BỘ GIÁ O DỤC VÀ ĐÀ O TẠ O TRƯỜNG ĐẠ I HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH VIỆN ĐÀ O TẠO SAU ĐẠI HỌC - KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG QUÁ TRÌNH ÁP DỤNG ISO 9001-2008 TẠI PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN
Giảng viên: TS. Ngô Thị Ánh Nhóm thực hiện: Nhóm 4
1. Nguyễn Mạnh Hoài Bắc 2. Nguyễn Hoàng 3. Nguyễn Quang Hùng 4. Trần Phan Tú My 5. Võ Duy Hoàng 6. Phan Thành Tâm 7. Ngô Anh Tuấn 8. Nguyễn Phước Tuấn
Tp. Hồ Chí Minh, 2013
Trang 1
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Cuối năm 2006, Việt Nam đã chính thức trở thành thành viên của tổ chức thương mại thế giới WTO, điều này đem lại rất nhiều lợi ích, nhưng cũng mang lại nhiều thách thức cho các doanh nghiệp trong nước. Đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải có những biện pháp đúng đắn để có thể đứng vững trên thị trường, đạt được những tiêu chuẩn phù hợp với yêu cầu của thị trường quốc tế. Và một trong các phương thức để doanh nghiệp tồn tại và phát triển, chính là triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008. Việc áp dụng thành công hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008 sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh doanh một cách tốt nhất, tiết kiệm tối đa chi phí, tăng cường hiệu quả sản xuất, cải tiến chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc; đem lại lợi thế cạnh tranh tốt nhất cho doanh nghiệp ở thị trường trong nước và quốc tế.
Tuy nhiên, việc áp dụng các yêu cầu quản lý chất lượng theo ISO trong một doanh nghiệp luôn có những khó khăn nhất định. Để có thể hoàn thiện và nâng cao hiệu quả áp dụng ISO 9001 cho doanh nghiệp Việt Nam, nhóm đã chọn đề tài “Quá trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen” để tìm hiểu, và từ đó, đề xuất các giải pháp không chỉ riêng cho Hoa Sen, mà có thể làm tham khảo cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung.
2. Mục tiêu
Nêu một số quy trình quản lý chất lượng đang áp dụng tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen, những thuận lợi và khó khăn, từ đó đưa ra các giải pháp để hoàn thiện việc áp dụng ISO 9001 tại Phòng nói riêng và Tập đoàn Hoa Sen nói chung.
3. Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu
Tập đoàn Hoa Sen là một tập đoàn chiếm thị phần lớn (40%) về sản xuất, cung cấp tôn, thép, nhựa tại Việt Nam. Từ năm 2003, Tập đoàn đã tiến hành áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và đã đạt được những thành quả nhất định. Và để cụ thể, nhóm đã chọn Phòng Kế hoạch - Cung tiêu thuộc Tập đoàn Hoa Sen để phân tích, đánh giá các Quy trình Quản lý chất lượng đang áp dụng tại phòng, và để ra các giải pháp để hoàn thiện.
Trang 2
Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ ISO 9001 : 2008
1.1 Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế - ISO
Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO - International Organization for Standardization) được thành lập từ năm 1947, có trụ sở đặt tại Geneva - Thụy Sĩ. ISO là một hội đoàn toàn cầu của hơn 150 các các cơ quan tiêu chuẩn quốc gia (mỗi thành viên của ISO là đại diện cho mỗi quốc gia của mình), Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng là thành viên chính thức của ISO từ năm 1977
Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành các tiêu chuẩn quốc tế (ISO) khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tòan cầu và bảo vệ an toàn, sức khỏe và môi trường cho cộng đồng. Hiện nay, ISO với gần 3000 tổ chức kỹ thuật với hệ thống các Ban Kỹ thuật (TC-Technical committee); Tiểu ban kỹ thuật (STC); Nhóm công tác (WG) và Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảo các tiêu chuẩn quốc tế. Tiêu chuẩn quốc tế ISO được ban hành sau khi được thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận của các thành viên chính thức của ISO.
Hiện nay ISO đã soạn thảo và ban hành gần 16.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp…
Hiện ISO có các bộ tiêu chuẩn:
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (gồm ISO 9000, ISO 9001, ISO 9004…): Hệ
thống quản lý chất lượng.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 14000 (gồm ISO 14001, ISO 14004…): Hệ thống quản lý môi trường.
- Bộ tiêu chuẩn ISO 22000 (gồm ISO 22000, ISO 22002, ISO 22003, ISO 22004, ISO 22005, ISO 22006…): Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm.
- ISO/TS 22003:2007: Quản lý hoạt động đánh giá hệ thống an toàn thực phẩm theo tiêu chuẩn ISO 22000.
- ISO/IEC 17021:2006: Hệ thống tiêu chuẩn cho các tổ chức chứng nhận.
- ISO/TS 19649: quy định kỹ thuật phù hợp với tiêu chuẩn HTQLCL ngành công nghiệp ôtô toàn cầu
- ISO 15189: Hệ thống quản lý phòng thí nghiệm y tế
Trang 3
1.2 Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 : 2008
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do Bộ Tiêu chuẩn Quốc tế hóa (ISO) ban hành, nhằm cung cấp các hướng dẫn quản lý chất lượng, và xác định các yếu tố cần thiết của 1 hệ thống chất lượng để đảm bảo chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ mà 1 tổ chức cung cấp.
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm:
- ISO 9000 - 2005: Cơ sở và từ vựng,
- ISO 9001 - 2008: Các yêu cầu,
- ISO 9004 - 2009: Quản lý sự thành công lâu dài của tổ chức – phương
pháp tiếp cận quản lý chất lượng,
- ISO 19011 - 2011: Hướng dẫn đánh giá các hệ thống quản lý.
Các phiên bản của Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001 tại Việt Nam: ISO 9001:1987; ISO 9001:1994; ISO 9001:2000; ISO 9001:2008.
1.2.1 Mục đích áp dụng:
Chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm đồng nhất đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu pháp lý khác.
Nâng cao sự thoả mãn khách hàng qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống này, xây dựng các quá trình để cải tiến thường xuyên và phòng ngừa các sai lỗi.
1.2.2 Nguyên tắc áp dụng:
– Nguyên tắc 1: Hướng vào khách hàng
Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, để không chỉ đáp ứng mà còn phấn đấu vượt cao hơn sự mong đợi của họ.
– Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo
Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích và đường lối của doanh nghiệp. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trong doanh nghiệp để hoàn toàn lôi cuốn mọi người trong việc đạt được cắc mục tiêu của doanh nghiệp
– Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Con người là nguồn lực quan trọng nhất của một doanh nghiệp và sự tham gia đầy đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích cho doanh nghiệp
– Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn và các hoạt động có liên quan được quản lý như một quá trình.
Trang 4
– Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống để quản lý
Việc xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quá trình có liên quan lẫn nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả của doanh nghiệp.
– Nguyên tắc 6: Cải tiến thường xuyên
Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọi doanh nghiệp. Muốn có được khả năng cạnh tranh và mức độ chất lượng cao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến.
– Nguyên tắc 7: Tiếp cận sự kiện để ra quyết định
Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu quả phải được xây đựng dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin.
– Nguyên tắc 8: Quan hệ cùng có lợi với người cung ứng
Doanh nghiệp và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, và mối quan hệ tương hỗ cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị.
1.2.3 Các yêu cầu của ISO 9001 : 2008
Yêu cầu 4 - Hệ thống quản lý chất lượng
Yêu cầu 5 - Trách nhiệm của lãnh đạo
Yêu cầu 6 - Quản lý nguồn lực
Yêu cầu 7 - Tạo ra sản phẩm
Trang 5
Yêu cầu 8 - Đo lường, phân tích và cải tiến
Chương 2
THỰC TẾ ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI PHÒ NG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU TẬP ĐOÀN HOA SEN
2.1 Giới thiệu về Tập Đoàn Hoa Sen và Phòng Kế hoạch – Cung tiêu
2.1.1 Tập Đoàn Hoa Sen
Tập Đoàn Hoa Sen được thành lập ngày 08/08/2001, với thương hiệu “Tôn Hoa Sen”, “Nhựa Hoa Sen”, “Ống Thép Hoa Sen” chuyên sản xuất các loại thép ống, thép mạ, tôn màu, tôn kẽm, tôn lạnh, xà gồ, trần nhựa, ống nhựa... hàng đầu tại Việt Nam, có hệ thống phân phối khắp cả nước hơn 108 chi nhánh từ Lạng Sơn đến Cà Mau.
- Tên doanh nghiệp (tiếng Việt): CÔNG TY CỔ PHẦ N TẬP ĐOÀ N HOA
SEN
- Tên doanh nghiệp (tiếng A nh): HOA SEN GROUP
- Trụ sở chính: Số 9 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ An, T.Bình Dương
Điện thoại: +84 650 3790 955 Fax: +84 650 3790 888
- Văn phòng đại diện: 94 – 96 Nguyễn Du, Bến Thành, Q.1, TP.HCM
Điện thoại: +84 8 3910 6910 Fax: +84 8 3910 6913
- Website : www.hoasengroup.vn
Trang 6
Cơ cấu tổ chức Tập Đoàn Hoa Sen
Tập đoàn có 03 Công ty con, 02 nhà máy sản xuất do Công ty mẹ quản lý và hơn 108 Chi nhánh trải dài khắp cả nước.
- Công ty TNHH Một Thành viên Tôn Hoa Sen: Số 09 ĐL Thống Nhất,
KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ A n, TX. Dĩ A n, T.Bình Dương
- Công ty TNHH Một Thành viên Vật liệu Xây dựng Hoa Sen: KCN Phú Mỹ 1, TT. Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu
- Công ty TNHH Một Thành viên Vận tải & Cơ khí Hoa Sen: Số 09 ĐL
Thống Nhất, KCN Sóng Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ A n, T.Bình Dương
- Nhà máy Sản xuất tại Bình Dương: Số 09 Đại lộ Thống Nhất, KCN Sóng
Thần 2, P.Dĩ An, TX. Dĩ A n, T.Bình Dương
- Nhà máy Tôn Hoa Sen Phú Mỹ: Đường số 1B, KCN Phú Mỹ 1, TT. Phú Mỹ, H.Tân Thành, T.Bà Rịa – Vũng Tàu
Xây dựng thành công chuỗi lợi thế cạnh tranh cốt lõi
- Quy trình sản xuất kinh doanh khép kín từ nhập khẩu thép cán nóng, sản xuất ra thành phẩm, và bán hàng đến tận tay người tiêu dùng;
- Hệ thống hơn 108 chi nhánh phân phối, bán lẻ trên khắp cả nước;
Trang 7
- Hệ thống quản trị và văn hóa doanh nghiệp đặc thù theo triết lý "Trung
Thực – Cộng Đồng – Phát Triển";
- Hệ thống thương hiệu hướng về cộng đồng;
- Hệ thống máy móc thiết bị hiện đại được liên tục đầu tư theo công nghệ
mới.
