Tổ chức dữ liệu
Chương 1
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
1. KIỂU DỮ LIỆU
Dữ liệu trong ô dù là nhập thô hay công thức đều thuộc vào một trong các kiểu sau: Kiểu chuỗi (ký tự, văn bản): Canh trái ô Bao gồm tất cả ký tự: ký tự chữ, số, khác Kiểu số: Canh phải ô Bao gồm các ký tự số, có thể thêm các dấu + - Kiểu ngày tháng năm: Canh phải ô Cũng là dữ liệu số thể hiện dưới dạng ngày tháng năm Kiểu luận lý: Canh giữa ô Chỉ có 2 giá trị TRUE hoặc FALSE
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
1. KIỂU DỮ LIỆU
Lưu ý: Kiểu dữ liệu trong ô không thay đổi một khi đã nhập liệu xong cho dù thay đổi định dạng Nhập chuỗi chỉ gồm ký tự số:
Dạng thức ngày tháng năm:
mm/dd/yy dd/mm/yy
Nhập 131 ‘131 Kiểu Số Chuỗi
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
Các dạng địa chỉ: Địa chỉ ô: C5 Địa chỉ khối: B2:E7 Địa chỉ khối cột: B:E Địa chỉ khối dòng: 2:7 Địa chỉ khối toàn bộ Sheet: 1:65536
2. ĐỊA CHỈ
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
Tham chiếu địa chỉ:
2. ĐỊA CHỈ
(A5 của Sheet1) (A5 của Sheet1)
Tham chiếu trong cùng Sheet: Vd: Công thức lập ở Sheet1 =A5+1 =Sheet1!A5+1 Tham chiếu ở Sheet khác: Vd: Công thức lập ở Sheet1 =Sheet2!A5+1
(A5 của Sheet2)
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
Kiểu địa chỉ:
2. ĐỊA CHỈ
Địa chỉ tương đối: A5 Thay đổi khi sao chép công thức Địa chỉ tuyệt đối: $A$5 Cố định khi sao chép công thức Địa chỉ hỗn hợp: A$5 hoặc $A5 Kết hợp của 2 kiểu trên Sử dụng phím F4 để đổi kiểu địa chỉ
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
2. ĐỊA CHỈ
Đặt tên cho địa chỉ: Đặt tên mới: Sử dụng hộp Name Box Chỉnh sửa hoặc xóa tên: Sử dụng lệnh Insert|Name|Define
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
3. HÀM
Vlookup(Giá trị dò, Bảng dữ liệu, Cột khai thác, Mã dò tìm)
Match(Giá trị dò, Khối chỉ mục, Mã dò tìm)
Dò tìm theo chiều dọc Mã dò tìm: 0: Dò tìm chính xác 1 hoặc bỏ qua: Dò tìm gần đúng
Dò tìm và trả về con số cho biết vị trí của giá trị tìm thấy trong khối
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
Index(Bảng dữ liệu, Dòng, Cột)
3. HÀM
Sumif(Khối chỉ mục, Điều kiện, Khối tính tổng)
Trả về giá trị của ô trong bảng khi biết dòng, cột của ô
Tính tổng có điều kiện
Countif(Khối chỉ mục, Điều kiện) Đếm ô thỏa mãn điều kiện
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
3. HÀM
Isna(Giá trị)
Lưu ý: Có thể sử dụng các ký tự “*” hoặc “?” trong các hàm Vlookup, Match, Sumif, Countif để thực hiện so sánh với các chuỗi có độ dài khác nhau.
