Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Kế toán excel - Phần 1

9/26/2011

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN P1 (KẾ TOÁN EXCEL)

CHƢƠNG TRÌNH MÔN HỌC

 30 Tiết lý thuyết (10 tuần)  30 Tiết thực hành (10 tuần)

GIỚI THIỆU HỌC PHẦN

 Tên học phần HỆ THỐNG THÔNG

TIN KẾ TOÁN PHẦN I 1113272013 3(2,1,3)

 Mã học phần  Số tín chỉ  Trình độ Cho sinh viên năm thứ 2  Phân bố thời gian  Lý thuyết  Thực hành  Tự học

2 1 3

1

9/26/2011

GIỚI THIỆU HỌC PHẦN

 Mục tiêu của học phần - Giúp sinh viên có khả năng áp dụng Microsoft Excel để

hỗ trợ tốt công tác kế toán.

- Có khả năng thiết lập một hệ thống thông tin kế toán đơn

giản dựa vào Microsoft Excel.

Excel để hoàn thành các báo cáo trong kế toán.

Hƣớng dẫn sử dụng và lập báo cáo thuế trên phần mềm

HTKK.

GIỚI THIỆU HỌC PHẦN

 Mô tả vắn tắt nội dung học phần Hƣớng dẫn sinh viên sử dụng các hàm, các chức năng của

chế của BGD&ĐT.  Tài liệu học tập

 Sách, giáo trình chính

Heä thoáng thoâng tin keá toaùn P1, Khoa Kế Toaùn – Kieåm Toaùn

 Tài liệu tham khảo Trần Văn Thắng, Hướng dẫn thực hành kế toán trên Excel. Caùc trang web, dieãn ñaøn veà Excel vaø keá toaùn:

 Nhiệm vụ của sinh viên Tham dự học và thảo luận đầy đủ. Thi và kiểm tra giữa học kỳ theo qui

CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI SINH VIÊN

 ĐỐI VỚI CÁC BUỔI HỌC LÝ THUYẾT  Tham dự từ 80% thời gian học trở lên  Tuân thủ nội quy học tập  Mang theo máy tính xách tay khi học (nếu có)  Ôn lại nội dung bài cũ  Xem trước nội dung bài mới  Đặt ra những câu hỏi xây dựng bài  Làm đầy đủ các bài tập do giảng viên giao về

2

www.giaiphapexcel.com, www.webketoan.vn

9/26/2011

CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI SINH VIÊN

 ĐỐI VỚI CÁC BUỔI HỌC THỰC HÀNH

 Tham dự đủ 100% thời gian học  Tuân thủ nội quy học tập, phòng máy  Đem theo giáo trình, USB Storage, tài liệu tham khảo,

máy tính xách tay (nếu có)

 Bảo quản máy móc khi thực tập  Thực hành lại nội dung bài cũ ở nhà  Chuẩn bị trƣớc nội dung bài mới  Nêu lên mọi thắc mắc gặp phải khi thực hành  Làm đầy đủ các bài tập do giảng viên giao về  Không ăn, uống, xả rác trong lớp thực hành.

CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI SINH VIÊN

ĐỐI VỚI CÁC BUỔI TỰ HỌC - Xem laïi, thöïc haønh laïi caùc baøi hoïc lyù thuyeát vaø thöïc

haønh treân lôùp.

phöông dieän keá toaùn.

- Nghieân cöùu saâu veà caùc vaán ñeà ñöôïc hoïc treân lôùp theo

- Tham gia vaøo caùc dieãn ñaøn chuyeân ngaønh treân maïng, tìm hieåu nhöõng khoù khaên maø caùc thaønh vieân gaëp phaûi, cuøng tham gia giaûi quyeát vaán ñeà. - Tham khaûo caùc saùch keá toaùn Excel khaùc.

CÁCH ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ HỌC TẬP

KIỂM TRA THƢỜNG KỲ

KIỂM TRA GIỮA KỲ

THI HẾT MÔN

3

9/26/2011

HÌNH THỨC THI, KIỂM TRA

TRẮC NGHIỆM

THỰC HÀNH TRÊN MÁY

NỘI DUNG HỌC PHẦN PHẦN I: EXCEL CĂN BẢN

Chƣơng 1: Tổng quan về Microsoft Excel Chƣơng 2: Định dạng bảng tính Chƣơng 3: Công thức và hàm Chƣơng 4: Một số chức năng khác Chƣơng 13: Bài tập căn bản

