Bài giảng Tin học đại cương (Phần 2) - Chương 3: Microsoft Office Word 2010

GV: Nguyễn Thị Thùy Liên Email: lien.nguyenthithuy@phenikaa-uni.edu.vn

Nội dung

1. Làm quen với Microsoft Office Word 2010

2. Định dạng văn bản

3. Định dạng trang văn bản

4. Hình ảnh và đồ hoạ trong văn bản

5. Kiểm duyệt nội dung văn bản

6. Tham chiếu và chú thích

7. Trộn thư

2

1. Làm quen với Microsoft Word 2010

3

Tìm hiểu giao diện phần mềm Các chế độ xem tài liệu Biên tập văn bản Bảo vệ văn bản Lưu văn bản Chia sẻ văn bản Sử dụng các loại văn bản mẫu Tài liệu chủ

Quick Access Toolbar

Thẻ ngữ cảnh

R i b b o n

Thước

Thanh trạng thái (Status bar)

4

Tìm hiểu giao diện phần mềm

Tìm hiểu giao diện phần mềm

 Home: Các chức năng cơ bản: Font, Paragraph, Styles…  Insert: Chèn thêm các đối tượng: Table, Chart, Picture…  Page Layout: Thiết lập bố cục, định dạng trang, đoạn  References: Tham thiếu trong tài liệu  Mailings: Soạn thảo thư  Review: Rà soát văn bản  View: Điều chỉnh giao diện, cách hiển thị tài liệu

5

Các thẻ trên Ribbon

Tìm hiểu giao diện phần mềm

6

Giao diện Backstage

Tìm hiểu giao diện phần mềm

Các chế độ xem tài liệu

 Print Layout: Hiển thị đầy đủ nội dung như khi in  Full Screen Reading: Hiển thị văn bản dưới dạng 2 trang

hiển thị cùng lúc

 Web Layout: Hiển thị tương tự như trên trình duyệt  Outline: Hiển thị các ký hiệu để ẩn/hiện các cấp của văn

bản

 Draft: Hiển thị nội dung mà không có bố cục

7

Các chế độ xem tài liệu

Điều chỉnh chế độ thu phóng tài liệu

 Thay đổi chế độ thu

8

phóng  View  Zoom  Nhóm chức năng Zoom trên thanh trạng thái  Ctrl + lăn bánh xe chuột

Biên tập văn bản

Tạo tài liệu

 File  New (nhấn Ctrl + N để tạo tập tin mới)  Chọn Blank Document, nhấn Create để tạo tài liệu mới  Nhấn Enter để ngắt đoạn hoặc tạo dòng trống (Shift + Enter: nhập ký hiệu cắt dòng mà không kết thúc đoạn)

 Nếu cần thiết, nhấn nút Show/Hide trong thẻ Home

 Mini toolbar xuất hiện khi người dùng chọn/nháy phải

Thanh công cụ mini

chuột

9

Biên tập văn bản

 Sao chép/cắt:

• Chọn văn bản • Nháy phải chuột chọn Copy hoặc Cut • Phím tắt: Ctrl + C (Copy), Ctrl + X (Cut) • Nút Copy , Cut

trên nhóm Clipboard

 Dán

• Đặt chuột tại vị trí cần dán • Nhấn Paste • Các tuỳ chọn dán nâng cao: Paste Special

Sao chép/cắt dán văn bản

Undo/Redo

 Phím tắt: Ctrl + Z (Undo), Ctrl + Y (Redo)

10

Biên tập văn bản

11

Di chuyển trong văn bản  Thanh cuộn (Scroll bar)  Nút Next, Previous trên thanh cuộc dọc  Navigation Pane (View  Navigation Pane)  Hộp thoại Find and Replace (F5 hoặc Ctrl + G)

Soạn thảo văn bản tiếng Việt

 TCVN3:

• Phông chữ thường/hoa khác nhau. • Tên phông bắt đầu bằng “.Vn”

 VNI

• Tên phông bắt đầu bằng “VNI”

 Unicode

• Times New Roman, Arial, Tahoma, Cambria…

Phông chữ tiếng Việt

Bộ gõ tiếng Việt

 Vietkey, Unikey…

 Telex, VNI, VIQR…

12

Kiểu gõ

Lưu văn bản

 Save: File  Save, hoặc nút Save (Phím tắt Ctrl + S)  Save as: File  Save As (Phím tắt F12)

