ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
PHẠM XUÂN VINH
THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ
QUẢN TRỊ KINH DOANH
Mã số: 8.34.01.01
Đà Nẵng - 2020
Công trình được hoàn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN
Ngƣời hƣớng dẫn KH: TS. Đoàn Thị Liên Hƣơng
Phản biện 1: TS. Nguyễn Xuân Lãn
Phản biện 2: PGS.TS. Lê Chí Công
Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn tốt
nghiệp thạc sĩ Quản trị kinh doanh tại Trường Đại học Kinh tế, Đại
học Đà Nẵng vào ngày 17 tháng 10 năm 2020.
Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển thì cần có một đội ngũ
lao động có đủ trình độ, năng lực, tay nghề để tiếp thu được khoa học
công nghệ tiên tiến trên thế giới. Bởi đội ngũ lao động là nhân tố
quyết định sự thành công của một tổ chức cũng như sự phát triển của
nó. Tổ chức muốn đạt được các mục tiêu đề ta thì phải gây dựng cho
mình một đội ngũ người lao động một cách hợp lý, hiệu quả; công
tác quản lý nhân sự phải được thực hiện sao cho có thể khai thác,
phát huy tối đa tiềm năng, lợi thế của nguồn nhân lực.
Thiết kế công việc là điều cần thiết phải làm và cần thực hiện
tốt để có nền tảng hoạt động cũng như quản lý tốt nhân sự. Tại nước
ta thì hầu như thiết kế công việc còn khá mới mẻ, các doanh nghiệp
hoạt động nhưng chư xây dựng cụ thể thiết kế công việc. Hoạt động
quản lý nhân sự còn chưa nhận thức và đánh giá đúng đắn, chưa hiểu
rõ bản chất của thiết kế công việc, vai trò của thiết kế công việc đối
với quản lý nhân sự do đó chưa có sự đầu tư đúng mức cho công tác
này. Tại công ty điện lực Kon Tum, công tác thiết kế công việc chưa
được quan tâm và thực hiện đầy đủ.
Thiết kế có hiệu quả là một quá trình tổng thể cần được xem
xét từ nhiều góc độ. Kết hợp các công việc với các mục tiêu của tổ
chức, tạo động lực tới mức tối đa cho người lao động, đạt được các
tiêu chuẩn thực hiện công việc, phù hợp giữa các khả năng và kỹ
năng của người lao động với các đòi hỏi của công việc đều là những
nhìn nhận trong thiết kế công việc. Sự bỏ qua một trong những khía
cạnh đó đều có thể dẫn đến giảm hiệu quả và hiệu suất lao động của
2
tổ chức cũng như sự thỏa mãn của người lao động.
Ở nước ta thiết kế công việc được xây dựng và áp dụng
nhiều đối với dạng doanh nghiệp tư nhân. Còn với doanh nghiệp nhà
nước thiết kế công việc tồn tại dưới dạng lệnh miệng, văn bản giao
nhiệm vụ, phân công công việc và mang tính tổng hợp không chi tiết
cụ thể. Nó được hình thành trên cở sở quy trình, quy định. Tại Công
ty Điện lực Kon Tum, công tác thiết kế công việc được hình thành
dưới dạng văn bản giao nhiệm vụ và phân công công việc từ Phòng
tổ chức hành chính ban hành. Nó mang tính tổng quát công việc của
bộ phận phòng nhưng không được chú trọng vào chi tiết từng công
việc cụ thể. Tại công ty, kết quả công tác thiết kế công việc chỉ được
đánh giá là phù hợp khi thang điểm đánh giá thành tích hàng tháng,
công trình, dự án,… được vận dụng tối đa trong công việc. Cùng với
sự chỉ đạo của Tập đoàn Điện lực Việt Nam trong ba năm vừa qua
việc sát nhập các đơn vị từ cấp điện áp 110kV qua 22kV (Công ty
Điện lực Kon Tum) kéo theo là việc sát nhập các bộ phận, phân bổ
nhân sự không phù hợp, do đó có rất nhiều tình trạng phòng ban
thừa, thiếu cán bộ công nhân viên. Cán bộ không chuyên vẫn đảm
nhiệm công việc, sự không phù hợp đến lĩnh vực - kinh nghiệm công
việc giao, không đúng chuyên môn và năng lực làm việc, ảnh hưởng
của tuổi tác không bắt kịp được với nhu cầu về công nghệ,….sinh ra
tình trạng công việc giao chồng chéo và liên tục thay đổi mà khó có
cách giải quyết hiệu quả, đánh giá không đúng năng lực đi kèm thù
lao lao động, gây ra hình tượng bất bình chán nản không có văn hóa
trong doanh nghiệp. Người lao động không muốn cống hiến cho
Công ty. Bởi đơn giản “Cha chung không ai khóc”. Tinh thần trách
3
nhiệm không cao chất lượng công việc không đạt và năng suất làm
việc dần sẽ đi xuống. Gần đây nhất là đã có một vài đơn xin nghỉ
việc của cán bộ văn phòng, công nhân. Theo khảo sát, đến cuối năm
2018, số công việc được thiết kế, sắp xếp lại chưa nhiều cung như
công tác thiết kế công việc chưa được chú trọng, mới chỉ dừng lại ở
các văn bản phân công, mang tính tổng quát công việc của bộ phận
phòng nhưng không được chú trọng vào chi tiết từng công việc cụ
thể.
Nhận thấy được tầm quan trọng của công tác thiết kế công
việc, tôi lựa chọn đề tài “Thiết kế công việc tại Công ty Điện lực Kon
Tum” làm đề tài nghiên cứu. Tuy nhiên phạm vi đề tài chỉ xét trong
lĩnh vực kế hoạch – kỹ thuật – Vật tư.
2. Tổng quan nghiên cứu
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa những vấn đề lý luận liên quan đến công tác
thiết kế công việc.
- Phân tích thực trạng thiết kế công việc tại công ty điện lực
tỉnh Kon Tum.
- Trên cơ sở phân tích và đi sâu tìm hiểu thuận lợi, khó khăn,
những thành công cũng như hạn chế, qua đó đề xuất một số giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác thiết kế công việc tại công ty điện
lực tỉnh Kon Tum.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng
Công tác Thiết kế công việc tại Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật –
Vật tư Công ty điện lực Kon Tum.
4
4.2. Phạm vi nghiên cứu
Không gian: Luận văn nghiên cứu về công tác thiết kế công
việc cho Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư tại Công ty điện lực
Kon Tum.
Thời gian: Luận văn nghiên cứu vấn đề thiết kế công việc với
dữ liệu thiết kế công việc có liên quan được thu thập trong thời gian
2017 đến 2019 và định hướng phát triển thiết kế công việc cho
Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư tại Công ty điện lực trong giai
đoạn từ nay đến 2025.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
6. Bố cục luận văn
5
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
1.1. TỔNG QUAN VỀ THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
1.1.1. Thiết kế công việc
a. Khái niệm thiết kế công việc
Thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rạc
lại với nhau để tạo thành một công việc trọn vẹn nhằm giao cho một
cá nhân, hay nhân viên thực hiện. Nói cách khác thiết kế công việc là
quá trình xác định công việc cụ thể cần hoàn thành và các phương
pháp được sử dụng để hoàn thành công việc cũng như mối quan hệ
của công việc đó với các công việc khác trong tổ chức. Thiết kế công
việc là quá trình xác định cách thức công việc sẽ được triển khai và
những nhiệm vụ thực tế mà công việc đó yêu cầu.
b. Ý nghĩa của thiết kế công việc
Đối với người lao động, giúp bản thân người lao động hiểu
được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc.
Thiết kế công việc tác động rõ ràng đến thành quả, đặc biệt đối
với các công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt rõ ràng.
Thiết kế công việc có thể tạo ra sự thỏa mãn trong công việc
c. Các hình thức thiết kế công việc
Hình thức phổ biến trong thiết kế công việc là mở rộng công
việc (job enlargement) và làm phong phú công việc (job enrichment).
d. Các phương pháp thiết kế công việc
Phương pháp truyền thống:
Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động
6
e. Tầm quan trọng của thiết kế công việc
- Giúp quy hoạch nguồn nhân lực một cách chính xác:
- Giúp cho việc sắp xếp công việc hợp lý, cân bằng (Công việc
phù hợp với mỗi người, con người phù hợp với công việc):
- Giúp nâng cao hiệu quả công tác đánh giá thực hiện công
việc:
- Giúp quản lý thù lao lao động một cách hữu hiệu:
Bên cạnh đó giúp nâng cao chất lượng công việc đạt được.
1.1.2. Các văn bản thiết kế công việc
- Bản mô tả công việc:
- Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện:
- Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
1.2. NỘI DUNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
1.2.1. Chuẩn bị thiết kế công việc
a. Lựa chọn nguồn thông tin
Cán bộ thiết kế cần lắng nghe và ghi nhận những nguồn thông
tin nghiệp cụ thể tại các bộ phận khác có liên quan đến việc phối hợp
công việc với chức danh công việc cần thiết kế.
b. Lựa chọn cán bộ thiết kế
Cán bộ thiết kế phải là người có kinh nghiệm, am hiểu về chức
danh cần thiết kế, có trình độ học vấn nhất định. Trong quá trình thiết
kế, người thiết kế công việc phải giữ được sự độc lập, tránh sự can
thiệp của những nhân tố khác, làm giảm mức độ tin cậy và hiệu quả
của công tác thiết kế.
c. Lựa chọn phương pháp về hệ thống thu thập thông tin
Phương pháp bảng hỏi
7
Theo phương pháp này, bảng câu hỏi được thiết kế sẵn gồm
những câu hỏi nhằm thu thập thông tin liên quan đến một công việc
cụ thể. Bảng câu hỏi được phát tới những người lao động để điền
thông tin về trách nhiệm theo yêu cầu và hướng dẫn. Bảng câu hỏi là
phương pháp được áp dụng rộng rãi, phổ biến vì theo phương pháp
này quá trình thu thập thông tin diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời
gian và chi phí. Thông tin thu thập có thể dễ dàng lượng hoá, phù
hợp với việc xử lý khối lượng lớn thông tin và xử lý trên phần mềm
máy tính. Tuy nhiên, việc thiết kế bảng câu hỏi khá tốn kém thời
gian và chi phí.”
Phương pháp phỏng vấn
“Phương pháp phỏng vấn là phương pháp cán bộ thiết kế tiến
hành phỏng vấn trực tiếp từng người thực hiện công việc, hoặc người
giám sát, quản lý trực tiếp, hoặc phỏng vấn nhóm người lao động về
các thông tin liên quan đến công việc cần điều tra. Cán bộ thiết kế
công việc chuẩn bị sẵn những câu hỏi sẽ đặt ra trong quá trình phỏng
vấn.
Phương pháp quan sát-trao đổi
“Trong phương pháp quan sát, cán bộ thiết kế công việc thiết
kế mẫu phiếu quan sát, sau đó tiến hành quan sát, theo dõi trực tiếp
quá trình thực hiện công việc của người lao động và ghi chép vào
mẫu phiếu quan sát đã có sẵn các thông tin như: quy trình thực hiện
công việc; các mối quan hệ trong công việc; máy móc, phương tiện
được sử dụng; kết quả thực hiện công việc… Phương pháp quan sát
được áp dụng chủ yếu những công việc mà hoạt động lao động diễn
ra trong thời gian ngắn, thể hiện ra bên ngoài, lặp đi lặp lại và dễ
8
dàng quan sát được. pháp này là tốn thời gian quan sát, thông tin thu
được dễ bị ảnh hưởng bởi yếu tố chủ quan của cả người quan sát và
người được quan sát. Đặc biệt là người được quan sát, khi biết đang
được quan sát có thể dẫn tới sự thiếu chính xác trong thực hiện công
việc. Phương pháp này không dễ thực hiện với những công việc liên
quan đến trí não, tư duy, những công việc không biểu lộ nhiều hành
vi ra ngoài để quan sát như lập kế hoạch, thiết kế…”
Phương pháp hội thảo chuyên gia
“Hội thảo chuyên gia là phương pháp tổ chức hội thảo nhằm
thảo luận về công việc cần thiết kế giữa các chuyên gia là những
người có trình độ, am hiểu về công việc, có kinh nghiệm làm việc,
những người giám sát, quản lý trực tiếp các bộ phận, phòng,
ban…Hội thảo chuyên gia là phương pháp giúp làm rõ và bổ sung
thêm thông tin cho các phương pháp khác, thông tin thu thập được có
thể phục vụ nhiều mục đích thiết kế công việc. Tuy nhiên đây là
phương pháp tốn chi phí và thời gian.”
Phương pháp ghi chép nhật ký
“Tự ghi chép nhật ký công việc là phương pháp người thực
hiện công việc tự ghi chép lại những thông tin có liên quan đến công
việc của mình vào biểu mẫu đã được thiết kế sẵn.
1.2.2. Tiến hành thiết kế công việc
Công tác thiết kế công việc được tiến hành theo các bước như
sau:
Bước 1: Đánh giá công việc hiện tại:
Xác định thiết kế công việc có cần thiết hay khả thi không? tổ
chức thảo luận quá trình với các nhân viên và người giám sát có liên
9
quan và làm rõ quá trình đó, hoặc phải thay đổi, hoặc phải đào tạo.”
“Bước 2: Phân tích công việc:
Kiểm tra công việc và quyết định chính xác các nhiệm vụ phải
làm. Cân nhắc xem thiết bị và đặc điểm gì nơi làm việc mà có tầm
quan trọng để hoàn thành các nhiệm vụ đó đồng thời xác định các
vấn đề liên quan.
Bước 3: Thiết kế công việc:
Xác định các phương pháp để tiến hành công việc, thời gian
làm việc nghỉ ngơi, các kế hoạch làm việc, các buổi tập huấn cần
thiết, các thiết bị cần sử dụng và những thay đổi trong địa điểm làm
việc.
Việc thiết kế cần các bước nhỏ như sau:
- Mô tả công việc
- Phân tích tiêu chuẩn đối với bộ phận, cá nhân thực hiện công
việc
- Thiết kế, phân chia công việc cụ thể cho từng bộ phận, cá
nhân
Công việc sau khi được thiết kế được giao cho từng bộ phận,
cá nhân thực hiện. Đây là bước tiếp theo sau khi công việc được thiết
kế cụ thể.
- Phân tích tiêu chuẩn hoàn thành công việc
Xác định nội dung đánh giá: Có hai nội dung cơ bản về tiêu
chuẩn hoàn thành công việc gồm: nội dung thuộc về số lượng, nội
dung thuộc chất lượng. Xây dựng các tiêu chí đánh giá: Mỗi tiêu
chuẩn hoàn thành công việc có thể bao gồm một hay nhiều tiêu chí
đánh giá. Tiêu chí đánh giá bao gồm tiêu chí định tính và tiêu chí
10
định lượng.”
“Nội dung thiết kế những thông tin về công việc phải căn cứ
vào đặc điểm phát triển của tổ chức, tùy theo mục đích phân tích
khác nhau mà có sự điều chỉnh cần thiết, thuận lợi cho việc sử dụng
nguồn nhân lực đặc thù của từng tổ chức.”
1.3. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI SẢN PHẨM CỦA THIẾT KẾ
CÔNG VIỆC
1.3.1. Yêu cầu đối với bản mô tả công việc
Trước tiên phải đảm bảo có đầy đủ các nội dung chủ yếu về
công việc
Hơn nữa, các nhiệm vụ và trách nhiệm được sắp xếp theo
đúng trình tự thực hiện trong thực tế
Ngoài ra, ngôn ngữ viết dễ hiểu, ngắn gọn: Mô tả công việc là
một tài liệu không chỉ cho nhà quản trị mà cho cả NLĐ sử dụng.
1.3.2. Đối với bản tiêu chuẩn đối với ngƣời thực hiện công
việc
Thứ nhất, các tiêu chuẩn đánh giá phải đầy đủ để phản ánh
được năng lực người có thể thực hiện công việc.
Thứ hai, tiêu chuẩn đối với người thực hiện là yêu cầu tối
thiểu đủ để thực hiện công việc: các tiêu chuẩn được mô tả là những
yêu cầu ở mức tối thiểu đối với người đảm nhiệm công việc, không
phải là trình độ, năng lực thực tế của người đang thực hiện công việc
đó.
Thứ ba, tiêu chuẩn phải cụ thể, rõ ràng: các tiêu chuẩn chỉ nên
bao gồm các yêu cầu có liên quan trực tiếp tới việc thực hiện công
việc và có thể xác định được. Tránh đưa ra những yêu cầu mơ hồ,
11
thậm chí khó có thể xác định, hoặc không liên quan đến công việc
(tôn giáo, giới tính...) dẫn đến sự phân biệt đối xử trong tập thể lao
động.
1.4. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN THIẾT KẾ CÔNG
VIỆC
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG THIẾT KẾ CÔNG VIỆC CỦA PHÕNG KẾ
HOẠCH – KỸ THUẬT – VẬT TƢ TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC
KON TUM
2.1. TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Công ty Điện lực Kon Tum là đơn vị điện lực tỉnh có các đơn
vị phụ trợ sản xuất kinh doanh với tổng số cán bộ công nhân viên là
483 người.
Công gồm 15 phòng được phối hợp thường xuyên chặt chẽ với
nhau nhằm đảm bảo hoàn thành các mục tiêu kế hoạch chung của
công ty, đảm bảo cho công tác điều hành quản lý của công ty được
đồng bộ thông suốt và hiệu quả.
2.1.3. Kết quả hoạt động
12
Bảng 2.1: Tình hình sử dụng vốn của công ty giai đoạn
2017-2019
ĐVT: Triệu đồng
Chỉ tiêu
2017
2018
2019
So sánh (%)
2018/
2019/
2017
2018
1,21
Tổng vốn
3.508.596
4.350.300
5.273.920
1,239
1,17
Vốn lưu
1.423.850
2.230.112
2.978.424
1,25
động
Vốn cố
2.084.746
2.120.188
2.295.496
1,37
1,38
định
(Nguồn: Phòng kế hoạch và đầu tư, số liệu báo cáo 2019)
Qua bảng ta thấy nguồn vốn của Công ty không ổn định giữa
các năm. Tổng vốn tăng khoảng gần 1,3% so với năm 2018 trong đó
vốn lưu động tăng 1,25%, vốn cố định tăng 1,37% so với 2017. Năm
2019 tổng vốn tăng 1,17% so với 2018.
- Chỉ tiêu lợi nhuận trên doanh thu:
Năm 2017 cứ một đồng doanh thu thì công ty thu được 0,037
đồng lợi nhuận. Năm 2018 cứ một đồng doanh thu thu được 0,036
đồng lợi nhuận giảm 0,001 đồng so với 2017. 2019 thu được 0,037
đồng lợi nhuận trên một đồng doanh thu tăng 1,02% so với 2018.
- Chỉ tiêu lợi nhuận trên vốn kinh doanh:
Năm 2017 cứ một đồng vốn bỏ ra công ty thu được 0,16 đồng
lợi nhuận. Đến 2019 thu được 0,13 đồng lợi nhuận.
13
2.1.4. Cơ cấu lao động của công ty
a. Cơ cấu lao động theo trình độ đào tạo
Bảng 2.3: Phân bổ theo trình độ
ĐVT: CBCNV
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
Đại học và trên
đại học 152 155 158
Cao đẳng –
trung cấp 257 258 257
LĐ phổ thông 71 66 65
(Nguồn: Phòng Tổ chức)
b. Cơ cấu lao động theo độ tuổi, giới tính
Bảng 2.4: Cơ cấu lao động theo giới tính
ĐVT: CBCNV
Chỉ 2017 2018 2019
tiêu Số % Số % Số %
lƣợng lƣợng lƣợng
Nam 302 350 62,9 375 72,9 78,1
Nữ 178 130 37,1 105 27,1 21,9
(Nguồn: Phòng Tổ chức)
Cơ cấu lao động theo độ tuổi của công ty Điện lực Kon Tum
được chia thành 3 độ tuổi, khoảng từ 20-35; từ 36-50 và trên 50. Do
là công ty sản xuất và kinh doanh nên số lao động trẻ chiếm tỷ trọng
cao nhất và tăng đều qua các năm.
14
Bảng 2.5: Cơ cấu lao động theo độ tuổi
ĐVT: CBCNV
2017 2018 2019 Chỉ Số Số Số tiêu % % % lƣợng lƣợng lƣợng
Độ tuổi 244 50,8 250 52,1 253 52,7 20-35
208 43,3 206 42,9 207 43,1 36-50
28 5,9 23 5,0 20 4,2 51-65
(Nguồn: Phòng Tổ chức)
c. Cơ cấu lao động theo lao động trực tiếp và lao động gián
tiếp
Bảng 2.6: Cơ cấu lao động trực tiếp và gián tiếp
ĐVT:%
Loại lao động Lao động trực tiếp Lao động gián tiếp
Tỷ lệ 91 9
(Nguồn: Phòng Tổ chức)
Tại công ty Điện lực Kon Tum, nguồn lao động trực tiếp
chiếm phần lớn, chiếm 91% tổng số lao động toàn công ty.
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THIẾT KẾ CÔNG VIỆC TẠI
CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM
2.2.1. Thực trạng tiến hành thiết kế công việc tại Công ty
điện lực Kon Tum – Phòng kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tƣ
a. Các quy định về thiết kế công việc tại Công ty điện lực
Kon Tum
Hiện tại Công ty Điện lực Kon Tum chưa có quy trình thiết kế
15
công việc riêng cho các phòng trực thuộc, hệ thống văn bản thiết kế
công việc của Công ty chưa được xây dựng đầy đủ. Công ty chỉ mới
xây dựng được hệ thống văn bản quyết định phân công chức năng
nhiệm vụ cho phòng và cá nhân của đơn vị. Văn bản này nêu ra
những nhiệm vụ, trách nhiệm mà người lao động phải thực hiện đối
với từng đối với từng chức danh cụ thể tại các bộ phận.
Nhìn chung cũng như nhiều phòng ban khác, phòng kế hoạch
– kỹ thuật – vật tư cũng chưa xây dựng được hai văn bản thiết kế
công việc quan trọng là bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công
việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc.
b. Thực trạng tiến hành thiết kế công việc tại Phòng Kế
hoạch-Vật tư Kỹ thuật
* Chức năng nhiệm vụ của Phòng KH-VTKT được quy định
như sau
* Đội ngũ nhân sự của Phòng KH-VTKT
Hiện tại phòng Kế hoạch – Kỹ thuật – Vật tư có 13 nhân sự.
Đứng đầu là 01 trưởng phòng điều hành chung, 01 phó phòng hỗ trợ
quản lý. Các nhân viên còn lại chia thành ba tổ: tổ kế hoạch (02 nhân
viên), tổ kỹ thuật (04 nhân viên); tổ Vật tư (04 nhân viên trong đó có
02 nhân viên thủ kho). Ngoài ra có 1 nhân viên kỹ thuật an toàn - bảo
hộ lao động.
Chức năng, nhiệm vụ cụ thể của các vị trí trong Phòng KH
-VTKT:
“Từ bản phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, Phòng các bộ
phận thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của mình như ở phụ lục 1.”
* Thiết kế công việc tại Phòng Kế hoạch – Vật tƣ KT
16
“Mặc dù chưa có quy trình thiết kế công việc cụ thể cho toàn
công ty, song thông qua các chỉ tiêu đánh giá thành tích của từng tổ,
bộ phận thực hiện vào cuối tháng 6 và cuối tháng 12 (thực hiện 2
lần/năm); Phòng tổ chức hành chính sẽ phối hợp với các phòng nắm
rõ hơn các công việc cụ thể liên quan, đề ra phương án phân công
công việc cho bộ phận thực hiện phù hợp cho từng năng lực cá nhân,
trình độ chuyên môn và trình cấp quản lý xét duyệt thông qua đánh
giá kết quả thực hiện được, từ đó hoàn thiện phân công công việc
dựa trên tiêu chí đánh giá thành tích tốt nhất trong các kỳ báo cáo.
Các bước phân công và đánh giá được thực hiện trong thực tiễn như
sau:”
Nguồn thông tin, cán bộ thiết kế, phương pháp thu thập
thông tin
- Lựa chọn nguồn thông tin
Nguồn thông tin thu thập là từ quy định về chức năng nhiệm
vụ của phòng kế hoạch – kỹ thuật – Vật tư, được soạn thảo bởi
phòng tổ chức hành chính và Giám đốc đơn vị ký ban hành cho mỗi
dự án được phân công.
- Lựa chọn cán bộ thiết kế:
17
Bảng 2.7: Phân công trách nhiệm trong công tác thiết kế
công việc
Vai trò Thành phần tham Phạm vi tham gia
gia
Giám đốc Chỉ đạo, thâm định Tất cả văn bản
Trưởng phòng kế Chủ trì thực hiện, Tất cả văn bản
hoạch - kỹ thuật - vật thẩm định, tham
tư mưu
Nhân viên tổ chức Thực hiện triển khai Văn bản được giao
lao động
(Nguồn: phòng Kế hoạch – kỹ thuật - vật tư Công ty Điện lực Kon
Tum)
Trưởng phòng Kế hoạch – kỹ thuật - vật tư là người thực hiện
thiết kế công việc cho Phòng. Người công tác ở vị trí này là người
hiểu và nắm được toàn bộ quá trình công việc sẽ thiết kế, nắm bắt
được các công đoạn, thủ tục hồ sơ, biên bản,… cũng như các quy
trình, quy chuẩn, nghị định thông tư cần liên quan của một công việc
cần thiết kế.
- Lựa chọn phương pháp và hệ thống thu thập thông tin
Hằng ngày đơn vị thi công sẽ có Nhật ký thi công để ghi chép
để nắm được khối lượng thi công, nhân sự, phương tiện. Nhật ký
bao gồm các biểu mẫu sau:
- Biểu Nhật ký thi công – Nhật ký An toàn
- Biểu ghi chép công việc tuần
- Biểu ghi chép công việc trong tuần đang áp dụng tại Công ty
điện lực Kon Tum
18
- Biểu mẫu bảng thu thập thông tin thiết kế công việc đang áp
dụng tại Công ty
Đánh giá công việc, phân tích công việc, thiết kế công việc
Mặc dù đã xây dựng và áp dụng nhiều biểu mẫu ghi chép, thu
thập thông tin; tuy nhiên các thông tin này chưa được sử dụng hiệu
quả để đánh giá và phân tích công việc để từ đó thiết kế công việc tốt
hơn tại Phòng Kế hoạch – kỹ thuật - vật tư. Các số liệu chủ yếu để
đánh giá có hoàn thành nhiệm vụ hay không chứ chưa được sử dụng
để tái bố trí, sắp xếp thiết kế công việc cho hợp lý hơn.
2.2.2. Kết quả phân tích công việc
Hình 2.2: Mức độ phù hợp của bản mô tả công việc các chức
danh so với thực tế
Khi được hỏi về yêu cầu cải tiến MTCV của chức danh đảng
đảm nhiệm thì có đến 67.82% cho rằng cần thay đổi, chỉ có 12% cho
rằng giữ nguyên so với hiện tại.
Ngoài ra khảo sát cho thấy các nhiệm vụ, trách nhiệm của
người lao động được nêu ra đã có sự sắp xếp theo thứ tự ưu tiên về
mức độ quan trọng tuy nhiên sự phân loại thông tin trong bảng phân
công công việc, nhiệm vụ còn hạn chế, sự sắp xếp công việc còn
thiếu hợp lý, lộn xộn vì không phân biệt rõ giữa nhiệm vụ, trách
nhiệm với quyền hạn của người lao động..
2.2.3. Thực trạng ứng dụng các kết quả thiết kế công việc
trong quản lý, điều hành
Kết quả thiết kế công việc chưa phát huy được hiệu quả tối đa
trong quản lý điều hành tại Công ty Điện lực Kontum nói chung và
Phòng Kế hoạch – kỹ thuật - vật tư nói riêng, do các sản phẩm thiết
19
kế công việc chưa được ứng dụng để đánh giá thực hiện công việc
cũng như trong các hoạt động để nâng cao hiệu quả quản lý và hiệu
quả làm việc của nhân viên.
Cụ thể là trong đánh giá thực hiện công việc, dựa trên nội
dung mô tả công việc và chức năng nhiệm vụ của phòng, công ty đưa
ra tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân và
Phòng. Tuy nhiên các tiêu chí này chủ yếu dựa trên chức năng nhiệm
vụ của phòng, nội dung mô tả công việc của từng cá nhân chỉ mang
tính tham khảo và không sử dụng nhiều vì kết quả thiết kế công việc
này chưa đề cập đến nội dung tiêu chuẩn thực hiện công việc.
2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THIẾT KẾ CÔNG
VIỆC CỦA PHÕNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT - VẬT TƢ
2.3.1. Ƣu điểm
2.3.2. Tồn tại
- Cách thức tổ chức thực hiện công tác thiết kế công việc chưa
tốt, chưa hợp lý.
- Các văn bản liên quan đến công việc của phòng kế hoạch –
kỹ thuật – vật tư chưa thực sự là văn bản thiết kế công việc.
- Việc ứng dụng văn bản liên quan đến công việc vào công tác
khác của quản lý nhân sự còn rất hạn chế.
2.3.3. Nguyên nhân
Chưa nhận thức đúng về tầm quan trọng của thiết kế công
việc,…
Công tác huấn luyện người đánh giá chưa đáp được đầy đủ các
kiến thức và kỹ năng cần thiết.
Một số cán bộ quản lý chủ quan với cách phân công công việc
20
và các chính sách động viên, cho rằng cách phân công này đã là phù
hợp, không cần điều chỉnh hoàn thiện và các chính sách động viên là
đủ để tạo động lực cho người lao động.
Thiếu quan tâm chú ý đến những nhu cầu và quan tâm của
người lao động do việc thiết kế CV mang tính áp đặt dẫn đến việc
thiếu các giải pháp phù hợp để cải thiện sự thực hiện công việc của
người lao động.
Thiếu sự truyền đạt thông tin về vai trò, tầm quan trọng và
cách thức thiết kê CV trong tổ chức.
Các yêu cầu của một số vị trí công việc không rõ ràng và thay
đổi liên tục, thường xuyên ảnh hướng đến thực tiễn áp dụng kết quả
TKCV bị hạn chế do không phản ánh kịp thực tiễn.
Nguyên nhân từ các vấn đề cá nhân người lao động: Tư tưởng
chưa được truyền thông, thiếu sự hợp tác, nỗ lực, thiếu trưởng thành
trong suy nghĩ và hành động cũng là nhân tố ảnh hưởng không nhỏ
đến công tác TKCV.
21
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THIẾT KẾ CÔNG
VIỆC CHO PHÕNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT – VẬT TƢ TẠI
CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM
3.1. CƠ SỞ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC THIẾT KẾ CÔNG
VIỆC TẠI CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM
3.1.1. Mục tiêu kinh doanh của công ty Điện lực Kon Tum
tới năm 2025
3.1.2. Nguyên tắc để thiết kế công việc
3.2. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN THIẾT KẾ CÔNG VIỆC
CỦA PHÕNG KẾ HOẠCH – KỸ THUẬT – VẬT TƢ TẠI
CÔNG TY ĐIỆN LỰC KON TUM
3.2.1. Các giải pháp về sự cam kết của lãnh đạo và cơ cấu
tổ chức
a. Quan điểm của Ban lãnh đạo Công ty trong công tác thiết
kế công việc
b. Xây dựng cơ cấu tổ chức-cơ cấu chức danh phù hợp
chiến lược nhân sự và kế hoạch sản xuất kinh doanh
3.2.2 Nâng cao năng lực thực hiện chuyên môn của cán bộ
thiết kế công việc
Cán bộ thiết kế công việc cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, thiết kế
biểu mẫu thu thập thông tin.
- Viết các văn bản thiết kế công việc.
- Gửi các văn bản thiết kế công việc tới người lao động, người
quản lý phòng ban lấy ý kiến đóng góp.
- Gửi các văn bản thiết kế công việc tới người lao động, người
quản lý phòng ban lấy ý kiến đóng góp. Tập hợp các ý kiến đóng góp
lại, chỉnh sửa văn bản thiết kế công việc cho hợp lý. Gửi văn bản đã
22
được phê duyệt tới phòng ban, người lao động.”
“- Định kỳ phải kiểm tra, rà soát lại tất cả các công việc trong
công ty để kiểm tra sự phù hợp của các văn bản thiết kế công việc
với công việc thực tế.
3.2.3. Các giải pháp về phân tích công việc
Về lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế mẫu
phiếu thu thập thông tin:
Cán bộ phân tích công việc dựa trên những căn cứ lựa chọn
phương pháp thu thập thông tin để chọn phương pháp phù hợp nhất
hoặc có thể sử dụng kết hợp một số phương pháp khác nhau.
Về xây dựng quy trình Phân tích công việc:
Phòng phải xây dựng quy trình phân tích công việc phù hợp
với thực tế của Công ty, các bước được xây dựng cụ thể và sắp xếp
rõ ràng, để giúp chính phòng Hành chính nhân sự và cán bộ phân
tích công việc biết phải làm những gì, theo trình tự nào, tránh cắt
bước hay thực hiện không đúng lộ trình giữa các bước.”
3.2.4. Các giải pháp về thiết kế công việc
a. Hoàn thiện quy trình và công tác chuẩn bị cho thiết kế
công việc
Trình tự tiến hành thiết kế công việc ở các đợt khác nhau sẽ
khác nhau. Với lần đầu tiên thực hiện công tác thiết kế công việc thì
thiết kế công việc nên thực hiện trình tự như sau:
- Xác định mục đích của thiết kế công việc và các công việc
cần phải thiết kế.”
“- Xây dựng mẫu cho văn bản thiết kế công việc là lựa chọn
cán bộ tham gia thiết kế công việc, gồm cán bộ thiết kế công việc và
người cung cấp là những người lao động ở các phòng, ban khác.
- Lựa chọn cán bộ thiết kế công việc: cần cử một nhân viên
23
của phòng kiêm nhiệm công tác thiết kế công việc, đó chính là cán
bộ thiết kế công việc. Công tác thiết kế công việc của công ty từ đó
về sau sẽ do cán bộ này phụ trách.
- Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin và thiết kế các biểu
mẫu thu thập thông tin.
- Tiến hành thu thập thông tin.
- Xây dựng các văn bản thiết kế công việc.
- Đưa vào sử dụng và kiểm tra định kỳ.”
b. Hoàn thiện công tác thiết kế
Cần thực hiện các biện pháp sau thật nghiêm ngặt:
Thứ nhất, liệt kê tất cả công việc và các vấn đề liên quan đến
công việc kế hoạch, công việc kỹ thuật, công việc vật tư phải làm.
Thứ hai, quyết định giao nhiệm vụ cho phòng ban, cá nhân cụ
thể thực hiện.
Thứ ba, đánh giá công việc thực hiện vào thứ 5 hàng tuần hoặc
ngày 25 hàng tháng bằng báo cáo.
c. Ứng dụng kết quả thiết kế
Cần ứng dụng nghiêm chỉnh kết quả thiết kế công việc.
Tất cả nguồn nhân lực trong công ty cần thực hiện nghiêm
chỉnh kết quả thực hiện công việc để nâng cao công tác thiết kế công
việc cho phòng kế hoạch – kỹ thuật – vật tư công ty Điện lực Kon
Tum. Phải hoàn thiện tốt nhiệm vụ được giao, được phân công cụ thể
trong bản thiết kế công việc đã được xây dựng.”
24
KẾT LUẬN
“Nguồn nhân lực là chìa khóa cho sự phát triển của các doanh
nghiệp. Với lợi ích mà TKCV đem lại, bất kỳ một doanh nghiệp nào
cũng không thể bỏ qua việc xem xét và triển khai nó. Đây thực sự là
một cơ hội để doanh nghiệp tồn tại và vươn lên trong môi trường
ngày nay khi mà tính cạnh tranh ngày càng gay gắt. Đặc biệt đối với
các doanh nghiệp Việt Nam trong nền kinh tế đang hội nhập mạnh
với nền kinh tế thế giới, các nhà quản lý ngày càng nhận thức sâu sắc
được lợi ích TKCV đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Các
doanh ngiệp hiện nay đều đã nhận thức được tầm quan trọng của
hoạt động quản lý nhân sự đối với mình. Thiết kế công việc là công
cụ cơ bản của quản lý nhân sự, nó tác động đến mọi công tác khác
của quản lý nhân sự. Muốn hoạt động quản lý nhân sự đạt hiệu quả
thì công tác thiết kế công việc phải được hoàn thiện. Tuy nhiên
TKCV là một hoạt động phức tạp, đòi hỏi nhà quản lý phải nắm bắt
được những nguyên tắc cơ bản, những mấu chốt để có được một hệ
thống đánh giá hiệu quả. Dựa trên việc phân tích nghiên cứu thực
trạng TKCV tại Công ty và cách tiếp cận tổng quan hiện tại xét trên
nhiều khía cạnh khác nhau, tác giả đưa ra giải pháp đưa ra mang tính
tổng thể, cần sự phối hợp thực hiện đến từ nhiều cá nhân, bộ phận
khác nhau để hoàn thiện Thiết kế công việc tại Công ty Điện lực Kon
Tum.”
