Chương 1
Giới thiệu chung về Microsoft Excel
GV: Nguyễn Thị Thùy Liên
Email: lien.nguyenthithuy@phenikaa-uni.edu.vn
Giới thiệu
❖Microsoft Excel là phần mềm bảng tính điện tử nổi tiếng trong gói phần mềm Microsoft Office của Microsoft.
❖Dùng trong môi trường Window.
❖Phổ biến trong công tác văn phòng, quản lý bởi tính
❖Để cài đặt mới Office hoặc cài đặt bổ sung thêm một số tính năng của Office, có thể cài đặt từ đĩa CD hay từ ổ cứng.
đơn giản, trực quan và dễ sử dụng.
Tin học ứng dụng
2
Giới thiệu
❖Công dụng: Excel là trình ứng dụng – dạng phần mềm bảng tính điện tử - hỗ trợ việc tính toán, phân tích dữ liệu, trích chọn dữ liệu, lập biểu đồ minh họa và tạo các thao tác báo cáo, bảng biểu.
❖Excel được lưu lại dưới dạng một tệp tin *.XLS,
*.XLSX
Tin học ứng dụng
3
Khởi động Excel
▪ Kích đúp vào biểu tượng Excel trên nền Desktop
❖C1:
❖C2:
▪ Từ menu Start | Programs | Microsft Office |
Microsoft Office Excel 2013
Tin học ứng dụng
4
Cửa sổ làm việc của Excel
Tin học ứng dụng
5
Cửa sổ làm việc của Excel
❖Thanh tiêu đề (Title): Chứa biểu tượng của Excel, tên tệp hiện tại, nút thu nhỏ cửa sổ (minimize), nút phóng to cửa sổ (maximize), nút đóng cửa sổ (close).
❖Thanh bảng chọn (menu): Liệt kê các lệnh chính của Excel. Mỗi mục ứng với một thanh dải lệnh ribbon, để mở thanh dải lệnh tương ứng
dụng của Excel dưới dạng nút biểu tượng.
❖Thanh dải lệnh (ribbon): Chứ một số lệnh thông
Tin học ứng dụng
6
Cửa sổ làm việc của Excel
❖Thanh công thức (Formula): Gồm các ô Namebox (hiển thị toạn độ ô hiện hành), Insert Function (nhập công thức vào ô)
che khuất của bảng tính
❖Thanh cuốn (Scroll): dùng để hiển thị những phần bị
❖Dòng trạng thái (Status): Dòng chứa chế độ làm việc hiện hành: Ready(sẵn sàng), Enter(Đang nhập dữ liệu)..
Tin học ứng dụng
7
Một số khái niệm
❖Worksheet: Một workbook chứa 256 worksheet (hay sheet). Các sheet gọi là các trang bảng tính. Sheet có thể chứa dữ liệu, công thức tính toán, bản đồ, đồ thị.
❖Cell: Mỗi bảng tính là một hình chữ nhật gồm có
❖Workbook: Một file bảng tính Excel được gọi là một Workbook. Wookbook ngầm định có tên là book#. Khi mới khởi động file bảng tính đầu tiên ngầm định có tên là book1.xls
16.385 cột từ A đến XFD và 1.048.576 hàng. Vùng giao nhau giữa hàng và cột gọi là CELL.
Tin học ứng dụng
8
Một số khái niệm
❖Tiêu đề dòng: được đánh số theo tứ tự
1, 2, 3, … 1.048.576
AB….XFD
❖Tiêu đề cột: được đánh theo thứ tự A, B, C..Z, AA,
❖Một ô của bảng tính được xác định bởi tọa độ cột và
dòng. Ví dụ ô A22 nằm ở cột A và dòng 22. Mỗi ô có thể chứa 32767 ký tự.
❖Mỗi bảng tính chứa tối đa 16.385 * 1.048.576 ô
Tin học ứng dụng
9
Tạo một tệp trắng mới (New)
❖C1: Vào menu File > New > Blank workbook
❖C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl + N
Tin học ứng dụng
10
Mở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)
❖C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên Toolbar.
❖C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O
❖C3: Vào menu File | Open…
Tin học ứng dụng
11
Lưu tệp vào ổ đĩa (Save)
❖C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.
