Microsoft Excel
Microsoft Excel
Giáo viên: Nguyễn Dũng
Giáo viên: Nguyễn Dũng
Khoa Công nghệ Thông tin
Khoa Công nghệ Thông tin
Nội dung
1
Giới thiệu về Microsoft Excel
2
Một vài thao tác cơ bản
3
Tính toán trong Excel
4
Một số hàm thường dùng
5
Quản lí dữ liệu trong Excel
2
1. Giới thiệu về Microsoft Excel[1]
Giới thiệu MS Excel
•Phần mềm xử lý bảng tính của hãng Microsoft
•Chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng (thiết kế các bảng
lương, bảng thống kê, dự toán,...)
Khởi động Microsoft Excel
•Có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp, phân tích kèm biểu đồ, hình
vẽ minh họa,...
Có thể thực hiện một trong các cách sau:
Microsoft Excel.
•Kích đôi chuột lên biểu tượng MS Excel trên Desktop
•Start (cid:0)
•Start (cid:0) Programs (cid:0)
Run… (cid:0) Ở mục Open gõ: Excel
3
11/23/17
Bài giảng Microsoft Excel
1. Giới thiệu về Microsoft Excel[2]
Màn hình làm việc của MS Excel
Thanh công thức
(Formula Bar)
Vùng làm việc (Work Space)
Sheet Tab )
4
11/23/17
Bài giảng Microsoft Excel
1. Giới thiệu về Microsoft Excel[3]
Vùng làm việc (Work Space): Đó là vùng bảng tính gồm:
• 256 cột, đặt tên là A,B,C,...AA, BB,...IV, từ trái qua phải
• 65536 dòng đặt tên là 1,2,3,... từ trên xuống dưới.
• Các dòng và cột giao nhau tạo thành các ô (cell).
Một ô được xác định bởi địa chỉ gồm tên cột và tên dòng tạo ra nó
Ví dụ: Ô có địa chỉ là C6 tức là ô giao của cột C và dòng 6.
5
11/23/17
Bài giảng Microsoft Excel
1. Giới thiệu về Microsoft Excel[4]
Các khái niệm cơ bản
WorkBook: Một File dữ liệu do Excel tạo ra tưng ứng với
một WorkBook. Gồm từ 1 đến 255 WorkSheet.
Sheet: Nếu xem WorkBook là quyển sách thì WorkSheet là
một trang sách.
Địa chỉ tương đối: địa chỉ ô được viết bình thường dạng cột,
dòng; có thể thay đổi khi ta thao tác sao chép hoặc tính toán trong
bảng tính
Địa chỉ tuyệt đối: địa chỉ ô được viết kèm theo ký hiệu $ với ý
nghĩa cố định địa chỉ, không thay đổi khi ta thao tác sao chép
hoặc tính toán trong bảng tính
Địa chỉ ô:
Ví dụ: D5, $D5, D$5, $D$5
6
1. Giới thiệu về Microsoft Excel[5]
Kiểu dữ liệu trong Excel: Có 2 loại dữ liệu
cơ bản:
Hằng (Constant value): bao gồm chữ hoặc số
Công thức (Formula value): bao gồm biểu thức
trong đó chứa địa chỉ hoặc tên của một số ô
hoặc vùng khác của bảng tính. Để gõ công thức
phải bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+".
Ngoài 2 kiểu dữ liệu cơ bản trên, còn có kiểu
7
Logic bao gồm các giá trị TRUE và FALSE hoặc
các hàm số mang giá trị logic.
2. Một số thao tác cơ bản[1]
Mở file mới: Có thể sử dụng một trong các cách sau:
•
New
•
Thực hiện lệnh [Menu] File (cid:0)
Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N
•
Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ.
Mở file đã có: Để mở một file Excel trên đĩa, có thể sử dụng
một trong các cách sau:
• Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
•
•
Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ
Thực hiện lệnh [Menu] File (cid:0)
Open
8
2. Một số thao tác cơ bản[2]
Chèn Sheet: [Menu]Insert (cid:0)
WorkSsheet hoặc kích phải
chuột tại vùng tên Sheet rồi
chọn mục Insert.
