BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN THN HUYỀN NHUNG
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI, NĂM 2019
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
NGUYỄN THN HUYỀN NHUNG
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8340403
Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. LƯU KIẾM THANH
HÀ NỘI, NĂM 2019
i
LỜI CAM ĐOAN
Học viên xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên
cứu khoa học độc lập của học viên. Các thông tin, tư liệu được sử
dụng trong Luận văn có nguồn dẫn rõ ràng, các kết quả nghiên cứu
là quá trình lao động trung thực của tác giả.
Hà Nội, ngày 11 tháng 8 năm 2019
HỌC VIÊN
Nguyễn Thị Huyền Nhung
ii
LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian theo học chương trình Cao học tại Học viện Hành
chính Quốc gia không chỉ giúp học viên trang bị thêm nhiều kiến thức chuyên
ngành phục vụ cho quá trình công tác, mà còn là khoảng thời gian giúp học
viên hình thành thêm nhiều kỹ năng hữu ích trong công việc và đời sống.
Qua thời gian ngắn nghiên cứu thực hiện đề tài, học viên đã có cơ hội
học hỏi và tạo điều kiện nghiên cứu đề tài, lĩnh vực mình say mê. Học viên xin
gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các thầy, cô của Học viện đã tận tình
hướng dẫn, truyền đạt kiến thức cho học viên trong suốt thời gian học tập và
nghiên cứu;Đến các cán bộ Khoa sau đại học của Học viện đã tạo điều kiện
tốt nhất cho học viên hoàn thành các thủ tục trong quá trình bảo vệ Luận văn.
Với sự biết ơn sâu sắc, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến
PGS. TS. Lưu Kiếm Thanh, Thầy trực tiếp hướng dẫn luận văn, đã tận tình
chỉ bảo và hướng dẫn tìm ra hướng nghiên cứu, tiếp cận thực tế, tìm kiếm tài
liệu, xử lý và phân tích số liệu, giải quyết vấn đề nhờ đó học viên mới có thể
hoàn thành luận văn cao học của mình.
Học viên xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 11 tháng 8 năm 2019
HỌC VIÊN
Nguyễn Thị Huyền Nhung
iii
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... ii MỤC LỤC ........................................................................................................ iii DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT ................................................................. vi DANH MỤC BẢNG ....................................................................................... vii DANH MỤC HÌNH ẢNH ............................................................................. viii LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1 NỘI DUNG ....................................................................................................... 9
Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ...................................................................................................... 9 1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản .......................................................... 9 1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................ 9 1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản ............................................................. 10 1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản ......................................... 13 1.1.4. Nội dung quản lý văn bản ............................................................... 15
1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước ...................................................... 19 1.2.1. Khái niệm ........................................................................................ 19
1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước ............................................................. 21
1.2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử và các chương trình phần mềm quản lý văn bản ......................................................................................... 24
1.3. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước ................................................. 29
1.4. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của một số Bộ ngành và bài học kinh nghiệm .............................................................. 32
iv
1.4.1. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại một số Bộ ngành ........................................................................................ 32 1.4.2. Bài học kinh nghiệm rút ra cho Tổng cục Thuế .............................. 36 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 .................................................................................. 38 Chương 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ ............................ 39 2.1. Khái quát về cơ quan Tổng cục Thuế ...................................................... 39 2.1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thuế ..................... 39 2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức ................................................................... 42 2.2. Tình hình chuẩn bị các điều kiện để triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế .................................................. 46 2.2.1. Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ........................................................................................... 46 2.2.2. Xây dựng và ban hành các quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản .......................................................................... 48 2.2.3. Nhân sự quản lý văn bản ................................................................ 50 2.2.4. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm ....................................................... 51 2.2.5. Kinh phí thực hiện ........................................................................... 53 2.3. Tình hình triển khai ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản .................. 54 2.3.1. Phần mềm quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế .............................. 54 2.3.2. Quản lý văn bản đến ....................................................................... 56 2.3.3. Quản lý văn bản đi .......................................................................... 58 2.3.4. Quản lý văn bản nội bộ ................................................................... 61 2.3.5. Phương thức và cách thức quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ..... 61 2.4. Nhận xét chung về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục thuế ........................................................................... 63 2.4.1. Kết quả đạt được ............................................................................. 63 2.4.2. Tồn tại, hạn chế ............................................................................... 65 2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 68
v
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 .................................................................................. 72 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ ..................................................................................................... 74 3.1 Chủ trương, định hướng và chiến lược phát triển công nghệ thông tin của Tổng cục Thuế ................................................................................................. 74 3.2. Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ............................................................................................ 78 3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triên khai, xây
dựng các quy chế, quy trình thực hiện thống nhất đảm bảo cho việc ứng dụng Công nghệ thông tin có hiệu quả ..................................................... 79 3.2.2. Giải pháp đào tạo bồi dưỡng cán bộ .............................................. 88 3.2.3. Các giải pháp về kỹ thuật, công nghệ ............................................. 89
3.2.4. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản ..................................... 94 3.2.5. Kinh phí cho công nghệ thông tin .................................................. 95 3.2.6. Đ'y nhanh sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử, không dùng bản giấy ............................................................................................................ 96 3.2.7. Tăng cường kiểm tra giám sát việc tuân thủ thực hiện quản lý văn bản trên môi trường mạng ........................................................................ 97 3.3. Một số kiến nghị ....................................................................................... 98 3.3.1. Đối với Bộ Nội vụ ............................................................................ 98 3.3.2. Bộ Tài chính .................................................................................... 99 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ................................................................................ 100 KẾT LUẬN ................................................................................................... 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................... 103
vi
DANH MỤC TỪ NGỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt Nội dung viết tắt
Cải cách hành chính CCHC
Chính phủ điện tử CPĐT
Công nghệ thông tin CNTT
Hành chính nhà nước HCNN
Quản lý văn bản QLVB
Văn phòng điện tử VPĐT
Văn thư lưu trữ VTLT
vii
DANH MỤC BẢNG
Trang Số hiệu bảng Tên bảng
2.1 Tài nguyên phục vụ vận hành chương trình eDocTC 45
2.2 Thống kê số lượng văn bản đến qua các năm 51
2.3 Thống kê số lượng văn bản đi qua các năm 53
viii
DANH MỤC HÌNH ẢNH
Trang Số hiệu hình Tên hình ảnh
2.1 Các phân hệ trên chương trình 48
2.2 Màn hình đăng nhập chương trình 49
1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài luận văn
Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò quan
trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước (HCNN) của một cơ
quan. Có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Đứng trước
yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công cuộc cải
cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị trường định
hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương đến địa phương,
không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thư trong
các cơ quan HCNN mà không nghiên cứu ứng dụng tin học vào công tác văn
thư, lưu trữ (VTLT) nói chung và công tác quản lý văn bản nói riêng.
Trong tiến trình cải cách HCNN, công tác văn thư đã khẳng định được
ý nghĩa hết sức quan trọng:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động
quản lý, cung cấp những tài liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá
khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của
các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất
công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của
tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công
việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút
kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền
hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ
quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động
2
của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Đồng thời góp phần
bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí
mật quốc gia.
Trên cơ sở thực hiện mục tiêu và tầm nhìn định hướng chiến lược phát
triển công nghệ thông tin (CNTT), hoạt động quản lý của các cơ quan HCNN
nhằm hướng tới xây dựng và phát triển Chính phủ điện tử (CPĐT) để đảm
bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành, trao đổi thông tin thông suốt, kịp thời, nhằm
nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạt động nội bộ của cơ quan nhà nước
và giao dịch giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và cá nhân; Hỗ trợ đẩy
mạnh cải cách hành chính và bảo đảm công khai, minh bạch.
Trong công tác chỉ đạo và điều hành, hoạt động quản lý văn bản là
quan trọng và cần thiết. Đứng trước định hướng chung của Nhà nước thì các
cơ quan trong đó có Tổng cục Thuế đã chủ động triển khai ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực hiện một số
đơn vị chưa thực sự tích cực triển khai ứng dụng CNTT hoặc có triển khai
nhưng mang tính rời rạc, không liên kết thành một hệ thống, văn bản điện tử
không được truyền đưa thông suốt giữa các cơ quan nhà nước, dữ liệu không
được chia sẻ và khai thác chung. Không ít các chương trình phần mềm được
xây dựng từ nhiều năm trước, không được nâng cấp, khó sử dụng. Sử dụng
phần mềm, các dịch vụ CNTT đôi khi lại tăng gánh nặng cho cán bộ, công
chức, gây tâm lý không muốn tăng cường tin học hóa. Chính vì thế thời gian
gần đây việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các cơ quan nhà nước được đặc
biệt chú trọng quan tâm, đẩy mạnh ứng dụng CNTT từ trung ương đến địa
phương thông qua việc xây dựng thể chế: Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
ngày 12/7/2018 của thủ tường Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử
giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước; Thủ tướng Chính phủ
ban hành Quyết định 1072/QĐ-TTg ngày 28/8/2018 thành lập thành lập Ủy
3
ban quốc gia về chính phủ điện tử trên cơ sở kiện toàn Ủy ban Quốc gia về
ứng dụng CNTT, nhằm phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số,
nền kinh tế số và xã hội số, tạo thuận lợi cho việc phát triển Cách mạng công
nghiệp lần thứ 4 tại Việt Nam; Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 01/2019/TT-
BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý dữ liệu điện
tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu
điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu
vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng
tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu nội
địa trong phạm vi cả nước và tổ chức quản lý thuế theo quy định của pháp luật.
Để đảm bảo cho hoạt động quản lý của Tổng cục Thuế được thông suốt thì việc
không ngừng hiện đại hóa và điện tử hóa trong việc tiếp nhận và quản lý văn bản
của cơ quan Tổng cục Thuế là một yêu cầu cần được quan tâm thường xuyên.
Điều này đã được thể hiện khá rõ nét trong quá trình triển khai thực hiện các văn
bản chỉ đạo từ cấp trên như Nghị Quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của
Chính phủ về Chỉnh phủ điện tử, Quyết định về việc triển khai chương trình
quản lý văn bản và điều hành của Bộ Tài chính.
Trong hoạt động quản lý, nguồn thông tin từ văn bản luôn giữ một vai trò
đặc biệt quan trọng. Để quản lý nguồn thông tin này, Tổng cục Thuế đã sử dụng
các phương tiện truyền thống như các loại sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn
bản đến. Tuy nhiên, quản lý bằng các loại sổ đăng ký như vậy trong thời đại
bùng nổ thông tin hiện nay đã không còn phù hợp. Tổng cục Thuế đã mạnh dạn
và quyết tâm đổi mới trong việc áp dụng các ứng dụng quản lý văn bản (QLVB)
vào hoạt động quản lý của mình: Năm 2004- lần đầu áp dụng chương trình
QLVB (không phải trên môi trường mạng) thông qua đó theo dõi được tình trạng
4
xử lý văn bản, tờ trình: Năm 2016 - tiếp tục đẩy mạnh QLVB bằng việc triển
khai chương trình quản lý văn bản và điều hành, sử dụng trên máy tính kết nối
mạng internet, điện tử hóa các thông tin, dữ liệu trong quá trình xử lý công việc
của cơ quan. Có thể nói đây là bước chuyển đổi cách thức QLVB từ thủ công
bằng giấy sang quản lý trên điện tử, tiến tới không sử dụng bản giấy. Ứng dụng
mới đã đáp ứng được các yêu cầu của Chính phủ, có ưu điểm là luân chuyển văn
bản nhanh, cần là có văn bản mà không cần phải nhờ đến cán bộ lưu trữ. Tuy
nhiên qua thời gian thực hiện đến nay phần mềm ứng dụng đó đã bộc lộ nhiều
hạn chế trong khi đó công tác quản lý trong giai đoạn mới ngày càng đa dạng và
phức tạp đòi hỏi phần mềm phải có tính linh hoạt, các hình thức xử lý thông tin
phải đa dạng và phong phú hơn.
Nghiên cứu một cách có hệ thống vấn đề ứng dụng CNTT trong công
tác QLVB để từ đó có các giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả
quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế là một nội dung khoa học có ý nghĩa thiết
thực trong công cuộc cải cách hành chính, sẽ góp phần không nhỏ vào việc
nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Xuất phát từ những lý do
nêu trên, học viên đã lựa chọn đề tài: “ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ”
cho luận văn thạc sỹ khoa học của mình.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản nói chung đã được nghiên cứu
khá nhiều ở các cơ quan Nhà nước khác nhau. Ứng dụng CNTT ngày càng trở
thành nhu cầu tất yếu trong việc góp phần giải phóng sức lực, trí tuệ của con
người, thúc đẩy công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.Vì vậy, có rất nhiều
đề tài nghiên cứu khoa học về ứng dụng CNTT. Tuy nhiên, những đề tài này
tập trung chủ yếu vào yếu tố quản lý nhà nước hay ứng dụng CNTT trong
công tác văn thư nói chung.
5
Luận văn Thạc sỹ của tác giả Tạ Tuyết Nhung (2015)" Ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ", Luận
văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính. Tác giả có cái nhìn tổng
quát về văn bản, quản lý văn bản và đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu
quả quản lý văn bản đến tại Văn phòng Chính phủ.
Luận văn Thạc sỹ của tác giả Dương Thị Hoa (2017) “Quản lý nhà nước
đối với hoạt động văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế trung ương”,
Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính. Tác giả đã hệ thống hóa
được cơ sở khoa học về công tác văn thư lưu trữ, đề xuất một số giải pháp
nhằm đẩy mạnh công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Tổng cục Thuế.
"Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức
giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước" của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu
Vân, Học viện Hành chính Quốc gia, đăng trên Tạp chí Khoa học Nội vụ
tháng 12/2017.
Kỷ yếu tọa đàm khoa học "Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác
động đến công tác văn thư, lưu trữ" tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, Bộ Nội vụ;
Các báo cáo hàng năm do Bộ Thông tin và Truyền thông công bố: Báo
cáo đánh giá mức độ ứng dụng CNTT của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan
thuộc Chính phủ và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hàng năm; Báo
cáo tổng kết thực hiện Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ
tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015; Báo cáo
tổng kết 10 năm thực hiện Luật công nghệ thông tin;
Ngoài ra luận văn cũng sử dụng và kế thừa một số kết quả nghiên cứu,
chuyên đề khoa học, bài viết liên quan đến ứng dụng CNTT và xây dựng
Chính phủ điện tử trong thời gian qua.
6
Cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào nghiên
cứu ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản theo định hướng về xây dựng
Chính phủ điện tử tại Tổng cục Thuế, nếu có chỉ là những ý kiến đề xuất ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản để hoàn thiện trong công tác này mà thôi.
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc
gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện nâng cao chất lượng việc ứng dụng
CNTT ở những lĩnh vực, đối tượng, phạm vi nghiên cứu khác nhau. Đây là
nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham
khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho mình. Tuy nhiên, cũng cần
thấy rằng, cho đến nay chưa một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học
nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản tại Tổng cục Thuế, thì đề tài này lựa chọn nghiên cứu là không trùng lặp
với các đề tài khác.
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
a) Mục đích
Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở khoa học về quản lý văn bản
và thực tiễn việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế.
Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản tại Tổng cục Thuế ngày càng hiệu quả, chất lượng hơn, an toàn hơn,
hạn chế văn bản giấy.
b) Nhiệm vụ
- Hệ thống hóa các cơ sở lý luận liên quan đến quản lý văn bản, ứng
dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, tình hình
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản của một số Bộ, ngành và rút ra bài học
kinh nghiệm.
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản
tại Tổng cục Thuế từ năm 2014 đến nay để đánh giá thực trạng, nhận diện mặt
đã đạt được, chưa đạt được, tìm ra nguyên nhân đúc kết bài học kinh nghiệm.
7
- Nghiên cứu đưa ra giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu quả của
việc ứng dụng CNTT trong QLVB tại Tổng cục Thuế.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
a) Đối tượng nghiên cứu
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế .
b) Phạm vi nghiên cứu
Luận văn tập trung nghiên cứu hoạt động ứng dụng Công nghệ thông
tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế.
Về thời gian: từ năm 2014, Tổng cục Thuế đã ứng dụng phần mềm quản
lý văn bản. Đến năm 2018, dựa trên đề án tin học hóa quản lý hành chính của Bộ
Tài chính thì Tổng cục Thuế đã được triển khai phần mềm mới. Trong luận văn
này, tác giả chỉ nghiên cứu thực trạng triển khai phần mềm Hệ thống quản lý văn
bản tại Tổng cục Thuế từ năm 2014 đến nay (Tháng 8/2019).
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
a) Phương pháp luận
Đề tài này được nghiên cứu dựa trên những quan điểm cơ bản của chủ
nghĩa Mác - Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về tiếp cận xã hội, hệ thống
những chủ trương, quan điểm của Đảng, Nhà nước ta trong việc đẩy mạnh
ứng dụng CNTT, xây dựng Chính phủ điện tử và mối quan hệ chặt chẽ với
ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nước nhằm
hướng tới phát triển Chính phủ điện tử.
b) Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, cùng với việc vận dụng các phương pháp
luận nghiên cứu khoa học như duy vật lịch sử, duy vật biện chứng, luận văn
còn vận dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp thu thập khảo sát thực tế;
- Phương pháp thống kê, so sánh;
- Phương pháp phân tích tổng hợp, đánh giá;
- Phương pháp tổng kết thực tiễn.
8
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
a) Về mặt lý luận
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về văn bản, quản lý văn bản, CNTT và
ứng dụng CNTT.
b) Về mặt thực tiễn
Trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn về công tác ứng dụng công nghệ thông
tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế từ 2014 đến nay để đưa ra các
kiến nghị, giải pháp góp phần nâng cao công tác quản lý văn bản tại Tổng cục
Thuế trong thời gian tới.
7. Kết cấu cấu luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
gồm có 3 chương như sau:
Chương 1. Cơ sở khoa học về ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại các cơ quan hành chính nhà nước.
Chương 2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại Tổng cục Thuế.
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế.
9
NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN
HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm văn bản Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tuỳ theo
từng góc độ nghiên cứu mà các ngành đó có những định nghĩa khác nhau về
từ này. Dưới góc độ ngôn ngữ học thì định nghĩa “Văn bản là sản ph'm lời
nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức,
trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó ”. Dưới
góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản là vật
mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định. Dưới góc độ hành chính
học thì văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn: Khái niệm dùng để chỉ
công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Với
nghĩa này thì các chỉ thị, quyết định, chương trình, báo cáo, thông báo...được
hình thành trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức đều được gọi
là văn bản.
Văn bản điện tử là một trong những phương tiện ghi tin được sử dụng
rộng rãi trong thời đại ngày nay. Theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-
CP về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động quản lý nhà
nước, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ
liệu. Như vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước
hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt
thông tin cho nhiều đối tượng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với
10
văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và
truyền tin. Các công đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động
dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây,
quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp.
1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản lý
lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn
lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường
luôn biến động.
Quản lý văn bản là lĩnh vực hoạt động đảm bảo văn bản và tổ chức công
việc với văn bản của hoạt động trong cơ quan, tổ chức bao gồm cả việc quản lý
văn bản chính thức đã ban hành và văn bản đang trong giai đoạn dự thảo.
Chu chuyển văn bản là đường đi của văn bản trong hệ thống từ thời
điểm được tạo lập hay tiếp nhận văn bản điện tử đến việc thực thi và gửi văn
bản trả lời, tức là toàn bộ vòng đời của các loại văn bản khác nhau trong tổ
chức đến khi chuyển vào lưu trữ hay hủy.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ
thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra
tìm văn bản được nhanh chóng, thuận tiện. Bởi vậy, công tác quản lý văn bản
nói riêng và công tác văn thư đều có vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan,
đơn vị.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được
thành phần, nội dung và tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời,
đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp.
11
Công tác quản lý văn bản được xác định là một mặt hoạt động của công
tác văn thư nói chung. Trong các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng trong công tác văn thư, chiếm
một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy,
công tác quản lý văn bản gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem
như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý nhà nước.
Trong giai đoạn hiện nay, Văn bản được tồn tại chủ yếu dưới hai hình
thức là văn bản giấy và văn bản điện tử. Do vậy, các cơ quan đơn vị phải có
các phương tiện, nghiệp vụ kỹ thuật để quản lý trên cả văn bản giấy và văn
bản điện tử.
Ở các cơ quan nhà nước việc quản lý văn bản giấy được thực hiện
theo quy định của nhà nước và quy tắc cụ thể về các thao tác nghiệp vụ.
Văn bản được kiểm soát và quản lý ngay từ thời điểm được chuyển đến cơ
quan. Khi làm việc với văn bản cần thực hiện một số thao tác chung mà
không phụ thuộc vào nội dung văn bản như: nhận, chuyển, đăng ký, chuyển
đến bộ phận chức năng, kiểm tra việc thực hiện, đưa ra chỉ dẫn tra cứu. Tất
cả điều đó cho phép đảm bảo theo dõi đường đi của bất kỳ văn bản nào đến
cơ quan nhà nước, vì không một văn bản đăng ký nào có thể biến mất mà
không có dấu vết.
- Công tác quản lý văn bản trong cơ quan bao gồm các nội dung sau:
+ Quản lý văn bản đi;
+ Quản lý văn bản đến;
+ Quản lý các văn bản đang dự thảo;
+ Lập hồ sơ công việc;
+ Lưu trữ văn bản;
+ Chu trình quản lý văn bản.
12
Quản lý văn bản điện tử là thực hiện những nội dung quản lý văn bản
đã trình bày ở trên nhưng không phải là đối với văn bản giấy truyền thống mà
là quản lý văn bản ở dạng số, qua mạng tin học và các thao tác nghiệp vụ
quản lý văn bản được thực hiện tự động.
- Hệ thống quản lý văn bản điện tử gồm các thành tố sau:
+ Lưu giữ các thuộc tính của văn bản
+ Lưu giữ văn bản trong các tệp dữ liệu và bảo quản đặc biệt.
+ Đăng ký văn bản
+ Nâng cao khả năng tác nghiệp và rút ngắn thời gian chu chuyển
văn bản.
+ Lưu chuyển không ngừng văn bản;
+ Hệ thống tìm kiếm văn bản hiệu quả;
+ Hệ thống đánh giá, kiểm tra, cho phép kiểm soát chu chuyển văn bản.
Khi nói đến việc tự động hoá công tác văn thư tức là nói đến các công
nghệ xử lý văn bản từ việc soạn thảo đến hệ thống quản lý việc chuyển văn
bản và quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu. Từ đó có rất nhiều sản phẩm chương
trình như hệ thống quản lý văn bản, hay đúng hơn là các tệp dữ liệu trên máy
tính, các chương trình soạn thảo văn bản, lập bảng, vẽ, đồ thị v.v…
- Quản lý văn bản phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Nhằm mục đích quản lý tập trung thống nhất mọi công việc trong cơ
quan, đơn vị tất cả mọi văn bản đi và đến bằng các con đường khác nhau đều phải
được chuyển qua bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ, sao lưu và làm các thủ tục
cần thiết khác.
+ Gửi văn bản giữa các cấp, các ngành trong bộ máy Nhà nước phải
theo đúng hệ thống tổ chức. Văn bản của cơ quan cấp trên gửi xuống cấp dưới
trực tiếp và văn bản của cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên trực tiếp,
không gửi văn bản vượt cấp, trừ các trường hợp đặc biệt.
13
+ Việc tiếp nhận và gửi văn bản có những vấn đề bí mật của cơ quan
Nhà nước thì phải thực hiện theo đúng chế độ giữ gìn bí mật Nhà nước.
Quản lý văn bản là công việc mang tính khoa học, yêu cầu nhà quản lý
phải biết vận dụng quy định trong công tác văn thư để xây dựng quy trình
quản lý phù hợp tùy điều kiện và phương tiện quản lý. Quản lý văn bản tài
liệu giấy đã khó khăn và phức tạp bởi số lượng lớn song quản lý văn bản điện
tử lại càng khó hơn rất nhiều do tài liệu, dữ liệu điện tử giai đoạn gần đây
mới hình thành, việc quản lý lưu trữ còn đang lúng túng, cơ sở pháp lý của
VBĐT dường như mới đang ở giai đoạn tạm thời, trong thời gian tới qua quá
trình vận hành cần sửa đổi để phù hợp với thực tế.
1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, việc quản lý văn
bản đến cũng như văn bản đi ở các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu
dưới đây:
- Nhanh chóng:
Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc
xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng
văn bản nhanh chóng, giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.
Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của mọi cơ
quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây tốn
kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan.
- Chính xác: đây là một yêu cầu quan trọng đối với công tác văn thư nói
chung, việc quản lý văn bản nói riêng.
Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải
phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan
nhà nước cấp trên;
14
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù
hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật …
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức văn bản:
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định: Quốc hiệu; Tác giả; Số; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban
hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức, kỹ thuật, chữ
ký, con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. các yếu tố thông tin nêu trên phải
được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất
cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển
giao văn bản.
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với
các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
- Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán
bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm
đúng quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước
- Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu
hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo
cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có
15
năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư, tăng cường công tác
quản lý văn bản ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải
tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất
nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng
bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát
minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.
1.1.4. Nội dung quản lý văn bản
Công tác quản lý văn bản được quy định thực hiện thống nhất tại Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của công tác văn thư và Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
1.1.4.1. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax,
văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan,
tổ chức.
