ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
---------------------
DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN
TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN
NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ
QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP
Hà Nội – 2017
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
---------------------
DIÊM QUỐC CƢỜNG ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN
TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH – KẾ HOẠCH THUỘC ỦY BAN
NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC NINH
Chuyên ngành: Quản trị công nghệ và Phát triển doanh nghiệp
Mã số: Chuyên ngành thí điểm
LUẬN VĂN THẠC SĨ
QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN ĐĂNG MINH
Hà Nội – 2017
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung
thực và chƣa hề đƣợc sử dụng để bảo vệ một học vị nào. Mọi sự giúp đỡ cho việc
thực hiện luận văn này đã đƣợc cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã
đƣợc chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và đƣợc phép công bố.
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình thực hiện đề tài “Áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài
chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh”, tôi đã nhận đƣợc rất nhiều sự giúp đỡ, tạo
điều kiện của tập thể các thầy, cô Trƣờng Đại học Kinh tế - Đại học Quốc gia Hà
Nội tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự giúp đỡ đó.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Nguyễn Đăng Minh thầy giáo trực
tiếp hƣớng dẫn và chỉ bảo cho tôi hoàn thành luận án này. Tôi xin chân thành cảm
ơn bạn bè, đồng nghiệp của Tôi đang công tác tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành
phố Bắc Ninh và gia đình đã động viên, khích lệ, tạo điều kiện và giúp đỡ tôi trong
suốt quá trình thực hiện và hoàn thành luận án này.
Mặc dù đã rất cố gắng nhƣng tác giả không tránh khỏi những thiếu sót, tôi
xin tiếp thu tất cả những sự đóng góp, phê bình, góp ý của các nhà khoa học, các
quý thầy cô, các đọc giả cùng bạn bè đồng nghiệp, để tôi hoàn thành tốt nhất luận
này. Một lần nữa tôi xin trân thành cám ơn!
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ............................................................................ i
DANH MỤC BẢNG BIỂU ....................................................................................... ii
DANH MỤC HÌNH VẼ ........................................................................................... iii
PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 1
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN VÀ CỞ SỞ LÝ LUẬN
ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN ........................................................................... 6
1.1. Tổng quan về tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn và áp dụng quản trị tinh
gọn ........................................................................................................................... 6
1.1.1. Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn trên thế giới ................................. 6
1.1.2. Các nghiên cứu về quản trị tinh gọn trong nƣớc ........................................ 7
1.2 Cơ sở lý luận về Quản trị tinh gọn ..................................................................... 8
1.2.1 Khái Niệm ................................................................................................... 8
1.2.2 Các phƣơng pháp trong quản trị tinh gọn .................................................... 9
1.3. Các nhân tố tác động đến hiệu quả triển khai áp dụng quản trị tinh gọn ....... 15
1.4 Lợi ích của việc áp dụng quản trị tinh gọn ...................................................... 15
Kết luận chƣơng 1 ..................................................................................................... 17
CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..................................................... 18
2.1 Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 18
2.1.1 Phƣơng pháp nghiên cứu định tính: .......................................................... 18
2.2. Quy trình thực hiện nghiên cứu ...................................................................... 18
2.3. Địa điểm và thời gian thực hiện nghiên cứu ................................................... 20
2.4. Công cụ đƣợc sử dụng để nghiên cứu ............................................................ 20
2.4.1. Thu thập số liệu thứ cấp ........................................................................... 20
2.4.2. Quan sát thực tế ........................................................................................ 20
2.4.3. Bảng hỏi ................................................................................................... 20
2.4.4. Phỏng vấn chuyên sâu .............................................................................. 20
2.5. Mô tả phƣơng pháp điều tra ............................................................................ 20
2.5.1. Thực hiện quan sát ................................................................................... 21
2.5.2. Điều tra bằng bảng hỏi ............................................................................. 21
2.5.3. Phỏng vấn ................................................................................................. 21
CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG, NGUYÊN NHÂN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TẠI
PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH ........................... 22
DƢỚI GÓC ĐỘ QUẢN TRỊ TINH GỌN ................................................................ 22
3.1. Tổng quan về Phòng Tài chính - Kế hoạch .................................................... 22
3.1.1. Tổng quan chung ...................................................................................... 22
3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế hoạch. ...................... 23
3.1.3. Nhân lực. .................................................................................................. 27
3.1.4. Kết quả hoạt động. .................................................................................... 35
3.1.5. Cơ cấu tổ chức: ......................................................................................... 37
3.2. Thực trạng các loại lãng phí tại phòng Tài chính - Kế hoạch. ....................... 38
3.2.1 Lãng phí hữu hình ..................................................................................... 39
3.2.2 Lãng phí vô hình ........................................................................................ 43
3.3. Đánh giá chung về những lãng phí tại Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố
Bắc Ninh ................................................................................................................ 47
3.3.1. Nguyên nhân lãng phí hữu hình ............................................................... 47
3.3.2. Nguyên nhân lãng phí vô hình ................................................................. 49
CHƢƠNG 4 : GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TRONG HOẠT
ĐỘNG CỦA PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH .......... 51
4.1 Đề xuất một số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm giảm và loại bỏ các
loại lãng phí tại Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh .................................. 51
4.2 Những yêu cầu cấp thiết để áp dụng quản trị tinh gọn. ................................... 54
4.2.1 Đơn vị cần hoạch định chiến lƣợc dài hạn cho việc áp dụng QTTG ........ 54
4.2.2 Cần có sự cam kết lâu dài từ ban lãnh đạo trong việc áp dụng QTTG ..... 55
4.2.3 Mời các chuyên gia hỗ trợ: ........................................................................ 56
4.2.4 Tạo điều kiện thúc đẩy sự tham gia của ngƣời lao động: .......................... 56
4.2.5 Hoạt động đào tạo cần đƣợc chú trọng:..................................................... 57
4.2.6 Chính sách khuyến khích, khen thƣởng: ................................................... 58
4.3 Đề xuất các giai đoạn triển khai áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính
- Kế hoạch thành phố Bắc Ninh. ............................................................................ 59
KẾT LUẬN ............................................................................................................... 62
TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................................................... 63
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT Ký hiệu Nguyên nghĩa
CNTT Công nghệ thông tin 1
CQ Cơ quan 2
International Organization for Standardization (Tổ ISO 3 chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá)
NĐ-CP Nghị định chính phủ 4
QTTG Quản trị tinh gọn 5
TCKH Tài chính - kế hoạch 6
i
UBND Ủy ban nhân dân 7
DANH MỤC BẢNG BIỂU
STT Bảng Nội dung Trang
Bảng 1.1 Các loại lãng phí và nguyên nhân 16 1
Bảng 3.1 Phân biệt Kaizen và đổi mới 39 2
ii
Đề xuất những phƣơng pháp của quản trị tinh gọn Bảng 4.1 53 3 để giảm và bỏ chi phí lãng phí
DANH MỤC HÌNH VẼ
STT Bảng Nội dung Trang
1 Hình 2.1 Quy trình nghiên cứu 20
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của phòng Tài chính 2 Hình 3.1 38 - Kế hoạch
Phòng làm việc, vật dụng, hồ sơ không thƣờng
3 Hình 3.2 xuyên sắp xếp, không phân loại tại bàn làm việc, 43
tại phòng
iii
Mô hình quản trị tổng quát theo tƣ duy quản trị 4 Hình 4.1 61 tinh gọn tại các đơn vị Việt Nam
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Về tính cấp thiết của đề tài
Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND (ủy ban nhân dân) thành phố có chức năng tham mƣu, giúp Ủy ban
nhân dân Thành phố thực hiện quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực: tài chính; giá; tài
sản ; tổng hợp; kế hoạch và đầu tƣ; công tác cấp phép đăng ký; thống nhất quản lý
về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tƣ nhân; thẩm định quyết toán theo quy
phạm pháp luật;
Đối với các Sở ngành thành phố:
Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố chịu sự hƣớng dẫn về chuyên môn,
nghiệp vụ của Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tƣ thành phố; chịu trách nhiệm tổ
chức thực hiện và báo cáo các mặt hoạt động chuyên môn theo yêu cầu của Giám
đốc các Sở ngành có liên quan.
Đối với các Phòng chuyên môn khác:
Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố phối hợp với các phòng ban chuyên
môn khác của thành phố Bắc Ninh để thực hiện công tác trên nguyên tắc hợp tác
bình đẳng.
Đối với Ủy ban nhân dân 19 xã phƣờng:
Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố không là cơ quan cấp trên của Ủy
ban nhân dân xã, phƣờng nhƣng về chuyên môn nghiệp vụ, Phòng có trách nhiệm:
Hƣớng dẫn Ủy ban nhân dân phƣờng về chức năng, nhiệm vụ, nội dung
công tác quản lý Nhà nƣớc theo ngành, lĩnh vực công tác ở địa phƣơng phân công
cán bộ phụ trách Ngân sách xã, phƣờng.
Thực hiện chế độ thanh kiểm tra ngành ở xã, Phƣờng khi Ủy ban nhân dân
thành phố yêu cầu.
Cung cấp cho Ủy ban nhân dân xã, phƣờng các tài liệu, thông tin cần thiết
1
phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ của ngành tại địa phƣơng.
Ý thức đƣợc vị trí và vai trò quan trọng của phòng Tài chính - Kế hoạch góp
phần vào sự phát triển Kinh tế - Xã hội của tỉnh Bắc Ninh nói chung và thành phố
Bắc Ninh nói riêng, các thế hệ Lãnh đạo và cán bộ công nhân viên phòng Tài chính
- Kế hoạch luôn nêu cao tinh thần lao động sáng tạo, hiệu quả nhằm đem lại kết quả
tốt nhất trong công việc. Điều đó đƣợc thể hiện qua việc ứng dụng các đề tài nghiên
cứu khoa học có chất lƣợng vào cơ chế quản lý, cũng nhƣ việc ứng dụng hiệu quả
các hệ thống công nghệ thông tin, trong công tác quản lý vận hành.
Tuy nhiên việc áp dụng các đề tài nghiên cứu khoa học và các hệ thống công
nghệ thông tin cũng gặp phải rất nhiều những trở ngại. Nhận diện đƣợc những thách
thức đó, Lãnh đạo phòng Tài chính - Kế hoạch đã tham mƣu, đề xuất để UBND
thành phố Bắc Ninh đƣa ra những chủ chƣơng kịp thời và đúng đắn, góp phần xây
dựng vững chắc nền móng phát triển của Thành Phố. Một trong những chủ trƣơng
đó là tối ƣu hóa chi phí trong sử dụng ngân sách của cơ quan, điều này đƣợc thể
hiện qua các tiêu chí cần đƣợc đảm bảo:
Nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách nhà nƣớc; Các trang thiết bị đƣợc đầu
tƣ phù hợp và đƣợc sử dụng hiệu quả; Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên;
Tiết kiệm các khoản chi phí không cần thiết; Công tác quản lý, vận hành hiệu quả,
tránh lãng phí thời gian.
Song song với đó, ngoài sự phấn đấu không ngừng của yếu tố con ngƣời thì
phƣơng pháp, cách thức hay công cụ cần đƣợc sử dụng để hộ trợ và áp dụng vào
thực tế nhằm hƣớng đến mục tiêu nâng cao hiệu quả công việc và đạt đƣợc các tiêu
chí trên là hết sức cần thiết. Với vai trò nhƣ một trái tim trong cơ thể thì công tác
quản trị trong Cơ quan phòng Tài chính - Kế hoạch là yếu tố quan trọng quyết định
sự hoạt động của cơ thể và đảm bảo nhiệm vụ điều tiết, điều hành ngân sách và
nhiệm vụ phát triền Kinh tế - Xã hội thành phố Bắc Ninh. Ngoài ra, quản trị còn là
công cụ sắc bén giúp Lãnh đạo phòng Tài chính - Kế hoạch nói riêng và toàn thể
cán bộ công chức nói chung nâng cao hiệu quả công việc và hoàn thành nhiệm vụ
2
đƣợc giao. Quản trị ở đây đƣợc hiểu theo các khía cạnh:
Lãnh đạo phòng Tài chính - Kế hoạch ra các quyết định và điều hành; Các bộ
phận thực hiện công tác tham mƣu và đôn đốc, theo dõi và phối hợp với đơn vị giải
quyết công việc; Các cán bộ phòng Tài chính - Kế hoạch quản trị chính công việc
mình đƣợc giao, phối hợp làm việc với các cá nhân, tập thể liên quan để hoàn thành
nhiệm vụ ;
Với những lập luận nêu trên có thể thấy với bối cạnh hiện tại, để phòng Tài
chính - Kế hoạch đạt đƣợc hiệu quả trong chuyên môn của minh thì việc tập trung
nâng cao chất lƣợng quản trị nói chung và quản trị bản thân từng cá nhân, tập thể
nói riêng là hết sức quan trọng, nó là chìa khóa mở ra những cánh cửa thành công
cho cơ quan, đơn vị mình. Và do đó có thể thấy rằng, để nâng cao hiệu quả công
việc, hay nói một cách sâu xa là để có đƣợc một kết quả làm tốt hơn những gì đang
có thì cần phải có một sự đột phá, sự thay đổi mang tính quyết định mà mấu chốt ở
đây là công tác quản trị hiệu quả hơn, phù hợp hơn với bối cảnh, và điều này có thể
tìm thấy ở quản trị tinh gọn, một xu hƣớng chung của thế giới.
Nói về quản trị tinh gọn (Lean management), đó là tƣ duy và phƣơng pháp
quản trị đã đƣợc nhiều quốc gia, doanh nghiệp/tổ chức áp dụng thành công trong
cách điều hành đất nƣớc ở tầm vĩ mô cũng nhƣ điều hành doanh nghiệp/tổ chức ở
tầm vi mô. Câu chuyện phát triển thần kỳ của Nhật Bản, Singapore là những ví dụ
điển hình về việc áp dụng sáng tạo tƣ duy và phƣơng pháp quản trị tinh gọn để xây
dựng đất nƣớc phồn vinh. Trên thế giới cũng đã có nhiều nghiên cứu chỉ ra tính hiệu
quả và lợi ích của quản trị tinh gọn đối với các lĩnh vực khác nhau (hành chính
công, y tế, giáo dục…) và các bình diện khác nhau của cuộc sống (gia đình, xã hội,
học tập, làm việc…).
Tuy nhiên, bài học thành công của các quốc gia phát triển đi trƣớc chỉ ra
rằng chúng ta không thể áp dụng máy móc bất kỳ tƣ duy phƣơng thức quản trị nào,
mỗi quốc gia, mỗi doanh nghiệp/tổ chức tùy điều kiện và bối cảnh cần phải tìm ra
phƣơng pháp áp dụng linh hoạt và phù hợp với thực tế của mình. Nói cách khác,
kinh nghiệm quốc tế chỉ mang tính tham khảo. Đối với quản trị tinh gọn cũng vậy,
3
Việt Nam nói chung và doanh nghiệp/tổ chức Việt Nam nói riêng cần nghiên cứu,
tìm ra mô hình quản trị quốc gia, quản trị doanh nghiệp/tổ chức tinh gọn của chính
mình, phù hợp với văn hóa tổ chức, đặc điểm lao động và con ngƣời Việt Nam.
Với lý do nêu trên, trong quá trình tham gia khóa đào tạo Thạc sỹ Quản trị
công nghệ và phát triển doanh nghiệp, học viên đã có cơ hội học tập và nghiên cứu
nội dung môn học quản trị tinh gọn "Made in Vietnam" với tuy duy và kiến thức
của quản trị tinh gọn của quốc tế đã đƣợc TS. Nguyễn Đăng Minh nghiên cứu đề
xuất đƣa ra triết lý về quản trị tinh gọn phù hợp với điều kiện của Việt Nam.
Vì vậy, việc lựa chọn và áp dụng quản trị tinh gọn "Made in Vietnam" vào
phòng Tài chính - Kế hoạch nhằm nâng cao năng suất làm việc để đạt đƣợc những
thành công lớn hơn là hết sức cần thiết. Do đó, học viên lựa chọn đề tài ‘Áp dụng
quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc
Ninh’ làm luận văn tốt nghiệp của mình.
Câu hỏi nghiên cứu của học viên đối với vấn đề nghiên cứu
Để giải quyết nội dung của Đề tài, thực chất là trả lời các câu hỏi lớn sau:
- Thực trạng quản trị tại phòng Tài chính - Kế hoạch là gì?
- Giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn cho phòng Tài chính - Kế hoạch là gì?
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
a) Mục đích nghiên cứu
Đề xuất đƣợc các giải pháp nhằm áp dụng Quản trị tinh gọn tại phòng Tài
chính - kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh.
b) Nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu cơ sở lý luận và áp dụng công cụ lý thuyết đƣa ra cái nhìn về
quản trị tinh gọn làm tiền đề thực hiện các nhiệm vụ tiếp theo.
Xác định phƣơng pháp nghiên cứu, hƣớng tiếp cận, cách thức tiến hành
nghiên cứu và phƣơng pháp thu thập dữ liệu.
Phân tích và đánh giá hiện trạng của công tác quản trị tại phòng Tài chính -
Kế hoạch dƣới góc độ từ việc quản trị của từng cá nhân đến quản trị cấp Phòng để
đƣa ra những kết luận cụ thể và giải pháp.
4
Đề xuất và áp dụng QTTG tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
a) Đối tƣợng nghiên cứu
Công tác quản trị tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh.
b) Phạm vi nghiên cứu
* Nội dung:
- Các hoạt động quản trị tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh.
- Phạm vi nghiên cứu về không gian: các nghiên cứu, khảo sát đƣợc tiến
hành tại phòng Tài chính - kế hoạch thành phố Bắc Ninh;
- Phạm vi nghiên cứu về thời gian: từ năm 2010 đến năm 2015.
4. Những đóng góp của luận văn
Đƣa ra cái nhìn tổng quát về quản trị tinh gọn và cách thức áp dụng vào
phòng Tài chính - Kế hoạch.
Kết quả của việc áp dụng quản tinh gọn "Made in Vietnam" vào thực tế
(những thay đổi tích cực những điều chƣa làm đƣợc).
5. Kết cấu của luận văn
Phần mở đầu
Chƣơng 1 – Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận về quản trị tinh gọn.
Chƣơng 2 – Phƣơng pháp nghiên cứu.
Chƣơng 3 – Thực trạng và nguyên nhân hoạt động quản trị tại phòng Tài
chính - Kế hoạch dƣới góc độ quản trị tinh gọn.
Chƣơng 4 – Giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - Kế
hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh.
5
Kết luận
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CỞ SỞ LÝ
LUẬN VỀ QUẢN TRỊ TINH GỌN
1.1. Tổng quan tình hình nghiên cứu về quản trị tinh gọn và áp dụng quản trị
tinh gọn
1.1.1. Tình hình nghiên cứu quản trị tinh gọn trên thế giới
Từ lý luận về phân công lao động của Adam Smith, lý thuyết này đã giúp
các nhà sản xuất nâng cao hiệu quả lao động hơn, tiết kiệm thời gian sản xuất bằng
cách thay vì phân một công việc lớn cho một ngƣời làm, công việc lớn đƣợc chia
nhỏ thành các công việc phụ cho nhiều ngƣời khác cùng thực hiện.
Tiếp đó ngƣời đóng góp rất lớn trong lịch sử hình thành thuyết về quản trị tinh
gọn là Frederick Taylor – kỹ sƣ cơ khí ngƣời Mỹ đƣợc coi là cha đẻ của „„ quản lý khoa
theo khoa học‟‟. Ông cho rằng để nâng cao năng suất công nghiệp, cần nghiên cứu cẩn
thận quá trình làm việc để khai thác chính xác chuỗi thao tác và làm theo cách tốt nhất.
Từ cuối những năm 1970, quản trị tinh gọn trở thành một phƣơng pháp đƣợc
nhiều nhà quản trị Mỹ lựa chọn để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đến năm 2000,
James Womack cho ra đời cuốn sách đầu tiên đi sâu mô tả về một hình thức thực
hành quản trị tinh gọn là The Machine that Change the World (Cỗ máy làm thay đổi
thế giới) và tạo ra làn sóng mới với khái niệm „sản xuất tinh gọn‟ (Lean
manufacturing). Ông đã so sánh hệ thống so sánh với các sản xuất ô tô Nhật Bản
với các khác trên thế giới chỉ ra tính hiệu quả và minh chứng bằng sự thành công
của phƣơng pháp sản xuất này.
Tất cả những tƣ duy trên đã xây dựng nền tảng hình thành để tạo thành tƣ
duy, phƣơng thức quản trị mới – quản trị tinh gọn, giúp rút ngắn thời gian sản xuất,
nâng cao tính hiệu quả của hệ thống bằng cách loại bỏ lãng phí từng công đoạn của
chu trình sản xuất để đạt đƣợc chất lƣợng tốt nhất với chi phí thấp nhất, trong khi
6
vẫn nâng cao đƣợc mức an toàn và tinh thần ngƣời lao động (Like, 2004).
