòng Quản trị). Như vậy, trong cơ cấu tổ chức

của Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế quy định chức năng nhiệm

vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của đơn vị cấu thành trong đó chức năng nhiệm

vụ của Văn phòng Tổng cục Thuế có chức năng tham mưu giúp việc cho cho

Tổng cục trưởng trong lĩnh vực quản lý hồ sơ tài liệu.

2.1.2.3. Tổ chức và biên chế quản lý hồ sơ chuyên trách

Công tác quản lý hồ sơ được Tổng cục Thuế giao nhiêm vị cho bộ phận

văn thư tại Văn phòng Tổng cục Thuế rất được chú trọng bởi đây là đầu mối

cung cấp và đảm bảo thông tin đầu ra, đầu vào của cơ quan; đồng thời có

trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và giải quyết văn bản. Vì vậy, mà việc tổ chức

48

sắp xếp một mô hình phù hợp với cơ quan là điều không hề đơn giản.

- Về tổ chức bộ máy:

Phòng Hành chính - lưu trữ gồm có 03 bộ phận là:

+ Bộ phận tiếp nhận và quản lý văn bản đến;

+ Bộ phận quản lý và giải quyết văn bản đi;

+ Bộ phận lưu trữ.

- Về biên chế:

+ Tính đến ngày 31/12/2019 tổng số biên chế của phòng là 14 công

chức: Trong đó có 03 phó trưởng phòng (01 phó phòng giao quyền phụ trách

phòng) và 11 công chức.

+ Trình độ chuyên môn: Trình độ đại học và trên đại học là 93%, còn

lại 7% là cao đẳng.

Mọi văn bản đi, đến đều tập trung về bộ phận văn thư cơ quan Tổng

cục Thuế. Các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế đều có từ 1 đến 2 văn thư

chuyên trách của đơn vị mình.

2.2. Thực trạng các quy định pháp lý về công tác quản lý hồ sơ và

chỉ đạo công tác quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế

2.2.1. Thực trạng công tác chỉ đạo quản lý hồ sơ của Tổng cục Thuế

2.2.1.1. Các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản

Là một cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương, tham mưu, dự thảo

các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực Thuế, trình Bộ Tài chính ban

hành, nên việc soạn thảo và ban hành văn bản của Tổng cục Thuế luôn tuân

thủ theo đúng các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của

nhà nước quy định tại các Nghị định, Thông tư, công văn của Chính phủ, các

Bộ: Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính.

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy

định về công tác văn thư;

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,

49

bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về kỹ thuật soạn thảo và ban

hành văn bản;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể

thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ

tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy

phạm pháp luật liên tịch;

Công văn số 6815/BTC-VP ngày 06/6/2005 của Bộ Tài chính về thống

nhất kỹ thuật trình bày văn bản;

Về quyền hạn ban hành văn bản đã được quy định tại Điều 14, Quyết

định số 106/QĐ-BTC ngày14/01/2010 của Bộ Tài chính, cụ thể trong quyền

hạn của Tổng cục Thuế và những quy định do Bộ Tài chính quy định: Dự

thảo Thông tư, ban hành Quyết định, chương trình, kế hoạch, công văn, thông

báo, đề án, dự án, v.v.;

Tổng cục Thuế có thể ký thừa ủy quyền (TUQ) Bộ trưởng Bộ Tài chính

trong một số văn bản;

Chánh Văn phòng và Vụ trưởng các Vụ, đơn vị được ký thừa lệnh (TL)

Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế trong các văn bản chuyên môn của Vụ (được

quy định cụ thể trong quy chế làm việc của Tổng cục Thuế tại Quyết định số

1808/QĐ-TCT ngày 10/10/2014).

Các bước tiến hành soạn thảo, ban hành văn bản:

Các văn bản của Tổng cục Thuế rất đa dạng và phong phú được soạn

thảo toàn bộ trên máy vi tính và quản lý file trong mạng LAN của Tổng cục

Thuế. Tuy nhiên, quá trình soạn thảo và ban hành văn bản đều tuân theo quy

50

trình chung:

+ Xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực

hiện văn bản;

+ Chọn thể loại văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin;

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo (có những trường hợp

hồ sơ cần phải lấy ý kiến từ các Vụ, đơn vị chuyên môn hoặc thẩm định);

+ Trình lãnh đạo Vụ, đơn vị - lãnh đạo Tổng cục Thuế - lãnh đạo Bộ

Tài chính duyệt bản thảo;

+ Nhân bản văn bản;

+ Hoàn thiện văn bản để ban hành;

+ Ban hành văn bản.

Đối với các văn bản đặc biệt: Dự thảo Thông tư, các công văn có nội

dung liên quan đến xử lý chính sách thuế mới hoặc chính sách chưa được quy

định rõ ràng trong Luật thì phải được lấy ý kiến của các Vụ, Bộ liên quan và

được sự thẩm định của Vụ Pháp chế hoặc Bộ Tư pháp trước khi duyệt bản

thảo.

Quá trình thực hiện các quy trình ban hành văn bản của Tổng cục Thuế

được tổ chức rất chặt chẽ và nghiêm ngặt. Đặc biệt là sự theo dõi của Văn

phòng đối với các văn bản trước khi ban hành rất sát sao: Phòng thư ký với

những chuyên viên có trình độ chuyên môn vững và được tập huấn kỹ về

công tác văn thư, thể thức văn bản cũng như quy trình soạn thảo ban hành văn

bảnvà quản lý văn bản. Mọi văn bản của Tổng cục Thuế đều quy định cụ thể

việc ký nháy đối với những người có trách nhiệm về mặt nội dung cũng như

hình thức trong văn bản. Điều này khiến cho các công chức có trách nhiệm

hơn trong việc quản lý tài liệu lại,thu thập thông tin và xử lý công việc bằng

ban hành văn bản.

Mọi văn bản của Tổng cục Thuế trước khi khi trình lãnh đạo Tổng cục

51

phải được đưa qua phòng Thư ký. Tại đây, thư ký Tổng cục có trách nhiệm

xem xét toàn bộ nội dung trong văn bản có phù hợp với thẩm quyền ban hành

của Tổng cục Thuế không, nội dung văn bản có cần thiết phải được thẩm định

hay lấy ý kiến của các Vụ, đơn vị liên quan không, thể thức văn bản đã đúng

và phù hợp chưa v.v…, sau tất cả những theo dõi chuẩn mực của thư ký thì dự

thảo văn bản mới được trình lên lãnh đạo Tổng cục, trình Bộ xem xét và có

các chỉ đạo cụ thể đối với từng văn bản trước khi ký duyệt ban hành dó là một

trong những quy trình quản lý hồ sơ tài liệu mà Tổng cục thuế đã áp dung

theo tiêu chuẩn ISO.

2.2.1.2. Quy định về quản lý hồ sơ, tài liệu văn bản đến

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Tổng cục Thuế, Văn phòng Tổng

cục Thuế đã ban hành Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16/11/2015 của

Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý

văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế (Quyết định này thay thế cho

Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28/7/2008).

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến theo một quy trình. Các cán bộ

văn thư chuyên trách của Tổng cục thuế sẽ làm công việc này. Văn bản đến

Tổng cục Thuế rất đa dạng và phong phú từ nhiều nguồn khác nhau với nhiều

hình thức khác nhau. Hàng năm Tổng cục Thuế tiếp nhận khoảng hơn 50.000

văn bản đến các loại. Vì vậy, cán bộ quản lý tài liêu, hồ sơ phải xử lý công

văn đến phải rất cẩn thận để tránh nhầm lẫn.

Quy trình văn bản đến được thống nhất theo các bước cơ bản sau đây:

* Tiếp nhậnquản lý tài liêu, hồ sơ và đăng ký văn bản đến

1.Tiếp nhận quản lý tài liêu, hồ sơ văn bản đến:

- Các loại văn bản của các tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan Tổng cục

Thuế tập trung tại phòng Hành chính - lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục

Thuế;

- Các văn bản của người nộp thuế có vốn đầu tư nước ngoài, người

52

nước ngoài đang làm việc hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam

phải sử dụng tiếng Việt. Trường hợp văn bản của các cơ quan, cá nhân nước

ngoài không có bản dịch tiếng Việt thì chuyển Vụ Hợp tác quốc tế của Tổng

cục Thuế để dịch trước khi trình lãnh đạo Tổng cục hoặc chuyển Vụ, đơn vị

chức năng;

- Hàng ngày, khi tiếp nhận quản lý tài liêu, hồ sơ văn bản do các nơi

gửi đến, bộ phận tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình

trạng ngoài bì, nơi nhận, vv… nhằm phát hiện những hư hỏng, sai sót, mất

mát trước khi ký nhận.

2. Quy trình quản lý tài liêu, hồ sơ bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn

bản đến.

a) Bóc bì văn bản đến: Cán bộ văn thư Tổng cục Thuế là người trực

tiếp nhận và bóc bì văn bản đến theo quy định tại quy chế này.

Mọi văn bản đến kể cả văn bản ngoài bì có đóng dấu chữ ký hiệu “C”

tương đương “Mật” đều được bóc tách khỏi bì để phân loại xử lý, trừ các

trường hợp sau đây:

+ Những bì có đóng dấu các chữ ký hiệu độ mật “A”,” B” tương đương

“Tuyệt mật”, ” Tối mật”, “ Chỉ người có tên mới được bóc bì”;

+ Những bì gửi đích danh tên người nhận (không phân biệt người gửi ở

cơ quan, tổ chức hay cá nhân).

b) Đóng dấu văn bản đến.

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại phòng Hành chính -Lưu trữ

phải được đóng dấu đến. Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng

giấy trắng, lề trái dưới dòng số, ký hiệu, trích yếu hoặc lề phải dưới dòng

ngày, tháng, năm;

- Đối với những văn bản” Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”; bì gửi đích

danh tên cho lãnh đạo Tổng cục, tên riêng cá nhâncủa các Vụ, đơn vị thì đóng

dấu đến vào bì, nhập máy trả về từng ô của các Vụ, đơn vị có tên.

53

c) Phân loại sơ bộ:

Văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau:

- Loại phải xử lý gấp;

- Loại bình thường;

- Loại không hợp thức hành chính: Văn bản của cơ quan, tổ chức ở

trong nước không có chữ ký, con dấu, thiếu ngày, tháng, năm… được trả lại

nơi gửi;

- Loại không phải đăng ký vào sổ: Sách báo, tạp chí, bản tin; các báo

cáo thống kê thu nộp ngân sách định kỳ;

Sau khi văn bản được đóng dấu đến, văn thư Tổng cục Thuế phải sắp

xếp văn bản theo thứ tự ưu tiên xử lý: Văn bản hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn,

bóc xem ngay; mời họp, hội thảo; văn bản có ghi rõ thời hạn phải hoàn thành,

v.v…và cuối cùng là các loại văn bản thường, thư điện tử, các thông báo, chỉ

đạo của Bộ Tài chính.

d) Phân loại theo mã số văn bản đến:

Lãnh đạo phòng Hành chính - lưu trữ đọc và phân loại văn bản, ghi mã

loại theo bảng phân loại mã đến và chuyển các Vụ, đơn vị hoặc trình lãnh đạo

Tổng cục.

Toàn bộ văn bản đến được phân loại theo thứ tự từ số 01 đến 09, trong

đó mã số 01,02,03 và 05 là văn bản bắt buộc phải trả lời, các mã số còn lại tùy

thuộc vào từng trường hợp cụ thể, lãnh đạo Tổng cục và lãnh đạo các Vụ, đơn

54

vị chỉ đạo trả lời hoặc hướng dẫn chung.

Loại 1

Mã số 01 Văn bản hỏi về chính sách chế độ

Loại 2

Mã số 02 Văn bản đế nghị miễn, giảm thuế, xóa nợ thuế

Mã 0201 Miễn, giảm thuế, hoàn thuế

Trong đó

Mã 0202

Xóa nợ thuế, tiền phạt

Mã số 03 Đơn thư tố cáo, khiếu nại về thuế, về cán bộ thuế

Loại 3

Mã 0301

Đơn khiếu nại, tố cáo về thuế

Mã 0302

Đơn thư tố cáo công chức, viên chức ngành thuế

Loại 4

Mã số 04

Các văn bản quy phạm pháp luật

0401

Luật

0402

Nghị định

Trong đó

0403

Quyết định, Nghị quyết

0404

Chỉ thị

0405

Thông tư

Các văn bản dự thảo đề nghị Tổng cục Thuế tham gia ý

Loại 5

Mã số 05

kiến

Loại 6

Mã số 06

Các loại báo cáo

Loại 7

Mã số 07

Các loại giấy mời

Loại 8

Mã số 08

Các loại văn bản khác

Trong đó Mã số 08.2 Văn bản tiếng nước ngoài

Loại 9

Mã số 09

Các loại văn bản mật

Bảng 2.1 Phân loại mã số văn bản đến

(Nguồn: Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16/11/2015 của Tổng cục Thuế)

3. Quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ đăng ký văn bản đến

Quy trình quản lý tài liêu, hồ sơ toàn bộ văn bản đến sau khi đã được

phân loại, văn thư Tổng cục Thuế nhập vào phần mềm quản lý công văn của

Tổng cục theo số thứ tự, ngày nhận văn bản, đối với văn bản Mật phải ghi

55

chép vào một sổ công văn đến để theo dõi riêng trước khi trình lãnh đạo Tổng

cục hoặc chuyển các Vụ, đơn vị giải quyết. Văn bản đến ngày nào thì được

đăng ký, trình, chuyển giao ngay trong ngày.