❖C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S
▪ Nếu tệp đã được lưu từ trước thì lần lưu tệp hiện tại
❖C3: Vào menu File | Save
sẽ lưu lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước
▪ Nếu tệp chưa được lưu lần nào sẽ tự động chuyển sang Save As, chọn Browse để xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi lưu tệp, gõ tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save
Tin học ứng dụng
12
Thoát khỏi Excel (Exit)
❖C1: Ấn tổ hợp phím Alt + F4
❖C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng
❖C3: Vào menu File | Exit
bên phải cửa sổ đang làm việc.
• Save: lưu tệp trước khi thoát.
• Don’t save: thoát không lưu tệp.
• Cancel: hủy bỏ lệnh thoát
▪ Nếu chưa lưu tệp thì xuất hiện 1 thông báo chọn:
Tin học ứng dụng
13
Địa chỉ ô và miền
❖ Địa chỉ ô và địa chỉ miền chủ yếu được dùng trong các công
thức để lấy dữ liệu tương ứng.
❖ Địa chỉ ô bao gồm:
▪ Địa chỉ tương đối: gồm tên cột và tên hàng
• Ví dụ: A12, B34, C41.
▪ Địa chỉ tuyệt đối: thêm dấu $ trước tên cột và(hoặc) tên
hàng nếu muốn cố định phần nào đó:
• Vi dụ: $A3, B$4, $C$5.
❖ Địa chỉ tương đối thay đổi khi sao chép công thức, địa chỉ tuyệt
đối thì không
Tin học ứng dụng
14
Địa chỉ ô và miền
❖Miền là một nhóm ô liền kề nhau.
❖Địa chỉ miền được khai báo theo cách:
Ví dụ: A3: A6
B2:D5
Địa chỉ ô cao trái: Địa chỉ ô thấp phải
Tin học ứng dụng
15
Các phím dịch chuyển con trỏ ô:
Tin học ứng dụng
16
Các dạng dữ liệu trong Excel
bài toán trong Excel.
❖Nắm vững các dạng dữ liệu rất quan trọng để giải các
▪ C1: chọn menu
Fomat | Cells
▪ C2: sử dụng tổ hợp
phím Ctrl + 1
▪ C3: kích chuột phải
Chọn Format | Cells
❖Để định dạng dữ liệu lựa chọn (bôi đen) vùng dữ liệu,
Tin học ứng dụng
17
Các dạng dữ liệu trong Excel
động nhận dạng
❖General: Dữ liệu tổng quát: Kiểu này do Excel tự
❖Number: Dữ liệu số: Dữ liệu kiểu số tự động căn thẳng bên phải ô. Theo ngầm định kiểu số sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần nguyên.
❖Currency: Kiểu dữ liệu tiền tệ: Dữ liệu kiểu tiền tệ tự động căn thẳng bên phải ô. Dạng này biểu diễn các đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới.
Tin học ứng dụng
18
Các dạng dữ liệu trong Excel
❖Date: Kiểu ngày tháng: Tự động căn thẳng bên phải ô, cho phép thực hiện với các phép tính số học. Theo ngầm định dạng MM/DD/YY
❖Time: Kiểu thời gian: Tự động căn thẳng bên phải ô,
❖Accounting: Dữ liệu kế toán: Dữ liệu kiểu kế toán tự động căn thẳng bên phải ô. Kiểu này cũng biểu diễn các đơn vị tiền tệ tương tự như currency tuy nhiên không biểu diễn số âm.
biểu diễn thời gian dùng HH:MM:SS
Tin học ứng dụng
19
Các kiểu dữ liệu trong Excel
❖Fraction: Kiểu phân số: Tự động căn thẳng bên phải,
❖Percentage: Kiểu phần trăm: Tự động căn thẳng bên phải ô, kiểu phần trăm đổi một số sang dạng phần trăm bằng cách nhân với 100 và thêm dấu % vào sau số đó.
biểu diễn các số ở dạng phân số.
