Bài giảng Đàm phán trong kinh doanh - Bài 1: Tổng quan về đàm phán có nội dung trình bày khái niệm và bản chất của đàm phán, các yếu tố trong đàm phán, các phong cách đàm phán, các nội dung cơ bản của đàm phán, các phương thức đàm phán, các kỹ năng cơ bản của đàm phán,... Mời các bạn cùng tham khảo!
Khái niệm và bản chất của ĐP
Các yếu tố trong ĐP
Các phong cách ĐP
Các nội dung cơ bản của ĐP
Các phương thức ĐP
Các kỹ năng cơ bản của ĐP
Sơn vừa vượt qua 3 đối thủ cạnh tranh để dành được hợp đồng thiết kế nội thất cho một nhà máy. Theo yêu cầu của khách hàng, Sơn phải sửa lại một số chi tiết trong bản thiết kế. Sơn đề nghị khách hàng cho thương lượng lại thời hạn bàn giao công trình.
Một lô giày xuất khẩu của cty Tân Lạc bị khách hàng trả lại vì không đảm bảo chất lượng. Ngân, trưởng phòng thu mua của cty này yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm vì họ cung cấp nguyên liệu không đảm bảo chất lượng.
Hãng taxi G muốn được độc quyền đón khách cho toà nhà SYS. Giám đốc điều hành của SYS yêu cầu một mức lệ phí khá cao. Lâm, giám đốc kinh doanh của G muốn gặp giám đốc điều hành của SYS để thương lượng.
Là quá trình đòi hỏi sự tham gia một cách tự nguyện
của các bên liên quan
Lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ bản
Không phải là thoả mãn lợi ích một cách không hạn
chế mà có giới hạn lợi ích nhất định
Giá cả/Giá trị là hạt nhân của ĐP
Chứa đựng các xung đột về lợi ích (kinh tế)
Không phải là sự lựa chọn đơn nhất giữa “hợp tác” và “xung đột” mà là mâu thuẫn một cách thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”
ĐP thành công có tác động to lớn đến hoạt động kinh
doanh của DN:
Mang lại nhiều doanh thu, lợi nhuận hơn
Giảm các chi phí kinh doanh
Mở ra các cơ hội mới cho DN
Giúp DN xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan
hệ hợp tác lâu dài
ĐP sai lầm, thất bại: DN chịu thiệt thòi, mất mát,
thậm chí phá sản
Cty Hà Nguyên (HN) là nhà cung cấp bao bì nhựa cho cty Ánh Dương (AD) từ 2 năm nay. Ánh Dương hài lòng về chất lượng SP cũng như DV của HN, họ dự định sẽ mua bao bì của HN cho loại SP mới của mình và như vậy lượng hàng mà AD mua của HN sẽ tăng gấp đôi. AD đề nghị HN xem xét lại hợp đồng cung cấp: AD sẽ mua khối lượng hàng lớn gấp đôi, đổi lại HN giảm 2% giá bán và tăng thời hạn thanh toán chậm từ 10 ngày lên 20 ngày.
Trong quá trình ĐP, HN nhất định không thay đổi các điều kiện của hợp đồng cung cấp. Lý do HN đưa ra là trong năm nay, mặc dù giá nguyên liệu đã tăng hơn 10% nhưng HN vẫn giữ nguyên giá cung cấp cho AD. Ngoài ra, yêu cầu tăng thời hạn thanh toán là không hợp lý vì khi tăng lượng hàng lên gấp đôi thì hạn mức tín dụng mà HN cung cấp cho AD cũng tăng lên gấp đôi
AD bảo vệ quan điểm của mình bằng cách chứng minh nhiều nhà cung
cấp sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của họ.