* Trình và chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục:

Văn bản phải trình Lãnh đạo Tổng cục gồm các loại sau đây:

- Văn bản quy phạm pháp luật (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị,

Thông tư); văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ,

các Bộ, ban, ngành ở Trung ương, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực

thuộc Trung ương; văn bản có liên quan đến vụ án, đơn thư khiếu tố công

chức, viên chức ngành Thuế, báo cáo kết quả giải quyết đơn thư theo chỉ đạo

của Tổng cục Thuế và Bộ Tài chính; văn bản Mật; giấy mời họp;

- Lãnh đạo phòng Hành chính phân loại văn bản đến, để riêng văn bản

phải trình lãnh đạo Tổng cục, đối với các văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tài chính, hoặc văn bản có nội dung phải trình

lãnh đạo Tổng cục thì phải gắn phiếu trình và chuyển cho lãnh đạo Văn phòng

ký trình.

- Lãnh đạo Văn phòng đọc nội dung làm thủ tục trình lãnh đạo Tổng

cục, đề xuất đơn vị giải quyết văn bản đến, ký phiếu trình lãnh đạo Tổng cục

theo lĩnh vực phân công phụ trách;

2.Văn bản chuyển Cục Thuế, Bộ Tài chính.

a. Văn bản chuyển Cục Thuế

Căn cứ quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế về việc phân cấp xử

lý vướng mắc về thuế thì những văn bản người nộp thuế hỏi thuộc phạm vi

Cục Thuế giải quyết, nhưng chưa được Cục thuế trả lời; phòng Hành chính

làm phiếu chuyển, lãnh đạo Văn phòng ký để chuyển Cục Thuế ngay trong

ngày, đồng thời gửi người nộp thuế biết. Văn thư Tổng cục gửi phiếu chuyển

hồ sơ kèm theo bản chính văn bản hỏi về Cục Thuế; chuyển Vụ, đơn vị liên

56

quan bản photocopy để theo dõi đôn đốc của Cục Thuế giải quyết;

b. Văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính giải quyết

Đối với những văn bản thuộc chức năng của Bộ Tài chính (trừ trường

hợp có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ) thì phòng Hành chính làm phiếu

chuyển Bộ Tài chính giải quyết.

3. Văn bản chuyển thẳng các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế giải

quyết:

Trừ các loại văn bản ở điểm 1 và 2 nêu trên, các văn bản còn lại phải

trả lời thì phải lập phiếu gửi về các Vụ, đơn vị xử lý theo chức năng, nhiệm

vụ của Tổng cục phân công.

4.Văn thư các Vụ, đơn vị (văn thư Vụ):

a) Mỗi Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế được bố trí 01văn thư chuyên

trách (sau đây gọi là văn thư Vụ), đăng ký họ, tên, hộp thư điện tử với phòng

Hành chính - Lưu trữ, phòng Thư ký - Tổng hợp để phối hợp giao, nhận, ký

văn bản hàng ngày.

b) Văn thư các Vụ có trách nhiệm nhận hồ sơ từ phòng Hành chính -

lưu trữ ít nhất mỗi ngày 04 lần, hai lần vào buổi sáng từ 8 giờ đến 10 giờ, hai

lần buổi chiều từ 13 giờ đến 15 giờ; quản lý, lưu giữ hồ sơ tại Vụ theo quy

định; phối hợp với Văn phòng sắp xếp hồ sơ, tài liệu in, sao của Vụ; trường

hợp văn bản “gấp” phải nhận bất kỳ lúc nào khi yêu cầu của Văn phòng;

c) Khi nhận văn bản của đơn vị từ phòng Hành chính - Lưu trữ, văn thư

Vụ phải kiểm tra đối chiếu số lượng văn bản thực tế so với danh mục ghi trên

sổ và ký nhận vào bản lưu của phòng Hành chính - lưu trữ;

d) Ngoài việc nhận văn bản bằng giấy, văn thư Vụ có trách nhiệm theo

dõi văn bản, thông tin chỉ đạo của Tổng cục Thuế, của Bộ Tài chính và các

đơn vị trên mạng máy tính, trên chương trình quản lý và điều hành văn bản

của Tổng cục Thuế, báo cáo đầy đủ, kịp thời lãnh đạo Vụ, đơn vị để xử lý

57

công việc hàng ngày. Đồng thời, văn thư Vụ thực hiện cung cấp thông tin, gửi

báo cáo, các văn bản ban hành do Vụ, đơn vị soạn thảo qua mạng thư điện tử

về trang Website của Tổng cục Thuế.

2.2.2. Các quy định quản lý và sử dụng con dấu

Dấu của cơ quan Tổng cục Thuế có hình Quốc huy, ngoài dấu cơ quan

còn có các dấu chức danh, dấu chỉ mức độ Mật, khẩn, dấu tên, vv…con dấu

của cơ quan Tổng cục Thuế được quản lý theo đúng quy định của pháp luật và

Bộ Tài chính cũng như quy chế làm việc của Tổng cục Thuế quy định;

Lãnh đạo Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu;

Văn thư cơ quan là người trực tiếp giữ con dấu các loại và thực hiện

đóng dấu vào các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

Dấu được đóng theo đúng quy định của nhà nước về thể thức cũng như

ý nghĩa của việc đóng dấu: Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký về bên trái; dấu treo,

dấu giáp lai…

2.2.3. Quy định quản lý lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Công tác lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu

hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo

những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Việc lập hồ sơ có vị trí rất quan

trọng bởi đây là cơ sở để xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, là cơ sở

để tiến hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, công tác lưu

trữ chỉ được tiến hành tốt khi văn bản, tài liệu đã được lập theo đúng phương

pháp, nguyên tắc từ các Vụ, đơn vị trong cơ quan và nộp lưu vào lưu trữ đúng

thời hạn quy định;

Việc lập hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế sẽ phục vụ tốt cho việc tra

tìm nhanh chóng để giải quyết công việc một cách kịp thời và có hiệu quả.

Quản lý tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và

của cơ quan, tạo điều kiện cho việc tra tìm trước mắt và lâu dài;

Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

58

Tổng cục Thuế được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Cán bộtại các Vụ, đơn vị cùng với cán bộ văn thư tại đơn vị đó

lập hồ sơ hoàn thành (cán bộ xử lý có trách nhiệm thu thập thông tin, bổ sung

các văn bản cần thiết để lập thành hồ sơ công việc);

Bước 2: Cán bộ các đơn vị lập danh mục hồ sơ cá

Bước 3: Cán bộ đơn vị, cán bộ văn thư và lãnh đạo đơn vị đó xác định

hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;

Bước 4: Cán bộ văn thư tại các đơn vị và lãnh đạo đơn vị thống nhất;

Bước 5: Sau khi đã thống nhất tài liệu nộp lưu thì cán bộ văn thư các Vụ,

đơn vị và cán bộ lưu trữ Văn phòng làm biên bản bàn giao nhận hồ sơ tài liệu;

Có thể nói, việc lập hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện

khá chặt chẽ, đúng quy định của Nhà nước, chất lượng hồ sơ được lập tương

đối tốt. Ý thức cán bộ trong công tác lập hồ sơ đã được cải thiện trong những

năm gần đây. Đầu năm, cán bộ làm về lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế

tổng hợp và lập danh mục hồ sơ cho cả cơ quan. Do vậy, công tác lập hồ sơ

được diễn ra chủ động, khoa học và hợp lý.

Tuy nhiên, việc lập hồ sơ của một số cán bộ, công chức trong những

trường hợp thiếu trách nhiệm còn chưa được tốt: Tài liệu trong hồ sơ chưa

được thu thập đầy đủ, chưa sắp xếp và biên mục, chưa loại được tài liệu

không còn giá trị và tài liệu trùng thừa. Khi nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ

quan thì cán bộ lưu trữ lại phải sắp xếp, loại tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng

thừa và biên mục hồ sơ;

Theo tác giả, lãnh đạo Tổng cục Thuế chỉ đạo và yêu cầu các Vụ, đơn

vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc và lập hồ sơ cần phải làm tốt và đầy

đủ các yêu cầu của việc lập hồ sơ. Như vậy, hồ sơ được lập mới phản ánh rõ

được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ;

Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế cũng được thực

hiện khá nghiêm túc và đúng thời gian quy định. Tổng cục Thuế hiện nay có

59

hai kho lưu trữ tài liệu: Một kho lưu trữ tại cơ quan Tổng cục tại địa chỉ số

123 phố Lò Đúc và một kho lưu trữ Hào Nam tại ngõ 466 Đê La Thành, Tổng

cục đã thu và bảo quản tài liệu từ năm 1992 đến nay.

Tuy nhiên, việc giao nộp hồ sơ đến thời hạn vào lưu trữ cơ quan chưa

được thực hiện nghiêm túc tại một số Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế. Một

số Vụ, đơn vị do bận công việc, tài liệu của Vụ đó quá ít, Vụ đó muốn giữ lại

tài liệu để tiện tra tìm nhanh hoặc do văn thư của Vụ không thực hiện giao

nộp vào lưu trữ cơ quan, đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan thì tài liệu của các

năm đó đã được cán bộ lưu trữ cơ quan chỉnh lý từ mấy năm trước gây khó

khăn trong việc lập mục lục hồ sơ.

Vì vậy, Tổng cục Thuế cần có biện pháp thúc đẩy các Vụ, đơn vị trong

việc nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định, giúp cho công tác

lưu trữ của cơ quan Tổng cục thuế được tốt hơn và tránh được thất thoát tài

liệu trong hồ sơ. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, phục vụ

khai thác tài liệu sau này.

(Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ);

Bảng 2.2 Mẫu danh mục hồ sơ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ….. (tên cơ quan, tổ chức)

Năm ….

(Ban hành kèm theo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….)

Số và

Tên đề mục và tiêu đề hồ

Thời hạn bảo

Đơn vị/ người

Ghi chú

ký hiệu

sơ

quản

lập hồ sơ

HS

2

4

5

3

1

I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN

1. Tên đề mục nhỏ

Tiêu đề hồ sơ

60

Bản Danh mục hồ sơ này có ………..(1) hồ sơ, bao gồm:

……………..(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

……………. (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

(chữ ký, dấu)

Họ và tên

Hướng dẫn sử dụng:

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3

Điều 13 của Thông tư này)

Côt 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo

hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này).

Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng

số năm cụ thể;

Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;

Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập

hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v....

(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.

(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có

thời hạn trong Danh mục./.

2.2.4. Thực trạng các quy định tổ chức và chỉ đạo công tác quản lý

hồ sơ lưu trữ của Tổng cục Thuế

Bộ phận lưu trữ của Tổng cục Thuế gồm hai cán bộ chuyên trách lưu

trữ có bằng đại học chuyên môn về lĩnh vực lưu trữ. Việc bố trí riêng các cán

bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản và phục vụ khai

thác sử dụng tài liệu được tốt hơn;

Đi liền với công tác văn thư, công tác lưu trữ cũng được Tổng cục quan

61

tâm chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ là văn thư của các Vụ,

đơn vị thuộc Tổng cục Thuế khá đều đặn hàng năm. Bên cạnh đó, còn triển

khai sát sao việc thực hiện các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Cục văn

thư và lưu trữ Nhà nước như:

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày

04/4/2001;

- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về trách nhiệm quản

lý và thực hiện công tác lưu trữ;

- Nghị định số: 111/2004/NĐ-CP ngày 28/4/2004 của Chính phủ về

công tác lưu trữ;

- Thông tư số: 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quy

định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài

liệu lưu trữ nền giấy;

- Tổng cục Thuế đã ban hành các Quyết định, công văn chỉ đạo về công

tác văn thư, lưu trữ như:

Quyết định số: 1138TCT/QĐ-HC ngày 04/8/2003 về việc ban hành thời

hạn bảo quản tài liệu ngành thuế;

Quyết định số: 367TCT/QĐ-VP ngày 26/5/2005 của Tổng cục trưởng

Tổng cục Thuế ban hành quy chế về công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế;

Quyết định số: 1854/QĐ-TCT ngày 20/12/2011 của Tổng cục Thuế về

việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ban

hành quy chế về công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế;

Quyết định số: 1528/QĐ-TCT ngày 31/10/2007 của Tổng cục Thuế về

việc khen thưởng thành tích trong công tác văn thư lưu trữ;

Quyết định số: 2205/QĐ-TCT ngày 13/11/2015 của Tổng cục trưởng

Tổng cục Thuế về quy chế công tác lưu trữ ngành thuế;

Công văn số 1390/TCT-VP ngày 08/4/2008 về phân loại, chỉnh lý tài

62

liệu lưu trữ;

Thông báo số 155/TB-TCT về việc bảo quản hồ sơ khi xử lý, trả lời

văn bản về lưu trữ; Thông báo số 62/TB-TCT ngày 09/3/2011 về việc giao

nộp tài liệu vào kho lưu trữ Hào Nam;

Công văn số 767/TCT-VP ngày 08/3/2011 chỉ đạo về báo cáo công tác

văn thư, lưu trữ;

Tổng diện tích kho lưu trữ của Tổng cục thuế hiện có 400m2 kho đạt

tiêu chuẩn tại hai địa điểm: Tại trụ sở Tổng cục Thuế số 123 phố Lò Đúc và

kho lưu trữ Hào Nam tại ngõ 466 Đê La Thành, đang quản lý khoảng hơn

9000 hồ sơ, tài liệu; kho lưu trữ Hào Nam được bố trí một nơi yên tĩnh, ít

người qua lại và được trang bị cơ sở vật chất cần thiết để bảo quản tài liệu lưu

trữ được tốt nhất như: Hệ thống giá để tài liệu thông minh, hệ thống chiếu

sáng; hệ thống phòng cháy chữa cháy; máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm,

máy hút bụi, quạt thông gió, giá, bìa, hộp, cặp và các thiết bị, cơ sở vật chất

phục vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ: Bàn làm việc, tủ cá nhân, điện thoại

cố định, máy vi tính, máy photocopy, máy fax, máy in…

Tuy nhiên, vị trí kho lưu trữ của Tổng cục Thuế như hiện nay được bố

trí ở xa nơi làm việcnơi sản sinh ra tài liệu lưu trữ. Chính vì thế việc tra tìm

tài liệu của cán bộ quản lý hồ sơ khi cần để xử lý công việc gặp nhiều khó

khăn, đều đó gây chậm trễ tiến độ cho công tác giải quyết công việc.

