Bài giảng học phần Kiểm toán nội bộ - Chương 5: Báo cáo kiểm toán và hồ sơ kiểm toán nội bộ

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:25

Thêm vào BST

Báo xấu

3
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Kiểm toán nội bộ - Chương 5: Báo cáo kiểm toán và hồ sơ kiểm toán nội bộ" cung cấp cho người đọc các nội dung: Báo cáo kiểm toán, ý nghĩa và yêu cầu của báo cáo kiểm toán nội bộ, chuẩn bị viết báo cáo chính thức của một cuộc kiểm toán, hoàn chỉnh, phát hành và lưu trữ báo cáo kiểm toán viết chính thức cho một cuộc kiểm toán,... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng học phần Kiểm toán nội bộ - Chương 5: Báo cáo kiểm toán và hồ sơ kiểm toán nội bộ

BÀI GIẢNG CHƯƠNG 5: BÁO CÁO KIỂM TOÁN VÀ HỒ SƠ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 5.1. Báo cáo kiểm toán 5.1.1. Khái niệm báo cáo kiểm toán nội bộ Trong hoạt động kiểm toán nội bộ, KTV nội bộ phải tiến hành báo cáo về kết quả của một cuộc kiểm toán hoặc kết quả hoạt động kiểm toán của cả một giai đoạn (quý hoặc năm) đồng thời trình bày những ý kiến, kiến nghị giúp cho doanh nghiệp hoàn thiện hơn về hoạt động kiểm soát, đảm bảo chất lượng thông tin cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động. Điều đó được thực hiện thông qua báo cáo kiểm toán. Như vây, báo cáo kiểm toán nội bộ là sản phẩm của hoạt động kiểm toán, trình bày về kết quả kiểm toán, các ý kiến, kiến nghị của KTV truyền đạt đến đối tượng cụ thể (bộ phận hoặc cá nhân) trong doanh nghiệp. 5.1.2. Các loại báo cáo kiểm toán nội bộ Một trong những sự khác biệt giữa kiểm toán nội bộ với hai loại hình kiểm toán còn lại (kiểm toán nhà nước, kiểm toán độc lập) là ở báo cáo kiểm toán. Trong khi báo cáo kiểm toán của kiểm toán nhà nước và kiểm toán độc lập phải lập theo mẫu quy định thì báo cáo kiểm toán nội bộ rất linh hoạt, không bắt buộc phải theo mẫu chung và rất đa dạng về hình thức (có thể báo cáo bằng miệng, báo cáo viết, báo cáo kiểm câu hỏi). Các loại hình báo cáo và hình thức báo cáo trong kiểm toán nội bộ hoàn toàn do từng doanh nghiệp quy định. Các loại báo cáo trong kiểm toán nội bộ có nội dung cụ thể khác nhau và nhằm những mục đích nhất định, thường chia thành 3 nhóm là: Nhóm 1: Báo cáo cho một cuộc kiểm toán - Báo cáo viết chính thức: Bất kì cuộc kiểm toán nào, khi kết thúc kiểm toán, KTV đều cần phải lập báo cáo kiểm toán để thể hiện kết quả kiểm toán để hoàn thành mục tiêu kiểm toán đã đề ra. Đây là văn bản chính thức trình bày kết quả của cuộc kiểm toán và đưa ra các kết luận về các đối tượng được kiểm toán. Báo cáo chính thức cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp (các nhà quản lý cấp cao, các nhà quản lý tác nghiệp, các nhân viên). Mặc dù là báo cáo viết chính thức, nhưng trong các doanh nghiệp khác nhau, các cuôc
kiểm toán khác nhau thì mẫu biểu và nội dung của những báo cáo viết đó khác nhau nhiều giữa các nhiệm vụ kiểm toán cá biệt và giữa những công ty cá biệt. Báo cáo có thể ngắn hoặc dài, có thể trình bày theo nhiều cách, kể cả phạm vi dữ liệu tài chính hay dữ liệu định lượng. Sau khi kết thúc, nhóm kiểm toán nội bộ thực hiện cuộc kiểm toán phải lập kịp thời báo cáo kiểm toán để gửi trưởng phòng kiểm toán nội bộ, Tổng giám đốc và gửi cho các bộ phận được kiểm toán. Đây là nguồn tư liệu chủ yếu để đánh giá chất lượng cuộc kiểm toán, đánh giá kết quả công việc của nhóm kiểm toán, nhân viên kiểm toán, và là nguồn thông itn hữu ích cho các cuộc kiểm toán sau cũng như đối với doanh nghiệp kiểm toán độc lập. Ở phần sau của chương chúng ta sẽ đi xem xét cụ thể về cách thức viết báo cáo, nội dung của báo cáo viết chính thức này. - Báo cáo viết giữa kì: Trong một số trường hợp, KTV có thể phải phát hành báo cáo kiểm toán giữa kì, đó là các báo cáo được phát hành khi cuộc kiểm toán chưa hoàn thành. Như với những cuộc kiểm toán chưa thể kết thúc trong năm mà còn kéo dài sang các niên độ kiểm toán tiếp theo thì nhóm kiểm toán phải lập báo cáo viết giữa kì. Báo cáo này còn được lập khi nhóm kiểm toán nhận thấy nên thông báo cho nhà quản lý những diễn biến quan trọng trong thời gian kiểm toán, hoặc trước khi lập báo cáo chính thức vì các nhà quản lý quan tâm đặc biệt điến một số tình trạng cụ thể. Loại báo cáo này có thể được lập khi có những vấn đề quan trọng phải nghiên cứu trước hoặc chúng có tính chất tiến triển tức là phát hiện kiểm toán nghiêm trọng đến mức cần phải báo cáo ngay mà không thể đợi đến khi hoàn thành kiểm toán. Có trường hợp báo cáo viết giữa kì có tính chất hoàn toàn chính thức, hoặc là một báo cáo bình thường không theo thủ tục. Loại báo cáco này thường chỉ được gửi cho cấp quản lý nơi được kiểm toán, hoặc bộ phận có liên quan và nhà quản lý cao cấp trong doanh nghiệp. Báo cáo giữa kì có đủ nội dung trong báo cáo chính thức, nhưng không được thay thế báo cáo chính thức. Tất cả những báo cáo giữa kì đều là loại báo cáo mà nếu được sử dụng có nhận định, thì có thể là một phương pháp tốt để cải tiến toàn bộ quá trình lập báo cáo. Báo cáo kiểm toán giữa kì có một số ưu điểm như: + Phản hồi kịp thời đến đối tượng kiểm toán
