Bài giảng Tin học ứng dụng ngành kế toán: Chương 4 - Trần Thị Kim Chi

Ọ Ứ

Ế Ụ TIN H C  NG D NG NGÀNH K   TOÁN

ươ

Ch

ng 4: MICROSOFT EXCEL

ộ

ươ

N i dung Ch

ng 4

ớ ệ i thi u Microsoft Excel

ớ ậ

ớ ả

ế ậ

ố

ườ

ệ

2.2. Thi

t l p các thông s  môi tr

ng làm vi c

ệ

ậ

2.3. Thao tác nh p li u

ố

ự ộ

ứ

2.4. Đánh s  tăng t

đ ng, ch c năng Custom List

ố ữ ệ

ạ

2.5. Kh i d  li u, ph m vi thao tác

ữ ệ

ệ

ỉ 2.6. Hi u ch nh d  li u

ứ

ậ

2.7. L p công th c Excel

ữ ệ

ị

ạ 2.8. Đ nh d ng d  li u

ệ

ả

ỉ 2.9. Hi u ch nh b ng tính

2

1. Gi 2. Thao tác v i b ng tính  2.1. Các thao tác v i t p tin

ộ

ươ

N i dung Ch

ng 4 (tt)

3.2. Các hàm thông d ng ụ

3.2.1. Nhóm hàm toán h c ọ

ử

ỗ

3.2.2. Nhóm hàm x  lý chu i

ử

ờ

3.2.3. Nhóm hàm x  lý ngày gi

ậ

3.2.4. Nhóm hàm lu n lý

3.2.5. Nhóm hàm dò tìm

ố

3.2.6. Nhóm hàm th ng kê

ơ ở ữ ệ

3.2.7. Nhóm hàm c  s  d  li u

3.2.8. Nhóm hàm thông tin

3

ứ

ả

3.3. Công th c m ng

3. Hàm trong Excel  ệ 3.1. Khái ni m hàm

ộ

ươ

N i dung Ch

ng 4 (tt)

ố ượ ả ng vào b ng tính

ể

ồ 4.2. Chèn bi u đ

ố ượ

4.3. Chèn các đ i t

ở ộ ng m  r ng

ữ ệ

ử

4.5. X  lý d  li u

ữ ệ

ế

ắ

4.5.1. S p x p d  li u

ữ ệ

ọ

4.5.2. Trích l c d  li u

ấ

ướ

ạ ổ 4.5.3. T o t ng c p d

i (Subtotals)

ữ ệ ổ

ợ ừ

ạ

ữ ệ

ế

4.5.4. T o d  li u t ng h p t

các các d  li u chi ti

t (Consolidate)

ể

ệ

ậ

4.5.5. Ki m tra nh p li u (Data Validation)

4

4. Chèn các đ i t 4.1. Chèn hình  nh ả

ộ

ươ

N i dung Ch

ng 4 (tt)

ế ộ ể

ị

6.2. Các ch  đ  hi n th  trang trong Excel

ả 6.3. In b ng tính

6. In  n ấ ạ ị 6.1. Đ nh d ng trang in

ứ

ể

7.2. Ki m tra đánh giá công th c

ặ

ệ

7.3. Sao chép đ c bi

t

ứ ế ậ 7. Các ch c năng khác  t l p Freeze Panes  7.1. Thi

ề

5

ị ả ạ ệ 7. 4.Đ nh d ng theo đi u ki n (Conditional Formatting)  ệ ả 7.5. B o v  b ng tính

ớ

ệ

1. Gi

i thi u Microsoft Excel

ề

ệ ử ề ả ầ  Microsoft Excel là ph n m m v  b ng tính đi n t ứ  ch c và thao tác trên d  li u.

 Vùng làm vi c c a Excel là m t b ng g m nhi u hàng

ượ

ở ố c nh n di n b i s   (1,2,3,…) và  ự ậ

c đ ượ

ệ ở

ộ

ậ ệ c nh n di n b i ký t

(A,B,C,…).  ỉ ị

ộ

ộ

ữ ổ ể ư dùng đ  l u tr , t ủ ộ ả ệ ồ ữ ệ ề

ữ ụ ví d  A7.

ủ

◦ Ô là đ n v  c  s  đ  l u tr  d  li u c a b ng tính.  ượ

và c t. ộ ượ ◦ Hàng (row) đ ◦ C t (column) đ ◦ Giao gi a hàng và c t là ô (cell) và có đ a ch  là 

ộ

ệ

ữ ữ ệ ả ơ ị ơ ở ể ư ử ụ ệ ạ  Hi n t c s  d ng r ng rãi trong môi  i  MS Excel đ ụ ụ ệ ườ ng doanh nghi p ph c v  các công vi c tính toán  tr ứ ạ ế ừ ơ  đ n gi n đ n ph c t p. t

6

ả

ớ

ệ

1. Gi

i thi u Microsoft Excel (tt)

ở ộ

ấ Kh i đ ng Microsoft Excel  Cách 1: Nh n chu t vào Start All Programs

ộ → → Microsoft Office

 Cách 2: Double click vào bi u t

→  Microsoft Excel 2010 ể ượ ng Microsoft Excel

→ → ấ 2010 trên Desktop  Cách 3: Vào Start Run gõ vào Excel và nh n

Enter.

ỏ

→ Exit

h p phím Alt + F4

ở Thoát kh i Microsoft Excel ọ  Cách 1: Ch n menu File  ấ ổ ợ  Cách 2: Nh n t ộ ấ  Cách 3: Nh n chu t vào nút X (close) góc trên bên

7

ph iả

ớ

ệ

1. Gi

i thi u Microsoft Excel (tt)

8

ổ ủ ầ ử Thành ph n trong c a s  c a MS Excel

ớ

ệ

1. Gi

i thi u Microsoft Excel (tt)

ầ ổ ủ

ệ

ứ ử Thành ph n trong c a s  c a MS Excel  Title bar: Thanh tiêu đ . ề  Tab bar: Thanh l nh.   Ribbon: Thanh ch a các Group công c . MS Excel

ệ

ườ i dùng t ố ề ụ ử ụ ừ ệ  vi c s  d ng  ụ ệ

ượ ậ c trình bày ngay trên màn hình

 Formula bar: Thanh công th c. ứ ứ  Sheet Tab: Ch a các sheet trong workbook. ọ ộ  Scroll bar: Thanh cu n ngang/d c ạ  Status bar: Thanh tr ng thái

9

ễ ọ ổ 2010 thay đ i giao di  n ng ơ ự các thanh th c đ n truy  n th ng thành các c m l nh  d  dàng truy c p đ g i là Ribbon.

