Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế

BỘ NỘI VỤ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

THÁI VĂN NHÂN

QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở ĐẢNG BỘ HUYỆN A LƯỚI, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2023

BỘ NỘI VỤ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………/………… ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

THÁI VĂN NHÂN

QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở ĐẢNG BỘ HUYỆN A LƯỚI, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 8 34 04 03 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS. NGUYỄN TIẾN ĐẠO

THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi là Thái Văn Nhân - Học viên cao học khóa HC25-T2, chuyên

ngành Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia, xin cam đoan:

1. Đây là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi được thực hiện dưới sự

hướng dẫn của TS. Nguyễn Tiến Đạo.

2. Nội dung các số liệu, thông tin trong luận văn là hoàn toàn chính

xác, trung thực và khách quan.

Thừa Thiên Huế, tháng năm 2023

Học viên

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về những cam đoan này./.

Thái Văn Nhân

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình học tập chương trình Thạc sĩ Quản lý công, niên khóa

2020 - 2022 tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực Miền

Trung tại Thành phố Huế; ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự

quan tâm, giúp đỡ của Lãnh đạo học viện, cùng quý Thầy, Cô giáo Học viện

Hành chính Quốc gia đã giảng dạy, truyền thụ kiến thức và giúp đỡ tôi trong

quá trình học tập và nghiên cứu.

Tôi xin được bày tỏ lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến TS. Nguyễn Tiến

Đạo - Người đã hướng dẫn tận tình, chu đáo và tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong

quá trình hoàn thành Luận văn này.

Tôi xin chân thành cảm ơn Văn phòng Huyện ủy A Lưới và Đảng ủy các

xã, thị trấn trực thuộc Đảng bộ huyện A Lưới đã tạo điều kiện thuận lợi cho

tôi trong quá trình khảo sát, tìm hiểu, nghiên cứu đề tài, giúp tôi thu thập

những thông tin, tài liệu cần thiết.

Mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng nhưng chắc chắn Luận văn còn

những hạn chế. Rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy, cô giáo.

Học viên

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Thái Văn Nhân

MỞ ĐẦU ....................................................................................................... 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ .............................................................................................................. 9 1.1. Quản lý và quản lý nhà nước ................................................................... 9 1.1.1. Khái niệm quản lý ................................................................................ 9 1.1.2. Khái niệm quản lý nhà nước ............................................................... 10 1.2. Những vấn đề chung về công tác văn thư - lưu trữ ................................ 12 1.2.1. Công tác văn thư .......................................................................... 12 1.2.2. Công tác lưu trữ ........................................................................... 17 1.2.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ ....................... 23 1.3. Nội dung quản lý và trách nhiệm quản lý văn thư - lưu trữ .................... 25 1.3.1. Nội dung quản lý về văn thư - lưu trữ ................................................. 25 1.3.2. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư - lưu trữ ....................................... 29 1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến quản lý công tác văn thư - lưu trữ ............ 31 1.4.1. Yếu tố khách quan .............................................................................. 31 1.4.2. Yếu tố chủ quan .................................................................................. 32 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................ 34 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở ĐẢNG BỘ HUYỆN A LƯỚI, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ ........ 35 2.1. Khái quát về huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế ................................. 35 2.1.1. Đặc điểm tự nhiên .............................................................................. 35 2.1.2. Đặc điểm kinh tế, văn hóa - xã hội ...................................................... 36 2.2. Khái quát về Đảng bộ huyện A Lưới và cơ quan chuyên môn tham mưu quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới ......................... 36 2.2.1. Đảng bộ huyện A Lưới ....................................................................... 36 2.2.2. Cơ quan chuyên môn tham mưu quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới ................................................................................. 38 2.3.1. Công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai, quán triệt và xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư - lưu trữ 39 2.3.2. Quản lý hoạt động nghiệp vụ văn thư - lưu trữ ................................... 42 2.3.3. Ứng dụng khoa học công nghệ và công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ .................................................................................................. 53 2.3.4. Bố trí nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự văn thư - lưu trữ .............. 55

MỤC LỤC

iii

2.3.5. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư - lưu trữ57 2.3.6. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về văn thư - lưu trữ và xử lí vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác văn thư - lưu trữ ................... 58 2.3.7. Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư - lưu trữ ..................................... 59 2.4. Đánh giá thực trạng công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế .................................................................................... 59 2.4.1. Ưu điểm.............................................................................................. 59 2.4.2. Hạn chế .............................................................................................. 60 2.4.3. Nguyên nhân hạn chế ......................................................................... 62 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................ 64 Chương 3. QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở ĐẢNG BỘ HUYỆN A LƯỚI, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ................................................................................... 65 3.1. Quan điểm của Đảng về công tác văn thư - lưu trữ ................................ 65 3.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế ...................................................... 70 3.2.1. Tăng cường triển khai, quán triệt, tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức và viên chức nhất là người đứng đầu nhận thức đúng và đầy đủ về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ đối với hoạt động của từng cơ quan, tổ chức ........................................... 70 3.2.2. Kịp thời thể chế hóa, cụ thể hóa các quy định của Đảng, Nhà nước trong công tác văn thư - lưu trữ phù hợp với thực tiễn của Đảng bộ huyện A Lưới ............................................................................................................. 71 3.2.3. Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao chất lượng nhân sự đảm trách công tác văn thư - lưu trữ của Đảng bộ huyện có khả năng ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ ...................... 72 3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu trong công tác văn thư - lưu trữ .................................................................................................. 73 3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ và công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ ............................................................................. 74 3.2.6. Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ và xử lí vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác văn thư - lưu trữ ........................................................................................................ 76 3.2.7. Định kỳ sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng kịp thời trong công tác văn thư - lưu trữ ........................................................................................... 78

3.3. Một số kiến nghị .................................................................................... 78 3.3.1. Đối với Trung ương ............................................................................ 78 3.3.2. Đối với Ban Thường vụ Tỉnh ủy ......................................................... 78 3.3.3. Đối với Ban Thường vụ Huyện ủy A Lưới ........................................ 79 Tiểu kết chương 3 ........................................................................................ 80 KẾT LUẬN ................................................................................................. 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................... 84 PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

CBCC Cán bộ, công chức

CNTT Công nghệ thông tin

KHCN Khoa học công nghệ

KHKT Khoa học kỹ thuật

QLNN Quản lý nhà nước

VT-LT Văn thư - Lưu trữ

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Văn phòng Huyện ủy A Lưới .............................. 38 Hình 2.1: Bản đồ hành chính huyện A Lưới ................................................. 35 Hình 2.2: Lưu đồ xử lý văn bản đi của Huyện ủy A Lưới ............................. 42 Hình 2.3: Lưu đồ xử lý văn bản đến của Huyện ủy A Lưới .......................... 42 Hình 2.4: Phần mềm quản lý văn bản điều hành của Huyện ủy A Lưới ........ 45 Hình 2.5: Sổ theo dõi văn bản “Mật” của Đảng ủy cơ sở .............................. 46 Hình 2.6: Hình ảnh tại kho lưu trữ Huyện ủy A Lưới ................................ 51 Hình 2.7: Hình ảnh tại kho lưu trữ Đảng ủy cơ sở ..................................... 52 Hình 2.8. Việc quản lý văn bản đến .............................................................. 54 Hình 2.9: Việc quản lý văn bản đi ................................................................ 54

vii

Biểu đồ 2.1: Mức độ đánh giá về các văn bản chỉ đạo trong công tác VT-LT41 Biểu đồ 2.2: Biểu đồ văn bản đi, văn bản đến tại Huyện ủy A Lưới ............. 44 Biểu đồ 2.3: Kết quả khảo sát công tác lập hồ sơ công việc của CBCC ........ 48 Hình 2.6: Hình ảnh tại kho lưu trữ Huyện ủy A Lưới ................................ 51 Biểu đồ 2.4: Kết quả khảo sát mức độ ảnh hưởng đối với công tác VT-LT .. 57

DANH MỤC CÁC BIỂU, BẢNG

viii

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài luận văn

Công tác VT-LT có vị trí, vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh

vực của đời sống xã hội nói chung; là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt

động của mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động

quản lý của các cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác VT-LT sẽ góp phần cung

cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin cần thiết phục vụ công tác lãnh đạo,

chỉ đạo của cấp ủy đảng, nhiệm vụ điều hành và quản lý nhà nước, đồng thời

giúp cho các đơn vị, cá nhân trong tổ chức giải quyết công việc được nhanh

gọn, chính xác.

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh -

Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa

đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 về công tác công văn, giấy tờ,

trong đó Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện

kiến thiết quốc gia” và đánh giá tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng

rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng

chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính

trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học - kỹ thuật.

Trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn

bản chỉ đạo, hướng dẫn để đưa công tác này đi vào nền nếp, tổ chức thực hiện

một cách có hiệu quả hơn. Đặc biệt trước những yêu cầu cải cách hành chính,

chính phủ điện tử, chuyển đổi số hiện nay đã và đang tác động trực tiếp đến

công tác VT-LT. Chính vì vậy, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 52-

NQ/TW, ngày 27/9/2019 “về một số chủ trương, chính sách chủ động tham

gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư”; Nghị quyết số 36-NQ/TW,

ngày 01/7/2014 “về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp

ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế”. Chính phủ ban hành

Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử nhằm đẩy

mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động

của các cơ quan Nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt

hơn [32].

Đối với các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội, công

tác VT-LT cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có

chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá

trình hoạt động đều sản sinh văn bản, tài liệu và những văn bản, tài liệu có giá

trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc soạn thảo, ban

hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị

của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Công tác VT-LT nhằm đảm bảo thông

tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho công tác lãnh đạo, quản lý điều hành

công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới

việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của

mỗi cơ quan, tổ chức.

A Lưới là một huyện miền núi vùng cao nằm ở phía Tây của tỉnh Thừa

Thiên Huế, là địa bàn có vị trí chiến lược quan trọng về kinh tế - chính trị,

quốc phòng - an ninh (có 85 km đường biên giới giáp với Nước CHDCND

Lào); huyện có 17 xã và một thị trấn. Đảng bộ huyện có 54 tổ chức cơ sở

đảng trực thuộc (25 đảng bộ và 29 chi bộ cơ sở), với 5.212 đảng viên. Là

huyện nghèo, gần 80% là người đồng bào DTTS, đời sống đa số của Nhân

dân còn nhiều khó khăn, kinh tế - xã hội chậm phát triển. Trước công cuộc cải

cách hành chính, đẩy mạnh ứng dụng CNTT, chuyển đổi số đáp ứng yêu cầu

phát triển bền vững và hội nhập quốc tế và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

đang diễn ra mạnh mẽ, Ban Thường vụ Huyện ủy luôn quan tâm lãnh đạo, chỉ

đạo tất cả các mặt của đời sống xã hội, trong đó làm tốt công tác VT-LT để

phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, giữ vững

quốc phòng - an ninh, xây dựng Đảng và hệ thống chính trị vững mạnh là

nhiệm vụ không kém phần quan trọng.

Tuy nhiên A Lưới là một huyện nghèo, công tác VT-LT ở Đảng bộ

huyện A Lưới vẫn còn những hạn chế, khó khăn như: Công tác thu thập,

chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ chưa đầy đủ, khoa học; cơ sở vật

chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác VT-LT chưa đảm bảo; ứng dụng

CNTT vào công tác VT-LT, đặc biệt là chất lượng đội ngũ CBCC chưa đáp

ứng tốt yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra; kinh phí để chỉnh lý, sắp xếp, khoa học tài

liệu lưu trữ và hiện đại hóa công tác VT-LT chưa đảm bảo…

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác VT-LT đối với mỗi cơ

quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, nên tác giả chọn đề tài “Quản

lý công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên

Huế” làm luận văn nghiên cứu của mình trong chương trình đào tạo Thạc sĩ

ngành Quản lý công. Luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, đánh giá thực trạng

quản lý công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, từ đó đề xuất các giải pháp

hoàn thiện việc quản lý công tác này ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa

Thiên Huế trong thời gian tới.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong nhiều năm trở lại đây, có nhiều công trình nghiên cứu cung cấp

cơ sở lý luận cũng như thực tiễn về công tác VT-LT với nhiều góc độ khác

nhau, cụ thể như:

- Về sách, giáo trình:

+ Vương Đình Quyền (2006), Lý luận và phương pháp công tác văn

thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. Cuốn sách đưa ra khái niệm nội

dung lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, một số khái

niệm và tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ.

+ Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn hóa

Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách trình bày những nội dung, những bước cơ bản

trong công tác văn thư, lưu trữ có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho

những người làm công tác văn thư, lưu trữ.

+ Lưu Kiếm Thanh (2010), Giáo trình văn phòng, văn thư và lưu trữ

trong cơ quan nhà nước, Hà Nội. Cuốn Giáo trình văn phòng, văn thư và lưu

trữ trong cơ quan nhà nước, tác giả đã nêu lí thuyết cơ bản của công tác hành

chính văn phòng. Một số nghiệp vụ chủ yếu của công tác hành chính văn

phòng. Nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước.

+ Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư. Nxb Lao động, Hà Nội.

Cuốn sách trình bày những vấn đề về lý luận và phương pháp thực hiện

nghiệp vụ văn thư, gồm 6 chương: Chương 1 - Những vấn đề chung về công

tác văn thư; Chương 2 - Tổ chức quản lý công tác văn thư và đào tạo, bồi

dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư; Chương 3 - Tiêu chuẩn hóa trong công

tác văn thư; Chương 4 - Soạn thảo văn bản; Chương 5 - quản lý, giải quyết

văn bản; Chương 6 - Lập và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Nghiên cứu vấn đề này về luận văn thạc sĩ ngành Quản lý công có

các tác giả như:

+ Lê Minh Nguyệt, “Quản lý nhà nước về công tác VT-LT tại tỉnh

Thanh Hóa giai đoạn 2011 - 2017”, Luận văn Cao học, Học viện Hành chính

Quốc gia, 2018. Luận văn này đã đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả

QLNN về công tác VT-LT tại tỉnh Thanh Hóa.

+ Ngô Thị Vân Quỳnh, “Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu

trữ trong cơ quan, tổ chức đảng tại tỉnh Bắc Ninh”, Luận văn Cao học, Học

viện Hành chính Quốc gia, 2018. Luận văn đã đưa ra một số giải pháp nhằm

tăng cường việc tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan,

tổ chức đảng tại tỉnh Bắc Ninh.

+ Nguyễn Ngọc Ánh, “Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện

Kim Bôi, tỉnh Hòa Bình”, Luận văn Cao học, Học viện Hành chính Quốc

gia, 2020. Luận văn đưa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý

nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại huyện Kim Bôi, tỉnh Hòa Bình

(giai đoạn hiện nay).

+ Diêm Đăng Quỳnh, “Bồi dưỡng viên chức ngành văn thư, lưu trữ đáp

ứng yêu cầu cải cách hành chính nhà nước”, Luận văn Cao học, Học viện

Hành chính Quốc gia, 2020. Luận văn đã đưa ra phương hướng, giải pháp

tăng cường công tác bồi dưỡng viên chức chuyên ngành lưu trữ đáp ứng yêu

cầu cải cách hành chính nhà nước.

+ Tô Thị Đào, “Công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận

Dương Kinh, thành phố Hải Phòng”, Luận văn Cao học, Học viện Hành

chính Quốc gia, 2022. Luận văn đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác

VT-LT tại UBND quận Dương Kinh - Thành phố Hải Phòng.

- Về bài viết trên các tạp chí chuyên ngành:

+ Vũ Thanh Thủy, Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện, Tạp

chí Văn thư lưu trữ Việt Nam số 5 năm 2017, Hà Nội.

+ Học viện Hành chính Quốc gia tài liệu chuyên ngành học phần: Đánh

giá và tổ chức sử dụng văn bản trong quản lý thuộc chương trình đào tạo trình

độ Thạc sĩ Chuyên ngành Quản lý công, Nxb Hà Nội, 2019.

+ Chí Kiên, Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính

phủ số giai đoạn 2021-2025, Tạp chí VT-LT ngày 16/7/2021, Hà Nội.

Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc

gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện công tác VT-LT ở những mức độ,

phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất

quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận

văn cao học cho mình. Tuy nhiên, chưa có công trình nào đi sâu nghiên cứu

một cách cụ thể về công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, nhất là khi đẩy

mạnh ứng dụng CNTT đã tác động trực tiếp đến công tác VT-LT so với trước

đây. Bằng những kiến thức đã được học trong chương trình đào tạo thạc sĩ

chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia, tôi hy vọng sẽ

đánh giá được thực chất việc quản lý công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A

Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời gian qua và đề xuất những giải pháp

nhằm hoàn thiện quản lý công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa

Thiên Huế tốt hơn trong thời gian tới.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

3.1. Mục đích nghiên cứu

Luận văn đề xuất giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện việc quản lý

công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời

gian tới.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Căn cứ vào mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn, tác giả xác định

những nhiệm vụ sau:

- Làm rõ một số vấn đề lý luận chung về công tác VT-LT.

- Nghiên cứu thực trạng quản lý công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A

Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế.

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện việc quản lý công tác VT-LT ở

Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời gian tới.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động quản lý công tác VT-LT ở

các cơ quan, tổ chức Đảng trực thuộc Đảng bộ huyện A Lưới.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung: Việc tổ chức thực hiện các quy định của Đảng,

pháp luật của Nhà nước về công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới.

- Về không gian: Tác giả chỉ giới hạn nghiên cứu việc quản lý công tác

VT-LT ở Huyện ủy A Lưới và Đảng ủy cơ sở xã, thị trấn trực thuộc Đảng bộ

huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế; không đề cập đến việc quản lý công tác

VT-LT ở các cơ quan hành chính Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang

nhân dân trên địa bàn huyện A Lưới.

- Về phạm vi thời gian: Từ năm 2019 đến năm 2022.

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

5.1. Phương pháp luận

Luận văn nghiên cứu dựa trên phương pháp duy vật biện chứng, duy

vật lịch sử; các quan điểm của Đảng, pháp luật của Nhà nước về công tác VT-

LT phù hợp với điều kiện và bối cảnh đất nước ta trong giai đoạn hiện nay.

5.2. Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở nghiên cứu tài liệu, kế thừa có chọn lọc các công trình

nghiên cứu, tác giả sử dụng các phương pháp như:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tác giả sử dụng phương pháp này

nhằm thu thập thông tin, hệ thống các khái niệm, quan điểm, quy định của

Đảng, pháp luật của Nhà nước làm căn cứ pháp lý cho việc phân tích các khái

niệm, nội dung liên quan đến đề tài.

- Phương pháp khảo sát, thống kê: Tác giả dùng để thu thập nhằm đưa

ra các số liệu thực tế liên quan đến công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới

làm cơ sở cho việc phân tích, đánh giá thực trạng quản lý công tác này ở

Đảng bộ huyện A Lưới.

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở số liệu đã thu thập được

để đưa ra những nhận xét, đánh giá đối với công tác công tác này ở Đảng bộ

huyện A Lưới, qua đó xác định các vấn đề cần đặt ra trong việc quản lý công

tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới trong thời gian tới.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Về lý luận: Đề tài luận văn góp phần làm rõ thêm các vấn đề lý luận

về mặt pháp lý trong quản lý công tác VT-LT.

- Về thực tiễn: Các giải pháp đề xuất có thể giúp Ban Thường vụ Huyện

ủy A Lưới áp dụng nhằm quản lý tốt hơn công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A

Lưới trong thời gian tới.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, Phụ lục, luận văn

gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về quản lý công tác VT-LT

Chương 2: Thực trạng quản lý công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A

Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện việc quản lý công tác VT-LT ở Đảng

bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời gian tới.

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ

1.1. Quản lý và quản lý nhà nước

1.1.1. Khái niệm quản lý

Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động, phát

sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung. Quản lý diễn ra

ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến phạm vi lớn, từ đơn giản đến phức tạp. Với

ý nghĩa phổ biến thì quản lý là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức

và định hướng của chủ thể quản lý lên một đối tượng quản lý để điều chỉnh

các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và

phát triển của đối tượng quản lý theo những mục tiêu đã định.

Vai trò của quản lý: Giúp cho các thành viên trong tổ chức hiểu rõ mục

đích và hướng đi của mình; giúp cho việc sử dụng và phối hợp các nguồn lực

một cách có hiệu quả; giúp cho tổ chức có thể ứng phó tốt hơn với sự thay đổi

với các yếu tố bất định của môi trường.

Quá trình quản lý bao gồm nhiều chức năng có mối liên hệ với nhau gọi

là các chức năng của quản lý: Lập kế hoạch; tổ chức; lãnh đạo; kiểm tra.

Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng, có mục đích,

có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều khiển,

liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất,

điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến mục

tiêu xác định.

Hiện nay có nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý, có quan niệm cho

rằng quản lý là cai trị; cũng có quan niệm cho rằng quản lý là điều hành, điều

khiển chỉ huy. Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý tới đối tượng quản

lý thông qua các công cụ quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra.

Có thể đưa ra khái niệm quản lý theo nghĩa hẹp (tức là quản lý xã hội)

như sau: Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển các quá trình xã hội và

hành vi hoạt động của con người để chúng phát triển phù hợp với quy luật,

đạt tới mục đích đã đề ra và đúng ý chí của người quản lý [37].

