Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ T. HỒ CHÍ MINH

------------------

Nguyễn Mỹ Hạnh

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA

VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ

HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN BÌNH THẠNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2019

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

------------------

Nguyễn Mỹ Hạnh

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA

VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ

HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN BÌNH THẠNH

Chuyên ngành

Quản lý công

Mã số

8340403

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS. BÙI THỊ THANH

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2019

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan luận văn “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban

Nhân dân quận Bình Thạnh” là công trình nghiên cứu của chính tác giả. Các số

liệu, thông tin, dữ liệu khảo sát, tài liệu tham khảo và kết quả nêu trong luận văn là

trung thực và có nguồn gốc rõ ràng.

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Nguyễn Mỹ Hạnh

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TÓM TẮT LUẬN VĂN

ABSTRACT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU ................................................... 1

1.1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 1

1.2. Mục tiêu nghiên cứu ...................................................................................... 5

1.3. Câu hỏi nghiên cứu ........................................................................................ 5

1.4. Đối tượng nghiên cứu .................................................................................... 6

1.5. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 6

1.6. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................... 6

1.7. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài ........................................................................... 6

1.8. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu..................................................................... 7

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU ................... 8

2.1 Các khái niệm ................................................................................................. 8

2.1.1 Văn bản và hồ sơ ....................................................................................... 8

2.1.2 Văn bản điện tử .......................................................................................... 8

2.1.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ............................................... 8

2.2 Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ......................... 9

2.2.1 Tác động của công nghệ thông tin đến các tổ chức .................................. 9

2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử ........................... 10

2.2.3 Một số chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử 12

2.2.4 Mối quan hệ giữa quản lý quy trình công việc và quản lý văn bản, hồ sơ

điện tử ................................................................................................................ 14

2.3 Sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại

các cơ quan, tổ chức công ..................................................................................... 15

2.3.1 Chính phủ điện tử đòi hỏi các chức năng hệ thống quản lý văn bản và hồ

sơ điện tử có sự cải tiến tương ứng ................................................................... 15

2.3.2 Lợi ích của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ

chức công .......................................................................................................... 17

2.4 Một số các nghiên cứu trước có liên quan ................................................... 18

2.4.1 Nghiên cứu của Nguyên và Swatman (2009) ........................................... 18

2.4.2 Nghiên cứu của McLeod và cộng sự (2010) ............................................ 20

2.4.3 Nghiên cứu của Abdulkadhim và cộng sự (2015) .................................... 22

2.4.4 Nghiên cứu của Haslinda và cộng sự (2014) .......................................... 24

2.4.5 Nghiên cứu của Hans (2003) ................................................................... 25

2.4.6 Tóm tắt một số các nghiên cứu khác ....................................................... 27

2.5 Mô hình nghiên cứu đề xuất ........................................................................ 29

2.5.1 Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo .................................................................... 29

2.5.2 Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................................ 30

2.5.3 Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................................. 31

2.5.4 Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức .......................................... 32

2.5.5 Công nghệ ................................................................................................ 34

2.5.6 Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Tóm tắt chương 2 .................................................................................................. 36

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .................................................. 37

3.1 Quy trình nghiên cứu ................................................................................... 37

3.1.1 Phương pháp nghiên cứu ......................................................................... 37

3.1.2 Kết quả nghiên cứu định tính................................................................... 38

3.2 Thang đo ...................................................................................................... 39

3.2.1 Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ..................................................... 40

3.2.2 Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 41

3.2.3 Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 42

3.2.4 Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 43

3.2.5 Thang đo công nghệ................................................................................. 44

3.2.6 Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ

điện tử ................................................................................................................ 45

3.3 Thiết kế nghiên cứu định lượng ................................................................... 46

3.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi ............................................................................... 47

3.3.2 Thu thập số liệu ....................................................................................... 47

3.3.3 Phương pháp lấy mẫu và xác định cỡ mẫu ............................................. 47

3.3.4 Phương pháp phân tích dữ liệu ............................................................... 48

Tóm tắt chương 3 .................................................................................................. 50

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU.............................................................. 51

4.1 Tổng quan về UBND quận Bình Thạnh ...................................................... 51

4.1.1 Đặc điểm địa lý, kinh tế, xã hội ............................................................... 51

4.1.2 Cơ cấu tổ chức ......................................................................................... 52

4.1.3 Thực trạng đội ngũ cán bộ công chức tại UBND quận Bình Thạnh ....... 52

4.1.4 Định hướng phát triển và mục tiêu của UBND quận Bình Thạnh trong giai

đoạn 2016 -2020. ............................................................................................... 52

4.2 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong dịch vụ hành chính công tại

TP. Hồ Chí Minh .................................................................................................. 53

4.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh ... 54

4.3.1 Tổng quan kiến trúc hệ thống .................................................................. 54

4.3.2 Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND quận Bình

Thạnh trong giai đoạn 5 năm từ 2016 – 2020 .................................................. 55

4.4 Thống kê mô tả ............................................................................................ 57

4.4.1 Phân bổ theo giới tính và theo phòng ...................................................... 57

4.4.2 Phân bổ theo độ tuổi và thâm niên công tác ........................................... 58

4.4.3 Phân bổ theo trình độ học vấn và chức danh .......................................... 58

4.5 Kiểm định độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu .............................................. 59

4.5.1 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự ủng hộ của cấp lãnh

đạo” 59

4.5.2 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Quy trình quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử” ............................................................................................ 60

4.5.3 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự hợp tác, tham gia của

các phòng ban” ................................................................................................. 60

4.5.4 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Nhận thức, thực hành của

cán bộ công chức” ............................................................................................ 60

4.5.5 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Công nghệ” ............... 60

4.5.6 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự thành công của việc

áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” ........................................... 60

4.6 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) .............................................................. 62

4.6.1 Phân tích nhân tố khám phá nhóm biến độc lập ..................................... 62

4.6.2 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) biến phụ thuộc ................................ 63

4.7 Phân tích hồi quy .......................................................................................... 64

4.7.1 Kiểm định hệ số tương quan .................................................................... 64

4.7.2 Đánh giá sự phù hợp của mô hình ........................................................... 65

4.7.3 Kiểm định độ phù hợp của mô hình ......................................................... 65

4.7.4 Phân tích hồi quy bội ............................................................................... 66

4.7.5 Kiểm định hiện tượng đa cộng tuyến ....................................................... 68

4.7.6 Kiểm định giá trị phần dư chuẩn hóa ...................................................... 68

4.7.7 Kiểm định phân phối chuẩn của phần dư ................................................ 69

4.8 Kiểm định sự khác biệt của các biến định tính ............................................ 70

4.8.1 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản và hồ sơ điện tử theo giới tính ......................................................... 70

4.8.2 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản, hồ sơ điện tử giữa các nhóm tuổi khác nhau .................................. 71

4.8.3 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống văn

bản và hồ sơ điện tử theo trình độ học vấn ....................................................... 72

4.8.4 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản, hồ sơ điện tử theo chức danh .......................................................... 72

4.8.5 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản, hồ sơ điện tử giữa các phòng ban .................................................. 73

4.8.6 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản, hồ sơ điện tử với thâm niên công tác .............................................. 74

4.9 Thảo luận kết quả nghiên cứu ...................................................................... 74

4.9.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 75

4.9.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 77

4.9.3 Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 79

4.9.4 Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ..................................................... 82

4.9.5 Về yếu tố công nghệ ................................................................................. 84

Tóm tắt chương 4 .................................................................................................. 86

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ ............................................ 87

5.1 Kết luận ........................................................................................................ 87

5.2 Một số hàm ý cho các nhà quản trị nhằm nâng cao sự thành công của việc áp

dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh ........ 88

5.2.1. Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ................................. 88

5.2.2. Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức ........................... 89

5.2.3. Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................. 90

5.2.4. Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ..................................................... 91

5.2.5. Về yếu tố công nghệ ................................................................................. 92

5.3 Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo ....................................................... 93

Tóm tắt chương 5 .................................................................................................. 93

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tiếng Việt

2. Tiếng Anh

PHỤ LỤC 1: TỜ TRÌNH KHẢO SÁT

PHỤ LỤC 2: NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH

PHỤ LỤC 3: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CHÍNH THỨC

PHỤ LỤC 4: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống quản

lý văn bản và hồ sơ điện tử ....................................................................................... 19

Bảng 2.2: Các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ

thống EDRMS tại chính phủ các nước ...................................................................... 21

Bảng 2.3: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

EDRMS trong chính phủ ........................................................................................... 22

Bảng 2.4: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

EDRMS trong các tổ chức ........................................................................................ 28

Bảng 3.1: Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ...................................................... 41

Bảng 3.2: Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử .................................. 42

Bảng 3.3: Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban ................................... 43

Bảng 3.4: Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức............................. 44

Bảng 3.5: Thang đo công nghệ ................................................................................. 45

Bảng 3.6: Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ

điện tử ........................................................................................................................ 46

Bảng 4.1: Đặc điểm đối tượng khảo sát .................................................................... 59

Bảng 4.2: Kết quả kiểm định Cronbach’s Alpha ...................................................... 61

Bảng 4.3: Kết quả kiểm định KMO và Barlett của 26 biến yếu tố ........................... 62

Bảng 4.4: Kết quả phân tích nhân tố khám phá (EFA) cho biến độc lập .................. 63

Bảng 4.5: Kết quả phân tích tương quan Pearson ..................................................... 64

Bảng 4.6: Độ phù hợp của mô hình .......................................................................... 65

Bảng 4.7: Phân tích phương sai ANOVA ................................................................. 65

Bảng 4.8: Kết quả phân tích hồi quy bội ................................................................... 66

Bảng 4.9: Tóm tắt kết quả nghiên cứu ...................................................................... 67

Bảng 4.10: Kiểm định sự khác biệt theo giới tính .................................................... 71

Bảng 4.11: Kiểm định sự khác biệt theo nhóm tuổi .................................................. 71

Bảng 4.12: Kiểm định sự khác biệt theo trình độ học vấn ........................................ 72

Bảng 4.13: Kiểm định sự khác biệt theo chức danh ................................................. 73

Bảng 4.14: Kiểm định sự khác biệt giữa các phòng ban ........................................... 73

Bảng 4.15: Kiểm định sự khác biệt theo thâm niên công tác ANOVA .................... 74

Bảng 4.16: Thống kê mô tả giá trị các thang đo ....................................................... 75

Bảng 4.17: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ

điện tử ........................................................................................................................ 75

Bảng 4.18: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ

công chức .................................................................................................................. 78

Bảng 4.19: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng

ban ............................................................................................................................. 80

Bảng 4.20: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo ....... 82

Bảng 4.21: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố công nghệ .................................. 84

Bảng 5.1: Mức độ quan trọng và giá trị trung bình của các yếu tố ảnh hưởng đến sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận

Bình Thạnh ................................................................................................................ 88

DANH MỤC HÌNH

Hình 2.1: Quy trình thiết kế hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử .................. 11

Hình 2.2: Các nguyên nhân gốc rễ của việc thất bại hệ thống CNTT tại các cơ quan

chính phủ Malaysia ................................................................................................... 25

Hình 2.3: Mô hình nghiên cứu đề xuất các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử .......................................... 36

Hình 3.1: Sơ đồ quy trình nghiên cứu ....................................................................... 37

Hình 4.1: Đồ thị Scatterplot ...................................................................................... 69

Hình 4.2: Biểu đồ tần suất của phần dư chuẩn hóa Histogram ................................. 70

Hình 4.3: Biểu đồ phân vị phần dư chuẩn hóa P – P plot ......................................... 70

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt

BTTT Bộ Thông tin Truyền thông

CNTT Công nghệ thông tin

EDRMS Electronic Document and Records Hệ thống quản lý văn bản

Management System và hồ sơ điện tử

IRMT International Records Management Ủy thác quản lý hồ sơ quốc

Trust tế

ISO International Organization for Tổ chức tiêu chuẩn hóa

Standardization quốc tế

LĐTBXH Lao động Thương binh Xã

hội

Nghị định – Chính phủ NĐ-CP

Nghị quyết – Chính phủ NQ-CP

Nghị quyết – Trung ương NQ-TW

Quyết định của Thủ tướng QĐ-TTg

Chính phủ

Quyết định của Ủy ban QĐ-

Nhân dân UBND

Quốc hội QH

Records Management Quản lý hồ sơ RM

Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN

Thành phố Hồ Chí Minh TP.HCM

Thông tư của Bộ Nội vụ TT-BNV

Ủy ban Nhân dân UBND

Văn phòng Chính phủ VPCP

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, một trong những nội dung cải cách

hành chính, để tiến tới chính phủ điện tử đang được Chính phủ đẩy mạnh, gần đây

nhất là Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc chủ trì hội nghị Ban chỉ đạo cải cách hành

chính ngày 21/2/2019 (Văn phòng chính phủ, 2/2019). Đề tài nghiên cứu về các yếu

tố ảnh hưởng đến sự thành công của áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện

tử trong các tổ chức thuộc khu vực công đã được thực hiện ở nhiều nước như

Malaysia, Hàn Quốc, Úc, Đức, Estonia, v.v. Tuy nhiên, tại Việt Nam, đề tài này còn

mới và chưa có nhiều nghiên cứu.

Tác giả thực hiện nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp UBND

quận Bình Thạnh” trên cơ sở kế thừa các kết quả nghiên cứu trước, tác giả đề xuất

mô hình nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu bao gồm nghiên cứu định tính điều

chỉnh thang đo phù hợp với bối cảnh nghiên cứu tại UBND quận Bình Thạnh. Nghiên

cứu định lượng được thực hiện bởi 193 phiếu khảo sát hợp lệ. Tác giả kiểm định độ

tin cậy của dữ liệu nghiên cứu, phân tích nhân tố khám phá, phân tích hồi quy, kiểm

định sự khác biệt của các biến định tính bằng phần mềm SPSS 20.0.

Kết quả kiểm định và phân tích hồi quy bội cho thấy 05 yếu tố có ảnh hưởng

đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, đó là:

(1) sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, (2) quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, (3) sự

hợp tác, tham gia của các phòng ban, (4) nhận thức, thực hành của cán bộ công chức,

và (5) công nghệ.

Từ kết quả phân tích, tác giả đề ra một số hàm ý quản trị nâng cao việc ứng

dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính,

nâng cao năng lực cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các dịch vụ công

thuận tiện, nhanh chóng và chất lượng cao, từng bước xây dựng chính phủ điện tử tại

UBND quận Bình Thạnh.

Từ khóa: yếu tố, sự thành công, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

ABSTRACT

Electronic Document and Records Management System (EDRMS), one of the

activities of the administrative reform to move forward to E-government has been

boosted by the Government, recently on the meeting of the Government’s Steering

Committee for Administrative Reform led by Prime Minister Nguyen Xuan Phuc on

21th Feb,2019 (Chinhphu.vn, 2/2019). The studies of factors affecting the success of

applying the EDRMS in the public organisations have been researched in many

countries such as Malaysia, Korea, Australia, Germany, etc. However, this subject is

new, and the study is limited in Vietnam.

The aim of this research is to investigate “The factors affecting the success

of adopting the EDRMS: at the People’s Committee of Binh Thanh district”.

Based on the literature review, the research framework is proposed. The study

employs quantitative research technique to refine the research framework and

questionnaire accordingly to the context of the People’s Committee of Binh Thanh

district. The data is collected through 193 survey forms. SPSS 20.0 application is

used to review the reliability, validity and regression of data, and statistical test of

samples.

The findings show 05 factors that affect to the success of adopting the EDRMS

are (1) the management support; (2) the electronic document and record management

process; (3) the involving and collaboration of departments; (4) the staff record-

keeping awareness and practice; and (5) technology.

Based on the analysis result, the research findings propose some management

initiatives to enhance the utilization of EDRMS in the administrative reform, capacity

building of the public organization in providing the convenient, fast and high quality

public services, build gradually the E-Government at the People's Committee of Binh

Thanh District.

Key words: factors, success, EDRMS

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU

1.1. Lý do chọn đề tài

“Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” (EDRMS) đã được xác định trên

toàn cầu là một trong những chiến lược phát triển chính trong Chính phủ điện tử. Tại

Đức, chính phủ đã triển khai thành công một hệ thống với tên gọi “Quản lý tài liệu

và lưu trữ điện tử” (Document Management and Electronic Archiving) để áp dụng

văn phòng không giấy tờ ở cả ba cấp hành chính trong nước (Tuyển tập hội nghị Châu

Âu lần thứ 7 về chính phủ điện tử. Tập 229, trang 191-204). Năm 2009, Estonia

chuyển sang quản lý hồ sơ không giấy tờ đã giành giải thưởng dự án thực hành tốt

nhất về quản trị điện tử châu Âu (Tuyển tập hội nghị Châu Âu lần thứ 17 về chính

phủ điện tử, 2017). Chính phủ Hàn Quốc đã triển khai EDRMS thông qua các trang

web cổng thông tin tích hợp cho phép công dân Hàn Quốc truy cập các dịch vụ của

chính phủ ở mọi cấp độ từ các tiện nghi trong nhà và văn phòng của họ (Khảo sát

chính phủ điện tử của Bộ kinh tế và xã hội, Liên Hiệp Quốc, 2012). Đã có khá nhiều

nghiên cứu của thế giới về đề tài này như An và cộng sự (2011) về việc quản lý

EDRMS trong chính phủ điện tử: xu hướng hiện tại và định hướng tương lai quốc tế,

Asma'Mokhtar (2009) về quản lý hồ sơ điện tử trong khu vực công của Malaysia,

Asogwa (2012) về các thách thức của việc quản lý hồ sơ điện tử ở các nước đang phát

triển tại Châu Phi, Nguyen và Swatman (2009) về phân tích các yếu tố ảnh hưởng

đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong khu vực công ở tất cả

các cấp (chính phủ, bang và địa phương) của nước Úc.

Tại Việt Nam, chủ đề cải cách thủ tục hành chính đã được Quốc hội đưa vào

kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội 5 năm giai đoạn 2016 – 2020 (Nghị quyết số

142/2016/QH13). Chủ đề này luôn là nội dung được đề cập, đánh giá, phân tích, mổ

xẻ trong các cuộc trao đổi, bàn luận làm thế nào việc cải cách được tiến hành, triển

khai đạt được mục tiêu kỳ vọng. Thực tế thì việc triển khai cải cách hành chính chưa

quan tâm đến hiệu quả, mang nặng tính hình thức. Thấu hiểu được thực trạng, những

bất cập hiện tại, ngày 14/5/2018, Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc và Phó Thủ tướng

Vũ Đức Đam đã chủ trì cuộc làm việc với lãnh đạo các bộ, ngành liên quan, thành

viên Ủy ban quốc gia ứng dụng CNTT về việc xây dựng chính phủ điện tử. Tại cuộc

làm việc, Thủ tướng nhấn mạnh việc thiết lập hệ thống thông tin Chính phủ giảm giấy

tờ, giảm thời gian họp, triển khai các ứng dụng di động giúp lãnh đạo có thông tin kịp

thời, đưa ra các quyết định nhanh chóng, thực hiện gửi nhận văn bản điện tử giữa các

cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước tiết kiệm nguồn lực.

Về hành lang pháp lý liên quan đến việc triển khai hệ thống thông tin Chính

phủ phi giấy tờ thì về cơ bản đã đầy đủ. Thông tư 41/2017-BTTT có hiệu lực từ ngày

5/2/2018 về quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg “Về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan

trong hệ thống hành chính nhà nước” trong đó có quy định các bộ, ngành, địa phương

đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản điện tử tổ chức kết nối, liên thông hệ thống văn

bản điện tử với trục liên thông văn bản quốc gia hoàn thành trước ngày 31/12/2018

và chính thức áp dụng kể từ ngày 1/1/2019.

Tuy nhiên không phải đến thời kỳ hiện tại, vấn đề chính phủ điện tử mới được

Chính phủ quan tâm. Hơn 15 năm trước, ngày 25/7/2001, Thủ tướng Chính phủ Phan

Văn Khải đã ký quyết định số 112/2001/QĐ-TTg phê duyệt “Đề án tin học hóa quản

lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2015”, còn được gọi với tên gọi “Đề án

112”, với tham vọng của mục tiêu đề án là cải cách các thủ tục hành chính, tin học

hóa hành chính nhà nước, từng bước xây dựng chính phủ điện tử ở Việt Nam, nâng

cao năng lực cơ quan hành chính nhà nước trong việc cung cấp các dịch vụ công

thuận tiện, nhanh chóng và chất lượng cao. Mục tiêu tốt nhưng thực tế thì sao? Năm

2007, thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã phải chỉ đạo ngừng đề án sau hơn 5 năm triển

khai. Tổng chi phí đề án 112 tiêu tốn tiền ngân sách ước tính đến hơn 3 ngàn tỷ đồng,

theo kết luận báo cáo kiểm toán Nhà nước đề án “Tin học hóa quản lý hành chính

Nhà nước giai đoạn 2001-2005” (Đề án 112, Báo Thanh niên, 28/10/2007).

Thất bại của đề án theo các chuyên gia đánh giá là do nhiều nguyên nhân

(Những sai phạm trong Đề án 112, Báo Thanh niên, 2007). Một trong những nguyên

nhân là do việc hiểu tin học hóa nông cạn. Thay đổi đổi công nghệ, thiết bị, ứng dụng

phần mềm là cần thiết nhưng nếu các thủ tục hành chính phức tạp, rắc rối không được

cải cách thì những ì ạch vẫn còn đó. CNTT chỉ là công cụ, hỗ trợ việc cải cách thủ

tục hành chính được thực thi. Điều cốt lõi của cải cách thủ tục hành chính nằm ở việc

thay đổi các quy trình, thủ tục hành chính (Đề án 112 Đôi điều suy nghĩ, Vũ Văn

Nhiêm, 2007). Cải cách thủ tục là để phục vụ nhân dân tốt hơn, cập nhật, báo cáo tình

hình đến các cơ quan chủ quản nhanh chóng, xử lý, giải quyết công việc kịp thời,

giảm chi phí hoạt động mới là đích đến cuối cùng. Các cơ quan nhà nước phải nhận

thức rõ là công tác tiến hành cải cách thủ tục hành chính luôn cần phải tiến hành kể

cả khi không có CNTT hỗ trợ. Có CNTT hỗ trợ thì việc cải cách thủ tục hành chính

sẽ được tiến hành tốt hơn (Hàng trăm tỷ đồng đầu tư của 112 đang bị bào mòn, Báo

VN Express, 14/5/2007). Tin học hóa không đơn giản là tin học các công việc đang

làm mà để tin học được thì cần phải có sự thay đổi, chấp nhận các thay đổi trong công

tác quản lý hành chính, cải cách các thủ tục hành chính theo định hướng ứng dụng

CNTT. Việc kết hợp hài hòa thành một tổng thể thống nhất giữa cải cách hành chính

theo định hướng CNTT với tin học hóa là một trong các yếu tố quyết định sự hiệu

quả của dự án Chính phủ phi giấy tờ. Tính không sẵn sàng của quy trình đã được

chuẩn hóa theo hướng áp dụng văn bản điện tử là một trong những thất bại chính của

đề án 112 (Đề án 112 Đôi điều suy nghĩ, Vũ Văn Nhiêm, 2007).

Câu hỏi đặt ra là các yếu tố tác động đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn

bản và hồ sơ điện tử đã được phân tích, đánh giá tại các đơn vị, tổ chức công đã được

mổ xẻ nghiên cứu khoa học? Liệu rằng những thất bại, bài học của đề án 112 đã được

các cơ quan nhà nước học hỏi, quan tâm, có biện pháp vượt qua những thách thức

trên?

UBND quận Bình Thạnh từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ

sơ điện tử trong công tác quản lý, điều hành tại Ủy ban. Ủy ban đang áp dụng hệ

thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cho các loại văn bản hành chính như công

văn, thông báo, giấy mời, kế hoạch, chương trình, đề án, công điện, các bản sao y văn

bản, báo cáo, văn bản dự thảo xin ý kiến, lịch công tác, các dịch vụ công trực tuyến.

Một số các quan sát thực tế cho thấy việc hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

giải quyết các thủ tục hành chính vẫn còn một số các bất cập như cán bộ công chức

theo thói quen cũ, các quy trình thủ tục theo văn bản giấy trong việc trình ký, một số

quy trình xử lý trên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử còn mô phỏng theo

quy trình xử lý văn bản giấy, chưa có sự thay đổi phù hợp. Quy trình giải quyết thủ

tục hành chính từ giấy đến điện tử, từ điện tử đến giấy gây thêm phiền hà cho người

dân, doanh nghiệp và cả cán bộ khi thực hiện. Điều này dẫn đến quy trình xử lý thủ

tục hành chính phức tạp ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai văn bản điện tử.

Khi một tổ chức ứng dụng một hệ thống CNTT mới thì người dùng cuối là

những người bị tác động lớn nhất về việc không chỉ thay đổi hành vi, thói quen làm

việc mà còn cả quy trình ghi nhận nghiệp vụ, kiểm tra, soát xét, xử lý, làm việc với

các phòng ban khác. Người dùng thường có tâm lý không muốn thay đổi thói quen

trong công việc vì thay đổi tức là họ phải học lại, phải từ bỏ những thói quen cũ. Việc

chấp nhận hệ thống mới, quy trình mới là một trong rào cản khá lớn với bất kỳ dự án

CNTT nào. Việc tác động lên người dùng là không thể tránh khỏi, tuy nhiên làm thế

nào để việc thay đổi có thể được diễn ra một cách nhẹ nhàng, người dùng nhận thức,

nhìn ra giá trị của việc thay đổi và khi cần thiết cần có sự chỉ đạo quyết liệt từ trên

xuống là cả một nghệ thuật quản lý sự thay đổi. Vì vậy, yếu tố sự thay đổi hành vi,

thói quen của nhân viên có ảnh hưởng đến việc thành công hay thất bại của các dự án

CNTT.

Tại Việt Nam, một số các tác giả nghiên cứu về vấn đề này như đề tài nghiên

cứu khung đánh giá mức độ sẵn sàng của Chính quyền Điện tử cấp địa phương của

Đinh Hoàng Long (2011), nghiên cứu cấp Bộ về công tác văn thư trong quá trình xây

dựng chính phủ điện tử Việt Nam (Nguyễn Thùy Trang, 2015), nghiên cứu công nghệ

để tích hợp ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ với Hệ thống Quản

lý văn bản và cơ sở dữ liệu theo dõi của Văn phòng Chính phủ của Nguyễn Thị Thuận

(2018). Có rất ít các nghiên cứu ở Việt Nam về vấn đề này và chưa có nghiên cứu

nào tại UBND quận Bình Thạnh phân tích việc ứng dụng CNTT vào trong công tác

quản lý, điều hành thì các yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Xuất phát từ những những vấn đề trên, tôi

chọn đề tài “Các yếu tố ảnh hưởng sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp UBND quận Bình Thạnh” mong muốn

đóng góp một vài khuyến nghị thực tiễn. Ủy ban có thêm các ý kiến góp ý tích cực

nhằm góp phần gia tăng giá trị hiệu quả ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, điều

hành, thay đổi nhận thức, đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng,

hiệu quả hoạt động của UBND quận Bình Thạnh phục vụ người dân và doanh nghiệp

ngày càng tốt hơn.

1.2. Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu nghiên cứu là nhằm tập trung nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng đến

việc áp dụng, triển khai hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

mà UBND quận Bình Thạnh có khả năng điều chỉnh.

- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

- Xác định mức độ tác động của các yếu tố đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.

- Đề xuất một số hàm ý nhằm giúp cho UBND quận Bình Thạnh có thể cải thiện

việc ứng dụng hệ thống văn bản điện tử, đáp ứng mục tiêu cải cách hành chính,

hướng đến xây dựng chính phủ điện tử.

1.3. Câu hỏi nghiên cứu

Đề tài được thực hiện nhằm trả lời các câu hỏi:

- Các yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản và hồ sơ điện tử?

- Mức độ tác động của các yếu tố này đến sự thành công của việc áp dụng hệ

thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử?

- Những đề xuất nào được đưa ra nhằm cải thiện việc áp dụng hệ thống quản lý

văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh?

1.4. Đối tượng nghiên cứu

Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn

bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.

Đối tượng khảo sát: Đội ngũ cán bộ công chức đang làm việc tại UBND quận

Bình Thạnh đang sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

1.5. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu: các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công tác quản lý và điều hành tại UBND

quận Bình Thạnh.

Hạ tầng thiết bị CNTT cũng là một trong các yếu tố ảnh hưởng, nhưng việc đánh

giá trong nghiên cứu này sẽ không đi sâu vào các yếu tố kỹ thuật như các phương

pháp mã hóa chữ ký số, các cấu hình phần cứng của cơ sở hạ tầng như phần mềm

trung gian, phần cứng mã hóa, v.v.

1.6. Phương pháp nghiên cứu

Đề tài vận dụng phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng.

- Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp, lấy ý kiến

với 2 nhóm (gồm: nhóm cấp lãnh đạo, quản lý (5 người) và nhóm cán bộ công

chức (5 người)) về các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh. Mục

đích của nghiên cứu định tính nhằm điều chỉnh, bổ sung các thành phần và

thang đo cho phù hợp với nội dung nghiên cứu và phù hợp với từ ngữ sử dụng

tại UBND quận Bình Thạnh.

- Nghiên cứu định lượng được thực hiện thông qua khảo sát bằng bảng câu hỏi.

Dữ liệu được kiểm định bằng phân tích Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố

khám phá (EFA), phân tích tương quan và hồi quy bội.

1.7. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Nghiên cứu này giúp cho cấp lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh nắm bắt tình

hình thực tế và nhận biết các yếu tố tác động đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn

bản và hồ sơ điện tử.

Nghiên cứu này cũng gợi ý cho UBND quận Bình Thạnh những giải pháp có

thể cải thiện việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác

cải cách hành chính, một trong những mục tiêu hướng đến là xây dựng chính phủ

điện tử, Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số, bắt kịp xu thế đổi mới nhanh chóng

của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0.

1.8. Kết cấu của báo cáo nghiên cứu

Báo cáo nghiên cứu được thiết kế theo kết cấu 5 chương, trong đó:

Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu - Trình bày khái quát về bối cảnh và lý do

chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên

cứu, phương pháp nghiên cứu, ý nghĩa thực tiễn của đề tài và bố cục của đề tài nghiên

cứu.

Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu - Trình bày khái niệm đối tượng

nghiên cứu, các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, lợi ích của hệ

thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, một số chức năng chính của hệ thống quản

lý văn bản và hồ sơ điện tử và tóm tắt các nghiên cứu liên quan về việc áp dụng hệ

thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

Chương 3: Phương pháp nghiên cứu - Trình bày quy trình nghiên cứu bao gồm

phương pháp nghiên cứu định tính, định lượng, cách thức xây dựng thang đo, thiết kế

mẫu, bảng câu hỏi, thu thập số liệu, phương pháp lấy mẫu và xác định mẫu.

Chương 4: Kết quả nghiên cứu - Trình bày tổng quan về UBND quận Bình Thạnh,

thực trạng về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, kết quả thống kê mô tả mẫu,

kiểm định độ tin cậy của thang đo các biến, phân tích nhân tố khám phá, phân tích

tương quan và hồi quy bội.

Chương 5: Kết luận và hàm ý quản trị - Trình bày các kết quả chính được tìm thấy

thông qua quy trình nghiên cứu, đề xuất các hàm ý quản trị nâng cao việc ứng dụng

hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính, một

trong những mục tiêu hướng đến xây dựng chính phủ điện tử, hạn chế của nghiên cứu

và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU

2.1 Các khái niệm

2.1.1 Văn bản và hồ sơ

Tài liệu/văn bản là “vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan, tổ chức, cá nhân” (Luật lưu trữ, 2011). Tài liệu là “dạng vật chất nhìn

thấy được, hiện hữu cụ thể. Thông tin trong tài liệu rất đa dạng như văn bản, đồ họa,

dữ liệu, bảng tính, bản vẽ CAD (thiết kế hỗ trợ máy tính), hình ảnh, video và âm

thanh” (Enlightened, 2000, tr.4).

“Hồ sơ là một tập gồm toàn bộ (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với

nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một (hoặc một

số) đặc điểm chung về thể loại hoặc tác giả hình thành tài liệu trong quá trình giải

quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá

nhân” (Luật lưu trữ, 2011).

Theo Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa (ISO - International Organisation for

Standardisation, 2002a, tr.3), hồ sơ được định nghĩa là “một văn bản thông tin được

tạo ra, được nhận và duy trì làm bằng chứng và thông tin của một tổ chức hoặc cá

nhân theo đuổi nghĩa vụ pháp lý hoặc trong nghiệp vụ giao dịch”.