Chính những lợi thế này đã giúp Tập đoàn Hoa Sen xác lập và giữ vững vị thế số 1 về sản xuất kinh doanh Tôn - Thép ở Việt Nam, chiếm trên 40% thị phần cả nước (theo số liệu của Hiệp hội thép Việt Nam tháng 6/2012), trở thành nhà xuất khẩu tôn đứng đầu ở Đông Nam Á với tốc độ tăng trưởng sản lượng tiêu thụ, doanh thu bình quân trên 47%/năm trong 5 niên độ tài chính gần nhất (2008, 2008-2009, 2009-2010, 2010-2011, 2011-2012); vinh dự nhận Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ năm 2011; liên tục đạt Giải thưởng Sao Vàng Đất Việt năm 2005, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011 (Top 10 Sao Vàng Đất Việt 2009, Top 10 doanh nghiệp tiêu biểu trách nhiệm xã hội năm 2011); liên tục góp mặt trong danh sách 500 Doanh Nghiệp lớn nhất Việt Nam (năm 2007, 2008, 2009, 2010, 2011); và nhiều giải thưởng, danh hiệu khác trong và ngoài nước.
Tập đoàn Hoa Sen lấy Hoa Sen - đã được chọn làm quốc hoa - làm tên gọi và biểu tượng của mình. Điều đó có ý nghĩa triết lý: Vô nhiễm, trừng thanh, kiên nhẫn, viên dung, thanh lương, hành trực, ngẫu không và bồng thực. Ngoài ra, với triết lý hoạt động: TRUNG THỰC - CỘNG ĐỒNG - PHÁT TRIỂN, văn hóa doanh nghiệp của Tập đoàn Hoa Sen là sự khác biệt, khẳng định sứ mệnh của một doanh nghiệp vì cộng đồng và vì sự phát triển của đất nước, mà cụ thể Tập đoàn Hoa Sen đã đóng góp cho nền kinh tế quốc gia nhiều sản phẩm chủ lực có giá trị cao, giải quyết công ăn việc làm cho hàng ngàn lao động, tham gia và tài trợ cho các hoạt động từ thiện và xã hội.
Với nền tảng vững chắc được gầy dựng trong 11 năm qua, Tập đoàn Hoa Sen đang từng bước khẳng định tầm vóc của một doanh nghiệp Việt Nam năng động trong hội nhập kinh tế, khẳng định thương hiệu Việt mang đẳng cấp quốc tế.
2.1.2 Phòng Kế hoạch – Cung tiêu
Phòng Kế hoạch Cung tiêu là đơn vị trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Tổng giám đốc Sản xuất Cung ứng. Phòng Kế hoạch Cung tiêu được điều hành trực tiếp bởi Giám đốc Cung tiêu.
Phòng Kế hoạch Cung tiêu trực thuộc Khối Sản xuất Cung ứng và có các
chức năng, nhiệm vụ chính như sau:
Phối hợp với Phòng Kế hoạch Tổng hợp, các đơn vị kinh doanh lên kế hoạch sản xuất, gia công.
Trang 8
Tính giá thành nguyên vật liệu, giá thành sản xuất và giá thành xuất bán,
tính giá vốn hàng xuất bán.
Quản lý, phân phối và cung ứng hàng hóa cho các đơn vị kinh doanh (Hệ thống phân phối, Kinh doanh nội địa, Kinh doanh dự án, Xuất khẩu, Công ty con,…).
Quản lý việc xuất nhập hàng hóa và các chứng từ liên quan, quản lý kho
bãi khoa học, hiệu quả.
Phối hợp với Bộ phận Nhập khẩu lên kế hoạch mua hàng, thực hiện tính giá thành nguyên vật liệu nhập kho, giá thành sản xuất và giá thành xuất bán.
Tổng hợp và phân tích tình hình hoạt động của Phòng Kế hoạch Cung tiêu trong từng thời kỳ cho Ban Tổng giám đốc. Qua đó đánh giá việc thực hiện mục tiêu và chính sách chất lượng tại công ty, đánh giá hiệu quả hoạt động tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu. Thực hiện báo cáo theo quy định của công ty.
Phối hợp với các đơn vị trực thuộc công ty theo dõi kế hoạch sản xuất,
hàng tồn, phế phẩm và vận chuyển giao hàng.
2.1.3 Cam kết về Chính sách chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
“Không ngừng nâng cao chất lượng các hoạt động: sản xuất - kinh doanh, bảo vệ môi trường đảm bào an toàn và sức khỏe cho người lao động, nhằm hướng tới sự phát triển bền vững.”
1. Truyền đạt chính sách nay bằng mọi hình thức đến từng cán bộ công nhân viên trong tập đòan và các bên liên quan để mọi người thấu hiểu và thực hiện.
2. Cam kết người lao động thường xuyên được đào tạo và huấn luyện về nghiệp vụ chuyên môn, về các yêu cầu, tiêu chuẩn, qui định của nhà nước về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, môi trường và các nội quy, chính sách
Của tập đòan.
3. Mọi họat động sản xuất - kinh doanh đều được thực hiện theo một hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ, thường xuyên được xem xét, đánh giá, cải tiến.
4. Xây dựng và thực hiện các qui trình, hướng dẫn, thiết kế, lắp đặt các hệ thống an toan lao động, xử lý môi trường đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn qui định pháp lý của nhà nước vá phù hợp với các mục tiêu của tập đòan.
5. Á p dụng các tiêu chuẩn chất lượng của Quốc tế để đa dạng hóa, nâng
cao chất lượng sản phẩm của Hoa Sen Group.
Trang 9
6. Đảm bảo cung cấp cho khách hàng sản phẩm ổn định và chất lượng,hợp lý về giá cả, nhanh chóng trong giao nhận và thuận lợi trong thanh toán.
7. Cam kết tuân thủ các yêu cầu luật định và yêu cầu khác của các bên hữu quan về môi trường, an toàn sức khỏe và nghề nghiệp. Bảo vệ môi trường, ngăn ngừa các thương tổn, bệnh tật, và cải thiện thường xuyên hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001, 14001, 18001.
2.1.4 Mục tiêu Công ty Mục tiêu chất lượng
Các đơn vị kinh doanh đảm bảo đạt 100% chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh do Ban TGĐ giao.
Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng đúng thời gian yêu cầu của các
đơn vị có nhu cầu mua hàng.
Đảm bảo 100% hàng hóa mua vào đáp ứng đúng yêu cầu chất lượng sử
dụng.
Tỉ lệ thành phẩm loại 1, loại 2 và phế phẩm đạt theo định mức công ty đề ra Đảm bảo 98% đơn hàng được đáp ứng đúng thời hạn giao hàng mà khách hàng yêu cầu.
Đảm bảo 100% khiếu nại của khách hàng được giải quyết. Mục tiêu môi trường
Sử dụng nguyên vật liệu trong giới hạn định mức đề ra. Giảm 3% chi phí văn phòng phẩm so với định mức. 100% các thông số môi trường khi thuê đơn vị ngoài đo đạc đều đạt tiêu
chuẩn theo yêu cầu của pháp luật. Mục tiêu an toàn sức khỏe lao động và nghề nghiệp
Không để xảy ra tai nạn lao động với tỉ lệ giám định thương tật lớn hơn 20%. Đảm bảo 100% máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao
Đảm bảo 100% nhân viên vận hành máy móc thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động được đào tạo , tái đào tạo về an toàn, có chứng chỉ vận hành theo quy định của pháp luật.
động được kiểm định và đăng ký sử dụng theo yêu cầu của pháp luật.
2.1.5 Mục tiêu Phòng kế hoạch – Cung ứng
Đảm bảo chất lượng hàng hóa trong quá trình bốc dỡ và lưu kho. 100% nhân viên mới của Bộ phận được đào tạo nhận thức về hệ thống quản lý tích hợp trong tháng thử việc đầu tiên.
Không để xảy ra tai nạn lao động.
Trang 10
2.2 Thực tế áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại Phòng Kế Hoạch – Cung tiêu
2.2.1 Các Quy trình ISO 9001:2008 đang áp dụng
Tổng số Quy trình, quy định, quy chế, hướng dẫn ISO 9001:2008 tại Tập
đoàn Hoa Sen là 163 bộ tài liệu.
Phân theo các mục của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001:2008:
Mục 4 – hệ thống quản lý chất lượng: 3 quy trình
Mục 5 – Trách nhiệm lãnh đạo: 5 quy trình
Mục 6 – Quản lý nguồn lực: 6 quy trình
Mục 7 – Tạo sản phẩm: 33 quy trình
Mục 8 – Đo lường, phân tích và cải tiến: 4 quy trình
Quy trình ISO 9001:2008 tại Phòng Kế hoạch- Cung tiêu bao gồm:
Quy định xếp dỡ, lưu kho, bao gói và bảo quản hàng hóa, nguyên vật
liệu
Quy trình triển khai sản xuất
Quy chế tổ chức hoạt động phòng Kế hoạch- Cung tiêu
Quy trình xác nhận đơn đặt hàng
Quy trình giao hàng nội địa
Quy trình nhận hàng
Quy trình gia công ngoài
Quy trình triển khai cán tôn tại công trình
Quy trình cán, cắt thành phẩm
Quy định quản lý trạm cân
Quy trình tính giá thành
Quy trình điều hàng kho trung chuyển
Quy trình quản lý kho
2.2.1.1 Quy trình xác nhận đơn đặt hàng
2.2.1.1.1 Mục đích
Nhằm hệ thống hóa một cách hợp lý và có khoa học quá trình tiếp nhận, xác nhận và phản hồi Phiếu hỏi hàng, Tờ trình Đề nghị bán hàng, Đơn đặt hàng của BP kế hoạch cung tiêu một cách hợp lý và nhanh chóng để hỗ trợ cho các đơn vị bán hàng.
Trang 11
Phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng, các đơn vị hỗ trợ nhau để rút
ngắn thời gian xác nhận đơn hàng.
Đánh giá và kiểm soát việc thực hiện tiếp nhận, xác nhận và phản hồi đơn đặt hàng.
