Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản

KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN

Ngô Duy Đoản

01643479579

duydoanftw@gmail.com

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG.

• Là bản viết hoặc in mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu

1.1. Khái niệm văn bản của đảng

lại làm bằng.

• Văn bản là một phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin từ chủ thể này qua chủ thể khác bằng ngôn ngữ hoặc một ký hiệu ngôn ngữ nhất định (nghĩa chung nhất)

• Văn bản là phương tiện thông tin viết, chính thức và chính xác mà các cơ quan, tổ chức dùng để lãnh đạo và chỉ đạo mọi hoạt động quản lý của cơ quan; đồng thời cũng là phương tiện ghi lại những tri thức, những kinh nghiệm giúp cho việc giải quyết công việc trước mắt và lưu lại cho việc nghiên cứu sau này

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VB CỦA ĐẢNG. tt 1.1. Khái niệm văn bản của đảng. tt - Văn bản của Đảng.

“Văn bản của Đảng là loại hình tài liệu thể hiện bằng ngôn ngữ viết để ghi lại hoạt động của Đảng, do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Đảng ban hành theo quy định của Điều lệ Đảng, của Trung ương”

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt 1.1. Khái niệm văn bản của đảng. tt

* Vai trò văn bản của Đảng.

• Văn bản của Đảng dùng để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, để báo cáo, chỉ thị, để liên hệ giữa các cơ quan, các ngành, các cấp.

• Văn bản của Đảng là phương tiện chủ yếu và phổ biến nhất để tổ chức mối quan hệ giữa Đảng với hệ thống chính trị, với xã hội và hoạt động của bản thân hệ thống Đảng.

• Văn bản của Đảng là cứ liệu, là bằng chứng lịch sử để

nghiên cứu, tổng kết, đánh giá khi cần thiết.

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt 1.1. Khái niệm văn bản của đảng. tt

* Chức năng của văn bản.

4 chức năng

Chức năng pháp lý

Chức năng thông tin

Chức năng văn hoá- xã hội Chức năng quản lý, điều hành

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt 1.1. Khái niệm văn bản của đảng. Tt

* Đối tượng tiếp nhận văn bản.

Các tổ chức Đảng và đảng viên của Đảng bộ

Các cơ quan Nhà nước ở cơ sở: Ủy ban dân, nhân Hội đồng nhân dân.

VĂN BẢN

Toàn thể đội ngũ cán bộ hoạt động trong hệ thống chính trị,…

Các tổ chức quần chúng của Đảng: Mặt trận, các đoàn thể nhân dân.

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt

1.2 Thể loại và thẩm quyền ban hành văn bản của tổ chức cơ sở đảng. 1.2.1. Thể loại.

• Văn bản của Đảng gồm 23 loại chính thường sử dụng.

(1)- Cương lĩnh chính trị, (2)- Điều lệ Đảng ,(3)- Chiến lược, (4)-

Nghị quyết , (5)- Quyết định,(6)- Chỉ thị, (7)- Kết luận, (8)- Quy chế, (9)-

Quy định, (10)- Thông tri, (11)- Hướng dẫn, (12)- Thông báo, (13)- Thông

cáo, (14)- Tuyên bố, (15)- Lời kêu gọi, (16)- Báo cáo, (17)- Kế hoạch, (18)-

Quy hoạch,

(19)- Chương trình, (20)- Đề án, (21)- Tờ trình, (22)- Công

văn, (23)- Biên bản.

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt 1.2 Thể loại và thẩm quyền ban hành văn bản của tổ chức cơ sở đảng. tt

• Các cơ quan lãnh đạo cấp Trung ương . • Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

1.2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của đảng

• Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh

(gọi chung là cấp tỉnh).

(gọi chung là cấp huyện).

đồng,…ban hành.

• Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp cơ sở. • Các cơ quan tham mưu giúp việc và các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội

• Các đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp ban hành

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt

1.3. Thể thức văn bản của Đảng

Thể thức văn bản của Đảng bao gồm các thành phần cần thiết của văn

bản được trình bày đúng quy định để bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị thực

tiễn của văn bản.

Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28-5-2004 của VPTW Đảng vè thể

thức văn bản của Đảng quy định rất chi tiết về các thành phần thể thức bắt

buộc, các thành phần thể thức bổ sung và các thành phần thể thức bản sao.

