Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

LOGO

TP.HCM, 12/2014

LOGO

www.themegallery.com

ấ

C u trúc

ả ổ ề ỹ ờ

ờ ệ ả ả

ươ ế ạ ể ả ệ ể ả

ng pháp đ qu n lý th i gian hi u qu ờ ệ ổ ứ ệ ả 1. T ng quan v k năng qu n lý th i gian 2. Các ph ậ 3. L p k ho ch đ qu n lý th i gian hi u qu ỹ 4. K năng t ch c công vi c hi u qu

ờ

ỹ

ả 1. K năng qu n lý th i gian

ệ ệ ờ

ủ ợ ờ ả Khái ni m v th i gian ề ờ Khái ni m v qu n lý th i gian ả ề L i ích c a vi c qu n lý th i gian ệ

ề ờ

ệ

Khái ni m v th i gian

ờ ờ ờ

ệ

ồ

ứ

ớ ậ ố

ố ng đ i ế ồ

Th i gian là h u h n ữ ạ Th i gian là tài sàn hao mòn d n ầ Th i gian là t ươ  Câu chuy n v hai chi c đ ng h và hai ề ẻ đ a tr sinh đôi  Tàu vũ tr bay v i v n t c ánh sáng

ớ ỗ i m i khác

ạ

ườ ả ườ ỗ ị ả ề ặ ề ủ ừ c a t ng ng i nên ph i

ụ Th i gian v i m i ng ờ Th i gian có giá tr c v m t ti n b c và c h i ờ ơ ộ Th i gian là ở ữ ờ s h u riêng ọ ế t quý tr ng nó!

ề ờ

ệ

Khái ni m v th i gian

ạ ế ộ ố ờ

Benjamin Franklin

ừ ộ ố ấ ệ “N u b n yêu cu c s ng, thì đ ng lãng phí th i gian, vì đó là ch t li u làm nên cu c s ng”

ề ờ

ệ

Khái ni m v th i gian

TEST

ờ

ệ

ề

ả

Khái ni m v qu n lý th i gian

ồ

ớ ầ ỏ ữ

ờ

ư ắ ộ “ Ba đ ng m t m tr u cau Sao anh không h i nh ng ngày còn không ồ em đã có ch ng Bây gi ư ồ Nh chim vào l ng nh cá c n câu ”

ề ờ

ệ

Khái ni m v th i gian

ả ơ

ế “C ngày thi lo đi ch i, ố ờ ổ đ n khi t ơ ” i tr i đ lúa ra ph i

ề ờ

ệ

Khái ni m v th i gian

ỉ ộ ườ

ạ ử ờ “Đ i ng ủ Ai hay ng ngày còn l i ch m t gang tay ” i n a gang

ờ

ề

ệ

ả

Khái ni m v qu n lý th i gian

ờ

ệ

ề

ả

Khái ni m v qu n lý th i gian

ả ờ ắ

ụ ệ ố ế ợ ớ ộ ằ

ả ơ ờ ệ Qu n lý th i gian bao g m các nguyên t c, thói ồ quen, c ng c , h th ng k t h p v i nhau nh m ử ụ s d ng th i gian hi u qu h n

ờ

ề

ệ

ả

Khái ni m v qu n lý th i gian

ờ

Nguyên nhân lãng phí th i gian

ế ạ ệ 1) Làm vi c không có k ho ch

ụ 2) Các m c đích không rõ ràng

ẽ ế ậ ế ng nào cũng v y thôi”

