TIN HỌC KẾ TOÁN
Vũ Thị Lan Bộ môn: Kế toán Khoa: Kinh tế Email: lanvu.qui@gmail.com
1
CHƯƠNG I
Giới thiệu chung về Microsoft excel
2
1.1. Khái niệm chung
Microsft Excel là chương trình bảng tính do hãng Microsoft viết và phân phối cho máy tính sử dụng Hệ điều hành Windows
Microsft Excel có giao diện đồ họa, khả năng tính toán tốt, và các công cụ đồ họa mạnh
là chương trình bảng tính phổ
Microsft Excel biến nhất trên thế giới hiện nay
3
1.1. Khái niệm chung
Các phiên bản:
1987 Excel 2.0 for Windows
1990 Excel 3.0
1992 Excel 4.0
1993 Excel 5.0 1995 Excel 7.0 (Office '95)
4
1997 Excel 8.0 (Office '97) 1999 Excel 9.0 (Office 2000) 2001 Excel 10.0 (Office XP) 2003 Excel 11.0 (Office 2003) 2007 Excel 12.0 (Office 2007)
1.2. Chức năng tổng quát của Excel
• 1. Tổ chức dữ liệu ở dạng bảng tính • 2. Sắp xếp và phân nhóm dữ liệu • 3. Đặt lọc, kết cấu dữ liệu • 4. Biểu diễn dữ liệu ở dạng biểu đồ • 5. Phân tích dữ liệu và tiến hành dự báo • 6. Tính toán các hàm • 7. Quản trị cơ sở dữ liệu • 8. Khả năng tự động thực hiện bằng các Marco • 9. Các công cụ bổ xung…
5
1.3.Khởi động và thoát
1.3.1. Khởi động MS Excel - Thực chất là quá trình nạp tệp chương trình vào bộ nhớ RAM của máy tính
- Thực hiện:
Cách 1: Kích kép chuột vào biểu tượng Microsoft Excel trên màn hình giao tiếp
Cách 2: Chọn Start All ProgramsMS Office MS Office Excel 2003
Cách 3: Chọn Start Run Open đường dẫn tới MS Office Excel 2003
6
1.3.Khởi động và thoát
1.3.2 Thoát khỏi Excel - Thực chất là quá trình giải phóng tệp chương trình khỏi bộ nhớ RAM của máy tính
- Thực hiện: ( như các cách đóng cửa sổ )
Cách 1: Kích chuột vào menu File Exit
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4
Cách 3: Kích chuột tại nút đóng cửa sổ chương trình
7
Thoát khỏi MS Excel
Khi đó nếu chưa lưu sẽ xuất hiện hộp thông báo
8
- Yes: lưu sự thay đổi - No: không lưu - Cancel: hủy bỏ lệnh
1.4. Màn hình giao tiếp
Sau khi tiến hành khởi động Microsoft Excel, chúng ta sẽ nhìn thấy màn hình chính của Excel:
9
1.4. Màn hình giao tiếp
1. Menu điều khiển (Control menu box):Chứa các lệnh dùng để di chuyển, thay đổi kích thước cửa sổ hoặc đóng cửa sổ
Kích hoạt menu điều khiển bằng cách kích chuột vào menu điều khiển hoặc bấm tổ hợp phím Alt + SpaceBar
10
2.Thanh tiêu đề (Title bar):Hiển thị tiêu đề của cửa sổ bao gồm: Tên chương trình(Microsoft Excel) và tên tập tin 3.Thanh menu (Menu bar):Chứa một số lệnh thường sử dụng trong Excel. Các lệnh này được phân chia thành từng nhóm và bố trí vào trong các menu tương ứng có trên thanh menu.
1.4. Màn hình giao tiếp
4. Thanh công cụ (Toolbars):Bao gồm một số biểu tượng đại diện cho một số lệnh thường sử dụng trong Excel
5. Nút thu nhỏ (Minimize):Thu cửa sổ Excel về kích thước cực tiểu
6. Nút phóng to (Maximize):Có tác dụng đưa cửa sổ Excel về kích thước cực đại
7. Nút đóng cửa sổ (Close): Có tác dụng đóng cửa sổ Excel tương đương với việc bấm tổ hợp phím: Alt + F4
11
1.4. Màn hình giao tiếp
8. Nút cực tiểu của cửa sổ tập tin (Minimize Windows): Kích chuột vào nút này, cửa sổ hiển thị nội dung tập tin đang làm việc hiện tại sẽ đưa về kích thước cực tiểu
9. Nút cực đại của cửa sổ tập tin:chức năng của nút này lại thay đổi sang chức năng phóng cực đại(Maximize).
10. Nút đóng cửa sổ tập tin(Close):đóng cửa sổ hiển thị nội dung tập tinđang làm việc, tổ hợp phím: Ctrl + F4
11. Thanh cuộn dọc (Vertical scroll bar):
12. Thanh cuộn ngang (Hozizontal scroll bar):
12
1.4. Màn hình giao tiếp
13. Thanh trạng thái (Status bar): Hiển thị một số thông tin về trạng thái làm việc hiện tại như: chế độ Num Lock, Caps Lock, ... 14. Sheet tabs: Bao gồm tên các bảng tính đang có trong tập tin hiện tại. Di chuyển giữa các bảng tính này bằng cách kích chuột vào tên bảng tính tương ứng hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+Page Up , Ctrl+Page Down 15. Tab scrolling buttons:Cho phép xem tên các bảng tính bị che khuất bên trái hoặc bên phải của Sheet tabs
13
16. Tên hàng (Row numbers):Là tên các hàng có trong bảng tính
1.4. Màn hình giao tiếp
2.2 Màn hình giao tiếp 17. Tên cột (Column Letters):Là tên các cột có trong bảng tính. Tên mỗi cột được đánh bằng 1 hoặc 2 ký tự tương ứng
18. Hộp tên (Name box):Cho biết địa chỉ ô (hoặc tên ô nếu có đặt tên) đang làm việc hiện tại
19. Thanh công thức (Formula bar):Cho phép xem hoặc chỉnh sửa công thức cho ô hiện tại trong bảng tính. Để biết giá trị trong ô có kiểu dữ liệu gì hãy nhìn vào giá trị hiển thị trong thanh công thức
14
1.5 Quản lý tệp tin bảng tính
Tệp tin bảng tính Excel (work book) có phần
mở rộng là .xls
Mỗi một workbook là một tệp lưu trên đĩa
bao gồm các bảng tính (worksheet) và biểu đồ (chart)
Trong một workbook có thể có tối đa 255
worksheet
Khi một workbook được tạo sẽ có 3 sheet
15
được mở
1.5.1 Tạo Workbook mới
Khi khởi động chương trình, MS Excel đã
mở một tệp tin mới có tên là book1.