2.2.1.1.2 Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng tại phòng Kế Hoạch-Cung Tiêu Hoa Sen Group, Cty TNHH MTV Tôn Hoa Sen, Chi nhánh Cty CPTĐ Hoa Sen tại Phú Mỹ, và các đơn vị kinh doanh của Tập đoàn
2.2.1.1.3 Định nghĩa, thuật ngữ và viết tắt
- KHCT: Kế hoạch cung tiêu
- ĐĐH: Đơn đặt hàng
- PHH : Phiếu hỏi hàng
- TT ĐNBH: Tờ trình Đề nghị bán hàng
- TBP: Trưởng BP
- BP: BP
- TGĐ: Tổng giám đốc
- KHSX: Kế hoạch sản xuất
- SX: Sản xuất
Nguyên vật liệu
- NVL: 2.2.1.1.4 Trách nhiệm
- GĐ Cung tiêu chỉ đạo thực hiện quy trình này
- Các đơn vị/BP liên quan có trách nhiệm thực hiện theo đúng quy trình
này
2.2.1.1.5 Nội dung
Lưu đồ thực hiện
Lưu đồ nhiệm tài
Bước CV Trách thực hiện Biểu mẫu, liệu liên quan
NV Tiếp nhận
01 Kế Tiếp nhận phiếu hỏi hàng (BP hoạch) QT.BHNĐ.B M02
Không SX, không đáp ứng
Phh khôn g đúng
Trang 12
NV Tiếp nhận
Kế Kiểm tra phiếu hỏi hàng 02 (BP hoạch)
Đồng Không Trưởng BP kế hoạch có
BP kế hoạch Kiểm tra hàng tồn kho 03 Có hàng tồn kho
Không có tồn
Đủ
Cân đối nguyên vật liệu tồn kho BP kế hoạch
04 Không đủ NVL đủ
Khôn g đủ NVL khôn
Phụ lục về việc phối hợp xác nhận đơn cung hàng Bình tiêu Dương và Mỹ Phú (QT.XNĐH. PL01)
BP kế hoạch
QT mua hàng nội địa đốc 05 Giám cung tiêu
QT mua hàng ngoài nước Đề xuất mua nguyên vật liệu
Phê duyệt
Ban TGĐ Không 06 đốc Giám cung tiêu Đồng ý
07 BP kế hoạch Cân đối kế hoạch sản xuất
BP kế hoạch
BP gia công Đề xuất mua ngoài hoặc gia công ngoài 08
Trang 13
QT mua hàng nội địa Phê Ban TGĐ
09 đốc QT mua hàng ngoài nước Giám cung tiêu
QT gia công ngoài
10 BP kế hoạch Phản hồi thông tin với đơn vị kinh doanh
11 Đơn vị kinh doanh QT.BHNĐ.B M05 Đơn vị kinh doanh gửi ĐĐH
TBP kế hoạch
12 Ký xác nhận thời gian giao hàng phụ Kế
PGĐ trách hoạch
BP kế hoạch
13 Tất cả hồ sơ liên quan Lưu hồ sơ Các đơn vị liên quan
2.2.1.1.6 Diễn giải
Thời gian thực hiện Nội dung công việc
B1: Tiếp nhận phiếu hỏi hàng
-NV kế hoạch sẽ tiếp nhận nhận trực tiếp Phiếu hỏi hàng có đủ chữ ký của thủ trưởng đơn vị hoặc người có ủy quyền từ các đơn vị thông qua bảng in, fax hoặc scan qua email.
- Đối với các đơn hàng định kỳ: ngày 20 hàng tháng các đơn vị gởi phiếu hỏi hàng về phòng cung tiêu và Phòng cung tiêu có trách nhiệm phản hồi vào ngày 30 hàng tháng.
- Đối với các đơn hàng phát sinh: nhân viên kế hoạch chịu trách nhiệm chuyển qua trưởng BP kế hoạch để xem xét.
Trang 14
B2: Kiểm tra phiếu hỏi hàng
- Sau khi tiếp nhận Phiếu hỏi hàng, NV kế hoạch chuyển qua trưởng BP kế hoạch để xem xét
- Trưởng BP kế hoạch tiến hành kiểm tra.
A . Phiếu hỏi hàng không hợp lệ thì phản hồi về đơn vị yêu
cầu. Phụ lục về việc phối hợp xác nhận đơn hàng cung tiêu và Bình Dương Phú ( Mỹ QT.XNĐH.PL01).
B. Phiếu hỏi hàng hợp lệ thì tiến hành kiểm tra hàng tồn kho.
B3: Kiểm tra hàng tồn kho
- Khi kiểm tra hàng tồn kho nếu có hàng tồn kho thì xác nhận có hàng tồn kho và phản hồi đơn vị kinh doanh.
- Trong trường hợp không có hàng tồn kho thì xảy ra 2 trường hợp:
+ Trường hợp 1: Không nằm trong năng lực sản xuất của nhà máy, không có khả năng cung ứng thì từ chối đơn hàng và phản hồi về cho đơn vị hỏi hàng.
+ Trường hợp 2: Thuộc vào năng lực sản xuất nhà máy thì kiểm tra tồn kho nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất sau đó phản hồi cho khách hàng về thời gian giao hàng.
Th1: 60 phút
B4: Kiểm tra NVL, cân đối KHSX, phản hồi thông tin
Th2: 60 phút sau khi có xác nhận của Nhập khẩu - Trường hợp 1: Có đủ NVL sản xuất và có kế hoạch dự kiến ra hàng. Phản hồi thời gian ra hàng cho các đơn vị kinh doanh.
- Trường hợp 2: Không đủ NVL sản xuất và có khả năng sản xuất thì đề xuất mua NVL sản xuất.
- Trường hợp3: Không đủ NVL sản xuất và không sản xuất thì đề xuất mua ngoài – gia công ngoài.
Th3: 24 giờ kể từ được nhận khi hàng hỏi phiếu (phản hồi có khả năng hiện thực được hay không)
B5-6: Đề xuất mua NVL và phê duyệt
- Nếu đơn hàng không đủ NVL sản xuất, GĐ cung tiêu đề xuất mua NVL lên Ban TGĐ để mua NVL sản xuất Nhập khẩu phản hồi sau 24 giờ
- Khi đề xuất được duyệt, GĐ cung tiêu thực hiện thủ tục mua hàng
B7: Cân đối KHSX
Trang 15
- Sau khi xác định được thời gian NVL được mua về, BP kế hoạch sẽ cân đối lại KHSX và phản hồi thời gian giao hàng.
B08 và 09: Đề xuất mua hàng ngoài, gia công ngoài và phê duyệt
- Nếu đơn hàng không đủ NVL sản xuất hoặc không sản xuất được do không đảm bảo tính hiệu quả và không nằm trong năng lực sản xuất của nhà máy trong khi khả năng mua ngoài và gia công ngoài đảm bảo hiệu quả hơn thì BP kế hoạch đề xuất lên Ban TGĐ mua ngoài - gia công ngoài nhằm đáp ứng đơn hàng.
- Sau khi đề xuất được phê duyệt:
+ Đối với hàng mua ngoài, GĐ cung tiêu làm đơn đặt hàng và làm thủ tục mua hàng theo quy trình mua hàng đối với hàng hóa mua ngoài.
+ Đối với hàng gia công ngoài thì tiến hành thực hiện theo quy trình gia công ngoài
- Trường hợp đề xuất không được phê duyệt nhân viên tiếp nhận cần phản hồi lại đơn vị kinh doanh là không thể đáp ứng
B10: Phản hồi thông tin với đơn vị kinh doanh
Phòng cung tiêu xác nhận trên phiếu hỏi hàng về:
- Số lượng và quy cách hàng hóa.
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất)
- Thời gian hiệu lực cho phiếu hỏi hàng
Sau đó gửi lại cho các đơn vị kinh doanh
B11: Đơn vị kinh doanh gửi ĐĐH
- Các đơn vị kinh doanh gửi đơn đặt hàng với đầy đủ thông tin:
- Số lượng và quy cách hàng hóa.
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất)
B12: Xác nhận thời gian giao hàng
Phòng cung tiêu xác nhận đơn đặt hàng với các thông tin sau: Hàng sản xuất ở Bình Dương: 30 phút - Số lượng và quy cách hàng hóa.
- Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng (nơi sản xuất) Hàng sản xuất ở Phú Mỹ: 60 phút
Trang 16
B13: Lưu hồ sơ
- BP kế hoạch: Lưu phiếu hỏi hàng, đơn đặt hàng.
- Nhân viên điều hàng: Lưu đơn đặt hàng.
- BP gia công: Lưu đơn hàng gia công, hợp đồng gia công,
- Các đơn vị kinh doanh: Lưu phiếu hỏi hàng, đơn đặt hàng đã có xác nhận phòng cung tiêu.
2.2.1.1.7. Phụ lục
Tên phụ lục Mã số
Phụ lục phối hợp đơn đặt hàng giữa cung tiêu HSG Bình Dương và cung tiêu THS Phú Mỹ QT.XNĐH.P L01
2.2.1.1.8. Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ
STT Tên biểu mẫu/Hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời gian lưu
Phiếu hỏi hàng QT.BHNĐ.BM02 KHCT 01 01 năm Đơn đặt hàng QT.BHNĐ.BM05 KHCT 02
2.2.1.2 Quy trình giao hàng nội địa
2.2.1.2.1 Mục đích
- Nhằm hệ thống một cách hợp lý và có khoa học trong quá trình giao hàng của bộ phận kế hoạch cung tiêu (giao hàng nhanh nhất cho các đơn vị mua hàng).
- Phân công trách nhiệm thực hiện rõ ràng, các đơn vị hỗ trợ nhau để rút ngắn thời gian giao hàng.
- Đánh giá và kiểm soát việc thực hiện giao hàng cho các đơn vị mua hàng.
2.2.1.2.2 Phạm vi áp dụng
- Quy trình này được áp dụng tại phòng kế hoạch cung tiêu, kế toán, và các
đơn vị mua hàng
2.2.1.2.3 Định nghĩa, thuật ngữ và viết tắt
- BP: Bộ phận
- HTPP: Hệ thống phân phối
Trang 17
- KT: Kiểm tra
- KHCT: Kế hoạch cung tiêu
- NV: Nhân viên
- PXKHG: Phiếu xuất kho hàng gửi
- PNKHG Phiếu nhập kho hàng gửi
- PGH: Phiếu giao hàng
- PCKNB: Phiếu chuyển kho nội bộ
- PYCXKHG: Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi
- PYCGH : Phiếu yêu cầu giao hàng
2.2.1.2.4 Trách nhiệm
- GĐ Cung tiêu, PGĐ Cung Tiêu, Ban giám đốc các Công ty con, Trưởng phòng Kế hoạch cung ứng các công ty con chỉ đạo thực hiện quy trình này.
- Tổ trưởng tổ chứng từ kiểm tra các PGH/PCKNB/PXKHG, phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi.
- NV cung ứng chịu trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi. Đồng thời nhận lại phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi; PGH PCKNB/PXKHG đã có chữ ký xác nhận của trưởng các đơn vị mua hàng, lưu giữ các chứng từ liên quan.
- NV chứng từ tiến hành kiểm tra hàng hóa và tính giá xuất kho, đồng thời lập phiếu PGH/PCKNB/PXKHG và nhập phiếu PNKHG.
- Trưởng tổng kho, Phó tổng kho và thủ kho có trách nhiệm soạn hàng, tra xe và xếp hàng lên xe theo phiếu yêu cầu giao hàng hoặc kiểm PCKNB/PXKHG.
- NV Kế toán có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa trong PGH hoặc PCKNB
và tiến hành xuất hóa đơn.
- Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra xe và hàng hóa trước khi cho xe ra khỏi
cổng
2.2.1.2.5 Nội dung
Lưu đồ thực hiện
Lưu đồ Biểu mẫu, tài liệu liên quan Thứ tự Trách nhiệm thực hiện
Trang 18
QT.GHNĐ. BM07 (Phiếu yêu giao cầu hàng) Tiếp nhận phiếu yêu cầu giao hàng/yêu cầu 01 NV cung ứng
Không
QT.GHNĐ. BM01(Phiế u yêu cầu xuất kho hàng gửi)
02 Kiểm tra yêu cầu giao hàng, yêu cầu xuất kho hàng gửi NV cung ứng
Đồng 03 NV cung ứng Chuyển qua BP chứng từ
Không đồng
04 NV chứng từ BP Chứng từ KT tồn kho, giá
Đồng
QT.GHNĐ. BM02 (PGH)
Xuất PGH/ PCKNB/PNKHG/PXKHG
QT.GHNĐ. BM03 (PCKNB) Không đồng 05 NV chứng từ
QT.GHNĐ. BM04 (PNKHG)
QT.GHNĐ. BM05 (PXKHG)
TBP. chứng từ 06
Kiểm tra, phê duyệt PGH, PCK, P.GĐ KH- GĐ CT Đồng
Trang 19
KH-CT
07 Chuyển PGH/ PCKNB qua BP NV cung ứng
Không đồng ý kế
NV toán
Kế toán KT PGH /PCKNB 08
Đồng
Không đồng ý chuyển lại bước 4
kế NV toán 08 Xuất hóa đơn
NV cung ứng 10
Chuyển PGH/ PCKNB/PXKH G đến
Thủ kho
Xếp hàng lên xe 11 vị Đơn vận tải
trạm Không
NV cân 12 Kiểm tra hàng sau khi cân xe Bảo vệ
13 Vận chuyển Tài xế vận chuyển hàng
Không đồng 14
Các đơn vị mua hàng Các đơn vị nhận hàng và kiểm tra
Đồng
Trang 20
15 NV cung ứng Nhận lại PGH/PXKH G
16 Lưu hồ sơ NV cung ứng
2.2.1.2.6 Diễn giải
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Trách nhiệm Thời gian thực hiện
B1: Tiếp nhận phiếu yêu cầu giao hàng, phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi.
QT.GHNĐ.BM07 (Phiếu yêu cầu giao hàng)
NV cung ứng
QT.GHNĐ.BM01 (Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi)
- Các đơn vị kinh doanh phải gửi Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi cho nhân viên cung ứng của Phòng kế hoạch cung ứng tại Công ty sản xuất hàng hóa đó. Các phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi phải có chữ ký xác nhận của Trưởng các đơn vị hoặc người được Trưởng đơn vị ủy quyền. Trường hợp nhập kho hàng gửi đơn vị kinh doanh phải ghi rõ trên phiếu yêu cầu giao hàng: nhập kho hàng gửi (khách hàng gửi hàng tại kho)(mục số 7) (thời gian gửi hàng tại kho tối đa 15 ngày kể từ thời điểm nhập kho hàng gửi, trường hợp cá biệt đơn vị kinh doanh làm tờ trình xin ý kiến Ban TGĐ).
- Nhân viên cung ứng sẽ nhận trực tiếp hoặc bằng fax Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi có đủ chữ ký xác nhận từ:
+ Hệ thống phân phối (từ các Chi nhánh)
+ Kinh doanh Nội địa, Kinh doanh Dự
án, các Công ty con.
NV B2: Kiểm tra phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu Quy trình vận 20 phút
Trang 21
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện Trách nhiệm
yêu cầu xuất kho hàng gửi. chuyển
cung ứng
- Sau khi tiếp nhận Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi, NV cung ứng tiến hành kiểm tra chi tiết, số lượng, quy cách hàng hoá, nơi giao nhận hàng, thời gian nhận hàng, người nhận hàng,…. Đối với phương tiện vận chuyển xảy ra 2 trường hợp như sau:
+ Trường hợp 1: Phương
/một phiếu cầu yêu giao hàng/phiế u yêu cầu xuất kho hàng gửi (trường thuê hợp xe ngoài thời gian theo sẽ quy trình vận chuyển)
tiện vận chuyển của khách hàng nhận hàng tại kho của HSG hoặc HSPM thì đơn vị kinh doanh phải cung cấp đầy đủ thông tin của phương tiện nhận hàng. Trách nhiệm hàng hoá kể từ khi hàng ra khỏi kho sẽ do các Chi nhánh, khách hàng của các đơn vị kinh doanh phụ trách (theo quy trình nhận hàng và quy trình vận chuyển).
+ Trường hợp 2: Phương
QT.GHNĐ.BM07 (Phiếu yêu cầu giao hàng)
QT.GHNĐ.BM01 (Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi) tiện vận chuyển của Công ty hoặc thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài để giao hàng cho khách hàng, nhân viên cung ứng phải ghi rõ thông tin đơn vị nhận hàng lên phiếu yêu cầu giao hàng. Trách nhiệm hàng hoá kể từ khi hàng ra khỏi kho sẽ do nhân viên cung ứng phụ trách (theo quy trình nhận hàng và quy trình vận chuyển).
Sau khi kiểm tra các thông tin trên Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi đầy đủ, chính xác. Nhân viên cung ứng ký xác nhận vào Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi và gửi trực tiếp hoặc fax lại cho đơn vị kinh doanh. Căn cứ vào thời gian giao hàng, nhân viên cung ứng xử lý theo 2 trường hợp sau:
+ Trường hợp 1: Nếu giao hàng ngay thì
Trang 22
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện Trách nhiệm
nhân viên cung ứng chuyển Phiếu đề nghị giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi qua cho Nhân viên chứng từ.
+ Trường hợp 2: Nếu giao hàng sau thì nhân viên cung ứng chuyển Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu xuất kho hàng gửi cho Nhân viên chứng từ trước 2 tiếng tính từ thời hạn giao hàng ghi trong Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi.
Sau khi kiểm tra thông tin trên Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi phát hiện có sự sai sót thì làm việc lại với đơn vị kinh doanh.
B3: Chuyển qua Bộ phận Chứng từ.
NV cung ứng
- Sau khi kiểm tra Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi đúng, Nhân viên cung ứng chuyển Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi qua bộ phận chứng từ tiếp tục xử lý.
B4: Kiểm tra tồn kho, giá xuất kho, số lượng.
- Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi, Nhân viên chứng từ tiến hành kiểm tra số lượng, trọng lượng, quy cách, tên người sở hữu các mặt hàng trong Phiếu yêu cầu giao hàng /phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi so với hàng tồn kho/phiếu giao hàng. NV chứng từ
- Nếu hàng đã có giá vốn thì kiểm tra giá xuất kho, còn chưa có giá vốn thì chưa cần kiểm tra giá xuất kho. 20 phút cho một phiếu yêu giao cầu hàng/phiế u yêu cầu kho xuất hàng gửi
Nếu thông tin hàng hóa trên Phiếu yêu cầu giao hàng khớp với hàng tồn kho thì lập PGH hoặc PCKNB. Trường hợp trên Phiếu yêu cầu giao hàng có đề nghị nhập
Trang 23
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện Trách nhiệm
kho hàng gửi thì nhân viên chứng từ sẽ đồng thời lập phiếu giao hàng (để tính doanh thu, lợi nhuận,…) và phiếu nhập kho hàng gửi.
Nếu thông tin trên phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi khớp với phiếu giao hàng trước đó thì lập phiếu xuất kho hàng gửi.
Nếu thông tin hàng hóa trên Phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi không khớp thì làm việc lại với Nhân viên cung ứng.
B5: Lập PGH/PCKNB/PXKHG.
- Sau khi nhận được Phiếu yêu cầu chính xác, Nhân viên chứng từ tiến hành lập PGH/PCKNB/PNK HG/PXKHG.
QT.GHNĐ.BM02 (PGH) + Trường hợp đã có giá vốn: tiến hành in PGH khi giao hàng cho khách hàng của các đơn vị kinh doanh hoặc PCKNB khi giao hàng cho các công ty con/tổng kho/chuyển hàng qua đơn vị gia công.
QT.GHNĐ.BM03 (PCKNB)
NV Chứng từ / 5 phút phiếu yêu cầu giao hàng QT.GHNĐ.BM04(P NKHG) PGH in ra làm 2 phiếu, 1 phiếu có giá vốn để chuyển qua Phòng kế toán xuất hóa đơn GTGT và 1 phiếu không có giá để đưa đơn vị vận chuyển.
QT.GHNĐ.BM05 (PXKHG)
PCKNB in ra làm 2 phiếu (không thể hiện giá), 1 phiếu chuyển qua Phòng kế toán để xuất phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, 1 phiếu đưa cho xe vận chuyển.
+ Trường hợp chưa có giá vốn:
Nhân viên chứng từ làm PCKNB để chuyển hàng đi, sau đó làm PGH sau.
Trang 24
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện Trách nhiệm
Kiểm tra, phê duyệt B6: PGH/PCKNB/PNK HG/PXKHG.
PCKNB/PNKHG/PXKHG Tổ trưởng tổ chứng từ
- Sau khi Nhân viên chứng từ lập xong thì PGH/ Trưởng bộ phận Chứng từ, Phó GĐ, GĐ KHCT sẽ kiểm tra và ký xác nhận vào PGH/PCKNB/PNK HG/PXKHG. PGĐ, GĐ KHCT
B7: Chuyển PGH/PCKNB qua BP kế toán.
NV kế toán
- Sau khi PGH/PCKNB đã phê duyệt xong thì Nhân viên cung ứng chuyển PGH/PCKNB qua Phòng kế toán để xuất hóa đơn.
B8: Kế toán kiểm tra PGH, PCKNB.
- Kế toán sẽ đối chiếu về số lượng, quy cách và giá bán của các mặt hàng trong PGH/ PCKNB.
Nếu số liệu đúng thì kế toán sẽ tiến hành NV kế toán xuất hóa đơn.
Nếu không đúng thì Kế toán sẽ chuyển qua cho BP chứng từ để kiểm tra đối chiếu lại (quay lại bước 4).
B9: Xuất hóa đơn.
- Sau khi kế toán đối chiếu số liệu trên PGH/ PCKNB đúng sẽ tiến hành xuất hóa đơn như sau:
+ Nếu là PGH thì nhân viên kế toán sẽ Hóa đơn giá trị gia tăng xuất hóa đơn GTGT. NV kế toán 60 phút/hoá đơn Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
+ Nếu là PCKNB thì nhân viên kế toán xuất Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Trường hợp giao hàng cho Chi nhánh, Công ty con: Bộ phận Kế toán sẽ chuyển hoá đơn GTGT, hoặc phiếu xuất kho
Trang 25
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện Trách nhiệm
kiêm vận chuyển nội bộ cho nhân viên cung ứng (bản chính).
- Trường hợp giao hàng cho các khách hàng mua ngoài: Bộ phận Kế toán sẽ chuyển hoá đơn GTGT (bản photo) cho nhân viên cung ứng và bản chính sẽ chuyển cho đơn vị kinh doanh.
B10: Chuyển PGH/ PCKNB/PXKHG đến kho.
- Trường hợp 1: Khách hàng là chi nhánh, Công ty con, Tổng kho (khách hàng nội bộ) thì nhân viên cung ứng gửi bộ hồ sơ gồm hóa đơn giá trị gia tăng, PGH (xe nhà vận chuyển thì PGH có giá, xe ngoài thì PGH không có giá) hoặc bộ hồ sơ gồm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (trường hợp gấp, BP Chứng từ không làm kịp giá vốn) và PCKNB cho đơn vị vận chuyển, sau đó đơn vị vận chuyển sẽ đem xuống kho đưa cho Trưởng Tổng kho hoặc Phó Tổng kho để tiến hành soạn hàng, xếp hàng lên xe.