Copy Sheet:
(cid:0) [Menu]Edit
Di chuyển Worksheet: Tương
tự Copy nhưng không đánh
dấu vào mục Create a copy
Move or Copy Sheet.. Hoặc
kích phải chuột tại vùng tên
Sheet rồi chọn mục Move or
Copy...
9
2. Một số thao tác cơ bản[3]
Lưu file: Có thể thực hiện một trong các cách sau:
Save.
Thực hiện lệnh [Menu] File (cid:0)
Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S.
Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ.
Thực hiện lệnh [Menu] File (cid:0) Save As hoặc nhấn phím
F12.
Đóng file và kết thúc làm việc với Excel:
Đóng Workbook: thực hiện lệnh [Menu]File/Close hoặc
Ctrl+F4.
Thoát khỏi MS Excel: thực hiện lệnh [Menu]File/Exit hoặc
Alt+F4.
10
3. Tính toán trong bảng tính Excel[1]
Công thức trong Excel: Công thức trong Excel có thể tạo
bằng cách:
Di chuyển thanh trỏ về ô muốn nhập công thức (Dùng phím
hoặc chuột)
Gõ vào ô đó dấu = để bắt đầu công thức.
Gõ địa chỉ những ô liên quan chứa giá trị cần được tính toán
cùng các phép tính: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ
thừa).
Ví dụ: =(C16*2+D16+E16)/4
Kết thúc bằng phím Enter. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên ô đó.
11
11/23/17
Bài giảng Microsoft Excel
11
3. Tính toán trong bảng tính Excel[2]
Các loại toán tử đối với dữ liệu dạng số
Các toán tử số học:
+ (Cộng); - (Trừ); * (Nhân); / (Chia); ^ (Luỹ thừa).
Độ ưu tiên của các toán tử: theo thứ tự như sau: ^; *, /; +, -.
Các toán tử có cùng độ ưu tiên thì thứ tự thực hiện là từ trái
sang phải.
Để thay đổi thứ tự ưu tiên, sử dụng các dấu ngoặc.
Ví dụ 1: = 4 + 10 * 2
= 4 + 20
= 24
Ví dụ 2: = (4 + 10) * 2
= 14 * 2
= 28
12
3. Tính toán trong bảng tính Excel[3]
Các loại toán tử đối với dữ liệu dạng số
Các toán tử luận lý (logic): NOT (phủ định); AND
(và); OR (hoặc).
Biểu thức toán tử luận lý chỉ có hai giá trị True
(đúng) và False (sai).
Các toán tử quan hệ: Dùng để so sánh các kết quả.
Giá trị Đúng hoặc Sai tuỳ thuộc vào cách xem xét các
điều kiện.
=; <=; <; >=; >; <>
Ví dụ: = B4 > 10 sẽ cho giá trị true nếu giá trị trong ô
B4 lớn hơn 10, còn không sẽ cho giá trị false
13
3. Tính toán trong bảng tính Excel[4]
Các loại toán tử với dữ liệu dạng chuỗi:
Các toán tử quan hệ: = , <, >, <>
Các toán tử nối chuỗi: &
Đối với dữ liệu ngày tháng: có thể sử dụng các
phép toán số học (cộng, trừ) và các phép toán quan hệ.
Ví dụ: =“Nguyen Van A” & “K32”cho kết quả “Nguyen Van A K32”
14
3. Tính toán trong bảng tính Excel[4]
Biến đổi công thức thành giá trị: Khi cần kết quả của
một công thức hơn là công thức, ta biến đổi giá trị của công thức
thành giá trị thực:
Các bước thực hiện như sau:
• Đưa hộp điều khiển đến ô cần biến đổi đó;
• Bấm F2 hoặc kích đúp chuột trong ô đó.
• Bấm phím F9.
Excel sẽ thay đổi công thức trong ô đó bằng giá trị mà công thức đó
tính ra.
