KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Chương 2. Microsoft Word 2007
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Mục đích
Trang bị cho sinh viên kiến thức cơ bản về hệ
soạn thảo văn bản Microsoft Word.
Slide 55
Đối tượng học: Sinh viên năm 1 Số tiết lý thuyết: 9 tiết Số tiết thực hành: 5 Tiết
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Nội dung
Slide 56
2.1 Các thao tác cơ bản 2.2 Định dạng văn bản 2.3 Chèn các đối tượng vào văn bản 2.4 Tạo Footnote 2.5 Tạo mục lục tự động 2.6 Trộn thư 2.7 Bài thực hành 3: Soạn giáo án ngành SPXH 2.8 Bài thực hành 4: Soạn thảo VB hành chính 2.9 Bài thực hành 5: Soạn thảo văn bản nâng cao
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giới thiệu
Word 2007 là một phần mềm ứng dụng thuộc
bộ ứng dụng Microsoft Office 2007.
Word 2007 là một công cụ biên soạn tài liệu với
giao diện thân thiện và thông minh.
Word 2007 hỗ trợ nhiều công cụ định dạng chuyên nghiệp. Nó cho phép xuất tài liệu ra nhiều dạng tệp khác nhau.
Slide 57
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giới thiệu
Microsoft Word 2007. Kết thúc Microsoft Word
Chọn biểu tượng ở góc trên bên trái màn hình
Exit.
Chú ý: Nếu văn bản chưa được ghi, máy yêu cầu ghi
lại trước khi kết thúc.
Slide 58
Khởi động Microsoft Word Nháy đúp vào biểu tượng Hoặc chọn Start All Programs Microsoft Office
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Giới thiệu
Slide 59
Cửa sổ làm việc của Microsoft Word
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
Soạn thảo tiếng Việt
Cài đặt phần mềm gõ tiếng Việt: Unikey, VietKey Bật chế độ gõ tiếng Việt
Yêu cầu
aa = â, dd = đ, ee = ê, oo = ô aw = ă, ow = ơ, uw = ư Dấu: s – sắc, f – huyền, j – nặng, r – hỏi, x – ngã. Có thể gõ dấu tức thì hoặc gõ xong từ mới gõ dấu Nếu gõ sai, đưa con trỏ đến vị trí sai xóa và gõ lại Ví dụ: Coongj hoaf xax hooij chur nghiax Vieetj Nam
Slide 60
Cách gõ tiếng Việt
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1 Các thao tác với tệp
Chọn Office Button New (hoặc Ctrl + N)
Tạo mới tệp
Chọn Office Button Save (hoặc Ctrl + S) Nếu tệp chưa được đặt tên một cửa sổ xuất hiện:
File name: gõ tên tệp Save as type: kiểu ghi Chọn Save
Slide 61
Ghi tệp
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1 Các thao tác với tệp
Chọn Office Button Save As Chọn kiểu tài liệu một cửa sổ xuất hiện:
File name: gõ tên tệp Save as type: Chọn kiểu ghi tệp (Word document) Chọn Save Mở tệp đã có
Chọn Office Button Open (hoặc Ctrl + O) Xuất hiện một cửa sổ chọn đường dẫn chọn tệp
cần mở Open
Slide 62
Ghi tệp với tên khác
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1 Các thao tác với tệp
Chọn Office Button Close Nếu tệp chưa ghi xuất hiện cửa sổ:
Chọn Yes: ghi tệp Chọn No: không ghi tệp Chọn Cancel: hủy thao tác đóng tệp (không đóng tệp)
Slide 63
Đóng tệp
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1 Các thao tác với khối văn bản
Đoạn văn bản kết thúc bằng phím Enter. Khối văn bản được tạo từ một hoặc nhiều đoạn
văn bản.
Cách 1: Nhấp chuột vào vị trí đầu tiên, giữ và kéo
chuột đến vị trí cuối cùng.
