Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ................/................. ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

ĐÀO TIẾN QUYẾT

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ................/................. ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

ĐÀO TIẾN QUYẾT

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 8 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ

HÀ NỘI - NĂM 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Nội dung

được nghiên cứu là hoàn toàn chân thực và chưa được công bố trong bất kỳ

công trình nào khác.

TÁC GIẢ Đào Tiến Quyết

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, cho tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS. Đinh Thị Cẩm Lê,

người đã dành nhiều thời gian, công sức và tâm huyết hướng dẫn tôi trong quá

trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn.

Tôi xin trân trọng cảm ơn Ban Quản lý đào tạo Sau đại học Học viện

Hành chính Quốc gia, cùng toàn thể các thầy, cô giáo đã tận tình truyền đạt

những kiến thức quý báu, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu.

Xin chân thành cảm ơn các cơ quan, đơn vị liên quan đã tạo điều kiện

cho tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn.

Sau cùng, xin dành những lời cảm ơn chân thành nhất tới gia đình,

người thân, bạn bè đã hết lòng ủng hộ, giúp đỡ và tạo điều kiện để tôi hoàn

thành đề tài nghiên cứu này.

Trong quá trình làm đề tài, bản thân học viên đã cố gắng tìm hiểu tài

liệu, và thực hiện các bước nghiên cứu. Tuy nhiên, do sự hiểu biết còn hạn

chế, kinh nghiệm nghiên cứu chưa nhiều, nên sẽ không tránh khỏi có một số

thiếu sót. Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo và

độc giả.

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Danh mục chữ viết tắt

Danh mục hình, bảng, sơ đồ

MỞ ĐẦU ........................................................................................................................ 1

1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài .................................................... 4

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................ 6

3.1. Mục đích nghiên cứu ............................................................................................. 6

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................. 6

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................. 7

4.1. Đối tượng nghiên cứu ............................................................................................. 7

4.2. Phạm vi nghiên cứu ................................................................................................ 7

5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 7

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn .......................................................................... 8

6.1. Ý nghĩa lý luận ........................................................................................................ 8

6.2. Ý nghĩa thực tiễn ..................................................................................................... 8

7. Kết cấu của luận văn ..................................................................................... 8

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG

DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP............ 9

1.1. Một số vấn đề về hội họp ........................................................................... 9

1.1.1. Họp là gì? ............................................................................................................. 9

1.1.2. Mục đích tổ chức hội họp ................................................................................. 11

1.1.3. Vai trò của hội họp trong hoạt động quản lý nhà nước .................................. 12

1.1.4. Các nguyên tắc tổ chức hội họp ....................................................................... 14

1.3. Ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp ................................................... 15

1.3.1. Khái niệm CNTT và ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp ................... 15

1.3.2. Yêu cầu tất yếu cần ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp ..................... 17

1.3.3. Các điều kiện để triển khai việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp .... 19

1.3.4. Quy trình tổ chức hội họp có ứng dụng CNTT .............................................. 20

1.4. Chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp................................. 21

1.4.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội

họp ................................................................................................................... 21

1.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp ......... 24

Tiểu kết chương 1 ............................................................................................ 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH ................................................................................... 29

2.1. Đặc điểm tự nhiên, kinh tế xã hội và khái quát về Ủy ban nhân dân huyện

Đà Bắc ............................................................................................................. 29

2.1.1. Đặc điểm tự nhiên .............................................................................................. 29

2.1.2. Đặc điểm kinh tế - xã hội .................................................................................. 30

2.1.3. Nhiệm vụ và chức năng của UBND huyện Đà Bắc ....................................... 33

2.2. Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp

tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình ........................................ 40

2.2.1. Điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và nguồn nhân lực........................................... 40

2.2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Ủy ban

nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình ..................................................................... 45

2.3. Đánh giá việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện

Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình .................................................................................... 56

2.3.1. Ưu điểm .............................................................................................................. 56

2.3.2. Hạn chế ............................................................................................................... 58

2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ..................................................................... 59

2.4. Đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND

huyện Đà Bắc. ................................................................................................. 60

2.4.1. Gia tăng sự kết nối ............................................................................................. 60

2.4.2. Đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của UBND ............. 61

2.4.3. Nâng cao chất lượng công tác thông tin .......................................................... 61

2.4.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành .................................... 62

2.4.5. Tiết kiệm nguồn lực........................................................................................... 63

Tiểu kết chương 2 ............................................................................................ 66

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ỨNG

DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH ........................ 67

3.1. Phương hướng của ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp

tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình ........................................ 67

3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin

trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. ................... 68

3.2.1. Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ

CBCC huyện. ................................................................................................................ 68

3.2.2. Xây dựng đội ngũ công nghệ thông tin chuyên trách .................................... 70

3.2.3.Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng tích hợp ...................... 72

3.2.4. Nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin .................................... 73

3.2.5. Đầu tư có trọng điểm ......................................................................................... 76

3.2.6. Có chế độ đãi ngộ đối với cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin ...... 78

3.2.7. Đầu tư đồng bộ hóa cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm ......... 79

3.2.8. Nâng cao vị trí và vai trò của người đứng đầu ................................................ 82

3.3. Một số kiến nghị với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Hòa Bình và với

UBND huyện Đà Bắc. ..................................................................................... 83

3.3.1. Đối với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Hòa Bình .................................. 83

3.2.3. Đối với UBND huyện Đà Bắc ......................................................................... 84

Tiểu kết chương 3 ............................................................................................ 85

KẾT LUẬN ................................................................................................................. 86

TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................... 89

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

CNTT

Công nghệ thông tin

UBND

Uỷ ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

CBCC

Cán bộ, công chức

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

DANH MỤC HÌNH

TT Tên hình Trang

21 1 Hình 1.1: Quy trình tổ chức ứng dụng CNTT

2 Hình 2.1: Bản đồ tự nhiên huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình 29

3 Hình 2.2: Trụ sở HĐND, UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình 33

Hình 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà 4 36 Bắc, tỉnh Hòa Bình

Hình 2.4: Điểm cầu UBND huyện Đà Bắc tại Hội nghị

5 giao ban trực tuyến từ UBND huyện với UBND các xã, 64

thị trấn trong huyện

Hình 2.5: Điểm cầu UBND thị trấn Đà Bắc tại Hội nghị

6 giao ban trực tuyến từ UBND huyện với UBND các xã, 64

thị trấn trong huyện

Hình 2.6: Điểm cầu UBND xã Cao Sơn tại Hội nghị giao

7 ban trực tuyến từ UBND huyện với UBND các xã, thị 65

trấn trong huyện

Hình 2.7: Điểm cầu UBND xã Nánh Nghê tại Hội nghị

giao ban trực tuyến từ UBND huyện với UBND các xã, 8 65 thị trấn trong huyện (xã xa nhất, cách trung tâm huyện

trên 80 km)

9 Hình 3.1: Kiến trúc phần mềm tổng thể cho CPĐT 73

10 Hình 3.2: Mô hình kết nối của hệ thống AGNET 78

DANH MỤC BẢNG BIỂU

TT Tên bảng Trang

Bảng 2.1: Chỉ số và xếp hạng tổng thể mức độ chính 1 43 quyền điện tử của UBND huyện Đà Bắc

Bảng 2.2: Chỉ số và xếp hạng nhóm tiêu chí đánh giá 2 43 điều kiện sẵn sàng chính quyền điện tử

Bảng 2.3: Trình độ chuyên môn của CBCC UBND 3 44 huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

Bảng 2.4: Qúa trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ 4 45 chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

Bảng 2.5: Tổng số các hội nghị ứng dụng CNTT do 5 56 UBND huyện Đà Bắc tổ chức

MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước, Đảng và Nhà nước ta

đã chỉ rõ sự cần thiết phải tiến hành CCHC, coi đây là một giải pháp quan

trọng góp phần đạt được các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội. CCHC ở

Việt Nam giai đoạn hiện nay được triển khai trên nhiều nội dung, trong đó,

việc ứng dụng CNTT được xem như là khâu đột phá của tiến trình cải cách

HCNN, là một trong sáu nội dung quan trọng của Chương trình tổng thể cải

cách hành chính của Chính phủ. Có thể nói, ứng dụng CNTT nói riêng và cải

cách hành chính nói chung là một nhu cầu tất yếu khách quan của quá trình

đổi mới, hội nhập và phát triển đất nước.

Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để hiện đại hóa hành chính là

xu hướng không thể thay đổi trong hội nhập kinh tế quốc tế đối với Việt

Nam nhằm xây dựng một nền hành chính hiện đại, trong sạch, vững mạnh,

tiết kiệm, chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn. Mục tiêu của

ứng dụng CNTT trong hành chính Nhà nước là tạo ra một phương thức vận

hành trong suốt, hiệu quả của bộ máy công quyền thông qua việc sử dụng

các các hệ thống thông tin điện tử. Do vậy, các ứng dụng CNTT phải được

thiết lập trên cơ sở thực tiễn nhu cầu phát sinh của bộ máy hành chính Nhà

nước và nhờ tính năng đặc biệt của công nghệ mà những mục tiêu xây dựng

một bộ máy hành chính hoạt động hiệu quả, năng động và chất lượng sẽ

được thực hiện.

Thực tế đã cho thấy, Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện mạnh

mẽ chủ trương ứng dụng CNTT nhằm cải cách hành chính, hiện đại hóa cơ

quan chính phủ, xây dựng một Chính phủ hiệu lực, hiệu quả hơn, thực sự

của dân, do dân và vì dân, nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo môi trường

thuận lợi phát triển kinh tế - xã hội. Việc ứng dụng CNTT đã thực sự mang

lại những thành quả to lớn cho quá trình hoạt động của cả hệ thống và cho

từng cơ quan đơn vị. Và một trong số đó là việc ứng dụng CNTT trong quá

trình tổ chức hội họp.

Có thể nói, họp là một hoạt động thường xuyên, phổ biến và có ý nghĩa

hết sức quan trọng với các nhà lãnh đạo, quản lý, là một hình thức giải quyết

công việc trong quá trình điều hành công sở. Trong nhiều trường hợp, họp là

nhiệm vụ bắt buộc của cơ quan quản lý và người lãnh đạo đối với các đơn vị

trực thuộc để thực hiện việc triển khai, phối hợp hoặc sơ kết, tổng kết nhiệm

vụ được giao. Thông qua cuộc họp, người lãnh đạo thực hiện sự lãnh đạo, chỉ

đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng,

thẩm quyền của cơ quan, đơn vị mình theo quy định của pháp luật, còn các

thành viên tham gia cuộc họp sẽ có trách nhiệm đưa ra ý kiến, nêu quan điểm

và đề xuất các ý tưởng để cùng trao đổi, bàn bạc, thống nhất trước khi người

lãnh đạo đưa ra quyết định.

Hoạt động hội họp được phân chia thành nhiều loại khác nhau như hội

nghị tổng kết, hội nghị sơ kết, hội thảo, họp giao ban, họp chuyên môn, họp

triển khai chính sách, triển khai nghị quyết, quyết định của cấp có thẩm quyền

hay để làm việc với các cấp, các ngành thì còn có họp tư vấn, họp trao đổi,

phối hợp công tác… Như vậy, hội họp là một hoạt động cần thiết và quan

trọng, có thể tổ chức dưới nhiều hình thức khác nhau, với nội dung đa dạng và

luôn gắn với việc thực hiện nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức hoặc nhằm giải

quyết một vấn đề trọng đại của quốc gia, thế giới. Nhưng, nếu bị lạm dụng,

thì hội họp sẽ trở thành một “gánh nặng”, mang tính hình thức, “vô thưởng,

vô phạt”, gây lãng phí về thời gian, nhân lực, tiền bạc… Vì vậy, cần phải có

cách nhìn đúng về hội họp, tìm ra được nguyên nhân dẫn đến hội họp quá

nhiều để có các giải pháp khắc phục, đưa hội họp trở về với đúng nghĩa của

nó, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức góp

phần thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.

Do ý thức rõ vai trò quan trọng của các cuộc họp đối với chất lượng

hoạt động của đơn vị nói chung, với người lãnh đạo nói riêng và do những

yêu cầu, đòi hỏi của thực tế, nên trong những năm gần đây, Văn phòng

UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình đã có những tìm tòi, nghiên cứu nhằm

tìm ra giải pháp phù hợp và hữu hiệu để nâng cao hiệu quả các cuộc họp do

mình tổ chức. Và đơn vị đã mạnh dạn áp dụng CNTT vào quá trình tổ chức

các cuộc họp với mong muốn giúp cho chất lượng các cuộc họp được nâng

lên, đồng thời tiết kiệm nguồn lực cho đơn vị, tránh sự lãng phí, tốn kém

không cần thiết.

Tuy nhiên, quá trình áp dụng, triển khai CNTT trong quá trình tổ chức

hội họp ở UBND huyện Đà Bắc, tình Hòa Bình cho đến thời điểm này vấn

chưa thực sự mang lại hiệu quả, do trình độ Tin học của đội ngũ cán bộ, công

chức còn hạn chế, cơ sở vật chất, phương tiện trang thiết bị kỹ thuật còn lạc

hậu, thói quen, thói quen, cách thức làm việc cũ kỹ trước đây vẫn chưa có

nhiều thay đổi…..Những yếu tố này đã làm chậm quá trình hiện đại hóa của

đơn vị, khiến cho đơn vị khó có thể hòa nhập với những biến chuyển mạnh

mẽ của công cuộc cải cách hành chính và hội nhập quốc tế đang diễn ra ngày

một sâu rộng. Chính vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ về

thực trạng áp dụng CNTT trong tổ chức hội họp nói riêng và trong hoạt động

của UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình nói chung là một vấn đề quan trọng

và cấp thiết hiện nay.

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và tầm quan trọng của những vấn đề trên,

học viên đã lựa chọn đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong tổ chức

hội họp tại Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình” làm đề tài

nghiên cứu, với mong muốn giúp nâng cao hiệu quả các cuộc họp tại đơn vị,

đồng thời làm thay đổi nhận thức của mọi người về tầm quan trọng của CNTT

trong việc tổ chức hội họp nói riêng và trong quá trình điều hành hoạt động

nói chung.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Hiện nay ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước và

CCHC là một nhiệm vụ trọng tâm nhằm mục đích nâng cao hiệu quả quản lý

hành chính và xây dựng một nền hành chính đáp ứng yêu cầu của quá trình

hội nhập kinh tế toàn cầu.

Đã có nhiều công trình khoa học, bài báo của nhiều tác giả trong và

ngoài nước nghiên cứu đến ứng dụng CNTT trong QLNN và CCHC, trong đó

có thể kể đến một số công trình tiêu biểu như sau:

Tác giả Đặng Hữu Ứng trong cuốn “Ứng dụng và phát triển công nghệ thông

tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” (NXB Chính

trị Quốc gia, 2015) đã cho thấy tầm quan trọng của CNTT đối với quá trình phát

triển đất nước cũng như việc ứng dụng CNTT trong thực tế có thể mang lại

những giá trị to lớn cho các cơ quan, đơn vị. Do đó, để ứng dụng và phát triển

CNTT cần phải đảm bảo những điều kiện cần thiết và phù hợp.

- Với bài viết "Một số kết quả và định hướng trong ứng dụng và phát

triển công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh

Quảng Nam" (Tập san Sở Thông tin Truyền thông Quảng Nam 2010). Tác

giả Phạm Hồng Quảng đã đi sâu trình bày và phân tích các kết quả đạt được

trong thời gian 10 năm ứng dụng CNTT trong CCHC tại tỉnh Quảng Nam,

trong đó nổi bật là tỷ lệ 30% hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng qua mạng;

phổ cập tin học cho 100% cán bộ công chức trên địa bàn tỉnh.

- Trong đề tài “Quản lý nhà nước về ứng dụng CNTT tại các cơ

quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Bắc Ninh” (Luận văn thạc sỹ Quản lý

công, Học viện Hành chính Quốc gia, 2013). Tác giả Vũ Tuấn Linh đã đánh

giá thực trạng, các vấn đề tồn tại trong các QLNN về ứng dụng CNTT tại các

cơ quan chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, đồng thời đưa ra những giải pháp

nhằm tăng cường công tác QLNN về ứng dụng CNTT, nổi bật là xã hội hóa

đầu tư trong lĩnh vực ứng dụng CNTT làm giảm gánh nặng đầu tư công.

- Liên quan đến đề tài, đáng chú ý là công trình nghiên cứu của tác giả

Kea Xieng Tern, "Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác quản lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân" (Học

viện Hành chính Quốc gia 2010). Trong công trình nghiên cứu này, tác giả đã

đề xuất 6 giải pháp: Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng CNTT; đẩy

mạnh CCHC để ứng dụng CNTT một cách hiệu quả; đổi mới mô hình tổ chức

triển khai ứng dụng CNTT tại UBND quận Thanh Xuân; xây dựng đội ngũ

cán bộ công chức có trình độ chuyên môn phẩm chất đạo đức, thường xuyên

đào tạo và phát triển nguồn nhân lực CNTT; tăng cường hiệu quả của việc

ứng dụng CNTT; đầu tư xây dựng đồng bộ cơ sở hạ tầng hệ thống CNTT và

nâng cao việc ứng dụng CNTT trong UBND quận. Tuy nhiên, trong nộ dung

của đề tài vẫn còn một số hạn chế như chưa tập trung giải quyết các tồn tại,

yếu kém trong việc ứng dụng CNTT; việc xem CNTT là trọng tâm dẫn đến

các giải pháp khó sát với thực tế và thiếu tính khả thi bởi vì CNTT chỉ là công

cụ, tùy thuộc vào điều kiện thực tế mà chúng ta ứng dụng CNTT như thế nào

để đạt được hiệu quả quản lý cao nhất.

- Trong công trình “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động

hành chính của các cơ quan quản lý nhà nước ở huyện Mê Linh, thành

phố Hà Nội” (Luận văn thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc

gia, Hà Nội, 2014) tác giả Trần Tuấn Sơn đã chỉ ra những kết quả đạt được

trong việc ứng dụng CNTT trong hoạt động hành chính của các cơ quan quản

lý nhà nước huyện Mê Linh, bên cạnh đó luận văn chỉ ra một số tồn tại hạn

chế: Một số lãnh đạo các cơ quan quản lý nhà nước huyện chưa thực sự quyết

tâm ứng dụng CNTT trong hoạt động hành chính của đơn vị; vai trò, chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan thường trực CNTT và các cơ quan tham mưu

chưa thống nhất, còn chồng chéo; chất lượng đội ngũ cán bộ công chức, viên

chức trên địa bàn huyện nói chung chưa đáp ứng được yêu cầu phát triển và

ứng dụng CNTT. Tác giả đề xuất một số giải pháp như: Hoàn thiện các cơ chế

chính sách; đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực; đầu tư có trọng điểm để tạo sự

đột phá trong ứng dụng CNTT... Các giải pháp đề tài đưa ra mang tính chất

chung chung chưa định lượng, chưa đưa ra những phần mềm ứng dụng cụ thể.

Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu trên đều đề cập đến một số nội dung

liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính

Nhà nước. Tuy nhiên, cho đến nay vẫn chưa có công nào ngiên cứu một cách

đầy đủ, hệ thống và chuyên biệt về việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội

họp tại cơ quan, đơn vị.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục đích nghiên cứu

Nhằm nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại

UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở khoa học về ứng dụng công nghệ

thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp;

- Tìm hiểu, khảo sát và nghiên cứu thực tế để mô tả chính xác thực

trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh

Hòa Bình, từ đó tìm ra những ưu điểm, hạn chế, cũng như nguyên nhân dẫn

đến hạn chế về chất lượng của hoạt động này.

- Đề xuất các giải pháp cụ thể, thiết thực để phát huy những ưu điểm,

khắc phục những hạn chế, đồng thời nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT

trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là việc ứng dụng CNTT trong tổ

chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.

4.2. Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

- Về thời gian: từ năm 2017 đến năm 2019

5. Phƣơng pháp nghiên cứu

Trong đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phương pháp nghiên

cứu cơ bản sau:

Phương pháp nghiên cứu, phân tích tài liệu: là phương pháp thu thập

thông tin dựa trên sự phân tích nội dung những tài liệu đã có sẵn để chỉ ra

những đặc điểm riêng biệt của các vấn đề đang được tìm hiểu, nghiên cứu.

Phương pháp điều tra, khảo sát: Trên cơ sở điều tra, khảo sát thực tế

ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa

Bình, có thể biết các hoạt động cụ thể mà Văn phòng UBND đã thực hiện,

quá trình ứng dụng như thế nào, đạt được những kết quả gì, còn những khó

khăn, vướng mắc nào cần tháo gỡ, giải quyết.

Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng trên

cơ sở các tài liệu, số liệu về quá trình ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp

được thu thập, nhằm phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong

hoạt động tổ chức hội họp, từ đó nhận diện được những ưu điểm và cả những

mặt hạn chế của quá trình này. Trên cơ sở đó sẽ đề xuất các giải pháp nâng

cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại đơn vị.

Phương pháp so sánh, đối chiếu: Trên cơ sở các số liệu thu thập được

của từng năm khi ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp, học viên sẽ tiến hành

đối chiếu, so sánh tìm ra những điểm mới, điểm khác biệt hay những ưu điểm,

hạn chế, để từ đó đưa ra những nhận định, đánh giá và đề xuất những giải

pháp phù hợp.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1. Ý nghĩa lý luận

Hệ thống hóa một số vấn đề lý thuyết về ứng dụng CNTT và ứng dụng

CNTT trong tổ chức hội họp.

6.2. Ý nghĩa thực tiễn của luận văn

Đưa ra những đánh giá chân thực, xác đáng về việc ứng dụng CNTT

trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. Trên cơ sở đó,

đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT

trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình trong thời gian

tới, để có thể đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính hiện nay.

Kết quả nghiên cứu của Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho

cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình,

nơi Học viên đang công tác.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,

nội dung chính của luận văn kết cấu gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin và ứng dụng

công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp

Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại

Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT

trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

Chƣơng 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỘI HỌP

1.1. Một số vấn đề về hội họp

1.1.1. Họp là gì?

Họp là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một hình thức giải

quyết công việc. Đây là hoạt động không thể thiếu và có ý nghĩa rất quan

trọng trong điều hành công sở. Trong nhiều trường hợp, họp là yêu cầu bắt

buộc của cơ quan quản lý và người lãnh đạo đối với các đơn vị trực thuộc để

thực hiện việc triển khai, phối hợp, tổng kết quá trình thực hiện các kế hoạch,

nhiệm vụ.