ớ

ệ

1. Gi

i thi u Microsoft Excel (tt)

ơ ứ ử ụ c s  d ng Có các nhóm Ribbon chính: Home, Insert, Page Layout,  Formulas, Data, Reviews, View, Developer, Add­Ins.   Home: Là n i ch a các nút l nh đ

ư ắ ườ ệ ng xuyên trong quá trình làm vi c nh : c t, dán,

ạ ẫ ẵ ị

ượ ệ ể ế ế ắ ặ

ữ ệ th ệ sao chép, đ nh d ng tài li u, các ki u m u có s n,  ọ ộ chèn hay xóa dòng ho c c t, s p  x p, tìm ki  m, l c  d  li u,…

 Insert: Chèn các lo i đ i t

ả ư ng vào b ng tính nh :

ả ể

ượ ạ ệ ẽ ơ ồ ồ ị b ng bi u, v  s  đ , đ  th  , ký hi u, … ề ệ ệ ể ị

ả b ng tính và thi ứ ế ậ t l p in  n.

 Formulas: Chèn công th c, đ t tên vùng (range),

ặ

 Page Layout: Ch a các nút l nh v  vi c  hi n th     ấ ứ ụ ể 10 công c  ki m tra theo dõi công th c, đi u khi n vi c  ủ tính toán c a Excel.

ứ ề ể ệ

ớ

ệ

1. Gi

i thi u Microsoft Excel (tt)

 Data: Các nút l nh thao  tác đ i v i d   li u trong và

ố ớ ữ ệ ệ

 Review: Các nút l nh ki m l

ệ ỗ ,

i chính t ế ậ ả ữ ệ ngoài Excel, các danh sách, phân tích d  li u,… ả ỗ ợ ị ừ ễ , h  tr  d ch t ệ ả t l p b o v  b ng

thêm chú thích vào các ô, các thi tính.

 View: Thi ư

ế ậ ế ộ ể ị ủ ả t l  p các ch   đ  hi n th   c a b ng tính

nh : phóng to, thu nh , chia màn hình, …

ị ỏ ặ c  n vì  nó ch    h u

ườ

ụ ề ấ

→ ọ Ch n Show Developer tab Popular

ữ ỉ ượ ẩ  Developer: Tab này m c đ nh đ ể ữ ậ i có hi u bi t  d ng cho các l p trình viên, nh ng ng  → ể ở v  VBA. Đ  m  nhóm này nh n vào nút Office  → Excel Options  in the Ribbon.

ấ

ệ ổ ử ụ ỉ ệ ở ộ ậ 11  Add­Ins: Tab này ch   xu t hi  n khi Excel m  m t t p  ổ tin có s  d ng các ti n ích b  sung, các hàm b  sung,

ớ

ệ

1. Gi

i thi u Microsoft Excel (tt)

ỉ ệ ườ i dùng

12

→ → Hi u ch nh Ribbon theo ý ng ừ  T  File Options Customize Ribbon

ớ

ệ

1. Gi

i thi u Microsoft Excel (tt)

ả

ộ ậ ủ

ạ ộ

ấ C u trúc b ng tính ượ  Workbook: M t  t p  tin  c a  Excel  2010  đ ặ ộ ượ ư

ộ ọ ồ ố sheet, m t workbookcó t

ọ c  g i   ầ ị là  m t  Workbook  và  có ph n phân lo i m c đ nh  ệ ộ c xem nh  là m t tài li u  là .xlsx. M t  Workbook  đ ề i đa  g m nhi u trang g i là  255 sheet.

 Worksheet: M i m t sheet là m t b ng tính g m các

ượ

ố ứ ự ừ

i đa là 1.048.576 hàng, đ

c đánh s  th  t

t

ộ

ố

ộ

i đa là 16.384 c t, đ

ượ ữ ệ

c đánh s  t ượ

ố ừ ứ

A,B,C,… c ch a trong các ô,

ộ ả ỗ ộ ồ

ủ gi a các ô có l ộ ị

ữ ỗ

ỉ ượ

ị

ủ

ằ

ộ

◦ M i ô có m t đ a ch  đ

13 ố c xác đ nh b ng tên c a c t và s

ứ ự

th  t

hàng.

hàng và c t ộ ố ◦ Hàng: Có t 1,2,3,… ◦ C t: Có t ộ ◦ Ô: Là giao c a c t và hàng, d  li u đ ướ i phân cách.

ớ

ệ

1. Gi

i thi u Microsoft Excel (tt)

14

ấ ả C u trúc b ng tính (tt)

ớ ả

2. Thao tác v i b ng tính

ệ ườ ế ậ ng làm vi c

ậ

ứ

15

ậ ị ệ ớ ậ 2.1. Các thao tác v i t p tin  ố t l p các thông s  môi tr 2.2. Thi ệ 2.3. Thao tác nh p li u  ự ộ ố  đ ng, ch c năng Custom List  2.4. Đánh s  tăng t ạ ố ữ ệ 2.5. Kh i d  li u, ph m vi thao tác  ữ ệ ỉ ệ 2.6. Hi u ch nh d  li u  ứ 2.7. L p công th c Excel  ữ ệ ạ 2.8. Đ nh d ng d  li u  ả ỉ 2.9. Hi u ch nh b ng tính

ớ ậ

2.1. Các thao tác v i t p tin

ặ ậ ư ọ

ể ớ i  255  ký  t

ả ậ

ư ệ ặ ị  L u t p tin: Đ t tên cho t p tin và ch n v  trí l u.  ậ ặ  Qui  t c  đ t  tên:  Tên  t p  tin  có  th   dài  t ả ắ ượ c dùng các ký hi u đ c bi

16

ư ậ ắ ự   ồ bao g m c   kho ng tr ng. Tuy nhiên trong tên t p tin  ệ t nh : \ ? : * “ <  không đ > |

ớ ậ

2.1. Các thao tác v i t p tin

 T o t p tin m i: Office

→ → ớ New Blank workbook và

17

ạ ậ ấ nh n Create.

