Bài giảng Cơ sở dữ liệu: Chương II - Bảng dữ liệu

BÀI GIẢNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

Chương II: Bảng dữ liệu Chương II: Bảng dữ liệu

Chương II: Bảng Dữ Liệu Chương II: Bảng Dữ Liệu 2.1. Các khái niệm. - Bảng: Gồm nhiều cột và nhiều dòng dùng để lưu trữ thông tin dữ liệu. - Cột hoặc trường: trong cùng một cột chỉ cho phép chứa duy nhất một loại dữ liệu: số, văn bản, ngày … cột gồm:

+ Tên cột (Field Name) <=255 ký tự. + Loại dữ liệu mà cột sẽ lưu trữ (Data

Type).

+ Chiều dài tối đa của dữ liệu (Field

Size).

+ Giá trị mặc định ban đầu của cột

(Default Value).

+ Dữ liệu tại cột có cho phép rỗng

không…

- Mô tả cột (Decription): Ghi chú ý nghĩa

của cột.

- Vị trí số thập phân (Decimal Places). - Tiêu đề cột (Caption). - Qui tắc hợp lệ (Validation Rule). - Thông báo lỗi (Validation Text). - Yêu cầu (Repuired): cột có dữ liệu hay

trống.

- Cho phép chiều dài chuỗi là không (Allow

Zero Length).

- Sắp xếp chỉ mục (Index). - Định dạng (Format). - Mặt nạ nhập liệu (Input Mask): bắt buộc

người nhập liệu tuân theo đúng định dạng.

Bảng dữ liệu ở chế độ thiết kế Bảng dữ liệu ở chế độ thiết kế

Bảng dữ liệu ở chế độ nhập liệu Bảng dữ liệu ở chế độ nhập liệu

Tập hợp các thuộc tính của trường dữ liệu

Giải thích cụ thể cho từng thuộc Giải thích cụ thể cho từng thuộc tính. tính.

1. Field size • Quy định kích thước của trường, tùy

thuộc vào kiểu dữ liệu. –Kiểu text từ 0255 ký tự. –Kiểu Memo: 065535 ký tự.

Kiểu number: Kiểu number:

Filed size

Miền giá trị

Số lẻ

0255

Byte

0

-3276832767

Integer

0

Long integer

-214783648214783647 0

Single

-3.4x1038 3.4x1038

7

Double

-1.79x10308 1.79x10308 15

Decimal

-1028 1028

20

Ví dụVí dụ

2. Decimal Place • Quy định chữ số thấp phân. • Mặc định là 2.

3. Format

+Quy định dạng hiển thị của dữ liệu trên màn hình, nó phụ thuộc vào kiểu dữ liệu. + Định dạng ký tự kiểu text và memo.

Các dạng format Các dạng format

Làm thay đổi chữ thành in hoa

>

Làm thay đổi thành chữ thường

<

“chuỗi ký tự”

Chuỗi ký tự giữa hai dấu nháy

[red],[green],[blue]

Quy định màu chữ

@

Dữ liệu bắt buộc nhập

&

Dữ liệu không bắt buộc nhập.

Ví dụVí dụ

NHẬ P

KẾT QuẢ

Định dạng dữ liệu kiểu số

Kiểu dữ liệu

Ý nghĩa lưu trữ

Text

Kiểu chuỗi <= 255 ký tự

Memo

Văn bản nhiều dòng nhiều trang

Number

Kiểu số

Date/Time

Kiểu ngày (Giờ).

Currency

Kiểu tiền tệ.

Autonumber

Kiểu số tự động tăng.

Yes/No

Kiểu logic

OLE Object

Kiểu đối tượng kết nhúng

Hyberlink

Kiểu chuỗi chỉ đường lk.