Thực tế cho thấy, có rất nhiều cuộc họp thường xuyên được tiến hành:

họp chuyên môn, họp tham mưu, tư vấn, họp giải quyết công họp việc, họp

giao ban, họp sơ kết, tổng kết, họp chuyên đề, họp tập huấn…Với mỗi cuộc

họp, các nhà tổ chức cũng như người điều hành đều phải có cách thức tiến

hành khác nhau, tùy thuộc vào tính chất, yêu cầu, chủ đề, nội dung, thành

phần của cuộc họp.

Hiện nay, xung quanh thuật ngữ “hội họp” vẫn có nhiều cách hiểu

khác nhau.

Theo Wikipedia thì cuộc họp là “tập hợp của hai hoặc nhiều người đã

được triệu tập với mục đích đạt được mục tiêu chung thông qua tương tác

bằng lời nói” [33]. Với cách định nghĩa này, có thể hiểu, họp là một hoạt

động có sự tham gia của nhiều người để cùng hướng đến một mục tiêu chung

nhờ quá trình trao đổi, tương tác với nhau bằng lời nói.

Họp cũng có thể được hiểu một cách cụ thể hơn, đó là “một hoạt động

có từ hai người trở lên, tập hợp với nhau để chia sẻ, bàn bạc hoặc ra quyết

định về những vấn đề nhất định” [32,144]

Các định nghĩa nêu trên được dùng để nhận diện các cuộc họp nói

chung, còn trong hoạt động quản lý nhà nước thì cuộc họp được xem là “hoạt

động trong đó có từ hai người trở lên, tập hợp với nhau một cách chính thức

để chia sẻ, bàn bạc, hoặc ra quyết định giải quyết công việc theo thẩm

quyền” [32,144]

Trong cuốn Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nƣớc, hội họp

cũng được coi là “hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức

và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền

hoặc thảo luận lấy ý kiến để tư vấn, kiến nghị” [23,57]. Với quan niệm nêu

trên, có thể thấy, họp là hoạt động có tính chất bắt buộc để bàn bạc, trao đổi

và thông qua các quyết định, đồng thời để đưa ra các ý kiến tham mưu, tư vấn

hỗ trợ cho lãnh đạo đơn vị trong hoạt động quản lý.

Trong Quyết định 45/2018/QĐ-TTg ngày 09 tháng 11 năm 2018 quy

định chế độ họp trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan thuộc hệ

thống hành chính nhà nước, thì họp đã được nhìn nhận theo một cách khác.

Đó là “một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải

quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực

tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp

luật” [20]. Ở định nghĩa này, họp đã được xem xét một cách đầy đủ, toàn diện

dưới góc độ quản lý, điều hành và tầm quan trọng của họp đã được khẳng

định khi hoạt động này được coi là “một hình thức của hoạt động quản lý nhà

nước, một cách thức giải quyết công việc”. Bản thân người lãnh đạo đơn vị

cũng cần phải thông qua các cuộc họp để có thể thực hiện được các trọng

trách, sứ mệnh mà mình được giao phó, đó là “trực tiếp thực hiện sự lãnh

đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ,

quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật” [20]

Qua những định nghĩa đã nêu, có thể hiểu về hoạt động hội họp dưới

những góc độ sau:

Dưới góc độ tổ chức, họp là hoạt động tương tác bằng lời nói, có từ hai

người trở lên, tập hợp với nhau để trao đổi, chia sẻ, bàn bạc hoặc ra quyết

định về những vấn đề mà các bên cùng quan tâm.

Dưới góc độ quản lý, điều hành, họp là một hình thức của hoạt động

quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc. Thông qua các cuộc

họp, người thủ trưởng đơn vị sẽ trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều

hành và giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

cơ quan, đơn vị mình.

Từ những cách tiếp cận khác nhau về hội họp nêu trên, có thể hiểu, hội

họp là một hoạt động giao tiếp thường được các cơ quan, đơn vị tổ chức để trao

đổi, bàn bạc và chia sẻ các thông tin nhằm xử lý, giải quyết các công việc và ra

các quyết quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà pháp luật quy định.

1.1.2. Mục đích tổ chức hội họp

Là một hoạt động thường xuyên và phổ biến, nên trong thực tế, cuộc

họp thường được tổ chức với những mục đích khác nhau.

Hội họp thường được tiến hành thường kỳ hoặc đột xuất để tập hợp các

thành viên và các đối tượng khác có liên quan, nhằm trao đổi thông tin, thảo

luận về những vấn đề được lựa chọn hay biểu quyết thông qua các quyết định

thuộc thẩm quyền tập thể.Trong quá trình trao đổi và cung cấp thông tin tại

cuộc họp, người lãnh đạo truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu về mục

tiêu, nhiệm vụ cho cấp dưới, đồng thời, thu nhận các thông tin từ cấp dưới

trên cơ sở các báo cáo, tờ trình, kế hoạch…để phục vụ cho quá trình theo dõi,

đôn đốc, giám sát công việc và ra các quyết định quản lý.

Bản thân các nhân viên cũng thông qua các cuộc họp cơ quan để đưa ra

các ý kiến, quan điểm, đề xuất nhằm tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn trong

quá trình triển khai nhiệm vụ được giao, qua đó, tìm kiếm sự đồng thuận và

ủng hộ từ phía các nhà lãnh đạo, quản lý. Đặc biệt, dựa vào thông tin phản hồi

trong các cuộc họp, các nhà lãnh đạo đánh giá được mức độ chính xác và hợp

lý của các quyết định mà mình đã đưa ra trước đó.

Cuộc họp được tổ chức để giúp phổ biến, triển khai những chủ trương,

chính sách, các chỉ tiêu, nhiệm vụ cần làm, đồng thời tháo gỡ những khó

khăn, uốn nắn, sửa chữa những sai lệch trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Hội họp giúp giải quyết những vấn đề mà một cá nhân không thể thực

hiện được. Đây cũng là cách thức xử lý các công việc liên quan đến nhiều bộ

phận và cá nhân để tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao

tinh thần tập thể trong đơn vị.

Hội họp sẽ tạo môi trường, điều kiện thuận lợi để thành viên trong đơn

vị có cơ hội tiếp cận với các tri thức, các phương pháp mới, đồng thời, giúp

họ cùng nhau trao đổi, thảo luận và thống nhất các vấn đề chung để từ đó

cùng nhau tham gia vào tiến trình ra quyết định.

1.1.3. Vai trò của hội họp trong hoạt động quản lý nhà nước

Hội họp luôn có ý nghĩa quan trọng đặc biệt đối với hoạt động quản lý,

điều hành nói chung và đối với người lãnh đạo nói riêng. Đây là một hoạt

động giao tiếp thường xuyên được tổ chức và tiến hành trong tất cả các cơ

quan, đơn vị.

Họp trước hết là một phương thức quản lý, mà qua đó các nhà quản lý,

lãnh đạo có thể huy động trí tuệ tập thể để giải quyết những vấn đề khó khăn,

phức tạp. Đây cũng là phương thức để nâng cao dân chủ, khuyến khích sự

đóng góp sáng kiến của các cá nhân vào quá trình điều hành, quản lý xã hội,

qua đó, giúp gia tăng sự tự giác của người lao động vào hoạt động quản lý nhà

nước, quản lý kinh tế và các lĩnh vực xã hội khác.

Họp luôn là biện pháp tốt nhất giúp gia tăng sự hiểu biết, học hỏi lẫn

nhau, từ đó nâng cao khả năng kết nối giữa các thành viên để phát triển mạng

lưới giao tiếp trong tổ chức. Đây chính là cơ sở, là nền tảng quan trọng để

thiết lập các mối quan hệ phối hợp hiệu quả trong đơn vị.

Các cuộc họp được tổ chức sẽ giúp các thành viên tham gia nhanh

chóng đi đến sự thống nhất về quan điểm, nhận thức, để từ đó có sự thống

nhất trong hành động thực tế khi triển khai các kế hoạch, các nhiệm vụ mà

mình được giao.

Việc tham gia các cuộc họp cũng là cơ hội để các thành viên tham gia

trau dồi vốn từ và rèn luyện khả năng tư duy của bản thân. Bởi, để có được

một phần phát biểu thuyết phục, bản thân người tham dự phải suy nghĩ, lựa

chọn thông tin và sắp xếp chúng theo một trật tự logic để đảm bảo rằng những

thông điệp mà mình chuyển tải sẽ nhận được sự đồng tình, ủng hộ của các

đồng nghiệp cũng như của các cấp lãnh đạo trong đơn vị.

Thông qua các cuộc họp, người lãnh đạo cũng có thể phát hiện ra

những xung đột tiềm ẩn trong nội bộ. Điều này có thể ẩn khuất đằng sau

những lời phát biểu, những phần bình luận, cũng như thái độ của các thành

viên tham gia. Việc sớm nhận biết các dấu hiệu xung đột sẽ giúp người lãnh

đạo có cách thức xử lý phù hợp để giảm thiểu các tác động tiêu cực của nó

đến quá trình hoạt động và hiệu quả hoạt động của cả hệ thống.

Với ý nghĩa và tầm quan trọng như vậy, việc tổ chức những cuộc họp

đạt chất lượng luôn là mối quan tâm thường trực đối với người lãnh đạo và

những người chịu trách nhiệm tổ chức. Bởi, để giúp cho các cuộc họp luôn

đạt chất lượng, nó đòi hỏi rất nhiều yếu tố, cả chủ quan và khách quan. Tuy

nhiên, thực tế cho thấy, không phải nhà quản lý nào cũng nhận thức được một

cách đầy đủ, đúng mức về tầm quan trọng của họp đối với hiệu quả hoạt động

của cả đơn vị. Chính vì thế, để năng cao chất lượng các cuộc họp, cần phải bắt

đầu từ việc làm thay đổi nhận thức của các cấp lãnh đạo, quản lý. Trên cơ sở

đó, mới có thể có những hành động cụ thể, thiết thực và phù hợp để nâng cao

chất lượng, hiệu quả của các cuộc họp hiện nay.

1.1.4. Các nguyên tắc tổ chức hội họp

Để hoạt động hội họp đạt hiệu quả, quá trình tổ chức và tiến hành cần

phải dựa trên cơ sở việc tuân thủ thực hiện những nguyên tắc cơ bản. Đặc biệt

là trong một môi trường luôn vận động, biến đổi như hiện nay, những nguyên

tắc đó chính là kim chỉ nam định hướng cho những người thực hiện có căn cứ

để tiến hành công việc một cách tốt nhất.

Thứ nhất, trong quá trình tham dự hội họp, các thành viên tham gia

phải giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong

việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Cấp trên không can thiệp và

giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của cấp dưới và cấp dưới không

chuyển công việc thuộc thẩm quyền lên cho cấp trên giải quyết.

Thứ hai, quá trình tổ chức và tiến hành hội họp những người tham gia

phải có trách nhiệm tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ, công khai, minh

bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.

Thứ ba, việc tổ chức hội họp phải theo kế hoạch công tác của đơn vị

hoặc phải được tiến hành trong trường hợp thực sự cần thiết, phù hợp với tính

chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết, cũng như phù

hợp với tính chất và đặc điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan,

đơn vị.

Thứ tư, cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự

trong cuộc họp, đồng thời đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân

trong các bước triển khai hội họp: chỉ đạo, chủ trì, tham dự, phục vụ cuộc họp.

Thứ năm, lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan

với nhau một cách hợp lý, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

trong việc tổ chức họp. Cùng với đó cần cải tiến, đơn giản hoá thủ tục trong tổ

chức cuộc họp, bảo đảm cho các cuộc họp đạt chất lượng, hiệu quả, thiết thực,

tiết kiệm, không phô trương, hình thức.

Thứ sáu, không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ

quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành

chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.

1.3. Ứng dụng CNTT trong hội họp

1.3.1. Khái niệm CNTT và ứng dụng CNTT trong hội họp

Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm Công nghệ

thông tin (CNTT). Theo cách tiếp cận thông thường thì CNTT (tiếng Anh là

Information Technology hay viết tắt là IT), là một nhánh ngành kỹ thuật sử

dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý,

truyền tải, thu thập và quản lý thông tin. Những công nghệ này bao gồm tất cả

các phương tiện kỹ thuật được sử dụng để xử lý thông tin và trợ giúp liên lạc

như máy tính, máy điện thoại, vệ tinh và các thiết bị điện tử viễn thông khác

và các phần mềm cần thiết khác.

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam 1 (Trung Tâm biên soạn Từ điển

Bách khoa Việt Nam, Hà Nội, 1995) thì: “Công nghệ thông tin là thuật ngữ

chỉ chung cho tập hợp các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến khái

niệm thông tin và các quá trình xử lý thông tin. Theo nghĩa đó, CNTT cung

cấp quan điểm, phương pháp khoa học, các phương tiện, công cụ và giải

pháp kỹ thuật hiện đại chủ yếu là các máy tính và phương tiện truyền thông

nhằm tổ chức, khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông

tin trong mọi hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con người” [25,586]

Còn theo quan niệm của GS. Phan Đình Diệu, thì “CNTT là công nghệ

về xử lý thông tin bằng các phương tiện điện tử. Trong đó, nội dung xử lý

thông tin bao gồm các khâu cơ bản như thu thập, lưu trữ, chế biến và truyền

nhận thông tin” [28,17]

Trong Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 về phát triển CNTT của

Chính phủ. Thuật ngữ "Công nghệ thông tin" lại được hiểu là “tập hợp các

phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ

yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có

hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong

mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội" [1,1].

Còn theo Luật CNTT số 67/2006/QH11 thì CNTT được định nghĩa là

"tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để

sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số" [12,8].

Nhìn chung, hầu hết các quan điểm nêu trên đều có một cách hiểu khá

thống nhất về CNTT khi cùng cho rằng CNTT là ngành nghiên cứu, sản xuất

phần mềm và phần cứng máy tính, đồng thời cũng là ngành khoa học công

nghệ về thông tin và xử lý thông tin, sử dụng công cụ, phương tiện là máy

tính điện tử là chủ yếu. Riêng chỉ có Luật CNTT là thay thuật ngữ “thông tin”

bằng thuật ngữ “thông tin số” cho phù hợp với điều kiện thực tế. Vì các loại

thông tin, nếu có ứng dụng CNTT để truyền đi được thì đều phải đưa về dạng

“thông tin số” hay còn gọi là dữ liệu (database)

Ứng dụng CNTT là sử dụng kết quả của CNTT để hỗ trợ các khâu công

việc cần thiết và ở mức cao nhất là hỗ trợ cho các tổ chức hoạt động và các cá

nhân tự trao đổi, khai thác thông tin trong môi trường CNTT, cải tiến, đổi mới

quy cách làm việc để đạt hiệu quả cao hơn, đáp ứng được những thay đổi

đang diễn ra.

Ứng dụng CNTT chính là "việc sử dụng CNTT vào các hoạt động thuộc

lĩnh vực kinh tế - xã hội, đối ngoại, quốc phòng, an ninh và các hoạt động khác

nhằm nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả của các hoạt động này" [12,2].

Trong Nghị định 64/2007/NĐ-CP của Chính phủ, cách hiểu thế nào là

ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước cũng được đề cập. Đó

là “việc sử dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của cơ quan nhà

nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ

quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giao dịch của cơ quan

nhà nước với tổ chức và cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và

bảo đảm công khai, minh bạch” [2,1].

Từ những phân tích ở trên, có thể hiểu ứng dụng CNTT trong tổ

chức hội họp là việc sử dụng CNTT vào hoạt động hội họp nhằm giảm

thiểu các quy trình, thủ tục, rút ngắn thời gian thực hiện, nâng cao chất

lượng, hiệu quả của hoạt động này, đồng thời tiết kiệm nguồn lực cho các

cá nhân, tổ chức.

1.3.2. Yêu cầu tất yếu cần ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp

Những cuộc họp có sử dụng các ứng dụng CNTT hỗ trợ thường được

gọi là họp trực tuyến. Đây là hình thức họp được thực hiện qua việc ứng dụng

các phần mềm, website hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua mạng truyền số

liệu chuyên dùng, mạng nội bộ (mạng WAN) hoặc mạng internet để những

người ở vị trí địa lý khác nhau có thể cùng tham gia cuộc họp từ xa, mà ở đó

họ có thể nghe, nói, nhìn thấy nhau như đang ở chung một phòng họp.

Việc cải cách chế độ họp, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin

trong các hoạt động của các cơ quan nhà nước, họp trực tuyến là một nội dung

rất quan trọng trong cải cách về thể chế theo Chương trình tổng thể cải cách

hành chính giai đoạn 2001-2010 (ban hành theo Quyết định số 136/2001/QĐ-

TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ). Trong 06 nội dung của

Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020 (ban hành

theo Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 của Chính phủ), “hành chính

hiện đại” là một nội dung hoàn toàn mới. Điều này cho thấy sự quan tâm của

Chính phủ đối với việc tăng cường thay đổi cách thức giao tiếp của nền hành

chính hiện nay, trong đó vai trò của CNTT là hết sức quan trọng. Các phiên

họp trực tuyến “không giấy tờ” và rất ngắn gọn của Chính phủ cũng như các

cơ quan, địa phương khác gần đây là minh chứng rõ ràng về tính hiệu quả,

cần rút kinh nghiệm và nhân rộng. Để làm được như vậy, cần tăng cường ứng

dụng công nghệ thông tin nhằm cải tiến các cuộc họp theo phương thức mới

(họp từ xa, trực báo, trực tuyến) để tránh đi lại, tiết kiệm kinh phí cho cơ

quan, bảo đảm cung cấp kịp thời thông tin về những thủ tục hành chính đến tổ

chức, doanh nghiệp và người dân một cách nhanh nhất, rõ ràng, minh bạch,

công khai, thể hiện tính hiện đại, chuyên nghiệp của nền hành chính.

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động các cơ quan nhà nước là xu thế

tất yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia. Bởi vậy, ứng dụng CNTT

trong tất cả các lĩnh vực quản lý nhà nước và đặc biệt là lĩnh vực CCHC

không nằm ngoài xu thế này. Nhìn ở góc độ khoa học, việc ứng dụng này là

mấu chốt của cải cách nền hành chính nhà nước, nó tác động tích cực đến các

nội dung khác như cải cách thủ tục hành chính; nó kéo theo việc nâng cao

chất lượng cán bộ, công chức... Nó làm cho nền hành chính nhà nước được

hiện đại, trong sạch, vững mạnh, tiết kiệm, chuyên nghiệp, phục vụ nhân dân

ngày một tốt hơn.

Cụ thể, thông qua ứng dụng CNTT có thể tạo ra một sự thay đổi lớn

trong cách thức làm việc của các cơ quan hành chính: trao đổi thông tin (gửi

báo cáo, số liệu thống kê, ý kiến đóng góp, thẩm định...) qua thư điện tử hoặc

hệ thống quản lý văn bản điện tử, thay vì qua bưu điện, tổ chức họp, truyền

hình hội nghị;

Thông qua các ứng dụng CNTT có thể tạo ra môi trường thông tin rộng

lớn, thường xuyên được lưu trữ, cập nhật và công khai chung cho tất cả các

thành viên trong đơn vị cùng được biết đến. Thay vì phải trực tiếp đến cùng

một địa điểm để họp thì các thành viên tham gia có thể ngồi ở bất cứ đâu trên

thế giới là có thể dễ dàng tham gia vào quá trình trao đổi, bàn bạc, thảo luận,

chia sẻ các thông tin liên quan đến chủ đề cuộc họp. Chính những tính năng

ưu việt này đã đem lại sự công khai, minh bạch và hiệu quả cho nền hành

chính nói chung và các cơ quan, đơn vị nói riêng. Và môi trường giao tiếp

điện tử toàn cầu đã góp phần quan trọng trong việc giảm thiểu những tốn kém

về chi phí tiền bạc, thời gian, công sức của các bên tham gia.

1.3.3. Các điều kiện để triển khai việc ứng dụng CNTT trong tổ chức

hội họp

Thời gian qua, việc ứng dụng tin học trong quản lý hành chính đã tạo

bước chuyển biến rõ nét nâng cao chất lượng hội họp tại các cơ quan, đơn vị

và giúp cho nền hành chính ngày càng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả.

Tuy nhiên, để công tác tin học hóa hành chính phù hợp với tiến độ tin học hóa

xã hội, việc ứng dụng CNTT trong hội họp cần phải đảm bảo các điều kiện cơ

bản sau:

Thứ nhất, cơ sở hạ tầng, cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ cơ quan, đơn

vị phải bảo đảm: xây dựng khai thác, duy trì và nâng cấp cơ sở hạ tầng thông

tin của cơ quan theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật quy định, xây dựng và

duy trì cơ sở dữ liệu quốc gia đáp ứng giao dịch điện tử qua các phương tiện

truy nhập thông tin internet thông dụng của xã hội, tạo các điều kiện thuận

lợi để các thành viên trong cơ quan, đơn vị dễ dàng truy nhập thông tin trên

môi trường mạng.

Thứ hai, phát triển và sử dụng nguồn nhân lực công nghệ thông tin của

cơ quan, đơn vị, bao gồm chính sách phát triển, ưu đãi nguồn nhân lực cũng

như biên chế cán bộ chuyên trách về CNTT của cơ quan. Bên cạnh đó việc

tạo điều kiện cho cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị được đào tạo về

kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý công việc cũng cần được

chú trọng. Ở nước ta, ngày 05/5, Bộ Thông tin và truyền thông đã ban hành

Thông tư số 11/2015/TT-BTTTT quy định chuẩn kỹ năng nhân lực công nghệ

thông tin (CNTT) chuyên nghiệp. Trong Thông tư này cũng đã đưa ra những

quy định về một số Chuẩn kỹ năng mềm cho đội ngũ nhân lực CNTT.

Thứ ba, hoàn thiện thể chế về ứng dụng CNTT trong CCHC. Những

văn bản quy phạm pháp luật về ứng dụng CNTT trong CCHC phải đầy đủ

về số lượng, không chồng chéo, bảo đảm tính minh bạch và khả thi. Ở

nước ta, ngày 29/6/2006, tại kỳ họp 9 - Quốc hội khóa XI đã thông qua

Luật Công nghệ thông tin. Đây là một văn bản quy phạm pháp luật có giá

trị pháp lý cao nhất điều chỉnh một cách toàn diện và đầy đủ về hoạt động

ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, quyền và nghĩa vụ của cơ

quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động ứng dụng và phát triển công

nghệ thông tin. Luật Công nghệ thông tin là công cụ để tạo hành lang pháp

lý quan trọng cho việc thực hiện mục tiêu hình thành, phát triển xã hội

thông tin, rút ngắn quá trình thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất

nước và trước mắt để thực hiện để thực thi có hiệu quả các nội dung cơ bản

của chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông Việt Nam mà

Thủ tướng Chính phủ vừa ban hành.

