BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ ............/............ ......../........
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
VŨ THỊ THANH TÂM
QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH
Chuyên ngành Quản lý công Mã số: 8 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG TP.HỒ CHÍ MINH - NĂM 2020
1
Luận văn được hoàn thành tại:
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Thị Thủy
Phản biện 1:...........................................................................................
Phản biện 2:...........................................................................................
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện
Hành chính Quốc gia.
Địa điểm: Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở Thành phố Hồ Chí
Minh - Số 10, đường 3/2, quận 10, Thành phố Hồ Chí Minh.
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia hoặc trên trang Web Ban QLĐT Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia.
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Công tác văn thư nói chung và quản lý nhà nước đối với công tác văn
thư nói riêng tại UBND tỉnh Tây Ninh đã có nhiều chuyển biến tích cực, từng
bước đi vào nền nếp, đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý,
chỉ đạo, điều hành công việc của UBND tỉnh, góp phần quan trọng trong việc
xây dựng, nâng cao uy tín, chất lượng hoạt động của công tác văn thư, hình
thành một nguồn tài liệu có giá trị để giải quyết công việc trước mắt, đồng
thời tạo điều kiện tiền đề cho công tác lưu trữ tài liệu lâu dài về sau. Tuy
nhiên, QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh vẫn tồn tại
nhiều bất cập, hạn chế từ nhận thức về vị trí và tầm quan trọng của công tác
văn thư đến đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư chưa đáp ứng
được yêu cầu về chuyên môn, nghiệp vụ; cơ sở vật chất, trang thiết bị và kinh
phí đầu tư cho công tác văn thư còn gặp nhiều khó khăn; việc ứng dụng công
nghệ thông tin còn nhiều hạn chế; thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý
kỷ luật trong công tác văn thư chưa được quan tâm thực hiện, công tác đào
tạo, bồi dưỡng chưa gắn với đề án vị trí việc làm, vị trí công tác cũng như
chưa gắn chính sách đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch cán bộ, công chức và đặc
biệt là trong công tác đề bạt chức vụ đối với những cán bộ, công chức, viên
chức làm công tác văn thư. Nguyên nhân của thực trạng trên, suy cho cùng
xuất phát từ công tác quản lý kém hiệu quả, từ việc xây dựng và ban hành
văn bản quản lý đến tổ chức chỉ đạo thực hiện, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư, thiếu sự thống nhất trong thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác
văn thư cũng như nhận thức của đội ngũ quản lý và những người phụ trách
trực tiếp công tác này về vai trò của công tác văn thư trong giai đoạn hiện
nay. Cho đến nay, mặc dù nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quan trọng về
công tác văn thư, trong đó bao gồm những văn bản quy định về quản lý nhà
nước đối với công tác văn thư, tạo cơ sở pháp lý quan trọng để UBND tỉnh tổ
1
chức, chỉ đạo, quản lý hiệu quả công tác văn thư. Nhưng trên thực tế, hoạt
động quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh trong đó
có UBND tỉnh Tây Ninh vẫn còn nhiều bất cập. Vì thế, việc hoàn thiện và
nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND cấp
tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây Ninh là một việc làm cần thiết.
Với mong muốn đem lại cái nhìn tổng quan về hoạt động QLNN đối
với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh nói chung và tại UBND tỉnh Tây
Ninh nói riêng, đồng thời đánh giá lại những mặt làm được, chưa làm được,
tìm ra hạn chế và nguyên nhân chủ yếu, đưa ra giải pháp để tiếp tục thực hiện
hoạt động QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh ngày
càng tốt hơn, góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận và thực tiễn về QLNN đối
với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh. Vì vậy tác giả chọn đề tài “Quản lý
nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh” để thực hiện
luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
QLNN đối với công tác văn thư không phải là hướng đề tài nghiên cứu
mới, qua nghiên cứu nhiều nguồn tài liệu, tác giả nhận thấy vấn đề này được
nhiều người nghiên cứu với nhiều hình thức khác nhau như giáo trình, đề tài
nghiên cứu khoa học, luận văn, bài viết, báo cáo khoa học. Đơn cử một số
luận văn, bài viết sau:
“Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương”
của tác giả Dương Thị Hoa (2018). Luận văn phân tích những mặt đã đạt
được và những mặt còn hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
Tổng cục Thuế Trung ương, để từ đó đề xuất giải pháp, kiến nghị đối với
công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong
thời gian tới [59].
“QLNN về công tác văn thư - lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa giai đoạn
2011- 2017” của tác giả Lê Minh Nguyệt (2018). Luận văn phân tích thực
2
trạng QLNN về công tác văn thư - lưu trữ tại tỉnh Thanh Hóa, chỉ ra những
ưu điểm, tồn tại, hạn chế đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả QLNN
về công tác này tại tỉnh trong thời gian tới [70].
