Bậc thầy trong nghệ thuật làm việc trực tuyến

B c th y trong ngh thu t làm vi c tr c tuy n ự ệ ệ ế ậ ầ ậ

ệ ự ế

ụ ư ữ ỹ

ộ ố ự ề

i b n c a tôi ph i ghen t , nh ng ng ườ ẫ ữ ế ị

ng th c truy n th ng. ệ Trong 5 năm qua, tôi đã làm vi c tr c tuy n cho không ít các doanh nghi p c M thông qua nh ng công c nh email, chat, và m t s ng trên kh p n ộ ố ứ ắ ướ d ng h p tác khác xây d ng trên n n web. Cu c s ng công vi c đó đã khi n ế ệ ợ ụ nhi u ng i v n ngày ngày đ n công ề ườ ạ ủ ty làm vi c theo ph ệ ả ứ ươ ề ố

ọ ặ ặ

i l ầ ệ ớ

i thuê tôi l i có th ti ồ ạ i t ki m chi ệ ỉ ể ế

Đ u đ n hàng tu n h ph i di n nh ng b cánh công s , tay xách c p táp, ộ ở ữ ệ ả ề i ch làm; trong khi đó tôi ch ng i t i đ t ng đ u v i vi c đi đi l đ ỗ ầ ạ ạ ể ớ ươ i quy t công vi c, mà nh ng ng nhà và gi ạ ườ ữ ệ ế ả phí cho vi c thuê văn phòng. ệ

ề ệ ộ ữ ố

ổ ầ

i nh ng thành ph khác nhau và ề ặ

ra h u hi u h n bao gi h t, nh ng v n đ th c s ấ ử ệ ừ ớ ệ ữ ư ỏ

ch b n s d ng chúng ra sao. i t Tuy nhiên vi c c ng tác v i nhi u ng ườ ạ ớ ph n nào cho th y m t ph i trao đ i công vi c v i s chênh l ch v múi gi ộ ệ ả ấ ờ ệ ớ ự lo t nh ng th thách hoàn toàn m i m . M c dù, hi n nay, các công c ph c ụ ụ ệ ẻ ữ ạ ề ự ự xa t v cho làm vi c t ờ ế ơ ụ n m ằ ở ỗ ạ ử ụ

ạ ụ ố

ạ t m t m i quan h làm vi c t ữ xa. D i đây là m t vài nh ng ệ ừ ướ ố ộ

ế mình rút ra trong quá trình làm vi c tr c tuy n ộ i u mà tôi đã t ắ ố ư ệ ự ự ệ

ệ Vi c đ i tho i rành m ch và liên t c chính là chìa khóa then ch t trong vi c ệ ố thi t l p t ế ậ ố nguyên t c t c a mình. ủ

ệ ử ụ ư ệ ử

ệ ươ ạ ế ọ

ệ ừ ả

ặ

i c ng tác ở ờ

i trong lúc b n đang ng , và g i đi m t vài b c th ủ các múi gi ạ ớ ứ ử

ệ ữ ớ ượ ử ớ c gi Rèn luy n thành th o kĩ năng s d ng email (th đi n t ). Email s tr thành ẽ ở ng ti n giao ti p chính, quan tr ng nh t trong quá trình làm vi c v i đ i ph ệ ớ ố ấ xa. Vì th , b n ph i h c cách tác (đ ng nghi p cũng nh các nhà qu n lý) t ả ọ ư ồ ế ạ ế t quan tr ng n u qu n lý hi u qu h p th đ n c a mình. Đi u này đ c bi ọ ệ ề ư ế ủ ả khác nhau. B n th c d y v i m t b n và nh ng ng ộ ứ ậ ạ ạ ư tin nh n m i đ ộ ắ ngay tr ờ ướ ả ộ ườ ộ c g i t ngh c a h . ỉ ủ ọ

i đ ườ ượ ệ ừ ư

c thuê làm vi c t ả ể ả

ng v là ng c N u ị ế ở ươ nh ng tin nh n t ắ ừ ữ h r ng b n đang th c s làm vi c t ọ ằ xa, hãy u tiên hàng đ u cho phía nhà qu n lý và nhanh chóng phúc đáp đ đ m b o v i ớ ứ ầ ả ơ i nhà (ch không ph i là đang ch i). ự ự ệ ạ ạ ả

i ph n h i, ch c ch n r ng b n đã ả ạ

ờ ồ i th lui không c n thi ra rõ ràng và chính xác trong t ng l Hãy t ừ ỏ i m i v n đ đ tránh vi c th t l u ý t ư ớ ớ ư ọ ấ ề ể ệ ắ ầ ắ ằ t. ế ư

ạ ẳ ế ủ ạ ử ộ ứ

ỏ

ể ộ ố ả ờ ế

ậ ạ ễ ắ ờ

ầ ế ọ ả

c th : “Ý ki n c a anh nghe có v khá hay. Tôi s xem ư i có kèm theo trích ợ i cùng h p ườ i yêu c u hay tin nh n b n c n th i gian h n m t ngày ơ ộ ạ ầ i cho h ả ờ ờ ợ ẽ ư ẻ