2.1.2 Văn bản điện tử

Theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ban hành ngày 12/7/2018, văn bản điện

tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà

nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.

Theo dự thảo Thông tư Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ Nội

Vụ, văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức là thông điệp dữ liệu được xác thực bằng

chữ ký số của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản và chữ ký số của cơ quan,

tổ chức ban hành văn bản.

2.1.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Theo dự thảo Thông tư Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ Nội

Vụ, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là một phần mềm ứng dụng có chức

năng quản lý, xử lý văn bản điện tử, theo dõi tình hình giải quyết văn bản của cơ

quan, tổ chức trên môi trường mạng; quản lý hồ sơ điện tử, dữ liệu đặc tả của văn

bản, hồ sơ điện tử và văn bản, hồ sơ khác. Không có định nghĩa chính thức cho hệ

thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong các tài liệu nghiên cứu quốc tế (Nguyen,

2009). Một số tên thông thường bằng tiếng Anh về hệ thống quản lý văn bản và hồ

sơ điện tử có các tên gọi khác nhau như ERMS (Electronic Records Management

Systems) hay EDMS (Eletronic Document Management Systems) hay EDRMS

(Electronic Document and Records Management Systems).

Báo cáo kỹ thuật AIIM/ARMA TR48-2004 mô tả EDRMS là một bộ ứng dụng

phần mềm/phần cứng quản lý điện tử các tài liệu điện tử có trong hệ thống CNTT, sử

dụng thiết bị máy tính và phần mềm để quản lý, kiểm soát, định vị và truy xuất thông

tin trong hệ thống điện tử. Tiêu chuẩn thiết kế cho các ứng dụng phần mềm quản lý

hồ sơ điện tử (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software

Applications) của Bộ Quốc phòng Mỹ bộ DoD 5015.2 xem EDRMS “một hệ thống

được sử dụng để quản lý tài liệu cho phép người dùng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ

chúng với bảo mật và kiểm soát phiên bản”. Các nhà nghiên cứu và giới chuyên ngành

công nghệ thường diễn giải EDRMS là hệ thống tự động kết hợp cả hai chức năng

của hệ thống lưu trữ hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản (Joseph, 2008; Hồ sơ Chính

phủ Úc khu vực phía Nam).

2.2 Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

2.2.1 Tác động của công nghệ thông tin đến các tổ chức

Le Grand (1997), Fisher và Wesolkowski (1998), Beaumaster (2002), Sanchez

(2003), Chircu và Hae-Dong Lee (2003), Gunes (2003), Anderson và cộng sự (2003)

và Byrd và Davidson (2003) đã tập trung nghiên cứu vào các tác động của CNTT đến

hiệu suất tổ chức, đầu tư, cơ cấu, thay đổi, văn hóa, đạt được lợi thế cạnh tranh, năng

suất của nhân viên và môi trường làm việc của họ, cải thiện chất lượng, tăng lợi

nhuận, v.v. Các tài liệu quy định tiêu chuẩn được xây dựng, ban hành từ các cuộc

nghiên cứu.

Việc cần đổi mới trong một tổ chức để thích ứng với việc có CNTT áp dụng

vào trong tổ chức là một yếu tố phổ biến, có tác động tích cực cũng như tác động tiêu

cực. Fisher và Wesolkowski (1998) đề xuất để giải quyết các tác động tiêu cực trong

việc áp dụng CNTT vào tổ chức thì cần xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành

công. Theo Fisher và Wesolkowski (1998), các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công

của việc áp dụng CNTT vào tổ chức thường bao gồm quản lý thay đổi, quản lý hệ

thống, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, thiết kế lại quy trình, hỗ trợ kỹ thuật và đào

tạo người dùng trực tiếp. Tuy nhiên, một bước quan trọng mà bất kỳ tổ chức nào cũng

cần thực hiện là xác định đúng các đối tượng trong tổ chức, ai sẽ bị tác động trực tiếp

hoặc gián tiếp bởi sự áp dụng CNTT. Khi làm như vậy, người chịu trách nhiệm việc

áp dụng CNTT và tổ chức sẽ nhận ra cách thức làm thế nào để có thể chuyển đổi tổ

chức, thay đổi nhận thức của tổ chức, nhận ra sự cần thiết, ý nghĩa, tầm quan trọng,

giá trị của việc áp dụng CNTT vào trong tổ chức để đảm bảo khả năng thành công,

khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT.

2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

TCVN 7420 Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ (Information and

documentation – Records management) được biên dịch hoàn toàn từ nguyên bản Tiêu

chuẩn ISO 15489:2001. ISO 15489:2001 hướng dẫn cách quản lý hồ sơ của các tổ

chức hoặc tư nhân đối với các đối tượng hữu quan nội bộ và bên ngoài. ISO 15489 là

một tiêu chuẩn quốc tế cung cấp các hướng dẫn thực hành theo thông lệ tốt nhất để

quản lý tài sản thông tin và bộ nhớ của tổ chức cho dù được lưu trữ trên giấy và / hoặc

trong các ứng dụng điện tử. ISO 15489 gồm có hai phần.

Phần 1 – Chung: cung cấp khung tổng quan cho quản lý hồ sơ, nhấn mạnh vào

các yêu cầu thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ, lợi ích của quản lý hồ sơ đối với tổ chức,

yêu cầu tuân thủ pháp luật và sự cần thiết phải phân công vai trò, trách nhiệm về các

chính sách và thủ tục đầy đủ của quản lý hồ sơ. Phần 1 đồng thời xác định các yêu

cầu cho các hệ thống đào tạo và hỗ trợ của quản lý hồ sơ.

Phần 2 - Hướng dẫn: cung cấp hướng dẫn thực tế về cách triển khai hệ thống

quản lý hồ sơ hiệu quả như được mô tả trong Phần 1. Phần này hướng dẫn các bước

thưc hiện cho việc thiết kế, phát triển một quy trình quản lý hồ sơ, quá trình xử lý hồ

sơ và biện pháp kiểm soát, các công cụ chính sử dụng trong quản lý hồ sơ, thời gian

lưu giữ hồ sơ, khung phân loại việc tiếp cận và bảo mật.

Hình 2.1: Quy trình thiết kế hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Nguồn: TCVN 7420 Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ

VERS là viết tắt của Chiến lược hồ sơ điện tử Victoria (Victoria Electronic

Records Strategy), còn được gọi là tiêu chuẩn PROV 'Management of Electronic

Records (PROS 99/007). Tiêu chuẩn được phát triển bởi Văn phòng hồ sơ công

Victoria để lưu giữ hồ sơ điện tử trong dài hạn - xuất bản lần đầu năm 2000 và được

sửa đổi lần gần đây nhất là tháng 4/2019 bao gồm tiêu chuẩn, giới thiệu về nền tảng

tiêu chuẩn và các thông số kỹ thuật.

MoReq, Yêu cầu mẫu cho việc quản lý hồ sơ điện tử, được ban hành lần đầu

tiên năm 2001. MoReq tạo ra một bộ yêu cầu chức năng chung của châu Âu cho hồ

sơ. Nó được ban hành dưới sự bảo trợ chung của Ủy ban Châu Âu và Diễn đàn DLM.

MoReq 2010 cập nhật MoReq 2 thành một đặc tả hợp lý hơn bao gồm một thành phần

cốt lõi bắt buộc và một bộ các thành phần mô-đun có thể mở rộng. MoReq đặc biệt

quan trọng tại thị trường châu Âu.

Tiêu chuẩn thiết kế cho các ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử (Design

Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) của Bộ

Quốc phòng Mỹ bộ DoD 5015.2 - Ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử - Tiêu

chuẩn thiết kế. Mô-đun ICA 3 phần Nguyên tắc và Yêu cầu Chức năng đối với hồ sơ

trong Phương pháp Môi trường Văn phòng Điện tử 2.0 cho Môi trường Kiến thức

Tích hợp. Phương pháp mã nguồn mở cho Quản lý thông tin doanh nghiệp Ủy ban

châu Âu và Diễn đàn DLM Yêu cầu về quản lý hồ sơ điện tử.

2.2.3 Một số chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Theo Ávila và cộng sự (2015), Nguyen và Swatman (2009), một số các chức

năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm:

Hỗ trợ tạo văn bản thông qua tích hợp với ứng dụng phần mềm tạo văn bản (như -

MS Office);

Cung cấp quản lý lưu trữ phối hợp các ứng dụng phần cứng và phần mềm -

(thường là thông qua giao diện người dùng duy nhất, hệ thống sử dụng các

chương trình xử lý, kết nối việc lưu trữ trên nhiều cơ sở dữ liệu trên các máy

chủ quản lý hồ sơ với các kiểm soát việc đăng nhập/đăng xuất vào kho hồ sơ

lưu trữ điện tử);

Cung cấp truy xuất hồ sơ và chia sẻ thông tin thông qua tích hợp với các ứng -

dụng phần mềm tìm kiếm;

Cung cấp xem và chỉnh sửa hồ sơ, kiểm soát truy cập và phiên bản và lịch sử / -

kiểm toán thông qua thiết kế trên ứng dụng quản lý văn bản, hồ sơ điện tử; và

Quản lý nhiều loại văn bản, hồ sơ bao gồm hồ sơ được tạo ra từ các thiết bị kỹ -

thuật số và văn bản, hồ sơ được số hóa là những tài liệu có nguồn gốc từ định

dạng giấy và sau đó được chuyển đổi thành định dạng kỹ thuật số (thường thông

qua quét).

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử bao gồm các tính năng, các quy

trình quản lý luồng công việc, mẫu biểu, báo cáo định dạng kỹ thuật số, cung cấp

nhiều tiện ích như không mất nhiều thời gian tìm thông tin yêu cầu, các tính năng

kiểm tra, xác thực thông tin khi nhập liệu, xử lý, các tính năng phê duyệt, v.v. Thông

tin điện tử bao gồm các văn bản, hồ sơ được sinh ra từ các thiết bị kỹ thuật số như

máy ảnh, máy tính bảng, điện thoại thông minh, các ứng dụng công nghệ kỹ thuật số

như Microsoft Office, Autocad, v.v và các hồ sơ, văn bản được số hóa. Các văn bản,

hồ sơ được số hóa là những tài liệu có nguồn gốc từ định dạng giấy và sau đó được

chuyển đổi thành định dạng kỹ thuật số thông qua quy trình quét (State Records of

Western Australia, 2009).

Một số tác giả còn liệt kê một số tính năng liên quan đến hệ thống quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử, nhấn mạnh đến tính ưu việt của kho lưu trữ cơ sở dữ liệu tập trung

cho tất cả các tài liệu điện tử, khả năng tìm kiếm qua kho lưu trữ, kiểm soát nhiều

phiên bản của tài liệu cũng như sử dụng hiệu quả hơn trong việc áp dụng các từ ngữ

tên gọi chuyên môn công việc (một thuật ngữ nhất quán để mô tả thông tin thường

được gọi là master data). Các tính năng khác như sự tồn tại của giao thức kiểm soát

bảo mật tốt đáp ứng chính sách truy cập người dùng, quyền chỉnh sửa tài liệu, chính

sách lưu giữ và xóa tự động, cấu trúc phân loại được tiêu chuẩn hóa và truy vết kiểm

toán (quản lý thông tin trước và sau hiệu chỉnh, người hiệu chỉnh, ngày hiệu chỉnh,

ngày phê duyệt hiệu chỉnh).Việc sử dụng các tài liệu kỹ thuật số không chỉ có những

ảnh hưởng như trên, nó đòi hỏi một số các thay đổi khác như việc thay thế cho chữ

ký truyền thống với sự đảm bảo tính toàn vẹn, tính xác thực, không thoái thác và được

thừa nhận. Trong bối cảnh này, điều cốt yếu chính là vai trò của chữ ký điện tử hay

còn được gọi là chữ ký số (Thông tư 41/2017).

2.2.4 Mối quan hệ giữa quản lý quy trình công việc và quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử

Mentzas và cộng sự (2001), Hollingsworth (1995) định nghĩa quy trình công

việc là một tập hợp các nhiệm vụ được một tổ chức sắp xếp theo một trình tự để xử

lý công việc. Một tác vụ có thể được thực hiện bởi một hoặc nhiều hệ thống phần

mềm và / hoặc được thực hiện bởi một hoặc nhiều sự hợp tác của các đối tượng có

liên quan. Một quy trình công việc có trình tự các tác vụ, điều kiện mà khi nào tác vụ

đó sẽ được thực hiện, tiến hành xử lý, đồng bộ hóa dữ liệu và luồng thông tin của quy

trình công việc với các thông tin khác có liên đới.

Từ khái niệm trên, phát sinh công nghệ quy trình công việc cho phép một tổ

chức tự động hóa các quy trình công việc một cách hiệu quả hơn. Công nghệ quy

trình công việc phân phối các mục công việc bởi người dùng theo vai trò, nhiệm vụ,

chức năng của họ, cho biết cách thực hiện nhiệm vụ, theo dõi tiến trình của mục công

việc trong suốt quy trình, số liệu thống kê về tình hình đang thực hiện ở bước nào,

tiến độ ra sao, số lượng nghiệp vụ, hồ sơ đã được xử lý, số lượng nghiệp vụ đang chờ

xử lý ở các bước tác vụ.

Theo Aalst và Hee (2009), hệ thống quản lý luồng công việc là phần mềm

chung hỗ trợ quản lý các quy trình công việc bao gồm cả các luồng thông tin, dữ liệu

mà nó đang quản lý. Hệ thống email thường được sử dụng như một công cụ để chia

sẻ thông tin giữa những người khác nhau liên quan đến việc thực hiện một nhiệm vụ.

Mỗi ngày mỗi người nhận được rất nhiều thông tin trong hộp thư điện tử và đôi khi

không đáp ứng kịp thời các yêu cầu. Một hệ thống quy trình công việc hoạt động

tương tự như hộp thư điện tử nhưng cho phép mọi người dễ dàng xác định được tiến

độ công việc, công việc nào là cần thiết và chuyển tiếp thông tin cho người chịu trách

nhiệm cho tác vụ tiếp theo của quy trình. Theo thứ tự, hệ thống quy trình công việc

đảm bảo rằng các thông tin hợp lý được cung cấp cho đúng người có trách nhiệm vào

đúng thời điểm.

Theo Ávila và cộng sự (2015), quá trình số hóa không giới hạn ở việc quét và

quản lý tài liệu, nó cũng cho phép một tổ chức quản lý các quy trình công việc theo

hình thức mới. Khái niệm này đề cập đến việc tối ưu hóa các lưu đồ, điểm kết nối

thông tin thông qua các ứng dụng công nghệ, trong đó thông tin được truyền đạt và

lưu trữ ở định dạng kỹ thuật số để xúc tiến và tạo điều kiện cho các quy trình luôn

được giám sát, đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu điện tử. Vì vậy, có thể nói rằng

quá trình số hóa là kết quả từ sự hợp nhất giữa các khái niệm quản lý tài liệu điện tử

và quản lý quy trình công việc.

2.3 Sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại

các cơ quan, tổ chức công

2.3.1 Chính phủ điện tử đòi hỏi các chức năng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ

điện tử có sự cải tiến tương ứng

"Chính phủ điện tử" là một từ được ra đời những năm 50, được ghép từ hai từ

“chính phủ” và “điện tử” và dần được sử dụng phổ biến từ những năm 90. Liên Hiệp

Quốc định nghĩa:“Chính phủ điện tử là khái niệm về các cơ quan chính phủ sử dụng

công nghệ thông tin như mạng diện rộng, internet, các phương tiện di động để quan

hệ với người dân, với doanh nghiệp và bản thân các cơ quan chính phủ”. Ngân hàng

thế giới xác định:“Chính phủ điện tử là việc các cơ quan của chính phủ sử dụng một

cách có hệ thống công nghệ thông tin – truyền thông để thực hiện quan hệ với người

dân, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội, nhờ đó giao dịch của các cơ quan chính

phủ với người dân và các tổ chức sẽ được cải thiện, nâng cao chất lượng. Lợi ích thu

được sẽ là giảm thiểu tham nhũng, tăng cường tính công khai, sự tiện lợi, góp phần

vào sự tăng trưởng và giảm chi phí”.

Hai khái niệm trên đang được thừa nhận rộng rãi, là chiến lược cấp quốc gia

của nhiều nước trong đó có Việt Nam chuyển đổi thành một chính phủ điện tử, chuyển

đổi hình thức quản trị từ cai trị sang mô hình phục vụ, cung cấp dịch vụ công cho

người dân và doanh nghiệp, áp dụng các khái niệm về thương mại điện tử (ví dụ:

thông tin và tiếp thị thông qua các trang web, bán cho khách hàng trực tuyến) cho các

hoạt động của chính phủ. Trong bối cảnh này, Chính phủ điện tử đề cập đến việc

Chính phủ sử dụng các CNTT (như Mạng diện rộng, Internet và điện toán di động)

để trao đổi thông tin và dịch vụ với người dân, doanh nhân và các tổ chức chính phủ

khác. Nói cách khác, Chính phủ điện tử bao gồm các hoạt động của chính phủ diễn

ra bởi các quy trình kỹ thuật số qua mạng máy tính, thường là internet, giữa chính

phủ với các đối tượng hữu quan trong cộng đồng, người dân hay với các tổ chức,

doanh nghiệp trong khu vực tư nhân. Các hoạt động này thường liên quan đến việc

trao đổi thông tin điện tử (ví dụ: biểu mẫu của chính phủ, giấy phép lái xe, v.v.) để

có được hoặc cung cấp hoặc lấy thông tin hoặc hoàn thành các giao dịch tài chính.

Mặt khác, quản lý Chính phủ điện tử không chỉ là một trang web của chính phủ trên

Internet. Mục tiêu chiến lược của quản lý Chính phủ điện tử là hỗ trợ và đơn giản hóa

quản trị cho tất cả các bên: Chính phủ, công dân và doanh nghiệp. Việc sử dụng

CNTT có thể kết nối cả ba bên, hỗ trợ các quy trình và hoạt động.

Chính phủ điện tử là phương tiện điện tử để hỗ trợ và kích thích quản lý hành

chính tốt. Quản lý hành chính tốt có thể được coi là một sự thực thi của cơ quan kinh

tế, chính trị và hành chính để quản lý tốt hơn các vấn đề của một quốc gia ở tất cả các

cấp. Người dân ở các nước phát triển không khó để tưởng tượng ra một tình huống

trong đó mọi tương tác với chính phủ có thể được thực hiện thông qua một quầy 24

giờ một ngày, 7 ngày một tuần mà không phải xếp hàng trong một hàng chờ đợi dài.

Tuy nhiên, để đạt được mức độ hiệu quả và linh hoạt tương tự ở các nước phát triển

cho thấy điều này là có thể đáp ứng nếu các chính phủ sẵn sàng phân cấp trách nhiệm

và nếu họ bắt đầu sử dụng các phương tiện điện tử. Một dấu hiệu tiềm năng là các

nhà lãnh đạo từ một số quốc gia cam kết giới thiệu chính phủ điện tử và đang chứng

minh rằng bằng cách kết hợp công nghệ với các cách thức vận hành mới, chính phủ

có thể hiệu quả, minh bạch và đáp ứng nhanh hơn (Kovačič, 2006).

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử theo cách thức truyền thống chỉ có

chức năng quản lý văn bản, hồ sơ điện tử rõ ràng không đủ khả năng đáp ứng với

những yêu cầu của chính phủ điện tử. Có rất nhiều loại thông tin, văn bản, hồ sơ điện

tử được tạo ra bằng các định dạng khác nhau, lưu trữ trên nhiều thiết bị khác nhau

như thông tin trên email, thông tin động trên Web, công bố, báo cáo của cơ quan nhà

nước trên các trang Web. Các mô hình giao dịch trên chính phủ điện tử như với mô

hình giao dịch G2C (Government to Citizens) - giao dịch và cung cấp dịch vụ của

chính phủ trực tiếp cho người dân, các hóa đơn, các tư vấn, giải quyết khiếu nại trực

tuyến, dịch vụ thông tin trực tiếp 24/7, các thông tin giám sát, sự cố, v.v. sẽ tạo ra

nhiều văn bản, hồ sơ điện tử khác nhau. Điều này rõ ràng đòi hỏi hệ thống quản lý

văn bản và hồ sơ điện tử cần có những cải tiến đột phá để phục vụ cho chiến lược

triển khai Chính phủ điện tử.

2.3.2 Lợi ích của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức

công

Tiêu chuẩn ISO 15489 đề cập đến lợi ích của quản lý văn bản và hồ sơ là một

cách tiếp cận có hệ thống trong quản lý hồ sơ, điều cần thiết cho các tổ chức và xã

hội để bảo vệ và lưu giữ hồ sơ như là bằng chứng của các giao dịch.

Quản lý hồ sơ là điều cần thiết cho trách nhiệm công, chống tham nhũng, tăng

cường các quyền dân sự và nhân quyền, thúc đẩy luật pháp, phát triển thể chế và xã

hội, quản lý tài nguyên và tăng cường ổn định kinh tế toàn cầu (World Bank 2013).

Quản lý hồ sơ hiệu quả củng cố quản trị mở vì thông tin chính phủ được quản

lý tốt và có sẵn để người dân truy cập (IRMT, 2015).

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử giúp tổ chức cải thiện chất lượng

và hiệu quả thông tin tổng thể. Johnston và Bowen (2005) chỉ ra rằng những lợi ích

cơ bản là một quy trình (công việc) được thực hiện dễ dàng hơn (cần ít nỗ lực hơn),

được thực hiện nhanh hơn, chất lượng tốt hơn và việc tìm hiểu về công việc sẽ dễ

dàng hơn. Bằng cách áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử giúp tăng

hiệu quả quản lý hồ sơ tổ chức tổng thể và tăng năng suất cho các chuyên viên làm

việc trong tổ chức.

Việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tạo thuận lợi cho văn

hóa chia sẻ thông tin trong tổ chức, điều này dẫn đến việc cải thiện năng lực của từng

nhân viên. Julibert (2008) chỉ ra rằng “DARWIN có thể cho phép cân bằng đúng giữa

các yêu cầu bảo mật của một số thông tin tổ chức và lợi ích của việc chia sẻ kiến thức

và thông tin không nhạy cảm để tăng hiệu quả và tính minh bạch của tổ chức, cũng

như thúc đẩy phát triển năng lực cá nhân của mình” (tr.195).

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cung cấp một kho lưu trữ tập trung

của tổ chức, nơi dữ liệu có thể được lấy truy cứu dễ dàng thông qua việc kiểm soát

truy cập. Gunnlaugsdottir (2012) lập luận rằng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ

điện tử luôn có những tính năng được coi là tính năng bắt buộc phải có đối với bất kỳ

hệ thống quản lý chất lượng nào, bao gồm: phiên bản và kiểm soát truy cập, lưu trữ

an toàn trong cơ sở dữ liệu trung tâm với khả năng truy cập và truy xuất dễ dàng, và

theo dõi và truy xuất nguồn gốc. Điều này ngày càng là một tính chất trọng yếu khi

yếu tố số hóa cần truy xuất nguồn gốc, xuất xứ của dữ liệu nguồn. Ngoài ra, các tính

năng khác của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có thể giúp ích rất nhiều cho

các nhà quản lý hồ sơ trong việc kết hợp các sơ đồ phân loại thông tin với các cấu

trúc thư mục dựa trên yêu cầu của người dùng như bằng cách cung cấp các tùy chọn

chế độ xem khác nhau thông qua việc phân tích sử dụng dữ liệu lớn.

Maguire (2005) chỉ ra rằng một trong các lý do chính của hệ thống quản lý văn

bản và hồ sơ điện tử là giúp giảm trùng lặp dữ liệu trong tổ chức. Điều này không chỉ

cải thiện độ chính xác thông tin trong tổ chức mà còn cải thiện trong việc khai thác,

sử dụng nguồn lực của tổ chức một cách có hiệu quả.

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử còn có thể tăng cường khả năng

duy trì kho tri thức trong tổ chức. Điều này có nghĩa là khi một cán bộ nghỉ việc, cán

bộ thay thế có thể dễ dàng tiếp nhận công việc dựa trên các thông tin đã được lưu trữ

trong hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

2.4 Một số các nghiên cứu trước có liên quan

2.4.1 Nghiên cứu của Nguyen và Swatman (2009)

Nguyen và Swatman đã nghiên cứu về việc triển khai hệ thống quản lý văn

bản và hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức thuộc khu vực công ở tất cả các cấp

(Chính phủ, Bang và địa phương) của nước Úc. Chính phủ Úc theo Chiến lược quản

lý hồ sơ toàn chính phủ yêu cầu tất cả các cơ quan chính phủ thực hiện EDRMS vào

năm 2009 (Hồ sơ nhà nước Nam Úc, 2007). Thông qua cuộc nghiên cứu, tác giả chỉ

ra các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống quản lý văn

bản và hồ sơ điện tử như sau:

Bảng 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống

quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo Đào tạo đầy đủ và hỗ trợ liên tục Nhận thức và thực hành của văn thư, chuyên viên tạo và quản lý văn bản, hồ sơ Các chiến lược tuyệt vời của việc quản lý sự thay đổi Quản lý dự án tốt Đội ngũ triển khai tuyệt vời Tầm nhìn và kế hoạch hoạt động rõ ràng Quản lý và giám sát hiệu suất hệ thống Kế hoạch quản lý hồ sơ tốt Khác

Nguồn: Nguyen và Swatman (2009)

Tác giả nhấn mạnh “Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo”, “Đào tạo đầy đủ và hỗ trợ

liên tục” là các yếu tố quan trọng nhất cho việc áp dụng thành công hệ thống văn bản

và hồ sơ điện tử. “Nhận thức và thực hành”, “Chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả”

là các yếu tố quan trọng thứ hai sau “Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo”, “Đào tạo đầy đủ

và hỗ trợ liên tục” trong các tổ chức nơi mà nhân viên xem sự chấp nhận hệ thống là

một trở ngại lớn.

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo là rất quan trọng để áp dụng thành công hệ thống

EDRMS (Ellis, 2005; Fuzeau, 2005). Sự ủng hộ, tham gia của quản lý cấp cao sẽ giúp

phá vỡ các rào cản, chống đối, nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng

của việc áp dụng hệ thống EDRMS vào công tác quản lý, điều hành. Đào tạo đầy đủ

và hỗ trợ liên tục để nhân viên được trang bị đầy đủ kỹ năng, kiến thức về hệ thống

EDRMS, được hỗ trợ khi có nhu cầu bảm đảm sự thành công của việc áp dụng hệ

thống EDRMS (Maguire, 2005).

Tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống EDRMS cần được nhấn mạnh cho

nhân viên và quan điểm cho rằng quản lý văn bản, hồ sơ là một việc vặt hành chính

nên được thay đổi. Nếu không có kỷ luật trong công tác quản lý hồ sơ, các thói quen

xấu có xu hướng nhanh chóng được nhân rộng trong môi trường mới (Di Biagio và

Ibiricu, 2008). Khi nhận thức và thực hành của người dùng được cải thiện, sự chống

đối của người dùng sẽ không còn là vấn đề (Davis, 1993). EDRMS được liên kết với

“thay đổi” (Jeffrey-Cook, 2005), thay đổi nhận thức về văn bản, hồ sơ điện tử, thói

quen và trách nhiệm làm việc của cán bộ. Việc ứng dụng bất kỳ hệ thống mới nào

vào thực tiễn đều gặp phải sự chống đối của nhân viên đối với việc chấp nhận, thay

đổi (Miller, 2005). Chiến lược quản lý thay đổi bao gồm công tác truyền thông là một

trong những yếu tố cốt lõi của việc áp dụng EDRMS thành công (Wilkins, 2007).

2.4.2 Nghiên cứu của McLeod và cộng sự (2010)

McLeod và cộng sự (2010) đã tập trung nghiên cứu, điều tra các vấn đề, các

khó khăn của việc triển khai và áp dụng hệ thống EDRMS. Tác giả đã tập hợp, phân

tích các nghiên cứu trước về EDRMS từ năm 1996 đến năm 2009. Hơn 1.700 nghiên

cứu trước được xem xét trong đó hơn 500 nghiên cứu được phân tích chi tiết. Tác giả

tổ chức các đợt khảo sát, điều tra các tổ chức, doanh nghiệp áp dụng hệ thống

EDRMS, một loạt các hội thảo, tọa đàm với các tổ chức đã áp dụng thực tế. Từ cuộc

điều tra, nghiên cứu, tác giả đúc kết các các yếu tố mang lại thành công của việc áp

dụng hệ thống EDRMS.

Tác giả chỉ ra ba nhóm yếu tố chính yếu ảnh hưởng đến sự thành công của việc

áp dụng hệ thống EDRMS, bao gồm nhóm yếu tố con người, nhóm yếu tố quy trình

và nhóm yếu tố công nghệ. McLeod và cộng sự nhấn mạnh cả ba nhóm yếu tố này

(con người – quy trình – công nghệ) được liên kết chặt chẽ với nhau, trong đó nhóm

yếu tố con người có tầm ảnh hưởng chủ chốt nhất đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống EDRMS vì liên quan đến con người luôn mang nhiều thách thức về vấn đề

văn hóa tổ chức, nhận thức, kiến thức, kỹ năng và khả năng chấp nhận sự thay đổi.

Theo Nolan và Fung Brown (2002), người dùng sẽ không muốn sử dụng hệ

thống thông tin một cách hữu hiệu nhất trừ khi họ cảm thấy các hệ thống được thiết

kế vì lợi ích của họ, có sự tham gia của họ. Nghiên cứu của Anderson và cộng sự

(2011) cũng đưa ra kết quả nghiên cứu tương tự đồng tình với kết quả nghiên cứu

trên. Sự tương tác giữa con người – quy trình – công nghệ bao gồm các quy trình

công nghệ hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ, hoạt động, quản lý, điều hành, ảnh hưởng

đến các quy trình hiện có, đòi hỏi con người cần có sự thay đổi nhận thức, thói quen,

làm quen và thao tác thực hành trên quy trình điện tử mới. Nhu cầu tích hợp hệ thống

EDRMS vào các quy trình và hệ thống nghiệp vụ, quản lý, điều hành sẽ cần tiến hành

phân tích lại nghiệp vụ, thực hiện tái cấu trúc, cải tổ quy trình. Điều này dẫn đến việc

tổ chức cần ban hành các chính sách, quy chế, quy định mới phù hợp với môi trường

công nghệ điện tử.

Bảng 2.2: Các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống EDRMS tại chính phủ các nước

STT Yếu tố Thang đo

1 Con người Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo 2

4 5 Sự hợp tác, cộng tác của các đối tượng hữu quan có liên quan, sự tham gia của người dùng Các cán bộ cần có kiến thức, kỹ năng phù hợp với môi trường làm việc trên nền tảng công nghệ điện tử Huấn luyện và đào tạo Nguồn lực cần thiết cho việc triển khai và vận hành hệ thống EDRMS

6 Quy trình Các chính sách, quy định, hướng dẫn, thủ tục phù hợp với

7 8

9 phương thức quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Phân công vai trò, trách nhiệm rõ ràng Kiểm soát nhân viên: Ngăn chặn cách làm việc đối phó; yêu cầu / thực thi tuân thủ các quy trình / hệ thống mới Các yêu cầu quản lý sự chuyển đổi về quy trình, cách thức, phương thức làm việc

10 Công nghệ Thiết kế tốt kiến trúc hạ tầng hệ thống quản lý văn bản và hồ

sơ điện tử Tích hợp hệ thống và công nghệ Lập kế hoạch và quản lý dự án Nguồn lực cần thiết cho vận hành hệ thống 11 12 13

Nguồn: McLeod và cộng sự (2010)

Nghiên cứu của Alshibly và cộng sự (2016) cho thấy tính sẵn sàng của công

nghệ, chức năng, hiệu quả thân thiện người dùng, tiện ích, tích hợp hệ thống, sự ủng

hộ của cấp lãnh đạo, đào tạo, tham gia người dùng, tính khả dụng của trang thiết bị,

chính sách, thủ tục quản lý EDRMS là các yếu tố quan trọng mang đến sự thành công

của việc áp dụng hệ thống EDRMS. Nghiên cứu cũng đề cập đến việc cần chỉ ra hiệu

quả và lợi ích của việc áp dụng EDRMS cho người dùng để thay đổi nhận thức, giảm

sự phản đối người dùng với việc áp dụng hệ thống EDRMS, từ đó sẽ tăng khả năng

thành công với việc áp dụng hệ thống EDRMS.