Cách 2: Nhấp chuột vào vị trí đầu tiên, ấn phím shilft,
nhấp chuột vào vị trí cuối cùng.
Cách 3: Đưa con trỏ về vị trí đầu tiên nhấn và giữ phím shilft ấn phím di chuyển đến vị trí cuối cùng.
Slide 64
Đánh dấu khối văn bản:
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1 Các thao tác với khối văn bản
Đánh dấu khối văn bản Ấn phím delete (hoặc chọn biểu tượng cut: )
Xóa khối văn bản
Slide 65
Sao chép khối văn bản Đánh dấu khối văn bản Chọn biểu tượng copy: (hoặc Ctrl + C) Đưa con trỏ văn bản đến vị trí mới Chọn biểu tượng paste: (hoặc Ctrl + V)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.1 Các thao tác với khối văn bản
Di chuyển khối văn bản Đánh dấu khối văn bản Chọn biểu tượng cut: (hoặc Ctrl + X) Đưa con trỏ văn bản đến vị trí mới Chọn biểu tượng paste: (hoặc Ctrl + V)
Undo: Phục hồi lại các thao tác phía trước Redo: Phục hồi lại các thao tác phía sau
Slide 66
Hủy bỏ các thao tác vừa thực hiện
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.2 Định dạng văn bản
Đánh dấu khối văn bản Chọn tab Home Định dạng chữ:
Kiểu chữ (type): chọn - đậm, I – nghiêng, U – gạch chân. Phông chữ (font): chọn phông chữ Cỡ chữ (size): chọn cỡ chữ
Căn lề khối văn bản
Lề trái (left), giữa (center), phải (right), hai phía:
Màu văn bản:
Chọn màu chữ: , chọn màu nền: Chữ trên, dưới: Ctrl Shift =; Ctrl =
Slide 67
Định dạng một khối văn bản
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.2 Định dạng văn bản
Dãn dòng khối văn bản
Chế độ ngầm định, mức dãn dòng là 1.0 Chọn dãn dòng:
Thay đổi lề trái khối văn bản
Tăng lề trái: Giảm lề trái:
Tạo bullets: bullets là các ký hiệu đầu đoạn văn bản
Bullets là biểu tượng: Bullets là chữ số: Bullets nhiều mức:
Slide 68
Định dạng một khối văn bản (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.2 Định dạng văn bản
Chia cột khối văn bản Đánh dấu khối văn bản Chọn tab Page layout Columns
Đặt khoảng cách giãn dòng các đoạn văn bản (Paragraph)
Đánh dấu khối văn bản Chọn tab Page layout paragraph
Before: Khoảng cách trước đoạn văn bản After: Khoảng cách sau đoạn văn bản
Slide 69
Định dạng một khối văn bản (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.2 Định dạng văn bản
Tạo khung và làm nền Đánh dấu khối văn bản Chọn tab Page layout Page Borders
Định khoảng cách Tab Stop Tạo chữ cái lớn đầu dòng
Đánh dấu chữ cái Chọn tab Insert Drop Cap
Slide 70
Định dạng một khối văn bản (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.2 Định dạng văn bản
Chọn cỡ giấy (size): (thường chọn A4) Chọn hướng in (orientation):
Portrait: In dọc trang Landscape: In ngang trang Đặt lề trang in (margins):
Chọn Customs Margins: tự đặt lề Top: lề trên; Buttom: lề dưới Left: lề trái; Right: lề phải
Chú ý: Có thể chọn Office button Print Print
preview thiết lập trang.
Slide 71
Thiết lập trang in: Chọn Page layout
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.2 Định dạng văn bản
Yêu cầu: nối máy in với máy tính và cài đặt máy in Chọn Microsoft Office Button Print Name: hiển thị tên máy in ngầm định Chọn các trang cần in (Page range)
All: In tất cả các trang Curent page: chỉ in 1 trang hiện thời (trang trên màn hình) Pages: gõ vào số trang cần in. Ví dụ: 1,4,6-9 (in trang 1,
trang 4 và các trang từ 6 đến 9).