ớ ậ

2.1. Các thao tác v i t p tin

 M  t p tin có s n: Office

18

→ → ở ậ ẵ ọ ậ Open  ch n t p tin.

ố

ườ

ế ậ

t l p các thông s  môi tr

ng

ị ề

ậ

→

Regional  →

2.2. Thi làm vi cệ  Quy    đ nh    v     cách    ị ố ể nh p  và  hi n  th   s ,  ờ   ngày  gi   trong    ọ ệ Windows: ch n l nh   Control Panel  Start  and  →

Formats

19

→ Language  Additional Settings.

ố

ườ

ế ậ

t l p các thông s  môi tr

ng

2.2. Thi làm vi cệ  Numbers:  Khai  báo

ầ

ố

digits

of

ữ ố

ố

after  ậ decimal:  S   ch   s   th p  phân.

◦ Digits  grouping  symbol:  ấ D u  phân  cách  hàng  ngàn.

ố ố ◦ Digits  grouping  :  S   s

ạ

h ng trong Group

20

ki u sể ◦ Decimal  symbol:  Quy  ấ ướ c d u phân cách ph n  ậ th p phân.  ◦ No.

ố

ườ

ế ậ

t l p các thông s  môi tr

ng

ỉ

2.2. Thi làm vi cệ  Currency:  Hi u  ch nh

ị ệ ề ệ .

ạ

ạ ạ đ nh d ng ti n t  Excel  cho  phép  ng ị ị

ề ấ

ữ

ầ ị

ố

đúng s  t

21

ả i ườ dùng  đ nh  d ng  cách  ể hi n  th   các  lo i  ti n  ệ t   khác  nhau.  D u  phân  cách  gi a  các  ph n  theo  quy    đ nh  ủ ư ệ th ng  nh   c a  h   ữ ể ể ki u Number. Ki u d   ệ ẽ ự ề ệ li u ti n t   ộ đ ng canh ph i.

ố

ườ

ế ậ

t l p các thông s  môi tr

ng

ỉ ị

ạ

2.2. Thi làm vi cệ ệ  Date:  Hi u  ch nh  đ nh  d ng ngày.

ẽ

ể ữ ệ ậ

ự

ả

22

ể  Excel  s   hi u  d   li u  ki u  Date  khi  ta  nh p  vào  đúng  theo  s   quy  ủ ữ ị đ nh  c a  Windows,  d   ẽ ệ li u  s   canh  ph i  trong  ẽ ạ ượ i  Excel  s   c  l ô.  Ng ỗ ể ể hi u là ki u chu i.

ố

ườ

ế ậ

t l p các thông s  môi tr

ng

ố ế ậ t l p (Options) : Excel

→

2.2. Thi làm vi cệ ộ ố ổ  Thay đ i m t s  thông s  thi  Options

23

File

ệ

ậ

2.3. Thao tác nh p li u

 Dùng  chu t ộ click  vào ô  c n ầ ch nọ

24

ệ

ậ

2.3. Thao tác nh p li u (tt)

ố ể ữ ệ ậ ồ

ờ

ố  Ki u d  li u s  (Number): Khi nh p vào s  bao g m:  ố  thì s  theo đúng  ị ẽ ặ đ nh  ng Windows s  m c

(Currency)

25

0..9, +, ­, *, /, (, ), E,%, $, ngày và gi quy  ượ đ ữ ệ ữ ệ ữ ệ ữ ệ ữ ệ ướ ườ c trong môi tr ả ề c canh l  ph i trong ô. ạ ề ệ  D  li u d ng ti n t ạ  D  li u d ng ngày (Date) ạ ờ  D  li u d ng gi  (Time) ỗ ể  D  li u ki u chu i (Text) ứ ể  D  li u ki u công th c

ự ộ

ứ

đ ng, ch c năng

ố 2.4. Đánh s  tăng t Custom List  Cách 1

ứ ự

ế

ầ

tăng d n.

ọ

ủ

ố ◦ Gõ vào 2 s  liên ti p theo th  t ừ ◦ Ch n 2 ô v a gõ. ◦ Kéo nút Handle (d u ấ + t

i góc d ướ

ạ

ướ ầ

ề

ầ

ế

ả ủ i bên ph i c a 1 ô)c a  ị ế ng c n đi n đ n v  trí c n thi

t

ộ

ạ ph m vi này và kéo theo h ả và th  chu t.  Cách 2

ố ầ

ủ

ề

ầ

→

ờ

ượ

◦ Gõ s  đ u tiên c a dãy c n đi n. ấ ồ ◦ Kéo nút Handle và đ ng th i nh n phím Ctrl

đ

ố c dãy s

ứ ự

có th  t

tăng.

26

ố ữ ệ

ạ

2.5. Kh i d  li u, ph m vi thao tác

ộ ị

ỉ ượ

ế

ỗ

◦ G m nhi u ô liên ti p nhau, m i vùng có m t đ a ch   đ

c

ỉ g i là đ a ch  vùng/kh i.

ỉ

ở ị ữ

ỉ ủ ỉ ủ

ị

ấ

ấ

ố ố ượ c xác đ nh b i đ a ch  c a ô góc trên  ướ i bên ph i, gi a đ a ch  c a 2 ô này là  ụ

ố ữ ệ  Kh i d  li u:  ồ ề ọ ị

ủ

ầ

ố

ọ

ọ

ộ

ị ị ◦ Đ a ch  vùng/kh i đ ả bên trái và ô góc d d u hai ch m (:) ví d  A5:F10 ố  Cách ch n kh i ộ ọ ◦ Kh i 1 ô: dùng chu t ch n ô đó. ố ộ ừ ◦ Kh i N ô: quét chu t t  ô đ u tiên đ n ô cu i cùng c a kh i. ộ ◦ Kh i 1 dòng: ch n chu t vào tiêu đ  dòng đó. ộ ◦ Kh i 1 c t: ch n chu t vào tiêu đ  c a c t đó.

