8/5/2014
TIN HỌC ỨNG DỤNG TRONG KINH DOANH 2
Chương 4 BÁO CÁO - REPORT
Giảng Viên: Lê Thị Minh Nguyện Email: nguyenltm@hotmail.com
NỘI DUNG CHI TIẾT
1
Giới thiệu
2
Mô tả các thành phần và thuộc tính
3
Các control trong báo cáo
4
Thiết kế báo cáo đơn
5
Thiết kế báo cáo có phân nhóm
Các hàm thống kê và tính toán
1
2
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
1
8/5/2014
1. GIỚI THIỆU
Report là công cụ để tạo các báo cáo, kết xuất dữ liệu ra màn hình hoặc máy in để cung cấp một hard copy của dữ liệu.
Dữ liệu nguồn của report có thể là Table hoặc query. Report cung cấp một cách linh hoạt nhất để xem và in thông tin tổng hợp.
Cho phép xem hoặc in thông tin theo nhiều định dạng khác nhau.
Có 3 loại Report cơ bản
Tabular reports Columnar reports Mailing-label reports
3
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
1. GIỚI THIỆU
Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên nhiều Tabular reports dòng, mỗi dòng là một mẩu tin trong bảng
4
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
2
8/5/2014
1. GIỚI THIỆU
Dữ liệu của Báo biểu được trình bày trên từng Columnar reports cột (một cột hiển thị nhãn và một cột hiển thị dữ liệu)
5
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
1. GIỚI THIỆU
Mailing-label reports Dùng để tạo các nhãn thư tín.
6
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
3
8/5/2014
2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH
Report Header
Page Header
Detail
Page Footer
Report Footer
7
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH
Các thành phần trong cửa sổ Report Design
Page Header
Report Header
Detail
Report Footer
Page Footer
8
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
4
8/5/2014
2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH
Dữ liệu
Sự kiện
Định dạng
Chọn dữ liệu
Tiêu đề
9
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH
10
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
5
8/5/2014
2. MÔ TẢ CÁC THÀNH PHẦN VÀ THUỘC TÍNH
11
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
3. CÁC CONTROL TRONG BÁO CÁO
12
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
6
8/5/2014
3. CÁC CONTROL TRONG BÁO CÁO
13
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng lệnh Report
• Chọn dữ liệu nguồn cho Report (Table/Query) • Trên thanh Ribbon chọn tab Create. Trong nhóm
Chức năng Report là công cụ tạo Report nhanh và dễ dàng, thường dùng để tạo những Report đơn giản có dữ liệu nguồn từ một table hoặc một query. Cách tạo
lệnh Reports Click nút Report.
14
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
7
8/5/2014
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng lệnh Report
• Xuất hiện Report dạng Tabular ở chế độ Layout
Cách tạo
15
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng Report Wizard
• Chọn Tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm
Cách tạo
lệnh Reports, Click nút Report Wizard
• Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report.
16
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
8
8/5/2014
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng Report Wizard
Cách tạo
• Chọn các field hiển thị trên Report trong khung Available Field Click nút để chọn một field và Click nút để chọn nhiều field. Click Next.
17
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng Report Wizard
• Chọn field kết nhóm dữ liệu (nếu có). Click Next.
Cách tạo
18
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
9
8/5/2014
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng Report Wizard
Cách tạo
• Chọn field muốn sắp xếp dữ liệu cho Report. Có thể sắp xếp kết quả trong Report bằng cách kết hợp tối đa là 4 field
19
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng Report Wizard
• Chọn dạng Report (Layout) và hướng giấy in
Cách tạo
(Orientation). Click Next
20
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
10
8/5/2014
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng Report Wizard
• Nhập tiêu đề cho Report. • Chọn chế độ xem Report sau khi tạo xong.
Cách tạo
21
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng Report Design
• Chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report. • Chọn Tab Create trên thanh Ribbon, trong nhóm
Cách tạo
lệnh Reports, Click nút Report Design.
22
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
11
8/5/2014
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng Report Design
• Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report
Cách tạo
23
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
4. THIẾT KẾ BÁO CÁO ĐƠN
Tạo bằng Report Design
Cách tạo
Lần lượt drag chuột kéo các field trong Field List hoặc các Control trong nhóm lệnh Controls trên thanh Ribbon thả vào Report.
24
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
12
8/5/2014
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sắp xếp khối lượng lớn dữ liệu thành các nhóm nhỏ hơn.
Thực hiện các phép tính toán thống kê trên mỗi nhóm riêng biệt.
Có 2 cách sử dụng nhóm để phân tích dữ liệu
trong Report Report Grouping Subreports
25
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Grouping
Tổ chức khối lượng lớn thông tin vào các
nhóm
Report sẽ thể hiện dữ liệu chi tiết trong từng nhóm và có thể thêm nhiều cấp độ nhóm theo các tiêu chí khác nhau.