Để tạo tệp tin workbook khác:
Cách 1: Chọn File New Chọn: Blank workbook trên thanh taskpane
Cách 2: Kích vào biểu tượng New trên thanh
công cụ
16
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N
1.5.2 Mở tệp tin đã có
Muốn mở tệp tin đã có ta thực hiện:
Cách 1: Chọn File Open
Cách 2: Kích vào biểu tượng Open trên thanh
công cụ
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
17
3.2 Mở tệp tin đã có
Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại:
18
1.5.3 Lưu tệp tin lên đĩa
Muốn lưu tệp tin đã có ta thực hiện:
Cách 1: Chọn File Save
Cách 2: Kích vào biểu tượng Save trên thanh
công cụ
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
19
1.5.3 Lưu tệp tin lên đĩa
Khi đo xảy ra hai trường hợp:
TH 1: Tệp tin đã lưu từ trước
Thì lần ghi tệp hiện tại sẽ lưu mọi sự thay đổi kể từ lần lưu trước
TH 2: Tệp tin mới được lưu lần đầu
Khi đó sẽ xuất hiện hộp thoại Save as:
20
1.5.3 Lưu tệp tin lên đĩa
Chọn thư mục lưu và gõ tên của tệp
21
Lưu tệp tin lên đĩa với tên khác
Muốn lưu tệp tin đã có với tên khác ta thực
hiện:
Chọn File Save as
Khi đó Excel sẽ tạo một tệp tin mới giống với
tệp tin đã có và yêu cầu đặt tên mới
22
1.5.4 Di chuyển giữa các tệp tin
Muốn di chuyển qua các tệp tin đang mở ta
thực hiện:
Cách 1: Chọn Window Tên tệp tin
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F6
23
1.5.5 Đóng tệp tin đang mở
Muốn đóng các tệp tin đang mở ta thực hiện:
Cách 1: Chọn File Close
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + F4
Hoặc Ctrl + W
24
Nếu chưa lưu sự thay đổi sẽ xuất hiện:
1.6. Thành phần căn bản của bảng tính trong Excel
Mỗi tệp tin (workbook) bao gồm nhiều bảng
tính (sheet)
Mỗi bảng tính bao gồm các hàng (rows) và
các cột (columns)
Vùng giao giữa các hàng (rows) và các cột
(columns) gọi là các ô (Cells)
25
1.6.1 Bảng tính (Sheet)
Mỗi bảng tính có 256 cột và 65536 hàng
Tên mỗi bảng tính được đặt ngầm định là
Sheet X ( X là số lần tạo mới)
Tên mỗi bảng tính không quá 32 kí tự
Tên bảng tính không đặt trùng tên với bảng
tính khác trong tệp tin
26
1.6.2 Cột (Columns)
Có 256 cột trong một bảng tính
Tiêu đề mỗi cột được đặt theo quy tắc:
A, B, CZ, AA AZ, BA BZ ….
Độ rộng ngầm định là 9 kí tự, tối đa là 255 kí
tự
27
1.6.3 Hàng (Rows)
Có 65536 hàng trong một bảng tính
Tiêu đề mỗi hàng đặt ở đầu hàng và đánh
số từ 1 tới 65536
28
1.6.4 Ô (Cells)
Ô là giao của hàng và cột
Mỗi ô được xác định bởi địa chỉ của ô
Địa chỉ của ô được xác định bởi:
Cách 1:
Ví dụ: ô B3 (giao giữa cột B và hàng 3)
29
1.6.4 Ô (Cells)
Cách2: R
Ví dụ: ô R5C4: ô ở hàng 5 cột 4 (tương
đương với ô D5)
ô R3C2: ô ở hàng 3 cột 2 (tương đương với ô
B3)
30
Các loại địa chỉ ô:
Địa chỉ tương đối
Cách viết:
Tác dụng: Tọa độ trong công thức sẽ thay đổi khi sao chép tới vị trí mới
Ví dụ:
Công thức trong ô B2 là: =C2+D2
Khi sao chép đến ô B3 sẽ là:
=C3+D3
31
Khi sao chép đến ô C4 sẽ là:
=D4+E4
Các loại địa chỉ ô:
Địa chỉ tuyệt đối
<$tên cột><$tên hàng>
Cách viết: Dùng phím tắt F4 để tuyệt đối dòng, cột Tác dụng: Tọa độ trong công thức sẽ không thay đổi khi sao chép tới vị trí mới
Ví dụ:
Công thức trong ô B2 là: =$C$2+$D$2
Khi sao chép đến ô B3 sẽ là:
=$C$2+$D$2
32
Khi sao chép đến ô B4 sẽ là:
=$C$2+$D$2
Các loại địa chỉ ô:
Địa chỉ hỗn hợp
<$tên cột>
Tác dụng: Tọa độ cột sẽ không thay đổi, còn tọa độ hàng thay đổi khi sao chép tới vị trí mới
Ví dụ:
Công thức trong ô B2 là: =$C2+D2
Khi sao chép đến ô B3 sẽ là:
=$C3+D3
33
Khi sao chép đến ô A4 sẽ là:
=$C4+C4
Cách viết: địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối hàng
Các loại địa chỉ ô:
Địa chỉ hỗn hợp
Tác dụng: Tọa độ cột sẽ thay đổi, còn tọa độ hàng không thay đổi khi sao chép tới vị trí mới
Ví dụ:
Công thức trong ô B2 là: =C2+D$2
Khi sao chép đến ô B3 sẽ là:
=C3+D$2
34
Khi sao chép đến ô A4 sẽ là:
=B4+C$2
Cách viết: địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối hàng
Các loại địa chỉ ô:
Địa chỉ từ bảng tính khác
Cách viết:
[]!<Địa chỉ ô>
Ví dụ: trong tệp có hai bảng tính sheet1 và sheet2
Tính tổng hai ô C2 và D2 trong sheet1 và đưa kết quả sang ô B2 của Sheet2
Tại ô B2 của sheet2 ta gõ:
35
= Sheet1!C2+ Sheet1!D2
1.6.5 Vùng (Range)
Vùng là một tập hợp các ô
Mỗi vùng được xác định bởi địa chỉ của ô
Địa chỉ của các ô liên tiếp được viết bằng dấu :
Địa chỉ của các ô không liên tiếp được viết bằng dấu ,
36
B3,D5:F7,B9:C10,E11
Ví dụ: B3,D5,E5,F5,D6,E6,F6,D7,E7,F7,B9,B10,C9,C10,E11 có thể như sau
1.6.5 Vùng (Range)
Đặt tên cho vùng:
Mỗi vùng được xác định bởi tên của vùng
Để đặt tên cho vùng:
Bước 1: Chọn các ô trong vùng
37
Bước 2: Gõ tên của vùng vào hộp tên trên thanh công cụ
Một số phím tắt trong Excel
• Đọc bài giảng
38
CHƯƠNG II
Các vấn đề xử lý căn bản trong Excel
39
2.1 Các kiểu dữ liệu trong ô
Trong một ô chỉ có thể có một kiểu dữ liệu:
Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc kí tự đầu tiên gõ vào
Trong ô có thể có:
- Hằng: giá trị không thay đổi
- Công thức:
40
- Giá trị logic và các lỗi
2.1.1 Kiểu số (Number)
Excel qui định kiểu số bắt đầu bởi: - Các số từ 0 tới 9
- Các dấu +, - , (, . , $
Sau đó là các các ký tự số.
