TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
GIỚI THIỆU
Cơ Sở Dữ Liệu và Microsoft Access
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Mục ñích yêu cầu
• Khái niệm cơ sở dữ liệu (CSDL)
– database – tables, fields, records, primary key, relationships
• Các bước thiết kế CSDL • Khởi ñộng Microsoft Access và sử dụng Access
ñể tạo một CSDL – các ñối tượng trong CSDL Access
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 2
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Nội dung
Khái niệm về CSDL và hệ quản trị CSDL
I. II. Giới thiệu Microsoft Access III. Các bước thiết kế một CSDL IV. Tạo một CSDL với MS.Access
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 3
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Khái niệm
• C(cid:1) s(cid:2) d(cid:3) li(cid:4)u (database) là tập hợp thông tin
liên quan về một chủ ñề hay mục ñích.
• Ví dụ:
– thông tin về khách hàng, về các ñơn ñặt hàng của
khách hàng, thông tin về các sản phẩm trong ñơn ñặt hàng…
– thông tin về sinh viên, về môn học, thời khóa biểu
ñăng ký mỗi học kỳ, ñiểm thi…
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 4
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Khái niệm
• Thông tin trong CSDL ñược lưu trong các
tables. Mỗi table gồm nhiều hàng (records) và cột (fields).
• Ví dụ:
– table lưu thông tin khách hàng gồm các fields họ tên,
ñịa chỉ, số ñiện thoại, số fax, email
– table lưu thông tin sản phẩm gồm các fields tên sản
phẩm, quy cách, ñơn giá
• Các tables trong CSDL có quan h(cid:4) với nhau.
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 5
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Khái niệm
fields
records
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 6
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Khái niệm
• H(cid:4) qu(cid:5)n tr(cid:6) CSDL (database management
system) là phần mềm dùng ñể lưu trữ và quản lý các CSDL.
• Ví dụ: FoxPro, Access, Oracle, SQL Server…
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 7
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II. Giới thiệu Microsoft Access
• Là một hệ quản trị CSDL. • Access lưu CSDL trong một file. • CSDL Access có các ñối tượng (objects) sau:
– Tables: lưu trữ dữ liệu – Queries: tìm và lấy các dữ liệu theo yêu cầu – Forms: xem, thêm, thay ñổi dữ liệu trong các tables – Reports: phân tích hoặc in dữ liệu ra giấy – Macros
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 8
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tables và relationships
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 9
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Queries
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 10
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Forms
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 11
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Reports
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 12
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
takspane
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.1 Khởi ñộng Access
• Start
fi All Programs fi Microsoft Office fi Access
• Double-click icon
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 13
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.2 Mở CSDL
2. Chọn tên CSDL và click Open
1. Click More
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 14
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.3 Mở Table
1. Click Tables
2. Double click tên table
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 15
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III. Thiết kế một CSDL
• CSDL ñược thiết kế tốt sẽ giúp ta dễ dàng quản
lý và cập nhật dữ liệu
• Dữ liệu ñược lưu trong các tables • Mỗi table chỉ chứa dữ liệu về một chủ ñề, ví dụ dữ liệu về khách hàng, dữ liệu về sản phẩm • CSDL có thiết kế tốt sẽ chứa nhiều loại queries
khác nhau cho phép ta xem thông tin
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 16
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Các bước thực hiện
• Bước 1: Xác ñịnh mục ñích của CSDL • Bước 2: Xác ñịnh các fields cần có trong CSDL – Mỗi field là một dữ kiện về một chủ ñề nào ñó. Ví dụ
các dữ kiện về khách hàng: tên, ñịa chỉ, số ñiện thoại…
• Bước 3: Xác ñịnh các tables cần có trong CSDL • Bước 4: Xác ñịnh mỗi table gồm có những fields
nào
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 17
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Các bước thực hiện
• Bước 5: Nhận dạng field có giá trị duy nhất trong
mỗi record, gọi là khóa chính (primary key) • Bước 6: Xác ñịnh mối quan hệ (relationship)
giữa các tables
• Bước 7: Tinh chế thiết kế • Bước 8: Nhập dữ liệu và tạo các ñối tượng khác
trong CSDL
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 18
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.2 Thực hành
• Thiết kế một CSDL lưu thông tin sinh viên ñăng
ký môn học
• Thiết kế một CSDL lưu thông tin khách hàng của
siêu thị
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 19
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Tạo một CSDL với Access
• Dùng Database Wizard • Dùng template • Không dùng Database Wizard (tạo CSDL trống)
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 20
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo CSDL dùng Database Wizard
1. Click New trên toolbar 2. Trong khung New File, mục Templates, click
On my computer
3. Click Databases, click icon của loại CSDL cần
tạo và click OK
4. Trong hộp thoại File New Database, chỉ ñịnh tên và ñường dẫn của CSDL và click Create
5. Theo các chỉ dẫn của Database Wizard
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 21
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo CSDL trống
1. Khởi ñộng MS Access và click New trên toolbar 2. Trong khung New File, mục New, click Blank
Database
•
3. Trong hộp thoại File New Database: • chọn ổ ñĩa và thư mục lưu CSDL • ñặt tên file (tên CSDL) • click Create. Cửa sổ Database xuất hiện Lưu ý: chỉ tạo CSDL một lần
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 22
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo CSDL trống
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 23
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo CSDL trống
ñặt tên file (tên CSDL)
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 24
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Cửa sổ Database
Thanh công cụ
các lệnh tắt
các thành phần trong CSDL Access
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 25
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thực hành
• Tạo CSDL trống, ñặt tên là BanHang • Tạo CSDL trống, ñặt tên là DKMH
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 26
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Một số thao tác với file CSDL
• Mở file Access • Copy / Di chuyển • Xóa file • ðổi tên file • Tìm kiếm file • Compact và Repair file Access
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 27
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Compact và Repair file Access
1. ðóng file CSDL hiện thời 2. Trong menu Tools, chọn Database Utilities, và click Compact and Repair Database
3. Trong hộp thoại Database to Compact From,
chọn file cần sửa chữa và click Compact 4. Trong hộp thoại Compact Database Into,
chọn vị trí lưu file ñã ñược sửa chữa
5. Click Save
Giới thiệu CSDL và Microsoft Access Slide 28
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
TABLES
Tạo và thay ñổi thiết kế của tables Tạo và ñiều chỉnh quan hệ giữa các tables
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Mục tiêu
• Khái niệm table (bảng), record (mẫu tin), field
(trường) và các properties (thuộc tính) của field, primary key (khóa chính), kiểu dữ liệu của field (data type)
• Cách tạo table và tạo mối quan hệ giữa các
table (relationship)
• Cách nhập dữ liệu vào các table
Tables Slide 2
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Nội dung
I. Tạo table II. Thay ñổi thiết kế table III.Tạo quan hệ giữa các tables IV.Nhập và ñiều chỉnh dữ liệu
Tables Slide 3
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Tạo table
1. Table là gì? 2. Table Design View 3. Thêm field 4. Chọn khóa chính (primary key) 5. Lưu table
Tables Slide 4
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.1 Khái niệm về Table
• Tập hợp các dữ liệu về một chủ ñề. Ví dụ dữ liệu Sản phẩm, dữ liệu Nhà cung cấp, dữ liệu Khách hàng…
• Trong table, dữ liệu ñược tổ chức thành các cột,
gọi là field và các hàng, gọi là record.
Tables Slide 5
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.1 Khái niệm về Table
field
record
Tables Slide 6
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.1 Khái niệm về Table
• Có thể tạo table bằng cách:
– dùng Wizard: lựa chọn các mẫu table thiết kế sẳn – tạo trong cửa sổ Table Design: ñịnh nghĩa field và
kiểu dữ liệu
– tạo trong cửa sổ Datasheet: nhập dữ liệu, Access sẽ
tạo cấu trúc table dựa trên dữ liệu nhập
Tables Slide 7
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.2 Table Design View
• Click Create table in Design view hoặc nút New trong cửa sổ Database (phần Tables)
Tables Slide 8
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.2 Table Design View
ðịnh nghĩa các field: Tên, Kiểu dữ liệu
Thuộc tính của field
Tables Slide 9
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.3 Thêm field
1. Gõ vào tên field (tối ña: 64 ký tự) 2. Chọn kiểu dữ liệu 3. Thêm vào thông tin
mô tả field (nếu có)
4. Thay ñổi thuộc tính
của field
Tables Slide 10
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Kiểu dữ liệu của field
• Text
– Chứa chuỗi ký tự (họ tên), ký tự và số (ñịa chỉ), các
số không tính toán (số ñiện thoại, mã vùng).
– 255 ký tự (Field Size).
• Memo
– Dùng cho các chuỗi dài như ghi chú, mô tả. – 65,536 ký tự.
Tables Slide 11
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Kiểu dữ liệu của field
• Number
– Dùng cho dữ liệu có tính toán. – Byte, Integer, Long Integer, Single, Double
(Field Size)
• Currency
– Dùng cho các giá trị tiền. – 8 bytes.