25mm

15mm

35mm

12a

12b

Ghi chú 1. Tiêu đề 2. Tên cơ quan ban hành văn bản. 3. Số, ký hiệu. 4. Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. 5a. Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

25mm

5b. Trích yếu nội dung công văn. 6. Nội dung văn bản (có thể có nhiều trang). 7a. Thể thức đề ký, chức vụ người ký. 7b. Chữ ký 7c. Họ tên người ký 8a. Nơi nhận công văn. 8b. Nơi nhận văn bản. 9. Dấu chỉ mức độ mật. 10. Dấu chỉ mức độ khẩn. 11. Dấu chỉ phạm vi phổ biến. 12a. Dấu chỉ tài liệu hội nghị. 12b. Dấu chỉ dự thảo.

Ghi chú:

13. Đường phân ranh giới giữa văn bản sao với thể thức sao.

14. Tên cơ quan sao.

15. Số và ký hiệu sao.

16. Địa điểm và ngày, tháng, năm sao.

17. Ghi chỉ dẫn loại bản sao.

18. Thể thức đề ký, chức vụ, chữ ký, họ tên người ký và dấu cơ quan sao.

19. Nơi nhận bản sao.

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt 1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt 1.3.1. Thành phần thể thức bắt buộc

Mỗi văn bản chính thức của Đảng bắt buộc phải có đủ 8 thành phần: • Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam", • Tên cơ quan ban hành văn bản (tác giả),

• Số và ký hiệu văn bản, • Địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản, • Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,

• Phần nội dung văn bản, • Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành văn bản, • Nơi nhận văn bản.

25mm

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

TÊN CQ BAN HÀNH VB

Địa điểm, ngày tháng, năm

Số và ký hiệu VB

15mm

35mm

Trích yếu nội dung CV

12a

12b

TÊN LOẠI VĂN BẢN

và trích yếu nội dung văn bản.

10

Nơi nhận công văn

Nội dung văn bản

THỂ THỨC ĐỀ KÝ, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ.

Nơi nhận văn bản: Tên các cơ quan nhận

Chữ ký

Họ Tên người ký

25mm

1.3. Thể thức văn bản của Đảng

* Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc.tt

• Vị trí trình bày: Tiêu đề được trình bày góc phải, dòng đầu, trang

• Tiêu đề trên văn bản của Đảng là "Đảng Cộng sản Việt Nam".

đầu, bằng chữ in hoa đứng cỡ chữ 15, chân phương, phía dưới

năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài dòng tiêu

có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng,

đề (ô số 1 - mẫu 1).

• Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt * Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc. tt

• Tên cơ quan ban hành văn bản.

• Vị trí trình bày: Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp

với dòng tiêu đề (ô số 2 - mẫu 1). Tên cơ quan ban hành văn bản

trên (nếu có) được trình bày ở trang đầu, bên trái, phía trên ngang

viết bằng chữ in hoa đứng, đậm, cỡ chữ 14. Tên cơ quan cấp trên

văn bản có dấu sao (*) để phân cách với số và ký hiệu.

viết bằng chữ in hoa đứng, cỡ chữ 14. Dưới tên cơ quan ban hành

ĐẢNG BỘ TỈNH TRÀ VINH

ĐẢNG ỦY………

Số và ký hiệu văn bản

- Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 của mỗi loại văn bản của cấp ủy ban hành trong một nhiệm kỳ cấp ủy. Nhiệm kỳ cấp ủy được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ bầu ban chấp hành lần này đến hết ngày bế mạc đại hội đảng bộ bầu ban chấp hành lần sau. Số văn bản viết bằng số Ảrập (1, 2, 3 . . .). In thường, đứng, cỡ 14.

1.3. Thể thức văn bản của Đảng * Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc. tt

- Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. In hoa, đứng, in hoa, cỡ 14 - Vị trí trình bày: Số và ký hiệu được trình bày cân đối dưới

tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 - mẫu 1)

Số 127 – CV/ĐUK

• Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt * Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc. tt

Vị trí trình bày: Địa điểm, ngày tháng năm ban hành văn

bản được trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn

bản (ô số 4 - mẫu 1). Giữa địa điểm và ngày tháng năm ban

hành có dấu phẩy (,).In thường, nghiêng, cỡ 14

……, ngày 14 tháng 01 năm 2013

Lưu ý. Những số và ký hiệu đặc thù được vận dụng thống nhất : - Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lắp

khi viết tắt như sau :

