Bài 2 Bài 2
ệ ố ệ ố
H th ng thông tin trong H th ng thông tin trong ổ ứ ch c t ổ ứ t ch c
11
ệ ố
1 H th ng thông tin và t
ổ ứ ch c
ộ ậ
ổ ứ ồ ấ ứ ề ự ể ế ậ đ hoàn t t l p
ạ ụ ủ ợ ch c có thu l
ổ
ế ủ ứ ộ
ấ ợ ậ ợ T ch c là m t t p h p chính th c v nhân s và các ộ ợ đư c thi t m t ngu n tài nguyên khác ụ lo t các m c tiêu . ầ ộ ổ ứ đ u tiên c a m t t M c tiêu i (forprofit) là ị ổ i ố đa hoá giá tr c ph n, th ầ ư ng ờ đư c ợ đo b ng giá c ổ ằ t ổ ứ ợ ồ ậ phi u c a công ty. T ch c phi l i nhu n bao g m các t ổ ứ ạ ọ ư ng ờ ch c đ i h c và các t ch c xã h i, tôn giáo các tr ụ i nhu n làm m c tiêu chính. khác không l y l
ổ ứ ộ ệ ố ự
ế ị ữ ệ ậ ệ ị ế đ nh
2
ổ ứ ợ ề T ch c là m t h th ng. Ti n, nhân s , nguyên v t li u, máy móc và thi thư ng ờ t b , d li u, thông tin và các quy t ch c đư c dùng trong các t
ệ ố
1 H th ng thông tin và t
ổ ứ ch c
3
Moâ hình toång quaùt cuûa moät toå chöùc
ổ ứ
ệ ố
1 T ch c và h th ng thông tin
ầ c a t ch c :
ự
c a t
ị ủ ổ ứ Đ u vào • Nguyên v t li u, nhân s … ậ ệ ủ ổ ứ Đ u raầ ch c: ụ ị Hàng hoá, d ch v có giá tr cao h ầ ơn đ u vào
Trong quá trình bi n ế đ i, các h th ng con có các b
ệ ố ở ị ớ ử ư c x lý ổ ụ ầ đ u vào tr thành hàng hoá hay d ch v
4
ể khác nhau đ giúp có giá tr hị ơn
ị ủ
ả
ỗ
ộ
ấ Chu i giá tr c a m t công ty s n xu t
5
ử
ế
ị
vai trò gì trong ti n trìnhthêm giá tr cho
ệ ố H th ng thông tin gi ẩ ả s n ph m ?
ề ch c, HTTT
trong t ể
ệ ể ể
ổ ả
ổ
ệ ố ộ ầ
ế đ i cách v n hành h th ng. ợ ẩ ả ị đư c ợ ổ ứ ố Quan ni m truy n th ng: ị ế ề đi u khi n ti n trình thêm giá tr , dùng đ ki m soát và ồ ừ HTTT bi n ế đ i thông tin ph n h i t ệ ố các h th ng thêm ả ỉ ơn và dùng k t qu ị giá tr thành ra thông tin có ý ngh a h ậ ể ơ s ở đ thay ầ n y làm c Quan ni m ệ đương th iờ : HTTT đư c xem là m t ph n ủ ế c a ti n trình thêm giá tr cho s n ph m.
ộ ổ ứ ẽ ả ủ ch c nhìn vai trò c a HTTT s nh
ệ ố ế
6
ứ Cách th c m t t hư ng ở ế đ n cách mà h th ng hoàn thành ti n trình thêm giá tr .ị
ấ
C u trúc c a t
ủ ổ ứ ch c
ấ ậ ch c các b ph n ch c nói
• C u trúc c a t ủ ổ ứ ứ ộ ớ ề
ổ ứ ế đ n cách t ộ ắ ầ ậ ộ con và cách th c mà các b ph n n y g n li n v i toàn b ổ ứ ch c. t
ấ ủ • C u trúc c a m t t ư ng ở
ộ ổ ứ ch c có th nh h ử ụ ể ả ệ ố
ế đ n cách ổ nhìn cũng như cách s d ng h th ng thông tin trong t ch c ứ đó
ấ ộ ổ ứ ồ ờ • C u trúc c a m t t ch c th ư ng g m các ki u sau
ề ể , nhóm đây: (team),
7
ủ ổ ố (traditional), d ánự (project), t truy n th ng đa chi uề (multidimensional), và oả (virtual).
ấ
C u trúc c a t
ủ ổ ứ ch c
ấ ề
ấ ố C u trúc truy n th ng ề ậ ừ ả qu n lý chi n l
ế đ nh t ị ế ấ ế ư c ợ ồ đ n c p công nhân viên không
8
Các c p b c có quy n quy t ậ ả ế đ n qu n lý v n hành r i ả qu n lý.
ấ
C u trúc c a t
ủ ổ ứ ch c
C u trúc t ấ ẩ ả
ộ ể ự ụ
ứ
ấ đư c ợ đ t ngay trong các đơn v bi
ầ
C u trúc t ấ
ỏ ể ủ ấ ờ
ộ
9
ấ ể ự ổ ứ ấ ch c theo ki u d án ặ ọ đ t tr ng tâm vào s n ph m C u trúc theo ki u d án ấ ề ả ỗ ị chính hay d ch v chính, m i dây chuy n s n xu t là m t ị ư ti p th , ế ố ề ị ệ ậ đơn v bi ăng truy n th ng nh t l p. Các ch c n ị ệ ặ ả tài chính, và s n xu t t ậ l p n y ổ ứ ấ ch c nhóm ệ ặ ọ ổ ứ đ t tr ng tâm vào nhóm làm vi c. ch c nhóm C u trúc t ộ ố ư ng h p, các nhóm là nhóm nh , m t s ộ ố ợ ờ Trong m t s tr ớ ợ trư ng h p khác nhóm là nhóm l n. Tiêu bi u c a c u ạ ỗ đ o, ng trúc là m i nhóm có m t lãnh ơn trong t ả cho ngư i qu n lý c p cao h ờ ờ ầ ẽ ư i n y s báo cáo ổ ứ ch c.