Tables Slide 12
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Kiểu dữ liệu của field
• AutoNumber
– Dùng cho các số duy nhất (tăng 1) hoặc các số ngẫu
nhiên ñược tự ñộng chèn vào khi thêm record.
– 4 bytes • Date/Time
– Dùng cho ngày giờ. – 8 bytes.
Tables Slide 13
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Kiểu dữ liệu của field
• Yes/No
– Dùng cho dữ liệu có một trong hai giá trị như Yes/No,
True/False, On/Off.
– 1 bit. • OLE Object
– Dùng cho các ñối tượng OLE (tài liệu Microsoft
Word, bảng tính Microsoft Excel, hình ảnh, âm thanh
– 1 gigabyte (giới hạn bởi khoảng trống trên ñĩa).
Tables Slide 14
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Kiểu dữ liệu của field
• Lookup Wizard
– Tạo field cho phép chọn giá trị từ table khác. – Cùng kích thước với field khóa tương ứng.
Tables Slide 15
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thuộc tính của field
• Thuộc tính (Field Properties) cho biết cách lưu
trữ và hiển thị các giá trị của field
• Mỗi kiểu dữ liệu có một tập thuộc tính riêng • Access quy ñịnh sẳn một số thuộc tính cho mỗi
field (default)
• Ví dụ:
– Field MaKH kiểu Text, dài 6 ký tự, tất cả ñều là chữ in – Field SoLuong kiểu Number, là số Long Integer > 0
Tables Slide 16
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thuộc tính của field
• Một số thuộc tính:
– Field Size: Text và Number – Format: Quy ñịnh dạng dữ liệu ñược trình bày – Caption: Tên khác với tên của field – Validation Rule: Biểu thức kiểm tra dữ liệu có hợp lệ
hay không
– Validation Text: Thông báo hiển thị khi nhập dữ liệu
không ñúng với biểu thức trong Validation Rule
– Require: Bắt buộc nhập giá trị cho field
Tables Slide 17
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.4 Chọn khóa chính (primary key)
• Khóa chính: một hoặc nhiều fields có giá trị duy nhất dùng ñể nhận dạng từng record trong table – Không có giá trị trùng nhau – Không ñược trống
• Ví dụ:
– mã số sinh viên, mã khách hàng, mã sản phẩm, mã
hóa ñơn…
• Khóa chính có thể là 1 field hoặc nhiều field
Tables Slide 18
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.4 Chọn khóa chính (primary key)
• Cách ñặt khóa chính:
1. Chọn field hoặc nhiều field (click Ctrl) 2. Click nút Primary Key trên thanh công cụ hoặc
click menu Edit, chọn Primary Key – Gỡ bỏ khóa chính: lặp lại các bước trên
Tables Slide 19
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.5 Lưu table
• Click nút Save hoặc click menu File, chọn Save.
Tables Slide 20
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II. Thay ñổi thiết kế của table
• Các thao tác thay ñổi thiết kế ñược thực hiện
trong Table Design View
• Click chọn tên table trong cửa sổ Database và
click nút Design trên thanh công cụ – thêm hoặc Xóa field – thay ñổi thứ tự của field trong table – thay ñổi tên field và kiểu dữ liệu của field – thay ñổi kích thước của field – thay ñổi hoặc Xóa khóa chính
Tables Slide 21
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III. Tạo quan hệ giữa các tables
1. Các loại quan hệ (relationship)
• 1 - nhiều • nhiều – nhiều • 1 - 1 2. Tạo quan hệ
• cửa sổ Relationships
3. Xem và ñiều chỉnh quan hệ • thay ñổi / xóa mối quan hệ
Tables Slide 22
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Các loại quan hệ
• 1 – nhiều:
– 1 record trong Table A có nhiều records tương ứng
trong Table B,
– nhưng 1 record trong Table B chỉ có 1 record tương
ứng trong Table A.
• Ví dụ:
– quan hệ giữa table KhachHang và table HoaDon – quan hệ giữa table NhaCungCap và table SanPham
Tables Slide 23
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Các loại quan hệ
Tables Slide 24
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Các loại quan hệ
Tables Slide 25
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Các loại quan hệ
• Nhiều – nhiều:
– 1 record trong Table A có nhiều records tương ứng
trong Table B,
– 1 record trong Table B có nhiều record tương ứng
trong Table A.
• Ví dụ:
– quan hệ giữa table HoaDon và table SanPham:
• 1 hóa ñơn có nhiều sản phẩm • 1 sản phẩm có trong nhiều hóa ñơn
Tables Slide 26
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Các loại quan hệ
• Cách tạo quan hệ nhiều – nhiều:
– Tạo table thứ 3 – table “trung gian”, gọi là Table C. – Table C có khóa chính là tổ hợp khóa của Table A
và Table B
• Ví dụ:
– table HoaDon: table A, khóa chính: MaHD – table SanPham: table B, khóa chính: MaSP – table ChiTietHD: table C, khóa chính: MaHD+MaSP
Tables Slide 27
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Các loại quan hệ
• 1 – 1:
– 1 record trong Table A có duy nhất 1 record tương
ứng trong Table B,
– 1 record trong Table B có duy nhất 1 record tương
ứng trong Table A.
• Ví dụ:
– table NHANVIEN lưu dữ liệu về tên, ñịa chỉ, cmnd… – table LYLICH lưu thêm các thông tin chi tiết như quá
trình làm việc trước ñây…
Tables Slide 28
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.2 Tạo quan hệ
• ðể tạo quan hệ giữa 2 tables, cần phải xác ñịnh field chung của 2 tables. Hai field này phải cùng kiểu dữ liệu và chứa cùng một loại thông tin
• Với quan hệ 1 – nhiều:
– field phía 1 là khóa chính (primary key) – field phía nhiều là khóa ngoại (foreign key)
• Lưu ý:
– ðóng tất cả các tables ñang mở – Nhấn phím F11 ñể chuyển sang cửa sổ Database
Tables Slide 29
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.2 Tạo quan hệ
• Các bước tạo quan hệ
1. Click Relationships trên toolbar 2. Nếu trước ñó chưa tạo quan hệ thì hộp thoại Show
Table xuất hiện.
Tables Slide 30
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.2 Tạo quan hệ
3. Double-click vào tên của các tables và ñóng hộp
thoại Show Table lại. Nếu muốn thêm table vào mà hộp thoại Show Table chưa xuất hiện thì click Show Table trên toolbar. 4. Kéo field cần quan hệ từ table này sang table kia.
Hộp thoại Edit Relationship xuất hiện – ðánh dấu chọn Enforce Referential Integrity
5. Click nút Create ñể hoàn tất.
Tables Slide 31
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.2 Tạo quan hệ
Tables Slide 32
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.2 Tạo quan hệ
• Quan hệ sau khi tạo xong ñều ñược lưu lại
(tự ñộng)
• Có thể sắp xếp lại thứ tự các tables và lưu lại
cửa sổ Relationships (layout) – File (cid:1) Save – Click nút phải trong cửa sổ Relationships và click
Save
Tables Slide 33
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.2 Tạo quan hệ
Tables Slide 34
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.3 Xem và ñiều chỉnh quan hệ
• Các thao tác trong cửa sổ Relationships:
• Xem tất cả các quan hệ:
• click nút Show All Relationships
• Xóa tables trong cửa sổ (không xóa mối quan hệ):
• click table và nhấn Del • click nút Clear Layout ñể xóa tất cả
• Thêm table:
• click nút Show Table
Tables Slide 35
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.3 Xem và hiệu chỉnh quan hệ
• ðiều chỉnh quan hệ
1. Mở cửa sổ Relationships 2. Nếu không thấy quan hệ cần ñiều chỉnh thì click Show Table, click chọn table và click Close
3. Double-click vào quan hệ hoặc click nút phải, chọn
Edit Relationship
4. Thực hiện các thay ñổi trong hộp thoại và click Edit
Relationship OK.
Tables Slide 36
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.3 Xem và hiệu chỉnh quan hệ
• Xóa quan hệ
– Click chọn ñường liên kết và nhấn phím Del hoặc – Click chọn ñường liên kết, click nút phải và click
Delete
• Lưu ý:
– Chọn table và nhấn phím Del chỉ xóa table ñó trong
cửa sổ quan hệ
– Chọn ñường quan hệ và nhấn phím Del sẽ xóa bỏ
hẳn quan hệ giữa 2 tables
Tables Slide 37
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Nhập và ñiều chỉnh dữ liệu
1. Nhập liệu mới 2. Quy cách nhập liệu 3. Thay ñổi cửa sổ Datasheet 4. ðiều chỉnh dữ liệu
Tables Slide 38
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV.1 Nhập liệu mới
• Khi mở table ñã tạo ñể nhập liệu, table ñược mở
trong cửa sổ Datasheet
• Lưu ý giá trị nhập phải phù hợp với kiểu dữ liệu
của field
• Nếu ñã chỉ ñịnh thuộc tính Format, giá trị nhập
vào sẽ thay ñổi phù hợp với ñịnh dạng
• Nếu ñã tạo “input mask” cho field thì quy ñịnh về dữ liệu của field (mask) sẽ xuất hiện khi nhập liệu cho field
Tables Slide 39
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV.2 Quy cách nhập liệu
• Access cung cấp các công cụ giúp thao tác nhập liệu hiệu quả và chính xác, ví dụ input mask và lookup field
• Input Mask là một thuộc tính của field, trình bày
một khuôn dạng ñể nhập liệu cho field
• Ví dụ LL000 >L
2 ký tự ñầu là chữ, 4 ký tự tiếp theo là số Ký tự ñầu là chữ in, 4 ký tự sau là chữ thường
Tables Slide 40
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV.2 Quy cách nhập liệu
• Lookup field hiển thị danh sách các giá trị ñể chọn, các giá trị này ñược lấy từ table hoặc query khác – Ví dụ field MaNV trong table HOADON lookup từ
table NHANVIEN
Tables Slide 41
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV.2 Quy cách nhập liệu
• Tạo Lookup Field
1. Chọn kiểu dữ liệu của field MaNV là Lookup Wizard 2. Trong hộp thoại Lookup Wizard, chọn “I want the lookup column to look up the values in table or query”. Click Next.