+ Thúc đẩy các hành động nhanh hơn là chờ đến khi hoàn thành kiểm toán + Với các sửa chữa kịp thời, khi kết thúc kiểm toán sẽ có một báo cáo với nhiều ý kiến tán thành hơn + Tạo cơ hội cho KTV theo dõi các sửa đổi ngay trong quá trình kiểm toán Báo cáo giữa kì có các dạng sau: + Báo cáo miệng: Thường được tổ chức gần như một buổi họp giữa KTV với một số người quản lý hay nhân viên của đối tượng kiểm toán ở cương vị có thể tiếp nhận và xử lý thông tin. Cần phải ghi biên bản cho những cuộc họp này, trong đó cần nêu rõ thành phần tham gia, địa điểm, thời gian, các thông tin được trao đổi với đối tượng kiểm toán và các phúc đáp của đối tượng kiểm toán. + Báo cáo bằng văn bản: Có thể lập theo 2 dạng là thư hoặc bản ghi nhớ. Báo cáo giữa kì bằng văn bản có thể được gửi cho tất cả những người sẽ nhận báo cáo cuối cùng. Có một số doanh nghiệp cho rằng, chỉ nên gửi báo cáo giữa kì đến những nhà quản lý của đối tượng kiểm toán để họ máu chóng tiến hành các sửa đổi. Tuy nhiên, nếu các phát hiện kiểm toán là nghiêm trọng và rủi ro có thể xảy ra ngay cho tổ chức, việc gửi báo cáo giữa kì cho các nhà quản lý cấp trên cần được thực hiện càng sớm càng tốt. Một cuộc kiểm toán có thể có nhiều báo cáo giữa kì. Báo cáo cuối kì cũng cần có những tham chiếu đến các phát hiện cụ thể đã nêu trong báo cáo giữa kỳ. Khi đó, KTV sẽ đính kèm một bản báo cáo giữa kì và các phúc đáp của đối tượng kiểm toán (nếu có) vào báo cáo kiểm toán cuối cùng. Khác với kiểm toán độc lập và kiểm toán nhà nước, kiểm toán nội bộ có một số hình thức báo cáo đặc biệt cho một cuộc kiểm toán như: + Báo cáo miệng: Trong nhiều trường hợp, việc báo cáo kết quả phải dùng lời nói. Báo cáo miệng được dùng trong các trường hợp cần báo cáo khẩn cấp, cũng có khi mở đầu cho báo cáo viết chính thức. Có khi báo cáo miệng là một cách làm để báo cáo viết bổ sung sau, nhất là khi những cá nhân phụ trách có nhu cầu đặc biệt. Như vậy, báo cáo miệng phục vụ một mục đích có lợi và chính đáng. Hạn chế chủ yếu của nó là không có sự ghi chép vĩnh viễn. Do đó, rất có thể là về sau bị hiểu
sai. Vì thế, báo cáo miệng phải được sử dụng rất thận trọng và nó không thể thay thế báo cáo viết sau đó. + Báo cáo kiểu câu hỏi: Báo cáco này được dùng khi kiểm toán một đối tượng cá biệt (một vấn đề bất thường) liên quan đến những vấn đề trình tự khá chi tiết và thường ở một cấp nghiệp vụ khá thấp. Loại báo cáo này thường chỉ dùng để báo cáo nội bộ, trong phòng kiểm toán nội bộ. Loại báo cáo này có thể dụng trong những tình huống thích hợp, nhưng có nhiều hạn chế vì lợi ích chung. Các câu hỏi trong báo cáo thường xoay quanh một vấn đề, theo trình tự đưa ra câu hỏi và trả lời (đúng trọng tâm nghi vấn, thắc mắc, bức xúc) như nguyên nhân là gì? Dẫn tới hậu quả gì? Ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động của đối tượng kiểm toán? Nhóm 2: Báo cáo năm (hay báo cáo viết tổng kết) Thực tế phổ biến trong nhiều công ty là hàng năm lập một báo cáo (có khi 1, 2, 3 báo cáo) trình bày công việc kiểm toán đã hoàn thành trong năm tài chính (hoặc quý, hoặc một khoảng thời gian nhất định theo yêu cầu quản lý) và đánh giá kết quả đã thực hiện với mục tiêu kiểm toán đã được đưa ra trong kế hoạch kiểm toán năm (có độ trễ, ít nhất là quý I năm sau). Có trường hợp những báo cáo tổng kết đó chủ yếu lập cho Uỷ ban kiểm toán, Uỷ ban kiểm soát của Hội đồng quản trị, nhưng có trường hợp thì lập cho quản lý cấp trên. Những báo cáo tổng kết đó rất cần cho nhà quản lý cấp trên có cái nhìn tổng quát về công việc kiểm toán và hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp mình. Đồng thời, báo cáo này cũng cần cho kiểm toán trưởng để xem công việc báo cáo của mình một cách thường xuyên và xuyên suốt hơn, trên có sở thống nhất. Nhóm 3: Báo cáo đặc biệt - Không chậm trễ Khi phát hiện ra những vấn đề nghiêm trọng liên quan đến các thành viên Ban điều hành trong khi tiến hành các đợt kiểm toán hoặc trong trường hợp có vấn đề nổi cộm trong năm tài chính, các sai sót, gian lận cần có sự chỉ đạo, xử lý khắc phục kịp thời. Báo cáo đặc biệt có thể dưới hình thức viết hoặc báo cáo bằng miệng chủ yếu đảm bảo nhanh chóng kịp thời đến đối tượng cần thông báo mà chủ yếu là nhà quản lý.