41
Chú ý: Ở chế độ mặc định, dữ liệu kiểu số sẽ được hiển thị ở phía bên phải của ô Nếu độ dài của số lớn hơn độ rộng của ô thì nó tự động chuyển sang dạng số mũ hoặc hiển thị trên ô các ký tự ###, lúc này bạn chỉ cần nới rộng ô
5.1 Kiểu số (Number)
Ví dụ:
Kiểu và giá trị trong ô Giá trị nhập:
+6 Kiểu số và giá trị =6
-7 Kiểu số và giá trị =-7
.5 Kiểu số và giá trị =0.5
42
(5) Kiểu số và giá trị =-5
2.1.2 Kiểu ngày tháng
Excel hiển thị kiểu ngày giờ tùy theo:
- Việc thiết lập trong Bảng điều khiển
- Thiết lập trong Format Cells
Ở chế độ mặc định là kiểu mm/dd/yyyy
Nhập kiểu ngày tháng bình thường với dấu phân cách là dấu (-), hoặc dấu (/)
43
Dữ liệu kiểu ngày tháng được căn sang bên phải ô
2.1.2 Kiểu ngày tháng
Ví dụ:
Giá trị nhập Hiển thị trong ô Trên Formula bar
25/12 25-Dec 25/12/2013
12/2013 Dec-13 25/12/2013
7-8-99 07-08-1999 07/08/1999
8:5 8:05 8:05:00 AM
44
20:15:10 20:15:10 8:15:10 PM
2.1.3 Kiểu chuỗi kí tự (text)
Kiểu chuỗi kí tự được qui định bởi:
- Bắt đầu bằng chữ cái từ a – z hoặc A - Z
- Nếu có chứa các kí tự *, !, &, #, ?
- Nếu toàn số mà muốn Excel hiểu là chuỗi kí tự thì thêm dấu (‘) ở trước
45
Dữ liệu kiểu chuỗi được căn sang bên trái ô
2.1.4 Kiểu công thức
Công thức: là một biểu thức chứa các hằng, địa chỉ
Kiểu công thức được qui định bởi:
ô, hàm và tóan tử
- Bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu +
Kết quả của công thức sẽ hiển thị trong ô
Công thức sẽ hiển thị trên thanh công thức
46
Ví dụ: Tại ô B2 gõ = 10+20+30, sau đó nhấn Enter khi đó ô B2 có kết quả = 60
2.1.4 Kiểu công thức
Các phép tóan trong công thức:
Phép toán
Kí hiệu
Ví dụ
Kết quả
Cộng
+
=3+5
8
Trừ
-
=14-6
8
Nhân
*
=12*3
36
Chia
/
=24/3
8
Lũy thừa
^
=5^2
25
Phần trăm
%
=50%*600
300
47
- Các phép tóan số học
2.1.4 Kiểu công thức
Các phép tóan trong công thức:
Thứ tự ưu tiên: () % ^ *,/+,- thực hiện từ trái qua phải
Ví dụ:
Công thức
Kết quả
=10/5+2*3
8
=20/2^2
5
48
2.1.4 Kiểu công thức
- Các phép toán với chuỗi
Công thức
Kết quả
="Hà"&"Nội"
HàNội
="Hà"&" "&"Nội"
Hà Nội
=“Tin” +” “ +”học”
Tin học
49
Dùng kí hiệu & để nối hai chuỗi với nhau
2.1.4 Kiểu công thức
Phép toán
Kí hiệu
Ví dụ
Kết quả
Lớn hơn
>
=3^2>9.1
FALSE
Nhỏ hơn
<
=2<3
TRUE
>=
=12*3>=35
TRUE
Lớn hơn hoặc bằng
<=
=24/3<=7
FALSE
Nhỏ hơn hoặc bằng
Khác
<>
=32<>67
TRUE
50
- Các phép tóan so sánh
2.2 Xử lý trong bảng tính
6.1 Di chuyển trong bảng tính
a. Di chuyển giữa các bảng tính
Cách 1: Kích chuột vào tên của bảng tính cần chuyển tới trên vùng Sheet tabs
51
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Page up hoặc Ctrl + Page down để di chuyển qua các sheet
2.2.1 Di chuyển trong bảng tính
b. Di chuyển trong bảng tính
Cách 1: Kích chuột vào ô cần chuyển tới
Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + G hoặc F5 để chuyển tới ô bất kỳ
Cách 3: Nhấn các phím:
→, ←, ↓, ↑ : dịch một ô theo hướng mũi tên
Tab: dịch ô kế tiếp
Shift + Tab: dịch về ô trước đó
52
Page up, Page down: lên, xuống một trang
2.2.1 Di chuyển trong bảng tính
b. Di chuyển trong bảng tính
Alt + Page up: sang trái một trang màn hình
Alt + Page down: sang phải một trang màn hình
Ctrl + Home: về ô đầu tiên A1
Ctrl + End: về ô cuối cùng trong vùng có dữ liệu
53
Ctrl + Phím mũi tên: Về ô đường biên của vùng dữ liệu hoặc ô đường biên của bảng tính theo hướng tương ứng của mũi tên
2.2.2 Chọn dữ liệu trong bảng tính
a. Dùng chuột
Chọn toàn bộ bảng: kích chuột vào ô giao 2 tiêu đề
Chọn nhiều hàng liên tục: Đưa trỏ chuột về tên hàng đầu cần chọn và tiến hành rê chuột để chọn các hàng
Chọn nhiều cột liên tục: Đưa trỏ chuột về tên cột đầu cần chọn và tiến hành rê chuột để chọn các cột
54
Chọn hàng, cột, ô bất kỳ: giữ Ctrl và kích chuột vào tên hàng, tên cột, ô cần chọn
2.2.2 Chọn dữ liệu trong bảng tính
b. Dùng bàn phím
Chọn toàn bộ bảng: nhấn Ctrl + A
Chọn nhiều hàng liên tục: Đưa trỏ chuột về tên hàng đầu cần chọn nhấn Shift + Space bar, sau đó giữ shift và di chuyển phím mũi tên để chọn
Chọn nhiều cột liên tục: Đưa trỏ chuột về tên cột đầu cần chọn nhấn Ctrl + Space bar, sau đó giữ shift và di chuyển phím mũi tên để chọn
55
Để hủy phạm vi đã chọn, ta kích chuột vào ô bất kỳ hoặc bấm một phím di chuyển con trỏ ô
2.2.3 Đặt tên ô, tên vùng
Để đặt tên cho ô và vùng:
Bước 1: Chọn ô hoặc vùng cần đặt tên
Bước 2: Chọn Insert Name Define
Bước 3: Nhập tên của ô hoặc vùng
* Qui tắc đặt tên vùng, tên ô phải thỏa mãn 2 điều kiện sau:
+ Không chứa ký tự trống
56
+ Độ dài không quá 255 ký tự
Bước 4: Nhấn Ok hoặc nhấn Enter
2.2.4 Nhập dữ liệu vào bảng
Thanh công thức:
1 Name box: Chứa địa chỉ hoặc tên ô hiện tại
2 Cancel: Hủy bỏ việc nhập/sửa dữ liệu trong ô
3 Enter: Kết thúc việc nhập dữ liệu
4 Insert Function: Chèn công thức vào ô
57
5 Formular Bar: Thanh công thức, có thể nhập, sửa dữ liệu tại đây.
2.2.4 Nhập dữ liệu vào bảng
Các bước nhập dữ liệu:
Bước 1: Đưa con trỏ tới ô cần nhập dữ liệu
Bước 2: Nhập dữ liệu vào ô
Bước 3: Kết thúc việc nhập dữ liệu bẳng cách nhấn Enter hoặc kích chuột sang ô khác
Chú ý: Khi nhập dữ liệu mới,thì dữ liệu cũ sẽ mất đi
58
Hủy bỏ việc nhập dữ liệu bằng cách nhấn ESC hoặc biểu tượng Cancel trên thanh công thức
2.2.5 Sửa dữ liệu trong bảng
Các bước sửa chữa dữ liệu:
Bước 1: Đưa con trỏ tới ô cần sửa dữ liệu
Bước 2: Bấm phím F2 hoặc kích đúp vào ô
Bước 3: Sửa chữa nội dung của ô, sau đó bấm phím Enter hoặc kích chuột sang ô khác
Chú ý: Khi nhập dữ liệu mới,thì dữ liệu cũ sẽ mất đi
59
Hủy bỏ việc sửa dữ liệu bằng cách nhấn ESC hoặc biểu tượng Cancel trên thanh công thức
6.6 Sao chép dữ liệu
Các bước sao chép dữ liệu như trong MS Word:
Một số ứng dụng:
1. Đánh số thứ tự
2. Đánh số các tháng: tháng 1 tháng 12
60
3. Điền dữ liệu giống nhau vào các ô
6.7 Di chuyển dữ liệu
61
Các bước di chuyển dữ liệu như trong MS Word:
2.2.8 Xóa dữ liệu trong bảng
a. Xóa định dạng:
Bước 1: Chọn phạm vi cần xóa định dạng
62
Bước 2: Chọn Edit Clear Formats
2.2.8 Xóa dữ liệu trong bảng
b. Xóa nội dung:
Bước 1: Chọn phạm vi cần xóa
63
Bước 2: Chọn Edit Clear Contents
2.2.8 Xóa dữ liệu trong bảng
c. Xóa tất cả:
Bước 1: Chọn phạm vi cần xóa nội dung
64
Bước 2: Chọn Edit Clear All
2.2.9 Khôi phục dữ liệu
65
Thực hiện các thao tác Undo, Redo như trong MS Word:
7. Định dạng bảng tính
Việc định dạng bao gồm:
- Định dạng kiểu dữ liêu cho ô
- Căn chỉnh dữ liệu
- Tạo đường viền, màu nền
66
- Thay đổi ô, cột, hàng..
7.1 Định dạng số
a. Dùng menu lệnh:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần định dạng
Bước 2: Chọn Format Cells Number
Chọn dạng thức và kiểu:
- General: Kiểu chung - Number: Kiểu số
- Currency: Kiểu tiền tệ - Accounting: Kí hiệu tiền
- Date: Kiểu ngày tháng - Time: Kiểu giờ
67
- Percentage: Kiểu % - Custom: tùy chọn
7.1 Định dạng số
b. Dùng thanh công cụ:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần định dạng
Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng
1. Đưa về dạng tiền tệ tiền
2. Đưa về kiểu %
3. Đưa về kiểu số có phần ngăn cách bởi dấu ,
68
4-5. Thêm/bớt 1 chữ số hàng thập phân
7.2 Căn chỉnh dữ liệu
a. Dùng menu lệnh:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần căn chỉnh
69
Bước 2: Chọn Format Cells Alignment
Khi đó xuất hiện:
7.2 Căn chỉnh dữ liệu
General: ngầm định
Fill: điền dữ liệu trong ô
Center across selection: Căn vào giữa phạm vi lựa chọn
Orientation:hướng trong khung
Wrap text: chế độ xuống dòng
Shrink to fit: co dữ liệu lại
Merge Cell: trộn ô
70
Format Cells: - Text Alignment:
7.2 Căn chỉnh dữ liệu
b. Dùng thanh công cụ:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần định dạng
Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng
1. Căn trái
2. Căn giữa
3. Căn phải
71
4. Trộn ô và căn giữa
7.3 Định dạng kí tự
a. Dùng menu lệnh:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần căn chỉnh
72
Bước 2: Chọn Format Cells Font
Khi đó xuất hiện:
7.3 Định dạng kí tự
Format Cells:
Font: phông chữ
Font style: Kiểu dáng
Color: màu chữ
Effects: Hiệu ứng khác
73
Size: cỡ chữ Underline: gạch chân
7.3 Định dạng kí tự
b. Dùng thanh công cụ:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần định dạng
Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng
1. Hộp font
2. Cỡ chữ 3. Chữ đậm
74
4. Chữ nghiêng 5. Chữ gạch chân
7.4 Tạo đường viền
a. Dùng menu lệnh:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần tạo viền
75
Bước 2: Chọn Format Cells Border
Khi đó xuất hiện:
7.4 Tạo đường viền
Format Cells:
Presets: viền mặc định
Border: viền tùy chọn
Color: màu viền
76
Line: đường viền Style: kiểu viền
7.4 Tạo đường viền
b. Dùng thanh công cụ:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần kẻ viền
77
Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng
7.5 Tạo màu nền
a. Dùng menu lệnh:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần tô màu nền
78
Bước 2: Chọn Format Cells Patterns
Khi đó xuất hiện:
7.5 Tạo màu nền
Format Cells:
Color: màu nền
79
No color: không màu
7.5 Tạo màu nền
b. Dùng thanh công cụ:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi cần tô màu nền
Bước 2: Kích chuột tại các biểu tượng
1: Màu nền
80
2: Màu kí tự
7.6 Xử lý cột, hàng, ô
a. Thay đổi độ rộng cột:
Cách 1: Dùng menu
Bước 1: Chọn các cột cần thay đổi độ rộng
Bước 2: Chọn Format Column Width
81
Bước 3: Nhập vào độ rộng rồi nhấn OK
7.6 Xử lý cột, hàng, ô
a. Thay đổi độ rộng cột:
Cách 2: Dùng chuột
Bước 1: Chọn các cột cần thay đổi độ rộng
Bước 2: Đưa trỏ chuột về nằm trên đường thẳng đứng ngăn cách giữa tên các cột và ở bên phải của một trong các cột đang được chọn
82
Bước 3: Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu thì tiến hành rê chuột để thay đổi độ rộng cột.