Thứ tư, các cơ quan, đơn vị cần đầu tư cho các ứng dụng CNTT gồm:

xây dựng kế hoạch, ưu tiên, khuyến khích, bố trí ngân sách, đầu tư dự án, giải

pháp, cơ sở dữ liệu, sở hữu trí tuệ phần mềm, cũng như việc đánh giá mức độ

ứng dụng CNTT trong thực tế.

1.3.4. Quy trình tổ chức hội họp có ứng dụng CNTT

Việc chuẩn bị các phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để phục vụ cho

hoạt động họp trưc tuyến cần phải có một đội ngũ chịu trách nhiệm quản lý và

thực hiện trước khi cuộc họp chính thức diễn ra. Đây là các công cụ hỗ trợ để

hoạt động này có thể diễn ra và diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi nhất. Về

cơ bản, quá trình ứng dụng này sẽ bao gồm các bước như sau:

Hình 1.1 Quy trình tổ chức hội họp có ứng dụng CNTT

1.4. Chất lƣợng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp

1.4.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ

chức hội họp

Có thể nói, chất lượng là một phạm trù tổng hợp về kinh tế, kĩ thuật,

văn hóa xã hội, tâm lí, thói quen...Khái niệm chất lượng được hiểu theo nhiều

nghĩa khác nhau tùy thuộc vào góc độ nhìn nhận của từng chủ thể, hoặc tùy

theo đối tượng sử dụng. Trên bình diện triết học, người ta giải quyết vấn đề

trên theo phạm trù chất và lượng trong mối quan hệ biện chứng của chúng với

nhau. Chất là một phạm trù triết học dùng để chỉ tính quy định khách quan

vốn có của sự vật và hiện tượng, biểu hiện sự thống nhất hữu cơ giữa các

thuộc tính làm cho nó là nó mà không phải là cái khác. Lượng là một phạm

trù triết học để chỉ tính quy định vốn có của sự vật biểu thị số lượng, quy mô,

trình độ, nhịp điệu của sự vận động và phát triển của sự vật cũng như các

thuộc tính của nó.

Theo Từ điển Tiếng Việt phổ thông: "Chất lượng là tổng thể những

tính chất, những thuộc tính cơ bản của sự vật, làm cho sự vật này phân biệt

với sự vật khác" [27,Error! Reference source not found.]. Ở khái niệm này,

hất lượng được hiểu là đặc tính khách quan của sự vật. Chất lượng biểu hiện

ra bên ngoài các thuộc tính. Nó là cái liên kết các thuộc tính của sự vật lại làm

một, gắn bó với sự vật như một tổng thể, bao quát toàn bộ sự vật và không

tách khỏi sự vật. Sự vật trong khi vẫn còn là bản thân nó thì không thể mất

chất lượng của nó. Sự thay đổi chất lượng kéo theo sự thay đổi của sự vật về

căn bản. Chất lượng của sự vật bao giờ cũng gắn liền với tính quy định về số

lượng của nó và không thể tồn tại ngoài tính quy định ấy. Mỗi sự vật bao giờ

cũng là sự thống nhất của chất lượng và số lượng.

Theo tiêu chuẩn số 8402-86 (Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO) và tiêu

chuẩn số TCVN 5814-94 (Tiêu chuẩn Việt Nam): "Chất lượng là tập hợp các

đặc tính của một thực thể, đối tượng; tạo cho chúng khả năng thoả mãn

những nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn"

Theo tiêu chuẩn ISO 9000-2000: “Chất lượng là mức độ của một tập

hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thỏa mãn

các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan”. Yêu cầu là những nhu

cầu hay mong đợi đã được công bố (đã nêu), ngầm hiểu chung hay tiềm ẩn. Ở

khái niệm này chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thỏa mãn nhu

cầu của khách hàng. Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được

nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ công

nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu đi nữa. Đánh giá chất lượng cao hay thấp

phải đứng trên quan điểm người tiêu dùng. Cùng một mục đích sử dụng như

nhau, sản phẩm nào thoả mãn nhu cầu tiêu dùng cao hơn thì có chất lượng cao

hơn. Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ thường là: tốt,

đẹp, bền, sử dụng lâu dài, thuận lợi, giá cả phù hợp.

Ở góc độ quản lí, chất lượng được hiểu là sự thực hiện mục tiêu và thỏa

mãn nhu cầu của khách hàng. Trong lĩnh vực sản xuất - kinh doanh, chất

lượng của sản phẩm được đặc trưng bởi các yếu tố về nguyên vật liệu chế tạo,

quy trình và công nghệ sản xuất, các đặc tính sử dụng kể cả về mẫu mã, thị

hiếu, mức độ đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng. Dưới góc độ cải tiến chất

lượng sản phẩm thì người ta hiểu chất lượng sản phẩm là tổng hợp các tính

chất, các đặc trưng của sản phẩm được cải tiến liên tục, tạo nên giá trị sử dụng

cho phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng với chi phí thấp nhất trong

những điều kiện sản xuất, kinh tế - xã hội nhất định. Tóm lại, khái niệm chất

lượng đã có nhiều cách tiếp cận khác nhau và sự giải thích về phạm trù này, ở

mỗi cách tiếp cận, nó lại mang ý nghĩa khác nhau.

Từ định nghĩa trên, chúng ta thấy chất lượng có những đặc điểm cơ bản

như sau:

1) Chất lượng có thể được áp dụng cho mọi thực thể. Đó có thể là kết

quả của một sản phẩm, một hoạt động, một quá trình, một doanh nghiệp hay

một con người;

2) Chất lượng phải là một tập hợp các đặc tính của thực thể thể hiện rõ

khả năng làm thỏa mãn nhu cầu của xã hội cũng như của cá nhân. Do đó, khi

đánh giá chất lượng của thực thể, ta phải xét đến mọi đặc tính của nó có liên

quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể;

3) Chất lượng biểu hiện sự phù hợp với nhu cầu. Vì vậy, một thực thể

dù đáp ứng được tiêu chuẩn nhưng không phù hợp với nhu cầu, không được

thị trường chấp nhận thì vẫn bị coi là không có chất lượng;

4) Chất lượng phải được gắn liền với điều kiện cụ thể của việc thỏa

mãn nhu cầu thị trường về mặt kinh tế, kĩ thuật, xã hội, phong tục, tập quán;

5) Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu. Sự thỏa mãn này

phải được thể hiện trên nhiều phương diện như: tính năng của sản phẩm, giá

cả, thời điểm cung cấp, dịch vụ, an toàn. Nhu cầu luôn thay đổi cho nên chất

lượng cũng luôn thay biến động theo thời gian và không gian.

Như vậy, chất lượng ứng dụng CNTT có thể được hiểu là mức độ đạt

được của một quá trình hoạt động, đảm bảo được cho cơ quan, đơn vị đạt

được những mục tiêu, đáp ứng được yêu cầu của cơ quan, đơn vị.

1.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong hội họp

Tiêu chí là công cụ, là thước đo được sử dụng làm căn cứ để đánh giá,

phân loại các sự vật, hiện tượng với nhau. Mỗi tiêu chí hướng vào những đặc

tính nhất định và gắn với những tính chất nào đó của sự vật, hiện tượng.

Để đánh giá hiệu quả ứng dụng CNTT trong hội họp cần phải có

những tiêu chí nhất định. Mỗi tiêu chí được xem là một căn cứ để đánh giá

hiệu quả của quá trình ứng dụng trên các phương diện khác nhau. Có thể xem

đây là hệ thống các chỉ số nhằm lượng hóa mức độ đáp ứng về mục tiêu của

một hoạt động, một chủ thể nhất định nhằm phản ánh kết quả hoạt động, đưa

ra kết luận về hiệu quả.

Chính vì vậy, việc xác định các tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng

CNTT trong hội họp là rất quan trọng và vô cùng cần thiết. Bởi, các tiêu chí

này chính là công cụ, là thước đo, là căn cứ để đưa ra những đánh giá chính

xác, đầy đủ nhất về những điểm ưu việt mà các ứng dụng CNTT có thể mang

lại cho hoạt động hội họp. Trên cơ sở những đánh giá đó, người lãnh đạo

cũng như các thành viên tham gia có căn cứ để điều chỉnh các bước trong quá

trình họp một cách chủ động, kịp thời, giúp cho hoạt động này không chỉ đi

đúng hướng, đạt được các mục tiêu đặt ra, mà còn giúp cho hoạt động điều

hành của người lãnh đạo, cũng như chất lượng hoạt động của cả đơn vị được

nâng lên.

Tuy nhiên, để xác định được các tiêu chí đánh giá hiệu quả ứng dụng

CNTT trong hội họp là một việc không hề dễ dàng. Bởi, đây là điều chưa có

tiền lệ. Xuất phát từ thực tế nghiên cứu, có thể đưa ra một số tiêu chí đánh giá

hiệu quả ứng dụng CNTT trong hội họp như sau:

1.4.2.1. Gia tăng sự kết nối trong đơn vị

Do sự hỗ trợ của phương tiện, thiết bị và CNTT nên dù ở bất cứ đâu,

các thành viên được mời tham dự cũng đều có thể tham gia cuộc họp. Đây là

yếu tố giúp các thành viên gia tăng sự kết nối, hiểu biết và học hỏi lẫn nhau

để từ đó nâng cao khả năng gắn kết một tiền đề quan trọng tạo thuận lợi cho

quá trình phối hợp trong tương lai. Đặc biệt, đối với các cơ quan, đơn vị có cơ

cấu tổ chức gồm nhiều phòng, ban, bộ phận, lại được bố trí không cùng trong

một trụ sở, mà phân tán ở nhiều vị trí, khu vực khác nhau, thì hình thức áp

dụng CNTT trong hội họp sẽ giúp cho mọi người có điều kiện để xóa nhòa

khoảng cách địa lý, dễ dàng giao tiếp với nhau, để có thể xích lại và gắn bó,

đoàn kết với nhau hơn.

1.4.2.2. Đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của

đơn vị

Trong quá trình giải quyết công việc và ra quyết định, thông tin luôn là

nguồn lực vô cùng quan trọng đối với tổ chức nói chung và các nhà lãnh đạo

nói riêng. Thông tin luôn được xem là máu của tổ chức. Nó là mạch gắn

những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Mọi hoạt động trong tổ

chức đều cần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại, thông tin được

xem như là một nguồn lực thứ tư của một tổ chức.

Để quá trình thông tin đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và được cập

nhật thường xuyên, hội họp là cách thức mà các nhà tổ chức thường vận

dụng trong thực tế. Hiện nay, hoạt động này càng phát huy được hiệu quả

khi được hỗ trợ bởi các ứng dụng CNTT. Việc ứng dụng này đã giúp các

nhà quản lý có thể nhanh chóng triển khai các chủ trương, đường lối,

nhiệm vụ xuống các đơn vị, bộ phận và dễ dàng nắm bắt các phản hồi từ

cấp dưới thông qua các báo cáo, đề xuất…để nhanh chóng giải quyết, tháo

gỡ một cách hiệu quả.

1.4.2.3. Nâng cao chất lượng công tác thông tin

Nói đến công tác thông tin là nói đến quá trình thu thập, xử lý và cung

cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo, quản lý và cho các cơ quan, đơn vị.

Thông tin được xem như là dòng máu nuôi dưỡng toàn bộ quá trình

hoạt động tổ chức, được sử dụng nhằm duy trì sự liên tục và ổn định của cả hệ

thống trong việc ra quyết định, xây dựng kế hoạch, tổ chức, điều hành, điều

chỉnh, kiểm tra và phát triển tri thức…Để điều hành cơ quan, người lãnh đạo

phải đưa ra các quyết định, các mệnh lệnh trong quản lý và thông tin là căn cứ

quan trọng để ban hành các quyết định. Trong thời đại ngày nay, thông tin

được đánh giá là nguồn lực thứ tư. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng cho nguồn

lực thông tin, cần phải áp dụng nhiều biện pháp khác nhau. Trong đó, việc

ứng dụng CNTT cho hội họp là một biện pháp hiệu quả để giúp thông tin

trong đơn vị đáp ứng được các yêu cầu về tính đầy đủ, chính xác, khách quan

và kịp thời. Do những tính năng ưu việt của khoa học công nghệ, các cuộc

họp trực tuyến có thể giúp cho người họp cùng lúc tham gia nhiều cuộc họp

khác nhau với số lượng thông tin tiếp nhận và trình bầy phong phú, đa dạng.

Đặc biệt, các bên cần sử dụng thông tin sẽ được lĩnh hội thông tin một cách

nhanh chóng để tiến hành việc xử lý và sử dụng vào thực tế công việc.

1.4.2.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành

Phối hợp là nguyên tắc cơ bản trong quá trình hoạt động của một tổ

chức. Sự phối hợp càng nhịp nhàng, ăn ý, càng tạo được hiệu quả cao trong

việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức. Qúa trình phối hợp bao gồm các quan hệ

phối hợp theo chiều dọc từ trên xuống dưới, theo chiều ngang giữa các đồng

nghiệp ngang cấp và phối hợp theo mạng lưới khi có sự tham gia của nhiều cơ

quan, tổ chức cùng tham gia vào việc triển khai kế hoạch.

Qúa trình phối hợp sẽ hiệu quả, nếu như các bên tham gia cùng nhau

nắm bắt thông tin về nhiệm vụ, về các nguồn lực được cung cấp, cách thức

phối hợp, những yêu cầu về kết quả cần đạt được, cũng như dự phòng trước

các tình huống có thể phát sinh trong thực tế. Đây là các căn cứ quan trọng

giúp cho việc phối hợp trở nên thuận lợi và thông suốt.

Thông qua các cuộc họp trực tuyến, việc triển khai các hoạt động phối

hợp trở nên hết sức dễ dàng. Bởi, với sự hỗ trợ của công nghệ, các thông tin

được truyền tải nhanh chóng tới từng cá nhân, bộ phận để mọi người nắm bắt

các vấn đề liên quan, trên cơ sở đó, để cùng nhau phối hợp hiệu quả.

1.4.2.5. Tiết kiệm nguồn lực

Việc tiết kiệm các nguồn lực được xem là ưu điểm vượt trội của các

cuộc họp trực tuyến. Bởi, đây là các cuộc họp hạn chế đến mức thấp nhất việc

sử dụng giấy tờ, các thành viên tham gia cũng không nhất thiết phải đến cùng

một địa điểm để tham dự, mà họ có thể tham dự họp ở bất cứ nơi nào trên thế

giới, miễn là họ có máy tính kết nối Internet và các thiết bị hỗ trợ kèm theo.

Với đặc thù như vậy, việc tổ chức họp trực tuyến giúp các nhà tổ chức tiết

kiệm được các nguồn lực liên quan đến quá trình tổ chức như: đội ngũ phục

vụ, chi phí đi lại, ăn, ở cho các đại biểu, in ấn các loại văn bản, tài liệu, thời

gian, công sức mà các đại biểu phải bỏ ra để tham gia cuộc họp…Đặc biệt,

khi đến trực tiếp tham dự họp, không phải đại biểu nào cũng được mời phát

biểu ý kiến, do thời gian có hạn, trong khi lại có đông đại biểu tham gia. Vì

vậy, đơn vị tổ chức không thể phát huy được trí tuệ của tất cả các đại biểu, để

có thể giải quyết một cách hiệu quả nhất chủ đề mà mình đang đặt ra.

Tuy nhiên, khi áp dụng hình thức họp trực tuyến, tất cả các vấn đề bất

cập nêu trên đều được giải quyết một cách triệt để. Điều này không chỉ giúp

tiết kiệm nguồn lực, mà còn giúp nâng cao chất lượng các cuộc họp tại các cơ

quan, đơn vị.

Tiểu kết chƣơng 1

Họp là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một hình thức giải

quyết công việc. Đây là hoạt động không thể thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng

trong điều hành công sở. Trong nhiều trường hợp, họp là yêu cầu bắt buộc của

cơ quan quản lý và người lãnh đạo đối với các đơn vị trực thuộc để thực hiện

việc triển khai, phối hợp, tổng kết quá trình thực hiện các kế hoạch, nhiệm vụ.

Họp trước hết là một phương thức quản lý, mà qua đó các nhà quản lý, lãnh

đạo có thể huy động trí tuệ tập thể để giải quyết những vấn đề khó khăn, phức tạp.

Họp luôn là biện pháp tốt nhất giúp gia tăng sự hiểu biết, học hỏi lẫn nhau, từ đó

nâng cao khả năng kết nối giữa các thành viên để phát triển mạng lưới giao tiếp

trong tổ chức. Việc tham gia các cuộc họp cũng là cơ hội để các thành viên tham

gia trau dồi vốn từ và rèn luyện khả năng tư duy của bản thân. Thông qua các cuộc

họp, người lãnh đạo cũng có thể phát hiện ra những xung đột tiềm ẩn trong nội bộ.

Với ý nghĩa và tầm quan trọng như vậy, việc tổ chức những cuộc họp đạt chất

lượng luôn là mối quan tâm thường trực đối với người lãnh đạo và những người

chịu trách nhiệm tổ chức. Và việc ứng dụng CNTT nhằm nâng cao chất lượng các

cuộc họp trở thành một lựa chọn khôn ngoan của các nhà quản lý. Chính vì thế,

việc nghiên cứu, xây dựng hệ thống tiêu chí để làm công cụ, thước đo đánh giá

chất lượng ứng dụng CNTT trong các cuộc họp là rất cần thiết. Các tiêu chí ấy bao

gồm: gia tăng sự kết nối, đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ

của đơn vị, nâng cao chất lượng công tác thông tin, tiết kiệm nguồn lực và nâng

cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành.

Như vậy, hệ thống lý luận về CNTT và ứng dụng CNTT trong hội họp,

cũng như các tiêu chí đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong hội họp đã

nêu ở trên chính là cơ sở, tiền đề cho việc phân tích, đánh giá chất lượng ứng

dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh

Hòa Bình tại ở chương 2.

Chƣơng 2

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

2.1. Đặc điểm tự nhiên, kinh tế xã hội và khái quát về Ủy ban nhân

dân huyện Đà Bắc

2.1.1. Đặc điểm tự nhiên

Hình 2.1 Bản đồ tự nhiên huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

Đà Bắc là huyện miền núi cao nằm ở phía tây của tỉnh Hoà Bình,

trung tâm huyện nằm trên đường tỉnh lộ 433 cách thành phố Hoà Bình

15km. Phía Bắc giáp huyện Thanh Sơn và Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ; phía Đông

giáp thành phố Hòa Bình; phía Nam giáp huyện Cao Phong, huyện Tân Lạc

tỉnh Hòa Bình; phía Tây giáp huyện Mai Châu, tỉnh Hòa Bình và các huyện

Mộc Châu, Vân Hồ, Phù Yên của tỉnh Sơn La.

Diện tích đất tự nhiên khoảng 77.976,81 ha. Với diện tích như vậy

Đà Bắc là huyện có diện tích tự nhiên lớn nhất tỉnh so với các huyện còn lại

(chiếm 16,9% diện tích đất toàn tỉnh), trong đó đồi núi chiếm trên 83%

diện tích toàn huyện. Mặc dù có diện tích đất tự nhiên lớn nhất so với các

huyện trong tỉnh nhưng đất nông nghiệp chiếm tỷ lệ rất ít, chủ yếu là đất rừng

(Đất lâm nghiệp 50,662 ha chiếm 65,12%, đất nông nghiệp 3.537 ha

chiếm 4,55%, đất phi nông nghiệp 8.556 ha chiếm 11%, đất nuôi trồng thuỷ

sản và đất nông nghiệp khác 100,6 ha chiếm 1,3%, đất chưa sử dụng 14.94 ha

chiếm 19,2%).

Về thổ nhưỡng với diện tích đa số là đồi núi, Đà Bắc có nhiều loại đất

rất phù hợp với sản xuất nông, lâm nghiệp; nhất là với các loại cây công

nghiệp, cây ăn quả, cây lâm nghiệp, cây dược liệu…Về thuỷ văn Đà Bắc chịu

ảnh hưởng của chế độ thuỷ văn sông Đà. Với chiều dài chảy qua huyện khoảng 70km có diện tích mặt hồ khoảng 6.000 ha, có trữ lượng hàng tỷ m3 nước với lưu lượng thông qua bình quân hàng năm 1.600m3/s.

Độ cao trung bình toàn huyện là 560m so với mực nước biển, đặc trưng

là kiểu địa hình núi cao, chủ yếu là núi đá vôi đã tạo ra khả năng phát triển

một nền kinh tế tổng hợp cả nông, lâm nghiệp, kinh tế vườn đồi, công nghiệp

vật liệu xây dựng. Bên cạnh đó với khí hậu trong lành, mát mẻ Đà Bắc còn có

khu bảo tồn rừng Phu Canh, diện tích trên 500 ha với thiên nhiên hoang sơ

cùng các tài nguyên du lịch phong phú, hấp dẫn khác như di chỉ khảo cổ tại

hang Hủi, hang Dơi, đền Thác Bờ, căn cứ cách mạng Tú Lương, hang Sấm,

động Hương Lý …. Đây chính là những tiềm năng phát triển thương mại

dịch vụ, du lịch sinh thái, nghỉ dưỡng…

2.1.2. Đặc điểm kinh tế - xã hội

Từ ngày 14/7/2009 đến ngày 17/12/2019 toàn huyện Đà Bắc có

01 thị trấn và 19 xã, đó là thị trấn Đà Bắc và các xã: Cao Sơn, Đoàn Kết,

Đồng Chum, Đồng Nghê, Đồng Ruộng, Giáp Đắt, Hào Lý, Hiền Lương,

Mường Chiềng, Mường Tuổng, Suối Nánh, Tân Minh, Tân Pheo, Tiền Phong,

Toàn Sơn, Trung Thành, Tu Lý, Vầy Nưa, Yên Hòa. Năm 2016 toàn huyện có

14 xã đặc biệt khó khăn và 16 thôn, bản đặc biệt khó khăn thuộc diện đầu tư

Chương trình 135. Giai đoạn 2017 - 2020 theo tiêu chí đánh giá mới toàn

huyện có 17 xã thuộc khu vực III, 2 xã và 1 thị trấn thuộc khu vực II; tổng số

thôn, xóm đặc biệt khó khăn của 3 xã khu vực II là 8 thôn, xóm.