2.3. Thực trạng thực hiện các nhiệm vụ công tác quản lý hồ sơ

2.3.1. Thực trạng xây dựng danh mục hồ sơ

2.3.1.1. Đối với các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế

a) Sau khi tiếp nhận văn bản từ phòng Hành chính, các Vụ, đơn vị có ý

kiến chỉ đạo về thời gian hoàn thành từng văn bản và giao cho công chức

thuộc đơn vị giải quyết; đối với văn bản gấp hoặc có đóng dấu độ khẩn phải

xử lý ngay không được để quá thời hạn quy định;

Những văn bản không có dấu đến, số đăng ký của Tổng cục Thuế ( trừ

63

trường hợp quy định riêng hoặc theo chỉ đạo gấp của lãnh đạo Bộ Tài chính

và lãnh đạo Tổng cục Thuế) các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục không được giải

quyết;

b) Cán bộ, công chức được phân công xử lý văn bản đến, đọc kỹ nội

dung, kiểm tra hồ sơ kèm theo (nếu có), nếu hồ sơ chưa đủ theo quy định thì

dự thảo văn bản để thủ trưởng đơn vị ký gửi đơn vị yêu cầu bổ sung kịp thời;

Khi cán bộ, công chức trình lãnh đạo Vụ, đơn vị duyệt bản thảo văn

bản phải có phiếu trình Tổng cục.

c) Lãnh đạo Vụ, đơn vị duyệt, chỉnh sửa, hoàn thiện nội dung bản thảo

văn bản, ký tắt cạnh dấu chấm hết(./.) đối với văn bản thuộc thẩm quyền Tổng

cục ký ban hành; ký tắt cạnh” Nơi nhận” đối với văn bản thuộc thẩm quyền

ký của Bộ Tài chính ký ban hành đồng thời ký phiếu trình lãnh đạo Tổng cục

và kèm theo phiếu trình Bộ để lãnh đạo Tổng cục ký trình Bộ; chữ ký tắt phải

nhỏ hơn 0,5cm2;

2.3.1.2. Đối với Tổng cục Thuế và Văn phòngTổng cục:.

Đối với Lãnh đạo Tổng cục

Duyệt, sửa ký văn bản thuộc thẩm quyền của Tổng cục, ký phiếu trình

Bộ và ký tắt cạnh dấu chấm hết (./.) của văn bản dự thảo thảo thuộc thẩm

quyền Bộ ký ban hành, chữ ký tắt phải nhỏ hơn 0,5cm2. Lãnh đạo Tổng cục

không ký duyệt các văn bản do các Vụ, đơn vị trực tiếp trình (trừ trường hợp

có quy định riêng).

Tất cả các văn bản trình lãnh đạo Tổng cục hoặc lãnh đạo Bộ, Chính

phủ, v.v...đều phải chuyển qua phòng thư ký thuộc Văn phòng để trình lãnh

đạo Tổng cục, trừ trường hợp có quy định riêng;

Phòng Thư ký - Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi các văn bản trình

lãnh đạo Tổng cục từ khi văn bản đến, quá trình xử lý cho đến khi có văn bản

ký ban hành

2.3.1.3. Quy trình quản lý tài liêu, hồ sơ thời hạn hoàn thành việc giải

64

quyết văn bản

1. Thời hạn hoàn thành và giải quyết văn bản

- Hồ sơ xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thời hạn thực hiện theo quy

định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo;

- Đối với văn bản thường giải quyết theo thời hạn như sau: Công văn

yêu cầu bổ sung hồ sơ, phiếu chuyển hồ sơ chậm nhất là 2 ngày làm việc; văn

bản thuộc thẩm quyền của Tổng cục Thuế chậm nhất là 15 ngày làm việc; văn

bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính chậm nhất là 20 ngày làm việc; các

văn bản miễn, giảm thuế 30 ngày làm việc (nếu đủ hồ sơ); xóa nợ tiền thuế,

tiền phạt và trường hợp miễn, giảm thuế cần kiểm tra thực tế là 60 ngày.

2. Quy trình quản lý tài liêu, hồ sơ theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản

a) Văn phòng (phòng Hành chính - Lưu trữ và phòng Thư ký - Tổng

hợp) có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc việc giải quyết và luân chuyển văn

bản của cơ quan Tổng cục Thuế và các Vụ, đơn vị liên quan;

Hàng tháng vào ngày 25, Văn phòng thống kê các văn bản đến và văn

bản hoàn thành, đã lưu hành gửi các Vụ, đơn vị kiểm tra đối chiếu. Kết quả

đối chiếu của các Vụ, đơn vị phải gửi lại Văn phòng trước ngày 28 của tháng.

Nếu kết quả đối chiếu không gửi lại Văn phòng thì coi như Vụ, đơn vị đã

thống nhất kết quả của Văn phòng;

Phòng Hành chính - Lưu trữ in biểu tổng hợp văn bản đến, số lũy kế từ

ngày 01/01 đến ngày 25 của tháng báo cáo gồm các chỉ tiêu: Tổng số văn bản

đến phải giải quyết, văn bản đã giải quyết và văn bản tồn đọng;

Phòng Thư ký - Tổng hợp thông báo, đôn đốc số lũy kế từ ngày 01/01

đến ngày 25 của tháng báo cáo, gồm các chỉ tiêu: Văn bản đang trình duyệt,

văn bản đã duyệt chuyển lại các Vụ, đơn vị hoàn thiện tiếp nhưng chưa trình

lại để ký ban hành;

b) Vụ trưởng, thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm về nội dung và

65

thời hạn giải quyết văn bản;

Đối với những việc chậm trễ, sai sót trong giải quyết hồ sơ văn bản,

văn phòng và các Vụ, đơn vị phải kiểm điểm cụ thể, xác định rõ trách nhiệm

của từng khâu, đến từng cá nhân thụ lý và lãnh đạo Vụ, đơn vị.

(Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)

Bảng 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Tổng cục Thuế

1. Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình

bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây:

……………….(1)………………..

………………(2)…………………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20..(3)…………….

Từ ngày…….đến ngày….. (4)……..

Từ số……. đến số……….(5)…………

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

66

(6): Số thứ tự của quyển sổ.

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền

và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng

giấy trống giữa từ số... đến số.. và Quyển số.

b) Phần đăng ký văn bản đến

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3

(420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Ngày Số Tác Số, ký Ngày, Tên loại Đơn vị, Ký Ghi

đến đến giả hiệu tháng và trích người nhận chú

yếu nội nhận

dung

(6) (7) (8) (9) (1) (2) (3) (4) (5)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01,

27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ

của người gửi đơn, thư.

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với

những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi

bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có

thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư

không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc

67

đơn, thư đó.

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến

phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,

ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).

Bảng 2.4 Số lượng văn bản đến từ năm 2015 đến năm 2019

Số TT Số lượng văn bản đến Năm

2015 1 42.520

2016 2 40.920

2017 3 43.200

2018 4 42.303

2019 5 43.676

170.419 Tổng cộng

(Nguồn: Văn phòng Tổng cuc Thuế)

2.3.1.4. Công tác quản lý văn bản đi

Việc quản lý văn bản đi được thực hiện thống nhất tại bộ phận văn thư

Tổng cục Thuế: Tiếp nhận, kiểm tra, rà soát và làm các thủ tục phát hành như

cho số, nhân bản, đóng dấu, nhập vào phần mềm quản lý công văn, đăng ký

vào sổ chuyển giao văn bản đi. Con dấu là điểm đáng chú ý nhất trong quá

trình ban hành và quản lý văn bản đi. Đó là yếu tố khẳng định vị trí pháp lý

cũng như hiệu lực thi hành văn bản. Toàn bộ văn bản đi (bản gốc) của Tổng

cục được lưu tại văn thư Tổng cục Thuế.

Tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương

được thực hiện theo quy trình ISO gồm các bước cơ bản sau:

68

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện công việc để phát hành văn bản, văn thư của Tổng

cục theo dõi gửi văn bản đi kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức và kỹ

thuật trình bày văn bản, đảm bảo đúng quy định thì lưu hành.

- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản (theo Thông tư số 01/2011/TT-

BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản hành chính).

- Nhân bản: Văn bản được nhân bản hoặc in theo đúng số lượng đã ghi

ở nơi nhận; đối với văn bản mật thực hiện theo Thông tư số 161/2014/TT-

BTC ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật của

ngành tài chính.

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a) Đóng dấu Tổng cục thuế.

- Văn thư đi thuộc phòng Hành chính - Lưu trữ là người giữ con dấu và

trực tiếp đóng dấu các văn bản đi của Tổng cục Thuế. Chỉ đóng dấu vào

những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo

các Vụ, đơn vị và lãnh đạo Văn phòng (gọi tắt là người có thẩm quyền) được

quy định tại Quyết định số 1808/QĐ-TCT ngày 10/10/2014 của Tổng cục

trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy chế làm việc tại cơ quan Tổng cục Thuế;

- Đóng dấu phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và chỉ dùng một loại

mực dấu màu đỏ tươi;

- Đối với văn bản cần đóng dấu giáp lai thì đóng ở chính giữa mép trên

bên phải trang giấy A4, mỗi trang phải có một phần con dấu.

b) Đóng dấu mức độ khẩn.

Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ

khẩn theo ba mức: Hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn;

Căn cứ vào ý kiến của các Vụ, đơn vị và chỉ đạo của lãnh đạo Tổng

cục, văn thư đi thực hiện đóng dấu theo mức độ khẩn phù hợp; không được

69

tùy tiện lạm dụng, đóng dấu mức độ khẩn vào văn bản đi;

Vị trí đóng dấu mức độ khẩn: Trang đầu, góc trái phía trên của văn bản.

c) Đóng dấu mức độ Mật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số

161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ tài chính quy định công tác bảo

vệ bí mật nhà nước của ngành Tài chính.

3. Đăng ký văn đi

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi gồm các loại sổ sau:

- Sổ đăng ký công văn đi do Tổng cục ký;

- Sổ đăng ký quyết định do Tổng cục ký;

- Sổ đăng ký công văn mật đi;

- Sổ đăng ký các loại hình chính khác (Tờ trình, thông báo, báo cáo,

mời họp, phiếu chuyển hồ sơ, công điện, công hàm …)

(Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)

Bảng 2.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Tổng cục Thuế

1. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu

của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.

b) Phần đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3

(420mm x 297mm), bao gồm 07 cột theo mẫu sau:

Số, ký Ngày, Tên loại Người Nơi nhận Đơn vị, Ghi chú

hiệu văn tháng và trích ký văn bản người

văn yếu nội bản nhận bản

bản dung lưu

70

(2) (3) (1) (4) (5) (6) (7)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10

và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.

Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.

2. Đăng ký theo dõi văn bản đi trên mạng tin học

Toàn bộ các loại văn bản đi (trừ văn bản mật) đều được cập nhật dữ

liệu vào chương trình quản lý văn bản đi của Tổng cục Thuế

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản gửi đi.

a) Chuyển phát văn bản qua bưu điện

Căn cứ nơi nhận trong văn bản, văn thư đi đóng dấu văn bản và cho vào

phong bì, dán kín, đề tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân nhận văn bản;

Văn bản đã ký, đóng dấu phải chuyển cho bưu điện phát ngay trong

ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo đảm bảo chính xác, an toàn tài

liệu. Khi giao bì thư, văn thư gửi văn bản đi yêu cầu bưu điện ký nhận vào sổ

giao nhận của Tổng cục

(Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)

Bảng 2.7 Sổ gửi văn bản đi bưu điện

1. Mẫu sổ

Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x

297mm hoặc 148mm x 210mm.

71

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu

của sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu

điện”.

b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu diện

Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy

khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x

210mm), bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

Ký nhận Ngày Số, ký hiệu Nơi nhận văn Số và dấu Ghi chú lượng bì chuyển văn bản bản bưu điện

2. Hướng dẫn ghi

(4) (5) (6) (1) (2) (3)

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện; đối với những

ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7,

31/12.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản,

ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi

Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu

của bưu điện (nếu có).

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./.

3. Phát hành văn bản trực tiếp cho người nhận

Trường hợp tổ chức, cá nhân đến Tổng cục Thuế (không có giấy hẹn)

đề nghị được nhận trực tiếp thì phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và

72

ký vào sổ giao nhận.

4. Chuyển phát văn bản qua mạng

Những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn hoặc gấp, phòng Hành chính

- Lưu trữ phải gửi qua mạng nội bộ hoặc fax để các cơ quan, đơn vị nhận và

xử lý kịp thời.

5. Lưu văn bản đi

Mỗi loại văn bản đi thuộc loại quyết định cá biệt: Miễn giảm thuế, xóa

nợ thuế, v.v…quyết định nhân sự đi nước ngoài chỉ được lưu hai bản (trong

đó bản gốc lưu tại văn thư cơ quan Tổng cục Thuế; bản chính lưu tại đơn vị

soạn thảo kèm theo hồ sơ xử lý).