15
3. Tính toán trong bảng tính Excel[5]
Lỗi trong công thức: Khi nhập công thức tính toán cho một ô
nào đó, nếu đúng thì kết quả sẽ xuất hiện, ngược lại Excel sẽ thông
báo lỗi. Một số lỗi thường gặp:
# DIV/0! Công thức gặp trường hợp chia cho số không
#N/A Xãy ra khi giá trị không dùng được
# NAME? Công thức có dùng tên mà Excel không nhận ra được.
# NUM! Công thức dùng một số không đúng.
#VALUE! Công thức dùng một đối số hoặc toán tử sai kiểu
16
3. Tính toán trong bảng tính Excel[6]
Sử dụng các hàm trong Excel: Các hàm của Excel là
những công cụ tính toán được lập sẵn để thực hiện các tính toán
phức tạp. Có thể gõ các hàm trực tiếp vào ô hoặc [Menu] Insert (cid:0)
Functions...
Cú pháp chung của hàm.
Cú pháp: = ()
Các đối số cách nhau dấu "," hay “;” (phụ thuộc quy định
trong Control Panel)
Các đối số: các hằng số, địa chỉ khối, tên khối hoặc một
hàm khác,...
17
3. Tính toán trong bảng tính Excel[7]
Ví dụ: Tại ô A10, cần tính tổng
từ ô A3 đến A9.
Đặt hộp điều khiển tại ô A10,
gõ hàm tính tổng như sau:
=Sum(A3:A9)
Hoặc đặt hộp điều khiển tại ô
A10, sử dụng [Menu] Insert
(cid:0)
Hộp
Function...
thoại
Nhập các đối số của hàm
theo chỉ dẫn và nhấn nút OK
để kết thúc.
Insert Function
xuất hiện, lựa chọn nhóm
hàm và hàm cần chèn.
18
4. Một số hàm thường dùng[1]
Hàm tính toán thống kê
Hàm Sum
Cú pháp: SUM(danh sách đối số)
Chức năng: tính tổng các số
Hàm Max
Cú pháp: MAX(danh sách đối số)
Chức năng: tìm giá trị lớn nhất
Hàm Min
Cú pháp: MIN(danh sách đối số)
Chức năng: tìm giá trị nhỏ nhất
19
4. Một số hàm thường dùng[2]
Hàm tính toán thống kê
Hàm Average
Cú pháp: Average(danh sách đối số)
Chức năng: giá trị trung bình cộng
Hàm Round
Cú pháp: Round(số,số_chữ_số)
Chức năng: làm tròn số
Ví dụ:
Round(21.546,2) = 21.55
Round(21.546,0) = 22
Round(21.546,-1) = 20
20
4. Một số hàm thường dùng[1]
Hàm tính toán thống kê
Hàm Int
Cú pháp: Int(số)
Chức năng: trả về số nguyên nhỏ hơn cạnh nó
Ví dụ: Int(2.75) = 2
Int(-3.14) = -4
Hàm Mod
Cú pháp: Mod(số_bị_chia,số_chia)
Chức năng: tính số dư trong phép chia nguyên
Ví dụ: Mod(13,4) = 1 vì 13 chia 4 được 3 dư 1
Hàm Count
Cú pháp: Count(danh sách đối số)
Chức năng: Đếm số các giá trị là số trong danh sách
đối số, bỏ qua các ô rỗng và ô khác số
21
4. Một số hàm thường dùng[1]
Hàm tính toán thống kê
Hàm CountA
Cú pháp: CountA(danh sách đối số)
Chức năng: Đếm số các giá trị là trong danh sách đối số, bỏ
Hàm Rank
Cú pháp: Rank(Num,Ref [,order])
Num: giá trị cần xếp hạng
Ref: Tập giá trị tham chiếu xếp hạng (Thường là địa chỉ tuyệt đối)
Order: phương pháp sắp xếp
0: giảm dần (mặc định)
1: tăng dần
Chức năng: trả lại thứ hạng của Num trong tập giá trị Ref
qua các ô rỗng
22
4. Một số hàm thường dùng[1]
Hàm tính toán thống kê
Hàm SumIf
Cú pháp: SumIf(range,criteria [,sum_range])
range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh
criteria: mô tả điều kiện
sum_range: vùng được tính tổng. Nếu không có
kiện
Ví dụ1: Tính tổng lương của NV
nữ cho ở bảng bên
= sumif(A2:A6,”Nữ”,B2:B6) = 3200
sum_range thì vùng range sẽ được tính
Chức năng: tính tổng các ô thỏa mãn điều
23
4. Một số hàm thường dùng[1]
Hàm tính toán thống kê
Hàm CountIf
Cú pháp: CountIf(range,criteria)
range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh
criteria: mô tả điều kiện
Chức năng: đếm số đối số trong range thõa
mãn điều kiện criteria
Ví dụ1: cho biết có bao nhiêu
người là Nữ
= countif(A2:A6,”Nữ”) = 3
24
4. Một số hàm thường dùng[2]
Hàm Logic
Hàm And
Cú pháp: And(danh sách biểu thức logic)
Chức năng: trả về true nếu tất cả biểu thức
logic là true, bằng false trong các trường hợp
khác
Ví dụ: = And(5 > 3, 7-4=3) = true
25
4. Một số hàm thường dùng[2]
Hàm Logic
Hàm Or
Cú pháp: Or(danh sách biểu thức logic)
Chức năng: trả về false nếu tất cả biểu thức
logic là false, bằng true trong các trường hợp
khác
Ví dụ: = Or(5 > 3, 7-4 > 3) = true
26
4. Một số hàm thường dùng[2]
Hàm Logic
Hàm Not
Cú pháp: Not(biểu thức logic)
Chức năng: đổi ngược giá trị biểu thức logic
Ví dụ: = Not(false) = true
27
4. Một số hàm thường dùng[2]
Hàm Logic
Hàm If
Cú pháp: If(bt_logic,value1,value2)
Chức năng: cho giá trị là value1 nếu giá trị
biểu thức logic là true, ngược lại cho giá trị là
value2.
Ví dụ: = if(A2>5,”Đậu”,”Rớt”) = Đậu
28
4. Một số hàm thường dùng[3]
Hàm chuỗi
Hàm Len
Cú pháp: Len(text)
Chức năng: trả lại độ dài của text
Ví dụ: = len(“đậu”) = 3
Hàm Left
Cú pháp: Left(text,num)
Chức năng: trả lại num kí tự bên trái nhất
của text
Ví dụ: = left(“AC025”,2) = AC
29
4. Một số hàm thường dùng[3]
Hàm chuỗi
Hàm Right
Cú pháp: Right(text,num)
Chức năng: trả lại num kí tự bên phải nhất
của text
Ví dụ: = right(“AC025”,2) = 25
Hàm Mid
Cú pháp: Mid(text,pos,num)
Chức năng: trả lại num kí tự kể từ pos
Ví dụ: = mid(“AC025”,2,3) = C02
30
4. Một số hàm thường dùng[3]
Hàm chuỗi
Hàm Upper
Cú pháp: Upper(text))
Chức năng: trả lại text dạng in hoa
Ví dụ: = upper(“hoa”) = HOA
Hàm Lower
Cú pháp: Lower(text)
Chức năng: trả lại text dạng thường
Ví dụ: = lower(“HOA”) = hoa
31
4. Một số hàm thường dùng[3]
Hàm chuỗi
Hàm Proper
Cú pháp: proper(text))
Chức năng: trả lại text với chữ cái đầu in hoa
Ví dụ: = proper(“nguyen van a”) = Nguyen Van A
Hàm nối chuỗi
Cú pháp: text1 & text2
Chức năng: trả lại text mới là hợp của text này
Ví dụ: = “nguyen” & “van” & “a” = nguyen van a
32
4. Một số hàm thường dùng[4]
Hàm ngày giờ
Hàm Day
Cú pháp: Day(dãy số kiểu ngày))
Chức năng: trả lại giá trị ngày (1..31)
Ví dụ: = Day(“07/21/1988”) = 21
Hàm Month
Cú pháp: Month(dãy số kiểu ngày)
Chức năng: trả lại giá trị tháng (1..12)
Ví dụ: = Month(“07/21/1988”) = 7
33
4. Một số hàm thường dùng[4]
Hàm ngày giờ
Hàm Year
Cú pháp: Year(dãy số kiểu ngày))
Chức năng: trả lại giá trị năm (1..31)