Sau khi thực hiện việc sắp xếp lại các đơn vị hành chính, đến tháng 12

năm 2019 huyện Đà Bắc có 17 đơn vị hành chính cấp xã trực thuộc, bao gồm

thị trấn Đà Bắc (huyện lỵ) và 16 xã: Cao Sơn, Đoàn Kết, Đồng Chum,

Đồng Ruộng, Giáp Đắt, Hiền Lương, Mường Chiềng, Nánh Nghê, Tân Minh,

Tân Pheo, Tiền Phong, Toàn Sơn, Trung Thành, Tú Lý, Vầy Nưa, Yên Hòa

(Bởi vậy số liệu các đơn vị hành chính thuộc huyện Đà Bắc vẫn lấy theo 20

đơn vị cấp xã).

Tính đến tháng 12/2019, huyện Đà Bắc có 14.413 hộ và 55.002

nhân khẩu, tỷ lệ phát triển dân số tự nhiên là 1,4%, sống tập trung chủ yếu ở

nông thôn chiếm 90,28%, còn lại ở thị trấn 9,72%, mật độ dân số khoảng 74 người/km2. Có 5 dân tộc cùng chung sống: Tày, Mường, Dao, Thái

và Kinh; Trong đó, dân tộc Tày chiếm 44,73%; dân tộc Mường chiếm

31,11%, dân tộc Dao chiếm 13,75%, dân tộc Kinh chiếm 10,03%, dân tộc

Thái chiếm 0,34%, dân tộc khác chiếm 0,04 %. Đà Bắc có nguồn lao động dồi

dào, số người trong độ tuổi lao động 39.408 người, chiếm 71,65% tổng số

dân toàn huyện.

Xuất phát điểm của nền kinh tế của huyện vào loại thấp trong tỉnh,

đời sống ở các khu vực dân cư có nhưng chênh lệch lớn. Khu vực thị trấn có

mức sống ổn định tương đối đồng đều nhưng tỷ lệ không cao, không có các

doanh nghiệp sản xuất kinh doanh lớn, khu vực nông thôn có mức sống thấp

còn nhiều hộ nghèo, việc xoá đói giảm nghèo hết sức khó khăn, các hộ nghèo

chủ yếu ở nông thôn sản xuất theo dạng tự cung tự cấp, chưa có thói quen

tạo ra sản phẩm hàng hoá có chất lượng để trao đổi theo nhu cầu thị trường.

Nền kinh tế của huyện trước đây chủ yếu dựa vào phát triển lâm nghiệp

và nông nghiệp.

Trong bối cảnh còn gặp phải nhiều khó khăn, thách thức, song với

sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của Huyện ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban

nhân dân huyện đã chỉ đạo triển khai thực hiện nhiều giải pháp, cùng với

sự cố gắng, nỗ lực của các cấp, các ngành, cộng đồng doanh nghiệp và

nhân dân trong huyện, từ đó kinh tế - xã hội của huyện tiếp tục có chuyển

biến tích cực và đạt được những kết quả nhất định. Tốc độ tăng trưởng kinh

tế duy trì đà tăng trưởng khá (Tốc độ tăng giá trị sản xuất đạt 6,3%, Cơ cấu

các ngành kinh tế trong GRDP: Tỷ trọng các ngành: nông, lâm, ngư nghiệp

37%; công nghiệp, xây dựng 20,3%; dịch vụ, thương mại, du lịch 42,7%),

đã dần nâng cao nhận thức cho nhân dân về sản xuất hàng hóa tập trung

thông qua việc tích tụ ruộng đất, ứng dụng tiến bộ khoa học - kỹ thuật vào

sản xuất và liên kết theo chuỗi giá trị. Các loại hình kinh tế dịch vụ ngày

được mở rộng. Kết cấu hạ tầng được quan tâm đầu tư, công tác quản lý

chất lượng công trình xây dựng được tăng cường. Quản lý nhà nước về

tài nguyên, khoáng sản và bảo vệ môi trường được chú trọng. Mạng lưới y

tế, cơ sở vật chất và trang thiết bị y tế được tăng cường đầu tư góp phần

nâng cao chất lượng khám chữa bệnh cho nhân dân. Văn hóa - thông tin,

thể thao và du lịch được đẩy mạnh; cơ sở vật chất văn hóa được tăng

cường; đời sống của người dân, đặc biệt là những người nghèo, những

vùng khó khăn, người có công, các đối tượng bảo trợ xã hội được quan tâm

nhiều hơn...

2.1.3. Nhiệm vụ và chức năng của UBND huyện Đà Bắc

2.1.3.1. Vị trí, chức năng

Ủy ban nhân dân huyện do Hội đồng nhân dân huyện bầu, là cơ quan

chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa

phương, chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân

cùng cấp và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.

Hình 2.2 Trụ sở HĐND, UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

2.1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung và

tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, bao gồm:

- Trong tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, pháp luật và trong

lĩnh vực quốc phòng, an ninh, xây dựng chính quyền:

- Ban hành nghị quyết về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của

Hội đồng nhân dân huyện;

- Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh;

biện pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng, chống tội

phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng, chống quan liêu, tham

nhũng trong phạm vi được phân quyền; biện pháp bảo vệ tài sản của cơ

quan, tổ chức, bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các

quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân trên địa bàn huyện theo quy

định của pháp luật;

- Quyết định biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ

quan nhà nước cấp trên phân cấp; quyết định việc phân cấp cho chính quyền

địa phương, cơ quan nhà nước cấp dưới thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của

chính quyền địa phương ở huyện;

- Quyết định thành lập, bãi bỏ cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân

dân huyện;

- Trong lĩnh vực kinh tế, tài nguyên, môi trường:

+ Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội trung hạn và hằng năm

của huyện, quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất của huyện trước khi trình Ủy ban

nhân dân cấp tỉnh phê duyệt;

+ Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu,

chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách huyện; điều chỉnh dự

toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết; phê chuẩn quyết toán

ngân sách địa phương. Quyết định chủ trương đầu tư chương trình, dự án của

huyện theo quy định của pháp luật;

+ Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành, lĩnh vực trên

địa bàn huyện trong phạm vi được phân quyền;

+ Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ,

nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng biển và các nguồn

tài nguyên thiên nhiên khác; biện pháp bảo vệ và cải thiện môi trường, phòng,

chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão, lụt ở địa phương theo quy định của

pháp luật.

+ Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu

học và trung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin,

thể dục, thể thao; biện pháp bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng,

chống dịch bệnh, thực hiện chính sách dân số, kế hoạch hóa gia đình; biện

pháp phát triển việc làm, thực hiện chính sách ưu đãi đối với người có công

với cách mạng, chính sách bảo trợ xã hội, xóa đói, giảm nghèo; biện pháp

bảo đảm việc thực hiện chính sách dân tộc, tôn giáo trên địa bàn huyện theo

quy định của pháp luật.

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan

chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện.

- Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển

kinh tế - xã hội, phát triển công nghiệp, xây dựng, thương mại, dịch vụ, du

lịch, nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây

dựng điểm dân cư nông thôn; quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ,

tài nguyên nước, tài nguyên khoáng sản, nguồn lợi ở vùng biển, tài nguyên

thiên nhiên khác; bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện theo quy định của

pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến

pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục,

đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao

động, chính sách xã hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an

toàn xã hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn

khác theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân

cấp, ủy quyền.

- Phân cấp, ủy quyền cho Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức

khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân huyện.

2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc và chức năng nhiệm

vụ của từng phòng ban:

+Hình 2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thực hiện chức

năng tham mưu tổng hợp cho Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về:

Hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch

Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; kiểm

soát thủ tục hành chính; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của

Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương;

bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân; tổ chức triển khai thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông

trong giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp

huyện; hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của cá nhân, tổ chức trên tất cả các lĩnh

vực thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân huyện, chuyển hồ sơ

đến các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện giải quyết và

nhận kết quả để trả cho cá nhân, tổ chức.

Phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân

huyện quản lý nhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công

chức và cơ cấu ngạch công chức trong các cơ quan, tổ chức hành chính nhà

nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số

lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập; tiền lương đối với

cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng trong cơ quan, tổ chức hành

chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành chính; chính quyền địa

phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức

cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã; hội, tổ chức

phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng;

công tác thanh niên.

Phòng Kinh tế và Hạ tầng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp;

thương mại; quy hoạch xây dựng, kiến trúc; hoạt động đầu tư xây dựng; phát

triển đô thị; hạ tầng kỹ thuật đô thị, khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công

nghệ cao (bao gồm: cấp nước, thoát nước đô thị và khu công nghiệp, khu kinh

tế, khu công nghệ cao, cơ sở sản xuất vật liệu xây dựng; chiếu sáng đô thị, cây

xanh đô thị; quản lý nghĩa trang, trừ nghĩa trang liệt sĩ; quản lý xây dựng

ngầm đô thị; quản lý sử dụng chung cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị); nhà ở;

công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; khoa học và công nghệ.

Phòng Tài chính - Kế hoạch thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy

ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực tài

chính, tài sản; quy hoạch, kế hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh, đăng ký

doanh nghiệp; tổng hợp và thống nhất quản lý các vấn đề về doanh nghiệp,

kinh tế tập thể, hợp tác xã, kinh tế tư nhân theo quy định của pháp luật.

Phòng Giáo dục và Đào tạo thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy

ban nhân dân huyện hiện chức năng quản lý nhà nước về giáo dục và đào tạo

ở địa phương, gồm: Chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn

nhà giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất,

thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng

chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.

Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội thực hiện chức năng tham

mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước về: Việc làm; dạy

nghề; lao động, tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bảo hiểm xã hội bắt

buộc, bảo hiểm xã hội tự nguyện, bảo hiểm thất nghiệp); an toàn lao động;

người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; bình đẳng giới;

phòng, chống tệ nạn xã hội.

Phòng Văn hóa và Thông tin tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện

thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: Văn hóa; gia đình; thể dục, thể

thao; du lịch; quảng cáo; bưu chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát

thanh truyền hình; báo chí; xuất bản; thông tin cơ sở; thông tin đối ngoại; hạ

tầng thông tin.

Phòng Y tế thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân

huyện thực hiện quản lý nhà nước về y tế, bao gồm: Y tế dự phòng; khám

bệnh, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; sức khỏe sinh sản;

trang thiết bị y tế; dược; mỹ phẩm; an toàn thực phẩm; bảo hiểm y tế; dân số -

kế hoạch hóa gia đình trên địa bàn.

Phòng Tài nguyên và Môi trường thực hiện chức năng tham mưu, giúp

Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường gồm:

đất đai, tài nguyên nước, khoáng sản, môi trường, biến đổi khí hậu.

Phòng Tư pháp tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về: Công tác xây dựng và thi hành pháp luật, theo dõi

thi hành pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ

tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở cơ sở, trợ giúp pháp

lý, nuôi con nuôi, hộ tịch, chứng thực, bồi thường nhà nước và các công tác tư

pháp khác theo quy định của pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về

xử lý vi phạm hành chính.

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tham mưu, giúp Uỷ ban

nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương về: nông

nghiệp; lâm nghiệp; thuỷ lợi; thuỷ sản; phòng, chống thiên tai; chất lượng, an

toàn thực phẩm đối với nông sản, lâm sản, thuỷ sản; phát triển nông thôn;

phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác xã nông,

lâm, ngư nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề ở nông thôn và thực hiện một

số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân huyện và theo

quy định của pháp luật, bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành, lĩnh vực

công tác ở địa phương.

Thanh tra huyện tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện

chức năng quản lý nhà nước về: Công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố

cáo trong phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực

hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng,

chống tham nhũng theo quy định của pháp luật.

Phòng Dân tộc thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân

cấp huyện quản lý nhà nước về công tác dân tộc.

2.2. Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức

hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp là vấn đề không

còn là mới mẻ đối với các nước tiên tiến trên thế giới và khu vực. Tuy nhiên,

đối với nước ta thì việc sử dụng, khai thác những khả năng và ứng dụng đó

còn chưa thực sự phổ biến tại các địa phương. Mặc dù vậy, một số nơi đã

mạnh dạn ứng dụng CNTT vào hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả, đồng thời

tiết kiệm các nguồn lực cho đơn vị. UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình là

một trong số các địa phương như vậy.

Là một huyện miền núi với những yếu tố tự nhiên đặc thù, nên việc ứng

dụng CNTT trong tổ chức hội họp có ý nghĩa hết sức quan trọng với UBND

huyện Đà Bắc trong các trường hợp cần phổ biến đường lối, chủ trương,

chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước với số đông người tham gia để

giảm thiểu việc đi lại, di chuyển của các đại biểu, đồng thời, giúp tối đa hóa

số lượng người có thể tham gia để nắm bắt các thông tin cần thiết. Đặc biệt,

trong các trường hợp thiên tai, lũ lụt khiến giao thông bị chia cắt, hoặc trường

hợp dịch bệnh xẩy ra, cần có sự giãn cách trong xã hội, thì họp trực tuyến là

lựa chọn tối ưu để đảm bảo sự liên tục và hiệu quả đối với hoạt động của cả

hệ thống.

2.2.1. Điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và nguồn nhân lực

Tại huyện Đà Bắc, hiện nay đã trang bị 50 máy tính cho các phòng,

ban. 100% cơ quan chuyên môn, đơn vị đã triển khai hệ thống phần mềm

Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp, 100% cán bộ, công chức, viên chức

sử dụng thư điện tử công vụ, 20/20 xã, thị trấn thực hiện nhận văn bản qua hệ

thống phần mềm Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp.

Tích cực tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện xây dựng các văn

bản triển khai ứng dựng công nghệ thông tin (CNTT) trong cơ quan hành

chính nhà nước trên địa bàn huyện. Việc ứng dụng CNTT trong cơ quan

hành chính nhà nước đạt hiệu quả cao về tính khoa học, đổi mới phương

thức làm việc, minh bạch trong quá trình tiếp nhận, giải quyết các văn bản

hành chính, các thủ tục hành chính của các cơ quan nhà nước đối với tổ

chức, công dân.

Quản lý vận hành tốt hệ thống thiết bị phục vụ hội nghị trực tuyến tại

Ủy ban nhân dân huyện và 20 xã, thị trấn tạo thêm kênh thông tin trong việc

chỉ đạo, điều hành trực tuyến, hiện đại, nhanh chóng, kịp thời, qua đó góp

phần tích cực phục vụ cải cách hành chính, minh bạch hóa thông tin, tiết kiệm

thời gian và các nguồn lực khác.

Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan cơ bản có đủ

kiến thức và kỹ năng để khai thác thông tin từ môi trường Internet, nghiêm

túc sử dụng hộp thư điện tử công vụ trong việc trao đổi thông tin giữa các cơ

quan. Trình độ ứng dụng CNTT của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại

các cơ quan được cải thiện rõ rệt.

Toàn huyện, hiện có 01 Trang thông tin điện tử thường xuyên hoạt

động, Trang thông tin điện tử có nội dung thông tin phong phú, đảm bảo đúng

tôn chỉ, mục đích; thường xuyên cập nhật, bổ sung, điều chỉnh dữ liệu cơ bản;

phản ánh kịp thời, tương đối đầy đủ các hoạt động, sự kiện chính trị diễn ra

hàng ngày trên địa bàn huyện; phản ánh kết qủa thực hiện nhiệm vụ phát triển

kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh, quốc phòng, các giải pháp tháo gỡ khó khăn,

thúc đẩy phát triển kinh tế xã hội của huyện, kiện toàn lại Ban Biên tập Trang

thông tin điện tử của huyện.

Hiện nay, 13 phòng ban chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện

thực hiện chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức

năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội,

an ninh, quốc phòng ... tại địa phương. Trong những năm qua, công tác ứng

dụng CNTT tại các phòng ban chuyên môn đã đạt được một sô kết quả tích

cực, hình thành nên một môi trường tin học bước đầu phục vụ có hiệu quả

công tác cải cách hành chính, như: Đầu tư một số trang thiết bị tin học; hạ

tầng mạng nội bộ (LAN) của cơ quan, mạng Internet và một số phần mềm

ứng dụng.

* Về hạ tầng kỹ thuật

Hiện nay, tại UBND huyện Đà Bắc, 100% cán bộ, công chức, viên

chức cấp huyện được trang bị đầy đủ 3 máy tính; các cơ quan, đơn vị và Ủy

ban nhân dân các xã, thị trấn đã có mạng nội bộ (LAN), có kết nối Internet

băng thông rộng đạt, 100% các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự

nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện sử dụng phần mềm Quản lý văn bản

điều hành và tác nghiệp. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và Ủy

ban nhân dân các xã, thị trấn được kết nối Internet băng thông rộng và sử

dụng phần mềm liên thông một cửa điện tử.

Tại bộ phận phụ trách kỹ thuật của UBND huyện Đà Bắc, máy chủ

được kết nối với tất cả các máy vi tính tại các phòng ban khác. Máy chủ này

được nạp đầy đủ các số liệu về tình hình hoạt động của UBND, về nhân sự, về

trang thiết bị, phương tiện vận tải...Những máy móc và phương tiện này do

một bộ phận của văn phòng quản lí. Bất cứ cán bộ công nhân viên nào cần sử

dụng thì phải báo cáo với văn phòng để nhân viên văn phòng sắp xếp thời

gian và lịch làm việc cho hợp lí. Riêng với hệ thống máy vi tính, do được nối

mạng cục bộ cho nên chỉ cần khởi động máy thì máy chủ sẽ báo ngay tín hiệu

cho nhân viên quản lí biết.

Bảng 2.1. Chỉ số và xếp hạng tổng thể mức độ chính quyền

điện tử của UBND huyện Đà Bắc.

Điểm

Xếp Điều kiện sẵn sàng Năm Kết quả chính quyền Tổng hạng Chính quyền điện điện tử đạt đƣợc điểm tử

2018 54,50 92,00 9/11 37,50

(Nguồn: Quyết định về việc công bố Chỉ số và xếp hạng mức độ Chính quyền

điện tử của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thành phố của tỉnh Hòa Bình các

năm 2018, 2019).

2019 48,08 69,63 7/11 21,55

Bảng 2.2. Chỉ số và xếp hạng nhóm tiêu chí đánh giá

điều kiện sẵn sàng chính quyền điện tử.

Điểm

Cơ sở hạ Năm Tổng Xếp hạng Nhân lực Môi trƣờng tầng CNTT chính sách thông tin

21 10,5 6 37,5 5/11 2018

(Nguồn: Quyết định về việc công bố, xếp hạng mức độ ứng dụng công nghệ

thông tin của các Sở, Ban, ngành, UBND các huyện, thành phố của tỉnh Hòa Bình

các năm 2018, 2019).

10,1 5,5 6 21,6 2/11 2019

* Về nguồn nhân lực có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin

Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về năng lực ứng dụng CNTT trong

hoạt động, UBND huyện Đà Bắc rất chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng

nguồn nhân lực CNTT. Đơn vị thường xuyên cập nhật kỹ năng sử dụng máy

tính và khai thác mạng LAN, Internet cho cán bộ, công chức, viên chức trong

hệ thống các cơ quan, đơn vị. Đến nay, cán bộ, công chức, viên chức trong

các cơ quan cơ bản có đủ kiến thức và kỹ năng thao tác, trao đổi thư điện tử,

truy cập Internet phục vụ công việc. Nâng cao một bước về trình độ sử dụng

tin học trong công việc thường ngày của cán bộ, công chức, viên chức.

Trình độ tin học của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức tại các cơ

quan quản lý nhà nước được cải thiện rõ rệt. Tỷ lệ bình quân đạt 95% cán bộ,

công chức, viên chức thành thạo tin học văn phòng, sử dụng mạng để trao đổi

thư điện tử, khai thác thông tin qua Internet và tham gia họp trực tuyến.

Bảng 2.3. Trình độ chuyên môn của

CBCC UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.

Trình độ Trung Trình độ Đại học Trình độ tin học Tổngsố cấp - Cao đẳng Năm (người) Ngƣời % Ngƣời % Ngƣời %

85 77 91% 9% 53 62% 8 2017

82 76 93% 7% 71 86% 6 2018

80 77 96% 4% 80 100% 3 2019

(Nguồn: Báo cáo tổng kết năm 2019 của UBND huyện Đà Bắc)

* Môi trường pháp lý

Cơ chế, chính sách cho ứng dụng CNTT được các cấp có thẩm quyền

quan tâm, từng bước hoàn thiện, triển khai. Tăng cường các văn bản hướng

dẫn, chỉ đạo, nâng cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật cho các cơ quan chuyên môn,

đơn vị sự nghiệp, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn.

2.2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội

họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

Khi quyết định đưa các ứng dụng của CNTT trong tổ chức hội họp của

UBND đã phải tập trung giải quyết hai vấn đề lớn. Đó là vốn đầu tư cho việc

mua sắm các thiết bị máy móc khá tốn kém và trình độ của nhân viên sử

dụng. Mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển nhưng máy móc không thể thay thế

được con người vì chính con người làm ra máy móc. Hiểu được điều này các

cán bộ lãnh đạo cũng như nhân viên trong UBND đã tự trau dồi kiến thức về

CNTT để nâng cao khả năng tư duy tổng hợp, đánh giá và phân tích tình hình,

nắm bắt kịp thời những thông tin trong nước và trên thế giới để có thể đưa ra

những đề xuất, ý tưởng, quyết định chính xác trong các cuộc họp mà mình

tham gia.

2.2.2.1. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức hội họp tại

UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.

Để ứng dụng CNTT vào tổ chức hội họp, UBND huyện Đà Bắc đã có

một quá trình chuẩn bị lâu dài với các bước tiến hành cụ thể:

Bảng 2.4. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức hội họp tại

UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.

