BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/……
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LÊ HỮU TƢỜNG
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN CHUYÊN MÔN THUỘC UỶ
BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK LẮK
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 8 34 04 03
TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
ĐẮK LẮK - NĂM 2019
Công trình được hoàn thành tại: HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS Nguyễn Thị Thu Vân
Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Quốc Sửu.
Phản biện 2: TS Đinh Khắc Tuấn.
Luận văn được bảo vệ tại Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ,
Học viện Hành chính Quốc gia.
Địa điểm: Phân viên Học viện Hành chính Quốc gia khu vực
Tây Nguyên.
Số: 51 Phạm Văn Đồng, Phường Tân Hòa, TP. Buôn Ma
Thuột, tỉnh Đắk Lắk.
Thời gian: Vào hồi 13 giờ 30 ngày 05 tháng 5 năm 2019.
Có thể tìm hiểu luận văn tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
hoặc trên website Khoa sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động của các
cơ quan nhà nước là một xu hướng đổi mới được nhiều nước trên thế
giới thực hiện. Xây dựng một Chính phủ hiện đại là yêu cầu tất yếu
nhằm mục đích tăng cường hiệu lực, hiệu quả hoạt động của Chính
phủ, đồng thời tăng tính công khai, minh bạch, từ đó tạo điều kiện cho
người dân và doanh nghiệp thực hiện quyền dân chủ trong việc tham
gia quản lý nhà nước.
Trong giai đoạn hiện nay, công cuộc cải cách hành chính tại
Việt Nam đã được Nhà nước quan tâm và tập trung nhiều nguồn lực
thực hiện. Trong đó, nội dung hiện đại hóa hành chính là một trong
những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu. Với bối cảnh hội nhập quốc tế
và trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng tiến bộ, việc phát triển ứng
dụng CNTT trong quy trình xử lý công việc của từng cơ quan hành
chính nhà nước (HCNN) , giữa các cơ quan HCNN với nhau và trong
giao dịch với tổ chức, cá nhân cần phải được nâng cao chất lượng phù
hợp với xu hướng phát triển của thời đại, hướng đến một nền hành
chính chuyên nghiệp, hiện đại; đáp ứng yêu cầu công nghiệp hóa, hiện
đại hóa và đổi mới đất nước.
Nhằm góp phần hoàn thành một trong những mục tiêu và nhiệm
vụ trọng tâm của Nghị quyết 30c/NQ-CP, ngày 08/11/2011 của Chính
phủ ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn
2011-2020 thì việc hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động cải cách hành
chính là nội dung cần được chú trọng.
1
Quản lý văn bản là khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác
văn thư của cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, nhiệm vụ đặt ra đối với
công tác quản lý văn bản là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu
nghiệp vụ. Bởi vì công tác quản lý văn bản nhằm đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức.
Việc ứng dụng CNTT vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất
yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng.
Việc ứng dụng CNTT trong công tác văn bản là một nhu cầu
mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ từ
thủ công sang tự động hóa hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, tiết
kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; góp phần giải
phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng
xuất lao động của cán bộ công chức; xây dựng tác phòng làm việc
hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện
tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý
công việc của lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan,
góp phần thực hiện cải cách hành chính.
Ngày 12/7/2018, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định
số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ
quan trong hệ thống hành chính nhà nước. Để tăng cường sử dụng văn
bản điện tử, từng bước thay thế văn bản giấy, UBND tỉnh Đắk Lắk đã
chỉ đạo cơ quan chuyên môn về lĩnh vực CNTT nâng cấp hệ thống
quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các chức năng, tính năng đáp
ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu theo quyết định số 28/2018/QĐ-TTg.
2
Tuy nhiên, tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk
nói chung và các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
Đắk Lắk nói riêng gặp nhiều khó khăn trong quá trình ứng dụng các
công cụ quản lý văn bản như xây dựng yêu cầu không phù hợp với
mong muốn thực tế, không thống nhất để chuẩn hóa được các quy
trình, thiếu các quy chế, quy định về văn bản.
