HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN
QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG
Mã số: ĐTSV.2023.005
: Hoàng Thị Mơ : 1905LTHA
Chủ nhiệm đề tài Lớp Cán bộ hướng dẫn : ThS. Trịnh Thị Kim Oanh
Hà Nội, 2023
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN
QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN VIỆT YÊN, TỈNH BẮC GIANG
Mã số: ĐTSV.2023.005
Chủ nhiệm đề tài Lớp : Hoàng Thị Mơ : 1905LTHA
Hà Nội, 2023
LỜI CẢM ƠN
Trong chương trình đào tạo của Học viện Hành chính Quốc gia nói chung,
Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng nói riêng, việc thực hiện đề tài nghiên
cứu khoa học là một trong những nội dung cần thiết giúp học viên có khả năng
tổng hợp kiến thức, kỹ năng nghiên cứu dựa trên cơ sở kết hợp giữa lý thuyết và
thực tiễn.
Được sự đồng ý của Học viện và Khoa Lưu trữ học & Quản trị văn phòng,
tôi đã tiến hành thực hiện đề tài: “ Quản lý công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” làm hướng nghiên cứu của mình.
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu, tôi xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo
UBND huyện Việt Yên đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình khảo sát thực
tế và cung cấp thông tin để tôi tiến hành nghiên cứu đề tài được thuận lợi.
Tôi xin cảm ơn sâu sắc tới Học viện cùng các thầy cô giáo trong Khoa
Lưu trữ học & Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong việc hoàn
thành chương trình học tập, điều này góp phần nâng cao kiến thức và kỹ năng để
thực hiện đề tài nghiên cứu. Đặc biệt, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành
nhất đến Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh – người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo
tận tình cho tôi trong quá trình từ khi thực hiện đến lúc nghiệm đề tài nghiên cứu.
Trong quá trình khảo sát tại cơ quan để thu thập thông tin phục vụ cho
công tác nghiên cứu mặc dù đã bản thân cố gắng tìm hiểu qua các tài liệu,
nghiên cứu, tham khảo giáo trình, báo, tạp chí,...nhưng sẽ không tránh khỏi
những thiếu sót. Để đề tài nghiên cứu được hoàn thiện hơn rất mong sẽ nhận
được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN
Đề tài nghiên cứu khoa học: “ Quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện
Việt Yên, tỉnh Bắc Giang”, tôi xin cam đoan là do bản thân tự tìm hiểu qua các
tài liệu tham khảo, giáo trình, khóa luận,...chọn lựa hướng nghiên cứu. Từ trước
tới nay chưa có đề tài nghiên cứu khoa học nào về Quản lý công tác lưu trữ tại
Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang. Những thông tin, số liệu
được đề cập trong bài nghiên khoa học này hoàn toàn trung thực.
Hà Nội, ngày...tháng 4 năm 2023
Tác giả
Hoàng Thị Mơ
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
STT Chữ cái viết tắt Chữ viết đầy đủ
HĐND Hội đồng nhân dân 01
HĐND & UBND Hội đồng nhân dân & Ủy ban nhân dân 02
03 NXB Nhà xuất bản
04 UBND Uỷ ban nhân dân
05 TLLT Tài liệu lưu trữ
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1
1.Lý do chọn đề tài ...........................................................................................1
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................3
3.Mục tiêu nghiên cứu. .................................................................................... 4
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. .............................................................. 5
6.Giả thuyết nghiên cứu ...................................................................................5
7. Phương pháp nghiên cứu. ............................................................................ 5
8.Bố cục đề tài ..................................................................................................6
PHẦN NỘI DUNG ............................................................................................... 7
Chương 1: Cơ sở lý luận của việc quản lý công tác lưu trữ ............................ 7
1.1.Một số khái niệm cơ bản ............................................................................7
1.1.1.Tài liệu .................................................................................................... 7
1.1.2.Tài liệu lưu trữ ........................................................................................ 7
1.1.3.Quản lý ....................................................................................................7
1.1.4.Công tác lưu trữ ...................................................................................... 8
1.1.5.Quản lý công tác lưu trữ ......................................................................... 9
1.2.Trách nhiệm quản lý về lưu trữ ................................................................. 9
1.3.Nội dung quản lý công tác lưu trữ .............................................................9
1.3.1.Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ .................................................. 10
1.3.2.Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức .....................................11
Tiểu kết chương 1 .......................................................................................... 11
Chương 2: Thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên. ... 13
2.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Việt Yên. ..... 13
2.1.1.Vị trí địa lý ............................................................................................ 13
2.1.2.Về lịch sử hình thành ............................................................................ 13
2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Việt Yên, Bắc Giang ......................................................................................13
2.2.Giới thiệu Phòng Nội vụ - UBND huyện Việt Yên ................................ 14
2.2.1.Vị trí và chức năng ................................................................................14
2.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn ............................................................................15
2.2.3.Cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 15
2.3.Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
huyện Việt Yên, Bắc Giang ........................................................................... 16
2.3.1.Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ ............................................ 16
2.3.2.Giá trị của tài liệu lưu trữ ..................................................................... 17
2.4.Tình hình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt
Yên ................................................................................................................. 18
2.4.1.Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác lưu trữ ............................................................... 18
2.4.2.Công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu
trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ ................19
2.4.3.Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại và xử lý vi phạm
pháp luật về công tác lưu trữ ......................................................................... 19
2.4.4.Nhận xét tình hình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND
huyện Việt Yên .............................................................................................. 19
2.4.Tình hình quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên ..............22
2.4.1.Xây dựng văn bản quy định về công tác lưu trữ trong UBND huyện
Việt Yên ......................................................................................................... 22
2.4.2.Quản lý thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của UBND
huyện Việt Yên, Bắc Giang ........................................................................... 23
2.4.3.Chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ ................32
2.4.4.Thanh tra, kiểm tra, đôn đốc về công tác lưu trữ ................................. 32
2.4.5.Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ .............................................33
2.4.6.Nhận xét việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên .... 33
Tiểu kết chương 2: ......................................................................................... 36
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại UBND
huyện Việt Yên ................................................................................................... 37
3.1.Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
tại UBND huyện Việt Yên .............................................................................37
3.1.1.Nhân sự làm công tác lưu trữ ............................................................... 37
3.1.2.Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo UBND huyện Việt Yên về
tầm quan trọng của việc quản lý công tác lưu trữ ......................................... 39
3.1.3.Đào tạo, bồi dưỡng và chế tài đối với cán bộ lưu trữ ...........................39
3.1.4.Tổng kết, đúc rút kinh nghiệm sau thanh tra, kiểm tra về công tác lưu
trữ ................................................................................................................... 40
3.2.Nhóm giải pháp nâng cao về quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện
Việt Yên ......................................................................................................... 41
3.2.1.Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định quản lý công
tác lưu trữ của UBND huyện Việt Yên ......................................................... 41
3.2.2.Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ ................................................41
Tiểu kết chương 3: ......................................................................................... 45
PHẦN KẾT LUẬN .............................................................................................46
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 48
PHỤ LỤC ............................................................................................................ 50
PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Nâng cao và đổi mới chất lượng công tác quản lý ở mọi lĩnh vực đối với
các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế chính trị - xã hội...trong xã hội ngày nay
đang là vấn đề cấp thiết và vô cùng quan trọng. Một trong những công tác quản
lý cần được quan tâm, chú trọng nâng cao trong các cơ quan, tổ chức đó là quản
lý công tác lưu trữ. Nếu bản thân chúng ta không tự nhận thức được tầm quan
trọng của TLLT đã đem lại nhiều thông tin giá trị, tài liệu lưu giữ nhiều thông
tin lịch sử,... cần phải có ý thức gìn giữ, bảo quản, giao nộp tài liệu thuộc về cơ
quan, tổ chức thì các thế hệ tương lai sau này sẽ không có vốn học liệu để tìm
hiểu được lịch sử hình thành từ những giai đoạn trước. Có thể nói việc quản lý
công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức, các tổ chức chính trị - xã hội,...đã đóng
góp một phần không nhỏ vào công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, giữ gìn bí
mật và an ninh quốc gia. Đồng thời qua tài liệu lưu trữ đang được bảo quản, giữ
gìn đến tận thời nay cũng chính là minh chứng lịch sử chân thật nhất phản ánh
về quá trình đấu tranh của dân tộc Việt Nam ở trong hai thời kì kháng chiến
chống Pháp và kháng chiến chống Mỹ. Khối lượng tài liệu lưu trữ được sản sinh
trong hai thời kì này là tài liệu quý báu, minh chứng sống động cần được giữ gìn
thật tốt để giáo dục cho thế hệ con cháu mai sau về lòng yêu nước hào hùng của
dân tộc Việt Nam.
Có thể thấy việc quản lý công tác lưu trữ đã có những đóng góp không hề
nhỏ trong sự nghiệp phát triển của đất nước nhưng không phải ai cũng sẽ có cái
nhìn đúng và coi trọng nó mà chỉ coi nó là giấy tờ đơn thuần. Nhận thức của
nhiều người còn đang xem nhẹ những giá trị tài liệu lưu trữ đem lại hoặc ngay
chính tại các cơ quan, tổ chức còn quan tâm, chưa chú trọng vào việc quản lý
công tác lưu trữ theo đúng quy định. Vì nhận thức chưa đúng nên công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ vẫn còn tồn tại nhiều mặt hạn chế dẫn đến việc chưa phát
huy được việc những giá trị của TLLT.
Trong thời gian học tập tại Học viện, tôi đã được khoa Lưu trữ học &
1
Quản trị văn phòng tạo điều kiện thuận lợi có cơ hội được tiếp xúc với công tác
lưu trữ qua các môn học chuyên ngành, qua các buổi đi khảo sát học tập thực tế.
Qua đó đã giúp cho tôi có cơ hội kiểm chứng những kiến thức lý thuyết đã học
so với thực tiễn.
Bản thân là người con sinh ra và lớn lên tại mảnh đất quê hương Việt Yên,
Bắc Giang, tôi mong muốn được đóng góp vào sự phát triển công tác lưu trữ của
quê hương mình. Trong thời gian tới khảo sát trực tiếp tại Ủy ban nhân dân
huyện Việt Yên, tôi đã thu thập được các thông tin, các số liệu cần thiết để phục
vụ cho việc nghiên cứu đề tài khoa học này. UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc
Giang là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở
địa phương. UBND huyện Việt Yên đã có những đóng góp tích cực vào việc bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
Trong quá trình hoạt động, tại UBND huyện Việt Yên ngoài thực hiện các
văn bản chỉ đạo của nhà nước song song với đó cũng đã ban hành nhiều loại văn
bản để chỉ đạo, phối hợp công tác hay tham mưu ý kiến về các vấn đề liên quan
trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Việt Yên. Trong những
năm vừa qua, nhờ có sự chỉ đạo của các cấp lãnh đạo cùng với sự nỗ lực phấn
đấu của cán bộ lưu trữ nên việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt
Yên đã được đi vào nề nếp và được tổ chức khoa học. Tuy nhiên, bên cạnh
những ưu điểm về việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên thì
còn tồn tại một vài hạn chế cần khắc phục để công tác quản lý ngày càng hoàn
thiện hơn.
Với những lý do như trên cùng với quá trình tiếp nhận kiến thức tại Học
viện, tôi quyết định chọn đề tài “ Quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân
huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang” làm đề tài nghiên cứu. Thông qua đề tài nghiên
cứu này, tôi muốn nghiên cứu việc vận dụng lý luận vào thực tiễn quản lý công
tác lưu trữ, từ đó phân tích, đánh giá, nhận xét những kết quả đã đạt được và
những hạn chế còn tồn đọng để có thể đưa ra những giải pháp nâng cao hiệu quả
quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên và giúp ích cho các cơ quan,
2
tổ chức nhà nước khác.
2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Có nhiều công trình nghiên cứu, bài viết trong thời gian gần đây đã đề cập
đến vấn đề quản lý công tác lưu trữ ở các cấp các ngành từ trung ương tới cơ sở.
Cho đến thời điểm hiện tại, tôi đã thống kê được từ các công trình, giáo trình và
bài viết đề cập tới quản lý công tác lưu trữ:
Giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” (2009) của nhóm tác
giả Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn
Thâm: Giáo trình đã làm sáng tỏ những lý luận và nghiệp vụ của công tác lưu
trữ.
Giáo trình: “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” (2016),
GVC.TS.Chu Thị Hậu chủ biên, NXB Lao động, Hà Nội: Giáo trình được nhóm
tác giả dày công nghiên cứu về lưu trữ trong và ngoài nước và có sự kế thừa một
số nội dung “ Giáo trình lưu trữ ” được PGS – TS. Dương Văn Khảm và
TS.Triệu Văn Cường biên soạn (2009).
Các bài khóa luận tốt nghiệp của Học viên Học viện Hành chính Quốc gia
đã đề cập tới việc quản lý công tác lưu trữ như:
- Khóa luận tốt nghiệp (2022): “ Quản lý nhà nước về công tác văn thư,
lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ” của tác giả Nguyễn Lê Hoa Văn;
- Khóa luận tốt nghiệp (2020): “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ tại
UBND huyện Bình Xuyên, tỉnh Vĩnh Phúc”của tác giả Phùng Thị Kiều Loan;
- Khóa luận tốt nghiệp (2019): “Thực trạng quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên”của tác giả Lê Thị Ngọc
Mai;
- Khóa luận tốt nghiệp (2018): “Quản lý nhà nước về công tác văn thư –
lưu trữ tại UBND thành phố Hòa Bình – Thực trạng và giải pháp” của tác giả
Đinh Thị Trang;
- Khóa luận tốt nghiệp (2017): “ Tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu
trữ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang” của tác
giả Nguyễn Thị Vui.
3
Các đề tài đề cập trên đã được các tác giả nghiên cứu khá rõ và đánh giá
về việc quản lý công tác lưu trữ thông qua các giáo trình, khóa luận tốt nghiệp
một cách chính xác và khách quan. Và ngoài ra, các tài liệu, các bài khóa luận
của học viên còn hệ thống hóa các quy định của nhà nước và đề xuất các giải
pháp để việc quản lý công tác lưu trữ này có thể đạt được hiệu quả cao hơn. Các
công trình nghiên cứu ở trên đề cập đến vấn đề về lưu trữ, đặc biệt là quản lý
công tác lưu trữ dưới nhiều góc độ khác nhau về cả lý luận lẫn thực tiễn nhưng
chưa có công trình nào đi sâu tìm hiểu thực tiễn về việc quản lý công tác lưu trữ
tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.