2.4.3 Nghiên cứu của Abdulkadhim và cộng sự (2015)

Từ việc tổng hợp, phân tích hơn 600 nghiên cứu của các tác giả trước về đề tài

áp dụng hệ thống EDRMS trong chính phủ từ lý thuyết đến thực tiễn, tác giả

Abdulkadhim và cộng sự (2015) đã chỉ ra 14 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của

việc áp dụng hệ thống EDRMS trong chính phủ, như sau:

Bảng 2.3: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

EDRMS trong chính phủ

STT Yếu tố Thang đo

Tổ chức Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

1 2 3

5 6 Công nghệ

7 8

9 10 11

dùng

12 Người 13 14 Kế hoạch ngân sách dành cho việc áp dụng hệ thống EDRMS Kế hoạch chiến lược bảo đảm của việc áp dụng thành công hệ thống EDRMS Các quy định EDRMS về việc lưu hành văn bản, quy tắc lưu trữ, chính sách an toàn và vai trò trách nhiệm trách nhiệm của các bên Sự hợp tác, tham gia của các đối tượng hữu quan có liên quan Hạ tầng CNTT (ví dụ phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng) bảo đảm việc việc hành hệ thống EDRMS một cách hiệu quả Nguồn lực nhân sự CNTT Các chức năng của văn bản, hồ sơ trong hệ thống EDRMS phải bảo đảm không bị thay đổi hay sử dụng trái phép Các yêu cầu của người dùng Chất lượng dữ liệu Tích hợp hệ thống EDRMS với các hệ thống hiện hành của tổ chức Sự nhận thức, thực hành của cán bộ Đào tạo nhân viên Sự chống đối của nhân viên từ việc thay đổi hệ thống từ định dạng giấy sang hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử EDRMS

Nguồn: Abdulkadhim và cộng sự (2015)

Tác giả Abdulkadhim và cộng sự (2015) đã chứng minh rằng sự ủng hộ của

cấp lãnh đạo là rất cần thiết do sự phức tạp và quy mô của việc chuyển đổi không chỉ

quy trình làm việc, thói quen mà cả cách thức hợp tác giữa các bên liên quan, chuyển

đổi hệ thống, v.v. Tác giả đã chỉ ra cấp lãnh đạo thể hiện sự ủng hộ thông qua việc

ủng hộ cách thức tiếp cận, đưa ra các chỉ đạo gắn kết ứng dụng CNTT vào công tác

quản lý điều hành, yêu cầu toàn thể cán bộ, nhân viên cùng hợp tác, tham gia, yêu

cầu nâng cao ý thức chấp hành, chia sẻ kiến thức EDRMS trong toàn tổ chức. Nghiên

cứu của tác giả tương tự như kết quả nghiên cứu của Nguyen và Swatman (2009),

McLeod và cộng sự (2010), Yaacob và Mapong (2011). Tác giả Abdulkadhim và

cộng sự (2015) chỉ ra rằng ngân sách dành cho hệ thống EDRMS, hạ tầng CNTT và

nguồn lực nhân sự CNTT thường được công nhận là các yếu tố quan trọng đề cập

trong các đề tài nghiên cứu của các tác giả khác về việc áp dụng thành công hệ thống

EDRMS vào công tác quản lý, điều hành. Tác giả nêu rõ cần có kinh phí được phân

bổ, dành riêng cho việc áp dụng hệ thống EDRMS và đào tạo nhân viên. Một số

nghiên cứu khác cũng đồng quan điểm với nghiên cứu của tác giả như nghiên cứu

của Studer (2004), Krabina và Stoeckler (2010), Asogwa và Brendan (2012).

Theo Tough và Mohammad (2009), hạ tầng và nhân sự CNTT được coi là các

yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc áp dụng thành công hệ thống EDRMS vì đó là

các yếu tố nền, cơ bản, cơ sở hạ tầng cần thiết cho việc thiết lập và bảo đảm việc vận

hành hệ thống CNTT, có lộ trình và sáng kiến hoàn thiện cách chức năng, dịch vụ

của hệ thống EDRMS.

Bên cạnh đó, tác giả Abdulkadhim và cộng sự (2015) cũng xác định các yếu

tố quan trọng khác như kế hoạch chiến lược bảo đảm việc áp dụng thành công hệ

thống EDRMS bao gồm kế hoạch hỗ trợ người dùng, kế hoạch nâng cao chuyên môn,

nghiệp vụ phù hợp với hệ thống mới, kế hoạch tuyên truyền, giải thích về hệ thống

EDRMS, những sự thay đổi trong vai trò, trách nhiệm của các phòng, của cán bộ,

chức năng hệ thống EDRMS, yêu cầu người dùng, chất lượng dữ liệu là các yếu tố

ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS. Tác giả cũng chứng

minh, các quy định EDRMS như các quy định về việc lưu hành văn bản, hồ sơ điện

tử, quy tắc lưu trữ, chính sách an toàn và vai trò trách nhiệm trách nhiệm của các bên,

các chương trình đào tạo và các kế hoạch hành động nhằm nâng cao khả năng nhận

thức, giảm sự chống đối của của người dùng, việc hợp tác của các bên có liên quan

cũng có tác động đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS.

2.4.4 Nghiên cứu của Haslinda và cộng sự (2014)

Bên cạnh các nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc

áp dụng hệ thống quản lý văn bản, và hồ sơ điện tử thì một số các tác giả khác đã

nghiên cứu, phân tích các yếu tố dẫn đến thất bại của việc áp dụng từ đó đúc kết các

yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của hệ thống CNTT. Tác giả Haslinda và cộng

sự (2014) đã phân tích, nghiên cứu “Chương trình chuyển đổi kinh tế” do chính phủ

Malaysia phát động năm 2010, xem xét nguyên nhân vì sao dẫn đến thất bại của việc

áp dụng hệ thống EDRMS tại các cơ quan chính phủ Malaysia. Haslinda và cộng sự

(2014) chỉ ra các nguyên nhân gốc rễ của việc thất bại dự án EDRMS bao gồm các

nguyên nhân sau:

- Các yếu tố quản lý:

+ Thiếu sự tham gia của người dùng.

+ Không có khả năng quản lý các rủi ro như phạm vi, mục tiêu.

+ Không ước tính đủ khối lượng công việc.

+ Phá vỡ hợp đồng.

+ Thiếu kế hoạch, kỹ năng và kiến thức quản lý.

+ Quản lý không có kiến thức CNTT phù hợp.

- Các yếu tố của lãnh đạo cấp cao:

+ Không có năng lực quyết định dự án CNTT.

+ Không có sự ủng hộ của cấp lãnh đạo.

- Các yếu tố công nghệ:

+ Thiết kế, công nghệ sử dụng không tương ứng với công nghệ hiện tại.

+ Chất lượng tính năng kém.

+ Cấu hình phần cứng của hệ thống không đủ đáp ứng.

Các yếu tố tổ chức: -

+ Quá quan liêu trong việc ra quyết định.

Các yếu tố quy mô/phức tạp -

+ Lãnh đạo cấp cao quá kỳ vọng vào hệ thống CNTT.

+ Hệ thống CNTT quá lớn và quá phức tạp.

- Các yếu tố quy trình

+ Các yêu cầu người dùng không đáp ứng.

+ Người dùng không có tham gia vào quy trình kiểm tra chấp nhận hệ

thống CNTT.

+ Không tiến hành tái cấu trúc quy trình, thiết lập, ban hành quy trình

trước khi triển khai hệ thống CNTT.

+ Không có quy trình thẩm định, đánh giá hệ thống CNTT.

+ Quy trình trao đổi giữa người dùng và đơn vị triển khai về yêu cầu

người dùng không hiệu quả.

Hình 2.2: Các nguyên nhân gốc rễ của việc thất bại hệ thống CNTT tại các cơ

quan chính phủ Malaysia

Nguồn: Abdulkadhim và cộng sự (2014)

2.4.5 Nghiên cứu của Hans (2003)

Hans (2003) đã nghiên cứu về mối quan hệ giữa sự cần thiết thay đổi quy trình

quản lý, điều hành nhằm đáp ứng chiến lược phát triển theo định hướng chính phủ

điện tử. Mục đích nghiên cứu nhằm chỉ ra các yếu tố của việc chuyển đổi bảo đảm sự

thành công chuyển đổi lên chính phủ điện tử trong đó hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử là một trong các cấu phần cốt lõi của chính phủ điện tử.

Theo Hans (2003), Gunasekaran và Nath (1997), Pardo và Scholl (2002) chính

phủ điện tử đòi hỏi cái nhìn toàn diện về tổ chức chính phủ, văn hóa, hệ thống, quy

trình và các bên liên quan, tầm nhìn năng động và dài hạn của quá trình chuyển đổi.

Gunasekaran và Nath (1997) nhận xét hệ thống CNTT với vai trò là nhân tố thúc đẩy,

đòi hỏi tổ chức phải tái cấu trúc quy trình theo hướng hiệu quả.

Theo Freeman (1984), sự thay đổi quy trình nghiệp vụ thường ảnh hưởng đến

nhiều hoạt động, chức năng của tổ chức. Nếu không có sự hỗ trợ, hợp tác chéo của

các phòng, các bên có liên quan thì có thể ảnh hưởng đến sự thay đổi quy trình, và

quy trình có thể bị đứt gãy. Nghiên cứu của Hans (2003) nhấn mạnh yếu tố quy trình

quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ảnh hưởng đến thành công của chính phủ điện tử phụ

thuộc vào sự tham gia và hợp tác của các đối tượng hữu quan chủ chốt.

Về yếu tố công nghệ, Relya (2002), Hans (2003) chỉ ra rằng theo các quy định

của pháp luật và các quy tắc thông lệ tốt nhất yêu cầu thì mọi hoạt động, giao dịch và

tương tác của chính phủ phải được ghi lại để rà soát, giám sát, kiểm toán cũng như

cho các mục đích đánh giá khác. Trong bối cảnh này, chính phủ điện tử đặt ra một

thách thức lớn mới liên quan đến yếu tố công nghệ của cả một chuỗi quy trình từ việc

từ việc khởi tạo văn bản và hồ sơ điện tử, bảo trì, bảo quản đến tính bảo mật, tính

toàn vẹn và khả năng tiếp cận hồ sơ của chính phủ. Điều này chứng tỏ yếu tố công

nghệ, yếu tố quy trình quản lý hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có sự liên

kết với nhau chặt chẽ.

Hammer và Chmpy (1993) cho rằng, trước khi áp dụng hệ thống CNTT thì các

quy trình nghiệp vụ hiện tại cần phải được phân tích, thiết kế và sắp xếp lại hợp lý.

Công tác này thường được tiến hành bằng cách rà soát, xem xét chi tiết tất cả các quy

trình nghiệp vụ, hạ tầng CNTT, hệ thống CNTT, kỹ năng, nguồn lực nhân sự CNTT,

đặc điểm văn hóa, môi trường tổ chức, các điều kiện bên trong cũng như bên ngoài.

Việc phân tích kỹ lưỡng sẽ tăng khả năng thành công của việc áp dụng hệ thống

CNTT vào công tác quản lý, điều hành tại các cơ quan chính phủ (Hans, 2003; Grover

và cộng sự, 1998; Prado và Scholl, 2002).

Nghiên cứu của Caudle và Champy (1994) về chìa khóa thành công từ kinh

nghiệm thực tiễn trong chính phủ thì sự thay đổi quy trình là một công việc phức tạp

liên quan, ảnh hưởng đến nhiều lợi ích của các bên liên quan thì việc chia sẻ kinh

nghiệm cả về kỹ thuật lẫn cách thức tổ chức công việc, sự chuẩn bị môi trường làm

việc chu đáo cần phải được tiến hành để nâng cao nhận thức, gia tăng việc thực hành

của cán bộ. Hans (2003) cũng đồng tình với quan điểm trên, để việc áp dụng các hệ

thống của chính phủ điện tử thành công thì kiến thức và kinh nghiệm tổ chức về chính

phủ điện tử phải được phát triển nội bộ.

Các nghiên cứu của Poon và Wagner (2001), Sarker và Lee (1999), Walston và

Bogue (1999), Mallailieu và cộng sự (2002), Kambil và cộng sự (2002) nhấn mạnh

vai trò của cấp lãnh đạo, sự ủng hộ của cấp lãnh đạo là yếu tố rất cần thiết, tác động

trực tiếp đến việc thay đổi quy trình nghiệp vụ toàn diện phù hợp với hệ thống CNTT,

chỉ đạo sự hợp tác của các bên liên quan, cùng nhau xây dựng, tái cấu trúc quy trình.

Theo Beaumaster (2002), mặc dù cấp lãnh đạo thường không có trình độ, kiến thức

chuyên môn sâu rộng về CNTT, nhưng do phạm vi, sự tác động đến quy mô tổ chức,

tầm quan trọng của các quyết định liên quan đến CNTT, đòi hỏi cấp lãnh đạo cần

phải tham gia và có ý kiến chỉ đạo. Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo là rất quan trọng, dập

tắt các ý định chống đối với yêu cầu thay đổi, đòi hỏi sự nỗ lực của cán bộ, các phòng

có liên quan về việc hợp tác, nâng cao năng lực, nhận thức để phù hợp với các công

việc, quy trình điện tử hóa trong chính phủ (Chen và Gant, 2001). Theo Hans (2003),

sự tham gia tích cực và cam kết tiếp tục của lãnh đạo chính phủ cấp cao là không thể

thiếu đối với sự thành công của bất kỳ hệ thống CNTT trong chính phủ điện tử.

2.4.6 Tóm tắt một số các nghiên cứu khác

Alshibly và cộng sự (2016) đã tóm tắt các nghiên cứu trước về các yếu tố ảnh

hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong các tổ chức.

Bảng 2.4: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

EDRMS trong các tổ chức

Thang đo Nguồn

Kiến trúc sẵn sàng Hạ tầng sẵn sàng Quy trình sẵn sàng Yếu tố Tính sẵn sàng của công nghệ

Hassibian (2013); Hjelt (2006); Kemoni (2009); McLeod (2011); Vevaina (2007); Wilkins (2009); Asogwa (2012) Jones (2012); Leikums (2012); McLeod (2011); Nguyen (2009); Smyth (2005) Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Đào tạo và sự tham gia

Björk (2006); Gunnlaugsdóttir (2009); Jones (2012); Kain và Koshy (2013); Leikums (2012); Maguire (2005); McLeod (2011); Smyth (2005); Wilkins (2009)

Nguồn lực sẵn sàng

Asogwa (2013); Jones (2012); McLeod (2011); Smyth (2005); Vevaina (2007); Wilkins (2009)

Sự cam kết của cấp lãnh đạo, người đứng đầu hệ thống EDRMS Cấp lãnh đạo khuyến khích việc khai thác hệ thống EDRMS Tầm nhìn rõ ràng được phát triển hướng đến các mục tiêu của tổ chức Cấp lãnh đạo khuyến khích việc trao đổi, truyền thông chính thức và bên lề Đạt được cam kết và hỗ trợ của ban tổng giám đốc Kế hoạch và quản lý dự án Cung cấp cán bộ đầy đủ thông tin, kiến thức về EDRMS thông qua hình thức đào tạo Đào tạo đầy đủ và hỗ trợ người dùng Nhân viên được đào tạo về các kỹ năng đặc thù công việc EDRMS Sự tham gia của người dùng cuối vào EDRMS Cấp quản lý luôn luôn cập nhật kiến thức Sự hợp tác, tham gia của tất cả các bên có liên quan bao gồm tất cả các phòng ban, các tổ chức, đối tác của tổ chức Chủ động khuyến khích nhân viên tham gia trong các quyết định có liên quan đến EDRMS Các kinh nghiệm đúc kết / phát triển cơ sở hạ tầng cần thiết Đủ nguồn tài chính cung cấp, hỗ trợ cho việc triển khai EDRMS Nguồn lực sẵn sàng Nguồn lực kỹ thuật (ví dụ, phần mềm, thiết bị) được cung cấp Kế hoạch mua sắm theo yêu cầu Chức năng EDRMS

Nguồn

Yếu tố Các yếu tố liên quan đến kỹ thuật Cho (2007); Hung (2009); Jones (2012); Knowles (1995); Maguire (2005); McLeod (2011); Nguyen (2009); Wilkins (2009)

Môi trường làm việc và văn hóa

Grange và Scott (2010); Hassibian (2013); Henriksen và Andersen (2008); Hjelt và Björk (2007); Leikums (2012); McLeod (2011); Nguyen (2009); Smyth (2005); Williams (2005)

Thang đo Tính hiệu quả của EDRMS Tính hiệu suất của EDRMS Thân thiện người dùng của EDRMS Tính khả dụng và dễ hiểu của kết quả Tích hợp các hệ thống và công nghệ Trình bày các lợi ích Kiểm thử và thí điểm Các chính sách và hướng dẫn Thông tin Căng chỉnh các dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức Bảo đảm dự án có kế hoạch rõ ràng, cụ thể Quản lý sự thay đổi Chia sẻ kinh nghiệm Tinh thần hợp tác và làm việc nhóm Hỗ trợ nhóm giải quyết các vấn đề

Nguồn: Alshibly và cộng sự (2016)

2.5 Mô hình nghiên cứu đề xuất

Trên cơ sở lý thuyết về quản lý hồ sơ, điện tử, kế thừa các nghiên cứu của

Nguyen và Swatman (2009), McLeod và cộng sự (2010), tác giả đề xuất mô hình

nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản và hồ sơ điện tử gồm 5 yếu tố: (1) Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo; (2) Quy

trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử; (3) Sự hợp tác tham gia của các phòng ban; (4)

Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức; và (5) Công nghệ. Dưới đây tác giả sẽ

trình bày chi tiết khái niệm các yếu tố này và mối quan hệ của chúng với sự thành

công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

2.5.1 Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Theo Paarlberg (2008), vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng, là người đưa

ra các quyết định, đường lối, tạo môi trường làm việc thuận lợi để cán bộ thưc ̣ hiện

tốt công việc. Khi cán bộ hiểu được sự tận tụy của người lãnh đạo, sự ủng hộ của lãnh

đạo trong việc triển khai các dự án CNTT nhằm phục vụ cho mục tiêu của Chính phủ,

thay đổi môi trường làm việc theo hướng tích cực, hiệu quả thì họ sẽ tự giác nâng cao

động lực phục vụ cho tổ chức, hoàn thành các nhiệm vụ đề ra. Một trong những nhiệm

vụ của người lãnh đạo là truyền đạt, xây dựng niềm tin giúp nhân viên có động lực

nhằm hoàn thành các hoạt động phục vụ mục tiêu tổ chức đề ra (Moynihan và Pandey,

2007).

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo đã được kiểm chứng là yếu tố quan trọng trong

việc đảm bảo thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS (Ellis, 2005; Dịch vụ

dân sự Bắc Ireland 2006; Wilkins, 2007). Nếu sự ủng hộ của cấp lãnh đạo được thể

hiện ngay từ đầu khi bắt đầu triển khai dự án, cấp lãnh đạo sẽ đưa các đường hướng

chỉ đạo (Fuzeau, 2005), cũng như giúp thúc đẩy sự quan tâm của nhân viên đối với

dự án; và có thể sẽ dẫn đến một nền văn hóa lưu trữ được cải thiện, cũng như một dự

án thực hiện hiệu quả hơn.

Các nghiên cứu của Nguyen (2009); McLeod và cộng sự (2010); Haslinda và

cộng sự (2014), đều khẳng định rằng sự ủng hộ của cấp lãnh đạo là yếu tố có ảnh

hưởng quyết định đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử. Do vậy, có thể đề xuất giả thuyết sự ủng hộ của cấp lãnh đạo tác động

dương đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Giả thuyết H1: Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo tác động dương (+) đến sự thành công

của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

2.5.2 Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Trong phân tích các quy trình quản lý, điều hành có thể phát hiện ra các lĩnh

vực phân mảnh quan trọng, cho thấy tiềm năng hợp lý hóa, tiềm năng thay đổi và hợp

lý hóa hoàn toàn xuất hiện khi phân tích tiến tới các phân tích quy trình chi tiết công

việc (Alavi và cộng sự, 1995; Scholl, 2002). Phân tích quy trình hoạt động, phân tích

quy trình công việc và đánh giá các hệ thống CNTT tiềm năng, có thể thể hiện các

quy trình công việc hợp lý cần được tiến hành song song vì chúng phụ thuộc vào nhau

ở một mức độ nhất định (Giaglis, 1999). Trong các cơ quan nhà nước, phân tích quy

trình công việc chi tiết cũng giúp khám phá các dòng kiểm soát và quyền sở hữu chính

xác của một quy trình và quy trình công việc nhất định.

Theo Aalst và Hee (2009), quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử quy định

các nguyên tắc từ việc khởi tạo, ghi nhận, xử lý, lưu trữ và bảo quản các văn bản, hồ

sơ điện tử. Các nguyên tắc này cũng chỉ định loại văn bản, hồ sơ được xem là loại

văn bản, hồ sơ điện tử như văn bản, hồ sơ dưới định dạng word, email, thông tin dữ

liệu trên trên web và các bản ghi trong cơ sở dữ liệu. Các quy định nhấn mạnh rằng

các văn bản, hồ sơ điện tử đã được ký duyệt nên được xem như là bằng chứng tài liệu

cho công tác quản lý, điều hành, hoạt động của đơn vị.

Fisher và Wesolkowski (1998) cho rằng việc áp dụng CNTT vào tổ chức đòi

hỏi cần có sự thay đổi các quy trình. Theo Nguyen (2009), việc kế hoạch quản lý hồ

sơ không bài bản có ảnh hưởng tiêu cực đến việc áp dụng vì cán bộ cần có thời gian

thay đổi, quen thuộc với hệ thống. Hans (2003) nhấn mạnh để áp dụng thành công hệ

thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử thì yếu tố quy trình là một trong các yếu tố chủ

chốt. Hans (2003) đã chỉ ra các nỗ lực thay đổi quy trình hoạt động, điều hành; quy

trình làm việc khi áp dụng chính phủ điện tử sẽ làm tăng tỷ lệ thành công. Do vậy, có

thể đề xuất giả thuyết quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tác động dương đến sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Giả thuyết H2: Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tác động dương (+) đến sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

2.5.3 Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban

Quản lý thay đổi đã được xác định là một yếu tố quan trọng khác cho dự án

triển khai EDRMS vì EDRMS tạo điều kiện thay đổi cách mọi người làm việc, trong

khi chính hệ thống (tức là công nghệ) là nơi thực thi sự thay đổi đó (Jeffrey-Cook

2005). Để quản lý tốt hơn sự thay đổi này, một số chiến lược có thể được phát triển

trong các lĩnh vực gồm có thay đổi văn hóa, thay đổi quy trình, tham vấn và hợp tác

về các cách thức làm việc mới (Ellis 2005). Thực hiện một cách tiếp cận chiến lược

để quản lý thay đổi làm tăng cơ hội các phòng, ban chấp nhận hệ thống (Miller, 2005).

Các phòng, ban nhận thức được lợi ích của hệ thống thay vì coi đó là một nhiệm vụ

bổ sung và không mong muốn (Williams, 2005).

Mặc dù rõ ràng là những thay đổi trong quy trình công tác, quản lý và tinh thần

nhân viên có liên quan đến việc triển khai các hệ thống có mức độ tác động toàn tổ

chức (Bingi, Sharma, 1999), yếu tố quan trọng nhất đáng chú ý trong các dự án

EDRMS là làm thế nào quản lý được các phòng, ban thay đổi trong thói quen làm

việc hàng ngày của họ. Đặc biệt là trong các tình huống mà việc lưu trữ hồ sơ đã bị

xử lý tồi tệ trong một thời gian dài (Boisdeffre, 2006) hoặc bị coi là một công việc

nhàm chán bởi những người ở vị trí quyền lực (Hughes, 2003). Đó là quản lý nhận

thức về hành vi của những người có liên quan đến công tác khởi tạo, ghi nhận, xử lý,

lưu trữ văn bản và hồ sơ xác định khả năng thành công của việc áp dụng hệ thống -

chứ không phải là công nghệ hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác của việc triển khai hệ

thống.

Theo Nolan và Fung Brown (2002); Anderson và cộng sự (2011), hệ thống

thông tin là do con người tạo nên. Nếu hệ thống không phục vụ cho chính mục đích

người dùng thì người dùng sẽ không có nhu cầu sử dụng hệ thống. Tuy nhiên, do đặc

thù của hệ thống trong các tổ chức không chỉ phục vụ cho một người, một mục đích

mà thường phục vụ cho nhiều phòng ban với các mục đích khác nhau. Vì thế, sự tham

gia của các phòng ban là yếu tố cần thiết cho sự thành công của việc áp dụng hệ thống

quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Tương tự với kết quả nghiên cứu trên, McLeod và

cộng sự (2010) cũng chỉ ra rằng, sự hợp tác, cộng tác của các phòng ban có liên quan

cũng là yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng thành công hệ thống EDRMS trong chính

phủ. Do vậy, có thể đề xuất giả thuyết sự tham gia của các phòng ban tác động dương

đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Giả thuyết H3: Sự tham gia của các phòng ban tác động dương (+) đến sự thành

công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

2.5.4 Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức

Phát triển kinh nghiệm và kiến thức tổ chức nội bộ, sẵn sàng bổ sung các kỹ

năng bên ngoài là rất cần thiết trong mọi lĩnh vực hoạt động. Ngoài các yếu tố có thể

số hóa, nguồn tri thức luôn là phần quan trọng trong khả năng của tổ chức (Kogut và

Zander, 1992, 1995; Nelson và Winter, 1982; Spender, 1996). Để có thể ứng dụng hệ

thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vào công tác điều hành, quản lý một cách nhuần

nhuyễn thì việc nhận thức được ý nghĩa, mục tiêu, lợi ích của việc ứng dụng công

nghệ và thực hành vào công việc luôn là yếu tố quan trọng. Tuy nhiên để làm được

việc này, cán bộ công chức cần được trang bị các kỹ năng kỹ thuật đầy đủ để tương

tác với hệ thống mới. Johnson và Bowen (2005), ủng hộ quan điểm này bằng cách

lưu ý rằng nếu các yếu tố con người của dự án là quan trọng, cán bộ công chức phải

được chăm sóc đặc biệt, phải được đào tạo. Đào tạo nên được sử dụng như một phần

của quy trình quản lý thay đổi.

Sử dụng CNTT được định nghĩa là tần suất người dùng sử dụng hệ thống

CNTT nhất định. Theo Davis (1993), có một mối quan hệ trực tiếp giữa thái độ đối

với việc sử dụng và có thực tế sử dụng hệ thống. Venkatesh (2003, 2012) đã minh

chứng mối quan hệ giữa ý định sử dụng và thực tế có sử dụng hệ thống.

Việc triển khai EDRMS hoàn chỉnh không có nghĩa là người dùng chấp nhận

áp dụng hệ thống. Nếu không có đào tạo liên tục, bồi dưỡng và hỗ trợ kịp thời, có

nhiều nguy cơ là người dùng sẽ ngừng sử dụng nó (Maguire, 2005). Chăm sóc hậu

mãi hiệu quả và kịp thời từ các nhà cung cấp (Văn phòng Hồ sơ Công cộng Bắc

Ireland, 2005; Dịch vụ Dân sự Bắc Ireland, 2006) và các chuyên gia CNTT hỗ trợ tại

nơi làm việc (Williams, 2005) giúp xây dựng niềm tin của người dùng đối với hệ

thống mới (Miller, 2005).

Theo Nguyen và Swatman (2009), việc đào tạo đầy đủ và hỗ trợ liên tục, nhận

thức và thực hành của văn thư, chuyên viên tạo và quản lý văn bản, hồ sơ là các yếu

tố ảnh hưởng trọng yếu đến việc triển khai hiệu quả hệ thống EDRMS chỉ xếp sau

yếu tố quan trọng nhất là sự ủng hộ của cấp lãnh đạo. McLeod và cộng sự (2010)

cũng chỉ ra cán bộ cần có kiến thức, kỹ năng phù hợp với môi trường làm việc trên

nền tảng công nghệ điện tử, được huấn luyện và đào tạo. Tổ chức có các kiểm soát

ngăn chặn cách làm việc đối phó trên hệ thống, yêu cầu cán bộ thực thi tuân thủ theo

các chính sách, thủ tục, quy trình để bảo đảm sự thành công của việc áp dụng hệ thống

EDRMS trong chính phủ. Do vậy, có thể đề xuất giả thuyết nhận thức, thực hành của

cán bộ công chức tác động dương đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Giả thuyết H4: Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức tác động dương (+) đến

sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

2.5.5 Công nghệ

Hiệu suất mong đợi đề cập đến việc người dùng nhận thức về thành công trong

công việc do sử dụng Hệ thống thông tin và công nghệ. Yếu tố này đã được xác nhận

cả trong bối cảnh tự nguyện và bắt buộc (Venkatesh, 2003; Lu, 2009, Kijsanayotin,

2009; Zhou, 2010). Người dùng nghĩ rằng EDRMS có lợi vì nó tăng tốc công việc,

cải thiện năng suất, hữu ích trong việc thực hiện các nhiệm vụ của họ.

Theo McLeod và cộng sự (2010), phát triển các nguyên tắc và quy trình

EDRMS bao gồm các khái niệm, tự động hóa các quy trình của quản lý hồ sơ và các

quy trình khác, sự tương tác giữa CNTT và quy trình hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ,

hoạt động, quản lý, điều hành, ảnh hưởng đến các quy trình hiện có (bao gồm các quy

trình của quản lý hồ sơ) và tạo ra các quy trình mới, các yêu cầu tích hợp EDRMS

vào các quy trình và hệ thống nghiệp vụ, quản lý điều hành cũng như cần tiếp tục

thực hiện một số quy trình thủ công dựa vào nhân viên thực thi, thao tác và xử lý trên

công nghệ. Các vấn đề pháp lý, nghiệp vụ, điều hành, quản lý và xã hội cần đảm bảo

tính bảo mật của hồ sơ, cải thiện quyền truy cập, tình trạng pháp lý và sự chấp nhận

pháp lý của hồ sơ điện tử, tìm kiếm, truy xuất hồ sơ điện tử.

Theo Alshibly và cộng sự (2016), tính sẵn sàng của công nghệ, chức năng đáp

ứng yêu cầu, thân thiện với người dùng, có sẵn các tính năng tích hợp giúp công việc

người dùng được tiến hành xử lý hiệu quả hơn là một trong số các yếu tố quan trọng

đem đến sự thành công của hệ thống EDRMS. Haslinda và cộng sự (2014) đã chỉ ra

việc sử dụng công nghệ không tương xứng với công nghệ hiện tại, chất lượng tính

năng của hệ thống kém, cấu hình phần cứng hệ thống không đáp ứng yêu cầu là các

nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của việc áp dụng hệ thống EDRMS trong chương

trình Chuyển đổi kinh tế do chính phủ Malaysia phát động năm 2010. Theo Nguyen

và Swatman (2009), quản lý và giám sát hiệu suất hệ thống được xếp vào một trong

các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến việc áp dụng hiệu quả hệ thống EDRMS tại các

cơ quan, tổ chức thuộc khu vực công ở tất cả các cấp (Chính phủ, Bang và địa phương)

của nước Úc. Do vậy, có thể đề xuất giả thuyết công nghệ tác động dương đến sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Giả thuyết H5: Công nghệ tác động dương (+) đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

2.5.6 Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Theo Alshibly và cộng sự (2016), các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của

việc áp dụng hệ thống EDRMS trong các tổ chức chính phủ gồm tính sẵn sàng của

công nghệ, sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, đào tạo và sự tham gia, sự sẵn sàng của nguồn

lực, kỹ thuật, môi trường làm việc và văn hóa.

Theo McLeod và cộng sự (2010), để việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử hiệu quả đòi hỏi sự gắn kết chặt chẽ giữa con người – quy trình – công

nghệ. Trong đó, yếu tố con người là quan trọng nhất, nhiều thách thức nhất vì nó liên

quan đến việc nhận thức, kiến thức, kỹ năng và văn hóa của tổ chức.

Nghiên cứu của Abdulkadhim và cộng sự (2015), Haslina và cộng sự (2014) đã

chỉ ra để áp dụng thành công hệ thống EDRMS đòi hỏi sự kết hợp của nhiều yếu tố

như tổ chức, công nghệ và người dùng. Các yếu tố như sự ủng hộ của cấp lãnh đạo,

ngân sách/chi phí, hoạch định chiến lược, môi trường pháp lý và sự hợp tác được coi

là yếu tố tổ chức. Cơ sở hạ tầng CNTT, nhóm triển khai CNTT, bảo mật và quyền

riêng tư/yêu cầu, chất lượng dữ liệu và tích hợp hệ thống là yếu tố công nghệ/kỹ thuật.

