BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN PHÚ THÀNH

Sinh viên thực hiện : LÊ THỊ LỆ QUYÊN

Mã số sinh viên : 1305QTVB050

Khóa : 2013-2017

Lớp : ĐH QTVP 13B

HÀ NỘI - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong Công

tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” là công trình nghiên

cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của ThS.Nguyễn Phú

Thành. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và

chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây. Những số liệu bảng biểu

phục vụ cho việc phân tích nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ

các nguồn khác nhau có ghi rõ trong tài liệu tham khảo. Ngoài ra luận văn còn

sử dụng một số nhận xét, đánh giá của một số tác giả khác nhau, cơ quan tổ

chức khác nhau có trích nguồn gốc. Nếu có phát hiện sự gian lận nào tôi xin

hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình.

Hà Nội, tháng 5 năm 2017 Tác giả Lê Thị Lệ Quyên

1

LỜI CẢM ƠN

Để luận văn đạt kết quả tốt đẹp, tôi đã nhận được sự hỗ trợ giúp đỡ

của nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân. Với tình cảm sâu sắc và chân thành,

cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cá nhân và cơ quan Bộ

Khoa học và Công nghệ đã tạo điều kiện giúp đỡ trong quá trình thực tập

và nghiên cứu đề tài.

Trước hết tôi xin gửi lời tới các thầy, cô trong khoa Quản Trị Văn

Phòng của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Với sự quan tâm, dạy dỗ, chỉ bảo

tận tình của thầy cô, đến nay tôi đã hoàn thành khoá luận với đề tài: “Ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học

và Công nghệ.”

Đặc biệt tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths.Nguyễn Phú Thành

đã quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn trong thời gian vừa

qua. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến lãnh đạo Trường Đại học Nội Vụ Hà

Nội, Văn Phòng Đảng Đoàn Thể, Phòng Hành chính – Tổ chức đã trực tiếp

và gián tiếp giúp đỡ tôi trong nghiên cứu đề tài. Với điều kiện thời gian và

kinh nghiệm còn hạn chế, luận văn này không thể trách khỏi sai sót. Tôi rất

mong nhận được sự chỉ đạo, đóng góp ý kiến của các thầy cô, Hội đồng để

tôi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn công

tác sau này./.

XIN TRÂN THÀNH CẢM ƠN !

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

STT Viết tắt Nghĩa đầy đủ

1. KH&CN Khoa học và Công nghệ

2. CNTT Công nghệ thông tin

3. QĐ; TT ;CT Quyết định, Thông tư , Chỉ Thị

4. HC -TC Hành chính -Tổ chức

5. CBCC Cán bộ, Công chức

6. CTVT Công tác văn thư

MỤC LỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1.1. Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn thư truyền thống

và quản lý văn thư hiện đại ....................................................................................... 15

Hình 2.1. Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ ........................................................... 22

Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư ............................................ 27

Hình 2.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản ....................................................... 32

Hình 2.3. Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản .............................................. 33

Hình 2.4. Sổ đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản ....................... 34

Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản ........................... 35

Bảng 2.3. Các trường thông tin cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản ............ 39

Hình 2.5. Sổ đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản .......................... 39

Bảng 2.4. Tiêu chí tìm kiếm nhanh văn bản đi ......................................................... 40

Bảng 3.1. quản lý văn bản đi đến bằng phần mềm quản lý văn bản ......................... 49

Hình 3.1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf ................................................................. 56

Hình 3.2. Kết quả sau khi sử dụng phần mềm chữ ký số ......................................... 56

Hình 3.3. Mô hình chức năng số hoá hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản ........... 57

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Lý do chọn đề tài .................................................................................................. 1

2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................................ 3

3. Mục tiêu nghiên cứu .............................................................................................. 5 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................................... 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 5 6. Giả thuyết nghiên cứu ........................................................................................... 6

7. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................................... 6 8. Cấu trúc đề tài ...................................................................................................... 7 PHẦN NỘI DUNG .................................................................................................... 9

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG CẤP BỘ .. 9

1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư......................................................................................................... 9 1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư .................................................................... 9 1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .................................. 10

1.2. Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. ..... 15

1.3. Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng cấp Bộ ....................................................................................... 17

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG ........................................ 21 BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ..................................................................... 21

2.1. Sự hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ ...................... 21 2.1.1. Lịch sử hình thành ......................................................................................... 21 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức ................................... 23

2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. ................................................................................................... 24

2.2.1. Vị trí và chức năng ......................................................................................... 24

2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................................. 24

2.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................ 24

2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ................................................................. 25

2.3.1. Điều kiện cơ sở vật chất ................................................................................. 25 2.3.2. Nhân sự phục vụ công tác văn thư................................................................ 26

2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản .............. 29

2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản ...... 31 2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu ............. 42

2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ .................................... 43

CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG

DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ ............................................ 47

3.1. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ................................................................. 47 3.1.1. Ưu điểm ......................................................................................................... 48 3.1.2. Hạn chế ........................................................................................................... 51

3.2. Giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ................... 52 3.2.1. Nhóm giải pháp về nhận thức ....................................................................... 52 3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế ............................................................................. 54

3.2.3. Nhóm giải pháp về công nghệ ....................................................................... 55

3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ............................................................................................ 55

3.3.1. Triển khai ứng dụng phần mềm chữ ký số ................................................... 55

3.3.2. Cần tích hợp thêm một số tính năng trong phần mềm quản lý văn bản đi, đến trên mạng Vb.net. .............................................................................................. 56 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 59

TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 60

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài

Ngày nay tự động hoá đã thúc đẩy nhanh chóng quá trình bùng nổ

thông tin, đặt ra cho các quốc gia, tổ chức doanh nghiệp trước những thời cơ

và thách thức mới. Điều này đòi hỏi những nhà lãnh đạo, quản lý phải có nhận

thức, tư duy linh hoạt luôn đổi mới để có chính sách phù hợp, thích ứng với

những thay đổi công nghệ.

Quản trị Văn phòng được xem là nghề của những người năng động và

chuyên nghiệp. Hiện nay nhu cầu nguồn lực về ngành Quản trị Văn phòng

trên thị trường ngày càng cao. Trong công tác Văn phòng một khâu nghiệp vụ

không thể thiếu của tất cả các cơ quan, tổ chức giữa các đơn vị, bộ phận với

nhau đó là bộ phận văn thư. Bộ phận Văn thư được xem như một “mắt xích”

trong chu trình của bộ máy văn phòng. Công tác Văn thư được hiểu là hoạt

động dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, tổ chức quản lý

và giải quyết văn bản, lập hồ sơ, quản lý và sử dụng con dấu.

Do vậy công tác Văn thư trong cơ quan là nơi diễn ra các hoạt động

giao nhận, trao đổi, xử lý thông tin. Trong đó công văn, giấy tờ là đối tượng

chủ yếu của công tác văn thư. Nên vai trò của công tác văn thư ngày càng

được tăng cường trong xã hội hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt

động quản lý ngày càng cao cấp thiết. Vì thế công tác văn thư ngày càng được

tổ chức hợp lý và tự động hoá ngày càng nâng cao chất lượng quản lý. Hiện

nay công tác văn thư được triển khai các hoạt động liên quan đến soạn thảo

văn bản, tổ chức và quản lý văn bản một cách khoa học.

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh

vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT

trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho

các khâu nghiệp vụ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một

1

cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu trữ văn bản, hồ sơ, thể hiện

được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT

vào công tác văn thư và Lưu trữ là một vấn đề được Đảng và Nhà nước ta hết

sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính thời đại góp một phần không nhỏ

vào quá trình hoạt động của một cơ quan, đơn vị. Được Nhà nước cụ thể hoá

ở các văn bản như Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH1 ngày

29/06/2006, Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công

nghệ thông tin, các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ

thông tin, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt

động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin. Nghị định số 64/2007/NĐ -

CP ngày 10/4/2007 của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong

hoạt động của cơ quan Nhà nước, văn bản trên đề cập về các cơ quan hành

chính Nhà nước gồm các cơ quan Nhà nước, Bộ, quan ngang Bộ thuộc Chính

phủ về việc công khai, minh bạch trên môi trường mạng, quy định việc bảo

mật thông tin cá nhân, tăng cường sử dụng văn bản điện tử, sử dụng nguồn

nhân lực trong công nghệ thông tin.

Tiếp đến Công văn số 139/VTLTNN – TTTH ngày 14/3/2009 của Cục

Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ

công việc trên môi trường mạng. Nội dung của Công văn số 139 đề cập tới

việc thống nhất việc quản lý văn bản đi, đến, hồ sơ công việc thống nhất giữa

các cơ quan hành chính Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội từ TW đến

địa phương. Đồng thời quy định trên cơ sơ tuân thủ các quy định hiện hành về

quản lý văn bản và hồ sơ công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Hiện nay

việc ban hành các văn bản quy định về ứng dụng công nghệ thông tin còn

nhiều văn bản khác nhưng các văn bản trên đây được áp dụng nhiều trong các

cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ.

2

Qua việc tìm hiểu thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong

công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Tôi nhận thấy

trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ thì đã ứng dụng công nghệ thông tin

vào công tác văn thư. Đặc biệt là sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Nhưng

vẫn còn một số số nội dung trong công tác văn thư chưa được ứng dụng công

nghệ thông tin. Đây cũng chính là một trong những hạn chế của công tác văn

thư tại Văn phòng Bộ. Để khắc phục được điều này thì lãnh đạo Bộ cần quan

tâm hơn nữa đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.

Đặc biệt là cần tìm ra các giải pháp phù hợp nhất với tình hình thực tế tại Văn

phòng Bộ. Chính vì những lý do trên nên tôi quyết định chọn đề tài: “Ứng

dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học

và công nghệ”.

2. Lịch sử nghiên cứu

Đề tài ứng dụng CNTT là một vấn đề được các nhà nghiên cứu, các nhà

quản lý, các cấp ngành quan tâm nó không chỉ là thước đo chất lượng công

việc hành chính của cơ quan mà còn đòi hỏi cao về bảo mật thông tin. Chủ đề

này đã có một số bài nghiên cứu, Luận văn, tạp chí, sách, báo, website viết về

vấn đề này.

Chủ đề Ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư được đề cập trong đề

tài nghiên cứu của ThS.Lê Văn Năng với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng tin

học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ”. Nội dung

của đề tài đề cập tới các lý luận của việc ứng dụng tin học trong công tác văn

thư. Các hoạt động quản lý văn bản, theo dõi giải quyết, lập hồ sơ hiện hành.

Tiếp đến TS. Dương Văn Khảm liên quan đến xây dựng hệ thống lý luận về

ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư và Lưu trữ với cuốn sách “Tin học

và đổi mới quản lý Công tác Văn thư - Lưu trữ” của Nxb chính trị quốc gia

năm 1994. Cuốn sách này đề cập chủ yếu đến vai trò của ứng dụng CNTT và

3

việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. Tiếp nữa là báo cáo

khoa học số 27 của Th.s Nguyễn Mạnh Cường với tên đề tài: “Tìm hiểu một

số ứng dụng tiến bộ CNTT trong quản lý văn bản đi - đến trong công tác văn

thư tại một số cơ quan”. Bài viết này phản ánh thực trạng tại các cơ quan tổ

chức hiện nay đã ứng dụng những tiến bộ của CNTT trong việc quản lý văn

bản đi, đến. Từ đó nâng cao nhận thức của CBCC trong việc đẩy mạnh tiến bộ

CNTT vào công tác văn thư.

Ngoài ra các báo cáo, khoá luận, các đề tài nghiên cứu của sinh viên

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Trường Đại Học Khoa học xã hội và Nhân

văn như “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa

học và Công nghệ” của nhóm sinh viên Đinh Tuấn Phương Trường Đại học

Nội Vụ Hà Nội. Bài viết của nhóm sinh viên bàn luận về thực trạng tại Văn

phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã áp dụng những thành tựu, những phần

mềm trong công tác quản trị Văn phòng. Trên cơ sở đề xuất một số giải pháp

nhằm nâng cao hơn nữa việc ứng dụng CNTT trong Văn phòng cấp Bộ.

Tiếp nữa bài khoá luận tốt nghiệp với tên đề tài : “Vai trò của ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công Ty Cổ phần

Hoàng Gia” của sinh viên Nguyễn Văn Nam. Báo cáo khoa học của sinh viên

Phùng Thị Thu Huyền với tên đề tài: “Nghiên cứu ứng dụng CNTT trong

công tác văn thư tại Văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân

văn”. Đây là những đề tài mang tính chất tham khảo việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư tại một số cơ quan. Mỗi đề tài đều có một

hướng tiếp cận khác nhau về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

văn thư. Các đề tài nêu trên hầu hết đề cập đến việc ứng dụng công nghệ

thông tin ở một số nội dung trong công tác văn thư. Tiếp đến với đề tài của

mình tôi tìm hiểu việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

mang tính khái quát và tổng hợp về các nội dung đã được ứng dụng công

4

nghệ thông tin đã giải quyết được vấn đề nào, các nội dung liên quan đến việc

ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan văn phòng Bộ.

3. Mục tiêu nghiên cứu

Từ thực tế việc tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Những

công việc, những quy trình đã được ứng dụng CNTT, những quy trình chưa

được ứng dụng CNTT. Để từ đó tìm kiếm những giải pháp phù hợp nhằm

hoàn thiện, tăng cường hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư tại quan, tổ chức góp phần nâng cao chất lượng công việc.

4. Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề tài tập trung làm rõ một số nhiệm vụ cụ thể sau:

Thứ nhất, từ việc tìm hiểu cơ sở khoa học về công tác văn thư, vai trò

của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của cơ quan tổ

chức hiện nay.

Thứ hai, trên cơ sở hiểu rõ về lý luận đi sâu tìm hiểu thực trạng việc

ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa

học và Công nghệ. Hiện nay những phần mềm công nghệ, những thiết bị kết

nối, cơ sở dữ liệu nào đang ứng dụng trong công tác văn thư. Trong công tác

văn thư thì những nội dung đã áp dụng ứng dụng công nghệ, nội dung nào vẫn

chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin.

Thứ ba, từ cái nhìn thực tế cần đưa ra nhận xét đánh giá trực quan về

vấn đề này. Để từ đó cần đưa ra những giải pháp hữu hiệu nhằm nâng cao

hiệu quả công tác văn thư.

5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

5

Phạm vi nghiên cứu: Trong các nội dung nghiên cứu ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn thư. Đề tài tập trung nghiên cứu vào phần

trọng tâm việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý và xử lý văn

bản. Ngoài ra đề tài không nghiên cứu về cơ cấu tổ chức, các lĩnh vực liên

quan về nghiên cứu khoa học.

6. Giả thuyết nghiên cứu

Từ những hạn chế trong công tác tổ chức, quản lý về công tác văn thư

từ trước đến nay khi chưa ứng dụng ứng dụng các thành tựu của lĩnh vực khoa

học công nghệ. Để khắc phục điều này và giúp tiết kiệm các nguồn lực hiện

có cần có những lý luận, thực tiễn để khuyến nghị các giải pháp nâng cao việc

ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.