Ví dụ: = Year(“07/21/1988”) = 1988
Hàm Now
Cú pháp: Now()
Chức năng: trả lại ngày giờ hiện tại của hệ thống
Ví dụ: = Now()
34
4. Một số hàm thường dùng[4]
Hàm ngày giờ
Hàm Hour
Cú pháp: Hour(dãy số kiểu giờ)
Chức năng: trả lại giá trị giờ (1..24)
Hàm Minute
Cú pháp: Minute(dãy số kiểu giờ)
Chức năng: trả lại giá trị phút (1..60)
Hàm Second
Cú pháp: Second(dãy số kiểu giờ)
Chức năng: trả lại giá trị giây (1..60)
35
4. Một số hàm thường dùng[5]
Hàm tìm kiếm và tham chiếu
Hàm Columns
Cú pháp: Columns(khoảng tham chiếu)
Chức năng: trả lại số cột
Ví dụ: = columns(A5:C10) = 3
Hàm Rows
Cú pháp: Rows(khoảng tham chiếu)
Chức năng: trả lại số dòng
Ví dụ: = rows(A5:C10) = 6
36
4. Một số hàm thường dùng[5]
Hàm tìm kiếm và tham chiếu
Hàm VLookup
Cú pháp: Vlookup(gt_tìm,bảng_tìm,cột_gt,cách_tìm)
Cách_tìm = 1: cột đầu tiên của giá trị tìm phải đước sắp
Chức năng: dò tìm trong cột đầu tiên của bảng_tìm
một giá trị hợp lệ so với gt_tìm. Nếu tìm thấy sẽ lại
giá trị tương ứng theo hàng ở cột_gt
xếp tăng dần. Ngược lại thì không cần sắp xếp.
Ví dụ1: = Vlookup(“DHS1234”,A2:D6,2,0) = 6
Ví dụ2: = Vlookup(“DHS1234”,A2:D6,3,0) = 7
Ví dụ3: = Vlookup(“DHS1234”,A2:D6,4,0) = 8
37
4. Một số hàm thường dùng[5]
Hàm tìm kiếm và tham chiếu
Hàm HLookup
Cú pháp:
Hlookup(gt_tìm,bảng_tìm,hàng_gt,cách_tìm)
Cách_tìm = 1: hàng đầu tiên của giá trị tìm phải đước sắp
bảng_tìm một giá trị hợp lệ so với gt_tìm. Nếu tìm
thấy sẽ lại giá trị tương ứng theo hàng ở hàng_gt
xếp tăng dần. Ngược lại thì không cần sắp xếp.
Chức năng: dò tìm trong hàng đầu tiên của
Ví dụ1: = Hlookup(“Pascal”,B1:D4,2,0) = 30
Ví dụ2: = Hlookup(“Pascal”,B1:D4,3,0) = 30
Ví dụ3: = Hlookup(“Pascal”,B1:D4,4,0) = 45
38
4. Một số hàm thường dùng[5]
Một số lưu ý khi sử dụng hàm:
Địa chỉ của các ô khi sử dụng vào hàm sẽ bị thay đổi khi ta
thực hiện copy, vì vậy cần chú ý sử dụng địa chỉ tuyệt đối và
tương đối cho thích hợp. Nếu dữ liệu trong một ô nào đò mà
áp dụng cho việc tính toán của các ô khác trong khi copy thì
phải lấy địa chỉ tuyệt đối.
Khi thay đổi dữ liệu trong ô liên quan đến các địa chỉ trong
hàm thì kết quả sẽ thay đổi.
39
Có nhiều loại hàm, gây nên sự khó nhớ cú pháp. Có thể sử
dụng sự trợ giúp của Excel bằng cách gõ dấu bằng, gõ tên
hàm, tiếp theo là dấu "(", rồi bấm đồng thời tổ hợp phím Ctrl +
Shift + A, lúc đó cú pháp hàm sẽ được Excel gợi ý để thực
hiện.
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[1]
Cơ sở dữ liệu (CSDL): là tập hợp các dữ liệu
trong một khối trên bảng tính mà trong khối đó
không chứa các dòng hoặc cột trống và dòng đầu
tiên chỉ gồm các tiêu đề, gọi là các trường (field) của
dữ liệu. Từ dòng thứ 2 trở đi là số liệu của cơ sở dữ
liệu hiện thời, mỗi dòng gọi là một bản ghi. Quản lý
dữ liệu trong Excel bao gồm:
Sắp xếp,
Tìm kiếm,
Kết xuất,
Các thao tác trực tiếp với bản ghi và trường của
CSDL.