ấ
C u trúc c a t
ủ ổ ứ ch c
ấ ợ ọ ậ ề (Multidimensional Organizational Structure) C u trúc Đa chi u ấ đư c g i là c u trúc ma tr n ề đa chi u còn
ể ch c có th
ề ấ đa chi u sát ụ ộ ổ ứ ự ừ ấ ấ ấ C u trúc (matrix organizational structure), c u trúc ề ấ ậ nh p cùng lúc nhi u c u trúc. Ví d m t t ố ề ừ v a có c u trúc truy n th ng, v a có c u trúc d án.
ề ể ồ ả ăng đ ng th i tác
ệ
ố ấ ợ ấ ờ ủ i là ng
ể ủ ề ấ ặ ả ị ự đi u khi n c a cùng lúc hai ho c nhi u c p
10
ủ ấ ờ L i ợ đi m c a c u trúc đa chi u là kh n ề ự ộ đ ng các lĩnh v c truy n th ng c a xí nghi p và các ư i công nhân nhánh s n xu t chính. Còn b t l ề ả ph i ch u s trên
ấ
C u trúc c a t
ủ ổ ứ ch c
ấ ả C u trúc o
ị ấ ả ử ụ
ồ ề
ệ ờ ờ ư i làm vi c có th không bao gi
ử ụ
ể ể ủ ế ạ đ ngộ
ấ ăng l
11
ả ộ ặ đơn v kinh C u trúc o s d ng các cá nhân, nhóm, ho c ố ờ ư i trong nhi u qu c gia khác nhau, ề doanh g m nhi u ng ấ ề ộ ho t ạ đ ng trong nhi u múi gi khác nhau. Trong c u trúc ặ ờ ặ ữ ầ g p m t n y, nh ng ng ệ ố nhau trong phòng làm vi c. ệ Ch y u là s d ng h th ng ố ợ thông tin đ ph i h p các ho t ả Ngoài m c ụ đích gi m giá thành và t ổ ứ ả ch c o còn b o t ậ i nhu n, c u trúc ố đa i ợ ứ đ an toàn t ả đ m m c
ủ ổ ứ
ự
2 Văn hoá c a t
ch c và s thay
đ i vổ ăn hoá
ổ ứ ch c ể ế ợ • Văn hoá t • Là t p h p các hi u bi ợ ậ t ch y u
ậ ủ
ủ ế đư c nhóm cùng th a ừ ộ ụ ư văn hoá c a m t nhóm s c t c, hay v ăn ể ộ ắ ộ ủ ổ ứ ồ ủ ố ăn hoá c a t
ế ậ
ch c g m các hi u ệ ủ ế đư c th a nh n trong doanh nghi p, công ty t ch y u, ộ ổ ứ nh n, ví d nh hoá c a m t qu c gia. V ừ bi hay m t t ợ ch c.
ăn hoá c a t
ậ ấ ư c u trúc c a t đ ng ộ ủ ổ ủ ổ ứ ch c, v ệ ể đ n s phát tri n và v n hành h
12
ứ ố ộ ổ ứ ố Cũng gi ng nh ế ự ch c cũng tác th ng thông tin trong m t t ch c
ủ ổ ứ
ự
2 Văn hoá c a t
ch c và s thay
đ i vổ ăn hoá
đ i t
ả
ờ • S thay ự • Bàn v cách th c l p k ho ch, th c hi n và qu n các i ch c ki m l ch c phi l ự i và t
ế ổ ứ ể ệ ổ ứ ừ ậ ạ ế đ i có th có nguyên nhân t ợ ố các thông s
ổ ổ ứ ch c ề ứ ậ ổ thay đ i trong các t ổ ự nhu n. S thay bên trong và bên ngoài.
ồ ủ ộ g m có các ho t ạ đ ng c a công
ở • Các thông s bên trong ố ấ các c p. nhân
ố ộ • Thông s bên ngoài ố g m các ho t
ụ ệ ư ng thiên nhiên (nh ạ đ ng c a ủ đ i th c nh ự đi u ch nh c a ỉ ề ố ư là bão l ủ ạ ủ t), và
13
ồ đ ng, các hi n t ế ề ệ tranh, các c ổ đông, lu t c a qu c gia, s c ng ộ các đi u ki n kinh t ồ ậ ủ ợ khác.
ủ ổ ứ
ự
2 Văn hoá c a t
ch c và s thay
đ i vổ ăn hoá
• Tái b tríố (Reengineering) • Đ c nh tranh d ố ợ ớ đ i th , t ư c v i
ể ạ ủ ổ ứ ả ch c ph i th ư ng ờ
ổ xuyên thay đ i cách kinh doanh.
ch c ph i thay ạ đ ng, hay qui
ộ ủ ả đ ể đ t ạ đư c m c tiêu c a mình. Tái
ổ ứ ổ ứ ch c dùng ợ ọ đư c g i là thi ồ ố t k l
ủ ổ ứ
ợ ự ế ớ ổ đ i các ho t ụ ợ ế ế ạ t k l i qui trình (process ế ế ạ ậ i t n g c qui trình kinh ệ ố ch c, h th ng thông tin, và các giá ả ị ủ ổ ứ đ ể đ t ạ đư c s khai phá m i trong k t qu ấ ch c
14
• Nói khác đi, t trình mà t ố b trí còn redesign), bao g m thi doanh, c u trúc c a t tr c a t kinh doanh
ủ ổ ứ
ự
2 Văn hoá c a t
ch c và s thay
đ i vổ ăn hoá
• Tái b tríố (Reengineering) • Đ c nh tranh d ố ợ ớ đ i th , t ư c v i
ể ạ ủ ổ ứ ả ch c ph i th ư ng ờ
ổ xuyên thay đ i cách kinh doanh.