Các văn bản còn lại thì được lưu ba bản, trong đó bản gốc lưu tại văn

thư Tổng cục; đơn vị soạn thảo 2 bản chính (văn thư bộ phận lưu 01 bản lưu

hồ sơ chung, 01 bản lưu hồ sơ đã xử lý).

Tất cả các loại văn bản đi của Tổng cục Thuế gồm các loại sau: Công

văn đi của Tổng cục Thuế soạn thảo do Bộ Tài chính ký(gọi chung là Công

văn Bộ); công văn đi do Tổng cục Thuế ký (gọi chung là công văn Tổng cục);

Quyết định Bộ, Quyết định Tổng cục; giấy mời họp, công điện, công hàm;

phiếu chuyển hồ sơ…(Số liệu của văn bản đi các loại của các năm từ 2015

đến 2019 được nêu tại bảng 2.5)

Bảng 2.5 Số lượng văn bản đi từ năm 2015 đến năm 2019

Số TT Số lượng văn bản đến Năm

2015 1 11.732

2016 2 16.719

2017 3 18.535

2018 4 18.963

2019 5 19.292

85.232 Tổng cộng

73

(Nguồn: tại cơ quan Tổng cuc Thuế Trung ương)

2.3.2. Thực trạng lập và nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan

2.3.2.1. Thực trạng quản lý lập hồ sơ, thành phần khối lượng tài liệu

được bảo quản tại kho lưu trữ của Tổng cục Thuế

Tổng cục Thuế là cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực thuế, là cơ

quan đầu ngành phụ trách 63 Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung

ương. Vì thế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng cục Thuế

rất đa dạng và số lượng nhiều. Hiện nay, tại kho lưu trữ Hào Nam của Tổng

cục Thuế đang bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Tổng cục Thuế giai đoạn năm

1996-2008.

Theo quy định tại khoản 6 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày

11/11/2011 quy định về Phông lưu trữ như sau: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài

liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

hoặc của cá nhân”.

Tài liệu trong kho lưu trữ gồm có hai nhóm tài liệu sau đây:

* Nhóm tài liệu chung

Tài liệu về công tác hành chính tổng hợp; tài liệu về kế hoạch thống kê;

tài liệu về tổ chức cán bộ lao động tiền lương; tài liệu về đào tạo bồi dưỡng

cán bộ thuế; tài liệu nghiên cứu chính sách thuế, chế độ thuế và nghiên cứu

khoa học; tài liệu về tuyên truyền thi đua; tài liệu về công tác hành chính văn

thư, lưu trữ; tài liệu về tài chính kế toán; tài liệu về quản trị xây dựng cơ bản;

tài liệu về Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên…

*Nhóm tài liệu của ngành Thuế

Hồ sơ các loại thuế, phí, lệ phí và thu khác; tài liệu ứng dụng công nghệ

thông tin ngành Thuế; tài liệu ấn chỉ Thuế; tài liệu dự toán; tài liệu về thu

nhập đối với người có thu nhập cao; tài liệu về thanh tra; tài liệu về Tạp chí

74

thuế; tài liệu về quản lý Hiệp định và hợp tác quốc tế về Thuế.

2.3.2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Trong quý I hàng năm, bộ phận quản lý hồ sơ lưu trữ lập kế hoạch giao

nộp tài liệu cho các Vụ, đơn vị để các Vụ, đơn vị trong cơ quan Tổng cục

Thuế tiền hành thống kê, thu thập hồ sơ tài liệu về kho lưu trữ. Mỗi năm bộ

phận lưu trữ thu khoảng hơn 900m tài liệu tại các Vụ, đơn vị về kho lưu trữ

cơ quan. Sau khi thu tài liệu về kho lưu trữ, bộ phận lưu trữ lập kế hoạch

chỉnh lý, thống kê, bảo quản an toàn tài liệu, đồng thời tiến hành thu thập tài

liệu về kho lưu trữ lịch sử khi đến hạn (10 năm đối với khối tài liệu Vĩnh

viễn), làm thủ tục tiêu hủy tài liệu không còn giá trị sử dụng và phục vụ khai

thác sử dụng hồ sơ tài liệu có hiệu quả. Hàng năm, ngoài việc cung cấp phục

vụ công việc hàng ngày, bộ phận lưu trữ đã cung cấp khoảng hơn 600 hồ sơ

vụ việc phục vụ Thanh tra Chính phủ và Kiểm toán nhà nước. (Số liệu chỉnh

lý được nêu trong bảng số 2.6)

Bảng 2.6 Số liệu chỉnh lý từng năm (từ năm 2015-2019)

Số TT Năm chỉnh lý Số mét/giá chỉnh lý thêm

1 2015 543,4

2 2016 554,2

3 2017 557,4

4 2018 586,6

5 2019 652,6

(Nguồn tại: Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính)

Nhận xét

Như vậy là trong 5 năm từ 2015 đến 2019 số lượng chỉnh lý hồ sơ năm

2019 là 2894,2 hồ sơ phải chính lý, nguyên nhân trong năn 2017 có nhiều

chính sách thuế được bàn hành nên số lượng chỉnh lý nhiều.

Số lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế đã được chỉnh lý

75

hoàn chỉnh trong 5 năm từ năm (2015-2019) được nêu tại bảng 2.7

Bảng 2.7 Số lượng quản lý tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý từ năm (2015-

2019)

Đã chỉnh lý (hồ sơ) Năm Dự kiến tài liệu

TT chỉnh Tổng hết giá trị và Vĩnh viễn 20 năm 10 năm trùng thừa (mét) lý số

1 2015 6.041 52 4.257 1.764 42,2

2 2016 6.862 86 6.635 4.080 32,6

3 2017 7.946 72 5.182 2.745 41,7

4 2018 8.880 34 1.495 2.379 400

5 2019 8.853 43 4.531 2.270 40,8

(Nguồn: Tổng cuc Thuế, Bộ Tài Chính)

Nhận xét

Phòng Hành chính - Lưu trữ đã chủ trì xây dựng và trình Tổng cục ban

hành Quyết định số 2205/QĐ-TCT ngày 13/11/2015 về Quy chế công tác

quản lý hồ sơ lưu trữ ngành Thuế với 3 chương và 20 Điều. Quy chế quy định

cụ thể về hệ thống lưu trữ ngành Thuế; các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện

từ khi thu thập hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ hiện hành; lập hồ sơ; chỉnh lý tài

liệu; nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ lịch sử; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; thống kê;

bảo quản hồ sơ tài liệu. Quyết định số 2205/QĐ-TCT ngày 13/11/2015 được

áp dụng chung trong toàn ngành Thuế trong việc thực hiện các nghiệp vụ

công tác lưu trữ.

2.3.2.3 Quản lý hồ sơ giao nộp vào các trung tâm và kho lưu trữ cố định

Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế thuộc nguồn

tài liệu nộp vào lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III. Việc tổ chức giao nộp

tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III cũng được Tổng cục Thuế chỉ đạo

thực hiện nghiêm túc. Hiện nay, tài liệu đã được chỉnh lý của Tổng cục Thuế

76

giao nộp vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III từ năm (1990-1995). Tài liệu từ

năm (1996-2009) cũng đã được chỉnh lý và bảo quản tại kho lưu trữ Hào

Nam; tài liệu từ 2010-2015 được chỉnh lý lưu tại kho tầng 10 cơ quan Tổng

cục Thuế; tài liệu các năm từ 2016 đến nay cũng được bảo quản và lưu tại cơ

quan Tổng cục Thuế, 123 Lò Đúc để phục vụ cho quá trình nghiên cứu, giải

quyết công việc của các Vụ, đơn vị của cơ quan Tổng cục Thuế.

2.3.3. Thực trạng quản lý bảo quản hồ sơ

Việc tổ chức quản lý khoa học tài liệu là linh hồn của công tác quản lý

hồ sơ tài liệu; việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu của

công tác lưu trữ. Ý thức được điều đó, tại kho lưu trữ của cơ quan Tổng cục

Thuế, tài liệu được phân loại; lập hồ sơ; xác định giá trị; bổ sung và thống kê

theo đúng các khâu nghiệp vụ để đảm bảo cho ra đời một kho lưu trữ được tổ

chức một cách khoa học và hiệu quả nhất; tài liệu được sắp xếp theo phương

pháp khoa học, hợp lý giúp tạo ra sự tiện lợi cho việc quản lý, khai thác và sử

dụng tài liệu.

Hàng năm, Tổng cục Thuế đã rà soát, kiểm tra hồ sơ, tài liệu đúng quy

định như:

- Công tác quản lý lập hồ sơ, bổ sung hồ sơ được quy định rất rõ như:

Tài liệu nộp vào lưu trữ sau một năm phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh,

không giao nộp từng bó, từng cặp lộn xộn. Đồng thời cũng phải lập biên bản

giao nhận tài liệu và phải đăng ký vào sổ nhập tài liệu. Do vậy, công tác này

được diễn ra thường xuyên và định kỳ nhằm hoàn thiện khối tài liệu trong kho

lưu trữ.

- Các tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật như:

Các file văn bản quan trọng được scan lại; các đĩa CD, băng thu âm về các

chương trình tập huấn về thuế hay các bài phát biểu của lãnh đạo, các bản vẽ

kiến trúc xây dựng trụ sở làm việc của cơ quan, v.v… đều được Quản lý hồ sơ

77

tài liệu một cách khoa học và giao nộp đúng thời hạn và bảo quản

Tại Tổng cục Thuế tình hình Quản lý hồ sơ tài liệu bảo quản tài liệu

được thực hiện khá tốt. Lãnh đạo Tổng cục, chỉ đạo Lãnh đạo Văn phòng luôn

quan tâm, chỉ đạo và kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ của

cơ quan. Thông qua đó, Tổng cục phải có kế hoạch nâng cấp kho lưu trữ và

đầu tư những trang thiết bị hiện đại, phù hợp để bảo quản an toàn tài liệu lưu

trữ có hiệu quả. Hàng năm Tổng cục đầu tư kinh phí mời chuyên gia tập huấn

cho cán bộ lưu trữ về nghiệp vụ bảo quản tài liệu và khai thác sử dụng tài liệu.

Mặc dù vậy, trong lĩnh vực Quản lý hồ sơ tài liệu bảo quản tài liệu tại

Tổng cục Thuế còn một số tồn tại sau như sau:

- Biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu còn thủ công, ít có sự trợ giúp

của máy móc. Do vậy, cũng ảnh hưởng đến công tác bảo quản tài liệu;

- Số lượng cán bộ ít (02 người) và việc tra tìm tài liệu còn thủ công

(mục lục hồ sơ, bộ thẻ) chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của cán bộ đến khai

thác tài liệu;

Để khắc phục tồn tại trên, đề nghị Lãnh đạo Tổng cục Thuế quan tâm

bổ sung thêm nhân sự về lưu trữ và sớm triển khai được phần mềm lưu trữ để

phục vụ cho việc khai thác tài liệu được tốt hơn.

Quản lý hồ sơ tài liệu bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là một trong

những nhiệm vụ quan trọng của công tác lưu trữ. Việc kéo dài tuổi thọ cho tài

liệu, ngoài sự tác động của cán bộ lưu trữ, phải có sự hợp tác, giúp đỡ của các

ngành như: Xây dựng, vật lý, hóa học, sinh học…

Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế là những tài liệu có

giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, hình thành trong quá trình hoạt động của các

Vụ, đơn vị trực thuộc Tổng cục Thuế được lựa chọn đưa vào bảo quản tại kho

lưu trữ, công tác Quản lý hồ sơ tài liệu bảo quản tài liệu được thực hiện đúng

theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định

chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu trữ. Quản lý hồ sơ tài liệu tài liệu

78

lưu trữ cũng có rất nhiều loại như: Bằng giấy, băng, đĩa, máy ghi âm nên công

tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng được lãnh đạo Tổng cục quan tâm và tạo

điều kiện để trang bị đầy đủ các thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như: Máy

điều hòa, máy hút mùi, máy hút ẩm, thuốc để chống mối, mọt.,..

2.3.4. Thực trạng tổ chức sử dụng hồ sơ phục vụ các mục đích khác nhau

- Hình thức mượn tài liệu là hình thức phổ biến, việc tổ chức cho mượn

tài liệu lưu trữ ở cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện rất tốt, các Vụ, đơn

vị trong quá trình làm việc cần đến văn bản, hồ sơ tài liệu trong vòng 5 năm

trở lại đây từ 2015 - 2019 thì xuống trực tiếp bộ phận lưu trữ để bộ phận lưu

trữ tra tìm ngay tại kho lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế, sau khi tra tìm xong

bộ phận lưu trữ vào sổ và có chữ ký của người mượn tài liệu.

Tài liệu lưu trữ chủ yếu là bản gốc nên bộ phận lưu trữ phải photocopy

để phục vụ người mượn tránh thất thoát tài liệu. Tuy nhiên, nếu cán bộ tại cơ

quan Tổng cục mà mượn tài liệu trước đó khoảng 7-10 năm trở về trước thì sẽ

mất thời gian vì tài liệu đó để ở kho lưu trữ Hào Nam cách xa cơ quan làm

việc nên cán bộ phải đến lưu trữ để được phục vụ, điều này gây trở ngại rất

lớn cho việc tra cứu tài liệu của cán bộ trong cơ quan.