Nhận thức, đào tạo nhân viên được coi là yếu tố người dùng. Ngoài ra, nghiên cứu

của Hans (2003) cũng đã chỉ ra rằng để tiến tới chính phủ điện tử đòi hỏi cái nhìn

toàn diện về tổ chức chính phủ, văn hóa, hệ thống, quy trình và các bên liên quan.

Các yếu tố này đều cùng có tác động, ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống EDRMS.

Chính phủ điện tử đặt ra một thách thức mới liên quan đến yếu tố công nghệ về

quản lý hồ sơ, tài liệu của chính phủ (khởi tạo, ghi nhận, bảo trì, bảo quản, bảo mật,

tính toàn vẹn và khả năng tiếp cận) (Thông tin và truyền thông Bộ Thông tin và

Truyền Thông, 7/2018). Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một trong những

nội dung cải cách hành chính để tiến tới chính phủ điện tử như tâm huyết của Nhà

nước đã được trao đổi trong các cuộc họp và gần đây nhất là cuộc họp ngày

30/11/2018 giữa Bộ trưởng, Chủ nhiệm VPCP Mai Tiến Dũng, Bộ trưởng Bộ Thông

tin và Truyền thông Nguyễn Mạnh Hùng về nội dung xây dựng Chính phủ điện tử.

Từ các giả thuyết nêu trên, có thể biểu diễn mô hình nghiên cứu như sau:

Hình 2.3: Mô hình nghiên cứu đề xuất các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công

của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Tóm tắt chương 2

Chương 2 trình bày các khái niệm về văn bản, hồ sơ điện tử, hệ thống quản lý

văn bản và hồ sơ điện tử, các lý thuyết, cơ sở lý luận về hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử, nhu cầu đòi hỏi áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại các cơ

quan, tổ chức công, lợi ích việc áp dụng và tóm tắt một số các nghiên cứu trước liên

quan đến đề tài này. Nhiều nghiên cứu đã khẳng định để triển khai hệ thống CNTT

hiệu quả đòi hỏi các yếu tố khác nhau. Trên cơ sở kế thừa kết quả nghiên cứu của các

nghiên cứu trước, tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến sự

thành công của việc áp dụng hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình

Thạnh. Chương tiếp theo sẽ trình bày cụ thể phương pháp nghiên cứu và quy trình

thực hiện.

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Chương 2 đã trình bày cơ sở lý thuyết, một số các nghiên cứu trước có liên

quan và đề xuất mô hình nghiên cứu. Chương 3 trình bày quy trình nghiên cứu, xây

dựng thang đo, thiết kế bảng câu hỏi, thu thập số liệu, phương pháp phân tích dữ liệu.

3.1 Quy trình nghiên cứu

Đề tài vận dụng hai phương pháp nghiên cứu: định tính và định lượng. Quy trình

nghiên cứu được tóm tắt như sau:

Hình 3.1: Sơ đồ quy trình nghiên cứu

3.1.1 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu định tính được thực hiện thông qua phỏng vấn trực tiếp, lấy ý kiến

với 2 nhóm gồm: một nhóm cấp quản lý (5 người) và một nhóm cán bộ công chức (5

người) để điều chỉnh và bổ sung các biến quan sát đo các yếu tố ảnh hưởng đến sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND

quận Bình Thạnh. Mục đích của nghiên cứu định tính là điều chỉnh lại thang đo phù

hợp với bối cảnh nghiên cứu. Trước buổi phỏng vấn, tác giả đã gửi cơ sở lý thuyết và

mô hình nghiên cứu đến UBND quận Bình Thạnh. Tác giả đã nhận được sự chấp

thuận của Chủ tịch UBND quận thu thập các tài liệu, thông tin về việc triển khai hệ

thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử để tác giả thực hiện điều chỉnh, bổ sung các biến

quan sát.

Tại buổi phỏng vấn, tác giả thực hiện phỏng vấn với nhóm đối tượng trên. Trên

cơ sở ý kiến thu thập của nhóm đối tượng, tác giả điều chỉnh và bổ sung các biến

quan sát dùng để đo lường, phù hợp với bối cảnh nghiên cứu của UBND quận Bình

Thạnh. Khảo sát mức độ hiểu đúng nghĩa của từng biến quan sát trong bảng câu hỏi

phỏng vấn và điều chỉnh cho phù hợp hơn cho lần khảo sát với cỡ mẫu lớn.

Tiếp đến, tác giả tiến hành sử dụng bảng câu hỏi đã được điều chỉnh, trình bày

với Chủ tịch UBND quận và nhận được sự nhất trí, ủng hộ hoàn toàn về mục tiêu, ý

nghĩa, mô hình và quy trình nghiên cứu. Bảng câu hỏi chính thức khi này sẽ được sử

dụng để tiến hành khảo sát cho bộ mẫu cán bộ công chức tại UBND quận Bình Thạnh.

Trong nghiên cứu định lượng, tác giả tiến hành khảo sát dữ liệu, phân tích độ

tin cậy thang đo, kiểm định thang đo Cronbach’s Alpha. Khi độ tin cậy của thang đo

đạt yêu cầu, tác giả thực hiện phân tích nhân tố khám phá (EFA) xác định các nhóm

nhân tố. Sau đó, tác giả sử dụng mô hình hồi quy của SPSS 20.0 xác định các nhóm

yếu tố, phân tích sự khác biệt giữa các biến định tính và mức độ ảnh hưởng của các

nhóm yếu tố này đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND

quận Bình Thạnh.

3.1.2 Kết quả nghiên cứu định tính

Kết quả nghiên cứu định tính cho thấy mô hình tác giả đề xuất nhận được sự

thống nhất cao, đa số các ý kiến đưa ra các thành phần như mô hình nghiên cứu đề

xuất, các biến quan sát không trùng lắp, 5 biến độc lập (gồm 26 biến quan sát) ảnh

hưởng đến biến phụ thuộc với 5 biến quan sát. Như vậy, yếu tố nêu ra trong mô hình

lý thuyết nghiên cứu gồm: (1) Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo; (2) Quy trình quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử; (3) Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban; (4) Nhận thức, thực

hành của cán bộ công chức; và (5) Công nghệ.

Tất cả các thành viên tham gia phỏng vấn đều đồng tình với việc để thực hiện

cải cách thủ tục hành chính về chất tại UBND quận Bình Thạnh thì việc áp dụng hệ

thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là điều tất yếu nhằm giảm giấy tờ hành chính,

giúp công việc tra cứu, lưu trữ hồ sơ được nhanh chóng, rút ngắn thời gian phê duyệt,

ra quyết định của lãnh đạo, tiết kiệm nguồn lực. Trong đó, tất cả các yếu tố liên quan

đến việc triển khai, ứng dụng hiệu quả hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử không

thể thiếu được sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, chỉ đạo các phòng ban trong UBND quán

triệt tư tưởng, vận dụng tối đa hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vừa làm giàu

cơ sở dữ liệu thông tin số cho UBND, vừa ủng hộ môi trường làm việc xanh, giảm

thiểu giấy tờ không cần thiết.

Để triển khai, thực hiện được việc quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trên hệ thống

bắt buộc các quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử phải có những tùy chỉnh phù

hợp với các bước công việc, kéo theo sự thay đổi về văn hóa hợp tác, tham gia của

các phòng ban trong UBND quận Bình Thạnh trong quy trình tiếp nhận, xử lý các

văn bản, hồ sơ điện tử. Nhận thức của các cán bộ công chức về tầm quan trọng, lợi

ích của việc áp dụng hệ thống quản lý hồ sơ điện tử, bảo đảm các nghiệp vụ được

thực hiện chính xác, kịp thời trên hệ thống và hệ thống cung cấp đầy đủ chức năng,

tiện ích phục vụ cho công tác, quản lý điều hành của UBND quận Bình Thạnh. Sau

khi xác định năm yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

quản lý văn bản, hồ sơ điện tử như trên, tác giả tiếp tục thảo luận sâu vào nội dung

các biến quan sát của từng yếu tố đó nhằm mục đích bổ sung và hiệu chỉnh thang đo

cho phù hợp với bối cảnh nghiên cứu. Kết quả điều chỉnh thang đo sẽ được trình bày

cụ thể ở phần 3.2.

3.2 Thang đo

Mô hình nghiên cứu chính thức gồm 5 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Các thang đo được sử dụng

trong nghiên cứu này chủ yếu dựa theo thang đo của Mcleod và cộng sự (2010).

Thông qua nghiên cứu định tính ở phần trên nhằm xác định các thành phần thang đo,

đồng thời hiệu chỉnh lại cho phù hợp với bối cảnh từ ngữ sử dụng tại UBND quận

Bình Thạnh. Tác giả thực hiện điều tra khảo sát thông qua bảng câu hỏi với thang đo

Likert 5 mức độ. Tác giả phát bảng câu hỏi trực tiếp đến các phòng tại UBND quận

Bình Thạnh. Tác giả thực hiện đánh giá tổng quan các mẫu khảo sát thông qua thống

kê mô tả. Thang đo sau khi hiệu chỉnh như sau:

3.2.1 Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo đã được minh chứng là yếu tố quan trọng đảm bảo

thành công việc áp dụng hệ thống EDRMS (Ellis, 2005; Dịch vụ dân sự Bắc Ireland,

2006; Wilkins, 2007). Một trong những nhiệm vụ của người lãnh đạo là truyền đạt,

xây dựng niềm tin giúp nhân viên có động lực nhằm hoàn thành các hoạt động phục

vụ mục tiêu tổ chức đề ra (Moynihan và Pandey, 2007). Thang đo sự ủng hộ của cấp

lãnh đạo gồm sáu biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu của (Moynihan và Pandey,

2007), McLeod và cộng sự (2010) và được điều chỉnh bổ sung từ nghiên cứu định

tính như sau:

Bảng 3.1: Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Thang đo gốc Nguồn Thang đo sau nghiên cứu định tính

Giữ nguyên

McLeod và cộng sự (2010) Ký hiệu LĐ1 Người quản lý chỉ đạo gắn kết giữa ứng dụng CNTT với cải cách thủ tục hành chính

LĐ2 Lãnh đạo cơ quan đã tạo động lực, sự cam kết cao từ anh/chị

LĐ3 Lãnh đạo cơ quan đã tạo động lực và sự cam kết cao từ anh/chị Moynihan và Pandey (2007) Moynihan và Pandey (2007)

LĐ4 Cấp trên quan tâm và giúp đỡ nhân viên giải quyết các vấn đề khó khăn

Người quản lý đã tạo động lực để anh/chị thay đổi thói quen từ quản lý văn bản, hồ sơ trên bản in sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Người quản lý đã đặt ra các mục tiêu để anh/chị chuyển đổi từ quản lý văn bản, hồ sơ trên giấy sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Người quản lý hướng dẫn cho anh/chị khi gặp khó khăn trong công việc áp dụng hệ thống văn bản và hồ sơ điện tử Giữ nguyên

LĐ5 Người quản lý lắng nghe và ghi nhận sáng kiến đóng góp của anh/chị

Giữ nguyên

Moynihan và Pandey (2007) Moynihan và Pandey (2007) McLeod và cộng sự (2010)

LĐ6 Anh/chị hài lòng với sự ủng hộ của người quản lý trong công tác quản lý, điều hành hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính

3.2.2 Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Úng dụng tin học vào công tác quản lý văn bản, hồ sơ điện tử cần có những

những thay đổi trong quy trình ghi nhận, xử lý công việc phù hợp với các bước thao

tác, ghi nhận, truy cứu thông tin, dữ liệu, xử lý luồng thông tin, quy trình phê duyệt

trên hệ thống. Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử gồm có năm biến

quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và được bổ sung từ

nghiên cứu định tính như sau:

Bảng 3.2: Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Thang đo gốc Nguồn Thang đo sau nghiên cứu định tính

Giữ nguyên

McLeod và cộng sự (2010) McLeod và cộng sự (2010)

Ký hiệu QT1 Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một phần của quản lý hành chính của tổ chức QT2 Các nguyên tắc và thực hành quản lý thông tin/quản lý hồ sơ phù hợp với các chính sách quản lý thông tin của tổ chức

McLeod và cộng sự (2010) QT3 Vai trò, trách nhiệm của các phòng được xác định rõ trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử phù hợp với các quy định của tổ chức Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban được xác định rõ trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Giữ nguyên

QT4 Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử được thiết kế phù hợp với các quy trình xử lý máy tính QT5 Tái cấu trúc quy trình đòi hỏi nghiệp vụ thay đổi, quản lý sự thay đổi McLeod và cộng sự (2010) McLeod và cộng sự (2010)

Có sự chuyển đổi của các quy chế quản lý hành chính trên bản in sang quản lý hành chính trên văn bản, hồ sơ điện tử

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính

3.2.3 Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban

Tác nghiệp xử lý thông tin trên hệ thống chắc chắn có nhiều khác biệt với các

phương thức làm việc theo hình thức cũ, trên giấy tờ. Hệ thống là một phần mềm ứng

dụng, cần có thông tin đầu vào, ghi nhận trên hệ thống, các bước thao tác, tác nghiệp

các tính năng trên hệ thống được phân công, phân nhiệm theo vai trò, quyền hạn của

từng phòng ban. Một số các quy trình nghiệp vụ có thể được tiến hành xử lý trọn vẹn

trong chức năng của một phòng ban. Bên cạnh đó, cũng có những quy trình nghiệp

vụ đi ngang qua nhiều phòng ban, cần có sự hợp tác, tham gia của các phòng ban để

hoàn tất công tác xử lý nghiệp vụ. Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban

gồm có năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và

được bổ sung từ nghiên cứu định tính như sau:

Bảng 3.3: Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban

Thang đo gốc Nguồn

Ký hiệu TG1 Vai trò, trách nhiệm của các phòng được truyền thông đến người dùng

Thang đo sau nghiên cứu định tính Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban được truyền thông đến anh/chị. Giữ nguyên

McLeod và cộng sự (2010) McLeod và cộng sự (2010)

TG2 Có truyền thông về các thay đổi vai trò, trách nhiệm khi áp dụng hệ thống quản lý văn bản, điện tử

TG3 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nâng cao sự tương tác giữa các phòng

Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nâng cao sự tương tác giữa các phòng ban Giữ nguyên

McLeod và cộng sự (2010) McLeod và cộng sự (2010) TG4 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp cải thiện sự tham gia, gắn kết của cán bộ công chức với phòng ban

Nghiên cứu định tính

TG5 Các phòng ban hiểu rõ lợi ích việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vào công tác quản lý hành chính Các phòng ban hiểu rõ lợi ích việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vào công tác quản lý hành chính

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính

3.2.4 Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức

Những thách thức do công nghệ mới nói chung và việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản, hồ sơ điện tử nói riêng đòi hỏi các cán bộ công chức phải được trang bị

các kỹ năng và năng lực mới thông qua đào tạo hoặc đào tạo lại để có thể vận hành

và thực hiện các dự án trong môi trường điện tử một cách hiệu quả. IRMT (2004) chỉ

ra rằng khi các dịch vụ của chính phủ điện tử được cung cấp bằng cách sử dụng CNTT

mới, các lợi ích dự định sẽ bị tổn hại nếu việc đào tạo không được chú trọng. Điều đó

có thể dẫn đến giảm hiệu quả của chính phủ điện tử, tăng chi phí vận hành, không tối

ưu hệ thống, giảm hiệu quả khai thác và phân tích dữ liệu trong việc ra các quyết định

điều hành. Vấn đề nâng cao năng lực cán bộ công chức càng trở nên cấp thiết khi các

chính phủ ngày càng chịu áp lực minh bạch công tác quản lý điều hành, ngăn chặn

tham nhũng, giảm sai sót. Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức gồm

có năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và được

bổ sung từ nghiên cứu định tính như sau:

Bảng 3.4: Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức

Nguồn Thang đo gốc Thang đo sau nghiên cứu định tính

Giữ nguyên

McLeod và cộng sự (2010)

Ký hiệu ND1 Các chương trình đào tạo, tập huấn của tổ chức giúp anh/chị quen thuộc với hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử ND2 Các chương trình đào tạo có các bài tập thực hành rõ ràng, cụ thể McLeod và cộng sự (2010)

Nghiên cứu định tính

ND3 Anh/chị hài lòng với chương trình đào tạo, tập huấn hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Các chương trình đào tạo có các bài tập thực hành rõ ràng, cụ thể phù hợp với công việc của anh/chị lòng với Anh/chị hài chương trình đào tạo, tập huấn hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Giữ nguyên

Giữ nguyên

ND4 Anh/chị thường sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công việc ND5 Anh/chị hiểu rõ lợi ích của việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. McLeod và cộng sự (2010) McLeod và cộng sự (2010)

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính

3.2.5 Thang đo công nghệ

Các chức năng dễ hiểu, dễ thao tác, quy trình nghiệp vụ trên hệ thống theo sát

thực tế, cán bộ công chức được cung cấp các trang thiết bị phù hợp với nhu cầu công

việc, tốc độ xử lý của hệ thống đạt yêu cầu, cán bộ công chức nhận được sự hỗ trợ

khi hệ thống có vấn đề, tích hợp với các hệ thống khác v.v là một trong những yếu tố

quan trọng quyết định việc áp dụng hiệu quả hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Thang đo công nghệ gồm năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và

cộng sự (2010) và được bổ sung từ nghiên cứu định tính như sau:

Bảng 3.5: Thang đo công nghệ

Thang đo gốc Nguồn Thang đo sau nghiên cứu định tính

Giữ nguyên

Ký hiệu CN1 Hệ thống cung cấp các chức năng theo yêu cầu nghiệp vụ của anh/chị

Giữ nguyên

CN2 Các tính năng của hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử dễ hiểu, thuận tiện tác nghiệp

CN3 Trang thiết bị của anh/chị phù hợp Giữ nguyên cho công việc

CN4 Tốc độ xử lý của hệ thống đáp ứng Giữ nguyên yêu cầu công việc của anh/chị

CN5 Anh/chị nhận được sự hỗ trợ khi Giữ nguyên hệ thống có vấn đề McLeod và cộng sự (2010) McLeod và cộng sự (2010) McLeod và cộng sự (2010) McLeod và cộng sự (2010) McLeod và cộng sự (2010)

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính

3.2.6 Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử

Các chương trình hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử đã nhận

được nhiều sự quan tâm, ủng hộ trong các năm gần đây. Các chỉ tiêu tương tác giữa

công dân – nhà nước đều tăng về số lượng, chất lượng, các thể loại bằng hình thức

giao dịch điện tử. Điều quan trọng là bằng chứng của các giao dịch điện tử đều được

đảm bảo, lưu trữ làm bằng chứng (Dollar, 2000). Nghị quyết số 17/NQ-CP ban hành

ngày 7/3/2019 “Về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển chính phủ điện

tử giai đoạn 2019 – 2020, định hướng 2025”, trong đó bao gồm nhiệm vụ gắn kết

chặt chẽ ứng dụng CNTT với cải cách hành chính, đổi mới lề lối, phương thức làm

việc phục vụ. Nội dung Nghị Quyết Chính phủ vừa mới ban hành tháng 3/2019, Chính

phủ khẳng định tầm quan trọng, ý nghĩa của các chương trình cải cách hành chính,

trong đó hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một trong các chương trình triển

khai. Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử gồm năm biến quan sát được kế thừa từ nghiên cứu McLeod và cộng sự (2010) và

được bổ sung từ nghiên cứu định tính như sau:

Bảng 3.6: Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản,

hồ sơ điện tử

Thang đo gốc Nguồn Ký hiệu Thang đo sau nghiên cứu định tính

Giữ nguyên McLeod và cộng HT1 Hệ thống quản lý văn bản, điện tử nâng cao hiệu quả làm việc sự (2010)

Giữ nguyên McLeod và cộng sự (2010)

HT2 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp tổ chức tiết kiệm chi phí HT3 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử hỗ trợ việc ra quyết định HT4 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện Giữ nguyên McLeod và cộng sự (2010) tử giúp tổ chức khai thác tốt hơn nguồn lực của tổ chức

Giữ nguyên McLeod và cộng sự (2010) HT5 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tăng hiệu quả truyền thông trong tổ chức

Nguồn: Kết quả nghiên cứu định tính

3.3 Thiết kế nghiên cứu định lượng

Nghiên cứu định lượng thực hiện các giai đoạn thu thập dữ liệu và phân tích

dữ liệu thu thập được từ bảng câu hỏi khảo sát, dùng phương pháp nhân tố khám phá

(EFA) để xác định và phân chia các nhóm yếu tố. Sau đó thực hiện phân tích hồi quy

tuyến tính mô hình nghiên cứu để xác định mối quan hệ của các yếu tố với sự thành

công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận

Bình Thạnh.

Để nghiên cứu mối quan hệ giữa các yếu tố đã nêu ở trên với sự thành công

của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, đề tài đã sử dụng mô

hình hồi quy tuyến tính để kiểm tra các giả thuyết đã đề xuất. Trong đề tài này, phương

pháp bình phương bé nhất (OLS) được sử dụng để xác định các yếu tố ảnh hưởng đến

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của công chức ở các phòng

ban chuyên môn tại UBND quận Bình Thạnh. Mô hình tổng quát của đề tài:

Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND

tại Quận Bình Thạnh = β0 + βi * Xi + 

Trong đó, X bao gồm các yếu tố: Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo; Quy trình quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử; Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban; Nhận thức, thực hành

của cán bộ công chức; và Công nghệ.

3.3.1 Thiết kế bảng câu hỏi

Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát gồm 2 phần:

Phần 1: Thông tin cá nhân. Phần này được thiết kế để thu thập các thông tin

về người tham gia phỏng vấn như: giới tính, độ tuổi, trình độ học vấn, chức danh,

phòng công tác và thâm niên công tác. Phần 2: Nội dung khảo sát gồm 31 câu hỏi liên quan. Trong đó, có 26 câu hỏi

khảo sát các yếu tố ảnh hưởng và 05 câu hỏi khảo sát yếu tố sự thành công của việc

áp dụng áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử. Các mục hỏi được đánh

giá trên thang đo Likert năm điểm (1: “Hoàn toàn không đồng ý”, 2: “Không đồng

ý”, 3: “Không ý kiến”, 4: “Đồng ý”, 5: “Hoàn toàn đồng ý”) để đo lường yếu tố sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử. Cụ thể:

Yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo (6 biến quan sát); Yếu tố quy trình quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử (5 biến quan sát); Yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban

(5 biến quan sát); Yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức (5 biến quan

sát); Yếu tố công nghệ (5 biến quan sát); và Yếu tố sự thành công của việc áp dụng

hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử (5 biến quan sát). Tham khảo Phụ lục 3 Bảng

câu hỏi được sử dụng để khảo sát. 3.3.2 Thu thập số liệu

Báo cáo tổng quan về UBND quận Bình Thạnh (nguồn phòng Nội vụ) -

Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - văn hóa – xã hội 5 năm -

(2016 - 2020) của UBND quận Bình Thạnh (nguồn phòng Nội vụ).

Báo cáo tình hình việc ứng CNTT tại UBND quận Bình Thạnh (nguồn Phòng -

Nội vụ).

3.3.3 Phương pháp lấy mẫu và xác định cỡ mẫu

Tác giả sử dụng phương pháp chọn mẫu thuận tiện, phi xác suất do đối tượng

được khảo sát đều làm việc tập trung tại UBND quận Bình Thạnh, Tác giả dễ sắp xếp

gặp gỡ và đối tượng đều sẵn sàng trả lời bảng câu hỏi và phù hợp với phạm vi nghiên

cứu.

Để thực hiện phân tích nhân tố khám phá (EFA), theo Tabachnick và Fidell

(2007), kích thước mẫu tối thiểu là 50, phù hợp hơn nên là 100 và tỷ lệ quan sát/biến

quan sát là 5:1, nghĩa là 1 biến quan sát cần tối thiểu 5 quan sát. Trong nghiên cứu

này, tác giả lấy kích thước mẫu theo công thức 50 + 8n với n là số biến quan sát trong

mô hình. Nghiên cứu gồm có 5 biến quan sát, như vậy kích thước mẫu tối thiểu là 50

+ 8*5 = 90 mẫu. Để đạt được kích thước mẫu đề ra, tác giả thực hiện phát 210 phiếu

khảo sát bằng cách thức gửi trực tiếp bảng câu hỏi đến cán bộ công chức đang công

tác ở các phòng chuyên môn tại UBND quận Bình Thạnh.

3.3.4 Phương pháp phân tích dữ liệu

Số liệu thu thập được xử lý, phân tích trên phần mềm SPSS 20.0. Quá trình

phân tích dữ liệu được trình tại hình 3.1 Sơ đồ quy trình nghiên cứu, theo đó, quy

trình được tiến hành qua các bước sau:

Bước 1 - Kiểm định độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu: Một thang đo được coi là

có giá trị khi không có sai lệch mang tính hệ thống và sai lệch ngẫu nhiên. Điều kiện

đầu tiên là cần phải có thang đo áp dụng đạt độ tin cậy. Nhiều nhà nghiên cứu đồng

ý với Cronbach’s Alpha từ 0.8 trở lên đến gần 1 thì thang đo sẽ tốt hơn và mức độ

tương quan sẽ cao hơn. Với Cronbach’s Alpha từ 0.7 đến gần 0.8 là có thể chấp nhận.

Cũng theo nhiều nghiên cứu cho rằng Cronbach’s Alpha > 0.6 là có thể chấp nhận

được và thích hợp tiến hành các bước phân tích tiếp theo (Nunnally và Burnestein,

1994) và các biến quan sát hệ số tương quan biến tổng (Corrected Item – total

correlation) <0.3 sẽ bị loại. Trong nghiên cứu này, tác giả quyết định sử dụng tiêu

chuẩn Cronbach’s Alpha ≥ 0.7 và các biến quan sát hệ số tương quan biến tổng <0.3

sẽ bị loại.

Bước 2 - Phân tích nhân tố khám phá (EFA): Mục đích của phân tố nhân tố khám

phá (EFA) trả lời câu hỏi các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống quản lý, văn bản điện tử có độ kết dính hay không và chúng có thể gom lại

thành một nhân tố chính đại diện để xem xét hay không. Những biến không đảm bảo

độ tin cậy sẽ bị loại khỏi thang đo. Để làm được điều này, các tham số thống kê trong

phân tích khám phá (EFA) cần bảo đảm các tiêu chí:

- Hệ số KMO (Kaiser – Meyer – Olkin) ≥ 0.5 và <1 thì phân tích nhân tố là thích

hợp.

- Kiểm định Bartlett dùng để xem xét giả thuyết các biến không có tương quan

trong tổng thể, có sig ≤0.05 (Hoàng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc. Phân

tích dữ liệu nghiên cứu với spss, Tập 2, tr. 30, 31 – Năm 2008. NXB Hồng

Đức).

- Hệ số tải nhân tố (Factor loading) cần phải ≥ 0.05 đảm bảo giá trị hội tụ giữa

các biến. Biến có hệ số tải nhân tố <0.05 thì bị loại. (Nguyễn Đình Thọ, 2011).

- Phương pháp trích hệ số sử dụng là Principal Components, phép quay varimax

và điểm dừng khi trích các nhân tố có Eigenvalue >1, tổng phương sai trích ≥

50% (Nguyễn Đình Thọ, 2011).

Bước 3 – Kiểm tra mối tương quan tuyến tính giữa sự thành công của việc áp dụng

hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử với các yếu tố ảnh hưởng đến nó. Điều kiện

thỏa mãn bước này là giá trị sig phải nhỏ hơn 0.05 trong hệ số tương quan Pearson

thể hiện có sự tương quan giữa các biến độc lập và biến phụ thuộc. Nếu sig ≥ 0.05 thì

không có tương quan giữa các biến độc lập và biến phụ thuộc.

Bước 4 - Phân tích hồi quy tuyến tính bội nhằm xác định mức độ ảnh hưởng của

các các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử từ đó đưa ra các giải pháp hiệu quả. Trình tự phân tích như sau:

- Áp dụng phương pháp đưa biến vào phân tích hồi quy bằng phương pháp đưa

các biến cùng một lượt (phương pháp Enter).

- Hệ số hồi quy R2 hiệu chỉnh được sử dụng để đánh giá độ phù hợp của mô

hình hồi quy.

- Kiểm định thống kê Durbin-Watson <2.

- Giá trị sig của kiểm định F < 0.05 thì đánh giá mô hình hồi quy tuyến tính xây

dựng được phù hợp với tổng thể.

- Bác bỏ giả thuyết các hệ số hồi quy của tổng thể bằng 0 bằng cách kiểm định

- Đánh giá mức độ tác động (mạnh hay yếu) giữa các biến thông qua hệ số Beta.

- Kiểm tra độ tin cậy của phương trình hồi quy thông qua kiểm định phương sai

phần dư không đổi, phân phối chuẩn của phần dư, tính độc lập của phần dư và

kiểm định đa cộng tuyến.

Bước 5 – Kiểm định sự khác biệt về mức độ ảnh hưởng đến sự thành công của việc

áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử theo các đặc điểm cá nhân của đối

tượng khảo sát bằng Independent Sample T-test (so sánh giá trị trung bình về một chỉ

tiêu nghiên cứu giữa 2 đối tượng) hay One-way ANOVA (so sánh giá trị trung bình

về một chỉ tiêu nghiên cứu với nhiều hơn 2 đối tượng).

Tóm tắt chương 3

Chương 3 trình bày quy trình, phương pháp nghiên cứu bao gồm nghiên cứu định

tính và nghiên cứu định lượng và các bước thực hiện từ bước thiết kế câu hỏi, thu

thập số liệu, phương pháp lấy mẫu và xác định cỡ mẫu và phương pháp phân tích dữ

liệu. Chương tiếp theo trình bày kết quả nghiên cứu.

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Chương 3 đã trình bày quy trình nghiên cứu, xây dựng thang đo, thiết kế bảng câu

hỏi, thu thập số liệu và phương pháp phân tích dữ liệu. Chương 4 trình bày kết quả

phân tích giữa các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trường hợp UBND quận Bình Thạnh thông qua việc

kiểm định thang đo, phân tích nhân tố khám phá (EFA), phân tích hồi quy. Chương

này đồng thời phân tích khác biệt kết quả của các thành phần nghiên cứu theo tiêu chí

đặc điểm cá nhân của đối tượng khảo sát với sự thành công của việc áp dụng hệ thống

quản lý văn bản hồ sơ và điện tử.

4.1 Tổng quan về UBND quận Bình Thạnh

4.1.1 Đặc điểm địa lý, kinh tế, xã hội

Vùng đất Bình Thạnh ở về phía Đông Bắc Sài Gòn - thành phố Hồ Chí Minh,

một quận ven nội thành với diện tích tự nhiên là 2.076 ha, trong đó diện tích nông

nghiệp chiếm gần 44% (900 ha) với 15,3% diện tích đất ao, hồ, sông, rạch. Với sự

phát triển ngày một đi lên của thành phố, diện tích đất nông nghiệp ngày một giảm

xuống: năm 1995 còn 24% (khoảng 500ha) và hiện nay còn 12% (khoảng 253ha).

Sông Sài Gòn là ranh giới tự nhiên giữa Quận Bình Thạnh với quận 2 và quận Thủ

Đức về phía Đông Bắc; ở phía Nam Bình Thạnh giáp quận 1 bởi kênh Nhiêu Lộc -

Thị Nghè; về phía Tây - Tây Bắc Bình Thạnh giáp với quận Gò Vấp và quận Phú

Nhuận, đã tạo thành một hệ thống đường thủy đáp ứng thông thương với các địa

phương khác, tạo cảnh quan môi trường đô thị và phục vụ cho du lịch thuyền nhỏ dọc

kênh Nhiêu Lộc – Thị Nghè.

Quận Bình Thạnh là đầu mối giao thông của các quốc lộ và tỉnh lộ: quốc lộ số

1 Hà Nội - Thành phố Hồ Chí Minh đi ra Bắc và xuống miền Tây Nam Bộ, quốc lộ

13 đi Bình Dương sang Campuchia, làm cho vùng đất này có vị trí quan trọng, là cửa

ngõ đi vào nội thành từ hướng Đông Bắc. Sau hơn 40 năm với sự nỗ lực không ngừng

của Đảng bộ, chính quyền và sự đoàn kết thống nhất của nhân dân, quận Bình Thạnh

đã có nhiều chuyển biến rõ nét trên mọi mặt của đời sống xã hội và phát triển bền

vững theo định hướng trở thành quận trung tâm của thành phố.