NV Cung ứng
- Trường hợp 2: Khách hàng là khách hàng bên ngoài. Nhân viên cung ứng chỉ gửi PGH (không có đơn giá) và Hoá đơn photo cho đơn vị vận chuyển, sau đó đơn vị vận chuyển sẽ đem xuống kho đưa cho Trưởng Tổng kho hoặc Phó Tổng kho để tiến hành soạn hàng, xếp hàng lên xe. Hoá đơn gốc Phòng Kế toán sẽ chuyển trực tiếp cho đơn vị kinh doanh.
- Trường hợp 3: Nếu xuất kho hàng gửi, nhân viên cung ứng sẽ chuyển phiếu xuất kho hàng gửi cho đơn vị vận chuyển, sau đó đơn vị vận chuyển sẽ đem xuống kho đưa cho Trưởng Tổng kho hoặc Phó Tổng kho để tiến hành soạn hàng, xếp hàng lên
Trang 26
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện Trách nhiệm
xe.
B11: Xếp hàng lên xe.
- Sau khi nhận để được
được xếp PGH/PCKNB/PXKHG, hàng lên xe, nhân viên vận chuyển phải có đầy đủ các giấy tờ và dụng cụ sau:
+ Trường hợp 1: Phương
tiện vận chuyển của khách hàng nhận hàng tại kho của HSG hoặc HSPM thì số xe và tài xế (tên tài xế, số CMND,…) phải đúng như Phiếu yêu cầu giao hàng. Bên cạnh đó xe cũng phải có đủ dụng cụ dùng để vận chuyển hàng hóa như bạt che, pallet, canh kê, dây,…
Trưởng Tổng kho Quy định bốc xếp hàng hóa
Đơn vị vẩn tải vào Tùy số lượng hàng hóa trong có PGH/ PCKNB + Trường hợp 2: Thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài để giao hàng cho khách hàng thì nhân viên nhận hàng phải có giấy giới thiệu từ Đơn vị vận chuyển. Bên cạnh đó xe cũng phải có đủ dụng cụ dùng để vận chuyển hàng hóa như bạt che, pallet, canh kê, dây,…
+ Trường hợp 3: Xe của Công ty Cơ khí Vận tải thì có lệnh điều xe của Công ty Cơ khí & Vận tải
không móp hư
- Khi đã có đủ giấy tờ và dụng cụ thì tiến hành bốc xếp hàng hóa lên xe. Sau khi hàng hóa đã được chất lên xe, tài xế ký xác nhận nhận đủ hàng và tình trạng khô ráo, lên PGH/PCKNB/PXKHG. Sau đó cho xe ra trạm cân.
phiếu
- Kể từ thời điểm nhân viên cung ứng chuyển giao hàng/PCKNB/PXKHG, hóa đơn cho đơn vị vận chuyển để đem xuống kho, xếp hàng lên xe, chậm nhất sau 10 phút nhân
Trang 27
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Trách nhiệm Thời gian thực hiện
viên cung ứng phải thông báo cho đơn vị kinh doanh biết hàng hóa đang được xếp lên xe bằng email. Đồng thời nhân viên cung ứng phải gửi email cho kiểm soát nội bộ để theo dõi. Đơn vị kinh doanh có trách nhiệm thông báo cho khách hàng biết thời gian đến mà chuẩn bị phương tiện, nhân sự,.... để nhận hàng.
B12: Kiểm tra hàng sau khi cân xe.
- Nhân viên trạm cân tiến hành cân trọng
lượng hàng hóa có trên xe.
với lượng NV Trạm cân Quy định bốc xếp hàng hóa
Bảo vệ Phiếu cân xe
- Bảo vệ sẽ đối chiếu khối lượng trên phiếu trên khối cân PGH/PCKNB/PXKHG đồng thời kiểm tra Hoá đơn GTGT hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Nếu hợp lý và hàng hóa được phủ kín thì bảo vệ đóng dấu vào PGH/PCKNB/PXKHG và cho xe ra khỏi cổng.
xế B13: Vận chuyển hàng hóa. trình vận Quy chuyển Quy trình vận chuyển. Tài vận chuyển hàng Thời gian trong có vận QT chuyển
B14: Khách hàng kiểm tra và nhận hàng.
- Sau khi nhận hàng hóa, các đơn vị nhận hàng kiểm tra hàng hóa có đúng với PGH hoặc PCKNB/ PXKHG và Hoá đơn GTGT hoặc Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và tình trạng hàng khô ráo, không hư móp:
Nếu đúng Quản lý các đơn vị mua hàng Quy trình giải quyết khiếu khách nại hàng. Quy trình vận chuyển
+ Chi nhánh: Giám đốc chi nhánh hoặc người được Giám đốc chi nhánh ủy quyền xác nhận đã nhận đủ hàng, tình trạng hàng khô ráo, không hư móp tên, đóng dấu vào đồng thời ký
Trang 28
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Trách nhiệm Thời gian thực hiện
PGH/PXKH G.
+ Công ty con: Trưởng phòng cung tiêu các công ty con hoặc người được ủy quyền xác nhận đã nhận đủ hàng, tình trạng hàng khô ráo, không hư móp đồng thời ký tên, đóng dấu treo vào PGH/PCKNB/PXK HG.
+ Tổng kho: Trưởng Tổng kho hoặc người được ủy quyền xác nhận đã nhận đủ hàng, tình trạng hàng khô ráo, không hư móp đồng thời ký tên, đóng dấu vào PCKNB.
+ Khách hàng:
- Đối với giao hàng tại công trình, dự án: thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền (có giấy giới thiệu) sẽ ký xác nhận,…
PGH dấu - Đối với giao hàng tại kho khách hàng: Thủ trưởng hoặc người có giấy ủy quyền (đơn vị kinh doanh có trách nhiệm làm việc với khách hàng về việc người được ủy quyền) xác nhận đã nhận đủ hàng, tình trạng hàng khô ráo, không hư móp đồng thời ký tên, đóng hay vào PCKNB/PXKH G.
Nếu không đúng:
+ Trưởng các đơn vị mua hàng hoặc người được uỷ quyền sẽ báo về Đơn vị kinh doanh, BP KHCT, HTPP để xử lý (phương án xử lý có trong quy trình vận chuyển và quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng).
Trang 29
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Thời gian thực hiện Trách nhiệm
B15: Nhận lại PGH/PXKHG đã ký xác nhận.
- Sau khi nhận xong hàng hóa và PGH hoặc PCKNB/PXKHG đã được ký thì:
+ Nếu xe của Công ty Cơ khí & Vận tải thì Công ty Cơ khí & Vận tải sử dụng PGH hoặc PCKNB/PXKHG để làm thủ tục thanh toán.
PGH/ PYCGH đã ký xác nhận NV Cung ứng dựa chuyển
cung (bản
+ Nếu xe thuê bên ngoài thì các đơn vị vận vào PGH/PCKNB/PXKHG (bản chính) để lập bảng kê thanh toán. Sau đó gửi lại cho ứng viên nhân chính) PGH/PCKNB/PXKHG với bảng kê chi phí vận chuyển, hóa đơn GTGT cho nhân viên cung ứng.
B16: Lưu hồ sơ.
- Đối với xe Công ty Cơ khí & Vận tải: Công ty Cơ khí & Vận tải tự làm thủ tục thanh toán. NV Cung ứng lưu phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi, PGH/PCKNB/PXKHG (có chữ ký của GĐ,PGĐ Cung tiêu), hóa đơn, phiếu chuyển kho kiêm vận chuyển nội bộ phô tô.
trong NV Cung ứng Lưu 1 năm kế BP toán
chứng gốc lưu từ
- Đối với xe ngoài: Sau khi nhận lại PGH/PCKNB/PXKHG đã được trưởng các đơn vị nhận hàng ký xác nhận (bản chính) cùng với bảng kê thanh toán và hóa đơn GTGT, NV Cung ứng sẽ tiến hành kiểm tra và làm các thủ tục thanh toán để đưa qua kế toán để tiến hành thanh toán tiền vận chuyển. Bộ phận kế toán (gồm PGH/PCKNB/PXKHG (bản chính), bảng kê chi phí vận chuyển, hóa đơn GTGT của đơn vị vận chuyển). Nhân viên cung ứng lưu phiếu yêu cầu giao hàng/phiếu
Trang 30
Nội dung công việc Biểu mẫu ghi nhận Trách nhiệm Thời gian thực hiện
yêu cầu xuất kho hàng gửi (có chữ ký của GĐ,PGĐ Cung tiêu), hóa đơn hoặc phiếu chuyển kho kiêm vận chuyển nội bộ phô tô.
2.2.1.2.7 Tài liệu tham khảo
- Quy trình vận chuyển.
- Quy định bốc xếp hàng hóa.
- Quy trình giải quyết khiếu nại khách hàng.
2.2.1.2.8 Biểu mẫu sử dụng
Stt Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ hồ sơ
1 Phiếu yêu cầu xuất kho hàng gửi QT.GHNĐ.BM 01
2 Phiếu giao hàng QT.GHNĐ.BM 02
3 Phiếu chuyển kho nội bộ QT.GHNĐ.BM 03
4 Phiếu nhập kho QT.GHNĐ.BM 04
5 Phiếu xuất kho QT.GHNĐ.BM 05
6 Phiếu cân xe QT.GHNĐ.BM 06
7 Phiếu yêu cầu giao hàng QT.GHNĐ.BM 07
2.2.1.3 Quy trình tính giá thành
2.2.1.3.1 Mục đích
Thống nhất quy trình tính giá thành từng công đoạn sản xuất từ khi nhập
kho đế khi bán hàng.
2.2.1.3.2 Phạm vi áp dụng
Trang 31
Quy trình này được áp dụng cho tất cả các đơn vị liên quan đến việc tính
giá thành SP
2.2.1.3.3 Định nghĩa, thuật ngữ và từ viết tắt
- BTGĐ : Ban Tổng Giám đốc
- TP.KHCT :Trưởng phòng Kế hoạch cung tiêu
- P.KTNB : Phòng Kiểm toán nội bộ
- SP : Sản phẩm
- BTP : Bán thành phẩm
2.2.1.3.4 Trách nhiệm
Trưởng Phòng KH – CT, trưởng các đơn vị liên quan đến việc tính giá thành chịu trách nhiệm triển khai, đảm bảo quy trình này được thực hiện hiệu quả.