7.6 Xử lý cột, hàng, ô
a. Thay đổi độ cao hàng:
Cách 1: Dùng menu
Bước 1: Chọn các hàng cần thay đổi độ cao
Bước 2: Chọn Format Row Height
83
Bước 3: Nhập vào độ cao rồi nhấn OK
7.6 Xử lý cột, hàng, ô
b. Thay đổi độ cao hàng:
Cách 2: Dùng chuột
Bước 1: Chọn các hàng cần thay đổi độ cao
Bước 2: Đưa trỏ chuột về nằm trên đường nằm ngang ngăn cách giữa tên các hàng và ở bên dưới của một trong các hàng đang được chọn
84
Bước 3: Khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu thì tiến hành rê chuột để thay đổi độ cao của hàng.
7.6 Xử lý cột, hàng, ô
c. Chèn ô, cột, hàng:
Chèn cột:
Chọn Insert Columns
Hoặc kích chuột phải chọn insert
Chèn hàng:
Chọn Insert Rows
85
Hoặc kích chuột phải chọn insert
7.6 Xử lý cột, hàng, ô
c. Chèn ô, cột, hàng:
Chèn ô: Chọn các ô ở vị trí muốn chèn Chọn Insert Cells
Hoặc kích chuột phải chọn insert
86
Shift cell right: đẩy dữ liệu của ô sang bên phải
Shift cell down: đẩy dữ liệu của ô xuống dưới Entire row: chèn hàng Entire column: chèn cột
8 In ấn
8.1 Định dạng trang in:
Thực hiện:
Bước 1: Chọn File Page Setup
Bước 2: Lựa chọn các thông số in
Page: các thông số về trang giấy in
Margins: các thông số về lề trang in
87
Header/Footer: tiêu đề trang in
Sheet: các thông số về dữ liệu cần in
8.1 Định dạng trang in
Mục Page
Portrait: đứng
Landscape: ngang
Orientation: hướng in
Paper size: khổ giấy
Print quality: độ phân giải
88
Scaling: tỉ lệ in
First page number: đánh số cho trang đầu
8.1 Định dạng trang in
Mục Margins
Top: lề trên
Left: lề trái
Right: lề phải Bottom: lề dưới
Header: khoảng cách từ mép giấy tới lề trên
89
Footer: khoảng cách từ mép giấy tới lề dưới
Center on page: in vào giữa trang theo các chiều
8.1 Định dạng trang in
Mục Header/Footer
Header: tiêu đề đầu trang
Footer: tiêu đề cuối trang
Custom Header: tùy chọn tiêu đề đầu trang
90
Custom Footer: tùy chọn tiêu đề cuối trang
8.1 Định dạng trang in
Mục Sheet
Print area: phạm vi cần in ấn Rows to repeat at top: hàng sẽ in ở đầu mỗi trang
Columns to repeat at left: cột sẽ in ở bên trái mỗi trang
91
Print: một số tùy chọn
Page order: thứ tự in
8.2 Xem trước trang in
Thực hiện:
Cách 1: Chọn File Print Preview
Cách 2: Kích chuột tại biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ
Xem xong nhấn Print để in
92
Hoặc nhấn Close để quay về
8.3 In nội dung bảng tính
Thực hiện:
Cách 1: Chọn File Print
Cách 2: Kích chuột tại biểu tượng Print trên thanh công cụ
Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P
93
Khi đo xuất hiện:
8.3 In nội dung bảng tính
Printer: chọn máy in
Print range: chọn phạm vi in All: tất cả Pages: nhiều trang liên tục
Selection: vùng được chọn
Active sheet: bảng hiện tại
94
Number of copies: số bản in
Entire workbook: tệp hiện tại
Print what: tùy chọn in
9. Một số hàm trong Excel
9.1 Giới thiệu
Hàm là một công thức được xây dựng sẵn
Hàm có thể tự động tính tóan, thao tác
Hàm có sẵn trong Excel hoặc do người dùng tạo
Hàm được phân theo từng nhóm hàm
95
Ví dụ: Hàm số học, hàm ngày giờ, hàm thống kê, hàm tài chính…
9. Một số hàm trong Excel
9.2 Dạng tổng quát
=
Trong đó:
Tên hàm: được sử dụng theo qui ước của Excel
Đối số: có thể có hoặc không, gồm có:
96
Hằng, chuỗi kí tự, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, biểu thức, hoặc hàm lồng nhau…
9. Một số hàm trong Excel
9.3 Cách nhập hàm
a. Nhập từ bàn phím:
Di chuyển tới ô cần nhập hàm
Nhập dấu = rồi nhập tên hàm, đối số theo qui định
97
Chú ý: Ở một số phiên bản Excel có khả năng gợi nhớ tên hàm và các đối số
9. Một số hàm trong Excel
9.3 Cách nhập hàm
b. Nhập từ hộp liệt kê tên hàm:
Di chuyển tới ô cần nhập hàm
Chọn Insert Function, hoặc kích vào biểu tượng Fx trên thanh công cụ
Khi đó sẽ xuất hiện hộp liệt kê nhóm các hàm cho phép lựa chọn
98
Kích OK chèn hàm vào ô
9.4 Một số hàm thông dụng
a. Nhóm hàm số
- Hàm ABS()
Chức năng: trả về giá trị tuyệt đối của một số
Cú pháp: ABS(number)
Tham số: Number là một số thực
Ví dụ: Tại ô có công thức
=abs(-2) Kết quả là: 2
99
=1+ abs(-1.2) 2.2
=2^3+ abs(-2) 10
9.4 Một số hàm thông dụng