5.2. Ý nghĩa và yêu cầu của báo cáo kiểm toán nội bộ 5.2.1. Ý nghĩa của báo cáo kiểm toán nội bộ Đối với kiểm toán viên: - Báo cáo kiểm toán tóm tắc mục đích, phạm vi và kết quả của công việc kiểm toán, là tài liệu lưu trữ về công việc kiểm toán. Nó cung cấp thông tin cho người quản lý công tác kiểm toán nội bộ và là bằng chứng tài liệu về công việc kiểm toán. Báo cáo kiểm toán là nguồn tài liệu chủ yếu để đánh giá kết quả công việc của KTV. - Báo cáo kiểm toán thúc đẩy sự cải tiến công tác kiểm soát nội bộ. KTV luôn hướng tới hiệu quả, hiệu lực trong hoạt động và cải tiến các thủ tục kiểm soát giúp doanh nghiệp đạt các mục tiêu của mình. Các vấn đề được báo cáo một cách chính thức sẽ lôi kéo được nhiều sự chú ý, các cam kết và khả năng giải quyết vấn đề hơn là chỉ báo cáo một cách không chính thức. - Báo cáo kiểm toán giúp cho việc đào tạo và huấn luyện KTV. Qua quá trình hình thành báo cáo kiểm toán, những phương pháp tổ chức và trình bày quan điểm của KTV sẽ được hình thành và nâng cao. Việc viết, sửa chữa, rà soát, chắt lọc và trình bày một báo cáo giúp các kĩ năng nghiệp vụ và diễn đạt của KTV ngày càng sắc bén hơn. - Báo cáo kiểm toán giúp đánh giá về công việc của KTV. Các kĩ năng nghiệp vụ và diễn đạt của KTV được thể hiện qua báo cáo kiểm toán. - Báo cáo kiểm toán giúp cho công việc theo dõi sau kiểm toán bởi các công việc cần phải làm đều được nêu rõ trong báo cáo kiểm toán. Đối với các nhà quản lý tác nghiệp: Các nhà quản lý tác nghiệp là những người chịu trách nhiệm về điều hành hoạt động hàng ngày tại doanh nghiệp, bao gồm các trưởng phòng ban, trưởng bộ phận, quản đốc…). - Báo cáo kiểm toán thúc đẩy các hoạt động cải tiến thông qua việc cung cấp một kế hoạch hành động. Chức năng kiểm toán có thể xem như một công cụ tự điều chỉnh trong doanh nghiệp và thúc đẩy hành động thích hợp đối với những vấn đề mới nảy sinh. Hơn nữa, kiểm toán nội bộ như một sự kiểm tra khách quan của
những chuyên viên phân tích và đánh giá của những chuyên viên phân tích và đánh giá các hoạt động, quy trình, thủ tục. - Báo cáo kiểm toán có thể là một phương tiện để giành được sự ủng hộ cho những vấn đề cần cấp trên lưu ý. - Người quản lý có thể nhìn vào báo cáo kiểm toán để có thể nắm được thực trạng hoạt động của doanh nghiệp mình. Bằng nhiều cách khác nhau, các nhà quản lý tác nghiệp thường tìm kiếm và sử dụng một số dấu hiệu hay biểu hiện để phát hiện các điểm nóng hay những vấn đề cần quan tâm trong doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, không phải khi nào họ cũng có thể xem xét cả mọi lĩnh vực nên có thể có những vấn đề quan trọng nhưng không được giám sát đầy đủ. Khi đó, báo cáo kiểm toán là một công cụ giúp họ thấy được những vấn đề cần quan tâm. - Báo cáo kiểm toán trợ giúp đánh giá kết quả hoạt động. Đối với các nhà quản lý cấp cao: - Báo cáo kiểm toán nội bộ cung cấp các thông tin chi tiết về tình hình hoạt động và kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp mà các báo cáo khác không thể hiện. - Báo cáo kiểm toán nội bộ cung cấp các thông tin khách quan mà thường các thông tin này không đến được các nhà quản lý cấp cao. - Báo cáo kiểm toán cung cấp thông tin về công việc kiểm toán, cho phép người quản lý xét đoán liệu các bộ phận hay hoạt động có rủi ro lớn hơn đã được kiểm toán chưa. - Báo cáo kiểm toán khuyến khích các hoạt động theo quy củ. Đối với những đối tượng khác: - Đối với KTV độc lập, báo cáo kiểm toán nội bộ là một nguồn cung cấp thông tin quan trọng. Ngoài việc cho biết về nội dung các hoạt động cụ thể, báo cáo kiểm toán còn giúp KTV độc lập đánh giá mức độ có thể dựa vào kiểm toán nội bộ trong cuộc kiểm toán của mình. Đồng thời, báo cáo kiểm toán nội bộ còn giúp KTV độc lập cảnh giác trước những vấn đề đặc biệt và tránh làm lại công việc mà KTV đã làm. - Đối với các cơ quan luật pháp, báo cáo kiểm toán rất hữu ích cho họ trong những công việc liên quan. Tuy nhiên, các thông tin “tế nhị” của doanh nghiệp có
thể bị rò rỉ ra ngoài trong quá trình xử lý của luật phát. Trong trường hợp, đang có tranh luận với các cơ quan quản lý của Nhà nước hoặc cơ quan thuế, các thông tin từ báo cáo kiểm toán nội bộ có thể làm cho những người bên ngoài hiểu sai về doanh nghiệp. Việc nhận thức được khả năng rò rỉ sẽ làm giảm bớt các rủi ro có thể có. 5.2.2. Yêu cầu của báo cáo kiểm toán nội bộ Báo cáo kiểm toán nội bộ mặc dù không có tính pháp lý cao và chỉ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, tổ chức, tuy nhiên một báo cáo kiểm toán nội bộ có chất lượng phải đảm bảo một số yêu cầu sau: (1) Chính xác: Không được có lỗi, sai sót và cần trình bày trung thực các sự việc phát hiện trong quá trình kiểm toán; (2) Khách quan: Phải đảm bảo trung thực, công bằng, không thiên vị và là kết quả của việc đánh giá vô tư về các vấn đề, sự kiện và bố