Bên cạnh đó, thách thức trong việc quản lý văn bản điện tử là
thiếu sự lãnh đạo, chỉ đạo cụ thể; thiếu cơ chế thưởng phạt, thiếu tài
liệu đào tạo, tài liệu hệ thống và có sự "chống đối" từ phía người sử
dụng; do thói quen sử dụng văn bản giấy và tâm lý coi trọng chữ ký
và con dấu; trình độ kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ
công chức trong cơ quan, tổ chức không đồng đều cũng là những bất
cập hiện nay tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.
Hiện tại em đang công tác tại Sở Thông tin và Truyền thông
tỉnh Đắk Lắk, là cơ quan tham mưu cho UBND tỉnh về lĩnh vực
CNTT và là người trực tiếp được triển khai “Hệ thống Quản lý văn
bản và điều hành” nên em chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân tỉnh Đắk Lắk” làm luận văn thạc sỹ với mong muốn góp phần
nâng cao sự hiểu biết, cơ sở lý luận, hỗ trợ lĩnh vực đang công tác và
đưa ra giải pháp để khắc phục những bất cập hiện nay.
2. Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài
Trong hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung và các cơ
quan quản lý hành chính nói riêng, nguồn thông tin văn bản giữ một vị
trí quan trọng và hiện vẫn được coi là nguồn thông tin chủ yếu của
3
hoạt động quản lý. Để tạo cơ sở khoa học cho việc triển khai ứng
dụng CNTT trong quản lý nguồn thông tin văn bản đi và văn bản đến
tại các cơ quan, đã có một số công trình nghiên cứu mang tính lý luận
hoặc khái quát thực tiễn. Cụ thể như: Ứng dụng CNTT trong công tác
lưu trữ đã được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước bắt đầu triển khai
nghiên cứu vào năm 1986 bằng đề tài cấp Nhà nước "Nghiên cứu xây
dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia" mã số
48A.02.04; đề tài khoa học cấp ngành Cục Văn thư và Lưu trữ về
“Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ
văn thư vào lưu trữ” do Thạc sỹ Lê Văn Năng chủ trì. Nội dung của
đề tài đề cập khá toàn diện đến hoạt động quản lý văn bản theo trình
tự: đăng ký văn bản, theo dõi giải quyết văn bản, tìm kiếm văn bản,
phần loại văn bản theo vấn đề, lập hồ sơ hiện hành và chuyển giao hồ
sơ hiện hành cho lưu trữ. Tuy nhiên, nội dung của đề tài chủ yếu mới
tập trung vào việc giải quyết các vấn đề về mặt kỹ thuật tin học, và
hoạt động theo chế độ cục bộ.
Liên quan tới việc xây dựng hệ thống lý luận về ứng dụng
CNTT trong công tác văn thư và lưu trữ có cuốn sách “Tin học và đổi
mới quản lý công tác văn thư - lưu trữ” của TS Dương Văn Khảm, do
nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản tại Hà Nội, năm 1994. Nội
dung của cuốn sách này chủ yếu đề cập đến vai trò của CNTT và việc
ứng dụng CNTT trong công tác văn thư, lưu trữ mà quản lý văn bản là
một nội dung nhỏ trong cuốn sách. Nghiên cứu về ứng dụng CNTT
trong công tác quản lý văn bản cũng đã nhận được rất nhiều sự quan
tâm, điều này được thể hiện qua bài viết đăng trên tạp chí Tạp chí
4
Khoa học Nội vụ tháng 12/2017 của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu Vân
"Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức
giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước"; Kỷ yếu tọa đàm khoa
học "Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác động đến công tác văn
thư, lưu trữ" tháng 5/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ
Nội vụ.
Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý
hành chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như
luận văn thạc sĩ:
- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong
giai đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận, huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay
của Đào Ngọc Quang (2004);
- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận
(2008);
- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của
Phạm Văn Năm (2010);
- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế
Đắk Lắk của Kiều Xuân Lợi (2011).
Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp
hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác
văn thư ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau.
5
Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi
sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của mình.
Tuy nhiên, chưa có công trình độc lập nào nghiên cứu trực tiếp, mang
tính hệ thống về thực trạng và giải pháp hoàn thiện hơn nữa cho việc
quản lý nhà nước về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ
quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.
3. Mục đích và nhiệm vụ
3.1 Mục đích
Đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại
các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, để từ đó đề xuất
được một số giải pháp nhằm góp phần thúc đẩy ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk
Lắk trong thời gian tới.