Đề tài nhằm góp một phần nhỏ trong việc đổi mới về ứng dụng công

nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ từ những quy trình

cần được ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc biệt là ứng dụng trong việc quản

lý và xử lý văn bản.

7. Phương pháp nghiên cứu

Đề hoàn thành đề tài này, tôi đã dựa vào những phương pháp nghiên

cứu sau đây:

- Phương pháp tổng hợp: Đề tài thu thập và thống kê số liệu về công tác

văn thư (số lượng văn bản đi, đến, lập hồ sơ…). Tổng hợp hiện nay tại văn

phòng Bộ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư ở những

khâu nào để làm cơ sở xây dựng các kiến nghị, giải pháp nâng cao hiệu quả.

- Phương pháp so sánh, phân tích: Trên cơ sở tổng hợp được, đề tài

phân tích, so sánh thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

văn thư tại Văn phòng Bộ hiện nay.

6

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Sử dụng mẫu câu hỏi người hỏi và

người trả lời để đánh giá về mức độ hài lòng về việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào tại văn phòng Bộ qua việc phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư.

Ngoài ra đề tài sử dụng đồng bộ các phương pháp như thống kê,

phương pháp thu thập tài liệu. Lý luận kết hợp với thực tiễn để nghiên cứu,

gắn nghiên cứu lý luận với thực tiễn, bám sát quan điểm, đường lối của Đảng

Nhà nước. Đồng thời tham khảm có chọn lọc, kế thừa các công trình khoa học

đã công bố của các tác giả có liên quan.

8. Cấu trúc đề tài

Chương 1. Cơ sở khoa học của việc ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư

Là việc hiểu và nắm rõ các khái niệm và nội dung trong việc ứng dụng

công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Các khái niệm và các nội dung trên

được khẳng định qua những văn bản pháp luật nào của Nhà nước quy định về

ứng dụng công nghệ thông tin vào văn thư. Từ những lý luận đã được khẳng

định về mặt pháp lý thì thực tế việc áp dụng công nghệ thông tin trong công

tác văn thư đối với các cơ quan Văn phòng đã áp dụng vào những nội dung

nào và kết quả của việc áp dụng thành tựu đó. Trên đây chính là cơ sở khoa

học để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.

Chương 2. Thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

tại Bộ KH&CN

Dựa trên cơ sở khoa học về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn tại

Văn phòng các cơ quan cấp Bộ hiện nay. Thì thực tế việc ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã

áp dụng vào những nội dung nào trong các nôi dung : soạn thảo văn bản; quản

lý và xử lý văn bản; quản lý hồ sơ và con dấu. Những kết quả của việc áp

7

dụng thành tựu đó so với việc chưa áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin tại

văn phòng bộ có khác biệt.

Chương 3. Giải pháp và kiến nghị việc ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.

Từ thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

thư tại Văn phòng Bộ KH&CN. Trên cơ sở thừa nhận những ưu điểm của

việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. Thì những khó khăn,

hạn chế về các nguồn lực là một trong những yếu tố để việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào văn thư chưa phát huy được hết các hiệu quả. Để khắc

phục những khó khăn trên thì những giải pháp và kiến nghị giúp cho công tác

văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ ngày càng hiện đại thích

ứng với xu thế hội nhập hiện nay.

8

PHẦN NỘI DUNG

CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG

NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

PHÒNG CẤP BỘ

1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư và ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư

1.1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư

Ngày nay văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,

Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế ...dùng để ghi chép và

truyền đại thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công

tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với việc soạn thảo, chuyển

giao, tiếp nhận, lập hồ sơ. Nhưng công việc này được gọi là công tác văn thư

và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức.

Vậy khái niệm Công tác Văn thư theo điều 1 Nghị định 110/2004/NĐ -

CP quy định về Công tác Văn thư được hiểu như sau: “Công tác văn thư là

khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành

văn bản, tổ chức và quản lý con dấu, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành

nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức”.[1]

Đây là khái niệm chung nhất phản ánh đầy đủ nhất các công việc trong

công tác văn thư. Nhằm đảm bảo thông tin quản lý trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức đặc biệt trong lĩnh vực hoạt động hành chính.

1.1.1.2. Nội dung Công tác Văn thư

Nội dung công tác văn thư được ghi trong khoản 2 Điều 1 Nghị định

110/2004 ngày 8/4/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư gồm có 04 nội

dung:

9

- Thứ nhất, soạn thảo văn bản và ban hành văn bản là khâu đầu tiên

trong công tác văn thư. Trong nội dung của việc soạn thảo thì bao gồm các

công việc: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, góp ý và sau cùng là ký và ban

hành văn bản. Đây chính là một trong những công việc mà bất kỳ cơ quan, tổ

chức cũng phải thực hiện.

- Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: Việc quản lý và giải quyết

gồm 2 loại văn bản đó là quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi.

+ Quản lý văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các văn bản, giấy tờ từ

các nơi gửi đến cơ quan, tổ chức gọi là văn bản đến.

+ Quản lý văn bản đi: Tất cả các loại văn bản do cơ quan soạn thảo và

ban hành để thực hiện, quản lý, điều hành các công việc theo chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng có liên quan gọi là

văn bản đi.

- Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu: Dấu là thành phần biểu hiện tính

hợp pháp và tính chân thực của văn bản. Thể hiện tính quyền lực nhà nước

trong văn bản của các cơ quan nhà nước.

- Thứ tư, lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan. Lập hồ sơ là

quá trình tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải

quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất

định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.

Các nội dung trong việc lập hồ sơ gồm: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản,

tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; Kết

thúc và biên mục hồ sơ; Lập mục lục văn bản. Đây là khâu cuối cùng trong

công tác văn thư sau khi mà công việc kết thúc.

1.1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

1.1.2.1. Khái niệm công nghệ thông tin

Ở nước ta trong những thập niên 90 của thế kỷ trước và những năm gần

đây nhằm đáp ứng yêu cầu về công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công

10

nghệ thông tin đã ứng dụng ngày càng nhiều vào lĩnh vực đời sống xã hội, đặc

biệt là lĩnh vực khoa học công nghệ. Thuật ngữ Công nghệ thông tin được biết

đến, có rất nhiều khái niệm về công nghệ thông tin. Nhưng khái niệm công

nghệ thông tin được hiểu một cách đầy đủ nhất theo Nghị Quyết số 49/NQ -

CP ngày 04/8/1993 của Chính phủ về việc phát triển công nghệ thông tin ở

nước ta trong những năm 90 được định nghĩa như sau: “Công nghệ thông tin

(CNTT) là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ

thuật hiện đại chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông nhằm tổ chức, khai

thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và

tiềm tàng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội. CNTT phục

vụ trực tiếp cho việc cải tiến quản lý Nhà nước, nâng cao hiệu quả của các

hoạt động sản xuất, kinh doanh và các hoạt động kinh tế - xã hội khác, từ đó

góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân. CNTT được phát

triển trên nền tảng phát triển của các công nghệ Điện tử - Tin học - Viễn

thông và tự động hoá”.[1]

Như vậy ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là việc áp dụng công

nghệ tin học đề xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết và

tra tìm thông tin văn bản và hồ sơ công việc được nhanh chóng và chính xác.

Góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công tác tổ chức hành chính tạo

môi trường trao đổi thông tin giữa các cơ quan, tổ chức với nhau.

1.1.2.2. Nội dung của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.

Các nội dung chủ yếu được ứng dụng CNTT trong công tác văn thư

bao gồm các nội dung sau:

Soạn thảo và ban hành văn bản: công việc soạn thảo của cán bộ văn

thư các nội dung và thể thức được thực hiện theo quy định của các văn bản

pháp lý. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều được tiến hành trên phần mềm

soạn thảo trên máy vi tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN) chuyển cho

11

lãnh đạo xem xét và chuyển ý kiến sửa chữa luôn quan hệ thống quản lý văn

phòng và tiến hành việc ban hành văn bản.

Quản lý và xử lý văn bản: Văn bản được quản lý thống nhất tại văn

thư cơ quan. Tất cả những văn bản đi, đến đều được đăng ký, quản lý tại văn

thư. Sau khi tiến hành các thủ tục đăng ký vào sổ và phần mềm quản lý văn

bản trên máy tính. Cán bộ văn thư thực hiện làm thủ tục phát hành đối với văn

bản đi và chuyển giao đối với văn bản đến.

Quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số: Hiện nay ngoài việc sử dụng

con dấu theo phương pháp truyền thống là đóng trực tiếp nên văn bản để thể

hiện giá trị pháp lý. Nhờ những tiến bộ của khoa học và kỹ thuật thì việc sử

dụng các phần mềm chữ ký số và chữ ký điện tử cũng đang được thực hiện.

Vì thế chữ ký số được hiểu là một dạng chữ ký điện tử được biến đổi một

thông điệp điện tử dữ liệu xử dụng hệ thống mật mã không đối xứng theo đó

người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khoá công khai của người ký

được khoá chính xác. Chữ ký số hiện nay vẫn chưa thay thế cho việc sử dụng

con dấu đóng dấu trực tiếp lên văn bản. Nhưng tính pháp lý của việc sử dụng

chữ ký số đã được quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ - CP

ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành

Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số quy

định giá trị pháp lý của chữ ký số.

Lập hồ sơ hồ sơ hiện hành và nộp lưu : Đây là công việc cuối cùng

trong các nội dung của công tác văn thư. Việc ứng dụng tin học hoá vào khâu

lập hồ trong giai đoạn hiện nay nhờ vào các phần mềm trong máy tính giúp

lưu các tài liệu ở dạng file, hình ảnh… Đồng thời giúp cho việc tra tìm và sử

dụng nhanh chóng, giúp tiết kiệm không gian và công văn giấy tờ cho cơ

quan, tổ chức.

12

Qua các nôi dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư thì chủ yếu hiện nay các cơ quan tổ chức đã áp dụng việc ứng dụng

công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và quản lý và giải quyết văn bản.

Từ các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

thư có thể so sánh các đặc điểm khác biệt giữa việc quản lý công tác văn thư

theo cách truyền thống và việc quản lý công tác văn thư theo hướng hiện đại

nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin.

Đặc điếm so sánh

CTVT Truyền thống

CTVT hiện đại khi ứng dụng CNTT Là hoạt động bao gồm các công

Là hoạt động bao gồm các

việc về soạn thảo, ban hành văn

công việc về soạn thảo, ban

bản; quản lý văn bản và tài liệu

hành văn bản; quản lý văn bản

khác hình thành trong hoạt động

và tài liệu khác hình thành

Khái niệm

của các cơ quan, tổ chức; lập hồ

trong hoạt động của các cơ

sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào

quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao

Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử

nộp hồ sơ, tài liệu vào, Sử dụng

dụng chữ ký số.

và bảo quản con dấu.

Văn bản, tài liệu điện tử.

Văn bản, tài liệu giấy

Đối tượng

Văn bản, tài liệu giấy.

Nội dung

Soạn thảo và ban

Văn bản giấy

Máy tính

hành

văn bản

Đúng thẩm quyền.

Đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Ngôn ngữ hành chính, văn

Yêu cầu chung

phong trong sáng

Duyệt văn bản

Bằng bản giấy

Bằng bản điện tử

Kiểm tra thể thức

Thể thức và nội dung văn bản

trước khi ban hành

13

Bằng chữ ký số ký bởi khóa bí

mật tương ứng với chứng thư

Ký văn bản

Ký bằng chữ ký trực tiếp

số cấp cho người ký với tư

cách cá nhân.

Xác định giá trị

Đóng dấu lên văn bản

Gắn chữ ký số lên văn bản.

Quản lý văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến từ nhiều

Tiếp nhận văn bản đến qua

Tiếp nhận, đăng ký

nguồn khác nhau.

mạng.

văn bản đến

Đăng ký văn bản bằng hệ

Đăng ký văn bản đến bằng phần

thống sổ sách.

mềm.

Trình chuyển giao văn

Bằng viết tay

Qua mạng

bản đến

Giải quyết và theo dõi,

đôn đốc việc giải

Bằng sổ sách

Bằng phần mềm

quyết văn bản đến

Quản lý văn bản đi

Kiểm tra thể thức,

hình thức và kỹ thuật

Bằng bản giấy.

Bằng bản điện tử.

trình bày

Ghi số, ký hiệu và

ngày tháng của văn

Bằng giấy

Máy tính

bản

Chữ ký số ký bởi khóa bí mật

Đóng dấu cơ quan và

tương ứng với chứng thư số cấp

dấu chỉ mức độ khẩn,

Con dấu

cho người có thẩm quyền ký số

mật (nếu có)

với tư cách đại diện của cơ quan,

đơn vị.

Đăng ký văn bản đi

Bằng sổ sách

Bằng phần mềm.

Làm thủ tục chuyển

phát và theo dõi việc

Bằng tay

Qua mạng

giải quyết văn bản đi

14

Lưu văn bản đi

Bản giấy

Máy tính

Lập hồ sơ hiện hành

và nộp lưu vào lưu

trữ

Mở hồ sơ

Bìa hồ sơ bằng giấy

Hồ sơ ảo bằng phần mềm.

Thu thập, cập nhật

văn bản, tài liệu hình

thành trong quá trình

Bản giấy, bằng tay

Bản điện tử, bằng phần mềm.

theo dõi, giải quyết

công việc vào hồ sơ

Giao nộp hồ sơ, tài

Bản giấy, bằng tay

liệu

Bản điện tử, bằng phần mềm

vào Lưu trữ cơ quan

Quản lý và sử dụng chữ ký số:

Quản lý và sử dụng con dấy do

Quản lý và sử dụng

Chữ ký do ban cơ yếu của Chính

Bộ công an cấp

con dấu

phủ (Bộ Quốc phòng) cấp.

Bảng 1.1. Bảng so sánh đặc điểm giữa việc quản lý công tác văn thư

truyền thống và quản lý văn thư hiện đại

Qua bảng 1.1 thấy được sự khác nhau cơ bản giữa hai phương thức

quản lý trong công tác văn thư. Nhận thấy qua việc quản lý công tác văn thư

theo phương pháp hiện đại đem lại hiệu quả cao hơn. Nhưng hiện nay tại các

cơ quan, tổ chức vẫn sử dụng cả hai phương thức trên.

1.2. Cơ sở pháp lý của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin là một việc làm rất thiết thực góp

phần nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. Để lĩnh vực công nghệ thông

tin trong công tác văn thư được quán triệt thực hiện theo đúng quy định thì

việc ban hành các văn bản quy định về vấn đề trên đã được nhà nước cụ thể

hoá bằng một số văn bản sau:

15

- Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính Phủ về

việc ban hành công tác văn thư. Nôi dung của Nghị định 110/2004 đề cấp tới

các khái niệm về công tác văn thư, các nôi dung trong công tác văn thư và

việc quản lý và sử dụng con dấu. Đây là văn bản pháp lý được Chính phủ

thông qua và được sử dụng phổ biến nhất tại cơ quan Nhà nước, hành chính

sự nghiệp.

