Bài giảng Kỹ năng mềm: Bài 4 – Lưu Quang Phú

BÀI 4: KĨ NĂNG THUYẾT TRÌNH (PHẦN 2)

Giảng viên Lưu Quang Phú

1

Trưởng bộ phận Truyện thông nội bộ - Ngân hàng Việt Nam Thịnh Vượng

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về thuyết trình.

01

Giúp học viên biết cách thuyết trình thành công một vấn đề cụ thể.

02

Giúp học viên tự tin khi nói trước đám đông.

03

2

CẤU TRÚC NỘI DUNG

Tiến hành thuyết trình

4.1.

Vận dụng các kĩ năng trong thuyết trình

4.2.

3

4.1. TIẾN HÀNH THUYẾT TRÌNH

Trình bày nội dung bài thuyết trình

4.1.1

Đặt và trả lời câu hỏi đối với khán giả

4.1.2

4

4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH

Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình cần gây ấn tượng mạnh mẽ và thuyết phục khán

giả: • Chào những người tham dự và giới thiệu bản thân: mục đích là để cung cấp thông tin và xác

định rõ vai trò của bạn với bài thuyết trình.

Ví dụ: Chào những người tham dự  Xin chào tất cả các bạn, tôi rất vui được chào đón các bạn tại đây vào buổi sáng ngày

hôm nay…

 Xin chào tất cả các bạn tôi rất vinh dự được có mặt ở đây ngày hôm nay. Xin tự giới thiệu

tên tôi là…

 Xin chào buổi sáng tốt lành đến tất cả các quý ông và quý bà. Tên tôi là… và tôi đang là…  Xin chào tất cả mọi người. Tôi là … và tôi rất hạnh phúc được có cơ hội thuyết trình về…

đến các bạn.

 Xin chào tất cả mọi người, cám ơn sự có mặt của các bạn ngày hôm nay. Tên tôi là… và tôi

5

đến từ…

4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)

Trình bày phần mở đầu bài thuyết trình cần gây ấn tượng mạnh mẽ và thuyết phục khán giả: • Đưa ra cấu trúc bài thuyết trình: chủ đề chính và mục đích của bài thuyết trình, giới thiệu ngắn

gọn cấu trúc của bài thuyết trình.

Ví dụ: Trong đó, tôi chia bài thuyết trình thành 3 phần: tôi sẽ đề cập với các bạn ba phần chính:

Điều đầu tiên, tôi đề cập đến... sau đó, tôi sẽ đi vào phần… và cuối cùng, tôi sẽ nói cho các bạn. • Thông báo thời gian thuyết trình: Để duy trì sự chú ý của khán giả bạn nên thông báo thời gian

thuyết trình và thời gian này càng ngắn càng tốt.

Ví dụ:  Bài thuyết trình của tôi sẽ diễn ra trong vòng….  Hoặc tôi sẽ dùng khoảng thời gian là… cho bài thuyết trình của mình.

Ví dụ:

Nếu các bạn có câu hỏi, xin các bạn vui lòng dành nó đến cuối bài thuyết; trình hoặc tôi sẽ trả lời

6

câu hỏi của các bạn khi bài thuyết trình này kết thúc.

4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)

Những điều nên và không nên khi mở đầu một bài thuyết trình

Nên

Không nên

Sử dụng câu hỏi thăm dò;

• Đưa ra một thông báo hoặc thống kê; • Chia sẻ cảm nhận chân tình của mình với

khán giả;

Trích dẫn danh ngôn nổi tiếng;

Thuật lại câu chuyện có liên quan;

Lúng túng không biết sử dụng các thiết bị

• Bắt đầu bằng một lời xin lỗi; • • Dùng câu hỏi cường điệu hoa mỹ; • Đi quá xa chủ đề; • Không biết cách đi lên bục thuyết trình; •

Sử dụng tình huống gây sốc;

hỗ trợ.