Lưu văn bản

 Định dạng mặc định: .docx  Các định dạng khác

• .docm, .doc, .dotx, .dot, .rtf, .odt, .wps, • .pdf, .xps

Định dạng tập tin

Kiểm tra tính tương thích

 File  Info, nhấn nút Check for Issues, chọn Check

Compatibility

13

Cập nhật thuộc tính của tài liệu

 File  Info, nhấn Properties (chọn Document panel

Cập nhật thuộc tính

hoặc Advanced Properties) Loại bỏ thông tin cá nhân

 Chức năng Inspect Document  File  Info  Check for Issues  Inspect Document

• Chọn các nội dung cần tra soát, nhấn Inspect • Nhấn Remove All để loại bỏ

14

Bảo vệ tài liệu

 Trong thẻ Review, chọn Restrict Editing trong nhóm

Hạn chế định dạng và biên tập

Protect

 Bật tuỳ chọn Limit formatting to a selection of styles.  Cho phép thực hiện một số thao tác biên tập: bật tuỳ

chọn Allow only this type of editing in the document

 Nhấn Yes, Starting Enforcing Protection  Trong hộp thoại Start Enforcing Protection, điền mật

khẩu để khoá việc thay đổi.

15

Vô hiệu hoá hạn chế định dạng và biên tập  Trong thẻ Review, chọn Restrict Editing  Nhấn Stop Protection, nhập mật khẩu nếu cần

Bảo vệ tài liệu

 File  Info, nhấn Protect Document  Add a Digital

Thêm chữ ký điện tử

Signature

 Nhập nội dung xác nhận, nhấn Sign để ký

Đặt mật khẩu cho tài liệu

 File  Info, nhấn Protect Document, chọn Encrypt

with Password.

 Nhập mật khẩu 2 lần để xác nhận Đánh dấu tài liệu là bản cuối cùng

 File  Info, chọn Protect Document, chọn Mark as

Final

16

Chia sẻ văn bản

 File  Save & Send  Send Using E-mail  Send as

Gửi tài liệu qua thư điện tử

Attachment

 Nhập tên người nhận (To, CC, BCC), nhập chủ đề

Lưu tài liệu trên SkyDrive

 File  Save & Send  Save to Web  Nhấn Sign in để đăng nhập Windows Live ID  Chọn thư mục cần lưu Đăng tài liệu lên blog

 File  Save & Send Publish as Blog Post  Publish as

Blog Post

 NhấnPublish để đăng.

17

Sử dụng văn bản mẫu (Template)

 File  New  Chọn tập tin mẫu, nhấn Create

Tạo tập tin mới từ mẫu

 Mở tập tin muốn điều chỉnh để tạo tập tin mẫu  Thực hiện các thao tác điều chỉnh tập tin: Giữ lại các nội dung chung, xoá đi các nội dung mang tính riêng biệt.  File  Save As, nhập tên tập tin, trong mục Save as

Tạo tập tin mẫu

Type, chọn Word Template.

 Nhấn Save để lưu tập tin.

18

Tạo tài liệu chủ

 Chứa nội dung riêng của tập tin  Chứa liên kết và hiển thị nội dung của các tập tin phụ

(subdocument)

Master document

Nội dung tài liệu chính

Tài liệu phụ (dạng liên kết)

19

2. Định dạng văn bản

20

Định dạng ký tự Tìm kiếm và thay thế văn bản Định dạng đoạn văn bản Làm việc với bảng trong văn bản Định dạng danh sách trong văn bản

Định dạng ký tự

 Nhấn nút mở hộp thoại trong nhóm Font trong thẻ Home  Nhấn Ctrl + D

• Font: Phông chữ • Font Style: Kiểu chữ • Size: Cỡ chữ • Font Color: Màu chữ • Effects: Hiệu ứng • Underline Style: kiểu

gạch chân

• Advanced: Tuỳ chọn cao cấp

21

Định dạng ký tự sử dụng hộp thoại Font

Định dạng ký tự

 Nhóm Font trong thẻ Home

Định dạng ký tự sử dụng Ribbon

Tính năng Format Painter

 Format Painter là công cụ định dạng giúp sao chép

định dạng từ phần văn bản này sang phần văn bản khác.

 Thao tác:

• Đặt con trỏ tại văn bản muốn sao định dạng • Nhấn Format Painter

(nhấp đúp nếu muốn sao

chép định dạng liên tiếp).

• Chọn đoạn (các đoạn) văn bản muốn áp dụng định dạng.