4.1.2 Cơ cấu tổ chức

UBND quận Bình Thạnh gồm 12 phòng ban chuyên môn, 13 đơn vị sự nghiệp

công lập trong đó gồm 04 đơn vị sự nghiệp công lập chưa tự chủ (Trung tâm Văn

hóa, Trung tâm Thể dục thể thao, Trung tâm Y tế, Trung tâm Giáo dục nghề nghiệp

– giáo dục thường xuyên), 04 đơn vị tự chủ một phần (Bệnh viện, Ban bồi thường

giải phóng mặt bằng, Ban đầu tư xây dựng công trình, Trường trung cấp nghề) và 05

Ban quản lý chợ (chợ Bà Chiểu, chợ Thị Nghè, chợ Văn Thánh, chợ Thanh Đa, chợ

Phan Văn Trị).

4.1.3 Thực trạng đội ngũ cán bộ công chức tại UBND quận Bình Thạnh

Năm 2018, số lượng cán bộ công chức tại UBND quận Bình Thạnh là 249

người bao gồm 47 lãnh đạo, công chức cấp quản lý, 200 chuyên viên các phòng ban,

2 nhân viên hợp đồng. Tỷ lệ số lượng cán bộ nữ chiếm trên 60%.

Năm 2018, quận đã tổ chức 03 lớp Đại học chuyên ngành, 04 lớp Tiếng Anh

và 03 lớp Tin học. 87% cán bộ lãnh đạo, quản lý các phòng, ban chuyên môn, đơn vị

sự nghiệp thuộc quận đạt trình độ chuyên môn; 78,8% đạt trình độ ngoại ngữ, tin học

theo tiêu chuẩn quy định đối với từng loại chức danh và vị trí việc làm. Đối với cán

bộ chủ chốt có 73,6% có trình độ đại học trở lên; 50% có trình độ lý luận chính trị từ

Trung cấp trở lên; 76,3% có bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ; 79,46% có bằng cấp,

chứng chỉ tin học.

4.1.4 Định hướng phát triển và mục tiêu của UBND quận Bình Thạnh trong giai

đoạn 2016 -2020.

- Tiếp tục chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hướng thương mại – dịch vụ – sản

xuất, ưu tiên phát triển các loại hình dịch vụ cao cấp và giá trị gia tăng cao, không

gây ô nhiễm môi trường.

- Về công tác quản lý, phát triển đô thị và bảo vệ môi trường: Nâng cao năng

lực điều hành, quản lý và vai trò tham mưu của các phòng, ban và Ủy ban nhân dân

các phường; tiếp tục cải tiến quy trình, đảm bảo 100% hồ sơ thủ tục hành chính liên

quan đến lĩnh vực xây dựng, đất đai được giải quyết đúng hạn.

- Về phát triển giáo dục - đào tạo, xây dựng đời sống văn hóa, bảo đảm an sinh

xã hội: Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước đối với các cơ sở giáo dục và đào tạo

ngoài công lập, tiếp tục thực hiện Đề án xây dựng xã hội học tập đến năm 2020.

4.2 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong dịch vụ hành chính công tại

TP. Hồ Chí Minh

Đề án “Xây dựng TP.HCM trở thành đô thị thông minh giai đoạn 2017-2020, tầm

nhìn 2025” thực hiện thí điểm tại ba thí điểm gồm quận 1, 2 và 12 là một trong 10 sự

kiện nổi bật TP.HCM năm 2018. Các nội dung kế hoạch được triển khai khẩn trương,

đảm bảo tiến độ (Danh sách 10 sự kiện nổi bật năm 2018 của TP HCM, Báo Người

Lao Động, 27/12/2018). Cụ thể, công tác cải cách thủ tục hành chính 9 tháng đầu năm

giảm 55% thời gian giải quyết hồ sơ thành lập doanh nghiệp, 50% thời gian làm thủ

tục hải quan, tỷ lệ sử dụng dịch vụ công trực tuyến cấp độ 3 và 4 đạt trên 37%, 735

dịch vụ công trực tuyến. UBND quận 1 đã triển khai áp dụng theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008 theo hai tiêu chí (1) được giải quyết đúng luật và (2) được giải quyết đúng

hẹn. Theo kết quả số liệu thống kê tại từ ngày 1/9/2018 – 15/10/2018, UBND quận 1

đã giải quyết 190 hồ sơ, tỷ lệ đúng hẹn là 100% (Báo cáo thống kê tình hình giải

quyết thủ tục hành chính tháng 9 năm 2018, trang web điện tử của UBND quận 1).

Bên cạnh những thành tích đạt được, Phó Chủ tịch UBND TP.HCM Trần Vĩnh

Tuyến nhận định các vấn đề cần hoàn thiện như người đứng đầu các đơn vị, tổ chức

công chưa quan tâm đúng mức đến vấn đề cải cách thủ tục hành chính, đảm bảo hiệu

quả, đồng bộ, tiết kiệm, phù hợp với tình hình thực tế tại cơ quan, địa bàn. Khi trễ

hẹn, đơn vị không tiến hành xin lỗi doanh nghiệp, người dân. Tổ chức công chưa tổ

chức các hoạt động cải tiến, đổi mới quy trình, không kiểm soát cấp dưới về quy trình

công tác (Thành phố Hồ Chí Minh: Cải cách thủ tục hành chính góp phần nâng cao

năng lực quản lý nhà nước, Báo Tuyên Giáo, 8/10/2018).

Tiếp tục với các vấn đề cần cải tiến, tháng 3/2019, UBND TP.HCM ban hành

văn bản yêu cầu các Sở, ban, ngành và UBND 24 quận, huyện khắc phục tình trạng

chậm trễ trong chỉ đạo, điều hành cải cách hành chính, UBND TP.HCM yêu cầu các

cơ quan, đơn vị cần xây dựng kế hoạch kiểm tra định kỳ, đột xuất việc thực hiện cải

cách hành chính, kịp thời chấn chỉnh, nhắc nhở các trường hợp không tuân thủ quy

định thủ tục hành chính đã được công bố, công khai, không tự ý thêm hồ sơ, giấy tờ

ngoài quy định (Cải cách hành chính: Không tự ý thêm hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định,

Cổng Thông tin Điện tử Chính phủ TP.HCM, 25/3/2019).

Tháng 6/2019, UBND TP.HCM triển khai hệ thống phòng họp không giấy và

ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh", những chức năng của hệ thống

quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, áp dụng tại trụ sở UBND TP.HCM. Hệ thống sẽ

giúp UBND TP.HCM giảm 30% giấy tờ, bảo vệ môi trường và tiết giảm 40% chi phí

thường xuyên cho các cuộc họp. Các hệ thống này sẽ được triển khai đến 31 sở ngành

và 24 quận, huyện và sau đó triển khai đến các xã, phường với mục tiêu năm 2020

toàn TP.HCM sẽ đồng bộ các ứng dụng này (TP.HCM triển khai mô hình ‘phòng họp

không giấy’, Báo Vietnamnet, 25/6/2019).

4.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh

4.3.1 Tổng quan kiến trúc hệ thống

Năm 2018, UBND quận đã triển khai một số nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành

chính theo Nghị định số 92/2017/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ; ban hành Quyết

định phê duyệt cán bộ đầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính tại

quận, phường; tiến hành sửa chữa và đầu tư thiết bị mới gồm 08 máy vi tính, 03 máy

in, 01 máy photo, 02 màn hình kiosk 43inch để tra cứu thông tin kết quả hồ sơ, tra

cứu thông tin quy hoạch, hệ thống camera an ninh, hệ thống xếp hàng tự động trong

khi giao dịch hồ sơ hành chính và 09 máy tính bảng được gắn tại các quầy tiếp nhận,

trả kết quả để phục vụ công tác đánh giá hài lòng của tổ chức, người dân khi đến giao

dịch hồ sơ hành chính...

- 100% cán bộ công chức được trang bị máy tính, sử dụng hệ thống email, hệ

thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử thực hiện công việc.

- Trong năm 2018, Quận đã thực hiện tiếp nhận và giải quyết 56.544/57.409

hồ sơ, đạt tỷ lệ đúng hạn 98,2%; tiếp tục triển khai thực hiện dịch vụ công trực tuyến

mức độ 3, 4 đối với 57 thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực kinh tế, lao động, đô thị

(trong đó lĩnh vực lao động 2.380/5.245 (tỷ lệ 45,37%); lĩnh vực kinh tế 3.119/3.119

hồ sơ (đạt 100%), lĩnh vực đô thị 2.244/4.584 (tỷ lệ 48,95%); thực hiện rà soát mức

độ hài lòng của người dân tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả đã tiếp nhận 912 lượt

đánh giá của người dân, tổ chức, kết quả tỷ lệ hài lòng đạt 92,87%. Thực hiện niêm

yết trên Cổng thông tin điện tử quận (website), 02 màn hình kiosk tại Bộ phận Tiếp

nhận và Trả kết quả quận đối với 29 Quyết định, 35 lĩnh vực, 184 thủ tục hành chính

theo qui định.

- Cung cấp chữ ký số điện tử cho UBND 20 phường và hướng dẫn, cung cấp

thành phần hồ sơ đăng ký chữ số số điện tử cho các phòng ban, đơn vị thuộc UBND

quận để thuận tiện trong việc phát hành văn bản điện tử; ngoài ra, cung cấp các dịch

vụ trực tuyến tạo điều kiện thuận lợi cho người dân như: tra cứu tình hình giải quyết

hồ sơ, lấy trước số thứ tự nộp hồ sơ qua mạng, qua tin nhắn SMS, dịch vụ trả kết quả

hồ sơ tại nhà qua hệ thống Bưu điện…; thực hiện nâng cấp và mở rộng một số chức

năng mới tại ứng dụng “Bình Thạnh trực tuyến” như: nộp hồ sơ cấp phép xây dựng,

hồ sơ đăng ký kinh doanh; thông báo tình hình an ninh trật tự trên địa bàn quận; tin

tức sự kiện nổi bật; phản ánh việc giải quyết hồ sơ hành chính trễ hạn của các đơn vị,

phòng ban thuộc UBND quận; tích hợp hệ thống đánh giá hài lòng của tổ chức, người

dân…

4.3.2 Định hướng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin tại UBND quận Bình

Thạnh trong giai đoạn 5 năm từ 2016 – 2020

- Tiếp tục thực hiện hiệu quả các nội dung của Quyết định số 2260/QĐ-UBND

ngày 09 tháng 5 năm 2016 của UBND Thành phố về phê duyệt “Kế hoạch ứng dụng

CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020”; Quyết định số

6179/QĐ-UBND ngày 23 tháng 11 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về

phê duyệt Đề án “Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh trở thành đô thị thông minh giai

đoạn 2017 – 2020, tầm nhìn đến năm 2025”.

- Tăng cường kết nối giữa các ứng dụng phục vụ người dân và doanh nghiệp:

Triển khai hiệu quả Nghị định số 61/2018/NĐ-CP của Chính phủ về thực hiện cơ chế

một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính, nâng cấp hệ thống

cổng dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và 4 tập trung kết nối với hệ thống vận hành

cơ chế một cửa, một cửa liên thông và hệ thống quản lý chất lượng ISO điện tử.

- Triển khai thực hiện theo “Kế hoạch xây dựng Kho dữ liệu dùng chung” và

phát triển “Hệ sinh thái dữ liệu mở” thuộc “Đề án xây dựng TP. Hồ Chí Minh trở

thành đô thị thông minh giai đoạn 2017-2020, tầm nhìn đến năm 2025”; Kế hoạch số

4804/KH-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2018 của UBND Thành phố về triển khai

xây dựng Kho dữ liệu dùng chung và phát triển Hệ sinh thái dữ liệu mở của thành

phố Hồ Chí Minh (giai đoạn 1).

- Tiếp tục thực hiện rà soát, xây dựng và triển khai thực hiện ứng dụng CNTT

kết hợp với hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO

9001:2008 (ISO điện tử) đối với 100% số thủ tục hành chính đã được Chủ tịch Ủy

ban nhân dân Thành phố công bố; duy trì 100% các phần mềm CNTT thực hiện tại

các đơn vị, phòng ban thuộc quận, các Ủy ban nhân dân phường.

- Thực hiện rà soát các ứng dụng CNTT trong công tác chuyên môn, xử lý

công việc và trong việc giải quyết hồ sơ hành chính cho người dân, tổ chức; qua đó,

triển khai thực hiện và thống nhất việc ứng dụng CNTT từ quận đến phường theo

Kiến trúc chính quyền điện tử thành phố Hồ Chí Minh.

- Tiếp tục thực hiện hiệu quả việc triển khai cung cấp Dịch vụ công trực tuyến

mức độ 3 và 4 kết hợp với dịch vụ nhận và chuyển phát hồ sơ qua hệ thống Bưu điện

công ích.

- Đẩy mạnh việc ứng dụng chữ ký số chuyên dùng tại các đơn vị, phòng ban

thuộc UBND quận, các UBND phường nhằm bảo đảm tính pháp lý của văn bản trao

đổi và an toàn, an ninh thông tin để thực hiện trao đổi thông tin, giao dịch hành chính

điện tử một cách có hiệu quả trong nội bộ từng cơ quan và giữa các cơ quan nhà nước

với nhau.

- Hoàn thiện các phần mềm phục vụ chỉ đạo điều hành như phần mềm Quản

lý văn bản - Hồ sơ công việc; phần mềm Chỉ đạo điều hành; phần mềm Khiếu nại tố

cáo, phần mềm Lịch công tác theo hướng hiệu quả hơn. Nâng cấp trang thông tin điện

tử của quận (website) để cung cấp kịp thời các nội dung tin tức, sự kiện trên địa bàn

quận; tiếp tục duy trì, mở rộng ứng dụng “Bình Thạnh trực tuyến” được cài đặt trên

thiết bị thông minh nhằm cung cấp các chức năng tiện lợi cho người dân, tổ chức.

- Thực hiện chuẩn hóa, trang bị hạ tầng CNTT tại quận nhằm phục vụ đẩy

mạnh công tác cải cách hành chính và tăng cường đảm bảo an toàn thông tin cho hệ

thống CNTT của quận.

Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử đang áp dụng tại quận Bình Thạnh

hiện tại chỉ phục vụ cho quận, chưa liên thông với các UBND TP.HCM và các quận

khác. Với chủ trương của UBND TP.HCM về việc triển khai dự án liên thông hệ

thống phòng họp không giấy và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh"

giữa UBND TP.HCM và các quận sẽ là bước tiến trong công tác cải cách thủ tục hành

chính.

4.4 Thống kê mô tả

Việc khảo sát được thực hiện bằng hình thức phát trực tiếp là 210 phiếu, thu

về 202 phiếu. Sau khi kiểm tra có 09 phiếu thông tin không trả lời đầy đủ, bị loại.

Tổng số phiếu đạt yêu cầu để thực hiện phân tích là 193 phiếu. Kết quả thống kê đặc

điểm mẫu khảo sát được trình bày tại bảng 4.1

4.4.1 Phân bổ theo giới tính và theo phòng

Trong 193 cán bộ công chức được khảo sát, có 89 người tham gia là nam

(46,1%) và 104 người tham gia là nữ (53,9%). Kết quả khảo sát không có sự chênh

lệch cao trong phân bổ giới tính mẫu quan sát, phù hợp với tỷ lệ cán bộ công chức là

nữ giới tại UBND quận Bình Thạnh cao hơn tỷ lệ cán bộ công chức là nam giới. Vì

vậy, mẫu có tính đại diện tổng thể.

Trong tổng số 193 cán bộ công chức được khảo sát, số lượng phòng tham gia

khảo sát là 12 chiếm 100%. Số lượng mẫu khảo sát giữa các phòng không có sự chênh

lệch cao, giữa số phiếu khảo sát thấp nhất và cao nhất theo phòng là 07 phiếu, do đó

kết quả khảo sát có độ tin cậy cao.

4.4.2 Phân bổ theo độ tuổi và thâm niên công tác

Trong tổng số quan sát, tỷ lệ độ tuổi trên 40 tuổi tham gia thực hiện khảo sát

đạt cao nhất (38,9%), kế đến là độ tuổi từ 36 – 40 tuổi chiếm 27,5%, độ tuổi từ 18 –

30 tuổi chiếm 17,6% và độ tuổi 31 – 35 tuổi chiếm 16,1%. Kết quả khảo sát tỷ trọng

cán bộ có độ tuổi từ 30 trở lên chiếm đa số là phù hợp với tình hình thực tế tỷ lệ độ

tuổi của cán bộ công chức tại UBND quận Bình Thạnh.

Trong tổng số quan sát, số lượng cán bộ công chức tham gia khảo sát có thâm

niên trên 10 năm là 91 (47,2%), từ trên 05 năm đến 10 năm là 76 cán bộ (39,4%), từ

01 đến 05 năm là 23 cán bộ (11,9%) và dưới 01 năm là 03 cán bộ (1,6%). Kết quả

khảo sát với tình hình thực tế tại UBND quận Bình Thạnh, có thâm niên công tác lâu

năm tại UBND quận Bình Thạnh.

4.4.3 Phân bổ theo trình độ học vấn và chức danh

Trong tổng số quan sát, số lượng cán bộ công chức tham gia khảo sát có trình

độ đại học, sau đại học chiếm đa số là 182 người chiếm 94,3%. Kết quả khảo sát phù

hợp, có độ tin cậy cao vì nhận thức vấn đề đúng các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành

công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận.

Trong tổng số quan sát, 16 cán bộ công chức cấp quản lý tham gia khảo sát

chiếm 8,3%, 177 cán bộ cấp chuyên viên và tương đương tham gia chiếm 91,7%.

Điều này là phù hợp với thực tế vì hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử chủ yếu

được nhập liệu, phân tích, sử dụng hầu hết các chức năng trên hệ thống bởi cấp chuyên

viên và tương đương. Cấp quản lý thường thực hiện công tác phê duyệt, đọc các báo

cáo trên hệ thống. Vì vậy, kết quả khảo sát có độ tin cậy cao.

Bảng 4.1: Đặc điểm đối tượng khảo sát

Đặc điểm Số lượng Tỷ lệ % % cộng dồn

Giới tính Nam

Nữ

Độ tuổi Từ 18 đến 30 tuổi Từ 31 đến 35 tuổi Từ 36 đến 40 tuổi Trên 40 tuổi

Trình độ Cao đẳng, trung cấp Đại học Sau đại học Chức danh Cấp quản lý

Chuyên viên và tương đương

Phòng Chánh Văn phòng Nội vụ Y tế Văn hóa Thông tin – Truyền Thông Tài chính – Kế hoạch Tư pháp LĐTBXH Giáo dục Kinh tế Tài nguyên Môi trường Quản lý đô thị Thanh tra

Thâm niên Dưới 01 năm

Từ 01 đến 05 năm Từ 06 đến 10 năm Trên 10 năm 89 104 34 31 53 75 11 166 16 16 177 20 19 17 16 21 13 13 13 14 15 16 16 3 23 76 91 46,1 100 17,6 33,7 61,1 100,0 5,7 91,7 100,0 8,3 100,0 10,4 20,2 29,0 37,3 48,2 54,9 61,7 68,4 75,6 83,4 91,7 100,0 1,6 13,5 52,8 100,0

46,1 53,9 17,6 16,1 27,5 38,9 5,7 86,0 8,3 8,3 91,7 10,4 9,8 8,8 8,3 10,9 6,7 6,7 6,7 7,3 7,8 8,3 8,3 1,6 11,9 39,4 47,2 Nguồn: Kết quả khảo sát của tác giả

4.5 Kiểm định độ tin cậy của dữ liệu nghiên cứu

Cronbach’s Alpha được sử dụng để kiểm định độ tin cậy của dữ liệu, đo lường

mối quan hệ giữa các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận, được thể hiện qua bảng 4.2.

4.5.1 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo”

Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo có hệ số Cronbach’s Alpha = 0,906 >

0,7 và tất cả các biến quan sát đều có hệ số tương quan biến tổng > 0,3 đạt yêu cầu

để thực hiện phân tích nhân tố khám phá (EFA) ở bước tiếp theo.

4.5.2 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Quy trình quản lý văn bản,

hồ sơ điện tử”

Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử có hệ số Cronbach’s Alpha

= 0.926 > 0,7 và tất cả các biến quan sát đều có hệ số tương quan biến tổng > 0,3 đạt

yêu cầu để thực hiện phân tích nhân tố khám phá (EFA) ở bước tiếp theo.

4.5.3 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự hợp tác, tham gia của các

phòng ban”

Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban có hệ số Cronbach’s Alpha

= 0,945 > 0,7 và tất cả các biến quan sát đều có hệ số tương quan biến tổng > 0,3 đạt

yêu cầu để thực hiện phân tích nhân tố khám phá (EFA) ở bước tiếp theo.

4.5.4 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Nhận thức, thực hành của

cán bộ công chức”

Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức có hệ số Cronbach’s

Alpha = 0,898 > 0,7 và các biến quan sát có hệ số tương quan biến tổng > 0,3 đạt yêu

cầu để thực hiện phân tích nhân tố khám phá (EFA) ở bước tiếp theo.

4.5.5 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Công nghệ”

Thang đo công nghệ có hệ số Cronbach’s Alpha = 0,962 > 0,7 và tất cả các

biến quan sát đều có hệ số tương quan biến tổng > 0,3 đạt yêu cầu để thực hiện phân

tích nhân tố khám phá (EFA) ở bước tiếp theo.

4.5.6 Kiểm định độ tin cậy đối với các thang đo biến “Sự thành công của việc áp

dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử”

Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử có hệ số Cronbach’s Alpha = 0,765 > 0,7 và tất cả các biến quan sát đều có hệ số

tương quan biến tổng > 0,3 đạt yêu cầu để thực hiện phân tích nhân tố khám phá

(EFA) ở bước tiếp theo.

Bảng 4.2: Kết quả kiểm định Cronbach’s Alpha

Biến quan sát

Cronbach’s Alpha nếu loại biến

Trung bình thang đo nếu loại biến

Phương sai thang đo nếu loại biến

Tương quan biến tổng

0,883 0,888 0,889 0,905 0,885 0,886

19,36 19,26 19,49 19,33 19,46 19,33

0,782 0,749 0,745 0,640 0,774 0,766

15,179 15,183 15,855 15,940 15,541 15,148

0,891 0,926 0,907 0,917 0,902

5,811 6,039 6,065 6,239 6,021

16,71 16,95 16,80 16,54 16,65

0,895 0,727 0,816 0,762 0,839

7,468 7,730 7,332 7,291 7,237

16,61 16,48 16,55 16,54 16,44

0,868 0,791 0,829 0,853 0,916

0,929 0,943 0,937 0,932 0,921

0,770 0,790 0,728 0,682 0,765

0,870 0,866 0,879 0,889 0,871

0,889 0,916 0,889 0,899 0,870

Thang đo sự ủng hộ của cấp lãnh đạo (Cronbach’s Alpha = 0,906) LĐ1 LĐ2 LĐ3 LĐ4 LĐ5 LĐ6 Thang đo quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử (Cronbach’s Alpha = 0,926) QT1 QT2 QT3 QT4 QT5 Thang đo sự hợp tác, tham gia của các phòng ban (Cronbach’s Alpha = 0,945) TG1 TG2 TG3 TG4 TG5 Thang đo nhận thức, thực hành của cán bộ công chức (Cronbach’s Alpha = 0,898) ND1 14,83 14,111 ND2 14,81 13,968 ND3 14,95 14,284 ND4 14,91 14,741 13,939 14,51 ND5 Thang đo công nghệ (Cronbach’s Alpha = 0,962) 0,953 15,832 15,35 CN1 0,949 15,599 14,93 CN2 0,953 15,946 15,38 CN3 0,952 16,241 14,88 CN4 CN5 0,957 15,564 14,88 Thang đo sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử (Cronbach’s Alpha = 0,765) 14,91 HT1 15,01 HT2 14,93 HT3 14,96 HT4 15,01 HT5

0,570 0,472 0,523 0,569 0,557

0,712 0,749 0,727 0,711 0,715

3,914 3,745 3,959 3,832 3,646

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.6 Phân tích nhân tố khám phá (EFA)

4.6.1 Phân tích nhân tố khám phá nhóm biến độc lập

Đặt giả thuyết H0: Tất cả 26 biến yếu tố quan sát ảnh hưởng đến sự thành công

của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử không có mối tương quan

với nhau.

Kết quả kiểm định KMO và Barlett ở bảng 4.3 có kết quả bằng 0,859 > 0,5,

giá trị sig = 0,000 <0,05. Như vậy, giả thuyết H0 không được chấp nhận. Điều này có

nghĩa phân tích nhân tố khám phá (EFA) thích hợp cho nghiên cứu này.

Bảng 4.3: Kết quả kiểm định KMO và Barlett của 26 biến yếu tố

KMO and Bartlett's Test

Kiểm định KMO

Kiểm định Barlett

Giá trị chi bình phương xấp xỉ Bậc tự do Mức ý nghĩa 0,859 4.558,399 325 ,000

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Theo kết quả phân tích nhân tố khám phá (EFA), 26 biến quan sát của 05 yếu

tố được nhóm thành 05 nhân tố. Tại mức Eigenvalue = 1,958 >1 (phụ lục 4, bảng 21),

với phương pháp phân tích nhân tố, phép quay Varimax cho phép thử trích được 05

nhân tố từ 26 biến quan sát và phương sai trích được là 77,980% >50%, có ý nghĩa là

05 nhân tố giải thích gần 77,980% biến thiên của dữ liệu. Do đó, thang đo rút ra được

chấp nhận, đạt yêu cầu.

Hệ số tải nhân tố của các biến quan sát đều > 0,5, thấp nhất là ND4 có hệ số

tải thấp nhất là 0,749, đạt yêu cầu (bảng 4.4). Tất cả các biến quan sát đạt yêu cầu và

được đưa vào phân tích bước kế tiếp.

Yếu tố thứ nhất có 06 biến quan sát được đặt tên là Sự ủng hộ của cấp lãnh

đạo ký hiệu là LĐ;

Yếu tố thứ hai có 05 biến quan sát được đặt tên là Quy trình quản lý văn bản,

hồ sơ điện tử ký hiệu là QT;

Yếu tố thứ ba có 05 biến quan sát được đặt tên là Sự hợp tác, tham gia của các

phòng ban ký hiệu là TG;

Yếu tố thứ tư có 05 biến quan sát được đặt tên là Nhận thức, thực hành của

cán bộ công chức ký hiệu là ND;

Yếu tố thứ năm có 05 biến quan sát được đặt tên là Công nghệ ký hiệu là CN;

Bảng 4.4: Kết quả phân tích nhân tố khám phá (EFA) cho biến độc lập

Tên yếu tố

5 4 2 Yếu tố 3

Công nghệ

1 ,940 ,930 ,915 ,910 ,900

Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức

Biến quan sát CN1 CN2 CN4 CN3 CN5 TG5 TG4 TG1 TG3 TG2 LĐ1 LĐ2 LĐ6 LĐ3 LĐ5 LĐ4 QT1 QT5 QT3 QT4 QT2 ND2 ND1 ND5 ND3 ND4 ,925 ,894 ,872 ,822 ,810 ,824 ,819 ,817 ,816 ,814 ,781

,931 ,896 ,890 ,863 ,851 ,863 ,822 ,796 ,788 ,749 Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.6.2 Phân tích nhân tố khám phá (EFA) biến phụ thuộc

Sau khi phân tích nhân tố khám phá (EFA) các biến quan sát của yếu tố sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, được nhóm

thành lại thành một nhân tố, không có biến quan sát nào bị loại, EFA phù hợp với hệ

số KMO = 0,809, mức ý nghĩa sig của kiểm định Barlett = 0,000, phương sai trích

bằng 52,097% >50%. Chi tiết xem tại phụ lục 4, bảng 19.

4.7 Phân tích hồi quy

4.7.1 Kiểm định hệ số tương quan

Tất cả các biến của kết quả phân tích tương quan Pearson (bảng 4.5) đều có

giá trị phân biệt. Hệ số tương quan giữa các cặp yếu tố đều nằm trong khoảng từ {-

1;1}, ý nghĩa sig = 0,000 của từng cặp < 0,05, đạt yêu cầu.

Trong đó, hệ số tương quan giữa các cặp biến nhận thức, thực hành của cán bộ

công chức và sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử (pearson’s r = 0,644, n = 193, sig <0,05) có ý nghĩa thống kê cao nhất. Thấp nhất

là mối quan hệ tương quan tuyến tính giữa cặp biến sự ủng hộ của cấp lãnh đạo và sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử (pearson’s r =

0,448, n = 193, sig < 0,05).

LĐ

,448**

,461**

,472**

,644**

,483**

Pearson Correlation

,000

,085

,027

,370**

,074

LĐ

,242

,706

,000

,308

,289**

,146*

,195**

,000

,043

,007

,288**

,126

,000

,082

,275**

,000

Sig. (2-tailed) Pearson Correlation Sig. (2-tailed) Pearson Correlation Sig. (2-tailed) Pearson Correlation Sig. (2-tailed) Pearson Correlation Sig. (2-tailed) Pearson Correlation Sig. (2-tailed)

Bảng 4.5: Kết quả phân tích tương quan Pearson

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.7.2 Đánh giá sự phù hợp của mô hình

Sử dụng phương pháp Enter trong phân tích hồi quy bội, Durbin-Watson =

1,678 < 2, kết quả R2 hiệu chỉnh là 0,717 < R2 tương ứng với 0,724. Tác giả sử dụng

hiệu chỉnh R2 hiệu chỉnh để đánh giá độ phù hợp của mô hình để không thổi phồng

mức độ mức độ phù hợp của mô hình.

Với R2 hiệu chỉnh = 0,717 (bảng 4.6) chứng tỏ mô hình nghiên cứu có độ phù

hợp cao. Nghĩa là độ thích hợp của mô hình đạt 71,7% hay nói cách khác là 71,7%

độ biến thiên của sự thành công việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

được giải thích chung bởi các biến trong mô hình, còn lại sẽ được giải thích bởi các

yếu tố chưa được xem xét trong mô hình.

Bảng 4.6: Độ phù hợp của mô hình

R R2 R2 hiệu chỉnh Durbin-Watson

Sai số chuẩn ước lượng

0,851a 0,724 ,252605 1,678

Mô hình 1 0,717 a. Biến độc lập (Hằng số), CN, LĐ, TG, QT, ND b. Biến phụ thuộc: HT Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.7.3 Kiểm định độ phù hợp của mô hình

Kết quả bảng 4.7 phân tích phương sai ANOVA, trị số thống kê F được tính

từ giá trị R2 có giá trị sig. rất nhỏ thể hiện sự thích hợp của mô hình hồi quy tuyến

tính với tập dữ liệu. Điều đó có nghĩa các biến độc lập trong mô hình có quan hệ với

biến phụ thuộc, mô hình có thể được sử dụng để phân tích hồi quy bội.

Bảng 4.7: Phân tích phương sai ANOVA

Mô hình F Sig.

Tổng bình phương Bậc tự do (df)

98,275 ,000b

Trung bình bình phương 6,271 ,064 31,354 11,932 43,287 5 187 192

Hồi quy Số dư Tổng a. Biến phụ thuộc: HT b. Biến độc lập: (Hằng số), CN, LĐ, TG, QT, ND Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.7.4 Phân tích hồi quy bội

Bảng 4.8: Kết quả phân tích hồi quy bội

Mô hình T Sig.

B Hệ số hồi quy đã chuẩn hóa Beta VIF

Hệ số hồi quy chưa chuẩn hóa Độ lệch chuẩn Thống kê đa cộng tuyến Dung sai

Hằng số LĐ QT TG ND CN 0,352 0,162 0,202 0,176 0,183 0,136 0,173 0,025 0,032 0,029 0,023 0,019 2,036 0,266 6,396 0,259 6,351 0,251 6,011 0,358 8,016 0,283 6,999 ,043 ,000 ,000 ,000 ,000 ,000 0,852 1,173 0,887 1,128 0,846 1,182 0,740 1,352 0,899 1,113

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Theo kết quả hồi quy, phương trình hồi quy của nghiên cứu được xác định:

HT = 0,352+0,162*LĐ+0,202*QT+0,176*TG+0,183*ND+0,136*CN

Kết quả phân tích hồi quy bội cho thấy mức độ ảnh hưởng của từng biến độc

lập đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử thông

qua hệ số beta β. Những nhân tố nào có hệ số β càng cao thì mức độ ảnh hưởng càng

mạnh và ngược lại. Dựa vào phương trình trên cho phép tác giả kết luận như sau:

Yếu tố có hệ số β cao nhất = 0,202, ảnh hưởng mạnh nhất đến sự thành công

của việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là quy trình quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử. Khi quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tăng một đơn vị độ

lệch chuẩn thì sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử tăng 0,202 đơn vị.