“Kết quả và những vấn đề đặt ra từ Hội thảo khoa học công tác lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan - Thực trạng và giải pháp”
của Dương Thị Thu Huyền, Nguyễn Thị Kim Thu, Tạp chí Văn thư lưu trữ
Việt Nam số 10, năm 2014. Tác giả tập trung đánh giá thực trạng lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, kinh nghiệm lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan qua thực tiễn của một số cơ quan, tổ chức.
Đồng thời, đề ra các giải pháp để làm tốt công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan [62].
“Đổi mới chương trình đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ đáp
ứng nhu cầu của xã hội hiện đại và công cuộc cải cách nền hành chính nhà
nước” của TS. Đoàn Thị Hòa, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ số 10, năm 2013.
Tác giả đánh giá vai trò của công nghệ thông tin trong công cuộc cải cách
nền hành chính nhà nước và sự cần thiết đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu
trữ để đáp ứng nhu cầu của xã hội hiện đại. Qua đó, tác giả đề xuất một số
kiến nghị để các cơ sở đào tạo nguồn nhân lực văn thư, lưu trữ và các nhà
chuyên môn quan tâm đúng mức để sản phẩm đào tạo trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ phục vụ đắc lực cho công cuộc cải cách hành chính nhà nước và đáp
ứng nhu cầu của toàn xã hội [61].
“Hoàn thiện hơn nữa công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà
nước trong giai đoạn hiện nay” của ThS. Hoàng Văn Thụ, ThS. Hoàng Minh
Thơ, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam số 8, năm 2010. Bài viết đã đánh
giá thực trạng quản lý văn bản đi, văn bản đến từ thực tế các tỉnh phía Nam
(Quảng Ngãi trở vào), nêu nguyên nhân dẫn đến những thực trạng đó. Qua
đó, tác giả đề xuất những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, yếu kém
trong công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức nhà nước [80].
3
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích
Luận văn nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp lý về QLNN đối với công
tác văn thư của UBND cấp tỉnh, trên cơ sở đó đánh giá thực trạng QLNN đối
với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nhằm đề ra phương hướng,
giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh.
3.2. Nhiệm vụ
Để đạt được mục đích nói trên, Luận văn triển khai thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về QLNN đối với công tác văn
thư tại UBND cấp tỉnh.
- Phân tích thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh
Tây Ninh.
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế của QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh.
- Lý giải nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế.
- Đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện QLNN đối với công tác
văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của Luận văn là QLNN đối với công tác văn thư
tại UBND tỉnh Tây Ninh.
4.2 Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: tại UBND tỉnh Tây Ninh.
- Về nội dung: Luận văn chỉ tập trung nghiên cứu hoạt động QLNN đối
với công tác văn thư của UBND tỉnh Tây Ninh.
- Về thời gian: từ năm 2016 đến năm 2019.
4
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
5.1. Phương pháp luận
Tác giả vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về chủ
nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ
giữa lý luận và thực tiễn của QLNN đối với công tác văn thư. Ngoài ra, tác
giả còn dựa vào hệ thống pháp luật của nhà nước về quản lý công tác văn thư
để đánh giá QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.
5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể
Tác giả vận dụng kết hợp các phương pháp sau: phương pháp điều tra
xã hội học, phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp tổng
hợp, phương pháp so sánh. Cụ thể như sau:
- Phương pháp điều tra xã hội học: thông qua việc phát phiếu điều tra
đến bộ phận phụ trách công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nhằm thu
thập số liệu cụ thể liên quan đến các vấn đề nghiên cứu.
- Phương pháp thống kê: phương pháp này vận dụng để tổng hợp số
liệu thu thập nhằm đưa ra nhận định về thực trạng QLNN đối với công tác
văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.
- Phương pháp so sánh: phương pháp này được vận dụng để so sánh
kết quả thực hiện QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh
so với yêu cầu thực tế đặt ra.
- Phương pháp phân tích: phương pháp này được vận dụng để phân
tích từng bộ phận, từng vấn đề của quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
nhằm hiểu rõ bản chất của từng bộ phận, từng vấn đề đó.
- Phương pháp tổng hợp: dựa trên kết quả phân tích để liên kết các
thuộc tính, các bộ phận, các mặt vấn đề để từ đó đánh giá về mặt lý luận và
thực tiễn nhằm rút ra được bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp hoàn
thiện QLNN đối với công tác văn thư.
5
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa về lý luận
Luận văn hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý luận và pháp lý đối
với công tác văn thư và QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh.
Qua đó, rà soát, khắc phục những bất cập, chồng chéo của hệ thống văn bản
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư và vận dụng tốt hơn vào thực tiễn
hoạt động QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh nói chung và
UBND tỉnh Tây Ninh nói riêng.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn
Phân tích, đánh giá thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh trong thời gian qua. Qua đó, đề xuất một số giải pháp
để hoàn thiện và kết quả nghiên cứu của luận văn được sử dụng làm tài liệu
tham khảo trong nghiên cứu, học tập đối với học viên cao học và cho các nhà
quản lý công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh nói chung và rộng hơn là
tại các địa phương cùng cấp khác.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Nội dung, Kết luận và Danh mục tài liệu tham
khảo, Phụ lục, Luận văn bao gồm 3 chương:
- Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý nhà nước đối với công
tác văn thư tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
- Chương 2. Thực trạng quản lý nhà nước đối với tác văn thư tại Ủy
ban nhân dân tỉnh Tây Ninh.