- Nghị định 09/2010/NĐ – CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa

đổi bổ sung một số điều Nghị định 110/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 của

Chính phủ về công tác văn thư. Văn bản trên đề cập những vấn đề sửa đổi

một số điều và bổ sung một số điều tại Nghị định 110/2004 trong đó sửa đổi

khoản 1 điều 5 liên quan đến thể thức ban hành văn bản quy phạm pháp luật

và văn bản hành chính. Tiếp đến sửa đổi điều 19 việc lưu văn bản đi bản gốc

lưu tại bộ phận văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ.

- Luật Công nghệ thông tin được Quốc hội thông qua ngày 29/6/2006.

Luật này quy định về hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin,

các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin, quyền và

nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động ứng dụng và phát

triển công nghệ thông tin. Trong nội dung của Luật công nghệ thông tin gồm

05 chương. Tại mục 2 của Chương 2 quy định các nội dung cơ bản của ứng

dụng công nghệ thông tin trong cơ quan hành chính Nhà nước. Nội dung

chính của mục 2 đề cập đến các điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin,

các nội dung trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, các hoạt động của cơ

quan Nhà nước trong môi trường mạng, xây dựng các trang thông tin điện tử.

Việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về Luật công nghệ thông tin có

tác động rất lớn trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Đặc biệt ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác văn thư là việc hướng tới việc xây dựng

các phần mềm quản lý văn bản, các hoạt động được diễn ra trong môi trường

mạng, xây dựng mô hình chính phủ điện tử.

16

- Công văn số 139/VTLTNN -TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và

lập hồ sơ trong môi trường mạng. Văn bản đề cập tới nội dung về việc hướng

dẫn và quản lý văn bản trên môi trường mạng, lập hồ sơ trên môi trường

mạng. Các quy trình để quản lý và giải quyết văn bản đi, đến gồm các bước

khác nhau. Các yếu tố thông đầu vào và các yếu tố thông tin đầu ra có quy

định trong Công văn 139/VTLLTNN –TTTH.

Tiếp đến Chỉ thị số 15/CT- TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính

phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan Nhà nước. Các

văn bản trở về trước của Chính phủ nhằm hướng tới nội dung ứng dụng công

nghệ thông tin trong các hoạt động quản lý Nhà nước về sử dụng văn bản điện tử trong các hoạt động quản lý, trao đổi qua môi trường mạng. Tuy nhiên các

cơ quan Nhà nước vẫn chưa tận dụng hiệu quả các điều kiện hiện có để thực

sự tạo nên một môi trường làm việc điện tử hiện đại, minh bạch, giảm giấy tờ,

tiết kiệm chi phí, thời gian. Việc ban hành Chị thị 15/CT-TTg nhằm thúc đẩy

và quy định rõ hơn phương hướng làm việc qua môi trường mạng với văn bản

điện tử của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, Uỷ ban nhân dân Tỉnh từ Trung ương

đến địa phương.

Như vậy các văn bản Luật, Chỉ thị, Nghị định là các văn bản có giá trị

pháp lý áp dụng cho tất cả các cơ quan tổ chức từ TW đến địa phương. Nhằm

mục đích tuyên truyền, hướng dẫn việc ứng dụng công nghệ thông tin. Đặc

biệt là ứng dụng CNTT trong công tác văn thư.

1.3. Cơ sở thực tiễn của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư tại Văn phòng cấp Bộ

Thực tiễn việc triễn khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác

văn thư được thực hiện vào 04 công việc chính:

- Trước hết việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào

việc soạn thảo văn bản. Nhờ sự phát triển của khoa học và công nghệ thay vì

17

việc soạn thảo văn bản thông thường bằng việc viết tay hay đánh máy chữ.

Hiện nay việc soạn thảo văn bản ở tất cả các Văn phòng cấp Bộ 100% đều sử

dụng trên máy tính. Với sự hỗ trợ của bộ phần mềm soạn thảo Microsoft

office. Trong bộ phần mềm Mircrosoft word với các phiên bản: Microsoft

word 2003, 2007, 2010, 2016. Ngoài việc tuân thủ các quy định việc về thể

thức các văn bản pháp luật quy định. Phần mềm này cho phép gõ chữ ở nhiều

dạng phông khác nhau. Nhưng phông chữ chủ yếu dùng hiện nay là Time new

Roman theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:20001 (bộ mã unicode). Ngoài

ra việc soạn thảo trên máy tính nhanh hơn, giúp tiết kiệm thời gian và cán bộ

văn thư có thể trực tiếp chỉnh sửa văn bản dễ dàng. Sau khi soạn thảo văn bản

nhờ có bộ Ram xử lý trong máy tính có thể lưu văn bản và gửi trực tiếp tới cá

nhân cơ quan, tổ chức khác thông qua môi trường mạng Internet. Các văn bản

chủ yếu được soạn thảo tại Văn phòng Bộ là các văn bản hành chính, chuyên

nghành như: Thông tư, Quyết định, Nghị Quyết, Chỉ thị …

- Thứ hai, trong quản lý và giải quyết văn bản. Việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào quản lý và giải quyết văn bản là việc sử dụng các phần

mềm quản lý văn bản. Tuỳ theo tình hình thực tế, quy định cơ cấu tổ chức và

chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan Văn phòng Bộ quy định về việc quản lý

và giải quyết văn bản trong công tác văn thư khác nhau nên việc sử dụng các

phần mềm quản lý sử dụng sẽ khác nhau. Các phần mềm quản lý văn bản

được sử dụng hầu hết hiện nay tại các cơ quan Văn phòng Bộ như: eDoc.Tc;

Cloud office; Moffice ; Coffice; Qoffice. Tại văn phòng cấp Bộ là cơ quan

cấp Nhà nước Trung ương nên hằng ngày phải tiếp nhận hằng trăm văn bản

đến, ban hành văn bản đi. Nên việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc

quản lý văn bản là rất cần thiết. Thực tiễn tại Văn phòng Bộ Tài chính đã ứng

dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý văn bản là sử dụng phần

mềm quản lý văn bản eDoc.Tc và đã đạt được một số kết quả đáng ghi nhận.

18

Từ năm 2006, Cục Tin học và Thống kê tài chính đã phối hợp cùng Văn

phòng Bộ xây dựng chương trình quản lý văn bản và điều hành cho cơ quan

Bộ Tài chính. Đến năm 2011, chính thức triển khai diện rộng cho 24 Vụ, Cục.

Chương trình đã đáp ứng được các mảng nghiệp vụ gồm: công tác quản lý

văn bản; quản lý nghiệp vụ lưu trữ; quản lý phòng họp; quản lý đoàn xe ô tô

của cơ quan Bộ và quản lý lịch làm việc của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo đơn vị.

Hệ thống phần mềm đã cho phép tin học hóa toàn bộ các quy trình

nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến, tờ trình, quản lý lịch làm việc của lãnh

đạo…với khả năng liên văn phòng giữa văn phòng Bộ và các Vụ, Cục thuộc

Bộ và vận hành tập trung trên một cơ sở dữ liệu tập trung thống nhất. Nhờ

thế, 100% công văn đến Bộ chuyển qua phòng Hành chính được phòng Hành

chính nhập vào hệ thống và luân chuyển điện tử đến phòng Thư ký (đối với

các phiếu trình, phiếu gửi, giấy mời Bộ họp) hoặc chuyển thẳng về các vụ,

cục (đối với các văn bản chuyển thẳng không qua trình Bộ) giúp các bộ phận,

cán bộ có liên quan biết được công việc cần xử lý. Hiện nay hầu hết văn thư

các đơn vị đã khai thác sử dụng chương trình để quản lý và tiếp nhận văn bản

điện tử do phòng Hành chính (Văn phòng Bộ) chuyển qua phần mềm.

-Thứ ba, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con

dấu. Ngoài việc quản lý và sử dụng con dấu đóng trực tiếp lên văn bản hiện

nay. Các cơ quan, tổ chức thuộc Văn phòng cấp Bộ đã sử dụng các phần

mềm chữ ký số và chữ ký điện tử. Thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư

08/2016/TT– BQP ngày 01/02/2016 của Bộ Quốc phòng về việc quy định

cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực và chữ ký số chuyên dùng

cho các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội. Việc sử dụng và cung

cấp dịch vụ chữ ký số chuyên dùng phục vụ cho cơ quan Đảng, Nhà nước là

Cục chứng thực và bảo mật thông tin thuộc ban cơ yếu Chính phủ quản lý.

Nên việc bảo mật thông tin khá cao. Thực tế việc sử dụng dụng chữ ký số và

19

chữ ký điện tử để thay thế việc đóng dấu lên văn bản vẫn chưa được áp dùng

ở hầu hết các Văn phòng Bộ hiện nay. Các cơ quan văn phòng Bộ hiện nay

vẫn áp dụng chủ yếu việc đóng dấu lên văn bản để đảm bảo tính pháp lý.

-Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ và lưu văn

bản. So với việc lập hồ sơ trước đây khi chưa ứng dụng công nghệ thông tin.

Công việc sau khi giải quyết xong các cán bộ văn thư thực hiện việc lập hồ sơ

để nộp vào lưu trữ. Nhưng thông thường việc lập hồ sơ được thực hiện vào

cuối năm. Nên dẫn đến tình trạng rất nhiều hồ sơ tài liệu bó gói, bị mất mát

trong quá trình nộp lên lưu trữ dẫn đến khi nộp lên lưu trữ không đầy đủ tài

liệu. Với thực trạng trên việc ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu lập hồ

sơ là rất cần thiết. Lợi ích của xây dựng các phần mềm quản lý hồ sơ và công

việc giúp cho cán bộ văn thư có thể lưu trữ các văn bản theo số thứ tự khác

nhau, dưới nhiều dạng file như: doc, pdf. Tại văn phòng cấp Bộ hằng ngày

phải tiếp nhận các loại văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau nên việc tra tìm

bằng phần mềm là rất cần thiết. Nhưng trong khâu lập hồ sơ công việc việc

ứng dụng công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở việc sắp xếp và lưu trữ các

văn bản tài liệu. Tài liệu trong hồ sơ chỉ mới giai đoạn sản sinh, chưa có sự

phân loại hồ sơ. Do đó vẫn phải có sự can thiệp yếu tố con người.

Thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại

Văn phòng cấp Bộ chủ yếu vào nội dung quản lý và giải quyết văn bản bằng

phần mềm quản lý.

Thật vậy từ việc tìm hiểu dựa trên ba cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý và cơ

sở thực tiễn tác giả đưa ra những cơ sở khoa học chung nhất về việc ứng dụng

công nghệ thông tin trong công tác văn thư hiện nay. Đây là những cơ sở nền

tảng để đi sâu phân tích thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác văn thư của một cơ quan tổ chức cụ thể.

20

CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

2.1. Sự hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ

2.1.1. Lịch sử hình thành

Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), tiền thân là Uỷ ban Khoa học

Nhà nước (UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 16-SL ngày 4/3/1959

của Chủ tịch nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Sự phát triển từ Uỷ ban

UBKHNN sang Bộ KH&CN là một quá trình vừa hình thành, vừa xây dựng

và hoàn thiện. Trong quá trình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách

nhiệm quản lý về KH&CN ngày càng được nâng cao. Hoạt động quản lý

KH&CN của Bộ đã phát triển cả về chiều rộng lẫn chiều sâu và ngày càng có

hiệu quả.

Quá trình hình thành và phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ đã

trải qua 05 giai đoạn hình thành và đổi tên :

Giai đoạn 1959 – 1965: Đây là giai đoạn xây dựng và hoàn thiện hệ

thống tổ chức và quản lý khoa học từ TW đến địa phương. Uỷ ban Khoa học

Nhà nước có chức năng đảm bảo và hoàn thành kế hoạch về khoa học và kỹ

thuật.

Giai đoạn 1965– 1975: UBKHNN chia tách làm 2 cơ quan: Uỷ Ban

Khoa học và Kỹ thuật Nhà nước và Viện Khoa học xã hội Việt Nam.

Giai đoạn 1975- 1985 đây là giai đoạn cả nước đang khẩn trương xây

dựng CNXH ở miền bắc và đấu tranh chống biên giới xâm lược. UBKH &

KTNN lúc này chịu trách nhiệm về quản lý khoa học kỹ thuật trong phạm vi

cả nước.

21

Giai đoạn 1985 – 1992 đây là giai đoạn có những thay đổi quan trọng

trong cả nước với sự thay đổi cơ chế từ tập trung sang cơ chế thị trường. Năm

1990 UBKH & KTNN đổi tên thành UBKHNN thực hiện chức năng quản lý

nhà nước về khoa học tự nhiên và khoa học xã hội.

Hình 2.1. Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ

Giai đoạn 1992 - 2002: Bộ Khoa học và Công nghệ và Môi trường

được thành lập thành hiện chức năng quản lý nhà nước về nghiên cứu khoa

học, phát triển công nghiệp, tiêu chuẩn hoá, sở hữu trí tuệ.

Đây là giai đoạn chuyển đổi cơ chế quản lý từ loại hình uỷ ban sang

một cơ cấu ngành: Ngành quản lý Khoa hoc và công nghệ. Từ tháng 8/2002,

Bộ Khoa học và Công nghệ được thành lập thực hiện chức năng quản lý Nhà

nước về KH& CN, tiêu chuẩn đo lường chất lượng, năng lượng nguyên tử.

22

Giai đoạn từ 2002 đến nay đất nước đang trong giai đoạn đẩy mạnh

công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập kinh tế quốc tế, giúp Bộ trưởng tập

trung hơn nữa các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về KHCN trong phạm vi cả

nước. Khẳng định vị thế của Bộ trong việc điều phối thúc đẩy các hoạt động

khoa học.

2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức

2.1.2.1. Chức năng

Bộ khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về Khoa học và Công nghệ bao gồm: hoạt động khoa

học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học công nghệ, sở hữu trí tuệ, tiêu

chuẩn đo lường chất lượng, bức xạ hạt nhân, quản lý nhà nước và các dịch vụ

công trong lĩnh vực Bộ quản lý theo quy định pháp luật.

2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Khoa học và Công nghệ chủ yếu là việc

ban hành các văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư, Chỉ Thị, Quyết định

thuộc lĩnh vực của Bộ sau khi ban hành.

Các nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ được quy định tại Nghị định số

20/2013/NĐ - CP ngày ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chính phủ Quy định về

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công

nghệ. Đây là văn bản mới nhất quy định đầy đủ về chức năng và nhiệm vụ, quyền

hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ. (xem tại Phụ lục 01)

2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức

Theo Nghị định 20/2013/NĐ –CP ngày 26/12/2013 cơ cấu tổ chức của

Bộ bao gồm : 11 Vụ và Văn phòng Bộ, Thanh tra Bộ có chức năng tham mưu

giúp việc cho Bộ trưởng trong các hoạt động hành chính của cơ quan. Bên

cạnh đó có 07 Cục và Tổng Cục là các các cơ quan quan lý nhà nước chuyên

ngành của Bộ KH&CN. Viện nghiên cứu và tạp trí, trung tâm thực hiện chức

23

năng nghiên cứu về lĩnh vực khoa học công nghệ, sở hữu trí tuệ. ( Sơ đồ cơ

cấu tổ chức tại phụ lục 01)

2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ tổ chức của Văn phòng Bộ

Khoa học và Công nghệ.

