Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

-----/---- ---/---

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

DƯƠNG THỊ HOA

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG

TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Mã số: 60 34 04 03

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN BÙI NAM

Hà Nội, Năm 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá

nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Bùi

Nam.

Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực, chưa

từng được ai công bố và không trùng lắp với các đề tài khác.Tôi xin chịu trách

nhiệm về nghiên cứu của mình.

Hà Nội, ngày 20 tháng10 năm 2018

Tác giả

Dương Thị Hoa

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài: “ Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn

phòng Tổng cục Thuế Trung ương”, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ, tạo

điều kiện của Ban Giám đốc Học viện, các thầy, cô giáo đã giảng tại lớp cao

học HC21.B8 - Học viện Hành chính Quốc gia. Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn

chân thành về sự giúp đỡ đó.

Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn TS.Nguyễn Bùi Nam đã dành

nhiều thời gian tâm huyết, trực tiếp hướng dẫn tận tình, chỉ bảo và tạo điều kiện

thuận lợi để học viên hoàn thành luận văn này.

Tác giả xin cảm ơn lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng Hành chính –

Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương cùng các cán bộ, công

chức của các Vụ, đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thuế đã tạo điều kiện thuận

lợi và giúp đỡ tác giả thu thập những tài liệu cần thiết, cảm ơn bạn bè, đồng

nghiệp và gia đình đã động viên, khích lệ, giúp đỡ trong suốt quá trình thực

hiện và hoàn thành luận văn.

Mặc dù cố gắng để thực hiện luận văn, song do kiến thức và kinh nghiệm

làm việc còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tác

giả rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy, cô để luận văn được hoàn thiện

hơn.

Xin chân thành cảm ơn./.

Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2018

Tác giả

Dương Thị Hoa

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................. 1

Chương 1 ............................................................................................ 9

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ................ 9

1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư ........................................... 9

1.1.1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư ................................ 9

1.1.2. Nội dung của công tác văn thư ....................................................... 10

1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ .......................................... 13

1.2.1. Khái niệm, vị trí, tính chất, ý nghĩa của công tác lưu trữ ............... 13

1.2.2. Chức năng của công tác lưu trữ ...................................................... 15

1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ. ....................................................... 17

1.3. Các yếu tố ảnh hưởng, mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ

...................................................................................................................... 19

1.3.1. Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ ............................... 19

1.3.2. Yếu tố ảnh hưởng môi trường và điều kiện làm việc đến công tác

văn thư, lưu trữ .......................................................................................... 19

1.3.3. Yếu tố tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công tác văn thư, lưu

trữ .............................................................................................................. 20

1.3.4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ .................................... 21

1.4. Kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại một số bộ ngành địa

phương và bài học kinh nghiệm ............................................................... 23

1.4.1. Cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Bộ Nội vụ .................................... 23

1.4.2. Công tác văn thư lưu trữ tại thành phố Hà Nội .............................. 24

1.4.3. Bài học kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng

Tổng cục Thuế Trung ương ...................................................................... 27

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ..................................................................... 30

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI

VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG ............................ 31

2.1. Giới thiệu tổng quan về cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương ....... 31

2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ

quan Tổng cục Thuế Trung ương ............................................................. 31

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Thuế

Trung ương................................................................................................ 32

2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung

ương ............................................................................................................. 34

2.2.1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách ..................................... 34

2.2.2. Quy định về giải quyết văn bản ...................................................... 34

2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu............................................................ 54

2.2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ............................................... 55

2.3. Thực trạng công tác lưu trữ ............................................................... 59

2.3.1. Tình hình tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế 59

2.3.2. Tình hình khối lượng tài liệu được bảo quản, lưu trữ .................... 61

2.3.3. Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ...................... 65

2.3.4. Tình hình sử dụng tài liệu tại cơ quan Tổng cục Thuế ................... 66

2.3.5. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ ........................... 69

2.3.6. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ công

tác văn thư, lưu trữ .................................................................................... 69

2.4. Đánh giá chung về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn

phòng Tổng cục Thuế Trung ương........................................................... 70

2.4.1. Những kết quả đạt được .................................................................. 70

2.4.2. Tồn tại và nguyên nhân ................................................................... 72

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ..................................................................... 76

Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG

TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ

TRUNG ƯƠNG ................................................................................. 77

3.1. Phương hướng về công tác văn thư, lưu trữ .................................... 77

3.1.1. Tiếp tục quán triệt quan điểm chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Trung ương .. 77

3.2. Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ ............................................. 78

3.2.1. Nhóm giải pháp về quản lý công tác văn thư, lưu trữ .................... 78

3.2.2. Nhóm giải pháp tăng cường hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ..... 80

3.2.3. Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng và nâng

cấp chương trình phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ .............................. 81

3.2.4. Nhóm giải pháp tăng cường chất lượng chế độ báo cáo thống kê cơ

sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ ................................... 83

3.2.5. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ trong bộ phận văn

thư, lưu trữ ................................................................................................ 84

3.2.6. Nhóm giải pháp tiếp tục đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, mua sắm

trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ ........................................ 86

3.2.7. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. ..... 87

3.2.8. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức nhất là văn thư cơ quan

về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. ............... 87

3.3. Một số kiến nghị .................................................................................. 88

3.3.1. Bộ Nội vụ ........................................................................................ 88

3.3.2. Bộ Tài chính .................................................................................... 89

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ..................................................................... 90

KẾT LUẬN ....................................................................................... 92

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................. 94

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1 Phân loại mã số văn bản đến .................................................. 40

Bảng 2.2 Bảng quy định thời hạn xử lý văn bản thường ........................... 45

Bảng 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Tổng cục Thuế( Ban hành kèm theo

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ) ............... 46

Bảng 2.4 Mẫu dấu đến Tổng cục Thuế( Ban hành kèm theo Thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ) ................................. 49

Bảng 2.5 Số lượng văn bản đến từ năm 2013 đến năm 2017 .................... 49

Bảng 2.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Tổng cục Thuế (Ban hành kèm theo

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ) ............... 51

Bảng 2.7 Sổ gửi văn bản đi bưu điện (Ban hành kèm theo Thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ) ................................. 52

Bảng 2.8 Số lượng văn bản đi từ năm 2013 đến năm 2017 ....................... 54

Bảng 2.9 Mẫu danh mục hồ sơ (ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-

BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ); .................................................. 58

Bảng 2.10 Số liệu chỉnh lý từng năm (từ năm 2013-2017) ........................ 62

Bảng 2.11 Số lượng tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý từ năm (2013-2017) .. 63

Bảng 2.12 Số lượt người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ năm (2013-2017)

......................................................................................................... 68

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tinh cấp thiết của đề tài

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành, chuyển giao, tiếp

nhận, vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ (được gọi chung là công tác văn thư,

lưu trữ) đã trở thành thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, công chức của mỗi

cơ quan, tổ chức.Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động thường xuyên, không

thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin, phục vụ kịp thời

cho lãnh đạo quản lý, điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của

mỗi cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người,

nhiều bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư,lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy

đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan,

tổ chức và phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình,

kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ

quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc,

đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ,

chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi

lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó

nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản. Đặc biệt,

thực hiện tốt công tác văn thư cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung

thường xuyên, chủ yếu là lưu trữ hiện hành. Khi làm tốt công tác văn thư, mọi

việc của cơ quan đều được văn bản hóa; giải quyết xong công việc, tài liệu được

lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào cơ quan đúng quy định tạo điều kiện thuận lợi

cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: Phân loại; xác

định giá trị; thống kê;bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng

tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.

Ngành Thuế được thành lập từ ngày 07/8/1990 do Hội đồng Bộ trưởng

đã ban hành Nghị định số 218-HĐBT về việc thành lập ngành Thuế Nhà nước

được hợp nhất từ 3 hệ thống tổ chức:Thu quốc doanh, Thuế Công thương

nghiệp, Thuế Nông nghiệp, thực hiện sự đổi mới cơ bản về hệ thống tổ chức

thống nhất,kiện toàn bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, bảo đảm các mục tiêu

cải cách hệ thống Thuế mới với hiệu quả cao nhất. Ngành Thuế nhà nước được

tổ chức qua 3 cấp từ Tổng cục Thuế, Cục Thuế đến Chi cục Thuế; được xác

định rõ quyền hạn trách nhiệm và sự phân công cụ thể hợp lý giữa cơ quan

Thuế ngành dọc cấp trên và chính quyền từng cấp trong tổ chức lãnh đạo, chỉ

đạo thực hiện nghiêm chỉnh chính sách chế độ Thuế chung cả nước và trên địa

bàn lãnh thổ theo nguyên tắc song hành lãnh đạo. Ngày 28/10/2003, Thủ tướng

Chính phủ đã ký Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính.

Đồng thời, Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế đã ban hành các văn bản hướng dẫn

Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg và cơ bản hoàn thành việc triển khai tổ chức

theo Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg.

Cùng với sự phát triển đó là sự hình thành nên khối văn bản, tài liệu

phong phú. Để hoàn thành nhiệm vụ Quản lý nhà nước của mình, một trong

những hoạt động quan trọng là đẩy mạnh, tăng cường hơn nữa về công tác văn

thư, lưu trữ nhằm quản lý và khai thác hiệu quả khối tài liệu của ngành

Thuế.Thực hiện các quy định của pháp luật, thời gian qua công tác văn thư, lưu

trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương và trong toàn ngành Thuế đã

được lãnh đạo cơ quan các cấp quan tâm nên việc tổ chức thực hiện dần đi vào

nề nếp và đạt được một số kết quả nhất định, đảm bảo cung cấp thông tin kịp

thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi cơ quan.

Tuy nhiên, qua việc tìm hiểu thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn

phòng Tổng cục Thuế Trung ương cho thấy: Việc quản lý và hoạt động công

tác văn thư, lưu trữ tại các Vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức; công tác

soạn thảo và ban hành văn bản còn nhiều sai sót về hình thức và kỹ thuật trình

bày văn bản, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn cho việc

lưu hành văn bản đi, quản lý văn bản đến chưa được chặt chẽ. Việc xây dựng

danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc làm chưa tốt, tài liệu lưu trữ còn phân

tán chưa được thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ tài liệu chưa được phân loại sắp xếp

theo đúng quy định. Tình hình đó đã làm cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng

tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng kịp thời cho yêu cầu công việc.Cơ

sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác tài

liệu chưa được đầy đủ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn

thư, lưu trữ còn bất cập so với thực tế.

Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên có thể có nhiều, nhưng

nguyên nhân cơ bản là do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm

đến công tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư,

lưu trữ còn thiếu và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ; chế độ báo cáo còn

chậm; nội dung báo cáo còn sơ sài, chưa báo cáo đúng tình hình của đơn vị.

Nghiên cứu tình hình, thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn

phòng Tổng cục Thuế Trung ương nhằm đánh giá, khẳng định được những tích

cực, những kết quả đạt được, nắm bắt được những hạn chế, tìm ra những nguyên

nhân và đề ra được giải pháp, kiến nghị là một việc làm hết sức cần thiết nhằm

phát huy tác dụng của công tác văn thư, lưu trữ trong công cuộc xây dựng và

phát triển đất nước.

Với tinh thần như trên, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác văn thư, lưu trữ

tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương “, để nghiên cứu và viết luận văn

tốt nghiệp trong chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công tại

Học viện Hành chính Quốc gia.

2.Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp về

công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan Nhà nước nói chung đã thu hút được

nhiều sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu

sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau.

Đến nay đã có nhiều cuốn sách nghiên cứu khoa học về công tác văn thư,

lưu trữ được công bố, hay một số sách chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã

được xuất bản như cuốn:

- Cuốn sách do Nghiêm Kỳ Hồng – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí

Minh và Hà Quang Thanh – Học viện Hành chính Quốc gia tuyển chọn và hệ

thống hóa (2006), Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn

thư - lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội. Cuốn sách tuyển chọn kịp thời 21 văn

bản quy phạm pháp luật được Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính

phủ, Thủ tướng Chính phủ và một số Bộ, ngành ở Trung ương ban hành trong

khoảng thời gian từ năm 2001 đến năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn

nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

- Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh

(Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo

và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung;

- Tác giả Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn

hóa Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách trình bày những nội dung, những bước cơ

bản trong công tác văn thư, lưu trữ có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết

cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ;

- Tác giải Lưu Kiếm Thanh(1999), Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập

quy, Nxb Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một

cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy;

Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành

chính công, Hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:

- Tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Luận văn thạc sĩ Quản lý

công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Thanh Hà

đã đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa

học và Công nghệ Việt Nam và đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần

tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công

nghệ Việt Nam;

- Tác giả Tạ Thu Hương (2015), Quản lý nhà nước đối với công tác văn

thư, lưu trữ trong cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Luận văn thạc sĩ

Quản lý công – Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Tạ Thu

Hương đã đánh giá được thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan

Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, đồng thời đã đề ra được các giải pháp để

hoàn thiện tốt hơn công tác quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ

đối với ngành Thuế Vĩnh Phúc.

- Tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên (2010) ”Hoàn thiện quản lý nhà

nước đối với công tác lưu trữ ngành Thuế thành phố Hồ Chí Minh”.Luận văn

thạc sĩ Quản lý nhà nước chuyên ngànhHành chính công – TP Hồ Chí Minh -

Học viện Hành chính Quốc gia.Luận văn của tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên

đã đánh giá được thực trạng về công tác lưu trữ tại ngành Thuế thành phố Hồ

Chí Mình, đồng thời cũng đề ra các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn đối với công

tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong ngành Thuế.

Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián

tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở

những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu

tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu

để viết luận văn cao học cho mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay

chưa một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một

cách cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung

ương. Bằng những kiến thức đã học được trong chương trình đào tạo thạc sĩ

chuyên ngành Quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất lượng công tác

văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian qua

và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện cho công tác văn thư, lưu trữ tốt

hơn trong thời gian tới.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục đích nghiên cứu

Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu

trữ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Văn

phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian tới.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Căn cứ vào mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn, tác giả xác định

những nhiệm vụ sau:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ;

- Đánh giá thực trạng những mặt đã đạt được, những mặt còn hạn chế

trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương,

nguyên nhân của những hạn chế đó;

- Đề xuất những phương phương, giải pháp và kiến nghị về công tác văn

thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian tới.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

4.1. Đối tượng nghiên cứu:

Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

4.2. Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi không gian: Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

- Phạm vi thời gian: 5 năm từ năm (2013 – 2017)

5.Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn

5.1. Phương pháp luận

Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện

chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác –Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh để

nhìn nhận, phân tích, đánh giá về các vấn đề nghiên cứu; chủ trương, đường lối

của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và

xây dựng đội ngũ cán bộ trong trong giai đoạn mới; nghiên cứu trên quan điểm

khách quan, toàn diện, lịch sử cụ thể trong toàn sự vận động chung của xã hội.

5.2. Phương pháp nghiên cứu

Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa có chọn

lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp

như: khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng công

tác văn thư, lưu trữ, khái quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm

tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Về lý luận: Hệ thống hóa các văn bản hiện hành, các khái niệm, vị trí, vai trò, đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ làm sáng tỏ các quan điểm, chính sách, nội dung công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Về thực tiễn: Cung cấp thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng

Tổng cục Thuế Trung ương, cũng như đề xuất một số giải pháp cụ thể nâng cao

chất lượng nhằm hoàn thiện hơn giúp cho công tác văn thư, lưu trữ tại Văn

phòng Tổng cục Thuế đi vào nề nếp, hiệu quả.

7. kết cấu của luận văn

Ngoài mục lục, danh mục các bảng/biểu, phần mở đầu, kết luận, danh

mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng

cục Thuế Trung ương.

Chương 3: Phương hướng, giải pháp và một số kiến nghị về công tác

văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương.

Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư

1.1.1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

1.1.1.1. Khái niệm

“Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục

vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việccủa các cơ quan Đảng,

các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn

vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức”.[31]

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết

các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ

quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan

và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ

máy nhà nước.

1.1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý

nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu

được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động

của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ

quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.

ý nghĩa của công tác văn thư

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những

thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn

vị nói chung.Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết.

Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó

nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt

nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động thông tin cho

công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền

đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan

được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng

chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan

liêu giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc

trái pháp luật.

- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động

của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau

trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại

đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ

quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho

hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

- Làm tốt công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo

điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho

tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động của các cơ

quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình,

các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.Hồ

sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài

liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện

thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ.

Ngược lại, nếu chất lượng lập hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy

đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn

cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ làm cho tài liệu phòng

lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh [34].

1.1.2. Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm các nội dung dưới đây:

- Soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo; duyệt văn bản; đánh máy,

in ấn, sao chụp; ký văn bản.

- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt

động của các cơ quan, tổ chức: Quản lý văn bản đi; quản lý và giải quyết văn

bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Quản lý và sử dụng con dấu: Các loại con dấu; bảo quản con dấu; sử

dụng con dấu.

Yêu cầu công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các

cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

a)Yêu cầu nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc

xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn

bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết

nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm

tiến độ công việc của cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn

bản, đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan.

b)Yêu cầu chính xác

- Chính xác về nội dung của văn bản:

+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải

phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà

nước cấp trên.

+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác phù hợp

với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật….

+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.

- Chính xác về thể thức văn bản:

+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy

định: Quốc hiệu; tác giả; số, ký hiệu văn bản; địa danh, ngày..tháng.. năm.. ban

hành;tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung; thể thức để ký, chữ ký, con

dấu của cơ quan; nơi nhận văn bản. Các yếu tố nêu trên phải được trình bày

đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ.

+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.

- Chính xác về các khâu kỹ thuật:

+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu

nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản…

+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các

chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.

c) Yêu cầu bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ chức có nhiều

vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây

dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của

cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo

yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc giasố:

30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.

d) Yêu cầu hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc

sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện

đại hóa công tác văn thưđã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công

tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất,

chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thưngày nay tuy đã trở thành một

nhu cầu cấp bách, nhưng phải được tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ

khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của cơ quan.

Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương

tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả

của công tác văn thư [34].

1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ

1.2.1. Khái niệm, vị trí, tính chất, ý nghĩa của công tác lưu trữ

1.2.1.1 khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa

học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục

vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác của các

cơ quan, tổ chức, cá nhân.[21]

1.2.1.2 vị trí, tính chất công tác lưu trữ,

* Vị trí công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản

và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là một

mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước.

Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:

Thứ 1: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ.

Thứ 2: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài

liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Tính chất khoa học

Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc

nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu

trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn

của công tác lưu trữ như:Phân loại, xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu,

xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…

Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có

những đặc thù của nó.Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc điểm cụ

thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức

khoa học cho từng loại hình tài liệu.

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa

học của các ngành khác, để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ lưu

trữ. Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học, v.v… đang được

nghiên cứu ứng dụng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh

chóng, chính xác, nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ những người nghiên cứu.

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá

trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ. Các tiêu chuẩn kho tàng

bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá, tủ, bìa, cặp,

v.v…bảo quản tài liệu là những vấn đề đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá

của ngành.

- Tính chất cơ mật

Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thông tin

trong tài liệu lưu trữ có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác.

Vì là bản chính, bản gốc nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minh chứng

lịch sử để tái dựng lại sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh

một số vấn đề, một sự vật, hiện tượng.

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử.Tài liệu này phải

được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã

hội. Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc

về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí

mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ. Vì vậy, các nguyên tắc, chế độ trong công

tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài

liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản,

quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp

hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.

- Tính chất xã hội

Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ

cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: Hoạt động chính trị, hoạt động

quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều

hoạt động khác trong xã hội. Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình

thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu

cầu đó của xã hội.

Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động xã

hội trong lịch sử phát triển của loài người. Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm

sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của

một con người cụ thể. Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã

hội nhất định.Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ xã hội chặt chẽ

với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội.

1.2.1.3. Ý nghĩa công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là

một nội dung quan trọng trong hoạt động Văn phòng.Công tác này có ảnh

hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan.

Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị có ý nghĩa trên nhiều

mặt của quá trình quản lý:

- Cung cấp những chứng cứ tài liệu xác thực nhất bằng văn bản phục vụ

cho công tác tra cứu và sử dụng tài liệu.

- Bảo quản tốt nhất những tư liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan.

- Thu thập được nhiều tài liệu có giá trị về nhiều mặt phục vụ cho hoạt

động của cơ quan.

1.2.2. Chức năng của công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức năng

bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó, công tác lưu trữ có các

chức năng sau:

- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, Phông

lưu trữ quốc gia.

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, Phông lưu trữQuốc gia góp phần

thực hiện tốt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra

trong từng giai đoạn cách mạng.

Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một

cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng

tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia.

Phông lưu trữ Quốc gia được quy định tại khoản 7, 8 & 9, Điều 2 Luật

Lưu trữ số: 01/2011/QH13 của Quốc hội[35].