- Chương 3. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với
công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh.
6
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP TỈNH
1.1. Cơ sở lý luận về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm, nội dung cơ bản của công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm
Công tác văn thư bao gồm việc soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý
văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và
sử dụng con dấu.
1.1.1.2. Nội dung cơ bản của công tác văn thư
Một là, soạn thảo và ban hành văn bản: việc soạn thảo và ban hành
văn bản phải đảm bảo theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01
năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Hai là, quản lý văn bản: thực hiện theo đúng Thông tư số 07/2012/TT-
BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn việc quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Ba là, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn việc
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu: thực hiện theo đúng Nghị định
99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu.
1.1.2. Nội dung quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
1.1.2.1. Khái niệm về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
QLNN đối với công tác văn thư là sự tác động của nhà nước thông qua
hệ thống pháp luật, bộ máy quản lý và các chế độ nghiệp vụ để công tác văn
thư phát triển theo đúng những mục tiêu đã định của nhà nước và của toàn xã hội.
1.1.2.2. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư
7
Thứ nhất, xây dựng, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về công
tác văn thư
Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn là một nội
dung quan trọng, đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả trong quá trình thực hiện
hoạt động quản lý đối với công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức.
Thứ hai, xây dựng bộ máy, bố trí nhân sự làm công tác văn thư
Một là, xây dựng bộ máy làm công tác văn thư: theo quy định cơ quan
quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm
trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo nội
dung quản lý nhà nước về công tác văn thư; Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ có trách nhiệm trực tiếp giúp Bộ
Nội vụ thực hiện chức năng QLNN về công tác văn thư như xây dựng các
văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công
tác văn thư.
Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn tổ chức văn thư, lưu trữ tại UBND các cấp, trong đó quy định
cấp tỉnh thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp
nhất Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ tỉnh; tổ chức
Văn thư, Lưu trữ cấp huyện gồm Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách
giúp Trưởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân
dân cấp huyện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của huyện.
Hai là, bố trí nhân sự làm công tác văn thư: căn cứ khối lượng công
việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ chức văn thư hoặc bố trí
người làm văn thư có thể bố trí từ 02 biên chế văn thư chuyên trách trở lên.
Đối với UBND cấp tỉnh, việc bố trí nhân sự làm công tác văn thư được quy
định tại Điều 6, Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 04 năm 2010
của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ
văn thư, lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND
8
các cấp.
Thứ ba, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư
Việc tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư là
trách nhiệm của mọi cơ quan hành chính, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ
thẩm quyền của mình mà chủ động, đảm bảo việc chấp hành theo đúng các
quy định của pháp luật, đảm bảo các khâu nghiệp vụ được thực hiện đồng bộ,
thống nhất trên cơ sở các văn văn bản quy định của các cơ quan nhà nước có
thẩm quyền, đồng thời, nâng cao ý thức trách nhiệm của từng cán bộ, công
chức, viên chức trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
Thứ tư, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin
phục vụ công tác văn thư
Đối với UBND cấp tỉnh, cơ sở vật chất cần đầu tư cũng là trụ sở,
phòng làm việc, bàn, ghế, tủ, máy tính, máy in, máy fax, máy photocopy,
máy điện thoại, giá đựng tài liệu, tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, cặp ba dây, bìa
trình ký, hộp đựng hồ sơ, kẹp giấy, ghim, kéo, thước, bút, máy điều hòa nhiệt
độ, quạt gió, đèn chiếu sáng. Mặt khác, cần khai thác, sử dụng có hiệu quả cơ
sở vật chất hiện có này nhằm phục vụ có hiệu quả cho công tác văn thư và
kịp thời sửa chữa, bảo dưỡng những trang thiết bị, máy móc hư hỏng, mua
sắm mới để công tác văn thư không bị gián đoạn.
Thứ năm, đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, công chức, viên chức làm công
tác văn thư
Đào tạo, bồi dưỡng là một trong những hoạt động quan trọng nhất của
phát triển nguồn nhân lực nói chung và phát triển nguồn nhân lực về công tác
văn thư nói chung. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức là quá
trình tổ chức học tập cho đội ngũ này nhằm trang bị, cập nhật, nâng cao kiến
thức, kỹ năng, thái độ làm việc, giúp họ thực hiện tốt hơn nhiệm vụ được giao.
Thứ sáu, thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công
tác văn thư
9
Đối với cấp tỉnh, Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu, giúp UBND cấp tỉnh
thực hiện công tác thanh tra trong công tác văn thư, lưu trữ nói chung và
công tác văn thư nói riêng theo quy định, hàng năm, Thanh tra Sở Nội vụ tiến
hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan, tổ chức tại địa phương về việc thực hiện
các văn bản QPPL tại bộ phận văn thư của cơ quan sau đó báo cáo với Lãnh
đạo UBND cấp tỉnh [22].
