BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
Ch
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ HỮU TƢỜNG
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK LẮK
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
ĐẮK LẮK - NĂM 2019
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ HỮU TƢỜNG
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK LẮK
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS NGUYỄN THỊ THU VÂN
ĐẮK LẮK - NĂM 2019
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi.
Các số liệu nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng.
Những kết luận trong luận văn chƣa sử dụng trong bất cứ công trình nghiên
cứu nào khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Đắk Lắk, ngày … tháng … năm 2019
Lê Hữu Tƣờng
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình học tập chƣơng trình Thạc sỹ Quản lý công tại Phân viện
Hành chính Quốc gia khu vực Tây Nguyên và trong cả thời gian nghiên cứu để thực
hiện luận văn này, em đã nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cơ quan, các tổ
chức, cá nhân và gia đình. Em xin bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc nhất tới tất cả các tập
thể, cá nhân đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập và thực hiện
đề tài nghiên cứu.
Em xin đƣợc bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của mình đến quý thầy, cô, Lãnh đạo
Học viện Hành chính Quốc gia, Phân viện khu vực Tây nguyên, Khoa Sau đại học.
Quý thầy, cô đã tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ em trong quá trình học
tập, nghiên cứu tại Học viện.
Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cô PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân,
ngƣời đã tận tình giúp đỡ, hƣớng dẫn em hoàn thành luận văn này.
Với tình cảm chân thành, em xin đƣợc gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Sở Thông
tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, Lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Đắk Lắk và các Sở, ban
, ngành cùng đồng nghiệp trong cơ quan đã tận tình giúp đỡ em để hoàn thành việc
thu thập và xử lý thông tin, số liệu phục vụ quá trình hoàn thành luận văn của mình.
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
CB,CC,VC : Cán bộ, công chức, viên chức
CNTT : Công nghệ thông tin
CSDL : Cơ sở dữ liệu
HCNN : Hành chính nhà nƣớc
HĐND : Hội đồng nhân dân
QLNN : Quản lý nhà nƣớc
UBND : Ủy ban nhân dân
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC
MỤC LỤC HÌNH
MỤC LỤC BẢNG
PHẦN MỞ ĐẦU
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
1.1 KHÁI QUÁT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản điện tử 1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản 1.1.3 Các yêu cầu của quản lý văn bản 1.1.4 Các nội dung của quản lý văn bản
8 8 10 10 12 1.2 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN 19 HÀNH CHÍNH NHÀ NƢỚC 19 1.2.1 Khái niệm 1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước 20 1.2.3 Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 21 tại cơ quan hành chính nhà nước 23 1.2.4 Quy trình quản lý văn bản trên môi trường mạng 25 1.2.5 Quy trình lập hồ sơ trong môi trường mạng 1.3 NỘI DUNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 25 VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh 25 1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 26 1.4 NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 30 TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH 30 31 1.4.1 Yếu tố chủ quan 1.4.2 Yếu tố khách quan
1.5 KINH NGHIỆM ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN 32 TẠI MỘT SỐ TỈNH 1.5.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tỉnh Cao Bằng 32 1.5.2 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tỉnh 33 Thành phố Hồ Chí Minh 34 1.5.3 Bài học kinh nghiệm cho tỉnh Đắk Lắk
CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
2.1.1 Đặc điểm tự nhiên của tỉnh Đắk Lắk 2.1.2 Đặc điểm về kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Đắk Lắk 2.1.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
2.1 KHÁI QUÁT ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ, VĂN HÓA - XÃ HỘI TỈNH ĐẮK LẮK 37 37 37 40 2.2 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI 40 CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 2.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo UBND tỉnh 40 và lãnh đạo Sở 41 2.2.2 Về tuyên truyền, phổ biến 42 2.2.3 Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin 44 2.2.4 Về nhân lực công tác quản lý văn bản 46 2.2.5 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản trong môi trường mạng 2.3 CHƢƠNG TRÌNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH TẠI CÁC CƠ QUAN 52 CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 52 2.3.1 Giới thiệu về Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản– Điều hành 2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho lãnh đạo 54 2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho chuyên viên 54 54 2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho văn thư 2.4 ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 54 56 58 2.4.1 Ưu điểm 2.4.2 Hạn chế
CHƢƠNG 3 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK
3.1 QUAN ĐIỂM, ĐỊNH HƢỚNG THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 64 3.2 GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK 67 3.2.1 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 67 3.2.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên về ứng dụng 68 công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 3.2.3 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức, viên chức 69 3.2.4 Ban hành hệ thống văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 70 3.2.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin 71 trong quản lý văn bản 3.2.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản 71 3.2.7 Mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 72 3.2.8 Tuyên truyền về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cũng như hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước 75 75 3.2.9 Triển khai áp dụng khung chính quyền điện tử tỉnh
KẾT LUẬN 78
TÀI LIỆU THAM KHẢO 80
PHỤ LỤC
83
MỤC LỤC HÌNH
Hình 2.1 Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành ............................ 52
Hình 2.2 Chức năng chính cho lãnh đạo ................................................................ 83
Hình 2.3 Màn hình trang chủ cho lãnh đạo ............................................................ 83
Hình 2.4 Màn hình tổng quát xử lý văn bản ........................................................... 84
Hình 2.5 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho lãnh đạo ..................................... 85
Hình 2.6 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho lãnh đạo.......................................... 85
Hình 2.7 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho lãnh đạo ..................................... 86
Hình 2.8 Màn hình đính kèm văn bản cho lãnh đạo ............................................... 86
Hình 2.9 Màn hình chuyển văn bản dự thảo cho lãnh đạo ...................................... 87
Hình 2.10 Màn hình văn bản trình thông qua cho lãnh đạo .................................... 87
Hình 2.11 Màn hình văn bản trình duyệt cho lãnh đạo ........................................... 88
Hình 2.13 Chức năng chính của chuyên viên ......................................................... 90
Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn bản cho chuyên viên ............................... 91
Hình 2.16 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho chuyên viên ............................. 92
Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho chuyên viên .................................. 92
Hình 2.18 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho chuyên viên .............................. 93
Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn bản cho chuyên viên ........................................ 93
Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn bản cho chuyên viên....................................... 94
Hình 2.21 Màn hình văn bản trình thông qua cho chuyên viên............................... 95
Hình 2.22 Màn hình văn bản trình duyệt cho chuyên viên ..................................... 95
Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thƣ ............................................................ 97
Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho văn thƣ ......................................... 98
Hình 2.26 Màn hình nhập thông tin văn bản cho văn thƣ ....................................... 99
Hình 2.27 Màn hình chọn cùng 01 lúc nhiều văn bản cho văn thƣ ......................... 99
Hình 2.28 Màn hình chọn ngƣời chuyển xử lý cho văn thƣ .................................. 100
Hình 2.29 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đến cho văn thƣ ........................ 101
Hình 2.30 Màn hình nhận văn bản đi từ phòng, ban cho văn thƣ.......................... 102
Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thƣ ..................................... 103
Hình 2.32 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đi cho văn thƣ ........................... 104
Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý ................................................... 105
MỤC LỤC BẢNG
Bảng 2.1. Hạ tầng kỹ thuật CNTT tại các cơ quan chuyên môn ............................. 42
Bảng 2.2 Nguồn nhân lực quản lý văn bản của các cơ quan chuyên môn .............. 45
Bảng 2.3. Thông tin phục vụ đánh giá hiệu quả sử dụng Hệ thống QLVBĐH ........ 55
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động của các cơ quan nhà
nƣớc là một xu hƣớng đổi mới đƣợc nhiều nƣớc trên thế giới thực hiện. Xây dựng
một Chính phủ hiện đại là yêu cầu tất yếu nhằm mục đích tăng cƣờng hiệu lực, hiệu
quả hoạt động của Chính phủ, đồng thời tăng tính công khai, minh bạch, từ đó tạo
điều kiện cho ngƣời dân và doanh nghiệp thực hiện quyền dân chủ trong việc tham
gia quản lý nhà nƣớc.
Trong giai đoạn hiện nay, công cuộc cải cách hành chính tại Việt Nam đã
đƣợc Nhà nƣớc quan tâm và tập trung nhiều nguồn lực thực hiện. Trong đó, nội
dung hiện đại hóa hành chính là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.
Với bối cảnh hội nhập quốc tế và trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, việc
phát triển ứng dụng CNTT trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành
chính nhà nƣớc (HCNN), giữa các cơ quan HCNN với nhau và trong giao dịch với
tổ chức, cá nhân cần phải đƣợc nâng cao chất lƣợng phù hợp với xu hƣớng phát
triển của thời đại, hƣớng đến một nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng
yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và đổi mới đất nƣớc.
Nhằm góp phần hoàn thành một trong những mục tiêu và nhiệm vụ trọng tâm
của Nghị quyết 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 của Chính phủ ban hành Chƣơng
trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 thì việc hoàn thiện và đẩy
mạnh hoạt động cải cách hành chính là nội dung cần đƣợc chú trọng.
Quản lý văn bản là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thƣ của cơ
quan, tổ chức. Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với công tác quản lý văn bản là
phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì công tác quản lý văn bản
nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ
quan, tổ chức. Việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất
yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn bản là một nhu cầu mang tính
khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hóa
1
hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn
phòng phẩm; góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con ngƣời, đồng thời
nâng cao năng xuất lao động của cán bộ công chức; xây dựng tác phòng làm việc
hiện đại, hiệu quả trong môi trƣờng mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay
đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán
bộ công chức, viên chức trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính.
Ngày 12/7/2018, Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nƣớc. Để tăng cƣờng sử dụng văn bản điện tử, từng bƣớc thay thế
văn bản giấy, UBND tỉnh Đắk Lắk đã chỉ đạo cơ quan chuyên môn về lĩnh vực
CNTT nâng cấp hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các chức năng, tính
năng đáp ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu theo quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
Tuy nhiên, tại các cơ quan nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk nói chung và
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk nói riêng gặp nhiều
khó khăn trong quá trình ứng dụng các công cụ quản lý văn bản nhƣ xây dựng yêu
cầu không phù hợp với mong muốn thực tế, không thống nhất để chuẩn hóa đƣợc
các quy trình, thiếu các quy chế, quy định về văn bản.
Bên cạnh đó, thách thức trong việc quản lý văn bản điện tử là thiếu sự lãnh
đạo, chỉ đạo cụ thể; thiếu cơ chế thƣởng phạt, thiếu tài liệu đào tạo, tài liệu hệ thống
và có sự "chống đối" từ phía ngƣời sử dụng; do thói quen sử dụng văn bản giấy và
tâm lý coi trọng chữ ký và con dấu; trình độ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin
của cán bộ công chức trong cơ quan, tổ chức không đồng đều cũng là những bất cập
hiện nay tại các cơ quan nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.
Hiện tại em đang công tác tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Đắk Lắk, là
cơ quan tham mƣu cho UBND tỉnh về lĩnh vực CNTT và là ngƣời trực tiếp đƣợc
triển khai “Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành” nên em chọn đề tài “Ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ
ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn góp phần nâng
2
cao sự hiểu biết, cơ sở lý luận, hỗ trợ lĩnh vực đang công tác và đƣa ra giải pháp để
khắc phục những bất cập hiện nay.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc nói chung và các cơ quan quản lý
hành chính nói riêng, nguồn thông tin văn bản giữ một vị trí quan trọng và hiện vẫn
đƣợc coi là nguồn thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý. Để tạo cơ sở khoa học
cho việc triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý nguồn thông tin văn bản đi và văn
bản đến tại các cơ quan, đã có một số công trình nghiên cứu mang tính lý luận hoặc
khái quát thực tiễn. Cụ thể nhƣ: Ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ đã đƣợc
Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc bắt đầu triển khai nghiên cứu vào năm 1986 bằng
đề tài cấp Nhà nƣớc "Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lƣu
trữ quốc gia" mã số 48A.02.04; đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thƣ và Lƣu trữ
về “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư
vào lưu trữ” do Thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì. Nội dung của đề tài đề cập khá toàn
diện đến hoạt động quản lý văn bản theo trình tự: đăng ký văn bản, theo dõi giải
quyết văn bản, tìm kiếm văn bản, phần loại văn bản theo vấn đề, lập hồ sơ hiện
hành và chuyển giao hồ sơ hiện hành cho lƣu trữ. Tuy nhiên, nội dung của đề tài
chủ yếu mới tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học, và
hoạt động theo chế độ cục bộ.
Liên quan tới việc xây dựng hệ thống lý luận về ứng dụng CNTT trong công
tác văn thƣ và lƣu trữ có cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư -
lưu trữ” của TS Dƣơng Văn Khảm, do nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản tại
Hà Nội, năm 1994. Nội dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của
CNTT và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ, lƣu trữ mà quản lý văn bản
là một nội dung nhỏ trong cuốn sách. Nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong công
tác quản lý văn bản cũng đã nhận đƣợc rất nhiều sự quan tâm, điều này đƣợc thể
hiện qua bài viết đăng trên tạp chí Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017 của
PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân "Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các
hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước"; Kỷ yếu tọa đàm
3
khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu
trữ" tháng 5/2018 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc, Bộ Nội vụ.
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính
công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này nhƣ luận văn thạc sĩ:
- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai đoạn
hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận, huyện
đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào Ngọc Quang
(2004);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính
tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);
- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên địa
bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010);
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đắk Lắk của
Kiều Xuân Lợi (2011).
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp
đến những giải pháp hoàn thiện chất lƣợng công tác văn thƣ ở những mức độ, phạm
vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng
và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của
mình. Tuy nhiên, chƣa có công trình độc lập nào nghiên cứu trực tiếp, mang tính hệ
thống về thực trạng và giải pháp hoàn thiện hơn nữa cho việc quản lý nhà nƣớc về
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh Đắk Lắk.
3. Mục đích và nhiệm vụ
3.1 Mục đích
Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, để từ đó đề xuất đƣợc một số giải pháp
nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk trong thời gian tới.
4
3.2 Nhiệm vụ
- Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ.
- Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ sơ có hiệu
quả tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk; và đánh giá ƣu điểm, hạn chế, nguyên
nhân của những thực trạng đó.
- Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.
4. Đối tƣợng và phạm vi
4.1 Đối tƣợng
Luận văn tập trung nghiên cứu đối tƣợng chính là ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk với những
nội dung lý luận và thực tiễn cụ thể, gắn liền với đối tƣợng nghiên cứu.
4.2 Phạm vi
- Phạm vi về không gian: Luận văn tiến hành nghiên cứu trong phạm vi các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.
- Phạm vi về thời gian: Luận văn nghiên cứu đối tƣợng trong khoảng thời
gian từ năm 2014 đến năm 2018.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
5.1 Phƣơng pháp luận nghiên cứu
Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhà
nƣớc và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hƣớng của Đảng và Nhà
nƣớc trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc; các Thông tƣ, hƣớng
dẫn về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; các tài liệu tham khảo, các công
trình nghiên cứu khoa học về quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
5.2 Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể
- Phƣơng pháp so sánh;
- Phƣơng pháp tổng hợp, thống kê;
5
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý và chuyển
giao văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk;
- Phƣơng pháp phân tích các tƣ liệu có liên quan đến nội dung của đề tài;
- Phƣơng pháp phân tích các chức năng của phần mềm ứng dụng “quản lý và
điều hành qua mạng bằng văn bản” tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Đắk Lắk.
Tất cả các phƣơng pháp nghiên cứu này giúp em thu thập thông tin có chọn
lọc liên quan đến luận văn; các thông tin liên quan này đều đƣợc quan sát tỉ mỉ và
điều tra thực tế từ các cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan chuyên môn
để có đƣợc những tƣ liệu, số liệu cụ thể, khách quan nhất đồng thời tổng hợp theo
đúng mục đích, yêu cầu luận văn đặt ra.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1 Về mặt lý luận
Làm rõ lý luận về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản. Qua đó chỉ rõ tính
tất yếu của việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản hiện nay.
6.2 Về mặt thực tiễn
Tổng kết, phân tích, đánh giá tình hình thực trạng ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk nói riêng
và các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh nói chung. Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp
để thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn
tỉnh Đắk Lắk vào thực tiễn cũng nhƣ nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của việc
ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cho CB,CC,VC góp phần hƣớng đến
xây dựng thành công Chính phủ điện tử.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm
3 chƣơng.
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh.
Chƣơng 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
6
tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk.
Chƣơng 3: Giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk.
7
CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
1.1 Khái quát về quản lý văn bản
1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn bản điện tử
1.1.1.1 Khái niệm văn bản
Hoạt động giao tiếp của nhân loại đƣợc thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ.
Phƣơng tiện giao tiếp này đƣợc thực hiện ngay từ buổi đầu của xã hội loài ngƣời.
Với sự ra đời của chữ viết, con ngƣời đã thƣc hiện đƣợc những không gian cách biệt
qua nhiều thế hệ. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn đƣợc thực hiện qua
quá trình phát và nhận các ngôn bản.
Theo giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” và giáo trình
“Hành chính văn phòng” của Học viện Hành chính có nhiều quan niệm khác nhau
về văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu đƣợc hình thành trong các hoạt
- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể
động khác nhau của đời sống xã hội”;
ngôn ngữ, thƣờng bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề, có tính
- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên cứu hành
nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, đƣợc tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”;
chính: “Văn bản là phƣơng tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ
hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.
1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nƣớc là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (đƣợc văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà nƣớc ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và đƣợc nhà nƣớc đảm bảo thi hành
bằng những hình thức khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ
nhà nƣớc hoặc giữa các cơ quan nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý HCNN là một bộ phận của văn bản QLNN, bao gồm những
8
văn bản của các cơ quan nhà nƣớc (mà chủ yếu là các cơ quan HCNN) dùng để đƣa
ra các quyết định và chuyển tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và
điều hành. Các văn bản đặc thù thuộc thẩm quyền lập pháp (văn bản luật, văn bản
dƣới luật mang tính chất luật) hoặc thuộc thẩm quyền tƣ pháp (bản án, cáo trạng...)
không phải là văn bản quản lý HCNN.
Và nhƣ vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản QLNN chứa đựng những
quyết định và thông tin quản lý nhà nƣớc;
Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản QLNN do các cơ quan QLNN ban
hành theo thẩm quyền đƣợc Nhà nƣớc quy định;
Về mặt quy trình ban hành: văn bản QLNN đƣợc ban hành theo trình tự, thủ
tục, hình thức nhất định;
Về mặt mục đích: văn bản QLNN đƣợc ban hành nhàm điều chỉnh các mối
quan hệ quản lý HCNN giữa các cơ quan nhà nƣớc với nhau và giữa các cơ quan
nhà nƣớc với các tổ chức và công dân.
1.1.1.3 Khái niệm văn bản điện tử
Văn bản điện tử đƣợc định nghĩa tại Khoản 1 Điều 3 Quyết định
28/2018/QĐ-TTg về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan trong hệ thống hành
chính nhà nƣớc do Thủ tƣớng Chính phủ ban hành với nội dung nhƣ sau:
Văn bản điện tử là văn bản dƣới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định
dạng do cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền quy định, đƣợc tạo lập hoặc đƣợc số hóa
từ văn bản giấy. Nhƣ vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử
trƣớc hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt
thông tin cho nhiều đối tƣợng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản
giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lƣu trữ và truyền tin.
Các công đoạn này đƣợc thực hiện bằng các phƣơng tiện hoạt động dựa trên công
nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và
các công nghệ tích hợp.
9
1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản đƣợc quy định thực hiện thống nhất tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ,
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của công tác văn thƣ và Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan. Thông tƣ này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 07
tháng 01 năm 2013.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển
giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động
hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
Công tác quản lý văn bản đƣợc xác định là một mặt hoạt động của công tác
văn thƣ nói chung. Trong các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản không thể
thiếu đƣợc và là nội dung quan trọng trong công tác văn thƣ, chiếm một phần rất lớn
trong nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nhƣ vậy, công tác quản lý văn bản
gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đƣợc xem nhƣ một bộ phận hoạt động quản
lý nhà nƣớc, có ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng quản lý nhà nƣớc.
1.1.3 Các yêu cầu của quản lý văn bản
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản lý văn bản đến
cũng nhƣ văn bản đi ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dƣới đây:
- Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây
dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản
nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn
bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa
của sự việc đƣợc đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và
thời gian của các cơ quan.
- Chính xác: đây là một yêu cầu quan trọng đối với công tác văn thƣ nói
chung, việc quản lý văn bản nói riêng.
10
Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù
hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nƣớc
cấp trên;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp với
thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nƣớc quy định:
Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban hành; Tên
loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký, con dấu của cơ
quan; Nơi nhận văn bản. các yếu tố thông tin nêu trên phải đƣợc trình bày đúng vị
trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nƣớc ban hành.
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải đƣợc quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các
khâu nghiệp vụ nhƣ đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản.
+ Yêu cầu chính xác còn phải đƣợc thể hiện trong thực hiện đúng với các chế
độ quy định của Nhà nƣớc về công tác văn thƣ.
- Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nƣớc. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ
chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thƣ đến việc
lựa chọn cán bộ văn thƣ của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu đã đƣợc quy định
trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban thƣờng vụ quốc hội.
- Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thƣ gắn liền với
việc sử dụng các phƣơng tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đã trở thành một trong những tiền đề đảm
11
bảo cho công tác quản lý nhà nƣớc nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có
năng suất, chất lƣợng cao. Việc tăng cƣờng ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhƣng phải tiến hành từng
bƣớc, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nƣớc cũng nhƣ
điều kiện cụ thể của từng địa phƣơng.
1.1.4 Các nội dung của quản lý văn bản
1.1.4 1. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội
bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của
văn bản
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trƣớc khi phát hành văn
bản, Văn thƣ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai
sót thì báo cáo ngƣời có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
b) Đăng ký văn bản đi
- Văn bản đi đƣợc đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
c) Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Nhân bản: Văn bản đi đƣợc nhân bản theo đúng số lƣợng đƣợc xác định ở
phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật
đi đƣợc thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
- Đóng dấu cơ quan: Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn
bản chính phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi
đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật: Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn
(“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thƣợng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản đƣợc thực
hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV và
12
việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu
thu hồi” trên văn bản đƣợc thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tƣ số
12/2002/TT-BCA(A11).
d) Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản:
+ Lựa chọn bì;
+ Trình bày bì và viết bì;
+ Vào bì và dán bì;
+ Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
- Chuyển phát văn bản đi: Văn bản đi phải đƣợc hoàn thành thủ tục phát hành
và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó đƣợc ký, chậm nhất là trong ngày làm
việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể
từ ngày ký văn bản.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thƣ có trách nhiệm theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi, cụ thể nhƣ sau:
+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của
ngƣời ký văn bản. Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc
cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình ngƣời ký văn bản quyết định.
+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu
hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không
bị thiếu hoặc thất lạc.
+ Đối với bì văn bản gửi đi nhƣng vì lý do nào đó mà Bƣu điện trả lại thì
phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào
Sổ gửi văn bản đi bƣu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
+ Trƣờng hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ngƣời có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
e) Lưu văn bản đi
- Việc lƣu văn bản đi đƣợc thực hiện nhƣ sau:
13
+ Mỗi văn bản đi phải lƣu hai bản: bản gốc lƣu tại Văn thƣ và bản chính lƣu
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
+ Bản gốc lƣu tại Văn thƣ phải đƣợc đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
- Trƣờng hợp văn bản đi đƣợc dịch ra tiếng nƣớc ngoài hoặc tiếng dân tộc
thiểu số, ngoài bản lƣu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội
dung bảng tiếng nƣớc ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.