Phông lưu trữ Quốc gia Việt Namlà toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt

Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị

- xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin.

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản

Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.

Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được

hình thành trong quá trình hoạt động của các tổ chức của Đảng Cộng sản Việt

Nam, tổ chức tiền thân của Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội; các nhân vật

lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng và của các tổ chức chính

trị - xã hội.

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình

thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị xã

hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh

tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân, nhân vật lịch sử, tiêu biểu và tài

liệu khác được hình thành qua các thời kỳ lịch sử của đất nước.

Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam gồm các Phông lưu trữ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân quy định tại khoản này.

1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:

- Phân loại tài liệu lưu trữ

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

- Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ

- Thống kê tài liệu lưu trữ

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ

- Bảo quản tài liệu lưu trữ

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

1.2.3.1. Mục đích, nhiệm vụ về công tác lưu trữ

- Mục đích: Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc

phục vụ các nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội, thông qua khai thác các

thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Mục đích cao cả của công tác lưu

trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và

của mỗi con người.

Cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ

cho hoạt động quản lý của các cơ quan và các nhu cầu chính đáng của công dân

góp phần bảo vệ bí mật thông tin của cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia.

- Nhiệm vụ của công tác lưu trữ :

+ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là

tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc

phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục

vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu.

Nội dung của khoa học tài liệu gồm: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại

tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; tổ chức các công cụ tra tìm tài

liệu và một số công tác hỗ trợ khác của ngành khoa học, kỹ thuật, tin học có

liên quan.

Tổ chức khoa học tài liệu được căn cứ vào các quy định, hướng dẫn cụ

thể của Nhà nước trong công tác lưu trữ, từ đó thống nhất trong các lĩnh vực

lưu trữ hiện hành và đó là nền tảng để khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông

lưu trữ Quốc gia Việt Nam.

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ: Đây là điều kiện cơ bản để thực hiện các

mục đích của công tác lưu trữ, bởi lẽ nếu tài liệu không được bảo quản an toàn

thì sẽ không thể tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả.

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ bao gồm hai nội dung chính: Bảo quản

không hư hỏng, mất mát tài liệu lưu trữ và bảo quản an toàn thông tin trong tài

liệu lưu trữ.

Trong thời đại toàn cầu hóa hiện nay, chúng ta cần nhìn nhận công tác

lưu trữ dưới khía cạnh phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội, xong việc bảo

quản an toàn thông tin trong tài liệu lưu trữ cần chú ý đến tính cơ mật của tài

liệu lưu trữ.

+ Tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là đưa tài liệu lưu trữ và các

thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ các nhu cầu hoạt động của xã hội. Vì

vậy, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu có hiệu quả làm một trong những nội

dung cơ bản của công tác lưu trữ.

Để đảm bảo công tác khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả cao cần

nghiên cứu nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của xã hội, phân loại đối

tượng độc giả, nghiên cứu xây dựng các công cụ tra cứu khoa học tài liệu và áp

dụng các biện pháp, tổ chức nhiều hình thức khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu

quả cao.

Tóm lại, công tác lưu trữ là một ngành, một lĩnh vực được tổ chức, triển

khai ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức. Một trong những nhiệm vụ

của cán bộ lưu trữ là phải lưu trữ và khai thác thông tin trong các hồ sơ, tài liệu

để phục vụ hoạt động quản lý của người lãnh đạo. Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần

nắm vững những vấn đề cơ bản của công tác lưu trữ để có thể làm tốt các nghiệp

vụ chuyên môn.

1.3. Các yếu tố ảnh hưởng, mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu

trữ

1.3.1. Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ

Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện công

việc một cách có hiệu quả. Đó là: “ khả năng vận dụng những kiến thức thu

nhận được về một lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa

kiến thức chuyên môn và kỹ năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc”.

Một cử nhân văn thư, lưu trữ sẽ có đủ kỹ năng và tay nghề để xử lý và thao tác

thành thục với văn bản, hồ sơ trong thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo quy

định, an toàn, hiệu quả. Ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ thì sự quyết tâm,

lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề của cán bộ, công chức cũng là nguồn hỗ trợ

lớn đối với công tác văn thư, lưu trữ.

1.3.2. Yếu tố ảnh hưởng môi trường và điều kiện làm việc đến công tác

văn thư, lưu trữ

1.3.3.1. Yếu tố ảnh hưởng môi trường

Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp làm việc của cán bộ,

công chức. Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một các hợp lý, khoa học phòng

làm việc cũng như phương tiện trang thiết bị trong phòng, phòng làm việc phải

đảm bảo các yếu tố sau:

- Thông thoáng: Phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là

nhiệt độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng

đến sức khỏe của con người bởi sức khỏe là vấn đề quyết định tới năng suất,

chất lượng công việc.

- Tiếng ồn: Đây là nhân tố ảnh hưởng tới tinh thần và sự tập trung của

con người làm việc.

- Màu sắc: Màu sắc đôi khi cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc.

- Ánh sáng: Ánh sáng là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức

khỏe mà còn tạo tác động đến tâm sinh lý của người làm việc.

1.3.3.2. Yếu tố cơ sở vật chất ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu trữ

Cơ sở vật chất cũng là một yếu tố rất quan trọng, không chỉ đối với công

tác văn thư, lưu trữ mà còn với tất cả mọi hoạt động của đời sống con người.

Hệ thống máy móc, công cụ làm giảm thời gian thao tác, giảm chi phí, giúp con

người thao thác chuẩn xác hơn với công việc. Đặc biệt trong bối cảnh công

nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, thời gian vận chuyển, bàn

giao, xử lý văn bản cũng như các chi phí, nhân lực giao nhận văn bản được

giảm đi đáng kể.

1.3.3. Yếu tố tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công tác văn thư,

lưu trữ

Công tác tuyển dụng công chức được coi là yếu tố đầu vào quyết định

hiệu quả hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Tuyển dụng công chức

là quá trình bổ sung những người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện vào bộ máy hành

chính nhà nước; đây là hoạt động thường xuyên và cần thiết để xây dựng và

phát triển đội ngũ công chức. Công tác tuyển dụng nhân sự nếu được thực hiện

công khai, minh bạch, đúng quy định thì sẽ tuyển dụng được đội ngũ công chức

có chất lượng, trình độ, đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính

nhà nước.

Việc bố trí, sắp xếp nhân sự phù hợp với trình độ chuyên môn, khả năng,

công việc của công chức sẽ giúp họ cảm thấy hứng thú với công việc được giao

và phát huy hết khả năng của mình. Ngược lại, việc bố trí nhân sự không hợp

lý, không phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ và vị trí công việc thì kết

quả hoàn thành không cao.

1.3.4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ

Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong

quá trình xử lý thông tin. Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ ban

hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ

đã quy định “Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong

hoạt động của nhà nước. Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai

công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước”.

Do vậy mà công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì

công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý

thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả. Ngược lại, lưu trữ là sự

tích lũy kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư. Do vậy cần

phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu

trữ gọi chung là bộ phận văn thư, lưu trữ.

Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với

nhau. Mối quan hệ này thể hiện liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành,

quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.

Quá trình soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin từ các tài liệu đã

xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Tài liệu được lưu

trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp

thời nhất cho người soạn thảo văn bản.

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt

công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh

hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác

lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ

được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để

công tác lưu trữ phát triển, từ đó phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực,

hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn

bản. Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan,

đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau được thể hiện ở những nội dung sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung

cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,

kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ

cho hoạt động quản lý của các cơ quan.

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp

ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương

tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công

chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu

quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu

cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ

chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục

vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.

Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt công tác văn

thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ quan hành

chính nhà nước, mỗi đơn vị được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu

quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cải cách nền hành chính

hiện nay.

1.4. Kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại một số bộ ngành

địa phương và bài học kinh nghiệm

1.4.1. Cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Bộ Nội vụ

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp

các thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý và hoạt động của cơ quan, đơn

vị. Việc thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc

của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất và chất lượng,

giữ gìn bảo vệ bí mật nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Xác định

được vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà

nước đã có nhiều cố gắng trong công tác văn thư, lưu trữ quan tâm bố trí nhân

sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kịp thời triển khai các quy định pháp

luật về văn thư, lưu trữ góp phần đảm bảo thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành,

nâng cao chất lượng công tác tại Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và các Chi cục

trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ. Cục Văn thư Lưu trữ đã có các văn bản chỉ

đạo yêu cầu lãnh đạo các phòng thuộc Chi cục trưởng Chi cục Cục Văn thư

Lưu trữ các huyện, thị xã, thành phố thực hiện một số công việc như sau:

- Tiếp tục tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến,triển khai, các văn

bản Quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ

đến cán bộ, công chức như: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011

của Quốc hội, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ

quy định thi hành chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, các Thông tư hướng

dẫn của Bộ Nội vụ, nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm đối với công tác văn

thư, lưu trữ;

- Rà soát, bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn

về chuyên môn nghiệp vụ.Trường hợp đã bố trí nhưng chưa đúng chuyên ngành

cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phù hợp để đáp ứng yêu cầu ngạch công

chức văn thư, lưu trữ;

- Lãnh đạo các phòng thuộc Cục Văn thư Lưu trữ, Chi cục trưởng Chi

Cục Văn thư Lưu trữ các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, kiểm tra chấn

chỉnh sai sót, đảm bảo văn bản ban hành theo đúng Thông tư số 01/2011/TT-

BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản hành chính;

- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ,

tiếp tục triển khai có hiệu quả Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ

tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của

cơ quan Nhà nước;

- Thực hiện chế độ lập, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu

trữ lịch sử theo quy định của Luật Lưu trữ;

- Lập kế hoạch và bố trí kinh phí tiếp tục chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng

chưa được chỉnh lý;

- Bố trí đủ diện tích kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu

trữ. Trang bị các phương tiện cần thiết phục vụ công tác lưu trữ, thường xuyên

kiểm tra, vệ sinh kho, tài liệu, thực hiện tốt công tác bảo quản tài liệu lưu trữ,

an toàn cháy nổ, qua đó phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ.

- Lập kế hoạch tiêu hủy tài liệu các loại, trùng thừa, quá thời hạn lưu trữ

theo quy định. Các đơn vị thường xuyên báo cáo kết quả hoạt động công tác

văn thư, lưu trữ, đề xuất kiến nghị về Cục Văn thư Lưu trữ.

1.4.2. Công tác văn thư lưu trữ tại thành phố Hà Nội

Nhằm thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa

bàn thành phố trong năm 2018, UBND thành phố đã xác định rõ 6 nhiệm vụ

trọng tâm gồm: Tuyên truyền, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số

35/CT-TTg ngày 7/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác

lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Công

văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày 30/10/2017 của Bộ Nội vụ về việc hướng

dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg; kế hoạch của UBND thành phố

về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 7/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.

Trong kế hoạch này, UBND thành phố đã triển khai 6 giải pháp thực hiện

công tác văn thư, lưu trữ, cụ thể: Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến

pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức.

Nâng cao trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức và cán bộ,

công chức, viên chức trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ. Thường

xuyên hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức.

Tăng cường thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo,

hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, tập trung vào các nội dung:

lập Danh mục hồ sơ; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

cơ quan; gắn việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan là một trong các tiêu chí bình xét thi đua, bình xét cuối năm; đồng thời xử

lý nghiêm các trường hợp không lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu theo quy

định. Chủ động bố trí kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ.

- Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ qua các

hình thức trên phương tiện thông tin đại chúng (trang website của cơ quan) về

các văn bản như: Luật Lưu trữ, các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, các

văn bản quản lý, chỉ đạo của về công tác văn thư, lưu trữ của thành phố Hà Nội,

nhằm tuyên truyền sâu rộng ý thức, trách nhiệm đến từng cán bộ, công chức,

viên chức.

- Xây dựng ban hành văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ:

Tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng, ban hành mới các văn bản

về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định hiện hành như: Quy chế công

tác văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ cơ quan và hướng dẫn lập hồ sơ công việc;

thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ; quy chế khai thác sử dụng

tài liệu.

- Về công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ:

+ Tiếp tục kiện toàn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn

vị trực thuộc; tăng cường cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên

môn nghiệp vụ phù hợp với vị trí công tác;

+ Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho

công chức, viên chức tại cơ quan, đơn vị trực thuộc. Nội dung tập huấn, bồi

dưỡng tập trung vào những chuyên đề cụ thể như: Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,

tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trong

môi trường mạng; chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; số hóa tài

liệu lưu trữ;

+ Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ

cấp độc hại cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy

định của pháp luật hiện hành.

- Về công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp

luật về văn thư, lưu trữ:

+ Kiểm tra việc thực hiện Thông tư số 13/2013/TT-BNV và Thông tư số

14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ về tiêu chuẩn chức danh

công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;

+ Kiểm tra về hoạt động nghiệp vụ văn thư: Quy trình soạn thảo văn bản;

quy trình quản lý văn bản đi, văn bản đến; xây dựng danh mục hồ sơ của cơ

quan, tổ chức theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội

vụ; kiểm tra việc lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch

sử theo Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ, Quyết

định số 30/2017/QĐ-UBND ngày 11/9/2017 của Ủy ban nhân dân thành phố

Hà Nội về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ

quan.

+ Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu;

+ Kiểm tra các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Kế hoạch thu thập, chỉnh lý,

xác định giá trị tài liệu lưu trữ; công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu

trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và cơ sở vật chất dể bảo quản tài liệu lưu

trữ như hộp để tài liệu, giá để tài liệu, bìa hồ sơ, máy hút ẩm, điều hòa, bình

chữa cháy…); việc tổ chức triển khai, sử dụng tài liệu lưu trữ.

+ Kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu

trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày

31/10/2013 của Bộ Nội vụ và các văn bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà

Nội về chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ;

- Bố trí đủ diện tích kho lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho việc chỉnh lý tài liệu lưu

trữ; lập kế hoạch thu nộp tài liệu về kho lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; lập kế

hoạch tiêu hủy tài liệu đã chỉnh lý do trùng thừa, quá thời hạn lưu trữ theo quy

định.

1.4.3. Bài học kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng

Tổng cục Thuế Trung ương

Từ kinh nghiệm thực tiễn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và công tác

văn thư lưu trữ tại thành phố Hà Nội tác giả rút ra được những bài học kinh

nghiệm cho công tác văn thư lưu trữ tại Tổng cục Thuế

Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng, của Nhà nước và

Bộ Tài chính về công tác văn thư, lưu trữ, Tổng cục Thuế đã triển khai trong

toàn ngành Thuế thực hiện các quy định nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ

vào nề nếp, khoa học và hiệu quả.

Hàng năm, Tổng cục Thuế phải lập kế hoạch thu thập tài liệu, lên kế

hoạch chỉnh lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu về kho lưu trữ lịch sử, tiêu hủy tài liệu

hết giá trị sử dụng, bảo quản hồ sơ tài liệu và khai thác hồ sơ tài liệu phục vụ

công việc trong cơ quan cũng như ngoài ngành khi có yêu cầu. Bên cạnh đó,

công tác chỉ đạo toàn ngành về công tác văn thư, lưu trữ; lập kế hoạch kiểm tra

chéo công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời thực hiện chế độ báo cáo thống kê

định kỳ, đột xuất khi có yêu cầu của Bộ Tài chính.

Để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ trong toàn ngành Thuế, Tổng cục

Thuế đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, về nhân

sự, nhiệm vụ công tác trong năm và phương hướng trong thời gian tới. Cục

Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương căn cứ vào nhiệm vụ công tác

được giao, tiến hành công việc và tổng hợp cuối năm báo cáo Tổng cục. Tổng

cục Thuế cũng đã có văn bản về kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ để trong

toàn ngành có cơ hội thực tế học hỏi và trao đổi kinh nghiệm, rút kinh nghiệm,

hạn chế sai sót, mang lại những hiệu quả cao, văn bản được ban hành đúng thể

thức và kỹ thuật trình bày, quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ, hồ sơ tài liệu

quản lý được khoa học. Công tác thu thập, bảo quản, quản lý sử dụng và khai

thác tra tìm hồ sơ, tài liệu an toàn, hiệu quả, tìm kiếm nhanh chóng tạo điều

kiện thuận lợi cho các nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Cùng với chương trình cải cách và hiện đại hóa hệ thống Thuế; việc ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn thư, lưu trữ cũng đã được

cơ quan thuế các cấp quan tâm, đẩy mạnh đầu tư trang bị và phát triển các

chương trình phần mềm tin học vào các khâu quản lý văn bản như: Chương

trình quản lý và điều hành EdocTC của ngành Tài chính nhằm hiện đại hóa

công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu, hồ sơ lưu trữ.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Trong chương 1, luận văn đã hệ thống toàn bộ các lý luận chung về công

tác văn thư, lưu trữ như: Khái niệm, nội dung, yêu cầu, ý nghĩa, tính chất, chức

năng, mục đích, mối quan hệ, các yếu tố ảnh hưởng, kinh nghiệm tại địa

phương, v.v…qua phần tổng quan các nghiên cứu có liên quan đến đề tài cho

thấy công tác văn thư, lưu trữ là vấn đề quan trọng và được các nhà nghiên cứu

quan tâm, các nghiên cứu sau kế thừa các nghiên cứu đi trước và hoàn thiện

dần các nghiên cứu khoa học, nhằm ứng dụng cho quản lý và đánh giá hiệu quả

công tác văn thư, lưu trữ.

Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đã đặt ra cho thực tiễn

nghiên cứu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế

Trung ương. Điều đó cho thấy đề tài luận văn” Công tác văn thư, lưu trữ tại

Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương” là vấn đề cần thiết để nghiên cứu.

Những vấn đề lý luận trên đây sẽ được vận dụng để phân tích, đánh giá thực

trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương ở

chương 2.

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI

VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG

2.1. Giới thiệu tổng quan về cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương

2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương

2.1.1.1. Vị trí và chức năng

Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng

tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu nội

địa trong phạm vi cả nước, bao gồm: Thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác

của ngân sách nhà nước

Sơ đồ bộ máy cơ quan Tổng cục Thuế ở Trung ương

Lãnh đạo Tổng cục Thuế

Văn phòng

Vụ

Vụ dự

Vụ kê

Vụ

Vụ tuyên

Vụ Tổ

Vụ Hợp

và đại diện

Chính

Pháp

toán

khai và

quản lý

truyền

chức

tác quốc

Văn phòng

sách

chế

thu

kế toán

thuế

và HT

cán bộ

tế

tại TP HCM

thuế

TNCN

Vụ Quản

Vụ quản lý

Vụ

Thanh

Cục

Ban cải

Tạp

Trường

lývà cưỡng

thuế

Kiểm tra

tra

Công

cách và

chí

Nghiệp

chế nợ

doanh

nội bộ

Tổng

nghệ

hiện đại

thuế

vụ Thuế

thuế

nghiệp lớn

cục thuế

thông tin

hóa

* Về nguồn nhân lực

Tại cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương tính đến năm 2017 có tổng số

là: 882 cán bộ, công chức, viên chức và người lao động. Trong những năm gần

đây Tổng cục Thuế luôn quan tâm đến công tác đào tạo cán bộ có trình độ cao

(Tiến sĩ, Thạc sĩ). Về trình độ chuyên môn đến thời điểm năm 2017 là: Trình

độ Tiến sĩ: 12 người đạt 2%; trình độ thạc sĩ: 266 người đạt 13%; trình độ đại

học: 488 người đạt 55%; còn lại là bằng cao đẳng, Trung cấp: 116 người đạt

30%

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Thuế

Trung ương

2.1.2.1. Nhiệm vụ của Văn phòng

1. Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế để trình Bộ trưởng Bộ Tài chính

kế hoạch hoạt động hàng năm của ngành Thuế.

2. Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế xem xét, quyết định:

a) Quy chế làm việc của Tổng cục Thuế, nội quy cơ quan, chương trình

kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Tổng cục Thuế;

b) Cung cấp thông tin cho các cơ quan báo chí, cơ quan thông tin đại

chúng sau khi được phê duyệt.

2. Giúp lãnh đạo Tổng cục Thuế theo dõi, đôn đốc, điều phối hoạt động

của các đơn vị thuộc Tổng cục trong việc thực hiện chương trình công tác, chấp

hành quy chế làm việc của Tổng cục và chế độ báo cáo theo quy định; báo cáo

Tổng cục trưởng theo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện

nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Tổng cục Thuế.

3.Tổng hợp, đánh giá kết quả triển khai chương trình, kế hoạch công tác

theo định kỳ của cơ quan Tổng cục Thuế; đề xuất với lãnh đạo Tổng cục các

biện pháp chỉ đạo triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo đúng tiến độ.

4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế

chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị

của lãnh đạo Tổng cục Thuế.