Quyết định và quy định : QĐ Chỉ thị : CT Chương trình : CTr Thông tri : TT Tờ trình : TTr - Văn bản của uỷ ban kiểm tra : + Văn bản của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương : UBKTTW + Văn bản của uỷ ban kiểm tra tỉnh uỷ : UBKTTU

Lưu ý (tt) - Văn bản của các đảng uỷ, đảng đoàn, ban cán sự đảng viết tắt ký

hiệu tên cơ quan ban hành như sau :

+ Văn bản của các đảng uỷ : Đảng uỷ quân sự các cấp : ĐUQS Đảng uỷ công an các cấp : ĐUCA Đảng uỷ biên phòng tỉnh, huyện : ĐUBP Các đảng uỷ khối cơ quan trực thuộc Trung ương, tỉnh, thành uỷ :

ĐUK

Các đảng uỷ khác : ĐU + Văn bản của các đảng đoàn : ĐĐ + Văn bản của các ban cán sự đảng : BCSĐ

1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt * Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc. tt

• Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản. • Vị trí trình bày: Tên loại văn bản và trích yếu nội dung được trình bày chính giữa trang giấy, phía dưới ngày, tháng, năm ban hành và số - ký hiệu văn bản bằng chữ in hoa đứng và là chữ lớn nhất trong văn bản, chính giữa, cỡ 16, in hoa, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại bằng chữ in thường đậm, đứng, cỡ chữ 14 -15 (ô số 5a - mẫu 1).

QUYẾT ĐỊNH ban hành quy định về một số chế độ

công tác Văn phòng Đảng ủy khối Doanh nghiệp

1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt * Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc. tt

Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu (ô số 5b - mẫu 1).

Số 124-CV/VPTU

V/v quyết toán kinh phí nghiên cứu khoa học năm 2003

• Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản. tt

1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt * Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc. tt

• Phần nội dung văn bản. Vị trí trình bày: Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung. In thường, đứng, cỡ 14 – 15 (ô số 6 - mẫu 1)

1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt * Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc. tt

Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành

Chữ ký, thể thức đề ký:

Vị trí trình bày: Thể thức đề ký, chữ ký, và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản Quyền hạn, chức vụ người ký: in hoa, đứng, cỡ 14. Họ tên: in thường, đứng, đậm, cỡ 14. (các ô số 7a, 7b, 7c - mẫu 1).

Dấu cơ quan ban hành:

Dấu cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng, ngay ngắn và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an.

1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt * Cách trình bày các thành phần thể thức bắt buộc. tt

• Nơi nhận:

- Vị trí trình bày:

- Đối với văn bản có tên gọi nơi nhận được trình bày tại góc trái, cuối văn bản, in thường, đứng, gạch chân, cỡ 14.-Tên các cơ quan nhận: in thường, đứng, cỡ 12 (ô số 8a).

- Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý dưới "tên

loại và trích yếu nội dung văn bản.

- Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi..." và "Đồng kính gửi..." (nếu có) phía trên phần nội dung văn bản (ô số 8a) và còn được ghi vào góc trái dưới phần nội dung văn bản (nếu gửi nhiều nơi).

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt 1.3. Thể thức văn bản của Đảng. .tt

1.3.2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung.

Dấu chỉ mức độ mật

Dấu chỉ mức độ khẩn

Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến

Dự thảo và tài liệu hội nghị

1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt 1.3.2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung

• Dấu chỉ mức độ mật • Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản. In hoa, đậm, cỡ 14 (ô số 9 - mẫu 1).

. Dấu chỉ mức độ khẩn Vị trí trình bày: Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày ở dưới dấu chỉ mức độ mật. In hoa, đậm, cỡ 14 (ô số 10 - mẫu 1).

1.3. Thể thức văn bản của Đảng. tt 1.3.2. Cách trình bày các thành phần thể thức bổ sung. tt • Chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị. - Phạm vi phổ biến.

Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm

của văn bản. In hoa, đậm, cỡ 12 (ô số 11 - mẫu 1).

- Các chỉ dẫn dự thảo

Được trình bày phía trên dấu chỉ mức độ mật (ô số 12b - mẫu 1); vb giao cho cơ quan, đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang cuối, phía trái văn bản.

- Tài liệu hội nghị.

Văn bản 1 trang được trình bày tại lề trái chân trang. Văn bản nhiều trang

được trình bày tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối cùng. In hoa, cỡ 8.

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. Tt 1.4 Yêu cầu đối với văn bản của Đảng.