- Việc lƣu giữ, bảo quản và sử dụng bản lƣu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật đƣợc thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nƣớc.
- Văn thƣ có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng
bản lƣu tại Văn thƣ theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ
chức.
1.1.4 2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản đƣợc chuyển
qua mạng, văn bản mật) và đơn, thƣ gửi đến cơ quan, tổ chức.
a) Tiếp nhận văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến:
+ Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thƣ hoặc ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra
số lƣợng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi
trƣớc khi nhận và ký nhận.
+ Trƣờng hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn
hoặc văn bản đƣợc chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản
có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thƣ hoặc ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải báo cáo ngay ngƣời có trách nhiệm; trƣờng hợp cần thiết, phải lập
biên bản với ngƣời chuyển văn bản.
+ Đối với văn bản đến đƣợc chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thƣ phải kiểm tra số lƣợng văn bản, số lƣợng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
14
có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo ngƣời có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến.
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến.
b) Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến đƣợc đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ:
+ Lập Sổ đăng ký văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.
- Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi
tính.
c) Trình, chuyển giao văn bản đến
- Trình văn bản đến
+ Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thƣ phải trình kịp thời cho ngƣời đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc ngƣời đƣợc ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách
nhiệm (sau đây gọi chung là ngƣời có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải đƣợc trình
và chuyển giao ngay sau khi nhận đƣợc.
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;
chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác đƣợc giao cho các đơn vị, cá nhân, ngƣời
có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải
quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần
ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
+ Ý kiến phân phối văn bản đƣợc ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý
kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
15
đƣợc ghi vào phiếu riêng. Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ
chức quy định cụ thể.
+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của ngƣời
có thẩm quyền, văn bản đến đƣợc chuyển trở lại Văn thƣ để đăng ký bổ sung vào Sổ
đăng ký văn bản đến hoặc vào các trƣờng tƣơng ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý
văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến
+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của ngƣời có thẩm quyền, Văn thƣ chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản
phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tƣợng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội
dung văn bản.
+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thƣ đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình
ngƣời đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có). Căn cứ vào ý kiến của ngƣời đứng đầu đơn vị. Văn thƣ đơn vị chuyển văn
bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
+ Khi nhận đƣợc bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn
thƣ phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến nhƣ số đến và ngày đến của bản Fax,
văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trƣớc đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân
đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.
+ Căn cứ số lƣợng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ
chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dƣới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký
văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển
giao văn bản đến.
d) Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
+ Khi nhận đƣợc văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo thời hạn đƣợc pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trƣớc.
16
+ Khi trình ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phƣơng án
giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề
xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo
phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của ngƣời có thẩm quyền)
để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức
xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý
kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
+ Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải đƣợc theo dõi, đôn
đốc về thời hạn giải quyết.
+ Ngƣời đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trƣởng
phòng Hành chính hoặc ngƣời đƣợc giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến.
+ Văn thƣ có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo ngƣời đƣợc giao trách
nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trƣờng hợp cơ quan, tổ chức
chƣa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thƣ cần lập Sổ theo dõi việc
giải quyết văn bản đến.
+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thƣ có trách nhiệm theo
dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.1.4.3. Lập hồ sơ
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về
một vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể, hoặc có cùng một đặc điểm về thể
loại hoặc về tác giả... đƣợc hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc
phạm vi, chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, cá nhân.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thƣ, là khâu bản lề
của công tác lƣu trữ. Trong đó, hình thành những hồ sơ phản ánh trung thực, đầy đủ
hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn
17
và có hiệu quả công việc của cơ quan và mỗi cán bộ, công chức.
Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc
và cơ quan, hạn chế đƣợc văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những tài liệu quý
hiếm.
- Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ
+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ
quan, đơn vị; phản ánh đƣợc hoạt động chính yếu của cơ quan, đơn vị; phản ánh
đƣợc hoạt động chính yếu của cơ quan qua các thời kỳ;
+ Các văn bản, tài liệu đƣa vào hồ sơ phải có giá trị tƣơng đối đồng đều;
+ Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ logic với nhau về
một vấn đề, một sự việc hoặc một ngƣời;
+ Hồ sơ phải đƣợc biên mục đầy đủ, chính xác;
+ Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.
- Lập hồ sơ hiện hành
+ Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan,
tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
+ Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: Mở hồ sơ; Thu thập, cập nhật văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
Phân định đơn vị bảo quản; Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản; Biên
mục hồ sơ.
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành
+ Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện
hành;
+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ
quan, tổ chức;
+ Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan, tổ
chức.
18
1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành
chính nhà nƣớc
1.2.1 Khái niệm
1.2.1.1. Khái niệm công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT) là
ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin, đặc biệt trong các cơ quan tổ
chức lớn.
Cụ thể, CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển
đổi, lƣu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin. Vì lý do đó, những ngƣời
làm việc trong ngành này thƣờng đƣợc gọi là các chuyên gia CNTT (IT specialist)
hoặc cố vấn quy trình doanh nghiệp (Business Process Consultant) và bộ phận của
một công ty hay đại học chuyên làm việc với CNTT thƣờng đƣợc gọi là phòng
CNTT.
Ở Việt Nam thì khái niệm CNTT đƣợc hiểu và định nghĩa trong nghị quyết
49/CP ký ngày 04/08/1993 về phát triển CNTT của chính phủ Việt Nam, nhƣ sau:
"CNTT là tập hợp các phƣơng pháp khoa học, các phƣơng tiện và công cụ kỹ thuật
hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong
mọi lĩnh vực hoạt động của con ngƣời và xã hội."
Trong hệ thống giáo dục Tây phƣơng, CNTT đã đƣợc chính thức tích hợp
vào chƣơng trình học phổ thông. Ngƣời ta đã nhanh chóng nhận ra rằng nội dung về
CNTT đã có ích cho tất cả các môn học khác. Với sự ra đời của Internet mà các kết
nối băng thông rộng tới tất cả các trƣờng học, áp dụng của kiến thức, kỹ năng và
hiểu biết về CNTT trong các môn học đã trở thành hiện thực.
1.2.1.2. Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ
quan hành chính nhà nước
Hiện nay, có nhiều cách hiểu về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại
cơ quan HCNN, đối với quan điểm của em cho rằng: Ứng dụng công nghệ thông tin
19
trong quản lý văn bản tại cơ quan HCNN là sử dụng CNTT vào công tác quản lý
văn bản ở cơ quan HCNN, nhằm nâng cao chất lƣợng hiệu quả của công tác này.
1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ
quan hành chính nhà nước
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại cơ quan HCNN là một yêu
cầu tất yếu có tính nguyên tắc, đồng thời là biện pháp có tính khả thi trong công tác
quan lý văn bản. Bởi lẽ, đó là tiền đề cho hoạt động quản lý đạt đƣợc hiệu quả cao;
giảm nhẹ đƣợc sức lao động mà lại nâng cao đƣợc năng suất lao động của cán bộ
văn thƣ; đảm bảo thông tin cho cán bộ lãnh đạo, quản lý giúp họ đƣa ra đƣợc những
quyết định chính xác, nhanh chóng và kịp thời; phản ánh xu hƣớng phát triển của
thực tiễn khách quan, phù hợp với chiến lƣợc phát triển khoa học, kỹ thuật hiện đại
hóa với đƣờng lối mà Đảng và Nhà nƣớc đã đề ra.
Thực tế hiện nay cho thấy, việc sử dụng các phƣơng pháp kỹ thuật hiện đại
còn rất hạn chế, do còn thiếu sự quan tâm đến việc trang bị công nghệ, phƣơng tiện
kỹ thuật hiện đại trong công tác văn thƣ, do sự thiếu hiểu biết về sử dụng các tính
năng của các công nghệ, trang thiết bị hiện đại, dẫn đến việc sử dụng chúng kém
hiệu quả. Cũng lẽ đó, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản phải đƣợc tiến
hành trên những nguyên tắc nhất định, đó là:
- Phải xem xét mối quan hệ giữa nhu cầu thực tế và việc trang bị các phƣơng
tiện kỹ thuật, tránh lãng phí;
- Phải tính đến khả năng, nhu cầu trang bị các phƣơng tiện đồng bộ để nâng
cao hiệu quả sử dụng;
- Hầu hết các công việc trong quy trình quản lý văn bản đều đƣợc áp dụng
các phƣơng tiện khoa học, kỹ thuật hiện đại theo hƣớng cơ khí hóa, tự động hóa.
Hiện nay, máy vi tính đã đƣợc sử dụng rộng rãi, nhiều tính năng của máy đƣợc áp
dụng cho công tác văn thƣ. Toàn bộ các công việc soạn thảo, chuyển văn bản đến
ngƣời nhận, đăng ký văn bản đi, đến, lập hồ sơ, tra cứu, cung cấp bản sao đều có thể
đƣợc tiến hành khép kín trong phòng máy vi tính.
20
1.2.3 Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại cơ quan hành chính nhà nước
Xuất phát từ vị trí, vai trò, tác động của CNTT đối với mọi mặt của đời sống
xã hội, Đảng và Nhà nƣớc ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhằm
đƣa CNTT vào đời sống, cụ thể nhƣ sau:
- Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 của Bộ Chính trị đã nhấn mạnh
đƣợc tầm quan trọng, là động lực của sự phát triển đối với việc ứng dụng CNTT của
nƣớc ta. CNTT phát triển cùng với một số ngành công nghệ cao sẽ là sự thúc đẩy
nền kinh tế, xã hội phát triển mạnh mẽ; đƣa nƣớc ta hòa nhập với các nƣớc trong
khu vực và trên thế giới; nâng cao chất lƣợng cuộc sống của nhân dân, đảm bảo
quốc phòng an ninh và tạo khả năng đi tắt đón đầu để thực hiện thành công sự
nghiệp công nghiệp hóa – hiện đại hóa trong nƣớc.
- Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005: Luật quy định
về thông điệp điện tử; chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử; giao kết và thực
hiện hợp đồng điện tử; giao dịch điện tử của cơ quan nhà nƣớc; an ninh, an toàn,
bảo vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử; giải quyết tranh chấp và xử lý vi phậm
trong giao dịch điện tử. Phạm vi điều chỉnh chủ yếu là giao dịch điện tử trong hoạt
động của các cơ quan nhà nƣớc, lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thƣơng mại.
- Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006: Trong giai
đoạn hiện nay của nƣớc ta, Luật Công nghệ thông tin là cơ sở pháp lý tạo môi
trƣờng thuận lợi cho ứng dụng và phát triển CNTT. Công nghệ thông tin có vai trò
đặc biệt quan trọng phát huy hiệu quả trong công việc, thúc đẩy sự phát triển của
nền kinh tế, định hƣớng và là hành lang pháp lý cơ bản để điều chỉnh các hoạt động
ứng dụng và phát triển CNTT.
- Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tƣớng Chính phủ
phê duyệt Chƣơng trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2016-2020. Việc ƣu tiên ứng dụng CNTT trong
quản lý hành chính tạo ra một phƣơng thức làm việc mới có sử dụng CNTT trong
các cơ quan HCNN, nâng cao hiệu quả làm việc của lãnh đạo, công chức, viên chức
21
nhà nƣớc. Nhiều cơ quan nhà nƣớc đã chuyển từ điều hành thủ công truyền thống
sang điều hành qua mạng máy tính, thiết lập đƣợc hệ thống thông tin điện tử trong
cả nƣớc, hình thành hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ, bao gồm trung tâm
tích hợp dữ liệu của các Bộ, các tỉnh, mạng cục bộ của mỗi cơ quan thuộc cơ cấu
bên trong của Bộ, tỉnh, mạng diện rộng liên kết các hệ thống tin học của Bộ, tỉnh.
Trong đó điểm hội tụ của toàn hệ thống thông tin điện tử của Chính phủ là cổng
thông tin điện tử Chính phủ đƣợc khai trƣơng và đƣa vào vận hành.
- Nghị quyết 30c/NQ-CP của Chính phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể cải
cách hành chính Nhà nƣớc giai đoạn 2011-2020 trong đó “Hoàn thiện và đẩy mạnh
hoạt động của mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Đẩy
mạnh ứng dụng CNTT - truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà
nước để đến năm 2020”; 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ
quan hành chính nhà nƣớc đƣợc thực hiện dƣới dạng điện tử trong công việc; bảo
đảm dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các
giao dịch của các cơ quan hành chính nhà nƣớc đƣợc thực hiện trên môi trƣờng điện
tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phƣơng tiện; hầu hết
các dịch vụ công đƣợc cung cấp trực tuyến trên mạng thông tin điện tử hành chính
của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ ngƣời dân và
doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phƣơng tiện khác
Nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của CNTT, ngày 30/01/2018, Thủ tƣớng
Chính phủ đã ký Quyết định 153/QĐ-TTg phê duyệt Chƣơng trình mục tiêu Công
nghệ thông tin giai đoạn 2016 - 2020. Chƣơng trình này đặt ra mục tiêu đến năm
2020, 100% các bộ, cơ quan ngang bộ, các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng có
nền tảng chia sẻ, tích hợp dùng chung; 30% hồ sơ thủ tục hành chính của các địa
phƣơng đƣợc xử lý trực tuyến tại mức độ 4; 50% Cổng thông tin điện tử các tỉnh,
thành phố đƣợc giám sát an toàn thông tin. Đặc biệt, đƣa Việt Nam ra khỏi danh
sách 20 quốc gia có tỷ lệ lây nhiễm phần mềm độc hại cao nhất thế giới.
Nhà nƣớc đề ra phƣơng hƣớng, đƣờng lối để xây dựng, phát triển và ứng
dụng vào mọi lĩnh vực trong đó có công tác văn thƣ – lƣu trữ. Để thống nhất cho
22
việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ – lƣu trữ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà
nƣớc ban hành Hƣớng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 về “Quản lý văn
bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng”.
- Về phạm vi, đối tƣợng: Hƣớng dẫn việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và
lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng, đƣợc áp dụng đối với các cơ quan nhà nƣớc, tổ
chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh
tế và đơn vị vũ trang nhân dân.
- Mục đích, yêu cầu của Hƣớng dẫn: Thống nhất nghiệp vụ quản lý văn
bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện
hành về quản lý văn bản và lập hồ sơ phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất
lƣợng TCVN ISO 9001:2008; Phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ
thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập
thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng
bộ, an toàn và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức....
Nhƣ vậy, Đảng và Nhà nƣớc ta đã nhận thấy đƣợc tầm quan trọng và tính
cấp thiết của ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ tại các cơ quan HCNN.Tất cả
các khâu của công tác văn thƣ nếu đƣợc ứng dụng tốt CNTT sẽ nâng cao đƣợc hiệu
quả, chất lƣợng hoạt động của các cơ quan nói riêng và hoạt động quản lý nói
chung. Mặt khác, nếu làm tốt việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ sẽ góp
phần tích cực vào việc ngăn ngừa tề quan liêu, giấy tờ - một thói quen cố hữu của
bộ máy hành chính nhà nƣớc ta; là một trong những biện pháp hữu hiệu làm thay
đổi căn bản phƣơng thức điều hành và hoạt động của cơ quan hành chính hƣớng tới
một nền hành chính văn minh hiện đại.
1.2.4 Quy trình quản lý văn bản trên môi trường mạng
1.2.4.1. Quy trình quản lý văn bản đi trên môi trường mạng
- Quy trình quản lý văn bản đi trên môi trƣờng mạng đƣợc xây dựng để quản
lý các văn bản đi trong cơ quan, bao gồm các chức năng chính nhƣ sau:
+ Soạn văn bản đi;
23
+ Xử lý văn bản đi theo quy trình đã thiết lập tại đơn vị: trình văn bản đi lên
lãnh đạo, duyệt văn bản đi, chuyển phát hành…;
+ Vào sổ văn bản đi.
- Là nơi cung cấp dữ liệu cho phân hệ xử lý công việc hoạt động, đồng thời
cũng là nơi nhận phản hồi để phục vụ việc tra cứu của ngƣời dùng.
* Mục tiêu hệ thống: Tổ chức lƣu trữ và sắp xếp văn bản đi một cách có hệ
thống, phục vụ cho việc tìm kiếm cập nhật văn bản dễ dàng. Trợ giúp việc tạo lập
và gửi văn bản qua mạng đến các đơn vị nội bộ và các cơ quan ngoài. Ngoài ra, mỗi
ngƣời dùng đều có thể theo dõi đƣợc công việc cụ thể của mình dựa trên những văn
bản do mình soạn thảo, ký hay theo dõi hồi báo.
1.2.4.2 Quy trình quản lý văn bản đến trên môi trường mạng
- Quy trình quản lý văn bản đến trên môi trƣờng mạng đƣợc xây dựng để
quản lý các văn bản đến trong cơ quan, bao gồm các chức năng chính nhƣ sau:
+ Tiếp nhận văn bản đến từ giấy vào hệ thống;
+ Tiếp nhận văn bản qua mạng;
+ Vào sổ văn bản đến.
- Quản lý đầy đủ và chi tiết quá trình xử lý văn bản đến của cơ quan: chuyển
xử lý, trình lãnh đạo, phân công, báo cáo kết quả thực hiện…
- Là nơi cung cấp dữ liệu cho phân hệ xử lý công việc hoạt động, đồng thời
cũng là nơi nhận phản hồi để phục vụ việc tra cứu của ngƣời dùng.
* Mục tiêu hệ thống:
- Tổ chức lƣu trữ văn bản nhận đƣợc một cách có hệ thống, dễ tìm kiếm để
xử lý;
- Trợ giúp việc nhập văn bản và hỗ trợ việc phân xử lý các văn bản theo thẩm
quyền giải quyết;
- Giúp Lãnh đạo có thể kiểm soát, kiểm tra, theo dõi quá trình luân chuyển và
tiến độ xử lý văn bản;
- Các đơn vị nội bộ, phòng ban và từng ngƣời sử dụng có thể theo dõi đƣợc
công việc cụ thể của mình.
24
1.2.5 Quy trình lập hồ sơ trong môi trường mạng
- Quy trình lập hồ sơ trong môi trƣờng mạng đƣợc xây dựng để phục vụ cho
việc tổ chức, lƣu trữ tài liệu điện tử tại các cơ quan, doanh nghiệp.
- Ngƣời dùng có thể tạo lập những Hồ sơ công việc mình mong muốn, sau đó
thu thập, lƣu trữ văn bản, tài liệu vào trong đó. Đồng thời cũng có thể loại bỏ các
văn bản ra khỏi Hồ sơ công việc.
- Thông qua môi trƣờng mạng, các thành viên trong tổ chức có thể chia sẻ
HSCV của mình cho các thành viên khác cùng sử dụng.
* Mục tiêu hệ thống: Tổ chức lƣu trữ tài liệu điện tử cho các cơ quan, đơn vị.
Giúp mỗi ngƣời sắp xếp, quản lý dữ liệu của cá nhân và đơn vị một cách đầy đủ, có
hệ thống và khoa học. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc và tra
tìm khi cần thiết.
1.3 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Theo luật Tổ chức chính quyền địa phƣơng đƣợc Quốc hội nƣớc Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 19/6/2015 quy định Cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân là Cơ quan có nhiệm vụ tham mƣu giúp Ủy ban cùng
cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng và thực hiện một số nhiệm
vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân cùng cấp theo quy định của
pháp luật, góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công
tác từ trung ƣơng đến cơ sở.
Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ
chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra
về nghiệp vụ của cơ quan quản lý nhà nƣớc về ngành, lĩnh vực cấp trên.
Việc tổ chức Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân phải đảm bảo phù
hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo và điều kiện, tình hình phát triển kinh tế
- xã hội của từng địa phƣơng; đảm bảo tinh gọn, hợp lý, thông suốt, hiệu lực, hiệu
quả trong quản lý nhà nƣớc về ngành, lĩnh vực từ trung ƣơng đến cơ sở; không
25
trùng lặp với nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan nhà nƣớc cấp trên đặt tại địa
bàn.
Theo Nghị định 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định về
tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ƣơng, thì các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh là các cơ quan HCNN cấp
tỉnh mà không phải là Ban quản lý các khu công nghiệp, Khu công nghệ cao, Khu
kinh tế và Ban quản lý có tên gọi khác thuộc UBND cấp tỉnh, Văn phòng HĐND
cấp tỉnh, các đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND cấp tỉnh và các tổ chức
thuộc cơ quan Trung ƣơng đƣợc tổ chức theo ngành dọc đặt tại địa phƣơng. Các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh bao gồm:
- Các cơ quan đƣợc tổ chức thống nhất tại các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ƣơng: Sở Nội vụ, Sở Tƣ pháp, Sở Kế hoạch và Đầu tƣ, Sở Tài chính, Sơ
Công thƣơng, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Giao thông vận tải, Sở
Xây dựng, Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Lao
động-Thƣơng binh và Xã hội, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Khoa học và
Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Y tế, Thanh tra tỉnh, Văn phòng Ủy ban
nhân dân.
- Các cơ quan đặc thù đƣợc thành lập ở một số địa phƣơng theo tiêu chí quy
định: Sở Ngoại vụ, Ban Dân tộc, Sở Quy hoạch – Kiến trúc (đƣợc thành lập ở thành
phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh) và các cơ quan chuyên môn đặc thù khác
về một số lĩnh vực đặc thù khi thật cần thiết, phù hợp với đặc điểm, tình hình phát
triển kinh tế - xã hội và đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng, nhƣ hiện
nay ở một số tỉnh, thành đã thành lập Sở Du lịch.
Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh thực hiện chức năng tham
mƣu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nƣớc về ngành, lĩnh vực ở địa phƣơng theo quy
định của pháp luật và thao phân công hoặc ủy quyền của UBND tỉnh, Chủ tịch
UBND tỉnh.
1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
1.3.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai
26
Công đoạn đầu tiên để tổ chức ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là tạo
lập hành lang pháp lý, ban hành các quy định, quy tắc thực hiện và quan trọng nhất
là lập ra kế hoạch, lộ trình thực hiện. Việc tạo lập hành lang pháp lý là nhiệm vụ bắt
buộc đối với cơ quan quản lý cấp cao nhất là chính phủ và đƣợc triển khai cụ thể về
từng tỉnh, thành phố. Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh tuy đƣợc triển khai thực hiện nhƣng luôn cần có một
khung pháp lý để có thể triển khai thực hiện thống nhất, xuyên suốt từ trung ƣơng
đến địa phƣơng. Các căn cứ pháp lý này bao gồm các quy định về cách thức triển
khai, yêu cầu đặt ra khi thực hiện, mục tiêu của việc ứng dụng CNTT trong quản lý
văn bản hƣớng đến, việc phân cấp, phân quyền cho từng cá nhân, tổ chức khi tiến
hành ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
Đối với cấp quốc gia, Chính phủ cần có hành lang pháp lý chung nhất để tạo
điều kiện cho các tỉnh, thành triển khai thực hiện tùy thuộc điều kiện địa phƣơng.
Sau đó, vai trò của UBND cấp tỉnh mang tính quyết định trong toàn bộ quá trình tổ
chức ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản. UBND tỉnh lúc này có hai nhiệm vụ:
- Thứ nhất, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật quy định các nội dung
cụ thể liên quan đến toàn bộ hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản,
những văn bản này yêu cầu có sự kết hợp giữa quy định của cấp trên và thực tiễn tại
địa phƣơng.
