BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ
…………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
ĐÀO TIẾN QUYẾT
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI - NĂM 2020
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ
Phản biện 1: .....................................................
Phản biện 2: ....................................................
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện
Hành chính Quốc gia
Địa điểm: Phòng họp …....., Nhà...... - Hội trường bảo vệ luận văn thạc
sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia
Số 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa - TP Hà Nội.
Thời gian: vào hồi …… giờ …… tháng …… năm 2020
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước, Đảng và Nhà nước ta
đã chỉ rõ sự cần thiết phải tiến hành CCHC, coi đây là một giải pháp quan
trọng góp phần đạt được các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội. CCHC ở Việt
Nam giai đoạn hiện nay được triển khai trên nhiều nội dung, trong đó, việc ứng
dụng CNTT được xem như là khâu đột phá của tiến trình cải cách HCNN, là
một trong sáu nội dung quan trọng của Chương trình tổng thể cải cách hành
chính của Chính phủ.
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để hiện đại hóa hành chính là xu
hướng không thể thay đổi trong hội nhập kinh tế quốc tế đối với Việt Nam nhằm
xây dựng một nền hành chính hiện đại, trong sạch, vững mạnh, tiết kiệm, chuyên
nghiệp, phục vụ nhân dân ngày một tốt hơn. Mục tiêu của ứng dụng CNTT trong
hành chính Nhà nước là tạo ra một phương thức vận hành trong suốt, hiệu quả của
bộ máy công quyền thông qua việc sử dụng các các hệ thống thông tin điện tử.
Tuy nhiên, quá trình áp dụng, triển khai CNTT trong quá trình tổ chức hội họp
ở UBND huyện Đà Bắc, tình Hòa Bình cho đến thời điểm này vấn chưa thực sự mang
lại hiệu quả, do trình độ Tin học của đội ngũ cán bộ, công chức còn hạn chế, cơ sở vật
chất, phương tiện trang thiết bị kỹ thuật còn lạc hậu, thói quen, thói quen, cách thức làm
việc cũ kỹ trước đây vẫn chưa có nhiều thay đổi….
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và tầm quan trọng của những vấn đề
trên, học viên đã lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ
chức hội họp tại Uỷ ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình” làm đề
tài nghiên cứu, với mong muốn giúp nâng cao hiệu quả các cuộc họp tại đơn
vị, đồng thời làm thay đổi nhận thức của mọi người về tầm quan trọng của
CNTT trong việc tổ chức hội họp nói riêng và trong quá trình điều hành hoạt
động nói chung.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Đã có nhiều công trình khoa học, bài báo của nhiều tác giả trong và
2
ngoài nước nghiên cứu đến ứng dụng CNTT trong QLNN và CCHC, trong đó
có thể kể đến một số công trình tiêu biểu như sau:
Tác giả Đặng Hữu Ứng trong cuốn “Ứng dụng và phát triển công nghệ
thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” (NXB
Chính trị Quốc gia, 2015) đã cho thấy tầm quan trọng của CNTT đối với quá trình
phát triển đất nước cũng như việc ứng dụng CNTT trong thực tế có thể mang lại
những giá trị to lớn cho các cơ quan, đơn vị. Do đó, để ứng dụng và phát triển
CNTT cần phải đảm bảo những điều kiện cần thiết và phù hợp.
- Với bài viết "Một số kết quả và định hướng trong ứng dụng và phát
triển công nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh
Quảng Nam" (Tập san Sở Thông tin Truyền thông Quảng Nam 2010). Tác giả
Phạm Hồng Quảng đã đi sâu trình bày và phân tích các kết quả đạt được trong
thời gian 10 năm ứng dụng CNTT trong CCHC tại tỉnh Quảng Nam, trong đó
nổi bật là tỷ lệ 30% hồ sơ đề nghị cấp giấy phép xây dựng qua mạng; phổ cập
tin học cho 100% cán bộ công chức trên địa bàn tỉnh.
- Trong đề tài “Quản lý nhà nước về ứng dụng CNTT tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Bắc Ninh” (Luận văn thạc sỹ Quản lý công,
Học viện Hành chính Quốc gia, 2013). Tác giả Vũ Tuấn Linh đã đánh giá thực
trạng, các vấn đề tồn tại trong các QLNN về ứng dụng CNTT tại các cơ quan
chuyên môn trực thuộc UBND tỉnh, đồng thời đưa ra những giải pháp nhằm
tăng cường công tác QLNN về ứng dụng CNTT, nổi bật là xã hội hóa đầu tư
trong lĩnh vực ứng dụng CNTT làm giảm gánh nặng đầu tư công.
- Liên quan đến đề tài, đáng chú ý là công trình nghiên cứu của tác giả
Kea Xieng Tern, "Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông
tin trong công tác quản lý hành chính tại UBND quận Thanh Xuân" (Học
viện Hành chính Quốc gia 2010).
- Công trình “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động hành
chính của các cơ quan quản lý nhà nước ở huyện Mê Linh, thành phố Hà
Nội” (Luận văn thạc sỹ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia, Hà Nội, 2014)
3
Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu trên đều đề cập đến một số nội dung
liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính Nhà
nước. Tuy nhiên, cho đến nay vẫn chưa có công nào ngiên cứu một cách đầy
đủ, hệ thống và chuyên biệt về việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại
cơ quan, đơn vị.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Nhằm nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại
UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở khoa học về ứng dụng công nghệ
thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp;
- Tìm hiểu, khảo sát và nghiên cứu thực tế để mô tả chính xác thực
trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh
Hòa Bình, từ đó tìm ra những ưu điểm, hạn chế, cũng như nguyên nhân dẫn
đến hạn chế về chất lượng của hoạt động này.
- Đề xuất các giải pháp cụ thể, thiết thực để phát huy những ưu điểm,
khắc phục những hạn chế, đồng thời nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong
tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của luận văn là ứng dụng CNTT trong tổ chức
hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Về không gian: tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
- Về thời gian: từ năm 2017 đến năm 2019
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu cơ bản sau:
4
Phương pháp nghiên cứu, phân tích tài liệu: là phương pháp thu thập
thông tin dựa trên sự phân tích nội dung những tài liệu đã có sẵn để chỉ ra
những đặc điểm riêng biệt của các vấn đề đang được tìm hiểu, nghiên cứu.