ch c ph i thay ạ đ ng, hay qui
ộ ủ ả đ ể đ t ạ đư c m c tiêu c a mình. Tái
ổ ứ ổ ứ ch c dùng ợ ọ đư c g i là thi ồ ố t k l
ủ ổ ứ
ợ ự ế ớ ổ đ i các ho t ụ ợ ế ế ạ t k l i qui trình (process ế ế ạ ậ i t n g c qui trình kinh ệ ố ch c, h th ng thông tin, và các giá ả ị ủ ổ ứ đ ể đ t ạ đư c s khai phá m i trong k t qu ấ ch c
• Nói khác đi, t trình mà t ố b trí còn redesign), bao g m thi doanh, c u trúc c a t tr c a t kinh doanh.
15
• Ngày nay các công ty tái b trí ố ị ế ạ đ tể ăng v th c nh tranh
trên th trị ư ngờ .
ủ ổ ứ
ự
2 Văn hoá c a t
ch c và s thay
đ i vổ ăn hoá
ệ
ụ ự ả ệ
ị ẩ ệ ị
ự
i ợ
ệ ả ụ ổ
ẩ ấ ch c cung c p d ch v th ụ ư ng xuyên tìm
ợ ả đ i và c i thi n s n ờ ệ ơn và hi u qu h
ả ơn. Nh ờ ủ
16
ăng đư c s trung thành c a khách ể đư c s b t m n c a khách hàng, và ợ ự ấ ả ủ ố ủ ợ ự ấ ủ • S c i thi n liên t c ụ ờ ư ng xuyên tìm cách hoàn thi n qui ả C i thi n liên t c là th ụ ả ể trình kinh doanh đ thêm giá tr cho s n ph m và d ch v . ộ ăng m c ứ đ hài lòng ụ ầ ẽ ổ S thay đ i liên t c n y s làm gia t ờ ăng l ồ ủ ự và s trung thành c a khách hàng, đ ng th i t ổ ứ ậ ch c. nhu n cho t ấ ả Các công ty s n xu t liên t c thay ị ổ ứ ph m. Các t cách tr giúp khách hàng nhanh h ợ ự ậ v y, các công ty gia t ả hàng, gi m thi u ế đư c s l n sân c a các ạ h n ch đ i th .
ổ ế
ế
ạ
2 Ph bi n, truy n
ề đ t và ti p thu công ngh
ệ
•
Áp dụng được công nghệ vào tổ chức đến
mức nào, đó là nhiệm vụ của công tác phổ biến, truyền, và tiếp thu công nghệ.
• Phổ biến công nghệ (Technology diffusion) •
Là chừng mực trải rộng công nghệ trong tổ chức. Một tổ chức mà hầu hết các bộ phận đều có máy tính và hệ thống thông tin được xem là có mức độ phổ biến công nghệ cao
17
ổ ế
ế
ạ
2 Ph bi n, truy n
ề đ t và ti p thu công ngh
ệ
• •
Truyền công nghệ (technology infusion) Là mức độ xâm nhập công nghệ (technology
permeates) vào các lỉnh vực và bộ phận. Nói khác đi đây là thước đo độ nhúng sâu của công nghệ vào các lỉnh vực của tổ chức.
•
Mặc dù một tổ chức có thể có mức phổ biến và truyền
công nghệ cao, sử dụng máy tính trong toàn bộ tổ chức, nhưng điều đó không có nghỉa là hệ thống thông tin đã được sử dụng hết tiềm năng. Thực ra mức độ tiếp thu và sử dụng công nghệ máy tính đắt tiền của mọi người trong tổ chức rất là khác nhau. Một trong các lý do là có một số nhà quản lý và công nhân viên có mức độ tiếp nhận thấp
18
ợ
ộ (Total Quality Management
ấ ư ng toàn b
ả Qu n lý ch t l TQM) •
Trong những năm đầu kiểm tra chất lượng, các xí nghiệp
•
đã quan tâm đến sự phù hợp với các đặc điểm thiết kế kỹ thuật, phù hợp với tiêu chuẩn. Nếu sản phẩm được thực hiện như đã được thiết kế, thì sản phẩm được xem là có chất lượng cao. Sản phẩm có thể thực hiện đúng chức năng như thiết kế, tuy nhiên chưa hẳn đã làm hài lòng khách hàng Ngày nay chất lượng có nghĩa là khả năng mà sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng được (hoặc vượt trội) mong muốn của khách hàng. Ví dụ một máy tính không những chỉ được chế tạo tốt mà còn phải dễ dàng bảo trì sửa chữa thì mới được xem là sản phẩm có chất lượng cao. Cách nhìn về chất lượng theo kiểu nầy là hoàn toàn “ thiên về khách hàng” (customer oriented)
19
ợ
ộ (Total Quality Management
ấ ư ng toàn b
ả Qu n lý ch t l TQM) •
Để giúp giao được hàng hoá và dịch vụ chất lượng cao, một số công ty đã áp dụng chiến lược cải thiện liên tục, trong chiến lược nầy mỗi qui trình kinh doanh chính cần phải theo một tập hợp nguyên tắc chỉ đạo về quản lý chất lượng toàn bộ. Quản lý chất lượng toàn bộ (TQM) gồm tập hợp các cách tiếp cận, công cụ, và kỹ thuật đưa vào chất lượng trong toàn bộ tổ chức
• •
Hệ thống thông tin được tích hợp hoàn toàn vào qui trình
của tổ chức sẽ kết nối chặt với sự cải thiện liên tục hoặc là với sự quản lý chất lượng toàn bộ
20
ử ụ
ồ
S d ng ngu n tài nguyên ngoài và giãm qui mô
ầ
ữ ủ ổ ứ ch c th ắ đ p cho nh ng ng ờ ư ng là thuê ờ ư i có n ăng l c ự
• Ph n phí t n quan tr ng c a t ọ ổ mư n, ớ đào t o, và bù ạ trong cơ quan.