- Thứ hai, căn cứ vào điều kiện kinh tế - xã hội và đặc biệt là các nguồn lực
sẵn có của địa phƣơng để xây dựng kế hoạch chi tiết quá trình tổ chức ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản. Kế hoạch cần thể hiện rõ lộ trình thực hiện, nguồn lực
thực hiện, các mục tiêu cụ thể và phân công rõ trách nhiệm của từng cơ quan, đơn
vị.
Lãnh đạo ở các địa phƣơng yêu cầu, các sở, ban, ngành tăng cƣờng sử dụng
văn bản điện tử, hệ thống thƣ điện tử để trao đổi các loại văn bản trong nội bộ mỗi
cơ quan, địa phƣơng. Theo đó, việc cân nhắc yếu tố trong quá trình xác định hệ
thống chƣơng trình phần mềm ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản bao gồm:
27
- Đối với các cơ quan, địa phƣơng đã đƣợc trang bị hệ thống phần mềm quản
lý văn bản và điều hành phải sử dụng hệ thống này để trao đổi thông tin: chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo, quản lý văn bản đến, đi của cơ quan…từng bƣớc ứng dụng
thƣ điện tử công vụ và hệ thống quản lý văn bản và điều hành đến cấp xã tại các địa
phƣơng. Sử dụng phối hợp giữa hệ thống thƣ điện tử và hệ thống quản lý văn bản và
điều hành trong điều hành công việc, bảo đảm tính hiệu quả, thuận tiện; triển khai
việc số hóa các văn bản, tài liệu lƣu trữ để phục vụ tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông
tin của CB,CC,VC qua mạng.
- Tăng cƣờng sử dụng hiệu quả hệ thống thƣ điện tử công vụ, hệ thống quản
lý văn bản và điều hành để gửi, nhận văn bản hành chính giữa các cơ quan nhà
nƣớc, các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khác, tiến tới thay thế dần văn bản giấy;
khuyến khích việc trao đổi các loại hồ sơ công việc và văn bản khác giữa các cơ
quan, tổ chức qua mạng đến tất cả các cấp. Bên cạnh đó, phải thƣờng xuyên kiểm
tra, đánh giá tình hình sử dụng văn bản điện tử của CB,CC,VC trong việc nâng cao
hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính.
Nhận thức đƣợc vai trò quan trọng của CNTT trong quản lý văn bản, lãnh
đạo các cấp tại địa phƣơng có trách nhiệm gƣơng mẫu thực hiện việc quản lý, chỉ
đạo điều hành công việc qua mạng; thƣờng xuyên chỉ đạo các cá nhân, đơn vị trong
cơ quan sử dụng văn bản điện tử; ƣu tiên bố trí nguồn lực để triển khai công tác
này; chỉ đạo các cơ quan và đơn vị trực thuộc tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ
yếu qua môi trƣờng điện tử, hiện đại, hiệu quả.
1.3.2.2. Tuyên truyền, phổ biến
Việc tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản phục vụ hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều
hành trong cơ quan, đơn vị. Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng CNTT luôn
đƣợc quan tâm, chỉ đạo sát sao. Việc tuyên truyền, thực hiện ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, lồng ghép với các công việc
chuyên môn cụ thể và đã có nhiều đổi mới đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà
nƣớc, đáp ứng yêu cầu thực tế cũng nhƣ tuân thủ các quy định hiện hành.
28
Tạo điều kiện cho cán bộ chuyên trách về CNTT tại các cơ quan, đơn vị
đƣợc học tập, bồi dƣỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
Quan tâm đào tạo, bồi dƣỡng kỹ năng ứng dụng CNTT trong xử lý công việc
cho cán bộ, công chức, viên chức. Đặt biệt là Hệ thống Quản lý văn bản và Điều
hành đƣợc chú trọng nhằm tuyên truyền, phổ biến việc ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản.
1.3.2.3. Xây dựng lộ trình đảm bảo đội ngũ
Một số cơ quan, đơn vị chƣa hiểu rõ và đánh giá hết đƣợc các nội dung quan
trọng của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nên chƣa dành sự quan tâm, đầu
tƣ đúng nhƣ yêu cầu của công tác này. Nhận thức về vai trò, vị trí và tầm quan trọng
của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở một bộ phận CB,CC,VC chƣa thực sự
đầy đủ.
Để đƣa công tác này đạt đƣợc những bƣớc phát triển hơn nữa, các cơ quan,
đơn vị cần tăng cƣờng sự lãnh đạo, chỉ đạo; đề cao trách nhiệm của ngƣời đứng đầu
cơ quan đối với công tác ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản. Xây dựng đảm
bảo đội ngũ CB,CC,VC làm công tác quản lý văn bản có năng lực trình độ đáp ứng
yêu cầu công việc. Đồng thời, làm tốt công tác đào tạo bồi dƣỡng, tập huấn nâng
cao trình độ tin học cho đội ngũ cán bộ.
1.3.2.4. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật
Hạ tầng kỹ thuật là những yếu tố về kỹ thuật nhƣ máy móc, đƣờng truyền dữ
liệu, hệ thống phần mềm... nhằm đảm bảo cho quá trình ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản đƣợc liên tục, thông suốt, ổn định và tạo sự thuận lợi cho các đối tƣợng
sử dụng.
Quá trình chuẩn bị để đảm bảo hạ tầng kỹ thuật tổ chức ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản bao gồm quá trình xây dựng hệ thống máy chủ và hệ thống
máy trạm. Hiện nay có hai hình thức đầu tƣ cho hạ tầng kỹ thuật:
- Hình thức đầu tƣ phân tán: Các cơ quan hành chính tự trang bị và quản lý,
bảo dƣỡng hệ thống máy chủ và máy trạm đƣợc đặt tại trụ sở cơ quan mình. Ƣu
điểm của hệ thống này là tính thích nghi cao khi có sự thay đổi về nhân sự hay thủ
29
tục hành chính, tuy nhiên nhƣợc điểm là tốn kém chi phí đầu tƣ, vận hành, bảo
dƣỡng và thiếu tính liên kết, liên thông giữa các huyện.
- Hình thức đầu tƣ máy chủ tập trung: Với hình thức này, cơ quan quản lý
chỉ tập trung đầu tƣ vào hệ thống máy chủ và quản lý tất cả các tài khoản của các
Sở, ban, ngành. Với hình thức này, chi phí đầu tƣ, vận hành, bảo dƣỡng đều đƣợc
tiết kiệm, cùng với đó là toàn bộ dữ liệu đƣợc tập trung tại một đầu mối và chia sẻ
trong toàn tỉnh. Tuy nhiên, nhƣợc điểm lớn nhất của hình thức này là nếu máy chủ
bị tê liệt sẽ ảnh hƣởng đến toàn bộ hệ thống.
1.4 Những yếu tố ảnh hƣởng đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
1.4.1 Yếu tố chủ quan
1.4.1.1 Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật
Khoa học công nghệ và kỹ thuật phát triển sẽ giúp rất nhiều cho công tác thu
thập và xử lý thông tin nói chung, công tác văn thƣ nói riêng. Con ngƣời sẽ làm việc
năng suất, hiệu quả hơn, quá trình hiện đại hóa cũng thực tiễn, khả thi hơn khi
CB,CC,VC đƣợc trang bị đầy đủ các phƣơng tiện làm việc hiện đại nhƣ: máy vi tính
kết nối internet cáp quang, điện thoại, máy photo...
Ở một số cơ quan, tổ chức, họ đề ra tiêu chí phải phải áp dụng CNTT trong
công tác văn thƣ, trong khi đó, lại không có sự quan tâm, đầu tƣ trang thiết bị, kỹ
thuật hiện đại. Máy móc cũ kỹ, lỗi thời, hỏng hóc. thực sự là bƣớc cản lớn với việc
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản cũng nhƣ trong công tác văn thƣ.
1.4.1.2 Trình độ của cán bộ, công chức, viên chức
Cán bộ, công chức có vai trò rất quan trọng trong việc hoạch định, triển khai
và tổ chức thực hiện chính sách của Đảng, Nhà nƣớc; quyết định sự thành công hay
thất bại của đƣờng lối, chính sách do cơ quan, tổ chức vạch ra. Đội ngũ cán bộ,
công chức trực tiếp thực thi các chính sách, kế hoạch của cơ quan, tổ chức; các mục
tiêu quốc gia; thực hiện các giao tiếp (trao đổi, tiếp nhận thông tin,...) giữa các cơ
quan nhà nƣớc với nhau và với doanh nghiệp và ngƣời dân.
30
Trình độ của CB,CC,VC luôn là yếu tố quyết định trực tiếp tới năng suất,
chất lƣợng công việc. Cho dù phƣơng tiện, thiết bị có hiện đại đến đâu nhƣng nếu
con ngƣời không biết khai thác, sử dụng một cách hợp lý, khoa học vào công việc
của mình, thì các phƣơng tiện đó cũng trở thành vô ích.
Ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì sự quyết tâm đổi mới, lòng nhiệt
tình, tâm huyết với nghề của CB,CC,VC cũng là nguồn hỗ trợ lớn đối với quá trình
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
1.4.2 Yếu tố khách quan
1.4.2.1 Môi trường pháp lý, chính sách về ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản
Môi trƣờng pháp lý, chính sách về ứng dụng công nghệ thông tin là hệ thống
văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, các chính sách về ứng dụng công
nghệ thông tin trong cơ quan hành chính nhà nƣớc. Đây là một hệ thống văn bản từ
trung ƣơng đến địa phƣơng định hƣớng cũng nhƣ hƣớng dẫn cho các bộ ngành, địa
phƣơng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong đó có quản lý văn bản.
Việc quy định không đầy đủ hoặc quy định thiếu sót các nội dung liên quan
đến ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến công tác
triển khai thực hiện, gây khó khăn, thậm chí là lãng phí trong quá trình triển khai. Ở
chiều hƣớng ngƣợc lại, các văn bản, chính sách đƣợc ban hành ồ ạt, thiếu nhất quán
hoặc không đảm bảo chất lƣợng cũng có thể gây lãnh phí, thiếu hiệu quả khi triển
khai thực tế.
Nhƣ vậy, hệ thống thể chế, văn bản quy định cần đảm bảo tính đầy đủ, chính
xác, phù hợp với thực tế để đảm bảo quá trình triển khai sẽ đạt đƣợc hiệu quả tốt
nhất đề ra.
1.4.2.1 Môi trường làm việc
Môi trƣờng làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lý làm việc của các
cán bộ, công nhân viên. Môi trƣờng làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lý, khoa
học phòng làm việc cũng nhƣ phƣơng tiện, trang thiết bị trong phòng, phòng làm
việc, để đảm bảo phát huy hiệu quả vai trò của các trang thiết bị đó. Đồng thời,
31
phòng làm việc văn thƣ cũng cần đảm bảo các yếu tố sau:
- Thông thoáng: phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là nhiệt
độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp, không làm ảnh hƣởng tới sức
khỏe của con ngƣời, hạn chế năng suất, chất lƣợng công việc. Hơn nữa, phòng văn
thƣ thƣờng liên quan đến nhiều tài liệu, hồ sơ, giấy tờ... Nếu phòng làm việc không
đảm bảo thông thoáng, sẽ khó khăn trong việc xử lý, cũng nhƣ bảo quản tài liệu
trong công việc.
- Tiếng ồn: đây là nhân tố ảnh hƣởng đến tinh thần và sự tập trung của
ngƣời làm việc.
- Màu sắc: màu sắc phòng làm việc cũng quyết định đến việc có tạo cảm
giác thoải mái làm việc hay không đối với nhân viên.
- Ánh sáng: đây là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức khỏe,
mà còn tác động đến tâm sinh lý của ngƣời làm việc.
1.5 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại một
số tỉnh
1.5.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại tỉnh
Cao Bằng
Qua kết quả báo cáo của Sở Thông tin và Truyền thông Cao Bằng 17 đơn vị
trên địa bàn tỉnh cho thấy tỉ lệ , CB,CC,VC đã đƣợc đào tạo sử dụng phần mềm
quản lý văn bản và điều hành đạt khoảng 71%; 35% cơ quan, đơn vị phân công cán
bộ quản trị phần mềm; 71% cơ quan, đơn vị ban hành quy định về quy trình trao
đổi, lƣu trữ, xử lý văn bản điện tử trong nội bộ theo theo chỉ thị số 14/CT-UBND
của UBND tỉnh; 14/17 cơ quan, đơn vị thực hiện gửi/ nhận văn bản điện tử trong
nội bộ; 81% lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phân văn bản qua hệ thống quản lý văn
bản và điều hành; 70% CB,CC,VC sử dụng, gửi/nhận văn bản điện tử qua hệ thống
quản lý văn bản và điều hành; 44% số văn bản đến đƣợc số hóa và gửi/nhận qua hệ
thống trong nội bộ; 27% văn bản điện tử đi đƣợc gửi trong nội bộ cơ quan;…
Việc vận hành hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải đƣợc chú trọng và
sử dụng thƣờng xuyên để trao đổi thông tin nhƣ thông tin chỉ đạo, điều hành của
32
lãnh đạo đơn vị, lịch công tác, chƣơng trình, công văn, các văn bản mới, giải quyết
công việc và xử lý văn bản...Sử dụng, phối hợp giữa hệ thống thƣ điện tử, hệ thống
quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp để đảm bảo hiệu quả, thuận lợi.
Các cấp lãnh đạo thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn bản điện
tử của CB,CC,VC. Qua đó, rút kinh nghiệm và có biện pháp khuyến khích hoặc
chấn chỉnh để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đã đề ra.
Việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc
eOffice của các đơn vị nhằm đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành, nâng cao trách nhiệm, kỹ năng sử dụng vi
tính của đội ngũ CB,CC,VC trong các đơn vị. Qua đó tạo ra phƣơng thức làm việc
mới, tiết kiệm thời gian, giảm thiểu việc sử dụng văn bản giấy, giảm thời gian xử lý
công việc, đồng thời là công cụ để kiểm tra, giám sát quá trình thực thi công việc
một cách nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, góp phần đẩy mạnh cải cách hành
chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị trên địa bàn tỉnh.
1.5.2 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
tỉnh Thành phố Hồ Chí Minh
Thành phố Hồ Chí Minh là đơn vị đi đầu trong áp dụng công nghệ thông tin
vào xử lý công việc văn phòng các cấp. Khi đƣa vào triển khai phần mềm quản lý
văn thƣ, lƣu trữ tài liệu và điều hành công việc CloudOffice, mô hình này đã nhanh
chóng phát triển rộng khắp giúp công việc hành chính trở nên năng suất và hiệu quả
hơn cách làm truyền thống.
Thay vì thực hiện công việc ở các cấp hoàn toàn bằng phƣơng pháp truyền
thống, phần mềm quản lý văn thƣ, lƣu trữ tài liệu và điều hành công việc
CloudOffice giúp rút ngắn thời gian thực hiện và xóa đi khoảng cách địa lý. Từ đó
giúp tiết kiệm đƣợc chi phí không nhỏ vào ngân sách nhà nƣớc để tăng lƣơng hay
thực hiện thêm nhiều chế độ phúc lợi cho ngƣời dân.
Từ năm 2010, lãnh đạo TP. Hồ Chí Minh đã đƣa ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản vào áp dụng ở cấp Thành phố và nhanh chóng lan rộng xuống các cấp
phía dƣới. Văn phòng điện tử góp phần lớn trong việc tiết kiệm thời gian làm việc
33
và chi phí cho ngân sách nhà nƣớc. Thành phố đã xây dựng đƣợc hệ thống quản lý
văn bản và hồ sơ công việc đƣợc triển khai kết nối từ Văn phòng UBND Thành phố
và các sở, ban ngành, quận, huyện, các tổng công ty. Cụ thể, hệ thống liên thông
văn bản điện tử của Thành phố đã triển khai tới 177 đơn vị và liên thông hơn
500.000 văn bản điện tử. Bên cạnh đó, hệ thống lịch công tác, thƣ mời họp còn
đƣợc thông qua SMS, Email, Smartphone, hệ thống họp trực tuyến đƣợc bảo mật
cao…
Phần mềm CloudOffice cho phép tất cả thành viên trong hệ thống kết nối với
nhau mọi lúc mọi nơi với các thiết bị thông minh nhƣ smartphone, máy tính bảng,
máy tính. Mọi dữ liệu, thông tin công việc cần xử lý cũng đƣợc hệ thống cập nhật
thƣờng xuyên. Chính vì vậy, việc vận hành bộ máy hành chính sẽ trở nên đơn giản
hơn nhiều.
Các phòng ban không cần phải di chuyển nhiều cho thao tác đƣa đơn trình ký
cấp trên hay tìm kiếm tài liệu giấy mất hàng giờ nhƣ trƣớc đây. Tất cả mọi công
đoạn này đều thực hiện trên Phần mềm CloudOffice.
Việc triển khai phần mềm quản lý văn thƣ, lƣu trữ tài liệu và điều hành công
việc CloudOffice đã tiết kiệm hàng trăm triệu đồng tới hàng tỷ đồng mỗi năm so với
hình thức văn phòng giấy tờ truyền thống. Không còn nhiều giấy tờ phải in ấn, bớt
nhiều thƣ tín phải chuyển phát nhanh, bớt đi công tác phí cho những đợt công tác
ngắn và dài ngày, mở rộng thêm nhiều chi nhánh mà không mất nhiều phí đi lại…
Nhờ có một cơ sở hạ tầng CNTT ổn định, an toàn cũng nhƣ có quy chế làm việc
phù hợp với những yêu cầu mới, TP. Hồ chí Minh đã đạt đƣợc mục tiêu giảm báo
cáo, giấy tờ hành chính.
1.5.3 Bài học kinh nghiệm cho tỉnh Đắk Lắk
Một là, tập trung xây dựng mô hình chính quyền điện tử hay cấu trúc thông
tin, phải lấy yêu cầu và kết quả cải cách thủ tục hành chính làm thƣớc đo mức độ
hiệu quả của ứng dụng CNTT, giúp cơ quan nhà nƣớc nhanh chóng hình thành danh
mục, lộ trình đầu tƣ và cách thức theo dõi, đánh giá mức độ sẵn sàng về chính
quyền, cơ quan điện tử trong việc phục vụ ngƣời dân, doanh nghiệp.
34
Hai là, quan tâm đến các dự án đầu tƣ về hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng thông tin
và nền tảng phát triển, triển khai ứng dụng, cơ sở dữ liệu.
Ba là, triển khai ứng dụng CNTT trong phạm vi nội bộ của cơ quan nhà nƣớc
cũng phải tuân thủ nguyên tắc thí điểm trƣớc, sau đó đánh giá, xem xét và rút kinh
nghiệm mở rộng.
Bốn là, đối với các dự án đầu tƣ hệ thống thông tin có phạm vi triển khai
rộng, quy mô đầu tƣ lớn, độ phức tạp cao, các chủ đầu tƣ cần quan tâm: Điều tra,
khảo sát tình hình, kinh nghiệm triển khai trong và ngoài nƣớc để học tập, rút kinh
nghiệm. Tuy nhiên, không vì thế mà không triển khai các hệ thống thông tin trọng
điểm, chƣa ở đâu triển khai, có thể lựa chọn cách làm nhƣ bài học số ba nêu trên.
Nghiên cứu, đề xuất và trình ngƣời có thẩm quyền ban hành các cơ chế, chính sách
liên quan để đảm bảo tính khả thi trong quá trình xây dựng, triển khai và tính hiệu
quả khi đƣa hệ thống thông tin vào khai thác, sử dụng. Đề xuất cơ chế, chính sách
này phải thực hiện ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tƣ của dự án.
Năm là, đối với dự án đầu tƣ, tập trung làm rõ bối cảnh hình thành, tính cấp
thiết, mục tiêu của dự án; yêu cầu kỹ thuật, thiết kế sơ bộ và đánh giá tác động của
hệ thống thông tin để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả trong và sau dự án đầu tƣ.
Đồng thời, dựa trên các chỉ tiêu đƣợc đề xuất trong phần đánh giá tác động để định
kỳ, thƣờng xuyên theo dõi, giám sát và kiểm soát chất lƣợng của hệ thống thông tin
trong suốt quá trình xây dựng, triển khai đảm bảo tuân thủ các quy định về kiểm
soát chất lƣợng, kiểm thử chất lƣợng.
Sáu là, các dự án đầu tƣ ứng dụng CNTT nói chung có đặc điểm gồm nhiều
bên (đơn vị) cùng tham gia, có chi phí ban đầu rất lớn, nhƣng khó thu đƣợc lợi ích
trực tiếp nên độ rủi ro cao và tập trung vào nhóm yếu tố công nghệ, cơ chế chính
sách liên quan đến nghiệp vụ, tổ chức và nguồn nhân lực. Trong đó, nhóm yếu tố tổ
chức và nguồn nhân lực đƣợc xem là có mức độ ảnh hƣởng đặc biệt quan trọng. Do
đó, trong dự án đầu tƣ phải quan tâm đến các giải pháp truyền thông và đào tạo.
35
Để việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản thực sự mang lại
hiệu quả nhƣ kỳ vọng, bên cạnh việc đầu tƣ máy móc, phần mềm quản lý, tỉnh Đắk
Lắk cần chú trọng đào tạo, bồi dƣỡng kỹ năng, nghiệp vụ CNTT cho CB,CC,VC.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1
Chƣơng 1 đã trình bày tổng quan về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
trong đó nêu ra các khái nhiệm có liên quan đến ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản nhƣ văn bản, văn bản quản lý, công nghệ thông tin, ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản tại cơ quan HCNN... Tiếp theo, Chƣơng 1 cung cấp các nội dung về quản
lý văn bản cũng nhƣ sự cần thiết ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại cơ quan
HCNN, các yếu tố ảnh hƣởng đến hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
tại cơ quan HCNN. Phần cuối Chƣơng I trình bày kinh nghiệm trong quản lý văn
bản của một số tỉnh thành tại Việt Nam.
36
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
2.1 Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế, văn hóa - xã hội tỉnh Đắk Lắk
2.1.1 Đặc điểm tự nhiên của tỉnh Đắk Lắk
Đắk Lắk là một tỉnh nằm ở khu vực Tây Nguyên, có vị trí chiến lƣợc quan
trọng về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh. Phía Bắc giáp tỉnh Gia Lai; phía
Nam giáp tỉnh Lâm Đồng; phía Đông giáp tỉnh Phú Yên và Khánh Hòa; phía Tây Nam giáp tỉnh Đắk Nông. Diện tích tự nhiên là 13.125 km2, có đƣờng biên giới dài
73km giáp với tỉnh Mondunkiri (Vƣơng quốc Campuchia), trong đó có 34 km
đƣờng biên giới trên đất liền và 39 km đƣờng biên giới chạy theo sông suối, đi qua
địa giới hành chính của 4 xã thuộc 2 huyện biên giới là Ea Súp và Buôn Đôn. Dân
số hơn 1,8 triệu ngƣời, gồm 47 dân tộc anh em cùng sinh sống, trong đó đồng bào
dân tộc thiểu số chiếm 33% (dân tộc thiểu số tại chỗ chiếm khoảng 22%). Là tỉnh có
những bản sắc văn hóa rất đặc biệt, độc đáo, phong phú và đa dạng. Đặc biệt, văn
hóa cồng chiêng đã đƣợc UNESCO công nhận là di sản văn hóa của nhân loại (cùng
cồng chiêng các tỉnh Tây Nguyên).