- Đối tượng mượn tài liệu: Chủ yếu là các cán bộ trong cơ quan Tổng

cục Thuế mượn tài liệu để nghiên cứu, tra tìm, nhưng cũng có người ngoài cơ

quan vào mượn tài liệu, đối với người ngoài cơ quan thì phải có giấy giới

thiệu và ý kiến đồng ý của lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thuế.

- Về công cụ tra cứu tài liệu: Hiện nay, công cụ tra cứu khoa học trong

kho lưu trữ của Tổng cục Thuế mới chỉ xây dựng mục lục hồ sơ là chủ yếu,

bên cạnh cũng có bộ thẻ tra tìm tài liệu. Việc tra cứu trên máy vi tính đang

được triển khai và đã đưa vào sử dụng.

Thủ tục để tra tìm, khai thác tài liệu tại kho lưu trữ Hào Nam và lưu trữ

tại cơ quan Tổng cục rất đơn giản, thuận tiện cho cán bộ. Cán bộ trong nội bộ

cơ quan Tổng cục thuế có nhu cầu khai thác tài liệu để giải quyết công việc

79

được giao thì chỉ cần có giấy mượn tài liệu và có chữ ký của lãnh đao Vụ, đơn vị

gửi Văn phòng, lãnh đạo Văn phòng có ý kiến chuyển bộ phận Quản lý hồ sơ tài

liệulưu trữ là cán bộ có thể tìm được hồ sơ mình cần tìm. Cán bộ đến mượn tài

liệu đều được cán bộ lưu trữ ghi vào sổ theo dõi và ký mượn, khi trả cán bộ

Quản lý hồ sơ tài liệulưu trữ kiểm tra lại trước khi nhận tài liệu và ký nhận.

Cán bộ đến mượn tài liệu chỉ được sử dụng bản photocopy ngay tại kho

lưu trữ. Trừ trường hợp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế hoặc Bộ trưởng Bộ

Tài chính yêu cầu cần bản chính thì mới được phép mượn (nhưng phải có ý

kiến của Chánh Văn phòng) cán bộ lưu trữ mới cung cấp.

Trong 5 năm từ năm (2015-2019) số lượng cán bộ đến khai thác và số

lượng tài liệu, hồ sơ đưa ra phục vụ tại kho lưu trữ Tổng cục Thuế đã tăng lên

những năm gần đây, đối tượng khai thác chủ yếu là các Vụ: Chính sách, Quản

lý thuế Doanh nghiệp lớn, Kê khai và kế toán thuế, Quản lý thuế Thu nhập cá

nhân, Vụ khai thác nhiều nhất là: Vụ Chính sách, Vụ Quản lý thuế Doanh

nghiệp lớn và Vụ Kê khai và kế toán thuế. Điều đó chứng minh rằng, tài liệu

lưu trữ đã và đang phát huy được vai trò của mình và tư liệu đắc lực phục vụ

cho công việc nghiên cứu giải quyết công việc của cán bộ trong cơ quan. (Số

lượt liệu khai thác tài liệu lưu trữ được nêu trong Bảng 2.8)

Bảng 2.8 Số lượt người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ năm

(2015-2019)

Lượt người

Lượt tài liệu

STT

Năm

Số bản chụp

khai thác

khai thác (hồ sơ)

1

2015

385

201

520

2

2016

420

236

568

3

2017

459

254

593

4

2018

482

217

750

5

2019

530

231

620

2.276

1.139

3.051

80

(Nguồn: Tổng cuc Thuế, Bộ Tài chính)

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức, sử dụng tài liệu ở

Tổng cục Thuế vẫn còn những tồn tại nhất định như: Cán bộ Quản lý hồ sơ tài

liệu lưu trữ ít (02 người) không đáp ứng được nhu cầu tra tìm, khai thác tài

liệu của 19 Vụ, đơn vị; các phương tiện, thiết bị phục vụ khai tài liệu còn thô

sơ; các hình thức tổ chức sử dụng còn nghèo nàn; tồn tại lớn nhất hiện nay là

Tổng cục Thuế chưa lập được cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm, công cụ tra

tìm chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ. Vẫn chưa thể tra cứu tài liệu trên máy

được.

Đặc biệt việc tổ chức phòng đọc cho việc tra cứu tài liệu còn chưa có.

Chủ yếu các cán bộ công chức khi muốn tra cứu hồ sơ, tài liệu đều phải

photocopy rồi mang về nơi làm việc để nghiên cứu. Điều này gây ra sự lãng

phí không cần thiết cho cơ quan và cho xã hội.

Tổng cục Thuế cần sớm khắc phục những hạn chế trên để thúc đẩy

công tác tổ chức, sử dụng tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn đáp ứng ngày

càng tốt nhu cầu tra tìm, khai thác tài liệu phục vụ cho quá trình giải quyết

công việc của cán bộ cơ quan.

2.4. Đánh giá về thực trạng công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục

Thuế, Bộ Tài chính

2.4.1. Những kết quả đạt được

Công tác quản lý hồ sơ tài liệu là đầu mối thông tin, là hoạt động không

thể thiếu được trong hoạt động chung của cơ quan Tổng cục Thuế. Nhận thức

được điều đó với sự quan tâm của lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo Văn phòng

đến nay quản lý hồ sơ tài liệu đã có những bước cải tiến tích cực. Việc giải

quyết công văn giấy tờ cũng diễn ra nhanh chóng, chính xác, hiệu quả hơn.

Công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính thực hiện theo

phương châm” Quản lý hồ sơ tài liệu an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả

các tài liệu, công văn giấy tờ của Tổng cục Thuế đều được sắp xếp bảo quản

81

khoa học và đúng quy trình.

Cơ sở vật chất đã được đầu tư trang bị đầy đủ, đặc biệt là các phương

tiện phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ tài liệu Hiện nay, Phòng Hành chính -

lưu trữ của Tổng cục Thuế được trang bị: 08 máy in, 07 máy photocopy, 01

máy fax, 02 máy hủy tài liệu, 03 máy scan, 14 máy vi tính trang bị cho mỗi

cán bộ, máy hút ẩm.

Về nhân sự của phòng Hành chính - lưu trữ: Tổng biên chế của phòng

là 14 người. Trong đó, có ba phó phòng phụ trách ba mảng là (đi, đến, lưu

trữ) một người phụ trách chung, còn lại là các công chức làm bên bộ phận

công văn đến, công văn đi và lưu trữ.

Về trình độ: Có bằng từ Cao đẳng trở lên đến trên đại học, học đúng

chuyên ngành văn thư, lưu trữ; Văn phòng, việc chuyên môn hóa công việc cụ

thể cho từng cán bộ, giúp cho bộ máy vận hành nhịp nhàng, hiệu quả.

Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu văn thư: Tập trung thống nhất tất cả

các văn bản đi, văn bản đến đều thực hiện theo đúng quy trình tiếp nhận, quản

lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế.

Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức tập huấn các nghiệp vụ

cũng như ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực văn thư, lưu trữ được

chú trọng. Vì thế trình độ chuyên môn của cán bộ làn công tác quản lý hồ sơ

tài liệu văn thư, lưu trữ được nâng lên, đáp ứng ngày càng tốt hơn theo yêu

cầu công tác của cơ quan và xã hội trong giai đoạn hiện nay.

Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ: Các quy trình nghiệp vụ lưu

trữ như: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu;

bảo quản tài liệu; tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.v.v.. được thực hiện theo

đúng quy định của Nhà nước. Tài liệu lưu trữ nhìn chung đã được chỉnh lý,

xác định giá trị; bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ cơ quan và tổ

chức khai thác, sử dụng.

Có được kết quả trên là do sự quan tâm bằng những chính sách và chỉ

82

đạo chung của Nhà nước thông qua các hướng dẫn bằng văn bản cụ thể của

Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày

11/11/2011 của Quốc hội; những quy định về biên chế văn thư chuyên trách

do Bộ Nội vụ hướng dẫn.

Một số điểm đáng lưu ý là từ ngày 15/8/2016 Bộ Tài chính giao cơ

quan Tổng cục Thuế thực hiện triển khai chương trình quản lý văn bản và

điều hành (eDocTC), với phần mềm này thì việc tiếp nhận theo đường văn

bản điện tử sẽ thuận lợi hơn cho người sử dụng, có thể biết được thông tin văn

bản đó đang ở đâu và quá trình xử lý ra sao, chuyên viên nào xử lý, v.v…và

đây cũng một phần giúp cho lưu trữ văn bản được tốt hơn.

Tổng cục Thuế đã tổ chức được các lớp tập huấn, tuyên truyền, phổ

biến các văn bản khác về quản lý hồ sơ tài liệu văn thư, lưu trữ đến từng cán

bộ trong cơ quan để nâng cao hiểu biết của cán bộ, công chức về văn thư, lưu

trữ tạo điều kiện cho công tác này được làm tốt nhằm đảm bảo công việc

được giao thực hiện tốt và hiệu quả cao.

2.4.2. Những hạn chế bất cập và nguyên nhân của những hạn chế

bất cập

Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác quản lý hồ sơ tại cơ

quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính còn có một số hạn chế cụ thể như:

* Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu văn thư:

Ngoài những ưu điểm về trách nhiệm trong soạn thảo, ban hành văn

bản và việc giám sát kỹ quy trình ban hành văn bản thì Tổng cục Thuế vẫn

không tránh khỏi những thiếu sót, tồn tại và thể thức, thẩm quyền ban hành và

thủ tục ký duyệt văn bản do những giây phút tắc trách của một số ít cán bộ,

công chức:

- Về thể thức:

Tuy được tập huấn khá kỹ và được nhắc nhở sửa chữa rất nhiều lần

nhưng một số công chức Tổng cục Thuế vẫn mắc những thói quen cũ trong

83

soạn thảo văn bản dẫn đến sai về thể thức.

- Về thẩm quyền ban hành:

Có một số văn bản của Tổng cục Thuế nhưng lại chứa nội dung về quy

phạm pháp luật. Điều này trái với Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Vì các nội dung quy phạm buộc phải được ban hành bằng văn bản quy phạm

pháp luật. Tuy nhiên ở đây văn bản lại chứa nội dung quy phạm: ví dụ như

“công văn số 1133/TCT-TNCN ngày 05/4/2011 của Tổng cục Thuế quy định

việc thu thuế thu nhập cá nhân đối với ủy quyền chuyển nhượng bất động sản”.

- Về thủ tục ký:

Vẫn còn tình trạng một số tờ trình, văn bản do các Vụ, đơn vị dự thảo

để thẩm quyền ký của Tổng cục trưởng là thay mặt “TM. TỔNG CỤC

THUẾ”. Đây là sai lầm nghiêm trọng, vì Tổng cục Thuế là cơ quan làm việc

theo chế độ thủ trưởng.

Một số văn bản được lãnh đạo Tổng cục giao cho các Vụ, đơn vị ký

thừa lệnh “TL.”, Tuy nhiên, các Vụ, đơn vị còn giao cho cấp phó ký thay văn

bản thừa lệnh đó. Đây là nội dung còn nhiều tranh cãi (do không có quy định

cụ thể về việc giao cấp phó đơn vị ký thay văn bản khi được thủ trưởng cơ

quan giao ký thừa lệnh”TL”.

Như vậy, việc còn những lỗi sai trong quá trình soạn thảo văn bản, vi

phạm thẩm quyền ban hành cũng như thủ tục, thẩm quyền ký văn bản đã tạo

ra những trở ngại cho việc ban hành, thực thi văn bản. Điều đó làm ảnh hưởng

đến hiệu quả lao động quản lý nhà nước của một cơ quan như Tổng cục Thuế.

Trình độ cán bộ quản lý hồ sơ tài liệu còn hạn chế; một số cán bộ làm

công tác quản lý hồ sơ tài liệu tại các Vụ, đơn vị cũng như văn thư Tổng cục

vẫn còn bằng tốt nghiệp Trung cấp, cao đẳng;

Công tác lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn còn một số hạn

chế về quy trình: Tài liệu trong hồ sơ lộn xộn, không sắp xếp và biên mục tài

liệu trong hồ sơ gây khó khăn và mất thời gian làm cho cán bộ làm công tác

84

lưu trữ;

Ý thức nhận thức của cán bộ làm công tác chuyên môn tại các Vụ, đơn

vị về công tác quản lý hồ sơ tài liệu còn chưa tốt, đôi khi còn là sự chống chế,

miễn cưỡng;

Quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan Tổng cục Thuế chủ yếu là xử lý

trên bản giấy có áp dụng lưu văn bản điẹn tử nhưng còn khá nhiều lúng túng

trong nhiệp vụ;

Chương trình quản lý phần mềm quản lý hồ sơ tài liệuvăn bản đi, công

văn đến của Tổng cục Thuế do Cục Công nghệ Thông tin trực thuộc Tổng cục

Thuế xây dựng từ năm 1992 cho toàn ngành Thuế, với phần mềm quản lý văn

bản này từ khi xây dựng đến nay đã được nâng cấp nhiều lần nhưng chưa bắt

kịp với thời cuộc phát triển công nghệ thông tin hiện nay, phần mềm đang sử

dụng chỉ được vài tiêu chí theo chương trình như là: Số, ký hiệu văn bản,

ngày, tháng văn bản, nơi gửi, ngày nhận, thời hạn xử lý, trích yếu, đơn vị xử

lý, chưa có bản scan gắn cùng.

* Về công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ

Biên chế cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của cơ quan

Tổng cục thuế còn ít (02 cán bộ) chưa đáp ứng được hết yêu cầu công việc

lưu trữ do khối lượng tài liệu lớn của Tổng cục thuế như bảo quản tài liệu,

phục vụ nhu cầu khai thác của độc giả. Tổng cục Thuế đã tổ chức thi tuyển

công chức chuyên ngành về văn thư, lưu trữ nhiều lần nhưng các thí sinh đăng

ký thi vào chuyên ngành này chưa đạt do các môn điều kiện như ngoại ngữ,

tin học.

Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu

trữ, tuy đã được lãnh đạo Tổng cục quan tâm hơn trước, nhưng nhìn chung

vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc như diện tích kho hẹp, kho lưu

trữ tại Hào Nam ở xa cơ quan làm việc, khó khăn cho việc tra cứu sử dụng tài

liệu, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu như giá để tài liệu dẫn đến việc

85

tài liệu thu về còn phải để ở sàn nhà nên ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu.

Bên cạnh đó chưa có phòng đọc và làm việc riêng cho cán bộ lưu trữ, gây ảnh

hưởng đến sức khỏe của cán bộ, ảnh hưởng đến chất lượng khai thác tài liệu

của cán bộ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu

trữ tại cơ quan Tổng cục thuế chưa được thực hiện gây khó khăn trong việc tra

tìm, khai thác tài liệu (Tổng cục đã có phầm mềm quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ,

nhưng để sử dụng được phần mềm này phải cần đến nhiều kinh phí thì phần

mềm này mới triển khai được như: Mua máy scan để scen lại toàn bộ hồ sơ tài

liệu đã được chỉnh lý, với số lượng lớn tài liệu đã chỉnh lý từ nhiều năm …).

Một số Vụ, đơn vị chỉ nộp những hồ sơ công việc là bản sao giữ lại

bản chính hoặc không nộp hết tài liệu mà giữ lại để tra tìm cho nhanh chóng

(nhất là tài liệu của Vụ tài vụ quản trị, Vụ Dự toán thu thuế) dẫn đến hồ sơ

86

trong Phông của Tổng cục Thuế chưa được hoàn chỉnh.

Tiểu kết Chương 2

Qua phân tích thực trạng công tác quản lý hồ sơ tài liệu hiện nay tại

Tổng cục Thuế, Bộ Tài Chính, những kết quả đã đạt được và những mặt còn

hạn chế của cơ quan, cho thấy một thực tiễn là Tổng cục Thuế chưa ứng dụng

được rộng rãi phần mềm quản lý văn bản điều hành(eDocTC) ngành Tài

chính cho toàn ngành Thuế, mới chỉ triển khai được cơ quan Tổng cục Thuế

và một số số Cục Thuế tỉnh, thành phố (Hà Nội, Hải Phòng và Bắc Ninh),

phần mềm lưu trữ chưa triển khai được. Phương thức hoạt động, quản lý công

văn, giấy tờ nặng nề về phương pháp truyền thống (chủ yếu là bản giấy), gắn

với sổ sách, giấy tờ thực sự là một rào cản cho sự phát triển của cơ quan Tổng

cục thuế trong giai đoạn hội nhập như hiện nay. Qua đó, bản thân tác giả luận

văn rút ra được những kinh nghiệm về công tác quản lý hồ sơ tại Tổng cục

Thuế, Bộ Tài chính được thực hiện tốt hơn trong thời gian tới.

Tại chương này, tác giả đã chỉ ra nguyên nhân, tồn tại và nguyên nhân

của những tồn tại hạn chế về công tác quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục Thuế,

Bộ Tài Chính. Đây là cơ sở để luận văn đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác

87

quản lý hồ sơ tài liệu Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính trong chương tiếp theo.

Chương 3

PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VỀ CÔNG TÁC

QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TỔNG CỤC THUẾ BỘ TÀI CHÍNH

3.1. Phương hướng hoàn thiện về công tác quản lý hồ sơ tại cơ

quan Tổng cuc Thuế, Bộ Tài chính

3.1.1. Phát huy vai trò đóng góp của công tác quản lý hồ sơ dữ liêu

thông tin

Để phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoài việc bảo quản an toàn

tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổ chức cần quan tâm đến

công tác sử dụng, khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Đó là cần

phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt

nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài

liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã

hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạn

hiện nay. Do đó, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần xác định

rõ trách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ, để có những giải pháp hiệu quả

nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển.

Điều đó sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao nhận thức đối với việc giữ

gìn bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự

nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Trong tiến trình cải cách hành chính nhà

nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý

nghĩa hết sức quan trọng. Với vai trò đặc biệt đó, thời gian qua Đảng và Nhà

nước ta đã quan tâm đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ cùng với đó là hệ thống các

cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia đã được

88

xây dựng và đang từng bước được kiện toàn.

3.1.2. Khắc phục triệt để các hạn chế bất cập về công tác quản lý hồ

sơ tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính

Trong những năm qua công tác quản lý văn bản, tài liệu, hồ sơ, giấy tờ

theo cách quản lý truyền thống tại Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính đã bộc lộ

nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan chẳng hạn như:

thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác xử lý lưu trữ còn thô sơ và thủ công. Các

công văn đến và đi chủ yếu được lưu trên các hồ sơ giấy theo một biểu mẫu

chung. Công văn sau khi được xử lý thường được phân loại sắp xếp theo các

tệp hồ sơ tại các kệ tủ trong kho phục vụ cho việc tìm kiếm sau này. Và đây

cũng là vấn đề bất cập khi cần tìm kiếm lại công văn thì thường mất thời gian

và công sức để tìm. Chưa kể đến việc khối lượng công văn ngày càng tăng,

diện tích lưu kho sẽ ngày càng quá tải và việc mất mát thất lạc công văn là rủi

ro rất dễ xảy ra.

Hay một công văn mới được bộ phận văn thư tiếp nhận, sau khi vào sổ

và xác nhận độ bảo mật nếu là công văn thông thường sẽ được chuyển lên

chánh văn phòng. Chánh văn phòng phân công phận loại rồi công văn sẽ được

chuyển lên lãnh đạo phê duyệt. Sau đó văn thư nhận về và trực tiếp chuyển

cho các phòng ban. Công đoạn này thường lặp đi lặp lại và được làm thủ công

nên mất nhiều thời gian chạy đi chạy lại, ảnh hưởng đến thời gian và hiệu suất

xử lý công văn, hạn chế việc trao đổi thông tin, xin ý kiến chỉ đạo hoặc việc

xin ý kiến chỉ đạo, hay phê duyệt của lãnh đạo đôi khi xảy ra tình trạng chậm

trễ hoặc chồng chéo…

Mất nhiều thời gian, công sức và kinh phí.

Theo thống kê cho thấy một ngày có khoảng 80% công chức bàn giấy

lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu và 60% giành một giờ hoặc

nhiều hơn để làm các công việc mà đồng nghiệp khác đã và đang thực hiện.

89

Hơn nữa, do tất cả mọi việc đều được lưu lại bằng giấy từ các thông tin ghi

chép đến công văn, văn bản, tài liệu nên một năm doanh nghiệp phải trả một

khoản chi phí lớn cho văn phòng phẩm: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn…

Hiệu quả công việc thấp, ảnh hướng đến môi trường.

Với những bất cập trên cho thấy việc quản lý văn phòng ảnh hưởng rất

nhiều đến sự phát triển của doanh nghiệp. Không chỉ vậy, công tác quản lý

văn phòng truyền thống nhiều giấy tờ còn gián tiếp ảnh hưởng đến môi

trường khi phải sử dụng số lượng giấy lớn dẫn đến việc chặt phá nhiều cây cối

để làm giấy.

3.1.3. Đưa quản lý số vào công tác quản lý hồ sơ

Quản lý Thư viện số và Kho dữ liệu số cung cấp khả năng quản lý toàn

bộ vòng đời tài liệu (document lifecycle), từ lúc khởi tạo, kiểm duyệt, sử dụng

cho tới lúc lưu trữ và đào thải, bắt buộc tuân thủ các tiêu chuẩn quản lý nội

dung theo quy định của pháp luật và tổ chức.

Phân hệ cung cấp các thuận lợi sau:

Đối với tổ chức sẽ giảm rất nhiều chi phí quản lý thông tin, cải thiện

hiệu suất làm việc và hướng tới văn phòng không giấy như:

Thiết lập một hệ thống duy nhất để quản lý tài liệu và hồ sơ xuyên suốt

cả tổ chức, hình thành các thư viện dữ liệu chứa tài liệu điện tử và cả tài liệu

giấy (đã được scan và lập chỉ mục).

Đáp ứng các các tiêu chuẩn về kiểm soát tài liệu và hồ sơ - một trong

các yêu cầu cơ bản của tất cả các hệ thống quản lý ISO (Chất Lượng, Môi

trường, An ninh thông tin...).

Tuân thủ đúng quy định thời gian lưu trữ cần thiết đối với hồ sơ, tài liệu

hình thành trong quá trình hoạt động theo quy định của pháp luật.

Giảm bớt không gian lưu trữ giấy tờ.

Tiết kiệm giấy và chi phí liên quan như in, gửi nhận.

Cải thiện phương thức lưu trữ và chia sẻ tài liệu - thay cho việc lưu trữ

90

trên máy tính cá nhân, ổ đĩa chia sẻ (shared drives) và chia sẻ bằng email.

Cung cấp truy cập đồng thời cho nhiều nhân viên tại nhiều đơn vị, chi

nhánh.

Đảm bảo mức độ bảo mật cho tài liệu và hồ sơ tuân thủ đúng qui định

của tổ chức.

Hạn chế tối đa khả năng bị mất thông tin.

Áp dụng công nghệ bảo mật cao cấp IRM để bảo vệ các tài liệu & hồ

sơ quan trọng.

Tăng mức độ an toàn cho tài liệu & hồ sơ lưu trữ, đảm bảo có thể thể

phục hồi khi có thảm họa xảy ra.

Đối với nhân viên.

Được cung cấp đầy đủ tài liệu thông tin, qui định, chính sách cụ thể,

kịp thời, chính xác.

Truy cập sử dụng từ mọi nơi, từ nhiều loại thiết bị.

Xem, sửa tài liệu office và pdf online.

Trao đổi ý kiến, thảo luận trên từng tài liệu.

Giảm bớt thời gian tìm kiếm tài liệu.

Mỗi nhân viên sẽ có một My Documents riêng để sử dụng và chia sẻ tài

liệu.

Sử dụng OneDrive for Business để tự động đồng bộ với thư viện dữ

liệu và truy cập offline.

Đối với nhân viên tạo, quản lý và kiểm soát tài liệu.

Dễ dàng xây dựng các thư viện dữ liệu theo nhu cầu của tổ chức.

Sử dụng các siêu dữ liệu (meta data) có sẳn cho từng loại nội dung để

đưa vào khai thác, sử dụng, cho phép dễ dàng thiết lập thêm siêu dữ liệu.

Cấp phát quyền truy cập đơn giản, trực quan nhưng hiệu quả, hỗ trợ

nguyên tắc kế thừa quyền truy cập của cấp cha để đơn giản hóa việc quản lý

91

truy cập.

Sử dụng các công cụ quen thuộc để phối hợp soạn thảo, kiểm duyệt. Hệ

thống sẽ tự động tạo phiên bản mới và lưu trữ phiên bản cũ sau mỗi lần hiệu

chỉnh.

Dễ dàng thiết lập, điều chỉnh luồng phê duyệt cho từng loại tài liệu với

công cụ quản lý qui trình làm việc.

Giúp người dùng phục hồi dữ liệu lỡ bị xóa với công cụ Recycle Bin

quen thuộc.

Có được đầy đủ báo cáo, thống truy cập cập sử dụng tài liệu & hồ sơ

của tất cả nhân viên.

3.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ

3.2.1. Tuyên truyền nâng cao nhận thức công tác quản lý hồ sơ cơ

quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính

Tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác quản lý hồ sơ

văn thư, lưu trữ của Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính để toàn thể cán bộ,

công chức trong cơ quan nắm được một cách hệ thống về công tác quản lý hồ

sơ những việc cần làm để bảo đảm hoạt động của công tác quản lý hồ sơ đi

vào nề nếp, ngày càng đạt chất lượng cao.

Rà soát lại hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ còn có

hiệu lực của các cơ quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp phù

hợp để phổ biến văn bản. Ngoài những văn bản của Tổng cục đã quán triệt,

yêu cầu các Vụ, đơn vị thực hiện như quy chế văn thư, quy chế lưu trữ, hướng

dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản áp dụng thống nhất trong toàn cơ

Nhận thức chiếm vai trò quan trọng trong mỗi con người, nếu nhận

quan.

thức đúng thì hành động đúng, ngược lại nếu nhận thức sai thì hành động sẽ

sai. Do đó, điều đầu tiên phải làm là để mọi người, nhất là văn thư cơ quan

phải nhận thức đúng về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ hiểu rõ

92

hơn về vị trí, vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan.

Muốn mọi người có nhận thức đúng thì phải tuyên truyền, thể hiện ở

các tin bài viết về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ

đăng trên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế; thể hiện ở niềm tin của

lãnh đạo Tổng cục đối với công tác quản lý hồ sơ; sự quán triệt thực hiện

nghiêm túc công tác quản lý hồ sơ để nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ

sơ ở cơ quan Tổng cục Thuế.

Công chức quản lý hồ sơ phải tự đánh giá về hoạt động của công tác

quản lý hồ sơ yên tâm công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi chỉ

đỏ xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động

của cơ quan sẽ bị đình trệ. Văn thư là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các sản

phẩm làm việc của một cơ quan, tổ chức. Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt

yêu cầu thì văn thư phải góp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao

động riêng, mỗi nhiệm vụ đều có vị trí khác nhau. Những vị trí này liên kết

với nhau thành một tổ chức có sức mạnh. Khi đã nhận thức đầy đủ về công

tác quản lý hồ sơ thì công tác quản lý hồ sơ cơ quan và toàn thể cán bộ, công

chức sẽ nỗ lực phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ.