• Vì v y, các t ậ ch c ngày nay
ố ị đ nh s ợ ấ ư ng cao
21
ể t ụ ủ ả ị ổ ứ ế đ duy trì ầ công nhân viên c n thi ẩ cho s n ph m và d ch v c a mình. ố ắ đang c g ng xác đư c ch t l ợ
ử ụ
ồ
S d ng ngu n tài nguyên ngoài và giãm qui mô
ồ
• Ngu n tài nguyên bên ngoài ờ ồ ớ ụ ị ư ng ký h p
ợ đ ng v i các d ch v chuyên ầ ợ
ộ
ồ ự ừ ể ả i ích t
đáp ng ứ đư c nhu c u kinh doanh ế đ n ngu n l c bên ngoài ợ ợ đư c l các chuyên gia ụ ấ ị ổ ứ T ch c th ệ nghi p bên ngoài ế ổ ứ ư ng ớ ch c h M t lý do khi n t ặ là đ gi m chi phí ho c có ủ c a các nhà cung c p d ch v
• Nhưng khi dùng ngu n l c ngoài thì ta ẩ ồ ự ổ ứ
ờ đã công khai hoá ễ ị ấ ch c và s n ph m d b t n công, ồ đ ng th i là
22
ủ ạ ủ thông tin c a mình, t ữ ở b i vì nh ng ngu n l c do ta s d ng cũng ngu n l c c a ả ử ụ ồ ự ố ồ ự ủ đ i th c nh tranh
ử ụ
ồ
S d ng ngu n tài nguyên ngoài và giãm qui mô
(downsizing) ợ ả • Thu h p qui mô ẹ • Thu h p qui mô là gi m s l ẹ ố ư ng nhân viên ể ả đ gi m chi
phí.
ả ả ề ương ph i tr .
ộ ố • Giãm qui mô rõ ràng là giãm đư c ti n l Tuy cũng có m t s tác d ng ph x u.
ờ ầ ủ ố i truy n thông c a công ty b suy y u.
ị ị ụ
ầ đ ể
23
ả ợ
ọ ự ợ ụ ấ ụ • Tin th n c a nhân viên b “ ầ ị đ ng ụ đ u vào đá”. • Đư ng l ế ủ ề • Kh nả ăng sàn xu t c a công nhân b t ả ấ ủ t gi m. • Nhà s d ng lao ớ ề ư ng khác ở ộ ử ụ đ ng c n m thêm nhi u h đó cho thôi vi c ệ đư c ợ ố ư ng công nhân, trong gi m s l xem như là ch n l a sau cùng
ợ
ợ ọ ộ
ủ i ích quan tr ng và lâu dài c a m t ồ ự ăm ngu n l c thúc
ẩ ạ
ế ạ L i th c nh tranh • L i th c nh tranh là l ợ ế ạ ự ạ ệ xí nghi p thông qua s c nh tranh. Có n đ y c nh tranh.
ằ ự ạ i,
ấ ủ ệ ạ ệ
ấ
ạ
ạ
ề ị ế ấ
ờ đi m càng có nhi u l c n y k t h p v i nhau ế đư c ợ ệ ừ i th b y nhiêu và k t c c s càng nhi u k ch tính ch ng 24 ố đ i th hi n t 1 S c nh tranh n m trong các ố ạ ủ ủ ớ 2 S ự đe do c a các đ i th m i xu t hi n, ẩ 3 S ự đe do c a các s n ph m,d ch v thay th . ế ụ ị ả ạ ủ ờ ư i mua, và ặ ả ủ 4 Kh nả ăng m c c c a ng ặ ả ủ 5 Kh nả ăng m c c c a nhà cung c p. ề ự ầ ế ợ ớ ể ộ T i m t th i ề bao nhiêu thì càng có nhi u xí nghi p cùng lo i ki m ế ụ ẽ ợ l y.ấ
ể
ợ
ế ạ
i th c nh tranh
ế ư c ợ đ có l
ị Ho ch ạ đ nh chi n l
ợ ầ
ấ
ầ
ố ớ ợ
ề ẽ đư c, công ty c n nhanh nh n, m m d o, đ n ế ư ng ớ ả ăng s n xu t, kinh t ợ ệ ế ư c h ụ ế ư c và m c tiêu
ủ • Đ c nh tranh ẹ ể ạ ế ả ớ ổ , và h đ i m i, có kh n ế ệ khách hàng. Doanh nghi p cũng c n x p chi n l th ng thông tin vào cùng v i các chi n l ờ kinh doanh bình thư ng khác c a mình.