Thứ hai là yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức có hệ số β =

0,183. Khi nhận thức, thực hành của cán bộ công chức tăng một đơn vị độ lệch chuẩn

thì sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tăng 0,183

đơn vị.

Thứ ba là yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban, đạt có hệ số β =

0,176. Khi sự hợp tác, tham gia của các phòng ban quy trình quản lý văn bản, hồ sơ

điện tử tăng một đơn vị độ lệch chuẩn thì sự thành công của việc áp dụng hệ thống

quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tăng 0,176 đơn vị

Thứ tư là sự ủng hộ của cấp lãnh đạo có hệ số β = 0,162 đạt giá trị cao thứ tư

trong phương trình. Khi sự ủng hộ của cấp lãnh đạo tăng một đơn vị độ lệch chuẩn

thì sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tăng 0,162

đơn vị.

Thứ năm là công nghệ có hệ số β = 0,136. Khi công nghệ tăng một đơn vị độ

lệch chuẩn thì sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử tăng 0,136 đơn vị.

Với mức ý nghĩa 5%, các yếu tố trong mô hình (bảng 4.8) đều có nghĩa với

chỉ số sig < 0,05. Vì vậy, giả thuyết có mối quan hệ tương quan giữa sự ủng hộ của

cấp lãnh đạo; quy trình quản lý văn bản; hồ sơ điện tử; sự hợp tác, tham gia của các

phòng ban; nhận thức, thực hành của cán bộ công chức; công nghệ với sự thành công

của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử được chấp nhận.

Kết quả kiểm định giả thuyết cho mô hình nghiên cứu được tóm tắt như trong

hình 4.1. Từ bảng kết quả 4.8 cho thấy giá trị sig = 0,000, không có giả thuyết nào bị

bác bỏ.

Bảng 4.9: Tóm tắt kết quả nghiên cứu

Phát biểu

Kết quả kiểm định Chấp nhận Giả thuyết H1

Chấp nhận H2

Chấp nhận H3

Chấp nhận H4

Chấp nhận H5 Có mối quan hệ dương giữa sự ủng hộ của cấp lãnh đạo và sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Có mối quan hệ dương giữa quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử và sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Có mối quan hệ dương giữa sự hợp tác, tham gia của các phòng ban và sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Có mối quan hệ dương giữa nhận thức, thực hành của cán bộ công chức và sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Có mối quan hệ dương giữa công nghệ và sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.7.5 Kiểm định hiện tượng đa cộng tuyến

Khi phân tích hồi quy bội, các biến được giả định là độc lập với nhau, chứa

một thông tin riêng về mức độ tương quan với biến phụ thuộc. Đa cộng tuyến xảy ra

khi các mô hình biểu diễn thông tin giống nhau, khó có thể phân tách mức ảnh hưởng

của từng biến độc lập đến biến phụ thuộc, độ lệch chuẩn của các hệ số hồi quy tăng,

giá trị thống kê t của kiểm định mức ý nghĩa giảm trong khi hệ số R2 khá cao.

Trong mô hình hồi quy bội, giả định giữa các biến độc lập của mô hình không

có hiện tượng đa cộng tuyến. Hiện tượng này được kiểm định thông qua hệ số phóng

đại phương sai VIF. Theo nhiều tài liệu nghiên cứu, VIF > 10 biểu hiện dấu hiệu đa

cộng tuyến. Theo Hoàng Trọng và Chu Nguyễn Mộng Ngọc (2008), hệ số VIF nằm

trong khoảng {1;2} có thể bác bỏ giả định mô hình bị đa cộng tuyến. Từ kết quả bảng

4.8, giá trị kiểm định VIF đều thỏa điều kiện {1;2}. Vì vậy, tác giả kết luận mô hình

không có hiện tượng đa cộng tuyến.

4.7.6 Kiểm định giá trị phần dư chuẩn hóa

Phương pháp được sử dụng là biểu đồ phân hóa Scatterplot. Trục tung hiển thị

giá trị phần dư chuẩn hóa. Trục hoành hiển thị giá trị dự đoán. Nếu giả định liên hệ

tuyến tính được thỏa mãn thì sẽ không có hiện tượng liên hệ giữa các giá trị dự đoán

phần dư, chúng được phân tán ngẫu nhiên. Hình 4.1 cho thấy phần dư không thay đổi

theo một trật tự nào đối với giá trị dự đoán. Do đó, tác giả kết luận giả thuyết liên hệ

tuyến tính không bị vi phạm.

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Hình 4.1: Đồ thị Scatterplot

4.7.7 Kiểm định phân phối chuẩn của phần dư

Kiểm định phân phối chuẩn của phần dư bằng biểu đồ Histogram và đồ thị P-Plot

trong SPSS.

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Hình 4.2: Biểu đồ tần suất của phần dư chuẩn hóa Histogram

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Hình 4.3: Biểu đồ phân vị phần dư chuẩn hóa P – P plot

Nhìn vào biểu đồ Histogram (hình 4.2) cho thấy một đường cong phân phối

chuẩn được đặt chồng lên biểu đồ tần số. Trung bình Mean = 1.56E – 14 (gần bằng

0) và Std. Dev = 0,987 (gần bằng 1). Đồng thời xem kết quả P – P plot (hình 4.3) biểu

diễn các điểm quan sát thực tế tập trung khá sát đường chéo những giá trị kỳ vọng,

có nghĩa là dữ liệu phần dư có phân phối chuẩn.

4.8 Kiểm định sự khác biệt của các biến định tính

4.8.1 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý

văn bản và hồ sơ điện tử theo giới tính

Kiểm định thông qua Independent Sample T-Test, với mức ý nghĩa sig của

kiểm định Levene > 0,05 thì tiếp tục kiểm định giá trị sig T-Test của phương sai đồng

nhất (Equal variance assumed). Nếu giá trị sig T-Test > 0,05 thì kết luận không có sự

khác biệt có ý nghĩa thống kê về giới tính.

Dựa vào kết quả bảng 4.10, sig của kiểm định Levene = 0,736 > 0,05 và Sig

của Phương sai đồng nhất = 0,97 > 0,05, kết luận không có sự khác biệt về giới tính

cán bộ công chức với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử.

Bảng 4.10: Kiểm định sự khác biệt theo giới tính

Independent Samples Test

Kiểm định

Kiểm định t-test

Levene

Sig.

Sig. (2-

Khác biệt

Khoảng tin cậy 95%

tailed)

trung bình

sai số

của sự khác biệt

chuẩn

Thấp hơn Cao hơn

Phương sai

.114

.736 1.667

191

.097

.113786

.068248

-.020831

.248402

đồng nhất

Phương sai

không đồng

1.668 186.887

.097

.113786

.068203

-.020761

.248333

nhất

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.8.2 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý

văn bản, hồ sơ điện tử giữa các nhóm tuổi khác nhau

Kiểm định thông qua One-way ANOVA, dựa vào kết quả Test of Homogeity

of Variances với mức ý nghĩa sig > 0,05 thì phương sai giữa lựa chọn định tính nhóm

tuổi không khác nhau. Tiếp tục xem kết quả phân tích bảng ANOVA, nếu sig của

ANOVA ≥ 0,05 thì kết luận không có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê về nhóm tuổi.

Dựa vào kết quả bảng Test of Homogeneity of Vairances (phụ lục 4, bảng 38),

sig = 0,606 > 0,05. Tiếp đến kiểm định sig của ANOVA (bảng 4.11) = 0,093 > 0,05.

Vì vậy, kết luận không có sự khác biệt về nhóm tuổi của cán bộ công chức UBND

quận Bình Thạnh với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử.

Bảng 4.11: Kiểm định sự khác biệt theo nhóm tuổi

ANOVA

Tổng bình phương 1,442 41,845 43,287

Bình phương trung bình 0,481 0,221

F Sig. 2,171 0,093

HT Giữa các nhóm Trong nhóm Tổng

3 189 192 Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.8.3 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống văn bản

và hồ sơ điện tử theo trình độ học vấn

Kiểm định thông qua One-way ANOVA, dựa vào kết quả Test of Homogeity

of Variances với mức ý nghĩa sig > 0,05 thì phương sai giữa lựa chọn định tính trình

độ học vấn không khác nhau. Tiếp tục xem kết quả phân tích bảng ANOVA, nếu sig

của ANOVA ≥ 0,05 thì kết luận không có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê về trình

độ học vấn.

Dựa vào kết quả bảng Test of Homogeneity of Vairances (phụ lục 4, bảng 41),

sig = 0,314 > 0,05. Tiếp đến kiểm định sig của ANOVA (bảng 4.12) = 0,346 > 0,05.

Vì vậy, kết luận không có sự khác biệt về trình độ học vấn của cán bộ công chức

UBND quận Bình Thạnh với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử.

Bảng 4.12: Kiểm định sự khác biệt theo trình độ học vấn

ANOVA

Tổng bình phương df Bình phương trung bình

Sig.

0,346

HT Giữa các nhóm Trong nhóm Tổng

2 9,481 42,806 190 43,287 192

0,241 1,068 0,225

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.8.4 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý

văn bản, hồ sơ điện tử theo chức danh

Kiểm định thông qua Independent Sample T-Test, với mức ý nghĩa sig của

kiểm định Levene > 0,05 thì tiếp tục kiểm định giá trị sig T-Test của phương sai đồng

nhất (Equal variance assumed). Nếu giá trị sig T-Test > 0,05 thì kết luận không có sự

khác biệt có ý nghĩa thống kê về chức danh.

Dựa vào kết quả bảng 4.13, sig của kiểm định Levene = 0,857 > 0,05 và Sig

của Phương sai đồng nhất = 0,64 > 0,05, kết luận không có sự khác biệt về chức danh

của cán bộ công chức với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản,

hồ sơ điện tử.

Bảng 4.13: Kiểm định sự khác biệt theo chức danh

Independent Samples Test

Kiểm định

Kiểm định t-test

Levene

Sig.

Sig. (2-

Khác biệt

Khoảng tin cậy 95%

tailed)

trung

của sự khác biệt

sai số

chuẩn

bình

Thấp hơn

Upper

Phương

sai đồng

0,032 0,857

-,469

191

0,640

-,058263

,124206

-,303254

,186729

nhất

Phương

sai không

-,540 19,017

0,595

-,058263

,107849

-,283978

,167453

đồng nhất

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.8.5 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý

văn bản, hồ sơ điện tử giữa các phòng ban

Kiểm định thông qua One-way ANOVA, dựa vào kết quả Test of Homogeity

of Variances với mức ý nghĩa sig > 0,05 thì phương sai giữa lựa chọn định tính giữa

các phòng ban không khác nhau. Tiếp tục xem kết quả phân tích bảng ANOVA, nếu

sig của ANOVA ≥ 0,05 thì kết luận không có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê giữa

các phòng ban.

Dựa vào kết quả bảng Test of Homogeneity of Vairances (phụ lục 4, bảng 46),

sig = 0,164> 0,05. Tiếp đến kiểm định sig của ANOVA (bảng 4.14) = 0,897 > 0,05.

Vì vậy, kết luận không có sự khác biệt giữa các phòng ban UBND quận Bình Thạnh

với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Bảng 4.14: Kiểm định sự khác biệt giữa các phòng ban

ANOVA

Bình phương trung bình

HT Giữa các nhóm Trong nhóm Tổng

Tổng bình phương 1,294 41,993 43,287

11 181 192

Sig. F 0,118 0,507 0,897 0,232

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.8.6 Kiểm định sự khác biệt về sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý

văn bản, hồ sơ điện tử với thâm niên công tác

Kiểm định thông qua One-way ANOVA, dựa vào kết quả Test of Homogeity

of Variances với mức ý nghĩa sig > 0,05 thì phương sai giữa lựa chọn định tính giữa

các phòng ban không khác nhau. Tiếp tục xem kết quả phân tích bảng ANOVA, nếu

sig của ANOVA ≥ 0,05 thì kết luận không có sự khác biệt có ý nghĩa thống kê giữa

các phòng ban.

Dựa vào kết quả bảng Test of Homogeneity of Vairances (phụ lục 4, bảng 49),

sig = 0,602> 0,05. Tiếp đến kiểm định sig của ANOVA (bảng 4.15) = 0,719 > 0,05.

Vì vậy, kết luận không có sự khác biệt của thâm niên công tác với sự thành công của

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Tổng bình phương df

Bình phương trung bình

Sig.

0,719

0,102 0,448 0,227

Giữa các nhóm Trong nhóm Tổng

3 0,306 42,981 189 43,287 192

Bảng 4.15: Kiểm định sự khác biệt theo thâm niên công tác ANOVA

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.9 Thảo luận kết quả nghiên cứu

Kết quả nghiên cứu cho thấy có 05 yếu tố ảnh hưởng tích cực đến sự thành

công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận

Bình Thạnh theo các mức độ ảnh hưởng từ cao đến thấp như sau: yếu tố quy trình

quản lý văn bản, hồ sơ điện tử có tác động mạnh nhất (β = 0,202), yếu tố nhận thức,

thực hành của cán bộ công chức có mức tác động thứ hai (β = 0,183), yếu tố sự hợp

tác, tham gia của các phòng ban có mức tác động thứ ba (β = 0,175), yếu tố sự ủng

hộ của lãnh đạo có tác động thứ tư (β = 0,162), và yếu tố công nghệ có mức tác động

thứ năm (β = 0,136).

Bảng 4.16: Thống kê mô tả giá trị các thang đo

Thang đo

Số quan sát 193 Nhỏ nhất 2 Lớn nhất 5 Trung bình 4,18 Độ lệch chuẩn 0,609

193 1 5 3,70 0,931

193 2 5 4,13 0,676

Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban Sự ủng hộ của lãnh đạo Công nghệ 193 193 1 1 5 5 3,87 3,77 0,779 0,990

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

4.9.1 Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử có mức độ tác động mạnh nhất β =

0,202 (bảng 4.8) đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ

điện tử. Điểm trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là 4,18

(bảng 4.16), cao nhất trong 5 yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng

hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Điểm trung bình của bốn trên năm biến quan

sát của yếu tố quy trình đạt trên 4 “Đồng ý”, biến thấp nhất có điểm trung bình là 3,96

(bảng 4.17).

Bảng 4.17: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố quy trình quản lý văn bản,

hồ sơ điện tử

Không đồng ý Không ý kiến Độ lệch chuẩn

Biến quan sát QT1 QT2 QT3 QT4 QT5 Hoàn toàn không đồng ý 1,6% 2,6% 1,0% 1,6% 1,6% 10,9% 21,8% 15,0% 6,2% 8,3% Đồng ý Hoàn toàn đồng ý 34,2% 23,3% 28,0% 46,6% 37,8% 53,4% 52,3% 56,0% 45,6% 52,3% Điểm trung bình 4,20 3,96 4,11 4,37 4,26 0,689 0,746 0,680 0,674 0,675

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Biến quan sát QT4 “Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử được thiết kế phù

hợp với các quy trình xử lý máy tính” được đánh giá cao nhất, với điểm trung bình là

4,37, thể hiện cán bộ công chức rất đồng tình về việc các quy chế quản lý đã ban hành

đã được cập nhật, phù hợp với phương thức hệ thống văn bản hồ sơ, điện tử xử lý.

Điều này sát với thực tế, lãnh đạo UBND quận đã và đang thực hiện rà soát, xây dựng

các quy chế phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (ISO điện tử).

Biến quan sát QT5 “Có sự chuyển đổi của các quy chế quản lý hành chính trên

bản in sang quản lý hành chính trên văn bản, hồ sơ điện tử” với điểm trung bình thứ

hai là 4,26. Điều này có nghĩa UBND quận Bình Thạnh đã triển khai, thực hiện các

sự chuyển đổi cách thức quản lý quy chế hành chính từ các bản in, giấy sang các văn

bản, hồ sơ được khởi tạo, xử lý, lưu trữ trên hệ thống điện tử. Điều này sát với tình

hình thực tế là UBND quận Bình Thạnh đã thông qua mục tiêu định hướng phát triển

CNTT 2016 đến 2020, triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO điện tử. Chính vì

thế, biến quan sát này nhận được sự đồng thuận khá cao trong khoảng đánh giá “đồng

ý” và “hoàn toàn đồng ý” từ phía người tham gia khảo sát.

Biến quan sát QT1 “Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một phần của

quản lý hành chính của tổ chức” với điểm trung bình thứ ba là 4,20. Điều này thể

hiện người tham gia khảo sát đồng tình khá cao với phát biểu của biến quan sát trong

khoảng đánh giá “đồng ý” và “hoàn toàn đồng ý” từ phía người tham gia khảo sát.

UBND quận Bình Thạnh đã và đang thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông

trong giải quyết thủ tục hành chính. UBND quận Bình Thạnh đã chuyển đổi 57 thủ

tục hành chính theo quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử cho nhiều lĩnh vực bao

gồm kinh tế, lao động, đô thị. Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử đã được

chuẩn hóa thành một phần của quy chế quản lý hành chính của UBND quận Bình

Thạnh.

Biến quan sát QT3 “Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban được xác định rõ

trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” với điểm trung bình thứ tư là 4,11.

Điều này thể hiện người tham gia khảo sát đồng tình khá cao với phát biểu của biến

quan sát trong khoảng đánh giá “đồng ý” và “hoàn toàn đồng ý” từ phía người tham

gia khảo sát. Với các tính năng phân quyền minh bạch, rõ ràng trên hệ thống quản lý

văn bản và hồ sơ điện tử, các văn bản, hồ sơ đang bị chậm trễ ở khâu nào, phòng nào,

thời gian bao lâu đều thể hiện tường minh trên hệ thống. Do đó, các phòng sẽ không

thể đổ lỗi cho nhau hay viện dẫn các nguyên nhân chậm xử lý văn bản, hồ sơ mà

không có lý do chính đáng. Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban vì vậy được xác

định rõ ràng trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Biến quan sát QT2 “Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử phù hợp với

các quy định của tổ chức” có điểm trung bình thấp nhất 3,96 (bảng 4.17). Qua trao

đổi với lãnh đạo UBND quận, tình hình thực trạng là một số các văn bản pháp luật,

quy định hướng dẫn của Bộ, Ban ngành vẫn chưa nhất quán. Điều đó dẫn đến một số

các vướng mắc tại UBND quận khi triển khai thành các quy định hướng dẫn của

UBND quận cho các phòng ban thực hiện.

Vấn đề tồn tại: UBND quận Bình Thạnh chỉ mới thiết lập các chỉ số đo lường

sự hài lòng của người dân về dịch vụ công trực tuyến, tỷ lệ số lượng hồ sơ dịch vụ

công trực tuyến được xử lý trên từng lĩnh vực. UBND quận chưa thiết lập các chỉ số

đo lường chi tiết hơn, đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử.

4.9.2 Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức

Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức có hệ số β = 0,183 (bảng 4.8), đạt

giá trị cao thứ hai trong phương trình hồi quy, nên có thể kết luận mức độ ảnh hưởng

lớn thứ hai đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử. Tuy nhiên, điểm trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức

là 3,70 (bảng 4.16) ở mức khá, thấp nhất trong 5 yếu tố. Điều này thể hiện đây là yếu

tố mà UBND quận Bình Thạnh nên xem xét có kế hoạch, chương trình hành động

phù hợp nâng cao sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ

điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.

Bảng 4.18: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố nhận thức, thực hành của

cán bộ công chức

Không đồng ý Không ý kiến Độ lệch chuẩn Hoàn toàn không đồng ý Đồng ý Hoàn toàn đồng ý Điểm trung bình

Biến quan sát Thang đo ND1 ND2 ND3 ND4 ND5 4,7% 6,7% 5,7% 3,6% 2,6% 10,4% 5,2% 11,9% 13,5% 10,9% 22,3% 23,8% 24,4% 25,4% 15,5% 38,3% 40,4% 37,8% 34,7% 26,9% 24,4% 23,8% 20,2% 22,8% 44,0% 3,67 3,69 3,55 3,60 3,99 1,096 1,097 1,113 1,091 1,127

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Biến quan sát ND5 “Anh/chị hiểu rõ lợi ích của việc ứng hệ thống quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử” có được đánh giá cao nhất với điểm trung bình là 3,99. Tỷ lệ cán

bộ công chức chủ chốt của UBND quận có trình độ đại học trở lên là 73,6%. Tỷ lệ

94,3% cán bộ công chức tham gia khảo sát có trình độ đại học trở lên. Vì vậy, cán bộ

công chức đều hiểu rõ lợi ích của việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử.

Biến quan sát ND2 “Các chương trình đào tạo có các bài tập thực hành rõ

ràng, cụ thể phù hợp với công việc của anh/chị” với điểm trung bình đứng thứ hai là

3,69. Biến quan sát ND1 “Các chương trình đào tạo, tập huấn của tổ chức giúp

anh/chị quen thuộc với hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” với điểm trung bình

đứng thứ ba là 3,67. Các khóa đào tạo đều có các bài tập thực hành, có bài tập thực

hành rõ ràng. Tuy nhiên, số lượng bài tập thực hành không bao quát hết tất cả các

trường hợp, tình huống trong thực tế. Điều này dẫn đến thực trạng là các phòng tìm

cách xử lý theo cách thức tùy biến của phòng làm sao cho công việc được hoàn thành

theo đúng tiến độ đã đặt ra. Một số hồ sơ, văn bản được xử lý hoàn tất ở khâu trước

nhưng lại bị vướng ở khâu sau do quy trình chức năng phòng trước đã xử lý không

theo đúng chuẩn, trình tự của hệ thống. Việc này kéo theo hệ lụy là phải cần sự giúp

đỡ của bộ phận kỹ thuật CNTT can thiệp xử lý văn bản, hồ sơ để tiến hành tiếp các

bước tiếp theo. Đây là điểm yếu mà UBND quận Bình Thạnh có thể khắc phục, hoàn

thiện thông qua việc yêu cầu nâng cao chất lượng đào tạo, bảo đảm bao quát hết các

trường hợp, tình huống xử lý văn bản, hồ sơ thực tế.

Biến quan sát ND4 “Anh/chị thường sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ

điện tử trong công việc” với điểm trung bình đứng thứ tư là 3,60. UBND quận đã

thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 đối với 57 thủ tục hành chính thuộc

lĩnh vực kinh tế, lao động, đô thị trong tổng số 184 thủ tục hành chính theo quy định.

Điều này thể hiện còn nhiều quy chế quản lý hành chính vẫn chưa được chuẩn hóa

trên hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Để chuẩn hóa tất cả các quy chế thủ tục

hành chính lên hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cần có thời gian và ngân

sách. UBND quận hoàn toàn hiểu rõ việc này và đã có định hướng kế hoạch trong các

năm tiếp theo trong lộ trình chuẩn hóa, tiến hành hệ thống quản lý chất lượng ISO

điện tử.

Biến quan sát ND3 “Anh/chị hài lòng với chương trình đào tạo, tập huấn hệ

thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” có điểm trung bình thấp nhất 3,55. Cán bộ công

chức không đánh giá cao chất lượng đào tạo. Điều này thể hiện nội dung chương trình

đào tạo chưa phản ảnh hết các tình huống thực tế mà cán bộ công chức cần phải xử

lý trên hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Lãnh đạo UBND quận cần trao đổi

với đơn vị tổ chức đào tạo, nâng cao hơn nữa chất lượng đào tạo.

Vấn đề tồn tại: Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử được UBND quận

Bình Thạnh triển khai và vận hành từ năm 2017 đến nay. UBND quận Bình Thạnh

chưa thiết lập chỉ số đánh giá hiệu quả về hoàn thành công việc trên hệ thống quản lý

văn bản và hồ sơ điện theo từng cá nhân.

4.9.3 Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban

Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban, đạt có hệ số β = 0,176 (bảng 4.8) đạt

giá trị cao thứ ba trong phương trình hồi quy, nên có thể kết luận mức độ ảnh hưởng

lớn thứ ba đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

tử. Điểm trung bình của yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban là 4,13 (bảng

4.16), đứng thứ hai trong 5 yếu tố. Điểm trung bình của cả năm biến quan sát của yếu

tố này đều đạt trên 4 “Đồng ý”.

Bảng 4.19: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự hợp tác, tham gia của các

phòng ban

Không đồng ý Không ý kiến Độ lệch chuẩn

Biến quan sát TG1 TG2 TG3 TG4 TG5 Hoàn toàn không đồng ý 0,5% 0,5% 1,6% 1,6% 3,1% 1,6% 1,6% 19,2% 14,0% 13,0% 16,6% 14,0% Đồng ý Hoàn toàn đồng ý 26,9% 34,7% 31,1% 32,6% 38,9% 52,3% 49,7% 52,3% 48,7% 45,6% Điểm trung bình 4,05 4,18 4,10 4,11 4,22 0,724 0,722 0,777 0,769 0,739

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Biến quan sát TG5 “Các phòng ban hiểu rõ lợi ích việc sử dụng hệ thống quản

lý văn bản, hồ sơ điện tử vào công tác quản lý hành chính” có điểm trung bình cao

nhất là 4,22. Với mẫu khảo sát là 12 phòng (100% phòng chuyên môn) tại UBND

quận, điều này thể hiện sự nhất trí cao của tất cả các phòng ban về lợi ích của việc sử

dụng hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử. Năm 2018 quận đã tiếp nhận và giải quyết hồ

sơ đúng hạn đạt 98,2% minh chứng kết quả khảo sát trên.

Biến quan sát TG2 “ Có truyền thông về các thay đổi vai trò, trách nhiệm khi

áp dụng hệ thống quản lý văn bản, điện tử” có điểm trung bình đứng thứ hai là 4,18.

Điều này thể hiện sự nhất trí khá cao của tất cả các phòng, nắm rõ các thay đổi về vai

trò, trách nhiệm khi chuyển đổi từ hình thức thủ tục quản lý hành chính thủ công sang

thủ tục quản lý hành chính trên hệ thống văn bản điện tử. UBND quận đã tiến hành

nhiều hình thức thông báo khác nhau như các cuộc giao ban, đăng bản tin, thông báo,

trong các chương trình đào tạo, tập huấn và trong các quy chế hành chính quản lý tổ

chức.

Biến quan sát TG3 “ Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nâng cao sự

tương tác giữa các phòng ban” với điểm trung bình đứng thứ tư là 4,10 và biến quan

sát TG4 “Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp cải thiện sự tham gia, gắn kết

của cán bộ với phòng ban” với điểm trung bình đứng thứ ba là 4,11. Đối với các văn

bản, hồ sơ điện tử đòi hỏi việc xử lý liên phòng ban thì khi một phòng ban đã hoàn

thành nhiệm vụ của họ trên hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử, hệ thống tự động chuyển

văn bản, hồ sơ điện tử ấy đến phòng ban kế tiếp theo lưu đồ quy trình đã cài đặt trên

hệ thống. Nếu phòng ban kế tiếp không xử lý kịp thời, văn bản, hồ sơ điện tử đó sẽ

bị ách tắc. Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử đòi hỏi mạnh

mẽ sự tương tác, phối hợp các phòng ban, phối hợp chặt chẽ xử lý công việc. Trong

năm 2018, UBND tiếp nhận và giải quyết trên 56.500 hồ sơ, tỷ lệ hoàn thành công

việc đúng hạn là 98,2%. Kết quả này minh chứng sự hợp tác, tham gia của các phòng

ban ảnh hưởng mạnh đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống văn bản và hồ sơ

điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.

Biến quan sát TG1 “Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban được truyền thông

đến anh/chị” có điểm trung bình thấp nhất là 4,05. Tuy nhiên, đây vẫn là một số điểm

trung bình khá cao, thể hiện đa số cán bộ công chức đồng ý vai trò trách nhiệm của

các phòng ban đã được truyền thông đến họ. Qua trao đổi với lãnh đạo UBND quận

cũng như theo số liệu khảo sát, đa số cán bộ công chức có thâm niên công tác là trên

10 năm, đã rất am hiểu vai trò trách nhiệm của phòng ban nên lãnh đạo quận không

có yêu cầu triển khai các công tác truyền thông cho mảng này.

Vấn đề tồn tại:

Như trao đổi với các phòng ban thì hệ thống hiện tại vẫn còn một số hạn chế

trong việc gửi thông báo về các thay đổi về vai trò, trách nhiệm của các phòng ban,

các thay đổi về phân quyền của các phòng, cán bộ công chức, đường kết nối (link)

sang các thư viện chứa các quy chế quản lý thủ tục hành chính. Điều đó dẫn đến một

số các ách tắc của một số hồ sơ trên hệ thống mà không có thông báo tự động đến các

phòng ban.

Bên cạnh đó, việc phối hợp của các phòng ban vẫn chưa được nhịp nhàng,

thông suốt hoàn toàn do một số các quy chế quản lý hành chính chưa được chuẩn hóa

hoàn toàn, dẫn đến mỗi phòng sẽ diễn giải quy chế quản lý hành chính theo cách hiểu

của phòng, tạo ra một số các rào cản/ hiểu nhầm giữa các phòng ban trong việc phối

hợp, xử lý công việc.

Một số hồ sơ bị ách tắc do các phòng ban không thống nhất hướng xử lý và

giải quyết. Hệ thống quản lý hồ sơ, văn bản điện tử chưa phát huy triệt để hiệu quả

trong việc thông báo vơi lãnh đạo về các ách tắc. Các ách tắc vẫn phải xử lý thông

qua các quy chế trình ký truyền thống.

4.9.4 Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo có mức độ tác động thứ tư β = 0,162 (bảng 4.8)

Điểm trung bình của yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo là 3,87 (bảng 4.16). Tác động

này cho thấy tầm quan trọng của lãnh đạo trong việc áp dụng hệ thống quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử. So với các biến độc lập khác thì sự ủng hộ của lãnh đạo có tác

động yếu hơn so với các yếu tố khác.

Bảng 4.20: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Không đồng ý Không ý kiến Độ lệch chuẩn

Biến quan sát LĐ1 LĐ2 LĐ3 LĐ4 LĐ5 LĐ6 Hoàn toàn không đồng ý 0,5% 0,5% 1,0% 7,8% 7,8% 6,7% 7,8% 6,2% 6,7% 28,0% 22,3% 33,7% 28,5% 32,1% 24,9% Đồng ý Hoàn toàn đồng ý 32,1% 37,8% 22,8% 35,8% 24,4% 33,2% 32,1% 31,6% 36,8% 28,0% 36,8% 34,2% Điểm trung bình 3,89 3,98 3,76 3,92 3,78 3,92 0,951 0,981 0,883 0,975 0,904 0,970

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Biến quan sát LĐ2 “ Người quản lý đã tạo động lực để anh chị thay đổi thói

quen từ quản lý văn bản, hồ sơ trên bản in sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” được

đánh giá cao nhất, với điểm trung bình là 3,98. Lãnh đạo UBND quận đã triển khai

nhiều hoạt động thay đổi nhận thức của cán bộ công chức như tổ chức các khóa đào

tạo tin học trong năm 2018. Kết quả là 79,46% cán bộ công chức đã có chứng chỉ tin

học.

Biến quan sát LĐ1 “ Người quản lý chỉ đạo gắn kết giữa ứng dụng CNTT với

cải cách thủ tục hành chính” với điểm trung bình đứng thứ 4 là 3,89. Điều này hợp

lý vì quận đã bắt đầu áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử từ năm 2016.

Sự ủng hộ của ban lãnh đạo là chìa khóa thành công của bất kỳ dự án hay chương

trình phát động tại tất cả các tổ chức. Lãnh đạo vạch ra đường hướng, phê duyệt mục

tiêu phát triển, kế hoạch triển khai, ngân sách cho các năm kế tiếp. UBND quận Bình

Thạnh cũng không ngoại lệ. Lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh đã vạch ra đường

hướng phát triển ứng dụng CNTT giai đoạn 5 năm từ 2016 – 2020, trong đó thống

nhất ứng dụng CNTT theo kiến trúc chính quyền điện tử thành phố Hồ Chí Minh,

quyết tâm đẩy mạnh triển khai các nội dung của Quyết định số 2260/QĐ-UBND ngày

9/5/2016 của UBND Thành phố về phê duyệt Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt

động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2016-2020; Quyết định số 6179/QĐ-UBND

ngày 23 tháng 11 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt Đề án

“Xây dựng Thành phố Hồ Chí Minh trở thành đô thị thông minh giai đoạn 2017 –

2020, tầm nhìn đến năm 2025”.