cảnh liên quan. (3) Rõ ràng: Báo cáo kiểm toán nội bộ phải dễ hiểu và logic, tránh sử dụng những thuật ngữ chuyên môn không cần thiết và cung cấp toàn bộ thông tin quan trọng và liên quan để có thể tham chiếu. (4) Cô đọng: Phải tập trung vào đúng vấn đề, tránh trình bày quá tỉ mỉ không cần thiết, tránh cung cấp những chi tiết thừa và không nên rườm rà. (5) Có tính xây dựng: Giúp doanh nghiệp được kiểm toán và tổ chức khắc phục những điểm yếu, có ý nghĩa đóng góp cho mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức. (6) Đầy đủ: Cung cấp cho người đọc toàn bộ các thông tin cần thiết, những thông tin quan trọng liên quan, các vấn đề ghi nhận hỗ trợ cho kiến nghị và kết luận. (7) Kịp thời: Cần đến đúng thời điểm, thích hợp và thiết thực đối với những người thực hiện các đề xuất kiến nghị đó. 5.3. Chuẩn bị viết báo cáo chính thức của một cuộc kiểm toán 5.3.1. Dự kiến và phác thảo về báo cáo kiểm toán chính thức của một cuộc kiểm toán Báo cáo kiểm toán phản ánh các kĩ năng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của KTV. Hơn thế nữa, báo cáo này còn nói lên tính chuyên nghiệp của KTV nội bộ. Người đọc báo cáo kiểm toán không chỉ quan tâm đến chất lượng về mặt kĩ
thuật của các phát hiện và kiến nghị, mà còn chú ý đến việc tổ chức và trình bày thông tin trên báo cáo. KTV cần phải chú ý chuẩn bị kĩ trước khi viết báo cáo kiểm toán. Trước hết, KTV cần phải nhận thức được những đặc điểm của việc viết báo cáo bằng văn bản. Người viết phải thể hiện một cách rõ ràng những điều mình muốn nói trong báo cáo. Cũng cần dự kiến các câu hỏi có thể đặt ra khi đọc văn bản. Trong việc báo cáo bằng miệng, có thể dễ dàng dùng các phương tiện khác nhau để minh hoạ cho phần trình bày của mình, có thể tận dụng ưu thế về giọng nói, cá tính, điệu bộ, các câu hỏi có thể đặt ra và trả lời trực tiếp… Người có thể nhận thấy những phản ứng và tâm trạng của người nghe và có cách giải quyết thích hợp để đạt điều mình mong muốn. Trong khi đó, ở báo cáo bằng văn bản, KTV chỉ có thể sử dụng từ ngữ, con số và biểu đồ. KTV phải tạo ra cho người được các cảm giác mình muốn bằng các công cụ đó. KTV cần hình dung và phác thảo báo cáo kiểm toán ngay từ đầu cuộc kiểm toán. Người phụ trách bộ phận kiểm toán nội bộ và KTV điều hành cuộc kiểm toán cần thảo luận trước về thiết kế của báo cáo kiểm toán, bao gồm những vấn đề sau: - Khuôn mẫu tổng quát của báo cáo kiểm toán; - Địa chỉ, tên, chức danh người nhận; - Mục tiêu, phạm vi kiểm toán; - Độ dài của Báo cáo kiểm toán; - Cách thức trình bày các phát hiện kiểm toán và mức độ chi tiết; - Các loại thông tin làm cơ sở cho các phát hiện và kiến nghị, bao gồm các phụ lục, bảng biểu hoặc đồ thị; - Những vấn đề tế nghị như các số liệu thực tế cần phải giữ bí mật, những vấn đề có thể gây tranh luận với đối tượng kiểm toán… có nên đưa vào hay không. 5.3.2. Họp kết luận với đối tượng kiểm toán Khi họp kiểm toán sắp sửa hoàn tất, KTV nội bộ sẽ có một buổi họp quan trọng với đại diện của đối tượng kiểm toán. Đây là một bước chuẩn bị quan trọng cho việc viết báo cáo kiểm toán.
Theo chuẩn mực kiểm toán nội bộ 430.02: “KTV nội bộ cần thảo luận về các kết luận và kiến nghị với các cấp quản lý thích hợp trước khi phát hành báo cáo kiểm toán cuối cùng bằng văn bản”. Mục đích chủ yếu của cuộc thảo luận này là giảm thiểu sự hiểu lầm giữa các bên. Trưởng nhóm kiểm toán thường sắp xếp buổi họp tổng kết này càng gần thời điểm hoàn thành công việc kiểm toán càng tốt. Địa điểm thường là văn phòng của doanh nghiệp được kiểm toán. Những người tham dự bao gồm trưởng nhóm kiểm toán, đại diện phòng kiểm toán nội bộ và các thành viên của nhóm kiểm toán. Trong buổi họp, trưởng nhóm kiểm toán sẽ trình bày lại về mục tiêu, phạm vi và các phát hiện kiểm toán. Việc trình bày mục tiêu và phạm vi kiểm toán cần trình bày ngắn gộn vì chúng đõ được đề cập trong buổi họp mở đầu từ những phát hiện có rủi ro cao hơn. Các cuộc thảo luận sau đó sẽ giúp KTV xác định các thông tin của mình đã đầy đủ và chính xác chưa. Nội dung thảo luận sẽ đề cấp tới nội dung của các thử nghiệm được dùng để phát hiện những sai phạm quan trọng hoặc đưa ra các bằng chứng kiểm toán. Cuộc thảo luận thường sẽ đụng hạm đến những vấn đề liên quan, những rủi ro có thể phát sinh đối với doanh nghiệp và các phương pháp khác nhau để sửa đổi những tồn tại. KTV cố gắng trình bày một cách công bằng và chừng mực khi bình luận về những điểm mạnh cũng như những điểm yếu trong kiểm soát nội bộ. 5.3.3. Phân công người viết báo cáo kiểm toán Có hai cách phân công người viết báo cáo kiểm toán: - Cách 1: Trưởng nhóm kiểm toán viết toàn bộ báo cáo kiểm toán - Cách 2: Các KTV trong nhóm cùng viết báo cáo kiểm toán, mỗi người sẽ viết về bộ phận mà mình chịu trách nhiệm. Sau đó, trưởng nhóm kiểm toán sẽ tập hợp, sắp xếp, biên tập để hình thành một báo cáo thống nhất với cùng một văn phong, ngôn từ và cách trình bày. Khi áp dụng cách này, thông thường, trưởng nhóm kiểm toán sẽ phổ biến và thống nhất với các thành viên về cách thức trình bày các phát hiện và kiến nghị kiểm toán. Sau đó, khi biên tập, trưởng nhóm kiểm toán sẽ sửa chữa, chắt lọc và hoàn chỉnh báo cáo cũng như viết lời mở đầu báo cáo. Trước khi phát hành dự thảo báo cáo để thảo luận với đối tượng kiểm toán, các