2.1.2 Đặc điểm về kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Đắk Lắk
2.1.2.1 Về kinh tế
Những năm qua có nhiều chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc ƣu
tiên tập trung phát triển vùng Tây Nguyên trong đó có tỉnh Đắk Lắk nên tình hình
KT-XH của tỉnh phát triển khá, đời sống ngƣời dân đƣợc cải thiện hơn nhiều so với
trƣớc. Trình độ và năng lực chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức các cấp
ngày càng đƣợc nâng cao, đáp ứng tốt yêu cầu đổi mới và phát triển của địa phƣơng
trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc hiện nay.
Theo tổng hợp của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI),
Đắk Lắk là một trong các địa phƣơng có sự cải thiện đáng kể về chỉ số năng lực
37
cạnh tranh (PCI). Chỉ số PCI của tỉnh năm 2011 chỉ đƣợc 53,46 điểm, giảm 20 bậc
so với năm 2010 và đứng thứ 58/63 tỉnh thành. Tuy nhiên, những năm sau đó chỉ số
này liên tục tăng lên và đến năm 2015 đƣợc 59 điểm, đứng thứ 23/63 tỉnh thành trên
cả nƣớc, đứng thứ hai trong vùng Tây Nguyên sau Lâm Đồng. Với vị trí này, Đắk
Lắk đƣợc xếp vào nhóm các địa phƣơng có chỉ số PCI khá của cả nƣớc. Báo cáo
PCI năm 2015 cho thấy nhiều tín hiệu lạc quan về môi trƣờng kinh doanh, niềm tin
của doanh nghiệp về triển vọng kinh doanh trong hai năm tới đã đƣợc phục hồi
trong 5 năm trở lại đây. Trong giai đoạn 2011 - 2015, tốc độ tăng trƣởng kinh tế của
tỉnh Đắk Lắk đạt 14,1%/năm. Cơ cấu kinh tế (theo giá hiện hành) tiếp tục chuyển
dịch tiến bộ, giảm dần tỷ trọng khu vực nông nghiệp, tăng dần tỷ trọng khu vực phi
nông nghiệp. “Năm 2015, ƣớc tỷ trọng nông, lâm nghiệp và thuỷ sản chiếm 40,8%,
công nghiệp - xây dựng chiếm 15,4%, dịch vụ chiếm 43,8%”. Cơ cấu hàng xuất
khẩu đã qua chế biến còn chiếm tỷ lệ thấp trong tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu.
Nhìn chung, tăng trƣởng và chuyển dịch cơ cấu kinh tế chậm so với giai đoạn trƣớc.
Nền kinh tế vẫn còn phụ thuộc nhiều vào sản xuất nông nghiệp trong khi phƣơng
thức sản xuất còn khá giản đơn.
Công nghiệp - xây dựng vẫn duy trì đƣợc tốc độ tăng trƣởng cao và lớn dần
về quy mô, cơ cấu trong nội bộ ngành công nghiệp - xây dựng giữ ổn định. Giá trị
sản xuất ngành công nghiệp năm 201 ƣớc đạt 5.043 tỷ đồng, tăng 1,3 lần so với năm
2010. Giá trị sản xuất ngành xây dựng năm 2015 ƣớc đạt 2.697 tỷ đồng, tăng bình
quân 6,6 % năm.
Đảng bộ tỉnh Đắk Lắk có 22 đảng bộ trực thuộc, trong đó 15 đảng bộ huyện,
thị xã, thành phố; 02 đảng bộ khối; 04 đảng bộ lực lƣợng vũ trang và 01 Đảng bộ cơ
sở Trƣờng Đại học Tây Nguyên; tổng số đảng viên toàn tỉnh là hơn 64.000 đảng
viên.
Toàn tỉnh có 184 xã, phƣờng, thị trấn (152 xã, 20 phƣờng, 12 thị trấn), với
2.466 thôn, buôn, tổ dân phố (1.536 thôn, 610 buôn, 320 tổ dân phố). Trên địa bàn
tỉnh có 4 tôn giáo lớn (Thiên chúa giáo, Phật giáo, Tin lành và Cao đài) với số
lƣợng tín đồ chiếm khoảng 25% dân số toàn tỉnh.
38
2.1.2.2 Về xã hội
Dân số trung bình đến hết năm 2016 khoảng 1,856 triệu ngƣời; tốc độ tăng
dân số tự nhiên 1,17%, tỷ suất sinh hàng năm giảm bình quân đƣợc 0,6%. Có
khoảng 1.076 ngàn lao động, chiếm 58% dân số của tỉnh, tăng khoảng 133,6 ngàn
lao động so với năm 2010.
Chất lƣợng Giáo dục và Đào tạo đƣợc nâng cao toàn diện. Tỉnh đã giữ vững
kết quả phổ cập trung học cơ sở, coi trọng giáo dục nhân cách, đạo đức, lối sống
cho học sinh, sinh viên, chú trọng giáo dục trong khu vực đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa.
Công tác chăm lo đời sống, thực hiện các chính sách xã hội đƣợc quan tâm
thƣờng xuyên và đạt nhiều kết quả mới. Đời sống kinh tế, văn hóa xã hội của nhân
dân đƣợc nâng lên rõ nét, tỷ lệ hộ nghèo giảm đạt đƣợc kế hoạch đề ra, đến cuối
năm 2016 tỷ lệ hộ nghèo toàn tỉnh còn 7,02 - 7,52%.
Nhìn chung tình hình văn hóa - xã hội tỉnh luôn giữ đƣợc ổn định và có nhiều
chuyển biến tích cực. Để đạt đƣợc những kết quả đó, ban lãnh đạo tỉnh đã luôn có
những cố gắng trong hoạt động quản lý nói chung và quản lý ngân sách nói riêng
nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và góp phần nâng cao đời sống vật chất và tinh
thần cho nhân dân tại địa phƣơng.
Bên cạnh những thuận lợi, tỉnh Đắk Lắk vẫn còn nhiều khó khăn, tình hình
an ninh chính trị trên địa bàn vẫn còn phức tạp. Đời sống của một bộ phận nhân dân
của tỉnh còn nhiều khó khăn, tỷ lệ giàu nghèo còn cao, trình độ dân trí không đồng
đều, việc chỉ đạo phát triển kinh tế hiệu quả chƣa cao.
Từ sau ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng, Đảng và nhà nƣớc luôn quan
tâm đến việc đầu tƣ xây dựng, phát triển mọi mặt cho Tây Nguyên nói chung, Đắk
Lắk nói riêng. Vì vậy, kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh của tỉnh đã đạt đạt
đƣợc những thành tựu quan trọng. Đến nay, sau 30 năm đổi mới, kinh tế - xã hội
Đắk Lắk đã có bƣớc phát triển khá, bƣớc đầu phát huy có hiệu quả tiềm năng, lợi
thế, mở rộng sản xuất hàng hóa, tạo đƣợc tốc độ tăng trƣởng kinh tế khá cao. Hiện
nay, nền kinh tế của tỉnh, với nhiều sản phẩm nông sản chủ yếu phục vụ xuất khẩu
39
nhƣ cà phê, cao su, hồ tiêu, điều, ca cao, mật ong... Giá trị tổng sản phẩm trên địa
bàn bình quân đạt 8%/năm; thu nhập bình quân đầu ngƣời đạt 34,9 triệu đồng; công
nghiệp - xây dựng tiếp tục phát triển, hạ tầng kinh tế - xã hội từng bƣớc đƣợc cải
thiện, tốc độ tăng trƣởng bình quân 10,6%/năm. Văn hóa - xã hội, khoa học - công
nghệ có bƣớc tiến mới; an sinh xã hội cơ bản đƣợc bảo đảm; tỷ lệ hộ nghèo đến
cuối năm 2015 còn 7,5% (giảm 14,29% so với năm 2010). Quốc phòng, an ninh
đƣợc bảo đảm; hệ thống chính trị ngày càng đƣợc củng cố, kiện toàn.
2.1.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ
quan HCNN ở tỉnh, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật, các văn bản
của Chính phủ và các Nghị quyết của HĐND tỉnh.
Pháp luật quy định cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn của UBND tỉnh trong quản lý
HCNN và trong mối quan hệ với HĐND dƣới sự quản lý tập trung, thống nhất của
Chính phủ, theo hệ thống hành chính 4 cấp…
Tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk bao gồm: Văn
phòng UBND tỉnh; Sở Nội vụ; Sở Tƣ pháp; Sở Kế hoạch và Đầu tƣ; Sở Tài chính;
Sở Công Thƣơng; Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; Sở Giao thông vận tải;
Sở Xây dựng; Sở Tài nguyên và Môi trƣờng; Sở Thông tin và Truyền thông; Sở
Lao động, Thƣơng binh và Xã hội; Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch; Sở Khoa học
và Công nghệ; Sở Giáo dục và Đào tạo; Sở Y tế; Thanh tra tỉnh; Sở Ngoại vụ; Ban
Dân tộc.
2.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
2.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh đạo UBND tỉnh
và lãnh đạo Sở
Năm 2014, UBND tỉnh chỉ đạo các Sở, ban, ngành, UBND các huyện (có
trang bị phần mềm) tăng cƣờng sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành
trong công việc, góp phần giảm đáng kể về giấy tờ, tiết kiệm chi hành chính và
nâng cao hiệu quả xử lý công việc trên hệ thống mạng nội bộ cơ quan. Sở Thông tin
40
và Truyền thông (cơ quan chuyên môn triển khai phần mềm) đã hợp tác với Viễn
thông Đắk Lắk để nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm quản lý văn bản điều hành theo
tiêu chuẩn quy định, đảm bảo các điều kiện để triển khai sử dụng chung cho toàn
tỉnh.
Thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về
Chính phủ điện tử, Quyết định số 1819/QĐ-TTg này 26/10/2015 của Thủ tƣớng
Chính phủ Phê duyệt Chƣơng trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động
của cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2016 – 2020, Nghị quyết số 181/2015/NQ-HĐND
của Hội đồng nhân dân tỉnh Khóa VIII, Kỳ họp lần thứ 11 thông qua ngày
03/12/2015 về ứng dụng và phát triển CNTT tỉnh Đắk Lắk giai đoạn 2016 – 2020.
Xây dựng, trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1881/QĐ-UBND ngày
30/6/2016 về việc phê duyệt Kế hoạch phát triển và ứng dụng CNTT xây dựng
Chính quyền điện tử tỉnh Đắk Lắk giai đoạn 2016-2020, Quyết định số 1429/QĐ-
UBND ngày 23/5/2016 về việc phê duyệt Kế hoạch xây dựng Kiến trúc Chính
quyền điện tử tỉnh Đắk Lắk và Công văn 8567/UBND-KGVX ngày 25/10/2016 về
việc tăng cƣờng ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính.
Ngày 08/11/2017 UBND tỉnh có Công văn số 8884/UBND-KGVX chỉ đạo
việc chính thức gửi, nhận văn bản điện tử 4 cấp chính quyền qua hệ thống Quản lý
văn bản và Điều hành.
Thực hiện Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/8/2017 của UBND tỉnh, trong
năm 2018 các cơ quan đơn vị đã thực hiện tốt việc gửi, nhận văn bản điện tử.
Hàng năm, UBND tỉnh và cơ quan HCNN đều ban hành Kế hoạch ứng dụng
CNTT cụ thể cho từng đơn vị, trong đó việc ứng dụng CNTT trong hoạt động nội
bộ cơ quan, cũng nhƣ việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đƣợc đặt lên
hàng đầu.
2.2.2 Về tuyên truyền, phổ biến
Công tác chỉ đạo, điều hành ứng dụng CNTT luôn đƣợc Lãnh đạo tỉnh quan
tâm, chỉ đạo sát sao. Việc tổ chức phổ biến, tuyên truyền sâu rộng nội dung các
chính sách về ứng dụng CNTT đến từng CB,CC,VC của các cơ quan, đơn vị, địa
41
phƣơng và các tầng lớp nhân dân. Nêu cao vai trò, vị trí của công nghệ thông tin
trong tiến trình phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.
Việc tuyên truyền, phổ biến ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đƣợc
thực hiện thƣờng xuyên, lồng ghép với các công việc chuyên môn cụ thể và đã có
nhiều đổi mới đảm bảo hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nƣớc, đáp ứng yêu cầu thực
tế cũng nhƣ tuân thủ các quy định hiện hành.
Đồng thời, chú trọng đến việc tổ chức các khóa bồi dƣỡng về CNTT cho
CB,CC,VC trong các cơ quan HCNN của tỉnh nhƣ: Tổ chức giới thiệu và hƣớng
dẫn sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Hƣớng dẫn kỹ năng sử dụng
máy tính…; Tổ chức các hội nghị, hội thảo nâng cao nhận thức cho CB,CC,VC về
ứng dụng CNTT trong quản lý, điều hành, kiểm tra, đánh giá.
2.2.3 Về hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin
Hạ tầng kỹ thuật CNTT
2. Kết nối mạng Internet
5.Phòng máy chủ/Máy chủ
3. Cài phần mềm diệt và phòng chống Virus
4. Mạng cục bộ - (LAN Local Area Network)
1. Trang bị máy tính (bao gồm máy tính để bàn, xách tay, máy tính bảng)
TT
Tên cơ quan
Máy chủ
Phòn g máy chủ
Tỷ lệ máy tính/ CBC CVC
Tỷ lệ đơn vị có mạng LAN
Tỷ lệ máy tính được cài đặt
Tổng số đơn vị có mạng LAN
Tổng số máy tính được cài đặt
Tổng số máy tính tại các cơ quan
Tỷ lệ máy tính có kết nối internet băng thông rộng
Tổng máy tính có kết nối Internet băng thông rộng xDSL
1
259
100%
259
100%
19
100%
1
0
Bảng 2.1. Hạ tầng kỹ thuật CNTT tại các cơ quan chuyên môn
259
100%
Sở NN và PTNT
2
229
69%
183
80%
10
100%
1
0
226
99%
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
3
586
90%
293
50%
7
100%
0
1
586
100%
Sở Tài nguyên và Môi trƣờng
42
1
Sở Y tế
52
100%
52
100%
100%
0
6
4
100%
52
0
22
100%
22
100%
100%
0
1
5
100%
22
Ban Dân tộc
tra
0
43
100%
43
100%
100%
1
1
6
43
100%
Thanh tỉnh
0
128
90%
128
100%
100%
0
3
7
128
100%
Sở Công thƣơng
1
89
100%
70
79%
5
100%
0
8
89
100%
Sở Khoa và học Công nghệ
1
9
Sở Tƣ pháp
112
100%
112
100%
12
100%
0
112
100%
Lao -
0
10
151
50%
151
100%
151
100%
1
151
100%
Sở động Thƣơng binh và Xã hội
Xây
1
101
100%
95
94%
100%
0
2
11
94%
95
Sở dựng
0
12 Sở Nội vụ
92
100%
92
100%
100%
1
9
92%
85
Tài
1
74
100%
74
100%
100%
0
1
13
100%
74
Sở chính
1
67
100%
63
100%
2
100%
0
14
67
100%
Kế và
Sở hoạch Đầu tƣ
0
70
100%
74
100%
1
100%
1
15
54
100%
Sở Giáo dục và Đào tạo
0
67
100%
67
100%
1
100%
1
16
67
100%
Sở Giao thông Vận tải
0
30
100%
23
77%
2
100%
0
17
30
100%
Sở Ngoại vụ
1
66
100%
66
100%
2
100%
0
18
66
100%
Sở Thông và tin Truyền thông
0
19
86
100%
86
100%
1
100%
1
86
100%
VP UBND tỉnh
(Nguồn Sở Thông tin và Truyền thông-2018)
Qua bảng trên ta thấy tỷ lệ máy tính/CB,CC,VC, tỷ máy tính kết nối nội bộ
và kết nối internet chiếm tỷ lệ cao thể hiện nhƣ sau: Số lƣợng máy tính 2324
máy/2568 CB,CC,VC đạt 90,5% cao so với tỷ lệ trung bình toàn quốc so với tỷ lệ
trung bình toàn quốc máy tính/CB,CC,VC trong các CQNN là 31%, tỷ lệ số máy có
43
kết nối nội bộ đạt tỷ lệ cao là 100% và tỷ lệ máy tính có kết nối Interner băng thông
rộng là 98,6% so với tỷ lệ trung bình toàn quốc máy tính kết nối Internet băng rộng
trong các CQNN là 73,5%.
Xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành là nguồn lực cơ bản khi nói đến các
giai đoạn ứng dụng CNTT trong các cơ quan, tổ chức. Việc chuẩn hóa dữ liệu là
vấn đề lớn, là nguyên nhân chính làm giảm các chi phí giao dịch khi sử dụng lại các
thông tin qua hệ thống này. Đây cũng chính là điểm mạnh của ứng dụng CNTT,
giúp cho nhiều đối tƣợng, nhiều hoạt động đƣợc triển khai trên cùng một hạ tầng
nền, tránh chồng chéo, mâu thuẫn, tăng thêm sự minh bạch và tin tƣởng lẫn nhau
trong hệ thống cán bộ chính phủ. Việc chuẩn hoá dữ liệu không dựa vào tiêu chí nội
bộ của từng cơ quan, mà phải dựa vào chuẩn đã đƣợc nhất trí giữa các cơ quan và
cơ quan sở hữu dự liệu buộc phải tuân theo để các chuẩn hoá dữ liệu này để dữ liệu
trở thành tài nguyên chung cho nhiều cơ quan khác cùng sử dụng.
2.2.4 Về nhân lực công tác quản lý văn bản
Để việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản đƣợc hiệu quả
không chỉ ở cơ sở vật chất mà yếu tố đội ngũ nhân sự rất quan trọng. Bởi lẽ, dù cơ
quan trang bị cơ sở vật chất hiện đại mà ngƣời sử dụng chính không biết sử dụng,
quản lý thì sẽ dẫn tới công việc trì trệ, lãng phí nguồn tài nguyên.
Nhận thức đƣợc vấn đề này, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk
Lắk đã tuyển dụng và sử dụng các công chức, viên chức văn thƣ có kinh nghiêm lâu
năm về chuyên môn nghiệp vụ về văn thƣ – lƣu trữ. Cho nên, các công chức, viên
chức văn thƣ giải quyết nhanh chóng công việc đƣợc giao và hoàn thành công việc
dựa trên kiến thức của mình.
44
Bảng 2.2 Nguồn nhân lực quản lý văn bản của các cơ quan chuyên môn
Nguồn nhân lực
Phạm vi đánh giá ƢD CNTT
STT
Tên cơ quan
Tổng số cán bộ, công chức, viên chức
Tổng số đơn vị thuộc, trực thuộc
Tổng số CB,CC,VV bố trí làm công tác văn thư
10
Sở Nông nghiệp và PTNT
19
1
257
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
2
9
331
7
Sở Tài nguyên và Môi trƣờng
3
6
651
4
4
Sở Y tế
6
52
4
5
Ban Dân tộc
5
22
3
6
Thanh tra tỉnh
1
43
1
7
Sở Công thƣơng
3
142
5
8
Sở Khoa học và Công nghệ
4
60
5
9
Sở Tƣ pháp
6
95
6
10
6
304
5
Sở Lao động - Thƣơng binh và Xã hội
11 Sở Xây dựng
1
101
3
12 Sở Nội vụ
9
92
5
13 Sở Tài chính
1
65
3
14 Sở Kế hoạch và Đầu tƣ
2
63
4
15 Sở Giáo dục và Đào tạo
1
54
1
16 Sở Giao Thông vận tải
1
57
1
17 Sở Ngoại vụ
2
30
2
18 Sở Thông tin và Truyền thông
2
66
3
19 Văn phòng UBND tỉnh
1
83
5
(Nguồn Chi cục Văn thư – Lưu trữ, 2017)
Đối với công tác quản lý văn bản, không chỉ có công chức, viên chức làm
công tác văn thƣ mà các CB,CC,VC của các cơ quan HCNN thuộc UBND tỉnh cũng
phải tham gia vào công tác quản lý văn bản này nên đều phải có trình độ chuyên
môn và chứng chỉ tin học văn phòng, sử dụng thành thạo phần mềm soạn thảo và
45
đƣợc bồi dƣỡng đào tạo sử dụng chƣơng trình hỗ trợ công tác văn thƣ. Từ năm 2014
đến nay, thực hiện nhiệm vụ do Sở Thông tin và Truyền thông và UBND tỉnh giao,
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông tỉnh đã tổ chức đào tạo kỹ năng tin
học cho cán bộ, công chức, viên chức của các Sở, ban, ngành trên địa bàn tỉnh cho
gần 600 lƣợt học viên với tổng số 32 lớp theo các nội dung đào tạo nhƣ tin học văn
phòng, quản trị mạng, kỹ năng làm việc trong môi trƣờng mạng, an ninh mạng, ...và
thƣờng xuyên tổ chức các lớp bồi dƣỡng, đào tạo, tập huấn cho lãnh đạo, chuyên
viên về hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành.
Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh cũng thƣờng xuyên chú ý đến hoạt động
công tác văn thƣ nhƣ mở các lớp tập huấn và trao đổi kinh nghiệm giữa các đơn vị,
các Sở, ban, ngành khác nhau nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho
cán bộ, nhân viên.
2.2.5 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản trong môi trường mạng
2.2.4.1. Quy trình quản lý văn bản đến trong môi trường mạng
Lƣu đồ mô tả quy trình xử lý văn bản đến nhƣ sau:
46
- Các tổ chức bên ngoài gửi văn bản đến theo đƣờng công văn giấy hoặc theo
đƣờng công văn điện tử.
- Văn thƣ tiếp nhận văn bản bản theo đƣờng công văn giấy gồm các thao tác:
+ Kiểm tra hình thức văn bản;
+ Scan văn bản giấy thành tập tin văn bản điện tử;
+ Vào sổ điện tử các thông tin của văn bản;
- Văn thƣ tiếp nhận văn bản điện tử theo đƣờng mạng gồm các thao tác:
47
+ Truy cập để nhận tập tin văn bản điện tử;
+ Kiểm tra hình thức văn bản;
+ Vào số điện tử các thông tin của văn bản;
- Tùy loại văn bản và tùy theo quy trình thực tế của cơ quan mà văn thƣ
chuyển đến cho Chánh Văn Phòng, các Phó Chánh Văn Phòng cho ý kiến chỉ đạo
xử lý.
- Chánh Văn Phòng (Phó Chánh Văn Phòng) đề xuất ngƣời chỉ đạo phục vụ,
phòng ban thực hiện và các ý kiến xử lý để trình duyệt cho lãnh đạo cơ quan.
- Lãnh đạo cơ quan sau khi nhận sẽ duyệt các đề xuất xử lý trên sẽ bổ sung
hoặc thay đổi chỉ đạo xử lý để chuyển cho phòng ban hoặc các trung tâm.
- Tại các phòng ban thực hiện: Lãnh đạo phòng ban sẽ tiếp nhận văn bản, sẽ
trực tiếp xử lý hoặc chuyển cho các chuyên viên thuộc phòng.
- Tại các trung tâm: Giám đốc trung tâm/ Văn thƣ trung tâm (đƣờng công văn
giấy gửi cho trung tâm) sẽ tiếp nhận văn bản, sẽ trực tiếp xữ lý hoặc tổ chức chỉ đạo
xử lý và phân phối văn bản tới các bộ phận trong trung tâm.
Lãnh đạo các bộ phận của trung tâm: sẽ tiếp nhận văn bản, sẽ trực tiếp xử lý
hoặc chuyển cho các chuyên viên thuộc bộ phận.