Xuất phát từ việc nghiên cứu bí quyết để thực hiện phƣơng pháp sản xuất
tinh gọn thành công, triết lý và tƣ duy quản trị ra đời, Thomas L. Jakson (1996) đã
chỉ ra một doanh nghiệp muốn xây dựng đƣợc hệ thống sản xuất tinh gọn cần phải
có hệ thống quản trị tinh gọn trƣớc, vì ba lý do sau :
- Để triển khai đƣợc hệ thống sản xuất tinh gọn, doanh nghiệp cần chiến lƣợc
phát triển dài hạn và đủ cam kết để chuyển sang phƣơng pháp sản xuất mới.
- Quá trình chuyển đổi từ mô hình sản xuất cũ sang mô hình sản xuất mới
cần thay đổi về quy chế quy trình vận hành, cơ cấu tổ chức cũng nhƣ con ngƣời,
máy móc và thiết bị.
- Quyết định chuyển đổi từ mô hình sản xuất cũ sang sản xuất tinh gọn cần
sự nhiệt tâm của ngƣời lãnh đạo có quyền quyết định cao nhất trong tổ chức.
Cũng từ đây, các nội dung tạo lên nguyên lý quản trị tinh gọn bắt đƣợc đƣợc
nghiên cứu, phát triển và áp dụng rộng rãi trên thế giới. Thực hành quản trị tinh gọn
hiệu quả sẽ giúp nâng cao năng lực hoạt động cho cả hệ thống và bên trong và bên
ngoài tổ chức, tạo tiền để để nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua sử dụng các
nguyên tắc tinh gọn, các quá trình đƣợc hoạch định và các công cụ hỗ trợ (Imai, 1986,
1997; Womack và cộng sự, 1990; Nishiguchi, 1994; Fujimoto, 1999; Emiliani và công
sự, 2003). Tuy nhiên, việc áp dụng cần đảm bảo tính linh hoạt và phù hợp, dựa theo các
bối cảnh và đặc điểm của từng doanh nghiệp, từng địa phƣơng khác nhau.
1.1.2. Các nghiên cứu về quản trị tinh gọn trong nước
Sau khi nghiên cứu và khảo sát tình hình nghiên cứu về quản trị tinh gọn
thông qua các công trình nghiên cứu đã đƣợc thực hiện, tác giả liệt kê một số tác giả
và nội dung điển hình nhƣ sau:
Vận dụng kế toán quản trị theo hƣớng tinh gọn tại Công ty TNHH QMI
INDUSTRIAL Việt Nam của tác giả Lê Hƣơng Trà, 201 Tác giả đã nêu ra đƣợc
tổng quan về quản trị tinh gọn. Sau đó, bằng những lập luận dựa trên lý thuyết về
quản trị tinh gọn, tác giả đã áp dụng một cách có chọn lọc các công cụ của quản trị
tinh gọn vào chuyên ngành kế toán theo phƣơng pháp truyền thống và theo
7
phƣơng pháp tinh gọn. Việc áp dụng linh hoạt quản trị tinh gọn đã mang lại nhiều
lợi ích, tăng năng xuất lao động, tăng doanh thu cho từ đó tăng thu nhập cho
ngƣời lao động.
Trong năm 2012-2013, Tiến sĩ Nguyễn Đăng Minh – Giảng viên Trƣờng Đại
học Kinh tế- Đại học Quốc Gia Hà Nội và nhóm nghiên cứu của mình đã thực hiện
đề tài „Thực trạng áp dụng 5S tại các Doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa trên địa
bàn thành phố Hà Nội‟. Nội dung đề tài đã phản ánh thực trạng áp dụng 5S tại các
doanh nghiệp MSME thuộc cụm khu công nghiệp vừa và nhỏ Từ Liêm và khu công
nghiệp Sài Đồng. Kết quả nghiên cứu cho thấy 5S đã đƣợc các doanh nghiệp quan
tâm và thấy rõ đƣợc tầm quan trọng trong việc giảm thiểu những lãng phí không
đáng có nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất. Nhóm tác giả cũng đƣa ra đƣợc giải pháp
để thực hiện và duy trì 5S trong doanh nghiệp cần phải thay đổi về chính sách, sự
quyết tâm cao của ngƣời lãnh đạo và sự tƣ vấn của các chuyên gia. Tuy nhiên, số
lƣợng các MSME đƣợc tiếp cận với 5S còn rất hạn chế.
Năm 2014, Tiến sĩ Nguyễn Đăng Minh đã thực hiện đề tài nghiên cứu „Xây
dựng mô hình quản trị tinh gọn nhằm nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp Việt
Nam‟. Đề tài nghiên cứu về lý thuyết quản trị tinh gọn, về tình hình cụ thể của các
doanh nhiệp Việt Nam khi áp dụng phƣơng pháp quản trị tinh gọn phù hợp với đặc
điểm của doanh nghiệp Việt Nam, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh
nghiệp, giúp các doanh nghiệp phát triển, đóng góp vào sự phát triển chung của
doanh nghiệp trong nƣớc.
1.2 Cơ sở lý luận về Quản trị tinh gọn
1.2.1 Khái Niệm
Quản trị tinh gọn là tƣ duy quản trị tạo ra lợi nhuận hoặc giá trị gia tăng cho
doanh nghiệp bằng cách dùng trí tuệ của con ngƣời cắt giảm tối đa chi phí lãng phí.
Lợi nhuận (Giá trị gia tăng) = Doanh thu – Chi phí
Chi phí = Chi phí thực + Chi phí lãng phí.
Chi phí lãng phí = Chi phí lãng phí hữu hình + Chi phí lãng phí vô hình
8
(TS. Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2013)
Cách thức hiệu quả giúp tăng lợi nhuận/giá trị gia tăng cho doanh
nghiệp chính là cắt giảm chi phí hoặc tăng doanh thu. Việc gia tăng doanh thu thông
qua việc tăng giá bán hoặc tăng sản lƣợng thƣờng có giới hạn do phụ thuộc vào tâm
lý ngƣời tiêu dùng cũng nhƣ quan hệ cung cầu trên thị trƣờng. Cắt giảm chi phí
đƣơng nhiên doanh nghiệp không thể cắt giảm chi phí cần thiết để duy trì sản xuất
kinh doanh, đảm bảo chất lƣợng của sản phẩm nhƣ chi phí nguyên vật liệu, lƣơng
công nhân. Vì vậy giải pháp giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận một cách bền vững
đó là không ngừng cắt giảm các chi phí lãng phí.
Chi phí lãng phí tồn tại dƣới hai hình thức là chi phí vô hình và chi phí lãng
phí hữu hình. Lãng phí vô hình là lãng phí trong tƣ duy làm việc và lãng phí trong
phƣơng pháp làm việc. Lãng phí hữu hình là lãng phí quên tắt đèn, tắt van nƣớc,
hàng hoá hỏng, phế phẩm…
1.2.2 Các phương pháp trong quản trị tinh gọn
1.2.2.1 Phương pháp 5S
5S là từ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiketsu và Shitsuke. Đối
với các nƣớc châu Âu và châu Mỹ, 5S đƣợc dịch thành Sorting, Straitening,
Shining, Standardizing và Sustaining. Khi du nhập vào Việt Nam, 5S mang ý nghĩa
Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, chuẩn hóa, tâm thế .
Mục đích của 5S
*Tạo nên và duy trì một môi trƣờng làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính
xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho
hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh nhƣ sân bãi, chỗ để xe ,..
* Đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi ngƣời từ Lãnh
đạo cho tới ngƣời công nhân bởi vì hoạt động 5S dành cho tất cả mọi ngƣời và
không loại trừ bất kì ai trong
Lợi ích khi áp dụng 5S
*Tạo ra một môi trƣờng làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí.
* Giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá
trình nhƣ rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan
9
của con ngƣời.
*Giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ƣu thế cạnh tranh.
*Với một môi trƣờng làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao
an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động.
*Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể đƣợc nhận thức rõ và nâng cao, tăng cƣờng
tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên.
*Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S.
*Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của trong con mắt
khách hàng.
Các bƣớc thực hiện 5S
*Seiri - Sorting - Sàng lọc: chỉ giữ lại những gì cần thiết, xác định các nhân
tố “tạo ra giá trị” - có ích, loại bỏ các yếu tố gây lãng phí không có giá trị để tạo ra
nhiều không gian hơn cho sản xuất và cải thiện quy trình sản xuất. Việc đánh giá và
triển khai Seri- Sàng lọc bao gồm:
+ Lập kế hoạch và tiến hành tổng vệ sinh định kỳ
+ Xây dựng tiêu chí và phân loại đồ vật cần thiết, không cần thiết trong công việc.
+ Xác định và phân loại đồ vật cần thiết và không cần thiết theo tiêu chí trên.
+ Loại bỏ đồ vật không cần thiết ra khỏi nơi làm việc.
+ Xác định nguyên nhân và khắc phục để giảm thiểu việc lƣu trữ những đồ
vật không cần thiết tại nơi làm việc.
*Seiton - Straightening - Sắp xếp: Sắp xếp là một hoạt động bố trí các vật
dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý
sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại nhằm mục đích loại bỏ đƣợc thời gian tìm
kiếm, giảm thiểu tồn kho, giảm chỉ phí, giảm mức tối thiểu số thao tác mà công
nhân thực hiện cho một công việc. Nguyên tắc chung của Sắp xếp là bất kì vật dụng
cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng và
cần đƣợc tuân thủ một cách triệt để. Các bƣớc tiến hành
+ Đánh giá quãng đƣờng đi lấy dụng cụ, vật tƣ. Đành giá tần suất sử dụng
dụng cụ, vật tƣ.
10
+ Đánh giá thời gian vận chuyển dụng cụ, vật tƣ, xe kéo, xe nâng.
+ Đảm bảo hiểu chi tiết và đầy đủ về công việc là yếu tố quan trọng trong
sắp sếp để làm đúng ngay từ đầu.
+ Sắp sếp dụng cụ, vật tƣ đúng vị trí phù hợp với thứ tự công việc tiêu chuẩn.
+ Có chỗ để cho tất cả mọi thứ cần thiết.
+ Mọi thứ ở đúng vị trí đã quy định, có địa chỉ cụ thể.
*Áp dụng quản lý trực quan
*Kẻ vẽ các đƣờng viền bao quanh.
+ Sắp sếp dụng cụ, vật tƣ sao cho dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm, đễ trả lại vị trí ban đầu
+ Đảm bảo an toàn trong quá trình làm việc
*Seiso – Shining - Sạch sẽ: dọn dẹp hàng ngày, giữ nơi làm việc sạch sẽ, gọn
gàng, trật tự. Hoạt động Seiso–Sạch sẽ bao gồm:
+ Xác định vị trí và lập danh sách các vị trí có thể gây bụi bẩn trong các khu
vực đi lại để công nhân có thể nhận biết.
+ Đánh dấu chúng với những băng màu cam và ghi theo số thứ tự tƣơng ứng
trong bảng danh sách.
+ Tìm kiếm nguyên nhân gây bụi bẩn.
+ Loại bỏ các nguyên nhân nguồn gốc gây bẩn để chúng không còn ảnh
hƣởng đến khu vực làm việc.
+ Tìm và phát hiện ra bụi bẩn ở những vị trí thiết bị, dụng cụ, máy móc khó
quan sát.
+ Duy trì thƣờng xuyên vệ sinh làm sạch hàng ngày hoặc hai lần một tuần
theo sự phân công trách nhiệm của ngƣời giám sát.
+ Để loại bỏ và vệ sinh các thiết bị máy móc, khu làm việc một cách triệt để
đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi ngƣời trong . Lập ra
những quy định tiêu chuẩn nêu rõ phạm vị trách nhiệm của mỗi cá nhân, cách thức
và tần suất triển khai ở từng vị trí.
+ Để tăng ý thức về mức độ bụi bẩn, nên sơn nơi làm việc và một số các
thiết bị dụng cụ máy móc màu sáng, đồng thời tăng độ chiếu sáng nơi làm việc để
11
công nhân dễ dàng quan sát vệ sinh, lâu chùi và kiểm tra.
*Seiketsu - Standardizing – Chuẩn hóa: tiêu chuẩn hóa máy móc trang thiết
bị, đào tạo đội ngũ nhân viên. Khi áp dụng ở Việt Nam SEIKETSU còn đƣợc hiểu
là SĂN SÓC, nghĩa là:
+ Tiêu chuẩn hóa hoạt động “sàng lọc”, “sắp xếp”, “sạch sẽ”, đảm bảo ba
hoạt động này đƣợc duy trì thƣờng xuyên
+ Thiết lập, áp dụng quy tắc về kiểm soát, quản lý trực quan. Thiết lập, áp
dụng tiêu chuẩn về mã mầu từng khu vực.
+ Đánh giá định kỳ 5S theo kế hoạch
+ Xác định chuẩn mực đánh giá, cán bộ đánh giá 5S phải đủ năng lực, lƣu
trữ hồ sơ đánh giá
+ Đƣa ra khắc phục kịp thời cho các phát sinh chƣa hợp lý sau đánh giá o
Xây dựng cơ chế khuyến khích thực hiện 5S
*Shitsuke - Sustaining - Tâm thế: Tâm thế đƣợc thể hiện ở ý thức tự giác của
ngƣời lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan
trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với
công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của cao hơn.
Các bƣớc tiến hành Shitsuke
+ Theo dõi mức độ tuân thủ 5S trong tổ chức
+ Tuyên truyền, quảng bá về 5S, bài học kinh nghiệm về áp dụng 5S trong tổ chức
+ Giáo dục, đào tạo lại về thực hành tốt 5S
Ngƣời Mỹ đã thêm vào 2S nhằm tạo ra và duy trì môi trƣờng làm việc “tinh gọn”
*Safe: sự an toàn trong lao động cần đƣợc duy trì trong cả 5 hoạt động trên.
*Support/Maintenance: giảm bớt các yếu tố phụ, chƣa đƣợc lên kế hoạch cụ
thể, tốn kém.
Tâm thế ( tâm thế) là hoạt động quan trọng nhất, nó chi phối chỉ đạo 5S còn
lại. Tâm thế từ việc thay đổi tƣ duy và nhận thức về 4S, tƣ duy về cắt bỏ lãng phí
thông qua việc áp dụng 4S là cần thiết, hữu ích cho đơn vị. ngoài ra tâm thế rèn
luyện còn tạo ra một thói quen, nề nếp tác phong cho ngƣời lao động khi thực hiện
S4, mục tiêu chính của S5 là đào tạo mọi ngƣời tuân theo thói quen làm việc tốt,
12
giám sát nghiêm ngặt nội quy tại nơi làm việc và hƣớng tới cải thiện việc thực hiện
5S trong đơn vị, từ đó nâng cao hiệu quả . 5S đƣợc xem là nền tảng của việc áp
dụng tinh gọn trong hệ thống sản xuất của đơn vị và là hoạt động cơ bản tạo ra nền
tảng thực hiện kaizen và quản lý trực quan.
1.2.2.2. Phương pháp cải tiến liên tục – Kaizen
Kaizen có nghĩa là cải tiến liên tục. Thực hiện Kaizen nghĩa là thực hiện
cải tiến không ngừng để nâng cao hiệu quả công việc, học tập. Kaizen bao gồm
cả những cải tiến nhỏ xuất phát từ công việc đƣợc thực hiện hàng ngày nhằm
tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, Kaizen chủ yếu dựa vào trí tuệ, sáng kiến
của các cá nhân và tập thể doanh nghiệp, không sử dụng nhiều nguồn lực tài
chính nhƣ phát minh trong các hoạt động nghiên cứu phát triển. “Triết lý Kaizen -
cội nguồn thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản” (Đỗ Tiến Long, 2010).
Mục tiêu của hoạt động Kaizen là giúp doanh nghiệp loại bỏ các loại lãng phí
đang tồn tại trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Với ba tiêu chí chính: sự tham
gia của tất cả mọi ngƣời, tại bất cứ bộ phận nào, vào bất cứ thời điểm nào, Kaizen
giúp phát huy những nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp. Đặc biệt là nguồn nhân
lực. Dựa trên trí tuệ tập thể và tinh thần sáng tạo của ngƣời lao động để cải tiến
hiện trạng công việc lên mức tốt hơn, làm việc thuận lợi hơn, năng suất công việc
cao hơn, ý nghĩa của Kaizen chính là tạo ra những giá trị gia tăng nhỏ và dần dần
giúp nâng cao kết quả công việc. Từ đó giúp tăng năng suất và chất lƣợng sản
phẩm, dịch vụ, đồng thời phát triển văn hoá sáng tạo và hợp tác trong doanh nghiệp.
Các công cụ thực hiện Kaizen:
- Hệ thống đề xuất ý tƣởng cải tiến Kaizen (KSS) là một hệ thống baogồm
các quy trình, quy định, chính sách của doanh nghiệp để khuyến khích nhân viên
tham gia đề xuất ý tƣởng cải tiến.
- Nhóm quản lý chất lƣợng (QCC- Quality Control Circle) là hoạt động của
các nhóm nhỏ bao gồm cả nhân viên và quản lý tình nguyện viên tham gia vào trách
nhiệm quản lý chất lƣợng sản phẩm, đào tạo và phát triển các hoạt động Kaizen tại
13
doanh nghiệp.
- Bảy công cụ thống kê trong của tiến (SPC – Statistical Process
Control) là các phƣơng pháp thu thập và phân tích dữ liệu làm căn cứ để ra các
quyết định cải tiến, bao gồm: phƣơng pháp phân tầng dữ liệu, phiếu kiểm tra, biểu
đồ nhân quả, biểu đồ Pareto, biểu đồ phân bố, biểu đồ phân tán, biểu đồ kiểm soát.
- PDCA: Plan – Do – Check – Act (lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra –
khắc phục).
- SDCA: Standard – Do – Check – Act (tiêu chuẩn hoá – thực hiện –
kiểm tra – khắc phục).
Phân biệt Kaizen với đổi mới (Innovation)
Bảng 1.1 Phân biệt Kaizen và đổi mới
Nội dung Kaizen Đổi mới
Tính hiệu quả Dài hạn nhƣng không gây ấn Ngắn hạn nhƣng gây ấn
tƣợng Nhịp độ Các bƣớc nhỏ tƣợng Các bƣớc lớn
Khung thời gian
Cách quãng Liên tục và gia tăng Dần dần và nhất quán Đột ngột và dễ thay đổi Thay đổi
Nỗ lực tập thể Ý tƣởng và nỗ lực cá Cách tiếp cận
Tất cả mọi ngƣời nhân Một vài ngƣời đƣợc lựa Liên quan
Cách thức tiến hành Duy trì và cải tiến chọn Đột phá và xây dựng
Duy trì và cải tiến Đột phá và xây hành Bí quyết Bí quyết truyền Đột phá kỹ thuật
Đầu tƣ chút ít nhƣng cần nỗ dựng Đầu tƣ lớn nhƣng ít nỗ Yêu cầu thực tế
Định hƣớng lực để duy trì Công nghệ lực lớn để duy trì Con ngƣời Đánh giá Quá trình và nỗ lực Kết quả đối với lợi nhuận
(Nguồn: Nguyễn Đăng Minh, 2015, trang 61) lớn để duy trì
1.2.2.3. Công cụ quản lý trực quan (Mieruka) Quản lý trực quan là hoạt động sử dụng các công cụ quản lý trực quan thông
qua hình ảnh, bảng biểu, sơ đồ hiển thị thông số sản xuất, các bảng kiểm soát, các
chỉ dẫn bằng hình ảnh, các lỗi thƣờng gặp… nhằm giúp nhà quản lý và nhân viên
14
cập nhật các thông tin về tình hình hoạt động của đơn vị một cách thuận tiện và
nhanh chóng. Từ đó, có thể có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời đối với tình hình
sản xuất chung. Bốn nguyên tắc cơ bản của hoạt động quản lý trực quan bao gồm:
*Dễ hiểu
*Dễ nhìn
*Dễ tƣơng tác
*Dễ thay đổi.
Khi thực hiện quản lý bằng công cụ trực quan sẽ giúp cho các bộ phận trong
Phòng Tài chính - Kế hoạch sẽ giảm thời gian tìm kiếm, loại bỏ tình trạng chán nản
công việc, tăng tính an toàn, nâng cao trao đổi thông tin và làm tăng sự hài lòng về
công việc. Quản lý trực quan kết hợp với 5S sẽ trở thành một công cụ rất mạnh và
dễ áp dụng cho đơn vị nhằm cải thiện về mặt giảm lãng phí và cải thiện hình ảnh
của cơ quan/đơn vị mình.
1.3. Các nhân tố tác động đến hiệu quả triển khai áp dụng quản trị tinh gọn
Từ mô hình áp dụng Quản trị tinh gọn thành công ở nhiều quốc gia trên thế
giới, nhiều bài học khác nhau cũng nhƣ các lý thuyết về triển khai Quản trị tinh gọn
đã đƣợc đƣa ra. Các đặc điểm sau khi triển khai áp dụng để đảm bảo sự thành công
cao hơn
Bất cứ dự án quan trọng nào đặc biệt liên quan đến việc thay đổi quy trình
sản xuất đều cần đến sự đồng tình, ủng hộ của ban lãnh đạo cấp cao. Việc áp dụng
Quản trị tinh gọn ở Việt Nam ban đầu thƣờng gặp khó khăn, trục trặc nên điều cần
thiết để triển khai thành công là sự đồng lòng, toàn tâm của tổ chức từ trên xuống.