3.2 Nhiệm vụ
- Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi và
lập hồ sơ.
- Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi và lập hồ
sơ có hiệu quả tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk; và đánh giá
ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của những thực trạng đó.
- Nghiên cứu, đề xuất giải pháp nhằm thúc đẩy ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk Lắk.
4. Đối tƣợng và phạm vi
4.1 Đối tƣợng
6
Luận văn tập trung nghiên cứu đối tượng chính là ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh Đắk Lắk với những nội dung lý luận và thực tiễn cụ thể,
gắn liền với đối tượng nghiên cứu.
4.2 Phạm vi
- Phạm vi về không gian: Luận văn tiến hành nghiên cứu trong
phạm vi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.
- Phạm vi về thời gian: Luận văn nghiên cứu đối tượng trong
khoảng thời gian từ năm 2014 đến năm 2018.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
5.1 Phƣơng pháp luận nghiên cứu
Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác -
Lênin về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định
hướng của Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện
đại hóa đất nước; các Thông tư, hướng dẫn về ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản; các tài liệu tham khảo, các công trình nghiên cứu
khoa học về quản lý văn bản trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị.
5.2 Phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể
- Phương pháp so sánh;
- Phương pháp tổng hợp, thống kê;
- Phương pháp khảo sát thực tế việc tiếp nhận, đăng ký, quản lý
và chuyển giao văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Đắk Lắk;
- Phương pháp phân tích các tư liệu có liên quan đến nội dung
của đề tài;
7
- Phương pháp phân tích các chức năng của phần mềm ứng
dụng “quản lý và điều hành qua mạng bằng văn bản” tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.
Tất cả các phương pháp nghiên cứu này giúp em thu thập thông
tin có chọn lọc liên quan đến luận văn; các thông tin liên quan này đều
được quan sát tỉ mỉ và điều tra thực tế từ các cán bộ, công chức, viên
chức trong các cơ quan chuyên môn để có được những tư liệu, số liệu
cụ thể, khách quan nhất đồng thời tổng hợp theo đúng mục đích, yêu
cầu luận văn đặt ra.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
6.1 Về mặt lý luận
Làm rõ lý luận về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản. Qua
đó chỉ rõ tính tất yếu của việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản
lý văn bản hiện nay.
6.2 Về mặt thực tiễn
Tổng kết, phân tích, đánh giá tình hình thực trạng ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh Đắk Lắk nói riêng và các cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh
nói chung. Từ đó đề xuất giải pháp phù hợp để thúc đẩy ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản ở cơ quan HCNN trên địa bàn tỉnh Đắk
Lắk vào thực tiễn cũng như nâng cao nhận thức, tầm quan trọng của
việc ứng dụng CNTT trong giải quyết công việc cho CB,CC,VC góp
phần hướng đến xây dựng thành công Chính phủ điện tử.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo,
8
luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
tỉnh.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
tỉnh Đắk Lắk.
Chương 3: Giải pháp thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân tỉnh Đắk Lắk.
9
CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH
1.1 Khái quát về quản lý văn bản
1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước và văn
bản điện tử
1.1.1.1 Khái niệm văn bản
Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng
ngôn ngữ. Phương tiện giao tiếp này được thực hiện ngay từ buổi đầu
của xã hội loài người. Với sự ra đời của chữ viết, con người đã thưc
hiện được những không gian cách biệt qua nhiều thế hệ. Hoạt động
giao tiếp bằng ngôn ngữ luôn luôn được thực hiện qua quá trình phát
và nhận các ngôn bản.
Theo giáo trình “Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản” và
giáo trình “Hành chính văn phòng” của Học viện Hành chính có nhiều
quan niệm khác nhau về văn bản:
- Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành
trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội”;
- Quan niệm 2: Quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là
một chỉnh the ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có
the có một đầu đề, có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung,
được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ”;
- Quan niệm 3: Quan niệm theo nghĩa rộng của các nhà nghiên
cứu hành chính: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông
10
tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định”.