Lookup Wizard

Tạo một cột tkdl tự bảng khác

Number

General Num

Đúng số đã nhập vào

Currency

$1,998.03

Có phân cách phần ngàn, số lẻ chèn thêm $

Standar

Có phân cách phần ngàn, số lẻ 1,889.03

Percent

Chuyển sang %

Scientific

Số khoa học

Fixed

Có phân cách phần ngàn và có làm tròn phụ thuộc vào số lẻ trong Decimal Places

0,110% 505.0E+0. 1 1,998.03 (2 số lẻ). 1,998.0 (1 số lẻ)

Ví dụ về định dạng kiểu số Ví dụ về định dạng kiểu số

– Hiển thị dấu cộng trước số dương. – Hiển thị dấu trừ trước số âm. – Hiển thị 0.0 nếu zero hoặc Null

• Nếu ta ghi định dạng: 0; (0); “Null” – Số dương hiển thị bình thường. – Số âm được bao giữa hai dấu ngoặc. – Số zero bỏ trống. – Null hoặc 0 hiện chữ Null • Nếu ta ghi: +0.0; -0.0; 0.0

VÍ DỤVÍ DỤ

Để thể hiện

Thí dụ hiển thị

Định dạng

Date/Time

General Date

Ngày giờ đầy đủ

1/9/2007, 07:30:00 AM

Long Date

Thứ tháng ngày năm Saturday, April 3,

1993

Medium Date

Ngày-tháng-năm

3-apr-2007

Short Date

Ngày tháng năm

3-4-2007

Long Time

5:34:20 AM

Giờ:Phút:Giây AM/PM

Medium Time

Giờ:Phút AM/PM

5:34 AM

Short Time

Giờ:phút

5:34

Định dạng thể hiện dữ liệu kiểu date/time Định dạng thể hiện dữ liệu kiểu date/time

Định dạng dữ liệu kiểu yes/no Định dạng dữ liệu kiểu yes/no

Định dạng

Ý nghĩa

Yes/No

Đúng/sai

True/Flase

Đúng/Sai

On/Off

Đúng/sai

Ví dụ: để hiển thị chữ Nam Nữ thay vì 0 và -1 ta viết vào ô format như sau:

; “Nam”; “Nữ”

Nếu -1 hiển thị Nam 0 hiển thị Nữ.

Ví dụVí dụ Kết quả

Đổi textbox thành combo box

4. Mặt nạ nhập liệu 4. Mặt nạ nhập liệu

Ký tự Ý nghĩa cho phép nhập

0

9

#

L

?

A

Ký số 09 không cho phép nhập dấu Ký số 09 và khoảng trắng không cho phép nhập dấu Ký số 09 và khoảng trắng cho phép nhập dấu Ký tự AZ bắt buộc nhập ký tự Ký tự AZ không bắt buộc nhập ký tự Ký tự và số bắt buộc nhập dữ liệu

a

Ký tự và số không bắt buộc nhập dữ liệu

&

Bất kỳ ký tự nào hoặc khoảng trắng bắt buộc nhập dữ liệu.

C

Bất kỳ ký tự nào hoặc khoảng trắng không bắt buộc nhập dữ liệu.

. , : ; - / Các dấu phân cách, số lẻ, phần ngàn, ngày giờ

Chuyển đổi chuỗi sang chữ thường

<

Chuyển đổi chuỗi sang chữ IN

>

Ví dụ: >L0L0L0 khi ta nhập b5a6b8 sẽ cho kết quả là: B5A6B8.

>L

5. caption 5. caption

• Chuỗi ký tự này sẽ xuất hiện tại dòng tên trường, nếu bỏ trống Access sẽ lấy tên trường làm tiêu đề.

6. Default Value 6. Default Value

• Quy định giá trị mặc nhiên cho cột, tự động được gán khi thêm mẫu tin mới

7. Validation Rule(quy tắc hợp lệ) 7. Validation Rule(quy tắc hợp lệ)

• Kiểm tra tính hopự lệ của dữ liệu khi nhập

vào một cột.

• Nếu dữ liệu nhập vào không hợp lệ

Access sẽ xuất thông báo trong Validation Text.

• Ví du: chỉ cho phép nhập điểm từ 0 10. • Nhập >=0 And <=10 vào Validation Rule. • (Date()-[ngaysinh])/365.25>=18.