KTV tham gia phải đọc lại toàn bộ báo cáo, hoặc ít nhất là phần thuộc trách nhiệm của mình để đảm bảo rằng các điều chỉnh không làm thay đổi tính chính xác và những điểm muốn nhấn mạnh của mình. 5.4. Trình bày báo cáo kiểm toán chính thức cho một cuộc kiểm toán Các báo cáo kiểm toán tại các doanh nghiệp khác nhau có rất nhiều cách trình bày khác nhau, tuỳ theo quan điểm của doanh nghiệp. Tuy nhiên, xét cho cùng thì chúng cũng mang những nội dung cơ bản gần như sau. Một báo cáo kiểm toán bao gồm các bộ phận sau: + Bìa + Báo cáo tổng quát + Các thông tin chủ yếu + Các phát hiện chi tiết + Thuyết minh và phụ lục 5.4.1. Bìa báo cáo kiểm toán Bìa báo cáo kiểm toán cung cấp cho người đọc nội dung chủ yếu của cuộc kiểm toán, nó cần được trình bày ngắn gọn, đầy đủ chi tiết. Thông thường, bìa một báo cáo kiểm toán nội bộ nên bao gồm những nội dung sau: + Tên báo cáo kiểm toán: Nêu mục đích kiểm toán và tên đối tượng kiểm toán. + Ngày hoặc kì kiểm toán: nêu ngày kết thúc niên độ được kiểm toán (thường dùng trong kiểm toán báo cáo tài chính) hoặc nêu thời kì được kiểm toán. Trong một số trường hợp, nếu mục đích kiểm toán không liên quan đến một thời kì cụ thể thì có thể nêu thời gian tiến hành kiểm toán. + Tên của bộ phận kiểm toán nội bộ. Hình 5.1: Ví dụ về trình bày bìa một báo cáo kiểm toán nội bộ TỔNG CÔNG TY THỐNG NHẤT TỔNG CÔNG TY BÌNH AN Phòng Kiểm toán nội bộ Công ty Bình An 1 ---------- ---------- BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ Kiểm toán báo cáo tài chính Kiểm toán công tác an toàn lao động tại phân Văn phòng Tổng công ty xưởng Bình An I & II Ngày… Tháng…năm… Tổ Kiểm toán nội bộ Công ty
Sơ Công thương Tỉnh Thái Nguyên Tổng Công ty CPTM Sa Hoài Anh Công ty Bình Minh Phòng Kiểm toán nội bộ ---------- ---------- BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ BÁO CÁO KIỂM TOÁN NỘI BỘ Kiểm toán Chi phí sản xuất Kiểm toán chi phí xây dựng cơ bản Sáu tháng đầu năm… Công trình nhà máy số 5 Tháng…năm… TỔ KIỂM TOÁN NỘI BỘ Tổ Kiểm toán Xây dựng cơ bản 5.4.2. Báo cáo tổng quát Báo cáo tổng quát có một ý nghĩa quan trọng trong báo cáo kiểm toán. Nó trình bày một cách vắn tắt những nét chính của cuộc kiểm toán: mục đích, phạm vi, các phát hiện và ý kiến của KTV. Báo cáo tổng quát không chỉ giới thiệu sơ bộ về báo cáo kiểm toán mà còn giúp người đọc năm được và có cái nhìn tổng quát những vấn đề chính của cuộc kiểm toán trước khi đi vào xem xét chi tiết. Báo cáo tổng quát thường bao gồm những nội dung: + Ngày báo cáo + Người nhận + Lời nói đầu + Mục đích và phạm vi kiểm toán + Nội dung các phát hiện hoặc ý kiến vắn tắt + Yêu cầu phúc đáp + Kỳ tên + Tên các KTV tham gia + Các nơi nhận báo cáo + Mục lục + Ngày báo cáo: Ngày ghi trên báo cáo tổng quát thường là ngày tất cả các công việc cơ bản của cuộc kiểm toán đã hoàn thành (kể cả việc rà soát) + Người nhận: Bao gồm những người có liên quan và có quyền hạn ảnh hưởng đến những thay đổi cần thiết. Ví dụ: đối với một cuộc kiểm toán về tình hình quản lý và sử dụng máy móc thiết bị tại một phân xưởng thì báo cáo tổng quát sẽ phải gửi cho Trưởng phòng kiểm toán nội bộ của Công ty, Kế toán trưởng (liên quan đến các chi phí bảo dưỡng và sửa chữa), Trưởng phòng kĩ thuật (liên quan đến
công tác quản lý hồ sơ kĩ thuật của máy móc), Quản đốc phân xưởng, Phụ trách kĩ thuật phân xưởng. Danh sách này thường đã được phác thảo từ giai đoạn lập kế hoạch. + Lời nói đầu: Bao gồm những thông tin vừa đủ để chỉ ra tổ chức hay chức năng được kiểm toán, vai trò hoặc tầm quan trọng của nó. Trong phần này cũng có thể nêu nguyên nhân dẫn đến cuộc kiểm toán, ví dụ như: phục vụ cho việc bàn giao công tác, thực hiện chương trình kiểm toán định kì… Nếu các thông tin chi tiết quá dài, nêu nêu vắn tắt và tham chiếu đến phần phụ lục để xem chi tiết. + Mục đích và phạm vi kiểm toán: Chỉ ra các bộ phận hoặc hoạt động được kiểm toán, kèm theo lời giải thích vắn tắt về phạm vi, mức độ của cuộc kiểm toán. Nếu phương pháp kiểm toán có gì đặc biệt, nên giải thích vắn tắt. Tránh dùng các thuật ngữ nặng về chuyên môn hoặc chi tiết. Khi có những giới hạn trong kiểm toán, ví dụ như những lĩnh vực không kiểm tra được, KTV cần nêu trong báo cáo kiểm toá để người đọc có thể hiểu được mức độ thực tế công việc KTV đã làm. + Nội dung các phát hiện hoặc ý kiến vắn tắt: Chỉ nhấn mạnh về bản chất các phát hiện chứ không trình