ọ

ộ ạ

ố ọ

ế ề ề ủ ụ ồ ế ụ

ố ố ố ố ọ ố ầ

 Ch n ph m vi kh i không liên t c: dùng chu t ch n  ố kh i đ u tiên sau đó nh n Ctrl r i ti p t c ch n kh i  khác. 27

ộ ọ ấ

ữ ệ

ệ

ỉ 2.5. Hi u ch nh d  li u

ữ ệ

ử ử ầ ấ ử S a d  li u  C1: Double click vào ô c n s a, s a xong nh n phím

Enter.

 C2: Ch n ô c n s a

→ ử ầ ọ ử ấ ấ nh n phím F2, s a xong nh n

→ ầ ấ nh n phím Delete (ch  ỉ

→ nhóm Home Editting → Clear

28

phím Enter. ữ ệ Xóa d  li u ạ ọ  C1: Ch n ph m vi c n xóa  ộ xóa n i dung) ọ  C2: Ch n tab  ◦ Clear All ◦ Clear Formats ◦ Clear Contents ◦ Clear Comments

ữ ệ

ệ

ỉ 2.5. Hi u ch nh d  li u (tt)

ữ ệ

ứ ầ

ữ ệ → → ấ ử ụ Sao chép d  li u (S  d ng ch c năng Copy và Paste)   Ch n vùng d  li u ngu n c n sao chép.   Ch n Home ồ  (Group Clipboard) ặ  Copy ho c nh n

ọ ọ Ctrl+C

ể ế ầ ỏ

 Di chuy n con tr  ô đ n ô đ u tiên c a vùng đích.   Ch n Home   (Group Clipboard)

→ → ấ ủ ặ  Paste ho c nh n

ữ ệ ọ Ctrl+V ể

ứ ầ

ữ ệ → → ấ ử ụ Di chuy n d  li u (S  d ng ch c năng Cut và Paste)  ồ  Ch n vùng d  li u ngu n c n sao chép.   Ch n Home   (Group Clipboard) ặ  Cut ho c nh n

ọ ọ Ctrl+X

ể ế ầ ỏ

 Di chuy n con tr  ô đ n ô đ u tiên c a vùng đích.   Ch n Home   (Group Clipboard)

→ → ấ ọ ủ 29 ặ  Paste ho c nh n

Ctrl+V

ứ

ậ

2.6. L p công th c Excel

ắ ầ ằ ấ

ị ứ ị ể ứ ả ủ

ộ ị ố ứ ộ ể ộ ờ

 Công th c (Formula). Công th c b t đ u b ng d u =,  ế giá tr  hi n th  trong ô là k t qu  c a công th c, có  ỗ ộ th  là m t tr  s , m t ngày tháng, m t gi , m t chu i  ỗ hay m t thông báo l

ộ

ư  nh :

ứ ữ ử i.  ự ế ợ  Công th c là s  k t h p gi a các toán t và toán

ử

ế

ấ

ế

ế

tham chi u: d u cách các tham chi u (,), tham chi u

ử  S  h c: +, ­, *, /, ^,   N i chu i: & ,  ỗ  So sánh: >, <, >=, <=, =,<>, …  Toán t ả

ắ

ữ

ả

ả ề ả

m ng (:), kho ng tr ng (tr  v  ô giao gi a 2 vùng).  VD: =D1:D8 A5:E5  k t qu : D5

ạ

ỉ

ị

ị

ỉ

ế ư ằ

◦ Các toán h ng nh : h ng, hàm, đ a ch  ô, đ a ch  vùng, …

30

ạ h ng.  ◦ Các toán t ố ọ ố

ứ

ậ

2.6. L p công th c Excel (tt)

 Th  t

ấ

ế

ế

ử u tiên toán t

ả

ắ

chi u m ng (:), kho ng tr ng

ừ ỗ

ộ ố

tham chi u: d u cách các tham chi u (,), tham  ả ế ố 2) S  âm (­) ầ 3) Ph n trăm (%) ừ 4) Lũy th a (^) 5) Nhân/Chia (*, /) 6) C ng tr   (+, ­) 7) N i chu i (&) 8) So sánh (>, <, …)

31

ứ ự ư ử 1) Toán t

ứ

ậ

2.6. L p công th c Excel (tt)

ỉ ị

ỉ ươ ng đ i:  ự ổ ủ ậ ự

ỉ ể ả ố

ữ ứ

ố ố ủ ạ ự ộ ị ố Là đ a ch  mà nó t  Đ a ch  t  đ ng c p  ậ ồ ị nh t theo s  thay đ i c a đ a ch  ô ngu n khi th c  ệ ứ hi n thao tác copy công th c đ  b o  toàn m i quan  ỉ ệ ươ ng đ i gi a các ô trong công th c. Đia ch   h  t ươ t ng đ i c a ô có d ng:

 Đ a ch  tuy t đ i:

ị ỉ ỉ ị

ứ ệ ỉ

ự ố ủ ạ ổ ệ ố  Là đ a ch  mà nó không thay đ i  ệ khi th c hi n thao tác copy công th c. Đia ch  tuy t  đ i c a ô có d ng:

ổ ị ỉ ỉ ỗ  Đ a ch  h n h p:

ị ộ ỉ ộ ặ

ầ ợ ỉ ỗ ứ ạ ị ợ  Là  đ a  ch   mà  nó  ch   thay  đ i   m t  trong  hai  thành  ph n  (hàng ho c c t) khi copy  32 công th c. Đ a ch  h n h p có d ng.

