Bài giảng Soạn thảo văn bản với Microsoft Word - ThS. Nguyễn Khắc Quốc

SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

Th.S Nguyễn Khắc Quốc IT-Department

Chương 4a Soạn thảo văn bản với Microsoft Word

1. Giới thiệu chung 2. Các lệnh về tệp (file) 3. Soạn thảo văn bản 4. Định dạng văn bản 5. Kẻ bảng 6. Một số thao tác hay dùng (tuỳ chọn) 7. Vẽ hình và gõ công thức (tuỳ chọn) 8. Định dạng trang văn bản và in ấn (tuỳ chọn)

2 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

4.1. Giới thiệu chung

 Soạn thảo văn bản

 Trình bày dữ liệu văn bản (text) theo khuôn mẫu, định

dạng.

 Một số chương trình soạn thảo văn bản trong

Windows  Notepad: Đơn giản, không có định dạng.  WordPad: Nhiều chức năng hơn Notepad nhưng chưa

chuyên nghiệp.

 BKED: Chương trình soạn thảo giao diện tiếng Việt, TS.

Quách Tuấn Ngọc, đại học Bách Khoa, HN.

 Microsoft Word: Chương trình soạn thảo văn bản chuyên

nghiệp.

 Writer (phần mềm mã nguồn mở)

3 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Microsoft Word

 Là sản phẩm của Hãng Microsoft – Mỹ  Word là một thành phần trong bộ sản phẩm

Microsoft Office.  Một số phiên bản

 Word 97  Word 2000  Word 2002 (XP)  Word 2003  Word 2007…

4 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Khởi động Microsoft Word

A. Kích chuột vào nút Start, Programs 

chọn Microsoft Word.

B. Kích đúp vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình desktop (hình chữ W - màu xanh).

C. Kích

chuột

(A)

(B)

(C)

vào biểu tượng của Word trên thanh công cụ của Office (đối với Word 2000 trở về trước).

5 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Màn hình Word 2003

Title bar

Standard Toolbar

Minimize Restore/Maximize Close

Formating Toolbar

Menu bar

Task Pane

Ruler

Vùng soạn thảo

Office Assistant

Status bar

Scroll bar

6 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Các thành phần của màn hình làm việc

 Title bar: Thanh tiêu đề.  Menu bar: Thanh menu.  Standard toolbar: Thanh công cụ chuẩn, chứa các chức

năng soạn thảo hay sử dụng.

 Formating toolbar: Thanh công cụ định dạng, chứa các chức

năng hay dùng trong định dạng.

 Ruler: Thước kẻ, trên đó hiển thị độ đo chiều dài.  Task Pane: Một đối tượng của Word 2000, liệt kê một số

chức năng, tài liệu được mở gần đây.

 Office Assistant: Hệ thống hỗ trợ của Office.  Scroll bar: Thanh cuốn, bấm và rê thanh cuốn cho phép xem

các phần không hiển thị đủ trên màn hình.

 Status bar: Thanh trạng thái, cho biết một số trạng thái của

Word.

7 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Thoát khỏi Microsoft Word

A. File  Exit B. Nhấn chuột

vào nút Close của “cửa sổ” Word

C. Hoặc nhấn tổ hợp phím Alt- F4

(B)

(A)

Thoát

8 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

2. Các lệnh về tệp

 Tạo tệp mới: Tiến hành một

trong 3 cách sau: A. Kích chuột vào menu File,

Chọn New

B. Kích chuột vào nút New trên

(A)

thanh công cụ chuẩn C. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

(B)

9 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Ghi tệp (lưu tệp)

 Kích chuột vào menu File,

chọn Save, hoặc:

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

Thư mục chứa

Tên tài liệu (tệp)

Sau đó, nếu như tệp văn bản chưa được đặt tên thì hộp thoại lưu văn bản (xem hình) được hiển thị cho phép lưu văn bản:

Hộp thoại lưu tài liệu

 Chọn thư mục chứa  Gõ tên tài liệu  Chọn kiểu tài liệu (mặc định

Kiểu tài liệu

là *.doc)

 Nhấn Save để lưu tài liệu

10 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Tại sao phải ghi tệp (lưu tệp)?

 Văn bản soạn thảo ra, muôn lưu giữ lại, phải ghi nó

lên tệp trên đĩa (mỗi văn bản một tệp).

 Khi lưu một văn bản mới tạo, phải đặt tên cho tệp

văn bản (1 lần duy nhất).

 Khi soạn thảo một văn bản đã đặt tên, việc ghi tệp

(Save, Ctrl+S,…) đảm bảo cho những phần thay đổi được cập nhật lên tệp trên đĩa.