Quản lý văn bản đến thực hiện theo nguyên tắc và trình tự nhất định:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
a) Tiếp nhận văn bản đến:
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, văn thư phải kiểm tra số
lượng bì, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng,
Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản.
b) Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến:
+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức;
16
+ Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ
mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan thì Văn
thư chuyển tiếp cho nơi nhận.
c) Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư đều được đóng dấu
“Đến”; ghi số đến và ngày đến.
Bước 2: Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
- Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để
đăng ký văn bản mật đến.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến:
a) Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư trình cho người được giao trách
nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết. Sau đó văn bản đến được chuyển trở lại Văn
thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường
tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn
bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật
nội dung văn bản.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của
17
cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải
quyết trước.
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn phải được theo dõi, đôn đốc về
thời hạn giải quyết để kịp thời báo cáo lãnh đạo.
- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.1.4.2. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Căn cứ theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn bản
- Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết.
- Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống
số chung do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy
định khác.
- Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng.
Bước 2: Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu
quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
- Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao
văn bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII.
18
b) Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy
vi tính
- Việc đăng ký được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình
phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần
mềm đó.
Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
- Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần
Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ
ký về phía bên trái.
Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
a) Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì
- Trình bày bì và viết bì
- Vào bì và dán bì
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì
b) Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay trong ngày được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều
10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông
tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo
dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm
văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
19
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn
bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
Bước 5: Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
Ngoài quản lý văn bản đến, văn bản đi các cơ quan còn hình thành văn
bản nội bộ. Văn bản nội bộ là những văn bản được tạo lập và gửi nhận giữa các
phòng ban trong cùng một đơn vị, không gửi ra bên ngoài. Loại văn bản này
được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý kiến trong nội bộ, đề nghị phối
hợp xử lý công việc.
Quy trình ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi
nhưng thay vì ban hành ra bên ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ
cơ quan.
1.2. Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản của các cơ quan hành chính nhà nước
1.2.1. Khái niệm
Có thể thấy, trong khoảng gần hai thập kỉ trở lại đây, khoa học công
nghệ, đặc biệt là CNTT đã dần trở nên phổ biến và quen thuộc đối với người
Việt Nam, gắn liền với đời sống xã hội của người Việt Nam. Trước đó, trên
thế giới, từ những năm 50 con người tiếp tục cuộc cách mạng khoa học kĩ
thuật mà bản chất là quá trình tin học hoá nội dung, tức là sử dụng “CNTT”
để thay thế một phần lao động trí óc, trợ giúp cho phần điều khiển bằng trí tuệ
của con người.
Ở Việt Nam, thuật ngữ CNTT lần đầu được định nghĩa trong Nghị quyết
số 49/CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về phát triển CNTT ở nước ta trong
20
những năm 90. Theo đó, “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa
học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính
và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài
nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của
con người và xã hội”.
Khoản 1 Điều 4 Luật số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 của Quốc hội
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có hiệu lực thi hành từ ngày
01/01/2007 định nghĩa “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp
khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu
thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số.”
Theo Từ điển CNTT – Điện tử - Viễn thông Anh Việt (2004): “CNTT
(Information technology) là: Sự thu nhận, xử lý, lưu giữ và phổ biến thông tin
tiếng nói, hình ảnh, văn bản và số nhờ tổ hợp dựa trên vi điện tử của tin học,
viễn thông và kỹ thuật video” [2, tr. 658]. CNTT là sự quy tụ của các kỹ thuật
tin học, viễn thông và video, tin học cung cấp khả năng xử lý và lưu giữ thông
tin, viễn thông cung cấp phương tiện để truyền nó và kỹ thuật video cung cấp
thiết bị hiển thị hình ảnh chất lượng cao.
Cũng theo Từ điển CNTT – Điện tử - Viễn thông Anh Việt, ứng dụng
(application) theo nghĩa danh từ: “Là chương trình máy tính nhằm giúp cho
con người thực hiện một loại công việc nào đó. Do đó, chương trình ứng dụng
khác với hệ điều hành (chạy máy tính) chương trình tiện ích (thực hiện bảo trì
và những công việc đa năng khác), và ngôn ngữ (để viết chương trình máy
tính)” [2, tr.51].
Ứng dụng CNTT theo nghĩa động từ đó là: Việc triển khai, thực hiện
các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại –
chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai thác và sử
dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt
động của con người và xã hội.
21
Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là việc tin học hóa các khâu
trong công tác QLVB, bằng cách sử dụng các phương tiện hiện đại kết hợp
với kỹ thuật công nghệ để tổ chức tiếp nhận, phát hành, sử dụng và QLVB đạt
hiệu quả cao.
1.2.2. Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại cơ quan hành chính nhà nước
Cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ 4 tạo ra cơ hội và thách thức
mới cho công tác ứng dụng CNTT, xây dựng CPĐT đòi hỏi các Bộ, ngành,
địa phương tổ chức nghiên cứu, tìm hiểu về cách mạng công nghiệp lần thứ
4 để điều chỉnh, bổ sung kế hoạch, chương trình, đề án, dự án về ứng dụng
CNTT, xây dựng CPĐT nhằm tận dụng được cơ hội do cách mạng công
nghiệp mang lại.
Để xây dựng CPĐT thành công thì không thể không nói đến hệ thống
quản lý văn bản, đó là cốt lõi của Chính phủ điện tử. Bất kỳ cơ quan nào cũng
phải theo dõi, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan đơn vị, hoạt động này gắn
liền với công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
Quản lý văn bản luôn là nỗi lo của nhiều đơn vị nhất là khi giấy tờ ngày
một tăng lên. Để giải quyết vấn đề đó, ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý văn bản và vô cùng cần thiết và cấp bách. Vì vậy, công tác văn
thư ngày càng được tăng cường tin học hóa trong xã hội thông tin hiện nay,
do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động lãnh đạo, quản lý đòi hỏi ngày
càng cao và cấp thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và triển
khai hiện đại hóa, tự động hoá các khâu nghiệp vụ sẽ góp phần nâng cao được
chất lượng công tác quản lý.
- Ứng dụng CNTT sẽ tạo ra sự nhanh chóng, kịp thời trong việc chuyển
giao văn bản. Các đơn vị, cá nhân sẽ nhận ngay được văn bản điện tử với nội
dung giống bản giấy; văn bản hỏa tốc gửi đến thì được xử lý một cách nhanh
22
nhất. Cùng với đó, sau khi nhập dữ liệu vào máy thì việc tìm kiếm hay tra cứu
văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản sẽ nhanh hơn rất nhiều so
với việc tra cứu văn bản khi đăng ký ở sổ giấy như trước kia.
- Ứng dụng CNTT đem lại hiệu quả cao trong thực thi công việc. Khi
công văn được nhập vào hệ thống máy tính sẽ thể hiện rõ: Tên cơ quan ban
hành, ngày, tháng, năm ban hành, trích yếu của văn bản, đơn vị xử lý…
như vậy sẽ giúp cho việc tra cứu công văn một cách dễ dàng nhất; Lãnh
đạo đơn vị trực tiếp xử lý công văn cũng theo dõi được chuyên viên của
đơn vị xử lý công văn đến đâu, đã có công văn trả lời chưa?, công văn trả
lời đã ký chưa?, đã gửi đi chưa, từ đó tránh được tình trạng gây thất lạc hay
không xử lý công văn.
- Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản không chỉ tiết kiệm về thời
gian mà còn giúp giải phóng sức lao động của con người:
+ Tiết kiệm về thời gian gửi - nhận văn bản;
+ Tiết kiệm về nguồn nhân lực. Khi tất cả đơn vị sử dụng chung một hệ
thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thì dữ liệu chỉ cần nhập
một lần và sau đó có thể sử dụng vào các công việc khác nhau như: dữ liệu
của đơn vị nhận văn bản đến, dữ liệu để lập hồ sơ, dữ liệu để lưu trữ. Do vậy
hiệu quả công việc sẽ được tăng lên và giải phóng sức lao động của người làm
trong công tác này.
- Mang lại tính chính xác cao trong việc theo dõi quy trình xử lý văn
bản. Dựa trên tra cứu trên phần mềm hệ thống quản lý ta có thể biết chính
xác văn bản được chuyển tới chuyên viên nào, đơn vị nào, hồ sơ đang xử
đến giai đoạn nào…
Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản đã tạo
sự chính xác, nhanh chóng giúp nâng cao hiệu quả và chất lượng các quyết định
quản lý trong các cơ quan, tổ chức. Đồng thời, việc ứng dụng CNTT trong hoạt
23
động quản lý văn bản là phù hợp với xu hướng chuyển đổi phương thức quản lý
của các nền hành chính trên thế giới trong thời kỳ cuộc cách mạng 4.0 đang phát
triển mạnh mẽ.
Những năm gần đây, cuộc cách mạng khoa học và công nghệ, đặc biệt là
sự bùng nổ của CNTT và truyền thông đã tác động tích cực đến mọi mặt của đời
sống kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội của loài người. Trong một môi trường
như vậy, để làm tốt vai trò quản lý và phục vụ xã hội, Chính phủ nhiều nước đã
nghiên cứu ứng dụng CNTT vào hoạt động của mình nhằm xây dựng CPĐT.
Xây dựng Chính phủ điện tử không thể bỏ qua việc đổi mới hoạt động điều hành
và truyền thông tại các cơ quan HCNN nhằm hướng tới CPĐT. Bởi lẽ, thực
trạng công tác điều hành công sở hành chính hiện nay cho thấy: Những hoạt
động điều hành chủ yếu thông qua họp (gồm họp giao ban theo định kỳ và các
cuộc họp khác có kế hoạch báo trước hoặc đột xuất) và bằng văn bản hành chính
(văn bản riêng hoặc bút phê).
Ứng dụng CNTT phục vụ công tác nghiệp vụ, quản lý, điều hành trong
các cơ quan nhà nước là nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, quán triệt từ
nhiều năm nay, thông qua các Chỉ thị, Nghị định, Quyết định quan trọng của
Nhà nước và Chính phủ. Nghị quyết 17/NQ-CP của Chính phủ ban hành năm
2019 là định hướng mới nhất cho con đường ứng dụng CNTT trong các cơ
quan nhà nước nhằm phát triển CPĐT ở Việt Nam.
Chìa khoá quyết định vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân
viên văn phòng là Văn phòng điện tử (VPĐT). Đó là việc sử dụng đồng bộ
các phương tiện kỹ thuật hiện đại tự động hoá các trình tự và chức năng quản
lý (xử lý văn bản, biên tập, lưu giữ và tìm kiếm, truyền thông tin theo các
kênh điện tử trong nội bộ cơ quan và ra ngoài cơ quan, cung cấp thông tin cho
cán bộ văn phòng chuẩn bị và ra quyết định v.v…).
Ngày nay, cùng với sự phát triển của công nghệ nói chung thì việc
ứng dụng CNTT vào các công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng
24
trở nên quan trọng và cấp thiết. Cũng chính sự phát triển nhanh của CNTT
đã làm thay đổi cách thức quản lý văn bản. Các văn bản có tính pháp lý
không những chỉ đơn thuần ở dạng giấy tờ mà cũng có thể là các văn bản
điện tử, dữ liệu (file) đa phương tiện. Trong một chừng mực nào đó, cách
thức xử lý văn bản kiểu truyền thống không còn phù hợp hoặc mang lại
hiệu quả không cao.
Hệ thống văn phòng điện tử có nhiệm vụ quản lý, theo dõi và xử lý các
văn bản đến, văn bản đi, các hồ sơ công việc. Với hệ thống các báo cáo, thống
kê về tình hình xử lý văn bản, hồ sơ công việc cụ thể cho từng đối tượng
phòng ban và cá nhân các chuyên viên xử lý, văn phòng điện tử đóng vai trò
như một hệ thống hỗ trợ ra quyết định, trợ giúp đắc lực trong việc quản lý và
điều hành của Lãnh đạo.
1.2.3. Quy trình quản lý văn bản điện tử và các chương trình phần
mềm quản lý văn bản
1.2.3.1. Quy trình xử lý văn bản điện tử theo eOffice
Đối với quy trình văn thư
- Xử lý văn bản đến ( từ ngoài vào):
+ Vào sổ văn bản trên hệ thống,
+ Quét văn bản giấy vào kho lưu trữ trên hệ thống hoặc tiếp nhận văn
bản điện tử từ đơn vị gửi.
+ Trình lãnh đạo, xin ý kiến phê duyệt giao nhiệm vụ giải quyết cho
từng loại văn bản đối với các phòng hoặc cá nhân (cả trên văn bản giấy và
văn bản điện tử)
+ Tiếp nhận văn bản giao nhiệm vụ từ lãnh đạo, chuyển đến các phòng
chuyên môn hoặc các cá nhân khi đã có bút phê của lãnh đạo (trên cả văn bản
giấy và văn bản điện tử).
- Xử lý văn bản đi (ra ngoài cơ quan):
25
+ Tiếp nhận các loại văn bản, giấy tờ đã được Lãnh đạo ký (trên cả văn
bản giấy và văn bản điện tử) từ các phòng chuyên môn hoặc các cá nhân
chuyển đến.
+ Lấy số, vào sổ công văn đi, đóng dấu phát hành, lưu trữ văn bản theo
qui định (gửi kèm văn bản điện tử đối với những văn bản có yêu cầu).
Đối với Chánh văn phòng, trưởng các đơn vị
- Tiếp nhận văn bản, giấy tờ, ý kiến chỉ đạo, giao nhiệm vụ của lãnh
đạo do văn thư gửi tới (kể cả văn bản giấy và văn bản điện tử).
- Nghiên cứu, giao nhiệm vụ cho chuyên viên hoặc tự giải quyết công việc.
- Trình văn bản điện tử và ý kiến đề xuất đến lãnh đạo cho ý kiến.
- Tiếp nhận, hoàn thiện trình ký văn bản giấy và văn bản điện tử.
- Chuyển văn bản giấy và văn bản điện tử tới Văn thư lấy số phát hành
và đánh dấu hoàn thành công việc (Kèm theo yêu cầu ghi rõ các văn bản cần
gửi kèm văn bản điện tử và địa chỉ hộp thư điện tử nơi nhận).
Đối với chuyên viên
- Tiếp nhận nhiệm vụ từ Lãnh đạo phòng (bằng văn bản điện tử), tạo
lập hồ sơ công việc để xử lý.
- Lập “Văn bản dự thảo”, kèm theo “Phiếu trình duyệt” để xin ý
kiến Trưởng phòng hoặc phó Trưởng phòng trực tiếp phụ trách (bằng văn
bản điện tử).
- Tiếp nhận, chỉnh sửa hoàn thiện theo yêu cầu, chuyển Trưởng phòng
hoặc Phó Trưởng phòng trực tiếp phụ trách (bằng văn bản điện tử).
- Đánh dấu “ hoàn thành” hồ sơ công việc trên máy.
Đối với lãnh đạo
- Tiếp nhận hồ sơ giấy tờ (văn bản đến), từ Văn thư chuyển đến, cả văn
bản điện tử và văn bản giấy.
- Bút phê, phân công nhiệm vụ cho các bộ phận (trên văn bản điện tử,
gửi kèm văn bản giấy đối với những văn bản có liên quan cần nghiên cứu).
26
- Tiếp nhận các phương án đề xuất, văn bản dự thảo, cho ý kiến chỉnh
sửa, chỉ đạo bổ sung ( trên văn bản điện tử).
- Ký duyệt trên văn bản giấy và bút phê trên văn bản điện tử, gửi lại các
phòng chuyên môn [19, tr.86-87].
1.2.3.2. Một số chương trình phần mềm quản lý văn bản hiện nay
Phần mềm quản lý văn bản được xem là giải pháp toàn diện giúp cơ
quan HCNN cải cách hành chính hiệu quả. Không chỉ giúp tăng năng suất lao
động mà phần mềm quản lý văn bản còn tiết kiệm chi phí thực hiện đáng kể.
Hiện nay có khá nhiều phần mềm quản lý văn bản khiến các nhà quản lý bối
rối trong lựa chọn, dưới đây là một số phần mềm học viên tổng hợp từ các
website và được cho là hoạt động hiệu quả và ít tốn kém chi phí:
Phần mềm Cloud Office -Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn
CloudOffice là một hệ thống phần mềm QLVB, hồ sơ tài liệu và điều
hành quản trị công việc toàn diện và chuyên nghiêp. Phần mềm quản lý văn
phòng CloudOffice được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao
đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và QLVB, điều hành công việc trực tuyến
trên máy tính. Có khả năng theo dõi xử lý văn bản và điều hành công việc từ xa
thông qua Internet. Phần mềm CloudOffice có những ưu việt riêng với lĩnh vực
QLVB như sau:
- Quản lý văn bản đến: Giống như một nhân viên làm công tác văn thư,
phần mềm QLVB có chức năng nhập văn bản đến vào hệ thống. Những văn
bản này sẽ được phân loại, phân công cũng như các công tác chuyển tiếp văn
bản đến, phê duyệt hay tìm kiếm như mô hình làm truyền thống.
- Quản lý văn bản đi: Tương tự như quản lý văn bản đến, chức năng
quản lý văn bản đi giúp nhập văn bản đi vào hệ thống sau đó gửi đến các
phòng ban có liên quan, nhận thông báo và tìm kiếm văn bản đi.
- Văn bản nội bộ: Chức năng này giúp quản lý văn bản có tính chất nội
bộ, chẳng hạn như: Đề xuất, thông báo, tờ trình, đề án…
27
- Văn bản lưu: Với những văn bản không thuộc văn bản đi hay văn bản
đến, phần mềm quản lý văn bản sẽ có chức năng lưu lại văn bản này.
- Tạo liên kết văn bản: Nhằm giúp cho người dùng dễ tìm kiếm văn bản
liên quan, phần QLVB có chức năng cập nhật, bổ sung mối quan hệ giữa các
văn bản, xây dựng cấu trúc cây văn bản.
- Thống kê báo cáo: Bên cạnh đó, phần mềm QLVB có chức năng
thống kê các báo cáo theo đúng yêu cầu của công tác văn thư truyền thống.
- Ngoài ra còn có chức năng điều hành công việc từ xa qua smartphone,
bảng lịch, theo dõi chỉ đạo....
Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành C-Office- CMC soft
C-Office - phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp là giải pháp
văn phòng điện tử cung cấp cho các cơ quan, doanh nghiệp một môi trường làm
việc cộng tác với hơn 20 tính năng ứng dụng hữu ích được tích hợp trong cùng
một hệ thống trên giao diện website, phục vụ mọi hoạt động trong ứng dụng văn
phòng điện tử.
- Đặc điểm nổi bật của phần mềm này là: Xây dựng trên nền tảng
công nghệ Portal & Collbaration: MS Sharepoint; Một platform tổng thể để
triển khai, tích hợp nhiều ứng dụng; Khả năng mở rộng cả về ứng dụng lẫn
quy mô triển khai; Dễ thao tác, nắm bắt nhanh các thông tin cần xử lý; Tích
hợp chặt chẽ với bộ Microsoft Office, Windows Explore; Tự động hoá quy
trình nghiệp vụ; Dễ dàng tùy biến quy trình; Kết nối qua các thiết bị máy
tính bảng, điện thoại thông minh; Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác;
An toàn, bảo mật.
- Nhóm tính năng cộng tác, điều hành:
+ Quản lý công việc, nhắc việc: bao gồm toàn bộ các công việc điều
hành thông qua ứng dụng quản lý công văn, quản lý giao việc và các công
việc liên quan đến dự án, hợp đồng…
28
+ Quản lý công văn: kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn
bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của tổ chức, biết
được văn bản nào ai đang xử lý, chưa xử lý, văn bản quá hạn, bị “tắc
nghẽn” ở đâu....
+ Quản lý lịch làm việc: Quản lý lịch làm việc của các lãnh đạo trong
tuần, trong tháng, quản lý lịch làm việc của công ty, lịch làm việc cộng tác nội
bộ, lịch sử dụng tài nguyên dùng chung như phòng họp, xe công, máy chiếu…
- Nhóm tính năng quản lý lưu trữ tài liệu:
+ Quản lý hồ sơ công việc, hồ sơ dự án, hồ sơ hợp đồng...
+ Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung của tổ chức như tài liệu quy
định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ.
- Nhóm tính năng truyền thông nội bộ:
+ Trang tin tức nội bộ: Cho phép biên tập tin, post bài lên trang tin nội
bộ. Cho phép quản lý nhiều chuyên mục tin khác nhau.
+ Thông báo nội bộ: cho phép người được phân quyền gửi các thông
báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức.
+ Lịch sự kiện: cho phéo quản lý các lịch sự kiện của cơ quan, doanh nghiệp
+ Diễn đàn: Có thể tạo ra nhiều nhóm diễn đàn khác nhau; NSD có
thể mở chủ đề/ gỡ bỏ các chủ đề; Có thể trả lời các chủ đề đã có sẵn trên
các diễn đàn; Có thể đăng ký để nhận được thông báo từ chương trình
(Subscription) mỗi khi có những thay đổi liên quan đển chủ đề đã đăng/
hoặc các chủ đề mới được người khác đưa lên.
- Các tính năng tích hợp:
+ Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email
+ Tích hợp bộ MS Office (Word, Excel, Outlook ...)
+ Khai thác hồ sơ, tài liệu trực tiếp từ My Computer
+ Tích hợp Scanner để số hóa tài liệu trực tiếp vào hệ thống
29
+ Tích hợp Fax để gửi và nhận Fax từ bất kỳ máy tính nào
+ Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua tin nhắn SMS
+ Tích hợp màn hình LCD để hiển thị lịch, tin tức, thông báo
+ Phiên bản phần mềm trên máy tính bảng (iPad, Samsung Galaxy,
Kindle Fire).
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành EFY-DOC
EFY-DOC là công cụ đắc lực trong việc hỗ trợ công tác điều hành tác
nghiệp và quản lý văn bản đến, văn bản đi và hồ sơ công việc trong các cơ quan
HCNN. Phần mềm đạt chuẩn khung kiến trúc CPĐT với các quy trình nghiệp vụ
như: Tạo văn bản đến, tiếp nhận văn bản đến qua mạng, phân công, phối hợp
văn bản đến, xử lý và theo dõi tiến độ văn bản đến, tra cứu văn bản đến. Đối với
văn bản đi, người dùng có thể sử dụng cho việc tạo lập văn bản dự thảo, trình
duyệt văn bản dự thảo, duyệt văn bản đi, tra cứu văn bản đi, tổng hợp và báo cáo
văn bản đi. Ngoài ra EFY-DOC cũng hỗ trợ đắc lực trong việc liên thông gửi
nhận văn bản cũng như quản lý điều hành.
Chức năng quản lý điều hành của phần mềm QLVB và điều hành EFY-
DOC thể hiện ở việc xử lý lịch công tác, lịch cá nhân, theo dõi tin tức và sự kiện
nội bộ trong doanh nghiệp, giao việc đến từng cá nhân và tạo kênh trao đổi công
việc giữa lãnh đạo với nhân viên, theo dõi, báo cáo kết quả công việc, nhắc nhở
lịch làm việc.
1.3. Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản tại các cơ quan quản lý hành chính nhà nước
Nền tảng pháp lý và động lực cho sự phát triển CNTT ở Việt Nam được
bắt đầu từ khi Chính phủ ban hành Nghị quyết số 49/CP ngày 04/8/1993 về
phát triển CNTT ở nước ta trong những năm 90. Một trong những mục tiêu do
Nghị quyết đề ra đến cuối những năm 90 là: Xây dựng hệ thống các máy tính
và các phương tiện truyền thông được liên kết với nhau trong các mạng với
những công cụ phần mềm đủ mạnh và các hệ thông tin và cơ sở dữ liệu có
30
khả năng phục vụ các hoạt động quản lý Nhà nước và các hoạt động huyết
mạch của nền kinh tế; Phổ cập "văn hoá thông tin" trong xã hội nhằm tạo môi
trường thuận lợi cho việc chuẩn bị hướng tới một "xã hội thông tin".
Bộ Chính trị đã ban hành Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000 về đẩy
mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa, trong đó xác định mục tiêu ứng dụng CNTT: “Công nghệ thông tin
được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực, trở thành một trong những yếu tố
quan trọng nhất của sự phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh quốc
phòng”. Thực hiện Chỉ thị trên, ngày 25/01/2001 Thủ tướng Chính phủ đã ban
hành Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg phê duyệt đề án Tin học hóa quản ký
hành chính nhà nước giai đoạn 2001-2005. Ngày 24/5/2001, Thủ tướng ban
hành Quyết định số 81/2001/QĐ-TTg về việc phê duyệt chương trình triển
khai Chỉ thị số 58-CT/TW; Ngày 17/7/2002, Thủ tướng Chính phủ ban hành
Quyết định số 95/2002/QĐ-TTg phê duyệt kế hoạch tổng thể về ứng dụng và
phát triển CNTT Việt Nam đến năm 2005. Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg
ngày 06/10/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc Phê duyệt Chiến lược phát
triển CNTT-TT Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020; Các
quyết định trong giai đoạn này đều xác định ứng dụng CNTT trong các cơ
quan nhà nước là nhiệm vụ hàng đầu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của
các cơ quan nhà nước và chuẩn bị điều kiện, cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật
cho giai đoạn phát triển tiếp theo. Sau một thời gian thực hiện các văn bản
trên, các cơ quan nhà nước đã từng bước đổi mới, trở thành động lực thúc đẩy
CCHC, nâng cao hiệu quả công tác.