5. Rà soát nội dung, thể thức, thủ tục hành chính các văn bản do các đơn

vị thuộc Tổng cục Thuế soạn thảo trước khi trình cấp có thẩm quyền ban hành.

6. Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định về thủ tục

hành chính, quản lý công văn, giấy tờ, nghiệp vụ quản lý công tác văn thư, lưu

trữ và công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong toàn ngành.

7. Sơ kết, tổng kết, đánh giá, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình hoạt

động của toàn ngành Thuế theo quy định.

8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế giao.

2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức và nguồn lực của Văn phòng

* Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Văn phòng

Lãnh đạo Văn phòng

Phòng Hành Phòng Thư Phòng Tài Vụ Phòng Quản trị

chính - lưu ký – Tổng

trữ hợp

(Nguồn: Tổng cục Thuế năm 2017)

* Về nguồn lực

Văn phòng cơ quan Tổng cục Thuế tính đến năm 2017 có tổng số là 96

cán bộ, công chức và người lao động, trong đó: Trình độ Tiến sĩ: 01 người đạt

1%; trình độ thạc sĩ: 18 người đạt 19%; trình độ đại học: 34 người đạt 35%;

còn lại trình độ cao đẳng, trung cấp và hợp đồng lao động theo Nghị định 168

(số lượng hợp động chủ yếu là ở phòng Quản trị) (xem biểu đồ 2.4)

2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Thuế

Trung ương

2.2.1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách

Công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Thuế rất được chú trọng bởi

đây là đầu mối cung cấp và đảm bảo thông tin đầu ra, đầu vào của cơ quan;

đồng thời có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và giải quyết văn bản.Vì vậy, mà

việc tổ chức sắp xếp một mô hình phù hợp với cơ quan là điều không hề đơn

giản.

- Về tổ chức bộ máy: Phòng Hành chính - lưu trữ gồm có 03 bộ phận là:

+ Bộ phận tiếpnhận và quản lý văn bản đến;

+ Bộ phận quản lý và giải quyết văn bản đi;

+ Bộ phận lưu trữ.

- Về biên chế:

+ Tính đến ngày 31/12/2017 tổng số biên chế của phòng là 14 công chức:

Trong đó có 03 phó trưởng phòng( 01 phó phòng giao quyền phụ trách phòng)

và 11 công chức.

+ Trình độ chuyên môn: Trình độ đại học và trên đại là 90%, còn lại 10%

là trung cấp.

Mọi văn bản đi, đến đều tập trung về bộ phận văn thư cơ quan Tổng cục

Thuế. Các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế đều có từ 1 đến 2 văn thư chuyên

trách của đơn vị mình.

2.2.2. Quy định về giải quyết văn bản

2.2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản

Là một cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương, tham mưu, dự thảo

các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực Thuế, trình Bộ Tài chính ban hành,

nên việc soạn thảo và ban hành văn bản của Tổng cục Thuế luôn tuân thủ theo

đúng các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của nhà nước

quy định tại các Nghị định, Thông tư, công văn của Chính phủ, các Bộ: Bộ Nội

vụ, Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính.

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định

về công tác văn thư;

Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về kỹ thuật soạn thảo và ban

hành văn bản;

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể

thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp

luật liên tịch;

Công văn số 6815/BTC-VP ngày 06/6/2005 của Bộ Tài chính về thống

nhất kỹ thuật trình bày văn bản;

Về quyền hạn ban hành văn bản đã được quy định tại Điều 14, Quyết

định số 106/QĐ-BTC ngày14/01/2010 của Bộ Tài chính, cụ thể trong quyền

hạn của Tổng cục Thuế và những quy định do Bộ Tài chính quy định: Dự thảo

Thông tư, ban hành Quyết định, chương trình, kế hoạch, công văn, thông báo,

đề án, dự án, v.v..;

Tổng cục Thuế có thể ký thừa ủy quyền (TUQ) Bộ trưởng Bộ Tài chính

trong một số văn bản;

Chánh Văn phòng và Vụ trưởng các Vụ, đơn vị được ký thừa lệnh (TL)

Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế trong các văn bản chuyên môn của Vụ (được

quy định cụ thể trong quy chế làm việc của Tổng cục Thuế tại Quyết định số

1808/QĐ-TCT ngày 10/10/2014).

Các bước tiến hành soạn thảo, ban hành văn bản:

Các văn bản của Tổng cục Thuế rất đa dạng và phong phú được soạn

thảo toàn bộ trên máy vi tính và quản lý file trong mạng LAN của Tổng cục

Thuế. Tuy nhiên, quá trình soạn thảo và ban hành văn bản đều tuân theo quy

trình chung:

+ Xác định mục đích giới hạn của văn bản, đối tượng giải quyết và thực

hiện văn bản;

+ Chọn thể loại văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin;

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo (có những trường hợp hồ

sơ cần phải lấy ý kiến từ các Vụ, đơn vị chuyên môn hoặc thẩm định);

+ Trình lãnh đạo Vụ, đơn vị - lãnh đạo Tổng cục – lãnh đạo Bộ Tài chính

duyệt bản thảo;

+ Nhân bản văn bản;

+ Hoàn thiện văn bản để ban hành;

+ Ban hành văn bản.

Đối với các văn bản đặc biệt: Dự thảo Thông tư, các công văn có nội

dung liên quan đến xử lý chính sách thuế mới hoặc chính sách chưa được quy

định rõ ràng trong Luật thì phải được lấy ý kiến của các Vụ, Bộ liên quan và

được sự thẩm định của Vụ Pháp chế hoặc Bộ Tư pháp trước khi duyệt bản thảo.

Quá trình thực hiện các quy trình ban hành văn bản của Tổng cục Thuế

được tổ chức rất chặt chẽ và nghiêm ngặt. Đặc biệt là sự theo dõi của Văn phòng

đối với các văn bản trước khi ban hành rất sát sao: Phòng thư ký với những

chuyên viên có trình độ chuyên môn vững và được tập huấn kỹ về công tác văn

thư, thể thức văn bản cũng như quy trình soạn thảo ban hành văn bản. Mọi văn

bản của Tổng cục Thuế đều quy định cụ thể việc ký nháy đối với những người

có trách nhiệm về mặt nội dung cũng như hình thức trong văn bản. Điều này

khiến cho các công chức có trách nhiệm hơn trong việc thu thập thông tin và

xử lý công việc bằng ban hành văn bản.

Mọi văn bản của Tổng cục Thuế trước khi khi trình lãnh đạo Tổng cục

phải được đưa qua phòng Thư ký. Tại đây, thư ký Tổng cục có trách nhiệm

xem xét toàn bộ nội dung trong văn bản có phù hợp với thẩm quyền ban hành

của Tổng cục Thuế không, nội dung văn bản có cần thiết phải được thẩm định

hay lấy ý kiến của các Vụ, đơn vị liên quan không, thể thức văn bản đã đúng

và phù hợp chưa v.v…, sau tất cả những theo dõi chuẩn mực của thư ký thì dự

thảo văn bản mới được trình lên lãnh đạo Tổng cục, trình Bộ xem xét và có các

chỉ đạo cụ thể đối với từng văn bản trước khi ký duyệt ban hành.

2.2.2.2.Công tác quản lý văn bản đến

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Tổng cục Thuế, Văn phòng Tổng

cục Thuế đã ban hành Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16/11/2015 của Tổng

cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý văn

bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế (Quyết định này thay thế cho Quyết

định số 953/QĐ-TCT ngày 28/7/2008).

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến theo một quy trình. Các cán bộ

văn thư chuyên trách của Tổng cục thuế sẽ làm công việc này. Văn bản đến

Tổng cục Thuế rất đa dạng và phong phú từ nhiều nguồn khác nhau với nhiều

hình thức khác nhau. Hàng năm Tổng cục Thuế tiếp nhận khoảng hơn 50.000

văn bản đến các loại. Vì vậy, cán bộ xử lý công văn đến phải rất cẩn thận để

tránh nhầm lẫn.

Quy trình văn bản đến được thống nhất theo các bước cơ bản sau đây:

* Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến:

- Các loại văn bản của các tổ chức,cá nhân gửi đến cơ quan Tổng cục

Thuế tập trung tại phòng Hành chính - lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế;

- Các văn bản của người nộp thuế có vốn đầu tư nước ngoài, người nước

ngoài đang làm việc hoặc hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam phải sử

dụng tiếng Việt. Trường hợp văn bản của các cơ quan, cá nhân nước ngoài

không có bản dịch tiếng Việt thì chuyển Vụ Hợp tác quốc tế của Tổng cụcThuế

để dịch trước khi trình lãnh đạo Tổng cục hoặc chuyển Vụ, đơn vị chức năng;

- Hàng ngày, khi tiếp nhận văn bản do các nơi gửi đến, bộ phận tiếp nhận

văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng ngoài bì, nơi nhận,

v.v… nhằm phát hiện những hư hỏng, sai sót, mất mát trước khi ký nhận.

2. Bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn bản đến.

a) Bóc bì văn bản đến: Cán bộ văn thư Tổng cục Thuế là người trực tiếp

nhận và bóc bì văn bản đến theo quy định tại quy chế này.

Mọi văn bản đến kể cả văn bản ngoài bì có đóng dấu chữ ký hiệu “C”

tương đương “Mật” đều được bóc tách khỏi bì để phân loại xử lý, trừ các trường

hợp sau đây:

+ Những bì có đóng dấu các chữ ký hiệu độ mật “A”,” B” tương đương

“Tuyệt mật”, ” Tối mật”, “ Chỉ người có tên mới được bóc bì”;

+ Những bì gửi đích danh tên người nhận (không phân biệt người gửi ở

cơ quan, tổ chức hay cá nhân).

b) Đóng dấu văn bản đến.

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại phòng Hành chính -Lưu trữ

phải được đóng dấu đến. Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng

giấy trắng, lề trái dưới dòng số, ký hiệu, trích yếu hoặc lề phải dưới dòng ngày,

tháng, năm;

- Đối với những văn bản” Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”; bì gửi đích

danh tên cho lãnh đạo Tổng cục, tên riêng cá nhâncủa các Vụ, đơn vị thì đóng

dấu đến vào bì, nhập máy trả về từng ô của các Vụ, đơn vị có tên.

c) Phân loại sơ bộ:

Văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau:

- Loại phải xử lý gấp;

- Loại bình thường;

- Loại không hợp thức hành chính: Văn bản của cơ quan, tổ chức ở trong

nước không có chữ ký, con dấu, thiếu ngày, tháng, năm… được trả lại nơi gửi;

- Loại không phải đăng ký vào sổ: Sách báo, tạp chí, bản tin; các báo cáo

thống kê thu nộp ngân sách định kỳ;

Sau khi văn bản được đóng dấu đến, văn thư Tổng cục Thuế phải sắp xếp

văn bản theo thứ tự ưu tiên xử lý: Văn bản hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn, bóc xem

ngay; mời họp, hội thảo; văn bản có ghi rõ thời hạn phải hoàn thành, v.v…và

cuối cùng là các loại văn bản thường, thư điện tử, các thông báo, chỉ đạo của

Bộ Tài chính.

d) Phân loại theo mã số văn bản đến:

Lãnh đạo phòng Hành chính - lưu trữ đọc và phân loại văn bản, ghi mã

loại theo bảng phân loại mã đến và chuyển các Vụ, đơn vị hoặc trình lãnh đạo

Tổng cục.

Toàn bộ văn bản đến được phân loại theo thứ tự từ số 01 đến 09, trong

đó mã số 01,02,03 và 05 là văn bản bắt buộc phải trả lời, các mã số còn lại tùy

thuộc vào từng trường hợp cụ thể, lãnh đạo Tổng cục và lãnh đạo các Vụ, đơn

vị chỉ đạo trả lời hoặc hướng dẫn chung.

Bảng 2.1 Phân loại mã số văn bản đến

Loại 1

Mã số 01

Văn bản hỏi về chính sách chế độ

Loại 2

Mã số 02 Văn bản đế nghị miễn, giảm thuế, xóa nợ thuế

Mã 0201 Miễn, giảm thuế, hoàn thuế

Trong đó

Mã 0202 Xóa nợ thuế, tiền phạt

Mã số 03 Đơn thư tố cáo, khiếu nại về thuế, về cán bộ thuế

Loại 3

Mã 0301 Đơn khiếu nại, tố cáo về thuế

Mã 0302 Đơn thư tố cáo công chức, viên chức ngành thuế

Loại 4

Mã số 04 Các văn bản quy phạm pháp luật

0401

Luật

0402

Nghị định

Trong đó

0403

Quyết định, Nghị quyết

0404

Chỉ thị

0405

Thông tư

Loại 5

Mã số 05 Các văn bản dự thảo đề nghị Tổng cục Thuế tham gia ý kiến

Loại 6

Mã số 06 Các loại báo cáo

Loại 7

Mã số 07 Các loại giấy mời

Loại 8

Mã số 08 Các loại văn bản khác

Trong đó

08.2 Văn bản tiếng nước ngoài

Loại 9

Mã số 09 Các loại văn bản mật

( Nguồn: Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16/11/2015 của Tổng cục Thuế)

3 .Đăng ký văn bản đến

Toàn bộ văn bản đến sau khi đã được phân loại, văn thư Tổng cục Thuế

nhập vào phần mềm quản lý công văn của Tổng cục theo số thứ tự, ngày nhận

văn bản, đối với văn bản Mật phải ghi chép vào một sổ công văn đến để theo

dõi riêng (mẫu sổ công văn đến được nêu trong bảng 2.3) trước khi trình lãnh

đạo Tổng cục hoặc chuyển các Vụ, đơn vị giải quyết. Văn bản đến ngày nào thì

được đăng ký, trình, chuyển giao ngay trong ngày.

* Trình và chuyển giao văn bản đến

1.Văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục:

Văn bản phải trình Lãnh đạo Tổng cục gồm các loại sau đây:

- Văn bản quy phạm pháp luật (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Chỉ thị,

Thông tư); văn bản của các cơ quan Đảng, Nhà nước, Quốc hội, Chính phủ, các

Bộ, ban, ngành ở Trung ương, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc

Trung ương; văn bản có liên quan đến vụ án, đơn thư khiếu tố công chức, viên

chức ngành Thuế, báo cáo kết quả giải quyết đơn thư theo chỉ đạo của Tổng

cục Thuế và Bộ Tài chính; văn bản Mật; giấy mời họp;

- Lãnh đạo phòng Hành chính phân loại văn bản đến, để riêng văn bản

phải trình lãnh đạo Tổng cục, đối với các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản

chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Tài chính, hoặc văn bản có nội dung phải trình lãnh

đạo Tổng cục thì phải gắn phiếu trình và chuyển cho lãnh đạo Văn phòng ký

trình(mẫu phiếu trình số 20 được nêu trong phụ lục 1);

- Lãnh đạo Văn phòng đọc nội dung làm thủ tục trình lãnh đạo Tổng cục,

đề xuất đơn vị giải quyết văn bản đến, ký phiếu trình lãnh đạo Tổng cục theo

lĩnh vực phân công phụ trách;

2.Văn bản chuyển Cục Thuế, Bộ Tài chính.

a. Văn bản chuyển Cục Thuế

Căn cứ quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế về việc phân cấp xử lý

vướng mắc về thuế thì những văn bản người nộp thuế hỏi thuộc phạm vi Cục

Thuế giải quyết, nhưng chưa được Cục thuế trả lời; phòng Hành chính làm

phiếu chuyển, lãnh đạo Văn phòng ký để chuyển Cục Thuế ngay trong ngày,

đồng thời gửi người nộp thuế biết. Văn thư Tổng cục gửi phiếu chuyển hồ sơ

kèm theo bản chính văn bản hỏi về Cục Thuế; chuyển Vụ, đơn vị liên quan bản

photocopy để theo dõi đôn đốc của Cục Thuế giải quyết;

b. Văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính giải quyết

Đối với những văn bản thuộc chức năng của Bộ Tài chính (trừ trường hợp

có ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ) thì phòng Hành chính làm phiếu chuyển

Bộ Tài chính giải quyết.

3. Văn bản chuyển thẳng các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế giải quyết:

Trừ các loại văn bản ở điểm 1 và 2 nêu trên, các văn bản còn lại phải trả

lời thì phải lập phiếu gửi về các Vụ, đơn vị xử lý theo chức năng, nhiệm vụ của

Tổng cục phân công (mẫu phiếu gửi số 21 được nêu trong phụ lục 2).

4.Văn thư các Vụ, đơn vị (văn thư Vụ):

a) Mỗi Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế được bố trí 01văn thư chuyên

trách (sau đây gọi là văn thư Vụ), đăng ký họ, tên, hộp thư điện tử với phòng

Hành chính – Lưu trữ, phòng Thư ký – Tổng hợp để phối hợp giao, nhận, ký

văn bản hàng ngày.

b) Văn thư các Vụ có trách nhiệm nhận hồ sơ từ phòng Hành chính - lưu

trữ ít nhất mỗi ngày 04 lần, hai lần vào buổi sáng từ 8 giờ đến 10 giờ, hai lần

buổi chiều từ 13 giờ đến 15 giờ; quản lý, lưu giữ hồ sơ tại Vụ theo quy định;

phối hợp với Văn phòng sắp xếp hồ sơ, tài liệu in, sao của Vụ; trường hợp văn

bản “gấp” phải nhận bất kỳ lúc nào khi yêu cầu của Văn phòng;

c) Khi nhận văn bản của đơn vị từ phòng Hành chính – Lưu trữ, văn thư

Vụ phải kiểm tra đối chiếu số lượng văn bản thực tế so với danh mục ghi trên

sổ và ký nhận vào bản lưu của phòng Hành chính – lưu trữ;

d) Ngoài việc nhận văn bản bằng giấy, văn thư Vụ có trách nhiệm theo

dõi văn bản, thông tin chỉ đạo của Tổng cục Thuế, của Bộ Tài chính và các đơn

vị trên mạng máy tính, trên chương trình quản lý và điều hành văn bản của

Tổng cục Thuế, báo cáo đầy đủ, kịp thời lãnh đạo Vụ, đơn vị để xử lý công việc

hàng ngày. Đồng thời, văn thư Vụ thực hiện cung cấp thông tin, gửi báo cáo,

các văn bản ban hành do Vụ, đơn vị soạn thảo qua mạng thư điện tử về trang

Website của Tổng cục Thuế.

* Giải quyết văn bản đến

1. Đối với các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế

a) Sau khi tiếp nhận văn bản từ phòng Hành chính, các Vụ, đơn vị có ý

kiến chỉ đạo về thời gian hoàn thành từng văn bản và giao cho công chức thuộc

đơn vị giải quyết; đối với văn bản gấp hoặc có đóng dấu độ khẩn phải xử lý

ngay không được để quá thời hạn quy định;

Những văn bản không có dấu đến, số đăng ký của Tổng cục Thuế ( trừ

trường hợp quy định riêng hoặc theo chỉ đạo gấp của lãnh đạo Bộ Tài chính

và lãnh đạo Tổng cục Thuế) các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục không được giải

quyết;

b) Cán bộ, công chức được phân công xử lý văn bản đến, đọc kỹ nội

dung, kiểm tra hồ sơ kèm theo (nếu có), nếu hồ sơ chưa đủ theo quy định thì

dự thảo văn bản để thủ trưởng đơn vị ký gửi đơn vị yêu cầu bổ sung kịp thời;

Khi cán bộ, công chức trình lãnh đạo Vụ, đơn vị duyệt bản thảo văn bản

phải có phiếu trình Tổng cục.

c) Lãnh đạo Vụ, đơn vị duyệt, chỉnh sửa, hoàn thiện nội dung bản thảo

văn bản, ký tắt cạnh dấu chấm hết(./.) đối với văn bản thuộc thẩm quyền Tổng

cục ký ban hành; ký tắt cạnh” Nơi nhận” đối với văn bản thuộc thẩm quyền ký

của Bộ Tài chính ký ban hành đồng thời ký phiếu trình lãnh đạo Tổng cục và

kèm theo phiếu trình Bộ để lãnh đạo Tổng cục ký trình Bộ; chữ ký tắt phải nhỏ

hơn 0,5cm2; (mẫu tờ trình Bộ số 07a,07b được nêu trong phụ lục 3)

2. Đối với Văn phòng Tổng cục Thuế:

Tất cả các văn bản trình lãnh đạo Tổng cục hoặc lãnh đạo Bộ, Chính phủ,

v.v...đều phải chuyển qua phòng thư ký thuộc Văn phòng để trình lãnh đạo

Tổng cục, trừ trường hợp có quy định riêng;

Phòng Thư ký – Tổng hợp có trách nhiệm theo dõi các văn bản trình lãnh

đạo Tổng cục từ khi văn bản đến, quá trình xử lý cho đến khi có văn bản ký ban

hành.