Đề tài được tôi lựa chọn theo một hướng nghiên cứu mới hoàn toàn không
trùng lặp với các công trình nghiên cứu đã được công bố trước đây. Thực hiện
đề tài nghiên cứu quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên
để khảo sát thực tiễn việc quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan, đưa ra các nhận
xét đánh giá về quản lý công tác lưu trữ. Những tài liệu, bài báo cáo,...là những
gợi ý quý báu, có tính tham khảo, kế thừa giá trị sẽ giúp tôi tiến hành đề tài:
“ Quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang”
được tốt hơn.
3.Mục tiêu nghiên cứu.
- Đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên,
tỉnh Bắc Giang.
- Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả việc quản lý công tác lưu trữ tại
UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Nghiên cứu, tìm hiểu lý thuyết về quản lý công tác lưu trữ.
- Làm rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.
- Nghiên cứu thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt
Yên (bao gồm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và quản lý công tác lưu trữ
cơ quan tại UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang).
- Đánh giá hiệu quả việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt
4
Yên và đưa ra đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý công tác
lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
5.1. Đối tượng nghiên cứu:
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Quản lý công tác lưu trữ tại Uỷ ban
nhân dân huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.
5.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi không gian:
Văn phòng của UBND huyện Việt Yên.
Phòng Nội vụ huyện Việt Yên
- Phạm vi thời gian: Năm 2016-2021
- Phạm vi nội dung:
+ Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên
+ Quản lý công tác lưu trữ cơ quan tại UBND huyện Việt Yên
Trong khoảng thời gian từ năm 2016 -2021, UBND huyện Việt Yên đã có
bước chuyển mình trong công tác lưu trữ nói chung và quản lý công tác lưu trữ
nói riêng. Lãnh đạo cơ quan nhận thấy tầm quan trọng của khối tài liệu sản sinh
trong quá trình hoạt động của cơ quan cần được bảo tồn và phát huy giá trị của
nó. Trong khoảng thời gian này, tài liệu của các năm bắt đầu được chỉnh lý theo
kế hoạch của cơ quan...
6.Giả thuyết nghiên cứu
Trong những năm vừa qua trong việc thực hiện quản lý công tác lưu trữ
của UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang đã đạt được những thành tựu nhất định.
Tuy về việc quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan đã đạt được những thành tích
cần được phát huy nhưng cơ quan vẫn còn tồn tại những hạn chế nhất định. Vì
vậy, đề tài nghiên cứu chủ yếu tập trung nghiên cứu thực trạng, phân tích những
ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân, đồng thời đề xuất những giải pháp thiết
thực nhằm nâng cao hiệu quả việc quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện
Việt Yên, tỉnh Bắc Giang.
7. Phương pháp nghiên cứu.
5
- Phương pháp thu thập, xử lý số liệu, hệ thống: thu thập các số liệu tại
các đơn vị, phòng ban tại UBND huyện Việt Yên. Sau đó, tiến hành phân loại số
liệu để xử lý, giữ lại những số liệu quan trọng có liên quan trực tiếp đối với đề
tài nghiên cứu để tiếp tục phân tích, làm rõ. Trên cơ sở thông tin đã thu thập
được, tiến hành hệ thống hoá thông tin để thấy được rõ nét thực trạng quản lý
công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên.
- Phương pháp quan sát: Phương pháp nghiên cứu này được vận dụng để
khảo sát tình hình việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên. Tiến
hành việc quan sát các văn bản chỉ đạo, quản lý nghiệp vụ lưu trữ,...tại cơ quan.
- Phương pháp phân tích tài liệu: Phân tích các tài liệu thu thập được từ
văn phòng UBND huyện Việt Yên, các giáo trình, một số bài viết trên tạp chí
văn thư - lưu trữ; các khóa luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập của sinh viên khóa
trước và một số thông tin đại chúng khác.
- Phương pháp tổng hợp: Từ những thông tin thu được trong quá trình
khảo sát, thu thập tại cơ quan UBND huyện Việt Yên cũng như quan sát trực
tiếp tôi tổng hợp lại để đưa ra những thông tin phù hợp, chính xác, ngắn gọn
nhất.
8.Bố cục đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận của việc quản lý công tác lưu trữ
Chương 2: Thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại
6
UBND huyện Việt Yên.
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Cơ sở lý luận của việc quản lý công tác lưu trữ
1.1.Một số khái niệm cơ bản
Trong thời kì Đất nước đang công nghiệp hóa – hiện đại hóa vấn đề đặt ra
ở đây là cần phải đổi mới việc quản lý công tác lưu trữ. Vì vậy hướng nghiên
cứu của đề tài phải đi từ việc nghiên cứu những khái niệm cơ bản nhất về công
tác lưu trữ nói chung và quản lý công tác lưu trữ nói riêng. Việc nắm được định
nghĩa cơ bản về việc quản lý công tác lưu trữ sẽ là cơ sở để lãnh đạo có quyết
định quản lý đúng đắn với cơ quan. Với mục tiêu của đề tài nghiên cứu trong
chương 1 này sẽ hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản, cốt yếu nhất của
công tác lưu trữ, nhất là những kiến thức có liên quan đến việc quản lý công tác
lưu trữ.
1.1.1.Tài liệu
- Theo Điều 2, Luật lưu trữ 2011: “ Tài liệu là vật mang tin được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [ 12,1]
- Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình
nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng,
đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ
công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và
vật mang tin khác (tại Khoản 2 Điều 2, Luật lưu trữ 2011). [12,1]
1.1.2.Tài liệu lưu trữ
- Theo Điều 2, Luật lưu trữ 2011:
“ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”. [ 12,1]
- Tài liệu lưu trữ bao gồm: bản gốc, bản chính (trong trường hợp không
còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp).
1.1.3.Quản lý
Thực tế tồn tại rất nhiều khái niệm về “quản lý”, theo Giáo trình Khoa
học quản lý – Tập 2 ( 2001) quản lý thông thường được hiểu rằng: “Quản lý là
7
sự tác động có hướng đích lên chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm
biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ
thống cũ để tạo lập hệ thống mới với điều khiển hệ thống”. [4,5]
Theo nghĩa chung nhất nhìn từ góc độ của Tâm lí học, quản lý được hiểu:
“ Quản lý là sự tác động có định hướng, có mục đích, có kế hoạch và có hệ
thống thông tin của chủ thể đến khách thể của nó”.
Khái niệm quản lý trong cuốn sách Khoa học tổ chức và Quản lí của
Trung tâm Nghiên cứu Khoa học giải thích: “ Quản lý là quá trình cùng làm
việc và thông qua hoàn thành các mục đích chung của một nhóm người, một tổ
chức”. [3,176]
Qua các khái niệm nói trên, ta có thể khái quát khái niệm về “quản lý”
như sau: Quản lý là hoạt động tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản
lý theo một quy trình với những nguyên tắc và phương pháp nhằm đạt được mục
tiêu của tổ chức trong điều kiện kinh tế xã hội nhất định.
1.1.4.Công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm 2 phương diện:
Phương diện 1: là các hoạt động quản lý nhà nước như: biên soạn các văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản quản lý trình Nhà nước ban hành; tổ chức
hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước về
công tác lưu trữ; tổ chức nghiên cứu khoa học – công nghệ và hợp tác quốc tế
trong lưu trữ; quản lý đào tạo cán bộ, công chức và viên chức lưu trữ.
Phương diện 2: là bao gồm các hoạt động nghiệp vụ cơ bản như: thu thập
và xác định giá trị tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ; bảo quản,
bảo vệ tài liệu lưu trữ; thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài
liệu lưu trữ. [4,46]
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn và giữ lại, tổ chức khoa học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
khác nhau như chính trị, văn hoá, lịch sử, khoa học,...của toàn xã hội.
Như vậy, công tác lưu trữ - lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất
8
cả những vấn đề về lý luận thực tiễn, pháp chế có liên quan tới việc tổ chức khoa
học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả phục vụ cho
công tác quản lý, công tác nghiên cứu về khoa học và nhu cầu chính đáng của
nhân dân.
1.1.5.Quản lý công tác lưu trữ
Từ những khái niệm về quản lý, công tác lưu trữ, có thể đưa ra khái niệm
về quản lý công tác lưu trữ như sau: “Quản lý công tác lưu trữ là một trong
những hoạt động của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền tới công tác lưu trữ
và TLLT nhằm mục tiêu bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu
quả tài liệu lưu trữ”.
1.1.6.Khái niệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
“Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động (hoặc quá trình) tác
động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tới công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ để thực hiện mục tiêu bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử
dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”.
1.2.Trách nhiệm quản lý về lưu trữ
Tại Điều 38 của Luật lưu trữ năm 2011 quy định về trách nhiệm quản lý
công tác lưu trữ của Uỷ ban nhân dân cấp huyện:
- Uỷ ban nhân dân các cấp trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương.
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
của mình sẽ có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp để nâng
cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng TLLT, ban hành
quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình. [12,10]
1.3.Nội dung quản lý công tác lưu trữ
Theo Giáo trình: “ Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” (2016) do
GVC.TS. Chu Thị Hậu chủ biên Quản lý công tác lưu trữ được chia thành 2
nội dung:
- Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ: định hướng sự phát triển công tác
lưu trữ để cung cấp thông tin làm căn cứ để cho các cơ quan quản lý nhà nước
9
xây dựng kế hoạch, phân bổ nguồn lực cân đối...
- Quản công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức: đây là một biện pháp để cụ
thể hóa công tác lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức. Điều này sẽ giúp cho việc
quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đi vào nề nếp.
1.3.1.Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
Theo sách chuyên khảo: “ Lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý lưu trữ
cấp tỉnh ở Việt Nam”, Nguyễn Mạnh Cường chủ biên, NXB Đà Nẵng. Nội dung
quản lý nhà nước về công tác lưu trữ bao gồm:
- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật về công tác lưu trữ
- Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước về công tác lưu trữ.
- Xây dựng và kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí nhân sự làm công tác
lưu trữ.
- Quản lý các hoạt động lưu trữ ( bao gồm các nghiệp vụ: thu thập và bổ
sung tài liệu; chỉnh lý;...)
- Quản lý, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ lưu trữ.
- Quản lý, sử dụng nguồn lực để phát triển sự nghiệp lưu trữ ở địa phương.
- Tổ chức, chỉ đạo nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu nghiên
cứu khoa học và công nghệ trong hoạt động lưu trữ.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác lưu trữ, giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về lưu trữ
- Quản lý tài liệu lưu trữ
- Quản lý tài liệu có giá trị lịch sử tại các Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương.
- Quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ; thực hiện
chế độ, đãi ngộ, chính sách và trao tặng danh hiệu vinh dự cho người có nhiều
công lao đối với dự nghiệp lưu trữ.
- Quản lý hoạt động dịch vụ văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền. [6,34]
10
Cấu trúc cơ bản của nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ:
- Đối tượng quản lý: Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
- Công cụ quản lý là tổng thể những phương tiện hữu hình và vô hình (hệ
thống văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ và các chiến lược, quy hoạch, chính
sách phát triển lưu trữ) mà nhà nước sử dụng để tác động lên mọi chủ thể nhằm
đạt được mục tiêu đề ra
- Chủ thể quản lý về công tác lưu trữ được quy định rõ trong Luật Lưu trữ
năm 2011 “ Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về lưu trữ” ( Khoản 1, điều
38); “ Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước
về lưu trữ và quản lý tài liệu Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam” (Khoản 2, điều
38). Đối với lưu trữ địa phương, Uỷ ban nhân dân các cấp trong phạm vi, nhiệm
vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương
(trong đó có UBND huyện Việt Yên).
- Mục tiêu quản lý là bảo quản an toàn và tổ chức khai thác, sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ;
- Nội dung cơ bản trong quản lý nhà nước về lưu trữ tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương gồm: quản lý nhà nước về hoạt động lưu trữ và quản lý nhà
nước về tài liệu lưu trữ.
1.3.2.Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Trong một cơ quan, tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận
không thể thiếu. Vì đây là bộ phận có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu
trữ trong cơ quan, tổ chức bằng việc thực hiện các nhiệm vụ như sau:
- Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ
chức;
- Quản lý và thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ
quan, tổ chức;
- Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ trong cơ quan,
tổ chức;
- Lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức trong thời
gian tới. [4,88]
11
Tiểu kết chương 1
Chương 1, tôi đã trình bày khái quát cơ sở lý luận về quản lý công tác lưu
trữ. Những thông tin tại chương 1 sẽ là khung lý thuyết cơ bản để tôi bám sát và
triển khai khảo sát thực trạng quản lý công tác lưu trữ của UBND huyện Việt
12
Yên tại chương 2.
Chương 2: Thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên.
2.1. Khái quát lịch sử hình thành và phát triển UBND huyện Việt Yên.
2.1.1.Vị trí địa lý
- Huyện Việt Yên là một huyện trung du nằm ở phía nam và cách tỉnh lị
Bắc Giang khoảng 10 km. Diện tích tự nhiên 17.135 ha, gồm 19 xã, thị trấn.
+ Phía bắc giáp huyện Tân Yên.
+ Phía nam giáp với thị xã Bắc Ninh và huyện Quế Võ (Bắc Ninh).
+ Phía đông giáp huyện Yên Dũng và thị xã Bắc Giang.
+ Phía tây huyện Việt Yên giáp với huyện Yên Phong tỉnh Bắc Ninh và
huyện Hiệp Hoà.
- Đặc điểm địa hình: huyện Việt Yên phân bố không đồng đều, đồi núi
thấp chủ yếu ở một số xã phía bắc và phía nam huyện, gò đồi thấp sẽ tập trung ở
các xã phía bắc, vùng đồng bằng tập trung ở phía đông và giữa huyện Việt Yên.
- Khí hậu: Huyện Việt Yên cũng chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió
mùa. Nhiệt độ trung bình hàng năm tại huyện ở ngưỡng là 23oC - 24oC, nóng
nhất vào các tháng 6, 7, 8 và lạnh nhất vào các tháng 1, 2. Lượng mưa trung
bình là 1.500 mm.