Chọn số bản in mỗi trang văn bản (number of copy) In văn bản: chọn Ok.
Slide 72
In văn bản
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3 Chèn các đối tượng vào văn bản
2.3.1 Tạo bảng: Đưa con trỏ văn bản về vị trí cần tạo Chọn Insert table
Kéo con trỏ chuột để xác định số dòng/cột Hoặc chọn Insert table xuất hiện cửa sổ
Slide 73
Number of columns: gõ số dòng Number of rows: gõ số cột Chọn Ok
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.1 Tạo bảng
Đưa con trỏ đến ô cần nhập Gõ văn bản Di chuyển từ ô đến ô trên 1 hàng: ấn phím tab Di chuyển từ ô đến ô trên 1 cột: ấn phím xuống Chú ý: gõ Enter trong ô hàng được mở rộng. Ấn
phím del để xóa các ký tự trống và thu nhỏ hàng
Slide 74
Nhập dữ liệu trong bảng
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.1 Tạo bảng
Chọn bảng: đưa con trỏ lên góc trên bên bên trái và bấm
chuột trái.
Chọn các dòng: bấm chuột trái và kéo dọc lề trái các dòng. Chọn các cột: bấm chuột trái và kéo trên đỉnh các cột. Chọn 1 vùng của bảng: bấm chuột trái và kéo trên vùng
cần chọn.
Slide 75
Các thao tác với bảng Chọn vùng của bảng:
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.1 Tạo bảng
Đưa con trỏ đến ô cần chèn Chọn tab Layout Insert Left: Chèn cột ở bên trái Insert Right: Chèn cột ở bên phải Insert Above: Chèn dòng phía trên Insert Below: Chèn dòng phía dưới
Xóa dòng hoặc cột
Đưa con trỏ đến dòng hoặc cột cần xóa Chọn tab Layout Delete Delete Columns/Rows Chú ý: Có thể chọn dòng/cột nháy chuột phải
Slide 76
Các thao tác với bảng (tiếp) Chèn một dòng hoặc cột
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.1 Tạo bảng
Thay đổi chiều rộng cột, độ cao hàng Di chuyển, sao chép các ô, hàng cột Thay đổi hướng viết văn bản. Thay đổi nét kẻ
Slide 77
Các thao tác với bảng (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.1 Tạo bảng
Chia ô
Đưa con trỏ đến cột cần chia Chọn tab Layout Split Cells Number of columns: nhập số cột cần chia Number of rows: nhập số dòng cần chia Chọn Ok
Slide 78
Các thao tác với bảng (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.1 Tạo bảng
Gộp các ô
Đánh dấu các ô cần gộp Chọn tab Layout Merge Cells Căn lề các dữ liệu trong các ô
Đánh dấu các ô/dòng/cột Chọn tab Layout Align Top Left: Phía trên bên trái Align Top Center: Phía trên ở giữa Align Top Right: Phía trên bên phải Align Center Left: Ở giữa bên trái
Slide 79
Các thao tác với bảng (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.1 Tạo bảng
Sắp xếp dữ liệu Tính toán đơn giản
Đư con trỏ đến ô cần kết quả Chọn tab Layout Formula
Slide 80
Các thao tác với bảng (tiếp)
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.2 Chèn các đối tượng
Chèn tiêu đề trên: chọn tab Insert Header Chèn tiêu đề dưới: chọn tab Insert Footer Chú ý:
Xóa tiêu đề trên: chọn Insert Header Remove Header Xóa tiêu đề dưới: chọn Insert Header Remove Footer
Chèn tiêu đề trang
Chọn tab Insert Page Number Top of page: đánh số trang phía trên Bottom of page: đánh số trang phía dưới
Slide 81
Đánh số trang văn bản
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.2 Chèn các đối tượng
Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn Chọn Insert Symbol More symbols chọn ký
tự cần chèn Insert
Chèn ký hiệu
Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn
Chèn hình ảnh từ tệp: Insert Picture chọn tệp ảnh Chèn hình ảnh từ thư viện ảnh: Insert Clip Art chọn
ảnh.