8. Validation Text 8. Validation Text

• Chuỗi thông báo xuất hiện khi dữ liệu

nhập vào không thỏa điều kiện.

Câu trúc bảng - Dòng hoặc mẫu tin: Là một thể hiện

dữ liệu của các cột trong bảng. - Khóa chính (Primary key): Là một

hoặc nhiều cột mà dữ liệu trên đó là duy nhất.

- Khóa ngoại (Foreign key): là một hay

nhiều cột và các cột này là khóa chính của một bảng khác.

Chương II: Bảng Dữ Liệu Chương II: Bảng Dữ Liệu

• Ví dụ: Bảng kết quả thi có các

MSSV

Diem

MSMH

A01

5.00

01

A01

6.50

03

A02

9.00

01

A02

8.50

02

cột sau: Xét cột điểm: - Tên cột: điểm. - Loại dữ liệu mà cột lưu trữ: số thực.

- Chiều dài tối đa dữ liệu của cột là 5 ký số

trong đó có 2 số thập phân.

- Giá trị mặc định ban đầu: có thể =0. - Dữ liệu trên cột không cho phép rỗng. - Qui luật kiểm tra: >=0 hoặc <=10. - Khóa chính: MSSV,MSMH. - Khóa ngoại: MSSV phải có trong bảng SV, cột MSMH phải có trong bảng môn học

Chương II: Bảng Dữ Liệu(tt). Chương II: Bảng Dữ Liệu(tt).

2.2. Các bước thực hiện tạo bảng. 2.2.1. Tạo cấu trúc bảng.

Bước 1: Mở cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng Cách 1: Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables -> Create table in Design view -> Design Cách 2: Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables -> , cửa sổ New Table như sau xuất hiện. Trong cửa sổ này ta chọn Design View -> OK. Màn hình tạo bảng

Chương II: Bảng Dữ Liệu(tt). Chương II: Bảng Dữ Liệu(tt).

Nhập tên cột

Ghi mô tả

Chọn kiểu dữ liệu

Cửa sổ tạo cấu trúc bảng.

Cách 2: Cách 2:

• Từ cửa sổ Database, trong mục Object chọn Tables -> , cửa sổ New Table như sau xuất hiện. Trong cửa sổ này ta chọn Design View -> OK.

Bước 2: Thiết kế các trường của bảng. Bước 2: Thiết kế các trường của bảng.

Trong cửa sổ Table ta lần lượt thiết kế các trường dữ liệu như sau:

- Nhập tên trường trong mục Field Name. - Chọn kiểu dữ liệu của trường tron mục

Data Type.

- Ghi mô tả của trường trong mục

Description

- Nhập các thuộc tính (ràng buộc) của trường này trong các phần General, phần Lookup

2.2.2. Tạo khoa chính cho bảng. 2.2.2. Tạo khoa chính cho bảng.

- Chọn một hoặc nhiều cột làm khóa chính. - EditPrimary Key hoặc R_click chọn

Primary Key.

Các cột

Mã số

Họ tên

Ngày sinh

Đặc trưng

Field Name

Mssv

Ho_ten

Ngay_sinh

DataType

Text

Text

Date/Time

Description

Mã số SV

Họ tên SV

Ngày sinhSV

FieldSize

3

35

Format

>

>

dd/mm/yyyy

Inputmask

L99

99/99/9999

Ví dụVí dụ Tạo mới một bảng sinh viên gồm các cột: MSSV, Họ tên, ngày sinh, lý lịch, hình ảnh, học bổng.

Caption

Mã số

Họ tên

Ngày sinh

Yes

Yes No

Yes No

Required Allow Zero Length

Indexed

Yes

No

no

Bước 3: Ghi lại cấu trúc bảng vừa tạo. Bước 3: Ghi lại cấu trúc bảng vừa tạo.

Chọn biểu tượn Save trên thanh công cụ cửa sổ Save As xuất hiện. Nhập tên bảng trong phần Table NameOk.

Khi lưu bảng mà quyên tạo khóa chính thì

Hủy bỏ thao tác lưu bảng.