( Phụ lục 1)
2.1.2.Về lịch sử hình thành
+ Ngày 27-10-1962: Sáp nhập hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh trở thành
tỉnh Hà Bắc và chính thức đi vào hoạt động từ ngày 1-1-1963, huyện Việt Yên
thuộc tỉnh Hà Bắc.
+ Ngày 6-11-1996: tỉnh Bắc Giang được tái lập lại từ tỉnh Hà Bắc cũ vì
vậy huyện Việt Yên trở lại thuộc tỉnh Bắc Giang.
2.1.3.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND
huyện Việt Yên, Bắc Giang
2.1.3.1.Vị trí, chức năng.
UBND huyện Việt Yên có chức năng quản lý hành chính Nhà nước trong
phạm vi lãnh thổ huyện theo Hiến pháp, luật và các văn bản của các cơ quan cấp
13
trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân. UBND huyện sẽ phối hợp cùng các
cơ quan để cùng để thực hiện các chủ trương về các lĩnh vực: chính trị, kinh tế,
văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng.
Thực hiện các chính sách phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, văn hóa, y
tế, giáo dục. Đảm bảo an ninh chính trị, an toàn xã hội. Về thu chi ngân sách của
huyện, phòng chống thiên tai, bão lụt.
2.1.3.2.Nhiệm vụ, quyền hạn.
Theo Chương 2, Mục 2. Điều 28 Luật của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội
chủ nghĩa Việt Nam số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 6 năm 2015 về Luật Tổ
chức chính quyền địa phương quy định nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân
dân huyện:
Căn cứ theo các điều khoản luật Tổ chức chính quyền địa phương thì
UBND huyện Việt Yên có nhiệm vụ, quyền hạn trong việc thực hiện quản lý
nhà nước ở địa phương về các lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp,
văn hóa, giáo dục, y tế và các lĩnh vực xã hội khác,...
2.1.3.3.Cơ cấu tổ chức.
* Lãnh đạo UBND huyện Việt Yên bao gồm: 01 Chủ tịch và 03 Phó chủ
tịch và các ủy viên.
* Các cơ quan chuyên môn bao gồm: Phòng nội vụ; Phòng tư pháp;
Phòng tài chính- kế hoạch; Phòng tài nguyên môi trường; Phòng lao động
thương binh và xã hội; Phòng văn hóa thông tin; Văn phòng HĐND và UBND;
Phòng y tế; Thanh tra huyện; Phòng giáo dục và đào tạo; Phòng nông nghiệp
phát triển nông thôn; Phòng kinh tế hạ tầng. ( Phụ lục 2)
2.2.Giới thiệu Phòng Nội vụ - UBND huyện Việt Yên
2.2.1.Vị trí và chức năng
Phòng Nội vụ - cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện, sẽ có chức
năng và nhiệm vụ trong việc tham mưu giúp UBND cấp huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nước như: việc cải cách hành chính trong cơ quan, tổ chức
hành chính nhà nước, địa giới hành chính trong phạm vi địa bàn, quản lý về
công tác văn thư, lưu trữ, tín ngưỡng, tôn giáo, thi đua, khen thưởng,...
14
Phòng Nội vụ có con dấu riêng, có tư cách pháp nhân và có tài khoản
riêng. Phòng Nội vụ trực tiếp chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, biên
chế về công tác của UBND cấp huyện,...
2.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Điều 4 tại Quyết định số 04/2015/QĐ – UBND ngày 20/10/2015 của
UBND huyện Việt Yên quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức phòng Nội vụ. Cụ thể như sau:
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các chế độ, quy định về
văn thư, lưu trữ của Nhà nước đối với cơ quan, tổ chức thuộc tỉnh và UBND các
huyện theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức triển khai và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ; xây dựng
hệ thống thông tin về công tác nội vụ;
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo đúng quy
định của pháp luật;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua khen thưởng trong
hoạt động văn thư, lưu trữ;
- Quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.[17,1]
2.2.3.Cơ cấu tổ chức
Theo Điều 5 Quyết định số 04/2015/QĐ – UBND ngày 20/10/2015 của
UBND huyện Việt Yên quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức phòng Nội vụ như sau:
Tại UBND huyện Việt Yên, phòng Nội vụ hiện nay đang có 01 Trưởng
phòng, không quá 03 Phó trưởng phòng và các công chức thực hiện công tác
chuyên môn, nghiệp vụ.
Trưởng phòng Nội vụ - người đứng đầu của phòng sẽ chịu trách nhiệm
trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về việc thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng Nội
vụ.
Tại UBND huyện Việt Yên bố trí 02 đồng chí Phó trưởng phòng, giúp
Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt quản lý công tác văn thư, lưu
15
trữ; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được
phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt Phó trưởng phòng được Trưởng phòng
uỷ quyền điều hành các hoạt động của phòng Nội vụ. [17,2]
2.3.Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân huyện Việt Yên, Bắc Giang
2.3.1.Thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang được bảo quản trong kho tại UBND huyện
Việt Yên là tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Thông qua những tài này để phản ánh mọi mặt hoạt động của cơ quan:
- Tài liệu hành chính: Loại hình tài liệu này chiếm một khối lượng tương
đối lớn tại UBND huyện Việt Yên, trong đó:
+ Tài liệu của các cơ quan cấp trên gửi xuống để chỉ đạo trực tiếp việc
thực hiện các nhiệm vụ đã được giao, bao gồm có: Kế hoạch, Nghị quyết, Quyết
định,...
+ Tài liệu do cơ quan ban hành và các đơn vị thuộc UBND huyện ban
hành (nội dung tài liệu này sẽ phản ánh các lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi,
chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước của UBND huyện).
+ Tài liệu của các cơ quan cấp dưới gửi lên để trình, để báo cáo một vấn
đề nào đó... Tài liệu này bao gồm Báo cáo, Công văn, Thông báo...
- Tài liệu khoa học, kỹ thuật: đây là tài liệu đặc thù chiếm số lượng ít.
- Tài liệu điện tử: trừ các văn bản, tài liệu bằng giấy được tiếp nhận trực
tiếp tại phòng văn thư còn có việc tiếp nhận văn bản, tài liệu qua fax, mail của
cơ quan.. Số liệu (tính từ 2016 đến 30/04/2022) được Phòng Nội vụ huyện Việt
Yên báo cáo:
+ Số văn bản đi: 7989 văn bản (văn bản điện tử: 5790 văn bản)
+ Số văn bản đến: 6759 văn bản (văn bản điện tử: 4783 văn bản)
- Tài liệu nghe – nhìn: xã hội ngày càng phát triển về mặt công nghệ, sự ra
đời của các thiết bị nghe – nhìn hiện đại đã giúp cơ quan có thêm một số lượng
nhỏ tài liệu nghe – nhìn. Vì vậy tại UBND huyện Việt Yên, loại tài liệu này
được hình thành thông qua các cuộc hội thảo, hội nghị, các cuộc họp,.. được ghi
16
lại bằng các thiết bị nghe – nhìn. Tuy nhiên, loại tài liệu này hiện chưa xuất hiện
trong kho lưu trữ của UBND huyện Việt Yên mà chỉ mới được đăng tải chủ yếu
trên cổng thông tin điện tử của UBND huyện để công chức trong cơ quan theo
dõi, khai thác.
=> Trong hoạt động của UBND huyện đã sản sinh ra tài liệu lưu trữ hết
sức đa dạng về mặt nội dung, hình thức và về các loại hình.
2.3.2.Giá trị của tài liệu lưu trữ
Qua tìm hiểu thành phần, nội dung tài liệu tại UBND huyện Việt Yên có
thể thấy khối lượng tài liệu đa dạng, phong phú. Tài liệu được sản sinh trong quá
trình hoạt động của cơ quan đem lại nhiều giá trị quan trọng và có ý nghĩa trong
nhiều lĩnh vực.
2.3.2.1.Phục vụ hoạt động điều hành của Ủy ban nhân dân huyện Việt
Yên
Tài liệu lưu trữ của UBND huyện Việt Yên đã đem lại những giá trị quan
trọng, thiết thực và trong nhiều lĩnh vực, phương diện khác nhau. Nó có đóng
góp ý nghĩa vô cùng to lớn đối với người quản lý, nhà nghiên cứu, người dân
bên trong việc khai thác, sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.
2.3.2.2.Phục vụ phát triển kinh tế - xã hội
Tại UBND huyện Việt Yên đối với ngành kinh tế rất cần tài liệu chứa
đựng thông tin về kinh tế, kĩ thuật. Các thông tin về ngành kinh tế của cơ quan
thường xuyên được khai thác, sử dụng để phục vụ cho việc xây dựng kế hoạch,
đề án về phát triển kinh tế.
Những tài liệu ở đây phản ánh tình hình phát triển kinh tế của huyện, các
đồ án thiết kế,...Và để có được những bản vẽ, đồ án,...thì các phòng chuyên môn
phải khai thác thông tin có trong tài liệu lưu trữ: số liệu, tình hình xã hội,...để
đưa ra những phương án phù hợp nhất. Tài liệu lưu trữ của cơ quan là căn cứ
quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và định hướng cho
những giai đoạn tiếp theo.
2.3.2.3.Phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra
Hoạt động thanh tra, kiểm tra sẽ giúp cho cấp trên của UBND nắm bắt
17
được tình hình thực hiện các công tác của cơ quan mình đã đúng quy định hay
chưa . Thông qua TLLT của cơ quan, lãnh đạo sẽ tiến hành kiểm tra về công tác
lưu trữ của chính cơ quan mình. Điều quan trọng là lãnh đạo cũng cần phải dựa
vào hồ sơ, tài liệu của cơ quan để có những đánh giá khách quan. Tài liệu lưu trữ
sẽ là minh chứng phản ánh xác thực nhất kết quả công việc, cung cấp số liệu
chính xác.
2.3.2.4.Phục vụ nghiên cứu lịch sử
Với tốc độ đô thị hóa hiện nay trên địa bàn huyện Việt Yên, Bắc Giang
cùng với sự khắc nghiệt của thời gian đã làm mờ, xóa dần đi các dấu tích trên
các di sản vật chất ngày trước. Cho nên, việc nghiên cứu lịch sử sẽ gặp khá
nhiều khó khăn nếu như không dựa vào việc khai thác tài liệu lưu trữ, đây là một
giải pháp quan trọng cho các nhà nghiên cứu lịch sử.
2.4.Tình hình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại UBND huyện
Việt Yên
2.4.1.Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản
quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ
Trong công tác lưu trữ các văn bản về quản lý công tác lưu trữ luôn đóng
giữ vai trò quan trọng việc định hướng hoạt động lưu trữ. Hiện nay, nhà nước đã
cho ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các văn bản hướng dẫn về nghiệp
vụ lưu trữ ở các cơ quan Nhà nước:
- Thông tư 02/2010/TT-BNV hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ.
- Thông tư số 04/2008/TT - BNV ngày 04 tháng 06 năm 2008 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội
vụ thuộc UBND cấp huyện.
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
- Thông tư số 17/2014/TT - BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lịch sử
các cấp.
18
=> Đây là hành lang pháp lý để UBND huyện Việt Yên có căn cứ đưa
việc quản lý công tác lưu trữ đi vào hoạt động có hiệu quả. Quản lý công tác lưu
trữ nhìn chung cũng nhận được sự quan tâm từ cấp lãnh đạo.
2.4.2.Công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ
Trong thẩm quyền được giao về biên chế nhân sự thì phòng Nội vụ đã tiến
hành biên chế công chức chuyên trách làm công tác văn thư - lưu trữ. Phòng Nội
vụ bố trí công chức chuyên trách giúp việc cho Trưởng Phòng Nội vụ tham mưu
cho UBND huyện về việc quản lý công tác lưu trữ của huyện.
- Đào tạo nguồn nhân lực làm công tác lưu trữ đang là vấn đề nan giải.
Thời điểm hiện tại, hệ thống các cơ sở đào tạo nhân lực về công tác lưu trữ mới
chỉ đáp ứng được cơ bản yêu cầu của ngành lưu trữ. UBND huyện Việt Yên
cũng đã quan tâm tới công tác lưu trữ và cũng đã có những chính sách dành cho
công tác này.
2.4.3.Công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại và xử lý vi phạm
pháp luật về công tác lưu trữ
Trong quá trình khảo sát tại cơ quan, tôi nhận thấy công tác thanh tra,
kiểm tra được cơ quan đảm bảo thực hiện dựa trên các văn bản quy định của
pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, cơ quan đã tiến hành thanh tra, kiểm
tra từ các khâu nghiệp vụ cơ bản cho tới việc thực hiện. Qua công tác này để
UBND huyện Việt Yên kịp thời năm bắt hạn chế còn tồn tại để kịp thời đưa ra
các giải pháp khắc phục.
2.4.4.Nhận xét tình hình quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại
UBND huyện Việt Yên
Trong giai đoạn thống kê từ năm 2016 – 2021, công tác lưu trữ trên địa
bàn huyện Việt Yên đã và đang đạt được những kết quả tích cực. Xét về trình độ
chuyên môn, kỹ năng nghiệp vụ của các công chức làm công tác lưu trữ trong
UBND huyện Việt Yên đã có những thay đổi tích cực, công chức đã tích cực
học hỏi để tăng thêm vốn kiến thức ngành nghề đáp ứng được yêu cầu mà
phòng/ ban chuyên môn đề ra.
19
Theo đánh giá của tôi việc nhận thức của một số công chức về quản lý
công tác lưu trữ còn chưa đúng mức, thậm chí còn đang xem nhẹ công tác này.
Nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng về việc quản lý công tác lưu trữ của lãnh
đạo UBND huyện Việt Yên còn chưa thật sự nghiêm túc, sát sao trong việc tổ
chức triển khai các nhiệm vụ lưu trữ hàng năm và chế độ thông tin. Ngoài việc
lãnh đạo chưa nhận thức đúng về việc quản lý công tác lưu trữ thì việc báo cáo
tiến độ về lĩnh vực lưu trữ ở một số phòng/ ban vẫn còn chưa đồng đều, còn bố
trí người kiêm nhiệm làm công tác văn thư lẫn lưu trữ, nhiệm vụ chồng chéo lẫn
nhau nên hiệu quả về quản lý công tác lưu trữ chưa được cao. Phòng Nội vụ cần
bố trí người làm nhiệm vụ không chồng chéo để đảm bảo công việc theo đúng
chuyên môn nghiệp vụ.
