BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
NGUYỄN THỊ THU HẰNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI - NĂM 2020
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2020 TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017
NGUYỄN THỊ THU HẰNG
TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HOC: Tiến sĩ Cam Anh Tuấn LỜI CAM ĐOAN HÀ NỘI - NĂM 2020
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Cam Anh Tuấn. Các nội dung nghiên cứu trong đề
tài này là trung thực và chưa từng công bố, được chính tác giả thu thập từ các nguồn
khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo.
Tác giả
Nguyễn Thị Thu Hằng
DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT
Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVN
Tổng công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh EVNHCMC
UBND Uỷ ban nhân dân
CNTT Công nghệ thông tin
CVP Chánh Văn phòng
PCVP Phó Chánh Văn phòng
Văn phòng TCT Văn phòng Tổng công ty
CBCNV Cán bộ công nhân viên
XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu
TLLT Tài liệu lưu trữ
SXKD Sản xuất kinh doanh
MỤC LỤC
Trang
MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1
1. Lý do lựa chọn đề tài .......................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ........................................ 2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................... 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 4
5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 5
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ............................................................... 6
7. Kết cấu của đề tài ............................................................................................... 6
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP ...................................... 7
1.1. Lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp ............ 7
1.1.1 Khái niệm và nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp ..................................................................................................................... 7
1.1.2. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác lưu trữ ............................................ 12
1.1.3. Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt động
của doanh nghiệp .................................................................................................. 14
1.2. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp .................................................................................................................. 17
1.2.1. Quy định pháp lý của Nhà nước ................................................................ 17
1.2.2. Quy định của tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Điện lực
thành phố Hồ Chí Minh ........................................................................................ 19
Tiểu kết chương 1 ............................................................................................... 21
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ................ 22
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty
điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) ............................................ 22
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................. 22
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức .................................................... 23
2.2. Khảo sát việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC............... 25
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ ................................................. 25
2.2.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí cán bộ thực hiện công tác lưu trữ ............... 26
2.2.3. Ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ......................................... 28
2.2.4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ .......................................................... 29
2.2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và cải tiến công tác lưu trữ ............................. 38
2.3. Nhận xét đánh giá kết quả khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở
Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh ............................................. 39
2.3.1. Ưu điểm ...................................................................................................... 39
2.3.2. Hạn chế, khuyết điểm ................................................................................. 40
2.3.3. Nguyên nhân của hạn chế khuyết điểm ..................................................... 41
Tiểu kết chương 2 ............................................................................................... 41
Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC
LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH42
3.1. Định hướng hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC42
3.1.1. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với xu hướng
phát triển của EVNHCMC ................................................................................... 42
3.1.2. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với đặc thù
TLLT của EVNHCMC trong tương lai ............................................................... 43
3.1.3. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phục vụ có hiệu quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của EVNHCMC ......................................................... 44
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở
EVNHCMC ......................................................................................................... 45
3.2.1. Đổi mới phương thức quản lý công tác lưu trữ trong EVNHCMC ........... 45
3.2.2. Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu
trữ trong EVNHCMC ........................................................................................... 49
3.2.3. Bổ sung số lượng và nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ
trong EVNHCMC ................................................................................................ 50
3.2.4. Tăng cường đầu tư hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tài liệu
trong EVNHCMC ................................................................................................ 52
3.2.5. Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ tài liệu ở EVNHCMC .... 54
Tiểu kết chương 3:.............................................................................................. 55
KẾT LUẬN ......................................................................................................... 56
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 57
1
MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Vai trò của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ngày càng được khẳng định
trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt trong bối cảnh phát triển mạnh
mẽ như hiện nay. Những yêu cầu của xã hội đối với công tác lưu trữ cũng ngày
một gia tăng. Để có thể đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của xã hội đòi hỏi
công tác lưu trữ cần được hoàn thiện một cách toàn diện, không chỉ về mặt nghiệp
vụ lưu trữ mà còn về hoạt động tổ chức quản lý công tác này. Tuy nhiền, trên thực
tế hiện nay, việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của một số các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp vẫn chưa được quan tâm thích đáng. Thực tế này đã ảnh
hướng lớn đến vai trò của công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp này.
Xuất phát từ vị trí cũng như vai trò và ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ của
các doanh nghiệp nhà nước, một vấn đề tất yếu được đặt ra là cần phải tổ chức quản
lý tốt công tác lưu trữ cũng như tổ chức khoa học khối tài liệu đó, nhằm bảo quản
an toàn và tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu
quản lý, nhu cầu kinh doanh và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội.
Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) là một doanh
nghiệp do Tập đoàn Điện lực Việt Nam nắm giữ 100% vốn điều lệ, được tổ chức
dưới hình thức Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Một thành viên, hoạt động
theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo quy định của Luật Doanh nghiệp, có tư
cách pháp nhân, có con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động. Chức năng
chính là quản lý và phân phối điện trên địa bàn 24 quận, huyện trên địa bàn Thành
phố Hồ Chí Minh với gần 7.400 cán bộ công nhân viên chức lao động. Nhiệm vụ
chính của Tổng Công ty là kinh doanh điện năng, cơ khí điện lực và các dịch vụ
khác liên quan đến ngành điện.
Qua nghiên cứu thực tế tại EVNHCMC, công tác lưu trữ của EVNHCMC đã
đạt được một số kết quả bước đầu như: đầu tư một số cơ sở vật chất cơ bản cho lưu
trữ, thiết lập được bộ máy và bố trí nhân sự người làm lưu trữ; ban hành một số văn
bản tạo hành lang pháp lý ban đầu cho công tác lưu trữ… Tuy nhiên, nhìn chung,
2
công tác lưu trữ của công ty vẫn có nhiều bất cập. Cụ thể như sau: Chưa ban hành
hệ thống văn bản hoàn chỉnh về công tác lưu trữ, ở các đơn vị công tác lưu trữ chưa
được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đó là công việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy
được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; nhân sự đảm trách công
tác lưu trữ chưa được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa
đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác lưu trữ; chưa tiến
hành đánh giá công tác lưu trữ một cách thường xuyên…. Từ đó, dẫn tới hậu quả
không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phuc vụ khai
thác tài liệu không đạt hiệu quả cao.
Từ những lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý công
tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh”
làm luận văn thạc sĩ của mình. Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có giá trị tham khảo
đổi với thực tế công tác lưu trữ tại EVNHCMC.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp không phải là vấn đề nghiên cứu
mới, tuy nhiên lại là hướng nghiên cứu mang tính thời sự, đặc biệt trong thời kỳ ghi
nhận được những đóng góp to lớn mà các doanh nghiệp mang lại đối với sự vận
động phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Nghiên cứu này giúp hiểu rõ được tình
hình quản lý công tác lưu trữ cũng như việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị, mang
tính đặc thù ở các tổ chức kinh tế để từ đó có hình thức khai thác thông tin hiệu quả,
phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp.
Trước đó cũng đã có nhiều Luận văn sau đại học đã đề cập đến vấn đề này
song chỉ ở một khía cạnh hay một nội dung của công tác lưu trữ. Chẳng hạn, đề cập
đến tình hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp giữ vai trò chủ đạo
trong nền kinh tế Việt Nam có các công trình: Luận văn Thạc sỹ “Tổ chức quản lý tài
liệu chuyên môn ở Đại học Quốc Gia Hà Nội” của Lê Thị Hằng Nhung bảo vệ tháng
12/2019; Luận án Tiến sĩ: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn
kinh tế Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình bảo vệ năm 2016. Đề tài Luận
văn của Thạc sĩ: “Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt
Nam” của tác giả Trần Thị Vân Anh. Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Văn Báu
3
với đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 - 2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng
công tác văn thư, lưu trữ tại một số doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố
Hồ Chí Minh. Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Vũ Thành: “Tổ chức và quản lý
công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu
các doanh 6 nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)”.
Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam”, cũng đã có nhiều bài nghiên cứu về vấn đề
trên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong thời kỳ
đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/2000; bài
“Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu trữ - Thực trạng và
giải pháp” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay bài “Một số biện pháp bước đầu nhằm
thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của tác
giả Nguyễn Thị Kim Bình, cả hai đều được đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ
Việt Nam số 5/2004. Cùng với những bài viết này còn có bài viết đăng trong Kỷ
yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng
nhân kỷ niệm 5 năm thành lập Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam,
đó là bài “TLLT của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần
nghiên cứu” của TS.Vũ Thị Phụng. Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường
ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết “TLLT của
doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của ThS. Nguyễn Thị Kim Bình...
Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các nhiệm vụ mang tính cấp
thiết trong công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp và phần nào cho
chúng ta thấy được giá trị vốn có của TLLT hình thành trong họat động của các
doanh nghiệp. Đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một thành phần quan trọng
thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có những biện pháp thiết thực
nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thật tốt phục vụ nhu cầu trước mắt cũng như
lâu dài của xã hội.
Qua đó có thể thấy rằng, vấn đề tổ chức quản lý công tác ở một Tổng công ty
nhà nước cụ thể EVNHCMC một cách tổng quan, khái quát và đầy đủ các nội dung
4
của công tác này là một đề tài chưa được ai nghiên cứu. Mục đích của việc nghiên
cứu đề tài này là chỉ ra mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở một Tổng công
ty nhà nước với quy mô và phạm vi hoạt động rộng tại một thành phố lớn như TP.
Hồ Chí Minh.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục tiêu nghiên cứu:
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ
tại EVNHCMC.
- Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ
tại EVNHCMC.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Khái quát lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ.
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của EVNHCMC.
- Nghiên cứu các văn bản pháp lý của Nhà nước và quy định của các doanh
nghiệp về công tác lưu trữ nói chung và tổ chức quản lý công tác lưu trữ nói riêng.
- Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ và tổ chức
quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC.
- Xác định định hướng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý
công tác lưu trữ tại EVNHCMC.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu
trữ của EVNHCMC.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động tổ chức quản lý công tác
lưu trữ tại cơ quan EVNHCMC.
- Thời gian: Đề tài tập trung khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ từ năm
2010 đến nay. Năm 2010 là năm EVNHCMC chuyển đổi hình thức hoạt động theo
mô hình Công ty mẹ, công ty con. Hoạt động tổ chức quản lý nói chung và tổ chức
quản lý công tác lưu trữ nói riêng có sự thay đổi cho phù hợp với mô hình mới.
5
- Nội dung: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi đề tài này gồm tổ
chức xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ, tổ chức bộ phận quản lý và
nhân sự phụ trách công tác lưu trữ, tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức việc
kiểm tra, đánh giá và khắc phục các hạn chế công tác lưu trữ ở EVNHCMC.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp luận
Thực hiện đề tài, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện
chứng, duy vật lịch sử. Đây là phương pháp luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt
trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp này được tác giả sử dụng để phân tích,
nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ
chức quản lý, công tác lưu trữ tại EVNHCMC. Trên cơ sở vận dụng phương pháp
luận trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ trong các doanh nghiệp này.
5.2. Các phương pháp nghiên cứu cụ thể
- Phương pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp này để thực hiện việc thu
thập, tổng hợp và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp. Dựa trên các số liệu và các
thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng hợp,
phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài.
- Phương pháp so sánh
Phương pháp so sánh, được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu
thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lý
luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác giả hệ thống hóa thành
các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại EVNHCMC.
- Phương pháp thống kê
Phương pháp này tác giả sẽ sử dung các phương pháp (thu thập, tổng hợp,
trình bày số liệu và tính toán các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu) nhằm phục vụ
cho quá trình phân tích, dự đoán và ra quyết định cho các giải pháp của tác giả.
- Phương pháp hệ thống
Phương pháp này tác giả sẽ đi từ thống kê các số liệu để hệ thống hóa thành
các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại EVNHCMC.
6
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng.
- Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả việc
tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của
luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho EVNHCMC, tài liệu cho các học
viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực này.
7. Kết cấu của đề tài
Đề tài gồm: Phần mở đầu, phần nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham
khảo và phụ lục. Phần nội dung chính được chia thành 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý của tổ chức quản lý công tác lưu trữ
trong doanh nghiệp.
Trong chương này, tác giả đã đi vào những vấn đề cơ bản về khái niệm tổ
chức quản lý tài liệu lưu trữ. Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp. Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt
động của doanh nghiệp. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp. Nội dung cốt yếu của chương là những vấn đề lý luận chung là tiền
đề, là cơ sở khảo sát để đánh giá thực tiễn việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại
Cơ quan EVNHCMC.
Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Điện
lực Thành phố Hồ Chí Minh.
Trong chương đi từ nghiên cứu cơ cấu tổ chức của EVNHCMC, tác giả đi
sâu khảo sát thực hiện công tác lưu trữ và hoạt động tổ chức khoa học công tác lưu
trữ ở EVNHCMC làm cơ sở thực tiễn cho đưa ra các giải pháp ở chương 3
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng
công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh. Trên cơ sở các vấn đề đã được nêu ra và
phân tích ở chương 1, 2, tác giả đưa ra các nội dung định hướng và đề xuất các
nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả cho tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHC
7
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm và nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh
nghiệp
a) Khái niệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
- Tổ chức: Theo nghĩa rộng, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Điều này có
nghĩa, sự vật không thể tồn tại mà không có hình thức tổ chức liên kết các yếu tố
nội tại theo cách nhất định. Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cả tự
nhiên và xã hội. Còn theo nghĩa hẹp hơn thì tổ chức được xem là sự kết hợp của
những cá thể độc lập có cùng mục đích.
Theo từ điển tiếng Việt thì “Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác
định cơ cấu, guồng máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng
nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ
huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được
giao” [25, 1249]. Để phù hợp với nội dung nghiên cứu của đề tài ta hiểu tổ chức với
nghĩa là động từ, theo các cách hiểu này thì tổ chức có các đặc điểm sau: Kết hợp
các nỗ lực của các thành viên; có mục đích chung; có sự phân công lao động; có hệ
thống thứ bậc quyền lực điều hành. Các đặc điểm này cũng có thể được xem như
các nguyên tắc của tổ chức và nếu muốn đạt được các mục tiêu đặt ra một cách hiệu
quả, bất kỳ tổ chức nào cũng phải tuân theo các nguyên tắc trên.
Như vậy, dù dưới nghĩa đơn giản hay đầy đủ, ta thấy điều kiện để hình thành
tổ chức là khi một số cá nhân có nhu cầu phối hợp để thực hiện một hoặc một số
hoạt động mà nếu thực hiện đơn lẻ sẽ không có kết quả. Tổ chức là công cụ để đạt
được mục tiêu, giúp con người phối hợp hoàn thành những điều mà họ không thể
hoàn thành được nếu hoạt động riêng lẻ.
- Quản lý: Thuật ngữ “quản lý” thường được hiểu theo những cách khác
nhau tuỳ theo góc nhìn khác nhau cũng như cách tiếp cận của người nghiên cứu.
8
Mỗi lĩnh vực khoa học có định nghĩa về quản lý dưới góc độ riêng của mình và nó
phát triển ngày càng sâu rộng trong mọi hoạt động của đời sống xã hội.
Theo nghĩa rộng, “quản lý là sự tác động có mục tiêu lên đối tượng xác định
nhằm mục đích ổn định hoặc thay đổi trạng thái của đối tượng đó để đạt mục tiêu
đã đặt ra” [26]. Hoặc “Quản lý là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất
định”[28]. Các khái niệm này mới chỉ ra sự cần thiết phải có quản lý khi có sự phối
hợp hoạt động của nhiều người và mục đích của quản lý, chưa chỉ ra phương thức
tiến hành quản lý. Điều này có nghĩa là tổ chức có trước quản lý.
Dưới góc độ chính trị, “quản lý được xem là phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu chung của một nhóm người, một tổ chức, một cơ quan, hay nói rộng hơn là một nhà nước” [19, 176].
Trên cơ sở kế thừa những thành quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu
trên, ta có thể đưa ra quan niệm về quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có mục
tiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều phương thức thông qua việc sử dụng hợp
lý các nguồn lực khác nhau. Mỗi chủ thể tương ứng với khách thể và mục tiêu đưa ra
khác nhau sẽ có phương thức quản lý khác nhau. Ngoài ra, bối cảnh xã hội và mức độ
đầy đủ của các nguồn lực cũng là các yếu tố chi phối đến hoạt động quản lý.
- Khái niệm “tổ chức và quản lý công tác lưu trữ”
Về công tác lưu trữ, trong giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của
các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền.
Theo các tác giả trên, “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội)
bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [15, 15]. PGS.TS Văn Tất Thu cũng cho rằng:
“Công tác lưu trữ theo nghĩa rộng là một lĩnh vực trong hoạt động của Nhà nước bao
gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu lưu trữ”[22,25]. Như vậy, khái niệm công tác lưu trữ được đưa ra trong các công
trình nghiên cứu tiêu biểu của Việt Nam về cơ bản có sự thống nhất với nhau.
Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đưa ra khái niệm về hoạt động lưu trữ và định
nghĩa rằng đây “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”[18]. Khái niệm này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ cơ
9
bản của công tác lưu trữ và rõ ràng hẹp hơn khái niệm công tác lưu trữ nói chung.
Theo chúng tôi, hoạt động lưu trữ chỉ là một phần nội dung thuộc công tác lưu trữ.
Trên cơ sở nghiên cứu và kế thừa các quan điểm trên ta có thể quan niệm:
Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận,
thực tiễn và pháp chế liên quan đến hoạt động của các cơ quan quản lý lưu trữ, đến
việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát huy tối đa giá trị TLLT của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Thực tiễn cho thấy, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể
thiếu của bất kỳ quốc gia nào, được thực hiện theo những chuẩn mực có tính khoa
học và quy định định của nhà nước. Nói rộng ra, công tác lưu trữ được thực hiện
trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và tạo nên thực tiễn đa dạng, phong phú, đạt đến
trình độ khác nhau ở mỗi nước khác nhau tùy thuộc vào nhận thức, điều kiện kinh
tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ…. Chủ thể tham gia/thực hiện
công tác lưu rất đa dạng, với những vai trò và vị trí khác nhau. Trong đó, nhà nước
là chủ thể đóng vai trò chi phối việc thực hiện công tác lưu trữ, có trách nhiệm ban
hành chính sách, pháp luật để công tác lưu trữ được thực hiện đồng bộ, thống nhất,
đảm bảo đạt mục tiêu đặt ra. Các đối tượng còn lại trong xã hội chịu sự chi phối của
Nhà nước và có nghĩa vụ tuân thủ các quy định pháp luật của nhà nước trong quá
trình thực hiện công tác lưu trữ. Đó là các pháp nhân, thể nhân có sản sinh ra TLLT
trong quá trình hoạt động của mình hoặc tham gia cung cấp các dịch vụ về lưu trữ.
Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn TLLT và tổ chức khai
thác sử dụng có hiệu quả phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của xã hội.
Vì là lĩnh vực hoạt động của xã hội nên công tác này phải được tổ chức và
quản lý nhằm đảm bảo sự thống nhất, phát triển, hiệu quả…. Chúng tôi đồng thuận
với cách hiểu của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình về tổ chức quản lý công tác lưu trữ
được trình bày trong luận án Tiến sĩ “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các
Tập đoàn kinh tế Việt Nam” bảo vệ năm 2016. Theo tác giả, tổ chức quản lý công tác
lưu trữ là “tổng thể các hoạt động và biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ
chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sở
khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả TLLT”.
10
Nội dung quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan chức năng là ban hành văn bản
quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ;
chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc
thực hiện công tác lưu trữ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của mình. Đối
với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của
mình, tùy thuộc vào loại hình pháp nhân hay thể nhân có thể thực hiện một/một số
hoặc các biện pháp sau đây để tổ chức và quản lý TLLT của mình: ban hành văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ;
kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.
Cùng với việc bảo quản TLLT, công tác lưu trữ còn có nhiệm vụ quan trọng
là đáp ứng nhu cầu thông tin cho xã hội và cho người dân. Lưu trữ có vai trò quan
trọng như là trung tâm thông tin, đảm bảo việc tiếp cận thông tin quá khứ. Các lưu
trữ phối hợp giải quyết nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, điều hành
nhà nước hiệu quả cũng như nhận thức quá khứ một cách khoa học. “Lưu trữ - là
mức độ tiến bộ của văn minh loài người và là một phần quan trọng của di sản văn
hóa thế giới”.
Tất nhiên, để bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị của TLLT, Nhà
nước và các cơ quan, tổ chức cần phải làm sao cho công tác lưu trữ có điều kiện
phát triển trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp luật. Nói cách khác, công tác lưu trữ
của cơ quan, doanh nghiệp phải được tổ chức và quản lý tốt nhằm khai thác tối đa
giá trị TLLT phục vụ cho nhu cầu hoạt động của bản thân và nhu cầu của xã hội
theo quy định của pháp luật.
- Doanh nghiệp:
Theo Từ điển tiếng Việt với nghĩa là danh từ thì “Doanh nghiệp là đơn vị
kinh doanh”, với nghĩa là động từ doanh nghiệp được hiểu là “Làm các công việc
kinh doanh”[24, 333]. Để phù hợp với đối tượng nghiên cứu của đề tài thì ta hiểu
doanh nghiệp với nghĩa là danh từ với nghĩa này theo Luật Doanh nghiệp ban
hành năm 2014 thì “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở
giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích
kinh doanh”[17] . Ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp sau: Công ty
11
trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp Nhà nước; công ty cổ phần; công ty hợp
danh và doanh nghiệp tư nhân. Trong đó, doanh nghiệp nhà nước là doanh
nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và có cơ cấu tổ chức gồm: Hội
đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Tổng giám đốc công ty, Ban kiểm soát.
b) Nội dung tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
+ Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ: Bộ phận quản lý CTLT là một
bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý
công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan
bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về
CTLT trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu
trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ
quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện CTLT trong cơ quan, lập kế hoạch
thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Ở các doanh nghiệp Nhà
nước bộ phận làm công tác lưu trữ thường được tổ chức trong Văn phòng hoặc
Phòng Hành chính.
+ Tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ: Cán bộ là nhân tố đóng
vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán
bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài
liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm
ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý,
dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến
cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác
khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm
công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp
sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo doanh nghiệp.
+ Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ: Một
trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập
trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn doanh nghiệp là hệ thống văn bản
quy pham pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban
hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu
12
trữ. Đối với các doanh nghiệp Nhà nước ngoài việc tuân theo những quy định của
những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành
hoặc ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu
trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của nhân viên lưu trữ đối
với công tác lưu trữ.
+ Công tác kiểm tra và cải tiến trong công tác lưu trữ: Công tác kiểm tra trong
ngành lưu trữ do lãnh đạo Văn phòng hoặc lành đạo doanh nghiệp Nhà nước đảm nhận
dựa theo những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, tiến hành kiểm
tra công tác lưu trữ tại doanh nghiệp mình và việc thực hiện các văn bản quy phạm
pháp luật tại lưu trữ. đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn
vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng. [5]
1.1.2. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác lưu trữ
a) Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Theo quan niệm trên thì: Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xã hội
bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến hoạt động của
các cơ quan quản lý lưu trữ, đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát
huy tối đa giá trị TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Như vậy, công tác lưu trữ
là sự nghiệp chính trị thể hiện ở chính bản thân nó làm nhiệm vụ bảo quản và tổ
chức sử dụng các tài liệu có ý nghĩa chính trị, phục vụ trước hết cho lợi ích của Nhà
nước, của giai cấp, của Đảng cầm quyền nên việc quản lý công tác lưu trữ cần tuân
thủ chặt chẽ những nguyên tắc nhất định. Ở nước ta, công tác lưu trữ được quản lý
theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này thể hiện cụ thể ở Điều 3, Luật
Lưu trữ năm 2011:
- Thứ nhất, Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt
Nam. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt
Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã
hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin bao gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
13
Nhà nước quản lý tập trung thống nhất phông lưu trữ quốc gia Việt Nam
không có nghĩa là tập trung bảo quản ở một nơi mà là: Tập trung toàn bộ tài liệu
phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt nam vào bảo quản trong mạng lưới kho lưu trữ cấp
uỷ Đảng từ Trung ương đến huyện, quận, thị và đặt dưới sự quản lý thống nhất của
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ
quốc gia vào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ
từ TW đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ và bảo
quản trong mạng lưới, hệ thống các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa
phương. Tập trung thống nhất quản lý công tác lưu trữ còn thể hiện ở chỗ, Chính phủ
thống nhất quản lý pháp chế, chế độ chính sách và nghiệp vụ công tác lưu trữ.
- Thứ hai, hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của
pháp luật. Nghĩa là, trước hết các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ phải được thực
hiện thống nhất ở tất cả các cấp, các ngành từ trung ương đến địa phương. Quản lý
việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa
phương với sự phân cấp ở các cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng
còn ở các cơ quan Nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước tiến hành.
- Thứ ba, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.
Nghĩa là, toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian
hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin
bao gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt
Nam do Nhà nước thống kê và được bảo quản theo phân cấp theo đúng quy đinh
của Luật lưu trữ năm 2011.
b) Yêu cầu quản lý công tác lưu trữ
Để quản lý công tác lưu trữ có hiệu quả cao, phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ
công tác lưu trữ hiện nay cần tuân thủ tốt các yêu cầu sau:
- Tuân thủ đúng nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ. Điều này có nghĩa là
toàn bộ hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở tất cả các cấp, các ngành từ
14
trung ương đến địa phương phải tuân thủ đúng nguyên tắc: Tập trung thống nhất và
đã được cụ thể hóa trong điều 3 Luật lưu trữ năm 2011.
- Quản lý chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Các khâu nghiệp
vụ công tác lưu trữ bao gồm: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống
kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Để công tác lưu trữ được thực hiện tốt và phục vụ cao
nhất cho phát triển kinh tế xã hội thì các khâu nghiệp vụ đó phải được quản lý chặt
chẽ bảo đảm cho từng nghiệp vụ phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định. Từ đó,
phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ cho phát triển kinh-xã hội của đất nước.
- Làm tốt khâu kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ. Đây là yêu cầu quan
trọng vì: Kiểm tra, đánh giá là một khâu quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm
vụ được giao của mỗi cơ quan. Việc kiểm tra, đánh giá giúp phát huy những điểm
tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch, từ đó tìm ra các biện pháp khắc phục cho
phù hợp với tình hình thực tế của mỗi cơ quan, đơn vị. Mục đích chính của công tác
thanh tra, kiểm tra là đánh giá việc thực hiện các quy định của các văn bản quy
phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quan và các quy định của
mỗi đơn vị về công tác lưu trữ. Việc kiểm tra đánh giá hiệu quả của công tác tổ
chức lưu trữ cần phải được tiến hành thường xuyên, liên tục theo định kỳ, ngoài ra
cần tiến hành kiểm tra đột xuất trong những trường hợp cần thiết. Bên cạnh việc
kiểm tra, đánh giá cũng cần chú trọng đến việc áp dụng các hình thức khen thưởng
phù hợp cho các cá nhân, tổ chức có thành tích trong CTLT và các biện pháp xử lý
kỷ luật cho các trường hợp cố tình thực hiện sai với quy định về công tác VTLT.
1.1.3. Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt
động của doanh nghiệp
- Mục đích tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp là: Nhằm đảm
bảo nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của doanh nghiệp. Đồng thời, đảm bảo
công tác lưu trữ của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả.
Hay nói cách khác, mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tới việc
phục vụ các nhu cầu khác nhau trong hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc khai
15
thác các thông tin quá khứ có trong tài liệu lưu trữ. Cũng như mục đích cao cả của công
tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội, của các quốc gia và
của mỗi con người. Do vậy, nếu công tác lưu trữ ở doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ
có rất nhiều ý nghĩa, tác dụng đối với các hoạt động của doanh nghiệp. Công tác lưu trữ
được tổ chức tốt sẽ giúp các doanh nghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những
thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc. Nội
dung của nhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báu
trong quá trình phát triển của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp. Vì vậy, công tác
lưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác thông tin trong tài
liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng kết hoạt động
và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
- Vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanh
nghiệp: Là để khẳng định vị trí của công tác lưu trữ trong hoạt động của doanh
nghiệp; Góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp; Giữ gìn các minh chứng về hoạt động của doanh nghiệp.
Có thể khẳng định rằng bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào trong
hoạt động của mình đều sản sinh ra các tài liệu. Những tài liệu đó có giá trị thực tiễn
được sử dụng hàng ngày trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, khối
lượng tài liệu ngày càng được sinh ra nhiều trong các cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp sẽ vượt quá khả năng kiểm soát của chính các cơ quan này. Do vậy, lý
thuyết về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ chỉ ra rằng cần phải quản lý tập trung
thống nhất khối tài liệu này để tạo điều kiện thực hiện thống nhất các nghiệp vụ có
tính khoa học của công tác lưu trữ. Khối lượng tài liệu sẽ giảm xuống khi nó được
quản lý tập trung thống nhất và được tiến hành lựa chọn bằng những nghiệp vụ của
công tác lưu trữ. Nhờ vậy các cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm diện tích về phòng, kho
để lưu trữ những tài liệu không có giá trị. Hơn nữa cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệm
được chi phí về bố trí cán bộ, nhân lực cho việc quản lý khối tài liệu đã hết giá trị.
Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng chỉ ra rằng cần phải thành lập bộ phận quản
lý công tác lưu trữ hoặc ít nhất cần phải bố trí cán bộ phụ trách công tác này. Việc
thành lập bộ phận quản lý công tác lưu trữ xuất phát từ thực tế công tác lưu trữ của
16
các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốn hoạt
động đều phải sử dụng các nguồn thông tin. Trong khi đó, hơn 90% thông tin được
chứa đựng trong văn bản, tài liệu. Tuy nhiên, do khối lượng tài liệu được sinh ra
ngày càng nhiều trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã làm cho
công tác tra cứu, sử dụng những tài liệu này tốn kém rất nhiều công sức, thời gian.
Do đó, hiệu quả của việc tra cứu thông tin tài liệu trong cơ quan, tổ chức sẽ rất thấp
nếu công tác lưu trữ thiếu sự quản lý và hướng dẫn thống nhất của bộ phận chuyên
môn về lưu trữ. Bộ phận quản lý lưu trữ sẽ xây dựng những văn bản quy định về
công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với
tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu
trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ
quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Nhờ
đó, công tác lưu trữ được quản lý thống nhất, khoa học và góp phần nâng cao năng
suất, hiệu quả các hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Mặt khác, tổ chức, quản lý
công tác lưu trữ cũng đặt ra yêu cầu về việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công
tác lưu trữ. Đây là nhân tố quan trọng quyết định hiệu quả của công tác lưu trữ trong
các cơ quan, tổ chức. Cán bộ lưu trữ được đào tạo về chuyên môn lưu trữ sẽ giúp
các cơ quan, tổ chức nhận thức đúng đắn giá trị tài liệu của mình. Từ nhận thức
đúng, các cơ quan, tổ chức sẽ có các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ một
cách hợp lý, hiệu quả. Hơn nữa với sự tham mưu của các cán bộ lưu trữ, các cơ
quan, tổ chức sẽ ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác lưu trữ và bố trí
các kho, tàng nhằm bảo quản tốt các tài liệu sản sinh ra trong hoạt động của mình.
Ngoài ra, với việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thì công tác này trong các cơ
quan, tổ chức và doanh nghiệp cũng phải được thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi
phạm pháp luật, quy định của cơ quan về lưu trữ. Tổ chức và quản lý công tác lưu
trữ tức là tổ chức và kiểm soát các thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt động của các
cơ quan, tổ chức. Do vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng cần phải có các cơ
chế thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm nhằm hướng công tác lưu trữ đạt được
hiệu quả ngày càng cao hơn. Vì vậy, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không chỉ
đơn thuần giúp cho các cơ quan, tổ chức kiểm soát một cách cơ học tài liệu mà nó
17
còn giúp cơ quan quản lý tốt nguồn lực thông tin của mình. Nhờ vậy, các hoạt động
của các cơ quan, tổ chức với tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo hoạt
động có hiệu quả. Ngược lại nếu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không tốt sẽ gây
nên các hậu quả to lớn đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đối với các cơ
quan quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức, quản lý thống nhất công tác lưu trữ sẽ
giúp cho các cơ quan này quản lý thống nhất tài liệu của Phông lưu trữ Quốc gia
Việt Nam.
Như vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thực sự cần thiết đối với hoạt động
của tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nhờ tổ chức, quản lý tốt công tác lưu
trữ, hiệu quả của các hoạt động trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ngày càng
được nâng cao rõ rệt. Ngược lại, nếu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không tốt sẽ
gây nên những khó khăn, thậm chí có thể gây ra những hậu quả to lớn đối với hoạt
động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không
chỉ là việc quản lý thống nhất một cách cơ học tài liệu lưu trữ mà thông qua đó các
nhà quản lý đặt ra một cơ chế kiểm soát chặt chẽ nguồn lực thông tin của mình. Đây
là nguồn lực có vai trò quan trọng quyết định sự thành, bại của các cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp trong “thời đại bùng nổ thông tin” như hiện nay.
1.2. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
1.2.1. Quy định pháp lý của Nhà nước
Trải qua hơn bảy thập kỷ, kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ban hành
Thông đạt số 01C/VP cho đến nay, xác định được vai trò, vị trí quan trọng của công
tác văn thư, lưu trữ trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, thời gian qua
Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm nhiều đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ: Hệ thống các
cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ và TLLT quốc gia đã được xây dựng và
từng bước kiện toàn; Cơ sở pháp lý cho lĩnh vực lưu trữ đã ra đời: Luật Lưu trữ số
01 được QH khóa XIII ngày 11/11/2011, kỳ họp thứ 2 thông qua đã chính thức có
hiệu lực và đi vào cuộc sống. Đây là căn cứ pháp lý cao nhất cho việc triển khai
công tác lưu trữ thống nhất trên toàn quốc. Luật Lưu trữ được xây dựng nhằm mục
đích là nâng cao hiệu lực pháp lý và hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động
lưu trữ và tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam; Luật quy định rõ chính sách
18
của Nhà nước, vai trò, trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước, của người đứng
đầu các cấp, các ngành, các cơ quan, tổ chức trong chỉ đạo hoạt động lưu trữ và
quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý; Quy định rõ thẩm quyền quản lý tài
liệu của Lưu trữ lịch sử ở trung ương và cấp tỉnh; tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử
cấp huyện cần tập trung bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; tài liệu lưu trữ cấp xã
được quản lý tại xã để tiện khai thác sử dụng, nhưng cần tăng cường nhận thức và
sự quan tâm về nguồn lực đối với tổ chức lưu trữ cấp xã; Quy định rõ chính sách của
Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ của cá nhân trong các trường hợp đăng ký thống kê,
hiến tặng, ký gửi hoặc bán cho Nhà nước; Quy định các hành vi bị nghiêm cấm đối với
tài liệu lưu trữ; cụ thể hóa các nội dung nghiệp vụ cơ bản trong hoạt động lưu trữ; minh
bạch, công khai, đơn giản hoá các thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Quan tâm
đến chế độ, chính sách cho người làm lưu trữ; tăng cường quản lý đào tạo, bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ và các hoạt động dịch vụ lưu trữ.
Xuất phát từ những mục đích nêu trên, Luật lưu trữ được xây dựng có 7
Chương và 42 Điều, mỗi Chương tập trung vào một số khía cạnh của công tác lưu
trữ, tạo điều kiện để quản lý, điều chỉnh những hoạt động cơ bản của công tác này.
Nhìn chung, Luật Lưu trữ được ban hành đã tạo cơ sở pháp lý đầy đủ để
quản lý công tác lưu trữ - một lĩnh vực hoạt động quan trọng của Nhà nước, tạo điều
kiện thuận lợi cho việc bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị tài liệu Phông lưu
trữ quốc gia Việt Nam phục vụ lợi ích của Nhà nước và của người dân, đáp ứng yêu
cầu cải cách hành chính, xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, phát
triển nền kinh tế thị trường và mở cửa hội nhập quốc tế. Luật cũng là cơ sở pháp lý
quan trọng để tổ chức các hoạt động quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan
EVNHCMC nói riêng.
Thời gian qua, Bộ Nội vụ cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã sử
dụng các hình thức khác nhau để tuyền truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ. Các
hình thức tuyền truyền, phổ biến đã được áp dụng như: ban hành văn bản hướng
dẫn thực hiện văn bản pháp luật, tổ chức hội nghị phổ biến văn bản pháp luật, tuyên
truyền văn bản pháp luật trên các phương tiện thông tin đại chúng…. Trong đó, ban
hành văn bản hướng dẫn triển khai văn bản pháp luật về lưu trữ là hình thức nổi bật
nhất. Cụ thể: Sau khi Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng
19
Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (Chỉ thị 05)
được ban hành, Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 249/QĐ-BNV ngày
26/3/2007 về kế hoạch thực hiện Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ (Quyết định
249). Bản kế hoạch kèm theo quyết định trên đã xác định 16 nhiệm vụ trọng tâm
của ngành nhằm đưa Chỉ thị đi vào thực tiễn, trong đó nhiệm vụ quan trọng nhất là
tổ chức xây dựng Luật Lưu trữ và Nghị định quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ.
Để cụ thể hóa Kế hoạch được ban hành theo Quyết định 249, ngày 03/5/2007, Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành công văn số 300/VTLTNN-NVTW hướng
dẫn các Bộ, ngành, tỉnh triển khai thực hiện chỉ thị 05 của Thủ tướng Chính phủ.
Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác lưu trữ quốc gia, nên sau khi
có Luật Lưu trữ, Chính phủ cũng như các Bộ, Ngành đã ban hành các văn bản, chỉ
thị, hướng dẫn để luật lưu trữ đi vào cuộc sống. Đồng thời, cụ thể hóa các nội dung
trong Luật cho phù hợp với đặc thù công tác lưu trữ của các Bộ, Ngành, Địa
phương. Chính các văn bản này đã chỉ đạo thống nhất công tác lưu trữ của quốc gia,
bảo đảm cho hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp và đạt hiệu quả cao.
1.2.2. Quy định của tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Điện lực
thành phố Hồ Chí Minh
Đến nay, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước đã ban hành các văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ. Tùy theo nhu cầu và điều kiện thực tiễn của
mình, mỗi Tập đoàn, doanh nghiệp xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn công tác lưu trữ có khác nhau.
- Đối với EVN, Tập đoàn rất quan tâm đến công tác lưu trữ của toàn ngành,
vì vậy hàng năm đều ban hành nhưng văn bản chỉ đạo đến các đơn vị thành viên để
hương dẫn, triển khai thực hiện các chỉ đạo của Chính phủ, của Bộ Nội vụ của Nhà
nước về các nội dung liên quan đến công tác văn thư lưu trữ một cách nhanh chóng
và kịp thời, cụ thể như:
Trong Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lực
Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoàn
Điện lực Việt Nam thay thế cho Quyết định số 599/QĐ-EVN ngày 27/3/2018.
Trong Quy định này nội dung là hướng dẫn về công tác Văn phòng trong toàn
ngành Điện áp dụng đến đơn vị cấp 3. Quy định có 6 chương và 63 điều, cá nhân
20
đánh giá đây là quy định có thể cho các đơn vị làm “kim chỉ nam” trong hoạt động
công tác văn phòng. Quy đinh nêu chi tiết phạm vi áp dụng, giải thích từ ngữ đến
trình tự và nguyên tắc quản lý văn bản đi và văn bản đến; Hướng dẫn lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quy trình lấy ý kiến, ký văn bản và lưu
trữ hồ sơ của Hội đồng thành viên; Quản lý sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Đặc biệt trong quy định đã dành Chương 3 để quy định về công tác Lưu trữ, trong
chương này có 11 điều để hướng dẫn các nghiệp vụ sau: Giao nhận hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ Cơ quan; Chỉnh lý tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Hội đồng xác định
giá trị tài liệu; Hủy tài liệu hết giá trị; Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
lịch sử; Bảo quản tài liệu điện tử; Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu;
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; Thẩm quyền cho phép khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ; Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ. Quyết định 333 còn quy
định về bảo vệ bí mật trong EVN; Khai thác, sử dụng, bảo quản, báo cáo thống kê
tiêu hủy tài liệu mật và cam kết bảo vệ bí mật; Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu.
Nhìn chung để ban hành được bảng danh mục này là cả một quá trình khảo
sát, đánh giá và tìm hiểu khảo sát toàn ngành, điểm nỗi bật của bảng thời hạn này là
có nêu rõ đến những tài liệu cần có trong bộ hồ sơ đó là gì, ví dụ: Hồ sơ khảo sát
xây dựng công trình (địa chất, địa hình, khí tượng, thủy văn…) thì có quy định rõ
thành phần trong hồ sơ này gồm có: Hợp đồng khảo sát; Phương án, biện pháp khảo
sát; Báo cáo kết quả khảo sát; Quyết định thành lập Hội đồng và Biên bản nghiệm
thu Hợp đồng khảo sát…
-Đối với EVNHCMC trong Quyết định số 2722/QĐ-EVNHCMC ngày
17/6/2019 về việc ban hành danh mục hồ sơ của các Ban chức năng tại cơ quan
Tổng Công ty Điện lực thành phố Hồ Chí Minh. Trong quyết định này đã ban hành
rõ danh mục hồ sơ của các Ban trực thuộc và thời hạn bảo quản, tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác lưu trữ ở EVNHCMC.
Như vậy, các tập đoàn kinh tế Nhà nước nói chung và EVN nói riêng trên cơ
sở Luật Lưu trữ đã ban hành các văn bản hướng dẫn, cụ thể hóa công tác lưu trữ
trong tập đoàn, doanh nghiệp mình. Từ đó, công tác lưu trữ tài liệu của các doanh
21
nghiệp Nhà nước đi vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao phục vụ tốt nhất cho hoạt
động sản xuất kinh doanh của các tập đoàn, doanh nghiệp Nhà nước.
Tiểu kết chương 1
Trong chương này, tác giả đã đi vào những vấn đề cơ bản về khái niệm tổ
chức quản lý tài liệu lưu trữ. Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp. Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt
động của doanh nghiệp. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp. Nội dung cốt yếu của chương là những vấn đề lý luận chung là tiền
đề, là cơ sở khảo sát để đánh giá thực tiễn việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại
Cơ quan EVNHCMC.
22
Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty
điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC)
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
EVNHCMC là một doanh nghiệp do EVN nắm giữ 100% vốn điều lệ, được
tổ chức dưới hình thức Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Một thành viên, hoạt
động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo quy định của Luật Doanh nghiệp,
có tư cách pháp nhân, có con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động. Chức
năng chính là quản lý và phân phối điện trên địa bàn 24 quận, huyện trên địa bàn
Thành phố Hồ Chí Minh với gần 7.400 cán bộ, công nhân viên chức lao động.
Nhiệm vụ chính của Tổng Công ty là kinh doanh điện năng, cơ khí điện lực và các
dịch vụ khác liên quan đến ngành điện.
Tên tiếng Việt: Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh.
Tên tiếng anh: HOCHIMINH CITY POWER CORPORATION.
Tên viết tắt: EVNHCMC
Địa chỉ: 35 Tôn Đức Thắng, P.Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
Giấy phép kinh doanh số: 4106000145.
Số điện thoại: (84.8) 2220 1177; Fax:(84.8) 2220 1155 - 2220 1166.
Tổng đài chăm sóc khách hàng: 1900545454.
Email: dienluc@hcmpc.com.vn.
Website:http://www.hcmpc.com.vn;http://www.cskh.hcmpc.vn
Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh tiền thân là Sở Quản Lý và
Phân Phối Điện Thành Phố Hồ Chí Minh được thành lập vào ngày 7 tháng 8 năm 1976
là một đơn vị trực thuộc Công ty Điện lực Miền Nam (nay là Công ty Điện lực 2).
23
Ngày 21/12/1977 Bộ trưởng Bộ điện và Than (Thứ trưởng Phạm Khai) ban
hành Quyết định số 2479/ĐT/TCCB3 về việc chuyển các khu khai thác thành các chi
nhánh điện và hạch toán kinh tế trong nội bộ của sở, được sử dụng con dấu riêng.