1.2. Cơ sở pháp lý và phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
1.2.1. Cơ sở pháp lý quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
Một là, những văn bản pháp lý quan trọng của các cơ quan nhà nước ở
Trung ương đối với công tác văn thư, đơn cử một số văn bản sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Quốc hội về
Lưu trữ.
- Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 của Chính
phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ
chứng thực chữ ký số.
- Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ
tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa cơ quan hành chính nhà
nước.
- Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định
quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu trong công tác văn thư, các chức
năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công
việc của cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ
Thông tin và Truyền thông quy định về sử dụng chữ ký số cho các văn bản
10
điện tử trong các cơ quan nhà nước.
Hai là, cơ sở pháp lý QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh:
Sở Nội tham mưu UBND cấp tỉnh ban hành những văn bản pháp lý
phù hợp với tình hình hoạt động công tác văn thư của tỉnh. Đồng thời, Sở Nội
vụ ban hành những văn bản mang tính chất hướng dẫn nghiệp vụ để hướng
dẫn các cơ quan, tổ chức để công tác văn thư được thực hiện thống nhất,
đồng bộ trong phạm vi cả tỉnh.
1.2.2. Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư
Phân cấp quản lý là sự phân định thẩm quyền, trách nhiệm giữa các
cấp chính quyền trên cơ sở bảo đảm sự phù hợp giữa khối lượng và tính chất
thẩm quyền với năng lực và điều kiện thực tế của từng cấp nhằm tăng cường
chất lượng, hiệu lực và hiệu quả của hoạt động QLNN.
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước đối với công tác
văn thư của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh
1.3.1. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ công tác văn thư
Các văn bản QPPL về công tác văn thư là căn cứ pháp lý để thực hiện
và vận dụng các chuẩn mực và công cụ vào quản lý đối tượng này. Nếu thiếu
văn bản QPPL về công tác văn thư làm giảm đáng kể hiệu lực và hiệu quả
trong quản lý lĩnh vực này.
1.3.2. Bộ máy làm việc và đội ngũ cán bộ, công chức
Một yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu quả trong công việc quản lý đó
chính là bộ máy làm việc. Ngoài hệ thống bộ máy quản lý công tác văn thư
như Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, UBND cấp
tỉnh và Sở Nội vụ thì bộ phận trực tiếp làm văn thư của các cơ quan cũng ảnh
hưởng trực tiếp đến hiệu quả thực hiện công tác văn thư.
1.4.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư
Thực tiễn công tác văn thư chỉ ra rằng muốn quản lý hiệu quả công tác
11
văn thư về mặt nhà nước thì cần thực hiện nghiệp vụ văn thư một cách có
chất lượng, tiêu chí này mang tính quyết định đối với hiệu quả QLNN đối với
công tác văn thư.
1.3.4. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp của đội
ngũ cán bộ, công chức, viên chức
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện
công việc một cách có hiệu quả.
1.3.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư
Đây là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo năng suất, chất
lượng công tác văn thư đồng thời là yếu tố tác động trực tiếp đến tâm lý của
mỗi cán bộ, công chức, viên chức.
1.4. Kinh nghiệm quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Uỷ
ban nhân dân các tỉnh
1.4.1. Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi
1.4.2. Ủy ban nhân dân Thành phố Đà Nẵng
1.5.3. Ủy ban nhân dân tỉnh Cà Mau
1.4.4. Bài học kinh nghiệm
Tiểu kết chương 1
Trong Chương 1 tác giả đã tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận và pháp
lý về QLNN đối với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh; những nội dung
QLNN đối với công tác văn thư và các yếu tố ảnh hưởng đến QLNN đối với
với công tác văn thư tại UBND cấp tỉnh. Chương 1 là tiền đề để phân tích
thực trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh.
12
Chương 2
THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH
2.1. Tổng quan về Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh và phân cấp
quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây
Ninh
2.1.1. Tổng quan về Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh
UBND tỉnh Tây Ninh do HĐND tỉnh bầu, là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan HCNN ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND tỉnh và
cơ quan HCNN cấp trên. Hiện nay, UBND tỉnh gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó
Chủ tịch và 20/20 thành viên UBND tỉnh.
2.1.2. Phân cấp quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy ban
nhân dân tỉnh Tây Ninh
UBND tỉnh và Sở Nội vụ giữ vai trò quan trọng trong hoạt động quản
lý về công tác văn thư, đảm bảo cho công tác này được thực hiện thống nhất,
hiệu quả thông qua việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ được giao theo
quy định của pháp luật, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn
hiện nay.