Sử dụng các câu hỏi tu từ, hoặc những câu

• Đưa ra những trích dẫn, minh họa phù hợp; • • • •

hỏi bất ngờ.

7

4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)

Trình bày phần thân bài cần rõ ràng, mạch lạc các ý chính liên kết với nhau, có lôgic chặt chẽ. • Phát triển nội dung các ý rõ ràng, mạch lạc, không lan man làm người nghe không hiểu. • Trình bày với ngôn từ thật đơn giản, dễ hiểu để tránh việc người nghe hiểu nhầm và sẽ gây khó

khăn cho bạn lúc đặt và trả lời câu hỏi.

• Giới hạn thời gian phát biểu: thông báo trước thời dự kiến thuyết trình để cử tọa biết họ cần tập

trung trong bao lâu.

Ví dụ, bạn nói: “Chúng ta chỉ có 20 phút, vì vậy cho phép tôi được đi thẳng vào vấn đề…”. Sau đó,

bạn nhắc lại với cử toạ rằng thời gian thuyết trình diễn ra đúng dự kiến như: “Chúng ta còn

khoảng 5 phút nữa. Vậy để tóm tắt, cho phép tôi nói rằng…” Nên bám sát nội dung gợi ý của bài

thuyết trình. Nếu khán giả muốn đặt câu hỏi hoặc tỏ ra không đồng tình với quan điểm bạn trình

8

bày, bạn có thể nói với họ sẽ trả lời sau và tiếp tục thuyết trình cho hết bài.

4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)

Trình bày phần thân bài cần rõ ràng, mạch lạc các ý chính liên kết với nhau, có lôgic chặt chẽ. • Sử dụng các thiết bị hỗ trợ một cách bài bản, chính xác, sử dụng thành thạo phương tiện hỗ trợ để

giúp người nghe hiểu hơn.

Ví dụ: Các diễn giả thường dùng phương tiện để nhìn là powerpoint, tranh ảnh, đồ thị… Các

phương tiện nhìn nên đủ lớn để khán giả có thể thấy rõ. Các câu thể hiện trên slide màn hình cần

đơn giản, ngắn gọn và nêu được ra các ý chính. Mỗi trang thuyết trình (slide) cần từ 3 đến 5 câu.

Các câu thể hiện trên slide giúp người thuyết trình dễ dàng theo sát nội dung theo cách logic nhất

và giúp người nghe tiện theo dõi.

• Cần có sự chuyển ý giữa các chủ đề: Những thông tin mà bạn đang đưa ra thông qua bài thuyết trình có thể là thông tin mới đối với khán giả. Chỉ có bạn mới biết rõ cấu trúc bài thuyết trình. Vì

vậy, bạn nên cho khán giả biết khi nào bạn chuyển sang một ý mới. Điều đó sẽ giúp khán giả tiện

theo dõi và sẵn sàng nghe ý mới. Việc dùng các từ nối còn giúp cho người nghe tập trung và không

9

bị bỏ sót ý.

4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)

Trình bày phần thân bài cần rõ ràng, mạch lạc các ý chính liên kết với nhau, có lôgic chặt chẽ. • Ngắt nhịp trình bày hợp lý: Khi cần nhấn mạnh một ý nào đó hoặc khi chuyển tiếp từ ý này sang ý

khác bạn nên có sự ngắt nhịp hoặc lặp lại ý đó một lần nữa.

• Cần có sự giao lưu khán giả: giao lưu được thể hiện qua những câu hỏi mở với khán giả xem kẽ trong lúc thuyết trình. Thỉnh thoảng hỏi xem sự nắm bắt của khán giả tới đâu. Hoặc đôi lúc đặt

câu hỏi liên quan đến nội dung cần nói, để khán giả được suy nghĩ trước, và họ sẽ cảm thấy liên

quan hơn và dễ tiếp thu hơn. Khi đó người thuyết trình phải phản ứng nhanh, làm sao vẫn dẫn

10

câu chuyện theo ý ban đầu của mình, đừng để bị câu trả lời của khán giả làm lạc đường.