Tự động tạo khóa chính

Bảng không có khóa chính

Microsoft sẽ thông báo hộp thoại

2.3. Tạo chỉ mục cho bảng 2.3. Tạo chỉ mục cho bảng

Muốn cho các cột được sắp xếp theo thứ tự nào đó để việc tìm kiếm dữ liệu trên các cột được nhanh hơn.

- Mở bảng ở chế độ thiết kế. - ViewIndex.

Tên các cột muốn sắp xếp

Thứ tự sắp xếp các cột

Tên chỉ mục do người sử dụng định nghĩa

Trong màn hình tạo chỉ mục như sau: Trong màn hình tạo chỉ mục như sau:

2.3. Tạo bảng bằng công cụ trinh thông minh 2.3. Tạo bảng bằng công cụ trinh thông minh

1. Chọn vào đây

3. Bắt đầu

2. Tạo bảng bằng trình thông minh

Chấp nhận cột

Cột trong bảng mới

Chọn các cột cần cho bảng mới

Đôi tên cột

Đặt lại tên bảng

Access tạo khóa hay chúng ta tạo khóa

Chọn cột làm khóa chính

Số tự động tăng

Số cho phép người sử dụng nhập vào

Chuỗi ký tự cho phép người sử dụng nhập vào

2.4. Mở một bảng đã có. 2.4. Mở một bảng đã có.

2.4.1. Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu. - File/Open hoặc nút Open trên thanh công

cụ.

- Chọn tập tin CSDL Access. - Chọn bảng muốn mở Open hoặc

D_click lên bảng.

Chọn bảng

Mở bảng

Bảng ở chế độ nhập liệu

Chọn bảng

Mở bảng ở chế độ thiết kế

2.4.2. Mở ở chế độ thiết kế. 2.4.2. Mở ở chế độ thiết kế.

2.5. Sửa đổi cấu trúc bảng. 2.5. Sửa đổi cấu trúc bảng.

2.5.1. Chèn thêm cột vào trong bảng.

Insert/Rows.

2.5.2. Xóa đi một hoặc nhiều cột.

Edit/Delete Rows.

2.5.3. Phục hồi thao tác xóa cột. Edit/Undo Delete (Ctrl + Z). Đóng lại bảng không chọn lưu.

2.5.4. Sao chép và dán cột.

Edit/Copy, Edit/Paste

2.5.5. Lưu lại những thay đổi cấu trúc bảng. - File/Save. • Lưu ý: chúng ta không thể thay đổi, xóa

sửa cấu trúc của khóa chính khi bảng này đã có quan hệ với các bảng khác.

2.6. Thiết lập quan hệ giữa các bảng. 2.6. Thiết lập quan hệ giữa các bảng.

2.6.1. tại sao lại thiết lập quan hệ giữa các

bảng.

- Khi tạo bảng chỉ có cấu trúc. - Chưa có thông tin quan hệ giữa các bảng. - Tạo quan hệ giữa các bảng giúp Access

quản lý dữ liệu hợp lý hơn.

- Trao đổi thông tin qua lại giữa các bảng có

quan hệ.

2.6.2. Các loại quan hệ giữa hai bảng. 2.6.2. Các loại quan hệ giữa hai bảng.

2.6.2.1. Một-Một (one to one): mô tả quan

hệ một một giữa hai bảng với nhau:

Ví dụ: bảng GVCN và lớp học:

GVCN

Lớp học

- một lớp học chỉ có một GVCN. - GVCN chỉ chủ nhiệm một lớp.

1

1

Nhiều (one to Many): 2.6.2.2. Một--Nhiều (one to Many): 2.6.2.2. Một

Mô tả mối quan hệ một nhiều giữa hai bảng với nhau.

Ví dụ: Bảng khoa và sinh viên.

Sinh viên

Khoa

- Trong một khoa có nhiều sinh viên.

N

1

Ngoài ra còn có mối quan hệ Nhiều-Nhiều,

tuy nhiên khi triển khai vào mô hình CSDL phải tách ra làm hai mối quan hệ một- nhiều.