2.2.4.2 Quy trình quản lý văn bản đi trong môi trường mạng
Lƣu đồ mô tả quy trình xử lý văn bản đi nhƣ sau:
48
- Dựa trên văn bản đến để xử lý, chuyên viên lập hồ sơ xử lý văn bản điện tử.
Có hai loại công việc xử lý văn bản sau:
+ Soạn dự thảo văn bản đi liên quan tới văn bản đến tƣơng ứng.
+ Soạn dự thảo văn bản đi do chuyên viên đăng kí với lãnh đạo phòng/bộ
phân hoặc do đƣợc giao việc.
49
- Quy trình văn bản đi có hai đƣờng đi cơ bản tùy thuộc có phải là văn bản
quy phạm pháp luật hay không:
+ Đối với các văn bản đi có liên quan tới pháp lý cần qua phòng pháp chế
làm công tác pháp chế hoặc phối hợp với phòng pháp chế.
+ Đối với các văn bản đi không có liên quan tới pháp lý trình trực tiếp lên
lãnh đạo chỉ đạo để duyệt về chuyên môn (có thể là giám đốc hoặc phó giám đốc).
- Chuyên viên báo cáo hoặc soạn dự thảo văn bản đi, ghi ý kiến xử lý trình
lên trƣởng phòng/phó bộ phận (lãnh đạo ở đấy có thể là trƣởng hoặc phó).
(1) Tại trƣởng/phó phòng ban: xem và duyệt nội dung báo cáo; trƣờng hợp
không duyệt ghi ý kiến chỉ đạo và gửi trả lại chuyên viên làm lại; trƣờng hợp duyệt.
+ Đối với các văn bản pháp lý: thì gửi phòng pháp chế sửa về mặt pháp lý.
+ Đối với các văn bản không liên quan đến pháp lý: trình duyệt lên lãnh đạo
duyệt chuyên môn.
(2) Tại trƣởng/phó bộ phận: xem và duyệt nội dung báo cáo, trƣờng hợp
không duyệt ghi ý kiến chỉ đạo và gửi trả lại chuyên viên làm lại; trƣờng hợp duyệt
thì trình giám đốc/phó giám đốc trung tâm kí duyệt ban hành.
- Giám đốc/phó giám đốc trung tâm: xem và kí duyệt nội dung, chuyển Văn
thƣ trung tâm phát hành văn bản đi nếu văn bản không cần phê duyệt trên Sở và nếu
cần phê duyệt của Sở thì chuyển lãnh đạo Sở xem duyệt nội dung hoặc gửi trả lại bộ
phận nếu không duyệt.
- Văn thƣ trung tâm: nhận dự thảo văn bản đi đã đƣợc Giám đốc/phó giám
đốc trung tâm duyệt, vô sổ văn bản đi và phân phối đến các bộ phận trung tâm.
- Phòng pháp chế sửa nội dung pháp lý cho các dự thảo văn bản đi, gửi trả lại
phòng ban và trung tâm hoặc trình lãnh đạo Sở.
- Lãnh đạo Sở kí duyệt gửi Văn Thƣ Sở pháp hành văn bản đi và phân phối
cho các đơn vị.
2.2.4.3. Lập hồ sơ trong môi trường mạng
Việc lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan HCNN đƣợc thực hiện theo Thông tƣ số
07/2012/TT-BNV về hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lƣu trữ
50
cơ quan. Điều này cũng đƣợc cụ thể hóa trong Quy chế công tác văn thƣ của cơ
quan HCNN gồm các công việc cụ thể sau:
- Xây dựng danh mục hồ sơ. Hàng năm, mỗi đơn vị phải xây dựng Danh mục
hồ sơ vào tháng 12 để thực hiện cho năm sau. Mỗi CB,CC,VC dự kiến hồ sơ mình
phải lập vào cuối năm (trên cơ sở nhiệm vụ đƣợc giao và kinh nghiệm bản thân) để
đơn vị tập hợp thành Danh mục hồ sơ của đơn vị.
- Mở hồ sơ;
- Thu thập văn bản vào hồ sơ;
- Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Yêu cầu đối với hồ sơ đƣợc lập:
- Hồ sơ đƣợc lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị hình thành hồ sơ;
- Văn bản, tài liệu đƣợc thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công
việc;
- Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tƣơng đối đồng đều.
CB,CC,VC khi chuyển công tác khác, thôi việc, nghỉ hƣởng chế độ bảo hiểm
xã hội phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc ngƣời kế nhiệm, không đƣợc
giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan,
đơn vị khác.
Trƣớc đây, mọi hồ sơ đều đƣợc lƣu trữ trong các tủ tài liệu bằng gỗ, thậm chí
là trong cặp đựng tài liệu.Vì thế các loại hồ sơ này rất dễ hƣ hỏng, mục nát. Hiện
nay, ngoài các cách lƣu trữ trên thì các thông tin quan trọng đƣợc lƣu trữ trong máy
tính, trong các tệp tài liệu đã đƣợc mã hóa. Nhƣ vậy các thông tin luôn đƣợc bảo
quản một cách tốt nhất, đảm bảo tính bí mật của thông tin.
51
2.3 Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn bản – Điều hành tại các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
2.3.1 Giới thiệu về Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản– Điều hành
Hình 2.1 Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành
Trên cơ sở phát triển tiếp các ƣu điểm của phần mềm cũ, khắc phục những
hạn chế, tồn tại mà phần mềm cũ còn mắc phải, Trung tâm Công nghệ thông tin và
Truyền thông phối hợp với Viễn thông Đắk Lắk tiến hành xây dựng nân cấp Hệ
thống quản lý văn bản và Điều hành với mục đích tạo ra một môi trƣờng làm việc
điện tử, nhanh nhạy, chính xác, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao chất lƣợng,
hiệu quả công việc. Đồng thời, xây dựng tác phòng làm việc hiện đại, hiệu quả
trong môi trƣờng mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong
các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của CB,CC,VC trong cơ quan, góp
phần thực hiện cải cách hành chính và đảm bảo một số mục tiêu:
- Điều hành công tác tổ chức, quản lý công việc, tạo môi trƣờng làm việc
hiệu quả chuyên nghiệp cho nhân viên từ bất cứ nơi đâu, bất cƣ khi nào. Hệ thống
cung cấp một giải pháp quản lý hiệu quả và chuyện nghiệp, hỗ trợ thiết lập một văn
phòng không giấy tờ (hay còn gọi là văn phòng điện tử), giúp giảm thiểu chi phí in
52
ấn, rút ngắn thời gian tác nghiệp, đồng thời tạo ra một môi trƣờng cộng tác và chia
sẻ cho mọi thành viên trong tổ chức, mối quan hệ giữa các nhân viên, đồng nghiệp
trở nên mật thiết hơn.
- Xây dựng hệ thống kho Văn Bản điện tử, khắc phục tình trang thất lạc, tìm
kiếm, cung cấp thông tin về văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý,
chuyện viên một cách thuận tiện, chính xác, đầy đủ và kịp thời.
- Liên thông kết nối giữa các hệ thống điều hành và quản lý văn bản nhằm
tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Quản lý toàn bộ các văn bản của cơ quan bao gồm các văn bản đến, văn bản
đi, văn bản nội bộ, dự thảo… thực hiện việc gửi nhận với các cơ quan, tổ chức, cá
nhân trong và ngoài tổ chức thông qua môi trƣờng mạng. Hỗ trợ công tác văn thƣ
lƣu trữ văn bản, hồ sơ theo quy định của cục Văn thƣ - Lƣu trữ.
- Quản lý toàn bộ các dữ liệu phát sinh trong mỗi giai đoạn xử lý bao gồm: ý
kiến chỉ đạo nhắc nhở, hạn xử lý, ý kiển phải hồi/ báo cáo, tập tin báo cáo… Thông
qua đó, tạo và thống kê các báo cáo xử lý văn bản cho các cấp lãnh đạo.
- Tạo lập và quản lý các hồ sơ xử lý văn bản, thiết lập luồng xử lý để theo dõi
viết xử lý văn bản, lƣu lại toàn bộ quá trình xử lý trên hệ thống.
- Tích hợp các hệ thống tiện ích: Lịch, Email, Danh bạ, Cảnh báo… hỗ trợ
tối đa trao đổi và quản lý công việc cho ngƣời dùng.
Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đƣợc thiết kế chạy trên
máy tính cá nhân kết nối Internet, trong môi trƣờng Windows. Phần lớn dữ liệu và
giao diện đều sử dụng font Unicode, hỗ trợ IE 7.0/Firefox 3.0 trở lên vì vậy ngƣời sử
dụng không cần thiết phải cài đặt thêm font chữ khác và sử dụng đƣợc trên nhiều hệ
điều hành khác nhau mà không gây ảnh hƣởng tới các ứng dụng và máy tính của
ngƣời sử dụng. Cấu trúc của cơ sở dữ liệu đƣợc thiết kế theo mô hình tập trung trên
máy chủ, xử lý thông tin theo mô hình phân tán (xử lý thông tin ngay trên máy tính
cá nhân).
Với giao diện thuận tiện, nhiều chức năng và dễ dàng cho ngƣời sử dụng, đặc
biệt là bộ phân văn thƣ nhập thông tin về văn bản nhanh và chính xác hơn. Chƣơng
53
trình hoạt động trên môi trƣờng mạng vì thế mỗi phân quyền truy cập đều phải đăng
nhập bằng ID và mật khẩu riêng đảm bảo yêu cầu bảo mật và an toàn cho dữ liệu văn
thƣ.
2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho lãnh đạo
Phụ lục kèm theo.
2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho chuyên viên
Phụ lục kèm theo.
2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho văn thư
Phụ lục kèm theo.
2.4 Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
Là các cơ quan chuyên môn nhà nƣớc chịu trách nhiệm trƣớc UBND tỉnh Đắk
Lắk về quản lý các lĩnh vực, ngành của địa phƣơng và nhận thấy đƣợc vai trò ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản trong hoạt động của mình, các Sở, ban, ngành đã
không ngừng nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ từ mặt cơ sở vật chất phục vụ
ngày càng hiện đại đến việc triển khai hiệu quả Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn
bản và Điều hành.
Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác Văn thƣ đều đƣợc quy định rõ ở
những văn bản theo quy định của Nhà nƣớc. Sở, ban, ngành đều có tiêu chuẩn chặt
chẽ về mặt mẫu các loại văn bản phục vụ công tác soạn thảo theo đúng thể thức quy
định của Nhà nƣớc. Hàng năm, các cơ quan chuyên môn ban hành các loại văn bản
nhƣ: Quyết định, Công văn, Kế hoạch, Thông tƣ, Thông báo, Báo cáo, Giấy mời,
Phiếu chuyển đơn, nhƣng nhiều nhất vẫn là Quyết định và Công văn .
Văn phòng các Sở, ban, ngành đã ứng dụng CNTT vào trong công tác quản lý
văn bản bằng Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành. Thông tin về
văn bản đi – đến trong ngày luôn đƣợc cập nhật và sự trao đổi thông tin giữa các
phòng ban cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện, lãnh đạo có thể trực tiếp nắm bắt
đƣợc thông tin một cách nhanh nhất tạo điều kiện xử lý, giải quyết công việc đƣợc
nhanh chóng kịp thời và tiết kiệm thời gian, tiền bạc nhằm tạo nên một môi trƣờng
54
làm việc hiệu quả.
Thông tin phục vụ đánh giá hiệu quả sử dụng Hệ thống QLVBĐH
TT
Tên cơ quan
Văn bản giấy
Tổng số đơn vị thuộc, trực thuộc
Văn bản điện tử
Tỷ lệ đơn vị đã có Hệ thống QLV BĐH
Số lƣợng đơn vị đã có Hệ thống QLV BĐH
Tỷ lệ giữa tổng số văn bản điện tử/ văn bản giấy
Tỷ lệ văn bản trao đổi giữa các cơ quan với các cơ quan, đơn vị khác
Tỷ lệ văn bản trao đổi giữa các đơn vị, trực thuộc hoàn toàn dƣới dạng điện tử
19
19
100%
100%
90%
1884
5389
35%
1
Sở Nông nghiệp và PTNT
9
9
100%
100%
100%
783
3000
26%
2
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
7
100%
80%
80%
3154
5542
57%
3
6
Sở Tài nguyên và Môi trƣờng
4
Sở Y tế
100%
95%
90%
824
2960
28%
6
6
100%
100%
100%
228
751
30%
5
5
1
Ban Dân tộc
100%
100%
100%
421
1010
42%
6
1
1
Thanh tra tỉnh
100%
100%
100%
1227
3719
33%
7
3
3
Sở Công thƣơng
5
100%
100%
70%
338
1820
19%
8
5
Sở Khoa và học Công
Bảng 2.3. Thông tin phục vụ đánh giá hiệu quả sử dụng Hệ thống QLVBĐH
55
nghệ
Tƣ
6
12
100%
85%
82%
752
1534
49%
9
Sở pháp
Lao -
10
6
6
100%
80%
80%
291
5542
5%
và
Sở động Thƣơng binh Xã hội
11
1
1
100%
100%
100%
2038
4552
45%
Sở Xây dựng
12 Sở Nội vụ
9
9
100%
100%
100%
1344
13379
10%
Tài
13
1
1
100%
100%
80%
3384
4867
70%
Sở chính
14
2
2
100%
80%
80%
3100
3196
97%
Kế Sở hoạch và Đầu tƣ
15
1
1
100%
90%
20%
2012
3354
60%
Sở Giáo dục và Đào tạo
16
1
1
100%
100%
100%
978
2106
46%
Sở Giao thông vận tải
2
17
2
100%
100%
80%
785
1854
42%
Sở Ngoại vụ
18
2
2
100%
100%
100%
1600
1600
100%
Sở Thông tin và Truyền thông
19
1
1
100%
100%
100%
28738 28738 100%
VP UBND tỉnh
(Nguồn Sở Thông tin và Truyền thông-2018)
2.4.1 Ưu điểm
2.4.1.1 Về đội ngũ nhân sự
56
Nhìn chung, các chƣơng trình, kế hoạch về công tác cán bộ của cơ quan
HCNN tỉnh Đắk Lắk từng bƣớc đƣợc thực hiện theo hƣớng đổi mới, dân chủ, công
khai, minh bạch; quy trình về công tác đánh giá, quy hoạch, luân chuyển, phân cấp
quản lý, đào tạo, bồi dƣỡng, bố trí, sử dụng cán bộ đƣợc phổ biến, quán triệt sâu sắc
đến đội ngũ CB,CC,VC. Nhờ vậy, chất lƣợng đội ngũ CB,CC,VC tại cơ quan HCNN
trong tỉnh không ngừng đƣợc củng cố và hoàn thiện, từng bƣớc nâng cao chất lƣợng
và hiệu quả hoạt động; tạo động lực và niềm tin để đội ngũ CB,CC,VC các cấp phấn
đấu, vƣơn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao.
Các cơ quan, đơn vị đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý, chỉ đạo, điều
hành; phƣơng pháp, thói quen làm việc của đội ngũ CB,CC,VC từng bƣớc chuyển
biến theo hƣớng chuyển từ làm việc trên công văn, tài liệu bằng giấy sang văn bản
điện tử; khai thác hiệu quả các nguồn thông tin trên mạng internet… Qua đó, góp
phần nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao tính minh
bạch trong quản lý, điều hành tại các cơ quan, đơn vị.
Cán bộ văn thƣ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đƣợc đào tạo về tin học;
có kinh nghiệm và trách nghiệm cao trong công việc luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ
mà Lãnh đạo giao. Theo kết quả điều tra khảo sát ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản tại cơ quan, 80% cán bộ, công chức, viên chức đều có khả năng sử dụng thông
thạo nhiều ứng dụng CNTT. Các nghiệp vụ văn thƣ nhƣ tiếp nhận văn bản, đăng ký
văn bản đi – đến, chuyển giao văn bản trên môi trƣờng mạng đầy đủ, chính xác đúng
với quyền hạn, chức năng của cơ quan HCNN.
2.4.1.2 Về cơ sở vật chất
Các phòng, ban đƣợc trang bị đầy đủ các trang thiết bị nhƣ máy photocopy,
máy fax, máy in và hệ thống máy tính đƣợc nối mạng Internet cũng nhƣ cài đặt
chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành. Đây là một hệ thống trực
tuyến, hiện đại, thông minh giúp đã hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thƣ của các cơ
quan chuyên môn, góp phần đáng kể vào việc nâng cao năng suất lao động của các
cán bộ, chuyên viên trong các cơ quan nói chung, qua đó đã góp phần vào việc nâng
cao hiệu quả công tác quản lý nhà nƣớc. Bên cạnh đó, chƣơng trình ứng dụng này
57
đã góp phần trực tiếp vào việc nâng cao hiệu suất làm việc và chất lƣợng của công
tác văn thƣ.
Về soạn thảo văn bản: đảm bảo 100% các văn bản do các cơ quan chuyên môn
ban hành đều đƣợc thực hiện và in ấn trên máy vi tính thay thế việc soạn thảo thủ
công nhƣ trƣớc. Các văn bản của Sở, ban, ngành đều sử dụng mẫu thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản theo đúng với quy định của Nhà nƣớc.
Về quản lý văn bản đi – đến trong môi trƣờng mạng: Công tác quản lý văn bản
đi – đến trong chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành tại các cơ quan
chuyên môn đều đúng với quy trình nghiệp vụ văn thƣ đạt đƣợc tỷ cao trên 80%. Các
văn bản đều giải quyết trong ngày nên không xảy ra trƣờng hợp tồn động, trì trệ công
việc.
Hoạt động văn thƣ tại cơ quan đều giữ đúng nguyên tắc bảo vệ bí mật cho tài
liệu trong môi trƣờng mạng, cung cấp tin tức kịp thời cho Lãnh đạo, đảm bảo thông
tin thông suốt.
Các Sở cũng đã ban hành đƣợc Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ, quy định
rõ ràng, cụ thể, hƣớng dẫn chi tiết việc thực hiện công tác văn thƣ, cũng nhƣ đã
soạn sẵn những mẫu văn bản thông dụng thƣờng xuyên đƣợc sử dụng, nhằm mẫu
hóa, tạo sự thống nhất trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn
bản...
2.4.2 Hạn chế
Hiện nay, tại bộ phận văn thƣ của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Đắk Lắk vẫn tồn tại song song hai cách thức quản lý văn bản. Thứ nhất và cũng là
công đoạn đầu tiên của hoạt động quản lý văn bản là các loại văn bản đƣợc đăng ký
vào các loại sổ theo phƣơng pháp truyền thống. Văn bản sau khi đƣợc đăng ký vào
sổ mới đƣợc cán bộ văn thƣ cập nhật vào CSDL của hệ thống. Việc quản lý văn bản
nhƣ vậy chỉ là một hình thức tạo tâm lý yên tâm cho lãnh đạo, còn xét về thực tiễn
quản lý thì đây là một công đoạn không còn cần thiết nữa. Tuy nhiên, vẫn còn hình
thức quản lý văn bản này là bởi cán bộ văn thƣ quá bận với công việc mà không đủ
thời gian nhập văn bản ngay. Việc ứng dụng CNTT thiếu triệt để nhƣ vậy vô hình
58
trung đã làm giảm tốc độ làm việc của hệ thống bởi hiện nay, văn bản đi và văn bản
đến sau một ngày mới đƣợc cập nhật vào hệ thống. Từ đó dẫn đến có lúc chƣa bảo
đảm thực hiện đúng quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ theo quy định.
Chƣơng trình ứng dụng đã đƣợc thiết kế với rất nhiều các tiện ích nhƣng vẫn
chƣa đƣợc khai thác hết khả năng. Sở dĩ có điều này là bởi các chức năng của
chƣơng trình quá phức tạp, không có sự giải thích cụ thể đối với các chức năng đó
nên nhiều khi ngƣời sử dụng không biết sử dụng chức năng này để làm gì nếu
không đƣợc hƣớng dẫn cụ thể.
Về cơ sở vật chất: Chất lƣợng của các thiết bị văn phòng cũng là vấn đề cần
quan tâm. Máy photocopy mặc dù đƣợc trang bị số lƣợng nhiều và nhƣng thƣờng xảy
ra tình trạng bị kẹt giấy trong quá trình photo, in ấn, sao lƣu văn bản. Máy tính do bộ
nhớ không đƣợc giải phóng dẫn đến tình trạng hoạt động chậm gây sự khó khăn trong
công việc.
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là thao tác hầu hết đều sử dụng
trên máy tính có kết nối mạng. Vậy nên nếu cơ quan bị mất mạng thì toàn bộ hệ
thống sẽ phải dừng hoạt động.
Về soạn thảo văn bản: Mặc dù đã có quy định rõ về mặt thể thức song việc
soạn thảo văn bản vẫn còn sai về mặt thể thức. Do tâm lý của cán bộ soạn thảo không
coi trọng thể thức mà chỉ chú ý đến nội dung. Tuy nhiên, điều này không thƣờng
xuyên xảy ra.
Về quản lý văn bản đi - đến trong môi trƣờng mạng: Cán bộ văn thƣ còn xảy
ra sai sót khi nhập dữ liệu dẫn đến tình trạng trùng số hoặc sai thông tin về văn bản.
Điều này gây khó khăn khi phát hành hoặc tìm kiếm văn bản. Văn bản đến theo nhiều
hình thức khác nhau nhƣ qua bƣu điện, fax, qua mạng nên cán bộ văn thƣ còn xử lý
chƣa kịp và bị nhầm lẫn trong việc đăng ký văn bản đến.
Mặc dù đã mang lại hiệu quả nhất định nhƣng phần mềm dùng chung chỉ áp
dụng cho việc giải quyết hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực văn thƣ, chƣa kết nối đƣợc
với các phần mềm, hệ dữ liệu khác (phần mềm một cửa điện tử, cơ sở dữ liệu về
chuyên ngành,...) nên hiện nay tồn tại khá nhiều phần mềm trong cơ quan hành
59
chính dẫn đến quá trình xử lý mất nhiều thời gian, tốn kém chí phí dầu tƣ từng phân
hệ phần mềm.
Trong giai đoạn hiện nay, khi mà yếu tố an toàn, an ninh mạng ngày càng
đƣợc coi trọng thì bên cạnh vấn đề đặt ra về hệ cơ sở dữ liệu, giải pháp công nghệ,
thiết bị, tăng cƣờng thiết bị dự phòng về điện năng, giải pháp thuê bao mạng,... thì
mối đe dọa về yếu tố bảo mật thông tin, virus máy tính, nguy cơ mất cơ sở dữ
liệu....đang là những thách thức trong quá trình ứng dụng công nghệ; Hệ thống quản
lý văn bản và hồ sơ công việc trên máy tính của mỗi chuyên viên trong bộ phận văn
thƣ đều lƣu tên đăng nhập và mật khẩu luôn. Điều này thuận tiện cho chuyên viên
không phải gõ đăng nhập nhiều lần; tuy nhiên xét về góc độ bảo mật thông tin thì
đây là vấn đề cần đƣợc hạn chế.
Do công nghệ phát triển theo từng ngày, nếu chúng ta không cập nhật sẽ
nhanh chóng bị lạc hậu và không đáp ứng yêu cầu quản lý văn bản, tài liệu điện tử.
Trong quá trình ứng dụng CNTT, cần đầu tƣ nguồn kinh phí để nâng cấp, sửa chữa,
tập huấn, chuyển giao công nghệ, bảo dƣỡng, cập nhật những phần mềm mới nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động của phần mềm.