a. Nhóm hàm số
- Hàm SQRT()
Chức năng: trả về căn bậc hai của một số dương
Cú pháp: SQRT(number)
Tham số: Number là một số thực dương
Ví dụ: Tại ô có công thức
=sqrt(16) Kết quả là: 4
100
=sqrt(abs(-25)) 5
=2^3+ sqrt(8) 10.82843
9.4 Một số hàm thông dụng
a. Nhóm hàm số
- Hàm INT()
Chức năng: trả về phần nguyên của một số
Cú pháp: INT(number)
Tham số: Number là một số bất kỳ
Ví dụ: Tại ô có công thức
=INT(8.9) Kết quả là: 8
101
=int(-8.9)) -9
=0.1+ int(2.5) 2.1
9.4 Một số hàm thông dụng
a. Nhóm hàm số
- Hàm PI()
Chức năng: trả về số PI
Cú pháp: PI()
Tham số: Không có
Ví dụ: Tại ô có công thức
1.570796327
Kết quả là: 3.14159.. =PI()
102
=Pi()/2
=PI()*(3^2) 28.274…
9.4 Một số hàm thông dụng
a. Nhóm hàm số
- Hàm RAND()
Chức năng: trả về số ngẫu nhiên trong khoảng 0, 1
Cú pháp: RAND()
Tham số: Không có
Ví dụ: Tại ô có công thức
Số bất kỳ trong 0100
Kết quả là: 0.0345 =RAND()
103
=RAND()*100
9.4 Một số hàm thông dụng
a. Nhóm hàm số
- Hàm MOD()
Chức năng: trả về số dư của phép chia
Cú pháp: MOD(Number,Divisor)
Tham số: Number: số bị chia, Divisor: số chia
Ví dụ: Tại ô có công thức
1
Kết quả là: 1 =Mod(3,2)
104
=Mod(-3,2)
=Mod(3,-2) -1
9.4 Một số hàm thông dụng
a. Nhóm hàm số
- Hàm ROUND()
Chức năng: trả về giá trị làm tròn theo qui tắc
Cú pháp: ROUND(Number,n)
Tham số:
Làm tròn tới n chữ số phần thập phân
Number: số cần làm tròn n: số chữ số cần làm tròn
Làm tròn tới n chữ số phần nguyên
105
n>0 n<0
Làm tròn tới số nguyên gần nhất
n=0
9.4 Một số hàm thông dụng
Ví dụ: Tại ô có công thức Kết quả là:
123.46
100
=Round(123.456,2)
=Round(123.451,-2)
=Round(150.451,-2) 200
=Round(56.4,0) 56
106
=Round(6.6,0) 7
9.4 Một số hàm thông dụng
a. Nhóm hàm số
- Hàm SUM()
Chức năng: tính tổng các số trong phạm vi
Cú pháp: SUM(Number1,Number2.., numberN)
Tham số: NumberX: các số cần tính tổng
Ví dụ: Tại ô có công thức
0
Kết quả là: 5 =Sum(3,2)
107
=Sum(-3,”2”, TRUE)
=Sum(3,”-2”,FALSE) 1
9.4 Một số hàm thông dụng
b. Nhóm hàm thống kê
- Hàm MIN()
Chức năng: trả về giá trị nhỏ nhất trong các giá trị
Cú pháp: MIN(Number1,Number2…)
Tham số: NumberN (n<=30): các số cần tìm min
Ví dụ: Tại ô A1, A2, A3, A4 có giá trị: 23, 34, 9, 56
=9
=Min(A1:A4)
=0
108
=Min(A1:A4,0)
=1
=Min(3,2, TRUE, 23)
9.4 Một số hàm thông dụng
b. Nhóm hàm thống kê
- Hàm MAX()
Chức năng: trả về giá trị lớn nhất trong các giá trị
Cú pháp: MAX(Number1,Number2…)
Tham số: NumberN: các số cần tìm max
Ví dụ: Tại ô A1, A2, A3, A4 có giá trị: 10, 7, 9, 27
=27
=Max(A1:A4)
=56
109
=Max(A1:A4,56)
=0
=Max(-3,-2, FALSE)
9.4 Một số hàm thông dụng
b. Nhóm hàm thống kê
- Hàm LARGE()
Chức năng: trả về giá trị lớn thứ k trong các giá trị
Cú pháp: LARGE(Mảng,K)
Tham số: K: số lớn thứ K cần tìm
Ví dụ: Tại ô A1, A2, A3, A4 có giá trị: 10, 7, 9, 27
=27
=Large(A1:A4,1)
=7
110
=Large(A1:A4,4)
#NUM!
=Large(A1:A2,6)
9.4 Một số hàm thông dụng
Chú ý: Nếu vùng dữ liệu chưa có giá trị thì hàm LARGE sẽ trả về giá trị lỗi #NUM!
Nếu k nhỏ hơn hoặc bằng 0 hoặc k lớn hơn số lượng các điểm dữ liệu thì hàm LARGE sẽ trả về giá trị lỗi #NUM!
111
Nếu n là số điểm dữ liệu trong một dãy thì LARGE(mảng,1) trả về giá trị lớn nhất và LARGE(mảng,n) trả về giá trị nhỏ nhất
9.4 Một số hàm thông dụng
b. Nhóm hàm thống kê
- Hàm AVERAGE()
Chức năng: trả về giá trị trung bình cộng
Cú pháp: AVERAGE(Number1,Number2,…)
Tham số: NumberN: các số cần tính trung bình cộng
Ví dụ: Tại ô A1, A2, A3, A4 có giá trị: 10, 7, 9, 27
=13.25
=11
=average(A1:A4)
112
=average(A1:A4,2)
9.4 Một số hàm thông dụng
b. Nhóm hàm thống kê
- Hàm COUNT()
Chức năng: đếm số ô có chứa dữ liệu số
Cú pháp: COUNT(Value1,Value2,…)
Tham số: ValueN: các giá trị khác nhau
Ví dụ: Tại ô A1, A2, A3, A4 có giá trị: 10, 7, 9, ’27’
=3
=4
=5
113
=COUNT(A1:A4)
=COUNT(A1:A4,2) =COUNT(A1:A4,2,TRUE)
9.4 Một số hàm thông dụng
b. Nhóm hàm thống kê
- Hàm COUNTIF()
Chức năng: đếm số ô thỏa mãn điều kiện nào đó
Cú pháp: COUNTIF(Vùng,Điều kiện)
Tham số: Vùng: các ô muốn đếm
Điều kiện: Có thể là dạng số hoặc chữ
114
Nếu là biểu thức hoặc kí tự thì phải đặt trong cặp “..”