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ được thành lập theo Quyết định

số 886/QĐ - BKHCN ngày 22/4/2013 của Bộ Trưởng Bộ Khoa học và Công

nghệ về việc ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ.

2.2.1. Vị trí và chức năng

Bộ khoa học và Công nghệ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về Khoa học và Công nghệ bao gồm: hoạt động khoa

học và công nghệ, phát triển tiềm lực khoa học công nghệ, sở hữu trí tuệ, tiêu

chuẩn đo lường chất lượng, bức xạ hạt nhân, quản lý nhà nước và các dịch vụ

công trong lĩnh vực Bộ quản lý theo quy định pháp luật.

2.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Các nhiệm vụ và quyền hạn được thực hiện qua hai nhiệm vụ chính:

tham mưu – tổng hợp và đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất nhằm phục vụ

các hoạt động của cơ quan. (xem tại phụ lục 02)

2.2.3. Cơ cấu tổ chức

Văn phòng được tổ chức và làm việc theo chế độ thủ trưởng kết hợp

với bàn bạc tập thể. Lãnh đạo Văn phòng có 01 Chánh văn phòng và giúp việc

Chánh văn phòng có 03 Phó Chánh văn phòng.

Chánh văn phòng Bộ do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ bổ

nhiệm là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Bộ

KH&CN chịu trách nhiệm trước Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Các

Phó Chánh văn phòng Bộ giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh đạo công tác

của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ

được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về công việc

24

được giao; các Phó Chánh Văn phòng Bội trưởng Bộ KH&CN bổ nhiệm,

miễn nhiệm trên cơ sở đề nghị của Chánh Văn phòng.

Hiện nay Văn phòng Bộ gồm 07 phòng chức năng. Mỗi phòng tuỳ theo

chức năng, nhiệm vụ đảm nhận các công việc khác nhau. Tuỳ theo vị trí việc

làm Chánh Văn phòng phối hợp với Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ quy định

cụ thể chức năng, nhiệm vụ và bố trí cán bộ, chuyên viên làm việc tại phòng

trên cơ sở nhiệm vụ và biên chế được giao.Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm cấp

trưởng, phó các phòng được thực hiện theo quy định về bổ nhiệm, phân cấp

quản lý của cán bộ của Bộ.

Nằm trong các nhiệm vụ liên quan đến công tác tác văn thư. Theo

quyết định số 18/QĐ –VP ngày 14/02/2014 về việc thành lập phòng Hành

chính –Tổ chức có chức năng đảm bảo công tác hành chính và công tác văn

thư tại Văn phòng Bộ. Theo chức năng và nhiệm vụ hiện nay phòng Hành

chính -Tổ chức đã bố trí nhân sự gồm 07 CBCC. Tất cả các CBCC đều được

bố trí vị trí việc làm phù hợp và đều được biên chế Nhà nước.

2.3. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ được

xem là một trong những nhiệm vụ quan trọng. Vì đây được xem là một trong

những khâu góp phần nâng cao hiệu quả quản lý trong công tác hành chính.

Nhận thức được vấn đề trên lãnh đạo Bộ trên cơ sở thực hiện theo quy định

Công văn số 139/VTLTNN -TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ

trong môi trường mạng. Để thực hiện được điều này cần có sự chỉ đạo và

quan tâm hơn nữa trong việc xây dựng các phần mềm quản lý và điều kiện cơ

sở vật chất cần được đầu tư. Đặc biệt là yếu tố nguồn nhân lực.

2.3.1. Điều kiện cơ sở vật chất

25

Những năm gần đây, Phòng HC –TH luôn được trang bị cơ sở vật chất

hiện đại phục vụ công tác văn thư của cơ quan. Hệ thống cơ sở vật chất không

ngừng được cải thiện, nâng cao đáp ứng yêu cầu đặt ra về hiện đại hoá công

tác này.

Trong quá trình xây dựng phòng Hành chính - Tổ chức thuộc Bộ Khoa

học và Công nghệ đã được thiết kế theo mô hình văn phòng hiện đại (Văn

phòng Mở) phù hợp với cơ cấu tổ chức của cơ quan.

Bên ngoài phòng làm việc: Với vị trí tại tầng 01 toà nhà trụ sở Bộ

KH&CN bên ngoài có cửa giao dịch công văn đi - công văn đến làm bằng

kính trong suốt, thuận tiện cho việc giao dịch với bên ngoài cơ quan, đặc biệt

không gây ảnh hưởng với cán bộ làm việc bên trong.

Bên trong phòng làm việc: bố trí rộng rãi, khang trang, thuận tiện cho

việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Hệ thống trang thiết bị hiện đại phục

vụ cho công tác văn thư : 08 máy tính, 02 máy photo, 01 máy fax, 03 máy

scan, 01 máy in, 01 máy huỷ tài liệu.

Tất cả các máy tính được đặt tại phòng làm việc đều được kết nối

Internet hoặc kết nối mạng LAN. Máy tính được cài đặt chương trình riêng

của công tác văn thư là phần mềm quản lý văn bản. Theo số liệu khảo sát tại

phòng Hành chính – Tổ chức về việc sử dụng cơ sở vật chất trong việc ứng

dụng CNTT vào công tác văn thư thì 89% CBCC đồng ý việc ứng dụng các

trang thiết bị hiện đại vào công tác văn thư là rất cần thiết. Nó hỗ trợ đắc lực

cho công việc soạn thảo, lưu trữ và chuyển giao văn bản, quản lý con dấu

được đầy đủ đúng trình tự, nhanh chóng và hiệu quả.

2.3.2. Nhân sự phục vụ công tác văn thư.

Để ứng dụng CNTT trong công tác văn thư được hiệu quả không chỉ

yếu tố cơ sở vật chất mà yếu tố đội ngũ nhân sự rất quan trọng. Bởi lẽ, dù cơ

quan có trang bị cơ sở vật chất hiện đại mà người sử dụng không biết quản lý

thì sẽ dẫn đến công việc trì trệ, lãng phí thời gian, nguồn tài nguyên. Tại Bộ

26

Khoa học Công nghệ lãnh đạo cơ quan rất chú trọng đến công tác đào tạo,

bồi dưỡng. Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ Văn thư, Lưu trữ nhằm nâng cao

năng lực thực thi công vụ đảm bảo thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ

được giao. Trong thời gian qua công tác ĐTBD tại Văn phòng của Bộ

KH&CN đã có những đóng góp đáng kể trong việc nâng cao chất lượng đội

ngũ CBCC và công tác cải cách hành chính.

Theo như kết quả khảo sát ngắn CBCC phòng HC - TC sử dụng các

phần mềm phổ biến hỗ trợ trong công tác văn thư.

STT

Tên phần mềm

Chức năng

Phần mềm soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản

Phân quyền sử dụng Toàn cơ quan

Tạo bảng biểu

Toàn cơ quan

1

Microsoft Office Word 2010 Microsoft Office Excel 2010 Microsoft Office Powerpoint

Tạo Slide trình chiếu

Trưởng các đơn vị, bộ phận

Mức độ sử dụng Thường xuyên Thường xuyên Không thường xuyên

Toàn cơ quan

2

Phần mềm gõ chữ Tiếng Việt Unikey

Thường xuyên

3

Phần mềm quản lý văn bản

Thường Xuyên

Văn thư cơ quan và Chánh văn phòng

Toàn cơ quan

4

Trình duyệt Web:Google Chrom, Firefox

Cho phép đánh máy bằng tiếng việt, chính sửa phông chữ Quản lý văn bản đi, đến và quản lý hồ sơ Cho phép kết nối với cổng thông tin điện từ nhờ việc kết nối Internet.

Phần mềm trao đổi

5

Phần mềm Chat, Yahoo, Messager

6

Gửi thư điện tử qua mạng

Không thường xuyên Thường xuyên

Thư điện tử: Gmail, Email Bảng 2.1.Các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư

27

Qua bảng 2.1 nếu trên có thể thấy rằng tại văn phòng Bộ việc ứng dụng

các phần mềm hỗ trợ trong công tác văn thư là rất cần thiết. Đặc biệt là các

phần mềm sử dụng thường xuyên là phần mềm Microsoft Word, phần mềm

gõ chữ Unikey được sử dụng toàn bộ trong cơ quan. Ngoài ra còn sử dụng

phần mềm dành riêng cho cán bộ văn thư và Chánh văn phòng là phần mềm

quản lý văn bản. Tại phòng Hành chính - Tổ chức bao gồm 04 CBCC phụ

trách về văn thư đã có kinh nghiệm nhiều năm về chuyên môn nghiệp vụ. Qua

việc khảo sát từ đánh giá năng lực thực tế được biết đội ngũ cán bộ, công

chức phụ trách lĩnh vực văn thư đều có trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu

công việc.

Ngoài ra có còn sử dụng thành thạo tin học văn phòng, biết sử dụng

phần mềm quản lý văn bản. Hằng năm được sự chỉ đạo quan tâm của lãnh đạo

Bộ thường xuyên mở các lớp đào tạo, tập huấn về nghiệp vụ văn thư, vận

hành các phần mềm quản lý văn bản. Ngày 28/11/2016, Văn phòng Bộ Khoa

học và Công nghệ phối hợp với Trung tâm Tin học tổ chức tập huấn về phần

mềm quản lý công việc. Tham dự lớp tập huấn, có đại diện lãnh đạo các đơn

vị và một đầu mối tiếp nhận công việc kể từ ngày 1/12/2016, Bộ KH&CN yêu

cầu thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ triển khai công tác theo dõi, xử lý cập

nhật tiến độ thực hiện các nhiệm vụ do Lãnh đạo Bộ qua hệ thống xử lý văn

bản đến, văn bản đi, phiếu trình, đặt lịch công tác của Lãnh đạo Bộ tại địa chỉ

http://vbdh.most.gov.vn. Tại lớp tập huấn, các cán bộ đã được nghe và hướng

dẫn cách sử dụng phần mềm quản lý và điều hành công việc: Văn bản đến;

Văn bản dự thảo - phiếu trình; Văn bản đi; Hồ sơ - Công việc. Sau thời gian

thử nghiệm, phần mềm được áp dụng đối với tất cả các đơn vị thuộc Bộ

KH&CN. Các đơn vị cũng có thể áp dụng phần mềm này phục vụ quản lý

công việc nội bộ tại đơn vị mình.

28

Để có thể hiểu rõ hơn về tình hình thực tế cũng như việc ứng dụng

công nghệ thông tin tại văn phòng Bộ. Tác giả đã sử dụng phương pháp

phỏng vấn trực tiếp cán bộ văn thư đã có kinh nghiệm về công tác văn thư và

tổng hợp ở dưới dạng phiếu câu hỏi.

( xem phụ lục 03)

2.3.3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động soạn thảo văn bản

Cán bộ, viên chức có thể soạn thảo văn bản trên máy vi tính để thay thế

cho việc soạn thảo bằng chép tay hoặc bằng máy chữ cơ học và đem lại nhiều

hiệu quả cao trong quá trình làm việc cũng như tạo nên tính khoa học, hiện

đại, tin học hoá công tác văn phòng. Soạn thảo văn bản là căn cứ vào chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình và những mục đích nhất định để làm ra

văn bản nhằm mục đích cụ thể. Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn

bản được xây dựng trên quy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với

văn bản đó. Đây là quy trình gồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo

cho việc soạn thảo nhanh chóng, chính xác và thiết thực.

Tại Văn phòng Bộ quy trình soạn thảo văn bản được tuân thủ theo trình

tự gồm 06 bước sau:

+ Bước 1: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận

văn bản từ đó xác định được hình thức phù hợp. Khi có yêu cầu soạn thảo về

văn bản thì chuyên viên soạn thảo phải trả lời được các câu hỏi: xây dựng để

phản ánh vấn đề gì? Văn bản đó nhằm mục đích gì? Và nội dung của văn bản

thể hiện như thế nào cho hợp lý?

+Bước 2: Thu thập, xử lý thông tin có liên quan: Đây là công việc quan

trọng trong công tác xây dựng và ban hành văn bản vì thu thập thông tin tốt,

chính xác, nhanh thì nội dung văn bản sẽ sinh động hơn, đầy đủ và phù hợp

với thực tế hơn. Văn bản được coi là đầy đủ các yếu tố thông tin là văn bản đó

29

phải có đủ thông tin pháp lý và thông tin thực tế phù hợp với nội dung văn

bản ban hành.

+Bước 3: Soạn thảo văn bản theo đúng nội dung, thể thức theo yêu cầu.

+Bước 4: Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Lãnh đạo Bộ hoặc

Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên

quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

+Bước 5: Trình duyệt dự thảo văn bản: Sau khi văn bản được soạn thảo

xong, chuyên viên trình lãnh đạo xem xét, kiểm tra nội dung văn bản đã hợp

lý chưa.

+Bước 6: Làm thủ tục phát hành và lưu văn bản.

Trình tự ban hành văn bản là các bước mà cá nhân, đơn vị soạn thảo

phải tiến hành trong công tác xây dựng và ban hành văn bản theo đúng chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình. Tại Bộ KH&CN

toàn bộ công việc soạn thảo được tiến hành trên máy tính, sử dụng phần mềm

soạn thảo Microsoft office 2010.

Các quy định về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Văn bản

hành chính, văn bản QPPL, mẫu chữ và trình bày thể thức văn bản và bản sao,

viết hoa.. đều tuân thủ theo Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011

của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về kỹ thuật và trình bày văn bản. Phông chữ sử

dụng để soạn thảo văn bản của Bộ là Phông Time New Roman theo tiêu

chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (bộ mã Unicode). Như vậy lợi ích mà

phần mềm đem lại khi quá trình hoàn thiện văn bản, người soạn thảo có thể

sửa chữa, bổ sung câu, chữa hoặc chuyển đổi các phần, đoạn khác nhau trong

văn bản để tạo nên một bản thảo sạch đẹp mà không tốn nhiều thời gian như

soạn thảo bằng chép tay hay máy đánh chữ cơ học.

Việc trình bày văn bản được mỹ quan nhờ máy tính được cài đặt phông

chữ, kiểu chữ khác nhau và kỹ thuật nén, in đậm, in nghiêng. Đối với các văn

30

bản được mẫu hoá được cài đặt vào máy tính, khi cần soạn thảo hình thức văn

bản nào, người thảo chỉ cần gõ lệnh theo yêu cầu và thực hiện việc soạn thảo

nội dung văn bản (hoặc điền nội dung văn bản) theo mẫu gồm một số văn bản

sau: giấy mời; giấy giới thiệu; các loại quyết định (quyết định bổ nhiệm cán

bộ, quyết định điều động, thuyên chuyển cán bộ, quyết định nâng bậc

lương…); công điện.

Việc quy định soạn thảo văn bản của Bộ dựa trên các quy định chung

về kỹ thuật soạn thảo văn bản hiện hành mà pháp luật quy định, đảm bảo tính

khoa học, logic, chuyên nghiệp cũng như tính thẩm mỹ cho văn bản. Việc

soạn thảo văn bản tại Bộ được tuân thủ theo đúng các bước trong quy trình

trên, đảm bảo tính thống nhất, chuyên môn hoá nâng cao chất lượng công tác

nghiệp vụ văn phòng. Làm tốt việc soạn thảo văn bản góp phần cung cấp

thông tin nhanh chóng cho lãnh đạo trong quá trình giải quyết công việc cũng

như trong hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian, công sức của cán bộ, nhân

viên soạn thảo.