Bộ phận văn thƣ là trung tâm đầu mối trong việc tiếp nhận xử lý văn bản liên
quan đến hoạt động của cơ quan. Việc thực hiện nghiệp vụ công tác văn thƣ đòi hỏi
phải chính xác, kịp thời và nhanh chóng, đội ngũ công chức thực hiện công tác văn
thƣ cần có trình độ chuyên môn phù hợp. Nhƣng thực tế, có một số công chức, viên
chức chỉ đảm nhận kiêm nhiệm không qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ công
tác văn thƣ, nên quá trình bảo quản hồ sơ tài liệu chƣa thực hiện đúng quy định và
quản lý văn bản Nhà nƣớc.
Những tồn tại, hạn chế trên đây là do từ nhiều nguyên nhân, nhƣng có thể xét
đến các nguyên nhân chủ yếu nhƣ sau:
a) Đầu tư kinh phí chưa thoả đáng
Nguyên nhân này có lẽ là tình hình chung của tất cả các cơ quan Nhà nƣớc
khi triển khai ứng dụng CNTT phục vụ hoạt động quản lý chứ không riêng cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. Ngân sách dành cho ứng dụng CNTT bố
60
trí hàng năm rất ít so với nhu cầu đề ra nên việc triển khai chƣa kịp thời, không
đồng bộ và hạn chế về cơ sở hạ tầng nên khó khăn trong công tác phát triển ứng
dụng và mở rộng hệ thống CNTT dùng chung của tỉnh.
Thiếu kinh phí đầu tƣ chính là nguyên nhân mà một số nội dung phục vụ cho
việc triển khai ứng dụng CNTT nhƣ: xây dựng các cơ sở dữ liệu chuyên ngành, đào
tạo ứng dụng tin học... chƣa thể thực hiện đƣợc. Đây cũng là khó khăn chung của
các cơ quan Nhà nƣớc hiện nay khi tiến hành tin học hoá các hoạt động quản lý của
mình.
Để khắc phục vấn đề này, ngoài nguồn vốn ngân sách của Nhà nƣớc, UBND
tỉnh cần phải chủ động hơn trong việc tìm kiếm kinh phí từ các nguồn khác nhau,
ƣu tiên đầu tƣ và đầu tƣ có hiệu qua cho việc ứng dụng CNTT. Đầu tƣ có hiệu quả
cho CNTT chính là việc góp phần nâng cao hiệu suất lao động và tiết kiệm các chi
phí không cần thiết nhƣ văn phòng phẩm, nhân công.
b) Do tư duy cán bộ
Hiện nay, xét về mặt kỹ thuật, nhiều chƣơng trình, hoạt động công việc của
cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk hoàn toàn có thể thực hiện qua
mạng nhƣ: xây dựng chƣơng trình, kế hoạch làm việc, theo dõi tiến độ giải quyết
công việc, chế độ báo cáo công việc và mặc dù, dễ dàng thừa nhận rằng nếu các
hoạt động điều hành đƣợc thực hiện qua mạng thì sẽ nhanh gọn hơn rất nhiều nhƣng
thực tế việc sử dụng lại không đƣợc phổ biến. Hiện trạng này chủ yếu tập trung vào
một số các cán bộ lớn tuổi. Một phần là do kĩ năng sử dụng CNTT của các đối
tƣợng trên còn chƣa thành thạo, nhƣng nguyên nhân chính lại là do sức ỳ, tâm lý
ngại đổi mới của chính bản thân các đối tƣợng này. Vậy thì tại sao họ lại không
muốn sử dụng các chƣơng trình đó. Về điều này, một số cán bộ đã có ý kiến rằng: vì
thực tiễn quản lý của Việt Nam hiện nay không phải công việc lúc nào cũng đƣợc
giải quyết tại cơ quan, vì vậy không phải lúc nào nhà quản lý cũng làm việc ở cơ
quan, lúc nào cũng gắn với máy vi tính. Trong bối cảnh đó, nếu muốn đọc báo cáo
hay theo dõi tiến độ thực hiện công việc của các đơn vị lại phải mở máy tính mà
hiện nay nhiều ngƣời còn chƣa coi máy tính là công cụ làm việc chủ yếu. Vì vậy,
61
theo họ, các báo cáo hay chƣơng trình đƣợc thể hiện dƣới dạng tài liệu trên giấy vẫn
tiện dụng hơn. Kết cục, quy trình quản lý dựa trên tài liệu giấy vẫn tồn tại nhƣ đã
trình bày ở trên.
Để khắc phục tình trạng này, các cơ quan cần phải có kế hoạch tổng thể về
bồi dƣỡng các kiến thức CNTT cũng nhƣ các kỹ năng sử dụng máy tính cho đội ngũ
cán bộ này. Bên cạnh đó, yêu cầu về biết sử dụng và tự nâng cao trình độ sử dụng
máy tính và các ứng dụng của CNTT cần phải đƣợc cơ quan đặt ra nhƣ một tiêu chí
để đánh giá cán bộ hàng năm hoặc tuyển dụng cán bộ vào làm việc.
c) Thiếu quy định pháp lý
Việc song hành tồn tại hai phƣơng thức quản lý văn bản trên đây cũng nhƣ
thƣờng thấy tại nhiều cơ quan khác chính vì chƣa có quy định pháp lý nào bắt buộc
phải thực hiện phƣơng thức quản lý văn bản trong môi trƣờng điện tử, cách truy cập
trực tuyến. Điều này khiến cho hoạt động quản lý hành chính không đƣợc thống
nhất: cán bộ văn thƣ khi thực hiện việc đăng ký văn bản vào cơ sở dữ liệu không
cần thiết phải điền đầy đủ các yếu tố thông tin (vẫn bỏ trống trƣờng tóm tắt nội
dung văn bản; chƣa có bản danh mục từ khoá chuẩn); đơn vị này thì gửi báo cáo
qua mạng, đơn vị khác lại gửi báo cáo bằng văn bản khiến cho việc thu nhận, xử lý
văn bản sẽ rất khó khăn, không đảm bảo tính thống nhất.
Khắc phục tình trạng này, các cơ quan cần phải tiến hảnh rà soát lại những
văn bản quy định, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ, công tác lƣu trữ; các quy định,
quy chế làm việc của Văn phòng và của các đơn vị để bổ sung thêm các yêu cầu đối
với những việc cần phải thực hiện khi tham gia vào hệ thống thông tin tự động này.
Đặc biệt là việc ban hành mới văn bản hƣớng dẫn và các yêu cầu đối với việc nhập
dữ liệu và xử lý dữ liệu trên mạng theo đúng các trƣờng thông tin đã đƣợc xây
dựng. Có nhƣ vậy mới tránh lãng phí và đảm bảo tính hiệu quả của chƣơng trình
ứng dụng.
Ngoài ra, còn một số nguyên nhân khác ảnh hƣởng đến hoạt động ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk
Lắk nhƣ:
62
- Hoạt động kiểm tra việc thực hiện ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở
các đơn vị cơ sở chƣa đƣợc thƣờng xuyên. Hoạt động kiểm tra chủ yếu mang tính
nhắc nhở, tuyên truyền để các đơn vị thực hiện nhƣng chƣa có chế tài hoặc các biện
pháp cụ thể để xử lý các đơn vị chậm trễ, chây ỳ hoặc triển khai hình thức hoạt
động ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
- Việc chƣa đẩy mạnh chữ ký số vào trong quản lý văn bản vẫn còn tồn tại
song song hai hình thức văn bản đã không tạo ra môi trƣờng làm việc hiện đại, tiết
kiệm thời gian và chi phí.
- Chƣa mở rộng các phân hệ của hệ thống, áp dụng khung chính quyền điện
tử vào ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản để nâng cao hiệu quả công việc, tăng
tính công khai, minh bạch trong quản lý, điều hành. Góp phần tích cực trong việc
đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, cải cách hành chính và phát triển Chính
phủ điện tử.
TIẾU KẾT CHƢƠNG 2
Chƣơng II đã giới thiệu khái quát về tình hình tự nhiên, kinh tế, xã hội của
tỉnh Đắk Lắk đồng thời trình bày thực trang về hạ tầng CNTT hiện nay của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. Trọng tâm của Chƣơng 2 là hoạt động ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Đắk Lắk bám theo khung lý thuyết đã đƣợc trình bày ở Chƣơng I. Phần cuối
Chƣơng II trình bày những ƣu điểm và hạn chế trong hoạt động ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk và
nêu lên một số nguyên nhân của các hạn chế.
63
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK
3.1 Quan điểm, định hƣớng thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk
Lắk
Ngày 01/01/2007, Việt Nam chính thức là thành viên của WTO, khẳng định
giai đoạn hội nhập sau vào nền kinh tế thế giới của Việt Nam. Do đó, việc tiếp tục
hoàn thiện thể chế của nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng xã hội chủ nghĩa sẽ là cơ
sở cho việc xây dựng đồng bộ nền hành chính mới của nhà nƣớc pháp quyền xã hội
chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ công
nghiệp hóa – hiện đại dóa đất nƣớc, phấn đấu tới năm 2020, Việt Nam trở thành
một nƣớc công nghiệp. Để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ to lớn trong thời kỳ
mới, ngày 08/11/2011, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết 30c/NQ-CP ban hành
chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2011 - 2020. Theo
đó, tại khoản 6 Điều 3 quy định cụ thể về Hiện đại hóa hành chính nhƣ sau:
- Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của Mạng thông tin điện tử hành chính
của Chính phủ trên Internet. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin - truyền
thông trong hoạt động của cơ quan HCNN để đến năm 2020: 90% các văn bản, tài
liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan HCNN đƣợc thực hiện dƣới dạng điện tử;
CB,CC,VC thƣờng xuyên sử dụng hệ thống thƣ điện tử trong công việc; bảo đảm
dữ liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao
dịch của các cơ quan HCNN đƣợc thực hiện trên môi trƣờng điện tử, mọi lúc, mọi
nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phƣơng tiện; hầu hết các dịch vụ công
đƣợc cung cấp trực tuyến trên Mạng thông tin điện tử hành chính của Chính phủ ở
mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục vụ ngƣời dân và doanh nghiệp mọi
lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phƣơng tiện khác nhau;
64
- Ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý công
việc của từng cơ quan HCNN, giữa các cơ quan HCNN với nhau và trong giao dịch
với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ
công của đơn vị sự nghiệp công;
- Công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên Mạng thông tin điện
tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Xây dựng và sử dụng thống nhất biểu
mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nƣớc, tổ chức và cá nhân,
đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính;
- Thực hiện Quyết định số 1441/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2008 của
Thủ tƣớng Chính phủ về việc phê duyệt Kế hoạch đầu tƣ trụ sở cấp xã, phƣờng bảo
đảm yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy
nhà nƣớc;
- Xây dựng trụ sở cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng hiện đại, tập
trung ở những nơi có điều kiện.
Những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến
quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại
bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó,
việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản và toàn bộ công việc liên quan đến soạn
thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành,
nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là
điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.
Đây là những công việc bảo đảm cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ
cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý nói
chung và của từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức cao hay thấp phụ thuộc một phần không nhỏ vào công tác văn thƣ có đƣợc làm
tốt hay không.
Nhƣ vậy, có thể thấy, vấn đề đặt ra đối với công tác văn thƣ trong giai đoạn
hội nhập quốc tế hiện nay với tƣ cách là một biện pháp để thúc đẩy cải cách hành
chính, góp phần làm thay đổi căn bản phƣơng thức điều hành và hoạt động của các
65
cơ quan hành chính nhà nƣớc, đó là phải từng bƣớc hiện đại hóa.
Trƣớc những đòi hỏi của công cuộc cải cách hành chính, ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk cần
đƣợc định hƣớng một cách cụ thể để thúc đẩy hoạt động ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản một cách toàn diện và hiệu quả.
Thứ nhất, trên cơ sở Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hƣớng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
tỉnh Đắk Lắk cần xây dựng và hoàn thiện một hệ thống các văn bản chỉ đạo hƣớng
dẫn công tác văn thƣ.
Thứ hai, rà soát các văn bản quy định về công tác văn thƣ, bãi bỏ các quy
định trái với Luật và các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ.
Thứ ba, quy định trách nhiệm: từ thủ trƣởng cơ quan đến nhân viên văn thƣ
công tác tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk đều phải thực hiện
đầy đủ và đúng các quy định về công tác văn thƣ. Có chế tài cụ thể xử lý các hành
vi vi phạm các quy định về hoạt động văn thƣ.
Thứ tư, bố trí CB,CC,VC làm công tác văn thƣ tại cơ quan HCNN phải có đủ
tiêu chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất.
Thứ năm, áp dụng các phƣơng tiện khoa học, công nghệ, kỹ thuật hiện đại
theo hƣớng hiện đại hóa công tác văn thƣ. Là một hoạt động có chức năng đảm bảo
thông tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh
chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao đƣợc hiệu quả của hoạt
động quản lý.
Bên cạnh đó, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk cần thiết
có sự kết nối liên thông với Chính phủ điện tử trong công tác văn thƣ cũng nhƣ toàn
bộ hoạt động của cơ quan. Bởi lợi ích của chính phủ điện tử là đáp ứng mọi nhu cầu
của công dân bằng việc nâng cao chất lƣợng hoạt động của bộ máy chính quyền từ
trung ƣơng tới cơ sở nhƣ quản lý nhân sự, quy trình tác nghiệp, v.v... Chính phủ
điện tử đem lại sự thuận tiện, cung cấp các dịch vụ một cách hiệu quả và kịp thời
66
cho ngƣời dân, doanh nghiệp, các cơ quan và nhân viên chính phủ. Đối với ngƣời
dân và doanh nghiệp, chính phủ điện tử là sự đơn giản hóa các thủ tục và tăng tính
hiệu quả của quá trình xử lý công việc. Đối với chính phủ, chính phủ điện tử hỗ trợ
quan hệ giữa các cơ quan của chính quyền, các bộ, ngành với nhau, nhằm đảm bảo
đƣa ra các quyết định một cách chính xác và kịp thời nhất.
3.2 Giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
3.2.1 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản
Ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý nói chung và công tác quản lý văn
bản nói riêng, bƣớc đầu cải thiện chất lƣợng dịch vụ hành chính công, xóa bỏ rào
cản về mặt vật lý giữa các hệ thống thông tin dựa trên giấy tờ truyền thống, rút ngắn
các quy trình thủ tục, tiếp thu đƣợc phản hồi của tổ chức công dân giúp cho dịch vụ
ngày càng tốt hơn. Ứng dụng CNTT tin là công cụ, phƣơng tiện giúp cho cơ quan
HCNN thực hiện tốt vai trò, chức năng quản lý của mình, đồng thời nâng cao chất
lƣợng, hiệu quả trong công tác văn thƣ, trong giao dịch của cơ quan HCNN đối với
tổ chức, cá nhân, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và đảm bảo công khai, minh
bạch. Thủ tƣớng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày
26/10/2015 phê duyệt Chƣơng trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động
của cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2016-2020.
Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng thì việc đầu tƣ để nâng
cấp cơ sở vật chất cho công tác văn thƣ phải đƣợc tăng cƣờng, cụ thể là:
- Các trang thiết bị phục vụ công tác văn thƣ nhƣ máy photocopy, máy vi
tính, máy in, máy scan, máy fax..cần đƣợc định kỳ kiểm tra và bảo dƣỡng.. Đối với
máy vi tính, do sử dụng đều đặn và khối lƣợng lƣu trữ nhiều cần đƣợc thƣờng
xuyên kiểm tra và giải phóng bộ nhớ đối với những dữ liệu không cần thiết. Đặc
biệt, cán bộ văn thƣ có trách nhiệm sử dụng và giữ gìn các trang thiết bị phục vụ
một cách khoa học, đảm bảo. Đồng thời kiểm tra, ngăn chặn các cán bộ, nhân viên
sử dụng tùy tiện gây hƣ hại thiết bị.
67
- Sửa chữa kịp thời khi đƣờng truyền mạng xảy ra lỗi nhằm đảm bảo công
tác văn thƣ hoạt động thông suốt. Lãnh đạo các cơ quan HCNN cần có biện pháp về
hệ thống mạng Internet tại cơ quan nhƣ lắp đặt thêm Modem phục vụ công việc, đặt
mật khẩu đối với wifi của cơ quan...
Hơn nữa, ứng dụng CNTT cũng nhằm mục đích đảm bảo cho việc duy trì hệ
thống quản lý chất lƣợng ở đơn vị đƣợc lâu dài. Vì thế nên đầu tƣ nhiều cho CNTT
song song với việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng ISO 9001:2015… Có nhƣ
vậy, ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN mới đạt hiệu quả nhƣ
mong muốn.
3.2.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên về ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Những kết quả đạt đƣợc về ứng dụng và phát triển CNTT trong thời gian gần
đây đã tạo chuyển biến đáng kể về nhận thức, phƣơng pháp làm việc của cán bộ,
công chức trong tỉnh; thúc đẩy cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả
trong cơ quan Nhà nƣớc; hỗ trợ phát triển sản xuất, kinh doanh của các doanh
nghiệp và nhu cầu ngƣời dân trên địa bàn tỉnh.
Tuy nhiên, với điều kiện là một tỉnh miền núi, còn nhiều khó khăn, trình độ
dân trí không đồng đều, kinh tế chậm phát triển so với mặt bằng chung của cả nƣớc,
việc ứng dụng và phát triển CNTT trong quản lý điều hành của chính quyền các
cấp, hƣớng tới Chính phủ điện tử của tỉnh Đắk Lắk còn nhiều khó khăn, bất cập. Đó
là:
Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhất là lãnh đạo về vị trí, vai trò và tầm quan
trọng của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản - trong hoạt động của cơ quan, đơn
vị, tạo mọi điều kiện để cán bộ văn thƣ hoàn thành nhiệm vụ.
CB,CC,VC trong cơ quan HCNN có trách nhiệm cao trong công việc tuy
nhiên còn làm việc theo khuôn khổ gò bó, chƣa có sở thích của bản thân về công việc
mình phụ trách. Nếu Lãnh đạo cơ quan có những giải pháp nâng cao nhận thức về sở
thích, niềm đam mê về ứng dụng CNTT vào công việc với CB,CC,VC thì sẽ tăng
hiệu quả lao động, sự nhiệt tình và sáng tạo cống hiến đối với công việc.
68
Nâng cao nhận thức của CB,CC,VC về công tác soạn thảo Văn bản và ý thức
trách nhiệm đối với việc ứng dụng CNTT là điều quan trọng bởi việc soạn thảo văn
bản là khâu đầu tiên và quan trọng trong nghiệp vụ văn thƣ. Nhận thức đứng đắn về
vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thƣ cũng nhƣ công tác soạn thảo
văn bản thì cần phải thông tin, tuyên truyền về công tác này. Hình thức thông tin,
tuyên truyền có thể là tổ chức Hội nghị, hội thảo, tạo đàm hoặc mở các lớp tập huấn
về nghiệp vụ về công tác văn thƣ
Mở rộng đối tƣợng để thông tin, tuyên truyền về ứng dụng CNTT trong công
tác quản lý văn bản, vì khâu quản lý văn bản không chỉ bó hẹp trong số cán bộ văn
thƣ chuyên trách, kiêm nhiệm hay Chánh văn phòng, Phó Văn phòng phụ trách
công tác văn thƣ mà phải phổ biến đến toàn thể CB,CC,VC trong cơ quan HCNN
của tỉnh Đắk Lắk.
3.2.3 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức, viên chức
Nguồn nhân lực - một trong những yếu tố chính để phát triển ứng dụng
CNTT trong các cơ quan HCNN, vẫn là vấn đề khó khăn, không chỉ thiếu số lƣợng
mà còn hạn chế về mặt chất lƣợng. CB,CC,VC cần có kiến thức và kỹ năng sử dụng
máy tính và sử dụng mạng. Họ phải có những hiểu biết cần thiết về các luật: CNTT,
an toàn thông tin và ngoại ngữ… Vì vậy, cần phải quan tâm đến nguồn nhân lực,
đầu tƣ, triển khai về dự án CNTT, tin học hoá quản lý HCNN, tiến tới một nền hành
chính điện tử, chú trọng, bồi dƣỡng, tạo điều kiện thu hút nhân tài lĩnh về làm việc
lâu dài tại các cơ quan HCNN.
Tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng sử dụng các phần mềm ứng dụng, các lớp
tập huấn sử dụng phần mềm tiện ích phục vụ công việc.
Xây dựng các tài liệu hƣớng dẫn về CNTT, hƣớng dẫn về cách thức sử dụng
các phần mềm đƣợc đƣợc áp dụng tại cơ quan HCNN, đặc biệt là hệ thống Quản lý
văn bản và Điều hành. Đa dạng hóa các loại hình tài liệu nhƣ video hƣớng dẫn, sách
hƣớng dẫn, hƣớng dẫn trực tuyến...
69
3.2.4 Ban hành hệ thống văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản
Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thƣ cơ quan nhằm cụ thể hóa
các quy định của nhà nƣớc về công tác văn thƣ cho phù hợp với tình hình thực tế
của từng cơ quan, tổ chức; giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt
động trong công tác văn thƣ, làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban
hành, quản lý và xử lý văn bản, giữ gìn tài liệu lƣu trữ để sử dụng lâu dài.
Hiện nay, các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk đã ban hành
Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ. Tuy nhiên, chƣa có một văn bản nào quy định cụ
thể về ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ nói chung cũng nhƣ ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản nói riêng, dẫn đến những cách hiểu bất nhất, gây khó khăn
cho hoạt động quản lý.
Cũng lẽ đó, ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tƣ số
01/2019/TT-BNV về quy định quy trình trao đổi, lƣu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong
công tác văn thƣ, chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu trong quá trình xử
lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tƣ 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ
quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lƣu trữ
điện tử. Để nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của cải
cách HCNN và hội nhập quốc tế thì hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo hƣớng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thƣ cần đƣợc hoàn thiện kịp thời, đây là cơ sở pháp lý để
công tác văn thƣ đƣợc thực hiện thống nhất, có bài bản. Lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh
đạo các Sở, ban ngành phải xây dựng và ban hành các văn bản quy định rõ ràng, chi
tiết hơn, cụ thể nhƣ sau:
Xây dựng và ban hành đồng bộ các văn bản quy đinh, hƣớng dẫn việc ứng
dụng CNTT trong công tác văn thƣ – lƣu trữ. Trong đó thống nhất về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản theo biểu mẫu quy định của cơ quan; đảm bảo đúng quy trình
quản lý văn bản đi – đến và các văn bản nội bộ cũng nhƣ hồ sơ công việc trên hệ
thống mạng; quy định trách nhiệm của các cá nhân đến công tác văn thƣ – lƣu trữ;
đảm bảo quy trình giải quyết công việc theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 về công
70
tác văn thƣ...
3.2.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản
Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản mang lại nhiều hiệu quả to lớn
nhƣng cũng có những khó khăn, hạn chế riêng của nó bởi lẽ CNTT không có ngừng
thay đổi, nâng cấp. Vì thế, đi đôi với việc thực hiện là kiểm tra, đánh giá hoạt động
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
Theo kết quả khảo sát, 100% cán bộ, nhân viên cho rằng việc thực hiện tốt ứng
dụng CNTT vào quản lý văn bản là tiêu chuẩn để đánh giá, khen thƣởng của Lãnh
đạo cơ quan. Vì thế, Lãnh đạo các cơ quan HCNN cần phải tăng cƣờng công tác kiểm
tra việc thực hiện ứng dụng CNTT trong các mặt nhƣ: công tác soạn thảo, trong quản
lý văn bản đi – đến trên môi trƣờng mạng, hiệu quả làm việc của nhân viên, cơ sở vật
chất, chấp hành quy định,... để kịp thời phát hiện sai sót. Từ đó, cơ quan định kỳ tổng
kết công tác văn thƣ nhằm đƣa ra những giải pháp phù hợp.