2.2. Tình hình quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại Ủy
ban nhân dân tỉnh Tây Ninh
2.2.1. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
văn thư
Văn phòng Sở Nội vụ đã giúp Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh ban
hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ sát với tình hình thực
tế của tỉnh, nhằm triển khai thực hiện có hiệu quả tại các cơ quan, tổ chức nói
chung và tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh nói riêng. Tuy nhiên, thực tế
cho thấy việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh Tây
Ninh chậm so với quy định thực tế, tiến độ tham mưu của Sở Nội vụ chưa
13
đáp ứng được yêu cầu của thực tế thực hiện công tác văn thư thể hiện qua số
lượng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn còn quá ít, chưa rà soát, bổ sung và thay
thế các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn không còn phù hợp với Nghị định về
công tác văn thư ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện nhiệm vụ liên quan
đến công tác văn thư.
2.2.2. Cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại Ủy ban
nhân dân tỉnh Tây Ninh
2.2.2.1. Bộ máy (bộ phận) văn thư của Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh
Trong cơ quan – UBND tỉnh Tây Ninh, bộ phận văn thư là bộ phận
trực tiếp và đầu mối giúp Lãnh đạo UBND tỉnh thực hiện các khâu nghiệp vụ
trong công tác văn thư, có nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý
của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức xử lý, chuyển giao văn bản
đến các đơn vị làm thủ tục phát hành văn bản đi do UBND tỉnh, Văn phòng
Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh ban hành.
2.2.2.2. Bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh
Tây Ninh
UBND tỉnh Tây Ninh cũng đã quan tâm bố trí đội ngũ nhân sự để thực
hiện các nội dung theo quy định tại Quyết định số 46/2018/QĐ-UBND ngày
27 tháng 12 năm 2018 của UBND tỉnh Tây Ninh, đảm bảo đủ số lượng nhân
sự, thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư. Tuy nhiên, về
lâu dài cần chuẩn hóa đội ngũ nhân sự này để đáp ứng yêu cầu của công tác
văn thư và QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh trong
giai đoạn mới.
2.2.3. Tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư
2.2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.3.2. Quản lý văn bản
2.2.3.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
2.2.3.4. Quản lý và sử dụng con dấu
14
2.2.4. Đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin
phục vụ công tác văn thư
Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư để chuyển giao
và quản lý văn bản là một yêu cầu tất yếu tiến tới xây dựng Chính phủ điện
tử. Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng lạm dụng văn bản giấy trong giải quyết
công việc (50% văn bản đi điện tử gửi kèm văn bản giấy), sao chụp và gửi
văn bản tài liệu. Mặt khác, do Lãnh đạo UBND tỉnh lớn tuổi, nên việc thực
hiện chữ ký số phải ủy quyền cho 01 chuyên viên thực hiện, dẫn đến tình
trạng một người phải làm rất nhiều công việc, gây ảnh hưởng cho quá trình
thực hiện nhiệm vụ được giao.
2.2.5. Đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
văn thư
Công tác đào tạo, bồi dưỡng tại UBND tỉnh đã được quan tâm, thực
hiện. Tuy nhiên, công tác đào tạo, bồi dưỡng chưa bám sát với nhu cầu giải
quyết công việc tại UBND tỉnh, các chuyên ngành đào tạo chủ yếu là chuyên
ngành gần và không phù hợp với vị trí việc làm mà họ đảm nhiệm, số lượng
được cử tham gia các lớp đào tạo, bồi dưỡng này không đáng kể, chiếm tỷ lệ
thấp.
2.2.6. Thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm trong công
tác văn thư
Thực tế, công tác thanh tra về công tác văn thư ít được thực hiện mà
chủ yếu được thực hiện bằng hình thức kiểm tra. Kiểm tra công tác văn thư
chủ yếu tập trung vào việc kiểm tra việc thực hiện quy chế công tác văn thư;
quy trình soạn thảo và ban hành văn bản; xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan;
quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến;
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Tuy nhiên, sau khi
kết thúc các đợt kiểm tra, ngoài việc tổng hợp báo cáo kết quả kiểm tra và
tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản chấn chỉnh công tác văn thư, Sở
15
Nội vụ chưa tham mưu, đề xuất các hình thức khen thưởng như khen thưởng
định kỳ, khen thưởng đột xuất để kịp thời động viên cá nhân làm tốt công tác
văn thư cũng như chưa có biện pháp xử lý đối với những cá nhân chưa thực
hiện tốt công tác này.
2.3. Đánh giá chung về quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh
2.3.1. Ưu điểm
Một là, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn: bên cạnh việc phổ biến
thực hiện các văn bản của Trung ương về công tác văn thư. UBND tỉnh đã
ban hành các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo đủ các nội dung theo quy định của
nhà nước và phù hợp với tình hình thực tế văn thư tại địa phương, làm cơ sở
cho việc quản lý công tác văn thư tại UBND tỉnh đi vào nề nếp.
Hai là, cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại UBND
tỉnh Tây Ninh: cơ cấu tổ chức tại bộ phận văn thư cơ bản đáp ứng yêu cầu
giải quyết công việc, nhân sự làm công tác văn thư đã được quan tâm bố trí,
giải quyết kịp thời các nhiệm vụ có liên quan đến công tác văn thư tại UBND
tỉnh Tây Ninh.