Ngày 09/05/1981 Bộ Điện lực đổi tên các Cơ quan đơn vị trực thuộc Bộ Điện
lực: Công ty Điện lực Miền Nam thành Công ty Điện lực 2 và Sở quản lý và phân
phối điện Thành phố Hồ Chí Minh đổi thành Sở Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh.
Ngày 08/7/1995 Bộ Năng Lượng quyết định thành lập Doanh nghiệp Nhà
nước Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Tổng Công ty Điện lực
Việt Nam (nay là Tập đoàn Điện lực Việt Nam).
Ngày 05/02/2010 Bộ Công Thương ban hành quyết định số 768/QĐ-BCT về
việc thành lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh.
Hiện nay Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh đã đạt chứng chỉ
ISO 9001:2000 và 16 Công ty Điện lực trực thuộc, Công ty TNHH Một thành viên
Thí nghiệm Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh, Công ty TNHH Một thành viên Vật
tư - Vận tải cũng đã được cấp chứng nhận ISO 9001:2000.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
a) Chức năng, nhiệm vụ
Theo Quyết định số 768/QĐ-BCT của Bộ Công Thương ngày 05/02/2010 về
việc thành lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Công ty như sau:
Chức năng chính là quản lý và phân phối điện trên địa bàn 24 quận, huyện
thành phố. Nhiệm vụ chính là kinh doanh điện năng, cơ khí điện và các dịch vụ
khác liên quan tới ngành điện. Đầu tư vốn vào các công ty con công ty liên kết, chịu
trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn nhà nước tại Tổng Công ty và vốn đầu tư
vào các Công ty con công ty liên kết.
Tổng Công ty Điện Lực Thành phố Hồ Chí Minh là một doanh nghiệp nhà
nước, là thành viên trong Tập Đoàn Điện Lực Việt Nam, Công ty có các đơn vị trực
thuộc hoạt động trên phạm vi Thành phố Hồ Chí Minh. Về mặt chuyên nghành kinh
doanh điện năng phục vụ cho nhu cầu phát triển kinh tế xã hội thành phố bao gồm:
- Sản xuất và kinh doanh điện năng.
24
- Sản xuất, sữa chữa phụ kiện và thiết bị điện và các dịch vụ khác liên quan
đến nghành điện.
- Tư vấn, đầu tư xây dựng các công trình xây dựng các công trình điện: khảo
sát, thiết kế và quản lý dự án các công trình đường dây và trạm biến áp.
- Thi công xây lắp các công trình: đường dây, trạm biến điện, viễn thông và
công nghệ thông tin.
- Kinh doanh, xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị điện và công nghệ thông tin.
- Mua bán vật tư, thiết bị điện.
- Cho thuê văn phòng.
b) Cơ cấu tổ chức của EVNHCMC:
- Hình thức tổ chức
Hình thức tổ chức bộ máy của Tổng Công ty được tổ chức theo kiểu trực
tuyến chức năng. Mô hình này xuất phát từ nhu cầu cơ bản của việc tổ chức sản
xuất theo hệ thống dây chuyền liên tục nhằm đảm bảo tính cân đối, nhịp nhàng giữa
các phòng ban chức năng trong Tổng Công ty để phát huy sức mạnh của toàn Tổng
Công ty.
- Cơ cấu tổ chức: Bộ máy tổ chức của Tổng Công ty Điện lực thành phố Hồ
Chí Minh gồm: Chủ tịch, Hội đồng Thành viên, Tổng Giám đốc (TGĐ); các Phó
Tổng Giám đốc (PTGĐ), Kế toán trưởng, cùng với các đơn vị trực thuộc.
- Các Ban chức năng: Mỗi ban chức năng có nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của
từng ban. EVNHCMC gồm có 17 ban chức năng, Cụ thể như sau: Văn phòng TCT
và 16 ban tham mưu.
- Khối đoàn thể bao gồm: Đảng ủy, công Đoàn và đoàn Thanh niên.
- Các Công ty Điện lực trực thuộc: Hiện nay EVNHCMC có 16 công ty điện
lực trực thuộc, đảm nhiệm nhiệm vụ phân phối điện ở các khu vực của Thành phố.
- Ban Quản lý:
Có ba ban quản lý gồm: Ban Quản lý Dự án Lưới điện; Ban Quản lý Cao ốc
Văn phòng; Ban Quản lý Dự án Lưới điện phân phối
- Các Công ty thành viên:
25
Gồm có 4 công ty thành viên là: Công ty Lưới điện cao thế; Công ty Vật tư Vận
tải; Công ty Công nghệ thông tin; Công ty Thí nghiệm Điện lực TP. Hồ Chí Minh.
- Các Trung Tâm: Trung tâm Điều độ Hệ thống điện Thành phố Hồ Chí
Minh và Trung tâm Chăm sóc khách hàng.
2.2. Khảo sát việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC
2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ
Bộ phận quản lý CTLT là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức
của một cơ quan. Bộ phận quản lý CTLT có chức năng giúp lãnh đạo quản lý CTLT
trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn
bản quy định về CTLT trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện CTLT trong cơ
quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới.
Qua khảo sát thực tế, Cơ quan EVNHCMC đã có bộ phận văn thư và lưu trữ
thuộc Văn phòng. Đối với EVN có thành lập Phòng Văn thư và Lưu trữ riêng còn
EVNHCMC tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phòng Tổng Công ty.
Bộ phận Văn thư Lưu trữ của Cơ quan thực hiện các nhiệm vụ để bảo đảm tổ chức
công tác văn thư và công tác lưu trữ ổn định, thống nhất, phục vụ cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của đơn vị. Cụ thể là các nhiệm vụ sau:
- Căn cứ các quy định của Nhà nước, tham mưu cho lãnh đạo và xây dựng,
trình lãnh đạo ký ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn và kế hoạch phát
triển công tác lưu trữ chung của toàn đơn vị;
- Căn cứ quy định của pháp luật, quy định của EVN, tổ chức hướng dẫn,
kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của EVN về công tác lưu trữ tại
cơ quan EVNHCMC và các đơn vị;
- Nghiên cứu xây dựng bảng Danh mục hồ sơ hàng năm;
- Tiếp nhận, chỉnh lý, sắp xếp tài liệu lưu trữ của cơ đơn vị theo quy định;
- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, quản lý tài
liệu, số hóa tài liệu lưu trữ và lưu trữ điện tử;
26
- Bảo quản an toàn TLLT và cơ sở dữ liệu lưu trữ điện tử cơ quan đơn vị; tổ
chức quản lý, khai thác, sử dụng TLLT theo quy định;
- Giao nộp hồ sơ, TLLT vào lưu trữ lịch sử nhà nước theo quy định hiện
hành của pháp luật…..
Như vậy, bộ phận Lưu trữ của Cơ quan EVNHCMC được tổ chức cùng bộ phận
văn thư thuộc Văn phòng TCT và được quy định các nhiệm vụ một cách rõ ràng.
2.2.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí cán bộ thực hiện công tác lưu trữ
Qua khảo sát thực tế tại EVNHCMC đã có ban hành Quyết định số
4060/QĐ-EVNHCMC ngày 31/12/2015 V/v ban hành Quy định về tiêu chuẩn chức
danh chuyên môn nghiệp vụ trong EVNHCMC, trong Quy định này có nêu vị trí
tiêu chuẩn cho chức danh Cán sự lưu trữ và Chuyên viên lưu trữ tại đơn vị như sau:
Về vị trí Cán sự lưu trữ
- Chức trách: Là chức danh chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các nhiệm vụ
có mức độ ít phức tạp trong lĩnh vực lưu trữ.
- Nhiệm vụ cụ thể:
Xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao về lĩnh vực lưu trữ; Tổng
hợp và báo cáo kết quả thực hiện các công việc được giao; Quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài
liệu của cơ quan được giao theo quy định; Cung cấp, phục vụ thường xuyên và kịp thời
cho cán bộ, công nhân viên có nhu cầu tham khảo, học tập, nghiên cứu; Thực hiện các
công việc được giao theo sự chỉ đạo của chuyên viên lưu trữ.
- Yêu cầu: Nắm được các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ; Nắm
được các kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ; Thực hiện được các quy trình
nghiệp vụ lưu trữ theo quy định hoặc theo sự hướng dẫn của chức danh ngạch cao
hơn; Nắm được nguyên tắc bảo việc kho lưu trữ, quy phạm kỹ thuật nhằm đảm bảo
an toàn cho tài liệu lưu trữ và máy móc thiết bị; Sử dụng được các phương tiện phục
vụ công tác lưu trữ.
- Yêu cầu trình độ: Có trình độ trung cấp nghiệp vụ lưu trữ; Có trình độ
ngoại ngữ tương ứng với trình độ học vấn; Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và
các phần mềm EVNHCMC đang ứng dụng trong công tác chuyên môn.
27
Về vị trí Chuyên viên lưu trữ
- Chức trách: Là chức danh chuyên môn nghiệp vụ, thực hiện nhiệm vụ có
mức độ phức tạp trung bình trong lĩnh vực lưu trữ.
- Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch để triển khai công việc được giao về lĩnh
vực lưu trữ; Soạn thảo các văn bản về quy chế tổ chức và quản lý công tác lưu trữ;
Phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện công tác lưu trữ theo định kỳ và
theo yêu cầu đột xuất; Tổ chức thu thập, thống kê, lưu trữ số liệu theo đúng nguyên
tắc, quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng công ty; Phối hợp với chức danh
nghiệp vụ khác liên quan, hướng dẫn chức danh nghiệp vụ ngạch thấp hơn để triển
khai công việc.
- Yêu cầu: Nắm được các quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng công ty
về công tác lưu trữ; Nắm được các quy trình nghiệp vụ, quy phạm kỹ thuật về
công tác lưu trữ; Nắm được các quy chế quản lý nội bộ thuộc lĩnh vực công tác;
Nắm được các nguyên tắc, thủ tục hành chính Nhà nước; Nắm được kiến thức cơ
bản về ngành điện lực để phân loại, tổ chức khoa học các tài liệu lưu trữ; Biết tổ
chức các quy trình nghiệp vụ một cách khoa học.
- Yêu cầu trình độ: Có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ. Trường hợp có
trình độ đại học khác thì phải qua bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ
từ 6 tháng trở lên; Có trình độ ngoại ngữ tương ứng với trình độ học vấn, sử dụng
thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm EVNHCMC đang ứng dụng trong
công tác chuyên môn.
Qua khảo sát đánh giá, từ năm 2015 đến nay tại EVNHCMC chưa tuyển
dụng mới nhân sự nào cho vị trí nêu trên.
Về công tác bố trí cán bộ
EVNHCMC là đơn vị cấp 2 trực thuộc EVN, quản lý phân phối điện cho địa
bàn TP. Hồ Chí Minh, mảng công tác chính là kinh doanh mua bán điện năng. Trên
thực tế, hoạt động của EVNHCMC sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu. Tuy
nhiên, việc bố trí cán bộ chưa tương xứng với khối lượng công việc cụ thể: Không
thành lập phòng Văn thư, lưu trữ riêng biệt mà tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu
trữ được đặt trong Văn phòng TCT theo bộ phận văn thư, lưu trữ. Tại Cơ quan
28
EVNHCMC thì được đào tạo qua trình độ Đại học nhưng đối với các nhân viên ở
các đơn vị nhỏ hầu như chỉ được đào tạo qua các lớp nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
ngắn hạn. Đây là vấn đề khó cho công tác lưu trữ của đơn vị vì đại đa số không tốt
nghiệp hoặc đào tạo qua trường lớp chuyên ngành mà chuyển từ các đơn vị khác về
vì vậy chỉ tối đa là được đào tạo qua một hoặc hai lớp chuyên đề về công tác này
nên khó có thể nắm rõ vai trò và nhiệm vụ của mình đang thực hiện.
Bảng 2: Biên chế người làm lưu trữ của Cơ quan EVNHCMC
S Đơn vị Số lượng Trình độ
TT ĐH CĐ-TC Khác
1 Tại Cơ quan EVNHCMC 01 01
(Nguồn: Tổng hợp từ số liệu khảo sát thực tế và từ các báo cáo thống kê
công tác lưu trữ hàng năm của EVNHCMC)
- Người làm công tác lưu trữ tại Văn phòng TCT là 01 người. Về trình độ
cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ tại Văn phòng Tổng Công ty tốt nghiệp
Đại học chuyên ngành văn thư – lưu trữ (ĐH KHXH &NV).
2.2.3. Ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của EVN nói chung và EVNHCMC nói riêng nhìn chung
cũng nhận được sự quan tâm của lãnh đạo. Nhờ vậy, hệ thống các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn về công tác lưu trữ được áp dụng đầy đủ theo các quy định của nhà
nước. EVNHCMC hoạt động theo mô hình công ty mẹ con, khi EVN ban hành các
văn bản quy định áp dụng trong nội bộ của ngành điện lực về công tác lưu trữ thông
thường sẽ xây dựng đến đơn vị cấp 3 để áp dụng trực tiếp, từ cơ sở pháp lý của
EVN ban hành những chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ cho toàn ngành Điện
lực thực hiện.
Căn cứ những văn bản trên EVNHCMC đã có một số chỉ đạo, hướng dẫn về
công tác văn thư – lưu trữ đã được ban hành như:
- Hàng năm, EVNHCMC ban hành Quyết định về việc ban hành bảng danh
mục hồ sơ của các Ban Chức năng trong của Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ
Chí Minh. Sau khi xin ý kiến chấp thuận thông qua bảng Danh mục, Văn phòng
giao về cho Ban TCNS để ra Quyết định ban hành triển khai áp dụng tại Cơ quan.
29
- Công văn 1996 /EVNHCMC-VP ngày 08/5/2020 của Tổng Công ty Điện
lực Thành phố Hồ Chí Minh V/v triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm
2020. Hàng năm, EVNHCMC căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của EVN về công tác
văn thư lưu trữ, sẽ cụ thể hóa các nội dung đó vào phương hướng triển khai cho các
đơn vị những mục chính cần phải thực hiện và tiến độ thực hiện, định kỳ báo cáo về
EVNHCMC để kịp thời hướng dẫn cũng như giải đáp thắc mắc cho đơn vị trong
quá trình triển khai thực hiện.
- Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt
Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoàn Điện
lực Việt Nam. Sau khi nhận được quyết đinh ban hành cho các đơn vị,
EVNHCMC tổ chức tập huấn cho các đơn vị qua hình thực Hội nghị truyền trình,
tóm tắt các nội dung của Quy định và cuối cùng là phần thảo luận, giải đáp các
thắc mắc của
Nhìn chung, qua khảo sát nhận thấy các văn bản do EVNHCMC ban hành về
công tác văn thư – lưu trữ đều có nội dung phù hợp, dễ hiểu, dễ thực hiện, đáp ứng
nhu cầu của EVNHCMC trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ và tài liệu.
2.2.4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ
a) Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ
Được thành lập từ những năm 1964, hơn 50 năm hình thành và phát triển nên
khối tài liệu được hình thành khá nhiều.
Bảng 2: Khối lượng tài liệu hiện được bảo quản tại kho lưu trữ của
EVNHCMC
Stt Tên đơn vị Khối lượng liệu
Đã chỉnh lý Chưa chỉnh lý
1 Cơ quan TCT 958 m 380 m
(Nguồn: Tổng hợp từ khảo sát thực tế và từ trong báo cáo thống kê công tác
lưu trữ của EVNHCM năm 2019)
Nhìn chung, TLTL của EVNHCMC chủ yếu là gồm tài liệu hành chính và
một số ít tài liệu về nghiên cứu chuyên ngành như tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu
tài chính kế toán... Tài liệu hành chính chủ yếu là tài liệu quản lý hoạt động sản
30
xuất, kinh doanh, phân phối và đảm bảo điện năng của EVN đối với EVNHCMC,
của EVNHCMC đối với các công ty thành viên.
b) Về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Theo Luật Lưu trữ năm 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn
tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ
lịch sử”. Hằng năm, lưu trữ đơn vị căn cứ vào quy định thời hạn nộp lưu hồ sơ, có
nhiệm vụ tổ chức tiếp nhận những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu các bộ phận và cá nhân
vào lưu trữ cơ quan.
Trong Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lực
Việt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoàn
Điện lực Việt Nam có quy định công tác thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học và tổ
chức khai thác sự dụng TLLT được EVNHCMC triển khai và áp dụng. Căn cứ văn
bản của Văn phòng gửi cho các phòng/ban/đội, các bộ phận dự thảo Danh mục hồ
sơ dự kiến ban hành trước ngày 01 tháng 3 hàng năm, sau đó, chuyển Văn phòng để
tổng hợp trình Giám đốc/Tổng Giám đốc phê duyệt.
- Quy trình thu thập, bổ sung TLLT của EVNHCMC như sau:
Bước 1: Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, bước này tại EVNHCMC thực hiện tốt.
Hàng năm, Văn phòng sẽ thông báo thời điểm thực hiện giao nộp hồ sơ. Theo đó,
trước thời điểm này, các Ban/cá nhân phải hoàn thành các công việc sau: Kiểm tra
xác định những hồ sơ thuộc diện phải giao nộp theo quy định. Thống kê các tài liệu
và hoàn chỉnh mục lục hồ sơ theo Quy định công tác văn thư – lưu trữ. Sắp xếp hồ
sơ, tài liệu để bàn giao.
Bước 2: Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị, Lưu trữ cơ quan phối hợp
với các bộ phận và các cá nhân tại đơn vị để xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
Hướng dẫn các bộ phận chuẩn bị hồ sơ giao nộp và thống kê thành “mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu”, qua khảo sát thì nhận thấy tại Cơ quan thực hiện theo đúng hướng
dẫn nhưng tại các đơn vị còn chưa thực hiện được vì không có kho để bảo quản tài
liệu nên một số nơi chưa thực hiện được việc này.
Tất cả các hồ sơ đã kết thúc phải được giao nộp vào lưu trữ, trừ các loại hồ
sơ sau: Các hồ sơ nguyên tắc (tập văn bản chỉ đạo của Đảng; văn bản quy phạm
31
pháp luật gửi chung để biết và văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định nào đó được dùng làm căn cứ để theo
dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân); Hồ sơ phối hợp giải
quyết công việc (Đơn vị/cá nhân chủ trì đã giao nộp); Các văn bản, tài liệu dùng để
tham khảo.
Một số trường hợp các bộ phận cần giữ lại những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu thì
phải lập danh mục gửi cho Lưu trữ cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không được quá 02
năm. Lãnh đạo các đơn vị và CBCNV trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển
công tác khác đều phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ cho đơn vị hoặc người kế nhiệm,
không được chiếm giữ hồ sơ của đơn vị hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.
Bước 3: Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ. Tại
Cơ quan EVNHCMC đã thực hiện rất tốt vấn đề này, theo khảo sát hiện có 1 kho lưu
trữ hiện đại với diện tích khoản 750m2 được đầu tư bình khí chữa cháy chuyên dụng và
có điều hòa nhiệt độ trong phòng, phòng đọc và phòng khai thác tài liệu.
Bước 4: Tổ chức tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản giao nhận hồ sơ. Đến thời
điểm giao nộp theo thông báo của Văn phòng, các Ban/cá nhân có trách nhiệm
chuyển hồ sơ xuống kho lưu trữ và ban giao cho cán bộ lưu trữ của cơ quan/đơn vị.
Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ lưu trữ thực hiện kiểm tra, đối chiếu thực tế các tài liệu
với “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”. Trường hợp phát hiện thiếu tài liệu thì yêu
cầu đơn vị, cá nhân bổ sung và báo cáo lãnh đạo Văn phòng giải quyết. Lập 2 bản
“Mục lục hồ sơ nộp lưu”. Bên giao và bên nhận phải lập 2 bản “Biên bản giao nhận
tài liệu” theo mẫu Quy định công tác văn thư-lưu trữ. Bộ phận hoặc CBCNV giao
nộp hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan kiểm tra giữ mỗi loại 01 bản.
- Kết quả thu thập tài liệu:
Tại khối Cơ quan, việc thu thập do Văn phòng Tổng Công ty tổ chức thu
thập hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban của Tổng Công ty theo đúng quy định. Từ năm
2010 đến nay EVNHCMC đã thu thập 5 đợt, mỗi đợt thu thập được 25 đến 30 mét
giá. Chất lượng tài liệu thu về đa số còn nguyên vẹn, tuy nhiên, một số đã bị ẩm
xuống cấp do công tác bảo quản không phù hợp.
32
Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ phận đã được lập hồ sơ
theo sự việc, vấn đề. Tình hình lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan tại
EVNHCMC được tiến hành theo đúng quy định của Cơ quan đúng theo quyết định
số 3997/QĐ-EVNHCMC ngày 31/12/2015 về việc ban hành bộ Quy trình ISO áp
dụng cho Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh. Những hồ sơ tài liệu
được đưa vào lưu trữ cơ quan tại Tổng kho lưu trữ Vĩnh Lộc – Khu công nghiệp
Vĩnh Lộc số 5, phường Bình Hưng Hòa B, quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí
Minh. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một nhiệm vụ tất yếu và thường
xuyên của Tổng Công ty. Công tác này giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu có hiệu quả, phục vụ tốt trong các hoạt động của cơ quan, các phòng, ban và
cá nhân.
c) Về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
- Về phân loại và xác định giá trị tài liệu.
+ Trong quá trình khảo sát tại cơ quan đang trong giai đoạn thu thập tài liệu
nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, công tác phân loại cho toàn bộ phông của cơ quan
chưa tiến hành. Nhìn chung, công tác phân loại tài liệu tại Cơ quan EVNHCMC
được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật nhà nước [Phụ lục 6].
Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý chặt chẽ TLLT; tạo điều kiện
để bổ sung tài liệu có giá trị vào các Phông lưu trữ nhằm tối ưu hóa thành phần
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả, phục vụ khai thác sử dụng
TLLT; giải phóng kho tàng, phương tiện bảo quản tài liệu; xác định giá trị tài liệu
tốt sẽ khắc phục được tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện [Phụ lục 3].