4.1.1. TRÌNH BÀY NỘI DUNG BÀI THUYẾT TRÌNH (Tiếp theo)

Trình bày phần kết luận cần phải gây ấn tượng để lưu lại dấu ấn trong lòng khán giả • Nhắc lại các vấn đề chính mà bạn đã đề cập trong bài thuyết trình để khán giả ghi nhớ nội

dung bài thuyết trình của bạn;

• Dừng bài thuyết trình với một nhận định thú vị hay một nút thắt phù hợp với vấn đề  Lưu lại

trong lòng người nghe một ấn tượng tốt và cảm giác hoàn hảo.

• Một kết thúc mạnh mẽ và ấn tượng:

 Tóm lược bài thuyết trình trong một hoặc hai câu;  Nhấn mạnh vào cụm từ trọng tâm;  Sử dụng điệp âm.

11

4.1.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ

Chuẩn bị phần hỏi đáp • Dự đoán các câu hỏi của khán giả:

 Nên nghĩ đến những câu hỏi của khán giả có thể hỏi bạn

ngay từ khi bạn lập đề cương cho buổi thuyết trình;

 Trong giai đoạn luyện tập hãy khuyến khích những người

trong nhóm đặt ra càng nhiều câu hỏi càng tốt.

Luyện tập cách trả lời câu hỏi: • Nhờ bạn bè nghe mình trình bày rồi đặt câu hỏi; • Ghi âm câu trả lời rồi nghe lại, tự điều chỉnh; • Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thuyết trình sẽ giúp bạn tự tin

12

trả lời câu hỏi.

4.1.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ (tiếp theo)

13

Khi nhận được câu hỏi của khán giả: • Tiếp nhận câu hỏi với thái độ tích cực; • Lắng nghe cẩn thận câu hỏi của khán giả; • Hướng câu trả lời tới toàn bộ khán giả; • Bạn có thể suy nghĩ trước khi trả lời câu hỏi nhưng không nên quá lâu (10 giây); • Cố gắng trả lời thẳng vào vấn đề; • Thái độ chân thành và thẳng thắn khi gặp câu hỏi khó trả lời; • Cố gắng kiểm soát thời gian.

4.1.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ (tiếp theo)

Ứng phó với những câu hỏi không thể trả lời ngay được

Trong những trường hợp câu hỏi khó, bạn không biết câu trả lời, hoặc chỉ có thể nghiên cứu kỹ

mới trả lời được, thì hãy cố gắng thể hiện cho chủ tọa thấy bạn không phớt lờ câu hỏi đó, hãy

mạnh dạn nói những câu sau đây: • Hiện tôi không có câu trả lời, nhưng tôi có thể tìm hiểu giúp ông. Xin vui lòng cho tôi địa chỉ tôi

sẽ liên lạc với ông sau;

• “Tôi cần suy nghĩ một chút. Chúng ta sẽ trở lại câu hỏi này vào cuối buổi. Xin mời câu hỏi

tiếp theo.”;

• “Tôi không biết chắc là mình biết rõ câu trả lời. Có lẽ, chúng ta hãy thảo luận thêm về vấn đề

này vào cuối buổi thuyết trình.”;

• “Thực sự không có câu trả lời phân định đúng hay sai rõ ràng cho vấn đề này. Song cá nhân tôi

14

cho rằng…”.

4.1.2. ĐẶT VÀ TRẢ LỜI CÂU HỎI ĐỐI VỚI KHÁN GIẢ (tiếp theo)

Thông báo về cách thức và thời điểm khán giả có thể đặt câu hỏi

Bạn nên nêu rõ cho khán giả biết thời điểm đặt câu hỏi (sau mỗi đoạn nói, sau khi kết thúc, hay

bất cứ lúc nào) phù hợp với buổi thuyết trình hôm đó. Cũng có thể giới hạn số câu hỏi và yêu cầu

từng người hỏi một.