22

Định dạng ký tự

• 1. Chọn đoạn văn bản muốn áp dụng style • 2. Trong thẻ Home, nhóm Styles, chọn style

 Xoá định dạng của văn bản

• 1. Trong thẻ Home, nhóm Style, nhấn nút mở hộp thoại

để mở bảng Styles

• 2. Trong bảng Styles, nhấn nút Style Inspector để mở

hộp thoại Style Inspector

• 3. Chọn nội dung cần xoá định dạng • 4. Nhấn nút Clear All để xoá định dạng • Hoặc nút Clear Formatting trong nhóm Font thuộc thẻ Home

hoặc chọn Clear Formatting trong nhóm Styles.

23

Định dạng văn bản bằng Style  Định dạng văn bản bằng style

Định dạng ký tự

Đường viền và đánh bóng  Sử dụng hộp thoại Borders

and Shading hoặc nút Borders , Shading

 Tạo đường viền

• Chọn văn bản, nhấn nút Boders chọn loại viền • Hoặc chọn Borders and Shading (mục Apply to chọn Paragraph)

24

Định dạng ký tự

• Chọn văn bản • Nhất nút Shading, chọn

màu cần sử dụng • Hoặc mở hộp thoại

Borders and Shading, chọn thẻ Shading, chọn màu và kiểu hoạ tiết

25

Đường viền và đánh bóng  Đánh bóng đoạn văn bản

Tìm kiếm và thay thế văn bản

• Browse Headings: Duyệt

theo đề mục

• Browse Pages: Duyệt theo

từng trang

• Browse Search Results: Liệt kê văn bản ứng với nội dung tìm kiếm

26

Sử dụng bảng điều hướng  View  Navigation pane  Hoặc Ctrl + F

Tìm kiếm và thay thế văn bản

Hộp thoại Find/Replace  Các cách mở: Nhấn F5,

Ctrl + G, Ctrl + H

 Thẻ Find

• Find what: nội dung cần

tìm

• More: nhiều tuỳ chọn

 Thẻ Replace

• Find what: nội dung cần

tìm để thay thế

• Replace with: nội dung

để thay thế

27

Định dạng đoạn văn bản

 Căn lề:

• Trái: Ctrl + L • Phải: Ctrl + R • Giữa: Ctrl + E • Đều 2 bên: Ctrl + J  Hộp thoại Paragraph • General: Căn lề • Indentation: Thụt dòng • Spacing: Giãn dòng, đoạn

– Before, After – Line spacing

28

Định dạng đoạn văn bản

Định dạng đoạn văn bản

 Thụt đầu dòng

• First Line Indent: Thụt dòng đầu tiên trong đoạn • Hanging Indent: Thụt của các dòng sau dòng đầu tiên

trong đoạn

• Left Indent: Thụt tại cạnh trái của tất cả các dòng • Right Indent: Thụt tại cạnh phải của tất cả các dòng

29

Định dạng đoạn văn bản

Định dạng đoạn văn bản

• Tab trái (Left Tab) • Tab giữa (Center Tab) • Tab phải (Right Tab) • Tab căn số (Decimal Tab) • Tab căn cột (Bar Tab)

 Hộp thoại Tab

• Tab stop position: vị trí tab • Alignment: căn lề Tab • Leader: đường gióng theo Tab

30

Sử dụng Tab  Các loại Tab

Làm việc với bảng trong văn bản

 Trong thẻ Insert, chọn Table • Kéo rê để chọn kích thước • Insert Table: Hiển thị hộp thoại

Insert Table

– Number of columns: Số cột – Number of rows: Số dòng

• Convert Text to Table: Chuyển từ

văn bản thành bảng

• Excel Spreadsheet: Bảng tính Excel • Quick Tables: Các bảng theo mẫu

31

Chèn bảng

Làm việc với bảng trong văn bản

 Sử dụng nhóm thẻ Table Tools (Design và Layout)  Hộp thoại Table Properties  Thêm dòng/cột

• Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn thêm dòng/cột • Chọn thẻ Layout trong nhóm thẻ Table Tools • Trong nhóm Row & Columns, nhấn nút:

– Insert Above: chèn thêm một dòng trắng lên trước dòng

hiện tại

– Insert Below: chèn thêm một dòng trắng xuống dưới dòng

hiện tại

– Insert Left: chèn thêm một cột trắng bên trái cột hiện tại – Insert Right: chèn thêm một cột trắng bên phải cột hiện tại

32

Điều chỉnh cấu trúc bảng

Làm việc với bảng trong văn bản

 Xoá dòng/cột/ô

• 1. Đặt con trỏ vào vị trí ô cần xoá, hoặc chọn nguyên

dòng/cột cần xoá

• 2. Chọn thẻ Layout trong nhóm thẻ Table Tools • 3. Nhấn nút Delete • 4. Để xoá dòng/cột/ô:

– Delete Cells: xoá các ô đang chọn – Delete Rows: xoá các dòng đang chọn – Delete Columns: xoá các cột đang chọn