ứ

ậ

2.6. L p công th c Excel (tt)

ậ ệ ệ

ữ ệ ọ ư c ch n nh  sau:

ặ ọ ặ Đ t tên cho vùng. ể ể Đ  thu n ti n cho vi c thao tác trên d  li u, ta có th   ượ ộ ặ đ t tên cho m t vùng d  li u đ ữ ệ  Ch n vùng d  li u c n đ t tên.  ả  Nh n chu t ph i ữ ệ ặ ầ Define Names…  (Ho c ch n tab

→ ộ  → Define Names)

 Nh p tên vùng vào m c Name box. Nh n

33

ụ ọ ấ Fomulas  ậ ấ Enter.

ứ

ậ

2.6. L p công th c Excel (tt)

34

ử ụ ứ ỗ L i khi s  d ng công th c

ữ ệ

ị

ạ 2.7. Đ nh d ng d  li u

 Dùng tab Home đ  đ nh d ng d  li u.

35

ữ ệ ể ị ạ

ữ ệ

ạ

ị

2.7. Đ nh d ng d  li u (tt)

→ ọ ấ ộ nh n chu t

36

ặ ả ạ ị ph i và ch n ố ằ  Ho c đ nh d ng b ng cách ch n kh i  ọ Format Cells.

ệ

ả

ỉ 2.8. Hi u ch nh b ng tính

 Thêm hàng  ọ

→

i đó mu n chèn thêm hàng m i vào.  ấ

ớ ặ

ố  Insert Sheet Rows ho c nh n

◦ Ch n các hàng mà t ◦ Vào Home

ạ (Group Cells)

ọ

→ ph i chu t, ch n Insert

ộ ả  Thêm c t ộ ọ

ạ

ộ

ớ

i đó mu n chèn thêm c t m i vào.

ặ

ộ ◦ Ch n các c t mà t → ◦ Vào  Home

Insert  Sheet  Columns  ho c

ả

ố → (Group  Cells)  ọ ộ nh n ph i chu t, ch n Insert

ỏ ế

ặ

ạ

ố

ư ◦ Ch n các ô ho c đ a con tr  ñ n ô mà t

i đó mu n chèn các

→

→

ặ

ấ

ô tr ng vào.  ◦ Ch n  Home

(Group  Cells)

ả  Insert  Cells  ho c nh n ph i

ấ  Thêm ô m i ớ ọ ố ọ ộ

ọ chu t,  ch n  Insert...,

37

ệ

ả

ỉ

2.8. Hi u ch nh b ng tính (tt)

 Xóa hàng, c t:  ộ

ầ

ộ

ọ ọ

◦ Ch n  các  hàng/c t  c n  xóa.   → ◦ Ch n  Home

Group Cells

→  Delete Sheet  ặ

Delete  ặ

ấ

ả

ộ

→ Rows/Delete  Sheet Columns  ho c ho c nh n ph i chu t  ch n Delete.

ọ  Xóa  ô:

ầ →

→

→

ặ

◦ Ch n các ô c n xóa.   ◦ Ch n Home

Delete

Delete Cells ho c

ọ ọ ấ

ả

Group Cells  ọ ộ nh n ph i chu y ch n Delete...

38

3. Hàm trong Excel

ệ

3.1. Khái ni m hàm

3.2. Các hàm thông d ng ụ

3.2.1. Nhóm hàm toán h c ọ

ử

ỗ

3.2.2. Nhóm hàm x  lý chu i

ử

ờ

3.2.3. Nhóm hàm x  lý ngày gi

ậ

3.2.4. Nhóm hàm lu n lý

3.2.5. Nhóm hàm dò tìm

ố

3.2.6. Nhóm hàm th ng kê

ơ ở ữ ệ

3.2.7. Nhóm hàm c  s  d  li u

3.2.8. Nhóm hàm thông tin

ứ

ả

3.3. Công th c m ng

39

ệ

3.1. Khái ni m hàm

ả ề ộ ị

 Hàm dùng đ  tính toán và tr  v  m t giá tr , trong ô  ặ  ho c

ự ộ ỗ ị

ứ ộ ch a hàm s  tr  v  m t giá tr , m t chu i ký t m t thông  báo l i, …

ể ẽ ả ề ộ ỗ ộ ậ ợ ấ

ạ ượ ụ ụ ừ

 MS Excel có m t t p h p các hàm r t phong phú và  c phân lo i theo t ng nhóm ph c  v   cho  vi c   đ tính  toán  trên  nhi u  ki u  d   li u  và  nhi u  m c   đích khác nhau.  Cú pháp chung

ữ ệ ệ ụ ể ề ề

40

=TÊN HÀM([DANH SÁCH THAM S ])Ố

ệ 3.1. Khái ni m hàm (tt)

 N u công th c b t đ u là m t hàm thì ph i có d u =

ế ả ấ

ướ ấ ặ ộ ở  phía tr c.

ắ ầ ấ ặ ố ố ủ ầ ứ (ho c d u @, ho c d u +)  ộ  N u hàm là đ i s  c a  m t hàm khác thì không c n

ế ậ ấ

nh p các d u trên. Có 2 cách nh p hàm:  ế ừ ố ậ  bàn phím  ậ

ố ố

i ô mu n nh p hàm. ấ ặ ấ ấ ặ ự ậ Cách 1: Nh p tr c ti p t ộ ạ  Đ t tr  chu t t  Nh p d u = (ho c d u @, ho c d u +).

ể ế

◦ Nh p tên hàm cùng các đ i s  theo đúng cú pháp.  ◦ Nh n Enter đ  k t thúc.