1.1.2. Khái niệm quản lý nhà nước

Nhà nước là một tổ chức đặc biệt của quyền lực chính trị, có bộ máy

chuyên trách để cưỡng chế và quản lý xã hội. Nhà nước hoạt động trước hết

vì lợi ích của giai cấp thống trị. Trong chế độ Xã hội Chủ nghĩa ở Việt Nam,

Nhà nước đại diện cho quyền lợi của Nhân dân lao động. Hoạt động của Nhà

nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam. Văn kiện Đại hội

XIII của Đảng một lần nữa xác định phương thức lãnh đạo của Đảng đối với

Nhà nước: “Đảng lãnh đạo Nhà nước bằng Cương lĩnh, chiến lược, các chủ

trương, chính sách lớn, bằng công tác tổ chức, cán bộ, bằng kiểm tra, giám

sát;... Các tổ chức của Đảng và đảng viên, nhất là tổ chức, đảng viên hoạt

động trong các cơ quan nhà nước vừa phải gương mẫu tuân thủ Hiến pháp và

pháp luật, vừa phải nêu cao vai trò tiên phong trong thực hiện chủ trương,

đường lối, các quy định của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước”.

Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự ra đời của Nhà nước, đó là

quản lý các hoạt động của đời sống xã hội. Trên cơ sở các quy định của pháp

luật, nhiệm vụ cụ thể của quản lý nhà nước có sự thay đổi phụ thuộc vào chế

độ chính trị, lịch sử và đặc điểm văn hóa, trình độ phát triển kinh tế xã hội của

mỗi quốc gia, mỗi vùng qua các giai đoạn lịch sử cụ thể.

Có thể hiểu "Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt,

mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật và chính sách để điều

chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội do

các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, duy

trì sự ổn định và phát triển của xã hội" [36].

Cũng có quan điểm cho rằng: "Quản lý nhà nước là hoạt động thực thi

quyền lực nhà nước do các cơ quan nhà nước tiến hành đối với tất cả mọi cá

nhân và tổ chức trong xã hội, trên tất cả các mặt của đời sống xã hội bằng

cách sử dụng quyền lực nhà nước có tính cưỡng chế đơn phương nhằm

mục tiêu phục vụ lợi ích chung của cả cộng đồng, duy trì ổn định, an ninh

trật tự và thúc đẩy xã hội phát triển theo một định hướng thống nhất của

Nhà nước" [35].

Dù cách thức định nghĩa về quản lý nhà nước có phần khác nhau nhưng

nhìn chung, chúng ta có thể hiểu như sau:

Thứ nhất, chủ thể quản lý nhà nước là các cơ quan nhà nước, tổ chức

nhà nước, xã hội và cá nhân được nhà nước uỷ quyền thực hiện quyền quản lý

nhà nước.

Thứ hai, đối tượng quản lý của nhà nước là tất cả các cá nhân, tổ chức

sinh sống, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong phạm vi lãnh thổ quốc gia,

công dân làm việc bên ngoài lãnh thổ quốc gia.

Thứ ba, các lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả các lĩnh vực của

đời sống xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng...

Thứ tư, công cụ quản lý của nhà nước là pháp luật, chính sách, kế

hoạch được xây dựng trên cơ sở pháp luật và mục tiêu phục vụ nhân dân.

* Đặc điểm của quản lý nhà nước:

Thứ nhất, chủ thể quản lý nhà nước, đó là các cơ quan nhà nước (mà

đại diện là cán bộ, công chức có thẩm quyền phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ được giao). Những chủ thể này tham gia vào quá trình tổ chức quyền lực

nhà nước về lập pháp, hành pháp và tư pháp theo quy định của Hiến pháp và

pháp luật.

Thứ hai, đối tượng quản lý của Nhà nước là tất cả các cá nhân, tổ chức

sinh sống và hoạt động trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, công dân làm việc

bên ngoài lãnh thổ quốc gia.

Thứ ba, quản lý nhà nước là quản lý toàn diện và kiểm tra trên tất cả

các lĩnh vực của đời sống xã hội, từ lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã

hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao...

Thứ tư, quản lý nhà nước dựa trên cơ sở pháp luật và chính sách phù

hợp với thực tế đời sống.

Thứ năm, mục tiêu của quản lý nhà nước là phục vụ nhân dân, duy trì

sự ổn định và phát triển của toàn xã hội.

1.2. Những vấn đề chung về công tác văn thư - lưu trữ

1.2.1. Công tác văn thư

1.2.1.1. Khái niệm

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn

bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật

ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ,

sắc lệnh) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này

được dùng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung hoa và du nhập vào

nước ta ở thời Trung cổ.

Trong quá trình hoạt động của một cơ quan bất kỳ đều cần đến công cụ rất

quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thể thiếu để giúp cho các cơ quan

nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang

hoạt động có hiệu quả. Việc biên soạn văn bản và quản lý chúng là hai nhiệm vụ

rất quan trọng. Những hoạt động này cần được tiến hành, tuân thủ theo chế độ

quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về

toàn bộ công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn

bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý.

Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư; mỗi quan

điểm có đặc trưng riêng. Có hai quan điểm đáng chú ý là:

- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy

tờ trong các cơ quan. Công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu sau: Tổ chức

giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu văn bản.

- Công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo

và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và lưu trữ văn

bản trong các cơ quan đó.

Theo Điều 1, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính

phủ quy định về công tác văn thư bao gồm: “Soạn thảo, ban hành văn bản; ký

ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào

Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong

công tác văn thư” [33].

Theo Điều 2, Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15/12/2021 của Văn

phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng:

“Bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và

tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ và

giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đảng; quản lý và sử dụng con

dấu trong công tác văn thư” [68].

1.2.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế

hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của

hệ thống thể chế hành chính.

Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động

quản lý của các cơ quan, tổ chức.

Trong hoạt động quản lý, văn bản là sản phẩm của công tác văn thư là

phương tiện thiết yếu chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính

pháp lý. Các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động đều phải dựa vào các

nguồn thông tin có liên quan để giải quyết công việc hàng ngày. Việc cung

cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,

kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ,

những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Vì vậy,

thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan, tổ

chức càng đạt hiệu quả cao.

Thứ hai, công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng

công tác của cơ quan.

Nếu công tác văn thư được thực hiện tốt và việc lập hồ sơ hiện hành và

lưu trữ hồ sơ một cách khoa học sẽ hỗ trợ cho lãnh đạo rất nhiều trong tìm

kiếm thông tin liên quan đến vấn đề cần giải quyết, giúp cho công tác chỉ đạo,

điều hành được chính xác, hiệu quả.

Thứ ba, công tác văn thư góp phần kiểm soát việc thực thi quyền lực

của các cơ quan, tổ chức phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.

Thứ tư, công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có

liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia.

Những chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà

nước, kể cả những chủ trương tuyệt mật, tất cả đều được cụ thể hóa bằng văn

bản. Văn bản, tài liệu mật có vai trò rất quan trọng, đôi khi quyết định cả vận

mệnh chính trị của quốc gia. Vì thế, vai trò của công tác văn thư, cũng như người

làm công tác văn thư là vô cùng quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức. Cần phải

có hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư thực sự chặt chẽ, hoàn chỉnh,

có hệ thống; việc lựa chọn người làm công tác văn thư cũng phải được thủ

trưởng đơn vị chú trọng và đề ra các tiêu chuẩn nhất định trong việc tuyển chọn.

Thứ năm, công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi

hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Nội dung văn bản, tài liệu lưu trữ phản ánh toàn bộ hoạt động và những

quy định của cơ quan, tổ chức một cách chính xác, chân thực. Khi cần thiết,

những văn bản, tài liệu này sẽ là bằng chứng, là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt

động cũng như sự tồn tại của cơ quan, tổ chức.

Thứ sáu, làm tốt công tác văn thư sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công tác lưu trữ

Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn

bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Vì vậy, công tác văn

thư có nền nếp sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp

vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt

cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày cũng như nâng cao chất

lượng tài liệu lưu trữ và bổ sung được nhiều tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ

quốc gia.

1.2.1.3. Nội dung của nghiệp vụ công tác văn thư

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/03/2021 của Chính

phủ về công tác văn thư và Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày

15/12/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong

các cơ quan, tổ chức đảng; công tác văn thư gồm những nội dung nghiệp

vụ chủ yếu sau:

Thứ nhất, các nghiệp vụ liên quan đến công tác soạn thảo và ban hành

văn bản, bao gồm: Soạn thảo văn bản; duyệt bản thảo văn bản; kiểm tra văn

bản trước khi ký ban hành; trình ký và ký văn bản.

Thứ hai, các nghiệp vụ liên quan đến công tác tổ chức quản lý và giải

quyết văn bản đi, văn bản đến.

Thứ ba, các nghiệp vụ liên quan đến công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan.

Thứ tư, các nghiệp vụ liên quan đến công tác quản lý, sử dụng con dấu

và thiết bị lưu khóa bí mật của các cơ quan, tổ chức.

1.2.1.4. Nguyên tắc và yêu cầu của công tác văn thư

Nguyên tắc của công tác văn thư theo Điều 3, Quy định số 693-

QĐ/VPTW, ngày 15/12/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác

văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng:

Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp

luật và của Đảng.

Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đảng đều phải được văn bản hoá;

văn bản của cơ quan, tổ chức đảng phải được quản lý chặt chẽ và thực hiện

bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt

động quản lý, điều hành ở các cơ quan, tổ chức, nên trong quá trình thực hiện

nội dung của công tác văn thư cần đảm bảo các yêu cầu sau:

Một là, công tác văn thư phải đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời

Hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức phụ thuộc nhiều vào chất

lượng công tác xây dựng ban hành văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn

bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ

góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải

quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ công việc của cơ quan, giảm ý nghĩa

của sự việc được đề cập trong văn bản, đồng thời gây tốn kém tiền của, công

sức và thời gian của cơ quan.

Hai là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện chính xác cả về

nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và các khâu nghiệp vụ văn thư.

Về nội dung, văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc, đảm

bảo tính pháp lý và không trái với các quy định của Nhà nước cũng như của

cấp trên; đảm bảo kịp thời, rõ ràng, trung thực, đầy đủ về các nội dung thông

tin. Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại, đúng thẩm quyền ban hành

và đúng thể thức quy định.

Về nghiệp vụ văn thư đảm bảo thực hiện đúng quy trình công tác văn

thư và các khâu nghiệp vụ, kỹ thuật công tác văn thư như: Đánh máy văn bản,

đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu

trữ hiện hành, phân loại, tiêu hủy hồ sơ, v.v..

Ba là, công tác văn thư phải được đảm bảo bảo mật

Phần lớn bí mật nhà nước và bí mật của các cơ quan, tổ chức đều được

chuyển tải thông qua công cụ văn bản. Các văn bản này phải được bảo quản

theo chế độ mật, chỉ những người có chức trách, nhiệm vụ mới có quyền khai

thác, sử dụng. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết

văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ

văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Luật

Bảo vệ bí mật nhà nước số: 29/2018/QH14, ngày 15/11/2018 của Quốc hội

khóa XIV đã thông qua.

Bốn là, công tác văn thư phải được hiện đại hóa

Công tác văn thư nếu thực hiện tốt sẽ đảm bảo thông tin thông suốt,

chính xác, kịp thời cho hoạt động quản lý của các cơ quan, đơn vị. Hiện nay,

đất nước ta đang trong giai đoạn hội nhập quốc tế, cùng với công cuộc cải

cách hành chính, những thành tựu khoa học và CNTT đang tác động mạnh mẽ

đến nội dung, phương thức quản lý đối với công tác VT-LT. Vì vậy, yêu cầu

hiện đại hóa công tác văn thư nhằm đem lại năng suất, chất lượng và hiệu quả

cao đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý của

ngành nói chung và của mỗi cơ quan, tổ chức đảng nói riêng.

1.2.2. Công tác lưu trữ

1.2.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ

Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arch),

ban đầu dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau được dùng để chỉ

ngôi nhà bảo quản tài liệu. Ngày nay thuật ngữ “lưu trữ” vẫn mang dấu ấn của

tiếng gốc Hy Lạp cổ xưa. Ví dụ như archives (tiếng Pháp), archiv (tiếng Đức),

archivum (Ba Lan)... thuật ngữ này được dùng định nghĩa là cơ quan hay đơn

vị tổ chức làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử

dụng tài liệu vào các mục tiêu của xã hội, phục vụ cho mục đích khoa học,

kinh tế, văn hóa, giáo dục...

Ở Việt Nam, thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn. Đối

với công văn, tài liệu thì lưu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ

quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.

Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày

11/11/2011 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ), tại Điều 2 giải thích một số từ ngữ

như sau:

Tài liệu “là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết

kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương

bản, phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo

tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu

viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”.

Tài liệu lưu trữ “là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,

nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao

gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì

được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.

Ngoài ra, tại Khoản 1, Điều 38 của Luật Lưu trữ đã quy định: “Chính

phủ thống nhất QLNN về lưu trữ” [45]. Vì vậy, dưới góc nhìn của QLNN,

công tác lưu trữ là bao gồm các lĩnh vực công tác QLNN, điều này thể hiện ở

các hoạt động xây dựng và kiểm tra, chỉ đạo thực hiện luật pháp liên quan đến

hoạt động lưu trữ.

Trên cơ sở lý luận và pháp lý, công tác lưu trữ có thể được định nghĩa

như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động QLNN bao gồm tất cả

những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa

học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác

quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ

chức, cá nhân.

1.2.2.2. Những nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ

Theo Khoản 1, Điều 2 Luật Lưu trữ (2011) quy định “Hoạt động lưu

trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử

dụng tài liệu lưu trữ”. Như vậy, nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ gồm:

- Thu thập, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ;

- Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;

- Thống kê tài liệu lưu trữ;

- Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Các hoạt động của nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện tuần tự theo một

trình tự logic, có liên quan và ảnh hưởng chặt chẽ với nhau, tạo thành một hệ

thống các quy trình nghiệp vụ.

Nội dung chính của nghiệp vụ lưu trữ như sau:

Thu thập, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ:

Đây là hoạt động áp dụng hệ thống các biện pháp để xác định nguồn và

thành phần tài liệu nộp lưu; tổ chức lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu

vào lưu trữ theo thẩm quyền quy định.

Trong đó có hai dạng tài liệu:

- Thu thập tài liệu tại lưu trữ cơ quan (lưu trữ hiện hành).

- Thu thập tài liệu tại lưu trữ lịch sử.

Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Là khâu nghiệp vụ tiếp theo để xử lý những tài liệu đã được tiếp nhận

vào lưu trữ. Đây là hoạt động tổ chức lại tài liệu trong phông lưu trữ theo một

phương án phân loại, trong đó sửa chữa, hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ,

xác định giá trị tài liệu, làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu đối với

công tác bảo quản và sử dụng tài liệu.

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Đây là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá trị của tài liệu và vận

dụng các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn, công cụ xác định giá trị tài

liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị cần bảo quản, loại ra những tài liệu

không còn giá trị nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ

bảo quản theo yêu cầu. Yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ là

chính xác và thận trọng, bởi đây là khâu nghiệp vụ quyết định việc giữ lại để

bảo quản hay tiêu huỷ tài liệu.

Thống kê tài liệu lưu trữ

Đây là quá trình thực hiện các biểu mẫu thống kê nhà nước về tổ chức

bộ máy, biên chế, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của CBCC, viên chức lưu

trữ, số lượng, thành phần tài liệu, tình hình và hệ thống, phương tiện bảo quản

tài liệu, tình hình xuất, nhập tài liệu, tình hình phục vụ sử dụng tài liệu

Hoạt động này bao gồm nội dung: Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ,

thống kê nhà nước về tài liệu lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ trong một cơ

quan lưu trữ (theo từng phông, tài liệu sưu tập).

Bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là việc sử dụng các phương tiện và thực hiện

các biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

Hoạt động này của công tác lưu trữ giúp chống và loại trừ các khả năng làm

hỏng, làm mất tài liệu, làm lộ thông tin của tài liệu, bảo đảm toàn vẹn các

phông lưu trữ và tạo điều kiện cho việc tổ chức sử dụng tài liệu đạt hiệu quả

tối ưu nhất.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là việc đưa thông tin tài liệu lưu trữ

phục vụ các nhu cầu của xã hội, của các cơ quan, tổ chức và công dân, phục

vụ sự nghiệp xây dựng, phát triển đất nước và nghiên cứu lịch sử. Đây là

nhiệm vụ cơ bản và là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.

1.2.2.3. Vai trò công tác lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu. Hiện nay, Nhà nước ta luôn coi công tác này là

một ngành hoạt động trong công tác QLNN, đồng thời là một mắt xích không

thể thiếu được trong bộ máy quản lý. Công tác lưu trữ có vai trò rất quan

trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội nói chung, đối với hoạt

động của các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội nói riêng. Vì

vậy, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của

công tác VT-LT và tài liệu lưu trữ. Làm tốt công tác lưu trữ sẽ có vai trò cơ

bản sau:

Đối với sự phát triển của đất nước: Công tác lưu trữ giúp giữ gìn nhiều

tài liệu chứa đựng những kinh nghiệm quý báu, những bài học lịch sử, những

chiến công anh dũng của thế hệ đi trước,… Trong quá trình xây dựng và bảo

vệ đất nước. Đó là nguồn tư liệu quý báu để các nhà lãnh đạo hoạch định ra

chiến lược phát triển đất nước và góp phần giáo dục truyền thống dân tộc.

Đối với cải cách hành chính của nhà nước: Công tác lưu trữ có vai trò

quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần

nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Các

hoạt động như soạn thảo, ban hành văn bản QLNN có thể có nhiều thông tin

đến từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai

trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết

kiệm. Các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện tốt sẽ góp phần

thúc đẩy hoạt động hệ thống hóa pháp luật được thực hiện tốt hơn, loại bỏ

những quy phạm lỗi thời, làm giảm sự chồng chéo giữa các văn bản quy phạm

pháp luật, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành

chính nhà nước, cung cấp đầy đủ thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống

văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung.

Bên cạnh đó, làm tốt công tác lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ

pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng

của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Hồ sơ, tài liệu

lưu trữ là chứng cứ chân thực, có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền

tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công

việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hoạt động của các cơ quan trong bộ máy nhà

nước. Do đó, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ tạo thuận lợi cho quá trình giải

quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân cũng như giải quyết

các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính.

Đối với cơ quan tổ chức: Làm tốt công tác này góp phần thúc đẩy công

tác văn thư và hành chính văn phòng của cơ quan, tổ chức đạt hiệu quả; nâng

cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước, thúc đẩy nhanh quá

trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính. Bên cạnh đó, công tác lưu trữ

được tổ chức tốt sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ tài liệu và

cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động điều hành

của lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện công

việc. Đây là công cụ, căn cứ không thể thiếu để các cá nhân có trách nhiệm

giải quyết xem xét, phân tích nhằm đưa ra những giải pháp phù hợp cho từng

vấn đề, nội dung công việc.

Đối với nhân dân: Công tác lưu trữ ra đời với mục tiêu là phục vụ nhu

cầu sử dụng, tiếp cận với thông tin quá khứ của toàn xã hội, tạo điều kiện để

mọi cơ quan, tổ chức, nhân dân tiếp cận, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích

chính đáng của mình. Trong xu thế phát triển hội nhập như hiện nay, đặc biệt

trong nền kinh tế tri thức phát triển, con người càng nhận thức rõ hơn về giá

trị của thông tin thì nhu cầu được tiếp cận và khai thác thông tin sẽ ngày một

tăng lên. “Quyền được thông tin” là một quyền cơ bản của công dân, điều đó

đã đặt ra trách nhiệm cho ngành lưu trữ, là đảm bảo quyền được tiếp cận và

khai thác thông tin từ tài liệu lưu trữ của các cơ quan tổ chức, cá nhân. Vì vậy

làm tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện một nền hành chính phát triển,

hiện đại - nền hành chính hướng tới phục vụ nhân dân và ngày càng mở rộng

quyền công dân.

Đối với nghiên cứu khoa học: Trong nghiên cứu khoa học thì hoạt động

lưu trữ có vai trò, ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu

quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh đất nước, là thước đo

trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi quốc gia. Tài liệu lưu trữ

cũng giúp con người tìm ra bản chất của hoạt động quản lý nhằm rút ngắn

thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự phát triển của khoa học quản

lý và ứng dụng thành công nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước.

1.2.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ là hai hoạt động có nhiệm vụ khác nhau

nhưng trong quá trình hoạt động không tách biệt mà luôn có sự gắn bó chặt

chẽ với nhau, hỗ trợ nhau. Nhiệm vụ công tác văn thư là quá trình soạn thảo

văn bản, quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu trong

văn thư, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ.... Còn nhiệm vụ của

công tác lưu trữ là lựa chọn, bảo quản, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các

hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin của cơ quan,

đơn vị.

Việc tiếp nhận văn bản đến, ban hành công văn đi hay việc lưu trữ các

tài liệu, hồ sơ là mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, đơn

vị, là bước khởi đầu của quá trình xử lý thông tin. Đây là một công tác vừa

mang tính chính trị, vừa mang tính nghiệp vụ và liên quan trực tiếp đến hoạt

động của cơ quan, đơn vị cũng như CBCC trong từng đơn vị.

Công tác văn thư là tiền đề cho công tác lưu trữ, những tài liệu văn thư

có giá trị sau khi giải quyết xong ở bộ phận văn thư sẽ được lập hồ sơ, chọn

lọc, phân loại và nộp vào lưu trữ. Do đó, làm tốt công tác văn thư sẽ tạo điều

kiện cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ cho việc cho khai

thác thông tin được nhanh chóng và chính xác. Thực tế cho thấy, hiệu quả

hoạt động của cơ quan, đơn vị phụ thuộc một phần không nhỏ vào công tác

VT-LT thực hiện tốt hay không tốt.

Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, phản ánh quá trình chỉ

đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức. Tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn

cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho

người soạn thảo văn bản. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ

góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ.

Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo,

ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.

Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý,

chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một tổ chức. Nếu làm

tốt công tác VT-LT sẽ góp phần quan trọng bảo đảm thông tin cho hoạt động

của một tổ chức, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ

mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội. Đồng thời, làm tốt công tác VT-

LT còn góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và

bí mật quốc gia...