Ba là, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ: hình thức tổ chức công
tác văn thư tại UBND tỉnh là thống nhất, tất cả các công việc tiếp nhận, đăng
ký, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết, đánh máy, in ấn, trình ký,
đóng dấu, vào sổ và làm thủ tục chuyển giao văn bản đến, văn bản đi tại
UBND tỉnh đểu tập trung tại Phòng Hành chính - Tổ chức.
Bốn là, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin
phục vụ công tác văn thư: UBND tỉnh đã quan tâm đến việc đầu tư cơ sở vật
chất cho công tác văn thư và trang bị phần mềm quản lý văn bản, họp không
giấy giúp các cán bộ, công chức thay đổi được tư duy làm việc từ quản lý,
điều hành thủ công sang vận dụng công nghệ thông tin, phục vụ cho hoạt
động điều hành và tác nghiệp của các cơ quan, đơn vị.
16
Năm là, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
văn thư: công tác đào tạo, bồi dưỡng đã được quan tâm và mở rộng đối tượng
tham dự, không chỉ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư.
Sáu là, thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm về công tác
văn thư: công tác kiểm tra được thực hiện theo quy định, kịp thời phát hiện
những vấn đề phát sinh trong thực tế.
Một là, nguyên nhân chủ quan: trước tiên và quan trọng hàng đầu đó là
sự quan tâm là sự quan tâm sâu sắc của Lãnh đạo UBND tỉnh Tây Ninh, từ
đó công tác văn thư dần đi vào thực chất.
Hai là, nguyên nhân khách quan: hệ thống pháp luật về công tác văn
thư ngày càng hoàn thiện, tạo hành lang pháp lý cho công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh ngày càng đi vào nề nếp.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân
Một là, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn: các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn về công tác văn thư tại UBND tỉnh đã ban hành nhưng còn chậm
so với quy định hiện hành.
Hai là, cơ cấu tổ chức, bố trí nhân sự làm công tác văn thư tại UBND
tỉnh Tây Ninh: bố trí nhân sự chưa theo đúng Thông tư số 14/2014/TT-BNV
ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ.
Ba là, tổ chức thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư:
còn nhiều sai sót nhất là khâu soạn thảo, ban hành văn bản hành chính và văn
bản QPPL
Bốn là, đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin
phục vụ công tác văn thư: mặc dù đã được trang bị phần mềm quản lý văn
bản, nhưng chưa khai thác triệt để các tính năng trong phần mềm.
Năm là, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức làm công tác
văn thư: chưa chú trọng tính đặc thù riêng biệt của từng vị trí việc làm.
Sáu là, thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử lý vi phạm về công tác
17
văn thư: chưa đem lại hiệu quả cao, chưa khắc phục được những hạn chế, tồn
tại trong thực hiện các nội dung có liên quan đến công tác văn thư.
Những tồn tại, hạn chế nêu trên có nguyên nhân từ nhiều phía nhưng
chủ yếu là do những nguyên nhân sau:
Thứ nhất, nguyên nhân chủ quan: nhận thức của Lãnh đạo các
phòng chuyên môn cũng như đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công
tác chuyên môn về vị trí, vai trò của công tác văn thư chưa đầy đủ, sâu sắc
nên chưa quan tâm đúng mức đến công tác này. Do đó, chưa nêu cao tinh
thần trách nhiệm của bản thân trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
Đội ngũ CBCCVC làm công tác văn thư thường xuyên thay đổi, không
ổn định ảnh hưởng đến việc quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư và
ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc.
Nhận thức về vai trò của CNTT chưa đúng, nên việc đẩy mạnh ứng
dụng CNTT chưa cao.
Trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức chưa đáp ứng
được yêu cầu đặt ra, bố trí, phân công công việc chưa phù hợp với chuyên
môn, nghiệp vụ được đào tạo, bồi dưỡng.
Công tác kiểm tra chưa được quan tâm đúng mức, còn mang nặng tính
hình thức.
Thứ hai, nguyên nhân khách quan: hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn của Chính phủ, Bộ Nội vụ ban hành chưa đồng bộ, chế tài chưa chặt chẽ,
pháp chế chưa nghiêm minh.
Tiểu kết chương 2
Trong Chương 2 tác giả đã tập trung phân tích, đánh giá thực trạng
QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh, chỉ ra những ưu
điểm, hạn chế về QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh và
những nguyên nhân chủ yếu của những hạn chế đó. Chương 2 là tiền đề, cơ
sở quan trọng về mặt thực tiễn để đề xuất những giải pháp phát huy ưu điểm,
18
khắc phục hạn chế nhằm hoàn hiện QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh.