1.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước
Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin
quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý nhà
nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định
và được nhà nước đảm bảo thi hành bằng những hình thức khác nhau
nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa
các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
Văn bản quản lý HCNN là một bộ phận của văn bản QLNN,
bao gồm những văn bản của các cơ quan nhà nước (mà chủ yếu là các
cơ quan HCNN) dùng để đưa ra các quyết định và chuyển tải các
thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành.
1.1.1.3 Khái niệm văn bản điện tử
Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo
thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định,
được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy. Như vậy, với tính chất
là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo
yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều
đối tượng.
1.1.2 Khái niệm quản lý văn bản
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp
nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản
hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức.
1.1.3 Các yêu cầu của quản lý văn bản
1.1.4 Các nội dung của quản lý văn bản
11
1.1.4.1. Quản lý văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả
bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức
phát hành.
1.1.4.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy
phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả
bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư
gửi đến cơ quan, tổ chức.
1.1.4.3. Lập hồ sơ
Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan
với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, hoặc có
cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả... được hình thành trong
quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ cụ
thể của cơ quan, cá nhân.
Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư,
là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Trong đó, hình thành những hồ sơ
phản ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính
xác để giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của
cơ quan và mỗi cán bộ, công chức.
1.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
cơ quan hành chính nhà nƣớc
1.2.1 Khái niệm
1.2.1.1. Khái niệm công nghệ thông tin
12
Công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết
tắt là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin, đặc
biệt trong các cơ quan tổ chức lớn.
Cụ thể, CNTT là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy
tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin.
Vì lý do đó, những người làm việc trong ngành này thường được gọi
là các chuyên gia CNTT (IT specialist) hoặc cố vấn quy trình doanh
nghiệp (Business Process Consultant), và bộ phận của một công ty
hay đại học chuyên làm việc với CNTT thường được gọi là phòng
CNTT.
1.2.1.2. Khái niệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước
1.2.2 Sự cần thiết ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước
1.2.3 Quy định pháp lý về ứng dụng công nghệ thông tin
trong quản lý văn bản tại cơ quan hành chính nhà nước
1.2.4 Quy trình quản lý văn bản trên môi trường mạng
1.2.4.1. Quy trình quản lý văn bản đi trên môi trường mạng.
1.2.4.2 Quy trình quản lý văn bản đến trên môi trường mạng
1.2.5 Quy trình lập hồ sơ trong môi trường mạng
1.3 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
1.3.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chuyên môn
thuộc UBND tỉnh
1.3.2 Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong
13
quản lý văn bản
1.3.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai
1.3.2.2. Tuyên truyền, phổ biến
1.3.2.3. Đảm bảo đội ngũ
1.3.2.4. Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật
1.4 Những yếu tố ảnh hƣởng đến việc ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản tại cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh
1.4.1 Yếu tố chủ quan
1.4.1.1 Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật
1.4.1.2 Trình độ của cán bộ, công chức, viên chức
1.4.2 Yếu tố khách quan
1.4.2.1 Môi trường pháp lý, chính sách về ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản
1.4.2.1 Môi trường làm việc
1.5 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản tại một số tỉnh
1.5.1 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản tại tỉnh Cao Bằng
1.5.2 Kinh nghiệm ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản tại tỉnh Thành phố Hồ Chí Minh
1.5.3 Bài học kinh nghiệm cho tỉnh Đắk Lắk
14
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1
Chương 1 đã trình bày tổng quan về ứng dụng CNTT trong
quản lý văn bản trong đó nêu ra các khái nhiệm có liên quan đến ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản như văn bản, văn bản quản lý,
công nghệ thông tin, ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại cơ
quan HCNN... Tiếp theo, Chương 1 cung cấp các nội dung về quản lý
văn bản cũng như sự cần thiết ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
tại cơ quan HCNN, các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản tại cơ quan HCNN. Phần cuối Chương I
trình bày kinh nghiệm trong quản lý văn bản của một số tỉnh thành tại
Việt Nam.
