Excel và mô phỏng tài chính P2 - Thiết kế
một mô hình
Thiết kế khung mô hình
Quá trình thiết kế mang nhiều tính cá nhân của người sử dụng, mỗi người có
một cách làm riêng để thuận tiện nhất cho mình và dễ dàng sử dụng lại.
Nghe có vẻ đơn giản, nhưng nếu quá trình này được thực hiện một cách có
phương pháp thì sẽ bớt rất nhiều thời gian làm và chỉnh sửa lỗi. Không phải
ngẫu nhiên mà hầu hết những chuyên gia trong lĩnh vực này đều không ưa
thích sử dụng những biểu mẫu có sẵn, dù là miễn phí hay mất tiền. Công
việc mô phỏng tài chính có thể có nhiều yêu cầu khác nhau với mức độ phức
tạp khác nhau, với mỗi yêu cầu ta lại có một cách sử dụng các bảng tính
riêng. Một người đã từng thử tự mày mò làm sẽ khó mà nhớ được đã từng
tạo ra rồi lại xóa đi bao nhiêu bảng tính, bao nhiêu hàng và bao nhiêu cột.
Đơn giản luôn là tiêu chí hàng đầu, đặc biệt là khi sản phẩm ta làm ra sẽ có
những người khác nữa sử dụng, thậm chí dựa vào đó để ra quyết định. Ở
dạng thức đơn giản nhất, một sản phẩm tạo ra sẽ gồm ba phần: thông số đầu
vào, tính toán, và kết quả đầu ra.
Mục tiêu khi thực hiện
Tất nhiên làm phải có mục tiêu, nhưng lời khuyên dành cho những người
mới bắt đầu là nên dành một vị trí nhất định để ghi vào đó mục đích, định
hướng chung cũng như của từng bảng tính thành phần. Khi làm, ta rất dễ
nhất thời quên, và khi đó quá trình làm việc sẽ dao động xa khỏi mục tiêu
ban đầu. Một bảng tính thường mang lại rất nhiều thông tin bên ngoài mục
tiêu tính toán chính, và cũng thường xuyên, kết quả tính toán không hiện ra
thành một con số cuối cùng to và đẹp, mà đôi khi ẩn sau những công thức
tính toán.
Giao diện cho người sử dụng
Đây là một tiêu chí quan trọng cần lưu ý bởi sau khi hoàn thành, giao diện sẽ
là cái mà ta hay người sử dụng khác tiếp xúc và xử lý trực tiếp. Có thể có
nhiều người sử dụng, với một mô hình đủ phức tạp, mỗi người sẽ quan tâm
theo một cách riêng, sẽ muốn điều chỉnh những thông số khác nhau và chú ý
đến sự thay đổi của kết quả ở những góc độ khác nhau.
Nếu yếu tố này không được đưa vào ngay trong quá trình thiết kế ban đầu,
người sử dụng sau sẽ mất khá nhiều thời gian để xác định công cụ tính toán
ta tạo ra có cơ chế vận hành như thế nào, đâu là thông tin đầu vào, đâu là giả
định cố định và đâu là giá định có thể điều chỉnh.
Giao diện với người sử dụng nên được đảm bảo:
Dễ hiểu và nhận thức qua quan sát chung
Rõ ràng
Có hướng dẫn đầy đủ theo một luồng thông tin lô-gíc
Dưới đây là ví dụ cho một bảng tính đạt yêu cầu về giao diện.
Ta có thể nhận ra ngay đâu là phần điền thông số, kết quả cuối cùng được
thể hiện ở ô tính cuối bảng.
Các biến số quan trọng và các nguyên lý thực hiện
Các biến số và quy tắc thực hiện cần được "bổ nhỏ" và đặt cùng vị trí với
nhau. Biến số cần được để dạng thông số đầu vào, tránh ở dạng cố định sẵn.
Điều này rất rõ với ví dụ trên, giả sử nếu tần suất thanh toán không phải
hàng quý mà là hàng tháng, việc cố định thông số này sẽ gây khó khăn cho
người sử dụng. Xác lập những nguyên lý tính toán rõ ràng cho bảng tính
không chỉ có ý nghĩa với người sử dụng, mà ngược lại với người xây dựng,
điều này cũng có nghĩa là người lập hiểu sâu sắc bản chất cơ bản của những
vấn đề trong doanh nghiệp.
Các nguyên lý của bảng tính rất quan trọng: chẳng hạn như thuế doanh
nghiệp - đây là vấn đề luôn rất phức tạp khi đã ra đến cấp xét xử toàn án, lúc
này, việc bảng tính phản ánh chính xác các nghĩa vụ, ngày thực hiện nghĩa
vụ thuế là hết sức quan trọng. Việc lựa chọn thông số nào là biến, cách ghi
nhận giá trị ở dạng chữ hay số, đều là những vấn đề cần cân nhắc để đảm
bảo hiệu quả của bảng tính.
Lại vấn đề thiết kế
Việc tính toán nếu được chẻ nhỏ ra thành từng nhóm tính toán có khả năng
điều chỉnh sẽ giúp mô tả quá trình tính toán và kết quả một cách rõ ràng hơn.
Phần mềm Excel ngày nay cho phép tách biệt các bảng tính trong cùng một
cửa sổ làm việc (workbook), vượt trội hơn Lotus 1-2-3 và các phiên bản
Excel cũ là phải thiết lập liên kết giữa các file khác nhau. Rõ ràng việc có
thể tách bảng tính lãi - lỗ và bảng tổng kết tài sản ở hai bảng tính khác nhau
sẽ thuận tiện và hợp lý hơn rất nhiều việc cho tất cả và cùng một bảng tính.
Đôi khi cũng cần vẽ ra những nhóm tính toán, nhóm thông số - gọi là các
"module", thiết lập những đường liên kết bằng bút chì trên giấy để có một
luồng thông tin và xử lý lô-gíc nhất trước khi bắt tay vào xử lý từng bảng
tính cụ thể