Ví dụ:

N

1

Sinh viên

Môn học

Sinh viên

N

1

hai bảng sinh viên và môn học: - Một sinh viên học nhiều môn học. - Một môn học có nhiều sinh viên học.

2.6.3. Các bước thực hiện tạo quan hệ. 2.6.3. Các bước thực hiện tạo quan hệ.

- Bước 1: mở cửa sổ Relationship bằng

cách: + Chọn Tool/Relationship. + Kích hoạt biểu tượng trên thanh công cụ. + Cửa sổ Database R_click/Relationship.

Xuất hiên cửa sổ Show Table.

• Chọn các bảng muốn tạo quan hệ nhấn

nút Add.

Cửa sổ Relationship chứa các bảng đã chọn. Cửa sổ Relationship chứa các bảng đã chọn.

Rê chuột

Bước 2: thiết lập quan hệ giữa các bảng. -- Bước 2: thiết lập quan hệ giữa các bảng.

• Kéo chuột tại cột cần tạo quan hệ của

Xác định ràng buộc toàn vẹn

Tự động cạp nhật

Tự động xóa

bảng thứ nhất sang cột quan hệ của bảng thứ hai.

• Xác định các qui tắc ràng buộc của mối

quan hệ này. + Chọn ô kiểm tra hiệu lực của ràng buộc toạn vẹn (Enforce Referential Integrity). + Tự động cập nhật quan hệ: (Cascade Update Related Fields). + Tự động xóa các mẫu tin quan hệ: (Cascade Delete Related Records).

* Lưu ý: Trong MS Access sau khi thiết kế bảng ta phải tạo mối quan hệ giữa các bảng rồi mới nhập dữ liệu.

• Khia tạo các ràng buộc sẽ đảm bảo các vấn

hệ ở bảng nhiều phải tồn tại trong bảng 1.

– Không thể xóa những mẫu tin trong bảng 1 khi những mẫu tin trong bảng nhiều có quan hệ với bảng 1.

đề sau: – Khi nhập dữ liệu, dữ liệu trường tham gia quan

• Có hai lỗi thường gặp trong khi thiết lập quan

không thỏa với bảng 1.

– Hai trường tham gia kết nối không cùng kiểu.

hệ. – Một số mẫu tin tồn tại trong bảng nhiều nhưng

Sau khi tạo quan hệ. --Sau khi tạo quan hệ.

2.6.4. Các bước hiệu chỉnh quan hệ. 2.6.4. Các bước hiệu chỉnh quan hệ.

• Mở cửa sổ Relationship. • Chọn đường liên kết giữa hai bảng muốn hiệu chỉnh R_click/Edit Relationship. Xuất hiện cửa sổ Relationship và hiệu chỉnh.

Xác định ràng buộc toàn vẹn

Tự động cạp nhật

Tự động xóa

2.7. Cập nhật dữ liệu trên cột trong chế độ 2.7. Cập nhật dữ liệu trên cột trong chế độ hiển thị dữ liệu hiển thị dữ liệu

2.7.1. Đánh dấu và xóa cột. - Một cột nhấp chuột tại tiêu đề cột. - Nhiều cột chọn cột đầu tiên và kéo chuột

đến các cột kế tiếp.

- Nhấp chuột phải chọn Delete Column

hoặc Edit /Delete Column.

2.7.2. Đánh dấu và xóa các dòng. 2.7.2. Đánh dấu và xóa các dòng.

- Chọn dòng muốn xóa. - Nhấn phím Delete. - Chuột phải Delete Record. - Edit/Delete Record. 2.7.3. Di chuyển qua lại các dòng trong

bảng.

- Edit/ Goto hoặc biểu tượng các nút di

chuyển.

2.7.4. Chèn đối tượng kết nhúng (OLE) 2.7.4. Chèn đối tượng kết nhúng (OLE) vào bảng. vào bảng.

- Đối tượng nhúng trong bảng là các tập tin của các ứng dụng trong Windows: Word, Excel…

- Việc đưa đối tượng vào bảng có hai loại:

liên kết và nhúng. + Liên kết(Link): cột dữ liệu chứa đối tượng này chỉ lưu đường dẫn liên kết đến tập tin nguồn => tập tin nguồn thay đổi nội dung trong bảng cũng thay đổi theo. + Đối tượng lưu trữ động. + Kích thước bảng không lớn.