Cùng với sự phát triển của kinh tế chính trị xã hội thì CNTT cũng phát
triển theo. Nhà nước đã ban hành một số luật như Bộ Luật dân sự, Luật
thương mại, Luật kế toán, Luật giao dịch điện tử…trong đó có những quy
định liên quan đến công nghệ thông tin. Để đảm bảo sự tương thích và đồng
31
bộ với các Luật này thì ngày 29/6/2006 Quốc Hội khóa 11 của nước Cộng hòa
xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã thông qua Luật Công nghệ thông tin và có hiệu
lực thi hành từ ngày 01/01/2007 (Luật số 67/2006/QH11).
- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.
Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg
ngày 24/3/2008 phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động của cơ quan nhà nước năm 2008 và Quyết định số 48/2009/QĐ-TTg
ngày 31/3/2009 của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Kế hoạch ứng dụng
CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2009-2010;
Trong những năm gần đây, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành các văn
bản chỉ đạo điều hành liên quan đến ứng dụng CNTT như: Quyết định số
1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 –
2015; Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 phê duyệt Đề án "Đưa
Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về công nghệ thông tin và truyền thông".
Bên cạnh đó, Chính phủ đã ban hành nhiều Nghị quyết quan trọng: Nghị
quyết số 26/NQ-CP ngày 15/4/2015 của Chính phủ ban hành Chương trình
hành động của Chính phủ thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày
01/7/2014 của Bộ Chính trị Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt
Nam về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu
phát triển bền vững và hội nhập quốc tế. Nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày
8/11/2011, ban hành chương trình tổng thể CCHC nhà nước giai đoạn 2011-
2020; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về Chính phủ điện tử;
Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 phê duyệt Chương trình quốc
gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước
giai đoạn 2016 – 2020; Quyết định số 153/QĐ-TTg ngày 30/01/2018 phê
32
duyệt Chương trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn
2016 – 2020; Ngày 07/03/2019, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số
17/NQ-CP về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện
tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025. Ngoài ra, Chính phủ, các Bộ,
Ngành cũng đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật cũng như văn bản
chỉ đạo điều hành để hướng dẫn, đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào hoạt động
của các cơ quan nhà nước đối với từng lĩnh vực, nội dung cụ thể.
1.4. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
của một số Bộ ngành và bài học kinh nghiệm
1.4.1. Thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại một số Bộ ngành
1.4.1.1. Bộ Tài nguyên và Môi trường
Bộ Tài nguyên và Môi trường sử dụng phần mềm do Cục CNTT thuộc
Bộ Tài nguyên và môi trường xây dựng và triển khai trên nền tảng Lotus
Domino –triển khai Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc dùng chung
tại tất cả các đơn vị với 6.356 tài khoản người dùng; Kể từ ngày 06/9/2018
Bộ Tài nguyên và Môi trường chính thức sử dụng văn bản điện tử có xác thực
chữ ký số, toàn bộ các văn bản và hồ sơ công việc (không mật) được xử lý
qua mạng thông tin điện tử, bảo đảm kiểm soát tiến độ xử lý văn bản và hồ sơ
công việc tại mọi thời điểm, gắn với trách nhiệm của từng cán bộ, công chức.
Gần 70% văn bản, tài liệu (không mật) chính thức được trao đổi giữa các cơ
quan thuộc trực thuộc Bộ hoàn toàn dưới dạng thông tin điện tử; 100% văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo điều hành, văn bản cần phổ biến
được đưa lên mạng, phát hành văn bản đi điện tử, không phát hành văn bản
giấy (trừ các quyết định liên quan đến nhân sự và tài chính vẫn phát hành
song song), hoàn thành việc triển khai thực hiện liên thông hệ thống quản lý
VBĐT phục vụ quản lý điều hành giữa Bộ và Văn phòng Chính phủ.
33
Hệ thống đã tích hợp, áp dụng chữ ký số, đã tích hợp chứng thư số cá
nhân cho 2.218 cá nhân và 208 đơn vị, tổ chức thuộc Bộ. Các văn bản nội bộ
trong Bộ cơ bản đã sử dụng chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp.
Bộ cũng đã triển khai Hệ thống thông tin một cửa điện tử dùng chung
tại bộ phận một cửa Văn phòng Bộ và các đơn vị quản lý chuyên ngành từ
tháng 6/2016. Đến nay, hệ thống đã kết nối, liên thông với Cổng Dịch vụ
công trực tuyến của Bộ và tích hợp, áp dụng chữ ký số.
Qua hai năm triển khai thực hiện Kế hoạch 06/KH-BTNMT ngày
31/5/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường về việc triển khai xử
lý văn bản và hồ sơ công việc trên môi trường mạng đã đạt những kết quả
đáng ghi nhận. Bên cạnh việc tạo môi trường làm việc điện tử hiện đại, rõ
ràng, công khai thì việc triển khai đồng bộ xử lý văn bản trên môi trường
mạng đã giúp giảm đáng kể thời gian luân chuyển văn bản; đồng thời lưu lại
được tiến trình và thời gian xử lý, góp phần tăng cường trách nhiệm của cán
bộ, công chức trong quá trình giải quyết công vụ; giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm
khá nhiều chi phí văn phòng phẩm và công lao động.
Đặc biệt, việc chính quy và thống nhất áp dụng xử lý văn bản, hồ sơ
công việc trên mạng đã có tác dụng tích cực trong việc hình thành phương
thức quản lý, chỉ đạo, điều hành hiện đại; nâng cao hiệu quả, năng suất làm
việc; góp phần thực hiện cải cách hành chính, phục vụ người dân và doanh
nghiệp, thực hiện vận hành Chính phủ điện tử tại Bộ Tài nguyên và Môi
trường. Bộ Tài nguyên và Môi trường đã hoàn thành việc triển khai kết nối
trao đổi thông tin với trục liên thông văn bản quốc gia và gửi nhận văn bản ký
số trên trục liên thông, không gửi nhận bản giấy đối với một số loại văn bản.
1.4.1.2. Bộ Khoa học và Công nghệ
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại Bộ Khoa học và Công nghệ
đã được xây dựng và triển khai dùng chung đến đầu mối tại 40/48 đơn vị
34
(chiếm tỷ lệ khoảng 84.5%). Hệ thống cho phép khép kín vòng xử lý văn bản
đến/đi phục vụ công tác điều hành từ cấp Lãnh đạo Bộ đến cấp chuyên viên.
Những văn bản thường xuyên trao đổi dưới dạng điện tử tại Bộ bao
gồm: Giấy mời họp; Tài liệu phục vụ cuộc họp; Văn bản để biết, để báo cáo;
Thông báo chung của đơn vị; Các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý
công việc; Các hoạt động nội bộ khác;…
Tỷ lệ cán bộ, công chức, viên chức đã được cấp phát và sử dụng thư
điện tử chính thống với địa chỉ tên miền là .gov.vn trong công việc (bao gồm
Hệ thống Thư điện tử dùng chung của Bộ và Hệ thống Thư điện tử riêng của
các đơn vị) đạt 100%. Tỷ lệ văn bản được trao đổi qua thư điện tử trong nội
bộ cơ quan đạt 71%; Tỷ lệ văn bản được trao đổi qua thư điện tử với các cơ
quan bên ngoài đạt 43%.
1.4.1.3. Bộ Công thương
Thực hiện Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 nhằm tiếp tục đẩy
mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý và cung cấp dịch vụ công, xây dựng Chính
phủ điện tử, Bộ Công Thương đã quyết liệt chỉ đạo việc cải cách thủ tục hành
chính, trong đó việc thay đổi, cải tiến và điện tử hóa toàn bộ quy trình quản lý,
xử lý văn bản đi và đến Bộ Công Thương là một mấu chốt quan trọng trong tiến
trình xây dựng Chính phủ điện tử.
Từ ngày 01/6/2016 các đơn vị trực thuộc Bộ đã áp dụng chính thức Hệ
thống iMOIT trong quản lý xử lý văn bản đi và đến. Theo đó, quá trình xử lý
văn bản đi và văn bản đến trong các đơn vị trực thuộc Bộ Công Thương được
xử lý hoàn toàn trên môi trường điện tử.
Khi văn bản đến Bộ, bộ phận văn thư sẽ số hóa ngay khi tiếp nhận và cập
nhật lên Hệ thống, sau đó được chuyển tự động đến các cấp lãnh đạo và cuối cùng
đến chuyên viên xử lý. Việc phối hợp, trao đổi, góp ý, xử lý đều được thực hiện
trên Hệ thống.
35
Hệ thống văn bản điện tử Bộ Công Thương cũng đã đáp ứng được toàn
bộ quy trình phát hành văn bản đi. Từ khâu chuyên viên tạo lập văn bản đi,
trình lãnh đạo các cấp, xin ý kiến các đơn vị và cho đến khâu văn thư phát
hành đều được xử lý, luân chuyển trên Hệ thống iMOIT.
Việc áp dụng Hệ thống iMOIT làm giảm thời gian xử lý công việc
của các cấp, giảm thời gian luân chuyển văn bản giữa các đơn vị và giảm
tối đa chi phí sao chụp tài liệu giấy, rút ngắn thời gian thống kê, tìm kiếm
văn bản. Thông qua Hệ thống iMOIT, lãnh đạo các cấp có thể xử lý, chỉ
đạo trực tiếp trên hệ thống và trực tiếp đến chuyên viên xử lý. Qua đó các
cán bộ, công chức, viên chức có thể giám sát, xử lý văn bản mọi lúc, mọi
nơi thông qua internet.
Hệ thống iMOIT đã liên thông văn bản điện tử đến tất cả các đơn vị
trong Bộ. Thông qua trục kết nối, Hệ thống đã liên thông văn bản với Văn
phòng chính phủ và đã kết nối, liên thông với các Bộ, ngành và địa phương
trên cả nước.
1.4.1.4. Bộ Tài chính
Bộ Tài chính triển khai chương trình quản lý văn bản từ năm 2005, qua
nhiều lần nâng cấp hiện nay đang sử dụng chương trình eDocTC cho các
Vụ/Cục tại cơ quan Bộ và các Tổng cục trực thuộc Bộ. Riêng tại cơ quan Bộ,
chương trình eDocTC được triển khai cho tất cả các Vụ/Cục tai cơ quan Bộ từ
ngày 01/12/2015. Theo đánh giá của Cục Tin học và Thống kê tài chính –Bộ
Tài chính, sau hơn 03 năm khai thác sử dụng số lượng văn bản điện tử thống
kê đến hết năm 2018 có 1.624.072 văn bản (1.255.253 văn bản đến; 205.485
văn bản đi; 162.206 tờ trình Bộ và các văn bản nội bộ khác) được quản lý trên
chương trình, trung bình 464.020 văn bản/năm. Văn bản được luân chuyển, lý
xuyên suốt giữa các vai trò trong cơ quan bao gồm Văn thư Bộ, Tổng hợp thư
ký, văn thư đơn vị, lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cấp phòng và chuyên viên xử lý
36
văn bản. kết nối trụ liên thông văn bản quốc gia vào ngày 15/2/2019, gửi nhận
văn bản điện tử với 31 Bộ, cơ quan ngang Bộ, 63 Ủy ban nhân dân tỉnh, thành
phố và văn phòng Trung ương Đảng.
Việc triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành đã góp phần
tạo nền tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo NQ 36a/NQ-CP ngày
14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Đây là một trong những
bước đi đầu tiên của văn phòng không giấy tờ.
1.4.2. Bài học kinh nghiệm rút ra cho Tổng cục Thuế
Căn cứ nhiệm vụ Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giao về ứng dụng
CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước, xây dựng Chính phủ điện tử tại
Việt Nam các cơ quan đã xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT trong công tác
quản lý, chỉ đạo điều hành của đơn vị mình. Qua đó thấy rằng, CNTT đổi mới
phương thức hoạt động của cơ quan nhà nước, CNTT tạo ra khả năng xây
dựng một hệ thống thông tin thống nhất trong toàn bộ bộ máy nhà nước nơi
mọi thông tin xuất hiện ở bất cứ cơ quan nào của bộ máy chính quyền từ các
bộ, ngành đến các cấp chính quyền đều được cập nhật và lưu giữ trong hệ
thống. Thông qua các ứng dụng quản lý tập trung các cơ quan nhà nước có thể
trao đổi thông tin, phối hợp với nhau một cách dễ dàng để thực thi các quy
trình nghiệp vụ quản lý nhà nước và phục vụ người dân. Các hệ thống thông
minh sẽ hướng dẫn các công dân nhanh chóng định vị thông tin cần thiết.
Người dân và doanh nghiệp trở thành trung tâm của hệ thống chính phủ điện
tử. Những chủ trương chính sách trong điều hành công việc của cơ quan nhà
nước cấp trên sẽ được thông tin đến cơ quan nhà nước cấp dưới cũng như
người dân nhanh hơn. Chính vì vậy, CNTT giúp nâng cao năng lực điều hành
trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện đại.
Đưa Công nghệ thông tin vào quản lý văn bản có hiệu quả Tổng cục
Thuế cần tập trung đến một số nhân tố chính:
37
- Xác định được chiến lược, định hướng được mô hình ứng dụng CNTT
của Chính phủ và của Bộ để từ đó xây dựng kế hoạch hướng tới mục tiêu
chung. Giai đoạn hiện nay, mục tiêu là xây dựng chính phủ điện tử, chính
quyền điện tử theo mô hình tập trung thống nhất, liên thông và tích hợp dữ
liệu trong nội bộ ngành và chia sẻ dữ liệu với các Bộ ngành khác. Trên cơ sở
mục tiêu, định hướng của Nhà nước Tổng cục Thuế cần xây dựng chương
trình quản lý văn bản phù hợp với định hướng chung và nhu cầu quản lý của
đơn vị mình.
- Quan tâm đến yếu tố hạ tầng kỹ thuật và công nghệ để đưa vào triển
khai các phần mềm quản lý văn bản tại các cơ quan, tránh triển khai các công
nghệ đã lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng được yêu cầu hiện nay, làm chủ được
công nghệ đang áp dụng.
- Chú trọng đến yếu tố con người. Bởi như đã đề cập, con người là yếu
tố trung tâm quyết định thành công của đổi mới. Để việc ứng dụng CNTT
trong công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi thực sự mang lại hiệu quả như
kỳ vọng, bên cạnh việc đầu tư máy móc, phần mềm quản lý, Tổng cục Thuế
cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng, nghiệp vụ CNTT cho công chức
thực hiện công tác văn thư.
- Tổ chức tuyên truyền sâu rộng trong cán bộ, công chức, viên chức về
ý nghĩa, vai trò, tác dụng của việc sử dụng văn bản điện tử, từ đó có ý thức,
trách nhiệm để thực hiện trong hoạt động công tác hàng ngày.
- Các cấp lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng
văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức. Qua đó, rút kinh nghiệm và
có biện pháp khuyến khích hoặc chấn chỉnh để đáp ứng mục tiêu, yêu cầu đã
đề ra.
38
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1
Vai trò của công tác quản lý văn bản ngày càng được tăng cường trong
xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý
ngày càng cao và bức thiết. Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự
động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý.
Công nghệ thông tin ngày nay giữ vai trò quan trọng trong phát triển
kinh tế, văn hóa, xã hội, đặc biệt trong hoạt động của các cơ quan Nhà
nước. Nhằm nâng cao năng lực quản lý điều hành của các cơ quan Nhà
nước, trực tiếp phục vụ chương trình cải cách hành chính của các cơ quan
HCNN. Đặc biệt, ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý HCNN nói chung
và hoạt động quản lý văn bản nói riêng một cách quyết liệt như hiện nay là
nhằm phát triển một nền kinh tế số, một Chính phủ điện tử không giấy tờ.
Đây cũng là một thách thức lớn, một bước ngoặt lớn đối với nền hành
chính nhà nước Việt Nam.
Qua nghiên cứu cơ sở lý luận về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
giúp học viên có cái nhìn tổng quát về văn bản, quản lý văn bản, ứng dụng
công nghệ thông tin. Những lý thuyết cũng như kinh nghiệm của các cơ quan
hành chính nhà nước là tiền đề để tác giả có cái nhìn thực tiễn vào hoạt động
quản lý văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế.
39
Chương 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ
2.1. Khái quát về cơ quan Tổng cục Thuế
2.1.1. Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng cục Thuế
Ngày 07/8/1990, Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành nghị định số 218-
HĐBT về việc thành lập ngành Thuế nhà nước được hợp nhất từ 3 hệ thống
tổ chức: Thu quốc doanh, thuế công thương nghiệp, thuế nông nghiệp, thực
hiện sự đổi mới cơ bản về hệ thống tổ chức thống nhất,kiện toàn bộ máy,
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, bảo đảm các mục tiêu cải cách hệ thống thuế mới
với hiệu quả cao nhất. Ngành thuế nhà nước được tổ chức qua 3 cấp từ Tổng
cục Thuế, Cục Thuế đến Chi cục Thuế; Được xác định rõ quyền hạn trách
nhiệm và sự phân công cụ thể hợp lý giữa cơ quan thuế ngành dọc cấp trên
và chính quyền từng cấp trong tổ chức lãnh đạo chỉ đạo thực hiện nghiêm
chỉnh chính sách thuế chung cả nước và trên địa bàn lãnh thổ theo nguyên
tắc song hành lãnh đạo.
Từ đây, hệ thống thuế của Việt Nam đã tương đối ổn định, ngành thuế
được tổ chức qua ba cấp từ Tổng cục Thuế, Cục Thuế đến Chi cục Thuế;
được xác định rõ quyền hạn trách nhiệm và sự phân công cụ thể hợp lý giữa
cơ quan thuế ngành dọc cấp trên và chính quyền từng cấp trong tổ chức lãnh
đạo chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh chính sách chế độ thuế chung cả nước và
trên địa bàn lãnh thổ theo nguyên tắc song hành lãnh đạo...
Tổng cục Thuế là tổ chức thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng tham
mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu nội địa
trong phạm vi cả nước, bao gồm: Thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của
ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế); tổ chức quản lý thuế theo quy
định của pháp luật.
40
Tổng cục Thuế thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính để trình cấp có thẩm quyền xem xét
quyết định:
+ Các dự án Luật, dự thảo Nghị quyết của Quốc hội, dự án Pháp lệnh,
dự thảo Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; Dự thảo Nghị định của
Chính phủ; Dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ về quản lý thuế;
+ Chiến lược, chương trình hành động, đề án, dự án quan trọng về quản lý
thuế; Dự toán thu thuế hàng năm theo quy định của Luật ngân sách nhà nước.
- Trình Bộ trưởng Bộ Tài chính xem xét, quyết định:
+ Dự thảo Thông tư và các văn bản khác về lĩnh vực quản lý của Tổng
cục Thuế;
+ Kế hoạch hoạt động hàng năm của Tổng cục Thuế.
- Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, quy trình nghiệp vụ;
Văn bản quy phạm nội bộ và văn bản cá biệt thuộc phạm vi quản lý của
Tổng cục Thuế.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, kế
hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục Thuế
sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc lĩnh vực quản lý của
Tổng cục Thuế.
- Tổ chức quản lý thuế theo quy định của pháp luật:
+ Hướng dẫn, giải thích chính sách thuế của Nhà nước; Tổ chức
công tác hỗ trợ người nộp thuế thực hiện nghĩa vụ nộp thuế theo quy định
của pháp luật;
+ Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, giám sát và tổ chức thực hiện quy trình
nghiệp vụ về đăng ký thuế, cấp mã số thuế, kê khai thuế, tính thuế, nộp thuế,
hoàn thuế, khấu trừ thuế, miễn thuế, xóa nợ tiền thuế, tiền phạt và các nghiệp
vụ khác có liên quan;
41
+ Quyết định hoặc trình cấp có thẩm quyền quyết định việc miễn thuế,
giảm thuế, hoàn thuế, gia hạn thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, gia hạn thời hạn
nộp thuế, xóa tiền nợ thuế, tiền phạt thuế;
+ Bồi thường thiệt hại cho người nộp thuế; giữ bí mật thông tin của
người nộp thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của người nộp thuế khi
có đề nghị theo quy định của pháp luật;
+ Giám định để xác định số thuế phải nộp của người nộp thuế theo yêu
cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
+ Ủy nhiệm cho các cơ quan, tổ chức trực tiếp thu một số khoản thuế
theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ quản lý rủi ro trong hoạt
động quản lý thuế.
- Được áp dụng các biện pháp hành chính để đảm bảo thực thi pháp
luật về thuế:
+ Yêu cầu người nộp thuế cung cấp sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và hồ
sơ tài liệu khác có liên quan đến việc tính thuế, nộp thuế; yêu cầu tổ chức tín
dụng, các tổ chức và cá nhân khác có liên quan cung cấp tài liệu và phối hợp
với cơ quan thuế trong công tác quản lý thuế;
+ Ấn định thuế, truy thu thuế; thực hiện các biện pháp cưỡng chế thi
hành quyết định hành chính thuế để thu tiền thuế nợ, tiền phạt vi phạm hành
chính thuế.
- Lập hồ sơ kiến nghị khởi tố các tổ chức, cá nhân vi phạm pháp luật về
thuế; thông báo công khai trên phương tiện thông tin đại chúng các trường
hợp vi phạm pháp luật thuế.
- Thanh tra chuyên ngành thuế; Kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo;
xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị cấp có thẩm quyền xử lý theo quy định
của pháp luật đối với hành vi vi phạm pháp luật thuế; Phòng, chống tham
42
nhũng, tiêu cực và thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng tài
sản, kinh phí được giao theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng, triển khai, quản lý phần mềm ứng dụng, cơ sở dữ liệu quốc
gia chuyên ngành về thuế, hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin đáp ứng yêu
cầu hiện đại hóa công tác quản lý thuế, công tác quản lý nội ngành và cung
cấp các dịch vụ điện tử hỗ trợ người nộp thuế.
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thống kê về thuế và chế độ báo
cáo tài chính theo quy định.
- Thực hiện nhiệm vụ hợp tác quốc tế về lĩnh vực thuế theo phân công,
phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định của pháp luật.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế; Thực hiện chế độ tiền lương và các chế
độ, chính sách đãi ngộ, đào tạo, bồi dưỡng, thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với
công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Tổng cục
Thuế theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tài chính và quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng của ngành thuế đối
với người nộp thuế, các tổ chức, cá nhân khác có thành tích xuất sắc trong
công tác quản lý thuế và chấp hành nghĩa vụ thuế với ngân sách nhà nước
theo quy định của pháp luật.
- Quản lý kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và tài sản được giao, lưu
giữ hồ sơ, tài liệu, ấn chỉ thuế theo quy định của pháp luật; Thực hiện cơ chế
quản lý tài chính và biên chế theo quy định của cơ quan có thẩm quyền.
- Thực hiện cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương
trình cải cách hành chính được Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng Bộ Tài chính
giao và theo quy định của pháp luật.
2.1.2. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Tổng cục Thuế được tổ chức thành hệ thống dọc từ trung ương đến địa
phương, bảo đảm nguyên tắc tập trung thống nhất.
43
- Cơ quan Tổng cục Thuế ở Trung ương bao gồm các tổ chức:
+ Vụ Chính sách là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức năng
tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về công tác chính sách thuộc
chức năng nhiệm vụ của Tổng cục Thuế.
+ Vụ Pháp chế là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức năng
tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về công tác pháp chế của
Tổng cục Thuế.
+ Vụ Dự toán thu thuế là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về công tác phân tích,
dự báo, lập và tổ chức thực hiện dự toán thu ngân sách nhà nước.
+ Vụ Tuyên truyền - Hỗ trợ người nộp thuế là đơn vị thuộc Tổng cục
Thuế, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế
trong việc tuyên truyền hỗ trợ người nộp thuế.
+ Vụ Kê khai và Kế toán thuế là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện
chức năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về công tác đăng
ký thuế, khai thuế, khấu trừ thuế, nộp thuế, miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế,
kế toán thuế, thống kê thuế.
+ Vụ Quản lý nợ và Cưỡng chế nợ thuế là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế,
thực hiện chức năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về công
tác quản lý nợ và cưỡng chế nợ thuế.
+ Vụ Thanh tra - Kiểm tra thuế là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực
hiện chức năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về công
tác thanh tra – kiểm tra thuế thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao của
Tổng cục Thuế.
+ Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế,
thực hiện chức năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quản lý
thuế đối với doanh nghiệp lớn.
44
+ Vụ Quản lý thuế Doanh nghiệp nhỏ và vừa và Hộ kinh doanh, cá
nhân là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức năng tham mưu, giúp
Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế quản lý thuế đối với các doanh nghiệp nhỏ
và vừa và Hộ kinh doanh, cá nhân.
+ Vụ Hợp tác Quốc tế là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về công tác đối ngoại
của Tổng cục.
+ Vụ Kiểm tra nội bộ là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế thực hiện công tác
chấp hành kỷ cương, kỷ luật, quy chế của cơ quan; giải quyết các khiếu nại tố
cáo; phòng chống tham nhũng; thực hành tiết kiệm của các tổ chức, đơn vị và
các nhân thuộc Tổng cục Thuế.
+ Vụ Tổ chức cán bộ là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế trong công tác tổ chức
cán bộ của Tổng cục Thuế.