ợ ể ợ ợ ế ạ đ giành đư c l i th c nh tranh, đó
Ba chi n lế ư c chung là :
ỹ
ổ ấ ả
25
ạ ả ế ụ ớ ấ ụ ị ệ Thay đ i c u trúc k ngh , ẩ ị T o ra s n ph m và d ch v m i, ề ả C i ti n dây chuy n s n xu t và d ch v
ể
ợ
ế ạ
ị Ho ch ạ đ nh chi n l
ế ư c ợ đ có l
i th c nh tranh
ổ ấ ổ ấ ổ ỹ đ i k ngh ệ đ ể
ở ệ ỹ Thay đ i c u trúc k ngh ệ ỹ Thay đ i c u trúc k ngh là qui trình thay ậ ợ ơn ặ ổ ứ ch c tr nên thu n l công ty ho c t i h
ẩ ẩ ả ả
ệ ế ạ
ương pháp ầ ề đi u n y ệ đúng cho k ngh máy tính và kinh doanh công t
ợ ả đưa ra đư c s n
ế ẩ ơi vào
26
ụ ớ ờ ụ ớ ị ạ T o ra s n ph m và d ch v m i ụ ớ ị ạ T o ra s n ph m và d ch v m i luôn luôn là ph ợ ợ đư c l i th c nh tranh, giúp cho xí nghi p có ệ ỹ ặ đ c bi ệ ngh cao. ổ ứ N u trong vái tháng mà t ặ ị ph m ho c d ch v m i, thì công ty s nhanh chóng r ị ệ ấ trì tr , m t th tr ị ư ng và b suy s p. ch c không ẽ ụ
ể
ợ
ế ạ
ị Ho ch ạ đ nh chi n l
ế ư c ợ đ có l
i th c nh tranh
ả ế ụ ệ ử ấ
ị ự ạ • C i ti n dây chuy n s n xu t và d ch v hi n h u là ề ả ể phương pháp khác đ duy trì s c nh tranh.
ự ự ặ ự ả ế ể • S c i ti n có th là th c s ho c là lĩnh h i ộ đư c. ợ
ấ ợ ự ả ế đư c c m th y nhi u
ợ ả ả ệ ẩ ề ư ng, s n ph m hi n
27
• Trong m t s tr ờ ả ế hơn là có c i ti n th c s ; thông th ợ ỉ đư c thay ử h u ch ộ ố ư ng h p s c i ti n ờ ự ự ổ ấ đ i r t ít
ệ ố
ử ụ
S d ng h th ng thông tin cho m c
ụ đích chi n lế ư cợ
ể ố ắ ệ ố ả đã c g ng gi m thi u giá
ệ ố ắ
ề ế ả ơn cho các ư là tr lả ương và l p ậ
ở ệ ử ụ ch c
ả và b t
ổ ứ ệ ổ ứ đã đã trư ng thành trong vi c s d ng h ấ ầ ắ đ u th y ệ ể ả đ c i thi n ế ư c cợ ơ b n ả
ờ
ỏ đã sáng t ế ư th nào ỗ ợ ch c và h tr cho chi n l ể ệ ớ ố ợ ự ăng cư ng hi u bi ớ
ệ ố đ ể
28
• H th ng thông tin ầ đ u tiên ấ thành và c g ng cung c p qui trình hi u qu h ụ ứ ng d ng v k toán và tài chính, nh ổ s cái. • Khi t ố th ng thông tin, các nhà qu n lý ệ ố ể ọ h có th dùng h th ng thông tin nh ệ ủ tính hi u q a cho t ế ề ệ ủ t v c a doanh nghi p. Ph i h p s t ủ ệ ố ti m nề ăng c a h th ng thông tin v i công ngh m i và ứ ổ ứ ử ụ ớ ẽ ư ng t ụ ch c s d ng h th ng thông tin ng d ng s h ạ ế ợ ợ có đư c l i th trong c nh tranh
ệ ố
ử ụ
S d ng h th ng thông tin cho m c
ụ đích chi n lế ư cợ
ấ ợ
ế ạ
i th c nh tranh
ể
ờ
ộ Nói m t cách thư ng bi u hi n
ả đơn gi n nh t, l ệ ở ệ vi c:
ợ
ả
ụ
đư c giá tr c ng
S n ph m hay d ch v có
ấ
ủ
ị ộ đ i thố
ạ
ổ ứ
đư c, ợ i ích do h th ng bên trong t
ch c cung
ủ
ị ẩ ề thêm nhi u nh t cho khách hàng và Û c nh tranh không có ệ ố ợ ố đ i th không có
Hay các l ấ c p mà
đư c.ợ
29
ệ ố
ử ụ
S d ng h th ng thông tin cho m c
ụ đích chi n lế ư cợ
ờ
ợ ế ạ
ớ
ạ
ộ ệ ố ờ ở
ệ
i th c nh tranh do m t h th ng thông tin m i ố ủ ẽ đ i th s
i cho xí nghi p ch là t m th i, b i vì các
ắ
ạ ố ầ
Thư ng thì, l mang l nhanh chóng ăn c p ý t
ỉ ở ư ng t
t n y.
ề
ợ ợ ế ạ
ầ
ả
Gi
đi u không b o
i th c nh tranh là
ả ả đ m và c n ph i
ứ ụ ớ
Nhi u công ty
đã l p ra ch c v m i giám ố
ể đ giúp công ty duy
ử đư c l ế ứ ố ắ h t s c c g ng ứ ố ậ ề đ c tri th c (chief knowledge officer), giám đ c thông tin (CIO) trì đư c l
ợ ợ ế ạ ở
ệ ố
ậ ợ
ệ ạ
ả ờ
ặ ả ư ng xuyên c p nh t ho c ờ ậ ị đư c trong th ể ạ ớ đ c nh tranh i.
ư là m t n i l c
ộ ộ ự đ ể đ t ạ
i th c nh tranh. Các ý tư ng c i ti n công ty ph i th ả ế ữ ph i có nh ng h th ng m i ế đ ng hi n t trư ng bi n ộ ệ ố ệ ử ụ Ngoài vi c s d ng h th ng thông tin nh ợ ợ ế ạ
ả
ệ ố
ăng đ u tầ ư i th c nh tranh, các công ty còn ph i gia t ể ỗ ợ đ h tr cho khách hàng và nhà cung 30
đư c l vào h th ng thông tin c pấ
ệ ố
ặ
ả
H th ng thông tin
ề ả đ t trên n n t ng hi u qu ọ
ệ ể
(Performancebased IS) – Ba giai đ an phát tri n
ở ự ừ ữ
ầ Giai đo n ạ đ u kh i s t
nh ng n ấ ả
ế
ăm 1960, m c ụ đích là đ giãm giá ể ờ ư ng không ầ ạ ấ . Giai đo n n y th ể ơ h i ộ đ gia t ế
ăng
ứ
thành và nâng cao năng su t s n xu t quan tâm đ n m t l m c bán hàng qua h th ng thông tin.