1.4 Lợi ích của việc áp dụng quản trị tinh gọn
Quản trị tinh gọn là một trong những phƣơng pháp quản trị hiện đại, bao
gồm hệ thống các phƣơng pháp hƣớng đến liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí
trong quá trình hoạt động, sản xuất. Những lợi ích chính mà quản trị tinh gọn
mang lại là giảm chi phí sản xuất, tăng sản lƣợng và rút ngắn thời gian sản xuất,
gia tăng hiệu quả kinh doanh (Nguyễn Đăng Minh, 2013). Việc áp dụng quản trị
tinh gọn có thể đƣợc áp dụng cho mọi phòng, ban của công ty đơn vị. Quản trị tinh
15
gọn sẽ giúp phân loại hiệu quả các vật dụng, trang thiết bị,vị trí làm việc của
nhân viên sao cho tiết kiệm nhất ở mức có thể về không gian, thời gian lấy thiết bị,
tìm tài liệu và duy trì trật tự ngăn nắp trong môi trƣờng làm việc, nhờ đó sự lãng
phí bị loại bỏ, cũng nhƣ hỗ trợ cho sự hoạt động thông suốt của toàn doanh nghiệp.
Doanh nghiệp/tổ chức có thể hình thành một quỹ tái đầu tƣ hoặc phúc lợi xã hội từ
chính chi phí lãng phí đã đƣợc cắt giảm. Quỹ này có thể sử dụng để: thƣởng
cho những nhân viên thực hiện tốt các hoạt động quản trị tinh gọn (A1), tăng
phúc lợi xã hội (A2), đầu tƣ công nghệ nhằm tăng chất lƣợng sản phẩm và giảm giá
thành (A3), hoặc có thể lƣu lại làm tài sản của doanh nghiệp/tổ chức (A4),…
Chúng ta có thể thấy rõ hơn qua công thức sau:
A= A1 + A2 +A3 + A4 + … + An
(Nguồn: Nguyễn Đăng Minh và cộng sự, 2014)
Quản trị tinh gọn mang lại kết quả ngay. Thay vì tập trung vào các cải tiến
lớn, cần đầu tƣ vốn, quản trị tinh gọn tập trung đầu tƣ sáng tạo liên tục giải quyết
một số lƣợng lớn các vấn đề nhỏ.
Quản trị tinh gọn sẽ tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tƣởng cải tiến và
tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết, xây dựng nền văn hoá cho tổ chức/đơn vị.
Từ các lợi ích trên, có thể thấy quản trị tinh gọn là một phƣơng pháp rất hữu ích
đem lại hiệu quả to lớn và lâu dài cho tất cả các doanh nghiệp/tổ chức áp dụng
16
thành công nó.
Kết luận chƣơng 1
Chƣơng 1 cung cấp một bức tranh tổng quan về Quản trị tinh gọn, bao gồm
quá trình hình thành, khái niệm, các mục tiêu, các công cụ và phƣơng pháp của Quản
trị tinh gọn. Phân tích cơ sở lý luận cho thấy, Quản trị tinh gọn đã ứng dụng thành
công ở một số lĩnh vực trên thế giới, đƣợc phát triển thành một mô hình hoàn chỉnh.
Trên thế giới, tồn tại nhiều tƣ duy về Quản trị tinh gọn, tuy nhiên do điều
kiện văn hóa, xuất phát điểm mà những tƣ duy đó áp dụng vào Việt Nam còn nhiều
hạn chế. Do đó TS Nguyễn Đăng Minh đã đề xuất tƣ duy Quản trị tinh gọn “Made
in Viet Nam” làm tƣ tƣởng xuyên suốt trong luận văn này để nghiên cứu áp dụng.
Trong tƣ duy Quản trị tinh gọn “Made in Viet Nam”, yếu tố tâm thế là yếu tố quyết
định đối với việc triển khai áp dụng thành công Quản trị tinh gọn tại đơn vị mình.
Kết quả phân tích chƣơng 1 sẽ là cơ sở lý luận cho phép xây dựng mô hình và các
17
giải pháp áp dụng Quản trị tinh gọn ở các chƣơng tiếp theo của luận văn.
CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định tính và định lƣợng, thu
thập nguồn thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp. Qua đó xây dựng các bƣớc
nghiên cứucụ thể.
2.1.1 Phương pháp nghiên cứu định tính
2.1.1.1 Phương pháp nghiên cứu tài liệu
Tác giả thu thập tài liệu trong ngành, ngoài ngành, các bài báo, công trình
đã nghiên cứu, công bố, sách, thu thập thông tin từ thƣ viện, internet, phƣơng tiện
truyền thong các tổ chức,... Trên cơ sở đó, phân tích, tổng hợp tài liệu để có cơ sở
nắm vững vấn đề cần khảo sát, nghiên cứu.
2.1.1.2 Phương pháp phi thực nghiệm
Tác giả sử dụng phƣơng pháp quan sát, điều tra bảng hỏi và phỏng vấn
những cán bộ công nhân viên, lãnh đạo Phòng, tham khảo ý kiến của chuyên gia.
2.1.2. Phương pháp nghiên cứu định lượng
- Phân tích kết quả điều tra trên cơ sở sử dụng phần mền Excel để tính toán thống
kế số liệu thu thập đƣợc.
2.2. Quy trình thực hiện nghiên cứu
Bài nghiên cứu đƣợc thực hiện theo 3 bƣớc sau:
- Bƣớc 1: Thu thập dữ liệu thông qua các tài liệu về quản trị tinh gọn trong và ngoài
nƣớc (nghiên cứu lý thuyết) cùng với nghiên cứu thực tế tại Phòng Tài chính – Kế
hoạch. Sau đó, tiến hành phân tích dữ liệu, so sánh giữa tình hình thực tế tại Phòng
Tài chính - Kế hoạch với lý thuyết đã nghiên cứu.
- Bƣớc 2: Sau khi so sánh, bài nghiên cứu tìm ra các loại lãng phí tồn tại tại Phòng
Tài chính - Kế hoạch . Từ các loại lãng phí này bài nghiên cứu sử dụng phƣơng
pháp nhân quả để tìm ra các nguyên nhân chính tồn tại các loại lãng phí tại phòng
18
Tài chính - Kế hoạch.
- Bƣớc 3: Từ các nguyên nhân chính, bài nghiên cứu đƣa ra một số giải pháp, đề
xuất áp dụng mô hình triển khai quản trị tinh gọn. Quy trình thực hiện nghiên cứu
đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau đây:
Áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài chính - kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh
Bƣớc 1
Nghiên cứu lý thuyết
Khảo sát cơ quan và phỏng vấn chuyên sâu về quản trị tinh gọn
Phân tích dữ liệu
Bƣớc 2
Tìm ra các nguyên nhân chính của vấn đề
Đề xuất giải pháp
Chỉnh sửa
Kiểm chứng giải pháp (tham khảo ý kiến chuyên gia
Bƣớc 3
Phù hợp
Đễ xuất áp dụng
Hình 2.1 Quy trình nghiên cứu
19
(Nguồn: tác giả tự tổng hợp và nghiên cứu)
2.3. Địa điểm và thời gian thực hiện nghiên cứu
Thời gian: từ năm 2010 đến năm 2015;
Địa điểm: Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh;
Địa chỉ: Số 87 đƣờng Nguyễn Du, phƣờng Ninh Xá, thành phố Bắc Ninh.
2.4. Công cụ đƣợc sử dụng để nghiên cứu
2.4.1. Thu thập số liệu thứ cấp
Thu thập những số liệu cụ thể và chính xác từ các phòng, bộ phận của Phòng
Tài chính - Kế hoạch qua đó có đƣợc những số liệu cụ thể để xem xét đánh giá đƣợc
thực trạng vấn đề cần nghiên cứu tại Phòng. Tài liệu là các bảng, báo cáo tổng hợp
của Phòng (bảng tiền lƣơng, kết quả hoạt động làm việc, chi phí hoạt động, báo
cáo dự án…), từ các bộ phận phòng nghiệp vụ, các thông tin trên internet, sách giáo
khoa…
2.4.2. Quan sát thực tế
Do trực tiếp nghiên cứu tại phòng Tài chính - Kế hoạch nên tác giả có điều
kiện quan sát trực tiếp quá trìnhlàm việc, hoạt động, theo dõi thực hiện các quy
trình làm việc và thực trạng sử dụng các loại trang thiết bị phục vụ công tác của
Phòng. Việc quan sát thực tế cũng đƣợc ghi nhận qua chụp hình lƣu hình ảnh.
2.4.3. Bảng hỏi
Bản hỏi bao gồm các câu hỏi đối với cán bộ nhân viên tại Phòng để thu thập
dữ liệu, số liệu về tình hình hoạt động, sử dụng trang thiết bị, quy trình làm việc…
2.4.4. Phỏng vấn chuyên sâu
Việc phỏng vấn chuyên sâu đƣợc thực hiện thông qua hỏi trực tiếp, ghi chép
và thu âm.
2.5. Mô tả phƣơng pháp điều tra
Đề tài sử dụng phƣơng pháp quát sát thực tế, điều tra thông qua thiết kế,
sử dụng bảng hỏi, khảo sát đối với hầu hết nhân viên các bộ phận. Sau đó phỏng
vấn chuyên sâu đốivới những cán bộ có thâm niên công tác cao, nhiều kinh nghiệm,
20
đóng góp.
2.5.1. Thực hiện quan sát
Bản thân tác giả cũng là cán bộ nhân viên của phòng Tài chính - Kế hoạch
nên việc tiến hành quan sát khá thuận lợi. Việc quan sát đƣợc thực hiện tại tất cả các
phòng làm việc. Kết quả của việc quan sát thực tế đƣợc mô tả, ghi chép lại bằng văn
bản và hình chụp tƣ liệu thực tế.
2.5.2. Điều tra bằng bảng hỏi
Bảng hỏi đƣợc thiết kế gồm 32 câu hỏi. Nội dung khảo sát về tình hình hoạt
động, sử dụng trang thiết bị, quy trình thực hiện công việc, việc thi đua khen
thƣởng. Bảng hỏi đƣợc phát ra thực hiện với tất cả 14 cán bộ, nhân viên tại phòng
Tài chính - Kế hoạch . Số lƣợng thu về là 14. Việc trả lời của 14 bảng hỏi đều
hợp lệ. Từ 14 bảng hỏi này tác giả sử dụng công cụ Excel để thống kê phƣơng
án trả lời của từng câu hỏi.
2.5.3. Phỏng vấn
Việc phỏng vấn đƣợc thực hiện với Trƣởng phòng và 01 Phó trƣởng phòng.
Nội dung phỏng vấn gồm các vấn đề chính:
- Tình hình sử dụng, bố trí nhân sự.
- Tình hình thực hiện phân loại, hồ sơ, sổ sách, vệ sinh tại cơ quan và các phòng ban.
- Tình hình xây dựng, đóng góp ý kiến và chế độ khen thƣởng động viên khi đóng
góp ý kiến để cải tiến, xây dựng cơ quan tốt hơn.
- Về việc trực quan khai hoá tình hình thực hiện dự án, quy trình thực hiện dự án,
kết quả hoạt động.
Từ 3 phƣơng pháp thu thập số liệu nêu trên, tác giả tổng hợp thực trạng tồn
21
tại các loại lãng phí tại phòng Tài chính - Kế hoạch
CHƢƠNG 3: THỰC TRẠNG, NGUYÊN NHÂN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ
TẠI PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH
DƢỚI GÓC ĐỘ QUẢN TRỊ TINH GỌN
3.1. Tổng quan về Phòng Tài chính - Kế hoạch
3.1.1. Tổng quan chung
Phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh là cơ quan chuyên môn
thuộc UBND (ủy ban nhân dân) thành phố có chức năng tham mƣu, giúp Ủy ban
nhân dân Thành phố thực hiện quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực: tài chính; giá; tài
sản ; tổng hợp; kế hoạch và đầu tƣ; công tác cấp phép đăng ký; thống nhất quản lý
về kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tƣ nhân; thẩm định quyết toán theo quy
phạm pháp luật;
Phòng Tài chính - Kế hoạch có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động và công tác của Ủy
ban nhân dân Thành phố, đồng thời chịu sự chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra về chuyên
môn, nghiệp vụ của Sở Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tƣ.
Hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của phòng Tài chính - Kế hoạch đƣợc
thực hiện tại:
- Luật Tổ chức chính quyền địa phƣơng số 77/2015/QH13 năm 2015;
- Luật Cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 năm 2008;
- Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ quy định
những ngƣời là công chức;
- Nghị định số 21/2010/NĐ-CP ngày 08/3/2010 của Chính phủ về quản lý biên
chế công chức;
- Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về
tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;
- Văn bản pháp lý về việc thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu
tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị:
- Quyết định số 545/2014/QĐ-UBND ngày 29/12/2014 của UBND tỉnh Bắc
Ninh về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện
22
trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh;
- Nghị định số 37/2014/NĐ- CP, ngày 05/5/2014 của Chính phủ quy định tổ
chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh và các văn bản hƣớng dẫn của cấp trên
- Các văn bản pháp lý về việc điều chỉnh, tăng, giảm chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị:
- Thông tƣ liên tịch số 90/2009/TTLT-BTC-BNV ngày 06/5/2009 của liên
bộ Tài chính, Bộ Nội vụ “Hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan chuyên môn về lĩnh vực tài chính thuộc U ban nhan dân cấp
tỉnh, thành phố Bắc Ninh”,
Trụ sở làm việc: Số 87, Nguyễn Du, phƣờng Ninh Xá, thành phố Bắc Ninh,
tỉnh Bắc Ninh
Trƣởng phòng: Bà Nguyễn Thị Phúc
3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế hoạch.
- Trình U ban nhân dân thành phố Bắc Ninh ban hành các quyết định, chỉ thị;
quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm về lĩnh vực tài chính; chƣơng
trình, biện pháp thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nƣớc trong lĩnh vực tài
chính thuộc trách nhiệm quản lý của Phòng.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế, chính sách, các
quy hoạch, kế hoạch, chƣơng trình đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt; thông tin,
tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực tài chính trên địa bàn.
- Hƣớng dẫn các cơ quan, đơn vị dự toán thuộc thành phố Bắc Ninh, U ban
nhân dân xã, phƣờng, thị trấn (gọi chung là cấp xã) xây dựng dự toán ngân sách
hàng năm; xây dựng trình U ban nhân dân thành phố Bắc Ninh dự toán ngân sách
thành phố Bắc Ninh theo hƣớng dẫn của Sở Tài chính.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nƣớc đối với những khoản thu đƣợc phân cấp
quản lý, dự toán chi ngân sách thành phố và tổng hợp dự toán ngân sách cấp xã,
phƣơng án phân bổ ngân sách trình U ban nhân dân thành phố Bắc Ninh; lập dự
toán ngân sách điều chỉnh trong trƣờng hợp cần thiết để trình U ban nhân dân; tổ
23
chức thực hiện dự toán ngân sách đã đƣợc quyết định.
- Hƣớng dẫn, kiểm tra việc quản lý tài chính, ngân sách, giá, thực hiện chế độ
kế toán của chính quyền cấp xã, tài chính hợp tác xã, tài chính kinh tế tập thể và các
cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp của nhà nƣớc thuộc thành phố Bắc Ninh.
- Phối hợp với cơ quan có liên quan trong việc quản lý công tác thu ngân sách
nhà nƣớc trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Thẩm tra quyết toán các dự án đầu tƣ do thành phố Bắc Ninh quản lý; thẩm
định quyết toán thu, chi ngân sách xã; lập quyết toán thu, chi ngân sách thành phố
Bắc Ninh; tổng hợp, lập báo cáo quyết toán thu ngân sách nhà nƣớc trên địa bàn
thành phố và quyết toán thu, chi ngân sách (bao gồm quyết toán thu, chi ngân sách
thành phố Bắc Ninh và quyết toán thu, chi ngân sách cấp xã) báo cáo U ban nhân
dân thành phố để trình cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền phê chuẩn.
- Tổ chức thẩm tra, trình Chủ tịch U ban nhân dân thành phố Bắc Ninh phê
duyệt quyết toán đối với dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ tịch U ban
nhân dân thành phố. Thẩm tra, phê duyệt quyết toán các dự án đầu tƣ bằng nguồn
vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ xây dựng cơ bản thuộc ngân sách thành phố Bắc
Ninh quản lý.
- Quản lý tài sản nhà nƣớc tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp
thuộc thành phố Bắc Ninh quản lý theo quy định của Chính phủ và hƣớng dẫn
của Bộ Tài chính. Thẩm định, trình U ban nhân dân thành phố quyết định theo
thẩm quyền việc mua sắm, thuê, thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán, tiêu hu tài
sản nhà nƣớc.
- Quản lý nguồn kinh phí đƣợc u quyền của cấp trên; quản lý các dịch vụ tài
chính theo quy định của pháp luật.
- Quản lý giá theo quy định của U ban nhân dân cấp tỉnh; kiểm tra việc chấp
hành niêm yết giá và bán theo giá niêm yết của các tổ chức, cá nhânhoạt động trên
địa bàn.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng hệ thống
thông tin, lƣu trữ phục vụ công tác quản lý tài chính và chuyên môn nghiệp vụ đƣợc
24
giao.
- Thực hiện chế độ thông tin báo cáo định kỳ và đột xuất về tài chính, ngân
sách, giá thị trƣờng với U ban nhân dân thành phố Bắc Ninh và Sở Tài chính.
- Chủ trì phối hợp với các cơ quan, tổ chức có liên quan kiểm tra việc thi hành
pháp luật tài chính; giúp U ban nhân dân thành phố Bắc Ninh giải quyết các tranh
chấp, khiếu nại, tố cáo về tài chính theo quy định của pháp luật.
- Quản lý cán bộ, công chức và tài chính, tài sản đƣợc giao theo quy định của
pháp luật và phân công của U ban nhân dân Thành phố.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác về quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực tài chính
theo phân công, phân cấp hoặc u quyền của U ban nhân dân thành phố Bắc Ninh
và theo quy định của pháp luật.
Công tác Kế hoạch và đầu tƣ
- Trình Ủy ban nhân dân Thành phố: Dự thảo các quy hoạch, kế hoạch 5 năm và
hàng năm đề án, chƣơng trình phát triển kinh tế - xã hội, cải cách hành chính trong
lĩnh vực kế hoạch và đầu tƣ trên địa bàn thành phố Bắc Ninh.
- Dự thảo các quyết định, chỉ thị, văn bản hƣớng dẫn thực hiện cơ chế, chính
sách, pháp luật và các quy định của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh, Sở Kế
hoạch và Đầu tƣ về công tác kế hoạch và đầu tƣ trên địa bàn.
- Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố các chƣơng trình, danh mục, dự án
đầu tƣ trên địa bàn; thẩm định và chịu trách nhiệm về dự án, kế hoạch đầu tƣ trên
địa bàn thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố Bắc
Ninh; thẩm định và chịu trách nhiệm về kế hoạch đấu thầu, kết quả lựa chọn nhà
thầu các dự án hoặc gói thầu thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban
nhân dân thành phố Bắc Ninh.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế, chính sách, các
quy hoạch, kế hoạch, chƣơng trình, dự án, đề án đã đƣợc cấp có thẩm quyền phê
duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực kế hoạch và
đầu tƣ trên địa bàn.
- Cung cấp thông tin, xúc tiến đầu tƣ, phối hợp với các phòng chuyên môn,
25
nghiệp vụ có liên quan tổ chức vận động các nhà đầu tƣ trong và ngoài nƣớc đầu tƣ
vào địa bàn thành phố Bắc Ninh; hƣớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ,
công chức làm công tác kế hoạch và đầu tƣ cấp xã.
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan có liên quan giám sát và đánh giá đầu tƣ;
kiểm tra việc thi hành pháp luật về kế hoạch và đầu tƣ trên địa bàn thành phố Bắc
Ninh; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm theo thẩm quyền.
Về kinh tế tập thể, kinh tế tƣ nhân
- Cấp Giấy chứng nhận đăng kýcho các tổ chức kinh tế tập thể và hộcá thể
trên địa bàn theo quy định của pháp luật;
- Tổng hợp theo dõi, đánh giá tình hình thực hiện các chƣơng trình, kế
hoạch, cơ chế, chính sách phát triển kinh tế tập thể, kinh tế tƣ nhân và hoạt động
của các tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tƣ nhân trên địa bàn thành phố Bắc Ninh;
- Định kỳ lập báo cáo theo hƣớng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ gửi các
Sở, ngành có liên quan và Sở Kế hoạch và Đầu tƣ để tổng hợp báo cáo Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh và Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.