NỘI DUNG HỌC PHẦN PHẦN II: ỨNG DỤNG TRONG KẾ TOÁN Chƣơng 5: Giới thiệu về các hình thức kế toán và

kế toán Excel

Chƣơng 6: Tổ chức dữ liệu kế toán Chƣơng 7: Kế toán tiền lƣơng Chƣơng 8: Kế toán tiền mặt Chƣơng 9: Kế toán vật tƣ – hàng hóa – thành

phẩm

Chƣơng 10: Kế toán công nợ NB – NM Chƣơng 11: Lập bảng CDTK và Sổ cái TK Chƣơng 12: Lập BC tài chính và BC thuế

4

9/26/2011

CAÙCH GIAÛI QUYEÁT MOÄT BAØI TOAÙN BAÈNG EXCEL

Baøi toaùn

Giaûi baèng tay

NO

Loãi

KEÁT THUÙC

Höôùng giaûi quyeát

Thieát laäp Coâng thöùc

YES

Giaûi baèng maùy

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ EXCEL

1.1 Tổng quan về Excel 1.2 Thao tác cơ bản trong Excel 1.3 Thao tác lựa ô – chọn khối 1.4 Thao tác nhập liệu và hiệu chỉnh 1.5 Xử lý dòng, cột, sheet

CHƢƠNG 2: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

Các kiểu định dạng bảng tính  Định dạng font chữ  Trình bày vị trí dữ liệu trong ô  Kẻ khung – tô nền  Định dạng kiểu khối có phân cách hàng nghìn  Định dạng kiểu %  Định dạng kiểu ngày  Định dạng kiểu chuỗi

5

9/26/2011

CHƢƠNG 2: ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

Các chức năng khác  Chức năng điền số liên tiếp  Sao chép dữ liệu hoặc công thức  Sao chép đặc biệt  Địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tƣơng đối  Đặt tên khối, xóa tên khối  Trình bày trang in

CHƢƠNG 3: CÔNG THỨC VÀ HÀM

Các hàm thƣờng dùng trong Excel Dạng tổng quát của hàm:

Tên hàm (tham số 1, tham số 2,…)

Các hàm thƣờng dùng trong Excel Dạng tổng quát của hàm:

Tên hàm (tham số 1, tham số 2,…)

6

9/26/2011

CÁC LOẠI HÀM THÔNG DỤNG

Các hàm toán học Các hàm xử lý chuỗi Các hàm luận lý Các hàm điều kiện Các hàm dò tìm Các hàm cơ sở dữ liệu Các hàm tra cứu thông tin

CÁC HÀM TOÁN HỌC

 INT(number): làm tròn số xuống đến số

nguyên gần nhất

 MOD(number, divisor): Chia lấy phần dƣ  MAX(number1, number2,…): Trả về giá

trị lớn nhất trong dãy số

 MIN(number1, number2,…): Trả về giá

trị nhỏ nhất trong dãy số

 ROUND(number, num_digits): làm

tròn số đến vị trí xác định bởi num_digits

CÁC HÀM TOÁN HỌC

 AVERAGE(number1, number2,…): Trả về

giá trị trung bình

 VALUE(text): Chuyển chuỗi Text thành số  SQRT(Number): Kết quả là căn bậc 2 của 1

số

 RANK(Number, Ref, Order): Xếp hạng của

số trong danh sách các số

7

9/26/2011

CÁC HÀM TOÁN HỌC

chứa dữ liệu trong phạm vi.

 COUNT(Value1, value2,…):  COUNTA(Value1, value2,…): Hàm đếm số ô có

HÀM XỬ LÝ CHUỖI

 COUNTBLANK(Dãy giá trị): Đếm số ô rỗng

HÀM LUẬN LÝ

 AND(Logic1, Logic2,…):

 Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các biểu thức

logic1, logic2,… đều là TRUE

 Trả về FALSE nếu có ít nhất 1 biểu thức sai

 LEFT(Text, Num_Chars):  RIGHT(Text, Num_Chars):  MID(Text, Start_Num, Num_Chars):  TRIM(Text):  TEXT(Value, Format_Text):  UPPER(Text):  LOWER(Text):  PROPER(Text):  LEN(Text)

 Trả về giá trị FALSE nếu tất cả các biểu thức

logic1, logic2,… đều là FALSE

 Trả về TRUE nếu có ít nhất 1 biểu thức TRUE

 NOT(Logical)

8

 OR(Logic1, Logic2,…):

9/26/2011

CÁC HÀM ĐIỀU KIỆN

 IF (Logical_Text, Value_if_true,

Value_if_false):

 SUMIF (Range, Criteria, Sum_ Range)  SUMIFS (Sum_ Range, Range1, Criteria1,

Range2, Criteria2,…)

 COUNTIF(Range, Criteria)  COUNTIFS(Range1, Criteria1, Range2,

Criteria2,….)