Ch ng h n, n u nhân viên hay nhà qu n lý c a b n g i m t b c th đi v i ớ ả n i dung hàm ch a m t vài câu h i hay nh n xét, hãy tr l ộ ứ ộ ng ng đ cu c đ i tho i d theo dõi. N u ng d n n i dung t ươ ứ ộ ẫ tác v i b n g i m t l ộ ờ ớ ạ ử đ cân nh c, cũng đ ng vì th mà đ h ph i ch đ i. Hãy tr l ể ọ ừ ắ ể bi t b n đã nh n đ ượ ế ủ ế ạ xét và cho ý ki n v nó vào th Ba nhé”. ề ậ ế ứ

ể ữ ử ệ ỉ

ứ ả ế ự ọ

i cùng làm vi c trên m t b n th o sao chép tài li u đó nh Google Docs, ụ ợ ả ộ ả ườ ư ệ

Khi có th , hãy tránh đính kèm nh ng tài li u mà c ph i ch nh s a nhi u ề ọ l n. Thay vào đó, hãy ch n các công c h p tác tr c tuy n cho phép m i ầ ng ệ Zoho, hay Approver.

tr ng thái “hi n th ” trên các ch ệ ườ ở ạ ị

ế ộ ự ự ạ

i văn phòng, m t s l a ch n khác cho b n là s ồ ạ ả ắ ự ế

ủ ạ ụ ự ả

ỏ i, vi c g i tin nh n tr c ti p s nhanh và có hi u qu h n email. Th ng xuyên ng trình đ i tho i tr c ạ ự ố ươ ti p. N u không ng i t ử ế ọ ử ụ d ng công c g i tin nh n tr c ti p. Không ph i văn phòng nào cũng s d ng ụ công c này, nh ng khi d án c a b n đòi h i ph i liên t c đàm tho i và th o ả lu n qua l ự ế ẽ ụ ử ư ệ ử ạ ả ơ ụ ệ ậ ạ ắ

ị ợ ườ ư

ng h p này, các d ch v c đi n nh AIM, Google Talk hay Yahoo ủ ạ ể ế

ữ ạ ọ

ụ ề ự ệ ộ ự ụ ứ

ệ ờ ả ố ươ

Trong tr ụ ổ ể Messenger hoàn toàn có th phát huy tác d ng n u khách hàng c a b n cũng ụ s d ng chúng; tuy nhiên, b n cũng có nhi u l a ch n khác n a. Công c ử ụ chat theo nhóm Campfire ng d ng trên giao di n web qu là m t l a ch n ọ ng trình tuy t v i khi m t trong hai bên ho c c hai bên không mu n cài ch ặ ả g i tin nh n tr c ti p. ắ ử ộ ự ế

ậ ươ ả

ộ ạ ệ ộ

ể ổ

ữ ệ i m t n i mà m i ng ữ ổ ẽ ượ ạ ắ i t ạ ạ ộ

ỉ ằ ng trình th o lu n theo nhóm Campfire ch b ng B n có th truy c p ch ậ ể i cho b n m t “căn phòng o” n i vi c ghé qua m t web. Campfire mang t ơ ả ớ hai bên có th ra vào, trao đ i nh ng m u tin ng n và các d li u m t cách ộ ẩ d dàng. N i dung trao đ i s đ ườ i c ghi chép l ọ ễ đ u có th đánh d u, l u tr và tìm ki m b t kì khi nào b n mu n. ề ộ ơ ạ ữ ư ể ế ấ ấ ố

ữ ệ ổ

ng thích gi a các ch ươ ử ữ

Bên c nh đó, b n còn có th trao đ i các file d li u mà không c n lo l ng ắ ầ ạ ể ng l a, s không t v nh ng b ử ng trình g i ề ữ ự tin nh n tr c ti p hay xung đ t h th ng trong quá trình truy n g i. ộ ệ ố ắ ạ c t ướ ườ ự ế ươ ề ử

ợ ế ự ụ ằ

ấ ớ ộ ả ợ ử ự ạ ỉ

ả nh ng vi c ph i làm và chia H p tác tr c tuy n b ng vi c s d ng công c thích h p nh t v i khách hàng và lo i hình d án. Dù nhu c u c a b n là cùng ch nh s a m t b n th o, hay qu n lý danh m c m t danh m c kh ng l ộ ệ ử ụ ầ ủ ạ ổ ồ ữ ụ ụ ệ ả ả

ữ ứ

chúng thành các nhi m v nh h n, thì luôn có nh ng ng d ng trên giao di n web r ti n (th m chí là mi n phí) có th đáp ng nhu c u c a b n. ụ ầ ủ ạ ụ ỏ ơ ễ ẻ ề ệ ậ ứ ệ ể