TT Các bƣớc thực hiện Đơn vị thực hiện

Thông báo về việc đồng ý chủ trương xây Ban Thường vụ Huyện 1 dưng hệ thống Hội nghị truyền hình trực ủy tuyến từ huyện đến các xã

Quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư xây 2 UBND huyện dựng công trình

Quyết định Về việc thành lập Bộ phận giúp 3 Văn phòng việc quản lý dự án

4 Quyết định về việc phê duyệt nhiệm vụ khảo Văn phòng

sát, lập đề cương và dự toán dự án

Biên bản thương thảo hợp đồng tư vấn lập đề 5 Văn phòng cương và dự toán

Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà

6 thầu gói Tư vấn khảo sát, thiết kế lập đề Văn phòng

cương và dự toán dự án

7 Hợp đồng tư vấn lập đề cương và dự toán Văn phòng

Quyết định phê duyệt đơn giá máy móc, thiết

8 bị (lấy tối thiểu 03 báo giá của 03 đơn vị Văn phòng

khác nhau, chọn giá thấp nhất)

9 Chứng thư thẩm định giá Tư vấn thẩm định giá

10 Về việc thẩm định thiết kế kỹ thuật dự án Văn phòng

Sở Thông tin và Truyền 11 Ý kiến thẩm định kỹ thuật dự án thông

Phòng Tài chính - Kế 12 Phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết dự án hoạch

Quyết định phê duyệt đề cương và dự toán 13 UBND huyện chi tiết

14 Quyết định phân bổ vốn kế hoạch năm UBND huyện

Phòng Tài chính - Kế 15 Thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu hoạch

Quyết định phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà 16 UBND huyện thầu

Thương thảo hợp đồng gói thầu Tư vấn lựa 17 Văn phòng chọn nhà thầu

18 Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà Văn phòng

thầu gói thầu Tư vấn lựa chọn nhà thầu

19 Hợp đồng gói thầu Tư vấn lựa chọn nhà thầu Văn phòng

20 Hồ sơ mời chào giá Tổ tư vấn đấu thầu

21 Thẩm định hồ sơ mời thầu Bộ phận giúp việc

Quyết định phê duyệt Hồ sơ mời thầu gói 22 Văn phòng thầu số 01

23 Đăng tải hồ sơ mời chào giá Tổ tư vấn đấu thầu

24 Mở thầu Tổ tư vấn đấu thầu

25 Đánh giá hồ sơ dự thầu (chấm thầu) Tổ tư vấn đấu thầu

26 Tờ trình thẩm định kết quả đấu thầu Tổ tư vấn đấu thầu

Thương thảo hợp đồng gói thầu cung cấp Văn phòng 27 thiết bị và lắp đặt

Phê duyệt kết quả đấu thầu gói thầu cung Văn phòng 28 cấp thiết bị và lắp đặt

Ký hợp đồng gói thầu cung cấp thiết bị và Văn phòng 29 lắp đặt

30 Thương thảo hợp đồng Tư vấn giám sát Văn phòng

Quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà Văn phòng 31 thầu Tư vấn giám sát

32 Ký hợp đồng Tư vấn giám sát Văn phòng

33 Nghiệm thu lắp đặt thiết bị Văn phòng

34 Nghiệm thu chạy thử Văn phòng

35 Nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng Văn phòng

(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đà Bắc).

Quá trình chuẩn bị cho việc ứng dụng các công nghệ hiện đại để tiến

hành các cuộc họp trực tuyến tại UBND huyện Đà Bắc đã huy động sự tham

gia, phối hợp của rất nhiều bên. Trong quá trình triển khai việc ứng dụng, mỗi

một văn bản ban hành tương ứng với một bước trong quy trình thực hiện và

các cá nhân, đơn vị chịu trách nhiệm đã phải trải qua rất nhiều khâu tiến hành

trước khi đi đến sự hoàn tất để sẵn sàng cho việc ứng dụng tại các cuộc họp

do UBND tổ chức.

2.2.2.2. Quy trình tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh

Hòa Bình.

Bước 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ

chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm, quý, tháng trong chương trình

công tác, gửi về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện

(sau đây gọi tắt là Văn phòng) để tổng hợp, xây dựng kế hoạch chung của

UBND huyện.

Đối với cuộc họp đột xuất và cuộc họp phát sinh không nằm trong

kế hoạch chung, cơ quan, đơn vị chủ trì báo cáo xin ý kiến lãnh đạo UBND

huyện phụ trách lĩnh vực, trừ các cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện yêu cầu.

Bộ phận Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp kế hoạch tổ chức các

cuộc họp, báo cáo UBND huyện, đề xuất việc lồng ghép, kết hợp các cuộc

họp có thời gian và địa điểm tổ chức gần nhau, có thành phần tham dự tương

đối như nhau, báo cáo UBND huyện. Trong quá trình tổng hợp kế hoạch, theo

dõi đôn đốc các đơn vị thực hiện, thường xuyên rà soát kế hoạch họp đã được

duyệt và nhu cầu họp phát sinh để kịp thời đề xuất. Đồng thời, thông báo tới

cơ quan, đơn vị chủ trì để phối hợp thực hiện, sau khi có ý kiến đồng ý của

Chủ tịch UBND huyện.

Muốn tổ chức một cuộc họp hiệu quả, cần đặt ra và tìm câu trả lời cho

một số câu hỏi cụ thể như:

- Mục đích của cuộc họp là gì?

- Thành phần tham gia là những ai?

- Số lượng người tham gia là bao nhiêu?

- Thời gian, lịch trình thực hiện các phần nội dung cụ thể ra sao?

- Điều kiện vật chất và phương tiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp như

thế nào? ...

Sau khi có được những câu trả lời với những câu hỏi nêu trên, Văn

phòng UBND có thể căn cứ quy mô, tính chất của cuộc họp để làm tờ trình và

trình cấp trên phê duyệt. Nội dung tờ trình cần nêu bật các điểm sau:

- Lý do, mục đích tổ chức;

- Thời gian và địa điểm tổ chức;

- Nội dung chủ yếu và dự kiến chương trình nghị sự của cuộc họp;

- Thành phần tham dự gồm số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu;

- Nguồn kinh phí tổ chức.

Bước 2. Trình duyệt kế hoạch tổ chức cuộc họp

Sau khi chủ trương tổ chức họp được phê duyệt, cơ quan, đơn vị chủ

trì xây dựng kế hoạch cụ thể, cùng với Văn phòng trình lãnh đạo UBND

huyện phê duyệt. Nội dung kế hoạch cụ thể gồm:

a) Mục đích, yêu cầu, hình thức (trực tuyến hoặc trực tiếp);

b) Trang trí, khánh tiết: Tiêu đề, sơ đồ phòng họp, hoa, nước uống…

c) Người chủ trì;

d) Thành phần, số lượng đại biểu, thời gian, địa điểm;

đ) Danh mục các tài liệu (báo cáo chính và các báo cáo chuyên đề),

phân công cơ quan, đơn vị chuẩn bị tài liệu;

e) Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn chi);

g) Dự kiến thành lập Ban Tổ chức cuộc họp (đối với những cuộc họp lớn);

h) Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ họp;

i) Dự thảo chương trình họp.

- Triển khai các công tác chuẩn bị cho cuộc họp:

+ Phổ biến kế hoạch đến các bộ phận liên quan thông qua công văn

hoặc họp mặt trực tiếp để phổ biến kế hoạch và biện pháp triển khai.

+ Chuẩn bị về nhân sự: Ban Tổ chức thành lập các tiểu ban như

Tiểu ban Nội dung, Tiểu ban Hậu cần, Tiểu ban Lễ tân, Tiểu ban An ninh,

Ban Thư ký... nhằm điều hành việc triển khai thực hiện kế hoạch tổ chức

cuộc họp.

+ Chuẩn bị về nội dung: Đây là khâu quan trọng nhất. Tiểu ban Nội

dung hoặc các thành viên được phân công phụ trách mảng nội dung phải tham

mưu, chuẩn bị nội dung thảo luận, trao đổi tại các phiên họp, chuẩn bị các tài

liệu tham khảo, gợi ý thảo luận về các vấn đề nội dung, dự thảo kết luận hay

tuyên bố, nghị quyết của hội, họp hoặc ghi nhận những kết quả thảo luận tại

các phiên của hội, họp và biên soạn kỷ yếu cuộc họp.

+ Chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất: Tiểu ban Hậu cần hoặc các

thành viên được phân công phụ trách phải tham mưu chuẩn bị các điều kiện

đảm bảo cho cuộc họp, lập dự trù kinh phí chi tiết cho toàn bộ cuộc họp, lên

phương án chuẩn bị về địa điểm, chỗ ăn nghỉ cho khách, nhất là khách quốc

tế, ban tổ chức cũng như trang trí, âm thanh, ánh sáng, hoa, nước uống,

chương trình văn nghệ... Tiểu ban lễ tân chuẩn bị các khâu đưa đón, bố trí ăn

ở, đi lại, quà tặng lưu niệm.

+ Bảo đảm an ninh cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Tiểu ban An ninh

cần chuẩn bị kế hoạch bảo đảm an ninh cho cuộc họp ngay từ khi khách quốc

tế đến sân bay, bảo đảm an ninh trong quá trình tham gia cuộc họp.

+ Bảo đảm các điều kiện về y tế: Khi có khách mời đến từ các nước

hay khu vực đang có dịch bệnh thì khi đến cửa khẩu Việt Nam cần yêu cầu họ

có tờ khai về tình trạng sức khỏe, đồng thời theo dõi sức khỏe của những

người có biểu hiện không bình thường, cần bố trí trạm y tế lưu động phục vụ

cho cuộc họp.

Chuẩn bị phòng họp cho hội nghị, hội họp, hội thảo: Việc trang trí và

sắp xếp bàn ghế và chỗ ngồi sẽ tùy thuộc vào mục đích, tính chất của cuộc

họp và diện tích của phòng họp.

Bước 3. Chuẩn bị nội dung cuộc họp

Các tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung họp và những yêu cầu

cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị trước bằng

văn bản.

Thủ trưởng cơ quan, đơn vị được phân công có trách nhiệm chỉ đạo

chuẩn bị các báo cáo, bài phát biểu của lãnh đạo cấp trên (nếu có) để trình

lãnh đạo UBND huyện phụ trách lĩnh vực duyệt.

Chủ tịch UBND huyện sẽ phê duyệt các tài liệu như báo cáo tổng kết

công tác chỉ đạo điều hành hàng năm, tổng kết thực hiện các chương trình, dự

án, đề án quan trọng của huyện và các tài liệu khác theo yêu cầu của Chủ tịch

UBND huyện. Báo cáo chính phải được lãnh đạo UBND huyện duyệt trước

ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc. Các báo cáo khác (theo yêu cầu của lãnh

đạo UBND huyện) phải được lãnh đạo UBND huyện duyệt trước ngày họp ít

nhất 2 ngày làm việc.

Bước 4. Chuẩn bị tài liệu và gửi giấy mời họp

* Soạn thảo giấy mời

Đơn vị chủ trì tổ chức họp phải dự thảo giấy mời. Giấy mời gồm những

nội dung như đơn vị mời, đối tượng được mời, nội dung, thành phần, thời

gian, địa điểm họp, những yêu cầu đối với đại biểu dự họp, những thông tin

cần thiết khác.

* Ký giấy mời

Lãnh đạo UBND huyện ký giấy mời mời lãnh đạo cơ quan cấp trên;

lãnh đạo các Sở, ngành; lãnh đạo Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trong

và ngoài tỉnh; lãnh đạo các tổ chức quốc tế.

Giấy mời các cơ quan, ban, ngành huyện và các đối tượng khác thì

lãnh đạo Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện đối với cuộc họp do

lãnh đạo UBND huyện chủ trì, còn lãnh đạo cơ quan, đơn vị sẽ ký giấy mời

đối với các cuộc họp được UBND huyện uỷ quyền.

* Gửi giấy mời, tài liệu

Văn phòng phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy

mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện

chủ trì.

Cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời theo danh sách đã

được duyệt đối với cuộc họp được lãnh đạo UBND huyện ủy quyền.

Giấy mời phải được gửi tới các khách mời trước ngày họp ít nhất là 3

ngày, có kèm theo tài liệu liên quan đến chủ đề cuộc họp để khách mời đọc

trước khi đến tham dự cuộc họp.

Đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương có tài khoản trên phần mềm

Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp thì có thể gửi giấy mời qua phần

mềm, còn các cơ quan, đơn vị khác có thể gửi bản giấy hoặc gửi qua hộp thư

điện tử cơ quan, đơn vị đã đăng ký. Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ

chức kiểm tra hộp thư điện tử thường xuyên để lấy tài liệu tham dự họp.

Trong trường hợp họp đột xuất có thể gửi Fax, điện thoại, gửi qua mạng xã

hội (Zalo) đồng thời với việc gửi bản chính có đóng dấu hoả tốc;

Đối với những cuộc họp làm việc đã bố trí trong lịch làm việc tuần của

lãnh đạo UBND huyện, các cơ quan, đơn vị căn cứ vào lịch làm việc để tham

dự đúng thành phần. Văn phòng chỉ phát hành giấy mời các cơ quan, đơn vị

không trực thuộc UBND huyện.

Bước 5. Phân công phục vụ cuộc họp

Đối với cuộc họp được tổ chức tại UBND huyện, Văn phòng UBND

phải chịu trách nhiệm bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương

tiện, thiết bị phục vụ họp và phục vụ họp khi được yêu cầu. Đồng thời, phối

hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu,

hướng dẫn đại biểu, bố trí xe đỗ đúng nơi quy định, đảm bảo an ninh trật tự

bên ngoài phòng họp. Phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì đảm bảo an ninh

trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu. Tổ chức thông tin tuyên truyền,

bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu, chăm sóc y tế khi được yêu cầu. Phối

hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì theo dõi cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện

chủ trì; trình lãnh đạo UBND huyện duyệt dự thảo và ký phát hành thông báo

kết luận cuộc họp của lãnh đạo UBND huyện.

Đối với cơ quan, đơn vị chủ trì thì phải có trách nhiệm phối hợp với

Văn phòng để chuẩn bị các nội dung theo kế hoạch đã được duyệt, chuẩn bị

kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán được duyệt và thực hiện các công việc in

tài liệu họp, tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu, tổng hợp danh sách

đại biểu báo cáo người chủ trì, chủ trì việc đảm bảo an ninh trật tự bên trong

phòng họp, theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận cuộc họp của người chủ

trì, thực hiện các nhiệm vụ khác khi được phân công.

Đối với các cơ quan, đơn vị có liên quan thì cần thực hiện nhiệm vụ

được phân công theo kế hoạch được duyệt.

Riêng với các cuộc họp tổ chức ngoài UBND huyện, cơ quan, đơn vị

chủ trì chủ động triển khai hoặc phối hợp với Văn phòng để triển khai theo kế

hoạch được duyệt.

Bước 6. Tổ chức họp

Cơ quan, đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu

đại biểu, chương trình, giúp người chủ trì điều hành họp theo chương

trình đã định.

Các báo cáo tại cuộc họp được trình bày tóm tắt nội dung, hoặc chỉ nêu

những vấn đề còn có ý kiến khác nhau, không đọc toàn văn. Các báo cáo chỉ

đọc toàn văn khi có yêu cầu của người chủ trì.

Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họp cần tập trung vào những

vấn đề đang còn có những ý kiến khác nhau để đề xuất những biện pháp

xử lý.

Nội dung kết luận cuộc họp của người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể

hiện đầy đủ nội dung và yêu cầu của cuộc họp.

Bước 7. Ghi biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp

Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản.

Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Biên bản

cuộc họp gồm những nội dung chính như người chủ trì và danh sách những

người tham dự có mặt tại cuộc họp, những vấn đề được trình bày và thảo luận

tại cuộc họp, ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp, kết luận

của người chủ trì.

Chậm nhất 5 ngày làm việc sau ngày kết thúc cuộc họp, cơ quan, đơn

vị chủ trì phối hợp với Văn phòng để ban hành thông báo kết luận của cuộc

họp tới các cá nhân, đơn vị, bộ phận có liên quan. Tuỳ trường hợp có thể gửi

bản giấy, gửi qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp hoặc

đưa lên Trang thông tin điện tử của huyện mà không gửi đến các cơ quan, đơn

vị. Các cơ quan, đơn vị tiếp nhận các thông tin trong nội dung bản kết luận

được công bố trên mạng để thực hiện.

Thông báo kết luận cuộc họp không thay thế cho việc ra văn bản quy

phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm

quyền theo quy định của pháp luật để giải quyết các vấn đề liên quan được

quyết định tại cuộc họp.

Bước 8. Triển khai kết luận cuộc họp

Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những

nội dung đã được kết luận tại cuộc họp. Văn phòng kiểm tra, đôn đốc, tổng

hợp báo cáo lãnh đạo UBND huyện về kết quả thực hiện nội dung kết luận

cuộc họp của lãnh đạo UBND huyện.

Để đảm bảo chất lượng cho các cuộc họp trực tuyến, trách nhiệm các

bên tham gia luôn phải được đề cao. Ngoài những quy định về trách nhiệm

của các cơ quan, đơn vị liên quan trong việc tổ chức các cuộc họp, các cơ

quan, đơn vị còn có thêm trách nhiệm như sau:

Cơ quan, đơn vị chủ trì phải phối hợp với Văn phòng chuẩn bị giấy mời

nhằm thống nhất các yêu cầu chuẩn bị để ghi trong giấy mời, chuẩn bị tài liệu

phục vụ cuộc họp và gửi đơn vị chủ trì ở các phòng họp địa phương (điểm

cầu), nắm thành phần dự họp, người chủ trì tại các điểm cầu và thực hiện các

nhiệm vụ khác được phân công.

Văn phòng phải phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ (điện, viễn thông)

đảm bảo kỹ thuật tại tất cả các điểm cầu, phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì

dự thảo giấy mời trong đó nêu rõ các yêu cầu về công tác chuẩn bị, phục vụ

cuộc họp ở các điểm cầu. Đồng thời, thương thảo, ký hợp đồng và thanh toán

phí dịch vụ tại điểm cầu UBND huyện với nhà cung cấp dịch vụ.

UBND các xã, thị trấn phải phối hợp với Văn phòng và nhà cung

cấp dịch vụ để chuẩn bị kỹ thuật của phòng họp trực tuyến, nhận, in ấn tài

liệu do UBND huyện (đơn vị chủ trì) gửi để phục vụ đại biểu dự họp, thông

báo thành phần dự họp, họ và tên, chức danh người chủ trì tại điểm cầu địa

phương về UBND huyện (đơn vị chủ trì) và thương thảo, ký hợp đồng và

thanh toán phí dịch vụ tại điểm cầu UBND xã, thị trấn với nhà cung cấp

dịch vụ.

Bảng 2.5. Tổng số các hội nghị ứng dụng CNTT do

UBND huyện Đà Bắc tổ chức.

Hội nghị cấp đến huyện Hội nghị đến cấp xã

Năm Số ngƣời Số ngƣời Số hội nghị Số hội nghị tham gia tham gia

5 148 2017

8 660 2 252 2018

3 5.050 16 96 2019

Tổng 16 5.710 18 496

(Nguồn: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đà Bắc)

2.3. Đánh giá việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND

huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

2.3.1. Ưu điểm

Việc ứng dụng CNTT rất được Đảng, chính quyền của huyện Đà Bắc

quan tâm, chỉ đạo sát sao. Điều này được thể hiện rõ nhất thông qua việc ban

hành các văn bản Quy phạm pháp luật có liên quan đến việc ứng dụng CNTT

nói chung và ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp nói riêng. Cụ thể là Kế

hoạch số 79/KH-UBND của UBND huyện Đà Bắc về việc ứng dụng CNTT

trong hoạt động cơ quan nhà nước năm 2017, Quyết định số 1642/QĐ-UBND

ngày 26/6/2018 của Chủ tịch UBND huyện Đà Bắc về việc phê duyệt chủ

trương đầu tư xây dựng cầu truyền hình hôi nghị trực tuyến từ huyện đến

UBND các xã, thị trấn, Quyết định số 2025/ QĐ-UBND ngày 29/7/2019 của

Chủ tịch UBND huyện Đà Bắc về việc phê duyệt đề cương và dự toán chi tiết

công trình Mở rộng cầu truyền hình hội nghị trực tuyến từ huyện đến UBND

các xã, thị trấn, Quyết định số 2183/QĐ-UBND Chủ tịch UBND huyện Đà

Bắc về việc phê duyệt Kế hoạch lựa chọn nhà thầu xây dựng công trình mở

rộng cầu truyền hình hội nghị trực tuyến từ huyện đến UBND các xã, thị trấn.

Có những thay đổi tích cực trong thói quen ứng dụng CNTT tại các

phòng, ban chuyên môn và cả ở người dân, các doanh nghiệp trong UBND

huyện Đà Bắc. Thể hiện qua việc dùng hệ thống email để trao đổi thông tin

hàng ngày, khai thác thông tin trên Internet, truy cập hệ thống quản lý văn bản

pháp luật ở các CQNN, việc sử dụng các dịch vụ công được cung cấp, gửi câu

hỏi, thắc mắc qua các trang web, email liên hệ với các cơ quan quản lý nhà

nước của người dân, của các doanh nghiệp và việc sử dụng hình thức họp trực

tuyến đã trở thành một cách thức làm việc được vận dụng rộng rãi trong toàn

huyện… Điều này đã cho thấy sự thay đổi cơ bản về thói quen và nhận thức

về ứng dụng CNTT trong UBND huyện.

Hiện nay, trừ lái xe và tạp vụ thì tất cả công chức còn lại của UBND

huyện Đà Bắc đều có trình độ tin học từ chứng chỉ A trở lên, có 03 cán bộ

chuyên trách về CNTT tại đây. Vì vậy, việc ứng dụng CNTT tại ủy ban tương

đối hiệu quả, nhất là trong hoạt động họp trực tuyến.

Các cuộc họp có ứng dụng CNTT đã giúp các CBCC của UBND huyện

Đà Bắc, cũng như các đối khách mời hạn chế thời gian di chuyển, tiết kiệm

các nguồn lực và chi phí tổ chức họp. Các CBCC dù ở xa hoặc bận công việc

khác cũng có thể tham dự và bắt kịp cuộc họp và mọi người có thể tương tác

với nhau trực tiếp thông qua truyền file, gửi tin nhắn, các hình ảnh được

truyền hình trực tiếp. Thông tin, vì thế, được cập nhật nhanh chóng, các vấn

đề công việc cũng được nắm bắt và giải quyết một cách kịp thời.

Các cuộc họp có ứng dụng CNTT đã hỗ trợ rất lớn cho lãnh đạo UBND

huyện trong việc điều hành, nắm bắt thông tin từ cấp dưới và truyền tải các

chỉ thi, mệnh lệnh, yêu cầu về mục tiêu, nhiệm vụ tới các thành viên, để mọi

người có thể nhanh chóng tìm ra giải pháp và đi đến sự thống nhất trong việc

thực hiện. Dù lãnh đạo có đi công tác xa, thì việc điều hành công việc tại

UBND cũng không gặp khó khăn, trở ngại vì nhờ sự hỗ trợ của CNTT, những

khoảng cách về không gian địa lý đã được giải quyết một cách triệt để.