* Ưu điểm:
Trong cơ quan việc tổ chức nhân sự là điều kiện tiên quyết có ảnh hưởng
tới hoạt động của cơ quan đó. Nhận thức được tầm quan trọng về yếu tố con
người nên UBND huyện Việt Yên đã giao cho phòng Nội vụ bố trí nhân sự làm
công tác lưu trữ. Theo nhận định khách quan về học vấn, chuyên môn của công
chức làm công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên đã đáp ứng được yêu cầu
cơ bản của công tác lưu trữ tại cơ quan.
Lãnh đạo cơ quan đang hết sức chú trọng, quan tâm vào việc quản lý công
tác lưu trữ của cơ quan vì thế công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho công
chức làm công tác lưu trữ là không thể thiếu. Đặc biệt UBND huyện Việt Yên
cũng chú trọng vào việc nâng cao nhận thức cho công chức làm công tác lưu trữ.
Cần có sự phối hợp chặt chẽ, liên kết với nhau giữa Văn phòng HĐND - UBND
huyện và phòng Nội vụ với các phòng ban để có phương án triển khai tổ chức
các lớp tập huấn cho công chức thực hiện công tác lưu trữ của cấp huyện, xã.
Công chức sau khi tham gia các lớp tập huấn, đào tạo sẽ có cái nhìn mới mẻ về
ngành nghề, thay đổi nhận thức trong tư duy làm việc điều này cũng góp phần
giúp họ làm công tác lưu trữ theo đúng quy định của nhà nước.
Việc thanh tra, kiểm tra tại UBND huyện có thể diễn ra theo cách kiểm tra
chéo giữa cơ quan với các đơn vị trên địa bàn huyện,...để đánh giá kết quả, tìm
20
ra ưu và nhược điểm để đưa ra những kiến nghị giúp hoàn thiện công tác lưu trữ.
* Hạn chế:
Số lượng công chức làm công tác lưu trữ còn thiếu nhân sự, về năng lực
chuyên môn còn kém. Nhân sự phòng Nội vụ bố trí cho công tác lưu trữ tại
UBND huyện còn mỏng nên phần nào đã ảnh hưởng đến chất lượng một số mặt
của việc quản lý công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức. Kho lưu trữ
UBND huyện Việt Yên được Văn phòng bố trí 01 nhân sự hợp đồng tốt nghiệp
trung cấp văn thư - lưu trữ. Vì vậy, về cơ bản chuyên môn của công chức còn bị
hạn chế, ngoài ra công chức này còn kiêm nhiệm thêm nhiều công việc khác
nhau của cơ quan. Vì phải kiêm nhiệm nhiều công việc cùng một lúc nên dẫn
đến tình trạng là công chức chưa thể tập trung vào trong công việc, nhiệm vụ
của mình. Do kiến thức còn hạn hẹp nên khả năng tiếp cận, cập nhật những
thông tin mới của công chức lưu trữ về quy định của nhà nước về nghiệp vụ còn
hạn chế.
Tuy được sự quan tâm của cơ quan, tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng
chuyên môn nghiệp vụ nhưng tuy nhiên, lớp mới chỉ tập trung chủ yếu vào nội
dung phổ biến các quy định của pháp luật về văn thư - lưu trữ. Trong các khóa
đào tạo, bồi dưỡng việc đi sâu vào chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ chưa được
giảng dạy kĩ lưỡng, chưa có hướng dẫn cụ thể, chi tiết và đôi lúc công chức
tham gia lớp học còn rụt rè chưa đưa ra được những thắc mắc của bản thân về
công tác mình đang đảm nhận.
Việc thanh tra kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở công việc đôi khi vẫn chỉ dựa
trên lời nói mà chưa có hành động cụ thể. Tại cơ quan việc đôn đốc, nhắc nhở
sai phạm trong việc quản lý công tác lưu trữ chỉ dựa trên lời nói mà chưa có chế
tài xử lý triệt để nên dẫn đến hiệu quả các đợt kiểm tra còn chưa cao. Những sai
sót của năm trước tới năm sau vẫn còn tiếp tục lặp lại, chưa có cải thiện. Việc cơ
quan kiểm tra công tác lưu trữ không được diễn ra thường xuyên.
* Nguyên nhân:
Khâu bố trí nhân sự tại UBND huyện Việt Yên đang là vấn đề nan giải,
chưa được quan tâm đúng mức. Khối lượng văn bản, giấy tờ về nghiệp vụ lưu
21
trữ tại kho là khá nhiều nhưng chỉ bố trí có 01 công chức lưu trữ kiêm nhiệm
đảm nhiệm công việc. Công chức làm công tác lưu trữ tại cơ quan tốt nghiệp
trung cấp văn thư - lưu trữ, chuyên môn nghiệp vụ chưa cao và phải kiêm nhiệm
nhiều công việc cùng lúc nên dẫn tới tình trạng công việc chồng chéo lẫn nhau.
Trong khi khối lượng công việc của UBND huyện ngày càng nhiều, công việc
mang tính chất chuyên môn, cần công chức chuyên trách đảm nhiệm. Cơ quan
chưa thật sự đề cao vấn đề cấp bách về mặt nhân sự này, việc bố trí nhân viên
chuyên môn về ngành chưa được giải quyết.
Vấn đề về kinh phí cho công tác lưu trữ còn chưa được UBND huyện
Việt Yên chú trọng, chưa có những văn bản quy định hay chính sách dành riêng
cho đầu tư kinh phí. Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tại cơ quan còn chưa được kiểm tra
thường xuyên và duyệt kế hoạch chỉnh lý chưa kịp thời dẫn đến tình trạng tài
liệu ở các phòng/ ban hoặc tài liệu vận chuyển vào kho vẫn còn tồn đọng, chưa
được xử lý kịp thời. Đối với kế hoạch chỉnh lý, cần phải đầu tư trang thiết bị để
phục vụ công tác nhưng mới chỉ phê duyệt chưa triển khai. Công chức làm công
tác lưu trữ chưa được tạo điều kiện thuận lợi và hưởng chế độ theo quy định.
Trong các báo cáo công tác tổng kết việc thanh tra, kiểm tra để đúc rút
kinh nghiệm gần như là chưa thực hiện đúng. Việc tổng kết công tác thực tế là
việc cần làm nhưng UBND huyện còn chưa chú trọng tới. Những vấn đề mang
tính chất lý luận sẽ giúp đẩy mạnh việc quản lý công tác lưu trữ từng bước phát
triển hơn.
2.4.Tình hình quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên
2.4.1.Xây dựng văn bản quy định về công tác lưu trữ trong UBND
huyện Việt Yên
Từ năm 2019 – 2021, UBND huyện Việt Yên đã ban hành một số văn bản
về quản lý công tác lưu trữ như sau:
- Quyết định số 06/2018/QĐ - UBND ngày 28 tháng 12 năm 2018 của
UBND huyện Việt Yên sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Công tác, văn
thư lưu trữ ban hành kèm theo Quyết định số 06/2014/QĐ - UBND ngày
06/06/2014 của Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên. [21]
22
- Quyết định số 09/QĐ - UBND ngày 09/01/2020 của UBND huyện Việt
Yên về việc ban hành Quy chế về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho lưu
trữ huyện Việt Yên. [21]
- Công văn số 1196/UBND - NV ngày 24/08/2020 của UBND huyện Việt
Yên về việc hướng dẫn thực hiện giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Những văn bản trên là bằng chứng xác thực nhất trong quá trình khảo sát
tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên. Thông qua những văn bản trên phần nào
có thể nhận thấy được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo tại UBND huyện Việt
Yên về công tác văn thư - lưu trữ. Đây là tiền để để việc quản lý công tác lưu trữ
ngày một hoàn thiện hơn. Mặc dù các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo đã được ban
hành nhưng tuy nhiên trên thực tế việc chỉ đạo, đôn đốc còn chưa diễn ra liên tục
và việc kiểm tra còn chưa triệt để dẫn đến sự thiếu sót.
2.4.2.Quản lý thực hiện nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của
UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang
UBND trong quá trình hoạt động có khá nhiều tài liệu được hình thành,
sản sinh. Do còn kém hiểu biết về nhận thức tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ
mà nhiều cơ quan còn lơ là, chưa có nhận thức đúng đắn, chú trọng tới công tác
lưu trữ.
Tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên việc quản lý công tác lưu trữ được
chú trọng, quan tâm nhưng một vài nghiệp vụ cũng chưa thật sự tốt và đạt hiệu
quả nhất định.
Cơ quan cũng đã tổ chức bảo quản tài liệu nộp lưu hồ sơ một cách cẩn
thận. Tuy nhiên, do khối lượng tài liệu sản sinh ngày một lớn nên cơ quan mới
thành lập thêm một kho lưu trữ để đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu. Do
kho mới xây dựng thêm nên một số tài liệu khi được đưa vào kho vẫn chưa được
đưa vào chỉnh lý, vẫn trong tình trạng bó gói, lộn xộn.
2.4.2.1.Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Vào cuối năm cơ quan sẽ tổ chức thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Chủ tịch UBND huyện Việt Yên và Chánh Văn phòng phải liên kết với nhau để
có phương hướng chỉ đạo các phòng/ ban lập hồ sơ công việc của bộ phận mình
23
vào cuối năm.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên,
Bắc Giang được quy định tại Điều 22, 24 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của
UBND huyện Việt Yên ban hành năm 2018. Trong đó, quy định: “ Hằng năm,
công chức, viên chức lưu trữ của cơ quan Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ
tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan…” [17,4]
Nguồn tài liệu được thu thập và bổ sung chủ yếu là các loại tài liệu được
sản sinh trong quá trình hoạt động của UBND, Hội đồng nhân dân,...Các loại tài
liệu được nộp như : Tài liệu quản lý hành chính Nhà nước, tài liệu tổ chức chính
quyền, tổ chức bộ máy cơ quan, tài liệu về phát triển kinh tế, văn hoá, xã
hội….Bên cạnh đó, tại cơ quan còn thu thập những tài liệu như: Sổ đăng ký văn
bản đi, sổ đăng kí văn bản đến, sổ ghi chép các cuộc họp của UBND.
Thời hạn giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên
- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;
- Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với
hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
Ở giai đoạn văn thư hồ sơ được lập ở một số công đoạn vẫn còn chưa theo
đúng quy định, còn có những tài liệu khi tiếp nhận vào lưu trữ còn chưa lập hồ
sơ hoặc được lập hồ sơ rất ít, chất lượng tài liệu nộp lưu chưa cao. Vẫn còn xảy
ra tình trạng tài liệu đã hết giá trị sử dụng được lưu trữ và tài liệu, văn bản vẫn
còn trong tình trạng chồng chất, bó gói.
Trong UBND huyện Việt Yên công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ tại
tiến hành sau mỗi năm làm việc ngay khi các nội dung trong các văn bản, tài liệu
được phòng/ban giải quyết xong, bộ phận lưu trữ xã tiếp tục tiếp nhận tất cả tài
liệu của các phòng chuyên môn như sau:
+ Tài liệu về văn hoá- xã hội
+ Tài liệu về lĩnh vực kinh tế
+ Tài liệu về địa chính - quản lý đất đai
- Văn phòng của UBND huyện Việt Yên đã xây dựng bản danh mục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu theo đúng quy định trong các văn bản của nhà nước về công tác
24
lưu trữ. Dựa vào bản danh mục hồ sơ đã được cơ quan xây dựng thì các phòng/
ban chuyên môn có thể nắm bắt được những hồ sơ tài liệu cần được lập và đem
vào nộp lưu.
=> Các tài liệu được phòng/ ban giao nộp được công chức làm công tác
chuyên môn lập hồ sơ theo công việc. Ngoài những tài liệu được thu thập tương
đối đầy đủ, toàn vẹn thì bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề về nghiệp vụ này
vẫn làm chưa tốt như việc các hồ sơ chưa được biên mục một cách cụ thể, gây
khó khăn cho công tác tra tìm hồ sơ, tài liệu. ( Phụ lục 3)
Qua nội dung trên đã cho thấy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu của Uỷ
ban nhân dân huyện Việt Yên còn tồn tại một số vấn đề sau:
- Về vấn đề thực hiện nghiệp vụ về công tác thu thập, bổ sung tài liệu cơ
quan ở một số công đoạn vẫn chưa thực hiện đầy đủ nghiệp vụ theo quy định
của pháp luật.
- Trên thực tế hiện nay quy định của nhà nước về trách nhiệm lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đã được thể hiện thông qua các văn bản quy
phạm pháp luật nhưng tại UBND huyện Việt Yên về công tác này vẫn còn tồn
tại các tài liệu chưa được lập hồ sơ.
- Phần lớn các tài liệu của phòng/ ban chuyên môn khi giao nộp đang còn
trong tình trạng bó gói, chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh, sắp xếp còn đang
lộn xộn => Dẫn tới tình trạng nhiều thài liệu bị rách, thất lạc, khiến cho việc thu
thập tài liệu không được đầy đủ.
2.4.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu
Công tác xác định giá trị tài liệu xem tài liệu còn giá trị hay hết giá trị để
tiêu hủy được quy định tại Điều 25, 26 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ
ban nhân dân huyện Việt Yên ban hành năm 2018 [18,5]
● Giai đoạn văn thư:
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan khi còn đang trong quá trình giải quyết công
việc, cán bộ chuyên môn đã nhanh chóng có khâu chuẩn bị để thực hiện một số
công việc như: cán bộ sẽ lựa chọn các tài liệu có giá trị thiết thực đối với yêu
cầu giải quyết công việc, xem xét giấy tờ hết giá trị cần tiêu hủy,...
25
● Lưu trữ cơ quan:
Tài liệu sau khi được xác định giá trị ở giai đoạn văn thư thì sẽ được các
công chức lưu trữ thu thập và bổ sung vào lưu trữ cơ quan để tiến hành công tác
xác định giá trị lượt hai.
- Trước đây tại UBND huyện Việt Yên do chưa được đi tập huấn, tham
gia các lớp đào tạo bồi dưỡng kĩ năng nghiệp vụ về công tác lưu trữ nên công
chức lưu trữ thực hiện xác định giá trị tài liệu với giải pháp an toàn là đánh giá
tài liệu ở mức thời hạn bảo quản là lâu dài, tạm thời.
