17
Ch−¬ng 2
so¹n th¶o v¨n b¶n
1 Giíi thiÖu chung vÒ so¹n th¶o v¨n b¶n
1.1 Ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n
Trong qu¸ tr×nh sö dông m¸y vi tÝnh, mét trong sè c¸c øng dông mµ hÇu hÕt
ng−êi sö dông m¸y ®Òu ph¶i biÕt vµ øng dông nã lµ viÖc sö dông m¸y vi tÝnh ®Ó
so¹n th¶o v¨n b¶n.
Ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n trªn m¸y tÝnh thùc chÊt lµ mét ch−¬ng tr×nh
nh»m khai th¸c c¸c ®Æc ®iÓm cña viÖc ®−a d÷ liÖu vµo tõ bµn phÝm, c¸ch l−u tr÷
th«ng tin vµ c¸ch tæ chøc ®−a th«ng tin ra trªn mµn h×nh hoÆc m¸y in ®Ó sao
cho ta cã thÓ sö dông m¸y vi tÝnh nh− c«ng cô ®¸nh m¸y kÕt hîp víi c«ng cô
l−u tr÷ tµi liÖu.
1.2 C¸c c«ng viÖc cÇn lµm khi so¹n th¶o v¨n b¶n
- NhËp v¨n b¶n vµo m¸y vµ l−u tr÷ chóng trªn c¸c thiÕt bÞ l−u tr÷ nh− ®Üa tõ.
- HiÖu chØnh l¹i v¨n b¶n: thùc chÊt lµ qu¸ tr×nh so¸t lçi cña thao t¸c nhËp v¨n
b¶n. Víi c¸c v¨n b¶n tiÕng Anh, hÇu hÕt c¸c ch−¬ng tr×nh so¹n th¶o v¨n
b¶n ®Òu cung cÊp cho ng−êi dïng nhiÒu c«ng cô t×m vµ söa lçi rÊt h÷u Ých,
nh− kiÓm tra vµ söa lçi chÝnh t¶ (Spelling), ng÷ ph¸p (Grammar), tra cøu tõ
®ång nghÜa - tr¸i nghÜa (Thesaurus), söa lçi tù ®éng vµ gâ t¾t (Autocorrect),
tù ®éng ng¾t tõ (Hyphenation),....
- Tr×nh bµy v¨n b¶n: lµ qu¸ tr×nh trang trÝ cho v¨n b¶n ®óng víi ý ®Þnh vµ
môc ®Ých cña ng−êi sö dông. VÒ khÝa c¹nh nµy, phÇn lín c¸c ch−¬ng tr×nh
so¹n th¶o v¨n b¶n hiÖn nay ®Òu cung cÊp c¸c c«ng cô t−¬ng ®èi m¹nh cho
phÐp ng−êi dïng thµnh th¹o cã thÓ t¹o ra nh÷ng b¶n in mang tÝnh chuyªn
nghiÖp.
- §−a v¨n b¶n ra mµn h×nh hoÆc m¸y in: th«ng th−êng, c¸c ch−¬ng tr×nh so¹n
th¶o v¨n b¶n ®Òu cã c«ng cô xem v¨n b¶n ®· trang trÝ tr−íc khi in. C«ng cô
nµy cho phÐp ng−êi dïng kiÓm tra l¹i lÇn cuèi tÊt c¶ c¸c b−íc tiÕn hµnh
so¹n th¶o v¨n b¶n, ®Æc biÖt lµ qu¸ tr×nh tr×nh bµy v¨n b¶n.
18
2 HÖ so¹n th¶o v¨n b¶n Microsoft Word
2.1 Giíi thiÖu vÒ hÖ so¹n th¶o v¨n b¶n Microsoft Word
Microsoft Word, gäi t¾t lµ MS Word lµ mét ch−¬ng tr×nh chuyªn dông trong
lÜnh vùc so¹n th¶o v¨n b¶n. Ngoµi nh÷ng chøc n¨ng th«ng dông cña mét hÖ
so¹n th¶o v¨n b¶n, MS Word cßn cung cÊp nh÷ng c«ng cô h÷u hiÖu vµ th©n
thiÖn gióp ng−êi sö dông cã thÓ xö lý hÇu hÕt c¸c vÊn ®Ò ®Æt ra trong qu¸ tr×nh
so¹n th¶o v¨n b¶n. Trong phÇn nµy chóng t«i giíi thiÖu hÖ so¹n th¶o MS Word
trong bé ch−¬ng tr×nh Microsoft Office XP.