Một hệ thống hiệu quả cần sự phối hợp hoạt động của tất cả các cấp, các
ngành và từng cá nhân. Lãnh đạo cơ quan còn cần tăng cƣờng sự kiểm tra, rà soát và
tình hình hoạt động của cơ quan mình tránh tình trạng tồn đọng văn bản hoặc thất lạc
văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua.
3.2.6 Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản
Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT và mạng Internet đã làm thay
đổi căn bản các hoạt động trong đời sống xã hội, trong đó việc ứng dụng chữ ký số/
chữ ký điện tử trong các cơ quan nhà nƣớc là nhu cầu cần thiết trong các giao dịch
trên môi trƣờng mạng, nhằm phục vụ công tác cải cách hành chính, từng bƣớc xây
dựng chính quyền điện tử. Do vậy, việc triển khai ứng dụng chữ ký số, chứng thực số
có hiệu quả, đảm bảo an toàn tin cậy cho các giao dịch điện tử phục vụ hoạt động chỉ
đạo, điều hành, tác nghiệp của các cơ quan nhà nƣớc là yêu cầu tất yếu.
Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử với việc sử dụng công nghệ mã khóa
công khai, đƣợc dùng nhƣ một chữ ký cá nhân hoặc thay cho con dấu của tổ chức,
công ty. Chính vì thế, chữ ký số đƣợc công nhận về mặt pháp lý. Chữ ký số có hai
71
dạng, thứ nhất là chữ ký số công cộng (ứng dụng cho các doanh nghiệp và xã hội);
thứ hai là chữ ký số hành chính (ứng dụng cho các cơ quan Nhà nƣớc). Chữ ký số
hành chính do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp và xác thực, còn chữ ký số công cộng dùng
trong doanh nghiệp, ngƣời dân… do các đơn vị phát hành chữ ký số cung cấp nhƣ
Tập đoàn Công nghiệp-Viễn thông Quân đội (Viettel), Tập đoàn Bƣu chính Viễn
thông Việt Nam (VNPT)…
Tuy nhiên, Chữ ký số là lĩnh vực mới, nhận thức của cán bộ công chức chƣa
đầy đủ; việc triển khai chữ ký số có tác động tới quy trình giải quyết công việc,
công tác văn thƣ lƣu trữ, nên cần có lộ trình triển khai hợp lý. Mặc khác, quan niệm
chỉ có chữ ký “tƣơi” và con dấu đỏ trên văn bản giấy mới là minh chứng duy nhất
khiến văn bản có hiệu lực sẽ là rào cản trong quá trình triển khai ứng dụng chữ ký
số.
Để triển khai ứng dụng chữ ký số đạt hiệu quả, các cơ quan, đơn vị chức
năng cần tập trung làm tốt công tác phổ biến, tuyên truyền các chủ trƣơng, quy định
của Nhà nƣớc đến đội ngũ cán bộ công chức, viên chức. Hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật
CNTT đáp ứng yêu cầu; hỗ trợ kỹ thuật kịp thời và đầy đủ trong quá trình ứng dụng
chữ ký số tại cơ quan nhà nƣớc các cấp. Tham mƣu và đề nghị cơ quan có thẩm
quyền ban hành các quy định, quy chế về quản lý, lƣu trữ và sử dụng văn bản điện
tử về ứng dụng chữ ký số; công tác quản lý, lƣu trữ văn bản điện tử áp dụng chữ ký
số, để các loại tài liệu, văn bản hành chính đã đƣợc xác thực bằng chữ ký số
đƣợc giao dịch qua hệ thống mạng có tính pháp lý là mục tiêu phấn đấu xây dựng
thành công chính quyền điện tử tỉnh Đắk Lắk.
Đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số trong cơ quan Nhà nƣớc đƣợc xem là giải
pháp hữu hiệu góp phần tạo môi trƣờng làm việc hiện đại, tiết kiệm thời gian và chi
phí, tạo hiệu quả tích cực trong công tác cải cách hành chính và hình thành Chính
phủ điện tử.
3.2.7 Mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Hệ thống liên thông văn bản điện tử 4 cấp chính quyền là hệ thống kết nối,
liên thông thông suốt từ Văn phòng Chính phủ đến các bộ, ngành, tỉnh, thành phố
72
và các cấp hành chính trong nội bộ của các bộ, ngành, địa phƣơng nhƣ các sở, ban,
ngành, quận, huyện, xã, phƣờng, thị trấn.
Thông qua hệ thống liên thông này mà văn bản điện tử, văn bản chỉ đạo, điều
hành đƣợc vận chuyển liên tục, tự động từ Chính phủ, cơ quan hành chính cấp bộ,
cơ quan ngang bộ (cấp 1) đến 3 cấp hành chính tại các địa phƣơng, tạo thành hệ
thống Quản lý văn bản và điều hành thống nhất 4 cấp trên phạm vi toàn quốc.
Hệ thống liên thông văn bản điện tử 4 cấp phải đáp ứng 3 yêu cầu sau:
Yêu cầu 1: Liên thông thông suốt giữa bất kỳ đơn vị nào có con dấu riêng,
đƣợc phép phát hành văn bản để tạo thành các hệ thống thông tin kết nối theo chiều
dọc và chiều ngang trên phạm vi toàn quốc mà không phải tạo lập các hệ thống
riêng. Ngƣời sử dụng và các cơ quan chỉ sử dụng và đầu tƣ một phần mềm quản lý
văn bản, điều hành duy nhất kết nối vào hệ thống liên thông để hình thành các hệ
thống thông tin này mà không phải cùng lúc sử dụng và đầu tƣ nhiều phần mềm để
đáp ứng công việc.
Yêu cầu 2: Đáp ứng việc liên thông đa dạng thông tin theo yêu cầu quản lý,
chuyên môn theo yêu cầu quản lý; trong phạm vi hệ thống Quản lý văn bản điều
hành, Văn phòng Chính phủ yêu cầu phải liên thông đƣợc tối thiểu 2 thông tin cơ
bản: Liên thông văn bản, hồ sơ điện tử; liên thông quy trình xử lý công việc (phục
vụ quản lý mục tiêu chất lƣợng ISO): trạng thái xử lý, ngƣời xử lý, cơ quan xử lý,
thời gian thực hiện.
Yêu cầu 3: Hệ thống liên thông phải đƣợc thiết kế, triển khai đồng bộ tổng
thể: Trục liên thông Văn phòng Chính phủ là hệ thống trung gian thống nhất toàn
quốc; các quy trình quản lý liên thông, kỹ thuật của các hệ thống liên thông nội bộ
của các Bộ, ngành, tỉnh, thành phố phải kết nối với hệ thống liên thông Văn phòng
Chính phủ để hình thành hệ thống thống nhất về quy định, chính sách quản lý liên
thông toàn quốc.
Các văn bản điện tử gửi nhận trên hệ thống liên thông văn bản điện tử phải
đƣợc ký số. Theo quy định tại Công văn số 4089/VPCP-TTDT ngày 21/4/2017 của
Văn phòng Chính phủ về hƣớng dẫn quy trình gửi nhận văn bản điện tử, văn bản
73
điện tử đã ký bằng chữ ký số theo quy định tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày
15/02/2007 của Chính phủ, thì có giá trị pháp lý nhƣ bản gốc.
Tại tỉnh Đắk Lắk, Chƣơng trình hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đƣợc
nâng cấp năm 2014 từ phần mềm dùng chung của Đề án 112 và đã triển khai cho
19/19 sở, ban, ngành và 15/15 UBND huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh.
Hiện nay, 100% cơ quan đã ứng dụng vào quản lý, điều hành và đã thƣờng
xuyên thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thông qua phần mềm. Có nhiều cơ quan
ứng dụng tốt phần mềm vào xử lý công việc hàng ngày, thực hiện đầy đủ quy trình
xử lý văn bản đến, dự thảo văn bản đi, tạo và xử lý phiếu yêu cầu, lập lịch công tác
của cơ quan, phòng ban, đơn vị và của từng cá nhân, điển hình nhƣ Sở Thông tin và
Truyền thông, Sở Tài chính, Sở Tƣ pháp…
Thực hiện Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính
phủ điện tử và văn bản hƣớng dẫn của Văn phòng Chính phủ, UBND tỉnh Đắk Lắk
đã chỉ đạo đẩy nhanh kết nối liên thông phần mềm Quản lý văn bản và điều hành
của tỉnh với trục liên thông quốc gia. Hiện nay, UBND tỉnh đã chỉ đạo triển khai
phần mềm tại 184/184 xã, phƣờng, thị trấn, đảm bảo kết nối liên thông giữa cấp
huyện và cấp xã;
Bên cạnh kết quả đã đạt đƣợc, việc triển khai liên thông văn bản điện tử 4
cấp chính quyền và ứng dụng chữ ký số vẫn còn một số khó khăn, tồn tại: Một số cơ
quan chƣa sử dụng đầy đủ quy trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; việc
kết nối liên thông 4 cấp mới chỉ dừng lại ở việc khi gửi văn bản đi, cơ quan gửi sẽ
nhận đƣợc hồi báo để biết đƣợc cơ quan nhận đã nhận đƣợc văn bản, chƣa theo dõi
đƣợc luồng xử lý văn bản theo hƣớng dẫn của Văn phòng Chính phủ; Chƣa triển
khai ứng dụng tích hợp chữ ký số trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.
Để khắc phục những tồn tại trên, hoàn thành kết nối liên thông 4 cấp chính
quyền, tích hợp chữ ký số theo đúng các yêu cầu của Chính phủ thì việc mở rộng
phạm vi ứng dụng kết nối liên thông các cấp chính quyền là một yêu cầu nhằm nâng
cao hơn nữa khả năng sử dụng của chƣơng trình.
74
3.2.8 Tuyên truyền về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
cũng như hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước
Mục đích của các biện pháp tuyên truyền, phổ biến về ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản cũng nhƣ hoạt động ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nƣớc để
nâng cao nhận thức cho CB,CC,VC. Các biện pháp chủ yếu nhƣ sau:
- Các cơ quan, đơn vị tăng cƣờng công tác tuyên truyền, quảng bá đến mọi
CB,CC,VC về Chƣơng trình hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
- Tổ chức các hội thi tin học, nghiên cứu đề tài khoa học để tìm hiểu, đề xuất
giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản trong bộ phận
CB,CC,VC của tỉnh nói riêng và mở rộng ra toàn xã hội nói chung.
- Sở Thông tin và Truyền thông triển khai các kênh cung cấp thông tin về
tình trạng giải quyết văn bản của các đơn vị, kênh đối thoại, lắng nghe và giải đáp
các ý kiến, góp ý của tổ chức, cá nhân.
3.2.9 Triển khai áp dụng khung chính quyền điện tử tỉnh
Hiện nay việc cải cách thủ tục hành chính là một yêu cầu rất cấp thiết trong
việc đẩy mạnh phát triển kinh tế - xã hội của nhà nƣớc và của tỉnh Đắk Lắk. Tin học
hoá hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc là bộ phận hữu cơ quan trọng của cải cách
nền hành chính quốc gia, là nhiệm vụ thƣờng xuyên của các cơ quan nhằm tăng
cƣờng năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lƣợng, hiệu quả, đó chính là kết
luận của Ban Chấp hành Trung ƣơng tại Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 về
đẩy mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện
đại hoá.
Việc yêu cầu xây dựng Chính quyền điện tử đã đƣợc Chính phủ yêu cầu
trong Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của chính phủ về chính phủ điện
tử và Quyết định 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tƣớng Chính phủ phê
duyệt Chƣơng trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà
nƣớc giai đoạn 2016 - 2020.
Việc xây dựng và tuân thủ Khung Kiến trúc Chính quyền điện tử sẽ giúp cho
các cơ quan nhà nƣớc ở tỉnh Đắk Lắk tăng cƣờng khả năng kết nối liên thông, tích
75
hợp, chia sẻ, sử dụng lại thông tin, cơ sở hạ tầng thông tin của các hệ thống thông
tin triển khai tại tỉnh Đắk Lắk, đảm bảo việc triển khai ứng dụng CNTT đồng bộ,
hạn chế trùng lặp, tiết kiệm chi phí, thời gian triển khai tại tỉnh Đắk Lắk. Nâng cao
tính linh hoạt khi xây dựng, triển khai các thành phần, hệ thống thông tin theo điều
kiện thực tế tại địa phƣơng.
Việc xây dựng Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Đắk Lắk giúp lãnh đạo
tỉnh có cơ sở đƣa ra các quyết định đầu tƣ triển khai CQĐT kịp thời, chính xác;
nâng cao hiệu quả, chất lƣợng các dịch vụ công trực tuyến của tỉnh. Đặc biệt, khi
việc triển khai ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nƣớc tại tỉnh Đắk Lắk ngày
càng đƣợc phát triển cả về chiều sâu và chiều rộng, kiến trúc Chính quyền điện tử sẽ
- Tăng cƣờng khả năng kết nối liên thông, tích hợp, chia sẻ, sử dụng lại thông
giúp đạt đƣợc những mục tiêu sau:
- Tăng cƣờng khả năng giám sát, đánh giá đầu tƣ; đảm bảo triển khai ứng
tin, cơ sở hạ tầng thông tin;
dụng CNTT đồng bộ, hạn chế trùng lặp, tiết kiệm chi phí, thời gian triển khai của cơ
- Nâng cao tính linh hoạt khi xây dựng, triển khai các thành phần, hệ thống
quan nhà nƣớc tại tỉnh Đắk Lắk;
- Tạo cơ sở xác định các thành phần, hệ thống CNTT cần xây dựng và lộ
thông tin theo điều kiện thực tế tại tỉnh Đắk Lắk;
trình, trách nhiệm triển khai Chính phủ điện tử tại Việt Nam.
Triển khai chính quyền điện tử Đắk Lắk làm cơ sở cho việc triển khai các
hoạt động CNTT tại tỉnh Đắk Lắk theo nghị quyết sô 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015
của chính phủ về chính phủ điện tử và quyết định 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015
của Thủ tƣớng Chính phủ phê duyệt Chƣơng trình quốc gia về ứng dụng CNTT
trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc giai đoạn 2016 - 2020.
76
TIỂU TIẾT CHƢƠNG 3
Nội dung chính của Chƣơng 3 là đƣa ra giải pháp nâng cao hiệu quả ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Đắk Lắk xuất phát từ cơ sở lý thuyết đƣợc trình bày ở chƣơng 1 và thực trạng hoạt
động ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh Đắk Lắk đƣợc trình bày ở chƣơng 2. Trong đó trình bày chín giải pháp
gồm: Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản;
Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên về ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản; Bồi dƣỡng nâng cao trình độ cho CB,CC,CV; Ban hành hệ thống
văn bản quy định về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; Tăng cƣờng kiểm tra,
tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tintrong quản lý văn bản; Đẩy mạnh
việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản; Mở rộng phạm vi ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản; Tuyên truyền về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
cũng nhƣ hoạt động ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nƣớc; Triển khai áp dụng
khung chính quyền điện tử tỉnh.
77
KẾT LUẬN
Trong cải cách hành chính, CNTT góp phần tự động hóa, đơn giản hóa các
quy trình, thủ tục hành chính, tạo ra phong cách lãnh đạo, làm việc mới chuyện
nghiệp, thân thiện, hiệu quả. Ứng dụng CNTT và cải cách hành chính là hai hoạt
động song song và hỗ trợ nhau trong việc nâng cao tính minh bạch và hiệu quả hoạt
động của bộ máy HCNN. Thông qua hoạt động ứng dụng CNTT, bộ máy HCNN dễ
dàng liên kết với nhau hơn trong thực hiện nhiệm vụ, Chính phủ cũng thông qua đó
để điều hành bộ máy nhà nƣớc một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác; kiểm
soát tốt hơn mọi hoạt động của cơ quan HCNN trƣớc những biến động phức tạp của
thực tiễn xã hội.
CNTT đã hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản, đƣa công tác
này từ thủ công sang bán tự động hóa, góp phần giải phóng sức lao động chân tay
đồng thời nâng cao năng suất lao động của CB,CC,VC. Việc ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk đã
đem lại nhiều hiệu quả thiết thực. Đồng thời, giúp CB,CC,VC thuận tiện hơn trong
việc quản lý văn bản đi – đến, chuyển giao hay tìm kiếm văn bản, đảm bảo việc quản
lý chặt chẽ và chính xác, phục vụ kịp thời cho Lãnh đạo theo dõi và giải quyết công
việc. Tuy nhiên, hoạt động ứng dụng CNTT quản lý văn bản trong thực tế vẫn còn
nhiều khó khăn, kết quả mang lại chƣa cao, chƣa thực sự đáp ứng nhu cầu cải cách
hành chính cũng nhƣ tốc độ phát triển của văn hóa, kinh tế xã hội hiện nay. Để góp
phần giải quyết những vấn đề trên luận văn “Ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk”
đã tập trung nghiên cứu các vấn đề nhƣ:
Luận văn đã trình bày hệ thống cơ sở lý luận về quản lý văn bản và ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân tỉnh Đắk Lắk, cụ thể tập trung làm rõ những khái niệm là cơ sở trong quá trình
nghiên cứu nhƣ: các khái niệm về văn bản, văn bản quản lý, ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản. Qua đó, bƣớc đầu xác định đƣợc các yếu tố tác động đến việc ứng
78
dụng CNTT trong quản lý văn bản.
Ngoài hệ thống cơ sở lý luận làm nền tảng cho việc ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản. Luận văn cũng đánh giá đƣợc thực trạng ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, để thấy
đƣợc những thuận lợi và khó khăn trong ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk. Trên cơ sở đó, xây dựng các
giải pháp để phát huy những yếu tố tác động tích cực và khắc phục, hạn chế những
yếu tố tác động tiêu cực.
Những giải pháp mà luận văn xây dựng đều nhắm đến mục tiêu giải pháp
thúc đẩy ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh Đắk Lắk, đồng thời góp phần phát triển Chính phủ điện tử ở Việt Nam,
bao gồm: Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản; Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên về ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản; Bồi dƣỡng nâng cao trình độ cho CB,CC,VC; Ban hành hệ
thống văn bản quy định về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; Tăng cƣờng
kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; Đẩy mạnh việc
ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản; Mở rộng phạm vi ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản; Tuyên truyền về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản cũng nhƣ
hoạt động ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nƣớc; Triển khai áp dụng khung
chính quyền điện tử tỉnh.
Mặt khác, cũng đề cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan HCNN tại Đắk
Lắk, đứng đầu là UBND tỉnh với sự tham mƣu, giúp việc của Sở Nội vụ và Sở
Thông tin - Truyền thông trong triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản,
thời gian tới cần có sự hợp tác, nỗ lực hỗ trợ, phối hợp giữa tất cả các cơ quan trong
hệ thống bộ máy hành chính; cùng nhau đƣa nền hành chính của tỉnh Đắk Lắk ngày
một đi lên theo hƣớng công khai, minh bạch, đơn giản và thuận tiện cho nhân dân;
tạo nên một nền “hành chính phục vụ, kiến tạo”.
79
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ
Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ
cơ quan, Hà Nội;
2. Bộ Nội vụ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ về
Hướng dân thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước, Hà
Nội;
3. Bộ Nội vụ, Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01/7/2010 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số
chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị, Hà Nội;
4. Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của
Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà
nước, Hà Nội;
5. Chính phủ (2011), Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 ban hành
Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020,
Hà Nội;
6. Chính phủ (2015), Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 quy định về
Chính phủ điện tử, Hà Nội;
7. Chính phủ (2015), Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 Phê duyệt
Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan Nhà nước giai đoạn 2016 – 2020, Hà Nội;
8. Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12.7.2018 của Thủ
tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong
hệ thống hành chính nhà nước, Hà Nội;
9. Chính phủ (2014), Nghị định 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính
phủ quy định về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương, Hà Nội;
10. Chính phủ (2001), Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính
80
phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Hà Nội;
11. Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
của Chính phủ về công tác văn thư, Hà Nội;
12. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Hà Nội;
13. Đào Ngọc Quang (2004), Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn
phòng UBND quận, huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước
hiện nay;
14. Học viện Hành chính Quốc gia (1997), Văn bản quản lý hành chính nhà
nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, Nxb. Giáo
dục;
15. Học viện Hành chính quốc gia (2009), Giáo trình Hành chính văn phòng
trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội;
16. Học viện hành chính Quốc gia (2014), Quản lý công, Nxb Bách khoa Hà
Nội, Hà Nội;
17. Hội đồng nhân dân tỉnh Đắk Lắk (2015), Nghị quyết số 181/2015/NQ-
HĐND của Hội đồng nhân dân tỉnh Khóa VIII, Kỳ họp lần thứ 11 thông
qua ngày 03/12/2015 về ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin tỉnh
Đắk Lắk giai đoạn 2016 – 2020, Đắk Lắk.;
18. Kiều Mai, Vài nét về ứng dụng công nghệ tin học vào việc “Quản lý hồ sơ
vụ việc ở Văn phòng Chính phủ”, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam (nay là tạp chí
Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam), số 2, 2001, trang 60 – 64;
19. Kiều Xuân Lợi (2011), Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của
Sở Y tế Đắk Lắk;
20. Lê Thị Bích Thuận (2008), Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối
cảnh cải cách hành chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội;
21. Nguyễn Thị Trà (2001), Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư trong giai đoạn hiện nay của nước ta;
81
22. Phạm Văn Năm (2010), Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở
UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh;
23. Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử, Hà Nội.
24. Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin, Hà Nội.
25. Quốc hội (2015), Luật tổ chức Chính phủ, Hà Nội.
26. Quốc hội (2015), Luật tổ chức chính quyền địa phương, Hà Nội.
27. TS. Dƣơng Văn Khảm (1994), Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư,
lưu trữ, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội;
28. UBND tỉnh Đắk Lắk (2016), Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11/8/2017 của
UBND tỉnh việc gửi, nhận văn bản điện tử, Đắk Lắk;
29. UBND tỉnh Đắk Lắk (2016), Công văn 8567/UBND-KGVX ngày
25/10/2016 về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong cải
cách hành chính, Đắk Lắk;
30. UBND tỉnh Đắk Lắk (2016), Công văn số 8884/UBND-KGVX ngày
08/11/2017 chỉ đạo việc chính thức gửi, nhận văn bản điện tử 4 cấp chính
quyền qua hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành, Đắk Lắk;
31. UBND tỉnh Đắk Lắk (2016), Quyết định số 1429/QĐ-UBND ngày
23/5/2016 về việc phê duyệt Kế hoạch xây dựng Kiến trúc Chính quyền điện
tử tỉnh Đắk Lắk, Đắk Lắk;
32. UBND tỉnh Đắk Lắk (2016), Quyết định số 1881/QĐ-UBND ngày
30/6/2016 Phê duyệt Kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin
xây dựng Chính quyền điện tử tỉnh Đắk Lắk giai đoạn 2016-2020, Đắk Lắk;
33. UBND tỉnh Đắk Lắk (2016), Quyết định số 1881/QĐ-UBND ngày
30/6/2016 về việc phê duyệt Kế hoạch phát triển và ứng dụng công nghệ
thông tin xây dựng Chính quyền điện tử tỉnh Đắk Lắk giai đoạn 2016-2020,
Đắk Lắk.