Phương pháp điều tra, khảo sát: Trên cơ sở điều tra, khảo sát thực tế ứng
dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình, có
thể biết các hoạt động cụ thể mà Văn phòng UBND đã thực hiện, quá trình ứng
dụng như thế nào, đạt được những kết quả gì, còn những khó khăn, vướng mắc
nào cần tháo gỡ, giải quyết.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng trên
cơ sở các tài liệu, số liệu về quá trình ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp
được thu thập, nhằm phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong hoạt
động tổ chức hội họp
Phương pháp so sánh, đối chiếu: Trên cơ sở các số liệu thu thập được
của từng năm khi ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp, học viên sẽ tiến hành đối
chiếu, so sánh tìm ra những điểm mới, điểm khác biệt
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1. Ý nghĩa lý luận
Hệ thống hóa một số vấn đề lý thuyết về ứng dụng CNTT và ứng dụng CNTT
trong tổ chức hội họp.
6.2. Ý nghĩa thực tiễn của luận văn
Đưa ra những đánh giá chân thực, xác đáng về việc ứng dụng CNTT
trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình. Trên cơ sở đó,
đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong
tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình trong thời gian tới, để
có thể đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính hiện nay.
Kết quả nghiên cứu của Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán
bộ, công chức làm việc tại Văn phòng UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình, nơi
Học viên đang công tác.
5
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
nội dung chính của luận văn kết cấu gồm có 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin và ứng dụng
công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp
Chương 2: Thực trạng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại
UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng CNTT trong
tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG HỘI HỌP
1.1. Một số vấn đề về hội họp
1.1.1. Họp là gì?
Họp là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một hình thức giải
quyết công việc. Đây là hoạt động không thể thiếu và có ý nghĩa rất quan trọng
trong điều hành công sở.
Hội họp là một hoạt động giao tiếp thường được các cơ quan, đơn vị tổ chức để
trao đổi, bàn bạc và chia sẻ các thông tin nhằm xử lý, giải quyết các công việc và ra
các quyết quản lý theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà pháp luật quy định.
1.1.2. Mục đích tổ chức hội họp
Cuộc họp được tổ chức để giúp phổ biến, triển khai những chủ trương,
chính sách, các chỉ tiêu, nhiệm vụ cần làm, đồng thời tháo gỡ những khó khăn,
uốn nắn, sửa chữa những sai lệch trong quá trình thực hiện kế hoạch.
Hội họp giúp giải quyết những vấn đề mà một cá nhân không thể thực
hiện được.
Hội họp sẽ tạo môi trường, điều kiện thuận lợi để thành viên trong đơn
vị có cơ hội tiếp cận với các tri thức, các phương pháp mới, đồng thời, giúp họ
6
cùng nhau trao đổi, thảo luận và thống nhất các vấn đề chung để từ đó cùng
nhau tham gia vào tiến trình ra quyết định.
1.1.3. Vai trò của hội họp trong hoạt động quản lý nhà nước
Họp luôn là biện pháp tốt nhất giúp gia tăng sự hiểu biết, học hỏi lẫn
nhau, từ đó nâng cao khả năng kết nối giữa các thành viên để phát triển mạng
lưới giao tiếp trong tổ chức. Đây chính là cơ sở, là nền tảng quan trọng để thiết
lập các mối quan hệ phối hợp hiệu quả trong đơn vị.
Các cuộc họp được tổ chức sẽ giúp các thành viên tham gia nhanh
chóng đi đến sự thống nhất về quan điểm, nhận thức, để từ đó có sự thống nhất
trong hành động thực tế khi triển khai các kế hoạch, các nhiệm vụ mà mình
được giao.
Việc tham gia các cuộc họp cũng là cơ hội để các thành viên tham gia
trau dồi vốn từ và rèn luyện khả năng tư duy của bản thân.
Thông qua các cuộc họp, người lãnh đạo cũng có thể phát hiện ra những
xung đột tiềm ẩn trong nội bộ.
1.1.4. Các nguyên tắc tổ chức hội họp
Thứ nhất, trong quá trình tham dự hội họp, các thành viên tham gia phải
giải quyết công việc đúng thẩm quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Thứ hai, quá trình tổ chức và tiến
hành hội họp những người tham gia phải có trách nhiệm tuân thủ pháp luật, tập
trung dân chủ, công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy
định của pháp luật.
Thứ ba, việc tổ chức hội họp phải theo kế hoạch công tác của đơn vị
Thứ tư, cần xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự
trong cuộc họp, đồng thời đề cao và thực hiện nghiêm túc trách nhiệm cá nhân
trong các bước triển khai hội họp: chỉ đạo, chủ trì, tham dự, phục vụ cuộc họp.
Thứ năm, lồng ghép, kết hợp các loại cuộc họp có nội dung liên quan với
nhau một cách hợp lý, đồng thời đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong
việc tổ chức họp.
7
Thứ sáu, không làm ảnh hưởng đến các hoạt động công vụ khác của cơ
quan, tổ chức, người có thẩm quyền, việc tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành
chính cho công dân và tổ chức theo quy định của pháp luật.
1.3. Ứng dụng CNTT trong hội họp
1.3.1. Khái niệm CNTT và ứng dụng CNTT trong hội họp
Có thể hiểu ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp là việc sử dụng
CNTT vào hoạt động hội họp nhằm giảm thiểu các quy trình, thủ tục, rút ngắn
thời gian thực hiện, nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động này, đồng
thời tiết kiệm nguồn lực cho các cá nhân, tổ chức.
1.3.2. Yêu cầu tất yếu cần ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp
Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động các cơ quan nhà nước là xu thế tất
yếu, là mô hình phổ biến của nhiều quốc gia. Bởi vậy, ứng dụng CNTT trong tất cả
các lĩnh vực quản lý nhà nước và đặc biệt là lĩnh vực CCHC không nằm ngoài xu
thế này. Nhìn ở góc độ khoa học, việc ứng dụng này là mấu chốt của cải cách nền
hành chính nhà nước, nó tác động tích cực đến các nội dung khác như cải cách thủ
tục hành chính; nó kéo theo việc nâng cao chất lượng cán bộ, công chức
Thông qua các ứng dụng CNTT có thể tạo ra môi trường thông tin rộng
lớn, thường xuyên được lưu trữ, cập nhật và công khai chung cho tất cả các
thành viên trong đơn vị cùng được biết đến. Thay vì phải trực tiếp đến cùng
một địa điểm để họp thì các thành viên tham gia có thể ngồi ở bất cứ đâu trên
thế giới là có thể dễ dàng tham gia vào quá trình trao đổi, bàn bạc, thảo luận,
chia sẻ các thông tin liên quan đến chủ đề cuộc họp. Chính những tính năng ưu
việt này đã đem lại sự công khai, minh bạch và hiệu quả cho nền hành chính
nói chung và các cơ quan, đơn vị nói riêng. Và môi trường giao tiếp điện tử
toàn cầu đã góp phần quan trọng trong việc giảm thiểu những tốn kém về chi
phí tiền bạc, thời gian, công sức của các bên tham gia.
1.3.3. Các điều kiện để triển khai việc ứng dụng CNTT trong tổ chức
hội họp
Thời gian qua, việc ứng dụng tin học trong quản lý hành chính đã tạo
8
bước chuyển biến rõ nét nâng cao chất lượng hội họp tại các cơ quan, đơn vị
và giúp cho nền hành chính ngày càng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả. Tuy nhiên,
để công tác tin học hóa hành chính phù hợp với tiến độ tin học hóa xã hội, việc ứng
dụng CNTT trong hội họp cần phải đảm bảo các điều kiện cơ bản sau:
Thứ nhất, cơ sở hạ tầng, cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ cơ quan, đơn vị
phải bảo đảm.
Thứ hai, phát triển và sử dụng nguồn nhân lực công nghệ thông tin của
cơ quan, đơn vị, bao gồm chính sách phát triển, ưu đãi nguồn nhân lực cũng
như biên chế cán bộ chuyên trách về CNTT của cơ quan.
Thứ ba, hoàn thiện thể chế về ứng dụng CNTT trong CCHC.
Thứ tư, các cơ quan, đơn vị cần đầu tư cho các ứng dụng CNTT
1.3.4. Quy trình tổ chức hội họp có ứng dụng CNTT
Việc chuẩn bị các phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để phục vụ cho
hoạt động họp trưc tuyến cần phải có một đội ngũ chịu trách nhiệm quản lý và
thực hiện trước khi cuộc họp chính thức diễn ra. Đây là các công cụ hỗ trợ để
hoạt động này có thể diễn ra và diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi nhất.
1.4. Chất lƣợng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp
1.4.1. Khái niệm chất lượng và chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ
chức hội họp
Chất lượng ứng dụng CNTT có thể được hiểu là mức độ đạt được của
một quá trình hoạt động, đảm bảo được cho cơ quan, đơn vị đạt được những
mục tiêu, đáp ứng được yêu cầu của cơ quan, đơn vị.
1.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong hội họp
Tiêu chí là công cụ, là thước đo được sử dụng làm căn cứ để đánh giá,
phân loại các sự vật, hiện tượng với nhau. Mỗi tiêu chí hướng vào những đặc
tính nhất định và gắn với những tính chất nào đó của sự vật, hiện tượng.
Để đánh giá hiệu quả ứng dụng CNTT trong hội họp cần phải có những
tiêu chí nhất định. Mỗi tiêu chí được xem là một căn cứ để đánh giá hiệu quả
của quá trình ứng dụng trên các phương diện khác nhau. Có thể xem đây là hệ
9
thống các chỉ số nhằm lượng hóa mức độ đáp ứng về mục tiêu của một hoạt
động, một chủ thể nhất định nhằm phản ánh kết quả hoạt động, đưa ra kết
luận về hiệu quả.
1.4.2.1. Gia tăng sự kết nối trong đơn vị
Do sự hỗ trợ của phương tiện, thiết bị và CNTT nên dù ở bất cứ đâu, các
thành viên được mời tham dự cũng đều có thể tham gia cuộc họp. Đây là yếu tố
giúp các thành viên gia tăng sự kết nối, hiểu biết và học hỏi lẫn nhau để từ đó
nâng cao khả năng gắn kết một tiền đề quan trọng tạo thuận lợi cho quá trình phối
hợp trong tương lai.
1.4.2.2. Đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của
đơn vị
Để quá trình thông tin đảm bảo nhanh chóng, kịp thời và được cập nhật
thường xuyên, hội họp là cách thức mà các nhà tổ chức thường vận dụng trong
thực tế. Hiện nay, hoạt động này càng phát huy được hiệu quả khi được hỗ trợ
bởi các ứng dụng CNTT.
1.4.2.3. Nâng cao chất lượng công tác thông tin
Thông tin được xem như là dòng máu nuôi dưỡng toàn bộ quá trình
hoạt động tổ chức, được sử dụng nhằm duy trì sự liên tục và ổn định của cả hệ
thống trong việc ra quyết định, xây dựng kế hoạch, tổ chức, điều hành, điều
chỉnh, kiểm tra và phát triển tri thức…Để điều hành cơ quan, người lãnh đạo
phải đưa ra các quyết định, các mệnh lệnh trong quản lý và thông tin là căn cứ
quan trọng để ban hành các quyết định. Trong thời đại ngày nay, thông tin
được đánh giá là nguồn lực thứ tư. Vì vậy, để đảm bảo chất lượng cho nguồn
lực thông tin, cần phải áp dụng nhiều biện pháp khác nhau. Trong đó, việc ứng
dụng CNTT cho hội họp là một biện pháp hiệu quả để giúp thông tin trong đơn
vị đáp ứng được các yêu cầu về tính đầy đủ, chính xác, khách quan và kịp thời.
1.4.2.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành
Phối hợp là nguyên tắc cơ bản trong quá trình hoạt động của một tổ
chức. Sự phối hợp càng nhịp nhàng, ăn ý, càng tạo được hiệu quả cao trong
10
việc thực hiện nhiệm vụ của tổ chức. Qúa trình phối hợp bao gồm các quan hệ
phối hợp theo chiều dọc từ trên xuống dưới, theo chiều ngang giữa các đồng
nghiệp ngang cấp và phối hợp theo mạng lưới khi có sự tham gia của nhiều cơ
quan, tổ chức cùng tham gia vào việc triển khai kế hoạch.
1.4.2.5. Tiết kiệm nguồn lực
Việc tiết kiệm các nguồn lực được xem là ưu điểm vượt trội của các
cuộc họp trực tuyến.
Tiểu kết chƣơng 1
Họp là một hình thức hoạt động quản lý nhà nước, một hình thức giải
quyết công việc.
Họp trước hết là một phương thức quản lý, mà qua đó các nhà quản lý,
lãnh đạo có thể huy động trí tuệ tập thể để giải quyết những vấn đề khó khăn,
phức tạp. Họp luôn là biện pháp tốt nhất giúp gia tăng sự hiểu biết, học hỏi lẫn
nhau, từ đó nâng cao khả năng kết nối giữa các thành viên để phát triển mạng
lưới giao tiếp trong tổ chức.