Biến quan sát LĐ3 “Người quản lý đã đặt ra các mục tiêu để anh/chị chuyển

đổi từ quản lý văn bản, hồ trên giấy sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử” có điểm

trung bình thấp nhất 3,76. Điều này thể hiện lãnh đạo UBND quận chưa đặt ra nhiều

chỉ tiêu để thực hiện quyết liệt việc chuyển đổi từ quản lý văn bản, hồ sơ trên giấy

sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Qua trao đổi với lãnh đạo UBND quận, các quy

trình vẫn còn đang trong giai đoạn cải tiến và quận đang trên lộ trình đào tạo tin học

số lượng cán bộ công chức còn lại. Lãnh đạo quận sẽ ban hành thêm nhiều mục tiêu

chuyển từ quản lý văn bản, hồ trên giấy sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vào thời

điểm thích hợp.

Biến quan sát LĐ4 “ Người quản lý hướng dẫn cho anh/chị khi gặp khó khăn

trong công việc áp dụng hệ thống văn bản và hồ sơ điện tử” và biến quan sát LĐ6

“Anh/chị hài lòng với sự ủng hộ của người quản lý trong công tác quản lý, điều hành

hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử” cùng đứng thứ hai với điểm trung bình là 3,92. Thực

tế, tại các đơn vị tổ chức công thì người quản lý gần như không thực hiện nhiều các

tác vụ công việc hằng ngày như các cán bộ công chức. Cấp quản lý không am hiểu

hệ thống bằng cấp cán bộ công chức. Để có thể hướng dẫn cho cán bộ công chức xử

lý công việc khi gặp khó khăn thì người quản lý lại cần phải am hiểu hệ thống. Vì

vậy, đây là điểm khó khăn thường gặp phải bởi các tổ chức áp dụng hệ thống. Để

khắc phục điểm này, các tổ chức thường sẽ hình thành các đội ngũ tổ chuyên trách

hỗ trợ người dùng xử lý khi gặp trường hợp đặc thù trên hệ thống. Vai trò của người

quản lý là chỉ có thể đưa ra các định hướng, cách thức hay chỉ đạo các phòng cùng

phối hợp xử lý khi gặp các trường hợp khó khăn.

Biến quan sát LĐ5 “Người quản lý lắng nghe và ghi nhận sáng kiến đóng góp

của anh chị” với điểm trung bình đứng thứ năm là 3,78. Hệ thống quản lý văn bản,

hồ sơ điện tử tại UBND quận vẫn còn đang trong giai đoạn chuyển đổi, tiếp tục thực

hiện các thủ tục hành chính còn lại lên dịch vụ công trực tuyến. Lãnh đạo quận đã

phát động một số các phong trào, chương trình ghi nhận các sáng kiến cải tiến, các

yêu cầu cần thay đổi, hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Tổ hỗ trợ

quản lý nhật ký các yêu cầu cần nâng cấp, hoàn thiện hệ thống. Tuy nhiên, qua trao

đổi với lãnh đạo quận thì do tình hình ngân sách dành cho việc đầu tư hệ thống quản

lý văn bản, hồ sơ điện tử có hạn chế nên không thể cùng lúc tiến hành triển khai nâng

cấp toàn diện hệ thống theo yêu cầu của cán bộ công chức. Bên cạnh các vấn đề tồn

tại đã nêu trên, như trao đổi với lãnh đạo của UBND quận Bình Thạnh thì UBND

quận Bình Thạnh đã có một khối lượng dữ liệu số hóa khá lớn. Tuy nhiên, nội dung

của các báo cáo phân tích, các báo cáo trực quan / bảng điều khiển (dashboard) vẫn

còn nghèo nàn, chưa giúp ích nhiều lãnh đạo để ra các quyết định kịp thời.

4.9.5 Về yếu tố công nghệ

Điểm trung bình của yếu tố công nghệ là 3,77 (bảng 4.16). Công nghệ có hệ

số β = 0,136 (bảng 4.8) đạt giá trị cao thứ năm trong phương trình hồi quy, nên có thể

kết luận mức độ ảnh hưởng thứ năm đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Bảng 4.21: Thống kê giá trị trung bình của yếu tố công nghệ

Biến quan sát

Không đồng ý

Không ý kiến

Độ lệch chuẩn

Hoàn toàn không đồng ý 2,6% 3,6% 3,6% 0,5% 2,1%

CN1 CN2 CN3 CN4 CN5

Đồng ý Hoàn toàn đồng ý 22,3% 36,8% 16,1% 38,9% 45,1%

25,4% 32,6% 37,8% 29,0% 21,2%

Điểm trung bình 3,51 3,93 3,47 3,97 3,97

1,066 1,073 1,051 1,002 1,120

14,0% 6,2% 15,5% 8,3% 9,8%

35,8% 20,7% 26,9% 23,3% 21,8%

Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

Biến quan sát CN1 “ Hệ thống cung cấp các chức năng theo yêu cầu nghiệp vụ

của anh/chị” với điểm trung bình đứng thứ tư là 3,51. Năm 2018, Quận đã triển khai

thực hiện niêm yết trên Cổng thông tin điện tử quận (website), 02 màn hình kiosk tại

Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả quận đối với 29 Quyết định, 35 lĩnh vực, 184 thủ

tục hành chính theo qui định. Bên cạnh đó, hệ thống được cải thiện có nhiều chức

năng mới như chức năng tra cứu tình hình giải quyết hồ sơ, lấy trước số thứ tự nộp

hồ sơ qua mạng, qua tin nhắn SMS, nâng cấp và mở rộng một số chức năng mới tại

ứng dụng “Bình Thạnh trực tuyến” như: nộp hồ sơ cấp phép xây dựng, hồ sơ đăng ký

kinh doanh; thông báo tình hình an ninh trật tự trên địa bàn quận; tin tức sự kiện nổi

bật; phản ánh việc giải quyết hồ sơ hành chính trễ hạn của các đơn vị, v.v. Điều này

minh chứng hệ thống đang cung cấp các chức năng theo yêu cầu nghiệp vụ của phòng/

UBND quận cũng đang trong lộ trình chuẩn hóa các quy trình còn lại lên hệ thống

quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

Biến quan sát CN2 “Các tính năng của hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử dễ

hiểu, thuận tiện tác nghiệp” với điểm trung bình đứng thứ ba là 3,93. Điều này thể

hiện thông qua năm 2018, Quận đã thực hiện tiếp nhận và giải quyết 56.544/57.409

hồ sơ, đạt tỷ lệ đúng hạn 98,2%. Phần mềm hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

là giải pháp được phát triển trong nước. Giao diện, thao tác xử lý trên hệ thống được

Việt hóa, chuẩn theo các bước quy định trong quy chế quản lý các thủ tục hành chính.

Vì vậy, cán bộ công chức quen thuộc với hệ thống, thuận tiện trong việc tác nghiệp.

Biến quan sát CN4 “Tốc độ xử lý của hệ thống đáp ứng yêu cầu công việc của

anh/chị” và biến quan sát CN5 “Anh/chị nhận được sự hỗ trợ khi hệ thống có vấn đề”

đều có điểm trung bình cao nhất là 3,97. Điều này thể hiện đúng với thực tế UBND

quận có hệ thống mạng truyền số liệu chuyên dùng, và nhóm cán bộ CNTT chuyên

ngành hỗ trợ tại chỗ cán bộ công chức khi hệ thống có vấn đề. UBND quận có tổ hỗ

trợ kỹ thuật CNTT chuyên trách, thường trực tại chỗ, kịp thời hỗ trợ khi cán bộ công

chức có vấn đề với hệ thống.

Biến quan sát CN3 “Trang thiết bị của anh/chị phù hợp cho công việc” có

điểm trung bình thấp nhất 3,47 (bảng 4.17). Do ngân sách của UBND quận có hạn

chế và quận cần dành ngân sách đầu tư cho các thiết bị tại các quầy phục vụ, tiếp

người dân. Năm 2018, quận đã đầu tư 08 máy vi tính, 03 máy in, 01 máy photo, 02

màn hình kiosk 43inch để tra cứu thông tin kết quả hồ sơ, tra cứu thông tin quy hoạch,

hệ thống camera an ninh…UBND quận nên cân nhắc, dành ra một khoản kinh phí đủ

để triển khai kế hoạch nâng cấp máy tính làm việc của cán bộ công chức.

Vấn đề tồn tại: Bên cạnh các vấn đề tồn tại đã nêu trên, như trao đổi với lãnh

đạo UBND quận Bình Thạnh thì UBND quận chưa kết nối, khai thác dữ liệu dùng

chung của Tp. HCM, chưa xây dựng các chỉ tiêu đo lường hiệu quả hoạt động công

nghệ, rất ít cán bộ công chức có cơ hội được tham gia vào việc phát triển, triển khai,

kiểm thử hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

Tóm tắt chương 4

Chương 4 trình bày chi tiết kết quả nghiên cứu định lượng, phân tích và kiểm

định mô hình. Kết quả cho thấy các thang đo đều đạt giá trị sau khi phân tích nhân tố

khám phá (EFA). Mô hình nghiên cứu chính thức gồm 05 yếu tố, 26 biến quan sát,

kết hợp với đặc điểm cá nhân. Kết quả kiểm định và phân tích hồi quy bội có kết quả

05 yếu tố có ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản

và hồ sơ điện tử, đó là: (1) sự ủng hộ của cấp lãnh đạo, (2) quy trình quản lý văn bản,

hồ sơ điện tử, (3) sự hợp tác, tham gia của các phòng ban, (4) nhận thức, thực hành

của cán bộ công chức, và (5) công nghệ. Chương tiếp theo thảo luận kết quả đạt được

của chương này, đề xuất ý kiến mang hàm ý quản trị, những hạn chế và hướng nghiên

cứu tiếp theo.

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ

Chương 4 phân tích chi tiết các kết quả nghiên cứu. Chương 5 tóm tắt các kết

quả nghiên cứu từ đó đề ra một số hàm ý quản trị nâng cao việc ứng dụng hệ thống

quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính trường hợp

UBND quận Bình Thạnh. Chương 5 bao gồm ba phần chính, phần thứ nhất là kết

luận; phần hai đề ra một số hàm ý quản trị; và phần thứ ba trình bày những hạn chế

của nghiên cứu, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.

5.1 Kết luận

Nghiên cứu được tiến hành theo 2 bước. Bước 1 nghiên cứu sơ bộ bằng phương

pháp định tính thông qua phỏng vấn trực tiếp với số lượng là 10 người tại UBND

quận Bình Thạnh. Bước 2 nghiên cứu chính thức bằng phương pháp nghiên cứu định

lượng thông qua phát trực tiếp bảng khảo sát, cỡ mẫu là 193.

Các thang đo được kiểm định bằng phương pháp phân tích độ tin cậy

Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA) nhóm biến độc lập và biến phụ

thuộc. Tiếp đến phân tích hồi quy bao gồm kiểm định hệ số tương quan Pearson, đánh

giá sự phù hợp của mô hình bằng phương pháp Enter, kiểm định độ phù hợp mô hình

bằng phương pháp phân tích phương sai ANOVA, phân tích hồi quy bội và kiểm định

sự khác biệt của các biến định tính. Kết quả được tóm tắt như sau:

Mô hình nghiên cứu đề xuất ban đầu bao gồm (1) sự ủng hộ của cấp lãnh đạo,

(2) quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử, (3) sự hợp tác, tham gia của các phòng

ban, (4) nhận thức, thực hành của cán bộ công chức, và (5) công nghệ. Sau khi phân

tích Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA), kết quả các biến quan sát

được nhóm thành 5 yếu tố như kỳ vọng ban đầu của mô hình nên mô hình nghiên cứu

đề xuất được giữ nguyên và được đưa vào phân tích hồi quy bội.

Tiếp đến kiểm định mô hình hồi quy, tìm các sai phạm của mô hình. Kết quả

cho thấy mô hình không mắc sai phạm trong hồi quy tuyến tính. Bước cuối cùng là

kiểm định mô hình với các biến đặc điểm cá nhân như giới tính, nhóm độ tuổi, trình

độ học vấn, chức danh, nhóm phòng và thâm niên công tác.

5.2 Một số hàm ý cho các nhà quản trị nhằm nâng cao sự thành công của việc áp

dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh

Dựa trên cơ sở mức độ quan trọng và giá trị trung bình của từng yếu tố, tác giả

sẽ đề xuất một số hàm ý cho các nhà quản trị tại UBND quận Bình Thạnh như sau:

Bảng 5.1: Mức độ quan trọng và giá trị trung bình của các yếu tố ảnh hưởng

đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tại

UBND quận Bình Thạnh

Yếu tố Min Max Giá trị Ký hiệu Mức độ quan trọng trung bình Độ lệch chuẩn

LĐ 0,162 1 5 3,874 0,7795

QT 0,202 2 5 4,182 0,6085

TG 0,176 2 5 4,132 0,6760

ND 0,183 1 5 3,771 0,9902

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức Công nghệ CN 0,136 3,771 5 1

0,9902 Nguồn: Kết quả phân tích dữ liệu của tác giả

5.2.1. Về yếu tố quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

Theo kết quả bảng 5.1, sự hợp tác, tham gia của các phòng ban có mức độ quan

trọng thứ nhất (β = 0,202), giá trị trung bình cao 4,182. Điều này đa số cán bộ công

chức UBND quận Bình Thạnh đồng ý quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử có ảnh

hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Lãnh đạo quận Bình Thạnh đã nhận thức rõ tầm quan trọng của việc cải cách

các thủ tục hành chính, chủ động chuyển đổi các quy trình, thủ tục phù hợp với việc

triển khai hệ thống dịch vụ công trực tuyến tiến đến chính quyền điện tử. Trong mục

tiêu định hướng phát triển liên quan đến CNTT quận Bình Thạnh từ 2016 – 2020,

lãnh đạo đã chỉ đạo tiếp tục thực hiện rà soát, xây dựng và triển khai thực hiện ứng

dụng CNTT kết hợp với hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia

TCVN ISO 9001:2008 (ISO điện tử) đối với 100% số thủ tục hành chính đã được

Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố công bố. Tác giả đề xuất một số hàm ý quản trị

như sau:

Lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh có thể cân nhắc phát động phong trào các

sáng kiến cải tiến cải cách hành chính, hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, bảo

đảm hệ thống có những cập nhật kịp thời phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ. Quận có

thể thiết lập các tiêu chí đánh giá mức độ cải tiến quy trình như:

+ Tỷ lệ văn bản đến được số hóa và quản lý trên hệ thống văn bản, hồ sơ điện

tử / Tổng số bản văn bản đến UBND quận;

+ Tỷ lệ văn bản đi được số hóa và quản lý trên hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử / Tổng số bản văn bản đi của UBND quận;

+ Tỷ lệ văn bản điện tử trao đổi giữa lãnh đạo UBND quận với các phòng ban

chuyên môn/ Tổng số văn bản đến và đi của UBND quận;

+Tỷ lệ văn bản đi được ký số bằng chữ ký số cơ quan và gửi đi trên môi trường

mạng/ Tổng số bản văn bản đi của UBND quận;

+Tỷ lệ văn bản đi được ký số bằng chữ ký số của lãnh đạo cơ quan và gửi đi

trên môi trường mạng/Tổng số bản văn bản đi của UBND quận; và

+Tỷ lệ văn bản đi được ký số bằng chữ ký số của lãnh đạo phòng ban và gửi

đi trên môi trường mạng/Tổng số bản văn bản đi của phòng ban.

Lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh có thể cân nhắc học tập kinh nghiệm từ

UBND quận 1 về việc gia tăng tỷ lệ hoàn thành hồ sơ đúng hạn.

5.2.2. Về yếu tố nhận thức, thực hành của cán bộ công chức

Theo kết quả bảng 5.1, nhận thức, thực hành của cán bộ công chức có mức độ

thứ hai (β = 0,183), giá trị trung bình cao 3,771. Điều này cho thấy cán bộ UBND

quận Bình Thạnh hiểu được ý nghĩa của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử, khá đồng ý nhưng chưa đạt đến mức độ tự nhận thức, hoàn toàn đồng ý.

Để nâng cao thái độ, nhận thức, thực hành của cán bộ công chức, UBND quận Bình

Thạnh nên:

Tập trung đẩy mạnh phương tiện truyền thông, nhấn mạnh lợi ích, giá trị của

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công việc giúp cán bộ

công chức làm việc hiệu quả hơn.

UBND quận cần tổ chức thêm nhiều khóa học với nội dung đa dạng từ các

khóa học căn bản đến các khóa học tin học nâng cao, chuyên sâu để cán bộ công chức

tự tin làm chủ hệ thống.

UBND quận nên có tiêu chí đánh giá tỷ lệ cán bộ công chức quận đã qua đào

tạo, sử dụng máy tính, các ứng dụng quản lý thuần thục.

UBND quận nên khuyến khích cán bộ, công chức tham gia các dự án CNTT

triển khai tại quận ngay từ thời điểm lên kế hoạch của dự án.

Khi cán bộ, công chức được tham gia, đóng góp vào việc triển khai dự án

CNTT, sẽ tăng thêm kiến thức, hiểu biết về hệ thống, chức năng của hệ thống được

thiết kế phục vụ đúng yêu cầu người dùng. Cán bộ tham gia dự án triển khai hệ thống

CNTT sẽ được đào tạo chuyên sâu, trở thành những nhân sự chủ chốt, cùng hỗ trợ

đội ngũ CNTT nâng cao năng lực, kiến thức CNTT của toàn thể cán bộ công chức

quận. Khi đó, thái độ nhận thức, thực hành của cán bộ công chức quận sẽ được nâng

lên toàn diện.

UBND quận có thể cân nhắc bổ sung tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc của

cán bộ công chức dựa trên tỷ lệ hoàn thành văn bản, hồ sơ đúng hạn trên hệ thống.

5.2.3. Về yếu tố sự hợp tác, tham gia của các phòng ban

Theo kết quả bảng 5.1, sự hợp tác, tham gia của các phòng ban có mức độ quan

trọng thứ ba (β = 0,176), giá trị trung bình cao 4,132. Điều này cho thấy tất cả cán bộ

công chức UBND quận Bình Thạnh đều nhất trí sự hợp tác, tham gia của các phòng

ban có ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử. Để nâng cao hơn sự hợp tác, tham gia của các phòng ban qua các biện

pháp sau:

Lãnh đạo quận nên tổ chức các cuộc đối thoại, hội thảo, ghi nhận các vướng

mắc của các phòng ban để lãnh đạo quận đưa ra các chỉ đạo kịp thời, giải quyết công

việc.

Lãnh đạo quận chỉ đạo tổ kỹ thuật CNTT tiến hành cuộc khảo sát ghi nhận các

vấn đề/hạn chế của hệ thống để có phương án nâng cấp, hoàn thiện hệ thống, nâng

cao tính tương tác, hợp tác của các phòng ban trong công việc.

Bên cạnh đó, quận nên trao đổi với đơn vị đào tạo, nâng cao chất lượng đào

tạo trên hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử cho các tình huống phát sinh thực tế.

Lãnh đạo quận nên cân nhắc triển khai các chỉ tiêu đo lường kết quả thực hiện,

hoạt động của các phòng ban theo như các hàm ý quản trị đã trình bày tại nội dung

5.2.1.

Lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh có thể cân nhắc học tập kinh nghiệm từ

UBND quận 1 về việc triển khai hệ thống ISO 9001:2018 theo hai tiêu chí giải quyết

hồ sơ đúng hạn và giải quyết hồ sơ đúng luật.

5.2.4. Về yếu tố sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

Theo kết quả bảng 5.1, sự ủng hộ của cấp lãnh đạo có mức độ quan trọng thứ

tư (β = 0,162), giá trị trung bình cao 3,874. Điều này cho thấy đa số cán bộ công chức

UBND quận Bình Thạnh đồng ý sự ủng hộ của cấp lãnh đạo có ảnh hưởng đến sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Để việc triển

khai gặt hái được kết quả tốt hơn, UBND quận nên:

Đẩy mạnh hơn công tác tuyên truyền, ý chí, đường hướng chỉ đạo của lãnh đạo

đến cán bộ công chức.

Lãnh đạo quận nên khuyến khích cán bộ công chức tham gia vào công tác triển

khai dịch vụ công trực tuyến như xây dựng các yêu cầu chức năng hệ thống, tham gia

trong giai đoạn kiểm thử hệ thống, giám sát việc triển khai hệ thống.

Khuyến khích các ý tưởng, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, các góp ý giúp UBND

quận tăng tỷ lệ giải quyết văn bản, hồ sơ đúng hạn, tăng sự hài lòng của người dân.

Yêu cầu, chỉ đạo các phòng ban cùng nhau phối hợp, tiến hành phân tích dữ

liệu, làm giàu hơn kho dữ liệu phân tích của UBND quận Bình Thạnh, phát triển thêm

các báo cáo phân tích, các báo cáo trực quan / bảng điều khiển (dashboard).

Phổ biến, triển khai chỉ đạo của UBND TP.HCM thực hiện kiểm tra định kỳ

công tác cải cách hành chính, nhắc nhở các phòng không tự ý thêm các giấy tờ ngoài

quy định.

5.2.5. Về yếu tố công nghệ

Theo kết quả bảng 5.1, công nghệ có mức độ quan trọng thứ hai (β = 0,136),

giá trị trung bình cao 3,771. Điều này cho thấy đa số cán bộ công chức UBND quận

Bình Thạnh đồng ý công nghệ có ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ

thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Mục tiêu, định hướng CNTT đã được thiết lập

cho các năm tiếp theo. Để nâng cao hơn nữa yếu tố công nghệ trong việc áp dụng hệ

thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử thì UBND quận cần phải:

Xem xét đầu tư nâng cao năng lực quản lý hệ thống, quản lý dự án của cán bộ

CNTT quận, bảo đảm các vấn đề, thách thức của giai đoạn triển khai được quản lý

tốt, giảm nguy cơ thất bại dự án.

Lên kế hoạch các công việc, tác vụ chi tiết nhằm triển khai định hướng CNTT

trong giai đoạn 2016 – 2020 tập trung vào việc tăng cường kết nối các ứng dụng phục

vụ người dân, doanh nghiệp, thực hiện cơ chế một cửa, liên thông trong giải quyết

thủ tục hành chính.

Có ngân sách phù hợp thay đổi các máy tính lạc hậu, cũ kỹ của cán bộ công

chức, đáp ứng yêu cầu tốc độ xử lý công việc.

UBND quận nên chủ động phối hợp, làm việc gắn kết với UBND Thành phố

trong việc thực hiện Kế hoạch dữ liệu dùng chung và phát triển Hệ sinh thái dữ liệu

mở thuộc Đề án TP.HCM.

Thiết lập các chỉ số đo lường mức độ hiệu quả của công nghệ như tỷ lệ các

cuộc họp trực tuyến được tiến hành, tỷ lệ khai thác, phân tích dữ liệu số hóa vào công

tác ra quyết định của lãnh đạo, số lượt xem của cán bộ đối với các tin tức được truyền

thông trên hệ thống…

Lên kế hoạch nâng cấp cải tiến hệ thống như bổ sung các đường kết nối đến

các thư viện chứa các quy chế quản lý thủ tục hành chính.

Chủ động phối hợp với UBND TP.HCM trong việc triển khai dự án hệ thống

phòng họp không giấy và ứng dụng "Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh".

5.3 Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo

Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là

đóng góp một phần vào sự thành công của Chính phủ điện tử. Với mục tiêu sử dụng

CNTT để hỗ trợ đơn giản hóa quản trị cho tất cả các bên: Chính phủ - công dân -

doanh nghiệp, kết nối cả ba bên và hỗ trợ các quy trình và hoạt động. Nghiên cứu này

chỉ thực hiện phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ

thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trường hợp UBND quận Bình Thạnh. Các nghiên

cứu tiếp theo cần tăng mức độ tổng quát hóa của mô hình nghiên cứu, nghiên cứu các

yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ

sơ điện tử tại các quận ở TP. Hồ Chí Minh, các tỉnh thành Việt Nam thì mức độ tổng

quát hóa sẽ cao hơn, một hướng cho các nghiên cứu tiếp theo.

Nghiên cứu thực hiện phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, điện tử giải thích được 71,7% biến thiên. Điều

này chứng tỏ ngoài 05 yếu tố đã phân tích thì có thể còn có các yếu tố ngoài mô hình

tác động đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Chính điều này mở ra một hướng nghiên cứu tiếp theo, đó là đưa thêm các yếu tố ảnh

hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

vào nghiên cứu.

Tóm tắt chương 5

Chương 5 trình bày tổng kết kết quả nghiên cứu về các yếu tố ảnh hưởng đến

sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Cụ thể có 05

yếu tố ảnh hưởng là Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo; Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ

điện tử; Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban; Nhận thức, thực hành của cán bộ

công chức; và Công nghệ. Tác giả đưa ra một số hàm ý quản trị nhằm nâng cao sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử. Nghiên cứu

đồng thời đề cập đến những hạn chế của đề tài và đưa ra hướng nghiên cứu tiếp theo.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tiếng Việt

Anh Tuấn, “Cải cách hành chính: Không tự ý thêm hồ sơ, giấy tờ ngoài quy định”,

Cổng Thông tin điện tử Chính phủ TP.HCM, truy cập ngày 15/10/2019 theo

đường dẫn: http://tphcm.chinhphu.vn/cai-cach-hanh-chinh-khong-tu-y-them-

ho-so-giay-to-ngoai-quy-dinh

“Báo cáo thống kê tình hình giải quyết thủ tục hành chính tháng 9 năm 2018”, trang

thông tin điện tử UBND quận 1, truy cập ngày 15/10/2019 theo đường dẫn:

http://www.quan1.hochiminhcity.gov.vn/THU-TUC-HANH-CHINH/Quan-ly-

do-thi

"Đảm bảo ATTT cho chính phủ điện tử: Cần một tiếp cận toàn diện”, ictvietnam.vn,

truy cập ngày 15/12/2018 theo đường dẫn: http://ictvietnam.vn/dam-bao-attt-

cho-chinh-phu-dien-tu-can-mot-tiep-can-toan-dien.htm

Mai Tiến Dũng, “Xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số và nền kinh tế

số ở Việt Nam”, Cổng Thông tin điện tử Chính phủ, truy cập 15/12/2018 theo

đường dẫn: http://egov.chinhphu.vn/xay-dung-chinh-phu-dien-tu-huong-toi-

chinh-phu-so-va-nen-kinh-te-so-o-viet-nam-a-NewsDetails-37599-14-

186.html

Nghị quyết số 17/NQ-CP ban hành ngày 7/3/2019 về “Một số nhiệm vụ, giải pháp

trọng tâm phát triển chính phủ điện tử giai đoạn 2019 – 2020, định hướng 2025”

Nguyễn Hằng, “Hàng trăm tỷ đồng đầu tư của 112 đang bị bào mòn”, VNExpress,

ngày truy cập 15/12/2018 theo đường dẫn: https://vnexpress.net/so-hoa/hang-

tram-ty-dong-dau-tu-cua-112-dang-bi-bao-mon-1516735.html.

Nguyễn Thị Thuận, “Nghiên cứu công nghệ để tích hợp ứng dụng Quản lý văn bản

và Hồ sơ công việc của Bộ với Hệ thống Quản lý văn bản và cơ sở dữ liệu

theo dõi của Văn phòng Chính phủ”, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, truy cập ngày

15/12/2018 theo đường dẫn:

http://www.mpi.gov.vn/Pages/tinbai.aspx?idTin=39379&idcm=428

Nguyễn Thùy Trang, Một số kết quả nghiên cứu của Đề tài khoa học cấp Bộ “Công

tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam”, Cục Văn

thư và lưu trữ Nhà nước, truy cập ngày 31/5/2019 theo đường dẫn:

https://luutru.gov.vn/mot-so-ket-qua-nghien-cuu-cua-de-tai-khoa-hoc-cap-bo-

%E2%80%9Ccong-tac-van-thu-trong-qua-trinh-xay-dung-chinh-phu-dien-tu-

viet-nam%E2%80%9D-139-vtlt.htm

Phan Anh, “Danh sách 10 sự kiện nổi bật năm 2018 của TP HCM”, Báo Người lao

động, truy cập ngày 15/10/2019 theo đường dẫn: https://nld.com.vn/thoi-

su/danh-sach-10-su-kien-noi-bat-nam-2018-cua-tp-hcm-

20181227145508515.htm

Quyết định số 2342/QĐ-BTTT ban hành ngày 18/12/2017 về “Phê duyệt Phương

pháp đánh giá mức độ ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan nhà nước”

Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ban hành ngày 12/7/2018 về “Việc gửi, nhận văn

bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước trong đó có

quy định các bộ, ngành, địa phương đáp ứng yêu cầu về gửi, nhận văn bản

điện tử tổ chức kết nối, liên thông hệ thống văn bản điện tử với trục liên thông

văn bản quốc gia”

TCVN7420 ban hành ngày 2/2/2005 về “Việc Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ

của Bộ Khoa học và Công Nghệ”

“Thành phố Hồ Chí Minh: Cải cách thủ tục hành chính góp phần nâng cao năng

lực quản lý nhà nước”, tuyengiao.vn, truy cập ngày 15/10/2011 theo đường

dẫn: http://tuyengiao.vn/xa-hoi/thanh-pho-ho-chi-minh-cai-cach-thu-tuc-hanh-

chinh-gop-phan-nang-cao-nang-luc-quan-ly-nha-nuoc-115463

Thông tư 41/2017-BTTT ban hành ngày 5/2/2018 về “Quy định sử dụng chữ ký số

cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước”

“Thủ tướng: Xây dựng Chính phủ điện tử từ những việc nhỏ nhất”, Chinhphu.vn,

ngày truy cập 15/12/2018 theo đường dẫn: http://aita.gov.vn/thu-tuong-xay-

dung-chinh-phu-dien-tu-tu-nhung-viec-nho-nhat.

“Thủ tướng chủ trì Hội nghị Ban Chỉ đạo Cải cách hành chính”, vpcp.chinhphu.vn,

ngày truy cập 16/5/2019 theo đường dẫn: http://vpcp.chinhphu.vn/Home/Thu-

tuong-chu-tri-Hoi-nghi-Ban-Chi-dao-Cai-cach-hanh-chinh/20192/25530.vgp

Thục Uyên, “Văn phòng Chính phủ tiên phong ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ”,

TienPhong, ngày truy cập 20/3/2019 theo đường dẫn:

https://www.tienphong.vn/kinh-te/van-phong-chinh-phu-tien-phong-ung-

dung-cntt-vao-quan-ly-ho-so-1388586.tpo

Thúy Ngà, “TP.HCM triển khai mô hình ‘phòng họp không giấy”, VietnamNet,

truy cập ngày 15/10/2019 theo đường dẫn: https://vietnamnet.vn/vn/cong-

nghe/tp-hcm-trien-khai-mo-hinh-phong-hop-khong-giay-544840.html

Vũ Văn Nhiêm, Đại học Luật TP. Hồ Chí Minh, “Đề án 112: Đôi điều suy nghĩ”,

Thế giới luật, truy cập ngày 15/12/2018 theo đường dẫn:

https://thegioiluat.vn/bai-viet-hoc-thuat/DE-AN-112-DOI-DIEU-SUY-NGHI-

5587/

2. Tiếng Anh

Abdalla, K. A. (2006). Stakeholder perceptions of issues for successful information

technology transfer in a developing country: A case study of the United Arab

Emirates. A Research Proposal Submitted for Candidature for the Degree of

Doctor of Philosophy. Toowoomba, Australia: The University of Southern

Queensland.

Abdulkadhim, H., Bahari, M., Bakri, A., & Hashim, H. (2015). Exploring the

common factors influencing Electronic Document Management Systems

(EDMS) implementation in Government. ARPN Journal of Engineering and

Applied Sciences, 10(23), 17945-17952.

Abunadi, I. (2013). Influence of culture on e-government acceptance in Saudi

Arabia. arXiv preprint arXiv:1307.7141.

Accenture (Firm). (2004). eGovernment leadership: high performance, maximum

value. Accenture.

Ahmad Nawi, H. S., Azizah, A. R., & Ibrahim, O. (2012). Government ICT project

failure factors: project stakeholders’ views. Journal of Information Systems

Research and Innovation, 2, 69-77.

AIIM/ARMA Standards Committee on Integration of Electronic Document

Management System and Electronic Records Management Systems Functional

Requirements, Technical Report Framework for Integration of Electronic

Document Management Systems and Electronic Record Management Systems

(ANSI/AIIM/ARMA TR48-2004,6).

Ahn, M. J. (2011). Adoption of e-communication applications in US municipalities:

The role of political environment, bureaucratic structure, and the nature of

applications. The American Review of Public Administration, 41(4), 428-452.