1.3. Nội dung quản lý và trách nhiệm quản lý văn thư - lưu trữ

1.3.1. Nội dung quản lý về văn thư - lưu trữ

1.3.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản để chỉ đạo, hướng dẫn việc thực

hiện các quy định trong công tác văn thư - lưu trữ

Để thực hiện nguyên tắc tập trung, thống nhất hoạt động quản lý điều

hành về công tác VT-LT cần có hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật.

Mục đích của hoạt động này nhằm tạo cơ sở pháp lý, giúp cho việc quản lý và

điều hành công việc được hiệu quả, thông suốt. Đây là căn cứ pháp lý đưa ra

các quy tắc sử dụng chung trong hoạt động QLNN về công tác VT-LT. Hệ

thống các văn bản này tạo cơ sở pháp lý cho công tác VT-LT hoạt động ngày

một hiệu quả, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa

đất nước.

1.3.1.2. Quản lý các hoạt động nghiệp vụ văn thư - lưu trữ

Các văn bản quy phạm pháp luật để hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động

nghiệp vụ công tác VT-LT trên toàn quốc được ban hành để quản lý thống

nhất các hoạt động nghiệp vụ công tác VT-LT. Nghiệp vụ của công tác văn

thư là quản lý văn bản; lập hồ sơ, lưu nộp hồ sơ, tài liệu hiện hành; quản lý

các con dấu và các thiết bị lưu khóa. Nghiệp vụ của công tác lưu trữ là thu

thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài

liệu; bảo quản tài liệu; ứng dụng CNTT trong lưu trữ... Các cơ quan từ

Trung ương đến địa phương đều được yêu cầu thực hiện theo sự hướng

dẫn, chỉ đạo chung của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các cơ quan

chuyên môn trên cơ sở các quy định thống nhất mục đích của hoạt động

nghiệp vụ này.

1.3.1.3. Ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư - lưu trữ

Việc nghiên cứu, ứng dụng KHCN và CNTT nhằm góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động cũng như hiệu quả quản lý VT-LT là việc làm hết sức

quan trọng và cần thiết. Hiện nay, phần lớn các cơ quan, tổ chức đã ứng dụng

CNTT trong công tác VT-LT bằng phần mềm quản lý văn bản và phần mềm

lưu trữ giúp tra tìm tài liệu nhanh chóng, lưu trữ tài liệu gọn gàng, lâu dài và

khoa học. Đây là một bước tiến mới giúp ngành VT-LT hoạt động tốt hơn, tiết

kiệm thời gian, công sức, hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia

tăng, đồng thời góp phần nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả hoạt

động của cơ quan, tổ chức.

Mặt khác việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư,

chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng cá nhân trong xử lý văn bản, hồ

sơ công việc trên môi trường mạng đồng thời chuyển đổi hình thức làm việc

từ xử lý văn bản, hồ sơ công việc trên giấy sang xử lý văn bản, thủ tục hành

chính trên môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước. Vì

vậy, ứng dụng KHCN vào công tác VT-LT là yêu cầu cấp thiết đối với mỗi cơ

quan, tổ chức đảng.

1.3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao nhận thức, chuyên môn, nghiệp

vụ về công tác văn thư - lưu trữ

Theo Điều 35, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: "Tổ chức có đủ các

điều kiện theo quy định của pháp luật được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu

trữ; Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ;

phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo

nghiệp vụ lưu trữ".

Theo Điều 6, Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí

thư về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam quy định: “Cán bộ làm công

tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức của Đảng và tổ chức chính trị - xã hội phải

có đủ các tiêu chuẩn theo quy định của Đảng và pháp luật của Nhà nước;

được đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và các kiến thức cần thiết

khác phù hợp với công việc; được hưởng chế độ, quyền lợi tương ứng trong

cơ quan, tổ chức và được hưởng phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu

đãi khác theo quy định của pháp luật”.

Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ người làm công tác VT-LT không chỉ để

có nghiệp vụ vững vàng về công tác VT-LT mà còn có khả năng làm chủ

các phần mềm, công cụ hiện đại theo Thông tư số 02/2021/TT-BNV, ngày

11/6/2021 của Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp

vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành hành chính và

công chức chuyên ngành văn thư; Thông tư số 07/2022/TT-BNV, ngày

31/8/2022 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số, tiêu chuẩn chức danh

nghề nghiệp, thi hoặc xét thăng hạng, bổ nhiệm và xếp lương viên chức

chuyên ngành lưu trữ.

1.3.1.5. Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm trong

công tác văn thư - lưu trữ

Để hoạt động QLNN đạt hiệu lực và hiệu quả cao thì công tác thanh tra,

kiểm tra cần phải được thực hiện tốt. Hoạt động này nhằm đánh giá hiệu quả

thực tế của kế hoạch đã đề ra, đồng thời góp phần phòng ngừa, ngăn chặn,

phát hiện, xử lý những hành vi vi phạm trong công tác VT-LT. Từ đó, cơ

quan quản lý có thể đúc rút được kinh nghiệm về tổ chức cũng như ban hành

các văn bản quy định thực hiện các nghiệp vụ của công tác VT-LT tốt hơn.

1.3.1.6. Sơ kết, tổng kết và thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn

thư - lưu trữ

Mục đích của việc sơ kết, tổng kết là nhằm đánh giá đúng thực trạng

kết quả, hiệu quả của nội dung chính sách, quá trình tổ chức triển khai thực

hiện và đề xuất giải pháp, kiến nghị bổ sung, sửa đổi nội dung của chính sách

cũng như việc tổ chức thực hiện hiệu quả của chính sách phù hợp với điều

kiện thực tế. Muốn việc sơ kết, tổng kết đạt kết quả thì cần phải thực hiện

bước xác định mục đích và yêu cầu của việc sơ kết, tổng kết. Bởi đây là bước

định hướng cho công tác sơ, tổng kết; là bước đặt ra mục tiêu chủ yếu của

công tác sơ, tổng kết cần hướng tới hay cần đạt được.

Sơ kết, tổng kết trong công tác VT-LT là căn cứ chủ yếu để đánh giá hiệu

quả công tác này. Từ đó, các cơ quan quản lý ngành có thể đưa ra phương

hướng, kế hoạch hoạt động của ngành phù hợp với quy định của pháp luật và

điều kiện thực tiễn ở từng địa phương, giúp công tác VT-LT hoạt động hiệu quả,

đáp ứng yêu cầu phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

Thi đua, khen thưởng là biện pháp tổ chức thực tiễn, một phương pháp

tuyên truyền, giáo dục tích cực để động viên ý chí sáng tạo, ý chí quyết tâm,

năng lực hoạt động thực tiễn của CBCC, viên chức và người lao động thực

hiện thắng lợi nhiệm vụ mà cấp trên giao.

1.3.1.7. Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển của ngành

Việc xây dựng kế hoạch phát triển của ngành là xác định mục tiêu, các

chỉ tiêu, nhiệm vụ, giải pháp tổ chức tốt hơn trong thời gian tới. Cụ thể như:

Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết 52-NQ/TW, ngày 27/9/2019 về

một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công

nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh: Tiên phong thực hiện chuyển đổi số

mạnh mẽ trong các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Mặt trận Tổ quốc,

các tổ chức chính trị - xã hội.

Ban Bí thư Trung ương Đảng đã ban hành Quyết định số 27-QĐ/TW,

ngày 10/8/2021 về chương trình ứng dụng CNTT trong các cơ quan Đảng giai

đoạn 2021-2025, nhấn mạnh trọng tâm là chuyển đổi số, cải cách hoạt động

của các cơ quan Đảng bằng việc ứng dụng cuộc cách mạng công nghiệp 4.0.

Văn phòng Trung ương Đảng đã ban hành Quyết định số 2094-

QĐ/VPTW, ngày 19/12/2017 về việc Đề án “Phát triển công tác VT-LT Đảng

và tổ chức chính trị - xã hội giai đoạn 2018 - 2025, tầm nhìn đến năm 2035”.

Trên cơ sở các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội làm căn cứ để

xây dựng kế hoạch hằng năm, xây dựng và phê duyệt các dự án đầu tư phát

triển về lĩnh vực văn thư, lưu trữ, đồng thời chủ động trong việc huy động, sử

dụng có hiệu quả các nguồn lực.

1.3.2. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư - lưu trữ

1.3.2.1. Trong công tác văn thư

Tại Điều 4, Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15/12/2021 của Văn

phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng,

quy định trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đảng, cá nhân đối với công tác

văn thư, cụ thể như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng trong phạm vi quyền hạn được

giao, có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ

đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư;

bảo đảm kinh phí cho hoạt động nghiệp vụ văn thư theo quy định.

Chánh văn phòng hoặc người được giao phụ trách công tác văn phòng

(gọi chung là chánh văn phòng) có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan,

tổ chức đảng triển khai, hướng dẫn, kiểm tra thực hiện công tác văn thư tại cơ

quan, tổ chức đảng.

Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng chịu trách nhiệm

trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức đảng về toàn bộ công tác văn thư của

đơn vị và trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra công tác văn thư của đơn vị.

Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan tới

công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định này và các quy định của Đảng

và Nhà nước có liên quan.

Đơn vị (trung tâm, phòng, bộ phận...) hoặc cá nhân làm nhiệm vụ về CNTT

của cơ quan, tổ chức đảng chịu trách nhiệm bảo đảm kỹ thuật, an toàn, an ninh

thông tin cho việc cập nhật, tiếp nhận, xử lý, phát hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ

văn bản trên mạng máy tính nội bộ và mạng thông tin diện rộng của Đảng.

1.3.2.2. Trong công tác lưu trữ

Tại Điều 5, Quy định 270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư về

phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam quy định người đứng đầu cơ quan, tổ

chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn

của mình có trách nhiệm trong công tác lưu trữ, cụ thể như sau:

Quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả

trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành

quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình; chỉ đạo, kiểm tra,

hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; chỉ

đạo việc chỉnh lý tài liệu trong phạm vi quản lý; trên cơ sở đề nghị của Hội

đồng xác định giá trị tài liệu, quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn

tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ

cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử của Đảng, hủy tài liệu hết giá trị theo

quy định của Luật Lưu trữ, quy định của Ban Bí thư và hướng dẫn của Văn

phòng Trung ương Đảng.

Bảo đảm kinh phí, nguồn nhân lực, tập trung hiện đại hóa cơ sở vật

chất, kỹ thuật và ứng dụng KHCN trong hoạt động lưu trữ; bố trí, xây dựng

kho lưu trữ đúng tiêu chuẩn với các trang thiết bị, phương tiện cần thiết để

bảo vệ, bảo quản an toàn, sử dụng có hiệu quả tài liệu Phông Lưu trữ Đảng

Cộng sản Việt Nam.

Theo Hướng dẫn số 59-HD/VPTW, ngày 12/11/2015 của Văn phòng

Trung ương Đảng về chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác của lưu trữ

cơ quan huyện uỷ, quận uỷ, thị uỷ, thành uỷ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ:

Lưu trữ cơ quan huyện ủy đặt trong văn phòng huyện ủy, có chức

năng “giúp chánh văn phòng cấp uỷ huyện tham mưu cho ban thường vụ và

thường trực cấp uỷ huyện chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ VT- LT đối với

các cơ quan, tổ chức đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã

hội cấp huyện, cấp xã; quản lý tài liệu lưu trữ hiện hành của cấp uỷ huyện,

các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ huyện, các đảng uỷ, chi uỷ trực

thuộc (trừ đảng uỷ quân sự, đảng uỷ công an huyện, đảng uỷ xã, phường,

thị trấn), trung tâm bồi dưỡng chính trị, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức

chính trị - xã hội cấp huyện; giao nộp tài liệu lưu trữ có thời hạn bảo quản

vĩnh viễn thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Đảng ở

tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương”.

1.4. Những yếu tố ảnh hưởng đến quản lý công tác văn thư - lưu trữ

1.4.1. Yếu tố khách quan

Một là, thể chế: Nhà nước thực hiện QLNN bằng pháp luật. Vì thế,

muốn quản lý tốt thì trước hết phải hoàn thiện thể chế. Thể chế không được

quan tâm thì công tác văn thư cũng như các công tác khác sẽ bị buông lỏng,

không thể phát triển. Trong hoạt động QLNN về VT-LT thì hệ thống các văn

bản quy phạm pháp luật tạo ra sự thống nhất trong điều hành, triển khai đồng

bộ từ Trung ương đến địa phương. Vì vậy, để quản lý tốt các hoạt động VT-

LT thì cần phải có một hệ thống văn bản đầy đủ và thống nhất. Nếu hệ thống

văn bản quản lý nhà nước chưa đầy đủ thiếu thống nhất thì sẽ dẫn đến việc

khó áp dụng, chồng chéo, gây ra lúng túng khi thực hiện.

Để đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất của hệ thống văn bản quy phạm

pháp luật quy định về công tác VT-LT, đòi hỏi các quy định pháp luật về VT-

LT phải phù hợp với hệ thống pháp luật hiện hành. Do vậy, sự thống nhất,

toàn diện, đồng bộ, phù hợp của các văn bản pháp luật là vô cùng quan trọng,

đảm bảo cho hiệu quả của việc thực hiện.

Hai là, bối cảnh trong nước và quốc tế: Công tác VT-LT ngày càng

được củng cố, cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ;

đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc tế, cách mạng công nghiệp 4.0 như

hiện nay, công tác VT-LT càng chịu ảnh hưởng và phải đổi mới, nâng cao để

có thể bắt kịp với xu hướng của thời đại, phù hợp với tình hình mới hiện nay.

Việc quản lý văn bản, số hóa quản lý văn bản hay số hóa tài liệu giấy và lập

hồ sơ điện tử đang là xu hướng và được áp dụng tại nhiều cơ quan, tổ chức;

hay việc áp dụng phần mềm Quản lý văn bản tạo sự thống nhất và tin học hóa

các quy trình hoạt động nghiệp vụ, tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay

thế cho văn bản giấy đều là những nhân tố ảnh hưởng tích cực đến công tác

VT-LT nói chung trong bối cảnh hội nhập quốc tế, cũng như cuộc cách mạng

công nghiệp 4.0 như hiện nay.

1.4.2. Yếu tố chủ quan

Một là, nhận thức của lãnh đạo, người đứng đầu: Công tác VT-LT

đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức đảng,

góp phần cung cấp cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức những thông

tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội… góp

phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan, giữ gìn bí mật

Đảng, Nhà nước, bí mật cơ quan...

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đảng đã hình thành nên

một khối lượng lớn các văn bản. Trong đó có văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản cá biệt, văn bản hành chính thông thường, văn bản của các bộ phận chuyên

môn... Để công tác VT-LT được đầu tư, tổ chức và hoạt động tốt đòi hỏi bản

thân lãnh đạo cơ quan, người đứng đầu cơ quan cần xác định đúng vị trí, vai trò

của công tác VT-LT đối với hoạt động của cơ quan. Điều này cũng có nghĩa

nhận thức của lãnh đạo các cấp có tầm quan trọng đặc biệt trong việc nâng cao

chất lượng công tác VT-LT. Do đó, để thực hiện tốt công tác VT-LT, rất cần sự

nhận thức đầy đủ, toàn diện của đội ngũ CBCC, nhất là người đứng đầu cấp ủy

các cấp, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị trong lãnh đạo, chỉ đạo là điều then chốt

nhất. Có sự chỉ đạo của lãnh đạo thì công tác này sẽ hoạt động hiệu quả và đem

lại những lợi ích to lớn trong quá trình hoạt động của cơ quan.

Hai là, chuyên môn, nghiệp vụ của người làm công tác VT-LT: Bất kỳ

một hoạt động nào cũng cần phải có quá trình rèn luyện, nâng cao trình độ

chuyên môn của bản thân đặc biệt trong việc thực hiện pháp luật VT-LT trong

các cơ quan, tổ chức đảng càng yêu cầu người làm công tác VT-LT phải nắm

vững pháp luật, làm tốt nhiệm vụ của mình. Đây là một yêu cầu tiên quyết để

thực hiện công việc một cách có hiệu quả. Trình độ, kiến thức chuyên môn

nghiệp vụ cao là điều kiện đầu tiên, cơ bản để có những hoạt động nhận thức

đúng pháp luật và dẫn đến việc thực hiện pháp luật tốt. Người làm công tác

VT-LT có am hiểu pháp luật, nắm vững kiến thức chuyên môn thì mới có thể

làm tốt vị trí công việc của mình. Khi có đủ kỹ năng và tay nghề sẽ xử lý

thành thục với văn bản, hồ sơ trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo quy

định, an toàn, hiệu quả. Năng lực của CBCC, viên chức làm công tác VT-LT

ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của cơ quan, tổ chức. Xây dựng một đội

ngũ CBCC có đủ năng lực, được đào tạo tốt về chuyên môn góp phần nâng

cao hiệu quả trong hoạt động VT-LT.

Ba là, cơ sở vật chất, trang thiết bị liên quan đến công tác VT-LT:

Trước bối cảnh CNTT phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thời gian vận

chuyển, bàn giao, xử lý văn bản cũng như các chi phí, nhân lực giao nhận văn

bản được giảm đi đáng kể nhờ có sự hỗ trợ của trang thiết bị, ứng dụng

CNTT. Đây là những yếu tố hết sức quan trọng, thể hiện được tính khoa học,

tính hiện đại trong quản lý công tác VT-LT.

Bốn là, hệ thống quy trình, thủ tục: Công tác VT-LT muốn đạt hiệu quả

cao thì quy trình, thủ tục phải được hoàn thiện, khoa học và đồng bộ; quy

định chi tiết nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ VT-LT. Khi

quy trình, thủ tục đồng bộ và có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các đối tượng

khác nhau trong tổ chức sẽ giúp hoạt động VT-LT diễn ra hiệu quả, nhanh

chóng, khoa học.

Tiểu kết chương 1

Công tác VT-LT rất quan trọng trong việc thực hiện các hoạt động của

cơ quan, tổ chức. Vì vậy, các hoạt động được thực hiện dựa trên cơ sở pháp lý

chặt chẽ, cơ sở khoa học rõ ràng. Những căn cứ, cơ sở này là thước đo để so

sánh, đối chiếu cũng như làm định hướng để phát huy những mặt làm được và

khắc phục những hạn chế, tồn tại.

Căn cứ vào nhận định trên, tại chương 1 của luận văn tác giả đã trình

bày cơ sở lý luận khoa học QLNN về công tác VT-LT như sau:

Thứ nhất, làm rõ một số khái niệm cơ bản về quản lý, QLNN, công tác

văn thư, công tác lưu trữ; mối quan hệ giữa công tác VT-LT.

Thứ hai, phân tích các nội dung quản lý về VT-LT bao gồm: Xây dựng,

ban hành văn bản để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ; quản lý các hoạt động

nghiệp vụ; ứng dụng KHCN, CNTT; đào tạo, bồi dưỡng nhân lực; kiểm tra xử

lý vi phạm và giải quyết khiếu nại, tố cáo; sơ kết, tổng kết, thi đua, khen

thưởng và xây dựng kế hoạch phát triển của ngành.

Thứ ba, trách nhiệm chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác VT-LT.

Thứ tư, phân tích những yếu tố khách quan, chủ quan ảnh hưởng đến

công tác VT-LT.

Như vậy, từ cơ sở lý luận về công tác VT-LT trên giúp cho chúng ta thấy

được vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác VT-LT trong các cơ quan, tổ chức

đảng. Cơ sở lý luận ở chương 1 là cơ sở để nghiên cứu thực trạng việc quản lý

công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế tại chương 2.

Chương 2

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở

ĐẢNG BỘ HUYỆN A LƯỚI, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

2.1. Khái quát về huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế

2.1.1. Đặc điểm tự nhiên

Huyện A Lưới nằm ở phía Tây tỉnh Thừa Thiên Huế, được thành lập

ngày 3/3/1976; cách thành phố Huế 70 km, có độ cao 600 mét so với mặt

nước biển. Huyện A Lưới là đô thị loại III trực thuộc tỉnh Thừa Thiên Huế, có diện tích là 1.148,5 km2.

Huyện A Lưới có 18 đơn vị hành chính cấp xã (gồm 17 xã và 01 thị

trấn). Dân số có 53.828 ngàn người, 27 dân tộc anh em cùng sinh sống, trong

đó có 5 nhóm tộc người chính: Kinh, Tà Ôi, Pa Cô, Cơ Tu, Pa Hy; người dân

tộc thiểu số chiếm gần 80%. Huyện có 12 xã biên giới (gồm: Hồng Thủy,

Hồng Vân, Trung Sơn, Hồng Bắc, Hồng Thái, Hồng Thượng, Hương Nguyên,

Đông Sơn, Lâm Đớt, Hương Phong, A Roàng, Quảng Nhâm) tiếp giáp 80,683

km đường biên giới với huyện Kà Lừm, tỉnh Sê Kông và huyện Sa Muội, tỉnh

Salavan nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào.

Hình 2.1: Bản đồ hành chính huyện A Lưới

35

2.1.2. Đặc điểm kinh tế, văn hóa - xã hội

Huyện A Lưới là cầu nối giữa Đông - Tây, có hai cửa khẩu A Đớt - Tà

Vàng và Hồng Vân - Cô Tài thông thương với nước Cộng hòa dân chủ nhân

dân Lào. Cơ cấu kinh tế của huyện nông nghiệp - công nghiệp - tiểu thủ công

nghiệp, thương mại - dịch vụ. Tỷ trọng các ngành nông, lâm, ngư nghiệp

chiếm 38,5%; Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp - Xây dựng chiếm 30,9%;

Du lịch và dịch vụ chiếm 30,6%. Huyện có 13 đơn vị hành chính cấp xã loại

I; 04 đơn vị hành chính cấp xã loại II; 01 đơn vị hành chính cấp xã loại III.