Hai bên ĐP với lập trường đối lập, mỗi bên đều nỗ lực bảo vệ
Chỉ tập trung vào các mâu thuẫn trực tiếp mà không tìm hiểu nguyên nhân phía sau mâu thuẫn: nhu cầu thực sự không tìm ra được cách giải quyết có thể đáp ứng được yêu cầu của các bên mà dễ dẫn đến bế tắc trong ĐP
Cuộc ĐP mang tính cạnh tranh, ảnh hưởng xấu đến mối quan
lập trường của mình và tấn công lập trường của đối tác
Áp dụng trong các trường hợp: Kết quả không quan trọng lắm đối với người ĐP Vấn đề không phức tạp Việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác là không quan
hệ của các bên
trọng
Hai bên tập trung vào những nhu cầu thật sự (lợi ích cốt lõi) để tìm ra những giải pháp giải quyết những mâu thuẫn về lập trường
Đem lại kết quả tốt hơn cho các bên tham gia ĐP Là cơ sở của đàm phán cùng thắng Khó thực hiện hơn so với ĐP dựa trên lập trường vì: Đòi hỏi người ĐP phải tìm hiểu nhu cầu thực sự nằm
phía sau lập trường của đối tác
Phải có được sự hợp tác và tin tưởng của đối tác Phải tìm ra được những giải pháp sáng tạo cho cả hai
bên
Tại sao AD muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán? Vì AD đang phải đương đầu với cạnh tranh nên cố gắng không tăng giá trong khi một số nguyên liệu đã bị tăng giá cty muốn cắt giảm giá thành và chiếm dụng tín dụng từ các nhà cung cấp
Tại sao HN lại không muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán cho AD? Vì HN đã cố gắng duy trì mức giá cũ cho AD trong khi giá hạt nhựa nhập khẩu tăng do ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái. Do dự đoán giá hạt nhựa còn biến động nên HN đã mua dự trữ hạt nhựa với khối lượng lớn, vì vậy vốn quay vòng bị thu hẹp.
Giải pháp có thể thoả mãn lợi ích của cả 2 bên: HN giúp AD cắt giảm giá thành thông qua việc giảm lượng sản phẩm hỏng
do lỗi của bao bì
HN giúp AD ổn định giá thành thông qua việc ký kết hợp đồng dài hạn với
mức giá cố định
HN giúp AD cạnh tranh tốt hơn bằng cách cung cấp bao bì với chất lượng
vượt trội
1. Việc tham gia/không tham gia ĐP là tự nguyện 2. ĐP xảy ra khi các bên ĐP nhận thức rằng sự việc chỉ được quyết định khi có sự thỏa thuận chung, nếu đơn phương ra quyết định thì không cần ĐP
3. Thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng trong ĐP 4. Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi ĐP có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình ĐP
5. Cùng có lợi là nguyên tắc cốt lõi của ĐP
6. Đánh giá một cuộc ĐP thành công hay thất bại cần sử
dụng các tiêu chuẩn tổng hợp sau: -Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu :So sánh kết quả cuối cùng của đàm phán với mục tiêu ban đầu -Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành- chi phí thấp nhất (chi phí cơ bản:sự nhượng bộ để ký được hợp đồng;chi phí trực tiếp cho đàm phán(nhân lực,vật lực tài lực…);chi phí cơ hội -Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên
7. Đàm phán là một khoa học đồng thời là một nghệ
thuật
8. Đừng bao giờ đẩy đối tác vào bước đường cùng
Ngồi vào đàm phán với cái đầu đầy định kiến
Không xác định được người có quyền quyết định từ phía đối
Không xác định được thế mạnh của mình
Xây dựng 1 phương án duy nhất
Không kiểm soát được thời gian,vấn đề đp
tác
Không tận dụng cơ hội quyền ra yêu cầu trước
Không tận dụng được ưu thế về thời gian, địa điểm đàm phán
Vội bỏ cuộc khi đàm phán có vẻ bế tắc
Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc đàm phán
Là toàn bộ môi trường và hoàn cảnh mà tại đó các
chủ thể tiến hành ĐP