+ Vụ Tài vụ - Quản trị là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức
năng tham mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế trong công tác tài vụ
và quản trị thuộc chức năng nhiệm vụ của Tổng cục Thuế.
+ Văn phòng là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức năng tham
mưu, giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế trong công tác hành chính, văn
phòng và chi tiêu nội bộ của cơ quan Tổng cục Thuế.
+ Cục Công nghệ Thông tin là đơn vị thuộc Tổng cục Thuế, thực
hiện chức năng giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế xây dựng, triển
khai, quản lý phần mềm ứng dụng, cơ sở dữ liệu chuyên ngành về thuế, hạ
tầng kỹ thuật, an toàn thông tin đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa công tác
quản lý thuế, công tác quản lý nội bộ ngành và cung cấp các dịch vụ điện
tử hỗ trợ người nộp thuế.
45
+ Trường Nghiệp vụ Thuế là đơn vị sự nghiệp thuộc Tổng cục Thuế, có
nhiệm vụ giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế tổ chức thực hiện công tác
đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức, viên chức trong hệ
thống thuế; cung cấp các dịch vụ, tư vấn về đào tạo bồi dưỡng liên quan đến
lĩnh vực thuế cho tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.
+ Tạp chí Thuế là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Tổng cục Thuế, có
nhiệm vụ giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế thực hiện công tác thông
tin, tuyên truyền, trao đổi các vấn đề về chính sách, chế độ pháp luật và
nghiệp vụ trong lĩnh vực tài chính, ngân sách và quản lý thuế, phí, lệ phí;
thông tin các hoạt động của Tổng cục Thuế và các ngành có liên quan đến
công tác quản lý thuế theo quy định của pháp luật.
Các tổ chức nêu trên là các tổ chức hành chính giúp Tổng cục trưởng
thực hiện chức năng quản lý nhà nước trừ Trường Nghiệp vụ Thuế và Tạp
Chí Thuế là đơn vị sự nghiệp.
Các tổ chức hành chính của Tổng cục Thuế chỉ có 02 đơn vị được tổ chức
cấp phòng đó là: Văn phòng được tổ chức 04 Phòng; Cục Công nghệ Thông tin
được tổ chức 06 Phòng. Trong các phòng chức năng gồm Trưởng, Phó trưởng
Phòng, công chức, viên chức, nhân viên và người lao động thuộc từng phòng.
- Cơ quan Thuế ở địa phương:
+ Cục Thuế ở các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương theo đơn vị
hành chính cấp tỉnh (gọi chung là Cục Thuế cấp tỉnh) là tổ chức trực thuộc
Tổng cục Thuế, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ
phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế)
thuộc phạm vi nhiệm vụ của cơ quan thuế quản lý thu trên địa bàn theo quy
định của pháp luật.
+ Chi cục Thuế ở các quận, huyện, thị xã, thành phố; Chi cục Thuế
khu vực (gọi chung là Chi cục Thuế) là tổ chức trực thuộc Cục Thuế cấp
46
tỉnh, có chức năng tổ chức thực hiện công tác quản lý thuế, phí, lệ phí, các
khoản thu khác của ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là thuế) thuộc
phạm vi nhiệm vụ của cơ quan thuế quản lý thu trên địa bàn theo quy định
của pháp luật.
2.2. Tình hình chu9n bị các điều kiện để triển khai ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế
2.2.1. Mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
tại Tổng cục Thuế
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Hành chính Văn phòng
nói chung và trong quản lý văn bản nói riêng, Tổng cục Thuế đã xây dựng
mục tiêu hiện đại hóa công tác này bằng việc xây dựng đề án Hiện đại hóa
công tác Hành chính Văn phòng giai đoạn 2010 - 2015. Đẩy mạnh hiện đại
hóa bằng việc ứng dụng CNTT vào các quy trình nghiệp vụ cụ thể sử dụng
ứng dụng tin học để quản lý văn bản. Mục tiêu đưa ra là nâng cao chất lượng,
hiệu quả, hiệu lực trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của cơ quan
thuế các cấp. Đổi mới các thủ tục về hành chính văn thư phù hợp với cải cách
thủ tục hành chính thuế và lộ trình của CPĐT Việt Nam, nhằm phục vụ tốt
nhất cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của Ngành Thuế đồng thời tạo điều
kiện thuận lợi nhất cho các tổ chức, cá nhân nộp thuế theo cơ chế tự tính, tự
khai, tự nộp.
Xây dựng hệ thống Hành chính Văn phòng ngành Thuế văn minh hiện
đại đáp ứng yêu cầu CCHC Thuế. Đẩy mạnh tin học hóa hoạt động Hành
chính Văn phòng: Sửa đổi nâng cấp chương trình quản lý công văn, tờ trình
tại cơ quan Tổng cục và Cục Thuế; xây dựng mới phần mềm văn thư lưu trữ;
Tiếp tục triển khai tin học hóa trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt
động của cơ quan, của ngành qua mạng tin học, giảm thiểu đến mức thấp nhất
việc sử dụng công văn giấy tờ.
47
Với mục tiêu của 2010-2015, Tổng cục Thuế đã triển khai xong
chương trình quản lý văn bản cho Tổng cục Thuế và Cục Thuế các tỉnh
thành phố. Đây cũng là bước đầu đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong QLVB
của ngành Thuế.
Trong những năm gần đây khi mà Chính phủ quyết tâm thực hiện
Chính phủ điện tử thì Tổng cục Thuế đã xây dựng kế hoạch cụ thể đối với
từng nội dung mà Chính phủ đặt ra, mỗi công việc trong kế hoạch đều có mục
tiêu cụ thể.
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính
phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành
chính Nhà nước; Thực hiện chỉ đạo của Thủ tướng Chỉnh phủ tại Quyết định
này Bộ Tài chính ban hành QĐ số 1824/QĐ-BTC về việc triển khai Quyết
định 28 nêu trên.
Tiếp đến Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 01/2019/TT- BNV ngày
24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý dữ liệu điện tử trong
công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử
trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Thông tư số
02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu
vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Trước hàng loạt các văn bản chỉ đạo của Chính Phủ và cơ quan chuyên
môn về triển khai gửi nhận văn bản điện tử thì Tổng cục Thuế ban hành
Thông báo số 444/TB-TCT về việc thông báo kế hoạch triển khai Quyết định
1824/QĐ-BTC, đó cũng chính là mục tiêu thực hiện trong việc ứng dụng
CNTT trong thời kỳ này, nội dung như sau:
Xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo điều hành: Xây dựng quy trình
tiếp nhận xử lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế; Xây dựng lộ trình và quy
trình ứng dụng chữ ký số; Lộ trình sử dụng văn bản điện tử thay văn bản giấy
48
trong điều hành xử lý công việc; Kết nối liên thông với trục liên thông văn
bản ngành Tài chính; Định kỳ sao lưu văn bản điện tử và bảo đảm an ninh, an
toàn thông tin trong quá trình thực hiện; Tổ chức triển khai phần mềm quản lý
hồ sơ lưu trữ…
2.2.2. Xây dựng và ban hành các quy định về ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản
Căn cứ kế hoạch cải cách tổng thể nền HCNN, Chính phủ quyết tâm
đẩy nhanh tiến độ ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý điều hành của các
cơ quan Nhà nước, sự quyết tâm này được thể hiện bằng hàng loạt các văn
bản chỉ đạo hệ thống HCNN tuân thủ thực hiện:
Nghị Quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính
phủ điện tử;
Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015 của Thủ tướng Chính
phủ phê duyệt chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong các cơ quan
nhà nước giai đoạn 2016-2020;
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính
phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống HCNN;
Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định 1072/QĐ-TTg ngày
28/8/2018 thành lập thành lập Ủy ban quốc gia về CPĐT trên cơ sở kiện toàn
Ủy ban Quốc gia về ứng dụng CNTT, nhằm phát triển CPĐT hướng tới Chính
phủ số, nền kinh tế số và xã hội số, tạo thuận lợi cho việc phát triển Cách
mạng công nghiệp lần thứ 4 tại Việt Nam;
Bộ Nội vụ ban hành thông tư số 01/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019
quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý dữ liệu điện tử trong công tác văn
thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá
trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Thông tư số 02/2019/TT-
BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu
cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
49
Ngày 07/03/2019, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết số 17/NQ-CP về
một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn
2019-2020, định hướng đến 2025;
Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1824/QĐ-BTC ngày 05/10/2018
của Bộ Tài chính phê duyệt kế hoạch thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-
TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 456/QĐ-BTC ngày 28/3/2019 về
việc ban hành quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý VBĐT tại Bộ
Tài chính;
Tổng cục Thuế đã ban hành các văn bản phục vụ ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản:
Quyết định số 1538/QĐ-TCT ngày 10/8/2016 của Tổng cục Thuế về
việc ban hành quy trình quản lý văn bản và điều hành (eDocTC) tại cơ quan
Tổng cục Thuế.
Công văn số 3578/TCT-VP ngày 10/8/2016 của Tổng cục Thuế về việc
hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý văn bản điện tử thông qua hệ thống
eDocTC.
Quyết định số 1539/QĐ-TCT ngày 10/8/2016 của Tổng cục Thuế về việc
ban hành quy trình quản lý văn bản và điều hành (eDocTC) tại Cục Thuế và Chi
cục Thuế.
Công văn số 3579/TCT-VP ngày 10/8/2016 của Tổng cục Thuế về việc
hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý văn bản điện tử thông qua hệ thống
eDocTC cấp Cục Thuế và Chi cục Thuế;
Tổng cục Thuế ban hành Thông báo số 444/TB-TCT ngày
05/11/2018 thông báo kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định 1824 của
Bộ Tài chính.
50
2.2.3. Nhân sự quản lý văn bản
Mọi văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục Thuế đều tập trung tại
Phòng Hành chính, Văn phòng Tổng cục Thuế. Công tác quản lý văn bản
do Phòng Hành chính đảm nhận. Sau khi văn bản được luân chuyển xử lý
đến các Vụ/đơn vị thì công chức của các Vụ đơn vị có trách nhiệm quản lý
và bảo quản văn bản đúng quy định.
Phòng Hành chính thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế có chức năng
tham mưu giúp Chánh Văn phòng trong công tác Văn thư, lưu trữ, công
tác hành chính văn phòng. Vì vậy, các hoạt động liên quan đến ứng dụng
CNTT trong lĩnh vực này do Phòng Hành chính chịu trách nhiệm. Nhiệm
vụ của Phòng Hành chính bao gồm các phần công việc như quản lý văn
bản đi, quản lý văn bản đến, photocopy, in ấn, sao chụp tài liệu, quản lý
văn bản, tài liệu đã đưa vào lưu trữ cơ quan, trong các nhiệm vụ đó thì
nhiệm vụ chiếm phần khối lượng công việc lớn nhất của phòng là công
tác quản lý văn bản.
Công tác quản lý văn bản cũng phải được thực hiện theo một nguyên
tắc và trình tự nhất định, đúng quy định của pháp luật. Vì vậy, công chức
thực hiện công tác này cũng cần có trình độ về lĩnh vực này để quản lý tốt,
hiệu quả văn bản của cơ quan.
Ngoài các cán bộ Phòng Hành chính có nhiệm vụ quản lý còn có các
cán bộ của Cục Công nghệ thông tin của Tổng cục thuế có nhiệm vụ quản lý,
sao lưu các thông tin dữ liệu về văn bản trên hệ thống quản lý văn bản, đảm
bảo an toàn an ninh thông tin cho các hệ thống phần mềm của Tổng cục Thuế
nói chung và phần mềm ứng dụng quản lý văn bản nói riêng.
Tổng cục Thuế không bố trí cán bộ tin học làm việc ở Văn phòng cũng
như các đơn vị nghiệp vụ khác, trong quá trình hoạt động nếu ứng dụng
CNTT vào quy trình nghiệp vụ nào thì Cục CNTT sẽ bố trí nhân sự theo lĩnh
51
vực triển khai tham gia phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ xây dựng, nâng
cấp, triển khai ứng dụng.
Ngày nay, các Bộ, ngành đều thực hiện theo lộ trình của Chính phủ về
thực hiện Chính phủ điện tử. Công tác quản lý văn bản lại là một trong những
vấn đề cốt lõi để triển khai Chính phủ điện tử. Vì vậy, công tác quản lý văn
bản lại ngày càng đòi hỏi nhân sự có trình độ tin học, không ngừng nâng cao
trình độ tin học để đáp ứng yêu cầu chung.
2.2.4. Hạ tầng kỹ thuật và phần mềm
Hạ tầng kỹ thuật để triển khai ứng dụng quản lý văn bản đó chính là tập
hợp các thiết bị đã được tính toán như máy chủ, máy trạm, các thiết bị ngoại
vi, thiết bị kết nối mạng, thiết bị đảm bảo an ninh an toàn thông tin, các hệ
thống mạng của cơ quan Tổng cục Thuê.
Từ năm 2014 đến tháng 8/2016 Tổng cục Thuế chỉ cần sử dụng một máy
chủ và các máy trạm để đưa ứng dụng quản lý công văn triển khai cho Tổng cục
Thuế. Các thiết bị công nghệ thông tin đơn giản, phần mềm chạy trên nền công
nghệ tĩnh, thông tin nhập vào ứng dụng và được lưu lại, mọi thông tin do người
sử dụng nhập đưa lên hệ thống. Tài nguyên của hệ thống chỉ phải trang cấp lần
đầu, không bị biến động về tốc độ, độ ổn định của chương trình tương đối cao.
Sử dụng hệ thống này không phải tính đến các thiết bị an toàn an ninh thông tin,
độ an toàn của thông tin là tuyệt đối.
Giai đoạn này, mỗi năm Tổng cục Thuế quản lý trên 40.000 văn
bản đến và hơn 14.000 văn bản đi. Ứng dụng tính toán được tồn đọng
văn bản nhờ vào việc đặt các thuật toán, câu lệnh tự động tính tồn đọng
văn bản theo nguyên tắc văn bản đến nếu có tờ trình được phê duyệt và
có văn bản đi được phát hành thì được coi là hoàn thành việc xử lý. Văn
bản luôn được quản lý chặt chẽ và đúng với tình trạng của văn bản. Việc
này giúp ích nhiều trong công tác chỉ đạo điều hành được chính xác, hiệu
quả, kịp thời.
52
Từ tháng 8/2016 đến nay, Tổng cục Thuế triển khai chương trình quản
lý văn bản và điều hành. Việc quản lý văn bản được thực hiện trên môi trường
mạng, các máy trạm phải được kết nối mạng. Văn bản được Scan, luân
chuyển và quản lý trên môi trường mạng, việc này làm Tổng cục Thuế phải
bố trí nhiều tài nguyên để lưu trữ đủ dữ liệu. Tuy đã tính toán đến phần lưu
trữ dữ liệu, dung lượng dữ liệu đưa lên chương trình đã được giới hạn nhưng
chưa đáp ứng kịp sự gia tăng về số lượng dữ liệu khủng trên chương trình
(đến ngày 31/5/2019 tổng số văn bản lưu trên hệ thống là 4.797.777 văn bản)
dẫn đến máy chủ luôn rơi vào tình trạng quá tải. Trước tình hình đó Cục Công
nghệ Thông tin của Tổng cục Thuế bổ sung tài nguyên để lưu trữ kịp thời số
liệu, tài nguyên phục vụ chương trình quản lý văn bản và điều hành 03 năm
được thể hiện tại Bảng 2.1 – Tài nguyên phục vụ vận hành chương trình.
Bảng 2.1. Tài nguyên phục vụ vận hành chương trình eDocTC
Loại Server Năm 2016
SL Thông số Năm 2017 SL Thông số Năm 2018 SL Thông số
- CPU: 12; - RAM: 24GB; -LAN: 10GB
3 6 WFE 2
- CPU: 24; - RAM: 24GB; -LAN: 10GB
3 3 UPLOAD 2
8; - CPU: - RAM: 16GB; -LAN: 10GB
2 2 MOBILE 2
- CPU: 16; - RAM: 32GB; -LAN: 10GB
3 4 APP 2
- CPU: 32; - RAM: 64GB; -LAN: 1GB
- CPU: 16; - RAM: 32GB; -LAN: 1GB - CPU: 8; RAM: - 16GB; -LAN: 1GB - CPU: 8; - RAM: 16GB; -LAN: 1GB - CPU: 16; - RAM: 32GB; -LAN: 1GB - CPU: 32; - RAM: 64GB; -LAN: 1GB 2 3 - CPU: 12; - RAM: 24GB; -LAN: 10GB - CPU: 24; RAM: - 24GB; -LAN: 10GB - CPU: 8; - RAM: 16GB; -LAN: 10GB - CPU: 16; - RAM: 32GB; -LAN: 10GB - CPU: 28; - RAM: 64GB; -LAN: 10GB DB 2
53
Ngoài các yêu cầu về cơ sở hạ tầng nêu trên thì còn nhiều các yêu cầu khác
liên quan đến quản lý dữ liệu trên hệ thống như yêu cầu về bảo mật thông tin dữ
liệu, yêu cầu về sao lưu phục hồi dữ liệu; an toàn đối với tài khoản sử dụng, nhật
ký sử dụng…
Các hạ tầng trên mới chỉ phục vụ cho công tác quản lý văn bản đi, văn
bản đến mà chưa quản lý được tài liệu lưu trữ dữ liệu.
2.2.5. Kinh phí thực hiện
Tổng cục Thuế đã ứng dụng CNTT vào công tác QLVB từ những năm
1994 nhưng chỉ đơn giản, sử dụng máy tính cá nhân của công chức để theo
dõi văn bản đi đến trên excel, không được bố trí kinh phí riêng.
Năm 2004, Tổng cục Thuế đã bố trí kinh phí để triển khai chương trình
quản lý công văn cho cơ quan Tổng cục Thuế và Cục Thuế các tỉnh với chi
phí là: 200.000.000 đồng. Phần mềm được thuê công ty phần mềm bên ngoài
viết và Tổng cục Thuế nhận bàn giao triển khai cho các đơn vị trong ngành.
Nguồn kinh phí được bố trí từ kinh phí dự án đầu tư cho CNTT hàng năm.
Năm 2016, Tổng cục Thuế được Bộ Tài chính triển khai chương trình
quản lý văn bản và điều hành ngành Tài chính, kinh phí do Bộ Tài chính chi trả,
các đơn vị tiếp nhận sử dụng. Nay Tổng cục Thuế chuẩn bị triển khai mở rộng
cho các Cục Thuế địa phương thì phải xây dựng dự toán từ năm 2018, đăng ký
dự toán với đơn vị dự toán chi của Tổng cục tổng hợp trình cấp có thẩm quyền
(Bộ Tài chính) phê duyệt kinh phí. Sau khi dự toán được duyệt Bộ Tài chính sẽ
cấp kinh phí cho hạng mục CNTT nằm trong tổng số kinh phí của ngành Thuế,
Vụ Tài vụ Quản trị sẽ phân bổ kinh phí phục vụ chi CNTT toàn ngành về cho
Cục CNTT quản lý, thực hiện. Việc phân bổ sẽ dựa vào bài toán thực tế của Cục
CNTT, đầu tư có trọng điểm, từ thí điểm rồi mới triển khai diện rộng, không đầu
tư dàn trải để tránh rủi ro. Do sử dụng kinh phí nhà nước cấp nên các hạng mục
cần được phê duyệt rồi mới cấp kinh phí dẫn đến việc đầu tư cho ứng dụng công
nghệ thông tin hay bị chậm, chưa kịp thời.
54
2.3. Tình hình triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản
2.3.1. Phần mềm quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế
Việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản được lãnh đạo Tổng cục Thuế
quan tâm từ rất lâu, khối lượng văn bản cần quản lý lớn nên nhu cầu đưa tin học
vào để quản lý là nhu cầu cấp bách, Tổng cục Thuế bắt đầu đưa phần mềm vào
quản lý văn bản của Tổng cục và các Cục Thuế từ năm 2004. Phần mềm này có
tên gọi “Quản lý công văn”. Tuy nhiên, phần mềm có nhiều hạn chế trong quá
trình thực hiện, thiết kế theo mô hình tĩnh, không kết nối mạng internet, chỉ đăng
ký thông tin của văn bản, tờ trình, ghi chú lại các thông tin cần thiết liên quan,
không luân chuyển xử lý trên ứng dụng. Tra cứu tìm kiếm thông tin văn bản bị
hạn chế, chỉ cho ra kết quả khi nhập đúng thông tin như ban đầu nhập vào…
Nhằm nâng cao mức độ ứng dụng CNTT đối với công tác này, kết hợp chỉ
đạo điều hành và phục vụ cho triển khai Chính phủ điện tử từ tháng 8/2016 đến
nay Tổng cục Thuế đã xây dựng, triển khai chương trình quản lý văn bản và điều
hành. Tên gọi đầy đủ của ứng dụng là Chương trình Quản lý văn bản và điều
hành ngành Tài chính (tên gọi tắt là eDocTC). Đây là phần mềm dùng chung cho
ngành Tài chính. Phần mềm được Bộ Tài chính triển khai áp dụng cho toàn
ngành, Bộ xây dựng các phân hệ Tổng cục nghiên cứu đưa các quy trình thực
hiện từ khâu tiếp nhận đến lưu hồ sơ vào chương trình này.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành được xây dựng dựa trên nền
công nghệ Web Based, được nâng cấp từ phần mềm edocman của Bộ Tài
chính. Đây là một ứng dụng độc lập, chưa tích hợp được với các hệ thống
khác. Hệ thống được xây dựng với mục đích phục vụ và quản lý các quy
trình điều hành của Bộ Tài chính đến các đơn vị trực thuộc. Hệ thống tương
thích với các trình duyệt phổ biến hiện nay như Internet Explorer, Morilla
Firefox, Google Chome, Safari; Tương tác với mail Exchange để nhắc việc
xử lý văn bản, công việc, lịch làm việc tới người dùng; Đáp ứng khả năng
tùy biến: Quản trị hệ thống có thể trực tiếp tùy biến (không cần thiết phải có
55
điều chỉnh mã nguồn phần mềm) các quy trình nghiệp vụ trong xử lý văn
bản, công việc; lưu lại vết đường chuyển của văn bản một cách tường minh
và trực quan hóa bằng hình ảnh để NSD dẽ theo dõi. Các quy trình hoạt
động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổi
thông tin trên mạng qua các chức năng của phần mềm được thiết kế theo tác
nghiệp của một nhóm đối tượng.
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục Thuế xây dựng
bao gồm 11 phân hệ, mỗi phân hệ đảm nhận một chức năng.
- Phân hệ quản lý văn bản đến
- Phân hệ quản lý văn bản đi
- Phân hệ quản lý văn bản nội bộ - Phân hệ quản lý tờ trình
- Phân hệ quản lý hồ sơ công việc
Ngoài các phân hệ, chức năng chính nêu trên, chương trình còn có các
phân hệ với tính năng bổ trợ như: Giao việc- theo dõi chỉ đạo, gửi nhận liên
thông, quản lý tài liệu dùng chung, phân hệ lịch lãnh đạo, phòng họp, lịch sử
dụng xe, thông báo nội bộ, phân hệ cộng tác, phân hệ nội bộ....
Hình 2.1. Các phân hệ trên chương trình
56
Tuỳ theo từng vị trí công tác mà cán bộ có chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn nhất định. Điều này được thể hiện thông qua việc phân quyền truy
cập trong chương trình quản lý văn bản. Mỗi cán bộ công chức đều được
cung cấp quyền truy cập chương trình riêng với tên người sử dụng và mật
khẩu để đăng nhập.
Hình 2.2. Màn hình đăng nhập chương trình
Người sử dụng trên chương trình chỉ có quyền xử lý và tra cứu/ tìm
kiếm những văn bản, tài liệu được luân chuyển đến mình theo quy trình luân
chuyển xử lý văn bản
2.3.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến được hiểu là những văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi
đến. Trong hoạt động của mình Tổng cục Thuế thường xuyên nhận được rất
nhiều các văn bản do các cơ quan bên ngoài gửi đến với mục đích cung cấp
thông tin để biết, để thực hiện, hoặc để báo cáo, hoặc để hướng dẫn, hoặc để
xin ý kiến chỉ đạo..
Theo quy chế làm việc, quy chế văn thư của Tổng cục Thuế văn bản
đến từ bất kỳ hình thức nào đều được đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản
của Tổng cục Thuế, do đó rất dễ dàng thống kê được văn bản đến từ đâu, nội
dung, thời hạn xử lý.
57
Giai đoạn từ năm 2014 đến tháng 8/2016. Giai đoạn này, văn bản đến
chủ yếu là bản giấy được gửi đến qua đường bưu điện hoặc văn bản được gửi
trực tiếp tại Phòng Hành chính – Văn phòng Tổng cục Thuế hoặc người nộp
thuế phản ánh trực tiếp tại cơ quan thuế xong được cán bộ tiếp đón ghi lại
thành biên bản. Tất cả văn bản đến được văn thư đăng ký vào chương trình
quản lý văn bản và trình các cấp lãnh đạo để chỉ đạo giải quyết.