- Tổng hợp và báo cáo về tình hình thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao với Ủy
ban nhân dân thành phố Bắc Ninh và Sở Kế hoạch và Đầu tƣ.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật; xây dựng hệ
thống thông tin, lƣu trữ phục vụ công tác quản lý chuyên môn, nghiệp vụ đƣợc giao.
- Quản lý cán bộ, công chức và tài chính, tài sản đƣợc giao theo quy định
của pháp luật và phân công của U ban nhân dân Thành phố.
18.Thực hiện một số nhiệm vụ khác
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực
hiện nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác về quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực kế hoạch
và đầu tƣ theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân thành phố
Bắc Ninh và theo quy định của pháp luật.
- Tham gia Hội đồng thẩm định phƣơng án bồi thƣờng, hỗ trợ TĐC thành
phố Bắc Ninh.
- Tham gia Hội đồng thẩm định giá và bán dâu giá tài sản tịch thu sung quỹ
26
nhà nƣớc thành phố Bắc Ninh.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND thành phố giao hoặc theo quy
định của pháp luật.
3.1.3. Nhân lực.
Phòng Tài chính - Kế hoạch có Trƣởng phòng và 03 Phó Trƣởng phòng, 10
cán bộ, chuyên viên đƣợc phân công phụ trách những bộ phận khác nhau nhƣ:
3.1.3.1. Bà Nguyễn Thị Phúc - Trưởng phòng
- Phụ trách chung trên tất cả mọi nhiệm vụ thuộc chức năng quản lý Nhà
nƣớc về lĩnh vực tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật;
- Chịu trách nhiệm quản lý, tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ công chức và
ngƣời lao động. Chịu trách nhiệm trƣớc Thành ủy - HĐND - UBND thành phố, Sở
Tài chính, Sở kế hoạch và Đầu tƣ, pháp luật Nhà nƣớc về toàn bộ hoạt động công
tác của phòng;
- Lập chƣơng trình kế hoạch công tác, điều hành hoạt động của phòng theo
chức năng nhiệm vụ đƣợc giao;
- Chỉ đạo trực tiếp lĩnh vực quản lý Nhà nƣớc về lập, chấp hành dự toán,
quyết toán ngân sách Nhà nƣớc, kinh phí ủy quyền;
- Chỉ đạo, quản lý công tác cán bộ, giữ mối liên hệ giữa chính quyền với Chi
ủy, Ban chấp hành công đoàn và các tổ chức khác trong cơ quan.
3.1.3.2. Bà Đặng Thị Hiền - Phó trưởng phòng
Tham mƣu giúp trƣởng phòng thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc trên
các lĩnh vực sau:
- Công tác Đăng ký kinh doanh, quản lý kinh tế HTX, kinh tế tập thể, kinh
tế tƣ nhân;
- Chỉ đạo teo dõi, quản lý thu, chi và đề xuất cấp kinh phí theo kế hoạch của
ban quản lý chợ Nhớn Bắc Ninh;
- Chỉ đạo, theo dõi quản lý Ngân sách khối giáo dục;
- Quản lý dự toán phòng Tài chính - Kế hoạch;
- Chỉ đạo, theo dõi thực hiện thu quỹ PCTT - TKCN của thành phố;
27
- Tham gia Hội đồng đấu giá tài sản sung quỹ Nhà nƣớc;
- Công tác xác định thu tiền thuê đất;
- Công tác hành chính của phòng;
- Chỉ đạo, tổng hợp dự toán, phân bổ, quyết toán ngân sách của 19 xã
phƣờng, theo dõi công tác tài chính ngân sách xã, tình hình chi trả lƣơng, phụ cấp,
trợ cấp hàng tháng cho các đối tƣợng, hƣớng dẫn Ban Tài chính xã về chuyên môn,
nghiệp vụ quản lý tài chính thôn, khu phố;
- Chỉ đạo, theo dõi, báo cáo công tác giá cả; giám sát các cuộc bán đấu giá
tài sản Nhà nƣớc hoặc thanh lý tài sản;
- Quản lý tài sản nhà nƣớc tại các cơ quan hành chính, sự nghiệp và 19 xã,
phƣờng của UBND thành phố;
- Thẩm định giá thiết bị, tài sản thuộc các gói thầu của các công trình xây
mới theo quy định;
- Thẩm định giá trị còn lại TSCĐ các công trình khi thu hồi đất;
- Đôn đốc thực hiện chƣơng trình công tác của phòng;
- Thƣờng xuyên giúp Trƣởng phòng điều hành công tác thƣờng xuyên của
phòng khi Trƣởng phòng vắng mặt và ủy quyền;
- Duy trì thực hiện việc kiểm tra k luật lao động;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.3. Bà Trịnh Thị Thu Nga – Phó trưởng phòng
Tham mƣu giúp trƣởng phòng thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc trên
các lĩnh vực sau:
- Chỉ đạo công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội
của thành phố;
- Chỉ đạo công tác lập dự toán, phân bổ, quyết toán thu, chi ngân sách thành phố;
- Chỉ đạo công tác quyết toán chi 2% kinh phí phục vụ Bồi thƣờng, hỗ trợ và
tái định cƣ của các dự án do thành phố phê duyệt Bồi thƣờng;
28
- Phụ trách công tác ấn chỉ;
- Chỉ đạo chuyên môn, hƣớng dẫn nghiệp vụ các đơn vị thụ hƣởng ngấn ách
Thành phố, trực tiếp hƣớng dẫn cán bộ của phòng thực hiện nhập, rút, kiểm soát và
tổng hợp báo cáo thu, chi ngân sách trên hệ thống dự toán TABMIS;
- Chỉ đạo tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện ngân sách tháng, quý, năm
theo quy định;
- Tổng hợp tình hình báo cáo công tác tháng, quý, năm và những chuyên đề
đột xuất;
- Tham gia ban nghiệm thu sản phẩm công ích thành phố;
- Thƣờng xuyên giúp Trƣởng phòng nắm kết quả những công việc đã xử lý
và những vấn đề còn tồn tại vƣớng mắc để báo cáo trƣờng phòng giải quyết;
- Chỉ đạo các nội dung liên quan đến chế độ tiền lƣơng mới;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.4. Ông Võ Hùng Dũng – Phó Trưởng phòng
Tham mƣu giúp trƣởng phòng thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc trên
các lĩnh vực sau:
- Chỉ đạo công tác thẩm tra Quyết toán vốn đầu tƣ XDCB;
- Chỉ đạo tham gia ý kiến về báo cáo chủ trƣơng đầu tƣ các dự án trên địa
bàn thành phố;
- Thẩm định kế hoạch đấu thầu và kết quả xét thầu các dự án (XDCB) thuộc
thẩm quyền UBND thành phố;
- Tham gia mở thầu các dự án về XDCB;
- Chỉ đạo công tác giám sát, đánh giá đầu tƣ; giám sát các cuộc đấu giá
quyền sử dụng đất;
- Chỉ đạo tổng hợp báo cáo công tác đấu giá quền sử dụng đất, giao đất có
thu tiền sử dụng đất, tái định cƣ hàng quý, năm, hoặc đột xuất;
- Thẩm định giá đất dân cƣ dịch vụ, phối hợp thực hiện công tác định giá đất
các dự án đƣợc Nhà nƣớc giao đất có thu tiền sử dụng đất, công tác đấu giá quyền
29
sử dụng đất;
- Hƣớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác kế hoạch và
đầu tƣ ở các xã, phƣờng;
- Thƣờng xuyên giúp Trƣởng phòng nắm kết quả những công việc đã xử lý
và những vấn đề còn tồn tại vƣớng mắc để báo cáo Trƣờng phòng giải quyết;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.5. Ông Dương Xuân An
- Vào sổ theo dõi hồ sơ đăng ký kinh doanh, thẩm định trƣớc khi cấp giấy chứng
nhận đang kýcho các hộ cá thể 10 phƣờng (Ninh Xá, Tiền An, Võ Cƣờng, Vũ Ninh,
Kinh Bắc, Đại Phúc, Vệ An, Thị Cầu, Đáp Cầu, Suối Hoa) và hợp tác xã trên đại bàn
theo quy định của pháp luật, quản lý kinh tế HTX, kinh tế tập thể, kinh tế tƣ nhân;
- Tổng hợp báo cáo tình hình cấp giấy Chứng nhận đăng ký(19 xã, phƣờng)
cho các hộ cá thể và hợp tác xã trên địa bàn;
- Tham gia tổ công tác xác định thu tiền thuê đất, xác định giá đất, lƣu giữ
hồ sơ thẩm định giá đất dân cƣ dịch vụ;
- Theo dõi, tổng hợp báo cáo kết quả khảo sát, các định giá đất; kết quả đấu
giá quyền sử dụng đất, giao đất có thu tiền sử dụng đất trên địa bàn thành phố théo
quý, năm hoặc đột xuất;
- Xây dựng kế hoạc đấu giá quyền sử dụng đất hàng năm;
- Tham gia các công việc có liên quan đến giá, thẩm định giá, các bảo cáo
thƣờng xuyên, định kỳ, đột xuất về giá theo quy định;
- Tham gia giúp việc Hội đồng bồi thƣờng, GPMB các dự án trên địa bàn
thành phố;
- Tham gia mở thầu tài sản thuộc thẩm quyền của UBND thành phố;
- Theo dõi, quản lý thu, chi và đề xuất cấp kinh phí theo kế hoạch của 02
đơn vị: TNHH MTV môi trƣờng và CTĐT, TNHH MTV Cấp thoát nƣớc và xử lý
nƣớc thải Bắc Ninh, Hùng Phát;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
30
Trƣởng phòng.
3.1.3.6. Ông Nguyễn Khánh Dũng
- Lập dự toán chi đầu tƣ XDCB theo phân cấp và nguồn đầu tƣ cơ sở hạ tầng;
- Trực tiếp nhận, vào sổ theo dõi nguồn vốn thuộc Thành phố các công trình
do UBND thành phố và các UBND xã phƣờng làm chủ đầu tƣ. Kịp thời chuyển tờ
trình của các đơn vị báo cáo trƣởng phòng trƣớc khi thẩm định; Đề xuất vốn đầu tƣ
trƣớc khi thẩm định dự án theo quy định;
- Thẩm tra hồ sơ quyết toán vốn đầu tƣ công trình hoàn thành theo quy định
- Thực hiện báo cáo XDCB thƣờng xuyên định kỳ và đột xuất;
- Đề xuất phân bổ vốn đầu tƣ khi có nguồn bổ sung;
- Nhập dự toán vào hệ thống TABMIS chi xây dựng cơ bản từ cấp 0, cấp 1
xuống 4 cho các đơn vị sử dụng ngân sách thuộc thành phố (thẩm kế trƣớc khi nhập
và cấp phát) ;
- Hƣớng dẫn Bà Ngô Thị Thanh Huyền công tác lập DT, phân bổ, phƣơng
pháp thẩm định chi đầu tƣ XDCB, Báo cáo tổng hợp;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.7. Bà Nguyễn Thị Thắm
- Kế toán đơn vị dự toán phòng Tài chính – Kế hoạch;
- Kế toán quỹ phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn;
- Trực tiếp quản lý tài sản nhà nƣớc tại các cơ quan hành chính, sự nghiệp
và 19 xã, phƣờng thuộc thành phố theo quy định của Chính phủ và hƣớng dẫn của
Bộ Tài chính;
- Tham gia thẩm định giá trị còn lại của TSCĐ các công trình khi thu hồi đất
- Thẩm định thiết bị, tài sản cảu các gói thầu của các công trình xây mới;
- Giúp việc đ/c Đặng Thị Hiền quản lý ngân sách xã của 09 xã, phƣờng)
Kim Chân, Vân Dƣơng, Hạp Lĩnh, Khắc Niệm, Phong Khê, Khúc Xuyên, Vạn An,
Hòa Long, Nam Sơn);
- Tham gia mở thầu tài sản thuộc thẩm quyền của UBND Thành phố.
- Nhập dự toán vào hệ thồng TABMIS chi bổ sung ngân sách xã từ cấp 0
31
xuống cấp 4 cho UBND các xã, phƣờng (thẩm kế trƣớc khi nhập và cấp phát);
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.8. Bà Nguyễn Thị Thuận
- Kế toán thu ngân sách thành phố;
- Xây dựng dự toán, quyết toán thu ngân sách thành phố;
- Kế toán tài khoản tạm giữ;
- Kế toán ban Chỉ huy công trình thủy lợi thành phố;
- Giúp việc Bà Đặng Thị Hiền quản lý ngân sách khối giáo dục;
- Nhập dự toán vào hệ thống Tabmis chi thƣờng xuyên từ cấp 0 đến cấp 4
cho phòng Giáo dục và các trƣờng học (thẩm kế trƣớc khi nhập và cấp phát);
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.9. Ông Diêm Quốc Cường
- Quản trị mạng, chịu trách nhiệm về hoạt động của máy chủ và các máy
trạm của cơ quan;
- Giúp việc Hội đồng định giá và bán đấu giá TSTTSQNN;
- Trực tiếp nhận hồ sơ đăng ký( từ bộ phận một cửa của thành phố) kịp thời
báo cáo PTP phụ trách ĐKKD. Vào sổ theo dõi, thẩm định trƣớc khi cấp giấy chứng
nhận ĐKKD cho các hộ cá thể của 10 xã, phƣờng ( Hòa Long, Vạn An, Khúc
Xuyên, Phong Khê, Kim Chân, Suối Hoa, Kinh Bắc, Tiền An, Thị Cầu, Đáp Cầu);
- Kế toán ấn chỉ;
- Tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của
thành phố;
- Tham gia giúp việc Hội đồng tố tụng hình sự thành phố; Hội đầu đấu giá
tài sản sung quỹ NN;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.10. Bà Nguyễn Thị Lan Hương
32
- Kế toán chi ngân sách thành phố;
- Nhập dự toán trên hệ thống TABMIS từ cấp 0 cấp 4 các đơn vị dự toán;
cấp phát lệnh chi tiền;
- Giúp việc Bà Trịnh Thị Thu Nga xây dựng, phân bổ dự toán, tổng hợp
quyết toán chi Ngân sách thành phố;
- Tổng hợp dự toán, quyết toán chi Ngân sách thành phố;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.11. Bà Nguyễn Thị Huê
- Kế toán Hội đồng các dự án giải phóng mặt bằng trên địa bàn thành phố
Bắc Ninh;
- Thẩm định quyết toán vốn đầu tƣ công trình hoàn thành 9 xã, phƣờng theo
quy định;
- Thẩm định, lập báo cao thẩm định và tham mƣu Quyết định phê duyệt dự
toán kinh phí thực hiện bồi thƣờng, hỗ trợ và tái định cƣ các dự án nằm trên địa bàn
10 phƣờng ( Vũ Ninh, Đáp Cầu, Thị Cầu, Kinh Bắc, Vệ An, Tiền An, Đại Phúc,
Ninh xá, Suối Hoa, Võ Cƣờng);
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.12. Bà Ngô Thị Thanh Huyền
- Tổng hợp thu, chi ngân sách 19 xã, phƣờng;
- Giúp việc đ/c Đặng Thị Hiền quản lý Ngân sách xã của 10 phƣờng ( Vũ
Ninh, Đáp Cầu, Thị Cầu, Kinh Bắc, Vệ An, Tiền an, Đại Phúc, Ninh xá, suối Hoa);
- Tổng hợp các đơn vị gửi hồ sơ thẩm định dự toán kinh phí thực hiện bồi
thƣơng, hố trọ,và tái định cƣ trên toàn địa bàn thành phố;
- Thẩm định, lập báo cáo thẩm định và tham mƣu Quyết định phê đuyệtự
toán kinh phí bồi thƣờng, hỗ trợ và tái định cƣ các dự án nằm trên địa bàn 9 xã,
phƣờng ( Kim Chân, vân Dƣơng, Hạp Lĩnh, Khắc Niệm, Phong Khê, khúc Xuyên,
Vạn An, Hòa Long, Nam Sơn);
- Giúp việc Bà Khánh Dũng công tác lập DT, phân bổ, tẩm định chi đầu tƣ
33
XDCB, báo cáo tổng hợp;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.13. Ông Nguyễn Cao Sơn
- Giúp việc Bà Võ Hùng Dũng - PTP về xác định giá đất các dự án đƣợc nhà
nƣớc giao đất thu tiền sử dụng đất ( đất dân cƣ dịch vụ);
- Trực tiếp nhận, vào sổ theo dõi hồ sơ quyết toán công trình ( từ bộ phận một
cửa của thành phố) các công trình do UBND thành phố và UBND các xã phƣờng làm
chủ đầu tƣ. Kịp thời báo cáo Bà PTP phụ trách quyết toán về tiến độ công việc và
chuyển hồ sơ cho bộ phận thẩm tra quyết toán vốn đầu tƣ XD công trình
- Trực tiếp nhận, vào sổ theo dõi hồ sơ đấu thầu và kết quả xét thầu ( từ bộ
phận một cửa của thành phố và tại phòng Tài chính - kế hoạch) các công công trình
do UBND thành phố và UBND các xã phƣờng làm chủ đầu tƣ. Kịp thời chuyển tờ
trình của các đơn vị báo cáo PTP phụ trách quyết toán về tiến độ công việc và
chuyển hồ sơ cho bộ phận thẩm tra quyết toán vốn đầu tƣ XD công trình;
- Thẩm tra hồ sơ quyết toán vốn đầu tƣ công trình hoàn thành các công trình
của Ban quản lí dự án, TNHH Môi trƣờng và CTĐT Bắc Ninh, phòng Quản kí đô
thị theo quy định;
- Trực tiếp nhận, vào sổ theo dõi hồ sơ thẩm định chủ trƣơng đầu tƣ.
- Lập biên bản, báo cáo, Quyết định phê duyệt chủ trƣơng đầu tƣ;
- Tham gia mở thầu, xét thầu các dự án XDCB;
- Giám sát, đánh giá đầu tƣ;
- Báo cao thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu; báo cáo thẩm định kết quả
đấu thầu, chỉ định thầu;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.3.14. Bà Nguyễn Thị Hường
- Thẩm định quyết toán vốn đầu tƣ công trình hoàn thành các công trình của
ban Chỉ huy công trình thủy lợi và 5 xã, phƣờng ( Suối Hoa, Tiền An, Đáp Cầu,
34
Kinh Bắc, Hạp Lĩnh);
- Giúp việc Bà Võ Dũng trong công tác giám sát đánh giá đầu tƣ;
- Tham mƣu giúp việc Hội đồng định giá và bán đầu giá tài sản sung quỹ NN;
- Thực hiện công việc văn thƣ hành chính, gửi công văn của phòng, đảm bảo
công tác bảo mật, quản lý con dấu, phát hành văn bản kịp thời, chính xác;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND thành phố và
Trƣởng phòng.
3.1.4. Kết quả hoạt động.
Dự toán thu ngân sách nhà nƣớc trên địa bàn năm 2015: 550.887 triệu đồng,
gấp1,01 lần so với năm 2010. Dự toán chi ngân sách thành phố năm 2015: 504,541
triệu đồng, gấp 1.23 lần so với năm 2010, Đồng thời chi ngân sách đảm bảo thực
hiện Luật Ngân sách nhà nƣớc và các chế độ chính sách hiện hành, tiết kiệm, hiệu
quả,... góp phần quan trọng vào nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an
ninh, quốc phòng trên địa bàn Thành phố.
Công tác quản lý tài chính ngân sách xã đƣợc đặc biệt trú trọng. Hàng năm
thƣờng xuyên tổ chức tập huấn nâng cao năng lực quản lý tài chính ngân sách xã,
phƣờng cho độ ngũ kế toán và chủ tài khoản xã, phƣờng. Thƣờng xuyên phân công
cán bộ xuống xã, phƣờng đôn đốc về thực hiện nghiệp vụ chuyên môn; bố trí
thƣờng xuyên định kỳ giao ban giữa phòng tài chính với cán bộ tài chính xã,
phƣờng. Đồng thời thƣờng xuyên nắm bắt tình hình thu, chi ngân sách và phối hợp
với các xã, phƣờng tăng cƣờng công tác quản lý tài chính thôn,
Công tác kế hoạch và đầu tƣ:
Thƣờng xuyên đƣợc chi u và lãnh đạo phòng trú trọng, trên cơ sở cập nhật
những thông tin mới nhất liên quan đến tình hình phát triển kinh tế - xã hội, đồng
thời từ các cơ sở dữ liệu của các ngành xây dựng qui hoạch tổng thể phát triển kinh
tế - xã hội thành phố Bắc Ninh đến năm 2015 và định hƣớng đến năm 2020 và tổng
hợp kế hoạch phát triển kinh tế xã hội 5 năm (2011-2015), kế hoạch phát triển kinh
tế xã hội hàng năm đảm bảo yêu cầu và thời gian.
Trong công tác kế hoạch luôn nắm bắt thông tin kịp thời, phối kết hợp với
các ngành chặt chẽ trong việc đánh giá tình hình thực hiện và đề xuất phƣơng
35
hƣớng, giải pháp phát triển kinh tế - xã hội.