• 1.4.1. Yêu cầu về nội dung

Văn bản của Đảng phải bám sát nhiệm vụ chính trị của

Đảng trong từng thời kỳ và những đòi hỏi thực tế.

Văn bản phải bảo đảm tính chính xác, cụ thể và khoa học.

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. Tt 1.4.2. Yêu cầu về kỹ thuật trình bày vb.

Văn bản được dánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước

210 x 297 mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép 2 mm

+ Mặt trước:

• Cách mép : 25 mm. Cách mép dưới : 25 mm. • Cách mép trái : 35 mm. Cách mép phải : 15 mm.

+ Mặt sau:

• Cách mép trên : 25 mm. Cách mép : 25 mm. • Cách mép trái : 15 mm. Cách mép phải mm.

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt

1.4.2. Yêu cầu về kỹ thuật trình bày vb. tt

bằng chữ số Ả rập, cách mép trên trang giấy 10 mm và cách đều hai

- Văn bản có nhiều trang thì trang thứ hai phải đánh số trang

mép phải, trái của phần có chữ.

- Những văn bản có có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự

của phụ lục bằng chữ số Ả rập.

để soạn thảo văn bản thì phông, cỡ, kiểu chữ thống nhất.

- Đối với các cấp ủy, tổ chức, cơ quan đảng có sử dụng máy tính

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt

1.5. Quy trình xây dựng văn bản của Đảng 1.5.1. Quy trình chung về xây dựng văn bản của Đảng

- Xác định mục đích, nội dung vấn đề, chọn tên loại vb.

+ Xác định mục đích, yêu cầu viết văn bản. + Xác định nội dung văn bản định viết.

- Lựa chon thông tin cho văn bản, xác định đối tượng đọc văn bản. - Viết bản thảo, tham khảo ý kiến bổ sung. - Hoàn thiện vb, thông qua lãnh đạo, xữ lý kỹ thuật hành chính. - Ký và ban hành văn bản theo thẩm quyền.

1. VĂN BẢN CỦA ĐẢNG VÀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA ĐẢNG. tt 1.5.2. Quy trình soạn thảo văn bản của Đảng. tt

Bước 1: Lập đề cương. Có 2 loại đề cương: Đề cương sơ lược và đề cương chi tiết. Bước 2: Viết bản thảo.

- Phần mở đầu. - Phần nội dung. - Phần kết luận.

Bước 3: Kiểm tra và sửa chữa bản thảo. Bước 4: Trình cấp có thẩm quyền để tổ chức lấy ý kiến, xem xét, ký ban hành.

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.1. Khái quát về hệ thống vb quản lý hành chính nhà nước. 2.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước và văn bản quản lý hành chính nhà nước.

2.1.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là văn bản ghi lại và truyền đạt quyết định

quản lý quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan quản lý nhà

nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất

định nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý nhà nước với tổ chức và

công dân.

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.1. Khái quát về hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước. tt 2.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước và văn bản quản lý hành chính nhà nước. tt

2.1.1.2. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước

Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và

thông tin quản lý (đã được văn bản hóa) do các cơ quan nhà nước

ban hành theo thẩm quyền, trình tự thủ tục, hình thức nhất định

nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước

giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà

nước với các tổ chức, công dân.

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.1. Khái quát về hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước. tt 2.1.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước và văn bản quản lý hành chính nhà nước. tt

2.1.1.3. Đặc điểm của vb quản lý hành chính nhà nước

- Được hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước để

- Là phương tiện ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý hành chính

thực thi quyền hành pháp.

nhà nước và thong tin quản lý.

- Phục vụ điều chỉnh các mối quan hệ hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau, hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.

- Thủ tục và thẩm quyền ban hành cũng như thể thức văn bản do

- Được bảo đảm thi hành bằng các biện pháp khác nhau, kể cả sự

pháp luật và quy chế hoạt động của cơ quan quy định.

cưỡng chế của nhà nước.

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.1. Khái quát về hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước. tt

2.1.2. Phân loại hệ thống vb quản lý hành chính nhà nước.

Một là, vb pháp quy (vb dưới luật, Văn bản quy phạm pháp luật) Hai là, vb hành chính. + Vb cá biệt. + Vb hành chính thông thường.

Ba là, vb chuyên ngành.