bày chi tiết. Phần trình bày này sẽ giúp người đọc có cái nhìn khái quát về toàn bộ kết quả của cuộc kiểm toán: tình hình tương đối tốt, xấy, đang cải tiến hay đang xấu đi…; các nhước điểm đang tồn tại; các lĩnh vực có thể tiết kiệm được; các hoạt động có rủi ro cao hơn mức có thể chấp nhận được… + Yêu cầu phúc đáp: Phần này sẽ chỉ ra đối tượng kiểm toán phải trả lời thế nào và trong thời gian bao lâu. Nội dung này rất cần thiết để đối tượng kiểm toán biết về nhiệm vụ phúc đáp của họ. Trong một số trường hợp, KTV thu thập những phúc đáp hoặc kế hoạch giải quyết riêng cho từng phát hiện kiểm toán hay kiến nghị trong báo cáo kiểm toán. Khi đó, một văn bản phúc đáp chung sẽ không cần thiết. Thuy nhiên, từng phúc đáp riêng phải được thực hiện bằng văn bản và phải có chữ kí của cán bộ thích hợp, KTV phải lưu giữ tài liệu này như những tài liệu quan trọng khác. + Ký tên: Có thể là chữ kí của trưởng nhóm kiểm toán hoặc đại diện Phòng kiểm toán được phân công chỉ đạo cuộc kiểm toán. Trong một số doanh nghiệp,
người ta yêu cầu bộ phận hay đối tượng được kiểm toán kí bên cạnh chữ kí của KTV để thừa nhận những vấn đề trong báo cáo kiểm toán. + Tên các KTV tham gia: Thường nằm ở phần cuối của Báo cáo tổng quát, nhằm mục đích: ^ Cho người quản lý biết các KTV tham gia cuộc kiểm toán ^ Thừa nhận vai trò cá nhân của các KTV, những người sẽ chịu trách nhiệm chặt chẽ về kết quả cuối cùng của cuộc kiểm toán. Kiểm soát chất lượng kiểm toán cũng tăng lên khi KTV biết tên mình được ghi trên báo cáo. ^ Tạo một cơ sở tham chiếu khi cần thiết + Các nơi nhận báo cáo: Sự liệt kê các nơi nhận báo cáo nhằm cho đối tượng kiểm toán biết công việc của họ được đưa cho ai xem. Theo nguyên tắc chung, những người không có quyền hay nhu cầu liên quan đến thông tin đó thì không được nhận báo cáo. Trong một số trường hợp, có những người chỉ nhận được một bộ phận của báo cáo. Ví dụ: KTV kiểm tra chi phí sản xuất của một quy trình sản xuất gồm hai phân xưởng, Phó Giám đốc phụ trách sản xuất có quyền và phải nhận được kết quả kiểm tra tại cả hai phân xưởng nhưng Quản đốc của mỗi phân xưởng chỉ cận nhận phần báo cáo kiểm toán có liên quan đến phần việc của họ mà thôi. Khi đó, báo cáo kiểm toán nên được thiết kế để có thể tách ra và gửi đi một cách thuận tiện. Việc gửi đi các bộ phận của báo cáo kiểm toán cũng được thể hiện trên Báo cáo tổng quát. + Mục lục: Cần thiết đối với các báo cáo kiểm toán dài và có nhiều phụ lục, thuyết minh. 5.4.3. Các thông tin chủ yếu Một số người nhận Báo cáo kiểm toán, đặc biệt là các nhà quảnn lý cấp cao, không quan tâm đến chi tiết các phát hiện mà chỉ chú ý đến vấn đề này sinh và sự quan tâm của họ ở một mức độ tổng quát. Vì vậy, trong báo cáo kiểm toán nên có một bảng tóm tắt những vấn đề chủ yếu hay nổi bật, gọi là Bảng thuyết minh các thông tin chủ yếu để đáp ứng yêu cầu này. Ngoài ra, các thông tin chủ yếu còn giúp người đọc dễ nắm bắt các phát sinh quan trọng trước khi đọc các chi tiết bởi nó cung cấp một cái nhìn toàn cảnh để có thể hiểu tốt hơn chi tiết. Bảng các thông tin
chủ yếu tập trung vào các rủi ro đối với doanh nghiệp và các thủ tục kiểm soát liên quan. Bảng các thông tin chủ yếu thường chỉ dài khoảng 1 hoặc 2 trang. Nếu báo cáo kiểm toán ngắn (khoảng 10-12 trang) thì có thể không cần trình bày riêng các thông tin chủ yếu mà sẽ ghép vào Báo cáo tổng quát. Có hai phương pháp trình bày Bảng các thông tin chủ yếu: (1) KTV sẽ giải thích ngắn gọn các phát hiện chủ yếu, sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần của độ quan trọng. Kèm theo mỗi phải hiện là nhận xét chung hoặc kết luận của KTV. Nên ghi số trang tham chiếu để người đọc có thể tìm thấy những thông tin chi tiết nếu cần. (2) KTV không chỉ liệt kê các phát hiện mà còn tổng hợp nguyên nhân của chúng, giải thích và tư vấn. Phương pháp này xác lập mối quan hệ giữa các phát hiện và cung cấp cho người đọc một cái nhìn tổng quát hơn về các phát hiện. Như vậy theo cách này, trong các thông tin chủ yếu, quan trọng nhất là KTV phải thể hiện một cách đầy đủ và rõ ràng kết quả của cuộc kiểm toán, bao gồm các nội dung như: Các vấn đề ghi nhận: Là những điểm thiếu sót, những sai phạm, những yếu kém mà trong quá trình kiểm toán KTV phát hiện ra. KTV phải nhấn mạnh đặc biết vào những thiếu sót, sai phạm, yếu kém chính, nghiêm trọng tại đối tượng kiểm toán. Tương ứng với các vấn đề phát hiện, KTV phải có ý kiến đánh giá và kết luận về những vấn đề yếu kém, thiếu sót hoặc sai phạm đó. Đống thời, đưa ra kiến nghị về những thay đổi cần thiết để khắc phục yếu kém, thiếu sót hoặc sai phạm đó. Mặt khác KTV cũng xác định những nguy cơ và rủi ro đối với đối tượng kiểm toán và doanh nghiệp nếu có (xuất phát từ những vấn đề thực trạng tồn tại) 5.4.4. Các phát hiện Các phát hiện chi tiết được lập ra từ Bảng xử lý các phát hiện kiểm toán. Bảng này bao gồm: thực trạng, tiêu chuẩn, hậu quả, nguyên nhân và kiến nghị cho mỗi phát hiện kiểm toán. Bảng này được thiết kế đề đưa ra các giải thích về các phát hiện một cách khách quan, rõ ràng, súc tích và có tinh thần xây dựng. Các bảng này thường được lập trong quá trình kiểm toán. Đây là một hồ sơ kiểm toán quan