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH TÂY NINH
3.1. Phương hướng hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác
văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh giai đoạn 2021-2025
Trên cơ sở quan điểm, chủ trương của Nhà nước về công tác văn thư,
UBND tỉnh Tây Ninh đã cụ thể hóa thành Quyết định số 2985/QĐ-UBND về
việc phê duyệt quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Tây Ninh
đến năm 2020, tầm nhìn năm 2030 trong đó xác định mục tiêu chung là
“Quản lý thống nhất công tác văn thư trong phạm vi toàn tỉnh, góp phần
cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan, tổ chức xây dựng kế hoạch,
cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tư, phát triển đúng định
hướng, thực hiện thành công chiến lược phát triển kinh tế xã hội của tỉnh;
tạo cơ sở pháp lý hoàn chỉnh, thống nhất cho các cơ quan, tổ chức chủ động
xây dựng kế hoạch hàng năm; tạo sự chuyển biến tích cực, hoạt động có hiệu
quả nhiệm vụ QLNN, phát triển hài hòa, hợp lý giữa công tác văn thư và
công tác lưu trữ”.
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác
văn thư tại Ủy ban nhân dân tỉnh Tây Ninh
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác
văn thư
Hệ thống văn bản này được xây dựng, ban hành đảm bảo tính hợp
pháp, hợp lý, đầy đủ và đồng bộ. Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công
tác văn thư nói chung và công tác văn thư tại UBND tỉnh nói riêng, đã được
sửa đổi, bổ sung nhiều hơn trong những năm gần đây, nhiều văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn về công tác này không còn phù hợp. Vì vậy, việc hoàn thiện hệ
19
thống các chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư là điều tất yếu.
3.2.2. Tăng cường bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ làm công tác văn thư
Trong thời gian tới, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh
cần xây dựng mô hình tổ chức, vị trí việc làm, trình độ và số người làm văn
thư chuyên trách để có cơ sở tuyển dụng, bố trí, sắp xếp công chức, viên chức
tại UBND tỉnh. Đồng thời, hàng năm nên cử công chức văn thư đi tiếp cận
thực tế tại các cơ quan, đơn vị làm tốt công tác này, từ đó giúp họ có thêm
kiến thức và kinh nghiệm thực tế để vận hành và áp dụng tại cơ quan.
3.2.3. Tổ chức thực hiện thống nhất các khâu nghiệp vụ văn thư
Để thực hiện đồng bộ và có hiệu quả các khâu nghiệp vụ của công tác
văn thư và nhằm đổi mới đối với việc thực hiện để phù hợp với điều kiện
thực tế tại UBND tỉnh, cần làm tốt các biện pháp sau:
Một là, UBND tỉnh phải ban hành đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng
dẫn chuyên môn, nghiệp vụ và chỉ đạo tổ chức thực hiện và có các giải pháp
khắc phục những hạn chế trong thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác
văn thư, gắn với trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức.
Hai là, tiếp tục tăng cường sự phối hợp giữa Sở Nội vụ, Văn phòng
Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông trong
việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với quản lý tài liệu điện tử và
ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản điều hành.
3.2.4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công
nghệ thông tin phục vụ công tác văn thư
Trước hết, UBND tỉnh cần phải xác định được ứng dụng công nghệ
thông tin trong công tác văn thư là ứng dụng để thực hiện những công việc
liên quan đến soạn thảo văn bản; quản lý tập tin, dữ liệu trên máy tính; phục
vụ cho các cuộc họp trực tuyến; thu thập, trao đổi thông tin qua mạng; quản lý văn bản và hồ sơ công việc trong công tác văn thư.
20
Thứ hai, Sở Nội vụ cần phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông
đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.
Thứ ba, UBND tỉnh cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, thiết bị, cần
phải đầu tư kinh phí, mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ cho hoạt động
văn thư.
Thứ tư, lãnh đạo UBND tỉnh cần quan tâm, chỉ đạo thực hiện, am hiểu
và cũng phối hợp thực hiện tốt trong quy trình ứng dụng công nghệ, đội ngũ
công chức chuyên môn, nghiệp vụ thuộc các phòng chuyên môn và công
chức văn thư phải được trang bị kiến thức và sử dụng thành thạo các kỹ năng
công nghệ thông tin ứng dụng trong hoạt động xử lý công việc hàng ngày.
3.2.5. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chất lượng nguồn
nhân lực
Trước hết UBND tỉnh, Sở Nội vụ cần tiến hành các biện pháp sau:
Một là, tiến hành rà soát, đánh giá lại đội ngũ cán bộ, công chức, viên
chức để thực hiện đào tạo, bồi dưỡng theo chức danh cán bộ, công chức, viên
chức. Ưu tiên đào tạo, bồi dưỡng cán bộ QLNN về công tác văn thư, đặc biệt
là cán bộ, công chức công tác tại bộ phận văn thư của UBND tỉnh.
Hai là, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh cần xây dựng
kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, trung hạn và ngắn hạn cho công chức
làm công tác văn thư trong đó tập trung đào tạo bồi dưỡng về kiến thức quản
lý nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng mềm.
Ba là, tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng gắn với chức danh và vị
trí việc làm, phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức.
Bốn là, Sở Nội vụ cần tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng dành riêng
cho công chức lãnh đạo, quản lý nhằm trang bị những kiến thức cần thiết về
công tác văn thư phục vụ có hiệu quả cho công tác chỉ đạo, điều hành .
