Tiểu luận Quản trị chất lượng: Lợi ích khi áp dụng ISO 9000 tại công ty cổ phần nhựa Bình Minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC    TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

Tên đề tài:

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9000 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

GVPT : TS. NGÔ THỊ ÁNH

NHÓM : 5

1. Nguyễn Hữu Quý

2. Phạm Quốc Trung

3. Lê Thanh Hồng Ngọc

4. Huỳnh Thị Như Hiếu

5. Lưu Thị Ngọc

6. Nguyễn Thành Lộc

7. Phan Kim Ngân

8. Nguyễn Thị Bích Duyên

TP. HC M, tháng 08/2013

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

MỤC LỤC

CHƯƠNG I. TỔNG QUAN VỀ ISO 9000

1. Khái niệm về chất lượng và hệ thống đảm b ảo chất lư ợng ...................................................... 4

1.1. Khái niệm về chất lượng và tầm quan trọng của chất lư ợng ......................................... 4

1.1.1. Khái niệm về chất lư ợng .......................................................................................... 4

1.1.2. Tầm quan trọng của chất lượng .............................................................................. 5

1.2. Khái niệm v ề HTQLCL và tầm quan trọng của HTQLCL.......................................... 6

1.2.1. Khái niệm về hệ thống đảm bảo chất lượng........................................................ 6

1.2.2. Tầm q uan trọng của HTQLCL.............................................................................. 7

2. Những nét chính về HTQLCL t heo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008............................ 9

2.1. Giới thiệu về tổ chứ c quốc tế ISO và bộ tiêu chuẩn ISO 9000 ................................... 9

2.1.1. Giới thiệu về tổ chức ISO...................................................................................... 9

2.1.2. Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000.................................................................. 9

2.2. Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ..................................................................... 12

2.2.1. Các yêu cầu của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001..................................... 12

2.2.2. Các nguy ên t ắc đảm bảo chất lượng của tiêu chuẩn ISO 9001:2008............. 12

2.3. Các bước áp dụng ISO 9000 trong tổ chức ............................................................... 14

2.4. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 ............................................ 16

CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP

NHỰA BÌNH MINH

1. Giới thiệu về Công ty CP Nhự a Bình Minh ............................................................................. 17

2. Thực trạng t ại Công ty CP Nhựa Bình M inh trước khi thự c hiện ISO 9000 ....................... 21

3. Chính sách chất lượng của Công ty CP Nhự a Bình Minh...................................................... 22

4. Hệ thống đảm bảo chất lượng theo hệ thống ISO 9001:2008 của Công ty CP Nhựa

CHĐ3K22 – NHÓM 5

Bình Minh ......................................................................................................................................... 23

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

4.1. Yêu cầu chung ................................................................................................................... 23

4.2. Hệ thống tài liệu ................................................................................................................ 26

4.2.1. Khái quát................................................................................................................ 26

4.2.2. Sổ t ay chất lư ợng .................................................................................................. 26

4.2.3. Kiểm soát tài liệu.................................................................................................. 26

4.2.4. Kiểm soát hồ sơ .................................................................................................... 27

5. Những lợi ích và khó khăn của Công ty CP Nhựa Bình Minh trong quá trình thực

hiện ISO ........................................................................................................................................ 27

5.1. Lợi ích............................................................................................................................... 27

5.1.1. Lợi ích về mặt thị trường ..................................................................................... 27

5.1.2 Lợi ích đối với quản lý nội bộ trong công ty...................................................... 28

5.1.3 Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong công ty ...... 30

5.1.4 Tăng lượng hàng hóa bán ra thị trư ờng .............................................................. 32

5.1.5 Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mu a vào .................................................... 33

5.2. Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO ......................................................................... 33

5.2.1 Lãnh đạo chưa quan tâm đến việc duy trì HTQLCL ........................................ 33

5.2.2 Nhân viên khó thay đổi thói quen, thự c hiện quy trình m ột cách đối phó ..... 34

5.2.3 Nhiều quy trình, thủ tục phứ c t ạp rườm rà ......................................................... 35

5.2.4 Nhân viên chưa nắm bắt kịp và chưa thực hiện chính xác quy tr ình .............. 35

5.2.5 Khó khăn khi thự c hiện cải tiến liên tục ............................................................. 36

5.2.6 Phân công công việc bị chồng chéo .................................................................... 37

5.2.7 Đào tạo nhân viên mới gây mất nhiều thời gian cho người quản lý trực

tiếp ..................................................................................................................................... 37

6. Những biện pháp giúp vượt qua khó khăn ............................................................................... 37

6.1. Giải pháp đối với cam kết của lãnh đạo............................................................... 37

CHĐ3K22 – NHÓM 5

6.2. Giải pháp đối với vấn đề nhân viên thự c hiện quy trình một cách đối phó..... 38

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

6.3. Giải pháp đối với quy trình thủ tục rườm ra, chưa sát thự c t ế .......................... 39

6.4. Giải pháp đối với việc nhân viên chưa nắm bắt quy trình và giải pháp cho

việc đào tạo làm mất thời gian của người quản lý ...................................................... 40

6.5. Giải pháp đối với việc phân công chồng chéo .................................................... 41

6.6. Giải pháp đối việc duy trì sự cải tiến ................................................................... 41

CHĐ3K22 – NHÓM 5

Phụ lục 1 Phụ lục 2

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ISO 900 0

1. KHÁI NIỆM VỀ CHẤT LƯ ỢNG VÀ HỆ THỐ NG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG

1.1. Khái niệm về chất lượng và tầm quan trọng của chất lượng

1.1.1. Khái niệm về chất lượng

Chất lượng là một khái niệm đã được sử dụng từ lâu nhưng vẫn có nhiều ý nghĩa

khác nhau tùy theo đối tượng sử dụng. Người sản xuất coi chất lượng là điều họ

phải làm để đáp ứng các qui định và yêu cầu do khách hàng đặt ra, để được khách

hàng chấp nhận. Chất lượng được so sánh với chất lượng của đối thủ cạnh tranh và

đi kèm theo các chi phí, giá cả. Để thống nhất một khái niệm chung về chất lượng,

Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO, đã đưa ra định nghĩa sau: “Chất lượng là

mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng yêu cầu” (ISO 9001:2008).

Từ định nghĩa trên có thể rút ra một số đặc điểm sau đây của khái niệm chất

lượng:

a. Chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu. Nếu một sản phầm vì lý do

nào đó mà không được nhu cầu chấp nhận thì phải bị coi là có chất lượng

kém, cho dù trình độ công nghệ để chế tạo ra sản phẩm đó có thể rất hiện

đại. Đây là một kết luận then chốt và là cơ sở để các nhà chất lượng định ra

chính sách, chiến lược kinh doanh của mình.

b. Do chất lượng được đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn luôn biến

động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không gian,

điều kiện sử dụng.

c. Khi đánh giá chất lượng của một đối tượng, phải xét và chỉ xét đến mọi đặc

tính của đối tượng có liên quan đến sự thỏa mãn những nhu cầu cụ thể. Các

nhu cầu này không chỉ từ phía khách hàng mà còn từ các bên có liên quan,

ví dụ như các yêu cầu mang tính pháp chế, nhu cầu của cộng đồng xã hội.

d. Nhu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới dạng các qui định, tiêu chuẩn

nhưng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng chỉ

có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện được trong chúng trong

CHĐ3K22 – NHÓM 5

quá trình sử dụng.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

e. Chất lượng không phi chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà ta vẫn

hiểu hàng ngày. Chất lượng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá

trình.

Khái niệm chất lượng trên đây được gọi là chất lượng theo nghĩa hẹp. Rõ ràng khi

nói đến chất lượng, các yếu tố giá cả và dịch vụ sau khi bán, vấn đề giao hàng

đúng lúc, đúng thời hạn đó là những vấn đề mà khách hàng nào cũng quan tâm sau

khi thấy sản phẩm mà họ định mua thỏa mãn nhu cầu của họ.

1.1.2. Tầm quan trọng của chất lượng

1.1.2.1. Chất lượng là sự sống còn của doanh nghiệp

Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như hiện nay, chất lượng sản phẩm

trở thành một trong những chiến lược quan trọng nhất làm tăng năng lực

cạnh tranh của doanh nghiệp.

 Chất lượng tạo ra sức hấp dẫn thu hút người mua.

 M ỗi sản phẩm có rất nhiều các thuộc tính chất lượng khác nhau. Các

thuộc tính này được coi là một trong những yếu tố cơ bản tạo nên lợi thế

cạnh tranh của mối doanh nghiêp. Khách hàng quyết định lựa chọn mua

hàng vào những sản phẩm có thuộc tính phù hợp với sở thích, nhu cầu và

khả năng, điều kiện sử dụng của mình. Họ so sánh các sản phẩm cùng

loại và lựa chọn loại hàng nào có những thuộc tính kinh tế - kỹ thuật thỏa

mãn những mong đợi của họ ở mức cao hơn. Bởi vậy sản phẩm có các

thuộc tính chất lượng cao là một trong nhữngcăn cứ quan trọng cho

quyết định mua hàng và nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

 Nâng cao vị thế, tạo uy tín, danh tiếng là cơ sở cho sự phát triển lâu dài

cho doanh nghiêp trện thị trường.

1.1.2.2. Chất lượng luôn là một trong những nhân tố quan trọng quyết

định khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

 Khi sản phẩm chất lượng cao, ổn định đáp ứng được nhu cầu của khách

hàng sẽ tạo ra một biểu tượng tốt, tạo ra niềm tin cho khách hàng vào

CHĐ3K22 – NHÓM 5

nhãn mác của sản phẩm. Nhờ đó uy tín và danh itếng của doanh nghiệp

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

được nâng cao, có tác động to lớn đến quyết định lựa chọn mua hàng của

khách hàng.

 Tăng chất lượng sản phẩm tương đương với tăng năng suất lao động xã

hội.

 Nâng cao chất lượng sản phẩm còn là biện pháp hữu hiệu kết hợp các lợi

ích của doanh nghiệp, người tiêu dùng, xã hội, và người lao động.

1.2. Khái niệm về hệ thống đảm bảo chất lượng (HTQLCL) và tầm quan trọng

của HTQ LCL

1.2.1. Khái niệm về HTQLCL

Chất lượng không phải là một kết qủa ngẫu nhiên mà là kết qủa của sự tác động

của hàng loạt yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn đạt được chất lượng

mong muốn cần phải quản lý một cách đúng đắn các yếu tố này. Hoạt động quản

lý trong lĩnh vực chất lượng được gọi là đảm bảo chất lượng.

Đảm bảo chất lượng đã được áp dụng trong mọi ngành công nghiệp, không chỉ

trong sản xuất mà trong mọi lĩnh vực, trong mọi loại hình công ty, qui mô lớn đến

qui mô nhỏ. Đảm bảo chất lượng là các hoạt động có phối hợp nhằm định hướng

và kiểm soát một tổ chức về chất lượng. Việc định hướng và kiểm soát về chất

lượng thường bao gồm lập chính sách, mục tiêu, hoạch định, kiểm soát, đảm bảo

và cải tiến chất lượng

Trong điều kiện kinh tế ngày nay, để cạnh tranh và duy trì được chất lượng với

hiệu quả kinh tế cao, đạt được mục tiêu đã đề ra, công ty phải có chính sách hợp

lý, một cơ cấu tổ chức và nguồn lực phù hợp, trên cơ sở này xây dựng một hệ

thống quản lý có hiệu quả và hiệu lực. Hệ thống này phải xuất phát từ quan điểm

hệ thống, đồng bộ, giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến chất lượng, thỏa mãn khách

hàng và những bên có liên quan. Hệ thống đảm bảo chất lượng là một tập hợp các

yếu tố có liên quan và tương tác để lập chính sách và mục tiêu chất lượng và đạt

được các mục tiêu đó.

Hệ thống đảm bảo chất lượng (QMS) được tiêu chuẩn ISO 9000:2005 định nghĩa

là "Hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ chức về chất lượng". Đây

CHĐ3K22 – NHÓM 5

là hệ thống giúp các tổ chức/doanh nghiệp đáp ứng một cách ổn định các yêu cầu

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

của khách hàng và cao hơn nữa là vượt quá mong đợi của khách hàng về chất

lượng sản phẩm và dịch vụ.

Hệ thống đảm bảo chất lượng bao gồm xây dựng chính sách chất lượng, hoạch

định cơ cấu, trách nhiệm và quy trình chất lượng của tổ chức. Nó cũng bao gồm

việc kiểm tra thực hiện các quy trình này và tập trung vào sự cải tiến liên tục hệ

thống.

1.2.2. Tầm quan trọng của HTQ LCL

Một hệ thống QLCL được xây dựng và hoạt động tốt sẽ mang lại một số lợi ích cơ

bản:

- Kiểm soát tốt các hoạt động của tổ chức từ đầu vào đến đầu ra theo mục tiêu

chung của tổ chức, hay nói cách khác HTQLCL này giúp cho việc quản lý

doanh nghiệp, tổ chức được thống nhất.

- Khi HTQLCL được kiểm soát và hoạt động tốt sẽ tạo ra sản phẩm, dịch vụ có

chất lượng tốt với chi phí thấp nhất, an toàn và đảm bảo chất lượng. Hệ thống

đảm bảo chất lượng là một trong những bằng chứng chứng minh với khách

hang về chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp, giúp khách hang có thể tin

tưởng về năng lực sản xuất cũng như mọi chất lượng về sản phẩm.

- Giúp doanh nghiệp, tổ chức liên tục cải tiến sản phẩm, dịch vụ có khả năng

cạnh tranh cao và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng.

- HTQLCL dựa trên mục tiêu chung và sự phòng ngừa, kiểm soát các công cụ

giúp doanh nghiệp dự báo và hạn chế những biến động trong và bên ngoài tổ

chức, và đặc biệt là lôi cuốn mọi người trong doanh nghiệp củng tham gia.

- Nâng cao sự tin tưởng nội bộ nhờ mục tiêu rõ rang, các quá trình có hiệu lực và

các phản hồi với nhân viên về hiệu quả hoạt động của hệ thống, các nhân viên

được đào tạo tốt hơn, nâng cao tinh thần của nhân viên nhờ sự hiểu rõ đóng góp

với mục tiêu chất lượng, đào tạo thích hợp, trao đổi thông tin hiệu quả và sự

lãnh đạo.

- Khuyến khích sự cởi mở trong tiếp cận các vấn đề chất lượng, nhờ đó khả năng

CHĐ3K22 – NHÓM 5

lặp lại ít hơn, tạo cơ sở cho hoạt động chứng nhận, công nhận và thừa nhận.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

- Được sự đảm bảo của bên thứ ba, vượt qua rào cản kỹ thuật trong thương mại,

tạo cơ hội cho quảng bá thương hiệu.

- Đạt được sự thoả mãn khách hàng và các bên liên quan trong đó có yếu tố bảo

vệ môi trường. Không thể nói một tổ chức đảm bảo chất lượng tốt lại vi phạm

pháp luật về môi trường, bởi đảm bảo chất lượng là quản lý quá trình, các quá

trình sản xuất, chế biến, xử lý chất thải đều phải được quản lý, cải tiến liên tục

nhằm đạt yêu cầu bảo vệ môi trường. Sự thoả mãn của khách hàng chính là sự

hài lòng và niềm tin của khách hàng đối với những sản phẩm, dịch vụ mà tổ

chức cung cấp.

- Tạo dựng và phát triển được văn hoá chất lượng của tổ chức. Đảm bảo chất

lượng trở thành ý thức tự giác của mỗi người trong hoạt động vì mục tiêu phát

triển tổ chức. M ột tổ chức đảm bảo chất lượng tốt chính là phát huy được vai

trò của lãnh đạo và huy động được sự tham gia của mọi thành viên trong tổ

chức. Mỗi thành viên đều được sự quan tâm của lãnh đạo, đảm bảo nâng cao

đời sống vật chất và tinh thần. Họ thấy tự hào khi là thành viên trong tổ chức.

Họ sống và làm việc vì "màu cờ sắc áo" của tổ chức. Thông qua hoạt động đảm

bảo chất lượng tốt sẽ cho ra những sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thoả mãn khách

hàng và các bên quan tâm. Điều đó chính là tổ chức luôn có trách nhiệm với xã

hội, cộng đồng. Đó cũng là cơ sở nền tảng, cốt lõi cho sự trường tồn của một tổ

CHĐ3K22 – NHÓM 5

chức.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

2. NHỮNG NÉT CHÍNH VỀ HTQ LCL THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ ISO

9001:2008

2.1. Giới thiệu về tổ chức quốc tế ISO và bộ tiêu chuẩn ISO 9000

2.1.1 Giới thiệu về tổ chức ISO

ISO là một tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa (International Organization for

Standardization), là tổ chức phi chính phủ, ra đời và hoạt động chính thức vào

ngày 23/02/1947. Trụ sở chính của ISO tại Thụy Sĩ, sử dụng ba ngôn ngữ chính là

tiếng Anh, Pháp, và Tây Ban Nha. Nhiệm vụ của ISO là thúc đẩy sự phát triển của

vấn đề tiêu chuẩn hóa và những hoạt động có liên quan nhằm tạo điều kiện thuận

lợi cho việc trao đổi hàng hóa, dịch vụ quốc tế và sự hợp tác phát triển trong các

lĩnh vực trí tuệ, khoa học, kĩ thuật và mọi lĩnh vực khác, trừ điện - điện tử. Việt

Nam gia nhập tổ chức ISO vào năm 1977 và là thành viên thứ 72 của tổ chức ISO.

Năm 1966, lần đầu tiên Việt Nam được bầu vào ban chấp hành của ISO với nhiệm

kỳ 2 năm.

2.1.2. Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9000

2.1.2.1. Khái niệm

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn về Hệ thống đảm bảo chất lượng ,

đưa ra các nguyên tắc về quản lý, tập trung vào việc phòng ngừa / cải tiến,

chỉ đưa ra các yêu cầu cần đáp ứng, và áp dụng cho tất cả các loại hình tổ

chức.

2.1.2.2. Lịch sử hành thành:

ISO 9000 là một bộ tiêu chuẩn về hệ thống đảm bảo chất lượng, được ban

hành chính thức năm 1987, nhưng thực tế nó đã được hình thành từ rất lâu

sau đại chiến 2 ở Anh Quốc và các nước Châu Âu khác cũng như Bắc Mỹ.

Năm 1955, Hiệp ước Bắc Đại tây dương đưa ra các tiêu chuẩn về chất

lượng cho tàu APOLO của Nasa, máy bay Concorde của Anh- Pháp.... Năm

1969 Anh, Pháp thừa nhận lẫn nhau về tiêu chuẩn quốc phòng với các hệ

thống đảm bảo chất lượng của người thầu phụ thuộc vào các thành viên của

CHĐ3K22 – NHÓM 5

NA TO.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

 Năm 1972, Viện tiêu chuẩn Anh ban hành tiêu chuẩn BS 4891 – Hướng

dẫn đảm bảo chất lượng.

 Năm 1979, Viện tiêu chuẩn Anh ban hành tiêu chuẩn BS 5750 – Tiền thân

của ISO 9000.

 Năm 1087, ISO công bố lần đầu tiên bộ ISO 9000 khuyến cáo áp dụng

trong các nước thành viên và trên toàn thế giới.

 Năm 1994, Bộ ISO 9000 được tu chỉnh lại và bổ xung thêm một số tiêu

chuẩn mới.

 Năm 2000, Bộ ISO 9000 được tu chỉnh nói trên lại được sửa đổi lần nữa

và ban hành.

2.1.2.3. ISO 9000 phiên bản 2000

Bộ ISO 9000:2000 bao gồm 4 bộ tiêu chuẩn chủ yếu như sau:

 Bộ ISO 9000:2000 mô tả cơ sở của hệ thống đảm bảo chất lượng và giải

thích các thuật ngữ.

 Bộ ISO 9001:2000 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản

lýchất lượng của một tổ chức thay cho các bộ ISO 9001/9002/9003:94.

 Bộ ISO 9004:2000 hướng dẫn cải tiến việc thực hiện hệ thống đảm bảo

chất lượng.

 Bộ ISO 19011:2001 hướng dẫn đánh giá hệ thống đảm bảo chất lượng

vàhệ thống quản lý môi trường.

Đối với nước ta hiện nay bộ ISO được coi như là một quy trình công nghệ quản lý

mới, giúp cho mỗi tổ chức có khả năng tạo ra sản phẩm (dịch vụ) có chất lượng

thảo mãn lợi ích khách hàng. Bộ ISO 9000 có thể được áp dụng cho bất kỳ một

loại hình tổ chức nào (doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, cơ quan hành

chính....). Chính vì vậy, mỗi một nước, mỗi ngành phải có sự nhận thức vận dụng

cho phù hợp.

ISO 9001 là tiêu chuẩn trung tâm của bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm:

CHĐ3K22 – NHÓM 5

- ISO 9000 – Hệ thống đảm bảo chất lượng – Cơ sở và từ vựng.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

ISO 9001 – Hệ thống đảm bảo chất lượng – Các yêu cầu. -

ISO 9004 – Hệ thống đảm bảo chất lượng – Huớng dẫn cải tiến. -

ISO 9001 đưa ra các yêu cầu chung đối với một hệ thống đảm bảo chất lượng, áp

dụng cho mọi tổ chức với quy mô, loại hình khác nhau. ISO 9001 được xây dựng

theo phương pháp tiếp cận theo quá trình, dựa trên mô hình PDCA:

- Plan – Hoạch định.

- Do – Thực hiện.

- Check – Kiểm tra.

- Act – Cải tiến.

và 8 nguyên tắc đảm bảo chất lượng, được coi là 8 nguyên tắc vàng :

- Hướng vào khách hàng.

- Sự lãnh đạo.

- Sự tham gia của mọi người.

- Tiếp cận theo quá trình.

- Cách tiếp cận hệ thống trong quản lý.

- Cải tiến liên tục.

- Quyết định dựa trên sự kiện.

- Quan hệ cùng có lợi với nhà cung ứng.

Nó là sự kết hợp giữa khoa học quản lý, các lý thuyết hiện đại về kinh tế kết hợp

với thực tiễn quản lý kinh tế, đảm bảo chất lượng trên thế giới.

Ngoài ra, ISO 9001 cũng ban hành một số tiêu chuẩn hoặc hướng dẫn, tài liệu kỹ

thuật trong các lĩnh vực đặc thù như công nghiệp sản xuất ô tô, xăng dầu... Các tài

liệu này chính là tiêu chuẩn ISO 9001 diễn giải trong các ngành, lĩnh vực đặt thù.

Có thể tham khảo các tài liệu như ISO/TS 16949 trong ngành ô tô, ISO/TS 29000

CHĐ3K22 – NHÓM 5

trong ngành xăng dầu...

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH 2.2. Giới thiệu bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

2.2.1. Các yêu cầu của HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001

Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống đảm bảo chất

lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống theo cáo yêu cầu của tiêu chuẩn

này, cụ thể:

- Yêu cầu 1: Xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống đảm bảo chất lượng

và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức.

- Yêu cầu 2: Xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này.

- Yêu cầu 3: Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận

hành và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực.

- Yêu cầu 4: Đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc

vận hành và theo dõi các quá trình này.

- Yêu cầu 5: Theo dõi, đo lường khi thích hợp và phân tích các quá trình này

- Yêu cầu 6: Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải

tiến liên tục các quá trình này.

Tổ chức phải quản lý các quá trình theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Khi tổ

chức chọn nguồn bên ngoài cho bất kỳ quá trình nào ảnh hưởng đến sự phù hợp

của sản phẩm với các yêu cầu, tổ chức phải đảm bảo kiểm soát được những quá

trình do. Cách thức và mức độ kiểm soát cần áp dụng cho những quá trình sử dụng

nguồn bên ngoài này phải được xác định trong hệ thống đảm bảo chất lượng.

2.2.2. Các nguyên tắc đảm bảo chất lượng của tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Để lãnh đạo và điều hành thành công một tổ chức, có định huớng kiểm soát tổ

chức một cách hệ thống và rõ ràng, và quan trọng là có thể đạt đuợc thành công

trong việc áp dụng và duy trì HTQTCL thì truớc hết các cấp lãnh đạo cần nhận

biết 8 nguyên tắc của HTQTCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008, có như vậy thì

lãnh đạo mới có thể vận dụng và dẫn dắt các cấp, các bộ phận hiểu và vận dụng

thành thạo, sáng tạo. Điều này tạo nên giá trị cốt lõi, tạo nên thành công của doanh

CHĐ3K22 – NHÓM 5

nghiệp.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

Nguyên tắc 1: Định hướng bởi khách hàng

Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng của mình và vì thế cần hiểu các nhu cầu

hiện tại và tương lai của khách hàng, để không chỉ đáp ứng mà còn phấn đấu vượt

cao hơn sự mong đợi của họ.

Nguyên tắc 2: Sự lãnh đạo

Lãnh đạo thiết lập sự thống nhất đồng bộ giữa mục đích và đường lối của doanh

nghiệp. Lãnh đạo cần tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trong doanh nghiệp để

hoàn toàn lôi cuốn mọi người trong việc đạt được cắc mục tiêu của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người

Con người là nguồn lực quan trọng nhất của một doanh nghiệp và sự tham gia đầy

đủ với những hiểu biết và kinh nghiệm của họ rất có ích cho doanh nghiệp.

Nguyên tắc 4: Quan điểm quá trình

Kết quả mong muốn sẽ đạt được một cách hiệu quả khi các nguồn và các hoạt

động có liên quan được quản lý như một quá trình.

Nguyên tắc 5: Tính hệ thống

Việc xác định, hiểu biết và quản lý một hệ thống các quá trình có liên quan lẫn

nhau đối với mục tiêu đề ra sẽ đem lại hiệu quả của doanh nghiệp.

Nguyên tắc 6: Cải tiên liên tục

Cải tiến liên tục là mục tiêu, đồng thời cũng là phương pháp của mọi doanh

nghiệp. M uốn có được khả năng cạnh tranh và mức độ chất lượng cao nhất, doanh

nghiệp phải liên tục cải tiến.

Nguyên tắc 7: Quyết định dựa trên sự kiện

Mọi quyết định và hành động của hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có

hiệu quả phải được xây đựng dựa trên việc p hân tích dữ liệu và thông tin.

Nguyên tắc 8: Quan hệ hợp tác cùng có lợi với người cung ứng

Doanh nghiệp và người cung ứng phụ thuộc lẫn nhau, và mối quan hệ tương hỗ

CHĐ3K22 – NHÓM 5

cùng có lợi sẽ nâng cao năng lực của cả hai bên để tạo ra giá trị.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH 2.3. Các bước áp dụng hệ thống ISO 9000 trong doanh nghiệp

Tùy thuộc vào tính chất của công ty và tư vấn viên cho công ty, từng công ty có

những cách thức áp dụng khác nhau. Tuy nhiên cở bản quá trình áp dụng tiêu

chuẩn ISO 9001:2008 trong doanh nghiệp theo trình tự các bước sau:

Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn và xác định phạm vi áp dụng. Bước đầu tiên khi bắt

tay vào việc xây dựng và áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000

là phải thấy được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo

doanh nghiệp cần định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác

định mục tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình

đem lại lợi ích thiết thực cho tổ chức.

Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000. Việc áp dụng ISO 9000

có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành

dự án sao cho có hiệu quả. Nên có một ban chỉ đạo ISO 9000 tại doanh nghiệp,

bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp

dụng ISO 9000. Cần bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng để thay lãnh

đạo trong việc chỉ đạo áp dụng hệ thống quản lý ISO 9000 và chịu trách nhiệm

trước lãnh đạo về các hoạt động chất lượng.

Bước 3: Ðánh giá thực trạng của doanh nghiệp và so sánh với tiêu chuẩn. Ðây là

bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của doanh nghiệp để đối chiếu với

các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9000, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng,

những hoạt động nào tổ chức đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động

nào chưa có để từ đó xây dựng nên kế hoạch chi tiết để thực hiện. Sau khi đánh

giá thực trạng, công ty có thể xác định được những gì cần thay đổi và bổ sung để

hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn.

Bước 4: Thiết kế và lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9000. Thực hiện

những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống

chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000. Cần xây dựng và hoàn chỉnh tài liệu

CHĐ3K22 – NHÓM 5

theo yêu cầu của tiêu chuẩn, ví dụ:

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH



Xây dựng sổ tay chất lượng



Lập thành văn bản tất cả các quá trình và thủ tục liên quan

Xây dựng các hướng dẫn công việc, quy chế, quy định cần thiết.

Bước 5: áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000

Công ty cần áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực và



hiệu quả của hệ thống. Trong bước này cần thực hiện các hoạt động sau:

Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về



ISO 9000.

Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ



tục đã được viết ra.

Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào và thực hiện theo đúng chức



năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.

Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các

hoạt động khắc phục đối với sự không phù hợp.

Bước 6: Ðánh giá nội bộ và chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận. Việc chuẩn bị cho



đánh giá chứng nhận bao gồm các bước sau:

Ðánh giá trước chứng nhận: Ðánh giá trước chứng nhận nhằm xác định

xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được

thực hiện một cách có hiệu quả không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc

phục. Việc đánh giá trước chứng nhận có thể do chính công ty thực hiện hoặc do



tổ chức bên ngoài thực hiện.

Lựa chọn tổ chức chứng nhận: Tổ chức chứng nhận hay đánh giá của bên

thứ ba là tổ chức đã được công nhận cho việc thực hiện đánh giá và cấp chứng

nhận phù hợp với tiêu chuẩn phù hợp ISO 9000. Về nguyên tắc, mọi chứng chỉ

ISO 9000 đều có giá trị như nhau không phân biệt tổ chức nào tiến hành cấp.

CHĐ3K22 – NHÓM 5

Công ty có quyền lựa chọn bất kỳ tổ chức nào để đánh giá và cấp chứng chỉ.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

Bước 7: Tiến hành đánh giá chứng nhận. Tổ chức chứng nhận đã được công ty

lựa chọn tiến hành đánh giá chứng nhận chính thức hệ thống chất lượng của công

ty.

Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau khi chứng nhận. ở giai đoạn này cần tiến

hành khắc phục các vấn đề còn tồn tại phát hiện quan đánh giá chứng nhận và tiếp

tục thực hiện các hoạt động theo yêu cầu của tiêu chuẩn để duy trì và cải tiến

không ngừng hệ thống chất lượng của công ty.

2.4. Lợi ích của việc áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Thỏa mãn khách hàng, thu hút và tăng lượng khách hàng.

- Giảm thiểu các chi phí vận hành - thông qua việc nhận diện các quá trình, phân

bổ các nguồn lực tối thiểu cho các quá trình và thiết lập mối tương tác hợp lý phù

hợp với tổ chức, giữa các quá trình đó.

- Cải tiến các mối quan hệ nhà đầu tư - bao gồm nhân viên, khách hàng và nhà

cung cấp.

- Phù hợp luật pháp - bằng việc hiểu thấu các qui định, luật pháp tác động như thế

nào lên tổ chức và khách hàng của họ.

- Cải tiến việc quản lý rủi ro - thông qua việc nhận diện, truy tìm nguyên nhân gốc

rễ của các rủi ro và đưa ra những hành động phù hợp với mô hình của tổ chức để

loại bỏ chúng một cách có hiệu quả.

- Chứng minh khả năng uy tín của doanh nghiệp - bằng việc thẩm tra độc lập dựa

trên các tiêu chuẩn được công nhận.

- Khả năng chiến thắng các doanh nghiệp khác đặc biệt khi các qui định mua hàng

CHĐ3K22 – NHÓM 5

yêu cầu chứng nhận như điều kiện để cung cấp.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG ISO 900 1:2008 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH

1. GIỚ I THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰ A BÌNH MINH

 Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN NH ỰA BÌNH MINH.

 Tên tiếng Anh: BINHM INH PLASTICS JOIN T-STOCK COMPA NY (BM

PLASCO)

 M ã giao dịch trên Sàn giao dịch chứng khoán TP.Hồ Chí Minh (HOSE): BMP.

 Ngày thành lập: 16/11/1977.

 Trụ sở chính: 240 đường Hậu Giang, Quận 6, Thành phố Hồ Chí M inh.

 Điện thoại: +84.8.39690973. Fax. : +84.8.9606814.

 Email: binhminhplas@hcm.fpt.vn

 Website: http://ww w.binhminhplastic.com

 Ngành nghề sản xuất kinh doanh chính: sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu

nguyên liệu, thiết bị và sản phẩm dân dụng và công nghiệp ngành chất dẻo.

 Vốn điều lệ: 349 tỷ đồng Việt Nam.

 Các nhà máy sản xuất, đơn vị thành viên, chi nhánh:

- Nhà máy 01: số 240 đường Hậu Giang, Quận 6, Thành phố Hồ Chí M inh.

- Nhà máy 02: số 7, đường số 2, KCN Sóng Thần 1, tỉnh Bình Dương.

- Công ty TNHH một thành viên nhựa Bình M inh miền Bắc: Đường D1, Khu

D, KCN Phố Nối A, tỉnh Hưng Yên.

- Chi nhánh Nhựa Bình Minh Long An: KCN Vĩnh Lộc 2, tỉnh Long An.

 Sản phẩm chính :

- Ống & phụ tùng ống PVC-U (Đường kính: DN 20mm – DN 630mm).

- Ống & phụ tùng ống HD PE (Đường kính: DN 20mm – DN 1200mm).

- Ống & phụ tùng ống PP-R (Đường kính: DN 20mm – DN160mm).

CHĐ3K22 – NHÓM 5

- Bình phun thuốc trừ sâu (Dung tích: 10 lít – 5 lít – 1,5 lít).

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

- Mũ bảo hộ lao động.

- Sản phẩm nhựa kỹ thuật.

 Thiết bị & công nghệ chủ yếu: đùn, thổi, p hun, trộn.

 Xuất xứ thiết bị chính : Đức, Áo, Ý, Hàn Quốc, Đài Loan.

 Hệ thống đảm bảo chất lượng: ISO9001:2008.

 Hệ thống quản lý môi trường: ISO14001:2004.

 Hệ thống các chứng nhận chất lượng và giải thưởng thương hiệu:

- Chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn quốc tế ISO và tiêu chuẩn quốc

gia TCVN cho sản phẩm Ống & phụ tùng ống PVC-U và HDPE.

- Chương trình Thương hiệu quốc gia 2008 – 2010.

- Danh hiệu Hàng Việt Nam chất lượng cao 1996 – 2012.

- Giải thưởng Sao vàng đất Việt 2003 – 2011.

 Khách hàng chủ yếu: Ngành xây dựng dân dụng - Ngành cấp, thoát nước -

Ngành xây dựng công nghiệp - Ngành nông nghiệp và thủy lợi - Ngành giao

thông công chánh - Ngành bưu chính viễn thông - Ngành điện lực.

 Khen thưởng cấp nhà nước:

- Huân chương Độc lập hạng 2, 3.

- Huân chương Lao động hạng 1, 2, 3.

 Nhãn hiệu hàng hóa được bảo hộ độc quyền từ năm 1991:

Theo Quyết định số 1488/QĐ -UB ngày 16 tháng 11 năm 1977 của Ủy Ban

Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh chấp nhận hai Công ty ống nhựa hoá học

Việt Nam (Kepivi) và Công ty Nhựa Kiều Tinh công tư hợp doanh với Nhà

nước lấy tên là “Nhà máy Công tư Hợp doanh Nhựa Bình Minh” trực thuộc

Tổng Công ty Công nghệ phẩm – Bộ Công nghiệp nhẹ. Sản phẩm chủ yếu của

nhà máy là sản xuất hàng nhựa gia dụng như thau, xô, chậu… Nhà máy phải

vượt qua những khó khăn của thời bao cấp khi không có nguồn cung cấp

CHĐ3K22 – NHÓM 5

nguyên vật liệu.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

Đến năm 1986, Nhà máy chạy những mét ống UN ICEF đầu tiên, làm tiền đề

cho việc chuyển thành Công ty chuyên sản xuất ống nhựa sau này. Năm 1988,

Nhà máy đầu tư 04 dàn thiết bị đùn ống của Hàn Quốc để đẩy mạnh hoạt động

sản xuất ống nhựa.

Ngày 08 tháng 02 năm 1990 Bộ Công nghiệp nhẹ ra Quyết định số 86/CNn-

TCLĐ về việc thành lập “Xí nghiệp Khoa học Sản xuất Nhựa Bình Minh” trên

cơ sở thành lập lại “Nhà máy Công tư Hợp doanh Nhựa Bình Minh”. Xí nghiệp

là đơn vị thành viên trực thuộc Liên hiệp Sản xuất – Xuất Nhập khẩu nhựa – Bộ

Công nghiệp nhẹ (tiền thân của Tổng Công ty Nhựa Việt Nam – VINAPLAST)

với nhiệm vụ chủ yếu là nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật

mới vào ngành gia công chất dẻo, tổ chức sản xuất thực nghiệm các loại sản

phẩm mới.

Ngày 24 tháng 03 năm 1994 Uy Ban Nhân dân TP. Hồ Chí Minh ra quyết định

số 842/QĐ -UB-CN về việc quốc hữu hoá Xí nghiệp Khoa học Sản xuất Nhựa

Bình Minh và chuyển đổi thành Doanh nghiệp Nhà nước. Ngày 03 tháng 11

năm 1994 Bộ Công nghiệp nhẹ ra Quyết định số 1434/CNn-TCLĐ về việc

thành lập Doanh nghiệp Nhà nước là “Công ty Nhựa Bình Minh”, trực thuộc

Tổng Công ty Nhựa Việt Nam với ngành nghề kinh doanh là sản xuất các sản

phẩm chính là ống nhựa, bình phun thuốc trừ sâu, dụng cụ y tế, các sản phẩm

nhựa kỹ thuật. Đến giai đoạn này Nhựa Bình M inh đã được thị trường biết đến

như một doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực ống nhựa tại thị trường Việt

Nam. Năm 1995 lần đầu tiên Công ty ứng dụng công nghệ dryblend (sản xuất

từ bột) trong sản xuất ống nhựa uPVC.

Ngày 04/12/2003 Bộ Công nghiệp ra Quyết định số 209/2003/QĐ -BCN về việc

chuyển Công ty Nhựa Bình Minh thành Công ty Cổ phần Nhựa Bình M inh.

Ngày 26/12/2003 Công ty tiến hành Đại hội cổ đông lần đầu tiên thành lập

Công ty Cổ phần Nhựa Bình Minh và đến ngày 02/01/2004 “Công ty Cổ phần

Nhựa Bình M inh” đã chính thức đăng ký kinh doanh và đi vào hoạt động dưới

hình thức Công ty cổ phần. Ngày 11/07/2006 Công ty Cổ phần Nhựa Bình

CHĐ3K22 – NHÓM 5

Minh chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh đã trở thành một trong những doanh nghiệp

nhựa hàng đầu và có uy tín lớn trong ngành công nghiệp nhựa Việt Nam.là

doanh nghiệp nhựa hàng đầu tại viêt nam chuyên sản xuất các sản phẩm ống

PVC cứng, PEHD (ống gân và ống trơn), phụ tùng ống, bình phun thuốc trừ

sâu, nón bảo hộ lao động và các sản phẩm nhựa kỹ thuật khác.

Các sản phẩm nhựa được sản xuất theo tiêu chuẩn ISO 4427 : 1996, TCVN

7305:2003 , BS 3505:1968, AS/NZS 1477:1996,... trên các dây chuyền thiết bị

hiện đại của các hãng nổi tiếng như KraussM affei, Cincinnati, Corma,...

Với hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và đội ngũ

cán bộ nhân viên lành nghề, có trình độ, có tâm huyết đang là ưu thế cạnh tranh

đáng kể của N hựa Bình Minh trên thương trường. Nhựa Bình Minh đã đạt được

sự tín nhiệm cao của khách hàng trong và ngoài nước. Nhựa Bình M inh đã đạt

nhiều giải thưởng trong nước, quốc tế và giải thưởng "Sao Vàng Đất Việt" dành

cho thương hiệu "Nhựa Bình Minh". Sản phẩm Nhựa Bình Minh liên tục được

bình chọn "Hàng Việt Nam Chất Lượng Cao" từ năm 1996 đến nay.

 Sơ đồ tổ chức Công ty CP Nhựa Bình Minh:

TỔNG GIÁM ĐỐC

ĐẠI DIỆN LÃNH ĐẠO

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC KINH DOANH

PHÒNG TIẾP THỊ

PHÒNG NHÂN SỰ

NHÀ MÁY 1

NHÀ MÁY 2

PHÒNG KINH DOANH

PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

PHÒNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH

PHÒNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG (QA)

PHÒNG ĐẦU TƯ NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN (R&D)

CHĐ3K22 – NHÓM 5

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

2. THỰC TRẠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH TRƯỚC

KHI THỰC HIỆN ISO 9000

 Phân công công việc có sự chồng chéo giữa các phòng ban.

Trong quá trình thực hiện công việc chưa có sự phân công rõ ràng giữa các phòng

ban, dẫn đến việc một số công việc có sự chồng chéo, cùng một công việc nhưng lại

có hai phòng cùng làm hoặc không phòng nào chịu làm và đùn đẩy công việc cho

nhau, dẫn đến phát sinh các mâu thuẫn, xung đột không đáng có. Giữa các phòng

ban không có sự phối hợp nhịp nhàng trong một số công việc dẫn đến quá trình thực

hiện công việc bị tắc lại.

 Chất lượng dịch vụ chưa làm thoả mãn yêu cầu của khách hàng.

Việc sản xuất cũng như đánh giá sản phẩm chưa thật chính xác, dẫn đến khi sản

phẩm đến tay khách hàng bị lỗi nhiều, không đảm bảo chất lượng khi đưa vào sử

dụng.

Trong nhiều trường hợp khi có khách hàng phàn nàn, việc xử lý, bồi thường thiệt

hại quá lâu, thủ tục rườm rà, làm khách hàng giảm lòng tin vào công ty.

 Không có đầy đủ các quy trình hướng dẫn cách thức thực hiện công việc nên

nhân viên mới gặp nhiều bỡ ngỡ, khó khăn.

Do đặc thù ngành sản xuất nên số lượng công nhân công nhật nghỉ việc và tuyển

dụng hàng năm tương đối lớn. Khi công nhân nghỉ việc, công ty bị thiếu hụt nhân

sự do đó cần tuyển thêm, nhưng nhân viên mới chưa thể đáp ứng ngay nhu cầu công

việc, cần phải học hỏi và nghiên cứu quy trình công việc. Tuy nhiên, công ty chưa

có bộ quy trình hướng dẫn đầy đủ cách thức thực hiện công việc, giải quyết các vấn

đề phát sinh, các quy định ban hành chưa rõ ràng, chồng chéo, dẫn đến việc nhân

viên mới tiếp xúc công việc chậm, khó khăn trong tìm hiểu công việc, xử lý công

việc gặp nhiều lỗi, khi gặp các vấn đề đơn giản hay phức tạp đều có xu hướng hỏi

ngay đồng nghiệp có kinh nghiệm. Tất nhiên, không phải lúc nào những người đi

trước đều có thời gian để chia sẽ kỹ càng và tận tình.

=> Do hoạt động của công ty thường khá phức tạp với sự tham gia của nhiều

CHĐ3K22 – NHÓM 5

người, nhiều bộ phận. M ỗi người phải chịu trách nhiệm về một phần việc nhất

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

định được phân công. Việc quy định rõ ràng bằng văn bản các nhiệm vụ và quy

trình thực hiện sẽ giúp điều hành toàn bộ hoạt động của Công ty được tốt hơn,

nâng cao hiệu quả hoạt động chung và đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ

áp dụng ISO là tăng cường biện pháp phòng ngừa sai hỏng, giảm thiểu các chi

phí ko cần thiết. Nhận thức mới về chất lượng, hình thành nề nếp làm việc tiên

tiến, trách nhiệm rõ ràng, không chồng chéo nhau. Quan hệ hợp tác giữa các

nhân viên, các cấp, phòng ban được tăng cường cải thiện, cùng hướng tới một

mục tiêu chung đảm bảo công ty là một cơ thể thống nhất.

Từ việc phân tích thực trạng công ty, công ty quyết định cần phải áp dụng tiêu

chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 nhằm đạt được các mục tiêu:

- Để các hoạt động có phối hợp nhằm định hướng và kiểm soát một tổ chức về mặt

chất lượng.

- Để hoạch định, kiểm soát, đảm bảo và cải tiến chất lượng.

- Để chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và

luật định một cách cụ thể.

- Nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.

3. CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢ NG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH

MINH

Chất lượng - yếu tố hàng đầu

Dịch vụ - thỏa mãn nhu cầu người mua

Bình Minh - thực hiện ISO

Mọi người - phấn khởi thi đua không ngừng

Cam kết - vì mục đích chung

Liên tục cải tiến - ta cùng tiến lên.

Với định hướng chiến lược luôn trở thành một nhà sản xuất, cung ứng ống và phụ

tùng ống nhựa hàng đầu tại Việt Nam, sản phẩm của Nhựa Bình Minh đã có một

chỗ đứng vững chắc trên thị trường, khẳng định ưu thế về chất lượng, phù hợp với

CHĐ3K22 – NHÓM 5

các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

Để duy trì vị trí là một trong những nhà sản xuất và cung ứng ống và phụ tùng ống

nhựa hàng đầu tại Việt Nam, Nhựa Bình Minh xác định một chiến lược phát triển

nhất quán, cải tiến không ngừng hệ thống đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001:2000, đầu tư thích đáng cho con người, liên tục hiện đại hóa thiết bị và nâng

cao chất lượng sản phẩm.

Với những định hướng và cam kết trên, Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh hy vọng

và tin tưởng vào sự phát triển bền vững trong tương lai. Nhựa Bình Minh cam kết

thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng.

4. HỆ THỐNG ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG THEO HỆ THỐ NG ISO 9001:2008

CỦA CÔN G TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH

4.1. Yêu cầu chung

Hệ thống chất lượng của Công ty được xây dựng trên các nguyên tắc:

- Xây dựng các tài liệu cần thiết mang tính khả thi cho các hoạt động của Công ty,

phù hợp với các y êu cầu theo TCVN ISO 9001 và phù hợp với phạm vi áp dụng

của hệ thống chất lượng. Các tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng.

- Hệ thống chất lượng được xây dựng, áp dụng và duy trì một cách có hiệu quả

dưới sự kiểm soát của các bộ phận và giám sát của Đại diện lãnh đạo, cùng với

sự ủng hộ của Ban Tổng Giám đốc.

- Hệ thống tài liệu gồm: Sổ tay chất lượng, các thủ tục, các hướng dẫn công việc,

các biểu mẫu, các quy định, tiêu chuẩn tác nghiệp và các hồ sơ liên quan, các quá

trình, nguồn lực cần thiết để đảm bảo chất lượng.

- Sổ tay chất lượng: bao gồm các chính sách của Công ty dưới dạng văn bản nhằm

giới thiệu tóm tắt về cấu trúc và những nguyên tắc chung nhất của hệ thống chất

lượng.

- Các thủ tục: quy định các bước có tính nguyên tắc để thực hiện các hoạt động

của Công ty liên quan đến các hạng mục của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001.

- Các hướng dẫn: nhằm mô tả chi tiết các hoạt động, phương pháp áp dụng chưa

CHĐ3K22 – NHÓM 5

được nêu cụ thể trong các thủ tục, bao gồm: Các tiêu chuẩn tác nghiệp, hướng

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

dẫn công việc, các kế hoạch kiểm soát chất lượng, kiểm soát quá trình, các danh

mục, các quy định…. thuộc hệ thống chất lượng.

- Biểu mẫu sử dụng trong các thủ tục hoặc hướng dẫn được phê duyệt độc lập và

CHĐ3K22 – NHÓM 5

được tập hợp thành bộ biểu mẫu.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

KHÁCH HÀNG

CUNG ỨNG NHÀ

ạ h

ở s

2 M N

) 4 . 2 . 8 (

) 3 . 6 ( g n ầ t

n ế i t i ả c à v

à v h c ạ o h ế k p ậ L

) 5 . 7 ( t ấ u x n ả s t á o s m ể i k

1 M N

ơ c a ữ h c a ử s à v ì r t o ả B

h c í t n â h p

, g n ờ ư

l o đ

) 6 . 7 ( g n ờ ư l o đ à v i õ d o e h t ị b t ế i h t t á o s / K

L C B Đ

m ẩ h p n ả s g n ờ ư l o đ i õ d o e h T

.

g n à h h c á h k o h c n ấ v

P

) 1 . 2 . 8 (

ý l n ả u Q

D & R

) 4 . 7 (

.

g n ự d y â x à v

P

à v ế k t ế i h t t á o s

m ẩ h p n ả s n ể i r t

ư t u ầ đ

, n ô u h k a u M

m ể i K

t á h p

) 3 . 7 ( i ớ m

, a ừ g n g n ò h p / c ụ h p c ắ h k g n ộ đ h n à h

,

T T

.

P

ư t à v ụ v h c ị d p ấ c g n u c , n i t g n ô h t ý l

p ợ h ù h p g n ô h k

) 2 . 7 (

) 5 . 7 (

D K

ự s t á o s

.

ử x à v p ậ h t u h T

G N À H H C Á H K A Ủ C N Ã M A Ỏ H T Ự S

n à o t o ả B

m ẩ h p n ả s

P

u ầ h t u ấ đ t é x

O H K

m ể i

k

G N À H N Á B

m e x , g n à h t ặ đ n ơ đ

, g n ồ đ p ợ h t é x m e X

,

Ì

) 4 . 7 ( ụ v h c ị d ,

ơ s ồ h

, u ệ i l n ê y u g n A U M

) 8 . 5 . 8 , 3 . 8 , 4 . 2 . 4 , 3 . 2 . 4 , 3 . 5 . 5 , 4 . 8 , 2 . 2 . 8 (

ư t t ậ v

t á o s

T K C T

m ể i k

.

,

P

u ệ i l i à t t á o s

Ì

S N

m ể i k

.

,

P

G N Ợ Ư L T Ấ H C Ý L N Ả U Q G N Ố H T Ệ H G N O R T H N R T Á U Q C Á C H N H Ô M

c ự l n â h n n ồ u g n ý l n ả u Q

n i t g n ô h t i ổ đ

u ầ c u ê Y

o a r t ,

C H T Q

.

P

A Ủ C

) 6

ộ b i ộ n á i g h n á Đ

5 (

)

T É X

6 (

Đ G T N A B

c ự l n ồ u g n c á C

M E X

O Ạ Đ H N Ã L

KHÁCH HÀNG

CHĐ3K22 – NHÓM 5

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH Hệ thống tài liệu:

4.2.1. Khái quát:

Các tài liệu của hệ thống đảm bảo chất lượng được sử dụng trong Công ty gồm:

a. Chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng.

b. Sổ tay chất lượng

c. Các thủ tục văn bản.

d. Các tài liệu hỗ trợ (các tài liệu bên ngoài, các hướng dẫn công việc các biểu

mẫu, các qui trình, tiêu chuẩn, các kế hoạch kiểm soát quá trình, kiểm tra thử

nghiệm…)

e. Các hồ sơ liên quan đến toàn bộ hệ thống đảm bảo chất lượng.

4.2.2. Sổ tay chất lượng:

Sổ tay chất lượng mô tả khái quát hệ thống đảm bảo chất lượng của Công ty gồm:

- Phạm vi áp dụng và các ngoại lệ của hệ thống đảm bảo chất lượng theo yêu cầu

của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001.

- Các bộ phận, các quá trình chính tham gia trong hệ thống quản lý và mối quan hệ

tương tác giữa chúng.

- Các tài liệu viện dẫn cho các quá trình liên quan.

4.2.3. Kiểm soát tài liệu

Công ty ban hành Thủ tục kiểm soát tài liệu qui định về cách thức kiểm soát tài

liệu nhằm đảm bảo:

- Các tài liệu và biểu mẫu đang sử dụng đã được xem xét và phê duyệt, có dấu

hiệu nhận biết, tình trạng hiệu lực và được có sẵn tại nơi cần sử dụng.

- Các tài liệu bên ngoài có dấu hiệu nhận biết và được kiểm soát khi phân phối đến

các nơi sử dụng.

- Trong các trường hợp soát xét và thay thế, các tài liệu hết hiệu lực sẽ được thu

hồi hoặc được đóng dấu hiệu nhận biết hết hiệu lực nếu được dùng để làm tài

CHĐ3K22 – NHÓM 5

liệu tham khảo.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

4.2.4. Kiểm soát hồ sơ:

Công ty ban hành Thủ tục kiểm soát hồ sơ qui định về cách thức kiểm soát hồ sơ

(kể cả mục tiêu chất lượng và kế hoạch hành động) nhằm đảm bảo:

- Tất cả các hồ sơ liên quan đến hệ thống chất lượng tại Công ty, kể cả các hồ sơ

cần thiết do các nhà cung ứng cung cấp đều được kiểm soát để chứng tỏ các hoạt

động trong hệ thống phù hợp với các yêu cầu đã được quy định và có hiệu quả.

- Tất cả hồ sơ phải được ghi chép đầy đủ rõ ràng, được bảo quản trong điều kiện

thích hợp tránh hư hỏng, mất mát và thuận tiện cho việc sử dụng khi cần thiết.

Các hồ sơ hết thời gian lưu trữ được hủy bỏ theo phương pháp thích hợp.

- Đối với trường hợp có thỏa thuận trong hợp đồng, Công ty sẵn sàng cung cấp

đầy đủ hồ sơ để khách hàng kiểm tra, đánh giá theo đúng điều kiện đã thỏa

thuận.

5. NHỮNG LỢI ÍCH VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔ NG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH

MINH TRON G QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN ISO

5.1 Lợi ích

5.1.1 Lợi ích về mặt thị trường

- Tạo lòng tin, thỏa mãn nhu cầu cho khách hàng:

Trong tiềm thức của đại đa số khách hàng thì một công ty đã áp dụng ISO

9001 là công ty có phong cách làm việc chuyên nghiêp và kết quả luôn tốt

hơn so với những công ty chưa áp dụng hệ thống đảm bảo chất lượng này.

Chính vì vậy, lợi ích vô cùng lớn mà công ty nhựa Bình Minh có được sau

khi áp dụng ISO 9001 là tạo dựng được lòng tin cũng như thỏa mãn được

nhu cầu về chất lượng sản phẩm mà công ty cung cấp.

Dẫn chứng là nhờ áp dụng hệ thống ISO 9001 mà công ty nhựa Bình Minh

đã duy trì 16 năm liền là công ty được người tiêu dùng bình chọn Hàng Việt

Nam Chất lượng cao.

- Giành ưu thế trong cạnh tranh, tăng uy tín trên thị trường:

Có thể nói sau khi áp dụng và đã có chứng nhận ISO 9001, công ty nâng cao

CHĐ3K22 – NHÓM 5

được hình ảnh và uy tín của mình không những đối với khách hàng mà còn

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

với đối tác trong và ngoài nước. Vì khi công ty có được chứng nhận ISO

9001 chính là khẳng định sự cam kết về chất lượng, tăng uy tín trên thương

trường mặt khác còn tạo điều kiện thuận lợi trong việc thâm nhập thị trường

quốc tế. Tổng kết năm 2012 với bảy lần đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt;

ba lần được chính phủ lựa chọn tham gia chương trình Thương hiệu Quốc

gia, nằm trong top 500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam (Phụ lục 3)...là

những thành quả mà công ty nhựa Bình M inh đã có được sau hơn 10 năm áp

dụng hệ thống ISO 9001, đây cũng là một trong những lợi thế cho công ty

nhựa Bình Minh vươn xa hơn ra thị trường nước ngoài so với các đối thủ

khác trong ngành.

5.1.2 Lợi ích đối với quản lý nội bộ trong công ty

- Giảm thiểu tối đa các sai sót trong công việc:

Có thể nói bước đầu tiên và đơn giản nhất trong việc thỏa mãn khách hàng

đó là càng giảm sai sót trong công việc càng nhiều càng tốt, từ đó mới có thể

đem đến cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng ổn định hơn, đáp

ứng yêu cầu đảm bảo chất lượng của khách hàng và ISO 9001 hoàn toàn giúp

thực hiện được điều đó.

Từ khi áp dụng ISO 9001, gần như tất cả các hoạt động của doanh nghiệp

đều có quy trình, tiêu chuẩn công việc rõ ràng, đồng thời mọi nhân viên

trước khi đảm nhận công việc đều được đào tạo trước khi được phép đảm

nhận công việc, vì vậy “khả năng sai sót trong công việc” ít hơn nhiều so

trước đây.

Một ví dụ tại phòng sản xuất như sau:

Trước đây, khi chưa áp dụng hệ thống ISO 9001, đối với việc chuẩn bị

khuôn để chạy máy thì bộ phận sản xuất không có quy trình và yêu cầu cụ

thể về việc vệ sinh khuôn trước khi lắp lên máy, chính vì vậy công nhân

thường xuyên thực hiện thiếu bước này, dẫn đến khi ra thành phẩm thì bề

mặt sản phẩm bị lỗi, không đạt yêu cầu và kết quả là phải bỏ sản phẩm này

và tiến hành làm lại sản phẩm khác. Tuy chỉ quên một bước nhỏ nhưng chi

phí mà công ty phải chịu khi phải bỏ thành phẩm là không hề nhỏ, ta có thể

CHĐ3K22 – NHÓM 5

tính như sau:

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

Với: Năng suất máy: 125m/giờ.

Thời gian máy hoạt động tạo ra thành phẩm: 3 giờ

Đơn giá nguyên liệu : 10.000 đồng/m

Lương công nhân: 40.000đ/giờ.

Thì: - Chi phí nguyên liệu sản xuất trong vòng 3 giờ:

10.000 đồng x 125mx 3 giờ = 3.750.000 (đồng)

- Tiền lương 2 công nhân làm việc trong 3 giờ:

2 x 3 giờ x 40.000 đồng = 240.000 (đồng)

- Tiền điện năng tiêu thụ trong 3 giờ:

3 giờ x 1.200 đồng x 80 KW = 288.000 (đồng)

- Tổng thiệt hại cho Công ty khi bỏ đi 1 thành phẩm:

(3.750.000 + 240.000 + 288.000) = 4.278.000 (đồng)

Tuy nhiên sau khi áp dụng ISO 9001, công ty nhựa Bình Minh đã thống kê

lại và có bảng kết quả như sau:

Sau khi áp dụng ISO 9001

Trước khi áp dụng ISO 9001

13 2

Số sản phẩm lỗi/tháng

= 4.278.000 * 13 = 4.278.000 * 2

Chi phí thiệt hại/tháng = 55.614.000 đồng = 8.556.000 đồng

Trước khi áp dụng ISO, số sả phẩm bị lỗi trung bình hàng tháng là 13 sản

phẩm, sau khi áp dụng ISO 9000 số sản phẩm bị lỗi trung bình giảm xuống

còn 2 sản phẩm trong một tháng. Từ bảng số liệu trên có thể thấy được là

nhờ việc áp dụng hệ thống ISO, chỉ riêng ở bộ phận sản xuất thì một tháng

công ty nhựa Bình Minh đã có thể tiết kiệm được một con số đáng kể ít nhất

CHĐ3K22 – NHÓM 5

là 47.058.000 đồng (55.614.000 - 8.556.000 = 47.058.000).

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

5.1.3 Thúc đẩy hiệu quả làm việc của từng phòng ban, bộ phận trong công

Khi áp dụng ISO 9001, mọi phòng ban buộc phải thiết lập mục tiêu theo định

hướng của Ban Giám đốc công ty, mục tiêu năm sau phải cao hơn mục tiêu năm

trước, điều này buộc mỗi phòng ban, bộ phận phải luôn nỗ lực làm việc hiệu

quả mỗi ngày để có thể đạt được mục tiêu, từ đó dẫn đến hoạt động của toàn thể

công ty đạt kết quả tốt nhất.

Sau hơn 10 năm áp dụng hệ thống ISO, đến năm 2012 công ty nhựa Bình M inh

vươn lên xếp hạng thứ 10 trong “Top 50 doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả

nhất Việt Nam” do Tạp chí Nhịp cầu đầu tư – Tạp chí kinh doanh uy tín hàng

đầu – VIETNAM’S BEST BUSINESS READ công bố. Trong khi trước đây

thời điểm chưa áp dụng hệ thống ISO 9001 vào những năm 1994 - 1999, công

ty chỉ đứng thứ 160 trong top 500 doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả nhất Việt

Nam.

 Một ví dụ nhỏ về sự thay đổi tích cực tại một phòng ban cụ thể trong công

ty nhựa Bình Minh, ở đây là phòng nhân sự:

- Trước khi áp dụng ISO vào quy trình tuyển dụng:

Các tiêu chuẩn được đưa ra cho từng chức danh/ vị trí công việc đều

mang tính chung chung và không rõ ràng. Khi có nhu cầu tuyển dụng

cho một vị trí công việc, trưởng bộ phận đề xuất với phòng Nhân sự với

một vài yêu cầu về chuyên môn, kỹ năng nhưng không ghi rõ bằng văn

bản. Dựa vào yêu cầu đó và bổ sung thêm một vài tiêu chí khác, phòng

Nhân sự đưa ra các tiêu chuẩn để sàng lọc hồ sơ và đánh giá chất lượng

ứng viên. Vì không có một văn bản quy định chung về tiêu chuẩn đối với

từng nhóm chức danh/ công việc mà chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của

trưởng phòng nên dẫn đến sự không đồng đều về chất lượng ứng viên

giữa các đợt tuyển dụng khác nhau cho cùng 1 chức danh.

Ngoài ra, trong công tác tuyển dụng trước đây thì người ra quyết định

tuyển dụng cuối cùng là Tổng giám đốc, nhưng khi trưởng phòng đưa ra

tiêu chuẩn ứng viên thì lại chưa được thông qua ý kiến của Tổng giám

CHĐ3K22 – NHÓM 5

đốc, nên dẫn đến tỷ lệ ứng viên bị loại trong vòng phỏng vấn rất cao. Đôi

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

khi số lượng ứng viên trúng tuyển không đủ đáp ứng số lượng đã đăng

ký, dẫn đến phòng Nhân sự phải tiến hành tuyển dụng lại từ đầu.

- Sau khi áp dụng ISO:

Công tác tuyển dụng được đưa ra quy trình, quy định rất rõ ràng, cụ thể:

o Quy định nhóm tiêu chuẩn chung và tiêu chuẩn đối với từng ngạch

chức danh.

o Bộ hồ sơ ứng tuyển được quy định rõ ràng, giúp cho công tác sàng lọc

hồ sơ được nhanh chóng và hiệu quả hơn.

o Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quyết định tuyển dụng dựa trên 2/3 ý

kiến tán thành của thành viên Hội đồng, như vậy ứng viên sẽ được

đánh giá toàn diện hơn.

o Số liệu thống kê trước và sau khi áp dụng ISO vào quy trình tuyển

dụng:

Sau khi áp dụng ISO Trước khi áp dụng ISO T 2004 2008 (năm 1998) ỷ

68% 35% 21% Tỷ lệ ứng viên không đạt vòng phỏng vấn l

ệ 13% 4% 2.5% Tỷ lệ nhân viên không đạt sau thời gian thử việc T

Tỷ lệ ứng viên không đạt vòng phỏng vấn giảm đi chứng tỏ được chất

lượng tuyển dụng của phòng nhân sự tại công ty nhựa Bình Minh đã có

được sự chuyển biến tích cực, nhờ quy trình chặt chẽ trong việc đăng tuyển

như nội dung đăng tuyển sát với tiêu chí tuyển dụng, chọn được kênh đăng

tuyển uy tín đồng thời quy trình sàng lọc hồ sơ hiệu quả dẫn đến lượng ứng

viên lọt vào vòng phỏng vấn đạt yêu cầu cao hơn trước đây, ngoài ra nhân

sự thuộc tổ phỏng vấn là những người có kinh nghiệm lâu năm, kỹ năng

chuyên môn cũng như khả năng đánh giá nhân sự tốt chính vì thế có thể

chọn được những ứng viên có năng lực phù hợp với vị trí công ty tuyển

dụng, và số liệu về tỷ lệ nhân viên không đạt sau thời gian thử việc giảm

CHĐ3K22 – NHÓM 5

đáng kể đã chứng minh điều đó. Nhân sự tốt là một nhân tố quan trọng, là

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

nền tảng giúp cho hoạt động của từng phòng ban nói riêng và cả công ty nói

chung đạt được hiệu quả tối ưu.

5.1.4 Tăng lượng hàng hóa bán ra thị trường

- Chính vì công ty nhựa Bình M inh đạt được chứng nhận ISO 9001 nên

được khách hàng tin tưởng và luôn ưu tiên lựa chọn mua những sản phẩm

của công ty.

- Công ty có nhiều lợi thế, cơ hội ký hợp đồng tham gia đấu thầu.

Doanh thu (tỷ đồng) Tổng chi phí quản lý, bán hàng/Doanh thu (%) Tổng chi phí quản lý, bán hàng (tỷ đồng)

Trước năm 2002 405 60 15%

Năm 2004 617 74 12%

Năm 2006 868 61 7%

Năm 2008 1020 65 6%

Từ số liệu trên ta có thể thấy sau khi áp dụng ISO 9001, doanh thu của công

ty tăng đều qua các năm, đặc biệt là năm 2008 vượt ngưỡng 1.000 tỷ đồng

đánh dấu mốc quan trọng trong hoạt động phát triển của công ty, bên cạnh đó

tỷ lệ chi phí quản lý bán hàng trên doanh thu của công ty có xu hướng giảm,

chứng tỏ hệ thống đảm bảo chất lượng của công ty đạt hiệu quả rất thể hiện

rất rõ ràng qua các con số thống kê, công ty nhựa Bình Minh cũng được đánh

giá là một trong những doanh nghiệp có chi phí quản lý bán hàng luôn ở mức

thấp và ổn định qua các năm (5% ~ 6%), con số mà rất nhiều doanh nghiệp

CHĐ3K22 – NHÓM 5

khác mong muốn đạt đến.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

5.1.5 Giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mua vào

Trước đây khi chưa áp dụng ISO 9001, bộ phận cung ứng thường chọn nhà

cung ứng theo 1 số tiêu chí đơn giản về chất lượng và chủ yếu là chọn nhà cung

ứng có giá thấp, tất cả đều không có quy trình đánh giá nhà cung ứng một các

cụ thể mà chỉ dựa vào kinh nghiệm và đối chiếu giá trên thị trường nên thường

xảy ra tình trạng nhập nguyên vật liệu có chất lượng không đạt yêu cầu dẫn đến

việc phải đổi trả hoặc tình trạng xấu hơn là sản xuất ra thành phẩm lỗi phải bỏ

đi gây mất thời gian, chi phí sản xuất cũng như ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất

của công ty.

Tuy nhiên từ khi áp dụng ISO 9001, bộ phận cung ứng có quy trình đánh giá

nhà cung ứng kỹ lưỡng trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải thực hiện liên

tục theo dõi tất cả đơn đặt hàng tiếp theo, sàng lọc và chọn lựa những nhà cung

ứng nguyên vật liệu đầu vào tốt nhất. Theo thống kê cho thấy từ sau khi áp

dụng ISO 9001 số lần đổi trả nguyên vật liệu mua vào giảm 98%, còn tình

trạng thành phẩm ko đạt yêu cầu do nguyên vật liệu kém chất lượng thì hầu

như không còn xảy ra nữa.

5.2. Khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO

5.2.1. Lãnh đạo chưa quan tâm đến việc duy trì HTQLCL

Cũng giống như các doanh nghiệp khác, khi áp dụng hệ thống ISO, mục đích

của Nhựa Bình Minh trước hết đều muốn nhận được chứng chỉ ISO 9000 nhằm

phục cho việc quảng bá thương hiệu của mình đối với khách hàng và tăng sức

cạnh tranh trước đối thủ cạnh tranh trong việc nhận đơn đặt hàng hoặc đấu

thầu. Chính vì mục đích lấy chứng chỉ ISO cao hơn mục đích áp dụng ISO để

thiết lập một hệ thống đảm bảo chất lượng hiệu quả nên Công ty Nhựa Bình

Minh cũng đã gặp một số khó khăn do thiếu sự quan tâm đúng mức của Lãnh

đạo cao nhất của Công ty.

Lãnh đạo cấp cao là người điều hành cao nhất của mỗi doanh nghiệp. Họ có vai

trò ra quyết định đối với mỗi công việc trong nội bộ doanh nghiệp và trong gia

o tiếp với khách hàng bên ngoài. Trong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 đề cao vai trò

CHĐ3K22 – NHÓM 5

của lãnh đạo cấp cao trong việc truyền đạt tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

cầu khách hàng, thiết lập chính sách chất lượng, đảm bảo việc thiết lập các mục

tiêu chất lượng, luôn quan tâm theo dõi việc vận hành hệ thống đảm bảo chất

lượng và đảm bảo việc sẵn có các nguồn lực để hệ thống được vận hành tốt

nhất. Tuy nhiên sau khi hệ thống đảm bảo chất lượng đã thiết lập, lãnh đạo

công ty ít quan tâm đến việc xem xét xem hệ thống vận hành có hiệu quả hay

không, các quy trình có sát với thực tế chưa và các nguồn lực để đáp ứng vận

hành hệ thống có đầy đủ chưa mà chỉ ủy quyền cho bộ phận Đảm bảo chất

lượng thực hiện việc đó và coi đó là trách nhiệm chính của bộ phận Đảm bảo

chất lượng. Chính vì cấp lãnh đạo chưa thể hiện rõ quyết tâm đối với việc xây

dựng Hệ thống chất lượng nên việc áp dụng hệ thống ISO 9000 chỉ mang tính

hình thức đối phó ở các nhân viên, phòng ban và Phòng Đảm bảo chất lượng

cũng gặp vô số khó khăn từ sự thiếu hợp tác đúng mức từ các phòng ban khác

và do vậy chưa khai thác được hết tính hiệu quả của việc áp dụng Hệ thống

ISO 9000.

5.2.2. Nhân viên khó thay đổi thói quen, thực hiện quy trình một cách đối

phó

Trước khi áp dụng tiêu chuẩn ISO, công việc được thực hiện theo thói quen và

kinh nghiệm của từng cá nhân. Việc chuẩn hóa các thao tác, quy định chi tiết các

trình tự công việc… khiến cho những người trực tiếp thực hiện công việc cảm thấy

không quen, có tâm lý khó chịu đối với những thay đổi này.

Khi đưa vào áp dụng tiêu chuẩn ISO, đòi hỏi lãnh đạo công ty phải có một sự đánh

giá lại toàn diện về năng lực của nhân sự đối với từng vị trí công việc, để từ đó

đưa ra kế hoạch, chương trình đào tạo phù hợp với hệ thống, quy trình làm việc

mới. Điều này lại gây ra tâm lý chán nản ở nhân viên. Đặc biệt là ở bộ phận sản

xuất. Thêm vào đó là việc phải tham gia vào các khóa đào tạo, vì chưa hiểu rõ mục

đích của việc đào tạo, dẫn đến suy nghĩ: vì quy trình mới mà họ phải bị đào tạo lại.

Từ đó dẫn đến tâm lý chán nản, bất hợp tác trong việc tham gia các khóa đào tạo.

Ngoài ra, khi áp dụng ISO, quy trình làm việc được đánh giá lại và sắp xếp theo

một cách khoa học và hợp lý nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho công ty.

CHĐ3K22 – NHÓM 5

Do vậy phân đoạn công việc dư thừa bị loại bỏ, gây tâm lý lo lắng cho nhân viên.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

Họ lo sợ bị mất việc hoặc bị thay đổi công việc khác khi áp dụng quy trình mới

này.

Nhân viên chưa thực sự quan tâm và chưa có nhận thức đúng về vai trò, lợi ích của

việc áp dụng ISO. Họ cho rằng việc thực hiện ISO là trách nhiệm của ban lãnh đạo

công ty. Do vậy, họ thực hiện quy trình theo tính hình thức, mang tâm lý bị ép

buộc, không thoải mái. Từ đó, lãnh đạo công ty cũng rất khó để đánh giá hiệu quả

của công tác đào tạo cũng như nhận biết hiệu quả của quy trình mới mang lại khi

áp dụng tiêu chuẩn ISO.

5.2.3 Nhiều quy trình, thủ tục phức tạp rườm rà

Hệ thống đảm bảo chất lượng ISO đòi hỏi cần phải có hệ thống tài liệu đầy đủ, rõ

ràng, lưu giữ hồ cần thiết nhằm hỗ trợ cho công tác kiểm tra, thống kê và giám sát.

Tuy nhiên do ban đầu áp dụng ISO 9000, các quy trình đều được chuẩn hóa một

cách chuyên nghiệp nhưng lại chưa sát với thực tế làm việc hiện tại của các nhân

viên gây khó khăn cho việc thực hiện.

Ví dụ như ở bộ phận sản xuất, trước khi áp dụng ISO, khi phát hiện sự cố hư hỏng

máy móc, công nhân báo trực tiếp cho phòng bảo trì để nhanh chóng điều nhân

viên đến kiểm tra sửa chữa. Sau khi áp dụng ISO, công nhân đến báo sự cố hư hỏng

phải yêu cầu bằng văn bản, có chữ ký của tổ trưởng sản xuất. Tờ đơn này được lưu

trữ tại phòng bảo trì và sau khi sửa chữa hoàn tất cũng cần có chữ ký xác nhận giữa

bên sản xuất và bảo trì. Hoạt động này nhằm giúp phòng bảo trì thống kê được có

bao nhiêu máy được sửa chữa trong ngày, loại máy thường phát sinh hư hỏng,…

Tuy nhiên quy trình này gây mất nhiều thời gian khi gặp phải sự cố khẩn cấp.

5.2.4 Nhân viên chưa nắm bắt kịp và chưa thực hiện chính xác quy trình

Trong thời gian đầu áp dụng ISO, ngoài tâm lý ngại học hỏi cái mới của nhân viên,

việc nắm bắt được nội dung đào tạo và thực hiện theo đúng quy trình theo tiêu

chuẩn ISO còn khá khó khăn. Mục đích của việc áp dụng quy trình là để chuẩn hóa

các hoạt động và giảm thiểu các sai sót gây thiệt hại và tăng tính an toàn cho công

ty. Tuy nhiên, để thực hiện được các quy trình một cách bài bản và chuyên nghiệp

là một công việc rất khó khăn khi mới áp dụng đối với nhân viên. Đặc biệt là ở bộ

phận sản xuất, mỗi hoạt động đều được quy trình hóa, nhưng không phải quy trình

nào cũng được thực hiện một cách đầy đủ và đúng trình tự. Đặc biệt là đối với các

CHĐ3K22 – NHÓM 5

nhân viên mới hoặc nhân viên thời vụ, do chưa được đào tạo để hiểu rõ các quy

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

trình và chưa nhận thức được tầm quan trọng của việc thực hiện đúng quy trình.

Như vậy, việc thực hiện sai hoặc thiếu sót quy trình làm phát sinh sự cố gây thiệt

hại cho công ty.

 Như ví dụ đã trình bày ở phần lợi ích, đối với việc chuẩn bị khuôn để chạy

máy: Công nhân chỉ thực hiện thiếu 1 bước nhỏ như không vệ sinh khuôn

trước khi lắp lên máy, hoặc lắp thiếu bulong… thì sẽ gây ra thiệt hại đáng kể

cho Công ty. Khi đó, chỉ đến khi có được sản phẩm cuối cùng mới phát hiện ra

sản phẩm không đạt thì phải tắt máy và thao tác lại từ đầu như khi bắt đầu mở

máy, thời gian thực hiện là 3 giờ. Chi phí cho việc này là không nhỏ.

Ngoài ra, khi có sự thay đổi nhân sự, cán bộ quản lý gặp khó khăn trong việc đào

tạo nhân viên mới, giúp họ có ý thức tự giác chấp hành những quy định của công

ty khi thực hiện hệ thống ISO. Tuy nhiên do chưa nhận thức đầy đủ về tầm quan

trọng cũng như trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện, nhân viên mới

thường chưa nắm bắt được chính xác quy trình.

 Ví dụ như, cuối ngày công nhân có trách nhiệm phải thống kê mỗi máy sản

xuất được bao nhiêu mét thành phẩm, bao nhiêu phế phẩm, phải ghi rõ giờ bắt

đầu sản xuất và kết thúc của thành phẩm. Tuy nhiên, nhân viên mới thường

làm thống kê qua loa, dẫn đến sai sót trong thống kê.

5.2.5 Khó khăn khi thực hiện cải tiến liên tục

Kể từ khi mới bắt đầu áp dụng ISO và cho đến thời điểm này, Công ty đã và đang

vận dụng và hoàn thiện hệ thống ISO, tuy nhiên xuất hiện 2 luồng ý kiến trái

ngược nhau về quan điểm cải tiến liên tục tốt hay không tốt.

- Ý kiến cho cải tiến liên tục là không cần thiết: Khi nói đến cải tiến liên tục, họ

nghĩ ngay đến việc thay đổi công nghệ, thay đổi máy móc thiết bị để cải tạo

năng lực sản xuất. Và những việc này thường tiêu tốn rất nhiều tiền của, mà

quy mô cũng như vốn hay tiềm lực tài chính của doanh nghiệp lại hạn chế. Họ

cho rằng, nếu công ty cứ cải tiến, thay đổi liên tục có nghĩa là công ty không

ổn định về chính sách, công nghệ, kỹ thuật hiện tại không tốt nên cứ thay đổi,

làm họ phải thay đổi, tốn thời gian và sức lực để học, để thay đổi.

Do vậy họ cho rằng không cần phải cải tiến. Điều này làm phát sinh những

CHĐ3K22 – NHÓM 5

hạn chế như hoạt động gia tăng giá trị bị suy giảm, làm cho năng lực cạnh

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

tranh kém, khó đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của khách hàng khi công

nghệ đang thay đổi từng ngày.

- Ý kiến cho cải tiến liên tục là cần thiết: Họ hoàn toàn nhất trí với chính sách cải

tiến liên tục vào tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh từ xưởng sản xuất

cho đến văn phòng điều hành, từ Khối sản xuất trực tiếp cho đến gián tiếp, từ

các hoạt động đối nội cho đến các hoạt động đối ngoại của doanh nghiệp.

5.2.6 Phân công công việc bị chồng chéo

Hiện tại, công ty đang gặp vướng mắc trong quá trình phân công công việc giữa

bộ phận bảo trì và bộ phận kỹ thuật. Trong quá trình sản xuất, khi phát hiện sự cố

trong quá trình vận hành, bộ phận sản xuất thường báo cáo sự cố máy hư cho cả

hai bộ phận kỹ thuật và bảo trì. Khi tiếp nhận thông tin, hai bộ phận này không

liên lạc với nhau nên thường cho nhân viên đến nhà máy sữa chửa. Do đó, cùng

một sự cố máy móc hư hỏng nhưng có đến hai nhân viên từ hai phòng khác nhau

làm nhiệm vụ sửa chữa, phân công công việc chưa hợp lý và bị chồng chéo.

5.2.7 Đào tạo nhân viên mới gây mất nhiều thời gian cho người quản lý trực

tiếp

Tiếp theo, khi có sự thay đổi nhân sự, người quản lý trực tiếp ngoài viêc thực hiện

công việc hàng ngày của họ lại phải đảm nhận trách nhiệm đào tạo nhân viên mới,

do đó gây quá tải công việc.

6. NHỮNG BIỆN PHÁP ĐÃ TRIỂN KHAI

6.1. Giải pháp đối với cam kết của lãnh đạo.

Sau thời gian thực hiện ISO, việc thiếu sự quyết tâm của lãnh đạo trong việc thực

hiện đã dẫn đến việc thực hiện quy trình chỉ mang tính hình thức, đối phó của các

nhân viên và phòng ban, bộ phận đảm bảo chất lượng gặp nhiều khó khăn đối với

việc quản lý hệ thống nhất lượng do không nhận được sự hợp tác từ các phòng

ban khác một cách nhiệt tình. Phòng đảm bảo chất lượng đã báo cáo cho lãnh

đạo cấp cao tình hình như trên và phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất với lãnh

đạo cao cấp các vấn đề sau:

- Trao quyền cao hơn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến hệ thống

CHĐ3K22 – NHÓM 5

đảm bảo chất lượng ISO 9000 đối với các phòng ban, được quyền yêu cầu

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

các phòng ban khác thực hiện theo các đề xuất liên quan đến việc đảm bảo

chất lượng.

- M ọi việc khen thưởng hoặc phạt răn đe sau khi nhận báo cáo từ phòng đảm

bảo chất lượng đều do ban lãnh đạo trực tiếp thông báo đến các phòng ban

được khen thưởng hoặc cảnh cáo nhằm tăng cao giá trị của việc thưởng và

việc phạt, làm cho nhân viên cảm thấy được ban lãnh đạo luôn quan tâm đến

việc thực hiện hệ thống đảm bảo chất lượng ISO 9000.

6.2. Giải pháp đối với vấn đề nhân viên thực hiện các quy trình một cách đối

phó

M ục đích của việc áp dụng hệ thống ISO đối với các nhân viên là nhằm chuẩn

hóa các hoạt động, giảm thiểu sai sót, nâng cao năng suất bằng cách bỏ bớt các

hoạt động thừa và tránh các hoạt động theo thói quen tùy hứng. Tuy nhiên, các

nhân viên sẽ không nhận thấy được lợi ích thực sự của nó khi thực hiện chỉ mang

tính đối phó và hình thức. Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất những giải

pháp sau:

1. Chuẩn bị các câu hỏi mà nhân viên thường băn khoăn và lo lắng khi áp dụng

ISO 9000 và những câu trả lời tương ứng sau đó dán nó ở bản thông tin nhân

viên, nơi căn tin và nhưng nơi nhân viên nghỉ ngơi. Một số câu hỏi như: ISO

9000 là gì? Tại sao công ty phải áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000? Mọi người

được lợi gì khi áp dụng ISO 9000? Việc áp dụng ISO 9000 có thay đổi cơ cấu

nhân sự không? Việc áp dụng ISO 9000 có làm tạo thêm nhiều việc hơn

không?. Đó là những câu hỏi thường gặp của nhân viên, do đó Bộ phận chất

lượng đã nghiên cứu và soạn ra các câu trả lời tương ứng (Phụ lục 2). Mục

đích của việc này nhằm mục đích để cho nhân viên nhận thức đúng đắn về

việc áp dụng ISO và những lợi ích của nó mang lại cho chính họ và cho công

ty. Giải pháp này đã mang lại hiệu quả rất tích cực khi ổn định tâm lý của

nhân viên khi áp dụng một hệ thống đảm bảo chất lượng mới. Nhân viên đã

có nhận thức tốt hơn về việc áp dụng ISO 9000, đây là một trong những điều

kiện quan trọng để hệ thống ISO vận hành thành công đó là cần có sự tham

gia chủ động của nhân viên.

2. Để nhân viên tích cực tham gia hơn nữa khi áp dụng các quy trình quản lý

CHĐ3K22 – NHÓM 5

mới, Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất cần có chính sách khen thưởng

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

đối với các cá nhân và phòng ban khi họ thực hiện đúng và đầy đủ các quy

trình sau khi đánh giá nội bộ định kỳ 3 tháng/1 lần. Nếu có số lỗi sai sót trong

phạm vi bên dưới thì được thưởng như sau:

 Dưới 3 lỗi thưởng 10 triệu đồng,

 Từ 3 đến dưới 6 lỗi thưởng 8 triệu đồng

 Từ 6 đến dưới 8 lỗi thưởng 5 triệu đồng

 Từ 8 đến dưới 10 lỗi thưởng 3 triệu đồng.

Và tương ứng với việc thưởng, để tạo ra tính răn đe trong việc tuân thủ các

quy trình thì Bộ phận đảm bảo chất lượng yêu cầu đưa chỉ tiêu tuân thủ các

quy trình vào việc đánh giá KPI hàng tháng và nhờ bộ phận nhân sự hỗ trợ

việc này. Ở mỗi tiêu chí đánh giá KPI, bộ phận đảm bảo chất lượng đề xuất

thêm tiêu chí thực hiện đúng, đủ so với quy trình nhằm thể hiện cho nhân

viên thấy rằng việc áp dụng quy trình là trách nhiệm của mỗi người và việc

đo lường được đánh giá rõ rằng qua việc đánh giá KPI hàng tháng. Ở Công ty

Nhựa Bình Minh, Cơ cấu lương được chia theo tỉ lệ lương cố định chiếm

70%, thưởng chiếm 30% (nếu đạt điểm KPI 100%). Và thưởng được đánh giá

qua nhiều tiêu chí KPI. Cơ cấu thưởng như sau: Nếu được A ++: được thưởng 150% (so với mức thưởng 30%) Nếu được A +: được thưởng 120% (so với mức thưởng 30%)

Nếu được A : được thưởng 100% (so với mức thưởng 30%)

Nếu được B: được thưởng 80% (so với mức thưởng 30%)

Nếu được C: được thưởng 50% (so với mức thưởng 30%)

Nếu được D : được thưởng 30% (so với mức thưởng 30%)

Nếu được E: không được thưởng.

Các nhân viên nhận thấy rằng để được điểm cao trong việc đánh giá KPI

hàng tháng họ phải thực hiện tốt các quy trình, nếu không thu nhập của họ

cũng bị ảnh hưởng nếu không tuân thủ các quy trình mà công ty yêu cầu.

6.3. Giải pháp đối với các quy trình thủ tục rườm rà, chưa sát với thực tế

Khi xây dựng quy trình cho các hoạt động, công ty muốn mọi quy trình đều

được thực hiện một cách chuyên nghiệp nhất, do đó, có một số quy trình chưa

CHĐ3K22 – NHÓM 5

sát với thực tế, rườm rà so với chất lượng nguồn nhân lực hiện tại và tình

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

hình thực tế của công ty. Bộ phận đảm bảo chất lượng đã đề xuất giải pháp

Đối với quy trình nào làm mất thời gian hơn trước đây mà không đem lại

nhiều hiệu quả hơn thì phòng ban đề xuất thay đổi quy trình phù hợp với tình

hình hiện tại, làm cho người thực hiện cảm thấy thoải mái hơn, nó ghi lại

những bước họ đã làm trước đây. Làm cho nhân viên cảm thấy rằng quy trình

phục vụ cho công việc của họ tốt hơn chứ không phải họ làm việc để phục vụ

một quy trình nào đó. Nếu quy trình có liên quan đến các phòng ban khác thì

cần phải có sự thỏa thuận với các phòng ban khác trước khi chỉnh sửa để quy

trình được thực hiện với sự thông hiểu rõ ràng của hai bên. Trong thời gian

48 tiếng, phòng đảm bảo chất lượng sẽ tiến hành điều chỉnh quy trình sau khi

có tham khảo ý kiến của các bên liên quan. Đối với khó khăn về quy trình chỉ

xảy ra vào lúc ban đầu áp dụng, sau thời gian điều chỉnh gần 1 năm, các quy

trình đã p hản ánh rất sát thực tế tình hình hoạt động hiện tại của tổ chức.

6.4. Giải pháp cho việc nhân viên chưa nắm bắt quy trình và giải pháp cho

việc đào tạo làm mất thời gian cho người quản lý

Trong thời gian đầu áp dụng, mặc dù có các quy trình đối với mỗi hoạt động

một cách rõ ràng, nhân viên được hướng dẫn quy trình bởi các nhà quản lý

trực tiếp của mình nhưng do chưa nhận thức hết tầm quan trọng của việc tuân

thủ quy trình và hoạt động của nhân viên chỉ theo thói quen một cách tùy

hứng nên phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất giải pháp như sau:

Những nhân viên giỏi, những người tham gia viết các quy trình sẽ là người hỗ

trợ cùng với người quản lý trực tiếp của mỗi đội và phòng ban để đào tạo các

nhân viên bên dưới về các quy trình với 1 tháng hai lần đối với những nhân

viên chưa biết về quy trình và những nhân viên mới vào. Tùy theo tính chất

của từng phòng ban, việc đào tạo đến khi người quản lý trực tiếp đánh giá là

nhân viên của mình thực hiện đúng và đầy đủ các quy trình bắt buộc. Đào tạo

được tiến hành tại chỗ nơi làm việc của mỗi bộ phận để mọi nhân viên dễ

dàng ứng dụng ngay những gì đã được học. Thời gian đào tạo được tiến hành

ngoài giờ làm việc. Và thời gian đào tạo được hỗ trợ về phụ cấp, mỗi giờ đào

CHĐ3K22 – NHÓM 5

tạo được trả 20.000 đồng/ 1 giờ cho nhân viên được đào tạo và 50.000 đồng

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

đối với người đào tạo. Ngoài ra còn phụ cấp ăn uống giữa ca để động viên

nhân viên tham gia một cách tích cực hơn. Việc đào tạo này cũng một phần

giải quyết việc quá tải đối với người quản lý khi ngoài công việc hiện tại họ

phải tham gia đào tạo, nếu việc đào tạo nhân viên diễn ra trong ca họ đang

làm việc sẽ lấy nhiều thời gian của họ. Trong khi đó, ngoài áp lực công việc

họ còn phải chịu áp lực trong việc đào tạo nhân viên của họ tuân thủ đúng

quy trình. Đối với những người đào tạo và người quản lý thực hiện việc đào

tạo tốt theo đánh giá của tất cả người đào tạo sẽ được thưởng và trao bằng

khen về việc cống hiến đối với công ty. Cách đề xuất trên đã giải quyết được

những khó khăn trong việc đào tạo, nhân viên tham gia đào tạo với tinh thần

tích cực hơn, người quản lý và người đào tạo cũng cảm thấy họ được công ty

công nhận khi công sức của họ được đền đáp một cách xứng đáng về vật chất

lẫn tinh thần.

6.5. Giải pháp cho việc phân công chồng chéo.

Cũng tương tự giống trường hợp thủ tục chưa sát với thực tế, các quy trình

khi được thiết lập có sự chồng chéo của các phòng ban là điều không tránh

khỏi, việc này không chỉ xảy ra ở công ty Bình Minh mà còn là tình trạng phổ

biến đối với các công ty khác, khi các phòng ban cùng giải quyết một vấn đề

liên quan.

Do đó, Phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất phòng Hành chính – nhân sự hỗ

trợ trong việc phân tích và thiết kế lại công việc để giảm tình trạng trên.

Sau khi trách nhiệm được phân công rõ ràng, việc thiết lập quy trình sẽ được

thực hiện một cách rõ ràng hơn. Để giảm tình trạng chồng chéo khi xảy ra sự

việc thì các phòng ban liên quan sẽ đề xuất lên Giám đốc điều hành và giám

đốc sẽ quyết định phòng ban nào chịu trách nhiệm chính.

6.6. Giải pháp đối với việc duy trì sự cải tiến.

Sau một năm, khi mà công ty đã nhận được chứng chỉ ISO 9000, khó khăn

lớn nhất đó là việc cải tiến quy trình. Khi quy trình đã sát với thực tế, cũng

đồng nghĩa với việc nhân viên làm việc quen với quy trình có sẵn. Tất nhiên

là không ai muốn thay đổi mặc dù nó có bất tiện cho chính mình hoặc p hòng

ban khác vì đối với họ nó đã trở thành thói quen hằng ngày và họ đã chấp

CHĐ3K22 – NHÓM 5

nhận vấn đề đó như một sự hiển nhiên. Sợ thay đổi cũng đồng nghĩa với việc

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

không muốn cải tiến quy trình của phòng ban mình. Để nâng cao thái độ tích

cực trong việc cải tiến quy trình. Phòng đảm bảo chất lượng đã đề xuất giải

pháp sau:

Trong quá trình đánh giá nội bộ (mỗi quý 1 lần) mỗi ý kiến đề xuất cải tiến

quy trình sẽ được thưởng 100.000 đồng (bắt buộc các phòng ban phải đề xuất,

ít nhất là một ý kiến). Nếu quy trình đó được áp dụng thì sẽ được thưởng

thêm 400.000 đồng. Đặc biệt những sáng kiến nào mang giá trị tăng năng

suất lao động, mang lại hiệu quả rõ rệt cho công ty, sẽ được thưởng ngay 5%

so với việc tiết kiệm chi phí hoặc lợi nhuận chênh lệch khi áp dụng giải pháp

CHĐ3K22 – NHÓM 5

đó mang lại.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

PHỤ LỤC 1

50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam Thứ năm, 21 Tháng 6 2012 15:21 |

Ngày 19/6/2012 Tạp chí Nhịp cầu đầu tư – Tạp chí kinh doanh uy tín hàng đầu – VIETNAM’S BEST BUSINESS READ tổ chức Lễ công bố “50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam” tại Khách sạn New World – TP. Hồ Chí Minh.

Bảng xếp hạng được khảo sát từ 701 công ty niêm yết trên sàn chứng khoán có giá trị vốn hoá từ 500 tỷ đồng trở lên, có doanh thu 3 năm 2009, 2010 & 2011 đạt trên 200 tỷ đồng và lợi nhuận sau thuế 3 năm 2009, 2010, 2011 từ 20 tỷ đồng trở lên .Kết quả có 87/701 công ty t hỏa điều kiện. Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh xếp hạng thứ 10 trong 50 công ty kinh doanh hiệu quả nhất Việt Nam.

Kết quả trên là sự phấn đấu bền bỉ, liên tục của toàn t hể Cán bộ công nhân viên Công ty, lập thành tích chào mừng kỷ niệm 35 năm ngày t hành lập Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh

Nhựa Bình Minh – 16 năm được người ti êu dùng bình chọn H VNCLC Thứ năm , 03 Tháng 5 2012 00:00 |

Tối ngày 25/4/2012, tại sận vận động Phú Thọ TP. HCM diễn ra lễ khai mạc hội chợ HVNCLC TP. HCM. Trong buổi lễ, Lãnh đạo TP. HCM đã tôn vinh 43 doanh nghiệp trong đó có Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh, suốt 16 năm liền, từ năm 1997 đã được người tiêu dùng tin cậy bình chọn HVNCLC. Đây là phần thưởng to lớn cho các doanh nghiệp được lựa chọn nói chung và Nhựa Bình Minh nói riêng, ghi nhận công sức 16 năm liên tục cống hiến vì người tiêu dùng.

Với chính sách nhất quán đặt chất lượng lên hàng đầu, luôn lắng nghe và không ngừng cải tiến để thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của thị trường, tập thể Nhựa Bình Minh luôn xem đây là trách nhiệm cao cả của doanh nghiệp đối với người tiêu dùng và xã hội, góp phần đưa nền kinh tế Việt Nam phát triển.

Một số hình ảnh của buổi lễ:

CHĐ3K22 – NHÓM 5

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

Tiếp theo những thành tích đáng tự hào: 15 năm liên tục được người tiêu dùng bình chọn Hàng Việt Nam chất lượng cao; bảy lần đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt; hai lần được chính phủ lựa chọn tham gia chương trình Thương hiệu Quốc gia; Top 500 doanh nghiệp tăng trưởng nhanh nhất Việt Nam…, vào những ngày cuối năm , hoa chung không khí khẩn trương sản xuất để hoàn thành kế hoạch và chuẩn bị đợt thăm hỏi cảm ơn khách hàng sau một năm hợp tác, Nhựa Bình Minh có tin vui m ới: Được Profiles Int ernat ional Việt Nam (thuộc Profiles International, là Công ty hàng đầu thế giới trong lĩnh vực tuyển chọn và phát triển lực lượng lao động có hiệu suất cao),đánh giá xếp hạng là Công ty “H IỆU Q UẢ HÀNG ĐẦU” ngành sản xuất cao su, nhựa và các sản phẩm giấy (Công ty giữ vững thứ hạng đầu trong ngành 2 năm liên tiếp và có năng suất lao động gia tăng qua từng năm ),sau khi phân tích dữ liệu tài chính từ 676 công ty giao dịch công khai trên Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh

Công tác chăm lo sức khỏe cho người lao động là m ối quan tâm hàng đầu của Lãnh đạo Công ty, đảm bảo người lao động có sức khỏe để làm việc lâu dài. Song song với việc tổ chức bữa ăn giữa ca tại chỗ vừa đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, vừa tính toán sao cho đủ dinh dưỡng để CBCNV tái tạo lại sức lao động, yên tâm sản xuất, Công ty đã bố trí mỗi nhà m áy 01 y bác sĩ thực hiện việc chăm sóc sức khỏe, sơ cứu cho người lao động với chi phí trang thiết bị và tiền thuốc bình quân 50 triệu đồng/năm.

Bên cạnh việc phát triển sản xuất, tăng thu nhập hợp lý cho người lao động, Công ty cổ phần Nhựa Bình Minh tự hào là doanh nghiệp thực hiện chính sách tốt cho người lao động để luôn có đội ngũ CBCNV ổn định và ít biến động, có sức khoẻ, sẵn sàng tham gia tốt các hoạt động sản xuất kinh doanh và đóng góp cho cộng đồng xã hội.

CHĐ3K22 – NHÓM 5

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY CP NHỰA BÌNH MINH

PHỤ LỤC 2

GIẢI ĐÁP THẮC MẮC VỀ ISO 9000

1. ISO 9000 là gì?

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO) ban hành. Tiêu chuẩn được áp dụng khi một tổ chức cần chứng tỏ khả năng cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và luật định một cách ổn định và mong muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.

2. Tại sao tổ chức phải áp dụng ISO 9000:

- Hình thành văn hóa làm việc bài bản, khoa học thông qua thiết lập và áp dụng các quy trình chuẩn để thực hiện và kiếm soát công viêc; qua đó giúp phòng ngừa sai lỗi, nâng cao chất lượng và sự thỏa mãn của khách hàng; Hệ thống văn bản quản lý chất lượng sẽ giúp CBNV mới vào việc một cách nhanh chóng và là nền tảng quan trọng để duy trì và cải tiến các hoạt động;

- Các yêu cầu về theo dõi sự không phù hợp, theo dõi sự hài lòng của khách hàng, đánh giá nội bộ… tạo cơ hội để thường xuyên thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến để “ NGÀY HÔM NAY TỐT HƠN NGÀY HÔM QUA VÀ NGÀY MAI TỐT HƠN NGÀY HÔM NAY”;

- Hệ thống quản lý chất lượng giúp phân định “ RÕ NGƯỜI - RÕ VIỆC”, góp phần xây dựng môi

trường làm việc minh bạch, chuyên nghiệp và hiệu quả;

- Một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả là sự đảm bảo về khả năng cung cấp sản phẩm dịch

vụ thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng một cách ổn định.

3. Nhân viên được lợi gì khi áp dụng ISO 9000 ?

- Hạn chế những lỗi sai không đáng có - Biết rõ các công việc phải làm, các cá nhân cần liên hệ, hợp tác tạo công việc hiệu quả hơn - Công ty sẽ dễ dàng đánh giá các cá nhân thực hiện tốt, sẽ tạo ra việc đánh giá công bằng cho

các nhân viên và phòng ban

- Khi các nhân viên thực hiện tốt các quy trình theo yêu cầu của ISO sẽ giúp công ty giảm chi phí, đạt hiệu quả kinh doanh cao khi đó lợi nhuận của công ty càng cao. Và như các bạn đã biết, lợi nhuận của công ty gắn liền với thưởng của toàn thể nhân viên.

4. Khi áp dụng ISO 9000 phải thay đổi cơ cấu nhân sự không?

Việc áp dụng ISO nhằm mục đích quy trình hóa công việc, tăng hiệu suất công việc không làm thay đổi cơ cấu nhân sự.

5. Việc áp dụng ISO 9000 mất thời gian hơn so với làm việc trước đây?

Các quy trình của ISO là hệ thống hóa các công việc làm hằng ngày một cách hệ thống để các nhân viên biết rõ những việc mình làm một cách chi tiết.Tạo điều kiện để nhân viên sắp xếp công việc một cách hiệu quả nhất. Do đó, khi áp dụng tốt các quy trình của hệ thống ISO sẽ giúp tiết kiệm thời gian cho bản thân nhân viên và cho cả công ty.

CHĐ3K22 – NHÓM 5