Sau đó khi Thông tư 09/2011/TT - BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của
Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ
biến,...được ban hành để phục vụ cho công tác xác định giá trị tài liệu. Cán bộ
lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên áp dụng vào công tác xác định giá trị tài liệu
với mức thời hạn bảo quản vĩnh viễn hoặc năm cụ thể.
Thông tư 10/2022/TT – BNV ngày 19 tháng 12 năm 2022 của Bộ Nội vụ
quy định thời hạn bảo quản tài liệu. Thông tư ban hành, cơ quan đã áp dụng và
chia thời hạn bảo quản thành 2 mức là vĩnh viễn và có thời hạn.
- Dựa theo các văn bản quy định của nhà nước về công tác lưu trữ thì
những tài liệu trùng thừa sau khi chỉnh lý sẽ thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu. Tuy nhiên trên thực tế tại UBND huyện Việt Yên trong công tác xác
định giá trị tài liệu thì không thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu mà sẽ
trực tiếp tiêu huỷ tài liệu theo tư vấn của đơn vị thực hiện chỉnh lý và sự chỉ đạo
của Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện. Đặc biệt, tại UBND huyện Việt
Yên, việc tiêu huỷ tài liệu cũng không tiến hành lập hồ sơ tiêu huỷ tài liệu.
Tài liệu lưu trữ trước đây ở trong kho lưu trữ UBND huyện Việt Yên
được xác định thời hạn lâu dài, tạm thời chưa được cán bộ chuyên môn xác
định lại thời hạn bảo quản theo đúng quy định. Tình trạng này cần được sớm
giải quyết, xác định lại thời hạn bảo quản và tổ chức khoa học tài liệu để dễ
dàng trong việc phân loại, sắp xếp và xác định lại đúng nhất giá trị của hồ sơ.
2.4.2.3.Công tác chỉnh lý tài liệu
Theo Điều 2, Khoản 13 của Luật Lưu trữ năm 2011: “ Chỉnh lý tài liệu là
26
việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu
hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. [2,2]
Nhờ công tác chỉnh lý khoa học tài liệu đối với khối tài liệu lưu trữ mà
UBND huyện Việt Yên cơ bản đã được phân loại về đúng lĩnh vực, được sắp
xếp khoa học. Tuy nhiên còn một số lượng tài liệu đã được thu về kho lưu trữ
huyện chưa được chỉnh lý do thiếu nhân sự. Theo khảo sát tại cơ quan, khối tài
liệu từ năm 1972 đến năm 2018 đã được chỉnh lý căn bản về mặt nội dung, khối
tài liệu năm 2016 – 2021 còn đang trong giai đoạn xác định giá trị tài liệu, chưa
được tiến hành chỉnh lý.
Dựa theo văn bản được quy định thì UBND và Văn phòng HĐND &
UBND huyện Việt Yên có đủ điều kiện thành lập phông. Tuy nhiên, trong quá
trình thu thập tài liệu mà cơ quan thu về không đầy đủ nên trong quá trình thực
hiện công tác chỉnh lý, tài liệu không thành lập được phông riêng. Cơ quan đã
lựa chọn phương án tài liệu về chung cùng một phông lưu trữ: “ Phông Uỷ ban
nhân dân huyện Việt Yên” và cùng chung một hệ thống lưu trữ.
Bên cạnh khối tài liệu đang được lưu trữ tại kho của UBND huyện Việt
Yên đã được thực hiện quy trình chỉnh lý thì vẫn còn một số tài liệu chuyển giao
vào đang ở trong tình trạng bó gói, lộn xộn, đang chờ được giải quyết.
- Số liệu thống kê khối lượng hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ của UBND
huyện Việt Yên đã chỉnh lý được cán bộ lưu trữ cung cấp như sau:
+ Loại hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn: 660 hộp, 5505 hồ sơ,
tài liệu từ năm 1972 đến năm 2018.
+ Loại hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản: 330 hộp, 2285 hồ sơ, tài liệu
từ năm 1984 đến năm 2018.
+ Toàn bộ sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến được lưu trữ có
thời hạn bảo quản trong kho đến hết năm 2017.
Nhìn chung công tác chỉnh lý tại UBND huyện Việt Yên cũng đã được
cấp lãnh đạo dành sự quan tâm tới. Tài liệu được cán bộ lưu trữ đưa vào các cặp
hộp theo từng năm, từng loại lên giá bảo quản để tránh tài liệu bị lộn xộn không
theo đúng trật tự.
27
Việc thực hiện công tác chỉnh lý khối tài liệu trước khi đưa vào trong kho
bảo quản sẽ giúp tối ưu hóa diện tích kho lưu trữ, bảo quản đúng những tài liệu
còn giá trị đối với cơ quan. Đồng thời công tác chỉnh lý tài liệu cũng góp phần
vào việc sắp xếp khoa học hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ. Khối tài liệu khi đã
được cán bộ lưu trữ chỉnh lý, được sắp xếp khoa học vào giá cố định, cặp, hộp
sẽ tạo thuận lợi cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu và phát huy giá trị
của tài liệu. Để công tác chỉnh lý được chú trọng ở các cơ quan, tổ chức nói
chung và ở UBND huyện Việt Yên nói riêng được tổ chức theo đúng quy định
của nhà nước thì các cơ quan quản lý công tác lưu trữ cấp ở trên sẽ cần triển
khai, đưa ra chính sách cụ thể và quan tâm hơn nữa tới hoạt động này. Đặc biệt
là việc đầu tư kinh phí cho công tác lưu trữ.
2.4.2.4.Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Hướng tới mục đích kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ thì cần có những
phương pháp và cách thức bảo quản tài liệu khoa học. Phương pháp bảo quản
đúng cách, đúng quy định sẽ bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ để phục vụ yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Tài liệu lưu trữ có thể bị hư hỏng do nhiều yếu tố
tác động. Chẳng hạn như yếu tố khách quan: do kho tàng được bố trí chưa hợp
lý, trang thiết bị chưa bảo đảm, nấm mốc, côn trùng đang có môi trường sinh
trưởng tốt trong tài liệu và yếu tố chủ quan do chính con người gây ra. Công tác
bảo quản, kéo dài tuổi thọ cho tài liệu lưu trữ được quy định tại Điều 28 Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Việt Yên ban hành năm 2018.
Cơ quan bố trí 01 kho lưu trữ chính và 01 kho mới xây dựng thêm tại góc
bên trái tầng 1 ở trụ sở làm việc của UBND với tổng diện tích 90m2 kho chính
và 60m2 kho bổ sung. Hiện nay, đang bảo quản hơn 100 mét giá tài liệu của
HĐND & UBND huyện,...
Trong kho bảo quản của cơ quan đang trang bị thiết bị bảo quản chủ yếu
là bìa hồ sơ theo đúng quy định, hộp, cặp, giá cố định. Hiện nay trong kho đầu
tư 3 máy điều hoà được bố trí dàn trải trên toàn kho. Vì kho nằm dưới tầng 1 và
hướng cửa sổ là hướng Đông nên chiều ánh nắng rất nắng, cơ quan đã trang bị
đầy đủ rèm cửa để giảm bớt ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu.
28
+ Giá: Giá gỗ, có phủ một lớp sơn, cao 2m, dài 1m, rộng 0.4m.
+ Hộp đựng tài liệu lưu trữ được sử dụng theo Tiêu chuẩn Quốc gia
9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho: Các cặp hộp hồ sơ được cán bộ
trong kho sắp xếp theo số thứ tự từ bé đến lớn, từ trái qua phải, từ trên xuống
dưới. Các hồ sơ bảo quản bên trong cặp hộp được sắp xếp theo thứ tự từ số nhỏ
đến số lớn, theo thứ tự từ trái qua phải.
- Kho lưu trữ của UBND huyện Việt Yên đã được trang bị các thiết bị:
cứu hoả ( 6 bình chữa cháy) được bố trí tại chỗ dễ nhìn, bố trí tại cuối các hành
lang và lối thoát hiểm, quạt thông gió, máy điều hoà nhiệt độ 2 chiều… nên tài
liệu phần nào đã được bảo đảm. Hàng tháng, vào tuần thứ ba của tháng công
chức sẽ tiến hành vệ sinh tài liệu quét dọn bụi, lau chùi sạch sẽ, thoáng mát, tài
liệu. Những hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào kho lưu trữ luôn được công chức
lưu trữ xử lý sạch, khô ráo. Do công tác bảo quản tài được UBND huyện Việt
Yên thực hiện tương đối tốt nên việc bảo quản an toàn tài liệu đã tránh cho phần
tử nấm mốc có cơ hội sinh trưởng và chuột bọ có cơ hội gây hại tới tài liệu.
Trong kho chỉ có những tài liệu đã được chỉnh lý từ năm trước được cán
bộ lưu trữ sắp xếp lên giá. Còn lại một số tài liệu vẫn ở tình trạng chưa được
chỉnh lý, sắp xếp chưa khoa học lên giá, kệ việc này gây khó khăn cho tra tìm
khi sử dụng. Và cũng gây nên tình trạng mất mát hay nhầm lẫn hồ sơ. ( Phụ lục
4)
Việc tổ chức khoa học tài liệu tại kho lưu trữ, đưa tài liệu về đúng vấn đề,
đúng lĩnh vực, đúng công việc sẽ giúp tối ưu hoá tài liệu trong phông lưu trữ.
Ngoài ra còn giúp tiết kiệm diện tích trong kho tàng. ( Phụ lục 5)
2.4.2.5.Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Tài liệu chỉ thực sự phát huy giá trị của chúng khi được đưa ra khai thác
và sử dụng. Cho nên mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là tổ chức khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Hoạt động khai thác và sử dụng tài liệu nhằm
đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhà nghiên
cứu. UBND huyện Việt Yên, công tác tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu
29
trữ được cơ quan quy định tại Điều 29, 30, 31 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
của UBND huyện Việt Yên ban hành năm 2018:
- Hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Thẩm quyền khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
- Quyền lợi của độc giả khi khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu
trữ.
- Trách nhiệm của phòng/ ban, cá nhân trong việc khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ…
Cũng tương tự như các cơ quan, tổ chức khác hiện nay kho lưu trữ UBND
huyện Việt Yên tiến hành 2 hình thức khai thác, sử dụng tài liệu chủ yếu là hình
thức mượn đọc tại chỗ và hình thức sao chụp hồ sơ, tài liệu.
- Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho:
+ Công chức UBND huyện Việt Yên.
+ Cá nhân ngoài Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên.
- Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ tại UBND huyện:
+ Đối với công chức đang làm việc tại UBND huyện Việt Yên cần phải có:
đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ.
+ Đối với cá nhân bên ngoài cơ quan cần phải có: đơn xin sử dụng tài liệu
lưu trữ, chứng minh thư nhân dân ( thẻ căn cước), giấy giới thiệu hoặc công văn
đề nghị của cơ quan.
- Hình thức mượn, sao chụp tài liệu
Hình thức sao chụp tài liệu qua việc khảo sát, phỏng vấn công chức làm
công tác lưu trữ và một số công chức của các đơn vị đến khai thác tài liệu được
biết đây là hình thức khai thác được sử dụng phổ biến bởi hiện nay độc giả
không chỉ có nhu cầu tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu mà còn cần sao chụp tài liệu
làm căn cứ pháp lý để giải quyết công việc. Những độc giả sử dụng hình thức
này chủ yếu là công chức trong cơ quan có nhu cầu khai thác hồ sơ hành chính
hoặc những văn bản pháp luật,...phục vụ hoạt động quản lý. Trong trường hợp
đặc biệt khi công chức hoặc cá nhân ngoài cơ quan muốn đưa tài liệu ra ngoài cơ
30
quan để sao chụp cần có sự đồng ý của người có thẩm quyền và phải có trách
nhiệm đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ.
2.4.2.6.Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ
Mục lục hồ sơ là công cụ tra tìm duy nhất được UBND huyện Việt Yên
xây dựng cho kho lưu trữ. Mục lục hồ sơ tại UBND huyện Việt Yên đã đảm bảo
theo tiêu chuẩn quy định của Cục Văn thư Lưu trữ và Nhà nước bao gồm:
- Quy định khuôn khổ.
- Mẫu trình bày, cách lập mục lục hồ sơ
- Kích thước khổ A4 ( 210mm x 297mm ), đóng bằng giấy trắng đánh
máy một mặt, bìa cứng, gáy bọc vải.
- Bìa, giấy bên trong được liên kết với nhau bằng loại hồ dán, có khả năng
chống nấm mốc.
- Độ dày của 1 quyển mục lục hồ sơ không quá 30mm (~ 300 tờ giấy).
Nhờ có việc xây dựng mục lục hồ sơ mà công tác thống kê tài liệu lưu trữ
được tiến hành thuận lợi. Mục lục hồ sơ trong kho lưu trữ được chia thành 2 loại,
mỗi loại sẽ được lập 2 quyển, mục lục hồ sơ có thời hạn bảo quản và mục lục hồ
sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
2.4.2.7.Thống kê trong công tác lưu trữ
Thực hiện tốt công tác thống kê sẽ có ý nghĩa rất lớn đối với việc tổ chức
và hoàn thiện công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức nói chung quản lý công tác
lưu trữ UBND huyện Việt Yên nói riêng. Thống kê sẽ đem lại cho chúng ta kết
quả, số liệu chuẩn xác, số lượng cụ thể của tài liệu, hồ sơ,...
Dựa theo quy định của văn bản nhà nước vào hàng năm UBND huyện
Việt Yên sẽ gửi báo cáo thống kê để tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
lên cơ quan Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Báo cáo thống kê bao gồm một số vấn đề:
- Tài liệu lưu trữ
- Về tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ
- …
Nhìn qua tài liệu lưu trữ trong kho được cán bộ làm công tác thống kê đã
phần nào phản ánh thực trạng công tác lưu trữ và việc quản lý công tác lưu trữ
31
của UBND huyện Việt Yên. Qua các số liệu thống kê giúp cho lãnh đạo UBND
thực hiện tốt được công tác quản lý và đầu tư cơ sở vật chất có định hướng.
Trang bị nguồn lực có trình độ chuyên môn cao thực hiện công tác lưu trữ.