Năm 2022, thu nhập bình quân đầu người đạt 31 triệu đồng/người/năm. Toàn

huyện có 31/45 trường học đạt chuẩn quốc gia, đạt tỷ lệ 68,89%; 15/18 xã, thị

trấn đạt chuẩn quốc gia về y tế.

A Lưới là một trong 74 huyện nghèo giai đoạn 2021 - 2025 theo Quyết

định số 353/QĐ-TTg ngày 15/3/2022 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt

danh sách huyện nghèo, xã đặc biệt khó khăn vùng bãi ngang, ven biển và hải

đảo giai đoạn 2021 - 2025. Theo số liệu điều tra rà soát hộ nghèo (theo chuẩn

nghèo đa chiều) năm 2021, tỷ lệ hộ nghèo toàn huyện chiếm 49,98%; hộ cận

nghèo chiếm 15,55%. Do điều kiện kinh tế chậm phát triển, tỷ lệ hộ nghèo

cao, cùng với đặc điểm về xã hội mang nhiều nét đặc trưng riêng nên đây có

thể được xem là một trong những yếu tố tác động không nhỏ đến công tác xây

dựng Đảng và hệ thống chính trị trên địa bàn huyện.

2.2. Khái quát về Đảng bộ huyện A Lưới và cơ quan chuyên môn tham

mưu quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới

2.2.1. Đảng bộ huyện A Lưới

Theo Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam và Quy định số 24-QĐ/TW,

ngày 30/7/2021 của Ban Chấp hành Trung ương về thi hành Điều lệ Đảng, cơ

quan Đảng gồm có 4 cấp được tổ chức theo đơn vị hành chính cấp xã,

phường, thị trấn; cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; cấp tỉnh,

thành phố trực thuộc Trung ương và cấp Trung ương.

Theo đó Đảng bộ huyện A Lưới được thành lập và đã trải qua XII kỳ đại

hội Đảng. Nhiệm kỳ 2020 - 2025, Đại hội đại biểu Đảng bộ huyện A Lưới lần

thứ XII đã bầu 41 đồng chí vào Ban Chấp hành Đảng bộ huyện; hội nghị Ban

Chấp hành Đảng bộ huyện họp phiên thứ nhất đã bầu 13 đồng chí vào Ban

Thường vụ Huyện ủy, Bí thư và các phó bí thư Huyện ủy. Ban Chấp hành làm

việc theo Quy chế được ban hành từ đầu nhiệm kỳ; trong đó quy định rõ

nhiệm vụ, quyền hạn của tập thể, cá nhân Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Bí

thư và các phó bí thư; mối quan hệ công tác của Huyện ủy, Ban Thường vụ,

Thường trực Huyện ủy; nguyên tắc và chế độ làm việc.

Đảng bộ huyện có 54 tổ chức cơ sở đảng trực thuộc Huyện ủy, gồm: 25

đảng bộ, 29 chi bộ; 226 chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở; tổng số đảng viên là

5.212 đồng chí. Cấp ủy, người đứng đầu cấp ủy trực thuộc phải chịu trách

nhiệm trước Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện ủy về toàn bộ các mặt hoạt

động của đảng bộ, chi bộ mình.

Để giúp việc cho Huyện ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy

có các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy thực hiện chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn theo Quyết định số 46-QĐ/TW, ngày 03/12/2021 của Ban Bí

thư, gồm: Văn phòng cấp ủy, Ban Tổ chức, Ủy ban Kiểm tra, Ban Tuyên

giáo, Ban Dân vận và Trung tâm Chính trị - cơ quan sự nghiệp của Đảng có

chức năng, nhiệm vụ theo Quy định số 208-QĐ/TW, ngày 08/11/2019 của

Ban Bí thư.

Các cơ quan tham mưu giúp việc có mối quan hệ chặt chẽ, phối hợp

trong tham mưu thực hiện nhiệm vụ chính trị. Trong đó, công tác VT-LT của

Đảng bộ huyện đặt dưới sự tham mưu, quản lý, điều hành của Văn phòng

Huyện ủy; các ban, cơ quan của Đảng có mối quan hệ phối hợp, thống nhất

với nhau trong hoạt động, quản lý.

2.2.2. Cơ quan chuyên môn tham mưu quản lý công tác văn thư - lưu

trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới

Quyết định số 46-QĐ/TW, ngày 03/12/2021 của Ban Bí thư đã quy định

rõ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Huyện ủy.

Về biên chế Văn phòng Huyện ủy A Lưới được Ban Thường vụ Huyện

ủy bố trí 12 biên chế, gồm lãnh đạo Văn phòng 03 đồng chí (Chánh văn

phòng và 02 phó chánh văn phòng); chuyên viên 03 đồng chí; VT-LT 01 đồng

chí và bố trí thêm đồng chí Cơ yếu kiêm phụ trách công tác lưu trữ của Đảng

bộ huyện. Văn phòng Huyện ủy làm việc theo quy chế; có phân công, phân

Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng Phó Chánh Văn phòng

Phó Chánh Văn phòng

Cán sự chuyên trách VT-LT

Cán sự Cơ yếu kiêm Lưu trữ

Chuyên viên phụ trách công tác nội chính, tiếp dân; CNTT

Chuyên viên phụ trách lĩnh vực tổ chức cán bộ; kiểm tra, giám sát; kinh tế.

Chuyên viên phụ trách lĩnh vực tuyên giáo; dân vận; văn hóa - xã hội; các tổ chức CT-XH

nhiệm cụ thể.

Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức Văn phòng Huyện ủy A Lưới

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được giao, VT-LT cơ quan Huyện ủy

ngoài việc phục vụ hoạt động Huyện ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện

ủy và các cơ quan tham mưu, giúp việc của Huyện ủy, còn có nhiệm vụ quản

lý tập trung, thống nhất phông tài liệu lưu trữ của Huyện ủy, Ban Thường vụ

Huyện ủy; các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Huyện ủy, Trung

tâm Chính trị huyện; Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội huyện

và các đảng bộ, chi bộ trực thuộc Huyện ủy (trừ Đảng bộ Quân sự, Công an,

Đảng bộ các xã, thị trấn) dưới sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của Chánh Văn

phòng Huyện ủy.

Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, mỗi cơ quan đều chịu trách nhiệm trước

Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy về hoạt động VT-LT của cơ quan, đơn

vị mình; đồng thời chịu sự kiểm tra, hướng dẫn trực tiếp của Văn phòng

Huyện ủy về mặt chuyên môn, nghiệp vụ VT-LT. Vì vậy, các mặt hoạt động

nói chung, nghiệp vụ công tác VT-LT nói riêng đều có sự chỉ đạo, lãnh đạo

thống nhất của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy và Văn phòng Huyện ủy.

2.3. Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh

Thừa Thiên Huế

2.3.1. Công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai, quán triệt và xây

dựng, ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn

thư - lưu trữ

2.3.1.1. Công tác tuyên tuyền, phổ biến, triển khai, quán triệt

Để quản lý công tác VT-LT tại Đảng bộ huyện, Ban Thường vụ Huyện

ủy A Lưới đã triển khai, quán triệt các văn bản quy định của Đảng, Nhà nước,

đồng thời sao gửi đến các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc để thực hiện như:

Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 của Quốc hội; Quy định số

270-QĐ/TW, ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về “Phông

Lưu trữ Đảng Cộng Sản Việt Nam”; Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày

15/12/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các

cơ quan, tổ chức đảng; Hướng dẫn 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 của Văn

phòng Trung ương về “Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan”; Hướng dẫn 15-HD/VPTW, ngày 14/12/2016 của Văn phòng Trung

ương Đảng về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ

chức chính trị - xã hội xã, phường, thị trấn và nhiều văn bản quy định, hướng

dẫn của cấp trên liên quan.

Qua khảo sát có đến 95% cán bộ, công chức đánh giá lãnh đạo cơ quan ít

quan tâm đến công tác VT-LT. Các văn bản, quy định của cấp trên ít được

triển khai quán triệt, chỉ dừng lại ở việc sao để các cơ quan, đơn vị, cá nhân tự

nghiên cứu thực hiện.

2.3.1.2. Việc xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng

dẫn nghiệp vụ VT-LT

Quá trình thực hiện pháp luật về VT-LT tại cơ quan Huyện ủy, tổ chức

đảng trực thuộc Đảng bộ huyện A Lưới dựa trên các văn bản quy định của

Đảng, Nhà nước, của Ban Thường vụ Tỉnh ủy, Văn phòng Tỉnh ủy Thừa

Thiên Huế, trong quá trình thực hiện các quy định cấp trên, Ban Thường vụ

Huyện ủy A Lưới cũng ban hành các văn bản cụ thể hóa thực hiện công tác

VT-LT phù hợp với thực tiễn của địa phương, cụ thể như: Quy định số 06-

QĐi/HU, ngày 19/9/2018 của Ban Thường vụ Huyện ủy về xử lý và ban hành

văn bản của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy; Quy định số 12-QĐ/HU,

ngày 06/3/2023 của Ban Thường vụ Huyện ủy về soạn thảo, ban hành và quản

lý văn bản của Huyện ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy; Quy chế

số 04-QC/HU, ngày 06/3/2023 của Ban Thường vụ Huyện ủy về công tác văn

thư và công tác lưu trữ; Quyết định 802-QĐ/HU, ngày 29/6/2022 về việc ban

hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của tổ chức Đảng, Mặt trận Tổ quốc và

các tổ chức chính trị - xã hội huyện A Lưới; Kế hoạch số 54-KH/HU, ngày

09/12/2021 của Ban Thường vụ Huyện ủy về thực hiện Nghị quyết số 12-

NQ/TU, ngày 12/11/2021 của Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế về chuyển đổi số tỉnh

Thừa Thiên Huế đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 và Kế hoạch số

62-KH/TU, ngày 28/7/2022 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về ứng dụng CNTT

giai đoạn 2021 - 2025 và từng năm trong hoạt động của các cơ quan Đảng.

Văn phòng Huyện ủy đã ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

công tác VT-LT như: Công văn số 02-CV/VPHU, ngày 08/02/2017 của Văn

phòng Huyện ủy về việc sao gửi “Hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ của các

cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị - xã hội xã, thị trấn” về việc

thực hiện Hướng dẫn số 15-HD/VPTW, ngày 14/12/2016 của Văn phòng

Trung ương Đảng về việc quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức

đảng và các tổ chức chính trị - xã hội xã, phường, thị trấn; Công văn số 1646-

CV/VPHU, ngày 01/4/2020 về việc hướng dẫn lập và nộp hồ sơ Đại hộ đảng

bộ các cấp nhiệm kỳ 2020 - 2025 theo Hướng dẫn số 06-HD/TU, ngày

28/11/2014 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về việc lập và nộp hồ sơ Đại hội

10,00%

17,50%

Rất cụ thể

17,50%

Cụ thể

Tương đối cụ thể

Không cụ thể

55,00%

đảng bộ các cấp và Đại hội Đảng bộ tỉnh nhiệm kỳ 2015 - 2020.

Biểu đồ 2.1: Mức độ đánh giá về các văn bản chỉ đạo trong công tác VT-LT

(Nguồn: Số liệu khảo sát năm 2022)

Qua khảo sát có đến 90% cán bộ, công chức đánh giá mức độ các văn bản

chỉ đạo, hướng dẫn về công tác VT-LT của Trung ương cụ thể, dễ hiểu khi áp

dụng vào thực tế tại Đảng bộ huyện A Lưới. Tuy nhiên, nhận thấy rằng văn bản

cụ thể hóa để triển khai thực hiện quản lý công tác VT-LT tại Đảng bộ huyện A

Lưới chưa nhiều qua các năm.

2.3.2. Quản lý hoạt động nghiệp vụ văn thư - lưu trữ

2.3.2.1. Thực trạng nghiệp vụ văn thư

* Việc xử lý văn bản và ban hành văn bản

Trong thời gian qua, công tác xử lý văn bản và ban hành văn bản tại

Đảng bộ huyện A Lưới được thực hiện thống nhất theo Hướng dẫn 36-

HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng; Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày

15/12/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các

cơ quan, tổ chức đảng.

Hình 2.2: Lưu đồ xử lý văn bản đi của Huyện ủy A Lưới

(Nguồn: Văn phòng Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế)

Hình 2.3: Lưu đồ xử lý văn bản đến của Huyện ủy A Lưới

(Nguồn: Văn phòng Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế)

42

Hiện nay, việc đăng ký văn bản đi, đến bằng phần mềm quản lý văn bản

điều hành (CPNet) do Văn phòng Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế quản lý. Nhìn

chung, tại các cơ quan, tổ chức đảng việc trình và chuyển giao văn bản đi, đến

được thực hiện cơ bản nhanh chóng, chính xác, kịp thời đúng thời gian quy định,

đúng quy trình đề ra. Việc tiếp nhận, đăng ký, phát hành, chuyển giao văn bản đi

bảo đảm yêu cầu; việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản kịp thời, chính xác;

quản lý chặt chẽ, không để mất hoặc thất lạc văn bản; thu hồi đầy đủ và đúng hạn

các văn bản có quy định thu hồi. Văn phòng Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế kiểm soát

được việc xử lý, gửi, nhận văn bản của các đơn vị trực thuộc Tỉnh ủy quản lý.

Bảng 2.1. Số lượng văn bản đi, văn bản đến

tại Huyện ủy A Lưới từ năm 2019 - 2022

Năm 2019 2020 2021 2022

910 1134 1185 1288 Số lượng đi

1201 1362 1509 1679

Số lượng văn bản đến

(Nguồn: Biểu thống kê công tác Văn thư - Văn phòng Huyện ủy A Lưới)

Qua thống kê thấy rằng văn bản gửi đến Huyện ủy, Ban Thường vụ,

Thường trực Huyện ủy từ các nguồn chủ yếu sau: Từ Tỉnh ủy và các ban

đảng, Ủy ban Kiểm tra, Văn phòng Tỉnh ủy; từ Ủy ban nhân dân huyện và các

phòng, ban, cơ quan cấp huyện; từ Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị -

xã hội huyện; từ các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc Huyện ủy; từ các tổ chức,

cá nhân khác… Qua số liệu thống kê văn bản đi, văn bản đến từ năm 2019

đến năm 2022 thấy rằng số lượng văn tăng dần qua các năm.

Biểu đồ 2.2: Biểu đồ văn bản đi, văn bản đến tại Huyện ủy A Lưới

(Nguồn: Số liệu khảo sát năm 2022)

Tại Văn thư Huyện ủy A Lưới, tất cả văn bản, tài liệu đi đều do văn thư

phát hành: Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu

và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu

có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển

phát văn bản đi; lưu văn bản đi. Việc đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi (quản

lý văn bản đi trên phần mềm quản lý văn bản điều hành). Văn bản đến cơ

quan, tổ chức đảng đều do văn thư cơ quan tiếp nhận. Khi nhận văn bản đến,

văn thư cơ quan đã kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong

(nếu có), nơi gửi và ký nhận. Những văn bản đến không đúng đối tượng,

không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát... Văn thư cơ

quan được phép trả lại nơi gửi. Nhìn chung công tác tiếp nhận, phát hành văn

bản tại Văn thư Huyện ủy đều đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp

luật hiện hành.

Từ tháng 4/2022 phần mềm quản lý văn bản và điều hành được triển

khai đồng bộ đến tận cơ sở, nên việc theo dõi quản lý việc gửi, nhận văn bản

từ huyện đến cơ sở và ngược lại được kiểm soát chặt chẽ.

44 Hình 2.4: Phần mềm quản lý văn bản điều hành của Huyện ủy A Lưới

(Nguồn: Phần mềm điều hành, tác nghiệp Huyện ủy A Lưới)

Tại Đảng ủy cơ sở xã, thị trấn quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

cơ bản đảm bảo theo quy định của Trung ương, Tỉnh ủy và Huyện ủy A Lưới;

việc gửi, nhận văn bản trước đây được thực hiện thủ công nên việc quản lý,

theo dõi văn bản đi, đến chưa được chặt chẽ. Qua khảo sát có 98% đánh giá

việc ban hành văn bản tại cơ quan, đơn vị đúng thẩm quyền và thể thức văn

bản theo quy định của Đảng.

* Việc quản lý văn bản mật, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí

mật, chứng thư số trong công tác văn thư

Việc xác định bí mật Nhà nước và độ mật của bí mật Nhà nước căn cứ

vào quy định tại Điều 9 Luật Bảo vệ bí mật Nhà nước. Ngoài ra còn căn cứ

Quyết định 1722/QĐ-TTg, ngày 03/11/2020 của Thủ tướng Chính phủ về

việc ban hành Danh mục bí mật Nhà nước của Đảng và căn cứ 34 danh mục

bí mật Nhà nước thuộc các ngành, lĩnh vực do Thủ tướng Chính phủ ký quyết

45 định ban hành để xác định cho đúng bí mật Nhà nước và cấp độ mật của bí

mật Nhà nước do cơ quan, đơn vị, địa phương quản lý. Đối với văn bản “Mật”

đều có sổ đăng ký và quản lý riêng theo quy định tại Thông tư 24/2020/TT-

BCA, ngày 10/3/2020 của Bộ Công an Ban hành biểu mẫu sử dụng trong

công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

Tại Đảng bộ huyện A Lưới, Ban Thường vụ Huyện ủy đã ban hành

Quyết định số 802-QĐ/HU, ngày 29/6/2022 về việc ban hành Quy chế bảo vệ

bí mật Nhà nước của tổ chức Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị

- xã hội huyện A Lưới. Việc gửi, nhận văn bản “Mật” đi, đến đều phải tuân

thủ theo quy định bảo vệ bí mật nhà nước và có sổ theo dõi văn bản riêng.

Hình 2.5: Sổ theo dõi văn bản “Mật” của Đảng ủy cơ sở

(Nguồn: Đảng ủy xã Quảng Nhâm)

Tuy nhiên, công tác đánh giá, xác định mức độ “Mật” của văn bản có

lúc chưa đảm bảo; việc quản lý văn bản “Mật” có nơi còn sơ hở; một số

cấp ủy cơ sở chưa mở sổ theo dõi việc giao nhận văn bản “Mật” theo quy

định.

46

Việc quản lý và sử dụng con dấu được các cơ quan, tổ chức đảng

thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính

phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu được quản lý tập trung tại

văn thư theo Điều 32 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020

của Chính phủ về công tác văn thư. Công tác này tại Đảng bộ huyện A

Lưới được thực hiện nghiêm túc. Việc đóng dấu văn bản đúng thẩm quyền

và chưa có trường hợp nào vi phạm quy định về sử dụng con dấu.

Việc sử dụng thiết bị lưu khoá bí mật của cơ quan để ký số các văn bản

điện tử được thực hiện theo Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018

của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký

số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

Hiện nay, tại Đảng bộ huyện A Lưới việc sử dụng thiết bị lưu khóa bí

mật để ký số các văn bản điện tử được Văn phòng Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế

cung cấp cho Huyện ủy, các đồng chí Thường trực Huyện ủy, Trưởng, Phó

các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy và cơ quan Mặt trận Tổ quốc và

các tổ chức chính trị - xã hội huyện. Đối với đảng ủy các xã, thị trấn chưa

được trang cấp và triển khai thực hiện.

* Việc lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

Tại Điều 9, Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011 của Quốc

hội đã quy định: “Người được giao nhiệm vụ giải quyết, theo dõi công việc

của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao giải

quyết theo dõi và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; người đứng đầu cơ quan,

tổ chức có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan…”; Văn phòng Trung

ương Đảng đã ban hành Hướng dẫn 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 về việc

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

Tuy nhiên, qua thực tế quan sát, công tác này vẫn chưa được CBCC

thực hiện đảm bảo theo quy định. Tình trạng CBCC trong quá trình thực

hiện nhiệm vụ được giao không thực hiện việc lập hồ sơ khá phổ biến; hồ

sơ giao nộp hầu như chưa có biên mục, không có chứng từ kết thúc, tình

trạng tài liệu tích đống, chưa được sắp xếp chỉnh lý khi giao nộp về lưu trữ

cơ quan; thực hiện thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

chưa đảm bảo nên tình trạng hồ sơ công việc thất lạc, không bàn giao khi

chuyển công tác còn xảy ra.

Biểu đồ 2.3: Kết quả khảo sát công tác lập hồ sơ công việc của CBCC

(Nguồn: Số liệu khảo sát năm 2022)

Qua khảo sát thấy rằng tỷ lệ CBCC lập hồ sơ công việc và giao nộp vào

lưu trữ cơ quan chiếm tỷ lệ rất thấp 17,50%; không lập hồ sơ công việc chiếm

đến 57,5%. Điều này chứng tỏ người đứng đầu cấp ủy, thủ trưởng cơ quan,

đơn vị, CBCC, người hoạt động không chuyên trách còn xem nhẹ đối với

công tác này.

* Thống kê, báo cáo định kỳ

Việc thống kê, báo cáo về công tác trong công tác VT-LT được thực hiện

theo Hướng dẫn 38-HD/VPTW, ngày 23/9/2014 của Văn phòng Trung ương

Đảng về thống kê công tác VT-LT và tài liệu lưu trữ trong cơ quan, tổ chức

đảng, tổ chức chính trị - xã hội. Trong đó yêu cầu các ban đảng, đảng ủy trực

thuộc cấp ủy cấp huyện, các đảng ủy xã, phường, thị trấn, các tổ chức chính

48

trị - xã hội cấp huyện, trung tâm bồi dưỡng chính trị cấp huyện thống kê số

liệu và báo cáo về văn phòng cấp ủy cấp huyện; văn phòng cấp ủy cấp huyện

thống kê số liệu công tác VT-LT và tài liệu lưu trữ tại văn phòng cấp ủy; văn

phòng cấp ủy huyện tổng hợp báo cáo với Văn phòng Tỉnh ủy.