2.3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và giải quyết văn bản

2.3.4.1. Sơ lược về phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý văn bản trên mạng Vb.net đang được sử dụng ở tất

cả các phòng, đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Chương trình này

được xây dựng nhằm hỗ trợ hoạt động chỉ đạo của Chánh văn phòng Bộ, hoạt

động tác nghiệp của cán bộ công chức thuộc văn phòng Bộ, gửi văn bản

xuống các cục, sở, ngành, thông qua việc tin học hoá từng bước quy trình tiếp

nhận, quy trình quản lý văn bản, quy trình quản lý văn bản hồ sơ và gửi nhận

văn bản điện tử.

Chương trình quản lý văn bản được thiết kế trên máy tính cá nhân kết

nối Internet. Phần lớn dữ liệu đếu sử dụng font Unicode, hỗ trợ IE 7.0 trở lên

vì thế các cán bộ văn thư không cần phải cài đặt thêm phông chữ khác. Với

31

giao diện thuận tiện, chức năng dễ dàng cho người sử dụng đặc biệt là cán bộ

văn thư cập nhật thông tin văn bản nhanh chóng.

Hình 2.2. Giao diện phần mềm quản lý văn bản

Chương trình hoạt động chủ yếu trên môi trường mạng vì thế mỗi phân

quyền truy cập đều phải đăng nhập ID và mật khẩu riêng để đảm bảo tính bảo

mật và an toàn cho dữ liệu văn thư.

Yêu cầu: Máy tính phải có kết nối mạng Internet và cài đặt trình duyệt

Mozilla Firefox để thực hiện đăng nhập phần mềm.

Tài khoản, mật khẩu: Sẽ được Trung Tâm Tin học và Văn phòng Bộ

khoa học công nghệ cấp số ID và password.

Đường dẫn vào phần mềm: /http://vb.most.gov.vn.

Cách đăng nhập:

Bước 1: Mở trình duyệt Mozilla Firefox

Bước 2: Gõ chính xác đường dẫn vào thanh địa chỉ của trình duyệt.

Bước 3: Khi màn hình hiển thị cửa sổ đăng nhập, gõ chính xác Tài

khoản, Mật khẩu, Mã bảo vệ, sau đó click vào Đăng nhập.

32

Hình 2.3. Đăng nhập vào phần mềm quản lý văn bản

Bước 4: Sau khi gõ chính xác đường dẫn, nhấn Enter để vào giao diện

của phần mềm. Sau đó click vào chức năng công văn để vào của sổ đăng

nhập.

2.3.4.2. Quản lý văn bản đến

Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản

(xem phụ lục 04)

Quy trình quản lý văn bản đến tại Văn phòng Bộ gồm các bước quy

trình sau:

Bước 1: Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến

Văn bản được tiếp nhận từ nhiều nguồn khác nhau có thể qua

bưu điện bằng chuyển phát nhanh hoặc thường, trực tiếp. Cán bộ văn thư có

trách nhiệm tiếp nhận các loại văn bản, báo, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ và

ký nhận với nhân viên bưu điện. Trong quá trình tiếp nhận nếu bì văn bản

không đúng về địa chỉ cơ quan thì trả lại cho nhân viên bưu điện. Riêng đối

với báo hay tạp chí, một số thư chúc mừng mà nhân viên bưu điện không yêu

cầu ký thì không cần ký nhận mà tiếp nhận và cho trực tiếp vào tủ đựng của

các đơn vị. Ngoài ra nguồn văn bản còn đến qua fax.

Như vậy nguồn văn bản đến Bộ Khoa học và Công nghệ rất phong phú

và đa dạng. Qua việc điều tra chỉ tính tháng 1/2016 (từ 1/1 -2/6) đã có khoảng

7000 văn bản gửi đến Bộ qua đường bưu điện, fax, qua mạng. Văn bản dù tập

trung dưới hình thức nào thì đều tập trung xử lý tại phòng văn thư. Cán bộ

văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại gửi đến các phòng chức

33

năng giải quyết và đảm bảo đúng nguyên tắc kịp thời theo đúng quy trình

quản lý văn bản quy định tại Bộ.

Sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản

đến được chuyển lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến.

Tích vào những nội dung mà Chánh Văn phòng đã phê duyệt trên văn bản sẽ

căn cứ vào đó chuyển giao các văn bản cho các đối tượng liên quan, cá nhân

có trách nhiệm phân phối giải quyết văn bản. Văn phòng Bộ đã áp dụng và sử

dụng phần mềm quản lý văn bản trên hệ thống mạng Vb.net. Ngoài việc tiếp

nhận trực tiếp văn bản thì nhờ việc ứng dụng tin học qua việc kết nối internet

cán bộ văn thư có thể tiếp nhận thông qua mạng và fax.

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Đăng ký thông tin văn bản đến vào phần mềm QLVB và đóng dấu đến,

ghi số, ngày, tháng đến của văn bản:

Đối với những bì văn bản được gửi đến Bộ sau khi kiểm tra, bóc bì và

phân loại theo cơ quan ban hành thì văn bản được scan, máy scan này kết nối

trực tiếp với máy tính làm việc để quét và hiển thị văn bản đó, từ đó cán bộ

văn thư nhập đầy đủ thông tin yêu cầu vào trong phần mềm quản lý văn bản.

Các thông tin này bao gồm: số, ký hiệu văn bản; loại văn bản; cơ quan ban

Hình 2.4. Sổ đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản

hành..

34

Các thông tin cập nhập và các thao tác cần làm khi thực hiện việc đăng

ký văn bản đến trên phần mềm Vb.net gồm:

Tiêu chí

Thao tác

Ghi chú

Số và ký hiệu

Tự nhập

Bắt buộc nhập

Ngày văn bản đến

Lấy ngày từ hệ thống hoặc tự nhập

Bắt buộc nhập

Số đến

Tự động

Bắt buộc nhập

Cơ quan ban hành

Tự nhập

Bắt buộc nhập

Trích yếu

Tự nhập

Bắt buộc nhập

Ghi chú

Tự nhập

Không bắt buộc nhập

Ngày tháng văn bản Lấy ngày từ hệ thống hoặc tự nhập

Bắt buộc nhập

Loại văn bản

Chọn từ danh mục

Bắt buộc nhập

Đơn vị nhận

Chọn từ danh mục

Bắt buộc nhập

Người nhận

Chọn từ danh mục

Nếu có

Ý kiến liên quan

Tự nhập

Nếu có

Độ mật

Chọn từ danh mục

Mặc định là “Thường”

Độ khẩn

Chọn từ danh mục

Mặc định là “Thường”

Phân phối đặc biệt

Chọn từ danh mục

Mặc định là “Thường”

Ý kiến phân phối

Tự nhập

Nếu có

Số lượng bản

Tự nhập

Bắt buộc nhập

Tệp đính kèm

Quét văn bản và gắn tệp đính kèm

Bắt buộc đính kèm

Bảng 2.2.Các tiêu chí cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản

Riêng đối với văn bản mật đến được đăng ký riêng; nếu sử dụng phần

mềm trên máy vi tính thì không được nối mạng LAN hoặc mạng Internet.

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình Chánh Văn phòng Bộ để

xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải

được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

35

Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư Bộ bổ sung thông tin vào

sổ đăng ký và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Chánh Văn phòng Bộ.

Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo kịp thời, chính xác, đúng đối tượng

và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

chuyển giao văn bản. Trong trường hợp văn bản đến không thuộc thẩm quyền

giải quyết, đơn vị tiếp nhận văn bản phải trả lại văn bản cho văn thư Bộ để

báo cáo Chánh Văn phòng xử lý.

Bước 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận được văn bản đến, lãnh đạo đơn vị, cá nhân liên quan có

trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo

Bộ, thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.

Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời

hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ. Khi chuyển giao

văn bản đến các phòng ban, cán bộ văn thư phải kèm theo ý kiến xử lý của

lãnh đạo trong mục đã xử lý.

Sau khi đăng ký chương trình văn bản đến trên phần mềm Quản lý văn

bản, cán bộ văn thư đăng ký vào bút phê của lãnh đạo hoặc nơi có liên quan

đến cá nhân đơn vị để photo văn bản và tiến hành chuyển giao văn bản đến.

Văn bản đến gốc được lưu tại văn thư.

Qua 04 bước đăng ký văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản thì

việc ứng dụng công nghệ thông tin đã áp dụng vào việc đăng ký văn bản và

chuyển giao văn bản. Còn các bước tiếp nhận và đôn đốc giải quyết văn bản

đến vẫn thực hiện theo cách truyền thống. So với việc đăng ký văn bản và

khâu chuyển giao văn bản đến tại Văn phòng Bộ thì việc đăng ký trên hệ

thống thông tin được cập nhật nhanh chóng, tiết kiệm thời gian. Phần mềm có

thể dễ dàng tìm kiến chỉ với các thác tác tìm kiếm sau khi cán bộ văn thư scan

văn bản lên hệ thống. Cán bộ văn thư hay lãnh đạo cơ quan chỉ có thể xem

36

được các thông tin như số, ký hiệu hay ngày tháng ban hành văn bản mà

không thể xem toàn văn của văn bản. Cũng như văn bản đến hạn giải quyết

trong thời gian nào, lúc nào quá thời hạn xử lý. Thì trong phần mềm quản lý

văn bản chưa thực hiện được chức năng nêu trên.

2.3.4.3. Quản lý văn bản đi

Lưu đồ quy trình đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản

(xem phụ lục 05)

Văn bản đi là văn bản giấy tờ từ cơ quan, đơn vị gửi đến nơi khác.

Tất cả các văn bản đều tập trung ở phòng Hành chính - Tổ chức và được cán

bộ văn thư giải quyết và xử lý theo đúng quy trình. Bộ Khoa học và Công

nghệ có thẩm quyền ban hành các văn bản như: Quyết Định, Thông tư, Kế

hoạch, Tờ trình…Trong đó Quyết Định và Thông tư là văn bản sử dụng nhiều

nhất. Theo khảo sát tại trang web thông tin điện tử Bộ Khoa học và Công

nghệ 03 đầu năm 2017 (từ ngày 1/1- 29/03/2017) đã có 650 văn bản Quyết

Định. Trong đó việc chiếm khoảng 70% văn bản đi được xử lý qua phần mềm

quản lý văn bản đi Vb.net.

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện như sau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và

ngày, tháng của văn bản.

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trước khi phát hành

văn bản, văn thư Bộ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, nếu

phát hiện sai sót, yêu cầu cá nhân, đơn vị soạn thảo khắc phục. Trường hợp

không thống nhất được với cá nhân, đơn vị soạn thảo, văn thư Bộ báo cáo

Chánh Văn phòng Bộ để xem xét, giải quyết. Tất cả văn bản đi của Bộ Khoa

học và Công nghệ được ghi số theo hệ thống số chung của Bộ do Văn thư Bộ

thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

37

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,

Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Việc ghi ngày, tháng, năm

của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1,

Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT - BNV.

Bước 2. Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi tại phòng HC- TC qua hai hình thức đăng ký

văn bản đi vào sổ đăng ký và đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản Vb.net.

Sau khi văn bản đã có chữ ký đúng thẩm quyền và được kiểm tra chính xác về

thể thức và nội dung, cán bộ văn thư sẽ tiến hành đăng ký vào sổ văn bản đi

và đăng ký vào phần mềm quản lý. Sau đó nhân bản đúng theo yêu cầu và tiến

hành đóng dấu văn bản. Văn bản sau khi có hiệu lực cán bộ văn thư sẽ scan và

thực hiện chương trình cập nhật văn bản đi trong phần mềm quản lý văn bản.

Như nội dung đã trình bày ở phần tổ chức quản lý văn bản đi được tiến

hành theo mô hình phân cấp theo từng tên sổ văn bản: Sổ công văn năm 2017,

Sổ quyết định. Ngoài ra, các đơn thư khiếu nại cũng được cập nhật trên hệ

thống Vb.Net Đơn thư khiếu nại được gửi đến sẽ được giải quyết và cập nhật

thông tin trên hệ thống với những nội dung sau: số, ký hiệu; ngày đến; số đến;

ngày văn bản; nơi gửi; địa chỉ; số điện thoại; nội dung văn bản; người thụ lý;

mức độ khẩn mật. Với những nội dung trên, khi nhìn vào các thông tin trên

lãnh đạo cũng như văn thư biết được số lượng đơn thư khiếu nại gửi tới cơ

quan về những vấn đề gì? Mức độ quan trọng của từng đơn thư cũng như đơn

vị nào được phân giải quyết vấn đề nào? Từ đó, thuận tiện cho việc kiểm tra,

giám sát, đôn đốc, nhắc nhở tiến độ giải quyết công việc cũng như tra cứu

trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

Các nội dung trường thông tin cán bộ văn thư cần phải đăng ký sau

đây:

38

Tiêu chí

Thao tác

Ghi chú

Ngày văn bản đi

Tự nhập từ hệ thống

Bắt buộc nhập

Số và ký hiệu VB

Tự nhập

Bắt buộc nhập

Loại văn bản

Chọn từ danh mục

Bắt buộc nhập

Tự nhập

Bắt buộc nhập

Trích yếu

Danh mục văn bản

Bắt buộc nhập

Người ký

Tự nhập

Bắt buộc nhập

Nơi nhận

Người soạn thảo

Chọn từ danh mục

Bắt buộc nhập

Truy cập đặc biệt

Chọn từ danh mục

Mặc định là “Thường”

Chọn từ danh mục

Mặc định là “Thường”

Độ mật

Chọn từ danh mục

Mặc định là “Thường”

Độ khẩn

Tự nhập

Không bắt buộc nhập

Ghi chú

Tệp đính

Gắn tệp đính

Bắt buộc đính kèm

kèm

kèm

Bảng 2.3. Các trường thông tin cần nhập trong phần mềm quản lý văn bản

Hình 2.5. Sổ đăng ký văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản

Sau khi điền đầy đủ thông tin phần mềm quản lý sẽ có giao diện sau:

39

Để tối ưu hoá công dụng của phần mềm trên hệ thống phần mềm

Vb.Net còn hỗ trợ tìm kiếm văn bản thuận tiện dựa trên các tiêu chí tìm kiếm

sau đây:

Tiêu chí

Thao tác

Ghi chú

Văn bản

Lựa chọn

Bắt buộc nhập

Loại văn bản

Chọn từ danh mục

Bắt buộc nhập

Từ khóa tìm kiếm văn

Tự nhập từ khóa có trong văn

Không bắt buộc nhập

bản

bản cần tìm

Tìm theo số ký hiệu

Tự nhập

Không bắt buộc nhập

Từ khóa tìm kiếm

Tự nhập

Không bắt buộc nhập

trong trích yếu

Năm ban hành

Chọn từ danh mục

Mặc định là năm hiện tại

Bảng 2.4. Tiêu chí tìm kiếm nhanh văn bản đi

Bước 3: Làm thủ tục phát hành chuyển giao văn bản đi

Thủ tục chuyển phát văn bản đi tại văn phòng Bộ vẫn áp dụng hai cách:

Thứ nhất đăng ký vào sổ văn bản sau đó phân loại bì để chuyển qua

đường bưu điện. Hoặc chuyển trực tiếp cơ quan tổ chức, cá nhân có trách

nhiệm giải quyết. Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải

được phát hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc

tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày,

kể từ ngày đăng ký văn bản.