2.4.3.Chính sách đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ
Điều kiện quyết định để tổ chức có thể phát triển và thành công là nhờ có
hoạt động đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác lưu trữ. Công tác đào tạo,
bồi dưỡng công chức làm công tác lưu trữ được lãnh đạo UBND huyện Việt Yên
quan tâm, đưa ra những chính sách và tạo điều kiện để các công chức tham gia
các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, hội nghị về công tác lưu trữ.
Tại các đợt tập huấn, nội dung chủ yếu tập trung vào việc quán triệt, tuyên
truyền, triển khai các văn bản, công văn mới của Trung ương, tỉnh,
huyện,...UBND huyện Việt Yên ban hành Kế hoạch số 37/KH - UBND ngày 19
tháng 02 năm 2017 tổ chức tập huấn nghiệp vụ về công tác thi đua, khen thưởng
về văn thư, lưu trữ năm 2017.
Chính sách đãi ngộ cũng là một phần của biện pháp nâng cao chất lượng
công tác lưu trữ. Quản lý về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
làm công tác lưu trữ của UBND huyện khá chặt chẽ, kiểm tra, giám sát số lượng
các công chức, viên chức có tham gia đầy đủ các lớp tập huấn hay không để
đánh giá thi đua, khen thưởng hoàn thành nhiệm vụ cuối năm. Đây cũng được
coi là một trong những biện pháp nhằm khích lệ tinh thần các công chức làm
công tác lưu trữ làm việc tận tụy, trách nhiệm với công việc của mình.
2.4.4.Thanh tra, kiểm tra, đôn đốc về công tác lưu trữ
Mục đích của công tác này nhằm đánh giá kết quả đạt được để tìm ra ưu
điểm, hạn chế còn tồn tại ở các khâu nghiệp vụ. Để từ những ưu điểm, hạn chế
còn tồn tại đó công chức lưu trữ sẽ tham mưu cho lãnh đạo cùng đưa ra những
kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình quản lý công tác lưu trữ.
Qua khảo sát, đánh giá đã phát hiện nhiều bất cập trong công tác lưu trữ:
cán bộ lưu trữ nắm bắt quy trình công tác lưu trữ còn chưa chắc, sắp xếp hồ sơ
chưa khoa học,...Trong những năm trở lại đây, UBND huyện đã tổ chức được 5
lần kiểm tra đánh giá về công tác văn phòng trong đó có công tác lưu trữ. Trước
32
khi tiến hành công tác thanh tra, kiểm tra về công tác lưu trữ UBND huyện Việt
Yên sẽ gửi văn bản và đính kèm các nội dung kiểm tra để đơn vị chuẩn bị số liệu
báo cáo đoàn kiểm tra.
2.4.5.Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ
Đầu mỗi năm, UBND huyện Việt Yên sẽ tổ chức Hội nghị tổng kết, đánh
giá tình hình chung của toàn huyện trong đó có lĩnh vực lưu trữ, thông qua các
cuộc họp sẽ có những đánh giá về công tác lưu trữ của năm trước.
Cuối năm, phòng Nội vụ sẽ kể hợp với Văn phòng khảo sát kiểm tra tình
hình hoạt động của công tác lưu trữ trong năm, kiểm tra kho lưu trữ của UBND
huyện để lập báo cáo, thống kê và tổng kết.
Nội dung của báo cáo tổng kết tập trung vào các vấn đề như sau: kết quả
thực hiện nhiệm vụ được giao và đánh giá kết quả thực hiện năm trước; nhiệm
vụ trọng tâm cần làm của năm tới. Qua nội dung của báo cáo để báo cáo tình
hình thực hiện công tác lưu trữ, công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và
những kết quả đạt được, những hạn chế còn tồn tại, nhằm định hướng lập kế
hoạch cho lưu trữ.
2.4.6.Nhận xét việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên
Quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên đã được tổ chức, thực
hiện theo trình tự quy định, bên cạnh những ưu điểm nổi bật nhưng cũng không
tránh khỏi những hạn chế. Qua việc khảo sát thực tế về thực trạng quản lý công
tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên, tôi thấy được một số ưu điểm và hạn chế
còn tồn tại như sau:
* Ưu điểm:
Việc xây dựng và triển khai các văn bản quy định của nhà nước về quản
lý công tác lưu trữ đã được UBND huyện Việt Yên tiếp nhận và thực hiện. Đồng
thời các văn bản được UBND huyện Việt Yên ban hành đều được gửi đến các cơ
quan chuyên môn, các đơn vị sự nghiệp, các xã, phường để triển khai thực hiện.
Khi xây dựng các văn bản chuyên môn của UBND mình, cơ quan cũng đã đề
cập hầu hết ở trong văn bản với mức độ chi tiết khác nhau. UBND huyện Việt
Yên luôn đặt cơ sở pháp lý lên hàng đầu, để làm căn cứ thực hiện nhiệm vụ của
33
mình.
Các khâu nghiệp vụ tại UBND huyện Việt Yên được xâu chuỗi, liên kết
với nhau tạo mắt xích để công tác lưu trữ được diễn ra thuận lợi. Công tác thu
thập, bổ sung tài liệu được diễn ra vào hàng năm và thu được những hồ sơ, tài
liệu có giá trị. Trong khâu xác định giá trị tài liệu lưu trữ công chức lưu trữ tại
cơ quan cũng đã biết cách vận dụng linh hoạt các nguyên tắc, tiêu chuẩn của xác
định giá trị tài liệu theo hướng dẫn của văn bản nhà nước vào cơ quan mình.
Kho lưu trữ được bố trí tại địa điểm thuận lợi tại sảnh tầng 1, thoáng mát,
sạch sẽ, thuận lợi cho độc giả tới kho khai thác, sử dụng tài liệu. Trang thiết bị
bảo quản tài liệu cũng được UBND huyện Việt Yên trang bị khá hiện đại, có đủ
trang thiết bị như: giá, tủ, cặp, hộp,...đáp ứng được việc bảo quản những tài liệu
cần lưu trữ. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên được
thực hiện tương đối, sắp xếp khoa học, ngăn nắp để tài liệu không bị nấm mốc,
mối mọt,...Kho lưu trữ của huyện cũng đã có những hình thức khai thác, sử dụng
tài liệu phù hợp cho từng đối tượng độc giả.
* Hạn chế:
Cơ quan đã dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về
công tác lưu trữ để ban hành các văn bản tại UBND huyện nhưng khi đưa vào
hoạt động của UBND huyện chưa được thực hiện một cách triệt để, nghiêm túc
dẫn đến hiệu quả trong công việc chưa cao. Thực tế, có thể thấy việc cơ quan
thực hiện theo quy định trong văn bản ban hành còn rất hạn chế, không làm theo
hướng dẫn đã quy định. Phần lớn, cán bộ lưu trữ thường làm theo thói quen của
mình.
UBND huyện có đầu tư trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ khá hiện
đại nhưng còn chưa đáp ứng đủ so với nhu cầu, do kinh phí hạn hẹp. Việc bố trí
kho lưu trữ tại sảnh tầng 1, khi thời tiết ẩm thấp sẽ gây hại tới tài liệu lưu trữ
trong kho.
* Nguyên nhân:
Từ những hạn chế như đã nêu trên, việc tìm ra nguyên nhân là vô cùng
quan trọng bởi chỉ khi nào tìm đúng nguyên nhân thì mới có thể đề xuất được
34
các giải pháp khắc phục phù hợp, khả thi đối với việc quản lý công tác lưu trữ
của UBND huyện Việt Yên
Tuy các văn bản được ban hành bám khá sát vào quy định của Nhà nước
nhưng tuy nhiên hiệu quả đem lại chưa cao. Hiệu quả mà việc quản lý công tác
lưu trữ chưa được triển khai liên tục, bài bản. Có một thực tế đang xảy ra tại cơ
quan là “bệnh thành tích” nhiều khi chỉ là đua theo phong trào để báo cáo cấp
trên lấy thành tích. Vấn đề chính là mặt nhận thức ở công chức làm công tác lưu
trữ về nhận thức, chưa coi trọng đến vai trò của TLLT và công tác lưu trữ.
Trên các văn bản quy định của nhà nước quy định về quy trình nghiệp vụ
lưu trữ khá cụ thể nhưng để áp dụng vào thực tế thì UBND huyện chưa thực
hiện được theo đúng quy định:
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ: tài liệu các đơn vị, phòng/
ban giao nộp vào lưu trữ cơ quan còn rất hạn chế và chưa đúng tiến độ đề ra.
Hiện nay tình trạng tài liệu còn nghiệp, chất đống trong kho hoặc ở các phòng/
ban vẫn tồn tại. Tình trạng tài liệu chất đống không được xử lý kịp thời như đã
nêu trên nếu không được xử lý nhanh chóng hoặc kéo dài sẽ ảnh hưởng đến các
nghiệp vụ tiếp theo như chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác,
sử dụng tài liệu.
Công tác xác định giá trị tài liệu: các tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Việt
Yên phần lớn chỉ được xác định giá trị tài liệu một lần trước khi được nộp vào
kho lưu trữ. Xác định giá trị tài liệu tại cơ quan đang không được xem như là
một công việc thường xuyên tiến hành liên tục nên xảy ra tài liệu có giá trị và
hết giá trị lẫn lộn với nhau. Tài liệu phải tiêu huỷ chưa được thực hiện thường
xuyên dẫn tới tình trạng kho bị tồn đọng tài liệu, mất nhiều diện tích kho, phát
sinh thêm chi phí bảo quản kèm theo. Tài liệu được xác định giá trị còn chưa
chính xác, còn tình trạng nhầm lẫn, làm việc theo cảm tính của công chức lưu
trữ.
Công tác bảo quản tài liệu: trong kho lưu trữ có một số tài liệu được xác
định thời hạn bảo quản tạm thời, lâu dài và chưa được công chức làm công tác
lưu trữ xử lý để xác định lại thời hạn bảo quản theo đúng quy định. Đã có những
35
tài liệu hết giá trị bảo quản vẫn được lưu giữ ở trong kho làm tốn diện tích kho
tàng.
Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ: hình thức khai thác,
sử dụng tài liệu tại UBND huyện còn đang đi theo hướng truyền thống và chưa
bắt kịp xu hướng hiện đại ngày nay khi mà công nghệ thông tin ngày càng phát
triển. Độc giả cần cung cấp thông tin TLLT, công chức trong kho còn chưa đáp
ứng kịp thời. Vì có những văn bản, tài liệu khi được chuyển giao vào kho vẫn ở
tình trạng chưa được chỉnh lý tài liệu nên khi độc giả có nhu cầu khai thác, sử
dụng thì công chức lưu trữ mất thời gian vào việc tìm kiếm. Báo cáo, thống kê
tài liệu chưa đầy đủ thông tin, sơ sài.
Những hạn chế còn tồn đọng bởi những nguyên nhân trên đã đưa ra, quản
lý công tác lưu trữ UBND huyện Việt Yên cần đưa ra những giải pháp để nâng
cao công tác lưu trữ tại cơ quan mình.
Tiểu kết chương 2:
Chương 2, tôi đã trình bày khái quát UBND huyện Việt Yên và phòng
Nội vụ. Ngoài ra, tại chương này, tôi cũng đã nghiên cứu thực trạng về việc
quản lý nhà nước về công tác lưu trữ và quản lý công tác lưu trữ tại UBND
huyện Việt Yên. Sau nghiên cứu tôi đã đưa ra một vài nhận xét về ưu điểm và
hạn chế, nguyên nhân còn tồn tại cần phải giải quyết nhanh chóng. Qua các ưu
điểm, hạn chế còn tồn tại trong cơ quan chính là bước tiền đề để chúng tôi đề
xuất giải pháp nâng cao hiệu quản quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện
36
Việt Yên.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại UBND
huyện Việt Yên
Trên cơ sở phân tích thực trạng việc quản lý công tác lưu trữ đã chỉ rõ
được nguyên nhân gây cản trở việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện
Việt Yên. Tại chương này, chúng tôi nghiên cứu và mạnh dạn đề xuất các giải
pháp nhằm từng bước khắc phục những tồn tại, hạn chế trong việc quản lý công
tác lưu trữ là hướng tới việc sẽ nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại
UBND huyện Việt Yên.
3.1.Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên
3.1.1.Nhân sự làm công tác lưu trữ
3.1.1.1.Ổn định nhân sự để thực hiện tốt công tác lưu trữ
Khi cơ quan ở các khâu tổ chức, quản lý không được duy trì ổn định thì từ
công chức, lãnh đạo đến nhân viên không thể yên tâm công tác thực hiện tốt
nhiệm vụ được giao. Tại UBND huyện Việt Yên dựa vào Luật Lưu trữ năm
2011, việc tổ chức lưu trữ có phần ổn định hơn. Về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, công tác lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ đã được UBND huyện Việt Yên
quy định bằng những văn bản cụ thể.
Về việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên đã có sự phân
công như sau:
- Đơn vị được giao trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là
Phòng Nội vụ.
Phòng Nội vụ có nhiệm vụ phải nắm bắt được số lượng, thành phần, nội
dung các TLLT đang được bảo quản tại kho lưu trữ. Phòng Nội vụ cần có biện
pháp triển khai kịp thời tới Văn phòng HĐND & UBND những quy định của
UBND huyện Việt Yên về công tác lưu trữ.
- Đơn vị được giao việc quản lý TLLT tại kho lưu trữ là Văn phòng
HĐND & UBND.
Về phần văn phòng HĐND & UBND, công chức làm công tác lưu trữ tại
37
kho lưu trữ của cơ quan cũng cần phải nắm bắt được số lượng, thành phần tài
liệu lưu trữ đang được bảo quản tại kho.
Phòng Nội vụ cần phối hợp cùng với Văn phòng HĐND & UBND để
cùng nắm rõ chính xác số lượng, thành phần các tài liệu của UBND huyện quản
lý. Sau khi đã nắm rõ được thành phần, số lượng tài liệu được cơ quan quản lý
sẽ phục vụ cho công chức lưu trữ trong việc tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu
có giá trị vĩnh viễn vào trong lưu trữ lịch sử tỉnh.
