Đàm phán - cuộc chạy
đua marathon
Một cuộc đàm phán trong kinh doanh cũng giống như chuyện 2 đứa
trẻ tranh nhau que kem vậy. Nếu không giải quyết sớm, kem sẽ tan
chảy và cả 2 đều không được những gì mình muốn.
Để đánh giá một cuộc đàm phán, ngoài việc xem xét kết quả, chúng ta
cũng cần kiểm tra đã mất bao nhiêu thời gian cho các kết quả đó. Chẳng
hạn, bạn phải mất đến 1 tuần thay vì chỉ 2-3 ngày và lợi ích thu về rất
nhỏ so với chi phí cơ hội trong khoảng thời gian đó. Những người đi
đàm phán đều phải trả một cái giá khá đắt mới có thể nhận ra được điều
này.
Năm 1991, Ronald H. Coase được trao giải Nobel Kinh tế cho nghiên
cứu khám phá làm rõ chi phí giao dịch. Ông chỉ ra rằng, giá trị của thỏa
thuận sẽ giảm nếu chi phí giao dịch cao. Chi phí giao dịch ở đây bao
gồm thời gian và nỗ lực để đi đến kết quả của tất cả các bên liên quan
trong cuộc đàm phán. Tuy nhiên, khi đề cập đến khía cạnh thời gian
trong nghệ thuận đàm phán, vấn đề không chỉ có thế.
Điểm chết
Trong cuốn "Bạn Có Thể Đàm Phán Bất Kỳ Điều Gì" (You Can
Negotiating Everything), tác giả Herb Cohen đã kể lại trải nghiệm của
bản thân về một cuộc đàm phán ở Nhật. Vì đó là lần đầu tiên ông đến
Nhật với nhiều lạ lẫm nên phía đối tác tỏ ra rất dễ chịu, luôn sẵn sàng
giúp đỡ. Trên đường từ sân bay về khách sạn, đối tác mở lời hỏi Cohen
ngày trở về để tiện sắp xếp xe đưa ông ra sân bay. Rất thoải mái, Cohen
rút tấm vé máy bay khứ hồi ghi rõ thời gian bay là tối thứ Bảy tuần tới
và đưa cho đối tác. Đấy là mấu chốt của vấn đề.
Những ngày sau đó, đối tác Nhật luôn cố gắng trì hoãn công việc chính
bằng những buổi tiệc tùng, những chuyến tham quan danh lam thắng
cảnh. Mãi đến 2 ngày trước hôm Cohen dự định trở về, cuộc đàm phán
mới bắt đầu và diễn biến thì rất căng thẳng. Cho đến buổi chiều ngày
cuối cùng, mọi thứ mới được thỏa thuận xong. Cohen kết luận rằng, đàm
phán là một quá trình, có khởi điểm và kết điểm (còn gọi là điểm chết).
Trong bất cứ cuộc đàm phán nào, phải gần đến điểm chết mới có được
kết quả. Nếu để cho đối tác biết trước điểm chết của mình thì sẽ không
có lợi. Họ sẽ nấn ná đến gần điểm chết mới tung con át chủ bài buộc đối
phương nhượng bộ.
Thế mới nói, thời gian là một yếu tố quan trọng trong đàm phán. Một
trong những chiến thuật kinh điển các nhà đàm phán hay áp dụng là kéo
dài thời gian, làm cho đối tác rơi vào thế bị động khi điểm chết của họ
đã cận kề.
Nghiên cứu của Giáo sư Piece Casse, chuyên gia kiêm diễn giả nổi tiếng
thế giới về quản lý đa văn hóa, đã chỉ ra một trong những tố chất quan
trọng của nhà đàm phán giỏi là tính kiên nhẫn bền bỉ, chịu đựng được
căng thẳng trong tình huống khó khăn. Như vậy, nhà đàm phán không
chỉ cần giỏi kỹ năng thuyết phục mà còn phải là một vận động viên
Marathon.
Quy tắc Pareto
Quả thật, thời gian đóng vai trò rất quan trọng trong đàm phán. Bình
thường, cuộc đàm phán chỉ thực sự diễn ra trong 20% thời gian cuối
cùng. Điều này tuân theo một quy tắc thú vị đã được áp dụng vào cuộc
sống, quy tắc 80/20 hay còn gọi là Pareto. Nội dung trong đó nêu rõ:
“20% những gì bạn làm tạo nên 80% kết quả. Ngược lại, 80% những gì
bạn làm chỉ tạo nên 20% kết quả”.
Xét trong đàm phán, điều này có nghĩa 80% kết quả sẽ được thỏa thuận
trong 20% thời gian cuối. Ví dụ ở phần trên có thể làm rõ hơn điều này.
Thông thường, khi những người tham dự đàm phán thảo luận với nhau,
người chủ trì thỉnh thoảng sẽ nhắc nhở về thời gian. Và phần lớn các
cuộc thảo luận đều có kết quả vào 2 phút cuối.
Có thể lấy một ví dụ khác để hiểu hơn về quy tắc 80/20. Năm 1998,
Hiệp hội Bóng rổ Quốc gia Mỹ (NBA) đã cấm các cầu thủ thi đấu trong
7 tháng do vấn đề tranh chấp phân chia 2 tỉ USD thu nhập hằng năm
giữa ông bầu và vận động viên. Vì thế khi vào mùa giải, chẳng có trận
bóng rổ nào diễn ra. Trong 3 tháng đầu của mùa giải, tổng số tiền mà các
cầu thủ đã bỏ phí lên tới hơn 500 triệu USD. Cuối cùng, NBA phải đưa
ra thời hạn để 2 bên đi đến thỏa thuận chung là ngày 7.1.1999. Nếu
không, toàn bộ mùa giải sẽ bị hủy bỏ. Vào ngày 6.1.1999, sát thời hạn
quy định của NBA, các ông bầu và cầu thủ mới đồng thuận bản hợp
đồng mới và mùa giải bóng rổ được bắt đầu ngay ngày hôm sau. Quy tắc
80/20 một lần nữa vẫn đúng.
Sự kiên nhẫn
Có thể nói, thời gian và phút chót ảnh hưởng rất lớn đến các bên đàm
phán và ai kiên nhẫn hơn sẽ được đền bù xứng đáng. Như đã nói ở trên,
nhà đàm phán phải hết sức kiên nhẫn trong bất kỳ tình huống nào. Hãy
lắng nghe và thuyết phục đối tác đến phút cuối cùng, đừng nôn nóng. Vì
khi bắt đầu đàm phán, đối tác không bao giờ chịu chấp nhận yêu cầu và
mong muốn của bạn. Nếu yêu cầu đầu tiên không được đáp ứng, hãy tìm
cách khác hoặc bổ sung thông tin cần thiết rồi liên tục thuyết phục cho
đến khi đối tác nhượng bộ.
Nếu biết được thời gian quyết định (điểm chết) của đối tác còn họ lại
không biết yếu tố đó của bạn, bạn sẽ thành công. Vì càng tiến đến gần
đến điểm chết của mình, mức độ căng thẳng của đối tác càng tăng lên và
họ sẽ dễ dàng nhân nhượng.
Tuy nhiên, nếu đến thời hạn cuối cùng mà các bên vẫn không chịu
nhượng bộ nhau thì sao, như trường hợp ở giải bóng rổ nhà nghề Mỹ nêu
trên? Họ sẽ phải chịu chung một kết cục là cả hai bên đều bị tổn thất
nặng nề.