Nói cách khác, nếu chúng ta gõ thêm chữ vào văn bản mà không lưu lại thì lượng chữ gõ thêm không nằm trên tệp và sẽ bị mất đi khi thoát khỏi Word.

11 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Mở tệp đã có

 Kích chuột vào menu

File, chọn Open, hoặc:

Thư mục chứa

 Nhấn tổ hợp phím

Ctrl+O

Chọn tệp

 Hộp thoại mở tệp hiện

ra như hình vẽ  Chọn thư mục chứa tệp  Chọn tệp tài liệu  Nhấn nút Open

12 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Mở nhiều tài liệu cùng một lúc

 Word cho phép nhiều tài liệu được mở cùng một lúc  Nếu như có quá nhiều tài liệu được mở cùng một lúc thì hãy đóng bớt chúng lại cho đỡ rối màn hình.

Đóng tài liệu đang soạn thảo

Taskbar

Rất nhiều tệp đã được tạo mới hoặc mở Mỗi hình chữ nhật tương ứng với một tệp

13 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

3. Soạn thảo văn bản

 Con trỏ văn bản  Gõ tiếng Việt  Dịch chuyển  Chọn (bôi đen) đoạn văn bản  Xoá, chèn, sửa  Sao chép, chuyển

14 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Con trỏ văn bản

 Con trỏ chuột khi di chuyển

tới vùng văn bản sẽ có dạng chữ I thay vì mũi tên như bình thường.  Con trỏ văn bản có dạng

nét gạch đứng và luôn nhấp nháy, cho ta biết đang ở vị trí nào trong văn bản.

Con trỏ văn bản

 Con trỏ văn bản nằm trong vùng soạn thảo văn bản.

Con trỏ chuột tại vùng văn bản

15 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Gõ tiếng Việt

 Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:  Bộ gõ tiếng Việt: ABC, Vietkey, Unikey  Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt:

 TCVN3 (8BITs): .VnTime, .VnTimeH, .VnArial,…  Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,…  VNI-Windows: VNI-Times…

16 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Tại sao một số sinh viên chưa gõ được tiếng Việt khi thực hành?

Khi nào chương trình Vietkey hoặc Unikey được thiết lập ở chế độ gõ tiếng Việt (chữ V - màu vàng hoặc màu đỏ tại System tray hoặc nổi trên màn hình) thì mới gõ được tiếng Việt

Vietkey đang ở chế độ gõ tiếng Việt

17 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Chuyển chế độ gõ tiếng Việt và tiếng Anh với Vietkey và Unikey như thế nào?

 Kích chuột trái vào biểu tượng của Vietkey và Unikey (chữ V hoặc chữ E,…) để chuyển từ chế độ này sang chế độ khác.

 Kích chuột phải vào biểu

tượng Vietkey hoặc Unikey rồi chọn chế độ thích hợp:  Gõ tiếng Việt.  Gõ tiếng Anh.

18 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Gõ tiếng Việt như thế nào? - chế độ gõ Telex

Gõ vào aw ow hoặc [ uw hoặc w , ] aa

Nhận được Gõ vào Nhận được OW W AA OO

Ơ Ư Â Ô

ă ơ ư â

EE DD

Ê Đ

oo ee dd AW

ô ê đ Ă

19 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Gõ dấu tiếng Việt

 f: huyền  s: sắc  r: hỏi  x: ngã  j: nặng  z: xoá dấu

Ví dụ: Trường Đại học Trà Vinh được gõ là: Truwowngf Ddaij hocj Traf Vinh

 Nguyên tắc: Dấu có thể gõ ngay sau nguyên âm

nhưng thường gõ vào cuối từ.

20 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Một số mẹo trong khi gõ tiếng Việt

 Nếu gõ tiếng Việt không ra chữ tiếng Việt, hãy xoá

cả từ đi và gõ lại.

 Gõ hai lần ký tự để trả lại ký tự tiếng Anh trong khi gõ tiếng Anh mà gặp phải các từ có các ký tự liên tiếp tạo thành ký tự tiếng Việt, ví dụ:  Gõ ww sẽ nhận được w  Gõ aww sẽ nhận được aw  Gõ eee sẽ nhận được ee.  Gõ casse sẽ nhận được case  Gõ brieff sẽ nhận được brief  …

21 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Dịch chuyển

 Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển con trỏ

văn bản từng ký tự theo các hướng trái,phải và từng dòng theo các hướng trên, dưới.

 Nhấn phím Home để đưa con trỏ văn bản về đầu

dòng.

 Nhấn phím End để đưa con trỏ văn bản về cuối dòng  Page Up, Page Down (trang trước, trang sau).  Kích đơn chuột trái vào vị trí nào trong văn bản sẽ

đưa con trỏ văn bản về vị trí đó.