15
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK
LẮK
2.1 Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế, văn hóa - xã hội
tỉnh Đắk Lắk
2.1.1 Đặc điểm tự nhiên của tỉnh Đắk Lắk
2.1.2 Đặc điểm về kinh tế, văn hóa - xã hội của tỉnh Đắk Lắk
2.1.2.1 Về kinh tế
2.1.2.2 Về xã hội
2.1.3 Các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
Đắk Lắk
2.2 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
Đắk Lắk
2.2.1 Công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh
đạo UBND tỉnh và lãnh đạo Sở
2.2.2 Về tuyên truyền, phổ biến
2.2.3 Về nhân lực công tác quản lý văn bản
2.2.4 Các khâu nghiệp vụ quản lý văn bản trong môi trường
mạng
2.2.4.1. Quy trình quản lý văn bản đến trong môi trường mạng
2.2.4.2 Quy trình quản lý văn bản đi trong môi trường mạng
2.2.4.3. Lập hồ sơ trong môi trường mạng
2.3 Chƣơng trình Hệ thống Quản lý văn bản - Điều hành
16
tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
2.3.1 Giới thiệu về Chương trình Hệ thống Quản lý văn bản-
Điều hành
2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
cho lãnh đạo
2.3.3.1 Văn bản đến
2.3.3.2 Văn bản đi
2.3.3.3 Hồ sơ công việc
2.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
cho chuyên viên
2.3.4.1 Văn bản đến
2.3.4.2 Văn bản đi
2.3.4.3 Hồ sơ công việc
2.3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
cho văn thư
2.3.5.1 Văn bản đến
2.3.5.2 Văn bản đi
2.3.5.3 Hồ sơ công việc
2.4 Đánh giá chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân tỉnh Đắk Lắk
2.4.1 Ưu điểm
2.4.1.1 Về đội ngũ nhân sự
2.4.1.2 Về cơ sở vật chất 2.4.2 Hạn chế
17
TIẾU KẾT CHƢƠNG 2
Chương II đã giới thiệu khái quát về tình hình tự nhiên, kinh tế,
xã hội của tỉnh Đắk Lắk đồng thời trình bày thực trang về hạ tầng
CNTT hiện nay của cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk.
Trọng tâm của Chương 2 là hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý
văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk bám
theo khung lý thuyết đã được trình bày ở Chương I. Phần cuối
Chương II trình bày những ưu điểm và hạn chế trong hoạt động ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh Đắk Lắk và nêu lên một số nguyên nhân của các hạn chế.
18
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP THÚC ĐẨY ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÁC CƠ QUAN
CHUYÊN MÔN THUỘC UBND TỈNH ĐẮK LẮK
3.1 Quan điểm, định hƣớng thúc đấy ứng dụng công nghệ
thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk
3.2 Giải pháp thúc đấy ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân tỉnh Đắk Lắk
3.2.1 Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản
3.2.2 Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân
viên về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
3.2.3 Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ, công chức,
viên chức
3.2.4 Ban hành hệ thống văn bản quy định về ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản
3.2.5 Tăng cường kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng
công nghệ thông tin trong quản lý văn bản
3.2.6 Đấy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn
bản
3.2.7 Mở rộng phạm vi ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản
3.2.8 Tuyên truyền về ứng dụng công nghệ thông tin trong
19
quản lý văn bản cũng như hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin
trong cơ quan nhà nước
3.2.9 Triển khai áp dụng khung chính quyền điện tử tỉnh
TIỂU TIẾT CHƢƠNG 3
Nội dung chính của Chương 3 là đưa ra giải pháp nâng cao
hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk xuất phát từ cơ sở lý thuyết
được trình bày ở chương 1 và thực trạng hoạt động ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh
Đắk Lắk được trình bày ở chương 2. Trong đó trình bày chín giải
pháp gồm: Đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản; Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và
nhân viên về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; Bồi dưỡng nâng
cao trình độ cho cán bộ, công chức, viên chức; Ban hành hệ thống văn
bản quy định về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; Tăng cường
kiểm tra, tổng kết hoạt động ứng dụng công nghệ thông tintrong quản
lý văn bản; Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn
bản; Mở rộng phạm vi ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; Tuyên
truyền về ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản cũng như hoạt động
ứng dụng CNTT trong cơ quan nhà nước; Triển khai áp dụng khung
chính quyền điện tử tỉnh.