Ảnh hưởng đến hiện thực ĐP và kết quả ĐP Bao gồm:
Tình hình thực tế Vấn đề ưu tiên Nhu cầu thực sự Sức ép từ bên ngoài…
Nguyên tắc: Giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh của
đối tác
Cần:
Triển khai sớm
Bí mật điều tra
Tìm đúng đối tượng
Quan sát hành động của đối tác
Là toàn bộ quá trình từ khi nảy sinh ý định đến khi kết thúc
đàm phán
ĐP là một quá trình: có khởi điểm và kết điểm (“điểm chết”)
Nguyên tắc: giấu kín “điểm chết”
Cần:
-Kiên nhẫn, bình tĩnh, nhanh trí…
-Thăm dò thái độ và phản ứng của đối tác
Là sức mạnh mà chủ thể và các thành viên đoàn ĐP
có thể huy động và sử dụng trong quá trình ĐP
Phong cách cạnh tranh
Phong cách nhượng bộ
Phong cách hợp tác
Phong cách chấp nhận
Phong cách lẩn tránh
Các bên tham gia ĐP mỗi bên đều nhất định giành phần thắng cho mình bằng cách tấn công lợi ích của đối tác, không chấp nhận nhượng bộ
Áp dụng:
Khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng Khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác
Khi mục tiêu đề ra là chính đáng và phải bảo vệ mục tiêu chính
được
Khi cần “tự vệ”: đối tác muốn khai thác điểm yếu của ta để
đáng ấy
Hạn chế: không duy trì được quan hệ lâu dài, dễ bị bế tắc trong
gây sức ép mà lợi ích đó lại quan trọng đối với ta
đàm phán
Các bên tham gia ĐP làm việc với nhau để cố tìm ra giải pháp liên
Ưu điểm:
Tạo dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững Các vấn đề phức tạp, có chuyên môn sâu sẽ được bàn thảo kỹ
càng và giải quyết có hiệu quả
Áp dụng:
Khi các bên đều có thiện ý, mong muốn tìm ra được giải pháp
kết và thoả mãn lợi ích của tất cả các bên liên quan
Khi có các xung đột lợi ích phức tạp và có ý nghĩa quan trọng
chung
đối với tất cả các bên Khi cần tạo ra hợp lực
Là sự thỏa mãn các yêu cầu của đối tác
Áp dụng:
Khi gặp vấn đề đàm phán nhỏ,lợi nhuận không lớn,
không căn bản
Nếu không chấp nhận thì sự thiệt hại còn lớn hơn
Khi chấp nhận vấn đề này thì buộc đối tác phải chấp
nhận vấn đề khác mà lợi nhuận mang lại lớn hơn
Khi không còn con đường nào khác
Chấp nhận thoả mãn nhu cầu của đối tác đàm phán
bằng cách hy sinh một phần lợi ích của bản thân
Áp dụng:
Khi xung đột đang tạo ra trở ngại không thể vượt qua được
và có nguy cơ làm hỏng cuộc đàm phán
Khi yêu cầu của ta có phần không hợp lý
Khi muốn giảm căng thẳng cho cuộc ĐP
Khi muốn đạt được một thoả thuận tạm thời
Khi không còn cách nào khác
Là phong cách không dứt khoát,không hợp tác và trốn
tránh các vấn đề của cuộc đàm phán
Áp dụng:
Khi vấn đề đàm phán không quan trọng,không liên
quan gì tới mình
Nếu giải quyết vấn đề thì gây hậu quả tiêu cực còn
lớn hơn lợi ích của nó
Vấn đề đó người khác giải quyết tốt hơn hoặc thiếu
thông tin về vấn đề đàm phán
Không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi 1
trường hợp
2 Nên bắt đầu bằng phong cách hợp tác
3
Linh hoạt trong việc sử dụng các phong cách trong quá trình đàm phán để chuyển hoá nhu cầu của ta và của đối tác thành các quyết định cuối cùng
Tên hàng
Bao bì Chất lượng hàng hoá
Giá cả
Thanh toán Giao hàng
Tên thông thường của hàng hoá được ghi kèm với tên
thương mại và tên khoa học của nó
Tên hàng được ghi kèm với địa danh sản xuất ra hàng hoá Tên hàng được ghi kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hoá
đó
Tên hàng được ghi kèm với quy cách chính hoặc tính năng
chủ yếu của hàng hoá đó
Tên hàng được ghi kèm với công dụng của hàng hoá đó Tên hàng được ghi kèm với số hạng mục của danh mục
hàng hoá thống nhất đã được ban hành.
