Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế

Chia sẻ: Tuhai999 Tuhai999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:116

Thêm vào BST

Báo xấu

51
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở khoa học về quản lý văn bản và thực tiễn việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế. Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn, an toàn hơn, hạn chế văn bản giấy.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THN HUYỀN NHUNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI, NĂM 2019
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THN HUYỀN NHUNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8340403 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. LƯU KIẾM THANH HÀ NỘI, NĂM 2019
i LỜI CAM ĐOAN Học viên xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của học viên. Các thông tin, tư liệu được sử dụng trong Luận văn có nguồn dẫn rõ ràng, các kết quả nghiên cứu là quá trình lao động trung thực của tác giả. Hà Nội, ngày 11 tháng 8 năm 2019 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Huyền Nhung
ii LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian theo học chương trình Cao học tại Học viện Hành chính Quốc gia không chỉ giúp học viên trang bị thêm nhiều kiến thức chuyên ngành phục vụ cho quá trình công tác, mà còn là khoảng thời gian giúp học viên hình thành thêm nhiều kỹ năng hữu ích trong công việc và đời sống. Qua thời gian ngắn nghiên cứu thực hiện đề tài, học viên đã có cơ hội học hỏi và tạo điều kiện nghiên cứu đề tài, lĩnh vực mình say mê. Học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cô của Học viện đã tận tình hướng dẫn, truyền đạt kiến thức cho học viên trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu;Đến các cán bộ Khoa sau đại học của Học viện đã tạo điều kiện tốt nhất cho học viên hoàn thành các thủ tục trong quá trình bảo vệ Luận văn. Với sự biết ơn sâu sắc, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh, Thầy trực tiếp hướng dẫn luận văn, đã tận tình chỉ bảo và hướng dẫn tìm ra hướng nghiên cứu, tiếp cận thực tế, tìm kiếm tài liệu, xử lý và phân tích số liệu, giải quyết vấn đề nhờ đó học viên mới có thể hoàn thành luận văn cao học của mình. Học viên xin chân thành cảm ơn./. Hà Nội, ngày 11 tháng 8 năm 2019 HỌC VIÊN Nguyễn Thị Huyền Nhung
iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... ii MỤC LỤC ........................................................................................................ iii DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT ................................................................. vi DANH MỤC BẢNG ....................................................................................... vii DANH MỤC HÌNH ẢNH ............................................................................. viii LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1 NỘI DUNG ....................................................................................................... 9 Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ...................................................................................................... 9 1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản .......................................................... 9 1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................ 9 1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản ............................................................. 10 1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản ......................................... 13 1.1.4. Nội dung quản lý văn bản ............................................................... 15 1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước ...................................................... 19 1.2.1. Khái niệm ........................................................................................ 19 1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước ............................................................. 21 1.2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử và các chương trình phần mềm quản lý văn bản ......................................................................................... 24 1.3. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ................................................. 29 1.4. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của một số Bộ ngành và bài học kinh nghiệm .............................................................. 32
iv 1.4.1. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại một số Bộ ngành ........................................................................................ 32 1.4.2. Bài học kinh nghiệm rút ra cho Tổng cục Thuế.............................. 36 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1.................................................................................. 38 Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ ............................ 39 2.1. Khái quát về cơ quan Tổng cục Thuế ...................................................... 39 2.1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thuế ..................... 39 2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức ................................................................... 42 2.2. Tình hình chuẩn bị các điều kiện để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế .................................................. 46 2.2.1. Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ........................................................................................... 