HÀM XỬ LÝ NGÀY GIỜ

 TODAY( ): Trả về giá trị là ngày tháng năm của hệ thống.  NOW( ): Trả về giá trị là ngày tháng năm và giờ - phút

 DAY(biểu thức ngày – tháng – năm): Trả về phần ngày

của hệ thống.

 MONTH(biểu thức ngày – tháng – năm): Trả về phần

của biểu thức ngày – tháng – năm

 YEAR(biểu thức ngày – tháng – năm): Trả về phần năm

tháng của biểu thức ngày – tháng – năm

 WEEKDAY(biểu thức ngày – tháng - năm, kiểu trả về)

của biểu thức ngày – tháng – năm

HÀM XỬ LÝ NGÀY GIỜ

9

 HOUR( )  MINUTE()  SECOND()

9/26/2011

HÀM DÒ TÌM

 VLOOKUP(Lookup_value, table_array,

Col_index_num, range_lookup)

 HLOOKUP(Lookup_value, table_array,

Row_index_num, range_lookup)

 MATCH(Lookup_value, Lookup_array,

match_type)

 INDEX(array, row_num, column_num)

CÁC HÀM CSDL

Cú pháp: Tên hàm(database, field, criteria)

 DMAX()  DMIN()  DSUM()  DAVERAGE()  DCOUNT()  DCOUNTA()

CÔNG THỨC MẢNG

Cú pháp một công thức mảng đơn giản: ={SUM(IF(điều kiện1,1,0)*IF(điều

kiện2,1,0)*cột tính toán)}

Các lƣu ý:  Công thức mảng kết thúc bằng lệnh Ctrl + Shift + Enter. Lúc này Excel sẽ tự động thêm vào công thức cặp dấu {}.

 Nếu trong công thức có nhiều hơn 1 mảng thì

các mảng phải bằng nhau.

10

9/26/2011

CÁC LỖI THÔNG DỤNG TRONG CÔNG THỨC

Lỗi

Giải thích

#DIV/0!

Trong công thức có phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng

#NAME?

Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy

#N/A

Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm dò tìm để kiểm tra sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không

có kết quả

#NULL!

Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng

#NUM!

Vấn đề đối với giá trị, ví dụ nhƣ dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dƣơng

#REF!

Tham chiếu bị lỗi, thƣờng là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa

#VALUE!

Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng

CHƢƠNG 4: CHỨC NĂNG KHÁC

Sắp xếp dữ liệu Trích lọc dữ liệu Kiểm tra ô nhập liệu SubTotal Consolidation Macro

TRÍCH LỌC TỰ ĐỘNG

DataFilter

11

9/26/2011

TRÍCH LỌC TỰ ĐỘNG

Điều kiện trích lọc

Ví dụ: Lọc ra những người có điểm trung bình >5 và < 6.5

TRÍCH LỌC NÂNG CAO

Vùng dữ liệu

Vị trí copy dữ liệu đến

Data/Advanced Filter

Vùng điều kiện

TRÍCH LỌC NÂNG CAO

Data/Filter/Advanced Filter

12

9/26/2011

Ô NHẬP LIỆU VALIDATION

 Công dụng:

 Giới hạn dữ liệu  Thông báo khi nhập sai

CÁCH TẠO  Chọn ô cần tạo  Vào Data  Validation  Tại Tab Setting.

 Mục Allow chọn List, WHOLE NUMBER  Mục Source: Dữ liệu chuẩn đưa vào ô Validation

 Mục Data: Kiểm tra dữ liệu đưa vào ô (Whole

(LIST)

 Tại Tab Error Alert: Tạo thông báo khi nhập

liệu sai  Mục Style: Kiểu hộp thoại  Title: Tiêu đề hộp thông báo  Error Message: Nội dung thông báo trên hộp

Number)

MACRO

Khái niệm Tạo và sử dụng Macro

13

thoại

9/26/2011

CÁCH TẠO MACRO

 B1: Tool  Macro  Record New Macro

CÁCH TẠO MACRO

B2: Thực hiện các thao tác B3: Ngừng ghi

SỬ DỤNG MACRO

Sử dụng phím tắt đã gán cho Macro Tạo nút lệnh chạy Macro Dùng thanh công cụ.

14

 Tools  Macro  Stop Recording

9/26/2011

HIỆU CHỈNH MACRO

Vào Menu Tools  Macro 

Macros ( Alt +F8)

Chọn Macro cần chỉnh  Edit Xuất hiện cửa sổ Microsoft Visual

Basic module  Chỉnh sửa

CÁC CHỨC NĂNG KHÁC Freeze Panes Sao chép đặc biệt Kiểm tra đánh giá công thức Hyperlink Condition formating Bảo vệ bảng tính

BÀI TẬP ỨNG DỤNG

15