3. Chọn table có field cần lấy giá trị là table NHANVIEN.
Click Next.
4. Double-click field MaNV và TenNV. Click Next. 5. ðánh dấu chọn “Hide key column”. Click Finish.
Tables Slide 42
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV.2 Quy cách nhập liệu
Tables Slide 43
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV.3 Thay ñổi cửa sổ Datasheet
• Thứ tự các field • ðộ rộng cột • Chiều cao hàng • Font, font size… • Che dấu cột • Cố ñịnh cột
Tables Slide 44
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV.4 ðiều chỉnh dữ liệu
• Sử dụng các nút di chuyển ở cuối cửa sổ Datasheet ñể di chuyển giữa các records
• Tìm kiếm một giá trị
– Ctrl + F • Xóa dữ liệu
– ðặt ñiểm chèn vào field và nhấn phím Del hoặc
Backspace
– Nếu cần xóa nhiều records thì sử dụng query
Tables Slide 45
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
QUERIES
Các loại queries và Cách tạo queries
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Mục tiêu
• Khái niệm query (vấn tin) – công dụng của query – các loại query
• Tạo query ñể lấy thông tin từ cơ sở dữ liệu
Queries
Slide 2
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Nội dung
Khái niệm I. II. Select Query III. Parameter Query IV. Crosstab Query V. Action Query
Queries
Slide 3
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Khái niệm
1. Query là gì? 2. Công dụng của query 3. Các loại queries 4. Xem thiết kế của query 5. Thực hiện query
Queries
Slide 4
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.1 Query là gì?
• Query là công cụ cho phép ñặt các câu hỏi với
dữ liệu trong database. Sau khi thực hiện query, dữ liệu thỏa yêu cầu ñược rút ra và tập hợp vào một bảng kết quả (datasheet)
• Ví dụ:
– Xem danh sách khách hàng có doanh số trong tháng
hơn 5 triệu
– Xem 10 sản phẩm có số lượng bán nhiều nhất
Queries
Slide 5
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.1 Query là gì?
Queries
Slide 6
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.2 Các khả năng của query • Xem, thay ñổi, và phân tích dữ liệu theo nhiều
cách khác nhau
• Lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều tables trong
database, lựa chọn fields và records cần thiết
• Thực hiện các phép tính • Làm dữ liệu nguồn cho forms, reports hoặc
queries khác
• Thay ñổi dữ liệu trong table hoặc tạo table mới
từ các table ñã có
Queries
Slide 7
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.3 Các loại queries
1. Select 2. Parameter 3. Crosstab 4. Action 5. SQL
Queries
Slide 8
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Select Query
• Query Chọn • Là loại query thông dụng nhất, dùng ñể:
– Lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều table dựa vào các ñiều kiện (criteria) và trình bày dữ liệu theo thứ tự mà ta muốn.
– Nhóm các record và tính tổng cộng, ñếm, tính trung
bình và các loại phép tính khác.
Queries
Slide 9
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Select Query
Queries
Slide 10
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Parameter Query
• Là query khi thực hiện sẽ xuất hiện hộp thoại nhắc ta nhập vào ñiều kiện ñể chọn dữ liệu.
Queries
Slide 11
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Crosstab Query
• Crosstab query dùng ñể tính toán và sắp xếp dữ
liệu ñể ta dễ dàng phân tích.
• Crosstab queries tính tổng (sum), trung bình (average), ñếm (count) dữ liệu, dữ liệu ñược nhóm theo cột và hàng.
Queries
Slide 12
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Crosstab Query
Queries
Slide 13
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Action Query
• Là query làm thay ñổi hoặc di chuyển các record
chỉ trong một phép toán.
• Có 4 loại: – Delete – Update – Append – Make-table
Queries
Slide 14
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
SQL Query
• Một SQL query là query ñược tạo bằng câu lệnh SQL (SELECT, UPDATE, DELETE…) và các mệnh ñề (WHERE, ORDER BY…).
• Khi tạo một query ở cửa sổ Design, Access sẽ
tạo một câu lệnh SQL tương ứng ở hậu trường. Có thể xem câu lệnh SQL ở cửa sổ SQL (SQL View).
• Ví dụ:
Queries
Slide 15
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
SQL Query
• SELECT [TenKH], [DiaChi]
FROM [KhachHang] ORDER BY [MaKH]; • CREATE TABLE BanBe
([MaBB] integer, [Ho] text, [Ten] text, CONSTRAINT [Index1] PRIMARY KEY ([MaBB]));
Queries
Slide 16
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
1.4 Xem thiết kế của query
• Có thể xem query trong cửa sổ Datasheet hoặc
Design
– Datasheet: trình bày dữ liệu kết quả sau khi thực
hiện query
– Design: xem cấu trúc của query. Có thể thay ñổi
hoặc tạo query mới trong cửa sổ Design
– SQL: xem câu lệnh SQL
Queries
Slide 17
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
1.4 Xem thiết kế của query
• ðể xem thiết kế của một query:
1. Click chọn tên query 2. Click Design trên toolbar của cửa sổ Database
Queries
Slide 18
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
1.4 Xem thiết kế của query
Queries
Slide 19
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
1.5 Thực hiện query
• Khi mở một Select Query hoặc Crosstab Query, Access thực hiện (run) query và trình bày kết quả trong cửa sổ Datasheet.
• Thực hiện Select Query hoặc Crosstab Query 1. Trong cửa sổ Database, click Queries trong khung
Objects.
2. Click vào tên query cần thực hiện. 3. Click Open trên toolbar của cửa sổ Database.
Queries
Slide 20
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
1.5 Thực hiện query
• Thực hiện Action Query
1. Mở query trong cửa sổ Design. 2. Click nút View ñể xem các record (sẽ bị ảnh hưởng
bởi hành ñộng) trong cửa sổ Datasheet.
3. Click nút View lần nữa ñể quay trở lại cửa sổ
Design.
4. Click nút Run trên toolbar ñể thực hiện query.
Queries
Slide 21
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II. Select Query
1. Tạo Select query 2. ðiều kiện chọn dữ liệu 3. ðiều chỉnh query 4. Thực hiện các tính toán trong query
Queries
Slide 22
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.1 Tạo Select Query
• Có thể tạo một query bằng cách dùng wizard
hoặc tạo ở chế ñộ Design.
• Ở chế ñộ Design, ta chỉ ñịnh dữ liệu sẽ hiển thị
bằng cách thêm các tables hay queries có chứa dữ liệu ñó vào cửa sổ thiết kế query (Design View), và sau ñó kéo rê các field vào trong lưới thiết kế.
Queries
Slide 23
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.1 Tạo Select Query
1. Trong cửa sổ Database, click Queries trong khung Objects, click New trên toolbar hoặc Create Query in Design View.
2. Trong hộp thoại New Query, click Design
View, click OK.
3. Trong hộp thoại Show Table, click chọn table.
Queries
Slide 24
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.1 Tạo Select Query
4. Double-click tên của table cần ñưa vào query,
click Close.
5. Thêm các field vào hàng Field trong lưới thiết kế, chỉ ñịnh ñiều kiện (criteria) và thứ tự sắp xếp nếu cần.
6. Click nút View trên toolbar ñể xem kết quả và
lưu query lại.