ữ
ợ
Giai đo n th nhì b t
ặ ợ ứ i t c, cũng không tìm ki m c ệ ố ầ ắ đ u vào nh ng n
ệ ố
ạ
đo n n y h
ợ
i th c nh tranh
ị ăm 1980 và đư c xác đ nh ầ ư ng ớ ụ ế đ n m c ờ ư ng h p, các công
ế ạ ề ớ
. Trong nhi u trề ệ ố
ộ ư ng ti n l n vào h th ng thông tin và không quan
ứ ạ ở H th ng thông tin trong giai b i Porter... ợ ợ tiêu đ t ạ đư c l ợ ấ ty m t m t l ả ế tâm đ n giá c .
ả
ợ
ế ư c qu n lý
Ngày nay, chúng ta đang xem xét s thay
ệ ố
ả
ổ đ i trong chi n l ấ ạ ẩ
ứ
ậ ả ệ
ạ ợ
ộ
ị
ự ệ ặ ề ả đ t n n t ng trên hi u qu trong cách c u t o h th ng thông tin. ế ợ ộ ầ i th Giai đo n th ba n y xem xét m t cách c n th n c trong l ấ ả ờ ầ đo lư ng hi u n ạ chi n lế ư c và chi phí ăng s n xu t, . Giai đo n n y m c ứ đ thu h i v n, tr giá hi n t ệ ệ ạ ồ ố i (net present value) và các hi u năng khác.
31
ệ
ặ
ả
ề ả đ t trên n n t ng hi u qu
H th ng thông tin ự ả
ệ ố ấ Năng l c s n xu t (Productivity)
ể
ệ ố
ấ
ể ầ
ờ ủ ế
ổ ứ
ầ
đ t ạ đư c chia cho
ế
t. Cùng m c
ố đo c a ủ đ u ra ầ ự ả
ứ đ ộ đ u vào, m c ấ ớ
ơn,
ấ
ơn có nghĩa là năng l c s n
ấ
ấ
đ ể đo lư ng và ki m Phát tri n h th ng thông tin dùng ậ ộ soát kh nả ăng s n xu t là b ph n ch y u trong h u ả ế ch c. h t các t ấ ự ả ợ Năng l c s n xu t là s ầ ầ ứ đ ộ đ u vào c n thi ầ ơn có nghĩa là năng l c s n xu t l n h đ u ra cao h và m c ứ đ ộ đ u ra th p h ự ả ầ ơn. xu t th p h
ự ả
ầ
ấ
Năng l c s n xu t = (Đ u ra/
ầ đ u vào)* 100
32
ệ
ặ
ả
ề ả đ t trên n n t ng hi u qu
H th ng thông tin ự ả
ệ ố ấ Năng l c s n xu t (Productivity)
Ví d : ụ
ế
ệ i t c ộ
ệ ủ
ố ờ ộ
ụ
ứ ụ
ự ả
ệ Xem xí nghi p chuyên khai báo thu (tax preparation ầ đư c ợ đo ấ ủ ự ả firm) , năng l c s n xu t c a xí nghi p n y ợ ứ đóng thu ế ể ố ờ ấ đi đ khai báo l ằ m t b ng s gi ổ chia cho t ng s gi làm vi c c a toàn b nhân viên. ờ ệ ộ ầ ể ớ làm vi c v i 40 gi , m t Ví d trong m t tu n l ế ợ ứ ờ đ tính thu l ấ ậ ể i t c. V y n nhân viên m t 30 gi ăng ầ ứ ấ ằ ự ả ăm. l c s n xu t b ng 30/40, t c là 75 ph n tr ả ố ớ ăng l c s n Đ i v i qu n lý hay các ch c v khác, n ầ ấ xu t 75 ph n tr
ấ ắ ăm là xu t s c
33
ệ
ặ
ả
ề ả đ t trên n n t ng hi u qu
H th ng thông tin ự ả
ệ ố ấ Năng l c s n xu t (Productivity)
ố
Con s gán cho m c n
ự ả ố ờ
ả ự ả
ả
ặ
ấ ứ ăng l c s n xu t không ph i luôn ệ , năng l c s n ả làm vi c ư s ố ố ể đ t n n t ng trên các tham s nh ặ ề ả đ t ạ ấ ư ng ợ ợ ử ụ ậ ệ đư c s d ng, ch t l ặ ẩ ể ạ đ t o ra s n ph m ho c
luôn đ t cặ ăn b n trên s gi ấ xu t có th ợ lư ng nguyên v t li u đư c, ho c th i gian dùng ờ ợ ụ ị d ch v .
ợ
ề
ọ
Trong b t c tr
ố
ấ ứ ư ng h p nào, giá tr c a con s ch n ợ ỉ ố ầ đư c so sánh nh
ự ố
ờ
ờ đi u quan tr ng không ở ỉ ăng l c s n xu t, mà ấ ự ả ị ủ ằ ở n m ạ ế ư th nào t ch ổ ch s n y i các ứ ổ ả kho ng th i gian khác, s b trí khác, và t ch c khác.
34
ệ
ả
H th ng thông tin
ặ ồ ố
ủ ệ ố
ề ả ệ ố đ t trên n n t ng hi u qu ị ứ M c thu h i v n và tr giá c a h th ng thông tin
ị ủ
ồ ố ồ
ỉ ố ứ
ấ ợ
ộ ố đo giá tr c a IS là ch s thu h i v n M t s (ROI return on investment ). M c thu h i n y ặ ạ i nhu n t
ệ ệ ố
ằ b ng cách l y l cho chi phí đ u tầ ư vào công ngh h th ng thông tin
ợ ầ đư c tính ậ ăng thêm ho c t o ra chia .