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.1. Khái quát về hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước. tt

2.1.3. Đặt điểm của hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước ở cơ sở

VBQLHCNN ở cấp cơ sở là phương tiện để cấp này tổ

chức, điều hành viêc thực hiên các chủ trương, đường lối,

chính sách pháp luật của Đảng và Nhà nước,là phương tiện để

trực tiếp thực hiện quản lí nhà nước đối với các lĩnh vực của

đời sống xã hội

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.1. Khái quát về hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước. tt 2.1.4. Quy trình ban hành VBQLHHCNN ở cơ sở

2.1.4.1. Các quy định của pháp luật về quy trình ban hành 2.1.4.2. Quy trình ban hành • • • • • • Bước 1: Nêu các bước sáng tạo. Bước 2: Lấy ý kiến tham gia xây dựng dự thảo. Bước 3: Thẩm định, kiểm tra dự thảo. Bước 4: Xem xét, thông qua. Bước 5: Công bố. Bước 6: Gửi và lưu trữ văn bản.

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.2. Kỹ thuật soạn thảo 2.2.1. Những yêu cầu chung

2.1.1.1. Tính mục đích

• Chủ đề, mục tiêu của vb, tức trả lời được câu hỏi: vb này cần

ban hành để giải quyết vấn đề gì, và kết quả thực hiện là gì?

• Giới hạn điều chỉnh vb, tức là mức độ giải quyết vấn đề của vb

đến đâu?

• Sự cần thiết của việc ban hành vb.

• Phương diện pháp lý của vb.

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.2. Kỹ thuật soạn thảo. tt 2.2.1. Những yêu cầu chung. tt

2.1.1.2. Tính phục vụ chính trị

Vb ban hành phải phản ánh các mục tiêu đường lối, chủ

trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; bảo

đảm mục tiêu, yêu cầu của công tác lãnh đạo, quản lý của cơ

quan đơn vị.

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.2. Kỹ thuật soạn thảo. tt 2.2.1. Những yêu cầu chung. tt

2.1.1.3. Tính khoa học • Nội dung vb phải dựa trên cs lý luận và thực tiễn, bảo đảm đầy đủ căn

cứ khoa học.

• Vb phải bảo đảm đủ lượng thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần

thiết

• Vb phải bảo đảm tính hệ thống. • Vb phải được trình bày theo văn phong hành chính – công vụ, ngôn

ngữ chính xác, rỗ ràng, dễ hiểu.

2. VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.2. Kỹ thuật soạn thảo. tt 2.2.1. Những yêu cầu chung. tt

2.2.1.4. Tính phổ thông Vb phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ của mọi đối tượng. 2.2.1.5. Tính thực hiện Thể hiện bằng những mệnh lệnh, yêu cầu, cấm đoán và cả hướng dẫn hành vi xử sự 2.2.1.6. Tính khả thi Nội dung của vb có thể thực hiện được trên thực tế.

VĂN BẢN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC…..tt 2.2. Kỹ thuật soạn thảo. tt 2.2.2. Những yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày

Thể thức VBQLHCNH được thực hiện theo thông tư liên tịch Bộ

Nội vụ và văn phòng Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 6-5-

01/2011/TT-BNV ngày 19-1-2011 của Bộ nội vụ Hướng dẫn về thể thức

2005 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và các văn bản pháp luật khác

có liên quan

:

Ô số 1 2 3 4

: Thành phần thể thức văn bản : Quốc hiệu : Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản : Số, ký hiệu của văn bản : Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn

bản

: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản : Trích yếu nội dung công văn : Nội dung văn bản : Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của

5a 5b 6 7a, 7b, 7c 8 9a, 9b 10a 10b 11

người có thẩm quyền : Dấu của cơ quan, tổ chức : Nơi nhận : Dấu chỉ mức độ mật : Dấu chỉ mức độ khẩn : Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

12 13

: Chỉ dẫn về dự thảo văn bản : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản

phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail: địa chỉ Website; số điện thoại, số Telex, số Fax

15 : Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban

hành văn bản)

Thành phần thể thức bản sao

1: Hình thức sao: “sao y bản

chính”, “trích sao” hoặc “sao lục”

2: Tên cơ quan, tổ chức sao văn

bản

3: Số, ký hiệu bản sao

4: Địa danh và ngày, tháng, năm

sao

5a, 5b, 5c: Chức vụ, họ tên và chữ

ký của người có thẩm quyền

6: Dấu của cơ quan, tổ chức

7 :Nơi nhận

2.2.2.1. Kỹ thuật trình bày

Quốc hiệu.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

• Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy

Kỹ thuật trình bày

theo chiều ngang, ở phía trên, bên phải.