Queries
Slide 25
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
B1. Click Queries (cid:1) New
Queries
Slide 26
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
B2. Click Design View. Click OK
Queries
Slide 27
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
B3. và B4. Double click tên table
Queries
Slide 28
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
B5. Kéo rê field vào lưới thiết kế
Queries
Slide 29
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
B6. Click nút View hoặc Run ñể xem kết quả
Design View
Datasheet View
Queries
Slide 30
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu
• Là một biểu thức ñịnh nghĩa ñiều kiện mà các
records ñược chọn phải thỏa mãn
• Ví dụ xem các sản phẩm thuộc loại thực phẩm
và gia vị
Queries
Slide 31
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu
• Biểu thức gồm:
– Symbol: ( ) [ ] ? * – Value: hằng số, kết quả của hàm – Identifier: tên field, của control trên form, report – Phép toán: • + - * / • =, >, >=, <=, Is Null, Is Not Null, Like • & • And, Or, Not • In, Between…And…
Queries
Slide 32
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu
• Cách thêm vào ñiều kiện: 1. Mở query ở chế ñộ Design 2. Click vào ô Criteria của field cần ñặt ñiều kiện 3. Nhập vào biểu thức ñiều kiện
• Lưu ý:
– Giá trị ngày: ñặt giữa hai dấu # – Giá trị chuỗi: ñặt giữa hai dấu nháy ñôi – Giá trị hằng: True, False, Null – Tên field: ñặt giữa hai dấu [ và ]
Queries
Slide 33
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu
• Ví dụ xem các hóa ñơn trước tháng 3
Queries
Slide 34
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.2 ðiều kiện chọn dữ liệu
• Một ñiều kiện
– Các hóa ñơn trước tháng 3 – Các sản phẩm Sữa
• Nhiều ñiều kiện: kết hợp bằng phép toán AND
hoặc OR – Các hóa ñơn từ tháng 3 ñến tháng 4 – Các sản phẩm “ðồ uống” hoặc “Gia vị”
Queries
Slide 35
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Ví dụ ñiều kiện chọn dữ liệu
• Dãy các giá trị
(>, <, >=, <=, <>, or Between...And)
Biểu thức
Kết quả
> 234
Trong field SoLuong, các số lớn hơn 234
< 1200.45
Trong field DonGia, các số nhỏ hơn 1200.45
>= “ðức"
Trong field TenNV, tất cả tên là ðức
Between #12/1/1999# And #12/31/1999#
Trong field NgayLapHD, các ngày từ 1-12-99 ñến 31-12-99
Queries
Slide 36
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Ví dụ ñiều kiện chọn dữ liệu
• Các giá trị không bằng (Not)
Biểu thức
Kết quả
Not “H001"
Trong field MaNV, các nhân viên có mã không phải là H001
Not T*
Trong field TenNV, các nhân viên có tên không bắt ñầu bằng chữ “T”
• Các giá trị trong một danh sách (In)
Biểu thức
Kết quả
In(“TP.HCM", “Vung
Tau")
Trong field NoiSinh, các nhân viên sinh ở TP.HCM hoặc Vung Tau
Queries
Slide 37
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Ví dụ ñiều kiện chọn dữ liệu
• Các giá trị chuỗi (text)
Biểu thức
Kết quả
“H001”
Trong field MaNV, nhân viên có mã là H001.
Like “S*”
Trong field TenNV, nhân viên có tên bắt ñầu bằng “S”.
Like “[A-D]*”
Trong field TenNV, nhân viên có tên từ “A” ñến “D”.
Queries
Slide 38
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Ví dụ ñiều kiện chọn dữ liệu
• Các giá trị ngày
Biểu thức
Kết quả
#2/21/69#
Trong field NgaySinh, các nhân viên sinh ngày 21-2-69
< Date( ) - 30
Trong field NgayGiaoHang, các hóa ñơn trễ hơn 30 ngày
Year([NgayLapHD])
= 1999
Trong field NgayLapHD, các hóa ñơn trong năm 1999
DatePart("q", [NgayLapHD])
Trong field NgayLapHD, các hóa ñơn trong quý 4
= 4
Queries
Slide 39
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Ví dụ ñiều kiện chọn dữ liệu
• Các giá trị trống (Null hoặc chiều dài = 0)
Biểu thức
Kết quả
IsNull
Trong field SoDT, các khách hàng có field SDT là Null (trống)
Is Not Null
Trong field SoDT, các khách hàng có field SDT chứa giá trị
Queries
Slide 40
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Ví dụ ñiều kiện chọn dữ liệu
• ðiều kiện là kết quả của một query con
(subquery)
Biểu thức
Kết quả
Trong field DonGia, các sản phẩm có cùng giá với Rizt.
(SELECT [DonGia] FROM SanPham WHERE [TenSP] = “Rizt”)
>ALL (SELECT AVG([DonGia]*[SoLuong] FROM [ChitietHoadon]
Trong field ThanhTien: DonGia*SoLuong, các hóa ñơn có tổng cộng lớn hơn giá trị trung bình của hóa ñơn
Queries
Slide 41
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.3 ðiều chỉnh query
• ðể ñiều chỉnh, mở query ở cửa sổ Design • Các ñiều chỉnh gồm: – Thêm hoặc xóa field – Thay ñổi thứ tự các fields – Hiện/ẩn các field – Sắp thứ tự các records – Thay ñổi thuộc tính của field – Thay ñổi ñiều kiện – ðiều chỉnh biểu thức tính toán
Queries
Slide 42
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.4 Thực hiện các tính toán trong query
1. Khái niệm field tính toán 2. Tạo field tính toán 3. Một số hàm
Queries
Slide 43
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Field tính toán
• Là field ñược ñịnh nghĩa trong query
(không có trong table),
• Trình bày kết quả của một biểu thức (không phải dữ liệu ñược lưu trữ),
• Giá trị của field ñược tính lại mỗi khi giá trị trong
biểu thức thay ñổi.
• Ví dụ:
– [ngaygiaohang] – [ngaydathang] – [dongia]*[soluong]*(1-[giamgia])
Queries
Slide 44
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Một số ví dụ
• Giá trị text
Biểu thức
Kết quả
HoTen: [HoNV] & “ ” & [TenNV]
Trình bày ñầy ñủ họ và tên, cách nhau một khoảng trắng.
MaVung: Left([SoDT],3)
Trình bày 3 ký tự mã vùng trong field SoDT
Queries
Slide 45
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Một số ví dụ
• Thực hiện các phép toán
Biểu thức
Kết quả
ThanhTien: [SoLuong]*[DonGia]
Trình bày field ThanhTien bằng cách nhân field DonGia với SoLuong.
Giảm giá 10%
GiamGia: 0.1*[SoLuong]*[DonGia]
Queries
Slide 46
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo field tính toán
1. Mở query ở chế ñộ Design 2. Gõ biểu thức trong ô trống ở hàng Field. Nếu
biểu thức gồm có tên field, thì phải ñặt tên field giữa hai dấu ngoặc vuông
Queries
Slide 47
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo field tính toán
• Khi ñịnh nghĩa một field tính toán, nếu không ñặt tên field tính toán thì Access sẽ gán tên như Expr1 hoặc SumOfOrderAmount
Queries
Slide 48
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo field tính toán
• Khi cho query thực hiện sẽ thấy xuất hiện một
cột mới: Expr1 hoặc ThanhTien
Queries
Slide 49
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Một số hàm
• Ngày, giờ – Date() – Day(biểu thức ngày) – Month(biểu thức ngày) – Year(biểu thức ngày) – DatePart(“q”, biểu thức ngày)
Queries
Slide 50
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Một số hàm
• Chuỗi
– Left(chuỗi, n) – Right(chuỗi, n) – Mid(chuỗi, m, n) – Len(chuỗi)
• ðiều kiện
– Iif(ñiều kiện, biểu thức ñúng,biểu thức sai)
Queries
Slide 51
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III. Parameter Query
• Tạo Select Query • Gõ vào lời nhắc giữa hai dấu ngoặc vuông trong
ô Criteria của field dùng làm tham số.
Queries
Slide 52
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III. Parameter Query
• Click nút View trên toolbar ñể thực hiện query. • Khi thực hiện query, hộp thoại nhắc nhập vào
ñiều kiện (tham số) xuất hiện.
Queries
Slide 53
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III. Parameter Query
• Ví dụ các tham số
– 1 tham số
• [Nhập mã nhân viên]
– 2 tham số
• Between [Xem các hóa ñơn từ ngày] And [ðến ngày]
– Tham số có ký tự ñại diện
• Like [Nhập ký tự ñầu tiên cần tìm:] & “*”
Queries
Slide 54
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Crosstab Query
• Có thể tạo Crosstab Queries bằng wizard hoặc
tạo ở cửa sổ Design. • Trong cửa sổ Design:
– chỉ ñịnh field làm tiêu ñề cột, – field nào làm tiêu ñề hàng, – và field có giá trị dùng ñể cộng, tính trung bình, ñếm
hoặc các phép tính khác.
Queries
Slide 55
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Crosstab Query
Queries
Slide 56
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Crosstab Query
• Cách tạo Crosstab Query
1. Trong cửa sổ Database, click Queries trong khung
Objects, click New trên toolbar
2. Trong hộp thoại New Query, click Design View,
click OK.
3. Trong hộp thoại Show Table, double-click tên của
table cần ñưa vào query, click Close.
Queries
Slide 57
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Crosstab Query
4. Thêm các fields vào hàng Field trong lưới thiết kế và
chỉ ñịnh ñiều kiện (criteria).
5. Click Query Type trên toolbar, và click Crosstab. 6. ðối với field dùng làm tiêu ñề hàng, click vào hàng
Crosstab, và click Row Heading. Phải ñể Group By trong hàng Total của field này.
7. ðối với field dùng làm tiêu ñề cột, click vào hàng
Crosstab, và click Column Heading. Phải ñể Group By trong hàng Total của field này.