Bốn là, Sở Nội vụ cần tham mưu xây dựng kế hoạch tập huấn bao gồm:
xác định các văn bản, các chuyên đề được lựa chọn phổ biến, thời gian tổ chức,
21
đối tượng tham dự.
3.2.6. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, khen thưởng và xử
lý vi phạm về công tác văn thư
Trong thời gian tới cần duy trì công tác kiểm tra định kỳ hàng năm vì
đây là cơ sở thực tế để giúp Sở Nội vụ đánh giá tình hình triển khai cũng như
chất lượng các văn bản về công tác văn thư của UBND tỉnh. Đồng thời, Văn
phòng Sở Nội vụ cần phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ để tham mưu Sở Nội
vụ thực hiện thanh tra công tác văn thư nhằm kịp thời chỉ ra những thiếu sót
về nghiệp vụ, hướng dẫn khắc phục, sửa chữa và đưa ra biên pháp kịp thời,
kiên quyết ngăn chặn các sai phạm và truy cứu trách nhiệm pháp lý đối với
các vi phạm pháp luật về văn thư.
Bên cạnh đó, UBND tỉnh Tây Ninh, Sở Nội vụ cũng cần tăng cường
vai trò điều hành của mình một cách phù hợp. Đồng thời, với tư cách là cơ
quan giúp UBND tỉnh QLNN trong công tác văn thư, Sở Nội vụ cần tăng
cường hơn nữa công tác thanh tra, kiểm tra, kết hợp với việc đổi mới các
phương pháp thanh tra, kiểm tra.
3.3. Kiến nghị
Để hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác văn thư tại UBND
tỉnh đạt hiệu quả, ngoài việc thực hiện các giải pháp vừa trình bày thuộc thẩm
quyền và khả năng thực hiện của tỉnh, theo tác giả các cơ quan có thẩm
quyền nên xem xét một số vấn đề sau:
3.3.1. Đối với các cơ quan Trung ương
3.3.1.1. Chính phủ
Chính phủ ban hành một văn bản có giá trị pháp lý cao hơn Nghị định
để thống nhất việc thực hiện công tác văn thư trong thời gian tới đạt hiệu quả
cao hơn.
3.3.1.2. Bộ Nội vụ
Đề nghị Bộ Nội vụ cần nghiên cứu hoàn thiện mô hình quản lý công
22
tác văn thư trong giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng và ban hành đồng bộ
các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, tăng cường công
tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức làm nhiệm vụ quản lý nhà
nước về văn thư lưu trữ và công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ văn thư,
lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, triển khai áp dụng phần mềm quản lý văn bản
bản dùng chung, thống nhất tại các tỉnh, thành phố trong cả nước.
Tiểu kết chương 3
Trên cơ sở các nội dung đã nghiên cứu tại Chương 1 và căn cứ vào đặc
điểm tình hình cụ thể tại tỉnh Tây Ninh cũng như phân tích đánh giá thực
trạng QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh ở chương 2,
tác giả bước đầu đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu quả
QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh. Bên cạnh việc đề
xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả QLNN đối với công tác văn thư tại
UBND tỉnh Tây Ninh thì cũng cần xác định rõ phương hướng thực hiện đồng
bộ các giải pháp này theo đúng lộ trình phù hợp, cụ thể là phải hoàn thiện hệ
thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư; bố trí nhân sự làm
công tác văn thư theo đúng quy định và phù hợp với vị trí việc làm; tăng
cường đầu tư cơ sở vật chất, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin phục
vụ cho công tác văn thư; tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ cho đội ngũ làm công tác văn thư cũng như đội ngũ chuyên trách khác có
liên quan đến công tác văn thư; tăng cường công tác kiểm tra về thực hiện
các quy định, hướng dẫn về công tác văn thư.
KẾT LUẬN
Luận văn đã tập trung làm rõ những vấn đề lý luận về công tác văn thư
cũng như QLNN đối với công tác văn thư, thực trạng QLNN đối với công tác
này và giải pháp nhằm hoàn thiện QLNN đối với công tác văn thư tại UBND
tỉnh Tây Ninh. UBND tỉnh Tây Ninh cần thực hiện đồng bộ các giải pháp chủ
yếu để nâng cao ý thức trách nhiệm của đội ngũ làm công tác tham mưu
23
UBND tỉnh ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư, tổ
chức bộ máy và bố trí nhân sự thực hiện công tác này cũng như đội ngũ trực
tiếp thực hiện công tác này tại UBND tỉnh Tây Ninh. Đồng thời, chú trọng
công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức để họ thực hiện tốt hơn
nhiệm vụ được giao cũng như tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và
khen thưởng các cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc trong thực hiện công
tác văn thư. Đó chính là những giải pháp hướng tới việc đạt được mục tiêu là
hoàn thiện hiệu quả QLNN đối với công tác văn thư tại UBND tỉnh Tây Ninh
trong tình hình hiện nay và trong suốt quá trình cải cách hành chính.