46 2.2.2. Xây dựng và ban hành các quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản .......................................................................... 48 2.2.3. Nhân sự quản lý văn bản ................................................................ 50 2.2.4. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ....................................................... 51 2.2.5. Kinh phí thực hiện ........................................................................... 53 2.3. Tình hình triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản .................. 54 2.3.1. Phần mềm quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế .............................. 54 2.3.2. Quản lý văn bản đến ....................................................................... 56 2.3.3. Quản lý văn bản đi .......................................................................... 58 2.3.4. Quản lý văn bản nội bộ ................................................................... 61 2.3.5. Phương thức và cách thức quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ..... 61 2.4. Nhận xét chung về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục thuế ........................................................................... 63 2.4.1. Kết quả đạt được ............................................................................. 63 2.4.2. Tồn tại, hạn chế ............................................................................... 65 2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 68
v TIỂU KẾT CHƯƠNG 2.................................................................................. 72 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ ..................................................................................................... 74 3.1 Chủ trương, định hướng và chiến lược phát triển công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế................................................................................................. 74 3.2. Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế............................................................................................ 78 3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triên khai, xây dựng các quy chế, quy trình thực hiện thống nhất đảm bảo cho việc ứng dụng Công nghệ thông tin có hiệu quả ..................................................... 79 3.2.2. Giải pháp đào tạo bồi dưỡng cán bộ .............................................. 88 3.2.3. Các giải pháp về kỹ thuật, công nghệ ............................................. 89 3.2.4. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản ..................................... 94 3.2.5. Kinh phí cho công nghệ thông tin .................................................. 95 3.2.6. Đ'y nhanh sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử, không dùng bản giấy ............................................................................................................ 96 3.2.7. Tăng cường kiểm tra giám sát việc tuân thủ thực hiện quản lý văn bản trên môi trường mạng ........................................................................ 97 3.3. Một số kiến nghị....................................................................................... 98 3.3.1. Đối với Bộ Nội vụ............................................................................ 98 3.3.2. Bộ Tài chính .................................................................................... 99 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3................................................................................ 100 KẾT LUẬN ................................................................................................... 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................... 103
vi DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nội dung viết tắt CCHC Cải cách hành chính CPĐT Chính phủ điện tử CNTT Công nghệ thông tin HCNN Hành chính nhà nước QLVB Quản lý văn bản VPĐT Văn phòng điện tử VTLT Văn thư lưu trữ
vii DANH MỤC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang 2.1 Tài nguyên phục vụ vận hành chương trình eDocTC 45 2.2 Thống kê số lượng văn bản đến qua các năm 51 2.3 Thống kê số lượng văn bản đi qua các năm 53
viii DANH MỤC HÌNH ẢNH Số hiệu hình Tên hình ảnh Trang 2.1 Các phân hệ trên chương trình 48 2.2 Màn hình đăng nhập chương trình 49
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước (HCNN) của một cơ quan. Có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Đứng trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong các cơ quan HCNN mà không nghiên cứu ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng. Trong tiến trình cải cách HCNN, công tác văn thư đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động
2 của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia. Trên cơ sở thực hiện mục tiêu và tầm nhìn định hướng chiến lược phát triển công nghệ thông tin (CNTT), hoạt động quản lý của các cơ quan HCNN nhằm hướng tới xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử (CPĐT) để đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời, nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước và giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; Hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch. Trong công tác chỉ đạo và điều hành, hoạt động quản lý văn bản là quan trọng và cần thiết. Đứng trước định hướng chung của Nhà nước thì các cơ quan trong đó có Tổng cục Thuế đã chủ động triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện một số đơn vị chưa thực sự tích cực triển khai ứng dụng CNTT hoặc có triển khai nhưng mang tính rời rạc, không liên kết thành một hệ thống, văn bản điện tử không được truyền đưa thông suốt giữa các cơ quan nhà nước, dữ liệu không được chia sẻ và khai thác chung. Không ít các chương trình phần mềm được xây dựng từ nhiều năm trước, không được nâng cấp, khó sử dụng. Sử dụng phần mềm, các dịch vụ CNTT đôi khi lại tăng gánh nặng cho cán bộ, công chức, gây tâm lý không muốn tăng cường tin học hóa. Chính vì thế thời gian gần đây việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước được đặc biệt chú trọng quan tâm, đẩy mạnh ứng dụng CNTT từ trung ương đến địa phương thông qua việc xây dựng thể chế: Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của thủ tường Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 1072/QĐ-TTg ngày 28/8/2018 thành lập thành lập Ủy
3 ban quốc gia về chính phủ điện tử trên cơ sở kiện toàn Ủy ban Quốc gia về ứng dụng CNTT, nhằm phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số, tạo thuận lợi cho việc phát triển Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 tại Việt Nam; Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 01/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý dữ liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu nội địa trong phạm vi cả nước và tổ chức quản lý thuế theo quy định của pháp luật. Để đảm bảo cho hoạt động quản lý của Tổng cục Thuế được thông suốt thì việc không ngừng hiện đại hóa và điện tử hóa trong việc tiếp nhận và quản lý văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế là một yêu cầu cần được quan tâm thường xuyên. Điều này đã được thể hiện khá rõ nét trong quá trình triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo từ cấp trên như Nghị Quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chỉnh phủ điện tử, Quyết định về việc triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tài chính. Trong hoạt động quản lý, nguồn thông tin từ văn bản luôn giữ một vai trò đặc biệt quan trọng. Để quản lý nguồn thông tin này, Tổng cục Thuế đã sử dụng các phương tiện truyền thống như các loại sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến. Tuy nhiên, quản lý bằng các loại sổ đăng ký như vậy trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay đã không còn phù hợp. Tổng cục Thuế đã mạnh dạn và quyết tâm đổi mới trong việc áp dụng các ứng dụng quản lý văn bản (QLVB) vào hoạt động quản lý của mình: Năm 2004- lần đầu áp dụng chương trình QLVB (không phải trên môi trường mạng) thông qua đó theo dõi được tình trạng
4 xử lý văn bản, tờ trình: Năm 2016 - tiếp tục đẩy mạnh QLVB bằng việc triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành, sử dụng trên máy tính kết nối mạng internet, điện tử hóa các thông tin, dữ liệu trong quá trình xử lý công việc của cơ quan. Có thể nói đây là bước chuyển đổi cách thức QLVB từ thủ công bằng giấy sang quản lý trên điện tử, tiến tới không sử dụng bản giấy. Ứng dụng mới đã đáp ứng được các yêu cầu của Chính phủ, có ưu điểm là luân chuyển văn bản nhanh, cần là có văn bản mà không cần phải nhờ đến cán bộ lưu trữ. Tuy nhiên qua thời gian thực hiện đến nay phần mềm ứng dụng đó đã bộc lộ nhiều hạn chế trong khi đó công tác quản lý trong giai đoạn mới ngày càng đa dạng và phức tạp đòi hỏi phần mềm phải có tính linh hoạt, các hình thức xử lý thông tin phải đa dạng và phong phú hơn. Nghiên cứu một cách có hệ thống vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác QLVB để từ đó có các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế là một nội dung khoa học có ý nghĩa thiết thực trong công cuộc cải cách hành chính, sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Xuất phát từ những lý do nêu trên, học viên đã lựa chọn đề tài: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ” cho luận văn thạc sỹ khoa học của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu khá nhiều ở các cơ quan Nhà nước khác nhau. Ứng dụng CNTT ngày càng trở thành nhu cầu tất yếu trong việc góp phần giải phóng sức lực, trí tuệ của con người, thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.Vì vậy, có rất nhiều đề tài nghiên cứu khoa học về ứng dụng CNTT. Tuy nhiên, những đề tài này tập trung chủ yếu vào yếu tố quản lý nhà nước hay ứng dụng CNTT trong công tác văn thư nói chung.
5 Luận văn Thạc sỹ của tác giả Tạ Tuyết Nhung (2015)" Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ", Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính. Tác giả có cái nhìn tổng quát về văn bản, quản lý văn bản và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ. Luận văn Thạc sỹ của tác giả Dương Thị Hoa (2017) “Quản lý nhà nước đối với hoạt động văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế trung ương”, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính. Tác giả đã hệ thống hóa được cơ sở khoa học về công tác văn thư lưu trữ, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Tổng cục Thuế. "Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước" của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân, Học viện Hành chính Quốc gia, đăng trên Tạp chí Khoa học Nội vụ tháng 12/2017. Kỷ yếu tọa đàm khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn thư, lưu trữ" tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ; Các báo cáo hàng năm do Bộ Thông tin và Truyền thông công bố: Báo cáo đánh giá mức độ ứng dụng CNTT của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hàng năm; Báo cáo tổng kết thực hiện Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015; Báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện Luật công nghệ thông tin; Ngoài ra luận văn cũng sử dụng và kế thừa một số kết quả nghiên cứu, chuyên đề khoa học, bài viết liên quan đến ứng dụng CNTT và xây dựng Chính phủ điện tử trong thời gian qua.
6 Cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào nghiên cứu ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản theo định hướng về xây dựng Chính phủ điện tử tại Tổng cục Thuế, nếu có chỉ là những ý kiến đề xuất ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản để hoàn thiện trong công tác này mà thôi. Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện nâng cao chất lượng việc ứng dụng CNTT ở những lĩnh vực, đối tượng, phạm vi nghiên cứu khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế, thì đề tài này lựa chọn nghiên cứu là không trùng lặp với các đề tài khác. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn a) Mục đích Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở khoa học về quản lý văn bản và thực tiễn việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế. Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn, an toàn hơn, hạn chế văn bản giấy. b) Nhiệm vụ - Hệ thống hóa các cơ sở lý luận liên quan đến quản lý văn bản, ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tình hình ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của một số Bộ, ngành và rút ra bài học kinh nghiệm. - Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế từ năm 2014 đến nay để đánh giá thực trạng, nhận diện mặt đã đạt được, chưa đạt được, tìm ra nguyên nhân đúc kết bài học kinh nghiệm.
7 - Nghiên cứu đưa ra giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT trong QLVB tại Tổng cục Thuế. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn a) Đối tượng nghiên cứu Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế . b) Phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế. Về thời gian: từ năm 2014, Tổng cục Thuế đã ứng dụng phần mềm quản lý văn bản. Đến năm 2018, dựa trên đề án tin học hóa quản lý hành chính của Bộ Tài chính thì Tổng cục Thuế đã được triển khai phần mềm mới. Trong luận văn này, tác giả chỉ nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm Hệ thống quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế từ năm 2014 đến nay (Tháng 8/2019). 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn a) Phương pháp luận Đề tài này được nghiên cứu dựa trên những quan điểm cơ bản của chủ nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội, hệ thống những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta trong việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử và mối quan hệ chặt chẽ với ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước nhằm hướng tới phát triển Chính phủ điện tử. b) Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, cùng với việc vận dụng các phương pháp luận nghiên cứu khoa học như duy vật lịch sử, duy vật biện chứng, luận văn còn vận dụng một số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập khảo sát thực tế; - Phương pháp thống kê, so sánh; - Phương pháp phân tích tổng hợp, đánh giá; - Phương pháp tổng kết thực tiễn.
8 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn a) Về mặt lý luận Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn bản, quản lý văn bản, CNTT và ứng dụng CNTT. b) Về mặt thực tiễn Trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn về công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế từ 2014 đến nay để đưa ra các kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao công tác quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế trong thời gian tới. 7. Kết cấu cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm có 3 chương như sau: Chương 1. Cơ sở khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan hành chính nhà nước. Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế. Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế.
9 NỘI DUNG Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản 1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tuỳ theo từng góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về từ này. Dưới góc độ ngôn ngữ học thì định nghĩa “Văn bản là sản ph'm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó ”. Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Với nghĩa này thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, báo cáo, thông báo...được hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi là văn bản. Văn bản điện tử là một trong những phương tiện ghi tin được sử dụng rộng rãi trong thời đại ngày nay. Theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ- CP về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động quản lý nhà nước, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Như vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với
10 văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Các công đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp. 1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường luôn biến động. Quản lý văn bản là lĩnh vực hoạt động đảm bảo văn bản và tổ chức công việc với văn bản của hoạt động trong cơ quan, tổ chức bao gồm cả việc quản lý văn bản chính thức đã ban hành và văn bản đang trong giai đoạn dự thảo. Chu chuyển văn bản là đường đi của văn bản trong hệ thống từ thời điểm được tạo lập hay tiếp nhận văn bản điện tử đến việc thực thi và gửi văn bản trả lời, tức là toàn bộ vòng đời của các loại văn bản khác nhau trong tổ chức đến khi chuyển vào lưu trữ hay hủy. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm văn bản được nhanh chóng, thuận tiện. Bởi vậy, công tác quản lý văn bản nói riêng và công tác văn thư đều có vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị. Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.