Queries
Slide 58
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Crosstab Query
8. ðối với field dùng làm giá trị trong bảng, click hàng Crosstab, và click Value. Chỉ có một field ñược ñặt Value.
9. Trong hàng Total của field này, click chọn hàm tính
toán (ví dụ Sum, Avg, or Count).
10. ðể xem kết quả, click nút View trên toolbar.
Queries
Slide 59
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V. Action Query
• Thực hiện các thao tác quản lý dữ liệu trên
nhiều table cùng lúc: – cập nhật giá trị các field – thêm records mới – xóa records hiện thời – tạo các tables mới
• Lưu ý:
– lưu lại các tables trước khi tạo query “action” – chuyển sang cửa sổ Datasheet ñể xem kết quả trước
khi thực hiện (run) query
Queries
Slide 60
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.1 Update Query
• Thay ñổi giá trị một hay nhiều fields của các
records cùng một lúc
• Có thể ñưa thêm ñiều kiện của các records
ñược thay ñổi
• Ví dụ: tăng giá mặt hàng “thịt” lên 5%
– Table ñược cập nhật: SANPHAM – Field cần cập nhật: DONGIA – ðiều kiện: LOAIHANG là “Thịt”
Queries
Slide 61
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.1 Update Query
• Cách tạo Update Query:
1. ðưa vào các tables cần cập nhật trong cửa sổ
Design của query
2. Click mũi tên bên cạnh nút Query Type trên toolbar,
và click Update Query. Xuất hiện Update To.
Queries
Slide 62
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.1 Update Query
3. Kéo rê các fields cần cập nhật vào lưới. 4. Trong ô Update To của field cần update, gõ vào
biểu thức hay giá trị dùng ñể thay ñổi field.
5. Chỉ ñịnh ñiều kiện cập nhật record trong ô Criteria.
Queries
Slide 63
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.1 Update Query
6. ðể xem trước các records sẽ ñược cập nhật giá trị,
click nút View.
7. Click Run ñể thực hiện query. Access thông báo số records ñược cập nhật. Click Yes ñể cập nhật hoặc No ñể hủy bỏ thao tác cập nhật.
Queries
Slide 64
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.2 Append Query
• Khi cần thêm records từ các tables vào một
table khác, cần lưu ý: – Xác ñịnh các fields cần thêm vào từ tables nguồn – Xác ñịnh các fields trong table ñích có tương ứng với
các fields trong tables nguồn hay không
• Ví dụ
– thêm các records trong table SANPHAMMOI vào
table SANPHAM
Queries
Slide 65
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.2 Append Query
1. Tạo query chứa table có các records cần thêm
vào table khác (SANPHAMMOI)
2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên
bên cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Append Query. Hộp thoại Append xuất hiện.
3. Chọn tên của table cần thêm record
(SANPHAM)
Queries
Slide 66
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.2 Append Query
Queries
Slide 67
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.2 Append Query
4. Nếu table trong database hiện thời:
– click Current Database
• Nếu table không có trong database hiện thời:
– click Another Database và gõ vào ñường dẫn của database chứa table hoặc click nút Browse ñể tìm vị trí database.
5. Click OK. 6. Kéo rê các field cần nối từ danh sách field vào
lưới thiết kế
Queries
Slide 68
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.2 Append Query
7. Gõ vào ñiều kiện nối dữ liệu (nếu có) trong
Criteria,
8. Click nút View ñể xem các records sẽ ñược
nối,.
9. Click Run ñể thực hiện query.
Queries
Slide 69
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.3 Delete Query
• Delete Query xóa các records và không thể
phục hồi lại ñược (undo). Vì vậy phải xem trước dữ liệu sẽ bị xóa bằng cách click nút View. • Nên thường xuyên tạo bản sao dữ liệu, trong trường hợp xóa nhầm có thể hồi phục từ các bản sao.
• Nếu quan hệ là Cascade Delete Related
Records, thì các records ở phía “nhiều” sẽ bị xóa cùng với các records ở phía “một”.
Queries
Slide 70
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.3 Delete Query
1. Tạo query có chứa table mà ta cần xóa records. 2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên bên cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Delete Query.
3. Kép rê dấu sao (*) trong danh sách field của table vào lưới thiết kế của query. Xuất hiện From trong ô Delete của field này.
Queries
Slide 71
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.3 Delete Query
4. Chỉ ñịnh ñiều kiện xóa record bằng cách kéo rê field cần ñặt ñiều kiện và gõ vào ñiều kiện trong ô Criteria.
Queries
Slide 72
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.3 Delete Query
5. Click nút View xem trước các records sẽ xóa.
Queries
Slide 73
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.3 Delete Query
6. Click Run ñể thực hiện query.
– chọn Yes ñể xác nhận xóa – chọn No nếu muốn hủy bỏ thao tác.
Queries
Slide 74
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.4 Make-Table Query
1. Tạo query gồm các tables hay queries có chứa
records dùng ñể tạo table mới.
2. Trong cửa sổ Design của query, click mũi tên
bên cạnh nút Query Type trên toolbar, và click Make-Table Query. Hộp thoại Make Table xuất hiện.
3. Gõ vào tên của table cần tạo trong hộp Table Name và click Current Database và click OK.
Queries
Slide 75
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V.4 Make-Table Query
4. Kéo các field cần có trong table mới từ danh
sách field vào lưới thiết kế.
5. Gõ vào ñiều kiện trong ô Criteria. 6. Click nút View xem table trước khi tạo. 7. Click Run ñể thực hiện query. Click Yes ñể tạo
table mới, No ñể hủy bỏ thao tác.
Queries
Slide 76
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
FORMS
Giới thiệu các loại Forms Tạo Forms hiển thị dữ liệu từ Tables và Queries
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Mục tiêu
• Tìm hiểu công dụng của form, các loại form và
các thành phần trên form
• Tạo một form ñể hiển thị dữ liệu từ các tables
hay các queries
• Thay ñổi thiết kế của form theo ý muốn
Forms Slide 2
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Nội dung
I. Giới thiệu về form II. Tạo form III. Thay ñổi thiết kế của form
Forms Slide 3
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Giới thiệu về form
• Form là thành phần giao diện của Access, ñược
dùng ñể: – nhập dữ liệu vào các tables – trình bày dữ liệu trong tables hoặc queries (trên màn
hình)
• Form không chứa dữ liệu, mà chỉ là công cụ ñể
xem dữ liệu
Forms Slide 4
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Giới thiệu về form
forms
queries
tables
khách hàng
sản phẩm
nhà cung cấp
Forms Slide 5
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.1 Công dụng của form
• Form có 3 công dụng:
1. Nhập và xem dữ liệu trong các tables (queries) 2. Bảng ñiều khiển (switch board) 3. Hộp thoại: nhận dữ liệu nhập từ người dùng và thực
hiện hành ñộng dựa trên dữ liệu nhận ñược • Mỗi form thường ñược “gắn” (bound) với tables
hay queries
Forms Slide 6
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.1 Công dụng của form
Forms Slide 7
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.2 Các controls trên form
• Trên form có các controls dùng ñể trình bày dữ
liệu, thực hiện một hành ñộng hoặc trang trí cho form. Có 3 loại controls: – Bound: lấy giá trị từ một field trong table – Unbound: không gắn kết với dữ liệu trong table (line,
rectangle, label, image)
– Calculated: là một biểu thức tính toán dựa trên các
fields trong table
Forms Slide 8
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I.2 Các controls trên form
• Textbox • Label • Command button • Combo box • List box • Check box • Option button • Toggle button • Option group Line • Image • • Retangle
Forms Slide 9
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II. Tạo form
1. AutoForm •
hiển thị tất cả các fields và records trong một table hay query
2. Design View
•
tạo một form trống và thay ñổi nó trong cửa sổ Design ñể phù hợp với các yêu cầu của mình
3. Form Wizard
•
tạo form dựa trên một hoặc nhiều table hay query. Wizard sẽ hỏi dữ liệu nguồn, các field, dạng trình bàys (layout) và ñịnh dạng cho form. Sau ñó wizard tạo một form dựa trên các câu trả lời.
Forms Slide 10
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.1 AutoForm
Forms Slide 11
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.1 AutoForm
Forms Slide 12
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.2 Design View
• Chọn Forms trong khung Objets của cửa sổ
Databse 1. Click nút New. Hộp thoại New Form xuất hiện 2. Click chọn tên table hoặc query và click OK.