Công tác cấp phát đăng ký kinh doanh:
Chi bộ đã chỉ đạo công tác cấp phát giấy chứng nhận đăng kýkịp thời cho
các hộ sản xuất dịch vụ và các hợp tác xã trên địa bàn theo qui chế “Một cửa” đúng
thời gian và yêu cầu. Từ năm 2011 đến nay đã cấp đổi và cấp mới trên 5.828 giấy
phép ĐKKD trên địa bàn.
Công tác giá cả:
Thƣờng xuyên thông tin kịp thời về công tác giá cả, báo cáo tình hình giá cả
đúng thời gian và yêu cầu.
Tham gia đầy đủ các cuộc định giá tài sản của cơ quan Toà án, Công an, Thi
hành án.
Công tác thẩm định:
- Thẩm định dự án: Chi bộ đã chỉ đạo chặt chẽ công tác thẩm định báo cáo
kinh tế kỹ thuật, nhìn chung kết quả thẩm định đảm bảo thời gian và yêu cầu, từ
năm 2011 đến năm 2015 thẩm định 342 hồ sơ dự án, giá trị giảm sau thẩm định qua
các năm giảm từ 1,151% giá trị đầu tƣ xin phê duyệt.
- Thẩm tra quyết toán đầu tƣ xây dựng cơ bản từ năm 2011 đến năm 2015
thẩm định 223 hồ sơ dự án, giá trị đề nghị quyết toán giảm sau thẩm tra qua các
năm giảm từ 1,52% giá trị quyết toán xin phê duyệt (giảm 5.773 t đồng).
- Thẩm định giá: Công tác thẩm định giá thƣờng xuyên đƣợc duy trì và đáp
ứng yêu cầu mua sắm tài sản của các đơn vị trực thuộc UBND thành phố, đảm bảo
36
sát giá thị trƣờng. Tiến hành định giá tài sản sung quĩ nhà nƣớc theo đúng trình tự.
3.1.5. Cơ cấu tổ chức:
Trƣởng phòng
Phó trƣởng phòng 2 Phó trƣởng phòng 1 Phó trƣởng phòng 3
.
Nhân viên 10 Nhân viên 2 Nhân viên 1 Nhân viên 3
Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của phòng Tài chính - Kế hoạch
Nguồn: Phòng Tài chính - Kế hoạch
Theo mô hình trên, Phòng Tài chính - Kế hoạch đã sử dụng mô hình cơ cấu
tổ chức trực tuyến - chức năng, nhằm phát huy đƣợc tối đa năng lực của các cán bộ,
chuyên viên ở các bộ phận chuyên môn nhƣng vẫn đảm bảo đƣợc quyền chỉ đạo
trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Trƣởng phòng có toàn quyền để quyết
định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của phòng. Giúp việc cho trƣởng
phòng là 03 phó trƣởng phòng, nhận nhiệm vụ trực tiếp của trƣởng phòng sau đó
37
phân cho các cán bộ chuyên viên ở các bộ phận khác nhau thực hiện nhiệm vụ.
3.2. Thực trạng các loại lãng phí tại phòng Tài chính - Kế hoạch.
Kết quả khảo sát bằng bảng hỏi, phỏng vấn chuyên sâu và quan sát thực tế và
quá trình làm việc, các loại lãng phí của phòng Tài chính - Kế hoạch thể hiện dƣới
nhiều hình thức đƣợc tổng hợp ở bảng 1
Bảng 3.1: Các loại lãng phí và nguyên nhân
Loại hình lãng phí Các loại lãng phí Nguyên nhân
- Không sắp xếp thời
gian để sử dụng chung
Lãng phí về sử dụng cơ sở vật máy vi tính.
chất và trang thiết bị - Chƣa quản lý chặt chẽ
giờ làm việc trên máy Lãng
tính. phí
- Chƣa tuyên truyền tốt hữu
về ý thức tiết kiệm. hình
- Chƣa có chỉ dẫn, hƣớng
dẫn cụ thể sử dụng thiết
bị.
- Chƣa đƣợc đào tạo,
Lãng phí về lao động bồi dƣỡng tốt.
- Quy trình làm việc chƣa
tốt làm việc thủ công.
- Chƣa thấy đƣợc lợi
Lãng phí do thiết bị hư hỏng ích về việc bảo dƣỡng,
bảo trì định kỳ thiết bị.
Lãng phí do tìm kiếm, di - Chƣa có ý thức thực
chuyển nhiều hiện sắp xếp gọn gàng,
38
phân loại hồ sơ, tài liệu.
Lãng phí do trùng lặp, chờ đợi - Chƣa có quyết tâm thực Lãng
(phương pháp làm việc) hiện cải tiến. phí
vô Lãng phí do hoạt động thừa Chƣa có quy trình làm
hình việc tốt.
- Chƣa có chế tài nhắc
nhở, xử lý kịp thời.
Lãng phí do thực hiện lỗi - Chƣa có cơ chế kiểm
soát, phát hiện lỗi văn
bản, hồ sơ ghi chép
Lãng phí do chưa thực hiện tốt - Đơn vị đã không chú
việc phổ biến, thể hiện trực trọng thực hiện.
quan - Chƣa quan tâm đến
công việc chung.
Lãng phí do không phát huy - Nhân viên chƣa thực sự
sức sáng tạo của nhân viên tâm huyết đóng góp ý kiến
- Đơn vị cũng chƣa chú
trọng tiếp nhận sự đóng
góp ý kiến, sáng kiến của
cán bộ nhân viên
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
3.2.1 Lãng phí hữu hình
3.2.1.1 Lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Lãng phí này là lãng phí về sử dụng máy vi tính, văn phòng phẩm, điện
nƣớc. Cơ quan đã đƣợc trang bị máy tính cá nhân, kết nối internet cho hầu hết nhân
viên để thực hiện công việc. Mỗi phòng chức năng làm việc đƣợc kết nối mạng nội
39
bộ với nhau. Giữa các phòng chức năng chƣa đƣợc kết nối chung một mạng để làm
việc. Việc này chƣa sử dụng hết công năng của máy tính, gây lãng phí. Kết quả trả
lời câu hỏi số 4, số 5 của bảng hỏi ghi nhận 31% nhân viên cho rằng chƣa sử dụng
đƣợc hết công năng của máy tính và 72% nhân viên có sử dụng máy tính để làm
việc cá nhân khác. Qua quan sát của tác giả, việc sử dụng máy tính của các nhân
viên thực hiện công việc chính là soạn thảo văn bản, nhập số liệu hồ sơ, thực hiện
chi trả và gửi email để trao đổi thông tin, gửi file. Ngoài ra các nhân viên sử dụng
internet để đọc báo, tra cứu thông tin phục vụ cá nhân, vào mạng xã hội,… Tại câu
hỏi số 1, số 2 nội dung về việc sử dụng văn phòng phẩm, kết quả cho thấy việc sử
dụng chƣa đƣợc tiết kiệm và giữ gìn tốt. Văn phòng phẩm bị sử dụng lãng phí, bị
mất mát và chƣa bảo quản tốt. Thực tế nhiều nhân viên in những văn bản không liên
quan đến công việc của cơ quan, không tận dụng in hai mặt, văn bản in ra nhƣng
chỉnh sửa nhiều lần và in lại nhiều lần; sử dụng máy photocopy bừa bãi, không
đƣợc hƣớng dẫn sử dụng làm tốn giấy. Ghi nhận lãng phí còn do việc in tài liệu khi
đi họp nhiều hơn so với dự kiến. Việc sử dụng điện trong cơ quan còn lãng phí. Đối
với vấn đề này cơ quan đã quy định mọi ngƣời phải tắt đèn, quạt và máy vi tính khi
không sử dụng và khi hết giờ làm việc. Tuy nhiên mọi ngƣời chƣa chấp hành tốt,
còn quên tắt các thiết bị điện khi đến giờ nghỉ.
3.2.1.2 Lãng phí về lao động
Lãng phí về lao động đƣợc ghi nhận là sử dụng quá nhiều lao động so với
yêu cầu của công việc; bố trí lao động không đúng sở trƣờng, chuyên môn. Qua
quan sát thực tế và phỏng vấn chuyên sâu, ghi nhận thời gian làm việc của nhân
viên chƣa sử dụng hết, nhiều nhân viên còn dùng thời gian để làm việc khác (đi trễ,
về sớm, đi ăn sáng, uống cà phê, làm việc riêng trong giờ làm việc). Số lao động
cần thiết để làm việc thực sự thấp hơn so với số lƣợng đang có. Điều này gây ra
lãng phí về lao động, lãng phí về chi phí để trả lƣơng bằng nguồn kinh phí phục
vụ, giảm đi phần tiền bồi dƣỡng hàng tháng đối với những nhân viên làm việc tốt.
Qua kết quả trả lời câu hỏi số 31 của bảng hỏi cho thấy chỉ có 11,1% số ngƣời
đƣợc hỏi cho rằng nhân viên làm hết khả năng của mình. Đặc thù công việc chuyên
40
môn của Phòng Tài chính - Kế hoạch không đƣợc cơ quan, trƣờng học đào tạo
chuyên ngành. Những nhân viên có chuyên môn về xâydựng, quản lý đất đai, kế toán
là phù hợp hơn cả.Theo ghi nhận có 66,7% nhân viên đƣợc bố trí công việc chƣa phù
hợp sở trƣờng, chuyên môn (câu hỏi số 32). Đây là lãng phí rất lớn, khi 66,7% nhân
viên có trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp nhƣng phân công, bố trí một công việc
khác không đúng chuyên môn. Quan sát thực tế, nhiều nhân viên học kinh tế, kỹ
thuật nhƣng làm công tác văn thƣ, giấy mời. Ngƣời lao động, nhân viên nếu ngay từ
đầu đã đƣợc đào tạo đúng về nghiệp vụ, chuyên môn về công việc sẽ tránh đƣợc lãng
phí về cơ sở vật chất, trang thiết bị và số lƣợng lao động sử dụng ít đi.
3.2.1.3 Lãng phí do thiết bị hư hỏng
Trang thiết bị có giá trị phục vụ chính tại Phòng Tài chính - Kế hoạch là máy
vi tính, máy in và máy photocopy. Việc bảo trì, bảo dƣỡng tốt những thiết bị này
đúng theo định kỳ sẽ đảm bảo thiết bị hoạt động liên tục, không bị tắt nghẽn, không
làm lãng phí thời gian làm việc, lãng phí chi phí phục vụ. Tuy nhiên, tại phòng Tài
chính - Kế hoạch đền bù hiện nay đa số thiết bị máy tính, máy in và máy photocopy
không đƣợc bảo trì, bảo dƣỡng định kỳ. Điều này dẫn đến các thiết bị hoạt động
kém hiệu quả, hoặc bị hỏng hóc vào thời điểm làm việc.Thiết bị chỉ đƣợc sửa chữa,
thay thế khi bị lỗi, hỏng không làm việc đƣợc. Điều này gây ra lãng phí về tài sản
và thời gian làm việc. Câu hỏi số 6 chỉ có kết quả 33,3% số lƣợng máy tính đƣợc
kiểm tra bảo trì, bảo dƣỡng định kỳ. Bên cạnh đó việc nhân viên không thƣờng
xuyên sử dụng thiết bị lƣu trữ bên ngoài nên khi máy tính hƣ hỏng đã làm mất đi dữ
liệu số chƣa đƣợc sao lƣu. Do đặc thù của Phòng phòng Tài chính - Kế hoạch hồ sơ
tài liệu rất nhiều. Nên cần thiết phải lƣu trữ, sử dụng dữ liệu với thời gian tƣơng
ứng, thậm chí còn phải lƣu lại một thời gian lâu dài nữa để có thể sử dụng cho việc
trả lời đơn kiến nghị, phục vụ thanh quyết toán dự án, phục vụ thanh tra. Khi đã mất
đi dữ liệu số do máy tính hƣ, không lƣu trữ dự phòng bằng thiết bị ngoài, sẽ làm
lãng phí thời gian, nhân lực khi phải số hoá lại dữ liệu.
3.2.1.4 Lãng phí do tìm kiếm, di chuyển nhiều
Lãng phí này do việc không sắp xếp, phân loại vật dụng, thiết bị làm việc, hồ
41
sơ, làm mất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm tài liệu, vật dụng hoặc phải di chuyển
xa để lấy đƣợc. Khi vật dụng, hồ sơ, tài liệu đƣợc sắp xếp gọn gàng, cố định, đƣợc
phân loại, dán nhãn, trực quan thì việc tìm kiếm, sử dụng sẽ dễ dàng hơn. Qua kết quả
của câu hỏi số 8, 9 ghi nhận trên 50% trả lời phòng làm việc, vật dụng, hồ sơ không
thƣờng xuyên sắp xếp, không phân loại tại bàn làm việc, tại phòng.
Hình 3.2: phòng làm việc, vật dụng, hồ sơ không thƣờng xuyên sắp xếp,
không phân loại tại bàn làm việc, tại phòng
42
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Cho thấy hồ sơ để rất nhiều và lộn xộn, chƣa đƣợc sắp xếp, gọn gàng, không đƣợc
phân loại, sàng lọc. Điều này sẽ mất nhiều thời gian khi tìm kiếm, làm việc.
Kệ hồ sơ tại Hình 3.2, chƣa đƣợc sắp xếp gọn gàng, chƣa đƣợc phân loại.
Theo quan sát thực tế, kệ hồ sơ này dùng chung các nhân viên trong phòng. Việc di
chuyển để lấy kẹp hồ sơ khá xa so với chỗ ngồi của nhân viên. Nhiều kẹp hồ sơ
không còn, hoặc rất ít sử dụng nhƣng vẫn để vào kệ xếp và không treo áo khoác
đúng nơi. Quan sát thực tế từ nhiều máy tính cá nhân và quá trình làm việc tại
Phòng Tài chính - Kế hoạch, khi nhân viên này có việc cần thiết lấy số liệu và nhờ
nhân viên khác truy cập máy tính để xem, lấy số liệu giúp thì gặp nhiều khó khăn.
Vì việc lƣu trữ dữ liệu trong máy tính không theo một quy ƣớc nhất định, mỗi nhân
viên tự quy định riêng cho mình. Việc chuẩn hoá về quản lý dữ liệu sẽ làm cho việc
quản lý đƣợc thống nhất, dễ truy cập, sử dụng, tạo thuận lợi cho việc sử dụng nhiều
ngƣời hoặc dễ dàng bàn giao số liệu. Quá trình làm việc, thƣờng xuyên dọn vệ sinh
sạch sẽ, sắp xếp gọn gàng, phân loại, để cố định vật dụng sẽ thuận tiện cho ngƣời
nhân viên sử dụng, tạo ra môi trƣờng làm việc tốt hơn, tránh đƣợc lãng phí về thời
gian, lãng phí về sức khoẻ, tinh thần làm việc.
3.2.2 Lãng phí vô hình
3.2.2.1 Lãng phí do trùng lặp, chờ đợi
Đây là lãng phí do quá trình làm việc nhập lại dữ liệu khi nhân viên trƣớc đã
làm nhƣng không đƣợc chia sẽ cho ngƣời làm ở giai đoạn sau, dữ liệu không đƣợc
số hoá xuyên suốt, quá trình làm việc bị trùng lặp, chờ đợi gây ra lãng phí thời gian,
lãng phí nguồn nhân lực. Nhƣ đã trình bày về quy trình làm việc tại Phòng Tài
chính - Kế hoạch ở phần 1.3, khi giải quyết hồ sơ theo trách nhiệm của phòng mình
với số lƣợng từ 15 đến 40 hồ sơ sẽ chuyển cho phòng tiếp theo để xử lý tiếp. Kết
quả từ bảng hỏi câu số 21 ghi nhận chỉ có 14,8% nhân viên cho chia sẻ dữ liệu do
mình làm với nhân viên khác. Quan sát thực tế, dữ liệu đƣợc nhập bắt đầu từ bộ
phận văn thƣ cho đến các bộ phận xử lý cuối cùng không đƣợc thừa hƣởng sử dụng
hoặc thừa hƣởng rất ít từ phòng trƣớc. Mỗi phòng tự có trách nhiệm nhập dữ liệu
43
hoặc sao chép từ phòng khác để có dữ liệu sử dụng cho nhiệm vụ của mình. Dữ liệu
của dự án, hồ sơ không đƣợc số hoá sử dụng chung.Việc này dẫn đến sự lãng phí
trùng lặp và chờ đợi khi xử lý công việc.Lợi ích từ việc sử dụng, chia sẻ dữ liệu trên
mạng sẽ làm cho thời gian chờ đợi ít đi. Nhân viên của phòng này xử lý xong một
hồ sơ thì nhân viên phòng khác đã có thể sử dụng ngay dữ liệu hồ sơ đó để xử lý
công việc thuộc trách nhiệm của mình. Nhƣ vậy quy trình làm việc hiện nay có
nhiều trùng lặp ở công đoạn nhập dữ liệu, lãng phí nhiều thời gian, nhân lực và có
thể phát sinh sai sót trong quá trình nhập lại dữ liệu. Bên cạnh đó làm cho việc báo
cáo số liệu, thống kê về hồ sơ, chứng từ không chính xác giữa các phòng.
3.2.2.2 Lãng phí do hoạt động thừa
Hoạt động thừa đƣợc ghi nhận là hoạt động thƣờng xuyên báo cáo và họp
nhiều. Quan sát thực tế, việc báo cáo tình hình, tiến độ, số liệu dự án đƣợc thực
hiện hàng tuần, hàng tháng. Báo cáo của mỗi bộ phận, cá nhân gửi về tổng hợp tập
hợp báo cáo lại lãnh đạo Phòng chỉ đạo xử lý trong tuần tiếp theo. Nhiều nội dung
báo cáo thể hiện lại toàn bộ nội dung, không thể hiện đƣợc những thay đổi mới,
nhiều báo cáo còn dài dòng, nội dung không trọng tâm hoặc không cần thiết. Ngƣời
làm báo cáo cần số liệu báo cáo sẽ phải trực tiếp liên hệ với những nhân viên khác
để đƣợc cung cấp số liệu. Phƣơng pháp báo cáo nhiều năm không đƣợc cải tiến.
Ngƣời báo cáo và ngƣời đọc báo cáo mất nhiều thời gian cho công việc này.Kết
quả trả lời câu hỏi số 16 có 79,6% nhân viên cho rằng việc báo cáo hiện nay là mất
thời gian và câu hỏi số 17 có 81,5% cho rằng nên cải tiến phƣơng pháp báo cáo
nhƣ hiện nay. Tổ chức hội họp diễn ra thƣờng xuyên nhƣng chƣa giải quyết đƣợc
vấn đề. Ghi nhận số buổi họp đạt chất lƣợng cao, hiệu quả chỉ chiếm 41% (câu hỏi
số 19). Thực tế cho thấy, nhiều buổi họp chỉ giải quyết kiến nghị cho từ 1 đến 2
khách hàng; nhiều buổi họp chƣa chuẩn bị tốt, bị hu ngay lúc đầu vào họp. Gây
lãng phí thời gian và nhân lực rất nhiều.
3.2.2.3 Lãng phí do thực hiện lỗi
Lỗi văn bản, lỗi ghi chép do nhân viên thực hiện bị lỗi về ngữ pháp, chính tả,
văn phong và cách trình bày. Đây là lãng phí gây ra việc tốn thời gian, công sức để
44
chỉnh sửa, tốn giấy, mực, hao mòn máy in. Có những trƣờng hợp lỗi văn bản gây ra
những hậu quả khiến cho việc xử lý phức tạp. Tờ trình văn bản bị lỗi khi trình lên
đƣợc UBND thành phố phê duyệt chính thức. Trƣờng hợp phát hiện kịp thời thì
cũng phải báo cáo giải trình và làm hồ sơ trình lại, thời gian và công sức mất nhiều,
gây mất uy tín, hình ảnh của bản thân ngƣời làm và cơ quan. Trƣờng hợp không
phát hiện kịp thời cá nhân, bản thân phải báo cáo giải trình, bị kiểm điểm; lãnh đạo
cơ quan phải đứng ra nhận lỗi, chịu trách nhiệm liên đới. Ghi nhận có 40,7% (câu
hỏi số 28) nhân viên là bị lỗi về văn bản, ghi chép và phổ biến là lỗi về chính tả
chiếm 83,0% (câu hỏi số 29). Trƣờng hợp ghi chép lập hồ sơ ban đầu, nếu nhân
viên thực hiện bị lỗi về họ tên, số lƣợng, kích thƣớc kiểm định, số lƣợng kiểm định,
dẫn đến khi đã hoàn thành, đƣa bảng tính giá trị đến ngƣời dân giải toả và họ phát
hiện ra lỗi thì việc lập hồ sơ chỉnh sửa hoặc bổ sung sẽ thực hiện lại nhƣ quy trình
ban đầu, thời gian phát sinh gấp đôi.