2.2.1.3.5 Nội dung
Trang 32
Lưu đồ thực hiện
Tiếp nhận yêu cầu
Lưu đồ Tài liệu sử dụng/ Trách nhiệm Biểu mẫu thực hiện
Kiểm tra và tính giá thành NVL
NV tính giá thành HĐ, Ivoice, các chi phí liên quan khác
Xem xét, phê duyệt
NV tính giá thành K. phù BM – GTSP – 01
Tính giá thành sản xuất
Phù TP. KH – CT
P.KTNB BM – GTSP – 01 Ban TGĐ
Xem xét, phê duyệt
K. phù
BM – GTSP – 01
Tính giá thành xuất bán
Phù BM – GTSP – 02 NV tính giá thành BM – GTSP – 03
BM – GTSP – 04
Xem Xét
Lưu hồ sơ
TP. KHCT K. phù BM – GTSP – 03 P.KTNB BM – GTSP – 04 Phù hợp Ban TGĐ
NV tính giá thành BM – GTSP – 05
TP. KH – CT BM – QLTK – 03 P.KTNB
Trang 33
Ban TGĐ
liên
Các đơn vị quan Các hồ sơ liên quan đến tính giá thành
2.2.1.3.6 Diễn giải
Nội dung Tài liệu sử dụng/ Trách nhiệm Biểu mẫu thực hiện
TIẾP NHẬ N YÊU CẦU
NV tính giá thành
Tiếp nhận yêu cầu tính giá thành và các hợp đồng, invoice, bảo hiểm,… từ phòng kinh doanh xuất nhập khẩu gửi về. HĐ, Ivoice, các chi phí liên quan khác
KIỂM TRA VÀ TÍNH GIÁ THÀ NH NVL
NV tính giá thành BM – GTSP – 01 - Kiểm tra tính đầy đủ và hợp lý của các chứng từ, nếu chưa phù hợp cần phối hợp với các đơn vị liên quan để bổ sung.
- Thực hiện tính giá thành nguyên vật liệu
nhập
XEM XÉT PHÊ DUỆT TP. KH – CT Xem xét bảng tính giá thành NVL, nếu: P.KTNB BM – GTSP – 01 - Không phù hợp: yêu cầu tính lại Ban TGĐ - Phù hợp: phê duyệt và cho phân phối (nếu có)
TÍNH GIÁ THÀNH SẢ N XUẤT
BM – GTSP – 01
BM – GTSP – 02
Căn cứ vào bảng tính giá thành NVL, bảng tiêu hao nguyên liệu, bảng chấm công do xưởng cung cấp thực hiện tính giá thành sản xuất: NV tính giá thành BM – GTSP – 03
- Tính các chi phí sản xuất theo biểu mẫu BM – GTSP – 04
BM – GTSP – 02
- Tính giá thành sản phẩm (kẽm, màu) theo biểu mẫu BM – GTSP – 03; BM – GTSP –
Trang 34
Nội dung Tài liệu sử dụng/ Trách nhiệm Biểu mẫu thực hiện
04
XEM XÉT PHÊ DUYỆT
- TP.KHCT xem xét bảng tính giá thành sản BM – GTSP – 03
xuất, nếu: BM – GTSP – 04 TP. KH – CT + Không phù hợp: yêu cầu tính lại
P.KTNB + Phù hợp: chuyển cho P.KTNB và BTGĐ xem xét. Ban TGĐ
- P.KTNB và BTGĐ xem xét, nếu:
+ Không phù hợp: yêu cầu tính lại
+ Phù hợp: phê duyệt và cho phân phối (nếu
có)
TÍNH GIÁ THÀNH XUẤT BÁN
NV tính giá thành BM – GTSP – 05
Căn cứ vào tính giá thành nguyên vật liệu nhập, Giá thành sản xuất và xem xét các chi phí liên quan như phí lưu kho, phí vận chuyển, phí bảo hiểm khi giao hàng, … thực hiện tính giá thành xuất bán theo biểu mẫu BM – GTSP – 05
XEM XÉT
Tiến hành xem xét bảng tính giá thành xuất bán, nếu: TP. KH – CT
- Không hợp lý: yêu cầu tính lại P. KTNB
- Hợp lý: cho thông qua, chuyển giá thành Ban TGĐ xuất bán vào phiếu xuất kho BM – QLTK – 03
Ghi chú: không phê duyệt trên bảng tính giá thành xuất bán mà phê duyệt trên phiếu xuất kho.
liên LƯU HỒ SƠ Các đơn vị quan
Các hồ sơ liên quan đến tính giá thành. Thực hiện lưu các hồ sơ liên quan theo quy trình kiểm soát hồ sơ.
2.2.1.3.7 Tài liệu tham khảo
Trang 35
Tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
2.2.1.3.8 Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ
TT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Thời gian lưu
01 Bảng tính giá thành NVL BM – GTSP – 01
BM – GTSP – 02 02 Bảng tính các chi phí sản xuất
P.KHCT
BM – GTSP – 03 01 năm 03 Bảng tính giá thành sản xuất tôn mạ kẽm Các đơn vị liên quan
BM – GTSP – 04 04 Bảng tính giá thành sản xuất tôn mạ màu
05 Bảng tính giá thành xuất bán BM – GTSP – 05
2.2.1.4 Quy trình triển khai sản xuất
2.2.1.4.1 Mục đích
Quy định cách thức xem xét và triển khai thực hiện sản xuất nhằm đáp ứng
các yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng, kịp thời tại Công ty.
Tổng hợp theo dõi thường xuyên để có những điều chỉnh sản xuất kịp thời.
2.2.1.4.2 Phạm vi áp dụng
Quy trình này được áp dụng tại các đơn vị liên quan đến việc triển khai sản xuất trong Công ty.
2.2.1.4.3 Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt
- TKSX : Triển khai sản xuất - TBP.KHSX và GC: Trưởng bộ phận kế hoạch sản xuất và gia công
- Ban ĐHSX : Ban Điều hành sản - KHSX : Kế hoạch sản xuất xuất
- NVL : Nguyên vật liệu
- TP.KH-CT: Trưởng phòng Kế hoạch cung tiêu
2.2.1.4.4 Trách nhiệm
Trang 36
TP. Kế hoạch – Cung tiêu, trưởng Ban điều hành sản xuất và phụ trách các đơn vị liên quan phải thực hiện theo quy định của quy trình này và thường xuyên xem xét cải tiến để tài liệu này thực hiện có hiệu quả. 2.2.1.4.5 Nội dung
Lưu đồ thực hiện
Lưu đồ Tài liệu sử dụng/ Trách nhiệm Biểu mẫu thực hiện
Tiếp nhận Yêu cầu
NV Kế Hoạch sản xuất Các yêu cầu đặt hàng
BM – QTĐH – 01
BM – QLTK – 04 K. đủ
Kiểm tra NVL
TBP.KHSX và GC BM – TKSX – 02 Yêu cầu mua
BM – QTĐH – 04
Cân đối kế hoạch sản xuất
Đầy TBP.KHSX và GC BM – TKSX – 01
Lập Kế hoạch sản xuất
BM – TKSX – 02
NV Kế Hoạch sản xuất BM – TKSX – 03
K. đồng
Xem xét KH SX
TP.KH-CT BM – TKSX – 02 Ban ĐHSX
Đồng
Triển khai Sản xuất
BM – TKSX – 02
Ban ĐHSX
Các hướng dẫn SX của xưởng
Theo dõi Sản xuất
Bảng theo dõi SX NV Kế hoạch sản xuất
Trang 37
Điều chỉnh (nếu có)
TBP KHSX và GC BM – TKSX – 02 Ban ĐHSX BM – TKSX – 03 Có
Không
TH – Giao hàng NV Điều Hàng QT – PCT – QLTK
Trang 38
2.2.1.4.6 Diễn giải
Tài liệu sử dụng/ Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu thực hiện
TIẾP NHẬN YÊU CẦU
Các yêu cầu đặt hàng Nhân viên kế hoạch sản xuất BM – QTĐH – 01 Tiếp nhận yêu cầu sản xuất từ khách hàng hoặc từ BP Điều hàng thông qua mail, fax, trực tiếp,…
KIỂM TRA NGUYÊN VẬ T LIỆU
BM – QLTK – 04
BM – TKSX – 02 TBP.KHSX TBP.KHSX tổng hợp các yêu cầu sản xuất. Sau đó, kiểm tra lượng nguyên vật liệu trong kho thông qua bảng danh sách hàng tồn và kế hoạch sản xuất trước đó có đáp ứng khả năng sản xuất, nếu: BM – QTĐH – 04
- Không đủ: lập phiếu yêu cầu mua vật tư, BM – TKSX – 01 NVL
- Đủ: Căn cứ vào bảng cân đối khả năng sản xuất phúc đáp về số lượng và thời gian giao hàng cho khách hàng
LẬP KẾ HOẠ CH SẢN XUẤT
NV Kế Hoạch
BM – TKSX – 02
Đối chiếu các yêu cầu sản xuất với kết quả kiểm tra nguyên vật liệu và KHSX trước đó để tiến hành lập kế hoạch sản xuất theo biểu mẫu BM – TKSX – 02
Ghi chú:
BM – TKSX – 03
- Khi có nguyên vật liệu nhưng không triển khai sản xuất được thì lập kế hoạch gia công ngoài.
- Khi công suất máy lớn hơn nhu cầu sản xuất thì lập kế hoạch nhận hàng gia công.
Trang 39
Tài liệu sử dụng/ Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu thực hiện
XEM XÉT KHSX
Tiến hành xem xét kế hoạch sản xuất:
- Nếu không đồng ý: yêu cầu điều chỉnh TP.KH-CT KHSX. BM – TKSX – 02 Ban ĐHSX
- Nếu đồng ý: ký xác nhận và cho triển khai
sản xuất
TRIỂN KHAI SẢ N XUẤT BM – TKSX – 02
Ban ĐHSX
Tiến hành triển khai sản xuất theo kế hoạch đã duyệt. Các hướng dẫn SX của xưởng
THEO DÕI SẢN XUẤT
- Thực hiện theo dõi quá trình sản xuất thông qua bảng theo dõi sản xuất của bộ phận kiểm soát chất lượng (KCS). Bảng theo dõi sản xuất NV Kế hoạch
- Thưc hiện theo dõi gia công ngoài thông qua điện thoại, fax…với đơn vị thực hiện gia công.
BM – TKSX – 03
ĐIỀU CHỈNH (NẾU CÓ)
Trong quá trình theo dõi tiến độ sản xuất nếu:
TBP.KHSX
BM – TKSX – 02 Ban ĐHSX
- Tiến độ sản xuất không đáp ứng đúng kế hoạch đã đề ra thì tiến hành phối hợp với Ban ĐHSX đẩy nhanh tiến độ hay lập kế hoạch sản xuất mới (nếu cần).
BM – TKSX – 03 - Tiến độ gia công không đáp ứng đúng kế hoạch thì tiến hành phối hợp với đơn vị gia công đẩy nhanh tiến độ hoặc lập kế hoạch gia công mới (nếu cần).
Trang 40
Tài liệu sử dụng/ Trách nhiệm Nội dung Biểu mẫu thực hiện
TỔNG HỢP – GIAO NHẬ N HÀ NG
– PCT – NV Điều Hàng QT QLTK
Sau khi hoàn thành tiến độ sản xuất/gia công tiến hành tổng hợp, thống kê hàng hoá so với kế hoạch đã đề ra. Làm thủ tục giao nhận hàng hoặc lưu kho.