3. Đối với Lãnh đạo Tổng cục

Duyệt, sửa ký văn bản thuộc thẩm quyền của Tổng cục, ký phiếu trình

Bộ và ký tắt cạnh dấu chấm hết (./.) của văn bản dự thảo thảo thuộc thẩm quyền

Bộ ký ban hành, chữ ký tắt phải nhỏ hơn 0,5cm2. Lãnh đạo Tổng cục không ký

duyệt các văn bản do các Vụ, đơn vị trực tiếp trình (trừ trường hợp có quy định

riêng).

* Thời hạn hoàn thành việc giải quyết văn bản

1. Thời hạn hoàn thành và giải quyết văn bản

- Hồ sơ xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thời hạn thực hiện theo quy định

của pháp luật về khiếu nại, tố cáo;

- Đối với văn bản thường giải quyết theo thời hạn như sau: Công văn yêu cầu bổ sung hồ sơ, phiếu chuyển hồ sơ chậm nhất là 2 ngày làm việc; văn bản thuộc thẩm quyền của Tổng cục Thuế chậm nhất là 15 ngày làm việc; văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính chậm nhất là 20 ngày làm việc; các văn bản miễn, giảm thuế 30 ngày làm việc (nếu đủ hồ sơ); xóa nợ tiền thuế, tiền phạt và trường hợp miễn, giảm thuế cần kiểm tra thực tế là 60 ngày.

( Bảng quy định thời hạn xử lý văn bản được nêu trong bảng số 2.6)

Bảng 2.2 Bảng quy định thời hạn xử lý văn bản thường

Tổng số

Mã số

Luân chuyển trong văn phòng Tổng cục (ngày)

Trình lãnh đạo Tổng cục (ngày)

Trình Bộ (ngày )

Xử lý tại các vụ, đơn vị gồm cả thời gian lấy ý kiến và thẩm định hồ sơ (ngày) 3

6

7

4

5

2 12-14

2-4

15-20

2

01 8-12

1-2

0 10-15

2

01

2

10

6

01 1 - Văn bản thuộc thẩm quyền BTC - Văn bản về chính sách chế độ thuộc thẩm quyền TCT - Gia hạn nộp thuế - Xác nhận nghĩa vụ thuế

1

3

2

01 2 5

3 5

3 7

30 30

22 43

02 2 4

3 4

15 60

8 48

03 - Xét miễn, giảm thuế - Xóa nợ thuế, phạt, thuế, cần miễn giảm kiểm tra thực tế - Hoàn thuế trước, kiểm tra sau. - Hoàn thuế sau, kiểm tra trước. - Trả lời đơn thư KN,TC về thuế, cán bộ thuế lần đầu + Trường hợp phải kiếm tra xác minh + Trường hợp phức tạp hoặc ở vùng sâu, vùng xa + Trường hợp quá phức tạp

2 2 6 8

2 3 5 5

2 3 5 7

15 30 45 60

9 22 29 40

05 - Tham gia ý kiến với các Vụ, đơn vị - Trường hợp phức tạp

1-2 3

1

4

05

3 Tham gia ý kiến với các ngành, các Vụ, Bộ (các trường hợp gấp thì yêu cầu về thời gian của đơn vị đề nghị)

(Nguồn: Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16/11/2015 của Tổng cục Thuế )

2.Theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản

a) Văn phòng (phòng Hành chính - Lưu trữ và phòng Thư ký – Tổng

hợp) có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc việc giải quyết và luân chuyển văn

bản của cơ quan Tổng cục Thuế và các Vụ, đơn vị liên quan;

Hàng tháng vào ngày 25, Văn phòng thống kê các văn bản đến và văn

bản hoàn thành, đã lưu hành gửi các Vụ, đơn vị kiểm tra đối chiếu. Kết quả đối

chiếu của các Vụ, đơn vị phải gửi lại Văn phòng trước ngày 28 của tháng. Nếu

kết quả đối chiếu không gửi lại Văn phòng thì coi như Vụ, đơn vị đã thống nhất

kết quả của Văn phòng;

Phòng Hành chính - Lưu trữ in biểu tổng hợp văn bản đến, số lũy kế từ

ngày 01/01 đến ngày 25 của tháng báo cáo gồm các chỉ tiêu: Tổng số văn bản

đến phải giải quyết, văn bản đã giải quyết và văn bản tồn đọng;

Phòng Thư ký – Tổng hợp thông báo, đôn đốc số lũy kế từ ngày 01/01

đến ngày 25 của tháng báo cáo, gồm các chỉ tiêu: Văn bản đang trình duyệt,

văn bản đã duyệt chuyển lại các Vụ, đơn vị hoàn thiện tiếp nhưng chưa trình

lại để ký ban hành;

b) Vụ trưởng, thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm về nội dung và thời

hạn giải quyết văn bản;

Đối với những việc chậm trễ, sai sót trong giải quyết hồ sơ văn bản, văn

phòng và các Vụ, đơn vị phải kiểm điểm cụ thể, xác định rõ trách nhiệm của

từng khâu, đến từng cá nhân thụ lý và lãnh đạo Vụ, đơn vị.

Bảng 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Tổng cục Thuế( Ban hành kèm theo

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)

1. Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x

297mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình

……………….(1)………………..

………………(2)…………………

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

Năm: 20..(3)…………….

Từ ngày…….đến ngày….. (4)……..

Từ số……. đến số……….(5)…………

Quyển số:….. (6)…………

bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây:

Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển

sổ;

(6): Số thứ tự của quyển sổ.

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền

và đóng dấu trước khi sử dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng

giấy trống giữa từ số... đến số.. và Quyển số.

b) Phần đăng ký văn bản đến

Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3

(420mm x 297mm), bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Tên loại và Đơn vị, Ngày Tác Số, ký Ngày, Ký Số đến trích yếu người Ghi chú đến giả hiệu tháng nhận nôi dung nhận

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01,

27/7, 31/12.

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ

của người gửi đơn, thư.

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến.

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư. Đối với

những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi

bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có

thể viết tắt) và trích yếu nội dung. Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư

không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc

đơn, thư đó.

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến

phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,

ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v...).

Bảng 2.4 Mẫu dấu đến Tổng cục Thuế( Ban hành kèm theo Thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)

50mm

TỒNG CỤC THUẾ

Số: ………………

35 mm

ĐẾN

Ngày: …………..

Chuyển: ……………………

………………. …………….

Bảng 2.5 Số lượng văn bản đến từ năm 2013 đến năm 2017

Số TT Số lượng văn bản đến Năm

1 2013 41.438

2 2014 41.858

3 2015 42.775

4 2016 41.303

5 2017 42.676

210.050 Tổng cộng

(Nguồn: Văn phòng Tổng cuc Thuế )

2.2.2.3. Công tác quản lý văn bản đi

Việc quản lý văn bản đi được thực hiện thống nhất tại bộ phận văn thư

Tổng cục Thuế: Tiếp nhận, kiểm tra, rà soát và làm các thủ tục phát hành như

cho số, nhân bản, đóng dấu, nhập vào phần mềm quản lý công văn, đăng ký

vào sổ chuyển giao văn bản đi. Con dấu là điểm đáng chú ý nhất trong quá trình

ban hành và quản lý văn bản đi. Đó là yếu tố khẳng định vị trí pháp lý cũng như

hiệu lực thi hành văn bản. Toàn bộ văn bản đi (bản gốc) của Tổng cục được lưu

tại văn thư Tổng cục Thuế.

Tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương được

thực hiện theo quy trình ISO gồm các bước cơ bản sau:

1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện công việc để phát hành văn bản, văn thư của Tổng

cục theo dõi gửi văn bản đi kiểm tra lần cuối về thể thức, hình thức và kỹ thuật

trình bày văn bản, đảm bảo đúng quy định thì lưu hành.

- Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản (theo Thông tư số 01/2011/TT-

BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản hành chính).

- Nhân bản: Văn bản được nhân bản hoặc in theo đúng số lượng đã ghi

ở nơi nhận; đối với văn bản mật thực hiện theo Thông tư số 161/2014/TT-BTC

ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính quy định công tác bảo vệ bí mật của ngành

tài chính.

2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

a) Đóng dấu Tổng cục thuế.

- Văn thư đi thuộc phòng Hành chính - Lưu trữ là người giữ con dấu và

trực tiếp đóng dấu các văn bản đi của Tổng cục Thuế. Chỉ đóng dấu vào những

văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo các Vụ,

đơn vị và lãnh đạo Văn phòng (gọi tắt là người có thẩm quyền) được quy định

tại Quyết định số 1808/QĐ-TCT ngày 10/10/2014 của Tổng cục trưởng Tổng

cục Thuế ban hành quy chế làm việc tại cơ quan Tổng cục Thuế;

- Đóng dấu phải ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và chỉ dùng một loại

mực dấu màu đỏ tươi;

- Đối với văn bản cần đóng dấu giáp lai thì đóng ở chính giữa mép trên

bên phải trang giấy A4, mỗi trang phải có một phần con dấu.

b) Đóng dấu mức độ khẩn.

Tùy theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn

theo ba mức: Hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn;

Căn cứ vào ý kiến của các Vụ, đơn vị và chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục,

văn thư đi thực hiện đóng dấu theo mức độ khẩn phù hợp; không được tùy tiện

lạm dụng, đóng dấu mức độ khẩn vào văn bản đi;

Vị trí đóng dấu mức độ khẩn: Trang đầu, góc trái phía trên của văn bản.

c) Đóng dấu mức độ Mật: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số

161/2014/TT-BTC ngày 31/10/2014 của Bộ tài chính quy định công tác bảo vệ

bí mật nhà nước của ngành Tài chính.

3. Đăng ký văn đi

a) Lập sổ đăng ký văn bản đi gồm các loại sổ sau:

- Sổ đăng ký công văn đi do Tổng cục ký;

- Sổ đăng ký quyết định do Tổng cục ký;

- Sổ đăng ký công văn mật đi;

- Sổ đăng ký các loại hình chính khác (Tờ trình, thông báo, báo cáo,

mời họp, phiếu chuyển hồ sơ, công điện, công hàm …)

Bảng 2.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Tổng cục Thuế (Ban hành kèm theo

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)

1. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu

của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.

b) Phần đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3

(420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Ghi chú Người ký Nơi nhận văn bản Số, ký hiệu văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Tên loại và trích yếu nội dung Ngày, tháng văn bản

(2) (1) (3) (4) (5) (6) (7)

2. Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10

và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.

Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.

b) Đăng ký theo dõi văn bản đi trên mạng tin học

Toàn bộ các loại văn bản đi (trừ văn bản mật) đều được cập nhật dữ

liệu vào chương trình quản lý văn bản đi của Tổng cục Thuế

4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản gửi đi.

a) Chuyển phát văn bản qua bưu điện

Căn cứ nơi nhận trong văn bản, văn thư đi đóng dấu văn bản và cho vào

phong bì, dán kín, đề tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân nhận văn bản;

Văn bản đã ký, đóng dấu phải chuyển cho bưu điện phát ngay trong ngày,

chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo đảm bảo chính xác, an toàn tài liệu. Khi

giao bì thư, văn thư gửi văn bản đi yêu cầu bưu điện ký nhận vào sổ giao nhận

của Tổng cục (sổ gửi văn bản đi bưu điện được nêu tại bảng 2.11)

Bảng 2.7 Sổ gửi văn bản đi bưu điện (Ban hành kèm theo Thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)

1. Mẫu sổ

Sổ gửi văn bản đi bưu điện phải được in sẵn, kích thước: 210mm x

297mm hoặc 148mm x 210mm.

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của

sổ chuyển giao văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”.

b) Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu diện

Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ

A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm),

bao gồm 06 cột theo mẫu sau:

Nơi nhận văn bản Ghi chú Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Số lượng bì

(1) (2) (3) (4) Ký nhận và dấu bưu điện (5) (6)

2. Hướng dẫn ghi

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm gửi văn bản đi bưu điện; đối với những

ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7,

31/12.

Cột 2: Ghi số và ký hiệu của văn bản.

Cột 3: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản,

ví dụ: UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Cột 4: Ghi số lượng bì của văn bản gửi đi

Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấu

của bưu điện (nếu có).

Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác./.

b) Phát hành văn bản trực tiếp cho người nhận

Trường hợp tổ chức, cá nhân đến Tổng cục Thuế (không có giấy hẹn) đề

nghị được nhận trực tiếp thì phải có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức và ký

vào sổ giao nhận.

c) Chuyển phát văn bản qua mạng

Những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn hoặc gấp, phòng Hành chính

– Lưu trữ phải gửi qua mạng nội bộ hoặc fax để các cơ quan, đơn vị nhận và

xử lý kịp thời.

5. Lưu văn bản đi

Mỗi loại văn bản đi thuộc loại quyết định cá biệt: Miễn giảm thuế, xóa

nợ thuế, v.v…quyết định nhân sự đi nước ngoài chỉ được lưu hai bản (trong đó

bản gốc lưu tại văn thư cơ quan Tổng cục Thuế; bản chính lưu tại đơn vị soạn

thảo kèm theo hồ sơ xử lý).

Các văn bản còn lại thì được lưu ba bản, trong đó bản gốc lưu tại văn thư

Tổng cục; đơn vị soạn thảo 2 bản chính (văn thư bộ phận lưu 01 bản lưu hồ sơ

chung, 01 bản lưu hồ sơ đã xử lý).

Tất cả các loại văn bản đi của Tổng cục Thuế gồm các loại sau: Công

văn đi của Tổng cục Thuế soạn thảo do Bộ Tài chính ký(gọi chung là Công văn

Bộ); công văn đi do Tổng cục Thuế ký (gọi chung là công văn Tổng cục); Quyết

định Bộ, Quyết định Tổng cục; giấy mời họp, công điện, công hàm; phiếu

chuyển hồ sơ…(Số liệu của văn bản đi các loại của các năm từ 2013 đến 2017

được nêu tại bảng 2.8)

Bảng 2.8 Số lượng văn bản đi từ năm 2013 đến năm 2017

Số TT Số lượng văn bản đến Năm

1 2013 9.732

2 2014 9.719

3 2015 11.535

4 2016 17.263

5 2017 16.092

Tổng cộng 64.341

(Nguồn: tại cơ quan Tổng cuc Thuế Trung ương)

2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu

Dấu của cơ quan Tổng cục Thuế có hình Quốc huy, ngoài dấu cơ quan

còn có các dấu chức danh, dấu chỉ mức độ Mật, khẩn, dấu tên,.v.v…con dấu

của cơ quan Tổng cục Thuế được quản lý theo đúng quy định của pháp luật và

Bộ Tài chính cũng như quy chế làm việc của Tổng cục Thuế quy định;

Lãnh đạo Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu;

Văn thư cơ quan là người trực tiếp giữ con dấu các loại và thực hiện

đóng dấu vào các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

Dấu được đóng theo đúng quy định của nhà nước về thể thức cũng như

ý nghĩa của việc đóng dấu: Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký về bên trái; dấu treo, dấu

giáp lai…

2.2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

Công tác lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu

hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc thành hồ sơ theo những

nguyên tắc và phương pháp nhất định. Việc lập hồ sơ có vị trí rất quan trọng

bởi đây là cơ sở để xác định nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, là cơ sở để tiến

hành các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Tuy nhiên, công tác lưu trữ chỉ

được tiến hành tốt khi văn bản, tài liệu đã được lập theo đúng phương pháp,

nguyên tắc từ các Vụ, đơn vị trong cơ quan và nộp lưu vào lưu trữ đúng thời

hạn quy định;

Việc lập hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế sẽ phục vụ tốt cho việc tra tìm

nhanh chóng để giải quyết công việc một cách kịp thời và có hiệu quả. Quản lý

tài liệu được chặt chẽ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước và của cơ

quan, tạo điều kiện cho việc tra tìm trước mắt và lâu dài;

Quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Tổng cục Thuế được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Cán bộ tại các Vụ, đơn vị cùng với cán bộ văn thư tại đơn vị đó

lập hồ sơ hoàn thành (cán bộ xử lý có trách nhiệm thu thập thông tin, bổ sung

các văn bản cần thiết để lập thành hồ sơ công việc);

Bước 2: Cán bộ các đơn vị lập danh mục hồ sơ cá nhân (Mẫu danh mục

hồ sơ được nêu tại bảng 2.9)

Bước 3: Cán bộ đơn vị, cán bộ văn thư và lãnh đạo đơn vị đó xác định

hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;

Bước 4: Cán bộ văn thư tại các đơn vị và lãnh đạo đơn vị thống nhất;

Bước 5: Sau khi đã thống nhất tài liệu nộp lưu thì cán bộ văn thư các Vụ,

đơn vị và cán bộ lưu trữ Văn phòng làm biên bản bàn giao nhận hồ sơ tài liệu;

Có thể nói, việc lập hồ sơ tại cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện khá

chặt chẽ, đúng quy định của Nhà nước, chất lượng hồ sơ được lập tương đối

tốt. Ý thức cán bộ trong công tác lập hồ sơ đã được cải thiện trong những năm

gần đây. Đầu năm, cán bộ làm về lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế tổng hợp

và lập danh mục hồ sơ cho cả cơ quan. Do vậy, công tác lập hồ sơ được diễn

ra chủ động, khoa học và hợp lý.

Tuy nhiên, việc lập hồ sơ của một số cán bộ, công chức trong những

trường hợp thiếu trách nhiệm còn chưa được tốt: Tài liệu trong hồ sơ chưa được

thu thập đầy đủ, chưa sắp xếp và biên mục, chưa loại được tài liệu không còn

giá trị và tài liệu trùng thừa. Khi nộp tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan thì cán bộ

lưu trữ lại phải sắp xếp, loại tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa và biên mục

hồ sơ;

Theo tác giả, lãnh đạo Tổng cục Thuế chỉ đạo và yêu cầu các Vụ, đơn vị,

cá nhân trực tiếp giải quyết công việc và lập hồ sơ cần phải làm tốt và đầy đủ

các yêu cầu của việc lập hồ sơ. Như vậy, hồ sơ được lập mới phản ánh rõ được

chức năng, nhiệm vụ của cơ quan góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ;

Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế cũng được thực

hiện khá nghiêm túc và đúng thời gian quy định. Tổng cục Thuế hiện nay có

hai kho lưu trữ tài liệu: Một kho lưu trữ tại cơ quan Tổng cục tại địa chỉ số 123

phố Lò Đúc và một kho lưu trữ Hào Nam tại ngõ 466 Đê La Thành, Tổng cục

đã thu và bảo quản tài liệu từ năm 1992 đến nay.

Tuy nhiên, việc giao nộp hồ sơ đến thời hạn vào lưu trữ cơ quan chưa

được thực hiện nghiêm túc tại một số Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế. Một số

Vụ, đơn vị do bận công việc, tài liệu của Vụ đó quá ít, Vụ đó muốn giữ lại tài

liệu để tiện tra tìm nhanh hoặc do văn thư của Vụ không thực hiện giao nộp vào

lưu trữ cơ quan, đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan thì tài liệu của các năm đó đã

được cán bộ lưu trữ cơ quan chỉnh lý từ mấy năm trước gây khó khăn trong

việc lập mục lục hồ sơ.

Vì vậy, Tổng cục Thuế cần có biện pháp thúc đẩy các Vụ, đơn vị trong

việc nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định, giúp cho công tác lưu

trữ của cơ quan Tổng cục thuế được tốt hơn và tránh được thất thoát tài liệu

trong hồ sơ. Điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, phục vụ khai

thác tài liệu sau này.

Bảng 2.9 Mẫu danh mục hồ sơ (ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-

BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ);

TÊN CQ, TC CẤP TRÊN TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC --------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----------------

DANH MỤC HỒ SƠ CỦA ….. (tên cơ quan, tổ chức)

Năm ….

(Ban hành kèm theo Quyết định số …. ngày … tháng …. năm của ….)

Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ

Ghi chú

Số và ký hiệu HS 1

2 Thời hạn bảo quản 3

Đơn vị/ người lập hồ sơ 4

5 I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN

1. Tên đề mục nhỏ

Tiêu đề hồ sơ

Bản Danh mục hồ sơ này có ………..(1) hồ sơ, bao gồm:

……………..(2) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu)

……………. (2) hồ sơ bảo quản có thời hạn.

Họ và tên

Hướng dẫn sử dụng:

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ (theo hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3

Điều 13 của Thông tư này)

Côt 2: Ghi số thứ tự và tên đề mục lớn, đề mục nhỏ; tiêu đề hồ sơ (theo

hướng dẫn tại Điểm d Khoản 3 Điều 13 của Thông tư này).

Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số

năm cụ thể;

Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ;

Cột 5: Ghi những thông tin đặc biệt về thời hạn bảo quản, về người lập

hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật v.v....