3.2.2.4 Lãng phí do chưa thực hiện tốt việc phổ biến, thể hiện trực quan
Việc phổ biến, thể hiện trực quan sẽ cung cấp thông tin nhanh chóng về trình
trạng, tiến độ, yêu cầu, vấn đề của công việc; tạo ra kênh truyền đạt thông tin trong
đơn vị hiệu quả, phát hiện nhanh và giải quyết vấn đề hiệu quả… Tại phòng Tài
chính - Kế hoạch, việc thực hiện phổ biến, trực quan hoá quy trình, thông tin
nghiệp vụ và kết quả công tác chƣa đƣợc thực hiện tốt, gây ra lãng phí về thời gian
và nguồn nhân lực.
Ngƣời dân không biết cụ thể phòng, bộ phận chuyên môn nào xử lý hồ sơ.
Về hình thức là “Một cửa” nhƣng cán bộ phụ trách “một cửa” không nắm hết,
không biết đƣợc nội dung giải quyết nên vẫn phải hƣớng dân ngƣời dân đến các
phòng chức năng để tìm hiểm, giải quyết. Công việc thƣờng xuyên tiếp xúc với
nhân dân tại cơ quan để giải quyết quyền lợi, hƣớng dẫn thủ tục. Do đó cần thiết tất
cả các cán bộ, nhân viên phải nắm đƣợc quy trình làm việc để hƣớng dẫn cho nhân
dân. Kết quả khảo sát từ câu hỏi số 24, ghi nhận có 79,6% trả lời chƣa nắm rõ quy
trình làm việc của Phòng. Khi cán bộ, nhân viên mới nhận công tác, khảo sát chỉ có
22,2% (câu hỏi số 23) là dễ dàng hiểu đƣợc công việc, quy trình của phòng mình,
45
của cơ quan.
Lý giải cho t lệ thấp này do chƣa đƣợc phổ biến cụ thể nên đều gặp khó
khăn để hiểu đƣợc công việc cần làm. Giải quyết vấn đề này, cần phải có quy trình
hƣớng dẫn tốt hơn đối với những ngƣời mới bắt đầu làm việc tại cơ quan. Quy trình
làm việc, hoạt động, giải quyết công việc của phòng Tài chính - Kế hoạch chƣa
đƣợc trực quan hoá, chƣa làm cho dễ hiểu, dễ biết đã khiến cho cán bộ nhân viên,
Khách hàng lãng phí nhiều thời gian, công sức. Tạo cho không khí làm việc chƣa
thuận lợi và chƣa dễ dàng. Việc giải quyết còn công việc còn những chỉ dẫn vòng
vo, đến gặp bộ phận này để đƣợc hƣớng dẫn những lại tiếp tục đƣợc hƣớng dẫn
sang gặp bộ phận khác.
Qua nhiều năm công tác, quan sát, tác giả thấy việc thực hiện công việc,
kết quả của các bộ phận, của nhóm thực hiện dự án không đƣợc thể hiện, thông tin,
không đƣợc biết và không thể hiện trực quan. Mỗi cá nhân, nhóm, tổ chỉ biết đƣợc
công việc của mình, không tham gia hay đóng góp ý kiến cho cá nhân, nhóm, tổ
khác. Điều này đã hạn chế sự đóng góp ý kiến, sáng kiến của cá nhân, của tập thể.
Tổng hợp kết quả khảo sát từ kết quả trả lời của 04 câu hỏi 22, 23, 24, 25, có thể
thấy việc phổ biến, thể hiện trực quan hoá tại Phòng Tài chính - Kế hoạch chƣa thực
hiện tốt. Điều này gây lãng phí rất nhiều thời gian và gây lãng phí nhiều công sức
của nhân viên khi tự tìm hiểu công việc của mình và phải mất nhiều thời gian để chỉ
dẫn. Đôi khi việc không nắm rõ, hiểu biết về công việc đã gây ra hậu quả nghiêm
trọng, sai kết quả giải quyết, gây bức xúc cho khách hàng.
3.2.2.5 Lãng phí do không phát huy sức sáng tạo của nhân viên:
Qua quan sát thực tế và quá trình làm việc tại Phòng Tài chính - Kế hoạch ,
việc đóng góp ý kiến, sáng kiến của cán bộ, nhân viên chƣa đƣợc chú trọng, ghi
nhận. Không có quy định về chế độ khen thƣởng đối với cán bộ nhân viên khi đóng
góp ý kiến, sáng kiến. Kết quả trả lời câu hỏi số 26, chỉ có 16,7% nhân viên hay có
ý kiến đóng góp. Chế độ khen thƣởng, bồi dƣỡng hàng tháng, hàng quý hoặc dịp lễ,
đƣợc thực hiện trên cơ sở đánh giá bình bầu của từng phòng đối với cán bộ nhân
viên. Đối với cán bộ nhân viên có phạm lỗi trong quá trình làm việc thì thƣờng bị
46
đánh giá ở mức thấp hơn và nhận tiền thƣởng, bồi dƣỡng ở mức thấp hơn. Còn lại
tất cả cán bộ nhân viên khác đƣợc nhận tiền thƣởng, bồi dƣỡng ở mức bình quân.
Qua quan sát thực tế, đa số cán bộ nhân viên hầu hết thực hiện công việc đƣợc giao
và làm tròn trách nhiệm. Việc đóng góp ý kiến, sáng kiến không chú trọng thực
hiện. Tại các cuộc họp giao ban, họp công đoàn của phòng, đa số nhân viên đều yên
lặng và rất ít đóng góp ý kiến. Tổng hợp kết quả khảo sát, tại phòng Tài chính - Kế
hoạch việc cán bộ nhân viên đóng góp ý kiến, nêu sáng kiến để cải tiến thực hiện
hiệu quả hơn là thấp. Điều này đã làm lãng phí đi trí tuệ của tập thể, của mỗi cá
nhân. Cần phải có phƣơng pháp để khuyến khích mọi ngƣời đóng góp ý kiến, sáng
kiến để cải tiến công việc.
3.3. Đánh giá chung về những lãng phí tại Phòng Tài chính - Kế hoạch thành
phố Bắc Ninh
Từ những loại lãng phí đã phân tích nêu trên, lãng phí hữu hình có 4 loại
lãng phí, lãng phí vô hình có 5 loại lãng phí. Các loại lãng phí này đều gây ra thiệt
hại cho cơ quan về nguồn thu, chi phí phục vụ, hoạt động. Việc phát hiện ra những
lãng phí là rất cần thiết để nhằm mục tiêu tiến đến tìm ra nguyên nhân và đề xuất
giải pháp để giảm dần, loại bỏ các loại lãng phí, mang lại lợi ích, tạo ra giá trị gia
tăng cho đơn vị.
3.3.1. Nguyên nhân lãng phí hữu hình
3.3.1.1. Lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị
Lãng phí về việc không sử dụng hết công năng của máy tính đã làm tốn về
cơ sở vật chất, chiếm không gian để sử dụng máy tính. Các nhân viên không sắp
xếp thời gian để sử dụng chung máy vi tính. Dữ liệu của hồ sơ đều lƣu trữ trên máy
tính của nhân viên, không đƣợc tổ chức lƣu trữ trên một máy chủ để có thể truy
cập, làm việc ở những máy vi tính khác. Chính điều này dẫn đến nhu cầu của mỗi
nhân viên cần có máy tính cho riêng mình. Gây lãng phí về cơ sở vật chất, trang
thiết bị. Giờ làm việc chƣa đƣợc quản lý chặt chẽ, hệ thống mạng chƣa quản lý
chung, chƣa có chế tài xử lý khi nhân viên lên mạng thực hiện công việc riêng, của
cá nhân. Về văn phòng phẩm, các nhân viên chƣa đƣợc tuyên truyền tốt về ý thức
47
tiết kiệm. Khi thực hiện tiết kiệm thì nguồn kinh phí phục vụ không sử dụng, đem
lại nguồn thu nhập cao hơn cho chính mỗi nhân viên. Ngoài ra việc sử dụng thiết
bị máy in, máy photocopy, vật dụng chuyên dụng, đa số nhân viên tự ý sử dụng,
tìm tòi sử dụng, không đƣợc chỉ dẫn, hƣớng dẫn cụ thể; bên cạnh đó, nhân viên
cũng chƣa có ý thức học hỏi để sử dụng đúng, giữ gìn trang thiết bị, tiết kiệm
văn phòng phẩm. Đối với việc lãng phí về điện, nƣớc, cơ quan đã có quy định, quy
chế, nhƣng chƣa đƣợc triển khai tốt, chƣa có chế tài xử lý nên việc lãng phí sử
dụng vẫn diễn ra.
3.3.1.2. Lãng phí về lao động
Thực tế công tác giải toả chƣa đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng tốt, chƣa có trƣờng
lớp giảng dạy. Những ngƣời đi trƣớc nghiên cứu, tìm hiểu và qua kinh nghiệm để
làm việc, sau đó những ngƣời đi sau đƣợc hƣớng dẫn và tự học hỏi những ngƣời đi
trƣớc để làm công việc của mình. Do đó không tránh đƣợc tình trạng tuyển dụng
nhiều nhân viên vào để làm việc. Vì nhân viên không hiểu biết đƣợc ngay về công
tác chuyên môn khi mới đƣợc tuyển và công việc đƣợc làm lại không phù hợp
chuyên môn. Ngoài ra, quy trình làm việc chƣa đƣợc cải tiến tốt, còn phải làm thủ
công, nhiều công việc bị trùng lặp nên số lƣợng nhân viên cần thiết để làm việc
phải duy trì số lƣợng nhiều.
3.3.1.3. Lãng phí do thiết bị hư hỏng
Qua quan sát thực tế, việc thiết bị hƣ hỏng dẫn đến lãng phí về chi phí phục
vụ, thời gian chờ đợi, sửa chữa, khôi phục, lập lại dữ liệu. Nguyên nhân do đơn vị
chƣa thấy đƣợc lợi ích phải thƣờng xuyên cho thực hiện bảo dƣỡng, bảo trì định kỳ
thiết bị. Việc hợp đồng với một công ty khác để bảo dƣỡng, bảo trì định kỳ hoặc
hợp đồng tuyển thêm một số nhân viên chuyên về công nghệ thông tin thực hiện sẽ
tránh đƣợc việc hƣ hỏng thiết bị, giảm chi phí, tăng phúc lợi cho ngƣời lao động.
3.3.1.4. Lãng phí do tìm kiếm, di chuyển nhiều
Việc sắp xếp gọn gàng, phân loại hồ sơ, tài liệu sẽ làm giảm thời gian để tìm
kiếm, di chuyển, tránh lãng phí. Điều này chắc chắn các nhân viên đều biết đến lợi
ích của nó. Tuy nhiên mọi ngƣời lại chƣa có ý thức thực hiện tốt , do cho đƣợc nhắc
48
nhở thƣờng xuyên, chƣa có phong trào phát động thực hiện.
3.3.2. Nguyên nhân lãng phí vô hình
3.3.2.1. Lãng phí do trùng lặp, chờ đợi
Trƣớc đây, tại phòng Tài chính - Kế hoạch đã đƣợc đề xuất sử dụng cho
làm một phần mềm sử dụng chung cho toàn cơ quan để mọi ngƣời có thể nhập dữ
liệu, chia sẻ và sử dụng chung, thuận lợi trong công tác báo cáo, thống kê.
Nhƣng đến nay chƣa thực hiện đƣợc và nhiều năm qua việc lãng phí do trùng lặp,
chờ đợi giải quyết công việc vẫn chƣa đƣợc giải quyết. Qua thực tế làm việc, quan
sát, việc chƣa làm đƣợc phần mềm sử dụng chung là do chƣa có quyết tâm để
thực hiện, chƣa thấy đƣợc lợi ích thực sự của nó, mọi ngƣời chƣa sẵn sàng tiếp
nhận cải tiến mới. Làm đƣợc điều này sẽ là một cải tiến lớn về quy trình làm việc,
tránh lãng phí rất lớn.
3.3.2.2. Lãng phí do hoạt động thừa
Lãng phí này có nguyên nhân chính là do con ngƣời thực hiện, do chƣa có
quy trình sắp xếp, làm việc tốt. Việc báo cáo số liệu nên đƣợc chuẩn hoá bằng dữ
liệu số và chỉ cần xem trên mạng, truy xuất để sử dụng chung cho việc hội
họp, báo cáo. Ngoài ra việc tổ chức họp cơ quan ngƣời chủ trì phải chuẩn bị chu
đáo nội dung cuộc họp, những ngƣời đƣợc phân công phải thực hiện nội dung
chính xác, đầy đủ. Điều này cần phải có phƣơng pháp và phƣơng thức quy chuẩn.
3.3.2.3. Lãng phí do thực hiện lỗi
Từ thực tế quan sát, nhân viên hay bị lỗi văn bản đánh máy và ghi chép là do
không cẩn thận, không tập trung khi làm việc. Khi phát hiện ra lỗi nhƣng cho
rằng không có hậu quả nghiêm trọng nên không khắc phục. Việc này lâu dài làm
cho tính cẩn thận, tập trung khi làm việc kém đi và hậu quả nghiêm trọng lúc nào đó
tất yếu sẽ xảy ra. Đối với những lỗi này, đơn vị cũng chƣa có chế tài nhắc nhở, xử
lý kịp thời và chƣa có cơ chế kiểm soát phát hiện lỗi văn bản, hồ sơ ghi chép. Mọi
ngƣời vẫn bỏ qua khi gặp những lỗi không gây hậu quả nghiêm trọng.
3.3.2.4. Lãng phí do chưa thực hiện tốt việc phổ biến, thể hiện trực quan
Việc phổ biến, thể hiện trực quan chƣa thực hiện tốt đã gây lãng phí
49
cho đơn vị. Nguyên nhân của nó là do đơn vị đã không chú trọng thực hiện phổ
biến, thể hiện trực quan. Mọi ngƣời chƣa quan tâm đến công việc chung, mỗi ngƣời
chỉ hoàn thành xong trách nhiệm, công việc của mình, không chia sẻ đóng góp ý
kiến xây dựng, chia sẻ thông tin, kết quả cho những ngƣời khác. Những nhân
viên mới, ngƣời dân giải toả sẽ phải tự tìm hiểm, tự tìm cách giải quyết.
3.3.2.5. Lãng phí do không phát huy sức sáng tạo của nhân viên
Việc phát huy sức sáng tạo của nhân viên, tạo ra lợi ích thiết thực cho đơn vị,
cho mỗi cá nhân, hiện nay phòng Tài chính - Kế hoạch chƣa thực hiện đƣợc.Điều
này xảy ra do bản thân của mỗi nhân viên chƣa thực sự tâm huyết quan tâm đến lợi
ích chung của tập thể. Ngoài ra đơn vị cũng chƣa chú trọng tiếpnhận sự đóng góp ý
kiến, sáng kiến của cán bộ nhân viên để nghiên cứu triển khai thực hiện. Nhiều đề
xuất đã đƣợc đƣa ra để cải tiến quy trình làm việc nhƣng vẫn chƣa thực hiện đƣợc
hoặc triển khai thực hiện chƣa xong. Các loại lãng phí đƣợc phát hiện nêu trên cần
phải đƣợc giảm đến mức tối đa hoặc loại bỏ hoàn toàn, để tạo thêm nguồn thu nhập
cho nhân viên và quan trọng hơn hết là tạo môi trƣờng làm việc tốt hơn, giúp cho
50
mọi ngƣời gắn bó với đơn vị mình hơn.
CHƢƠNG 4 : GIẢI PHÁP ÁP DỤNG QUẢN TRỊ TINH GỌN TRONG HOẠT
ĐỘNG CỦA PHÕNG TÀI CHÍNH - KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH
Trong Chƣơng 3 đã đi sâu đã đi sâu phân tích hai vấn đề:
1.Thực trạng các loại lãng phí tồn tại phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố
Bắc Ninh
2.Nguyên nhân của những loại lãng phí.
Từ việc nêu ra thực trạng và nguyên nhân của các loại lãng phí, nhiệm vụ
của chúng ta nghiên cứu tìm ra giải pháp để giảm và loại bỏ những lãng phí tại Tài
chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh. Để làm đƣợc điều này, quản trị tinh gọn với
những phƣơng pháp của nó đƣợc xem xét để áp dụng giải quyết vấn đề. Đến đây,
ngƣời nghiên cứu sẽ đề xuất một số giải pháp để xây dựng nên mô hình và trả
lời đƣợc câu hỏi “Áp dụng Quản trị tinh gọn tại Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc
Ninh”. Đây cũng chính là mục đích cuối cùng của bài nghiên cứu.
4.1 Đề xuất một số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm giảm và loại bỏ
các loại lãng phí tại Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh
Ở phần nội dung này sẽ trả lời câu hỏi “Làm thế nào để Tài chính - Kế
hoạch thành phố Bắc Ninh áp dụng hiệu quả quản trị tinh gọn?”. Trả lời cho câu
hỏi này, dƣới đây là một số giải pháp đề xuất áp dụng quản trị tinh gọn tại Tài
chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh với những phƣơng pháp của quản trị tinh
gọn. Từ những phân tích tại Chƣơng 3, tại Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc
Ninh lãng phí hữu hình có 4 loại lãng phí, lãng phí vô hình có 5 loại lãng phí, tƣơng
51
ứng với mỗi lãng phí, tác giả đề xuất những phƣơng pháp của quản trị tinh gọn
Bảng 4.1: Đề xuất những phƣơng pháp của quản trị tinh gọn để giảm và bỏ chi phí lãng phí
Nguyên nhân Đối tƣợng triển khai thực hiện Đề xuất phƣơng pháp Các loại lãng phí Loại hình lãng phí Thứ tự thực hiện
2 Thời gian thực hiên ban đầu 01 tháng Tất cả cán bộ, nhân viên tham gia.
Lãng phí về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị - Kaizen: cải tiến việc sử dụng máy tính, quy trình làm việc. - QLTQ: chỉ dẫn, hƣớng dẫn sử dụng thiết bị; thực hiện tiết kiệm.
Lãng phí hữu hình
01 tháng 1
Lãng phí về lao động - Không sắp xếp thời gian để sử dụng chung máy vi tính. - Chƣa quản lý chặt chẽ giờ làm việc trên máy tính. - Chƣa tuyên truyền tốt về ý thức tiết kiệm. - Chƣa có chỉ dẫn, hƣớng dẫn cụ thể sử dụng thiết bị. - Chƣa đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng tốt. - Quy trình làm việc chƣa tốt làm việc thủ công.
Cán bộ lãnh đạo, trƣởng phó phòng. Khuyến khích thêm tất cả nhân viên tham gia.
3
- Chƣa thấy đƣợc lợi ích về việc bảo dƣỡng, bảo trì định kỳ thiết bị. 0.5 tháng - Kaizen: cải tiến quy trình làm việc, đề xuất bộ tài liệu hƣớng dẫn làm việc, quy trình - QLTQ: quy trình làm việc mới. Kaizen: cải tiến quy trình sử dụng, bảo trì, dƣỡng máy tính.
01 tháng 2
52
Lãng phí do thiết bị hư hỏng Lãng phí do tìm kiếm, di chuyển nhiều - Chƣa có ý thức thực hiện sắp xếp gọn gàng, phân loại hồ sơ, tài liệu. Ban lãnh đạo, trƣởng phòng và nhân viên giỏi vi tính, thiết bị. Tất cả cán bộ nhân viên. 5S: thực hiện sàng lọc, sắp xếp, vệsinh, giữ gìn, chăm sóc phòng làm việc, bàn làm việc.
1 - Chƣa có quyết tâm thực hiện cải tiến. Tất cả cán bộ, nhân viên. 02 tháng
Chƣa có quy trình làm việc tốt. 1 02 tháng Lãng phí do trùng lặp, chờ đợi Lãng phí do hoạt động thừa Tất cả cán bộ, nhân viên.
Lãng phí vô hình
01 tháng 2
Tất cả cán bộ, nhân viên.
Lãng phí do thực hiện lỗi - Chƣa có chế tài nhắc nhở, xử lý kịp thời. - Chƣa có cơ chế kiểm soát, phát hiện lỗi văn bản, hồ sơ ghi chép
01 tháng 1 Tất cả các phòng.
Kaizen: cải tiến quy trình giảm tối đa việc nhập lại dữ liệu, chia sẽ công việc đã thực hiện. Kaizen: cải tiến quy trình nhập dữ liệu để có số liệu báo cáo chung, dễ dàng chia sẻ; cải tiến phƣơng pháp báo cáo; cải tiến quy trình chuẩn bị họp. - Kaizen: xây dựng quy trình kiểm soát phát hiện lỗi; chế tài nhắc nhở, xử lý. - QLTQ: quy trình kiểm soát, phát hiện lỗi. QLTQ: tất các quy trình làm việc của cơ quan.