Xác định giá trị tài liệu đã thực hiện theo nguyên tắc: chính trị, lịch sử, toàn
diện và tổng hợp. Được tiến hành theo phương pháp: hệ thống, phân tích chức năng,
thông tin và sử liệu học. Quá trình xác định giá trị tài liệu đã căn cứ vào các tiêu
chuẩn cơ bản sau đây: Nội dung của tài liệu; Vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân hình
thành tài liệu; Ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; Mức độ
toàn vẹn của phông lưu trữ; Hình thức của tài liệu; Tình trạng vật lý của tài liệu.
Ngoài ra xác định giá trị tài liệu còn căn cứ theo quy định bảng thời hạn bảo
quản do EVNHCMC ban hành dựa trên bảng thời hạn bảo quản của EVN. Xác định
33
giá trị của tài liệu thường được xác định cao hơn quy định của EVN ban hành và
thời hạn bảo quản của tài liệu không được nhỏ hơn thời hạn bảo quản mà EVN đã
quy định. Thời hạn bảo quản hồ sơ hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ
quan gồm có 02 mức như sau: Bảo quản vĩnh viễn: những hồ sơ thuộc mức này
được bảo quản tại lưu trữ đơn vị, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
khi đến hạn theo quy định của pháp luật về Lưu trữ; Bảo quản có thời hạn: những hồ
sơ thuộc mức này được bảo quản tại lưu trữ cơ quan [Phụ lục 2].
Tài liệu hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác định giá
trị hồ sơ của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại ra để
tiêu hủy. Hội đồng nghiên cứu danh mục hồ sơ hết giá trị và kiểm tra thực tế, họp
kết luận có ghi biên bản, tổ chức xin ý kiến thẩm tra của cơ quan có thẩm quyền (Sở
Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư – Lưu trữ) làm cơ sở để đề nghị
Thủ trưởng đơn vị ra quyết định cho phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy hồ sơ hết giá trị
phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Hiện tại, tiêu hủy hồ sơ
hết giá trị bằng cách xay nhuyễn giấy để tái sử dụng. Bộ hồ sơ về việc tiêu hủy phải
bảo quản tại lưu trữ cơ quan ít nhất 20 năm kể từ ngày có quyết định cho phép tiêu
hủy [Phụ lục 3].
- Về công tác chỉnh lý tài liệu
Theo Điều 2, Khoản 13 của Luật Lưu trữ năm 2011: “chỉnh lý tài liệu là việc
phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kế, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”.
Lưu trữ cơ quan cụ thể là Văn phòng TCT sẽ chịu trách nhiệm chỉnh lý các
hồ sơ lưu trữ định kì một năm một lần. Hồ sơ sau chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu
sau: Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; Được xác định thời hạn bảo
quản (theo thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu quy định); Hồ sơ được hoàn thiện và hệ
thống hóa; Có danh mục hồ sơ để tra cứu và Danh mục hồ sơ hết giá trị [Phụ lục
01b].
Thông thường, theo khảo sát EVNHCMC đã tiến hành phân loại chỉnh lý hồ
sơ theo đúng quy định mà cơ quan ban hành. Công tác chỉnh lý hồ sơ được thực
hiện bởi các cán bộ lưu trữ ở các đơn vị, công ty chuyên về chuyên môn lưu trữ tiến
34
hành chỉnh lý khối tài liệu của cơ quan. Công tác chỉnh lý cũng được tiến hành từ
việc thu thập các tài liệu từ các phòng, ban để chuyển tới nơi chỉnh lý và thực hiện
theo các bước đúng quy định.
Qua khảo sát năm từ năm 2010 đến nay, Cơ quan EVN đã tiến hành 8 đợt
chỉnh lý, trong đó có 2 đợt thuê đơn vị ngoài để thực hiện và cử cán bộ chuyên trách
tham gia cùng để học hỏi kinh nghiệm và sau đó tự thực hiện 6 đợt còn lại, tổng số
tài liệu đã thực hiện chỉnh lý được là 958 mét tài liệu, hiện đang lên kế hoạch tự
thực hiện khoảng 400m tài liệu còn lại.
- Về thống kê trong lưu trữ.
Qua khảo sát nhận thấy, việc thống kê trong lưu trữ nhằm giúp cho Cơ quan
EVNHCMC nắm được số lượng, thành phần nội dung tài liệu, tình hình và các
phương tiện bảo quản của chúng từ đó làm tốt công tác bảo quản tài liệu. Đồng thời
thống kê tài liệu cũng giúp hỗ trợ cho việc tra tìm tài liệu chính xác, nhanh chóng. Dễ
dàng lên kế hoạch, phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc hư hỏng.
Hiện nay, công tác thông kế hồ sơ lưu trữ tại EVNHCMC được Lưu trữ cơ
quan thực hiện theo chế độ định kỳ. Số lưu thống kê lưu trữ định kỳ được tính từ 0
giờ ngày 01 tháng 01 đến hết 24 giờ ngày 31 tháng 12 của năm.
Đối tượng thống kê: khối lượng hồ sơ hiện có trong kho, các phương tiện bảo
quản hồ sơ, người làm công tác lưu trữ.
Tại EVNHCMC thống kê tài liệu chủ yếu thông qua mục lục hồ sơ, phần
mềm hệ thống E – Office.
d) Về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp (biện pháp
khoa học kỹ thuật) để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu nhằm phục vụ
tốt cho việc sử dụng tài liệu trong hiện tại và tương lai. Bảo quản tài liệu lưu trữ
giúp ngăn ngừa quá trình hư hỏng của tài liệu, đảm bảo được những đặc trưng và
cấu trúc ban đầu của tài liệu, chống lại sự xuống cấp hoặc tái tạo khả năng sử dụng
của tài liệu.
Hiện nay, EVNHCMC bố trí 03 kho lưu trữ không chuyên dụng tại trụ sở
làm việc của EVNHCMC số 35 Tôn Đức Thắng, Quận 1, diện tích của mỗi kho là
35
80m2, ba kho này được trang bị tương đối đầy đủ phục vụ cho công tác lưu trữ tại
cơ quan. Một kho lưu trữ cho văn bản đến, một kho dành cho văn bản đi và một kho
cho ban Tài chính kế toán. Bên cạnh đó mỗi Ban sẽ có một phòng lưu trữ tài liệu
ngay tại phòng làm việc để lưu trữ hồ sơ. Ngoài ra, Tổng Công ty có xây dựng kho
lưu trữ chuyên dụng với diện tích là 700m2 được đặt tại Tổng kho lưu trữ Vĩnh Lộc
– khu công nghiệp Vĩnh Lộc số 5, phường Bình Hưng Hòa B, quận Bình Tân, thành
phố Hồ Chí Minh. Tổng kho lưu trữ Vĩnh Lộc được xây dựng theo căn cứ theo một
số quy định của Thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Bên cạnh đó con dựa theo Quyết định 1687/QĐ-
CKHCN ngày 23/7/2012 về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia trong đó có quy định
của Tiêu chuẩn quốc gia 9252:2012 về hộp bảo quản và giá bảo quản.
Cửa khóa của kho chắc chắn và an toàn. Cửa ra vào và cửa thoát hiểm được
làm bằng sắt chống cháy.
Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho gồm:
+ Giá: Giá để tài liệu được lắp thành hàng giá hai mặt được làm bằng kim
loại, có lớp sơn phủ, cao 2m, dài 1m, rộng 0.4m. Các hàng giá được đặt vuông góc
với cửa sổ, cách mặt tường từ 0,4 -0,6 m. Lối đi giữa các hàng giá từ 0,7- 0,8 m, lối
đi giữa hai đầu giá từ 1,2 -1,4 m) (hình ảnh minh họa tại phần phụ lục 01b (hình 1).
+ Hộp đựng tài liệu được sử dụng theo Tiêu chuẩn Quốc gia 9252:2012 về
Hộp bảo quản TLLT. Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có kích thước là 350 mm x 250
mm x 125 mm. Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có dạng hình hộp chữ nhật, nắp mở
theo chiều rộng của hộp, nắp có dây buộc (hình ảnh minh họa tại phần phụ lục 01b
(hình 6).
+ Hệ thống phòng cháy chữa cháy: được trang bị 110 bình chữa cháy bằng
khí đầy đủ các thiệt bị phòng cháy chữa cháy tại kho, có bảng quy định về phòng
cháy chữa cháy gắn trước kho. Thường xuyên kiểm tra, công tác phòng cháy, chữa
cháy (hình ảnh minh họa tại phần phụ lục 01b (hình 2).
+ Hệ thống điều hòa, hút ẩm: trang bị đầy đủ máy hút ẩm, máy điều hòa tại
các kho. Thường xuyên vệ sinh kho khử trùng mối mọt (hình ảnh minh họa tại phần
phụ lục 01b (hình 1).
36
- Sắp xếp tài liệu trong kho: tài liệu được sắp xếp theo thứ tự, gọn gàng để
phục vụ nhanh chóng và kiểm tra kho tài liệu thuận lợi. Các giá được sắp xếp thẳng
hàng. Tài liệu trên giá được xếp theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới để
thuận tiện cho việc lấy tài liệu. Các hộp cũng được đánh số theo thứ tự từ trái sang
phải như đối với tài liệu (hình ảnh minh họa tại phần phụ lục 01b (hình 4).
EVNCHCMC đã tiến hành xây dựng nội quy kho lưu trữ bảo đảm với các
quy định tương đối chặt chẽ với nhân viên lưu trữ cũng như cá nhân, tổ chức có nhu
cầu khai thác tài liệu lưu trữ và các mặt bảo đảm an toàn cho kho, cụ thể quy định
như sau: Thời gian ra vào Kho lưu trữ: từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ các ngày nghỉ,
ngày Lễ, Tết: Sáng: từ 07 giờ 30 phút đến 12 giờ 00 phút; Chiều: từ 13 giờ 00 phút
đến 16 giờ 30 phút. Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ như: Nghiêm cấm mọi hành vi
làm nguy hại đến tài liệu trong Kho lưu trữ, tuyệt đối không mang các loại chất
lỏng, chất nổ, chất dễ cháy, dụng cụ phát tia lửa vào trong Kho. Không hút thuốc lá
trong Kho, không ăn, uống trong Kho. Việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu phải thực
hiện theo Quy định về sử dụng tài liệu trong quy chế quản lý nội bộ hiện hành. Đối
với người khai thác tài liệu: Không mang cặp, túi vào Kho, không sử dụng các thiết
bị có chức năng sao chụp vào trong Kho, hhông được có bất kỳ hành vi nào làm hư
hỏng hồ sơ, tài liệu trong Kho. Khi có nhu cầu khai thác tài liệu phải được sự đồng
ý bằng văn bản của Thủ trưởng Cơ quan TCT hoặc Chánh Văn phòng TCT, đọc tài
liệu tại phòng đọc và thực hiện khai thác theo sự hướng dẫn của người được giao
phụ trách Kho lưu trữ. Bố trí lực lượng bảo vệ tuần tra, kiểm soát 24/24h, kịp thời
thông báo với Thủ trưởng Cơ quan TCT hoặc Chánh Văn phòng TCT khi có bất kỳ
sự cố nào xảy ra.
Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của EVNHCMC đã thực hiện
đúng với các quy định của Nhà nước. Bên cạnh đó mọi nhân viên đều có ý thức,
trách nhiệm bảo vệ tài liệu nên công tác bảo quản tài liệu ở đây được thực hiện
thuận lợi.
e) Về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng TLLT là quy trình khai thác, sử dụng thông tin TLLT phục
vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác. Qua
37
khảo sát tại EVNHCMC đối tượng được phép khai thác sử dụng hồ sơ lưu trữ là:
Các bộ phận và CBCNV trong đơn vị; Các đơn vị trong EVNHCMC (khi có nhu
cầu khai thác hồ sơ lưu trữ tại Cơ quan Tổng công ty/đơn vị; Tổ chức, cá nhân có
nhu cầu chính đáng.
Thủ tục xin khai thác và sử dụng hồ sơ lưu trữ: Đối với CBCNV trong đơn vị
khi có nhu cầu khai thác hồ sơ tại đơn vị: Lãnh đạo Văn phòng duyệt cho khai thác
hồ sơ lưu trữ.
Đối với CBCNV đơn vị khi có nhu cầu khai thác hồ sơ tại Cơ quan
EVNHCMC: CVP hoặc PCVP của EVNHCMC duyệt cho khai thác hồ sơ.
Đối với tổ chức, cá nhân bên ngoài EVNHCMC: phải có giấy giới thiệu của
tổ chức liên quan và phải được Thủ trưởng đơn vị duyệt cho khai thác hồ sơ lưu trữ.
Lưu trữ cơ quan bố trí chỗ làm việc và phòng đọc tại chỗ cho độc giả và mở
sổ cho mượn hồ sơ theo quy định.
Quyền và trách nhiệm khi sử dụng hồ sơ lưu trữ: Tùy theo mục đích, tính
chất, yêu cầu công việc, Thủ trưởng đơn vị cho phép đọc giả sử dụng hồ sơ lưu trữ
theo các hình thức sau: nghiên cứu tại chỗ, cho mượn tài liệu ra khỏi lưu trữ, cho
mượn tài liệu ra khỏi đơn vị:
+ Trường hợp CBCNV cần mượn hồ sơ lưu trữ ra khỏi kho lưu trữ để sử
dụng trong đơn vị thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của CVP/PCVP đơn vị
+ Trường hợp cần mang hồ sơ lưu trữ ra khỏi đơn vị phải được sự đồng ý
bằng văn bản của Thủ trưởng đơn vị
+ Trường hợp cần mang hồ sơ lưu trữ của Tổng công ty/đơn vị ra nước ngoài
do TGĐ/ Thủ trưởng đơn vị (hoặc lãnh đạo được ủy quyền) quyết định.
Người sử dụng hồ sơ lưu trữ của đơn vị phải chấp hành nghiêm chỉnh nội
quy khai thác, sử dụng hồ sơ lưu trữ của đơn vị mình, theo quy định của pháp luật
có liên quan và các Quy trình này về khai thác, sử dụng hồ sơ, bảo quản, giữ gìn hồ
sơ, không được viết, tẩy xóa, làm thất lạc, rách nát, hư hỏng hay xáo trộn trật tự
trong hồ sơ.
Ngoài hình thức tổ chức phục vụ sử dụng tài liệu tại phòng đọc, EVNHCMC
còn có một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu phổ biến đó là tổ chức triển lãm, trưng
38
bày tư liệu hình ảnh. EVNHCMC có Phòng Truyền thống tầng 22 để trưng bày các
hình ảnh về lịch sử hình thành và phát triển của EVNHCMC. Ngoài trưng bày, triển
lãm ở tầng 22 thì EVNHCMC cũng tiến hành triển lãm 4 lần về các công trình có ý
nghĩa đối với xã hội hoặc những giai đoạn vượt bậc của EVNHCMC đến toàn thế
CBCNV trong đơn vị để mọi người đều biết tới các hoạt động có ý nghĩa như thế tại
Hội trường lầu 1 của EVNHCMC. Bên cạnh đó EVNHCMC cũng có xuất bản các
cẩm nang về văn hóa EVNHCMC và cẩm nang về sử dụng điện an toàn – tiết kiệm
đến với CBCNV và khách hàng của Tổng công ty.
h) Về ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ.
Hiện nay, ứng dụng CNTT đã được tiến hành và vận dụng vào rất nhiều lĩnh
vực đời sống, xã hội. Việc ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ là nhu cầu mang
tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ, từ thủ
công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu nghiệp
vụ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Vì thế,
EVNHCMC đã bắt đầu chú trọng ứng dụng CNTT cho công tác lưu trữ cụ thể:
Tổng công ty đang tiến hành triển khai thử nghiệm phần mềm lưu trữ điện tử, nếu
phần mềm lưu trữ điện tử sử dụng tốt sẽ được triển khai rộng trong Tổng công ty
vào đầu năm 2021.
2.2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và cải tiến công tác lưu trữ
Kiểm tra, đánh giá là một khâu quan trọng trong việc thực hiện các nhiệm vụ
được giao của mỗi cơ quan. Việc kiểm tra, đánh giá giúp phát huy những điểm tích
cực, kịp thời phát hiện những sai lệch, từ đó tìm ra các biện pháp khắc phục cho phù
hợp với tình hình thực tế của mỗi cơ quan, đơn vị. Mục đích chính của công tác
thanh tra, kiểm tra là đánh giá việc thực hiện các quy định của các văn bản quy
phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quan và các quy định của
mỗi đơn vị về công tác lưu trữ. Việc kiểm tra đánh giá hiệu quả của công tác tổ
chức lưu trữ cần phải được tiến hành thường xuyên, liên tục theo định kỳ, ngoài ra
cần tiến hành kiểm tra đột xuất trong những trường hợp cần thiết. Bên cạnh việc
kiểm tra, đánh giá cũng cần chú trọng đến việc áp dụng các hình thức khen thưởng
39
phù hợp cho các cá nhân, tổ chức có thành tích trong CTLT và các biện pháp xử lý
kỷ luật cho các trường hợp cố tình thực hiện sai với quy định về công tác VTLT.
Qua kiểm tra đã phát hiện nhiều bất cập trong công tác lưu trữ như: Nhân
viên nắm quy trình công tác lưu trữ có mặt chưa chắc, sắp xếp hồ sơ lưu trữ chưa
khoa học nhất là ở ba kho tại Tổng công ty, chất lượng kho chưa bảo đảm còn thấm,
dột, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ và bảo đảm an toàn hoạt động kém nhất
là thiết bị phòng cháy, chữa cháy.
Theo tìm hiểu khảo sát, trong 5 năm trở lại đây, EVNHCMC đã tổ chức 4
đoàn kiểm tra để đánh giá về công tác Văn phòng, trong đó có công tác văn thư và
lưu trữ. Trước khi kiểm tra EVNHCMC gửi văn bản và đính kèm đề cương các nội
dung kiểm tra để đơn vị chuẩn bị số liệu báo cáo đoàn kiểm tra.
2.3. Nhận xét đánh giá kết quả khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở
Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh
2.3.1. Ưu điểm
- Về tổ chức bộ máy: EVNHCMC đã tổ chức bộ máy phục vụ công tác lưu
trữ tại Văn phòng TCT để đảm nhiệm công tác lưu trữ cho Tổng Công ty theo đúng
quy định của EVN.
- Đã bố trí một cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ đảm nhiệm toàn bộ
công tác lưu trữ của cơ quan và hướng dẫn nghiệp vụ cho các kho và đơn vị trực thuộc
với trình độ đại học đúng chuyên ngành.
- Các hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ được thực hiện tương đối đầy
đủ và đúng quy định, bảo đảm cho công tác lưu trữ tại cơ quan EVNHCMC đúng
quy định của pháp luật. Đặc biệt đã xây dựng được danh mục hồ sơ lưu trữ của
EVNHCMC, danh mục hồ sơ của các đơn vị một cách khoa học theo quy định của
Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước.
- Trang thiết bị và cơ sở vật chất được trang bị một cách tương đối đầy đủ,
giúp bảo quản tài liệu một cách tốt nhất. Từ những công cụ và trang thiết bị truyền
thống như: phòng lưu hồ sơ, giá, cặp tài liệu, thiết bị báo cháy, máy điều hòa nhiệt
độ, nhiệt kế, máy hút bụi… Bước đầu chú trọng ứng dung CNTT phục vụ công tác
lưu trữ.
40
2.3.2. Hạn chế, khuyết điểm
- Nhân sự bố trí cho công tác lưu trữ còn mỏng nên chất lượng một số mặt
của tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan còn hạn chế nhất là ban hành các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ, việc hệ thống thông tin trong công
tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức.
- Tổ chức hoạt động công tác lưu trữ còn mang tính tự phát chưa có mô hình
tổ chức hoạt động cụ thể nên công tác chỉ đạo điều hành nghiệp vụ lưu trữ từ Tổng
Công ty đến các đơn vị thành viên hiệu quả chưa cao.
- Cơ sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ ở Tổng công ty
cũng như các đơn vị thành viên còn nhiều hạn chế bất cập như: Kho lưu trữ chuyên
dụng Vĩnh Lộc – khu công nghiệp Vĩnh Lộc số 5, phường Bình Hưng Hòa B, quận
Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh xa Văn phòng TCT gây không ít khó khăn cho
công tác lưu trữ cũng như khai thác sử dụng nhưng tài liệu. Bên cạnh đó, còn có 03
kho lưu trữ không chuyên dụng tại trụ sở làm việc của EVNHCMC các kho này đã
xuống cấp, thấm nước làm ẩm hồ sơ tài liệu nếu để thời gian nữa sẽ nguy hại cho
các tài liệu lưu trữ ở đây.
- Việc ứng dụng CNTT vào giao dịch điện tử hay số hóa tài liệu đã được ứng
dụng nhưng vẫn chưa được hoàn thiện và áp dụng những công nghệ cao, tài liệu
ứng dụng CNTT vẫn không nhiều. Bởi vậy, nên đẩy mạnh số hóa tài liệu, ứng dụng
CNTT trong giao dịch điện tử và sử dụng tài liệu điện tử.
- Chưa có các công cụ đánh giá nhân viên làm công tác lưu trữ hiệu quả nên
việc đánh giá chất lượng nhân viên còn chung chung chưa đi sát với chuyên môn
nghiệp vụ công tác lưu trữ.
- Công tác kiểm tra đánh giá và cải tiến công tác lưu trữ đã được thực hiện
nhưng hiệu quả để góp phần nâng cao chất lượng công tác lưu trữ vẫn chưa đáp ứng
được yêu cầu.
- Chưa xây dựng được “Danh mục thành phần tài liệu hành chính của
EVNHCMC cần được bảo quản vĩnh viễn".
41
2.3.3. Nguyên nhân của hạn chế khuyết điểm
- Nhân lực bố trí cho công tác lưu trữ còn mỏng nên khó khăn cho công tác
tổ chức quản lý công tác lưu trữ có mặt hiệu quả chưa cao.
- Chưa chú trọng ứng dụng CNTT phục vụ công tác lưu trữ, đẩy mạnh số hóa
tài liệu, ứng dụng CNTT trong giao dịch điện tử và sử dụng tài liệu điện tử.
- Đầu tư kinh phí cho hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ chưa
ngang tầm với yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới.