9.4 Một số hàm thông dụng
Ví dụ:
=COUNTIF(A2:A5,”apples”) =2
115
=COUNTIF(B2:B5,”>55”) =2
9.4 Một số hàm thông dụng
b. Nhóm hàm thống kê
- Hàm SUMIF()
Chức năng: cộng các ô thỏa mãn điều kiện
Cú pháp: SUMIF(Vùng,Điều kiện,vùng cộng)
Tham số: Vùng: là các ô cần thao tác
Điều kiện: Có thể là dạng số hoặc chữ
116
Vùng cộng: là các ô sẽ được cộng
9.4 Một số hàm thông dụng
Ví dụ:
=SUMIF(A2:B5,”apples”,B2:B5) =118
117
=SUMIF(B2:B5,”>55”,B2:B5) =161
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm LEFT()
Chức năng: trả về n kí tự bên trái chuỗi dữ liệu
Cú pháp: LEFT(Text,n)
Tham số: Text: Chuỗi dữ liệu cần lấy
n: Số kí tự cần lấy
LEFT(“Hà Nội”,2) Ví dụ:
118
LEFT(“Hà Nội”) =“Hà” =“H”
LEFT(“K41.11.01”,3) =“K41”
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm RIGHT()
Chức năng: trả về n kí tự bên phải chuỗi dữ liệu
Cú pháp: RIGHT(Text,n)
Tham số: Text: Chuỗi dữ liệu cần lấy
n: Số kí tự cần lấy
=“Nội” Ví dụ: RIGHT(“Hà Nội”,3)
119
RIGHT(“Hà Nội”) =“i”
INT(RIGHT(“20-10-2006”,4)) =2006
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm LEN()
Chức năng: trả về số kí tự của chuỗi dữ liệu
Cú pháp: LEN(Text)
Tham số: Text: Chuỗi dữ liệu đếm số kí tự
Khoảng trắng cũng là một kí tự
Ví dụ: =6 LEN(“Hà Nội”)
120
LEN(“Học Viện Tài Chính”) =18
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm PROPER()
Chức năng:Chuyển kí tự đầu của mỗi từ sang chữ hoa
Cú pháp: PROPER(Text)
Tham số: Text: Chuỗi dữ liệu cần chuyển
Ví dụ: PROPER(“hà nội”) =“Hà Nội”
121
PROPER(“học viện Tài chính”) = Học Viện Tài Chính
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm UPPER()
Chức năng: Chuyển chuỗi sang dạng chữ in hoa
Cú pháp: UPPER(Text)
Tham số: Text: Chuỗi dữ liệu cần chuyển
Ví dụ: UPPER(“hà nội”) =“HÀ NỘI”
122
UPPER(“học viện Tài chính”) = “HỌC VIỆN TÀI CHÍNH”
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm LOWER()
Chức năng: Chuyển chuỗi sang dạng chữ in thường
Cú pháp: LOWER(Text)
Tham số: Text: Chuỗi dữ liệu cần chuyển
Ví dụ: LOWER(“HÀ NỘI”) =“hà nội”
123
LOWER(“HỌC VIỆN TÀI CHÍNH”) =“học viện tài chính”
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm VALUE()
Chức năng: Chuyển chuỗi sang dạng số
Cú pháp: VALUE(Text)
Tham số: Text: Chuỗi dữ liệu cần chuyển
Ví dụ: =VALUE(“12345”) =12345
124
=1000 =VALUE("$1,000")
=#VALUE! =VALUE(“123abc")
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm TEXT()
Chức năng: Chuyển số sang dạng chuỗi
Cú pháp: TEXT(Value,Format_Text)
Tham số: Value: một số hoặc công thức có giá trị số
Format_text: định dạng cho chuỗi
=TEXT(1234.45, "##,###.###")
="1,234.45"
=TEXT(4/15/91, "mmmm dd, yyyy")
="April 15, 1991"
125
Ví dụ:
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm TRIM()
Chức năng: Xóa dẫu cách thừa
Cú pháp: TRIM(Text)
Tham số: Text: Chuỗi cần loại dấu cách thừa
Ví dụ:
LEN(“ Kế Tóan ”)= 9
LEN(TRIM((“ Kế Tóan ”))= 7
126
=TRIM(“ Họ và tên ") =“Họ và tên”
9.4 Một số hàm thông dụng
c. Nhóm hàm xử lý chuỗi
- Hàm REPT()
Chức năng: Lặp lại chuỗi dữ liệu
Cú pháp: REPT(Text,number)
Tham số: Text: Chuỗi cần lặp
Number: Số lần lặp
Ví dụ:
=REPT(“-*-”,2)
=“-*--*--*-”
127
=REPT(“abc”,3) =“abcabcabc”
9.4 Một số hàm thông dụng
d. Nhóm hàm ngày tháng
- Hàm DATE
- Hàm NOW
- Hàm YEAR
- Hàm MONTH
128
- Hàm DAY
9.4 Một số hàm thông dụng
- Hàm DATE()
Chức năng: Trả về dạng ngày tháng từ chuỗi số
Cú pháp: DATE(năm,tháng,ngày)
Tham số: Năm, tháng, ngày: giá trị số
Ví dụ:
=DATE(2001,01,01) 01/01/2001
129
=DATE(82,12,25) 12/25/1982
9.4 Một số hàm thông dụng
- Hàm NOW()
Chức năng: Trả về ngày giờ hiện tại
Cú pháp: NOW()
Tham số: Không có
Ví dụ:
130
=NOW() 23/9/2006 12:00
9.4 Một số hàm thông dụng
- Hàm YEAR()
Chức năng: Trả về số của năm
Cú pháp: YEAR(chuỗi số)
Tham số: Chuỗi số: là ngày muốn lấy năm
Ví dụ: ô A1 có giá trị 7/5/2006
=YEAR(A1) 2006
131
=YEAR(DATE(10,7,5)) 1910
9.4 Một số hàm thông dụng
- Hàm MONTH()
Chức năng: Trả về tháng
Cú pháp: MONTH(chuỗi số)
Tham số: Chuỗi số: là ngày muốn lấy tháng
Ví dụ: ô A1 có giá trị 7/5/2006
=MONTH(A1) 7
132
=MONTH(DATE(10,9,5)) 9
9.4 Một số hàm thông dụng
- Hàm DAY()
Chức năng: Trả về ngày
Cú pháp: DAY(chuỗi số)
Tham số: Chuỗi số: là ngày muốn lấy tháng
Ví dụ: ô A1 có giá trị 7/5/2006
133
=DAY(A1) =DAY(DATE(10,9,25)) 5 25
=DAY(“12/22/2006”) 22
9.4 Một số hàm thông dụng
e. Nhóm hàm logic
- Hàm AND
- Hàm OR
- Hàm NOT
134
- Hàm IF
9.4 Một số hàm thông dụng
- Hàm AND
Chức năng: Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số là TRUE
Cú pháp: AND(logical1, logical2,…)
Ví dụ: ô A1 có giá trị =3>2
=AND(TRUE,TRUE)
TRUE
=AND(FALSE,A1)
FALSE
=AND(2+2=4,A1)
TRUE
135
=AND(A1,2>1,0>1)
FALSE
Tham số: logicalN là các biểu thức logic
9.4 Một số hàm thông dụng
Chức năng: trả về giá trị TRUE nếu bất kỳ đối số nào có giá trị TRUE, trả về FALSE nếu tất cả các đối số nhận giá trị FALSE.
- Hàm OR
Cú pháp: OR(logical1, logical2,…)
logicalN là các biểu thức logic
=OR(TRUE)
TRUE
=OR(FALSE,A1)
TRUE
=OR(2+1=4,2+2=5)
FALSE
136
=OR(A1,-2>1,0>1)
TRUE
Tham số: Ví dụ: ô A1 có giá trị =3>2
9.4 Một số hàm thông dụng
- Hàm NOT
Chức năng: Hàm trả về giá trị phủ định (NOT) của biểu thức logical
Cú pháp: NOT(logical)
logical là biểu thức logic
=NOT(TRUE)
FALSE
=NOT(FALSE)
TRUE
=NOT(A1)
FALSE
137
=NOT(0>1)
TRUE
Tham số: Ví dụ: ô A1 có giá trị =3>2
9.4 Một số hàm thông dụng
Chức năng: trả về một trong hai giá trị kết quả tùy thuộc vào giá trị
của biểu thức điều kiện trả về giá trị TRUE hay FALSE
- Hàm IF
Cú pháp:
IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)
Value_if_true: là giá trị trả về nếu bt logical đúng
Value_if_false: là giá trị trả về nếu bt logical sai
138
Hàm IF có thể lồng nhau không quá 7 lần
Tham số: logical là biểu thức logic để kiểm tra
9.4 Một số hàm thông dụng
- Ví dụ:
IF(DTB>=8.5,"Giỏi",IF(DTB>=6.5,"Khá",IF(DT B>=5.0,"TB","Kém"))))
139
=IF(A2>=5,”Đỗ”,”Trượt”)
9.4 Một số hàm thông dụng
f. Nhóm hàm tìm kiếm
- Hàm VLOOKUP
140
- Hàm HLOOKUP
9.4 Một số hàm thông dụng
141
- Hàm VLOOKUP
9.4 Một số hàm thông dụng
- Hàm VLOOKUP Cú pháp:
Chức năng: Hàm VLOOKUP thực hiện việc tìm kiếm
VLOOKUP(gia_tri_tim,vung_tim,n,TRUE/FALSE)
+ n: chỉ số cột lấy giá trị trong vùng tìm
142
+ TRUE/FALSE: tìm chính xác hay không
Tham số: + gia_tri_tim: Là giá trị cần tìm kiếm trên cột đầu tiên của vùng dữ liệu tìm kiếm
9.4 Một số hàm thông dụng
143
Ví dụ:
Tại ô C13 gõ: =VLOOKUP(B13,$A$2:$B$5,2,0)
9.4 Một số hàm thông dụng
Cú pháp:
- Hàm HLOOKUP
HLOOKUP(gia_tri_tim,vung_tim,n,TRUE/FALSE)
Chức năng: giống VLOOKUP, nhưng thực hiện việc tìm kiếm theo hàng
+ n: chỉ số hàng lấy giá trị trong vùng tìm
144
+ TRUE/FALSE: tìm chính xác hay không
Tham số: + gia_tri_tim: Là giá trị cần tìm kiếm trên cột đầu tiên của vùng dữ liệu tìm kiếm
9.4 Một số hàm thông dụng
Ví dụ:
145
Tại ô D13 gõ: =HLOOKUP(B13,$A$7:$D$8,2,0)
10. Cơ sở dữ liệu
Khái niệm
CSDL là tập hợp dữ liệu được sắp xếp trên một vùng hình chữ nhật gồm ít nhất 2 hàng Theo qui định:
- Hàng đầu tiên ghi tiêu đề của dữ liệu, mỗi tiêu đề trên một cột và gọi là trường (field)
- Hàng thứ 2 trở đi chứa dữ liệu, mỗi hàng là một bản ghi (record)
146
Chú ý: tên trường phải là kiểu kí tự, không được dùng số, công thức, tọa độ
10. Cơ sở dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu
Là quá trình sắp xếp các bản ghi tăng hoặc giảm dần theo một tiêu chí nào đó
Thực hiện: - Chọn vùng cần sắp xếp dữ liệu
- Chọn một trong các cách sau:
Cách 1: chọn Data Sort
Cách 2: Kích vào biểu tượng Sort AZ
147
Khi đó xuất hiện
10. Cơ sở dữ liệu
Sắp xếp dữ liệu
Ascending: sắp xếp tăng dần
Descending: sắp xếp giảm dần
Sort by: tiêu chí sắp xếp
Header row: gồm có dòng tiêu đề
No header row: không có dòng tiêu đề
148
Then by:tiêu chí sắp xếp khác
10. Cơ sở dữ liệu
Lọc dữ liệu
Là quá trình hiển thị các bản theo một điều kiện nào đó
Thực hiện: - Chọn vùng cần lọc dữ liệu
- Chọn Data Filter mục tương ứng
AutoFilter: lọc tự động
Advanced Filter: lọc nâng cao
149
Show all: hủy bỏ các thao tác lọc
10. Cơ sở dữ liệu
Lọc dữ liệu nâng cao
Filter the list, in place: lọc tại chỗ
List range: vùng cần lọc
Criteria range: vùng điều kiện
Copy to: sao chép tới vùng nào
Unique records only: chỉ hiện 1 bản ghi trong các bản ghi trùng nhau
150
Copy to another location: sao chép sang nơi khác
10. Cơ sở dữ liệu
Tính tổng theo nhóm
Thực hiện:
- Lập nhóm thỏa mãn:
Cùng tiêu chuẩn và liên tục Sắp xếp - Chọn Data Subtotal At each change in: trường tại đó sẽ tính tổng theo nhóm nếu có sự thay đổi
Use Function: hàm tính tóan
Add subtotal to: các trường khác cần tính tổng
151
Remote all: hủy bỏ các thao tác tính tổng