41

ặ ỏ ậ ậ ấ

ệ 3.1. Khái ni m hàm (tt)

ạ

ố

42

ặ ộ Cách 2: Thông qua h p tho i Insert Function  ậ ặ ỏ ạ  Đ t tr  t i ô mu n nh p hàm.  ọ  Click ch n Insert Function       ho c Shift+F3

3.2. Các hàm thông d ngụ

3.2.1. Nhóm hàm toán h c ọ

ử

ỗ

3.2.2. Nhóm hàm x  lý chu i

ử

ờ

3.2.3. Nhóm hàm x  lý ngày gi

ậ

3.2.4. Nhóm hàm lu n lý

3.2.5. Nhóm hàm dò tìm

ố

3.2.6. Nhóm hàm th ng kê

ơ ở ữ ệ

3.2.7. Nhóm hàm c  s  d  li u

3.2.8. Nhóm hàm thông tin

43

3.2.1. Nhóm hàm toán h cọ

44

ử

ỗ 3.2.2. Nhóm hàm x  lý chu i

45

ử

ờ

3.2.3. Nhóm hàm x  lý ngày gi

46

3.2.4. Nhóm hàm lu n lýậ

47

3.2.5. Nhóm hàm dò tìm

48

3.2.5. Nhóm hàm dò tìm (tt)

49

3.2.5. Nhóm hàm dò tìm (tt)

 Hàm INDEX(b ng dò, ch  s  dòng, ch  s  c t)  Hàm OFFSET( references, rows, cols, [height],

ỉ ố ộ ỉ ố ả

 Hàm ROW([references])  Hàm COLUMN([references])

50

[width])

ố

3.2.6. Nhóm hàm th ng kê

51

ơ ở ữ ệ

3.2.7. Nhóm hàm c  s  d  li u

52

3.2.8. Nhóm hàm thông tin

 ISNA(value)  ISERROR(value)  ISBLANK(value)  ISNUMBER(value)  ISTEXT(value)

53

ố ượ

4. Chèn các đ i t

ả ng vào b ng tính

4.1. Chèn hình  nh ả

ể

ồ 4.2. Chèn bi u đ

ố ượ

4.3. Chèn các đ i t

ở ộ ng m  r ng

ữ ệ

ử

4.5. X  lý d  li u

ữ ệ

ế

ắ

4.5.1. S p x p d  li u

ữ ệ

ọ

4.5.2. Trích l c d  li u

ấ

ướ

ạ ổ 4.5.3. T o t ng c p d

i (Subtotals)

ữ ệ ổ

ợ ừ

ạ

ữ ệ

ế

4.5.4. T o d  li u t ng h p t

các các d  li u chi ti

t (Consolidate)

ể

ệ

ậ

4.5.5. Ki m tra nh p li u (Data Validation)

54

4.1. Chèn hình  nhả

→ ẵ ả (Group  Illustrations)

 Chèn hình  nh có s n: Insert  ầ

→ ệ ế Picture: duy t đ n hình c n chèn và click Insert.

 Chèn Clip Art: Insert

→ → (Group  Illustrations) Clipt

ấ ạ ệ

ọ t kê bên

ể ố ượ ệ c li ể ư ộ ộ i. Click chu t lên m t Clip Art đ  đ a nó vào tài

ộ Art:  xu t  hi n  h p  tho i Clipt Art. Đ  tr ng Text box  Search for ch n Go, các Clip Art đ ướ d li u.ệ

(Group  Illustrations) →

→  Chèn Shapes: Insert  ầ ồ ộ

55

ẽ ố ọ Shapes: ch n hình c n chèn r i  kéo chu t  (Drag)   v   vào  vùng mu n chèn.

ả

4.1. Chèn hình  nh (tt)

 Chèn đ i t

→ ố ượ ạ ỗ nhóm Text

→ ng d ng chu i: Insert  ệ l nh Text Box, Header & Footer, Word Art, Object.

 Chèn ký t

ệ ứ ọ ự ặ t, công th c toán h c: Insert →

56

đ c bi → ệ nhóm Text l nh Symbol/Equation.

ể

ồ 4.2. Chèn bi u đ

 Insert  ồ ầ

→ ể ể ọ (Group Illustrations) Chart ch n ki u bi u

57

→ đ  c n chèn.

ố ượ

ở ộ

4.3. Chèn các đ i t

ng m  r ng

→ ụ ớ  Ch p màn hình v i Screenshot: Insert (Group

→ Illustrations) Screenshot.

 Hi u ch nh Picture: Phiên b n Office 2010 h  tr  tính

ỗ ợ ệ ả

ỉ ệ ư ộ ng trình x  lý

ườ

ả ỉ nh chuyên nghi p. Ng ệ ả

58

ỉ ầ ọ ệ ệ ố ụ ệ ố ẽ ạ ấ ử ươ năng hi u ch nh hình  nh nh  m t ch ộ ả i dùng ch  c n Click chu t  ỉ lên hình  nh mu n hi u ch nh và ch n Tab Format,  h  th ng công c  đa d ng s  xu t hi n trên Ribbon.

ữ ệ

ử

4.5. X  lý d  li u

ữ ệ

ế

ắ

4.5.1. S p x p d  li u

ữ ệ

ọ

4.5.2. Trích l c d  li u

ấ

ướ

ạ ổ 4.5.3. T o t ng c p d

i (Subtotals)

ữ ệ ổ

ợ ừ

ạ

ữ ệ

ế

4.5.4. T o d  li u t ng h p t

các các d  li u chi ti

t (Consolidate)

ệ

ể

ậ

4.5.5. Ki m tra nh p li u (Data Validation)

59

ữ ệ

ế

ắ

4.5.1. S p x p d  li u

 L nh  Data

ệ Sort  dùng  đ   s p  x p  các  hàng

ứ ự tùy

ể ắ ượ ế

c ch n theo th  t ỉ ị ệ ớ ắ ng  ng khoá  s p x p đ ọ ấ ả ắ → ộ ặ ho c  các  c t  trong vùng đ ứ ọ ươ ch n t ả ế s p x p ph i ch n t ế ọ ượ c ch  đ nh, vùng  t c  các ô có liên h  v i nhau.