- Nhúng(Embeded): bên trong cột dữ liệu chứa toàn bộ nội dung tập tin nguồn.

- Nếu nội dung tập tin nguồn thay đổi không

ảnh hưởng đến nội dung trong bảng.

- Kích thước bản trỏ nên lớn. - Dã liệu nhập vào cột dữ liệu kết nhúng

phải thực hiện theo các bước.

• Mở bảng sang chế độ cập nhật dữ liệu. • Di chuyển đến cột có kiểu đối tượng kết

nhúng.

• Insert/Object… • Chọn tên tập tin đã có hoặc tạo mới tập tin

sau đó chọn OK Tạo mới tập tin

Chọn tt đã có

• Chỉ định tên tập tin muốn đưa vào bảng. • Muốn tập tin đưa vào bảng chỉ là liên kết

chọn vào ô Link.

Liên kết với tập tin không phải nhúng

Ví dụ về chèn đối tương kết nhúng Ví dụ về chèn đối tương kết nhúng

• Chèn hình của các nhân viên vào bảng. • Chọn kiểu datatype cho trường là OLE

Object.

Ví dụ (tt) Ví dụ (tt)

• Mở bảng ở chế độ nhập liệu • Click phải vào vị trí muốn chèn

Ví dụ (tt) Ví dụ (tt)

• Click chọn vào Create from file/ chọn hình

muốn chèn / Ok.

2.7.5. Sử dụng các phím để cập nhật dữ 2.7.5. Sử dụng các phím để cập nhật dữ liệu. liệu.

Hành động

Gõ phím

Trên dòng Trở về dòng đầu tiên Trở về dong cuối cùng Trở về dòng kế tiếp Trở về dòng phía trước Đến dong mới Đến một dong chỉ định

Page Up Page Down ↓ ↑ Ctrl + “+” F5: gõ số dòng muốn đến.

Hành động

Gõ phím

→, Tab ←,Shift+Tab F2

Trên cột Qua phía trước cột Qua phía sau cột Đưa con nháy về đầu cột Về cột đầu tiên Về cột cuối cùng

Home End

Hành động

Gõ phím

Cập nhật dữ liệu

Xoá dòng hiện hành

Ctrl + “-”

Lấy ngày hiện hành

Ctrl + “;”

Lấy giá trị của mẫu tin trước Ctr+’ hoặc”

Ctrl +”A”

Chọn tất cả các dòng trong bảng

Lưu lại nhưng gì thay đổi

Shift + Enter

Esc

Phục hồi dữ liệu trên cột hiện hành

2 lần Esc

Phục hồi dữ liệu trên dòng hiện hành

2.8. Các hộp thoại thông báo lỗi trong khi 2.8. Các hộp thoại thông báo lỗi trong khi cập nhật dữ liệu. cập nhật dữ liệu.

2.8.1. Trùng khoá chính. - Giá trị mới nhập vào đã tồn tại trong bảng. Ví dụ: khi nhập mã khoa nếu bi trùng MS

Create duplicate values in the index primary key or relationship

Access sẽ thông báo lỗi.

2.8.2. Dữ liệu bắt buộc nhập. 2.8.2. Dữ liệu bắt buộc nhập.

• Xảy ra khi dữ liệu tại một cột bắt buộc phải

có không thể để rỗng trên một bảng.

Ví dụ: trong bảng môn học trường

Inter value in this field

ten_mon_hoc có Required là yes do đó khi không nhập dữ liệu cho trường này sẽ báo lỗi

2.8.3. Khoá ngoại không tồn tại. 2.8.3. Khoá ngoại không tồn tại.

• Xảy ra khi giá trị nhập vào tại một cột

trong bảng không tồn tại trong một cột của bảng khác.