33

Điều chỉnh cấu trúc bảng

Làm việc với bảng trong văn bản

 Thay đổi độ rộng, cao của cột/dòng

• Chọn thẻ Layout trong nhóm thẻ Table Tools, trong

nhóm Cell Size chọn các tuỳ chọn:

– AutoFit: Tự động thay đổi kích thước – Height: độ cao của dòng – Width: độ rộng của cột – Distribute Rows: độ cao các dòng đều nhau – Distribute Columns: độ rộng các cột đều nhau

34

Điều chỉnh cấu trúc bảng

Làm việc với bảng trong văn bản

 Định dạng bảng sử dụng Style • Chọn bảng muốn định dạng • Chọn thẻ Design, trong nhóm Table Styles, chọn kiểu

phù hợp

35

Định dạng bảng

Làm việc với bảng trong văn bản

 Đường viền và đánh bóng

• Sử dụng nút Borders và Shading – Chọn bảng cần định dạng – Design  Shading, chọn màu sắc để làm nền(nhấn More

Định dạng bảng

Color để chọn nhiều màu sắc hơn)

– Nhất nút Borders, chọn/bỏ chọn đường viền tương ứng.

• Sử dụng hộp thoại Borders and Shading

– Design  nhấn nút mở hộp thoại trong nhóm Draw Borders – Thẻ Borders: Setting, Style, Color, Width, Apply to – Thẻ Shading: Fill, Patterns

36

Làm việc với bảng trong văn bản

• Chọn văn bản • Insert  Table  Convert Text

to Table

• Chọn kích thước bảng • Chọn ký tự phân cách dữ liệu

 Chuyển bảng thành văn bản • Đặt con trỏ trong bảng • Layout  Convert to text • Chọn ký tự phân cách dữ liệu

37

Chuyển đổi văn bản và bảng  Chuyển văn bản thành bảng

Làm việc với bảng trong văn bản

 Layout  Properties hoặc nhấp phải chuột lên bảng,

Sử dụng hộp thoại Table Properties

chọn Table Properties

• Table: Thông số toàn bảng • Row: Thông số dòng • Column: Thông số cột • Cell: Thông số của ô • Alt Text: Nội dung thay thế

38

Làm việc với bảng trong văn bản

 Home  Sort hoặc Layout  Sort

• Sort by: Cột ưu tiên • Type: Kiểu dữ liệu • Using: Đối tượng sắp xếp • Then by: Cột được sắp tiếp theo • My list has: bảng có hay không dòng tiêu đề

39

Sắp xếp dữ liệu trong bảng

Làm việc với bảng trong văn bản

• Chọn các ô cần tách • Layout  Split Cells • Điền số cột, số dòng

Thay đổi bố cục bảng  Trộn ô (Merge Cells) • Chọn các ô cần trộn • Layout  Merge  Tách ô (Split Cells)

 Căn lề

• Layout  chọn dạng lề phù hợp trong mục Alignment

 Điều hướng văn bản

• Layout  Chọn hướng trong mục Text Direction

40

Làm việc với bảng trong văn bản

 Các ô trong bảng cũng được đánh địa chỉ tương tự như trong bảng tính Excel (dòng được đánh bằng số 1, 2, 3,…, cột được đánh bằng chữ cái A, B, C…)

Tính toán trong bảng

 Thao tác:

• Chọn ô nhận kết quả • Layout  Formula • Nhập tham số, chọn hàm • Nhấn OK • Cập nhật kết quả: Nháy phải , chọn Update Field

41

Định dạng danh sách trong văn bản

 Thao tác định dạng • Chọn văn bản • Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Numbering • Change List Level: Thay đổi thứ bậc

Danh sách dạng số thứ tự

 Định nghĩa kiểu định dạng mới

• Chọn Define New Number Format • Number style: dạng số • Font: phông chữ • Number format: định dạng số • Alignment: Căn lề

42

Định dạng danh sách trong văn bản

Danh sách dạng liệt kê  Thao tác định dạng • Chọn văn bản • Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Bullets • Change List Level: Thay đổi thứ bậc

 Định nghĩa kiểu định dạng mới

• Chọn Defien New Bullet • Symbol: Ký hiệu • Picture: Hình ảnh làm ký hiệu • Font: Phông chữ • Alignment: Căn lề

43

Định dạng danh sách trong văn bản

 Home  Nhấn nút mở Style  Nhấn New Style  Nhập các thông số trong hộp thoại

• Name: Tên style mới • Style type: List • Apply formatting to: Chọn cấp muốn định dạng • Tuỳ chọn:

– Only in this document: Chỉ văn bản hiện tại – New document based in this template: Xuất hiện trong các

văn bản mới

44

Tạo Style cho danh sách chỉ mục

3. Định dạng trang văn bản

45

Định dạng trang Sử dụng chủ đề (Theme) Thêm nội dung văn bản với Quick Parts Tạo nền cho trang văn bản Đánh số trang và tiêu đề đầu/chân trang

Định dạng trang

 Microsoft Word 2010 cung cấp một

Thiết lập lề

số lề thiết lập sẵn

 Để tùy biến nhiều hơn có thể sử dụng

hộp thoại Page Setup

46

Định dạng trang

 “Ngắt” tài liệu Word thành nhiều phần mục khác nhau. Cho phép người dùng thực hiện các định dạng trang khác nhau độc lập với phần còn lại

Section Break

 Các kiểu ngắt: Kiểu dấu cắt

Mô tả

Next Page

Phần mục tiếp theo và nội dung nằm bên phải dấu nhắc sẽ được chuyển sang trang kế tiếp

Continuous

Phần mục tiếp theo sẽ bắt đầu kể từ vị trí đặt dấu nhắc. Toàn bộ nội dung vẫn giữ nguyên không có sự thay đổi

Even Page

Phần mục tiếp theo và nội dung nằm bên phải dấu nhắc sẽ được chuyển sang trang chẵn gần nhất

Odd Page

Phần mục tiếp theo và nội dung nằm bên phải dấu nhắc sẽ được chuyển sang trang lẻ gần nhất

47

Định dạng trang

 Thao tác ngắt phần mục:

• Đặt con trỏ vào vị trí muốn

ngắt

Section Break

• Trên thanh Ribbon, chọn thẻ Page Layout, trong nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks để mở trình đơn • Trong danh sách trình đơn, chọn loại dấu ngắt muốn sử dụng

48

Định dạng trang

Thêm trang bìa cho tài

thêm trang bìa.

liệu:  Chuyển tới tài liệu muốn

 Trên thanh Ribbon, chọn Insert, chọn Cover Page

 Chọn trang bìa mong

muốn

49

 Sử dụng Theme có thể tác động đồng loạt tới màu sắc, phông chữ, các hiệu ứng hình ảnh có trong tài liệu.  Tính năng Theme trong phần mềm Word 2010 nằm

trong nhóm Themes thuộc thẻ Page Layout.

50

Sử dụng chủ đề (theme) Sử dụng chủ đề (theme)

Sử dụng chủ đề (theme)

Các tùy chọn phụ trợ của Theme

Nhóm phụ trợ

Mô tả

Theme Colors

Cho phép tùy biến màu của Theme hiện tại theo cách phối hợp với màu khác.

Theme Fonts

Cho phép tùy biến phông chữ của Theme hiện tại theo cách phối hợp phông khác.

Theme Effects

Cho phép tùy biến hiệu ứng hình của Theme hiện tại theo cách phối hợp hiệu ứng khác.

51

Thêm nội dung văn bản với Quick Parts

 Cho phép người sử dụng quản lý các nội dung cần sử

Quick Part

dụng lại, bao gồm:

• Các nội dung được xây dựng sẵn trong phần mềm

• Thuộc tính của tập tin • Các nội dung do người dùng tự định nghĩa • Các trường có trong

phần mềm

52

Giao diện xem trước

Danh sách các khối nội dung

Cho phép sửa giá trị các khối nội dung

Cho phép xóa khối nội dung đang chọn

Cho phép chèn thêm khối nội dung đang chọn

53

Thêm nội dung văn bản với Quick Parts Hộp thoại Building Blocks Organizer

Tạo nền cho trang văn bản

• Chọn thẻ Page Layout • Trong nhóm Page

Đặt nền trang

Background, chọn Page Color

• Chọn màu muốn sử dụng trong danh sách màu của Page Color

• Nếu muốn sử dụng các tùy chọn cao cấp về màu nền, chọn Fill Effects

54

Tạo nền cho trang văn bản

 Watermark là tính năng được sử dụng để tạo hình mờ trong phần mềm Word:

 Tính năng này cho phép tạo

hình mờ dạng văn bản hay hình ảnh.