Chất lượng theo mẫu
Chất lượng thoả thuận
Xác định đơn vị tính số lượng
Phương pháp quy định số lượng:
Quy định cụ thể (dứt khoát)
Quy định phỏng chừng
Phương pháp xác định trọng lượng:
Trọng lượng tịnh
Trọng lượng cả bì
Chất lượng bao bì
•Phù hợp với: phương thức vận tải hàng hoá
•Bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng cho bên mua •Bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng hoá, sau đó bên mua trả lại bao bì •Bên mua chuyển bao bì cho bên bán đóng gói và gửi hàng
Phương thức cung cấp bao bì
Quy định về bao bì hàng hoá
Mức giá
Đàm phán về giá
Giảm giá
Phương pháp tính giá
Thời hạn Địa điểm
Giao hàng
Phương thức giao nhận
Thời gian
Điều kiện Phương thức chuyển tiền
Thanh toán
Đồng tiền Số kỳ
Tỷ giá
ĐP qua điện thoại
Nghe và quan sát
Đặt câu hỏi
Kỹ năng đàm phán
Trả lời
Câu hỏi đóng Câu hỏi mở Câu hỏi xác nhận Câu hỏi hùng biện Câu hỏi chuyển hướng đột ngột
Câu hỏi đóng là câu hỏi có dạng: Có hay không? Đồng ý hay không đồng ý? Hoặc câu hỏi giúp có được thông tin cụ thể…
→ sử khi đàm phán chuẩn bị kết thúc
Câu hỏi mở : Cái gì? Như thế nào?Tại sao?
->Nên thường xuyên sử dụng,đặc biệt trong giai
đoạn mở đầu đàm phán
Câu hỏi xác nhận: để hiểu chính xác ý của đối tác
Câu hỏi hùng biện: phục vụ khảo sát vấn đề sâu sát
hoặc pha loãng vấn đề
Câu hỏi chuyển hướng đột ngột :Nhằm duy trì cuộc
đàm phán theo hướng đã định
Câu hỏi để suy nghĩ : Buộc đối tác phải cân nhắc cẩn
thận trước khi nêu ý kiến
Gây ấn tượng Chọn một trong nhiều vấn đề để trả lời Trả lời bằng cách hỏi lại Trả lời bằng cách viện dẫn ý kiến của người có uy tín Kéo dài thời gian để tìm câu trả lời thích hợp Trả lời mập mờ Hỏi một đằng trả lời một nẻo Nhún vai
Kỹ năng nghe trong đàm phán có chức năng:
-Thỏa mãn nhu cầu của đối tác -Biết được bối cảnh,thời gian,quyền lợi và nhu cầu của đối tác -Biết được đối tác đã thật sự hiểu mình chưa -Có thể làm cho quan hệ các bên gắn bó hơn
Các bệnh hay mắc khi nghe :
-Bệnh đãng trí
-Bệnh nghe không hiểu, nghe không rõ
-Hay bị kích động, chi phối khi nghe
-Phân tâm khi nghe
Giao tiếp bằng mắt với người nói Khuyến khích người nói bằng cả lời nói
Không cắt ngang người nói Lắng nghe ngay cả khi đã hiểu vấn đề Đặt câu hỏi để người nói trả lời
Thách giá phải cao và nhượng bộ từ từ
Trả giá thấp và nhượng bộ cũng từ từ
Đạt được thỏa thuận nhanh quá có hại cho cả hai bên
Dễ trước, khó sau
Nghệ thuật đi đường vòng
Chọn cái đồng nhất để lại cái bất đồng
Chia nhỏ mục tiêu
Tạm thời đình chỉ