40
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[2]
Sử dụng mẫu dữ
Thuận
liệu
(Data(cid:0) Form):
tiện
trong việc nhập và điều chỉnh
các bản ghi trong một danh
sách. Có thể sử dụng mẫu để
thao tác trực tiếp với CSDL
như thêm bản ghi, xoá bản
ghi, tìm kiếm bản ghi.
Để thao tác với Data Form, thực
hiện như sau:
Đưa con trỏ vào vùng danh sách
Thực hiện lệnh
[Menu]Data(cid:0) Form, hộp thoại
xuất hiện:
41
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[2]
Sắp xếp dữ liệu.
Trong Excel việc sắp xếp dữ liệu
trong một phạm vi được chọn
của bảng tính có thể thực hiện
một cách độc lập với các ô khác
ngoài khu vực chọn.
Đưa con trỏ vào danh sách cần
sắp xếp (chọn các bản ghi để
sắp xếp).
Thực hiện lệnh
[Menu]Data(cid:0) Sort.
Hộp hội thoại Sort xuất hiện:
42
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3]
Lọc và kết xuất dữ liệu
Cấu trúc tổng quát của hàm CSDL
Chức năng: hàm CSDL tác động lên trường dữ
liệu (Field) của database theo điều kiện được
xác định bởi vùng điều kiện criteria.
Dfunction(database,field,criteria)
Database: là một CSDL dạng danh sách của Excel
Field: là tên nhãn cột
Criteria: là vùng điều kiện
43
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3]
Lọc và kết xuất dữ liệu
Tạo vùng điều kiện (criteria)
Lương
Tên trường
(nhãn cột)
>=500000
Điều kiện
Trong ô điều kiện có thể chứa các toán tử
quan hệ, hoặc kí tự thay thế (?,*)
Dạng tổng quát
44
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3]
Lọc và kết xuất dữ liệu
Tạo vùng điều kiện (criteria): Vùng điều kiện có
thể chứa nhiều ô tên trường và nhiều điều kiện
khác nhau có thể đặt cùng hàng hoặc khác
hàng. Các điều kiện ở cùng hàng mang ý nghĩa
toán tử AND, khác hàng mang ý nghĩa OR
Lương
TĐVH
Lương
<=700000
Đại học
<=700000
>=500000
45
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3]
Lọc và kết xuất dữ liệu
Một số hàm CSDL thông dụng
Dsum(database,field,criteria): tính tổng cột field trong
Dmax, Dmin, Daverage: tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất,
trung bình cộng của cột field trong database theo điều
kiện được chỉ ra bởi criteria
Dcount(database,field,criteria): đếm các ô có chứa giá trị
database theo điều kiện được chỉ ra bởi criteria
DcountA(database,field,criteria): đếm các ô có khác
là số
trống của cột field trong database theo điều kiện được
chỉ ra bởi criteria
46
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3]
Cho bảng thống kê như hình
bên
Cho biết số lượng theo loại
Cho biết số lượng các mặt
mặt hàng
kiện
Điền công thức
C10: =DSUM(A1:C7,B1,C13:C14)
D10: =DSUM(A1:C7,B1,D13:D14)
C11: =DSUM(A1:C7,B1,C15:D17)
D11: =DSUM(A1:C7,B1,C19:D20)
hàng theo loại sách/vở có đơn
giá nhỏ hơn 52000
Xây dựng các vùng điều
47
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[4]
Lọc tự động (AutoFilter):
Chọn miền dữ liệu chuẩn bị lọc (kể cả dòng tiêu đề).
Thực hiện lệnh [Menu]Data(cid:0) Filter(cid:0) AutoFilter. Lúc đó
Excel sẽ chèn các mũi tên vào bên phải các tên trường.
Kích chuột vào mũi tên tại cột chứa dữ liệu dùng làm tiêu
như sau:
chuẩn để lọc. Chọn một trong các mục:
All: Hiển thị toàn bộ các bản ghi
Custom...: Chỉ hiển thị các bản ghi theo tiêu chuẩn
Các giá trị của bản ghi trong cột đó: Chọn giá trị muốn lọc.