trọng nhưng KTV có thể gửi bản sao của chúng cho doanh nghiệp ngay trong quá trình kiểm toán để họ có thể lập kế hoạch sửa chữa các sai sót của mình. Vấn đề cần lưu ý là phản ứng của đối tượng kiểm toán đối với báo cáo kiểm toán. Nếu đối tượng kiểm toán đã ý thức được nhược điểm của mình và đã có những hành động sửa chữa thì KTV không nhất thiết đưa vào báo cáo tất cả các bằng chứng và lý lẽ mà mình có. Trong một số trường hợp, KTV có thể giảm bớt các chi tiết phát hiện mà tập trung trình bày về các sửa chữa của doanh nghiệp, điều này một mặt giảm bớt sự bối rối của đối tượng kiểm toán, mặt khác vẫn phù hợp với Chuẩn mực 430.03 (về sự khách quan, rõ ràng, súc tích và có tính chất xây dựng) và chuẩn mực 430.05 (về thừa nhận hành động sửa sai). Ngược lại, trong một số trường hợp, nếu dự kiến có sự phản đối từ phía đối tượng kiểm toán, KTV sẽ tăng cướng các bằng chứng để bảo vệ quan điểm của mình. 5.4.5. Thuyết minh và phụ lục Bao gồm các bảng, hình vẽ, biểu đồ…minh hoạ hoặc thuyết minh chi tiết cho các nội dung trình bày trong báo cáo. Thường các bảng biểu này được đặt ngay cạnh trang có nội dung mà nó thuyết minh. Tuy nhiên, nếu các bảng biểu này khá dài, làm ảnh hưởng đến việc đọc các nội dung chính thì nên trình bày vào phận Phụ lục cuối báo cáo. Tất cả các biểu, bảng đều phải có tựa đề rõ ràng. 5.5. Một số kĩ năng viết báo cáo chính thức của một cuộc kiểm toán nội bộ Mục đích của kiểm toán nội bộ xét cho cùng là để thông tin và gây ảnh hưởng đến người đọc. Các mục đích này có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào cách thức viết báo cáo kiểm toán. Cần chú ý một số các kĩ năng sau đây để có thể đạt được một báo cáo tốt: - Thu thập đầy đủ thông tin cần thiết trước khi viết; - Sử dụng cách hành văn nhẹ nhàng, mang tính chất đối thoại; - Sử dụng câu văn ngắn, đơn giản, không để các đoạn văn quá dài; - Sử dụng từ ngữ dễ hiểu và thông dụng; - Sử dụng tiêu đề thích hợp;
- Sử dụng gạch dưới, in nghiêng để nhấn mạnh, sử dụng khoảng trắng để phân cách; - Tận dụng các bảng biểu và chú thích. 5.6. Ý kiến của kiểm toán viên nội bộ và đối tượng kiểm toán 5.6.1. Ý kiến của kiểm toán viên nội bộ KTV không nhất thiết phải đưa ra ý kiến trên Báo cáo kiểm toán, tuy nhiên, các nhà quản lý thường yêu cầu KTV đưa ra một ý kiến tổng quát đánh giá về hoạt động của doanh nghiệp được kiểm toán. Ý kiến này giúp người quản lý nắm được tổng thể vấn đề và cảnh báo họ về những rắc rối có thể xảy ra. Ý kiến của KTV phải thể hiện tính khách quan, dựa trên cơ sở những phát hiện kiểm toan đã trình bày. Ví dụ về một số loại ý kiến của KTV: - Ý kiến tán thành: … “Chúng tôi đã kiểm tra và đánh giá sự đầy đủ và có hiệu lực của các thủ tục kiểm soát trong hoạt động mua hàng tại Chi nhánh A. Chúng tôi đã sử dụng các phương pháp và kĩ thuật kiểm toán thích hợp cho Chi nhánh. Nội dung kiểm tra của chúng tôi bao gồm thủ tục mua hàng, bàn giao, nhập kho hàng và kế toán các nghiệp vụ này. Qua kiểm tra chúng tôi nhận thấy kiểm soát nội bộ được tổ chức và hoạt động tốt, hàng hoá được mua đúng nhu cầu, đúng chủng loại, đúng số lượng, đúng địa chỉ. Chung tôi nhận thấy các nghiệp vụ mua hàng được ghi chép đúng đắn trên sổ sách kế toán của chi nhánh”. - Ý kiến phê phán: … “Chúng tôi đã kiểm tra và đánh giá sự đầy đủ và có hiệu lực của kiểm soát nội bộ liên quan đến công tác sản xuất đã làm giảm thị phần của công ty trong thời gian từ tháng…năm đến tháng…năm… Chúng tôi đã sử dụng các phương pháp và thủ tục kiểm toán thích hợp cho đơn vị. Nội dung kiểm tra của chúng tôi bao gồm nhận xét của khách hàng về sản phẩm, kiểm soát đối với quá trình sản xuất, quy trình phân phối sản phẩm và sự hợp tác giữa công tác tiếp thị và sản xuất. Theo ý kiến chúng tôi, công ty đã giảm thị phần chủ yếu vì chất lượng sản phẩm không ổn định do kiểm soát đối với khâu sản xuất và kiểm tra chất lượng