Những kiểu câu hỏi khán giả thường đặt ra cho thuyết trình viên

15

Hầu hết các câu hỏi của cử tọa đều có mục đích chung, chứ không có mục đích cá nhân. • Câu hỏi dạng tóm tắt; • Câu hỏi cung cấp thông tin; • Câu hỏi tôi và của tôi.

4.2. VẬN DỤNG CÁC KỸ NĂNG TRONG THUYẾT TRÌNH

4.2.1

Kĩ năng nói trong thuyết trình

4.2.2

Kĩ năng giao tiếp phi ngôn ngữ (ngôn ngữ cơ thế)

4.2.3

Kĩ năng lắng nghe

4.2.4

16

Kĩ năng thuyết phục

4.2.1. KỸ NĂNG NÓI TRONG THUYẾT TRÌNH

Giọng nói/Âm lượng • Trong khi thuyết trình bạn cần điều tiết âm lượng, giọng nói sao cho truyền cảm, rõ ràng, có

điểm nhấn và tạo sự lôi cuốn;

• Tránh âm lượng quá to làm cho khán giả mệt mỏi, tránh âm lượng quá nhỏ làm cho khán giả

phải căng tai ra khi muốn nghe những gì bạn nói;

• Cách phát âm cần rõ ràng, mạch lạc, “tròn vành rõ chữ”.

17

4.2.1. KỸ NĂNG NÓI TRONG THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)

Giọng nói/Âm lượng • Nhịp điệu, tốc độ nói: Việc thay đổi nhịp điệu, tốc độ nói sẽ nhấn mạnh được ý mà người

thuyết trình cần trình bày.

• Nên căn cứ vào từng đối tượng cụ thể để điều chỉnh tốc độ nói. Nếu khán giả có trình độ cao hoặc đang chăm chú lắng nghe thì có thể nói tốc độ nhanh. Ngược lại khán giả có kiến thức

hạn chế thì cần nói chậm.

• Cần quan sát thái độ của khán giả để nói:

 Tránh nói nhanh làm khán giả không kịp tiếp nhận;  Tránh nói chậm gây buồn ngủ nhạt nhẽo;  Tránh những tiếng đệm: Ừ, à, ờ,…;  Tránh lặp lại một từ quá nhiều lần.

18

4.2.1. KỸ NĂNG NÓI TRONG THUYẾT TRÌNH (tiếp theo)

Giọng nói/Âm lượng • Nói đều đều: Đa số những người giọng đọc đều đều là do sự lo lắng. Khi người nói cảm thấy hồi hộp các cơ ở ngực và cổ họng trở nên ít linh hoạt hơn và không khí khó lưu thông. Dẫn

đến giọng nói mất đi tính linh hoạt tự nhiên như nói chuyện và giọng đọc đều đều. Để khắc

phục tình trạng này bạn cần thả lỏng và giảm bớt tình trạng căng thẳng bằng cách thực hiện

các động tác đơn giản như siết tay, đẩy cổ, kéo căng cơ thể hoặc kéo căng xương sống;

• Nói quá nhanh: Mức độ nói trung bình khi giao tiếp là 125 từ/phút. Khi bạn lo lắng bạn cũng sẽ bị nói quá nhanh. Nói quá nhanh còn xảy ra khi bạn bị nói vấp. Khi điều này xảy ra bạn nên

19

nói chậm lại và nghỉ hơi khi nói hết 1 câu rồi mới chuyển sang câu khác.

4.2.2. KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ)

• Con người giao tiếp, biểu đạt tình cảm hoặc truyền thông tin cho

nhau đa phần là qua những dấu hiệu phi ngôn ngữ;

• Giao tiếp phi ngôn ngữ là một công cụ quan trọng để biểu đạt

tâm trạng, tình cảm, cảm xúc của con người;

• Vận dụng tốt các phương thức giao tiếp phi ngôn ngữ trong

20

thuyết trình sẽ giúp bạn thuyết trình thành công.