 Có thể truy xuất được tính năng này từ thẻ Page Layout, nhóm tính năng Page Background

55

Thêm hình mờ

Tạo nền cho trang văn bản

Thêm hình mờ

 Hộp hội thoại Printed

Watermark

• Cho phép thiết lập các tùy chọn làm mờ trên trang in:

• Sử dụng hình ảnh làm

mờ : cho phép giữ hình nguyên bản hoặc làm mờ khi thể hiện

• Cho phép sử dụng văn

bản làm hình mờ

56

Tạo nền cho trang văn bản

Tạo viền cho trang văn

• Style: kiểu đường viền • Color: màu sắc • Width: độ rộng • Art: hoa văn nghệ thuật • Options: Các tuỳ chọn nâng cao (viền theo lề trang hay theo văn bản)

57

bản  Chức năng tạo đường viền trong thẻ Page Border bao gồm:

Đánh số trang và tiêu đề đầu/chân trang

 Page Number: có thể thêm số

Đánh số trang

trang ở các vị trí

• Đầu trang • Cuối trang • Lề trang • Vị trí hiện tại

58

Đánh số trang và tiêu đề đầu/chân trang

 Là 2 tính năng Header và Footer trong Word

• Header & Footer có thể chứa các thông tin dạng chữ và

hình ảnh

 Khi thực hiện thao tác tạo Header & Footer, nhóm thẻ ngữ cảnh Header & Footer Tools xuất hiện, nhóm này chỉ chứa thẻ Design

59

Tiêu đề chân trang/đầu trang

Đánh số trang và tiêu đề đầu/chân trang

 Các nhóm chức năng trong Header & Footer Tools

Tiêu đề chân trang/đầu trang

Nhóm

Mô tả

Nhóm này chứa các chức năng điều chỉnh tiêu đề đầu trang, tiêu đề chân trang, đánh số trang

Header & Footer

Insert

Chèn thêm các đối tượng vào tiêu đề trên/dưới trang, gồm các thông tin: Ngày tháng, thông tin tài liệu, trường, hình ảnh…

Navigation

Gồm các chức năng hỗ trợ việc di chuyển giữa các phần tiêu đề trên/dưới khác nhau

60

Đánh số trang và tiêu đề đầu/chân trang

 Các nhóm chức năng trong Header & Footer Tools

Tiêu đề chân trang/đầu trang

Nhóm

Mô tả

Options

Nhóm gồm các chức năng tùy chọn việc định dạng khác biệt với trang đầu, giữa các trang chẵn/lẻ, hiển thị văn bản chính của tài liệu

Position

Nhóm gồm các chức năng điều chỉnh vị trí của tiêu đề trên, tiêu đề dưới, sử dụng tab căn nội dung

Close

Sử dụng để thoát khỏi chế độ điều chỉnh Header & Footer

61

4. Hình ảnh và đồ hoạ trong văn bản

62

Làm việc với ảnh trong văn bản Làm việc với hình ảnh đồ hoạ Làm việc với chữ nghệ thuật Làm việc với SmartArt Làm việc với ClipArt Làm việc với Text Box

Làm việc với ảnh trong văn bản

 Chèn từ file có sẵn

• Insert IlustrationsPicture • Chọn ảnh mong muốn trong hộp Insert Picture

 Chụp ảnh màn hình

• Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn ảnh • Insert  Trong nhóm Illustrations, nhấn nút

Chèn hình ảnh

Screenshot

• Trong danh sách các ứng dụng đang mở, nhấn chuột để

chọn ứng dụng muốn chụp

• Chọn Screen Clipping để chọn phần màn hình cần chụp • Phím Print Screen (Alt + Print Screen) để chụp

63

Làm việc với ảnh trong văn bản

• Nén hình:

– Là phương pháp làm giảm độ lớn của hình ảnh về chất

lượng bằng cách sử dụng ít dữ liệu lưu trữ hơn

– Format  Compress Pictures – Chọn các thông số cần thiết

64

Các thao tác với hình ảnh

Làm việc với ảnh trong văn bản

 Thay đổi hiệu ứng ảnh/màu sắc:

• Format  Artistic Effect để chọn hiệu ứng ảnh; • Color để thay đổi màu sắc cho hình ảnh; • Correction để thay đổi độ tương phản, độ sắc nét của hình

ảnh.

 Thay đổi style ảnh:

• Trong nhóm Picture Styles, chọn style mong muốn

 Thay đổi kích cỡ ảnh, sắp xếp hình ảnh

65

Các thao tác với hình ảnh

Làm việc với ảnh trong văn bản

 Thay đổi vị trí của hình với văn bản

• Format  Wrap Text

66

Các thao tác với hình ảnh

Làm việc với hình ảnh đồ họa

Làm việc với các hình khối  Hình khối là các đối tượng

minh hoạ dạng hình ảnh được thiết kế sẵn trong phần mềm • Chèn hình khối vào tài liệu • Nhập văn bản cho hình khối • Điều chỉnh hình khối

67

Làm việc với chữ nghệ thuật

 Tạo các đối tượng đồ họa dạng WordArt chuyên dùng cho chữ, với nhiều hiệu ứng về màu sắc, kiểu dáng độc đáo giúp tăng tính nghệ thuật cho tài liệu.