2.3.2. Hạn chế

Bên cạnh những mặt đã làm được và làm tốt, việc ứng dụng CNTT

trong tổ chức họp trực tuyến tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình vẫn còn

có một số mặt hạn chế, bất cập cần nhận diện để khắc phục, sửa chữa như:

- Các thiết bị sử dụng cho việc ứng dụng CNTT trong hội họp chưa

đồng bộ. Một số máy móc sử dụng từ lâu, bị hư hỏng. Các phần mềm mới

đã và đang sử dụng mới chỉ đáp ứng phần nào nhu cầu họp của UBND.

Việc ứng dụng CNTT vẫn chưa khai thác và phát huy được những điều

kiện sẵn có.

- Chất lượng của đội ngũ các bộ, công chức, viên chức nói chung vẫn

chưa đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển về CNTT. Do hạn chế về trình

độ nên đa số các đơn vị và cá nhân cán bộ, công chức, viên chức vẫn còn thụ

động, ít chịu đổi mới, chưa hình thành thói quen thường xuyên sử dụng, khai

thác và trao đổi thông tin, hội họp trên môi trường CNTT. Hơn thế nữa,

UBND huyện chưa có một đội ngũ chuyên gia thực thụ về CNTT để quản lý,

xây dựng và phát triển các ứng dụng CNTT.

- Chính sách đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho phát triển ứng dụng

CNTT chưa được coi trọng, một phần là do chính sách đãi ngộ về tiền

lương và chất lượng đào tạo vẫn chưa được chuẩn hóa, hầu hết nhân lực về

CNTT còn thiếu các kỹ năng trong tổ chức hội họp, thiếu kỹ năng về quy

trình làm việc.

- Công tác dự báo, phát triển nguồn nhân lực, tổ chức bộ máy, chế độ

chính sách đối với các CBCC chuyên trách về CNTT chưa ngang tầm với

những nhiệm vụ, trọng trách được giao, nên chưa khích lệ, tận dụng, phát huy

hết khả năng, năng lực, sáng kiến của đội ngũ CBCC hiện có.

2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế

Lãnh đạo các cấp vẫn chưa thực sự quyết tâm trong việc phát triển và

ứng dụng CNTT. Việc ứng dụng CNTT chưa thực sự đạt được yêu cầu tin học

hóa các công việc xử lý hằng ngày và chưa gắn kết được với việc cải cách

hành chính. Đây cũng là nguyên nhân chủ yếu không có sự đột phát nào trong

việc ứng dụng CNTT tại UBND huyện Đà Bắc.

Vai trò và chức năng của cơ quan lãnh đạo CNTT vẫn chưa thống

nhất. Trách nhiệm và chức năng ứng dụng CNTT ở trong các phòng, ban, bộ

phận vẫn còn chồng chéo. Và cho đến nay, việc chuyển giao nhiệm vụ và

chức năng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp ở UBND huyện Đà Bắc

vẫn chưa hoàn tất.

Mô hình tổ chức triển khai ứng dụng CNTT không hợp lý, vị trí của các đơn

vị phụ trách ứng dụng CNTT không phù hợp tạo ra những hạn chế và bất cập khi

triển khai các kế hoạch ứng dụng CNTT, dẫn đến không đạt hiệu quả như mong

đợi. Thêm vào đó, vai trò của cán bộ chuyên trách CNTT vẫn chưa được coi trọng.

Điều này đã tạo ra nhiều khó khăn trong việc triển khai và ứng dụng CNTT.

Hạ tầng kỹ thuật ở UBND vẫn còn quá thấp so với mặt bằng chung của cả

nước. Nguyên nhân chính là do hạn chế về mặt địa lý cách xa các trung tâm kinh

tế, chính trị, một phần là do lũ lụt thường xuyên nên sự phát triển về Internet còn

chậm. Đây cũng chính là nguyên nhân mà hầu hết các dự án CNTT ở UBND

đều tập trung vào phần cứng, vào hạ tầng kỹ thuật.

Do các kế hoạch còn chưa mang tính định hướng cao, các mục tiêu đặt ra

vẫn chưa bám sát thực tế, các dự án, kế hoạch ứng dụng CNTT thường có nội hàm

rộng, mục tiêu chưa rõ ràng, khó xây dựng, khó triển khai.

Nhận thức của các cấp, các ngành của UBND huyện về vai trò của

công nghệ thông tin vẫn chưa được đầy đủ, chưa kết hợp chặt chẽ được việc

ứng dụng CNTT với quá trình cải cách hành chính và đổi mới chất lượng hội

họp của Chính quyền. Trong tổ chức hội họp việc ứng dụng CNTT cũng chưa

thống nhất, thiếu đồng bộ và chưa thật sự xem việc đầu tư xây dựng hạ tầng

thông tin là đầu tư quan trọng cho hạ tầng KT-XH.

Trong thời gian tới, chính quyền UBND huyện Đà Bắc cần có những

kế hoạch đột phát hơn để nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong hoạt

động nói chung và trong việc tổ chức hội họp nói riêng để xây dựng nền hành

chính điện tử hiện đại và hiệu quả, góp phần vào công cuộc cải cách hành

chính của đất nước.

2.4. Đánh giá chất lƣợng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại

UBND huyện Đà Bắc.

2.4.1. Gia tăng sự kết nối

Việc mạnh dạn ứng dụng các ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp

tại UBND huyện Đà Bắc thời gian qua đã cho thấy những tín hiệu đáng

mừng đối với hiệu quả hoạt động của đơn vị trong hoạt động quản lý, điều

hành. Đặc biệt, nhờ áp dụng hình thức họp trực tuyến, nên việc kết nối trong

nội bộ UBND và giữa UBND với các đơn vị cấp xã, thị trấn trên địa bàn

huyện đã trở nên thuận lợi, tiết kiệm và hiệu quả hơn rất nhiều. Khoảng cách

về địa lý đã không còn là rào cản đối với sự tương tác của các thành phần

tham gia cuộc họp. Sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ đã giúp cho mọi

người xích lại gần nhau hơn, dễ dàng chia sẻ với nhau các thông tin liên

quan đến những nhiệm vụ cần làm và các mục tiêu cần giải quyết. Việc

thống nhất về ý tưởng, quan điểm cũng như cách thức hành động được các

thành viên tham gia nhanh chóng đi đến sự đồng thuận cao. Đặc biệt, khi

UBND huyện cần triển khai nội dung công việc xuống các xã, thị trấn trong

những thời điểm tình hình thời tiết, y tế…không thuận lợi, hình thức họp

trực tuyến đã phát huy khả năng kết nối mạnh mẽ và hiệu quả, đảm bảo cho

các hoạt động của UBND được duy trì một cách liên tục và thông suốt.

2.4.2. Đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của UBND

Để triển khai các kế hoạch, lãnh đạo UBND Đà Bắc cần cung cấp thông

tin cho các CBCC thông qua những chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu để họ nắm bắt và

thực hiện, đồng thời, tiếp nhận các thông tin phản hồi từ các CBCC thông qua

các báo cáo định kỳ và đột xuất để kịp thời nắm bắt tình hình thực tế và giải

quyết một cách triệt để. Nhất là những công việc của các đơn vị dưới cơ sở, là

nơi gần dân nhất nên có rất nhiều công việc sự vụ cần nắm bắt, giải quyết và

không thể để dây dưa, kéo dài vì nó có thể làm ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả

của bộ máy công quyền và vị thế, cũng như uy tín của người đứng đầu UBND.

Tuy nhiên, những vấn đề nêu trên đã được xử lý, nhờ có sự hỗ trợ của

việc ứng dụng CNTT vào quá trình tổ chức các cuộc họp của UBND. Mọi

chương trình, kế hoạch mà UBND đề ra luôn được thông tin nhanh chóng tới

đội ngũ thừa hành và các thông tin phản hồi cũng được lãnh đạo UBND cập

nhật thường xuyên, liên tục để có những chỉ đạo sâu sát, hiệu quả.

2.4.3. Nâng cao chất lượng công tác thông tin

Qua khảo sát cho thấy, UBND huyện Đà Bắc rất quan tâm đến công tác

thông tin, bảo đảm về sự đa dạng, tính sẵn có của nguồn thông tin. Để có

được những thông tin chính xác nhất, đầy đủ nhất, kịp thời nhất, thì Văn

phòng UBND huyện Đà Bắc đã xây dựng mối quan hệ phối hợp hết sức chặt

chẽ với các phòng ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc để có được những

thông tin cần thiết trong từng lĩnh vực công tác, từ đó xử lý các thông tin theo

đúng yêu cầu của lãnh đạo. Đặc biệt, với việc ứng dụng CNTT trong tổ chức

hội họp, công tác thông tin của UBND Đà Bắc đã có những chuyển biến tích

cực. Từ khâu tiếp nhận, đến khâu xử lý và cung cấp thông tin đều trở nên

nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả.

Các thông tin chuyển lên cơ quan cấp trên và cấp dưới đảm bảo đúng

thời gian quy định, thông tin trong các báo cáo, trong các cuộc họp, hội nghị

được chuẩn bị kỹ trước khi phát hành. Văn phòng của UBND huyện Đà Bắc

đã thực hiện tốt việc soạn thảo văn bản, thẩm định, đôn đốc, tổng hợp ý kiến

tham gia trực tiếp vào văn bản.

Mức độ sẵn có và lượng thông tin được cung cấp cũng hết sức đa dạng

và dưới nhiều hình thức. Để lượng thông tin được cung cấp một cách có hệ

thống, đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm cao. Chất lượng thông tin, báo cáo

được đánh giá tương đối tốt, đúng thời gian quy định và thống nhất trong toàn

tỉnh. Trên thực tế đánh giá cho thấy các chương trình, kế hoạch được xây dựng

có tính khả thi cao. Nội dung của các báo cáo được tổ chức, sắp xếp khoa học

theo từng mặt hoạt động, dễ theo dõi và được phản ánh một cách trung thực các

hoạt động của UBND

Tuy nhiên, với khối lượng công việc ngày càng nhiều, đa dạng, phức tạp

như hiện nay, sự hạn hẹp về chỉ tiêu biên chế tại các cơ quan hành chính nhà

nước, đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức phải kiêm nhiệm nhiều vị trí, nội dung công

việc thì chất lượng công tác tổng hợp, cung cấp thông tin nhiều khi chưa kịp

thời, chất lượng thông tin chưa cao, nội dung thông tin, các báo cáo còn sơ sài

vẫn còn mang tính hình thức, đối phó, tính nhạy bén trong việc nắm bắt và xử lý

thông tin của công chức làm công tác tổng hợp đôi khi còn chưa cao.

2.4.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành

Công tác phối hợp giữa lãnh đạo UBND huyện Đà Bắc với các phòng

ban được thể hiện trên các mặt như xây dựng quy chế làm việc, xây dựng và

tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, cung cấp thông tin phục

vụ quá trình quản lý, điều hành. Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của sự

phối hợp giữa các phòng ban chuyên môn, UBND huyện Đà Bắc đã ban hành

quy chế phối hợp, thường trực trong triển khai, duy trì, đẩy mạnh công tác

phối hợp giữa các phòng ban, thực hiện tốt chức năng thường xuyên theo dõi,

đôn đốc việc thực hiện nội quy, quy chế, chương trình kế hoạch đã ban hành.

Nhờ các cuộc họp trực tuyến, hoạt động phối hợp của UBND huyện

Đà Bắc trở nên dễ dàng hơn. Do thông tin được truyển tải nhanh chóng cho

các bên cùng được biết, để họ có thể phân định nhiệm vụ, quyền hạn, trách

nhiệm cho từng bên, đồng thời, cùng nhau lựa chọn, thống nhất cách thức

thực hiện và các nguồn lực cần cung cấp để có thể hoàn tất mục tiêu chung.

Họp trực tuyến giúp quá trình trao đổi, chia sẻ thông sẻ thông tin giữa

các bên phối hợp trở nên thuận lợi, dễ dàng. Từ những thông tin liên quan đến

mục tiêu, nhiệm vụ chung, những thông tin liên quan đến quyền hạn, trách

nhiệm của mỗi bên, đến những thông tin về cách thức phối hợp… khi thực

hiện nhiệm vụ cũng đều được đưa ra cuộc họp để cùng bàn bạc, trao đổi và

thống nhất để cùng thực hiện một cách đồng bộ theo trật trật tự.

Trong quá trình phối hợp, việc các bên nẩy sinh vướng mắc, thậm chí

có thể dẫn đến những xung đột, là điều thường xẩy ra. Lúc này, các cuộc họp

trực tuyến sẽ không chỉ giúp người lãnh đạo UBND chỉ đạo, điều hành công

việc chung, mà còn hỗ trợ họ rất nhiều trong việc nắm bắt các thông tin phản

hồi từ các bên liên quan, để trên cơ sở đó, lựa chọn cách thức phù hợp để giải

quyết tốt các vấn đề đang gây tranh cãi.

2.4.5. Tiết kiệm nguồn lực

Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong UBND huyện và giữa

UBND huyện với các xã và thị trấn đã giúp tiết kiệm cho đơn vị rất nhiều về

nhân lực, vật lực và tài chính. Công tác tổ chức, vì thế cũng đơn giản hơn.

Việc chuẩn bị chủ yếu là các nội dung giấy tờ, tài liệu liên quan đến chủ đề

của cuộc họp và các phương tiện, trang thiết bị công nghệ phục vụ cho quá

trình diễn ra cuộc họp. Do đó, bộ phận Văn phòng của UBND huyện không

phải mất quá nhiều thời gian để đầu tư cho các công tác chuẩn bị.

Các thành viên được mời tham dự cuộc họp, thay vì phải di chuyển đến

nơi diễn ra cuộc họp, thì chỉ cần ở tại cơ quan, với sự hỗ trợ của công nghệ, là

có thể tham gia dự họp cùng các thành viên khác. Điều này đã tiết kiệm cho

các khách mời về mặt thời gian, công sức, đồng thời giúp cho họ có điều kiện

để giải quyết các công việc sự vụ của đơn vị mình hoặc giành thời gian để

xuống cơ sở nắm bắt tình hình trước khi ra các quyết định quản lý.

Hình 2.4 Điểm cầu UBND huyện Đà Bắc tại Hội nghị giao ban trực tuyến

từ UBND huyện với UBND các xã, thị trấn trong huyện

Hình 2.5 Điểm cầu UBND thị trấn Đà Bắc tại Hội nghị giao ban trực

tuyến từ UBND huyện với UBND các xã, thị trấn trong huyện

Hình 2.6 Điểm cầu UBND xã Cao Sơn tại Hội nghị giao ban trực tuyến từ

UBND huyện với UBND các xã, thị trấn trong huyện

Hình 2.7 Điểm cầu UBND xã Nánh Nghê tại Hội nghị giao ban trực tuyến

từ UBND huyện với UBND các xã, thị trấn trong huyện (xã xa nhất, cách

trung tâm huyện trên 80 km)

Tiểu kết chƣơng 2

Từ những khảo sát thực tế về việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội

họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình, luận văn đã có những phân

tích, đánh giá để khẳng định những ưu điểm, cũng như chỉ ra những tồn tại,

hạn chế cần khắc phục của hoạt động này. Trên cơ sở đó, để đánh giá chất

lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh

Hòa Bình dựa vào các tiêu chí như gia tăng sự kết nối trong đơn vị, đảm bảo

giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của đơn vị, nâng cao chất lượng

công tác thông tin, nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành, tiết

kiệm nguồn lực.

Trên cơ sở thực tế đã khảo sát, đánh giá, cần phải đưa ra những giải

pháp cụ thể, đồng bộ để giải quyết những vấn đề còn vướng mắc, tồn tại nhằm

nâng cao hơn nữa chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại

UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình trong thời gian tới.

Chƣơng 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN

NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

3.1. Phƣơng hƣớng của ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức

hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

Các cấp, các ngành và toàn xã hội cần nâng cao nhận thức về vai trò

của công nghệ thông tin, thực hiện triệt để các chủ trương, chính sách của

Đảng và Nhà nước. kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá

trình cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo, quản lý của Chính

phủ nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Chính phủ và chính

quyền các cấp, giúp cho người dân và doanh nghiệp làm việc với các cơ quan

Chính phủ được nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm, hiệu quả, nâng cao chất

lượng phục vụ nhân dân, từng bước đưa hoạt động của nền hành chính công

theo mô hình “nền hành chính điện tử”.

Việc ứng dụng CNTT tại UBND huyện Đà Bắc cần chú ý một số quan

điểm sau:

Ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp theo phương châm đảm bảo tiết

kiệm, thiết thực và hiệu quả lâu dài.

Việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp phải gắn với mục tiêu tăng

cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả. Ứng dụng

CNTT phải gắn liền với cải cách hành chính, phải đổi mới tổ chức, phương

thức quản lý, quy trình điều hành của UBND.

Ưu tiên đầu tư cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong

các chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội. Coi hạ tầng thông tin là

hạ tầng kinh tế - xã hội quan trọng. Xây dựng hạ tầng CNTT phải đảm bảo

tính hiện đại và hệ thống, chuẩn hoá thông tin và các hệ thống thông tin trong

từng lĩnh vực nhằm bảo đảm các điều kiện cần thiết cho việc trao đổi và sử

dụng chung các cơ sở dữ liệu, các hệ thống thông tin trong nước và quốc tế.

Có các biện pháp chủ động và các quy định cụ thể về an toàn và an

ninh thông tin.

Có chế độ đãi ngộ hợp lý đối với đội ngũ cán bộ chuyên môn về CNTT

để động viên, khích lệ họ phát triển chuyên môn nhằm đáp ứng các yêu cầu,

đòi hỏi của thực tế.

Tạo điều kiện cho mọi tầng lớp xã hội trên địa bàn mà UBND huyện

quản lý biết khai thác, sử dụng thông tin điện tử và ứng dụng công nghệ thông

tin để tương tác với các cấp lãnh đạo và các phòng, ban chuyên môn của

UBND để hợp tác hiệu quả.

3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng ứng dụng công nghệ thông

tin trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.

3.2.1. Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin

của đội ngũ CBCC huyện.

Một trong những nguyên nhân dẫn đến việc ứng dụng và phát triển

CNTT trong cả nước nói chung và ở UBND huyện Đà Bắc nói riêng chưa

thể đạt được hiệu quả cao là do việc chưa nhận thức và đánh giá đúng được

vai trò của việc ứng dụng CNTT. Khi nhận thức chưa rõ, chưa thống nhất

thì mọi nỗ lực đầu tư hoặc chính sách đưa ra đều có thể bị vô hiệu. Vì vậy,

nâng cao nhận thức về ứng dụng CNTT là một trong những giải pháp hết

sức quan trọng.

Việc nhận thức ở đây trước hết phải bắt đầu ở các cấp lãnh đạo rồi

đến các công chức, viên chức. Bởi lẽ, lãnh đạo được coi là một trong những

yếu tố quyết định sự thành công của việc ứng dụng CNTT. Nhận thức về

CNTT luôn đi kèm với trình độ chuyên môn và mức độ am hiểu về CNTT.

Nếu trình độ không cao, nhận thức sẽ chậm, đồng thời, nếu không am hiểu

hoặc không biết sử dụng CNTT thì nhận thức sẽ không triệt để. Từ đó sẽ

tạo nên những rào cản về tâm lý, thậm chí là có xu hướng chống lại việc

triển khai ứng dụng CNTT.

Trong lĩnh vực ứng dụng CNTT đối với CCHC, đội ngũ công chức

được đòi hỏi phải nắm bắt, khai thác và sử dụng các phần mềm ứng dụng

trong thực hiện nhiệm vụ. Đối với công chức chuyên tin học phải có kiến thức

và kỹ thuật khá vững. Tuy nhiên trình độ tin học của họ phải luôn được bù

đắp vì CNTT là yếu tố nhanh bị lạc hậu, điều này buộc họ phải thường xuyên

nâng cao năng lực để tiếp nhận yếu tố mới. Thực tế cho thấy công chức huyện

Đà Bắc phần vì những kiến thức tin học được đào tạo cũng là khá ít ỏi, trang

bị kiến thức cơ bản về CNTT và chiếm phần nhỏ về tin học văn phòng, dần

dần bị mai một do không được sử dụng thường xuyên, phần vì ứng dụng

CNTT trong hoạt động nghiệp vụ CCHC đòi hỏi người sử dụng phải được

trang bị những kỹ năng và mức độ cao hơn so với trình độ đào tạo được cấp

chứng chỉ. Nói cách khác là cần phải được đào tạo lại để có thể sử dụng có

hiệu quả các phần mềm nghiệp vụ của ngành, cũng như môi trường làm việc

đặc thù của hệ thống hành chính.

Thực tế cho thấy, trình độ tin học của công chức tại các đơn vị CCHC ở

huyện còn khiếm khuyết khá nhiều kiến thức về thiết bị máy tính và cách sử

dụng thiết bị máy tính an toàn, hiệu quả, hạn chế khả năng phát hiện lỗi và

khắc phục lỗi cơ bản của hệ điều hành, của phần mềm ứng dụng hạn chế cả về

kỹ năng tương tác và cách bảo quản máy tính, bảo dưỡng máy tính. Dẫn tới

năng lực và hiệu quả làm việc với chương trình và thiết bị CNTT là khá hạn

chế, chưa đáp ứng tốt nhu cầu hiện tại và chưa đồng hành với tiến độ phát

triển CNTT của hệ thống CCHC.

Đối với cán bộ chuyên trách CNTT, là những người có trình độ đại

học, tuy nhiên chưa được đào tạo nâng cao thường xuyên về chuyên môn

cũng như đào tạo về quản lý nhà nước. Đây là một khó khăn của huyện Đà

Bắc. Do đó việc nâng cao năng lực CNTT của những người này là vấn đề

mang tính cấp bách để nâng cao hiệu quả của công tác ứng dụng CNTT

trong CCHC ở huyện Đà Bắc hiện nay. Tại cơ quan chuyên môn cấp

huyện, có phân công công chức kiêm nhiệm công tác CNTT, công chức

này thì phần lớn không có trình độ chuyên ngành CNTT, mà hầu hết chỉ đạt

trình độ Tin học Văn phòng A, B.

Thực tế này đã đặt ra căn cứ vào tình hình thực tế và hướng phát triển mô

hình quản lý của hệ thống CCHC về CNTT mà cần có hướng tuyển dụng, bố trí

và đào tạo, bồi dưỡng cán bộ CNTT chuyên trách cho phù hợp trong đó công tác

đào tạo và bồi dưỡng, cập nhật kiến thức là hết sức quan trọng và cần thiết.

Khi năng lực CNTT của công chức được nâng lên, họ sẽ có khả năng

quản lý bảo dưỡng, bảo trì hệ thống trang thiết bị tin học ở cơ quan. Họ có thể

tự đảm nhận được công tác sửa chữa trang thiết bị tin học, không phải nhờ

đến cán bộ chuyên trách, điều này vừa tiết kiệm được thời gian, vừa đảm bảo

về an toàn bảo mật. Đây cũng là mảng công việc mà chưa được quan tâm đào

tạo cho công chức tin học.

3.2.2. Xây dựng đội ngũ công nghệ thông tin chuyên trách

Đội ngũ CNTT chuyên trách là điều kiện để đảm bảo cho việc ứng

dụng CNTT được ổn định và cải tiến thường xuyên. Đội ngũ CNTT chuyên

trách ở đây trước hết là cán bộ lãnh đạo quản lý CNTT trong tổ chức hội họp,

kế đến là đội ngũ lập trình viên chịu trách nhiệm phát triển các ứng dụng

CNTT. Đội ngũ lập trình viên này sẽ đảm trách nhiệm vụ viết chương trình để

phát triển các ứng dụng phục vụ cho điều hành và tác nghiệp cho các đơn vị

trong UBND huyện Đà Bắc. Vì thực tế, không có một ứng dụng hay phần

mềm dùng chung nào có thể sử dụng cho mọi tổ chức. Mặt khác, đi cùng với

sự phát triển chung, các ứng dụng cũng cần phải thường xuyên được nâng cấp

về tính năng, công nghệ và bảo mật. Do đó, chỉ có một đội ngũ chuyên gia

CNTT chuyên trách mới có thể đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT được ổn

định và phát triển lâu dài.

UBND huyện Đà Bắc vẫn chưa có đội ngũ CNTT chuyên trách cho

phát triển ứng dụng chính thức. Nhóm nhân sự CNTT chuyên trách ở

Văn phòng UBND và UBND huyện Đà Bắc không có nhân sự nào

chuyên trách cho phát triển ứng dụng. Vì vậy, trong thời gian tới cần

tăng cường đào tạo và tuyển dụng thêm nhân sự cho lĩnh vực phát triển

phần mềm này.

Tuy nhiên, việc tuyển dụng nhân sự cho CNTT trong CQNN nói chung

và nhân sự cho lĩnh vực phát triển ứng dụng nói riêng hiện nay rất khó.

Nguyên nhân là do chính sách đãi ngộ và tiền lương trong các CQNN còn rất

thấp so với thị trường CNTT bên ngoài. Vì vậy, để thực hiện giải pháp này

cần phải:

- Xây dựng chính sách đào tạo đội ngũ lập trình viên chuyên trách phát

triển các ứng dụng cho các cơ quan trong UBND huyện Đà Bắc. Ưu tiên đào

tạo cho cán bộ quản lý CNTT trong tổ chức hội họp chuyên trách và đội ngũ

sẵn có. Trong công tác tuyển dụng, đơn vị chịu trách nhiệm ứng dụng CNTT

cho các CQNN cần tăng cường chủ động “đặt hàng” ở các đơn vị đào tạo

CNTT trong và ngoài UBND huyện Đà Bắc. Nếu vẫn thụ động trong công tác

tuyển dụng, do hạn chế của các chính sách đãi ngộ và tiền lượng, UBND

huyện Đà Bắc sẽ khó xây dựng được đội ngũ lập trình viên đủ số lượng và

chất lượng để đảm trách nhiệm vụ phát triển ứng dụng đã đề ra.

- Thay đổi chính sách tiền lương và đãi ngộ đối với đội ngũ CNTT

chuyên trách nói chung. Kết hợp tạo điều kiện tăng thu nhập của nhóm nhân

sự này thông qua việc đẩy mạnh phát triển các ứng dụng dưới dạng các đề tài

hoặc các hợp đồng nghiên cứu khoa học.

3.2.3. Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng tích hợp

Một hạn chế lớn của các kế hoạch ứng dụng CNTT hiện nay thường

là không có định hướng hay chiến lược rõ ràng nào việc tích hợp trong

tương lai. Nhất là ở UBND huyện Đà Bắc, việc phát triển ứng dụng

CNTT trong tổ chức hội họp còn manh mún, tự phát, đặc biệt là chưa có

định hướng chiến lược nào cho việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội

họp. Nếu tình trạng này kéo dài sẽ tạo ra các sự cố về kỹ thuật khi thực

hiện trao đổi thông tin giữa các ứng dụng hay các hệ thống thông tin; dẫn

đến tình trạng đầu tư mới lại hoàn toàn hoặc phải đầu tư thêm các ứng

dụng trung gian, vừa mất thời gian, gây lãng phí và tạo yếu tố bất ổn tiềm

ẩn trong hệ thống.

Xu hướng tích hợp của ứng dụng CNTT là một tất yếu để đảm bảo cho

việc ứng dụng CNTT được hiệu quả. Để đảm bảo cho xu hướng tích hợp này

cần thực hiện 2 giải pháp sau:

- Phát triển các chương trình ứng dụng trong trong tổ chức hội họp cần

được xây dựng theo xu hướng web hóa. Nếu bị hạn chế về kỹ thuật, yêu cầu

tối thiểu phải có một thành phần (module) chạy trên nền tảng của công nghệ

web. Các ứng dụng web được phát triển phải đáp ứng được các yêu cầu về

công nghệ web tiên tiến (như chuẩn web 2.0) và phải được kết hợp với một hệ

quản trị CSDL nào đó (như: MySQL, PosgreSQL, Oracle, SQL Server,

DB2,…). Điều này sẽ đảm bảo cho việc phát triển các cổng thông tin tích hợp

(portal) sau này. Đồng thời việc phát triển ứng dụng vẫn được diễn ra trong

khi chưa có được mô hình kiến trúc phần mềm tổng thể. Ngoài việc phát triển

các ứng dụng hiện có tại UBND huyện Đà Bắc có thể sử dụng các ứng dụng

họp trực tuyến đang có trên thị trường như hệ thống Phòng họp không giấy

VNPT - e-Cabinet; họp trực tuyến qua Skype for Business; Google Hangouts

Meet; Zalo, v.v. Tuy nhiên, tùy thuộc vào tính chất cuộc họp và cần thiết đánh

giá mức độ bảo mật của các phần mềm để lựa chọn cho phù hợp.

- Xây dựng và ban hành mô hình kiến trúc phần mềm tổng thể trong tổ

chức hội họp. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho sự tích hợp về sau.

Có thể điển hình một kiến trúc phần mềm tổng thể cho các CQNN như sau:

Web, email, fax, điện thoại, kiosk thông tin, trực tiếp

Người dân, các doanh nghiệp

ý l

Cổng thông tin (portal) công cộng

h n n n a

g n ố h

, t

Hệ thống G2C Hệ thống G2B

ệ h

ậ u h

ị r t

Hệ thống G2E Hệ thống G2G

p á h p g n ờ ư

r t i

Cổng thông tin (portal) nội bộ

n ả u Q

ô M

t ỹ k n ẩ u h C

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (dùng chung)

Hệ điều hành và Mạng (LAN, WAN, Internet)

Hình 3.1 Kiến trúc phần mềm tổng thể cho Chính phủ điện tử

Các cổng thông tin trong mô hình 3.3 là dạng phần mềm tích hợp được

phát triển trên nền tảng web, với 4 nhóm chức năng chính được phân theo các

loại hình giao dịch của CPĐT. Tuy nhiên, như đã trình bày, điều kiện để hệ

thống này hoạt động cần có một hệ thống các chuẩn kỹ thuật, chuẩn an ninh

đi kèm. Điều này đòi hỏi phải có tầm nhìn về công nghệ cùng với sự hỗ trợ

của đội ngũ các chuyên gia về CNTT. Trong điều kiện còn hạn chế về nguồn

nhân lực, UBND huyện Đà Bắc có thể hợp đồng với các công ty tư vấn để

việc phát triển kiến trúc này.

3.2.4. Nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin

Tin học hóa là một khâu quan trọng và cần thiết để có thể ứng dụng

CNTT trong tổ chức hội họp. Tin học hóa ở đây có thể hiểu là việc đưa các

chương trình ứng dụng vào thực hiện các công việc như điều hành, quản lý

của lãnh đạo, tác nghiệp của nhân viên và việc cung cấp dịch vụ công cho

người dân, doanh nghiệp.

Tuy nhiên, như đã phân tích ở phần hiện trạng, vẫn chưa có cơ quan

nào có sự đột phát về vấn đề này. Việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội

họp đa số vẫn là dừng lại ở việc soạn thảo văn bản và gởi báo cáo qua

email. Tuy đã có một số ứng dụng được viết theo yêu cầu riêng nhưng vẫn

còn ít, cần còn hoạt động độc lập chưa phát huy được hết hiệu quả của việc

ứng dụng CNTT.

Bên cạnh đó, việc phát triển các trang web còn manh mún, giao diện

chưa được nhất quán và mức độ cung cấp các dịch vụ công cao nhất cũng chỉ

mới dừng lại ở mức độ 2 (theo 4 mức độ của Bộ TTTT) tức là cho phép người

dân, doanh nghiệp tải các biểu mẫu.

Do đó, trong thời gian tới, trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân

huyện Đà Bắc cần tập trung hơn cho việc tin học hóa các công việc phục vụ

cho điều hành, tác nghiệp để tăng chất lượng, hiệu quả trong công việc và

trong cung cấp dịch vụ công. Ba biện pháp cụ thể để thực hiện cho giải pháp

này như sau:

- Ưu tiên nâng cấp hệ thống email hiện có để đáp ứng được yêu cầu

trao đổi thông tin thường xuyên. Trong ứng dụng CNTT nói chung, E-mail là

một công cụ cơ bản và quan trọng nhất. Nó đảm nhận nhiệm vụ chính cho

trao đổi thông tin cả bên trong và ngoài hệ thống. Đó cũng là lý do tại sao khi

đánh giá mức độ ứng dụng CNTT người ta thường quan tâm đến việc có sử

dụng email hay không.

- Ứng dụng các công nghệ truyền thông đa phương tiện để thực hiện

việc trao đổi thông tin, điều hành, đào tạo từ xa và họp qua mạng. Điều này sẽ

nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác lãnh đạo, điều hành, đồng thời

tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí tổ chức hội họp. Trong khi hệ thống

AGNET chưa đáp ứng được yêu cầu, có thể ưu tiên triển khai ứng dụng này

trong hệ thống mạng nội bộ của các đơn vị.

- Phát triển mới các ứng dụng hay các hệ thống thông tin phục vụ cho

điều hành và tác nghiệp. Các hệ thống thông tin trong nhóm 3 phần mềm

dùng chung đã không thể đáp ứng được yêu cầu công việc trong các cơ quan

quản lý nhà nước. Vì vậy, cần nhanh chóng xây dựng lại các hệ thống này.

Điểm lưu ý khi triển khai bất kỳ dự án xây dựng hệ thống thông tin nào cũng

cần tiến hành hoạt động phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Phân tích thiết

kế hệ thống thông tin là việc nghiên cứu hiện trạng để xác định mục tiêu và

các giới hạn của hệ thống tổ chức, trên cơ sở đó, lựa chọn các giải pháp và

cách thức tổ chức thực hiện dựa vào các xử lý đặc thù của máy tính điện tử.

Một trong những nguyên nhân không thể đáp ứng được yêu cầu thực tiễn của

3 phần mềm dùng chung là thiếu hoạt động phân tích thiết kế hệ thống ở các

địa phương, đơn vị được triển khai. Trong khi đây là một công việc rất quan

trọng để đảm bảo cho việc phát triển thành công các phần mềm hay các hệ

thống thông tin phục vụ cho việc tự động hóa. Do đó, cần coi phân tích thiết

kế hệ thống tin là một trong các điều kiện để triển khai dự án CNTT, đồng

thời cũng có thể xem kết quả của hoạt động này là một trong các tiêu chí để

đánh giá kết quả đạt được của dự án ứng dụng CNTT.

- Nâng cấp và mở rộng các dịch vụ công lên mức tối thiểu là mức độ 3

(theo 4 mức độ của Bộ TTTT). Trên cơ sở đó, tập trung các dịch vụ này và

phát triển thành cổng thông tin tích hợp cung cấp các dịch vụ công cho

người dân, doanh nghiệp. Chỉ từ một cổng thông tin duy nhất, bất kỳ người

dân hay doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng các dịch vụ công trực tuyến,

điều này cho sẽ làm cho việc cung cấp và khai thác dịch vụ công được thuận

lợi và hiệu quả hơn. Song song đó, cần phát huy thế mạnh về tính minh bạch

của thông tin trên môi trường mạng. Các trang web phải có nhiều kênh

thông tin để tiếp nhận ý kiến phản hồi như: hệ thống hỏi-đáp, diễn đàn, giao

lưu trực tuyến.

Cần lưu ý, việc phát triển các ứng dụng trong nhóm giải pháp này cần

tuân thủ theo các giải pháp phát triển ứng dụng cho xu hướng tích hợp đã nêu.

3.2.5. Đầu tư có trọng điểm

Nguồn tài chính là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công hay

thất bại của việc triển khai CNTT. Đầu tư cho ứng dụng CNTT không thể làm

nữa vời, đầu tư phải “đến nơi, đến chốn”, đầu tư phải đồng bộ ở tất cả các lĩnh

vực phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực. Nhất là xu hướng tích hợp với

các giải pháp tổng thể của việc ứng dụng CNTT đòi hỏi một nguồn tài chính

hùng hậu mới có thể triển khai được hiệu quả.

Nhưng thực tế việc đòi hỏi một nguồn lực tài chính lớn để có thể triển

khai thật quá khó. Do đó, để việc đầu tư cho ứng dụng CNTT trong tổ chức

hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc có hiệu quả cần sử dụng nguồn

vốn đầu tư đúng chỗ, đúng mục đích, đồng thời huy động thêm nguồn đầu tư

từ khu vực tư nhân.

Để đảm bảo việc đầu tư cho ứng dụng CNTT có hiệu quả, trước tiên

cần xác định lại các mục tiêu cho sát với yêu cầu của thực tiễn, tiến đến xác

định các mục tiêu ưu tiên. Để làm được điều này, cần phải tăng cường học tập

kinh nghiệm ở các địa phương đã triển khai thành công để chắc lọc những mô

hình, phương pháp triển khai phù hợp với điều kiện của mình. Thêm vào đó,

việc học tập kinh nghiệm nơi khác trong quá trình triển khai có thể tránh lãng

phí thời gian và hạn chế các rủi ro đến mức thấp nhất. Khi có được lựa chọn

phù hợp, trước khi triển khai các dự án CNTT cần cho tiến hành khảo sát,

đánh giá lại hiện trạng một cách toàn diện và chính xác hơn. Phải xác định

được những gì đang có, những gì sẽ cần để có hướng đầu tư hiệu quả.

Mặt khác, trước khai triển khai dự án về ứng dụng CNTT, đặc biệt là các

dự án hay kế hoạch triển khai việc cung cấp dịch vụ công, cần phải tham khảo,

tư vấn với những người cùng tham gia. Những người cùng tham gia ở đây bao

gồm: các công chức, viên chức, các CQNN có liên quan và người dân, các tổ

chức, doanh nghiệp. Điều này sẽ đảm bảo cho sự thành công của dự án.

Trong thời gian tới, để đảm bảo cho việc đầu tư cho ứng dụng có hiệu

quả và tạo được sự đột phá cho việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại

Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc cần tập trung đầu tư cho 3 dự án sau:

Nâng cấp hệ thống mạng diện rộng kết nối giữ các CQNN trong tổ

chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc. Đây là hệ thống hạ tầng kỹ

thuật quan trọng, đảm bảo cho việc trao đổi thông tin trong hệ thống luôn

được thông suốt và ổn định. Với tốc độ trung bình của hệ thống mạng diện

rộng kết nối giữa các cơ quan quản lý trong UBND huyện Đà Bắc (AGNET)

hiện nay là 64 Kbps (lý thuyết), không thể đáp ứng cho yêu cầu của việc ứng

dụng CNTT hiện tại và sau này. Do đó, cần nâng cấp hệ thống mạng này lên

đến mức thấp nhất là 2Mbps. Với sự phát triển của công nghệ mạng hiện nay,

nhất là chi phí thuê bao đường truyền đã giảm ít nhất là 3 lần so với trước

đây. Việc nâng cấp hệ thống này là hoàn toàn có thể thực hiện được. Thậm

chí nếu tận dụng các kết nối ADSL có sẵn ở các cơ quan quản lý nhà nước, có

thể tiết kiệm được hơn 40 triệu đồng cho chi phí thuê bao hệ thống AGNET

hiện tại. Tuy nhiên, trong xu hướng phát triển về sau, việc xây dựng hệ thống

mạng đường trục với các công nghệ tiên tiến cho các cơ quan quản lý nhà

nước là cần thiết. Điều này sẽ đảm bảo cho hệ thống được hoạt động ổn định

24/7, tăng tính bảo mật cho các hệ thống thông tin, đồng thời giảm được chi

phí thuê bao thường xuyên.

Tập trung đầu tư cho Ủy ban nhân dân tích hợp dữ liệu để phát huy

được hiệu quả của Ủy ban nhân dân này. Đây cũng là một trong những yêu

cầu để đảm bảo cho việc trao đổi thông tin giữa các đơn vị được tiện lợi và

sẵn sàng cho sự tích hợp khi cần thiết. Mặt khác, tập trung đầu tư cho Ủy ban

nhân dân tích hợp dữ liệu sẽ tiết kiện được rất nhiều chi phí cho đầu tư hệ

thống máy chủ, hệ thống an ninh và chi phí cho vận hành hệ thống (như

nguồn nhân lực quản trị mạng) ở các CQNN.

Có thể đầu tư và phát triển hệ thống này theo mô hình kết nối sau:

Hình 3.2 Mô hình kết nối của hệ thống AGNET

3.2.6. Có chế độ đãi ngộ đối với cán bộ chuyên trách về công nghệ

thông tin

Do CNTT là chuyên ngành rộng và thay đổi rất nhanh, nên để hoàn

thành nhiệm vụ đòi hỏi cán bộ chuyên trách phải thường xuyên cập nhật kiến

thức và kỹ năng mới. Đồng thời đòi hỏi họ phải yêu nghề, gắn bó với cơ quan

và có đạo đức nghề nghiệp. Kết quả ứng dụng, hiệu quả đầu tư cho CNTT ở

các cơ quan Nhà nước phụ thuộc nhiều vào đội ngũ này.

Đồng thời, đa phần cán bộ CNTT tại các cơ quan đơn vị đều là cán bộ

trẻ, mới ra trường. Tính theo hệ số lương thì các cán bộ chuyên trách về

CNTT được hưởng rất thấp, bình quân một tháng khoảng 3 triệu đồng.

Chính vì vậy, nhiều cán bộ có năng lực, kinh nghiệm về CNTT trong các cơ

quan Nhà nước thường có xu hướng chuyển đến làm việc tại các doanh

nghiệp có mức lương và chế độ đãi ngộ khác hấp dẫn hơn. Đây cũng là thực

trạng chung của đội ngũ cán bộ công chức, viên chức làm việc trong các cơ

quan Nhà nước.

Nắm bắt được khó khăn đó, một số tỉnh trên địa bàn cả nước đã có chế

độ hỗ trợ thu nhập cho cán bộ chuyên trách về CNTT trong các cơ quan Nhà

nước như tại thành phố Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh, tỉnh Bình Dương,

Đà Nẵng,..Tại các địa phương này, chính sách của họ đã và đang phát huy

tác dụng tốt khi đánh giá mức độ ứng dụng CNTT của các tỉnh trên luôn

nằm trong top đầu của cả nước. Cụ thể, chính sách hỗ trợ cán bộ CNTT tại

các đơn vị trên là hỗ trợ hàng tháng cho các cán bộ CNTT từ 1 đến 3 lần

mức lương tối thiểu (từ 01 đến 03 triệu đồng/tháng). Trên cơ sở lý luận và

thực tiễn đó, việc ban hành chính sách hỗ trợ cho cán bộ chuyên trách về

CNTT tại UBND huyện sẽ củng cố, xây dựng và phát triển nguồn nhân lực

về CNTT của huyện, đào tạo và tuyển dụng được đội ngũ cán bộ chuyên

trách về CNTT trong các cơ quan Nhà nước có năng lực, trách nhiệm và tâm

huyết với nghề; phát huy năng lực sáng tạo trong tham mưu và triển khai

ứng dụng, phát triển CNTT của đội ngũ cán bộ chuyeent rách, quản lý

CNTT tại các cơ quan Nhà nước.

3.2.7. Đầu tư đồng bộ hóa cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và

phần mềm

- Đối với đầu tư cơ sở hạ tầng và phần cứng

Với phương châm công tác quy hoạch đi trước một bước để chủ động

quản lý, cần phải quy hoạch tổng thể phát triển cơ sở hạ tầng CNTT nằm

trong quy hoạch chung xây dựng, các quy hoạch chuyên ngành và quy hoạch

chi tiết xây dựng.

Để làm được việc này, UBND huyện cần phải chỉ đạo cơ quan chuyên

môn lập, điều chỉnh quy hoạch ngành, lĩnh vực. Công tác quy hoạch được

triển khai đồng bộ từ khâu lập mới đến rà soát, bổ sung, điều chỉnh đảm bảo

tính thống nhất, khả thi và chất lượng.

Về công nghệ, cần xác định cơ sở hạ tầng CNTT đóng vai trò quan

trọng trong việc phát triển kinh tế, xã hội của huyện, hạ tầng thông tin cần

được đầu tư đồng bộ và hiện đại, đáp ứng nhu cầu của các tổ chức, doanh

nghiệp và nhân dân trong tương lai. Thực tế cho thấy hiện nay mạng internet

đã phủ đến tất cả các thôn, làng, khu phố, cáp quang đã đến tất cả các xã,

phường, thị trấn. Trước mắt UBND huyện cần triển khai hệ thống mạng diện

rộng (WAN nội tỉnh) kết nối giữa các cơ quan chuyên môn cấp huyện. Đây là

hệ thống hạ tầng kỹ thuật quan trọng, đảm bảo cho việc trao đổi thông tin

trong hệ thống luôn được thông suốt và ổn định.

