CHƯƠNG II: TABLE - BẢNG DỮ LIỆU
I. Khái niệm
II. Các loại khoá
III. Tạo một CSDL mới
IV. Các thành phần trên Table
V. Các thuộc tính quan trọng của Field
VI. Thiết lập mối quan hệ (Relationship)
VII. Bài tập
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 1
B.soạn: N.V.Dũng
I. Khái niệm:
Table là thành phần cơ bản nhất và quan trọng nhất của CSDL trong MS-Access. Dùng để lưu trữ dữ liệu cần quản lý.
Bảng HSLG
MANV MACV MADV
HOTEN
PHAI
NSINH
NGACH BAC
NCTAC
AA001 A
A
Trịnh Thu An
Nữ
12/06/1946
01.002
8
24/08/1969
AB001 B
A
Nguyễn Tấn Dũng
Nam
26/10/1951
01.003
5
10/04/1976
…
…
…
…
…
…
… …
MS Access 2003 2 Tin Học Trường Tín -
B.soạn: N.V.Dũng
II. Các loại khoá:
1. Khóa chính – Primary key
Là một trường hay nhiều trường của một table có các đặc điểm sau: không được trùng nhau, không chứa trị Null (rỗng) và xác định duy nhất một mẫu tin trong table đó. Trong một Table có duy nhất một khóa chính.
2. Khoá ngoại – Foreign Key
Là khóa chính của một Table khác. Trong một table có thể có nhiều khóa ngoại. Kiểu dữ liệu khóa ngoại và khóa chính phải giống nhau.
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 3
B.soạn: N.V.Dũng
Ví dụ: Các bảng dữ liệu sau
Bảng DMDV
MA
TEN
Bảng DMCV MA
TEN
A
BAN GIÁM ĐỐC
A
GIÁM ĐỐC
B
PHÒNG HÀNH CHÁNH
B
PHÓ GIÁM ĐỐC
C
PHÒNG VẬT TƯ
C
TRƯỞNG PHÒNG
… …
… …
Bảng HSLG
AA001 A
A
Trịnh Thu An
Nữ
12/06/1946
01.002
8
24/08/1969
AB001 B
A
Nguyễn Tấn Dũng
Nam
26/10/1951
01.003
5
10/04/1976
…
…
…
…
…
…
…
… …
MANV MACV MADV HOTEN PHAI NSINH NGACH BAC NCTAC
MS Access 2003 4 Tin Học Trường Tín -
B.soạn: N.V.Dũng
III. Tạo Một CSDL Mới:
Start/Programs/Microsoft Office/Microsoft Access 2003
Mở CSDL đã có
Tạo CSDL mới
MS Access 2003 5
Tin Học Trường Tín - B.Soạn: N.V.Dũng
Xuất hiện hội thoại mới:
Nơi lưu trữ CSDL
Tên CSDL mới tạo
Để tạo CSDL
MS Access 2003 6
Tin Học Trường Tín - B.Soạn: N.V.Dũng
Các đối tượng trong CSDL Access 2003
MS Access 2003 7
Tin Học Trường Tín - B.Soạn: N.V.Dũng
IV. Các thành phần trên Table:
1. Kiểu dữ liệu – Data Type:
Text
Kiểu ký tự, dài tối đa 255 ký tự
Memo
Kiểu ký tự, dài tối đa 65.535 ký tự
Number
Kiểu số
Date/time
Kiểu ngày, giờ
Currency
Kiểu tiền tệ (Số)
Yes/No
Kiểu luận lý (True/False; On/Off; -1/0)
Auto Number
Kiểu số được gán liên tục
OLE Object
Kiểu hình ảnh, âm thanh,…
MS Access 2003 8 Tin Học Trường Tín -
B.soạn: N.V.Dũng
2. Các chế độ hiển thị của Table:
Chế độ Design View.
Có 2 chế độ: View/Chọn chế độ thích hợp Chế độ Datasheet View.