Thứ hai đăng ký văn bản trực tiếp qua môi trường mạng hoặc qua máy fax.

Bước 4. Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư Bộ và 01

bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Bản gốc lưu tại văn thư Bộ phải được

đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

40

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ

các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà

nước. Bên cạnh đó phương thức lưu giữ văn bản trên phần mềm hệ thống.

Cán bộ văn thư sau khi thực nhập đầy đủ các thao tác sẽ tiến hành click vào

nút phần lưu văn bản để lưu văn bản và hoàn tất quá trình.

Như vậy quản lý văn bản bằng máy vi tính sẽ thay thế cho phương pháp

quản lý bằng thủ công mà chủ yếu dựa vào hệ thống sổ sách như sổ đăng ký

văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến. Bằng phương pháp quản lý này sẽ mang

lại hiệu quả về nhiều mặt nhất là khi mạng tin học nội bộ của cơ quan đã được

kết nối.

Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ cũng ứng dụng công nghệ thông tin trong

việc truyền tải, tiếp nhận, cung cấp thông tin trong nội bộ cơ quan và ngoài cơ

quan. Việc thiết lập Website riêng của mình để qua đó truyền đạt, thông báo

các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết khác tới quần chúng nhân

dân và các doanh nghiệp, đồng thời nhận các thông tin phản hồi đóng góp ý

kiến hoặc đề đạt nguyện vọng của họ.

Những năm gần đây, Chính phủ đã ban hành một số văn bản yêu cầu

các cơ, tổ chức đẩy mạnh việc truyền tải, tiếp nhận thông tin qua mạng diện

rộng, Website, sử dụng các văn bản điện tử thay thế dần cho văn bản giấy.

Chỉ thi số 27/CT-TTg ngày 29-11 -2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc

chấn chỉnh thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong hoạt động của các cơ

quan hành chính nhà nước chỉ rõ “tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác thông tin, báo cáo, ứng dụng văn bản điện tử để từng bước thay

thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin.

Qua 04 bước quản lý và giải quyết văn bản đi tại Văn phòng Bộ. Thì

nhờ ứng dụng ứng dụng công nghệ thông tin từ bước kiểm tra về thể thức và

kỹ thuật trình bày cho tới bước lưu văn bản đến đều thực hiện qua máy tính và

41

phần mềm quản lý. Ngoài ra trong phần mềm quản lý văn bản cho phép người

dùng có thể tìm kiếm thông tin văn bản nhanh chóng. Nhưng bên cạnh đó

trong quá trình vận hành phần mềm vẫn xảy ra một số lỗi từ hệ thống.

Dưới đây là các bước trong nội dung quản lý và giải quyết văn bản đi.

Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra về mặt thể thức trước khi phát hành,

sau đó đăng ký vào sổ văn bản. Theo bút phê của lãnh đạo chuyển đến đơn vị,

cá nhân và cuối cùng lưu văn bản. Trong 04 bước nêu trên thì cán bộ văn thư

thực hiện bước 1, bước 2, bước 4. Bước 2 sau khi cán bộ văn thư thực hiện

đăng ký vào sổ văn bản sau khi có ý kiến chỉ đạo của Chánh văn phòng ở

bước 3 sau đó cán bộ văn thư tiếp tục thực hiện bước 4.

2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và sử dụng con dấu

Trong Điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính

phủ quy định việc quản lý và sử dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu được sử

dụng trong các cơ quan, các đơn vị kinh tế, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ

trang và một số chức danh khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, thủ tục

hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức và cá nhân

phải được quản lý thống nhất”.[1]

Việc đóng dấu lên văn bản cũng cần phải tuân thủ một số nguyên tắc cơ

bản. Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có

thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khống chỉ hoặc giấy

tờ văn bản chưa hoàn chỉnh nội dung. Dấu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn

đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về phía bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược mờ

thì phải hủy bỏ văn bản và làm lại văn bản khác. Đóng dấu văn bản là công

việc cuối cùng để một văn bản có giá trị pháp lý. Cần tuân thủ đúng theo

những nguyên tắc trong văn bản pháp quy quy định về quản lý và sử dụng con

dấu.

42

Việc quản lý con dấu tại văn phòng Bộ được thực hiện theo Quyết định

số 4148/BKHCN tại điều 29 và điều 30 có quy định rõ :

Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ Trưởng về việc quản lý và

sử dụng con dấu. Các con dấu của cơ quan, con dấu của đơn vị giao cho cán

bộ văn thư chuyên trách quản lý và sử dụng. Con dấu phải được bảo quản tại

phòng làm việc của cán bộ văn thư. Cán bộ văn thư được giao sử dụng và bảo

quản con dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản. Chỉ đóng dấu vào các văn

bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm

quyền. Không được đóng dấu trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy

không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc

đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.

Tại văn phòng Bộ việc quản lý và sử dụng con dấu từ trước đến nay với

sự chỉ đạo và quản lý chặt chẽ nên không có hiện tượng làm mất con dấu hay

có hình thức đóng dấu sai thể thức hay thẩm quyền. Đảm bảo tính minh bạch

và khách qua. Việc quản lý con dấu chủ yếu theo phương thức thống. Đóng

dấu trực tiếp lên văn bản để thể hiện hiệu lực pháp lý.

Văn phòng Bộ hiện nay quản lý rất nhiều con dấu: Dấu văn bản đi, dấu

văn bản đến, dấu chức danh, dấu cơ quan. Việc bảo quản con dấu để trong tủ

khoá đảm bảo an toàn. Hiện nay việc ứng dụng chữ ký số đang được triển

khai tại Bộ Khoa học và Công nghệ. Đây là một sự khởi sắc trong việc hiện

đại hoá công tác văn thư. Nếu việc ứng dụng chữ ký số vào công tác văn thư

được thực hiện và trong việc trao đổi văn bản điện tử sẽ dần nâng cao hiệu

quả các thủ tục hành chính.

2.3.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lập hồ sơ

Công tác lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong hoạt động của công tác văn

thư và là tiền đề của công tác lưu trữ, khâu lập hồ sơ vào lưu trữ được làm tốt

43

khoa học sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu sau

này.

Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập.

- Các bước lập hồ sơ gồm 03 bước.

+ Mở hồ sơ: Căn cứ vào danh mục hồ sơ của Bộ Khoa học và Công

nghệ, của đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức phải

chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ.

Hiện tại hệ thống hồ sơ do Văn thư Bộ lập gồm có:

+) Hồ sơ Công văn Văn phòng;

+) Hồ sơ Công hàm, thư cảm ơn;

+) Hồ sơ Công văn mật Văn phòng;

+) Hồ sơ Thông tư;

+) Hồ sơ Quyết định mật;

+) Hồ sơ Công văn mật:

+) Hồ sơ Giấy chứng nhận về hoạt động Khoa học và Công nghệ;

+) Hồ sơ Quyết định đi máy bay;

+) Hồ sơ Văn bản chuyên ngành;

+) Hồ sơ Văn bản hợp nhất.

Mẫu danh sổ danh mục hồ sơ xem tại phụ 06

+ Thu thập văn bản vào hồ sơ: Cán bộ, công chức cần thu thập đầy đủ

các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ. Các văn

bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm

khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (theo trình tự

thời gian và diễn biến giải quyết công việc).

+ Kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công

chức phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại

ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ

44

sơ. Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức phải

biên mục hồ sơ đầy đủ.

Trách nhiệm giao nộp hồ sơ lưu trữ thuộc trách nhiệm của cán bộ công

chức, hoặc trách nhiệm của cán bộ văn thư - lưu trữ theo quy định Điều 2, quy

chế văn thư, lưu trữ của Bộ. Thời hạn giao nộp 01 năm từ khi công việc kết

thúc và 03 tháng đối với công trình quyết toán.

Do đó Công tác lập hồ sơ công việc của Bộ và các đơn vị trực thuộc đã

được lãnh đạo Bộ quan tâm. Tại Văn phòng Bộ đã tổ chức các lớp bồi dưỡng,

đào tạo về công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, chuyên viên trong Bộ. Vì

vậy có đơn vị đã tổ chức thực hiện tốt chế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Khối lượng tài liệu đã được lập hồ sơ nộp

vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm. Ngoài ra, công tác lập hồ sơ của Bộ

và các đơn vị thuộc Bộ còn có những ưu điểm sau:

Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được

thực hiện theo quy định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ. Trong quá

trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình. Khi công việc kết

thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán bộ văn thư chuyên trách

và được thống nhất quản lý. Sau 1 năm, kể từ khi công việc kết thúc, cán bộ

văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vào kho lưu trữ

theo quy định. Tiếp đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ

được thực hiện qua môi trường mạng. Hiện nay phần mềm quản lý hồ sơ mới

chỉ sử dụng tính năng bằng việc lưu trữ các file tài liệu gồm nhiều các hồ sơ

công việc khác nhau. Chủ yếu tại phòng Hành chính -Tổ chức vẫn thực hiện

theo phương pháp truyền thống là chủ yếu. Hồ sơ công việc vẫn ở giai đoạn

hình thành hồ sơ và hồ sơ công việc sau khi kết thúc vẫn chưa được lập.

Khi lên lưu trữ tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, thậm

chí một số đơn vị cất giữ trong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp. Điều

này gây khó khăn cho việc chỉnh lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá

trị tài liệu. Do đó, đã gây không ít khó khăn trở ngại cho hoạt động quản lý

45

công tác lưu trữ của cơ quan. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong phần

mềm quản lý trong môi trường mạng chưa phát huy được hết tính năng. Trong

phần mềm quản lý hồ sơ chỉ ở mức lưu trữ tài liệu là chủ yếu. Chưa có tính

năng phân cấp loại tài liệu trùng thừa, kết thúc quá trình hồ sơ, tài liệu lưu trữ

tạm thời hay vĩnh viễn. Việc cải biến phân một số tính năng trong phần mềm

là rất cần thiết.

Như vậy qua các nội dung của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào

công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ. Nhưng nội dung

chủ yếu được ứng dụng công nghệ thông tin là soạn thảo và ban hành văn

bản, quảạ lý văn bản bằng phần mềm quản lý. Là một cơ quan cấp Bộ, có quy

định rõ chức năng nhiệm vụ quyền hạn từng phòng ban cụ thể. Tại văn phòng

Bộ thì cán bộ văn thư chủ yếu trực tiếp đảm nhiệm quy trình quản lý và giải

quyết văn bản đi, đến. Với việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản trong việc

quản lý văn bản đi, đến đã góp phần thúc đẩy giải quyết công việc một cách

nhanh chóng.

Tuy nhiên trong nội dung liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông

tin vào công tác văn thư thì văn phòng Bộ mới chỉ dùng lại ở việc ứng dụng

công nghệ thông tin vào việc quản lý và xử lý văn bản còn các nội dung khác

vẫn đã áp dụng về thành tựu tin học nhưng chưa đạt kết quả cao. Để các nội

dung trong công tác văn thư tại Bộ thực sự phát huy được hết hiệu quả thì

việc tìm ra các giải pháp phù hợp với thực tiễn tại văn phòng Bộ là rất cần

thiết.

46

CHƯƠNG 3.

GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO VIỆC ỨNG DỤNG

CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN

PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

3.1. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

tại văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Một khía cạnh trong nội dung công việc của phòng Hành chính -Tổ

chức là liên quan đến công tác văn thư. Việc quản lý, tổ chức về công tác văn

thư tại đây đã được lãnh đạo Bộ dành sự quan tâm đặc biệt. Tại đây trên sơ sở

chấp hành nghiêm ngặt các văn bản QPPL về quy định về công tác văn thư

lưu trữ. Lãnh đạo Bộ, đặc biệt là Chánh văn phòng cũng đã đề xuất ban hành

quy chế văn thư của Bộ Quy chế ban hành kèm theo (Quyết định số

4148/QĐ-BKHCN ).

Cán bộ, công chức đảm nhiệm vị trí văn thư là thế hệ trẻ, tâm huyết,

yêu nghề, có phẩm chất đạo đức tốt. Khâu tuyển chọn CBCC theo đúng quy

định của pháp luật theo mã ngành, vị trí việc làm. Hằng năm tại Bộ thường tổ

chức các buổi tập huấn, đào tạo bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư lưu trữ.

Ngoài ra còn các cán bộ văn thư kiêm nhiệm tại các đơn vị còn cử đi học tập

dự hội thảo về công tác văn thư tại các trường Đại học, cao đẳng uy tín về

VTLT.

Ngoài ra nguồn nhân lực là một lợi thế thì điều kiện cơ sở vật chất cũng

đem lại hiệu qua cao trong quá trình giải quyết công việc. Hiện nay tại văn

phòng Bộ cũng đã ứng dụng một số phần mềm trong công tác quản lý văn

bản, quản lý hồ sơ công việc: Phầm mềm quản lý văn bản trên mạng nội bộ

Vb.Net. Thông tin về văn bản đi và văn bản đến trong ngày luôn được cập

nhật và sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban nhanh chóng và thuận tiện,

47

Lãnh đạo có thể trực tiếp nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng tạo điều

kiện để xử lý, giải quyết công việc được nhanh chóng kịp thời và tiết kiệm

thời gian nhằm tạo môi trường làm việc hiệu quả.

3.1.1. Ưu điểm

Về điều kiện cơ sở vật chất: Phòng văn thư được trang bị đầy đủ các

trang thiết bị như: máy fax, máy scan, máy in và hệ thống máy tính được kết

nối mạng Internet cũng như cài đặt phần mềm quản lý văn bản. Ngay cả bàn,

ghế làm việc cũng đã và đang được cải tiến rõ nét: từ ghế cố định nay đã xuất

hiện nhiều ghế xoay, từ bàn cố định nhiều nơi đã trang bị bàn di động. Chính

việc đổi mới và tăng cường các phương tiện thiết bị hiện đại phù hợp với

công việc đã góp phần quan trọng nâng cao năng suất và chất lượng công tác

văn phòng của cơ quan.

Về đội ngũ nhân sự: Cán bộ văn thư có trình độ chuyên môn và có kinh

nghiệm, trách nhiệm trong công việc. Được đào tạ và sử dụng thành thạo tin

học văn phòng. Theo số liệu điều tra tại phòng Hành chính – Tổ chức thì

khoảng 85% việc ứng dụng CNTT các cán bộ đều có khả năng sử dụng tin

học văn phòng, đặc biệt là word. Các nghiệp vụ văn thư tiếp nhận văn bản

đến, văn bản đi, chuyển giao văn bản đều thực hiện trên môi trường mạng.

Các văn bản được cập nhật nhanh chóng chính xác đúng với chức năng,

quyền hạn.