(1) Ghi tổng số hồ sơ có trong Danh mục.

(2) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có

thời hạn trong Danh mục./.

2.3. Thực trạng công tác lưu trữ

2.3.1. Tình hình tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của Tổng cục

Thuế

Bộ phận lưu trữ của Tổng cục Thuế gồm hai cán bộ chuyên trách lưu trữ

có bằng đại học chuyên môn về lĩnh vực lưu trữ. Việc bố trí riêng các cán bộ

chuyên trách làm công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản và phục vụ khai thác

sử dụng tài liệu được tốt hơn;

Đi liền với công tác văn thư, công tác lưu trữ cũng được Tổng cục quan

tâm chỉ đạo, hướng dẫn, tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ là văn thư của các Vụ,

đơn vị thuộc Tổng cục Thuế khá đều đặn hàng năm. Bên cạnh đó, còn triển

khai sát sao việc thực hiện các văn bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Cục văn

thư và lưu trữ Nhà nước như:

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày

04/4/2001;

- Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 về trách nhiệm quản

lý và thực hiện công tác lưu trữ;

- Nghị định số:111/2004/NĐ-CP ngày 28/4/2004 của Chính phủ về công

tác lưu trữ;

- Thông tư số: 15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011 của Bộ Nội vụ quy

định mức kinh tế -kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài

liệu lưu trữ nền giấy;

-Tổng cục Thuế đã ban hành các Quyết định, công văn chỉ đạo về công

tác văn thư, lưu trữ như:

Quyết định số: 1138TCT/QĐ-HC ngày 04/8/2003 về việc ban hành thời

hạn bảo quản tài liệu ngành thuế;

Quyết định số: 367TCT/QĐ-VP ngày 26/5/2005 của Tổng cục trưởng

Tổng cục Thuế ban hành quy chế về công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế;

Quyết định số: 1854/QĐ-TCT ngày 20/12/2011 của Tổng cục Thuế về

việc sửa đổi, bổ sung một số điểm của Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ban hành

quy chế về công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế;

Quyết định số: 1528/QĐ-TCT ngày 31/10/2007 của Tổng cục Thuế về

việc khen thưởng thành tích trong công tác văn thư lưu trữ;

Quyết định số: 2205/QĐ-TCT ngày 13/11/2015 của Tổng cục trưởng

Tổng cục Thuế về quy chế công tác lưu trữ ngành thuế;

Công văn số 1390/TCT-VP ngày 08/4/2008 về phân loại, chỉnh lý tài liệu

lưu trữ;

Thông báo số 155/TB-TCT về việc bảo quản hồ sơ khi xử lý, trả lời văn

bản về lưu trữ; Thông báo số 62/TB-TCT ngày 09/3/2011 về việc giao nộp tài

liệu vào kho lưu trữ Hào Nam;

Công văn số 767/TCT-VP ngày 08/3/2011 chỉ đạo về báo cáo công tác

văn thư, lưu trữ;

Tổng diện tích kho lưu trữ của Tổng cục thuế hiện có 400m2 kho đạt tiêu

chuẩn tại hai địa điểm: Tại trụ sở Tổng cục Thuế số 123 phố Lò Đúc và kho

lưu trữ Hào Nam tại ngõ 466 Đê La Thành, đang quản lý khoảng hơn 8000 hồ

sơ, tài liệu; kho lưu trữ Hào Nam được bố trí một nơi yên tĩnh, ít người qua lại

và được trang bị cơ sở vật chất cần thiết để bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt

nhất như: Hệ thống giá để tài liệu thông minh, hệ thống chiếu sáng; hệ thống

phòng cháy chữa cháy; máy điều hòa nhiệt độ, máy hút ẩm, máy hút bụi, quạt

thông gió, giá, bìa, hộp, cặp và các thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho cán bộ

làm công tác lưu trữ: Bàn làm việc, tủ cá nhân, điện thoại cố định, máy vi tính,

máy photocopy, máy fax, máy in…

Tuy nhiên, vị trí kho lưu trữ Hào Nam của Tổng cục Thuế như hiện nay

được bố trí ở xa nơi làm việc- nơi sản sinh ra tài liệu lưu trữ. Chính vì thế việc

tra tìm tài liệu của cán bộ khi cần để xử lý công việc gặp nhiều khó khăn, đều

đó gây chậm trễ tiến độ cho công tác giải quyết công việc.

2.3.2. Tình hình khối lượng tài liệu được bảo quản, lưu trữ

2.3.2.1. Thực trạng thành phần khối lượng tài liệu được bảo quản tại kho

lưu trữ Hào Nam của Tổng cục Thuế

Tổng cục Thuế là cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực thuế, là cơ quan

đầu ngành phụ trách 63 Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Vì thế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Tổng cục Thuế rất đa

dạng và số lượngnhiều. Hiện nay, tại kho lưu trữ Hào Nam của Tổng cục Thuế

đang bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Tổng cục Thuế giai đoạn năm 1996-2008.

Theo quy định tại khoản 6 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày

11/11/2011 quy định về Phông lưu trữ như sau: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài

liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức

hoặc của cá nhân”.

Tài liệu trong kho lưu trữ Hào Nam gồm có hai nhóm tài liệu sau đây:

* Nhóm tài liệu chung

Tài liệu về công tác hành chính tổng hợp; tài liệu về kế hoạch thống kê;

tài liệu về tổ chức cán bộ lao động tiền lương; tài liệu về đào tạo bồi dưỡng cán

bộ thuế; tài liệu nghiên cứu chính sách thuế, chế độ thuế và nghiên cứu khoa

học; tài liệu về tuyên truyền thi đua; tài liệu về công tác hành chính văn thư,

lưu trữ; tài liệu về tài chính kế toán; tài liệu về quản trị xây dựng cơ bản; tài

liệu về Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên…

*Nhóm tài liệu của ngành Thuế

Hồ sơ các loại thuế, phí, lệ phí và thu khác; tài liệu ứng dụng công nghệ

thông tin ngành Thuế; tài liệu ấn chỉ Thuế; tài liệu dự toán; tài liệu về thu nhập

đối với người có thu nhập cao; tài liệu về thanh tra; tài liệu về Tạp chí thuế; tài

liệu về quản lý Hiệp định và hợp tác quốc tế về Thuế.

2.3.2.2. Thực trạng chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Trong quý I hàng năm, bộ phận lưu trữ lập kế hoạch giao nộp tài liệu

cho các Vụ, đơn vị để các Vụ, đơn vị trong cơ quan Tổng cục Thuế tiền hành

thống kê, thu thập hồ sơ tài liệu về kho lưu trữ. Mỗi năm bộ phận lưu trữ thu

khoảng hơn 600m tài liệu tại các Vụ, đơn vị về kho lưu trữ cơ quan. Sau khi

thu tài liệu về kho lưu trữ, bộ phận lưu trữ lập kế hoạch chỉnh lý, thống kê, bảo

quản an toàn tài liệu, đồng thời tiến hành thu thập tài liệu về kho lưu trữ lịch sử

khi đến hạn (10 năm đối với khối tài liệu Vĩnh viễn), làm thủ tục tiêu hủy tài

liệu không còn giá trị sử dụng và phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu có

hiệu quả. Hàng năm, ngoài việc cung cấp phục vụ công việc hàng ngày, bộ

phận lưu trữ đã cung cấp khoảng hơn 500 hồ sơ vụ việc phục vụ Thanh tra

Chính phủ và Kiểm toán nhà nước. (Số liệu chỉnh lý được nêu trong bảng số

2.9)

Bảng 2.10 Số liệu chỉnh lý từng năm (từ năm 2013-2017)

Số TT Năm chỉnh lý Số mét/giá chỉnh lý thêm

1 2013 343,4

2 2014 354,2

3 2015 348

4 2016 586,6

5 2017 552,6

(Nguồn tại: Văn phòng Tổng cục Thuế )

Nhận xét

Như vậy là trong 5 năm từ 2013 đến 2017 số lượng chỉnh lý hồ sơ năm 2017

là 552,5 hồ sơ phải chính lý, nguyên nhân trong năn 2017 có nhiều chính sách thuế

được bàn hành nên số lượng chỉnh lý nhiều.

Số lượng hồ sơ tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế đã được chỉnh lý hoàn chỉnh trong

5 năm từ năm (2013-2017) được nêu tại bảng 2.15

Bảng 2.11 Số lượng tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý từ năm (2013-2017)

Đã chỉnh lý (hồ sơ) Năm Dự kiến tài liệu

STT chỉnh hết giá trị và Tổng Vĩnh viễn 20 năm 10 năm lý trùng thừa (mét) số

2013 5041 1 20 3.257 1.764 42,2

2014 10.862 2 147 6.635 4.080 32,6

2015 7.946 3 19 5.182 2.745 41,7

2016 3.880 4 06 1.495 2.379 400

2017 6.853 5 52 4.531 2.270 40,8

(Nguồn: Văn phòng Tổng cuc Thuế)

Nhận xét

Phòng Hành chính - Lưu trữ đã chủ trì xây dựng và trình Tổng cục ban

hành Quyết định số 2205/QĐ-TCT ngày 13/11/2015 về Quy chế công tác lưu

trữ ngành Thuế với 3 chương và 20 Điều. Quy chế quy định cụ thể về hệ thống

lưu trữ ngành Thuế; các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện từ khi thu thập hồ sơ

tài liệu vào kho lưu trữ hiện hành; lập hồ sơ; chỉnh lý tài liệu; nộp lưu hồ sơ

vào lưu trữ lịch sử; tiêu hủy tài liệu hết giá trị; thống kê; bảo quản hồ sơ tài liệu.

Quyết định số 2205/QĐ-TCT ngày 13/11/2015 được áp dụng chung trong toàn

ngành Thuế trong việc thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ.

2.3.2.3 tình hình giao nộp vào các trung tâm và kho lưu trữ cố định

Tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế thuộc nguồn tài liệu nộp vào

lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III. Việc tổ chức giao nộp tài liệu vào Trung

tâm lưu trữ quốc gia III cũng được Tổng cục Thuế chỉ đạo thực hiện nghiêm

túc. Hiện nay, tài liệu đã được chỉnh lý của Tổng cục Thuế giao nộp vào Trung

tâm lưu trữ quốc gia III từ năm (1990-1995). Tài liệu từ năm (1996-2004) cũng

đã được chỉnh lý và bảo quản tại kho lưu trữ Hào Nam; tài liệu của các năm

tiếp theo đến nay cũng được thu thập về kho để bảo quản và chỉnh lý, phục vụ

cho quá trình nghiên cứu, giải quyết công việc của các Vụ, đơn vị của cơ quan

Tổng cục Thuế.

2.3.2.4. Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng

của công tác lưu trữ. Việc kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, ngoài sự tác động của

cán bộ lưu trữ, phải có sự hợp tác, giúp đỡ của các ngành như: Xây dựng, vật

lý, hóa học, sinh học…

Tài liệu lưu trữ của Tổng cục Thuế là những tài liệu có giá trị thực tiễn,

giá trị lịch sử, hình thành trong quá trình hoạt động của các Vụ, đơn vị trực

thuộc Tổng cục Thuế được lựa chọn đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ, công tác

bảo quản tài liệu được thực hiện đúng theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày

03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật Lưu

trữ. Tài liệu lưu trữ cũng có rất nhiều loại như: Bằng giấy, băng, đĩa, máy ghi

âm nên công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cũng được lãnh đạo Tổng cục quan

tâm và tạo điều kiện để trang bị đầy đủ các thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ

như: Máy điều hòa, máy hút mùi, máy hút ẩm, thuốc để chống mối, mọt.,..

Tại Tổng cục Thuế tình hình bảo quản tài liệu được thực hiện khá tốt.

Lãnh đạo Tổng cục, Lãnh đạo Văn phòng luôn quan tâm, chỉ đạo và kiểm tra

tình hình bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ của cơ quan. Thông qua đó, Tổng

cục phải có kế hoạch nâng cấp kho lưu trữ và đầu tư những trang thiết bị hiện

đại, phù hợp để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ có hiệu quả. Hàng năm Tổng

cục đầu tư kinh phí mời chuyên gia tập huấn cho cán bộ lưu trữ về nghiệp vụ

bảo quản tài liệu và khai thác sử dụng tài liệu.

Mặc dù vậy, trong lĩnh vực bảo quản tài liệu tại Tổng cục Thuế còn một

số nhược điểm như sau:

- Biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu còn thủ công, ít có sự trợ giúp của

máy móc. Do vậy, cũng ảnh hưởng đến công tác bảo quản tài liệu;

- Số lượng cán bộ ít (02 người) và việc tra tìm tài liệu còn thủ công (mục

lục hồ sơ, bộ thẻ) chưa đáp ứng kịp thời nhu cầu của cánbộ đến khai thác tài

liệu;

Để khắc phục nhược điểm trên, đề nghị Lãnh đạo Tổng cục Thuế quan

tâm bổ sung thêm nhân sự về lưu trữ và sớm triển khai được phần mềm lưu

trữđể phục vụ cho việc khai thác tài liệu được tốt hơn.

2.3.3. Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Việc tổ chức an toàn và khoa học tài liệu là linh hồn của công tác lưu trữ;

việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu của công tác lưu trữ.

Ý thức được điều đó, tại kho lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương,

tài liệu được phân loại; lập hồ sơ; xác định giá trị; bổ sung và thống kê theo

đúng các khâu nghiệp vụ để đảm bảo cho ra đời một kho lưu trữ được tổ chức

một cách khoa học và hiệu quả nhất; tài liệu được sắp xếp theo phương pháp

khoa học, hợp lý giúp tạo ra sự tiện lợi cho việc quản lý, khai thác và sử dụng

tài liệu.

Hàng năm, Tổng cục đã rà soát, kiểm tra hồ sơ, tài liệu đúng quy định

như:

- Công tác lập hồ sơ, bổ sung hồ sơ được quy định rất rõ như: Tài liệu

nộp vào lưu trữ sau một năm phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, không giao

nộp từng bó, từng cặp lộn xộn. Đồng thời cũng phải lập biên bản giao nhận tài

liệu và phải đăng ký vào sổ nhập tài liệu. Do vậy, công tác này được diễn ra

thường xuyên và định kỳ nhằm hoàn thiện khối tài liệu trong kho lưu trữ.

- Các tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật như:

Các file văn bản quan trọng được scan lại; các đĩa CD, băng thu âm về các

chương trình tập huấn về thuế hay các bài phát biểu của lãnh đạo, các bản vẽ

kiến trúc xây dựng trụ sở làm việc của cơ quan, v.v… đều được giao nộp đúng

thời hạn và bảo quản theo đúng quy trình.

2.3.4. Tình hình sử dụng tài liệu tại cơ quan Tổng cục Thuế

- Hình thức mượn tài liệu là hình thức phổ biến, việc tổ chức cho mượn

tài liệu lưu trữ ở cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện rất tốt, các Vụ, đơn vị

trong quá trình làm việc cần đến văn bản, hồ sơ tài liệu trong vòng 5 năm trở

lại thì xuống trực tiếp bộ phậnlưu trữ để bộ phận lưu trữ tra tìm ngay tại kho

lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế, sau khi tra tìm xong bộ phận lưu trữ vào sổ và

có chữ ký của người mượn tài liệu.

Tài liệu lưu trữ chủ yếu là bản gốc nên bộ phận lưu trữ phải photocopy

để phục vụ người mượn tránh thất thoát tài liệu. Tuy nhiên, nếu cán bộ tại cơ

quan Tổng cục mà mượn tài liệu trước đó khoảng 7-10 năm trở về trước thì sẽ

mất thời gian vì tài liệu đó để ở kho lưu trữ Hào Nam cách xa cơ quan làm việc

nên cán bộ phải đến lưu trữ để được phục vụ, điều này gây trở ngại rất lớn cho

việc tra cứu tài liệu của cán bộ trong cơ quan.

- Đối tượng mượn tài liệu: Chủ yếu là các cán bộ trong cơ quan Tổng

cục Thuế mượn tài liệu để nghiên cứu, tra tìm, nhưng cũng có người ngoài cơ

quan vào mượn tài liệu, đối với người ngoài cơ quan thì phải có giấy giới thiệu

và ý kiến đồng ý của lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thuế.

- Về công cụ tra cứu tài liệu: Hiện nay, công cụ tra cứu khoa học trong

kho lưu trữ của Tổng cục Thuế mới chỉ xây dựng mục lục hồ sơ là chủ yếu, bên

cạnh cũng có bộ thẻ tra tìm tài liệu. Việc tra cứu trên máy vi tính đang được

triển khai và sẽ đưa vào sử dụng trong thời gian tới.

Thủ tục để tra tìm, khai thác tài liệu tại kho lưu trữ Hào Nam và lưu trữ

tại cơ quan Tổng cục rất đơn giản, thuận tiện cho cán bộ. Cán bộ trong nội bộ

cơ quan Tổng cục thuế có nhu cầu khai thác tài liệu để giải quyết công việc

được giao thì chỉ cần có giấy mượn tài liệu và có chữ ký của lãnh đao Vụ, đơn

vị gửi Văn phòng, lãnh đạo Văn phòng có ý kiến chuyển bộ phận lưu trữ là cán

bộ có thể tìm được hồ sơ mình cần tìm. Cán bộ đến mượn tài liệu đều được cán

bộ lưu trữ ghi vào sổ theo dõi và ký mượn, khi trả cán bộ lưu trữ kiểm tra lại

trước khi nhận tài liệu và ký nhận.

Cán bộ đến mượn tài liệu chỉ được sử dụng bản photocopy ngay tại kho

lưu trữ. Trừ trường hợp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế hoặc Bộ trưởng Bộ

Tài chính yêu cầu cần bản chính thì mới được phép mượn (nhưng phải có ý

kiến của Chánh Văn phòng) cán bộ lưu trữ mới cung cấp.

Trong 5 năm từ năm(2013-2017) số lượng cán bộ đến khai thác và số

lượng tài liệu, hồ sơ đưa ra phục vụ tại kho lưu trữ Tổng cục Thuế đã tăng lên

những năm gần đây, đối tượng khai thác chủ yếu là các Vụ: Chính sách, Quản

lý thuế Doanh nghiệp lớn,Kê khai và kế toán thuế, Quản lý thuế Thu nhập cá

nhân, Vụ khai thác nhiều nhất là: Vụ Chính sách, Vụ Quản lý thuế Doanh

nghiệp lớn và Vụ Kê khai và kế toán thuế. Điều đó chứng minh rằng, tài liệu

lưu trữ đã và đang phát huy được vai trò của mình và tư liệu đắc lực phục vụ

cho công việc nghiên cứu giải quyết công việc của cán bộ trong cơ quan.(Số

lượt liệu khai thác tài liệu lưu trữ được nêu trong Bảng 2.12)

Bảng 2.12 Số lượt người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ năm (2013-2017)

Lượt tài liệu Lượt người STT Năm khai thác (hồ Số bản chụp khai thác sơ)

139 1 2013 69 478

320 2 2014 72 522

320 3 2015 71 522

320 4 2016 385 850

385 5 2017 201 520

1484 798 2892

(Nguồn: Văn phòng Tổng cuc Thuế )

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức, sử dụng tài liệu ở

Tổng cục Thuế vẫn còn những tồn tại nhất định như: Cán bộ lưu trữ ít (02

người) không đáp ứng được nhu cầu tra tìm, khai thác tài liệu của 19 Vụ, đơn

vị; các phương tiện, thiết bị phục vụ khai tài liệu còn thô sơ; các hình thức tổ

chức sử dụng còn nghèo nàn; tồn tại lớn nhất hiện nay là Tổng cục Thuế chưa

lập được cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm, công cụ tra tìm chủ yếu vẫn là mục

lục hồ sơ. Vẫn chưa thể tra cứu tài liệu trên máy được.

Đặc biệt việc tổ chức phòng đọc cho việc tra cứu tài liệu còn chưa có.

Chủ yếu các cán bộ công chức khi muốn tra cứu hồ sơ, tài liệu đều phải

photocopy rồi mang về nơi làm việc để nghiên cứu. Điều này gây ra sự lãng phí

không cần thiết cho cơ quan và cho xã hội.

Tổng cục Thuế cần sớm khắc phục những hạn chế trên để thúc đẩy công

tác tổ chức, sử dụng tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn đáp ứng ngày càng tốt

nhu cầu tra tìm, khai thác tài liệu phục vụ cho quá trình giải quyết công việc

của cán bộ cơ quan.

2.3.5. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ

Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển về mọi mặt trong đời sống

xã hội kể cả công tác lưu trữ cũng vậy. Chính vì thế, việc ứng dụng khoa học

công nghệ vào công tác lưu trữ đã và đang được Tổng cục Thuế đặc biệt quan

tâm và triển khai thực hiện. Tổng cục coi đó là một trong những nội dung quan

trọng của cơ quan trong thời kỳ mới.

Trong những năm qua, Tổng cục Thuế đã phối hợp với một số cơ quan

như Công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân để nghiên cứu, xây dựng các cơ sở

dữ liệu phần mềm quản lý công tác lưu trữ.

Tổng cục Thuế đã giao cho Công ty cổ phần công nghệ Tinh Vân viết

phần mềm về quản lý công tác lưu trữ và mở các lớp tập huấn về ứng dụng

công nghệ thông tin cho các Vụ, đơn vị.

Có thể nói việc ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ tại Tổng cục

Thuế đã ngày cảng đáp ứng được yêu cầu công việc cũng như bắt kịp với dự

phát triển của xã hội hiện nay.

2.3.6. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ

công tác văn thư, lưu trữ

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Văn phòng

Tổng cục thuế là cơ quan Trung ương quản lý và chỉ đạo trong toàn ngành Thuế

gồm có 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ

để nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Thuế, góp phần

hoàn thành nhiệm vụ chung được giao. Phòng Hành chính - Lưu trữ đã trình

Tổng cục và tham mưu với với lãnh đạo Văn phòng tổ chức hai đợt tập huấn

trong khoảng thời gian từ năm (2013– 2017). Năm 2017, tổ chức tổng kết và

tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ tại TP Đà Nẵng thành phần tham dự gồm:

Lãnh đạo Tổng cục, giảng viên được mời từ Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước,

văn thư các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục thuế, lãnh đạo các Cục Thuế tỉnh, thành

phố trực thuộc Trung ương (phụ trách công tác văn thư, lưu trữ), lãnh đạo phòng

phụ trách và 02 cán bộ làm trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ. Với những thành

tích trong ngành đạt được, phòng Hành chính - lưu trữ đã đề xuất và trình khen

thưởng cho 25 Cục Thuế các tỉnh, thành phố đã có thành tích xuất sắc về công

tác văn thư lưu trữ 05 năm giai đoạn từ năm (2013-2017). Cùng với công tác

tổng kết 5 năm, chương trình tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ được triển

khai mang lại hiệu quả cao, từ những quy định của pháp luật và Nhà nước được

cụ thể hóa, minh họa thực tế giúp cho công tác văn thư, lưu trữ được chuẩn hóa

và dễ thực hiện. Tại lớp tập huấn, các học viên được tiếp thu những kỹ năng cơ

bản về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản, quy

trình lập hồ sơ công việc, hồ sơ lưu trữ.

Về công tác kiểm tra, trong hai năm (2015-2017) phòng Hành chính –

lưu trữ đã trực tiếp đi kiểm tra tại một số Cục Thuế về công tác văn thư, lưu

trữ, đồng thời cũng đã có công văn chỉ đạo về việc kiểm tra chéo tại các Cục

thuế tỉnh, thành phố (chia theo cụm).

2.4. Đánh giá chung về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn

phòng Tổng cục Thuế Trung ương

Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục thuế Trung ương trong

những năm qua đã đánh dấu một bước chuyển biến quan trọng, góp phần không

nhỏ vào việc quản lý văn bản và nâng cao hiệu quả công tác quản lý thuế, được

thể hiện qua những kết quả chủ yếu sau đây:

2.4.1. Những kết quả đạt được

Công tác văn thư, lưu trữ là đầu mối thông tin, là hoạt động không thể

thiếu được trong hoạt động chung của cơ quan Tổng cục Thuế. Nhận thức được

điều đó với sự quan tâm của lãnh đạo Tổng cục, lãnh đạo Văn phòng đến nay

công tác văn thư, lưu trữ đã có những bước cải tiến tích cực. Việc giải quyết

công văn giấy tờ cũng diễn ra nhanh chóng, chính xác, hiệu quả hơn.

Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục thuế Trung ương thực

hiện theo phương châm” bảo quản tài liệu an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất

cả các tài liệu, công văn giấy tờ của Tổng cục Thuế đều được bảo quản tốt.

Cơ sở vật chất đã được đầu tư trang bị đầy đủ, đặc biệt là các phương

tiện phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ. Hiện nay, Phòng Hành chính - lưu

trữ của Tổng cục Thuế được trang bị: 05 máy in, 05 máy photocopy, 01 máy

fax, 02 máy hủy tài liệu, 03 máy scan, 15 máy vi tính trang bị cho mỗi cán bộ,

máy hút ẩm.

Về nhân sự của phòng Hành chính - lưu trữ: Tổng biên chế của phòng là

14 người. Trong đó, có ba phó phòng phụ trách ba mảng là (đi, đến, lưu trữ)

một người phụ trách chung, còn lại là các công chức làm bên bộ phận công văn

đến, công văn đi và lưu trữ.

Về trình độ: Có bằngtừ Trung cấp trở lên đến trên đại học, học đúng

chuyên ngành văn thư, lưu trữ; việc chuyên môn hóa công việc cụ thể cho từng

cán bộ, giúp cho bộ máy vận hành nhịp nhàng, hiệu quả.

Về công tác văn thư: Tập trung thống nhất tất cả các văn bản đi, văn bản

đến đều thực hiện theo đúng quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của

cơ quan Tổng cục Thuế.

Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức tập huấn các nghiệp vụ

cũng như ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực văn thư, lưu trữ được chú

trọng. Vì thế trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng lên,

đáp ứng ngày càng tốt hơn theo yêu cầu công tác của cơ quan và xã hội trong

giai đoạn hiện nay.

Về công tác lưu trữ: Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ

sung tài liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ

chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.v.v.. được thực hiện theo đúng quy định của

Nhà nước. Tài liệu lưu trữ nhìn chung đã được chỉnh lý, xác định giá trị; bảo

vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ cơ quan và tổ chức khai thác, sử dụng.

Có được kết quả trên là do sự quan tâm bằng những chính sách và chỉ

đạo chung của Đảng, Nhà nướcthông qua các hướng dẫn bằng văn bản cụ thể

của Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày

11/11/2011 của Quốc hội; những quy định về biên chế văn thư chuyên trách do

Bộ Nội vụ hướng dẫn.

Một số điểm đáng lưu ý là từ ngày 15/8/2016 Bộ Tài chính giao cơ quan

Tổng cục Thuế thực hiện triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành

(eDocTC), với phần mềm này thì việc tiếp nhận theo đường văn bản điện tử sẽ

thuận lợi hơn cho người sử dụng, có thể biết được thông tin văn bản đó đang ở

đâu và quá trình xử lý ra sao, chuyên viên nào xử lý, v.v…và đây cũng một

phần giúp cho lưu trữ văn bản được tốt hơn.

Tổng cục Thuế đã tổ chức được các lớp tập huấn, tuyên truyền, phổ biến

các văn bản khác về văn thư, lưu trữ đến từng cán bộ trong cơ quan để nâng

cao hiểu biết của cán bộ, công chức về văn thư, lưu trữ tạo điều kiện cho công

tác này được làm tốt nhằm đảm bảo công việc được giao thực hiện tốt và hiệu

quả cao.

2.4.2. Tồn tại và nguyên nhân

Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn

phòng Tổng cục Thuế Trung ương, cần phải khắc phục một số hạn chế cụ thể

như:

* Về công tác văn thư:

Ngoài những ưu điểm về trách nhiệm trong soạn thảo, ban hành văn bản

và việc giám sát kỹ quy trình ban hành văn bản thì Tổng cục Thuế vẫn không

tránh khỏi những thiếu sót, tồn tại và thể thức, thẩm quyền ban hành và thủ tục

ký duyệt văn bản do những giấy phút tắc trách của một số ít cán bộ, công chức:

- Về thể thức:

Tuy được tập huấn khá kỹ và được nhắc nhở sửa chữa rất nhiều lần

nhưng một số công chức Tổng cục Thuế vẫn mắc những thói quen cũ trong

soạn thảo văn bản dẫn đến sai về thể thức. Các lỗi phổ biến:

Với công văn vẫn để chữ in nghiêng dòng trích yếu nội dung; sau chữ

viết tắt về việc vẫn còn dấu “: “ – “ V/v:”. Văn phong trong văn bản còn sử

dụng nhiều khẩu ngữ: “…như thế; thì…; việc này…”.

- Về thẩm quyền ban hành:

Có một số văn bản của Tổng cục Thuế nhưng lại chứa nội dung về quy

phạm pháp luật. Điều này trái với Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

Vì các nội dung quy phạm buộc phải được ban hành bằng văn bản quy pháp

pháp luật. Tuy nhiên ở đây văn bản lại chứa nội dung quy phạm: ví dụ như

“công văn số 1133/TCT-TNCN ngày 05/4/2011 của Tổng cục Thuế quy định

việc thu thuế thu nhập cá nhân đối với ủy quyền chuyển nhượng bất động sản”.

Văn bản này đã bị Bộ Tư pháp “tuýt còi” sau khi ban hành.

- Về thủ tục ký:

Vẫn còn tình trạng một số tờ trình, văn bản do các Vụ, đơn vị dự thảo để

thẩm quyền ký của Tổng cục trưởng là thay mặt “TM. TỔNG CỤC THUẾ”.

Đây là sai lầm nghiêm trọng, vì Tổng cục Thuế là cơ quan làm việc theo chế

độ thủ trưởng.

Một số văn bản được lãnh đạo Tổng cục giao cho các Vụ, đơn vị ký thừa

lệnh”TL.”, Tuy nhiên, các Vụ, đơn vị còn giao cho cấp phó ký thay văn bản

thừa lệnh đó. Đây là nội dung còn nhiều tranh cãi (do không có quy định cụ thể

về việc giao cấp phó đơn vị ký thay văn bản khi được thủ trưởng cơ quan giao

ký thừa lệnh)”TL”.

Như vậy, việc còn những lỗi sai trong quá trình soạn thảo văn bản, vi

phạm thẩm quyền ban hành cũng như thủ tục, thẩm quyền ký văn bản đã tạo ra

những trở ngại cho việc ban hành, thực thi văn bản. Điều đó làm ảnh hưởng

đến hiệu quả lao động quản lý nhà nước của một cơ quan như Tổng cục Thuế.

Trình độ cán bộ văn thư còn hạn chế; một số cán bộ làm công tác văn

thư tại các Vụ, đơn vị cũng như văn thư Tổng cục vẫn còn bằng tốt nghiệp

Trung cấp, cao đẳng;

Công tác lập hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn còn một số hạn chế

về quy trình: Tài liệu trong hồ sơ lộn xộn, không sắp xếp và biên mục tài liệu

trong hồ sơ gây khó khăn và mất thời gian làm cho cán bộ làm công tác lưu trữ;

Ý thức nhận thức của cán bộ làm công tác chuyên môn tại các Vụ, đơn

vị về công tác văn thư, lưu trữ còn chưa tốt, đôi khi còn là sự chống chế, miễn

cưỡng;

Quản lý văn bản đi, đến tại cơ quan Tổng cục Thuế chủ yếu là xử lý trên

bản giấy chưa thực hiện văn bản điện tử;

Chương trình quản lý phần mềm văn bản đi, công văn đến của Tổng cục

Thuế do Cục Công nghệ Thông tin trực thuộc Tổng cục Thuế xây dựng từ năm

1992 cho toàn ngành Thuế, với phần mềm quản lý văn bản này từ khi xây dựng

đến nay đã được nâng cấp nhiều lần nhưng chưa bắt kịp với thời cuộc phát triển

công nghệ thông tin hiện nay, phần mềm đang sử dụng chỉ được vài tiêu chí

theo chương trình như là: Số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng văn bản, nơi gửi,

ngày nhận, thời hạn xử lý, trích yếu, đơn vị xử lý, chưa có bản scan gắn cùng.

*Về công tác lưu trữ

Biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan Tổng cục thuế còn ít

( 02 cán bộ) chưa đáp ứng được hết yêu cầu công việc lưu trữ do khối lượng tài

liệu lớn của Tổng cục thuế như bảo quản tài liệu, phục vụ nhu cầu khai thác của

độc giả. Tổng cục Thuế đã tổ chức thi tuyển công chức chuyên ngành về văn

thư, lưu trữ nhiều lần nhưng các thí sinh đăng ký thi vào chuyên ngành này

chưa đạt do các môn điều kiện như ngoại ngữ, tin học.

Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ, tuy đã được lãnh

đạo Tổng cục quan tâm hơn trước, nhưng nhìn chung vẫn chưa đáp ứng được

yêu cầu của công việc như diện tích kho hẹp, kho lưu trữ tại Hào Nam ở xa cơ

quan làm việc, khó khăn cho việc tra cứu sử dụng tài liệu, trang thiết bị bảo

quản tài liệu còn thiếu như giá để tài liệu dẫn đến việc tài liệu thu về còn phải

để ở sàn nhà nên ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu. Bên cạnhđó chưa có phòng

đọc và làm việc riêng cho cán bộ lưu trữ, gây ảnh hưởng đến sức khỏe của cán

bộ, ảnh hưởng đến chất lượng khai thác tài liệu của cán bộ.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và tra tìm tài liệu lưu

trữ tại cơ quan Tổng cục thuế chưa được thực hiện gây khó khăn trong việc tra

tìm, khai thác tài liệu (Tổng cục đã có phầm mềm lưu trữ, nhưng để sử dụng

được phần mềm này thì phải cần đến nhiều kinh phí thì phần mềm này mới triển

khai được như: Mua máy scan để scen lại toàn bộ hồ sơ tài liệu đã đượcchỉnh

lý, với số lượng lớn tài liệu đã chỉnh lý từ nhiều năm …).

Một số Vụ, đơn vị chỉ nộp những hồ sơ công việc là bản sao giữ lại bản

chính hoặc không nộp hết tài liệu mà giữ lại để tra tìm cho nhanh chóng (nhất

là tài liệu của Vụ tài vụ quản trị, Vụ Dự toán thu thuế) dẫn đến hồ sơ trong

Phông của Tổng cục Thuế chưa được hoàn chỉnh.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2

Qua phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ hiện nay tại Văn

phòng Tổng cục Thuế Trung ương, những kết quả đã đạt được và những mặt

còn hạn chế của cơ quan, cho thấy một thực tiễn là Tổng cục Thuế chưa ứng

dụng được rộng rãi phần mềm quản lý văn bản điều hành(eDocTC) ngành Tài

chính cho toàn ngành Thuế, mới chỉ triển khai được cơ quan Tổng cục Thuế và

một số số Cục Thuế tỉnh, thành phố (Hà Nội, Hải Phòng và Bắc Ninh), phần

mềm lưu trữ chưa triển khai được. Phương thức hoạt động, quản lý công văn,

giấy tờ nặng nề về phương pháp truyền thống (chủ yếu là bản giấy), gắn với sổ

sách, giấy tờ thực sự là một rào cản cho sự phát triển của cơ quan Tổng cục

thuế Trung ương trong giai đoạn hội nhập như hiện nay. Qua đó, bản thân tác

giả luận văn rút ra được những kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại

Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương được thực hiện tốt hơn trong thời gian

tới.

Tại chương này, tác giả đã chỉ ra nguyên nhân và tồn tại về công tác văn

thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Đây là cơ sở để luận

văn đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng

cục Thuế Trung ương trong chương tiếp theo.

Chương 3

PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG

TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG

3.1. Phương hướng về công tác văn thư, lưu trữ

3.1.1. Tiếp tục quán triệt quan điểm chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu

trữ nhà nước về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Trung ương

Hệ thống văn bản pháp luật được xem là những công cụ chủ yếu và đắc

lực giúp Nhà nước thực hiện quản lý các hoạt động trên các lĩnh vực kinh tế -

xã hội nói chung và công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. Trong thời gian vừa

qua,Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có các văn bản chỉ đạo về công tác

văn thư, lưu trữ.

Gần đây nhất, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã có công văn số

1408/VTLTNN-NVTW Ngày 22 tháng 12 năm 2016 về việc hướng dẫn

phương hướng, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 đối với các cơ

quan, tổ chức Trung ương gửi các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính

phủ; văn phòng Quốc hội, văn phòng Chủ tịch nước; v.v…. Nội dung công văn

hướng được hướng dẫn như sau:

Thực hiện chức năng giúp việc Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước

về công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn quốc; để các Bộ, cơ quan ngang

Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chủ tịch nước,

Kiểm toán nhà nước, Viện kiểm soát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao,

các Tổng công ty, Tập đoàn kinh tế nhà nước có căn cứ xây dựng kế hoạch

vàhướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc triển khai thực hiện kế hoạch công

tác văn thư, lưu trữ năm 2017. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn

các nhiệm vụ trọng tâm như sau:

- Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị

thuộc phạm vi quản lý về việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật

về văn thư, lưu trữ; chỉ đạo xử lý, giải quyết kịp thời các vấn đề vướng mắc, sai

phạm trong công tác văn thư, lưu trữ.

- Bố trí kinh phí, chỉnh lý tài liệu đảm bảo chất lượng, giải quyết dứt

điểm tình trạng tài liệu còn tồn đọng.

- Thực hiện nghiêm chế độ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đối

với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.

- Tăng cường hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư, lưu trữ; hoàn thiện hệ thống quy định, quy chế quản lý văn bản, tài liệu

điện tử; sử dụng hiệu quả hệ thống mạng, trang thông tin điện tử, cổng thông

tin điện tử trong quản lý văn bản và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.

3.2. Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ

3.2.1. Nhóm giải pháp về quản lý công tác văn thư, lưu trữ

3.2.1.1. Công tác tổ chức, nhân sự

- Tiếp tục kiện toàn bộ máy văn thư, lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế

- Bố trí đầy đủ nhân sự được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ

(đặc biệt là nhân sự làm công tác lưu trữ), trong tổng số biên chế được giao

theo vị trí việc làm và có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Thông tư số

13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số ngạch và

tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ; Thông tư

số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã

số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn cách ngạch công chức chuyên

ngành văn thư và các văn bản khác có liên quan.

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, đồng thời tạo điều kiện cho

người làm công tác văn thư, lưu trữ (đặc biệt ở các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục

Thuế) tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu

trữ.

- Thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc

hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác

văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

3.2.1.2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn

thư, lưu trữ

Xây dựng, ban hành mới hoặc sửa đổi, bổ sung các văn bản về công tác

văn thư, lưu trữ cho phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành và thực tế

của ngành Thuế, cụ thể là: Quy chế văn thư, lưu trữ; danh mục hồ sơ; bảng thời

hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành; các quy định về quản lý văn bản đi,

văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

3.2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ

- Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị

thuộc phạm vi quản lý về việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật

về văn thư, lưu trữ. Nội dung chính về kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ như sau:

+ Công tác tổ chức, nhân sự (về tổ chức; trình độ, chuyên môn nghiệp

vụ; chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu

trữ…);

+ Tình hình thực hiện công tác văn thư, đặc biệt là chất lượng công tác

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử;

+ Tình hình thực hiện hoạt động lưu trữ, đặc biệt là công tác chỉnh lý tài

liệu và công tác bảo quản an toàn tài liệu.

3.2.2. Nhóm giải pháp tăng cường hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

3.2.2.1. Nghiệp vụ văn thư

- Tổ chức hướng dẫn thực hiện việc soạn thảo, ban hành văn bản đảm

bảo đúng quy trình, đúng quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày

văn bản.

- Thực hiện việc đăng ký và quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản

Mật, quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản theo quy định.

- Xây dựng danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và hướng dẫn thực hiện

việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định của pháp luật.

3.2.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ

- Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc thu thập hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn.

- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ và thực hiện việc

tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật hiện hành.

- Nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử phối hợp với Trung

tâm lưu trữ Quốc gia III lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn và tổ chức

giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thành phần, tiêu chuẩn và thời hạn theo quy định

tại Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn

giao, nhận tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp.

- Thực hiện chế độ bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: Bố trí kho

lưu trữ đủ diện tích, trang thiết bị và các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu.

Thực hiện chế độ vệ sinh định kỳ kho tàng tài liệu.

- Tổ chức tài liệu lưu trữ hiệu quả, bảo đảm giữ gìn bí mật tài liệu lưu trữ

theo quy định. Bố trí phòng đọc đủ điều kiện cho độc giả khai thác, sử dụng tài

liệu. Xây dựng và hoàn thiện các công cụ tra cứu phục vụ khai thác, sử dụng

tài liệu như mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm tài liệu lưu trữ; sổ

sách quản lý việc khai thác sử dụng tài liệu của độc giả.

3.2.3. Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng và

nâng cấp chương trình phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin đã hỗ trợ

đắc lực cho nhu cầu truyền tin và khai thác thông tin dữ liệu của mỗi loại. Trong

đó, hệ thống thông tin điện tử Internet được mọi người quan tâm sử dụng nhiều

nhất nhờ tính thông dụng trong giao tiếp, tìm kiếm và đọc thông tin bằng tính

năng ưu việt của phần mềm ứng dụng về quản lý thuế, số hóa tài liệu.