 Thao tác:

• Insert  WordArt

68

Tạo chữ nghệ thuật WordArt:

Làm việc với SmartArt

 Có nhiều mẫu, đa dạng  Chèn SmartArt vào tài liệu • Insert  Smart Art

69

SmartArt

Sử dụng Dropcap

 Hiệu ứng thường thấy trong nhiều tài liệu như các bài

Drop Cap

báo, tiểu thuyết…

 Thao tác:

• Insert – Drop Cap • Chọn kiểu Drop Cap • Chọn các tuỳ chọn (Options)

– Font – Lines to drop – Distance from text

70

Làm việc với Clip Art

 Các hình đồ hoạ được Microsoft cung cấp sẵn  Chèn Clip Art

• Insert  Clip Art • Tìm Clip Art

71

Clip Art

Làm việc với Textbox

 Insert  Text Box  Draw Text Box Định dạng Text Box  Thay đổi hình dáng

• Format  Shape Styles

 Định hướng văn bản

• Format  Text Direction

72

Chèn Text Box

Làm việc với Textbox

Hiệu ứng cho văn bản  Format  Text Effects  Sử dụng hộp thoại Format Text Effects

73

Liên kết các Text Box  Liên kết Text Box • Chọn Text Box 1 • Format  Create Link • Chọn Text Box 2  Huỷ liên kết Text Box • Chọn Text Box 1 • Format  Break Link

5. Kiểm duyệt nội dung văn bản

74

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp Thiết đặt AutoCorrect Bình luận (Comment)

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

 Nháy phải lên từ/câu sai, chọn tuỳ chọn đúng  Thẻ Review  Trong nhóm Proofing, nhấn Spelling and

Grammar (Nhấn F7)

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

75

Tuỳ chọn kiểm tra  File  Options

Thiết lập AutoCorrect

 AutoCorrect là tính năng

AutoCorrect

hữu ích trong việc bắt và xử lý trực tiếp các lỗi ngay trong quá trình nhập liệu.  Mở hộp thoại AutoCorrect • File  Options, Proofing, tại mục AutoCorrect Options, nhấn AutoCorrect Options

76

Bình luận

 Chọn nội dung muốn thêm bình luận  Trong thẻ Review, trong nhóm Comments chọn New

Thêm bình luận

Comment,  Nhập bình luận

Xoá bình luận

 Chọn thẻ Review, trong nhóm Comments, nhấn các nút Previous/Next để di chuyển tới comment muốn xoá.  Nhấn nút Delete trong nhóm Comments để xoá (hoặc

nhấp phải chuột lên chú thích và nhấn Delete Comment).

77

6. Tham chiếu và chú thích

78

Siêu liên kết Chú thích chân trang Mục lục cho văn bản

Siêu liên kết

 Là công cụ điều hướng của phần mềm, sử dụng để kết nối nội dung trong tài liệu tới thông tin liên quan, cho phép người sử dụng di chuyển trực tiếp tới vị trí chứa thông tin liên quan đó.

 Thêm Siêu liên kết

• Insert  Hyperlink (Ctrl + K)

79

Siêu liên kết

Chú thích chân trang

 Được sử dụng trong nhiều tài liệu để cung cấp về nguồn

Chú thích chân trang

gốc của nội dung được trích dẫn  Chèn thêm chú thích dạng FootNote • References  Insert Footnote  Chèn thêm chú thích dạng Endnote • References  Insert Endnote

 Xoá Footnote/Endnote

• Nhấn Delete • Nhấn Backspace

80

Mục lục cho văn bản

 Bước 1. Định dạng văn bản • Sử dụng các Heading

 Bước 2. Tạo mục lục

• References  Table of Contents  Insert Table of Contents • Chọn các tuỳ chọn trong hộp thoại

81

Mục lục cho nội dung

Mục lục cho văn bản

 Bước 1. Chèn tiêu đề chú thích cho hình ảnh/bảng biểu

• References  Insert Caption

 Bước 2. Tạo mục lục

• References  Insert Table of Figures • Chọn các thông số trong hộp thoại

82

Mục lục cho hình ảnh/bảng biểu

7. Trộn thư

83

Trộn thư Trộn phong bì và nhãn

Trộn thư

 Tính năng cho phép người sử dụng kết hợp một tài liệu

Trộn thư (Mail Merge)

chính và một nguồn dữ liệu

 Công cụ Mail Merge trên thanh Ribbon

• Create: Tạo tài liệu dạng phong bì hoặc nhãn. • Start Mail Merge: Khởi động quá trình trộn thư • Write & Insert Fields: Đưa nội dung vào thư • Preview Results: Xem duyệt nội dung • Finish: Các thao tác in, xuất nội dung