“Tôi không quan tâm n i tôi s đ n” ườ “Th thì cô đi đ Alice in Wonderland

ờ

Nguyên nhân lãng phí th i gian

ụ ề ặ 3) Đ t quá nhi u m c tiêu

ẽ 4) Giám sát ch t chặ

ắ 5) Lo l ng thái quá

ờ

Nguyên nhân lãng phí th i gian

ờ

Nguyên nhân lãng phí th i gian

ấ ờ ề ệ 6) Có quá nhi u công vi c gi y t

ủ ả 7) Theo ch nghĩa hoàn h o

ờ

Nguyên nhân lãng phí th i gian

8) Vòng vo

9) Trì hoãn công vi cệ

Không làm cũng đ

cượ

Không làm

cượ

ứ

Không làm không đ Làm ngay t c thì

ờ

Nguyên nhân lãng phí th i gian

ờ ấ ờ ợ 10)M t th i gian ch đ i

ộ ọ ự ổ 11)D các cu c h p vô b

ờ

Nguyên nhân lãng phí th i gian

ệ ủ

ờ

ệ

ể

ả

Bi u hi n c a vi c qu n lý th i gian kém

ườ Luôn thúc gi c b n thân mình và ng i khác làm

ừ

ệ ố ỷ

ộ ộ ổ ệ ồ ộ ệ

ậ ụ ả ỉ vi c m t cách không ng ng ngh S ng m t cách ích k và vô tình Đeo đu i hi u su t công vi c m t cách điên cu ng ấ R p khuôn mà không có tính sáng t o ạ

ệ ủ

ờ

ệ

ể

ả

Bi u hi n c a vi c qu n lý th i gian kém

ấ ờ ư ưở

ờ ế

ộ

ộ ệ ố ế Ý t ư ng r t hay nh ng ch a có th i gian Ngày mai nhé, mai…. mai, và …. mãi mãi Tôi không có th i gian đ làm h t m i vi c ọ ệ ể Giá m t ngày có 25 ti ng ế Giá có thêm m t ngày đ làm vi c này thì t ể t bi t

m yấ

ệ ủ

ờ

ệ

ể

ả

Bi u hi n c a vi c qu n lý th i gian kém

ấ

ư ị ớ

ị ườ ộ ỏ ộ ế

ờ ư ờ

ỏ ử ế ẹ ặ ọ ế ạ ặ có m t ớ B nh n chìm trong công vi c ệ D ng nh lúc nào cũng b n b u v i cái gì đó ậ V i vã đ n và v i vã r i kh i cu c h p ộ ọ Ng c a ti p khách, nh ng không bao gi H n g p khách, nh ng khi h đ n l ư i không nh

ệ ủ

ờ

ệ

ể

ả

Bi u hi n c a vi c qu n lý th i gian kém

BUSY DOING NOTHING

ủ

ợ

ờ

ệ

ả

L i ích c a vi c qu n lý th i gian

ễ ộ ố

ả

ộ ố

ậ ạ ư ờ Làm cu c s ng tr nên d dàng h n ơ ở Gi m căng th ng ẳ Tăng hi u qu h c t p ả ọ ậ ệ Tăng ni m vui trong cu c s ng ề Tăng năng su t c a cá nhân và t p th ể ấ ủ Tăng “th i gian riêng t ” cho b n dùng

ủ

ợ

ờ

ệ

ả

L i ích c a vi c qu n lý th i gian

ủ

ợ

ờ

ệ

ả

L i ích c a vi c qu n lý th i gian

ủ

ợ

ờ

ệ

ả

L i ích c a vi c qu n lý th i gian

ủ

ợ

ờ

ệ

ả

L i ích c a vi c qu n lý th i gian

ệ

ắ

Tr c nghi m

ạ

ế ắ ế

t s p x p

B n có bi ờ

th i gian

ấ

C u trúc

ả ổ ề ỹ ờ

ờ ệ ả ả

ươ ế ạ ể ả ệ ể ả

ể

ươ

ờ

ả

ng pháp đ qu n lý th i

ơ ồ ả

2. Các ph gian S đ qu n lý th i gian Nguyên t c c b n trong qu n lý th i gian

ờ ắ ơ ả ờ ả

ơ ồ ả

ờ

S đ qu n lý th i gian

ậ

Aware – Nh n bi

ế t

ị Thi

ụ ế ậ t l p m c tiêu: là quy trình xác đ nh nghiêm ả ộ ệ ạ ượ ế túc vi c đ t đ ị c k t qu m t cách có giá tr

ậ

Aware – Nh n bi

ế t

ự ơ ồ

ể ự

ệ ượ

ụ ể ễ ả ể

ạ ụ Khi thi t l p m c tiêu, b n nên:

ế ậ  C th hóa m c tiêu ụ  Di n đ t rõ ràng, tránh s m h ạ  Đ m b o chúng có th th c hi n đ ả  Đ chúng công khai