2.2 Khëi ®éng vµ tho¸t khái ch−¬ng tr×nh
2.2.1 Khëi ®éng ch−¬ng tr×nh
KÝch chuét t¹i biÓu t−îng MS Word trªn mµn h×nh chÝnh cña hÖ ®iÒu hµnh
Windows.
HoÆc kÝch chuét t¹i nót Start, sau ®ã ®−a chuét tíi môc All Programs, råi kÝch
chuét t¹i môc MS Word.
HoÆc thùc hiÖn Start -> Run -> gâ vµo ®−êng dÉn tíi tÖp ch−¬ng tr×nh.
2.2.2 Tho¸t khái ch−¬ng tr×nh
KÝch chuét t¹i menu File, chän Exit.
HoÆc tho¸t khái ch−¬ng tr×nh b»ng c¸ch ®ãng cöa sæ ch−¬ng tr×nh MS Word
L−u ý: Trong tr−êng hîp tho¸t khái ch−¬ng tr×nh mµ ch−a ghi l¹i nh÷ng thay
®æi trong tÖp v¨n b¶n ®ang so¹n, MS Word sÏ ®−a ra th«ng b¸o:
Chän Yes: l−u l¹i nh÷ng thay ®æi trong v¨n b¶n
Chän No: kh«ng l−u l¹i nh÷ng thay ®æi tr−íc ®ã
Chän Cancel: ngõng thao t¸c ®ãng v¨n b¶n trë l¹i mµn h×nh so¹n th¶o.
2.3 Mµn h×nh giao tiÕp
Sau khi khëi ®éng ch−¬ng tr×nh thµnh c«ng, mµn h×nh giao tiÕp cña MS Word
bao gåm c¸c thµnh phÇn c¬ b¶n sau:
19
- Dßng tiªu ®Ò (title bar): chøa tªn ch−¬ng tr×nh vµ tªn tÖp v¨n b¶n ®ang so¹n
th¶o.
- Dßng menu (menu bar): chøa c¸c lÖnh cña MS Word.
- Thanh c«ng cô (tool bar): chøa mét sè biÓu t−îng (icon) thÓ hiÖn mét sè
lÖnh th−êng dïng. Chän c¸c lÖnh b»ng chuét.
- Th−íc (ruler): lµ th−íc vµ chøa 1sè kÝ hiÖu ®Þnh d¹ng th«ng dông. Cã mét
th−íc ngang vµ mét th−íc däc. T¾t (më) b»ng c¸ch chän menu View Æ
Ruler
- Vïng nhËp v¨n b¶n (text area): cöa sæ v¨n b¶n lµ phÇn lín nhÊt, dïng ®Ó
nhËp v¨n b¶n.
- Thanh cuèn (scroll bar): Dïng ®Ó di chuyÓn mµn h×nh cöa sæ v¨n b¶n b»ng
chuét. Cã thanh cuèn bªn ph¶i vµ phÝa d−íi.
- Dßng tr¹ng th¸i (status bar): cho biÕt mét sè tr¹ng th¸i lµm viÖc (tæng sè
trang trong tÖp, trang hiÖn ®ang lµm viÖc, ...)
2.4 C¸c chÕ ®é lµm viÖc
Cã rÊt nhiÒu c¸ch tr×nh bµy cöa sæ v¨n b¶n nh−:
- Normal: Cöa sæ hiÓn thÞ v¨n b¶n theo mét th−íc ngang vµ thÓ hiÖn dÊu hiÖu
ph©n trang.
- Print Layout: Cöa sæ hiÓn thÞ v¨n b¶n theo hai th−íc, ®−îc ph©n trang theo
trang giÊy in.
20
- Outline: Cöa sæ hiÓn thÞ v¨n b¶n kh«ng cã th−íc, chØ thÝch hîp trong tr−êng
hîp thÓ hiÖn nh÷ng v¨n b¶n dµi.
Muèn lµm viÖc ë chÕ ®é nµo chän menu View vµ chän môc t−¬ng øng.
2.5 NhËp vµ ®iÒu chØnh v¨n b¶n
- NhËp lÇn l−ît c¸c kÝ tù. Kh«ng sö dông phÝm Enter ®Ó xuèng dßng, mµ chØ
sö dông phÝm nµy ®Ó kÕt thóc mét ®o¹n v¨n b¶n (paragraph).
- Ng¾t mét ®o¹n v¨n b¶n thµnh nhiÒu ®o¹n b»ng c¸ch tíi vÞ trÝ ®Þnh ng¾t, Ên
phÝm Enter ®Ó chÌn dÊu kÕt thóc ®o¹n v¨n b¶n (dÊu paragraph) vµo vÞ trÝ ®·
®Þnh.