Kết quả khảo sát có đến 97,5% CBCC đánh giá cơ quan không thực hiện

việc báo cáo thống kê công tác VT-LT định kỳ hằng năm theo quy định. Điều

đó cho thấy tại Đảng bộ huyện A Lưới việc báo cáo thống kê định kỳ chưa

được coi trọng; chính điều này đã đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc quản lý

đối với công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới.

2.3.2.2. Thực trạng nghiệp vụ lưu trữ

* Công tác thu thập bổ sung các tài liệu lưu trữ

Công việc thu thập, bổ sung tài liệu là khâu quyết định đối với sự hoàn

thiện của một Phông lưu trữ là một nghiệp vụ không thể tách rời với các nghiệp

vụ lưu trữ khác như chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị tài liệu… Trên cơ sở các

văn bản quy định của Đảng, Nhà nước như: Quy định số 270-QĐ/TW, ngày

06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng Cộng

sản Việt Nam; Hướng dẫn 15-HD/VPTW, ngày 14/12/2016 của Văn phòng

Trung ương Đảng về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và

các tổ chức chính trị - xã hội xã, phường, thị trấn.

Qua kết quả khảo sát có đến 82,5% cán bộ, công chức đánh giá cơ quan

không xây dựng kế hoạch công tác VT-LT và ban hành danh mục hồ sơ lưu

trữ hằng năm. Điều đó cho thấy việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ

quan chưa được Văn phòng Huyện ủy và đảng ủy các xã, thị trấn quan tâm

đúng mức. Tài liệu đến hạn nộp lưu không được giao nộp vào lưu trữ mà chủ

yếu bảo quản ngay tại phòng làm việc chiếm đại đa số, điều này dẫn đến tài

liệu bị thất lạc và hư hỏng khi không được bảo quản. Đây là những tồn tại từ

nhiều năm qua đã ảnh hưởng tới việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ thu

thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ

Huyện ủy cũng như kho lưu trữ Đảng uỷ các xã, thị trấn hiện nay.

* Công tác chỉnh lý và xác định giá trị các tài liệu lưu trữ

Công tác xác định giá trị tài liệu là một trong những vấn đề quan trọng

của công tác lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu là căn cứ vào những nguyên tắc,

tiêu chuẩn của khoa học lưu trữ, thực tiễn tài liệu của cơ quan để lựa chọn

những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản và loại những tài liệu trùng thừa,

hết giá trị để hủy, làm gọn nhẹ kho tàng, phương tiện bảo quản từ đó chọn lựa

để bảo quản những tài liệu có giá trị cao. Vì vậy phải tiến hành một cách thận

trọng và chính xác theo các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã ban hành nhằm

bảo quản một khối tài liệu gọn nhẹ nhưng có giá trị cung cấp một lượng thông

tin tối đa cho các yêu cầu khai thác, sử dụng.

Trước khi tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải thành lập hội đồng xác định

giá trị tài liệu. Hội đồng do thủ trưởng cơ quan, cấp ủy quyết định thành lập.

Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích quy định thời hạn bảo quản tài

liệu, loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã hết giá trị, như vậy sẽ đảm bảo giữ gìn

được những tài liệu có giá trị mà lại giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện

để sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Hiện nay, tại kho lưu trữ Cơ quan Huyện ủy việc thu thập, bổ sung tài liệu

lưu trữ bước đầu cơ bản được quan tâm chỉ đạo thực hiện. Vào năm 2018 đã

ban hành Kế hoạch số 02-KH/VPHU, ngày 27/9/2018 của Văn phòng Huyện

ủy về chỉnh lý tài liệu hành chính các ban đảng, Ủy ban Kiểm tra, Văn phòng

Huyện ủy và tài liệu hành chính, hồ sơ đại hội qua các nhiệm kỳ của Mặt trận

Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện và các tổ chức cơ sở đảng

trực thuộc Huyện ủy. Đã ký hợp đồng với phòng Lưu trữ Văn phòng Tỉnh ủy

Thừa Thiên Huế chỉnh lý, sắp xếp.

Tuy nhiên, trong kho lưu trữ Huyện ủy A Lưới hiện vẫn còn nhiều tài

liệu chất đống, một số tài liệu chưa xác định thời hạn bảo quản; chưa loại

ra những tài liệu là bản nháp, bản thảo hoặc những bản hết giá trị; chưa

thành lập Hội đồng để tiến hành tiêu hủy tài liệu hết thời hạn bảo quản theo

quy định. Ở các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện ủy; Mặt trận Tổ quốc

và các tổ chức chính trị - xã hội, Trung tâm Chính trị huyện việc thu thập,

bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan do CBCC, viên chức kiêm nhiệm nên

công tác này còn rất hạn chế, chưa được tiến hành thường xuyên. Vì vậy

ảnh hưởng nhiều đến số lượng và chất lượng tài liệu lưu trữ.

Hình 2.6: Hình ảnh tại kho lưu trữ Huyện ủy A Lưới

(Nguồn: Văn phòng Huyện ủy A Lưới)

Tại Đảng ủy các xã, đồng chí Bí thư Đảng ủy chịu trách nhiệm quản

lý tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của đảng ủy và các tổ chức

chính trị - xã hội cấp xã; chỉ đạo thực hiện các quy định của Đảng, Nhà

nước về công tác VT-LT tại địa phương. Tuy nhiên, qua khảo sát thực tế:

Tài liệu lưu trữ đa số còn chất đống, bó gói vẫn chưa được chỉnh lý, sắp

xếp theo quy định; tài liệu đến hạn nộp lưu không được giao nộp vào lưu

trữ mà chủ yếu bảo quản ngay tại phòng làm việc, điều này gây ra tình

51 trạng tài liệu không được tập trung quản lý một nơi và có khả năng sẽ bị

thất lạc và hư hỏng. Nguyên nhân một phần do người hoạt động không

chuyên trách (Văn phòng Đảng ủy) đảm nhiệm nên không có nhiều thời

gian thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đã ảnh hưởng đến chất lượng công tác

thu thập, bổ sung, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ.

Hình 2.7: Hình ảnh tại kho lưu trữ Đảng ủy cơ sở

(Nguồn: Đảng ủy thị trấn A Lưới)

* Bảo quản các tài liệu lưu trữ

Công tác bảo quản lưu trữ tài liệu là một trong những hoạt động quan

trọng trong quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu; là quá trình áp dụng các biện

pháp KHKT nhằm kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ.

Để đảm bảo cho việc xác định giá trị tài liệu được chính xác và thống nhất

cần phải có những công cụ xác định giá trị tài liệu như: Bảng thời hạn bảo

quản tài liệu chuyên ngành; danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản của cơ

quan; thành phần tài liệu nộp lưu của chuyên ngành, của cơ quan; danh

mục tài liệu hủy giản đơn. Để làm tốt vấn đề trên bộ phận lưu trữ cơ quan

phải nắm vững về nghiệp vụ, kiểm tra lại giá trị hồ sơ đã nhận từ văn thư và

các đơn vị nộp lưu, lựa chọn hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào kho lưu trữ cấp ủy

theo quy định.

Hiện tại, Kho lưu trữ Đảng bộ huyện đang quản lý tập trung thống nhất

với số lượng trên 100 cặp hộp tài liệu của 22 phông lưu trữ, số Phông này

52

được chỉnh lý vào năm 2018, bao gồm tài liệu các ban tham mưu, giúp việc

Huyện ủy, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội huyện, các tổ chức

cơ sở đảng trực thuộc Huyện ủy (chủ yếu là hồ sơ đại hội Đảng qua các nhiệm

kỳ). Hiện đang tiếp tục hoàn chỉnh Phông tài liệu đại hội đảng bộ, chi bộ cơ sở

nhiệm kỳ 2020 - 2025 để nộp tài liệu vào Kho lưu trữ Đảng bộ huyện.

* Tổ chức sử dụng các tài liệu lưu trữ

Muốn làm tốt vấn đề này “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định

việc lựa chọn tài liệu văn thư để giao nộp vào lưu trữ hiện hành, lựa chọn tài

liệu lưu trữ hiện hành để giao nộp vào lưu trữ lịch sử và loại ra tài liệu hết giá

trị để tiêu huỷ theo đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu" (Pháp lệnh

Lưu trữ quốc gia 2001).

Vấn đề xác định giá trị tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng

nhất, ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng tài liệu để phục vụ cho việc tổ chức

khai thác sử dụng tài liệu. Tuy nhiên, đến nay Kho lưu trữ Huyện ủy A Lưới

chưa xây dựng quy chế, nội quy đối với cá nhân, đơn vị đến khai thác và sử

dụng tài liệu. Công cụ tra cứu tài liệu ở kho lưu trữ Huyện ủy A Lưới hiện

nay chủ yếu thông qua danh mục thống kê mục lục hồ sơ lưu trữ và qua Hệ

thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành; chưa có phần mềm quản lý tài

liệu lưu trữ riêng biệt.

2.3.3. Ứng dụng khoa học công nghệ và công nghệ thông tin vào công

tác văn thư - lưu trữ

Việc ứng dụng CNTT tại Đảng bộ huyện A Lưới thông qua Cổng thông

tin điện tử Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế, bao gồm: Việc gửi - nhận văn bản qua

hộp thư điện tử email công vụ (trước đây là phần mềm Lotus Notes). Theo đó

các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc, các cơ quan tham mưu giúp việc Huyện ủy

đã thực hiện việc gửi nhận văn bản nhanh chóng, thông suốt; tất cả các văn

bản đi, văn bản đến được cập nhật vào phần mềm quản lý văn bản thuận tiện

cho việc tra cứu, khai thác.

Việc ứng dụng CNTT vào công tác VT-LT được Ban Thường vụ Huyện

ủy A Lưới đặc biệt quan tâm chú trọng, góp một phần không nhỏ vào quá

trình hoạt động của cơ quan Huyện ủy. Hiện nay, chuyển sang hệ thống phần

mềm quản lý văn bản điều hành (CPNet). Vì vậy, việc gắn tệp chuyển giao,

xử lý và lưu trữ văn bản trên hệ thống máy chủ Tỉnh ủy được thực hiện chặt

chẽ, tránh thất lạc (trừ văn bản mật).

Hình 2.9. Việc quản lý văn bản đến

(Nguồn: Phần mềm điều hành, tác nghiệp Huyện ủy A Lưới)

Hình 2.9: Việc quản lý văn bản đi

(Nguồn: Phần mềm điều hành, tác nghiệp Huyện ủy A Lưới)

54

Nhìn chung, việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư có nhiều

chuyển biến; phần mềm Quản lý văn bản điều hành được triển khai thực hiện

mang lại hiệu quả xử lý công việc cao; việc quản lý văn bản đi, đến không

còn áp dụng sổ đăng ký công văn như trước đây. Tại đảng ủy cơ sở xã, thị

trấn bước đầu thực hiện quy trình xử lý văn bản khép kín trên môi trường

internet (mạng CPNet). Nhờ vậy, công tác văn thư dần được đơn giản hơn và

hiệu quả hơn trong xử lý công việc.

Tuy nhiên, hiện phần mềm quản lý văn bản điều hành CPNet chưa kết

nối được đến toàn bộ các tổ chức cơ sở đảng do hạ tầng kỹ thuật, cơ sở vật

chất còn khó khăn.

2.3.4. Bố trí nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự văn thư - lưu trữ

2.3.4.1. Bố trí nhân sự VT-LT

Tại Văn phòng Huyện ủy A Lưới nhân sự văn thư được bố trí 01 người

chuyên trách; lưu trữ cán bộ Cơ yếu kiêm nhiệm.

Tại các ban, cơ quan của Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức chính trị -

xã hội, Trung tâm Chính trị huyện do thủ trưởng các cơ quan, đơn vị phân công

CBCC, viên chức kiêm nhiệm phụ trách công tác VT-LT của cơ quan, đơn vị.

+ Tại đảng ủy các xã, thị trấn, Văn phòng Đảng ủy được phân công đảm

nhiệm công tác VT-LT.

Bảng 2.2: Nguồn nhân lực làm công tác VT-LT

tại Đảng bộ huyện A Lưới

Năm 2022 Tổng Trình độ chuyên môn Trình độ LLCT

cộng ĐH CĐ TC TC SC

2 0 0 2 1 0 Chưa đào tạo 1

30 29 1 0 28 2 0

Văn phòng Huyện ủy Đảng ủy các xã, thị trấn

(Nguồn: Báo cáo thống kê của Văn phòng Huyện ủy)

Từ thực tiễn khảo sát cho thấy, nhân sự VT-LT tại Huyện ủy A Lưới chỉ

tốt nghiệp Trung cấp VT-LT; nhân sự Văn phòng Đảng ủy cơ sở các xã, thị

trấn trình độ chuyên môn đại học chiếm tỷ lệ đến 96,7%. Tuy nhiên, số được

đào tạo chuyên ngành VT-LT chiếm tỷ lệ 0%. Điều này đã ảnh hưởng đến

chất lượng tham mưu cũng như thực hiện nghiệp vụ VT-LT ở các cơ quan,

đơn vị.

2.3.4.2. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự VT-LT

Đào tạo, bồi dưỡng là một trong những nhiệm vụ hết sức quan trọng

trong các khâu của công tác cán bộ; qua đào tạo, bồi dưỡng giúp cho người

làm công tác VT-LT nắm chắc các quy định, quy trình trong xử lý và giải

quyết công việc.

Bảng 2.3: Công tác đào tạo, bồi dưỡng về công tác VT-LT

Tổng

Đơn vị (Lượt) Đào tạo Bồi dưỡng Năm 2019 0 0 Năm 2020 0 0 Năm 2021 0 0 Năm 2022 0 1 0 1

(Nguồn: Báo cáo thống kê của Văn phòng Huyện ủy A Lưới)

Nhìn chung, công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ chưa được quan tâm

thường xuyên qua các năm. Qua số liệu thống kê cho thấy, từ năm 2019 đến

năm 2022 chỉ bồi dưỡng 01 đợt về nghiệp vụ Văn phòng cấp ủy cho đội ngũ

cán bộ là bí thư, phó bí thư và người phụ trách Văn phòng đảng ủy cơ sở xã,

thị trấn.

Qua khảo sát số CBCC đánh giá chất lượng các lớp tập huấn, bồi dưỡng

nghiệp vụ liên quan đến công tác VT-LT chưa đáp ứng tốt yêu cầu công việc

đặt ra chiếm đến 72,5%. Nguyên nhân một phần vấn đề trên là do thời gian

tập huấn ngắn thường diễn ra từ 1 đến 2 ngày nên đối tượng tham gia khó có

thể tiếp cận hết những nội dung về mặt nghiệp vụ cụ thể; mặt khác, Văn

phòng Đảng ủy cơ sở là người hoạt động không chuyên trách, nhân sự thường

xuyên có sự thay đổi, nhiều đồng chí chưa thật sự tâm huyết, gắn bó với công

việc nên việc nghiên cứu, tự học, tự bồi dưỡng còn hạn chế.

2.3.5. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư -

lưu trữ

Tại kho lưu trữ Huyện ủy A Lưới đã được bố trí đúng quy định theo

Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về

kho lưu trữ chuyên dụng, được đầu tư trang thiết bị cần thiết để đảm bảo cho

việc thực hiện các nghiệp vụ bảo vệ, kiểm tra, bảo quản an toàn tài liệu lưu

trữ và bảo đảm việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

CBCC, viên chức cơ quan Đảng được trang bị đảm bảo mỗi người 01

máy tính để kết nối internet nội bộ (LAN) để cập nhật, gửi, nhận văn bản

đồng bộ, kịp thời trong hoạt động công vụ. Ngoài ra còn được trang cấp Máy

in, máy scan, … để phục vụ công việc.

Tại Đảng ủy cơ sở một số xã, thị trấn vấn đề này vẫn chưa được quan

tâm đúng mức; chưa trang bị đầy đủ các trang thiết bị CNTT phục vụ công tác

VT-LT như: Máy tính, máy scan, máy photo; một số đảng ủy bố trí phòng

làm việc của Văn phòng Đảng ủy chung với kho lưu trữ; chưa đầu tư đầy đủ

các dụng cụ cần thiết phục vụ công tác lưu trữ như cặp hộp, tủ, kệ, hệ thống

phòng cháy, chữa cháy, chống ẩm mốc ...

Biểu đồ 2.4: Kết quả khảo sát mức độ ảnh hưởng đối với công tác VT-LT

(Nguồn: Số liệu khảo sát năm 2022)

57

Kết quả khảo sát CBCC đánh giá mức độ ảnh hưởng đối với công tác

VT-LT có 18% đánh giá liên quan đến công nghệ thông tin không đảm bảo;

57% đánh giá liên quan đến không nắm rõ nghiệp vụ và 25% đánh giá liên

quan do thiếu cơ sở vật chất, trang thiết bị. Tuy số lượng đánh giá thiếu cơ sở

vật chất đã ảnh hưởng đến việc thực hiện nghiệp vụ VT-LT ở mỗi cơ quan, tổ

chức đảng chiếm 25%, nhưng điều đó nói lên rằng cơ sở vật chất đã tác động

không nhỏ đến việc quản lý công tác VT-LT tại Đảng bộ huyện A Lưới.

2.3.6. Kiểm tra việc thực hiện các quy định về văn thư - lưu trữ và xử

lí vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác văn thư - lưu trữ

Việc kiểm tra về VT-LT đã được Văn phòng Huyện ủy A Lưới quan tâm

thực hiện tại Đảng ủy các xã, thị trấn. Nội dung kiểm tra chủ yếu tập trung

vào việc thực hiện nghiệp vụ VT-LT như: Thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn

bản; tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản; quản lý con dấu; thực hiện lập hồ

sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; công tác thu thập, chỉnh lý,

bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; việc ứng dụng công

nghệ thông tin.

Bảng 2.4: Số lượng các đơn vị được kiểm tra về công tác VT-LT

Năm 2019 2020 2021 2022

0 6 0 18

Số lượng đơn vị kiểm tra

(Nguồn: Văn phòng Huyện ủy A Lưới)

Qua bảng số liệu thống kê cho thấy, số lượng các đơn vị được kiểm tra

về công tác VT-LT chưa được quan tâm thường xuyên qua các năm; năm

2019 và năm 2021 không thực hiện kiểm tra; năm 2020 chỉ kiểm tra tại 6

đơn vị; riêng năm 2022 đã tiến hành kiểm tra đồng loạt công tác VT-LT tại

Đảng ủy 18 xã, trị trấn. Qua kết luận kiểm tra nhiều Đảng ủy chưa ban hành

quy chế công tác VT-LT; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan chưa được thực hiện đầy đủ, thường xuyên; việc bố trí kho lưu trữ

không đảm bảo đúng quy định, có nơi bố trí chung với kho lưu trữ của ủy

ban nhân dân xã; chưa ban hành danh mục hồ sơ lưu trữ hàng năm và tổ

chức chỉnh lý khoa học khối tài liệu còn tồn đọng, tích đống từ các năm, các

nhiệm kỳ trước. Sau kết luận kiểm tra việc xử lý vi phạm còn bỏ ngỏ nên

việc khắc phục chưa thật sự hiệu quả, triệt để.

2.3.7. Sơ kết, tổng kết về công tác văn thư - lưu trữ

Sơ kết, tổng kết trong công tác VT-LT là một trong những công tác hết

sức quan trọng. Đây là thời điểm để đánh giá hiệu quả của công tác này tại

các cơ quan, đơn vị, từ đó đưa ra nhận định và phương hướng phát triển trong

thời gian tới.

Qua khảo sát có đến 92,5% CBCC cho biết thời gian qua ở Đảng bộ

huyện A Lưới công tác sơ kết, tổng kết về công tác VT-LT chưa được quan

tâm đúng mức, chưa tổ chức được các hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề

riêng về công tác VT-LT. Vì vậy chưa đánh giá được cụ thể thực trạng công

tác VT-LT ở Đảng bộ huyện cũng như đề ra giải pháp trong thời gian tới.

2.4. Đánh giá thực trạng công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A

Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế

2.4.1. Ưu điểm

2.4.1.1. Trong quản lý về VT-LT

Trên cơ sở các văn bản chỉ đạo của Trung ương, Tỉnh ủy, Ban Thường

vụ Huyện ủy A Lưới đã quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nghiệp vụ VT-

LT tại Đảng bộ huyện, đặc biệt là việc ứng dụng CNTT trong gửi nhận văn

bản, quản lý và khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo

của Huyện ủy, Ban Thường vụ Huyện ủy.

Việc đầu tư trang thiết bị, hiện đại hóa kho lưu trữ Đảng bộ huyện A Lưới

được quan tâm, cơ bản đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ sự

lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp uỷ đảng. Công tác sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ lưu trữ

còn tồn đọng của các nhiệm kỳ trước bước đầu được quan tâm chỉ đạo thực hiện.

Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ VT-LT đối với các cơ quan, tổ

chức đảng trực thuộc được Văn phòng Huyện ủy A Lưới quan tâm thực hiện.

Thông qua kiểm tra, hướng dẫn đã kịp thời chấn chỉnh những sai sót trong việc

thực hiện các khâu nghiệp vụ VT-LT, qua đó giúp cấp ủy, người đứng đầu các

cơ quan, đơn vị có giải pháp khắc phục trong quá trình tổ chức thực hiện.

2.4.1.2. Trong công tác thực hiện nghiệp vụ VT-LT

Việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ về văn thư được cấp ủy các tổ chức cơ

sở đảng trực thuộc thực hiện đúng theo quy định. Các cơ quan tham mưu,

giúp việc Huyện ủy, Đảng ủy các xã, thị trấn đã quản lý, gửi nhận văn bản đi,

đến chặt chẽ thông qua phần mềm quản lý văn bản điều hành (CPNet), khắc

phục tình trạng thất lạc văn bản trong quá trình chuyển giao văn bản so với

trước đây.