Như vậy, hệ thống lý luận về CNTT và ứng dụng CNTT trong hội họp,
cũng như các tiêu chí đánh giá chất lượng ứng dụng CNTT trong hội họp đã
nêu ở trên chính là cơ sở, tiền đề cho việc phân tích, đánh giá chất lượng ứng
dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh
Hòa Bình tại ở chương 2.
Chƣơng 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG
TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH
2.1. Đặc điểm tự nhiên, kinh tế xã hội
2.1.1. Đặc điểm tự nhiên
Đà Bắc là huyện miền núi cao nằm ở phía tây của tỉnh Hoà Bình,
11
trung tâm huyện nằm trên đường tỉnh lộ 433 cách thành phố Hoà Bình
15km. Phía Bắc giáp huyện Thanh Sơn và Tân Sơn, tỉnh Phú Thọ; phía Đông
giáp thành phố Hòa Bình; phía Nam giáp huyện Cao Phong, huyện Tân Lạc
tỉnh Hòa Bình; phía Tây giáp huyện Mai Châu, tỉnh Hòa Bình và các huyện
Mộc Châu, Vân Hồ, Phù Yên của tỉnh Sơn La.
Diện tích đất tự nhiên khoảng 77.976,81 ha. Với diện tích như vậy
Đà Bắc là huyện có diện tích tự nhiên lớn nhất tỉnh so với các huyện còn lại
(chiếm 16,9% diện tích đất toàn tỉnh), trong đó đồi núi chiếm trên 83% diện tích
toàn huyện. Mặc dù có diện tích đất tự nhiên lớn nhất so với các huyện trong tỉnh
nhưng đất nông nghiệp chiếm tỷ lệ rất ít, chủ yếu là đất rừng (Đất lâm nghiệp
50,662 ha chiếm 65,12%, đất nông nghiệp 3.537 ha chiếm 4,55%, đất phi nông
nghiệp 8.556 ha chiếm 11%, đất nuôi trồng thuỷ sản và đất nông nghiệp khác
100,6 ha chiếm 1,3%, đất chưa sử dụng 14.94 ha chiếm 19,2%).
2.1.2. Đặc điểm kinh tế - xã hội
Từ ngày 14/7/2009 đến ngày 17/12/2019 toàn huyện Đà Bắc có
01 thị trấn và 19 xã, đó là thị trấn Đà Bắc và các xã: Cao Sơn, Đoàn Kết,
Đồng Chum, Đồng Nghê, Đồng Ruộng, Giáp Đắt, Hào Lý, Hiền Lương, Mường
Chiềng, Mường Tuổng, Suối Nánh, Tân Minh, Tân Pheo, Tiền Phong, Toàn
Sơn, Trung Thành, Tu Lý, Vầy Nưa, Yên Hòa. Năm 2016 toàn huyện có 14 xã
đặc biệt khó khăn và 16 thôn, bản đặc biệt khó khăn thuộc diện đầu tư Chương
trình 135. Giai đoạn 2017 - 2020 theo tiêu chí đánh giá mới toàn huyện có 17 xã
thuộc khu vực III, 2 xã và 1 thị trấn thuộc khu vực II; tổng số thôn, xóm đặc biệt
khó khăn của 3 xã khu vực II là 8 thôn, xóm.
Sau khi thực hiện việc sắp xếp lại các đơn vị hành chính, đến tháng 12
năm 2019 huyện Đà Bắc có 17 đơn vị hành chính cấp xã trực thuộc, bao gồm
thị trấn Đà Bắc (huyện lỵ) và 16 xã: Cao Sơn, Đoàn Kết, Đồng Chum, Đồng Ruộng,
Giáp Đắt, Hiền Lương, Mường Chiềng, Nánh Nghê, Tân Minh, Tân Pheo,
Tiền Phong, Toàn Sơn, Trung Thành, Tú Lý, Vầy Nưa, Yên Hòa (Bởi vậy số liệu
các đơn vị hành chính thuộc huyện Đà Bắc vẫn lấy theo 20 đơn vị cấp xã).
12
Tính đến tháng 12/2019, huyện Đà Bắc có 14.413 hộ và 55.002 nhân khẩu,
tỷ lệ phát triển dân số tự nhiên là 1,4%, sống tập trung chủ yếu ở nông thôn chiếm 90,28%, còn lại ở thị trấn 9,72%, mật độ dân số khoảng 74 người/km2. Có 5
dân tộc cùng chung sống: Tày, Mường, Dao, Thái và Kinh; Trong đó, dân tộc Tày
chiếm 44,73%; dân tộc Mường chiếm 31,11%, dân tộc Dao chiếm 13,75%, dân tộc
Kinh chiếm 10,03%, dân tộc Thái chiếm 0,34%, dân tộc khác chiếm 0,04 %. Đà
Bắc có nguồn lao động dồi dào, số người trong độ tuổi lao động 39.408 người,
chiếm 71,65% tổng số dân toàn huyện.
2.1.3. Nhiệm vụ và chức năng của UBND huyện Đà Bắc
2.1.3.1. Vị trí, chức năng
Ủy ban nhân dân huyện do Hội đồng nhân dân huyện bầu, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương,
chịu trách nhiệm trước Nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân huyện và cơ
quan hành chính nhà nước cấp trên.
2.1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung và
tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện,
2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc và chức năng nhiệm
vụ của từng phòng ban:
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
Phòng Nội vụ
Phòng Kinh tế và Hạ tầng
Phòng Tài chính - Kế hoạch
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
Phòng Văn hóa và Thông tin
Phòng Y tế
Phòng Tài nguyên và Môi trường
Phòng Tư pháp
13
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Thanh tra huyện
Phòng Dân tộc
2.2. Thực trạng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức
hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp là vấn đề không
còn là mới mẻ đối với các nước tiên tiến trên thế giới và khu vực. Tuy nhiên,
đối với nước ta thì việc sử dụng, khai thác những khả năng và ứng dụng đó còn
chưa thực sự phổ biến tại các địa phương. Mặc dù vậy, một số nơi đã mạnh
dạn ứng dụng CNTT vào hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả, đồng thời tiết
kiệm các nguồn lực cho đơn vị. UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình là một
trong số các địa phương như vậy.
2.2.1. Điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và nguồn nhân lực
Tại huyện Đà Bắc, hiện nay đã trang bị 50 máy tính cho các phòng, ban.
100% cơ quan chuyên môn, đơn vị đã triển khai hệ thống phần mềm Quản lý
văn bản điều hành và tác nghiệp, 100% cán bộ, công chức, viên chức sử dụng
thư điện tử công vụ, 20/20 xã, thị trấn thực hiện nhận văn bản qua hệ thống
phần mềm Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp.
* Về hạ tầng kỹ thuật
Hiện nay, tại UBND huyện Đà Bắc, 100% cán bộ, công chức, viên chức
cấp huyện được trang bị đầy đủ 3 máy tính; các cơ quan, đơn vị và Ủy ban nhân
dân các xã, thị trấn đã có mạng nội bộ (LAN), có kết nối Internet băng thông rộng
đạt, 100% các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp thuộc Ủy ban nhân
dân huyện sử dụng phần mềm Quản lý văn bản điều hành và tác nghiệp. Các cơ
quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn được kết
nối Internet băng thông rộng và sử dụng phần mềm liên thông một cửa điện tử.
* Về nguồn nhân lực có khả năng ứng dụng công nghệ thông tin
Để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao về năng lực ứng dụng CNTT trong
hoạt động, UBND huyện Đà Bắc rất chú trọng công tác đào tạo, bồi dưỡng
14
nguồn nhân lực CNTT. Đơn vị thường xuyên cập nhật kỹ năng sử dụng máy
tính và khai thác mạng LAN, Internet cho cán bộ, công chức, viên chức trong
hệ thống các cơ quan, đơn vị. Đến nay, cán bộ, công chức, viên chức trong các
cơ quan cơ bản có đủ kiến thức và kỹ năng thao tác, trao đổi thư điện tử, truy
cập Internet phục vụ công việc. Nâng cao một bước về trình độ sử dụng tin học
trong công việc thường ngày của cán bộ, công chức, viên chức.
2.2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội
họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
Khi quyết định đưa các ứng dụng của CNTT trong tổ chức hội họp của
UBND đã phải tập trung giải quyết hai vấn đề lớn. Đó là vốn đầu tư cho việc
mua sắm các thiết bị máy móc khá tốn kém và trình độ của nhân viên sử dụng.
Mặc dù khoa học kỹ thuật phát triển nhưng máy móc không thể thay thế được
con người vì chính con người làm ra máy móc. Hiểu được điều này các cán bộ
lãnh đạo cũng như nhân viên trong UBND đã tự trau dồi kiến thức về CNTT
để nâng cao khả năng tư duy tổng hợp, đánh giá và phân tích tình hình, nắm
bắt kịp thời những thông tin trong nước và trên thế giới để có thể đưa ra những
đề xuất, ý tưởng, quyết định chính xác trong các cuộc họp mà mình tham gia.
2.2.2.1. Quá trình ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức hội họp tại
UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.
Quá trình chuẩn bị cho việc ứng dụng các công nghệ hiện đại để tiến
hành các cuộc họp trực tuyến tại UBND huyện Đà Bắc đã huy động sự tham gia,
phối hợp của rất nhiều bên. Trong quá trình triển khai việc ứng dụng, mỗi một văn
bản ban hành tương ứng với một bước trong quy trình thực hiện và các cá nhân,
đơn vị chịu trách nhiệm đã phải trải qua rất nhiều khâu tiến hành trước khi đi đến
sự hoàn tất để sẵn sàng cho việc ứng dụng tại các cuộc họp do UBND tổ chức.
2.2.2.2. Quy trình tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh
Hòa Bình.
Bước 1. Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ
15
chức các cuộc họp lớn, quan trọng trong năm, quý, tháng trong chương trình
công tác, gửi về Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
(sau đây gọi tắt là Văn phòng) để tổng hợp, xây dựng kế hoạch chung của
UBND huyện.
Bước 2. Trình duyệt kế hoạch tổ chức cuộc họp
Sau khi chủ trương tổ chức họp được phê duyệt, cơ quan, đơn vị chủ trì xây
dựng kế hoạch cụ thể, cùng với Văn phòng trình lãnh đạo UBND huyện phê duyệt.
Bước 3. Chuẩn bị nội dung cuộc họp
Các tài liệu, văn bản liên quan đến nội dung họp và những yêu cầu cần
trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp phải được chuẩn bị trước bằng văn bản.
Bước 4. Chuẩn bị tài liệu và gửi giấy mời họp
* Soạn thảo giấy mời
Đơn vị chủ trì tổ chức họp phải dự thảo giấy mời. Giấy mời gồm những
nội dung như đơn vị mời, đối tượng được mời, nội dung, thành phần, thời gian,
địa điểm họp, những yêu cầu đối với đại biểu dự họp, những thông tin cần
thiết khác.
* Ký giấy mời
Lãnh đạo UBND huyện ký giấy mời mời lãnh đạo cơ quan cấp trên;
lãnh đạo các Sở, ngành; lãnh đạo Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố trong
và ngoài tỉnh; lãnh đạo các tổ chức quốc tế.
Giấy mời các cơ quan, ban, ngành huyện và các đối tượng khác thì lãnh
đạo Văn phòng ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện đối với cuộc họp do lãnh
đạo UBND huyện chủ trì, còn lãnh đạo cơ quan, đơn vị sẽ ký giấy mời đối với
các cuộc họp được UBND huyện uỷ quyền.
* Gửi giấy mời, tài liệu
Văn phòng phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức họp gửi giấy
mời theo danh sách đã được duyệt đối với cuộc họp do lãnh đạo UBND huyện
chủ trì.
Bước 5. Phân công phục vụ cuộc họp
16
Đối với cuộc họp được tổ chức tại UBND huyện, Văn phòng UBND
phải chịu trách nhiệm bố trí phòng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương
tiện, thiết bị phục vụ họp và phục vụ họp khi được yêu cầu. Đồng thời, phối
hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu,
hướng dẫn đại biểu, bố trí xe đỗ đúng nơi quy định, đảm bảo an ninh trật tự
bên ngoài phòng họp. Phối hợp với cơ quan, đơn vị chủ trì đảm bảo an ninh
trật tự bên trong phòng họp khi được yêu cầu.
Bước 6. Tổ chức họp
Cơ quan, đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm về nghi thức, giới thiệu đại biểu,
chương trình, giúp người chủ trì điều hành họp theo chương trình đã định.
Bước 8. Triển khai kết luận cuộc họp
Các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những
nội dung đã được kết luận tại cuộc họp. Văn phòng kiểm tra, đôn đốc, tổng
hợp báo cáo lãnh đạo UBND huyện về kết quả thực hiện nội dung kết luận
cuộc họp của lãnh đạo UBND huyện.