• Dòng thứ nhất:

“CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”

Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ

đứng, đậm;

• Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày

bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,

đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ cái đầu của

các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có

cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài

bằng độ dài của dòng chữ (sử dụng lệnh Shapes, không dùng

lệnh Underline)

• Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2;

chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.

Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày thành nhiều dòng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng

giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang,

cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh

nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân

đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

dài có thể trình bày thành nhiều dòng, v

BỘ NỘI VỤ

CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

NHÀ NƯỚC

• Số, ký hiệu của văn bản

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

a) Số của văn bản

b) Ký hiệu của văn bản

Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản.

Kỹ thuật trình bày

• Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh

giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

• Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in

hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với

những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký

hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký

hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ

• Đối với văn bản quy phạm pháp luật Số:…/Năm ban hành văn bản/Tên viết tắt loại VB-Tên viết tắt cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành VB

Số: 02/2015/NQ-CP Nghị quyết số 02 năm 2015 của Chính phủ.

Ví dụ:

• Đối với văn cá biệt và văn bản hành chính có tên loại: Số:…/Tên viết tắt loại VB-Tên viết tắt cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành VB

Số: 15/QĐ-UBNN Quyết định số 15 của Ủy ban Nhân dân tỉnh…

Ví dụ:

• Đối với công văn hành chính: Số:…/Tên viết tắt loại VB-Tên viết tắt cơ quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành VB-Tên viết tắc đơn vị soạn thảo (nếu có) Ví dụ:

Số: 234/SNN-VP Công văn số 234 của Sở Nông nghiệp tỉnh....do Văn phòng soạn thảo. Số: 150/UBND-VX Công văn số 150 của Ủy ban Nhân dân tỉnh…do tổ chuyên viên hoặc thư

ký theo dõi lĩnh vực văn hóa – xã hội soạn thảo

• Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành vb.

Kỹ thuật trình bày

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2014

• Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.

Kỹ thuật trình bày

Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ

QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán bộ

• Nội dung văn bản

Nội dung văn bản được trình bày tại ô số 6.

Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, lùi vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); chữ đầu dòng phải phải khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).

Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành

thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm

phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.

. Nội dung văn bản. tt

Nội dung văn bản. tt

- Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần,

chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

• Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần,

chương được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in

thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của

được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13

phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương

đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Nội dung văn bản. Tt - Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như sau:

riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ

Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng

đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục

được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12

đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;

a

Gồm phần, chương mục, điều, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết

In thường

Phần I

Chương I

14

Đứng, đậm

13-14

In hoa

14

- Từ “phần”, “chương” và số thứ tự của phần, chương - Tiêu đề của phần, chương

QUY ĐỊNH CHUNG

- Từ “mục” và số thứ tự In thường

Mục 1

14

- Tiêu đề của mục

GIẢI THÍCH LUẬT, PHÁP LỆNH

12-13

In hoa

13

In thường 13-14

Điều 1. Bản sao văn bản

- Điều

14

Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm In thường 13-14 Đứng In thường 13-14 Đứng In thường 13-14 Đứng

1. Các hình thức… a) Đối với … -

- Khoản - Điểm - Tiết

14 14 14

- Tiểu tiết

In thường 13-14 Đứng

+

14 Nội dung văn bản. tt

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành

các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:

• Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Nội dung văn bản. Tt Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:tt

• Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu

chấm và được trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của

mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ

in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;

Nội dung văn bản. tt

Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản,

điểm thì trình bày như sau: tt

• Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;

• Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục

theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.

b

Gồm phần, mục, khoản, điểm, tiết, tiểu tiết

Phần I

14

- Từ “phần” và số thứ tự

In thường

- Tiêu đề của phần

In hoa

14 TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ…

In hoa

I. NHỮNG KẾT QUẢ...

14

Đứng, đậm Đứng, đậm Đứng, đậm

13- 14 13- 14

1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

14

Đứng, đậm

Đứng

14

- Số thứ tự và tiêu đề của mục - Khoản: Trường hợp có tiêu đề Trường hợp không có tiêu đề

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể…

- Điểm

14

Đứng

a) Đối với ….