Slide 82
Chèn hình ảnh
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.2 Chèn các đối tượng
Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn Chọn Insert Equation Chọn công thức cần chèn
Slide 83
Chèn công thức
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.3.2 Chèn các đối tượng
Slide 84
Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn Chọn tab Insert Shape Chọn tab Insert WordArt
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.4 Tạo Footnote
Đặt con trỏ chuột cuối đoạn văn bản muốn chèn
footnote
Định dạng font và kích thước size chữ cho footnote Chọn:
Slide 85
Vào REFERENCES chọn Insert Footnote Nhập nội dung ghi chú cho Footnote Tùy chỉnh footnote:
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.4 Tạo Footnote
Location: chọn nơi hiển thị Number format: Tùy chọn Loại
biểu tượng hiển thị ghi chú Numbering: có 3 tùy chọn + Continuous: số thứ tự của footnote sẽ được đánh số tự động liên tiếp theo thứ tự trong cả văn bản + Restart each session: Số thứ tự của footnote sẽ tự động nhảy lại từ số 1 khi qua session mới. + Restart each page: số thứ tự của footnote sẽ được đánh lại từ nhảy lại từ số 1 khi qua trang mới.
Slide 86
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.5 Tạo mục lục tự động
Lựa chọn các nội dung bạn muốn tạo Heading Trong tab References --> Chọn Add Text --> chọn Level muốn áp dụng cho các nội dung đã chọn. Tương tự các mục nhỏ hơn ta chọn các level thấp
hơn: level 2, level 3.
Slide 87
Bước 1: Mở văn bản cần tạo mục lục lên. Bước 2: Đánh dấu mục riêng:
Bước 3: Tạo mục lục tự động: Chọn vị trí đặt mục lục (Đầu hoặc cuối văn bản), Chọn References --> Tables of Content.
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.6 Trộn thư Mail Merge
Tập tin Data Source: Một file chứa dữ liệu nguồn thường được trình bày dưới dạng bảng biểu đơn giản như table, sheet (của Excel, Access) bảo đảm đủ số cột, hàng và nội dung trong các ô.
Tập tin Main Document: Một file văn bản mẫu
đã được trình bày hoàn chỉnh.
Slide 88
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.6 Trộn thư
Bước 1. Tạo tập tin Main Document. Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu gõ trong Excel nó sẽ tốt hơn nếu bảng dữ liệu đó có hỗ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.
Slide 89
Các bước để trộn thư:
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.6 Trộn thư
Bước 3. Trên tập tin Main Document trong Word Chọn Start Mail Merge trên tab Mailings và sau đó chọn Step by Step Mail Merge Wizard.
Trình Wizard sẽ mở ra một cửa sổ bên phải tài liệu. Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuột đến một vị trí mới trên màn hình và ta cũng có thể thay đổi kích cỡ của nó.
Slide 90
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.6 Trộn thư
Slide 91
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.6 Trộn thư
Trong mục Select recipients nhấn nút Browse.
Chọn và mở file danh sách excel đã lưu.
Slide 92
Chọn Sheet1, OK
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.6 Trộn thư
Ở hộp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lọc những hàng không muốn tạo thư mời. Nhấn OK. Nhấn Next qua bước 4.
Slide 93
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.6 Trộn thư
Đặt con trỏ text ở vị trí xác định trong văn bản mẫu, nơi cần chèn dữ liệu vào, lần lượt chèn các field vào trong main document. Nhấn Next sang bước 5, ở bước này nhấn vào nút >> để xem trước các thư mời tiếp theo.
Slide 94
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
2.6 Trộn thư
Slide 95