Thể loại, thẩm quyền ban hành văn bản và thể thức văn bản tại các cơ quan, tổ

chức đảng trực thuộc Huyện ủy thực hiện đảm bảo đúng theo quy định của Trung

ương và Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng. Quy trình soạn thảo và ban

hành văn bản được thực hiện theo quy định của Ban Thường vụ Huyện ủy A Lưới.

2.4.2. Hạn chế

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A

Lưới vẫn còn những hạn chế đó là:

Thứ nhất, nhận thức về vị trí, vai trò, tầm quan trọng công tác VT-LT

của một số cấp ủy cơ sở, lãnh đạo cơ quan chưa đầy đủ, còn xem nhẹ công tác

VT-LT nên việc quán triệt, triển khai, ban hành các văn bản để lãnh đạo, chỉ

đạo trong công tác VT-LT chưa thường xuyên. Người đứng đầu cấp ủy cơ sở

chưa xác định rõ trách nhiệm của mình trong lãnh đạo, chỉ đạo đối với công

tác VT-LT.

Thứ hai, việc cụ thể hóa các văn bản quy định của cấp trên liên quan đến

công tác VT-LT tại Đảng bộ huyện A Lưới một số còn chậm, chưa đầy đủ.

Qua khảo sát có đến 85% đảng ủy các xã, thị trấn chưa ban hành Quy chế

công tác VT-LT theo Hướng dẫn số 51-HD/VPTW, ngày 10/10/2019 của Văn

phòng Trung ương Đảng; việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan theo Hướng dẫn số 17-HD/TW, ngày 16/12/2016 của Văn phòng

Trung ương Đảng chưa đảm bảo.

Thứ ba, việc bố trí nhân sự VT-LT của Huyện ủy cũng như tại Đảng ủy

các xã, thị trấn chưa đáp ứng tốt các tiêu chuẩn, điều kiện về chuyên môn

nghiệp vụ, chưa đảm bảo đầy đủ nhân sự theo vị trí việc làm; phần lớn chưa

được đào tạo, bồi dưỡng chuyên ngành VT-LT nên còn lúng túng trong thực

hiện nghiệp vụ VT-LT cũng như tham mưu cho cấp ủy quản lý công tác VT-

LT tại đơn vị, địa phương.

Thứ tư, trong thực hiện nghiệp vụ VT-LT: Đa số CBCC chưa lập hồ sơ

công việc và giao nộp hồ sơ đảm bảo đầy đủ đúng theo quy định; hồ sơ hội

nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy, hồ sơ CBCC, văn kiện đại hội đảng các

nhiệm kỳ trước của cấp ủy cơ sở lập chưa bảo đảm yêu cầu; chưa tiến hành

thu thập, chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ cơ quan định kỳ đúng theo quy định, đa số giao nộp trong tình

trạng lộn xộn, bó gói; chưa có văn bản giao nhận đảm bảo theo quy định;

chưa thành lập hội đồng hủy tài liệu hết thời hạn bảo quản.

Thứ năm, việc đầu tư trang thiết bị, hiện đại hóa công tác VT-LT tuy đã

được quan tâm nhưng vẫn chưa đảm bảo diện tích, tiêu chuẩn theo quy định;

một số Đảng ủy xã, thị trấn bố trí kho lưu trữ của Đảng ủy chung với kho lưu

trữ của Ủy ban nhân dân xã; trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ chưa đảm

bảo theo quy định, thiếu hệ thống phòng cháy chữa cháy, giá, cặp, hộp đựng

tài liệu khá phổ biến.

Thứ sáu, việc ứng dụng KHCN vào công tác lưu trữ như: Số hóa tài liệu

lưu trữ, phần mềm quản lý lưu trữ chưa được triển khai thực hiện.

Thứ bảy, công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác VT-LT tuy

đã được quan tâm nhưng hiệu quả chưa cao; sau kiểm tra chưa có chế tài xử

lý nghiêm tập thể, cá nhân thực hiện không đúng quy định, hướng dẫn về

nghiệp vụ VT-LT.

Thứ tám, công tác báo cáo, sơ kết, tổng kết về công tác VT-LT chưa

được quan tâm chỉ đạo thực hiện; chưa tổ chức được các hội nghị, hội thảo,

giao ban trong công tác VT-LT định kỳ với các tổ chức cơ sở đảng trực thuộc.

2.4.3. Nguyên nhân hạn chế

* Nguyên nhân chủ quan

Một là, nhận thức của một số cấp uỷ, người đứng đầu cơ quan, tổ chức

đảng về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác VT-LT chưa đầy đủ nên

chưa có biện pháp chỉ đạo tích cực, hiệu quả và chưa quan tâm dành nguồn

lực cần thiết cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này.

Hai là, chuyên môn nghiệp vụ, năng lực thực tiễn của nhiều cán bộ phụ

trách, đảm nhiệm VT-LT có mặt còn hạn chế; chưa chủ động trong tham

mưu, hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ lưu trữ; biên chế Văn phòng Đảng ủy

không có nên hiệu quả công việc chưa cao, thiếu sự ràng buộc về trách nhiệm

trong thực thi công vụ dẫn đến hạn chế trong tham mưu, triển khai, cụ thể hóa

thực hiện.

Ba là, việc chậm ban hành các quy chế, quy định, kế hoạch, đề án đã ảnh

hưởng không nhỏ đến việc quản lý công tác VT-LT tại Đảng bộ huyện. Công

tác kiểm tra chưa thường xuyên và việc khắc phục hạn chế sau các cuộc kiểm

tra còn hạn chế. Kinh phí hiện đại hóa kho lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài

liệu tồn đọng nói riêng chưa được đảng ủy cơ sở quan tâm đúng mức.

* Nguyên nhân khách quan

A Lưới là một huyện nghèo nên nguồn lực kinh phí dành cho việc đầu tư

cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác VT-LT còn hạn chế nên chưa đáp

ứng tốt yêu cầu chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa trong công tác VT-LT. Nhiều

cơ quan, tổ chức đảng gặp khó khăn về kinh phí để chỉnh lý tài liệu, đầu tư

trang thiết bị, ứng dụng CNTT vào công tác VT-LT.

Hạ tầng CNTT triển khai chưa thật đồng bộ nên đã ảnh hưởng không

nhỏ trong việc quản lý công tác VT-LT của đảng bộ huyện. Mặt khác việc

ứng dụng CNTT trong Đảng đòi hỏi tính bảo mật cao, nên phải kết nối song

song một lúc nhiều đường truyền khác nhau (Internet, CPNet, Lotus Notes

8.5) để gửi nhận và tra cứu văn bản, do đó đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc

quản lý, khai thác văn bản.

Công chức làm công tác văn phòng chuyên trách ở đảng ủy cơ sở xã, thị

trấn chưa được bố trí, do đó thiếu sự ràng buộc về trách nhiệm trong thực thi

công vụ, điều này đã ảnh hưởng không nhỏ đến việc chất lượng tham mưu nói

chung và quản lý công tác VT-LT nói riêng tại đảng bộ các xã, thị trấn. Để

quản lý tốt công tác VT-LT ở đảng bộ huyện, qua khảo sát 100% CBCC và

người hoạt động không chuyên trách ở đảng ủy cơ sở xã, thị trấn đều có kiến

nghị, đề xuất với cấp trên sớm quan tâm bố trí công chức Văn phòng Đảng ủy

cơ sở xã, thị trấn chuyên trách trong biên chế Nhà nước.

Tiểu kết chương 2

Chương 2 tác giả đã khái quát về Đảng bộ huyện A Lưới và cơ quan

chuyên môn tham mưu quản lý công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới;

phân tích thực trạng quản lý công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới (công

tác tổ chức tuyên truyền, phổ biến, triển khai, quán triệt và ban hành các văn

bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ VT-LT; quản lý hoạt động

nghiệp vụ VT-LT; ứng dụng KHCN và CNTT vào công tác VT-LT; bố trí

nhân sự, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác VT-LT; kiểm tra,

hướng dẫn việc thực hiện các quy định về VT-LT và xử lí vi phạm, giải quyết

khiếu nại, tố cáo; sơ kết, tổng kết về công tác VT-LT).

Từ thực tiễn khảo sát 40 CBCC, người hoạt động không chuyên trách tại

Đảng ủy các xã, thị trấn và qua số liệu từ các báo cáo của Văn phòng Huyện

ủy và Đảng ủy các xã, thị trấn cũng như thực tế quan sát được, tác giả nhận

thấy rằng công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới bên cạnh những ưu điểm,

kết quả đạt được, vẫn còn những hạn chế cần khắc phục mà chương này đã

chỉ ra. Từ đó tác giả đã đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quản lý công tác

VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế trong chương 3.

Chương 3

QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ CÔNG TÁC

VĂN THƯ - LƯU TRỮ Ở ĐẢNG BỘ HUYỆN A LƯỚI,

TỈNH THỪA THIÊN HUẾ

3.1. Quan điểm của Đảng về công tác văn thư - lưu trữ

Đề án “Phát triển công tác VT-LT Đảng và tổ chức chính trị - xã hội

giai đoạn 2018 - 2025, tầm nhìn đến năm 2035” (Ban hành kèm theo Quyết

định số 2094-QĐ/VPTW, ngày 19/12/2017 của Văn phòng Trung ương Đảng)

đã dự báo sự phát triển của công tác VT-LT trong nước và quốc tế từ nay đến

năm 2025, tầm nhìn đến năm 2035:

Trên thế giới, quá trình toàn cầu hóa dẫn tới sự ra đời của nhiều văn bản

về công tác VT-LT ở cấp độ quốc tế và khu vực. Chiến lược và kế hoạch phát

triển của các quốc gia đều khẳng định tài liệu điện tử, tài liệu số hóa là những

nội dung quan trọng và cấp bách trong 10 năm tới. Các quốc gia khẳng định,

tuy chưa thể thay thế hoàn toàn tài liệu giấy trong 10 năm tới, xong sự chuyển

dịch từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử sẽ thay đổi cơ bản phương thức quản

lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống.

Vai trò của tài liệu điện tử được nâng cao, công tác lập hồ sơ điện tử, xác

định giá trị tài liệu của hồ sơ điện tử, công tác quản trị rủi ro đối với tài liệu

điện tử được đưa vào nội dung trọng tâm của công tác VT-LT. Tài liệu lưu trữ

của cá nhân, công tác xã hội hóa trong lưu trữ được nhiều nước đẩy mạnh.

Hoạt động kiện toàn hệ thống văn bản pháp luật về công tác lưu trữ được hầu

hết các quốc gia đưa vào mục tiêu phát triển trong thập kỷ tới. Mở rộng đối

tượng khai thác tài liệu trực tuyến, hướng tới đối tượng độc giả toàn cầu, xây

dựng các công cụ thanh toán phí khai thác sử dụng tài liệu trực tuyến trên

trang thông tin điện tử của các cơ quan lưu trữ.

Trong 10 năm tới, những lao động thủ công như vệ sinh kho tàng, khử

trùng tài liệu, chuyển tài liệu ở nhiều quốc gia có thể do máy móc thực hiện,

số hóa tài liệu sẽ được thực hiện nhanh và với số lượng lớn hơn, các cơ quan

lưu trữ sẽ sử dụng dịch vụ thuê nhiều hơn, đặc biệt là trong những công việc

liên quan đến quản lý và phục vụ khai thác tài liệu điện tử.

Ở trong nước, trong thời gian tới, công tác VT-LT ở Việt Nam một mặt

sẽ phát triển theo xu thế hội nhập chung. Tài liệu giấy vẫn sẽ là loại hình tài

liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên

loại hình tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn cũng sẽ hình thành ngày càng lớn

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Chính phủ điện tử với các giao dịch

điện tử, chữ ký điện tử… dần thay thế văn bản giấy tờ truyền thống trong các

lĩnh vực của đời sống xã hội. Hệ thống văn bản nghiệp vụ VT-LT sẽ được sửa

đổi, bổ sung hoặc ban hành mới để phù hợp, đồng bộ với chủ trương của

Đảng, pháp luật của Nhà nước, đặc biệt là Luật Lưu trữ. Mặt khác, thực hiện

Luật Lưu trữ năm 2011, số lượng tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu

trữ lịch sử tăng lên, trong đó có những cơ quan, tổ chức sẽ lần đầu giao nộp

vào lưu trữ lịch sử ở các cấp (như quân sự, công an, ngoại giao).

Riêng đối với lưu trữ của Đảng, thời gian tới các cơ quan lưu trữ vẫn phải

được đầu tư kinh phí, tăng cường đội ngũ cán bộ, kho tàng, trang thiết bị… để

một mặt giải quyết các khối tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý hoàn chỉnh, một

mặt tiến hành thu thập các tài liệu thuộc nguồn nộp lưu theo quy định. Tài liệu

đến hạn cần giải mật, giảm mật theo Luật Lưu trữ, Luật tiếp cận thông tin… để

đáp ứng các nhu cầu của xã hội sẽ phải thực hiện thường xuyên tại các lưu trữ

cơ quan và lưu trữ lịch sử. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

không lệ thuộc quá nhiều vào không gian, thời gian khai thác. Nhu cầu nghiên

cứu, sử dụng tài liệu tại chỗ vẫn còn, nhưng không còn là tuyệt đối; hình thức

khai thác qua mạng (LAN, internet) có tính phí được thực hiện. Các hình thức

công bố, triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ được thực hiện mạnh mẽ dựa trên

nhu cầu của xã hội.

Tổ chức bộ máy, cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chịu tác động trực

tiếp từ việc củng cố, kiện toàn, tinh giản bộ máy tổ chức, cán bộ trong hệ

thống chính trị.

Đề án “Phát triển công tác VT-LT Đảng và tổ chức chính trị - xã hội

giai đoạn 2018 - 2025, tầm nhìn đến năm 2035” đã đưa ra quan điểm:

Phát triển công tác VT-LT Đảng và tổ chức chính trị - xã hội để phục vụ

tốt hơn sự lãnh đạo, chỉ đạo của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính

trị, Ban Bí thư Trung ương Đảng và các cấp ủy đảng, tổ chức chính trị - xã

hội, phục vụ nhân dân và xã hội, đóng góp vào sự nghiệp xây dựng và bảo vệ

Tổ quốc.

Phát triển công tác VT-LT Đảng và tổ chức chính trị - xã hội phải bảo

đảm tuân thủ các quy định của Đảng và Nhà nước có liên quan, phù hợp với

đặc thù và điều kiện hoạt động của các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị

- xã hội; có tầm nhìn chiến lược, có lộ trình thích hợp theo yêu cầu của Đảng,

của xã hội trong từng giai đoạn; phải đồng bộ từ Trung ương đến địa phương.

Phát triển công tác VT-LT Đảng và tổ chức chính trị - xã hội phải gắn

kết chặt chẽ với nghị quyết của Đảng, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội,

kế hoạch, chương trình, dự án trong hoạt động của cơ quan Đảng và các tổ

chức chính trị - xã hội.

Phát triển công tác VT-LT Đảng và tổ chức chính trị - xã hội gắn liền

huy động, đầu tư, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực và tài lực),

trong đó nguồn lực con người là yếu tố then chốt; tài lực (bao gồm các nguồn

lực từ ngân sách Nhà nước, ngân sách Đảng ở Trung ương, ở các cấp ủy địa

phương và toàn xã hội) là yếu tố quyết định; phát huy nội lực gắn liền với hợp

tác trong nước và quốc tế.

Phát triển công tác VT-LT Đảng và tổ chức chính trị - xã hội giai đoạn

2018 - 2025, tầm nhìn đến năm 2035 phải tạo được nền tảng vững chắc để kế

thừa và tiếp tục phát triển trong các giai đoạn tiếp theo.

Nghị quyết 52-NQ/TW, ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị về một số chủ

trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ

tư, trong đó nhấn mạnh: Tiên phong thực hiện chuyển đổi số mạnh mẽ trong

các cơ quan đảng, Quốc hội, Chính phủ, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chức

chính trị - xã hội đảm bảo thống nhất, kết nối liên thông và đồng bộ; xây

dựng cơ sở dữ liệu số của Chính phủ và các cấp chính quyền, tạo điều kiện để

mọi công dân có thể cập nhật thông tin cần thiết về hoạt động của bộ máy

nhà nước [20]. Nghị quyết cũng xác định “thúc đẩy chuyển đổi số quốc gia,

xây dựng đô thị thông minh, chính quyền điện tử, tiến tới chính quyền số” là

các nội dung cốt lõi của chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công

nghiệp lần thứ tư. Đi liền với những nội dung cốt lõi như trên là chính sách

“Phát triển mạnh đào tạo nghề và hỗ trợ đào tạo kỹ năng cho chuyển đổi

công việc. Nhà nước có chính sách hỗ trợ cho người lao động khi tham gia

đào tạo lại, đào tạo nâng cao chuyên môn và kỹ năng để chuyển đổi công

việc”. Đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng thu thập, quản lý dữ liệu và giao dịch

trên nền tảng Internet ở các cơ quan nhà nước.

Ban Bí thư Trung ương Đảng đã ban hành Quyết định số 27-QĐ/TW,

ngày 10/8/2021 về chương trình ứng dụng CNTT trong hoạt động của các

cơ quan Đảng giai đoạn 2021-2025, nhấn mạnh trọng tâm là chuyển đổi số,

cải cách hoạt động của các cơ quan Đảng bằng việc ứng dụng cuộc cách

mạng công nghiệp 4.0 [4].

Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế cũng đã ban hành Nghị quyết số 12-NQ/TU,

ngày 12/11/2021 về chuyển đổi số tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2025, định

hướng đến năm 2030, với mục tiêu tổng quát: Đẩy mạnh phát triển chính

quyền số, kinh tế số, xây dựng xã hội số để nâng cao chất lượng, hiệu quả

hoạt động quản lý, điều hành của chính quyền, hoạt động sản xuất, kinh

doanh của doanh nghiệp; kết nối, cung cấp dịch vụ, giải quyết mối quan hệ và

thay đổi phương thức sống, làm việc của người dân; góp phần đổi mới

phương thức lãnh đạo, chỉ đạo toàn diện của các cấp ủy đảng, chính quyền,

thay đổi lề lối làm việc của cán bộ, công chức [52].

UBND tỉnh Thừa Thiên Huế cũng đã ban hành Quyết định số

1146/QĐ-UBND ngày 20/6/2015 của về việc phê duyệt Đề án “Quy hoạch

ngành văn thư, lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020, tầm nhìn đến năm

2030” [53] với quan điểm:

Quy hoạch ngành VT-LT phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế xã

hội của tỉnh trong giai đoạn mới; quy hoạch ngành VT-LT nhằm thực hiện

thành công các mục tiêu của chiến lược phát triển ngành nội vụ; quy hoạch

ngành VT-LT phải có tầm nhìn dài hạn và phải có lộ trình thích hợp theo yêu

cầu phát triển của từng giai đoạn; quy hoạch ngành VT-LT phải phù hợp với

yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ về công tác VT-LT.

Mục tiêu: Hoàn thiện bộ máy VT-LT từ cấp tỉnh đến cấp xã đảm bảo

thực hiện đầy đủ chức năng quản lý thống nhất công tác VT-LT trên địa bàn

tỉnh; hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn

nghiệp vụ để quản lý công tác VT-LT thống nhất, đáp ứng yêu cầu cải cách

hành chính và phát triển của tỉnh đến năm 2020 và giai đoạn tiếp theo; xây

dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức VT-LT đảm bảo đủ số lượng,

đúng trình độ chuyên môn, tiêu chuẩn theo quy định; đáp ứng yêu cầu nhiệm

vụ đặt ra cho ngành trong thời kỳ mới; xây dựng hệ thống cơ sở vật chất đáp

ứng yêu cầu quản lý về VT-LT; bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng

hiệu quả tài liệu lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản điện tử phục vụ lưu

trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử; xây dựng và triển khai hệ thống quản lý, vận

hành hồ sơ công việc trên môi trường mạng từ cấp tỉnh đến cấp xã.

3.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý công tác văn thư - lưu

trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế

3.2.1. Tăng cường triển khai, quán triệt, tuyên truyền nhằm nâng cao

nhận thức cho cán bộ, công chức và viên chức nhất là người đứng đầu

nhận thức đúng và đầy đủ về vai trò, vị trí và tầm quan trọng của công tác

văn thư - lưu trữ đối với hoạt động của từng cơ quan, tổ chức

Công tác VT-LT nói chung và của Đảng nói riêng là một bộ phận

không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc

của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Chính vì vậy, cấp ủy, lãnh

đạo cơ quan, tổ chức đảng, nhất là người đứng đầu phải nhận thức đầy đủ vai

trò, tầm quan trọng của công tác VT-LT. Để đưa công tác này đi vào nền nếp

rất cần sự thay đổi nhận thức của các cấp ủy, lãnh đạo cơ quan, cán bộ, công

chức, người làm công tác VT-LT. Vì vậy, cần tăng cường quán triệt, triển

khai, phổ biến kịp thời các quy định của pháp luật về công tác VT-LT; các

quan điểm chỉ đạo của Đảng, Nhà nước và Cục Văn thư, lưu trữ nhà nước để

tất cả CBCC hiểu rõ và đầy đủ về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của công

tác VT-LT đối với hoạt động của cơ quan mình, từ đó nâng cao ý thức trách

nhiệm trong việc tổ chức thực hiện công tác VT-LT của từng cơ quan, đơn vị.