2.2.1.4.7 Tài liệu tham khảo
Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000
2.2.1.4.8 Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ
Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời gian lưu
Bảng cân đối KHSX BM – TKSX – 01 BP KHSX 01 năm
BM – TKSX - 02 BP KHSX Kế hoạch sản xuất 01 năm Ban ĐHSX
Kế hoạch gia công ngoài BM – TKSX - 03 BP KHSX 01 ăm
2.2.1.5 Quy trình quản lý kho
2.2.1.5.1 Mục đích
Nhằm thống nhất quy trình nhập, xuất kho Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng, Bán thành phẩm, Thành phẩm;
Đảm bảo tính chính xác, giảm thiểu đến mức thấp nhất các rủi ro thất thoát
Nhằm thống nhất quy trình cập nhật, đối chiếu để thống nhất số liệu giữa sổ sách với số liệu tồn kho thực tế.
2.2.1.5.2 Phạm vi áp dụng
Á p dụng cho Bộ phận tổng kho, phòng Kế hoạch – Cung tiêu, các đơn vị
liên quan đến nhập xuất kho. 2.2.1.5.3 Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt
Xuất kho nội bộ: xuất NVT, phụ tùng, BTP, thành phẩm…để sản xuất, cắt cán thành phẩm.
- QLTK : Quản lý kho
- P.KTNB : Phòng kiểm toán nội bộ
Trang 41
- Ban TGĐ : Ban Tổng Giám đốc
- BTP : Bán thành phẩm
- NVL : Nguyên vật liệu
- CCDC : Công cụ dụng cụ
2.2.1.5.4 Thuật ngữ, định nghĩa và từ viết tắt
- Trưởng các đơn vị liên quan, thủ kho phải quản lý kho theo yêu cầu của
quy trình này.
- Trưởng phòng KH – Cung tiêu phải hướng dẫn và đảm bảo quy trình
này thực hiện có hiệu quả.
Trang 42
2.2.1.5.5 Nội dung
Nội dung thực
Trách nhiệm hiện Tài liên liệu quan/ Biểu mẫu thực hiện
NHẬP KHO
Thực hiện kiểm tra tất cả hàng hoá, thành phẩm, NVL trước khi cho nhập kho.
Nhập hàng hóa mua ngoài, hàng trả lại: trách Phụ tổng kho, thủ kho liên quan. Các chứng từ liên quan
lập BM – QLTK– 01 Khi có yêu cầu nhập kho hàng hóa, người yêu cầu kèm các chứng từ như phiếu giao hàng, ĐĐH, HĐ, danh sách sản phẩm có đầy đủ chữ ký xác nhận của các đơn vị liên quan. Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho NV phiếu
Nhập thành phẩm sản xuất, hàng gia công
ngoài
Căn cứ vào Bảng theo dõi sản xuất của BP Kiểm soát chất lượng sau mỗi ca, hồ sơ giao nhận hàng gia công ngoài từ đơn vị gia công. Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho.
nhập thành phẩm cán cắt :
BM – CCTP - 01
Căn cứ vào Phiếu yêu cầu cắt hàng, bảng theo dõi hàng cắt (Nhật ký chứng từ), phiếu xuất kho của phân xưởng… Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho. Nhập hàng nhận gia công của khách hàng BM – CCTP - 02
- Căn cứ vào chứng từ giao hàng của khách hàng có đầy đủ chữ ký xác nhận của khách hàng và các đơn vị liên quan. Nhân viên viết phiếu lập phiếu nhập kho.
Thủ kho - Cập nhật vào thẻ kho/ sổ kho (thủ kho ghi nhận) BM – QLTK – 02
làm BM – QLTK – 06 NV phiếu - Cuối ngày, in số lượng nhập kho trong ngày để báo cáo.
BM – QLTK – 04
Trang 43
Nội dung thực
Trách nhiệm hiện liên liệu Tài quan/ Biểu mẫu thực hiện
LƯU KHO VÀ BẢ O QUẢN HT – QLTK – 01
Xem quy định xếp dỡ, lưu kho, bao gói, bảo quản nguyên vật liệu Phụ trách Tổng kho, kho Thủ liên quan
XUẤT KHO
Thực hiện kiểm tra tất cả hàng hoá, thành phẩm, NVL trước khi cho xuất kho. Các chứng từ liên quan
Xuất sản xuất: NVL, CCDC, phụ liệu, … Phụ trách Tổng kho, Thủ kho liên quan. BM – TKSX – 02
Căn cứ vào Kế hoạch sản xuất/kế hoạch gia công ngoài, bảng theo dõi sản xuất thực tế do xưởng cung cấp, … lập phiếu xuất kho BM – TKSX – 03
BM – QLTK – 03
Xuất cán sóng, cán xà gồ
BM – CCTP – 01
Căn cứ vào phiếu yêu cầu cắt hàng, lập phiếu xuất kho Xuất trả hàng (nhận) gia công Bảo vệ
Trạm
NV cân Căn cứ vào chứng từ yêu cầu giao hàng của khách hàng. Nhân viên viết phiếu lập phiếu xuất kho.
Xuất bán Viết NV phiếu BM – QTĐH – 05 Căn cứ vào phiếu đề nghị giao hàng từ BP Điều hàng, Nhân viên viết phiếu lập phiếu xuất kho.
Xuất trả khách hàng (KPH)
BM – QLTK – 03
Căn cứ vào chất lượng sản phẩm, yêu cầu của khách hàng qua ĐT, Mail, Fax, … lập phiếu xuất kho
Thủ kho - Cập nhật vào thẻ kho/sổ kho BM – QLTK – 02
BM – QLTK – NV làm - Cuối ngày, in số lượng xuất kho trong ngày
Trang 44
Nội dung thực
Trách nhiệm hiện liên liệu Tài quan/ Biểu mẫu thực hiện
phiếu để báo cáo 06
BM – QLTK – 04
Ghi chú:
- Đối với xuất kho nội bộ phải có sự phê
duyệt của các đơn vị liên quan.
HT – QLTK – 02 - Tất cả các phiếu xuất hàng ra khỏi công ty đều phải có xác nhận của NV trạm cân và thực hiện theo quy định trạm cân.
BM – QLTK – 07
- Đối với trường hợp mua hàng hoá, NVL, vật tư với số lượng nhỏ và không thể hiện nội dung đầy đủ trên chứng từ thì thủ kho căn cứ vào phiếu cân của trạm cân để làm cơ sở cho việc nhập kho.
CHẾ ĐỘ CẬP NHẬ T HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO
Thủ kho - Hàng ngày nhập, xuất kho: thủ kho cập
nhật vào thẻ kho/sổ kho BM – QLTK – 02
BM – QLTK – 06 viết - Hàng ngày, cập nhật số liệu ngay sau khi nhập, xuất lên máy tính theo Bảng danh sách hàng tồn. NV phiếu - Hàng ngày, in số lượng tồn kho cuối ngày BM – QLTK – 04 để báo cáo.
KIỂM KÊ KHO
Thủ kho
BM – QLTK – 05 - Hàng tháng thực hiện kiểm kê tất cả NVL, hàng hoá, thành phẩm bằng cách so sánh số lượng thực tế với số lượng trên sổ sách.
PT Tổng Hàng quý, năm hoặc yêu cầu đột xuất tiến BM – QLTK –
Trang 45
Nội dung thực
Trách nhiệm hiện liên liệu Tài quan/ Biểu mẫu thực hiện
kho 05
Phòng KTNB hành tổng kiểm kê tất cả các NVL, CCDC, phụ tùng, thành phẩm bằng cách đối chiếu số lượng trong sổ sách với thực tế và ghi nhận kết quả vào Biên bản Kiểm kê.
Phòng Kế toán
Ghi chú:
- Tất cả Nguyên vật liệu, BTP, Thành Phẩm… ưu tiên thực hiện nhập, xuất
kho theo nguyên tắc: “Nhập trước Xuất trước”.
2.2.1.5.6 Tài liệu tham khảo
Tiêu chuẩn ISO 9001:2000
2.2.1.5.7 Biểu mẫu thực hiện và quy định lưu hồ sơ
gian Tên biểu mẫu Ký hiệu Nơi lưu trữ Thời lưu
Phiếu nhập kho BM – QLTK – 01 BP làm phiếu 01 năm
nhật Thẻ kho BM – QLTK – 02 HSW 216/TSOFT207 .STS cập hằng ngày
Phiếu xuất kho BM – QLTK – 03 BP làm phiếu 01 năm
PCT/ổ M/ĐH/QLHH/ nhật Bảng danh sách hàng tồn BM – QLTK – 04 cập hàng ngày
Nguyen.Minh/QTD N
01 năm Biên bản kiểm kê BM – QLTK – 05 BP làm phiếu
01 năm Sổ kho BM – QLTK – 06 BP Tổng kho
Biên bản kiểm tra trạm cân BM – QLTK – 07 01 năm Ban ĐHSX, Trạm cân, BP làm phiếu
Trang 46
2.2.2 Những thuận lợi và khó khăn trong việc thực hiện ISO 9001:2008 tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu của Tập Đoàn Hoa Sen
2.2.2.1 Thuận lợi
Sự quan tâm và thấu hiểu tầm quan trọng về QLCL của Ban lãnh đạo Tập
đòan và Ban Giám đốc Phòng
Có nền tảng áp dụng ISO 9001 : 2008 và Bộ phận chuyên trách của Tập
đòan
Một số Quy trình đã được triển khai hiệu quả và nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty nói chung và Phòng KHCT nói riêng (Quy chế phòng, Các quy trình)
Sự đồng thuận cao trong tổ chức và văn hóa doanh nghiệp đặc thù thuận
lợi trong việc triển khai các QT, QĐ
2.2.2.2 Khó khăn
Một số quy trình thực hiện còn mang tính đối phó và phụ thuộc vào điều kiện thực tế tại đơn vị (Quy trình quản lý kho, Quy định tuân thủ vệ sinh môi trường, phòng chống cháy nổ) có thể dẫn tới thiệt hại về người và tài sản.
Ví dụ: Theo nội dung Quy trình quản lý kho thì việc sắp xếp, lưu kho hàng hóa không được chồng quá 03 lớp tôn cuộn nhưng thực tế vào thời điểm hàng tồn kho nhiều vẫn có tình trạng chồng xếp quá 03 lớp dẫn tới việc tôn có thể bị móp hoặc nguy hiểm cho người và tài sản do việc chồng xếp cao.
Nhận thức của một số nhân viên về vai trò và lợi ích của QLCL còn hạn
chế
Việc cập nhật bổ sung cải tiến các Quy trình còn chậm (Quy trình Xác nhận đơn hàng, Quản lý kho, Quy chế hoạt động phòng) dẫn tới việc phối hợp xử lý chậm trễ hoặc phát sinh chi phí do việc áp dụng các quy trình không còn phù hợp với thực tế.
Việc kiểm tra đánh giá việc thực hiện QLCL cũng như hiệu quả của QLCL còn cảm tính chưa có số liệu thống kê chính xác và việc đánh giá còn mang tính đối phó (Mục tiêu chất lượng Phòng KHCT, đánh giá định kỳ,…)
Các Quy trình được ban hành nhưng chưa được áp dụng toàn hệ thống và
thiếu nhất quán (Quy trình giao hàng nội địa, Quy trình triển khai sản xuất).
Trang 47
Chương 3
MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI TẬP ĐOÀN HOA SEN VÀ PHÒNG KẾ HOẠCH – CUNG TIÊU
3.1 Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 tại Tập đoàn Hoa Sen
3.1.1 Đối với lãnh đạo
Lãnh đạo cao nhất cần cam kết và quyết tâm cao để huy động sự tham gia của mọi người, cung cấp nguồn lực cho việc áp dụng, duy trì và cải tiến.