Ví d ụ ộ
ệ
ỏ ạ
đư c m c l
ờ ăm nh vào
ứ
ố
ồ ố
ứ
ứ ợ ăng thêm ợ i t M t doanh nghi p nh t o ra đ u tầ ư thêm cho h ệ là 20.000 $ m t nộ ư v y m c ậ ớ th ng máy tính v i chi phí là 100.000 $ nh ầ ăm. thu h i v n là 20.000/100.000 t c là 20 ph n tr
35
ệ
ặ
H th ng thông tin
ả ề ả ệ ố đ t trên n n t ng hi u qu M c tứ ăng trư ngở (Earnings Growth)
ợ
ậ
M t cách khác
ự ăng gia l
i nhu n,
ị đ ể đo giá tr IS là s t ở
ộ hay là tăng trư ng.
d có m t công ty giao nh n hàng qua b
ế
ậ ộ ặ đ t hàng có m c t t trí xong h th ng ớ
ăng 15 ph n trầ
ầ
Ví d ụ ả ụ ưu đi n, ệ Gi ứ ăng ệ ố sau khi thi ở trư ng t ứ ăm so v i nớ ăm trư c. M c bán hàng tăng 8 ph n trầ ệ ố ớ ăm m i nỗ ăm trư c khi có h th ng ế ố ả ử ặ ả đ t hàng . Gi nào khác nh s không còn y u t ệ ố ứ ăng do h th ng ứ ế hư ng ở đ n m c bán hàng, thì m c t ạ ăm i là 7 ph n tr mang l
36
ệ
ặ
ả
ề ả đ t trên n n t ng hi u qu
ệ ố H th ng thông tin Chia s th tr
ẻ ị ư ngờ (Market Share)
ăm bán hàng mà
ầ ộ
ẩ
đư c ợ
ị ệ ớ
ờ ẻ ị ư ng là ph n tr ứ M c chia s th tr ụ ủ ả s n ph m hay d ch v c a m t công ty có ờ ị ư ng chung. trong quan h v i th tr
37
ệ
ặ
H th ng thông tin
ề ả đ t trên n n t ng hi u qu
ả ệ ố Chăm sóc và làm hài lòng khách hàng
ợ
ặ
ấ
ự
ư ng s hài lòng c a khách
ị đ nh l ộ ử
ủ ầ ủ
đã ăng h th ng thông tin c a mình thông ừ
ệ ố ờ
ồ ủ
bên trong và bên
ư i dùng t
M c dù r t khó hàng, nhưng m t n a các công ty toàn c u ngày nay ệ ờ đo lư ng hi u n ự ả qua s ph n h i c a ng ngoài.
ả
nghiên c u và dùng b ng câu h i
ỏ đ ể
ăng
ự
ộ ố ứ M t s công ty ệ ố ự đ u tầ ư vào h th ng thông tin có làm t ị xác đ nh s ủ ự s chú ý và s hài lòng c a khách hàng hay không.
38
ả
H th ng thông tin
ệ ề ả ặ đ t trên n n t ng hi u qu ở ữ (Total Cost Ownership TCO)
ệ ố ổ T ng chi phí s h u
ề ứ
ở
ố
Ngoài các đo lư ng v m c hoàn v n, m c t
ứ ăng trư ng, ủ
ờ
ẻ ị ư ng, và s hài lòng c a khách hàng,
ộ
ể
ổ
ờ ự ự s chia x th tr ổ các công ty còn theo dõi t ng chi phí. M t trong các ợ phép đo đư c nhóm Garner Group phát tri n là T ng ở ử phí s h u –
TCO.
ự
ỉ
TCO chia nh chi phí ra cho các l nh v c nh
ư chi phí cho ả
ỏ ệ ớ ậ ỹ công ngh m i, chi phí k thu t, chi phí qu n lý, chi đào t o.ạ ị phí tái trang b , chi phí
ủ
ệ ố
ừ
ớ
ợ TCO đư c dùng PC
ệ ố h th ng t
ổ đ ể đánh giá chính xác hơn t ng phí c a ế đ n h th ng máy tính l n.
39
ộ ệ ố Đánh giá m t h th ng thông tin
ả đánh giá thông tin có ích
ệ ầ ể
ứ ụ đúng m c cho doanh
• Doanh nghi p c n ph i hay không đ áp d ng nghi p:ệ
ế
ầ
ệ t cho doanh nghi p
ả ủ
– Ch c r ng thông tin là c n thi ắ ằ – Bi ủ t ế đ r i ro c a thông tin ộ ủ – Nh n ra l ơ b n c a thông tin ợ ậ i ích c
40
ệ
ả
H th ng thông tin
ề ả đ t trên n n t ng hi u qu
ệ ố ặ ệ ố Đánh giá h th ng thông tin
ỗ ự
Đ tránh phung phí, m i d án IS
ự
ợ ả đư c rà soát ầ ứ
ề đ u ph i ợ đáp ng ứ đư c nhu c u b c ớ
ợ ủ
ấ
ế ư c c a
ệ
t c a doanh nghi p.nh t quán v i chi n l ợ
ụ
ủ
đ t ạ đư c m c tiêu c a doanh
ể ắ ể ắ đ ch c ch n là d án ệ ế ủ thi doanh nghi p, và nghi p.ệ
ủ
ệ
ề
ầ
ậ
ộ Mu n ố đ t ạ đư c ợ đi u n y, b ph n IS c a doanh nghi p
ể
đ n ế
ả ờ
ỏ
ả ầ c n ph i phân tích và qu n lý rũi ro có th xãy ằ b ng cách tr l
ả i các câu h i sau :
41
ệ ố Đánh giá h th ng thông tin
ế ủ ệ ố
t c a h th ng
ợ đã đư c hi u
ể bi
t ế
ặ Các câu h i ỏ đ t ra • 1 S c n thi ự ầ đ n ế đâu ? ự
ầ
ngh ệ
ế
ứ
m i ớ đ n m c nào
ổ ự ố ớ đ i v i xí
ả
ớ
ư ng ỡ
đ n ế
• 2 D án IS c n n l c khai phá công nghi p ?ệ • 3 Có rũi ro l n nào xãy ra làm nh h ế ự
ự doanh nghi p n u d án th c
ệ ồ
ệ i hay không ?