• Ví dụ: khi nhập mã khoa của một sinh viên mới đăng ký học nếu giá trị mã khoa này không có trong bảng khoa thì MS Access báo lỗi.

2.8.4. Vi phạm qui tắc kiểm tra dữ liệu. 2.8.4. Vi phạm qui tắc kiểm tra dữ liệu.

• Xảy ra khi giá trị của cột nhập vào vi phạm luật kiểm tra dữ liệu của cột đã được định nghĩa trước đó (Validation text).

• Ví dụ: trong bảng thi qui định điểm nhập

vào >=0 and <=10 trong (Validation Rule) khi nhập sai sẽ hiện thông báo trong (Validation text)

8.4.5. Sai kiểu dữ liệu của cột (Field Type). 8.4.5. Sai kiểu dữ liệu của cột (Field Type).

• Xảy ra khi nhập sai kiểu dữ liệu của một cột hoặc giá trị trên cột quá lớn so với độ rộng dữ liệu của cột.

• Ví dụ: trong bảng thi cột “lan” có kiểu dữ liệu là “number” nhưng khi nhập ta nhập ký tự sẽ báo lỗi. The value you entered isn’t valid for this field

8.4.6. Sai định dạng mặt nạ nhập liệu. 8.4.6. Sai định dạng mặt nạ nhập liệu.

• Xãy ra khi nhập sai dạng dữ liệu của một

cột.

• Ví dụ: trong bảng môn học mặt nạ nhập liệu cho cột ma_mon_hoc là “LL99” nếu nhập không đúng theo dạng này sẽ báo lỗi.

2.9. Thay đổi cách trình bày trong cửa sổ 2.9. Thay đổi cách trình bày trong cửa sổ cập nhật dữ liệu. cập nhật dữ liệu.

2.9.1. Định Font chữ. - Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu. - Format/Font. - Trên hộp thoại Font chọn Font cần thiết.

Ví dụ Ví dụ

Click vào đây

• Khi mở bảng hoặc query không đúng font sẽ không hiển thị được tiếng Việt ta phải định dạng lại.

Ví dụ(tt) Ví dụ(tt)

• Toàn bộ bảng bị bôi đen. Chọn

Format/Font để định dạng font phù hợp

Ví dụ(tt) Ví dụ(tt)

• Kết quả

2.9.2. Thay đổi chiều cao, độ rộng các 2.9.2. Thay đổi chiều cao, độ rộng các dòng và cột. dòng và cột.

• Format/ Row Height, Column Width. • Ghi vào một số chính xác chiều cao, độ

rộng của dòng hoặc cột trong bảng.

2.9.3. Ẩn hiện các cột. 2.9.3. Ẩn hiện các cột.

• Trong bảng có quá nhiều cột, để tiện cho việc xem các cột ta nên ẩn đi một số cột không cần thiết.

• Format/Hide Columns để ẩn các cột đã

đánh dấu.

• Format/Unhide Columns để thể hiện hoặc

ẩn các cột không cần thiết.

2.9.4. Thay đổi vị trí thứ tự các cột. 2.9.4. Thay đổi vị trí thứ tự các cột.

• Đánh dấu các cột muốn thay đổi thứ tự. • Kéo chuột đến vị trí mới.

• Trước khi đổi Sau khi đổi

2.9.5. Chốt các cột lại khi cuộn màn hình. 2.9.5. Chốt các cột lại khi cuộn màn hình.

• Để tránh trường hợp khi cuộn màn hình qua trái hoặc qua phải làm che đi một số cột quan trọng ta chốt các cột quan trọng.

• Đánh dấu các cột muốn chốt. • Format/ Freeze Columns để chốt. • Format/ UnFreeze All Columns để mở

chốt.

2.9.6. Lưu lại những thay đổi về cách 2.9.6. Lưu lại những thay đổi về cách trình bày. trình bày.

• File/Save. • Ngoài ra chúng ta có thể thay đổi cách

trình bày chung cho tất cả các bảng bằng cách – Tools/Option. – Chọn trang Datasheet. – Chọn tiếp các định dạng cần thiết trên

trang này.