Dữ
Ghi chú
liệu
của
Table
Các trường của Table Kiểu DL của trường
Các thuộc tính của trường
MS Access 2000 Tin Học Trường Tín - 9
B.soạn: N.V.Dũng
Cấu trúc của Table HSLG
Field Name DataType Description
Field Properties
MANV
Text
Mã nhân viên
Primarykey Field size: 5 Format: > Required: Yes
MACV
Text
Mã chức vụ
Field size: 2
MADV
Text
Mã đơn vị
Field size: 2
HOTEN
Text
Họ tên nhân viên Field size: 30
Format: >[Blue] Required: Yes
PHAI
Yes/No
Phái
Format: ;“Nữ”;“Nam”
…
…
…
…
MS Access 2003 10 Tin Học Trường Tín -
B.soạn: N.V.Dũng
3. Tạo Table
Từ cửa sổ DataBase chọn ngăn Table và Double click mục Create table in Design View.
Hoặc New/Design View/Ok.
Màn hình Design View Table hiện ra. Trên cửa sổ thiết kế gồm có 4 cột:
Field name: Gõ tên trường cần tạo của Table.
Data Type: Chọn kiểu dữ liệu.
Descripton: Chú thích, diễn giải, mô tả.
Field Properties: Đặt các thuộc tính của trường.
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 11
B.soạn: N.V.Dũng
Cấu trúc của Table HSLG
Field Name DataType Description
Field Properties
MANV
Text
Mã nhân viên
Primarykey Field size: 5 Format: >[Red] Required: Yes
MS Access 2003 12 Tin Học Trường Tín -
B.soạn: N.V.Dũng
4. Tạo khóa chính:
Từ cửa sổ thiết kế Table chọn trường cần tạo khóa chính Bấm vào hình chiếc chìa khóa trên thanh Table Design.
(Hoặc Right click/Primary key).
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 13
B.soạn: N.V.Dũng
5. Các thao tác cơ bản
Lưu Table:
File/Save.
Sửa cấu trúc Table: Chọn Table cần sửa. Mở chế độ Design View/thực hiện sửa.
Xóa Table Chọn Table cần xóa. Nhấn Delete, chọn Yes
Các thao tác trong giáo trình trang 13 & 14
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 14
B.soạn: N.V.Dũng
V. Các thuộc tính quan trọng – Field Properties
Field Size
Kích thước của trường
Format
Định dạng dữ liệu
Input Mask
Quy định mặt nạ khi nhập dữ liệu
New Values
Chọn cách tạo số AutoNumber (Increment, Random)
Decimal Place
Quy định số phần số thập phân
Caption
Nhãn hiển thị của Field
Default Value
Giá trị mặc định của trường
Validation Rule
Quy tắc kiểm tra DL khi nhập
Validation Text
Chuỗi thông báo lỗi của Validation Rule
Required
Bắt buộc phải nhập liệu cho Field (Yes/No)
Allow Zero Length Cho phép chuỗi có độ dài bằng Zero (Yes/No)
Index
Chỉ mục (No, Yes Duplicates, No Duplicates)
Display Control
Dạng hiển thị Check box, Text box, Combo box
MS Access 2003 15 Tin Học Trường Tín -
B.soạn: N.V.Dũng
1. Thuộc tính Field Size
- Dữ liệu kiểu Text : Dài tối đa 255 (Mặc định 50)
- Kiểu DL là Number :
Xác lập
Vùng lưu trữ
Số lẻ tối đa
K.Thước
Byte
0
1 Byte
0 255
Integer
0
2 Byte
-32,768 32,767
Long Integer
0
4 Byte
-2,147,483,648 2,147,483,647
Single
7
4 Byte
Double
15
8 Byte
Decimal
20
12 Byte
-3.4x1038 3.4x1038 -1.79x10308 1.79x10308 -1028-1 1028-1
MS Access 2003 16 Tin Học Trường Tín -
B.soạn: N.V.Dũng
2. Thuộc tính Format
Ký tự định dạng chung cho tất cả các kiểu dữ liệu
Ký hiệu
Mô tả
(Space)
Hiển thị khoảng trắng như ký tự
“”
Hiển thị chuỗi ký tự
[Color]
Chỉ định màu (Black, Blue, Green, . . .)
Ký tự định dạng chỉ dùng cho kiểu dữ liệu Text hoặc Memo
Ký hiệu
Mô tả
@
Chuỗi ký tự
<
Đổi tất cả thành chữ thường
>
Đổi tất cả thành chữ hoa
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 17
B.soạn: N.V.Dũng
Ký tự định dạng chỉ dùng cho kiểu dữ liệu Number
Ký hiệu
Mô tả
.