Analyze – Phân tích

ẻ ắ Attack – K c p thòi gian

ạ t b liên l c

 S lo s ự  S th t v ng ự ấ ọ  Không thích thú  Mâu thu n cá nhân ẩ

Nguyên nhân v t lýậ  Ti ng n ồ ế  Thi ế ị  Ti n nghi làm vi c ệ ệ  L u tr tài li u ệ ữ ư Nguyên nhân tâm lý ợ

ẻ ắ Attack – K c p thòi gian

ch c k ho ch

ế ế ổ ứ ế ạ ế

ậ ả

ể ấ ấ ự ự ộ

ấ ờ

ế 1. Thi u t 2. Trì hoãn, thi u quy t đoán 3. S xao lãng, ch nh m ng, không t p trung 4. S v i vàng, h p t p ệ 5. Công vi c gi y t t nói 6. Không bi “KHÔNG”

ậ ự ư

ậ

Assign L p tr t t

u tiên

ượ

ủ ộ

c/ Ch đ ng

 Ki m soát đ ể  Quan tr ngọ  Kh n tr ươ ẩ  Giao cho ai khác

M c đ u tiên ứ ộ ư  A: Chính  B: H trỗ ợ  C: Nên có Phân lo iạ

ậ ế ạ

Arrange – L p k ho ch

ể

ươ

ờ

ả

ng pháp đ qu n lý th i

ơ ồ ả

2. Các ph gian S đ qu n lý th i gian Nguyên t c c b n trong qu n lý th i gian

ờ ắ ơ ả ờ ả

ờ

ậ

ả

Mô hình Ma tr n qu n lý th i gian

ẩ ấ ẩ ấ Kh n c p Không kh n c p

III

Quan tr ngọ

Không quan tr ngọ

ờ

ậ

ả

Mô hình Ma tr n qu n lý th i gian

ượ

ủ

ẩ ấ ẩ ấ Kh n c p Không kh n c p

ậ

•Làm vi c trong C/ l ệ •Xây d ng quan h ệ ự •Tìm ki m c h i ơ ộ ế •L p k ho ch ạ ế

•Kh ng ho ng ả •Các v n đ c p bách ề ấ ấ •Các d án đ n h n ạ ế ự •Công vi c t n đ ng ọ ệ ồ

III

ổ

ệ

Quan tr ngọ

ề ấ

ấ

ả

•Các công vi c vô b •Đi n tho i ạ ệ •Tán g uẫ •Ho t đ ng ạ ộ

“gi

i trí”

•Các vi c đ t xu t ấ ệ ộ •Th t ư ừ , email •H p hành ọ •Các v n đ c p bách

Không quan tr ngọ

II

ệ ứ t s c

ủ ả

ạ ạ ứ ệ

I ả ế K t qu : ẳ Căng th ng (stress) Ki Luôn trong tình tr ng kh ng ho ng Làm vi c ngoài ph m vi ch c năng

IV

III

II

I

IV

III

ế

ạ

ậ

ế ạ

ụ

ụ ộ

ả

ả K t qu : ắ T p trung vào ng n h n ệ ụ ặ Công vi c v n v t ọ Không coi tr ng m c tiêu, k ho ch ạ C m giác là n n nhân, th đ ng ệ ờ ợ Quan h h i h t

I

II

IV

III

ế

ả K t qu :

Vô trách nhi mệ ờ

ụ

ườ

ệ Tách r i công vi c ộ Ph thu c vào ng

i khác

I

II

ế

ả K t qu :

ầ

ể ọ

ố

ả

T m nhìn, tri n v ng Cân b ngằ ỷ ậ S ng có k lu t ủ ộ Ch đ ng ủ Ít kh ng ho ng

III

IV

ẩ ấ Không kh n c p ẩ ấ Kh n c p

I Làm ngay

Quan tr ngọ

II Làm sau, ế nh ng kiên quy t

ỉ

III Giao cho i khác ng

Không quan tr ngọ ườ

IV ế Ch làm n u ờ có th i gian

ờ

ậ

ả

Mô hình Ma tr n qu n lý th i gian

ệ

ổ ứ

ọ ấ Vi c quan tr ng nh t ố ộ ở ị v trí s m t ch c vùng II) (t

ờ

ậ

ả

Mô hình Ma tr n qu n lý th i gian

ậ ư ệ

ị

L p u tiên cho các vi c trong l ch

ậ ị

L p l ch cho ệ ư các vi c u tiên

ả

ắ ơ ả

ờ

Nguyên t c c b n trong qu n lý th i gian Nguyên t c SMART ắ Nguyên t c Pareto 80/20 ắ Nguyên t c Parkinson ắ