- Vì chưa có các công cụ đánh giá nhân viên làm công tác lưu trữ nên chưa
phát huy hết vai trò trách nhiemj của họ trong thực hiện nhiệm vụ.
- Chưa xây dựng được “Danh mục thành phần tài liệu hành chính của
EVNHCMC cần được bảo quản vĩnh viễn".
Tiểu kết chương 2
Trong chương này đi từ khái quát cơ cấu tổ chức và hoạt động của
EVNHCMC, tác giả đã đi sâu khảo sát đánh giá việc tổ chức quản lý công tác lưu
trữ tại cơ quan EVNHCMC với các nội dung: Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu
trữ; tuyển dụng, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ; Ban hành các văn bản quy định
về quản lý công tác lưu trữ; Tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác lưu trữ và hoạt
động tổ chức kiểm tra, đánh giá và cải tiến công tác lưu trữ. Từ đó, rút ta ưu điểm,
hạn chế và chỉ rõ nguyên nhân của các mặt hạn chế này. Đây chính là cơ sở thực
tiễn quan trọng cùng với cơ sở lý luận trong Chương 1 để tác giả đề xuất các giải
pháp mang tính thực tiễn nhằm tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ tại Cơ quan
EVNHCMC để phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý, điều hành SXKD đạt hiệu
quả hơn ở Chương 3.
42
Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC
LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
3.1. Định hướng hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC1
Để hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC trên cơ sở
thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp, khi xây dựng các giải pháp cần tuân thủ các
định hướng sau:
3.1.1. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với xu hướng
phát triển của EVNHCMC
EVNHCMC có các đặc điểm như về nguồn gốc hình thành, về quy mô, về
cơ cấu tổ chức, về sở hữu vốn ... Những đặc điểm này đòi hỏi phải có hình thức tổ
chức và quản lý công tác lưu trữ cho phù hợp để đạt mục tiêu đã đặt ra. Do vậy, khi
hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC cần thực hiện tốt:
- Thứ nhất, EVNHCMC được hình thành trên cơ sở chuyển đổi, tổ chức,
sắp xếp lại doanh nghiệp sau năm 1975, nhà nước là chủ sở hữu 100% vốn điều
điều lệ, các doanh nghiệp thành viên có vị trí, vai trò then chốt. Do đó, trừ TLLT
của một số ít các doanh nghiệp thuộc đa sở hữu, còn phần lớn tài liệu vẫn thuộc sở
hữu nhà nước. Trong đó có khối lượng lớn tài liệu của các doanh nghiệp tiền
nhiệm trước đây. Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của EVNHCMC trong giai
đoạn hiện tại cần lưu ý đến đặc điểm này để đảm bảo không làm mất đi những tài
liệu có giá trị vốn thuộc sở hữu nhà nước.
- Thứ hai, EVNHCMC tổ chức theo mô hình Công ty mẹ và công ty con,
thực tế cho thấy Công ty mẹ không thể trực tiếp quản lý công tác lưu trữ xuống tận
các công ty con. Mặt khác, mối liên kết giữa Công ty mẹ và các công ty con, giữa
các công ty con với nhau cũng rất khác nhau, phụ thuộc vào tỷ lệ vốn, vào thỏa
thuận hoặc hợp đồng. Vì vậy, tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của EVNHCMC
phải tính đến đặc điểm này để phát huy tối đa tính liên kết, gắn bó trong việc khai
thác, trao đổi thông tin, chia sẻ lợi ích linh hoạt và phù hợp.
1 Ý tưởng khoa học của nội dung này được chúng tôi tham khảo từ một số kết quả nghiên cứu của TS. Nguyễn Thị Kim Bình, giảng viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quôc gia Hà Nội
43
- Thứ ba, EVNHCMC có quy mô lớn về vốn và tài sản. Đây là thế mạnh
trong việc đầu tư để có thể hình thành mô hình lưu trữ hiện đại, có phương thức
hoạt động linh hoạt, có khả năng gia tăng giá trị thông tin của TLLT, phục vụ có
hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Bên cạnh đó, phạm vi hoạt động của
EVNHCMC cũng là yếu tố cần quan tâm để tổ chức công tác lưu trữ khoa học, phù
hợp và hiệu quả. Thực tế, địa bàn hoạt động của EVNHCMC rộng. Do đó, cần tạo
điều kiện cho việc ứng dụng khoa học kỹ thuật, CNTT để gia tăng giá trị thông tin
của TLLT, tạo khả năng tiếp cận, khai thác, sử dụng, chia sẻ TLLT của các đơn vị
thành viên thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả.
3.1.2. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với đặc thù
TLLT của EVNHCMC trong tương lai
Để tổ chức và quản lý công tác lưu trữ có hiệu quả, cần phải tính đến các đặc
thù TLLT của EVNHCMC. Yêu cầu này đòi hỏi trong quá trình quản lý theo pháp
luật, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng cần phải tôn trọng quyền sở hữu của
doanh nghiệp đối với TLLT. Những quy định và phương thức quản lý của nhà nước
và của EVNHCMC phải phù hợp với đặc điểm về tính bí mật kinh doanh, tính bán
công khai và giá trị thực tiễn lâu dài của TLLT. Để tạo thêm sức mạnh cho các
EVNHCMC, việc khai thác triệt để tiềm năng của tất cả các nguồn lực, trong đó có
TLLT nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho EVNHCMC là điều vô cùng cần thiết.
Không chỉ chứa đựng bí mật kinh doanh, một phần TLLT của EVNHCMC
còn chứa đựng bí mật nhà nước, ảnh hưởng mạnh mẽ đến lợi ích kinh tế, an ninh
quốc phòng và lợi ích của Thành phố Hồ Chí Minh cũng như của quốc gia. Do hoạt
động sản xuất kinh doanh trong ngành năng lượng thuộc lĩnh vực then chốt của nền
kinh tế của Thành phố trọng điểm phía Nam nên theo quy định của nhà nước, một
số tài liệu chứa đựng thông tin “Tuyệt mật” không được công bố. Đây là đặc điểm
nổi bật của TLLT thuộc EVNHCMC. Việc tiếp cận và khai thác sử dụng đối với
những tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh của doanh
nghiệp chỉ giới hạn trong phạm vi những người có thẩm quyền theo quy định của
nhà nước. Nó tạo nên đặc điểm bán công khai của TLLT. Đại diện chủ sở hữu nhà
nước tại Công ty mẹ, tại các công ty con và doanh nghiệp thành viên, đại diện theo
44
pháp luật của doanh nghiệp và các cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp
luật chịu trách nhiệm trong việc bảo vệ bí mật kinh doanh và bí mật nhà nước chứa
đựng trong TLLT. Từ những phân tích trên đây, cho thấy, tổ chức và quản lý công
tác lưu trữ của các EVNHCMC cần có những quy định phù hợp với đặc điểm
TLLT. Đặc biệt, cần chú ý đến quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm của EVNHCMC
trên cơ sở quy đinh của pháp luật. Đồng thời, EVNHCMC có thể lựa chọn hình
thức lưu trữ phù hợp với đặc điểm tổ chức và hoạt động, với đặc điểm của TLLT,
với ngành nghề sản xuất kinh doanh của mình nhưng không trái với quy định.
Ngoài ra, theo xu hướng phát triển thì sự xuất hiện ngày càng nhiều tài liệu
điện tử dó là vấn đề tất yếu trong hoạt động của các tổ chức trong đó có
EVNHCMC. Do vậy việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC cung cần
phải tính đến đặc điểm này để cách thức, biện pháp lưu trữ các dạng tài liệu điện tử
cho phù hợp công năng nhưng bảo đảm đúng các quy định của Pháp luật.
3.1.3. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phục vụ có hiệu quả
hoạt động sản xuất kinh doanh của EVNHCMC
Với tư cách là một doanh nghiệp EVNHCMC cũng đặt mục tiêu tối đa hóa
lợi nhuận lên hàng đầu. Vì vậy, để đảm bảo đạt được các mục tiêu trên, hoạt động
của EVNHCMC phải đảm bảo tính hiệu quả. Khi đó, TLLT của EVNHCMC phải
được xem là một trong những yếu tố phục vụ mục tiêu nâng cao lợi nhuận và các
mục tiêu khác của doanh nghiệp. Để hoạt động lưu trữ được ổn định và phát triển,
đòi hỏi EVNHCMC phải đầu tư về nhân sự, kho tàng, thiết bị phục vụ bảo quản tài
liệu. Đây được xem như là khoản đầu tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuyệt
đối không nên biến lưu trữ thành nơi lưu giữ những giấy tờ không cần thiết và trở
thành “gánh nặng” cho doanh nghiệp như thực tế đang diễn ra hiện nay tại một số
doanh nghiệp Nhà nước. Đối với doanh nghiệp, tổ chức khoa học và khai thác giá
trị thực tiễn của tài liệu có giá trị kinh tế, khoa học - công nghệ phục vụ cho hoạt
động sản xuất kinh doanh hàng ngày, nhằm mục đích tạo lợi nhuận cho doanh
nghiệp phải được quan tâm đầu tiên. Lợi nhuận chỉ có được khi chi phí thấp hơn
doanh thu. Theo nguyên lý đó, các khoản chi phí cho từng hạng mục, công việc cấu
45
thành công tác lưu trữ đều phải được hạch toán chi tiết và cần được xem là đầu tư
cho kinh doanh.
Tuy nhiên, để đánh giá hiệu quả công tác lưu trữ của EVNHCMC là điều
không đơn giản bởi lợi ích từ việc khai thác sử dụng TLLT phục vụ cho họat động
của các doanh nghiệp thành viên rất khó định lượng. Nhiều trường hợp, TLLT được
sử dụng mang lại giá trị gián tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc có ý
nghĩa đặc biệt đối với hoạt động của các doanh nghiệp thành viên như trưng bày
trong phòng truyền thống để khơi dậy lòng tự hào, tinh thần đoàn kết, gắn bó của
cán bộ nhân viên và người lao động đối với doanh nghiệp, xây dựng và phát triển
văn hóa doanh nghiệp; đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ; phục vụ
cho việc ban hành các quyết định hành chính quản lý, điều hành của doanh nghiệp...
Vì vậy, cần có cái nhìn toàn diện đối với đóng góp của công tác lưu trữ vào việc
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của EVNHCMC để có sự quan tâm, đầu tư
đúng mức cho tổ chức hoạt động lưu trữ.
3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở
EVNHCMC
Từ các nội dung phân tích thực trạng cũng như các yêu cầu đặt ra trong tổ
chức quản lý công tác lưu trữ, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả cho tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC như sau:
3.2.1. Đổi mới phương thức quản lý công tác lưu trữ trong EVNHCMC
EVNHCMC là doanh nghiệp Nhà nước cấp 2 được tổ chức theo mô hình
công ty mẹ, công ty con. Việc chức quản lý công tác lưu trữ trong EVNHCMC là để
quản lý TLLT hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp và tổ chức khai
thác sử dụng nhằm phát huy giá trị của TLLT vào nhiều mục đích khác nhau của
doanh nghiệp. Do đó, để đổi mới tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC
cần thực hiện tốt các biện pháp sau:
a) Tổ chức công tác lưu trữ trong EVNHCMC theo mô hình vừa tập trung
vừa phân tán
Nguyên tắc của công tác lưu trữ hiện nay là “Nhà nước thống nhất quản lý tài
liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam”. Thống nhất quản lý không đồng nghĩa với
46
việc tập trung tất cả tài liệu vào các kho lưu trữ lịch sử của nhà nước. Mục đích cuối
cùng của công tác lưu trữ luôn hướng đến là bảo quản an toàn và khai thác sử dụng
có hiệu quả TLLT phục vụ các yêu cầu khác nhau của xã hội. Hai vế trên phải luôn
được cân bằng mới đảm bảo sự tồn tại và phát triển của ngành lưu trữ, công tác lưu
trữ của mỗi cơ quan, tổ chức. Vì vậy, vấn đề quan trọng không phải là lưu trữ tài
liệu ở đâu mà là tổ chức và quản lý như thế nào tùy thuộc vào từng đối tượng để đạt
được mục đích trên vơi hiệu quả cao nhất. Do vậy, đối với EVNHCMC công tác lưu
trữ muốn đạt hiệu quả kép là lưu giữ tài liệu lịch sử và khai thác tài liệu đó hiệu quả,
phục vụ tối đa cho hoạt động của EVNHCMC cũng như các Công ty thành viên thì
mô hình lưu trữ cần kết hợp lưu trữ tập trung và lưu trữ phân tán nhưng tại cơ quan
EVNHCMC là mô hình lưu trữ tập trung, cụ thể:
Đối với lưu trữ tập trung: Mô hình này phù hợp với công tác LTTL tại công
ty mẹ EVNHCMC. Vì VNHCMC kinh doanh điện nên tài liệu chuyên ngành có
nhiều đặc thù như: khối lượng lớn; vật mang tin đa dạng; đa số tài liệu cần phải qua
khâu phân tích, minh giải để gia tăng giá trị thông tin ... dựa trên đặc trưng phương
pháp và kỹ thuật chế tác tài liệu. Vì vậy, công tác lưu trữ tập trung tại EVNHCMC
chủ yếu lưu trữ tài liệu hình thành từ hoạt động của Tổng Công ty, tài liệu hành
chính từ các hoạt động của Tổng công ty. Bên cạnh đó, lưu trữ tập trung chủ yếu
lưu trữ tài liệu KHKT của EVNHCMC và của các doanh nghiệp thành viên. Tuy
nhiên, do tài liệu KHKT được sử dụng thường xuyên nên việc tập trung bảo quản
tập trung là không phù hợp, đi ngược với lợi ích của doanh nghiệp thành viên. Do
đó, chỉ lưu trữ tài liệu KHKT của các doanh nghiệp chưa hoặc không có điều kiện
chuyển đổi định dạng cần chuyển đổi; tài liệu KHKT của các công trình, dự án đã
hoàn thành, không cần sử dụng cho thực tiễn hàng ngày; tài liệu của các Ban
QLDA, doanh nghiệp giải thể, phá sản không có doanh nghiệp kế nhiệm… Đặc biệt
là thực hiện nhiệm vụ xử lý, phân tích, minh giải mẫu vật, tài liệu đặc thù và lưu trữ
tài liệu phát sinh từ các hoạt động này. Làm được điều này, sẽ không còn cơ chế thu
thập tài liệu của các doanh nghiệp thành viên bằng mệnh lệnh hành chính mà việc
thu thập tài liệu của các doanh nghiệp thành viên được thu thập trên cơ sở thỏa
thuận liên kết, hợp tác giữa Công ty mẹ với các doanh nghiệp thành viên. Chế độ
47
tiếp cận, khai thác sử dụng được xây dựng trên cơ sở tôn trọng quyền sở hữu, sở
hữu trí tuệ, bản quyền… của doanh nghiệp sở hữu tài liệu. [5]
b) Đẩy mạnh áp dụng các tiêu chuẩn chất lượng trong tổ chức quản lý công
tác lưu trữ ở EVNHCMC
Ngày nay, tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều phải áp dụng các tiêu
chuẩn chất lượng. Đối với EVNHCMC nhiệm vụ chính là kinh doanh điện năng, cơ
khí điện và các dịch vụ khác liên quan tới ngành điện, đây còn là một điều kiện và
xu hướng tất yếu để ngày càng nâng cao chất lượng và uy tín của doanh nghiệp,
nâng cao khả năng cạnh tranh và mang lại lợi ích thiết thực cho khách hàng. Bên
cạnh đó, hệ thống quản lý chất lượng không chỉ đơn thuần là được thiết lập và áp
dụng một lần tại doanh nghiệp, mà còn cần thiết phải được kiểm tra và cấp chứng
nhận định kỳ bởi các cơ quan, tổ chức có uy tín. Trong số các hệ thống quản lý mà
nước ta đang áp dụng, xét về mức độ phù hợp với tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở
EVNHCMC, luận văn đề xuất áp dụng các hệ thống tương ứng với các tiêu chuẩn
như sau:
- ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về quản lý chất lượng, áp dụng cho mọi tổ
chức doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề, mọi thành phần kinh tế và mọi hình thức
hoạt động kinh doanh. Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 là cam kết của doanh nghiệp
về chất lượng và sự hài lòng của khách hàng, đảm bảo rằng sản phẩm hay dịch vụ
của tổ chức doanh nghiệp thực sự đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng, các
yêu cầu về luật pháp và luật định áp dụng. Đây còn là chuẩn mực cho phép tổ chức
doanh nghiệp đo lường được sự tiến bộ hướng tới việc cải tiến liên tục hoạt động
sản xuất kinh doanh, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức doanh nghiệp.
- Tiêu chuẩn ISO 15489 áp dụng cho việc quản lý hồ sơ được trình bày theo
mọi dạng thức hoặc trên mọi vật mang tin; hướng dẫn xác định trách nhiệm của các
tổ chức đối với hồ sơ và các chính sách, thủ tục, hệ thống và quá trình liên quan đến
hồ sơ; hướng dẫn về thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ.
c) Xây dựng các loại công cụ thống kê, tra cứu; chuẩn hóa quy trình và đẩy
mạnh ứng dụng CNTT trong tổ chức quản ký công tác lưu trữ ở EVNHCMC
48
Từ thực tiễn hiện trạng hệ thống công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ tại
đơn vị đã phân tích ở trên, nhận thấy lưu trữ đơn vị đang thiếu một hệ thống công
cụ tra cứu khoa học hoàn chỉnh. Rõ ràng với khối lượng tài liệu lớn, thành phần đa
dạng, nội dung phong phú như đơn vị thì công cụ truyền thống là mục lục hồ sơ vẫn
chưa đáp ứng đủ tiêu chuẩn của nó. Do vậy, cần xây dựng công cụ thống kê, tra cứu
một cách khoa học theo hướng:
+ Xây dựng mục lục hồ sơ khoa học: cần đảm bảo đầy đủ các thành phần gồm
có: tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng kê các hồ sơ,
bảng chỉ dẫn và phần kết thúc (theo quy định Tiêu chuẩn ngành, mã số TCN - 04 -
1997). Đồng thời việc xây dựng loại công cụ tra cứu thống kê tài liệu này cũng cần
được tiến hành dựa vào các loại thời hạn bảo quản cho tài liệu đã được xác định
trong quá trình chỉnh lý với mỗi loại thời hạn bảo quản của tài liệu cần được lập một
quyển mục lục hồ sơ riêng để tiện cho công tác đánh giá lại nhằm tối ưu hoá thành
phần tài liệu của Phông lưu trữ.
+ Xây dựng sổ nhập tài liệu lưu trữ khoa học: Công cụ này sẽ giúp Văn
phòng TCT theo dõi được tình hình cụ thể về nguồn gốc, số lượng, nội dung cùng
tình trạng của tài liệu được nộp lưu phục vụ công tác quản lý, thống kê một cách
nhanh chóng, kịp thời như trong việc lập các báo cáo tổng hợp công tác lưu trữ hàng
năm của Văn phòng.
- Nghiên cứu, xây dựng chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ liên quan đến
công tác lưu trữ như quy trình xác định giá trị tài liệu, các tiêu chuẩn lựa chọn tài
liệu; quy trình thu thập, bồ sung tài liệu, để áp dụng thống nhất trong toàn
EVNHCMC. Đề tài đã đề xuất quy trình xử lý tài liệu và hướng dẫn nghiệp vụ công
tác lưu trữ áp dụng trong toàn EVNHCMC [Phụ lục 6].
- Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong tổ chức quản lý công tác lưu trữ muốn
vậy, trước tiên cần số hóa tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử để tạo
thuận lợi cho công tác lưu trữ được lâu dài, giảm chi phí kho bãi lưu trữ góp phần
nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản
lý văn bản và hồ sơ công việc; scan các văn bản và đưa vào phần mềm; số hóa các
hồ sơ, văn bản hành chính.
49
3.2.2. Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu
trữ trong EVNHCMC
Thực tế cho thấy, bên cạnh các văn bản pháp lý do các cơ quan nhà nước ban
hành, thì EVNHCMC cần hoàn thiện các quy chế, hướng dẫn về công tác lưu trữ để
áp dụng tại doanh nghiệp mình dễ dàng và hiệu quả. Bởi lẽ, vấn đề lưu trữ tài liệu
hơn ai hết, chính doanh nghiệp là người hiểu rõ và sâu sắc nhất về nhu cầu cũng
như khả năng áp dụng các quy chế, quy trình công tác lưu trữ tại cơ quan mình. Qua
phân tích thực trạng, nổi lên một vấn đề là hệ thống quy chế, quy trình công tác lưu
trữ do EVNHCMC đặt ra không thiếu, song khi áp dụng lại không đầy đủ hoặc áp
dụng chưa phù hợp, chưa năng suất. Nguyên nhân của vấn đề này là do chưa được
cập nhật, bổ sung và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện thực tế tại cơ quan, mà
rập khuôn máy móc từ các văn bản cấp trên nên chưa thực sự phù hợp với
EVNHCMC.
Hiện nay, về thực hiện công tác lưu trữ tại EVNHCMC thực hiện theo các văn
bản sau: Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lực Việt
Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoàn Điện lực
Việt Nam thay thế cho Quyết định số 599/QĐ-EVN ngày 27/3/2018; Quyết định số
2722/QĐ-EVNHCMC ngày 17/6/2019 về việc ban hành Danh mục hồ sơ của các Ban
chức năng tại cơ quan Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh; Văn bản số
1996/EVNHCMC-VP ngày 08/5/2020 về việc Triển khai nhiệm vụ công tác văn thư,
lưu trữ năm 2020. Để bảo đảm công tác lưu trữ ở EVNHCMC và các công ty thành
viên được thông suốt, thời gian tới EVNHCMC cần làm tốt các vấn đề sau:
Trước hết, cụ thể hóa các văn bản về công tác lưu trữ của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước, của EVN cho phù hợp với đặc thù họa động của EVNHCMC
bảo đảm cho công tác lưu trữ có hiệu quả, phục vụ tốt nhất cho nhiệm vụ sản xuất,
kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, tiến hành tuyên truyền, phổ biến rộng rãi
đến từng bộ phận, phòng ban để thống nhất thực hiện trong toàn Tổng công ty. Các
quy định, hướng dẫn này sẽ bao gồm tất cả các quy trình quản lý tài liệu đi, tài liệu
đến, tài liệu lưu trữ theo cấp độ, cách thức lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ
quan. Ngoài ra, để hệ thống quản lý lưu trữ tài liệu đi vào hoạt động có hiệu quả và
50
thiết thực, EVNHCMC cần nghiên cứu và tổ chức cơ cấu nhân sự để xác lập vai trò,
trách nhiệm rõ ràng của các bộ phận, phòng ban và nhân sự chuyên môn trong tổ
chức quản lý công tấc lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu, thiết lập hệ thống quản lý hồ
sơ... tại cơ quan mình.
Bên cạnh đó, EVNHCMC cần tiến hành nghiên cứu để đề ra các quy định cụ
thể hóa về quản lý tài liệu lưu trữ sao cho phù hợp với điều kiện thực tế và việc thực
hiện các chức năng, nhiệm vụ kinh tế của mình. Trong phạm vi đề tài, đề tài đề xuất
xác định cụ thể danh mục phân loại tài liệu cho lưu trữ trong EVNHCM [Phụ lục
12]. Bổ sung các hình thức khen thưởng, chế tài về xử phạt để làm cơ sở xử lý các
trường hợp vi phạm quy định, làm thất thoát, mất mát, hỏng hóc tài liệu lưu trữ.
Đồng thời, nghiên cứu, xây dựng chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ liên quan đến
công tác lưu trữ như quy trình xác định giá trị tài liệu, các tiêu chuẩn lựa chọn tài
liệu; quy trình thu thập, bồ sung tài liệu, để áp dụng thống nhất trong toàn
EVNHCMC Xây dựng thống nhất các biểu mẫu trong quy chế, quy trình tổ chức
quản lý công tác lưu trữ tài liệu. Các loại biểu mẫu hành chính, các văn bản thông
dụng được chuẩn hóa theo quy định và công bố công khai trên mạng nội bộ để
thuận tiện sử dụng. Các biểu mẫu chứa đựng các thông tin đơn cụ thể, không chồng
chéo mâu thuẫn và phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp. Danh
sách các biểu mẫu phải được tổ chức khoa học, phân nhóm hợp lý, cập nhật kịp thời
để giúp các đơn vị, phòng ban có thể tìm chính xác các biểu mẫu cần thiết một cách
dễ dàng và nhanh chóng trên mạng nội bộ của doanh nghiệp đó. Các thư mục chứa
các mẫu văn bản được tạo ra theo hệ thống, giúp cho việc tra cứu thông tin tài liệu
lưu trữ được nhanh chóng, chính xác phục vụ tốt nhất cho hoạt động của
EVNHCMC [Phụ lục 6].
3.2.3. Bổ sung số lượng và nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ
trong EVNHCMC
Sự phát triển của khoa học - công nghệ đã đặt ra yêu cầu lưu trữ và sử dụng
tài liệu ngày càng cao. Yêu cầu này đã tác động mạnh mẽ đến công tác đào tạo
nguồn nhân lực cho công tác văn thư – lưu trữ trong giai đoạn mới sao cho đáp ứng
nhu cầu xã hội về phát triển năng lực, tri thức và các kỹ năng công nghệ thông tin.
51
EVNHCMC là đơn vị cấp 2 trực thuộc EVN, quản lý phân phối điện cho địa bàn
TP. Hồ Chí Minh, mảng công tác chính là kinh doanh mua bán điện năng nên trên
thực tế khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ trong đơn vị cũng khá nhiều. Tuy
nhiên, theo mô hình tổ chức của EVN thì trong các đơn vị không thành lập phòng
văn thư, lưu trữ riêng biệt mà tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ được đặt
trong Văn phòng TCT theo bộ phận văn thư, lưu trữ nên tại EVNHCMC cũng tuân
theo quy định này. Tại Cơ quan EVNHCMC người làm công tác lưu trữ chỉ có một
nhân sự được đào tạo qua trình độ Đại học còn nhân viên kiêm nhiệm chỉ được đào
tạo qua các lớp nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngắn hạn.
Bên cạnh những thuận lợi do tài liệu lưu trữ mang lại, các doanh nghiệp hiện
đang gặp không ít khó khăn trong quá trình quản lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan mình.
Một trong những nguyên nhân đó chính là nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ còn
hạn chế, một số chưa được đào tạo, bồi dưỡng hay tập huấn đầy đủ về công tác quản
lý lưu trữ tài liệu doanh nghiệp. Để công tác lưu trữ trong EVNHCMC có hiệu quả
cao, thời gian tới cần thực hiện tốt các vấn đề sau:
Thứ nhất, bố trí thêm nhân sự làm công tác lưu trữ tại Văn phòng TCT ngoài
01 chuyên viên phụ trách như hiện nay cần bố trí thêm một đến hai nhân sự kiêm
nhiệm làm công tác lưu trữ để bảo đảm cho công tác lưu trữ tại đây chặt chẽ có hiệu
quả cao.
Thứ hai, cần có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức mới về
nghiệp vụ công tác lưu trữ cho các nhân viên kiêm nhiệm, kể cả nhân viên trong
giai đoạn thử việc. Sau quá trình tuyển dụng, việc định hướng và huấn luyện cho
các nhân viên mới một cách bài bản sẽ quyết định đến hiệu quả làm việc về sau của
đội ngũ nhân viên, giữ họ ở lại lâu dài với doanh nghiệp, giảm chi phí đào tạo lại.
Nội dung đào tạo bao gồm các chính sách về quản lý hồ sơ của cơ quan, các tiêu
chuẩn, quy trình, hướng dẫn và trách nhiệm của các nhân viên trong các quy trình
đó. Nội dung đào tạo được cập nhật thường xuyên mỗi khi có sự thay đổi, nâng cấp
trong hệ thống quản lý và lưu trữ tài liệu. Ngoài ra, tiến hành đào tạo nghiệp vụ
chuyên môn và những kỹ năng cơ bản như giao tiếp, làm việc nhóm..., tạo điều kiện
cho nhân viên tiếp xúc và trau dồi thêm kinh nghiệm ở những công việc liên quan
52
đến phạm vi mà họ đảm trách hoặc tìm hiểu công việc của các phòng ban khác để
họ nắm bắt được tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp.
Thứ ba, bên cạnh công tác đào tạo và đào tạo lại, EVNHCMC cần thiết thiết
lập các công cụ đánh giá nhân viên làm công tác lưu trữ. Có rất nhiều phương pháp
để đánh giá thực hiện công việc, tuy nhiên công cụ KPI (Key Performance Indicator
– Chỉ số đánh giá thực hiện công việc) đang là một phương pháp phổ biến được
nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam quan tâm sử dụng. KPI là một công cụ hiện đại
giúp cho các nhà quản lý thực hiện các mục tiêu quản lý và chương trình hành động
cụ thể cho từng bộ phận, từng lĩnh vực và từng cá nhân, thông qua đó giúp cho việc
đánh giá trở nên công bằng và minh bạch hơn, đảm bảo cho người lao động thực
hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ
thể. Công tác lưu trữ là một phần trong công tác văn thư – lưu trữ, do đó đánh giá
việc thực hiện công tác này được lồng ghép vào phần đánh giá chung của công tác
văn thư – lưu trữ và sẽ thuộc trách nhiệm của Văn phòng EVNHCMC. Chuyên viên
lưu trữ của Văn phòng EVNHCMC xây dựng hệ thống KPI cho các vị trí chức danh
kiêm nhiệm công tác lưu trữ, người quản lý hồ sơ bao gồm các trách nhiệm chính
mà người đảm nhận công việc phải thực hiện; các chỉ số đánh giá theo tháng, quý,
năm; thang điểm. Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPI sẽ
xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.
3.2.4. Tăng cường đầu tư hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tài
liệu trong EVNHCMC
Cùng với những giải pháp về con người, chúng ta cũng cần phải dặt ra giải
pháp về cơ sở vật chất sao cho đồng bộ. Có như vậy, công tác lưu trữ mới thực sự
có được tiền đề vững chắc để phát triển và đóng góp vào hiện quản sản xuất kinh
doanh. Hiện nay, Tổng Công ty có xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đặt tại Tổng
kho lưu trữ Vĩnh Lộc – khu công nghiệp Vĩnh Lộc số 5, phường Bình Hưng Hòa B,
quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh. Bên cạnh đó, còn bố trí 03 kho lưu trữ
không chuyên dụng tại trụ sở làm việc của EVNHCMC gồm: Một kho lưu trữ cho
văn bản đến, một kho dành cho văn bản đi và một kho cho ban Tài chính kế toán.
Đồng thời, mỗi Ban sẽ có một phòng lưu trữ tài liệu ngay tại phòng làm việc để lưu
53
trữ hồ sơ. Tuy nhiên kho lưu trữ chuyên dụng chất lượng bảo đảm nhưng xa Văn
phòng TCT gây không ít khó khăn cho công tác lưu trữ cũng như khai thác sử dụng
nhưng tài liệu. Các kho lưu trữ không chuyên dụng ngay Cơ quan nhưng đã xuống
cấp, thấm nước làm ẩm hồ sơ tài liệu nếu để thời gian nữa sẽ nguy hại cho các tài
liệu lưu trữ ở đây. Tổng công ty cần có kinh phí hàng năm cho công tác văn thư –
lưu trữ nói chung công tác lưu trữ, bảo quản TLLT nói riêng. Kinh phí, chi phí mua
sắm trang thiết bị, chỉnh lý tài liệu, vận chuyển, phục vụ công tác lưu trữ được trích
từ chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của Tổng công ty và các đơn vị trực thuộc.
Lãnh đạo EVNHCMC có trách nhiệm đảm bảo nguồn kinh phí phục vụ công tác lưu
trữ. Đó thực sự là một giải pháp hữu hiệu góp phần không nhỏ vào việc khắc phục
hạn chế, cải thiện chất lượng công tác lưu trữ của Tổng công ty. Phương hướng
chung là đầu tư kinh phí xây dựng cải tạo các kho lưu trữ hiện có, bảo trì, nâng cấp
cơ sở vật chất – kỹ thuật, thay thế các máy móc, thiết bị lỗi thời, hư hỏng. Đồng thời
cũng hướng tới đầu tư xây dựng kho, phòng lưu trữ và trang thiết bị phục vụ công
tác lưu trữ cho các Công ty thành viên đáp ứng yêu cầu công tác lưu trữ trong tình
hình mới.
Ngoài ra, cần đầu tư trang bị hệ thống công nghệ thông tin, cơ sở hạ tầng
thông tin tại cơ quan, đơn vị mình. Hầu hết trong các quy trình tổ chức quản lý tài
liệu tại các doanh nghiệp khảo sát đều đề cập rất rõ đến vai trò của cấp quản lý,
cũng như phân định chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên thuộc bộ máy quản lý
trong công tác tổ chức quản lý tài liệu. Hệ thống lưu trữ được tạo lập và duy trì được
hiệu quả thực hiện một phần phụ thuộc vào sự quan tâm và chỉ đạo sâu sát, kịp thời
của cấp quản lý. Hiện nay, cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ cho công tác quản lý tài
liệu cũng như tài liệu điện tử tại EVNHCMC khá hiện đại và đầy đủ. Tuy nhiên, để
thực hiện được các mục tiêu quản lý tài liệu điện tử, đòi hỏi doanh nghiệp phải không
ngừng nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin sẵn có để đáp ứng các yêu cầu phát triển
không ngừng của công nghệ thông tin:
- Xây dựng mới, mua sắm, bảo trì, nâng cấp phần mềm, áp dụng các phần
mềm mới về quản lý tài liệu, chẳng hạn như các phần mềm e-DMS, Lạc Việt DMS,
Docuflo DMS, VcSoft DMS, Project Explorer...
54
- Xây dựng, cập nhật, duy trì và sao lưu cơ sở dữ liệu, các hệ thống thông tin
quản lý để làm cơ sở giải quyết, xử lý công việc hàng ngày tại doanh nghiệp.
- Xây dựng, duy trì, nâng cấp hệ thống kỹ thuật và nghiệp vụ đảm bảo an
toàn thông tin, bảo mật dữ liệu.
- Xây dựng, bổ sung các quy định, quy chế về quản lý, khai thác và bảo trì
các hệ thống thông tin.
Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu cũng cần được cập nhật liên tục và đầy đủ. Để
phục vụ đắc lực cho công tác lưu trữ, cơ sở dữ liệu nhất thiết phải có đường liên kết
đến các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của nhà nước có liên quan
đến ngành nghề, làm cơ sở cho các quyết định lãnh đạo của cấp quản lý, làm tư liệu
tham khảo phục vụ cho xử lý công việc của nhân viên.
3.2.5. Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ tài liệu ở EVNHCMC
Trong những năm qua, Chính phủ cũng như EVN ta đã ban hành nhiều văn
bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ. Đối với EVNHCMC cũng chủ
động thiết lập nhiều quy chế, quy trình quản lý công tác văn thư, lưu trữ nhằm
hướng dẫn quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở EVNHCMC cũng như các Công ty
thành viên. Song, các quy định, hướng dẫn trên khi được áp dụng vào thực tế phong
phú, đa dạng vẫn có thể xảy ra sai sót, sơ hở hoặc chưa được thực hiện thống nhất,
đồng bộ. Để kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình tổ chức thực hiện, đồng
thời nêu gương những điển hình tiêu biểu, những cách làm hay… và thường xuyên
tiến hành công tác kiểm tra, giám sát.
Việc kiểm tra, giám sát không đơn thuần là khâu cuối cùng của hoạt động tổ
chức quản lý mà phải được thực hiện đan xen trong suốt quá trình triển khai thực
hiện các văn bản pháp luật, các nội quy, quy chế do doanh nghiệp đặt ra vào đời
sống kinh tế của doanh nghiệp. Bởi lẽ, hoạt động quản lý của doanh nghiệp không
chỉ là đề ra các chính sách, nội quy thực hiện tại doanh nghiệp, mà thông qua công
tác kiểm tra, giám sát, các chính sách, nội quy của doanh nghiệp trở nên hoàn chỉnh
hơn, hiệu quả của công tác quản lý tại doanh nghiệp cũng được nâng cao. Kiểm tra,
giám sát cần trở thành một công tác định kỳ, là một nội dung lãnh đạo quan trọng
của các cấp quản lý doanh nghiệp. Vai trò của cấp quản lý đặc biệt quan trọng trong
mối liên hệ giữa việc lập kế hoạch - thực hiện – kiểm tra - đánh giá. Chính cấp quản
55
lý là người trực tiếp chỉ đạo, chịu trách nhiệm về việc duy trì hệ thống lưu trữ cho
doanh nghiệp, đồng thời đề ra các kế hoạch, quy trình, đồng thời thực hiện việc
kiểm tra và đánh giá để điều chỉnh hệ thống khi cần thiết.
Trong công tác lưu trữ tài liệu tại EVNHCMC, vấn đề kiểm tra, giám sát
cũng cần thiết được xem là một trong những giải pháp quan trọng nhằm góp phần
tạo ra những chuyển biến tích cực về mặt chất lượng của công tác lưu trữ tài liệu.
Kiểm tra, giám sát trong công tác lưu trữ tài liệu xuất phát từ mục đích nhằm phản
ánh được một cách trung thực, khách quan trong hoạt động lưu trữ nói riêng và
công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Từ đó, các cấp quản lý trong EVNHCMC có cơ
sở đề ra những định hướng hoạt động có hiệu quả hơn, những chính sách quản lý
thiết thực hơn. Kiểm tra, giám sát không sợ phát hiện cái sai, cái thiếu sót, mà còn
giúp cấp lãnh đạo nhìn nhận những ưu khuyết điểm hiện có trong công tác quản lý
tài liệu tại doanh nghiệp. Có như thế, chất lượng công tác quản lý tài liệu nói chung
và quản lý tài liệu lưu trữ do EVNHCMC ban hành mới được hoàn thiện và đáp ứng
các yêu cầu trong tình hình mới. EVNHCMC cần tiến hành lập kế hoạch kiểm tra
công tác văn thư, lưu trữ nhất là công tác lưu trữ tài liệu tại cơ quan mình; rà soát,
kiểm tra văn trước khi ban hành, kiểm tra toàn bộ cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ
cho việc thiết lập và duy trì hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan một cách
thường xuyên và hiệu quả.
Tiểu kết chương 3:
Trên cơ sở thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC đề tài
đề ra 3 yêu cầu cần tuân thủ làm cơ sở cho việc xác định các giải pháp được đúng
hướng. Từ đó, đề tài xác định 5 giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu
trữ ở EVNHCMC cụ thể là: Bố trí thêm nhân sự, nâng cao chất lượng đội ngũ làm
công tác lưu trữ trong EVNHCMC; Xây dựng ban hành và hướng dẫn thực hiện các
văn bản pháp lý về công tác lưu trữ trong EVNHCMC; Đổi mới tổ chức quản lý
công tác lưu trữ trong EVNHCMC; Tăng cường đầu tư hạ tầng, cơ sở vật chất phục
vụ công tác lưu trữ trong EVNHCMC; Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lưu
trữ ở EVNHCMC.
56
KẾT LUẬN
Đi từ nghiên cứu lý luận, tác giả đã đi vào những vấn đề cơ bản về khái niệm
tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp. Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt
động của doanh nghiệp. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong
doanh nghiệp. Đây là những vấn đề lý luận chung có ý nghĩa hết sức quan trọng là
tiền đề, cơ sở khảo sát để đánh giá thực trạng việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ
tại Cơ quan EVNHCMC.
Trên cơ sở lý luận đó, đề tài đánh giá riêng tại Cơ quan EVNHCMC, bộ phận
lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan.
Những nội dung của công tác lưu trữ được thực hiện đầy đủ và hoàn thiện. Chuyên
viên lưu trữ có chuyên môn thực hiện những kỹ năng và nghiệp vụ lưu trữ thành
thạo, chuyên nghiệp. Tổ chức, sắp xếp nơi làm việc, phương tiện làm việc, trang
thiết bị hiện đại, đầy đủ tạo điều kiện tốt cho nhân viên làm việc có hiệu quả cao.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, điều hành công việc. Tuy
nhiên, vẫn còn không ít hạn chế là: TLLT của các Ban chức năng chủ yếu còn nằm
tại các phòng ban chuyên môn, chưa được lập hồ sơ và thu thập đầy đủ về Lưu trữ
Cơ quan; hồ sơ, tài liệu chuyên môn chưa được chỉnh lý, sắp xếp khoa học và đang
có nguy cơ xuống cấp; việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời
với nhu cầu sử dụng; cơ sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin
cho công tác lưu trữ còn hạn chế chức năng tìm kiếm hồ sơ... dẫn đến việc phát huy
giá trị của tài liệu lưu trữ chưa cao.
Trên cơ sở thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC đề tài đề
ra 3 định hướng cần tuân thủ và xác định 5 giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công
tác lưu trữ ở EVNHCMC cụ thể là: Bố trí thêm nhân sự, nâng cao chất lượng đội ngũ
làm công tác lưu trữ trong EVNHCMC; Xây dựng ban hành và hướng dẫn thực hiện
các văn bản pháp lý về công tác lưu trữ trong EVNHCMC; Đổi mới tổ chức quản lý
công tác lưu trữ trong EVNHCMC; Tăng cường đầu tư hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ
công tác lưu trữ trong EVNHCMC; Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ ở
EVNHCMC. Thực hiện đồng bộ hệ thống các giải pháp trên là góp phần nâng cao hiệu
quả công tác tổ chức quản lý lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí
Minh hiện nay./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm
2013 ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ”;
2. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3 tháng 6 năm 2011
quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức;
3. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
4. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 3 tháng 6 năm 2012
quy định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;
5. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 về công tác văn thư;
6. Chính phủ (2004), Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 về công tác lưu trữ;
7. Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm
2013 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
8. Chính phủ (2007), Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007
về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
9. Chính phủ (2001), Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
về quản lý sử dụng con dấu;
10. Chính phủ (2004), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm
2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 về công tác văn thư;
11. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm
2020 về công tác văn thư;
12. Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (2009), Quyết định 128- QĐ/CVTLTNN
ngày 01 tháng 6 năm 2009 ban hành “Quy trình chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN
ISO 9001- 2000;
13. Nguyễn Thị Kim Bình (2016), Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của
các tập đoàn kinh tế Việt Nam, Luận án tiến sỹ ngành Lưu trữ học.
14. PGS.TS. Triệu Văn Cường (chủ biên) (2016), Giáo trình Văn thư, Nxb
Lao động, Hà Nội;
15. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn văn Thâm, Vương Đình
Quyền (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp, Hà Nội
16. Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã
hội, Hà Nội;
17. GVC.TS. Chu Thị Hậu (chủ biên) (2016), Giáo trình Lý luận và phương
pháp công tác lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội;
18. Đặng Bảo Quốc (1999), Khoa học tổ chức và quản lý - Một số vấn đề lý
luận và thực tiễn, NXB Thống kê, Hà Nội
19. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội;
20. Vương Đình Quyền (2006), “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”,
NXB ĐHQG Hà Nội;
21. PGS.TS Văn Tất Thu, “Xây dựng Luật lưu trữ để phát huy tác dụng của
tài liệu lưu trữ đối với đời sống” Tạp chí Nghiên cứu lập pháp điện tử, Số 3/2014.
22. Quốc hội (2014), Luật doanh nghiệp, NXB. CTQG, Hà Nội;
23. Quốc hội (2014), Luật Lưu trữ, NXB. CTQG, Hà Nội;
24. Tập đoàn Điện lực Việt Nam (2020), Quyết định số 333/QĐ -EVN
ngày 09 tháng 3 năm 2020 về ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong
Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam;
25. Trung tâm từ điển học (2007), Từ điển tiếng Việt, Nxb. Đà Nẵng
26. Viện Nghiên cứu và Đào tạo về quản lý (2008), Tinh hoa quản lý, NXB
Lao động - Xã hội, Hà Nội
Các trang Web:
27. http://psylist.net/uprav/ponat3.htm
28. http://inform.od.ua/articles/examen/1098533859.htm
29. http://tudientv.com/
DANH MỤC CÁC PHỤ LỤC
Phụ lục 01a: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TỔNG
CÔNG TY – TÀI LIỆU CHƯA ĐƯỢC CHỈNH LÝ TRƯỚC NĂM 2015
Phụ lục 01b: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TỔNG
CÔNG TY ĐÃ SẮP XẾP VÀ CHỈNH LÝ TẠI TỔNG KHO
Phụ lục 02: BẢNG THỜI HẠN BẢN QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU
TRỮ TRONG TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HỒ CHÍ MINH
Phụ lục 03: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH HỦY HỒ SƠ, TÀI LIỆU
HẾT GIÁ TRỊ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HỒ CHÍ MINH
Phụ lục 04: NỘI QUY QUẢN LÝ BẢO VỆ KHO LƯU TRỮ
Phụ lục 05: KẾ HOẠCH GIAO NỘP HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN EVNHCMC
Phụ lục 06: HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ
PHỤ LỤC
Phụ lục 1a: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TỔNG CÔNG TY – TÀI LIỆU CHƯA ĐƯỢC CHỈNH LÝ TRƯỚC NĂM 2015
Phụ lục 01b: MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN TỔNG CÔNG TY ĐÃ SẮP XẾP VÀ CHỈNH LÝ TẠI TỔNG KHO
Hình 1: Giá đựng tài liệu tại Kho Vĩnh Lộc của Tổng công ty (theo tiêu chuẩn ISO hiện nay), trang bị đầy đủ hệ thống ánh sáng, máy hút ẩm, máy điều hòa.
Hình 2: Phòng cháy chữa cháy tại Tổng kho Vĩnh Lộc được trang bị hệ thống bình khí CO2
Hình 3: trang bị tại phòng đọc để sử dùng tài liệu lưu trữ
Hình 4: Tài liệu đã được chỉnh lý tại kho lưu trữ Vĩnh Lộc
Hình 5: Hệ thống phần mền E – Office dùng để tra cứu và lưu trữ văn bản
Phụ lục 02: BẢNG THỜI HẠN BẢN QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA MỘT SỐ BAN TẠI EVNHCMC
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ
1
dấu, chữ ký…)
1. Tài liệu tổng hợp-hành chính 1.1. Tài liệu tổng hợp Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan - Chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước Đến khi văn bản hết hiệu lực thi - Gửi để biết (đổi tên cơ quan, thay đổi trụ sở, thông báo mẫu hành 05 năm 2
Hồ sơ xây dựng, thẩm định chế độ/quy định/hướng dẫn chung về điện lực - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb Vĩnh viễn 3 Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn hoặc các sự kiện quan trọng do
cơ quan chủ trì tổ chức 4 Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết công tác của cơ quan
Vĩnh viễn 20 năm 5
Vĩnh viễn 10 năm 6
20 năm 05 năm 7
- Dài hạn, hàng năm - Quý, 06 tháng, 9 tháng Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác Quý, tháng, tuần - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác Lịch công tác tuần Chương trình và báo cáo công tác đột xuất 8 9 10 Hồ sơ tổ chức thực hiện chủ trương, đường lối của Đảng và 05 năm 03 năm 01 năm 10 năm Vĩnh viễn
pháp luật của Nhà nước 11 Hồ sơ tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn chung về Vĩnh viễn
điện lực
12 Hồ sơ ứng dụng ISO trong hoạt động của cơ quan 13 Tập thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp 14 Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, thuyết trình, giải Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn
trình, trả lời chất vấn, phát biểu…)
15 Sổ ghi biên bản cuộc họp 16 Tập công văn trao đổi chung về công tác điện lực 10 năm 10 năm
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ
1.2. Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ
về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
17 Tập văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn chung Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
18 Hồ sơ xây dựng quy định/hướng dẫn về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ (quy định trang bị máy tính xách tay. mua hàng. tiếp nhận, xử lý, ban hành văn bản. thể thức quản lý văn bản…)
- Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản - Đối với đơn vị triển khai thực hiện 19 Hồ sơ Hội nghị tổng kết công tác hành chính văn phòng, văn Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb 10 năm
thư, lưu trữ 20 Hồ sơ Hội nghị tập huấn công tác hành chính văn phòng, văn 10 năm
21 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư,
thư, lưu trữ
lưu trữ hàng năm, nhiều năm - Đơn vị ban hành - Các đơn vị khác Vĩnh viễn 10 năm
22 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hành chính, văn thư,
lưu trữ quý, tháng - Đơn vị ban hành - Các đơn vị khác
23 Hồ sơ thực hiện Dự án/Chương trình về cải cách hành chính 24 Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu 10 năm 05 năm 20 năm 20 năm
trữ
25 Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ 26 Hồ sơ ứng dụng Văn phòng điện tử
27 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ 28 Báo cáo đột xuất về hành chính, văn thư, lưu trữ 29 Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Cải cách hành chính 30 Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo thực hiện Quy chế dân chủ 20 năm 20 năm sau khi phần mềm được thay thế 20 năm 10 năm 20 năm 20 năm
31 Sổ đăng ký văn bản đi 32 Sổ đăng ký văn bản đến 33 Tập lưu văn bản của Hội đồng Thành viên, quyết định, quy Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn
định, quy chế nội bộ, quy trình, kế hoạch, báo cáo, hợp đồng, công văn, hướng dẫn
34 Tập lưu văn bản khác: giấy mời, thông báo … 50 năm
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
35 Công văn trao đổi về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ THBQ 10 năm
1.3. Tài liệu về quản lý cơ sở vật chất
36 Hồ sơ về quản lý nhà, đất 37 Hồ sơ mua sắm máy móc thiết bị 38 Hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc thiết bị 39 Hồ sơ kiểm kê, thu hồi, thanh lý máy móc thiết bị 40 Hồ sơ sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan Vĩnh viễn 20 năm 20 năm 20 năm Theo tuổi thọ thiết bị
41 Hồ sơ về điều hành xe ô tô 42 Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định 43 Sổ sách theo dõi cấp phát nhiên liệu 44 Sổ sách theo dõi cấp phát văn phòng phẩm 45 Công văn trao đổi 05 năm 10 năm 05 năm 05 năm 10 năm
1.4. Tài liệu về công tác y tế 46 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác y tế
- Năm - Quý, 06 tháng
47 Hồ sơ về phòng chống dịch bệnh 48 Hồ sơ về quản lý bệnh nghề nghiệp 49 Hồ sơ về tổ chức khám, chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ 50 Hồ sơ về cấp phát thẻ bảo hiểm y tế 51 Hồ sơ mua sắm thuốc và các dụng cụ y tế 52 Sổ cấp phát thuốc 53 Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Dân số và Kế hoạch hoá
gia đình
54 Công văn trao đổi về công tác y tế Vĩnh viễn 20 năm 10 năm 20 năm 10 năm 10 năm 10 năm 05 năm 20 năm 10 năm 10 năm
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2. Tài liệu quy hoạch-kế hoạch-thống kê 2.1. Tài liệu quy hoạch 55 Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác quy hoạch
56 Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng
dẫn công tác quy hoạch - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb 57 Hồ sơ xây dựng, thẩm định đề án/dự án quy hoạch và chiến
lược phát triển điện lực - Được duyệt - Không được duyệt Vĩnh viễn 05 năm
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
58 Hồ sơ Hội nghị chuyên đề về quy hoạch ngành điện 59 Hồ sơ Hội nghị sơ kết/tổng kết việc thực hiện đề án, dự án quy THBQ Vĩnh viễn Vĩnh viễn
hoạch và chiến lược phát triển điện lực 60 Hồ sơ thực hiện đề án, dự án quy hoạch và chiến lược phát Vĩnh viễn
triển điện lực 61 Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện đề án, dự án quy hoạch và chiến Vĩnh viễn
lược phát triển điện lực 62 Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Thực hiện phát triển điện 20 năm
lực quốc gia
63 Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Quy hoạch điện 64 Công văn trao đổi về công tác quy hoạch 20 năm 10 năm
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2.2. Tài liệu kế hoạch 65 Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác kế hoạch
dẫn công tác kế hoạch (quy chế phân cấp thực hiện công tác kế hoạch. quy trình lập và duyệt kế hoạch…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
66 Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb
kế hoạch bổ sung) và báo cáo thực hiện kế hoạch từng lĩnh vực (sản xuất kinh doanh, lao động tiền lương, xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, mua sắm vật tư thiết bị, tài chính, vốn…) - Dài hạn, trung hạn và hàng năm - Quý, 06 tháng, 9 tháng - Tuần, tháng
67 Kế hoạch (chỉ tiêu kế hoạch được giao, kế hoạch chính thức, kế hoạch điều chỉnh, bổ sung) và báo cáo thực hiện kế hoạch toàn diện - Dài hạn, trung hạn và hàng năm - Quý, 06 tháng, 9 tháng - Tuần, tháng Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 68 Kế hoạch (chỉ tiêu kế hoạch được giao, kế hoạch chính thức,
69 Hồ sơ kiểm tra việc thực hiện kế hoạch 70 Hồ sơ xét duyệt công nhận hoàn thành kế hoạch 71 Công văn trao đổi về công tác kế hoạch Vĩnh viễn 20 năm 05 năm 20 năm Vĩnh viễn 10 năm
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
2.3. Tài liệu thống kê 72 Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác thống kê
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ 73 Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác thống kê - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb Vĩnh viễn 74 Báo cáo điều tra cơ bản 75 Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề dài hạn, hàng
năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác Vĩnh viễn 10 năm
76 Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề quý, 6 tháng, 9
tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác
77 Hồ sơ xây dựng niên giám thống kê 78 Sổ thống kê 79 Công văn trao đổi về công tác thống kê 20 năm 05 năm 10 năm 20 năm 10 năm
3. Tài liệu tổ chức-nhân sự 3.1. Tài liệu tổ chức
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
80 Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác tổ chức
81 Hồ sơ xây dựng/bổ sung, sửa đổi Điều lệ tổ chức và hoạt động. Quy chế làm việc và các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn khác về công tác tổ chức - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb
82 Hồ sơ hội nghị chuyên đề về tổ chức nhân sự do cơ quan chủ trì Vĩnh viễn 83 Kế hoạch và báo cáo công tác tổ chức dài hạn, hàng năm
- Đơn vị ban hành - Đơn vị khác Vĩnh viễn 05 năm 84 Kế hoạch và báo cáo công tác tổ chức quý, 6 tháng, 9 tháng
- Đơn vị ban hành - Đơn vị khác 20 năm 05 năm
Vĩnh viễn
85 Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức, sắp xếp, thành lập, hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị
86 Hồ sơ về cổ phần hoá, chuyển đổi, sắp xếp các doanh nghiệp 87 Hồ sơ về thực hiện phân cấp cho các đơn vị trực thuộc và hạch Vĩnh viễn Vĩnh viễn
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ
toán phụ thuộc
88 Hồ sơ về thành lập Ban/Hội đồng/Tổ chuyên gia/Tổ công tác 89 Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn chức danh viên chức chuyên môn 20 năm Vĩnh viễn
nghiệp vụ
90 Hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc công nhân kỹ thuật 91 Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế, định biên lao động 92 Hồ sơ về hoạt động của Ban chỉ đạo Đổi mới và Phát triển Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm
doanh nghiệp
93 Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng xếp hạng doanh nghiệp 94 Công văn trao đổi về công tác tổ chức 20 năm 10 năm
3.2. Tài liệu nhân sự/cán bộ
95 Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác cán bộ
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
96 Hồ sơ xây dựng văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác nhân sự - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
97 Hồ sơ về xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán bộ 98 Hồ sơ về đề bạt/bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb 20 năm 70 năm
99 Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch
chuyển cán bộ
hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi
100 Hồ sơ lý lịch của CBCNVC 101 Danh sách cán bộ, công nhân viên 102 Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng cán bộ, công nhân viên 103 Sổ thống kê nhân sự 104 Hồ sơ kỷ luật cán bộ 105 Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng kỷ luật 106 Hồ sơ giải quyết chế độ (hưu trí, tử tuất, tai nạn lao động, bệnh 20 năm 05 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn Vĩnh viễn 70 năm 70 năm 20 năm 70 năm
10 năm
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
nghề nghiệp, Bảo hiểm xã hội . . .) 107 Công văn trao đổi về công tác nhân sự 4. Tài liệu đào tạo, bồi dưỡng 108 Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác đào tạo, bồi dưỡng
109 Hồ sơ xây dựng đề án, chiến lược và các văn bản quản lý, chỉ đạo, điều hành công tác đào tạo, bồi dưỡng
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
- Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
THBQ Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb
110 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác Vĩnh viễn 10 năm
111 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác 20 năm 05 năm
112 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tay nghề quý, tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác 05 năm 03 năm 113 Hồ sơ xây dựng Khung chương trình đào tạo, bồi dưỡng
- Được duyệt - Không được duyệt Vĩnh viễn 05 năm 114 Hồ sơ xây dựng giáo trình đào tạo, bồi dưỡng
- Được duyệt - Không được duyệt Vĩnh viễn 05 năm 115 Hồ sơ tuyển sinh các khoá đào tạo tại cơ sở đào tạo và dạy 10 năm nghề 116 Hồ sơ về các khoá đào tạo tại cơ sở đào tạo và dạy nghề Vĩnh viễn
- Chính quy - Tại chức
117 Hồ sơ học sinh/sinh viên 118 Hồ sơ quản lý ký túc xá 119 Hồ sơ các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, tay nghề ở 20 năm 10 năm 10 năm
trong và ngoài nước
120 Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ cơ quan 121 Công văn trao đổi về công tác đào tạo, bồi dưỡng 20 năm 10 năm
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
5. Tài liệu lao động, tiền lương 5.1.Tài liệu lao động 122 Tập văn bản quy phạm pháp luật về lao động
123 Hồ sơ xây dựng các chế độ/quy định về lao động (nội quy lao
STT THBQ
TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU động, hợp đồng lao động, bảo hộ lao động, an toàn lao động, vệ sinh lao động, định mức lao động…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb
124 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương dài
hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác Vĩnh viễn 10 năm
125 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương 6
tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác 20 năm 05 năm 126 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch lao động, tiền lương
quý, tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác
127 Hồ sơ tổ chức thực hiện các chế độ/quy định về lao động 128 Báo cáo thống kê lao động 129 Hợp đồng lao động
130 Hồ sơ giải quyết tranh chấp lao động 131 Công văn trao đổi về công tác lao động 05 năm 03 năm Vĩnh viễn 20 năm 5 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng 10 năm 10 năm
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
5.2. Tài liệu tiền lương 132 Tập văn bản quy phạm pháp luật về tiền lương, tiền công
133 Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định/hướng dẫn về tiền lương, quỹ tiền lương, đơn giá tiền lương, phụ cấp, thù lao, tiền thưởng - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb Vĩnh viễn
134 Hồ sơ về tổ chức thực hiện chế độ/quy định/hướng dẫn về tiền lương, quỹ tiền lương, đơn giá tiền lương, phụ cấp, thù lao, tiền thưởng
135 Báo cáo thống kê tiền lương và thu nhập 136 Hồ sơ về quyết toán tiền lương 137 Hồ sơ về nâng lương, nâng bậc, nâng ngạch, chuyển đổi bảng 20 năm Vĩnh viễn 20 năm
lương 138 Hồ sơ về kiểm tra việc nâng lương, nâng bậc, nâng ngạch,
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
chuyển đổi bảng lương
139 Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng lương 140 Công văn trao đổi về công tác tiền lương, tiền công THBQ 20 năm 20 năm 10 năm
5.3. Tài liệu bảo hiểm 141 Tập văn bản quy phạm pháp luật về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 70 năm 10 năm
142 Hồ sơ về bảo hiểm xã hội,bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp 143 Công văn trao đổi về công tác bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế,
bảo hiểm thất nghiệp 6. Tài liệu tài chính-kế toán
định về quản lý tài chính. quản lý chi tiêu và hạch toán kế toán. quản lý công nợ. nhận, quản lý, sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn. quản lý, phân phối và sử dụng các quỹ….) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
144 Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác tài chính, kế toán Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 145 Hồ sơ xây dựng chế độ/quy định về tài chính, kế toán (Quy
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb Vĩnh viễn 146 Hồ sơ hội nghị tài chính-kế toán do cơ quan chủ trì 147 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính, kế toán dài
hạn, trung hạn và hàng năm - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác Vĩnh viễn 10 năm 148 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính, kế toán 6
tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác 20 năm 05 năm
149 Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch tài chính, kế toán quý,
tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác 150 Hồ sơ thực hiện chế độ/quy định về tài chính, kế toán (quản lý 05 năm 03 năm Vĩnh viễn
vốn, tài sản, giá, thuế, phí, lệ phí, chi tiêu…)
151 Hồ sơ kiểm tra tài chính - Vụ nghiêm trọng - Vụ việc khác Vĩnh viễn 10 năm
152 Hồ sơ kiểm toán tài chính - Vụ nghiêm trọng Vĩnh viễn
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
- Vụ việc khác
THBQ 10 năm 50 năm 50 năm 20 năm Vĩnh viễn 20 năm Vĩnh viễn Vĩnh viễn 153 Hồ sơ huy động vốn dài hạn, trung hạn và ngắn hạn 154 Hồ sơ đầu tư vốn ra bên ngoài 155 Hồ sơ phân bổ, cấp phát vốn 156 Hồ sơ chuyển nhượng, cho thuê, bàn giao tài sản cố định 157 Hồ sơ thanh lý tài sản cố định 158 Hồ sơ duyệt quyết toán tài chính năm 159 Hồ sơ duyệt quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành 160 Báo cáo tài chính hàng năm
- Đơn vị ban hành - Đơn vị khác Vĩnh viễn 10 năm
161 Báo cáo tài chính tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng
- Đơn vị ban hành - Đơn vị khác
Báo cáo kiểm kê tài sản cố định 20 năm 05 năm 20 năm 162 163 Sổ kế toán
- Không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và báo cáo tài chính
20 năm 10 năm - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết 164 Chứng từ kế toán - Sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ 10 năm kế toán và báo cáo tài chính năm
165 Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán 05 năm (Quy định tại Điều 41 Luật Kế 10 năm
7. Tài liệu quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và đấu thầu 7.1. Tài liệu quản lý đầu tư xây dựng
cơ bản
166 Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác đầu tư xây dựng Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành 167 Hồ sơ xây dựng quy định, quy trình và các văn bản quản lý,
chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn công tác đầu tư xây dựng (Quy định về quản lý chất lượng xây dựng công trình thuỷ điện. Quy định về công tác dò tìm, xử lý bom, mìn, vật nổ và chất độc hoá học khi xây dựng công trình nguồn điện…) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện Vĩnh viễn Theo hiệu lực văn bản 168 Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư
xây dựng cơ bản dài hạn, hàng năm - Đơn vị ban hành Vĩnh viễn
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU
- Đơn vị khác THBQ 10 năm 169 Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư
xây dựng cơ bản 6 tháng, 9 tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác 20 năm 05 năm 170 Kế hoạch và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư
xây dựng cơ bản quý, tháng - Đơn vị ban hành - Đơn vị khác 05 năm 03 năm 171 Hồ sơ xây dựng công trình thuỷ điện, nhiệt điện, điện khí,
Vĩnh viễn điện hạt nhân và năng lượng tái tạo, công trình lưới điện - Công trình trọng điểm quốc gia. Dự án nhóm A - Dự án nhóm B. Dự án nhóm C và Dự án cải tạo, sửa chữa lớn,
Theo tuổi thọ công trình
mở rộng quy mô công trình (Cấp công trình được quy định tại Nghị định số 59/2015/NĐ- CP ngày 18/6/2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng)
172 Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình nhà, xưởng
173 Hồ sơ xin chủ trương đầu tư xây dựng công trình
174 Hồ sơ lựa chọn nhà thầu (với nhà thầu trúng thầu)
175 Hồ sơ về lập và phê duyệt Báo cáo kinh tế kỹ thuật/Dự án đầu
15 năm Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171
tư xây dựng công trình - Tờ trình. - Báo cáo kinh tế kỹ thuật/Dự án đầu tư bao gồm: Thuyết minh dự án, bản vẽ thiết kế cơ sở (tổng thể mặt bằng, bản vẽ kiến trúc, bản vẽ kết cấu, bản vẽ hệ thống kỹ thuật và hạ tầng kỹ thuật, bản vẽ sơ đồ hệ thống phòng chống cháy nổ) và dự toán. - Văn bản thẩm định. - Quyết định phê duyệt/Quyết định đầu tư xây dựng công trình. 176 Hồ sơ khảo sát xây dựng công trình (địa chất, địa hình, khí
tượng, thuỷ văn…) - Đề cương khảo sát - Hợp đồng khảo sát - Nhiệm vụ và phương án kỹ thuật khảo sát Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ
- Báo cáo kết quả khảo sát - Văn bản phê duyệt và chấp thuận nghiệm thu - Báo cáo khảo sát của Chủ đầu tư. 177 Hồ sơ thiết kế kỹ thuật xây dựng công trình
- Hợp đồng thiết kế bản vẽ kỹ thuật - Thiết kế kỹ thuật gồm: thuyết minh, bản vẽ thiết kế kỹ thuật, dự toán và tổng dự toán công trình
- Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu và Biên bản nghiệm thu Hợp đồng thiết kế bản vẽ thiết kế kỹ thuật
Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 - Tờ trình TKKT - Các văn bản/báo cáo thẩm định liên quan TKKT - Quyết định phê duyệt TKKT. 178 Hồ sơ thẩm định thiết kế cơ sở:
- Văn bản đề nghị thẩm định thiết kế cơ sở - Hồ sơ thiết kế cơ sở (thuyết minh và bản vẽ) - Hồ sơ khảo sát công trình - Hợp đồng thẩm tra TKCS - Tài liệu chứng minh năng lực hành nghề của đơn vị/cá nhân lập thiết kế cơ sở
- Các văn bản tham gia góp ý của cơ quan có thẩm quyền liên quan
- Báo cáo thẩm tra của đơn vị thẩm tra - Báo cáo thẩm định của Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm
quyền. Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 179 Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công công trình
- Hợp đồng thiết kế bản vẽ thi công - Thiết kế bản vẽ thi công gồm: thuyết minh, bản vẽ thiết kế thi công, dự toán thi công - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu và Biên bản
nghiệm thu Hợp đồng thiết kế bản vẽ thi công - Quyết định phê duyệt TKBVTC (trường hợp thiết kế 2
bước), Báo cáo đánh giá tác động môi trường (trường hợp thiết kế 2 bước)
- Tờ trình phê duyệt TKBVTC (trường hợp thiết kế 2 bước). Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171
180 Hồ sơ thẩm định thiết kế bản vẽ thi công:
Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 - Văn bản đề nghị thẩm định thiết kế bản vẽ thi công - Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công (thuyết minh và bản vẽ) - Hồ sơ khảo sát công trình - Tài liệu chứng minh năng lực hành nghề của đơn vị/cá nhân
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ
lập thiết kế bản vẽ thi công - Các văn bản tham gia góp ý của cơ quan có thẩm quyền liên quan
- Hợp đồng thẩm tra TKBVTC (trường hợp thiết kế 2 bước) - Báo cáo thẩm tra của đơn vị thẩm tra (trường hợp thiết kế 2 bước) - Báo cáo thẩm định của Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm
quyền (trường hợp thiết kế 2 bước). 181 Hồ sơ cấp giấy phép xây dựng công trình
Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 - Văn bản đề nghị cấp giấy phép xây dựng - Tài liệu chứng minh quyền sử dụng đất - Bản vẽ thiết kế được duyệt - Văn bản thẩm định - Giấy phép xây dựng 182 Hồ sơ thi công công trình
- Hợp đồng thi công - Tài liệu sử dụng làm căn cứ thi công (Thiết kế bản vẽ thi công được duyệt). Bản vẽ hoàn công
- Phương án, biện pháp thi công - Biểu đồ thi công - Biên bản kiểm tra, thí nghiệm vật liệu, cấu kiện, vật tư, thiết bị sử dụng
Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 - Nhật ký thi công và nhật ký giám sát thi công - Báo cáo tình hình thi công (khối lượng/chất lượng và tiến độ)
Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171
183 Hồ sơ sự cố công trình - Báo cáo nhanh sự cố - Biên bản kiểm tra hiện trường - Báo cáo đánh giá xác định mức độ và nguyên nhân gây sự cố - Tài liệu thiết kế, thi công có liên quan đến sự cố - Báo cáo về biện pháp khắc phục và uả khắc phục sự cố
184 Bản vẽ hoàn công (bản vẽ phù hợp với thực tế, dùng để bảo trì, bảo trì công trình, được lập trên cơ sở bản vẽ thi công)
185 Hồ sơ nghiệm thu
Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 - Quyết định thành lập Hội đồng nghiệm thu - Phiếu yêu cầu nghiệm thu - Biên bản kiểm tra, thử nghiệm thiết bị, vận hành - Biên bản nghiệm thu (từng việc/từng giai đoạn/từng hạng
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ
mục/toàn bộ công trình)
công trình xây dựng do các cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện
- Văn bản nghiệm thu về PCCC của cảnh sát PCCC - Giấy xác nhận hoàn thành công trình bảo vệ môi trường của cơ quan chức năng - Hồ sơ bàn giao công trình: Hồ sơ hoàn thành công trình, tài
- Các văn bản liên quan đến việc kiểm tra công tác nghiệm thu
liệu hướng dẫn sử dụng, vận hành, bảo trì công trình.