2.10. Sắp xếp dữ liệu trên bảng. 2.10. Sắp xếp dữ liệu trên bảng.

2.10.1. sắp xếp trên một cột. - Chọn cột muốn sắp xếp. - Record/ Sort/ Ascending hoặc

Descending.

2.10.1. sắp xếp trên nhiều cột. 2.10.1. sắp xếp trên nhiều cột.

• Chọn các cột muốn sắp xếp. • Record/ Sort/ Ascending hoặc

Descending.

• Chú ý: các cột muốn sắp xếp phải nằm cạnh nhau và thứ tự ưu tiên từ trái qua phải.

2.11. tìm kiếm và thay thế dữ liệu. 2.11. tìm kiếm và thay thế dữ liệu.

• Để tra cứu nhanh các thông tin đã lưu trữ. • Edit/ Find (Ctrl+F). • Ghi vào giá trị cần tìm nhấn nút “Find

Next” để tìm.

Giá trị cần tìm

Tìm trên bảng hay một cột

ALL, UP, DOWN

Phân biệt chữ in thường

2.11.1. Tìm kiếm gần đúng. 2.11.1. Tìm kiếm gần đúng.

• Chúng ta có thể tìm kiếm gần đúng bắng các

ký tự đại diện:

Thí dụ kết quả Tà?: tàn tài

Ký tự ? * # [ ]

Tâ[ny]: Tân, Tây

[-]

!

Ý nghĩa Đại diện một ký tự Đại diện một chuỗi La*: Lan, Lam, Lanh Đại diện một ký số 25###: 25000-25999 Đại diện các ký tự nằm trong [] Đại diện ký tự nằm trong khoảng [] Phủ định

[L-N]am: Lam, Mam, Nam [!L-N]: không là Lam, Mam, Nam

2.11.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu. 2.11.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu.

• Khi muốn sửa đổi đồng loạt dữ liệu của

một cột tại nhiều dòng khác nhau.

• Edit/ Replace (Ctrl+H). • Gõ vào giá trị tìm trong hộp “Find What” và

giá trị cần thay thế trong hộp “Replace Whith”.

• Chọn “Find Next” để tìm từ cần thay thế. • Chọn Replace để thay thê hoặc “Replace

All” để thay thế tất cả.

Tìm từ cần thay thế

Thay thế

Thay thế đồng loạt

2.12. Lọc dữ liệu. 2.12. Lọc dữ liệu.

• Che đi các dòng không cần hiển thị. 2.12.1. Các bước chung khi lọc dữ liệu. - Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu. - Record/ Filter. - Chọn một trong bốn chức năng lọc dữ

liệu.

• Nếu chọn cách lọc thứ tư thì phải thực

hiện thêm các bước sau: – Ghi vào các tham số để lọc dữ liệu. – Thực hiện lọc dữ liệu record/ Apply

Filter/ Sort.

– Xoá bộ lọc dữ liệu Record/ Remove

Filter/ Sort.

2.12.2. Lọc theo biểu mẫu. 2.12.2. Lọc theo biểu mẫu.

• Lọc dữ liệu với điều kiện so sánh bằng và

phép toán logic and, or.

• Ví dụ cho biết các sinh viên học khoa Anh

văn. – Mở bảng ở chế độ cập nhật dữ liệu. – Record/ Filter/ Filter By Form. – Chọn giá trị lọc ở cột ma_khoa là “av”. – Chọn Record/ Apply filter/ Sort.

Đang ở chế độ lọc

Sau khi lọc

2.12.3. Lọc theo các giá trị đã đánh dấu 2.12.3. Lọc theo các giá trị đã đánh dấu

2.12.4. Lọc theo cách khác. Cho phép người sử dụng lọc theo cách

riêng của mình.

Có thể dùng các phép so sánh hay các ký tự đại diện: (>, <, >=, <=, <>, =, between, In, Is Null, Is Not Null, Like).

Logic (And, Or, Not). Tính toán: (+, -, *, /, \,

^, Mod, &).

Ví dụ: lọc các sinh viên sống tại Q1 và học

trong khoa AV.