Forms Slide 13
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
design toolbar
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Cửa sổ Design
formatting toolbar
field list
grid
toolbox property sheet
Forms Slide 14
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Cửa sổ Design
• Formatting toolbar: có các nút ñịnh dạng các
thành phần trên form
• Design toolbar: có các nút như thay ñổi cửa sổ
hiển thị (Design fi
Form), bật toolbox…
• Toolbox: chứa các controls • Properties Sheet: danh sách các thuộc tính • Field List: dùng ñể ñưa các field vào cửa sổ
Design
Forms Slide 15
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thêm các field vào form
• Từ field list:
– kéo rê tên field từ field list vào form, hoặc – double-click vào tên field trong field list
• Calculate field:
– click nút Text Box trong toolbox và click vào form – click nút Properties ñể mở property sheet – click tab Data và gõ vào biểu thức, ví dụ:
= 2008–Year([NGAYSINH])
Forms Slide 16
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thêm các field vào form
Forms Slide 17
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.3 Form Wizard
• double-click vào Create
form by using wizard hoặc
• chọn Form Wizard trong
hộp thoại New Form
Forms Slide 18
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo form dạng main-sub
• Form dạng main–sub gồm một “form chính” và
một hoặc nhiều “form phụ” – mainform trình bày dữ liệu trong table “phía 1” của
quan hệ 1–nhiều;
– subform trình bày dữ liệu trong table “phía nhiều”
• Có thể dùng Form Wizard ñể tạo form và
subform cùng lúc. Nếu trước ñó ñã tạo subform thì thêm subform ñó vào mainform
Forms Slide 19
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo form dạng main-sub
• Lưu ý: trước khi tạo form dạng main-sub phải
thiết lập ñúng quan hệ giữa các tables
• Ví dụ: tạo form dạng main-sub thể hiện dữ liệu
trong table HOADON va CHITIETHD
Forms Slide 20
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo form dạng main-sub
1. Khởi ñộng Form Wizard. Chọn table HOADON
và các fields MAHD, MAKH, MANV…
Forms Slide 21
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo form dạng main-sub
2. Chọn table ChiTietHD và các fields MASP,
DONGIABAN, SOLUONG, GIAMGIA. Click Next.
Forms Slide 22
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo form dạng main-sub
3. Chọn Form with subform(s) và click Next.
Forms Slide 23
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo form dạng main-sub
4. Chọn dạng trình bày của subform và click Next.
Forms Slide 24
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo form dạng main-sub
5. Chọn kiểu trình bày mainform. Click Next.
Forms Slide 25
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo form dạng main-sub
6. Gõ vào tên của mainform, subform và click
Finish.
Forms Slide 26
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo form dạng main-sub
Subform
Mainform
Forms Slide 27
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III. Thay ñổi thiết kế của form
1. Form Header và Form Footer 2. Thêm vào các controls mới 3. ðiều chỉnh các controls trên form
Forms Slide 28
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Form Header và Form Footer
• Khi tạo form bằng Wizard, form chỉ có phần
detail trình bày nội dung các records
• Header và footer xuất hiện ở ñầu và cuối form, không thay ñổi khi di chuyển giữa các records
ñặt con trỏ chuột trên phần Detail và kéo rê xuống ñể mở rộng Header Form
ñặt con trỏ chuột dưới Form Footer và kéo rê xuống
Forms Slide 29
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.1 Form Header và Form Footer
Form Header
Detail
Form Footer
Forms Slide 30
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.2 Tạo các control trên form
• Text box • Label • Check box, toggle button, option button • Combo box • Command button • Image
Forms Slide 31
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Label
• Label hiển thị các chuỗi mô tả như các tiêu ñề, nhãn, hoặc các chỉ dẫn ngắn. Label không hiển thị dữ liệu từ các field hoặc biểu thức, nó luôn là “unbound” và không thay ñổi khi di chuyển từ record này sang record khác.
label có thể ñứng riêng một mình
hoặc gắn với một control khác, như text box
Forms Slide 32
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Label
• Nếu muốn tạo một label gắn với một control, thì ta tạo control ñó, MS Acess sẽ tự ñộng gắn một label vào control khi ta tạo nó
• Thực hiện các bước sau ñể tạo một label riêng
(stand-alone) 1. Mở form ở cửa sổ Design. 2. Click công cụ Label trong toolbox 3. Click vào nơi cần ñặt label trên form và gõ chuỗi ký
tự vào label.
Forms Slide 33
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Text Box
• Text box hiển thị dữ liệu. Loại text box này ñược gọi là “bound text box”, vì nó ñược gắn kết với dữ liệu trong một field.
• Text box cũng có thể là “unbound”. Ví dụ text box hiển thị kết quả của một phép tính hoặc nhận dữ liệu nhập từ người sử dụng.
bound text box
unbound text box
Forms Slide 34
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Text box
• Bound text box
1. Mở form ở cửa sổ Design 2. Nếu danh sách field chưa hiển thị, click Field List
trên thanh công cụ.
3. Click Text Box trong toolbox 4. Kéo rê field từ danh sách field và ñặt nó trên form 5. ðiều chỉnh lại kích thước của text box 6. Thay ñổi nhãn (label) nếu cần 7. Chuyển sang cửa sổ Form ñể kiểm tra lại control
Forms Slide 35
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Text Box
• Unbound text box
1. Mở form ở cửa sổ Design 2. Click công cụ Text Box trong toolbox 3. Click vào nơi cần ñặt text box trên form, hoặc kéo rê ñể tạo
một text box có kích thước theo ý muốn
• Calculate text box
1. Mở form ở cửa sổ Design. 2. Click công cụ Text Box trong toolbox 3. Click vào nơi cần ñặt text box trên form 4. gõ vào biểu thức tính toán trong text box
Forms Slide 36
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
List box và Combo box
• List box và Combo box dùng ñể lựa chọn một
giá trị từ danh sách – List box: gồm nhiều dòng dữ liệu, có 1 hoặc nhiều cột – Combo box: kết hợp của Text box và List box.
Forms Slide 37
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Combo Box
• Có thể tạo combo box bằng cách dùng wizard
hoặc không dùng wizard
• Ví dụ tạo combo box liệt kê tên các sản phẩm
trong table SANPHAM 1. Nhấn chìm Control Wizards và click Combo Box
trong toolbox
2. Click vào nơi cần ñặt combo box trên form. Hộp
thoại wizard xuất hiện.
Forms Slide 38
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Combo Box
3. Click “I want the combo box to look up the values in
table or query”. Click Next.
Forms Slide 39
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Combo Box
4. Click chọn table SANPHAM và click Next.
Forms Slide 40
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Combo Box
5. Click chọn field MASP và TENSP. Click Next.
Forms Slide 41
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Combo Box
6. Click chọn field sắp thứ tự là TENSP. Click Next.
Forms Slide 42
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Combo Box
7. ðiều chỉnh ñộ rộng cột trong combo box, click chọn
“ẩn” field khóa là MASP. Click Next.
Forms Slide 43
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Combo Box
8. Nếu muốn lưu lại giá trị ñã chọn vào một field trên form thì chọn “Store that value in this field” và click Next.
Forms Slide 44
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Combo Box
9. Cuối cùng gõ vào tên (nhãn) của combo box và
click Finish.
Forms Slide 45
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
CheckBox
• Check Box ñược dùng ñể hiển thị các giá trị có
kiểu dữ liệu là Yes/No – Ví dụ check box sau ñược gắn với field GIOITINH
trong table NHANVIEN. Kiểu dữ liệu của field GIOITINH là Yes/No. Nếu trong check box ñược ñánh dấu thì giá trị là Yes (Nam), ngược lại No (Nữ)
Forms Slide 46
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Option Button
• Option button ñược dùng trên form ñể hiển thị
một giá trị Yes/No – Ví dụ option button sau ñược gắn với field GIOITINH
trong table NHANVIEN. Giá trị trong field là Yes
Forms Slide 47
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Toggle Button
• Toggle button dùng ñể hiển thị giá trị Yes/No. Khi nút ñược nhấn chìm, giá trị là Yes, khi nút ñược thả nổi, giá trị là No.
Forms Slide 48
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Option Group
• Option Group hiển thị một tập các chọn lựa. Khi
click, chỉ có một option ñược chọn.
• Option Group gồm một khung (frame), bên trong
có các check box, option button hoặc toggle button.
Forms Slide 49
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Option Group
Forms Slide 50
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Option Group
• Khác với check box, option button, toggle
button, option group là một nhóm các chọn lựa • ðể tạo option group, trước tiên phải nhấn chìm
nút Control Wizard trên toolbox: 1. Click Option Group và click vào nơi cần ñặt group
trên form. Click Next.
2. Gõ vào chuỗi ký tự mô tả các lựa chọn trong hộp
thoại wizard thứ nhất.
Forms Slide 51
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Option Group
3. Nhấn TAB hoặc phím mũi tên xuống hoặc click
chuột ñể di chuyển sang dòng kế tiếp. Sau khi gõ xong các giá trị, click Next.
Forms Slide 52
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Option Group
4. ðặt lựa chọn mặc ñịnh trong hộp thoại thứ hai và
click Next.
Forms Slide 53
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Option Group
5. ðặt giá trị số cho các options. Mặc ñịnh, giá trị là các số nguyên liên tiếp: option 1 có giá trị 1, option 2 có giá trị 2… Click Next.
Forms Slide 54
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Option Group
6. Chọn field lưu lại giá trị (bound) hoặc chọn Access lưu lại giá trị ñể sử dụng sau này (unbound). Nếu form không có table là dữ liệu nguồn thì wizard sẽ bỏ qua bước này.
Forms Slide 55
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Option Group
7. Chọn loại control và kiểu trình bày trong option
group. click Next.