 Sử dụng các thanh cuốn để xem các vùng khác không hiển thị hết trên màn hình của tài liệu.

22 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Thao tác bôi đen (chọn đoạn văn bản)

 Bấm và rê chuột (có biểu tượng chữ I) từ vị trí bắt đầu cho

tới vị trí kết thúc của đoạn văn bản cần chọn (bôi đen).

 Nhấn phím Shift, sau đó bấm một trong các phím mũi tên,

Home, End, Page Up, Page Down để bôi đen.

 Nhấn và giữ phím Ctrl trong quá trình bôi đen bằng chuột để

chọn nhiều đoạn văn bản rời nhau.

Đoạn văn bản được bôi đen

23 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Chế độ Insert/Overwrite

 Chế độ Insert và chế độ Overwrite

 Nhấn phím Insert để chuyển giữa hai chế độ.  Chế độ Insert (mặc định): Chữ gõ vào sẽ được

chèn vào vị trí con trỏ văn bản.

 Chế độ Overwrite: Ký tự gõ vào sẽ đè lên ký tự

đằng sau nó.

 Khi ở chế độ Overwrite, status bar hiện lên

dòng chữ OVR

24 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Chèn và xoá

 Gõ ký tự vào từ bàn phím để chèn nó vào vị trí của con trỏ văn bản (giữa hai ký tự khác) trong chế độ Insert.

 Nhấn phím BackSpace để xoá ký tự đứng trước

con trỏ văn bản.

 Nhấn phím Delete để xoá ký tự đứng sau con trỏ

văn bản hoặc xoá đoạn văn bản bị bôi đen.

 Di chuyển xuống cuối dòng, nhấn Delete để xoá

dòng trắng phía dưới hoặc kéo dòng chữ kế dưới lên cùng dòng.

 Di chuyển về đầu dòng, nhấn BackSpace để kéo

dòng hiện tại lên dòng phía trên.

25 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Sao chép, chuyển

 Bôi đen đoạn văn bản muốn sao chép hoặc

muốn chuyển.

 Kích chuột vào menu Edit, chọn Copy (sao

chép) hoặc Cut (chuyển).

 Di chuyển con trỏ tới nơi cần chép (chuyển)

tới.

 Kích chuột vào menu Edit, chọn Paste (dán). Nội dung đoạn văn bản cần sao chép (chuyển) sẽ được chép tới (chuyển tới) vị trí con trỏ.

26 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Bài tập

Sinh viên về nhà xem qua chức năng của từng menu và một số phím gõ tắt sau đây (sẽ tìm hiểu kỹ hơn trong các bài sau):

27 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Hệ thống menu {1}

 File: Các lệnh thao tác với tệp

 New: Mở một văn bản mới.  Open: Mở văn bản đã có trên đĩa.  Close: Đóng văn bản đang soạn thảo.  Save: Cất văn bản vào tệp.  Save as: Cất văn bản vào tệp với tên khác.  Save as Web Page… : Ghi văn bản dưới dạng HTML.  Search: Tìm tệp trên đĩa.  Version: Quản lý phiên bản.  Page Setup: Định dạng trang in.  Print Preview: Xem trước trang in.  Print: In.  Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác.  Properties: Các thuộc tính của văn bản.

28 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Hệ thống menu {2}

 Edit: Các lệnh soạn thảo  Undo…: Bỏ thao tác vừa làm.  Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm.  Cut: Xoá đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard.  Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.  Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ.  Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ theo một phương pháp đặc biệt tuỳ chọn (chuyển cột thành hàng, định dạng,…).

 Clear: Xoá đoạn văn bản đã chọn.  Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản.  Replace: Thay thế xâu trong văn bản.  Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó.  AutoText: Tạo văn bản mẫu.  Bookmark: Đánh dấu vị trí nào đó trong văn bản.

29 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Hệ thống menu {3}

 View: Các lệnh về chế độ hiển thị  Normal: Chế độ hiển thị bình thường.  Web Layout: Chế độ trang web.  Print Layout: Chế độ hiển thị dưới dạng trang in.  Outline: Chế độ hiển thị dạng outline.  Toolbars: Các thanh công cụ.  Ruler: Hiển thị thước kẻ ở phía trên văn bản.  Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên

phải là các mục lớn, bên trái là nội dung văn bản.

 Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu và cuối trang.  Footnotes: Ghi chú ở cuối trang.  Fullscreen: Hiển thị văn bản toàn màn hình.  Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn bản.