không đầy đủ. Các tiêu chuẩn chất lượng cần quy định dễ hiểu và chi tiết bằng văn bản. Cần thực hiện công tác huấn luyện lại cho từng bộ phận”. - Ý kiến trung hoà: Trong thực tế, có những trường hợp khó lựa chọn giữa hai loại ý kiến trên. Đó là khi kết quả kiểm tra cho thấy cả hai mặt tích cực và tiêu cực trong hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ như: … “Qua kiểm tra chúng tôi nhận thấy hàng tồn kho được quản lý trong năm vừa qua. Tuy nhiên, sự thay đổi chính sách của công ty trong thời gian gần đây có nguy cơ gây ra tình trạng thất thoát hàng trong kho. Điều này cần sớm được xem xét”. Trình bày ý kiến của KTV: Ý kiến của KTV có thể được trình bày bằng một trong 2 cách: - Trình bày riêng thành một phần của báo cáo kiểm toán, gọi là ý kiến KTV nội bộ. Cách này dùng trong trường hợp doanh nghiệp đã xây dựng thành mẫu ý kiến chuẩn của KTV. - Trình bày chung trong Báo cáo tổng quát. 5.6.2. Ý kiến của đối tượng kiểm toán KTV có thể đưa ra hoặc không đưa ra ý kiến của đối tượng kiểm toán trong Báo cáo kiểm toán. Sự lựa chọn này của KTV thường tuỳ thuộc vào sự chấp nhận và mức độ hợp tác của đối tượng kiểm toán. Chuẩn mực 430.06 nêu: “Quan điểm của đối tượng kiểm toán về các kết luận hoặc kiến nghị có thể đưa vào báo cáo kiểm toán”. Việc đưa ra ý kiến cảu đối tượng kiểmt oán vào Báo cáo kiểm toán mang lại những thuận lợi sau: - KTV không chỉ quan tâm về các phát hiện kiểm toán mà có nhấn mạnh vào vai trò của người quản lý và tiến trình sửa chữa các yếu kém còn tồn tại. - Tạo ra một sự cân bằng trong Báo cáo kiểm toán - Khuyến khích sự làm việc tích cực hơn - Thúc đẩy sửa chữa các tồn tại của đối tượng kiểm toán
- Người đọc Báo cáo kiểm toán không phải chờ đợi sự phản hổi của đối tượng kiểm toán. KTV có thể trình bày ý kiến của đối tượng kiểm toán theo một trong 3 cách sau: - Trình bày thành một đoạn tổng hợp, vắn tắt trong Báo cáo tổng quát - Đưa ý kiến của đối tượng kiểm toán vào phần trình bày của từng phát hiện kiểm toán - Đề nghị đối tượng kiểm toán thảo một văn bản trả lời và KTV sẽ đính kèm nó vào báo cáo. 5.7. Hoàn chỉnh, phát hành và lưu trữ báo cáo kiểm toán viết chính thức cho một cuộc kiểm toán 5.7.1. Hoàn chỉnh báo cáo viết chính thức cho cuộc kiểm toán Chuẩn mực 230.02.4: Trưởng bộ phận kiểm toán nội bộ chịu trách nhiệm về việc thực hiện một sự giám sát thích hợp để “đảm bảo rằng báo cáo kiểm toán chính xác, khách quan, rõ ràng, súc tích, có tính xây dựng và đúng thời hạn”. Chuẩn mực 430.07: “Trưởng kiểm toán nội bộ hoặc người phụ trách cuộc kiểm toán phải rà soát lại và phê chuẩn báo cáo kiểm toán trước khi phát hành…” Một công cụ hữu ích cho việc hoàn chỉnh báo cáo kiểm toán là Bảng kiểm tra. Thông qua việc sử dụng bảng này, người kiểm tra sẽ khó có thể quên hay bỏ sót các điểm quan trọng, các sai sót… Quy trình tổ chức xét duyệt Báo cáo kiểm toán trước khi phát hành như sau: Sơ đồ 5.1: Quy trình xét duyệt Báo cáo kiểm toán viết chính thức cho một cuộc kiểm toán nội bộ
5.7.2. Phát hành và lưu trữ báo cáo viết chính thức của cuộc kiểm toán Phát hành báo cáo kiểm toán viết chính thức của cuộc kiểm toán: Sau khi báo cáo hoàn thành, trưởng nhóm kiểm toán phải xác định đối tượng nhận báo cáo để nhận báo cáo đầy đủ, lấy chữ kí của tất cả KTV tham gia. Đồng thời bộ phận gửi báo cáo phải xác định cách thức gửi báo cáo cho các đối tượng nhận. Có thể gửi báo cáo bằng nhiều cách khác nhau như gửi bưu điện, sử dụng dịch vụ chuyển phát thư đặc biệt, gửi qua hệ thống văn thư của doanh nghiệp… Tuy nhiên, đối với các báo cáo có nhiều thông tin quan trọng và tế nhị, KTV nên giao tận tay người nhận.
Để kiểm soát tốt hơn việc gửi báo cáo kiểm toán, cần theo dõi về số báo cáo được gửi, gửi cho ai, ngày giao báo cáo, ai gửi báo cáo đi… Lưu trữ báo cáo kiểm toán viết chính thức của kiểm toán: KTV giữ lại ít nhất một bản của mỗi báo cáo kiểm toán đã phát hành. Thông thường, KTV sẽ giữ một bản hoàn chỉnh trong hồ sơ kiểm toán thường trực (hay hồ sơ gốc) và lưu một bản khác trong hồ sơ kiểm toán hiện hành. Bản lưu trong hồ sơ hiện hành phải được tham chiếu của từng phát hiện kiểm toán để có thể tra cứu về các hồ sơ kiểm toán chi tiết liên quan đến phát hiện đó. Hồ sơ kiểm toán thường trực (hồ sơ gốc) lưu trữ các báo cáo kiểm toán phải được xem là bảo mật và phải được bảo vệ an toàn khỏi những người có thẩm quyền. Các báo cáo được đánh số thứ tự để kiểm soát và tránh thất thoát. Báo cáo kiểm toán được lưu trữ vô hạn định hoặc theo quy định của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên để làm tài liệu tham khảo cho các cuộc kiểm toán sau, báo cáo kiểm toán nên được lưu trữ lâu trên 10 năm. 5.8. Hồ sơ kiểm toán nội bộ Hồ sơ kiểm toán nội bộ là tập hợp các tài liệu do KTV lập, sử dụng và lưu giữ trong quá trình kiểm toán. Cũng giống như kiểm toán độc lập và kiểm toán nhà nước, trong kiểm toán nội bộ cũng có hai loại hồ sơ kiểm toán là hồ sơ kiểm toán là hồ sơ kiểm toán chung (hay hồ sơ kiểm toán thường trực) và hồ sơ kiểm toán năm (hồ sơ kiểm toán hiện hành). Trong đó: Hồ sơ kiểm toán chung: Hồ sơ kiểm toán chung (hồ sơ kiểm toán thường trực) là nơi lưu trữ những thông tin, tài liệu thu thập được trong một hoặc nhiều năm kiểm toán, liên quan đến một đối tượng kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán chung thường mang tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán chung có thể được chỉnh lý mỗi khi có những thay đổi của khách hàng.