Mặt khác, dưới góc độ quản lý Nhà nước, việc bảo quản và sử dụng có

hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa cực kỳ quan trọng đối với kinh tế, xã hội,

lịch sử của mỗi quốc gia và địa phương.

Trong thời điểm hiện nay, công tác văn thư hầu như mới chỉ dừng ở việc

đánh máy, in văn bản và đăng ký văn bản đi, văn bản đến. việc quản lý và xử

lý văn bản qua mạng máy tính còn chưa được triển khai triệt để. Các khâu

nghiệp vụ cụ thể trong công tác văn thư như: Soạn thảo và xử lý văn bản, lập

hồ sơ hiện hành, theo dõi giải quyết văn bản được coi là một quy trình cần được

chấn chỉnh. Trong khi đó, mọi khâu quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư

đều có thể nhờ trợ giúp của công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công

sức và đặc biệt là hạn chế quan liêu giấy tờ.

Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ như phần

mềm quản lý văn bản đi, văn văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong

môi trường mạng là một trong những điểm mới tiến bộ được áp dụng rộng rãi

trong các cơ quan, góp phần đáng kể giảm công sức, thời gian tra cứu, tìm kiếm

các văn bản khi cần, hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng.

Trong năm 2016, Tổng cục Thuế đã và đang thực hiện theo yêu cầu của

Bộ Tài chính về việc triển khai phần mềm quản lý văn bản điều hành tại Bộ Tài

chính với xu hướng sử dụng trục tích hợp trao đổi văn bản giữa nhiều hệ thống

thông qua chuẩn định dạng thống nhất, ngành Tài chính đã triển khai phần mềm

mới thống nhất cho ngành Tài chính, cài đặt ứng dụng theo mô hình bán tập

trung bao gồm hệ thống đặt tại cơ quan Bộ và các Tổng cục. Theo lộ

trình, chương trình quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính (eDocTC)

cho Bộ Tài chính và các đơn vị hệ thống thuộc Bộ Tài chính sẽ bắt đầu triển

khai từ 01/12/2015 và chính thức áp dụng phần mềm mới từ 1/1/2016.

Từ ngày 15/8/2016 Tổng cục Thuế đã triển khai phần mềm quản lý văn

bản và điều hành cho 3 cấp gồm: Cấp Tổng cục (19 vụ/cục thuộc Tổng cục

Thuế); cấp Cục Thuế (3 Cục Thuế tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội,Hải Phòng và

Bắc Ninh); cấp Chi cục Thuế của 3 Cục thuế: Hà Nội, Hải Phòng và Bắc Ninh.

Chương trình quản lý văn bản và điều hành bao gồm 11 phân hệ đáp ứng

yêu cầu công tác quản lý văn bản và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các cấp

trong ngành Thuế gồm: Phân hệ quản lý văn bản đến; phân hệ quản lý tờ trình;

phân hệ quản lý văn bản đi; phân hệ quản lý văn bản nội bộ; phân hệ quản lý

giao việc…

Sau thời gian triển khai đến nay, hệ thống quản lý văn bản và điều hành

là giải pháp giúp tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động nội bộ

của ngành Thuế một cách toàn diện gồm: Thống nhất và chuẩn hóa quy trình

nghiệp vụ trong công tác Văn phòng trên phạm vi 3 cấp: Tổng cục, Cục và Chi

cục của ngành Thuế.

Các văn bản giấy gửi đến Tổng cục, Cục thuế và Chi cục thuế nếu không

thuộc phạm vi nhạy cảm đều được chuyển thành tệp điện tử và gửi đến các đơn

vị. Từ đó giảm thiểu sử dụng giấy tờ, tiết kiệm chi phí photo cũng như giảm

đáng kể thời gian luân chuyển văn bản đến cá nhân, đơn vị xử lý, giúp cán bộ,

công chức ngành Thuế có nhiều thời gian xử lý công việc.

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là giải pháp giúp tăng cường hiệu

quả của công tác điều hành. Theo đó, các thông tin chỉ đạo, điều hành không

thuộc phạm vi nhạy cảm của các cấp lãnh đạo từ cấp Tổng cục, Cục thuế, Chi

cục thuế được đưa lên phần mềm để lãnh đạo các cấp bất cứ lúc nào cũng có

thể xem lại ý kiến chỉ đạo, cũng như theo dõi cá nhân đơn vị được giao có thực

hiện theo ý kiến chỉ đạo không.

Chương trình là công cụ giúp lãnh đạo các cấp theo dõi chặt chẽ tình

hình xử lý của cá nhân, đơn vị được giao một cách chặt chẽ thông qua việc theo

dõi toàn bộ quá trình xử lý từ khâu nhập cho đến khâu xử lý cuối cùng; thông

qua công cụ báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác.

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý văn bản và điều hành là giải pháp giúp

thực hiện các mục tiêu Chính phủ điện tử trong ngành Thuế, đảm bảo việc liên

thông văn bản điện tử không chỉ trong nội bộ ngành Thuế từ cấp Tổng cục đến

Cục thuế và đến cấp Chi cục Thuế mà còn liên thông với Bộ Tài chính, với các

hệ thống thuộc Bộ Tài chính và với các cơ quan Nhà nước thông qua trục tích

hợp trao đổi điện tử ngành Tài chính.

Năm 2018, Tổng cục Thuế sẽtriển khai mở rộng chương trình quản lý

văn bản và điều hành nhằm tạo ra một môi trường làm việc điện tử cho các

công chức ngành Thuế, giúp việc phối hợp xử lý công việc và tìm kiếm văn bản

nhanh chóng, đáp ứng mục tiêu tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt

động nội bộ của ngành Thuế. Sẽ có 57 Cục Thuế thuộc Tổng cục Thuế triển

khai chương trình này (trừ 6 Cục Thuế tỉnh, thành phố gồm: Hà Nội, Hải

Phòng, Bắc Ninh, Bà Rịa – Vũng Tàu, Hồ Chí Minh và Đồng Nai).

3.2.4. Nhóm giải pháp tăng cường chất lượng chế độ báo cáo thống kê

cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ

Ngày 31/10/2013, Bộ Nội vụ có Thông tư số 09/2013/TT-BNV quy định

chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Thực tế

cho thấy, trong quá trình thực hiện công việc, luôn phát sinh những thay đổi về

nhân sự, tổ chức hay số lượng trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn.

Thông qua số liệu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm giúp lãnh đạo của các

Bộ, ngành, cơ quan Trung ương và địa phương nắm được tình hình về tổ chức,

số lượng và chất lượng công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ; tình

hình tài liệu, kho tàng, trang thiết bị lưu trữ của ngành và địa phương. Qua đó,

cơ quan quản lý nhà nước sẽ có số liệu chính xác để có biện pháp chấn chỉnh

về công tác tổ chức, tăng cường biên chế, kho tàng, trang thiết bị, phân bổ, bố

trí được nguồn lực phù hợp cho công tác văn thư, lưu trữ ngày càng phát huy

giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành của các Bộ,

ngành, cơ quan Trung ương và địa phương.

Về nội dung này, tác giả xin đề xuất một số giải pháp như sau:

- Các cơ quan địa phương cần bố trí biên chế có trình độ chuyên môn

nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ nói chung và thống kê nói riêng. Thực tế, hiện

nay có nơi do bố trí công chức, viên chức không đúng chuyên môn nghiệp vụ

nên có trường hợp không hiểu đúng các chỉ tiêu báo cáo thống kê, nhất là đối

với chỉ tiêu báo cáo thống kê lưu trữ.

- Áp dụng đầy đủ các loại sổ sách thống kê theo đúng quy định của Cục

Văn thư và lưu trữ Nhà nước đã quy định. Các kho lưu trữ phải có đầy đủ các

loại sổ sách thống kê chủ yếu như: Sổ nhập số liệu, sổ xuất số liệu, biên bản

bàn giao tài liệu, mục lục hồ sơ… Vì vậy, đây là công cụ thống kê chủ yếu,

ngoài chức năng cung cấp thông tin còn có chức năng cung cấp số liệu, phục

vụ tra tìm sử dụng tài liệu và cung cấp nguồn số liệu chủ yếu để đưa vào báo

cáo thống kê đình kỳ.

- Nâng cao tinh thần trách nhiệm đối với người làm báo cáo thống kê và

người duyệt số liệu thống kê, tránh tình trạng báo cáo không đầy đủ, không

phản ánh đúng thực trạng tình hình, số liệu mâu thuẫn. Cần chấm dứt tình trạng

làm báo cáo chỉ mang tính chất đối phó, gây khó khăn cho các cơ quan tổng

hợp, sử dụng số liệu.

3.2.5. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ trong bộ phận văn

thư, lưu trữ

Xây dựng nếp sống văn minh công sở có mục đích tạo dựng môi trường

làm việc thân thiện nhằm nâng cao chất lượng phục, hình thành một đội ngũ

cán bộ, công chức mới. Đảng và Nhà nước ta luôn chú trọng đến công tác xây

dựng nếp sống văn minh, văn hóa công sở nơi làm việc. Ngày 16/7/1998, Hội

nghị lần thứ 5 của Ban chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII) đã ban hành

Nghị quyết về ” Xây dựng và phát triển nền văn hóa Việt Nam tiên tiến, đậm

đà bản sắc dân tộc”. Mục đích làlàm cho văn hóa thấm sâu vào toàn bộ đời

sống và hoạt động xã hội, vào mọi lĩnh vực sinh hoạt và quan hệ con người, tạo

ra trên đất nước ta đời sống tinh thần cao đẹp, trình độ dân trí cao, khoa học

phát triển, phục vụ đắc lực sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa vì mục tiêu

dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh, tiến bước vững

chắc lên chủ nghĩa xã hội.

Năm 2007, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 129/2007/QĐ-

TTg ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước

với mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm việc một cách

chuyên nghiệp và hiện đại, góp phần vào công cuộc cải cách nền hành chính

nhà nước, nhằm bảo đảm tính trang nghiêm và hiệu quả hoạt động của các cơ

quan hành chính nhà nước, xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán

bộ, công chức, viên chức trong hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng

đội ngũ cán bộ, công chức có phẩm chất đạo đức tốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm

vụ được giao.

Trong điều kiện như vậy công tác văn thư, lưu trữ ngành Thuế cũng đã,

đang xây dựng nếp sống văn hóa công sở văn minh, tạo môi trường làm việc

thuận lợi, góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc và đã đạt được kết

quả nhất định. Tác phong của cán bộ, công chức, viên chức đặc biệt là bộ phận

tiếp dân và bộ phận một cửa ngày càng chuyên nghiệp, hiện đại; chấn chỉnh

tình trạng một số cán bộ có thái độ hách dịch, nhũng nhiễu, gây khó khăn, phiền

hà khi thực hiện nhiệm vụ.

Một số biện pháp được chú trọng như: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền

trong cán bộ, công chức về ý thức, tầm quan trọng của hoạt động xây dựng đời

sống văn hóa cơ sở gắn với nội dung tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật;

phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức hiểu rõ nhiệm vụ và quyền hạn,

trách nhiệm và nghĩa vụ của người lao động cũng như người quản lý sử dụng

lao động trong việc xây dựng đời sống văn hóa, với những việc làm cụ thể, thiết

thực.

3.2.6. Nhóm giải pháp tiếp tục đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, mua

sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ

- Là một cơ quan quản lý cấp nhà nước về lĩnh vực Thuế, Tổng cục Thuế

được trang bị và đầu tư khá kỹ lưỡng về các trang thiết bị văn phòng cũng như

các đồ dùng, văn phòng phẩm, phục vụ công việc cho các cán bộ, công chức.

- Tại Tổng cục Thuế hệ thống máy móc Văn phòng được trang bị tương

đối hiện đại: Các loại máy tính hiện đại (màn hình tinh thể lỏng, máy có cấu

hình cao…) sử dụng các phần mềm windows 2007 và windows 2010. Tất cả

các máy tính thuộc Tổng cục Thuế đều được cài đặt phần mềm chuyên dụng về

quản lý thuế: Phần mềm quản lý thuế, phần mềm quản lý kê khai thuế, phần

mềm quản lý công văn…Các loại máy móc phục vụ công tác khác như: Điện

thoại cố định, máy photocopy, máy fax, máy scan, máy điều hòa, quạt thông

gió, máy hút bụi,..đều được trang bị các loại máy hiện đại với nhiều tính năng

tiện dụng. 100% toàn cơ quan được nối mạng Internet và mạng LAN phục vụ

cho việc truy cập, thu thập thông tin, tra cứu văn bản.

- Kinh phí đầu tư về lĩnh vực văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa,

bao gồm các nội dung: Giá thông minh để tài liệu sau khi đã chỉnh lý; chỉnh lý,

thu thập, sưu tầm tài liệu; xây dựng bố trí kho tàng chuyên dụng đúng quy cách,

mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, đào tạo bồi dưỡng nâng cao

nghiệp vụ cán bộ lưu trữ.

3.2.7. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.

Tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản liên quan đến công tác văn thư, lưu

trữ của Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước, của Bộ Tài chính để toàn thể cán bộ,

công chức trong cơ quan nắm được một cách hệ thống về công tác văn thư, lưu

trữ những việc cần làm để bảo đảm hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ đi

vào nề nếp, ngày càng đạt chất lượng cao.

Rà soát lại hệ thống văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ còn

có hiệu lực của các cơ quan có thẩm quyền; đồng thời lựa chọn phương pháp

phù hợp để phổ biến văn bản. Ngoài những văn bản của Tổng cục đã quán triệt,

yêu cầu các Vụ, đơn vị thực hiện như quy chế văn thư, quy chế lưu trữ, hướng

dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản áp dụng thống nhất trong toàn cơ quan.

3.2.8. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức nhất là văn thư cơ

Nhận thức chiếm vai trò quan trọng trong mỗi con người, nếu nhận thức

quan về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

đúng thì hành động đúng, ngược lại nếu nhận thức sai thì hành động sẽ sai. Do

đó, điều đầu tiên phải làm là để mọi người, nhất là văn thư cơ quan phải nhận

thức đúng về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ hiểu rõ hơn về vị trí,

vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan.

Muốn mọi người có nhận thức đúng thì phải tuyên truyền, thể hiện ở các

tin bài viết về ý nghĩa, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư đăng trên

trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế; thể hiện ở niềm tin của lãnh đạo

Tổng cục đối với công tác văn thư, lưu trữ; sự quán triệt thực hiện nghiêm túc

công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.

Công chức văn thư, lưu trữ phải tự đánh giá về hoạt động của công tác

văn thư, lưu trữ yên tâm công tác, xem công tác mình đang đảm nhiệm là sợi

chỉ đỏ xuyên suốt trong quá trình hoạt động của cơ quan, mà thiếu nó hoạt động

của cơ quan sẽ bị đình trệ. Văn thư là nơi quản lý đầu vào, đầu ra các sản phẩm

làm việc của một cơ quan, tổ chức. Muốn sản phẩm có chất lượng, đạt yêu cầu

thì văn thư phải góp phần rất nhiều. Mỗi người có sự phân công lao động riêng,

mỗi nhiệm vụ đều có vị trí khác nhau. Những vị trí này liên kết với nhau thành

một tổ chức có sức mạnh. Khi đã nhận thức đầy đủ về công tác văn thư, lưu trữ

thì công tác văn thư, lưu trữ cơ quan và toàn thể cán bộ, công chức sẽ nỗ lực

phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ.

3.3. Một số kiến nghị

Xuất phát từ vị trí công tác của bản thân tại Văn phòng Tổng cục Thuế

Trung ương, bên cạnh những giải pháp chung có định hướng lâu dài đã đề xuất

ở trên, tác giả luận văn cũng xin đưa ra một số kiến nghị riêng với Bộ Nội vụ,

Bộ Tài chính nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng

cục Thuế Trung ương trong thời gian tới như sau:

3.3.1. Bộ Nội vụ

- Ban hành các văn bản quy phạm pháp luật thống nhất về hoạt động văn

thư, lưu trữ tại các Bộ, ngành, cơ quan thuộc Chính phủ, v.v… một cách thống

nhất trên toàn quốc, phù hợp với đặc thù hoạt động của các đơn vị nói chung

và Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) nói riêng;

- Hướng dẫn kiểm tra, chỉ đạo trách nhiệm thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương;

- Tổ chức thống nhất các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên

phạm vi cả nước;

- Đề xuất chính sách, tiền lương, phụ cấp trình Chính phủ cho đội ngũ

cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương nói chung cũng như Bộ

Tài chính( Tổng cục Thuế) nói riêng;

- Hướng dẫn kiểm tra các cơ quan Nhà nước thực hiện các quy định về

quản lý công tác văn thư, lưu trữ;

- Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước.

Lưu trữ thông tin số trong các cơ quan Nhà nước. Hoàn thiện hệ thống quản lý

và điều hành văn bản điện tử đang được triển khai, thống nhất với Ủy ban nhân

dân các tỉnh, thành phố trên phạm vi cả nước sử dụng chung một hệ thống quản

lý văn bản.

3.3.2. Bộ Tài chính

- Công tác văn thư, lưu trữ cần quan tâm hơn nữa về nhân sự (đặc biệt là

ngạch lưu trữ), cơ sở vật chất, diện tích kho, trang thiết bị, chế độ bồi dưỡng,…

quan tâm đến đặc điểm riêng của từng đơn vị trong hệ thống để có hướng dẫn

chỉ đạo phù hợp, sát thực, giảm bớt phiền hà, chồng chéo giữa các bộ phận, đơn

vị;

- Hàng năm tổ chức các lớp tập huấn, hội thảo về công tác văn thư, lưu

trữ của các ngành, đơn vị thuộc hệ thống Tài chính có sự trao đổi, thống nhất

để đưa công tác văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và thực hiện tốt hơn nữa nhiệm

vụ được giao, đáp ứng yêu cầu công việc chung.

- Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các ngành, đơn vị

trực thuộc Bộ Tài chính kết hợp kiểm tra chéo để các ngành, đơn vị cùng thảo

luận, trao đổi, học hỏi và tìm ra cách giải quyết phù hợp theo đặc trưng và mô

hình từng đơn vị

- Việc cải cách và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

và công tác lưu trữ trong toàn ngành Tài chính chưa được ứng dụng nhiều nên

hiện tại các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hầu như còn là hình thức thủ công chủ

yếu là sử dụng bản giấy, đề nghị sớm triển khai toàn ngành phần mềm Quản lý

và điều hành văn bản EdocTC của ngành Tài chính và phần mềm lưu trữ;

- Quan tâm và tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác văn thư,

lưu trữ được đào tạo và phát huy khả năng của mình trong công việc, tổ chức

cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ đi tham quan, học tập kinh nghiệm

công việc trong và ngoài nước.

- Đầu tư kinh phí theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ năm 2011 về

kinh phí cho công tác lưu trữ quy định như sau:

Kinh phí cho công tác lưu trữ của cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị,

tổ chức chính trị - xã hội được bố trí trong dự toán ngân sách nhà nước hàng

năm và được sử dụng vào các công việc sau đây:

- Xây dựng, cải tạo kho lưu trữ;

- Mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài

liệu lưu trữ;

- Sưu tầm, mua tài liệu lưu trữ quý, hiếm;

- Chỉnh lý tài liệu;

- Thực hiện các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Tu bổ, lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ;

- Công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ;

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ lưu trữ;

- Những hoạt động khác phục vụ hiện đại hóa công tác lưu trữ.

Theo quy định tại Điều 39, Luật Lưu trữ ở trên, thì hàng năm cơ quan bố

trí thêm một khoản kinh phí phù hợp để đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp

tài liệu ( đặc biệt là đầu tư cho phần mềm lưu trữ); giải quyết đầy đủ chế độ về

phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiêm

nhiệm. Bởi sự quan tâm, động viên về tinh thần và nâng cao đời sống sẽ góp

phần tạo điều kiện để những cán bộ lưu trữ thêm yêu nghề và gắn bó lâu dài

với công tác lưu trữ.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3

Xuất phát từ thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ bên cạnh những mặt

đạt được còn có những hạn chế cần phải khắc phục. Đồng thời, nhận thức được

vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động bộ

máy quản lý nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, tổ chức nói riêng, lãnh đạo

các cấp, các ngành cần tạo điều kiện để đưa những giải pháp nâng cao chất

lượng thực hiện một cách hiệu quả nhất. Để làm được điều này, cần thực hiện

đồng bộ nhiều giải pháp. Trong đó, cần chú ý đến những giải pháp như: Quán

triệt, phổ biến các quy định, hướng dẫn của Nhà nước, hoàn thiện hệ thống văn

bản pháp luật, nâng cao trình độ của cán bộ, công chức, và rất cần đến sự quan

tâm của đội ngũ cán bộ lãnh đạo để công tác văn thư, lưu trữ đạt hiệu quả cao.

