CHƯƠNG 11 XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN
11
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
22 TIẾP CẬN HỆ THỐNG THAY THẾ MỚI
33
MÔ PHỎNG VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG
QUẢN TRỊ DỰ ÁN
44
55
TIẾN HÀNH DỰ ÁN
CÁC CÂU HỎI CẦN GIẢI QUYẾT
1. Những bước chính để giải quyết vấn đề khi
phát triển hệ thống thông tin mới ?
2. Những phương pháp thay thế để xây dựng hệ
thống thông tin là gì ?
3. Những phương pháp quan trọng để mô phỏng
và thiết kế hệ thống là gì ?
4. Dự án hệ thống thông tin được lựa chọn và
đánh giá như thế nào ?
5. Quản trị dự án hệ thống thông tin như thế nào
?
Bánh cookie Hội nữ hướng đạo Mỹ đã được ưa chuộng tại Mỹ
Đặt hàng truyền thống dựa trên hàng đống công việc giấy tờ, chuyển những thông tin đó cho một nhóm tình nguyện lập bảng thống kê
Hội đồng nữ hướng đạo sinh Mỹ rộng lớn, công việc giấy tờ trở nên “tràn ngập”. Phải đổi tay liên tục và rất dễ sai sót
Quyết định xây dựng hệ thống đầu tiên sử dụng máy tính sử dụng phần mềm Microsoft Access và một số công cụ phát triển ứng dụng nhưng chí phí rất cao.
Hội đồng quyết định chọn Intuit’s QuickBase cho việc hợp tác làm việc theo nhóm và tạo ra một bản mẫu đầu tiên của phần mềm với những chức năng cơ bản cho Hội nữ hướng đạo chỉ trong vòng vài giờ.
Chi phí của hệ thống chỉ bằng một phần so với việc dùng Microsoft Access. Và cũng rất dễ sử dụng
Loại bỏ đi công việc giấy tờ và lỗi do tính toán
Cung cấp nguồn dữ liệu trung tâm rõ ràng cho toàn bộ hệ thống và dễ dàng thực hiện đặt hàng qua web
•Đánh giá các giải pháp của hệ thống •Xem xét hiệu quả và chi phí •Loại bỏ các thủ tục thủ công •Thiết kế quy trình đặt bánh mới •Thực hiện Quickbase cho Hợp tác nhóm
•Xác định vấn đề •Xác định nguyên nhân •Xác định mục tiêu của giải pháp •Xác định các thông tin cần thiết
ư
•Xác định các giải pháp thay thế
•Đánh giá các phương án thay thế •Chọn giải pháp tốt nhất
•Chuẩn bị phần cứng;Phát triển/chuẩn bị phần mềm;Thử nghiệm hệ thống;Chuẩn bị huấn luyện và tài liệu…
Xác định vấn đề cần phải làm một số việc bởi nhiều thành viên trong công ty có thể có nhiều ý kiến khác nhau về nguyên nhân sinh ra vấn đề và mức độ gay go của vấn đề.
Tại sao vấn đề vẫn tồn tại ?
Tại sao không được giải quyết trước đây?
Khi xác định vấn đề chính, phải hỏi đó là loại khó khăn nào ?
Vấn đề có phải thuộc về con người, thuộc về tổ chức, thuộc về công nghệ hay là sự kết hợp 3 yếu tố trên ?
Vấn đề gặp phải :
Quy trình mang tính thủ công
Đơn đặt hàng bánh cookie có tỷ lệ lỗi rất cao
Hỗ trợ kém cho lượng lớn các thành viên và các đơn đặt hàng
Kết quả
Các tình nguyện viên lãng phí thời gian
Về góc độ tổ chức :
Hội nữ hướng đạo Mỹ là một tổ chức rộng lớn
Bánh cookie là nguồn thu lợi nhuận cơ bản
Tình nguyện viên với thiếu kinh nghiệm dùng máy tính để bán hàng hoặc quản lý đặt hàng và phân phối
Quy trình đặt hàng rất nhiều bước và sự kết hợp phức tạp
Mục tiêu giải pháp :
Giảm thiểu thời gian, nỗ lực và lỗi xảy ra trong quá trình đặt hàng
Các yêu cầu về thông tin cho giải pháp tổng hợp và sắp xếp đơn đặt hàng, chuyển giao nhà sản xuất
NhNhữữngng gigiảảii pháppháp thay thay ththếế nàonào làlà cócó khkhảả năngnăng đđểể đđạạtt đđượượcc
nhnhữữngng mmụụcc tiêutiêu vàvà phùphù hhợợpp vvớớii nhnhữữngng yêuyêu ccầầuu vvềề thông thông tin?tin?