Blanks: Chỉ hiển thị các bản ghi trống
NonBlanks: Chỉ hiển thị các bản ghi không trống
Nếu chọn Custom... Hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện
48
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[4]
Toán tử so
sánh
Đặt tiêu chuẩn trong hộp
thứ nhất và hộp thứ hai
Chọn toán tử so sánh
Ghi giá trị cần so sánh
Kích chọn And hay Or để
thực hiện hội hay tuyển 2
tiêu chuẩn này
Nhấn OK để hoàn thành.
Giá trị cần
so sánh
49
5. Quản lý dữ liệu trong Excel[5]
Tạo vùng tiêu chuẩn
Chọn miền dữ liệu chuẩn bị lọc (kể cả
dòng tiêu đề)
Thực hiện lệnh
[Menu]Data(cid:0) Filter(cid:0) Advanced
Filter...Hộp thoại Advanced Filter xuất
hiện:
Filter the list, in place: Lọc tại chỗ
Copy to another location: Copy sang
vùng khác.
List range: Vùng dữ liệu cần lọc
Criteria range: Vùng tiêu chuẩn
Copy to: Vùng trích xuất
Lọc nâng cao (Advanced Filter...):
Để thực hiện việc lọc với các điều kiện
phức tạp hơn, bắt buộc phải sử dụng
vùng tiêu chuẩn.
Kích vào đây nếu muốn chỉ
hiển thị 1 bản ghi khi trùng
50
nhau
6. Định dạng bảng tính
Tự định dạng ô: [Menu]Format(cid:0) Cell...
Định dạng cho số (Number).
Dóng hàng dữ liệu (Aglignment).
Định dạng font chữ (Font)
Tạo khung viền cho các ô (Border)
Tạo màu nền cho các ô (Patterns)
Định dạng theo Style: [Menu]Format(cid:0) Style...
Điều chỉnh các thông số của kiểu
Gán kiểu cho một ô hoặc khối ô
Định dạng tự động: [Menu]Format(cid:0) Autoformat...
51
7. Biểu đồ[1]
Các thành phần của biểu đồ
Vùng dữ liệu: được tổ chức theo hàng
hay cột. Mỗi ô tạo thành một điểm dữ liệu
trên bản đồ
Trục tọa độ: hệ thống các đường thẳng
xác định tỉ lệ biểu diễn các điểm dữ liệu
Hộp ghi chú: chứa các dấu hiệu biểu diễn
các dãy số liệu biểu diễn trên biểu đồ
Tiêu đề: tạo nhãn cho biểu đồ và các trục
52
7. Biểu đồ[2]
Chart Wizard
Bước 1: Chọn vùng dữ
liệu
Bước 2: Click vào biểu
tượng Chart Wizard
trên
thanh công cụ
hoặc Insert | Chart. Ở
bước này ta chọn mẫu
thích hợp.
biểu đồ
Nhấn Next.
53
7. Biểu đồ[3]
Chart Wizard
Bước 3: Chọn vùng dữ
liệu
Bước 2: Click vào biểu
tượng Chart Wizard
trên
thanh công cụ
hoặc Insert | Chart. Ở
bước này ta chọn mẫu
thích hợp.
biểu đồ
Nhấn Next.
54
7. Biểu đồ[3]
Chart Wizard
Bước 3: Chọn lại cách
thể hiện dữ liệu theo
hàng hay cột
Rows: Mỗi dòng là một
chuỗi dữ liệu để tạo đồ
thị. Mỗi giá trị trong một
dòng sẽ tương ứng với
một cột của đồ thị
Columns: Mỗi cột là một
chuỗi dữ liệu để tạo đồ
thị
55
7. Biểu đồ[4]
Chart Wizard
Bước 4: Khai báo tiêu đề đồ thị, các trục,
các đường lưới, chú thích,…
56
7. Biểu đồ[5]
Chart Wizard
Bước 5:
As new sheets: xem đồ thị ở bảng tính khác
As object in: xem đồ thị trong bảng tính hiện
hành
Nhấn Finish để hoàn thành
57