chữ số, ký tự đặc biệt…, tự động căn trái
❖ Chú ý: Với các ký tự bắt đầu bằng số 0 vô nghĩa(vd: số điện thoại
0976..)Excel sẽ tự động cắt đi số 0 đầu tiên. Để giữ lại số 0 này, sử dụng dấu (‘) trước hoặc định dạng ô kiểu kí tự
❖Text: Kiểu kí tự: Là sự pha trộn của các chữ cái và
Tin học ứng dụng
20
Chèn chú thích cho ô
❖ Chèn chú thích cho ô: khi di chuyển con chuột nằm trên ô chú thích tự động xuất hiện 1 khung lời chú thích được chèn trước. Những chú thích thường là những lời giải thích, ghi chú thêm về kết quả, dữ liệu trong ô. Ô nào có chú thích thì có 1 hình tam giác nằm ở góc phải trên của ô
❖ Thực hiện:
▪ B1: Nháy chuột phải vào ô cần chú thích chọn Insert
Comment
▪ B2: Nhập vào chú thích trong hộp
▪ B3: Kết thúc nhấp bên ngoài hộp chú thích
Tin học ứng dụng
21
Chèn chú thích cho ô
Tin học ứng dụng
22
Định dạng có điều kiện
❖B1: Chọn các ô cần định dạng có điều kiện.
❖B2: Trong menu Home, nhóm lệnh Style, chọn lệnh
» Chọn các nhóm định dạng phù hợp hoặc thêm
điều kiện định dạng mới: New Rule
Conditional Formatting
Tin học ứng dụng
23
Kiểm tra dữ liệu nhập
❖B1: Chọn các ô cần thiết lập
❖B2: Trong Menu Data, nhóm lệnh Data Tools, chọn
lệnh Data Validation
Tin học ứng dụng
24
Kiểm tra dữ liệu nhập
❖B3: Chọn thẻ Settings.
❖B4: Chỉ định kiểu dữ liệu cho phép.
Tin học ứng dụng
25
Kiểm tra dữ liệu nhập
❖B5: Lựa chọn điều kiện cho các ô
Tin học ứng dụng
26
Kiểm tra dữ liệu nhập
khi người dùng chọn ô.
❖B7: Chọn thẻ Input Message -> Chỉ định thông báo
Tin học ứng dụng
27
Kiểm tra dữ liệu nhập
người dùng nhập sai điều kiện
❖B7: Chọn thẻ Error Alert -> chỉ định thông báo khi
Tin học ứng dụng
28
Tạo ListBox (danh sách chọn giá trị) cho ô
❖Để giảm lỗi nhập dữ liệu cho người dùng: Tạo một ListBox cho phép người dùng lựa chọn các giá trị trong đó.
hoặc cùng một cột.
❖B1: Tạo một danh sách các giá trị trên cùng một dòng
❖B2: Trong Menu Data, nhóm lệnh Data Tools, chọn
lệnh Data Validation, Thẻ Setting
Tin học ứng dụng
29
Tạo ListBox cho ô
❖B3: Chọn mục List trong mục Allow
Tin học ứng dụng
30
Tạo ListBox cho ô
hiển thị trong listbox
❖B4: Nhấn chọn source để chỉ định các giá trị cho phép
Tin học ứng dụng
31
Tạo ListBox cho ô
❖B5: Đánh dấu vào mục In-cell dropdown
Tin học ứng dụng
32
Tạo ListBox cho ô
❖Kết quả: khi chọn vào ô được tạo listbox sẽ xuất hiện một danh sách cho phép người dùng chọn các giá trị cho ô đó
Tin học ứng dụng
33
Sao chép dữ liệu
chép đặc biệt như:
❖Sao chép đặc biệt: Chức năng này cho phép bạn sao
▪ B2: paste options
• Trong khung paste chọn:
– Value: chỉ sao chép kết quả của công thức
– Format: chỉ sao chép định dạng
– Transpose: biến đổi giữa cột và hàng
▪ B1: copy
Tin học ứng dụng
34
Sao chép dữ liệu
Tin học ứng dụng
35
Cố định hàng và cột như tiêu đề
❖Khi dữ liệu trên bảng khá nhiều
phải lật qua, lật lại thì mới thay đổi được
không thể hiển thị chúng trên một màn hình
Không nhìn thấy tiêu đề của dữ liệu tương ứng
❖Giải pháp: Cần phải giữ cố định dòng, cột làm tiêu đề
Tin học ứng dụng
36
Cố định hàng và cột như tiêu đề
❖Xác định vị trí ô nằm phía dưới các hàng và nằm phía bên phải các cột cần giữ lại như tiêu đề:
▪ Chọn View | Freeze Panes
▪ Nếu muốn bỏ cố định tiêu đề chọn Window | Unfreeze Panes
Tin học ứng dụng
37