ắ Nguyên t c SMART

ụ ể ễ ể

ằ SSpecific: C th , rõ ràng và d hi u MMeasurable: Đo đ m đ ượ ế c AAchievable: Có th đ t đ ể ạ ượ ả c b ng chính kh

ể

, không vi n vông ể ạ ượ ờ ạ ụ ủ năng c a mình RRealistic: Th c t ự ế TTime bound: Th i h n đ đ t đ c m c tiêu đã

ạ v ch ra.

ắ Nguyên t c Pareto

ắ

Nguyên t c Parkinson

ọ ụ ể ả ọ Rút g n các nhi m v quan tr ng đ gi m b t ớ

ệ ậ

ờ ọ ệ

ệ th i gian làm vi c (Quy lu t Pareto) ằ ậ ờ ả ệ ớ ụ Gi m b t th i gian làm vi c nh m rút g n các ọ nhi m v thành quan tr ng (Quy lu t Parkinson)

ỏ ố

ả

B n câu h i s 2

ậ ế ạ

ờ

ả

ể 3. L p k ho ch đ qu n lý th i gian

ệ ế ạ

ủ ụ ậ ờ ệ ạ ả Khái ni m v l p k ho ch ề ậ Vai trò c a vi c l p k ho ch ế ạ ệ ậ Công c l p k ho ch đ qu n lý th i gian hi u ể ế

quả

ề ậ ế ạ

ệ

Khái ni m v l p k ho ch

ạ ế

ớ

L p K ho ch: là m t l nh trình chi ti ể ạ ệ ự ậ ữ ộ ị t nh ng ệ ụ vi c c n làm đ đ t m c tiêu đi kèm v i các ươ ph ế ầ ng pháp th c hi n

ề ậ ế ạ

ệ

Khái ni m v l p k ho ch

ề ậ ế ạ

ệ

Khái ni m v l p k ho ch

ề ậ ế ạ

ệ

Khái ni m v l p k ho ch

ề ậ ế ạ

ệ

Khái ni m v l p k ho ch

ọ

ị ự ố ọ ị ố

ủ

ườ

i khác

N u không có k ho ch ế ạ ế  Ch n nh ng gì tr ắ ướ ữ c m t  Làm nh ng vi c c p bách ệ ấ ữ  Ch u s h i thúc c a th i gian ờ ủ  Ch n theo c m tính ả  B cu n theo s c p bách c a ng ự ấ

ề ậ ế ạ

ệ

Khái ni m v l p k ho ch

ố

Mu n phòng nhanh thì ph iả Nhìn xa

ề ậ ế ạ

ệ

Khái ni m v l p k ho ch

ề ậ ế ạ

ệ

Khái ni m v l p k ho ch

Mục tiêu

Mộng mơ

Hành động

Qua ngày

ề ậ ế ạ

ệ

Khái ni m v l p k ho ch

Mục tiêu

Hành động

Kết quả

Mục tiêu

Hành động

Sống đẹp

ủ ậ ế ạ

Vai trò c a l p k ho ch

ư ả T duy có h th ng trong qu n ệ ố

ờ lý th i gian

ọ ợ ữ ồ ự Ph i h p m i ngu n l c h u

ụ ơ ả ệ

ữ ố ợ

ố hi u ệ N m v ng các nhi m v c b n ắ ớ ể đ ph i h p v i các thành viên nhóm ẵ ố ớ ứ