Lãnh đạo phải có nhận thức đúng về việc áp dụng ISO. Đó là một hệ thống quản lý, giúp cho lãnh đạo chứ không phải là một ‘đồ trang sức”, do đó cần đầu tư thời gian và sức lực đúng mức. Lãnh đạo tổ chức phải tâm niệm là: Hệ thống quản lý chất lượng này “khai sinh trên bàn lãnh đạo và khai tử cũng trên bàn lãnh đạo”.
Có kế hoạch đào tạo thường xuyên nâng cao nhận thức trong toàn tổ chức
về việc thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng này.
Có chính sách, chế độ khen thưởng, kỹ luật đối với những cá nhân, tập thể tham gia thực hiện tốt quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống. Xây dựng môi trường làm việc có thể phát huy năng lực, khả năng sáng tạo, sự đóng góp ý kiến, giải pháp của mọi người.
Lãnh đạo phải xem chi phí cho việc áp dụng ISO như là một khoản đầu tư
và nó sẽ giúp tăng lợi nhuận trong tương lai và nâng cao hiệu quả hoạt động.
3.1.2 Đối với việc Quản lý tài liệu, hồ sơ
Các biểu mẫu được số hóa dần để các dữ liệu liên quan tới toàn bộ quá trình kinh doanh, mua hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm được đưa lên mạng giúp quá trình phân tích dữ liệu, dự báo sản xuất, phát hiện các vấn đề về chất lượng được thực hiện nhanh và đồng bộ, giảm thiểu việc lưu hồ sơ giấy với dữ liệu vừa không chính xác vừa khó phân tích.
Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu. Điều chỉnh và loại bỏ những biểu mẫu, thủ tục rườm rà, phức tạp, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Á p dụng các công cụ của sản xuất tinh gọn (Lean manufacturing) để đơn giản hóa các bước thực hiện công việc trong thủ tục và tạo sự phối hợp công việc giữa các đơn vị một cách mạch lạc, rõ ràng và hiệu quả.
3.1.3 Đào tạo
Thường xuyên có các buổi trao đổi, thảo luận về chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bằng các bảng biểu, băng rôn để mọi người trong đơn vị đều nắm rõ và thực hiện đúng mục tiêu,
Trang 48
chính sách đã đề ra, đồng thời giảm thiểu sự không hưởng ứng và thói quen làm việc theo kiểu truyền thống.
Cần phải quan tâm đến hoạt động đào tạo, nâng cao nhận thức từ cấp lãnh đạo cao nhất đến toàn thể nhân viên trong doanh nghiệp. Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về hệ thống đang áp dụng, hướng dẫn đánh giá nội bộ cho nhân viên kể cả nhân viên cũ và mới để nhân viên dễ dàng tiếp cận với hệ thống.
3.1.4 Áp dụng các công cụ cải tiến chất lượng và các hệ thống tích hợp
Việc áp dụng và chứng nhận ISO 9001 chưa đủ để nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng, các doanh nghiệp cần phải áp dụng các công cụ hỗ trợ trong quá trình áp dụng như 5S, 6 sigma, sản xuất tinh gọn, kaizen,…
Cần lựa chọn các công cụ, hệ thống phù hợp với quy mô, điều kiện cơ sở vật chất, nguồn tài chính, nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp
Nguồn lực
Lựa chọn người có đủ năng lực để đảm nhận vai trò Đại diện lãnh đạo. Đại diện lãnh đạo phải là thành viên trong ban lãnh đạo của doanh nghiệp và là nhà tư vấn nội bộ về ISO, đảm nhiệm cả vai trò đối nội và đối ngoại. Để đảm nhận được vài trò trên, cán bộ chất lượng phải có bản lĩnh, trình độ và kỹ năng:
+ Khả năng lãnh đạo, có tầm nhìn về quản trị, am hiểu lĩnh vực ngành nghề hoạt động của doanh nghiệp, vận dụng linh hoạt các kỹ năng mềm cũng như huấn luyện, hướng dẫn nhân viên thực hiện đàm phán, thuyết phục, tạo động lực, làm việc nhóm …
+ Khả năng phối hợp hiệu quả với bộ phận kinh doanh và thị trường, phân loại khách hàng và nhà cung cấp để xác định nhu cầu, mong muốn ngắn hạn, dài hạn, theo dõi, đánh giá mức độ thỏa mãn từng loại.
+ Kiến thức rộng về các mô hình quản trị theo quá trình, theo kết quả, theo tiêu chuẩn (TQM, MBO, ISO 9001…) và các công cụ quản trị, công cụ thống kê, giải quyết một vấn đề chất lượng, đo lường, đánh giá (7 công cụ thống kê cũ và mới, 5S, Kaizen, Lean, BSC, KPI, 6 Sigma, các công cụ cải tiến năng suất…) Á p dụng thành thạo ít nhất một mô hình và một số công cụ thống kê, công cụ cải tiến cơ bản nêu trên phù hợp với qui mô và ngành nghề cụ thể của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần chú trọng lựa chọn những cá nhân có trình độ, tâm huyết và có quyết tâm cao trong việc thực hiện ISO. Thay đổi dần thói quen, lề lối làm việc của nhân viên từ phương pháp làm việc theo kinh nghiệm chuyển sang làm việc theo phương pháp khoa học.
Đối với doanh nghiệp lớn cần tổ chức một phòng ban phụ trách hoạt động quản lý chất lượng, Có thể tổ chức mỗi phòng ban có từ 1-2 cán bộ kiêm nhiệm thêm công việc quản lý chất lượng nhằm đảm bảo sự sâu sát trong việc giám sát và đánh giá, nhưng không bị quá tải.
Trang 49
Về cơ sở vật chất: Cần hoạch định cụ thể để đảm bảo cung cấp đầy đủ
nguồn lực (tài chính, trang thiết bị,…) để đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
Vận hành, duy trì và cải tiến:
Tổ chức đánh giá nội bộ theo định kỳ: việc đánh giá nội bộ phải có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận và trên tinh thần tìm ra những điểm không phù hợp để cải tiến tốt hơn, nhiều trường hợp khi đánh giá nội bộ sợ bị tìm ra các lỗi sẽ bị mất khen thưởng nên không h ợp tác đầy đủ và trốn tránh. Trong quá trình đánh giá nội bộ kh i tìm ra các điểm không phù hợp thì các thành viên phải cùng tìm ra cách khắc phục tối ưu nhất và sử dụng các biện pháp phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị tránh trường hợp giải quyết qua loa, không dứt điểm.
Chú trọng cải tiến liên tục: các hành động cải tiến, những hoạt động đổi mới đều mang lại lợi ích thiết thực và cần phải được thực hiện thường xuyên để đảm bảo hệ thống của doanh nghiệp luôn duy trì có hiệu lực, hiệu quả.
Chú trọng đến chuỗi giá trị của doanh nghiệp. Gắn kết Hệ thống quản trị chất lượng với các bộ phận hoạt động sản xuất nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp
Không nên chạy theo hình thức, đối phó. Điều này sẽ tự giết chết hệ thống của tổ chức và tạo cho nhân viên một thói quen không tốt.
Xem xét đầu tư xây dựng hệ thống iQMS nhằm tăng hiệu suất làm việc, kiểm soát chặt chẽ quá trình, lưu trữ hồ sơ đơn giản, tự động cập nhật, tổng hợp các báo cáo .
Á p dụng tiêu chuẩn ISO 9004:2009 - Hướng đến thành công bền vững cho tổ chức – Tiêu chuẩn hướng dẫn để đạt được sự thành công bền vững cho tổ chức trong môi trường cạnh tranh phức tạp và biến động bằng cách tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn này hỗ trợ cho doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 đạt được lợi ích lâu dài thông qua áp dụng HTQLCL sâu và rộng hơn.
3.2. Giải pháp nâng cao việc áp dụng ISO 9001 : 2008 tại Phòng Kế hoạch – Cung tiêu
Nếu nhân viên không làm đúng quy trình sẽ bị xử lý tùy thuộc vào mức độ vi phạm, số lần vi phạm sẽ có những biện pháp xử lý khác nhau như: khiển trách, trừ lương kinh Doanh, cho thôi việc,…
Hiện tại, đang tồn tại việc xếp tôn quá 2 lớp trong kho là do tình hình khách quan: hàng tồn kho nhiều, chưa giao hàng kịp, ...Tuy nhiên, việc chồng xếp quá 3 lớp không theo quy định sẽ dẫn tới việc hàng hóa bị ảnh hưởng chất lượng như móp méo hoặc rớt từ trên cao xuống làm nguy hiểm tới người và tài sản trong kho. Đối với quy trình quản lý kho thì việc không chồng xếp quá 3 lớp là phù hợp nên việc khắc phục là mở rộng kho bãi (xây mới và thuê kho bên ngoài) để có đủ chỗ chứa hàng tránh trường hợp chồng xếp quá quy định.
Trang 50
Những quy trình không được cập nhật kịp thời thì dẫn đến việc áp dụng không đúng với thực tế gây khó khăn trong việc triển khai công việc (các đơn vị làm khác nhau), làm mất thời gian trong việc xử lý các công việc phát sinh. Để khắc phục tình trạng này cần phối hợp với các đơn vị liên quan rà soát lại các quy trình với mật độ nhiều hơn
Đối với tình trạng nhân viên mới vào làm được một khoản thời gian mới đến đợt đào tạo của Công ty, thì cần có nhân viên chuyên trách ISO của Phòng KHCT. Nhân viên mới vào mà chưa tới đợt đào tạo ISO của công ty thì nhân viên phụ trách ISO của phòng sẽ hướng dẫn những kiến thức cơ bản cho nhân viên mới, sau đó công ty sẽ đào tạo lại. Đồng thời điều chỉnh lại mục tiêu chất lượng cho phù hợp với thực tế.
Trang 51
KẾT LUẬN
Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 giúp cho doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm đồng nhất đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các yêu cầu pháp lý khác; và nâng cao sự thoả mãn khách hàng qua việc áp dụng có hiệu lực hệ thống này, xây dựng các quá trình để cải tiến thường xuyên và phòng ngừa các sai lỗi.
Tập đoàn Hoa Sen nói chung và Phòng Kế hoạch Cung tiêu nói riêng đã áp dụng các yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008. Việc áp dụng các quy trình này tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu có những thuận lợi và khó khăn nhất định (nhận thức của nhân viên đối với việc áp dụng theo quy trình chưa cao, còn mang tính đối phó, một số quy trình chưa được cập nhật kịp thời, …). Do vậy, việc đào tạo để nâng cao nhận thức của nhân viên, đặc biệt lãnh đạo; đào tạo, hướng dẫn nhân viên thực hiện đúng theo quy trình; và rà soát lại các quy trình, cập nhật kịp thời để phù hợp thực tế … là những giải pháp quan trọng để việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 tại Phòng Kế hoạch Cung tiêu, Tập đoàn Hoa Sen được tốt hơn.
Trang 52
