1
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
BỘ NỘI VỤ
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
DƯƠNG THỊ HOA
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG
TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG
Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG
Mã số: 8 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
HÀ NỘI - 2018
2
Công trình được hoàn thành tại:
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN BÙI NAM
Phản biện 1: .................................................................................
Phản biện 2: .................................................................................
Luận văn được bảo vệ tại: Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia
Địa điểm: Phòng họp 402, Nhà A, Hội trường bảo vệ luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia
Số: 77 - Đường Nguyễn Chí Thanh - Quận Đống Đa – TP Hà Nội
Thời gian: .....................................................................................
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
hoặc trên trang Web Khoa Sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
3 MỞ ĐẦU
1. Tinh cấp thiết của đề tài
Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, vào
sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ (được gọi chung là công tác văn thư, lưu trữ) đã trở thành
thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, công chức của mỗi cơ quan, tổ chức.
Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư,lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin,
góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng
chống tệ nạn quan liêu giấy tờ.
Khi làm tốt công tác văn thư, mọi việc của cơ quan đều được văn bản hóa; giải
quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào cơ quan đúng quy
định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo
như: Phân loại; xác định giá trị; thống kê;bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai
thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
Cùng với sự phát triển đó là sự hình thành nên khối văn bản, tài liệu phong phú.
Để hoàn thành nhiệm vụ Quản lý nhà nước của mình, một trong những hoạt động quan
trọng là đẩy mạnh, tăng cường hơn nữa về công tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý và
khai thác hiệu quả khối tài liệu của ngành Thuế.Thực hiện các quy định của pháp luật,
thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương và
trong toàn ngành Thuế đã được lãnh đạo cơ quan các cấp quan tâm nên việc tổ chức
thực hiện dần đi vào nề nếp và đạt được một số kết quả nhất định, đảm bảo cung cấp
thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi cơ quan.
Tuy nhiên, qua việc tìm hiểu thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
Tổng cục Thuế Trung ương cho thấy: Việc quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu
trữ tại các Vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức; công tác soạn thảo và ban hành
văn bản còn nhiều sai sót về hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, làm giảm hiệu
lực của văn bản hành chính, gây khó khăn cho việc lưu hành văn bản đi, quản lý văn
bản đến chưa được chặt chẽ. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc
làm chưa tốt, tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ tài
liệu chưa được phân loại sắp xếp theo đúng quy định. Tình hình đó đã làm cho việc tra
4 tìm, khai thác, sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng kịp thời cho yêu cầu
công việc.Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản, khai
thác tài liệu chưa được đầy đủ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ còn bất cập so với thực tế.
Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên có thể có nhiều, nhưng nguyên
nhân cơ bản là do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác văn
thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu và chưa
đáp ứng yêu cầu về trình độ; chế độ báo cáo còn chậm; nội dung báo cáo còn sơ sài,
chưa báo cáo đúng tình hình của đơn vị.
Nghiên cứu tình hình, thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng
cục Thuế Trung ương nhằm đánh giá, khẳng định được những tích cực, những kết quả
đạt được, nắm bắt được những hạn chế, tìm ra những nguyên nhân và đề ra được giải
pháp, kiến nghị là một việc làm hết sức cần thiết nhằm phát huy tác dụng của công tác
văn thư, lưu trữ trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Với tinh thần như trên, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng Tổng cục Thuế Trung ương “, để nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp trong
chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc
gia
2.Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn
Đến nay đã có nhiều cuốn sách nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ
được công bố, hay một số sách chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được xuất bản
như cuốn:
- Cuốn sách do Nghiêm Kỳ Hồng – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
và Hà Quang Thanh – Học viện Hành chính Quốc gia tuyển chọn và hệ thống hóa
(2006), Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ, Nxb
Lao động, Hà Nội. Cuốn sách tuyển chọn kịp thời 21 văn bản quy phạm pháp luật được
Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và một số
Bộ, ngành ở Trung ương ban hành trong khoảng thời gian từ năm 2001 đến năm 2006
và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
- Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh
5 (Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo
và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung;
- Tác giả Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn hóa
Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong
công tác văn thư, lưu trữ có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người
làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Tác giải Lưu Kiếm Thanh(1999), Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy, Nxb
Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ, cụ thể
về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy;
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính công,
Hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:
- Tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn
lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành
chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Thanh Hà đã đánh giá thực trạng hiện
đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và đề
xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư
của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam;
- Tác giả Tạ Thu Hương (2015), Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu
trữ trong cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Luận văn thạc sĩ Quản lý công –
Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Tạ Thu Hương đã đánh giá được
thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc,
đồng thời đã đề ra được các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn công tác quản lý nhà nước
đối với công tác văn thư, lưu trữ đối với ngành Thuế Vĩnh Phúc.
- Tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên (2010) ”Hoàn thiện quản lý nhà nước đối
với công tác lưu trữ ngành Thuế thành phố Hồ Chí Minh”.Luận văn thạc sĩ Quản lý
nhà nước chuyên ngànhHành chính công – TP Hồ Chí Minh - Học viện Hành chính
Quốc gia.Luận văn của tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên đã đánh giá được thực trạng
về công tác lưu trữ tại ngành Thuế thành phố Hồ Chí Mình, đồng thời cũng đề ra các
giải pháp để hoàn thiện tốt hơn đối với công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
trong ngành Thuế.
6
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến
những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở những mức độ, phạm
vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và
quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho mình.
Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa một công trình hay đề tài nghiên cứu
khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn
phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Bằng những kiến thức đã học được trong chương
trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất
lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời
gian qua và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện cho công tác văn thư, lưu trữ tốt
hơn trong thời gian tới.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1. Mục đích nghiên cứu
Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục
Thuế Trung ương trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Căn cứ vào mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn, tác giả xác định những
nhiệm vụ sau:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ;
- Đánh giá thực trạng những mặt đã đạt được, những mặt còn hạn chế trong công
tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương, nguyên nhân của những
hạn chế đó;
- Đề xuất những phương phương, giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư,
lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian tới.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương
4.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi không gian: Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương
- Phạm vi thời gian: 5 năm từ năm (2013 – 2017)
5.Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn
7
5.1. Phương pháp luận
Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và
duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác –Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh để nhìn nhận, phân
tích, đánh giá về các vấn đề nghiên cứu; chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách
pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và xây dựng đội ngũ cán bộ trong
trong giai đoạn mới; nghiên cứu trên quan điểm khách quan, toàn diện, lịch sử cụ thể
trong toàn sự vận động chung của xã hội.
5.2. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa có chọn lọc các
công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp như: khảo sát,
thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ,
khái quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm tại Văn phòng Tổng cục
Thuế Trung ương.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Về lý luận: Hệ thống hóa các văn bản hiện hành, các khái niệm, vị trí, vai trò,
đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ làm sáng tỏ các quan điểm, chính sách, nội dung
công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương.
Về thực tiễn: Cung cấp thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng
cục Thuế Trung ương, cũng như đề xuất một số giải pháp cụ thể nâng cao chất lượng
nhằm hoàn thiện hơn giúp cho công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế
đi vào nề nếp, hiệu quả.
7. kết cấu của luận văn
Ngoài mục lục, danh mục các bảng/biểu, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài
liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục
Thuế Trung ương.
Chương 3: Phương hướng, giải pháp và một số kiến nghị về công tác văn
thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương.
Chương 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
8
1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
1.1.1.1. Khái niệm
“Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việccủa các cơ quan Đảng, các cơ quan
Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân
(dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức”.[31]
Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ
quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần
không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng
mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước.
1.1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Trong Văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được và là nội dung
quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy,
công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin
cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.Công
tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý
được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính
xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung công việc có thể sắp xếp công tác
văn thư vào hoạt động thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các nội dung dưới đây:
- Soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo; duyệt văn bản; đánh máy, in ấn,
sao chụp; ký văn bản.
9
- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức: Quản lý văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến; lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Quản lý và sử dụng con dấu: Các loại con dấu; bảo quản con dấu; sử dụng con
dấu.
Yêu cầu công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ
quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:
a)Yêu cầu nhanh chóng
b)Yêu cầu chính xác
c) Yêu cầu bí mật
d) Yêu cầu hiện đại
1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ
1.2.1. Khái niệm, vị trí, tính chất, ý nghĩa của công tác lưu trữ
1.2.1.1 khái niệm công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và
tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên
cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.[21]
1.2.1.2 vị trí, tính chất công tác lưu trữ,
* Vị trí công tác lưu trữ
- Tính chất cơ mật
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu. Nội dung thông tin trong tài
liệu lưu trữ có độ chân thực cao so với các loại hình thông tin khác. Vì là bản chính,
bản gốc nên tài liệu lưu trữ còn có giá trị như một minh chứng lịch sử để tái dựng lại
sự kiện lịch sử hoặc làm chứng cứ trong việc xác minh một số vấn đề, một sự vật, hiện
tượng.
- Tính chất xã hội
1.2.1.3. Ý nghĩa công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là
10 một nội dung quan trọng trong hoạt động Văn phòng.Công tác này có ảnh hưởng trực
tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan.
1.2.2. Chức năng của công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức năng bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó, công tác lưu trữ có các chức năng sau:
- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, Phông lưu
trữ quốc gia.
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, Phông lưu trữQuốc gia góp phần thực
hiện tốt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai
đoạn cách mạng.