In thường In thường In thường

13- 14 13- 14 13- 14

- Tiết - Tiểu tiết

14 14

Đứng - Đứng +

Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

• Kỹ thuật trình bày

- Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

-Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký.

- Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c

• Dấu của cơ quan, tổ chức.

- Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

• Nơi nhận

Kỹ thuật trình bày

Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:

- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn

bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ

đứng;

Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau: tt

quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ

- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ

chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp

xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ

công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì

quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu

dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng

cuối cùng có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng

hàng với nhau dưới dấu hai chấm.

Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành

- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với

chính và các loại văn bản khác) được trình bày như sau:

dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu

hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;

được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên

- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản

mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ

chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu

dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu;

riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp

theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ

viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng

bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.

• Các thành phần khác

- Dấu chỉ mức độ mật

Con dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu

thu Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào

ô số 11.

- Dấu chỉ mức độ khẩn

Con dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích

thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên đó

các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC

HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New

Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân

đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được

đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ

tươi

• Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành

Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11;

các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM

XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối

trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa,

phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ

đứng, đậm.

• Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số

điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử

(Website).

Các thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ

nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12,

kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều

ngang của vùng trình bày văn bản.

Được trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng

- Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

bản bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

- Phụ lục văn bản

Phụ lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục”

và số thứ tự của phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh

giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ

kiểu chữ đứng, đậm.

lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14,

Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần

- Số trang văn bản

footer) bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh

số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh số riêng theo từng

phụ lục.

Thể thức bản sao

1. Hình thức sao

“SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “TRÍCH SAO” hoặc “SAO LỤC”.

2. Kỹ thuật trình bày

1. Vị trí trình bày các thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ

A4)

Các thành phần thể thức bản sao được trình bày trên cùng một

tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần sao được

vùng trình bày văn bản.

photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của

2. Kỹ thuật trình bày bản sao.

a) Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH”, “TRÍCH SAO” hoặc “SAO

LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III) bằng chữ in

hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.

b) Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 2); số, ký

hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao

(tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm

quyền (tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao

văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7).

Một số nguyên tắc trong soạn thảo văn bản

• Nguyên tắc 1: Văn bản được soạn thảo theo đúng thẩm quyền luật

định.

• Nguyên tắc 2: Hình thức đúng quy định (thủ tục, thể loại, thể thức, văn

• Nguyên tắc 3: Xác định đúng mục đích văn bản, đúng đối tượng và căn

phong).

cứ ra văn bản.

• Nguyên tắc 4: Phải đưa ra các biện pháp tổ chức thực hiện, thời gian

và phù hợp với thực tiến.

• Nguyên tắc 5: Văn bản ra sau không được trái hay mâu thuẫn với văn bản ra trướcc có cùng nội dung. Văn bản cấp dưới không được trái với văn bản cấp trên, không trái với vb pháp lý cao hơn.

Quy tắc lựa chọn hình thức văn bản

• * Phạm vi điều chỉnh:

• Những quan hệ có tính chất toàn quốc, liên ngành thì phải dùng văn

• Phạm vi rộng dùng loại vb có hiệu lực pháp lý cao.

bản của cơ quan trung ương.

• Quy định cấm đoán, cưỡng chế, xử phạt: do cơ quan cấp cao trung

* Những quy định

ương ban hành.

• Quy định có tính chất quản lý: do cơ quan quản lý ngành, địa phương

• Quy định về quyền hạn, nghĩa vụ công dân: dùng văn bản Luật.

ban hành.

Quy tắc diễn đạt

• Cần trình bày, sắp xếp các sự kiện, số liệu, các nguyên tắc một cách nhất quán và có quy

tắc rõ ràng.

• Nếu là sự kiện, nên trình bày: • Từ gần đến xa • Từ nhỏ đến lớn • Phổ biến trước, cá biệt sau • Chung trước, riêng sau • Nếu là số liệu, nên trình bày: • Tổng hợp trước, chi tiết au. • Và nếu đưa ra các nguyên tắc thì: • Nguyên tắc chung trước, nguyên tắc cụ thể sau • Ngoài ra, việc trích dẫn cũng cần phải lưu tâm. Cần trích dẫn đúng chỗ cần chứng minh, trích đúng nguyên văn, phần trích phải có địa chỉ, xuất xứ rõ ràng và đặc biệt tránh chồng chéo, mâu thuẫn.

Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản - Ngô Duy Đoản