- Nèi hai ®o¹n v¨n b¶n b»ng c¸ch xãa dÊu kÕt thóc ®o¹n n»m ë cuèi ®o¹n
trªn (®Õn ®Çu ®o¹n v¨n b¶n d−íi vµ nhÊn phÝm Backspace, hoÆc ®Õn cuèi
®o¹n v¨n b¶n trªn vµ nhÊn phÝm Delete).
2.6 C¸c thao t¸c víi khèi v¨n b¶n
Khèi v¨n b¶n lµ mét phÇn v¨n b¶n liªn tôc. Cã mét sè thao t¸c c¬ b¶n víi khèi
nh−:
2.6.1 Chän khèi v¨n b¶n (®¸nh dÊu khèi v¨n b¶n)
- Chän khèi b»ng bµn phÝm: Gi÷ phÝm Shift, ®ång thêi dïng c¸c phÝm di
chuyÓn con trá mµn h×nh ®Ó chän khèi.
- Chän khèi b»ng chuét:
+ Rª chuét tõ ®Çu khèi ®Õn cuèi khèi.
+ KÝch chuét t¹i kÝ tù ®Çu cña khèi, sau ®ã gi÷a phÝm Shift ®ång thêi
kÝch chuét t¹i kÝ tù cuèi cña khèi.
+ NÕu khèi chän lµ mét dßng th× ®−a con trá chuét vÒ ®Çu dßng sao cho
con trá chuét cã h×nh mòi tªn råi kÝch chuét.
+ NÕu khèi chän lµ mét tõ th× kÝch kÐp vµo tõ ®ã.
+ NÕu khèi chän lµ mét ®o¹n v¨n b¶n th× bÊm nhanh 3 lÇn vµo phÝm tr¸i
chuét, hoÆc ®−a con trá chuét ra ®Çu dßng sao cho con trá chuét cã
h×nh mòi tªn råi kÝch kÐp chuét.
Bá chän khèi v¨n b¶n b»ng c¸ch kÝch chuét t¹i vÞ trÝ bÊt k× trong mµn h×nh
so¹n th¶o.
21
2.6.2 Sao chÐp khèi v¨n b¶n
Môc ®Ých: Nh»m t¹o ra mét phÇn v¨n b¶n gièng phÇn v¨n b¶n ®· cã.
Thùc hiÖn:
- Chän khèi v¨n b¶n muèn sao chÐp.
- Thùc hiÖn menu Edit Æ Copy hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t−îng hoÆc
Ên tæ hîp phÝm Ctrl+C.
- ChuyÓn con trá v¨n b¶n ®Õn vÞ trÝ cÇn sao chÐp khèi v¨n b¶n tíi.
- Thùc hiÖn menu Edit Æ Paste hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t−îng hoÆc Ên
tæ hîp phÝm Ctrl+V.
2.6.3 ChuyÓn khèi v¨n b¶n
Môc ®Ých: chuyÓn mét phÇn v¨n b¶n tõ vÞ trÝ nµy sang vÞ trÝ kh¸c
Thùc hiÖn:
- Chän khèi v¨n b¶n muèn chuyÓn.
- Thùc hiÖn menu Edit Æ Cut hoÆc kÝch chuét vµo kÝ hiÖu hoÆc Ên tæ
hîp phÝm Ctrl+X.
- ChuyÓn con trá v¨n b¶n ®Õn vÞ trÝ cÇn chuyÓn khèi v¨n b¶n tíi.
- Thùc hiÖn menu Edit Æ Paste hoÆc kÝch chuét vµo biÓu t−îng hoÆc Ên
tæ hîp phÝm Ctrl+V.
2.6.4 Xãa khèi v¨n b¶n
- Chän khèi muèn xãa
- Thùc hiÖn menu Edit Æ Delete hoÆc gâ phÝm Delete.
2.7 Thao t¸c víi tÖp v¨n b¶n
MS Word tù ®éng ®Æt phÇn më réng cña c¸c tÖp v¨n b¶n lµ DOC. Do ®ã khi
®Æt tªn c¸c tÖp v¨n b¶n cña MS Word kh«ng cÇn x¸c ®Þnh phÇn më réng.
2.7.1 T¹o mét v¨n b¶n míi
Thùc hiÖn menu File -> New hoÆc kÝch chuét vµo kÝ hiÖu hoÆc Ên tæ hîp
phÝm Ctrl+N.