78
Chương 3: TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
I.Ý nghĩa và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán
1. Khái niệm và nhiệm vụ của tổ chức hạch toán kế toán
Để tiếp cận đưọc các phương pháp của hạch toán kế toán, người ta phải thông qua các
hình thức biểu hiện của nó. Lý thuyết hạch toán kế toán đã chỉ rõ mỗi phương pháp của hạch
toán kế toán có hình thức biểu hiện riêng. Cụ thể:
- Phương pháp chứng từ được biểu hiện thông qua các bản chứng từ và chương trình
luân chuyển của chứng từ.
- Phương pháp đối ứng tài khoản biểu hiện qua các mối quan hệ đối ứng kế toán
cách thức ghi kép vào tài khoản.
- Phương pháp tính giá biểu hiện qua cách thức xác định giá tài sản, hàng hoá gắn
liền với nội dung các mục, khoản mục chi phí.
- Phương pháp tổng hợp cân đối biểu hiện qua hệ thống báo biểu kế toán và chế độ
báo cáo kế toán.
Chu trình kế toán bao gồm các công việc từ lập chứng từ hoặc tiếp nhận từ bên ngoài,
luân chuyển chứng từ đến việc ghi chép, phản ánh chứng từ vào tài khoản kế toán và cuối
cùng là lập báo cáo kế toán và phân tích kinh tế.
Công việc lập chứng từ có ý nghĩa quan trọng và quyết định đến chất lượng của công
tác kế toán. Tuy nhiên thông tin phản ánh trên chứng từ những thông tin rời rạc về từng hoạt
động riêng lẻ, chưa có tác dụng đối với công tác quản lý tổng hợp. Bởi thế, các chứng từ ban
đầu cần được xắp xếp, phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kế
toán phát sinh trên chứng từ. Công việc này được thực hiện bằng phương pháp đối ứng tài
khoản mà việc biểu hiện tài khoản trên thực tế chính là bằng các sổ tài khoản. Như vậy sổ tài
khoản chính là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán.
Do đặc điểm của các đối tượng kế toán là mang tính hai mặt; tính vận động và tính đa
dạng phong phú, nên cần thiết phải có một hệ thống tài khoản và hệ thống sổ tài khoản khác
nhau để phản ánh. Các sổ tài khoản này không giống nhau về nội dung phản ánh, về hình
thức, về kết cấu cũng như trình tự và phương pháp ghi chép. Tuy nhiên, giữa các loại sổ này
có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu kiểm tra kết quả ghi chép cũng như thông
tin. Mặc dù có nhiều loại sổ kế toán như vậy nhưng trong các doanh nghiệp việc ghi chép
cũng cần tuân thủ theo một số nguyên tắc nhất định. Việc kết hợp các loại sổ sách kế toán
với nội dung và kết cấu khác nhau trong cùng một quá trình hạch toán theo một trình tự ghi
chép nhất định nhằm rút ra các chỉ tiêu cần thiết cho quản lý kinh tế gọi là hình thức tổ chức
hệ thống sổ kế toán (còn gọi là hình thức hạch toán kế toán).
Trong thực tế có nhiều hình thức kết hợp các loại sổ kế toán khác nhau, do vậy sẽ có
nhiều hình thức tổ chức sổ kế toán tương ứng. Để phân biệt được các hình thức tổ chức sổ kế
toán, người ta cần dựa vào các đặc trưng như hình thức bên ngoài, kết cấu bên trong của các
mẫu sổ, vào mối quan hệ giữa cách thức ghi sổ (ghi theo trình tự thời gian với ghi theo nội
dung kinh tế, ghi sổ kế toán tổng hợp với sổ kế toán chi tiết) cũng như mối quan hệ giữa
chứng từ với sổ kế toán (ghi trực tiếp hay ghi qua trung gian), giữa sổ kế toán với báo cáo kế
toán.
Do vậy, tổ chức hệ thống sổ kế toán là một nghệ thuật vận dụng hệ thống tài khoản
kế toán. Việc lựa chọn cách thức tổ chức hệ thống sổ kế toán nào cho phù hợp với từng đơn
vị phải được căn cứ vào qui mô, tính chất và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh,
vào yêu cầu và trình độ quản lý và trình độ năng lực của nhân viên kế toán, vào khả năng
trang bị phương tiện tính tóan của đơn vị.
2. Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán
