Luận văn Thạc sĩ Khoa học: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

-------------------------------------------------

LLƯƯUU TTHHỊỊ HHẰẰNNGG

NNGGHHIIÊÊNN CCỨỨUU XXÂÂYY DDỰỰNNGG DDAANNHH MMỤỤCC

HHỒỒ SSƠƠ VVÀÀ QQUUẢẢNN LLÝÝ HHỒỒ SSƠƠ ĐĐIIỆỆNN TTỬỬ TTẠẠII

TTRRƯƯỜỜNNGG ĐĐẠẠII HHỌỌCC HHẢẢII PPHHÒÒNNGG

LLUUẬẬNN VVĂĂNN TTHHẠẠCC SSĨĨ KKHHOOAA HHỌỌCC

HÀ NỘI - 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------------------

LLƯƯUU TTHHỊỊ HHẰẰNNGG

NNGGHHIIÊÊNN CCỨỨUU XXÂÂYY DDỰỰNNGG DDAANNHH MMỤỤCC

HHỒỒ SSƠƠ VVÀÀ QQUUẢẢNN LLÝÝ HHỒỒ SSƠƠ ĐĐIIỆỆNN TTỬỬ TTẠẠII

TTRRƯƯỜỜNNGG ĐĐẠẠII HHỌỌCC HHẢẢII PPHHÒÒNNGG

LLuuậậnn vvăănn tthhạạcc ssĩĩ cchhuuyyêênn nnggàànnhh:: LLưưuu ttrrữữ

MMãã ssốố:: 6600 3322 0033 0011

NNggưườờii hhưướớnngg ddẫẫnn kkhhooaa hhọọcc:: TTSS.. NNgguuyyễễnn LLệệ NNhhuunngg

HÀ NỘI - 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi.

Trong luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học

và sử dụng một số thông tin từ các văn bản Đảng, Nhà nƣớc xong đã có trích

dẫn. Các số liệu, thông tin chứng minh và dẫn chứng trong luận văn là cập

nhật, đáng tin cậy và đƣợc dẫn chứng rõ ràng, đầy đủ.

Tác giả

Lƣu Thị Hằng

MỤC LỤC

MỤC LỤC .............................................................................................................. 2

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .................................................................... 5

1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................... 6

2. Mục tiêu đề tài ................................................................................................... 7

3. Nhiệm vụ của đề tài ........................................................................................... 7

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu ..................................................................... 7

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 8

6. Nguồn tài liệu tham khảo ............................................................................... 11

7. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................. 11

8. Đóng góp của đề tài ......................................................................................... 12

9. Bố cục Luận văn .............................................................................................. 12

CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ

CHỨC VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ, QUẢN LÝ HỒ SƠ ..... 12

1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần, nội dung

tài liệu Trƣờng ĐHHP ......................................................................................... 12

1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trƣờng ĐHHP ........................... 12

1.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Trƣờng ĐHHP ................................................... 12

1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Trƣờng Đại học Hải Phòng ........................................... 14

1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP ........................................... 19

1.1.3. Ý nghĩa tài liệu Trƣờng ĐHHP .................................................................. 21

1.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trƣờng ĐHHP ............... 24

1.2.1. Quy định, hƣớng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của các

cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ......................................................................... 24

1.2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP ................ 25

1.2.2.1. Công tác lập hồ sơ Trƣờng ĐHHP ....................................................... ..25

1.2.2.2. Công tác quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP .................................................. 34

1.2.3. Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP ... 37

1.2.3.1. Ƣu điểm .................................................................................................. 38

1.2.3.2. Nhƣợc điểm ............................................................................................ 38

Tiểu kết chƣơng 1 ................................................................................................. 41

CHƢƠNG 2 .......................................................................................................... 42

XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG .......... 42

2.1. Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ ..................................................... 42

2.1.1. Khái niệm về danh mục hồ sơ .................................................................... 42

2.1.2. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ ........................................................... 42

2.1.3. Phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ .................................................... 43

2.1.4. Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơ .............. 43

2.2. Danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP ................................................................... 44

Tiểu kết chƣơng 2 ................................................................................................. 65

CHƢƠNG 3 .......................................................................................................... 66

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG .................. 66

3.1. Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử ..................................................... 66

3.2. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ ................................. 68

3.2.1. Các nút chức năng của phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ sơ điện

tử. .......................................................................................................................... 68

3.2.2. Nhiệm vụ của cán bộ văn thƣ trong việc sử dụng phần mềm .................... 69

3.3. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP .......................................................... 71

3.3.1. Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trƣờng ĐHHP .................................. 71

3.3.2. Nội dung quản lý hồ sơ điện tử .................................................................. 72

3.3.3. Bảo quản tài liệu lƣu trữ điện tử ................................................................ 76

3.3.4. Khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ điện tử ................................................. 77

Tiểu kết chƣơng 3 ................................................................................................. 78

KẾT LUẬN .......................................................................................................... 79

TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 81

PHỤ LỤC ............................................................................................................. 84

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ĐHHP: Đại học Hải Phòng

UBND: Uỷ ban nhân dân

HSSV: Học sinh sinh viên

NCKH: Nghiên cứu khoa học

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Trƣờng Đại học Hải Phòng là trƣờng đại học công lập thuộc hệ thống

giáo dục quốc dân của nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Trƣờng là

đơn vị sự nghiệp công lập, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng và đƣợc

mở tài khoản tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nƣớc. Trƣờng chịu sự quản lý

toàn diện, trực tiếp của UBND thành phố Hải Phòng. Với vị trí, vai trò quan

trọng nhƣ hiện nay Trƣờng ĐHHP sản sinh ra khối lƣợng tài liệu khá lớn và

có giá trị. Nhƣng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt của trƣờng từ khi

thành lập đến nay luôn ở dạng bó gói, thất lạc và mất mát. Việc lập hồ sơ nói

riêng và công tác văn thƣ, lƣu trữ của nhà trƣờng nói chung còn yếu, chƣa có

những quy định cụ thể để hoàn thiện. Thêm vào đó nhà trƣờng sử dụng phần

mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ do UBND thành phố Hải Phòng cung cấp

nhƣng việc quản lý hồ sơ điện tử chƣa đƣợc cụ thể, rõ ràng và khoa học.

Đứng trƣớc thực tế trên thì việc xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ

sơ là vô cùng cần thiết và cấp bách hiện nay. Trải qua nhiều giai đoạn phát

triển nhƣng cho đến nay công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của nhà trƣờng vẫn

còn là vấn đề lớn cần đƣa ra bàn luận bởi chƣa tìm đƣợc cách thức hợp lý,

chƣa có cái nhìn đúng đắn đối với tài liệu. Khối lƣợng tài liệu nhà trƣờng sản

sinh ra hàng năm rất lớn, cán bộ, giảng viên nhà trƣờng chƣa nhận thức đƣợc

hết tầm quan trọng của tài liệu.

Để những tài liệu có giá trị của nhà trƣờng đƣợc lƣu giữ một cách khoa

học, không bị mất, thất lạc và là kho tài liệu tham khảo và tin cậy thì việc xây

dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ là việc cần làm ngay. Chính vì điều đó

chúng tôi chọn đề tài: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ

sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng” làm đề tài luận văn thạc sĩ của

mình.

2. Mục tiêu đề tài

Trƣớc những đòi hỏi về mặt lý luận và thực tiễn của công tác lập hồ sơ

và bảo quản tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng ĐHHP

luận văn xác định những mục tiêu sau:

- Xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP để giúp cán bộ, giảng

viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập đƣợc hồ sơ công việc.

- Quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử thông qua phần mềm quản lý văn

bản: qlvb.hpnet.

3. Nhiệm vụ của đề tài

- Nghiên cứu các văn bản về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh mục hồ

sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử và quản lý hồ sơ điện tử.

- Tìm hiểu các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức

Trƣờng ĐHHP.

- Khảo sát 11 đơn vị chức năng thuộc Trƣờng ĐHHP để đƣa ra thực

trạng công tác lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP để xây

dựng bản danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP.

- Thông qua phầm mềm quản lý văn bản: qlvb.hpnet của nhà trƣờng để

quản lý tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử.

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tƣợng nghiên cứu

- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Trƣờng ĐHHP và từng

phòng ban.

- Khối lƣợng văn bản, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của

trƣờng.

- Cách thức, lề lối làm việc Trƣờng ĐHHP.

- Phần mềm quản lý văn bản để quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

* Phạm vi nghiên cứu

- Các văn bản quy định của Nhà nƣớc nói chung về công tác lập hồ sơ,

xây dựng danh mục hồ sơ và tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử.

- Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng, Sở Nội vụ Hải Phòng về

công tác văn thƣ, lƣu trữ.

- Các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của Trƣờng ĐHHP.

- Thực trạng công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tại Trƣờng ĐHHP.

5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác lập hồ sơ hiện hành và quản lý tài liệu luôn là vấn đề đƣợc đƣa

ra bàn luận ở các cuộc hội thảo, hội nghị về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Mặc dù

việc lập hồ sơ đƣợc quy định từ năm 1963 trong Điều lệ về công tác công văn,

giấy tờ và công tác lƣu trữ của Hội đồng Chính phủ nhƣng cho đến nay trên

thực tế ở hầu hết các cơ quan chƣa lập đƣợc hồ sơ công việc một cách trọn

vẹn.

Làm gì và bằng cách nào để công tác lập hồ sơ đạt hiệu quả và quản lý

tốt hồ sơ là vấn đề đƣợc rất nhiều nhà khoa học, nhà nghiên cứu về hành

chính, văn thƣ – lƣu trữ, học viên cao học và sinh viên Trƣờng Đại học Khoa

học xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, Học viện Hành chính

Quốc gia Hồ Chí Minh, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ sở đào tạo

khác đề cấp đến. Đã có những công trình khoa học mang tính lý luận và thực

tiễn nhƣ các giáo trình, bài giảng, các bài viết đăng trên các báo, tạp chí, các

báo cáo tốt nghiệp và luận văn sinh viên, học viên cao học,..

Các bài giảng, các giáo trình về công tác văn thƣ lƣu trữ đang đƣợc sử

dụng làm tài liệu học tập, nghiên cứu của một số trƣờng Đại học, Cao đẳng

trên cả nƣớc đã đề cập đến vấn đề lập hồ sơ hiện hành nhƣ: Lý luận và

phương pháp công tác văn thư của tác giả Vƣơng Đình Quyền xuất bản năm

2005. Cuốn sách đã dành toàn bộ Chƣơng XIII đề trình bày về lập hồ sơ và

nộp lƣu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư, Trƣờng Trung học Lƣu trữ và

nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001,…

Trên tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết

của một số tác giả nhƣ: Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở

cơ quan quản lý hành chính nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lƣu

trữ Việt Nam, số 6 – 2000. Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của

Uỷ ban Kiểm tra Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam,

số 2- 2002,..

Luận văn thạc sĩ của học viên cao học Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn

phòng , Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà

Nội cũng đã nghiên cứu về công tác lập hồ sơ hiện hành: Vấn đề lập hồ sơ

hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan Bộ - thực trạng và

giải pháp (luận văn thạc sĩ cùa Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội 2009). Lập hồ sơ

hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương, Thực

trạng và giải pháp (Luận văn Thạc sĩ Trịnh Thị Hà, Hà Nội, 2006).

Có thể thấy rằng công tác lập hồ sơ hiện hành đã đƣợc đƣa ra nghiên cứu

nhƣng ở những lý luận chung về công tác lập hồ sơ hiện hành nhƣ: Khái niệm

hồ sơ, khái niệm lập hồ sơ, tài liệu cũng nhƣ phƣơng pháp lập hồ sơ, mục

đích, ý nghĩa và yêu cầu lập hồ sơ. Nhƣng vấn đề này chƣa thực sự đƣợc quan

tâm một cách sâu sắc, chi tiết và cụ thể. Thời gian gần đây có một số luận văn

thạc sĩ đã nghiên cứu sâu hơn về vấn đề này nhƣ nghiên cứu về tình hình lập

hồ sơ hiện hành ở cơ quan Đảng (các ban Đảng trực thuộc Ban chấp hành

Trung ƣơng Đảng) và các cơ quan nhà nƣớc (các bộ) và đƣa ra giải pháp

nhằm khắc phục cũng nhƣ đổi mới đối với công tác này. Song, các công trình

chỉ đƣa ra nghiên cứu chung về công tác văn thƣ, hay việc lập hồ sơ hiện hành

của các cơ quan cấp ban Đảng, cấp Bộ mà chƣa có công trình nào nghiên cứu

về một cơ quan cụ thể nhằm đƣa ra giải pháp làm cho công tác lập hồ sơ và

quản lý hồ sơ trong quá trình hoạt động đối với từng cán bộ, từng nhân viên

trong cơ quan.

Qua việc tìm hiểu về thực tế cũng nhƣ các bài viết trên tạp chí, luận văn

thì công tác lập hồ sơ hiện hành vẫn chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ và tốt, tài

liệu nộp vào lƣu trữ ở dạng phân loại sơ bộ, bó gói và không đầy đủ.

Đối với các công trình nghiên cứu về xây dựng danh mục hồ sơ và

quản lý hồ sơ điện tử của học viên, sinh viên khoa Lƣu trữ học và Quản trị

văn phòng – Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn Hà Nội.

Các luận văn thạc sĩ có những công trình nhƣ: Nghiên cứu xây dựng

danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng

nhà nước Việt Nam, Nguyễn Thị Trang Nhung, Hà Nội 2008. Xây dựng danh

mục và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở

Nội vụ, Hoàng Tùng Phong, Hà Nội 2011.

Các khóa luận tốt nghiệp có những công trình nhƣ sau: Nghiên cứu xây

dựng danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ

sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Trần

Thị Hằng, Hà Nội 2007. Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định

thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Dƣơng Thị

Bích Thủy, Hà Nội 2009.

Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy các nội dung nghiên cứu và trình

bày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bài

viết trao đổi trên các báo, tạp chí đã tập trung nghiên cứu vấn đề một cách

khái quát hoặc nghiên cứu ở một cơ quan cụ thể hoặc một khía cạnh của vấn

đề xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, theo khảo sát chƣa

có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu vấn đề này ở đơn vị sự nghiệp mà

chủ yếu ở các cơ quan Bộ, Sở, Ngành vì vậy chúng tôi chọn Đại học Hải

Phòng là đơn vị để khảo sát, nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý

hồ sơ điện tử nhằm áp dụng cho trƣờng và cho một số trƣờng đại học khác

tham khảo.

6. Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình nghiên cứu vấn đề, chúng tôi đã sử dụng nguồn tài liệu

tham khảo sau:

- Các văn bản Nhà nƣớc quy định về công tác lập hồ sơ hiện hành, danh

mục hồ sơ, văn bản điện tử, hồ sơ điện tử và quản lý hồ sơ điện tử.

- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của Trƣờng

ĐHHP.

- Chƣơng trình, kế hoạch công tác của Trƣờng ĐHHP.

- Các bài viết trên tạp chí văn thƣ lƣu trữ, tạp chí quản lý Nhà nƣớc.

- Các công trình nghiên cứu khoa học liên quan đến lập hồ sơ công việc,

xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử .

- Luận văn thạc sĩ của học viên Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng,

Trƣờng Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn.

- Các giáo trình, sách chuyên khảo phục vụ công tác học tập và giảng

dạy của Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học

xã hội và Nhân văn và một số trƣờng đại học khác.

7. Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng tổng hợp nhiều phƣơng pháp nghiên cứu:

- Phƣơng pháp tiếp cận và phân tích hệ thống để thực hiện mục tiêu của

luận văn.

- Phƣơng pháp phân tích và tổng hợp.

- Phƣơng pháp khảo sát thực tế.

8. Đóng góp của đề tài

Dựa vào danh mục hồ sơ các phòng lập đƣợc hồ sơ công việc cho mình

một cách khoa học. Cán bộ văn thƣ trong quá trình sử dụng phần mềm quản

lý văn bản có thể quản lý đƣợc số lƣợng hồ sơ điện tử hình thành trong quá

trình sử dụng. Ngoài ra, đề tài làm cơ sở để Trƣờng ĐHHP ban hành quy

định về lập hồ sơ hiện hành. Công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệu

tham khảo giúp cho việc nghiên cứu của sinh viên chuyên ngành Lƣu trữ học

và Quản trị văn phòng làm tài liệu tham khảo trong quá trình nghiên cứu khoa

học, học tập khi chƣa có điều kiện tiếp cận thực tế.

9. Bố cục Luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung của luận văn

đƣợc bố cục thành 3 chƣơng chính, bao gồm:

Chƣơng 1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thực trạng

công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP.

Chƣơng 2. Xây dựng danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP.

Chƣơng 3. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP

CHƢƠNG 1

KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC

TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ,QUẢN LÝ HỒ SƠ TRƢỜNG ĐHHP

1.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và thành phần,

nội dung tài liệu Trường ĐHHP

1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức Trường ĐHHP

1.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ Trường ĐHHP

Chức năng là khái niệm tổng quát xuyên suốt quá trình hoạt động để

thực hiện những việc mà có thể làm đƣợc. Trƣờng ĐHHP có chức năng đào

tạo đa cấp, đa ngành, đa lĩnh vực, trung tâm giáo dục đào tạo, nghiên cứu

khoa học, chuyển giao công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện

đại hóa và mở rộng hợp tác quốc tế cung cấp nguồn nhân lực chất lƣợng cao

cho vùng Duyên Hải Bắc Bộ và cả nƣớc.

Nhiệm vụ là cái cụ thể, thực hiện trong quá trình thực hiện chức năng tức

là những việc đƣợc giao và phải làm. Quyền hạn là những việc đƣợc làm theo

vị trí, vai trò của từng cá nhân, đơn vị. Với chức năng đào tạo đa cấp đa ngành

đa lĩnh vực thì Trƣờng ĐHHP có nhiều nhiệm vụ và quyền hạn mang tính lâu

dài phù hợp từng thời kỳ.

Nhà trƣờng luôn xác định tầm nhìn, xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch để

phát triển nhà trƣờng qua từng giai đoạn bằng các kế hoạch dài hạn, trung hạn

và kế hoạch hàng năm; đƣa ra nhiều mục tiêu, chƣơng trình giáo dục để tổ

chức giảng dạy và học tập thật tốt; xác định và cấp văn bằng, chứng chỉ theo

thẩm quyền. Bên cạnh đó Trƣờng ĐHHP luôn xây dựng và phát triển đội ngũ

công chức, viên chức và giảng viên đủ về số lƣợng, mạnh về chất lƣợng đồng

thời phát hiện và bồi dƣỡng nhân tài trong đội ngũ công chức viên chức và

ngƣời học của trƣờng.

Tổ chức tuyển sinh, đào tạo đồng thời phối hợp với gia đình đề quản lý

ngƣời học. Xây dƣng các chƣơng trình để giảng viên và ngƣời học tham gia

vào các hoạt động xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu xã hội.

Nhà trƣờng tăng cƣờng các điều kiện đảm bảo chất lƣợng và không

ngừng nâng cao chất lƣợng đào tạo, đồng thời tự đánh giá chất lƣợng và chịu

sự kiểm định chất lƣợng của cơ quan có thẩm quyền.

Tổ chức các hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và

chuyển giao công nghệ. Liên kết trong nƣớc và thực hiện hợp tác quốc tế với

các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, y tế nhằm nâng cao chất lƣợng đào tạo,

gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển và bổ sung nguồn tài

chính cho trƣờng.

Xây dựng, quản lý dữ liệu và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công

chức, viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ, tham gia dự

báo nhu cầu nguồn nhân lực nhằm đào tạo nguồn nhân lực đáp ứng mọi nhu

cầu xã hội giúp nhà trƣờng ngày càng có ƣu thế trong lĩnh vực giáo dục đào

tạo.

Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy rằng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn là

phạm trù rõ ràng, quy định những việc có thể làm và phải làm dựa trên quy

định của pháp luật theo từng lĩnh vực cụ thể. Trƣờng ĐHHP thuộc lĩnh vực

giáo dục và đào tạo từ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của nhà trƣờng mỗi

đơn vị nắm đƣợc công việc của đơn vị mình và giao cho mỗi cá nhân tự chịu

trách nhiệm về công việc để hoàn thành mục tiêu sứ mệnh chung của trƣờng.

Cũng dựa vào đây cán bộ văn thƣ có thể đánh giá và định lƣợng đƣợc những

hồ sơ nào sẽ đƣợc hình thành để đƣa ra đƣợc bản danh mục hồ sơ chính xác

và khoa học nhất, phản ánh rõ ràng và đầy đủ nhất nhiệm vụ của từng cá nhân

nói riêng, đơn vị và toàn trƣờng nói chung.

1.1.1.2. Cơ cấu tổ chức Trường Đại học Hải Phòng

-. Hội đồng trƣờng.

- Ban Giám hiệu (Hiệu trƣởng và các Phó Hiệu trƣởng).

- Hội đồng khoa học và đào tạo trƣờng, các Hội đồng tƣ vấn do Hiệu

trƣởng thành lập.

- Các đơn vị chức năng, bao gồm.

+ Các phòng có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng quản lý gồm:

Phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và Công tác Học sinh – Sinh viên;

phòng Tài chính – Kế toán; phòng Hành chính – Quản trị; phòng Quản lý

thiết bị; phòng Đào tạo; phòng Quản lý khoa học; phòng Hợp tác và đào tạo

quốc tế; phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng;

phòng Bảo vệ.

+ Các khoa có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng, quản lý phục vụ

đào tạo: Khoa Đào tạo thƣờng xuyên; khoa Đào tạo sau đại học;

+ Các đơn vị có chức năng tham mƣu, giúp Hiệu trƣởng quản lý phục vụ

đào tạo: Trung tâm phát triển đào tạo; ban Quản lý Ký túc xá; Thƣ viện.

+ Các đơn vị đặc thù khác có chức năng tham mƣu, giúp HIệu trƣởng

quản lý: Tram Y tế; Ban Quản lý Dự án xây dựng.

+ Các đơn vị chức năng khác do Hiệu trƣởng quyết định thành lập, giải

thể theo quy định của pháp luật hoặc khi thấy cần thiết.

Với đề tài luận văn này chúng tôi lựa chọn 11 phòng chức năng để

nghiên cứu, xây dựng danh mục hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP: Phòng Đào tạo;

phòng Quản lý Khoa học; phòng Hợp tác và Đào tạo Quốc tế; phòng Khảo thí

và Đảm bảo chất lƣợng; phòng Tổ chức Cán bộ; phòng Chính trị và công tác

HSSV; phòng Kế hoạch Tài chính; phòng Hành chính Quản trị; phòng Quản

lý Thiết bị; phòng Thanh tra Pháp chế; phòng Bảo vệ.

* Chức năng, nhiêm vụ của từng phòng Trƣờng ĐHHP

- Phòng Đào tạo có chức năng: Thực hiện quản lý Nhà nƣớc về hoạt

động đào tạo. Để thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc về hoạt động đào tạo

phòng Đào tạo có nhiệm vụ: Xây dựng, ban hành các quy định về hoạt động

đao tạo, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chƣơng trình đào tạo. Cùng với

các phòng liên quan tổ chức biên soạn, thẩm định và lựa chọn giáo trình, tài

liệu giảng dạy; tổ chức và lập kế hoạch dào tạo, đăng ký khối lƣợng học tập,

xét quy chế học vụ, cảnh cáo kết quả học tập, chuyển chƣơng trình đào tạo và

loại hình đào tạo; phối hợp với các đơn vị liên quan trong trƣờng tổ chức các

hoạt động hỗ trợ đào tạo các ngành học, hợp tác quốc tế và nghiên cứu khoa

học.

- Với phòng Quản lý khoa học thì chức năng là: Tham mƣu, đề xuất,

tổng hợp trong việc chỉ đạo, quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng

dựng và chuyển giao công nghệ của trƣờng.

Để thực hiện chức năng của mình phòng Quản lý khoa học có nhiệm vụ:

+ Xây dựng phƣơng hƣớng, kế hoạch nghiên cứu khoa học và công

nghệ dài hạn và từng năm, làm thủ tục thành lập các hội đồng chuyên ngành

để xét duyệt, nghiêm thu và đánh giá các đề tài nghiên cứu khoa học, đánh giá

kết quả nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV, định kỳ báo

cáo tình hình hoạt động nghiên cứu khoa học của nhà trƣờng lên cấp trên;

+ Tổ chức giới thiệu các thành tựu khoa học và công nghệ trong và ngoài

trƣờng, áp dụng các tiến bộ khoa học vào công tác đào tạo chuyên môn,

nghiệp vụ sản xuất và đời sống; tổ chức các cuộc hội thảo, hội nghị khoa học

có quy mô trong và ngoài phạm vi trƣờng.

- Phòng Khảo thí và Đảm bảo chất lƣợng có chức năng: Thực hiện quản

lý về công tác tuyển sinh, đánh giá kết quả học tập, kiểm định và đảm bảo

chất lƣợng.

+ Nhiệm vụ đặt ra là: Thƣờng trực hội đồng tuyển sinh các kỳ thi THPT

Quốc gia, tuyển sinh hình thức vừa làm vừa học, tuyển sinh văn bằng 2, liên

thông; triển khai các hoạt động đảm bảo chất lƣợng đào tạo và kiểm định chất

lƣợng đào tạo; xây dựng và thực hiện các kế hoạch hàng năm, trung hạn và

dài hạn đảm bảo chất lƣợng đào tạo.

Kết hợp với các phòng Hợp tác và đào tạo quốc tế, Quản lý khoa học,

Đào tạo trong việc tuyển sinh, đào tạo trong nƣớc và ngoài nƣớc đồng thời

ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác tuyển sinh, đào tạo và

cấp văn bằng, chứng chỉ của nhà trƣờng.

- Phòng Kế hoạch – Tài chính: Là phòng có chức năng tham mƣu, tổng

hợp, đề xuất thực hiện quản lý công tác tài chính của trƣờng. Đồng thời lập kế

hoạch quản lý, phân phối, giám sát thu và chi các nguồn kinh phí, tài sản, vật

tƣ kỹ thuật, thực hiện thanh quyết toán theo chế độ và quy định hiện hành của

Nhà nƣớc về tài chính.

Để hoàn thành tốt chức năng của mình nhiệm vụ đặt ra với phòng là:

Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, từng quý, từng tháng về chi tiêu của

nhà trƣờng; kết hợp với với các phòng trong trƣờng thực hiện thu học phí, lệ

phú, xét cấp học bổng, giải quyêt chế độ tiền lƣơng, chế độ phụ cấp cho cán

bộ, giảng viên.

- Phòng Hành chính – Quản trị: Chức năng quản lý công tác hành chính,

quản lý tài sản, sửa chữa kết cấu hạ tầng; khai thác sử dụng các thiết bị và

CSVC, phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập và nghiên cứu học tập của

trƣờng.

+ Nhiệm vụ phòng cần thực hiện gồm: Phân loại, vào sổ lƣu trữ các công

văn, thƣ báo chí, tài liệu từ các nơi gửi đến, trình Hiệu trƣởng và chuyển đến

các đơn vị chức năng để xử lý, giải quyết. Tổ chức lƣu trữ, bảo mật các loại

văn bản theo quy định; chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các văn bản và

các quy định về thủ tục hành chính trong phạm vi toàn trƣờng.

Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật, các loại giấy tờ

in sẵn tiêu đề, cung cấp giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho cán bộ công chức

đi công tác, xác nhận ngƣời ngoài đến công tác tại trƣờng.

Quản lý, bảo dƣỡng toàn bộ hệ thống cơ sở hạ tầng của nhà trƣờng. Thực

hiện kế hoạch và điều hành ngƣời lái và các xe ôtô phục vụ các lĩnh vực hoạt

động của trƣờng theo quy định chung.

- Phòng Quản lý thiết bị với chức năng quản lý cơ sở vật chất, trang thiết

bị, phƣơng tiện máy móc phục vụ nhiệm vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học và

triển khai các hoạt động ứng dụng, chuyển giao công nghệ; phục vụ nhiệm vụ

đào tạo, nghiên cứu khoa học.

+ Nhiệm vụ đặt ra là: Lập kế hoạch xác định nhu cầu trang bị của các

đơn vị từng năm và dài hạn về thiết bị, phƣơng tiện, vật tƣ kỹ thuật phục vụ

hoạt động giảng dạy, học tập, NCKH và các yêu cầu khác để trình duyệt.

Quản lý và sử dụng có hiệu quả phòng máy tính, thiết bị trình chiếu phục vụ

công tác học tập, giảng dạy, NCKH và các hội nghị, hội họp.

- Phòng Tổ chức cán bộ: Phòng Tổ chức cán bộ có chức năng quản lý,

triển khai tổ chức thực hiện các nhiệm vụ về công tác tổ chức, cán bộ.

Với chức năng quản lý và tuyển dụng công chức viên chức theo quy

định của Nhà nƣớc và theo phân cấp thẩm quyền quyết định; tham mƣu và ra

các loại văn bản về điều động, luân chuyển, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen

thƣởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách khác đối với công chức,

viên chức; Sắp xếp cán bộ, giảng viên vào các ngạch, bậc, chức danh phù hợp

với khả năng, trình độ theo quy định; thực hiện các chính sách, chế độ tiền

lƣơng, phụ cấp, tiền thƣởng về thực hiện chế độ bảo hiểm y tế đối với cán bộ,

giảng viên.

- Phòng Chính trị - Công tác học sinh sinh viên có chức năng: Tổng hợp,

tham mƣu, đề xuất giúp Hiệu trƣởng trong việc điều hành, quản lý, triển khai

các hoạt động về các lĩnh vực, chính trị tƣ tƣởng, văn hóa đối với cán bộ công

chức và HSSV. Để hoàn thành chức năng của mình thì nhiệm vụ của phòng

là: Tổ chức các đợt sinh hoạt chính trị nhằm nâng cao nhận thức tƣ tƣởng và

phẩm chất đạo đức cho cán bộ, giảng viên và HSSV. Xây dựng kế hoạch, nôi

dung, chƣơng trình biện pháp công tác HSSV; quản lý và tiếp nhận hồ sơ

HSSV đồng thời thực hiện chế độ học bổng, học phí, trợ cấp xã hội, vay vối

ngân hàng của HSSV theo chế độ chính sách hiện hành; phối hợp với các

phòng liên quan giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến quyền lợi,

nghĩa vụ và chế độ chính sách của HSSV.

- Phòng Thanh tra - Pháp chế có chức năng: Tổ chức triển khai hoạt

động thanh tra, kiểm tra nhằm đảm bảo việc thi hành pháp luật bảo vệ quyền

và lợi ích hợp pháp của cán bô, giảng viên trong trƣờng; phổ biến kiến thức

pháp luật cho cán bộ, giảng viên và HSSV; kiến nghị, điều chỉnh, bổ sung

hoàn thiện các văn bản do trƣờng ban hành theo đúng quy định của pháp luật.

Để thực hiện chức năng của mình phòng có nhiệm vụ: Xây dựng chƣơng

trình, kế hoạch thanh tra kiểm tra; là đầu mối tiếp nhận và giải quyết các đơn

thƣ khiếu nại, tố cáo của cán bộ, giảng viên, HSSV và công dân có liên quan;

phối hợp với các phòng liên quan tổ chức tuyên truyền, phổ biến pháp luật

- Phòng Bảo Vệ: Có chức năng quản lý, chỉ đạo triển khai tổ chức thực

hiện các hoạt động về công tác đảm bảo an ninh, trật tự an toàn toàn trƣờng.

Nhiệm vụ đặt ra là xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện

bảo vệ an toàn, phòng chống trộm cắp gây rối trật tự trong khu vực làm việc,

học tâp trong kí túc xá sinh viên; chù trì giải quyết các công việc liên quan

đến công tác bảo vệ tính mạng và tài sản của tập thể và cá nhân trong phạm vi

trƣờng quản lý.

Nhƣ vậy thông qua việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của trƣờng và các

phòng trực thuộc chúng tôi hiểu đƣợc công việc chung của trƣờng và từng

phòng cụ thể để từ đó biết đƣợc khối lƣợng tài liệu hình thành giúp công tác

xây dựng danh mục hồ sơ đƣợc thuận lợi và phù hợp với thực tế, phản ánh

đầy đủ và rõ nhât quá trình hoạt động của nhà trƣờng qua từng giai đoạn.

1.1.2. Thành phần, nội dung tài liệu Trƣờng ĐHHP

Qua việc khảo sát thực tế chúng tôi thấy rằng trong quá trình hoạt động

Trƣờng ĐHHP sản sinh ra khối lƣợng lớn tài liệu phục vụ cho công tác quản

lý, giảng dạy và học tập của trƣờng. Do đặc thù là giáo dục và đào tạo nên

Trƣờng ĐHHP chủ yếu sản sinh ra ba loại tài liệu chính bao gồm: Tài liệu

hành chính, tài liệu chuyên môn và tài liệu khoa học kỹ thuật.

Tài liệu hành chính là tài liệu có nội dung phản ánh những hoạt động về

tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,

khoa học, quân sự, ngoại giao,... Trƣờng ĐHHP là đơn vị hành chính sự

nghiệp trực thuộc UBND thành phố Hải phòng quản lý về mặt hành chính và

Bộ giáo dục đào tạo quản lý về mặt chuyên môn nên trong quá trình hoạt

động sản sinh ra khối lƣợng lớn tài liệu hành chính nội dung phản ánh mọi

hoạt động của nhà trƣờng đặc biệt về công tác giáo dục và đào tạo của trƣờng

-Tài liệu chỉ đạo việc thực hiện đào tạo; việc tuyển sinh, liên kết đào tạo.

ví dụ nhƣ:

- Tài liệu về hoạt động quản lý của cán bộ, giảng viên và HSSV.

- Tài liệu về hoạt động của Đoàn thanh niên.

- Tài liệu về hoạt động tài chính kế toán.

- Tài liệu phản ánh hoạt động hợp tác đào tạo với nƣớc ngoài,…

Tài liệu chuyên môn là tài liệu chuyên sâu về một lĩnh vực nhất định,

Trƣờng ĐHHP có khối lƣợng tài liệu chuyên môn là các bài thi của sinh

viên. Các sách giáo trình về các ngành đạo tạo của trƣờng.

Tài liệu khoa học kỹ thuật là tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt

động về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các

công trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều

tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên nhƣ: địa chất, khí tƣợng thuỷ văn, trắc địa,

bản đồ,.. Trong quá trình hoạt động thì tài liệu khoa học kỹ thuật của trƣờng

bao gồm:

- Tài liệu nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV gồm các

đề tài nghiên cứu khoa học các cấp của cán bộ, giảng viên.

- Đồ án tốt nghiệp của sinh viên chuyên ngành chế tạo máy và xây dựng

của sinh viên.

- Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên,…

- Tài liệu xây dựng cơ bản: gồm thuyết minh các công trình, các bản vẽ

về xây dựng phòng học, tƣờng rào, trung tâm thể chất của nhà trƣờng,…

Đây là khối tài liệu lớn nhất của trƣờng hiện nay bởi hàng năm có hàng

nghìn các khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, hàng trăm công trình nghiên

cứu khoa học các cấp của cán bộ, giảng viên và sinh viên nhà trƣờng phản

ánh hoạt động nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và HSSV nhà

trƣờng. Bên cạnh đó còn có các bài báo trên các tạp chí của trong và ngoài

nƣớc, xuất bản tạp chí khoa học.

Qua khảo sát thực tế số lƣợng văn bản đi – văn bản đến trong ba năm trở

lại đây của nhà trƣờng nhƣ sau:

Bảng 1.1.2: Bảng thống kê số lƣợng văn bản đi – đến Trƣờng ĐHHP

Năm Văn bản đến Văn bản đi

2012 1568 469

2013 1571 620

2014 1625 1450

(Nguồn: Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư do cán bộ văn thư Trường

ĐHHP cung cấp)

Qua bảng thống kê chúng ta thấy rằng khối lƣợng tài liệu hàng năm của

nhà trƣờng ngày một tăng. Trong 3 năm số lƣợng văn bản đến tăng khoảng

hơn 100 văn bản, số lƣợng văn bản đi tăng khoảng 500 văn bản.

Nhƣ vậy với số lƣợng lớn văn bản chứa đựng rất nhiều thông tin quan

trọng, cần thiết và đáng tin cậy thì nhà trƣờng cần có sự quan tâm và những

biện pháp phù hợp để tài liệu nhà trƣờng phát huy tối đa giá trị phục vụ tốt

công tác quản lý, giảng dạy và học tập của nhà trƣờng.

1.1.3. Ý nghĩa tài liệu Trƣờng ĐHHP

Ý nghĩa tài liệu là những vai trò quan trọng mà tài liệu mang lại.Trƣờng

ĐHHP là trƣờng đại học công lập trực thuộc UBND thành phố Hải Phòng,

trƣờng có 11 phòng chức năng, 3 trung tâm, 3 trƣờng thực hành và gần 20

khoa với hơn 800 cán bộ, giảng viên và hơn 12.000 sinh viên thuộc các hệ

nên khối lƣợng tài liệu sản sinh ra trong quá trinh hoạt động là rất lớn và có ý

nghĩa vô cùng quan trọng đối với Trƣờng ĐHHP nói riêng và thành phố nói

chung.

Tài liệu Trƣờng ĐHHP phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển về

các mặt hoạt động của nhà trƣờng. Khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần

quan trọng trong sự nghiệp xây dựng nhà trƣờng.

Trƣớc hết với hoạt động quản lý của nhà trƣờng: Từ hoạt động đào tạo

đã sản sinh ra hệ thống các văn bản tài liệu gồm: Nghị quyết, Kế hoạch,

Chƣơng trình, Quyết định về mọi mặt nhƣ tổ chức bộ máy, về nhân sự, về

mở mã ngành đào tạo, liên kết đào tạo,…những loại văn bản, tài liệu này chứa

rất nhiều thông tin là căn cứ không thể thiếu để lãnh đạo ra các quyết định

phục vụ hoạt động quản lý, điều hành và phát triển trƣờng. Hàng ngày, hàng

giờ Ban Giám hiệu, các cán bộ quản lý của nhà trƣờng thƣờng xuyên sử dụng

những thông tin trong tài liệu để đƣa ra phƣớng hƣớng, hoạch định các

chƣơng trình, kế hoạch phù hợp với thực tế nhƣ việc mở rộng thêm các ngành

phù hợp nhu cầu xã hội và cắt bớt những mã ngành không phù hợp để trƣờng

phát triển ổn định và bền vững. Bên cạnh đó, tài liệu nhà trƣờng còn giúp Ban

Giám hiệu ban hành các loại văn bản quản lý cho phù hợp. Tài liệu do nhà

trƣờng sản sỉnh ra còn là bằng chứng giúp Ban Giám hiệu nhà trƣờng có thể

dựa vào đó để thanh tra, kiểm tra các cán bộ, giảng viên khi cần thiết.

Tài liệu Trƣờng ĐHHP có ý nghĩa to lớn trong việc nghiên cứu khoa

học và học tập. Tài liệu hình thành từ các công trình nghiên cứu khoa học các

cấp, các bài báo đăng trên tạp chí, các luận văn, đồ án tốt nghiệp của sinh

viên,.. Đây là nguồn tài liệu tham khảo quý giá để cán bộ, giảng viên và

HSSV nhà trƣờng mở rộng thêm kiến thức để giảng dạy và học tập, các cán

bộ, giảng viên có kiến thức về chuyên môn và khao học để mở rộng bài giảng

giúp sinh viên hiểu hơn đồng thời giúp sinh viên NCKH mang lại thành tựu

lớn cho trƣờng. Sinh viên có thêm kiến thức để học tập, nghiên cứu và tích

lũy cho mình nhiều kinh nghiệm trong cách thức NCKH.

Tài liệu khoa học kỹ thuật có tính kế thừa cao vì thế trong nghiên

khoa học việc tham khảo các công trình nghiên cứu đi trƣớc gần là một yêu

cầu bắt buộc. Hầu hết các đề tài nghiên cƣú khoa học trên từng lĩnh vực cụ

thể, đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu có liên quan

của những ngƣời đi trƣớc. Trƣờng có rất nhiều các đề tài nghiên cứu khoa học

đã đƣợc ứng dụng trong thực tế, các bài viết trên tạp chí khoa học về tự nhiên,

xã hội và kỹ thuật đây là nguồn tài liệu quý để nhà trƣờng kế thừa và phát huy

tối đa giá trị tạo ra bƣớc quan trọng trong lĩnh vực NCKH của nhà trƣờng.

Đối với mỗi cán bô, giảng viên và HSSV thì nguồn tài liệu này lại vô

cùng quan trọng bởi để có thể học tập, nghiên cứu khoa học và giảng dạy tốt

thì nghiên cứu khoa học là một phần không thể thiếu trong công tác đào tạo

Tài liệu Trƣờng ĐHHP có ý nghĩa lịch sử lớn bởi thông qua khối lƣợng

tài liệu hình thành nhà trƣờng nghiên cứu lịch sử xây dựng và phát triển nhà

trƣờng, xây dựng đƣợc hình ảnh nhà trƣờng qua các thời kỳ. Việc xây dựng

hình ảnh có ý nghĩa rất lớn bởi từ hình ảnh, truyền thống nhà trƣờng để mở

rộng quan hệ hợp tác, liên kết với các trƣờng trong nƣớc và các trƣờng nƣớc

ngoài trong lĩnh vực đào tạo, nghiên cứu khoa học đồng thời nâng cao vị thế,

uy tín. Việc xây dựng lịch sử nhà trƣờng giúp cán bộ, giảng viên và HSSV

hiểu đƣợc quá trình hình thành và phát triển, qua đó phát huy truyền thống

học tập và giảng dạy tốt hơn.

Từ những ý nghĩa nêu trên chúng ta thấy, tài liệu Trƣờng ĐHHP cần

đƣợc thu thập và bảo quản một cách đầy đủ để phát huy hết giá trị phục vụ và

đáp ứng yêu cầu dạy và học của các thế hệ thầy và trò nhà trƣờng.

1.2. Thực trạng công tác lập hồ sơ, quản lý hồ sơ của Trƣờng

ĐHHP

1.2.1. Quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của

các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

*Văn bản của Nhà nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về

công tác văn thƣ dành 3 Điều của Mục 3 trong Chƣơng 3 quy định về lập hồ

sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, tổ chức. Trong đó đề cập đến

nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ đƣợc lập; giao nộp

tài liệu vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức và trách nhiệm đối với

công tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lƣu trữ hiện hành;

- Luật Lƣu trữ đƣợc Quốc hội nƣớc Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt

Nam thông qua ngày 01/01/2011 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2011) quy định về

trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan;

Việc xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn nghiệp vụ về lập

hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hiện hành ở các cơ quan, tổ chức

Đảng và Nhà nƣớc đã đƣợc quan tâm đúng mức và cơ bản đáp ứng yêu cầu

công tác của cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, công tác văn thƣ cũng nhƣ công tác

lập hồ sơ hiện hành của các tổ chức chính trị - xã hội chƣa đƣợc quy định

trong các văn bản nghiệp vụ.

*Văn bản của UBND thành phố Hải Phòng

- Công văn số 6267/UBND-NC ngày 26/8/2013 về việc triển khai thông

tƣ số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2014 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xây dựng

quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức.

- Công văn số 5596/UBND-NC ngày 30/7/2014 về việc chấn chỉnh, nâng

cao hiệu quả công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu

trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử.

- Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng 4 năm 2015 của UBND

Thành phố Hải Phòng về việc Ban hành Quy định công tác văn thƣ, lƣu trữ

trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

*Văn bản của Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư lưu trữ thành phố Hải

Phòng

- Công văn số 2350/SNV-VTLT ngày18/9/2014 về việc hƣớng dẫn lập

hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan, lƣu trữ lịch sử.

- Công văn số 23/CCVTLT-QLVTLT ngày 25/01/2013 của Chi cục Văn

thƣ - Lƣu trữ về việc hƣớng dẫn thực hiện Nghị định số 01/2013/NĐ-CP và

Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV.

- Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thƣ, lƣu

trữ 5 năm 2016-2020.

1.2.2. Tình hình công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP

1.2.2.1. Công tác lập hồ sơ Trường ĐHHP

*Khái niệm hồ sơ

Khái niệm hồ sơ có rất nhiều cách hiểu khác nhau:Hồ sơ là tập hợp các

văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một sự việc, một vấn đề, một đối

tƣợng, hoặc có một, hoặc một số đặc điểm hình thành trong quá trình giải

quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc

một cá nhân.[6,Tr.187]

Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn

đề, sự việc (hay môt ngƣời) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự

việc đó hoặc đƣợc kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức nhƣ

cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành.[19, Tr.333]

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự

việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có một đặc điểm chung, hình thành trong quá

trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của

cơ quan, tổ chức, cá nhân. [8, Tr.2]

Thứ hai lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành

trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc

và phƣơng pháp nhất định. [13, Tr.2]

Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hiện hành của cơ quan là

nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải

quyết công việc.

*Tác dụng của việc lập hồ sơ đối với Trường ĐHHP

-Trƣớc hết việc lập hồ sơ hiện hành do cán bộ, giảng viên trực tiếp giải

quyết công việc lập; đƣợc tiến hành đồng thời với quá trình giải quyết công việc.

Việc lập hồ sơ hiện hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh đúng công việc,

chất lƣợng hồ sơ khi nộp vào lƣu trữ đạt yêu cầu.

- Việc lập hồ sơ giúp cho cán bộ, công chức nắm chắc thành phần, nội

dung và khối lƣợng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, tránh đƣợc tình

trạng phân tán, thất lạc tài liệu; việc lập hồ sơ công việc sẽ giúp cho các cán bộ,

giảng viên mới tiếp xúc công việc, khi tiến hành thực hiện công việc sẽ hiểu

đƣợc cần phải xây dựng những văn bản nào hoặc các bƣớc triển khai công việc

mà không cần phải có ngƣời hƣớng dẫn.

- Công tác lập hồ sơ nhằm quản lý đƣợc toàn bộ công việc của trƣờng,

phân loại văn bản, công văn, giấy tờ một cách khoa học, hợp lý, quản lý hồ sơ

đƣợc chặt chẽ, lƣu giữ những hồ sơ cần thiết, có giá trị, tránh việc lập hồ sơ

trùng lặp hoặc công việc quan trọng nhƣng không đƣợc lập thành hồ sơ; lập

hồ sơ tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao nộp những hồ sơ có giá trị vào

lƣu trữ nhà trƣờng.

* Lề lối làm việc Trường ĐHHP

Trƣớc hết là nhận thức và chỉ đạo của Ban Giám hiệu nhà trƣờng đối

với công tác văn thƣ lƣu trữ: Lãnh đạo nhà trƣờng chƣa thật sự hiểu hết vai

trò và tầm quan trọng của công tác văn thƣ, lƣu trữ nên chƣa quan tâm và đầu

tƣ đúng mức cho công tác này. Ngay về mặt tƣ tƣởng thì trong đội ngũ Ban

Giám hiệu nhà trƣờng đã không coi trọng và không chỉ đạo để đƣa ra những

quy định cho công tác văn thƣ, lƣu trữ đi vào nề nếp mà luôn làm theo thói

quen hình thành từ rất lâu. Do không chú trọng và quan tâm thƣờng xuyên

đến công tác này nên nhà trƣờng chƣa ban hành đƣợc nhiều văn bản quy định

về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Trong khi đó, do đặc thù công tác này rất cần sự

chỉ đạo từ lãnh đạo nhà trƣờng để thay đổi về mặt tƣ tƣởng của toàn thể cán

bộ, giảng viên nhà trƣờng.

Thực tiễn trong công tác soạn thảo văn bản của nhà trƣờng đã nói lên

đƣợc cách nhìn nhận và thói quen làm việc của nhà trƣờng. Tùy vào từng

chức năng và nhiệm vụ của mỗi phòng mà cán bộ phòng đó sẽ soạn thảo văn

bản, sau khi soạn thảo xong cán bộ sẽ trình trƣởng phòng hoặc phó trƣởng

phòng ký nháy duyệt về mặt nội dung và chuyên viên soạn thảo văn bản có

trách nhiệm trình Ban Giám hiệu phụ trách kỳ và đƣa xuống văn thƣ lấy số.

Với cách thức soạn thảo văn này văn bản sai về mặt thể thức rất nhiều bởi văn

bản trƣớc khi trình ký không đƣợc cán bộ văn thƣ kiểm tra về mặt thể thức mà

đƣa thẳng lên Ban Giám hiệu ký. Lề lối làm việc này đã đƣợc hình thành từ

rất lâu và hiện nay vẫn diễn ra điều này sẽ làm cho văn bản Trƣờng ĐHHP

thiếu tính pháp lý và giá trị không cao đối với cơ quan, đơn vị nhận đƣợc văn

bản. Cán bộ soạn thảo văn bản chƣa hiểu đƣợc vai trò, tầm quan trọng của

việc soạn thảo đúng thể thức mặc dù đã đƣợc cán bộ văn thƣ nhắc nhở nhƣng

do nhà trƣờng chƣa có quy định cụ thể việc duyệt thể thức văn bản trƣớc khi

trình ký, văn bản khi đƣợc ký đƣa xuống văn thƣ dù biết sai nhƣng vẫn đóng

do hiểu đƣợc cách thức làm việc và lo ngại khi đã có chữ ký không đóng sẽ là

gây khó dễ và sách nhiễu đồng nghiệp.

Trong việc ban hành văn bản Trƣờng ĐHHP tiến hành nhƣ sau: Văn bản

sau khi soạn thảo có một số phòng làm hai bản gốc, một số phòng làm một

bản gốc. Sau khi trình ký văn thƣ giữ một bản, phòng soạn thảo giữ một bản

sau đó đơn vị soạn thảo nhân bản và phát hành và gửi các đơn vị, cơ quan

liên quan giải quyết. Một số phòng soạn thảo làm hai bản gốc, một số phòng

chỉ làm một bản gốc. Nên văn thƣ giữ một bản nên phòng soạn thảo sẽ không

còn bản lƣu điều này gây nên sự không thống nhất trong việc lƣu văn bản

giữa các phòng trong trƣờng điều này gây khó khăn cho công tác lập hồ sơ và

thu tài liệu đối với cán bộ văn thƣ.

Trong việc lƣu giữ tài liệu đi và đến của các phòng cũng diễn ra không

theo nề nếp. Cán bộ, giảng viên để chung tất cả các loại tài liệu cùng với nhau

tạo thành bó. Đây là thói quen đã có từ lâu và ăn sâu vào tiềm thức của mỗi

cán bộ, giảng viên nên khi cần các cán bộ, giảng viên tìm rất khó gây tình

trạng đình trệ trong công việc thậm chí một số cán bộ phòng khi thấy nhiều

mang hủy bớt đi mà không biết đâu là văn bản cần lƣu giữ để phục vụ chính

mình và phục vụ mục đích chung của nhà trƣờng.

Cuối hàng năm, khi cán bộ văn thƣ đi thu thập hồ sơ, tài liệu thì các cán

bộ không giao nộp đƣợc tài liệu và cho rằng tất cả tài liệu là của mình là quan

trọng cứ để ở các bó khi nào cần thì tìm trong đó sẽ có ngay chứ giao nộp cho

cán bộ văn thƣ sẽ bị mất hoặc khi cần thì phải đi xa để lấy. Cán bộ các phòng

chỉ giao nộp những tài liệu là bản photo, thậm chỉ là những tài liệu không

phản ánh đƣợc chức năng, nhiệm vụ của mình điều này gây khó khăn rất lớn

cho cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ khi làm nhiệm vụ của mình.

Qua việc nắm đƣợc lề lối làm việc của Ban Giám hiệu và cán bộ, giảng

viên Trƣờng ĐHHP đối với tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động thì

chúng ta thấy rằng văn bản, tài liệu Trƣờng ĐHHP không đảm bảo về mặt thể

thức theo quy định hiện hành, tài liệu không sắp xếp khoa học bởi thiếu sự

hiểu biết về công tác văn thƣ lƣu trữ.

* Các bước của công tác lập hồ sơ

-Bƣớc một là mở hồ sơ: Ngƣời mở hồ sơ là công chức, viên chức đƣợc

giao nhiệm vụ. Lấy một tở bìa do cán bộ văn thƣ cơ quan phát sau đó căn cứ

vào công việc cụ thể của mình và điều các yếu tố thông tin lên bìa hồ sơ nhƣ:

Số ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ.

- Bƣớc hai là thu thập văn bản đƣa và hồ sơ: Thu thập kịp thời, đầy đủ

tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc để đƣa vào hồ sơ; tài

liệu đƣa vào hồ sơ phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao có giá trị nhƣ bản

chính; tài liệu về việc nào phải đƣợc đƣa và đúng hồ sơ của việc đó không

đƣa nhầm vào hồ sơ khác.

- Bƣớc ba là kết thúc hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ

đƣợc kết thúc, ngƣời lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ của

văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ; xem xét loại ra

khỏi hồ sơ bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính.

+ Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Để cố định trật tự văn bản,

tài liệu, đảm bảo mối quan hệ giữa tài liệu với nhau, làm cho hồ sơ phản ánh

vấn đề, sự việc một cách rõ ràng. Tùy từng hồ sơ mà có cách sắp xếp cho phù

hợp nhƣ: Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên

loại, tác giả văn bản. Dù sắp xếp theo cách nào thì cũng cần phản ánh công

việc và lôgic hợp lý.

+Biên mục hồ sơ: Chỉ biên mục hồ sơ khi công việc đã giải quyết xong

hoặc vụ việc kết thúc. Trƣớc khi biên mục chúng tôi kiểm tra lại lần cuối các

văn bản tài liệu trong hồ sơ, nếu thấy thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ,

kiểm tra lại và sắp xếp các văn bản trong hồ sơ. Việc biên mục hồ sơ gồm:

+ Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, đảm bảo không

bị thất lạc và tra tìm đƣợc nhanh chóng. Khi đánh số tờ dùng bút chì đen để

đánh bên góc phải mỗi văn bản, đánh từ số tờ đầu tiên đến cuối cùng có trong

hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.

+ Viết mục lục văn bản nhằm hệ thống các văn bản, tài liệu và vị trí sắp

xếp của chúng trong hồ sơ. Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin

từ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản, tài liệu nhằm thống

kê và cố định thứ tự những văn bản, tài liệu đƣợc sắp xếp, đánh số. Cấn viết

đầy đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản vào mục lục hồ sơ.

Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải đánh số trang riêng và đặt ở

đầu hồ sơ ngay sau tờ bìa.

Chúng ta thấy rằng để lập hồ sơ hoàn chỉnh, khoa học phải tiến hành đầy

đủ từng bƣớc và mỗi cán bộ, giảng viên phải tự lập hồ sơ công việc cho mình.

Qua khảo sát thực tế tại 11 phòng của Trƣờng ĐHHP chúng tôi thấy rằng

các phòng này vẫn chƣa lập đƣợc hồ sơ công việc cho mình.

Để tham gia học cao học theo diện nhà trƣờng cử đi học thì hồ sơ gồm

có các loại văn bản sau:

- Thông báo tuyển sinh sau đại học.

- Đơn xin tham gia dự tuyển thạc sĩ của giảng viên.

- Công văn cử tham gia dự tuyển của nhà trƣờng.

- Giấy báo trúng tuyển.

- Quyết định cử đi học của Trƣờng ĐHHP.

Những loại văn bản liên quan đến việc đi học cao học của một giảng

viên trong trƣờng và có thể lập thành một hồ sơ, trong khi hàng năm nhà

trƣờng có khoảng 50 cán bộ, giảng viên tham gia học thạc sĩ, 20 cán bộ, giảng

viên tham gia nghiên cứu sinh thì đã có khoảng 70 hồ sơ đƣợc hình thành mà

đây chỉ là một mảng hoạt động nhỏ của nhà trƣờng. Tài liệu nghiên cứu khoa

học của trƣờng chiếm khối lƣợng lớn rất lớn. Hàng năm, nhà trƣờng có hàng

nghìn khóa luận tốt nghiệp, đồ án tốt nghiệp của sinh viên các hệ chính quy,

tại chức và liên thông. Hàng trăm đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ,

giảng viên và sinh viên từ đề tài cấp trung ƣơng cấp thành phố, cấp trƣờng và

cấp khoa, phòng. Các bài báo viết trên tạp chí khoa học của nhà trƣờng.

Tất cả các loại tài liệu này luôn ở trong tình trạng chất đống, bó gói và

nằm rải rác ở các phòng không đƣợc sắp xếp, bảo quản. Hai năm gần đây,

cuối mỗi năm cán bộ văn thƣ đến từng đơn vị hƣớng dẫn và thu tài liệu theo

chủ trƣơng của nhà trƣờng đề ra. Tài liệu thu đƣợc là trùng thừa và không có

giá trị cao bởi các phòng chỉ nộp những tài liệu phát hành chung toàn trƣờng

mà phòng nào cũng có không phản ánh đƣợc chức năng, nhiệm vụ của từng

phòng. Điều này gây ra khó khăn rất lớn cho việc quản lý hồ sơ của cả cán bộ

văn thƣ và cán bộ lƣu trữ kiêm nhiệm của nhà trƣờng. Bởi tài liệu thu về

không lập đƣợc hồ sơ mà chỉ ở dạng tập lƣu văn bản mà tập lƣu văn bản thì

cán bộ văn thƣ đã có bản gốc.

Hiện nay ở 11 phòng chức năng của nhà trƣờng có khoảng 50m tài liệu

chƣa đƣợc nộp lƣu về bộ phận lƣu trữ và chƣa đƣợc lập hồ sơ và chỉnh lý để

đƣa vào khai thác sử dụng. Những tài liệu này có từ những năm 2000 trở lại

đây.

* Nguyên nhân Trường ĐHHP chưa lập được hồ sơ

- Trƣớc hết là ý thức và trách nhiệm của cán bộ, giảng viên: Khảo sát

thực tế cho thấy trong 11 phòng có 02 phòng có ý định lập hồ sơ, sắp xếp hồ

sơ và bảo quản tài liệu của mình là phòng Tổ chức cán bộ và phòng Chính trị

công tác học sinh sinh viên còn chín phòng không lập hồ sơ công việc của

mình. Bởi, các cán bộ ở những phòng cho rằng đó là việc của cán bộ văn thƣ

chứ không phải nhiệm vụ của mình. Văn bản trong quá trình giải quyết công

việc không đƣợc sắp xếp theo thứ tự mà để ngổn ngang và chung vào với

nhau ở tất cả các loại ở trên bàn làm việc cả giấy nháp, giấy nhớ và giấy in.

Hơn nữa cán bộ của 11 phòng trên không đƣợc bộ phận văn thƣ đƣa cho bìa

hồ sơ công việc và hƣớng dẫn cách ghi các bƣớc cần lập hồ sơ mà chỉ đƣợc

hƣớng dẫn qua một số văn bản của Nhà nƣớc ban hành. Bởi thực tế, các cán

bộ, giảng viên không nắm đƣợc các bƣớc cần làm của việc lập hồ sơ sao cho

khoa học nên tài liệu khi giải quyết xong không còn quan trọng với cán bộ các

phòng. Cuối mỗi năm, khi dọn phòng sẽ hủy theo cách riêng của mỗi ngƣời.

Trong hai đơn vị có ý định lập hồ sơ thì cũng chƣa lập đƣợc hồ sơ hoàn

chỉnh mà chỉ sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp hơn, có ý thức hơn trong việc bảo

vệ tài liệu của mình đƣa vào các cặp, hộp khi cần thì tra tìm thuận lợi hơn.

Bởi cán bộ của hai phòng cho biết không đƣợc hƣớng dẫn cụ thể, cũng không

có bìa hồ sơ mẫu để lập hồ sơ công việc mà chỉ tự ý thức đƣợc vai trò của tài

liệu và xếp gọn gàng để khi có việc cần tìm thì sẽ dễ thấy hơn.

Thiết nghĩ ở một trƣờng đại học có quy mô lớn và đội ngũ cán bộ có

trình độ chuyên môn khá cao mà chƣa hiểu hết đƣợc tầm quan trọng của việc

lập hồ sơ công việc là một vấn đề cần phải xem xét và đây là thực trạng đã có

từ lâu ở Trƣờng ĐHHP.

- Thứ hai là bộ phận văn thƣ nhà trƣờng: Qua khảo sát chúng tôi nhận

thấy do nhà trƣờng có hơn 800 cán bộ, giảng viên và hơn 10 nghìn sinh viên

với hai cán bộ văn thƣ: một văn thƣ phụ trách quản lý và sử dụng con dấu,

một cán bộ văn thƣ phụ trách quản lý văn bản đi – đến; phần mềm quản lý

văn bản của nhà trƣờng và kiêm nhiệm công tác lƣu trữ. Với khối lƣợng công

việc hàng ngày của mình, hàng ngày hai cán bộ phải lấy hơn chục số văn bản

đi các loại, cập nhật vào phần mềm và trang web để đƣa thông tin và đóng rất

nhiều dấu phục vụ hoạt động của nhà trƣờng. Vì vậy, cán bộ văn thƣ không có

thời gian để đi từng đơn vị hƣớng dẫn lập hồ sơ hơn nữa trình độ chuyên môn

của cán bộ văn thƣ chƣa đảm bảo để hƣớng dẫn lập hồ sơ . Bởi vì trong hai

cán bộ văn thƣ thì một cán bộ văn thƣ có trình độ trung cấp văn thƣ đánh

máy, có kinh nghiệm trong việc bảo quản con dấu nhƣng lại không có kinh

nghiệm trong việc hƣớng dẫn lập hồ sơ công việc. Còn một cán bộ là cử nhân

tin học đang học trung cấp văn thƣ chƣa có kinh nghiệm trong công tác văn

thƣ, lƣu trữ nên chƣa đảm nhận đƣợc việc hƣớng dẫn lập hồ sơ công việc và

quản lý hồ sơ của trƣờng.

Trƣờng ĐHHP từ khi thành lập đến nay vẫn chƣa lập đƣợc hồ sơ công

việc và chƣa thu thập đƣợc tài liệu mà tài liệu luôn ở trong tình trạng bó, gói,

mất và thất lạc. Chỉ có các tập lƣu văn bản đi và văn bản đến ở bộ phận văn

thƣ, nhƣng số lƣợng tài liệu này không nhiều và chƣa đƣợc thống kê cụ thể để

dƣới dạng cặp, hộp và lƣu tại bộ phận. Hơn nữa, qua khảo sát thực tế chúng

tôi thấy rằng khối lƣợng tập lƣu văn bản đi và văn bản đến ở bộ phận văn thƣ

lƣu từ năm 2009 đến nay. Từ năm 2009 theo quy định của Nhà nƣớc về việc

kiểm tra chéo công tác văn thƣ lƣu trữ trong các cơ quan hành chính Nhà

nƣớc, đơn vị sự nghiệp đƣợc sự hƣớng dẫn và góp ý của chi cục lƣu trữ thành

phố Hải Phòng và các đơn vị đi kiểm tra nhà trƣờng mới triển khai việc văn

thƣ lƣu một bản gốc.

-Thứ ba là trách nhiệm của Ban Giám hiệu và phòng Hành chính

Quản trị: Để công tác lập hồ sơ công việc đi vào nề nếp thì sự chỉ đạo của

Ban giám hiệu nhà trƣờng là tiền đề và vô cùng quan trọng. Nhƣng qua việc

tìm hiểu, phỏng vấn lãnh đạo nhà trƣờng đối với công tác văn thƣ, lƣu trữ nói

chung, công tác lập hồ sơ công việc nói riêng thì lãnh đạo chƣa thực sự quan

tâm và đầu tƣ cho công tác này. Ban Giám hiệu nhà trƣờng chƣa đầu tƣ cơ sở

vật chât cho công tác văn thƣ lƣu trữ, nhà trƣờng vẫn chƣa có kho lƣu trữ hiện

hành, chƣa mua bìa hồ sơ giao cho cán bộ để cán bộ căn cứ vào đó lập hồ sơ

công việc cho mình. Lãnh đạo nhà trƣờng không có biện pháp, cách thức

tuyên truyền văn bản chỉ đạo của Trung ƣơng, UBND thành phố về về công

tác văn thƣ lƣu trữ, không đƣa ra đƣợc trách nhiệm của mỗi cá nhân trong

công tác lập hồ sơ. Ban Giám hiệu nhà trƣờng chƣa thực sự hiểu hết vai trò,

tầm quan trọng của công tác này nên sự chỉ đạo chƣa đƣợc quyết liệt và triệt

để.

Ban Giám hiệu nhà trƣờng cũng đã chỉ đạo ban hành một số văn bản

quy định trong công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung. Hiện nay, nhà trƣờng

chƣa có quy định cụ thể trong việc lập hồ sơ công việc nên công tác này vẫn

chƣa đƣợc quan tâm thích đáng.

Nhà trƣờng giao cho phòng Hành chính - Quản trị phụ trách quản lý

công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣng lãnh đạo phòng không hiểu về công tác văn

thƣ, lƣu trữ nên tham mƣu chƣa hợp lý. Lãnh đạo phòng chƣa phổ biến, triển

khai các văn bản mới, chƣa chỉ đạo đƣợc công tác lập hồ sơ tại các phòng,

chƣa có chủ trƣơng xây dựng kho lƣu trữ hiện hành. Mọi việc liên quan đến

công tác văn thƣ, lƣu trữ giao hết cho bộ phận văn thƣ chịu trách nhiệm. Có

thể nói rằng lãnh đạo phòng Hành chính Quản trị trên danh nghĩa là quản lý,

tham mƣu về công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣng thực tế thì không quan tâm đến

công tác này. Đây là một trở ngại lớn đối với bộ phận văn thƣ bởi khi lãnh

đạo không chỉ đạo thì không dám mạnh dạn đƣa ra các biện pháp để hoàn

thiện công tác này. Do không có sự thanh tra, kiểm tra nên bộ phận văn thƣ

cũng không chủ động thực hiện các công việc vốn đã thành nếp từ lâu của nhà

trƣờng.

1.2.2.2 Công tác quản lý hồ sơ Trường ĐHHP

Quản lý là một khái niệm rất rộng thể hiện ở từng lĩnh vực khác nhau thì

sẽ có cách hiểu khác nhau. Theo nghĩa chung nhất thì quản lý là sự tác động

của chủ thể quản lý lên đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu quản lý.

Việc tác động theo cách nào còn tuỳ thuộc vào các góc độ khoa học khác

nhau ,các lĩnh vực khác nhau cũng nhƣ cách tiếp cận của ngƣời nghiên cứu.

Quản lý hồ sơ bao gồm việc sắp xếp, thiết kế và xem xét lại các văn bản,

hồ sơ trong tổ chức. Nó liên quan đến việc phối hợp các nhiệm vụ, quản lý,

bảo quản, tiêu hủy trong sự hoạt động của một tổ chức.[19,Tr.1]

* Vai trò của quản lý hồ sơ đối với Trường ĐHHP

- Quản lý tốt hồ sơ sẽ giúp cán bộ, giảng viên Trƣờng ĐHHP tra cứu

thông tin nhanh chóng, chính xác để kịp thời cung cấp thông tin tin cậy giải

quyêt công việc đạt hiệu quả cao nhất.

- Việc quản lý hồ sơ chặt chẽ còn giúp cho nhà trƣờng giữ gìn đƣợc bí

mật của mình trong cơ chế tuyển sinh ngày càng khó khăn nhƣ hiện nay thì

việc giữ bí mật về chiến lƣợc phát triển để thu hút thí sinh vào trƣờng là vô

cùng quan trọng điều này tạo nên đƣợc thƣơng hiệu và uy tín của nhà trƣờng

đối với các trƣờng bạn và sinh viên.

- Quản lý hồ sơ một cách khoa học, bài bản giúp công tác lƣu trữ nhà

trƣờng đi vào nền nếp, không mất nhiều kinh phí cho việc chỉnh lý, sắp xếp

lại hồ sơ, tài liệu để bộ phận lƣu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ lƣu trữ

nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, tra cứu phục vụ tốt nhất việc tra tìm

tài liệu cho cán bộ, giảng viên nâng cao hiệu suất và chất lƣợng công việc của

mình.

Việc quản lý hồ sơ phụ thuộc vào việc có lập đƣợc hồ sơ hay không, bởi

khi lập đƣợc hồ sơ mới quản lý đƣợc hồ sơ. Thực tế cho thấy việc quản lý hồ

sơ là không có bởi cán bộ, giảng viên các phòng không lập hồ sơ, cán bộ văn

thƣ do không có sự quan tâm, chỉ đạo nên cũng không thực hiện tốt việc

hƣớng dẫn, đƣa bìa hồ sơ cho cán bộ, giảng viên. Do đặc thù Trƣờng ĐHHP

là đơn vị sự nghiệp phục vụ sự nghiệp giáo dục và đào tạo nên có 02 phòng

của bộ phận nhỏ quản lý điểm của sinh viên là phòng Đào tạo và phòng Khảo

thí và Đảm bảo chất lƣợng nhƣng việc quản lý bài thi không đƣợc quản lý

chặt chẽ khoa học. Sau khi giảng viên chấm xong, bài thi sẽ đƣợc cất giữ

riêng ở một kho, khi có khiếu nại của sinh viên việc tìm lại bài thi để xem

điểm là vô cùng khó khăn, thêm vào đó thì việc tiêu hủy bài thi không theo

quy định là thành lập hội đồng tiêu hủy mà cán bộ phụ trách lƣu giữ bài thi tự

ý tiêu hủy theo những cách riêng của mình.

Bên cạnh đó thì việc quản lý hồ sơ sinh viên do phòng Chính trị và Công

tác học sinh sinh viên chịu trách nhiệm. Qua tìm hiểu thực tế chúng tôi thấy

rằng việc quản lý hồ sơ học sinh, sinh viên có phần khoa học hơn, bởi khi

sinh viên nhập học hồ sơ sẽ có đầy đủ giấy tờ cần thiết nhƣ: học bạ, giấy khai

sinh, bằng tốt nghiệp THPT sẽ đƣợc lƣu trong hồ sơ theo tên của từng sinh

viên và đƣợc sắp xếp, bảo quản ở tủ trong phòng.

- Để quản lý tốt hồ sơ thì trƣớc tiên cần phân loại hồ sơ: Hồ sơ có rất

nhiều loại khác nhau, hồ sơ công việc đƣợc giữ lại, xác định giá trị và chuyển

vào lƣu trữ nhà trƣờng phục vụ quá trình khai thác, sử dụng của cán bộ, giảng

viên.

- Thứ hai quản lý hồ sơ là phải đánh giá đƣợc giá trị của hồ sơ. Việc

đánh giá ở các mức độ giá trị của tài liệu, hồ sơ phải dựa trên cơ sở các

nguyên tắc, phƣơng pháp, tiêu chuẩn do khoa học lƣu trữ đề ra nhƣ xác định

thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, hồ sơ khác nhau; xác định tài liệu, hồ

sơ có giá trị lịch sử để đƣa vào lƣu trữ lịch sử bảo quản vĩnh viễn; xác định tài

liệu hết giáo trị bảo quản để tiêu hủy.

- Thứ ba là chỉnh lý, sắp xếp chuẩn mực trong hồ sơ: Đây là sự kết hợp

một cách chặt chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lập hồ sơ để tổ

chức khoa học các tài liệu trong hồ sơ nhằm bảm đảm an toàn và sử dụng

chúng hiệu quản nhất.

- Thứ tƣ là thống kê hồ sơ: Thống kê hồ sơ là áp dụng các công cụ,

phƣơng tiện chuyên môn, nghiệp vụ để nắm đƣợc chính xác thành phần, nội

dung, số lƣợng tài liệu trong hồ sơ và cơ sở vật chất, kỹ thuật của hệ thống

bảo quản tài liệu, hồ sơ của nhà trƣờng.

- Thứ năm là bảo quản hồ sơ, tài liệu: Là áp dụng các biện pháp khoa

học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu, hồ sơ nhằm phục

vụ tốt nhất cho việc khai thác, sử dụng trƣớc mắt và lâu dài. Đối với Trƣờng

ĐHHP thì cần phải: Xây dựng quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ; nội quy sử

dụng hồ sơ, tài liệu; chế độ làm vệ sinh thƣờng xuyên và đột xuất; xây dựng

nội quy phòng hỏa; chế độ nhiệt độ, độ ẩm phù hợp từng mùa cụ thể; khai

thác sử dụng hồ sơ tài liệu.

Qua việc tìm hiểu lý luận về công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ chúng

tôi thấy rằng việc lập hồ sơ và quản lý hồ sơ là việc làm rất quan trọng và hai

công tác này là sự kế thừa của nhau. Muốn quản lý tốt hồ sơ thì việc lập hồ

sơ phải tiến hành khoa học và do mỗi cán bộ phụ trách công việc của mình có

trách nhiệm lập hồ sơ.

Nhƣ vậy, qua việc đi từng phòng khảo sát và phỏng vấn trực tiếp việc lập

hồ sơ và quản lý hồ sơ ở 11 phòng với hơn 100 cán bộ, giảng viên chúng tôi

có thể khẳng định rằng trƣờng ĐHHP chƣa lập đƣợc hồ công việc, quản lý hồ

sơ rất lỏng lẻo. Đây là một thực tế mà chúng ta cần nhìn nhận và đánh giá một

cách khách quan để từ đó đƣa ra đƣợc giải pháp hợp lý khắc phục dần tình

trạng đã ăn sâu vào cách làm việc, cách nhìn nhận của cán bộ, giảng viên

Trƣờng ĐHHP trong công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ.

1.2.3. Nhận xét, đánh giá công tác lập hồ sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng

ĐHHP

Trải qua 55 năm xây dựng và phát triển đã có rất nhiều văn bản chỉ đạo,

hƣớng dẫn của Nhà nƣớc, địa phƣơng và ngành nhƣng công tác lập hồ sơ

công việc của nhà trƣờng đến nay chƣa đƣợc cải cách. Tiền thân của trƣờng là

Trƣờng Trung cấp sƣ phạm sau đó là Trƣờng Cao đẳng sƣ phạm, Trƣờng Đại

học tài chức và nay là Trƣờng ĐHHP đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực. Khối

lƣợng văn bản ngày càng nhiều cùng với sự phát triển của nhà trƣờng nhƣng

công tác lập hồ sơ vẫn không có gì thay đổi đây là một thực tế đáng buồn và

cần đƣợc chấn chỉnh trong thời gian tới.

Dƣới đây chúng tôi xin đƣa ra một số nhận xét, đánh giá công tác lập hồ

sơ và quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP sau khi khảo sát thực tế và đƣa ra thực

trạng về công tác này của nhà trƣờng.

1.2.3.1. Ưu điểm

Nhìn chung Trƣờng ĐHHP đã có sự quan tâm, chỉ đạo về công tác

lập hồ sơ hiện hành đối với các đơn vị trực thuộc thể hiện ở các văn bản

hƣớng dẫn và việc kiểm tra, đôn đốc thực hiện nhƣ ban hành Quy chế công

tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, thông báo về việc thu nộp tài

liệu và có nhắc đến việc mỗi cá nhân cần phải lập hồ sơ công việc của mình.

Đã cử cán bộ văn thƣ đến từng đơn vị thu nộp tài liệu để chỉnh lý và quản lý

hồ sơ cho tốt hơn.

Một số cán bộ, giảng viên tuy chƣa lập đƣợc hồ sơ nhƣng có ý thức bảo

vệ tài liệu của mình để khi cần thì có chứ không hủy tài liệu đi. Một số đơn vị

nhƣ phòng Tổ chức cán bộ, phòng Chính trị công tác HSSV đã có ý thức

trong việc cần lập hồ sơ công việc nhằm thuận lợi cho mình trong việc tra tìm

văn bản, tài liệu. Mỗi phòng của nhà trƣờng đã có tủ để mỗi cá nhân bảo quản

tài liệu của mình. Bên cạnh những ƣu điểm trên, công tác lập hồ sơ hiện hành

ở Trƣờng ĐHHP còn rất nhiều nhƣợc điểm cần khắc phục.

1.2.3.2. Nhược điểm

Không ít cán bộ, giảng viên của một số phòng nhƣ: Hợp tác và đào tạo

và hợp tác quốc tế, Quản lý thiết bị, Thanh tra pháp chế, Quản lý khoa học

chƣa nhận thức đƣợc trách nhiệm, ý nghĩa và tầm quan trọng của lập hồ sơ

hiện hành và trách nhiệm của mình đối với công việc này. Mặc dù đã đƣợc

nhắc nhở nhƣng các cán bộ, giảng viên không quan tâm và cho rằng cán bộ

văn thƣ gây phiền hà, sách nhiễu. Do đó, hồ sơ không đƣợc lập gây rất nhiều

khó khăn trong quá trình giải quyết công việc, quản lý văn bản, khai thác và

sử dụng tài liệu. Đặc biệt vẫn còn có cán bộ, giảng viên không giao nộp tài

liệu mặc dù cán bộ văn thƣ nhà trƣờng đến trực tiếp từng đơn vị thu thập.

Nhà trƣờng chƣa ban hành đƣợc những văn bản hƣớng dẫn, quy định

cụ thể về công tác văn thƣ, lƣu trữ của trƣờng nói chung và công tác lập hồ sơ

và quản lý hồ sơ nói riêng. Cán bộ, giảng viên chƣa nhận thức hết đƣợc vai

trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ hiện hành và chƣa biết lập hồ sơ

cần làm những công việc gì nên rất lúng túng và nghĩ rằng lập hồ sơ công việc

không phải việc của mình mà là của cán bộ làm công tác văn thƣ, lƣu trữ. Vì

thế, tài liệu lúc nào cũng ở trong tình trạng bó gói, nằm rải rác ở từng phòng

và không đƣợc quản lý chặt chẽ.

Phòng Hành chính – Quản trị đơn vị phụ trách công tác văn thƣ, lƣu

trữ nhƣng chƣa phát huy hết vai trò, trách nhiệm của mình, chƣa có sự hƣớng

dẫn, kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thƣờng xuyên và triệt để đối với các đơn vị.

Bên cạnh đó thì cán bộ văn thƣ nhà trƣờng không học đúng chuyên ngành văn

thƣ lƣu trữ. Trong hai cán bộ thì một cán bộ học trung cấp đánh máy từ photo

chuyển sang và một cán bộ học đại học tin nên chƣa hiểu rõ về công tác văn

thƣ, lƣu trữ chỉ làm nững việc thƣờng ngày là đóng dấu và chuyển giao văn

bản qua phần mềm chứ chƣa hƣớng dẫn các phòng lập hồ sơ và chƣa triển

khai việc đƣa bìa hồ sơ cho các đơn vị để các phòng có ý thức hơn trong công

tác lập hồ sơ.

Thiếu các hình thức khen thƣởng, xử phạt cụ thể trong việc thực hiện

công tác này. Mấy năm trở lại đây, cán bộ văn thƣ sau khi thu thập tài liệu đã

nộp báo cáo kết quả việc lập hồ sơ hiện hành, trong đó có nên rõ tình hình

công tác lập hồ sơ các phòng còn yếu kém, chƣa làm hết trách nhiệm của

mình. Bên cạnh đó trong các cuộc họp giao ban nội chính cũng đã đƣa ra sự

yếu kém công tác văn thƣ, lƣu trữ toàn trƣờng nói chung và công tác lập hồ sơ

nói riêng. Nhƣng lãnh đạo nhà trƣờng chƣa có các biện pháp mạnh để biểu

dƣơng khen thƣởng những phòng, cá nhân đã thực hiện tốt và phê bình, nhắc

nhở hay tính vào thành tích thi đua cuối năm đối với những phòng, cá nhân

chƣa thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành.

Qua đây, chúng tôi thấy rằng Trƣờng ĐHHP cần có biện pháp khắc

phục tình trạng yếu kém trong công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và công tác

lập hồ sơ hiện hành của nhà trƣờng nói riêng để giá trị tài liệu của nhà trƣờng

phát huy hết vai trò của mình góp phần vào việc xây dựng và phát triển nhà

trƣờng ngày một lớn mạnh nhƣ mục tiêu đã đề ra.

Nhƣ vậy, qua việc khảo sát đƣa ra thực trạng, nhận xét và đánh giá công

tác lập hồ sơ hiện hành tại Trƣờng ĐHHP chúng tôi thấy rằng công tác lập hồ

sơ hiện hành là công việc đã bị lãng quên từ khi thành lập trƣờng qua các thời

kỳ cho đến nay điều này làm ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động chung của toàn

trƣờng. Do đó, việc xây dựng danh mục hồ sơ là hết sức cần thiết, xác định

đây là việc làm quan trọng và thƣờng xuyên hiện nay giúp cho công tác văn

thƣ, lƣu trữ nhà trƣờng bắt đầu đi vào nề nếp.

Tiểu kết chƣơng 1

Qua việc tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và khảo sát thực

tế tình hình tài liệu và thực trạng công tác lập hồ sơ Trƣờng ĐHHP chúng tôi

thấy rằng Trƣờng ĐHHP sản sinh ra khối lƣợng rất lớn, đa dạng về loại hình,

phong phú về nội dung. Đặc biệt, tài liệu nhà trƣờng phản ánh rõ và đầy đủ

nhất quá trình phát triển của nhà trƣờng, thể hiện mọi mặt hoạt động trên tất

cả các lĩnh vực. Nguồn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà

trƣờng là nguồn tài liệu đáng tin cậy và có giá trị cao. Tuy nhiên Trƣờng

ĐHHP chƣa lập đƣợc hồ sơ và chƣa quản lý đƣợc hồ sơ. Mặc dù có rất nhiêu

văn bản hƣớng dẫn của trung ƣơng và địa phƣơng nhƣng nhà trƣờng vẫn lúng

túng và chƣa hiểu hết vai trò tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và quản lý

hồ sơ. Nhà trƣờng chƣa có sự hƣớng dẫn và biện pháp cụ thể để công tác này

đi vào nề nếp. Đứng trƣớc thực trạng trên thì việc xây dựng danh mục hồ sơ

và quản lý hồ sơ điện tử là việc làm cấp bách hiện nay, giúp nhà trƣờng dựa

vào danh mục hồ sơ lập đƣợc hồ sơ cho từng cá nhân, từng phòng cụ thể .

Việc quản lý hồ sơ điện tử dựa trên phần mềm quản lý văn bản của nhà

trƣờng giúp việc theo dõi quá trình giải quyết công việc đƣợc chặt chẽ. Đồng

thời việc quản lý hồ sơ điện tử giúp cán bộ văn thƣ cuối năm dựa vào đó thu

hồ sơ giấy các đơn vị đƣợc thuận lợi.

CHƢƠNG 2

XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

2.1. Những vấn đề chung về danh mục hồ sơ

2.1.1. Khái niệm về danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ có rất khái niệm khác nhau: Danh mục hồ sơ là bảng

thống kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến phải lập trong một năm của một cơ

quan, tổ chức để hƣớng dẫn việc lập hồ sơ.[6, Tr.120]

Danh mục hồ sơ là bản kê tên các loại hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập

trong năm có ghi thời hạn bản quan và tên ngƣời lập.[1,Tr.335]

2.1.2. Cơ sở để xây dựng danh mục hồ sơ

- Các văn bản quy định về chức năng nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ

chức, quy chế làm việc của nhà trƣờng.

- Các văn bản về phân công nhiệm vụ của lãnh đạo quản lý, cán bộ, công

chức, viên chức của Ban Giám hiệu.

- Quy chế tổ chức hoạt động của Ban Giám hiệu và các phòng chức

năng.

- Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của nhà trƣờng.

Căn cứ vào những cơ sở trên chúng tôi thu thập đƣợc một số văn bản

phục vụ cho việc xây dựng danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP.

1. Quyết định số 12/QĐ - BGH ngày 11 tháng 2 năm 2014 về việc phân

công nhiệm vụ công tác đối với các đồng chí trong Ban Giám hiệu Trƣờng

ĐHHP.

2. Quyết định số 161/QĐ – ĐHHP ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Hiệu

trƣởng Trƣờng Đại học Hải Phòng về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt

động của Trƣờng ĐHHP.

3. Webside. http.//www.dhhp.edu.vn.

4. Nhiệm vụ năm học 2015 – 2016 Trƣờng ĐHHP.

Nhƣ vậy qua việc tìm hiểu những nội dung cơ bản về danh mục hồ sơ

nói chung, căn cứ vào khảo sát thực tế Trƣờng ĐHHP chúng tôi xin đƣa ra

bản danh mục hồ sơ của 11 phòng để dựa vào đó cán bộ văn thƣ hành năm có

thể triển khai đến từng phòng, dựa vào bản danh mục đó các cán bộ, giảng

viên có thể lập đƣợc hồ sơ công việc cho mình.

2.1.3. Phương pháp xây dựng danh mục hồ sơ

Phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ nói chung.

Có hai phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ:

- Thứ nhất cán bộ văn thƣ xây dựng dự thảo danh mục hồ sơ của trƣờng

lấy ý kiến đóng góp của các phòng, ban, cá nhân hoàn thiện dự thảo, trình

lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính để trình ngƣời đứng đầu ký ban

hành.

- Thứ hai các phòng dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo

hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, cán bộ văn thƣ tổng hợp thành danh mục hồ sơ

của trƣờng, bổ sung, chỉnh sửa (nếu hoàn thiện dự thảo, trình ngƣời đứng đầu

cơ quan quản lý ban hành).

Lựa chọn phƣơng pháp xây dựng danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP:

Trƣờng ĐHHP là đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND thành phố Hải Phòng.

Trƣờng có 11 phòng chức năng nhƣng việc lập hồ sơ và thu thập tài liệu lƣu

trữ còn gặp rất nhiều hạn chế. Chính vì thế, để giúp việc thu thập tài liệu vào

lƣu trữ phục vụ khai thác hiệu quả chúng tôi lựa chọn phƣơng pháp thứ nhất

tức là văn thƣ là ngƣời lập ra danh mục hồ sơ sau đó gửi đến các đơn vị để

các đơn vị theo đó sắp xếp hợp lý và hiệu quả hơn.

2.1.4. Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của danh mục hồ sơ

Khung đề mục của danh mục hồ sơ đƣợc xây dựng theo cơ cấu tổ chức

hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi

cơ quan để chọn khung đề mục danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc

lập hồ sơ đƣợc đầy đủ, chính xác và thuận tiện. Những cơ quan có cơ cấu tổ

chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị đƣợc phân định rõ ràng thì

áp dụng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức. Những cơ quan

có cơ cấu tổ chức phức tạp, không ổn định, không rõ ràng thì xây dựng khung

đề mục danh mục hồ sơ theo lĩnh vực hoạt động.

Nếu theo cơ cấu tổ chức thì lấy tên các đơn vị trong cơ quan; theo lĩnh

vực hoạt động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu của cơ quan làm đề

mục lớn (các phần) của danh mục hồ sơ.

Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ là các vấn đề thuộc

chức năng nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cơ cấu tổ chức.

hoặc là các vấn đề trong phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề

mục theo lĩnh vực hoạt động.

Trong mỗi đề mục nhỏ, các hồ sơ đƣợc sắp xếp theo trình tự từ chung

đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí và tầm quan trọng của

hồ sơ. Đối với Trƣờng ĐHHP có cơ cấu tổ chức ổn định thì chúng tôi chọn

xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức

2.2. Danh mục hồ sơ Trƣờng ĐHHP

Trong khuôn khổ luận văn tốt nghiệp thạc sĩ, chúng tôi dự thảo bản danh

mục hồ sơ năm 2016 của Trƣờng ĐHHP trên cơ sở khảo sát chức năng, nhiệm

vụ và thực tế tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của trƣờng.

Đơn vị/ Thời Số và ký hiệu ngƣời Tiêu đề mục và tiêu đề hồ sơ hạn bảo Ghi chú hồ sơ lập hồ quản sơ

I. PHÒNG ĐÀO TẠO

1. Hoạt động đào tạo

Tập văn bản hƣớng dẫn của Bộ HS Đ/C

GDĐT, UBND TP Hải Phòng, Sở nguyên Khiêm, 01.ĐT GDĐT chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác tắc Đ/C

đào tạo. Toàn

Hồ sơ về việc xin mở mã ngành đào Đ/C 02.ĐT tạo hệ trung cấp chính quy năm 2016. 20 năm Khiêm

Văn bản quy định về hoạt động đào

03.ĐT tạo, kiểm tra chƣơng trình đào tạo Vĩnh Đ/C

của Hội đồng trƣờng năm 2016. viễn Khiêm

Hồ sơ về việc thành lập hội đồng xét

04.ĐT tốt nghiệp đối với các lớp cuối khóa 20 năm Đ/C

năm 2016. Lƣơng

Văn bản về thời gian đào tạo các

05.ĐT ngành kỹ thuật năm 2016. 20 năm Đ/C

Toàn

Hồ sơ về việc thành lập các hội đồng

06.ĐT bảo vệ luận văn, đồ án tốt nghiệp cho 20 năm Đ/C

sinh viên cuối khóa năm 2016 Lƣơng

Hồ sơ về việc thành lập các nhóm

07.ĐT thực tập cho sinh viên năm thứ 3 và 5 năm Đ/C

thứ 4 năm 2016 Lƣơng

Hồ sơ về việc thành lập hội đồng

chấm thi tốt nghiệp cho sinh viên 20 năm Đ/C 08.ĐT cuối khóa năm 2016. Lan

Anh

Hồ sơ về việc thành lập các đoàn 09.ĐT thanh tra thực tập của sinh viên các 10 năm Đ/C

lớp sƣ phạm năm 2016. Khiêm

1. Biên bản các cuộc họp giao ban đào Đ/C 10. ĐT tạo hàng tháng năm 2016. 5 năm Toàn

2. Hồ sơ về việc thành lập hội đồng thi 20 năm Đ/C

Bảo 11. ĐT cấp chứng chỉ tin học, ngoại ngữ theo

chuẩn Châu Âu năm 2016.

3. HS dự

12.ĐT kiến phát

sinh

4. 2. Văn bằng – Chứng chỉ

Tập văn bản Quy định việc cấp văn HS Đ/C

13.ĐT bằng, chứng chủ của Bộ GDĐT và Nguyên Huyền

Sở GDĐT. tắc

Hồ sơ về việc xin cấp phôi bằng tốt

14.ĐT nghiệp cho sinh viên chính quy theo 20 năm Đ/C

chỉ tiêu năm 2016. Phong

Hồ sơ về việc cấp chứng chỉ giáo dục Đ/C

15.ĐT thể chất cho sinh viên chính quy 20 năm Phong

năm 2016.

Hồ sơ về việc xác minh bằng tốt 10 năm Đ/C

nghiệp, bảng điểm cho sinh viên đã Huyền 16.ĐT tốt nghiệp từ năm 2013 trở về trƣớc,

năm 2016.

HS dự

kiến phát 17.ĐT

sinh

II. PHÒNG KHẢO THÍ VÀ ĐẢM

BẢO CHẤT LƢỢNG

5. 1. Công tác quản lý, đảm bảo chất

lƣợng

Tập văn bản của Bộ GDĐT và HS 01. UBND T về việc hƣớng dẫn quy chế Nguyên KT&ĐBCL đào tạo, quy chế chấm thi và ra đề thi tắc

Kế hoạch đào tạo năm học 2015 – Vĩnh Đ/C 02.KT&ĐBCL 2016. viễn Hùng

Văn bản về chƣơng trình đào tạo năm Vĩnh

03.KT&ĐBCL 2016. viễn Đ/C

Kiên

Hồ sơ về việc đào tạo sinh viên tham

04.KT&ĐBCL gia các kỳ thi Olympic trong nƣớc 50 năm Đ/C

năm 2016. Kiên

Hồ sơ về việc quản lý phần mềm đào

05.KT&ĐBCL tạo năm 2016. 10 năm Đ/C

Kiên

Kế hoạch đào tạo, đảm bảo chất

06.KT&ĐBCL lƣợng năm 2016. 20 năm Đ/C

Nga

Biên bản các cuộc họp giao ban hàng Đ/C 07.KT&ĐBCL tháng đảm bảo chất lƣợng năm 2016. 5 năm Thắng

Văn bản về việc thẩm tra văn bằng

08.KT&ĐBCL của sinh viên các lớp chính quy đã ra 20 năm Đ/C

trƣờng năm 2016. Thủy

Hồ sơ về việc kiểm định việc ra đề 10 năm Đ/C 09.KT&ĐBCL thi của giảng viên năm 2016. Nga

Báo cáo về chất lƣợng đào tạo, kiểm Vĩnh Đ/C

10.KT&ĐBCL định chất lƣợng hàng năm, năm viễn Hùng

2016.

HS dự

kiến phát 11.KT&ĐBCL

sinh

6. 2. Công tác tuyển sinh

Hồ sơ về việc thành lập Hội đồng

12.KT&ĐBCL tuyển sinh đại học năm 2016. 20 năm Đ/C

Tính

Hồ sơ về việc thành lập các ban: Ban

13.KT&ĐBCL đề thi, coi thi, chấm thi, cơ sở vật 20 năm Đ/C

chất năm 2016. Tính

Hồ sơ về việc thành lập Hội đồng

14.KT&ĐBCL tuyển sinh kỳ thi liên thông từ Cao 20 năm Đ/C

đẳng lên đại học năm 2016. Thắng

Hồ sơ về việc thành lập hội đồng thi

15.KT&ĐBCL chuẩn đầu ra ngoại ngữ và tin học 20 năm Đ/C

năm 2016. Hùng

Hồ sơ về việc chấm phúc khảo của

16.KT&ĐBCL thí sinh trong kỳ thi liên thông năm 10 năm Đ/C

2016. Hùng

Hồ sơ về việc thành lập hôị đồng

17.KT&ĐBCL tuyển sinh TCNN năm 2016. 20 năm Đ/C

Nga

HS dự

18.KT&ĐBCL kiến phát

sinh

III. PHÒNG QUẢN LÝ KHOA

HỌC

1. 1. Hoạt động nghiên cứu khoa học

của giảng viên

Tập văn bản về hƣớng dẫn, quy định HS Đ/C

của Bộ giáo dục đào tạo, Sở Khoa Nguyên Minh; 01.QLKH học và công nghệ trong công tác tắc Đ/C

Thủy nghiên cứu khoa học.

Hồ sơ về việc phê duyệt đề tài

NCKH cấp trƣờng của TS. Vũ Thị 20 năm Đ/C 02.QLKH Loan – giảng viên khoa Giáo dục Huyền

Chính trị, năm 2016

Quyết định về việc phê duyệt các đề Đ/C 03.QLKH tại NCKH cấp Thành phố năm 2016. 50 năm Minh

Quyết định về việc thành lập Hội Đ/C

04.QLKH đồng nghiệm thu giáo trình cấp 20 năm Thủy

Trƣờng năm 2016.

Biên bản nghiệm thu bài thảo luận Đ/C Hà 05.QLKH chuyên đề các khoa năm 2016. 20 năm

HS dự

kiến phát 06.QLKH

sinh

2. Tạp chí khoa học

Hồ sơ về thành lập ban biên tập tạp Đ/C 07.QLKH chí khoa học năm 2016. 20 năm Minh

Thông báo về việc viết bài trên tạp Đ/C

08.QLKH chí khoa học Trƣờng ĐHHP hàng 5 năm Huyền

tháng, năm 2016.

Hồ sơ về việc thành lập hội đồng xét

09.QLKH duyệt các bài viết trên tạp chí khoa 20 năm Đ/C

học năm 2016. Thủy

HS dự

10.QLKH kiến phát

sinh

2. 3. Nghiên cứu khoa học sinh viên

Tập văn bản về hƣớng dẫn, quy định HS Đ/C

11.QLKH về công tác nghiên cứu khoa học đối Nguyên Thủy

với sinh viên. tắc

Hồ sơ thành lập Hội đồng NCKH Đ/C 12.QLKH sinh viên cấp trƣờng năm 2016 10 năm Thủy

Tập văn bản về thành lập các nhóm Đ/C

13.QLKH NCKH cấp khoa của sinh viên năm 10 năm Huyền

2016.

Quyết định về việc phê duyệt các đề 10 năm Đ/C Hà

14.QLKH tài NCKH của sinh viên cấp trƣờng

năm 2016.

Quyết về việc phê duyệt các đề tại

14.QLKH NCKH sinh viên cấp Thành phố năm 20 năm Đ/C

2016. Minh

Hồ sơ về việc đƣa sinh viên tham gia

15. QLKH các cuộc thi NCKH các trƣờng sƣ 20 năm Đ/C

phạm năm 2016. Minh

Văn bản về tổ chức các Hội nghị sinh

16.QLKH viên NCKH tại Trƣờng ĐHHP năm 20 năm Đ/C Hà

2016.

Tập văn bản về thành lập các tiểu ban

17.QLKH nghiệm thu đề tài NCKH sinh viên 20 năm Đ/C

năm 2016. Minh

HS dự

18.QLKH kiến phát

sinh

IV. PHÒNG HỢP TÁC VÀ ĐÀO

TẠO QUỐC TẾ

1. Công tác hợp tác quốc tế

Tập văn bản quy định về hợp tác HS

quốc tế, liên kết đào tạo với nƣớc Nguyên

01.HT&ĐTQT ngoài của Bộ giáo dục và đào tạo, tắc

Cục đào tạo với nƣớc ngoài, Sở

ngoại vụ.

Kế hoạch về việc hợp tác quốc tế với Đ/C

02.HT&ĐTQT các nƣớc trong và ngoài khu vực năm Vĩnh Minh

2016. viễn Loan

Hồ sơ về việc hợp tác với Trung

03.HT&ĐTQT Quốc trong lĩnh vực đào tạo tiếng Vĩnh Đ/C

việt năm 2015. Sinh viễn

04.HT&ĐTQT Hồ sơ về việc ký kết hợp tác với

Nhật Bản trong lĩnh vực mời chuyên Vĩnh Đ/C

gia giảng dạy tiếng nhật cho sinh viễn Sinh

viên nhà trƣờng năm 2016.

Hồ sơ hợp tác với Mỹ trong lĩnh vực Vĩnh Đ/C 05.HT&ĐTQT ngôn ngữ Tiếng Anh năm 2016. viễn Cƣờng

06.HT&ĐTQT Tập văn bản tuyển sinh đào tạo ngôn Vĩnh Đ/C Hà

ngữ tiếng việt với Lào viễn

HS dự

07.HT&ĐTQT kiến phát

sinh

2. Công tác đào tạo

Hồ sơ về việc tiếp nhận sinh viên

08.HT&ĐTQT Lào sang học tập tại Trƣờng năm 20 năm Đ/C Hà

2016

Hồ sơ về tiếp nhận sinh viên Trung

09.HT&ĐTQT Quốc vào học tập tại Trƣờng năm 20 năm Đ/C

Sinh 2016.

Kế hoạch học tập của sinh viên nƣớc Đ/C

10.HT&ĐTQT ngoài năm 2016. Vĩnh Chung

viễn Oanh

Hồ sơ về việc cấp bằng cho sinh viên Vĩnh

nƣớc ngoài sang học tập tại Trƣờng viễn Đ/C Hà 11.HT&ĐTQT

năm 2016.

HS dự 12.HT&ĐTQT kiến phát

sinh

V. PHÒNG CHÍNH TRỊ - CÔNG

TÁC HỌC SINH VIÊN

1. Công tác chính trị - tƣ tƣởng

Hồ sơ về việc tổ chức các buổi học 01.CT - Nghị quyết cho cán bộ, giảng viên 20 năm Đ/C CTHSSV năm 2016. Cƣờng

Văn bản tổ chức tuần công tác học 02. CT- sinh – sinh viên đầu khóa năm 2016. 10 năm Đ/C CTHSSV Hƣng

Hồ sơ về việc mở các lớp học cảm 03. CT - tình Đảng cho cán bộ, giảng viên 10 năm Đ/C CTHSSV năm 2016. Đàn

Hồ sơ về việc tổ chức cuộc thi Sống, 04. CT- làm việc và học tập theo gƣơng đạo 50 năm Đ/C CTHSSV đức Hồ Chí Minh, năm 2016. Đàn

HS dự 05. CT- kiến phát CTHSSV sinh

2. Công tác học sinh – sinh viên

Hồ sơ về việc buộc thôi học của sinh 06. CT- viên các lớp chính quy năm 2016. 10 năm Đ/C CTHSSV Thụy

Hồ sơ về việc cấp học bổng học kỳ I 07.CT- năm học 2015 - 2016 cho sinh viên 10 năm Đ/C CTHSSV khoa Giáo dục chính trị năm 2016. Ngân

08.CT- Hồ sơ về việc miễn, giảm học phí của Đ/C

CTHSSV sinh viên năm 2016. 10 năm Trang

Hồ sơ về việc xử lý vi phạm quy chế Đ/C 09.CT- thi của sinh viên lớp Chế tạo máy 10 năm Thụy CTHSSV K12, năm 2016.

10.CT- Hồ sơ về việc cho sinh viên bảo lƣu Đ/C

CTHSSV tiếp tục học tập năm học 2015 -2016. 10 năm Xuân

HS dự 11. CT- kiến phát CTHSSV sinh

3. Công tác nội chính

12.CT- Biên bản các cuộc họp giao ban nội Đ/C

CTHSSV chính năm 2016. 20 năm Hƣng

13.CT- Báo cáo phong trào an ninh tổ quốc Vĩnh Đ/C

CTHSSV năm 2016 viễn Cƣờng

14. CT- Báo cáo tổng kết công tác năm học Vĩnh Đ/C

CTHSSV 2015 – 2016 của các khoa năm 2016. viễn Cƣờng

Thông báo về nội dung các cuộc họp Đ/C 15.CT - giao ban nội chính hàng tháng năm 5 năm Cƣờng CTHSSV 2016.

HS dự 16. CT - kiến phát CTHSSV sinh

VI. PHÒNG KẾ HOẠCH – TÀI

CHÍNH

1. Kế hoạch tài chính

Tập văn bản của cơ quan TW và Sở HS Đ/C

01.KHTC Tài chính về công tác tài chính. Nguyên Long;

tắc Hƣơng

Kế hoạch tài chính hàng năm 2016. Vĩnh Đ/C 02.KHTC viễn Long

Kế hoạch thu – chi năm theo nguồn 20 năm Đ/C 03.KHTC thu của nhà trƣờng năm 2016. Hƣơng

Kế hoạch chi theo ngân sách nhà 20 năm Đ/C 04. KHTC Hƣơng nƣớc cấp năm 2016.

HS dự

kiến phát 05.KHTC

sinh

2. Công tác Tài chính – Kế toán

Biên bản kiểm kê Qũy tiền mặt theo

06.KHTC quý năm 2016. 5 năm Đ/C

Huệ

Báo cáo công tác tài chính hàng Đ/C 07.KHTC tháng, năm 2016 10 năm Hƣơng

Quyết định về việc thu học phí của Đ/C 08.KHTC sinh viên theo tín chỉ năm 2016. 10 năm Long

Hồ sơ về việc duyệt chi các công

09.KHTC trình xây dựng cơ bản thuộc ngân Vĩnh Đ/C

sách nhà nƣớc năm 2016. viễn Long

Hồ sơ về việc chi mua sắm thƣờng

10.KHTC xuyên năm 2016. 20 năm Đ/C

Mai

Hồ sơ về việc chi lao động thừa giờ

11.KHTC cho giảng viên năm học 2015 – 2016. 5 năm Đ/C

Mai

Hồ sơ về các khoản chi phát sinh

12.KHTC không có trong kế hoạch tài chính 10 năm Đ/C

năm 2016. Hƣơng

Báo cáo công tác kế toán tài chính Vĩnh Đ/C 13. KHTC năm 2016. viễn Long

Bảng tổng hợp lƣơng hàng tháng của 5 năm Đ/C 14.KHTC cán bộ, giảng viên năm 2016. Thanh

HS dự

kiến phát 15.KHTC

sinh

VII. PHÒNG THANH TRA PHÁP

CHẾ

1. Công tác thanh tra

Văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của Bộ HS

01.TTPC giáo dục và đào tạo, Sở GDĐT về Nguyên

công tác thanh tra. tắc.

Kế hoạch về việc thanh tra thi hết Đ/C 02.TTPC học phần năm học 2015 – 2016. 10 năm Thảo

Hồ sơ về việc thanh tra chấm thi học

03.TTPC phần học kỳ I năm học 2015 – 2016. 10 năm Đ/C

Cúc

Hồ sơ về việc giải quyết đơn thƣ tố Đ/C 04.TTPC cáo của sinh viên năm 2016 5 năm Hƣơng

Kế hoạch thanh tra các kỳ thi chuẩn Đ/C

05. TTPC đầu ra tin học, ngoại ngữ của sinh 20 năm Bảo

viên năm 2016.

Biên bản xử lý cán bộ coi thi vi phạm Đ/C 06. TTPC quy chế thi năm 2016. 5 năm Bảo

HS dự

07.TTPC kiến phát

sinh

2. Công tác Pháp chế

Kế hoạch pháp chế năm 2016 Đ/C 08.TTPC 20 năm Thảo

Hồ sơ về việc tổ chức cuộc thi tìm

09.TTPC hiểu hiến pháp, pháp luật của cán bộ, 20 năm Đ/C

giảng viên năm 2016. Thanh

Văn bản phòng chống tham nhũng Đ/C 10.TTPC trong nhà trƣờng năm 2016 20 năm Bảo

Hồ sơ về việc kiểm định tính pháp lý 20 năm Đ/C 11.TTPC của văn bản năm 2016. Hƣơng

HS dự

12.TTPC kiến phát

sinh

VIII.PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ

1. Công tác tổ chức cán bộ

Tập văn bản chỉ đạo của Bộ giáo dục

01.TCCB và đào tạo, UBND TP Hải Phòng, Sở Hồ sơ

nội vụ Hải Phòng về công tác tổ nguyên

chức cán bộ. tắc

Văn bản quy định về chia, tách, sát

02.TCCB nhập các phòng, ban, khoa Trƣờng 20 năm Đ/C

ĐHHP. Nhàn

Hồ sơ về việc đổi tên một số đơn vị

03. TCCB Trƣờng ĐHHP năm 2016. 20 năm Đ/C

Văn

Hợp đồng lao động ngoài chỉ tiêu Đ/C 04.TCCB biên chế năm 2016. 10 năm Hồng

Hồ sơ về việc gia hạn thời gian giảng

05.TCCB daỵ đối với cá nhân có học hàm Tiến 70 năm Đ/C

sĩ năm 2016 ĐG Cƣờng

Hồ sơ về việc bổ nhiệm cán bộ lãnh

06.TCCB đạo năm 2016. 70 năm Đ/C

Cƣờng

Hồ sơ về việc bổ nhiệm lại chức vụ

07.TCCB năm 2016. 70 năm Đ/C

ĐG Cƣờng

Hồ sơ về việc công nhận hoàn thành

08.TCCB nhiệm vụ và xét hết tâp sự đối với 70 năm Đ/C

cán bộ, giảng viên năm 2016. ĐG Hồng

Hồ sơ về việc thuyên chuyển công

09. TCCB tác cán bộ năm 2016. 70 năm Đ/C

ĐG Hồng

HS dự

10.TCCB kiến phát

sinh

Hồ sơ về việc xét nâng lƣơng theo định

kỳ cho cán bộ, giảng viên năm 2016.

2. Lƣơng

11.TCCB 20 năm Đ/C

Thƣ

Hồ sơ về việc xét nâng lƣơng trƣớc

12.TCCB thời hạn đối với cán bộ, giảng viên 20 năm Đ/C

năm 2016. Thƣ

Hồ sơ về việc xét cấp phụ cấp đối với 20 năm Đ/C 13.TCCB cán bộ, giảng viên năm 2016. Thƣ ĐG

Quyết định phụ cấp thâm niên nhà 20 năm

14.TCCB giáo theo định kỳ năm 2016. Đ/C ĐG

Thƣ

Quyết định nâng lƣơng thƣờng xuyên

15.TCCB đối với cán bộ, giảng viên năm 2016. 20 năm Đ/C

Thƣ

Quyết định nâng lƣơng trƣớc thời

hạn đối với cán bộ, giảng viên đạt 20 năm Đ/C 16.TCCB thành tích xuất sắc trong quá trình Thƣ

công tác năm 2016.

HS dự

17.TCCB kiến phát

sinh

3. Công tác đào tạo, bồi dƣỡng cán

bộ, giảng viên

Hồ sơ về việc cử cán bộ, giảng viên

đi nghiên cứu, học tập ở nƣớc ngoài 70 năm Đ/C

năm 2016. ĐG Cƣờng 18.TCCB

Hồ sơ về việc cử cán bộ, giảng viên

đi nghiên cứu, học tập trong nƣớc 70 năm Đ/C 19.TCCB ĐG năm 2016. Thƣ

Hồ sơ về việc cử cán bộ tham gia lớp

20.TCCB đào tạo ngắn hạn năm 2016. Đ/C

5 năm Cƣờng

Hồ sơ về việc cử cán bộ đi làm việc

21.TCCB với các nƣớc liên kết đào tạo năm 10 năm Đ/C

Cƣờng 2016.

Hồ sơ về việc cử cán bộ, giảng viên 70 năm Đ/C

22.TCCB tham gia lớp tập huấn quân sự năm ĐG Cƣờng

2016.

HS dự

23.TCCB kiến phát

sinh

4. Công tác thi đua – khen thƣởng

Văn bản Hƣớng dẫn công tác Thi đua HS

khen thƣởng của Bộ giáo dục và đào nguyên Đ/C 24.TCCB tạo, UBND thành phố Hải Phòng, Sở tắc Phú, đc

Nội vụ. Toàn

Hồ sơ về việc khen thƣởng sinh viên 25.TCCB có thành tích xuất sắc trong học tập 10 năm Đ/C

toàn khóa học năm học 2015 – 2016. Phú

Hồ sơ về việc thi đua lập thành tích

26.TCCB xuất sắc chào mừng ngày nhà giáo 10 năm Đ/C

Việt Nam 20/11 năm 2016. Phú

Hồ sơ về việc thi đua của các đơn vị

27.TCCB trực thuộc 6 tháng đầu năm, năm 10 năm Đ/C

2016 Toàn

Hồ sơ thi đua của các đơn vị 6 tháng 10 năm Đ/C 28.TCCB cuối năm, năm 2016 Toàn

Hồ sơ khen thƣởng chiến sĩ thi đua

29.TCCB của cán bộ, giảng viên năm 2016. 10 năm Đ/C

Phú

Hồ sơ đề nghị trung ƣơng đoàn

TNCS HCM khen thƣởng cán bộ, 70 năm Đ/C

30.TCCB giảng viên có thành tích xuất sắc ĐG Phú

trong phong trào đoàn của nhà trƣờng

năm 2016.

Hồ sơ về khen thƣởng giảng viên và

31.TCCB sinh viên trong kỳ thi Olympic Vật lý 10 năm Đ/C

năm 2016. Toàn

HS dự

32.TCCB kiến phát

sinh

5. Chế độ chính sách

Hồ sơ về việc nghỉ hƣu đối với cán

33. TCCB bộ, giảng viên năm 2016 70 năm Đ/C

Thƣ

Hồ sơ về việc nghỉ hƣởng chế độ Bảo

34.TCCB hiểm xã hội năm 2016 70 năm Đ/C

Thƣ

HS dự

35.TCCB kiến phát

sinh

IX. PHÒNG HÀNH CHÍNH –

QUẢN TRỊ

1. Công tác văn thƣ – lƣu trữ

Tập văn bản hƣớng dẫn về công tác HS Đ/C

01.HCQT văn thƣ – lƣu trữ của TW và Sở nội nguyên Hoài;Đ/

vụ. tắc C Tuyết

Hồ sơ về việc kiểm tra chéo công tác

văn thƣ – lƣu trữ của cụm trực thuộc 20 năm Đ/ Hoài

02.HCQT nguồn nộp lƣu vào chi cục văn thƣ

lƣu trữ thành phố Hải Phòng năm

2016.

Hồ sơ về việc báo cáo công tác văn

03.HCQT thƣ – lƣu trữ theo định kỳ năm 2016. 20 năm Đ/C

Hoài

Tập lƣu sổ công văn đi- đến năm Đ/C 04. HCQT 20 năm Tuyết 2016

HS dự

kiến phát 05.HCQT

sinh

2. Cơ sở vật chất

Văn bản mua sắm cơ sở vật chất Đ/C 06.HCQT thƣờng xuyên năm 2016. 5 năm Dũng

Hồ sơ về việc thành lập hội đồng Đ/C 07.HCQT thanh lý tài sản năm 2016. 5 năm Dũng

Hồ sơ về việc mua văn phòng phẩm Đ/C 08.HCQT phục vụ thi hết học kỳ I, năm 2016 5 năm Nam

09.HCQT Văn bản sửa chữa, bảo dƣỡng xe 10 năm Đ/C

định kỳ, năm 2016. Nam

HS dự

kiến phát 10.HCQT

sinh

X. PHÒNG QUẢN LÝ THIẾT BỊ

1. Công tác quản lý thiết bị

nguyên

Văn bản quy định về quản lý trang

tắc

01. QLTB thiết bị của Trƣờng.

Đ/C Kế hoạch mua sắm thiết bị phục vụ 02.QLTB năm học 2015 – 2016. 20 năm Quang

Đ/C Hồ sơ về việc quản lý hệ thống máy 03.QLTB tính của Trƣờng năm 2016. 10 năm Ninh

Đ/C Hồ sơ về việc bảo dƣỡng, bảo trì định

04.QLTB kỳ máy móc trang thiết bị của 5 năm Hoàng

Trƣờng năm 2016.

Hồ sơ về việc mở thầu mua trang Đ/C

05.QLTB thiết bị cho xƣởng thực hành kỹ thuật 20 năm Quang

năm 2016.

Hồ sơ về việc chỉ định thầu mua Đ/C

06. QLTB trang thiết bị cho xƣởng thực hành kỹ 20 năm Quang

thuật năm 2016.

HS dự

kiến phát 07.QLTB

sinh

XI. PHÒNG BẢO VỆ

Tập văn bản về phong trào an ninh, 20 năm Đ/C Tƣ 01.BV tổ quốc.

Lịch trực các ngày nghỉ lễ và nghỉ tết Đ/C Y 02.BV trong năm, năm 2016. 5 năm

Kế hoạch trực tại các khu vực trong Đ/C Y 03.BV trƣờng năm 2016. 5 năm

Tham luận phong trào an ninh tổ 20 năm Đ/C Tƣ 04.BV quốc năm 2016.

HS dự

kiến phát 05.BV

sinh

Tiểu kết chƣơng 2

Nhƣ vậy qua việc khảo sát tình hình thực tế công tác lập hồ sơ của 11

phòng, dựa vào chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và một số văn bản của

Trƣờng ĐHHP. Tìm hiểu những vấn đề lý luận về xây dựng danh mục hồ sơ

chúng tôi đã đƣa ra bản danh mục hồ sơ để dựa vào đây cán bộ, giảng viên

của mỗi phòng có thể lập đƣợc hồ sơ công việc cho mình. Điều này góp phần

vào công cuộc cải cách công tác hành chính Trƣờng ĐHHP nói chung và

công tác văn thƣ, lƣu trữ nói riêng. Thông qua bản danh mục hồ sơ mỗi cán

bộ, giảng viên chủ động hơn trong lập hồ sơ công việc cho mình. Bản danh

mục hồ sơ trên góp phần giúp tài liệu Trƣờng ĐHHP không bị mất mát, thất

lạc và đƣa vào lƣu trữ nhà trƣờng làm nguồn tài liệu tham khảo tin cậy và quý

giá cho cán bộ, giảng viên nhà trƣờng. Chúng tôi hi vọng rằng bản danh mục

hồ sơ sẽ là bƣớc khởi đầu, cột mốc đánh giá sự thay đổi toàn diện trong công

tác văn thƣ, lƣu trữ Trƣờng ĐHHP.

CHƢƠNG 3

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRƢỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

3.1. Khái niệm tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử

*Khái niệm tài liệu điện tử:

Về khái niệm tài liệu điện tử có rất nhiều cách hiểu khác nhau:

Theo Luật liên bang Nga“về chữ ký số điện tử” định nghĩa tài liệu điện

tử là tài liệu mà thông tin của nó đƣợc thể hiện dƣới dạng số điện tử.

Trong TCNN quốc gia Nga 52292, khái niệm tài liệu điện tử đƣợc định

nghĩa nhƣ sau: Tài liệu điện tử là hình thức biểu diễn tài liệu dƣới dạng một

tập hợp những sự thực ở dạng điện tử và của những sự thực hiện liên quan

qua lại tƣơng ứng với chúng trong môi trƣờng số.

Theo lƣu trữ quốc gia Mỹ thì tài liệu điện tử đƣợc định nghĩa tài liệu

điện tử là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn mà thông tin đó

có thể đƣợc ghi lại trên bất kỳ vật mang bằng máy nào (tức là chứa thông tin

bất kỳ đƣợc ghi ký lại ở dạng chỉ có thể xử lý với sự trợ giúp của máy điện

toán).

Theo ThS. Lê Văn Năng – (Giám đốc Trung tâm Tin học – Cục Văn

thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc) thì tài liệu điện tử là vật mang tin đƣợc tạo lập ở

dạng mà thông tin trong đó đƣợc tạo ra, đƣợc gửi đi, đƣợc nhận và đƣợc lƣu

trữ bằng phƣơng tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số,

từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tƣơng tự

hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật

mang tin mà thông tin trong đó đƣợc tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình

thông tin trong đó đƣợc tạo lập bằng việc biến đổi cá loại hình thông tin trên

các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số.

Tài liệu điện tử rất đa dạng và phong phú về kích cỡ, ngôn ngữ và định

dạng. Các định dạng thƣờng gặp là:

- Văn bản với các định dạng *doc,*docx,*xlsx,*pdf,…

- Ảnh với các định dạng *jpg,*jpeg,*gif,*bitmap,*png,…

- Phim, âm thanh với các định dạng: *mp3,*mp4,*avi,*flv,..

- Web với các định dạng: *html,*php…

Ngoài các định dạng trên, các tập tin số còn có các định dạng khác, phụ

thuộc vào phần mềm đƣợc sử dụng để tạo ra tập tin đó.

*Khái niệm hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử

Helen Barrett đã đƣa ra định nghĩa về hồ sơ điện tử (ePortfolio) nhƣ

sau: Hồ sơ điện tử sử dụng công nghệ điện tử, cho phép những ngƣời xây

dựng hồ sơ thu thập và tổ chức các sản phẩm dƣới dạng nhiều loại phƣơng

tiện truyền thông (âm thanh, video, đồ họa, văn bản).

Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tƣợng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành

trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, tổ chức cá nhân.[12,Tr.1]

Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kế các

tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của

cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử [12,Tr.1]

* Quản lý hồ sơ điện tử

Khái niệm quản lý có rất nhiều cách hiểu khác nhau tùy từng lĩnh vực

trong lĩnh vực quản lý hồ sơ điện tử chúng ta có thể hiểu quản lý là tác động

của chủ thể quản lý lên đối tƣợng quản lý một cách gián tiếp và trực tiếp

nhằm thu đƣợc nhƣng diễn biến, thay đổi tích cực.

Quản lý hồ sơ điện tử là việc tạo lập, sửa đổi nội dung, thay đổi trạng

thái hồ sơ.

3.2. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ

3.2.1. Các nút chức năng của phần mềm phục vụ công tác quản lý hồ

sơ điện tử.

Phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ Trƣờng ĐHHP có tên HP –

eOFFICE đƣợc truy cập dƣới địa chỉ: http://qlvb.hpnet.vn.

Hình 01: Đăng nhập vào phần mềm

Phần mềm có chứa rất nhiều nút chức năng khác nhau nhƣng chúng tôi

tìm hiểu những nút chức năng liên quan đến quản lý hồ sơ điện tử nhƣ sau:

+ Văn bản đến: Chứa toàn bộ văn bản đến (văn bản văn thƣ cập nhật và

đã đƣợc Hiệu trƣởng nhà trƣờng phê duyệt).

+ Văn bản đi: Chứa toàn bộ văn bản đi của nhà trƣờng chù trì soạn thảo

(sau khi đƣợc duyệt, lấy dấu và đƣợc văn thƣ đƣa vào hệ thống).

+ Hồ sơ công việc: Chứa nhiều hồ sơ khác nhau do văn thƣ scan và quản

lý (sau khi công việc giải quyết xong sẽ đƣợc scan để quản lý).

+ Tất cả: Chứa toàn bộ văn bản văn thƣ cập nhật trình Hiệu trƣởng.

+ Chƣa vào sổ: Chứa những văn bản chƣa đƣợc đánh số.

+ Chờ phân phối: Là những văn bản Hiệu trƣởng chƣa phê duyệt.

+ Đang xử lý: Chứa văn bản đã đƣợc phê duyệt và gửi các

phòng, chuyên viên xử lý đƣợc giao nhiệm vụ tiến hành xử lý công

việc.

+ Hoàn thành: Gồm những văn bản đã xử lý xong.

+ Qúa hạn: Chứa văn bản đã giao nhƣng chƣa xử lý xong theo

thời gian quy định.

+ Bị chuyển trả: Chứa văn bản chuyển nhầm đơn vị xử lý văn bản.

+ Đƣợc đánh dấu: Chỉ văn bản có tầm quan trọng cần xử lý ngay.

3.2.2. Nhiệm vụ của cán bộ văn thư trong việc sử dụng phần mềm

Lãnh đạo nhà trƣờng, lãnh đạo các phòng và chuyên viên phụ trách công

tác văn thƣ, lƣu trữ ở các phòng sẽ đƣợc sử dụng phần mềm này. Tùy theo

chức năng, nhiệm vụ mà phần mềm sẽ phân quyền cụ thể việc sử dụng tính

tăng trong phần mềm.

Cán bộ làm công tác văn thƣ nhà trƣờng sẽ là đầu mối trong việc đăng

nhập, chuyển giao văn bản đi – đến của tất cả các đơn vị. Đồng thời căn cứ

vào ý kiến của Hiệu trƣởng quản lý hồ sơ điện tử, cuối hàng năm căn cứ vào

hồ sơ điện tử thu hồ giờ giấy tại các đơn vị.

Cán bộ văn thƣ sau khi đăng nhập tên và mật khẩu vào sẽ sử dụng phần

mềm với những nhiệm vụ sau:

- Chuyển giao văn bản đến trình Hiệu trƣởng duyệt trên phần mềm: Sau

đi đăng nhập vào tài khoản, cán bộ văn thƣ vào mục “VB đến” rồi “thêm

mới” văn bản đến. Trong đó loại sổ, ngày nhận văn bản và số đến đã đƣợc

mặc định theo ngày. Cán bộ văn thƣ điền đầy đủ thông tin văn bản đến vào

các mục còn lại theo (hình 02) và ấn vào nút “cập nhật”. Sau khi ấn nút cập

nhật văn bản sẽ đƣợc chuyển lên Hiệu trƣởng phê duyệt.

Hình 02: Thêm mới văn bản đến

- Cập nhật văn bản đi: Việc cập nhật văn bản đi tùy vào nhu cầu của

từng đơn vị mà cán bộ văn thƣ sẽ cập nhật chứ không nhất thiết văn bản nào

cũng cập nhật. Việc cập nhật văn bản đi tạo tiền đề lập hồ sơ điện tử để quản

lý đƣợc tốt nhất. Sau khi scan cán bộ văn thƣ đăng nhập vào phần mềm, sau

ấn vào nút “VB đi” và nhấn vào nút “thêm mới” nhƣ hình 03

Hình 03:Cập nhật văn bản đi

Sau đó điền các thông tin cần thiết của văn bản rồi ấn vào nút “cập

nhật” văn bản sẽ ở mục văn bản đến. Văn bản đi văn thƣ cập nhật chủ yếu để

lấy căn cứ dữ liệu lập hồ sơ công việc trên phần mềm.

Hình 04: Thêm mới văn bản đi

Với đề tài luận văn của mình chúng tôi tìm hiểu việc quản lý hồ sơ điện

tử thông qua phần mềm quản lý văn bản này.

3.3. Quản lý hồ sơ điện tử Trƣờng ĐHHP

3.3.1. Mục đích quản lý hồ sơ điện tử với Trường ĐHHP

Trƣớc thực trạng công tác lập hồ sơ, công tác quản lý văn bản của

Trƣờng ĐHHP nhƣ đã nêu ở chƣơng 3 thì tháng 5/2015 Phòng Hành chính –

Quản trị đã tham mƣu với Ban Giám hiệu phối hợp Trung tâm thông tin thuộc

UBND thành phố Hải Phòng đã đƣa phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ

có tên HP – eOFFICE vào sử dụng nhằm mục đích ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác văn thƣ lƣu trữ đồng thời quản lý tốt hơn hồ sơ dƣới dạng

điện tử trong phần mềm.

Quản lý hồ sơ điện tử giúp lãnh đạo nhà trƣờng biết đƣợc kết quả làm

việc của cán bộ, giảng viên thông qua hồ sơ điện tử nhanh chóng, thuận lợi.

Cán bộ văn thƣ là ngƣời trực tiếp quản lý hồ sơ điện tử, việc quản lý này

giúp cán bộ văn thƣ nắm đƣợc hồ sơ của các phòng, hƣớng dẫn trực tiếp các

phòng lập hồ sơ thông qua việc mở ứng dụng phần mềm khi cần thiết.

Quản lý hồ sơ điện tử giúp cán bộ văn thƣ dựa vào đó làm căn cứ cuối

mỗi hàng năm thu hồ sơ, tài liệu giấy đƣợc thuận lơi.

Việc quản lý hồ sơ điện tử còn làm căn cứ theo dõi số lƣợng hồ sơ nộp

của mỗi phòng, quy trách nhiệm cụ thể những cá nhân, đơn vị không giao nộp

hồ sơ giấy.

Ngoài ra việc quản lý hồ sơ điện tử tốt còn làm là điều kiện thuận lợi cán

bộ văn thƣ cung cấp những thông tin chính xác, kịp thời cho lãnh đạo nhà

trƣờng khi cần thiết.

Nhƣ vậy nhờ có phần mềm quản lý văn bản/quản lý hồ sơ điện tử, cán bộ

văn thƣ lập đƣợc hồ sơ trên phần mềm, theo dõi đƣợc quá trình hoạt động của

toàn trƣờng và cung cấp những thông tin cần thiết, cấp bách đƣợc chính xác

và kịp thời.

3.3.2. Nội dung quản lý hồ sơ điện tử

Qua khái niệm quản lý hồ sơ điện tử chúng ta có thể thấy rằng việc

quản lý hồ sơ điện tử bao gồm: tạo lập hồ sơ trên phần mềm; Sửa đổi nội

dung trên phần mềm và thay đổi trạng thái trên phần mềm.

* Tạo lập hồ sơ trên phần mềm

Tạo lập hồ sơ trên phần mềm là dựa vào những công cụ có sẳn trên

phần mềm để tạo lập hồ sơ.

Để tạo lập đƣợc hồ sơ trên phần mềm cán bộ văn thƣ tiến hành các bƣớc sau:

Bƣớc 1: Cán bộ văn thƣ đăng nhập vào tài khoản (Hình 01)

Bƣớc 2: Ấn vào nút “Hồ sơ công việc”, sẽ hiện ra cửa sở

Hình 05: Hồ sơ công việc

Bƣớc 3: Ân vào nút “tạo hồ sơ mới” cửa sổ sẽ hiện ra nhƣ hình 06

Hình 06: Cửa sổ đăng nhập thông tin hồ sơ

Bƣớc 4: Điền các thông tin trong mục “thông tin hồ sơ công việc” bao

gồm:

Tiêu đề hồ sơ: Tên hồ sơ đƣợc viết gắn gọn phản ánh toàn bộ nội dung

trong hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ 1: Hồ sơ về việc cử cán bộ, giảng viên đi nghiên cứu sinh ở

Liên Bang Nga theo học bổng hiệp định năm 2015

Hồ sơ 2: Hồ sơ về việc báo cáo công tác tuyển sinh THPT Quốc gia năm

2015.

Hồ sơ 3: Hồ sơ về việc xét khen thƣởng kỷ niệm chƣơng vì sự nghiệp

giáo dục năm 2015.

Nội dung hồ sơ: Bao gồm công việc giải quyết của hồ sơ.

Ví dụ nhƣ với Hồ sơ 1 thì nội dung hồ sơ bao gồm: Thông báo tuyển

sinh nghiên cứu sinh du học Nga theo học bổng hiệp định; đơn xin tham dự

tuyển sinh du học Nga của cán bộ; công văn về việc cử cán bộ tham dự; thông

báo trúng tuyển của Bộ giáo dục và đạo tạo; quyết định của trƣờng cử cán bộ

đi nghiên cứu sinh ở Nga; bản cam kết của cán bộ đƣợc cử đi học.

Ngày tạo hồ sơ: Ngày cán bộ văn thƣ tạo hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ đƣợc tạo lập ngày 20/2/2015, ngày hồ sơ bắt đầu

Hạn xử lý hồ sơ: Căn cứ vào quá trình giải quyết công việc ghi hạn xử lý

hồ sơ.

Ví dụ: hạn kết thúc xử lý hồ sơ ngày 16/6/2015

Lãnh đạo phụ trách: Ngƣời trực tiếp đƣợc giao chỉ đạo công việc.

Ví dụ: Vũ Đức Văn – Trƣởng phòng Tổ chức Cán bộ

Chuyên viên xử lý hồ sơ: Ngƣời đƣợc giao giải quyết công việc.

Ví dụ: Nguyễn Đức Cƣờng – Chuyên viên phụ trách làm hồ sơ cho thạc

Ý kiến lãnh đạo: Ý kiến của Ban Giám hiệu trong quá trình giải quyết hồ sơ.

sĩ, tiến sĩ.

Ví dụ: Hiệu trƣởng chỉ đạo hoàn thành hồ sơ đúng tiến độ.

Ví dụ: Nguyễn Thị Thu Hoài – cán bộ văn thƣ phụ trách quản lý phần mềm.

Chuyên viên phối hợp: Cán bộ văn thƣ theo dõi quá trình giải quyết công

Bƣớc 5: Lƣu hồ sơ và thêm văn bản liên quan vào hồ sơ: Sau khi “lƣu hồ

sơ ” cửa sổ sẽ hiện ra mục “văn bản trong hồ sơ” và “trao đổi ý kiến”

Văn thƣ sẽ “thêm” vào văn bản liên quan, văn bản khác và thêm vào ý

kiến xử nếu có và ấn nút “lƣu hồ sơ” thêm một lần nữa.

giảng viên thì văn thƣ sẽ scan sau đó thêm vào văn bản liên quan rồi lƣu hồ sơ.

Ví dụ: Trong quá trình giải quyết công việc còn thiếu bản cam kết của

Nhƣ vậy việc tạo lập hồ sơ mới đã hoàn thành, việc tạo lập hồ sơ giúp cán bộ

văn thƣ có thể biết đƣợc bao nhiêu hồ sơ đƣợc hình thành trong hoạt động của

nhà trƣờng điều này rất tốt cho công tác quản lý hồ sơ.

Hình 07:Thêm văn bản vào hồ sơ

*Thay đổi trạng thái hồ sơ

Để thay đổi trạng thái hồ sơ cán bộ văn thƣ vào mục “hồ sơ công việc”,

sau đó vào mục “sửa hồ sơ”, vào mục “ tình trạng xử lý” cửa sổ sẽ hiện ra ba

trạng thái hồ sơ gồm: chƣa rõ; đang thực hiện; đã hoàn thành, cán bộ văn thƣ

chọn trạng thái phù hợp từng hồ sơ khác nhau.

Trạng thái hồ sơ thay đổi theo tiến trình giải quyết công việc. Việc thay đổi

trạng thái hồ sơ rất quan trọng giúp các bộ văn thƣ biết đƣợc hồ sơ nào đã

Hình 08: Tình trạng xử lý hồ sơ

xử lý xong, hồ sơ nào ở tình trạng chƣa xử lý và đang sử lý.

Có thể nói việc quản lý hồ sơ điện tử trên phần mềm quản lý văn

bản/quản lý hồ sơ điện tử giúp cán bộ văn thƣ theo dõi đƣợc tình trạng hiện

tại của hồ sơ, biết đƣợc hồ sơ đã hoàn chỉnh chƣa, cần bổ sung những gì và

nhắc nhở cán bộ trực tiếp giao công việc hoàn thành để cán bộ văn thƣ scan

đƣa vào hồ sơ điện tử.

3.3.3. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử

Nếu nhƣ ở tài liệu giấy việc bảo quản tài liệu cần phòng, kho, và các

điều kiện đảm bảm tài liệu không bị hƣ hỏng, thì việc bảo quản tài liệu chính

là đảm bảo độ tin cậy, tính xác thực và có thể ở trạng thái sẵn sàng cho tiếp

cận khai thác, sử dụng.

Độ tin cậy của tài liệu lƣu trữ điện tử rất quan trọng bởi độ tin cậy của

một tài liệu chính là khả năng của tài liệu để làm một bằng chứng đáng tin

cậy. Với Trƣờng ĐHHP thì tài liệu trong hồ sơ điện tử sẽ đƣợc scan từ bản

giấy và có dấu đỏ dƣới dạng file pdf. Cán bộ văn thƣ là ngƣời trực tiếp tạo ra

và quản lý hồ sơ điện tử vì vậy những văn bản trong hồ sơ sau khi đƣợc chỉnh

sửa, ban hành sau đó scan đƣa vào hồ sơ điện tử nên hồ sơ điện tử Trƣờng

ĐHHP là tài liệu đáng tin cậy đƣợc sử dụng thƣờng xuyên thay tài liệu giấy

bởi sự nhanh chóng và tiện lợi của tài liệu điện tử.

Đối với tài liệu điện tử ngoài độ tin cậy thì tính xác thực là một yếu tố

không thể thiếu bởi tính xác thực của tài liệu dùng để chỉ sự bền vững qua

thời gian của các đặc điểm ban đầu của tài liệu đó xét về khía cạnh bối cảnh,

cấu trúc và nội dung. Một tài liệu xác thực là tài liệu giữ lại đƣợc độ tin cậy

ban đầu (tính nguyên bản) của nó[1,6]. Tài liệu điện tử Trƣờng ĐHHP đƣợc

scan từ tài liệu giấy (khi tài liệu giấy là bản gốc, bản chính) vì vậy luôn ở

dạng file pdf và đƣợc giao cho văn thƣ lập hồ sơ điện tử và quản lý chặt chẽ

nên luôn giữ đƣợc độ tin cậy. Tài liệu điện tử Trƣờng ĐHHP đƣợc quản lý

dƣới dạng file pdf và thông qua phần mềm quản lý văn bản do UBND thành

phố Hải Phòng cấp vì vậy độ tin cậy và tính xác thực rất cao. Khi cán bộ,

giảng viên cần thì cán bộ văn thƣ luôn cung cấp để phục vụ công tác học tập,

nghiên cứu khoa học và giải quyết công việc khi cần.

3.3.4. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử

Tài liệu ở bất kỳ dạng văn bản giấy hay văn bản điện tử thì mục đích

cuối cùng vẫn là đáp ứng nhu cầu khai thác, sử dụng khi cần thiết. Bởi nếu

nhƣ chúng ta dù có rất nhiều tài liệu quý hiếm và độ tin cậy cao nhất nhƣng

tài liệu đó không đƣợc khai thác sử dụng, không phát huy đƣợc giá trị thì tài

liệu đó sẽ là tài liệu chết. Khác với tài liệu giấy tài liệu lƣu trữ điện tử đƣợc

khai thác dƣới dạng các file dữ liệu. Nếu nhƣ ở tài liệu giấy ngƣời khai thác,

sử dụng cần phải đến nơi để khai thác và sử dụng thì tài liệu điện tử khi đã

đảm bảo độ tin cậy và tính xác thực thì thông qua việc kết nối mạng hoặc

phần mềm nào đó thì con ngƣời có thể dễ dàng khai thác, sử dụng tài liệu. Đối

với Trƣờng ĐHHP thì việc khai thác tài liệu điện tử thông qua phần mềm

quản lý văn bản. Khi các đơn vị có nhu cầu thì chỉ cần liên hệ trực tiếp với

văn thƣ nhà trƣờng thì tài liệu đó sẽ đƣợc chuyển đến ngƣời cần một cách

nhanh chóng, chính xác và kịp thời mà ngƣời khai thác không cần đến tận nơi

để tìm kiếm. Dù ở xa cũng có đƣợc tài liệu đáng tin cậy mà cán bộ, giảng viên

cần. Đây là một trong những ƣu điểm nổi bật của tài liệu lƣu trữ điện tử mà

Trƣờng ĐHHP đã phát huy đƣợc để thỏa mãn nhu cầu của cán bộ, giảng viên

trong trƣờng.

Qua đây chúng ta có thể thấy rằng việc khai thác và sử dụng tài điện tử

Trƣờng ĐHHP thông qua phần mềm: https://qlvb.hpnet.vn đƣợc nhà trƣờng

phát huy tối đa bởi những lợi ích mà phần mềm này mang lại.

Tiểu kết chƣơng 3

Nhƣ vậy thông qua phần mềm quản lý văn bản/ quản lý hồ sơ chúng tôi

đã nêu nên đƣợc các bƣớc quản lý tài liệu, hồ sơ điện tử ở Trƣờng ĐHHP.

Việc quản lý hồ sơ điện tử giúp lãnh đạo nhà trƣờng theo dõi đƣợc quá trình

giải quyết công việc của cán bộ, giảng viên. Giúp cán bộ văn thƣ căn cứ vào

hồ sơ điện tử theo dõi đƣợc hồ sơ nào đã hoàn thiện, hồ sơ nào chƣa hoàn

thiện để từ đó nhắc nhở cán bộ, giảng viên hoàn thiện công việc để Scan đƣa

vào hồ sơ. Quản lý hồ sơ điện tử giúp cho cán bộ văn thƣ hƣớng dẫn trực tiếp

các phòng cách lập hồ sơ công việc bằng giấy thông qua việc chỉ trực tiếp trên

phần mềm. Quản lý hồ sơ điện tử giúp cán bộ văn thƣ chủ động hơn trọng

việc đáp ứng yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu bởi độ tin cậy mà tài liệu điện

tử mang lại. Bên cạnh đó cuối mỗi năm căn cứ vào đó thu hồ sơ, tài liệu giấy

đƣợc chính xác tránh tình trạng các đơn vị không giao nộp hoặc không nộp

đầy đủ hồ sơ, tài liệu.

KẾT LUẬN

Đối với tất cả các cơ quan, khi đƣợc thành lập công tác văn thƣ, lƣu trữ

là một hoạt động không thể thiếu, bởi công tác này phải ánh đầy đủ và trung

thực nhất quá trình làm việc cũng nhƣ kết quả làm việc của cơ quan đó.

Trƣờng ĐHHP là đơn vị sự nghiệp hoạt động lĩnh vực đào tạo. Mọi hoạt động

của nhà trƣờng đều thể hiện qua công tác văn thƣ, lƣu trữ bởi “công tác văn

thƣ là của ngõ của cơ quan”.

Chính vì thế làm tốt công tác văn thƣ, lƣu trữ là vấn đề đƣợc đặt ra đối

với Trƣờng ĐHHP. Qua quá trình khảo sát công tác văn thƣ, lƣu trữ chúng tôi

thấy rằng công tác này chƣa đƣợc nhà trƣờng quan tâm đúng mức vì vậy tài

liệu luôn ở trong tình trạng bó gói và mất mát. Đặc biệt cán bộ nhà trƣờng

lúng túng trong công tác lập hồ sơ công việc và quản lý tài liệu bởi không biết

phải làm nhƣ thế nào và bắt đầu từ đầu để tài liệu đƣợc sắp sếp khoa học,

không bị mất mất và thất lạc.

Với lý do trên, việc nghiên cứu danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử

đƣợc chúng tôi chọn làm đề tài cho luận văn thạc sĩ của mình. Qua nghiên

cứu đề tài đã đặt ra và giải quyết đƣợc một số vấn đề sau:

Đề tài nghiên cứu một cách có hệ thống một số vấn đề lý luân về công

tác lập hồ sơ, xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ.

Đề tài đã khảo sát trực tiếp 11 phòng tại Trƣờng ĐHHP về công tác lập

hồ sơ và quản lý hồ sơ. Từ kết quả khảo sát này, đề tài đã đánh giá đƣợc thực

trạng, phân tích ƣu điểm, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của những hạn chế.

Để khắc phục những tồn tại trên chúng tôi đã xây dựng đƣợc danh mục

hồ sơ cho Trƣờng ĐHHP và đƣa ra cách thức quản lý hồ sơ điện tử trên phần

mềm để dựa vào đó nhà trƣờng lập đƣợc hồ sơ công việc và quản lý tốt hồ sơ

điện tử.

Bên cạnh việc xây dựng bản danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử

cho Trƣờng ĐHHP chúng tôi có một số kiến nghị giúp công tác văn thƣ lƣu

trữ ngày càng hoàn thiện nhƣ sau:

Thứ nhất, lãnh đạo Trƣờng ĐHHP đặt công tác văn thƣ, lƣu trữ nói

chung, công tác lập hồ sơ công việc nói riêng là nhiệm vụ hàng ngày và phải

hoàn thành để mỗi cán bộ, giảng viên có ý thức, trách nhiệm trong việc lập hồ

sơ công việc.

Thứ hai, nhà trƣờng đƣa ra những chế tài cụ thể khi cán bộ, giảng viên

không lập hồ sơ công việc nhƣ cuối năm không đƣợc bình xét thi đua vì

không hoàn thành nhiệm vụ; không đƣợc nâng lƣơng trƣớc thời hạn,…

Thứ ba, nhà trƣờng ban hành văn bản cụ thể hƣớng dẫn về công tác văn

thƣ lƣu trữ.

Thứ tƣ, nhà trƣờng mời giảng viên chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ, phối

hợp với Chi cục văn thƣ lƣu trữ thành phố Hải Phòng mở các buổi tập huấn

về công tác văn thƣ, lƣu trữ giúp cán bộ, giảng viên hiểu hơn về công tác này.

Thứ năm, lãnh đạo phòng Hành chính – Quản trị và cán bộ phụ trách

công tác văn thƣ, lƣu trữ cần có trách nhiệm hơn đối với công việc mình phụ

trách bằng những việc làm cụ thể: Tham mƣu để ban hành văn bản hƣớng dẫn

về công tác lập hồ sơ, cử cán bộ phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ đến từng

đơn vị hƣớng dẫn cụ thể,..

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền (1990): Lý luận và

thực tiễn công tác lưu trữ. Nhà xuất bản Đại học và Trung học chuyên nghiệp,

Hà Nội.

2. Trịnh Thu Hà (2006): Lập hồ sơ hiện hành ở các ban Đảng trực thuộc Ban

Chấp hành Trung ương, Thực trạng và giải pháp, Hà Nội

3. Trần Thị Hằng (2007): Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định

thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập

đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam, Hà Nội

4. Lê Tuấn Hùng (2004): Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn

bản – một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học

và Công nghệ, Hà Nội.

5. Hƣớng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục văn thƣ lƣu trữ

Nhà nƣớc về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi

trường mạng.

6. Dƣơng Văn Khảm (2011): Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa thông tin, Hà Nội.

7. Kế hoạch số 258/KH-CCVTLT ngày 13/11/2014 công tác văn thư, lưu trữ 5

năm 2016-2020.

8. Luật lƣu trữ (2011). Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12.

9. Kiều Thị Ngọc Mai(2000): Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ

sơ ở Cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 6.

10. TS. Vũ Đăng Minh (2008): Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử về cán

bộ, công chức. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc số 11.

11. Tô Duy Nghĩa(2002): Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề của Uỷ

ban Kiểm tra Trung ương. Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 2.

12. Nghị định số 01/2013/NĐ – CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định

chi tiết thi hành Luật Lưu trữ.

13. Nghị định số 110/2004/NĐ - CP của Chính phủ về công tác văn thư.

14. Nghị định số 09/2010/ NĐ – CP sửa đổi một số điều Nghị định

110/2004/NĐ – CP của Chính Phủ về công tác văn thư.

15. TS. Nguyễn Lệ Nhung,Cẩm nang tài liệu lưu trữ điện tử, lƣợc dịch.

16. Nguyễn Thị Trang Nhung(2011): Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và

xác định Danh mục tài liệu trong một hồ sơ của ngân hàng nhà nước Việt

Nam, Hà Nội.

17. Vũ Thị Phụng(2008): Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ

quan lưu trữ Việt Nam. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12.

18. Hoàng Tùng Phong(2011): Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo

quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ, Hà Nội.

19. Vƣơng Đình Quyền(2005): Lý luận và phương pháp công tác văn thư. Nhà

xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

20. Quyết định số 693/QĐ - UBND ngày 03 tháng 4 năm 2015 của UBND

thành phố Hải Phòng về việc Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ trên

địa bàn thành phố Hải Phòng.

21. Thông tƣ số 09/2011/TT – BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ

Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt

động của cơ quan, tổ chức.

22. Dƣơng Thị Bích Thủy(2009):Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ và

xác định thành phần hồ sơ nhân sự tại Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Phúc, Hà

Nội.

23. Tổ chức tiêu chuẩn Quốc tế(2001),Tiêu chuẩn 15489.

24. Website: http://www.dhhp.edu.vn

25. Website: http://hicc.vn

26. Website: http://haiphong.gov.vn

27. Website: http://www.vanthuluutruhaiphong.gov.vn

28. Website: www.haiphong.gov.vn/sonoivu

29.Website: https://qlvb.hpnet.vn

PHỤ LỤC

1. Quyết định số 12/QĐ - ĐHHP ngày 11 tháng 2 năm 2014 của Hiệu

trƣởng Trƣờng ĐHHP về việc phân công nhiệm vụ công tác đối với các đồng

chí trong Ban Giám hiệu Trƣờng ĐHHP.

2. Quyết định số 164/QĐ - ĐHHP ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Hiệu

trƣởng Trƣờng ĐHHP về việc ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của

Trƣờng ĐHHP.

3. Nhiệm vụ năm học 2015 - 2016 ngày 24 tháng 8 năm 2015.

Luận văn Thạc sĩ Khoa học: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và quản lý hồ sơ điện tử tại Trường Đại học Hải Phòng

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là xây dựng danh mục hồ sơ cho Trường ĐHHP để giúp cán bộ, giảng viên dựa vào bản danh mục hồ sơ lập được hồ sơ công việc. Mời các bạn tham khảo!

-------------------------------------------------

LLƯƯUU TTHHỊỊ HHẰẰNNGG

NNGGHHIIÊÊNN CCỨỨUU XXÂÂYY DDỰỰNNGG DDAANNHH MMỤỤCC

HHỒỒ SSƠƠ VVÀÀ QQUUẢẢNN LLÝÝ HHỒỒ SSƠƠ ĐĐIIỆỆNN TTỬỬ TTẠẠII

TTRRƯƯỜỜNNGG ĐĐẠẠII HHỌỌCC HHẢẢII PPHHÒÒNNGG

LLUUẬẬNN VVĂĂNN TTHHẠẠCC SSĨĨ KKHHOOAA HHỌỌCC

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN -------------------------------------------------

LLƯƯUU TTHHỊỊ HHẰẰNNGG

NNGGHHIIÊÊNN CCỨỨUU XXÂÂYY DDỰỰNNGG DDAANNHH MMỤỤCC

HHỒỒ SSƠƠ VVÀÀ QQUUẢẢNN LLÝÝ HHỒỒ SSƠƠ ĐĐIIỆỆNN TTỬỬ TTẠẠII

TTRRƯƯỜỜNNGG ĐĐẠẠII HHỌỌCC HHẢẢII PPHHÒÒNNGG

KHÁI QUÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THỰC

TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ,QUẢN LÝ HỒ SƠ TRƢỜNG ĐHHP

1.2.1. Quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ hiện hành và quản lý hồ sơ của

các cơ quan nhà nước có thẩm quyền

2.1.1. Khái niệm về danh mục hồ sơ

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi

Facebook

Youtube

TikTok