3 01 tháng
Lãng phí do chưa thực hiện tốt việc phổ biến, thể hiện trực quan Lãng phí do không phát huy sức sáng tạo của nhân viên - Đơn vị đã không chú trọng thực hiện. - Chƣa quan tâm đến công việc chung. - Nhân viên chƣa thực sự tâm huyết đóng góp ý kiến - Đơn vị cũng chƣa chú trọng tiếp nhận sự đóng góp ý kiến, sáng kiến của cán bộ nhân viên Kaizen: cải tiến chế độ động viên, khuyến khích, chế độ khen thƣởng. Cán bộ lãnh đạo, trƣởng phó phòng. Khuyến khích thêm tất tham gia. Cán bộ lãnh đạo, trƣởng phó phòng. Khuyến khích thêm tất cả nhân viên
53
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Tất cả các phƣơng pháp áp dụng thực hiện nêu trên, sau khi đã xây dựng ban
đầu xong cần phải duy trì, thực hiện liên tục về sau. Từ bảng trên ta phân tích thêm:
Lãng phí : Do trùng lặp, chờ đợi; Do hoạt động thừa; Về lao động; Do chƣa
thực hiện tốt việc phổ biến, thể hiện trực quan cần đƣợc ƣu tiên thực hiện trƣớc. Sử
dụng Kaizen để cải tiến quy trình làm việc: nhập dữ liệu và chia sẽ dùng chung cho
các phòng khác, truy suất dữ liệu thực hiện báo cáo đƣợc nhanh chóng. Trên cơ sở
giảm, loại bỏ lãng phí do trùng lặp, chờ đợi, hoạt động thừa tiến đến cải tiến
quy trình làm việc (trong đó sắp xếp lại lao động, công việc thực hiện, thiết bị
sử dụng) giảm lãng phí về lao động, tăng năng xuất công việc. Sau đó thực hiện
quản lý trực quan để phổ biến, trực quan hoá quy trình, giúp mọi nhân viên, ngƣời
dân giải toả dễ dàng tiếp cận, hiểu rõ về công việc. Lãng phí (2): Do tìm kiếm, di
chuyển nhiều; Về sử dụng cơ sở vật chất và trang thiết bị; Do thực hiện lỗi đƣợc ƣu
tiên làm sau các lãng phí (1). Sau khi thực hiện giảm, loại bỏ lãng phí (1) đã xây
dựng đƣợc quy trình làm việc tốt hơn. Trên cơ sở đó, bằng Kaizen, xây dựng tiếp
quy định sử dụng trang thiết bị sao cho tối ƣu, xây dựng cơ chế kiểm soát, phát lỗi
văn bản, hồ sơ ghi chép và đồng thời thực hiện song song với 5S. Sau giai đoạn này
môi trƣờng làm việc tại cơ quan đã tốt hơn rất nhiều. Tất cả đã đƣợc sắp xếp lại, tối
ƣu hơn đồng thời ý thức làm việc của nhân viên đã tốt hơn. Lãng phí (3): do thiết bị
hƣ hỏng. Giải quyết lãng phí này thực hiện đơn giản bằng Kaizen với cải tiến về
phƣơng pháp quản lý, bảo trì, bảo dƣỡng thiết bị, trang bị thêm thiết bị lƣu trữ,…
Trên đây tác giả đã đề xuất thứ tự tiến hành giảm, loại bỏ lãng phí ban đầu với
thứ tự thực hiện, cùng với nhân sự, đối tƣợng tham gia thực hiện và
thời gian thực hiện bao lâu. Thời gian thực hiện có thể thay đổi để phù hợp
với nguồn nhân lực, kinh phí của đơn vị
4.2 Những yêu cầu cấp thiết để áp dụng quản trị tinh gọn.
4.2.1 Đơn vị cần hoạch định chiến lược dài hạn cho việc áp dụng QTTG
Lãnh đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch cần có các quyết định đầu tƣ dài hạn,
54
trong đó đầu tƣ cho cơ sở vật chất là rất quan trọng vì để áp dụng phƣơng pháp
QTTG vào các hoạt động quản trị tại cơ quan.Phòng Tài chính - Kế hoạchcần hình
thành nguồn ngân sách chủ động cho các hoạt động QTTG.
4.2.2 Cần có sự cam kết lâu dài từ ban lãnh đạo trong việc áp dụng QTTG
Nhƣ đã trình bày trong phần nguyên nhân, ban lãnh đạo là những ngƣời trực
tiếp dẫn dắt, xác định chiến lƣợc phát triển đơn vị, từ đó ảnh hƣởng lớn đế quá
trình áp dụng QTTG tại đơn vị. Bởi vậy,lãnh đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch cần là
những ngƣời đi đầu trong việc thực hiện cũng nhƣ hiểu thấu ý nghĩa của QTTG.
Đồng thời, lãnh đạo cần có những cam kết và tin tƣởng vào chiến lƣợc áp dụng
QTTG, luôn đánh giá cao vai trò của ngƣời lao động, luôn tạo điều kiện hỗ trợ và
ủng hộ ngƣời lao động từ mọi phía, từ đó sẽ thúc đẩy sự tham gia của ngƣời lao
động vào quá trình áp dụng QTTG. Ban lãnh đạo có thể tác động tới sự tham gia
của ngƣời lao động thông qua chính sách đào tạo và cơ chế khen thƣởng:
- Đối với các chính sách đào tạo, lãnh đạo là ngƣời quyết định nội dung của
chƣơng trình đào tạo, phƣơng pháp đào tạo và sự ƣu tiên của việc áp dụng QTTG
so với các chiến lƣợc khác tại đơn vị. Bởi vậy, ngƣời lãnh đạo cần phải có bản
lĩnh, tầm nhìn dài hạn, có cam kết và hoàn toàn tin tƣởng vào lợi ích, ý nghĩa của
QTTG sẽ định hƣớng, xây dựng kế hoạch đào tạo lâu dài, phù hợp vơi thực tiễn CQ
và đảm bảo sự duy trì liên tục.
- Đối với cơ chế khuyến khích, động viên khen thƣởng, ban lãnh đạo là
ngƣời quyết định đến hình thức khen thƣởng cho từng thời điểm, do đó những chính
sách khen thƣởng kịp thời và thƣờng xuyên là động lực thúc đẩy ngƣời lao động tự
giác tham gia vào quá trình áp dụng QTTG tại CQ. QTTG tại từng phòng/bộ phận,
thậm chí lãnh đạo cũng tham gia thực hiện 5S nhƣ những ngƣời lao động khác. Ở
giai đoạn đầu tiên khi tiến hành triển khai QTTG, vai trò của ngƣời lãnh đạo lại
càng quan trọng. Ngƣời lãnh đạo phải là ngƣời đầu tiên thực hiện và là ngƣời truyền
cảm hứng cho đội ngũ nhân viên cấp dƣới của mình. Đồng thời, lãnh đạo cũng phải
luôn sâu sát, nhiệt tình ủng hộ ngƣời lao động, họ luôn phải là tấm gƣơng mẫu mực
để các nhân viên noi theo. Nếu một ngƣời lãnh đạo coi trọng nhân viên của mình thì
55
kết quả của công việc triển khai QTTG sẽ đạt đƣợc kết quả khả quan.
4.2.3 Mời các chuyên gia hỗ trợ:
Hiện nay, tuy các chuyên gia hiểu biết và có kinh nghiệm về QTTG tại Việt
Nam chƣa nhiều nhƣng từ những thực tiễn của Phòng Tài chính - Kế hoạch đã nêu
trên, nếu có đƣợc sự giúp đỡ của các chuyên gia có kinh nghiệm hƣớng dẫn tƣ vấn, thì
hoạt động QTTG tại CQ sẽ đạt hiệu quả cao. Đê thực hiện đƣợc giải pháp này, CQ cần
tiến hành liên kết, hợp tác với các trung tâm nghiên cứu tại các trƣờng đại học lớn
(Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐH Quốc Gia Hà Nội, Đại Học Bách Khoa Hà Nội, …), bởi
đây là nơi tập trung hầu hết các nhà nghiên cứu hàng đầu trong lĩnh vực áp dụng
QTTG. Họ không những giỏi về kiến thức chuyên môn mà còn am hiểu về tình hình
kinh tế, văn hóa trong đơn vị, cũng nhƣ tâm lý của ngƣời lao động. Do đó, trong thời
điểm hiện tại, để có thể áp dụng hiệu quả các hoạt động QTTG vào hoạt động thì
Phòng Tài chính - Kế hoạch rất cần có sự hỗ trợ của các chuyên gia.
4.2.4 Tạo điều kiện thúc đẩy sự tham gia của người lao động:
Nhƣ chúng ta đã biết, ngƣời lao động là nhƣng ngƣời trực tiếp tham gia vào
quá trình sản xuất và chính là những ngƣời hiểu rõ nhất những cơ hội và thách thức
trong quy trình sản xuất, do đó để có thể triển khai các hoạt động QTTG thành
công, rất cần sự tham gia hƣởng ứng tích cực của ngƣời lao động. Để có thể khuyến
khích đƣợc sự tham gia của ngƣời lao động, cơ cấy tổ chức điều hành hoạt động
QTTG cần đƣợc thiết lập theo hƣớng cơ cấu tổ chức -dẻo (organic model). Cơ cấu
tổ chức -dẻo có đặc tính mềm dẻo, linh hoạt và khả năng thích ứng cao, dựa trên các
nhóm liên chức năng, trao đổi thông tin mạnhmẽ, nhân viên cùng tham gia vào việc
quyết định, đồng thời giảm tính tập trung hóa trong tổ chức ( Robbins & Judge,
2007). Đơn vị nên đƣa ra tiêu chí cụ thể để tuyển chọn những cá nhân phù hợp
tham gia vào bộ máy cơ cấu nhân sự điều hành hoạt động QTTG. Ngoài việc giỏi về
kỹ thuật, am hiểu cách thức triển khai QTTG, ngƣời đƣợc lựa chọn còn phải có tinh
thần trách nhiệm, nhiệt tình trong công việc và có tầm ảnh hƣởng tới những ngƣời
còn lại trong tổ chức. Ngoài ra để phân công công việc trong bộ máy tổ chức đƣợc
rõ ràng, bộ phận nhân sự cần đƣa ra các mô tả công việc thể hiện vai trò, trách
56
nhiệm của từng cá nhận. Từ đó, giúp hạn chế thói quen đổ lỗi hoặc nhiều ngƣời
cùng thực hiện một công việc gây lãng phí thời gian và nguồn lực. Bên cạnh đó cần
phải có các chế tài, thƣởng phạt rõ ràng để ngƣời lao động thấy rõ quyền hạn, nghĩa
vụ, trách nhiệm và lợi ích của bản thân trong việc áp dụng QTTG. Để hạn chế tính
độc đoán của lãnh đạo, cũng nhƣ độ ì, thiếu chủ đọng của ngƣời lao động trong các
hoạt động QTTG, tác giả đề xuất cấu trúc tổ chức QTTG theo hình thức từ dƣới lên,
tức là ngƣời lao động là những ngƣời thực hiện công việc chính, lãnh đạo chỉ đóng
vai trò hỗ trợ, thúc đẩy, giám sát thực hiện, thay vì chỉ đƣa ra những chỉ đạo đơn
thuần mà không hề đƣa ra bất cứ sự chỉ dẫn nào cho nhân viên hoàn thành công
việc. Ngoài một cơ cấu tổ chức linh hoạt, mềm dẻo, chính sách khuyến khích khen
thƣởng và chƣơng trình đào tạo tập trung nâng cao sự thấu hiểu về lợi ích cho ngƣời
lao động cũng góp phần thúc đẩy sự tham gia tích cực của ngƣời lao động vào quá
trình triển khai áp dụng QTTG.
4.2.5 Hoạt động đào tạo cần được chú trọng:
Mục đích của việc thực hiện đào tạo nhận thức về QTTG cho ngƣời lao động
là giúp họ thấu hiểu đƣợc sự cần thiết của tƣ duy quản trị và lợi ích của việc áp
dụng QTTG. Từ đó, ngƣời lao động nâng cao tinh thần tự giác, tự nguyện, trách
nhiệm và tính chủ động khi áp dụng QTTG. Để làm đƣợc việc này thì hoạt động
đào tạo nên tập trung vào sự thấu hiểu về lợi ích của ngƣời lao động, khiến cho
ngƣời lao động thấy hiểu đƣợc việc áp dụng QTTG là có ích cho bản thân, từ đó có
ý thức thực hiện công việc tốt và nâng cao năng lực của bản thân. Một số hoạt động
CQ cần thực hiện để thúc đẩy việc đào tạo nhận thức cho ngƣời lao động:
- Tuyên truyền lợi ích về 5S, Kaizen, QLTQ tới từng ngƣời lao động bằng
cách đẩy mạnh các hoạt động truyền thông trong nội bộ CQ nhƣ: tổ chức các cuộc
thi về 5S, Kaizen, QLTQ; trực quan hóa khẩu hiệu, slogan thúc đẩy tinh thần của
ngƣời lao động.
- Thiết lập lộ trình đào tạo cụ thể và liên tục duy trì thúc đẩy động lực,
truyền lửa cho ngƣời lao động.
- Tạo điều kiện cho ngƣời lao động có cơ hội phát triển toàn diện, phát huy
57
năng lực của bản thân. Một số cách thức để tạo ra mục tiêu chung và giảm thiểu
mâu thuẫn giữa lãnh đạo và ngƣời lao động nhƣ: Cam kết thăng tiến cho những cá
nhân có năng lực làm việc hiệu quả; Tin tƣởng, trao quyền cho nhân viên dƣới sự
hỗ trợ nhiệt tình của cấp trên; Khuyến khích lƣơng thƣởng, chế độ đãi ngộ cho
những nhân viên có thành tích tốt. Đào tạo về kiến thức QTTG:
Mục tiêu của việc đào tạo kiến thức là giúp ngƣời lao động hiểu về cách thức
triển khai áp dụng QTTG và thực hành chính tại đơn vị của mình. Chƣơng trình đào tạo
cần bám sát thực tiễn, khi truyền đạt QTTG nên tập trung vào các công cụ đơn giản và dễ
triển khai áp dụng, mang đến lợi ích trực tiếp cho ngƣời lao động. Một số hình thức đào
tạo kiến thức QTTG nên đƣợc áp dụng tại phòng Tài chính - Kế hoạch.
Đào tạo ngoài việc tập trung vào nâng cao sự thấu hiểu về lợi ích của ngƣời
lao động và nhấn mạnh vào đào tạo tại chỗ, đào tạo nhân sự làm công tác đào tạo,
đồng thời đào tạo theo các cấp độ khác nhau (từ quản lý cấp cao, cấp trung, trƣởng
bộ phận…) để các thành viên trong tổ chức nắm rõ đƣợc vai trò của mình trong môi
trƣờng QTTG. Do tâm lý ngại thay đổi của ngƣời lao động Việt Nam, để đào tạo
phát huy tối đa hiệu quảPhòng Tài chính - Kế hoạchcần thƣờng xuyên và duy trì
thực hiện các hoạt động đào tạo cho nhân sự mới và đào tạo nhắc lại cho toàn bộ
nhân viên.
4.2.6 Chính sách khuyến khích, khen thưởng:
Chính sách khuyến khích động viên, khen thƣởng đƣợc coi nhƣ sợi dây liên
kết ban lãnh đạo với ngƣời lao động. Thông qua các chính sách khen thƣởng, ban
lãnh đạo thể hiện cho ngƣời lao động thấy quyết tâm và cam kết của mình đối với
việc áp dụng QTTG, từ đó giúp ngƣời lao động tin tƣởng hơn vào chiến lƣợc phát
triển của đơn vị. Để các chính sách khen thƣởng, động viên ngƣời lao động phát
huy đƣợc hiệu quả tối đa, ban lãnh đạo đơn vị cần khen thƣởng kịp thời, thƣờng
xuyên, khen thƣởng ngƣời có sang kiến mới mới, đồng thời thôi thúc tính tự chủ
của ngƣời lao động có sang kiến và mở rộng quyền hạn cho họ trong việc thực thi ý
tƣởng mới. Trong thực tế, có nhiều công việc cần phải tốn nhiều thời gian để hoàn
thành cũng nhƣ để thấy đƣợc kết quả. Nếu nhƣ ban lãnh đạo chờ đợi đến khi công
58
việc hoàn thành mới đƣa ra các biện pháp khen thƣởng thì quá chậm chễ, điều này
dễ gây tâm lý chán nản của ngƣời lao động. Thay vào đó, nếu nhƣ ban lãnh đạo có
những động thái ghi nhận kịp thời những đóng góp của ngƣời lao động (có thể là
thƣ tay, thƣ điện tử…), việc này sẽ có ý nghĩa động viên kịp thời, cổ vũ tinh thần
của ngƣời lao động.Điều này có thể thấy rõ nét qua chính sách khen thƣởng cho ý
tƣởng đề xuất Kaizen tại Phòng Tài chính - Kế hoạch. Mặc dù, CQ đã đƣa ra chính
sách khen thƣởng rất cụ thể về vật chất, tuy nhiên lại thiếu đi sự động viên về tinh
thần, cũng nhƣ sự truyền lửa trong công việc của ban lãnh đạo, điều này đã dẫn đến
thái độ hờ hững của ngƣời lao động trong việc thực hiện các hoạt động đề xuất ý
tƣởng Kaizen.
4.3 Đề xuất các giai đoạn triển khai áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài
chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh.
Có nhiều cách tiếp cận khác nhau theo nhiều giai đoạn khác nhau để triển
khai quản trị tinh gọn và ở mỗi giai đoạn lại có các bƣớc thực hiện khác nhau.
Tham khảo 3 giai đoạn áp dụng quản trị tinh gọn do nhóm tác giả Nguyễn
Đăng Minh, Nguyễn Thị Linh Chi, Nguyễn Thị Giang, Trần Thu Hoàn đề xuất
trong nghiên cứu “Thiết kế mô hình áp dụng quản trị tinh gọn cho các doanh nghiệp
sản xuất vừa và nhỏ Việt Nam”, 2004, tác giả đề xuất mô hình áp dụng quản trị tinh
59
gọn tại phòng Tài chính - Kế hoạch nhƣ sau:
Không thành công Thành công
Sự tham gia của ngƣời lao động
Áp dụng thí điểm Đào tạo Áp dụng trên toàn doanh nghiệp Chính sách khen thƣởng Xây dựng quy trình thực hiện
Sự cam kết của ban lãnh đạo
Hình 4.1: Mô hình quản trị tổng quát theo tƣ duy quản trị tinh gọn tại
các đơn vị Việt Nam
(Nguồn: Quản trị tinh gọn tại Việt Nam, đường tới thành công, Nguyễn Đăng Minh, 2015)
Quá trình triển khai áp dụng QTTG:
Giai đoạn 1: Xây dựng chƣơng trình đào tạo quản trị tinh gọn cho nhân
viên và chính sách khen thƣởng Xây dựng chƣơng trình đào tạo cho nhân viên giúp
họ thấu hiểu đƣợc sự cần thiết của tƣ duy quản trị và lợi ích của việc áp dụng
QTTG. Chính sách khen thƣởng sẽ tác động tích cực đến quá trình áp dụng, thực
hiện quản trị tinh gọn. Trong quá trình xây dựng ngƣời lao động có thể tham gia
đóng góp ý kiến của mình để xây dựng chƣơng trình đạt hiệu quả.
Giai đoạn 2:Xây dựng quy trình thực hiện, bộ tiêu chí đánh giá kiểm tra
cho các hoạt động 5S, Kaizen, quản lý trực quan Xây dựng quy trình thực hiện, bộ
tiêu chí đánh giá kiểm tra từng hoạt động 5S, Kaizen, quản lý trực quan đƣợc tiến
hành thực hiện theo thứ tự ƣu tiên để giảm, loại bỏ từng loại lãng phí nêu tại phần
4.1: Đề xuất một số giải pháp áp dụng quản trị tinh gọn nhằm giảm và loại bỏ các
60
loại lãng phí tại phòng Tài chính - Kế hoạch.
Việc xây dựng bộ quy trình thực hiện, tiêu chí kiểm tra sẽ giúp cho các hoạt
động quản trị tinh gọn đƣợc triển khai ngay, đồng bộ và nhất quán.
Giai đoạn 3: Triển khai áp dụng quản trị tinh gọn và đồng thời tiến hành
đánh giá, kiểm tra chất lƣợng thực hiện các hoạt động Đặc thù nhiệm vụ của phòng
Tài chính - Kế hoạch là gắn kết, liên tục theo từng khâu.
Việc áp dụng quản trị tinh gọn sẽ đƣợc triển khai toàn bộ tại các phòng. Quá
trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn theo bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra đạt
hiệu quả cao, chứng minh bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra hoàn toàn phù hợp với
thực tiễn của Phòng.
Ngƣợc lại, nếu hiệu quả đạt đƣợc thấp, điều đó chứng minh bộ quy trình,
tiêu chí đánh giá kiểm tra không phù hợp với các đặc thù làm việc của Phòng. Khi
đó, quy trình triển khai áp dụng quản trị tinh gọn cần quay về giai đoạn 2: Cải tiến
bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra dựa trên bài học kinh nghiệm thu đƣợc trong quá
61
trình áp dụng. Sau đó, bộ quy trình và tiêu chí kiểm tra đã cải tiến sẽ tái áp dụng.