Forms Slide 56
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Option Group
8. Cuối cùng ñặt tên cho group và click Finish.
Forms Slide 57
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Command Button
• Command button là nút lệnh thực hiện
hành ñộng khi click vào nó
• Nút lệnh có nhãn là text hoặc hình ảnh
Forms Slide 58
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Command Button
• Command Button Wizard giúp tạo hơn 30 loại nút lệnh như di chuyển giữa các records, ñóng form, in…
• Các nút lệnh thường ñược ñặt trên form. Khi người dùng click, Access sẽ thực hiện lệnh • Ví dụ tạo nút lệnh in một hóa ñơn trên form
1. Nhấn chìm nút Control Wizards, click Command Button và click vào form. Hộp thoại Command Button Wizard ñầu tiên xuất hiện.
Forms Slide 59
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Command Button
2. Chọn loại lệnh là Record Operations, sau ñó chọn
lệnh Print Record và click Next.
Forms Slide 60
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Command Button
3. Trong hộp thoại wizard kế tiếp, chọn nhãn của nút
lệnh là chuỗi ký tự hay hình ảnh.
Forms Slide 61
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Command Button
4. Gõ vào tên nút lệnh hoặc chấp nhận tên ñịnh sẳn.
Click Finish.
Forms Slide 62
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Command Button không wizard
1. Click nút Control Wizards ở trạng thái nổi (tắt
wizard) và click Command Button 2. Click vào nơi cần ñặt nút lệnh trên form 3. Click chọn nút lệnh và mở cửa sổ Properties
(nhấn F4)
4. Chọn thuộc tính OnClick, chọn tên của macro hoặc event procedure cần thực hiện khi click nút lệnh 5. Gõ vào nhãn của nút lệnh trong thuộc tính Caption
Forms Slide 63
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Image
• Dùng ñể hiển thị hình ảnh trên form • Khi thêm một hình ảnh trên form cần lưu ý:
– Hình ảnh có thể là một bound control hoặc unbound
control.
– Hình ảnh embedded hay link, có nghĩa là nó ñược
lưu trong file Access hay ñược lưu trong các file khác và liên kết với Access file.
Forms Slide 64
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo Image
• Tạo một Image dùng ñể trang trí form:
1. Click Image trên toolbox 2. Click vào nơi cần ñặt hình trên form 3. Trong hộp thoại Insert Picture, chọn ñường dẫn và
tên của file hình
4. Click OK.
Forms Slide 65
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III.3 ðiều chỉnh control trên form
• Các thao tác gồm:
– Chọn (1 hoặc nhiều) – Di chuyển, thay ñổi kích thước – Thay ñổi khoảng cách giữa các controls – Canh ñều (align) – ðịnh dạng
• ðể ñiều chỉnh, có thể dùng property sheet,
thanh công cụ Formatting hoặc chọn lệnh trong menu Format
Forms Slide 66
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Chọn control
• Chọn một control:
– click vào bất kỳ nơi nào trong control ñó
• Chọn các control liên tiếp:
– click vào một ñiểm bất kỳ bên ngoài một
control và kéo rê thành một hình chữ nhật bao phủ các control còn lại. • Chọn các control không liên tiếp
– giữ phím SHIFT và click vào control cần chọn
Forms Slide 67
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Canh biên (align)
• Chọn các control cần “so hàng” • Chọn lệnh Align trong menu Format, click một
trong các lệnh: – Left: canh theo cạnh trái của control nằm bên trái nhất – Right: canh theo cạnh phải của control nằm bên phải
nhất
– Top: canh theo cạnh trên của cao nhất. – Bottom: canh theo cạnh dưới của control nằm thấp
nhất
Forms Slide 68
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thay ñổi khoảng cách giữa các control
• Chọn các controls • Chọn Horizontal Spacing hoặc Vertical Spacing trong menu Format, click chọn – Make Equal: khoảng cách bằng nhau – Increase / Decrease: tăng hoặc giảm khoảng cách – Remove: xóa bỏ khoảng cách
Forms Slide 69
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
REPORTS
Tạo report bằng wizard và ñiều chỉnh thiết kế của report
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Mục tiêu
• Tạo report bằng wizard • Xem và in report • ðiều chỉnh thiết kế của report • Sắp xếp và nhóm các records trên report • Tính tổng cộng của một nhóm records
Reports Slide 2
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Nội dung
I. Report là gì? II. Cách tạo report III. Xem và in report IV. Thay ñổi thiết kế của report
Reports Slide 3
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Khái niệm
• Report dùng ñể in dữ liệu trong các tables hoặc
queries ra giấy
• ðặc ñiểm: chỉ dùng ñể xem và in dữ liệu, không
hiệu chỉnh dữ liệu
• Hầu hết các thông tin trên report do tables hay
queries cung cấp
• Các thông tin khác như tiêu ñề, ngày tháng, số
trang, biểu thức tính tổng cộng… ñược lưu trong thiết kế của report
Reports Slide 4
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Khái niệm
nhóm các records
tính tổng cộng
labels
biểu ñồ
Reports Slide 5
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Khái niệm
tiêu ñề của report
dữ liệu lấy từ tables/queries
biểu thức tính toán
Reports Slide 6
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II. Tạo report
• Mở hộp thoại New Report bằng một trong các
cách sau: – Click tab Reports, click New trong cửa sổ Database – Chọn Insert | Report – Click nút New Object và chọn Report
Reports Slide 7
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II. Tạo report
• Trước khi tạo report, có thể tạo query gồm tất cả
các fields có trong report.
• Hộp thoại New Report có 6 cách ñể tạo report:
– tạo report cửa sổ Design, – 3 cách dùng wizard và – 2 cách dùng AutoReport.
Reports Slide 8
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II. Tạo report
• Dùng AutoReport
– tạo report dựa trên một table/query và hiển thị tất cả
field hay record trong table/query ñó.
• Dùng Wizard
– tạo report dựa trên một hay nhiều tables/queries. Cho
phép chọn các fields, dạng trình bày.
• Dùng cửa sổ Design
– tạo report và thay ñổi nó trong cửa sổ Design view.
Reports Slide 9
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo report dùng Wizard
• Report Wizard có các hộp thoại hướng dẫn từng
bước thiết kế report
• Ví dụ: tạo báo cáo doanh số của khách hàng
dựa trên query DoanhSoKhachHang
Reports Slide 10
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo report dùng Wizard
1. Click Create report by using wizard trong cửa
sổ Database hoặc click nút New
2. Click Report Wizard trong hộp thoại New
Report và click chọn table/queries
Reports Slide 11
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo report dùng Wizard
3. Chọn các fields có trong report
Reports Slide 12
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo report dùng Wizard
4. Chọn field dùng ñể nhóm (group) các records
Reports Slide 13
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo report dùng Wizard
5. Chọn field dùng ñể sắp xếp các records
Reports Slide 14
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo report dùng Wizard
6. Chọn cách trình bày dữ liệu
Reports Slide 15
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo report dùng Wizard
7. Chọn kiểu ñịnh dạng report
Reports Slide 16
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo report dùng Wizard
8. Gõ vào tựa ñề của report và click Finish
Reports Slide 17
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tạo report dùng Wizard
Reports Slide 18
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II. Xem và in report
• Sau khi tạo xong report, có thể xem lại thiết kế
của report hoặc xem report trước khi in.
• Xem thiết kế của report:
– Design View – các chỉnh sửa ñược thay ñổi trong cửa sổ Design
• Xem report trước khi in:
– Print Preview
Reports Slide 19
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.1 Design View
• Cửa sổ Design của report tương tự form • Các controls trên report tương tự form (ít hơn) • Toolbox của report giống form • Các thao tác với controls trên reports tương tự
form – chọn – di chuyển – thay ñổi kích thước, thuộc tính
Reports Slide 20
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.1 Design View
• Mở report trong cửa sổ Design bằng cách:
– chọn tên report trong cửa sổ Database – click nút Design hoặc
click nút phải lên tên của report và click Design View • Nếu ñang mở report trong cửa sổ Print Preview
– click nút Close hoặc View
Reports Slide 21
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.1 Design View
Reports Slide 22
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.2 Print Preview
• Xem report trước khi in: – click chọn tên report – click nút Preview trong cửa sổ Database window, hoặc chọn File | Print Preview, hoặc nhấn ALT-P – click nút phải chuột lên tên của report và chọn Print
Preview
• Nếu ñang mở report trong cửa sổ Design:
– click nút Print Preview trên toolbar
Reports Slide 23
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II.2 Print Preview
report header
page header
group header
group footer
report footer
page footer
Reports Slide 24
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Các phần (section) trên report
• Page Header: các tên fields dùng làm tiêu ñề cột • Page Footer: số trang, ngày in báo cáo • Report Header và Report Footer: thông tin in
một lần ở ñầu và cuối report
• Detail: dữ liệu • Group header và group footer: thông tin in ở ñầu
và cuối mỗi nhóm records
Reports Slide 25
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Thay ñổi thiết kế của report
1. Thêm và thay ñổi thuộc tính của control 2. Nhóm các records trên báo cáo 3. Tính tổng cộng (sum) hoặc trung bình (avg)
các giá trị
Reports Slide 26
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thêm số trang và ngày/giờ
• Report Wizard tự ñộng thêm số trang và ngày
giờ ở cuối trang (Page Footer)
• Chèn số trang và ngày/giờ: – Insert | Page Numbers… – Insert | Date and Time…
Reports Slide 27
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Sắp xếp và nhóm các records
• Access có thể sắp xếp và nhóm các records dựa trên giá trị của một hoặc nhiều fields. Sau khi nhóm có thể thực hiện các phép tính như tổng cộng, ñếm… trên các records ñược nhóm
• Kiểu dữ liệu của field dùng ñể nhóm các records là Text, Number, Date/Time, Currency hoặc một biểu thức
Reports Slide 28
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Sắp xếp và nhóm các records
• Ví dụ: tạo report dựa trên table SANPHAM, sau
ñó nhóm các records theo field MaNCC
Reports Slide 29
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Sắp xếp và nhóm các records
• Nhóm các records có cùng MaNCC như sau:
1. Click nút Sorting and Grouping trong cửa sổ Design
View hoặc chọn View | Sorting and Grouping.