Trước hết cần tăng cường phổ biến, chỉ đạo thực hiện Luật Lưu trữ số

01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội; Quy định số 270-QĐ/TW,

ngày 06/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng về Phông Lưu trữ Đảng

Cộng sản Việt Nam; Quy định 693-QĐ/VPTW, ngày 15/12/2021 của Văn

phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng;

và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, Văn phòng Trung ương,

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương về công tác VT-LT để người đứng đầu

và mỗi CBCC, viên chức nắm rõ các quy định, trách nhiệm khi thực hiện

nhiệm vụ liên quan đến công tác VT-LT của cơ quan, tổ chức.

Chỉ đạo CBCC nghiêm túc thực hiện việc lập hồ sơ công việc và giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo Hướng dẫn 17-HD/VPTW, ngày

16/12/2016 của Văn phòng Trung ương về “Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ cơ quan”. Cơ quan chuyên trách phụ trách quản lý công tác VT-LT

của Đảng bộ huyện cần đôn đốc, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trực thuộc lập

hồ sơ, chỉnh lý tài liệu và lựa chọn các hồ sơ có giá trị lưu trữ nộp lưu vào Kho

Lưu trữ cơ quan và nộp lưu vào kho lưu trữ Huyện ủy đúng quy định.

Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch hằng năm về công tác VT-LT.

Định kỳ hàng năm, thực hiện việc thu thập những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết

xong, đến hạn nộp lưu về kho lưu trữ cơ quan để phân loại, chỉnh lý, sắp xếp,

bảo quản theo quy định. Chỉnh lý hoàn chỉnh các phông lưu trữ còn tồn đọng

trong Lưu trữ lịch sử. Đưa việc chấp hành thực hiện công tác lập hồ sơ công

việc, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thành tiêu chí đánh giá mức

độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm của các tổ chức đảng, cá nhân liên quan.

3.2.2. Kịp thời thể chế hóa, cụ thể hóa các quy định của Đảng, Nhà

nước trong công tác văn thư - lưu trữ phù hợp với thực tiễn của Đảng bộ

huyện A Lưới

Trên cơ sở các văn bản của Đảng, Nhà nước về công tác VT-LT cần rà

soát để thể chế hóa, cụ thể hóa thành văn bản chỉ đạo của Ban Thường vụ

Huyện ủy A Lưới phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương. Kịp thời chỉ

đạo các cơ quan, tổ chức đảng trực thuộc ban hành các văn bản quản lý đối

với công tác VT-LT tại cơ quan, đơn vị mình như: Quy chế VT-LT; quy chế

về quản lý và sử dụng con dấu; quy định về xử lý và gửi, nhận văn bản trên

mạng; quy định về quy trình soạn thảo và quản lý văn bản và Kế hoạch công tác

VT-LT hằng năm, kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng…; chỉ đạo và triển khai

việc lập hồ sơ việc và thu thập hồ sơ tài liệu về lưu trữ cơ quan; thực hiện các

quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác VT-LT đảm bảo các hoạt

động nghiệp vụ được thống nhất, đúng quy định. Đây là giải pháp hết sức quan

trọng vì có quy chế, quy định thì CBCC sẽ không còn thực hiện nghiệp vụ VT-

LT tùy tiện, hoặc thực hiện theo thói quen không đúng với quy định.

3.2.3. Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao chất lượng

nhân sự đảm trách công tác văn thư - lưu trữ của Đảng bộ huyện có khả

năng ứng dụng tốt công nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ

Cơ cấu tổ chức, nhân sự là một bộ phận rất quan trọng trong quá trình

thực thi nhiệm vụ theo quy định pháp luật, vì tất cả các hoạt động của nhà

nước trong quá trình quản lý xã hội đều được thực hiện bằng bộ máy nhà

nước cùng các hoạt động cụ thể của đội ngũ CBCC. Trong tất cả các khâu

nghiệp vụ của công tác VT-LT đều chịu sự chi phối của con người. Vì vậy,

yếu tố tổ chức và con người luôn là vấn đề trung tâm, hàng đầu và đóng vai

trò quyết định trong mọi tổ chức.

Chính vì vậy, cần quan tâm xây dựng, củng cố đội ngũ CBCC làm công

tác VT-LT đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới; quan tâm bố trí

CBCC VT-LT đúng chuyên môn, nghiệp vụ và tiêu chuẩn theo quy định theo

Thông tư số 06/2022/TT-BNV sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số

02/2021/TT-BNV ngày 11/6/2021 quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn,

nghiệp vụ và xếp lương đối với các ngạch công chức chuyên ngành Hành

chính và công chức chuyên ngành Văn thư.

Để thực hiện tốt vấn đề trên cần tiến hành rà soát, đánh giá lại đội ngũ

CBCC, người làm công tác VT-LT của các cơ quan, tổ chức đảng; cần đánh giá

đúng thực trạng đội ngũ làm công tác VT-LT hiện có. Có kế hoạch tổ chức đào

tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ cho đội ngũ CBCC

VT-LT. Trong đó ưu tiên bồi dưỡng, tập huấn cho đội ngũ cán bộ QLNN, người

đứng đầu cơ quan, đơn vị; CBCC, viên chức trực tiếp làm công tác VT-LT của

cơ quan, tổ chức. Định kỳ hằng năm Ban Thường vụ Huyện ủy cần mở các đợt

tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ CBCC, người phụ trách công tác

VT-LT kể cả lãnh đạo, quản lý để nắm bắt các văn bản quy định mới để kịp thời

chỉ đạo thực hiện. Trong đó quan tâm mở các lớp bồi dưỡng kiến thức cho cán

bộ lãnh đạo về công nghệ thông tin, chuyển đổi số; tập huấn nghiệp vụ, kỹ thuật

ứng dụng CNTT, trao đổi kinh nghiệm về tham mưu, chỉ đạo, quản lý, xây

dựng, triển khai ứng dụng CNTT cho cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm của

các cơ quan đảng; bồi dưỡng, hướng dẫn nâng cao kỹ năng sử dụng CNTT,

bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho đội ngũ CBCC.

Quan tâm thực hiện tốt chế độ đãi ngộ, chính sách tiền lương và các chế

độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho

công chức, viên chức làm công tác VT-LT theo quy định của pháp luật hiện

hành. Giải quyết tốt chính sách tiền lương, chế độ phụ cấp cho CBCC đó

chính là cái gốc của vấn đề, là một trong những động lực để nâng cao tính tích

cực, sáng tạo trong lao động của CBCC.

3.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu trong

công tác văn thư - lưu trữ

Đây được coi là giải pháp quan trọng mang tính bước ngoặt khi muốn

hiện đại hóa công tác VT-LT. Khi cơ sở vật chất, kinh phí được cung cấp đầy

đủ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác VT-LT được thực hiện một cách tốt

nhất. Chính vì vậy, việc đầu tư trang thiết bị kỹ thuật trước hết cần chú trọng

đầu tư các thiết bị tin học như: Trang bị thêm cho đủ theo nhu cầu làm việc;

trang bị để thay thế các thiết bị đã hư hỏng, hết khấu hao hoặc lạc hậu không

đáp ứng công nghệ mới; triển khai phần mềm mới. Các trang thiết bị kỹ thuật

phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm hay việc số hóa tài liệu cần phải được

đầu tư, trang bị đồng bộ để đảm bảo thực hiện có hiệu quả.

Để làm tốt điều này, Ban Thường vụ Huyện ủy A Lưới cần quan tâm

định hướng, chỉ đạo các cơ quan, tổ chức đảng lập dự toán kinh phí hàng năm

theo luật ngân sách, bảo đảm điều kiện thực hiện tốt các quy định về VT-LT;

trang bị các phần mềm quản lý công tác VT-LT nhằm từng bước hiện đại hóa

công tác này, giảm thiểu tối đa thời gian, công sức, nâng cao năng suất và

chất lượng công việc.

Chỉ đạo Đảng ủy các xã, thị trấn bố trí phòng, kho lưu trữ phải được bố

trí độc lập trong trụ sở đảng ủy xã với diện tích tối thiểu 20m2 theo Hướng

dẫn 15-HD/VPTW, ngày 14/12/2016 của Văn phòng Trung ương Đảng về

quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ chức chính trị

- xã hội xã, phường, thị trấn; tiến tới đầu tư xây dựng mới kho lưu trữ đạt

chuẩn, trang bị đầy đủ thiết bị hiện đại như: Máy hút bụi, hút ẩm, điều hòa

nhiệt độ, hệ thống phòng cháy chữa cháy, giá, kệ, cặp hộp đựng tài liệu lưu

trữ, máy phô tô, scan, máy tính … phục vụ cho công tác VT-LT.

3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ và công nghệ thông

tin vào công tác văn thư - lưu trữ

Việc ứng dụng KHCN và CNTT trong công tác VT-LT là nhu cầu tất

yếu, mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công

tác VT-LT từ thủ công sang tự động hoá, thể hiện được tính khoa học, tính

hiện đại của nền hành chính trong giai đoạn mới. Muốn vậy, cần tăng cường

công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cấp và đội ngũ

CBCC về vai trò của ứng dụng CNTT, chuyển đổi số bằng nhiều hình thức và

kênh thông tin khác nhau. Tổ chức nghiên cứu, quán triệt sâu sắc Nghị quyết

số 36-NQ/TW của Bộ Chính trị (khoá XI) về ứng dụng, phát triển CNTT, đáp

ứng yêu cầu phát triển bền vững đất nước và hội nhập quốc tế; Nghị quyết số

52-NQ/TW của Bộ Chính trị (khoá XII) về việc chủ động tham gia cuộc Cách

mạng công nghệ lần thứ tư và các nghị quyết, chỉ thị, văn bản quy định của

Đảng và Chính phủ về CNTT, chuyển đổi số; Nghị quyết số 12-NQ/TU, ngày

12/11/2021 của Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế về chuyển đổi số tỉnh Thừa Thiên

Huế đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

Đẩy mạnh việc ứng dụng KHCN và CNTT vào công tác VT-LT đáp

ứng yêu cầu phát triển trong tình hình mới, góp phần đổi mới phương thức

lãnh đạo, lề lối làm việc và cải cách hành chính trong Đảng. Tăng cường kết

nối, trao đổi thông tin, dữ liệu, bổ sung nâng cấp thiết bị, phát triển, nâng cấp

các hệ thống thông tin, phần mềm ứng dụng, hỗ trợ tích cực, hiệu quả cho

công tác tham mưu, thông tin tổng hợp phục vụ và công tác lãnh đạo, chỉ đạo,

điều hành tại các cơ quan đảng, đồng thời nâng cao công tác bảo đảm an toàn,

an ninh thông tin. Từng bước triển khai áp dụng đưa phần mềm quản lý

nghiệp vụ VT-LT và đưa Quy trình TCVN ISO 9001:2015 vào công tác văn

thư nhằm đáp ứng yêu cầu cuộc cách mạng 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ.

Triển khai thực hiện tốt Đề án chuyển đổi số trong cơ quan Đảng và kế

hoạch ứng dụng CNTT trong các cơ quan Đảng theo Đề án Trung ương. Với

mục tiêu hình thành nền hành chính không giấy tờ, là cơ sở quan trọng để xây

dựng chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số. Việc ứng dụng CNTT vào công

tác VT-LT nhằm phục vụ tốt nhu cầu quản lý, giải quyết và tra tìm thông tin

văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được dễ dàng, nhanh chóng, chính xác và đầy

đủ hơn; nâng cao năng suất và hiệu quả cho công tác quản lý. Hiện nay đã

ứng dụng CNTT vào việc lập cơ sở dữ liệu, quản lý văn bản đi, văn bản đến;

việc lập hồ sơ điện tử phải được khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lý

vừa tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy

ngày càng gia tăng. Công tác VT-LT phải đóng góp tích cực vào việc nâng

cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Hiện đại hóa kho lưu trữ ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn tài liệu thì

việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ theo xu thế phát

triển của xã hội và hội nhập thế giới. Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ cần được số

hóa và bảo quản bằng file điện tử (PDF). Đây cũng là hình thức lưu trữ đang

ngày càng phổ biến ở các thư viện và cơ quan lưu trữ trên thế giới. Vì vậy cần

đẩy mạnh số hóa tài liệu có giá trị trong lưu trữ lịch sử của Đảng trên cơ sở

Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương

Đảng. Để làm được điều đó, các cấp ủy từ huyện đến cơ sở cần tiếp tục quan

tâm lãnh đạo, tăng cường trang cấp trang thiết bị, nâng cấp đường truyền để

các đơn vị sử dụng hệ thống văn bản điều hành tác nghiệp trên mạng thông tin

diện rộng của Đảng được diễn ra nhanh chóng, thông suốt. Số hóa tài liệu

phục vụ khai thác sử dụng và phát huy giá trị tài liệu trên môi trường điện tử

góp phần thành công vào xây dựng chính phủ điện tử và chính phủ số hiện

nay. Để làm được điều đó thì người đứng đầu cấp ủy, cơ quan, đơn vị trực

tiếp chỉ đạo ứng dụng, phát triển CNTT nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả

hoạt động của cơ quan, đơn vị; đưa ứng dụng và phát triển CNTT và chuyển

đổi số là nội dung bắt buộc trong quy hoạch, kế hoạch phát triển của từng địa

phương, cơ quan, đơn vị.

3.2.6. Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ công

tác văn thư - lưu trữ và xử lí vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công

tác văn thư - lưu trữ

Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn việc thực hiện các quy định về công tác

VT-LT là nhiệm vụ hết sức quan trọng. Qua đó nhằm đánh giá tình hình thực

hiện công tác VT-LT tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu

quả quản lý về công tác VT-LT; kịp thời hướng dẫn, tháo gỡ những tồn tại,

vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện công tác VT-LT tại các cơ

quan, đơn vị. Vì vậy hằng năm, cần ban hành kế hoạch kiểm tra công tác VT-

LT tại các đơn vị trực thuộc. Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị

và thông báo cho các đơn vị được kiểm tra biết; đồng thời chỉ đạo xử lý, giải

quyết kịp thời các vấn đề vướng mắc, sai phạm trong công tác VT-LT. Nội

dung kiểm tra cần tập trung những vấn đề trọng tâm như: Tình hình phổ biến,

quán triệt, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn

của cấp trên về công tác VT-LT; việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng

dẫn thực hiện công tác VT-LT; việc xây dựng kế hoạch công tác VT-LT hằng

năm; việc thực hiện nghiệp vụ công tác VT-LT; công tác lập hồ sơ công việc

và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; việc ứng dụng CNTT vào công tác

VT-LT; việc bố trí kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu

lưu trữ; thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về VT-LT.

Sau các cuộc kiểm tra tiến hành đánh giá, biểu dương khen thưởng kịp

thời các cơ quan, đơn vị có thành tích trong công tác VT-LT. Từ đó, tạo

không khí thi đua sôi nổi giữa các cơ quan, đơn vị; tạo động lực, khích lệ tinh

thần làm việc của CBCC và thể hiện sự quan tâm của các cấp, các ngành đối

với công tác này. Gắn việc kiểm tra với đánh giá, xếp loại công tác VT-LT

của các tổ chức đảng trực thuộc giúp nâng cao trách nhiệm của thủ trưởng các

cơ quan, đơn vị đối với công tác VT-LT. Thông qua việc đánh giá, thủ trưởng

các cơ quan sẽ biết được những nội dung đã làm tốt, chưa làm tốt để có các

giải pháp khắc phục; đồng thời giúp cho cơ quan quản lý đánh giá được tình

hình thực hiện các quy định về công tác VT-LT tại địa phương và những tác

động của văn bản khi triển khai, áp dụng trong thực tế, qua đó góp phần giúp

cơ quan QLNN có những điều chỉnh, giải pháp nhằm nâng cao chất lượng

quản lý và hiệu quả hoạt động của công tác này.

Người đứng đầu cấp uỷ, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm

trước cấp ủy cấp trên về kết quả triển khai thực hiện công tác VT-LT tại cơ

quan, đơn vị mình.

3.2.7. Định kỳ sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng kịp thời trong

công tác văn thư - lưu trữ

Từ thực tiễn công tác sơ kết, tổng kết về VT-LT ở Đảng bộ huyện A

Lưới thời gian qua. Để làm tốt công tác này, thời gian tới Văn phòng Huyện

ủy A Lưới cần chủ động tham mưu cho Ban Thường vụ Huyện uỷ có văn bản

hướng dẫn, đôn đốc thực hiện nghiêm túc việc sơ kết, tổng kết các văn bản

của cấp trên và tổ chức các hội nghị chuyên đề trong công tác VT-LT. Đây là

một hình thức thiết thực để nâng cao chất lượng công tác VT-LT ở Đảng bộ

huyện. Thông qua đó để nhận định những thuận lợi, khó khăn, tồn tại, hạn chế

trong quá trình triển khai thực hiện các quy định của Đảng, Nhà nước về công

tác VT-LT; giải quyết kịp thời các kiến nghị các tổ chức đảng trực thuộc; đưa

ra phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện trong thời gian tiếp theo.

Thông qua các hội nghị sơ kết, tổng kết công tác VT-LT sẽ có cái nhìn tổng

thể hơn về thực trạng công tác VT-LT của Đảng bộ huyện nói chung và các

Đảng bộ cơ sở xã, thị trấn nói riêng. Gắn với làm tốt công tác sơ kết, tổng kết

là việc thi đua, khen thưởng kịp thời trong công tác VT-LT.

3.3. Một số kiến nghị

Từ thực trạng công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới và từ kết quả

khảo sát, đánh giá, xin kiến nghị một số vấn đề sau:

3.3.1. Đối với Trung ương

- Quan tâm bố trí công chức văn phòng đảng ủy cấp xã chuyên trách

trong biên chế Nhà nước; có hướng dẫn quy định cụ thể về chức năng,

nhiệm vụ của văn phòng đảng ủy cơ sở.

3.3.2. Đối với Ban Thường vụ Tỉnh ủy

- Kịp thời cụ thể hóa các văn bản của Trung ương về lĩnh vực VT-LT

để cơ sở thuận lợi hơn trong thực hiện.

- Quan tâm mở các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ VT-LT cho đội

ngũ CBCC làm công tác VT-LT ở cơ sở.

- Tổ chức các hội nghị, hội thảo chuyên đề về công tác VT-LT; nhân

rộng những mô hình, điển hình tiêu biểu trong quản lý công tác VT-LT để các

đảng bộ trực thuộc học tập làm theo.

3.3.3. Đối với Ban Thường vụ Huyện ủy A Lưới

- Kịp thời cụ thể hóa các văn bản của cấp trên về công tác VT-LT để áp

dụng tại Đảng bộ huyện A Lưới.

- Tăng cường chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ VT-LT để chấn

chỉnh những sai sót trong quá trình thực hiện.

- Tăng cường mở các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về VT-LT,

ứng dụng CNTT, chuyển đổi số cho người đứng đầu cấp ủy, thủ trưởng cơ

quan, CBCC trong toàn huyện.

- Quan tâm chỉ đạo đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho

công tác VT-LT của Đảng bộ huyện; bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu

trữ, số hóa tài liệu lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử; phần mềm quản

lý lưu trữ.

- Xây dựng Đề án phát triển công tác VT-LT trong Đảng trước tình

hình mới.

Tiểu kết chương 3

Trên cơ sở thực trạng hoạt động quản lý về công tác VT-LT ở Đảng bộ

huyện A Lưới, trong chương 3 này, tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm

thực hiện một cách hiệu quả hơn trong việc hoạt động quản lý công tác VT-

LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời gian tới. Những

giải pháp này cũng được tác giả lý giải rõ ràng và tập trung vào những vấn đề

chính sau:

Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công

tác lưu trữ; tăng cường vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu trong công

tác lãnh đạo, chỉ đạo; nâng cao chất lượng, bổ sung số lượng đội ngũ CBCC

có đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ; quan tâm bố trí cơ sở vật chất và ứng

dụng CNTT trong công tác VT-LT; thực hiện tốt công tác thi đua, khen

thưởng; tăng cường kiểm tra, hướng dẫn hoạt động quản lý VT-LT từ huyện

đến cơ sở.

Để những giải pháp này có khả năng áp dụng trong thực tiễn cũng như

giúp hoạt động quản lý công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới một cách

hiệu quả, tác giả luận văn đã đưa ra một số kiến nghị, đề xuất với Trung ương,

với Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế và Ban Thường vụ Huyện ủy A

Lưới.

KẾT LUẬN

Công tác VT-LT là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý, chỉ

đạo, điều hành của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị; có ảnh hưởng trực tiếp đến

việc giải quyết công việc hàng ngày và chất lượng, hiệu quả hoạt động của

các cơ quan, đơn vị. Đảng, Nhà nước, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn

đánh giá cao vai trò, tầm quan trọng của công tác VT-LT; qua đó đã ban hành

nhiều văn bản, quyết định quan trọng, tạo cơ sở pháp lý cho việc thiết lập,

quản lý và thực hiện hiệu quả công tác này.

Có thể thấy công tác VT-LT có vai trò hết sức quan trọng, là công cụ hỗ

trợ đắc lực trong công tác quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức. Với

cấu trúc luận văn gồm 3 chương, tác giả đã trình bày những nội dung sau:

- Cơ sở lý luận về quản lý công tác VT-LT;

- Thực trạng công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên

Huế;

- Giải pháp hoàn thiện công tác VT-LT tại Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh

Thừa Thiên Huế trong thời gian tới.

Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, tác giả đã hệ thống lại một số

vấn đề lý luận pháp lý cơ bản về công tác VT-LT và hoạt động quản lý về VT-

LT ở chương 1. Trên cơ sở nghiên cứu đánh giá thực trạng công tác quản lý về

VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế ở chương 2, với số liệu

đã khảo sát, thống kê tác giả đã phân tích thực trạng quản lý công tác VT-LT ở

Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế về các mặt: Công tác chỉ đạo,

hướng dẫn thực hiện các quy định về công tác VT-LT; công tác quản lý nghiệp

vụ VT-LT; công tác ứng dụng KHCN vào CNTT; công tác bố trí, sử dụng, đào

tạo, bồi dưỡng CBCC VT-LT; công tác kiểm tra việc thực hiện các quy định về

VT-LT và công tác sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng trong công tác VT-

LT. Tại đây, tác giả luận văn đã chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân

hạn chế trong công tác quản lý VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới.