4.2.2. KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ)

Giao tiếp bằng mắt trong khi thuyết trình • Ánh mắt có thể tạo thiện cảm, rút ngắn khoảng cách xa lạ giữa thuyết trình viên và khán giả. • Giao tiếp bằng mắt như thế nào để đạt hiệu quả cao?

 Bắt đầu bằng việc đưa ánh mắt trìu mến quan sát xung quanh phòng để lôi cuốn sự chú ý của

khán giả;

 Đưa ánh mắt chú ý đến một nhóm khán giả khi bạn nói câu nói đầu tiên;  Trong khi nói, hãy di chuyển ánh mắt đến tất cả khán giả đang có mặt trong buổi thuyết trình;  Không nên nhìn chằm chằm vào khán giả mà hãy quan sát họ, tìm kiếm từng cá nhân đang

chú ý lắng nghe bạn;

 Không nên nhìn liên tục vào tài liệu, màn chiếu hoặc chớp mắt liên tục.

21

4.2.2. KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ) (tiếp theo)

Cử chỉ

Trong bài thuyết trình nếu không có cử chỉ sẽ gây nhàm chán, không truyền đạt được trọn vẹn thông

điệp đến khán giả. Tuy nhiên nếu sử dụng cử chỉ không đúng cách và sử dụng quá nhiều cũng sẽ gây

22

phản cảm với khán giả. Vậy người thuyết trình cần tránh các cử chỉ: • Nhún vai quá nhiều; • Lắc lư đầu và vung tay quá nhiều; • Trỏ tay, chắp tay sau lưng; • Khoanh tay, để tay trong túi; • Siết tay, tay chống hông; • Rụi mắt, mân mê đồ vật.

4.2.2. KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ) (tiếp theo)

Dáng điệu, tư thế, phong thái

 Đầu lắc lư, trùng chân, dựa vào bàn hoặc điểm tựa nào đó;  Đứng che khuất tầm nhìn hoặc quay lưng về phía khán giả.

Thuyết trình viên cần thể hiện sự gần gũi, cởi mở, nồng nhiệt và đĩnh đạc: • Đứng thẳng hơi hướng về phía trước để tạo sự gần gũi, cởi mở với khán giả; • Tránh:

• Thẳng đầu, ánh mắt nhìn về phía khán giả; • Lưng, bụng và chân thẳng, tạo sự tự nhiên.

23

4.2.2. KĨ NĂNG GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ (NGÔN NGỮ CƠ THẾ) (tiếp theo)

Di chuyển

Người thuyết trình nên chủ động di chuyển trong một không gian nhất định: • Di chuyển nhịp nhàng, kết hợp hướng ánh mắt vào khán giả, vào bảng biểu minh họa và

thuyết trình liên tục;

• Chỉ nên di chuyển đến khoảng cách 1m với khán giả; • Di chuyển đến nhiều vị trí khán giả khác nhau. • Tránh:

 Di chuyển nhanh và liên tục;  Di chuyển đến quá gần khán giả;  Tránh sự va chạm vào khán giả.

24

4.2.3. KĨ NĂNG LẮNG NGHE

Nghe chủ động • Là tập trung nghe một cách cẩn thận và có cảm nhận về những gì mà bạn có thể nghe thấy;

 Trong khi thuyết trình, bạn cần vừa trình bày, vừa lắng nghe sự phản hồi của khán giả thông

qua các câu hỏi của khán giả đặt ra và các âm thanh phát ra xung quanh khán phòng;  Bạn cần kiên nhẫn nghe khi người khác chia sẻ kinh nghiệm hoặc đặt câu hỏi cho bạn.

• Đối với những câu hỏi lan man, bạn nên chọn ra một ý chính, có thể hỏi lại trực tiếp khán giả để

khẳng định ý khán giả muốn hỏi;

• Cần thể hiện sự tự tin của bạn bằng cách không bộc lộ cảm xúc sợ hãi, bực bội, khó chịu,… đối

25

với câu hỏi hoặc thái độ phản đối của khán giả.