186 Hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành
187 Hồ sơ về hoạt động của Ban Quản lý dự án:
- Nhiệt điện - Thuỷ điện - Điện lực dầu khí - Điện hạt nhân và năng lượng tái tạo - Lưới điện - Xây dựng dân dụng Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171
188 Hồ sơ về hoạt động của Hội đồng :
Theo thời hạn bảo quản công trình tại số thứ tự 171 - Đến bù, giải phóng mặt bằng công trình - Kiểm tra chất lượng, tiến độ các công trình - Nghiệm thu công trình (từng hạng mục và tổng thể)
189 Công văn trao đổi về công tác đầu tư xây dựng 10 năm
Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành
7.2. Tài liệu đấu thầu 190 Tập văn bản quy phạm pháp luật về công tác đấu thầu
191 Hồ sơ xây dựng quy chế, quy trình, quy định, quản lý, chỉ đạo, điều hành, hướng dẫn thực hiện công tác đấu thầu (Quy chế về công tác đấu thầu...) - Đối với cơ quan xây dựng, ban hành văn bản
- Đối với đơn vị triển khai thực hiện
192 Hồ sơ đấu thầu các gói thầu: Vĩnh viễn Theo hiệu lực của vb 20 năm
- Tư vấn xây dựng - Thiết kế - Thi công - Cung ứng vật tư
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ
- Mua sắm và lắp đặt thiết bị…
193 Kế hoạch đấu thầu 20 năm
20 năm
194 Hồ sơ về sơ tuyển nhà thầu - Hồ sơ mời sơ tuyển - Thông báo mời sơ tuyển - Biên bản giao nhận hồ sơ dự sơ tuyển - Báo cáo đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển - Tờ trình và Quyết định phê duyệt kết quả sơ tuyển - Thông báo kết quả sơ tuyển 195 Hồ sơ mời thầu 20 năm
- Hồ sơ mời thầu (Thông tin về gói thầu, câu hỏi về năng lực, kinh nghiệm đối với nhà thầu và các chỉ dẫn cần thiết cho nhà thầu) - Thông báo/Thư mời thầu/Văn bản làm rõ hoặc trả lời làm rõ
hồ sơ mời thầu - Hồ sơ dự thầu (Đơn dự thầu, bảo lãnh dự thầu, tài liệu chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu)
- Biên bản giao nhận hồ sơ dự thầu - Biên bản mở thầu - Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu - Báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu 196 Hồ sơ thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu 20 năm
- Kế hoạch đấu thầu - Hồ sơ mời thầu - Báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu - Báo cáo kết quả thẩm định - Quyết định phê duyệt kết quả trúng thầu 197 Hợp đồng kinh tế 20 năm
- Thông báo kết quả trúng thầu - Biên bản thương thảo - Hợp đồng kinh tế
05 năm 20 năm 198 Hồ sơ dự thầu nhưng không trúng 199 Hồ sơ giải quyết khiếu nại, kiến nghị trong đấu thầu dự án 200 Báo cáo dài hạn, hàng năm về công tác đấu thầu
Vĩnh viễn
Thành phần tài liệu gồm: - Văn bản của EVN liên quan - Văn bản của cấp lãnh đạo, bộ ngành liên quan đến báo cáo - Văn bản, báo cáo của các đơn vị (nếu có) 201 Hồ sơ kiểm tra/thanh tra về đấu thầu 20 năm
Thành phần tài liệu gồm: - Chương trình, kế hoạch kiểm tra, thanh tra hàng năm (nếu có)
STT TÊN NHÓM VÀ TÊN HỒ SƠ, TÀI LIỆU THBQ
- Đề cương kiểm tra, thanh tra tại đơn vị - Báo cáo của đơn vị được kiểm tra, thanh tra về nội dung kiểm tra (nếu có) - Biên bản, kết quả thanh/ kiểm tra của Đoàn thanh/ kiểm tra tại đơn vị - Công văn của EVN yêu cầu đơn vị thực hiện kiến nghị sau thanh/ kiểm tra. - Công văn của đơn vị về việc thực hiện các kiến nghị sau kiểm tra, thanh tra.
202 Công văn trao đổi về công tác đấu thầu 10 năm
Phụ lục 03: HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH HỦY HỒ SƠ, TÀI LIỆU HẾT
GIÁ TRỊ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HỒ CHÍ MINH
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG Số:…../VP
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2020
HƯỚNG DẪN (Quy trình hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh) Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một sổ điều của Luật Lưu trữ;
Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị. Để đảm bảo thực hiện thống nhất và đúng quy định của pháp luật, Văn phòng Tổng công ty hướng dẫn quy trình, thủ tục hủy tài liệu hết giá trị như sau:
Bước 1. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu
hết giá trị.
a. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị Danh mục tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục I) được lập trong hai
trường hợp sau:
- Trong quá trình chỉnh lý: tài liệu hết giá trị loại ra được lập thành các tập, tóm tắt tiêu đề, sắp xếp theo phương án phân loại hoặc Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và thống kê thành Danh mục tài liệu hết giá trị;
- Những hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản (bao gồm tài liệu bảo quản trong kho Lưu trữ cơ quan; tài liệu do cán bộ, công chức, viên chức, người được giao nhiệm vụ quản lý): được thống kê, hệ thống hóa theo thứ tự nhóm hồ sơ, tài liệu theo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thành Danh mục tài liệu hết giá trị.
b. Viết Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị (theo mẫu Phụ lục II). Bước 2. Thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị. Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm: a. Đối với các cơ quan, tổ chức: - Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức: Chủ tịch Hội đồng; - Chánh Văn phòng - Tổ chức cơ quan, đơn vị: Phó Chủ tịch Hội đồng; - Đại diện lãnh đạo phòng, ban, đơn vị có tài liệu đưa ra để xét hủy: ủy
viên;
- Công chức (viên chức) làm công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức (gọi
chung là Lưu trữ cơ quan), ủy viên kiêm thư ký.
b. Đối với các các cơ quan chuyên môn văn thư lưu trữ - Cấp phó của người đứng đầu cơ quan: Chủ tịch Hội đồng; - Công chức có tài liệu đưa ra để xét hủy: ủy viên; - Công chức làm công tác văn thư; lưu trữ của Phòng: ủy viên kiêm thư ký. Bước 3. Xét hồ sơ, tài liệu đề nghị hủy Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện việc xét hủy tài liệu hết giá trị
theo phương thức:
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu tổ chức họp, từng thành viên Hội đồng chịu trách nhiệm xem xét, đối chiếu Danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại, kiểm tra thực tế tài liệu;
- Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận theo đa số về tài liệu dự kiến hủy (phải được các thành viên Hội đồng thông qua); các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp, có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng trước khi trình Người đứng đầu cơ quan, tô chức. Biên bản được lập thành 02 bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy tài liệu của cơ quan và một bản đưa vào hồ sơ trình cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ thẩm định tài liệu hết giá trị.
Bước 4. Hoàn thiện hồ sơ và trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ: - Đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy.
Đối với cơ quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử: trình cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp thẩm định tài liệu hêt giá trị cần hủy.
Hồ sơ đề nghị thẩm định gồm: - Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu
hết giá trị (theo mẫu tại Phụ lục IV).
- Danh mục tài liệu hết giá trị (đã được chỉnh sửa sau khi họp Hội đồng
Xác định giá trị tài liệu);
- Tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị; - Quyết định thành lập Hội đồng Xác định giá trị tài liệu; - Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; Bước 5. Thẩm định tài liệu hết giá trị trưóc khi hủy 5.1 Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị a. Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố: Bộ phận Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm giúp Văn phòng Tổng công ty Điện lực thành phố Hồ Chí Minh thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy theo đề nghị của Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức.
b. Đối với các cơ quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:
- Lưu trữ của cơ quan, tổ chức cấp trên chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức thấm tra tài liệu hết giá trị cần hủy của các cơ quan tổ chức trực thuộc không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử;
5.2 Trình tự, thủ tục thẩm định tài liệu hết giá trị a. Các cơ quan, tổ chức có hồ sơ, tài liệu hủy phải lập Danh mục tài liệu hết giá trị và gửi đầy đủ hồ sơ đề nghị hủy tài liệu hết giá trị (thành phần hồ sơ nêu tại Bước 4) về cơ quan quản lý nhà nước có thấm quyền để thẩm định theo quy định.
b. Nội dung thẩm định tài liệu hết giá trị - Cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp tiến hành thẩm định về thủ tục xét hủy và thành phần, nội dung tài liệu hết giá trị; kiểm tra đối chiếu với thực tế tài liệu; lập Biên bản thẩm định; trả lời bằng văn bản ý kiến thẩm định.
- Thời hạn thẩm định tài liệu hết giá trị: không quá 30 ngày làm việc kể
từ ngày nhận hồ sơ đề nghị thẩm định hợp lệ.
Bước 6. Hoàn thiện hồ sơ và trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
quyết định hủy tài liệu
Căn cứ vào văn bản thẩm định của cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp; Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
- Đối với hồ sơ, tài liệu trong Danh mục đề nghị hủy nhưng cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên trực tiếp yêu cầu giữ lại bảo quản thì Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm hoàn thiện lại hồ sơ trước khi trình Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy; việc hoàn thiện hồ sơ thực hiện theo những nội dung sau:
- Những hồ sơ, tài liệu yêu cầu giữ lại tiếp tục lưu trữ phải được sắp xếp bổ sung vào mục lục hồ sơ tương ứng của phông (nhóm) tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;
- Hoàn thiện hồ sơ và Danh mục tài liệu hết giá trị: ghi lại tổng sổ bó, tập tài liệu hết giá trị được phép hủy; ghi lại sổ và đánh sổ lại trật tự các bó, tập (nêu cần); hoàn chỉnh lại tiêu đề các bó, tập; viết lại lý do hủy.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức ký Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị.
Bước 7. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị Căn cứ Quyết định của Người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc hủy tài
liệu hết giá trị, việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện theo các bước sau:
a. Đóng gói tài liệu hết giá trị b. Lập Biên bản bàn giao tài liệu hủy c. Thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị: việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu bằng cách cắt giấy, ngâm nước qua phương tiện chế biến.
d. Lập Biên bản về việc hủy tài liệu hết giá trị e. Cơ quan, đơn vị gửi Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; Biên bản bàn giao tài liệu hủy; Biên bản hủy tài liệu hết giá trị về Chi cục Văn thư - Lưu trữ trong thời hạn 10 ngày sau khi thực hiện việc hủy tài liệu hết giá trị. Bước 8. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị a. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm: - Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết
giá trị;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; - Văn bản đề nghi thẩm định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu
hết giá trị;
- Văn bản thẩm định, cho ý kiến của cơ quan có thẩm quyền; - Quyết định hủy tài liệu hết giá trị của người đứng đầu cơ quan, tổ chức; - Biên bản bàn giao tài liệu hủy; - Biên bản hủy tài liệu hết giá trị. b. Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại Lưu trữ cơ
quan, tổ chức có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Đề nghị Thủ trưởng các cơ quan, ban, ngành, đơn vị triển khai thực hiện ở cơ quan, đơn vị mình và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc thực hiện việc hủy hồ sơ, tài liệu theo quy định./.
Nơi nhận: - Các Ban chức năng; - Lưu: VT, VP (01)
CHÁNH VĂN PHÒNG Trần Vũ Quang
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG
Số: /QĐ - ….
............, ngày...tháng...năm....
QUYẾT ĐỊNH Về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
Căn cứ …(văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ
quan, tổ chức…..);
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một sổ điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Nghị định số .............. ngày...tháng...năm... của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; Căn cứ … (văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền); Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu,
QUYẾT ĐỊNH: Điều 1: Tiêu huỷ … tập (hồ sơ) tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)….
(kèm theo Danh mục tài liệu hết giá trị).
Điều 2: Giao cho (Lưu trữ cơ quan, tổ chức)…. thực hiện việc tiêu huỷ
tài liệu theo đúng quy định pháp luật.
Điều 3: Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu….… chịu trách nhiệm
thi hành Quyết định này./.
Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lưu: VT, VP.
TỔNG GIÁM ĐỐC (Chữ ký, dấu) Trần Văn A
Phụ lục 04: NỘI QUY QUẢN LÝ KHO LƯU TRỮ
NỘI QUY KHO LƯU TRỮ CỦA TỔNG CÔNG TY
----------------------------
Nhằm quản lý và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong Kho lưu trữ của
Tổng công ty, Tổng công ty yêu cầu toàn thể CNVC-LĐ chấp hành các quy
định sau:
1. Thời gian ra vào Kho lưu trữ: từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ các ngày nghỉ,
ngày Lễ, Tết:
- Sáng: từ 07 giờ 30 phút đến 12 giờ 00 phút;
- Chiều: từ 13 giờ 00 phút đến 16 giờ 30 phút.
2. Đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ
a) Nghiêm cấm mọi hành vi làm nguy hại đến tài liệu trong Kho lưu trữ.
- Tuyệt đối không mang các loại chất lỏng, chất nổ, chất dễ cháy, dụng
cụ phát tia lửa vào trong Kho.
- Không hút thuốc lá trong Kho
- Không ăn, uống trong Kho.
b) Việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu phải thực hiện theo Quy định về sử
dụng tài liệu trong quy chế quản lý nội bộ hiện hành.
3. Đối với người phụ trách Kho Lưu trữ: Quản lý Kho, bảo quản hồ sơ, tài
liệu trong Kho; lập sổ theo dõi xuất, nhập tài liệu lưu trữ; giữ ngăn nắp, vệ
sinh, kiểm tra, thống kê tài liệu trong Kho theo quy định; khi có sự cố hư hỏng,
mất mát hồ sơ, tài liệu, phải kịp thời báo cáo cho Thủ trưởng Cơ quan TCT
hoặc Lãnh đạo Văn phòng TCT xem xét và xử lý.
4. Đối với người khai thác tài liệu:
a) Không mang cặp, túi vào Kho.
b) Không sử dụng các thiết bị có chức năng sao chụp vào trong Kho.
c) Không được có bất kỳ hành vi nào làm hư hỏng hồ sơ, tài liệu trong
Kho.
d) Khi có nhu cầu khai thác tài liệu phải được sự đồng ý bằng văn bản
của Thủ trưởng Cơ quan TCT hoặc Chánh Văn phòng TCT, đọc tài liệu
tại phòng đọc và thực hiện khai thác theo sự hướng dẫn của người được
giao phụ trách Kho lưu trữ.
5. Đối với Công ty Vật tư Vận tải (nơi quản lý Kho lưu trữ của Cơ quan
TCT):
a) Chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối về trang thiết bị, tài sản
tại Kho lưu trữ của Tổng công ty.
b) Thường xuyên kiểm tra công tác phòng cháy, chữa cháy, hệ thống
điện, tại kho Lưu trữ của Tổng công ty.
c) Bố trí lực lượng bảo vệ tuần tra, kiểm soát 24/24h, kịp thời thông báo
với Thủ trưởng Cơ quan TCT hoặc Chánh Văn phòng TCT khi có bất kỳ
sự cố nào xảy ra.
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HỒ CHÍ MINH
Phụ lục 05: KẾ HOẠCH GIAO NỘP HỒ SƠ TẠI CƠ QUAN EVNHCMC
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ________________________________________________
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG __________________ Số: 103/TTr-VP Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 18 tháng 5 năm 2020
TỜ TRÌNH Bảng danh mục hồ sơ dự kiến của các Ban năm 2020 và thực hiện việc giao nộp hồ sơ năm 2019 theo danh mục đã đăng ký
________________________
Căn cứ theo Chỉ thị số 5202/CT-EVN ngày 03/11/2017 của Tập Đoàn
Điện Lực Việt Nam, V/v tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài
liệu vào Lưu trữ Cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Căn cứ theo công văn số 1996/EVNHCMC-VP ngày 08/5/2020 của Tổng
công ty, V/v triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020.
Văn phòng TCT kính trình ông Thủ trưởng Cơ quan chấp thuận giao cho
các Ban triển khai các nội dung như sau:
1. Các Ban tiến hành rà soát và đăng ký lại Bảng danh mục hồ sơ của các
Ban áp dụng cho năm 2020 (tham khảo dự thảo đính kèm), gửi về Văn phòng
trước ngày 29/5/2020 để Văn phòng tổng hợp, sau thời gian trên nếu không có
ý kiến xem dự thống nhất với dự thảo, Văn phòng chuyển Ban TCNS trình
Lãnh đạo Tổng công ty ban hành quyết định thi hành.
2. Đối với những hồ sơ đã đăng ký theo Quyết định số 2722/QĐ-
EVNHCMC ngày 17/6/2019 của Tổng công ty V/v Ban hành Danh mục hồ sơ
của các Ban chức năng tại Cơ quan Tổng công ty năm 2019. Kính đề nghị các
Ban chức năng thực hiện hoàn tất việc lập hồ sơ theo đúng quy định và giao
nộp về Văn phòng TCT trước 30/6/2020.
3. Giao Văn phòng TCT phối hợp và báo cáo tình hình thực hiện giao nộp
hồ sơ của các Ban để đảm bảo đúng tiến độ.
Trên đây là những đề xuất của Văn phòng Tổng công ty. Kính trình Ông
Thủ trưởng Cơ quan xem xét chấp thuận để Văn phòng làm cơ sở triển khai
thực hiện.
Trân trọng kính trình ./.
DUYỆT
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN CHÁNH VĂN PHÒNG
Trần Khiêm Tuấn Trần Vũ Quang
Nơi nhận: - Các Ban “để thực hiện”; - Lưu: VT HC, NTTH; (01)
PHỤ LỤC 06: HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC TP. HỒ CHÍ MINH VĂN PHÒNG
Sô: …/HD-VP Thành phố Hồ Chí Minh, ngày … tháng ... năm 2020
HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ
Phông lưu trữ: Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh
Giai đoạn: Từ năm…. Đến năm …
Căn cứ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2010 của Cục Văn
thư Lưu trữ Nhà nước về việc Ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo
TCVN ISO 9001: 2000;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ
quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động
của cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài
chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của ngành Tài chính;
Căn cứ theo Chỉ thị số 5202/CT-EVN ngày 03/11/2017 của Tập Đoàn
Điện Lực Việt Nam, V/v tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài
liệu vào Lưu trữ Cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Căn cứ theo công văn số 1996/EVNHCMC-VP ngày 08/5/2020 của
Tổng công ty, V/v triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020.
Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của Phông lưu trữ Tổng công ty Điện lực
Thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu của ngành
điện lực;
A. PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI
Tài liệu Phông Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh được phân
loại theo phương án: “CƠ CẤU TỔ CHỨC - THỜI GIAN”. Cụ thể như sau:
Bước 01: Tài liệu trong Phông phân chia thành từng nhóm lớn (Mỗi
nhóm lớn tương ứng với từng cơ quan, đơn vị)
1. Văn phòng Tổng công ty
2. 16 Ban chức năng
3. 03 Ban quản lý (Ban Quản lý Dự án Lưới điện; Ban Quản lý Cao ốc Văn
phòng; Ban Quản lý Dự án Lưới điện phân phối).