Văn bản đến được văn thư quản lý các thông tin như: Số ký hiệu, ngày
tháng, nơi gửi, ngày đến, mã văn bản đến, độ khẩn, nội dung, hạn xử lý của
văn bản, loại văn bản, quá trình xử lý văn bản. Các thông tin này được văn
thư nhập lên hệ thống và được lưu ngay vào hệ thống không cần thực hiện
chức năng ghi lại hay bấm nút lưu. Văn bản được quản lý trên hệ thống sẽ tra
cứu, tìm kiếm lại được thông tin văn bản đã nhập phục vụ công tác tham mưu
cho lãnh đạo các cấp trong chỉ đạo điều hành công việc. Việc tìm kiếm dựa
trên các tiêu chí nhập, người dùng dễ dàng tìm kiếm được văn bản đã nhận từ
nhiều năm trước. Trên hệ thống này văn bản chỉ được quản lý về các thông tin
trên văn bản, không đưa được nội dung chi tiết của văn bản lên hệ thống.
Để quản lý tốt các văn bản đến chương trình quản lý văn bản còn có
chức năng báo cáo, các báo cáo liên quan văn bản đến: Báo cáo văn bản đến
chưa hoàn thành việc xử lý, báo cáo văn bản đến theo nơi nhận.
Nhìn chung, giai đoạn này văn bản đến được quản lý chặt chẽ từ khâu
tiếp nhận đến khâu luân chuyển về đơn vị xử lý.
Giai đoạn từ tháng 8/2016 đến tháng 8/2019, Tổng cục Thuế đã triển
khai chương trình quản lý văn bản và điều hành. Văn bản đến không chỉ là
văn bản giấy mà còn nhận được qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Văn bản nhận được qua hệ thống là văn bản điện tử, văn bản giấy nhận
được tùy loại sẽ được văn thư số hóa (scan) đưa lên chương trình để luân
chuyển xử lý, do đó mà quản lý được toàn văn của văn bản đến. Việc đăng ký
58
văn bản điện tử đến tương tự như đăng ký văn bản giấy, tuy nhiên đăng ký
văn bản đến giai đoạn này được thực hiện trên môi trường mạng và có thêm
các trường thông tin như đề xuất đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp, file đính
kèm, số tờ. Sau khi đăng ký xong văn thư phải bấm nút “cấp số” và “ghi lại”
thì thông tin mới được lưu trữ trên hệ thống, nếu quên bấm nút này thì văn
bản không được cấp số, lưu, khi nhập văn bản khác sẽ bị mất dữ liệu đã nhập.
Các thông tin về ngày giờ tiếp nhận, luân chuyển xử lý, người nhận,
người chuyển sẽ được lưu lại trên chương trình một cách tường minh và theo
đúng lịch sử xử lý. Các báo cáo cũng chi tiết và đáp ứng được yêu cầu quản
lý, bao gồm các báo cáo như Sổ chuyển, báo các tình trạng giải quyết văn bản
tại các vai trò…Sau khi có ý kiến chỉ đạo Văn bản giấy được chuyển đến đơn
vị chủ trì xử lý.
Theo số liệu được chiết xuất từ các phần mềm QLVB của Tổng cục
Thuế, số liệu văn bản đến qua các năm được thể hiện tại Bảng 2.2. Thống kê
số lượng văn bản đến qua các năm.
Bảng 2.2. Thống kê số lượng văn bản đến qua các năm
2014 2015 2016 2017 2018 Năm
42.775 41.303 46.571 58.142 62.321 Tổng số văn bản
- Văn bản không gắn file 42.775 41.303 44.826 37.819 23.319 đính kèm
- Văn bản có đính kèm file 1.745 20.323 33.002
Qua bảng số liệu trên ta thấy năm 2014, 2015 Tổng cục Thuế chưa sử
dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành nên chỉ có số liệu văn bản
đến là bản giấy.
2.3.3. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi được chuyên viên soạn thảo và có trách nhiệm đề xuất mức
độ, mật, khẩn và trình lãnh đạo các cấp duyệt và ký, phải được văn thư cơ
59
quan có trách nhiệm đăng ký vào sổ trước khi phát hành. Theo quy định
chung của nhà nước, tất cả các văn bản do cơ quan Tổng cục Thuế ban hành
đều phải được làm thủ tục đăng ký tại bộ phận văn thư cơ quan. Cán bộ văn
thư có trách nhiệm quản lý, theo dõi văn bản đi phải thực hiện các nghiệp vụ
như kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký văn bản, ghi số cho văn
bản sau đó mới đóng dấu ban hành.
Cũng tương tự như văn bản đến, thông tin đầu vào của văn bản đi
được quản lý dựa trên yêu cầu quản lý thực tiễn và theo sự hướng dẫn của
các cơ quan cấp trên về công tác văn thư - lưu trữ. Chương trình quản lý văn
bản đi bằng máy tính được thiết kế phải đảm bảo lưu trữ được những thông
tin cần thiết của một văn bản, các nội dung đó bao gồm thông tin về số, ký
hiệu văn bản; thông tin về đơn vị soạn thảo văn bản; thông tin về người ký
văn bản, thông tin về trích yếu nội dung văn bản, Ngày đi; Ngày ký; Người
ký; Độ mật/ khẩn/ hỏa tốc/ thường; Số bản; Người soạn thảo; Nơi nhận; Đơn
vị lưu, các thông tin này sẽ phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và
nhu cầu sử dụng văn bản phục vụ cho hoạt động chuyên môn của các chuyên
viên trong cơ quan. Tổng cục Thuế là cơ quan có sự trao đổi bằng văn bản
với nhiều cơ quan nhà nước khác, với mọi người dân và doanh nghiệp. Do
đó, số lượng văn bản đi hàng ngày phát hàng tương đối lớn. Văn bản đi của
Tổng cục Thuế được quản lý trên nhiều loại sổ khác nhau, mỗi loại sổ được
găn với tên loại văn bản.
Mỗi giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin mà quản lý văn bản đi tại
Tổng cục Thuế là khác nhau. Giai đoạn sử dụng chương trình “Quản lý văn
bản” thì văn bản đi được phát hành hoàn toàn là bản giấy, con dấu sử dụng
mực đỏ tươi và do Văn thư cơ quan tự tay đóng lên bản giấy, các thông tin
về văn bản được lưu trên hệ thống còn bản gốc văn bản được lưu trữ bằng
bản giấy. Giai đoạn triển khai chương trình “Quản lý văn bản và điều hành”
việc quản lý văn bản lại đòi hỏi cao hơn, Văn thư cơ quan vất vả hơn trong
60
khâu phát hành. Văn bản đi vừa phát hành bản giấy vừa phát hành điện tử
đối với các đơn vị đã đáp ứng được yêu cầu gửi nhận văn bản điện tử.
Văn bản đi phát hành bằng con đường điện tử thuận tiện, nhanh chóng
hơn bằng phát hành bản giấy, tuy nhiên độ đảm bảo an toàn an ninh thông tin
không cao bằng phát hành văn bản giấy. Trường hợp mạng bị nghẽn hay do lỗi
đường truyền thì văn bản bị treo đâu đó không gửi được đến người nhận. Muốn
kiểm tra tình trạng của văn bản này phải nhờ đến cán bộ hệ thống có trình độ về
CNTT mới có kết quả.
Để quản lý tốt các văn bản đi, trên phần mềm quản lý văn bản và
điều hành có xây dựng các báo cáo như: Báo cáo thống kê văn bản đi, báo
cáo thống kê văn bản đi theo loại sổ. Tổng cục Thuế vẫn có thể tìm kiếm
được các văn bản đi đã soạn thảo cách đây hàng chục năm nhờ vào tính
năng tìm kiếm văn bản đi. Các văn bản đi trong giai đoạn sử dụng phần
mềm quản lý văn bản và điều hành được ký số của tổ chức hoặc scan văn
bản đã đóng dấu, ký trực tiếp của cá nhân có thẩm quyền, phát hành qua
chương trình. Sử dụng chữ ký số tuy nhanh nhưng cũng có nhiều bất cập
và hạn chế mà chúng ta chưa lường trước được hết các rủi ro.
Văn bản đi được thống kê và báo cáo cuối mỗi năm chi tiết số văn bản
đi được phát hành qua các năm được thể hiện tại Bảng 2.3.
Bảng 2.3. Thống kê số lượng văn bản đi qua các năm
2014 2015 2016 2017 2018 TT Năm
Tổng số văn bản đi 11.535 12.763 12.446 16.062 12.453 1
Phát hành bản giấy 11.535 12.763 12.446 16.062 12.453 -
Phát hành bản điện tử 7.040 15.711 11.324 -
Năm 2016, Tổng cục Thuế mới thực hiện quản lý văn bản trên chương
trình quản lý văn bản trên môi trường mạng, thực hiện số hóa văn bản đi bằng
cách scan, gắn chữ ký số của tổ chức trên văn bản sau khi đã được ký tươi
trên bản gốc.
61
2.3.4. Quản lý văn bản nội bộ
Bên cạnh văn bản đi và đến, để đảm bảo cho hoạt động quản lý được
thông suốt, trong hệ thống văn bản của cơ quan Tổng cục Thuế còn nguồn
văn bản nội bộ. Văn bản nội bộ bao gồm một số loại sau: Công văn của Văn
phòng, công văn hành chính, báo cáo, thông báo, nội quy, quy chế, văn bản
trao đổi thông tin giữa các đơn vị. Nguồn văn bản này được hình thành trong
nội bộ cơ quan, từ Văn phòng hoặc các Vụ/đơn vị chức năng tạo lập gửi cho
nhau và không ban hành ra bên ngoài.
Việc ban hành loại văn bản này cũng tương tự như đối với văn bản đi
nhưng thay vì ban hành ra ngoài, văn bản này sẽ được công bố trong nội bộ
cơ quan hoặc gửi cho các đơn vị trong Tổng cục mà không qua bộ phận văn
thư của Tổng cục Thuế để đăng ký và lấy dấu.
Loại văn bản này được sử dụng vào các mục đích như thông báo ý kiến
trong nội bộ, đề nghị phối hợp xử lý công việc. Đơn vị ban hành văn bản sẽ
làm nhiệm vụ giữ bản lưu của văn bản. Số liệu luân chuyển trên phân hệ quản
lý văn bản nội bộ được thống kê từ khi triển khai chương trình quản lý văn
bản như sau: Năm 2016:1.383 văn bản; Năm 2017: 1.973 văn bản; Năm
2018: 1.637 văn bản, đên tháng 8 năm 2019 là 1.217 văn bản.
Văn bản nội bộ là một nguồn thông tin vô cùng quan trọng. Nó giúp
cho các Vụ/đơn vị trong cơ quan Tổng cục Thuế có thể phối hợp xử lý công
việc mang lại hiệu quả cao; hay thông báo thông tin đến nội bộ đơn vị hay
toàn thể cán bộ công chức, viên chức nhanh nhất. Bởi vậy, quản lý văn bản
nội bộ trong cơ quan cần được chú trọng hơn nữa từ các khâu như xin ý kiến,
phát hành, lưu văn bản... để đảm bảo được tính thống nhất trong công tác
quản lý văn bản trong cơ quan.
2.3.5. Phương thức và cách thức quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế
Có thể nói công tác quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế ngày càng
ứng dụng thành tựu và tiến bộ của khoa học công nghệ cao hơn nhằm
62
nâng cao năng suất, hiệu quả và từng bước tự động hóa quy trình quản lý
và theo dõi văn bản.
Tổng Cục Thuế là đơn vị đi đầu trong ngành Tài chính về triển khai
quản lý văn bản thành quy trình tròn. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
Tổng cục Thuế xây dựng các quy trình nghiệp vụ theo tiêu chuẩn của hệ
thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008, trong đó bao gồm cả các quy trình
trong lĩnh vực Văn thư lưu trữ như quy trình đăng ký và quản lý văn bản đến,
quy trình phát hành và quản lý văn bản đi, quy trình lưu trữ hồ sơ, quy trình tờ
trình …từ quy trình chuẩn đã ban hành xây dựng các quy trình tác nghiệp trên
ứng dụng quản lý văn bản và điều hành, điện tử hóa các quy trình xử lý để
tạo các luồng luân chuyển và xử lý khoa học, đảm bảo phục vụ tốt công tác
tham mưu, tổng hợp và giải quyết công việc hàng ngày có hiệu quả.
Trước đây, khi CNTT chưa phát triển thì việc quản lý văn bản mất
nhiều thời gian và công sức. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT
với nhiều thành tựu thiết thực thì việc quản lý văn bản trở nên đơn giản, thuận
tiện, nhanh chóng, chính xác, hiệu quả lâu dài. Sử dụng phần mềm quản lý
văn bản không những để ghi lại thông tin mà còn trao đổi thông tin với các cơ
quan trong hệ thống, trao đổi thông tin với các đơn vị ngoài ngành. Theo quy
định của Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn quản lý văn bản thì tất cả khâu liên quan đến văn bản đều phải mở sổ theo
dõi. Từ khi ứng dụng CNTT vào công tác này thì toàn bộ hệ thống sổ sách
được thực hiện trên máy tính, trên phần mềm quản lý văn bản.
Hiện nay, Tổng cục Thuế đang trong giai đoạn quá độ thực hiện Văn
phòng không giấy tờ, đang chuẩn bị văn bản quy định, xây dựng quy trình
thực hiện để dần dần không dùng bản giấy thì việc quản lý song song trên cả
hai hình thức là rất hợp lí. Vau khi văn bản xử lý xong hình thành hồ sơ thì
cũng quản lý theo phương thức song song vừa bản giấy vừa dữ liệu điện tử là
một cách đảm bảo an toàn.
63
2.4. Nhận xét chung về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản tại Tổng cục thuế
Với mục miêu Tổng cục Thuế đặt ra cho công tác ứng dụng CNTT
trong quản lý và điều hành như đã trình bày ở trên, qua thực trạng ứng dụng
CNTT vào QLVB thì học viên đánh giá về công tác này tại Tổng cục Thuế
như sau:
2.4.1. Kết quả đạt được
- Nhờ việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản giúp công việc trong
cơ quan đặc biệt là công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng hơn. Công
tác quản lý văn bản được đơn giản hơn, hiệu quả hơn, phục vụ tốt hơn trong
công tác chỉ đạo điều hành. Văn bản sau khi tiếp nhận qua xử lý sẽ được đăng
ký số trên hệ thống, quản lý được toàn bộ nội dung của văn bản, lưu trữ được
toàn văn của văn bản mà không tốn nhiều diện tích. Sử dụng phần mềm quản
lý văn bản và điều hành giúp việc luân chuyển văn bản điện tử cũng được
thực hiện nhanh hơn.
Trong quản lý văn bản đến, các thông tin sẽ được đơn vị xử lý nắm
được thông tin nhanh hơn và văn thư cơ quan không phải photocopy để
chuyển cho các đơn vị xử lý với vai trò phối hợp, các đơn vị chủ động trong
xử lý văn bản, không bị gấp nhiều.
Đối với quản lý văn bản đi: Việc quản lý và phát hành văn cũng không
phải photocopy nhiều và mang lại hiệu quả cao trong công việc. Đặc biệt,
trước kia chưa sử dụng văn bản điện tử thì việc tra cứu văn bản đi rất phức tạp
và tốn nhiều thời gian, hiện nay việc tìm kiếm đơn giản hơn rất nhiều, văn thư
chỉ cần gõ số ký hiệu, năm ban hành văn bản sẽ được liệt kê ra.
Khi chưa sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành thì việc
quản lý văn bản cũng khó khăn nhiều trong việc xác định ai là người đang giữ
văn bản này, ai là người đang xử lý hồ sơ này, sau khi triển khai ứng dụng
quản lý văn bản và điều hành thì công việc này trở nên đơn giản và rõ ràng vì
64
tại mỗi báo cáo chi tiết tình trạng xử lý văn bản đến đều có thông tin cán bộ
xử lý. Việc xem lại từng bước xử lý hồ sơ công việc cũng đơn giản nhờ hệ
thống quản lý văn bản và điều hành.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã giúp cho Lãnh đạo và
chuyên viên kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ, kiểm soát được
công việc cần xử lý, công văn đến hạn, quá hạn trả lời, công văn đã chuyển
đi… Giúp cho quy trình xử lý công văn, công việc ngày một chặt chẽ và
chuyên nghiệp hơn. Công tác tra cứu, tìm kiếm văn bản được thực hiện nhanh
chóng khi cần, tiết kiệm thời gian xử lý công việc và tăng năng suất lao động;
giảm chi phí cho nguồn nhân lực do đã được máy móc hỗ trợ nhiều; đem đến
môi trường làm việc hiện đại, đơn giản, gần gũi với cá nhân người sử dụng.
Từ đó, giúp tăng cường khả năng lãnh đạo điều hành của Lãnh đạo cơ quan
một cách nhanh chóng, kịp thời với thời gian ngắn nhất.
- Qua công tác ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản đã thực hiện
nghiêm theo chỉ đạo của Đảng, Nhà nước và Chính phủ về đẩy mạnh ứng
dụng CNTT qua các giai đoạn, không những thực hiện theo đúng kế hoạch, lộ
trình phát triển mà còn đi đầu trong ứng dụng phần mềm quản lý văn bản trên
môi trường mạng, có thể luân chuyển xử lý qua các vai trò, ghi lại thông tin
xử lý, lịch sử xử lý, đầy đủ các báo cáo đầu ra đáp ứng yêu cầu công việc.
- Việc triển khai chương trình QLVB và điều hành đã góp phần tạo nền
tảng bước đầu xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết số 36a/NQ-CP
ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử. Đây là một bước đi
đầu tiên của ngành Thuế trong quá trình thực hiện xây dựng văn phòng không
giấy tờ.
- Chương trình QLVB và điều hành cơ bản đáp ứng được yêu cầu quản
lý văn bản đi đến, nội bộ, chương trình cho phép tin học hóa các quy trình
nghiệp vụ quản lý văn bản, quản lý nghiệp vụ lưu trữ, quản lý lịch làm việc
của lãnh đạo, lịch xe phòng họp nếu như tất cả cùng tham gia.
65
- Xây dựng và ban hành các quy trình thực hiện cụ thể tại các vai trò là
tài liệu để bất kỳ công chức nào khi mới vào ngành đều tham gia được mà
không phải mở lớp đào tạo riêng cho các công chức mới.
- Thực hiện gửi nhận thành công văn bản lên trục liên thông văn bản
quốc gia thông qua Hub của Bộ Tài chính.
- 100% văn bản đi, đến được đăng ký, cập nhật các trường thông tin
và quét lên hệ thống (văn bản đến quy định loại được quét lên hệ thống
tránh quá tải).
- Triển khai sử dụng chương trình cũng làm thay đổi về phương
pháp quản lý, chỉ đạo điều hành, chỉ đạo của các cấp cho tới chuyên viên
xử lý văn bản, giúp công tác chỉ đạo điều hành được kịp thời, đạt kết quả
tốt, giúp tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng khai thác,
xử lý thông tin văn bản của các cấp.
- Các tiện ích của phần mềm đã giúp công khai minh bạch trong quản lý
hành chính, nâng cao kỷ chương, kỷ luật trong hoạt động công vụ.
2.4.2. Tồn tại, hạn chế
- Về quy trình thực hiện văn bản đến: Chỉ một số các đơn vị trong hệ
thống thuế đã sử dụng văn bản điện tử nên văn bản nhận được phải đưa vào số
hóa nhiều, tốn nhiều thời gian của Văn thư như phải bóc bì, dỡ ghim, scan,
ghim lại…
Chuyên viên xử lý văn bản khi tạo hồ sơ trình có gắn lên chương
trình quản lý văn bản để trình điện tử, nhưng các bút phê chỉ đạo lại thực
hiện trên bản giấy và các thông tin về ý kiến chỉ đạo được bộ phận thư ký
của lãnh đạo Tổng cục cập nhật lên hệ thống. Việc này tốn nhiều thời gian
mà chưa khoa học.
- Quản lý văn bản trong giai đoạn chuyển giao giữa sử dụng phần mềm
mới và phần mềm cũ chưa được hiệu quả. Dữ liệu sau khi chuyển đổi sang
66
phần mềm mới chỉ chuyển đổi được các thông tin về văn bản và đơn vị chủ trì
phối hợp, không đầy đủ như các thông tin đã nhập.
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư đã làm cho cơ quan thiếu chú
trọng đến việc cập nhật vào sổ theo dõi, cũng như thực hiện quy trình công tác
văn thư, lưu trữ trên giấy. Từ đó dẫn đến có lúc chưa bảo đảm thực hiện đúng
quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định;
- Hệ thống quản lý văn bản trên máy tính của mỗi chuyên viên trong bộ
phận văn thư đều được cung cấp tên đăng nhập vào hệ thống, tuy nhiên mỗi
chuyên viên được cấp từ hai vai trò trở lên để vừa xử lý công việc soạn thảo
văn bản và vừa để thực hiện tiếp nhận, phát hành văn bản qua chương trình
quản lý văn bản. Việc này tuy không ảnh hưởng nhiều đến tiến độ triển khai
công việc nhưng gây phiền hà cho người dùng.
- Mỗi mảng công văn (đi, đến) được cấp một tài khoản để nhận, chuyển
văn bản, do một cá nhân chịu trách nhiệm quản lý, tài khoản này chỉ cấp được
cho một máy tính, tuy nhiên mỗi bộ phận lại có nhiều công chức cùng thực
hiện một công việc do đó gây khó khăn mỗi khi chuyển đổi vị trí công tác.
Khi chuyển đổi tài khoản cho người khác dữ liệu sẽ bị hạn chế trong việc tìm
kiếm, khai thác dữ liệu.
- Một khó khăn lớn nhất của ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là
thao tác hầu hết đều sử dụng trên máy tính có kết nối mạng. Vậy nên nếu cơ
quan bị mất mạng thì toàn bộ hệ thống sẽ phải dừng hoạt động.
- Số lượng văn bản đến, văn bản đi phải xử lý trong ngày quá nhiều, từ
đó việc nhầm lẫn hay để xót hoặc thất lạc văn bản vẫn còn diễn ra, ảnh hưởng
không nhỏ đến việc giải quyết công việc chung của cơ quan;
- Bộ phận văn thư là trung tâm đầu mối trong việc tiếp nhận xử lý văn
bản liên quan đến hoạt động của cơ quan. Việc thực hiện nghiệp vụ công tác
văn thư đòi hỏi phải chính xác, kịp thời và nhanh chóng, đội ngũ công chức
67
thực hiện công tác văn thư cần có trình độ chuyên môn phù hợp. Nhưng thực
tế, có một số cán bộ công chức không qua đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ
công tác văn thư, nên quá trình bảo quản hồ sơ tài liệu chưa thực hiện đúng
quy định và quản lý văn bản Nhà nước.
- Tuy quy trình thực hiện đã được điều chỉnh cho phù hợp với hoạt động
quản lý của Tổng cục Thuế tuy nhiên một số quy trình tác nghiệp trên phần
mềm còn cứng nhắc không đáp ứng được nghiệp vụ đặc thù của cơ quan.
Ví dụ: Việc xin ý kiến của các đơn vị bên ngoài cơ quan khi xây dựng
văn bản xin ý kiến thì liên kết được với văn bản đến liên quan để hình thành
hồ sơ công việc, nhưng khi các đơn vị trả ý kiến tham gia không thực hiện trả
tham gia ý kiến đó về đúng văn bản đến liên quan, tính linh hoạt không cao.
- Sử dụng song song hai hình thức giấy và điện tử nên người sử dụng
chưa dễ dàng thay đổi thói quen, vẫn thích làm việc theo phương thức truyền
thống nên chưa nhận được sự tích cực luân chuyển hồ sơ trình qua hệ thống.
Để phát huy hiệu quả trong triển khai văn bản điện tử thì hơn ai hết lãnh đạo
cơ quan phải gương mẫu thực hiện và chỉ đạo sát sao thì việc ứng dụng quản
lý văn bản trên môi trường mạng mới đi vào nề nếp và hiệu quả. Tại Tổng cục
Thuế khối lượng công việc của lãnh đạo Tổng cục cũng như lãnh đạo Vụ
nhiều, không có thời gian vừa xử lý trên giấy lại vào phần mềm để xử lý.
- Việc ứng dụng QLVB trên môi trường mạng yêu cầu cần phải được
trang bị thiết bị thông minh để mọi lúc mọi nơi lãnh đạo/ cán bộ vẫn có thể xử lý
được công việc mà không cần ngồi vào bàn làm việc. Nhưng Tổng cục Thuế vẫn
chưa được trang bị phương tiện thông minh để phục vụ tốt hơn trong công tác
chỉ đạo điều hành.
- Phần mềm eDocTC chưa đáp ứng được hoàn toàn các yêu cầu tại
Quyết định 28/2018/QĐ-TTg, yêu cầu đặt ra là phải xây dựng phần mềm mới
hoặc sửa đổi, nâng cấp phần mềm trên để đáp ứng các yêu cầu.
68
- Phần mềm QLVB của Tổng cục Thuế chưa tích hợp được ký số của
cá nhân. Văn bản điện tử của Tổng cục Thuế mới chỉ ở dạng số hóa từ văn
bản giấy.
- Do Tổng cục Thuế triển khai theo phương thức tập trung dữ liệu được
lưu tập trung tại Tổng cục Thuế, dữ liệu ngày một gia tăng nên tốc độ của
chương trình quản lý văn bản trên môi trường mạng sẽ bị ảnh hưởng đến tốc độ
xử lý khi có nhiều người cùng truy cập hệ thống. Nếu có sự cố xảy ra thì cả hệ
thống sẽ dừng hoạt động.