Cách tạo Trên thanh Ribbon, chọn Tab Create, trong nhóm lệnh Reports, click nút Report Design. Xuất hiện cửa sổ thiết kế Report, thanh Ribbon chuyển sang Tab Design.
26
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
13
8/5/2014
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Grouping
Cách tạo
Bước 1: Trong Properties Sheet, chọn Tab Data, tại thuộc tính Record Source, chọn Table/Query làm dữ liệu nguồn cho Report.
27
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Grouping
Cách tạo Bước 2: Click nút Group & Sort trong nhóm
lệnh Grouping & Totals.
28
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
14
8/5/2014
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Grouping
Cách tạo
Bước 3: + Trong cửa sổ thiết kế khung hiện xuất Group, Sort and Total bên dưới cửa sổ thiết kế.
29
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Grouping
Bước 4: + Click khung Add a Sort để chọn field sắp xếp. + Click nút Add a group để chọn field kết nhóm, chọn field kết nhóm trong Field List, trên cửa sổ thiết kế thanh Group xuất hiện Header.
Cách tạo
30
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
15
8/5/2014
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Grouping
Bước 5: + Khung Group, Sort and Total có dạng như hình:
+ Mở thanh Group Footer và thực hiện các phép thống kê bằng cách Click nút More, cửa sổ Group, Sort and Total có dạng:
Cách tạo
31
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Grouping
Cách tạo
- Total On: chọn field chứa dữ liệu thống kê. - Type: Chọn phép thống kê. - Chọn ví trí đặt các ô thống kê bằng cách
Bước 6: + Click nút with no Total để mở menu Totals: check vào các ô tùy chọn
Check chọn vị trí đặt ô thống kê
32
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
16
8/5/2014
Sử dụng SubReport
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
SubReport có tác dụng tương tự như Report Grouping. Sự khác biệt duy nhất là tạo các Report trong hai phần riêng biệt: Main Report và SubReport.
Main Report
SubReport
33
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng SubReport
Cách tạo Tạo Main Report, dữ liệu nguồn thường là bảng cha.
Tạo Sub Report, dữ liệu nguồn phải chứa field liên kết với Main Report.
Đưa Sub Report vào Main Report có thể dùng công cụ SubForm/SubReport trong nhóm lệnh Controls.
Thiết lập thuộc tính Link Child Fields và Link Master Fields.
34
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
17
8/5/2014
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Wizard
Dữ liệu nguồn cho Report có phân nhóm thường được lấy từ nhiều bảng có quan hệ 1- n, field kết nhóm thường là field khóa chính của bảng 1.
Cách tạo Tạo dữ liệu nguồn cho Report (Query) Trên thanh Ribbon, chọn Tab Create, Click nút Report Wizard.
35
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Wizard
Cách tạo
liệu - Chọn dữ nguồn cho Report là Query đã tạo trước trong thoại hộp Tables/Queries. - Chọn các field hiển thị trên Report. Click Next.
36
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
18
8/5/2014
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Wizard
Cách tạo
- Nếu dữ liệu có
- Chọn thêm field
quan hệ 1-n thì Access tự phân nhóm. Click Next. liên kết thứ hai (nếu cần). Click Next.
37
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Wizard
Cách tạo
38
- Nếu trong Report có chứa field có dữ liệu kiểu số thì trong cửa sổ ở bước này xuất hiện nút Summary Options… - Click nút Summary Options… để chọn phép thống kê. - Chọn field sắp xếp dữ liệu (tối đa 4 field)
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
19
8/5/2014
Sử dụng Report Wizard
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Cách tạo - Chọn phép thống kê cho field tương ứng - Chọn cách hiển thị trong mục Show. Click OK, Next.
39
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
Sử dụng Report Wizard
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Cách tạo - Chọn cách hiển thị dữ liệu (Layout) và hướng giấy in (Orientation) cho Report. Click Next
40
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
20
8/5/2014
5. THIẾT KẾ BÁO CÁO CÓ PHÂN NHÓM
Sử dụng Report Wizard
Cách tạo - Nhập tiêu đề cho Report. Click Finish
41
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
Review Report
Sau khi thiết kế xong, bạn phải xem Report trước khi in, hình thức của Report xem ở chế độ Preview sẽ là hình thức khi in ra giấy.
Để xem Report trước khi in bạn chọn một trong các cách
sau: Chọn Tab File -> Chọn Frint -> Print Rreview. Chọn Tab Home -> View -> Print Preview.
42
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
21
8/5/2014
DSUM(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”]) DCOUNT(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”]) DMAX(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”]) DMIN(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”]) DAVG(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”]) DLOOKUP(“field”, “Table/query”[, “điều kiện”])
6. CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ TÍNH TOÁN
43
19/08/2012 - MaMH: 701006 - Chương 5. Biểu mẫu – Form
6. CÁC HÀM THỐNG KÊ VÀ TÍNH TOÁN
Tạo cột số thứ tự