Về soạn thảo văn bản: Thể thức văn bản quy phạm pháp luật thực hiện

theo đúng quy định tại Thông tư số 25/2011/TT- BTP ngày 27 tháng 12 năm

2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy

phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng

cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch. Thể thức văn bản

hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày

19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ

48

thuật trình bày văn bản hành chính. Về soạn thảo văn bản 100% cán bộ văn

thư thực hiện việc soạn thảo trên máy tính. Phần mềm soạn thảo văn bản

Microsoft word 2010. Với nhiều tính năng từ phần mềm giúp cho việc soạn

thảo nhanh chóng, đảm bảo tính thẩm mĩ và thể thức.

Về quản lý văn bản đi – đến trên môi trường mạng. Theo số liệu khảo

sát việc đăng ký văn bản trên môi trường mạng từ năm 2014 - 2016 như sau:

Tên loại văn bản

Năm

Tổng

TT

Tỉ lệ số lượng vb đăng ký vào phần mềm

Công văn

Thông báo

Tờ trình

Quyết định

Kế hoạch

2014 1320

792

1062

4376

2640

Các loại giấy, đơn thư 450

22

10.662

31,1

2015 1056 528

1055 4756

2487

546

32

10.460

31,3

2016 1582 883

1000 5453

2780

542

38

12.278

37,6

100%

Tổng số văn bản

33.400

Bảng 3.1. quản lý văn bản đi đến bằng phần mềm quản lý văn bản

Theo như số liệu thống kê việc đăng ký văn bản đi, đến năm 2015

chiếm 31,3% và năm 2016 chiếm tỉ lệ 37,6%. Thực tế cho thấy số lượng văn

bản qua các năm ngày càng có xu hướng tăng. Sở dĩ là cơ quan cấp Trung

Ương nên số lượng ban hành văn đi cũng như văn bản đến rất nhiều. Nhưng

nhờ việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản chạy trên môi trường mạng

Vb.Net giúp việc đăng ký văn bản được chính xác và nhanh chóng. Góp phần

giảm thiểu văn bản giấy, tài liệu không bị thất lạc.

Trong nội dung việc quản lý văn bản đi, đến trong phần mềm quản lý

văn bản đều đúng với quy trình nghiệp vụ văn thư. Các văn bản đến đều được

đăng ký vào buổi sáng và giải quyết văn bản đến trong ngày. Nên ít xảy ra

tình trạng tồn đọng, trì trệ công việc. Hoạt động văn thư của cơ quan đều

đúng theo nguyên tắc bảo mật. Đặc biệt, việc áp dụng thành tựu khoa học

công nghệ trong việc quản lý văn bản trên mạng Vb.Net, phần mềm quản lý

và xây dựng VBQPPL của Bộ KH&CN mang lại nhiều hiệu quả cao. Với

49

phần phần mềm quản lý văn bản Vb.Net, giúp cho việc quản lý văn bản được

thống nhất thuận tiện cho việc tìm kiếm cũng như theo dõi số lượng văn bản

đi, văn bản đến trong cơ quan một cách đầy đủ và chính xác nhất.

Với việc thiết kế phần mềm giao diện quản lý văn bản tiện dụng, dễ sử

dụng có thể cho phép đăng nhập thông tin vào các trường một cách nhanh

chóng tạo điều kiện thuận lợi cho việc cập nhật dữ liệu của cán bộ văn thư.

Khả năng lưu giữ thông tin cao, cho phép nhận lượng thông tin lớn, góp

phần nâng cao hiệu quả và công tác quản lý văn bản. Chương trình có khả

năng đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật văn bản đi – đến về quản lý văn bản,

tra tìm và thống kê văn bản của Bộ. Chương trình hỗ trợ xuyên suốt quá trình,

từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đến khâu cuối cùng là đưa văn bản

vào lưu trữ.

Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ nhu cầu truy cập tối đa của cán bộ,

viên chức trong cơ quan, có khả năng cho phép nhiều người dùng tham gia

vào quá trình tìm kiếm thông tin văn bản thông qua hệ thống mạng LAN. Đây

là yếu tố quan trọng tạo nên hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ thông tin

vào công tác văn thư. Với những tính năng như vậy, phần mềm đã hỗ trợ đắc

lực cho công tác văn thư của Bộ KH&CN góp phần nâng cao năng suất lao

động và chất lượng của công tác văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác

quản lý của lãnh đạo. Tiếp thu và áp dụng kịp thời những thành tựu khoa học

công nghệ vào trong hoạt động văn phòng nhằm hiện đại hóa văn phòng, tiết

kiệm tiền bạc, thời gian và công sức lao động.

Về công tác quản lý hồ sơ: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công

tác quản lý hồ sơ của Văn phòng Bộ là dạng lưu trữ các file tài liệu. Được

phân ra nhiều hồ sơ công việc khác nhau. Máy tính với dung lượng lớn cho

phép người dùng lưu trữ tài liệu với nhiều file khác nhau. Giúp cho việc tra

50

tìm nhanh chóng, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc lưu trữ hồ sơ

truyền thống trước đây.

Ngoài ra việc ứng dụng các phần mềm trong quản lý văn bản, hồ sơ rất

được Lãnh đạo quan tâm và có nhiều đề tài đề xuất về lĩnh vực này.

3.1.2. Hạn chế

Bên cạnh những mặt ưu điểm thì công tác văn thư tại Văn phòng Bộ

Khoa học và Công nghệ vẫn còn bộc lộ một số hạn chế cần được nhìn nhận và

khắc phục.

Thứ nhất, về cơ sở vật chất: Chất lượng các thiết bị văn phòng là một

vấn đề cần được quan tâm. Việc cán bộ văn thư mất kết nối mạng trong quá

trình làm việc..

Thứ hai, việc quản lý văn bản đến, đi trong môi trường mạng: Phần

mềm Vb.Net giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng chính xác tuy nhiên

nội dung của văn bản. Tuy nhiên phần mềm chưa cho phép người dùng xem

nội dung văn bản trực tiếp và phải xem văn bản dưới dạng file đính kèm sau

khi dowloand văn bản người muốn khai thác sử dụng tài liệu sẽ phải lên lưu

trữ tìm văn bản. Phần mềm Vb.Net chỉ dừng lại ở mức độ quản lý văn bản

cũng như tìm kiếm các thông tin chứ không cập nhật được nội dung thông tin

đầy đủ như văn bản gốc. Hệ thống mạng còn nhiều trục trặc, hay bị lỗi mạng

khiến công việc bị dán đoạn ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng của công

việc. Văn bản theo nhiều hình thức khác nhau như qua bưu điện, fax, qua

mạng nên cán bộ văn thư còn chưa kip thời xử lý và bị nhầm trong quá trình

đăng ký văn bản đến. Ngoài ra trong phần mềm quản lý văn bản thường để

lưu tên đăng nhập và mật khẩu do tâm lý khách quan của người sử dụng.

Nhưng chưa xảy ra vấn đề nào về vấn đề bảo mật thông tin nhưng đây là một

vấn đề hạn chế nhỏ cần lưu tâm.

51

Thứ ba, về đội ngũ nhân sự: Trình độ tin học của cán bộ làm công tác

văn thư còn hạn chế nên tiến độ nhập dữ liệu còn chậm chạp và chưa khai

thác hết được tối ưu hiệu quả của phần mềm quản lý văn bản. Một số cán bộ

văn thư được thuyên chuyển công tác từ bộ phận khác tới nên không nắm rõ

về nghiệp vụ văn thư dẫn đến tình trạng lúng túng khi xử lý công việc.

Ngoài ra nguồn kinh phí còn hạn chế nên cũng gặp không ít khó khăn

trong việc ứng dụng tin học vào trong hoạt động của văn phòng như: chưa có

điều kiện thay mới toàn bởi hệ thống máy tính và mạng vì hầu hết các máy

được sử dụng từ rất lâu, hằng năm chỉ được thay thế từ 1 đến 2 chiếc nên thay

thế một loạt thì chiếc máy tính thay đầu tiên cũng gặp trục trặc.

3.2. Giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

3.2.1. Nhóm giải pháp về nhận thức

Nâng cao nhận thức của cán bộ, nhất lãnh đạo về vị trí, vai trò và tầm

quan trọng của ứng dụng CNTT trong công tác văn thư trong hoạt động của

cơ quan đơn vị. Điều đó giúp cho lãnh đạo, cán bộ, công chức nhận thức được

hiểu quả to lớn của việc ứng dụng tin học vào công tác hành chính văn phòng

nói riêng và hoạt động quản lý nói chung. Xem đây là một khâu quan trọng

của cải cách hành chính và có liên quan đến nhiều cán bộ, công chức. Từ đó,

có ý thức học tập nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết về công nghệ

thông tin vào công việc của mình, thay thế cho lề lối và phương pháp làm việc

thủ công hiệu quả thấp.

Việc thay đổi nhận thức của Lãnh đạo cơ quan cần được thực hiện ở

những mặt sau:

Thứ nhất, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ làm

công tác văn thư. Đây được xem là vấn đề then chốt bởi con người là yếu tố

sử dụng và điều hành CNTT chứ không phải CNTT điều hành con người.

52

Việc nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức văn thư cơ

quan; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của công chức văn thư:

Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật

văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình

những kỹ năng cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác

văn thư, đó là kỹ năng sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các

phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện

phong cách làm việc nhanh nhẹn, chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh

thần trách nhiệm đối với công việc. Một trong những yêu cầu của công tác

văn thư là phải bảo đảm bí mật văn bản.

Do đó, ngoài việc nắm vững các văn bản tuyệt mật, tối mật, mật để xử

lý đúng quy trình, văn thư cơ quan còn phải cẩn thận khi phát ngôn. Bộ

KH&CN là một cơ quan nhà nước TW nên các chế độ lương, thưởng, bảo

hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, các trợ cấp khác theo quy định nhà nước. Tuy

nhiên lãnh đạo Bộ nên thực hiện các chế độ khen thưởng, đãi ngộ đối với cán

bộ văn thư làm việc tốt nhằm nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

Thứ hai, đảm bảo cơ sở vật chất phục vụ hoạt độn ứng dụng công nghệ

thông tin trong công tác văn thư.

Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư như máy photo copy,

máy in, máy scan, fax cần được kiểm tra định kỳ và bảo dưỡng. Đối với máy

tính do sử dụng đều đặn và khối lượng lưu trữ lớn nên cần thường xuyên kiểm

tra và giải phóng bộ nhớ. Hơn nữa cán bộ văn thư có trách nhiệm phải giữ gìn

các trang thiết bị phục vụ một cách khoa học và đảm bảo. Ngoài ra việc vấn

đề nguồn lực tài chính để đầu tư thay thế và mua sắm các trang thiết bị vật

chất phục vụ công tác văn thư cũng cần được quan tâm.

53

Thứ ba, lãnh đạo Văn phòng Bộ cần phối hợp với Trung tâm tin học

trong việc nâng cấp và xây dựng các chương trình phần mềm quản lý về văn

thư áp dụng thống nhất trong cơ quan.

Thứ năm, tăng cường hoạt động thanh tra, kiểm tra thường xuyên về

trình độ nghiệp vụ văn thư – lưu trữ. Từ đó, sẽ nâng cao nhận thức cũng như

để cán bộ văn thư thấy rõ vai trò của công nghệ thông tin trong văn phòng nói

chung và công tác văn thư nói riêng để mỗi cán bộ đều ý thức được và không

ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chuyên môn cũng như kiến thức tin học,

bắt kịp với sự phát triển mạnh mẽ của ngành văn thư trong giai đoạn hội nhập.

3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế

Nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, đáp ứng tốt nền cải cách

hành chính nước nhà và hội nhập quốc tế thì hệ thống văn bản quản lý, chỉ

đạo hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cần được triển khai kịp thời. Vì

đây là cơ sở pháp lý để công tác văn thư được thực hiện thống nhất.

Hiện nay Văn phòng Bộ mới chỉ dừng lại ở văn bản hướng dẫn, triển

khai áp dụng phần mềm quản lý văn bản trên môi trường mạng. Để kết hợp

với quy chế văn thư lưu trữ và Quyết định số: 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015

về ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước giai đoạn 2006 - 2020

thì Lãnh đạo Bộ cần thống nhất và xây dựng các văn bản quy định rõ ràng và

chi tiết hơn cụ thể:

Xây dựng đồng bộ các văn bản của Bộ quy định hướng dẫn việc ứng

dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ. Trong đó thống nhất về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản theo biểu mẫu quy định và việc quản lý văn bản

đến, đi quản lý hồ sơ trên môi trường mạng.

Tiếp đến xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn sử dụng hợp lý các

trang thiết bị văn phòng nhằm phát huy tối ưu công dụng việc ứng dụng công

nghệ thông tin trong hoạt động quản trị văn phòng.

54

Xây dựng nội quy, quy chế sử dụng các trang thiết bị văn phòng nhằm

sử dụng và bảo quản tốt hệ thống các trang thiết bị như: máy tính, điện thoại,

máy fax..

3.2.3. Nhóm giải pháp về công nghệ

Hoàn thiện hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng đặc biệt là việc thiết kế hoàn chỉnh phần mềm quản lý văn bản Vb.net

để khi tìm kiếm thông tin cho phép người dùng có thể đọc được toàn bộ nội

văn bản cũng như công tác lập hồ sơ được tích hợp trong phần mềm này.

Ưu tiên nâng cấp hệ thống Email hiện có để đáp ứng được nhu cầu trao

đổi thông tin thường xuyên. Trong ứng dụng công nghệ thông tin nói chung,

Email là một công cụ cơ bản và quan trọng nhất, nó đảm nhận nhiệm vụ chính

cho trao đổi thông tin cả trong và ngoài hệ thống.

Ứng dụng các công nghệ truyền thông đa phương tiện để thực hiện việc

trao đổi thông tin, điều hành từ xa. Điều này sẽ nâng cao chất lượng và hiệu

quả của công tác lãnh đạo, điều hành, đồng thời tiết kiệm được nhiều thời

gian. Cần quan tâm và đầu tư hơn nữa về kinh phí cho công nghệ thông tin tại

Bộ Khoa học và Công nghệ nói chung và Văn phòng Bộ nói riêng. Khuyến

khích việc nghiên cứu và áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hơn nữa trong hoạt

động văn phòng.

Cần triển khai và thực hiện phần mềm chữ ký điện tử, quy định về trách

nhiệm cá nhân, cơ liên quan đến hoạt động này.

Cuối cùng đào tạo cán bộ về công nghệ thông tin, sử dụng môi trường

mạng linh hoạt trong việc tìm kiếm và sử dung thông tin.

3.3. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác văn thư

3.3.1. Triển khai ứng dụng phần mềm chữ ký số

55

Chữ ký số chỉ là một dạng chữ ký điện tử dựa trên công nghệ mã hoá.

Để sử dụng chữ ký số thì người dùng phải có một cặp khoá gồm khoá công

khai (public key) và khoá bí mật (private key). Khoá bí mật dùng để tạo chữ

ký số, khoá công khai dùng để thẩm định chữ ký số hay xác thực người tạo ra

chữ ký số đó.