ế

ầ

ắ

→

→

 Th c hi n:  ữ ệ ọ ◦ Ch n vùng d  li u c n s p x p.  ◦ Vào Data   (Group Sort & Filter)

Sort

60

ệ ự

ữ ệ

ọ

4.5.2. Trích l c d  li u

→ đ ng (AutoFilter).  → ệ ữ ệ ự ộ ọ L c d  li u t ứ  Ch c năng: L nh Data (Group Sort & Filter) Filter

ẫ ể ọ ữ ẩ

ỉ ể ế ả

ữ ẫ

ớ

→

→

 Th c hi n:  ọ ọ

◦ Ch n vùng CSDL v i tiêu đ .  ◦ Ch n Tab Data

ẽ ự

ấ

ọ

ứ

ề  (Group Sort & Filter)   Filter, Excel s  t ả ạ ệ đ ng xu t hi n các nút th  c nh tên field cho phép ch n   ớ ng  ng v i các field đó.  đi u ki n l c t ộ

ủ ừ

ươ

ề

ệ

ệ ọ ươ ệ ọ ◦ Ch n đi u ki n l c trong h p li

t kê c a t ng field t

ng

ứ

ứ

ệ

ọ

ộ ề ọ ng.  ọ

◦ Ch n Text Fillter đ  th c hi n ch c năng l c nâng cao theo  61

ủ

ầ

ườ

yêu c u c a ng

ể ự i dùng:

ỏ dùng đ  l c các m u tin th a mãn nh ng tiêu chu n  ị ầ ừ ơ ở ữ ệ  c   s  d  li u ban đ u. K t qu  ch  hi n th   nào đó t ệ ề ỏ ẫ ữ nh ng m u tin th a đi u ki n còn nh ng m u tin khác  ẽ ạ ờ ị s  t m th i b  che  ự ệ

ữ ệ

ọ 4.5.2. Trích l c d  li u (tt)

62

ữ ệ

ọ 4.5.2. Trích l c d  li u (tt)

→ ữ ệ ứ ệ ọ L c d  li u nâng cao (Advanced Filter)   Ch c năng: L nh Data (Group Sort & Filter) →

ẫ

ượ ạ ướ ệ ể Advanced dùng đ  trích ra các m u tin theo các đi u  ề ki n ch  đ nh trong vùng đi u ki n đ ề c. c t o tr

ệ ọ

ề →

→

(Group  Sort  &  Filter)

Advanced,

ỉ ệ

◦ B c 1: T o vùng đi u ki n l c.  ◦ B c 2:  Vào  Data  ạ

ệ

ộ

xu t hi n h p tho i có các tùy.

63

ệ ị ự  Th c hi n:  ướ ạ ướ ấ

ấ

ướ

ạ ổ 4.5.3. T o t ng c p d

i (Subtotals)

 Ch c  năng: Th ng  kê  d   li u  theo  t ng  nhóm

ứ ố

ữ ệ ụ ề ươ ổ ng theo

64

ừ ơ ở ữ ệ trong  c  s   d  li u. Ví d  tính t ng ti n l Ơ Ị ừ t ng nhóm Đ N V .

ấ

ướ

ạ ổ 4.5.3. T o t ng c p d

i (tt)

→ ể

ữ ệ ệ  Dùng  l nh  Data  ế →  Sort  đ    ể

ắ ẫ ụ ề ề

ề

ả

ộ

→

(Group  Sort  &  Filter)  Ị ằ ớ Ơ Ị ầ ổ

ợ →  Subtotals) \

(Group Outline

65

Ơ s p  x p  d   li u theo Đ N  V , m c đích đ  các  m u tin có  cùng Đ N V  thì n m li n k  nhau.  ọ ◦ Ch n b ng CSDL c n t ng h p v i tiêu đ  là m t hàng.  ◦ Vào Data

ạ

ợ ừ

các các

ơ ở ữ ệ ữ ệ ừ ể ố nhi u b ng c  s  d  li u

ữ ệ ổ 4.5.4. T o d  li u t ng h p t ế ữ ệ t (Consolidate) d  li u chi ti ả  Dùng đ  th ng kê d  li u t

ồ ở

 B c 1: T o b ng th ng kê, b ng th ng kê là m t

ngu n  ướ ề  nhi u t p tin khác nhau.  ố ề ậ ả ả ạ ố

ứ

ố

ố

ộ ầ c t đ u tiên là c t làm đi u ki n th ng kê.

ố ố

ộ ặ ồ

ề ị ọ

ả ặ khung g m row header ho c column header, ho c c   hai.  ◦ Column header: Ch a tên các field mu n th ng kê, trong đó  ệ ố ả

ộ ứ ◦ Row header: Ch a giá tr  mu n th ng kê  ấ  B c 2: Đánh d u ch n b ng th ng kê  ọ ệ  B c 3: Ch n l nh Tab Data  ấ

ướ ướ ố  (Group Data Tools) →

66

→ ạ ệ ộ Consolidate xu t hi n h p tho i Consolidate.

ạ

ợ ừ

các các

ữ ệ

ữ ệ ổ 4.5.4. T o d  li u t ng h p t ế t (tt) d  li u chi ti

 Function: Ch n phép

ọ

ố th ng kê.

ỉ ủ

ả ố ế ả

ể

ể ọ ị  Reference: Đ a ch  c a  ố ơ ở ữ ệ b ng c  s  d  li u mu n  th ng kê, click nút Add.  ữ ệ ề N u có nhi u b ng d  li u  thì click nút Add đ  thêm  vào khung all references.   Click nút Browse đ  ch n

ữ ệ ở ậ d  li u t p tin khác

ọ

67

 Use labels in: Ch n column  header và row header theo  m u c a b ng th ng kê.   Create links to source data:

ủ ẫ ả ố

ữ ệ ả ố B ng d  li u th ng kê liên

ế ớ ữ ệ ế ồ k t v i d  li u ngu n n u

ụ ượ m c này đ c check, khi

ữ ệ ồ ổ d  li u ngu n thay đ i thì

ữ ệ ả ố d  li u trong b ng th ng

ổ kê cũng thay đ i theo.