UBND huyện cần phải xây dựng máy chủ tích hợp dữ liệu để phát huy

được hiệu quả của hệ thống hạ tầng này. Đây cũng là một trong những yêu

cầu để đảm bảo cho việc trao đổi thông tin giữa các cơ quan được tiện lợi và

sẵn sàng cho sự tích hợp khi cần thiết. Mặt khác, tập trung đầu tư tích hợp dữ

liệu sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho đầu tư hệ thống an ninh và chi phí

cho vận hành hệ thống (như nguồn nhân lực quản trị mạng).

Do ngân sách huyện có hạn nên UBND huyện cần phải xã hội hóa

nguồn kinh phí để đầu tư cơ sở hạ tầng cho các cơ quan, đơn vị đầu mối.

Đối với phần mềm:

Trước hết cần hoàn thiện hệ thống Cổng thông tin điện tử cấp huyện vì

đây là khâu then chốt trong mô hình chính quyền điện tử. Yêu cầu cổng thông

tin ngoài chức năng của trang thông tin điện tử cấp huyện, nó phải tạo được

nền tảng thích hợp và phát triển cho các ứng dụng khác của huyện, tạo môi

trường cộng tác và khả năng chia sẻ, liên thông với các đơn vị khác của tỉnh.

Như đã nêu ở phần trên, phải gắn liền ứng dụng CNTT với công tác

CCHC của huyện. Việc xây dựng cơ sở hạ tầng bắt đầu bằng việc đảm bảo

một hạ tầng đủ mạnh để triển khai các ứng dụng dịch vụ công qua mạng. Khi

đã sử dụng trên môi trường mạng thì sẽ hỗ trợ lại công tác CCHC như rút gọn

các thủ tục hành chính, thời gian đáp ứng nhanh hơn, người dân theo dõi được

trạng thái xử lý hồ sơ qua mạng, lãnh đạo huyện trực tiếp theo dõi được tình

hình xử lý công việc trên các đơn vị mà không cần phải chờ báo cáo.

Huyện phải cung cấp các dịch vụ công trực tuyến tối thiểu là mức độ 3.

Trên cơ sở đó, tập trung các dịch vụ này và phát triển thành công thông tin

tích hợp cung cấp các dịch vụ công cho người dân, doanh nghiệp, chỉ từ một

Thứ hai, cần ban hành các văn bản thúc đẩy ứng dụng CNTT trong CCHD:

UBND huyện nên xây dựng lại kế hoạch CNTT cho phù hợp với yêu

cầu của CCHC và cụ thể hóa bằng các chương trình hành động. Xây dựng hệ

thống đánh giá chỉ số đánh giá mức độ sẵn sàng ứng dụng CNTT cấp xã, thị

trấn phù hợp với tình hình thực tế tại địa phương. Đôn đốc và có chế tài cụ thể

đối với người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thứ tự xếp hạng CNTT Index 3

năm liên tục ở tốp cuối.

Thứ ba, UBND huyện cần thiết phải bổ sung mục ngân sách hàng năm

cho CNTT

UBND huyện hàng năm đều ban hành quyết định giao chỉ tiêu và dự

toán ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, nguồn vốn dành cho đầu tư CNTT

còn thấp một phần do còn phụ thuộc nguồn vốn hỗ trợ của tỉnh, chưa thu

hút được nguồn vốn từ xã hội hóa. UBND huyện cần chủ động bố trí và

huy động nguồn vốn từ địa phương, xây dựng các đề án về CNTT và kêu

gọi xã hội hóa, tận dụng chuyển giao công nghệ để đầu tư phát triển

CNTT trong hệ thống cơ quan nhà nước tương xứng với tầm quan trọng

của CNTT.

3.2.8. Nâng cao vị trí và vai trò của người đứng đầu

Chỉ thị số 13/CT-TTg ngày 10/6/2015 của Thủ tướng Chính phủ về

tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan hành chính đã chỉ rõ vai

trò người đứng đầu cơ quan, đơn vị là mấu chốt tạo nên thành công trong tiến

trình CCHC hướng tới sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp. Công việc

lãnh đạo của người đứng đầu là quyết định toàn bộ mọi vấn đề một cách đúng

đắn, chính xác; tổ chức chỉ đạo thực hiện những vấn đề ấy có hiệu quả; chỉ

đạo kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động bảo đảm đúng nghị quyết,

đúng đường lối, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước và có kết quả cụ

thể, thiết thực.

Nghị định số 157/2007/NĐ-CP quy định chế độ trách nhiệm đối với

người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị của Nhà nước trong thi hành công

vụ, nhiệm vụ; Trong mọi trường hợp, người đứng đầu phải chịu trách nhiệm

nặng hơn thuộc quyền không những chỉ là liên đới trách nhiệm mà đây còn là

trách nhiệm trong chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc. Người đứng

đầu trong cơ quan, đơn vị có trọng trách lớn trước mọi thành công hay thất

bại trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

Theo những quy định này, trong ứng dụng CNTT vào cải cách HCNN,

người đứng đầu chịu trách nhiệm quản lý việc đầu tư cơ sở hạ tầng, tuyển

dụng, bồi dưỡng công chức... Do sự phát triển của công nghệ hiện đại buộc

người đứng đầu đơn vị phải biết thích ứng, linh hoạt trong quản lý, vận dụng

năng lực về nhân sự hiện có. Vì vậy, việc tuyển chọn, sử dụng và quản lý

nhân sự trong một bộ máy tổ chức như thế nào nhằm đạt hiệu quả tốt nhất cần

được quan tâm thích đáng. Cụ thể là: Thứ nhất, họ là người định hướng,

truyền đạt mục tiêu tổng thể của ứng dụng CNTT trong CCHC. Thứ hai, họ là

người quản lý những tiêu chuẩn CNTT và các chuẩn quy định và phải chịu

trách nhiệm cho việc giành được kết quả và việc đạt được các mục tiêu. Thứ

ba, họ là người huấn luyện, giúp nhân viên bổ sung kiến thức, kỹ năng. Thứ

tư, người đứng đầu quy tụ sáng kiến của nhân viên nhằm thay đổi hoạt động

của cơ quan theo hướng tích cực. Cuối cùng, người đứng đầu là người làm

gương để toàn thể nhân viên dưới quyền noi theo và học tập.

3.3. Một số kiến nghị với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh

Hòa Bình và với UBND huyện Đà Bắc.

3.3.1. Đối với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Hòa Bình

- Trước hết cần xây dựng và nâng cấp các hệ thống ứng dụng CNTT

dùng chung:

Nâng cấp và phát triển các hệ thống ứng dụng CNTT dùng chung như:

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử, phần mềm một

cửa... Hỗ trợ việc triển khai sử dụng các ứng dụng dùng chung tại các cơ

quan, địa phương và hướng dẫn các giải pháp xử lý các sự cố liên quan để

đảm bảo việc sử dụng các hệ thống thông tin dùng chung thống nhất, thông

suốt, thuận lợi.

- Tham mưu UBND tỉnh Hòa Bình ban hành chế độ ưu đãi cán bộ

chuyên trách CNTT tại các cơ quan, đơn vị

Việc chưa xây dựng chính sách đãi ngộ cho cán bộ chuyên trách CNTT

dẫn đến hệ quả các cơ quan nhà nước khó thu hút được nguồn nhân lực CNTT

đáp ứng yêu cầu về trình độ cũng như nhiệt tâm. Những người có đủ năng lực,

trình độ chuyên môn CNTT có xu hướng làm cho các doanh nghiệp, ngân hàng

vì môi trường làm việc năng động, lương và các độ đãi ngộ đi kèm cao hơn rất

nhiều so với làm việc tại các cơ quan nhà nước. Mặt khác, nếu có tuyển dụng

được những người có năng lực, trình độ thì cũng khó có thể giữ chân họ ở lại

làm việc nếu không có một chính sách thu hút đủ mạnh. Chính vì vậy, việc ban

hành chính sách hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ chuyên trách CNTT sẽ có ý nghĩa rất

lớn tới việc phát triển CNTT lâu dài trên địa bàn tỉnh Hòa Bình.

3.2.3. Đối với UBND huyện Đà Bắc

- Lấy cơ sở hạ tầng của UBND huyện tích hợp dữ liệu làm trụ sở

làm việc. Tổ chức lại Bộ phận ứng dụng CNTT trực thuộc Văn phòng HĐND

và UBND, phụ trách nhiệm vụ quản lý chung về CNTT ở Văn phòng. Đồng thời,

tương ứng ở cấp huyện, Phòng Văn hóa và Thông tin cần bổ sung các nhân sự

chuyên trách về CNTT của huyện.

- Xây dựng lại kế hoạch ứng dụng CNTT cho phù hợp với xu hướng

phát triển của CNTT (kiến trúc phần mềm tổng thể, web hóa, tích hợp dịch

vụ) và cụ thể hóa bằng các chương trình hành động. Đồng thời, thành lập Ban

Chỉ đạo chương trình có sự tham gia của lãnh đạo UBND trình bày ở phần

giải pháp) để đảm bảo việc triển khai chương trình hành động có hiệu quả. Lộ

trình triển khai ứng dụng CNTT cần tập trung và việc phát triển các chương

trình ứng dụng cho điều hành và tác nghiệp.

- Nghiên cứu, triển khai đầu tư hệ thống các hình thực hội họp hiện đại

như hội nghị trực tuyến, phòng họp không giấy tờ giúp tiết kiệm thời gian và

chi phí.

Tiểu kết chƣơng 3

Trên cơ sở lý luận và xuất phát từ thực trạng ứng dụng CNTT trong tổ

chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình, tác giả đã đưa ra một

số giải pháp mang tính toàn diện nhằm nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT

trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình trong thời

gian tới.

Với quan điểm thực hiện đảm bảo tiết kiệm, thiết thực và hiệu quả lâu

dài, việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp phải gắn với mục tiêu tăng

cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả. Ứng dụng

CNTT phải gắn liền với cải cách hành chính, phải đổi mới tổ chức, phương

thức quản lý, quy trình điều hành của UBND, cần tiến hành đồng bộ các giải

pháp sau: Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng CNTT của đội ngũ CBCC,

Xây dựng đội ngũ công nghệ thông tin chuyên trách, Phát triển ứng dụng công

nghệ thông tin theo hướng tích hợp, Nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT,

Đầu tư có trọng điểm,Có chế độ đãi ngộ đối với cán bộ chuyên trách về CNTT,

Nâng cao vị trí và vai trò của người đứng đầu

Tóm lại, để khắc phục những khó khăn, hạn chế của việc ứng dụng CNTT

trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình hiện nay thì cần

phải thực hiện đồng bộ những giải pháp trên với những định hướng rõ ràng, cụ

thể, cùng sự quyết tâm và sự chuẩn bị kĩ lưỡng của đội ngũ lãnh đạo lãnh đạo

các cấp và các các CBCC của UBND.

KẾT LUẬN

1. Ngày nay, ứng dụng và phát triển CNTT đã được xem là giải pháp

hàng đầu cho các quốc gia muốn rút ngắn “khoảng cách số”, đi tắt vào nền

văn minh tri thức. Các quốc gia này phải đối đầu với việc chuẩn bị sẵn sàng

cho Chính phủ và xã hội của mình trước bối cảnh toàn cầu hóa và sự bùng nổ

cuộc cách mạng CNTT. Ứng dụng và phát triển CNTT vừa là cơ hội cũng vừa

là thách thức. Đối với Chính phủ, CNTT với bốn thành phần: ứng dụng

CNTT, cơ sở hạ tầng CNTT, nguồn nhân lực và công nghiệp CNTT… sẽ giúp

cho Chính phủ cải tiến tác động qua lại giữa ba chủ thể: Chính phủ, người dân

và doanh nghiệp nhằm thúc đẩy tiến trình chính trị, xã hội và kinh tế đất

nước, tiến đến xây dựng CPĐT.

Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện mạnh mẽ chủ trương ứng

dụng CNTT nhằm cải cách hành chính, hiện đại hóa cơ quan chính phủ, xây

dựng một Chính phủ hiệu lực, hiệu quả hơn, thực sự của dân, do dân và vì

dân, nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo môi trường thuận lợi phát triển kinh tế

- xã hội. Việc ứng dụng CNTT đã thực sự mang lại những thành quả to lớn

cho quá trình hoạt động của cả hệ thống và cho từng cơ quan đơn vị. Và một

trong số đó là việc ứng dụng CNTT trong quá trình tổ chức hội họp.

2. Họp là một hoạt động thường xuyên, phổ biến và có ý nghĩa hết sức

quan trọng với các nhà lãnh đạo, quản lý, là một hình thức giải quyết công

việc, có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình điều hành công sở. Để tổ chức

hội họp đạt chất lượng như mong muốn, cần nhận thức rõ tầm quan trọng của

hội họp đối với quá trình hoạt động đơn vị và nắm được các nguyên tắc cơ

bản khi tổ chức, điều hành các cuộc họp như phải giải quyết công việc đúng

thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền

hạn được giao, quá trình tổ chức và tiến hành hội họp những người tham gia

phải có trách nhiệm tuân thủ pháp luật, tập trung dân chủ, công khai, minh

bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật, việc tổ chức

hội họp phải theo kế hoạch công tác của đơn vị hoặc phải được tiến hành

trong trường hợp thực sự cần thiết, phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung

của vấn đề, công việc cần giải quyết, cũng như phù hợp với tính chất và đặc

điểm về tổ chức và hoạt động của từng loại cơ quan, đơn vị, cần xác định rõ

mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự trong cuộc họp, đồng thời

đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân trong các bước triển khai

hội họp: chỉ đạo, chủ trì, tham dự, phục vụ cuộc họp, lồng ghép, kết hợp các

loại cuộc họp có nội dung liên quan với nhau một cách hợp lý, đồng thời đẩy

mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức họp. Cùng với đó cần

cải tiến, đơn giản hoá thủ tục trong tổ chức cuộc họp, bảo đảm cho các cuộc

họp đạt chất lượng, hiệu quả, thiết thực, tiết kiệm, không phô trương, hình

thức. Không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ quan, tổ

chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính

cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.

Để triển khai việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp, UBND

huyện Đà Bắc cần đảm bảo các điều kiện về cơ sở hạ tầng, cơ sở dữ liệu, về

nguồn nhân lực công nghệ thông tin, về thể chế và các ứng dụng CNTT.

Qúa trình tổ chức hội họp có ứng dụng CNTT tại UBND huyện Đà Bắc

được triển khai theo các bước như xây dựng kế hoạch tổ chức, chuẩn bị nội

dung, chuẩn bị tài liệu và gửi giấy mời, phân công chuẩn bị và phục vụ họp,

tiến hành, ghi biên bản và thông báo kết luận cuộc họp, triển khai kết luận

cuộc họp, trình duyệt kế hoạch tổ chức cuộc họp. Để đánh giá chất lượng các

cuộc họp của UBND huyện Đà Bắc, có thể dựa trên cơ sở các tiêu chí như gia

tăng sự kết nối trong đơn vị, đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các

nhiệm vụ của đơn vị, nâng cao chất lượng công tác thông tin, nâng cao hiệu

quả hoạt động phối hợp và điều hành, tiết kiệm nguồn lực.

3. Việc tổ chức hội họp có ứng dụng CNTT tại UBND huyện Đà Bắc

đã được áp dụng được 03 năm. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, vẫn còn

có một số mặt hạn chế cần phải khắc phục, giải quyết trong thời gian tới với

những giải pháp được triển khai thống nhất, đồng bộ từ trên xuống dưới như

Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng CNTT của đội ngũ CBCC huyện,

đầu tư đồng bộ hóa cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và phần mềm, đầu tư có

trọng điểm, nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành, tiết kiệm

nguồn lực, có chế độ đãi ngộ đối với cán bộ chuyên trách về công nghệ thông

tin, nâng cao vị trí và vai trò của người đứng đầu trong chỉ đạo, điều hành ứng

dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính…

Có thể nói, việc ứng dụng CNTT trong hội họp tại UBND huyện Đà

Bắc đã có những bước tiến dài trong thực tế trong một số năm trở lại đây. Tuy

nhiên, để tiến đến Chính phủ điện tử và các cuộc họp không giấy tờ, đội ngũ

lãnh đạo và các phòng, ban chuyên môn cần có những chiến lược dài hơi để

biến CNTT trở thành công cụ hữu hiệu cho lộ trình phát triển của UBND

huyện Đà Bắc trong thời gian tới.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Bộ Chính trị (1991), Nghị quyết số 26-NQ/TW ngày 30/3/1991 về 1

khoa học và công nghệ trong sự nghiệp đổi mới, Hà Nội.

Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4

2 năm 2007 về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ

quan nhà nước, Hà Nội.

Chính phủ (2007), Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 9

3 năm 2016 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, Hà Nội.

Chính phủ (2008), Nghị định số 97/2008/NĐ-CP ngày 28/8/2008 về

4 quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên

Internet, Hà Nội.

Chính phủ (2009), Nghị định số 77/2009/NĐ-CP ngày 15/9/2009 của

5 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của Bộ Công an, Hà Nội.

Chính phủ (2014), Nghị định số 37/2014/NĐ-CP ngày 05 tháng 5 năm

6 2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc

Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Chính phủ (2020), Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 7

2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Chính phủ (1993), Nghị quyết số 49/CP ngày 04 tháng 8 năm 1993 về 8

Phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam trong những năm 90, Hà Nội.

Đảng Cộng sản Việt Nam (1996), Đại hội đại biểu Đảng toàn quốc 9

lần thứ VIII, Hà Nội.

Đặng Hữu (2001), Ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục 10

vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Nxb. Chính trị

Quốc gia, Hà Nội.

Học viện Hành chính Quốc gia (2003), Hành chính công, Nxb.Thống 11

kê, Hà Nội.

12 Học viện Hành chính Quốc gia (2019), Hành chính văn phòng trong

cơ quan nhà nước, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

Học viện Hành chính Quốc gia (2006), Tài liệu bồi dưỡng, khóa học 13

ứng dụng CNTT cho lãnh đạo cơ quan hành chính Nhà nước, Hà Nội.

Nguyễn Văn Dư (2007), Từ điển Tiếng Việt phổ thông, Nxb. Thanh 14

Niên, Hà Nội

Nguyễn Xuân Yêm (2002), Một số vấn đề về công tác tham mưu 15

công an nhân dân, Nxb. Công an nhân dân, Hà Nội.

Phan Đình Diệu (2001), Tổng quan về CNTT và tác động của nó tới 16

sự phát triển kinh tế - xã hội, Nxb. Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội.

Quốc hội (2015), Luật Tổ chức Chính phủ năm 2015, Nxb. Chính trị 17

Quốc gia, Hà Nội.

Quốc hội (2015), Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, 18

Nxb. Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

Quốc hội (2018), Luật Công an nhân dân năm 2018, Nxb. Chính trị 19

Quốc gia, Hà Nội.

Quốc hội (2006), Luật Công nghệ thông tin năm 2006, Nxb. Chính 20

trị Quốc gia, Hà Nội.

Quốc hội (2005), Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Nxb. Chính trị 21

Quốc gia, Hà Nội.

Quốc hội (2018), Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018, Nxb. 22

Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

23 Quốc hội (2015), Luật An toàn thông tin mạng năm 2015, Nxb.

Chính trị Quốc gia, Hà Nội.

Quốc hội (2018), Luật An ninh mạng năm 2018, Nxb. Chính trị Quốc 24

gia, Hà Nội.

Thủ tướng Chính phủ (2001), Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg ngày

24/5/2001 về việc Phê duyệt chương trình hành động triển khai Chỉ

25 thị số 58-CT/TW của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát

triển công nghệ thông tin trong sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện

đại hóa giai đoạn 2001 – 2005, Hà Nội.

Thủ tướng Chính phủ (2001), Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày

26 25/7/2001 phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước

giai đoạn 2001 - 2005, Hà Nội.

Thủ tướng Chính phủ (2004), Quyết định số 33/QĐ-TTg ngày

27 06/5/2004 phê duyệt chương trình phát triển nguồn nhân lực về

công nghệ thông tin từ nay đến năm 2010, Hà Nội.

Thủ tướng Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày

28 19/9/2006 về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan Nhà nước, Hà Nội.

Thủ tướng Chính phủ (2008), Quyết định số 343/QĐ-TTg ngày

29 02/4/2008 v/v thành lập Ban chỉ đạo quốc gia về công nghệ thông

tin, Hà Nội.

Thủ tướng Chính phủ (2010), Quyết định số 63/QĐ-TTg ngày

30 13/01/2010 Phê duyệt Quy hoạch phát triển an toàn thông tin số

quốc gia đến năm 2020, Hà Nội.

Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định 45/2018/QĐ-TTg ngày 09

31 tháng 11 năm 2018 quy định chế độ họp trong hoạt động quản lý,

điều hành của cơ quan thuộc hệ thống hành chính nhà nước, Hà Nội.

Thủ tướng Chính phủ (2019), Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày

27/8/2019 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Chương trình quốc 32

gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ

quan nhà nước giai đoạn 2011 - 2015, Hà Nội.

Thủ tướng Chính phủ (2010), Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày

33 22/09/2010 Phê duyệt đề án Đưa Việt Nam sớm trở thành nước

mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông, Hà Nội.

Trần Thị Thanh Thủy (2008), Cẩm nang quản lý, Nxb. Lý luận chính 34

trị, Hà Nội.

Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa Việt Nam (1995), Từ điển 35

Bách khoa Việt Nam 1, Hà Nội.

Trung tâm biên soạn từ điển bách khoa Việt Nam (2005), Từ điển 36

Bách khoa Việt Nam 4, Nxb. Từ điển bách khoa, Hà Nội.

Văn Tân chủ biên (1977), Từ điển Tiếng Việt do, Nxb. Khoa học xã 37

hội, Hà Nội, Hà Nội.

38 Viện Ngôn ngữ học (2002), Từ điển Tiếng Việt, Nxb. Đà Nẵng, Đà Nẵng

39 http://google.com.vn

40 http://vi.wikipedia.org

Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ................/................. ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

ĐÀO TIẾN QUYẾT

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ................/................. ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

ĐÀO TIẾN QUYẾT

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Mã số: 8 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ

MỤC LỤC

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN

NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok

Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng Công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp tại Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ................/................. ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

ĐÀO TIẾN QUYẾT

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ................/................. ……/……

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

ĐÀO TIẾN QUYẾT

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Mã số: 8 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ

MỤC LỤC

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN

NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok