Giáo viên th c t p:

ự ậ

Lê Th Ti n ị ể

Gi ng viên h

ả Tr

ng d n: ướ ẫ ng Th Quy ế

ươ

KÍNH CHÀO

QUÝ TH Y CÔ

Ầ

VÀ CÁC EM H C Ọ

SINH

Khái ni m tr n văn b n? ộ

ệ

ả

ệ ế ớ

m t văn b n m u có ả ể

ấ ữ ệ ừ ộ ể

ẫ ặ

ấ

Là vi c k t xu t d li u t s n v i 1 danh sách đ có th xu t ra file ho c in ra ẵ gi yấ

c khi th c hi n tr n m t văn b n

ộ

ộ

ệ

ả

ự

ị ướ

ạ

ả ờ

ấ

ẫ

ạ

c m i đ

c thông báo,..)

i đ ườ ượ

ờ ượ

I/ Chu n b tr ẩ 1/ T o văn b n m u ẫ (m u gi y m i, m u báo cáo...) ẫ 2/ T o ngu n d li u ồ ữ ệ (L p danh sách nh ng ng ữ

ậ

ộ

ả

II/ Các b (g m 3 b

ồ

c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

c khi in

ướ

III/ In văn b nả 1/ Xem tr (Print Preview) 2/ Hi u ch nh và th c hi n in văn b n: ự

ệ

ệ

ả

ỉ

c khi th c hi n tr n I/ Chu n b tr ẩ ộ ệ

ị ướ ộ ả

ự m t văn b n:

ạ

ả

+Đây là văn b n chính (Main Document), văn b n này ả ch a n i dung không thay đ i. ổ

ứ ộ

+ L u

d ng *.DOCX

ư ở ạ

+ Văn b n m u: ả

ẫ

1/ T o văn b n m u ẫ (m u gi y m i, m u báo cáo...) ẫ ả ờ ấ ẫ

c khi th c hi n tr n I/ Chu n b tr ẩ ộ ệ

ị ướ ộ ả

ự m t văn b n:

ạ

c m i i đ ườ ượ ờ

+ Là m t b ng bi u mà :

2/ T o ngu n d li u ữ ệ ồ (L p danh sách nh ng ng ữ đ ậ ượ

ủ

ộ

ộ ố ượ ủ ố ượ 1 file riêng và đ t

ng. ng y. ấ trang đ u tiên c a file

ỗ ỗ ộ ả

ủ

ố ượ

ặ ở ng nào k c kí t ể ả

ầ r ng ự ỗ

vM i hàng là thông tin c a m t đ i t vM i c t là m t thu c tính c a đ i t ộ vLà b ng bi u, l p ể ậ ở vKhông ch a b t kì 1 đ i t ứ ấ d ng *.DOCX + L u

ư ở ạ

ồ ữ ệ : + Ngu n d li u

c thông báo,..) ể ộ ả

ộ ả

II/ Các b (g m 3 b ồ c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

ộ ả

M văn b n m u và th c hi n các l nh tr n

ự

ệ

ệ

ả

ẫ

ở

ộ

II/ Các b (g m 3 b ồ c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

B c 2: ướ

ể ế ụ

ự

ộ

ọ

ệ

ệ

Vào thanh công c ụ Mailings | Click vào Start Mail Merge | có 2 cách ch n (theo giao di n) đ ti p t c th c hi n tr n văn b n:ả

Cách 1

Cách 2

ộ ả

M văn b n m u và th c hi n các l nh

ở

ự

ệ

ệ

ả

II/ Các b (g m 3 b ồ c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

c 2: ướ

B ẫ Cách 1: +Letters | Select Recipients... r i ồ tr nộ ch n 1 trong các l a ch n sau: ọ ự ọ

ộ ả

M văn b n m u và th c hi n các l nh

ự

ệ

ệ

ẫ

ở

II/ Các b (g m 3 b ồ c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

c 2: ướ

ừ

ụ

ư

ọ

B ả tr nộCách 1: Ý nghĩa t ng m c ch n nh sau:

ộ ả

M văn b n m u và th c hi n các l nh

ả

ệ

II/ Các b (g m 3 b ồ c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

c 2: ướ

B ở ẫ ự ệ tr nộCách 1: + Ch n ti p ế Edit Recipient ọ List... Xu t hi n h p tho i ạ ệ ộ ấ

ộ ả

M văn b n m u và th c hi n các l nh

ệ

ẫ

II/ Các b (g m 3 b ồ c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

c 2: ướ

ả ở ế ụ

ệ ụ

ự ỉ

ọ

B tr nộ Cách 1:... ti p t c tùy ch nh các m c ch n:

Checkboxs

Find Duplicates (Tìm trùng l p)ắ

Find Recipient

Sort (S p x p) ắ

ế

Filter (L c)ọ

Validate Addressees (Xác nh n đ a ch ) ỉ ậ

ị

c

ượ

c g i ế

trong ạ

ố ử

ộ ỏ

Checkboxs: Nh ng cá nhân đ ữ trong h p checkboxs là tích ộ ở i s đ nh ng ng ườ ẽ ượ ử ở ữ tr n th (mail merge). N u b n ư ộ không mu n g i cho m t cá nhân nào trong danh sách b nút tích ở trong checkboxs.

ấ ế

ườ ố

ủ

Nh p chu t Sort (S p x p): ắ ế ộ vào tùy ch n s p x p đ s p ọ ể ắ ắ x p ng nh i nh n theo th t ứ ự ư ậ ế mong mu n ví d theo th t ứ ự ụ A,B,C c a tên ho c ngày tháng ặ năm sinh….

ấ

ậ

ọ

Filter (L c):ọ Nh p chu t ộ vào Filter đ truy c p vào ể h p tho i b l c và l a ch n ạ ộ ọ ộ c t l c theo mong mu n. ộ ọ

ự ố

ắ

ộ

ấ ộ ộ

ớ ề

ạ

ị

Find Duplicates (Tìm trùng l p): Nh p chu t vào Find Duplicates, m t h p tho i s m ra v i danh ạ ẽ ở sách cá nhân xu t hi n nhi u h n 1 ơ ệ ấ l n. B n có th b cá nhân b trùng ể ỏ ầ đ tránh g i l p thông tin. ể

ử ặ

ủ

Find Recipient: Tùy ch n ọ này cho phép b n tìm thông ạ tin c a m t cá nhân c th ụ ể ộ m t cách d dàng. ễ

ộ

ọ

ậ ỉ

ề ạ

ậ

Validate Addressees (Xác ỉ Tùy ch n này nh n đ a ch ): ị ch áp d ng cho các máy tính ụ có cài đ t ph n m m xác ầ ặ i. (Các nh n đ a ch t n t ỉ ồ ị t Nam hi n máy tính c a Vi ệ ệ ủ ch a cài đ t ph n m m này) ầ ặ

ư

ề

ộ ả

II/ Các b (g m 3 b ồ c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

ự

ở

ệ

ệ

ả

c 2ướ : M văn b n m u và th c hi n các l nh ẫ

B tr nộ Cách 2:

ự ệ ọ

+ Step by Step Mail Merge Wizard đ b t ể ắ đ u th c hi n 6 b c ch n trong giao di n ệ ướ ầ màn hình Word 2003

ướ

ng là

Letter, r i b m

ọ

ể

ườ

c ch n g m: ọ ồ ả

ồ ấ Next: Starting

ờ ể ộ

ả ạ

ạ ế ụ ướ

ệ

c ch n 3 ọ ọ Browse đ ch ra tên

ọ Use Existing List và b m ch n

ể ỉ

ấ

+ 3 trong 6 b qCh n ki u cho văn b n chính, thông th Document qCh n Use The Current Document ( ư ấ s d ng văn b n t m th i đ tr n th , b m ử ụ ọ Next : Select Recipients. Xu t hi n h p tho i ti p t c b ộ ấ qCh n ngu n d li u: Ch n ọ ồ ữ ệ ng d n và v trí đ ẫ ị Sau khi ch n file, ta th y h p tho i

ạ Mail Merge Recipients xu t hi n h p ộ

ườ ọ

ệ

ấ

ấ

ộ

Ta quy t đ nh ch n các đ i t

ng và nh n

ế ị

ố ượ

ọ

ấ OK

ộ ả

II/ Các b (g m 3 b ồ c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

Xem l

i văn b n tr

ạ

ả

ướ

c khi hoàn thi n quá trình ệ

c hoàn t

t. Và có th s a

ấ

ư

ượ

ể ử

ư ầ i k t qu ả

ử ụ

ể ế

ả ộ ả ừ Preview đ ki m c chèn vào văn

ế ng d li u đ

ữ ệ ượ

ỗ ườ i v font

Quá trình tr n th g n nh đã đ ộ đ i và xem l ạ ế ổ •Click vào nút Preview Results đ xem k t qu tr n th ư • S d ng mũi tên trong nhóm k t qu t ể ể tra tính chính xác c a m i tr ủ b n và phát hi n các l ỗ ề ệ ả ch , c ch …. ữ ỡ ữ Hoàn thi n quá trình tr n th

ư (mail merge)

ệ

ộ

B c 3: ướ tr n thộ ư

ộ ả

II/ Các b (g m 3 b c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

Xem l

i văn b n tr

c khi hoàn thi n quá trình tr n th

ạ

ả

ướ

ệ

ộ

ư

i văn b n đ

c h p nh t, n u d li u đ

ạ

ả ượ ợ

c chèn c xem là đã hoàn

ấ ộ

ả

ế ữ ệ ượ ư ượ

Sau khi xem l vào văn b n chính xác thì quá trình tr n th đ t. ấ t Click vào nút Finish and Merge. Có 3 l a ch n:

ự

ọ

ồ c 3: B ướ

ộ ả

II/ Các b (g m 3 b c ti n hành tr n văn b n ướ ế c) ướ

Xem l

i văn b n tr

c khi hoàn thi n quá trình tr n th

ạ

ả

ướ

ệ

ộ

ư

ồ c 3: B ướ

I/ In văn b nả

Click Customize Quick Access Toolbal | Print Preview and Print xu tấ

1/ Xem tr c khi in (Print Preview) ướ

| click vào

trên

hi n bi u t

ể ượ ng

ệ

ọ

ứ ếộ

ụ

ủ

ể

ấ

ụ mình ta chn các chc năng trên thanh công c. ể Lúc này, ta thy ch đ trang in, đ có th quan sát theo mc đích ca

I/ In văn b nả

ỉ

ệ

ể ự

2/ Hi u ch nh và th c hi n in văn b n: ự ệ ệ ả ỉ

ả ệ

c khi ự ỉ Ctrl+P. Xu t hi n

h p phím

ướ ệ ấ

ệ

ấ

Đ th c hi n hi u ch nh văn b n tr ệ in, ta vào File | Print| Th c hi n hi u ch nh ho c ặ b m t h p h i tho i, g m: ộ ộ

ổ ợ ồ ạ

L

ự

a

c

h

ọ

n

m

á

y

in

đ

ể

in

ấ

L

n

ự

tr

a

ư

c

ờ

h

n

ọ

g

n

h

s

ợ

ố

I/ In văn b nả

p

b

m

ả

á

n

y

in

tí

tr

n

L

o

h

n

ự

c

a

g

h

c

ô

ỉ

h

C

c

o

ọ

C

ài

n

pi

á

1

đ

e

c

m

s

ố

c

á

i

ài

y

t

đ

in

ư

ặ

t

ợ

t

h

n

k

ì

g

h

b

in

á

ạ

c

n

k

h

ô

n

g

c

ầ

n

p

h

ả

i

c

h

ọ

n.

2/ Hi u ch nh và th c hi n in văn b n: ự ệ ệ ả ỉ

I/ In văn b nả

ọ

ườ

ể

ợ

L a ch n máy in đ in n tr ấ ự ch cài 1 máy in thì b n không c n ph i ch n.

ng h p máy tính ả

ạ

ầ

ọ

ỉ

2/ Hi u ch nh và th c hi n in văn b n: ự ệ ệ ả ỉ

I/ In văn b nả

ng in

L a ch n đ i t ọ

ố ượ

ự

ộ

ả

c l a ch n

ả

ọ

ượ ự ệ

ộ

v All: In toàn b văn b n v Selection: In văn b n đ v Current Page: In trang hi n hành v Custom Range in Document: In m t vùng trong văn b nả

2/ Hi u ch nh và th c hi n in văn b n: ự ệ ệ ả ỉ

I/ In văn b nả

Các cài đ t khác

ặ

2/ Hi u ch nh và th c hi n in văn b n: ự ệ ệ ả ỉ

ặ

ọ

ự ể

ọ

ự

ổ

ề

ọ

ướ

ấ ự ự

c kh gi y ổ ấ c a trang văn b n ả

ọ ọ

ủ

ầ

ổ ổ ề ủ ộ ạ

ộ

ự

ộ

ố

ọ

ấ

v Print One Sided: L a ch n in m t ho c 2 m t ặ ộ v Collated: In theo ki u trang sách v Portrait Orientation: L a ch n thay đ i chi u kh ổ gi y(quay ngang, d c) L a ch n thay đ i kích th L a ch n thay đ i l v Print Properties: Thu c tính c a máy in ph n này tuỳ thu c vào t ng lo i máy in ừ v L a ch n s trang văn b n trên m t trang gi y in( 1 ả page per sheet)

BÀI T P TR C NGHI M Ắ

Ậ

Ệ

C m n quý th y cô, các em đã chú ý l ng nghe

ả ơ

ầ

ắ