Từ hạn chế và nguyên nhân của hạn chế, tại chương 3 tác giả đề xuất

các giải pháp tương ứng, trên cơ sở định hướng của Trung ương và địa

phương về xây dựng và phát triển công tác VT-LT trong thời gian tới, tác giả

đã đề xuất 07 nhóm giải pháp để hoàn thiện hoạt động quản lý về công tác

VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới như: Giải pháp về tăng cường triển khai,

quán triệt, tuyên truyền nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức và

viên chức nhất là người đứng đầu nhận thức đúng và đầy đủ về vai trò, vị trí

và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ đối với hoạt động của từng

cơ quan, tổ chức; kịp thời thể chế hóa, cụ thể hóa các quy định của Đảng, Nhà

nước trong công tác VT-LT phù hợp với thực tiễn của Đảng bộ huyện A

Lưới, tăng cường hướng dẫn, chỉ đạo thực hiện các quy định hiện hành về

công tác VT-LT; giải pháp về bố trí, sử dụng, đào tạo và bồi dưỡng CBCC

làm công tác VT-LT; giải pháp về đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng

yêu cầu trong công tác VT-LT hướng đến hiện đại hóa công tác VT-LT; giải

pháp về đẩy mạnh ứng dụng KHCN và CNTT vào công tác VT-LT; giải pháp

về tăng cường kiểm tra, hướng dẫn hoạt động nghiệp vụ công tác VT-LT và

xử lí vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác VT-LT; giải pháp về

công tác sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng đối với công tác VT-LT.

Ngoài ra, tác giả luận văn đã đưa ra một số kiến nghị với Trung ương,

với Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế, đặc biệt là kiến nghị với Ban

Thường vụ Huyện ủy A Lưới về ban hành các văn bản chỉ đạo công tác VT-

LT; công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ để chấn chỉnh những sai sót trong

quá trình tổ chức thực hiện; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về VT-LT; đầu tư

cơ sở vật chất, các trang thiết bị phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ VT-LT;

xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử; bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ, số hóa

tài liệu và nâng cấp Kho lưu trữ Đảng bộ huyện và xây dựng Đề án phát triển

công tác VT-LT trong Đảng nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình

mới.

Tác giả luận văn hy vọng rằng, kết quả nghiên cứu khi được bảo vệ

thành công sẽ góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý

công tác VT-LT ở Đảng bộ huyện A Lưới, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời

gian tới tốt hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Ngọc Ánh (2020), Luận văn Cao học “Công tác văn thư, lưu

trữ trên địa bàn huyện Kim Bôi, tỉnh Hòa Bình”.

2. Ban Bí thư (2013), Quy định số 269-QĐ/TW, ngày 25/12/2013 thực

hiện giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan đảng.

3. Ban Bí thư (2020), Quy định 217-QĐ/TW, ngày 02/01/2020, quy định

gửi, nhận văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng và trên mạng

Internet.

4. Ban Bí thư (2021), Quyết định số 27-QĐ/TW, ngày 10/8/2021 ban hành

kèm theo Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của

các cơ quan đảng giai đoạn 2021 - 2025.

5. Ban Bí thư Trung ương Đảng (2014), Quy định số 270-QĐ/TW, ngày

06/12/2014 về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.

6. Ban Thường vụ Huyện ủy A Lưới (2018), Quy định số 06-QĐ/HU,

ngày 19/9/2018 về xử lý và ban hành văn bản của Huyện ủy, Ban Thường vụ

Huyện ủy.

7. Ban Thường vụ Huyện ủy A Lưới (2022), Công văn số 748-CV/HU,

ngày 06/9/2022 về việc tổ chức triển khai thực hiện các quy định của pháp

luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

8. Ban Thường vụ Huyện ủy A Lưới (2022), Quyết định số 802-QĐ/HU,

ngày 29/6/2022 về việc ban hành Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của tổ

chức Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các tổ chúc chính trị - xã hội huyện A Lưới.

9. Ban Thường vụ Huyện ủy A Lưới (2023), Quy chế số 04-QC/HU,

ngày 06/3/2023 về công tác văn thư và công tác lưu trữ.

10. Ban Thường vụ Huyện ủy A Lưới (2023), Quy định số 12-QĐ/HU,

ngày 06/3/2023 về soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Huyện ủy,

Ban Thường vụ, Thường trực Huyện ủy.

11. Ban Thường vụ Tỉnh ủy (2023), Quy định số 1068-QĐ/TU, ngày

05/01/2023 về soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản của Tỉnh ủy, Ban

Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy.

12. Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế (2014) Hướng dẫn số 06-

HD/TU, ngày 28/11/2014 về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Đại hội đảng bộ

các cấp nhiệm kỳ 2025 - 2020.

13. Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế (2014) Hướng dẫn số 06-

HD/TU, ngày 28/11/2014 về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ Đại hội đảng bộ

các cấp nhiệm kỳ 2015 – 2020

14. Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế (2018), Báo cáo số 356-

BC/TU, ngày 15/11/2018 về kết quả triển khai công tác văn thư, lưu trữ.

15. Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế (2022), Chỉ thị số 28-CT/TU,

ngày 06/9/2022 của về tăng cường sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng đối với

công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

16. Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế (2022), Quy định 01-QĐi/TU,

ngày 02/7/2018 về việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan.

17. Bộ Chính trị (2010), Kết luận số 82-KL/TW, ngày 16/8/2010 của Bộ

Chính trị về Cải cách thủ tục hành chính trong đảng.

18. Bộ Chính trị (2010), Kết luận số 82-KL/TW, ngày 16/8/2010 về Cải

cách thủ tục hành chính trong đảng.

19. Bộ Chính trị (2019), Nghị quyết 52-NQ/TW, ngày 27/9/2019 về một số

chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc Cách mạng công nghiệp lần

thứ tư.

20. Bộ Chính trị (2014), Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014, về đẩy

mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu phát triển

bền vững và hội nhập quốc tế.

21. Bộ Công an (2020), Thông tư số 24/2020/TT-BCA ngày 10/02/2012

ban hành biểu mẫu sử dụng trong công tác bảo vệ bí mật nhà nước.

22. Bộ Lao động - Thương binh và xã hội, Bộ Y tế (2012), Thông tư liên

tịch số 13/2012/TT-BLĐTBXH-BYT hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng

bằng hiện vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yếu tố nguy

hiểm, độc hại.

23. Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/ TT-BNV ngày 26/11/2007

hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

24. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 03/2010/ TT-BNV ngày 29/04/2010 quy

định định mức kinh tế/ kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy.

25. Bộ Nội vụ (2012), Chương trình bồi dưỡng ngạch cán sự, chuyên đề 3,

một số vấn đề về quản lý nhà nước (Ban hành kèm theo quyết định số

569/QĐ-BNV ngày 22/6/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ).

26. Bộ Nội vụ (2012), Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/8/2012 về phê

duyệt quy hoạch ngành văn thư lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm

2030.

27. Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền - Nguyễn

Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo

dục chuyên nghiệp, Hà Nội.

28. Chính phủ (2002), Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định chi tiết thi

hành Pháp lệnh bảo vệ Bí mật nhà nước, Hà Nội.

29. Chính phủ (2011), Nghị quyết số 30c/2011/NQ-CP ban hành chương

trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020, Hà Nội.

30. Chính phủ (2013), Nghị định 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 quy định

chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, Hà Nội

31. Chính phủ (2015), Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính

phủ điện tử.

32. Chính phủ (2020), Nghị định 30/2020/NP-CP ngày 05/03/2020 của

Chính phủ về công tác văn thư, Hà Nội.

33. Tô Thị Đào (2022), Luận văn Cao học “Công tác văn thư, lưu trữ tại

Uỷ ban nhân dân quận Dương Kinh - Thành phố Hải Phòng.

34. Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư. Nxb Lao động, Hà Nội.

35. Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (2017), Giáo trình Trung

cấp Lý luận chính trị - hành chính, Nxb Lý luận chính trị.

36. Học viện Hành chính (2013), Giáo trình Lý luận hành chính nhà nước,

Nxb Hà Nội.

37. Học viện Hành chính Quốc gia (2000), Giáo trình Quản lý hành chính

nhà nước, Tập 2 - Quản lý hành chính nhà nước, Nxb Giáo dục.

38. Huyện ủy A Lưới (2021), Nghị quyết số 07-NQ/HU, ngày 21/10/2021

về nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức người dân tộc

thiểu số giai đoạn 2021-2025.

39. Chí Kiên (2021), Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới

Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, Tạp chí VT-LT ngày 16/7/2021, Hà Nội.

40. Hoàng Lê Minh (2009), Cuốn sách Nghiệp vụ văn thư, Nxb Văn hóa

thông tin 2009, Hà Nội.

41. Lê Minh Nguyệt (2018), Luận văn Cao học “Quản lý nhà nước về

công tác văn thư - lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa”.

42. Vũ Thị Phụng (2017) “Quản lý hồ sơ điện tử, những vấn đề lý luận cần

nghiên cứu”, Tạp chí VT-LT Việt Nam số 1, năm 2017

43. Diêm Đăng Quỳnh (2020), Luận văn Cao học “Bồi dưỡng viên chức

ngành văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu câu cải cách hành chính nhà nước”.

44. Ngô Thị Vân Quỳnh (2018), Luận văn Cao học “Tổ chức thực hiện

pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh”.

45. Quốc hội (2011), Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/1/2011, Hà

Nội.

46. Lưu Kiếm Thanh (2010), Giáo trình văn phòng, văn thư và lưu trữ

trong cơ quan Nhà nước, NXB Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.

47. Tài liệu học phần Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản trong quản lý

(2019), Thuộc chương trình đào tạo trình độ Thạc sĩ Chuyên ngành Quản lý

công, NXB Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.

48. Thủ tướng Chính phủ (2019), Nghị quyết số 17/NQ-CP, ngày

07/3/2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện

tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến năm 2025.

49. Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày

03/4/2020 phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà

nước giai đoạn 2020 - 2025”.

50. Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày

03/6/2020 phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025,

định hướng đến năm 2030.

51. Thủ tướng Chính phủ (2021), Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày

15/6/2021 phê duyệt Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính

phủ số giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030.

52. Tỉnh ủy Thừa Thiên Huế (2021), Nghị quyết số 12-NQ/TU, ngày

12/11/2021 về chuyển đổi số tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2025, định hướng

đến năm 2030.

53. UBND tỉnh Thừa Thiên Huế (2015), Quyết định số 1146/QĐ-UBND,

ngày 20/6/2015 phê duyệt Đề án “Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ tỉnh

Thừa Thiên Huế đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030.

54. Văn Phòng Huyện ủy A Lưới (2018), Kế hoạch số 02-KH/VPHU, ngày

27/9/2018 về chỉnh lý tài liệu hành chính các ban Đảng, UBKT, Văn phòng

Huyện ủy và tài liệu hành chính, hồ sơ đại hội qua các nhiệm kỳ của Mặt trận

Tổ quốc và các tổ chức chính trị - xã hội cấp huyện.

55. Văn Phòng Huyện ủy A Lưới (2022), Kế hoạch số 01-KH/VPHU, ngày

27/9/2022 Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2022.

56. Văn phòng Trung ương Đảng (2003), Hướng dẫn 09-HD/VPTW, ngày

10/9/2003 về xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.

57. Văn phòng Trung ương Đảng (2010), Hướng dẫn 35-HD/VPTW, ngày

18/10/2010 về thực hiện "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu

hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh" và

"Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt

động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp huyện".

58. Văn phòng Trung ương Đảng (2014), Hướng dẫn 38-HD/VPTW, ngày

23/9/2014 về thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong các

cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội.

59. Văn phòng Trung ương Đảng (2015), Hướng dẫn số 59-HD/VPTW,

ngày 12/11/2015 về chức năng, nhiệm vụ và quan hệ công tác của lưu trữ cơ

quan huyện ủy, quận ủy, thị ủy, thành ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy.

60. Văn phòng Trung ương Đảng (2016), Hướng dẫn 08-HD/VPTW, ngày

16/11/2016 quản lý, sử dụng chữ ký số trong hoạt động giao dịch điện tử của

các cơ quan đảng.

61. Văn phòng Trung ương Đảng (2016), Hướng dẫn 15-HD/VPTW, ngày

14/12/2016 về quản lý tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức đảng và các tổ

chức chính trị - xã hội xã, phường, thị trấn.

62. Văn phòng Trung ương Đảng (2016), Hướng dẫn 17-HD/VPTW, ngày

16/12/2016 về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

63. Văn phòng Trung ương Đảng (2017), Hướng dẫn số 29-HD/VPTW,

ngày 12/9/2017 về hướng dẫn tổ chức xác định giá trị tài liệu ở các cơ quan,

tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội.

64. Văn phòng Trung ương Đảng (2017), Quyết định số 2094-QĐ/VPTW,

ngày 19/12/2017 về Đề án phát triển công tác văn thư, lưu trữ đảng và tổ

chức chính trị - xã hội giai đoạn 2018 - 2025, tầm nhìn đến năm 2035.

65. Văn phòng Trung ương Đảng (2018), Hướng dẫn 36-HD/VPTW, ngày

03/4/2018 về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng.

66. Văn phòng Trung ương Đảng (2018), Hướng dẫn số 40-HD/VPTW,

ngày 07/11/2018 hướng dẫn số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ

chức chính trị - xã hội.

67. Văn phòng Trung ương Đảng (2021), Hướng dẫn số 03-HD/VPTW,

ngày 04/6/2021 về quản lý và sử dụng chữ ký số trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức đảng.

68. Văn phòng Trung ương Đảng (2021), Quy định số 693-QĐ/VPTW,

ngày 15/12/2021 về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng.

69. Văn phòng Trung ương Đảng (2022), Hướng dẫn số 14-HD/VPTW,

ngày 13/12/2022 về công tác văn thư trong các cơ quan của Mặt trận Tổ

quốc Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội.

70. Các Website:

 https://dangcongsan.vn/tu-tuong-van-hoa/nang-cao-hieu-qua-cong-

tac-van-thu-luu-tru-cua-dang-624975.html

 https://dangcongsan.vn/thoi-su/cong-tac-van-thu-luu-tru-dang-va-

to-chuc-chinh-tri--xa-hoi-can-dam-bao-chinh-xac-kip-thoi-455809.html

 https://egov.chinhphu.vn/chien-luoc-phat-trien-chinh-phu-dien-tu-

huong-toi-chinh-phu-so-giai-doan-2021-2025-a-NewsDetails-37909-14-

186.html

PHỤ LỤC

PHIẾU KHẢO SÁT

Tôi đang tiến hành nghiên cứu vấn đề “Quản lý công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới”. Để góp phần nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ ở Đảng bộ huyện A Lưới, xin ông/bà dành thời gian cung cấp thông tin theo mẫu khảo sát dưới đây. Ý kiến của Ông/Bà sẽ chỉ được dùng với mục đích nghiên cứu khoa học, ngoài ra không có mục đích gì khác. Xin trân trọng cảm ơn!

Ông/Bà hãy đánh √ vào ô trống thích hợp hoặc điền vào chỗ trống.

1. Đơn vị công tác: ……………………………………………………

2. Vị trí, chức danh đảm nhiệm

□ Lãnh đạo

□ Chuyên viên chuyên môn

□ Chuyên viên làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách

□ Người hoạt động không chuyên trách ở cơ sở xã, thị trấn

□ Khác: ……………………………………

II. Nội dung khảo sát

Câu 1. Về mức độ quan tâm của lãnh đạo cơ quan ông/bà đối với công tác văn thư, lưu trữ?

□ Rất quan tâm

□ Quan tâm

□ Ít quan tâm

□ Không quan tâm

Câu 2. Các văn bản hướng dẫn chỉ đạo từ Trung ương, Tỉnh ủy, Huyện ủy về công tác văn thư, lưu trữ hiện nay đã ban hành có cụ thể hóa và rõ ràng chưa?

□ Rất cụ thể dễ thực hiện

□ Tương đối cụ thể

□ Cụ thể

□ Không cụ thể

Câu 3. Cơ quan của ông/bà có quán triệt, triển khai các văn bản của Trung ương, Tỉnh ủy, Huyện ủy liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ không?

□ Thường xuyên quán triệt

□ Không quán triệt

Câu 4. Cơ quan ông/bà đã ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan mình chưa?

□ Đã được ban hành và thực hiện rất nghiêm túc

□ Đã được ban hành nhưng thực hiện không nghiêm túc

□ Chưa ban hành

Câu 5. Ông/bà đã được tham gia tập huấn, bồi dưỡng lớp nghiệp vụ nào về công tác văn thư, lưu trữ chưa? Nếu chưa tham gia bỏ qua câu 6.

□ Đã được tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

□ Chưa được tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Câu 6. Chất lượng các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng như thế nào đối với công việc thực tiễn?

□ Đáp ứng rất tốt

□ Đáp ứng tốt

□ Đáp ứng mức độ bình thường

□ Chưa đáp ứng được

Câu 7. Theo ông/bà có cần thiết phải tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đối với cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách không?

□ Cần thiết

□ Không cần thiết

Câu 8. Cơ quan ông/bà có lưu giữ giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu do cơ quan công an cấp?

□ Còn lưu

□ Không còn lưu

Câu 9. Cán bộ, công chức tại cơ quan ông/bà có tiến hành lập hồ sơ công việc và giao nộp vào lưu trữ vào cơ quan định kỳ theo quy định chưa?

□ Lập hồ sơ công việc và giao nộp đầy đủ

□ Không lập hồ sơ công việc

□ Không giao nộp hồ sơ lưu trữ theo quy định

Câu 10. Cơ quan của ông/bà có trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết để phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ? (máy tính, máy scan, tủ, giá, cặp, hộp đựng tài liệu, phòng chống cháy nổ,…)

□ Có trang bị đảm bảo, đầy đủ

□ Có trang bị nhưng không đảm bảo, đầy đủ

□ Không quan tâm trang bị

Câu 11. Đánh giá kho lưu trữ của cơ quan ông/bà?

□ Đã bố trí kho lưu trữ chuyên dụng đúng theo quy định

□ Chưa bố trí được kho lưu trữ chuyên dụng đúng theo quy định

□ Lưu trữ tại phòng làm việc

Câu 12. Đánh giá như thế nào về các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động văn thư, lưu trữ tại cơ quan ông/bà? (như máy tính, cặp, hộp, giá đựng tài liệu, phòng chống cháy nổ…)

□ Tốt

□ Trung bình

□ Chưa tốt

Câu 13. Cơ quan của ông/bà có xây dựng quy định khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ đối với đơn vị, cá nhân khi có nhu cầu khai thác không?

□ Có

□ Không

Câu 14. Hằng năm cơ quan ông bà có xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ không?

□ Có

□ Không

Câu 15. Cơ quan ông/bà có tổ chức xác định giá trị tài liệu không (có thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu không)?

□ Có

□ Không

Câu 16. Cơ quan quản lý cấp trên có yêu cầu cơ quan ông/bà báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ định kỳ hằng năm theo quy định không?

□ Có

□ Không

Câu 17. Những vấn đề khó khăn nhất hiện tại ông/bà gặp phải khi thực hiện công tác văn thư, lưu trữ?

□ Không nắm rõ nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ dẫn đến khó áp dụng vào công việc thực tiễn

□ Thiếu cơ sở vật chất, trang thiết bị

□ Công nghệ thông tin không đảm bảo

Khác…………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………

Câu 18. Công tác thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan, ông/bà đang ở mức độ nào?

□ Tốt

□ Khá

□ Trung bình

□ Kém

Câu 19. Đánh giá việc ban hành văn bản tại cơ quan ông/bà?

□ Tất cả các văn bản được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền và thể thức theo quy định

□ Vẫn còn một số văn bản sai thể thức và ký ban hành chưa đúng thẩm quyền

Câu 20. Theo ông/bà, công tác văn thư, lưu trữ có quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức?

□ Rất quan trọng

□ Không quan trọng

Câu 21. Cơ quan có thẩm quyền có thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ đối với cơ quan ông/bà không?

□ Thường xuyên

□ Có nhưng ít

□ Không thực hiện

Câu 22. Ông/bà đánh giá như thế nào về công tác xử lý, khắc phục sau kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ?

□ Rất hiệu quả

□ Tương đối hiệu quả

□ Ít hiệu quả

□ Không thực hiện

Câu 23. Những vấn đề mà ông/bà mong muốn để thực hiện tốt hơn công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan trong thời gian tới?

□ Kiến thức

□ Cơ sở vật chất

□ Bồi dưỡng nghiệp vụ, công nghệ thông tin

□ Cải thiện chế độ tiền lương, phụ cấp

Câu 24. Ông/bà vui lòng cho biết Huyện ủy A Lưới có tổ chức hoạt động sơ kết, tổng kết, khen thưởng chuyên đề riêng về công tác văn thư, lưu trữ của Đảng bộ huyện?

□ Tổ chức định kỳ hằng năm

□ Có tổ chức nhưng thỉnh thoảng

□ Không tổ chức

Câu 25. Trong nghiệp vụ công tác văn thư (soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi/đến; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan), ông/bà nhận thấy còn những bất cập gì? Nêu lý do của bất cập đó?

………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………

III. Kiến nghị, đề xuất

Ông/bà có đề xuất với cấp trên vấn đề gì để phục vụ tốt hơn công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan ông bà nói riêng và đối với Đảng bộ huyện A Lưới nói chung trong thời gian tới?

Xin trân trọng cảm ơn những ý kiến đóng góp quý báu của ông/bà!