2.3. Đánh giá việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND
huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
2.3.1. Ưu điểm
Việc ứng dụng CNTT rất được Đảng, chính quyền của huyện Đà Bắc
quan tâm, chỉ đạo sát sao.
Có những thay đổi tích cực trong thói quen ứng dụng CNTT tại các
phòng, ban chuyên môn và cả ở người dân, các doanh nghiệp trong UBND
huyện Đà Bắc.
Các cuộc họp có ứng dụng CNTT đã giúp các CBCC của UBND huyện
Đà Bắc, cũng như các đối khách mời hạn chế thời gian di chuyển, tiết kiệm các
nguồn lực và chi phí tổ chức họp.
Các cuộc họp có ứng dụng CNTT đã hỗ trợ rất lớn cho lãnh đạo UBND
huyện trong việc điều hành, nắm bắt thông tin từ cấp dưới và truyền tải các chỉ
thi, mệnh lệnh, yêu cầu về mục tiêu, nhiệm vụ tới các thành viên.
17
2.3.2. Hạn chế
- Các thiết bị sử dụng cho việc ứng dụng CNTT trong hội họp chưa đồng bộ.
- Chất lượng của đội ngũ các bộ, công chức, viên chức nói chung vẫn
chưa đáp ứng được yêu cầu của sự phát triển về CNTT.
- Chính sách đào tạo và tuyển dụng nhân sự cho phát triển ứng dụng
CNTT chưa được coi trọng.
- Công tác dự báo, phát triển nguồn nhân lực, tổ chức bộ máy, chế độ
chính sách đối với các CBCC chuyên trách về CNTT chưa ngang tầm với
những nhiệm vụ, trọng trách được giao.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Lãnh đạo các cấp vẫn chưa thực sự quyết tâm trong việc phát triển và
ứng dụng CNTT. Việc ứng dụng CNTT chưa thực sự đạt được yêu cầu tin học
hóa các công việc xử lý hằng ngày và chưa gắn kết được với việc cải cách
hành chính. Đây cũng là nguyên nhân chủ yếu không có sự đột phát nào trong
việc ứng dụng CNTT tại UBND huyện Đà Bắc.
Vai trò và chức năng của cơ quan lãnh đạo CNTT vẫn chưa thống nhất.
Mô hình tổ chức triển khai ứng dụng CNTT không hợp lý, vị trí của các đơn vị
phụ trách ứng dụng CNTT không phù hợp tạo ra những hạn chế và bất cập khi triển
khai các kế hoạch ứng dụng CNTT,
Hạ tầng kỹ thuật ở UBND vẫn còn quá thấp so với mặt bằng chung của
cả nước.
Do các kế hoạch còn chưa mang tính định hướng cao.
Nhận thức của các cấp, các ngành của UBND huyện về vai trò của công
nghệ thông tin vẫn chưa được đầy đủ.
2.4. Đánh giá chất lƣợng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại
UBND huyện Đà Bắc.
2.4.1. Gia tăng sự kết nối
Việc mạnh dạn ứng dụng các ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại
UBND huyện Đà Bắc thời gian qua đã cho thấy những tín hiệu đáng mừng đối
18
với hiệu quả hoạt động của đơn vị trong hoạt động quản lý, điều hành.
2.4.2. Đảm bảo giải quyết kịp thời và hiệu quả các nhiệm vụ của UBND
Để triển khai các kế hoạch, lãnh đạo UBND Đà Bắc cần cung cấp thông tin
cho các CBCC thông qua những chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu để họ nắm bắt và thực
hiện, đồng thời, tiếp nhận các thông tin phản hồi từ các CBCC thông qua các báo
cáo định kỳ và đột xuất để kịp thời nắm bắt tình hình thực tế và giải quyết một
cách triệt để. Nhất là những công việc của các đơn vị dưới cơ sở, là nơi gần dân
nhất nên có rất nhiều công việc sự vụ cần nắm bắt, giải quyết và không thể để dây
dưa, kéo dài vì nó có thể làm ảnh hưởng đến hiệu lực, hiệu quả của bộ máy công
quyền và vị thế, cũng như uy tín của người đứng đầu UBND.
2.4.3. Nâng cao chất lượng công tác thông tin
Qua khảo sát cho thấy, UBND huyện Đà Bắc rất quan tâm đến công tác
thông tin, bảo đảm về sự đa dạng, tính sẵn có của nguồn thông tin. Để có được
những thông tin chính xác nhất, đầy đủ nhất, kịp thời nhất, thì Văn phòng UBND
huyện Đà Bắc đã xây dựng mối quan hệ phối hợp hết sức chặt chẽ với các phòng
ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc để có được những thông tin cần thiết trong
từng lĩnh vực công tác, từ đó xử lý các thông tin theo đúng yêu cầu của lãnh đạo.
Đặc biệt, với việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp, công tác thông tin của
UBND Đà Bắc đã có những chuyển biến tích cực. Từ khâu tiếp nhận, đến khâu
xử lý và cung cấp thông tin đều trở nên nhanh chóng, dễ dàng và hiệu quả.
2.4.4. Nâng cao hiệu quả hoạt động phối hợp và điều hành
Công tác phối hợp giữa lãnh đạo UBND huyện Đà Bắc với các phòng
ban được thể hiện trên các mặt như xây dựng quy chế làm việc, xây dựng và tổ
chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, cung cấp thông tin phục vụ
quá trình quản lý, điều hành. Nhận thức rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của sự phối
hợp giữa các phòng ban chuyên môn, UBND huyện Đà Bắc đã ban hành quy
chế phối hợp, thường trực trong triển khai, duy trì, đẩy mạnh công tác phối
hợp giữa các phòng ban, thực hiện tốt chức năng thường xuyên theo dõi, đôn
đốc việc thực hiện nội quy, quy chế, chương trình kế hoạch đã ban hành.
19
2.4.5. Tiết kiệm nguồn lực
Việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến trong UBND huyện và giữa
UBND huyện với các xã và thị trấn đã giúp tiết kiệm cho đơn vị rất nhiều về
nhân lực, vật lực và tài chính. Công tác tổ chức, vì thế cũng đơn giản hơn.
Việc chuẩn bị chủ yếu là các nội dung giấy tờ, tài liệu liên quan đến chủ đề của
cuộc họp và các phương tiện, trang thiết bị công nghệ phục vụ cho quá trình
diễn ra cuộc họp. Do đó, bộ phận Văn phòng của UBND huyện không phải
mất quá nhiều thời gian để đầu tư cho các công tác chuẩn bị.
Tiểu kết chƣơng 2
Trên cơ sở thực tế đã khảo sát, đánh giá, cần phải đưa ra những giải pháp
cụ thể, đồng bộ để giải quyết những vấn đề còn vướng mắc, tồn tại nhằm nâng cao
hơn nữa chất lượng ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà
Bắc, tỉnh Hòa Bình trong thời gian tới.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG ỨNG DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN ĐÀ BẮC, TỈNH HÒA BÌNH
3.1. Phƣơng hƣớng của ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức
hội họp tại Ủy ban nhân dân huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình
Các cấp, các ngành và toàn xã hội cần nâng cao nhận thức về vai trò
của công nghệ thông tin, thực hiện triệt để các chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước. kết hợp chặt chẽ ứng dụng công nghệ thông tin với quá
trình cải cách hành chính, đổi mới phương thức lãnh đạo, quản lý của Chính
phủ nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Chính phủ và chính
quyền các cấp, giúp cho người dân và doanh nghiệp làm việc với các cơ quan
Chính phủ được nhanh chóng, thuận tiện, tiết kiệm, hiệu quả, nâng cao chất
lượng phục vụ nhân dân, từng bước đưa hoạt động của nền hành chính công
20
theo mô hình “nền hành chính điện tử”.
Việc ứng dụng CNTT tại UBND huyện Đà Bắc cần chú ý một số quan
điểm sau:
Ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp theo phương châm đảm bảo tiết
kiệm, thiết thực và hiệu quả lâu dài.
Việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp phải gắn với mục tiêu tăng
cường năng lực quản lý, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả. Ứng dụng
CNTT phải gắn liền với cải cách hành chính, phải đổi mới tổ chức, phương
thức quản lý, quy trình điều hành của UBND.
Ưu tiên đầu tư cho ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong các
chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội. Coi hạ tầng thông tin là hạ
tầng kinh tế - xã hội quan trọng. Xây dựng hạ tầng CNTT phải đảm bảo tính
hiện đại và hệ thống, chuẩn hoá thông tin và các hệ thống thông tin trong từng
lĩnh vực nhằm bảo đảm các điều kiện cần thiết cho việc trao đổi và sử dụng
chung các cơ sở dữ liệu, các hệ thống thông tin trong nước và quốc tế.
Có các biện pháp chủ động và các quy định cụ thể về an toàn và an
ninh thông tin.
Có chế độ đãi ngộ hợp lý đối với đội ngũ cán bộ chuyên môn về CNTT
để động viên, khích lệ họ phát triển chuyên môn nhằm đáp ứng các yêu cầu,
đòi hỏi của thực tế.
Tạo điều kiện cho mọi tầng lớp xã hội trên địa bàn mà UBND huyện
quản lý biết khai thác, sử dụng thông tin điện tử và ứng dụng công nghệ thông
tin để tương tác với các cấp lãnh đạo và các phòng, ban chuyên môn của
UBND để hợp tác hiệu quả.
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ
thông tin trong tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình.
3.2.1. Nâng cao nhận thức và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin
của đội ngũ CBCC huyện.
Một trong những nguyên nhân dẫn đến việc ứng dụng và phát triển
CNTT trong cả nước nói chung và ở UBND huyện Đà Bắc nói riêng chưa thể
21
đạt được hiệu quả cao là do việc chưa nhận thức và đánh giá đúng được vai trò
của việc ứng dụng CNTT. Khi nhận thức chưa rõ, chưa thống nhất thì mọi nỗ
lực đầu tư hoặc chính sách đưa ra đều có thể bị vô hiệu. Vì vậy, nâng cao nhận
thức về ứng dụng CNTT là một trong những giải pháp hết sức quan trọng.
3.2.2. Xây dựng đội ngũ công nghệ thông tin chuyên trách
Đội ngũ CNTT chuyên trách là điều kiện để đảm bảo cho việc ứng dụng
CNTT được ổn định và cải tiến thường xuyên. Đội ngũ CNTT chuyên trách ở
đây trước hết là cán bộ lãnh đạo quản lý CNTT trong tổ chức hội họp, kế đến
là đội ngũ lập trình viên chịu trách nhiệm phát triển các ứng dụng CNTT. Đội
ngũ lập trình viên này sẽ đảm trách nhiệm vụ viết chương trình để phát triển
các ứng dụng phục vụ cho điều hành và tác nghiệp cho các đơn vị trong
UBND huyện Đà Bắc. Vì thực tế, không có một ứng dụng hay phần mềm dùng
chung nào có thể sử dụng cho mọi tổ chức. Mặt khác, đi cùng với sự phát triển
chung, các ứng dụng cũng cần phải thường xuyên được nâng cấp về tính năng,
công nghệ và bảo mật. Do đó, chỉ có một đội ngũ chuyên gia CNTT chuyên
trách mới có thể đảm bảo cho việc ứng dụng CNTT được ổn định và phát triển
lâu dài.
3.2.3.Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin theo hướng tích hợp
Một hạn chế lớn của các kế hoạch ứng dụng CNTT hiện nay thường là
không có định hướng hay chiến lược rõ ràng nào việc tích hợp trong tương lai.
Nhất là ở UBND huyện Đà Bắc, việc phát triển ứng dụng CNTT trong tổ chức
hội họp còn manh mún, tự phát, đặc biệt là chưa có định hướng chiến lược nào
cho việc ứng dụng CNTT trong tổ chức hội họp. Nếu tình trạng này kéo dài sẽ
tạo ra các sự cố về kỹ thuật khi thực hiện trao đổi thông tin giữa các ứng dụng
hay các hệ thống thông tin; dẫn đến tình trạng đầu tư mới lại hoàn toàn hoặc
phải đầu tư thêm các ứng dụng trung gian, vừa mất thời gian, gây lãng phí và
tạo yếu tố bất ổn tiềm ẩn trong hệ thống.
3.2.4. Nâng cao chất lượng ứng dụng công nghệ thông tin
Tin học hóa là một khâu quan trọng và cần thiết để có thể ứng dụng CNTT
22
trong tổ chức hội họp. Tin học hóa ở đây có thể hiểu là việc đưa các chương trình
ứng dụng vào thực hiện các công việc như điều hành, quản lý của lãnh đạo, tác
nghiệp của nhân viên và việc cung cấp dịch vụ công cho người dân, doanh nghiệp.
3.2.5. Đầu tư có trọng điểm
Nguồn tài chính là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công hay
thất bại của việc triển khai CNTT. Đầu tư cho ứng dụng CNTT không thể làm
nữa vời, đầu tư phải “đến nơi, đến chốn”, đầu tư phải đồng bộ ở tất cả các lĩnh
vực phần cứng, phần mềm và nguồn nhân lực. Nhất là xu hướng tích hợp với
các giải pháp tổng thể của việc ứng dụng CNTT đòi hỏi một nguồn tài chính
hùng hậu mới có thể triển khai được hiệu quả.
Tập trung đầu tư cho Ủy ban nhân dân tích hợp dữ liệu để phát huy
được hiệu quả của Ủy ban nhân dân này. Đây cũng là một trong những yêu cầu
để đảm bảo cho việc trao đổi thông tin giữa các đơn vị được tiện lợi và sẵn
sàng cho sự tích hợp khi cần thiết. Mặt khác, tập trung đầu tư cho Ủy ban nhân
dân tích hợp dữ liệu sẽ tiết kiện được rất nhiều chi phí cho đầu tư hệ thống
máy chủ, hệ thống an ninh và chi phí cho vận hành hệ thống (như nguồn nhân
lực quản trị mạng) ở các CQNN.
3.2.6. Có chế độ đãi ngộ đối với cán bộ chuyên trách về công nghệ
thông tin
Do CNTT là chuyên ngành rộng và thay đổi rất nhanh, nên để hoàn
thành nhiệm vụ đòi hỏi cán bộ chuyên trách phải thường xuyên cập nhật kiến
thức và kỹ năng mới. Đồng thời đòi hỏi họ phải yêu nghề, gắn bó với cơ quan
và có đạo đức nghề nghiệp. Kết quả ứng dụng, hiệu quả đầu tư cho CNTT ở
các cơ quan Nhà nước phụ thuộc nhiều vào đội ngũ này.
3.2.7. Đầu tư đồng bộ hóa cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và
phần mềm
- Đối với đầu tư cơ sở hạ tầng và phần cứng
Với phương châm công tác quy hoạch đi trước một bước để chủ động
quản lý, cần phải quy hoạch tổng thể phát triển cơ sở hạ tầng CNTT nằm trong
23
quy hoạch chung xây dựng, các quy hoạch chuyên ngành và quy hoạch chi tiết
xây dựng.
Đối với phần mềm:
Huyện phải cung cấp các dịch vụ công trực tuyến tối thiểu là mức độ 3.
Trên cơ sở đó, tập trung các dịch vụ này và phát triển thành công thông tin tích
hợp cung cấp các dịch vụ công cho người dân, doanh nghiệp, chỉ từ một
Thứ hai, cần ban hành các văn bản thúc đẩy ứng dụng CNTT trong CCHD:
Thứ ba, UBND huyện cần thiết phải bổ sung mục ngân sách hàng năm
cho CNTT
3.2.8. Nâng cao vị trí và vai trò của người đứng đầu
Chỉ thị số 13/CT-TTg ngày 10/6/2015 của Thủ tướng Chính phủ về
tăng cường trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan hành chính đã chỉ rõ vai
trò người đứng đầu cơ quan, đơn vị là mấu chốt tạo nên thành công trong tiến
trình CCHC hướng tới sự hài lòng của người dân và doanh nghiệp.
3.3. Một số kiến nghị với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh
Hòa Bình và với UBND huyện Đà Bắc.
3.3.1. Đối với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Hòa Bình
- Trước hết cần xây dựng và nâng cấp các hệ thống ứng dụng CNTT
dùng chung
- Tham mưu UBND tỉnh Hòa Bình ban hành chế độ ưu đãi cán bộ
chuyên trách CNTT tại các cơ quan, đơn vị
3.2.3. Đối với UBND huyện Đà Bắc
- Xây dựng lại kế hoạch ứng dụng CNTT cho phù hợp với xu hướng
phát triển của CNTT.
- Nghiên cứu, triển khai đầu tư hệ thống các hình thực hội họp hiện đại
như hội nghị trực tuyến, phòng họp không giấy tờ giúp tiết kiệm thời gian và
chi phí.
24
Tiểu kết chƣơng 3
Để khắc phục những khó khăn, hạn chế của việc ứng dụng CNTT trong
tổ chức hội họp tại UBND huyện Đà Bắc, tỉnh Hòa Bình hiện nay thì cần phải
thực hiện đồng bộ những giải pháp trên với những định hướng rõ ràng, cụ thể,
cùng sự quyết tâm và sự chuẩn bị kĩ lưỡng của đội ngũ lãnh đạo lãnh đạo các cấp
và các các CBCC của UBND.
KẾT LUẬN
1. Đảng và Nhà nước ta đã và đang thực hiện mạnh mẽ chủ trương ứng
dụng CNTT nhằm cải cách hành chính, hiện đại hóa cơ quan chính phủ, xây
dựng một Chính phủ hiệu lực, hiệu quả hơn, thực sự của dân, do dân và vì dân,
nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo môi trường thuận lợi phát triển kinh tế - xã
hội. Việc ứng dụng CNTT đã thực sự mang lại những thành quả to lớn cho quá
trình hoạt động của cả hệ thống và cho từng cơ quan đơn vị. Và một trong số
đó là việc ứng dụng CNTT trong quá trình tổ chức hội họp.
2. Họp là một hoạt động thường xuyên, phổ biến và có ý nghĩa hết sức
quan trọng với các nhà lãnh đạo, quản lý, là một hình thức giải quyết công
việc, có ý nghĩa rất quan trọng trong quá trình điều hành công sở. Để tổ chức
hội họp đạt chất lượng như mong muốn, cần nhận thức rõ tầm quan trọng của
hội họp đối với quá trình hoạt động đơn vị và nắm được các nguyên tắc cơ bản
khi tổ chức, điều hành các cuộc họp như phải giải quyết công việc đúng thẩm
quyền, tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
được giao,
3. Có thể nói, việc ứng dụng CNTT trong hội họp tại UBND huyện Đà
Bắc đã có những bước tiến dài trong thực tế trong một số năm trở lại đây. Tuy
nhiên, để tiến đến Chính phủ điện tử và các cuộc họp không giấy tờ, đội ngũ
lãnh đạo và các phòng, ban chuyên môn cần có những chiến lược dài hơi để
biến CNTT trở thành công cụ hữu hiệu cho lộ trình phát triển của UBND
huyện Đà Bắc trong thời gian tới.