30 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Hệ thống menu {4}

 Insert: Các lệnh chèn

 Break…: Chèn dấu ngắt trang.  Page Numbers…: Đánh số trang.  Date and Time…: Chèn ngày giờ.  AutoText: Chèn các mẫu có sẵn.  Field…: Chèn một trường thông tin.  Symbol…: Chèn ký tự đặc biệt.  Comment: Chèn ghi chú.  Reference: Tham chiếu.  Picture: Chèn hình vẽ.  Diagram…: Chèn biểu đồ.  Text Box: Chèn một hộp văn bản.  File…: Chèn tệp khác vào văn bản hiện tại.  Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …).  Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu.  Hyperlink…: Chèn một siêu liên kết.

31 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Hệ thống menu {5}

 Format

 Font…: Định dạng phông chữ.  Paragraph…: Định dạng đoạn văn bản.  Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch đầu dòng.  Borders and Shading…: Đường viền và bóng.  Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột.  Tabs…: Định các tab.  Drop Cap…: Định dạng chữ cái đầu tiên (phóng to) của đoạn văn bản.  Change Case: Biến đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại.  Background: Định dạng nền.  Style and Formating…: Sử dụng các kiểu định dạng có sẵn hoặc được

tạo ra.

32 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Hệ thống menu {6}

 Tools

 Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp.  Language: Chọn ngôn ngữ cho văn bản.  Word Count: Đếm từ.  Track Changes: Theo dõi sự thay đổi văn bản.  Compare and Merge Documents: So sánh và hoà nhập các

văn bản.

 Protect Document: Bảo vệ các phần văn bản.  Letters and Mailings: Các chức năng thư tín.  Macro: Chức năng macro.  AutoCorrect Options…: Chức năng tự sửa từ ngữ gõ vào

theo quy tắc (viết tắt, gõ sai,…).  Options: Các tuỳ chọn cho Word.

33 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Hệ thống menu {7}

 Table: Các chức năng kẻ bảng

 Draw Table: Vẽ bảng bằng tay với công cụ bút chì.  Insert: Chèn các đối tượng thuộc bảng.  Delete: Xoá các đối tượng thuộc bảng.  Select: Chọn các đối tượng thuộc bảng.  Merge Cells: Hoà nhập các ô trong bảng.  Split Cells…: Phân chia một ô thành nhiều ô.  Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu.  Convert: Các chức năng chuyển đổi dùng cho bảng.  Sort…: Sắp xếp bảng.  Formula…: Tính toán với các số liệu trong bảng.

34 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Hệ thống menu {8}

 Windows: Các lệnh về cửa sổ văn bản

 New Window: Mở cửa sổ văn bản mới chứa văn

bản hiện thời.

 Arrange All: Bố trí các cửa sổ văn bản đang mở.  Split: Chế độ soạn thảo văn bản 2 phần (cửa sổ

được chia làm 2 phần).

 Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn bản 2

phần.

 Help: Hệ thống trợ giúp của Word.

35 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Một số phím gõ tắt {1}

 Alt+F: Chọn menu File.  Alt+E: Chọn menu Edit.  Alt+V: Chọn menu View.  Alt+I: Chọn menu Insert.  Alt+O: Chọn menu Format.  Alt+T: Chọn menu Tools.  Alt+A : Chọn menu Table.  Alt+W : Chọn menu

Window.

 Ctrl+C: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.  Ctrl+V: Dán nội dung trong Clipboard vào vị trí con trỏ.  Ctrl+X: Xoá đối tượng được chọn và lưu vào Clipboard.  Ctrl+A: Bôi đen cả văn bản.  Ctrl+B: In đậm.  Ctrl+I: In nghiêng.  Ctrl+U: Gạch chân.

 Alt+H: Chọn menu Help.

36 / 38 Chương 4a. Microsoft Word 12/07/2014

Một số phím gõ tắt {2}

 Ctrl+]: Tăng kích thước

phông chữ.

 Ctrl+Shift+H: Ẩn văn bản.  Ctrl+Shift+C: Sao chép định

dạng.

 Ctrl+[: Giảm kích thước

phông chữ.

 Ctrl+Shift+V: Dán định dạng  Ctrl+SpaceBar: Loại bỏ định

dạng.

 Ctrl+Shift+W: Gạch chân từng từ bằng nét đơn.

 Shift+End: Bôi đen văn bản

 Ctrl+Shift+D: Gạch chân cả

đến cuối dòng.

 Shift+Home: Bôi đen đến

dòng bằng nét kép.  Ctrl+=: Viết chỉ số dưới

đầu dòng.

(m1,m2,…).

 Shift+xuống hoặc lên: Bôi

đen một dòng.

 Ctrl+Shift+=: Viết chỉ số trên

 Shift+trái hoặc phải: Bôi đen

(số mũ, x2).

một ký tự.

 Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa

nhỏ.

37 / 38 Chương 4a. Microsoft Word

 Ctrl+Shift+A: Tất cả chữ in 12/07/2014

hoa.