3.2.2. Sửa đổi bổ sung hoàn thiện các quy định pháp lý về công tác

quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính

Xây dựng, ban hành các quy định và hướng dẫn nghiệp vụ để cụ thể

hóa hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành; hướng dẫn

về việc thu thập tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và tổ chức

khai thác, sử dụng tài liệu. Đối với các cơ quan, tổ chức cần căn cứ vào quy

định của pháp luật hiện hành để soạn thảo, ban hành quy chế công tác quản lý

hồ sơ của cơ quan và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cho phù hợp với thực

tế của cơ quan, tổ chức của mình như hướng dẫn về hình thức và thể thức văn

bản; quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản

đến; hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ,

93

quy định thời hạn bảo quản tài liệu trong hoạt động của cơ quan; hướng dẫn

thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác quản lý hồ sơ.

Tăng cường hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định công

tác quản lý hồ sơ; giao chức năng quản lý nhà nước công tác quản lý hồ sơ

thực hiện tổ chức các cụm kiểm tra chéo theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và

Tổng cục thuế. Kết quả kiểm tra, cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo

cho các cơ quan, tổ chức được kiểm tra biết.

Định kỳ tổng kết công tác văn thư, lưu trữ, tỉnh cần tiến hành tổng kết

công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi tỉnh để đánh giá những kết quả đạt

được và đề ra phương hướng nhằm tiếp tục đẩy mạnh công tác văn thư, lưu

trữ và biểu dương khen thưởng những tập thể, cá nhân có thành tích trong

việc thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ để các ngành, các cấp đến tham

quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm.

3.2.3. Hoàn thiện tổ chức biên chế làm công tác quản lý hồ sơ

Nội dung công tác quản lý hồ sơ được tổ chức thực hiện ở nhiều bộ

phận trong cơ quan. Bộ phận văn thư chuyên trách thường đảm nhận các công

việc như: Tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản

và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con

dấu. Các công việc khác như soạn thảo, ban hành văn bản và lập hồ sơ công

việc được thực hiện các bộ phận chuyên môn. Bộ phận thực hiện công tác lưu

trữ của cơ quan như thu thập, bổ sung tài liệu; chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu kết

hợp trong xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản an toàn tài liệu và phát

huy giá trị tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.

Như vậy, việc xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý hồ sơ

chuyên trách của cơ quan, tổ chức cần phải được thiết kế sao cho phù hợp với

những nội dung công việc nêu trên. Hơn nữa, do công tác quản lý hồ sơ có

94

mối quan hệ mật thiết với công tác hành chính và nằm trong văn phòng nên

khi thiết kế tổ chức quản lý hồ sơ phải đặt tổ chức này trong tổng thể công tác

văn phòng và trong mối quan hệ với tổ chức làm công tác hành chính.

3.2.4. Nâng cao chất lượng thực hiện các nghiệp vụ công tác quản lý

hồ sơ

Hiện nay, do nhận thức về công tác quản lý hồ sơ còn hạn chế nên không

ít cơ quan, tổ chức đã không chú ý đến số lượng và chất lượng đội ngũ cán bộ

quản lý hồ sơ chuyên trách. Không ít cơ quan, tổ chức chưa bố trí đủ cán bộ để

làm công tác quản lý hồ sơ hoặc bố trí đủ người làm công tác quản lý hồ sơ lại

không được đào tạo cơ bản nên hiệu quả công việc còn nhiều hạn chế.

Năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 129/2007/QĐ-

TTg ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

với mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc một

cách chuyên nghiệp và hiện đại, góp phần vào công cuộc cải cách nền hành

chính nhà nước, nhằm bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của

các cơ quan hành chính nhà nước, xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực

của cán bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục

tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn

thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

Trong điều kiện như vậy công tác văn thư, lưu trữ ngành Thuế cũng đã,

đang xây dựng nếp sống văn hóa công sở văn minh, tạo môi trường làm việc

thuận lợi, góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc và đã đạt được

kết quả nhất định. Tác phong của cán bộ, công chức, viên chức đặc biệt là bộ

phận tiếp dân và bộ phận một cửa ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại; chấn

chỉnh tình trạng một số cán bộ có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó

khăn, phiền hà khi thực hiện nhiệm vụ.

Một số biện pháp được chú trọng như: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền

trong cán bộ, công chức về ý thức, tầm quan trọng của hoạt động xây dựng

95

đời sống văn hóa cơ sở gắn với nội dung tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp

luật; phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức hiểu rõ nhiệm vụ và quyền

hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ của người lao động cũng như người quản lý sử

dụng lao động trong việc xây dựng đời sống văn hóa, với những việc làm cụ

thể, thiết thực.

3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã hỗ trợ đắc

lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của mỗi loại. Trong đó,

hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều nhất

nhờ tính thông dụng trong giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính năng ưu

việt của phần mềm ứng dụng về quản lý thuế, số hóa tài liệu.

Mặt khác, dưới góc độ quản lý Nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có

hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội,

lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương.

Trong thời điểm hiện nay, công tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở

việc đánh máy, in văn bản và đăng ký văn bản đi, văn bản đến. việc quản lý

và xử lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các

khâu nghiệp vụ cụ thể trong công tác văn thư như: Soạn thảo và xử lý văn

bản, lập hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy

trình cần được chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu quy trình nghiệp vụ của

công tác văn thư đều có thể nhờ trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm

thời gian, công sức và đặc biệt là hạn chế quan liêu giấy tờ.

Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ như phần

mềm quản lý văn bản đi, văn văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong

môi trường mạng là một trong những điểm mới tiến bộ được áp dụng rộng rãi

trong các cơ quan, góp phần đáng kể giảm công sức, thời gian tra cứu, tìm kiếm

các văn bản khi cần, hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng.

Trong năm 2016, Tổng cục Thuế đã và đang thực hiện theo yêu cầu của

96

Bộ Tài chính về việc triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành tại Bộ Tài

chính với xu hướng sử dụng trục tích hợp trao đổi văn bản giữa nhiều hệ thống

thông qua chuẩn định dạng thống nhất, ngành Tài chính đã triển khai phần

mềm mới thống nhất cho ngành Tài chính, cài đặt ứng dụng theo mô hình bán

tập trung bao gồm hệ thống đặt tại cơ quan Bộ và các Tổng cục. Theo lộ

trình, chương trình quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính (eDocTC)

cho Bộ Tài chính và các đơn vị hệ thống thuộc Bộ Tài chính sẽ bắt đầu triển

khai từ 01/12/2015 và chính thức áp dụng phần mềm mới từ 1/1/2016.

Từ ngày 15/8/2016 Tổng cục Thuế đã triển khai phần mềm quản lý văn

bản và điều hành cho 3 cấp gồm: Cấp Tổng cục (19 Vụ/đơn vị thuộc Tổng

cục Thuế), đến năm 2019 là 22 Vụ/đơn vị; cấp Cục Thuế (3 Cục Thuế tỉnh,

thành phố gồm: Hà Nội, Hải Phòng và Bắc Ninh); cấp Chi cục Thuế của 3

Cục thuế: Hà Nội, Hải Phòng và Bắc Ninh.

Chương trình quản lý văn bản và điều hành bao gồm 11 phân hệ đáp

ứng yêu cầu công tác quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các

cấp trong ngành Thuế gồm: Phân hệ quản lý văn bản đến; phân hệ quản lý tờ

trình; phân hệ quản lý văn bản đi; phân hệ quản lý văn bản nội bộ; phân hệ

quản lý giao việc…

Sau thời gian triển khai đến nay, hệ thống quản lý văn bản và điều hành

là giải pháp giúp tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ

của ngành Thuế một cách toàn diện gồm: Thống nhất và chuẩn hóa quy trình

nghiệp vụ trong công tác Văn phòng trên phạm vi 3 cấp: Tổng cục, Cục Thuế

và Chi cục Thuế của ngành Thuế.

Các văn bản giấy gửi đến Tổng cục, Cục thuế và Chi cục thuế nếu

không thuộc phạm vi nhạy cảm đều được chuyển thành tệp điện tử và gửi đến

các đơn vị. Từ đó giảm thiểu sử dụng giấy tờ, tiết kiệm chi phí photo cũng

như giảm đáng kể thời gian luân chuyển văn bản đến cá nhân, đơn vị xử lý,

97

giúp cán bộ, công chức ngành Thuế có nhiều thời gian xử lý công việc.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là giải pháp giúp tăng cường

hiệu quả của công tác điều hành. Theo đó, các thông tin chỉ đạo, điều hành

không thuộc phạm vi nhạy cảm của các cấp lãnh đạo từ cấp Tổng cục, Cục

thuế, Chi cục thuế được đưa lên phần mềm để lãnh đạo các cấp bất cứ lúc nào

cũng có thể xem lại ý kiến chỉ đạo, cũng như theo dõi cá nhân đơn vị được

giao có thực hiện theo ý kiến chỉ đạo không.

Chương trình là công cụ giúp lãnh đạo các cấp theo dõi chặt chẽ tình

hình xử lý của cá nhân, đơn vị được giao một cách chặt chẽ thông qua việc

theo dõi toàn bộ quá trình xử lý từ khâu nhập cho đến khâu xử lý cuối cùng;

thông qua công cụ báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác.

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý văn bản và điều hành là giải pháp giúp

thực hiện các mục tiêu Chính phủ điện tử trong ngành Thuế, đảm bảo việc

liên thông văn bản điện tử không chỉ trong nội bộ ngành Thuế từ cấp Tổng

cục đến Cục thuế và đến cấp Chi cục Thuế mà còn liên thông với Bộ Tài

chính, với các hệ thống thuộc Bộ Tài chính và với các cơ quan Nhà nước

thông qua trục tích hợp trao đổi điện tử ngành Tài chính.

Năm 2020, Tổng cục Thuế triển khai mở rộng chương trình quản lý

văn bản và điều hành nhằm tạo ra một môi trường làm việc điện tử cho các

công chức ngành Thuế, giúp việc phối hợp xử lý công việc và tìm kiếm văn

bản nhanh chóng, đáp ứng mục tiêu tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong

hoạt động nội bộ của ngành Thuế. Sẽ có 57 Cục Thuế thuộc Tổng cục Thuế

triển khai chương trình này (trừ 6 Cục Thuế tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, Hải

Phòng, Bắc Ninh, Bà Rịa - Vũng Tàu, Hồ Chí Minh và Đồng Nai).

3.2.6. Tăng cường đầu tư kinh phí, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm

trang thiết bị phục vụ công tác quản lý hồ sơ

Là một cơ quan quản lý cấp nhà nước về lĩnh vực Thuế, Tổng cục Thuế

được trang bị và đầu tư khá kỹ lưỡng về các trang thiết bị văn phòng cũng như

98

các đồ dùng, văn phòng phẩm, phục vụ công việc cho các cán bộ, công chức.

- Tại Tổng cục Thuế hệ thống máy móc Văn phòng được trang bị tương

đối hiện đại: Các loại máy tính hiện đại (màn hình tinh thể lỏng, máy có cấu

hình cao…) sử dụng các phần mềm windows 2007 và windows 2010. Tất cả

các máy tính thuộc Tổng cục Thuế đều được cài đặt phần mềm chuyên dụng

về quản lý thuế: Phần mềm quản lý thuế, phần mềm quản lý kê khai thuế,

phần mềm quản lý công văn…Các loại máy móc phục vụ công tác khác như:

Điện thoại cố định, máy photocopy, máy fax, máy scan, máy điều hòa, quạt

thông gió, máy hút bụi,..đều được trang bị các loại máy hiện đại với nhiều

tính năng tiện dụng. 100% toàn cơ quan được nối mạng Internet và mạng

LAN phục vụ cho việc truy cập, thu thập thông tin, tra cứu văn bản.

- Kinh phí đầu tư về lĩnh vực văn thư, lưu trữ nói chung và quản lý hồ

hơ nói riêng theo hướng hiện đại hóa, bao gồm các nội dung: Giá thông minh

để tài liệu sau khi đã chỉnh lý; chỉnh lý, thu thập, sưu tầm tài liệu; xây dựng

bố trí kho tàng chuyên dụng đúng quy cách, mua sắm trang thiết bị phục vụ

công tác lưu trữ, đào tạo bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cán bộquản lý hồ sơ.

3.3. Một số kiến nghị

3.3.1. Kiến nghị với Bộ Nội vụ

- Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật thống nhất về hoạt động

quản lý hồ sơ tại các Bộ, ngành, cơ quan thuộc Chính phủ, v.v… một cách

thống nhất trên toàn quốc, phù hợp với đặc thù hoạt động của các đơn vị nói

chung và Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) nói riêng;

- Hướng dẫn kiểm tra, chỉ đạo trách nhiệm thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật về công tác quản lý hồ sơ tại các địa phương;

- Tổ chức thống nhất các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

trên phạm vi cả nước;

- Đề xuất chính sách, tiền lương, phụ cấp trình Chính phủ cho đội ngũ

cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ tại các địa phương nói chung cũng như Bộ

99

Tài chính (Tổng cục Thuế) nói riêng;

- Hướng dẫn kiểm tra các cơ quan Nhà nước thực hiện các quy định về

quản lý công tác quản lý hồ sơ;

- Thống nhất quản lý về thống kê quản lý hồ sơ trên phạm vi cả nước. Lưu

trữ thông tin số trong các cơ quan Nhà nước. Hoàn thiện hệ thống quản lý và

điều hành văn bản điện tử đang được triển khai, thống nhất với Bộ Tài chính,

Tổng cục Thuế trong phạm vi sử dụng chung một hệ thống quản lý văn bản.