3.1.1.2.Bố trí nhân sự chuyên môn làm công tác lưu trữ
Phòng Nội vụ hiện tại mới chỉ bố trí công chức kiêm nhiệm phụ trách
công việc theo dõi việc quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ nhưng khi
giải quyết các công việc, sự vụ còn gặp một số vấn đề do cán bộ còn hạn chế ở
trình độ chuyên môn. Vì vậy, hạn chế về mặt chuyên môn nghiệp vụ khiến cho
công chức lưu trữ gặp vấn đề trong việc tham mưu cho Trưởng Phòng Nội vụ về
lĩnh vực văn thư - lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Chẳng hạn, trong công tác làm
báo cáo thống kê, báo cáo tổng hợp thống kê về tài liệu lưu trữ và công tác lưu
trữ do Phòng Nội vụ thực hiện báo cáo ở đây làm còn chưa đầy đủ thông tin.
Lãnh đạo Phòng Nội vụ sẽ không nắm bắt được hết các thông tin về TLLT, các
báo cáo thống kê nếu công chức làm thông tin báo cáo không đầy đủ, xác thực.
Kho lưu trữ UBND huyện Việt Yên nằm dưới sự quản lý của Văn phòng
HĐND & UBND quản lý, vấn đề bố trí nhân sự tại đây hiện tại đang chỉ có 01
công chức tốt nghiệp trung cấp văn thư - lưu trữ. Với mức độ công việc khá dày
đặc đã phân tích ở bên trên thì ít nhất tại UBND huyện Việt Yên cần phải bố trí
thêm 01 công chức thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ, tốt nghiệp Đại học trở
lên và 01 công chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ có trình độ cao đẳng trở lên làm
trong kho lưu trữ. Việc tuyển chọn nhân sự làm công tác lưu trữ và việc bố trí
nhân sự của cơ quan cần phải được thực hiện nghiêm túc, tiếp nhận đầy đủ yêu
cầu của ngạch lưu trữ theo đúng công việc.
Nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ tại cơ quan không
thể không nhắc tới cán bộ làm công tác lưu trữ - người sẽ trực tiếp thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ. Trình độ chuyên môn của công chức lưu trữ sẽ phần nào tác
38
động trực tiếp tới phương pháp và cách thức tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
bên trong kho lưu trữ của cơ quan nếu công chức có trình độ chuyên môn cao thì
việc khoa học được thể hiện ngay từ khâu sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
Chính sách tuyển dụng công chức chuyên môn làm công tác lưu trữ cần
có kế hoạch tuyển dụng cụ thể, bám sát với yêu cầu đề ra của công việc như việc
có kiến thức chuyên môn về chuyên ngành lưu trữ, tốt nghiệp trình độ Đại học
trở lên,...UBND huyện Việt Yên cần kế hoạch chiến lược về nhân sự, tuyển
dụng nhân sự đã được đào tạo qua trình độ Đại học hoặc đã được cấp chứng chỉ
về công tác văn thư - lưu trữ tại các trường đào tạo uy tín về chuyên ngành này.
UBND huyện Việt Yên cần đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra về công
tác văn thư để qua đây lãnh đạo cơ quan đánh giá về trình độ chuyên môn và đạo
đức nghề nghiệp của cán bộ lưu trữ. Qua việc kiểm tra, đánh giá về nghiệp vụ
đối với công chức lưu trữ sẽ giúp cơ quan có phương án bố trí nhân sự “ đúng
người, đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ”. Đồng thời, cơ quan
phải xây dựng các văn bản có liên quan đến vấn đề thi đua, khen thưởng để
khích lệ, động viên và nâng cao hiệu quả quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan.
3.1.2.Nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo UBND huyện Việt Yên
về tầm quan trọng của việc quản lý công tác lưu trữ
Việc đầu tiên cần làm trong công tác nâng cao nhận thức của lãnh đạo về
tầm quan trọng của việc quản lý công tác lưu trữ là phải có những phương án,
cách thức trang bị kiến thức cơ bản về công tác lưu trữ giúp cho lãnh đạo UBND
huyện Việt Yên có cái nhìn sâu xa, thấu đáo, đầy đủ, đúng đắn về vai trò và ý
nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý, điều hành. Trong cơ quan
cũng cần có những văn bản, bài đăng trên website về việc quản lý công tác lưu
trữ của cơ quan để nâng cao nhận thức, tuyên truyền ý thức trách nhiệm về công
tác lưu trữ cho toàn thể công chức. Đối với một cơ quan khi có lãnh đạo nhận
thức và hiểu biết về tầm quan trọng của việc quản lý công tác lưu trữ thì sẽ có
phương hướng, triển khai tạo điều kiện cho lưu trữ.
3.1.3.Đào tạo, bồi dưỡng và chế tài đối với cán bộ lưu trữ
UBND huyện Việt Yên cần phải có kế hoạch triển khai cụ thể trong việc
39
đẩy mạnh nâng cao trình độ về công tác lưu trữ cho công chức lưu trữ trong toàn
huyện dưới nhiều hình thức khác nhau như việc đào tạo chính quy, đào tạo tại
chức,...Đặc biệt cần chú trọng việc bồi dưỡng kiến thức đối với các công chức
kiêm nhiệm và công chức làm công tác chuyên môn.
Trang bị thêm kiến thức nâng cao về chuyên ngành lưu trữ, bồi dưỡng
nghiệp vụ cho công chức lưu trữ có thể triển khai thực hiện bằng nhiều hình
thức khác nhau như:
- Tổ chức các khóa học bồi dưỡng về công tác lưu trữ ngắn hạn, mời
giảng viên của Học viện Hành chính Quốc gia, Đại học Khoa học xã hội &
Nhân văn tham gia giảng dạy.
- Tổ chức cho công chức đi tham gia các buổi tập huấn trực tiếp, tham
quan thực tế học tập trải nghiệm tại các Chi cục văn thư - lưu trữ, tại các Trung
tâm lưu trữ lịch sử tỉnh,...
- Nghiên cứu kỹ các văn bản quản lý nhà nước,...
Bên cạnh đó những chế độ về chính sách đãi ngộ đối với công chức lưu
trữ cũng cần được UBND huyện Việt Yên dành sự quan tâm nhiều hơn. Thực
hiện chế độ phụ cấp đối với công chức lưu trữ theo Công văn số 2804/SNV-
CCVTLT ngày 28 tháng 11 năm 2013 của Sở Nội vụ Hà Nội ban hành về việc
hướng dẫn thực hiện chế độ phụ cấp độc hại cho cán bộ, công chức, viên chức
làm công tác lưu trữ.
3.1.4.Tổng kết, đúc rút kinh nghiệm sau thanh tra, kiểm tra về công tác
lưu trữ
Đúc rút các kinh nghiệm về công tác lưu trữ sau khi tiến hành thanh tra,
kiểm tra tại UBND huyện Việt Yên còn đang hạn chế. Những tồn tại bất lợi này
vẫn tồn tại không được khắc phục dẫn tới tình trạng kéo dài. UBND huyện Việt
Yên nhận thấy được những hạn chế đang tồn đọng nên cần chú trọng dành sự
quan tâm đến việc tổng kết, đúc rút kinh nghiệm sau khi thanh tra, kiểm tra về
40
công tác lưu trữ để công tác ngày càng hoàn thiện hơn.
3.2.Nhóm giải pháp nâng cao về quản lý công tác lưu trữ tại UBND
huyện Việt Yên
3.2.1.Xây dựng và hoàn thiện hệ thống các văn bản quy định quản lý
công tác lưu trữ của UBND huyện Việt Yên
Vấn đề về các quy định về quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan cần có sự
trợ giúp từ công chức lưu trữ tham mưu cho Phòng Nội vụ. Qua đó để phòng
Nội vụ có thể hệ thống hoá lại các văn bản quy định về công tác lưu trữ đã được
ban hành trước đó, kiểm tra rà soát lại các nội dung của văn bản đó để phòng có
hướng triển khai điều chỉnh, bổ sung theo đúng quy định. Việc UBND huyện
Việt Yên chỉ đạo cán bộ lưu trữ hệ thống hóa lại các văn bản quy định về công
tác lưu trữ sẽ giúp tránh được tình trạng xảy ra mâu thuẫn giữa văn bản hướng
dẫn của cơ quan quản lý cấp trên với văn bản của chính cơ quan ban hành.
UBND huyện Việt Yên cần có những văn bản ban hành hướng dẫn về việc thực
hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ, ngoài ra cần bổ sung văn bản liên quan
tới chế tài thi đua, khen thưởng và kỷ luật về công tác lưu trữ.
Nội dung cần bổ sung vào trong các văn bản quản lý cần tập trung vào
những vấn đề sau:
- Trách nhiệm của công chức chuyên môn cần xây dựng, hướng dẫn các
phòng/ ban lập hồ sơ về công việc của mình.
- Trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào trong kho lưu trữ của cơ quan là
công việc bắt buộc phải thực hiện theo định kỳ nên yêu cầu công chức cần có
trách nhiệm để công tác được hoàn thiện hơn.
3.2.2.Hoàn thiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ
* Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ:
Cần thường xuyên tiến hành công tác thu thập và bổ sung những hồ sơ, tài
liệu còn thiếu hoặc những hồ sơ đến hạn nộp để làm cho Phông lưu trữ của cơ
quan ngày một hoàn thiện, đa dạng hơn. Trong công tác này công chức muốn
thực hiện tốt thì cần chủ động hơn nữa trong việc đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị,
các phòng/ ban, cá nhân tiến hành việc lập hồ sơ, tài liệu.
41
- Xác định rõ nguồn tài liệu cần thu thập vào kho lưu trữ: Để lựa chọn
được khối tài liệu nào có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp vào lưu trữ
lịch sử thì cán bộ lưu trữ cần nhanh chóng thu thập tài liệu của HĐND, Uỷ ban
nhân dân,...mà chưa giao nộp tài liệu hình thành trước đây.
* Công tác xác định giá trị tài liệu:
Sau nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ thì nghiệp vụ tiếp
theo là xác định giá trị tài liệu đây là một quy trình nghiệp vụ quyết định đến số
phận của tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu được bảo quản vĩnh viễn hoặc có
thời hạn sẽ giúp cho UBND huyện Việt Yên tối ưu hoá thành phần các phông
lưu trữ trong kho bằng việc lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản
và loại ra những tài liệu hết giá trị. UBND huyện Việt Yên muốn làm tốt nghiệp
vụ xác định giá trị tài liệu cần đạt được những yêu cầu như sau:
- UBND huyện Việt Yên chỉ đạo bộ phận lưu trữ tiến hành xác định lại
giá trị tài liệu đối với khối tài liệu lưu trữ đã được xác định thời hạn bảo quản
lâu dài, tạm thời.
- Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu theo đúng văn bản quy định
của nhà nước: việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để cơ quan xem
xét đánh giá lại tài liệu hết thời hạn bảo quản nhưng có giá trị để bảo quản tiếp
và đồng thời loại tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ.
- Việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết giá trị cần lập hồ sơ tiêu huỷ tài liệu theo
đúng quy định của Luật Lưu trữ năm 2011.
* Công tác chỉnh lý tài liệu:
Thực tế khảo sát tại kho của UBND huyện Việt Yên bên cạnh những tài
liệu đã được chỉnh lý theo quy định thì tình trạng hồ sơ, tài liệu vẫn chưa được
chỉnh lý đang chờ công chức xử lý. Đối với những hồ sơ, tài liệu này công chức
làm công tác lưu trữ cần ghi chép lại trong các báo cáo để có phương án xin ý
kiến chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện tiến hành việc chỉnh lý tài liệu.
Khi tiến hành nghiệp vụ chỉnh lý đối với khối tài liệu công chức lưu trữ
cần xem xét, lựa chọn phương án phân loại phù hợp với hồ sơ, tài liệu. Tài liệu
sau khi đưa vào chỉnh lý cần phải được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. Trong quá
42
trình chỉnh lý hồ sơ, tài liệu công chức lưu trữ của UBND huyện Việt Yên
không được tùy ý loại huỷ tài liệu một cách tuỳ tiện khi chưa có sự chỉ đạo của
cấp trên mà cần phải đưa tài liệu xem xét trên mọi phương diện để xem còn giá
trị hay không. Có thể tài liệu của cơ quan ở phương diện, lĩnh vực này hết giá trị
cần tiêu huỷ nhưng khi đặt vào phương diện khác thì tài liệu vẫn còn giá trị khai
thác.
Sau bước chỉnh lý, sau khi đã loại ra được số tài liệu cần tiêu huỷ công
chức lưu trữ cần phải kiểm tra lại một lần nữa trước khi đem tài liệu tiêu huỷ.
* Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Nhận thấy trong hoạt động của cơ quan khối lượng sản sinh ra ngày càng
nhiều nên UBND huyện Việt Yên đã bố trí xây dựng thêm kho để lưu trữ để bảo
quản những khối tài liệu trong tương lai nhưng diện tích xây dựng kho còn hạn
hẹp. Kho lưu trữ hiện tại và kho bổ sung thêm của UBND huyện chưa đáp ứng
được hết đối với khối lượng tài liệu ngày càng tăng.
Khi khảo sát tại kho của UBND huyện Việt Yên, cơ quan về cơ bản trang
thiết bị cơ bản trong kho được trang bị như giá cố định theo tiêu chuẩn, hộp
đựng tài liệu, bìa hồ sơ, điều hoà nhiệt độ hai chiều thích hợp cho thời tiết của
miền Bắc,...Bên cạnh những trang thiết bị cơ bản mà kho lưu trữ cần có thì cần
phải trang bị thêm các thiết bị hỗ trợ công tác bảo quản như: hệ thống báo cháy
tự động, thiết bị quạt thông gió ở các góc,... Qua việc trang bị trang thiết bị bảo
quản hiện đại hỗ trợ cho công tác bảo quản điều này đã tạo điều kiện tốt nhất
giúp kéo dài tuổi thọ tài liệu.
Với khí hậu miền Bắc, sau Tết là thời điểm thời tiết xuất hiện mưa phùn
kéo theo là độ ẩm tăng cao. Độ ẩm là yếu tố phá hoại mạnh nhất đối với tài liệu
lưu trữ. Kho lưu trữ của UBND huyện Việt Yên được đặt ở tầng 1 nên đến mùa
mưa phùn, độ ẩm tăng cao hoặc mất điện không thể sử dụng được điều hoà nhiệt
độ sẽ gây bất lợi đối với công tác bảo quản tài liệu. Vì những bất cập còn đang
xảy ra trong kho lưu trữ nên công chức làm công tác lưu trữ nên có những
phương án chủ động trong việc tiến hành thông gió tự nhiên, áp dụng trong điều
kiện không khí trong kho ẩm ướt hơn không khí ngoài trời để bảo quản tài liệu ở
43
mức tốt nhất.