- www.aita.gov.vn
- www.chinhphu.vn
Một số trang thông tin điện tử:
82
PHỤ LỤC
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho lãnh đạo
Lãnh đạo bao gồm lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo phòng ban.
Các chức năng chính trong hệ thống bao gồm:
Hình 2.2 Chức năng chính cho lãnh đạo
Sau khi ngƣời dùng đăng nhập thành công xuất hiện giao diện trang chủ.
Hình 2.3 Màn hình trang chủ cho lãnh đạo
2.3.3.1 Văn bản đến
Mục này chứa những văn bản mà lãnh đạo nhận đƣợc với trách nhiệm là xử
lý chính. Khi có văn bản chuyển đến thì dƣới góc trái màn hình máy tính của bạn sẽ
có thông báo cho bạn biết.
83
Hình 2.4 Màn hình tổng quát xử lý văn bản
a) Thao tác xử lý khi nhận văn bản đến
Các bước thực hiện:
Bước 1: Từ màn hình Trang chủ, chọn mục “Văn bản đến” tiếp theo chọn
“Xử lý chính” một giao diện xử lý văn bản hiện ra cho phép bạn làm việc với văn
bản vừa chọn
Bước 2: Nhấp chuột vào phần trích yếu của văn bản cần xử lý sẽ hiện ra một
vùng dữ liệu mới với nội dung văn bản, các tài liệu kèm theo (nếu có) và các ý kiến
xử lý liên quan. Tại đây sẽ có các chức năng cho lãnh đạo xử lý nhƣ sau:
- Chuyển xử lý.
- Để biết.
- Hoàn thành.
- Tạo văn bản dự thảo.
- Tạo hồ sơ công việc .
- Trả lại, thu hồi.
- Xem thông tin xử lý.
- Xem theo dõi v.v…
84
Hình 2.5 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho lãnh đạo
b) Chuyển xử lý văn bản
Các bước thực hiện:
Bƣớc 1: Từ màn hình xem chi tiết văn bản, bấm vào biểu tƣợng nút
Bƣớc 2: Chọn tên cán bộ cần chuyển văn bản. Một cửa sổ nhỏ hiện ra cùng
với danh sách những ngƣời thuộc đối tƣợng bạn vừa chọn.
Bước 3: Bấm nút “Đồng ý” để hoàn thành bƣớc chuyển xử lý văn bản. Khi
đó văn bản sẽ đƣợc chuyển vào mục “Đã xử lý”.
Hình 2.6 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho lãnh đạo
85
2.3.3.2 Văn bản đi
Các bước thực hiện như sau:
Bƣớc 1: Từ menu bên trái Văn bản đi, chọn “Văn bản dự thảo”.
Bƣớc 2: Chọn biểu tƣợng để tạo mới 01 văn bản dự thảo. Nhập trích
yếu , tải tài liệu đánh kèm (nếu có).
Bƣớc 3: Cuối cùng bấm vào biểu tƣợng để Lƣu văn bản dự thảo.
Hình 2.7 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho lãnh đạo
a) Đính kèm văn bản
Trong quá trình tạo văn bản dự thảo ngƣời dùng cần đính kèm những văn bản
đến hoặc những văn bản có sẵn trong hệ thống thì chỉ cần click biểu tƣợng
, chọn văn cần đính kèm, cuối cùng bấm “Đồng ý”.
Hình 2.8 Màn hình đính kèm văn bản cho lãnh đạo
86
b) Chuyển xử lý
Tác vụ “chuyển” dùng để chuyển văn bản cho những đối tƣợng ngang cấp
hoặc chuyển cho cấp dƣới hoặc văn bản đƣợc tạo ra để khảo sát ý kiến mọi ngƣời
hoặc văn bản để góp ý. Thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ màn hình tạo mới văn bản dự thảo, bấm nút xuất hiện
màn hình nhƣ sau:
Hình 2.9 Màn hình chuyển văn bản dự thảo cho lãnh đạo
Bƣớc 2: Chọn ngƣời cần chuyển nhập nội dung, ý kiến tóm tắt (nếu có),
bấm nút để hoàn thành thao tác.
c) Trình thông qua
Các bước thực hiện:
Bƣớc 1: Từ màn hình tạo mới văn bản dự thảo, bấm nút “Trình thông qua”
xuất hiện màn hình nhƣ sau:
Hình 2.10 Màn hình văn bản trình thông qua cho lãnh đạo
87
Bƣớc 2: Chọn ngƣời cần “Trình thông qua”, nhập lý do trình (nếu có) rồi
bấm nút để hoàn thành thao tác.
d) Trình duyệt
Bƣớc 1: Từ màn hình tạo mới văn bản dự thảo, bấm nút “Trình duyệt “
xuất hiện màn hình nhƣ sau:
Hình 2.11 Màn hình văn bản trình duyệt cho lãnh đạo
Bƣớc 2: Chọn ngƣời cần trình duyệt, nhập nội dung lý do rồi bấm nút
để hoàn thành thao tác.
e) Xử lý văn bản
Chức năng này cho Lãnh Đạo xem các văn bản đang xử lý, đã xử lý, đã
chuyển, đã hoàn thành.
Vd: Vào văn bản đi,chọn văn bản xử lý, chọn Đã hoàn thành, màn hình sẽ
xuất hiện các văn bản đã đƣợc xuất bản.
2.3.3.3 Hồ sơ công việc
Khi bạn muốn lập một hồ sơ công việc giải quyết một vấn đề nào đó cần
trình lên cấp trên hoặc chuyển đến các bộ phận khác xử lý, hoặc để lƣu.
Các bước thực hiện:
Bƣớc 1: Từ Màn hình “Hồ sơ công việc”. Bấm nút “Tạo hồ sơ” chƣơng
trình mở ra màn hình tạo mới hồ sơ
Bƣớc 2: Thực hiện nhập dữ liệu vào các trƣờng:
- Tiêu đề (*): Nhập vào tên công việc cần tạo.
- Loại hồ sơ: Thực hiện chọn loại hồ sơ (Hồ sơ công việc, hồ sơ quy tắc).
88
- Tên đề mục: Chọn loại danh mục.
- Người lập hồ sơ: Sẽ mặc định sẵn theo theo tài khoản của người tạo hồ sơ.
- Độ khẩn và Tiến độ: Chọn độ quan trọng và nhập vào tiến độ đang xử lý
của hồ sơ.
- Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc: Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho
hồ sơ.
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần tạo cho hồ sơ. Bấm nút
“Lƣu” để hoàn thành.
Bƣớc 4: Tại đây, chƣơng trình cho phép đính kèm văn bản bên ngoài bằng
cách bấm vào nút “Tài liệu đính kèm”. Chọn văn bản trên máy tính cá nhân rồi
thực hiện tải lên. Hoặc “Thêm văn bản bên ngoài”: là thêm những văn bản mà
chƣa có trong hệ thống (văn bản đã có, văn bản đến, văn bản liên quan…), khi tải
file văn bản bên ngoài lên sẽ xuất hiện hộp thông tin cho bạn nhập nhanh nội dung
trích yếu và số ký hiệu của văn bản đó.
Hình 2.12 Màn hình tạo mới hồ sơ công việc cho lãnh đạo
89
PHỤ LỤC
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho chuyên viên
Trong hệ thống, chuyên viên sẽ thực hiện các chức năng xử lý chuyên môn
trƣớc khi gửi và sau khi nhận nhiệm vụ đƣợc giao từ lãnh đạo cấp trên.
Hình 2.13 Chức năng chính của chuyên viên
Khi ngƣời dùng đăng nhập thành công xuất hiện giao diện trang chủ
Hình 2.14 Màn hình trang chủ cho chuyên viên
2.3.4.1 Văn bản đến
Mục này chứa những văn bản mà chuyên viên nhận đƣợc với trách nhiệm là
xử lý chính. Khi có văn bản chuyển đến thì dƣới góc trái màn hình máy tính của bạn
sẽ có thông báo cho bạn biết.
90
Hình 2.15 Màn hình tổng quát xử lý văn bản cho chuyên viên
a) Thao tác xử lý khi nhận văn bản đến
Các bước thực hiện:
Bước 1: Từ màn hình Trang chủ, chọn mục “Văn bản đến” tiếp theo chọn
“Xử lý chính” một giao diện xử lý văn bản hiện ra cho phép bạn làm việc với văn
bản vừa chọn
Bước 2: Nhấp chuột vào phần trích yếu của văn bản cần xử lý sẽ hiện ra một
vùng dữ liệu mới với nội dung văn bản, các tài liệu kèm theo (nếu có) và các ý kiến
xử lý liên quan. Tại đây sẽ có các chức năng cho bạn xử lý nhƣ sau:
- Chuyển xử lý.
- Để biết.
- Hoàn thành.
- Tạo văn bản dự thảo.
- Tạo hồ sơ công việc.
- Trả lại, thu hồi.
- Xem thông tin xử lý.
- Xem theo dõi v.v…
91
Hình 2.16 Màn hình chức năng xử lý văn bản cho chuyên viên
b) Chuyển xử lý văn bản
Các bước thực hiện:
Bƣớc 1: Từ màn hình xem chi tiết văn bản. Bấm vào biểu tƣợng nút
Bƣớc 2: Chọn tên cán bộ cần chuyển văn bản. Một cửa sổ nhỏ hiện ra cùng
với danh sách những ngƣời thuộc đối tƣợng bạn vừa chọn.
Bước 3: Bấm nút “Đồng ý” để hoàn thành bƣớc chuyển xử lý văn bản. Khi
đó văn bản sẽ đƣợc chuyển vào mục “Đã xử lý”.
Hình 2.17 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho chuyên viên
92
2.3.4.2 Văn bản đi
a) Văn bản dự thảo
Các bước thực hiện như sau:
Bƣớc 1: Từ menu bên trái Văn bản đi, chọn “Văn bản dự thảo”.
Bƣớc 2: Chọn biểu tƣợng để tạo mới 01 văn bản dự thảo. Nhập trích
yếu , tải tài liệu đánh kèm (nếu có).
Bƣớc 3: Cuối cùng bấm vào biểu tƣợng để Lƣu văn bản dự thảo.
Hình 2.18 Màn hình tạo mới văn bản dự thảo cho chuyên viên
b) Đính kèm văn bản
Trong quá trình tạo văn bản dự thảo ngƣời dùng cần đính kèm những văn bản
đến hoặc những văn bản có sẵn trong hệ thống thì chỉ cần click biểu tƣợng
, chọn văn cần đính kèm, cuối cùng bấm “Đồng ý”.
Hình 2.19 Màn hình đính kèm văn bản cho chuyên viên
93
c) Xin cấp số văn bản
Xin cấp số văn bản là đăng ký số văn bản trƣớc, để khi văn bản đƣợc ban
hành sẽ đƣợc lấy số đã đƣợc xin cấp số trƣớc đó.
Chọn văn bản dự thảo cần xin số đi, bấm vào biểu tƣợng tác vụ khác chọn
“Xin cấp số văn bản”. Số văn bản xin cấp số phải đƣợc văn thƣ duyệt mới có hiệu
lực, màn hình xin cấp số văn bản nhƣ sau:
Hình 2.20 Màn hình xin cấp số văn bản cho chuyên viên
Chọn cơ quan/ phòng ban ban hành văn bản, chọn loại văn bản, số đƣợc xin
sẽ tự động nhảy theo số sổ của văn thƣ. Sau khi nhập các nội dung xin cấp số, chọn
“Đồng ý” để hoàn thành xin cấp số văn bản.
d) Trình thông qua
Văn bản sau khi đƣợc chuyên viên tạo ra trình cấp lãnh đạo thông qua rồi
mới đƣợc trình duyệt. Thực hiện các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ màn hình tạo mới văn bản dự thảo, bấm nút “Trình thông qua”
xuất hiện màn hình nhƣ sau:
94
Hình 2.21 Màn hình văn bản trình thông qua cho chuyên viên
Bƣớc 2: Chọn ngƣời cần “Trình thông qua”, nhập lý do trình (nếu có) rồi
bấm nút để hoàn thành thao tác.
e) Trình duyệt
Bƣớc 1: Từ màn hình tạo mới văn bản dự thảo, bấm nút “Trình duyệt “ xuất
hiện màn hình nhƣ sau:
Hình 2.22 Màn hình văn bản trình duyệt cho chuyên viên
Bƣớc 2: Chọn ngƣời cần trình duyệt, nhập nội dung lý do rồi bấm nút
để hoàn thành thao tác.
2.3.4.3 Hồ sơ công việc
Khi bạn muốn lập một hồ sơ công việc giải quyết một vấn đề nào đó cần
trình lên cấp trên hoặc chuyển đến các bộ phận khác xử lý, hoặc để lƣu.
95
Các bước thực hiện:
Bƣớc 1: Từ Màn hình “Hồ sơ công việc”. Bấm nút “Tạo hồ sơ” chƣơng
trình mở ra màn hình tạo mới hồ sơ
Bƣớc 2: Thực hiện nhập dữ liệu vào các trƣờng:
- Tiêu đề (*): Nhập vào tên công việc cần tạo.
- Loại hồ sơ: Thực hiện chọn loại hồ sơ (Hồ sơ công việc, hồ sơ quy tắc).
- Tên đề mục: Chọn loại danh mục.
- Người lập hồ sơ: Sẽ mặc định sẵn theo theo tài khoản của người tạo hồ sơ.
- Độ khẩn và Tiến độ: Chọn độ quan trọng và nhập vào tiến độ đang xử lý
của hồ sơ.
- Ngày bắt đầu và Ngày kết thúc: Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho
hồ sơ.
Bƣớc 3:
“Lƣu” để hoàn thành.
Bƣớc 4: Tại đây, chƣơng trình cho phép đính kèm văn bản bên ngoài bằng
cách bấm vào nút “Tài liệu đính kèm”. Chọn văn bản trên máy tính cá nhân rồi
thực hiện tải lên. Hoặc “Thêm văn bản bên ngoài”: là thêm những văn bản mà
chƣa có trong hệ thống (văn bản đã có, văn bản đến, văn bản liên quan…), khi tải
tập tin văn bản bên ngoài lên sẽ xuất hiện hộp thông tin cho bạn nhập nhanh nội
dung trích yếu và số ký hiệu của văn bản đó.
Hình 2.23 Màn hình tạo mới hồ sơ công việc cho chuyên viên
96
PHỤ LỤC
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản cho văn thƣ
Trong các cơ quan, tổ chức, văn thƣ là nhóm chuyên trách các công việc nhƣ
tiếp nhận các công văn, tài liệu. Công việc này trên hệ thống đƣợc thực hiện theo
trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, chuyển lên cho lãnh đao cơ quan để có ý
kiến chỉ đạo, xử lý.
Sau khi ngƣời dùng đăng nhập thành công, màn hình trang chủ xuất hiện.
Hình 2.24 Màn hình trang chủ cho văn thư
2.3.5.1 Văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản
Nếu văn bản đến từ một đơn vị sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và Điều
hành thì văn thƣ chỉ cần thêm thông tin và làm thao tác vào sổ văn bản đến và
chuyển lãnh đạo xử lý là xong.
Các bước thực hiện:
Bƣớc 1: Từ màn hình menu chính bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên
cạnh nút chọn
Bƣớc 2: Chọn văn bản đƣợc gửi đến qua hệ thống iDesk
Bƣớc 3: Để nhận văn bản bấm vào nút => đồng ý )
Bƣớc 4: Chọn loại văn bản và vào sổ văn bản, bấm Lƣu
Bƣớc 5: Chuyển xử lý văn bản bấm vào => chọn ngƣời xử lý
chính hoặc phối hợp xử lý, theo dõi. Bấm Đồng ý
97
Hình 2.25 Màn hình chuyển xử lý văn bản cho văn thư
Nếu văn bản đến từ một đơn vị không sử dụng iDesk mà bằng văn bản giấy
thì làm nhƣ sau:
Các bước thực hiện:
Bước 1: Từ màn hình menu chính bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên
chọn cạnh nút
Bước 2: Chọn , nhập các thông tin nội dung văn bản vào hệ
thống.
98
Hình 2.26 Màn hình nhập thông tin văn bản cho văn thư
Bước 3: Scan văn bản và chọn
Bước 4: Sau khi đã nhập các thông tin của văn bản và đính kèm tập tin thì
chọn “Lƣu” hoặc “Lƣu và tạo mới” hoặc “ Lƣu chuyển và tạo mới”.
Bước 5: Chuyển xử lý văn bản bấm vào ọn ngƣời xử lý
chính hoặc phối hợp xử lý, theo dõi. Bấm Đồng ý
b) Chuyển xử lý cùng 01 lúc nhiều văn bản
Để chuyển cùng 01 lúc nhiều văn bản thực hiện thao tác nhƣ hình sau:
Hình 2.27 Màn hình chọn cùng 01 lúc nhiều văn bản cho văn thư
99
Hình 2.28 Màn hình chọn người chuyển xử lý cho văn thư
c) Sổ văn bản đến
Là nơi thống kê tất cả các văn bản nhận đƣợc xuất thành báo cáo, ở tác vụ
này cho phép theo dõi các văn bản đã đƣợc chuyển xử lý. Để xuất báo cáo sổ văn
bản đến .
Các bước thực hiện:
Bước 1: Từ màn hình menu chính bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên
cạnh nút chọn và bấm vào nút
Bước 2: Sau đó chọn ngày cần xuất báo cáo sổ.
Bước 3: Bấm vào nút để xem kết quả nhanh trên màn hình/
Bấm vào nút sẽ kết xuất ra file excel.
Bước 4: Bấm Đồng ý.
100
Hình 2.29 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đến cho văn thư
2.3.5.2 Văn bản đi
a) Ban hành văn bản
Nếu văn bản đi đƣợc gửi xuống từ các phòng, ban thông qua hệ thống idesk
thì văn thƣ chỉ cần thêm thông tin và làm thao tác vào sổ văn bản đi và chuyển xử lý
là xong.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Từ màn hình menu chính bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên
cạnh nút chọn
Bước 2: Chọn văn bản đƣợc gửi xuống qua hệ thống iDesk
Bước 3: Bấm vào nút để nhận văn bản
Bước 4: Chọn loại văn bản và vào sổ văn bản, bấm Lƣu
Bước 5: Chuyển xử lý văn bản bấm vào , chọn ngƣời xử lý
chính hoặc đơn vị nhận văn bản, bấm Đồng ý.
101
Hình 2.30 Màn hình nhận văn bản đi từ phòng, ban cho văn thư
Nếu văn bản đi đƣợc gửi xuống từ các phòng, ban là văn bản giấy thì văn thƣ
nhập các thông tin và làm thao tác vào sổ văn bản đi và chuyển xử lý.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Từ màn hình menu chính bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên
cạnh nút chọn
Bước 2: Chọn , nhập thông tin văn bản
Bước 3: Lƣu văn bản/ Lƣu và tạo mới/ Lƣu và chuyển, tạo mới.
Bước 4: Phát hành văn bản chọn:
Chuyển văn bản cho các phòng, ban, đơn vị nội bộ
Chuyển văn bản cho các đơn vị trong tỉnh và các đơn vị ngoài
tỉnh
Chuyển cho các phòng, ban, đơn vị nội bộ, các đơn vị trong tỉnh và
các đơn vị ngoài tỉnh.
Bước 5: Chọn cơ quan cần gửi, bấm nút
102
Hình 2.31 Màn hình chuyển xử lý ban hành cho văn thư
Các tính năng Xóa/ Sửa/ Thu hồi/ chuyển xử lý: Tƣơng tự Văn bản đến.
b) Sổ văn bản đi
Là nơi thống kê tất cả các văn bản đã ban hành đi đựơc xuất thành báo cáo
thể hiện rõ số ký hiệu, trích yếu, ngày văn bản, nơi nhận văn bản. Để xuất báo cáo
sổ văn bản đi.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Từ màn hình menu chính bên trái chọn dấu mũi tên xổ xuống bên
cạnh nút chọn và bấm vào nút
Bước 2: Sau đó chọn ngày cần xuất báo cáo sổ văn bản
Bước 3: Bấm vào nút để xem kết quả nhanh trên màn hình/
Bấm vào nút sẽ kết xuất ra file excel.
103
Hình 2.32 Màn hình kết quả báo cáo sổ văn bản đi cho văn thư
2.3.5.3 Hồ sơ công việc
Ngoài các chức năng quản lý Hồ sơ công việc tƣơng tự nhƣ chuyên viên: Tạo
mới hồ sơ công việc, chỉ đạo, xử lý, xem hồ sơ xử lý và tra cứu các loại hồ sơ công
việc. Văn thƣ còn có thể nhắc nhở, theo dõi hồ sơ công việc.
a) Nhắc nhở
Cho phép ngƣời dùng chia sẻ tài liệu đến một ai đó với những yêu cầu kèm
theo. Trao đổi công việc với nhau là vấn đề rất khó khăn và mất nhiều thời gian với
ngƣời dùng. Chính vì vậy iDesk hỗ trợ ngƣời dùng “Nhắc nhở/ Thông báo” qua lại
rất dễ dàng.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Từ màn hình menu bên trái mục “Cần xử lý” , chọn "Nhắc nhở".
Bước 2: Màn hình “Nhắc nhở/ Thông báo” xuất hiện, với 02 biểu tƣợng
nhắc nhở và thông báo. Nếu bạn cần “Nhắc nhở” thì click vào biểu tƣợng hoặc
nếu cần “Thông báo” thì chọn biểu tƣợng .
Bước 3: Sau khi bạn nhấp chọn vào biểu tƣợng “Nhắc nhở/ Thông báo” sẽ
xuất hiện một màn hình kế bên để bạn nhập tiêu đề, nội dung cho nhắc nhở/ ra
thông báo.
104
Buớc 4: Nếu có tài liệu cần đính kèm, bạn click chuột chọn vào biểu tƣợng
để tải “tài liệu cần đính kèm”.
Buớc 5: Tiếp theo chọn “Ngƣời nhận” để gửi nhắc nhở/ ra thông báo. Từ
trƣờng giá trị “Ngƣời nhận” bạn click chuột vào
xuất hiện cây thƣ mục ngƣời dùng để bạn chọn ngƣời hoặc chọn phòng ban để
chuyển. Hoặc chọn “Tất cả” để gửi cho tất cả mọi ngƣời trong cơ quan.
Bước 6: Cuối cùng nhấn nút để hoàn thành.
b) Theo dõi
Hàng ngày văn thƣ phải tiếp nhận rất nhiều công văn và chuyển xử lý cho
nhiều phòng ban, đơn vị. Để biết đƣợc công văn nào đƣợc chuyển cho ai xử lý thì
văn thƣ vào trang “Theo dõi” và tìm kiếm công văn cần theo dõi. Hệ thống sẽ hiển
thị tất cả các thông tin của công văn đó cũng nhƣ ai đã và đang xử lý.
Chức năng này không chỉ giúp cho văn thƣ mà đặc biệt lãnh đạo có thể theo
dõi quá trình xử lý của tất cả các văn bản đến/ văn bản đi.
Các bước thực hiện:
Bước 1: Nhấp chuột vào mở một công văn cần theo dõi.
Bước 2: Màn hình hiển thị thông tin công văn xuất hiện nhƣ sau:
Hình 2.33 Màn hình xem theo dõi chi tiết xử lý
105