ể

ệ

ậ

→ → ọ

4.5.5. Ki m tra nh p li u (Data  Validation)  Ch n tab Data

68

(Data Tools) Data Validation

6. In  n ấ

ị

ạ 6.1. Đ nh d ng trang in

ế ộ ể

ị

6.2. Các ch  đ  hi n th  trang trong Excel

ả 6.3. In b ng tính

69

ị

ạ 6.1. Đ nh d ng trang in

 T

ươ ướ ủ c khi in c a Word,

ị  nh  khi đ nh d ng tr ừ

ầ

ầ

ọ

ư ể

ạ

ọ

ọ

ạ ể ữ ệ ầ

ẵ

ọ

ộ ầ ặ ạ

ề ọ

◦ Background: Cho phép ch n file hình có s n làm hình n n.  ◦ Print Titles: Thi i khi in: ch n

ừ

ẻ

ọ

m c  Print  area  t

ừ ụ

th   Sheet,  ch n  in   ọ

ặ ế ậ t l p hàng ho c c t c n l p l ụ ở i  hay không t

ng  l

ề  m c Gridlines, ch n tiêu đ

ặ ạ

ở ụ

ầ

ỗ i trên m i trang  ố ừ ẻ

ứ ự

ữ ệ vùng d  li u  in   ướ ườ các  đ ề ộ dòng và tiêu đ  c t in l p l ạ t o tiêu đ u và  cu i trang, đánh s  trang… t Header/Footer, ch n th  t

in t

m c Print titles,  ừ ẻ  th    th  Page order…

ư ự ng t  Excel có đi m khác nh  sau:  tuy nhiên t ệ ộ ◦ Print Area: Ch n vùng d  li u c n in. Đ  in m t ph n tài li u,  chúng ta ch n ph m vi c n in, sau đó ch n menu Set Print  Area.

ố ọ →

 Menu File  Print  Page Setup

70

→

ị

ạ 6.1. Đ nh d ng trang in

71

ế ộ ể

ị

ị

6.2. Các ch  đ  hi n th  trang trong  Excel ế ộ ể  Có 3 ch  đ  hi n th  là

◦ Nornal View,  ◦ Page Layout View và  ◦ Page Break Preview.  ậ

ườ

ể ế ộ  Đ  truy c p các ch   đ  xem vào nhóm View →

ệ

ậ ủ

ặ

ị

ế ộ ử ụ ng xuyên trong  ế ộ quá trình nh p li u, tính toán,… trên b ng tính và là ch  đ   m c đ nh c a Excel.

ế ộ

ướ

ế ộ c khi in, trong ch  đ

◦ Page Layout View: Là ch  đ  xem tr ệ

ể

ẫ

này v n có th  tính toán và nh p li u.

ấ

ớ

ể ể

ằ

ạ

ậ ị ả ạ

◦ Page Break Preview: Hi n th  b ng tính Excel v i các d u  ả i trang b ng cách kéo th

i đây có th  chia l

phân trang, t ườ các đ

ng chia cách trang.

72

→ Workbook Views  ◦ Normal View: Đây là ch   đ  s  d ng th ả

ả 6.3. In b ng tính

 Menu File  Print  Page Setup

73

→ → → tab Sheet

ứ

7. Các ch c năng khác

ế ậ

7.1. Thi

t l p Freeze Panes

ứ

ể

7.2. Ki m tra đánh giá công th c

ặ

ệ

7.3. Sao chép đ c bi

t

ề

ạ

ị

ệ 7.4. Đ nh d ng theo đi u ki n (Conditional Formatting)

ệ ả

ả

7.5. B o v  b ng tính

74

ế ậ

7.1. Thi

t l p Freeze Panes

ộ

ộ ổ ề ủ

ấ ữ ỗ ợ ố ị ư ụ ố ị

ố

 Đ  c  đ nh b n hãy đ t ô hi n hành t →

ướ ể ạ ệ ệ

ọ ạ ị ố ầ i v   trí c n c    →  Freeze Panes Window

ẽ ố ị

ộ

→ ợ ể ọ

ệ

hi n hành

ố ị

ủ

ấ

ầ

◦ Freeze Top Row: C  đ nh dòng đ u tiên đang nhìn th y c a

danh sách

ộ ầ

ố ị

ấ

◦ Freeze First Column: C  đ nh c t đ u tiên đang nhìn th y

75

ử  Excel còn h  tr  c   đ nh m t vùng nào đó trên c a  ệ s  làm vi c ví d  nh  dòng tiêu đ  c a m t danh  ệ sách. Vi c c   đ nh này r t h u ích vì nó giúp luôn  ề ặ ượ ấ th y đ c dòng tiêu đ  m c dù đã cu n màn hình  ậ ố i đ  nh p li u.  xu ng phía d ể ố ị ặ ị đ nh, sau đó ch n View  ố ị ch n ki u c  đ nh phù h p.  ◦ Freeze Panes: S  c   đ nh dòng phía trên và c t bên trái ô

ủ c a danh sách ể ỏ ố ị

 Đ  b  c  đ nh thì vào View

→ → Window Freeze

→ Panes Unfreeze Panes

ứ

ể

7.2. Ki m tra đánh giá công th c

→ ứ Formula

76

→ ầ  Ch n công th c c n đánh giá Formulas   Evaluate Formula ọ Auditing

ặ

7.3. Sao chép đ c bi

ệ t

ử ụ

ủ

ầ  (Group

ị ứ S  d ng ch c năng Copy  và Paste Special  ứ Ch c năng Paste Special giúp  ể ườ i dùng có th  sao  chép  ng ầ ộ m t thành ph n nào đó c a  ữ ệ d  li u.  ữ ệ ọ  Ch n d  li u c n sao chép.  → ọ  Ch n Home  →  Copy.  Clipboard)  ầ  Ch n v  trí c n sao chép

 Ch n Tab Home

77

ọ đ n ế ọ

Group  → → →  Paste Paste

Clipboard  Special.

 Xu t hi n h p tho i Paste

ệ ấ ạ ộ

ạ ọ Special. Ch n d ng sao

chép:

ị

ệ

ẽ ạ ị

ệ ử ụ ẫ

ớ ỉ ỉ ầ ấ ơ ấ ấ ộ

ề ạ 7.4. Đ nh d ng theo đi u ki n  (Conditional Formatting) ề ạ  V i Excel 2010 đ nh d ng có đi u ki n s  giúp b n  ả ữ ệ ch  ra các m u trong d  li u và s  d ng r t đ n gi n.  Ch  c n đánh d u m t nhóm các ô và nh n vào  Conditional Formatting.

78

ệ ả

ả

7.5. B o v  b ng tính

79

→ → ọ  Ch n File Info Protect Workbook

Câu h i?ỏ

80