Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ....../......

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

ĐẶNG THỊ HUYỀN

CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2023

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

…………/………… ....../......

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

ĐẶNG THỊ HUYỀN

CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8340403

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. LÊ NGỌC HỒNG

HÀ NỘI - NĂM 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân, được xuất

phát từ yêu cầu trong công việc để hình thành hướng nghiên cứu. Các số liệu

có nguồn gốc rõ ràng, tuân thủ đúng nguyên tắc và kết quả trình bày trong

luận văn được thu thập trong quá trình nghiên cứu là trung thực, chưa từng

được công bố trước đây.

Tác giả luận văn

ĐẶNG THỊ HUYỀN

LỜI CẢM ƠN

Với tình cảm chân thành nhất, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sĩ

Lê Ngọc Hồng vì đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn

thiện luận văn.

Tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Ban Giám đốc, các thầy cô giáo của Học

viện Hành chính Quốc gia đã tận tình, trách nhiệm trong quá trình giảng dạy,

truyền đạt kiến thức, định hướng và hỗ trợ cho tôi. Xin gửi lời cảm ơn tới toàn

thể cán bộ, nhân viên của Học viện Hành chính Quốc gia đã quan tâm, giúp

đỡ, tạo mọi điều kiện cho tôi trong quá trình học và về mặt tài liệu để tôi hoàn

thành luận văn này.

Tôi cũng xin cảm ơn các cấp lãnh đạo, đồng nghiệp, bạn bè tại UBND

Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội đã tạo điều kiện về mặt thời gian, tài

liệu, số liệu để tôi hoàn thành luận văn.

Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong quá trình hoàn thiện luận văn, nhưng

do hạn chế về chuyên môn, kiến thức nên luận văn của tôi không tránh khỏi

những hạn chế, thiếu sót. Kính mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo,

đồng nghiệp, các bạn học viên để luận văn của tôi hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cảm ơn!

Tác giả luận văn

ĐẶNG THỊ HUYỀN

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 3

LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 4

MỤC LỤC ........................................................................................................ 5

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT .............................................................. 8

DANH MỤC BẢNG, HÌNH ........................................................................... 9

MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1

1. Lý do lựa chọn đề tài ..................................................................................... 1

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài .................................................... 3

3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn .............................................. 6

4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của luận văn ............................................... 7

5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu ............................................ 8

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ..................................................... 9

7. Kết cấu của luận văn ..................................................................................... 9

Chƣơng 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ VÀ CÔNG

TÁC VĂN THƢ PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ .............. 10

1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư ............................................................ 10

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư .................................................................. 10

1.1.2. Vị trí, vai trò của công tác văn thư ....................................................... 11

1.1.3. Nội dung của công tác văn thư ............................................................. 13

1.1.4. Yêu cầu đối với công tác văn thư .......................................................... 13

1.1.5. Tổ chức công tác văn thư ...................................................................... 15

1.1.6. Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư .................................... 16

1.2. Những vấn đề cơ bản về chính quyền số và yêu cầu đặt ra đối với công

tác văn thư ....................................................................................................... 17

1.2.1. Khái niệm, đặc điểm của chính quyền số .............................................. 17

1.2.2. Vai trò của công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số .......... 23

1.2.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số ......... 25

1.2.4. Yếu tố tác động của công tác văn thư tới việc phục vụ xây dựng chính

quyền số ........................................................................................................... 28

Tiểu kết Chương 1 ........................................................................................... 32

Chƣơng 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ............................ 33

2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm ................................ 33

2.1.1. Lịch sử hình thành, phát triển ............................................................... 33

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .......................................................... 35

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy .......................................................................... 36

2.2. Một số vấn đề về công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm phục

vụ xây dựng chính quyền số ............................................................................ 38

2.2.1. Thực trạng quản lý, tổ chức công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ

Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số. ......................................................... 38

2.2.2. Thực trạng thực hiện công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm

đảm bảo phục vụ chính quyền số .................................................................... 51

2.2.3. Các yếu tố tác động đến công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ

Liêm phục vụ chính quyền số .......................................................................... 67

2.3. Đánh giá mức độ đáp ứng công tác điều hành chính quyền số ............... 78

2.3.1. Kết quả đạt được ................................................................................... 78

2.3.2. Những hạn chế, tồn tại .......................................................................... 80

2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại ............................................. 81

Tiểu kết chương 2 ............................................................................................ 82

Chƣơng 3 GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI ỦY

BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM PHỤC VỤ XÂY DỰNG

CHÍNH QUYỀN SỐ ..................................................................................... 83

3.1. Cơ sở xác định giải pháp .......................................................................... 83

3.1.1. Quan điểm, chỉ đạo của Chính phủ và UBND Thành phố Hà Nội ............ 83

3.1.2. Phương hướng, yêu cầu của công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ

Liêm phục vụ chính quyền số .......................................................................... 85

3.2. Giải pháp tăng cường hiệu quả công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân

quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số .................................. 86

3.2.1. Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ và nâng cao trình

độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thư ........................ 86

3.2.2. Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư theo hướng

đảm bảo năng lực phục vụ xây dựng chính quyền số ..................................... 89

3.2.3 Hoàn thành kết nối phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ số. ............. 91

3.2.4. Tăng cường hiệu quả thực hiện nghiệp vụ văn thư trong môi trường

điện tử .............................................................................................................. 94

3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi số

trong công tác văn thư .................................................................................... 97

3.2.6. Tăng cường hiện đại hóa cơ sở vật chất cho công tác văn thư. ........... 99

3.2.7. Hoàn thiện chính sách đầu tư và chế độ, kinh phí cho công tác văn thư

phục vụ xây dựng chính quyền số. ................................................................ 101

3.3. Một số kiến nghị, đề xuất ....................................................................... 104

3.3.1. Đối với UBND Thành phố Hà Nội ...................................................... 104

3.3.2. Đối với UBND quận Nam Từ Liêm ..................................................... 105

Tiểu kết chương 3 .......................................................................................... 107

KẾT LUẬN .................................................................................................. 108

DANH MỤC CÔNG TRÌNH CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ...................... 110

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 111

PHỤ LỤC ..................................................................................................... 117

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

Kí hiệu chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

CMCN Cách mạng công nghiệp

CNTT Công nghệ thông tin

LTĐT Lưu trữ điện tử

TLĐT Tài liệu điện tử

TLLT Tài liệu lưu trữ

UBND Uỷ ban nhân dân

VTLT Văn thư lưu trữ

DANH MỤC BẢNG, HÌNH

Danh mục bảng

Bảng 2.1. Số lượng cán bộ văn thư lưu trữ Văn phòng UBND quận Nam Từ

Liêm năm 2022................................................................................................ 43

Bảng 2.2: Thống kê chi tiết trang thiết bị CNTT tại các phòng chuyên môn

thuộc UBND quận Nam Từ Liêm ................................................................... 45

Bảng 2.3. Thống kê khảo sát về công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ

Liêm................................................................................................................. 50

Bảng 2.4. Thống kê tổng số văn bản đi, văn bản đến tính từ ngày 01/01/2022

đến ngày 15/4/2023 ......................................................................................... 55

Bảng 2.5. Thống kê biến động văn bản đi, văn bản đến của UBND quận Nam

Từ Liêm năm 2020 và năm 2022 .................................................................... 56

Bảng 2.6. Thống kê khảo sát về công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ

Liêm................................................................................................................. 66

Danh mục hình

Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn thuộc UBND Quận

Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội .................................................................. 38

Hình 2.2: Hội nghị tập huấn Phần mềm quản lý văn bản và điều hành, Hệ

thống thông tin báo cáo Thành phố tại UBND quận Nam Từ Liêm ngày

24/12/2022 ....................................................................................................... 49

Hình 2.3. Sơ đồ gửi, nhận hồ sơ trên Trục liên thông văn bản quốc gia ........ 53

Hình 2.4. Sơ đồ vận hành Trục liên thông văn bản quốc gia .......................... 77

1

MỞ ĐẦU

1. Lý do lựa chọn đề tài

Công tác văn thư - lưu trữ (VTLT) nói chung, công tác văn thư nói riêng

có vai trò đặc biệt quan trọng đối với nền hành chính công. Trong quá trình

hoạt động mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp có chức năng, nhiệm vụ

riêng, nhưng hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành

đối với tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền

việc soạn thảo, ký ban hành, quản lý và tổ chức sử dụng văn bản, chính là gắn

với công tác văn thư. Công tác văn thư bao gồm: soạn thảo, ký ban hành văn

bản; quản lý văn bản (văn bản đi, đến); lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Tất

cả các cá nhân thuộc các tổ chức hành chính nhà nước khi thực hiện chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình đều tham gia thực hiện một số nội

dung của công tác văn thư và chịu trách nhiệm với công việc được giao theo

chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và cá nhân. Bởi đó là hoạt động

đảm bảo thông tin cho công tác quản lý, lãnh đạo, điều hành của mỗi cơ quan;

cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, có giá trị pháp lý, giá trị

thực tiễn và giá trị lịch sử phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã

hội… giúp cán bộ, công chức, viên chức xử lý, giải quyết công việc nhanh

chóng, có cơ sở pháp lý, phục vụ kịp thời hoạt động thanh tra, kiểm tra, giám

sát và các hoạt động khác của cơ quan; tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi

quyền lực của các cơ quan, tổ chức.

Cuộc cách mạng công nghiệp (CMCN) 4.0 của thế kỉ XXI đã tạo ra

những xu thế phát triển mới cho nhân loại, làm thay đổi sâu sắc mọi mặt đời

sống xã hội, đưa nền hành chính các quốc gia tiến sâu hơn vào quá trình

chuyển đổi số. Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành quyết định số

18/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ

thống hành chính nhà nước. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan

2

nhà nước tăng cường sử dụng văn bản điện tử, tiến tới thay thế văn bản giấy.

Đây cũng là lần đầu tiên vai trò của Trục liên thông văn bản quốc gia được đề

cập, định nghĩa chính thức, cùng với các nguyên tắc và yêu cầu về gửi, nhận

văn bản điện tử đã được quy định một cách đầy đủ. “Đây là một bước đột phá

mạnh mẽ vào tư duy giấy tờ, quan liêu kiểu cũ để tạo lập nền tảng cho những

bước phát triển mới của Chính phủ điện tử”, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn

phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng nhấn mạnh tại Lễ khai trương Trục liên

thông văn bản quốc gia ngày 12/3/2019.

Ngày 27/9/2019, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW về

một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng chuyển đổi

số. Trong bối cảnh nền hành chính quốc gia hướng tới xây dựng Chính phủ

điện tử, Chính phủ số, chính quyền điện tử, chính quyền số, công tác văn thư

cũng đang dần chuyển đổi sang mô hình hoạt động dựa trên công nghệ số, dữ

liệu số. Hệ thống văn bản pháp luật, văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác

VTLT điện tử nói chung, công tác văn thư nói riêng từ Trung ương đến các

địa phương đang từng bước được hoàn thiện. Công tác văn thư tại Ủy ban

nhân dân (UBND) quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội được quan tâm,

đầu tư theo hướng hiện đại và phát triển theo kịp với tốc độ của khoa học kỹ

thuật, góp phần vào việc nâng cao hiệu quả quá trình quản lý, điều hành, tiến

hành các hoạt động hành chính tại đơn vị. Tuy nhiên bên cạnh những kết quả

đã đạt được vẫn còn một số tồn tại như: trang thiết bị phục vụ còn chưa đồng

bộ, trình độ CNTT của cán bộ văn thư còn hạn chế, những bất cập trong việc

thực hiện nghiệp vụ văn thư truyền thống và hiện đại… Xuất phát từ thực tiễn

công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số tại UBND quận Nam Từ

Liêm cho thấy, cần đẩy mạnh, nâng cao hơn nữa chất lượng thực hiện công

tác văn thư của đơn vị.

Vì những lý do trên, tôi chọn đề tài “Công tác văn thƣ tại UBND quận

Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số” cho

luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành Quản lý công, nhằm khắc phục

những tồn tại, hạn chế của công tác văn thư trong quá trình triển khai thực

3

hiện nhiệm vụ xây dựng chính quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm hiện

nay. Và tôi mong muốn góp phần đưa ra những ý kiến đề xuất phù hợp để

công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm ngày càng được hiện đại và

phát triển, đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra của Chính phủ, của Thành phố

Hà Nội, phù hợp với xu hướng phát triển của đất nước và thế giới.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài

Cho đến nay, công tác văn thư và vấn đề hiện đại hóa công tác văn thư

đã trở thành đối tượng của nhiều công trình lý luận và đề tài nghiên cứu khoa

học. Việc tìm kiếm các giải pháp nhằm đẩy mạnh tính hiệu quả của công tác

văn thư ở các cơ quan nhà nước nói chung và từng đơn vị sự nghiệp nói riêng,

nhất là trong giai đoạn hướng tới xây dựng Chính phủ số, chính quyền số, yêu

cầu chuyển đổi số công tác quản lý hành chính các cấp cũng đã thu hút sự

quan tâm của các nhà khoa học, nhà giáo, và cả các nghiên cứu sinh, học viên

cao học …

Giáo trình giảng dạy, tài liệu chuyên khảo về công tác văn thư đã được

xuất bản có thể kể đến như:

PGS. TS Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Nghiệp vụ văn thư, Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội, Nxb Lao động. Giáo trình đã cung cấp những vấn đề

lý luận về công tác văn thư, nhằm mục đích sử dụng làm tài liệu giảng dạy

cho sinh viên đại học, cao đẳng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và các cơ

sở đào tạo cán bộ VTLT khác, đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, tham

khảo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và các công việc liên quan tới VTLT

của các cơ quan, tổ chức.

Hoàng Lê Minh (2014), Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb Văn

hóa Thông tin, cuốn sách đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu, tham khảo,

bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ VTLT và thực hiện các nghiệp vụ VTLT

hàng ngày tại các cơ quan, đơn vị, tổ chức.

Vũ Tươi (2016) Cẩm nang công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan,

đơn vị, doanh nghiệp, Nxb Thế giới, là tài liệu cung cấp những thông tin cơ

bản về công tác VTLT, hướng dẫn giải quyết và quản lý văn bản. Sách còn

cung cấp thêm những cơ sở pháp lý, văn bản luật pháp, quy định, quy chế

trong công tác VTLT.

4

Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình Công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ

quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị, xã hội, Đại học Nội Vụ Hà Nội,

trang bị các nội dung về khái niệm, đặc điểm, nội dung công tác VTLT

trong các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị, xã hội cũng như mục

đích của việc thực hiện các nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư.

Một số bài viết về hiện đại hóa công tác văn thư, ứng dụng CNTT vào

công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay trên các tạp chí

chuyên ngành như:

Bài viết Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

thư, lưu trữ, ThS. Lê Văn Năng, Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước, Luutruvn.com, tháng 11/2015, đã chỉ ra những hạn chế trong việc

ứng dựng CNTT trong công tác quản lý hành chính và công tác VTLT và đưa

ra những giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác VTLT

thời gian tới.

Bài viết Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ,

quản lý tài liệu điện tử, Trang tin tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật,

pbgdpl.hanoi.gov.vn, nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của công tác

VTLT; phổ biến kịp thời các văn bản, quy định của Trung ương, Bộ, ngành,

Thành phố Hà Nội về công tác VTLT đến các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi

quản lý bằng nhiều hình thức phù hợp, đề ra một số giải pháp để thực hiện để

làm tốt công tác VTLT của Thành phố Hà Nội.

Bài viết Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động lãnh

đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức trong công cuộc chuyển đổi số,

Phòng Quản lý văn thư – lưu trữ, Cổng thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Thái

Nguyên, đề ra một số giải pháp để nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc

của công tác VTLT trong quá trình cải cách công vụ và cải cách hành chính

của mỗi cơ quan, tổ chức góp phần thực hiện thắng lợi mục tiêu chuyển đổi số

mà Nghị quyết số 01-NQ/TƯ đã đề ra.

Nhiều công trình luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu cấp cơ sở về công

tác văn thư như:

5

Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm

Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính quốc

gia. Luận văn đã nghiên cứu những cơ sở lý luận về công tác văn thư, phân tích

thực trạng công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

và đề xuất các giải pháp nhằm hiện đại hóa, đẩy mạnh hiệu quả công tác văn thư

tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

Bùi Chí Thanh (2020), Ứng dụng công nghệ thông tin trong Quản lý văn

bản tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành

chính quốc gia. Luận văn nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản

và ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung, làm rõ thực trạng ứng

dụng CNTT trong quản lý văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm, hiệu quả

cũng như các hạn chế còn tồn tại, nguyên nhân của các hạn chế đó. Từ đó đưa

ra các giải pháp và đề xuất để nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý

văn bản tại UBND quận Nam Từ Liêm trong những năm tiếp theo.

Nguyễn Thị Hương Giang (2022), Hiện đại hóa Công tác Văn thư tại

Trung ương Hội nông dân Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính

quốc gia. Trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở lý luận về công tác văn thư và

phân tích thực trạng công tác văn thư tại Trung ương Hội nông dân Việt Nam

trong thời kỳ CMCN 4.0, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm hiện đại hóa,

đẩy mạnh hiệu quả công tác văn thư tại Trung ương Hội nông dân Việt Nam

phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính nhà nước và đáp ứng nhu

cầu của toàn xã hội.

Các công trình khoa học trên đã nghiên cứu, đề cập một cách trực tiếp

hoặc gián tiếp những vấn đề lý luận công tác văn thư, VTLT, và những giải

pháp đẩy mạnh, nâng cao hiệu quả của công tác văn thư ở những phạm vi

khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo quý giá, quan trọng cho tôi khi sử

dụng tham khảo, nghiên cứu để hoàn thiện luận văn của mình về các vấn đề:

nguồn lực của công tác văn thư, các nguyên tắc, hiệu quả tổ chức công tác

văn thư giai đoạn đẩy mạnh ứng dụng CNTT, chuyển đổi số, xây dựng Chính

phủ điện tử… Tuy nhiên, trong phần lớn các công trình nghiên cứu đều chưa

6

đề cập sâu đến những vấn đề về lý thuyết và thực tiễn bối cảnh CMCN 4.0,

xây dựng Chính phủ điện tử tiến tới Chính phủ số, nội dung lý luận và thực

tiễn xây dựng chính quyền số ở địa phương, tăng cường tự quản, cải cách

hành chính ở cấp UBND cấp quận, huyện, cũng như chưa đề cập sâu tới

công tác văn thư trong thời kì phục vụ xây dựng chính quyền số, chưa làm

rõ tổ chức và hoạt động văn thư trên nền tảng số, những yêu cầu phát triển

kinh tế - xã hội trong môi trường số, những khó khăn bất cập trong xây dựng

Chính phủ điện tử và chuyển đổi từ xây dựng Chính phủ điện tử tiến tới

Chính phủ số.

Đối với đề tài nghiên cứu đã lựa chọn, tôi đã vận dụng các lý luận khoa

học để nghiên cứu công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành

phố Hà Nội. Với mong muốn đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND

quận Nam Từ Liêm và đề xuất những giải pháp nhằm đẩy mạnh hiệu quả

công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính

quyền số. Vì vậy, đề tài sẽ không trùng lặp với các công trình nghiên cứu

trước đó, đồng thời làm phong phú thêm cho công tác nghiên cứu khoa học ở

lĩnh vực này và có ý nghĩa thực tế.

3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

3.1. Mục đích

Trên cơ sở lý luận về công tác văn thư, Chính phủ số, chính quyền số và

công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số, đề tài nghiên cứu, đánh

giá tình hình, thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm,

Thành phố Hà Nội trong những năm gần đây, từ đó đề xuất một số giải pháp

nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ

Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số những năm tiếp theo.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

Luận văn tập trung giải quyết các nhiệm vụ sau:

- Hệ thống hóa các cơ sở lý luận về công tác văn thư, các Nghị quyết chỉ

đạo của Chính phủ về chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ số, chính quyền số

và công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số.

7

- Nghiên cứu, khảo sát thực trạng, từ đó phân tích, đánh giá ưu điểm và

hạn chế trong công tác công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm.

- Đề xuất giải pháp cụ thể, thiết thực để góp phần nâng cao hiệu quả công

tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số

trong thời gian tới.

4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu của luận văn

4.1. Đối tượng nghiên cứu:

Luận văn tập trung nghiên cứu công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ

Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số.

4.2. Phạm vi nguyên cứu:

- Phạm vi về nội dung nghiên cứu: Luận văn tập trung đi sâu nghiên cứu

về tổ chức, quản lý công tác văn thư và các quy trình, nghiệp vụ công tác văn

thư phục vụ xây dựng chính quyền số: soạn thảo, ký ban hành, quản lý văn

bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử; quản lý và sử dụng con dấu,

thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số, chữ kí số... trong quá trình xử lý công

việc của các cơ quan, tổ chức. Còn những nội dung chuyên sâu về kỹ thuật,

thiết bị công nghệ số Luận văn không đi sâu mà chỉ giới thiệu những nội dung

này để có sự đánh giá tổng thể, bao quát đối tượng nghiên cứu.

- Phạm vi về không gian nghiên cứu: Luận văn tiến hành nghiên cứu, tập

trung làm rõ hoạt động văn thư tại Văn phòng, các phòng, ban và các cơ quan,

đơn vị trực thuộc UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

- Phạm vi về thời gian nghiên cứu: Các thông tin, dữ liệu được thu thập,

sử dụng cho phân tích, đánh giá chủ yếu trong giai đoạn từ năm 2020 đến năm

2022, đây là 3 năm đầu tiên trong quá trình thực hiện Nghị quyết số 52-

NQ/TW về một số chủ trương, chính sách, chủ động tham gia cuộc cách

mạng công nghiệp lần thứ tư, Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng

Chính phủ ngày 03/6/2020 phê duyệt “Chương trình chuyển đổi số quốc gia

đến năm 2025, định hướng đến năm 2030”, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày

05/3/2020 về công tác văn thư…

8

5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu

5.1. Phương pháp luận

Đề tài nghiên cứu dựa trên hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng

của Đảng và chính sách pháp luật của Nhà nước cũng như lý luận về công tác

văn thư; kế thừa, tiếp thu có chọn lọc từ các tài liệu tham khảo, một số ý

tưởng mới có liên quan trong các công trình nghiên cứu khoa học về công tác

văn thư trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp các cấp để

luận giải, so sánh, phân tích, đánh giá.

5.2. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

+ Phương pháp quan sát, thu thập thông tin, tiến hành khảo sát qua phiếu

khảo sát tới cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ chuyên trách văn thư tại

UBND quận Nam Từ Liêm, các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận,

một số công dân trên địa bàn quận về công tác văn thư phục vụ xây dựng

chính quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tham khảo các ấn phẩm, đề tài

nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, bài viết... có liên quan đến công tác

văn thư và ứng dụng CNTT, chuyển đổi số công tác văn thư, nghiên cứu các

văn bản chỉ đạo của Chính phủ và hướng dẫn về chuyển đổi số quốc gia, xây

dựng Chính phủ số, Quy chế công tác văn thư của Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin

và Truyền thông, Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước, UBND Thành phố Hà Nội

những năm gần đây.

+ Phương pháp thống kê, tổng hợp, lập bảng biểu, phân tích và so sánh:

để thống kê, tổng hợp các quy định hiện hành liên quan đến công tác văn thư

phục vụ xây dựng chính quyền số; phân tích, so sánh các thông tin thu được

qua khảo sát và nghiên cứu tài liệu về thực trạng công tác văn thư phục vụ

xây dựng chính quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Đồng thời kết hợp với tổng kết rút kinh nghiệm thực tiễn của cá nhân về

công tác văn thư UBND quận Nam Từ Liêm hiện nay để giải quyết vấn đề đặt

ra của đề tài.

9

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1. Ý nghĩa về mặt lý luận

Luận văn hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác văn thư để làm

sáng tỏ khái niệm, ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác văn thư và hệ thống hóa

những vấn đề lý luận về chính quyền số như: khái niệm, đặc điểm của chính

quyền số, vai trò của công tác văn thư và các yếu tố tác động đến công tác văn

thư phục vụ xây dựng chính quyền số.

6.2. Ý nghĩa về mặt thực tiễn

Luận văn nghiên cứu thực trạng công tác văn thư của Văn phòng và các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

những năm gần đây, nêu rõ những kết quả đạt được và hạn chế. Kết quả đó là

cơ sở để đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác công tác văn thư

tại UBND quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số những năm

tiếp theo

Kết quả nghiên cứu của luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo

cho các địa phương khác trên địa bàn Thành phố Hà Nội trong việc thực hiện

công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số ở cơ sở, góp phần giúp các

địa phương thực hiện tốt chức năng quản lý nhà nước.

Các giải pháp mà luận văn đưa ra nhằm đẩy mạnh công tác văn thư của

UBND quận Nam Từ Liêm có thể được sử dụng phục vụ cho cán bộ quản lý,

công chức viên chức tại UBND quận Nam Từ Liêm, cán bộ văn thư nói riêng,

và làm tài liệu tham khảo phục vụ công tác nghiên cứu, áp dụng thực tế trên

phạm vi rộng rãi hơn.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục

luận văn gồm 03 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và công tác văn thư phục

vụ xây dựng chính quyền số

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân quận

Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

Chương 3: Giải pháp đẩy mạnh công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân

quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số.

10

Chƣơng 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ VÀ CÔNG TÁC

VĂN THƢ PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ

1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thƣ

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư

Những công việc như soạn thảo, kí duyệt ban hành văn bản, chuyển

giao, tiếp nhận, đăng kí vào số, quản lý văn bản, lập hồ sơ... trong các cơ

quan, tổ chức chính trị - xã hội được gọi chung là công tác văn thư. Công

tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc

lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ

quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ

trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức). [18, tr1]

Căn cứ theo quy định tại Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định

công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản;

lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng

con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Công tác văn thư là một bộ phận không thể

thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập

thể chứ không riêng một cá nhân nào. Việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao

văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là

trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải

quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng

cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá

nhân khi được giao giải quyết công việc. [12,tr1]

Theo PGS-TS Dương Văn Khảm, trong Từ điển giải thích nghiệp vụ

văn thư lưu trữ Việt Nam, công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin

bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây

dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt

động của cơ quan, tổ chức…; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư. Công

tác văn thư là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ

văn bản, giấy tờ.

11

Như vậy, công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn

thư chuyên trách. Đó là hoạt động thống nhất của các bộ phận trong bộ máy

hành chính có làm việc với văn bản, hồ sơ, giấy tờ và đầu mối chính là văn

thư cơ quan. Trách nhiệm của người quản lý, thực hiện công tác văn thư

không chỉ giới hạn ở hoàn thành các khâu nghiệp vụ mà còn phải đảm bảo

hiệu quả cho hoạt động quản lý, lãnh đạo thông qua việc đảm bảo thông tin tài

liệu, văn bản.

1.1.2. Vị trí, vai trò của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy nhà nước

nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị, tổ

chức chính trị, kinh tế, xã hội và doanh nghiệp nói riêng. Công tác văn thư và

lưu trữ không thể thiếu được và chiếm một phần lớn trong hoạt động của Văn

phòng trong các cơ quan, tổ chức, đơn vụ. Công tác văn thư gắn liền với hoạt

động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động của quản lý Nhà

nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.

Về vị trí: Các cơ quan, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ muốn

thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để

phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, chỉ đạo

hoạt động của các cơ quan cấp dưới, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi

lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối

với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan

trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy,

có chức năng thông tin, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn

thư lại càng quan trọng, giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.

Về vai trò: Làm tốt công tác văn thư sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông

tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức

Đảng, tổ chức chính trị - xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong

hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách,

xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề

xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển

12

khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên

quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan

càng đạt hiệu quả cao. Thời đại CNTT, khi thông tin dữ liệu là nền tảng,

nguồn tài nguyên chiến lược của các tổ chức, đơn vị, thì càng khẳng định vai

trò đầu tầu của văn phòng, là đầu mối quản lý, giải quyết thông tin văn bản.

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội chỉ

đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan

liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.

– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ

trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều

được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ

quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt

chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ

gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.

– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức

chính trị - xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ,

nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ

chức thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong

hoạt động của các cơ quan, tổ chức nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho

lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị - xã hội. Vì vậy,

nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được

văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp

lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống

kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày

và lâu dài về sau. [31, tr6]

13

1.1.3. Nội dung của công tác văn thư

Hiểu rõ các quy định và làm tốt nội dung công tác văn thư sẽ giải quyết

tốt các công việc liên quan tới soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý

giải quyết văn bản, lập hồ sơ và việc sử dụng con dấu. Công tác văn thư bao

gồm các nội dung cơ bản sau:

Soạn thảo và ban hành văn bản: Thảo văn bản; Duyệt văn bản; Đánh

máy, in ấn, sao chụp văn bản; Ký văn bản để ban hành.

Quản lý và giải quyết văn bản đi: Kiểm tra thể thức, hình thức, kĩ thuật

trình bày; Trình ký văn bản; Ghi số ngày, tháng, năm văn bản; Đăng kí, đóng

dấu cơ quan và theo dõi chuyển giao; Làm thủ tục chuyển giao và theo dõi

chuyển giao; Lưu và tổ chức khai thác sử dụng văn bản lưu.

Quản lý và giải quyết văn bản đến: Tiếp nhận văn bản đến; Phân loại,

bóc bì, đóng dấu đến; Đăng kí văn bản đến; Trình văn bản đến; Sao văn bản

đến; Chuyển giao văn bản đến; Giải quyết và theo dõi, đôn đốc và giải quyết

văn bản đến.

Quản lý và sử dụng con dấu: Quy định việc khắc con dấu của cơ quan, tổ

chức; Quy định những việc được và không được làm đối với văn thư khi giữ

con dấu của cơ quan; Quy định về việc sử dụng con dấu của cơ quan trong

các văn bản sao cho phù hợp; Quy định về việc đóng dấu và bảo quản con dấu

của cơ qian, tổ chức.

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Mở hồ sơ; Thu thập tài

liệu để đưa vào hồ sơ; Phân chia các đơn vị bảo quản và sắp xếp văn vản, tài

liệu trong hồ sơ; Kết thúc và biên mục hồ sơ. [18, tr2]

1.1.4. Yêu cầu đối với công tác văn thư

Tại Điều 4 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, có quy định

về nguyên tắc của công tác văn thư là: Công tác văn thư được thực hiện thống

nhất theo quy định của pháp luật.

Các yêu cầu đối với công tác văn thư bao gồm:

Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc

nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do

14

đó, xây dựng văn bản nhanh chóng sẽ giúp giải quyết nhanh chóng mọi công

việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết

công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn

bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan

Chính xác: Chính xác về nội dung của văn bản: Nội dung văn bản phải

tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp

luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên; Dẫn chứng

hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với thực tế,

không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…; Số liệu phải đầy đủ, chứng

cứ phải rõ ràng.

Chính xác về mặt thể thức văn bản: Văn bản ban hành phải có đầy đủ các

thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản;

Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội

dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản; Các

yếu tố thông tin nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ,

kiểu chữ; Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.

Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ: Yêu cầu chính xác phải được

quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn

bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản…; Yêu cầu chính xác còn phải

được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về

công tác văn thư.

Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều

vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây

dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc

của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải

bảo đảm yêu cầu đã được quy định trong Luật số 29/2018/QH14, Luật Bảo vệ

bí mật nhà nước.

Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn

liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,

yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề

15

đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói

riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay

tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù

hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện

cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi

thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các nghiên cứu khoa học kĩ

thuật, sáng kiến, giải pháp có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công

tác văn thư hiện đại.

1.1.5. Tổ chức công tác văn thư

Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ. Các khâu này là

quy định bắt buộc, đúng thủ tục, trình tự trong từng khâu và có liên quan

mật thiết đến nhau. Khi thực hiện công tác văn thư tại các cơ quan, đơn vị,

tổ chức, chỉ cần một khâu trong số đó làm chưa đúng, sẽ lập tức ảnh hưởng

đến các khâu khác cũng như các hoạt động của cơ quan đó. Trong toàn bộ

quy trình văn thư, có nhiều người tham gia, từ thủ trưởng đơn vị, đến cán bộ

nghiên cứu, cán bộ văn phòng và nhất là cán bộ văn thư. Vì vậy để tổ chức

tốt công tác văn thư, mỗi cá nhân trong cơ quan cần hiểu rõ quy trình, thủ

tục, giá trị văn bản, giá trị con dấu, trách nhiệm của cá nhân để hoàn thành

tốt nhiệm vụ của mình.

Trong một cơ quan, khi có các văn bản đến và đi, cán bộ văn thư sẽ

tiến hành các công tác chuyên môn và nghiệp vụ văn thư như: tiếp nhận và

đăng kí văn bản đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết văn bản

đến; trình thủ trưởng kí và đóng dấu; vào sổ là làm thủ tục gửi công văn đi;

cấp phát giấy đi đường cho cán bộ, nhân viên trong đơn vị, cấp giấy giới

thiệu đi; đánh máy, in văn bản khi được giao nhiệm vụ.

Cán bộ lãnh đạo, chuyên viên có trách nhiệm thảo công văn đi, giải

quyết công văn đến của cơ quan. Tất cả các cán bộ trong cơ quan có liên

quan đến việc thực hiện công văn, có trách nhiệm bảo vệ tài liệu, sắp xếp tài

liệu đã giải quyết thành hồ sơ và nộp lưu trữ cơ quan đúng quy định.

16

Về hình thức tổ chức hoạt động của công tác văn thư: Hình thức tổ chức

hoạt động của công tác văn thư có ý nghĩa rất quan trọng góp phần, ảnh

hưởng trực tiếp đến việc giải quyết và quản lý văn bản, tài liệu. Việc tổ chức

hoạt động văn thư phải bảo đảm tính khoa học, lựa chọn hình thức tổ chức

hợp lý sẽ góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác của công tác văn

thư. Có 3 hình thức tổ chức công tác văn thư là:

- Hình thức tổ chức văn thư tập trung: toàn bộ văn bản văn thư đều tập

trung ở 01 bộ phận hoặc 01 cán bộ văn thư thống nhất ở cơ quan. Hình thức

này thường áp dụng ở đơn vị có khối lượng công văn, tài liệu ít.

- Hình thức tổ chức văn thư phân tán: Toàn bộ các khâu công tác văn thư

được tiến hành ở các đơn vị khác nhau do cán bộ văn thư của các đơn vị khác

nhau thực hiện. Hình thức này được áp dụng ở những cơ quan, đơn vị lớn,

đơn vị phân tán ở nhiều nơi, cách xa.

- Hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp: là một phần việc của công tác văn

thư được tập trung ở văn thư cơ quan (Văn phòng quản lý) như: nhận, gửi văn

bản, in sao văn bản, tài liệu; đôn đốc nhắc nhở việc triển khai thực hiện công

văn…; những việc khác được phân chia ở các đơn vị nghiệp vụ của cơ quan

như: soạn thảo văn bản, lấy số công văn. Hình thức này thường được áp dụng

ở những cơ quan lớn, cơ cấu phức tạp.

Việc lựa chọn, áp dụng hình thức tổ chức văn thư hợp lý và khoa học

góp phần giải quyết công tác văn thư nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả,

tiết kiệm được thời gian và bảo đảm bí mật nhà nước.

1.1.6. Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư

Công tác văn thư hiện nay gắn chặt với hệ thống văn bản giấy và văn bản

điện tử. Do đó các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư bao gồm cả các yếu

tố bên ngoài và bên trong. Cụ thể là:

Môi trường làm việc: bao gồm sự bố trí hợp lý, khoa học phòng làm việc

của cán bộ văn thư, trang thiết bị trong phòng, đảm bảo thông thoáng, hạn chế

tiếng ồn, màu sắc, bụi bặm, ánh sáng dễ chịu. Đây là yếu tố quyết định trực

tiếp tới tâm lý, hiệu suất làm việc của cán bộ văn thư.

17

Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật: gồm các phương tiện như máy tính,

điện thoại, máy in-photo, máy scan, hạ tầng công nghệ số... đủ hiện đại, giúp

cho công tác soạn thảo, quản lý, xử lý văn bản, thu thập thông tin nói riêng,

các nghiệp vụ VTLT nói chung được tiến hành dễ dàng, nhanh chóng, chính

xác, khoa học. Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật càng hiện đại, đồng bộ thì

năng suất, hiệu quả làm việc của cán bộ văn thư càng tăng cao.

Trình độ của cán bộ văn thư: được coi là yếu tố quyết định trực tiếp năng

suất, chất lượng, hiệu quả công việc. Không có phương tiện kỹ thuật hay phần

mềm hiện đại nào có thể thay thế được. Cũng chính vì thế cán bộ văn thư cần

có trình độ chuyên môn tốt, tâm huyết với nghề, say mê công việc, cẩn thận, tỉ

mỉ, không ngừng học hỏi, bồi dưỡng chuyên môn, tiếp thu công nghệ hiện đại

để phục vụ cho công tác văn thư tại cơ quan.

Tổ chức công tác văn thư: đây là yếu tố có ảnh hưởng đến hiệu quả của

công tác văn thư tại mỗi cơ quan, đơn vị. Việc tổ chức công tác văn thư từ các

cấp lãnh đạo đến cán bộ thực hiện một cách khoa học, chặt chẽ, đúng quy

định của nhà nước sẽ giúp cho các hoạt động trong cơ quan, tổ chức diễn ra

đúng quy định hiện hành, hiệu quả, kịp thời, tránh sai sót.

Các cơ quan, đơn vị cần xác định rõ các yếu tố ảnh hưởng tới hoạt động

của công tác văn thư để thực hiện đúng cách thức tổ chức và nội dung của

công tác văn thư, bố trí cơ sở hạ tầng, điều kiện làm việc và sử dụng cán bộ

văn thư có trình độ chuyên môn đảm bảo, để công tác văn thư tại cơ quan,

đơn vị được thực hiện có hiệu quả cao nhất.

1.2. Những vấn đề cơ bản về chính quyền số và yêu cầu đặt ra đối với

công tác văn thƣ

1.2.1. Khái niệm, đặc điểm của chính quyền số

Cuộc CMCN 4.0 của thế kỉ XXI cùng với xu hướng hội nhập quốc tế đã

và đang mang lại nhiều cơ hội, nhưng cũng có nhiều thách thức mới phi

truyền thống cho các quốc gia, vùng lãnh thổ trên toàn thế giới. Với sự phát

triển vượt bậc của khoa học - công nghệ, lại được thúc đẩy bởi quá trình toàn

cầu hóa, thế giới đương đại đang bước vào kỷ nguyên số và quá trình chuyển

đổi số trên mọi lĩnh vực.

18

Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ

chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công

nghệ số. Là chuyển đổi mô hình hoạt động dựa trên công nghệ số, dữ liệu số.

Là thay đổi, thậm chí đảo ngược quy trình nghiệp vụ đã có. (Cục Tin học hoá

- Bộ Thông tin và Truyền thông, 2022).

Để nhanh chóng thích ứng với tình hình mới và tận dụng tốt những cơ

hội mà CMCN 4.0 mang lại, ngày 29/7/2019, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị

quyết số 52-NQ/TƯ về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia

CMCN 4.0. Nghị quyết đã xác định các mục tiêu cho từng giai đoạn, đến năm

2025, năm 2030 để hướng tới tầm nhìn năm 2045: “Việt Nam trở thành một

trong những trung tâm sản xuất và dịch vụ thông minh, trung tâm khởi

nghiệp, đổi mới sáng tạo thuộc nhóm dẫn đầu khi vực Châu Á; có năng suất

lao động cao, có đủ năng lực làm chủ và áp dụng công nghệ hiện đại trong tất

cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, môi trường, quốc phòng – an ninh”.

Tiếp đó, tại Nghị quyết số 50-NQ/CP của Chính phủ ban hành chương

trình hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 52-NQ/TƯ và Quyết

định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt

chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030

đã xác định: tầm nhìn đến năm 2030, “Việt Nam trở thành quốc gia số, ổn định

và thịnh vượng, tiên phong thử nghiệm các công nghệ và mô hình mới; đổi mới

căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ, hoạt động sản

xuất – kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức sống, làm việc của người

dân, phát triển môi trường số an toàn, nhân văn, rộng khắp”, “nhằm mục tiêu

kép là vừa phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, vừa hình thành các

doanh nghiệp công nghệ số Việt Nam có năng lực đi ra toàn cầu”.

Tại các Nghị quyết của Chính phủ đã chỉ rõ, Chính phủ số là bộ máy

chính quyền sử dụng công nghệ số, công nghệ thông tin - truyền thông vào

việc quản lý, điều hành để xây dựng nền hành chính khoa học, hiệu quả, minh

bạch, dân chủ; xây dựng đô thị thông minh, nông thôn văn minh; Xã hội số là

xã hội hiện đại mà mọi hoạt động của đời sống xã hội và con người đều được

19

ứng dụng và tích hợp công nghệ số, làm thay đổi trên mọi phương diện của tổ

chức xã hội, từ Chính phủ, cộng đồng dân cư đến từng người dân. Xã hội số

gồm ba yếu tố cơ bản nhất là Chính phủ số, văn hóa số và công dân số. Đó

cũng là ba trụ cột của một quốc gia số; Công dân số là công dân thành thục

công nghệ số, có khả năng truy cập các nguồn thông tin số, có khả năng giao

tiếp theo chuẩn mực đạo đức trong môi trường số, thực hiện quyền và trách

nhiệm trong môi trường số, sử dụng công nghệ số hiệu quả để phục vụ nhu

cầu sinh hoạt cá nhân; Văn hóa số là các quy tắc ứng xử, chuẩn mực đạo đức

của cộng đồng và của mỗi người trong môi trường số nhằm phát triển nền văn

hóa Việt Nam tiên tiến, văn minh, đậm đà bản sắc dân tộc.

Để xây dựng và phát triển Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số, chuyển đổi

số trở thành yêu cầu tất yếu, vừa là nhiệm vụ bắt buộc đối với tất cả các cấp

chính quyền, các ngành, lĩnh vực, của mỗi cơ quan, đơn vị.

Khái niệm Chính phủ số còn được giải thích theo nhiều cách khác nhau.

Chính phủ số là thuật ngữ dùng để chỉ phương thức hoạt động của chính phủ

(tức là toàn bộ các cơ quan công quyền) dựa trên việc ứng dụng các công

nghệ số, các giải pháp thông minh trong các hoạt động quản trị của mình trên

môi trường số.

Theo một cách định nghĩa khác, thuật ngữ Chính phủ số cũng được dùng

để nói về một chính phủ (chính quyền) được tổ chức hoạt động hiệu lực, hiệu

quả chủ yếu dựa vào việc ứng dụng các công nghệ số, các giải pháp thông

minh; tương tác, lắng nghe hiệu quả, nhịp nhàng giữa chính quyền, người dân,

doanh nghiệp… Từ đó thuật ngữ chính quyền số có thể hiểu là chính quyền

hoạt động chủ yếu dựa vào việc ứng dụng công nghệ số không ngừng đổi

mới, nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu lưc các hoạt động quản trị trong môi

trường số. Có thể hiểu chính quyền số là khái niệm chỉ phương thức hoạt

động của chính quyền trên môi trường số.

Cũng có cách giải thích Chính phủ số bản chất là Chính phủ điện tử,

được bổ sung những thay đổi về cách tiếp cận, cách triển khai trên cơ sở phát

triển của công nghệ số. Chính phủ số là sự phát triển của Chính phủ điện tử.

20

Từ đó có thể hiểu chính quyền số là chính quyền điện tử, ứng dụng CNTT và

truyền thông nhằm tăng hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước trong

việc phục vụ người dân, doanh nghiệp, trong các hoạt động quản lý kinh tế,

đời sống xã hội… Chính quyền số là Chính phủ số được triển khai tại các cấp

chính quyền địa phương (tỉnh/thành phố, quận/huyện, phường/xã).

Vì thế, chuyển đổi số cơ quan nhà nước là hoạt động phát triển Chính

phủ số tại các cơ quan Trung ương và tương ứng với đó là hoạt động phát

triển chính quyền số, đô thị thông minh của các cơ quan chính quyền các cấp

ở địa phương. Chuyển đổi số cơ quan nhà nước tập trung vào phát triển hạ

tầng số phục vụ các cơ quan nhà nước một cách tập trung, thông suốt; tạo lập

dữ liệu về kinh tế - xã hội phục vụ ra quyết định chính sách; tạo lập dữ liệu

mở dễ dàng truy cập, sử dụng, tăng cường công khai, minh bạch, phòng,

chống tham nhũng, thúc đẩy phát triển các dịch vụ số trong nền kinh tế; cung

cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, cả trên thiết bị di động để người dân,

doanh nghiệp có trải nghiệm tốt nhất về dịch vụ, nhanh chóng, chính xác,

không giấy tờ, giảm chi phí. Vai trò của Chính phủ số xuất phát từ vai trò của

Nhà nước đổi với sự phát triển kinh tế, xã hội quốc gia. Vai trò của nhà nước

là không thể thay thế trong bất cứ một giai đoạn lịch sử nào. Nhà nước –

chính quyền mỗi quốc gia có sứ mệnh định hướng, quản lý, xây dựng chính

sách phát triển kinh tế - xã hội, phát triển quốc gia. Sự phát triển của mỗi

quốc gia, dân tộc hay vùng lãnh thổ trên thế giới được quyết định bởi hiệu quả

quản trị của Nhà nước, các cấp chính quyền. Trong kỉ nguyên chuyển đổi số,

Chính phủ số giữ vai trò trung tâm, dẫn dắt, quản lý, hoạch định sự phát triển

kinh tế số, xã hội số như một tất yếu.

Khái niệm “chính quyền số” bắt nguồn từ khái niệm Chính phủ số - một

trong ba trụ cột của chuyển đổi số quốc gia cùng với kinh tế số và xã hội số,

trong đó Chính phủ số được xác định là khâu then chốt.

Chính quyền số có các đặc điểm cơ bản:

Một là, công nghệ số, các giải pháp thông minh dần hiện hữu trên hầu hết

các hoạt động của các cấp chính quyền. Công nghệ số là các giải pháp, quy

21

trình xử lý các tín hiệu số (các dữ liệu thông tin được định dạng kỹ thuật số);

cho phép tính toán nhanh hơn, xử lý dữ liệu nhiều hơn, truyền tải dung lượng

lớn hơn với chi phí rẻ hơn (so với CNTT). Theo nghĩa khác, công nghệ số còn

được hiểu là các công nghệ như: công nghệ thông tin và truyền thông (ITC),

bao gồm internet, các công nghệ chính như: Dữ liệu lớn (Big Data), Trí tuệ

nhân tạo (A.I – Artificial Intelligence), Kết nối vạn vật (IoT – Internet of

things), Điện toán đám mây (cloud computing), Công nghệ di động… và các

công nghệ phân tích dữ liệu được ứng dụng trong các hoạt động quản lý và

cung cấp dịch vụ công của các cấp chính quyền.

Hai là, phần lớn thông tin trong hoạt động quản lý của chính quyền tồn

tại dưới dạng kỹ thuật số (tín hiệu số, thông tin được số hóa). Các thông tin

được phân định, chỉnh lý và định dạng kỹ thuật số để hình thành hệ thống dữ

liệu số toàn diện về kinh tế - xã hội. Hệ thống dữ liệu số ngày càng được thu

thập kịp thời, toàn diện, phản ánh chuẩn xác tình hình kinh tế - xã hội và được

xử lý khoa học để phục vụ các hoạt động quản trị của chính quyền chuyên

nghiệp, hiệu quả hơn. Trong công nghệ số, dữ liệu thông tin phục vụ các hoạt

động quản lý của chính quyền các cấp được cung cấp, chia sẻ trên môi trường

số. Các cơ quan có liên quan, trách nhiệm về một vấn đề có thể cùng xử lý,

giải quyết trong cùng một thời điểm bằng việc tiếp nhận trực tiếp thông tin

trên cơ sở dữ liệu dùng chung và tham gia xử lý, giải quyết bằng việc “xác

tín” trên các ứng dụng công nghệ số. Quá trình này hoàn toàn khác với

phương thức hoạt động trước đây của chính quyền: tiếp nhận, xử lý, phản hồi

thông tin quản lý tồn tại dưới dạng vật lý (giấy tờ, hồ sơ, tập tin văn bản…)

được trao đổi giữa các cơ quan, các cấp chính quyền với nhiều phương thức.

Ba là, “môi trường tác nghiệp” chính của chính quyền số là internet, các

công nghệ nền tảng của Chính phủ số. Khác với truyền thống, hoạt động của

các cơ quan nhà nước, của cán bộ, công chức, viên chức diễn ra chủ yếu trên

môi trường mạng. Sự tương tác giữa chính quyền, đội ngũ cán bộ, công chức,

viên chức với người dân, doanh nghiệp diễn ra trên môi trường internet, công

nghệ nền tảng số.

22

Bốn là, chính quyền số giúp cho hoạt động của chính quyền thực chất,

hiệu quả hơn. Thông qua việc ứng dụng công nghệ số và các giải pháp thông

minh, các hoạt động của chính quyền trở nên thông minh, hiệu quả hơn. Các

hoạt động định hướng, quản lý và kiểm soát xã hội chuẩn xác, hiệu quả dựa

trên việc phân tích dữ liệu, dự báo mô phỏng một cách khoa học. Các hoạt

động kinh tế - xã hội được kiểm soát kịp thời, hiệu quả hơn (như việc lắp đặt

camera cảm biến…); các vấn đề kinh tế - xã hội cũng được phát hiện và xử lý

hiệu quả hơn. Cùng với đó, mối quan hệ bên trong của các cấp chính quyền

được liên thông, thống nhất đồng bộ thông qua các công nghệ nền tảng, công

nghệ số. Việc xử lý, chuyển giao công việc giữa các cơ quan, tổ chức; cán bộ,

công chức, viên chức trong các cấp chính quyền được thực hiện bằng việc

“xác tín” trên các ứng dụng công nghệ số.

Năm là, mối quan hệ giữa chính quyền với người dân, doanh nghiệp gắn

kết hơn. Thông qua các ứng dụng công nghệ số và trí tuệ nhân tạo, chính

quyền các cấp lắng nghe được nhiều hơn khi mỗi người dân, doanh nghiệp là

một “công nghệ cảm biến”. Bên cạnh đó, chính quyền cùng người dân, doanh

nghiệp sẽ “đồng điệu” hơn khi các vấn đề chính sách công; các nhu cầu, bức

xúc của cộng đồng được phát hiện, xử lý, phản hồi bằng các cơ chế, chính

sách kịp thời.

Để nâng cao hiệu quả xây dựng chính quyền số, Chính phủ và các địa

phương cần tập trung vào một số vấn đề quan trọng là:

Xác lập mục tiêu xây dựng chính quyền số cụ thể, cùng với các phương

án triển khai và xây dựng một hệ thống các giải pháp toàn diện, khả thi, các

phương án xử lý, khắc phục, dự phòng các rủi ro, đặc biệt là các vấn đề, sự cố

về kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, bảo mật thông tin tổ chức, cá nhân.

Chính quyền số các cấp cần đảm bảo các điều kiện: Xây dựng và từng bước

hoàn thiện hệ sinh thái chính quyền số; Các nguồn lực tài chính, cơ sở hạ

tầng, nhân sự phục vụ xây dựng chính quyền số; Không ngừng nâng cao tính

chủ động, năng động của chính quyền để chuyển đổi, thích ứng với chính

quyền số; quan tâm nâng cao năng lực dự báo, kiểm soát trong môi trường số,

năng lực phản ứng chính sách của các cấp chính quyền.

23

Tập trung xây dựng và hoàn thiện đồng bộ thể chế, cơ chế, chính sách để

triển khai các hoạt động cụ thể trong lộ trình xây dựng Chính phủ số. Vận

dụng mô hình sandbox để quản lý, kiểm soát hiệu quả tiến trình xây dựng

chính quyền số. Cùng với đó là các cơ chế, thủ tục hành chính về mối quan hệ

giữa các cơ quan trong các cấp chính quyền, giữa chính quyền với người dân

phải được quan tâm xây dựng và cụ thể hóa. Tổ chức đào tạo, tập huấn cho

cán bộ chính quyền khai thác, hướng dẫn sử dụng hiệu quả các hệ thống thông

tin, dịch vụ công trực tuyến mức độ 3,4 cho người dân, doanh nghiệp. Rà

soát, đánh giá khả năng triển khai chính quyền số của các cấp chính quyền,

phân loại theo từng nhóm ngành, địa phương và mức độ khi triển khai chính

quyền số.

Nâng cấp các ứng dụng công nghệ số, các giải pháp thông minh phục vụ

xây dựng chính quyền số. Tổ chức các hoạt động thi sáng tạo, thiết kế các ứng

dụng công nghệ số, các giải pháp thông minh giữa các đơn vị nghiên cứu

công nghệ, bình chọn, lựa chọn đặt hàng các ứng dụng, giải pháp chất lượng.

Triển khai nâng cấp, phủ sóng mạng 5G, phát triển trí tuệ nhân tạo, công nghệ

số hướng tới phục vụ xây dựng chính quyền số.

Để xây dựng thành công chính quyền số đòi hỏi chính quyền các cấp ở

địa phương cần thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp, kế hoạch, nhiệm vụ. Trong

đó chính quyền các cấp cần đặc biệt quan tâm xác lập lộ trình khoa học, hiệu

quả giữa xây dựng chính quyền số với việc phát triển kinh tế - xã hội. Việc

hoàn thành các mục tiêu đã đề ra trong tiến trình xây dựng chính quyền số đòi

hỏi cần có sự vào cuộc và quyết tâm cao độ của cả hệ thống chính trị, tạo ra

một phương thức điều hành mới, một cách làm mới, góp phần quan trọng thúc

đẩy sự phát triển kinh tế xã hội bền vững.

1.2.2. Vai trò của công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số

Văn bản, tài liệu là sản phẩm chính trong hoạt động quản lý nhà nước về

VTLT. Trong bối cảnh phục vụ xây dựng chính quyền số gắn liền với các giải

pháp số hóa, CNTT…, công tác văn thư càng có vai trò đặc biệt quan trọng.

Những thay đổi trong hoạt động quản lý nhà nước theo hướng phù hợp với

24

CMCN 4.0 sẽ kéo theo những thay đổi của công tác VTLT; thay đổi từ đối

tượng đến cách thức, phương pháp thực hiện hoạt động nghiệp vụ và năng lực

của nhân sự làm công tác này.

Đối tượng quản lý của công tác văn thư hiện đại không chỉ là văn bản, tài

liệu giấy mà còn có văn bản, TLĐT, các phần mềm và công cụ hiện đại hỗ

trợ. Người làm công tác văn thư không chỉ cần có nghiệp vụ văn thư mà còn

có hiểu biết nhất định về CNTT để đáp ứng được yêu cầu do chính công việc

này đặt ra. Làm tốt điều này chính là góp phần thúc đẩy quá trình xây dựng

Chính phủ điện tử, Chính phủ số. Trong quá trình xây dựng chính quyền số,

công tác văn thư có vai trò:

- Là công cụ quản lý, điều hành, chỉ đạo (thông qua văn bản pháp luật

có hiệu lực, được ban hành và chuyển bằng hình thức điện tử, được xác thực

qua hình thức số hóa), đẩy nhanh tiến độ ban hành, gửi và triển khai thực hiện

quyết định quản lý. Đảm bảo tính pháp lý cho các quyết định hành chính trên

môi trường mạng.

- Đảm bảo đồng thời nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân, tham gia thực hiện

các khâu soạn thảo, ban hành, tiếp nhận, xử lý, đóng góp ý kiến, triển khai

phối hợp giải quyết, đẩy nhanh tiến độ giải quyết, soạn thảo, đóng góp ý kiến,

đảm bảo sự phối hợp đồng bộ.

- Giảm bớt công văn giấy tờ bản giấy, tăng năng suất lao động, giảm chi

phí, giảm thời gian và công sức.

- Đảm bảo công tác thống kê theo dõi giải quyết chính xác, kịp thời, tự

động, hiệu quả giải quyết công việc.

- Tạo nguồn cơ sở dữ liệu đáng tin cậy về đối tượng quản lý và quá trình

quản lý, giúp đánh giá được đối tượng quản lý, hiệu quả hoạt đông của chủ

thể quản lý.

- Đảm bảo truy vết nguồn tin, giúp tra cứu điều tra, là căn cứ xác thực,

đảm bảo độ tin cậy để xử lý, xác định trách nhiệm cá nhân, đơn vị trong từng

khâu.

25

- Đảm bảo cơ sở dữ liệu lớn để phục vụ công tác báo cáo, phân tích, tra

cứu, tổng hợp về các họat động quản lý, công tác thống kê số liệu được kịp

thời thay đổi, cập nhật, bắt kịp sự thay đổi của môi trường, diễn biến, quá

trình tiến triển của đối tượng để kịp thời đưa ra quyết định, áp dụng biện pháp

đúng đắn, có tính dự báo cao.

- Là cơ sở để áp dụng các thuật toán, chương trình ứng dụng, xử lý dữ

liệu để tham mưu xây dựng chiến lược.

Công tác văn thư là nội dung quan trọng trong công tác quản lý, chỉ đạo,

điều hành của các cơ quan, đơn vị. Chuyển đổi số, số hóa công tác văn thư,

ứng dụng CNTT vào các nghiệp vụ văn thư giúp việc soạn thảo, ban hành,

triển khai văn bản, tìm dữ liệu nhanh chóng, cất trữ dữ liệu gọn gàng, lâu dài

và an toàn, góp phần quan trọng phục vụ tiến trình xây dựng thành công chính

quyền số.

1.2.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số

Để xây dựng thành công chính quyền số, chính quyền các cấp cần trải

qua các bước: Số hóa – chuyển đổi các dữ liệu, thông tin kinh tế - xã hội,

thông tin liên quan đến hoạt động quản lý của các cấp chính quyền đang được

lưu giữ, phản ánh trên các dạng thức vật lý thành định dạng kỹ thuật số (tín

hiệu số, dữ liệu số); Số hóa quy trình, thủ tục trong thực hiện các hoạt động

quản trị của chính quyền, từng bước thay đổi các quy trình, thủ tục truyền

thống (nặng về bản giấy, nhiều loại hồ sơ, giấy tờ) sang phương thức thực

hiện bằng việc “xác tín” trên môi trường số; Phát triển và đẩy mạnh ứng dụng

công nghệ số, các giải pháp thông minh trong các hoạt động quản lý của chính

quyền các cấp; Vận hành, quản lý, kiểm soát các hoạt động chính quyền số;

Phối hợp cùng các bên liên quan không ngừng đổi mới, hoàn thiện công nghệ

số trong các hoạt động quản lý của các cấp chính quyền.

Về phía Nhà nước, cần quan tâm và có chính sách hỗ trợ cụ thể để đồng bộ

hóa các nội dung xây dựng chính quyền số, tạo thành hệ sinh thái số bao gồm

các thành tố: thể chế, chính sách xây dựng và vận hành chính quyền số (môi

trường pháp lý); hạ tầng số; cán bộ, công chức, viên chức số (chủ thể trong xây

dựng, vận hành chính quyền số); Công dân số, doanh nghiệp số, xã hội số.

26

Xác định được tầm quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động của

các cơ quan nhà nước, việc hướng dẫn thực hiện Nghị định 30/2020/NĐ-CP

của Chính phủ về công tác văn thư đã đáp ứng yêu cầu cấp thiết đổi mới công

tác văn thư, đặc biệt trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh việc ứng dụng

CNTT, chuyển đổi việc xử lý văn bản, thủ tục hành chính từ môi trường

truyền thống sang môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà

nước trong cuộc CMCN 4.0 hiện nay.

Điều 6, Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư

quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được

giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ

đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công

tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Nghị định này và các quy định

của pháp luật có liên quan.

Công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số có những nội dung

cơ bản được quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP như: các quy định về

soạn thảo, ký ban hành văn bản bản giấy và điện tử; quản lý văn bản; lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ bản giấy và hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và

sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; quy định quy trình trao đổi, lưu trữ,

xử lý tài liệu điện tử, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện

tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.

Quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác VTLT; quản lý tài liệu tại Lưu trữ

cơ quan, Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn

thư, hoạt động lưu trữ.

Sắp xếp tổ chức bộ máy về công tác VTLT theo quy định của pháp luật.

Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu điện tử theo quy định tại Nghị định

số 30/2020/NĐ-CP và các quy định khác của pháp luật có liên quan, bảo đảm

lập hồ sơ điện tử trên hệ thống và nộp hồ sơ điện tử vào Hệ thống quản lý tài

liệu LTĐT.

27

Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức theo tiêu chuẩn chức danh, vị

trí việc làm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ về VTLT

điện tử của các cơ quan, tổ chức khi triển khai, xây dựng và phát triển Chính

phủ điện tử, Chính phủ số.

Theo dõi, triển khai phát hành các văn bản đi, xử lý văn bản đến; đảm

bảo quy trình và bảo mật thông tin, nhất là các tài liệu chuyển qua đường điện

tử để báo cáo, các hồ sơ, tài liệu trong nội bộ cơ quan và văn bản gửi đến các

cơ quan bên ngoài. Đảm bảo an ninh, bảo mật và an toàn thông tin trong Hệ

thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Thường xuyên kiểm tra, đánh

giá chất lượng để nâng cấp theo quy định hiện hành, hướng tới mục tiêu xây

dựng “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật để

tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất quán, an toàn thông tin,

có khả năng truy cập ngày từ khi tài liệu được tạo lập”…

Ngày 12 tháng 7 năm 2018, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định

số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong

hệ thống hành chính nhà nước. Trong đó quy định việc gửi, nhận văn bản điện

tử thông qua kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản và điều hành

giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước (trừ văn bản mật), áp

dụng đối với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND, các

cấp và các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Các điều khoản về giá trị pháp lý của

văn bản điện tử, nguyên tắc gửi, nhận văn bản điện tử, yêu cầu gửi, nhận văn

bản điện tử, các loại văn bản điện tử và đầu mối gửi, nhận văn bản điện tử,

quy trình gửi, nhận văn bản điện tử, yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ,

trách nhiệm của các Bộ, ngành, địa phương trong việc thực hiện… quy định

rõ những vấn đề liên quan đến gửi nhận văn bản điện tử, một trong những nội

dung quan trọng của công tác văn thư nhằm phục vụ xây dựng chính quyền

số. Các quy định về lập, theo dõi quản lý hồ sơ điện tử phục vụ theo dõi giải

quyết công việc, tra cứu, hệ thống hóa hồ sơ dữ liệu về quá trình thực hiện

chức năng nhiệm vụ, kết quả hoạt động của tổ chức, hiệu quả quản lý nhà

nước, đối với các đội tượng, lĩnh vực quản lý. Công tác văn thư số thực hiện

28

các nghiệp vụ quản lý thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số, xác thực thông

tin, thủ tục, chữ ký trên giấy và các tài khoản điện tử, công tác bảo mật thông

tin quản lý trong môi trường số.[12]

1.2.4. Yếu tố tác động của công tác văn thư tới việc phục vụ xây dựng

chính quyền số

Thực hiện chủ trương của Chính phủ, mỗi cơ quan, tổ chức nhà nước cần

có một bản chiến lược và một bản kế hoạch hành động phát triển Chính phủ

số, chính quyền số. Chiến lược phát triển Chính phủ số được xây dựng dựa

trên hiện trạng Chính phủ điện tử, xu thế phát triển Chính phủ số của thế giới,

chiến lược phát triển kinh tế - xã hội. Nội dung chiến lược phát triển Chính

phủ số phải xác định được tầm nhìn, mục tiêu, giải pháp phát triển Chính phủ

số trong dài hạn, thường là các giai đoạn 05 năm; phải thể hiện được sự khác

biệt giữa phát triển Chính phủ số và Chính phủ điện tử. Chiến lược phát triển

chính phủ số là kim chỉ nam để xây dựng các kế hoạch hành động phát triển

Chính phủ số và hạ tầng phục vụ.

Phát triển Chính phủ điện tử dựa trên hệ thống thông tin là chính. Phát

triển Chính phủ số dựa trên nền tảng số là chính. Một cơ quan nhà nước khi

đầu tư hệ thống thông tin thường mất từ 1 năm đến vài năm, cần có đội ngũ

chuyên môn vận hành, quản lý. Một cơ quan nhà nước khi sử dụng các nền

tảng thường chỉ mất vài tuần, để thiết lập cấu hình và hướng dẫn sử dụng,

không cần có đội ngũ chuyên môn vận hành, quản lý, vì doanh nghiệp cung

cấp dịch vụ nền tảng thực hiện việc này. Việc sử dụng các nền tảng cũng giải

quyết bài toán chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng.

Giá trị dữ liệu sẽ được tăng lên khi được chia sẻ. Chia sẻ dữ liệu là điều

kiện tiên quyết để cung cấp dịch vụ số, đơn giản hóa quy trình, thay đổi mô

hình tổ chức, cách thức cung cấp dịch vụ. Chia sẻ dữ liệu là cơ sở để phát

triển các dịch vụ đổi mới, sáng tạo dựa trên dữ liệu, bao gồm dữ liệu mở của

cơ quan nhà nước. Chia sẻ dữ liệu để tạo ra dòng chảy dữ liệu kích thích dòng

chảy vật chất. Thực hiện chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước để đáp

ứng khả năng cung cấp dịch vụ số cho người dân theo nguyên tắc người dân

29

chỉ cần cung cấp thông tin một lần cho một cơ quan nhà nước. Thực hiện chia

sẻ dữ liệu của các cơ quan nhà nước cho xã hội (mở dữ liệu) để phát triển các

dịch vụ kinh tế - xã hội. Việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước được

thực hiện qua các nền tảng số. Mỗi bộ, ngành, địa phương có một nền tảng

tích hợp, chia sẻ dữ liệu của mình để tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ

thống thông tin, cơ sở dữ liệu trong nội bộ, đồng thời là đầu mối kết nối với

các bộ, ngành, địa phương khác thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu

quốc gia. Việc mở dữ liệu của các cơ quan nhà nước được thực hiện qua Cổng

dữ liệu Quốc gia data.gov.vn và thực hiện các dịch vụ công.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 1: là dịch vụ bảo đảm cung cấp đầy đủ

các thông tin về thủ tục hành chính và các văn bản có liên quan quy định về

thủ tục hành chính.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 1

và cho phép người sử dụng tải về các mẫu văn bản và khai báo để hoàn thiện

hồ sơ theo yêu cầu. Hồ sơ sau khi hoàn thiện được gửi trực tiếp hoặc qua

đường bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 2

và cho phép người sử dụng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ

quan, tổ chức cung cấp dịch vụ. Các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ và

cung cấp dịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng. Việc thanh toán lệ

phí (nếu có) và nhận kết quả được thực hiện trực tiếp tại cơ quan, tổ chức

cung cấp dịch vụ.

Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4: là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3

và cho phép người sử dụng thanh toán lệ phí (nếu có) trực tuyến. Việc trả kết

quả có thể được thực hiện trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện

đến người sử dụng.

Nghị định số 42/2022/NĐ-CP ngày 24 tháng 6 năm 2022 về cung cấp

dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng quy

định: Dịch vụ công trực tuyến toàn trình: là loại hình dịch vụ bảo đảm cung

cấp toàn bộ thông tin về thủ tục hành chính, việc thực hiện và giải quyết thủ

tục hành chính đều được thực hiện trên môi trường mạng. Việc trả kết quả

được thực hiện trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích.

30

Dịch vụ công trực tuyến một phần: là dịch vụ công trực tuyến không đảm

bảo các điều kiện quy định tại điểm a, khoản 1, điều 11 của Nghị định này.

Trong cuộc CMCN 4.0, vấn đề bảo mật, bảo đảm an toàn thông tin

TLLT không chỉ đối với tài liệu truyền thống mà còn đối với TLĐT. Việc bảo

quản TLĐT, bao gồm: bảo vệ sự toàn vẹn, tin cậy của tài liệu; bảo vệ thông

tin trong quá trình truyền thông tin qua mạng; bảo vệ hệ thống máy tính,

mạng máy tính, máy chủ khỏi sự xâm nhập, phá hoại.

Các thông tin trong văn bản, TLĐT khi trao đổi trên mạng thường sẽ phải

đối mặt với các nguy cơ mất an toàn, như: bị truy cập bất hợp pháp, trộm cắp

thông tin, sao chép, lưu trữ hoặc chuyển đến cho những đối tượng không được

phép. Nguy hiểm hơn là khi văn bản, tài liệu bị cắt ghép, chỉnh sửa nội dung

trước khi chuyển đến cho người nhận. Việc đánh cắp thông tin trong văn bản,

TLĐT dễ xảy ra và khó phát hiện hơn nhiều do tính chất vô hình, dễ nhân bản

và dễ hủy bỏ. Bằng cách sử dụng các công nghệ, kỹ thuật đơn giản như bắt gói

tin trên đường truyền, thâm nhập trực tiếp vào máy tính chứa các dữ liệu, văn

bản quan trọng, đánh cắp thông tin tài khoản, dữ liệu cá nhân… những cá nhân

có mục đích xấu có thể dễ dàng lấy được các văn bản, tài liệu này.

Việc lấy cắp, truy cập lại càng dễ dàng hơn nếu những cá nhân có mục

đích xấu này lại là những người có hiểu biết về CNTT hoặc là những người

quản trị hệ thống thông tin trong cơ quan, tổ chức. Bên cạnh đó, thông qua

mạng internet, các tội phạm công nghệ có thể truy cập vào các máy tính trong

cơ quan, tổ chức để lấy trộm các dữ liệu quan trong như mật khẩu, thẻ tín

dụng, tài liệu… hoặc đơn giản chỉ là phá hoại, gây trục trặc hệ thống, phải tốn

nhiều chi phí để khôi phục lại tình trạng hoạt động bình thường.

Trong quá trình thực hiện xây dựng chính quyền số, công tác văn thư sẽ

tiếp cận và thực hiện các nội dung như: công tác điều hành, quản lý văn

phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đi, đến theo cách

truyền thống như các bản giấy tờ viết tay, bản in trên giấy hay mọi hình ảnh

âm thanh, dữ liệu toàn văn với nhiều định dạng khác nhau sang chuẩn dữ liệu

trên máy tính và các thiết bị lưu trữ khác, việc kết nối và chia sẻ dữ liệu để

thực hiện các thủ tục hành chính, các dịch vụ công… Do đó, các tác động của

công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số là:

31

An toàn: văn bản, tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ thành tài liệu số

lưu trữ trên máy tính, các thiết bị lưu trữ số như USB, ổ cứng, etc, DeskID…

sẽ tránh được các nguy cơ làm mất thông tin, tài liệu: chữ bị mờ do thời gian

lưu trữ, thiên tai hỏa hoạn gây mất mát tài liệu.

Tiết kiệm: văn bản, tài liệu được soạn thảo, lưu trữ trên máy tính, tiết

kiệm thời gian, không gian lưu trữ, chỉ với 1 chiếc máy tính ta có thể lưu trữ

tới hàng triệu trang văn bản, định dạng sẵn mẫu văn bản của mỗi cơ quan,

trong khi đó với tài liệu cứng để lưu trữ hàng triệu trang văn bản đó sẽ tốn rất

nhiều không gian lưu trữ.

Linh hoạt trong quản lý tài liệu: văn bản, tài liệu số với việc lưu trữ trên

máy tính hoặc upload lên internet thông qua một phần mềm quản trị tài liệu

bạn có thể truy nhập, truy xuất bất cứ đâu, bất cứ thời điểm nào. Không

những vậy tài liệu số hóa sẽ được lập chỉ mục và lưu trữ theo thư mục định

sẵn, vì thế mà việc quản lý là rất dễ dàng

Hiệu quả: Do được soạn thảo, kí và ban hành lưu trữ dưới dạng tài liệu

số nên việc ban hành, triển khai và phản hồi sẽ rất nhanh, không cần tốn thời

gian để tìm kiếm văn bản trong đống tài liệu bằng giấy, nâng cao năng suất,

hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức.

Tính bảo mật thông tin cao: Thông tin được lưu trữ bảo mật an toàn. Khi

thực hiện công tác văn thư trên các nền tảng số và phân quyền cho người sử

dụng, từ đó đảm bảo thông tin được chia sẻ đúng người, đúng chỗ, đúng

lúc,…

32

Tiểu kết Chƣơng 1

Công tác văn thư có một vị trí hết sức đặc biệt đối với các cơ quan quản

lý nhà nước nói chung và các cơ quan hành chính nhà nước nói riêng do tính

bao trùm, xuyên suốt trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hệ thống văn

bản pháp luật về công tác văn thư hiện nay đã giúp chuẩn hóa và hoàn thiện

các nội dung về kỹ thuật, hướng dẫn nghiệp vụ trong quản lý văn bản, xây

dựng chuẩn thể thức, tên gọi, hiện đại hóa trong công tác văn bản, văn bản

điện tử, xây dựng hệ thống thông tin thống nhất, thông suốt, kịp thời. Các văn

bản quy định, hướng dẫn quá trình điều chỉnh công tác văn thư truyền thống

sang hiện đại và việc thực hiện cải cách hành chính, chuyển đổi số quốc gia

đã bảo đảm thực hiện công tác văn thư được tiến hành trên cả môi trường giấy

và môi trường điện tử, cho thấy Đảng và Nhà nước đã ý thức được tầm quan

trọng công tác văn thư hiện nay, nhất là trước sự phát triển mạnh mẽ của cuộc

CMCN 4.0 và yêu cầu xây dựng Chính phủ số, chính quyền số.

Dưới sự tác động của hội nhập quốc tế và CMCN lần thứ tư, kỷ nguyên

của “thế giới phẳng”, của công nghệ số hóa – nơi mà thông tin và những ứng

dụng về khoa học – kỹ thuật được chia sẻ toàn cầu, thì yêu cầu về thông tin và

tính hệ thống của thông tin quan trọng hơn bao giờ hết. Hiện đại hóa công tác

văn thư và điều chỉnh kịp thời hệ thống văn bản về công tác văn thư nhằm bảo

đảm thông tin trong quản lý là yêu cầu cấp bách hiện nay, đồng thời, góp

phần cải cách hành chính, xây dựng chính quyền số và hội nhập quốc tế.

Công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số chính là đẩy mạnh việc

ứng dụng CNTT, chuyển đổi việc xử lý văn bản, thủ tục hành chính từ môi

trường truyền thống sang môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành

chính nhà nước. Trong quá trình thực hiện xây dựng chính quyền số, công tác

văn thư sẽ tiếp cận và thực hiện các nội dung như: công tác điều hành, quản lý

văn phòng, quản lý công việc, hồ sơ, giấy tờ, tài liệu, công văn đi, đến dần

chuyển từ dạng truyền thống sang sang số hóa, điều đó tác động mạnh mẽ đến

quá trình xây dựng chính quyền số cũng như hiệu quả hoạt động của chính

quyền số hiện nay.

33

Chƣơng 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm

2.1.1. Lịch sử hình thành, phát triển

Nam Từ Liêm là một quận nội thành nằm ở phía Tây trung tâm Thành

phố Hà Nội. Được tách từ huyện Từ Liêm cũ vào năm 2013, quận Nam Từ

Liêm được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27/12/2013 của

Chính phủ về điều chỉnh địa giới hành chính huyện Từ Liêm để thành lập 02

quận và 23 phường thuộc Thành phố Hà Nội. Quận Nam Từ Liêm được thành

lập trên cơ sở toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của các xã: Mễ Trì, Mỹ

Đình, Trung Văn, Tây Mỗ, Đại Mỗ; một phần diện tích và dân số xã Xuân

Phương (phía nam Quốc lộ 32); một phần diện tích và dân số thị trấn Cầu

Diễn (phía nam Quốc lộ 32 và phía đông Sông Nhuệ). Quận có diện tích

3.227,36 ha (32,27 km²) với dân số năm 2020 là 269.076 người. Mật độ dân

số đạt 8.364 người/km². Sau khi thay đổi địa giới hành chính, quận Nam Từ

Liêm gồm có 10 phường và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/4/2014:

Cầu Diễn, Đại Mỗ, Mễ Trì, Mỹ Đình 1, Mỹ Đình 2, Phú Đô, Tây Mỗ, Phương

Canh, Trung Văn, Xuân Phương. Đó là mốc thời gian đánh dấu sự chuyển đổi

bước ngoặt của một địa bàn mang tính chất nông thôn sang địa bàn mang tính

chất đô thị với sự thay đổi toàn diện trong phương thức tổ chức, quản lý đời

sống kinh tế - xã hội. [17]

Về địa giới hành chính quận Nam Từ Liêm: phía đông giáp quận Thanh

Xuân và Cầu Giấy; phía tây giáp huyện Hoài Đức; phía nam giáp quận Hà

Đông; phía bắc giáp quận Bắc Từ Liêm.

Được tách ra từ một phần của đất Từ Liêm cũ, quận Nam Từ Liêm thừa

hưởng những truyền thống văn hóa tốt đẹp, lâu đời của mảnh đất Từ Liêm và

đất Thăng Long ngàn năm văn hiến. Nhân dân Nam Từ Liêm có truyền thống

yêu nước, cần cù lao động sáng tạo, đoàn kết, hiếu học. Kể từ sau khi được

34

tách ra, Nam Từ Liêm đã trở thành một quận nội thành của Thành phố Hà

Nội, bước vào công cuộc xây dựng và phát triển quận trở thành một khu vực

phát triển sôi động ở Thủ đô. Lãnh đạo quận luôn quan tâm để các vấn đề về

an sinh xã hội, an ninh, an toàn luôn được đảm bảo, người dân trong quận có

được cuộc sống ổn định, an cư lạc nghiệp.

Mặc dù là một quận mới được tách ra chưa lâu, đội ngũ cán bộ còn non

trẻ về kinh nghiệm lãnh đạo, chỉ đạo, nhưng quận Nam Từ Liêm đang trở

thành địa bàn có tốc độ đô thị hóa và phát triển mạnh mẽ nhất trong các quận,

huyện thuộc Thành phố Hà Nội với nhiều dự án trọng điểm đã và đang được

triển khai như: Trung tâm Hội nghị Quốc gia, Sân vận động Quốc gia Mỹ

Đình, tòa nhà Keangnam, Đại Lộ Thăng Long… Theo quy hoạch chung Thủ

đô Hà Nội đến 2030, tầm nhìn 2050, quận Nam Từ Liêm là một trong những

đô thị lõi, là trung tâm hành chính, dịch vụ, thương mại của Thủ đô Hà Nội,

có nhiều công trình kiến trúc hiện đại và quan trọng của Quốc gia và Thủ đô

Hà Nội.

Phát huy những truyền thống tốt đẹp của địa phương, Đảng bộ, chính

quyền và nhân dân Nam Từ Liêm đang vững bước trên con đường thực hiện

nhiệm vụ công nghiệp hóa – hiện đại hóa kinh tế, xã hội, phấn đấu trở thành

đô thị văn minh, đóng góp vào sự phát triển chung của Thủ đô và đất nước.

Phấn đấu giữ vũng ổn định chính trị, trật tự an toàn xã hội, khai thác các tiềm

năng, thế mạnh tại địa phương trên mọi lĩnh vực, đẩy nhanh tốc độ phát triển

và tăng cường thu hút các nguồn vốn đầu tư, tiếp tục đầu tư, xây dựng và

nâng cấp cơ sở hạ tầng, giải quyết những vấn đề xã hội quan trọng... là những

mục tiêu mà Đảng bộ, chính quyền, nhân dân Nam Từ Liêm hướng tới trong

những năm gần đây.

Cùng với đó, quận xây dựng môi trường sống, làm việc an toàn, trong

sạch, môi trường đầu tư hấp dẫn; không ngừng cải thiện và nâng cao đời sống

vật chất, tinh thần của nhân dân. Đây cũng chính là những yếu tố căn bản để

xây dựng quận Nam Từ Liêm trở thành “đô thị đáng sống” - một nấc phát

triển cao của “đô thị văn minh, hiện đại”. [17]

35

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

2.1.2.1. Chức năng

Căn cứ văn bản hợp nhất 22/VBHN-VPQH 2019, Luật Tổ chức chính

quyền địa phương, ngày 16 tháng 12 năm 2019, UBND các cấp nói chung,

UBND quận Nam Từ Liêm nói riêng là cơ quan hành chính nhà nước cấp

quận, huyện, thị xã; quản lý nhà nước trong phạm vi lãnh thổ của quận mình

theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận

trên tất cả các lĩnh vực, với các chức năng cụ thể là:

- Phát triển kinh tế, nông nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,

xã hội, giáo dục, y tế, dịch vụ, thể dục thể thao, báo chí, công nghệ môi

trường...

- Bảo đảm an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ,

xây dựng lực lượng vũ trang và lực lượng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế

độ nghĩa vụ quân sự.

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, của các tổ chức và

công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của dân.

- Quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương bảo hiểm xã hội.

UBND quận Nam Từ Liêm làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,

tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách và thực hiện chế độ quyết định theo đa số;

phát huy quyền làm chủ của nhân dân, ngăn chặn tệ nạn quan liêu, lãng phí

của cán bộ công chức trong bộ máy cơ quan.

2.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND quận Nam Từ Liêm là cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực

hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của tại văn bản

số 22/VBHN-VPQH 2019, Luật Tổ chức chính quyền địa phương, ngày 16

tháng 12 năm 2019. UBND quận có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành thực hiện

các nhiệm vụ chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra đồng thời

quản lý chỉ đạo và hướng dẫn các phường trong quận, trong việc hoạt động

quản lý nhà nước tương đương UBND cấp huyện, cụ thể là:

36

- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung quy

định tại các điểm a, b, c và g khoản 1, khoản 2 và khoản 3 Điều 26 của Luật

này và tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện.

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan

chuyên môn thuộc UBND huyện.

- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển

kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, nông

nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm

cư dân nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên

nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên khác; bảo vệ

môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện nghiêm chỉnh các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi

hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính,

giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao,

y tế, lao động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật

tự, an toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền

hạn khác theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,

ủy quyền.

- Phân cấp, ủy quyền cho UBND cấp xã, cơ quan, tổ chức khác thực hiện

các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy

Căn cứ đặc điểm, tình hình địa phương và tổ chức nhân sự của cấp trên.

UBND quận Nam Từ Liêm có cơ cấu tổ chức như sau:

- Chủ tịch UBND quận: là người đứng đầu cơ quan, có nhiệm vụ quản lý,

điều hành chung các công việc của UBND

- 03 Phó chủ tịch UBND quận: Phó chủ tịch phụ trách khối Kinh tế, Phó

chủ tịch phụ trách đất đai – trật tự xây dựng, Phó chủ tịch phụ trách văn hóa

xã hội. Các phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch UBND quận, phân công, chỉ

đạo công tác các hoạt động trong lĩnh vực mình phụ trách; chỉ đạo điều hành

một số phòng ban thuộc lĩnh vực quản lý.

37

- UBND quận gồm 12 phòng, ban chuyên môn, các tổ chức chính trị - xã

hội và các đoàn thể; các trung tâm trực thuộc và các đơn vị hiệp quản. Trong

mỗi phòng có một trưởng phòng, ba phó phòng và các chuyên viên.

Các phòng ban chuyên môn thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ của

mình và có chức năng tham mưu cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch trong lĩnh vực

mình phụ trách.

- Phòng chuyên môn thuộc quận: Văn Phòng HĐND-UBND quận,

Phòng Tư Pháp, Phòng Nội vụ, Thanh tra quận, Phòng Kinh tế, Phòng Tài

nguyên môi trường, Phòng Quản lý đô thị, Phòng Tài chính - Kế hoạch,

Phòng LĐ-TB-XH, Phòng Văn hóa - thông tin, Phòng Giáo dục - Đào tạo,

Phòng Y tế.

- Các đơn vị hiệp quản: Chi cục Thống kê, Đội quản lý thị trường, Thanh

tra Giao thông vận tải, Chi cục Thuế, Kho bạc nhà nước quận, Trung tâm Y

tế, Bảo hiểm Xã hội, Ngân hàng chính sách xã hội, Ngân hàng NN và PTNT

Từ Liêm, Điện lực Nam Từ Liêm, Bưu điện Từ Liêm, Trạm bảo vệ thực vật,

Trạm Thú y, Trạm Khuyến nông.

- Khối Nội Chính, đơn vị trực thuộc quận: Công an quận, Ban Chỉ huy

quân sự quận, Viện Kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân, Chi cục thi hành án

dân sự, Trung tâm phát triển quỹ đất, Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng,

Trung tâm Văn hóa thông tin và thể thao, Trung tâm hướng nghiệp và dạy

nghề, Đội Quản lý trật tự xây dựng đô thị, Ban quản lý chợ quận Nam Từ

Liêm.

38

Chủ tịch UBND quận

PCT Văn – Xã hội

Công tác Nội chính PCT phụ trách kinh tế

PCT phụ trách đất đai và quản lý đô thị

P.Tài nguyên- Môi trường P. Tư pháp

P. Văn hóa- Thông tin

P. Quản lý đô thị P. Nội vụ

Văn phòng HĐND- UBND quận P. Tài chính-Kế hoạch P. Kinh tế P. Giáo dục-Đào tạo P. Y tế

P. Thanh tra Quận

P.

LĐTBXH

Hình 2.1. Cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn

thuộc UBND Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội

(Nguồn Cổng thông tin điện tử Quận Nam Từ Liêm)

2.2. Một số vấn đề về công tác văn thƣ tại UBND quận Nam Từ Liêm

phục vụ xây dựng chính quyền số

2.2.1. Thực trạng quản lý, tổ chức công tác văn thư tại UBND Quận

Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số.

2.2.1.1. Thực trạng ban hành các quy định của UBND quận về quản lý

văn bản, văn bản điện tử

Năm 2019, theo Báo cáo số 413/BC – UBND của UBND quận Nam Từ

Liêm, ngày 19 tháng 8 năm 2019, về Kết quả thực hiện công tác VTLT quận

39

Nam Từ Liêm (từ tháng 1/2018 đến tháng 7/2019), UBND quận đã ban hành

9 văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT, cụ thể là:

Kế hoạch số 157/KH-UBND ngày 09/5/2017 về công tác VTLT giai

đoạn 2017-2020;

Kế hoạch số 317/KH-UBND ngày 29/12/2017 về công tác VTLT năm 2018;

Công văn số 1937/UBND-NV ngày 23/8/2018 tiếp tục rà soát, thống kê,

xác minh các nguồn tài liệu quý, hiếm;

Kế hoạch số 62/KH-UBND ngày 31/01/2019 về công tác VTLT năm 2019;

Quyết định số 1691/QD-UBND ngày 23/5/2019 ban hành quy chế công tác

VTLT của UBND quận Nam Từ Liêm;

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong quá

trình hoạt động của UBND quận Nam Từ Liêm;

Nội quy ra vào kho lưu trữ quận Nam Từ Liêm; Kế hoạch số 200/KH-

UBND ngày 7/6/2019 về kiểm tra hoạt động công tác VTLT trên địa bàn quận

Nam Từ Liêm năm 2019;

Quyết định số 2175/QD-UBND ngày 27/6/2019 về thành lập Đoàn kiểm tra

liên ngành quận kiểm tra hoạt động công tác VTLT trên địa bàn quận Nam Từ

Liêm năm 2019.[49]

Theo Báo cáo số 543/BC – UBND của UBND quận Nam Từ Liêm

ngày 31 tháng 12 năm 2020 về Kết quả thực hiện công tác VTLT quận Nam

Từ Liêm năm 2020 và phương hướng, nhiệm vụ hiện công tác VTLT năm

2021, UBND quận đã ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công

tác văn thư bao gồm:

Kế hoạch số 95/KH-UBND ngày10/3/2020 về công tác VTLT năm 2020;

Các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác VTLT cho

các cơ quan, đơn vị, UBND thuộc các phường;

Tổ chức quán triệt tới 100% lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị, UBND 10

phường, các trường công lập Kế hoạch công tác VTLT của UBND quận để

các đơn vị triển khai, thực hiện.[50]

40

Năm 2021, UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành các văn bản quản lý,

chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT, cụ thể là:

Kế hoạch số 338/KH-UBND ngày 31/12/2021 về Triển khai thực hiện

Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước trên địa bàn quận

Nam Từ Liêm giai đoạn 2020 – 2025”; Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày

25/1/2022 về công tác VTLT năm 2022.[51]

Các văn bản đã nêu rõ những yêu cầu, nội dung, cách thức, quy chế cụ

thể của công tác VTLT, công tác lập hồ sơ, TLĐT của cán bộ, công chức,

viên chức văn phòng HĐND và UBND quận, thực hiện theo quy định tại

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và Kế hoạch

67/KH-UBND của UBND Thành phố Hà Nội, về “Triển khai thực hiện đề án

lưu trữ TLĐT của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” thuộc UBND

Thành phố Hà Nội, và thực hiện số hóa, kí số tất các các văn bản đi và đến

trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp.

Riêng năm 2022 và 3 tháng đầu năm 2023, theo Báo cáo số 75/BC – VP

của UBND quận Nam Từ Liêm ngày 29 tháng 6 năm 2022 về kết quả thực

hiện công tác VTLT năm 2022, quý I năm 2023 và phương hướng nhiệm vụ 9

tháng cuối năm 2023, UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành các văn bản

quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT, quản lý văn bản, văn bản điện

tử bao gồm:

Quyết định số 1016/QD-UBND ngày 26/5/2022 về ban hành quy chế

công tác VTLT của UBND quận Nam Từ Liêm;

Quyết định số 1018/QĐ-UBND ngày 26/5/2022 về ban hành quy

trình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Công văn số 3452/UBND-VP ngày 21/11/2022 về việc thực hiện một

số quy định về công tác văn thư;

Công văn số 19/UBND-VP ngày 05/01/2023 Về việc sử dụng Hệ

thống quản lý văn bản và điều hành tập trung Thành phố;

Công văn số 635/UBND-VP ngày 14/3/2023 về việc rà soát tài khoản

thư điện tử công vụ và đăng kí chứ kí số chuyên dùng Chính phủ;

41

Công văn số 299/UDND-VP ngày 15/02/2023 về việc xây dựng danh

mục hồ sơ, công việc;

Công văn số 659/UBND-VP ngày 15/03/2023 về việc giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào Lưu trữ cơ quan;

Kế hoạch số 51/KH-VP ngày 10/3/2023 Kế hoạch triển khai thực

hiện công tác VTLT năm 2023;

Các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND quận Nam Từ Liêm về công tác

VTLT nói chung, công tác văn thư nói riêng, từ năm 2022 đến đầu năm 2023

đã quy định khá cụ thể, chi tiết về các nội dung, nghiệp vụ của công tác văn

thư trên các nền tảng số, các hệ điều hành và quản lý văn bản, lập sổ văn bản

điện tử… phục vụ xây dựng chính quyền số.

Với đặc thù của công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm những

năm gần đây là hồ sơ, văn bản giấy tờ nhiều, bao gồm cả hồ sơ, văn bản giấy

và điện tử. Việc giao nhận văn bản, công văn và lưu trữ các dạng thức văn

bản giấy truyền thống của nhiều năm trước đó tồn đọng lại chủ yếu bằng cách

sắp xếp thủ công, chưa khoa học. Với việc chia tách quận Từ Liêm thành hai

quận mới năm 2013, thì tại mỗi quận, sự thu hẹp về diện tích, dân số một mặt

làm giảm bớt số lượng hồ sơ, văn bản, công việc cho công tác văn thư so với

trước khi tách. Nhưng mặt khác do đặc thù là quận mới, nên tại quận Nam Từ

Liêm, có một khối lượng hồ sơ, dữ liệu cũ chuyển sang, những công văn, văn

bản chỉ đạo từ Trung ương và UBND Thành phố Hà Nội, những yêu cầu công

việc hàng ngày khiến cho số lượng văn bản đến rất nhiều. Để tìm một văn bản

lưu một cách nhanh chóng là điều không dễ. Quá trình tách ra thành lập quận

Nam Từ Liêm diễn ra cùng với thời điểm thực hiện các Nghị quyết, quyết

định về xây dựng Chính phủ điện tử, VTLT điện tử, tiến tới xây dựng Chính

phủ số, chính quyền số. Quá trình hiện đại hóa công tác văn thư tại UBND

quận còn gặp nhiều vướng mắc.

Do đó, các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND quận Nam Từ Liêm về

công tác văn thư còn bộc lộ nhiều hạn chế như: chưa giải thích rõ một số khái

niệm, thuật ngữ chuyên môn về VTLT điện tử, chưa làm rõ trách nhiệm cụ

42

thể của UBND quận, của lãnh đạo các phòng, ban chức năng trong việc tổ

chức, quản lý công tác văn thư, trách nhiệm của cán bộ, viên chức thuộc

UBND quận, của cán bộ văn thư trong thực hiện nghiệp vụ văn thư điện tử;

công văn về việc sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tập

trung Thành phố, chưa làm rõ cơ chế phối hợp giữa các đơn vị theo đặc thù

của tổ chức chính quyền địa phương, chưa quy định rõ quy chế hướng dẫn xử

lý những sự cố kĩ thuật trên môi trường mạng, chưa chú trọng đến tính bảo

mật thông tin, chưa có những chế tài cụ thể để xử lý các sai phạm làm lọt, lộ,

rò rỉ thông tin của cơ quan, cá nhân. Kế hoạch về kiểm tra hoạt động công tác

VTLT trên địa bàn Quận Nam Từ Liêm chưa chỉ rõ phương thức kiểm tra

đánh giá công tác văn thư và hiệu quả làm việc của cán bộ văn thư quận.

2.2.1.2. Thực trạng tổ chức bộ máy và nguồn nhân sự văn thư nhằm đảm

bảo năng lực công nghệ số

Chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn thư quyết định đến chất

lượng cải cách thủ tục hành chính và tác động to lớn đến quá trình xây dựng

chính quyền số. Tổ chức bộ máy và nguồn nhân sự văn thư trong 3 năm trở lại

đây cũng được UBND quận Nam Từ Liêm hết sức quan tâm.

Năm 2019, phòng Nội vụ UBND quận đã bố trí 01 đồng chí Phó trưởng

phòng Nội vụ và 01 đồng chí chuyên viên phụ trách có trình độ chuyên môn

nghiệp vụ làm công tác quản lý nhà nước về VTLT.[49]

Năm 2020, để thực hiện tốt công tác VTLT, UBND quận đã phân công

01 lãnh đạo và 02 công chức phụ trách công tác VTLT. Phòng Nội vụ đã bố

trí 01 lãnh đạo và 01 đồng chí chuyên viên phụ trách có trình độ chuyên môn

nghiệp vụ tham mưu quản lý nhà nước về VTLT. Tại các phòng, ban, đơn vị,

UBND 10 phường và 41 trường công lập thuộc quận đều bố trí cán bộ, công

chức, viên chức kiêm nhiệm làm công tác VTLT. Hầu hết cán bộ kiêm nhiệm

làm công tác VTLT là cán bộ trẻ, có trình độ để giải quyết công việc. Riêng

UBND quận có 01 công chức kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ có trình độ Cử

nhân chuyên ngành Lưu trữ học. Các phòng, ban, đơn vị, UBND 10 phường

và 41 trường chủ yếu làm kiêm nhiệm (Tiểu học có 9/14; Trung học cơ sở

10/14; Mầm non 10/13 trường có viên chức chuyên trách phụ trách công tác

văn thư). [50]

43

Theo báo cáo năm 2021, UBND quận đã bố trí công chức, viên chức

đảm bảo đủ trình độ năng lực, kĩ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ

điện tử. Biểu số 01/ Báo cáo công tác tổ chức cán bộ theo kế hoạch số 67/KH-

UBND ngày 17/3/2021 của UBND Thành phố Hà Nội, UBND Quận Nam Từ

Liêm có 01 viên chức làm công tác VTLT chuyên trách có trình độ đại học

nhưng chưa có văn bằng chứng chỉ VTLT.[51]

Đến năm 2022, nhân sự làm công tác VTLT của Văn phòng UBND quận

Nam Từ Liêm đã có sự thay đổi, cụ thể là

Bảng 2.1. Số lượng cán bộ văn thư lưu trữ Văn phòng UBND

quận Nam Từ Liêm năm 2022

Đơn vị tính: người

Trong đó Trình độ

Người Người Trung cấp ĐH làm Tên các Tổng làm VTLT chuyên chuyên STT VTLT chuyên ngành số kiêm ngành VTLT ngành chuyên khác nhiệm trở lên khác trách

Kế toán, quản 02 01 01 0 02 trị kinh doanh

(Nguồn: UBND quận Nam Từ Liêm, số 75/BC-VP, Báo cáo kết quả thực

hiện công tác VTLT năm 2022, quý I năm 2023)

Tổ chức bộ máy và nguồn nhân sự văn thư cả về số lượng nhân sự đến

trình độ chuyên môn tại văn phòng UBND quận, nhằm đáp ứng yêu cầu xây

dựng chính quyền số và hiện đại hóa công tác cải cách hành chính. Tuy nhiên,

số lượng cán bộ chuyên trách văn thư chưa đáp ứng đủ chỉ tiêu về nhân sự

văn thư so với yêu cầu và khối lượng công việc. Tổng số cán bộ văn thư tại

Văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm năm 2022 có 2 biên chế có trình độ

Đại học nhưng lại chưa có văn bằng chuyên ngành VTLT. Trong đó chỉ có 1

đồng chí được bố trí làm cán bộ chuyên trách, 1 đồng chí còn lại là cán bộ

44

kiêm nhiệm VTLT. Tại các đơn vị, phòng, ban, UBND các phường, các

trường học, cán bộ văn thư chủ yếu là cán bộ kiêm nhiệm, cả nghiệp vụ văn

thư và trình độ CNTT còn chưa đạt chuẩn, khả năng xử lý các sự cố trong quá

trình thực hiện các nghiệp vụ văn thư điện tử, số hóa tài liệu còn rất lúng túng.