1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ bao gồm các nội dung sau:
- Phân loại tài liệu lưu trữ
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
- Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ
- Thống kê tài liệu lưu trữ
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.2.3.1. Mục đích, nhiệm vụ về công tác lưu trữ
- Mục đích:
- Nhiệm vụ của công tác lưu trữ :
1.3. Các yếu tố ảnh hưởng, Mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ
1.3.1. Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ là yêu cầu tiên quyết để thực hiện công việc một
cách có hiệu quả. Đó là: “ khả năng vận dụng những kiến thức thu nhận được về một
lĩnh vực nào đó vào công việc thực tế; là sự kết hợp giữa kiến thức chuyên môn và kỹ
năng tổ chức thực hiện các quy trình làm việc”. Một cử nhân văn thư, lưu trữ sẽ có đủ
kỹ năng và tay nghề để xử lý và thao tác thành thục với văn bản, hồ sơ trong thời gian
ngắn nhất mà vẫn đảm bảo quy định, an toàn, hiệu quả. Ngoài trình độ chuyên môn
11 nghiệp vụ thì sự quyết tâm, lòng nhiệt tình tâm huyết với nghề của cán bộ, công chức
cũng là nguồn hỗ trợ lớn đối với công tác văn thư, lưu trữ.
1.3.2. Yếu tố ảnh hưởng môi trường và điều kiện làm việc đến công tác văn
thư, lưu trữ
1.3.3.1. Yếu tố ảnh hưởng môi trường
- Thông thoáng: Phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là nhiệt độ
và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp không làm ảnh hưởng đến sức khỏe của
con người bởi sức khỏe là vấn đề quyết định tới năng suất, chất lượng công việc.
- Tiếng ồn: Đây là nhân tố ảnh hưởng tới tinh thần và sự tập trung của con người
làm việc.
- Màu sắc: Màu sắc đôi khi cũng tạo cảm giác thoải mái khi làm việc.
- Ánh sáng: Ánh sáng là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức khỏe
mà còn tạo tác động đến tâm sinh lý của người làm việc.
1.3.3.2. Yếu tố cơ sở vật chất ảnh hưởng đến công tác văn thư, lưu trữ
1.3.3. Yếu tố tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công tác văn thư, lưu trữ
Công tác tuyển dụng công chức được coi là yếu tố đầu vào quyết định hiệu quả
hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Tuyển dụng công chức là quá trình bổ
sung những người có đủ tiêu chuẩn, điều kiện vào bộ máy hành chính nhà nước; đây
là hoạt động thường xuyên và cần thiết để xây dựng và phát triển đội ngũ công chức.
Công tác tuyển dụng nhân sự nếu được thực hiện công khai, minh bạch, đúng quy định
thì sẽ tuyển dụng được đội ngũ công chức có chất lượng, trình độ, đáp ứng yêu cầu của
công cuộc cải cách hành chính nhà nước.
1.3.4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ
Công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình
xử lý thông tin. Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghị
định số 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quy định “Công văn giấy
tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của nhà nước. Làm công
văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản
lý Nhà nước”.
1.4. Kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại một số bộ ngành địa
12
phương và bài học kinh nghiệm
1.4.1. Cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Bộ Nội vụ
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng nhằm đảm bảo cung cấp các thông
tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý và hoạt động của cơ quan, đơn vị. Việc thực
hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, nâng cao năng suất và chất lượng, giữ gìn bảo vệ bí mật nhà
nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Xác định được vai trò quan trọng của công
tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã có nhiều cố gắng trong công
tác văn thư, lưu trữ quan tâm bố trí nhân sự có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kịp
thời triển khai các quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ góp phần đảm bảo thông tin
phục vụ chỉ đạo, điều hành, nâng cao chất lượng công tác tại Cục Văn thư Lưu trữ Nhà
nước và các Chi cục trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ. Cục Văn thư Lưu trữ đã có các
văn bản chỉ đạo yêu cầu lãnh đạo các phòng thuộc Chi cục trưởng Chi cục Cục Văn
thư Lưu trữ các huyện, thị xã, thành phố thực hiện một số công việc như sau:
- Tiếp tục tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến,triển khai, các văn bản
Quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ,
công chức như: Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội, Nghị
định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định thi hành chi tiết một
số điều của Luật Lưu trữ, các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, nhằm nâng cao nhận
thức, trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ;
1.4.2. Công tác văn thư lưu trữ tại thành phố Hà Nội
Nhằm thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn
thành phố trong năm 2018, UBND thành phố đã xác định rõ 6 nhiệm vụ trọng tâm gồm:
Tuyên truyền, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 7/9/2017
của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Công văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày
30/10/2017 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-
TTg; kế hoạch của UBND thành phố về thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 7/9/2017
của Thủ tướng Chính phủ.
1.4.3. Bài học kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng
13
cục Thuế Trung ương
Từ kinh nghiệm thực tiễn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và công tác văn thư
lưu trữ tại thành phố Hà Nội tác giả rút ra được những bài học kinh nghiệm cho công
tác văn thư lưu trữ tại Tổng cục Thuế
Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Đảng, của Nhà nước và Bộ Tài
chính về công tác văn thư, lưu trữ, Tổng cục Thuế đã triển khai trong toàn ngành Thuế
thực hiện các quy định nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp, khoa học và
hiệu quả.
Hàng năm, Tổng cục Thuế phải lập kế hoạch thu thập tài liệu, lên kế hoạch chỉnh
lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu về kho lưu trữ lịch sử, tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng, bảo
quản hồ sơ tài liệu và khai thác hồ sơ tài liệu phục vụ công việc trong cơ quan cũng
như ngoài ngành khi có yêu cầu. Bên cạnh đó, công tác chỉ đạo toàn ngành về công tác
văn thư, lưu trữ; lập kế hoạch kiểm tra chéo công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời thực
hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất khi có yêu cầu của Bộ Tài chính.
14 Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI
VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG
2.1. Giới thiệu tổng quan về cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương
2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
Tổng cục Thuế Trung ương
2.1.1.1. Vị trí và chức năng
Tổng cục Thuế là cơ quan trực thuộc Bộ Tài chính, thực hiện chức năng tham
mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về các khoản thu nội địa trong
phạm vi cả nước, bao gồm: Thuế, phí, lệ phí và các khoản thu khác của ngân sách nhà
nước
* Về nguồn nhân lực
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Thuế Trung
ương
2.1.2.1. Nhiệm vụ của Văn phòng
1. Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế để trình Bộ trưởng Bộ Tài chính kế
hoạch hoạt động hàng năm của ngành Thuế.
2. Trình Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế xem xét, quyết định:
a) Quy chế làm việc của Tổng cục Thuế, nội quy cơ quan, chương trình kế hoạch
công tác tháng, quý, năm của Tổng cục Thuế;
b) Cung cấp thông tin cho các cơ quan báo chí, cơ quan thông tin đại chúng sau
khi được phê duyệt.
2. Giúp lãnh đạo Tổng cục Thuế theo dõi, đôn đốc, điều phối hoạt động của các
đơn vị thuộc Tổng cục trong việc thực hiện chương trình công tác, chấp hành quy chế
làm việc của Tổng cục và chế độ báo cáo theo quy định; báo cáo Tổng cục trưởng theo
định kỳ hoặc đột xuất về tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị thuộc
Tổng cục Thuế.
3.Tổng hợp, đánh giá kết quả triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo
định kỳ của cơ quan Tổng cục Thuế; đề xuất với lãnh đạo Tổng cục các biện pháp chỉ
15
đạo triển khai chương trình, kế hoạch công tác theo đúng tiến độ.
4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế chuẩn bị
chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị của lãnh đạo Tổng
cục Thuế.
5. Rà soát nội dung, thể thức, thủ tục hành chính các văn bản do các đơn vị thuộc
Tổng cục Thuế soạn thảo trước khi trình cấp có thẩm quyền ban hành.
6. Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định về thủ tục hành
chính, quản lý công văn, giấy tờ, nghiệp vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ và công
tác bảo vệ bí mật nhà nước trong toàn ngành.
7. Sơ kết, tổng kết, đánh giá, báo cáo định kỳ, đột xuất tình hình hoạt động của
toàn ngành Thuế theo quy định.
8. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế giao.
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức và nguồn lực của Văn phòng
* Cơ cấu tổ chức
2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương
2.2.1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách
Công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Thuế rất được chú trọng bởi đây là
đầu mối cung cấp và đảm bảo thông tin đầu ra, đầu vào của cơ quan; đồng thời có trách
nhiệm theo dõi, kiểm tra và giải quyết văn bản.Vì vậy, mà việc tổ chức sắp xếp một
mô hình phù hợp với cơ quan là điều không hề đơn giản.
- Về tổ chức bộ máy: Phòng Hành chính - lưu trữ gồm có 03 bộ phận là:
+ Bộ phận tiếpnhận và quản lý văn bản đến;
+ Bộ phận quản lý và giải quyết văn bản đi;
+ Bộ phận lưu trữ.