Trả về TRUE khi gặp giá trị #N/A
I: ÔN TẬP KIẾN THỨC EXCEL
Row(Địa chỉ ô)
3. HÀM
Column(Địa chỉ ô)
Trả về thứ tự dòng của ô
Address(Dòng, Cột)
Trả về thứ tự cột của ô
Indirect(Chuỗi địa chỉ)
Trả về chuỗi chứa địa chỉ ô
Biến đổi chuỗi địa chỉ trở thành địa chỉ thật sự (Tham chiếu gián tiếp)
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
1. TỔ CHỨC TẬP TIN
Sử dụng mỗi tập tin cho 1 kỳ kế toán Kỳ kế toán: Năm, Quý, Tháng
2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH (Sheet)
Sử dụng mỗi Sheet cho 1 bảng biểu
Bảng biểu: Danh sách, bảng kê, sổ sách, báo cáo
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH
Các Sheet dữ liệu Sheet KT: Các thông số của hệ thống
Ô NGAYD, NGAYC: Xác định khoảng thời gian khai thác sổ sách, báo cáo (kỳ báo cáo) Khối NK_N, NK_C: Khai báo các tài khoản sử dụng cho Nhật ký đặc biệt Nhật ký thu tiền: 111, 112 Nhật ký bán hàng: 131 Nhật ký chi tiền: 111, 112 Nhật ký mua hàng: 331
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
Sheet HTTK1: Hệ thống tài khoản cấp 1
2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH
TENTK1
Sheet HTTK2: Hệ thống tài khoản cấp 2
TK1 Chuỗi
TENTK2
TK2 Chuỗi Lưu ý: Mỗi tài khoản cấp 1 có ít nhất một tài khoản cấp 2
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH
Sheet SDD: Hệ thống tài khoản cấp 3 và số dư đầu kỳ kế toán (Quý)
TONDK Lượng TENTK3 SDDK Giá trị
TK3 Chuỗi Lưu ý: Mỗi tài khoản cấp 2 có ít nhất một tài khoản cấp 3 Số dư:
Số dương dư Nợ Số âm dư Có
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH
Sheet CT: Nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế toán (Quý)
NGAY SOCT DIENGIAI TKN TKC
Cấp 3, Chuỗi
ST GHICHU NK
LUONG Lưu ý: GHICHU: Phân biệt các trường hợp đặc biệt NK: Lập công thức xác định mỗi bút toán sẽ được ghi vào Nhật ký nào sau này
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
2. TỔ CHỨC BẢNG TÍNH
NKC: Nhật ký chung N111, N112: Nhật ký thu tiền N131: Nhật ký bán hàng (bán chịu) C111, C112: Nhật ký chi tiền C331: Nhật ký mua hàng (mua chịu)
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
Đặc điểm, xử lý dữ liệu kế toán trên Excel:
Đặc điểm:
Khối lượng dữ liệu kế toán lớn Dữ liệu kế toán biến động thường
3. THAM CHIẾU ĐỊA CHỈ GIÁN TIẾP
Xử lý:
Đơn giản: Công thức + Sao chép, lọc Phức tạp: Công thức + Macro Trung bình: Công thức + Tham chiếu
xuyên
gián tiếp
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
3. THAM CHIẾU ĐỊA CHỈ GIÁN TIẾP
Tổ chức dữ liệu phục vụ cho tham chiếu gián tiếp:
Sheet HTTK1:
HTTK1_MTD: Xác định thứ tự dòng
của mẩu tin đầu bảng TK cấp 1
HTTK1_MTC: Xác định thứ tự dòng của mẩu tin cuối bảng TK cấp 1
HTTK1_SLMT: Xác định số lượng mẩu
DC_HTTK1: Chuỗi địa chỉ của bảng DC_TK1: Chuỗi địa chỉ của cột TK1
tin trong bảng TK cấp 1
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
Sheet HTTK2, SDD: Tương tự Sheet HTTK1 Sheet CT:
CT_MTD: Xác định thứ tự dòng của
3. THAM CHIẾU ĐỊA CHỈ GIÁN TIẾP
CT_MTC: Xác định thứ tự dòng của
mẩu tin đầu bảng chứng từ
CT_DAU: Xác định thứ tự dòng của
mẩu tin cuối bảng chứng từ
CT_CUOI: Xác định thứ tự dòng của
mẩu tin đầu NGAYD
mẩu tin cuối NGAYC
II: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KT TRÊN EXCEL
3. THAM CHIẾU ĐỊA CHỈ GIÁN TIẾP
DC_NGAY1, DC_TKN1, DC_TKC1, ...: Chuỗi địa chỉ của các cột NGAY, TKN, TKC, ... có ngày trong khoảng từ đầu quý đến trước NGAYD
DC_NGAY2, DC_TKN2, DC_TKC2, ...: Chuỗi địa chỉ của các cột NGAY, TKN, TKC, ... có ngày trong khoảng từ NGAYD đến hết NGAYC
Lưu ý: Khối gồm toàn bộ ô trong Sheet được đặt tên giống với tên Sheet