Yếu tố gây hư hại đến tài liệu không thể không kể tới tác động của nấm,
mốc gây ra cho tài liệu. Điều kiện bên trong kho lưu trữ nếu thuận lợi sẽ giúp
cho các phần tử nấm, mốc sinh sôi và phát triển trong tài liệu nên để phòng
chống nấm, mốc thì kho tàng và các thiết bị bảo quản phải luôn được vệ sinh
sạch sẽ. Công chức lưu trữ có trách nhiệm phải thường xuyên quét, dọn lau bụi
bẩn trên các cặp, hộp hồ sơ. Công việc lau, dọn này cần được tiến hành theo
định kì hàng tháng ( tiến hành vệ sinh vào tuần thứ ba của tháng) để các bào tử
nấm, mốc không có cơ hội phát triển bám vào tài liệu. Công tác này cần đặc biệt
chú ý hơn khi nhiệt độ, độ ẩm thay đổi thất thường.
* Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ
Trong những năm trở lại đây tại các cơ quan, tổ chức khác đã áp dụng
công nghệ thông tin vào trong công tác lưu trữ để xây dựng công cụ tra cứu tài
liệu. Tuy nhiên tại kho lưu trữ UBND huyện Việt Yên mới chỉ xây dựng được
một công cụ tra cứu tài liệu duy nhất là mục lục hồ sơ, ngoài ra công chức lưu
trữ đang đi tập huấn, bồi dưỡng kiến thức để xây dựng thêm công cụ tra cứu
hiện đại cho cơ quan.
Trong thời kì mà công nghệ 4.0 đang phát triển về mọi mặt ngoài Mục lục
hồ sơ UBND huyện Việt Yên cần xây dựng thêm công cụ tra cứu tài liệu hiện
đại hơn. Công chức lưu trữ của cơ quan có thể nghiên cứu, đề xuất với các cấp
lãnh đạo để triển khai xây dựng thêm công cụ tra cứu tài liệu hiện đại như Phần
mềm tra cứu tài liệu điện tử để thuận tiện trong việc khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ của độc giả.
* Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu:
Đối với công tác lưu trữ của UBND huyện Việt Yên từ việc đưa tài liệu ra
để khai thác, sử dụng thì tài liệu mới phát huy được hết giá trị của nó và qua đó
có đánh giá khách quan kết quả thực hiện các nghiệp vụ cơ bản như:
- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu
- Chỉnh lý tài liệu
44
-...
Công chức lưu trữ tại kho lưu trữ của UBND huyện Việt Yên cần tiến
hành công tác lập sổ để theo dõi được công tác khai thác, sử dụng tài liệu của cơ
quan. Thông qua sổ theo dõi về công tác khai thác, sử dụng tài liệu thì công
chức sẽ nắm rõ được tình hình độc giả tới cơ quan khai thác tài liệu. Hoặc công
chức cũng có thể theo dõi thông qua sổ xuất TLLT và phiếu yêu cầu sử dụng tài
liệu. Qua các hình thức đó để cán bộ lưu trữ thống kê được số lượng trong một
năm có bao nhiêu độc giả tới cơ quan khai thác và nắm được nhu cầu họ quan
tâm đến vấn đề gì. ( Phụ lục 6)
* Thống kê trong công tác lưu trữ:
Công tác chỉnh lý tài liệu tại kho lưu trữ của cơ quan còn chưa khoa học
tình trạng tài liệu bó gói, sắp xếp lộn xộn thứ tự hay việc khai thác tài liệu còn
chưa để hồ sơ, tài liệu về đúng chỗ nên việc thống kê đang trở nên khó khăn. Để
có được thống kê một cách chính xác về công tác lưu trữ thì công chức lưu trữ
phải thống kê một cách trực tiếp bằng cách trực tiếp đếm số lượng tài liệu bằng
cặp, hộp, bó, gói,..ở trong kho, ở các phòng/ ban chuyên môn.
Báo cáo thống kê cần thống kê được các đối tượng dựa theo Thông tư số
09/2013/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 31 tháng 10 năm 2013 quy định chế độ
báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ, bao gồm:
- Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
- Tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ
-...
Tiểu kết chương 3:
Quá trình khảo sát thực tế việc quản lý công tác lưu trữ tại UBND huyện
Việt Yên tôi nhận thấy cơ quan đã đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên,
bên cạnh đó không tránh khỏi những hạn chế còn tồn tại, đặc biệt là vấn đề về tổ
chức và chỉ đạo các hoạt động nghiệp vụ. Trên cơ sở thực trạng việc quản lý
công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên được đề cập tại chương 2 tôi đã
mạnh dạn đưa ra một số đề xuất đưa việc quản lý công tác lưu trữ huyện đi vào
nề nếp. Các giải pháp được chúng tôi đề xuất tại chương 3 dựa trên cơ sở khảo
sát tại UBND huyện Việt Yên và dựa trên cơ sở lý luận nhằm đưa lĩnh vực lưu
45
trữ của huyện được hoàn thiện và phát triển hơn.
PHẦN KẾT LUẬN
Quản lý công tác lưu trữ là công việc mà bất kì cơ quan nào cũng đều phải
thực hiện để đảm bảo an toàn tài liệu. Sau khoảng thời gian khảo sát tại UBND
huyện Việt Yên, tôi nhận thấy việc quản lý công tác lưu trữ của cơ quan có làm
tốt hay không? Điều này đầu tiên phụ thuộc vào lãnh đạo của cơ quan, tổ chức.
Để làm tốt được nhiệm vụ này, lãnh đạo của cơ quan cần giao trách nhiệm cho
cấp dưới trong phạm vi trách nhiệm của mình. Lãnh đạo của cơ quan là gương
mặt đại diện cho cơ quan sẽ trực tiếp ký những văn bản quan trọng của cơ quan,
tổ chức theo đúng quy định của nhà nước. Công chức tại UBND huyện Việt Yên
cần làm rõ trách nhiệm của mình đối với tài liệu của cơ quan, Tại UBND huyện
Việt Yên cần nâng cao tinh thần trách nhiệm cùng xây dựng phát triển việc quản
lý công tác lưu trữ để có những biện pháp hiệu quả phát huy tốt giá trị của tài
liệu, phục vụ cho nghiên cứu và phát triển.
Trong quá trình hoạt động UBND huyện Việt Yên tài liệu được cơ quan
lưu giữ lại chính là nguồn sử liệu quan trọng phục vụ cho công tác nghiên cứu
sau này và nó đóng giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch
định chính sách, chiến lược. Cho nên, cơ quan cần hiểu rõ được vai trò của
ngành lưu trữ để bảo đảm an toàn cho tài liệu.
Quản lý công tác lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với hoạt động,
quản lý của UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang trong những năm vừa qua. Việc
quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan đã đạt được những thành tích nổi bật cần
được phát huy. Nhờ có những đóng góp tích cực này nên kết quả hoạt động lưu
trữ của UBND trong những năm qua đã có những thay đổi đáng kể. Bên cạnh
những ưu điểm còn tồn tại một số hạn chế nhưng lãnh đạo, công chức tại UBND
huyện cũng đang ngày một cố gắng để hoàn thiện công tác lưu trữ ngày một tốt
hơn. Ngoài kĩ năng về chuyên môn nghiệp vụ cần thiết của công chức lưu trữ thì
cơ quan cần quan tâm hơn về việc cho công chức được trau dồi thêm kỹ năng về
công nghệ thông tin để đi kịp với xu hướng, với thời một.
Những nghiệp vụ mà bản thân đã được tiếp xúc trong quá trình học khi áp
46
dụng vào thực tế khi nghiên cứu, tìm hiểu thông tin tài liệu để phục vụ cho đề tài
nghiên cứu khoa học đã giúp tôi có cái nhìn đầy đủ, sâu sắc hơn. Qua bài nghiên
cứu về việc quản lý công tác lưu trữ tôi có cơ sở làm tiền đề để so sánh, đối
chiếu những điểm khác biệt giữa lý thuyết và thực thọc, bản thân có thể rút ra
cho mình những bài học kinh nghiệm. Khi thực hiện đề tài nghiên cứu để thấy
được lý luận không phải lúc nào cũng tồn tại song song với thực tiễn, tuy thấy
được những khó khăn của bản thân trong tương lai nhưng cũng tích luỹ cho
47
mình được nhiều kinh nghiệm, bài học quý giá trong quá trình làm việc.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1.Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2004), Công văn số 283/VTLTNN-
NVTW ngày 19 tháng 05 năm 2004 về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính, Hà Nội
2.Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp, Hà Nội.
3.Giao trình: “Khoa học tổ chức và quản lý - một số vấn đề lý luận và
thực tiễn”, Nguyễn Văn Bình chủ biên, NXB Thống kê năm 1999.
4.Giáo trình Khoa học quản lý – Tập 2 (2002), Đoàn Thị Thu Hà chủ biên,
NXB Khoa học Kỹ thuật.
5.Chu Thị Hậu (2016), Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu
trữ”, trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao động, Hà Nội.
6.Nguyễn Mạnh Cường (2022), Sách chuyên khảo “ Lý luận và thực tiễn
về tổ chức, quản lý lưu trữ cấp tỉnh ở Việt Nam”, NXB Đà Nẵng.
6.Vũ Dương Hoan (1987), Công tác lưu trữ Việt Nam, NXB Khoa học xã
hội, Hà Nội.
7.Quốc hội (2015), Luật Tổ chức chính quyền địa phương số
77/2015/QH13 ban hành ngày 16 tháng 9 năm 2015, Hà Nội.
8.Nguyễn Lê Hoa Văn (2022), Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu
trữ tại UBND quận Tây Hồ, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
9.Đinh Thị Trang (2018), Quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ
- Thực tại UBND thành phố Hòa Bình – Thực trạng và giải pháp, Khóa luận tốt
nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
10.Trần Văn Quang (2014), Tổ chức và quản lý lưu trữ cấp huyện, quận,
thị xã, Thành phố thuộc Tỉnh, Luận văn thạc sỹ, Hà Nội.
11.Trịnh Thị Kim Oanh và Cộng sự (2016), Tập bài giảng Nghiệp vụ lưu
48
trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
12.Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức văn thư - lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.
13.Quốc hội khoá XIII, Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội
khoá XIII thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011, Hà Nội.
14.Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19 tháng 12
năm 2022 quy định về thời hạn bảo quản tài liệu, Hà Nội.
15.Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy
định chi tiết thi hành một số điều Luật Lưu trữ
16.Bộ Nội vụ (2013), Thông tư 03/2018/TT-BNV ngày 06 tháng 03 năm
2018 quy định chế độ báo cáo thống kê ngành nội vụ, Hà Nội.
17. UBND huyện Việt Yên (2015), Quyết định số 04/2015/QĐ – UBND
ngày 20/10/2015 của UBND huyện Việt Yên quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức phòng Nội vụ.
18.UBND huyện Việt Yên (2018), Quyết định số 06/2018/QĐ-UBND
ngày 28 tháng 12 năm 2018 của UBND huyện Việt Yên sửa đổi, bổ sung một số
điều của Quy chế công tác văn thư - lưu trữ kèm theo Quyết định 06/2014/QĐ-
UBND ngày 06/06/2014 của Uỷ ban nhân dân huyện Việt Yên.
19.UBND huyện Việt Yên (2020), Quyết định 09/QĐ-UBND ngày
09/01/2020 về việc ban hành Quy chế về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại
kho lưu trữ huyện Việt Yên.
20.UBND huyện Việt Yên (2020), Công văn số 1196/UBND - NV ngày
24/8/2020 về việc hướng dẫn thực hiện giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
lịch sử, Việt Yên.
21.Một số trang web
- http://www.chinhphu.vn
- http://vbpl.vn/hanoi
49
- http://vietyen.bacgiang.gov.vn/
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Hình ảnh trụ sở UBND huyện Việt Yên, Bắc Giang được chụp vào
ngày 14/11/2022 do cơ quan tự chụp
50
[ Nguồn: Cổng thông tin điện tử huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang]
Phụ lục 2: Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Việt Yên
51
[Nguồn: Cổng thông tin điện tử huyện Việt Yên, tỉnh Bắc Giang]
Phụ lục 3: Một số tài liệu giao nộp, bổ sung vào kho lưu trữ chưa được chỉnh lý
[ Nguồn: Do cán bộ lưu trữ tại cơ quan cung cấp vào ngày 11/12/2022]
Phụ lục 4: Hình ảnh hồ sơ chưa chỉnh lý, chưa được sắp xếp vào hộp
[ Nguồn: Cán bộ lưu trữ cung cấp ngày 11/12/2022 hình ảnh tài liệu vào kho
52
chưa được chỉnh lý, còn trong tình trạng bó gói]
Phụ lục 5: Hình ảnh hồ sơ đã được đưa vào cặp
53
[ Nguồn: Cán bộ văn thư cung cấp hình ảnh hồ sơ được đưa vào cặp đựng tài liệu theo đúng quy định. Hình ảnh được cung cấp ngày 15/01/2023]
Phụ lục 6: Mẫu số xuất tài liệu và phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND huyện Việt Yên
- Cấu tạo sổ xuất tài liệu:
Ghi chú
Mục lục số Số lượng tài liệu
STT Thời gian xuất tài liệu Căn cứ xuất tài liệu Xuất đi đâu, lí do Số và tên phông
- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
TÊN CƠ QUAN
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
…….ngày…tháng…năm…
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Số….
1.Họ tên độc giả:.........................................................................
2.Cơ quan công tác:.....................................................................
3.Số, ngày tháng công văn, giấy giới thiệu:..............................
4.Đề tài nghiên cứu:...............................................................
5.Mục đích nghiên cứu:..............................................................
6.Thời gian nghiên cứu:............................................................
STT Tên, số phông Mục lục số Hồ sơ số Tờ số Nội dung của tài liệu
Độc giả
54
Họ tên, chữ ký)
Phụ lục 7: Hình ảnh buổi tập huấn về công tác lưu trữ tại UBND huyện Việt Yên
55
Hình ảnh tập huấn trực tiếp nghiệp vụ công tác lưu trữ năm 2022 do cơ quan tổ chức (Nguồn: phòng Nội vụ cung cấp)