20
KẾT LUẬN
Trong cải cách hành chính, CNTT góp phần tự động hóa, đơn
giản hóa các quy trình, thủ tục hành chính, tạo ra phong cách lãnh
đạo, làm việc mới chuyện nghiệp, thân thiện, hiệu quả. Ứng dụng
CNTT và cải cách hành chính là hai hoạt động song song và hỗ trợ
nhau trong việc nâng cao tính minh bạch và hiệu quả hoạt động của
bộ máy HCNN. Thông qua hoạt động ứng dụng CNTT, bộ máy
HCNN dễ dàng liên kết với nhau hơn trong thực hiện nhiệm vụ,
Chính phủ cũng thông qua đó để điều hành bộ máy nhà nước một
cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác; kiểm soát tốt hơn mọi hoạt
động của cơ quan HCNN trước những biến động phức tạp của thực
tiễn xã hội.
CNTT đã hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ quản lý văn
bản, đưa công tác này từ thủ công sang bán tự động hóa, góp phần
giải phóng sức lao động chân tay đồng thời nâng cao năng suất lao
động của CBCCVC. Việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại
các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk đã đem
lại nhiều hiệu quả thiết thực. Đồng thời, giúp CBCCVC thuận tiện
hơn trong việc quản lý văn bản đi - đến, chuyển giao hay tìm kiếm
văn bản, đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và chính xác, phục vụ kịp thời
cho Lãnh đạo theo dõi và giải quyết công việc. Tuy nhiên, hoạt động
ứng dụng CNTT quản lý văn bản trong thực tế vẫn còn nhiều khó
khăn, kết quả mang lại chưa cao, chưa thực sự đáp ứng nhu cầu cải
cách hành chính cũng như tốc độ phát triển của văn hóa, kinh tế xã
hội hiện nay. Để góp phần giải quyết những vấn đề trên luận văn
21
“Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk” đã tập trung
nghiên cứu các vấn đề như:
Luận văn đã trình bày hệ thống cơ sở lý luận về quản lý văn
bản và ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh Đắk Lắk, cụ thể tập trung làm rõ
những khái niệm là cơ sở trong quá trình nghiên cứu như: các khái
niệm về văn bản, văn bản quản lý, ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản. Qua đó, bước đầu xác định được các yếu tố tác động đến việc
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản.
Ngoài hệ thống cơ sở lý luận làm nền tảng cho việc ứng dụng
CNTT trong quản lý văn bản. Luận văn cũng đánh giá được thực
trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan chuyên
môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, để thấy được những thuận lợi và khó
khăn trong ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND Đắk Lắk. Trên cơ sở đó, xây dựng các giải
pháp để phát huy những yếu tố tác động tích cực và khắc phục, hạn
chế những yếu tố tác động tiêu cực.
Những giải pháp mà luận văn xây dựng đều nhắm đến mục tiêu
giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh Đắk Lắk, đồng thời
góp phần phát triển Chính phủ điện tử ở Việt Nam, bao gồm: Đảm
bảo cơ sở vật chất cho hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản; Nâng cao nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ và nhân viên về ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản; Bồi dưỡng nâng cao trình độ cho
22
cán bộ, công chức, viên chức; Ban hành hệ thống văn bản quy định về
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; Tăng cường kiểm tra, tổng
kết hoạt động ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản; Đẩy mạnh việc
ứng dụng chữ ký số trong quản lý văn bản; Mở rộng phạm vi ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản; Tuyên truyền về ứng dụng CNTT
trong quản lý văn bản cũng như hoạt động ứng dụng CNTT trong cơ
quan nhà nước; Triển khai áp dụng khung chính quyền điện tử tỉnh.
Mặt khác, cũng đề cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan
HCNN tại Đắk Lắk, đứng đầu là UBND tỉnh với sự tham mưu, giúp
việc của Sở Nội vụ và Sở Thông tin - Truyền thông trong triển khai
ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản, thời gian tới cần có sự hợp
tác, nỗ lực hỗ trợ, phối hợp giữa tất cả các cơ quan trong hệ thống bộ
máy hành chính; cùng nhau đưa nền hành chính của tỉnh Đắk Lắk
ngày một đi lên theo hướng công khai, minh bạch, đơn giản và thuận
tiện cho nhân dân; tạo nên một nền “hành chính phục vụ, kiến tạo”.
23