- Về biên chế:
2.2.2. Quy định về giải quyết văn bản
2.2.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Là một cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương, tham mưu, dự thảo các văn
bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực Thuế, trình Bộ Tài chính ban hành, nên việc soạn
thảo và ban hành văn bản của Tổng cục Thuế luôn tuân thủ theo đúng các văn bản quy
16 phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn của nhà nước quy định tại các Nghị định,
Thông tư, công văn của Chính phủ, các Bộ: Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Bộ Tài chính.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định về công
tác văn thư;
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội
vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ
trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch;
2.2.2.2.Công tác quản lý văn bản đến
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Tổng cục Thuế, Văn phòng Tổng cục Thuế
đã ban hành Quyết định số 2220/QĐ-TCT ngày 16/11/2015 của Tổng cục trưởng Tổng
cục Thuế về việc ban hành quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan
Tổng cục Thuế (Quyết định này thay thế cho Quyết định số 953/QĐ-TCT ngày
28/7/2008).
* Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến
1. Tiếp nhận văn bản đến:
2. Bóc bì, đóng dấu đến, phân loại văn bản đến.
a) Bóc bì văn bản đến: Cán bộ văn thư Tổng cục Thuế là người trực tiếp nhận và
bóc bì văn bản đến theo quy định tại quy chế này.
b) Đóng dấu văn bản đến
c) Phân loại sơ bộ:
d) Phân loại theo mã số văn bản đến:
3 .Đăng ký văn bản đến
* Trình và chuyển giao văn bản đến
1.Văn bản trình Lãnh đạo Tổng cục:
17
2.Văn bản chuyển Cục Thuế, Bộ Tài chính.
a. Văn bản chuyển Cục Thuế
b. Văn bản thuộc thẩm quyền của Bộ Tài chính giải quyết
3. Văn bản chuyển thẳng các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế giải quyết:
4.Văn thư các Vụ, đơn vị (văn thư Vụ):
* Giải quyết văn bản đến
1. Đối với các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục Thuế
2. Đối với Văn phòng Tổng cục Thuế:
3. Đối với Lãnh đạo Tổng cục
* Thời hạn hoàn thành việc giải quyết văn bản
1. Thời hạn hoàn thành và giải quyết văn bản
2.Theo dõi, đôn đốc xử lý văn bản
1. Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
2. Hướng dẫn đăng ký
2.2.2.3. Công tác quản lý văn bản đi
a) Đóng dấu Tổng cục thuế.
b) Đóng dấu mức độ khẩn.
c) Đóng dấu mức độ Mật
3. Đăng ký văn đi
4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản gửi đi.
5. Lưu văn bản đi
2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu của cơ quan Tổng cục Thuế có hình Quốc huy, ngoài dấu cơ quan còn có
các dấu chức danh, dấu chỉ mức độ Mật, khẩn, dấu tên,.v.v…con dấu của cơ quan Tổng
cục Thuế được quản lý theo đúng quy định của pháp luật và Bộ Tài chính cũng như
quy chế làm việc của Tổng cục Thuế quy định;
Lãnh đạo Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu;
Văn thư cơ quan là người trực tiếp giữ con dấu các loại và thực hiện đóng dấu
vào các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
18
Dấu được đóng theo đúng quy định của nhà nước về thể thức cũng như ý nghĩa
của việc đóng dấu: Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký về bên trái; dấu treo, dấu giáp lai…
2.2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Bước 1: Cán bộ tại các Vụ, đơn vị cùng với cán bộ văn thư tại đơn vị đó lập hồ
sơ hoàn thành (cán bộ xử lý có trách nhiệm thu thập thông tin, bổ sung các văn bản cần
thiết để lập thành hồ sơ công việc);
Bước 2: Cán bộ các đơn vị lập danh mục hồ sơ cá nhân (Mẫu danh mục hồ sơ
được nêu tại bảng 2.9)
Bước 3: Cán bộ đơn vị, cán bộ văn thư và lãnh đạo đơn vị đó xác định hồ sơ, tài
liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan;
Bước 4: Cán bộ văn thư tại các đơn vị và lãnh đạo đơn vị thống nhất;
Bước 5: Sau khi đã thống nhất tài liệu nộp lưu thì cán bộ văn thư các Vụ, đơn vị
và cán bộ lưu trữ Văn phòng làm biên bản bàn giao nhận hồ sơ tài liệu;
2.3. Thực trạng công tác lưu trữ
2.3.1. Tình hình tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế
Bộ phận lưu trữ của Tổng cục Thuế gồm hai cán bộ chuyên trách lưu trữ có bằng
đại học chuyên môn về lĩnh vực lưu trữ. Việc bố trí riêng các cán bộ chuyên trách làm
công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng tài liệu được tốt
hơn;
2.3.2. Tình hình khối lượng tài liệu được bảo quản, lưu trữ
2.3.2.1. Thực trạng thành phần khối lượng tài liệu được bảo quản tại kho lưu
trữ Hào Nam của Tổng cục Thuế
2.3.2.2. Thực trạng chỉnh lý tài liệu lưu trữ
2.3.2.3 tình hình giao nộp vào các trung tâm và kho lưu trữ cố định
2.3.2.4. Tình hình bảo quản tài liệu lưu trữ
2.3.3. Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc tổ chức an toàn và khoa học tài liệu là linh hồn của công tác lưu trữ; việc
tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu của công tác lưu trữ. Ý thức được
điều đó, tại kho lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương, tài liệu được phân
loại; lập hồ sơ; xác định giá trị; bổ sung và thống kê theo đúng các khâu nghiệp vụ để
19 đảm bảo cho ra đời một kho lưu trữ được tổ chức một cách khoa học và hiệu quả nhất;
tài liệu được sắp xếp theo phương pháp khoa học, hợp lý giúp tạo ra sự tiện lợi cho
việc quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu.
2.3.4. Tình hình sử dụng tài liệu tại cơ quan Tổng cục Thuế
- Hình thức mượn tài liệu là hình thức phổ biến, việc tổ chức cho mượn tài liệu
lưu trữ ở cơ quan Tổng cục Thuế được thực hiện rất tốt, các Vụ, đơn vị trong quá trình
làm việc cần đến văn bản, hồ sơ tài liệu trong vòng 5 năm trở lại thì xuống trực tiếp bộ
phậnlưu trữ để bộ phận lưu trữ tra tìm ngay tại kho lưu trữ cơ quan Tổng cục Thuế, sau
khi tra tìm xong bộ phận lưu trữ vào sổ và có chữ ký của người mượn tài liệu.
2.3.5. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ
Ngày nay, khoa học công nghệ đang phát triển về mọi mặt trong đời sống xã hội
kể cả công tác lưu trữ cũng vậy. Chính vì thế, việc ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác lưu trữ đã và đang được Tổng cục Thuế đặc biệt quan tâm và triển khai thực
hiện. Tổng cục coi đó là một trong những nội dung quan trọng của cơ quan trong thời
kỳ mới.
2.3.6. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ công tác
văn thư, lưu trữ
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, Văn phòng Tổng
cục thuế là cơ quan Trung ương quản lý và chỉ đạo trong toàn ngành Thuế gồm có 63
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao hiệu
quả công tác văn thư, lưu trữ trong ngành Thuế, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung
được giao. Phòng Hành chính - Lưu trữ đã trình Tổng cục và tham mưu với với lãnh
đạo Văn phòng tổ chức hai đợt tập huấn trong khoảng thời gian từ năm (2013– 2017).
Năm 2017, tổ chức tổng kết và tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ tại TP Đà Nẵng
thành phần tham dự gồm: Lãnh đạo Tổng cục, giảng viên được mời từ Cục Văn thư và
lưu trữ nhà nước, văn thư các Vụ, đơn vị thuộc Tổng cục thuế, lãnh đạo các Cục Thuế
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (phụ trách công tác văn thư, lưu trữ), lãnh đạo
phòng phụ trách và 02 cán bộ làm trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ. Với những thành
tích trong ngành đạt được, phòng Hành chính - lưu trữ đã đề xuất và trình khen thưởng
cho 25 Cục Thuế các tỉnh, thành phố đã có thành tích xuất sắc về công tác văn thư lưu
20
trữ 05 năm giai đoạn từ năm (2013-2017).
2.4. Đánh giá chung về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
Tổng cục Thuế Trung ương
2.4.1. Những kết quả đạt được
Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục thuế Trung ương thực hiện
theo phương châm” bảo quản tài liệu an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài
liệu, công văn giấy tờ của Tổng cục Thuế đều được bảo quản tốt.
Cơ sở vật chất đã được đầu tư trang bị đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục
vụ cho công tác văn thư, lưu trữ. Hiện nay, Phòng Hành chính - lưu trữ của Tổng cục
Thuế được trang bị: 05 máy in, 05 máy photocopy, 01 máy fax, 02 máy hủy tài liệu, 03
máy scan, 15 máy vi tính trang bị cho mỗi cán bộ, máy hút ẩm.
Về nhân sự của phòng Hành chính - lưu trữ: Tổng biên chế của phòng là 14
người. Trong đó, có ba phó phòng phụ trách ba mảng là (đi, đến, lưu trữ) một người
phụ trách chung, còn lại là các công chức làm bên bộ phận công văn đến, công văn đi
và lưu trữ.
Về trình độ: Có bằngtừ Trung cấp trở lên đến trên đại học, học đúng chuyên
ngành văn thư, lưu trữ; việc chuyên môn hóa công việc cụ thể cho từng cán bộ, giúp
cho bộ máy vận hành nhịp nhàng, hiệu quả.
Về công tác văn thư: Tập trung thống nhất tất cả các văn bản đi, văn bản đến đều
thực hiện theo đúng quy trình tiếp nhận, quản lý văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục
Thuế.
Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức tập huấn các nghiệp vụ cũng
như ứng dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực văn thư, lưu trữ được chú trọng. Vì thế
trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư, lưu trữ được nâng lên, đáp ứng ngày càng tốt
hơn theo yêu cầu công tác của cơ quan và xã hội trong giai đoạn hiện nay.
Về công tác lưu trữ: Các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập, bổ sung tài
liệu; phân loại tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức và sử dụng tài
liệu lưu trữ.v.v.. được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước. Tài liệu lưu trữ nhìn
chung đã được chỉnh lý, xác định giá trị; bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ cơ
quan và tổ chức khai thác, sử dụng.
21
2.4.2. Tồn tại và nguyên nhân
Bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng
Tổng cục Thuế Trung ương, cần phải khắc phục một số hạn chế cụ thể như:
* Về công tác văn thư:
Ngoài những ưu điểm về trách nhiệm trong soạn thảo, ban hành văn bản và việc
giám sát kỹ quy trình ban hành văn bản thì Tổng cục Thuế vẫn không tránh khỏi những
thiếu sót, tồn tại và thể thức, thẩm quyền ban hành và thủ tục ký duyệt văn bản do
những giấy phút tắc trách của một số ít cán bộ, công chức:
- Về thể thức:
Tuy được tập huấn khá kỹ và được nhắc nhở sửa chữa rất nhiều lần nhưng một
số công chức Tổng cục Thuế vẫn mắc những thói quen cũ trong soạn thảo văn bản dẫn
đến sai về thể thức. Các lỗi phổ biến:
Với công văn vẫn để chữ in nghiêng dòng trích yếu nội dung; sau chữ viết tắt về
việc vẫn còn dấu “: “ – “ V/v:”. Văn phong trong văn bản còn sử dụng nhiều khẩu ngữ:
“…như thế; thì…; việc này…”.
- Về thẩm quyền ban hành:
Có một số văn bản của Tổng cục Thuế nhưng lại chứa nội dung về quy phạm
pháp luật. Điều này trái với Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Vì các nội
dung quy phạm buộc phải được ban hành bằng văn bản quy pháp pháp luật. Tuy nhiên
ở đây văn bản lại chứa nội dung quy phạm: ví dụ như “công văn số 1133/TCT-TNCN
ngày 05/4/2011 của Tổng cục Thuế quy định việc thu thuế thu nhập cá nhân đối với ủy
quyền chuyển nhượng bất động sản”. Văn bản này đã bị Bộ Tư pháp “tuýt còi” sau khi
ban hành.
- Về thủ tục ký:
Vẫn còn tình trạng một số tờ trình, văn bản do các Vụ, đơn vị dự thảo để thẩm
quyền ký của Tổng cục trưởng là thay mặt “TM. TỔNG CỤC THUẾ”. Đây là sai lầm
nghiêm trọng, vì Tổng cục Thuế là cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng.
Một số văn bản được lãnh đạo Tổng cục giao cho các Vụ, đơn vị ký thừa
lệnh”TL.”, Tuy nhiên, các Vụ, đơn vị còn giao cho cấp phó ký thay văn bản thừa lệnh
đó. Đây là nội dung còn nhiều tranh cãi (do không có quy định cụ thể về việc giao cấp
22
phó đơn vị ký thay văn bản khi được thủ trưởng cơ quan giao ký thừa lệnh)”TL”.
*Về công tác lưu trữ
23 Chương 3
PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG
TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG
3.1. Phương hướng về công tác văn thư, lưu trữ
3.1.1. Tiếp tục quán triệt quan điểm chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Trung ương
- Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc
phạm vi quản lý về việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu
trữ; chỉ đạo xử lý, giải quyết kịp thời các vấn đề vướng mắc, sai phạm trong công tác
văn thư, lưu trữ.
- Bố trí kinh phí, chỉnh lý tài liệu đảm bảo chất lượng, giải quyết dứt điểm tình
trạng tài liệu còn tồn đọng.
- Thực hiện nghiêm chế độ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử đối với
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
- Tăng cường hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư,
lưu trữ; hoàn thiện hệ thống quy định, quy chế quản lý văn bản, tài liệu điện tử; sử dụng
hiệu quả hệ thống mạng, trang thông tin điện tử, cổng thông tin điện tử trong quản lý
văn bản và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức.
3.2. Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ
3.2.1. Nhóm giải pháp về quản lý công tác văn thư, lưu trữ
3.2.1.1. Công tác tổ chức, nhân sự
- Tiếp tục kiện toàn bộ máy văn thư, lưu trữ của cơ quan Tổng cục Thuế
3.2.1.2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác văn thư,
lưu trữ
3.2.1.3. Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
3.2.2. Nhóm giải pháp tăng cường hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
3.2.2.1. Nghiệp vụ văn thư
3.2.2.2. Nghiệp vụ lưu trữ
24
3.2.3. Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng và nâng cấp
chương trình phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ
3.2.4. Nhóm giải pháp tăng cường chất lượng chế độ báo cáo thống kê cơ sở
và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ
3.2.5. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ trong bộ phận văn thư,
lưu trữ
3.2.6. Nhóm giải pháp tiếp tục đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, mua sắm trang
thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ
3.2.7. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
3.2.8. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức nhất là văn thư cơ quan về
vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.
3.3. Một số kiến nghị
3.3.1. Bộ Nội vụ
văn thư, lưu trữ tại các Bộ, ngành, cơ quan thuộc Chính phủ, v.v… một cách thống
nhất trên toàn quốc, phù hợp với đặc thù hoạt động của các đơn vị nói chung và Bộ Tài
chính (Tổng cục Thuế) nói riêng;
- Hướng dẫn kiểm tra, chỉ đạo trách nhiệm thực hiện các văn bản quy phạm pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương;
- Tổ chức thống nhất các lớp tập huấn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên phạm
vi cả nước;
- Đề xuất chính sách, tiền lương, phụ cấp trình Chính phủ cho đội ngũ cán bộ
làm công tác văn thư, lưu trữ tại các địa phương nói chung cũng như Bộ Tài chính(
Tổng cục Thuế) nói riêng;
- Hướng dẫn kiểm tra các cơ quan Nhà nước thực hiện các quy định về quản lý
công tác văn thư, lưu trữ;
- Thống nhất quản lý về thống kê văn thư, lưu trữ trên phạm vi cả nước. Lưu trữ
thông tin số trong các cơ quan Nhà nước. Hoàn thiện hệ thống quản lý và điều hành
văn bản điện tử đang được triển khai, thống nhất với Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành
phố trên phạm vi cả nước sử dụng chung một hệ thống quản lý văn bản.
3.3.2. Bộ Tài chính
25
- Công tác văn thư, lưu trữ cần quan tâm hơn nữa về nhân sự (đặc biệt là ngạch
lưu trữ), cơ sở vật chất, diện tích kho, trang thiết bị, chế độ bồi dưỡng,… quan tâm đến
đặc điểm riêng của từng đơn vị trong hệ thống để có hướng dẫn chỉ đạo phù hợp, sát
thực, giảm bớt phiền hà, chồng chéo giữa các bộ phận, đơn vị;
- Hàng năm tổ chức các lớp tập huấn, hội thảo về công tác văn thư, lưu trữ của
các ngành, đơn vị thuộc hệ thống Tài chính có sự trao đổi, thống nhất để đưa công tác
văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và thực hiện tốt hơn nữa nhiệm vụ được giao, đáp ứng
yêu cầu công việc chung.
- Tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các ngành, đơn vị trực thuộc
Bộ Tài chính kết hợp kiểm tra chéo để các ngành, đơn vị cùng thảo luận, trao đổi, học
hỏi và tìm ra cách giải quyết phù hợp theo đặc trưng và mô hình từng đơn vị
- Việc cải cách và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư và công
tác lưu trữ trong toàn ngành Tài chính chưa được ứng dụng nhiều nên hiện tại các
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ hầu như còn là hình thức thủ công chủ yếu là sử dụng bản
giấy, đề nghị sớm triển khai toàn ngành phần mềm Quản lý và điều hành văn bản
EdocTC của ngành Tài chính và phần mềm lưu trữ;
- Quan tâm và tạo điều kiện để cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
được đào tạo và phát huy khả năng của mình trong công việc, tổ chức cho cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ đi tham quan, học tập kinh nghiệm công việc trong và ngoài
nước.
26
KẾT LUẬN
Công tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội. Đối với các cơ quan hành chính Nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ
có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ khác
nhau nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những
giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý
cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ bảo quản an toàn và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, vai trò của công
tác văn thư, lưu trữ đối với mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh vực công tác
có vai trò quan trọng và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ
chức.
Qua đó để chúng ta thấy rằng, công tác văn thư, lưu trữ là công việc của cả tập
thể chứ không riêng một cá nhân nào nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động
chung của cơ quan. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến
dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ
quan, tổ chức cũng như sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của
cả tập thể, không nên vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ
nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm công tác văn thư, lưu trữ.
Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là việc cung cấp thông tin nhanh
chóng, kịp thời, tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ
nói chung có hiệu quả, xây dựng một nền hành chính hiện đại. Quan tâm làm tốt công
tác văn thư, lưu trữ bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được
thông suốt. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách
có hệ thống, qua đó kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt các mục tiêu
quản lý về năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của
cải cách hành chính Nhà nước ở nước ta hiện nay.