ầ

ố ữ ở ợ ữ ố ớ ấ

trình th i gian rõ ràng, đ ờ ộ ả ẻ ữ ệ ả i nhi u ng ề ớ ườ ồ

ụ ầ ả

ự ọ ố ả ộ

ệ ộ ứ ự ơ ạ ả ậ

ể đ ờ ượ ệ ộ

c Đ i v i nh ng h p đ ng yêu c u ph i có l ượ ả ồ đánh d u b i nh ng c t m c quan tr ng, ph i chia s d li u và qu n lý ọ ộ danh sách nhi m v ph i làm, đ ng th i liên quan t i; cái mà ụ ả ờ b n c n là m t ng d ng qu n lý d án tr c tuy n. Công c hàng đ u trong ạ ầ ế ụ ự t. Basecamp t o ra m t khu vi c qu n lý d án Basecamp là m t l a ch n t ạ ệ ộ ự v c trung tâm n i b n và khách hàng c a mình đ u có th truy c p - qu n lý ề ủ ự ng gi danh sách nhi m v , ti n đ - theo dõi th i l c thanh toán - chia ờ ượ ụ ế s d li u - và đ i tho i, phê chú v t ng v n đ . ề ấ ạ ẻ ữ ệ ề ừ ố

ừ ệ ấ ả ộ

ư ệ ệ ả

i pháp t ả ơ ạ ể

Công ty mà tôi t ng làm vi c, Pelotonics, cũng cung c p m t gi ươ ng . Đ h p tác hi u qu trên nh ng tài li u văn phòng nh các b ng tính, văn t ữ ự ể ợ b n, hay file trình chi u, hãy th Google Docs ho c Zoho – n i b n có th ử ặ ả v a chat v i đ i tác v a ch nh s a chúng n u c n. ử ừ ế ầ ớ ố ế ừ ỉ

ư

ệ ế t và l u gi ư ừ ử ữ ế

ữ ể ầ ử ổ ề ứ ừ ệ ạ

m c đ tùy ch n nh t đ nh. Ngoài ra nh ng trang nh Editme.com hay Pbworks mang đ n cho b n m t ộ ạ , theo dõi giao di n đ hai bên v a có th ch nh s a, thêm chi ti ể ỉ qua t ng l n s a đ i. Nhi u ng d ng web hi n đ i dành cho cá nhân nh ư ụ Google Calendar, Evermote hay Remember the Milk cũng có tính năng chia sẻ ở ứ ộ ấ ị ọ

ặ ẵ ự ế

ệ ữ ươ ườ ự ế

i d ng ch vi ụ

ế

ng trình chat qua video hay g i đi n tr c tuy n. N u t ệ ọ i làm vi c tr c tuy n, thì s ch ng khó khăn gì khi ph ẽ ẳ ố ữ ả ử ụ ườ ữ ệ

i làm vi c văn phòng còn có c, trong khi hút thu c lá hay ự ấ ằ ỏ ướ ố

ế ấ t Cài đ t s n các ch ụ c đ u là nh ng ng ả ề thu c hoàn toàn vào nh ng ng d ng cho phép đ i tho i d ữ ế t ạ ướ ạ ộ ứ nh email hay tin nh n tr c tuy n thay vì ph i s d ng đi n tho i. Tuy nhiên, ạ ệ ắ ư nhi u khi chúng ta quên m t r ng nh ng ng ề nh ng cu c nói chuy n nho nh bên bàn n ệ ữ trong gi ộ ngh tr a. ỉ ư ờ

ế ữ ộ ọ ự ệ

ữ ệ ằ ờ

c t ế ừ Vì th , nh ng cú đi n tho i ch ng 10 phút hay các cu c g i tr c tuy n t ừ ề ậ t ki m th i gian cho b n b ng cách đ c p Skype không nh ng có th ti ạ tr ạ ố i n i dung c a nh ng email dài b t t n, mà còn có th giúp b n đ i ạ ể ế ữ ướ ớ ộ ấ ậ ủ ể

ạ ọ

ỉ ư ữ ữ ủ ố ố ầ ủ

ở ạ ệ ỉ

tho i không ch nh nh ng chi c máy. Khi gi ng nói c a đ i tác làm vi c t ế xa vang lên v i nh ng câu h i, l ỏ ờ ớ sao?”, “Chào m ng anh tr l ừ d ng m t m i quan h làm vi c lâu dài. ố ự ệ ừ i chào thân quen nh “Cu i tu n c a anh ra ư ệ ạ i sau kì ngh ”, góp ph n h u hi u vào vi c t o ầ ữ ệ ệ ộ

ườ ự ệ ả

xa bao gi ch a? Thu n l i làm vi c tr c tuy n hay b n thân b n cũng ấ i và thách th c l n nh t ạ ứ ớ ế ậ ợ ườ

B n đã t ng qu n lý nh ng ng ả ừ ạ t ng là ng ừ c a b n là gì? Hãy s n sàng chia s v i chúng tôi! ủ ạ ữ i làm vi c t ệ ừ ẵ ờ ư ẻ ớ

Theo doanhnhan.asia