Hiện nay việc triển khai việc sử dụng phần mềm chữ ký số đã được một

số cơ quan triển khai thực hiện và đã thu được một số kết quả nhất định.

Nhưng tại Văn phòng Bộ vẫn đang trong giai đoạn dự thảo. Nhưng vẫn chưa

áp dụng trên cơ sở thực tế đó có đưa ra phần mềm mà các cơ quan nhà nước

đang sử dụng hiện nay là Phần mềm VSIGN-pdf là phần mềm chữ ký số

thông dụng hiện nay.

Hình 3.1 Giao diện phần mềm Vsign-pdf

Sau khi sử dụng phần mềm chữ ký số thì kết quả như sau:

Hình 3.2. Kết quả sau khi sử dụng phần mềm chữ ký số

3.3.2. Cần tích hợp thêm một số tính năng trong phần mềm quản lý văn bản

đi, đến trên mạng Vb.net.

* Tích hợp thêm tính năng quản lý số hoá hồ sơ

56

Chức năng cho phép quản lý danh sách hồ sơ đã được đánh số

trên hệ thống. Thêm mới hồ sơ số hoá vào hệ thống. Lưu trữ vào các thư mục,

đánh dấu mục, chỉ dẫn, sửa, xoá thông tin hồ sơ đã được mã hoá trên hệ

thống. Có thể tìm kiếm hồ sơ đã được đánh số hoá theo các tiêu chí.

Hình 3.3. Mô hình chức năng số hoá hồ sơ trên phần mềm quản lý văn bản

* Tích hợp thêm chức năng sửa file trực tuyến

Chức năng sửa file trực tuyến cung cấp môi trường công tác làm việc

tối ưu và tiện lợi nhất. Các cán bộ tham gia quá trình soạn dự thảo không phải

thực hiện nhiều thao tác như download dự thảo về máy. Sửa và tải lên hệ

thống. Tránh trường hợp lưu các phiên bản của dự thảo không thống nhất,

người này sửa nội dung của người kia.

* Tính năng gửi và chat tin nhắn nội bộ

Các CBCC, văn thư và Chánh văn phòng, có thể chat và gửi tin nhắn

qua một giao diện cộng tác tương tự như các chức năng chat thông thường

nhưng hoạt động trên giao diện Web.

Hệ thống cũng cho phép gửi tin nhắn tới số điện thoại của người nhân

thông qua SMS. Điều này thật sự hữu ích trong việc truyền nhận thông tin.

*Tính năng thông báo nhắc việc

Thông báo và nhắc việc qua Email hoặc SMS. Khi người dùng chuyển

văn bản hoặc văn bản đến hạn xử lý thì hệ thống tự gửi cảnh báo nhắc việc.

57

Tóm lại từ cơ sở hiểu về thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin

trong công tác văn thư tại Văn phòng Bộ. Thì việc đưa ra những giải pháp và

những kiến nghị, trong nội dung chương 3 nhằm khắc phục những hạn chế và

phát huy những điểm mạnh trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào

công tác văn thư. Các giải pháp và những đề xuất kiến nghị đưa ra phù hợp

với thực tế việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư tại Văn phòng Bộ.

Đồng thời khẳng định vai trò to lớn mà những thành tựu của công nghệ thông

tin đã áp dụng trong công tác văn thư nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của

các các cán bộ, công chức của phòng Hành chính – Tổ chức.

58

KẾT LUẬN

Thật vậy qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn như đã trình bày ở

trên có thể khẳng định rằng công nghệ thông tin là một ngành kinh tế mũi

nhọn và việc ứng dụng CNTT có tác động lớn lao đến khắp mọi mặt đời sống

xã hội. Việc ứng dụng công nghệ thông tin chính là quá trình hiện đại hoá các

hoạt động thông tin, đặc biệt là trong quá trình tổ chức, quản lý của bất kỳ

một cơ quan tổ chức nào.

Trong những năm gần đây, Đảng và nhà nước đặc biệt chú trọng, quan

tâm đến công tác cải cách nền hành chính văn phòng theo hướng hiện đại hóa

bằng việc xây dựng và áp dụng các chương trình phần mềm trong quá trình

làm việc hằng ngày đạt được hiệu quả và chất lượng cao. Nhận thức được vai

trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của việc ứng dụng tin học vào trong quá trình giải

quyết công việc, Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức Bộ Khoa học và

công nghệ đã triển khai và ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý và

điều hành của cơ quan. Bên cạnh đó việc ứng dụng CNTT trong công tác văn

đã được Lãnh đạo Bộ đặc biệt quan tâm và chú trọng. Tại Văn phòng Bộ

Khoa học và Công nghệ và đơn vị, tổ chức khác đã và đang được tiến hành

một cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo theo đúng chủ trương của Đảng và

Nhà nước thực hiện cải cách nền hành chính hiện đại. Để công tác văn thư

thực sự đem lại hiệu quả thì cần có sự quan tâm chỉ đạo của các cấp lãnh đạo,

tăng cường đầu tư các trang thiết bị hạ tầng, nghiên cứu triển khai các chương

trình phần mềm góp phần giảm thiểu thao tác công việc và nâng cao chất

lượng đội ngũ nhân sự hơn nữa tại Văn phòng Bộ. Làm tốt công tác văn thư là

góp một phần cải cách trong cải cách bộ máy hành chính, thúc đẩy quá trình

công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

59

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bộ tài chính, Bộ kế hoạch và đầu tư, Bộ thông tin và truyền

thông,Thông tư liên tịch số 19/2012/TTLT – BTC - BTTT hướng dẫn quản lý

và sử dụng kinh phí thực hiện Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT

trong cơ quan nhà nước.

2. Công văn số 608/LTNN - TTNC ngày 19/01/1999 của Cục Văn Thư

và Lưu Trữ Nhà nước về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác

văn thư lưu trữ.

3. Công văn số 139/VTLTNN - TTTH ngày 04/3/2009 của Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

và lập hồ sơ trong môi trường mạng.

4. Chỉ thị 15/CT - TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 22/05/2012 về

việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

5. Đặng Hữu, Ứng dụng và phát triển CNTT trong sự nghiệp CNH,

HĐH đất nước, Nhà xuất bản chính trị quốc gia Hà Nội năm 2001.

6. Đoàn Phan Tân: Thông tin học, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà

Nội, 2001.

7. Nghị định số 20/2013/NĐ- CP, ngày 26 tháng 02 năm 2013 của

Chính phủ Quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, và cơ cấu tổ chức

của Bộ Khoa học và Công nghệ.

8. Nghị định số 64/2007/NĐ - CP ngày 10/4/2007 của Chính Phủ về

ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

9. Nghị định 110/2004/NĐ - CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về

Công tác văn thư.

10.Luật Công nghệ thông tin số: 67/2006 của Quốc hội thông qua ngày

29/6/2006.

60

11. Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và

Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh, 1996.

12. Quyết định số 886/QĐ- BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2013 Về

việc ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và

Công nghệ.

13. Quyết định số: 18/QĐ-VP ngày 14/02/2014 về việc ban hành Quy

chế tổ chức và hoạt động của Phòng Hành chính – Tổ chức.

14. Quyết định số: 4148/ QĐ - BKHCN ngày 30 tháng 12 năm 2013 về

việc ban hành Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ của Bộ Khoa học và Công

nghệ.

15. Quyết định số 128/2000/QĐ -TTg ngày 20 tháng 11 năm 2000 của

Thủ tướng Chính Phủ về “Một số chính sách và biện pháp khuyến khích đầu

tư vào phát triển công nghệ phần mềm.

16. Vương Đình Quyền Quản trị Hành chính Văn phòng, NXB Thống

kê, 2005.

17. Thủ tướng Chính phủ (2010) Quyết định số 1605/QĐ-TTg về

chương trình trọng điểm quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt

động cơ quan Nhà nước giai đoạn 2011-2015.

18 TS. Dương Văn Khảm. Giáo trình “Tin học và đổi mới quản lý

công tác văn thư – lưu trữ Nhà nước, NXB Chính trị , 1994.

19. Thông tư số 01/2011/TT - BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ

hướng dẫn về kỹ thuật và trình bày văn bản.

20. TS.Văn Tất Thu, Mô hình tổ chức và hoạt động của văn phòng Bộ

và cơ quan ngang Bộ, NXB Chính trị Quốc gia, 2003.

21. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại các doanh nghiệp Việt Nam.

Và một số văn bản quy phạm pháp luật khác, các trang web:

- luanvan.net.vn

61

PHỤ LỤC

PHỤ LỤC 01: Nghị định 20/2013/NĐ – CP về việc quy định chức năng,

nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Bộ KH&CN

PHỤ LỤC 02: Quyết định số: 886/QĐ- BKHCN về thành lập Văn phòng Bộ KH&CN

PHỤ LỤC: 03. KẾT QUẢ PHỎNG VẤN ỨNG DỤNG CNTT TRONG

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ

CÔNG NGHỆ

Nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT tại phòng HC-TC vui lòng, cô cho

biết một số thông tin từ thực tiễn công tác văn thư như sau:

1. Họ và tên: Lê Thị Oánh

2. Chức vụ/công việc: Văn thư

3. Đơn vị công tác: Phòng Tổ chức – Hành chính

4.Thâm niên công tác: 17 năm

5.Trình độ chuyên môn: Trung cấp

6. Thành tích đạt được :

7. Mã nghạch: 01.004

8.Chuyên ngành: Văn thư-Lưu trữ

9. Các kỹ năng công việc: Khả năng sử dụng tin học văn phòng; Sử dụng và

vận hành các thiết bị văn phòng; Kinh nghiệm về văn thư – lưu trữ .

Câu 1. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ như

Cloud Office, Moffice, Qoffice. Tại sao ngay từ khi mới áp dụng thì đã

lựa chọn phần mềm chạy trên mạng Vb.net?

Sở dĩ như vậy là do tất cả Bộ Khoa học và Công nghệ triển khai áp

dụng thống nhất tới các Vụ, Cục, Trung tâm. Phần mềm này có nhiều tính

năng phù hợp với cơ cấu hoạt động và tình hình thực tiễn tại cơ quan.

Câu 2. Thực tế hiện nay việc ứng dụng CNTT trong Công tác Văn thư

đã được nhiều cơ quan, tổ chức áp dụng và cũng đã đem lại được một số

kết quả nhất định. Với vai trò là một chuyên viên văn thư cô đánh giá

sao về hiệu quả của hoạt động này với các cơ quan tổ chức. Đặc biệt với

vai trò là cơ quan cấp TW?

Là một chuyên viên văn thư với 17 năm công tác. Tôi rất đồng ý và

ủng hộ việc áp dụng CNTT trong công tác văn thư là rất cần thiết. Nó là một

cách làm việc mới khác so với phương thức làm việc truyền thống trước đây.

Đặc biệt với chức năng và nhiệm vụ của một cơ quan cấp TW hằng ngày phải

ban hành và giải quyết số lượng văn bản đi đến với số lượng lớn. Nên việc

ứng dụng các tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác văn thư là một

việc làm thiết thực.

Câu 3. Theo cô hiệu quả từ phần mềm quản lý văn bản chạy trên mạng

Vb.net đem lại là gì?

Xét về tính hiệu quả mà phần mềm quản lý văn bản đem lại có rất

nhiều ưu điểm: giúp tiết kiệm thời gian và nhân sự làm việc; quá trình xử lý

công việc nhanh chóng và đảm bảo theo quy trình trật tự nhất định. Bên cạnh

đó giảm thiểu văn bản giấy tờ và tiết kiệm phần nào văn phòng phẩm.

Câu 4. Bên cạnh những ưu điểm mà phần mềm quản lý văn bản Vb.net

đem lại thì những khó khăn và hạn chế trong quá trình sử dụng là gì ?

Ngoài những ưu điểm mà phần mềm quản lý văn bản Vb.net đem lại thì

trong quá trình sử dụng thỉnh thoảng vẫn có một số lỗi kỹ thuật nhỏ như: do

vấn đề về mạng Internet và đường truyền chậm, lỗi bộ nhớ trong máy tính,

virus, vấn đề về tài khoản và mật khẩu. Ngoài ra còn một số vấn đề khác nữa

do đặc thù và sự tương thích tại Bộ và các đơn vị trong Bộ.

Câu 5. Theo cô để áp dụng CNTT vào CTVT có hiệu quả thì cán bộ văn

thư ngoài những kỹ năng chuyên môn thì cần trang bị thêm những kiến

thức gì ?

Ngoài kỹ năng chuyên môn về nghiệp vụ thì cần mỗi người cán bộ văn

thư - lưu trữ cần trang bị thêm các kỹ năng : sử dụng thành thạo tin học văn

phòng, sử dụng và vận hành các phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công

việc; sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng.

Câu 6. Theo cô ngoài các tính năng hiện có thì phần mềm cần tích

hợp thêm một số tính năng nào khác để phần mềm đạt đến hiệu quả cao

hơn?

Trong các tính năng hiện có thì phần mềm cần tích hợp thêm một số

tính năng tương thích khác nữa như: Hiện nay trong phần mềm quản lý văn

bản và hồ sơ công việc thì mục quản lý hồ sơ công việc chỉ dùng lại ở việc

lưu các file văn bản mà chưa có xử phân cấp và xử lý hồ sơ vào lưu trữ. Tiếp

đến trong thời hạn giải quyết văn bản cần có mục thông báo nhắc việc để quá

trình giải quyết văn bản nhanh chóng tránh tình trạng quá hạn.

Câu 7. Nếu đánh giá về mức độ hài lòng phần mềm quản lý văn bản

Vb.net thì cô đánh giá đạt bao nhiêu phần trăm?

Theo như kết quả đánh giá thì đạt khoảng 85% mức độ hài lòng.

Cảm ơn cô về buổi chia sẻ. Chúc cô thành công!

PHỤ LỤC 05: Lưu đồ mô tả văn bản đến trên môi trường mạng

Văn thư cơ quan

Lãnh đạo đơn vị

Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo cơ quan

Cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) chuyên môn

Ý kiến phân phối văn bản

Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao văn bản đến

Không

Giải quyết

Tổ chức thực hiện

Quan trọng

Có

Ý kiến chỉ đạo giải quyết

Theo dõi giải quyết

Văn bản đến

Chú

Đường đi của văn bản điện

Đường đi của văn bản giấy

PHỤ LỤC 05: Lưu đồ miêu tả văn bản đi trên môi trường mạng

CBCCVC chuyên môn

Lãnh đạo đơn vị

Văn thư cơ quan

Lãnh đạo cơ quan

Pháp chế cơ quan/Lãnh đạo văn phòng

Tiếp thu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, chỉ đạo chuyên viên

Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện dự thảo văn bản

Có

Không

Không

Không

Có xin ý kiến

Ý kiến chỉ đạo, có bổ sung, sửa đổi

Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi

Kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi

Có

Ý kiến đóng góp

Không

Có

Có

In, trình ký

Ký ban hành

Ký tắt về nội dung

Chuyển giao

Ký tắt về pháp chế, thể thức, kỹ thuật

Lưu hồ sơ

Đăng ký, làm thủ tục phát hành

Phát hành

Chú thích: Đường đi của văn bản điện tử Đường đi của văn bản giấy