Thực tế đã có những lần hệ thống xảy ra sự cố, không thể đăng ký
văn bản đến lên chương trình quản lý văn bản, văn thư phải nhập ra ngoài
để theo dõi văn bản đến, dữ liệu nhập từ bản Word hay excel thì không
đưa vào được hệ thống khi hệ thống hoạt động trở lại làm tốn nhiều công
sức của cán bộ.
2.4.3. Nguyên nhân
- Việc hiện đại hóa hoạt động quản lý văn bản tại tổng cục Thuế chưa
được lãnh đạo Tổng cục Thuế thực sự chú trọng. Việc ứng dụng CNTT trong
hoạt động của cơ quan đã được Tổng cục triển khai từ lâu, tuy nhiên, việc ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn bản đi của bộ phận văn thư chưa
thực sự được chú trọng và đầu tư thích đáng;
- Nguyên nhân chủ quan đầu tiên phải nhắc đến đó chính là ở tư duy của
công chức làm công tác văn thư. Do đã quá quen với lề lối làm việc cũ nên khi
phải thay đổi phương thức làm việc từ thủ công sang máy móc khiến cho công
chức khá lúng túng.
- Hàng ngày, văn thư cơ quan phải tiếp nhận một khối lượng văn
bản đến Tổng cục Thuế là rất lớn, nên nhiều lúc còn bị nhầm lẫn trong
việc sắp xếp thứ tự khẩn hỏa tốc dẫn đến việc đăng ký văn bản đến trên hệ
thống còn chậm.
69
- Do môi trường pháp lý của Nhà nước: Theo tác giả nguyên nhân
chính của những tồn tại nêu trên là do kinh nghiệm triển khai của cơ quan nhà
nước được giao tham mưu triển khai CPĐT trên cả nước còn hạn chế. Do đó
chưa tham mưu tốt trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn phù hợp hoặc
các văn bản ban hành ra chỉ hợp lý, hiệu quả trong thời gian ngắn, đến nay
không còn phù hợp, các quy định trở nên lạc hậu không đáp ứng được yêu cầu
về độ chính xác, tính xác thực và toàn vẹn của văn bản.
- Thiếu sự quan tâm, chỉ đạo đồng bộ, quyết liệt từ cấp trên. Các văn
bản hướng dẫn chưa ban hành kịp thời ngay từ những ngày đầu triển khai.
Chính phủ chưa xây dựng được quy định, yếu tố bắt buộc khi triển khai
CPĐT ngay từ đầu ban hành kế hoạch dẫn đến các Bộ ngành lúng túng, mỗi
đơn vị xây dựng theo một hệ thống khác nhau.
- Quyết định 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính
phủ, Thông tư số 01/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình
trao đổi, lưu trữ, xử lý dữ liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức
năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý
công việc của các cơ quan, tổ chức. Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày
24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo
quản tài liệu lưu trữ điện tử ban hành sau khi Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế
triển khai phần mềm eDocTC. Tại thời điểm triển khai chương trình
eDocTC chưa có quy định các nội dung liên quan đến việc truyền nhận dữ
liệu điện tử liên thông với các Bộ, ngành, UBND các tỉnh, chưa yêu cầu ký
số của cấp có thẩm quyền và một số tiêu chí khác quy định tại các văn bản
nêu trên. Do đó một số nội dung cơ bản chưa đáp ứng được các yêu cầu của
các văn bản nêu trên: Chưa có chức năng tiếp nhận thông tin phản hồi trạng
thái xử lý văn bản điện tử quy định tại điểm d khoản 2 điều 10 QĐ số
28/2018/QĐ-TTg; Chưa có các chức năng đáp ứng yêu cầu liên quan đến
70
nghiệp vụ ký số văn bản điện tử của các cấp, ký số tổ chức, hình thức và
cách thức hiển thị chữ ký số theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2019/TT-
BNV: Chức năng lập hồ sơ công việc điện tử chưa đúng yêu cầu của Thông
tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV; Các trường
thông tin trong quản lý văn bản chưa đáp ứng yêu cầu của Thông tư số
01/2019/TT-BNV.
- Do phần mềm là Bộ Tài chính triển khai đến các Tổng cục nên có
nhiều điểm không phù hợp với mô hình của các Tổng cục, quy trình thực hiện
thiếu sự linh hoạt.
- Trong quá trình thực hiện đơn vị tư vấn chưa có kinh nghiệm trong
triển khai theo quy trình tròn, nên không lường trước được các tình huống.
- Yếu tố khách quan không kém phần quan trọng đó là sự bùng nổ
nhanh của công nghệ thông tin. CNTT phát triển ngày càng mạnh mẽ, đòi hỏi
các hoạt động cũng phải phát triển lên mức cao hơn, tinh vi hơn, phục vụ hiệu
quả đời sống kinh tế xã hội.
Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện thông tin cần thiết
trong mọi hoạt động của Nhà nước. Nó ra đời không chỉ do nhu cầu giao tiếp
và truyền thông tin, mà còn do nhu cầu quản lý Nhà nước. Vì vậy công tác
văn thư đã được xem như chức năng quản lý và trở thành điều kiện không thể
thiếu được đối với việc phát triển và hoàn thiện xã hội. Tổ chức hợp lý công
tác văn thư sẽ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước
như tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức và tiết kiệm.
Công tác quản lý văn bản hành chính chiếm một vị trí và vai trò
quan trọng trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước của một cơ quan.
Có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Đứng
trước yêu cầu đổi mới của Nhà nước ta hiện nay, đặc biệt là trong công
71
cuộc cải cách nền hành chính quốc gia cho phù hợp với nền kinh tế thị
trường định hướng xã hội chủ nghĩa đang diễn ra sôi động từ trung ương
đến địa phương, không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá
công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước mà không
nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư. Nhận thức được tầm
quan trọng của công tác quản lý văn bản hành chính đối với hoạt động
quản lý hành chính ở Tổng cục Thuế, trong những năm qua Tổng cục
Thuế đã triển khai công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng được
hoàn thiện hơn, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của cơ quan. Tuy
vậy, hiệu quả từ việc ứng dụng phần mềm này nhiều khi chưa tương xứng
với mục đích ban đầu khi triển khai.
72
TIỂU KẾT CHƯƠNG 2
Ứng dụng CNTT để thay đổi quy trình tác nghiệp truyền thống, hướng
tới văn phòng không giấy tờ đang là mục tiệu của xây dựng và phát triển
CPĐT tại Việt Nam hiện nay.
Đối với quản lý văn bản đến: Việc quản lý văn bản và nắm bắt thông tin
cần xử lý nhanh hơn rất nhiều so với quản lý văn bản giấy. Trước đây các văn
bản đến văn thư cơ quan cần vào sổ, luân chuyển xử lý để xin ý kiến chỉ đạo
rồi mới giao nhận tới các đơn vị, lúc này các đơn vị mới biết được nội dung
văn bản sẽ về đơn vị mình và văn thư cơ quan phải photocopy để chuyển cho
các đơn vị xử lý với vai trò phối hợp. Hiện nay, sử dụng hệ thống quản lý văn
bản điện tử đã giảm thiểu tối đa những công đoạn photocopy và đơn vị xử lý
mặc dù chưa nhận được văn bản nhưng đã biết trước được nội dung thông tin
văn bản sẽ về đơn vị mình.
Đối với quản lý văn bản đi: Trước đây người soạn thảo văn bản rất vất
vả trong việc xin ý kiến và trình ký văn bản. Nhưng hiện nay do tiện ích của
môi trường mạng đem lại, văn bản đã được gửi xin ý kiến nhanh hơn, việc
phát hành văn cũng không phải photocopy nhiều và mang lại hiệu quả cao
trong công việc. Đặc biệt, trước kia chưa sử dụng văn bản điên tử thì việc tra
cứu văn bản đi rất phức tạp và tốn nhiều thời gian, hiện nay việc tìm kiếm đơn
giản hơn rất nhiều, văn thư chỉ cần gõ số ký hiệu, năm ban hành văn bản sẽ
được liệt kê ra.
Có thể thấy quy trình giải quyết công việc trong các cơ quan quản lý
hành chính nhà nước nói chung của Tổng cục Thuế nói riêng được xây dựng
trên cơ sở ứng dụng CNTT nhằm mục đích tạo dựng môi trường trao đổi,
cung cấp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, các
hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, chuyên viên trong nội bộ cơ
quan và giữa cơ quan với bên ngoài trên mạng máy tính; Nâng cao khả năng
73
giám sát, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp. Lãnh đạo được cung cấp
kịp thời, đầy đủ thông tin về tình hình thực hiện công việc của cấp dưới làm
cơ sở cho việc chỉ đạo, điều hành thường xuyên, chính xác, kịp thời. Đồng
thời nó còn góp phần nâng cao năng lực xử lý công việc của cán bộ công chức
trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước, tạo phong cách làm việc khoa
học, hiện đại, chính xác, nhanh chóng thông qua việc quản lý và theo dõi các
công văn, tài liệu, văn bản đi, văn bản đến; Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản
và xử lý công việc của lãnh đạo và các bộ phận trong cơ quan.
Nội dung chương này đã trình bày một cách hệ thống về thực trạng ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế và sự cần thiết hiện đại
hóa công tác này trong công cuộc cải cách hành chính. Tất cả các chức năng
được phân tích ở trên đều hướng đến mục tiêu là quản lý tốt văn bản trong
hoạt động của cơ quan, qua đó coi văn bản như công cụ hữu hiệu của hoạt
động quản lý.
Bên cạnh những kết quả đạt được, việc ứng dụng CNTT trong quản lý
văn bản tại Tổng cục Thuế vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định đòi hỏi
cần phải có những giải pháp để giải quyết các vấn đề đó. Những hạn chế được
tác giả trình bày tại chương 2 chính là cơ sở để tác giả xây dựng chương 3.
74
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TỔNG CỤC THUẾ
3.1 Chủ trương, định hướng và chiến lược phát triển công nghệ
thông tin của Tổng cục Thuế
Mục tiêu đến năm 2025, Tổng cục Thuế hoàn thành xây dựng Tài chính
điện tử và cơ bản thiết lập nền tảng Tài chính số, những nhiệm vụ xây dựng
chiến lược, chính sách và tiêu chuẩn cho triển khai hệ thống CNTT là hết sức
quan trọng. Nhiệm vụ xây dựng kiến trúc hệ thống CNTT ngành Thuế phù hợp
với kiến trúc Chính phủ điện tử được đặt lên hàng đầu, đảm bảo hệ thống CNTT
ngành Thuế phát triển phù hợp trong hệ sinh thái Tài chính số, chia sẻ dữ liệu và
trao đổi với các nền tảng số hóa đáp ứng toàn diện nhu cầu giao dịch tài chính
công, nhu cầu khai thác sử dụng thông tin số của Chính phủ, người dân, doanh
nghiệp và các tổ chức. Bên cạnh việc xây dựng cơ sở pháp lý, đẩy mạnh cải cách
hành chính, xây dựng hệ thống ứng dụng, công tác hiện tại hóa hạ tầng kỹ thuật
CNTT ngành Thuế, việc triển khai khác nội dung an toàn thông tin mạng cũng
được Tổng cục Thuế quan tâm.
Tổng cục Thuế xác định một trong những nhiệm vụ trọng tâm của
Ngành thuế đến năm 2025 là xây dựng và nâng cao hệ thống CNTT trong
công tác quản lý thuế, nhất là các hệ thống cung cấp dịch vụ công cho người
nộp thuế nhằm công khai minh bạch các hoạt động quản lý nhà nước trong
lĩnh vực thuế nói riêng và góp phần hoạt động nâng cao cho Ngành tài chính.
Song song với việc xây dựng hệ thống CNTT, Tổng cục Thuế cũng rà soát và
xác định khung pháp lý như: khung chính phủ điện tử cho ngành Thuế, các
văn bản pháp quy hướng dẫn các thủ tục, mẫu biểu đối với dịch vụ công do
ngành Thuế cung cấp, quy chế liên thông với các đơn vị trao đổi thông tin
trong và ngoài ngành Tài chính... Đây là những yếu tố quan trọng để triển
khai được thành công Chính phủ điện tử.
75
Căn cứ kế hoạch cải cách tổng thể nền HCNN, Chính phủ quyết tâm đẩy
nhanh tiến độ ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý điều hành của các cơ
quan Nhà nước, sự quyết tâm này được thể hiện bằng hàng loạt các văn bản chỉ
đạo hệ thống HCNN tuân thủ thực hiện: Nghị Quyết số 36a/NQ-CP ngày
14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;Quyết định số 28/2018/QĐ-
TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện tử
giữa các cơ quan trong hệ thống HCNN; Bộ Nội vụ ban hành thông tư số
01/2019/TT- BNV ngày 24/01/2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý
dữ liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản
lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 quy định tiêu chuẩn dữ liệu
thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 1824/QĐ-BTC ngày 05/10/2018
của Bộ Tài chính phê duyệt kế hoạch thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-
TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Bộ Tài chính ban
hành Quyết định số 456/QĐ-BTC ngày 28/3/2019 về việc ban hành quy chế
tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý VBĐT tại Bộ Tài chính;
Thực hiện chỉ đạo của các cơ quan câp trên, Tổng cục Thuế đã ban
hành các văn bản phục vụ ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản:
Quyết định số 1538/QĐ-TCT ngày 10/8/2016 của Tổng cục Thuế về
việc ban hành quy trình quản lý văn bản và điều hành (eDocTC) tại cơ quan
Tổng cục Thuế.
Công văn số 3578/TCT-VP ngày 10/8/2016 của Tổng cục Thuế về việc
hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý văn bản điện tử thông qua hệ thống eDocTC.
Quyết định số 1539/QĐ-TCT ngày 10/8/2016 của Tổng cục Thuế về việc
ban hành quy trình quản lý văn bản và điều hành (eDocTC) tại Cục Thuế và Chi
cục Thuế.
76
Công văn số 3579/TCT-VP ngày 10/8/2016 của Tổng cục Thuế về việc
hướng dẫn chi tiết quy trình xử lý văn bản điện tử thông qua hệ thống
eDocTC cấp Cục Thuế và Chi cục Thuế;
Đặc biệt, kế hoạch triển khai, nâng cấp phần mềm quản lý văn bản cũng
như các quy định pháp lý để văn bản điện tử có giá trị như văn bản giấy Tổng
cục Thuế ban hành Thông báo số 444/TB-TCT ngày 05/11/2018 thông báo kế
hoạch triển khai thực hiện Quyết định 1824 của Bộ Tài chính, để từ đó các
đơn vị có kế hoạch thực hiện.
Hoàn thành triển khai Quyết định 1824/QĐ-BTC nêu trên là thực hiện
thành công Văn phòng điện tử.
Chìa khoá quyết định vấn đề nâng cao hiệu quả hoạt động của nhân
viên văn phòng là Văn phòng điện tử (VPĐT). Tổng cục Thuế cần sử
dụng đồng bộ các phương tiện kỹ thuật hiện đại tự động hoá các trình tự
và chức năng quản lý (xử lý văn bản, biên tập, lưu giữ và tìm kiếm,
truyền thông tin theo các kênh điện tử trong nội bộ cơ quan và ra ngoài cơ
quan, cung cấp thông tin cho cán bộ văn phòng chuẩn bị và ra quyết định
v.v…) để làm thay đổi hoàn toàn phương thức quản lý và xử lý công việc
của Văn phòng truyền thống.
Văn phòng điện tử có nhiệm vụ quản lý, theo dõi và xử lý các văn bản
đến, văn bản đi, các hồ sơ công việc. Với hệ thống các báo cáo, thống kê về tình
hình xử lý văn bản, hồ sơ công việc cụ thể cho từng đối tượng phòng ban và cá
nhân các chuyên viên xử lý, VPĐT đóng vai trò như một hệ thống hỗ trợ ra
quyết định, trợ giúp đắc lực trong việc quản lý và điều hành của Lãnh đạo.
Ngoài ra, xây dựng hệ thống phải tích hợp với một số các tiện ích khác như lịch
làm việc cơ quan, chức năng quản lý thông báo, quản lý tin nhắn nội bộ, quản lý
tài liệu điện tử, kho văn bản pháp qui, trang web thông tin nội bộ, VPĐT tạo ra
một môi trường làm việc chuyên nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả công việc,
77
giảm bớt các chi phí về văn phòng phẩm, … ngoài ra khi xây dựng VPĐT phải
đáp ứng được một số yêu cầu sau đây:
- Đáp ứng toàn bộ các qui trình nghiệp vụ QLVB giấy tờ và hồ sơ
công việc.
- Đáp ứng yêu cầu triển khai theo qui mô lớn, nhiều cấp độ xử lý
khác nhau.
- Tiện lợi cho việc triển khai và sử dụng, dễ dàng cho việc nâng cấp,
mở rộng hệ thống trong tương lai.
- Giao diện hệ thống được thiết kế khoa học, hợp lý và thân thiện với
người sử dụng.
- Khả năng phân quyền sử dụng mềm dẻo, có thể phân quyền tới các
chức năng và người dùng cụ thể.
- Khả năng bảo mật an toàn. Hỗ trợ chức năng sao lưu và phục hồi dữ
liệu, đảm bảo tính an toàn cao của hệ thống.
- Đáp ứng nhu cầu người dùng, đây là một sự đổi mới trong giao dịch
văn phòng. Những yêu cầu trao đổi thông tin ngang cấp và từ cấp trên xuống
cũng như trả lời nhanh thông tin đều có thể sử dụng với phần mềm này.
Với những tiện ích mà VPĐT đem lại, cơ quan Tổng cục Thuế sẽ phải
hoàn thiện nâng cấp chương trình quản lý văn bản và điều hành; hoàn thiện
chương trình gửi và nhận văn bản điện tử, và xây dựng quy chế quản lý văn
bản điện tử của Tổng cục.
Hoàn thiện và nâng cao chương trình quản lý văn bản và điều hành sẽ
tạo một môi trường làm việc thân thiện cho việc trao đổi thông tin giữa các
nhân viên trong cơ quan. Mỗi cá nhân đều có thể dễ dàng khai thác chương
trình, và có thể chủ động đóng góp kinh nghiệm cũng như tri thức của mình
trong quá trình làm việc. Nó giúp cho Lãnh đạo Tổng cục, cán bộ công chức
kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ, nhận công văn, đọc công văn, xử
lý công văn quá hẹn, chuyển công văn, tra tìm công văn dễ dàng... từ đó giúp
78
tiết kiệm thời gian xử lý công việc, tăng năng suất lao động, giảm chi phí về
nhân lực và thời gian thu thập số liệu thông tin. Ngoài ra, nó cũng tăng cường
khả năng lãnh đạo của lãnh đạo cơ quan, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh
chóng, hợp lý và hiệu quả. Thông qua chương trình, lãnh đạo có thể kịp thời
nắm bắt công việc và điều hành ở khắp mọi nơi, mang lại hiệu quả cao trong quá trình xử lý công việc.
3.2. Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản tại Tổng cục Thuế
Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh
vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT
trong công tác văn thư nói chung và trong QLVB hồ sơ tài liệu nói riêng là
nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các quy trình nghiệp vụ của
cán bộ công chức, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một
cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được
tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc.
Những năm qua, Tổng cục Thuế đã đẩy mạnh ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và trao đổi thông tin,
đạt hiệu quả cao. Trong bối cảnh cách mạng 4.0 đang diễn ra nhanh chóng
trên toàn cầu, Chính phủ nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam cũng
đang tập trung chỉ đạo quyết liệt ứng dụng CNTT trong công tác chỉ đạo điều
hành. Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác quản lý điều hành nói
chung và QLVB nói riêng thì yêu cầu cần đặt ra là phải đáp ứng được các tiêu
chuẩn quy định của Nhà nước, của Chính phủ về tiêu chuẩn gửi nhận, QLVB
trên môi trường mạng và kiểm soát chặt chẽ được mọi luồng luân chuyển của
văn bản; Xây dựng chương trình quản lý văn bản đảm bảo kiểm soát được
tiến độ xử lý văn bản và hồ sơ công việc tại mọi thời điểm, gắn với trách
nhiệm của từng cán bộ, công chức. Sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử có xác
thực chữ ký số của tổ chức và chữ ký số của cá nhân có thẩm quyền, dần thay
79
phương pháp trao đổi ký duyệt văn bản truyền thống bằng phương pháp ký
duyệt trao đổi trên môi trường mạng, thực hiện cải cách hành chính, xây dựng
nền hành chính điện tử thực sự tại Tổng cục Thuế. Để ứng dụng CNTT thành
công trong quản lý văn bản thì Tổng cục Thuế cần thực hiện theo các giải
pháp sau:
3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành các văn bản triển khai,
xây dựng các quy trình, quy chế thực hiện thống nhất đảm bảo cho việc
ứng dụng Công nghệ thông tin có hiệu quả
Trong những năm gần đây, công tác VTLT được quan tâm nhiều hơn,
được đề cập đến nhiều trong các ngành các lĩnh vực, điện tử hóa quy trình tác
nghiệp đó là việc các quan HCNN thực hiện chủ trương của Chính phủ. Trong
các bước để tiến hành thực hiện thành công chính phủ điện tử thì không thể
không có sự đóng góp của ứng dụng CNTT vào công tác QLVB, hồ sơ tài liệu.
Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn về văn bản điện tử của Chính phủ, Bộ
Nội vụ, Tổng cục Thuế cần nghiên cứu xây dựng và hoàn thiện hệ thống các quy
định về an toàn, an ninh thông tin; Quy chế, quy trình hướng dẫn thực hiện tiếp
nhận, quản lý, phát hành văn bản điện tử; Đẩy mạnh sử dụng chữ ký số và hồ sơ
điện tử, lưu trữ điện tử:
3.2.1.1. Xây dựng các quy định về an toàn, an ninh thông tin
Một chương trình phần mềm xây dựng trên nền web thì không thể
không tính đến độ an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu. Do tác hại của hacker,
virus máy tính không chỉ đơn thuần là thiệt hại vật chất mà còn là uy tín, chất
lượng của giao dịch. Ngày càng nhiều các cuộc tấn công vào các hệ thống
công nghệ thông tin, hơn 80% các cuộc tấn công là nhắm vào dữ liệu và
thông tin quan trọng của các cơ quan tổ chức. Mục tiêu của việc xây dựng các
quy định về an toàn an ninh thông tin là tránh được những rủi ro trong quá
trình chuyển nhận, tránh được sự xâm nhập của tin tặc, nhằm đảm bảo an toàn
an ninh thông tin.
80
Giải pháp đặt ra là:
+ Cập nhật thường xuyên công nghệ bảo mật, sử dụng tường lửa,
chương trình chống virus, hệ thống backup dữ liệu luôn hoạt động an toàn và
thông suốt.
+ Giám sát ứng dụng tập trung. Giải pháp này cho phép ghi nhận lại tất
cả các hoạt động trong hệ thống ứng dụng cùng với việc cung cấp cho người
quản trị khả năng giám sát, phân tích đa chiều và cảnh báo theo thời gian thực
khi phát hiện các hành vi bất thường hay các vi phạm trong hệ thống.
+ Cần chú trọng xây dựng quy trình hỗ trợ, xử lý mỗi khi hệ thống gặp
sự cố. Việc tự động hóa các quy trình vận hành, quản trị, cũng như xử lý sự
cố sẽ đảm bảo hệ thống được kiểm soát toàn thời gian và liên tục, giúp tối ưu
hiệu quả, giảm thiểu rủi ro cho các hoạt động cốt lõi của doanh nghiệp.
+ Quản lý định danh, tài khoản đặc quyền, quản lý truy cập giúp
cho quản trị hệ thống kiểm soát thời gian thực tất cả các phiên làm việc của
người quản trị, dưới định dạng video được mã hóa.
+ Kiểm soát thời gian thực tất cả các phiên làm việc của người quản trị,
dưới định dạng video được mã hóa.
+ Bảo mật cơ sở hạ tầng CNTT là một phần hết sức quan trọng trong
nền tảng an ninh thông tin của bất kỳ cơ quan nào. Một hạ tầng CNTT vững
mạnh sẽ là nền móng cho việc phát triển các hệ thống mới, các ứng dụng
mới phục vụ công tác quản lý. Bảo vệ cơ sở hạ tầng có thể là sự đề phòng hư
hỏng, mất hạ tầng vật lý, đề phòng các mối đe dọa gián tiếp và lỗ hổng như:
mất một dịch vụ tiện ích, sơ hở trong việc kiểm soát truy cập vật lý, hay mất
các thành phần vật lý quan trọng.
3.2.1.2. Triển khai áp dụng chữ ký số, xây dựng quy trình ký số
Để tăng cường đưa các ứng dụng CNTT vào nâng cao chất lượng hoạt
động tác nghiệp, quản lý hành chính nhà nước cần áp dụng ký số cá nhân và chữ
81
ký số của tổ chức trong tiếp nhận và phát hành văn bản, dần thay thế việc ghi số
văn bản đến, đi trên giấy bằng ghi trực tiếp vào hệ thống có gắn ký số của tổ
chức và chuyển đến người nhận. Mục tiêu của áp dụng chữ ký số là dần dần thay
đổi phương thức làm việc, chuyển sang làm việc với văn phòng không giấy tờ
tất cả qua điện tử. Sử dụng chữ ký số đảm bảo khả năng xác định nguồn gốc của
dữ liệu; Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu quan trọng không bị chỉnh sửa, thông qua
chữ ký số có thể phát hiện được thông tin sai lệch; Sử dụng chữ ký số như bên
thứ 3 để làm chứng trước pháp luật.
Giải pháp đặt ra là:
+ Thực hiện ký số được đúng thì cần thiết phải ban hành quy trình về
ký số. Qua đó quy định loại văn bản ký số, ký đến cấp nào, thông tin của chữ
ký số? Theo học viên thì chỉ nên ký ở mức lãnh đạo cấp phòng trở lên vì thực
tế xử lý công việc qua chương trình quản lý văn bản và điều hành trên môi
trường trường mạng đã có thể cho người khác thấy được văn bản đó do ai tạo,
tạo thời gian nào, luân chuyển đến ai rất cụ thể do vậy không cần quy định ký
số đến cấp chuyên viên.
+ Lựa chọn giải pháp ký số an toàn đầy đủ thông tin. Giai đoạn Tổng
cục Thuế xây dựng các công việc thực hiện ký số thì các quy định hướng dẫn
về ký số chưa được hướng dẫn kịp thời chẳng hạn như ký số của tổ chức mới
chỉ thể hiện được dấu của tổ chức mà chưa hiển thị được thông tin của tổ
chức bên cạnh con dấu. Ảnh dấu thể hiện dưới dạng Portable Network
Graphics (.png), có hai lựa chọn cho nền của ảnh là ảnh có hình nền trong
suốt và ảnh có hình nền không trong suốt. Nếu chọn ảnh có hình nền không
trong suốt thì hình ảnh dấu sẽ bị che khuất một phần quốc hiệu và tiêu ngữ
ngược lại nếu chọn ảnh có hình nền trong suốt thì hình ảnh dấu đè lên và
không che khuất một phần quốc hiệu tiêu ngữ; chưa có quy định cụ thể về vị
trí hiển thị, cỡ chữ, phông chữ đối với thông tin chữ ký số của cơ quan tổ
82
chức ban hành văn bản. Vì vậy ký số của tổ chức và ký số cá nhân trên văn
bản sao cho thực hiện trên bản giấy như thế nào thì trên bản điện tử cũng
giống nhau.
Tại Điều 8, Nghị định số 26/2007/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành
Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số:
- Văn bản điện tử đã được ký bởi chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý
như văn bản giấy, được tiếp nhận và xử lý theo quy định; cơ quan phát hành
không cần gửi bản giấy;
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu
cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ
liệu đó được ký bằng chữ ký số.
- Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của
cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là
đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số của người có thẩm
quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký
số đó được đảm bảo an toàn theo quy định
3.2.1.3. Xây dựng quy chế và quy trình tiếp nhận, trao đổi, lưu trữ, xử
lý văn bản điện tử
Mục đích của việc ban hành Quy chế, quy trình là nhằm triển khai đồng
bộ, thống nhất và sử dụng hiệu quả Hệ thống eDocTC trong ngành Thuế, là
căn cứ để các Cục Thuế thực hiện góp phẩn đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong
toàn ngành.
Xây dựng quy chế, quy trình thực hiện là việc cần làm trước khi tổ
chức triển khai QLVB trên môi trường mạng. Giải pháp đưa ra là quy chế thì
ban hành những quy định chung nhất để các đơn vị thuộc, trực thuộc Tổng
cục Thuế thống nhất thực hiện như:
+ Quy định đối tượng phải sử dụng phần mềm QLVB và điều hành trên
môi trường mạng.
83
+ Quy định những loại văn bản nào chuyển hoàn toàn trên môi trường
mạng, loại văn bản nào dùng song song vừa giấy vừa điện tử.
+ Quy định giá trị pháp lý của văn bản gửi trên chương trình quản lý
văn bản và điều hành có ký số.
+ Đưa ra quy định về thời gian gửi, nhận văn bản điện tử….
+ Xây dựng các quy định nhằm giảm văn bản giấy, tăng cường chia sẻ
thông tin trong hoạt động của TCT.
Ngoài ra còn quy định nhiều điều khác liên quan đến tổ chức vận hành
chương trình quản lý văn bản và điều hành có hiệu quả.
Quy trình quản lý văn bản điện tử của Tổng cục Thuế xây dựng sẽ dựa trên dự
thảo của Bộ Nội vụ, Quy trình xử lý văn bản điện tử trên phần mềm Quản lý
văn bản và điều hành, trong đó cần chú ý đến các nội dung chính như sau:
Quy trình đối với Văn thư Tổng cục và Văn thư của Vụ, Cục, đơn vị:
Cập nhật văn bản đến
Khi tiếp nhận văn bản đến cán bộ công chức phòng Văn thư của Tổng
cục hoặc cán bộ phụ trách công tác văn thư của các đơn vị (sau đây viết tắt là
Văn thư) thực hiện nhập thông tin văn bản đến vào phần mềm Quản lý văn
bản và điều hành (sau đây viết tắt là phần mềm Quản lý văn bản) và chuyển
văn bản đến cho người, bộ phận có trách nhiệm xử lý theo quy trình, trong
thời hạn được quy định kể từ khi nhận được văn bản đến.
- Trường hợp văn bản đến thông qua phần mềm Quản lý văn bản: Văn
thư vào mục Văn bản đến qua mạng để kiểm tra văn bản do cơ quan, đơn vị
gửi đến và Vào sổ văn bản đến để cấp số đến cho văn bản;
- Trường hợp văn bản đến theo đường công văn truyền thống, Văn thư
vào mục “tạo mới Văn bản đến” để cập nhật thông tin văn bản đến và đính
kèm file văn bản được quét bằng máy quét (Scanner) thành văn bản điện tử
dưới dạng tệp tin .pdf trừ những văn bản chứa nội dung thuộc danh mục bí
84
mật Nhà nước. Trường hợp những văn bản đến kèm theo hồ sơ có số lượng
tài liệu lớn, Văn thư cập nhật văn bản đến, còn hồ sơ chuyển trực tiếp cho đơn
vị trực tiếp xử lý hồ sơ.
Phát hành văn bản đi
Khi nhận được hồ sơ văn bản đã được người có thẩm quyền duyệt bản
thảo và ký bản chính thức và thông tin đã được chuyển đến trên phần mềm
Quản lý văn bản qua mạng, Văn thư thực hiện các việc sau:
- Cấp số, ngày của văn bản đi từ phần mềm Quản lý văn bản qua mạng.
- Ghi đúng số và ngày ký văn bản đi vừa được cập nhật trong phần
mềm vào văn bản đi có chữ ký chính thức.
- Thực hiện ký chữ ký số của bộ phận Văn thư lên tất cả các tệp văn
bản đính kèm. Ngoài ra bộ phận Văn thư có thể ký chữ ký số của cơ quan
(hay lãnh đạo cơ quan) nếu được ủy quyền.
- Làm các thủ tục đóng dấu, phát hành văn bản giấy và phát hành văn
bản trên mạng theo quy định. Đối với các văn bản có phụ lục, phải đính kèm
đủ các phụ lục này.
Văn thư không phát hành văn bản giấy khi văn bản điện tử chưa được
chuyển đến bộ phận Văn thư và chưa có chữ ký số trên văn bản.
Quy định đối với cấp lãnh đạo đơn vị và lãnh đạo phòng, ban:
- Thường xuyên theo dõi phần mềm Quản lý văn bản để nhận biết
thông tin về tiến độ xử lý văn bản của các đơn vị và phòng ban trong cơ quan,
kịp thời đôn đốc xử lý các văn bản tồn đọng hay quá hạn.
- Trường hợp phát hiện văn bản, hồ sơ xử lý quá hạn, lãnh đạo đơn vị
phải kịp thời chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận liên quan xử lý khắc phục.
- Lãnh đạo đơn vị có thể ủy quyền cho cán bộ trong đơn vị thay mình
thực hiện: phân công xử lý văn bản; giám sát việc xử lý văn bản trong đơn vị;
cho phép phát hành văn bản đi và ký chữ ký số cho văn bản phát hành.
85
Quy trình đối với cán bộ tham gia xử lý văn bản:
Tiếp nhận văn bản
Cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi tắt là Cán bộ) trực tiếp xử lý
văn bản phải cập nhật các thông tin xử lý văn bản và hồ sơ công việc vào
phần mềm Quản lý văn bản để các thông tin về xử lý văn bản được quản lý
đầy đủ trong cơ sở dữ liệu. Phải kiểm tra văn bản được phân công xử lý trên
phần mềm chậm nhất 2 giờ sau khi nhận được thông báo có văn bản mới đến
trong ngày làm việc để kịp thời xử lý văn bản được phân công. Cán bộ phải
xử lý văn bản trong thời hạn được quy định.
Quy trình xử lý văn bản đến
- Khi nhận được văn bản do Văn thư chuyển đến, lãnh đạo đơn vị cập
nhật ý kiến và thực hiện chuyển trên phần mềm cho đơn vị hoặc cá nhân trong
đơn vị để tham gia xử lý văn bản.
- Cán bộ được giao phân công xử lý văn bản đến tiến hành lập tờ trình, dự
thảo văn bản đi trên máy tính của mình, sau đó vào phần mềm Quản lý văn bản
để gửi tờ trình và dự thảo văn bản đi (đối với văn bản đến cần trả lời bắt buộc
phải gắn liên kết với dự thảo văn bản đi để phục vụ công tác theo dõi văn bản),
sau đó tiến hành thực hiện các bước của Quy trình “Xử lý văn bản đi”
- Trường hợp văn bản đến phải chờ tập hợp hồ sơ liên quan, chờ xác
minh, cán bộ phải cập nhật thông tin liên quan đến quá trình xử lý văn bản
vào trong hồ sơ xử lý văn bản để theo dõi.
Quy trình xử lý văn bản đi
- Đối với việc dự thảo văn bản đi:
Cán bộ được giao dự thảo văn bản đi, thực hiện trình ký trên hồ sơ điện
tử. Lãnh đạo các cấp phê duyệt tren hồ sơ điện tử. Văn thư thực hiện chuyển
phát hành văn bản sau khi đảm bảo đúng quy định tại Quy trình phát hành văn
bản đi ở trên.
86
Tạo lập hồ sơ công việc
Lập hồ sơ công việc là một trong những vấn đề quan trọng nhằm
nâng cao hiệu quả công việc. Trách nhiệm lập hồ sơ công việc thuộc về
mỗi cá nhân khi được giao thực hiện công việc đó. Tại Tổng cục Thuế,
văn bản đến được chuyên viên tiếp nhận, xử lý, mỗi bước thực hiện phải
được liên kết với nhau: Chuyên viên nhận được văn bản đến cần xử lý,
đứng từ văn bản đến để tạo tờ trình, văn bản xin ý kiến (nếu có), đứng từ
tờ trình lần một tạo tờ trình lần hai (nếu có), sau khi tờ trình được lãnh
đạo Tổng cục duyệt và có văn bản đi thư ký tạo dự thảo văn bản đi điền
một số thông tin tại màn hình này và thư ký chuyển văn thư để cấp số văn
bản đi và thực hiện phát hành. Văn bản đi sau khi phát hành chuyên viên
xử lý văn bản cũng sẽ nhận được một bản và liên kết vào văn bản đến.
Các lần luân chuyển được liên kết với nhau tạo thành hồ sơ, yêu cầu
lập danh mục hồ sơ ngay từ khi bắt đầu xử lý.
Văn phòng là đơn vị được giao tham mưu cho Lãnh đạo Tổng cục các
nội dung liên quan đến công tác văn thư lưu trữ, Chánh Văn phòng cần quan
tâm chỉ đạo sát sao trong lập và quản lý hồ sơ công việc của cá nhân. Công
tác này giúp tiết kiệm nhiều chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả triển khai
phần mềm lưu trữ điện tử.
Xây dựng phần mềm và quy chế lưu trữ điện tử
Công tác quản lý văn bản đang dần chuyển đổi từ phương thức truyền
thống sang phương thức điện tử hóa do vậy cần quan tâm đến công tác lưu trữ
hồ sơ điện tử, thuận tiện cho việc, quản lý, khai thác và góp phần không nhỏ
vào công tác cải cách hành chính của Tổng cục Thuế.
Tổng cục Thuế cần xây dựng phần mềm lưu trữ điện tử và quy chế
thực hiện lưu trữ điện tử. Phần mềm sẽ cung cấp công cụ quản lý, tìm kiếm
toàn bộ hồ sơ đã được số hóa trên giao diện; thao tác nhanh chóng, dễ dàng.
87
Cho phép tìm kiếm hồ sơ theo trường dữ liệu, theo nội dung hồ sơ, xem file
hình ảnh rõ nét.
Việt Nam đã có Luật Lưu trữ và Chính phủ đã ra Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, trong đó
quy định cụ thể về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử. Nghị định yêu cầu tài liệu
điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được
lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ
thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Phần mềm quản lý tài liệu điện tử của Tổng cục Thuế phải bảo đảm các
yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, nhất
quán, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.
Đối với tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ
trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.
Các tài liệu số hóa phải được sử dụng chữ ký số đồng thời không được hủy tài
liệu lưu trữ có giá trị, bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa.
Phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ
sơ khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử. Đồng
thời, nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành của hồ sơ phải đảm bảo và
được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.
Tất cả các yêu cầu trên phải được đưa vào quy chế vận hành, sử dụng
và khai thác tài liệu điện tử. Quy chế lưu trữ điện tử xây dựng dựa trên hướng
dẫn tại Thông tư 04/2013/TT-BNV tuy nhiên cần bổ sung các quy định đối
với hồ sơ điện tử như cách tạo lập hồ sơ điện tử, nộp lưu và quản lý hồ sơ
điện tử. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan và huỷ tài liệu
điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
88
3.2.2. Giải pháp đào tạo bồi dưỡng cán bộ
Xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ công chức cả về nghiệp vụ hành
chính và công nghệ thông tin. Bảo đảm cho nguồn nhân lực của hệ thống
hành chính nhà nước nói chung và TCT luôn được cập nhật công nghệ mới,
tiến bộ khoa học kĩ thuật mới để nhanh chóng cập nhất, ứng dụng, phát huy
tiến bộ công nghệ hành chính, tạo năng lực cạnh tranh cao cho nền hành chính
nhà nước.
Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ về tin học,
về an ninh mạng, các kỹ năng trong sử dụng, quản lý dữ liệu.
Trên cở sở quy định trình độ tin học hoá tối thiểu đối với công chức,
viên chức, để làm cơ sở tuyển chọn hoặc đào tạo. Bên cạnh đó, Tổng cục
Thuế cũng nên định kỳ tổ chức bồi dưỡng tin học cho cán bộ công chức. Về
hình thức đào tạo, Tổng cục Thuế tự tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tin học
hoặc cử cán bộ đến các Trung tâm đào tạo bồi dưỡng và thanh toán học phí.
Để thực hiện nhiệm vụ trên, đào tạo nguồn nhân lực CNTT được định
hướng dựa trên các mục tiêu của cải cách hành chính; chuẩn hoá quy định về
trình độ tin học cho cán bộ, công chức: Đối với lãnh đạo cấp vụ, cục cần có
trình độ tin học văn phòng đủ khả năng khai thác, sử dụng một số ứng dụng
cần thiết phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động của đơn vị;
đối với lãnh đạo cấp phòng cần có trình độ tin học văn phòng đủ khả năng
khai thác, sử dụng các ứng dụng cần thiết cho điều hành các hoạt động nghiệp
vụ trong phạm vi được giao.
Riêng đối với công chức thừa hành, bộ phận chuyên trách làm CNTT
cần có trình độ tin học cử nhân, qua đào tạo các nghiệp vụ cơ bản và một số
chương trình nghiệp vụ chuyên sâu, có khả năng xử lý các vấn đề liên quan
đến CNTT trong thẩm quyền của đơn vị; công chức nghiệp vụ cần có trình độ
tin học nghiệp vụ, tin học văn phòng, có khả năng khai thác, sử dụng các ứng
dụng nghiệp vụ cần thiết trên mạng nội bộ của đơn vị và trên mạng diện rộng.
89
Tổ chức tuyên truyền rộng rãi nhằm nâng cao hiểu biết, nhận thức và
các lợi ích trong việc xây dựng Chính phủ điện tử, Văn phòng điện tử cho cán
bộ, công chức, viên chức của cơ quan TCT. Đẩy mạnh và tận dụng các nguồn
lực trong việc bồi dưỡng hướng dẫn kỹ năng sử dụng máy tính, khai thác
Internet, sử dụng thư điện tử, các phần mềm ứng dụng cho cán bộ, công chức,
viên chức.
Tăng cường đào tạo kỹ năng về ứng dụng CNTT cho cán bộ, công
chức, viên chức.
Mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan Tổng cục Thuế trước hết phải đặt
ra mục tiêu cho mình là đạt được tối thiểu trình độ tin học văn phòng thông
qua hình thức tự học (chủ yếu là học ngoài giờ). Tổ chức kiểm tra thường
xuyên và đánh giá sát, đúng, nghiêm túc việc học tập tại các đơn vị. Gắn chặt
nghĩa vụ và kết quả học tập với việc đánh giá, bố trí, sắp xếp, sử dụng cán bộ
và xét khen thưởng hàng năm.
3.2.3. Các giải pháp về kỹ thuật, công nghệ
3.2.3.1. Lựa chọn nền tảng công nghệ hiện đại linh hoạt để xây dựng hệ
quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo linh hoạt, đáp ứng yêu cầu Quyết định số
28/QĐ/2018/QĐ-TTg
Mục tiêu của giải pháp này là lựa chọn được nền tảng công nghệ phù
hợp với quy trình xử lý văn bản tại Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn nền tảng
công nghệ đóng vai trò quan trọng, nó quyết định đến hiệu năng của hệ thống.
Giải pháp đưa ra để lựa chọn được nền tảng công nghệ thích hợp là:
Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị đáp ứng được yêu cầu về gửi
nhận quản lý văn bản điện tử như phần mềm của Tổng Công ty Bưu điện Việt
Nam (VNPT), Viettel, Công ty Giải pháp phần mềm CMC tuy nhiên để đáp
ứng được hoàn toàn Quyết định 28 thì không nhiều, do đó cần phải tìm hiểu,
tham khảo thực tế về sản phẩm, tìm hiểu khả năng tùy biến quy trình xử lý.
90
Đã gặp không ít khó khăn trong vấn đề lựa chọn nền tảng công nghệ do
vậy cần lựa chọn công nghệ khắc phục được những tồn tại của công nghệ
trước. Một giải pháp tối ưu đó là lựa chọn phần mềm được xây dựng trên nền
tảng Oracle. Đây là nền tảng công nghệ mới nhằm khắc phục các vấn đề liên
quan đến tốc độ xử lý, ổn định của hệ thống, quản lý dữ liệu lớn mà chương
trình eDocTC phiên bản hiện nay đang gặp phải.
Khác với MS SQL Server (viết tắt của Structure Query Language server được viết tắt thành MS SQL server là một công cụ quản lý dữ liệu
được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau) chỉ có thể chạy trên
một nền tảng duy nhất là Windows, Oracle có thể chạy trên nhiều nền tảng
khác nhau như Unix, Windows, MVS và VAX-VMS. Nó cung cấp hỗ trợ
nền tảng tốt. Do đó, Oracle có thể được sử dụng trong các cơ quan sử dụng
nhiều hệ điều hành khác nhau.
Tổng cục Thuế là đơn vị có dữ liệu lớn lựa chọn sử dụng oracle để xây
dựng hệ thống quản trị dữ liệu là hoàn toàn phù hợp.
3.2.3.2. Hoàn thiện các phân hệ theo Quyết định 28/2018/QĐ-TTg và
khai thác tối đa tiện ích của phần mềm quản lý văn bản và sử dụng triệt để
các vai trò
Chương trình quản lý văn bản được xây dựng với nhiều phân hệ tiện
ích tuy nhiên người dùng mới chỉ khai thác sử dụng trên một số phân hệ chính
như phân hệ QLVB, tờ trình, văn bản nội bộ, còn một số tính năng khác và
phân hệ dùng chung chưa được khai thác.
Trong tất cả các chương trình QLVB trên môi trường mạng thì các phân
hệ có chức năng đặc thù đều được kết nối và chia sẻ thông tin với nhau tạo nên
hệ thống thông tin đầy đủ phục vụ chỉ đạo điều hành của lãnh đạo các cấp.
Ví dụ: Lãnh đạo Tổng cục nhận được giấy mời họp, thư ký cập nhật
lịch họp của lãnh đạo lên lịch làm việc, tự động các thông tin sẽ được đưa
91
lên phân hệ quản lý lịch làm việc của lãnh đạo và mọi người có quyền truy
cập hệ thống đều khai được.
Mục đích của giải pháp này là: Đáp ứng yêu cầu tại Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg về việc tiếp nhận, luân chuyển, quản lý văn bản điện tử.
Khai thác hết các tính năng của chương trình quản lý văn bản và điều hành
qua đó mới quản lý hiệu quả văn bản của cơ quan. Là nguồn để khai thác các
thông tin quan trọng phục vụ chỉ đạo điều hành, tránh lãng phí kinh phí đã
đầu tư. Giải pháp đưa ra để khai thác tối đa các tiện ích này:
- Nâng cấp, cập nhật các yêu cầu đối với các thông tin đầu vào của quản lý
văn bản đến, văn bản đi theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2019/TT-BNV:
+ Gắn ký số của tổ chức đối với chức năng scan văn bản đến để thực
hiện ký số đối với văn bản được số hóa, theo tiêu chuẩn số hóa tài liệu.
+ Có phản hồi trạng thái xử lý: đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển, đã
chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận (trả lại), thu hồi, xóa….
+ Kết nối với trục liên thông văn bản ngành tài chính để đảm bảo tính
toàn vẹn thông tin văn bản trong việc gửi nhận văn bản.
+ Cập nhật các thông tin đầu vào của dữ liệu (tại màn hình văn bản
đến) theo quy định tại Phụ lục IV Thông tư số 01/2019/TT-BNV và bổ sung
thêm các trường: Loại văn bản, Số phiếu trình Bộ, Phiếu trình, phiếu gửi, đưa
văn bản lên website….
+ Cập nhật tính năng bắt trùng mã định danh văn bản đến.
+ Cập nhật phẩn hồi trạng thái khi phát hành văn bản đi phải có phản
hồi đã gửi, đã nhận.
+ Thiết lập cấu trúc và định dạng trường thông tin “mã định danh văn
bản” theo quy chuẩn quốc gia.
+ Cập nhật thông tin đầu vào của quản lý văn bản đi theo Thông tư số
01/2019/TT-BNV, ngoài ra bổ sung trường thông tin: Nơi nhận trong ngành,
nơi nhận ngoài ngành, đưa văn bản lên website….
92
- Cập nhật các thông tin thường xuyên trên các phân hệ lịch làm việc,
phân hệ chung chung các thông tin mới, chính xác để phục vụ công tác quản
lý và điều hành. Khi cập nhật thông tin mới có mail cảnh báo tới toàn thể
công chức nội dung tin mới cập nhật
- Hướng dẫn công chức khai thác thông tin bằng các hình thức như tạo
lập một địa chỉ hướng dẫn truy cập, khai thác thông tin.
- Cần có công cụ nhập bên ngoài để phòng khi có sự cố về phần mềm,
không có mạng mà cán bộ vẫn có thể đăng ký thông tin văn bản và sau đó
upload các thông tin văn bản của những ngày gặp sự cố lên phần mềm. Qua
nghiên cứu thì tác giả thấy khi gặp sự cố thì có thể nhập trên bảng excel với
các trường thông tin như màn hình văn bản đi đến và bộ phận kỹ thuật hỗ trợ
chạy các nhiệm vụ để tiếp nhận các thông tin từ excel vào các trường thông
tin trên ứng dụng.
3.2.3.3. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin
Thực hiện quản lý văn bản điện tử là việc sử dụng chương trình QLVB
trên môi trường mạng vì vậy cần có biện pháp phòng ngừa những nguy cơ như
bị đánh cắp dữ liệu, sai lệch kết quả, sửa đổi thông tin, giả mạo. Phòng ngừa tất
cả các nguy cơ này, các biện pháp đảm bảo an ninh phải được thực hiện ở tất cả
các tầng truy cập. Mục đích của giải pháp này là nhằm ngăn chặn sự xâm nhập,
sự tấn công từ các tin tặc, ngăn chặn sự đánh cắp dữ liệu. Giảm thiểu được các
nguy cơ gây sự cố mất an toàn thông tin và đảm bảo an ninh thông tin trong
quá trình tham gia hoạt động của cơ quan trên môi trường mạng. Công tác đảm
bảo an toàn, an ninh thông tin, bảo mật trên môi trường mạng là một trong
những nhiệm vụ trọng tâm để đảm bảo thành công trong việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong cơ quan quản lý nhà nước.
Công tác bảo đảm an toàn, ANTT cũng được đặt ra rất sớm tại Việt
Nam, đi đôi với các chủ trương, chiến lược phát triển công nghệ thông tin, xây
93
dựng Chính phủ điện tử và hình thành xã hội thông tin. Tổng cục Thuế sử dụng
phần mềm dùng chung toàn ngành, kết nối liên thông ngành dọc, xử lý hoàn
toàn trên môi trường mạng và đang chuẩn bị điều kiện để kết nối với các ứng
dụng khác phục vụ quản lý và điều hành. Hiện nay, Tổng cục Thuế chưa thực
hiện được điều hành xử lý công việc trên mobile là do chưa đảm bảo được an
ninh cho thông tin trao đổi trên các thiết bị di động và tiến tới cập nhật phiên
bản Mobile. Với hạ tầng, ứng dụng CNTT được ứng dụng với quy mô rộng
như hiện nay, đây chính là “mảnh đất màu mỡ” của hacker, hacker dễ dàng tìm
kiếm, khai thác lỗi bảo mật, thực hiện tấn công mạng. Để phòng, chống tấn
công mạng, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin mạng tại các cơ quan nước
của Tổng cục Thuế, cần triển khai đồng bộ một số giải pháp cơ bản sau:
- Rà soát, chỉnh sửa bổ sung, ban hành đầy đủ các quy chế, chính sách
quy định về an toàn an ninh ATTT của ngành; Tại Tổng cục Thuế cũng như
các Cục Thuế, Chi Cục Thuế ban hành đầy đủ các quy định nội bộ về công tác
đảm bảo an toàn an ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng CNTT đặc biệt
là ứng dụng QLVB và điều hành phù hợp với tình hình, an ninh mạng trong
tình hình mới;
- Triển khai thực hiện các nội dung đảm bảo an toàn an ninh thông tin
theo yêu cầu, cụ thể như: Triển khai thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày
17/6/2014 của Thủ tướng chính phủ về tăng cường công tác bảo đảm an ninh
và an toàn thông tin mạng trong tình hình mới .
- Triển khai các giải pháp kỹ thuật đảm bảo an toàn, an ninh thông tin:
Quan tâm đầu tư trang bị thiết bị về an toàn thông tin; xem đầu tư hạng
mục an toàn, an ninh thông tin là khoản đầu tư thiết yếu; có kế hoạch mua sắm,
trang bị phần mềm diệt virus có bản quyền; các thiết bị chuyên dụng cho an toàn
và bảo mật thông tin; thực hiện bảo trì bảo dưỡng định kỳ các thiết bị an toàn,
bảo mật thông tin.
94
- Tăng cường ký số các loại văn bản điện tử theo quy định nhằm đảm
bảo an toàn trong việc trao đổi văn bản điện tử qua môi trường mạng; hệ
thống xác thực tài khoản và mã hóa dự liệu.
- Tăng cường sử dụng thư điện tử công vụ để gửi các văn bản, trao đổi
công việc trong các cơ quan nhà nước, tuyệt đối không sử dụng các hộp thư điện
tử miễn phí (Gmail, yahoo...) nhằm bảo đảm bảo mật, an toàn thông tin trên môi
trường mạng.
- Định kỳ thay đổi mật khẩu truy cập máy tính, mật khẩu truy cập ứng
dụng QLVB, hạn chế việc sử dụng email miễn phí, trong trường hợp có đính
kèm các tài liệu quan trọng gửi qua email phải đặt mật khẩu để đảm bảo an
toàn… Mật khẩu phải được đặt vừa chữ vừa số kèm ký tự đặc biệt thì mới
hiệu quả.
- Thiết lập hệ thống sao lưu dự phòng, đảm bảo tránh rủi ro mất dữ liệu
khi có sự cố xảy ra.
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến: Tổ chức tuyên truyền để
cán bộ, công chức nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công
tác đảm bảo an toàn thông tin mạng.
3.2.4. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập huấn về ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
Đảng và Nhà nước ta luôn coi CNTT và truyền thông là một trong những
phương tiện khoa học, kỹ thuật quan trọng, đồng thời là ngành kinh tế mũi nhọn
để thực hiện các mục tiêu phát triển thiên niên kỷ, xây dựng xã hội thông tin, đẩy
nhanh quá trình CNH - HĐH. Trong nhiều năm qua, Chính phủ đã ban hành
nhiều cơ chế chính sách và tập trung nguồn lực để phát triển CNTT, trong đó có
việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính.
Tăng cường và đổi mới công tác tuyên truyền, phổ biến, nâng cao nhận
thức và kiến thức về CNTT trong cơ quan, bảo đảm CNTT là một trong các
95
nội dung trọng tâm, thường xuyên trong các chương trình truyền thông của
các cơ quan thông tin đại chúng các cấp. Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT
trong việc phổ biến các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà
nước về CNTT.
Để việc tuyên truyền thực sự có hiệu quả, Tổng cục Thuế nên:
- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến về ứng dụng công nghệ
thông tin trong cơ quan đặc biệt đối với công tác quản lý văn bản;
- Tổ chức một số các cuộc thi tìm hiểu về CNTT;
- Có thể lồng ghép nội dung về CNTT trong các cuộc thi dành cho công
chức ví dụ như cuộc thi Tìm hiểu về cải cách hành chính hàng năm…Bên
cạnh đó, cần có chế độ động viên, khuyến kích công chức tham gia các cuộc
thi đạt thành tích cao một cách xứng đáng.
- Mở các lớp tập huấn về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản để cán
bộ công chức trong cơ quan đặc biệt là công chức thực hiện công tác văn thư
tham gia.
3.2.5. Kinh phí cho công nghệ thông tin
Thủ tục cấp kinh phí và giải ngân còn quá phức tạp, thiếu các khoản
mục và thiếu qui định về chế độ chi cho các hoạt động ứng dụng CNTT.
- Xây dựng chính sách về nguồn vốn dài hạn và ngắn hạn cho lĩnh vực
công nghệ thông tin thích hợp cho từng cấp. Phân bổ ngân sách dựa trên nhu
cầu đầu tư thực tế của của Tổng cục Thuế.
- Nguồn kinh phí hạn hẹp và chủ yếu từ nguồn ngân sách của chính phủ
là nguyên nhân chủ yếu hạn chế thiết lập hạ tầng kỹ thuật thông tin và xây
dựng đội ngũ nhân lực công nghệ thông tin.
Việc phân bổ ngân sách là tùy thuộc vào nội dung bài toán chứ không
phải theo tỷ lệ giữa phần cứng, phần mềm đào tạo. Phân chia ngân sách theo
lĩnh vực ưu tiên chứ không dàn trải.
96
- Cải cách các thủ tục cấp kinh phí sao cho gọn nhẹ, nhanh chóng khi
cần thiết, đáp ứng kịp thời với yêu cầu công nghệ thông tin của Tổng cục
Thuế đề ra.
- Trong công tác quản lý nhà nước đặc biệt về công nghệ thông tin, Bộ
Tài chính cần xác định được mục đích cuối cùng của việc ứng dụng CNTT là
trợ giúp cho con người chứ không thay thế con người. Vì vậy, để đạt được
hiệu quả cao thì Bộ Tài chính phải xác định công nghệ nội dung là chính, còn
phần cứng, phần mềm chỉ là công cụ hỗ trợ. Điều này đòi hỏi các cơ quan
quản lý trước khi ứng dụng CNTT vào hoạt động chuyên môn phải xác định
rõ tiến trình và yếu tố trọng tâm trong quá trình đầu tư.
3.2.6. Đ#y nhanh sử dụng hoàn toàn văn bản điện tử, không dùng
bản giấy
Căn cứ kế hoạch cải cách tổng thể nền HCNN, Chính phủ quyết tâm
đẩy nhanh tiến độ ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý điều hành của các
cơ quan Nhà nước, sự quyết tâm này được thể hiện bằng hàng loạt các văn
bản chỉ đạo hệ thống HCNN tuân thủ thực hiện. Hiện nay, Tổng cục Thuế vẫn
đang áp dụng song song hai hình thức luân chuyển văn bản là sử dụng vừa
bản giấy và bản chuyển trên phần mềm QLVB. Việc này gây tốn nhiều thời
gian chi phí và làm tăng thời gian xử lý công việc. Vì vậy mục đích của giải
pháp này là: Tiến tới điện tử hoàn toàn, không dùng văn bản giấy nhằm tiết
kiệm chi chí, đạt được mục tiêu thực hiện Chính phủ điện tử. Để giảm thiểu
các thao tác thực hiện thì cần đẩy nhanh tiến độ thực hiện văn bản điện tử
hoàn toàn. Giải pháp đưa ra để thực hiện sử dụng hoàn toàn bản điện tử không
dùng bản giấy là:
- Trước hết cần xây dựng lộ trình thực hiện điện tử hoàn toàn, lộ trình
quy định mốc thời gian những loại văn bản nào thực hiện không chuyển bản
giấy, đối với những hồ sơ về nhân sự, hồ sơ trình Chính phủ thực hiện gửi
kèm bản giấy.
97
- Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu, phải trực tiếp chỉ đạo, chỉ
đạo quyết liệt đây là yếu tố quyết định sự thành công.
- Ngoài ra cần phải có chiến lược quản lý để thay đổi thói quen làm
việc từ giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử. Việc này không đơn
giản vì vậy cần đẩy manh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận
thức tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ công chức,
sự cần thiết, hiệu quả của sử dụng văn bản điện tử để toàn thể cán bộ công
chức hiểu được sự cần thiết và lợi ích đem lại.
- Đưa ra các điều kiện ràng buộc bắt buộc các công chức phải sử dụng
chương trình quản lý văn bản trên môi trường mạng như: Cá nhân phải tạo tờ
trình đứng trên văn bản đến và lãnh đạo Tổng cục chỉ xử lý hồ sơ khi nhận
được bản điện tử hoặc khi có văn bản phát hành thì văn thư Tổng cục phải
nhận được văn bản đi trên chương trình thì mới cấp số.
- Một trong những công việc liên quan đến điện tử hoàn toàn đó là không
còn ký giấy. Đẩy nhanh thực hiện ký số để quản lý văn bản có hiệu quả.
- Hoàn thiện các thủ tục để cấp chữ ký số của cá nhân có thẩm quyền.
- Hiện nay, Tổng cục Thuế mới triển khai được chương trình QLVB và
điều hành tại cơ quan Tổng cục Thuế và 03 Cục Thuế. Để hạn chế gửi bản
giấy cho các Cục Thuế, trao đổi thông tin nhanh chóng thì việc làm trước mắt
cần quan tâm triển khai chương trình QLVB cho 60 Cục Thuế còn lại.
3.2.7. Tăng cường kiểm tra giám sát việc tuân thủ thực hiện quản lý
văn bản trên môi trường mạng
Các hoạt động kiểm tra giám sát không thể thiếu trong quá tình xây
dựng cũng như phát triển CPĐT nói chung và hoạt động QLVB điện tử nói
riêng. Các hoạt động này cần được tiến hành thường xuyên, định kỳ để có thể
phát hiện những thiếu sót của các quy trình điện tử trong hoạt động của nội bộ
cơ quan hoặc những sai phạm trong các giao dịch điện tử. Kiểm tra định kỳ
98
còn có thể dự đoán được các rủi ro sẽ xảy ra, từ đó tìm được các biện pháp
hữu hiệu phòng ngừa.
Ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản là bước tiến tới thực hiện Văn
phòng không giấy tờ. Xây dựng Văn phòng không giấy tờ nhờ áp dụng công
nghệ kỹ thuật hiện đại cho phép xử lý và truyền thông tin nhanh chóng và
chính xác. Ngoài ra thực hiện quản lý trên môi trường mạng còn giúp công
khai, minh bạch, tin cậy, tạo sự bình đẳng trong truy cập thông tin và cho
phép xử lý các thủ tục hành chính nhanh hơn rất nhiều so với quản lý văn bản
truyền thống.
Các giải pháp đưa ra là để ứng dụng thành công CNTT vào quản lý văn
bản tại Tổng cục Thuế, ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản cũng là một
trong những nhiệm vụ trọng tâm phát triển CPĐT.Tuy nhiên, cũng cần có sự
hỗ trợ từ các cơ quan chức năng khác để thực hiện thành công ứng dụng
CNTT vào công tác quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế cũng như các lĩnh vực
khác ở các cơ quan HCNN.
3.3. Một số kiến nghị
3.3.1. Đối với Bộ Nội vụ
Bộ Nội vụ là cơ quan quản lý nhà nước về nhiều lĩnh vực trong đó có
nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với công tác VTLT, do đó Bộ Nội vụ cần:
- Đầu tư cho nghiên cứu công tác VTLT điện tử, hướng dẫn chỉ đạo
thống nhất các khâu nghiệp vụ, tài liệu điện tử.
- Hướng dẫn các đơn vị ban hành quy chế, quy trình xử lý văn bản điện
tử, có khung chuẩn với các quy định cụ thể.
- Phối hợp với các đơn vị sản xuất phần mềm xây dựng ứng dụng
QLVB đầy đủ các tính năng, nghiệp vụ công tác VTLT.
- Hướng dẫn lập hồ sơ điện tử ở giai đoạn văn thư và quy trình trình lý
tài liệu điện tử phù hợp với tình hình hiện nay.
99
- Tham mưu trình cấp có thẩm quyền về chế độ đãi ngộ đối cán bộ làm
công tác văn thư.
- Tuyên truyền, tổ chức tập huấn cho các đơn vị về QLVB, hồ sơ tài liệu
điện tử.
3.3.2. Bộ Tài chính
- Lựa chọn nền tảng công nghệ thích hợp, xây dựng mô hình khung để
nâng cấp, thay thế chương trình quản lý văn bản và điều hành cho toàn ngành
Tài chính.
- Ban hành văn bản hướng dẫn các Tổng cục điều kiện cơ sở hạ tầng,
kỹ thuật kết nối với trục liên thông văn bản ngành Tài chính để gửi nhận văn
bản trên trục liên thông văn bản quốc gia.
- Cấp kinh phí để cho các đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ Tài chính thực
hiện nâng cấp chương trình QLVB và điều hành theo Quyết định
28/2018/QĐ-TTg.
- Rà soát, sửa đổi, bổ sung các văn bản về CNTT của Bộ Tài chính,
đảm bảo phù hợp với quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ
Thông tin và Truyền Thông.
- Hàng năm tổ chức đánh giá, xếp hạng, khen thưởng các cá nhân, đơn
vị tiêu biểu trong ứng dụng, phát triển CNTT vào công việc của Bộ Tài chính.
- Đưa nội dung triển khai Quyết định 28/2018/QĐ-TTg vào báo cáo
giao ban hàng tháng, quý năm, qua đó nắm bắt tổng thể tình hình thực hiện
văn bản điện tử và có hướng chỉ đạo các đơn vị quyết liệt hơn.
100
TIỂU KẾT CHƯƠNG 3
Ứng dụng công nghệ thông tin để thay đổi quy trình tác nghiệp truyền
thống, hướng tới văn phòng không giấy tờ đang là mục tiêu xây dựng và phát
triển của Chính phủ Việt Nam hiện nay.
Có thể thấy quy trình giải quyết công việc trong các cơ quan hành
chính được xây dựng trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin nhằm mục đích
tạo dựng môi trường trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo,
điều hành của lãnh đạo, phục vụ các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của cán
bộ, công chức trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với bên ngoài qua mạng
máy tính; nâng cao khả năng giám sát, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các
cấp. Lãnh đạo được cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin về tình hình thực hiện
công việc của cấp dưới làm cơ sở cho quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế
bước đầu đã có những kết quả đáng kể đó là: Tạo ra sự nhanh chóng, thuận
lợi trong việc gửi tổ chức việc chỉ đạo, điều hành thường xuyên, chính xác,
kịp thời. Đồng thời nó còn góp phần nâng cao năng lực xử lý công việc của
cán bộ công chức trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước, tạo phong cách
làm việc khoa học, hiện đại, chính xác, nhanh chóng thông qua việc quản lý
và theo dõi các công văn, tài liệu, chuẩn hóa quy trình xử lý công việc của
lãnh đạo và các bộ phận trong cơ quan.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong triển khai thực hiện văn bản,
dễ dàng hơn trong tìm kiếm, tra cứu văn bản; chuyên viên có thể chủ động
nghiên cứu, tạo hồ sơ sớm hơn trước đây và có thể kiểm soát tiến độ công
việc của mình; Tạo thuận lợi cho lãnh đạo các đơn vị trong việc giám sát, chỉ
đạo, điều hành đơn vị. Tất cả những điều trên giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công
chức của Tổng cục Thuế thực hiện tốt hơn nữa vai trò tham mưu của mình.
101
KẾT LUẬN
CNTT là công nghệ nền tảng của các ngành công nghệ cao, là công
nghệ tích hợp nhiều công nghệ như công nghệ phần cứng, công nghệ phần
mềm, công nghệ mạng… Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một
trong những nhiệm vụ quan trọng không nằm ngoài mục tiêu phục vụ cho
công cuộc cải cách hành chính, nhằm nâng cao năng suất lao động, phát huy
hiệu lực, hiệu quả quản lý hành chính và nhất là đem lại tiện ích cho người
dân, doanh nghiệp.
Ứng dụng CNTT trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan
hành chính là để thay đổi quy trình tác nghiệp truyền thống, hướng tới văn
phòng không giấy tờ và đang là mục tiêu quan trọng trong tiến trình xây dựng
chính phủ điện tử ở Việt Nam. Tổng cục Thuế là một trong số các cơ quan
HCNN thực hiện đẩy nhanh ứng dụng CNTT vào quản lý, chỉ đạo điều hành,
điều này cũng đóng góp nâng cao thứ bậc của Tổng cục Thuế trong tiến trình
cải cách hành chính.
Có thể thấy quy trình giải quyết công việc của cơ quan Tổng cục Thuế
được xây dựng trên cơ sở ứng dụng CNTT nhằm mục đích tạo dựng môi
trường trao đổi, cung cấp thông tin phục vụ sự quản lý, chỉ đạo, điều hành của
lãnh đạo, các hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, chuyên viên trong
nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với bên ngoài trên mạng máy tính; Nâng cao
khả năng giám sát, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo các cấp. Lãnh đạo được
cung cấp kịp thời, đầy đủ thông tin về tình hình thực hiện công việc của cấp
dưới làm cơ sở cho việc chỉ đạo, điều hành thường xuyên, chính xác, kịp thời.
Đồng thời nó còn góp phần nâng cao năng lực xử lý công việc của cán bộ
công chức trong cơ quan quản lý HCNN, tạo phong cách làm việc khoa học,
hiện đại, chính xác, nhanh chóng thông qua việc quản lý và theo dõi các công
văn, tài liệu, văn bản đi, văn bản đến; Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản và
xử lý công việc của lãnh đạo và các bộ phận trong cơ quan.
102
Qua nghiên cứu thực tế quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế để thấy
được những tồn tại trong ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản
để thấy được sự cần thiết phải đổi mới phương thức quản lý sao cho khoa học,
tránh điện tử hóa nhưng lại thêm việc cho cán bộ thực hiện các khâu trong xử
lý văn bản. Vì vậy, trước khi đưa ứng dụng CNTT vào xử lý, điều hành công
việc trước tiên cần phải xây dựng quy trình nghiệp vụ chuẩn, cần cắt giảm bớt
những khâu không cần thiết và đưa hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2015 vào áp dụng để công việc được đi vào nề nếp, khoa học. Ngoài ra
cần lựa chọn các giải pháp công nghệ phù hợp để quản lý các quy trình
nghiệp vụ trên máy tính sao cho hiệu quả, nhanh gọn, chính xác, không lãng
phí góp phần nâng cao hiệu quả đầu tư ứng dụng CNTT, thực hiện tin học hóa
công tác quản lý HCNN.
Luận văn cũng đã chỉ ra được tầm quan trọng của công tác quản lý văn
bản tài liệu, nó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quản lý, bảo đảm thông tin
cho hoạt động quản lý và các hoạt động nghiệp vụ khác của Tổng cục Thuế.
Bên cạnh đó luận văn đã phân tích được những ưu điểm, nhược điểm của
chương trình ứng dụng cũng như những khó khăn và thuận lợi của việc triển
khai ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản của Tổng cục Thuế và
đưa ra các biện pháp nhằm đẩy mạnh và hoàn thiện chương trình ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản tại Tổng cục Thuế.
Từ những kết quả đạt được như đã nêu trên, luận văn đã góp phần luận
chứng được cơ sở khoa học của việc ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn
bản hiện hành của Tổng cục Thuế. Thời gian gần đây Chính phủ đã quan tâm
đến công tác tiếp nhận, luân chuyển, xử lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà
nước nhưng cũng cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác quản lý, lưu trữ
tài liệu điện tử đây là nhiệm vụ hết sức cấp bách sau khi Chính phủ điện tử hoạt động ổn định./.
103
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Ban chấp hành Trung ương Đảng (2000), Chỉ thị 58-CT/TW
ngày 17/10/2000 về đ'y mạnh ứng dụng và phát triển CNTT phục vụ công
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, Hà Nội.
2. Ban Từ điển NXB Khoa học & Kĩ thuật (2004), Từ điển Công nghệ
thông tin - Điện tử - Viễn thông Anh - Việt, NXB Khoa học & Kĩ thuật, Hà Nội.
3. Bộ Chính trị (2014), Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của
Bộ Chính trị về đ'y mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát
triển bền vững và hội nhập quốc tế, Hà Nội.
4. Bộ Tài chính (2018), Quyết định số 2156/QĐ-TCT ngày 15/11/2018
cơ cấu tổ chức các Vụ/đơn vị và Văn phòng Tổng cục Thuế, Hà Nội.
5. Bộ Thông tin và Truyền thông (2016), Báo cáo ứng dụng công nghệ
thông tin 2016, Hà Nội.
6. Bộ thông tin và truyền thông (2015), Văn bản số 1187/BTTTT-THH
ngày 21/4/2015 về việc ban hành Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt
Nam, Hà Nội.
7. Bộ Thông tin và Truyền thông (2016), Báo cáo tổng kết 10 năm
thực hiện Luật công nghệ thông tin, Hà Nội.
8. Bộ Thông tin và truyền thông (2016), Báo cáo kết quả và đánh giá
ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan HCNN giai đoạn 2011-
2015, Hà Nội.
9. Chính phủ (1993), Nghị quyết số 49/CP ngày 04/8/1993 về phát
triển công nghệ thông tin ở nước ta trong những năm 90, Hà Nội.
10. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004
về công tác Văn thư, Hà Nội.
11. Chính phủ (2007), Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007
về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước,
Hà Nội.
104
12. Chính phủ (2011), Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 về ban
hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-
2020, Hà Nội.
13. Chính phủ (2011), Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011
Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang
thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước, Hà Nội.
14. Chính phủ (2015), Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 về
Chính phủ điện tử, Hà Nội.
15. Chính phủ (2018), Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018
về việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính
Nhà nước, Hà Nội.
16. Cục VTLTNN (2005), Ths. Nguyễn Trọng Biên (chủ nhiệm):
Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác Văn thư tại các cơ quan Nhà
nước. Hà Nội.
17. Dương Văn Khảm, Lê Văn Năng (1995). Tin học hoá công tác văn
thư, lưu trữ và thư viện, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội.
18. Dương Thị Hoa (2017), Quản lý nhà nước trong công tác văn thư,
lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế trung ương, Luận văn Thạc sỹ Quản lý
công, Học viện Hành chính Quốc gia.
19. Học viện Hành Chính Quốc gia (2009), PGS.TS. Lưu Kiếm Thanh,
Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay, Báo cáo đề tài
khoa học cấp Bộ, Hà Nội.
20. Học viện Hành Chính Quốc gia (2009), PGS.TS. Nguyễn Thị Thu
Vân, Tài liệu bài giảng môn Đánh giá và tổ chức sử dụng văn bản quản lý,
Hà Nội.
21. Học viện Hành chính Quốc gia (2013), Hành chính nhà nước và
công nghệ hành chính, tài liệu luyện thi dành cho hệ đào tạo chuyên viên,
chuyên viên chính và chuyên viên cao cấp,Nxb Chính trị - Hành chính.
105
22. Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu (2014), Hỏi đáp về công tác văn
thư, lập hồ sơ và lưu trữ, Nxb Chính trị Quốc gia.
23. Nguyễn Khắc Khoa (2000), Quản lý thông tin và Công nghệ thông
tin, Dự án công nghệ thông tin Việt Nam – Canada, Nhà xuất bản Văn hoá -
Thông tin, Hà Nội.
24. Nguyễn Văn Thâm (2001), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà
nước, Nxb Chính trị Quốc gia.
25. Phạm Phương Linh (2015), Quản lý văn bản trên môi trường mạng
tại Văn phòng Quốc hội giai đoạn 2012-2015, tầm nhìn 2020, Luận văn Thạc
sỹ Quản lý công, Học viện hành chính Quốc gia.
26. Tạ Tuyết Nhung (2015), ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản đến tại văn phòng chính phủ, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công, Học
viện hành chính Quốc gia.
27. Quốc Hội khóa 11 (2006), Luật số 67/2006/QH11 về Luật Công
nghệ thông tin, Hà Nội.
28. Quốc Hội khóa 11 (2005), Luật số 51/2005/QH11 về Luật Giao
dịch điện tử, Hà Nội.
29. Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định số 41/2018/QĐ-TTg ngày
25/9/2018 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Tổng cục Thuế thuộc Bộ Tài chính, Hà Nội.
30. Thủ tướng Chính phủ (2015), Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày
26/10/2015 về việc phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong
hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016 – 2020, Hà Nội.
31. Thủ tướng Chính phủ (2010), Báo cáo tổng kết thực hiện Quyết
định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt
Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015, Hà Nội.
106
32.Tổng cục Thuế (2016), Quyết định số 1538/QĐ-TCT ngày
10/8/2016 của Tổng cục Thuế ban hành quy trình tiếp nhận và quản lý văn
bản, Hà Nội.
33. Từ Thị Kim Ngân (2018), Ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Luận văn Thạc sỹ Quản lý công,
Học viện Hành chính Quốc gia.