Alatawi, F. M., Williams, M. D., & Dwivedi, Y. K. (2013). Exploring Importance of

Environmental Factors for Adoption of Knowledge Management Systems in

Saudi Arabian Public Sector Organisations. International Journal of Electronic

Government Research (IJEGR), 9(4), 19-37.

Alavi, M., Wheeler, B. C., & Valacich, J. S. (1995). Using IT to reengineer business

education: An exploratory investigation of collaborative telelearning. MIS

quarterly, 293-312.

Alelaiwi, A. (2006). Constructing E-government Model: the case of Saudi Ministry

of Labor. In CSREA EEE (pp. 292-298).

Al-Omari, A., & Al-Omari, H. (2006). E-government readiness assessment

model. Journal of Computer Science, 2(11), 841-845.

Alshibly, H., Chiong, R., & Bao, Y. (2016). Investigating the critical success factors

for implementing electronic document management systems in governments:

evidence from Jordan. Information Systems Management, 33(4), 287-301.

An, X., Sun, S., & Zhang, W. (2011, August). Managing electronic records in e-

government: current trends and future directions internationally. In 2011

International Conference on Management and Service Science (pp. 1-5). IEEE.

Asma'Mokhtar, U., & Mohammad Yusof, Z. (2009). Electronic records management

in the Malaysian public sector: the existence of policy. Records Management

Journal, 19(3), 231-244.

Asogwa, B. E. (2012). The challenge of managing electronic records in developing

countries: Implications for records managers in sub Saharan Africa. Records

Management Journal, 22(3), 198-211.

Ávila, L., Teixeira, L., & Almeida, P. (2015). Promotion of Administrative

Modernization through Processes Dematerialization. In Encyclopedia of

Information Science and Technology, Third Edition (pp. 640-649). IGI Global.

Beaumaster, S. (2002, January). Local government IT implementation issues: a

challenge for public administration. In Proceedings of the 35th annual Hawaii

international conference on system sciences (pp. 1725-1734). IEEE.

Bason, C. (2018). Leading public sector innovation: Co-creating for a better society.

Policy Press.

Bekkers, V., Edelenbos, J., & Steijn, B. (Eds.). (2011). Innovation in the public

sector. New York: Palgrave Macmillan.

Bekkers, V. J., & Homburg, V. (Eds.). (2005). The information ecology of e-

government: e-government as institutional and technological innovation in

public administration (Vol. 9). IOS Press.

B. Krabina and E. Stoeckler. 2010. Electronic Document and Records Management

Systems in Austria's Municipalities: Status and Success Factors. In eChallenges,

2010, IEEE. pp. 1-5.

Caudle, S. L., & Champy, J. (1994). Reengineering for results: Keys to success from

government experience. Center for Information Management, National

Academy of Public Administration.

Chen, Y. C., & Gant, J. (2001). Transforming local e-government services: the use of

application service providers. Government information quarterly, 18(4), 343-

355.

Davis, F.D. (1993) “User Acceptance of Information Technology System

Characteristics, User Perceptions and Behavioral Impacts” International

Journal of Man-Machine Studies 38(3), pp. 475-487

Freeman, R. E. (1984). Strategic management: strategic management: a stakeholder

approach. B. The politics of stakeholder theory: some future directions. Bus.

Ethics, 4(4), 409-421.

Grover, V., Teng, J., Segars, A. H., & Fiedler, K. (1998). The influence of

information technology diffusion and business process change on perceived

productivity: The IS executive's perspective. Information &

Management, 34(3), 141-159.

Gunasekaran, A., & Nath, B. (1997). The role of information technology in business

process reengineering. International journal of production economics, 50(2-3),

91-104.

Hammer, M., & Champy, J. (1993). A manifesto for business

revolution. Reengineering the Corporation.

Hassandoust, F., Techatassanasoontorn, A. A., & Tan, F. B. (2016). Factors

influencing the infusion of information systems: A literature review. Pacific

Asia Journal of the Association for Information Systems, 8(1).

Kambil, A., Kamis, A., Koufaris, M., & Lucas Jr, H. C. (2000). Influences on the

corporate adoption of web technology. Communications of the ACM, 43(11es),

Kovačič, A. Process-based Knowledge Management in E-government

Leikums, T. (2012). Managing human factors in implementing electronic document

system in the public sector. Challenges of the Knowledge Society, 2046.

Mallalieu, G., Harvey, C., & Hardy, C. (2002). The wicked relationship between

organisations and information technology. In Collaborative Information

Technologies (pp. 239-261). IGI Global.

McLeod, J., Childs, S., & Hardiman, R. (2010). AC+ erm project–final project

report. University of.

M. Studer. 2004. The effect of organizational factors on the effectiveness of EMR

system implementation-- what have we learned? Healthcare quarterly (Toronto,

Ont.). Vol. 8, No. 4, pp. 92-98.

Nandan, S. (2008). e-Governance: overcoming obstacles through effective human

resource management strategies. Adopting e-Governance. New Delhi: GIFT

Publishing.

Nolan, C. P., Fung, A., & Brown, M. (Eds.). (2001). Pathways to Institutional

Improvement with Information Technology in Educational Management: IFIP

TC3/WG3. 7 Fourth International Working Conference on Information

Technology in Educational Management July 27–31, 2000, Auckland, New

Zealand (Vol. 71). Springer Science & Business Media.

Nguyen, L. T., Swatman, P., & Fraunholz, B. (2008, January). Australian public

sector adoption of EDRMS: a preliminary survey. In ACIS2008: Creating the

future: transforming research into practice: Proceedings of the 19th

Australasian Conference on Information Systems (pp. 700-709). ACIS.

Nguyen, L. T., Swatman, P., Fraunholz, B., & Salzman, S. (2009, January). EDRMS

implementation in the Australian public sector. In ACIS 2009: Evolving

Boundaries and New Frontiers: Defining the IS Discipline: Proceedings of the

20th Australasian Conference on Information Systems (pp. 915-928). ACIS.

Nyampong, S. A. (2015). Electronic Records Management in National Development:

A Case Study in Ghana Immigration Service. European Journal of Business and

Management, 7(10), 120-144.

Pardo, T. A., & Scholl, H. J. J. (2002, January). Walking atop the cliffs: Avoiding

failure and reducing risk in large scale e-government projects. In Proceedings

of the 35th annual Hawaii international conference on system sciences (pp.

1656-1665). IEEE.

Poon, P., & Wagner, C. (2001). Critical success factors revisited: success and failure

cases of information systems for senior executives. Decision support

systems, 30(4), 393-418.

Relyea, H. C. (2002). E-gov: Introduction and overview. Government information

quarterly, 1(19), 9-35.

Sarker, S., & Lee, A. S. (1999). IT-enabled organizational transformation: a case

study of BPR failure at TELECO. The Journal of Strategic Information

Systems, 8(1), 83-103.

Scholl, H. J. (2003, January). E-government: a special case of ICT-enabled business

process change. In 36th Annual Hawaii International Conference on System

Sciences, 2003. Proceedings of the (pp. 12-pp). IEEE.

Shehry, A. A., Rogerson, S., Fairweather, N. B., & Prior, M. (2009). The key

organisational issues affecting e-government adoption in Saudi

Arabia. International Journal of Electronic Government Research

(IJEGR), 5(4), 1-13.

Yaacob, R. A., & Mapong Sabai, R. (2011). Electronic Records Management in

Malaysia: A case study in one government agency.

PHỤ LỤC 1: TỜ TRÌNH KHẢO SÁT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Tp. HCM, ngày 6 tháng 5 năm 2019

TỜ TRÌNH

V/v: Xin tiến hành khảo sát tại Ủy ban Nhân dân quận Bình Thạnh

hoàn thành luận văn thạc sĩ Quản lý Công

Kính gửi: Ông Vũ Ngọc Tuất – Bí thư Quận Ủy quận Bình Thạnh, TP.HCM

Văn phòng Ủy ban Nhân dân quận Bình Thạnh, TP.HCM

Kính thưa Ông Tuất,

Tôi là Nguyễn Mỹ Hạnh, học viên lớp Thạc sĩ Quản lý Công (MPMK27), Viện Đào

tạo sau Đại học trường Đại học Kinh tế Tp.HCM. Hiện nay tôi đang tiến hành nghiên

cứu làm luận văn về đề tài “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp

dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp UBND quận Bình

Thạnh”.

Tôi làm tờ trình này xin được sự chấp thuận của Ông cho phép tôi thực hiện khảo sát

tại Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh để hoàn thành luận văn thạc sĩ nhằm đề ra các

hàm ý quản trị cho UBND quận Bình Thạnh những giải pháp có thể nâng cao việc

ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành

chính, một trong những mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử, bắt kịp xu thế đổi mới

nhanh chóng của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, hướng tới Chính phủ số. Nội

dung cần thu thập bao gồm:

1. Một số các thông tin tổng quan về Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh

2. Một số các thông tin về thực trạng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

3. Thực hiện phỏng vấn lấy ý kiến cấp lãnh đạo, trưởng/phó phòng ban (05 người)

và cán bộ công chức (05 người) để điều chỉnh và bổ sung các biến quan sát đo

các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ hệ thống quản lý

văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh.

4. Thực hiện khảo sát với số lượng mẫu là 210.

Thông tin cần khảo sát và thời gian phỏng vấn được trình bày chi tiết trong phụ lục

của tờ trình này. Tôi rất mong nhận được sự giúp đỡ, hỗ trợ của Ông và UBND quận

Bình Thạnh trong việc hoàn thành luận văn thạc sĩ.

Chân thành cám ơn,

Nguyễn Mỹ Hạnh

PHỤ LỤC 2: NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH

PHỤ LỤC 2.1 – DÀN BÀI THẢO LUẬN NHÓM

I. Phần giới thiệu

Thân chào Anh/Chị!

Tôi là Nguyễn Mỹ Hạnh, học viên lớp Thạc sĩ Quản lý Công (MPMK27), Viện

Đào tạo sau Đại học trường Đại học Kinh tế Tp.HCM. Tôi đang tiến hành nghiên cứu

“Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn

bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh”. Nhằm

gợi ý cho UBND quận Bình Thạnh những giải pháp có thể cải thiện việc ứng dụng

hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính, một

trong những mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử, bắt kịp xu thế đổi mới nhanh chóng

của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, hướng tới Chính phủ số.

Rất mong Anh/Chị vui lòng dành chút thời gian trả lời bảng câu hỏi. Tôi rất

mong nhận được sự cộng tác và giúp đỡ của Anh/Chị.

II. Mục đích thảo luận

Khám phá, điều chỉnh, bổ sung và khẳng định các yếu tố ảnh hưởng đến sự

thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND

quận Bình Thạnh.

III. Phần chính cuộc thảo luận

Câu hỏi chung dẫn dắt vấn đề:

1. Anh/chị đã sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử bao lâu?

2. Anh/chị có tham gia giai đoạn triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ

điện tử hay không?

3. Anh/chị nhận xét như thế nào về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử?

Câu hỏi đánh giá thang đo:

1. Tôi trình bày các khái niệm của các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử và theo anh/chị có cần

bổ sung hay loại bớt những yếu tố nào?

Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý

văn bản và hồ sơ điện tử gồm:

a. Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo: vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng, là

người đưa ra các quyết định, đường lối, tạo môi trường làm việc thuận lợi

để cán bộ thưc ̣ hiện tốt công việc. Sự ủng hộ của lãnh đạo vào việc sử dụng

hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử sẽ tạo động lực thúc đẩy cán bộ

công chức, các phòng ban khai thác, sử dụng hệ thống đáp ứng theo các

mục tiêu đã đề ra.

b. Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử: được hiểu là các quy định, nguyên

tắc từ việc khởi tạo, ghi nhận, xử lý, lưu trữ và bảo quản các văn bản, hồ

sơ điện tử.

c. Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban: được hiểu là sự hợp tác, cộng tác

của các phòng ban cùng nhau tiến hành xử lý tác vụ, hoàn thành công việc

theo các tiến độ đã quy định.

d. Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức: được hiểu là kinh nghiệm,

nhận thức, kiến thức, kỹ năng của cán bộ để thao tác, xử lý trên hệ thống

quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.

e. Công nghệ: được hiểu là các tính năng, chức năng, khả năng xử lý, tính ổn

định của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

f. Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện

tử: được hiểu là khả năng nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí,

giúp lãnh đạo ra quyết định kịp thời, khai thác tốt hơn nguồn lực của tổ

chức.

2. Tôi trình bày các khái niệm của các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của

việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử và theo anh/chị có cần

bổ sung hay loại bớt những yếu tố nào?

3. Tôi đưa ra các phát biểu dưới đây với tính chất là các biến đo lường yếu tố mà

anh/chị đã xác định ở trên và anh/chị vui lòng cho ý kiến đánh giá theo các

yêu cầu sau:

Anh/chị vui lòng cho biết anh/chị có hiểu các phát biểu này không?

Các phát biểu dưới đây có thể hiện được tính chất của các yếu tố đề cập bên

trên hay không?

Theo anh/chị có cần hiệu chỉnh, thêm hay bớt các phát biểu nào không?

Sau đây là các phát biểu:

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo:

1/ Người quản lý chỉ đạo gắn kết giữa ứng dụng CNTT với cải cách thủ tục hành

chính.

2/ Lãnh đạo cơ quan đã tạo động lực, sự cam kết cao từ anh/chị.

3/ Cấp trên quan tâm và giúp đỡ nhân viên giải quyết các vấn đề khó khăn.

4/ Người quản lý lắng nghe và ghi nhận sáng kiến đóng góp của anh/chị.

5/ Anh/chị hài lòng với sự ủng hộ của người quản lý trong công tác quản lý, điều hành

hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử.

Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

1/ Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một phần của quản lý hành chính của tổ

chức.

2/ Các nguyên tắc và thực hành quản lý thông tin/quản lý hồ sơ phù hợp với các chính

sách quản lý thông tin của tổ chức.

3/ Vai trò, trách nhiệm của các phòng được xác định rõ trong quy chế quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử.

4/ Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử được thiết kế phù hợp với các quy trình xử

lý máy tính.

5/ Tái cấu trúc quy trình đòi hỏi nghiệp vụ thay đổi, quản lý sự thay đổi.

Sự hợp tác, tham gia của các phòng

1/ Vai trò, trách nhiệm của các phòng được truyền thông đến người dùng.

2/ Có truyền thông về các thay đổi vai trò, trách nhiệm khi áp dụng hệ thống quản lý

văn bản, điện tử.

3/ Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nâng cao sự tương tác giữa các phòng.

4/ Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp cải thiện sự tham gia, gắn kết của cán

bộ công chức với phòng ban.

Nhận thức, thực hành của cán bộ

1/ Các chương trình đào tạo, tập huấn của tổ chức giúp anh/chị quen thuộc với hệ

thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

2/ Các chương trình đào tạo có các bài tập thực hành rõ ràng, cụ thể.

3/ Anh/chị thường sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công việc.

4/ Anh/chị hiểu rõ lợi ích của việc ứng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Công nghệ

1/ Hệ thống cung cấp các chức năng theo yêu cầu nghiệp vụ của anh/chị.

2/ Các tính năng của hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử dễ hiểu, thuận tiện tác nghiệp.

3/ Trang thiết bị của anh/chị phù hợp cho công việc.

4/ Tốc độ xử lý của hệ thống đáp ứng yêu cầu công việc của anh/chị.

5/ Anh/chị nhận được sự hỗ trợ khi hệ thống có vấn đề.

Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

1/ Hệ thống quản lý văn bản, điện tử nâng cao hiệu quả làm việc.

2/ Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp tổ chức tiết kiệm chi phí.

3/ Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử hỗ trợ việc ra quyết định.

4/ Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp tổ chức khai thác tốt hơn nguồn lực

của tổ chức.

5/ Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tăng hiệu quả truyền thông trong tổ chức.

Câu hỏi thông tin cá nhân:

Anh/Chị vui lòng cung cấp một số thông tin cá nhân. Tất cả những thông tin này được

bảo mật và chỉ được sử dụng nhằm mục đích tìm hiểu đặc điểm của người tham gia

nghiên cứu này:

1. Giới tính:

☐Nam ☐Nữ

2. Độ tuổi:

☐Từ 18 đến 30 tuổi ☐Từ 31 đến 35 tuổi

☐Từ 36 đến 40 tuổi ☐Trên 40 tuổi

3. Trình độ học vấn, chuyên môn:

☐Cao đẳng, trung cấp ☐Đại học ☐Sau Đại học

4. Chức danh / Vị trí công tác:

☐Cấp quản lý ☐Chuyên viên và tương đương

5. Thâm niên công tác:

☐Dưới 1 năm ☐Từ 1 đến 5 năm

☐Trên 05 đến 10 năm ☐Trên 10 năm

Cám ơn các Anh/Chị đã dành thời giant tham gia thảo luận và đã cung cấp những

thông tin hết sức quý báu. Xin chân thành cám ơn!

IV. Danh sách tham gia thảo luận nhóm

1. Nhóm 1 - Cấp quản lý

STT Họ và tên Cấp Chức vụ

1 Bà Thái Thị Hồng Nga Quản lý Phó Chủ tịch UBND quận

2 Ông Đặng Minh Nguyên Quản lý Chánh văn phòng UBND

quận

3 Ông Lê Hoàng Linh Quản lý Trưởng phòng Tài chính –

kế hoạch Phương

4 Bà Định Thị Lan Quản lý Trưởng phòng Nội vụ

5 Ông Tạ Thanh Khiêm Quản lý Phó Trưởng phòng Tài

nguyên và Môi trường

2. Nhóm 2 - Cấp chuyên viên

STT Họ và tên Cấp Chức vụ

1 Ông Huỳnh Thanh Cán bộ công chức Chuyên viên phòng Y tế

Chương

2 Bà Nguyễn Thị Quỳnh Cán bộ công chức Chuyên viên phòng Tài

Thi nguyên và Môi trường

3 Bà Nguyễn Thụy Lan Cán bộ công chức Chuyên viên phòng Tài

Anh chính – Kế hoạch

4 Bà Huỳnh Kim Thoa Cán bộ công chức Chuyên viên phòng Giáo

dục và đào tạo

5 Ông Nguyễn Trung Kiên Cán bộ công chức Chuyên viên phòng Quản lý

Đô thị

PHỤ LỤC 2.2 – KẾT QUẢ THẢO LUẬN NHÓM

Bảng 1 – Kết quả ý kiến nhóm về các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc

áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử

Yếu tố Số người đồng ý STT Ký

hiệu

1 LĐ Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo 10

2 QT Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ 10

điện tử

3 TG Sự hợp tác, tham gia của các phòng 10

4 ND Nhận thức, thực hành của cán bộ 10

5 CN Công nghệ 10

6 K1 Yếu tố khác (vui lòng liệt kê) 2

Môi trường làm việc như điều kiện

làm việc thuận tiện, thoải mái

7 K2 Chỉ đạo của Ủy ban Nhân dân Thành 4

phố

Sau khi thảo luận, nhóm nhất nhất trí:

1. Về thông tin cá nhân: bổ sung phòng công tác.

2. Về các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản

lý văn bản, hồ sơ điện tử:

- Nhất trí với các yếu tố Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo; Quy trình quản lý văn bản,

hồ sơ điện tử; Sự hợp tác, tham gia của các phòng; Nhận thức, thực hành của

cán bộ; và Công nghệ.

- Bỏ yếu tố môi trường làm việc do không có nhiều người đồng ý.

- Bỏ yếu tố Chỉ đạo của Ủy ban Nhân dân Thành phố do yếu tố này chỉ tác động

đến cấp quản lý. Cấp chuyên viên không tiếp nhận trực tiếp mà chỉ nhận các

chỉ thị, yêu cầu từ cấp quản lý.

3. Về thang đo khảo sát:

Bổ sung và cập nhật các thang đo sau:

Ký Thang đo nháp Thang đo điều chỉnh sau nghiên

hiệu cứu định tính

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

LĐ2 Lãnh đạo cơ quan đã tạo động lực, Người quản lý đã tạo động lực để anh

sự cam kết cao từ anh/chị chị thay đổi thói quen từ quản lý văn

bản, hồ sơ trên bản in sang quản lý

văn bản, hồ sơ điện tử

LĐ3 Lãnh đạo cơ quan đã tạo động lực Người quản lý đã đặt ra các mục tiêu

và sự cam kết cao từ anh/chị để anh/chị chuyển đổi từ quản lý văn

bản, hồ sơ trên giấy sang quản lý văn

bản, hồ sơ điện tử

LĐ4 Cấp trên quan tâm và giúp đỡ Người quản lý hướng dẫn cho anh/chị

nhân viên giải quyết các vấn đề khi gặp khó khăn trong công việc áp

khó khăn dụng hệ thống văn bản và hồ sơ điện

tử

Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

QT2 Các nguyên tắc và thực hành quản Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ

lý thông tin/quản lý hồ sơ phù hợp điện tử phù hợp với các quy định của

với các chính sách quản lý thông tổ chức

tin của tổ chức

QT3 Vai trò, trách nhiệm của các Vai trò, trách nhiệm của các phòng

phòng được xác định rõ trong quy ban được xác định rõ trong quy chế

chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

QT5 Tái cấu trúc quy trình đòi hỏi Có sự chuyển đổi của các quy chế

nghiệp vụ thay đổi, quản lý sự quản lý hành chính trên bản in sang

thay đổi quản lý hành chính trên văn bản, hồ

sơ điện tử

Sự hợp tác, tham gia của các phòng

Ký Thang đo nháp Thang đo điều chỉnh sau nghiên

hiệu cứu định tính

TG1 Vai trò, trách nhiệm của các Vai trò, trách nhiệm của các phòng

phòng được truyền thông đến ban được truyền thông đến anh/chị.

người dùng

TG3 Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện

điện tử nâng cao sự tương tác giữa tử nâng cao sự tương tác giữa các

các phòng phòng ban

Các phòng ban hiểu rõ lợi ích việc sử TG5

dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ (mới)

điện tử vào công tác quản lý hành

chính

Nhận thức, thực hành của cán bộ

ND2 Các chương trình đào tạo có các Các chương trình đào tạo có các bài

bài tập thực hành rõ ràng, cụ thể tập thực hành rõ ràng, cụ thể phù hợp

với công việc của anh/chị

Anh/chị hài lòng với chương trình ND5

đào tạo, tập huấn hệ thống quản lý (mới)

văn bản, hồ sơ điện tử

PHỤ LỤC 3: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CHÍNH THỨC

Thân chào Anh/Chị!

Tôi là Nguyễn Mỹ Hạnh, học viên lớp Thạc sĩ Quản lý Công (MPMK27), Viện

Đào tạo sau Đại học trường Đại học Kinh tế Tp.HCM. Hiện nay tôi đang tiến hành

nghiên cứu “Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống

quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban Nhân dân quận Bình

Thạnh”. Nhằm gợi ý cho UBND quận Bình Thạnh những giải pháp có thể cải thiện

việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành

chính, một trong những mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử, bắt kịp xu thế đổi mới

nhanh chóng của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, hướng tới Chính phủ số.

Vì vậy, rất mong Anh/Chị vui lòng dành chút thời gian trả lời một số câu hỏi

có liên quan dưới đây. Các ý kiến của Anh/Chị đều có giá trị, không có ý kiến đúng

và đều được bảo đảm bí mật.

Rất mong nhận được sự cộng tác và giúp đỡ của Anh/Chị.

PHẦN I: THÔNG TIN CÁ NHÂN

Anh/Chị vui lòng cung cấp một số thông tin cá nhân. Tất cả những thông tin này được

bảo mật và chỉ được sử dụng nhằm mục đích tìm hiểu đặc điểm của người tham gia

nghiên cứu này:

1. Giới tính: ☐Nam ☐Nữ

2. Độ tuổi:

☐Từ 18 đến 30 tuổi ☐Từ 31 đến 35 tuổi

☐Từ 36 đến 40 tuổi ☐Trên 40 tuổi

3. Trình độ học vấn, chuyên môn:

☐Cao đẳng, trung cấp ☐Đại học ☐Sau Đại học

4. Chức danh / Vị trí công tác:

☐Cấp quản lý ☐Chuyên viên và tương đương

5. Phòng công tác:

☐Chánh Văn phòng ☐Phòng TC-KH ☐Phòng Kinh tế

☐Phòng Nội vụ ☐Phòng Tư pháp ☐Phòng TNMT

☐Phòng Y tế ☐Phòng LĐTBXH ☐Phòng QLĐT

☐Phòng VHTT-TT ☐Phòng Giáo dục ☐Phòng Thanh tra

6. Thâm niên công tác:

☐Dưới 01 năm ☐Từ 01 đến 05 năm

☐Trên 05 đến 10 năm ☐Trên 10 năm

PHẦN II: NỘI DUNG KHẢO SÁT

Anh/chị thể hiện mức độ đồng ý đối với mỗi câu hỏi dưới đây bằng cách đánh dấu

chéo (X) vào lựa chọn của mình. Mỗi câu chỉ có 01 lựa chọn với các mức độ sau đây:

1. Hoàn toàn KHÔNG đồng ý 2. Không đồng ý

3. Không ý kiến 4. Đồng ý 5. Hoàn toàn đồng ý

(trường hợp chọn nhầm, xin khoanh tròn ô được lựa chọn và chọn lại câu khác)

Câu hỏi thực hiện Mức độ đồng ý STT

1 2 3 4 5

Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo

LĐ1

LĐ2

LĐ3

LĐ4

LĐ5

LĐ6

Người quản lý chỉ đạo gắn kết giữa ứng dụng CNTT với cải cách thủ tục hành chính Người quản lý đã tạo động lực để anh chị thay đổi thói quen từ quản lý văn bản, hồ sơ trên bản in sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Người quản lý đã đặt ra các mục tiêu để anh/chị chuyển đổi từ quản lý văn bản, hồ sơ trên giấy sang quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Người quản lý hướng dẫn cho anh/chị khi gặp khó khăn trong công việc áp dụng hệ thống văn bản và hồ sơ điện tử Người quản lý lắng nghe và ghi nhận sáng kiến đóng góp của anh chị Anh/chị hài lòng với sự ủng hộ của người quản lý trong công tác quản lý, điều hành hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử

Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử QT1

QT2

QT3

QT4

QT5 Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử là một phần của quản lý hành chính của tổ chức Các quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử phù hợp với các quy định của tổ chức Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban được xác định rõ trong quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Quy chế quản lý văn bản, hồ sơ điện tử được thiết kế phù hợp với các quy trình xử lý máy tính Có sự chuyển đổi của các quy chế quản lý hành chính trên bản in sang

Câu hỏi thực hiện Mức độ đồng ý STT

1 2 3 4 5

quản lý hành chính trên văn bản, hồ sơ điện tử

Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban TG1

TG2

TG3

TG4

TG5

Vai trò, trách nhiệm của các phòng ban được truyền thông đến anh/chị Có truyền thông về các thay đổi vai trò, trách nhiệm khi áp dụng hệ thống quản lý văn bản, điện tử Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nâng cao sự tương tác giữa các phòng ban Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp cải thiện sự tham gia, gắn kết của cán bộ với phòng ban Các phòng ban hiểu rõ lợi ích việc sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử vào công tác quản lý hành chính

Nhận thức, thực hành của cán bộ

ND1

ND2

ND3

ND4

ND5 Các chương trình đào tạo, tập huấn của tổ chức giúp anh/chị quen thuộc với hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Các chương trình đào tạo có các bài tập thực hành rõ ràng, cụ thể phù hợp với công việc của anh/chị Anh/chị hài lòng với chương trình đào tạo, tập huấn hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử Anh/chị thường sử dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử trong công việc Anh/chị hiểu rõ lợi ích của việc ứng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.

Công nghệ CN1 Hệ thống cung cấp các chức năng theo yêu cầu nghiệp vụ của anh/chị

Câu hỏi thực hiện Mức độ đồng ý STT

1 2 3 4 5

CN2

CN3

CN4

CN5 Các tính năng của hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử dễ hiểu, thuận tiện tác nghiệp Trang thiết bị của anh/chị phù hợp cho công việc Tốc độ xử lý của hệ thống đáp ứng yêu cầu công việc của anh/chị Anh/chị nhận được sự hỗ trợ khi hệ thống có vấn đề

Sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử

HT1

HT2

HT3

HT4

HT5 Hệ thống quản lý văn bản, điện tử nâng cao hiệu quả làm việc Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp tổ chức tiết kiệm chi phí Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử hỗ trợ việc ra quyết định Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử giúp tổ chức khai thác tốt hơn nguồn lực của tổ chức Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử tăng hiệu quả truyền thông trong tổ chức

Xin chân thành cảm ơn sự hợp tác, giúp đỡ của Quý Anh/Chị!

PHỤ LỤC 4: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH

Bảng 01:

Bảng 02:

Bảng 03:

Bảng 04:

Bảng 05:

Bảng 06:

Bảng 07:

Bảng 08:

Bảng 09:

Bảng 10:

Bảng 11:

Bảng 12:

Bảng 13:

Bảng 14:

Bảng 15:

Bảng 16:

Bảng 17:

Bảng 19:

Bảng 18:

Bảng 20:

Bảng 21:

Bảng 22:

Bảng 24:

Bảng 23:

Bảng 25:

Bảng 26:

Bảng 27:

Bảng 28:

Bảng 29:

Bảng 30:

Bảng 31:

Bảng 32:

Bảng 33:

Bảng 34:

Charts

Hình 2:

Hình 1:

Bảng 35:

Hình 3:

Bảng 36:

Bảng 37:

Bảng 38:

Bảng 39:

Bảng 40:

Bảng 41:

Bảng 42:

Bảng 43:

Bảng 44:

Bảng 45:

Bảng 46:

Bảng 47:

Bảng 48:

Bảng 49:

Bảng 50:

Bảng 51:

Bảng 52:

Bảng 53:

Bảng 54:

Bảng 55:

Bảng 56:

Bảng 57:

Bảng 58:

Bảng 59:

Bảng 60:

Bảng 61:

Bảng 62:

Bảng 63:

Bảng 64:

Bảng 65:

Bảng 66:

Bảng 67:

Bảng 68:

Bảng 69:

Bảng 70:

Bảng 71:

Bảng 72:

Bảng 73:

Bảng 74:

Bảng 75:

Bảng 76:

Bảng 77:

Bảng 78:

Bảng 79:

Bảng 80:

Bảng 81:

Bảng 82:

Bảng 83:

Bảng 84:

Bảng 85:

Bảng 86:

Bảng 87:

Bảng 88:

Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp Ủy Ban Nhân dân quận Bình Thạnh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ T. HỒ CHÍ MINH

------------------

Nguyễn Mỹ Hạnh

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA

VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ

HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN BÌNH THẠNH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

------------------

Nguyễn Mỹ Hạnh

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN SỰ THÀNH CÔNG CỦA

VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ

HỒ SƠ ĐIỆN TỬ: TRƯỜNG HỢP ỦY BAN NHÂN DÂN

QUẬN BÌNH THẠNH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

PGS.TS. BÙI THỊ THANH

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU ................................................... 1

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

TÓM TẮT LUẬN VĂN

ABSTRACT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 3: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Biến quan sát

Cronbach’s Alpha nếu loại biến

Trung bình thang đo nếu loại biến

Phương sai thang đo nếu loại biến

Tương quan biến tổng

Independent Samples Test

ANOVA

ANOVA

Independent Samples Test

ANOVA

Biến quan sát

Không đồng ý

Không ý kiến

Độ lệch chuẩn

Hoàn toàn không đồng ý 2,6% 3,6% 3,6% 0,5% 2,1%

Đồng ý Hoàn toàn đồng ý 22,3% 36,8% 16,1% 38,9% 45,1%

Điểm trung bình 3,51 3,93 3,47 3,97 3,97

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ HÀM Ý QUẢN TRỊ

TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC 1: TỜ TRÌNH KHẢO SÁT

PHỤ LỤC 2: NGHIÊN CỨU ĐỊNH TÍNH

PHỤ LỤC 3: BẢNG CÂU HỎI KHẢO SÁT CHÍNH THỨC

PHẦN II: NỘI DUNG KHẢO SÁT

PHỤ LỤC 4: KẾT QUẢ PHÂN TÍCH

Charts

Có thể bạn quan tâm

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Giới thiệu

Về chúng tôi

Việc làm

Quảng cáo

Liên hệ

Chính sách

Thoả thuận sử dụng

Chính sách bảo mật

Chính sách hoàn tiền

DMCA

Hỗ trợ

Hướng dẫn sử dụng

Đăng ký tài khoản VIP

093 303 0098

support@tailieu.vn

Phương thức thanh toán