• hi n t •
42
ệ ố Đánh giá h th ng thông tin
ầ ớ ữ ự ữ ọ ộ ộ • Ph n l n nh ng d án IS thu c m t trong nh ng l ai
ả ả đựơc Ex: gi m chi phí, gi m
ệ ả đựơc Ex:c i thi n kh n ả ăng
sau – Rõ ràng (có th ể đo lư ng ờ nhân viên, tăng s n lả ư ng)ợ – Mơ hồ (Khó đ ể đo lư ng ờ qu n lý trong công ty)
ệ Legal Requirement ấ ớ (ex: nâng c p vi tính ể ả đ c i thi n quá trình làm
ả – Pháp đ nhị – Đ i m i ổ viêc) ự
43
ệ ả ể ớ ị ớ ẩ ờ – D án thí đi m ngư i môi gi i ể Pilot project (ex: trang b laptop cho ớ đ gi i thi u s n ph m t i khách hàng)
ệ ố ủ ộ ậ Ch c nứ ăng, vai trò c a b ph n h th ng thông tin
CIOCIO
Hỗ trợ Hỗ trợ
Điều hành Điều hành
Phát triển Phát triển Hệ thống Hệ thống
Sử dụng máy vi tính Sử dụng máy vi tính
Phân tích và thiết kế Phân tích và thiết kế hệ thống hệ thống
Tiếp nhận phần cứng và Tiếp nhận phần cứng và phần mềm phần mềm
Nhập dữ liệu Nhập dữ liệu
Lập trình Lập trình
Quản trị Dữ liệu Quản trị Dữ liệu
Điều hành mạng LAN Điều hành mạng LAN
Phát triển Web Phát triển Web
Huấn luyện khách hàng Huấn luyện khách hàng
Điều hành Web Điều hành Web
Quản trị Web Quản trị Web
Trung tâm thông tin Trung tâm thông tin
44
ệ ố
ự
ả
Ch c nứ ăng, vai trò c a b ph n h th ng thông ủ ộ ậ tin • Qu n lý HTTT có 3 lĩnh v c chính :
ị
ả
ọ
ả ủ
ử ụ
đ ể
ề Chú tr ng vào hi u qu c a thông tin, s d ng HTTT
ợ
– Đi u hành h th ng (ex: qu n tr web) ệ ố ệ ệ h p tác v i các doanh nghi p ề
ạ
ệ ố ư i ờ đi u hành h th ng là ch y và
ớ Ch c nứ ăng chính c a ngủ t b IS
duy trì trang thi ệ ố
ế ị – Phát tri n h th ng (ex: l p trình viên)
ệ ố
ể
ạ
ớ
ậ ệ ố Chú tr ng vào phát tri n h th ng, t o ra h th ng m i,
ả
ử s a ch a h th ng
ữ ệ ố ấ
ệ
– H tr h th ng (ex:hu n luy n khách hàng)
ầ ứ
ự
ỉ
ề
ầ
ể ọ b o trì ỗ ợ ệ ố ỡ Giúp đ cho khách hàng trong các l nh v c ph n c ng và ph n m m
45
ộ ố ứ
ộ ậ
ệ ố
M t s ch c danh trong b ph n h th ng thông tin
ệ ế ả
ụ ể • Chief Information Officer (CIO) • Có trách nhi m lên k ho ch, tri n khai và qu n lý h ệ ể ạ ợ ổ ứ đ t ạ đư c m c tiêu, CIO ch c đ giúp t
ậ ẫ ề ỹ ố th ng thông tin ả ầ c n ph i có k n ỹ ăng v k thu t l n kinh doanh.
ả
ầ ứ ề ầ ả ậ • Qu n tr m ng LAN • Cài đ t , qu n lý ph n c ng, ph n m m, b o m t cho
46
ạ ị ạ ả ặ ộ ộ m ng n i b .
ệ
ộ ố
ệ ố
ộ ậ
ệ
ể ạ ế ư c phát tri n và đi u hành m ng
M t s danh hi u trong b ph n h th ng thông tin • Cơ h i ngh nghi p trên Internet ề ộ • V ch chi n l ạ ề ợ • L p trình m ng ậ ạ • Đi u hành Web site ề • CIO
47
ố ấ • C v n công ty
ề
ộ
ệ (careers in IS) ị ệ
ạ
ệ ố
ấ
đã li
t kê 10 v trí làm vi c t
t nh t
ỉ
Cơ h i ngh nghi p • T p chí Computerworld ự Công ty
Số ngày đào tạo
trong l nh v c IS. Xếp hạng
Chi phí đào tạo (USD)
1
The Home Depot
17
9.200
2
Nationwide Insurance
15
7.652
3
The vanguard Group
15
8.000
4
Forsythe Technology
15
10.000
5
Avon Products
10
11.000
6
Fleet Boston Financial
7
9.200
7
Tower Perin
10
10.000
8
PricewaterhouseCooper 15
7.907
9
Harrah’s Entertainment 14
7.000
48
8
10
USAA
7.200