3.3.2. Kiến nghị với Bộ Tài chính

- Công tác văn thư, lưu trữ cần quan tâm hơn nữa về nhân sự (đặc biệt

là ngạch lưu trữ), cơ sở vật chất, diện tích kho, trang thiết bị, chế độ bồi

dưỡng, quan tâm đến đặc điểm riêng của từng đơn vị trong hệ thống để có

hướng dẫn chỉ đạo phù hợp, sát thực, giảm bớt phiền hà, chồng chéo giữa các

bộ phận, đơn vị;

- Hàng năm tổ chức các lớp tập huấn, hội thảo về công tác văn thư, lưu

trữ nói chung và quản lý hồ sơ nói riêng, của các ngành, đơn vị thuộc hệ

thống Tài chính có sự trao đổi, thống nhất để đưa công tác quản lý hồ sơ đi

vào nề nếp và thực hiện tốt hơn nữa nhiệm vụ được giao, đáp ứng yêu cầu

công việc chung.

- Tăng cường kiểm tra công tác công tác quản lý hồ sơ tại các ngành,

đơn vị trực thuộc Bộ Tài chính kết hợp kiểm tra chéo để các ngành, đơn vị

cùng thảo luận, trao đổi, học hỏi và tìm ra cách giải quyết phù hợp theo đặc

trưng và mô hình từng đơn vị

- Việc cải cách và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý

hồ sơ trong toàn ngành Tài chính chưa được ứng dụng nhiều nên hiện tại các

nghiệp vụ công tác quản lý hồ sơ hầu như còn là hình thức thủ công chủ yếu

là sử dụng bản giấy, đề nghị sớm triển khai toàn ngành phần mềm Quản lý và

điều hành văn bản EdocTC của ngành Tài chính và phần mềm lưu trữ;

- Quan tâm và tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác quản lý

100

hồ sơ được đào tạo và phát huy khả năng của mình trong công việc, tổ chức

cho cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ đi tham quan, học tập kinh nghiệm

công việc trong và ngoài nước.

- Đầu tư kinh phí theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ năm 2011 về

kinh phí cho công tác lưu trữ quy định như sau:

Kinh phí cho công tác lưu trữ và quản lý hồ hơ của cơ quan Nhà nước,

tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân

sách nhà nước hàng năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:

- Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

- Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài

liệu lưu trữ;

- Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

- Chỉnh lý tài liệu;

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

- Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ hồ sơ;

- Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ hồ sơ.

Theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ ở trên, thì hàng năm cơ quan

bố trí thêm một khoản kinh phí phù hợp để đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp

xếp tài liệu (đặc biệt là đầu tư cho phần mềm lưu trữ); giải quyết đầy đủ chế

độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên

trách, kiêm nhiệm. Bởi sự quan tâm, động viên về tinh thần và nâng cao đời

sống sẽ góp phần tạo điều kiện để những cán bộ lưu trữ thêm yêu nghề và gắn

101

bó lâu dài với công tác lưu trữ.

Tiểu kết Chương 3

Công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế, Bộ Tài chính là một

trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ

chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu, khai thác, sử

dụng của cơ quan và xã hội. Bên cạnh những mặt đạt được còn có những hạn

chế cần phải khắc phục. Đồng thời, nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tác

dụng của công tác quản lý hồ sơ trong hoạt động bộ máy quản lý nhà nước

nói chung, của mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng, lãnh đạo các cấp, các ngành

cần tạo điều kiện để đưa những giải pháp nâng cao chất lượng thực hiện một

cách hiệu quả nhất. Để làm được điều này, cần thực hiện đồng bộ nhiều giải

pháp. Trong đó, cần chú ý đến những giải pháp như: Quán triệt, phổ biến các

quy định, hướng dẫn của Nhà nước, hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật,

nâng cao trình độ của cán bộ, công chức, và rất cần đến sự quan tâm của đội

ngũ cán bộ lãnh đạo để công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cao.

Những giải pháp trên đây đòi hỏi sự tham gia, đồng thuận của lãnh đạo

Tổng cục Thuế cũng như toàn thể cán bộ, công chức, viên chức tại Văn phòng

102

Tổng cục Thuế.

KẾT LUẬN

Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, có tư cách pháp

nhân, con dấu có hình Quốc huy, có tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước và

trụ sở làm việc tại thành phố Hà Nội. Tổng cục Thuế thực hiện chức năng

tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu

nội địa trong phạm vi cả nước, bao gồm: thuế, phí, lệ phí và các khoản thu

khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế); tổ chức quản lý

thuế theo quy định của pháp luật. Tài liệu của Tổng cục Thuế là một bộ phận

quan trọng, không thể thiếu trong thành phần tài liệu Nhà nước.

Có thể thấy công tác quản lý hồ sơ có vai trò rất quan trọng đối với tất

cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Bởi đây là căn cứ xác nhận sự việc đã

xảy ra và có giá trị pháp lý cao. Mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ

khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều

sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều

được lưu giữ để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc quản lý hồ sơ, tài liệu đã

quan trọng, việc bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn

quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò của công tác quản lý hồ sơ đối với mỗi

cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò quan trọng,

là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức.

Qua đó để chúng ta thấy rằng, công tác quản lý hồ sơ là công việc của

cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào nhằm góp phần nâng cao hiệu quả

hoạt động chung của cơ quan. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được

những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc

biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức cũng như sự chung tay, góp sức và

sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, không nên vì những nhận

thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của

103

đội ngũ những người làm công tác văn thư, lưu trữ.

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là việc cung cấp thông tin

nhanh chóng, kịp thời, làm tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ là góp phần tạo

ra một nền công vụ nói chung có hiệu quả, xây dựng một nền hành chính hiện

đại. Quan tâm làm tốt công tác quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ bảo đảm cho các

hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở

thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó

kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt các mục tiêu quản lý về

năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của

cải cách hành chính Nhà nước ở nước ta hiện nay.

Trong những năm qua công tác quản lý hồ sơ của toàn ngành Thuế đã

có những nỗ lực vượt bậc, góp phần phục vụ tích cực vào việc thực hiện

chương trình cải cách thủ tục hành chính trong toàn ngành Thuế. Có thể thấy

vai trò của việc quản lý hồ sơ, tài liệu của Tổng cục Thuế là công việc hết sức

quan trọng và cần thiết. Tuy nhiên công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan Tổng

cục Thuế còn có một số hạn chế nhất định, dẫn đến hồ sơ tài liệu lưu tại kho

lưu trữ cơ quan không đầy đủ chưa phản ánh được chức năng, nhiệm vụ các

mặt hoạt động của cơ quan gây khó khăn cho cho công tác khai thác hồ sơ nói

chung, công tác quản lý hồ sơ nói riêng.

Cùng với tiến trình thực hiện cải cách hành chính Thuế, công tác quản

lý hồ sơ đòi hỏi phải thực hiện với chất lượng cao và thời gian được rút ngắn

bảo đảm phục vụ kịp thời cho công tác chuyên môn. Bởi vậy, đặt ra yêu cầu

cấp thiết là cần phải hoàn thiện công tác quản lý hồ sơ toàn ngành Thuế nói

chung và tại Văn phòng Tổng cục Thuế nói riêng, góp phần cải tiến, đổi mới,

nâng cao chất lượng hiệu quả cho hệ thống thể chế hành chính nhà nước, bảo

đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm

pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung. Phải tiến hành

một giải pháp đồng bộ mà tác giả luận văn đã có sự phân tích ở trên. Trong đó

104

cần đặc biệt chú ý đến khâu bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ văn thư,

lưu trữ để họ có thể làm tốt hơn nhiệm vụ được giao.

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi xin mạnh dạn đưa ra một số

ý kiến sau:

Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của một cơ quan là một công việc khó

khăn, phức tạp. Công việc này đòi hỏi người thực hiện phải bám vào cơ sở lý

luận, thực tiễn của hồ sơ và có sự phối kết hợp của các đơn vị chức năng

trong cơ quan.

Kết quả nghiên cứu phải được đánh giá khách quan và áp dụng trong

thực tế công tác quản lý và thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.

Bên cạnh những quy định về xác định danh mục hồ sơ, tài liệu cần cần

thiết các cơ quan có thầm quyền đưa ra những quy định cụ thể về khen

thưởng, các chế tài xử lý vi phạm trong công tác lưu trữ nói chung, công tác

lựa chọn và công tác quản lý hồ sơ nói riêng. Điều này sẽ góp phần nâng cao

tinh thần, ý thức tự giác của cán bộ, nhân viên và đưa công tác quản lý hồ sơ,

tài liệu các cơ quan đi vào nề nếp.

Có thể nói những vấn đề về công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan được đề

cấp trong đề tài mới chỉ là những nghiên cứu bước đầu. Nhiều vấn đề cần

được tiếp tục nghiên cứu trong thời gian tới như: Xác dịnh danh mục hồ sơ,

tài liệu của một ngành cần lưu trữ cố định.

Tuy nhiên, do thời gian có hạn và kinh nghiệm bản thân nên luận văn

không tránh khỏi sai sót. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của

105

các thầy cô và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Công an (2015), Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7 năm

2015 của Bộ công an về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị

định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 quy định chi tiết thi

hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm

2011 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản hành chính.

3. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm

2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình

thành phổ biến trong hoạt động các cơ quan, tổ chức.

4. Bộ Nội vụ (2012), Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012

của Bộ nội vụ về việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến

năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

5. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 ngày 11 năm

2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

6. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm

2013của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ

của các cơ quan, tổ chức.

7. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm

2013 của Bộ Nội vụ về việc quy định chế độ, báo cáo thống kê công tác

văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

8. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31tháng 10 năm

2014 của Bộ Nội vụ về việc quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề

106

nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.

9. Bộ Tài chính (2005), Công văn số 6815/BTC-VP ngày 06 tháng 6 năm

2005 của Bộ Tài chính về việc thống nhất kỹ thuật trình bày văn bản.

10. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng 10

năm 2014 của Bộ Tài chính về việc quy định công tác bảo vệ bí mật nhà

nước của ngành tài chính

11. Chính phủ (2009), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư

12. Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009

của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số

58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

13. Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm

2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.

14. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm

2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu

trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.

15. Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước (2015), công văn số 82/HD- VTLTNN ngày

26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng

dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

16. Tổng cục Thuế (2005), Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ngày 26 tháng 5

năm 2005của Tổng cục Thuế về việc quy chế công tác lưu trữ ngành thuế.

17. Tổng cục Thuế (2008), Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28 tháng 7 năm

2008 của Tổng cục Thuế ban hành quy trình, tiếp nhận, xử lý, ban hành

văn bản cấp Tổng cục Thuế.

18. Tổng cục Thuế (2010), Quyết định 746/QĐ-TCT ngày 13 tháng 5 năm

2010 của Tổng cục Thuế về việc ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất

107

lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

19. Tổng cục Thuế (2011), Quyết định số 1854/QĐ-TCT ngày 20 tháng 12

năm 2011 về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm tại Quyết định số

367TCT/QĐ-VP ngày 26 tháng 5 năm 2005 quy chế công tác lưu trữ

ngành thuế.

20. Tổng cục Thuế (2012), Quyết định 374TCT/QĐ – VP ngày 05 tháng 4

năm 2012 của Tổng cục Thuế về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản

hồ sơ, tài liệu ngành Thuế.

21. Tổng cục thuế (2014), công văn số 5246/TCT-VP ngày 25 tháng 11 năm

2014của Tổng cục Thuế về việc xây dựng kế hoạch 05 năm (2016-2020)

về công tác văn thư, lưu trữ.

22. Tổng cục Thuế (2015), Quyết định số 2205/QĐ-VP ngày 13/11/2015 thay

thế Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ngày 26/5/2005 về việc ban hành quy

chế lưu trữ ngành Thuế

23. Tổng cục Thuế (2015), Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16 tháng 11

năm 2015 của Tổng cục Thuế về việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản

lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế (Quyết định ngày thay thế

cho Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28 tháng 7 năm 2008).

24. Tổng cục Thuế (2016), Công văn số 152/TCT-VP ngày 13 tháng 01 năm 2016

của Tổng cục Thuế về việc thực hiện kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ.

25. Tổng cục Thuế (2016), công văn số 4131/TCT-VP ngày 12 tháng 9 năm

2016 của Tổng cục Thuế về việc đánh giá tình hình thực hiện hướng dẫn

công văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 về việc hướng

dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

26. Bộ Tài chính (2018), Quyết định số 1824/QĐ-BTC ngày 05/10/2018 của

Bộ trưởng Bộ Tài chính về phê duyệt kế hoạch thực hiện Quyết định số

28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi,

nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà

108

nước.

27. Bộ Tài chính (2019), Quyết định số 947/QĐ-BTC ngày 06/6/2019 về việc

sửa đổi bổ sung Quyết định số 2156/QĐ-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ

trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của các Vụ và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế và Quyết định số

2158/QĐ-BTC ngày 15/11/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định

chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ

thông tin thuộc Tổng cục Thuế.

28. Bộ Nội Vụ (2019), Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/1/2019 của Bộ

Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu quản lý

tài liệu lưu trữ điện tử.

29. Bộ Tài chính (2019), Quyết định số 456/QĐ-BTC ngày 28/3/2019 của Bộ

trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành

109

và quản lý văn bản điện tử tại Bộ Tài chính.