Thay đổi cung cách quản lý
Tăng cường đào tạo hoặc chỉnh sửa lại các quy trình của tổ chức chỉnh sửa hệ thống công nghệ thông tin của công ty
xây dựng một hệ thống thông tin mới
NGHIÊN CỨU TÍNH KHẢ THI
Xác định các giải pháp có khả thi hay không, hoặc có thể đạt được hay không, từ góc độ tài chính, kỹ thuật và tổ chức Xác định giải pháp thay thế có phải là một sự đầu tư tốt không
Công nghệ cần thiết cho hệ thống có hay không và có thể điều khiển bởi nhân viên hiện tại không Tổ chức có chấp nhận sự thay đổi từ hệ thống mới hay không
Báo cáo đề xuất hệ thống mô tả chi phí và lợi ích, thuận lợi và khó khăn
của mỗi giải pháp thay thế
GiGiảảii pháppháp 11
Đầu tiên là làm tốt hơn quy trình thủ công cũ, khi nhận số lượng lớn nữ hướng đạo và đơn đặt hàng, nhà sản xuất và nhà phân phối, việc thiết kế lại và hợp lý hóa hệ thống nhưng không mang lại hiệu quả.
GiGiảảii pháppháp 22
Sử dụng hệ thống đặt hàng bánh qua phần mềm Microsoft Access. Phương án này được cho là mất thời gian, tốn kém và khó sử dụng đối với Hội.
GiGiảảii pháppháp 33
Nhanh chóng tạo ra một hệ thống sử dụng dịch vụ ứng dụng của nhà cung cấp Quickbase. Phương án này không đòi hỏi phải tốn kém chi phí về phần cứng, phần mềm, duy trì nhân viên để hỗ trợ hệ thống
Bước đầu tiên trong việc thực hiện giải pháp là tạo ra một bản mô tả chi tiết thiết kế. Thiết kế hệ thống chỉ ra cách mà người ta hình dung về giải pháp
Đầu ra Đầu vào Giao diện Cơ sở dữ liệu Xử lý Quy trình thủ công Bảo mật và điều khiển
Trung vị, nội dung;Tính toán thời gian Lưu lượng; Dữ liệu vào Phản hồi và xử lý lỗi Mẫu dữ liệu lô-gic; Số lượng và tốc độ đòi hỏi ;Tập tin và bản ghi chi tiết Chương trình logic và vận hành máy móc Hoạt động gì, ai, khi nào, như thế nào, và ở đâu Quản lý truy cập Đầu vào, xử lý, và kiểm soát đầu ra
Sự chuyển đổi
Phương pháp kiểm tra Chiến lược chuyển đổi
Tập huấn và tài liệu
Đơn vị và cơ sở tập huấn Hệ thống, người dùng, và tài liệu
Thay đổi của tổ chức
Quá trình thiết kế Tổ chức cấu trúc thay đổi
Đầu ra
Đầu vào
Báo cáo trực tuyến Báo cáo bằng bản in Bảng hỏi trực tuyến Giao dịch đặt hàng cho hãng ABC Cooki es Vé phân phát cho hãng vận tải Mẫu dữ liệu đặt hàng Mẫu dữ liệu đặt hàng của nhóm Mẫu dữ liệu đặt hàng của Hội nữ hướng đạo Mẫu dữ liệu vận chuyển/Phân phát Giao diện đồ họa trên nền web
Dữ liệu với tập tin đặt hàng bánh cooki e,phân phối và liên lạc nhóm
Giao diện Cơ sở dữ liệu Xử lý
Quy trình thủ công
Tính toán tổng đặt hàng theo loại bánh và số lượng hộp Theo dõi đơn hàng theo nhóm và cá nhân Lịch lấy hàng tại nhà kho Cập nhật thông tin thành viên Hội lấy đơn đặt hàng theo mẫu trên giấy Trưởng nhóm thu thập thẻ từ thành viên và nhập liệu trực tuyến
Bảo mật và điều khiển Mật khẩu trực tuyến
Sự chuyển đổi
Tập huấn và tài liệu
Thay đổi của tổ chức
Kiểm soát tất cả Nhập thông tin các thành viên hội và các nhóm Chuyển dữ liệu cho nhà sản xuất và phân phối Thử nghiệm hệ thống Hướng dẫn sử dụng hệ thống Minh họa hướng dẫn trực tuyến Các phần đạo tạo trực tuyến Huấn luyện cho nhà máy sản xuất và công ty vận chuyển chấp nhận dữ liệu và hướng dẫn tự động từ hệ thống Thiết kế công việc: Tình nguyện viên không cần phải lập bảng thống kê nữa Thiết kế quy trình: Lấy đơn đặt hàng qua thẻ nhưng nhập liệu trực tuyến vào hệ thống Lên lịch nhận hàng từ nhà kho trực tuyến
Số kiểm tra: GS02-010
Được chuẩn bị bởi: A. Nelson
Ngày: 15 tháng 02, 2010
Mục tiêu: Kiểm tra việc truy cập vào một bản ghi có sẵn của nhóm
Môi trường chi tiết: Quickbase cho Nhóm làm việc
Mô tả quy trình:
Nhấp chuột vào đường link Tổng hợp nhóm của tôi Nhập vào mã số nhóm
Kết quả mong muốn: • Khi người dùng nhấp vào Tổng hợp nhóm của tôi, màn hình Tổng hợp nhóm hiện ra • Khi người dùng nhập đúng Mã số Nhóm, bản ghi của nhóm xuất hiện • Khi người dùng nhập sai Mã số Nhóm, xuất hiện thông báo lỗi “Sai Mã số Nhóm”
Kết quả kiểm tra:
Tất cả đều tốt.
Quy trình lên kế hoạch thay đổi trong một tổ chức để thực hiện một cách tuần tự và hiệu quả rất cần thiết cho sự thành công hay thất bại của hệ thống mới
NHƯỢC ĐIỂM
ƯU ĐIỂM
Xây dựng những hệ thống lớn, phức tạp Rất tốn kém và lãng phí thời gian
Giới hạn các đặc điểm kỹ thuật, và quản lý chặt chẽ trong quá trình xây dựng Hạn chế các đặc điểm kỹ thuật ngay trong bước đầu của quá trình phát triển
Phân tích hệ thống
Thiết kế hệ thống
Lập trình
Kiểm tra
Chuyển đổi
Sản xuất và bảo dưỡng
NHƯỢC ĐIỂM
ƯU ĐIỂM
Khuyến khích người sử dụng tham gia rất nhiều vào quá trình thiết kế hệ thống Không làm việc tốt với lượng lớn dữ liệu và người dùng trong môi trường sản xuất
Sản xuất hệ thống đáp ứng nhu cầu của người dùng
Có thể bỏ qua một số giai đoạn cần thiết trong quá trình thiết kế hệ thống
NHƯỢC ĐIỂM
ƯU ĐIỂM
Không thể thay thế các công cụ truyền thống cho một vài ứng dụng trong kinh doanh Không qua phương pháp phát triển đúng qui cách, kiểm tra và hệ thống tài liệu Được hoàn thành nhanh chóng hơn Cho phép người dùng xác định rõ các nhu cầu cần được cải thiện và tăng mức độ tham gia cũng như sự thõa mãn đối với hệ thống
CASE 1 :
ZIMBRA LÀ GÌ ? ZIMBRA LÀ GÌ ?
SSƠƠ LLƯỢƯỢC VC VỀỀ ZIMBRA ZIMBRA
Kết hợp các danh sách liên lạc, lịch, tin nhắn , lưu trữ tài liệu, công cụ tìm kiếm và VoIP vào một gói, và có thể được sử dụng trên bất kỳ trình duyệt web di động nào
Công ty phần mềm có sản phẩm chủ lực là Zimbra Collaboration Suite (ZCS) một bộ phần mềm mã nguồn mở
Sử dụng các mô hình marketing lan truyền, marketing trực tiếp, và các tiêu chuẩn mở để phát triển kinh doanh
• Khách hàng truy cập vào Website
• Khách hàng sử dụng bản dùng thử ZCS.
• Nhân viên của Zimbra thuyết phục khách hang sử
dụng bản thương mại.