Dấu phân cách phần thập phân
,
Dấu phân cách hàng ngàn
$
Hiển thị ký hiệu $
%
Giá trị /100 và có ký hiệu % nối vào
E+ Hay E- Ký hiệu khoa học như : 0.00E-00 hay 0.00E00
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 18
B.soạn: N.V.Dũng
3. Thuộc tính InputMask
Ký hiệu
Mô tả
Số từ 0 - 9 bắt buộc nhập, không dùng +, -, blank
0
Số từ 0 - 9 không bắt buộc nhập, không dùng +, -, blank
9
Số từ 0 - 9 không bắt buộc, có thể dùng +, -, blank
#
Ký tự A – Z bắt buộc nhập
L
Ký tự chữ hoặc số không bắt buộc
?
Bắt buộc nhập ký tự chữ hoặc số
A
Bắt buộc nhập ký tự bất kỳ.
&
Ký tự bất kỳ hay khoảng trắng không bắt buộc
C
. , : - / Dấu phân cách thập phân, hàng ngàn, ngày giờ
Chuyển tất cả thành ký tự thường
<
Chuyển tất cả thành ký tự in
>
Ký tự theo sau hiển thị như một ký tự bình thường
\
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 19
B.soạn: N.V.Dũng
Bài tập: Tạo Các Table TS_DUTHI Trang 25
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 20
B.soạn: N.V.Dũng
VI. THIẾT LẬP MỐI QUAN HỆ (RELATIONSHIP)
Khái niệm: Access là hệ quản trị CSDL quan hệ để các Table có thể trao đổi dữ liệu chính xác thì các Table này phải được thiết lập mối quan hệ. Trong Access có các mối quan hệ sau:
Một - Một (1 – 1): Được thiết lập trên khóa chính của 2 Table tham gia quan hệ. Loại quan hệ này thì một giá trị bên Table này sẽ có một giá trị tương ứng ở Table bên kia và ngược lại.
Khóa chính
Khóa chính
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 21
B.soạn: N.V.Dũng
Một - Nhiều (1 – ): Được thiết lập trên khóa chính và khóa ngoại của 2 Table, khóa chính bên một (cha), khóa ngoại bên nhiều (con). Loại quan hệ này một giá trị bên bảng một (cha) thì có thể có nhiều giá trị bên bảng nhiều (con). Các giá trị nằm bên bảng một (cha) có thể không tồn tại trong bảng nhiều (con), nhưng ngược lại thì các giá trị nằm bên bảng nhiều (con) thì phải nhất thiết tồn tại bên bảng một (cha).
Khóa ngoại
Khóa chính
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 22
B.soạn: N.V.Dũng
Lưu ý: Các trường dùng để tham gia quan hệ của các Table phải có kiểu dữ liệu giống nhau. (Không nhất thiết tên phải giống nhau).
Thực hiện: Từ cửa sổ Database vào Menu
Tool/RelationShip. Xuất hiện cửa sổ Show Table.
Từ cửa sổ Show Table: Chọn các Table hay query
cần thiết lập quan hệ: Add lần lượt vào.
Các Table cần tham gia quan hệ
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 23
B.soạn: N.V.Dũng
Enforce Referential Integrity: Thiết lập ràng buộc toàn vẹn giữa 2 Table. Cascade Update Related Fields: Sửa mẫu tin trong Table cha Sửa mẫu tin trong Table con.
Cascade Delete Related Records: Xóa các mẫu tin trong Table cha Xóa các mẫu tin trong Table con.
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 24
B.soạn: N.V.Dũng
Thiết lập mối quan hệ giữa các table trong DB QLLUONG.MDB
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 25
B.soạn: N.V.Dũng
VII. Bài tập
1. QL_SACH.MDB 2. QLHH.MDB 3. VIETTEL.MDB 4. DIEMTHI_HOCKY.MDB 5. DAOTAO_NGUONNHANLUC.MDB 6. KETQUATS.MDB 7. GIAISAOVANGDATVIET.MDB 8. TDBTKCQ.MDB 9. QL_THUVIEN.MDB
MS Access 2003 Tin Học Trường Tín - 26
B.soạn: N.V.Dũng
