QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THEO THÔNG TƯ <br />
133<br />
<br />
Quy định về chứng từ kế toán theo Thông tư 133 như: Quy định về chữ ký trên chứng từ kế <br />
toán, lập chứng từ kế toán, trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, chứng từ kế toán ghi bằng <br />
tiếng nước ngoài …<br />
<br />
Theo điều 10 Thông tư 133/2016/TTBTC quy định:<br />
<br />
Các chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn (không bắt buộc), doanh nghiệp được tự <br />
thiết kế mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn <br />
vị nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu và phải đảm bảo cung cấp những thông tin <br />
theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn Luật Kế toán.<br />
<br />
Theo Chương IV Thông tư 133/2016/TTBTC Quy định về chứng từ kế toán tại DN cụ thể <br />
như sau: <br />
1. Quy định chung về chứng từ kế toán và hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán<br />
<br />
Chứng từ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng quy định của <br />
Luật Kế toán, Nghị định quy định chi tiết một số điều của Luật Kế toán và các văn bản sửa <br />
đổi, bổ sung.<br />
<br />
Các loại chứng từ kế toán tại danh mục và biểu mẫu chứng từ kế toán đều thuộc loại <br />
hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán <br />
phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các <br />
yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, <br />
kiểm soát và đối chiếu.<br />
<br />
<br />
Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh <br />
nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán theo hướng dẫn tại Phụ lục 3 <br />
ban hành kèm theo Thông tư này để ghi chép chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt <br />
động sản xuất, kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.<br />
<br />
Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh <br />
của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.<br />
<br />
2. Quy định về lập chứng từ kế toán<br />
<br />
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp phải <br />
lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài <br />
chính.<br />
<br />
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định <br />
trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự thiết <br />
kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định của Luật Kế <br />
toán.<br />
<br />
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không <br />
được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt <br />
quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán <br />
và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào <br />
chứng từ viết sai.<br />
<br />
Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên <br />
chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.<br />
<br />
3. Quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán:<br />
<br />
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên <br />
chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán <br />
bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một <br />
người phải thống nhất. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ <br />
kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.<br />
<br />
Các doanh nghiệp chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để <br />
giao dịch với khách hàng, ngân hàng... Chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của <br />
người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện đúng trách <br />
nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.<br />
<br />
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. <br />
Nghiêm cấm người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ thực hiện việc ký <br />
chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của <br />
người ký.<br />
<br />
<br />
Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Tổng Giám đốc (Giám đốc), người đại diện theo <br />
pháp luật của doanh nghiệp quy định phù hợp với luật pháp, yêu cầu quản lý, đảm bảo kiểm <br />
soát chặt chẽ, an toàn tài sản.<br />
<br />
Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc <br />
người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền <br />
phải ký theo từng liên.<br />
<br />
Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) không được ký “thừa ủy quyền” của người <br />
đứng đầu doanh nghiệp. Người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác.<br />
<br />
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ <br />
ký trên chứng từ bằng giấy.<br />
<br />
4 Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán<br />
<br />
a. Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải <br />
tập trung tại bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế <br />
toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những <br />
chứng từ đó để ghi sổ kế toán.<br />
<br />
b. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau:<br />
<br />
Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;<br />
<br />
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình người ký duyệt <br />
theo thẩm quyền;<br />
<br />
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;<br />
<br />
Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.<br />
<br />
c. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán.<br />
<br />
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ <br />
kế toán;<br />
<br />
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế <br />
toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;<br />
<br />
Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.<br />
<br />
d. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy <br />
định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (Không xuất quỹ, <br />
thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho người quản lý điều hành doanh nghiệp biết <br />
để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng <br />
thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ <br />
phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.<br />
<br />
5. Dịch chứng từ kế toán ra tiếng Việt, sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu <br />
chứng từ kế toán<br />
Các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài, khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo <br />
cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại Luật Kế toán ra <br />
tiếng Việt.<br />
<br />
Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung được dịch <br />
ra tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ dịch ra tiếng việt ph ải đính kèm với bản <br />
chính bằng tiếng nước ngoài.<br />
<br />
Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ <br />
kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan <br />
khác không phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.<br />
<br />
Các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải đảm bảo các nội <br />
dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Luật Kế toán.<br />
<br />
Chứng từ phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ <br />
có giá phải được quản lý như tiền. Các doanh nghiệp có sử dụng chứng từ điện tử cho hoạt <br />
động kinh tế, tài chính và ghi sổ kế toán thì phải tuân thủ theo quy định của các văn bản pháp <br />
luật về chứng từ điện tử.<br />