KẾT LUẬN
Ngƣời nghiên cứu đã chọn đề tài: “Áp dụng quản trị tinh gọn tại phòng Tài
chính - Kế hoạch thuộc UBND thành phố Bắc Ninh”để đóng góp một phần thiết
thực giúp các đơn vị sự nghiệp hành chính. Kết quả quan trọng của đề tài là tìm ra
các loại lãng phí tồn tại ở đơn vị, từ đó phân tích nguyên nhân và tìm ra giải pháp
thích hợp áp dụng các phƣơng pháp của Quản trị tinh gọn.
Câu hỏi nghiên cứu của đề tài cơ bản đã đƣợc trả lời. Bên cạnh các kết quả
đạt đƣợc nêu trên, do thực hiện trong thời gian ngắn, bài nghiên cứu chỉ chọn đối
tƣợng là một đơn vị, chƣa khái quát, tìm ra phƣơng pháp, nguyên tắc chung để áp
dụng Quản trị tinh gọn vào các đơn vị sự nghiệp hành chính.
Với những kết quả đạt đƣợc của bài nghiên cứu này, ngƣời nghiên cứu hy
vọng rằng sẽ đóng góp một phần nhỏ vào việc hình thành cơ sở lý luận cho các
62
nghiên cứu tiếp theo.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu tiếng Việt
1. Nguyễn Đăng Minh, 2015. Quản trị tinh gọn tại Việt Nam – Đường tới thành
công. Hà Nội: Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.
2. Nguyễn Đăng Minh và Đỗ Thị Cúc, 2014. Ứng dụng 5S trong hệ thống trong
các doanh nghiệp/tổ chức vừa và nhỏ Việt Nam: Thực trạng và Giải pháp. Hà
Nội: Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.
3. Nguyễn Thị Đức Nguyên và Bùi Nguyên Hùng, 2010. Áp dụng lean manufacturing
tại Việt Nam thông qua một số tình huống. Tạp chí Phát triển & Hội nhập, Số 8, tr.
41- 48.
4. Nguyễn Hồng Sơn và Nguyễn Đăng Minh, 2014. Quản trị tinh gọn trong các
ĐƠN VỊ VVN tại Việt Nam, Thực trạng và giải pháp. Hà Nội: NXB Đại học
Quốc gia Hà Nội, Tr. 17-19-224-225.
5. Đoàn Ngọc Thắng, 2015. Áp dụng quản trị tinh gọn tại Ban giải tỏa đền bù số
các dự án đầu tư xây dựng số 1 Đà Nẵng. Luận văn thạc sĩ. Đại học kinh tế.
Tài liệu tiếng Anh
6. James, W., Daniel. J&Daniel. R., 1990. The Machine that changed the World.
Rawson Associates, New York.
7. Hoang Van Hai and Nguyen Dang Minh, 2012. Current issues of environmental
management in Vietnam: The case of VEDAN Vietnam. Journal of Japan
Society for Information and Management.
8. Nguyen Dang Minh, 2009. Empirical Manufacturing Line Designs in Japanese
Automobile Plants. Publishedin International Journal of Simulation Modeling.
9. Nguyen Dang Minh, 2009. Manufacturing Line Designs in Automobile
Industrial Plants: Line Upsizing with Capacity and Cost Analysis. Journal of
63
Japan Society for Information and Management.
10. Nguyen Dang Minh, 2009. Contribution of Total Productive Maintenance to the
Environmental Conservation. Journal of Japan Society for Information and
Management.
64
11. Thomas L. J., 1996. Implementing a Lean Management Sytem. Productivity Press.
PHỤ LỤC 1
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh Phúc
PHIẾU HỎI
Thông tin cá nhân:
Họ và tên: ........................................................................................................
Giới tính: ..........................................................................................................
Năm sinh: .........................................................................................................
Công tác tại phòng: ..........................................................................................
Nội dung chính khảo sát:
1. Theo anh, chị vật dụng văn phòng (nhƣ bấm ghim, kéo, thƣớc, bút màu bút viết,
kệ đựng hồ sơ, …) tại phòng làm việc có đƣợc giữ gìn tốt hay không (đƣợc lau chùi,
vệ sinh, không bị mất, bị thất lạc)?
Có
Không
2. Theo anh, chị việc sử dụng, in ấn giấy bị hƣ, vứt bỏ nhiều không?
Có
Không
3. Anh, chị có đƣợc trang bị máy vi tính để làm việc không?
Có
Không
4. Theo anh, chị việc sử dụng máy vi tính để làm việc có sử dụng đƣợc tối đa công
năng không?
Có
Không
5. Ngoài công việc chính của cơ quan, anh chị có sử dụng máy vi tính để làm việc
khác không?
Có
Không
6. Máy tính của anh chị đang sử dụng có đƣợc kiểm tra định kỳ hay không?
Có
Không
7. Anh chị có thƣờng xuyên sử dụng thiết bị lƣu trữ ngoài (USB, ổ cứng di động,
CD, DVD … để lƣu dữ liệu không?
Có
Không
8. Phòng làm việc của anh, chị đã đƣợc bố trí sắp xếp một cách thuận tiện cho
công việc của mọi ngƣời hay chƣa?
Thuận tiện
Chƣa thuận tiện
9. Trong phòng làm việc của anh chị, các vật dụng có vị trí để cố định, dễ
thấy, dễ lấy, dễ trả lại?
Thuận tiện
Chƣa thuận tiện
10. Phòng làm việc của anh chị đƣợc sàng lọc, sắp xếp các vật dụng mấy lần trong
một tháng?
0 lần 2 lần Trên 3 lần
1 lần 3 lần
11. Các vật dụng, hồ sơ sổ sách của anh chị có đƣợc sắp xếp theo một tiêu thức nhất
định (theo thời gian, hoặc theo dự án, hoặc theo nội dung …) hay không?
Có
Không
12. Anh chị nhận thấy việc quản lý dữ liệu của mình trên máy tính có đƣợc sắp xếp
để làm việc, tìm kiếm dễ dàng không?
Có
Không
13. Việc quản lý dữ liệu trên máy tính cá nhân trong phòng anh chị có đƣợc thống
nhất chuẩn hoá hay không?
Có
Không
14. Anh, chị thƣờng sắp xếp, vệ sinh khu vực làm việc của mình mấy lần trong
một tuần?
1 lần 3 lần Trên 4 lần
2 lần 4 lần
15. Hàng tuần, anh chị có báo cáo số liệu, tình hình thực hiện dự án không?
Có
Không
16. Theo anh chị, việc báo cáo số liệu, tình hình thực hiện dự án có mất nhiều
thời gian không?
Có
Không
17. Theo anh chị, hình thức báo cáo số liệu, tình hình thực hiện dự án đang làm
hiện nay có nên cải tiến lại cách thức khác cho tốt hơn không?
Có
Không
18. Anh chị có thƣờng xuyên dự các buổi họp không?
Có
Không
19. Theo anh chị số lƣợng buổi họp hiệu quả chiếm tỉ lệ bao nhiêu?
Dƣới 50%
Từ 50% đến 80%
Từ 80% đến 100%
20. Khi giải quyết, xử lý hồ sơ, anh chị có nhập dữ liệu vào máy tính không?
Có
Không
21. Dữ liệu hồ sơ do anh chị nhập vào máy vi tính, anh chị có chia sẻ (hay có quy
định) cho những cán bộ khác trong cơ quan sử dụng không?
Có
Không
22. Tại cơ quan của anh chị, quy trình làm việc tại phòng, quy trình làm việc
của cả cơ quan, tỉ lệ nhân viênhiểu rõ đƣợc:
Dƣới 50%
Từ 50% đến 80%
Từ 80% đến 100%
23. Khi mới đƣợc nhận công tác tại cơ quan, anh chị có dễ dàng hiểu đƣợc công
việc của phòng mình, của cơ quan hay không (có ngƣời hƣớng dẫn, văn bản, quy
trình hƣớng dẫn rõ ràng trực quan dễ hiểu…) ?
Có
Không
24. Quy trình làm việc tại phòng, cơ quan, có đƣợc phổ biến rõ ràng để cho nhân
viên, ngƣời liên hệ công tác, ngƣời dân liên hệ công việc dễ dàng nắm rõ hay
không?
Có
Không
25. Thông tin, tình hình hoạt động, những dự án quan trọng cần thực hiện, những
vấn đề cần thiết phải giải quyết của cơ quan, nhân viên trong cơ quan anh chị
có dễ dàng đƣợc biết, tham gia đóng góp ý kiến, xử lý hay không?
Có
Không
26. Anh chị có hay đóng góp ý kiến về cải tiến quy trình làm việc, về cải tiến để
tiết kiệm chi phí (văn phòng phẩm, điện, nƣớc, điện thoại, …), tăng phúc lợi?
Có
Không
27. Cơ quan anh chị có cơ chế khuyến khích, khen thƣởng nhân viên khi có góp ý
cải tiến một việc nào đó?
Có
Không
28. Khi thiết lập hồ sơ (ghi chép, đánh máy), lập hồ sơ trích ngang, anh chị có
thƣờng bị lỗi về chính tả, quy cách, văn phong không?
Không
Rất ít
Đôi lúc
Thƣờng xuyên
29. Khi bị lỗi về thiết lập hồ sơ, văn bản, anh chị thƣờng bị hình thức nào?
Chính tả
Quy cách
Văn phong
30. Theo anh chị, vì sao mọi ngƣời bị lỗi về thiết lập hồ sơ, văn bản?
Do tính không cẩn thận, tập trung của bản thân
Do hậu quả không nghiêm trọng
Do không có chế tài, hình thức xử lý nào cả.
31. Theo anh chị, cán bộ, nhân viên tại các phòng đã làm hết khả năng của mình
không?
Có
Không
32. Theo đánh giá của bản thân, anh chị thấy mình đã đƣợc bố trí công việc phù
hợp với sở trƣờng, chuyên môn của mình không?
Có
Không
PHỤ LỤC 2
BẲNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ TRẢ LỜI PHIẾU HỎI
1 2 3 4 5 6 7 8 Câu
31.5% 40.7% 72.2% 30.8% 71.8% 33.3% 25.6% 42.6% PA1
68.5% 59.3% 27.8% 69.2% 28.2% 66.7% 74.4% 57.4% PA2
PA3
PA4
PA5
1 2 3 4 5 6 7 8 Câu
31.5% 40.7% 66.7% 89.7% 5.1% 74.1% 100% 79.6% PA1
68..5% 59.3% 33.3% 10.3% 94.9% 18.5% 0.0% 20.4% PA2
5.6% 7.4% PA3
1.9% PA4
3.7% PA5
6 1 2 3 4 5 7 8 Câu
81.5% 40.7% 0.0% 89.7% 5.2% 74.0% 100% 79.4% PA1
18.5% 59.3% 100% 10.3% 94.8% 18.5% 0.0% 20.6% PA2
7.5% PA3
PA4
PA5
1 2 3 4 5 6 7 8 Câu
81.5% 40.7% 0.0% 89.7% 5.2% 74.0% 100% 79.4% PA1
18.5% 59.3% 100% 10.3% 94.8% 18.5% 0.0% 20.6% PA2
7.5% PA3
PA4
PA5
PHỤ LỤC 3
NỘI DUNG CÁC CÂU HỎI PHỎNG VẤN CHUYÊN SÂU
Phỏng vấn đƣợc thực hiện vào …… ngày ……………
Tại: ……………………………………………………..
I. Giới thiệu thông tin, mục đích của đề tài
II. Nội dung của phỏng vấn
Ngƣời đƣợc phỏng vấn: ……………………………………………………………...
Chức vụ: ……………………………………………………………………………...
Nội dung phỏng vấn lần lƣợt theo các câu hỏi:
1. Qua nhiều năm công tác tại phòng Tài chính - Kế hoạch, theo ông (bà) đánh giá
công tác bố trí nhân sự có thuận lợi không? Việc bố trí nhân sự có điểm nào là lãng
phí không?
………………………………………………………………………………………
2.Ông có thể cho biết về môi trƣờng làm việc tại phòng Tài chính - Kế hoạch, cụ thể
về việc sắp xếp, bố trí, vệ sinh bàn làm việc, phòng làm việc, có thuận tiện cho công
việc của mọi ngƣời.
………………………………………………………………………………………
3. Theo ông (bà) có thể cho biết về cách thức quản lý công việc của cơ quan hiện
nay đƣợc thực hiện nhƣ thế nào? Việc quản lý số liệu, quy trình làm việc, quy
trình có đƣợc thực hiệc công khai, rõ ràng không?
………………………………………………………………………………………
4. Hiện nay tại cơ quan của mình, chế độ khen thƣởng, động viên đối với cán bộ
nhân viên có góp ý cải tiến, có sáng kiến đƣợc thực hiện nhƣ thế nào? Số lƣợng góp
ý cải tiến hay sáng kiến hàng năm có nhiều không?
………………………………………………………………………………………
5. Theo ý kiến đánh giá của ông (bà), hiện nay tại cơ quan việc lãng phí nhiều
nhất là gì?
………………………………………………………………………………………
XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN
PHỤ LỤC 4
BÀI PHỎNG VẤN
Phỏng vấn được thực hiện vào ngày 20/9/2016
Tại: phòng Tài chính - Kế hoạch thành phố Bắc Ninh
I. Giới thiệu thông tin, mục đích của đề tài
II. Nội dung của phỏng vấn
Ngƣời đƣợc phỏng vấn: Bà Nguyễn Thị Phúc
Chức vụ: Trƣởng phòng
Giới thiệu nội dung vấn đề cần phỏng vấn và giải thích mục đích của cuộc
phỏng vấn.
Thực hiện phỏng vấn lần lƣợt theo các câu hỏi:
1. Qua nhiều năm công tác tại Phòng TC-KH, theo Bà đánh giá công tác
bố trí nhân sự có thuận lợi không? Việc bố trí nhân sự có điểm nào là lãng phí
không?
Phòng Tài chính - Kế hoạch là đơn vị là cơ quan quản lý nhà nƣớc. Việc
tuyển chọn nhân sự để phục vụ cơ quan từ khi mới thành lập đƣợc tiến hành
công khai, chọn ngƣời có chuyên môn phù hợp nhất vào để làm việc. Tuy nhiên quá
trình sau này do tình hình nhân sự biến động rất lớn. Nhiều cán bộ, nhân viên không
có trình độ chuyên môn thích hợp nên rất khó khăn để sắp xếp công việc, chỉ có
thể sắp xếp làm những công việc đơn giản dễ xử lý, mặc dù có trình độ học vấn
cao. Đây là điều rất lãng phí.Ngoài ra có những cán bộ đã lớn tuổi, sự năng động
trong công việc của họ đã giảm và ý thức chấp hành k luật chƣa nghiêm túc, nên
bố trí công việc cho họ cũng gặp nhiều khó khăn. Điều này tác động lớn đến tinh
thần và thái độ làm việc của những cán bộ khác. Nhƣng vẫn phải sử dụng họ để làm
việc.
2. Bà có thể cho biết về môi trường làm việc tại phòng Tài chính - Kế
hoạch như thế nào, cụ thể về việc sắp xếp, bố trí, vệ sinh bàn làm việc, phòng
làm việc, có thuận tiện cho công việc của mọi người?
Từ nhiều năm qua, Lãnh đạo phòng Tài chính - Kế hoạch luôn trú trọng tạo
ra môi trƣờng làm việc thuận lợi cho cán bộ nhân viên để có thể hoàn thành tốt
nhất công việc do UBND thành phố giao phó. phòng Tài chính - Kế hoạch đã đƣợc
bố trí nhà làm việc qua 2 lần. Lần cuối Tháng 11 năm 2016, đƣợc bố trí tại số 217
Ngô Gia Tự, Suối Hoa, Bắc Ninh, là ngôi nhà đƣợc xây dựng lại mới hoàn toàn. Do
đó việc bố trí phòng làm việc, bàn làm việc cho cán bộ nhân viên đƣợc thuận lợi về
môi trƣờng, vệ sinh. Đa số các phòng làm việc tại phòng Tài chính - Kế hoạch, đều
tự quản việc sắp xếp, bố trí, dọn dẹp và vệ sinh. Trƣởng phòng phân công trực nhật
hàng ngày, hàng tuần và đa số do cán bộ nữ thực hiện. Tại bàn làm việc, đánh giá
chung thì bàn của cán bộ nữ sạch sẽ gọn gàng, thuận tiện làm việc hơn bàn của cán
bộ nam.Việc lƣu trữ văn bản, hồ sơ chƣa đƣợc trật tự, ngăn nắp, còn bừa bộn, tất cả
đƣợc xếp vào tủ và khoá lại, rất bất tiện khi tìm kiếm. Nhiều lần trong phòng đã
nhắc nhở nhƣng vẫn sắp xếp chƣa tốt. Thỉnh thoảng, Lãnh đạo Ban cũng nhắc nhở
phòng, nhân viên thực hiện tốt việc bố trí, sắp xếp hồ sơ cho khoa học. Nhìn chung,
công việc sắp xếp, lƣu trữ chƣa đƣợc tốt.
3. Bà có thể cho biết về cách thức quản lý công việc của cơ quan hiện nay
được thực hiện như thế nào? Việc quản lý số liệu, quy trình làm việccó được
thực hiệc công khai, rõ ràng không?
Việc quản lý công việc tại phòng Tài chính - Kế hoạch còn mang tính ghi
chép, thủ công, chƣa đƣợc khoa học. Số liệu, kết quả công việc của từng phòng tự
cập nhật riêng rẽ và tổng hợp gửi báo cáo lại cho Lãnh đạo Phòng. Do đó số liệu
từ các bộ phận cung cấp ra nhiều khi rất khác nhau. Vì chƣa có thống nhất về cách
đánh số
hồ sơ, cách quản lý hồ sơ. Số liệu số của phòng này thực hiện trƣớc nhƣng lại
không kế thừa sang sử dụng đƣợc cho phòng sau thực hiện.
Về quy trình làm việc, cán bộ phòng nào thì biết việc phòng đó, thậm chí
ngay cả quy trình phòng làm việc của mình cũng chƣa nắm rõ.Quy trình làm việc
chƣa đƣợc thống nhất, phổ biến, cập nhật cho tất cả cán bộ cùng biết. Điều này rất
quan trọng trong quá trình công tác, làm việc, mọi ngƣời không đổ trách nhiệm cho
nhau. Ngoài ra, cũng thuận tiện hơn khi khách hàng đến liên hệ công việc. Cán bộ
biết quy trình cũng dễ dàng chỉ dẫn, tránh gây phiền hà.
4. Hiện nay tại cơ quan của mình, chế độ khen thưởng, động viên đối với
cán bộ nhân viên có góp ý cải tiến, có sáng kiến được thực hiện như thế nào?
Số lượng góp ý cải tiến hay sáng kiến hàng năm có nhiều không?
Xét thƣởng, khen thƣởng đƣợc thực hiện hàng quý và cuối năm. Đƣợc xếp
loại hoàn thành xuất sắc, hoàn thành tốt, hoàn thành và không hoàn thành nhiệm vụ.
Còn những góp ý cải tiến hay sáng kiến, hầu nhƣ là ít và chƣa đƣợc ghi nhận tầm
quan trọng của nó. Mọi ngƣời biết đó là tốt và có áp dụng, nhƣng lại không tán
dƣơng hay khen thƣởng. Trong thời gian tới nên có thống nhất việc khen thƣởng đối
với những cán bộ có góp ý cải tiến, sáng kiến.
5. Theo ý kiến đánh giá của bà, hiện nay tại cơ quan việc lãng phí nhiều
nhất là gì?
Nhƣ đã nói ở trên, việc số liệu số hoá đƣợc thực hiện từ phòng này
nhƣng không liên kết, kế thừa sử dụng sang phòng khác là rất lãng phí. Thậm chí
việc không sử dụng kế thừa này dẫn đến việc số liệu báo cáo không trùng khớp và
mọi ngƣời quy trách nhiệm lẫn nhau, gây mất đoàn kết nội bộ. Cần thiết nhất là cải
tiến việc này. Ngoài ra, việc lƣu trữ hồ sơ, giấy tờ liên quan dự án của tất cả cán bộ
nhân viên không theo trật tự, ngăn nắp cũng làm mất nhiều thời gian tìm kiếm.
Đây là lãng phí thời gian, gây giảm hiệu quả làm việc, năng suất thấp.
PHỤ LỤC 5
MỘT SỐ HÌNH ẢNH PHÕNG LÀM VIỆC, VĂN THU PHÕNG TÀI CHÍNH
- KẾ HOẠCH THÀNH PHỐ BẮC NINH
Hình 5:Một số hình ảnh khu vực văn thƣ.
(Nguồn : Tác giả tự thực hiện)
Hình 5.1:Một số hình ảnh bừa bộn tại phòng
Nguồn : Tác giả tự thực hiện
Hình5.2: Một số hình ảnh tại bàn làm việc cá nhân
Nguồn : Tác giả tự thực hiện
Hình5.3:Hình ảnh các tài liệu đã đƣợc ghi chú
(Nguồn : Tác giả tự thực hiện)