S n sàng ng phó đ i v i nh ng ườ ữ ng bên ngoài

Ti 1 phút l p ậ

t ki m th i gian: ế ế ế ạ ổ thay đ i môi tr ờ ệ t ki m k ho ch ti ệ 1520p

ậ ế ạ L p k ho ch

ụ ụ ệ c 1: Phân chia m c tiêu thành các nhi m v có B

ướ ể ượ ả th qu n lý đ c

ậ ế ạ L p k ho ch

ướ ứ ự ị ứ ộ ư c 2: Xác đ nh m c đ u tiên theo th t A, B,

B C

ậ ế ạ L p k ho ch

ứ ự ụ ế ợ X p các nhi m v theo th t ệ phù h p

ậ ế ạ L p k ho ch

Ướ ụ ỗ ờ ệ B c tính th i gian cho m i nhi m v có

ướ c 4: ứ ộ ư m c đ u tiên

ổ ứ

ươ

ả ch c và qu n lý công

ng pháp t

ệ

ẽ

ở ơ

ầ

Ph vi cệ K ho ch g m (5 W 2 H): ồ ế ạ  Vi c gì c n làm (What)? ầ ệ  T i sao ph i làm (Why)? ả ạ  Ai s làm vi c gì (Who)?  Khi nào làm (When)?  Làm n i đâu (Where)?  Cách làm nh th nào (How)? ư ế  C n bao nhiêu ti n đ làm (How much money?) ể ề

ậ

Aware – Nh n bi

ế t

ế ạ

t t o ra suy nghĩ ả

ả

ạ ạ

ả ế

ậ

ả

ộ

ế

ả

Suy nghĩ t o ra hình nh ậ Hình nh t o nên c m nh n ẫ C m nh n d n đ n hành đ ngộ ạ Hành đ ng t o ra k t qu

ậ ế ạ

ờ

ả

ể 3. L p k ho ch đ qu n lý th i gian

ệ ế ạ

ủ ụ ậ ờ ệ ạ ả Khái ni m v l p k ho ch ề ậ Vai trò c a vi c l p k ho ch ế ạ ệ ậ Công c l p k ho ch đ qu n lý th i gian hi u ể ế

quả

ế ạ

ụ ậ Các công c l p k ho ch

ấ

ụ ệ

Gi y và bút

Công c hi n đ i ạ

Các công cụ

ẩ

M u bút chì H nơ

Trí nh t

tớ ố

ờ

Trí nh đ mớ ậ Không b ngằ Nét m c mự

ế ạ

ụ ậ Các công c l p k ho ch

ụ ả Công c qu n lý th i gian, ghi chép: Paml ờ

ộ ệ Đi n tho i di đ ng ạ

ề

ầ

 Ph n m m: Microsoft Outlook

ề

ầ

ả

 Các ph n m m qu n lý th i gian khác: Google Calendar ờ

ỏ ể Máy vi tính: đ bàn, xách tay, b túi...

ỹ

ổ ứ

ệ

ả

4. K năng t

ch c công vi c hi u qu

ổ ứ ệ ả

ệ ch c công vi c hi u qu ả ứ ổ ệ ng pháp t ch c và qu n lý công vi c

ệ ươ ả Khái ni m t Các ph ệ hi u qu

ệ

ổ ứ

ệ

ả

Khái ni m t

ch c công vi c hi u qu

ắ ế ổ ứ ệ ượ Nghĩa h pẹ : T ch c là s p x p các công vi c đ c

giao

ữ ị

ổ ứ ả

ệ ầ ị ơ ệ

ọ Nghĩa r ngộ : T ch c là quá trình xác đ nh nh ng công vi c c n ph i làm và phân công cho các cá ố ạ nhân, đ n v liên quan t o ra m i liên h ngang ệ ổ ứ ộ ộ d c trong n i b công vi c, t ch c

ổ ứ

ươ

ả ch c và qu n lý công

ng pháp t

ệ

ẽ

ở ơ

ầ

Ph vi cệ K ho ch g m (5 W 2 H): ồ ế ạ  Vi c gì c n làm (What)? ầ ệ  T i sao ph i làm (Why)? ả ạ  Ai s làm vi c gì (Who)?  Khi nào làm (When)?  Làm n i đâu (Where)?  Cách làm nh th nào (How)? ư ế  C n bao nhiêu ti n đ làm (How much money?) ể ề

ổ ứ

ươ

ng pháp t

ả ch c và qu n lý công

Ph vi cệ

ầ

ở

Làm gì (What)

Ai làm? (Who)

Làm đ ể làm gì (Why)

Làm khi nào (Where)

Làm đâu (When)

Làm nh ư ế th nào (How)

C n bao nhiêu ti n ề đ làmể

LOGO

TP.HCM, 12/2014

ả

ệ

ả

B n hoàn thi n b n thân