Những giải pháp trên đây đòi hỏi sự tham gia, đồng thuận của lãnh đạo

Tổng cục Thuế cũng như toàn thể cán bộ, công chức, viên chức tại Văn phòng

Tổng cục Thuế Trung ương

KẾT LUẬN

Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực

của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan hành chính Nhà nước, công tác văn

thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức

năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình

hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có

giá trị đều được lưu giữ để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là căn cứ xác

nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý cao. Việc soạn thảo, ban hành văn

bản đã quan trọng, việc lưu trữ bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu

lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò của công tác văn thư, lưu trữ

đối với mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò

quan trọng và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ

chức.

Qua đó để chúng ta thấy rằng, công tác văn thư, lưu trữ là công việc của

cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào nhằm góp phần nâng cao hiệu quả

hoạt động chung của cơ quan. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được

những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt

là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức cũng như sự chung tay, góp sức và sự đánh

giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, không nên vì những nhận thức chưa

đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những

người làm công tác văn thư, lưu trữ.

Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là việc cung cấp thông tin

nhanh chóng, kịp thời, tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần tạo ra một

nền công vụ nói chung có hiệu quả, xây dựng một nền hành chính hiện đại.

Quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm cho các hoạt động của nền

hành chính nhà nước được thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo

dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh

nghiệm nhằm thực hiện tốt các mục tiêu quản lý về năng suất, chất lượng, hiệu

quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách hành chính Nhà nước

ở nước ta hiện nay.

Trong những năm qua công tác văn thư, lưu trữ toàn ngành Thuế bên

cạnh việc đã có những nỗ lực vượt bậc, góp phần phục vụ tích cực vào việc

thực hiện chương trình cải cách thủ tục hành chính trong toàn ngành Thuế, thì

vẫn còn bộc lộ một số hạn chế như các văn bản quản lý còn chưa thực sự cụ

thể, mang tính định hướng, chỉ đạo, công tác tuyên truyền, tổ chức kiểm tra

chưa thực hiện tốt, nên một số văn bản chưa được thi thành trong thực tế. Cùng

với tiến trình thực hiện cải cách hành chính Thuế, công tác văn thư, lưu trữ đòi

hỏi phải thực hiện với chất lượng cao và thời gian được rút ngắn bảo đảm phục

vụ kịp thời cho công tác chuyên môn. Bởi vậy, đặt ra yêu cầu cấp thiết là cần

phải hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ toàn ngành Thuế nói chung và tại Văn

phòng Tổng cục Thuế Trung ương nói riêng, góp phần cải tiến, đổi mới, nâng

cao chất lượng hiệu quả cho hệ thống thể chế hành chính nhà nước, bảo đảm

cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy pháp pháp

luật nói riêng và văn bản quản lý nhà nước nói chung. Phải tiến hành một giải

pháp đồng bộ mà tác giả luận văn đã có sự phân tích ở trên. Trong đó cần đặc

biệt chú ý đến khâu bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

để họ có thể làm tốt hơn nhiệm vụ được giao.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ Công an (2012), Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng 4

năm 2012 của Bộ Công an quy định về con dấu của các cơ quan, tổ chức, chức

danh Nhà nước.

2. Bộ Công an (2015), Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20 tháng 7

năm 2015 của Bộ công an về việc hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị

định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 quy định chi tiết thi hành

pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

3. Bộ Nội vụ (2007), Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11

năm 2007 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

4. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01

năm 2011 của Bộ Nội vụ về việchướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản hành chính.

5. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm

2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành

phổ biến trong hoạt động các cơ quan, tổ chức.

6. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11

năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật vệ sinh kho bảo

quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ giấy nền.

7. Bộ Nội vụ (2012), Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm

2012của Bộ nội vụ về việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ đến năm

2020, tầm nhìn đến năm 2030.

8. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 ngày 11 năm

2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

9. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm

2013của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quy chế công tác văn thư, lưu trữ của

các cơ quan, tổ chức.

10. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10

năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc quy định chế độ, báo cáo thống kê công tác

văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.

11. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31tháng 10

năm 2014 của Bộ Nội vụ về việc quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề

nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ.

12. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10

năm 2014 của Bộ Nội vụvề việc quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn

nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức chuyên ngành văn thư.

13. Bộ Tài chính (2005), công văn số 6815/BTC-VP ngày 06 tháng 6

năm 2005 của Bộ Tài chính về việc thống nhất kỹ thuật trình bày văn bản.

14. Bộ Tài chính(2007), Quyết định số 78/2007/QĐ-BTC ngày 18 tháng

9 năm 2007 của Bộ Tài chính về việc ban hành quy chế hướng dẫn, giải quyết

vướng mắc về chính sách thuế, quản lý thuế và giải quyết các thủ tục hành

chính của người nộp thuế theo cơ chế “một cửa”.

15. Bộ Tài chính (2014), Thông tư số 161/2014/TT-BTC ngày 31 tháng

10 năm 2014 của Bộ Tài chính về việc quy định công tác bảo vệ bí mật nhà

nước của ngành tài chính

16. Nguyễn Trọng Biên (2010), Đánh giá tác động văn bản quản lý nhà

nước nhìn từ góc độ công tác văn thư đến văn thư lưu trữ Việt Nam số 03/2010,

Tạp chí văn thư lưu trữ.

17. Chính phủ (2009), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4

năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư

18. Chính phủ (2009), Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4

năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

19. Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02

năm 2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định

số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.

20. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01

năm 2013của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu

trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.

21. Cục Văn thư và lưu trữ nhà nước (1992), từ điển lưu trữ việt Nam,

Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

22. Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước(2015), công văn số 82/HD-

VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về

việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường

mạng.

23. ThS. Nguyễn Mạnh Cường (2010), Quản lý Nhà nước về công tác

lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hiện nay,

Caicachhanhchinh.gov.vn.

24. Lã Thị Duyên (2013), Vai trò của công tác lưu trữ trong nền hành

chính Nhà nước, Caicachhanhchinh.gov.vn

25. ThS. Trần Thị Thúy Hiền (2010), Vai trò của công tác văn thư, lưu

trữ đối với hoạt động ban hành Quyết định hành chính nhà nước, Internet.

26. Học viện Hành chính Quốc gia (1998), Văn bản Quản lý nhà nước

và công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, Nxb Chính trị Quốc

gia, Hà nội.

27. Học viện Hành chính Quốc gia (1998), Văn bản quản lý nhà nước và

công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, Nxb Đại học Quốc gia,

Hà nội.

28. Học viện Hành chính Quốc gia (2002), Hành chính văn phòng trong

các cơ quan nhà nước, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội

29. ThS. Lê Văn In (1999), Mẫu soạn thảo văn bản của cơ quan hành

chính địa phương, đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức kinh tế, Nxb Đại học

Quốc gia TP Hồ Chí Minh, Hồ Chí Minh.

30. Phạm Thu Lan (1994), Một vài suy nghĩ về đổi mới công tác văn thư,

lưu trữ của các cơ quan nhà nước địa phương trong giai đoạn hiện nay, Tạp

chí Lư trữ Việt Nam – 1/1994, Hà Nội

31. Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn hóa

thông tin, Hà Nội.

32. TS.Nguyễn Lệ Nhung (2014), Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ

trong các cơ quan, tổ chức, vanthulutru.com

33. Quốc hội khóa 10 (2000), Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10

ngày 28 tháng 12 năm 2000 của Quốc hội về việc bảo vệ bí mật nhà nước.

34. Quốc hội khóa 12( 2008), Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp

luật số 17/2008/QH12 ngày 12 tháng 6 năm 2008 của Quốc hội.

35. Quốc hội khóa 13 (2011), Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11

tháng 11 năm 2011, Nxb Tư pháp, Hà nội.

36. Nguyễn Đức Mộng Quyên (2010), Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối

với công tác lưu trữ ngành thuế TP Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sĩ Quản lý

hành chính công, Học Viện hành chính Quốc gia.

37. Nguyễn Công Quyền (2008), Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với

công tác văn thư, Luận văn thạc sĩ Quản lý hành chính công, Học Viện hành

chính Quốc gia.

38. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn

thư, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

39. GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm – ThS. Nguyễn Kỳ Hồng (2001),

Những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác lưu trữ,

Nxb. Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

40. GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm(2011), Một số vấn đề về văn bản Quản

lý Nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản lý hành chính, Nxb Chính trị- Hành

chính, Hà Nội.

41. Hoàng Văn Thụ (2008), Quá trình quản lý Nhà nước Việt Nam về

công tác văn thư và tài liệu lưu trữ từ 1975 đến 2007, Luận văn thạc sĩ khoa

học lịch sử, Trường Đại học khoa học xã hội và nhân văn TP Hồ Chí Minh, Hồ

Chí Minh

42. Tổng cục Thuế (2003), Quyết định số 1138/TCT/QĐ-HC ngày 04

tháng 8 năm 2003 v/v ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu ngành thuế

43. Tổng cục Thuế(2005), Quyết định số 367TCT/QĐ-VP ngày 26 tháng

5 năm 2005của Tổng cục Thuế về việc quy chế công tác lưu trữ ngành thuế.

44. Tổng cục Thuế (2008), Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28 tháng

7 năm 2008 của Tổng cục Thuế ban hành quy trình, tiếp nhận, xử lý, ban hành

văn bản cấp Tổng cục Thuế.

45. Tổng cục Thuế(2010), Quyết định 746/QĐ-TCT ngày 13 tháng 5 năm

2010 của Tổng cục Thuế về việc ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng

theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

46. Tổng cục Thuế (2011), Quyết định số 1854/QĐ-TCT ngày 20 tháng

12 năm 2011 về việc sửa đổi, bổ sung một số điểm tại Quyết định số

367TCT/QĐ-VP ngày 26 tháng 5 năm 2005 quy chế công tác lưu trữ ngành

thuế.

47. Tổng cục Thuế (2012), Quyết định 374TCT/QĐ – VP ngày 05 tháng

4 năm 2012 của Tổng cục Thuế về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ

sơ, tài liệu ngành Thuế.

48. Tổng cục thuế (2014), công văn số 5246/TCT-VP ngày 25 tháng 11

năm 2014của Tổng cục Thuế về việc xây dựng kế hoạch 05 năm ( 2016-2020)

về công tác văn thư, lưu trữ.

49. Tổng cục Thuế (2015), Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16 tháng

11 năm 2015 của Tổng cục Thuế về việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý

văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế (Quyết định ngày thay thế cho

Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày 28 tháng 7 năm 2008).

50. Tổng cục Thuế (2016), Công văn số 152/TCT-VP ngày 13 tháng 01

năm 2016 của Tổng cục Thuế về việc thực hiện kiểm tra chéo công tác văn thư,

lưu trữ.

51. Tổng cục Thuế (2016), công văn số 4131/TCT-VP ngày 12 tháng 9

năm 2016 của Tổng cục Thuế về việc đánh giá tình hình thực hiện hướng dẫn

công văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 về việc hướng dẫn

quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

100

PHỤ LỤC I

Mẫu 24: Phiếu trình Tổng cục

TỔNG CỤC THUẾ VĂN PHÒNG

PHIẾU TRÌNH TỔNG CỤC

Độ khẩn /Loại văn bản

Số hiệu văn bản: …………………...

Ngày:……….

Gấp

Tối mật

Mã đến TCT: ……………………...

Ngày: ……….

Mật

Tuyệt mật

Tổng cục trưởng Bùi Văn Nam

Phó TCTg Trần Văn Phu

Phó TCTg Vũ Văn Trường

Phó TCTg Cao Anh Tuấn

Phó TCTg Phi Vân Tuấn

Phó TCTg Nguyễn Đại Trí

Phó TCTg Đặng Ngọc Minh

Đơn vị chủ trì nhận bản chính: ………………… Thời hạn trình: ………………

Đơn vị phối hợp nhận bản sao: ………………………………………………

PHÂN CÔNG XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO VỤ /ĐƠN VỊ

Hà Nội, ngày …… / …… / 201.. CHÁNH VĂN PHÒNG KT.CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(Ký, ghi rõ họ tên)

Họ và tên

101

PHỤ LỤC II

Mẫu số 21: Phiếu gửi

PHIẾU GỬI

TỔNG CỤC THUẾ VĂN PHÒNG

Kính gửi: ………………………… (Đơn vị chủ trì nhận bản chính)

(Đơn vị phối hợp nhận bản sao:……………………………………………………)

Văn phòng xin gửi đến quý Vụ /đơn vị

- Văn bản số: …………………………………….. .. ngày …… / …… / 201..

- Mã đến TCT: …………………………………… ngày …… / …… / 201..

- Nội dung: ………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………….

Đề nghị đơn vị chủ trì trình lãnh đạo Tổng cục trước ngày … / …/ 201..

PHÂN CÔNG XỬ LÝ CỦA LÃNH ĐẠO VỤ /ĐƠN VỊ

Hà Nội, ngày …… / …… / 201.. CHÁNH VĂN PHÒNG (KT.CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)

(Ký, ghi rõ họ tên) Họ và tên

102

PHỤ LỤC III

Mẫu số 07a: Tờ trình Bộ(đối với trường hợp cần lấy dấu của Tổng cục)

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ

Số:………/TTr-TCT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, Ngày…….tháng…..năm 2015

Tê tr×nh

Về việc.............................................................

Kính gửi: .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... ............ Trình Bộ Tài chính …………………../. Nơi nhận: - Như trên; - .........; - Lưu: VT; tên đơn vị soạn thảo viết tắt.

TỔNG CỤC TRƯỞNG hoặc KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG (chữ ký, đóng dấu) Họ và tên

103

Mẫu số 07b: Tờ trình Bộ(đối với trường hợp trình nội bộ trong ngành )

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Hà Nội, Ngày…….tháng…..năm 2015

Số: …..(1)……..

Độ khẩn:

®Ó kho¶ng c¸ch trèng tõ 8 -->10 dßng ®Ó L§ Bé ghi ý kiÕn chØ ®¹o

TỜ TRÌNH

(Times New Roman, cỡ chữ 14 in hoa, đậm, đứng)

Về việc............................................................

Nội dung: .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................... ..................................................................................................../.

TỔNG CỤC TRƯỞNG hoặc KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Ký ghi rõ họ tên Họ và tên

(1). Số tờ trình

104

PHỤ LỤC IV

Bảng kê những tài liệu chủ yếu của Tổng cục thuế

(tài liệu bảo quản lâu dài – vĩnh viễn)

Thời hạn Ghi STT Nội dung tài liệu bảo quản chú

I. Tài liệu tổng hợp

Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp Theo hiệu 01 luật của Nhà nước ( hồ sơ nguyên tắc) lực văn bản

Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quy

02 Vĩnh viễn phạm pháp luật quy định những vấn đề

chung của ngành Thuế

Hồ sơ hội nghị tổng kết nhân dịp kỷ niệm

03 Vĩnh viễn các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện quan trọng

của Tổng cục Thuế

Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ, quy định,

04 Vĩnh viễn hướng dẫn những vấn đề chung của ngành

Thuế

Kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ dài hạn,

05 Vĩnh viễn hàng năm của Tổng cục Thuế và các đơn vị

trực thuộc

Tài liệu về hoạt động của lãnh đạo ngành 06 Vĩnh viễn

Thuế(báo cáo, bản thuyết trình, trả lời chấp

105

vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự

kiện lớn…)

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác

07 20 năm định kỳ quý, 6 tháng, 9 tháng của Tổng cục

Thuế và các đơn vị trực thuộc

… …………………………………

II.Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê

Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế

01 Vĩnh viễn hoạch, thống kê dài hạn, hàng năm của ngành

Thuế

Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành 02 Vĩnh viễn Thuế, cơ quan Thuế

Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, 03 Vĩnh viễn dự án, chương trình mục tiêu của ngành Thuế

Hồ sơ thẩm định đề án chiến lược, đề án quy

hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình

04 Vĩnh viễn mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi

quản lý của ngành Thuế, cơ quan thuế (phê

duyệt)

Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực

05 20 năm hiện kế hoạch 6 tháng, 9 tháng của ngành

Thuế, cơ quan thuế

Hồ sơ tổ chức thực hiện dự toán ngân sách 06 Vĩnh viễn

nhà nước hàng năm của Tổng cục Thuế và

106

các đơn vị trực thuộc: Văn bản chỉ đạo về thu

ngân sách nhà nước, chương trình, kế hoạch,

báo cáo tổ chức thực hiện

Văn bản quy định về các biểu mẫu thống kê, 07 Vĩnh viễn báo cáo của Tổng cục Thuế, ngành Thuế

Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, chế 08 Vĩnh viễn độ, hướng dẫn về thống kê của ngành Thuế

….. ……………………………

III. Tài liệu về tổ chức, cán bộ - lao động

tiền lương

Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức,

01 Vĩnh viễn quy chế làm việc, chế độ/ quy định hướng

dẫn về tổ chức, cán bộ trong ngành Thuế

Kế hoạch và báo cáo về tổ chức cán bộ - lao

02 Vĩnh viễn động tiền lương hàng năm của Tổng cục

Thuế và các đơn vị trực thuộc

Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi

03 Vĩnh viễn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng

cục Thuế và các đơn vị trực thuộc

Hồ sơ hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể

04 Vĩnh viễn cơ quan Tổng cục Thuế và các đơn vị trực

thuộc

05 Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Vĩnh viễn

107

Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngạch hàng năm 06 20 năm (báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển)

…. …………………………………

IV.Tài liệu về nghiên cứu chính sách chế

độ thuế và nghiên cứu khoa học

Tài liệu chỉ đạo về cải cách thuế và nghên 01 Vĩnh viễn cứu khoa học ngành Thuế

Hồ sơ đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà 02 Vĩnh viễn nước

03 Hồ sơ nghiên cứu khoa học cấp Bộ ngành Vĩnh viễn

04 Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành Vĩnh viễn

05 Văn bản trao đổi về công tác cải cách thuế 20 năm

…. …………………………………

V. Tài liệu thanh tra, kiểm tra và giải

quyết khiếu nại, tố cáo

Tài liệu chỉ đạo về công tác thanh tra, kiểm

01 Vĩnh viễn tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với ngành

Thuế

Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, quy chế

02 Vĩnh viễn thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo đối

với ngành Thuế

108

Chương trình, kế hoạch và báo cáo về công

03 20 năm tác thanh tra 6 tháng, 9 tháng của Tổng cục

Thuế và các đơn vị trực thuộc

Hồ sơ thanh tra, kiểm tra nội ngành Thuế (các Vĩnh viễn 04 vụ việc nghiêm trọng)

Hồ sơ thanh tra, kiểm tra đối tượng nộp thuế 15 năm 05 (các vụ việc không nghiêm trọng)

Hồ sơ hoàn thuế, miễn thuế, giảm thuế thuộc Vĩnh viễn 06 diện kiểm tra trước của người nộp thuế

Hồ sơ xây dựng nội dung, chương trình, kế

07 Vĩnh viễn hoạch thực hiện công tác kiểm tra, giám sát

kê khai thuế hàng năm trên địa bàn quản lý

Hồ sơ tiếp dân tại trụ sở cơ quan Thuế để xem

xét, giải quyết những thông tin phản ánh về 10 năm 08 các hành vi vi phạm chính sách, pháp luật của

người nộp thuế

…. ………………………….

VI. tài liệu về quản lý hiệp định và hợp tác

quốc tế về Thuế

Hồ sơ đàm phán ký kết Hiệp định tránh đánh Vĩnh viễn 01 thuế hai lần với các nước

02 Hồ sơ cam kết hội nhập về Thuế Vĩnh viễn

109

Hồ sơ đoàn ra, đoàn vào học tập, hội thảo,

03 Vĩnh viễn tham quan khảo sát hoạt động trên từng lĩnh

vực về Thuế của các cán bộ Thuế

…. ……………………………..

VII. Tài liệu xây dựng cơ bản

Hồ sơ xây dựng công trình trụ sở làm việc 01 Vĩnh viễn của Tổng cục Thuế

Kế hoạch và báo cáo công tác đầu tư xây

02 Vĩnh viễn dựng cơ bản dài hạn và hàng năm của Tổng

cục Thuế và các đơn vị trực thuộc

….. …………………………………………...

VIII. Tài liệu về công tác hành chính văn

thư, lưu trữ

01 Tập văn bản đi về hướng dẫn chính sách thuế Lâu dài

Tài liệu xây dựng, ban hành quy định hướng

02 Vĩnh viễn dẫn về công tác hành chính văn phòng, văn

thư, lưu trữ của Tổng cục Thuế

…… …………………………………...