2. Chọn field MaNCC trong danh sách Field/Expression 3. Chọn thứ tự Ascending 4. ðặt thuộc tính group header và group footer là Yes
Reports Slide 30
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Sắp xếp và nhóm các records
Reports Slide 31
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Sắp xếp và nhóm các records
• Chuyển field MaNCC trong phần Detail lên phần
group header (label và field data) – click chọn field, click Cut – click vào group header, click Paste
Reports Slide 32
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thực hành
• Nhóm records theo giá trị text
Reports Slide 33
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Thực hành
• Nhóm các record theo giá trị ngày
Reports Slide 34
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tính tổng cộng nhóm (summary)
• ðếm tổng số:
1. click Text Box trong toolbox và click vào group footer 2. mở cửa sổ Property (nhấn F4) và gõ vào ô thuộc tính
Control Source =Count([MaSP])
Reports Slide 35
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Tính tổng cộng nhóm (summary)
• Tính tổng số tiền:
– mở report DoanhSoKhachHang – thêm Text Box trong phần group footer (MaKH)
Reports Slide 36
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
CHƯƠNG 6: MACROS
Tạo macro và gắn với một biến cố
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Mục tiêu
• Tạo một macro ñơn giản • Gắn macro với một biến cố (event property) • Thêm ñiều kiện vào macro
Slide 2
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Nội dung
Khái niệm macro
I. II. Tạo macro III. Thực hiện và ñiều chỉnh macro IV. Gắn macro với một biến cố V. Thêm ñiều kiện vào macro
Slide 3
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
I. Macro là gì?
• Macro là danh sách các hành ñộng ñược thực
hiện ñể ñáp ứng một biến cố. – ví dụ: in báo cáo tháng khi click nút “In Báo Cáo” • Mỗi hành ñộng thực hiện một nhiệm vụ riêng. • Hành ñộng có các ñối số ñi kèm
– ví dụ hành ñộng mở form có ñối số là tên form
• Hành ñộng có thể ñược thực hiện tùy theo ñiều
kiện. – ví dụ: hiển thị hộp thoại thông báo khi nhập số âm
Slide 4
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
II. Tạo macro
• Chuẩn bị:
– Liệt kê danh sách các hành ñộng cần thực hiện khi
biến cố xảy ra
– Mỗi hành ñộng cần có các ñối số nào, hoặc sẽ thực
hiện với ñiều kiện nào?
– Chọn ñúng biến cố cần có hành ñộng ñáp ứng • Click New trong phần Macros của cửa sổ
Database. Cửa sổ Macro xuất hiện.
Slide 5
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Cửa sổ Macro
Chọn hành ñộng
Slide 6
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Chọn hành ñộng của macro
• Access có sẳn các hành ñộng như mở form, report, in report, lọc dữ liệu, kiểm tra dữ liệu, hiển thị hộp thoại…
• ðể thêm một hành ñộng vào macro: chọn từ
danh sách
• Sau khi chọn một hành ñộng, các ñối số của
hành ñộng xuất hiện phía dưới cửa sổ – Lưu ý: có một số ñối số bắt buộc, một số không
Slide 7
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Chọn hành ñộng của macro
Danh sách hành ñộng
ðối số của hành ñộng
Slide 8
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Chọn hành ñộng của macro
• Ví dụ tạo macro mở form KHACHHANG ở chế
ñộ read-only: 1. Click New trong phần Macros của cửa sổ Database 2. Click mũi tên xuống ở cột Action và chọn hành ñộng
OpenForm trong danh sách.
Slide 9
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Chọn hành ñộng của macro
Slide 10
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
ðặt ñối số cho hành ñộng
• Hầu hết hành ñộng ñều có danh sách ñối số ñi kèm ñể cung cấp thêm thông tin về hành ñộng
• Một vài ñối số bắt buộc, một vài ñối số không • Sau khi chọn hành ñộng, danh sách ñối số xuất
hiện trong phần dưới của cửa sổ Macro
Slide 11
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
ðặt ñối số cho hành ñộng
Slide 12
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
ðặt ñối số cho hành ñộng
1. Click ô Form Name trong phần Action Arguments và
chọn KHACHHANG
2. ðặt các ñối số khác như sau:
• Chấp nhận lựa chọn Form cho ñối số View • ðể ñối số Filter Name và Where Condition trống • Chọn Read Only trong Data Mode • Chấp nhận giá trị Normal của ñối số Windows Mode
3. ðóng cửa số Macro và gõ vào tên của Macro
Mo_Form_KHACHHANG trong hộp thoại Save As
4. Click OK.
Slide 13
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
III. Thực hiện macro
• Có nhiều cách ñể thực hiện macro:
– Trong cửa sổ Macro:
• click nút Run • hoặc chọn Run | Run – Trong cửa sổ Database:
• Chọn tên macro và click Run • hoặc double click vào tên macro • hoặc click nút phải lên tên macro, chọn Run trong menu tắt • hoặc chọn Tools | Macro | Run Macro và gõ vào tên macro
trong hộp thoại Run Macro
Slide 14
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
Hiệu chỉnh macro
• Các hiệu chỉnh gồm: – thêm hành ñộng, – thay ñổi thứ tự của hành ñộng, – thêm vào ñiều kiện của hành ñộng, – thêm ñối số Where Condition ñể giới hạn số records • Chọn tên macro và click Design. Dùng nút Insert Rows, Delete Rows hoặc các lệnh trong menu Insert và Edit ñể thêm hoặc xóa hành ñộng
Slide 15
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Gắn macro với biến cố
• Các loại biến cố gồm: click chuột (On Click),
thay ñổi dữ liệu (After Update), di chuyển giữa các control trên from (On Lost Focus) và mở hoặc ñóng form, report (On Open)…
• Xác ñịnh khi nào cần thực hiện macro và gán
tên macro vào biến cố ñó
• Ví dụ nếu muốn thực hiện macro tạo ra tiếng beep khi mở form, thì gắn macro ñó với thuộc tính On Open của form
Slide 16
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
IV. Gắn macro với biến cố
1. Mở form hoặc report trong cửa sổ Design và chọn control
cần gắn macro
2. Mở cửa sổ property và click Event 3. Click chọn biến cố và chọn tên macro trong danh sách 4. Lưu và ñóng form hoặc report
Slide 17
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V. Thêm ñiều kiện vào macro
• ðiều kiện cho biết chỉ thực hiện macro trong một
vài trường hợp – “Nếu ñiều kiện ñúng thì thực hiện hành ñộng này, nếu
không ñúng thì thôi”
• Có thể dùng ñiều kiện ñể ñặt giá trị cho controls
hoặc thuộc tính của controls
• Ví dụ:
– Nếu lượng tồn kho là số âm thì in ra một thông báo – Nếu số dư nợ là số âm thì in màu ñỏ
Slide 18
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V. Thêm ñiều kiện vào macro
• Ví dụ tạo macro hiển thị hộp thoại thông báo khi
người dùng nhập số lượng > 100 1. Tạo macro mới và chọn hành ñộng MsgBox 2. Clich nút Conditions hoặc chọn View | Conditions 3. Gõ vào biểu thức [Forms![ChiTietHD
Subform]![SoLuong] > 100
4. Gõ vào ñối số Message chuỗi Bạn nhập số quá lớn 5. ðặt ñối số Beep là Yes 6. ðặt ñối số Type là Warning! 7. Gõ vào Thông báo trong ô Title
Slide 19
TIN HỌC CHUYÊN NGÀNH
ðại học Mở TP.Hồ Chí Minh Khoa Công Nghệ Thông Tin
V. Thêm ñiều kiện vào macro
• Gắn macro:
1. Lưu macro lại và ñặt tên là KiemTraSL 2. Mở form ChiTietHD Subform, chọn text box
SoLuong và mở cửa sổ property
3. Chọn thuộc tính Before Update và gắn với macro
KiemTraSL
4. Chuyển sang Form View và kiểm tra macro
Slide 20