2.2.1.3. Thực trạng đầu tư cơ sở vật chất, công nghệ cho công tác văn

phục vụ chính quyền số

Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ

Liêm được trang bị khá đầy đủ, hiện đại. Hệ thống máy vi tính được kết nối

mạng LAN, Internet, kết nối với Cổng thông tin điện tử của Thành phố, Trục

liên thông văn bản quốc gia, được cài đặt các phần mềm quản lý văn bản về

hồ sơ công việc hiện đại.

Báo cáo số 411/BC-UBND của UBND Quận Nam Từ Liêm ngày

29/6/2022 về tình hình thực hiện Kế hoạch số 67/KH-UBND ngày 17/3/2021

của UBND Thành phố Hà Nội cho biết, về công tác đầu tư trang thiết bị hạ

tầng; xây dựng hệ thống cơ sở quản lý dữ liệu tài liệu LTĐT tại cơ quan tổ

chức: UBND quận đã trang bị hệ thống máy chủ (đã được ảo hóa), hệ thống

backup dữ liệu hàng ngày, hệ thống tường lửa đáp ứng yêu cầu lưu trữ an

toàn, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.

Phòng máy chủ được trang bị 02 điều hòa đảm bảo chạy 24/24 giờ liên

tục thay nhau với nhiệt độ bảo quản máy móc, 02 bộ lưu điện đảm bảo cung

cấp điện trong vòng 12h trong trường hợp xảy ra sự cố mất điện. 01 máy chủ

cài đặt phần mềm chuyên ngành, 08 máy chủ cài đặt các ứng dụng dùng

chung và vận hành hệ thống được trang bị tường lửa bảo đảm an toàn an ninh

thông tin, backup dữ liệu thường xuyên. Hệ thống mạng đã cài đặt và quản lý

hệ thống mạng máy tính qua miền tuliem.gov.vn; mô hình mạng client –

server, sử dụng đường truyền mạng của Thành phố và đường truyền của nhà

cung cấp Viettel

45

Bảng 2.2: Thống kê chi tiết trang thiết bị CNTT tại các phòng chuyên môn

thuộc UBND quận Nam Từ Liêm

TT Đơn vị Tổng CBCC, Máy Máy tính Máy Máy

NV có nhu tính để xách tay in Scan

cầu sử dụng bàn

máy tính

Văn phòng HĐND - 1 36 36 3 30 5

UBND quận

Phòng Nội vụ 2 7 7 8 1

Phòng Tài chính kế hoạch 3 23 23 3 10 1

Phòng Kinh tế 4 10 10 1 7 1

Phòng Tài nguyên môi 5 17 17 1 5 1

trường

Phòng Quản lý đô thị 6 16 16 9 1

Phòng Lao động TB&XH 7 10 10 7 1

Phòng Tư pháp 8 5 5 5 1

Phòng Thanh tra 9 9 9 2 9 1

10 Phòng Văn hóa-thông tin 5 5 5 1

Phòng Y tế 11 7 7 6 1

Phòng Giáo dục-đào tạo 12 11 1 13 13

Tổng cộng 158 158 10 117 16

Đến năm 2023, công chức văn thư được trang bị đầy đủ: 01 máy tính kết

nối mạng Internet, 01 máy in, 01 máy Scan phục vụ công việc phát hành văn

bản đi, tiếp nhận và phân loại, xử lý văn bản đến, quản lý TLLT của Văn

phòng và Kho lưu trữ cơ quan. [52]

Việc đầu tư cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ của UBND quận Nam Từ

Liêm về cơ bản đáp ứng tốt cho công tác văn thư, nhu cầu làm việc của cán

bộ văn thư; nhu cầu tra cứu thông tin của cán bộ, công chức, viên chức, tổ

chức, công dân; đáp ứng tốt công tác tiếp nhận và trả kết quả, giải quyết thủ

tục hành chính; tiếp nhận, soạn thảo, xử lí văn bản, văn bản điện tử. Nhưng

46

trên thực tế, nhiều trang thiết bị như máy tính, máy in, máy scan, máy photo

đã được trang bị từ nhiều năm nay. Nhiều máy tính phục vụ soạn thảo văn bản

là máy tính để bàn thế hệ cũ, hệ điều hành chưa được nâng cấp, tốc độ xử lý

dữ liệu, soạn thảo văn bản chậm. Số lượng máy tính xách tay mới với hệ điều

hành cao được trang bị còn rất ít so với nhu cầu công việc, nhu cầu cài đặt,

nâng cấp các hệ thống phần mềm. Đường truyền kết nối mạng Internet trong

UBND quận còn sử dụng cả mạng dây và không dây, tốc độ đường truyền ở

nhiều phòng, ban còn chậm, thường xuyên bị gián đoạn. Hệ thống các phần

mềm phục vụ công tác VTLTđiện tử, quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp

ở nhiều thời điểm chưa được nâng cấp kịp thời.

2.2.1.4. Thực trạng tổ chức hệ thống quản lý văn bản, quản lý hồ sơ, dữ

liệu điện tử của UBND quận Nam Từ Liêm.

Email của UBND quận Nam Từ Liêm có địa chỉ:

vanthu_namtuliem@hanoi.gov.vn là đầu mối tiếp nhận các văn bản chỉ đạo

của Thành phố, các Sở, ngành, các đơn vị cấp trên, nơi phát hành các văn bản

của UBND quận đối với các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc UBND

quận qua môi trường mạng. Trong đó mỗi cán bộ, công chức của quận lại

được cấp một địa chỉ email riêng trong hệ thống thư điện tử của Thành phố

Hà Nội nhằm phục vụ nhu cầu công việc, trao đổi, gửi nhận văn bản, báo

cáo... trên mạng.

Cổng thông tin điện tử quận Nam Từ Liêm

https://namtuliem.hanoi.gov.vn/phan-mem-noi-bo là trang thông tin điện tử hỗ

trợ việc tiếp cận thông tin quản lý nhà nước đối với các lĩnh vực trên địa bàn,

truyền tải đến nhân dân hoạt động của chính quyền địa phương, giúp nhân dân

nắm bắt được các văn bản chỉ đạo, kế hoạch hoạt động của UBND quận.

Ngoài ra, trên cổng thông tin điện tử được tích hợp các phần mềm hỗ trợ cho

cán bộ, công chức trong hoạt động quản lý, điều hành (hệ thống thông tin hỗ

trợ quản lý, điều hành); phần mềm quản lý hộ tịch; phần mềm 1 cửa điện tử 3

cấp hỗ trợ nhân dân thực hiện các thủ tục hành chính trên môi trường mạng,

giúp tiết kiệm về thời gian, công sức và chi phí khi thực hiện các thủ tục hành

chính của công dân.

47

UBND quận Nam Từ Liêm đã từng bước tổ chức ứng dụng CNTT trong

công tác quản lý văn bản, điển hình là việc quận sử dụng phần mềm Quản lý

văn bản và điều hành tác nghiệp dùng chung do Thành phố triển khai từ tháng

12 năm 2011. Theo Báo cáo số 413/BC – UBND của UBND quận Nam Từ

Liêm, ngày 19/8/2019: phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp đã

kết nối liên thông với hệ thống quản lý văn bản của Thành phố và ứng dụng

chữ kí số trong giao dịch hành chính điện tử giữa các cơ quan trong thành

phố, 100% các phòng, ban, đơn vị, UBND các phường thuộc quận sử dụng

phần mềm, 100% cán bộ lãnh đạo, chuyên viên, nhân viên quản lý, nhân viên

điều hành và xử lí công việc trên phần mềm, 100% văn bản (trừ văn bản mật)

được gửi và nhận trên môi trường điện tử, hàng năm tiết kiệm hàng trăm triệu

đồng tiền in ấn, photo tài liệu. 100% cán bộ, công chức hàng năm được cấp và

sử dụng hộp thư điện tử công vụ trong trao đổi công việc. [49]

Để nâng cao hiệu quả cũng như tiện lợi cho người sử dụng, UBND quận

Nam Từ Liêm đã triển khai đề án: Nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và

điều hành tác nghiệp năm 2021 và tổ chức thực hiện từ đó đến nay. Phần mềm

Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp có địa chỉ:

http://qlvb.namtuliem.gov.vn:8080/qlvb/index.nsf, sau khi đã nâng cấp xong

sẽ đáp ứng được với khối lượng công việc ngày càng gia tăng của cán bộ

trong toàn quận.

Phần mềm được nâng cấp là hệ thống trao đổi thông tin, điều hành tác

nghiệp và quản lý trình duyệt văn bản, hồ sơ công việc trực tuyến trên mạng

máy tính, hướng đến mục tiêu tin học hóa công tác quản lý, soạn thảo, xử lý

văn bản và hồ sơ công việc của cán bộ văn thư, đồng thời trợ giúp có hiệu quả

để lãnh đạo có thể dễ dàng chỉ đạo, giao việc, theo dõi tình hình xử lý công

việc... Bên cạnh đó, phần mềm còn cung cấp nhiều tiện ích hỗ trợ đắc lực cho

cán bộ văn thư trong việc xử lý các công việc hằng ngày như lập và theo dõi

lịch công tác, thông báo toàn cơ quan, trao đổi nội bộ... Đồng thời, tạo môi

trường điện tử phục vụ công tác quản lý, trao đổi văn bản nội bộ và phục vụ

việc chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo và hoạt động chuyên môn của chuyên

48

viên, cho phép các cán bộ công chức của quận có thể truy cập, khai thác thông

tin về các văn bản lưu hành nội bộ cơ quan, và cấp tài khoản và mật khẩu

riêng cho lãnh đạo và cán bộ văn thư để đăng nhập vào phần mềm, cập nhật,

bổ sung và thay đổi thông tin, đảm bảo tuyệt đối an toàn, bảo mật, đúng

quyền truy nhập trong quá trình trao đổi và khai thác thông tin.

Đến năm 2022, theo Báo cáo số 75/BC-VP của UBND quận Nam Từ

Liêm về Kết quả thực hiện công tác VTLT năm 2022 và quý I năm 2023, Văn

phòng đã triển khai việc sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác

nghiệp tới 100% cán bộ, công chức. Đến nay, việc sử dụng đã đi vào nề nếp,

100% lãnh đạo Văn phòng sử dụng thành thạo chữ kí điện tử. Việc ứng dụng

CNTT đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: giảm tải văn bản giấy, gửi

nhận văn bản nhanh, tiết kiệm thời gian, chi phí lãnh đạo đi họp, đi công tác

vẫn xử lý văn bản kịp thời, việc tra cứu văn bản tiện lợi, nhanh chóng. 100%

văn bản đi của UBND quận, của Văn phòng được gắn chữ kí số, phát hành

văn bản điện tử qua hệ thống phần mềm dùng chung của Thành phố. [52]

Sáng 24/12/2022, UBND quận Nam Từ Liêm phối hợp với Trung tâm tin

học - Công báo Thành phố tổ chức Hội nghị tập huấn phần mềm Quản lý văn

bản và điều hành tác nghiệp, Hệ thống thông tin báo cáo Thành phố cho các

học viên là lãnh đạo, công chức, chuyên viên các phòng, ban, đơn vị và

UBND 10 phường trên địa bàn quận để triển khai thử nghiệm hệ thống trước

khi đưa vào sử dụng chính thức. Báo cáo viên hội nghị là các cán bộ, kỹ sư

thuộc Trung tâm Công nghệ Thông tin VNPT Hà Nội và có sự hỗ trợ hướng

dẫn của các nhân viên kỹ thuật.

49

Hình 2.2: Hội nghị tập huấn Phần mềm quản lý văn bản và điều hành, Hệ

thống thông tin báo cáo Thành phố tại UBND

quận Nam Từ Liêm ngày 24/12/2022

(Nguồn: Cổng thông tin điện tử quận Nam Từ Liêm)

Nhận xét: Việc tổ chức hệ thống quản lý văn bản, quản lý hồ sơ điện tử

của UBND quận Nam Từ Liêm đang đi đúng hướng. Hệ thống phần mềm

mới đã đáp ứng yêu cầu gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ các cơ quan

nhà nước của quận thông qua trục liên thông văn bản, đồng thời quản lý hồ sơ

công việc khoa học, hiệu quả, nâng cao chất lượng cải cách hành chính, tiết

kiệm chi phí văn phòng phẩm, thời gian, đáp ứng nhanh, kịp thời công tác

quản lý, thống kê, tra cứu văn bản của đơn vị. Việc triển khai ứng dụng Phần

mềm quản lý văn bản và điều hành vào xử lý công việc đã và đang tạo nên

môi trường làm việc hiện đại gắn với cải cách hành chính, góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động của các đơn vị trên địa bàn tỉnh, hướng tới xây dựng thành

công chính quyền điện tử, đô thị thông minh, chính quyền số.

50

Bên cạnh những kết quả đạt được, việc sử dụng phần mềm Quản lý văn

bản và điều hành tại UBND quận Nam Từ Liêm, gặp một số hạn chế như:

Việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản và điều hành từ cấp quận đến các cơ

sở chủ yếu tiếp nhận văn bản điện tử từ cấp trên gửi đến, văn bản điện tử của

đơn vị gửi đi đến các cơ quan, đơn vị khác ít thực hiện trên phần mềm. Việc

sử dụng chữ ký số của lãnh đạo trong ký số văn bản còn hạn chế, nhất là đối

với lãnh đạo cấp phường, một số phòng, ban, dẫn đến văn bản điện tử chưa

thực sự đáp ứng theo các quy định của nhà nước. Việc kiểm soát thông tin,

bảo đảm an toàn, an ninh mạng cho thông tin, văn bản truyền tải trên phần

mềm của cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ văn thư chuyên trách chưa

được thực hiện tốt.

Thống kê khảo sát với các nội dung về: công tác xây dựng, ban hành các

văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của UBDN quận Nam Từ Liêm, các quy trình,

nghiệp vụ và quản lý, kiểm tra, giám sát công tác văn thư nhằm phục vụ xây

dựng chính quyền số được tiến hành tại các cơ quan chuyên môn thuộc

UBND quận, và người dân đến làm thủ tục hành chính cho kết quả là:

Bảng 2.3. Thống kê khảo sát về công tác văn thư

tại UBND Quận Nam Từ Liêm.

Tiêu chí

Khó trả lời

Kịp thời, không cần thay đổi Không kịp thời, không cần thay đổi Kịp thời, nhưng cần thay đổi

Không kịp thời, cần thay đổi SL % SL % SL % SL % SL %

81 57,8 28 20 0 0 21 22,1 0 0

Tính kịp thời và chất lượng của hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo, quy chế công tác văn thư Tiêu chí Tốt Yếu Khá Kém

70,1 12 8,5 26 2,1 0 0 3 18, 4

75,9 34 0 0 0 0 0 0

1 0,7 0 79,4 28 0 0 0 Tổ chức bộ máy và nguồn nhân sự văn thư Việc đầu tư cơ sở vật chất công nghệ cho công tác văn thư. Việc tổ chức thông tin, ban hành văn bản, văn bản điện tử Trung bình SL % SL % SL % SL % SL % 10 0 10 7 11 2 24, 1 19, 8

51

Hệ thống các văn bản về công tác văn thư của UBND quận Nam Từ

Liêm từ năm 2019 đến đầu năm 2023 là những cơ sở pháp lý quan trọng trong

việc xây dựng kế hoạch, định hướng phát triển, chỉ đạo, hỗ trợ sự phát triển

công tác văn thư, những cũng đồng thời đặt ra những yêu cầu phải có những

sự điều chỉnh, bổ sung những hạn chế, góp phần làm cho công tác văn thư,

khâu quản lý văn bản, thực hiện các nghiệp vụ văn thư, quản lý, điều hành

công việc, kết nối, chia sẻ dữ liệu… đạt hiệu quả, chất lượng tốt nhất, đáp ứng

yêu cầu của UBND quận trong quá trình xây dựng chính quyền số.

2.2.2. Thực trạng thực hiện công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ

Liêm đảm bảo phục vụ chính quyền số

2.2.2.1. Thực trạng tổ chức thông tin, ban hành văn bản, văn bản điện tử

Nếu như ở năm 2019 và các năm trước đó, theo Báo cáo kết quả thực

hiện công tác VTLT quận Nam Từ Liêm về tổ chức thông tin, ban hành văn

bản, văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của Luật ban hành văn bản

quy phạm pháp luật; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 10/1/2011 của Bộ Nội

vụ Hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số

7/2012/TT-BNV Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan và quy định của một số ngành, lĩnh vực liên quan. Các văn bản hành

chính trước khi trình lãnh đạo UBND quận đều được Văn phòng HĐND -

UBND kiểm tra, kiểm soát. Những văn bản quy phạm pháp luật được phòng

Tư pháp thẩm định trước khi kí. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản thời

gian này chủ yếu vẫn là văn bản giấy, dù đã hạn chế được nhiều sai sót về thể

thức, hình thức, kĩ thuật trình bày văn bản và thẩm quyền kí. [49]

Sang năm 2020 đến đầu năm 2023, việc tổ chức hệ thống quản lý văn

bản, quản lý hồ sơ điện tử của UBND quận Nam Từ Liêm đã được thực hiện

theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác

văn thư, chuyển dần dạng thức văn bản sang văn bản điện tử, chữ kí điện tử.

Đối với các văn bản đến văn phòng, tất cả các văn bản điện tử, văn bản giấy

đều được số hóa, được văn thư tiếp nhận và chuyển cho Lãnh đạo Văn phòng

phân công cho cán bộ, công chức theo dõi từng mảng phụ trách để xử lý trực

52

tiếp trên phần mềm. Sự phát triển của văn bản điện tử và chữ ký số là một tất

yếu của xã hội, tuy nhiên để phát huy được những tính năng vượt trội của văn

bản điện tử, chữ ký số và có thể thay thế hoàn toàn văn bản giấy, trong thời

gian tới cần tiếp tục nghiên cứu và khắc phục những hạn chế như đã nêu,

đồng thời có thêm những công cụ khác để khẳng định giá trị pháp lý của văn

bản điện tử và chữ ký số trong việc phục vụ xây dựng chính quyền số tại

UBND quận Nam Từ Liêm. [50], [51], [52]

Tuy nhiên, do nguồn nhân sự làm công tác văn thư còn thiếu, phần nhiều

lại là cán bộ kiêm nhiệm, nghiệp vụ văn thư và trình độ CNTT còn nhiều hạn

chế, nên việc soạn thảo, ban hành văn bản và văn bản điện tử vẫn còn nhiều

thiếu sót.

2.2.2.2. Thực trạng quản lý văn bản đi, văn bản đến trên môi trường điện

tử, kết nối Trục liên thông văn bản cấp tỉnh, quốc gia.

Liên thông văn bản điện tử từ Trung ương đến các cấp địa phương là cơ

sở, nền tảng để triển khai kết nối, liên thông các hệ thống thông tin, phục vụ

sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và chính quyền

các cấp, hình thành hệ thống Chính phủ điện tử kết nối thông suốt từ Trung

ương đến địa phương. Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến trên môi

trường điện tử, kết nối Trục liên thông văn bản cấp tỉnh, quốc gia của UBND

quận Nam Từ Liêm đã có nhiều thay đổi rõ rệt. Năm 2019, tất cả các văn bản

đi, đến của UBND quận đều được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để

làm thủ tục tiếp nhận, đăng kí; trừ những loại văn bản được đăng kí riêng theo

quy định của pháp luật. Ngoài việc đăng kí vào Sổ theo quy định, UBND

quận đã ứng dụng CNTT vào việc quản lý văn bản đi, văn bản đến góp phần

nâng cao hiệu quả giải quyết công việc. Văn bản, tài liệu mật được đăng kí,

quản lý theo quy định của Luật Bảo vệ bí mật nhà nước hiện hành. Văn bản

đi, văn bản đến được phát hành và chuyển giao trong ngày, chậm nhất là ngày

làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu mức độ khẩn: “hỏa tốc” (kể cả

hỏa tốc hẹn giờ), “thượng khẩn”, và “khẩn” đều được đăng kí, trình và chuyển

giao ngay sau khi nhận được để giải quyết công việc được nhanh chóng, chính

53

xác, kịp thời và hiệu quả. Tất cả các văn bản đi có đóng dấu và đăng kí số tại

bộ phận văn thư đều lưu một bản tại bộ phận văn thư. Bản lưu tại văn thư là

bản lưu có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. [49]

Văn bản gửi, nhận tại UBND quận Nam Từ Liêm được thực hiện trên

luồng API của Trục liên thông văn bản quốc gia, chính là Luồng chuyển giao

văn bản Workflow theo sơ đồ gửi, nhận sau:

Gửi, nhận hồ sơ qua mạng

Gửi, nhận hồ sơ liên thông

Hình 2.3. Sơ đồ gửi, nhận hồ sơ trên Trục liên thông văn bản quốc gia

Năm 2020, tất cả các văn bản đi, văn bản đến của UBND quận được

đăng kí tập trung tại bộ phận văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND quận.

Thiết lập hệ thống sổ sách quản lý văn bản đi, văn bản đến theo quy định.

Ngoài việc đăng kí vào sổ theo quy định, văn thư cơ quan UBND quận đã ứng

dụng CNTT vào việc đăng kí quản lý văn bản đi, văn bản đến, đáp ứng yêu

cầu tra tìm nhanh chóng, chính xác, kịp thời; thuận tiện cho việc theo dõi, xử

lý và đôn đốc công việc của cơ quan. Tính đến 30/10/2020, UBND quận đã

phát hành 7656 văn bản, 37 văn bản mật; tiếp nhận, xử lý 11122 văn bản, 227

văn bản mật đến từ Thành phố, Sở, ban, ngành. [50]

54

Năm 2021, Báo cáo của UBND quận cho biết, tất cả văn bản đến, văn

bản dự thảo, văn bản đi đã được số hóa, kí số trên phần mềm Quản lý văn bản

và điều hành tác nghiệp theo đúng các yêu cầu đề ra trong quá trình số hóa tài

liệu, văn bản.

Đây cũng là thời điểm dịch Covid-19 bùng phát mạnh, Hà Nội là một

trong những địa phương phát hiện ca nhiễm sớm và lan nhanh. Thực hiện các

Chỉ thị của Trung ương và UBND Thành phố Hà Nội về việc tăng cường các

biện pháp thực hiện phòng, chống dịch bệnh Covid-19 trên địa bàn Thành

phố, UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành các văn bản nhằm tổ chức quản

lý chặt chẽ các hoạt động của người dân, các cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh

nghiệp trên địa bàn; những văn bản hướng dẫn cụ thể và cấp giấy đi đường

cho các đối tượng, phương tiện được phép di chuyển, thực hiện nghiêm và

quản lý chặt chẽ việc thực hiện Chị thị số 16/CT-TTg của Thủ tướng Chính

phủ theo nguyên tắc: chỉ cá nhân, phương tiện được phép mới ra đường, ai ở

đâu ở đó, người ở cùng nào thì ở vùng đó với toàn bộ các chốt kiểm soát ra

vào quận và tại Vùng 1. Tuy nhiên, hệ thống các văn bản quy phạm của

UBND quận thời điểm này còn thiếu các quy định về tình huống khẩn cấp, do

vậy phải sửa đổi nhiều văn bản, chỉ thị đã ban hành và ban hành các quy định

riêng. Không có văn bản quy định cách thức giải quyết vấn đề phát sinh

không thể dự liệu trước, tình trạng chồng chéo các văn bản quy định về cùng

một nội dung thường xuyên xảy ra, dẫn đến việc gây khó khăn cho người dân

và các lực lượng chức năng khi thực hiện.

Báo cáo số 75/BC-VP của UBND quận Nam Từ Liêm về Kết quả thực

hiện công tác VTLT năm 2022 và quý I năm 2023: Công tác quản lý văn bản

đi, đến đều được thực hiện trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành UBND

quận Nam Từ Liêm và lập sổ quản lý văn bản theo quy định.

- Quản lý văn bản đến: Văn bản đến được văn thư cơ quan tiếp nhận,

đăng ký quản lý tập trung thống nhất tại văn thư cơ quan theo đúng quy trình

và quản lý bằng cơ sở dữ liệu trên hệ thống. Văn bản mật được đăng ký và

quản lý riêng theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

55

Việc chuyển giao văn bản đến kịp thời, nhanh chóng; thực hiện theo dõi,

đôn đốc thường xuyên góp phần giải quyết văn bản đảm bảo thời gian.

- Quản lý văn bản đi: Cơ bản được thực hiện theo đúng quy trình, thủ

tục; thực hiện việc kiểm tra về thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản trước

khi làm thủ tục phát hành.

Qua thống kê, tổng số văn bản đi, đến tính từ ngày 01/01/2022 đến ngày

15/4/2023 như sau:

Bảng 2.4. Thống kê tổng số văn bản đi, văn bản đến

tính từ ngày 01/01/2022 đến ngày 15/4/2023

Đơn vị tính: văn bản

Văn bản của UBND Quận

- Tổng số văn bản đến: 23.258 văn bản

Trong đó:

+ Văn bản thông thường: 22.934 văn bản

+ Văn bản mang bí mật nhà nước đến: 321 văn bản

- Tổng số văn bản đi: 16.846 văn bản

Trong đó

+ Văn bản thông thường: 16.758 văn bản

+ Văn bản mang bí mật nhà nước đi: 115 văn bản

-

Văn bản của Văn phòng

Tổng số văn bản đến: 2.490 văn bản

Trong đó: 2.339 văn bản

+ Văn bản thông thường:

+ Văn bản mang bí mật nhà nước đến: 151 văn bản

- Tổng số văn bản đi: 846 văn bản

Trong đó

+ Văn bản thông thường: 844 văn bản

+ Văn bản mang bí mật nhà nước đi: 02 văn bản

(Nguồn: Báo cáo số 75/BC-VP của UBND quận Nam Từ Liêm về Kết quả thực hiện công tác VTLT năm 2022 và quý I năm 2023)

56

Bảng 2.5. Thống kê biến động văn bản đi, văn bản đến của

UBND quận Nam Từ Liêm năm 2020 và năm 2022

Đơn vị tính: văn bản

Nội dung Năm 2020 Năm 2022

Tổng số văn bản đi 7.656 văn bản 23.258 văn bản

Trong đó văn bản mật đi 37 văn bản 321 văn bản

Tổng số văn bản đến 11.122 văn bản 16.846 văn bản

Trong đó văn bản mật đến 227 văn bản 115 văn bản

(Nguồn: Báo cáo số 543/BC – UBND ngày 31/12 /2020, Báo cáo số 75/BC-

VP ngày ngày 20/4/2023của UBND quận Nam Từ Liêm)

Từ bảng thống kê biến động số lượng văn bản đến và văn bản đi của

UBND quận Nam Từ Liêm trong các năm 2020 đến đầu năm 2023 cho thấy,

số lượng văn bản đến và văn bản đi đều tăng mạnh. Trong 3 năm, số lượng

văn bản đi tăng 3,03 lần, văn bản mật đi tăng 8,7 lần. Số lượng văn bản đến

tăng 1,5 lần, văn bản mật đến giảm đi một nửa. Sự biến động mạnh số lượng

văn bản đi, văn bản đến trong những năm 2020 đến đầu 2023 phần lớn do tình

hình dịch bệnh diễn biến phức tạp và kéo theo những biến động to lớn về kinh

tế, xã hội, đòi hỏi sự chỉ đạo cấp bách, kịp thời, nhanh chóng và chi tiết bằng

văn bản từ các cấp quản lý.

Nhận xét: Việc quản lý văn bản điện tử đi, đến của Văn phòng UBND

quận Nam Từ Liêm được thực hiện theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg

ngày về việc gửi, nhận văn bản điện tử và Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của

Chính phủ về công tác văn thư, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn

vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ. Thời

hạn, trạng thái gửi, nhận được cập nhật tự động trên Hệ thống quản lý văn bản

và điều hành tác nghiệp. Văn bản điện tử đi sau khi thực hiện các nghiệp vụ

văn thư điện tử được gửi đến bên nhận thông qua các hệ thống quản lý văn

bản và điều hành, có sự kết nối và liên thông tốt. Bản gốc các văn bản điện tử

được lưu trên hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; văn thư các cơ

quan thuộc UBND quận tạo văn bản giấy để lưu tại Văn thư cơ quan và lưu

vào hồ sơ công việc.

57

Tuy nhiên trên thực tế, do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan,

quy trình gửi, nhận văn bản điện tử tại UBND quận Nam Từ Liêm vẫn bộc lộ

những tồn tại như: Việc tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình,

kết quả gửi, nhận văn bản điện tử của các cơ quan trong UBND quận vẫn bị

chậm. Tình trạng văn bản đến bị tồn đọng, quá thời gian triển khai và báo cáo

còn tiếp diễn. Việc giám sát văn bản đi chưa được chặt chẽ. Việc sao lưu văn

bản điện tử đến sang văn bản giấy và vào sổ điện tử chưa đồng bộ… Thực

trạng trên dẫn đến việc tìm kiếm dữ liệu văn bản của cán bộ, người dân thuộc

quận gặp khó khăn. Số lượng văn bản điện tử tồn đọng đến cuối quý, cuối

năm còn nhiều, cán bộ văn thư phải tăng cường thời gian xử lý và báo cáo.

Việc tiếp nhận văn bản, quản lý dữ liệu số: Việc kiểm tra, thẩm tra chữ

ký số, xác thực chữ ký giấy, chữ ký điện tử của văn bản đến còn thực hiện

chưa đầy đủ. Việc số hóa văn bản đến, văn bản đi còn chậm tiến độ, quy trình

phân loại lưu trữ dữ liệu nhập hệ thống cơ sở quốc gia, cấp tỉnh, hệ thống

CSDL của đơn vị còn chưa rõ ràng, cụ thể, dẫn đến lưu trùng lặp, lưu ở nhiều

cấp, chưa đúng quy định. Nhiều trường cần bổ sung thông tin nhưng chưa đối

chiếu dữ liệu có sẵn của hệ thống dữ liệu, vẫn yêu cầu scan, cung cấp.

Việc soạn thảo, ban hành văn bản: chưa khai thác hiệu quả nguồn thông

tin dữ liệu số. Nhiều trường hợp chưa đảm bảo phối hợp lấy ý kiến văn bản

đồng bộ trên nền tảng trực tuyến, do năng lực công nghệ cán bộ, công chức

còn khác nhau, ý kiến trả lời chưa kịp thời, gây chậm trễ trong ban hành. Hiệu

quả công tác xử lý phân tích thông tin tham mưu tổng hợp một số trường hợp

chưa đầy đủ, kịp thời. Nhiều trường hợp ban hành văn chưa lưu văn bản giấy

theo đúng quy định, trường hợp ko cần vẫn in lưu và ngược lại, việc in lưu

văn bản điện tử đi có trường hợp chưa đúng thể thức quy định đối với in lưu

văn bản số…

2.2.2.3. Thực trạng lập hồ sơ, quản lý dữ liệu điện tử

Điều 30, 31 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ

về công tác văn thư quy định về nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập

58

hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. Lưu

trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết

chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý

hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong

phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài

liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

bản giấy và hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan là nghiệp vụ tiếp theo trong

công tác văn thư sau khi hoàn tất các nghiệp vụ xử lý các văn bản đi, văn bản

đến theo lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ

quan trên Hệ thống được tiến hành qua các bước:

Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, ban hành Danh mục hồ sơ

vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.

- Văn phòng/bộ phận hành chính cơ quan, đơn vị cập nhật Danh mục hồ

sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống.

Bước 2: Lập hồ sơ

- Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục

hồ sơ để thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ

theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số

02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống bao gồm:

Văn bản đến; Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần

1,2,3,…); Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình

quản lý điều hành, giải quyết công việc; Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi

luồng xử lý công việc.

- Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ: Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ

đạo giải quyết văn bản đến; Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển

và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo bản đi. Trường hợp hồ sơ đang giải quyết

chưa có trong Danh mục hồ sơ hoặc hồ sơ mới phát sinh, cá nhân tự cập nhật

bổ sung vào danh mục.

59

- Kết thúc hồ sơ: Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ thực

hiện rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ;

Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ

nộp lưu hàng năm của đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo; Kết xuất dữ

liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng

PDF và lưu hồ sơ; Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng

chức năng của Hệ thống.

Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục

quy định tại Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính

phủ về công tác văn thư.

Tại UBND quận Nam Từ Liêm trong những năm 2019 đến 2022 và đầu

năm 2023, công tác lập và nộp lưu hồ sơ điện tử đang được triển khai và thực

hiện có hiệu quả, cùng với quá trình chuyển đổi số các hoạt động hành chính

khác phục vụ xây dựng chính quyền số, phấn đấu đạt mục tiêu vào năm 2025.

Báo cáo số 413/BC – UBND của UBND quận Nam Từ Liêm năm 2019

nêu rõ: “Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ được thực hiện tương đối

tốt, phần lớn cán bộ phụ trách chuyên môn đã có ý thức lập hồ sơ về công

việc mình giải quyết theo vấn đề, trình tự giải quyết công việc, thu thập, lưu

giữ khá đầy đủ tài liệu liên quan. Hồ sơ được lập phản ánh đúng chức năng,

nhiệm vụ của UBND quận; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản

trong hồ sơ”. Nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu và Lưu trữ cơ

quan năm 2019 và năm 2020 tại UBND quận Nam Từ Liêm vẫn được tiến

hành phần lớn dưới dạng hồ sơ giấy theo đúng nghiệp vụ văn thư quy định.

Sang năm 2021, Hệ thống phần mềm quản lý và điều hành tác nghiệp

Thành phố được triển khai cùng với yêu cầu đẩy mạnh chuyển đổi số các hoạt

động của cơ quan nhà nước, thực hiện Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày

05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Quyết định số 12/2020/QĐ-

UBND ngày 12/6/2020 của UBND Thành phố Hà Nội và các Thông tư quy

định về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, công tác lập hồ sơ,

60

TLĐT của cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng HĐND – UBND quận và

các phòng, bạn đạt được kết quả là: Tất cả các văn bản đến, văn bản dự thảo,

văn bản đi đã được số hóa, kí số trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành

tác nghiệp. Số hồ sơ, TLĐT của cán bộ, công chức Văn phòng HĐND –

UBND quận lập chiếm khoảng 40% tổng số hồ sơ, tài liệu được lập trong năm.

Công tác giao nộp hồ sơ, TLĐT vào Lưu trữ cơ quan: Công chức, viên

chức đã thực hiện lập hồ sơ công việc trên phần mềm Quản lý văn bản và điều

hành tác nghiệp để phục vụ LTĐT. Từ năm 2021, tất cả các văn bản đi, đến

đều được số hóa, kí số trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác

nghiệp. [51]

Ngày 26/5/2022, UBND quận đã ban hành quyết định số 1018/QĐ-

UBND ban hành Quy trình lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. Trên

cơ sở đó, các đơn vị đã rà soát, lên kế hoạch lập hồ sơ LTĐT để giao nộp vào

Lưu trữ cơ quan.

Tại Báo cáo số 75/BC-VP của UBND quận Nam Từ Liêm về kết quả

thực hiện công tác VTLT năm 2022, quý I năm 2023, công tác tiếp nhận, xử

lý, phát hành, quản lý văn bản và lập hồ sơ điện tử được tổng kết như sau:

Đối với văn bản đến UBND quận: tất cả các văn bản đến điện tử, văn bản

giấy đều được số hóa, được văn thư tiếp nhận và chuyển qua cho các chuyên

viên giúp việc Lãnh đạo UBND quận để xử lý công việc trên Hệ thống quản

lý văn bản và điều hành tác nghiệp.

Đối với văn bản đến Văn phòng: tất cả các văn bản đến điện tử, văn bản

giấy đều được số hóa, được văn thư tiếp nhận và chuyển qua cho các chuyên

viên giúp việc Lãnh đạo Văn phòng phân công cho cán bộ, công chức từng

mảng phụ trách để xử lý trực tiếp trên phần mềm. Việc số hóa 100% đối với

văn bản đã giúp cho việc lưu trữ và tìm kiếm được thuận lợi, nhanh chóng,

tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ, TLLT.

Văn bản đi: Văn bản đi phát hành các bước theo đúng quy định tại Nghị

định 30/2022/NĐ-CP, Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND ngày 12/6/2020 của

UBND Thành phố Hà Nội và Quy chế công tác VTLT của UBND quận. [52]

61

Từ đó có thể thấy, việc lập hồ sơ LTĐT năm 2022 và quý I năm 2023

được tiến hành theo đúng các quy định về LTĐT mới nhất của Chính phủ, Bộ

Nội vụ và UBND Thành phố Hà Nội. Cùng với nghiệp vụ quản lý văn bản đi,

văn bản đến trên môi trường điện tử, kết nối Trục liên thông văn bản cấp tỉnh,

quốc gia, việc lập hồ sơ LTĐT của cán bộ, công chức văn thư tại UBND quận

Nam Từ Liêm góp phần quan trọng trong quá trình xây dựng chính quyền số

tại cơ sở.

Tuy nhiên, trong quá trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND

Quận Nam Từ Liêm vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập: việc xác định giá trị pháp

lý của các văn bản trên môi trường mạng vẫn chưa có quy định rõ ràng nên

khó khăn trong công tác bảo quản. Nhận thức của cán bộ, công chức, viên

chức về vai trò, tầm quan trọng của TLĐT và LTĐT còn hạn chế. Máy tính

vẫn chủ yếu sử dụng gõ văn bản, sử dụng một số tính năm của phần mềm hỗ

trợ công tác văn phòng, do đó việc tạo lập văn bản và lưu trữ văn bản điện tử

như thế nào vẫn chưa được quy định cụ thể. Hơn nữa, TLĐT là một loại hình

tài liệu mới, nên việc áp dụng và triển khai thực hiện rất khó khăn và phức tạp

và đòi hỏi đội ngũ cán bộ VTLT quận cần có trình độ chuyên môn, trình độ

CNTT, nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của TLĐT và LTĐT.

Việc lưu trữ tài liệu, văn bản của cán bộ, công chức, viên chức nhiều

phòng, ban còn hết sức tùy tiện, tài liệu có thể lưu ở bất kỳ chỗ nào (ổ cứng

máy tính, máy tính cá nhân, USB,…); thói quen của cán bộ, công chức, viên

chức là lưu giữ thông tin trong máy cá nhân khiến cho việc kiểm tra, sao lưu

để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của văn bản điện tử,

TLLT điện tử rất khó thực hiện. Một số trường hợp chưa được theo dõi báo

cáo tiến độ kịp thời, việc thống kê đánh giá hoạt động quản lý giải quyết văn

bản còn chưa đầy đủ… Những trường hợp gặp sự cố kỹ thuật khắc phục chưa

kịp thời, còn để quá hạn, khi chuyển sang quyết văn bản giấy còn chưa lập

biên bản, có trường hợp quên, bỏ sót không cập nhật vào hệ thống điện tử.

Phần mềm ứng dụng phân tích, tổng hợp, đánh giá thông tin chưa được sử

dụng hiệu quả. Việc lập danh mục hồ sơ trên hệ thống còn chậm. Công tác

biên mục đối với hồ sơ các hoạt động chuyên môn còn nhiều sai sót. Mục lục

hồ nộp lưu còn tình trạng bị trùng lặp…

62

2.2.2.4. Thực trạng quản lý văn bản mật đảm bảo an ninh mạng, an toàn

thông tin

Đối với việc soạn thảo văn bản mật theo hình thức văn bản điện tử,

khoản 1, Điều 2, Nghị định 26/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc

xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước như sau:

Xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước

1. Người soạn thảo, tạo ra thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước

phải đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức xác định bí mật nhà nước, độ

mật của bí mật nhà nước, nơi nhận, số lượng bản phát hành, được phép hoặc

không được phép sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước tại Tờ trình,

Phiếu trình duyệt ký văn bản hoặc văn bản xác định độ mật của vật, địa điểm,

lời nói, hoạt động chứa bí mật nhà nước và có trách nhiệm bảo vệ nội dung bí

mật nhà nước trong quá trình soạn thảo, tạo ra. Tài liệu bí mật nhà nước phải

thể hiện nơi nhận, số lượng bản phát hành, tên người soạn thảo, được phép

hoặc không được phép sao, chụp ở mục nơi nhận của tài liệu. Trường hợp văn

bản điện tử, người soạn thảo phải tạo dấu chỉ độ mật trên văn bản sau khi

được người có thẩm quyền xác định bí mật nhà nước và độ mật của bí mật

nhà nước; văn bản điện tử khi in ra để phát hành phải đóng dấu độ mật theo

quy định.

Theo quy định trên thì trường hợp văn bản điện tử, người soạn thảo phải

tạo dấu chỉ độ mật trên văn bản sau khi được người có thẩm quyền xác định bí

mật nhà nước và độ mật của bí mật nhà nước; văn bản điện tử khi in ra để

phát hành phải đóng dấu độ mật theo quy định.

Ngoài ra, pháp luật cũng quy định, văn bản xác định độ mật được áp

dụng đối với vật, địa điểm, lời nói, hoạt động hoặc hình thức khác chứa bí mật

nhà nước mà không thể đóng dấu độ mật.

Như vậy, đối với văn bản bí mật nhà nước theo hình thức văn bản điện tử

không thể đóng dấu độ mật thì cần phải lập văn bản xác định độ mật, sau đó

ngày khi đã xác định được độ mật thì người soạn thảo phải tạo dấu chỉ độ mật

trên văn bản điện tử đó.

63

Cán bộ được giao soạn thảo văn bản mật tại UBND quận Nam Từ Liêm

dưới hình thức văn bản điện tử đã thực hiện nghiêm túc các quy định của nhà

nước đối với văn bản mật và tài liệu mang bí mật quốc gia, đảm bảo an toàn,

an ninh thông tin nội bộ của chính quyền cấp quận trong bối cảnh chuyển đổi

số Chính phủ.

Đối với việc quản lý văn bản mật, UBND quận thực hiện theo nội dung

quy định tại các văn bản quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước như:

Luật Bảo vệ bí mật nhà nước, số 29/2018/QH14 ngày 15/11/2018, Nghị định

số 26/2020/NĐ-CP ngày 28/2/2020 quy định chi tiết một số điều của Luật

Bảo vệ bí mật nhà nước….

Văn bản “mật” được Văn phòng UBND quận đăng ký quản lý theo sổ

riêng, tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước theo quy

định tại Điều 4 Nghị định 26/2020/NĐ-CP quy định về giao, nhận tài liệu, vật

chứa bí mật nhà nước. Như vậy, cơ quan tiếp nhận văn bản mật sẽ phân biệt

độ mật của văn thông qua ký hiệu được đóng trên bì thư. Không sử dụng máy

vi tính nối mạng để soạn thảo, in và đăng ký văn bản, tài liệu mang bí mật nhà

nước (văn bản mật);

- Đăng ký văn bản mật: Được văn thư đăng ký theo một hệ thống số

riêng, sổ riêng (hoặc sơ sở dữ liệu trên máy vi tính không nối mạng riêng) so

với các loại văn bản khác để theo dõi và quản lý các thông tin liên quan đến

văn bản mật như: Số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu

nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, người nhận (riêng văn bản độ "Tuyệt

mật" thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý);

Năm 2019, Báo cáo của UBND quận Nam Từ Liêm nêu rõ: văn bản,

tài liệu mật đến và đi được đăng kí, quản lý theo quy định của pháp luật hiện

hành về bảo vệ bí mật nhà nước. Văn bản „mật” được lưu riêng và cất giữ cẩn

thận trong tủ, két. [49]

Năm 2020, Văn phòng UBND – HĐND quận tiếp nhận 227 văn bản mật,

văn bản “mật” được đăng ký quản lý theo sổ riêng, tuân thủ quy định của

pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước. [50]

64

Năm 2022, số lượng văn bản mang bí mật nhà nước đến của UBND

quận tăng lên 321 văn bản, văn bản mang bí mật nhà nước đi của UBND

quận là 115 văn bản. Văn bản mang bí mật nhà nước đến của Văn phòng

UBND quận là 151 văn bản, văn bản mang bí mật nhà nước đi của Văn

phòng UBND quận là 02 văn bản. Sự tăng lên với con số lớn đó đòi hỏi

việc quản lý văn bản mật phải hết sức chặt chẽ, đúng quy định, người

được giao nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ văn thư với văn bản mật phải

nắm chắc nghiệp vụ và pháp luật, quy định của nhà nước. Kết quả được

nêu trong báo cáo của UBND quận là: Văn bản mật được đăng ký và quản

lý riêng theo quy định của phát luật về bảo vệ bí mật nhà nước. Thực hiện

công tác bảo vệ bí mật nhà nước, Văn phòng đã bố trí riêng 01 máy tính

không kết nối mạng Internet, mạng LAN để soạn thảo, lưu trữ văn bản mật đi,

đã lập sổ đăng kí mật đi của UBND quận và Văn phòng HĐND – UBND. Tất

cả các tài liệu mật đều được đăng kí đầy đủ vào sổ. Văn bản mật đến được

xem xét, chỉ đạo giải quyết. Văn bản mật đi được phát hành, đóng phong bì

đầy đủ theo quy định và gửi đến đúng người nhận. Bố trí 01 phòng làm việc

phục vụ công tác bảo vệ bí mật Nhà nước. [52]

Việc sao chụp, bảo quản tài liệu, văn bản mật gốc và sao chụp tại UBND

quận Nam Từ Liêm trong những năm 2019 đến 2022 và quý I năm 2023 được

tiến hành theo đúng quy định và thời hạn ghi trong Luật Bảo vệ bí mật nhà

nước hiện hành và Nghị định 26/2020/NĐ-CP về sao, chụp tài liệu, vật chứa

bí mật nhà nước đảm bảo các yêu cầu bảo mật thông tin.

Những kết quả trên khẳng định, nhằm phục vụ xây dựng chính quyền số

và yêu cầu chuyển đổi số mọi hoạt động của chính quyền địa phương các cấp,

việc soạn thảo, quản lý văn bản mật của UBND quận Nam Từ Liêm luôn

được thực hiện đúng các quy định về công tác bảo vệ bí mật nhà nước của

Chính phủ, không để bị rò rỉ, đánh cắp hay bị lộ thông tin, bí mật trên môi

trường số. Tuy nhiên, việc báo cáo công tác bảo mật thông tin trên môi trường

điện tử còn chậm trễ, chưa đầy đủ, tính bảo mật văn bản trên hệ thống còn

chưa được nâng cấp kịp thời.

65

2.2.2.5. Thực trạng quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật,

công nghệ xác thực pháp lý

Trong quá trình phục vụ xây dựng chính quyền số, công tác văn thư nói

chung và việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật nói riêng

có những yêu cầu chặt chẽ, khắt khe hơn trước, nhằm đảm bảo con dấu không

bị làm giả, thiết bị lưu khóa bí mật tuyệt đối an toàn.

Năm 2019, Báo cáo của UBND quận Nam Từ Liêm về quản lý và sử

dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số trong công tác văn thư

nêu rõ: “Việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư

số trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản

lý, sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP. Con

dấu và thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số của UBND quận được giao cho

nhân viên văn thư giữ, được bảo quản cẩn thận trong két sắt và đóng dấu tại

cơ quan. Nhân viên văn thư thực hiện đúng trách nhiệm của mình: không giao

con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Lãnh đạo; tự

tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan; đóng dấu vào những văn

bản, giấy tờ khi đã có chữ kí của người có thẩm quyền; không đóng dấu

khống chỉ.” [49]

Đến năm 2020, việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND quận “được

thực hiện theo những quy định mới tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày

01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Văn thư chỉ đóng

dấu vào những văn bản đúng với thể thức và nội dung đã được các đồng chí

lãnh đạo có thẩm quyền ký phê duyệt, hạn chế tối đa văn bản lưu hành không

đúng thể thức và kỹ thuật trình bày”. [50]

Năm 2021 và 2022, công tác quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu

khóa bí mật nhà nước trong công tác văn thư lưu trữ được thực hiện theo

những quy định mới gắn liền với nhiệm vụ và tiến trình chuyển đổi số, số hóa,

xây dựng Chính phủ số, xã hội số, chính quyền số. “Công tác quản lý và sử

dụng con dấu cảu UBND quận Nam Từ Liêm được thực hiện theo đúng quy

định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công

66

tác văn thư và Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về

quản lý và sử dụng con dấu. Con dấu được giao cho công chức văn phòng làm

công tác văn thư lưu trữ, quản lý, sử dụng, có tủ khóa an toàn.

Thiết bị lưu khóa bí mật của UBND quận, của Văn phòng được sử dụng

để ký số các văn bản do UBND quận, Văn phòng phát hành và bản sao từ văn

bản giấy sang văn bản điện tử.” [52]

Cùng với đó, bảo đảm tối đa an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ

thông tin cá nhân, tổ chức; không được để lộ, lọt dữ liệu và thông tin thuộc

phạm vi bí mật nhà nước. Tiếp tục cập nhật, bổ sung, hoàn thiện thể chế, tạo

cơ sở pháp lý đầy đủ, toàn diện cho việc gửi, nhận văn bản điện tử trên Trục

liên thông văn bản quốc gia nói riêng, việc kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các cơ

quan nhà nước nói chung được UBND quận chỉ đạo và thực hiện thường

xuyên. Kết quả khảo sát đánh giá của công dân với việc thực hiện cải cách thủ

tục hành chính, thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cán bộ, công chức, viên

chức UBND Quận Nam Từ Liêm cho thấy: người dân đánh giá cao việc thực

hiện cải cách thủ tục hành chính và các nghiệp vụ văn thư của cán bộ văn

phòng các phòng ban thuộc UBND quận. Tuy vậy, trong quá trình tiếp xúc,

làm việc và giải quyết các thủ tục hành chính, giấy tờ cho nhân dân tại UBND

quận vẫn còn một số điểm chưa thỏa đáng.

Bảng 2.6. Thống kê khảo sát về công tác văn thư

tại UBND quận Nam Từ Liêm.

Tin Tiêu chí

Rất tin Tin tưởng Khó trả

tưởng tưởng lời một

phần

SL % SL % SL % SL %

Niềm tin của người dân với việc thực

hiện cải cách thủ tục hành chính, thực 49 48 20 19,6 0 0 33 32,3

hiện các nghiệp vụ văn thư

67

2.2.3. Các yếu tố tác động đến công tác văn thư tại UBND quận Nam

Từ Liêm phục vụ chính quyền số

2.2.3.1. Yếu tố chủ quan

Hoạt động của công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ Liêm, Thành

phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số trong bối cảnh thực hiện các

chủ trương của Chính phủ về chuyển đổi số quốc gia chịu ảnh hưởng bởi các

yếu tố chủ quan và khách quan. Các yếu tố chủ quan gồm:

 Thực trạng quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư,

tăng cường chuyển đổi số

Năm 2019, căn cứ vào các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của UBND

Thành phố, Sở Nội vụ và Chi cục VTLT Sở Nội vụ Hà Nội, UBND quận

Nam Từ Liêm thường xuyên tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung, xây dựng

mới các quy định, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức thực hiện thuộc thẩm

quyền của UBND quận về công tác VTLT cho phù hợp với các quy định của

pháp luật hiện hành. Trên cơ sở đó hướng dẫn các phòng ban chuyên môn và

đơn vị trực thuộc xây dựng và ban hành văn bản, thực hiện công tác VTLT

trong năm; xây dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ

biến trong quá trình hoạt động của UBND các phường; Lập danh mục hồ sơ

năm 2018 và năm 2019; thời hạn, thành phần nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan... đạt 100% đầy đủ, đúng thời hạn. UBND quận Nam Từ Liêm đã

thực hiện Công văn số 527/SNV-CCVTLT ngày 19/3/2019 của Sở Nội vụ Hà

Nội về việc hướng dẫn kiểm tra chéo công tác VTLT giữa UBND các quận,

huyện, thị xã năm 2019 và Công văn số 2614/CVTLT02 ngày 10/7/2019 của

Cụm VTLT số 02. Kết quả kiểm tra cho thấy các đơn vị được kiểm tra đã

thực hiện đúng công tác quản lý hồ sơ cán bộ theo quy định. Các nội dung

kiểm tra cơ bản về công tác rà soát, xây dựng văn bản và ban hành văn bản

quản lý về công tác VTLT, hoạt động nghiệp vụ văn thư cho thấy: công tác

VTLT đã được các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận và UBND các phường

quan tâm triển khai thực hiện có hiệu quả, góp phần tích cực vào công tác

lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, đảm

bảo kịp thời công tác thông tin tổng hợp sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp

chính quyền.[49]

68

Năm 2020, mặc dù do tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp, UBND

quận không thực hiện kiểm tra các nghiệp vụ văn thư trực tiếp tại các đơn vị.

Tuy nhiên, UBND quận vẫn tổ chức quán triệt tới 100% lãnh đạo các phòng,

ban, đơn vị, UBND 10 phường và các trường công lập Kế hoạch công tác

VTLT của UBND quận và các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ

VTLT cho các đơn vị, đặc biệt là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính

phủ về công tác văn thư và Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của UBND

Thành phố Hà Nội. UBND quận cũng đã có văn bản hướng dẫn những quy

định mới về công tác VTLT, yêu cầu các đơn vị tự kiểm tra, khắc phục những

tồn tại trong việc thực hiện.[50]

Năm 2022 và đầu năm 2023, công tác quản lý, điều hành, kiểm tra, giám

sát hoạt động văn thư của lãnh đạo UNBD quận Nam Từ Liêm tiếp tục được

thực hiện sát sao và có hiệu quả. Lãnh đạo Văn phòng UBND-HĐND quận đã

quán triệt, phổ biến các văn bản liên quan đến công tác văn thư, từ Luật Lưu

trữ, các Nghị định của Chính phủ về công tác văn thư, các Thông tư của mới

năm 2021 của Bộ Nội vụ, các Quyết định của UBND Thành phố Hà Nội, và

Kế hoạch số 51/KH-VP của Văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm ngày

10/3/2023, Kế hoạch triển khai, thực hiện công tác VTLT năm 2023 đến từng

cán bộ, công chức, người lao động. [52]

 Thực trạng ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ số, xây dựng hệ

thống thông tin điện tử, hệ thống cơ sở dữ liệu

Năm 2019 cũng là năm triển khai Nghị quyết của Chính phủ về Đề án

chuyển đổi số quốc gia, xây dựng Chính phủ số, xã hội số... Việc ứng dụng

CNTT trong công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm được triển khai

đồng bộ, hiệu quả. UBND quận, các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc quận

đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp trong quản lý

văn bản đi, đến. Đẩy mạnh việc lập hồ sơ trong môi trường mạng, xây dựng

và triển khai phần mềm cơ sở dữ liệu lưu trữ và quản lý, lưu trữ tài liệu tại

UBND quận, phối hợp với Trung tâm dữ liệu Thành phố, Viễn thông Hà Nội

hoàn thành kết nối mạng WAN đến toàn bộ các phường thuộc quận và chỉ đạo

69

các đơn vị thuộc quận duy trì sử dụng, vận hành tốt các ứng dụng hiện có như

Cổng thông tin điện tử quận, Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác

nghiệp... kết nối liên thông với Hệ thống quản lý văn bản của Thành phố và

ứng dụng chữ kí số trong giao dịch hành chính điện tử giữa các cơ quan trong

Thành phố. Cơ sở hạ tầng CNTT đồng bộ và đảm bảo an ninh, an toàn mạng

trong quá trình ứng dụng CNTT vào công tác văn thư đã giúp loại bỏ một số

công việc thủ công và giúp cho việc giải quyết văn bản đến đạt hiệu quả cao

hơn. [49]

Năm 2020, ngoài việc quan tâm đầu tư cơ sở vật chất phục vụ cho công

tác văn thư, UBND quận đã áp dụng phần mềm quản lý công văn và hồ sơ

công vụ từ năm 2014; lập trang Web, xây dựng các địa chỉ email công vụ cho

tất cả các phòng, ban, đơn vị và UBND các phường; lập địa chỉ email công vụ

cho cán bộ, công chức, viên chức làm việc tại các phòng, ban, đơn vị và

UBND 10 phường thuộc quận. Kết quả kiểm tra: 100% cán bộ, công chức,

viên chức làm việc tại các phòng, ban, đơn vị và UBND 10 phường đều có tài

khoản đăng nhập và hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc

nhằm phục vụ cho công tác văn thư và chuyển sao văn bản. 100% văn bản

được xử lý trên môi trường mạng (trừ văn bản mật).[50]

Năm 2022, UBND quận Nam Từ Liêm đã triển khai và sử dụng Hệ

thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiiệp; phát hành văn bản điện tử;

gắn chữ kí số; lập hồ sơ điện tử trong các hoạt động của Văn phòng UBND

quận và các phòng, ban, đơn vị trực thuộc. Việc ứng dụng CNTT đã mang lại

nhiều lợi ích thiết thực như: giảm tải văn bản giấy, gửi nhận văn bản nhanh,

tiết kiệm thời gian, chi phí, lãnh đạo đi họp, đi công tác vẫn xử lý văn bản kịp

thời, việc tra cứu văn bản tiện lợi, nhanh chóng. [52]

 Thực trạng đầu tư và quản lý nguồn lực tài chính, kinh phí phát triển

công nghệ số

Từ năm 2019, UBND quận Nam Từ Liêm đã đầu tư nguồn kinh phí lớn

trang bị tương đối đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn

thư như: máy vi tính, máy photo, máy scan, tủ đựng, hộp đựng hồ sơ, tài

70

liệu...và phân bổ cho các hoạt động của công tác văn thư như: chi trả tiền

lương và các chế độ phụ cấp cho cán bộ văn thư, triển khai các ứng dụng khoa

học công nghệ, thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo, thống kê định

kì, đột xuất, nâng cấp, sửa chữa cơ sở hạ tầng, tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng

nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ văn thư.

Đến năm 2022, UBND quận đã sử dụng nguồn kinh phí được cấp và

kinh phí tại chỗ để trang bị đầy đủ máy tính, máy scan cho các phòng ban

chuyên môn và UBND các phường thuộc quận phục vụ sử dụng hàng ngày

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp (Quận đang sử dụng phần

mềm dùng chung của Thành phố), sử dụng hiệu quả TLLT điện tử hình thành

trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. Đến đầu năm 2023, công chức văn thư

được trang bị đầy đủ: 01 máy tính kết nối mạng Internet, 01 máy in, 01 máy

scan phục vụ công việc phát hành văn bản đi, tiếp nhận và phân loại, xử lý

văn bản đến, quản lý TLLT của Văn phòng và Kho lưu trữ cơ quan.

 Thực trạng đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá cán bộ văn thư nâng cao

năng lực số

Nhằm tiếp tục nâng cao chất lượng công tác VTLT nói chung, công tác

văn thư nói riêng tại UBND quận Nam Từ Liêm, tháng 7 năm 2018, UBND

quận đã tổ chức lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ công tác VTLT cho trên

300 học viên là Lãnh đạo và công chức, viên chức phụ trách công tác VTLT

tại các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc quận, lãnh đạo UBND, công chức

Văn phòng - thống kê các phường, Hiệu trưởng, nhân viên văn thư các trường

THCS, Tiểu học, Mầm non thuộc quận. Quận đã mời đồng chí Chi cục trưởng

Chi cục VTLT Sở Nội vụ Hà Nội trực tiếp về làm báo cáo viên.

Năm 2020, quận mở 01 lớp tập huấn cho 170 học viên. Đối tượng là

Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác VTLT. Nội dung tập

huấn: Hướng dẫn triển khai thực hiện Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý

văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Chỉ thị số

71

35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác

lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và

cử cán bộ tham gia đầy đủ các lớp tập huấn do Sở Nội vụ Hà Nội tổ chức.

Trong những năm 2021, 2022 và 3 tháng đầu năm 2023, UBND quận

tiếp tục tổ chức nhiều đợt tập huấn bồi dưỡng cho cán bộ VTLT của quận về

các văn bản liên quan đến Quy chế, nghiệp vụ công tác văn thư của Chính

phủ, Bộ Nội Vụ, UBND Thành phố Hà Nội, Sở Nội vụ Hà Nội. Ngày

30/6/2022, Phòng Nội vụ quận Nam Từ Liêm phối hợp với Trung tâm Chính

trị quận tổ chức Hội nghị tập huấn công tác VTLT năm 2022. PGS. TS Vũ

Thị Phụng làm báo cáo viên, đã phổ biến một số quy định hiện hành của công

tác VLTL, hướng dẫn các nghiệp vụ VTLT điện tử, Quy chế VTLT của

UBND quận Nam Từ Liêm...

Ngày 6/4/2023, UBND quận tổ chức Hội nghị tập huấn nghiệp vụ VTLT

năm 2023 do ThS Trần Văn Quang, Học viện Hành chính quốc gia làm báo

cáo viên, đã giới thiệu, hướng dẫn cho các học viên một số nội dung của

nghiệp vụ VTLT, các nội dung của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác

văn thư và quản lý nhà nước về văn thư. Hội nghị đã giúp cho các cán bộ trực

tiếp làm công tác VTLT của quận hiểu đúng và cập nhật kịp thời các Quy

định trong nghiệp vụ văn phòng, đặc biệt là các Nghị định, Thông tư, Chỉ thị

về hệ thống quản lý điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ

chức; Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản điện tử giữa các cơ quan,

tổ chức thuộc Thành phố Hà Nội và các văn bản, hướng dẫn về công tác

VTLT.... phục vụ trực tiếp cho việc kết nối với Trục liên thông văn bản quốc

gia, cấp tỉnh và xây dựng chính quyền số cấp quận, đáp ứng yêu cầu, nhiệm

vụ trong tình hình mới.

Nhận xét: Với sự chỉ đạo của Lãnh đạo UBND quận, công tác quản lý,

chỉ đạo, lãnh đạo, điều hành, kiểm tra, giám sát hoạt động văn thư, thực hiện

Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức

thuộc Thành phố Hà Nội và các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác

VTLT nói chung đã giúp cho công tác văn thư tại UBND quận đi vào nề nếp,

72

phát huy hiệu quả, khai thác được các thế mạnh của việc ứng dụng CNTT,

đáp ứng được yêu cầu xây dựng chính quyền số. Việc đầu tư, quản lý và phân

bổ nguồn lực tài chính, kinh phí cho công tác văn thư của UBND Quận Nam

Từ Liêm được thực hiện theo các quy định của Chính phủ và UBND Thành

phố Hà Nội

Tuy vậy, trong quá trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận

Nam Từ Liêm vẫn còn bộc lộ nhiều bất cập: việc xác định giá trị pháp lý của

các văn bản trên môi trường mạng vẫn chưa có quy định rõ ràng nên khó khăn

trong công tác bảo quản. Nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức về vai

trò, tầm quan trọng của TLĐT còn hạn chế. Máy tính vẫn chủ yếu sử dụng gõ

văn bản, sử dụng một số tính năng của phần mềm hỗ trợ công tác văn phòng,

do đó việc tạo lập văn bản và lưu trữ văn bản như thế nào vẫn chưa được quy

định cụ thể. Việc đầu tư, quản lý và phân bổ nguồn lực tài chính, kinh phí cho

công tác văn thư của UBND quận vẫn còn nhiều bất cập như: Việc mua sắm

mới, bổ sung trang thiết bị văn thư theo dự toán không sát với nhu cầu thực tế

(về chủng loại, chất lượng và giá cả), một số thiết bị mua về không sử dụng

được, để tồn kho gây lãng phí. Đồng thời việc kiểm tra, kiểm soát cơ sở vật

chất của UBND quận chưa quyết liệt nên có tình trạng nơi thừa nơi thiếu.

Công tác quản lý trang thiết bị văn thư còn nhiều yếu kém, hiệu quả sử dụng

chưa cao, việc hạch toán và theo dõi sử dụng, hao mòn tài sản không kịp thời

và đầy đủ, nhất là các loại tài sản và thiết bị chuyên dùng điện tử, tin học.

2.2.3.2. Yếu tố khách quan

 Công tác ban hành quy định UBND Thành phố Hà Nội về xây dựng

Chính phủ điện tử, gửi, nhận văn bản điện tử.

Công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm chịu sự chỉ đạo trực tiếp

của UBND và Sở Nội vụ Thành phố Hà Nội, được tiến hành trên cơ sở các

quy định của Nhà nước, Chính phủ, Bộ Nội vụ và các quy định của UBND

Thành phố. Khi Chính phủ có chủ trương về xây dựng Chính phủ điện tử,

Chính phủ số và các quy định về gửi, nhận văn bản điện tử, thì từ năm 2019,

UBND Thành phố Hà Nội cũng liên tục có các văn bản chỉ đạo về các công

tác này như:

73

Triển khai thực hiện “Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 7/3/2019 của

Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện

tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025”.

Từ tháng 6/2019, UBND Thành phố chính thức thực hiện gửi, nhận văn

bản điện tử (không gửi giấy) với cơ quan Trung ương và các tỉnh, thành phố

qua Trục liên thông văn bản quốc gia và nội bộ giữa các cơ quan nhà nước

Thành phố, sử dụng hoàn toàn chữ ký số chuyên dùng Chính phủ...

Ngày 12/6/2020, UBND Thành phố Hà Nội ban hành Quyết định số

12/2020/QĐ-UBND về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản

lý văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc thành phố Hà Nội. Trong

đó quy định văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của

cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc

văn bản giấy; chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy

định của pháp luật…Việc tiếp nhận, phát hành văn bản điện tử phải thực hiện

theo nguyên tắc quy định tại Điều 5 của Luật Giao dịch điện tử và tuân theo

các quy định khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn

thông tin và VTLT.

Đề án số 15-ĐA/TU ngày 12/5/2022 của Ban Thường vụ Thành ủy về

“Nâng cao năng lực, hiệu lực, hiệu quả hoạt động của HĐND các cấp thành

phố Hà Nội giai đoạn 2021-2026 gắn với thực hiện thí điểm tổ chức mô hình

chính quyền đô thị và củng cố chính quyền nông thôn tại Thành phố Hà Nội”

Nghị quyết số 18-NQ/TU ngày 30/12/2022 của Ban Thường vụ Thành

Ủy Hà Nội về chuyển đổi số, xây dựng Thành phố Hà Nội thông minh đến

năm 2025, định hướng đến năm 2030 đã nêu rõ mục tiêu đến năm 2030, Hà

Nội sẽ cơ bản trở thành thành phố thông minh, hiện đại, từng bước kết nối với

mạng lưới đô thị thông minh trong khu vực và thế giới. Trên cơ sở đó, UBND

Thành phố sẽ tiếp tục chỉ đạo triển khai Trung tâm Điều hành thông minh

thành phố Hà Nội. Ngày 19/01/2023, Thành ủy Thành phố Hà Nội đã ban

hành Kế hoạch số 128-KH/TU thực hiện Nghị quyết số 28-NQ/TƯ, ngày

17/11/2022 của Hội nghị lần thứ sáu Ban Chấp hành Trung ương Đảng khóa

74

XII về tiếp tục đổi mới phương thức lãnh đạo, cầm quyền của Đảng đối với hệ

thống chính trị trong giai đoạn mới. Trong đó, Thành ủy đề ra nhiệm vụ quản

trị thành phố theo mô hình hiện đại, mô hình chính quyền điện tử, chính

quyền số và đô thị thông minh.

Ngày 12/1/2023, UBND Thành phố Hà Nội có Quyết định số 343/QĐ-

UBND về việc vận hành chính thức Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

Thành phố Hà Nội dùng chung cho các sở, ban, ngành; UBND các quận,

huyện, thị xã, các xã, phường, thị trấn trên địa bàn Thành phố từ ngày

12/01/2023 với địa chỉ truy cập khai thác sử dụng

là https://quanlyvanban.hanoi.gov.vn. Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ

tịch UBND các quận, huyện, thị xã, các xã, phường, thị trấn trên địa bàn

Thành phố thực hiện công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành triển khai nhiệm vụ

được giao thống nhất trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Thành phố;

Tổ chức đưa vào vận hành sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

Thành phố tại cơ quan, đơn vị mình, sử dụng ký số cá nhân, cơ quan, tổ chức

theo đúng quy định về công tác văn thư và Quy chế làm việc của UBND

Thành phố đảm bảo toàn bộ văn bản trao đổi giữa các cơ quan được thực hiện

dưới dạng điện tử (trừ văn bản mật) theo quy định; phấn đấu đến hết năm

2023, khoảng 90% hồ sơ công việc tại cấp Thành phố, 80% tại cấp huyện và

60% tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc bí mật);

toàn bộ hồ sơ được tạo, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu điện tử theo quy định; kiểm

soát hiệu quả tiến độ giải quyết công việc từ khâu tiếp nhận, xử lý, phát hành

văn bản đảm bảo công khai, minh bạch, rõ người, rõ việc, rõ trách nhiệm, rõ

hiệu quả theo đúng tinh thần chỉ đạo của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ,

Thành ủy HĐND, UBND Thành phố. Giao Văn phòng UBND Thành phố chủ

trì vận hành kỹ thuật, đảm bảo Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Thành

phố hoạt động ổn định, thông suốt, an toàn, bảo mật theo quy định; Kết nối,

liên thông gửi nhận văn bản điện tử với Trục liên thông văn bản quốc gia do

Văn phòng Chính phủ quản lý; Tổ chức hướng dẫn sử dụng cho các cán bộ,

công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn

75

Thành phố; Nghiên cứu, tổng hợp khó khăn, vướng mắc của các cơ quan, đơn

vị trong quá trình khai thác sử dụng để kịp thời điều chỉnh, bổ sung, nâng cấp

các chức năng của Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Thành phố; Xây

dựng, trình UBND Thành phố ban hành quy chế quản lý, vận hành nhằm khai

thác, sử dụng hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành Thành

phố.[17]

Các văn bản chỉ đạo của Thành phố Hà Nội đã định hướng cho công tác

xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số, đô thị thông minh, cũng như các

quy chế, quy định cụ thể, rõ ràng, chặt chẽ cho công tác văn thư phục vụ xây

dựng chính quyền số tại các địa phương thuộc Thành phố Hà Nội như UBND

quận Nam Từ Liêm.

 Công tác kiểm tra chỉ đạo, đánh giá của Lãnh đạo UBND-HĐND,

lãnh đạo Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội về đẩy mạnh chuyển đổi số

trong công tác văn thư

Cùng với việc ban hành các văn bản chỉ đạo chuyển đổi số, xây dựng

Chính phủ số, chính quyền số, đô thị thông minh, các quy chế văn thư mới...,

Lãnh đạo HĐND-UBND Thành phố Hà Nội, lãnh đạo Văn phòng UBND

Thành phố thường xuyên có các hoạt động chỉ đạo trực tiếp, kiểm tra đánh giá

kết quả thực hiện các văn bản chỉ đạo tại các địa phương, đơn vị, bằng việc

thành lập các đoàn kiểm tra trực tiếp đến các địa phương. Đặc biệt là kiểm tra,

đánh giá việc triển khai thực hiện Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác

nghiệp Thành phố, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản điện

tử và lưu trữ TLĐT giữa các cơ quan, tổ chức thuộc UBND Thành phố Hà

Nội. Phối hợp với Sở Nội vụ làm việc với UBND các quận, huyện trên địa

bàn Thành phố về kết quả thực hiện công tác văn thư, VLTL từ năm 2019 đến

nay, nhằm đánh giá kết quả thực hiện chuyển đổi số hoạt động VTLT.

UBND Thành phố thực hiện kiểm tra việc triển khai Nghị định

30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư với các nội dung: thực hiện nghiệp vụ

văn thư; quản lý và sử dụng con dấu; thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan; ứng dụng CNTT vào công tác văn thư; nội quy phòng cháy chữa cháy;

76

công tác tổ chức, bố trí công chức, viên chức và người lao động làm công tác

VTLT ở các quận, huyện trên địa bàn Thành phố. Kết hợp kiểm tra với trực

tiếp hướng dẫn, giải đáp các thắc mắc của cán bộ, cán bộ văn thư ở các cơ

quan, đơn vị về các nghiệp vụ văn thư, ứng dụng CNTT vào văn thư điện tử

và LTĐT, gắn chữ kí số... kịp thời hỗ trợ công tác văn thư tại các cơ quan trên

địa bàn thực hiện tốt các yêu cầu, nhiệm vụ trong giai đoạn xây dựng chính

quyền số.

 Công tác đầu tư nguồn lực tài chính, kinh phí phái triển công nghệ số

Thực hiện các quy định về kinh phí cho công tác văn thư theo Khoản 2

Điều 36 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, tình hình đầu tư kinh phí

cho các hoạt động văn thư trong thời gian qua luôn được lãnh đạo Thành phố

Hà Nội và UBND quận Nam Từ Liêm quan tâm chú ý, như đầu tư sửa chữa

cải tạo kho lưu trữ, trang bị giá, tủ đựng tài liệu, mua sắm thiết bị, phương

tiện bảo quản và phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photo, máy scan,

máy vi tính…

Đầu tư kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng cho các công việc

nêu trên là không thể thiếu được trong quá trình vận hành một cơ quan, tổ

chức. Việc hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị,

nâng cao trình độ cho người làm công tác văn thư của UBND Thành phố Hà

Nội được thực hiện thường xuyên phù hợp với sự phát triển của khoa học,

công nghệ, yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng chính quyền số, giúp cho

công tác văn thư, công tác tổ chức, quản lý thông tin trong hoạt động quản lý

nhà nước được kịp thời, minh bạch, thông suốt, khoa học và hiệu quả.

 Thực trạng vận hành Trục liên thông văn bản quốc gia, cấp tỉnh.

Ngày 12/7/2018 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số

28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử

giữa các cơ quan nhà nước là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan nhà

nước tăng cường sử dụng văn bản điện tử tiến tới thay văn bản giấy. Văn

phòng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 676/QĐ-VPCP ngày 27/7/2018

phê duyệt Kế hoạch thực hiện Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, trong đó

77

có nhiệm vụ xây dựng Trục liên thông văn bản quốc gia. Ngày 12/3/2019,

Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc đã nhấn nút chính thức khai trương

Trục liên thông văn bản quốc gia.

Trục liên thông văn bản quốc gia là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được

triển khai từ Văn phòng Chính phủ tới các bộ, ngành, địa phương để kết nối,

liên thông gửi, nhận văn bản điện tử.

Hình 2.4. Sơ đồ vận hành Trục liên thông văn bản quốc gia

(Nguồn: Cổng thông tin điện tử Chính phủ)

Hệ thống Trục liên thông văn bản quốc gia được xây dựng các chức năng

theo nhóm: nhóm chức năng chứng thực, xác thực; nhóm chức năng quản lý

gói tin gửi, nhận; nhóm chức năng quản lý kết nối liên thông; nhóm chức

năng thống kê, báo cáo; nhóm chức năng quản trị; nhóm chức năng cảnh báo

giám sát gửi, nhận văn bản.

Đến tháng 6 năm 2020, theo lộ trình thực hiện Quyết định số

28/2018/QĐ-TTg, các hệ thống quản lý văn bản và điều hành nội bộ của các

bộ, ngành, địa phương liên thông, kết nối với nhau, kết nối tới Hệ thống Trục

liên thông văn bản quốc gia; phấn đầu 100% văn bản điện tử liên thông gửi,

nhận 4 cấp chính quyền.

Trong bối cảnh các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của

các bộ, ngành, địa phương triển khai trên nhiều nền tảng kỹ thuật công nghệ

khác nhau, chưa được kết nối với nhau, việc xây dựng Trục liên thông văn

bản quốc gia có chức năng kết nối, liên thông các phần mềm quản lý văn bản

và hồ sơ công việc của các bộ, ngành, địa phương là hết sức cần thiết. Điều

78

này sẽ giúp giảm đáng kể chi phí gửi, nhận văn bản giấy và thời gian gửi,

nhận văn bản giữa các cơ quan nhà nước, góp phần hỗ trợ thay đổi tác phong

làm việc từ nền hành chính dựa trên văn bản giấy sang nền hành chính văn

bản điện tử.

Thời gian vừa qua, với sự chỉ đạo quyết liệt của Chính phủ cùng sự cố

gắng của các Bộ, ban, ngành, địa phương các cấp, đến nay việc xây dựng

Trục liên thông văn bản quốc gia cùng với các yêu cầu, điều kiện kèm theo

như hạ tầng công nghệ, thể chế chính sách, nguồn nhân lực có chất lượng vận

hành…đã bước đầu được hoàn thành, đáp ứng yêu cầu đề ra và thử nghiệm

thuận lợi. Kết quả có 95/95 các cơ quan Trung ương, Bộ, ngành và địa

phương cơ bản hoàn thành kết nối với Văn phòng Chính phủ. Các phần mềm

quản lý văn bản và điều hành cấp thành phố, tỉnh đã được kết nối, liên thông

theo cả chiều dọc và chiều ngang một cách thông suốt, có tính hệ thống. Văn

bản điện tử được gửi, nhận nhanh chóng, an toàn giữa các cơ quan nhà nước.

Theo báo cáo đã có hơn 8.300 văn bản gửi và hơn 19.000 văn bản nhận điện

tử trong 1 tháng đầu năm 2023

Việc phát triển Trục liên thông văn bản quốc gia làm nền tảng tích hợp,

chia sẻ dữ liệu quốc gia cũng là một trong những nhiệm vụ trọng tâm đã được

Chính phủ giao Văn phòng Chính phủ triển khai thực hiện trong Nghị quyết

về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai

đoạn 2019-2020 định hướng đến 2025 được Thủ tướng Chính phủ ký, ban

hành vào ngày 7/3/2019.

2.3. Đánh giá mức độ đáp ứng công tác điều hành chính quyền số

2.3.1. Kết quả đạt được

Xác định tầm quan trọng của công tác văn thư trong việc phục vụ xây

dựng chính quyền số, UBND quận Nam Từ Liêm đã thường xuyên chỉ đạo

các đơn vị trực thuộc tra cứu, cập nhật đầy đủ các văn bản từ Trung ương đến

Thành phố, quán triệt thực hiện nghiêm túc các văn bản về công tác VTLT

nói chung, công tác văn thư nói riêng. Công tác tuyên truyền, phổ biến các

văn bản nhà nước về VTLT, Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản điện

79

tử giữa các cơ quan của UBND Thành phố Hà Nội được thực hiện kịp thời,

phong phú về hình thức, nội dung phổ biến, để Lãnh đạo, công chức, viên

chức, cán bộ văn thư chuyên trách và người dân dễ hiểu, dễ thực hiện.

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư được triển khai nhanh

chóng, chính xác tới 100% cán bộ, công chức. 100% văn bản đi của UBND

quận của Văn phòng được gắn chữ kí số phát hành văn bản điện tử qua hệ

thống phần mềm dùng chung của Thành phố. Chuẩn bị các điều kiện bảo đảm

theo hướng dẫn của cơ quan quản lý, vận hành Trục liên thông quốc gia, đẩy

nhanh tiến độ ban hành, gửi và triển khai thực hiện quyết định quản lý. Đảm

bảo tính pháp lý cho các quyết định hành chính trên môi trường mạng.

Các cơ quan, đơn vị, cán bộ tại UBND quận tham gia thực hiện các khâu

soạn thảo, ban hành, tiếp nhận, xử lý, đóng góp ý kiến, triển khai phối hợp

giải quyết hiệu quả, đẩy nhanh tiến độ giải quyết, soạn thảo văn bản, đóng

góp ý kiến cho lãnh đạo các cấp, đảm bảo sự phối hợp đồng bộ trong quá

trình làm việc. Lượng công văn, giấy tờ bản giấy giảm đi nhiều, tăng hiệu suất

lao động, giảm chi phí, công sức, nhất là cho cán bộ chuyên trách văn thư.

Công tác thống kê theo dõi giải quyết chính xác, kịp thời, tự động, hiệu quả

giải quyết công việc của cán bộ các phòng ban, hiệu quả giải quyết thủ tục hành

chính cho người dân tăng. Việc số hóa tài liệu, hồ sơ đã tạo nguồn cơ sở dữ liệu

đáng tin cậy về đối tượng quản lý và quá trình quản lý, giúp lãnh đạo UBND

quận đánh giá được, hiệu quả hoạt động của bộ máy lãnh đạo và các đơn vị trực

thuộc. Đảm bảo truy vết nguồn tin, giúp tra cứu điều tra, là căn cứ xác thực khi

có những sự cố liên quan đến văn bản của UBND quận, đảm bảo độ tin cậy để

xử lý, xác định trách nhiệm cá nhân, đơn vị trong từng khâu

UBND quận đã tham mưu, ban hành các văn bản chỉ đạo, đôn đốc,

hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư, các hoạt động nghiệp vụ

văn thư theo những quy định, quy chế, thông tư hướng dẫn mới để thực hiện

số hóa văn bản, phát hành và quản lý văn bản điện tử, lập hồ sơ điện tử, giao

nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử, sử dụng phần mềm

Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của Thành phố… thường

xuyên, kịp thời.

80

Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư được chú trọng, trình độ

chuyên môn của cán bộ VTLT được nâng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu

cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động

của bộ máy nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng chính

quyền số. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư được

quan tâm đầu tư. Hạ tầng công nghệ phục vụ công tác văn thư và cải cách thủ

tục hành chính, vận hành Trục liên thông quốc gia cấp tỉnh thường xuyên

được quan tâm nâng cấp, đảm bảo mục tiêu hiện đại hóa công tác văn thư,

phục xây dựng chính quyền số ở cơ sở.

2.3.2. Những hạn chế, tồn tại

Bên cạnh những kết quả đạt được, trong quá trình triển khai thực hiện

nhiệm vụ, nghiệp vụ, nội dung công tác văn thư phục vụ xây dựng chính

quyền số giai đoạn 2020 đến 2022 của UBND quận Nam Từ Liêm vẫn còn

một số hạn chế, tồn tại là:

Cán bộ làm công tác văn thư tại các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND

quận, phường chủ yếu làm kiêm nhiệm, không được đào tạo bài bản về công

tác văn thư nên gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, nhất

là khi công việc quá tải. Chế độ, phụ cấp độc hại đối với người làm công tác

văn thư kiêm lưu trữ còn thấp, chưa phù hợp với công việc phải đảm nhận.

Một số cán bộ, công chức của UBND quận chưa thực hiện tốt các quy

trình, nghiệp vụ văn thư như: lập hồ sơ hiện hành, nộp lưu tài liệu... Hiện nay,

tất cả các cơ quan đơn vị đã lập hồ sơ công việc, tuy nhiên chất lượng chưa

cao, gây khó khăn cho việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lưu

trữ lịch sử.

Việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn thư điện tử vẫn

còn chậm. Công tác văn thư điện tử, lập hồ sơ trên phần mềm là một nghiệp

vụ mới có tính cấp thiết, yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị cao, khả

năng CNTT cao nên công chức, viên chức văn thư và cán bộ UBND quận còn

chưa thành thạo. Do lượng văn bản, tài liệu chưa được lập hồ sơ của các năm

trước còn tồn đọng, rời lẻ, việc lập hồ sơ và sắp xếp, bảo quản hồ sơ, TLLT

còn gặp nhiều khó khăn.

81

Việc triển khai thực hiện các chế độ, quy định của nhà nước trong quá

trình xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà nước, thể thức, kỹ thuật trình

bày văn bản hành chính chưa quyết liệt. Các văn bản còn nhiều lỗi kỹ thuật,

ban hành chưa đúng thẩm quyền, theo dõi xử lý văn bản ở khâu văn thư còn

chưa kịp thời, lỏng lẻo, văn bản đến còn lưu ở văn thư cơ quan chưa xử lý,

việc chuyển giao, theo dõi giải quyết văn bản nhiều lúc còn chậm, hồ sơ danh

mục công việc của cán bộ công chức, viên chức tại UBND quận và các

phường, xã... chưa hoàn chỉnh.

2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại

Đội ngũ, biên chế nhân sự làm công tác văn thư và VTLT còn thiếu so với

khối lượng công việc, cán bộ văn thư kiêm nhiệm lưu trữ phổ biến ở các phòng,

ban, đơn vị. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư chưa được chuẩn hóa.

Một số lãnh đạo, công chức, viên chức các phòng ban chưa hiểu rõ hết

các nội dung quan trọng của công tác văn thư điện tử phục vụ xây dựng chính

quyền số, chưa dành sự quan tâm và đầu tư thực sự cho yêu cầu của công tác

này. Nguồn kinh phí cho việc chỉnh lý, xử lý hồ sơ, tài liệu còn thiếu, trang

thiết bị, hạ tầng công nghệ phục vụ công tác VTLT điện tử do vậy chưa đáp

ứng tốt nhu cầu.

Một số nguyên nhân khách quan như: các văn bản hướng dẫn cụ thể về

các nội dung, nghiệp vụ của văn thư điện tử, giải thích các khái niệm, nội

dung của các văn bản, quy phạm pháp luật của nhà nước về công tác văn thư

còn thiếu, gây khó khăn cho việc triển khai thực hiện các nội dung mới về văn

thư tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn quận. Công tác tập huấn triển khai văn

bản mới, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư của Thành phố và UBND

quận còn tiến hành trong thời gian ngắn, số lượng cán bộ tham gia các lớp tập

huấn, đào tạo tập trung đông, giảng viên không truyền tải hết được các nội

dung kiến thức, thời gian cho thực hành các kỹ năng ít, chưa đạt yêu cầu.

82

Tiểu kết chƣơng 2

Trong bối cảnh thực hiện nhiệm vụ xây dựng Chính phủ điện tử hướng

tới Chính phủ số, xây dựng chính quyền số, UBND quận Nam Từ Liêm nhận

thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư, đặc biệt là VTLT điện tử

đối với nền hành chính hiện đại. Công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ

Liêm trong những năm gần đây đã được thực hiện có hiệu quả theo hướng

hiện đại. Việc quản lý, tổ chức công tác văn thư, tổ chức bộ máy và nguồn

nhân sự văn thư, đầu tư cơ sở vật chất, công nghệ tổ chức hệ thống quản lý

văn bản, hồ sơ điện tử của UBND quận được tiến hành kịp thời, hiệu quả.

Quá trình thực hiện các nghiệp vụ văn thư theo các quy định của Nghị định

30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư đạt kết

quả, chất lượng tốt, đáp ứng yêu cầu phục vụ xây dựng chính quyền số.

Công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm chịu tác động của nhiều

yếu tố khách quan và chủ quan. Trong đó việc ứng dụng CNTT vào các nghiệp

vụ văn thư như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và

lập hồ sơ… tham gia vào Trục liên thông văn bản quốc gia cấp tỉnh là yếu tố

quan trọng quyết định đến chất lượng của công tác văn thư hiện đại.

Bên cạnh những kết quả khả quan, công tác văn thư tại UBND quận Nam

Từ Liêm vẫn còn nhiều hạn chế. Trong thời gian tiếp theo, công tác văn thư

tại UBND quận Nam Từ Liêm cần có những phương hướng và giải pháp phát

triển để đáp ứng yêu cầu của công cuộc chuyển đổi số, xây dựng Chính phủ

số, chính quyền số.

83

Chƣơng 3

GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM

PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ

3.1. Cơ sở xác định giải pháp

3.1.1. Quan điểm, chỉ đạo của Chính phủ và UBND Thành phố Hà Nội

Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số

nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-

2020, định hướng 2025 đã xác định mục tiêu là: “Hoàn thiện nền tảng Chính

phủ điện tử nhằm nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành

chính nhà nước và chất lượng phục vụ người dân, doanh nghiệp, phát triển

Chính phủ điện tử dựa trên dữ liệu và dữ liệu mở hướng tới Chính phủ số, nền

kinh tế số, xã hội số; bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng…”.

Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ cũng nêu rõ,

một trong những nguyên nhân dẫn đến chậm tiến độ xây dựng và thực hiện

Chính phủ điện tử là thiếu các quy định pháp lý về văn thư, LTĐT. Chính vì

vậy, Nghị quyết nhấn mạnh nhiệm vụ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước trong việc tham mưu xây dựng chính sách và giải pháp cho văn thư,

LTĐT. Tiếp đó, Nghị quyết số 52-NQ/TƯ ngày 27/9/2019 của Bộ Chính trị

về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc CMCN lần thứ tư,

trong đó đã chỉ rõ những tồn tại, hạn chế chung của quốc gia như: thể chế

chính sách còn nhiều hạn chế, cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực chưa đáp

ứng được yêu cầu chuyển đổi số.... và nhấn mạnh việc chủ động áp dụng công

nghệ số nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Tiếp đó, các Nghị quyết của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng

Chính phủ về chuyển đổi số quốc gia, xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ

số, về công tác văn thư như: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020

của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày

8/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện

84

tử; Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 9/4/2020 của Chính phủ quy định về

các hoạt động quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu của cơ quan nhà nước; Chỉ

thị số 12/2020/CT-TTg ngày 07/9/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tăng

cường công tác lập hồ sơ và giao hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ

lịch sử; Quyết định số 942/QĐ-TTg ngày 15/6/2021 về phê duyệt Chiến lược

phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025,

định hướng đến năm 2030… là những căn cứ pháp lý và cơ sở, kim chỉ nam

định hướng cho việc thực hiện công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ

Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số.

Về phía Thành phố Hà Nội, các quyết định như: Quyết định số

12/2020/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hà Nội về ban hành Quy chế tiếp

nhận, xử lý, phát hành văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc Thành

phố Hà Nội, Nghị quyết số 18/NQ-TU ngày 30/12/2022 của Thành ủy Hà Nội

về chuyển đổi số, xây dựng Thành phố Hà Nội thông minh đến năm 2025,

định hướng đến năm 2030; Quyết định số 818/QĐ-UBND ngày 8/2/2023 về

việc thành lập Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính, chuyển đổi số thành phố Hà

Nội, Quyết định số 2802/QĐ-UBND ngày 17/5/2023 của UBND Thành phố

Hà Nội về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo cải cách hành chính, chuyển đổi số

Thành phố Hà Nội… chính là những cơ sở quan trọng để UBND Quận Nam

Từ Liêm xây dựng phương hướng, yêu cầu của công tác văn thư phục vụ xây

dựng chính quyền số.

Kế hoạch số 48/KH-UBND, ngày 09/2/2023, của UBND Thành phố Hà

Nội về công tác VTLT năm 2023 đã chỉ rõ mục đích, yêu cầu của công tác

VTLT năm 2023 là:

a) Tiếp tục nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác

VTLT; phát huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác VTLT và tài liệu

lưu trữ trong hoạt động chỉ đạo, điều hành của các cơ quan, tổ chức.

b) Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc

quản lý, chỉ đạo công tác VTLT và trách nhiệm của công chức, viên chức

trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và

nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.

85

c) Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác VTLT, quản lý tài liệu

LTĐT; triển khai thực hiện có hiệu quả các nội dung trong Kế hoạch

số 67/KH-UBND ngày 17/3/2021 của UBND Thành phố về triển khai thực

hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-

2025” thuộc UBND Thành phố Hà Nội.

Từ những văn bản chỉ đạo trên có thể thấy chuyển đổi số, xây dựng

Chính phủ số, chính quyền số chính là cơ hội cho việc đổi mới và phát triển

công tác văn thư, song cũng đặt ra những yêu cầu mới đối với người làm công

tác văn thư và cơ quan quản lý hành chính các cấp.

3.1.2. Phương hướng, yêu cầu của công tác văn thư tại UBND quận

Nam Từ Liêm phục vụ chính quyền số

UBND Quận Nam Từ Liêm nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công

tác văn thư, đặc biệt là văn thư điện tử đối với nền hành chính trong công

cuộc xây dựng chính quyền số. Công tác văn thư tại UBND Quận Nam Từ

Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số trong thời gian tới đây trước hết cần

đáp ứng những yêu cầu chung đối với công tác VTLT của UBND Thành phố

Hà Nội, các quy định pháp lý về văn thư, LTĐT của Chính phủ, Bộ Nội vụ,

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

Báo cáo số 75/BC-VP, báo cáo kết quả thực hiện công tác VTLT năm

2022, Quý I năm 2023 và phương hướng, nhiệm vụ 9 tháng cuối năm 2023

của UBND quận Nam Từ Liêm nêu rõ phương hướng, nhiệm vụ của công tác

VTLT nói chung trong thời gian tới bao gồm:

Tiếp tục quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc Nghị định số

30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Chỉ thị

số 12/2020/CT-TTg ngày 07/9/2020 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường

công tác lập hồ sơ và giao hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;

Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của UBND Thành phố Hà Nội về ban

hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ

chức thuộc Thành phố Hà Nội…

86

Thực hiện tốt việc lập hồ sơ, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và

thực hiện chỉnh lý theo quy định.

Thực hiện nghiêm túc việc quản lý văn bản trên hệ thống quản lý văn bản

chung của Thành phố theo quy định, quy trình.

Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực

VTLT.

Ứng dụng có hiệu quả CNTT vào công tác VTLT.

Thực hiện nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo công tác VTLT theo quy

định. [54]

3.2. Giải pháp tăng cƣờng hiệu quả công tác văn thƣ tại Ủy ban nhân

dân quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số

3.2.1. Nâng cao nhận thức đối với công tác văn thư, lưu trữ và nâng

cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thư

Đối với cán bộ quản lý của UBND quận: cán bộ quản lý cần tự nâng

cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư trong nền hành chính

hiện đại, vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của cá nhân với công tác văn thư tại UBND

quận và các đơn vị trực thuộc. Thể hiện rõ vai trò, trách nhiệm của người

quản lý trong việc thực hiện và giám sát thực hiện các nhiệm vụ, nghiệp vụ

văn thư theo quy định của pháp luật. Lãnh đạo UBND quận tổ chức tuyên

truyền, giáo dục, động viên cán bộ, công chức, viên chức và các cơ quan, đơn

vị thuộc quận nâng cao nhận thức, trách nhiệm trong quá trình thực hiện công

tác văn thư, đảm bảo việc thực hiện các nội dung, nghiệp vụ văn thư đạt hiệu

quả và tính thống nhất cao.

Lãnh đạo UBND quận chú trọng cử cán bộ, công chức, viên chức

chuyên trách và không chuyên trách văn thư thuộc UBND quận tham gia các

lớp đào tạo, bồi dưỡng về: chuẩn chức danh nghề nghiệp, nghiệp vụ VTLT,

sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, phần mềm quản

lý văn bản điện tử, nghiệp vụ lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ

cơ quan, Lưu trữ lịch sử, quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật,

quản lý văn bản mật… của Thành phố Hà Nội. Việc tham gia các lớp tập huấn

87

nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn về văn

thư, LTĐT, thực hiện chính quyền điện tử tiến tới chính quyền số trên địa bàn

toàn thành phố.

Lãnh đạo UBND quận và các phòng ban cần xây dựng kế hoạch đào tạo,

bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư chuyên trách nói riêng theo

từng quý, từng năm bằng nhiều hình thức: đào tạo chính quy, tại chức tại các

trường cao đẳng đại học, thông qua các lớp tập huấn của Cục Văn thư – Lưu

trữ, Bộ Nội vụ và Chi cục Văn thư – Lưu trữ Thành phố tổ chức. Kế hoạch

đào tạo, bồi dưỡng được dựa trên năng lực của từng công chức làm công tác

VTLT, đánh giá và phân loại thực trạng năng lực, trình độ, nghiệp vụ của

từng cán bộ văn thư để tổ chức đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho phù

hợp với từng người. Việc cử công chức văn thư đi đào tạo phải có trọng tâm,

cần phải xác định đúng các nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng đào tạo. Ngoài

trình độ về chuyên môn nghiệp vụ văn thư, công chức cần phải bổ túc thêm về

tin học để đáp ứng yêu cầu công việc tốt hơn.

Có chính sách khuyến khích, động viên tinh thần và vật chất nhằm nâng

cao tinh thần làm việc của công chức kiêm nhiệm VTLT. Hằng năm, tổ chức

cho cán bộ văn thư đi tìm hiểu thực tế tại các cơ quan VTLT như Chi cục Văn

thư – Lưu trữ Thành phố, Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước. Và có cả các chế

tài, quy định cụ thể việc nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu các cơ

quan, lãnh đạo các cơ quan đơn vị sự nghiệp với công tác văn thư, quy định

trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo trong việc quản lý, ban hành văn bản, nhất là

văn bản điện tử, trách nhiệm của cá nhân công chức, viên chức trong việc

thực hiện văn bản, lập hồ sơ, hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ cơ quan.

Việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư của lãnh đạo UBND quận Nam

Từ Liêm cần có những yêu cầu, tiêu chí cơ bản: nhân sự phải được trang bị,

nắm vững, hiểu biết đầy đủ kiến thức cơ sở và kiến thức chuyên ngành về văn

thư, có trình độ CNTT đáp ứng được yêu cầu công việc, tinh thần trách nhiệm

cao với nhiệm vụ được giao, có ý thức học hỏi, trau dồi chuyên môn nghiệp

vụ và tin học.

88

Bên cạnh đó, lãnh đạo, cán bộ quản lý thuộc UBND quận cần thực hiện

đầy đủ chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng bằng hiện vật cho công chức, viên

chức làm công tác văn thư theo quy định của pháp luật, tiến hành thanh tra,

kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư công khai,

thường xuyên và định kì.

Đối với cán bộ làm công tác văn thư: Để làm tốt công tác văn thư phục

vụ xây dựng chính quyền số, cán bộ văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm

trước hết cần nâng cao nhận thức về công tác văn thư của cá nhân, nắm được

cặn kẽ, nguyên lý cụ thể của từng khâu nghiệp vụ văn thư và vận dụng hiệu

quả các yếu tố (bối cảnh, văn hóa, đạo đức, kiến thức, kỹ năng) đáp ứng

những yêu cầu của chính quyền số đặt ra đối với công tác văn thư, tin học

hóa, số hóa các quy trình nghiệp vụ, có trách nhiệm với nghề nghiệp, với

chuyên ngành mà bản thân mình được đào tạo và phụng sự, trên cơ sở đó

hướng dẫn, tập huấn cho cán bộ văn thư các cơ sở, phòng, ban, đơn vị, trường

học trong quận. Cán bộ, công chức khác được giao làm công tác văn thư phải

bảo đảm về trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt

vào cuối văn bản theo đúng quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung

và thể thức) của văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo tại chỗ

cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật và thể thức

trình bày văn bản. Cán bộ chuyên trách VTLT nói chung, cán bộ văn thư nói

riêng, cần hiểu rõ về bản chất, mục tiêu, sự tương tác trong Chính phủ số,

chính quyền số, nguyên tắc quản trị và quản lý thông tin, khung kiến trúc và

các nền tảng cơ bản của Chính phủ điện tử… tiến tới Chính phủ số và quá

trình xây dựng chính quyền số tại địa phương. Khi hiểu những vấn đề này,

cán bộ văn thư tại các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm sẽ

nắm bắt được các luồng tạo lập, trao đổi, chia sẻ, khai thác và lưu trữ thông

tin trong chính quyền số, từ đó sẽ biết cách thức quản lý thông tin một cách

hiệu quả.

Cán bộ văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm cần chủ động trang bị

kiến thức về quản trị sự thay đổi trong cơ quan, tổ chức, sẵn sàng và chủ động

89

tiếp nhận những hệ thống mới vào quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Cụ thể là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp Thành phố, Hệ

thống quản trị công việc, các hệ thống chuyên môn nghiệp vụ văn thư, hệ

thống đào tạo… thích ứng với cách thức làm việc khi áp dụng các hệ thống

mới và dần tạo lập sự thích ứng của cá nhận kịp thời theo bối cảnh mới. Việc

trang bị và nắm hiểu đầy đủ kiến thức cơ sở và kiến thức chuyên ngành văn

thư là yêu cầu cơ bản nhất đối với cán bộ văn thư để phục vụ xây dựng chính

quyền số.

Ngoài ra, các cán bộ văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm cũng cần

nêu cao tinh thần, đạo đức công vụ, đạo đức nghề nghiệp trong bối cảnh bùng

nổ CNTT, sử dụng các mạng truyền thông xã hội, nhằm giữ gìn bí mật, bảo

đảm an toàn, an ninh thông tin của cơ quan, tổ chức, của Thủ đô và quốc gia.

Điều này vô cùng quan trọng, bởi lẽ công việc của cán bộ văn thư mỗi đơn vị

tác động trực tiếp vào các hệ thống quản lý thông tin quan trọng và nhạy cảm.

Khi làm việc trong môi trường điện tử với các thiết bị thông minh, chỉ một

chút sơ sẩy của người công chức, viên chức, cán bộ văn thư cũng có thể dẫn

đến những sai sót, làm lọt, lộ thông tin lên mạng xã hội hoặc dữ liệu cá nhân,

đơn vị bị tấn công mạng, tấn công hệ thống điều hành công việc của cơ quan,

tổ chức.

3.2.2. Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư theo

hướng đảm bảo năng lực phục vụ xây dựng chính quyền số

Điều 34 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định về

công tác văn thư bao gồm:

Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật về công tác văn thư

Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư

Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư

Quản lý đào tạo, bồi dưỡng người làm công tác văn thư; quản lý công tác

thu đua, khen thưởng trong công tác văn thư

90

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp

luật về công tác văn thư

Hợp tác quốc tế trong công tác văn thư.

Kế hoạch số 48/KH-UBND, ngày 09/2/2023, của UBND Thành phố Hà Nội

nêu rõ các yêu cầu về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư cụ thể là:

Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, phát

huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư điện tử trong nền hành

chính công.

Xác định rõ và nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ

chức trong việc quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, trách nhiệm của mỗi cán

bộ, công chức, viên chức trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn

bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ

lịch sử.

Để nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, VTLT điện tử phục vụ

xây dựng chính quyền số, UBND quận Nam Từ Liêm cần tiếp tục xây dựng,

ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về

công tác văn thư, quan tâm, chỉ đạo sát sao các hoạt động của công tác văn

thư trên địa bàn. Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức, lãnh đạo các phòng,

ban, đơn vị cần tích cực tham mưu cho lãnh đạo UBND quận trong việc xây

dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp

luật về công tác văn thư, các văn bản chỉ đạo việc thanh tra, kiểm tra việc thực

hiện công tác văn thư, văn thư điện tử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, ban

hành văn bản hướng dẫn thực hiện Quyết định số 12/2020/QĐ-UBND của

UBND Thành phố Hà Nội về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành

văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức…

Để thúc đẩy hiệu quả của công tác văn thư theo hướng cải cách hành

chính, phục vụ xây dựng chính quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm,

UBND quận cần chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công

tác văn thư và VTLT. Trong đó xác định rõ mục tiêu cần đạt được trong từng

năm, các phương thức thực hiện dựa trên cơ sở sự chỉ đạo của của cấp trên và

91

phù hợp với điều kiện thực tế của quận và các đơn vị trực thuộc. Quản lý công

tác văn thư không chỉ là trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan mà còn là trách

nhiệm của mỗi cá nhân trong UBND quận. Để xây dựng được kế hoạch công

tác VTLT hàng năm, UBND quận dựa trên các văn bản chỉ đạo của nhà nước

và UBND Thành phố Hà Nội về công tác văn thư, các văn bản pháp lý có yêu

cầu cán bộ, nhân viên văn thư và các cá nhân, đơn vị liên quan đến công tác

văn thư phải thực hiện nghiêm túc, thống nhất trong hoạt động quản lý nhà

nước về văn thư.

UBND quận tăng cường vai trò quản lý nhà nước về công tác văn thư

thông qua việc quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, quản lý

nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư. UBND

quận yêu cầu mỗi phòng, ban, đơn vị trong UBND quận và trên địa bàn lựa

chọn những nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư theo tùng giai đoạn để

tập trung giải quyết có hiệu quả. Trong đó chú trọng nhiệm vụ thực hiện

nghiệp vụ văn thư điện tử từ khâu soạn thảo, ký ban hành, ký số văn bản điện

tử đi của cơ quan, đơn vị đến khâu tiếp nhận, xử lý văn bản điện tử đến, lập

hồ sơ điện tử, nộp lưu hồ sơ điện tử… và giải quyết các công việc của các cá

nhân trong đơn vị phải được thực hiện trên môi trường mạng (Hệ thống quản

lý văn bản và điều hành tác nghiệp), đảm bảo tính thống nhất trong công tác

văn thư điện tử từ UBND quận đến tất cả các đơn vị trực thuộc. Lãnh đạo, cán

bộ công chức, viên chức mỗi đơn vị chịu trách nhiệm trước cấp trên và pháp

luật về các nhiệm vụ được giao, tạo cơ sở tiền đề tốt cho công tác LTĐT và

hoạt động của cán bộ lưu trữ của UBND quận, nâng cao hiệu quả cải cách

hành chính, cải cách công vụ, của từng cơ quan, tổ chức, đơn vị và của

UBND quận trong lộ trình thực hiện thắng lợi mục tiêu chuyển đổi số mà

Nghị quyết số 18/NQ-TU ngày 30/12/2022 của Thành ủy Hà Nội về chuyển

đổi số, xây dựng Thành phố Hà Nội thông minh đến năm 2025, định hướng

đến năm 2030 đã đề ra.

3.2.3 Hoàn thành kết nối phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ số.

Chính phủ số là quá trình tối giản các hoạt động của Chính phủ bằng việc

ứng dụng công nghệ hiện đại. Chính phủ số đã tạo nên những thay đổi mới,

92

cụ thể là: Xử lý văn bản không cần giấy tờ; tham gia hội họp không cần gặp

trực tiếp, xử lý các thủ tục hành chính không tiếp xúc; không dùng tiền mặt

khi thanh toán… Chuyển đổi số cơ quan nhà nước là hoạt động phát triển

Chính phủ số của các cơ quan trung ương và tương ứng với đó là hoạt động

phát triển chính quyền số, đô thị thông minh của các cơ quan chính quyền các

cấp ở địa phương. Chuyển đổi số cơ quan nhà nước tập trung vào phát triển

hạ tầng số phục vụ các cơ quan nhà nước một cách tập trung, thông suốt; tạo

lập dữ liệu về kinh tế - xã hội phục vụ ra quyết định chính sách; tạo lập dữ

liệu mở dễ dàng truy cập, sử dụng, tăng cường công khai, minh bạch, phòng,

chống tham nhũng, thúc đẩy phát triển các dịch vụ số trong nền kinh tế; cung

cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, cả trên thiết bị di động để người.

Do đó, để bảo đảm hiệu quả của chuyển đổi số cơ quan nhà nước, xây

dựng thành công Chính phủ số, chính quyền số cần tiến hành xây dựng nền

tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin ở Trung ương và địa

phương; hệ thống liên thông gửi, nhận văn bản điện tử; hệ thống xác thực

định danh điện tử; liên thông giữa các hệ thống chứng thực chữ ký số chuyên

dùng của Chính phủ và chữ ký số công cộng; Cổng thanh toán quốc gia… để

bảo đảm dữ liệu, thông tin được thông suốt giữa các cấp Chính phủ.

Công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số tại UBND quận Nam

Từ Liêm gắn liền với hệ thống liên thông gửi, nhận văn bản điện tử; hệ thống

xác thực định danh điện tử; liên thông giữa các hệ thống chứng thực chữ ký

số chuyên dùng của Chính phủ và chữ ký số công cộng… Để hoàn thành kết

nối phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ số, UBND quận cần xây dựng

và ban hành các quy định pháp lý về VTLT điện tử như: Quy chế gửi, nhận,

quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trong các phòng, ban, đơn vị trực thuộc

UBND quận, các quy định về trách nhiệm của từng phòng, ban, đơn vị và cán

bộ công chức, viên chức trong việc quản lý, duy trì, sử dụng Hệ thống quản lý

văn bản để giải quyết công việc của mình, các quy định về sử dụng Hệ thống

một cửa điện tử, gửi nhận văn bản điện tử tích hợp chữ kí số, giá trị pháp lý

của văn bản điện tử trong giao dịch hành chính…

93

UBND quận chủ động kết nối, liên thông phần mềm quản lý văn bản qua

hệ thống liên thông trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của cơ quan Nhà

nước các cấp, phối hợp với nhà cung cấp mạng và đơn vị cung cấp phần mềm

hướng dẫn, đôn đốc, hỗ trợ cài đặt, nâng cấp phần mềm quản lý văn bản và

điều hành tại UBND quận và các phòng, ban, đơn vị. Việc gửi, nhận văn bản

điện tử giữa UBND quận với với các Bộ, ngành Trung ương cũng như với các

phòng, ban, đơn vị, địa phương thuộc quận cần đảm bảo thông suốt, an toàn,

an ninh mạng.

UBND quận phối hợp với Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Công

thông tin điện tử Thành phố Hà Nội thống nhất việc sử dụng sổ đăng ký công

văn đi - đến trên Trục liên thông văn bản và các mẫu biểu báo cáo liên quan

để tổng hợp, thống kê các chỉ tiêu báo cáo phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của

Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và chính quyền các cấp.

Bên cạnh đó UBND quận Nam Từ Liêm cần tiếp tục phối hợp với chính

quyền các cấp và các đơn vị công nghệ thực hiện giám sát, đánh giá tính an

toàn thông tin của Hệ thống liên thông văn bản điện tử với Chính phủ, Thành

phố Hà Nội và đơn vị mình, giữa UBND quận với các đơn vị trực thuộc, xác

định rõ cấp độ an toàn hệ thống thông tin và trách nhiệm bảo đảm an toàn hệ

thống thông tin theo từng cấp độ. Đề xuất UBND Thành phố hỗ trợ phối hợp

với Ban Cơ yếu Chính phủ, các đơn vị liên quan triển khai ứng dụng chữ kí số

chuyên dùng trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc để đảm bảo

các văn bản điện tử dưới các định dạng khác nhau gửi lên Trục liên thông văn

bản được kí số, cấp dấu thời gian sử dụng chứng thư số chuyên dùng Chính

phủ, xây dựng và triển khai trục liên thông văn bản điện tử trong nội bộ

UBND quận, kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia, thành phố phục vụ

việc gửi nhận văn bản điện tử tại UBND quận.

Hoàn thành kết nối, liên thông các hệ thống quản lý văn bản với Chính

phủ số tại UBND quận Nam Từ Liêm sẽ giúp hình thành một hệ thống quản

lý văn bản điện tử thống nhất, thông suốt từ Trung ương đến địa phương, cho

phép tự động nhận biết được trạng thái xử lý văn bản đi, văn bản đến của

94

UBND quận, hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ văn

thư, kết quả giải quyết các thủ tục hành chính… góp phần vào hiệu quả xây

dựng chính quyền số.

3.2.4. Tăng cường hiệu quả thực hiện nghiệp vụ văn thư trong môi

trường điện tử

Công tác văn thư phục vụ xây dựng Chính phủ số, chính quyền số để đạt

được hiệu quả cao nhất, trước hết đến từ công tác quản lý nghiệp vụ văn thư trong

môi trường mạng, môi trường điện tử. Kế hoạch số 48/KH-UBND, ngày

09/2/2023, của UBND Thành phố Hà Nội về công tác VTLT năm 2023 đã chỉ rõ:

a) Thủ trưởng các Sở, ban, ngành; các đơn vị sự nghiệp; tổ chức xã hội,

tổ chức xã hội - nghề nghiệp; doanh nghiệp nhà nước thuộc Thành phố; Chủ

tịch UBND các quận, huyện, thị xã (sau đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) căn

cứ Kế hoạch của Thành phố, xây dựng Kế hoạch công tác VTLT phù hợp với

tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.

b) Tập trung chỉ đạo có hiệu quả việc: tiếp nhận, xử lý, phát hành và

quản lý văn bản điện tử; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ

quan; quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động

của cơ quan, tổ chức; không để phân tán, mất mát hồ sơ, tài liệu.

Theo đó, song song với triển khai các nhiệm vụ thường xuyên như:

Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư; Trên cơ sở Luật ban

hành, các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư của Chính phủ, UBND

Thành phố Hà Nội… và các văn bản về công tác văn thư của cơ quan có thẩm

quyền các cấp, UBND quận Nam Từ Liêm cần tiếp tục xây dựng hệ thống các

văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ văn thư điện tử

phục vụ xây dựng chính quyền số.

Quy định về nghiệp vụ soạn thảo, ký ban hành văn bản thực hiện theo

Khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về văn bản điện tử: là văn bản

dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy

và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. UBND quận

giao nhiệm vụ chủ trì và soạn thảo văn bản cho Văn phòng UBND quận. Cán

95

bộ được giao trực tiếp phụ trách soạn thảo văn bản cần thực hiện các nghiệp

vụ của soạn thảo văn bản điện tử đảm bảo yêu cầu như văn bản giấy truyền

thống về nội dung, sự thống nhất thông tin, tính ổn định, cố định và truyền đạt

thông tin cho các đối tượng tiếp cận: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức

độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập và xử lý các thông tin có liên

quan đến văn bản; thể thức, kỹ thuật trình bày. Cùng với đó là các thao tác

của văn bản điện tử: chuyển soạn thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) và

Hệ thống, cập nhật các thông tin cần thiết, lưu văn bản (lưu bản gốc trên Hệ

thống của cơ quan theo quy định). Thực hiện đúng các thao tác nghiệp vụ về

chỉnh sửa, bổ sung văn bản, chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và

pháp luật về bản thảo văn bản.

UBND quận cần cụ thể hóa quy định thực hiện các nghiệp vụ quản lý

văn bản (văn bản đi, đến) trên môi trường số. Về cơ bản nghiệp vụ này được

thực hiện giống như văn bản giấy. Bên cạnh đó, cán bộ văn thư của UBND

quận phải đặc biệt lưu ý các thao tác về trình tự quản lý văn bản đi như: cấp

số, thời gian ban hành bằng chức năng của Hệ thống, đăng kí văn bản đi, nhân

bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, kí số, phát hành và theo dõi việc chuyển phát

văn bản đi, việc lưu văn bản điện tử tại UNBD quận cần tuân thủ nghiêm túc

những quy theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có

liên quan. Bản gốc văn bản đi phải được lưu trên Hệ thống của UBND quận.

Đối với văn bản điện tử đến, cán bộ Văn phòng UBND quận thực hiện

các thao tác nghiệp vụ trên Hệ thống: tiếp nhận, đăng kí văn bản, trình,

chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn

bản. Quy trình thu hồi hay hủy bỏ văn bản tiến hành trên Hệ thống và thông

báo qua Hệ thống. Khi tiếp nhận văn bản đến, cán bộ văn phòng phải thực

hiện tiếp nhận trên hệ thống, kiểm tra tính xác thực, toàn vẹn của văn bản, và

thông báo ngay trong ngày trên Hệ thống của cơ quan.

Việc lập hồ sơ điện tử tại UBND quận cần thực hiện theo quy định tại

Điều 29 Nghị định 30/2020/NĐ-CP đảm bảo các nội dung: yêu cầu; mở hồ

sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ. Người lập có

trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn

bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

96

Thực hiện nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định tại

Khoản 3, Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Đối với hồ sơ điện tử phải thực

hiện nộp lưu hồ sơ điệ tử vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thống. Cán bộ văn thư

taih UBND quận cần phối hợp với cán bộ phụ trách Lưu trữ cơ quan kiểm tra

việc nhận hồ sơ; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả, đảm bản thời hạn về nộp

lưu hồ sơ đối với từng loại hồ sơ, tài liệu khác nhau.

UBND quận cần quy định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm quản lý, sử dụng

con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Giao văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con

dấu và thiết bị lưu khóa bí mật theo quy định tại Điều 32, Điều 33 Nghị định

30/2020/NĐ-CP và Điều 26 Quyết định 693-QĐ/VPTƯ năm 2021. Lãnh đạo

UBND quận phải định kì kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu, thiết bị

lưu khóa bí mật.

UBND quận Nam Từ Liêm nghiên cứu làm rõ tính chất đặc thù của văn

bản điện tử - đối tượng mới của công tác văn thư, nghiên cứu xác định các

tiêu chuẩn, các quy chuẩn trên cả hai phương diện tác nghiệp và công nghệ

nhằm quản lý tốt văn bản điện tử kể từ khi hình thành đến khi được lựa chọn

đưa vào Lưu trữ, bảo đảm được sự an toàn, tính xác thực, tính toàn vẹn và khả

năng truy cập. UBND quận cần rà soát lại các văn bản quy định đã ban hành

về công tác văn thư, nhất là các văn bản liên quan đến hoạt động VTLT điện

tử, hủy các văn bản đã hết hiệu lực, bãi bỏ các văn bản, quy định trái với Luật

và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư của các cấp có thẩm

quyền, nghiên cứu đề xuất các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng

dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư phù hợp với quá trình xây dựng chính

quyền số hoặc nghiên cứu sửa đổi, bổ sung những văn bản đã ban hành để

trình cấp có thẩm quyền ban hành.

Cùng với đó, UBND quận Nam Từ Liêm cần giải quyết dứt điểm những

tài liệu tồn đọng từ năm 2022 trở về trước; tăng cường công tác lập hồ sơ và

giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; tiến hành rà soát,

nâng cấp phần mềm quản lý văn bản đáp ứng yêu cầu theo quy định; triển

khai và sử dụng có hiệu quả Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác

97

nghiệp, chứng thư số được cấp để bảo đảm việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn

bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan và tổ chức, cá nhân được

thống nhất, toàn diện; triển khai số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục

vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin của cán bộ, công chức,

viên chức và người dân qua mạng.

3.2.5. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thúc đẩy chuyển đổi

số trong công tác văn thư

Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư của cơ quan, tổ chức đã trở

thành nhiệm vụ bắt buộc của tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong

công cuộc cải cách hành chính Nhà nước và chuyển đổi số quốc gia. CNTT là

yếu tố cốt lõi quyết định hiệu quả của công tác văn thư phục vụ xây dựng

chính quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm. Việc ứng dụng CNTT vào

công tác văn thư là quá trình xử lý kỹ thuật tự động hóa các khâu nghiệp vụ

của công tác văn thư (xây dựng và ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản

lý con dấu) và công tác quản lý, tra tìm TLLT, hay chính là quá trình xử lý tự

động hoá các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư như: soạn thảo văn bản,

quản lý văn bản, chuyển giao văn bản qua mạng máy tính, lập hồ sơ, tổng hợp

và tra tìm thông tin…

Kế hoạch số 48/KH-UBND, ngày 09/2/2023, của UBND thành phố Hà

Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 nêu rõ: Tăng cường ứng dụng

CNTT trong công tác VTLT, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; triển khai thực

hiện có hiệu quả các nội dung Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan

nhà nước giai đoạn 2020-2025” thuộc UBND Thành phố Hà Nội, phối hợp

với Văn phòng UBND Thành phố Hà Nội sử dụng Phần mềm quản lý văn bản

và điều hành tác nghiệp bảo đảm các chức năng chính để thực hiện tin học

hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp

lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng.

Để thực hiện được nhiệm vụ này, trước hết UBND quận Nam Từ Liêm

cần nâng cao năng lực ứng dụng CNTT, năng lực quản lý, chỉ đạo điều hành

của Lãnh đạo UBND-HĐND quận, lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị,

98

phường… trực thuộc, từng bước đáp ứng các yêu cầu trên lộ trình của cuộc

CMCN 4.0 và lộ trình xây dựng chính quyền số. Phối hợp với Văn phòng

UBND Thành phố Hà Nội, triển khai sử dụng, nâng cấp phần mềm Hệ thống

quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của Thành phố.

Theo thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy

định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư và

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn

thư, văn bản điện tử có đầy đủ giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành; trở thành

phương tiện giao tiếp, trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức. Hình thái

văn thư, LTĐT chính thức hiện diện và trở thành động lực, công cụ trong hoạt

động hành chính văn phòng, là công cụ thiết yếu thúc đẩy cải cách hành chính

và xây dựng thành công Chính phủ điện tử trên toàn quốc. Vì vậy đi đôi với

ứng dụng CNTT, là quá trình chuyển đổi số công tác văn thư, thực hiện số

hoá văn bản giấy sang văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý văn bản và

điều hành tác nghiệp. Thông qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác

nghiệp của các cơ quan, kết nối với Trục liên thông văn bản quốc gia với mục

tiêu chính là: Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp,

các hình thức tiếp nhận, xử lý thông tin, trao đổi, lưu trữ, tìm kiếm văn bản…;

tăng cường sử dụng văn bản điện tử thay thế văn bản giấy (trừ văn bản mật).

UBND quận Nam Từ Liêm cần triển khai thực hiện số hoá tài liệu giấy

và lập hồ sơ lưu trữ điện tử đảm bảo đạt mục tiêu về lập hồ sơ và lưu trữ hồ

sơ, tài liệu điện tử theo Kế hoạch số 48/KH-UBND, ngày 09/2/2023, của

UBND thành phố Hà Nội về công tác văn thư, lưu trữ năm 2023 và Đề án

"Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020 - 2025"

của Thủ tướng Chính phủ. UBND quận xây dựng kế hoạch thực hiện chỉnh lý

tài liệu nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ

quan, tổ chức; tạo cơ sở cho việc thực hiện số hóa tài liệu, xây dựng cơ sở dữ

liệu quản lý tài liệu LTĐT; thực hiện nghiêm túc việc cập nhật Danh mục hồ

sơ và lập hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác

nghiệp; chỉ đạo cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý thực hiện

99

việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo đúng quy

định của pháp luật. Tiến hành tăng cường kiểm tra công tác văn thư tại các cơ

quan, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý nhằm đảm bảo thực hiện tốt các quy

định của pháp luật về văn thư; kịp thời phát hiện, chấn chỉnh các tồn tại, hạn

chế, thiết sót của cá nhân, tổ chức trong quá trình thực hiện.

Văn phòng UBND quận cũng cần tiếp tục triển khai cài đặt, nâng cấp Hệ

thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp cho các phòng, ban, đơn vị,

trường học; kết nối trên Trục liên thông văn bản quốc gia với các cơ quan, tổ

chức Trung ương, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp xuống tới các phòng, ban,

đơn vị, UBND- HĐND 10 phường, các trường học trong quận, tạo thuận lợi

cho việc luân chuyển văn bản, thông tin trong quá trình triển khai thực hiện

nhiệm vụ của mỗi đơn vị.

Trong quá trình tiến hành tăng cường ứng dụng CNTT trong công tác văn

thư phục vụ xây dựng chính quyền số, UBND quận Nam Từ Liêm phối hợp

tham mưu cho các cấp ủy Đảng, chính quyền về chuyển đổi số công tác văn

thư, phục vụ sự lãnh đạo, điều hành của cấp ủy Đảng, phát huy kết quả đã đạt

được, khắc phục những hạn chế còn tồn tại, cùng với các cấp ủy Đảng và các

cấp lãnh đạo mạnh dạn ứng dụng CNTT vào công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều

hành hoạt động và công tác chuyên môn, thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc

ứng dụng CNTT của cán bộ, công chức, viên chức trong công tác soạn thảo,

xử lý văn bản.

3.2.6. Tăng cường hiện đại hóa cơ sở vật chất cho công tác văn thư.

Để tiến tới xây dựng thành công chính quyền số, việc hiện đại hóa cơ sở

vật chất tại UBND quận Nam Từ Liêm nói chung, cơ sở vật chất phục vụ

công tác văn thư nói riêng là yếu tố then chốt, nền tảng. Một mặt, UBND

quận cần tăng cường sử dụng, phát huy các phần mềm, trang thiết bị hiện có.

Cụ thể là: tổ chức rà soát lại hệ thống máy móc, trang thiết bị văn phòng hiện

có của các phòng, ban, đơn vị, thuộc UBND quận. Trên cơ sở đó cần bố trí,

sửa chữa, cải tạo, nâng cấp trang thiết bị đang sử dụng, tăng cường công tác

phòng, chống cháy, nổ, bảo đảm an toàn tuyệt đối của các thiết bị điện tử, tủ

100

hồ sơ, kho lưu trữ… Phát huy hiệu quả cơ sở vật chất hạ tầng, máy móc, máy

tính, thiết bị kết nối Internet, hệ thống thông tin, Phần mềm quản lý văn bản

và điều hành tác nghiệp. Thực hiện việc quản lý, xử lý, gửi nhận văn bản và

lưu trữ văn bản, TLĐT, quan tâm thực hiện quy trình khép kín của nghiệp vụ

VTLT điện tử. Tiếp tục quan tâm sử dụng phần mềm gửi nhận văn bản trên

internet để gửi, nhận văn bản nhanh, xử lý kịp thời thông mạng internet. Tập

trung chỉ đạo đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số, chứng thực số trong giao dịch

điện tử… trên cơ sở kế thừa dữ liệu điện tử hiện có tại Lưu trữ lịch sử Thành

phố và đồng bộ với cơ sở dữ liệu, kỹ thuật, công nghệ của Hệ thống Quản lý

văn bản điều hành tác nghiệp Thành phố. Sử dụng hạ tầng kỹ thuật tại Trung

tâm Giám sát điều hành đô thị thông minh để vận hành, lưu trữ và khai thác

dữ liệu dùng chung đảm bảo an toàn, bảo mật và đồng bộ, hiệu quả.

UBND quận tăng cường quan tâm, đầu tư bổ sung mới cơ sở vật chất cho

công tác văn thư. Để đảm bảo hệ thống máy tính nội bộ của UBND quận

được vận hành tốt, thông suốt, hạn chế tối đa những sự cố trong quá trình

truyền tải và quản lý văn bản, cần trang bị thêm hệ thống máy chủ có cấu hình

đủ mạnh để chia sẻ ứng dụng và thực hiện cập nhật dữ liệu, kiểm soát hệ

thống mạng LAN trong toàn đơn vị, đảm bảo kết nối thông suốt, an toàn, an

ninh mạng. Trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy

photocopy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành

VTLT, hệ thống trang thiết bị CNTT, phần mềm ứng dụng, để mỗi cán bộ văn

thư có đầy đủ máy móc, thiết bị, hạ tầng công nghệ phục vụ công tác chuyên

môn, bố trí tủ đựng hồ sơ, văn bản, tài liệu và trang thiết bị đáp ứng yêu cầu;

Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, TLLT, vệ sinh trang thiết bị thường xuyên;

duy trì nhiệt độ, độ ẩm, phòng cháy, chữa cháy theo quy định; Đồng thời tổ

chức sử dụng tài liệu hiệu quả, bảo đảm giữ gìn bí mật hồ sơ, văn bản, TLLT

theo quy định; Từng bước chọn lọc để số hoá tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi

phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của cơ quan. Mỗi cán bộ văn thư

cần được trang bị một máy tính tốt, có tính năng làm việc văn phòng cao, đủ

dung lượng để đáp ứng các phần mềm phuc vụ công tác văn thư khi cài đặt.

101

Ngoài ra, để đảm bảo hoạt động thông suốt của hệ thống máy tính, kịp

thời khắc phục sự cố về kỹ thuật, đường truyền, lỗi phần mềm… UBND quận

cũng cần bố trí cán bộ tin học có trình độ tốt, thường xuyên phối hợp kiểm tra

thường xuyên và định kì hệ thống máy tính, hệ điều hành của các máy tính

được sử dụng tại các văn phòng của UBND quận để kịp thời đề xuất sửa

chữa, nâng cấp hệ điều hành, thay mới máy tính không còn phù hợp. Cán bộ

tin học cần có kiến thức chuyên môn về các biện pháp bảo đảm an toàn, an

ninh mạng đối với thông tin tài liệu của UBND quận, kiểm soát hệ thống bảo

mật thông tin, thường xuyên giúp lãnh đạo các phòng ban và cán bộ văn thư

cập nhật các phần mềm chống virut, chống đánh cắp dữ liệu…

UBND quận Nam Từ Liêm tăng cường thanh tra, kiểm tra, đôn đốc,

hướng dẫn các phòng, ban, cơ quan, tổ chức, đơn vị phường, xã trực thuộc

trong việc chấp hành các chế độ, quy định của pháp luật về VTLT và

LTĐT. Thẩm định, kiểm tra quy trình, chất lượng và kết quả thực hiện việc số

hóa văn bản, tài liệu, chỉnh lý tài liệu; danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào

Lưu trữ lịch sử Thành phố của các cơ quan, tổ chức, địa phương thuộc

quận để đảm bảo chất lượng nguồn TLLT tạo tiền đề cho việc số hóa tài liệu

lưu trữ, tiết kiệm ngân sách hàng năm. Có kế hoạch tuyên truyền, nâng cao ý

thức, trách nhiệm của cán bộ công chức nói chung, cán bộ văn thư nói riêng

đối với việc sử dụng, bảo vệ trang thiết bị hiện đại của cơ quan, trãnh lãng

phí, sử dụng sai mục đích …

3.2.7. Hoàn thiện chính sách đầu tư và chế độ, kinh phí cho công tác

văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư quy định:

các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong

dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Kinh phí cho công tác văn thư được

sử dụng vào các công việc: Mua sắm, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật,

trang thiết bị, vật tư tiêu hao phục vụ công tác văn thư; bảo đảm thông tin liên

lạc, chuyển phát văn bản, số hóa văn bản; nghiên cứu, ứng dụng khoa học và

chuyển giao công nghệ trong công tác văn thư; các hoạt động khác phục vụ

102

công tác văn thư. Để thực hiện đầy đủ các yêu cầu, nội dung của công tác văn

thư theo quy định tại Nghị định này, việc hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ

tầng kỹ thuật, trang thiết bị, nâng cao trình độ cho người làm công tác văn thư

phải thực hiện thường xuyên phù hợp với sự phát triển của khoa học, công

nghệ, yêu cầu cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ số, chính quyền số.

Vì vậy quy định, các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm bố trí kinh phí cho công

tác văn thư trong dự toán ngân sách nhà nước hàng năm là vô cùng cần thiết.

Kế hoạch số 48/KH-UBND, ngày 09/2/2023, của UBND thành phố Hà

Nội về công tác VTLT năm 2023 nêu rõ: Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức xây

dựng và triển khai thực hiện Kế hoạch; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc xây

dựng Kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác VTLT theo quy định; gửi Kế

hoạch thực hiện công tác VTLT năm 2023 về Sở Nội vụ trước ngày

15/02/2023, quan tâm, bố trí kinh phí cho hoạt động VTLT của cơ quan, tổ

chức. Sở Tài chính căn cứ vào các quy định, thẩm định dự toán kinh phí phục

vụ cho công tác VTLT của các cơ quan, tổ chức, trình UBND Thành phố phê

duyệt theo quy định.

Trong báo cáo số 75/BC-VP ngày 20 tháng 4 năm 2023 của UBND quận

Nam Từ Liêm về Kết quả thực hiện công tác VTLT năm 2022, quý I năm 2023

và phương hướng nhiệm vụ 9 tháng cuối 2023 nêu rõ: Đề nghị UBND Thành

phố ban hành văn bản hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại đối với công

chức, viên chức kiêm nhiệm công tác VTLT; thường xuyên quan tâm đến công

tác khen thưởng đối với công chức, viên chức làm công tác VTLT.

Từ đó cho thấy, để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư phục vụ xây

dựng chính quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm thời gian tới, bên cạnh việc

thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác văn thư, UBND quận Nam Từ

Liêm cần xây dựng và thực hiện kế hoạch về kinh phí trong dự toán ngân sách

nhà nước hàng năm theo quy định hiện hành và tình hình thực tế ở địa phương,

hoàn thiện chính sách đầu tư và chế độ, kinh phí cho công tác văn thư.

UBND quận chỉ đạo lãnh đạo các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND quận

tham mưu việc bố trí kinh phí trong dự toán ngân sách hàng năm cho các cơ

quan, đơn vị, các phòng, ban chuyên môn để thực hiện tốt các quy định về

103

công tác văn thư. Từ đó UBND quận giao phòng Tài chính – Kế hoạch xây

dựng dự toán đầu tư và chế độ, kinh phí cụ thể cho công tác văn thư để phục

vụ xây dựng chính quyền số trình UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt.

Trong đó, cần ưu tiên kinh phí để bố trí cho các cơ quan, đơn vị xây kho

lưu trữ để bảo quản an toàn TLLT của cơ quan, đơn vị, bố trí kinh phí cho các

hoạt động của cơ quan, đơn vị trong công tác VTLT để thực hiện công tác

chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng, đầu tư trang thiết bị như giá kệ, bìa, hộp...

nhằm bảo quản an toàn tài liệu tại cơ quan được tốt hơn.

Bố trí kinh phí đủ và kịp thời để tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ

công chức, viên chức, người làm công tác văn thư làm tốt công tác lập hồ sơ,

xử lý nghiệp vụ quản lý hồ sơ, văn bản trên môi trường mạng, đáp ứng yêu

cầu xây dựng chính quyền số.

Xây dựng chế độ phụ cấp, phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với người làm

công tác văn thư, người làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ thuộc

UBND cấp quận theo Thông tư số 07/2005/TT-BNV, chế độ phụ cấp độc hại,

nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp làm việc trong các

kho lưu trữ thuộc các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp của nhà

nước. Bên cạnh đó có UBND quận nghiên cứu bố trí thêm biên chế cán bộ

trong phòng văn thư để giải quyết số lượng công việc, văn bản ngày càng

nhiều, bao gồm bố trí thêm cán bộ kiêm nhiệm; cán bộ chuyên trách văn thư

và cán bộ tin học để có thể xử lý khi xảy ra sự cố. Bố trí cải tạo sửa chữa

phòng văn thư độc lập, hạn chế sự ra vào của các cá nhân khác nhằm đảo bảo

an toàn, an ninh tài liệu.

Có thể nói rằng, kinh phí cho công tác văn thư được sử dụng cho các

công việc nêu trên là không thể thiếu được trong quá trình vận hành một cơ

quan, tổ chức. Việc hiện đại hóa, nâng cấp hệ thống, hạ tầng kỹ thuật, trang

thiết bị, nâng cao trình độ cho người làm công tác văn thư phải thực hiện

thường xuyên phù hợp với sự phát triển của khoa học, công nghệ, yêu cầu cải

cách hành chính, xây dựng chính quyền số sẽ giúp cho công tác văn thư, công

tác tổ chức, quản lý thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước được kịp thời,

minh bạch, thông suốt, khoa học và hiệu quả.

104

Trên đây là một số giải pháp với mong muốn góp phần nâng cao hiệu

quả của công tác văn thư phục vụ tiến trình xây dựng chính quyền số tại

UBND quận Nam Từ Liêm trong giai đoạn tiếp theo.

3.3. Một số kiến nghị, đề xuất

3.3.1. Đối với UBND Thành phố Hà Nội

Để hỗ trợ cho các đơn bị trực thuộc trên địa bàn Thành phố nói chung, tại

UBND quận Nam Từ Liêm nói riêng về cải thiện môi trường pháp lý của công

tác văn thư, UBND Thành phố Hà Nội kịp thời triển khai đầy đủ, kịp thời các

văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Trung ương, Thành ủy, HĐND, UBND Thành

phố, Bộ Nội vụ, Sở Nội vụ Hà Nội, tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý thống

nhất công tác văn thư trên địa bàn Thành phố. Đề nghị UBND Thành phố và Sở

Nội vụ ban hành các văn bản cụ thể hóa, chi tiết hóa nội dung và hướng dẫn thực

hiện các văn bản, quy định của Nhà nước, Chính phủ và Bộ Nội vụ về công tác

văn thư và xây dựng chính quyền số dựa trên điều kiện thực tế của Thành phố và

các quận huyện trực thuộc, giúp cho việc triển khai, thực hiện các văn bản chỉ

đạo của cấp trên ở các quận, huyện được dễ dàng, thuận lợi hơn, không gây khó

khăn cho người dân khi tiếp cận với các hoạt động cải cách thủ tục hành chính,

số hóa hoạt động của chính quyền cơ sở…

UBND Thành phố Hà Nội tuyên truyền nâng cao nhận thức của lãnh đạo

các cấp về vai trò của công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số,

kiện toàn tổ chức văn thư ở cấp quận, huyện, tăng thêm chỉ tiêu, biên chế cán

bộ văn thư chuyên trách cho UBND quận Nam Từ Liêm để đảm bảo thực

hiện khối lượng công việc, hồ sơ, giấy tờ, văn bản, tài liệu điện tử ngày càng

lớn. Đi cùng với đó là xem xét tăng chế độ bồi dưỡng, phụ cấp theo quy định

cho cán bộ văn thư kiêm nhiệm và chuyên trách, nhằm động viên đội ngũ cán

bộ văn thư nâng cao tinh thần, thái độ, trách nhiệm với công việc được giao.

Để hỗ trợ về cơ sở vật chất cho công tác văn thư của UBND quận Nam

Từ Liêm nhằm phục vụ chính quyền số, UBND Thành phố nghiên cứu bổ

sung nguồn kinh phí đầu tư nâng cấp, hiện đại hóa cơ sở vật chất, hạ tầng

công nghệ quận, tham mưu và chỉ đạo cụ thể về trang thiết bị kĩ thuật đủ tiêu

105

chuẩn, hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số nhà nước, xây

dựng Chính phủ số, xã hội số và đô thị thông minh, tăng nguồn kinh phí đầu

tư mua sắm trang thiết bị mới, loại bỏ những máy móc, thiết bị, phần mềm và

các ứng dụng cũ….

Có những chủ trương, giải pháp nhằm nâng cao nhận thức và trình độ

của công dân về số hóa thủ tục hành chính để hỗ trợ giảm thiểu thời gian,

công việc cho cán bộ viên chức trong việc thực hiện cải cách hành chính, số

hóa hồ sơ, tài liệu và hỗ trợ công dân…

3.3.2. Đối với UBND quận Nam Từ Liêm

Phối hợp với UBND Thành phố Hà Nội và các đơn vị, phòng, ban,

phường, xã trực thuộc nghiên cứu các văn bản chỉ đạo của Nhà nước, Thành

phố và thực tiễn địa phương để xây dựng hệ thống các văn bản chỉ đạo công

tác văn thư tại UBND và trên địa bàn quận đảm bảo tính khả thi và hiệu quả

thực hiện cao nhất.

Nghiên cứu các phương án đầu tư cải thiện môi trường làm việc cho

công chức, viên chức nói chung, cán bộ VTLT nói riêng góp phần nâng cao

hiệu quả hoạt động về công tác văn thư và hoạt động quản lý, điều hành trong

UBND quận.

Lãnh đạo UBND quận và các đơn vị nghiêm túc thực hiện việc lập hồ sơ

của cá nhân, các phòng, ban khi được giao chủ trì giải quyết công việc và nộp

lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định. Tiến hành thu thập tài liệu,

TLĐT từ các phòng, ban chuyên môn vào Lưu trữ cơ quan để chỉnh lý, bảo

quản, khai thác và chuẩn bị cho việc giao nộp và Lưu trữ lịch sử.

Việc bố trí công chức, viên chức có làm công tác văn thư tại UBND quận

cần mang tính chuyên nghiệp, sử dụng lâu dài. UBND quận, Văn phòng

UBND quận, các cơ quan, đơn vị, tổ chức tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội

ngũ cán bộ, viên chức chuyên trách và kiêm nhiệm theo hướng thực chất, hiệu

quả. Hàng năm có sự đánh giá nghiêm túc về chất lượng, hiệu quả công việc,

trình độ của cán bộ văn thư tại Văn phòng UBND quận và các đơn vị trực

thuộc, kịp thời bổ sung nguồn nhân sự văn thư còn thiếu cũng như nâng cao

106

trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư chưa đạt chuẩn. Có chế độ bồi dưỡng,

khen thưởng kịp thời cho các cán bộ văn thư có thành tích xuất sắc, nghiên

cứu tăng chế độ phụ cấp, bồi dưỡng cho cán bộ văn thư làm ngoài giờ, làm

kiêm nhiệm…

107

Tiểu kết chƣơng 3

Công tác văn thư có tầm quan trọng đặc biệt trong quá trình xây dựng

Chính phủ số, chính quyền số, chuyển đổi số hoạt động của các cấp chính

quyền từ Trung ương đến địa phương. Thực hiện tốt công tác văn thư tại

UBND cấp quận giúp cho công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo được tiến

hành hiệu quả. Để phục vụ xây dựng chính quyền số, công tác văn thư cần

đáp ứng những yêu cầu mới và đặc thù trên cơ sở pháp luật và những quy

định của nhà nước. Xuất phát từ thực trạng công tác văn thư tại UBND quận

Nam Từ Liêm những năm gần đây cho thấy, yêu cầu tăng cường hiệu quả của

công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số là hết sức cần thiết và cần

phải có những giải pháp thiết thực.

Những giải pháp thúc đẩy công tác văn thư phục vụ xây dựng chính

quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm tới đây cần thực hiện động bộ từ việc

nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư trong tiến

trình chuyển đối số chính quyền cấp quận, nâng cao trình độ chuyên môn,

nghiệp vụ cho đội ngũ làm công tác văn thư đáp ứng yêu cầu chuyển đối số,

hoàn thành kết nối phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ số, nâng cao

nghiệp vụ quản lý nghiệp vụ văn thư trong môi trường điện tử, tăng cường

ứng dụng CNTT, thúc đẩy chuyển đổi số trong công tác văn thư. Và để đáp

ứng được điều đó thì cần phải tiến hành song song với các giải pháp hiện đại

hóa cơ sở vật chất cho công tác văn thư, hoàn thiện chính sách đầu tư và chế

độ, kinh phí cho công tác văn thư.

Những giải pháp tăng cường hiệu quả của công tác văn thư tại UBND

quận Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số được đề xuất trên đây

xuất phát từ những cơ sở lý luận về công tác văn thư, về xây dựng chính

quyền số và thực tiễn công tác văn thư tại cơ sở. Để triển khai có hiệu quả các

giải pháp này thì cần phải có sự quan tâm từ các cấp lãnh đạo, sự phối hợp

tích cực từ nhiều phía nhằm đạt được hiệu quả cao nhất.

108

KẾT LUẬN

Lộ trình xây dựng Chính phủ số, chính quyền số và chuyển đổi số toàn

bộ các hoạt động kinh tế - xã hội ở các cấp, bộ, ngành, địa phương đang làm

chuyển đổi cách thức làm việc, hoạt động, các quan hệ tại các cơ quan nhà

nước như UBND quận Nam Từ Liêm. Khi một hệ thống phần mềm mới phục

vụ chuyển đổi số được cài đặt vào chế độ làm việc tại một cơ quan, tổ chức,

nó làm thay đổi quy trình giải quyết công việc, thay đổi cách thức giải quyết

các thủ tục hành chính, trong đó đặc biệt là các nghiệp vụ văn thư, giúp cho

các hoạt động của bộ máy chính quyền nói chung, việc thực hiện các nghiệp

vụ văn thư nói riêng được tiến hành khoa học, hiệu quả hơn mà còn giúp tiết

kiệm thời gian, công sức, chi phí, tiến dần đến sự bắt nhịp với xu hướng hiện

đại hóa hoạt động hành chính của quốc gia và thế giới.

Nhận thức được vấn đề này, UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà

Nội là một trong những quận đang tiến hành có hiệu quả việc chuyển đổi số

chính quyền, hay chính là xây dựng chính quyền số. Trong đó công tác văn

thư, lưu trữ nói chung và công tác văn thư nói riêng được hết sức quan tâm,

cụ thể là cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực và các chính sách đầu tư cho công tác

văn thư được lãnh đạo quận tích cực triển khai, Hệ thống quản lý văn bản và

điều hành tác nghiệp, hệ thống quản trị công việc, các phần mềm chuyên môn

nghiệp vụ văn thư… được triển khai áp dụng có hiệu quả. Cán bộ, công chức,

viên chức và cán bộ văn thư chuyên trách, kiêm nhiệm được trang bị kiến

thức về chuyển đổi số trong cơ quan, tổ chức, sẵn sàng và chủ động tiếp nhận

những hệ thống mới vào quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Với đề tài “Công tác văn thƣ tại UBND quận Nam Từ Liêm, Thành

phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính quyền số”, từ những nghiên cứu của

bản thân, người viết đã: hệ thống hóa những cơ sở lý luận về công tác văn

thư nói chung, làm rõ một số khái niệm như: chuyển đổi số, chuyển đổi số

Chính phủ, xây dựng chính quyền số... liên quan đến đề tài nghiên cứu của

mình. Đồng thời, đề tài cũng chỉ ra được những nội dung của công tác văn

109

thư phục vụ xây dựng chính quyền số, vai trò, những yếu tố tác động đến

công tác văn thư khi thực hiện chuyển đổi số chính quyền cơ sơ. Đây là

những cơ sở khoa học để tác giả nghiên cứu, đánh giá thực trạng của công

tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm và đề xuất các giải pháp nhằm

tăng cường hiệu quả của công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ Liêm phục

vụ xây dựng chính quyền số.

Đề tài đã làm rõ thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Nam Từ

Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và

phân tích những nguyên nhân của các hạn chế còn tồn tại.

Cuối cùng, qua quá trình nghiên cứu, tác giả mạnh dạn đưa ra một số giải

pháp và đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư tại UBND quận

Nam Từ Liêm phục vụ xây dựng chính quyền số trong thời gian tới.

Như vậy, để đạt được những mục tiêu chính yếu trong lộ trình cải cách

hành chính và xây dựng Chính phủ điện tử, Chính phủ số, chính quyền số,

việc phát triển hình thái văn thư hiện đại là điều tất yếu và có tính tiên quyết.

Đó là công cụ cốt lõi góp phần quan trọng trong việc đẩy mạnh cải cách hành

chính và xây dựng chính quyền số tại các địa phương. UBND quận Nam Từ

Liêm cần cân nhắc chọn lựa và áp dụng các giải pháp sao cho phù hợp với

yêu cầu và tình hình thực tế của quận, tiến tới xây dựng một nền hành chính

điện tử hiệu quả, nhanh chóng, tiết kiệm phục vụ tốt nhất cho công cuộc phát

triển kinh tế - xã hội.

110

DANH MỤC CÔNG TRÌNH CÔNG BỐ CỦA TÁC GIẢ

1. Địa chí Thành phố Tuyên Quang, xuất bản năm 2020, Nxb Thanh Niên

2. Từ điển Thái Bình (2 tập), xuất bản năm 2020, Nxb Thế giới

3. Địa chí Thái Bình (2 tập), xuất bản năm 2021, Nxb Thế giới

4. Địa chí huyện Phúc Thọ, xuất bản năm 2021, Nxb Văn hóa dân tộc

111

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tạ Hữu Ánh (2008), Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ

chức, Nxb. Lao động, Hà Nội.

2. Bài học chuyển đổi số thành công từ Thái Lan (08/5/2019),

https://laptrinhx.com.

3. Bộ Nội vụ (2015), Công tác văn thư trong quá trình xây dựng chính

phủ điện tử Việt Nam, Đề tài khoa học cấp bộ Quốc hội, luutruvn.com.

4. Bộ Nội vụ (2020), Quyết định số 1032/QĐ-BNV ngày 01 tháng 12

năm 2020, ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ, Thuvienphapluat.vn

5. Bộ Thông tin và Truyền thông (2014), Công văn số 2803/BTTTT-

THH ngày 01/10/2014 về việc hướng dẫn kỹ thuật liên thông giữa các hệ

thống quản lý văn bản và điều hành trong cơ quan nhà nước, Hà Nội.

6. Bộ Thông tin và Truyền thông (2015), Công văn số 1036/BTTTT-

THH ngày 10/4/2015 hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng

kỹ thuật cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Hà Nội.

7. Trần Thị Bình (20/2020), Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công

tác VTLT Tại trường sĩ quan Kỹ thuật quân sự, Tạp chí Công thương.

8. Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 1/7/2016 về

quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

9. Chính phủ (2021), Quyết định 1619/QĐ-TTg năm 2021 về kiện toàn

và đổi tên Ủy ban Quốc gia về Chính phủ điện tử do Thủ tướng Chính phủ

ban hành

10. Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018

về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính

nhà nước.

11. Chính phủ (2019), Nghị quyết 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 về một số

nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019-

2020, định hướng tới năm 2025.

112

12. Chính phủ (2020), Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về

công tác văn thư.

13. Chính phủ (2020), Thông báo số 139/TB-VPCP ngày 3/4/2020 về Kết

luận của Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc tại Hội nghị trực tuyến Ủy ban

Quốc gia về Chính phủ điện tử với các Ban Chỉ đạo xây dựng Chính phủ điện tử,

Chính quyền điện tử Bộ, ngành, địa phương ngày 12 tháng 02 năm 2020.

14. Chính phủ (2020), Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09/4/2020 về

việc quản lý, kết nối, chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước.

15. Chính phủ (2020), Quyết định 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 phê duyệt

chương trình chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030.

16. Chính phủ (2021), Nghị quyết số 76/NQ-CP ngày 15/7/2021 ban

hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2020-

2030.

17. Cổng thông tin điện tử Quận Nam Từ Liêm,

http://namtuliem.hanoi.gov.vn

18. PGS. TS Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình Nghiệp vụ văn thư,

Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, NXB Lao động, Hà Nội.

19. Nguyễn Thị Hương Giang (2022), Hiện đại hóa Công tác Văn thư tại

Trung ương Hội nông dân Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính

Quốc gia, Hà Nội.

20. Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện

Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành

chính Quốc gia, Hà Nội.

21. Nguyễn Thị Hà & Nguyễn Văn Hậu (đồng chủ biên) (2020), Hỏi

đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức,

Nxb. Chính trị quốc gia Sự thật, Hà Nội.

22. Nguyễn Ngọc Hiến (2003), Hành chính công, Học viện Hành chính

Quốc gia, Nxb. Thống kê, Hà Nội.

23. Học viện hành chính Quốc gia HCM (2007), Nhà nước và pháp luật,

quản lý hành chính, t3, Nxb. Lý luận chính trị, Hà Nội.

113

24. Học viện Hành chính Quốc gia (2011), Giáo trình văn phòng, văn

thư và lưu trữ trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội.

25. Lê Thanh Hùng (2016), “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công

tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan”, Tạp chí Văn thư – lưu

trữ, số 8.

26. Dương Thị Thu Huyền & Nguyễn Thị Kim Thu (2014), “Kết quả

và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo khoa học công tác lập hồ sơ và nộp hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, thực trạng và giải pháp”, Tạp chí Văn thư

lưu trữ, số 10.

27. Dương Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu

trữ Việt Nam, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội.

28. Hoàng Lê Minh (2014), Giáo trình Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb.

Văn hóa Thông tin, Hà Nội.

29. Lê Văn Năng (2015), Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư, lưu trữ, Trung tâm Tin học Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước, Luutruvn.com, tháng 11/2015.

30. Tống Thị Ngát (2018), Nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư

lưu trữ tại Sở Tài Chính Hà Nội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

31. Nguyễn Lệ Nhung, Giáo trình Công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ

quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị, xã hội, Đại học Nội Vụ Hà Nội.

32. Vũ Thị Phụng (2016), “Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý nhà

nước về văn thư, lưu trữ Việt Nam thời kỳ hội nhập và phát triển”, Tạp chí

Văn thư lưu trữ, số 6.

33. Vũ Thị Phụng (2017), “Quản lý hồ sơ điện tử - Những vấn đề lý

luận cần nghiên cứu”, Tạp chí Văn thư lưu trữ, số 1.

34. Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2011), Giáo trình

Soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ, Nxb. Tổng hợp TP HCM.

35. Quốc hội, Luật bảo vệ bí mật Nhà nước số 29/2018/QH14 ngày

15/11/2018.

114

36. Sở Nội vụ Thái Nguyên, Phòng Quản lý văn thư – lưu trữ (2022),

Vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động lãnh đạo, điều hành

của các cơ quan, tổ chức trong công cuộc chuyển đổi số,

http://thainguyen.gov.vn

37. Nguyễn Thị Tâm (2008), Nghiên cứu mô hình quản lý công tác văn

thư trong môi trường điện tử, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ, Học viện

Hành chính Quốc gia, Hà Nội.

38. Bùi Chí Thanh (2020), Ứng dụng Công nghệ thông tin trong Quản lý

Văn bản tại Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, Luận văn thạc sĩ, Học viện

Hành chính Quốc gia, Hà Nội.

39. Lưu Kiếm Thanh (2008), Nghiên cứu phương pháp quản lý văn bản

điện tử tại cơ quan nhà nước ở Việt Nam hiện nay; đề tài nghiên cứu khoa học

cấp Bộ, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội.

40. Nguyễn Văn Thâm (2010), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà

nước, Nxb. Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

41. Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (2001), Những văn bản chỉ

đạo, hướng dẫn soạn thảo văn bản và công tác văn thư – lưu trữ, Nxb.

Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

42. Bùi Thị Thư (2014), Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại cơ

quan kho bạc nhà nước, Luận văn của Thạc sỹ, Học viện hành chính quốc gia.

43. Nguyễn Thị Trang (2016), Giáo trình văn thư, Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội, Nxb. Lao động Hà Nội.

44. Trang tin tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật (29/6/2020), Đẩy

mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện

tử, pbgdpl.hanoi.gov.vn, Hà Nội.

45. Vũ Tươi (2016), Cẩm nang công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ

quan, đơn vị, doanh nghiệp, Nxb. Thế giới, Hà Nội.

46. UBND quận Nam Từ Liêm (2015), Đề án nâng cấp phần mềm quản

lý văn bản và điều hành tác nghiệp.

115

47. UBND quận Nam Từ Liêm (2018), Quyết định số 2400/QĐ-UBND

ngày 15/6/2018 về việc ban hành quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi, văn

bản đến của UBND quận Nam Từ Liêm theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

48. UBND quận Nam Từ Liêm (2018), Quyết định số 2546/QĐ-UBND ngày

29/6/2018 v/v ban hành quy chế quản lý, trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử

trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị thuộc UBND quận Nam Từ Liêm.

49. UBND quận Nam Từ Liêm (2019), Báo cáo số 413/BC-UBND ngày

19/8/2019 về Kết quả thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ quận Nam Từ Liêm

(từ tháng 01/2018 đến tháng 7/ 2019.

50. UBND quận Nam Từ Liêm (2020), Báo cáo số 543/BC-UBND ngày

31/12/2020 về Kết quả thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ năm 2020 và

phương hướng, nhiệm vụ công tác Văn thư, lưu trữ năm 2021.

51. UBND quận Nam Từ Liêm (2022), Báo cáo số 411/BC-UBND về

Tình hình thực hiện kế hoạch số 67/KH-UBND ngày 17/3/2021 của UBND

Thành phố Hà Nội.

52. UBND quận Nam Từ Liêm (2023), Báo cáo số 75/BC-UBND ngày

20/4/2023 về Kết quả thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ năm 2022, quý I

năm 2023 và phương hướng, nhiệm vụ 9 tháng cuối năm 2023.

53. UBND quận Nam Từ Liêm (2022), Quyết định số 1016/QD-UBND

ngày 26/5/2022 về ban hành quy chế công tác VTLT của UBND quận Nam Từ

Liêm.

54. UBND quận Nam Từ Liêm (2022), Kế hoạch số 35/KH-UBND ngày

25/1/2022 về công tác VTLT năm 2022.

55. UBND quận Nam Từ Liêm (2023), Công văn số 19/UBND-VP

ngày 05/01/2023 Về việc sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành

tập trung Thành phố.

56. UBND quận Nam Từ Liêm (2023), Công văn số 635/UBND-VP

ngày 14/3/2023 về việc rà soát tài khoản thư điện tử công vụ và đăng kí

chứ kí số chuyên dùng Chính phủ.

116

57. UBND quận Nam Từ Liêm (2023), Công văn số 299/UDND-VP

ngày 15/02/2023 về việc xây dựng danh mục hồ sơ, công việc.

58. UBND quận Nam Từ Liêm (2023), Công văn số 659/UBND-VP

ngày 15/03/2023 về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

59. UBND quận Nam Từ Liêm (2023), Kế hoạch số 51/KH-VP ngày

10/3/2023 Kế hoạch triển khai thực hiện công tác VTLT năm 2023.

60. UBND Thành phố Hà Nội (2020), Quyết định số 12/2020/QĐ-

UBND ngày 12/6/2020 về Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý

văn bản điện tử giữa các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố Hà Nội.

61. UBND Thành phố Hà Nội (2021), Kế hoạch 67/KH-UBND ngày

17/3/2021 Triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ

quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” thuộc Thành phố Hà Nội.

62. UBND Thành phố Hà Nội (2022), Nghị quyết số 18-NQ/Tungày

30/12/2022 về Chuyển đổi số, xây dựng Hà Nội thành đô thị thông minh đến

năm 2025, định hướng đến năm 2030.

63. UBND Thành phố Hà Nội (2022), Quyết định số 343/QĐ-UNBD

ngày 12/1/2023 về việc chính thức vận hành Hệ thống quản lý văn bản và

điều hành Thành phố Hà Nội dùng chung cho các sở, ban, ngành.

64. Lưu Đức Văn (2006), Chính phủ điện tử, Nxb Bưu điện, Hà Nội.

117

PHỤ LỤC

PHIẾU KHẢO SÁT

CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM,

THÀNH PHỐ HÀ NỘI PHỤC VỤ XÂY DỰNG CHÍNH QUYỀN SỐ

Hiện nay, tôi đang thực hiện đề tài nghiên cứu: “Công tác văn thƣ tại

UBND quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội phục vụ xây dựng chính

quyền số”. Để có thông tin trung thực, khách quan, phục vụ công tác nghiên

cứu, kính mong anh/chị bớt chút thời gian trả lời các câu hỏi dưới đây bằng

cách đánh dấu (X) vào ô () tương ứng với mỗi nội dung được nêu trong

Phiếu khảo sát này và điền nội dung trả lời đối với từng câu hỏi cụ thể. Thông

tin mà anh/chị cung cấp chỉ được sử dụng để phục vụ nghiên cứu khoa học.

Anh/chị không cần ghi tên, địa chỉ vào phiếu. Xin trân trọng cảm ơn!

Xin anh/chị cho biết một số thông tin về bản thân:

A. THÔNG TIN CHUNG

- Tuổi (xin ghi số tuổi): ……; Giới tính: 1. Nam….....  ; 2. Nữ…... 

Trình độ chuyên môn Vị trí công việc

1. Sơ cấp, Trung cấp 1. Lãnh đạo Ban, đơn vị (cấp   phó trở lên)

2. Cao đẳng, đại học 2. Chuyên viên chuyên môn  

3. Trên đại học  3. Chuyên viên công tác văn thư 

4. Đơn vị công tác: 4. Khác:

....................................................... ……….………………………………

. .

B. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI ĐỊA BÀN CƠ SỞ

1. Công tác xây dựng, ban hành các văn bản hƣớng dẫn, chỉ đạo của

UBDN quận Nam Từ Liêm về công tác văn thƣ và xây dựng chính quyền

số

118

Câu 1: Anh/chị đánh giá thế nào về tính kịp thời và chất lượng của hệ

thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư nhằm phục vụ xây

dựng chính quyền số tại UBND quận?

4. Không 5. Khó trả 2. Kịp thời, 3. Không 1. Kịp thời, không kịp thời, lời nhưng cần kịp thời, cần thay đổi không cần thay đổi cần thay đổi thay đổi

    

Câu 2: Anh/chị đánh giá thế nào về chất lượng, tính kịp thời của quy chế thực

hiện công tác văn thư tại UBND quận?

1. Kịp thời, 2. Kịp thời, 3. Không kịp 4. Không kịp 5. Khó

không cần nhưng cần thay thời, cần thay thời, không trả lời

thay đổi đổi đổi cần thay đổi

    

Câu 3: Theo anh/chị, các văn bản của công tác văn thư nhằm phục vụ

xây dựng chính quyền số tại UBND quận đã đầy đủ chưa?

1. Đã đầy đủ 

2. Chưa đầy đủ 

3. Cần bổ sung văn bản gì (xin nêu ra)

…………....……………………………………………………..........................

Câu 4: Trong những năm qua, chính quyền quận đã quan tâm tới việc

thực hiện công tác văn thư nhằm phục vụ xây dựng chính quyền số như thế

nào?

1. Rất quan tâm 2. Quan tâm một 3. Không quan 4. Khó trả lời

phần tâm

   

Câu 5: Xin anh/chị cho biết, mức độ tin tưởng của người dân đối với

việc thực hiện công tác văn thư nhằm phục vụ xây dựng chính quyền số tại

UBND quận?

119

1. Rất tin tưởng

2. Tin tưởng 3. Tin tưởng một phần 4. Khó trả lời

   

2. Đánh giá của anh/chị về quy trình, nghiệp vụ và quản lý, kiểm tra,

giám sát công tác văn thƣ nhằm phục vụ xây dựng chính quyền số tại

UBND quận Nam Từ Liêm.

Nội dung công việc cụ thể Tốt Khá Trun Yếu,

g kém

bình

1. Việc tổ chức thông tin, ban hành văn bản, văn bản     điện tử.

2. Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến trên môi

trường điện tử, kết nối trục liên thông văn bản cấp    

tỉnh, quốc gia.

3. Quá trình lập hồ sơ điện tử của cán bộ văn thư    

4. Việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa     bí mật.

5. Việc ban hành các quy định của UBND quận về

quản lý văn bản điện tử phục vụ xây dựng chính    

quyền số.

6. Tổ chức bộ máy và nguồn nhân sự văn thư phục vụ     xây dựng chính quyền số.

7. Việc đầu tư cơ sở vật chất, công nghệ cho công tác     văn thư.

8. Việc tổ chức hệ thống quản lý văn bản, quản lý hồ     sơ điện tử của UBND quận.

9. Kết quả quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát hoạt     động văn thư của lãnh đạo UNBD quận.

10. Việc ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng hệ     thống thông tin điện tử, xây dựng hệ thống cơ sở dữ

120

liệu của quận phục vụ xây dựng chính quyền số.

11. Việc đầu tư và quản lý nguồn lực tài chính, kinh     phí.

12. Công tác đào tạo, bồi dưỡng, đánh giá cán bộ văn

    thư.

13. Đánh giá công tác ban hành Quy định của UBND

Thành phố Hà Nội về xây dựng chính phủ điện tử,    

gửi nhận văn bản điện tử.

14. Đánh giá công tác kiểm tra chỉ đạo của lãnh đạo     UBND Thành phố Hà Nội.

15. Công tác đầu tư nguồn lực tài chính, kinh phí của     UBND Thành phố Hà Nội.

3. Đánh giá, đề xuất

Câu 1: Theo anh/chị, để thực hiện hiệu quả công tác văn thư phục vụ xây

dựng chính quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm cần ưu tiên triển khai

những nội dung nào?

Trả lời:

............................................................................................................................

.....................................................................................................................................

.....................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Câu 2: Xin anh/chị cho biết, hiện nay việc thực hiện công tác văn thư

phục vụ xây dựng chính quyền số tại UBND quận Nam Từ Liêm có những

yếu kém, hạn chế nào? Nguyên nhân của những yếu kém, hạn chế đó là gì?

Trả lời:

.....................................................................................................................

.............................................................................................................................

121

.............................................................................................................................

...........................................................................................................................

Câu 3: Nhìn chung, anh/chị đánh giá như thế nào về chất lượng thực

hiện công tác văn thư phục vụ xây dựng chính quyền số tại UBND quận Nam

Từ Liêm hiện nay?

2. Khá 3. Trung bình 4. Yếu, kém 5. Không biết 1. Tốt

    

Một lần nữa xin cảm ơn sự phối hợp cung cấp thông tin của anh/chị!