4.2.3. KĨ NĂNG LẮNG NGHE • Một số hình thức đối nghịch và cách xử lý:

Sự đối nghịch của khán giả

Cách xử lý

Khán giả đưa những nhận xét tiêu cực hay ngắt lời

Trả lời lịch sự và kiên quyết. Cần sự khéo léo và tế nhị.

diễn giả đang trình bày

Tránh tranh cãi. Đưa ra các dữ kiện, bằng chứng để làm sáng tỏ

Khán giả bác bỏ những điều diễn giả trình bày

vấn đề.

Bạn phải đóng vai trò hòa giải. Nhắc lại mọi người nhớ lại

Các khán giả xảy ra bất đồng khiến buổi thuyết

mục đích của buổi thuyết trình. Cố gắng giảm bớt sự căng

trình bị gián đoạn

thẳng, đảm bảo mọi người ai cũng được phát biểu.

Bạn hãy chuẩn bị sẵn một số câu trả lời để né tránh như:

Khán giả đặt câu hỏi không liên quan tới bài

“Hôm nay, tôi không định đề cập đến cả khía cạnh đó của vấn

thuyết trình hoặc câu hỏi được chuẩn bị sẵn sàng

đề…”, hay: “Đây là vấn đề hoàn toàn tách biệt với vấn đề thuyết

để vạch ra những điểm yếu trong lập luận, nhằm

làm khó diễn giả và hạ thấp giá trị bài thuyết trình

trình và bây giờ tôi không có thời gian để thảo luận nó…”.

Suy đoán nguyên nhân và tự khắc phục. Có thể nguyên nhân là

Khán giả im lặng không hưởng ứng với bài thuyết

do bài thuyết trình không tạo hứng thú và không đem lại hiệu

trình

quả hoặc có thể do cử tọa thuộc tuýp người như vậy.

26

4.2.3. KĨ NĂNG LẮNG NGHE

Nghe chủ động • Lắng nghe có phân tích: Trong khi thuyết trình bạn cần tôn trọng người nghe, tập trung nghe và xử lý các thông tin, phân

tích các giữ liệu;

• Việc lắng nghe có phân tích không chỉ liên quan đến tai nghe mà còn liên quan đến bộ não và đôi mắt của bạn. Để trả lời

chính xác, bạn phải nghe những gì mà khán giả nói, đọc được

27

ngôn ngữ cơ thể của họ và xử lý tốt tình huống xảy ra.

4.2.4. KĨ NĂNG THUYẾT PHỤC

• Thuyết phục là một hoạt động tâm lý xảy ra khi có nhiều quan điểm về một vấn đề cùng

tồn tại và người này muốn quan điểm của mình có ảnh hưởng đối với người khác;

• Để thuyết phục người nghe, bạn cần đưa ra những thông tin thực tế, có bằng chứng xác đáng; • Cách truyền đạt thông tin rất quan trọng trong vấn đề thuyết phục. Những thông tin đưa ra

phải súc tích, dễ xử lý thì mới có thể tăng tính hiệu quả của sự thuyết phục;

• Cần chuẩn bị tâm lý trước một thực tế là dù bạn có chuẩn bị bài thuyết trình tốt đến đâu thì

bạn cũng khó có thể thuyết phục được toàn bộ người nghe;

• Sẽ có một số ý kiến đối lập với bạn mà bạn thực sự không thể thay đổi quan điểm của họ cùng

một lúc;

• Vì vậy hãy chuẩn bị kỹ lưỡng cho buổi thuyết trình để tăng độ tự tin và hướng vào đa số

28

khán giả nghe bạn.

TỔNG KẾT CUỐI BÀI

1. Tiến hành thuyết trình:

• Trình bày nội dung bài thuyết trình • Đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi của khán giả

2. Vận dụng các kỹ năng trong thuyết trình:

• Kỹ năng nói • Ngôn ngữ cơ thể • Kỹ năng nghe • Kỹ năng thuyết phục

29