84

Trộn thư

Trong thẻ Mailings, chọn Start Mail Merge  Step by

Trộn thư sử dụng Mail Merge Wizard

Step Mail Merge Wizard

 Bước 1: Chọn kiểu tài liệu

• Chọn Letters • Nhấn Next: Starting document

85

Trộn thư

Trộn thư sử dụng Mail Merge

• Use the current document: Sử

dụng tài liệu hiện tại

• Start from a template: Sử dụng

một tập tin mẫu

• Start from existing document: Sử dụng tài liệu có sẵn trong máy tính

• Nhấn Next: Select recipients

86

Wizard  Bước 2: Chọn tài liệu chính

Trộn thư

• Nhấn Browse để chọn tập tin chứa dữ liệu • Nhấn Next: Write your letter

87

Trộn thư sử dụng Mail Merge Wizard  Bước 3: Chọn nguồn dữ liệu để trộn

Trộn thư

Trộn thư sử dụng Mail Merge

• Thực hiện chèn các trường dữ liệu vào các vị trí thích hợp trong tài liệu.

• Nhấn Next: Preview your letters

88

Wizard  Bước 4: Soạn thảo thư

Trộn thư

 Bước 5: Xem trước nội dung thư

• Tìm kiếm: find Recipient • Điều chỉnh danh sách dữ liệu: Edit recipient list • Nhấn Next: Complete the merge

89

Trộn thư sử dụng Mail Merge Wizard

Trộn thư

 Bước 6: Hoàn thiện

• In, gửi theo thư điện tử, lưu trữ hay soạn thảo lại các nội

dung một cách riêng biệt

90

Trộn thư sử dụng Mail Merge Wizard

Trộn thư

 1. Chọn thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge,

Trộn thư sử dụng Ribbon

chọn Start Mail Merge, nhấn vào mục Letters để chọn hình thức trộn thư.

 2. Nhấn Select Recipients để chọn danh sách muốn

trộn cùng nội dung chính

• Type New List: tự nhập danh sách mới • Use Existing List: chọn từ một danh sách đang có • Select From Outlook Contacts: lấy danh sách có trong

Microsoft Outlook

 3. Đưa các trường vào vị trí cần thiết

• Nhấn Insert Merge Field chọn trường muốn thêm vào. • Lặp lại thao tác trên cho các vị trí khác

91

Trộn thư

• Nhấn nút Preview Results: hiển thị kết quả sau khi trộn

thư.

• Next Record, Previous Record, First Record, Last

Trộn thư sử dụng Ribbon  4. Kiểm tra các thông tin

Record để duyệt qua các bức thư.

 5. Nhấn nút Finish & Merge để chọn thao tác in, soạn

thảo hay gửi e-mail.

• Edit Invididual Documents: Soạn thảo từng thư • Print Documents: In thư • Send e-mail messages: Gửi e-mail

92

Trộn phong bì và nhãn

 1. Chọn thẻ Mailings, trong nhóm Start Mail Merge,

Thao tác trộn phong bì/nhãn

chọn Start Mail Merge

• Nhấn Labels để chọn hình thức trộn nhãn, chọn loại nhãn

trong hộp thoại Label Options.

• Nhấn Envelops để chọn trộn phong bì, chọn loại phong bì

trong hộp thoại Envelope Options.

 2. Nhấn Select Recipients để chọn danh sách muốn

trộn cùng nội dung chính

• Type New List: Tự nhập danh sách mới • Use Existing List: Chọn từ một danh sách đang có • Select From Outlook Contacts : Lấy danh sách có trong

Microsoft Outlook

93

Trộn phong bì và nhãn

 3. Đưa các trường vào vị trí cần thiết

Thao tác trộn phong bì/nhãn

• Trong thẻ Mailing, nhóm Write & Insert Fields, nhấn Insert Merge Field dể chọn trường muốn thêm vào.

• Lặp lại thao tác trên cho các vị trí khác.

 4. Kiểm tra các thông tin

• Nút Preview Results: hiển thị kết quả sau khi trộn thư. • Nút Next Record, Previous Record, First Record, Last

Record để duyệt qua các bức thư.

 5. Nhấn nút Finish & Merge để chọn thao tác in, soạn

thảo hay gửi e-mail.

94